Manual Geral v2.8.1 Dezembro 2010
I
Manual de Utilização Sifarma2000
Índice Part I Introdução 1 Objectivo
11
................................................................................................................................... 11
2 O Sifarma 2000 ................................................................................................................................... 11 3 A componente ................................................................................................................................... profissional do Sifarma 2000 11 4 Obrigações Legais ................................................................................................................................... 11 Certificação de .......................................................................................................................................................... software - DGCI 11 Prescrição por .......................................................................................................................................................... DCI - Dec Leg Reg 16/2010/M 11
Part II Onde encontrar ajuda
13
1 Manual escrito ................................................................................................................................... 13 Manual Integral .......................................................................................................................................................... 13 Manual de Nova .......................................................................................................................................................... Versão 13
2 Ajuda disponível ................................................................................................................................... online 13 3 Assistência Remota ................................................................................................................................... 13 Assistência no .......................................................................................................................................................... Posto 13
4 Cursos de Formação ................................................................................................................................... 14 Formação Inicial .......................................................................................................................................................... 15 Formação Semestral .......................................................................................................................................................... 15 Formação Extra .......................................................................................................................................................... Contratual 15
Part III Noções Básicas
18
1 A infra-estrutura ................................................................................................................................... base do Sifarma 2000 18 2 Ambiente Windows ................................................................................................................................... 18 Periféricos de.......................................................................................................................................................... Entrada 19 Uso do teclado ......................................................................................................................................................... 19 Uso do rato ......................................................................................................................................................... 19 Uso do scanner ......................................................................................................................................................... 19 Ambiente de Trabalho .......................................................................................................................................................... 19 Ecrãs de ......................................................................................................................................................... Impressão 20 Arranque do Sistema .......................................................................................................................................................... 20
3 Procedimentos ................................................................................................................................... Standard 21 Iniciar a aplicação .......................................................................................................................................................... 21 Acesso ao......................................................................................................................................................... Sifarma 2000 21 Impressora ......................................................................................................................................................... fiscal 21 Estatísticas ......................................................................................................................................................... 22 Identificação .......................................................................................................................................................... do Utilizador da Aplicação 22 Auto logout ......................................................................................................................................................... 23 Acesso a ......................................................................................................................................................... funcionalidades críticas 23 Alteração......................................................................................................................................................... periódica da senha pessoal (password) 23 Procedimento.......................................................................................................................................................... de Seguranças do Sistema 23 Procedimento.......................................................................................................................................................... de Actualização de Versão 30 Requisitos......................................................................................................................................................... de actualização 31 Actualização ......................................................................................................................................................... automática de versão 31 Datas de ......................................................................................................................................................... actualização de software 33 Procedimento.......................................................................................................................................................... de Actualização de Conteúdos 33 Actualização/Monitorização ......................................................................................................................................................... de Dicionários 34 Datas de ......................................................................................................................................................... Actualização de Software 34
II Resposta......................................................................................................................................................... à actualização 34 Sistema interno ......................................................................................................................................................... de mensagens 34
4 Ecrãs Sifarma ................................................................................................................................... 2000 34 Ecrã Inicial .......................................................................................................................................................... 35 Ecrãs Funcionais .......................................................................................................................................................... 36 Lista de selecção ......................................................................................................................................................... 37 Lista de produtos ......................................................................................................................................... 38 Pesquisa de Produtos ................................................................................................................................... 39 Grelha de Resultados ................................................................................................................................... 41 Pesquisa por Grupo ................................................................................................................................... Activo e Homogéneo 41 Selecção de Produtos ................................................................................................................................... 43 Lista de utentes......................................................................................................................................... 43 Mensagens ......................................................................................................................................................... ao utilizador 44 Operações possíveis .......................................................................................................................................................... 44 Foco ......................................................................................................................................................... 44 Sequência......................................................................................................................................................... de Tabulação 45 Inserção de ......................................................................................................................................................... Registos 45 Alteração......................................................................................................................................................... de Registos 45 Eliminação ......................................................................................................................................................... de registos 45 Gravação......................................................................................................................................................... das alterações realizadas 46 Campos auto-validados ......................................................................................................................................................... 46 Recolha de ......................................................................................................................................................... datas 46 Informação ......................................................................................................................................................... encadeada 48 Ordenação, ......................................................................................................................................................... Filtro e Pesquisa 48 Mensagens ......................................................................................................................................................... do Sifarma 2000 na Base de Dados 50
5 Gravação de................................................................................................................................... Selecções 50 Gravação de Listas .......................................................................................................................................................... 51 Gravação de Tabelas .......................................................................................................................................................... 53
6 Relatórios Sifarma2000 ................................................................................................................................... 55 Produção de .......................................................................................................................................................... um Relatório 55 Preparação ......................................................................................................................................................... 55 Emissão ......................................................................................................................................................... 56 No ecrã (pré-visualização) ......................................................................................................................................... 57 Impressão em papel ......................................................................................................................................... 58 Apresentação.......................................................................................................................................................... de um modelo base 59
Part IV Atendimento
62
1 Introdução ................................................................................................................................... 62 2 Tipos de Componentes ................................................................................................................................... do atendimento 62 3 Opção Atendimento ................................................................................................................................... 63 Recolha de componente .......................................................................................................................................................... 64 Indicação......................................................................................................................................................... do tipo de componente 65 Identificação ......................................................................................................................................................... do Utente e da Receita 66 Métodos de identificação ......................................................................................................................................... do utente 68 Recolha de ......................................................................................................................................................... Produtos 69 Como efectuar a......................................................................................................................................... recolha de um produto 69 Validações na recolha ......................................................................................................................................... do produto 69 Portaria 1041-A/2010 ......................................................................................................................................... 72 Remoção de produtos ......................................................................................................................................... recolhidos 72 Edição da posologia ......................................................................................................................................... sugerida para um produto recolhido 72 Impressão de Etiquetas ......................................................................................................................................... de Posologia 74 Casos particulares ......................................................................................................................................... 76 Produtos de Protocolo ................................................................................................................................... 76 Regularização de ................................................................................................................................... Produtos Suspensos 77 Produtos com controlo ................................................................................................................................... de saída - Psicotrópicos 79 Funcionamento................................................................................................................................... de Sugestões de Produtos 80
III
Manual de Utilização Sifarma2000 Transferência de ................................................................................................................................... Produtos entre Componentes 81 Funcionamento................................................................................................................................... do iSaúde 83 Validação de Cartão ................................................................................................................................... de Beneficiário 84 Consulta de Preços ................................................................................................................................... de Referência 86 Validação de Valor ................................................................................................................................... Máximo de PVP por Produto 87 Saldo em Divida ................................................................................................................................... 88 Avaliação......................................................................................................................................................... da segurança de dispensa dos produtos recolhidos 89 Prestação......................................................................................................................................................... de Serviços 89 Registo da realização ......................................................................................................................................... de serviços 90 Comparticipação ......................................................................................................................................................... de Receitas 90 Aplicação de um......................................................................................................................................... plano de comparticipação (organismo) 92 Produtos não comparticipados ......................................................................................................................................... 93 Controlo de limites ......................................................................................................................................... de número de produtos e embalagens na receita 93 Identificação obrigatória ......................................................................................................................................... do número de beneficiário 94 Anulação de uma ......................................................................................................................................... comparticipação 94 Poupança Genéricos ......................................................................................................................................... 95 Prescrição por DCI ......................................................................................................................................... 96 Casos particulares ......................................................................................................................................... 97 Alteração da comparticipação ................................................................................................................................... 97 Aplicação de portaria ................................................................................................................................... 98 Comparticipação ................................................................................................................................... de medicamentos genéricos 99 Identificação de ................................................................................................................................... doentes associados a planos de comparticipação 100 Mensagem Gr................................................................................................................................... Homogéneo 100 Envelope......................................................................................................................................................... de atendimento 101 Operações possíveis ......................................................................................................................................... 101 Verificação do................................................................................................................................... atendimento 103 Abater componente ................................................................................................................................... 103 Regressar ao ................................................................................................................................... componente desejado 103 Terminar atendimento ................................................................................................................................... 104 Pagamento ......................................................................................................................................................... do Atendimento 104 Sugestão de cobrança ......................................................................................................................................... da Taxa de Chamada 105 Transformação......................................................................................................................................... do Atendimento em Vendas 105 Identificação do......................................................................................................................................... Utente pagador 106 Identificação do......................................................................................................................................... Utente aviado (adquirente) 106 Solicitação da entrega ......................................................................................................................................... ao domicílio 106 Regularização ......................................................................................................................................... de créditos 107 Registo do pagamento ......................................................................................................................................... do atendimento 108 Pagamento a ................................................................................................................................... dinheiro 108 Recolha da forma ................................................................................................................................... de pagamento 108 Pagamento a ................................................................................................................................... crédito 109 Os documentos......................................................................................................................................... da Venda 111 Documentos não ................................................................................................................................... contabilísticos 112 Documentos contabilísticos ................................................................................................................................... 113 A impressora ................................................................................................................................... fiscal 114
4 Opção Consultar ................................................................................................................................... Vendas 116 Pesquisa de.......................................................................................................................................................... Vendas 118 Pesquisa......................................................................................................................................................... fina de vendas 119 Anulação de.......................................................................................................................................................... Vendas 120 Documentos.......................................................................................................................................................... da Venda 122 Reimpressão ......................................................................................................................................................... do documento emitido 122 Alteração ......................................................................................................................................................... dos dados dos documentos emitidos 123 Substituição ......................................................................................................................................................... de documentos emitidos 125 Imprimir listagem .......................................................................................................................................................... de vendas 125
5 Opção Fim ................................................................................................................................... de Dia 126 Abertura / Fecho .......................................................................................................................................................... de caixa 127 Efectuar consultas .......................................................................................................................................................... de caixa 128 Emissão......................................................................................................................................................... de Listagens diversas 130 Talão Recapitulativo ......................................................................................................................................... 131
IV Diário de Gestão ......................................................................................................................................... 133 Detalhe de Vendas ......................................................................................................................................... 136 Formas de ......................................................................................................................................................... pagamento 137 Informação ......................................................................................................................................................... 138
6 Opção Caixa ................................................................................................................................... 138 Opção Abrir.......................................................................................................................................................... Gaveta 139 Opção Regularizações .......................................................................................................................................................... de Caixa 140 Opção Somatório .......................................................................................................................................................... de Vendas 140
7 Funcionamento ................................................................................................................................... com caixa central 141 Activando a .......................................................................................................................................................... caixa central 143 Alterações provocadas .......................................................................................................................................................... pela Caixa Central 144 Registo do pagamento .......................................................................................................................................................... com Caixa Central 144
8 Opção Lista................................................................................................................................... de Produtos Vendidos 147 Listar produtos .......................................................................................................................................................... vendidos entre datas 147
9 Listagem de................................................................................................................................... Vendas Domiciliárias 148 10 Opção Lista................................................................................................................................... de Prestação de Serviços 149 Listar serviços .......................................................................................................................................................... prestados entre datas 149
11 Opção Lista................................................................................................................................... de Administração de Medicamentos 150 Listar administração .......................................................................................................................................................... de medicamentos 151
12 Opção Listagem ................................................................................................................................... de Irregularidades 152 Listar irregularidades .......................................................................................................................................................... entre datas 153
Part V Utentes
156
1 Gestão de Utentes ................................................................................................................................... 156 Registo de um .......................................................................................................................................................... novo Utente 157 Observações ......................................................................................................................................................... do Utente 161 Atribuição de .......................................................................................................................................................... Conta Corrente a um Utente 163 Regularização .......................................................................................................................................................... de crédito. 165 Regularização ......................................................................................................................................................... de Créditos com Remanescente 170 Valor Remanescente .......................................................................................................................................................... 172 Outros registos .......................................................................................................................................................... e alterações à Ficha de Utente 175 Acompanhamento .......................................................................................................................................................... Farmacêutico 176 Selecção de.......................................................................................................................................................... um Utente 176 Exclusividade .......................................................................................................................................................... da Ficha de Utente a um Posto 177 Consulta de .......................................................................................................................................................... Vendas Suspensas de um Utente 177 Gravação de.......................................................................................................................................................... Selecções 180 Navegação de .......................................................................................................................................................... Fichas de Utentes 180 Alteração de.......................................................................................................................................................... Utentes 181
2 Listagem de................................................................................................................................... Clientes e Saldos 183 3 Extracto de................................................................................................................................... Conta de Clientes 187 4 Vendas Suspensas/Listagem ................................................................................................................................... de Vendas Suspensas 190 5 Cartão das ................................................................................................................................... Farmácias Portuguesas 193 Acesso ao Cartão .......................................................................................................................................................... das Farmácias Portuguesas 193 Produtos Elegíveis .......................................................................................................................................................... 193 Utente com Cartão .......................................................................................................................................................... das Farmácias Portuguesas 195 Consulta Saldo .......................................................................................................................................................... Cartão 196 Consulta do.......................................................................................................................................................... Catálogo 197 Rebate dos Pontos .......................................................................................................................................................... 198 Conta Corrente .......................................................................................................................................................... da Farmácia 200 Abate de......................................................................................................................................................... Rebates 202 Requisição de .......................................................................................................................................................... Formulários 204 Reconstrução .......................................................................................................................................................... do Catálogo 205 Listagens e .......................................................................................................................................................... Mapas 205 Atendimento.......................................................................................................................................................... com Cartão das Farmácias 205
V
Manual de Utilização Sifarma2000 Atendimento ......................................................................................................................................................... Opções 207
6 Serviços Farmacêuticos ................................................................................................................................... 210 7 iSaúde
................................................................................................................................... 210
Part VI Encomendas
214
1 Gestão de ................................................................................................................................... Encomendas/Requisições 214 Criar Encomendas .......................................................................................................................................................... 216 Encomendas ......................................................................................................................................................... Diárias 217 Procedimento Sequencial ......................................................................................................................................... Para Elaboração de uma Encomenda Diária 227 Encomendas ......................................................................................................................................................... Tipo 228 Encomendas ......................................................................................................................................................... de Reforço 229 Encomendas ......................................................................................................................................................... Directas 230 Encomendas ......................................................................................................................................................... de Esgotados 231 Encomendas ......................................................................................................................................................... Manuais 231 Acções sobre .......................................................................................................................................................... encomendas 232 Visualizar/Alterar ......................................................................................................................................................... 233 Respostas ......................................................................................................................................................... 234 Enviar/Reenviar ......................................................................................................................................................... 235 Imprimir ......................................................................................................................................................... 237 Agrupar ......................................................................................................................................................... 238 Anular ......................................................................................................................................................... 238 Acções dentro .......................................................................................................................................................... da encomenda 238 Recolha ......................................................................................................................................................... de produtos 238 Observações ......................................................................................................................................................... do produto 239 Acesso à......................................................................................................................................................... Ficha do Produto 240 Consulta......................................................................................................................................................... da situação do produto 240 Transferir ......................................................................................................................................................... encomenda 241 Transferir ......................................................................................................................................................... produto 243 Tipo de encomenda ......................................................................................................................................................... 244 Aprovar ......................................................................................................................................................... ou Suspender a encomenda 244 Sair ......................................................................................................................................................... 244
2 Recepção de ................................................................................................................................... Encomendas 245 Selecção da.......................................................................................................................................................... Encomenda a receber 246 Consulta da .......................................................................................................................................................... Encomenda 247 Agrupar Encomendas .......................................................................................................................................................... para Recepção 248 Recepção de.......................................................................................................................................................... encomendas Extra-Sistema 249 Respostas .......................................................................................................................................................... 249 Recepção de.......................................................................................................................................................... uma Encomenda 250 Processo......................................................................................................................................................... Sequencial de Recepção de Encomendas 257 Identificação da......................................................................................................................................... Guia de Remessa 257 Recolha dos produtos ......................................................................................................................................... encomendados 258 Marcação de preços ......................................................................................................................................... 259 Verificação de ......................................................................................................................................... Preços na Recepção de Encomendas 261 Condições de compra ......................................................................................................................................... 262 Verificação da ......................................................................................................................................... Encomenda 263 Impressão do documento ......................................................................................................................................... comprovante da recepção 264 Recepção ......................................................................................................................................................... de Produtos Inactivos 264
3 Gestão de Devoluções ................................................................................................................................... 265 Gestão de Devoluções .......................................................................................................................................................... 266 Criar devoluções ......................................................................................................................................................... 267 Editar devoluções ......................................................................................................................................................... suspensas 273 Imprimir ......................................................................................................................................................... devoluções 275 Anular devoluções ......................................................................................................................................................... 276 Visualizar ......................................................................................................................................................... Devoluções 277
4 Regularização ................................................................................................................................... de Devoluções 278 Selecção da.......................................................................................................................................................... Devolução a Regularizar 278
VI Listas de ......................................................................................................................................................... Produtos 279 Lista de Produtos ......................................................................................................................................... Devolvidos 279 Regularização .......................................................................................................................................................... de Devoluções 283
5 Ficha do Fornecedor ................................................................................................................................... 287 Criar Novo Fornecedor .......................................................................................................................................................... no Sifarma 2000 288 Criar Novo Fornecedor .......................................................................................................................................................... da Farmácia 290 Selecção de.......................................................................................................................................................... um Fornecedor 292 Definição do.......................................................................................................................................................... Fornecedor Preferencial da Farmácia 293 Gestão do Fornecedor .......................................................................................................................................................... da Farmácia 294 Identificação ......................................................................................................................................................... 294 Configuração ......................................................................................................................................................... 295 Condições ......................................................................................................................................................... 296 Avaliação ......................................................................................................................................................... 297
6 Gestão de Conta ................................................................................................................................... Corrente de Fornecedores 298 Consulta de.......................................................................................................................................................... um movimento 299 Registo de uma .......................................................................................................................................................... factura 300 Registo do pagamento .......................................................................................................................................................... de uma factura 300
7 Correio Electrónico ................................................................................................................................... de Fornecedores 301 8 Impressão de ................................................................................................................................... Códigos de Barras 303 9 Listagens ................................................................................................................................... 304 Lista de Produtos .......................................................................................................................................................... em Encomendas 305 Lista de Fornecedores .......................................................................................................................................................... 306 Lista de Movimentos .......................................................................................................................................................... 3º Protocolo 307
Part VII Facturação
310
1 Organização ................................................................................................................................... da Informação 310 2 Origem das................................................................................................................................... Entidades e Planos de Comparticipação 311 3 Gestão de Lotes ................................................................................................................................... por Facturar 311 Selecção do.......................................................................................................................................................... plano 312 Situação dos.......................................................................................................................................................... planos 316 Transferir receitas .......................................................................................................................................................... 318 Criar receitas .......................................................................................................................................................... 318 Alterar série ......................................................................................................................................................... 320 Alterar plano ......................................................................................................................................................... de comparticipação 320 Alterar comparticipação ......................................................................................................................................................... 320 Aplicar portaria ......................................................................................................................................................... 320 Nº de Beneficiário ......................................................................................................................................................... 321 Terminar......................................................................................................................................................... a criação de Receitas 322 Alterar receitas .......................................................................................................................................................... 323 Anular receitas .......................................................................................................................................................... 324 Fecho de lotes .......................................................................................................................................................... 325 Visualização.......................................................................................................................................................... de Receita Complementar 326 Impressão de .......................................................................................................................................................... Documentos 327 Impressão ......................................................................................................................................................... do talão de Facturação 327 Impressão ......................................................................................................................................................... de Verbetes 328 Impressão ......................................................................................................................................................... de Resumos de Lotes e Factura 329 Decreto Legislativo .......................................................................................................................................................... Regional 16/2010/M - Prescrição por DCI 331
4 Gestão de Lotes ................................................................................................................................... Facturados 333 5 Gestão de Planos ................................................................................................................................... e Entidades 335 Dados Centrais .......................................................................................................................................................... 339
6 Listagens ................................................................................................................................... 339 Listagem Resumo .......................................................................................................................................................... de Facturas e Entidades 340 Resumo para .......................................................................................................................................................... a ANF 341
7 Regularização ................................................................................................................................... de Facturas a Entidades 342
VII
Manual de Utilização Sifarma2000 Por Regularizar .......................................................................................................................................................... 343 Regularizados .......................................................................................................................................................... 346
8 Análise XPONENT ................................................................................................................................... 347
Part VIII Inventários
349
1 Gestão de Produtos ................................................................................................................................... 349 Dicionário .......................................................................................................................................................... 351 Activação de.......................................................................................................................................................... Produtos de Dicionário 351 Criar Novos .......................................................................................................................................................... Produtos da Farmácia 352 Inventário da.......................................................................................................................................................... Farmácia 353 Gerir Sugestões .......................................................................................................................................................... de Produtos 353 Ficha de Produto .......................................................................................................................................................... 356 Criação ......................................................................................................................................................... de Ficha de Produto 369 Grupos de ......................................................................................................................................................... Farmácias 370 Remover produtos .......................................................................................................................................................... do inventário da Farmácia 371 Gravação de.......................................................................................................................................................... Selecções 371
2 Edição de Produtos ................................................................................................................................... 372 3 Lista de Observação ................................................................................................................................... de Produtos 377 4 Gestão de Psicotrópicos ................................................................................................................................... 378 Tipo de registo .......................................................................................................................................................... 378 Situação do .......................................................................................................................................................... registo 380 Separador de .......................................................................................................................................................... Registo 381 Navegar......................................................................................................................................................... entre registos 382 Alterar registo ......................................................................................................................................................... 382 Anular registo ......................................................................................................................................................... 383 Lista de entradas .......................................................................................................................................................... 383 Lista de saídas .......................................................................................................................................................... 385 Balanço de entradas/saídas .......................................................................................................................................................... 385
5 Gestão de Benzodiazepinas ................................................................................................................................... 386 6 Lista de Movimentos ................................................................................................................................... de Stock 387 7 Lista de Histórico ................................................................................................................................... de Vendas 388 8 Contagem Física ................................................................................................................................... 390 Contagem Física .......................................................................................................................................................... Manual 390 Criar lista ......................................................................................................................................................... 390 Recolher......................................................................................................................................................... contagem 392 Análise de ......................................................................................................................................................... diferenças 394 Actualização ......................................................................................................................................................... de stock 395 Contagem Física .......................................................................................................................................................... Automatizada 396 Contagem Física .......................................................................................................................................................... de ROBOT 396
9 Quebras
................................................................................................................................... 397
Gestão de Quebras .......................................................................................................................................................... 397 Consulta de .......................................................................................................................................................... Quebras Aprovadas 398
10 Produtos Sem ................................................................................................................................... Consumo 400 Tratamento de .......................................................................................................................................................... Produtos sem Consumo 401
11 Inventários ................................................................................................................................... de Anos Anteriores 401 Aviso de necessidade .......................................................................................................................................................... de fazer cópia do inventário 403 Efectuar cópia .......................................................................................................................................................... 403 Editar cópia.......................................................................................................................................................... 404 Abate de cópia .......................................................................................................................................................... do inventário 406
12 Controlo de................................................................................................................................... Validades 408 Criar listagem .......................................................................................................................................................... de controlo 408 Recolha e actualização .......................................................................................................................................................... de data de validade 410
13 Inventário ................................................................................................................................... 412
VIII Preparação do .......................................................................................................................................................... Inventário 412 Selecção de.......................................................................................................................................................... Inventário 414
Part IX Parâmetros - Gestão de Sistema
420
1 Parametrização ................................................................................................................................... do Sistema 420 Margens de .......................................................................................................................................................... comercialização 420 Motivos de devolução .......................................................................................................................................................... 421 Mensagens de .......................................................................................................................................................... planos de comparticipação 422 Contadores .......................................................................................................................................................... de vendas / registos 423 Dados para cabeçalhos .......................................................................................................................................................... e rodapés 423 Configuração .......................................................................................................................................................... do número de cópias 427 Serviços .......................................................................................................................................................... 428 Serviços......................................................................................................................................................... de chamada 428 Serviços......................................................................................................................................................... domiciliários 429 Outros serviços ......................................................................................................................................................... 430 Gestão do Sistema .......................................................................................................................................................... 432 Gestão de ......................................................................................................................................................... Colaboradores 433 Gestão de Empregados ......................................................................................................................................... 433 Gestão de Perfis ......................................................................................................................................... 438 Gestão de Empregados/Gavetas ......................................................................................................................................... 445 Permissão ......................................................................................................................................................... ao Utente 448 Configuração ......................................................................................................................................................... de Caixa 449 Alteração ......................................................................................................................................................... de Localizações 449 Exportação ......................................................................................................................................................... SAF-T 454 Registo de ......................................................................................................................................................... Actividades 457 Gestão de ......................................................................................................................................................... Gamas e Prateleiras 457 Timeout ......................................................................................................................................................... do Login 458 Poupança ......................................................................................................................................................... Genéricos 459 Perfis Comerciais ......................................................................................................................................................... 459 Frases Justificativas .......................................................................................................................................................... 460
Part X Controlo de Gestão
464
1 Gestão de Qualidade ................................................................................................................................... 465 Qualidade .......................................................................................................................................................... 465 Estatísticas .......................................................................................................................................................... 468 Gestão de Dicionários .......................................................................................................................................................... 469 Mensagens .......................................................................................................................................................... 471 Envio de......................................................................................................................................................... Mensagens 474 Leitura de ......................................................................................................................................................... Mensagens 476 Mensagem ......................................................................................................................................................... Instantânea 476 Tarefas ......................................................................................................................................................... 477 Tarefas Recebidas ......................................................................................................................................... 478 Tarefas Pedidas ......................................................................................................................................... 479 Exportação de .......................................................................................................................................................... dados 482 ANF Online .......................................................................................................................................................... 485
Part XI Módulos Externos
488
1 Multibanco ................................................................................................................................... 488 2 FarmaTV
................................................................................................................................... 488
3 ROWA
................................................................................................................................... 488
4 CONSIS
................................................................................................................................... 488
5 Estatísticas................................................................................................................................... 488 Estatísticas .......................................................................................................................................................... de Vendas 489 Valores Totais ......................................................................................................................................................... 489 Variação......................................................................................................................................................... Anual 490
IX
Manual de Utilização Sifarma2000 Valores por ......................................................................................................................................................... Família 491 Resumo......................................................................................................................................................... por Taxas de IVA 492 Frequência ......................................................................................................................................................... Diária da Farmácia 493 Frequência ......................................................................................................................................................... Horária da Farmácia 494 Estatísticas .......................................................................................................................................................... de Compras 494 Totais por ......................................................................................................................................................... Fornecedores 495 Intervalos para......................................................................................................................................... a Média Frequência Horária 495 Comparação ......................................................................................................................................................... de Fornecedores 496 Totais Anuais ......................................................................................................................................................... 497 Estatísticas .......................................................................................................................................................... de Facturação 497 Totais Facturados ......................................................................................................................................................... a Entidades 498 Variação......................................................................................................................................................... Anual 498 Resumo......................................................................................................................................................... por Período 500 Estatísticas .......................................................................................................................................................... de Vendas por Empregado 503 Totais Anuais ......................................................................................................................................................... 503 Vendas Comparativas ......................................................................................................................................................... 504 Vendas por ......................................................................................................................................................... Família 504 Vendas por ......................................................................................................................................................... Período 505 Parâmetros .......................................................................................................................................................... 505
Part XII Resolução de Problemas
507
Capítulo
I
11
Manual de Utilização Sifarma2000
1
Introdução
1.1
Objectivo O objectivo deste manual é facilitar o uso da aplicação Sifarma 2000, constituindo-se como uma fonte de informação clara e detalhada de modo a permitir ao utilizador uma melhor utilização e rentabilização da aplicação.
1.2
O Sifarma 2000 O Sifarma 2000 é uma aplicação informática desenvolvida com a colaboração de Farmacêuticos que permite fazer face à contínua reestruturação do sector, tendo como ponto fulcral da actividade o conceito de Utente. Por outro lado, representa a actualização tecnológica necessária, facilitando o rastreio das operações habitualmente realizadas, assim como a satisfação dos vários requisitos colocados pelas Boas Práticas de Farmácia.
1.3
A componente profissional do Sifarma 2000 O Sifarma 2000 apresenta igualmente objectivos importantes no que respeita à prática exclusivamente Farmacêutica, na medida em que, pretende servir de instrumento de suporte ao Farmacêutico para uma prática virada para o Utente, estimulando assim a intervenção profissional e o diálogo no atendimento, sustentados pela informação. Pretende-se também: · Contribuir para uma maior relação entre o Farmacêutico e outros profissionais de Saúde, em benefício do Utente; · Auxiliar a implementação das Boas Práticas de Farmácia; · Disponibilizar informação científica adequada e actualizada sobre os medicamentos. Com tudo isto, o Sifarma 2000 apresenta-se como um auxiliar da Farmácia que visa obter uma melhor prestação de todas as vertentes da actividade farmacêutica.
1.4
Obrigações Legais O Sifarma 2000 reflecte todas as situações legais e obrigatórias em vigor.
1.4.1
Certificação de software - DGCI Dando seguimento à Portaria nº 363/2010 de 23 de Junho de 2010, o Sifarma 2000 está de acordo com a referida Portaria. Esta Portaria define e cria as regras de Certificação dos Programas de Facturação, a referida portaria vem definir a obrigatoriedade de os programas de facturação obedecerem a certos requisitos. A não utilização de um programa de facturação não certificado passa a ser punida com uma coima.
1.4.2
Prescrição por DCI - Dec Leg Reg 16/2010/M Dando seguimento ao Decreto Legislativo Regional 16/2010/M, o Sifarma 2000 está de acordo com o referido Decreto (ver Prescrição por DCI).
Capítulo
II
13
2
Manual de Utilização Sifarma2000
Onde encontrar ajuda A ajuda disponível para utilizar a aplicação Sifarma 2000 está disponível em diferentes formatos, com diferentes características de consulta.
2.1
Manual escrito .
2.1.1
Manual Integral .O Sifarma 2000 apresenta um manual escrito que cobre a totalidade das funcionalidades existentes. Este manual receberá actualizações pontuais, à medida que forem emitidas a novas versões da aplicação.
2.1.2
Manual de Nova Versão Sempre que a versão da aplicação é actualizada, esta faz-se acompanhar por um manual escrito onde estão descritas as alterações ou as novas especificações da aplicação.
2.2
Ajuda disponível online A ajuda online corresponde à ajuda incluída na aplicação e que pode ser consultada usando teclas pré-definidas. (Esta função ainda não está disponível.)
2.3
Assistência Remota Um outro recurso disponível para obter ajuda referente à aplicação, é a Assistência Remota, ou seja, através do serviço de atendimento telefónico da GLINTT - HelpDesk: · Nº telefone: 808 200 419 Através do HelpDesk serão dadas indicações precisas sobre a resolução de eventuais dúvidas, sendo o utilizador o intermediário para a execução das alterações necessárias. Se desta forma não for possível dar resposta à situação, existe a hipótese de activar o Serviço de Assistência Remota no computador da Farmácia. Neste caso, o utilizador deve, através do Menu de Iniciar do Windows®, activar a aplicação Assistência Remota, dando desta forma autorização ao técnico da GLINTT para aceder ao computador da Farmácia e assim proceder aos respectivos ajustes. Em todo o caso, para situações mais complexas, a GLINTT enviará à Farmácia um técnico competente para resolver qualquer problema.
2.3.1
Assistência no Posto No Sifarma 2000 temos a possibilidade de activar o serviço de assistência remota directamente de e para o posto de trabalho. Para activar este serviço temos que seleccionar a opção Ajuda no menu geral do Sifarma 2000 e seleccionar a opção Assistência no Posto e de seguida Ligar
Onde encontrar ajuda
14
Este Serviço será solicitado pelo técnico da GLINTT, em concordância com a Farmácia, que estará a prestar a assistência á Farmácia.
2.4
Cursos de Formação A Formação desempenha hoje um papel preponderante ao nível do desenvolvimento da sociedade em que vivemos. A GLINTT pretende aumentar os seus padrões de qualidade, como empresa prestadora de serviços, disponibilizando meios e métodos para elevar cada vez mais o nível de conhecimentos dos cerca de 10000 utilizadores dos seus sistemas de informação. Surge assim o Departamento de Formação e Consultoria da GLINTT que tem como fim proporcionarlhe o conhecimento necessário, para uma utilização efectiva do grande potencial do Sifarma 2000, apresentando diversas possibilidades de formação que respondam às reais necessidades dos utilizadores. Para quaisquer esclarecimentos e informações, consulte o Catálogo de Formação ou o Departamento de Formação através de: · Nº telefone: 808 200 419 · E-mail:
[email protected]
15
2.4.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Formação Inicial A Formação Inicial é composta por duas fases: A - Formação Técnica · 20 horas na Farmácia: - fase pré-instalação: 12 horas - fase pós-instalação: 8 horas · Módulos essenciais para a utilização do sistema: - Atendimento - Encomendas - Facturação - Fim de Dia - Gestão de Clientes - Gestão de Sistema · Breve abordagem a outros módulos · No arranque da aplicação em cenário real na Farmácia, terá o acompanhamento de um Técnico/Formador durante todo o dia (horário laboral).
B - Formação profissional – Módulo "Acompanhamento de Utentes" · Sessões de formação em sala · Formador Farmacêutico
2.4.2
Formação Semestral É realizada uma Sessão de Formação por semestre em datas e locais a definir pela GLINTT, para os seguintes módulos: · Módulo de Gestão · Módulo Operacional
2.4.3
Formação Extra Contratual Sempre que necessário, existe disponível para a Farmácia a aquisição de pacotes de formação extra, de modo a esclarecer eventuais dificuldades sentidas com a utilização da aplicação ou aprofundar a utilização da mesma. Desta forma, a Farmácia pode optar por: A - Formação na Farmácia A Farmácia tem ao seu dispor a possibilidade de optar de entre 2 modelos distintos de Formação na própria Farmácia, podendo escolher qual o modelo que melhor responde às suas necessidades: · Sessões Únicas Poderá optar por sessões únicas de 2 ou 3 horas.. · Pacotes de Formação
Onde encontrar ajuda
16
Para lhe permitir uma melhor gestão das suas necessidades de Formação, estão disponíveis pacotes de formação válidos por 1 ano, ao longo do qual a Farmácia poderá usufruir de sessões diárias com a duração mínima de 2 horas, até se atingir o número de horas correspondentes ao pacote adquirido. B - Formação em Sala Existe igualmente a possibilidade de frequentar acções de formação em salas equipadas com computadores, com o objectivo de resolver casos práticos e situações reais do dia-a-dia da sua Farmácia. Para este caso existem diversos módulos disponíveis: · Encomendas; · Facturação; · Fim de Dia; · Gestão de Sistema; · Gestão de Clientes; · Estatísticas; · Sifarma 2000 - Gestores; · Sifarma 2000 - Gestão de Stocks; · Acompanhamento de Utentes.
Capítulo
III
Noções Básicas
3
Noções Básicas
3.1
A infra-estrutura base do Sifarma 2000
18
A infra-estrutura base que suporta o Sifarma 2000 considera diversos elementos: · · · · ·
Servidor dedicado; Posto(s) de trabalho; Estrutura de comunicações; Base de dados; Aplicação.
Figura - Diagrama da infra-estrutura típica O Sifarma 2000 consiste num sistema de informação assente num "motor" de base de dados Oracle®. Essa base de dados encontra-se no Servidor dedicado e é a responsável pela conservação da informação recolhida. A aplicação Sifarma 2000 é responsável pelo interface entre o utilizador e a referida base de dados. Os postos de trabalho encontram-se ligados ao servidor de forma a acederem à base de dados e a executarem a aplicação, possibilitando assim a interacção do utilizador com a informação colectada. A informação é obtida do servidor, processada no posto e de novo armazenada no servidor. Esta aplicação contém igualmente um conjunto de informação funcional e científica que é produzida e distribuída pela ANF (dicionário de produtos, lista de organismos, etc.). Esta informação é actualizada de forma automática e transparente ao utilizador.
3.2
Ambiente Windows O Sifarma 2000 é uma aplicação desenvolvida em ambiente Microsoft Windows®. Este factor proporciona um interface melhorado e amigável para o utilizador, já que se socorre das enormes potencialidades deste sistema operativo de suporte. Nesse sentido, o conhecimento prévio do ambiente Windows® constituirá uma mais valia, que se traduzirá num ganho de produtividade.
19
3.2.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Periféricos de Entrada A interacção do utilizador com o computador na aplicação, pode ser feita de diferentes maneiras:
3.2.1.1
Uso do teclado À semelhança da aplicação anterior (Sifarma Clássico), a introdução de dados no sistema pode ser feita através do teclado. No Sifarma 2000 existe ainda a particularidade deste se encontrar configurado para o uso de teclas de atalho, ou seja, as funcionalidades podem ser acedidas através de: · Carregar de forma simultânea: [Tecla A] + [Tecla B] Ex: Ctrl + V · Tecla de atalho: [Tecla F] Ex: F2
3.2.1.2
Uso do rato O rato foi um dos interfaces que maior popularidade ganhou com o aparecimento do sistema operativo Windows®, e esse facto não foi ignorado no desenvolvimento do Sifarma 2000. Deste modo, constitui um grande auxílio na utilização da aplicação, pela sua versatilidade, facilidade de utilização e pelo completo controlo de todas as funcionalidades disponíveis. Tal como no uso do teclado, existem algumas particularidades tal como: · Carregar com o botão direito do rato - na maioria dos casos acede a um novo conjunto de comandos que normalmente são os mais utilizados nas aplicações
3.2.1.3
Uso do scanner O uso do Scanner está já muito enraizado na prática do dia a dia da Farmácia pela facilidade na leitura de dados quer seja, códigos de barras de medicamentos e outros produtos, ou mesmo, números de cartão de clientes ou ainda códigos de receitas.
No Sifarma 2000 o scanner continua a ter o papel de auxílio semelhante ao que acontecia na versão precedente (Sifarma Clássico).
3.2.2
Ambiente de Trabalho Após o carregamento do sistema operativo, surge no monitor o ecrã do ambiente de trabalho Windows®, que se caracteriza por ser uma área versátil onde o operador poderá aceder e interagir com diversas aplicações.
Noções Básicas
20
A barra de tarefas é apresentada na parte inferior do ecrã e inclui acesso ao Menu Iniciar do sistema operativo. Neste Menu o utilizador irá encontrar a lista das aplicações instaladas. De referir igualmente, que na Barra de Tarefas o utilizador poderá encontrar atalhos para as aplicações mais utilizadas, aplicações em execução (ex: anti-vírus) e o relógio/calendário. 3.2.2.1
Ecrãs de Impressão O tamanho das impressões no ecrã podem ser maximizados e restaurados. Caso a definição do ecrã seja superior a 800x600 (quando o Sifarma 2000 não ocupa a totalidade do ecrã), ao clicar no botão Maximizar [Imagem 107], aumenta o tamanho da listagem para que passe a ocupar a totalidade do ecrã do computador. Quando maximizado, ao clicar no botão Diminuir [Imagem 107] restaura a impressão para o tamanho anterior.
3.2.3
Arranque do Sistema Para que o sistema de rede da Farmácia funcione e a aplicação esteja disponível em todos os postos, é muito importante que o Servidor dedicado permaneça sempre ligado. No entanto, de forma regular e com carácter semanal a Farmácia deve proceder à reinicialização da máquina, ou seja, deve encerrar e voltar a ligar o servidor. Embora o sistema operativo esteja configurado para entrar automaticamente em rede, tanto o servidor como os diferentes postos podem apresentar uma janela inicial de entrada no sistema, onde o utilizador se encontra identificado como "farma". Neste caso, o utilizador deverá apenas carregar em OK, sem introduzir qualquer senha, ou em alternativa, carregar em ENTER. Entrando no ambiente de trabalho do Windows®, o utilizador terá de iniciar a aplicação Sifarma 2000. Para tal, pode recorrer ao ícone de atalho disponível na ambiente de trabalho, no qual deve fazer duplo clique com o botão esquerdo do rato, ou seja, carregar duas vezes consecutivas em cima do ícone. Em alternativa pode, através do Menu Iniciar, seleccionar a aplicação Sifarma 2000.
21
Manual de Utilização Sifarma2000
3.3
Procedimentos Standard
3.3.1
Iniciar a aplicação
3.3.1.1
Acesso ao Sifarma 2000 .Entrando no ambiente de trabalho do Windows®, o utilizador terá de iniciar a aplicação Sifarma 2000. Para tal, pode recorrer ao ícone de atalho disponível na ambiente de trabalho, no qual deve fazer duplo clique com o botão esquerdo do rato, ou seja, carregar duas vezes consecutivas em cima do ícone. Em alternativa pode, através do Menu Iniciar, seleccionar a aplicação Sifarma 2000. Para evitar que o Operador não se aperceba, que o processo de inicialização do Sifarma2000 está a decorrer, a aplicação passa a apresentar o logótipo Sifarma2000 durante este processo.
Depois da inicialização do Sifarma 2000 é apresentada ao utilizador a janela de "Identificação do Operador", ver Identificação do Utilizador da Aplicação
3.3.1.2
Impressora fiscal No servidor dedicado irá encontrar o programa de gestão da sua impressora fiscal. Para esse efeito pode recorrer ao atalho correspondente:
Este programa tem de estar sempre em funcionamento no servidor da Farmácia. O Sifarma 2000 está habilitado a dar cumprimento à Portaria 1370/2007. A referida portaria permite à Farmácia optar por um dos suportes possíveis para arquivo dos documentos fiscais: Rolo de Papel CD-R DVD-R A configuração do processo de arquivo electrónico dos documentos contabilísticos terá que ser executada por um técnico da GLINTT. Todo o seu funcionamento está descrito no respectivo manual "Arquivo Electrónico de Documentos" que se encontra disponível no menu de Ajuda.
Noções Básicas
3.3.1.3
22
Estatísticas O Sifarma 2000 apresenta um módulo específico para realização de consultas diversas à base de dados da sua Farmácia. Para esse efeito foi criado um módulo de Estatísticas. Para termos acesso ás Estatísticas, foi criada uma opção no módulo "Controlo de Gestão".
Controlo de Gestão > Estatísticas > Estatística
3.3.2
Identificação do Utilizador da Aplicação Para utilizar a aplicação Sifarma 2000, os utilizadores têm de possuir permissão para tal. Esta permissão passa por lhe estar atribuído um Login (código de identificação) e uma Senha. Desta forma, sempre que um utilizador pretende iniciar a utilização da aplicação, terá obrigatoriamente de se identificar, introduzindo o seu Login e Senha seguido de OK.
O ecrã de identificação do operador permite ainda alterar a senha pessoal ou proceder ao encerramento da sessão através do botão "Sair". Altera a senha de utilizador do Sifarma 2000 Introduz o Login e a Senha, carrega no botão "Alterar" é mostrado ao utilizador o ecrã "Alterar Senha".
No ecrã Alterar Senha o utilizador insere a senha antiga (actual) no campo Anterior no campo Nova
23
Manual de Utilização Sifarma2000
insere a nova
3.3.2.1
senha e no campo Confirmar insere de novo a nova senha.
Auto logout Por razões de segurança, a aplicação apenas permite 3 tentativas de login sem sucesso, antes de sair automaticamente para o sistema operativo. Um utilizador identificado só se mantém activo enquanto a aplicação estiver a ser utilizada. Assim, ao fim de um determinado tempo de inactividade, a permissão de utilização expira, sendo necessário proceder novamente à identificação de um utilizador. O Sifarma 2000 permite-nos alterar o tempo de inactividade do utilizador. (ver Timeout do Login)
3.3.2.2
Acesso a funcionalidades críticas O acesso às funcionalidades da aplicação será sempre condicionado pelo perfil de acesso prédefinido para cada utilizador, ou seja, os privilégios poderão ser diferentes, consoante a função de cada utilizador (ver Gestão do Sistema).
3.3.2.3
Alteração periódica da senha pessoal (password) No sentido de assegurar um nível óptimo de segurança, é recomendado que todos os utilizadores realizem alterações periódicas das suas senhas pessoais (passwords). Para esse efeito o utilizador deve aceder à função Alterar a partir do Menu Operador. Nesta nova janela, o utilizador pode digitar a senha antiga no campo Anterior, e nos seguintes campos a nova senha pessoal que pretende utilizar. Após este processo poderá carregar em Confirmar para validar o processo, ou em qualquer altura, carregar em Cancelar de modo a anular todo o processo.
Figura - Janela de alteração de senha pessoal. Alternativamente, o utilizador pode aceder à ficha de colaborador para alterar a sua senha pessoal.
3.3.3
Procedimento de Seguranças do Sistema Os dados existentes no servidor são de importância extrema para a Farmácia, pois centralizam toda a informação gerada pelo sistema Sifarma 2000. Por essa razão, o Sifarma 2000 inclui um programa para efectuar cópias de segurança. O módulo de seguranças do Sifarma 2000 compreende o conjunto de operações necessárias, para dois tipos de segurança: seguranças diárias e seguranças semanais. O módulo pode ser iniciado a partir de um atalho com o nome "Seguranças Sifarma 2000" criado no ambiente de trabalho ou através do Windows® em "Iniciar » Seguranças Sifarma 2000".
Noções Básicas
24
Figura - Arranque da aplicação "Seguranças Sifarma 2000" através do Menu Iniciar do Windows®
Passa a ser necessária a inicialização das Tapes através do Sifarma 2000
Figura - Caixas de tapes
1.1 Inicialização das Tapes Todas as tapes a serem utilizadas nas seguranças terão de ser obrigatoriamente inicializadas com esta função. Assim, ao aceder a esta função deverá seleccionar a opção "Inicializar Tape".
25
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Ecrã da função "Inicializar Tape" A inicialização da tape, faz a marcação do dia de semana em que a tape é para utilizar, assim como a sua data. Esta nova funcionalidade do Sifarma 2000, permite controlar se a tape é a correcta para utilização naquele dia de semana, e se a mesma, se encontra dentro da validade definida (actualmente 6 meses). No processo de segurança, é verificada essa condição e o utilizador é alertado para o facto de poder estar a utilizar uma tape potencialmente deteriorada. Se a tape inserida já foi inicializada e/ou utilizada anteriormente, o operador é alertado, podendo decidir continuar, ou não, com o processo. A mensagem que aparecerá ao operador será semelhante à da figura em baixo:
Noções Básicas
26
No decorrer da inicialização, pode ser emitida uma etiqueta identificadora para colocar na tape. Para a sua impressão ser efectuada, o posto onde está instalada a impressora, deverá estar ligado mas não poderá estar a correr nessa altura o Sifarma 2000.
1.2 Segurança Diária O processo de "Segurança Diária" é desencadeado após carregar no botão "Executar". Nessa altura, na tape do dia referenciado pelo sistema, o Sifarma 2000 inicia o processo de exportação de dados e executa a cópia. O processo de segurança diário deve ser feito de Domingo a Sexta, após o fim de trabalho.
Figura - Ecrã da função "Segurança Diária" Ao utilizador é apresentada ainda, informação sobre a data, a tape utilizada e o operador que efectuou a última segurança. 1.3 Segurança Completa O processo de "Segurança Completa" é em tudo idêntico ao da "Diária", sendo necessário também activar o botão "[F2] - Executar". Chama-se a atenção, que é um processo bastante moroso, podendo durar aproximadamente 8 horas, dependendo do tamanho dos ficheiros em causa. O processo de segurança semanal/completa deve ser feito aos Sábados, após o fim de trabalho.
27
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Ecrã da função "Segurança Completa"
Notas: Durante o processo de seguranças, não é permitida a utilização do Sifarma 2000 em nenhum dos postos de trabalho. Caso exista algum utilizador ligado ao Sifarma 2000, é feito um alerta para o facto, não sendo permitido continuar o processo de segurança sem que a situação esteja resolvida, ou seja, sem que todos os postos estejam com o "Fim de Trabalho" confirmado.
Também é verificada a existência da tape no compartimento de seguranças (DAT), e se a mesma é a correcta para a utilização nesse dia. Se não for a correcta, é dado um alerta, não sendo permitido
Noções Básicas
28
continuar o processo até que a tape correcta seja introduzida.
É possível acompanhar o processo de dados do sistema (da base de dados), através da janela que é exibida para o efeito.
Figura - Decorrer da função "Segurança Diária"
29
Manual de Utilização Sifarma2000
Depois de efectuada a exportação, e se a operação não contiver erros, é automaticamente, despoletado um ficheiro de cópia de backup (segurança) para efectuar a cópia para a tape (com verificação).
No final da segurança efectuada com sucesso, com o referido ficheiro de backup (segurança) são efectuadas as seguintes operações:
Noções Básicas
30
Nas seguranças diárias, é feita a cópia da segurança para o posto na rede indicado, tendo esse posto de estar ligado, mas sem uma sessão activa no Sifarma 2000.
Figura - Conclusão do processo de backup No final da realização da segurança completa, é iniciada a base de dados e na saída do programa de seguranças, é activado automaticamente, o programa da impressora fiscal.
3.3.4
Procedimento de Actualização de Versão O Sifarma 2000 é uma aplicação em constante desenvolvimento e melhoria. Isso significa que, em determinados momentos ocorre a alteração de versão do software, de forma a corrigir eventuais problemas encontrados e disponibilizar novas funcionalidades às Farmácias. O processo é iniciado com o envio por parte da GLINTT de forma electrónica da respectiva actualização. Em todos os postos, menu geral do Sifarma 2000, irá ser visível uma mensagem da existência de uma actualização a instalar no servidor. É condição obrigatória para uma correcta actualização, todos os postos estarem desligados excepto o servidor que terá de ter desligada a impressora fiscal.
31
3.3.4.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Requisitos de actualização Qualquer actualização de versão, só será realizada caso se satisfaçam um conjunto de requisitos mínimos. Como as actualizações são sequenciais isso significa que existem precedências. Outro aspecto importante, é que ao contrário da actualização de conteúdos, a actualização de versão não poderá ser realizada com a Farmácia em funcionamento, sendo assim é necessário que todos os postos de trabalho estejam encerrados e o servidor dedicado ligado, com o programa de impressão fiscal desactivada.
3.3.4.2
Actualização automática de versão A GLINTT inicia o processo automático de actualização enviando o ficheiro electronicamente para a Farmácia. O Sifarma 2000 passa a apresentar uma mensagem no Menu Geral do Sifarma 2000 da existência de uma actualização no servidor para instalar.
O utilizador terá que desligar todos os postos da Farmácia e a Impressora Fiscal no servidor. Só depois poderá chamar o módulo de seguranças, nesse módulo irá ser apresentado um ecrã de aviso "Actualizações Sifarma2000". No ecrã "Actualizações Sifarma2000", o utilizador terá que optar por querer instalar a actualização ou não.
Noções Básicas
32
Se quiser instalar aconselhamos a visualizar as três mensagens que estão no canto superior esquerdo, na caixa "Lista de Mensagens": · Introdução - indica o que deve fazer para actualização. · Procedimento de actualização de versão - indica as acções que terá que executar para uma correcta instalação da versão. · Descrição de programas - contém a memória descritiva das actualizações que constam da versão que vai instalar. No caso de ter visualizado as mensagens descritas anteriormente, pode carregar no botão "F2Actualizar", logo de seguida é desencadeado o processo de actualização da versão e a aplicação apresenta uma janela com duas barras de progressão.
Uma das barras de progressão indica as fases do processo de actualização, que está a decorre e a outra indica a execução de cada uma das fases. O processo de actualização é constituído por três fases. · Executa verificações. · Actualiza Base de Dados. · Copia os Ficheiros. No fim do processo de actualização o sistema apresenta uma mensagem informativa.
33
Manual de Utilização Sifarma2000
Após a confirmação, (carregar no botão "Confirmar"), o sistema apresenta o ecrã de identificação de utilizador para efectuar a segurança.
Nota: Em caso algum este processo deverá ser interrompido. Caso opte pela execução da segurança o Sifarma 2000 desencadeia o processo normal das seguranças descrito no módulo Procedimento de Seguranças do Sistema . Mensagem de Aviso Quando o utilizador inicia o Sifarma 2000 no seu posto, o Sifarma 2000 faz uma verificação da existência de uma actualização por instalar. Caso exista uma actualização de software e esteja por instalar à mais que quatro dias, o Sifarma 2000 apresenta uma janela de alerta em todos os postos sempre que entrar no Sifarma 2000, em que apresenta a seguinte mensagem "ATENÇÃO existe no servidor da farmácia uma actualização de versão do sistema por fazer" com uma barra de progresso. Só no fim da evolução da barra de progresso o botão de OK fica activo. Para desactivar esta mensagem terá que ser executado o procedimento de actualização de versão. 3.3.4.3
Datas de actualização de software Aqui o utilizador poderá consultar as datas de actualização de software Sifarma 2000:
Figura - Datas de Actualização de Software
3.3.5
Procedimento de Actualização de Conteúdos O Sifarma 2000 trabalha sobre uma base de dados com conteúdos geridos centralmente na ANF, sendo distribuídas pela GLINTT a cada Farmácia. Estes conteúdos incluem: · Produtos do dicionário; · Empresas com actividade no sector;
Noções Básicas
· · · ·
3.3.5.1
34
Informação científica para cada produto do dicionário; Gestão das Entidades comparticipadoras; Gestão das comparticipações; entre outros dados.
Actualização/Monitorização de Dicionários O processo de actualização é automático, isto é, a Farmácia pode estar a fazer vendas e em simultâneo ocorrer uma actualização de conteúdos da Base de Dados. Trata-se, também, de um processo periódico regular que ocorre, sensivelmente de 3 em 3 dias. Para conhecer as alterações introduzidas pelas várias actualizações de conteúdos, a Farmácia deverá consultar as correspondentes circulares emitidas pela ANF. Alternativamente, pode recorrer à funcionalidade criada para o efeito em seguida descrita.
Figura - Actualização/Monitorização de Dicionários 3.3.5.2
Datas de Actualização de Software Permite à Farmácia consultar o histórico de actualizações do dicionário realizadas. Esta consulta indica á Farmácia o numero da versão do dicionário, data e hora da instalação do dicionário e o status da instalação do respectivo dicionário.
3.3.5.3
Resposta à actualização Permite à Farmácia a visualização das mensagens enviadas á Farmácia a quando do pedido de actualização automática ou manual.
3.3.5.4
Sistema interno de mensagens Permite à Farmácia visualizar as mensagens enviadas pelo sistema central.
3.4
Ecrãs Sifarma 2000 O Sifarma 2000 funciona com base em ecrãs, nos quais o utilizador introduz e recebe dados. Estes ecrãs possuem elementos e organização semelhantes para facilitar a interacção sobre os dados armazenados na base de dados. À semelhança do Windows®, o Sifarma 2000 caracteriza-se ainda pelo funcionamento por Janelas que poderão sobrepor-se umas às outras. Neste sentido, a identificação da janela activa (onde o foco de trabalho se encontra), corresponde sempre à janela com o cabeçalho a azul.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Ecrã base dependente do ecrã de trabalho O utilizador após terminar as operações na janela activa, regressará novamente à janela base que lhe deu origem.
3.4.1
Ecrã Inicial Regra geral um ecrã do Sifarma 2000 apresenta os seguintes elementos: · Cabeçalho · Zona de trabalho · Rodapé Cabeçalho Indica o nome do ecrã e permite identificar qual o ecrã activo que geralmente é identificado pela barra de cabeçalho a azul. Zona de Trabalho A área de trabalho tem uma apresentação variável consoante a área do programa em causa. É nesta área que se processa a maior parte de operações disponibilizadas pela aplicação.
Noções Básicas
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Figura - Ecrã Inicial do Sifarma 2000 No caso do Ecrã Inicial do Sifarma 2000, na zona de trabalho existem 2 tipos de componentes: · Menus - cada Menu no ecrã inicial corresponde a um módulo funcional, dentro dos quais estão disponíveis os diferentes comandos de funções relacionadas com esse módulo. · Botões rápidos - para facilitar a utilização da aplicação, no ecrã inicial existem 7 botões que permitem um rápido acesso às funções mais utilizadas ao longo do dia. O ecrã inicial, comparativamente aos restantes ecrãs do Sifarma 2000, encara-se como um ecrã de redireccionamento, de onde o utilizador deverá escolher qual a operação que pretende efectuar. Rodapé Área onde estão apresentados dados informativos como: a Versão do Sifarma 2000, identificação do Utilizador que está destacada com fundo azul, endereço do posto, a data do sistema e por último a indicação de o utilizador ter uma mensagem por tratar ou uma Tarefa para ser executada.
3.4.2
Ecrãs Funcionais Um ecrã funcional, tal como todos os ecrãs da aplicação, apresenta um Cabeçalho, uma Zona de Trabalho e um Rodapé. No entanto, importa salientar a importância da Zona de Trabalho e os vários elementos que dela podem fazer parte, nomeadamente, campos, grelhas, tabelas, botões e menus, que podem estar organizados em blocos e separadores.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Diferentes elementos que podem compor a Zona de Trabalho De salientar que em alguns campos poderão existir barras de deslocamento (horizontal e vertical) que podem surgir no contexto de uma grelha ou tabela, facilitando a visualização dessa informação. 3.4.2.1
Lista de selecção Este ecrã permite ao utilizador seleccionar um ou vários registos.
Noções Básicas
38
Figura - Exemplo de lista de selecção · Para pesquisar registos o utilizador deverá colocar o cursor na coluna em que deseja efectuar a pesquisa e digitar a expressão a procurar; · Para ordenar os registos o utilizador deverá fazer carregar com o rato no cabeçalho da coluna pela qual deseja a ordenação; · Para seleccionar ou desseleccionar um registo o utilizador deverá colocar o cursor sobre o registo desejado (linha azul com letras a branco) e carregar na tecla INSERT ou DELETE, respectivamente; · Para concluir a selecção de um registo o utilizador deverá carregar na tecla ENTER ou carregar no botão OK. Se não for seleccionado qualquer registo, esta acção selecciona automaticamente o registo com o foco; · Para desistir da selecção de registos o utilizador poderá carregar na tecla ESC ou carregar no botão CANCEL. 3.4.2.1.1 Lista de produtos
A lista de produtos é uma lista de selecção especializada, apresentando funcionalidades específicas como: a. Pesquisa de produtos por designação ou código; b. Pesquisa de produtos por códigos alternativos registados na Farmácia; c. Pesquisa de medicamentos por grupo activo;
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Manual de Utilização Sifarma2000
d. Possibilidade de selecção múltipla; e. Possibilidade de recolha de produtos com indicação do n.º de unidades desejadas. f. Alternância entre produtos de inventário e produtos de dicionário; g. Possibilidade de criação de produtos de dicionário; h. Indicação do tipo de receita necessária para a dispensa do produto; i. Identificação de características diferenciadoras do medicamento (medicamento genérico, grupo homogéneo); j. Indicação visual do stock; l. Informação sobre Preço de Venda de Referência; m. Alerta para situações de comercialização do produto não autorizada. 3.4.2.1.1.1 Pesquisa de Produtos
A pesquisa de um produto é realizada através da digitação do critério de pesquisa (código completo ou designação do produto) seguida de ENTER. A grelha apresenta os resultados possíveis, pelo que o utilizador poderá seleccionar o produto desejado. O utilizador poderá condicionar a pesquisa através da utilização do caracter "%" Assim:
%abc ð pesquisa todos os produtos cuja designação termina em abc; abc% ð pesquisa todos os produtos cuja designação inicia em abc; %abc% ð pesquisa todos os produtos cuja designação contém abc; abc%abc ð pesquisa todos os produtos cuja designação inicia e termina por abc. NOTA: Importa salientar que no Sifarma 2000 é considerado na pesquisa o uso de acentuação, pelo que a não colocação de um acento poderá resultar em algo diferente do esperado. Por norma, o utilizador trabalha no universo de produtos de Inventário (com ficha activa/aberta na Farmácia), podendo facilmente alternar com o universo de produtos de Dicionário (sem ficha activa/aberta na Farmácia) através da tecla CTRL ou carregando com o rato na caixa de opção correspondente.
Noções Básicas
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Figura - Lista de Selecção de Produtos No contexto da lista de dicionário, os produtos de inventário apresentam-se a bold. A selecção de um produto de dicionário inicia automaticamente o processo de criação de ficha da Farmácia passando-o para o inventário mediante confirmação.
Figura - Selecção de um produto de dicionário
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Manual de Utilização Sifarma2000
Da grelha de resultados é de referir: · os tipos de receita existentes no Sifarma 2000 (coluna T): L R M P C E H N
ð ð ð ð ð ð ð ð
Sem prescrição médica obrigatória Prescrição médica obrigatória Prescrição normal - psicotrópico Prescrição especial - estupefaciente Prescrição especial - psicotrópico A Prescrição especial - psicotrópico B Prescrição restrita - hospitalar Prescrição restrita - neurologia e neuropediatria
· o código de cores do campo stock: vermelho para stock negativo; amarelo para stock nulo (0); verde para stock positivo. É possível aceder directamente à lista de selecção de Grupo Activo através da tecla F9, o que facilita a selecção de um medicamento pertencente ao grupo seleccionado. Aquando desta selecção a listagem apresentada é a de todos os Grupos Activos existentes. O mesmo se processa para a selecção por Grupo Homogéneo (DCI), através da tecla F8. De uma forma rápida, para fazer uma pesquisa por Grupo Activo, basta proceder à pesquisa do produto em que a designação do grupo é antecedida do caracter "+" · Ex: +nifedipina O mesmo se aplica para a pesquisa de grupo homogéneo, sendo para isso utilizado o caracter "*" Para se tornar as pesquisas por grupo Activo ou Homogéneo (DCI) mais expedito, foi criada uma funcionalidade no módulo de Parâmetros do Sifarma 2000. Consiste em definir o prefixo da pesquisa de uma forma automática. Para definirmos o prefixo de uma pesquisa de um produto por DCI, foi criado um separador no módulo de Parâmetros > Dados de Cabeçalhos e Rodapés separador Pesquisas.
Noções Básicas
42
No separador "Pesquisas" vamos definir que o Sifarma 2000 assuma automaticamente o prefixo para um dos grupos, nas pesquisas de produtos. Com esta funcionalidade o utilizador não tem que digitar o * ou + para efectuar a pesquisa. Passamos a descrever um exemplo prático, temos o Grupo Homogéneo (DCI) definido com o sinal de *. No Atendimento ecrã de Dispensa campo "Designação" digitamos "nimesul" e carregamos em Enter automaticamente o Sifarma 2000 apresenta a janela "Lista de Grupos Homogéneos" com os respectivos produtos.
Após a selecção do Grupo Homogéneo (DCI) o Sifarma 2000 apresenta a lista de produtos do inventário com os produtos do respectivo Grupo Homogéneo, onde o utilizador terá que seleccionar o produto para a dispensa.
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Manual de Utilização Sifarma2000
3.4.2.1.1.2 Selecção de Produtos
A selecção do produto implica a colocação do foco (fundo azul) sobre o produto seguida de ENTER (recolha de uma unidade) ou INSERT tantas vezes quantas as unidades desejadas. Para finalizar, deverá carregar em ENTER (recolha de várias unidades). A selecção de vários produtos ocorre através da repetição do último processo, seleccionando no entanto produtos diferentes com a tecla INSERT. A tecla ENTER finaliza a selecção. De referir que durante o processo de selecção múltipla é permitida a realização de novas pesquisas. 3.4.2.1.2 Lista de utentes
A lista de utentes permite a selecção de utentes registados na Farmácia assim como a introdução de novos registos. A pesquisa de utentes é realizada através da digitação do critério de pesquisa (nome a pesquisar) e de seguida carregando na tecla ENTER. A grelha apresenta os resultados possíveis, pelo que o utilizador pode seleccionar o Utente desejado carregando novamente em ENTER. Antes de carregar na tecla ENTER o utilizador poderá seleccionar o método de pesquisa através da tecla F3: · · · ·
Início; Fim; Igual; Existe em.
Isto permite seleccionar utentes de várias formas: · · · ·
pelo primeiro nome; pelo último nome; pelo nome completo; por qualquer nome.
Ao carregar em ENTER o cursor posiciona-se no primeiro registo que satisfaz a condição de pesquisa. Para passar para o próximo registo, o utilizador deverá carregar em F4.
Noções Básicas
44
É possível ordenar os resultados da pesquisa, carregando com o rato em cada título de coluna.
Figura - A lista de Pesquisa de Utentes 3.4.2.2
Mensagens ao utilizador x\
Existem vários tipos de mensagens ao utilizador consoante o local, a operação e a gravidade do seu teor. Assim existe um ícone que nos identifica o tipo de mensagem. Estas requerem uma acção/confirmação por parte do utilizador já que a operação em curso fica suspensa até que a mensagem seja encerrada.
Figura - Janela de alerta ao utilizador
3.4.3
Operações possíveis
3.4.3.1
Foco O local onde o cursor se encontra (zona em foco) é muito importante porque qualquer edição será exercida sobre essa posição. O foco pode aplicar-se a campos, botões ou separadores. A posição do cursor é identificada num campo com fundo azul escuro e letras a branco que apresenta uma moldura característica. Em alguns ecrãs a cor de fundo pode ser diferente.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - O foco encontra-se no campo Designação do produto Os diferentes botões também eles podem ter foco pré-atribuído que se identifica com a presença de uma moldura característica dentro do botão:
Figura - O botão OK tem, neste caso, um foco pré-atribuído 3.4.3.2
Sequência de Tabulação Os diferentes elementos constituintes de um ecrã estão organizados sequencialmente através da chamada sequência de tabulação. Desta forma, se o utilizador carregar na tecla TAB passa ao objecto seguinte e se carregar nas teclas SHIFT+TAB passa ao objecto anterior. Em alternativa o utilizador poderá usar o rato para navegar entre os diferentes elementos do ecrã.
3.4.3.3
Inserção de Registos Para proceder à edição de um campo, é necessário em primeiro lugar atribuir-lhe o foco, bastando para isso carregar com o rato sobre o campo ou, usando o teclado, usar a tecla TAB até aceder ao campo. A edição do campo ocorre pela simples introdução de dados através do teclado ou, nos casos em que se aplica, o uso do scanner óptico. Durante o modo de edição, prevalecem as características standard do Windows® (posição do cursor, selecção e cópia de informação, etc.). Após a introdução de qualquer dado deve-se carregar na tecla ENTER ou TAB de modo a concluir o modo de edição.
O campo em modo de edição pode caracterizar-se por apresentar um cursor característico a piscar "|" ou por apresentar a cor de fundo do campo diferente. 3.4.3.4
Alteração de Registos Existem na aplicação campos sensíveis que podem ser alterados. Nestes casos, existem botões que autorizam a edição da informação apresentada.
Figura - Botão associado à alteração da informação 3.4.3.5
Eliminação de registos Regra geral, a tecla DELETE permite a eliminação do registo onde se encontra o foco. Imediatamente surge uma janela de aviso solicitando a confirmação desta operação.
Noções Básicas
46
Figura - Janela de confirmação de abate/eliminação de componente/registo Por outro lado, sempre que existe um campo quantidade a colocação de zero unidades remove a linha. Este método apenas não é aplicável a produtos suspensos. 3.4.3.6
Gravação das alterações realizadas Sempre que o utilizador interage com um ecrã e efectua alterações, deverá proceder à sua gravação para que essa informação fique registada no servidor (base de dados). Por esta razão é habitual encontrar botões que realizam esta acção:
Figura - Botões associados ao registo de informação 3.4.3.7
Campos auto-validados Existem determinados campos para os quais estão definidos valores de preenchimento, pelo que o utilizador é forçado a escolher entre um conjunto de possibilidades. Estes campos identificam-se pela existência de um de dois botões característicos: · Carregando com o rato na seta serão mostrados os valores disponíveis para preencher o campo
· Carregando com o rato no botão é aberta uma lista de selecção correspondente
3.4.3.8
Recolha de datas A actividade farmacêutica e a manipulação de medicamentos confere uma grande importância ao controlo rigoroso de datas, tal como por exemplo o prazo de validade de um medicamento. Assim,
47
Manual de Utilização Sifarma2000
existem diversos campos da aplicação onde o utilizador será chamado a introduzir uma data. No Sifarma 2000 consideram-se 2 formatos de datas: · mm-aaaa (data de validade e facturação)
· dd-mm-aaa (restantes campos)
Pela máscara existente no campo de edição correspondente, o utilizador identifica que tipo de data lhe é solicitada, podendo este inserir directamente a data desejada em formato numérico. Para facilitar a introdução de datas em ambos os tipos de campos, o utilizador pode sempre recorrer ao sistema de calendário, que pode ser de 2 tipos: · lista de selecção
· calendário normalmente utilizado no Windows®
As datas inseridas são validadas pelo que a introdução de valores incoerentes poderá dar a seguinte mensagem:
Noções Básicas
3.4.3.9
48
Informação encadeada No Sifarma 2000 é bastante comum encontrar tabelas e campos que apresentam informação encadeada, cuja leitura deverá ser feita tendo sempre em conta o encadeamento hierárquico da informação.
Exemplo - O utilizador escolhe o lote, visualiza as receitas incluídas no lote e, seleccionando uma receita, pode ver os seus diferentes componentes. A visualização da informação encadeada ocorre em tempo real uma vez que à medida que o utilizador altera os níveis superiores, todos os níveis inferiores são actualizados. 3.4.3.10 Ordenação, Filtro e Pesquisa Em muitos ecrãs de consulta do Sifarma 2000, foram implementadas as seguintes funções: · Ordenação · Filtro · Pesquisa Ordenação No cabeçalho da grelha do ecrã que estamos a visualizar colocamos o ponteiro do rato no titulo da coluna e carregamos no botão do lado esquerdo do rato, o Sifarma 2000 irá apresentar os dados com ordem ascendente ou descendente.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Exemplo de ecrã com ordenação de dados ascendente - PVP
Funções de Filtro e Pesquisa Em ecrãs com grelha foi criado um ícone, , no canto superior esquerdo que nos mostra um menu que nos dá acesso a abrir a Barra de Filtro e a Barra de Pesquisa.
Ecrã com grelha com o menu de funções visualizado Barra de Filtrar A função de Filtrar - permite ao utilizador seleccionar os dados da grelha pelo valor inserido no campo da Barra de Filtro
Noções Básicas
50
Ecrã com grelha e com a barra de Filtro visualizada Barra de Pesquisa A função de Pesquisa - permite ao utilizador procurar os dados na grelha pelo valor inserido no campo da Barra de Pesquisa.
Ecrã com grelha e com a barra de Pesquisa visualizada
3.4.3.11 Mensagens do Sifarma 2000 na Base de Dados O Sifarma 2000 tem um tipo de mensagens standard, em que o utilizador pode indicar se quer continuar a visualizar a mensagem para a acção que estamos a efectuar. Passamos a exemplificar um caso. No Atendimento quando o utilizador efectua uma pesquisa de um produto, por grupo Homogéneo ou Activo e o Sifarma 2000 detecta que não existe. O Sifarma 2000 apresenta a mensagem de Atenção que "Não foram encontrados registos" a mensagem dá a possibilidade de um outro tipo de pesquisa, para isso temos que seleccionar um dos botões Sim ou Não.
Verificamos que a mensagem tem uma check-box para parametrizar a apresentação da mensagem. Caso se marque a check-box, esta mensagem deixa de ser apresentada para este utilizador nesta pesquisa. Para reactivar a mensagem temos que ir à Gestão de Perfis separador de Mensagens Inactivadas, seleccionamos a mensagem e carregamos na tecla de Delete. Parâmetros > Gestão do Sistema > Gestão de Perfis
3.5
Gravação de Selecções Neste capítulo vamos ver o funcionamento e criação de listas e tabelas de produtos/utentes.
51
Manual de Utilização Sifarma2000
Nos dois próximos subcapítulos vamos ver um exemplo de cada uma das funcionalidades (criação de listas e tabelas), aplicado ao caso dos produtos.
3.5.1
Gravação de Listas Neste capitulo vamos ver a criação e o funcionamento de uma Lista de Produtos para ser utilizada imediatamente a seguir à sua criação. No ecrã de "Lista de Produtos" temos uma funcionalidade que nos permite gravar uma lista de produtos para ser utilizada num outro ecrã. O funcionamento desta funcionalidade consiste em seleccionar um determinado número de produtos no ecrã de Lista de Produtos utilizar as teclas "ALT+C" para gravar a lista e num outro ecrã, por exemplo selecção de edição de produtos, utilizar essa mesma lista com as teclas de "ALT+V". Exemplo: Selecção dos produtos no ecrã de Lista de Produtos (utilizando a tecla de insert).
Gravar a lista com as teclas "ALT+C".
Nota: Após a correcta gravação da lista de produtos podemos utilizar imediatamente de seguida essa lista em qualquer ecrã em que nos permita uma selecção de produtos.
Noções Básicas
No ecrã de "Edição de Produtos" no campo "Produto" carregamos no botão abre o ecrã da "Lista de Produtos".
52
que nos
Depois de chamarmos o ecrã de "Lista de Produtos" executamos a colagem da lista anteriormente gravada com as teclas "ALT+V".
53
Manual de Utilização Sifarma2000
Carregamos no botão "OK" e o Sifarma 2000, carrega a lista no campo "Produto"
De seguida executamos normalmente o nosso trabalho. Nota: Podemos executar esta funcionalidade se carregarmos no botão do lado direito do rato tanto para copiar a lista como colar a lista em vez de utilizarmos as teclas ALT-C e ALT+V O atrás descrito aplica-se também ao ecrã de "Gestão de Utentes".
3.5.2
Gravação de Tabelas Neste capítulo vamos ver a criação e o funcionamento de uma Tabela de Produtos para ser gravada e ser utilizada as vezes necessárias. 1.
Para gravar a lista de produtos na "Tabela de Produtos" depois de seleccionarmos os produtos no ecrã de "Lista de Produtos" carregamos com o botão do rato do lado direito o Sifarma 2000 apresenta-nos um menu com quatro opções,
2.
Nesse menu seleccionamos a opção "Gravar para Tabela", de seguida é apresentada uma
Noções Básicas
54
janela "Gravar Lista" em que introduzimos o nome que queremos dar a esta selecção, devemos dar um nome que nos seja significativo, de seguida carregamos no botão "Gravar"
3.
Após a correcta gravação da lista, o Sifarma 2000 apresenta-nos uma mensagem de aviso.
4.
No caso de queremos utilizar a Lista anteriormente criada num outro ecrã que se pretenda seleccionar estes produtos no campo que nos pede para indicar o produto carregamos no botão que nos apresenta o ecrã "Lista de Produtos" nesse ecrã carregamos no botão do lado direito do rato que nos apresenta o menu referido no ponto 1 e seleccionamos a opção "Carregar de Tabela" o Sifarma 2000 apresenta uma janela com a lista de tabelas disponíveis.
5.
Para seleccionar a lista com queremos trabalhar colocamos o foco na lista pretendida e carregamos no botão "Carregar" ou tecla "F2-Confirmar".
6.
O Sifarma 2000 carrega a lista de produtos seleccionada.
55
Manual de Utilização Sifarma2000
Nota: O atrás descrito aplica-se também ao ecrã de "Gestão de Utentes".
3.6
Relatórios Sifarma2000 Uma das funcionalidades do Sifarma 2000 é a capacidade de produzir relatórios com base em parâmetros definidos pelo utilizador, os quais podem ser posteriormente impressos.
3.6.1
Produção de um Relatório A produção de um relatório é uma operação realizada em duas etapas: em primeiro lugar a sua preparação, seguindo-se a respectiva emissão.
3.6.1.1
Preparação A preparação de um relatório é efectuada num ecrã específico, adaptado a cada situação particular na qual seja possível elaborar um documento deste tipo. Neste ecrã, o operador deve, consoante as suas necessidades, definir os parâmetros que pretende analisar e determinar as condições para produção do relatório.
Noções Básicas
56
Figura 3.6.1.2
Emissão A emissão do relatório pode ser feita no ecrã, para pré-visualização do mesmo. O utilizador deve assim seleccionar no Menu de preparação do relatório a opção que se apresente mais conveniente.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura 3.6.1.2.1 No ecrã (pré-visualização)
O ecrã de pré-visualização apresenta as seguintes funcionalidades: 1. Nº página visualizada 2. Botões de navegação rápida 3. Ajuste do nível de zoom (+ ou -) 4. Ajuste automático do tamanho para a visualização total da largura da página 5. Ajuste automático do tamanho para o nível de zoom máximo (100%) 6. Ajuste automático do tamanho para a visualização total da página 7. Pesquisar determinada palavra no relatório 8. Configuração das definições de impressão (impressora, qualidade de impressão, etc.) 9. Botão de impressão rápido 10. Definição manual de um intervalo específico de páginas a imprimir. 11. Nº cópias a imprimir de cada página do relatório 12. Guardar o relatório como um ficheiro no disco (pode optar entre diversos formatos como: PDF e Excel (XLS) 13. Fechar e Sair do relatório
Noções Básicas
58
Figura 3.6.1.2.2 Impressão em papel
Seleccionando a opção de configuração da impressão , é possível aceder ao ecrã Imprimir do Windows®. O utilizador deve seleccionar a impressora na qual pretende executar o trabalho, quais as páginas que deseja imprimir e ainda o número de cópias a efectuar. Em seguida, deve carregar no botão OK, para iniciar a impressão.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Ecrã "Imprimir" do Windows®
3.6.2
Apresentação de um modelo base A estrutura base dos modelos de relatório do Sifarma 2000 é a seguinte:
Noções Básicas
Figura - modelo base
60
Capítulo
IV
Atendimento
4
62
Atendimento O Módulo Atendimento é uma das funcionalidades mais utilizadas no dia a dia da Farmácia e por isso o seu conhecimento é fulcral para uma correcta prática farmacêutica. Neste Menu, o utilizador poderá encontrar diferentes opções:
Figura - Menu do Módulo Atendimento
4.1
Introdução O desenvolvimento da aplicação Sifarma 2000, que resultou do trabalho de uma equipa de farmacêuticos, teve por base inicial a definição do conceito de Atendimento ao Utente, feito de uma forma clara, prática e eficaz. Desta forma, o atendimento prestado considerou-se um acto único que inclui o processamento dos vários pedidos/necessidades do Utente. Por exemplo, um atendimento ao Utente pode incluir várias receitas, próprias ou de outrem, que podem apresentar diferentes planos de comparticipação entre si. Para isto se tornar possível foi criado ainda o conceito de Componente do atendimento (ver Tipos de Componentes do Atendimento). Uma outra característica muito importante da aplicação é a possibilidade de registar e identificar utentes, podendo associar-lhes os produtos dispensados e assim avaliar com eficácia e segurança a dispensa realizada. O papel do farmacêutico enquanto profissional de saúde é assim valorizado na medida em que lhe permite ter um maior controlo sobre o perfil dos utentes ao qual presta o seu serviço. A identificação dos utentes no acto do atendimento apresenta ainda a vantagem de se poder consultar um vasto conjunto de informação escrita sobre o medicamento, particularizando para o Utente em questão.
4.2
Tipos de Componentes do atendimento Existem na aplicação 6 tipos de componentes de um atendimento, sendo que cada atendimento pode incluir n componentes, inclusive repetições. Tipos de Componentes: · Sem Comparticipação [F2] - Permite a dispensa de produtos sem a apresentação de prescrição médica; · Com Comparticipação [F3] - Permite a dispensa de produtos mediante prescrição médica; · Protocolo [F4] - Permite a dispensa de produtos específicos do 2º protocolo
63
Manual de Utilização Sifarma2000
diabetes, mediante a adequada; · Suspensa [F5] origina a facturação · Serviços [F6] · Devoluções [F7]
apresentação de prescrição - Permite a dispensa de produtos mediante prescrição mas não correspondente; - Permite a prestação de serviços farmacêuticos; - Permite o tratamento de devoluções de produtos.
Para além do registo dos produtos dispensados e receitados, dos quais de pode identificar a informação do lote, preço e comparticipações, a aplicação regista ainda dados sobre a receita, tais como, número da receita, data e restante processamento para facturação.
4.3
Opção Atendimento A opção "Atendimento" pode ser acedida pelo Menu correspondente, ou através do botão de atalho do ecrã inicial do Sifarma 2000.
Um Atendimento comporta fundamentalmente 4 fases principais:
Atendimento
4.3.1
Recolha de componente A recolha dos componentes segue genericamente as seguintes operações:
Todo este processo ocorre no ecrã de Atendimento no qual se identificam 5 áreas distintas:
64
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Manual de Utilização Sifarma2000
A B C D E 4.3.1.1
Identificação do Componente a seleccionar; Identificação do Utente e da Receita; Recolha dos produtos; Avaliação da segurança de dispensa dos produtos recolhidos Plano da receita, Valores da Comparticipação e Valor Líquido
Indicação do tipo de componente Para recolher um componente o utilizador deverá começar por identificar o tipo de componente através dos botões ou teclas correspondentes.
Todos os atendimentos são numerados de forma contínua, ou seja, o 1º atendimento da base de dados corresponde ao 1º atendimento feito desde o inicio da utilização da aplicação, estando sempre toda a informação associada disponível. Sempre que o utilizador indicar o tipo de componente está a iniciar a sua recolha, sendo por isso possível recolher várias vezes o mesmo componente (ex: é possível seleccionar 2 vezes a componente receita no caso do Utente se apresentar na Farmácia com 2 receitas distintas). O atendimento pode ter um número ilimitado de componentes de acordo com as necessidades que o Utente apresente. · Quando terminar a recolha de componentes, o utilizador deve carregar em Sair (ESC) para aceder ao Envelope do Atendimento.
Atendimento
4.3.1.2
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Identificação do Utente e da Receita Identificação do Utente Uma das características do Sifarma 2000 é a possibilidade de registar informação sobre os utentes da Farmácia. Dessa forma, no contexto da componente, a sua identificação aumenta a segurança da dispensa e facilita a personalização do atendimento.
Para chamarmos um Utente para o Atendimento temos o botão "Utentes(F10)" que nos apresenta a lista de clientes da Farmácia. Caso queira visualizar a ficha do Utente o botão "Ficha (Ctrl+E)", dá o acesso à ficha do Utente da Farmácia. Essa identificação ocorre componente a componente, estando implementada a seguinte regra: · Uma vez que identificado um Utente, a recolha sucessiva de novos componentes será automaticamente a ele associada. Este comportamento é meramente sugestivo, podendo o utilizador cancelar essa característica através de Opções » Apagar Utente (Ctrl+J) ou ainda através da identificação de outro Utente, passando a ser este o sugerido. A este aspecto foi dada particular importância, pelo que é possível identificar o Utente antes mesmo de iniciar a recolha do componente (notar a posição do cursor quando acede ao ecrã) ou em qualquer momento durante a recolha do componente. Após a selecção do Utente e se esse Utente tiver Conta Corrente na Farmácia, imediatamente acima da caixa de Caixa de Recolha de Produtos o Sifarma 2000 apresenta o saldo do cliente e a data do ultimo movimento, de uma forma dissimulada. Deve ser lida da seguinte forma, da direita para a esquerda ano, mês, dia e valor em dívida.
No exemplo em cima vemos que a data do último movimento para este cliente é 10/07/2009 e o montante do saldo é 130,86 €. Identificação Validação da Receita Ao seleccionar o componente C/Compart(F3) o Sifarma 2000 activa os campos de identificação da receita, número da receita "Nº Rec." e data da recolha da receita "Dt." e a caixa onde vai ser apresentado os dados do Plano de Comparticipação.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Número da Receita Como no Sifarma 2000 é permitida a recolha de várias receitas no mesmo atendimento. Assim sendo com a introdução da impressão no verso da receita, o Sifarma 2000 está capacitado para a recolha do número da receita. A recolha do número da receita é voluntário, no caso de não se recolher, o Sifarma 2000 adverte que irá imprimir o verso das receitas por ordem cronológica de recolha de receitas. A recolha do número da receita pode ser efectuado de duas formas. 1.
Após a selecção do componente "C/Compart. F3" colocamos o foco no campo "Nº Rec." e efectuamos a leitura óptica do nº da receita.
2.
Após a selecção do componente "C/Compart. F3" e de inserimos o(s) produto(s) de seguida atribuímos o plano de comparticipação, imediatamente á atribuição do Plano de Comparticipação o Sifarma 2000 apresenta a janela "Validação do Numero da Receita para Impressão no Verso" efectuamos a leitura óptica do nº da receita.
Atendimento
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O número da receita irá ser solicitado quando terminamos o atendimento no ecrã "Envelope do Atendimento em curso" carregamos no botão "F2 - Terminar Atend." o Sifarma 2000 apresenta a janela "Validação do Numero da receita para Impressão no Verso", vamos ter que inserir o nº de receita de cada uma da(s) receita(s) anteriormente recolhida(s). Caso o Atendimento só tenha um componente C/Comparticipação o Sifarma 2000 só nos pede o nº da receita no ecrã de Atendimento após a selecção do Plano de Comparticipação. No caso da Farmácia ter aderido ao protocolo XPONET o nº de receita é herdado da recolha do nº da receita no atendimento propriamente dito, tendo que ser recolhido no ecrã de "Recolha de dados" do XPONET os dados de Local de prescrição e Especialidade prescritora. Para uma correcta e mais fácil gestão de receitas na Facturação, tem todo o interesse a recolha do Nº de Receita, no Atendimento. Data da Receita O campo Data da Receita é preenchido automaticamente pelo Sifarma 2000, com a data do servidor, data de calendário. Para o caso de se alterar o valor da Data da Receita com a data de 20 dias antes da data de calendário o campo fica com o fundo vermelho. Para o caso de se alterar o valor da Data da Receita com uma data superior da data de calendário o campo fica com o fundo amarelo
4.3.1.2.1 Métodos de identificação do utente
A identificação do Utente no atendimento ocorre no campo Utente e pode ser feita de várias formas: Leitura óptica Através do scanner óptico, o utilizador pode identificar o Utente lendo o código do cartão de beneficiário ou lendo o código de barras que é impresso no cartão de Utente gerado pelo Sifarma 2000 para utentes registados, como também a leitura do código de barras do Cartão das Farmácias Portuguesas. Pesquisa Manual Neste caso, o utilizador introduz no campo correspondente o número do Utente ou o nome do Utente. Existe também a hipótese do utilizador carregar na tecla ENTER sem introduzir qualquer informação prévia, abrindo assim o ecrã da lista de utentes, na qual pode pesquisar directamente o Utente desejado. Se o utilizador preferir, pode também introduzir manualmente o número do cartão de beneficiário ou o código atribuído pela impressão do cartão de Utente gerado pelo Sifarma 2000. Em ambos os casos é feita a identificação do Utente.
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4.3.1.3
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Recolha de Produtos Uma vez indicado o tipo de componente a processar, deve ser iniciada a recolha dos produtos a dispensar.
4.3.1.3.1 Como efectuar a recolha de um produto
A recolha de um produto é, no Sifarma 2000, uma função dinâmica, na medida em que pode ser feita por diversas maneiras. Leitura Óptica A leitura óptica pressupõe a utilização do scanner óptico para a leitura de códigos de barras, existentes nos medicamentos e outros produtos. O Sifarma 2000 encontra-se preparado para identificar diferentes tipos de códigos de barras, nomeadamente: · Código Nacional (Cedime) - código constituído por 7 algarismos, atribuído pela ANF a todos os produtos, após autorização pelo INFARMED; · Código EAN - código internacional normalmente existente em produtos não éticos, constituído por 13 algarismos; · Código Alternativo - código que pode ser definido pela Farmácia em situações que tal se justifique. Pesquisa Manual A selecção dos produtos a dispensar também pode ser feita manualmente, utilizando o teclado. A pesquisa pode então ser feita de diferentes maneiras, usando diferentes critérios. Ver Pesquisa de Produtos. 4.3.1.3.2 Validações na recolha do produto
Após proceder à recolha dos produtos, o utilizador deve sempre fazer uma validação das escolhas realizadas. Esta validação ocorre de 2 formas. A primeira validação é automática e é feita pelo Sifarma 2000. Esta verifica na ficha do produto se: · Tem comercialização autorizada - esta informação é definida pelo CEDIME de acordo com a autorização do INFARMED. Se tal não se verificar, surge uma mensagem de alerta, sendo vedada a dispensa do medicamento.
Figura - Mensagem de alerta para produto sem comercialização autorizada · Controlo do prazo de validade - se a validade do medicamento tiver sido ultrapassada, surge uma mensagem de alerta para o operador verificar a validade do medicamento a dispensar.
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Figura - Mensagem de alerta para verificação do prazo de validade do medicamento recolhido · Controlo de PVP Praticado e o PVP Aprovado - O Sifarma 2000 efectua automáticamente a validação, caso detecte uma diferença entre o PVP Praticado e o PVP Aprovado, apresenta o seguinte AVISO (ver Portaria 1041-A/2010).
Quando o PVP Autorizado não estiver definido no dicionário (0€ ou 9.999,99€) não existe verificação do preço. O utilizador terá que decidir por uma das opções da mensagem. Caso o Utilizador não querer alterar o PVP Praticado, carrega no botão "Não" e continua normalmente com o atendimento como até aqui, mantendo-se o PVP Praticado inalterado, mas o campo de PVP na linha de dispensa fica colorido - cor amarela. Caso o Utilizador querer alterar o PVP Praticado, carrega no botão "Sim", a venda realiza-se com o PVP aprovado e a ficha do produto é alterada com o novo preço, isto caso o utilizador tenha permissão para alterar o PVP, se não tiver, o Sifarma age de uma das seguintes formas: a) "Utilizador sem autorização de alteração de preço" o Sifarma 2000, apresenta uma mensagem de aviso da diferença e só temos uma possível saída, que é "Confirmar", ficando o PVP na linha de venda a amarelo. b) "Utilizador com autorização restrita de alteração de preço incluindo a autorização PINSIFARMA", o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem a pedir a introdução do PIN-SIFARMA
Após a inserção do PIN-SIFARMA o Sifarma 2000 altera automaticamente o PVP Praticado. Após recolher um produto, a linha de dispensa poderá apresentar o seguinte aspecto:
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Na linha imediatamente a seguir á caixa das linhas de dispensa, podemos observar o código do produto e a descrição completa do produto onde temos o foco. A segunda validação cabe ao operador validar também: · Quantidade a dispensar (QD) · Preço (P.V.P.) - a alteração do P.V.P. de um produto no componente é controlado, pelo que, sempre que a alteração do preço for superior a 10% surge uma mensagem de confirmação, seguida de uma janela de justificação.
Figura - Mensagem de confirmação para alteração de preço superior a 10%
Figura - Pedido de justificação para alteração de preço Estes dados são registados e podem ser reportados mais tarde. No atendimento podemos também efectuar uma série de consultas ao produto onde temos o foco na linha da dispensa através dos botões que ficam activos. Os botões que permitem a consulta ao produto são os seguintes:
Produto [Ctrl+P] - chama o ecrã da Ficha do Produto separador Informação da Farmácia. Obs. Prod. [Ctrl+Q] - chama a janela de Observações da Venda. Quando a célula de designação se encontra sublinhada na linha de dispensa é o aviso ao utilizador que esse produto tem uma
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observação referente á venda. Info.Cient. [Ctrl+V] - apresenta ao utilizador a informação cientifica do produto. A.T.C. [Ctrl+T] - apresenta a classificação A.T.C. do produto. 4.3.1.3.3 Portaria 1041-A/2010
Com a entrada em vigor da Portaria 1041-A de 2010, foram implementadas no Sifarma 2000 validações entre o Preço de Factura o PVP Praticado e o PVP Aprovado, no Atendimento e na Recepção de Encomendas. Foram criados novos termos que passamos a apresentar: PVP Praticado (PVP) – Preço de Venda ao Público em prática na Farmácia. PVP Aprovado (PMA) – Preço de Venda ao Público Máximo Autorizado pelo Estado. P. Factura (P.Fact) – Preço de aquisição de um produto. P. Factura Aprovado (P.Fact.A) – Valor Máximo autorizado pelo Estado de aquisição de um produto, cálculo: P.Fact.A = PMA – IVA (6%) - Margem Legal (20%) 4.3.1.3.4 Remoção de produtos recolhidos
Os produtos recolhidos podem ser removidos da componente de 2 formas: · Colocando 0 (zero) na coluna de quantidade e carregando na tecla ENTER; · Seleccionando a linha a abater e carregando da tecla DELETE - neste caso o abate de linha é sujeito a confirmação.
Figura - Mensagem de confirmação do abate de produto da componente Nota: No caso de ser um produto 'chamado' de uma venda suspensa, só o método de abater a linha através da tecla DELETE funcionará. 4.3.1.3.5 Edição da posologia sugerida para um produto recolhido
Uma das grandes vantagens introduzidas no Sifarma 2000 consiste na presença de uma sugestão de posologia associada a cada medicamento ou suplemento alimentar. Trata-se de um elemento informativo passível de ser impresso em formato de etiqueta autocolante de posologia.
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Ecrã de Atendimento com dispensa de um produto com Posologia A posologia presente no ecrã do atendimento pode ser editada pelo utilizador. Para tal o utilizador deve posicionar o cursor no campo da posologia (Qt ou Frequência) e fazer enter. Este procedimento abre o ecrã - Editor de Posologia. É também possível aceder a este ecrã recorrendo ao botão Opções [F11] e seleccionar a opção - Frase de Posologia [Ctrl + G]. Ao nível do ecrã Editor de Posologia, o utilizador pré-visualiza a imagem da etiqueta autocolante de posologia a imprimir. Ao nível da customização da etiqueta de posologia, o utilizador pode alterar a informação referente à identificação do utente, posologia e/ou frase de precaução. Para alterar a posologia, o utilizador deve proceder à edição no campo da quantidade e/ou frequência. No caso da frequência, é possível optar por uma das várias frequências disponíveis numa tabela base. A edição da posologia recorrendo às variáveis - quantidade e frequência, permite o cálculo automático da Duração da Terapêutica (DT). Contudo, o utilizador também pode optar por editar toda a frase de posologia, basta que clique na check-box que está ao lado da frase de posologia.
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Ecrã de Editor de Posologia Se considerar pertinente, o utilizador pode adequar a frase de precaução a ser impressa na etiqueta de posologia, escolhendo outra frase associada ao produto em causa ou então editando o campo. Ao nível do ecrã - Editor de Posologia, o utilizador pode alterar a DT e a data. Por defeito a data que aparece é a data da venda, contudo esta data pode ser alterada para a data de início da terapêutica. A DT e a data são elementos informativos que não são impressos na etiqueta de posologia mas cuja gestão é importante no acompanhamento de utentes. Para mais informação relativa à posologia deve consultar o Manual da Componente Profissional, disponível na aplicação.
4.3.1.3.6 Impressão de Etiquetas de Posologia
Configuração da Impressão de Etiquetas de Posologia No ecrã de "Configuração de Documentos" (Parâmetros > Configuração do Nº de Cópias) estão criadas duas check-boxes para parametrização da Emissão de Etiquetas de Posologia. · Etiquetas de posologia no Atendimento - torna a emissão de etiquetas de posologia por defeito no atendimento, podendo pontualmente a etiqueta não ser impressa. · Precauções nas etiquetas de posologia - a frase de precaução é visível no ecrã de Editor de Posologia e impressa na etiqueta de posologia.
Ecrã de Configuração de Documentos - com as check-boxes
Etiquetas de posologia no Atendimento Quando a check-box "Etiquetas de Posologia" está activa, por defeito a etiqueta de posologia é impressa. Para contrariar essa impressão o utilizador pode desmarcar a check-box.
Caixa "Totais do envelope" - no Ecrã de Envelope com a impressão de Etiquetas de Posologia activa Quando o utilizador ou a Farmácia define que a etiqueta de posologia é para ser impressa, o Sifarma 2000 apresenta ao utilizador o ecrã de "Impressão de Etiquetas de Posologia". O ecrã de "Impressão de Etiquetas de Posologia" permite ao utilizador seleccionar os produtos que irão ter etiqueta de posologia, com o botão "Marcar" ou tecla "Insert". O botão "Desmarcar" e a tecla de "Delete" executa o inverso.
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Edição de Etiquetas de Posologia Precauções nas etiquetas de posologia - quando esta check-box está activa, é impressa uma frase de aviso, pré-definida ou inserida pelo utilizador na etiqueta de posologia. No ecrã de atendimento podemos chamar o ecrã/janela "Editor de Posologia" de duas formas. 1. 2.
Colocamos o foco no campo da Frequência da Posologia na linha de dispensa e carregamos em Enter, ou Através do botão "Opções (F11)", do ecrã de Atendimento, seleccionamos a opção "Frase de Posologia" ou "Ctrl+G".
Ecrã de Editor de Posologia
O botão
- chama a lista de utentes da Farmácia.
O botão
- permite ao utilizador editar a frase no campo da quantidade e/ou frequência.
O botão - chama a Lista de Frases de Segurança, pré-definidas no Sifarma 2000, como também pode ser inserida manualmente, a frase tem um limite máximo de 50 caracteres. No ecrã de Editor de Posologia, na caixa assinalada, na imagem anterior, temos mais alguns elementos: · Data de inicio da terapia que irá ficar registada na ficha de Utente caso tenha acompanhamento. · Duração da toma, que será calculada automaticamente em função das variáveis quantidade e frequência. · Indicação da frase de Posologia ser do Dicionário - Manual ou do Histórico do Utente. No caso da frase, ser inserida manualmente só pode ter o comprimento de 50 caracteres. · Nº de embalagens que estamos a dispensar, nº de etiquetas a ser impressas. No ecrã de "Impressão de Etiquetas de Posologia" podemos seleccionar os produtos para os quais será impressa etiqueta de posologia, através dos botões Marca - Desmarca e Marca Todos Desmarca Todos ou pelas teclas de Insert e Delete.
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Ecrã de Impressão de Etiquetas de Posologia - com mais que um produto e um produto seleccionado para impressão de etiquetas No ecrã de "Impressão de Etiquetas de Posologia" temos um botão "Lista de Utentes" que dá acesso à lista dos Utentes da Farmácia, para seleccionar o nome do utente a ser impresso na Etiqueta de Posologia. Caso o utente do atendimento que estamos a processar não tem ficha de utente da Farmácia, podemos inserir o nome do utente, no campo "Nome Utente" Consumível homologado A etiqueta autocolante homologada para a posologia, tem de ser em rolo de papel térmico, branco baço, opaco e com as medidas 30x57mm, com 2mm de espaço entre etiquetas. 4.3.1.3.7 Casos particulares
Dada a grande variedade de produtos dispensados pela Farmácia, a aplicação também está preparada para fazer a diferenciação de produtos com características especiais, assim como o procedimento a eles associado. Estas situações podem ser: · · · · · · · · · ·
Produtos de Protocolo (3º protocolo diabetes); Produtos de Venda Suspensa; Produtos com controlo de saída (Psicotrópicos / Benzodiazepinas / Estupefacientes); Sugestões de Produtos; Transferências de Produtos entre Componentes; Funcionamento do iSaúde; Validação de Cartão de Beneficiário; Consulta de Preços de Referência; Validação de Valor Máximo de PVP por Produto; Saldo em Divida.
4.3.1.3.7.1 Produtos de Protocolo
Os produtos incluídos no 2º protocolo de diabetes estão abrangidos por um controlo distinto dos restantes produtos dispensados pela Farmácia e como tal, associados a organismos específicos. Para que esta tarefa seja facilitada, a aplicação está preparada para identificar os produtos pertencentes a este grupo e a tratá-los como tal.
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Figura - Os produtos do Protocolo encontram-se classificados com um P na coluna do produto. A dispensa de produtos de 2º protocolo só é possível no contexto do tipo de componente Protocolo. Desta forma, escolhendo esta componente, apenas serão aceites produtos pertencentes a este grupo.
Figura - Mensagem de alerta gerada pela escolha de um produto não Protocolo na componente Protocolo Por outro lado, se a componente seleccionada não for a de Protocolo e o produto escolhido pertencer a este grupo, a aplicação não aceitará a escolha, notificando que o produto não pode ser seleccionado neste contexto.
Figura - Mensagem de alerta gerada pela escolha de um produto de Protocolo numa componente que não Protocolo
4.3.1.3.7.2 Regularização de Produtos Suspensos
A regularização de produtos previamente incluídos em vendas suspensas pode ocorrer em qualquer componente, com excepção do componente Serviços e Devoluções, através do botão Opções » Chamar V. Suspensa (Ctrl + D):
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Figura - O botão Opções gera um novo Menu onde se encontra a opção Chamar Venda Suspensa
Figura - Ecrã de Regularização de Vendas Suspensas No ecrã de regularização de vendas suspensas o operador pode:
Pesquisar a venda suspensa desejada introduzindo: - número da venda constante no talão de venda suspensa. - número de documento - entre datas - existe igualmente a possibilidade de fazer uma pesquisa manual, linha a linha. - o botão Utentes permite limitar a pesquisa, às vendas suspensas de um
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determinado Utente, mostra-nos a lista de clientes da Farmácia. - o botão PROD'S permite a impressão em talão, dos produtos dispensados das vendas suspensas associadas ao Utente seleccionado. - o botão Pesquisas permite-nos seleccionar a forma de pesquisa. - o botão Inicializa cancela as selecções anteriormente efectuadas
Visualizamos os produtos das vendas suspensas por regularizar. Seleccionar os produtos a regularizar. Para proceder a essa selecção, o utilizador deve colocar o foco (linha azul) sobre a venda e carregar em ENTER para iniciar a selecção unitária dos produtos a regularizar. A selecção é feita usando a tecla INSERT e DELETE. Os produtos uma vez seleccionados são transferidos para a grelha de "Total de produtos a regularizar das vendas suspensas seleccionadas".
A grelha "Total de produtos a regularizar das vendas suspensas seleccionadas" é preenchida com os produtos seleccionados a serem regularizados no atendimento. Podemos regularizar produtos de várias vendas suspensas em simultâneo. Quando o utilizador já tiver seleccionados todos os produtos a regularizar deve carregar na tecla ENTER ou no botão CONFIRMAR (F2), para regressar ao ecrã de recolha dos componentes, já com os produtos recolhidos. A recolha destes produtos faz-se acompanhar da importância paga pelo Utente aquando da dispensa suspensa. Na linha imediatamente a seguir à caixa das linhas de detalhe do(s) produto(s) seleccionado(s) podemos ver o código e a descrição completa do produto como também o nº da venda suspensa do produto que estamos a regularizar. Alterar PVP na Regularização de Venda Suspensa O perfil Master na Gestão de Acessos, permite a alteração do PVP na Regularização de Vendas Suspensas. Para trancar esta permissão é necessário ir à Gestão de Acessos e configurar para que não permita o acesso. (Gestão de Perfis de Acesso) Impressão de Talão de Nota de Anulação Quando se regulariza um produto suspenso é impresso uma Nota de Anulação na impressora fiscal. A Farmácia pode também parametrizar a impressão do mesmo na impressora do posto, onde está a ser efectuada a regularização da venda suspensa. Para ver a parametrização de impressão de documentos ver no capitulo Configuração do número de cópias. Para a situação de um utilizador estar a regularizar uma dispensa e um outro chamar a mesma venda num outro posto, o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem informativa ao utilizador que chama em segundo lugar, indicando que a venda esta reservada para o posto do primeiro utilizador que a chamou,. 4.3.1.3.7.3 Produtos com controlo de saída - Psicotrópicos
Sempre que se dispensa um produto que esteja sujeito a controlo de saída (ex: psicotrópico), o utilizador deve preencher o ecrã de registo que pode ser chamado pelo menu Opções F11 > Reg.
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Psicotrópico (Ctrl + I).
Figura - Opção Registo de Psicotrópico incluído no Menu Opções No entanto, dado a obrigatoriedade de proceder a este registo, caso o operador não o tenha realizado voluntariamente, a janela de registo surge automaticamente à saída do componente, e devendo ser preenchida.
Figura - Ecrã de Registo de Psicotrópicos O utilizador só pode avançar com o Atendimento após o correcto preenchimento do Registo do Psicotrópicos. 4.3.1.3.7.4 Funcionamento de Sugestões de Produtos
No caso de termos definida uma sugestão de produtos, ver no capitulo Inventários/Gestão de Produtos, no Atendimento, o Sifarma 2000 apresenta a seguinte mensagem.
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4.3.1.3.7.5 Transferência de Produtos entre Componentes
De forma a optimizar o processo de atendimento Multicomponente, a versão actual passa a permitir a transferência de produtos de um componente de venda para outro. Por exemplo: se já introduziu alguns dos Produtos no componente venda "C/ Compart. [F3]" e verifica que, afinal terá de lançar os produtos numa venda "Suspensa [F5]", poderá transferi-los, sem que tenha que os eliminar e voltar a recolher. Para efectuar a transferência dispõe de dois modos: Básico: para transferências totais (teclas de atalho Shift+B) Avançado: para transferências parciais (teclas de atalho Shift+R)
Modo Básico Em "Opções [F11]>Transferir componente>Modo básico": Ao seleccionar esta opção será mostrada uma janela onde se selecciona o Componente de destino pretendido. Para além das linhas de produto também será transferida a informação de planos de comparticipação, registo de psicotrópicos, avisos ou outras informações associadas.
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Modo Avançado Em "Opções [F11]>Transferir componente>Modo avançado": Ao seleccionar esta opção, na grelha de dispensas, aparecerá uma nova coluna - "Tr", onde o Operador pode inserir a quantidade a transferir.
Para terminar a transferência é necessário voltar a "Opções [F11]>Transferir componente>Terminar Transf." ou
Ao seleccionar esta opção, será mostrada a janela de selecção do Componente de destino.
Desta forma, é efectuada apenas a transferência parcial de Produtos para o novo Componente, com base na quantidade seleccionada, permanecendo os restantes no Componente inicial. Também aqui, será transferida a informação adicional recolhida no componente, nomeadamente planos de comparticipação e registo de psicotrópicos. De referir que, no caso de Produtos provenientes de Regularização de Vendas Suspensas é transferida a totalidade da linha. Em qualquer dos casos, ao pressionar a tecla "Esc" antes da selecção do Componente de destino, a operação é abortada.
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4.3.1.3.7.6 Funcionamento do iSaúde
Para uma melhor chamada de atenção, sempre que o produto em causa no atendimento possua informação iSaúde associada, o respectivo botão apresenta-se colorido.
No caso de querermos consultar o folheto carregamos no referido botão e o Sifarma 2000 apresenta a respectiva lista de folhetos na qual podemos seleccionar e visualizar, com a tecla de insert e de seguida carregamos na tecla enter, o folheto desejado.
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Caso tenha sido colocada a identificação do Utente no Atendimento, a impressão do folheto iSaúde sai personalizada com a identificação da Farmácia e do respectivo Utente. Nos casos em que foi identificado Utente no Atendimento, e este tenha endereço de email registado, para além da impressão será possível enviar o folheto por correio electrónico através do botão "EMail".
4.3.1.3.7.7 Validação de Cartão de Beneficiário
Com a crescente complexidade administrativa do circuito do receituário, o Sifarma 2000 efectua a validação online do nº de Beneficiário de algumas Entidades que obriguem o seu preenchimento. Passamos a descrever o funcionamento da validação online do nº de Beneficiário. No Atendimento quando o utilizador selecciona um plano da entidade que obriga o preenchimento do nº de Beneficiário, o utilizador insere o respectivo nº, imediatamente a seguir, o Sifarma 2000 efectua a validação de acordo com as regras definidas no dicionário para o plano de comparticipação. Caso não esteja em concordância com as regras definidas, o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso, com resposta SIM/NÃO.
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No caso de estar em concordância, o Sifarma 2000 assume o nº de Beneficiário no ecrã de Atendimento, internamente o Sifarma 2000 desencadeia a validação com o sistema central.
Quando passamos para o ecrã de "Envelope", o Sifarma 2000 apresenta o resultado da validação com o sistema central e apresenta uma mensagem, no cabeçalho do referido ecrã, "Validação de cartão(ões) com sucesso" ou "Validação de cartão(ões) sem sucesso". Fazendo duplo clic com o rato na referida mensagem, o Sifarma 2000 apresenta um histórico das validações de cartões de Beneficiário.
Podemos também recolher o nº de Beneficiário no campo "Critério" na janela "Lista de Planos de Comparticipação". Caso o nº de Beneficiário não esteja em concordância com as regras definidas, o Sifarma 2000 dá uma mensagem de aviso.
No seguimento carregamos na tecla ENTER, o Sifarma 2000 apresenta uma lista dos planos do Organismo que satisfaça o critério do cartão.
Ao escolher o plano ficamos com o nº de Beneficiário já recolhido, no ecrã de Atendimento.
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Quando passamos para o ecrã de "Envelope", o Sifarma 2000 apresenta o resultado da validação com o sistema central e dá uma mensagem, no cabeçalho do referido ecrã, "Validação de cartão(ões) com sucesso" ou "Validação de cartão(ões) sem sucesso". Fazendo duplo clic com o rato na referida mensagem, o Sifarma 2000 apresenta um histórico das validações de cartões de Beneficiário.
A não validação online do nº de Beneficiário, não é impeditivo da venda, a Farmácia deve efectuar a validação manual do cartão de Beneficiário. Na verificação do receituário, Gestão de Lotes por Facturar, podemos verificar o resultado das validações efectuadas durante o atendimento. No ecrã de "Lotes para Facturação" seleccionamos um plano com validação online de nº de Beneficiário. No ecrã que o Sifarma 2000 nos apresenta, podemos ver na coluna "Nº Benef." os nº inseridos no Atendimento.
No ecrã "Lotes para Facturação" podemos ver que os campos, da coluna de nºs de Beneficiário, estão assinalados com o fundo de diversas cores, resultantes da verificação no Atendimento. Significado das cores: Verde – Cartão validado com sucesso. Amarelo – Foi efectuada a comunicação mas terminou sem sucesso. Vermelho – Cartão não validado pela Entidade. Cinzento - Validação manual, sem comunicação activa. Chamamos a atenção para a mensagem que indique ausência de comunicações entre a Farmácia e a ANF, sugerimos uma comunicação telefónica para o "helpdesk". 4.3.1.3.7.8 Consulta de Preços de Referência
No ecrã de Atendimento podemos ter a informação dos preços de referência do produto que estamos a dispensar. Para termos a informação dos preços de referência no botão "Opções F11" apresenta uma opção "Inf.Preços Ref.".
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Quando seleccionamos a opção "Inf.Preços Ref." o Sifarma 2000 apresenta uma janela com a informação sobre os preços de referência na dispensa o regime, a percentagem de comparticipação e o valor comparticipado.
4.3.1.3.7.9 Validação de Valor Máximo de PVP por Produto
No Sifarma 2000 foi criada uma validação de valor máximo de PVP por produto. Para definirmos o valor máximo de PVP por produto, foi criado um parâmetro para definição do valor máximo, ver Dados para cabeçalhos e rodapés. Essa validação funciona no ecrã de atendimento linha de detalhe, quando o utilizador insere um produto na linha de dispensa e o PVP é superior ao valor definido nos Parâmetros do Sifarma 2000 separador Diversos. Parâmetros > Dados para Cabeçalhos e Rodapés (separador) Diversos No caso de o utilizador estar a dispensar um produto com o PVP superior ao definido nos Parâmetros do Sifarma 2000, é apresentada uma mensagem de aviso quando saímos para o ecrã do envelope.
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Para sair desta mensagem o utilizador tem de seleccionar uma das respostas "Sim" ou "Não". Se responder com Sim o Sifarma 2000 permite ao utilizador alterar o PVP do produto em causa e terminar normalmente a dispensa. Se responder com Não o Sifarma 2000 assume o valor e termina a dispensa normalmente com o valor definido na ficha do produto. 4.3.1.3.7.10 Saldo em Divida
Quando estamos no ecrã de Atendimento e seleccionamos um Utente da Farmácia com conta corrente, podemos afixar o saldo desse Utente no referido ecrã. Para termos essa informação no ecrã de Atendimento, podemos definir se queremos essa informação ou não. Para definirmos a informação do saldo em divida, no menu/botão "Opções F11" seleccionamos a opção Mensagens > Activar mensagem saldo em dívida
A partir desta altura o saldo do cliente é apresentado ao utilizador de uma forma dissimulada, imediatamente antes da caixa de dispensa na coluna "Designação".
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Na imagem anterior vemos o Saldo em divida deste Utente e a data do movimento em dívida mais antigo. Saldo em divida 996,63€ Data do movimento em divida mais antigo 13-07-2000 Se quisermos desactivar a apresentação do saldo em divida o utilizador tem de ir ao menu/botão "Opções F11" seleccionamos a opção Mensagens > Desactivar mensagem saldo em dívida
4.3.1.4
Avaliação da segurança de dispensa dos produtos recolhidos Uma das mais valias do Sifarma 2000 encontra-se ao nível da segurança da dispensa de qualquer medicamento. Nesta matéria existe a possibilidade de consultar informação: · Associada ao Produto; · Associada ao Utente; · Resultante do cruzamento entre a informação do Utente e do Produto. A consulta de toda esta informação é enormemente facilitada pelo quadro de avisos que permite perceber de forma muito rápida qual o risco envolvido na utilização dos medicamentos pelo Utente. Para mais informações remetemos para o Manual Profissional.
4.3.1.5
Prestação de Serviços Um dos componentes do atendimento é a Prestação de Serviços (F6), onde a Farmácia pode definir, por exemplo, algumas determinações como a glicemia ou o colesterol. Naturalmente, a lista de serviços é gerida pela Farmácia através da Gestão de Parâmetros (ver Outros serviços).
O utilizador poderá utilizar a tecla INSERT e DELETE para marcar e desmarcar linhas de serviços a seleccionar para a venda:
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Os "Produtos" Checksaúde, distribuídos via dicionário ANF, são processados como os Serviços, na respectiva Componente de Atendimento. Chamamos a atenção para a possibilidade de efectuar dispensas com o PVP igual a zero, isto só é possível com o componente Serviços. e o Serviço estar correctamente parametrizado (ver Outros serviços)
4.3.1.5.1 Registo da realização de serviços
O registo dos Serviços Prestados ocorre no atendimento através da componente Serviços. Nesta componente apenas é permitida a recolha de serviços e não de produtos, tal como acontece nos outros componentes. Convém salientar que os Serviços definidos no sistema caracterizam-se por não possuírem um stock físico, na medida em que tal não se aplica. Os "Produtos" Checksaúde, distribuídos via dicionário ANF, são processados como os Serviços, na respectiva Componente de Atendimento. 4.3.1.6
Comparticipação de Receitas A comparticipação de um componente é sempre realizada ao abrigo de um acordo prévio, já que o "desconto" ao Utente que é realizado no acto da venda, é posteriormente facturado pela Farmácia à respectiva Entidade subscritora do acordo, ao fim de um período que normalmente corresponde a um mês. A comparticipação é possível nos seguintes componentes: · · ·
Receita; Suspensa; Protocolo (só para o 2º protocolo de Diabetes);
A comparticipação pode ser simples (ex: receita do SNS) ou composta no caso de ser repartida por
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mais de uma Entidade (Ex: Receita MEDIS-SNS). Neste último caso, ocorre a comparticipação conjunta dos dois planos de comparticipação.
Figura - Exemplos de comparticipações simples e compostas Em termos do cálculo das percentagens de comparticipação, esta é feita em escala, ou seja, a Entidade que se apresenta em segundo lugar irá comparticipar sobre o montante remanescente da comparticipação da primeira. O componente Suspensa permite também ele a aplicação de um plano de comparticipação (desconto para o Utente), embora não desencadeie a correspondente facturação. Nesta situação, o ónus do desconto incide sobre a Farmácia. O componente Protocolo, para além de só aceitar produtos de 2º protocolo diabetes, exige a recolha de um plano de comparticipação também de protocolo (planos específicos). Na comparticipação do componente é emitido um Talão de Facturação que deverá acompanhar a receita no respectivo loteamento (indica a série, o lote e a receita) e resume o desconto realizado e os valores a facturar à Entidade e ao Utente. Naturalmente, todos os produtos não comparticipados serão excluídos deste documento e do respectivo loteamento. Actualmente, com a introdução de novas impressoras, a impressão do talão de facturação já é feito no verso da receita, poupando à Farmácia a tarefa de colar os respectivos códigos de barras dos medicamentos nas receitas. Valores do atendimento Temos também a informação do Nº de Embalagens dispensadas e os valores de Comparticipação, Bruto, Já Pago (este campo só é preenchido quando executamos uma regularização de uma venda suspensa) e o Valor Líquido é o valor total do componente que estamos a visualizar.
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4.3.1.6.1 Aplicação de um plano de comparticipação (organismo)
Para associar um plano de comparticipação a uma componente o utilizador deve carregar em Planos (F9), abrindo desta forma um ecrã onde são listados os planos de comparticipação abrangidos no plano de acordos da ANF. À Farmácia não é possível acrescentar planos de comparticipação aos já existentes, pelo que, deverá contactar a Assistência técnica para resolução de eventuais dúvidas.
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Figura - Listagem dos planos de comparticipação autorizados A selecção do plano de comparticipação pode ser realizada por código, pela designação do plano ou pela selecção da Entidade. Para facilitar a procura do organismo, o utilizador pode carregar no título da coluna de forma a ordenar alfabeticamente essa mesma coluna. A selecção de um plano de comparticipação é exclusiva e no caso de planos compostos (com mais de um organismo associado), é a aplicação que recolhe automaticamente o plano primário. Após a recolha do plano de comparticipação, ocorre a actualização dos valores a pagar pelo Utente apresentados no ecrã. 4.3.1.6.2 Produtos não comparticipados
Nem todos os produtos prescritos são necessariamente comparticipados pela Entidade/Plano escolhido. Desse modo, recomendamos que não se adultere o conceito de "receita", isto é, se o produto não comparticipado pertence à receita deve ser recolhido dessa forma. Aquilo que acontece em consequência é que ao terminar a venda da receita é produzida a correspondente "facturação da receita à Entidade" e aí só são descriminados os produtos efectivamente comparticipados. É assim algo que a própria aplicação se encarrega de fazer. 4.3.1.6.3 Controlo de limites de número de produtos e embalagens na receita
Tal como previsto nos acordos celebrados com a ANF, a aplicação está preparada para fazer a validação dos critérios relativos ao número de produtos e embalagens possíveis no componente comparticipado. Neste caso, se se verificar uma situação em que o critério definido seja ultrapassado, surge no ecrã uma mensagem de aviso para o utilizador rectificar a situação.
Atendimento
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Figura - Mensagem de alerta para o não cumprimento dos critérios de dispensa do plano de comparticipação 4.3.1.6.4 Identificação obrigatória do número de beneficiário
Para alguns planos de comparticipação é obrigatório a identificação do beneficiário associado à dispensa de produtos comparticipados. Esta identificação é feita através do número do cartão de beneficiário, pelo que, para estas Entidades surge imediatamente o ecrã onde o utilizador deve introduzir a identificação do Utente.
Figura - Ecrã de recolhe do Nº de beneficiário A recolha do nº de beneficiário pode também ser feita através do Menu "Opções » Alterar Comparticipações" ou através das teclas de atalho Ctrl + A (ver Alteração da comparticipação). Para verificarmos o regime de comparticipação aplicado num determinado plano, no ecrã "Alteração de comparticipação/nº de beneficiário" coluna "Regime", sabemos qual o regime aplicado ao plano de comparticipação seleccionado. 7 - Regime Geral 8 - Regime Especial O Regime Especial é aplicado aos Planos de Comparticipação dos Utentes Pensionistas. O Regime Geral é aplicado a todos os outros Planos de Comparticipação. 4.3.1.6.5 Anulação de uma comparticipação
Para anular o plano de comparticipação recolhido para um determinado componente, o utilizador deve usar a Opção » Limpar Planos ou as teclas de atalho Ctrl + K. De imediato é actualizado o total do componente.
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4.3.1.6.6 Poupança Genéricos
Para termos a mensagem de Aviso de Poupança de Genéricos no Atendimento, temos que activar a esta funcionalidade do Sifarma 2000. Para activar essa funcionalidade temos uma opção no Menu Geral Parâmetros > Gestão do Sistema > Poupança Genéricos.
Quando seleccionamos a opção Poupança Genéricos o Sifarma 2000 mostra-nos o ecrã de "Parametrização Poupança de Genéricos". Neste ecrã podemos parametrizar se queremos que a mensagem de Poupança apareça no atendimento e se queremos que nos apareça só a mensagem no ecrã de Atendimento e/ou seja impressa a seguinte mensagem no Talão "Se pudesse optar pelo medicamento genérico pagaria menos…€".
Janela que o Sifarma 2000 nos apresenta quando passamos do ecrã de Atendimento para o ecrã de Envelope. Nesta janela, "Lista de poupança" se queremos substituir o produto da receita pelo produto sugerido colocamos o foco na coluna Produto mais barato e carregamos na tecla Insert - Marcar/Desmarcar o produto.
Atendimento
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Caso a Farmácia tenha a mensagem de Poupança activa no ecrã de Atendimento/componente o campo Valor Liquido é nos mostrado um ícone com uma máquina de calcular á direita do valor. Ao clicar sobre o ícone da Calculadora de poupança de genéricos, imagem seguinte, passamos a aceder directamente ao ecrã da "Lista de Poupança", à semelhança do que acontece com o atalho "Alt + P".
4.3.1.6.7 Prescrição por DCI
Dando seguimento ao Decreto Legislativo Regional nº 16/2110/M, a nova versão do Sifarma 2000 está de acordo com o disposto no referido Decreto. Num Atendimento C/Comparticipação de uma receita o utilizador tem de verificar se o descritivo da receita está de acordo com a parametrização do Plano de Comparticipação seleccionado. Para isso, depois de termos seleccionado o Plano de Comparticipação o utilizador tem que chamar a janela de "Alteração de comparticipações/nº de beneficiário" com as teclas "CTRL+A" e verificar o tipo de comparticipação da receita com o definido no Plano de Comparticipação.
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Na imagem anterior podemos ver que o plano U1 que foi o plano atribuído a este atendimento, tem definido como "Responsável Dispensa Marca Comercial" o Utente, rádio button seleccionado. Se o Utilizador tiver a necessidade de alterar o Responsável Dispensa Marca Comercial, tem de carregar na tecla Alt + a tecla da letra que está sublinhada, (M, F e U), no descritivo dos rádio button.
4.3.1.6.8 Casos particulares
A aplicação de uma comparticipação poderá apresentar algumas particularidades para algumas situações específicas: 4.3.1.6.8.1 Alteração da comparticipação
Poderá haver situações em que o utilizador terá necessidade de corrigir ou alterar a percentagem da comparticipação a aplicar. Neste caso, através do Menu "Opções » Alterar Comparticipações", ou pelas teclas de atalho Ctrl+A, acede-se ao ecrã onde é definida a comparticipação.
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Figura - Ecrã de Alteração de comparticipação Esta percentagem é alterada produto a produto e normalmente é usado para situações específicas. Também é possível utilizar o referido ecrã para recolher o N.º beneficiário de um Utente, através do campo N.º membro. Nesta situação, o N.º recolhido será associado automaticamente à componente. Para aceitar a alteração realizada é necessário carregar em Confirmar (F2), regressando ao ecrã de recolha do componente que apresentará a comparticipação alterada. Se o problema foi a recolha do plano errado, então basta recolher novamente o plano desejado (F9). 4.3.1.6.8.2 Aplicação de portaria
A portaria é uma situação de excepção que altera a comparticipação normal de um produto. Assim, após recolher o plano de comparticipação para a receita em causa, o utilizador deve recolher a portaria no Menu "Opções » Portarias » Atribuir Portarias", ou mais rapidamente usando as teclas de atalho Ctrl + B.
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Figura - Listagem de portarias passíveis de utilização No caso de se querer aplicar mais de uma portaria a uma receita, estas podem ser seleccionadas com a tecla INSERT, adquirindo um fundo azul escuro indicativo dessa mesma selecção. A portaria afecta a comparticipação normal de todos os produtos do componente desde que estes sejam abrangidos pela mesma. O utilizador pode reparar que, após confirmar a selecção da portaria, ocorre a actualização da informação (cálculos) do ecrã base. Em contexto do produto é apresentada a indicação da portaria.
Figura - Indicação de portaria imediatamente acima do plano de comparticipação Caso se tenha atribuído uma portaria e se queira alterar ou abater a mesma o Sifarma 2000 permite essa opção pelo menu "Opções » Portarias » Abater Portarias", ou mais rapidamente usando as teclas de atalho Ctrl + C.
4.3.1.6.8.3 Comparticipação de medicamentos genéricos
Em algumas Entidades/Planos os medicamentos genéricos recebem uma comparticipação adicional de 10%. Esta situação é automaticamente aplicada pelo programa, bastando para o efeito, recolher o produto e aplicar o plano de comparticipação desejado.
Atendimento
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4.3.1.6.8.4 Identificação de doentes associados a planos de comparticipação
A identificação de um Utente com planos de comparticipação associados na sua ficha provoca que, durante o atendimento e perante uma componente comparticipável, apareça um ecrã para selecção do plano de comparticipação do Utente.
Figura - Lista de planos de comparticipação associados a um Utente No caso de este ter associado mais de um plano de comparticipação, o utilizador deverá escolher qual o plano que pretende aplicar no caso em questão. No entanto, esta escolha não inviabiliza o acesso à lista de planos de comparticipação. 4.3.1.6.8.5 Mensagem Gr Homogéneo
O Sifarma 2000 tem a possibilidade de chamar a atenção do utilizador no Atendimento o Plano de Comparticipação aplicar preços de referência. Para termos a mensagem activa no Atendimento, temos que executar a opção de Activar/Desactivar mensagem, temos que ir ás opções do atendimento no botão Opções-F11 temos a opção Mensagens>Activar mensagem Gr.Homogéneo.
Na dispensa de um produto que tenha produtos do mesmo grupo homogéneo o Sifarma 2000 mostranos a mensagem de aviso que o produto a dispensar pertence a um grupo homogéneo.
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Quando temos a mensagem de Grupo Homogéneo activa e dispensamos um produto que pertence a um grupo homogéneo e aplicamos um plano de comparticipação que aplique preços de referência o Sifarma 2000 mostra-nos uma mensagem de aviso, conforme a imagem seguinte.
4.3.1.7
Envelope de atendimento O ecrã Envelope procura resumir todas as acções realizadas, ou seja, todos os componentes recolhidos. Desta forma, o utilizador deve fazer uma última verificação junto do Utente e confirmar se todas as necessidades apresentadas estão satisfeitas. Se tal se verificar este deve terminar o atendimento registando essa informação na base de dados. Neste instante, a aplicação decompõe o atendimento realizado em tantas vendas quantas as necessárias em função dos tipos de componente.
4.3.1.7.1 Operações possíveis
No ecrã envelope é importante distinguir diferentes campos que permitem ao utilizador verificar todas as componentes recolhidas no atendimento: A
Componentes - campo onde são listadas todas as componentes recolhidas;
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B
Atendimento - campo onde é mostrado em detalhe os produtos recolhidos para a componente seleccionada;
C
Subtotal do componente - campo resumo dos cálculos associados às comparticipações e valores a pagar para a componente seleccionada. Neste campo, o utilizador deverá sempre verificar o Nº de embalagens constantes na componente, assim como o plano de comparticipação que lhe ficou associado;
D Totais do envelope - campo onde é descrito os totais de todas as componentes recolhidas no atendimento, nomeadamente: Total de embalagens, Total bruto, Total de comparticipações, Total já pago e Totais por taxa de IVA. Da soma destes valores resulta o Valor a pagar pelo Utente.
Figura - Ecrã de Envelope do Atendimento Quando dispensamos um produto Psicotrópico o Sifarma 2000 apresenta um label no ecrã de envelope conforme se vê na imagem seguinte.
De salientar ainda a existência de um conjunto de botões que permitem a edição ou correcção dos componentes antes de finalizar o atendimento.
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4.3.1.7.1.1 Verificação do atendimento
Esta funcionalidade permite efectuar a verificação dos produtos dispensados através de leitura óptica. Sempre que se lê um produto não pertencente à dispensa, surge a mensagem de alerta. Caso contrário, surge a alteração da cor das linhas respectivas.
Figura - Funcionalidade de Verificação do Atendimento Esta funcionalidade é recomendada quando existe uma separação de actividades entre vários intervenientes (por exemplo, o farmacêutico solicita ao seu ajudante todos os produtos necessários ao atendimento enquanto realiza algumas determinações analíticas no doente). 4.3.1.7.1.2 Abater componente
No caso de o Utente desistir de um dos componentes, por exemplo, uma receita que opta por não levar no momento, o utilizador tem a opção de abater a componente sem perder toda a informação recolhida para as restantes componentes.
Figura - Mensagem de confirmação do abate de componente A esta altura o atendimento ainda não foi registado na base de dados pelo que, as alterações que são feitas quer no atendimento, quer no envelope, não afectam toda a estrutura da Farmácia, seja ao nível de stocks ou ao nível da Gestão de Caixa. 4.3.1.7.1.3 Regressar ao componente desejado
Se durante a verificação das componentes for detectada a necessidade de realizar uma correcção, esta é possível. Para isso, a componente em causa deve ser seleccionada com o rato, carregando em
Atendimento
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seguida na tecla ENTER. Desta forma, o utilizador volta a entrar na janela de atendimento correspondente à componente seleccionada, podendo fazer todas as alterações necessárias. Após terminar a edição da componente, deve voltar a carregar em "Sair (ESC)" para regressar mais uma vez ao ecrã Envelope. 4.3.1.7.1.4 Terminar atendimento
Uma vez verificadas todas as componentes, o atendimento deverá ser terminado, podendo usar-se a tecla de atalho F2. Desta forma acede-se ao Menu de Pagamento onde será definido a forma de pagamento do atendimento em causa. Quando terminamos o atendimento com o botão F2-Terminar Atend., é impresso o verso da(s) receita(s). 4.3.1.8
Pagamento do Atendimento A fase final do Atendimento corresponde ao seu Pagamento. Este pode ser feito pelo utilizador que processou o Atendimento ou se estiver activada a função Caixa Central, ser feito num posto específico que processa os recebimentos. Assim, no ecrã Pagamentos importa salientar:
A Atendimento - reúne a informação do atendimento nomeadamente sobre as componentes do mesmo, assim como os valores a eles associados, chamamos a atenção que temos uma barra de deslocamento que nos pode apresentar o Valor Pago e Remanescente. B
Valores pagos pelo cliente - permite calcular a partir do valor entregue pelo Utente o troco a devolver, caso seja aplicável;
C
Dados do Utente pagador - conjunto de dados que devem ser recolhidos para que constem na factura/recibo de pagamento. Poderá igualmente chamar um Utente que possua ficha na
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Farmácia, seleccionando-o através do botão "Dados utente pagador" ou tecla F6. Num atendimento com mais que um componente, o nome inserido é atribuído a todos os documentos emitidos nesse atendimento. D
Forma(s) de pagamento - define a forma de pagamento a utilizar e permite igualmente realizar uma regularização de crédito ou uma Venda Domiciliária. Estas opções de pagamento, embora não sejam obrigatórias, optimizam e aumentam o controlo da operação. O botão Imprimir (F11) permite concluir o processo de atendimento através da impressão dos documentos fiscais.
E
Documentos a imprimir - permite definir quais e o número de documentos a imprimir. Esta configuração encontra-se parametrizada o Menu Parâmetros > Configuração do número de cópias do ecrã principal do Sifarma 2000.
4.3.1.8.1 Sugestão de cobrança da Taxa de Chamada
Antes de aceder ao ecrã de pagamento, a aplicação realiza a sugestão de cobrança de taxas e serviços calendarizados. Por esta razão, será normal surgir uma lista de selecção que apresenta todas as taxas e serviços calendarizados activos.
O utilizador deve então seleccionar a correspondente taxa a aplicar. As taxas aqui recolhidas serão incluídas dentro de uma venda normal já existente, ou dentro de uma nova venda normal criada automaticamente para esse efeito. 4.3.1.8.2 Transformação do Atendimento em Vendas
O conceito de atendimento multicomponente ao ser finalizado dá origem ao mais tradicional conceito de vendas segundo um algoritmo que já foi apresentado. Ver TIPOS DE COMPONENTE DO ATENDIMENTO. No contexto do pagamento é fundamental esclarecer que apesar da transformação em vendas ocorre o pagamento colectivo do atendimento no entanto como os documentos contabilísticos estão associados ao conceito de venda é possível nalguns casos produzir documentos contabilísticos
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diferentes para o atendimento. 4.3.1.8.3 Identificação do Utente pagador
O Utente pagador é aqui definido como o Utente para o qual irão ser emitidos os documentos da venda. Para este efeito, o utilizador deverá introduzir nos campos correspondentes os dados que identificam o Utente ou, em alternativa, poderá seleccioná-lo da lista de utentes se carregar no botão "Dados utente pagador" (F6), sendo este preenchimento feito automaticamente segundo os dados constantes na ficha do Utente. O botão "Elimina utente pagador" remove o utente dos campos do ecrã de pagamento que estamos a visualizar.
Figura - Campo de preenchimento dos dados do Utente pagador A identificação do Utente ocorre neste contexto associado ao atendimento, sendo que num atendimento com mais que um componente o documento contabilístico é impresso com esse nome e um só documento. O utilizador pode associar um Utente pagador a uma venda a dinheiro. Assim fica possível listar facilmente as vendas suspensas a dinheiro e a crédito de um Utente. 4.3.1.8.4 Identificação do Utente aviado (adquirente)
No entanto podemos distinguir o Utente pagador do Utente ao qual corresponde efectivamente o atendimento, ou seja, o Utente aviado:
Figura - Campo de identificação do Utente aviado 4.3.1.8.5 Solicitação da entrega ao domicílio
Uma das funcionalidades para o qual o Sifarma 2000 se encontra preparado é fazer atendimentos para entrega domiciliária. Para esse efeito, no ecrã de pagamento o utilizador deve escolher a opção "Venda Domiciliária":
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Figura - Ecrã de registo de Venda Domiciliária Ao carregar no botão correspondente irá surgir uma nova janela onde deve ficar registado: · Número do pedido (definido pelo utilizador) · Taxa a aplicar (ou isenção da mesma) · Local de descarga (morada de entrega) A Taxa seleccionada será adicionada ao total da venda normal existente ou será incluída numa nova venda normal na sua ausência. O registo de atendimentos com entrega domiciliária condiciona a emissão de documentos, já que gera sempre a Guia de Transporte que acompanha o pedido. Para a situação de um atendimento ser multicomponente o Sifarma 2000 emite uma só Guia de Transporte com o descritivo de todos os produtos. 4.3.1.8.6 Regularização de créditos
No ecrã de Pagamento existe também a opção que permite, nesta fase, proceder à regularização de créditos de um cliente.
Para esse efeito, o utilizador deverá seleccionar o cliente desejado e proceder à regularização de créditos. O valor a pagar é então transportado automaticamente e adicionado ao total a pagar. Todas as informações necessárias para proceder À regularização de um crédito serão descritas no capítulo Utentes.
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4.3.1.8.7 Registo do pagamento do atendimento
Para finalizar um atendimento o utilizador deve indicar em primeiro lugar qual a Forma de Pagamento desejada pelo Utente para liquidar o valor dos produtos adquiridos. Desta forma poderá optar por: · Pagamento a Dinheiro (F8); · Pagamento a Crédito (F9). 4.3.1.8.7.1 Pagamento a dinheiro
Seleccionando a opção Pagar, a aplicação irá activar o campo correspondente ao valor entregue pelo Utente. De modo a permitir um maior controlo da verificação dos pagamentos efectuados ao longo do dia, é conveniente definir sempre qual o modo de pagamento utilizado pelo Utente para liquidar o valor dos produtos adquiridos. Desta forma, o utilizador deve seleccionar qual a forma de pagamento a utilizar, lançar o seu valor na respectiva componente (ENTER) e referir qual a quantia entregue pelo Utente (fazer troco):
Figura - Definição das Formas de Pagamento Se o valor entregue for superior à dívida a liquidar, a aplicação indica o valor a restituir ao Utente ("Troco"), assinalando-o no campo com fundo amarelo. Finalmente para concluir a operação o utilizador deverá carregar em Confirmar (F2).
Outra das possibilidades consideradas é a utilização de múltiplas formas de pagamento, ou seja aceder ao modo de Pagamento Composto, que se aplica quando o utente quer liquidar a sua dívida com mais do que uma forma de pagamento em simultâneo (ex: numerário e cartão de débito). Para activar esta funcionalidade o utilizador deverá carregar em "Activa Pagamento Composto (INSERT)":
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Figura - Pagamento Composto Aqui estando, o utilizador deverá introduzir manualmente quais os montantes desejados nas respectivas componentes, até que não haja valor em falta. Se quiser reverter para o modo de Pagamento Simples, o utilizador poderá fazê-lo carregando em "Activa Pg.Simples (INSERT)". No caso do valor registado ser inferior ao valor total a pagar, surgirá uma mensagem de aviso:
4.3.1.8.7.2 Pagamento a crédito
Carregando no botão Crédito, estamos a dar indicação à aplicação de que o pagamento será efectuado à crédito.
Figura - Botão de acção para seleccionar pagamento a crédito. De seguida, a aplicação irá abrir a janela de "Pesquisa de Utentes" onde o utilizador deve seleccionar qual o Utente onde irá creditar o valor a pagar.
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Figura - Ecrã de Pesquisa de utentes. Após termos o cursor sobre o nomeado Utente que pretendemos seleccionar, carregamos na tecla ENTER. Se o valor a creditar juntamente com o saldo da conta corrente, não ultrapassar o limite de crédito previamente definido para esse Utente, surge então uma mensagem de confirmação da acção pretendida.
Figura - Mensagem de confirmação de credito para o Utente seleccionado anteriormente. No entanto, se o limite de crédito definido para o Utente não for suficiente para o valor da venda em questão, surge-nos uma mensagem de aviso:
Figura - mensagem de alerta: "Limite de Crédito ultrapassado". O utilizador tem sempre a possibilidade de entrar na ficha de Utente, podendo regularizar a situação. Ou aumentando o limite de crédito previamente definido, ou então regularizando a conta corrente do Utente em questão. Para aceder à ficha de Utente, devemos carregar na tecla F2, escolher o Utente em questão e carregar na tecla ENTER. Após confirmação da escolha do Utente, irá surgir no ecrã a indicação de venda a Crédito. De seguida o utilizador deverá concluir a operação imprimindo os respectivos talões carregando em
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Imprimir (F11).
Figura - Indicação de Venda a Crédito No ecrã de Pagamento o Sifarma 2000 apresenta a informação da situação da conta do cliente a que estamos a conceder crédito.
Na caixa "Informação Sobre Pagamento a Crédito" temos o nº da conta corrente, limite de crédito, data do último pagamento, data do crédito mais antigo, saldos em divida (normal, remanescente e suspenso) e o total. 4.3.1.8.8 Os documentos da Venda
O número de cópias e o tipo de documento para cada tipo de venda pode ser definido no Menu Parâmetros, pelo que, regra geral, no ecrã pagamento o utilizador apenas terá de proceder à sua impressão. No entanto, se necessário, é possível alterar o n.º de cópias e o tipo de documento a produzir venda a venda, alterando para isso a janela Documentos a Imprimir:
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Figura - Definição dos documentos a imprimir para a venda em curso A produção deste documento apresenta, no entanto, algumas restrições: · · · ·
O talão será sempre gerado, mesmo que não seja impresso; Se o utilizador pedir uma factura/recibo, não poderá pedir um talão; Os documentos de facturação são impressos neste instante embora não estejam listados na referida tabela; Um comprovante não substitui o talão.
Para dar a ordem de impressão e conclusão do referido ecrã o utilizador deverá carregar no botão Imprimir (F11), iniciando a impressão dos mesmos em formato de talão. No caso de se ter realizado a recolha de produtos de receita no atendimento, poder-se-á optar por seleccionar a caixa das "Etiquetas de Posologia" para proceder à impressão das mesmas. 4.3.1.8.8.1 Documentos não contabilísticos
Os documentos não contabilísticos que a aplicação emite são os seguintes: · Talão pagamento na caixa · Folha informativa · Comprovante de crédito · Comprovante de venda suspensa Em seguida apresentamos exemplos de documentos acima referidos.
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4.3.1.8.8.2 Documentos contabilísticos
Os documentos contabilísticos que a aplicação emite são os seguintes: · Factura/Recibo · Factura · Recibo
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· Nota de Anulação · Nota de Crédito · Talão de Venda Em seguida apresentamos exemplos dos documentos acima referidos.
A impressora fiscal é uma impressora com carácter obrigatório legal na Farmácia e que tem a particularidade de ser uma impressora de rolo que imprime uma cópia de todos os documentos contabilísticos gerados nos postos de trabalho da Farmácia. Existe no servidor um ícone de atalho no ambiente de trabalho, denominado Imp_Fiscal:
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Seleccionando esse ícone, a aplicação mostra-nos uma janela, onde indicamos a identificação do rolo que queremos atribuir ao rolo que estamos a introduzir na impressora, (texto livre), aplicação informanos a identificação do último rolo introduzido.
Depois de indicarmos a identificação do rolo, seleccionamos a tecla OK, a aplicação mostra-nos uma janela de trabalho da impressora fiscal, que passamos a descrever.
Esta janela é constituída por 3 separadores, Documentos a imprimir, Documentos impressos e Rolos identificados. Nestes separadores podemos ver a - Designação do documento a imprimir, Data do documento, Rolo - Designação do documento impresso, Data do documento - Rolo, Data do documento e Rolo. Podemos reimprimir documentos impressos seleccionando os documentos a imprimir no separador Documentos impressos. Nesta janela temos na parte inferior um botão CONTINUAR e PARAR que controla o funcionamento da impressora. A impressora fiscal tem de estar a funcionar durante o período de funcionamento da Farmácia, para os utilizadores não terem uma mensagem de chamada de atenção nos postos quando estão a executar Atendimentos e Consultas de Vendas.
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4.4
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Opção Consultar Vendas Uma das características mais importantes do Sifarma 2000 é a capacidade de registo e de arquivo da informação processada no dia a dia. Assim sendo, todas as vendas realizadas são arquivadas no servidor, pelo que, com o Sifarma 2000 é possível consultar inclusive a 1ª venda que a Farmácia fez no dia de abertura! Esta característica constitui-se como uma importante fonte de informação da Farmácia. A funcionalidade pode ser acedida quer através do Menu "Atendimento » Consultar Vendas" ou dentro do ecrã do Atendimento, carregando no botão "Opções [F11]" e seleccionando a opção "Consultar vendas". O utilizador tem acesso à realização de operações sobre as vendas tais como: · Anulação de Vendas · Reimpressão de documentos da venda
No ecrã Consultar Vendas podemos distinguir 3 zonas a analisar:
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Zona de pesquisa - campo reservado à pesquisa de vendas através de vários critérios;
Listagem de Vendas encontradas - para cada venda é possível saber: · · · · · · · · · ·
Nº de Atendimento Nº da Venda Data Hora Operador Situação (Normal, Suspensa, Protocolo, Devoluções, Regularizações, etc.) Valor Pago Identificação do Utente Pagador Total do Atendimento Estado (Anulada ou Activa)
Detalhe da Venda seleccionada - possibilidade de consultar: · · · ·
Componentes da Venda Receitas criadas no Atendimento Receitas associadas na Facturação Detalhe do Componente
No campo Receitas na Facturação é possível ver qual a ordem sequencial que a receita recebeu na facturação (Série, Lote e Nº de Receita). A coluna Facturação pode, no entanto, apresentar 2
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designações:
- quando a venda e a respectiva receita na facturação são iguais;
- quando a venda na facturação sofreu qualquer alteração, não sendo exactamente igual à venda que lhe deu origem (exemplo, correcção de um preço na facturação)
- quando a venda deixou de existir na facturação (exemplo, uma venda anulada) Quando um utilizador está a consultar uma venda e um outro utilizador chama essa mesma venda para consultar o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso com a indicação que a venda seleccionada está a ser processada no posto do utilizador que chamou a venda em primeiro lugar.
4.4.1
Pesquisa de Vendas O ecrã é apresentado com as vendas realizadas nos quatro últimos dias, ordenadas por ordem cronológica descendente. O utilizador escolhe entre navegar para a frente e para trás na lista de vendas encontradas ou colocar novos critérios de pesquisa para alterar o conjunto de vendas encontradas. Sempre que o utilizador deseja limpar os critérios de pesquisa colocados deve utilizar a tecla "F4 Ini.Critérios". Os critérios de pesquisa possíveis são: · Número do atendimento · Operador que pode ser escolhido a partir de uma lista · Número de venda · Utente da dispensa (utentes identificados no campo Utente do ecrã recolha de componente) que pode ser escolhido a partir de uma lista · Utente pagador · Produto incluído na venda (até um máximo de 4 diferentes) que pode ser escolhido a partir de uma lista · Data/hora de registo da venda Sempre que os critérios de pesquisa são alterados o utilizador necessita proceder à actualização dos dados através da tecla F7 ou botão Actualizar. Isso retira o alerta que é colocado sempre que se alteram critérios de pesquisa.
Sempre que face aos critérios inseridos, a pesquisa resulte vazia, surge a seguinte mensagem
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informativa:
Figura - Mensagem de alerta para a não existência de vendas para os critérios inseridos Quando um Utilizador está a consultar uma venda efectuada no seu posto e um outro utilizador vai consultar a mesma venda num outro posto o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem aviso/informativa que a venda está a ser processada por um outro posto.
4.4.1.1
Pesquisa fina de vendas Este modo avançado de pesquisa de vendas está disponível através da tecla "F6 - Pesq.Fina".
Este ecrã permite ao utilizador recorrer a critérios mais precisos para filtrar o tipo de vendas a analisar. Os critérios são: · Valor do atendimento
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· Plano de comparticipação associado à receita recolhida · Tipo de Atendimento realizado Depois de indicados os critérios desejados o utilizador carrega no botão Confirmar para regressar ao ecrã consultar vendas onde deverá carregar no botão "Actualiza (F7)" para que a lista de vendas encontradas traduza a alteração de critérios de pesquisa.
4.4.2
Anulação de Vendas Através da operação Anular é gerado um movimento contrário ao da venda seleccionada, resultando da soma dos dois movimentos um resultado nulo. Ao seleccionar a venda a abater com posicionamento do cursor na linha pretendida, o utilizador deverá carregar em Anular ou tecla F5.
Figura - Ecrã "Consultar Vendas" com a opção "Anular".
Será nessa altura mostrada uma janela de confirmação da anulação da venda seleccionada.
Se responder que Sim, será mostrada uma janela onde deverá ser inserida uma Justificação por escrito (no máximo de 200 caracteres) do motivo que levou à anulação da venda em causa. Esta justificação poderá ser vista a qualquer altura, carregando no botão Obs. De notar que a anulação de uma venda, ficará registada como uma irregularidade, passível de ser consultada (ver Opção Listagem de Irregularidades). Finalmente concretizado o movimento de anulação, é feita a reentrada em stock do(s) produto(s) devolvidos e gerada a saída (se aplicável) de um valor de caixa.
121
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Finalmente, o utilizador é questionado sobre se pretende ou não emitir uma nota de anulação documento contabilístico comprovativo da anulação da venda. No caso de uma venda do tipo normal, deverá ficar associado à factura/recibo anulada.
Mesmo que o utilizador opte por não emitir este documento, será sempre possível imprimi-lo mais tarde caso necessário.
Pelas características da Anulação de Vendas, esta está vedada nas seguintes situações: Sempre que o registo de saída de psicotrópico associado esteja marcado como enviado; Sempre que se trate de regularizações de crédito de clientes; Sempre que se trate de uma receita já facturada à Entidade; Sempre que se trate de vendas suspensas e/ou a crédito contendo produtos total ou parcialmente regularizados. · Só podemos anular uma venda desde que seja efectuada na mesma localização. · · · ·
Exceptuando os casos referidos, no Sifarma 2000 é permitido anular vendas realizadas em dias anteriores, inclusive a anulação de vendas que regularizam vendas suspensas. Neste último caso, será gerada uma mensagem de aviso da reactivação das vendas suspensas em causa (mantendo o mesmo número):
Atendimento
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Figura - Mensagem de alerta para a reactivação de vendas suspensas A anulação de uma venda provoca: · movimentos de stock negativos; · alterações na caixa - o movimento afecta a caixa do operador que efectuou a anulação, no dia em que procedeu ao abatimento; · emissão de documentos contabilísticos de anulação. Para aumentar o controlo deste tipo de movimentos é sugerido que para cada anulação seja emitido o correspondente talão de anulação, onde o operador deverá acrescentar a justificação do mesmo, para eventual verificação. As anulações de vendas são reflectidas no Histórico de Vendas. Estas são registadas no Histórico, afectas à data da anulação. De referir que este funcionamento pode levar ao aparecimento de valores de venda negativos. A título de exemplo, imagine-se que em determinado mês se efectuou apenas uma venda de 10 embalagens. No mês seguinte também sem qualquer venda, anulamos a venda de 10 embalagens do mês anterior. Neste caso quer o gráfico, quer a listagem do Histórico de vendas apresentarão para o mês anterior 10 embalagens vendidas, com as respectivas -10 no mês corrente.
4.4.3
Documentos da Venda Todas as vendas realizadas no Sifarma 2000 apresentam um documento associado, mesmo quando o utilizador opte pela não impressão. No entanto, sempre que necessário, através da opção "Consultar Vendas > Documentos", o operador pode sempre: · Reimprimir documentos; · Alterar os dados dos documentos emitidos; · Substituir os documentos emitidos.
4.4.3.1
Reimpressão do documento emitido Na caixa "Preview do Documento" podemos visualizar os documentos gerados na venda. A reimpressão de documentos também é possível, bastando ao utilizador seleccionar qual o tipo de documento para o qual pretende imprimir nova cópia. Para o fazer, poderá recorrer ao rato ou utilizar as teclas de cursor. Note que o número pré-definido de documentos a imprimir (ou já impressos) constará na primeira coluna ao lado do descritivo do documento. O utilizador poderá assim, alterar quais os e as quantidades dos documentos a imprimir, de forma manual (introduzindo directamente um valor) ou recorrendo à funcionalidade "Nº de cópias em todos os docs" de seguida terá que carregar no botão "F4-Imprimir". De salientar que também podemos imprimir/reimprimir as etiquetas de posologia referentes ao atendimento, para isso o utilizador terá que marcar a check-box "Etiquetas de Posologia".
123
Manual de Utilização Sifarma2000
O Sifarma 2000 está incapacitado de reimprimir um documento de uma dispensa a crédito, visto a venda não se ter realizado.
4.4.3.2
Alteração dos dados dos documentos emitidos Depois de se seleccionar o documento pretendido no ecrã "Consultar Vendas". No "Ecrã de Reimpressão/Consulta de Documentos por Venda" para alterar os Dados do Utente, o utilizador deve carregar primeiro no botão "Alterar (F8)" para que desta forma possa realizar a alteração desejada, caixa Dados do Utente. Para que os dados fiquem registados na Base de dados, é necessário carregar no botão "Gravar (F9)", reimprimindo então de seguida os referidos documentos através do botão "Imprimir (F4)". Existe também uma check-box que ao ser seleccionada permitirá a impressão/reimpressão das etiquetas de posologia dos produtos. Podemos também controlar o nº de cópias de todos os documentos através da check-box "Nº de cópias em todos os docs.".
Atendimento
124
Para o caso de se ter alterado algum dado do Utente o Sifarma 2000 anula o documento e cria um novo documento, conforme podemos ver na sequência de imagens seguintes.
125
4.4.3.3
Manual de Utilização Sifarma2000
Substituição de documentos emitidos No caso do utilizador optar por não imprimir a Factura/Recibo ao finalizar o Atendimento, este pode sempre faze-lo recorrendo à opção "Recibo (F5)" no ecrã Documentos. Neste caso, o Talão associado à venda é automaticamente substituído mediante a emissão interna de um talão de anulação do talão emitido. Os dados do Utente recolhidos no Talão serão transportados para a nova Factura/Recibo ou, caso não tenham sido recolhidos, devem ser introduzidos no ecrã. Naturalmente, esta funcionalidade só está disponível quando tiver sido emitido um Talão e se trate de uma venda normal.
4.4.4
Imprimir listagem de vendas Esta funcionalidade está disponível através da tecla F9 e permite ao utilizador imprimir em papel o resultado da pesquisa realizada. Esta funcionalidade só está disponível depois do utilizador carregar no botão "Actualiza (F7)". A listagem que é produzida é o detalhe de vendas, tal como é produzido no ecrã de caixa, só que contemplará apenas as vendas presentes na listagem de vendas encontradas.
Atendimento
4.5
126
Opção Fim de Dia O "Fim de Dia" é a funcionalidade que permite efectuar o controlo dos movimentos contabilísticos do dia a dia da Farmácia. Esta função pode ser acedida no Menu "Atendimento > Fim de Dia > Consulta de Caixa".
Esta consulta pode ser feita em qualquer momento, podendo reportar-se à data actual ou a qualquer data anterior. O ecrã de Gestão de Caixa encontra-se dividido em 3 zonas distintas:
127
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Organização Geral do Ecrã Gestão de Caixa
4.5.1
1.
Selecção - zona de selecção do intervalo de datas para as quais se pretende fazer a consulta. Existe ainda a possibilidade de seleccionar os parciais de vendas por operador. Para podermos visualizar os dados correspondentes à selecção pretendida, o Utilizador tem de carregar no botão "Actualiza" ou na tecla "F2-Actualiza".
2.
Detalhe de Caixa por Atendimentos Efectuados - descrição detalhada dos atendimentos realizados dentro dos critérios de selecção indicados, assim como os componentes neles incluídos. Neste campo, pode ainda encontrar valores brutos de Crédito concedido, Valor de regularizações e de Comparticipações. O valor mais importante corresponde ao Valor de Caixa, que se refere ao valor monetário em caixa para o intervalo indicado;
3.
Detalhe de Vendas - descrição detalhada de valores por nº de vendas efectuadas.
Abertura / Fecho de caixa No Sifarma 2000 a caixa encontra-se sempre aberta, pelo que é contínua no tempo. Isto acontece porque cada venda realizada fica sempre com uma data e hora associada, que corresponde à data e
Atendimento
128
hora do servidor. Assim, o utilizador deve ter o cuidado de efectuar a caixa apenas quando terminar o dia, ou seja, quando todos os atendimentos em curso terminarem. Uma vez que a caixa é "contínua", não existe uma verdadeira opção de fecho de caixa. A Farmácia deve sim, verificar o Ecrã de caixa com o qual deve conferir os movimentos de caixa do dia de trabalho. Poderá igualmente imprimir outros documentos relevantes, tais como o recapitulativo diário e diário de gestão (ver Emissão de Listagens diversas).
4.5.2
Efectuar consultas de caixa A consulta de caixa é uma operação que pode ser feita a qualquer altura do dia e para qualquer dia anterior. Isto é possível porque, no Sifarma 2000, ficam registadas todas as operações efectuadas desde o 1º dia de instalação. Selecção Quando o utilizador consulta o ecrã Gestão de Caixa, este apresenta-se pré-seleccionado para reportar todos os movimentos realizados nesse dia desde as 00:00:00 até às 23:59:59. No entanto, a visualização dos valores respeitantes só é possível após actualização do ecrã através do botão "Actualiza (F2)". Se o utilizador pretender consultar um dia anterior, este pode alterar a data e hora de início, tal como a data e hora de fim, definindo assim qual o dia que pretende visualizar. Sempre que estes critérios sejam alterados é necessário carregar no botão Actualiza. Detalhe de Caixa por Atendimentos Efectuados No Detalhe de Caixa estão descritos os movimentos diários por atendimentos/componentes efectuados. Assim, pode-se distinguir 5 campos.
1.
O Sifarma 2000 funciona com base no conceito de Atendimentos, dentro dos quais se pode identificar Componentes. Assim, em 1º lugar, é apresentado o número total de atendimentos efectuados no período seleccionado, os quais se podem distinguir em Normais e Domiciliários. O valor total dos atendimentos é então decomposto em linhas de componentes de vendas, ou seja, na Descrição das Dispensas os contadores representam linhas de produtos e à frente da descrição da dispensas é apresentado o valor total de cada componnete de venda, que são classificados em: - Normais Comparticipadas - Normais não Comparticipadas
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- Suspensas Comparticipadas - Suspensas não Comparticipadas - Serviços Farmacêuticos - Devoluções (Produtos Devolvidos) - Vendas Abatidas Deste grupo, apenas o contador de Vendas Abatidas não corresponde a linhas de vendas mas sim a número de Atendimentos. O total dos valores apresentados, cujo somatório resulta no Total dos Atendimentos, representa valores brutos, ou seja, corresponde à soma dos P.V.P. dos produtos incluídos nos Atendimentos, chamamos a atenção que o valor de vendas de Protocolo estão incluidas no Total dos Atendimentos. De referir também que quando é efectuado um atendimento de uma "Suspensa não Comparticipada", é lançado o valor bruto no componente e adicionado ao Total dos Atendimentos. De seguida quando fazemos a regularização da mesma com comparticipação é lançado de novo o valor bruto no componente "Normais Comparticipadas" e adicionado ao Total dos Atendimentos. 2.
Nesta caixa estão caracterizados os movimentos de crédito concedidos pela Farmácia, diferenciados em Créditos Normais e Vendas Suspensas a Crédito. Tal como na caixa anterior, os valores dos contadores referem-se a linhas de produtos e não a vendas. O Total de crédito concedido corresponde à parte do Utente que não foi efectivamente recebido, por lhe ter sido concedido crédito.
3.
Nesta caixa encontram-se descritos os movimentos resultantes das Regularizações possíveis no Sifarma 2000. Os critérios utilizados são iguais aos da caixa anterior.
4.
O resultado das comparticipações realizadas no período seleccionado encontra-se caracterizado no Valor de Comparticipações. Este valor pode, nalguns casos, ser diferente do Valor de Facturação a Entidades. Isto acontece quando, no período em causa, são feitas alterações / correcções de receitas no Módulo de facturação, ou no caso de existirem vendas suspensas comparticipadas. Para o caso de terem sido efectuados movimentos abrangidos pelo Decreto Lei Regional 16/2010/M e serem custos da Farmácia o valor total sem IVA é apresentado no campo "DLR 16/2010/M". Este campo só é apresentado no caso de existirem movimentos para o período da consulta.
5.
Como resultado de todos os valores parcelares descritos, resulta o Valor de Caixa apurado:
Valor de Caixa = Total dos Atendimentos - Crédito Concedido + Valor de Regularizações - Valor de Comparticipações - Remanescente O valor apurado corresponde às existências monetárias do período em causa. Neste campo encontra-se ainda discriminado os valores resultantes de Receitas de 2º Protocolo diabetes e de Vendas Domiciliárias. Detalhe de Vendas
Atendimento
130
O Detalhe de Vendas discrimina as diferentes vendas realizadas, assim como o valor bruto a elas associadas (neste caso os contadores indicam nº de vendas e não componentes). Mais uma vez é indicado o valor correspondente a Comparticipações e o valor de Facturação a Entidades referido anteriormente. O valor Remanescente resulta de uma situação particular da regularização de créditos, pelo que, encontra uma explicação mais detalhada na secção correspondente. (ver Valor Remanescente no Capítulo "Utentes" ) 4.5.2.1
Emissão de Listagens diversas No ecrã de Gestão de Caixa está também disponível a possibilidade de imprimir Listagens diversas respeitantes à gestão e contabilidade da Farmácia, nomeadamente: · Diário de Gestão
O Diário de Gestão pode ser obtido usando o botão Diário ou através da tecla de atalho F4.
· Detalhe de Vendas
Para obter o Detalhe de Vendas existe também um botão de acesso rápido ou pode ser usada a tecla F6.
· Recapitulativo Diário
A listagem de Recapitulativo Diário é o documento contabilístico que reúne todos os movimentos gerados pela Farmácia. Como tal, se houver movimentos por terminar, por exemplo, atendimentos não liquidados num sistema de Caixa Central, a impressão deste documento não é permitida, obtendo-se a seguinte mensagem:
131
Manual de Utilização Sifarma2000
Neste caso, a Farmácia deve resolver primeiro todas as situações pendentes para então imprimir o documento. Se na Selecção de datas for indicado um intervalo de dias, é impresso um recapitulativo diário individual para cada dia. · Recapitulativo Acumulado Uma das possibilidade do Sifarma 2000 é permitir a emissão de um documento cumulativo do Recapitulativo Diário de vários dias. Esta opção permite à Farmácia obter uma informação contabilística concreta sobre um determinado período em análise. No ecrã de "Resumo Principal de Caixa" temos a Opção "Listagens Diversas" aí temos a opção de emissão do mapa "Recapitulativo Acumulado - F8". Todas as listagens são produzidas para o intervalo de datas definido no campo Selecção. 4.5.2.1.1 Talão Recapitulativo
O Talão Recapitulativo Diário é um resumo de todos os documentos contabilísticos gerados pela Farmácia num determinado espaço de tempo, numerações e valores.
Atendimento
132
Vamos detalhar os campos que são visíveis no "Talão Recapitulativo Diário". A – Indica a numeração dos diversos tipos de documentos emitidos pela Farmácia. B – Apresenta os valores líquidos referentes às transmissões de bens efectuados pela Farmácia por diversos tipos de documentos e por taxas de IVA. C – São os Totais dos diversos tipos de documentos, valores líquidos e valores de IVA. São também apresentados os valores suportados pela Farmácia ao abrigo do DLR nº16/2010/M, sem IVA D1 – Valores de Transmissão de Bens, todos os valores de C menos os valores de Serviços e valores de Recibos. D2 – Total dos valores dos Serviços prestados pela Farmácia. D3 – Total apurado de Transmissão de Bens D1 e Valores de Serviços D2 No "Detalhe de Movimentos por Taxas de IVA" o Talão Recapitulativo apresenta os valores calculados
133
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por taxas de IVA e os valores de incidência. E – Descritivo de taxas de IVA e separados por Serviços e Transmissão de Bens. F – Valor suportado pela Farmácia (DLR 16/2010/M), só será apresentado caso exista algum valor. G - Valores de incidência por Taxas de IVA H – Valor do imposto por taxas de IVA . I – Valor calculado por taxa de IVA, Valor de Incidência F mais Valor de Imposto H. J – Descritivo por tipos de documentos. K – Nº de documentos, valores de vendas a dinheiro e respectivos totais. L - Nº de documentos, valores de vendas a crédito e respectivos totais.
4.5.2.1.2 Diário de Gestão
No Diário de Gestão é apresentado o registo dos movimentos efectuados durante um determinado tempo e agrupados por tipo de movimento. Página 1
Atendimento
134
Página 2
Vamos detalhar os blocos apresentados no mapa "Diário de Gestão". Atendimentos - A – Apresenta o nº total de atendimentos efectuados na Farmácia, caso tenham sido efectuados atendimentos domiciliários os totais de atendimentos são separados em atendimentos Simples e Domiciliários.
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Dispensas - B – Apresenta o nº de linhas de produtos nos atendimentos e o valor total por tipo de dispensas.
Créditos - C Crédito Concedido - Apresenta os nºs. de movimentos efectuados a crédito e o seu total, estão contemplados os movimentos a crédito de clientes como também devoluções a crédito. Valor das Regularizações – Apresenta os nºs. de atendimentos referentes a regularizações a crédito. Valor de Comparticipações – Apresenta o valor total das comparticipações efectuadas nos atendimentos. Valor Suportado Farm.DLR 16/2010/M - Apresenta o valor total suportado pela Farmácia ao abrigo de DLR 16/2010/M. Valor de Facturação a Entidades – Apresenta o valor total das receitas registadas em lotes dos planos de comparticipação, (Valor de Comparticipações – o valor de comparticipação de Suspensas com Comparticipação).
Valor Recebido Caixa – D – É o valor em dinheiro recebido pela Farmácia (Total dos Atendimentos + Valor das Regularizações - Valor das Comparticipações - Crédito Concedido). Em Caixa – Apresenta o valor recebido em caixa menos o valor do Remanescente.
Atendimento
136
Detalhe de Vendas – E – Apresenta o nº de vendas e os valores totais das mesmas por tipo de Atendimento.
Resumo de Dispensas por Empregado – F – Apresenta o nº de atendimentos e o valor por tipo de movimento de cada um dos empregados da Farmácia, apresenta também os movimentos contabilísticos por empregado.
Resumo de Valores de Facturação a Entidades por Empregado - G – Apresenta o nº de receitas e o valor total das receitas a facturar a entidades.
4.5.2.1.3 Detalhe de Vendas
Na "Listagem de Detalhe de Vendas" podemos ver as particularidades das vendas efectuadas num determinado período de tempo.
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Manual de Utilização Sifarma2000
A- Esta linha reproduz o cabeçalho do Atendimento, podemos ver o Tipo de Atendimento, o nº de Atendimento, Nº da Venda, Data e Hora, Tipo de Venda e o Estado do Atendimento. B - Nesta área vemos as particularidades do Atendimento, Código do Produto, Designação do Produto/Serviço, taxa de IVA, Quantidade dispensada, PVP, Valor Bruto do Produto, Percentagem do valor pago pelo Utente, Liquido do Utente, Organismo, valor Já Pago (no caso de ser uma regularização de uma suspensa), Regularizações indica o documento regularizado e a sua data. Temos também a indicação do Empregado que efectuou o atendimento, os Totais, o Utente Pagador, os Valores Recebido e Creditado, Forma de Pagamento e o nº do Cliente. 4.5.2.2
Formas de pagamento No ecrã de Gestão de Caixa, podemos ainda consultar quais as Formas de Pagamento que foram usadas para liquidar as vendas realizadas pela Farmácia. Desta forma, esta funcionalidade pode ser acedida através do Menu correspondente, ou usado o botão "Calcular (F3)":
Atendimento
138
Surge então um novo campo com a descrição das Formas de Pagamento.
Figura - Descrição das Formas de Pagamento utilizadas NOTA: Esta funcionalidade está dependente da correcta selecção da Forma de Pagamento no ecrã de Pagamento do Atendimento, pelo que poderá não corresponder inteiramente à realidade. 4.5.2.3
Informação O Menu Informação do ecrã Gestão de Caixa gera uma mensagem de alerta com utilidade para a Manutenção Técnica da Aplicação, pelo que, não tem utilidade para a Farmácia.
4.6
Opção Caixa Recorrendo ao botão "Opções (F11)", pode-se aceder à opção Caixa, que se desdobra em 3 subopções: "Abrir gaveta (ALT+A)", "Regularizações caixa (ALT+R)" e "Somatório de Vendas (CTRL+X)".
139
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Opção Caixa
4.6.1
Opção Abrir Gaveta A opção "Abrir gaveta (ALT+A)" permite abrir de forma manual a gaveta da caixa do operador identificado.
Deste modo, o operador poderá ter acesso à sua caixa em qualquer altura da fase do atendimento.
Atendimento
4.6.2
140
Opção Regularizações de Caixa A opção "Regularizações caixa (ALT+R)" permite ao operador efectuar movimentos de regularização da sua caixa.
Figura - Ecrã de regularizações de Caixa
Neste ecrã é possível definir se o operador pretende realizar uma regularização de caixa, do tipo entrada/saída de caixa, através das respectivas check-boxes "Entrada Caixa (F5-Entrada Caixa)" e "Saída Caixa (F6-Saída Caixa)". Após o operador definir qual a natureza do movimento de caixa em questão, deverá introduzir uma justificação no respectivo campo (obrigatório) e de seguida o montante em causa no campo Valor, confirmando ao carregar em ENTER. Nessa altura o botão "Gravar (F2Gravar Registo)" ficará com foco e deverá seleccioná-lo de modo a ficar registado o movimento no Sifarma 2000. O botão "Sair (ESC - Sair)" permite cancelar o registo do valor introduzido.
4.6.3
Opção Somatório de Vendas A opção "Somatório de Vendas (CTRL+X)" permite ao operador consultar todas as vendas geradas por sí no dia em causa.
O ecrã "Lista de Vendas" será visualizado, mostrando no cabeçalho a dia da análise (o próprio dia em que a função é chamada), um botão de opção que permite alternar entre as "Vendas do operador" e as "Vendas de TODOS os operadores".
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São listadas todas as vendas realizadas pelo operador(es) seleccionado(s), classificadas em diversas colunas: operador, tipo de venda, Nº da venda, Hora, Valor a Pagar e Nome do Utente no Documento. O operador poderá então recorrer às teclas INSERT e DELETE, para respectivamente marcar ou desmarcar as linhas de venda, de modo a realizar um movimento de somatório, sendo que o respectivo valor será mostrado no campo "TOTAL DA SOMA". De notar que este tipo de consulta é meramente indicativo, ou seja, não resultará numa acção que despolete um movimento de pagamento de caixa. Neste ecrã temos a possibilidade de abrir a gaveta de dinheiro correspondente ao posta em que estamos a trabalhar, através do botão "Abrir Gaveta" ou pela tecla de função "F7 - Abrir Gaveta"
Figura - Ecrã da Lista de Vendas
4.7
Funcionamento com caixa central Uma das funcionalidades que a Farmácia pode activar e pôr em prática é a existência de Caixa Central. Este método de trabalho em condensar num posto/operador a função de pagamento dos atendimentos realizados na Farmácia. Evita-se que essa operação seja realizada ao balcão, libertando o posto/operador mais rapidamente e facilitando maior relação entre o farmacêutico e o Utente. No entanto, a activação desta funcionalidade introduz algumas diferenças ao nível do processo de Atendimento, já que é introduzido na sequência um novo factor.
Atendimento
142
143
4.7.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Activando a caixa central Para activar a Caixa Central o utilizador deverá aceder à seguinte opção de Menu:
Para escolher o modelo de funcionamento desejado e carregar no botão Gravar.
Com o processo de Gravar é apresentada uma mensagem de aviso, para o Utilizador que o Sifarma 2000 vai ser desligado e o(s) Utilizador(es) terá que reiniciar o Sifarma 2000 em todos os postos que estejam a trabalhar de modo a assumir a alteração efectuada.
É importante assegurar que não estão a ocorrer vendas durante a alteração deste parâmetro. O acesso a esta opção deverá ser restringido de modo a evitar alterações não desejadas. Os modelos de funcionamento possíveis são 3: -CAIXA LOCAL
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144
Ao terminar um atendimento, o Sifarma 2000 apresenta o ecrã de pagamento. O pagamento está associado à venda. Neste modelo, é possível atribuir a cada utilizador uma gaveta de dinheiro individual ou partilhada. -CAIXA CENTRAL MÚLTIPLA Ao terminar um atendimento, o Sifarma 2000 emite o talão de pagamento no caixa e lança o atendimento para pagamento nesse local. O pagamento está desassociado temporalmente da venda, no entanto se terminar o "dia" com vendas por liquidar, será impedido de emitir o talão recapitulativo porque todo o atendimento deve receber um pagamento. Este modelo admite a existência de várias caixas centrais concorrentes. trata-se de uma situação adequada à implementação de algumas soluções específicas ex. "Farmadrive". -CAIXA CENTRAL ÚNICA Ao terminar um atendimento, o Sifarma 2000 emite o talão de pagamento no caixa e lança o atendimento para pagamento nesse local. O pagamento está desassociado temporalmente da venda, no entanto se terminar o "dia" com vendas por liquidar, será impedido de emitir o talão recapitulativo porque todo o atendimento deve receber um pagamento. Este modelo admite a existência de uma única Caixa Central normalmente localizada na saída da Farmácia.
4.7.2
Alterações provocadas pela Caixa Central O funcionamento com Caixa Central provoca algumas alterações aos ecrãs do atendimento, nomeadamente no envelope. Passemos então a descrevê-las. Ecrã de envelope
O botão Terminar é transformado em 2 botões: · [F2] - Termina Atend. Este botão remete a venda para pagamento no Caixa Central, sendo nesse local decidido se o atendimento será liquidado a dinheiro ou a crédito. É emitido um talão de pagamento na Caixa. · [F3] Term. a crédito Este botão finaliza imediatamente o atendimento, já que remete o mesmo para crédito numa conta de cliente. Este atendimento fica liquidado não surgindo no ecrã do Caixa Central. É emitido um talão de venda a crédito. A activação da Caixa Central activa a possibilidade de impressão do "Talão de pagamento na Caixa". No ecrã do envelope o utilizador pode alterar o número de cópias emitidas. Quando o atendimento inclui receitas comparticipadas, será emitido o(s) correspondente(s) talão(ões) de facturação à(s) Entidade(s) no balcão de atendimento.
4.7.3
Registo do pagamento com Caixa Central O talão de pagamento na caixa é entregue ao Utente que se dirige à Caixa Central onde o operador realiza o respectivo pagamento. O operador com a função Caixa acede à seguinte opção de Menu do Atendimento:
145
Manual de Utilização Sifarma2000
Esta opção só é visível após voltar a entrar no Sifarma 2000. Caso a Farmácia tenha optado pelo sistema multi-caixa central, deverá escolher quais os postos de trabalho para essa função e aceder à função caixa como descrito. É importante esclarecer que as várias caixas centrais são concorrentes. No ecrã CAIXA CENTRAL a liquidação do atendimento apresentado pelo Utente é realizado pelo número do atendimento ou venda que está impresso no talão de pagamento na caixa.
Figura - Ecrã de Caixa Central O separador "Por pagar" é actualizado periodicamente e apresenta todos os atendimentos não liquidados lançados para a Caixa Central. Neste separador podemos ver o Nº de Atendimento, Nº de Venda, a coluna "R" indica a existência de receitas comparticipadas na venda, Data do Atendimento e o Total a Pagar. O separador "Já pagas" permite consultar se um determinado atendimento foi ou não liquidado, para isso temos que preencher o campo "Número de Atendimento" com o respectivo número de atendimento. Uma vez seleccionado o Atendimento procede-se ao seu pagamento através do botão Pagar, o que nos conduz ao respectivo ecrã (ver Pagamento do Atendimento).
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Quando o Utente deseja liquidar mais do que uma venda, o utilizador deverá recorrer às teclas INSERT e DELETE para multi-selecção escolhendo em seguida o botão Pagar. Na liquidação de mais que um Atendimento, o Utilizador pode inserir dados de utente pagador diferentes para cada um dos atendimentos, no ecrã de Pagamento. Para isso basta seleccionar com o foco em cada um dos Atendimentos e seleccionar/inserir os Dados de Utente Pagador, conforme se vê na imagem seguinte - ecrã de Pagamento com dois atendimentos seleccionados e com nomes de Utente Pagador diferentes.
Quando se está perante uma situação de mais do que uma caixa central, e se porventura em 2 postos se seleccionar o mesmo atendimento para pagamento, num dos postos aparece a informação de que não é possível seleccionar esse registo e indica-nos o numero do posto que está a executar essa regularização, pois já estar a ser processado por outro posto. Quando o utilizador deseje pesquisar outros dias, deve alterar a data apresentada no topo do ecrã Caixa Central. Quando o utilizador deseje actualizar o ecrã, para receber novas vendas lançadas para pagamento na Caixa Central, deve carregar no botão Actualizar. Desta forma, todos os pagamentos na Farmácia são processados por um número restrito de utilizadores, facilitando o controlo destas operações. Existe ainda a possibilidade de abertura da gaveta botão "Gaveta (F10)", sem que tenha de ser processado um atendimento. Esta funcionalidade pode estar activa ou inactiva, conforme a situação de parametrização do posto. Convém no entanto salientar que no final de cada dia, todos os atendimentos têm de se encontrar liquidados já que, se tal não se verificar, a Farmácia não poderá emitir o Talão Recapitulativo Diário por existirem vendas incompletas. O botão Cancelar permite ao utilizador encerrar o caixa central regressando ao Menu geral.
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4.8
Manual de Utilização Sifarma2000
Opção Lista de Produtos Vendidos A listagem de produtos vendidos permite obter a relação de todos os produtos movimentados em vendas entre um determinado intervalo de tempo.
Figura - Opção Lista de Produtos Vendidos do Módulo Atendimento
4.8.1
Listar produtos vendidos entre datas Por omissão, no ecrã de selecção do intervalo de datas para o qual vai ser criada a listagem, são considerados os movimentos do último mês. Os movimentos incluídos na listagem são: · dispensas; · devoluções de clientes; · anulações de vendas.
Figura - Selecção do Intervalo para o qual se pretende a Listagem de Produtos Esta listagem pode ser ordenada por nome ou código de produto, cabendo ao utilizador definir a ordenação desejada. De forma a valorizar a listagem de produtos gerada, foi incluído no relatório o valor do preço unitário de cada produto, assim como a total monetário de toda a listagem. Os movimentos são ainda totalizados por subfamília.
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Figura - Exemplo de Listagem de Produtos De salientar a legenda da listagem que permite distinguir os diferentes movimentos para cada produto.
4.9
Listagem de Vendas Domiciliárias Com o objectivo de satisfazer um pedido do INFARMED, a Lista de Pedidos de Dispensa de Medicamentos ao Domicilio disponibiliza uma listagem dos pedidos de dispensas de medicamentos efectuados, com referência à identificação do medicamento, à quantidade dispensada e ao município do local de entrega, podendo ser ordenado por data de dispensa, nome do produto ou código de produto.
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4.10
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Opção Lista de Prestação de Serviços Uma das opções disponibilizadas pelo Sifarma 2000 é a possibilidade de listar todas as prestações de serviços efectuadas pela Farmácia, opção que está disponível através do Menu Atendimento.
Figura - Opção Lista de Prestação de Serviços do Módulo Atendimento
4.10.1 Listar serviços prestados entre datas Para listar a prestação de serviços, devem ser seleccionadas as datas entre as quais se pretende elaborar o relatório, tendo também a possibilidade de escolher qual o tipo de serviço que pretende listar:
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Figura - Selecção do intervalo de datas a considerar, e qual o(s) serviço(s) a listar É então elaborado o relatório que permite à Farmácia fazer uma melhor gestão dos seus recursos e do seu funcionamento interno. Este relatório pode ter detalhe ou não dos Serviços seleccionados, para isso basta marcar ou desmarcar a check-box "Detalhe".
Figura - Exemplo de Listagem de Prestação de Serviços
4.11
Opção Lista de Administração de Medicamentos Outra opção é dada pelo Sifarma 2000 de listar todas as administrações de medicamentos registas, opção que está disponível através do Menu Atendimento.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Opção Lista de Administração de Medicamentos do Módulo Atendimento
4.11.1 Listar administração de medicamentos A Listagem de Administração de Medicamentos permite listar todos os registos de administração de medicamentos (ex: vacina da gripe). À semelhança de outras listagens, a produção da listagem implica a selecção de um intervalo de datas.
Figura - Selecção das características da listagem a produzir
Aqui o utilizador poderá definir diversas opções, tais como a selecção do serviço ou produto administrado, ou ainda qual o empregado ou utente específicos. Na caixa "Mostrar Registos" define se pretende visualizar todos os registos activos e/ou anulados. Na caixa "Outras Opções" o utilizador define se quer a listagem com dados do utilizador ou não como
Atendimento
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também se quer a listagem com as observações que recolheu no ecrã de registo de administração de medicamentos. A listagem a enviar para a ANF não pode conter os dados pessoais dos utentes a quem a Farmácia administrou medicamentos.
Figura - Listagem de Utentes com Administração de Medicamentos Passamos a descrever o significado de algumas colunas da "Listagem de Administração de Medicamentos": A - (S/N), indica se o registo foi anulado. T - (A/F/D/N/E), indica o tipo de Empregado que administrou o medicamento. S - (M/F), indica o sexo do utente. C - (S/N), indica se o utente teve, Choque Alérgico, com a administração do medicamento.
4.12
Opção Listagem de Irregularidades Outra listagem de grande utilidade para a Farmácia é a Listagem de Irregularidades.
Figura - Opção Listagem de Irregularidades do Módulo Atendimento
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4.12.1 Listar irregularidades entre datas A Listagem de Irregularidades corresponde a listar todas as situações do dia a dia, que poderão representar erros, ou seja, situações pouco comuns. À semelhança de outras listagens, a produção da listagem implica a selecção de um intervalo de datas.
Figura - Selecção das características da listagem a produzir Existem várias Irregularidades disponíveis para análise, sendo a Farmácia livre de decidir quais as que terão mais interesse ou relevância. Para seleccionar todos os tipos de irregularidades disponíveis, deverá carregar em "Marca Todos". Em alternativa, poderá seleccionar individualmente quais as irregularidades a analisar, através da selecção das respectivas check-box. Podemos seleccionar a listagem de uma Localização, Operador ou Produto. No entanto, parece oportuno analisar todas as situações para desta forma detectar e resolver mais eficazmente qualquer erro. Poderá emitir a listagem para o ecrã, recorrendo ao botão "[F2] - Ecrã" ou imprimir directamente a mesma, através do botão "Imprimir" ou tecla F3. A lista emitida, terá a descrição da irregularidade registada, a data da ocorrência, o utilizador que a fez e a sua descrição.
Atendimento
Figura - Exemplo de Listagem de Irregularidades
154
Capítulo
V
Utentes
5
156
Utentes O módulo de Utentes contem várias opções, apresentadas no seguinte Menu:
Ao longo deste capítulo iremos explorar todas as funcionalidades aí disponíveis.
5.1
Gestão de Utentes A opção "Gestão de Utentes" encontra-se localizada no Menu Utentes da barra superior do ecrã principal do Sifarma 2000. Esta pode também ser acedida através do respectivo botão de acção rápida.
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Neste módulo o utilizador tem acesso a todas as funcionalidades que lhe permitem efectuar o registo e gestão dos Utentes da Farmácia.
5.1.1
Registo de um novo Utente Ao seleccionar a opção "Gestão de Utentes", é apresentado o ecrã "Pesquisa de Utentes", onde podem ser consultados todos os registos de Utentes da Farmácia, os quais são genericamente designados como "Fichas".
Caso existam fichas já registados no sistema, será apresentada uma lista com alguns dados sobre os mesmos. Este ecrã permite a pesquisa e selecção de Utentes, função que será posteriormente descrita.
Utentes
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Para se proceder ao registo de um novo Utente deve-se carregar no botão "Registar Novo Utente (F2)", acedendo o utilizador a uma nova ficha.
Nesta ficha, o utilizador dispõe de diversos campos onde pode registar os dados biográficos do Utente. O único campo que obrigatoriamente deve ser preenchido é o nome. Para se movimentar entre os vários campos o utilizador pode usar o rato, seleccionando com o cursor a secção que deseja preencher ou, em alternativa, a tecla TAB. Saliente-se, também, que os campos "Código Postal" e "Freguesia" dispõem de listas de selecção, às quais se acede carregando no botão identificado com o símbolo "?", onde podem ser escolhidas as opções pretendidas. Quando se preenche o campo Contribuinte, o Sifarma 2000 efectua uma validação ao comprimento do nº inserido.
Tipo de Pessoa A aplicação está, igualmente, preparada para tratar dois tipos distintos de Utentes: Singular - quando diz respeito a um único indivíduo; Colectivo - quando diz respeito a uma Entidade representativa de vários indivíduos (ex. empresas). Naturalmente, que uma ficha de tipo colectivo, não possui as mesmas características da ficha singular, sendo o acompanhamento farmacêutico só permitido a fichas singulares.
Situação da Ficha Outro aspecto importante que deve ser definido nesta ficha é o da sua situação. As hipóteses de classificação nesta lista são três: PRÉ-REGISTO - O Utente manifestou interesse em ser acompanhado pela Farmácia mas esta, por exemplo, ainda não tem ao seu dispor todos os dados relativos ao Utente. ACTIVO - o Utente é frequentador da Farmácia ANULADA - o Utente, por alguma razão, já não é frequentador da Farmácia. Uma ficha marcada como ANULADA não é eliminada do sistema, podendo sempre ser consultada, alterada e reclassificada. Quando criadas, as fichas apresentam, automaticamente, a situação PRÉREGISTO.
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Após o preenchimento de todos os dados desejados, o utilizador deve gravá-los através do botão Gravar. Chamamos a tenção para o campo "Perfil Comercial", onde podemos dividir os utentes da Farmácia por grupos. Para definir estes Perfis Comerciais (ver Perfis Comerciais) A ficha apresentará, assim, o seguinte aspecto:
De notar neste quadro a existência de três separadores distintos: Dados Biográficos (que preenchemos no ecrã de abertura da Ficha) e Planos de Comparticipação cujo preenchimento é facultativo mas que, para Utentes registados, pode revelar-se bastante útil para tarefas de atendimento. Chamamos a atenção para a funcionalidade que o Sifarma 2000 tem, de permitir dar acesso ou não aos separadores da ficha de Utente, através da opção de "Gestão de Perfis" ver Gestão de Perfis de Acesso. Para associar um ou mais Planos de Comparticipação a este Utente, o utilizador deve, em primeiro lugar, seleccionar o separador com este nome, na parte superior da ficha.
Utentes
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Carregando no botão "Registar Planos", obtêm-se o ecrã onde o registo pode ser efectuado:
Para efectuar o registo, é obrigatório introduzir o Número de Membro do Utente, cuja recolha pode ser feita por leitura óptica do cartão de beneficiário. É ainda necessário registar os prazos de validade do Plano de Comparticipação em Questão (o sistema efectua validação das datas estabelecidas). Uma vez introduzidos os dados necessários, estes são guardados carregando na tecla OK. O Plano de Comparticipação fica, assim, registado, surgindo os seus dados no respectivo separador da Ficha de Utente, "Plano de Comparticipação".
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Quando a data de fim é ultrapassada, o sistema deixa de considerar o Plano como activo mas permitirá a sua consulta se for seleccionada a opção "Todos". Para alterar um Plano já registado, deve ser usado o botão "Alterar Planos". A grelha de "Observações do Plano" apresenta informação recolhida centralmente sobre o mesmo. Para o mesmo Utente podem ser registados um ou mais planos. Se for esse o caso, o sistema, quando identificado o Utente no ecrã de Atendimento e ao ser definida uma dispensa com Receita, pede para se optar por um dos Planos registados. Quando efectuamos uma pesquisa de um Utente, que pensamos já existir na nossa Farmácia e na realidade não existe. O Sifarma 2000 permite ao utilizador carregar no botão "Registar Novo Utente" ou na tecla "F2-Reg Novo Utente" o Sifarma 2000 apresenta o ecrã de criação de utente com o campo de "Nome Completo", já preenchido. 5.1.1.1
Observações do Utente Quando navegamos pelos separadores do Utente, verifica-se que na parte inferior do ecrã manten-se uma caixa com o titulo "Observações do Utente".
Utentes
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Este campo permite inserir observações que serão apresentadas ou não, no ecrã de atendimento. Passamos a apresentar o seu funcionamento. Quando um Utilizador quer inserir uma Observação no campo "Observações do Utente", tem de caregar no botão "Editar Obs". Após seleccionar o botão "Editar Obs", os campos "Data", "Observações do Utente" e "Vis.". O campo "Data" é preenchida automáticamente pelo Sifarma 2000. O campo "Observações do Utente" é um campo de texto livre com o comprimento máximo de 70 posições. O campo "Vis." é o campo em que vamos definir a forma apresentação ou não das observações. O campo "Vis." pode ter três estados e o Utilizador pode alterar o estado colocando o foco no campo e carregando na barra de espaços. Os estados possiveis são os seguintes: · Visualização automática no Atendimento · O Utilizador ser notificado no Atendimento - ? · Desactivar e manter as Observações para Histórico - X Se definimos uma observação com visualização automática, quando se selecciona esse Utente no Atendimento o Sifarma 2000 apresenta uma janela com o texto da Observação.
Se o Utente seleccionado tiver uma Observação defenida, como notificada no Atendimento, no ecrã de Atendimento o Utilizador visualiza um sinal na caixa do Utente "Obs"
Para se visualizar a(s) Observação(ões) no botão "Opções - F11" foi criada uma opção "Observações do Utente - Ctrl+U", o Sifarma 2000 apresenta uma janela com as Observações gravadas na ficha do Utente, com visualização de automática ou com notificação no Atendimento.
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No ecrã de dispensa caso seja afixado "Obs" o Utilizador pode fazer duplo click, no referido campo, com o ponteiro do rato e é apresentada a janela "Observações do Utente".
5.1.2
Atribuição de Conta Corrente a um Utente O utilizador tem, ainda, a possibilidade de conceder Crédito a um Utente, estabelecendo com ele uma relação comercial que o torna, para além de Utente, Cliente da Farmácia. Para realizar esta operação, é necessário em primeiro lugar aceder à Ficha de Utente e em seguida marcar a check-box "Conta Corrente". Surge então um ecrã onde o sistema pede a introdução de um número a ser atribuído ao Cliente (a aplicação sugere um número sequencial que o utilizador deve aceitar).
Utentes
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Ao confirmar o número de cliente, no botão OK, surge um novo separador na ficha que apresenta os dados relativos à Conta Corrente. Ao ser seleccionado este campo, surge o seguinte ecrã:
Figura - Ecrã da Conta Corrente de um Utente da Farmácia
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Torna-se, então, possível atribuir ao Cliente um valor limite de crédito, o qual deverá ser decidido pela Farmácia. Sempre que for necessário alterar este valor, deve ser utilizado o botão localizado à direita do mesmo. É possível filtrar os movimentos da conta corrente, com base na sua situação. Assim, seleccionando a check-box "Por Liquidar" visualizamos apenas os movimentos por regularizar, enquanto, ao seleccionarmos a check-box "Liquidados" visualizamos todos os documentos emitidos na sequência da regularização dos respectivos movimentos (Facturas, Facturas/Recibo, Facturas/Recibo de Protocolo e Recibos).
Se não for atribuído um limite de crédito ao Cliente, não será possível realizar vendas a crédito destinadas ao mesmo. Neste ecrã existe igualmente uma grelha contendo o registo do crédito concedido ao Utente, sendo possível proceder à sua regularização. No caso de termos definido um Utente com conta corrente o Sifarma 2000 passa a apresentar automaticamente esse separador quando é consultada a ficha do Utente
5.1.3
Regularização de crédito. Como descrito anteriormente, para proceder à regularização de um crédito o utilizador deve aceder ao separador "Conta Corrente" da "Ficha de Utente"
Utentes
166
Na grelha indicada, podemos verificar a Data do movimento, Descrição, Quant.Dispensada (Qd), Quant.Regularizada (Reg.), Valor, Tipo do Movimento (T), Utilizador (Op.) e Remanescente. Chamamos a atenção para a barra de deslocamento na base da grelha. Na grelha indicada, o utilizador encontra a lista de produtos vendidos a crédito ao Cliente, os quais aguardam regularização. São também aí visíveis os documentos contabilísticos já emitidos, referentes a outras regularizações. Os documentos que se referem a um pagamento da dívida ("Factura/Recibo", "Fact./Rec. Protocolo" ou "Recibo") apresentam-se na lista a bold, no caso da check-box "Liquidados" se encontrar seleccionada. À direita da referida grelha, o utilizador encontra a indicação do valor total em divida (assinalado pelo fundo verde) e também a indicação do valor do crédito concedido, relativo a vendas normais e a vendas suspensas. O valor total indicado será a soma destas duas parcelas. Para regularizar um crédito, o utilizador deve carregar no botão Regularizar. O sistema pede, então, seja indicado o tipo de documento contabilístico que se pretende imprimir.
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1. Emissão de "Factura/Recibo" - Se o utilizador pretender imprimir este documento, deve seleccioná-lo a partir da lista e carregar no botão "Confirmar (ENTER)". O sistema apresenta a lista de produtos vendidos a crédito, devendo o utilizador escolher aqueles que pretende regularizar, através da tecla INSERT. Para desmarcar um produto escolhido, deve ser utilizada a tecla DELETE. A tecla F9 marca todos os produtos da lista.
Após seleccionar os produtos desejados, o utilizador deve carregar no botão "Confirmar (F2)". Surge, então, um ecrã de Pagamentos, no qual o utilizador deve indicar a forma de pagamento utilizada para regularizar a dívida.
Após recepção do pagamento, o utilizador deve carregar em Confirmar (F5) para finalizar a operação
Utentes
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e proceder à impressão dos respectivos documentos. O sistema permite ao utilizador optar pela impressão do documento contabilístico em formato A4 ("Sim") ou no talão de caixa ("Não").
2. Emissão de "Fact./Rec. Protocolo" - O procedimento para emissão deste documento é em tudo semelhante ao descrito anteriormente, salientando-se o facto de só poderem ser regularizados produtos do 2º protocolo diabetes.
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3. Emissão de "Factura" - O processo de emissão de uma factura é, do mesmo modo, semelhante ao descrito para emissão de uma Factura/Recibo, não havendo, contudo, recepção de um pagamento. A informação relativa à factura emitida será visível na grelha que contém a descrição dos produtos vendidos a crédito. 4. Emissão de "Nota de Crédito" - Este documento é emitido sobre produtos cujo movimento originou um divida da Farmácia ao Cliente (por exemplo, Devoluções). Após a sua emissão, os dados sobre os mesmos ficam visíveis na grelha referida anteriormente.
5. Emissão de "Recibo" - No caso de terem sido emitidas Facturas ou Notas de Crédito, o utilizador deverá escolher a emissão de um Recibo para, assim, regularizar o pagamento da dívida.
Utentes
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Após selecção dos documentos sobre os quais será emitido o Recibo, o utilizador deve confirmar a sua selecção e aceder ao ecrã de pagamentos. Seguidamente deve registar a forma de pagamento utilizada e confirmar para proceder à impressão, em talão ou formato A4, do Recibo. A informação referente a este documento fica disponível na grelha do separador Conta Corrente nos "Liquidados", apresentando-se a bold. 5.1.3.1
Regularização de Créditos com Remanescente O processo de regularização de créditos com utilização do valor do Remanescente, actua como uma parcela de pagamento e não como uma parcela de crédito a liquidar. Passamos a descrever uma regularização de um crédito de um cliente com remanescente negativo.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Ecrã de Emissão de Factura/Recibo sobre produtos a crédito - verificamos que o cliente tem um Remanescente negativo
Quando efectuamos uma regularização de um crédito e utilizamos o remanescente negativo, verificase que o valor a pagar/ Total a regularizar, é um valor negativo.
Ecrã de Pagamento da regularização de crédito
Reg. do Crédito + Remanescente = Valor a Pagar 3,37€ + -10,00€ = -1,77€ Se o calculo do valor "A PAGAR" for negativo, o Sifarma 2000 termina a regularização em que o valor a pagar é negativo esse valor é o valor a devolver ao Utente. É emitida a factura/recibo com o montante do(s) produto(s) regularizado(s).
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Factura referente á regularização de crédito da Farmácia a um Utente
5.1.4
Valor Remanescente O Valor Remanescente é introduzido na Conta Corrente de um Cliente, sempre que seja efectuada uma venda a crédito na qual exista necessidade de devolver dinheiro ao Utente (Devoluções, Regularização de Vendas Suspensas, etc...) Para tornar mais explicita esta situação, iremos de seguida descrever um caso prático ilustrativo da utilização de Remanescente: - Consideremos a situação de uma venda com receita na qual um dos produtos provém de uma venda suspensa (a título de exemplo uma embalagem de Nimed 100):
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Manual de Utilização Sifarma2000
No exemplo considerado, o valor total do Atendimento é de 10,32 euros mas em virtude de um dos produtos provir de uma venda suspensa, apenas restam pagar 4,37 euros. - No caso da venda em questão ser, nesta fase, finalizada a crédito, o valor que aparecerá na Ficha de Utente para ser regularizado será de 10,32 euros e não 4,37. O valor que já havia sido pago pelo o Utente, aquando do pagamento da venda suspensa, aparecerá como Remanescente.
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174
No entanto, o Total em dívida é de apenas 4,37 euros, dado que o sistema executa automaticamente a subtracção do Remanescente ao valor a regularizar. Para executar a regularização do crédito, o utilizador deverá ter em atenção que, neste caso, o Remanescente deve ser utilizado para que o valor a ser pago pelo o Utente seja o que efectivamente se encontra em dívida. Para tal, deve ser seguido o processo normal descrito no capítulo Regularização de créditos, tendo em atenção que a caixa de verificação indicativa do Remanescente a ser usado na regularização, deve estar devidamente assinalada.
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Relativamente à Gestão de Caixa, o Remanescente utilizado para regularização de um determinado crédito, é indicado num campo específico, não sendo contabilizado na determinação do Valor de Caixa.
5.1.5
Outros registos e alterações à Ficha de Utente No caso de ser necessário proceder a alguma alteração à Ficha do Utente/Cliente, importa salientar
Utentes
176
que, em primeiro lugar, é necessário carregar no botão Alterar. Para guardar as alterações efectuadas, o utilizador deve carregar no botão Guardar.
5.1.6
Acompanhamento Farmacêutico O Acompanhamento Farmacêutico de Utentes será apenas permitido a Utentes com a situação ACTIVA e do tipo Individual. Não obstante, e devido a especificidade da informação envolvida, recomendamos a consulta do Manual da Componente Profissional.
5.1.7
Selecção de um Utente Para seleccionar um determinado Utente, é necessário recorrer ao ecrã de pesquisa que, como já foi referido, é apresentado ao aceder à opção "Gestão de Utentes".
Ecrã de Pesquisa de Utentes Importa referir que esta grelha, de modo automático, apresenta apenas os Utentes cuja situação da Ficha foi definida como "ACTIVO". Para pesquisar um Utente em situação de "PRÉ-REGISTO", "ANULADO" ou "TODOS" é necessário marcar o respectivo rádio button. Juntamente com o "Nome do Utente", a grelha apresenta alguns registos numéricos que seguidamente serão descritos: "Nº Sifarma" - número interno do Sifarma 2000 associados a cada Ficha. Este registo é, necessariamente diferente dos restantes inscritos na grelha. "Nº Beneficiário" - número indicado pelo utilizador por registo do Plano de Comparticipação do Utente. Por esta razão, a introdução, na Ficha do Utente, de mais do que um Plano de Comparticipação leva a que sejam visíveis tantos registos quantos Planos forem associados ao Utente. "Nº" - número atribuído à Conta Corrente de um Cliente.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Para realizar uma pesquisa, é possível introduzir o nome do Utente procurado no campo assinalado e em seguida carregar em ENTER. É igualmente possível efectuar uma pesquisa de Utente, através de qualquer um dos registos introduzidos na grelha de pesquisa. Para tal, o utilizador deve seleccionar o campo no qual vai efectuar a pesquisa, e em seguida, introduzir os dados a pesquisar e carregar em ENTER. Chamamos a atenção para a existência de mais campos para executar a pesquisa que aqueles que visualizamos quando chamamos a opção de "Gestão de Utentes". Para visualizarmos esses campos temos na base da grelha temos uma barra de deslocamento O símbolo % pode ser associado ao nome do Utente a pesquisar, quando este não estiver completo. A título de exemplo, se o foco estiver localizado sobre a coluna "Nome do Utente", e for introduzido no campo de pesquisa "ANT%", serão seleccionados todos os Utentes registados cujo nome começa por ANT.
Para aceder à sua ficha, o utilizador deve colocar o foco sobre a linha do Utente, e carregar em ENTER.
5.1.8
Exclusividade da Ficha de Utente a um Posto O acesso à ficha de utente passa a ser exclusivo a um único posto. Caso outro posto tente aceder à mesma ficha aparecerá uma mensagem a indicar que essa ficha de utente está em utilização.
5.1.9
Consulta de Vendas Suspensas de um Utente Quando executamos uma Venda Suspensa a Crédito ou a Dinheiro, associada a um utente da Farmácia o Sifarma 2000 regista essa venda na ficha de Utente. O Sifarma 2000 disponibiliza-nos a consulta dos movimentos de Vendas Suspensas para termos acesso a esses movimentos, na Ficha de Utente temos o botão "Vendas Suspensas".
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O botão "Vendas Suspensas" dá-nos acesso ao ecrã de "Vendas Suspensas do Cliente"
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Manual de Utilização Sifarma2000
Vendas em Análise: Nesta caixa podemos seleccionar o tipo de vendas a analisar a crédito ou a dinheiro, seleccionando as vendas a consultar pela check-box, podemos seleccionar as vendas a consultar também pelas teclas de função, F4 - Ver Suspensas a Crédito e F8 - Ver Suspensas a Dinheiro.
Informação sobre a Venda: Esta caixa é unicamente informativa e indica-nos o número da venda, a data e o empregado que efectuou a venda que seleccionamos na grelha de detalhe.
Portaria - Planos de Comparticipação: Nesta caixa o Sifarma 2000 apresenta-nos a Portaria e o Plano de Comparticipação atribuídas á venda que seleccionamos, na grelha de detalhe.
Detalhe: Nesta grelha podemos ver o detalhe das Vendas Suspensas efectuadas para o Cliente seleccionado.
Os Botões: "OK" e "Cancelar" O botão "Imprimir", (F7 - Imprime produtos), efectua uma listagem em talão com os produtos dispensados em Vendas Suspensas a listagem indica o nome do Utente e se tivermos produtos em duplicado é feito o somatório e é indicada a quantidade de produtos por regularizar.
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Esta Listagem pode também ser emitida no Atendimento no ecrã de "Regularização de vendas suspensas" através do botão, "PROD's"
ou com a tecla F7-Imprimir PROD's
5.1.10 Gravação de Selecções No ecrã de Gestão de Utentes podemos criar uma Lista e/ou uma Tabela de selecção de Utentes. A Criação e o Funcionamento dessas Listas e Tabelas, está descrito nos capítulos Gravação de Listas e Gravação de Tabelas
5.1.11 Navegação de Fichas de Utentes O Sifarma 2000 permite ao utilizador seleccionar os Utentes que tiver necessidade de consultar e na sequência dessa selecção visualizar os Utentes seleccionados. Vamos exemplificar esta funcionalidade. No ecrã de "Pesquisa de Utentes" seleccionamos os Utentes que queremos seleccionar com a tecla de "Insert", quando tivermos os Utentes seleccionados carregamos na tecla de "Enter".
Ecrã de Pesquisa de Utentes - com alguns utentes seleccionados De seguida o Sifarma 2000 vai apresentar ao utilizador as fichas dos Utentes com os botões "Anterior" e "Próximo" activos, como também uns indicadores do número sequencial da ficha de utente que estamos a consultar
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Manual de Utilização Sifarma2000
Ecrã de Utente com os botões de navegação activos Carregando nos botões "Anterior" e "Próximo" o utilizador pode navegar nas fichas dos Utentes seleccionados.
5.1.12 Alteração de Utentes No dia a dia da Farmácia, podemos ter necessidade de alterar os dados de um utente da Farmácia. Na identificação do Utente podemos alterar os seguintes campos: · Situação · Nome Completo
No separador "Dados Biográficos", podemos alterar os dados do Utente, para isso temos que carregar no botão "Alterar" colocamos o foco no campo que queremos alterar, efectuamos a alteração e de seguida carregamos no botão "Gravar". Podemos também remover os dados de um campo com a tecla "backspace".
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No separador "Planos de Comparticipação" podemos alterar o plano de comparticipação, como podemos adicionar mais um plano de comparticipação. Para alterar o plano de comparticipação do utente no separador temos um botão "Alterar Planos" carregamos nesse botão.
Na janela "Associação de plano a utente" podemos alterar os campos Plano, Nº de Membro, Data de Inicio e Data de Fim
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5.2
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Listagem de Clientes e Saldos No Menu Utentes do Sifarma 2000, são vários os relatórios que o utilizador pode elaborar, entre os quais a "Listagem de Clientes e Saldos".
Acedendo à opção da "Listagem de Clientes e Saldos", o Sifarma 2000 apresenta o seguinte ecrã:
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Este relatório é especialmente útil quando se pretende uma pesquisa de âmbito mais global, uma vez que não é obtido o detalhe, mas sim a situação geral de todas as contas correntes de clientes da Farmácia. No campo superior, o utilizador deve seleccionar os Utentes que pretende ver incluídos na pesquisa. Ao carregar no botão localizado no lado direito do campo "Utente", é apresentada a lista dos Utentes da Farmácia, devendo o utilizador marcar os clientes da Farmácia, utilizando a tecla INSERT.
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O utilizador deve também estabelecer os parâmetros da sua pesquisa, ou seja, definir os intervalos nos quais esta deve ser efectuada (Nº de Cliente, Data do Último Movimento, Valor do Último Movimento; Limite de Crédito, etc...) o que reduz o universo de procura. O relatório abrange todos os movimentos efectuados pelos Utentes seleccionados até à data referida no campo "Datas da Listagem", a qual, salvo indicação de contrário, será a do próprio dia.
O utilizador pode seleccionar os clientes que tenham o estado Activos, Pré-Registo e Anulados, através do campo "Estado do Cliente", para isso basta ao utilizador carregar na seta assinalada na imagem em baixo.
O utilizador pode seleccionar os clientes com um determinado "Perfil Comercial" carregando no botão que está á direita do campo
(ver Registo de um novo Utente).
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Por último, é ainda dada ao utilizador a hipótese de escolher entre visualizar o relatório no ecrã (F2 Ecrã) ou de proceder à sua impressão (F3 - Imprimir).
A listagem mostra a situação em que se encontra cada um dos Clientes que preencham os requisitos definidos e um resumo com o somatório de todos os valores obtidos para assim se conhecerem os valores totais das contas consideradas.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Caso a pesquisa não encontre nenhum Cliente que se inclua nos critérios definidos, aparecerá a seguinte mensagem:
5.3
Extracto de Conta de Clientes No Menu Utentes o utilizador encontra, também, a opção "Extracto de Conta Corrente"
Seleccionando esta opção, é apresentado o seguinte ecrã:
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Este tipo de relatório apresenta todos os movimentos da conta corrente de um ou vários clientes estando, inclusivamente, formatado para que possa ser entregue/enviado ao cliente
Datas Limite do Extracto Neste campo indicamos o período que queremos analisar no Extracto de Conta.
Tipo de Extracto Actualmente é apenas possível obter o "Extracto Total".
Pesquisa de Clientes Também aqui, o utilizador deve definir os intervalos nos quais vai basear a sua pesquisa, selecção que é efectuada de modo praticamente idêntico ao descrito para a Listagem de Clientes e Saldos. No campo "Nome", é igualmente possível fazer a escolha do cliente pretendido, utilizando o botão , que permite aceder à lista de Utentes da Farmácia. Em alternativa poderá pesquisar directamente através do "Número" de cliente da Farmácia. Podemos seleccionar um ou um conjunto de Perfis Comercias, utilizando o botão , que nos mostra a lista dos referidos Perfis Comerciais, nessa janela o utilizador tem de seleccionar com a tecla de Insert os Perfis pretendidos. Também em alternativa ou em conjunto com todos os parâmetros anteriormente descritos, podemos seleccionar por "Estado do Cliente".
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Manual de Utilização Sifarma2000
Ordenação Podemos definir a ordem de impressão dos Extractos de Conta Corrente, por Nome de Cliente ou Número de Cliente, para isso basta marcar a check-box pretendida.
Movimentos Impressos Esta check-box permite ao utilizador seleccionar se queremos excluir ou não os movimentos que já foram impressos. Por defeito o Sifarma 2000 exclui os movimentos já impressos.
Saldo Nestes campos podemos definir os valores dos saldos e tipos de saldos dos clientes que queremos consultar. Por último, existe a possibilidade de optar entre a apresentação do relatório no ecrã (F2-Ecrã) ou a sua impressão (F3-Imprimir)
Utentes
5.4
Vendas Suspensas/Listagem de Vendas Suspensas Esta função permite ao utilizador criar uma lista completa das vendas suspensas existentes no sistema.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Os modos de aplicação dos vários filtros são em tudo semelhantes ao descrito nos capítulos anteriores. O utilizador poderá optar por efectuar uma pesquisa com base no Tipo de Venda Efectuada (se a venda foi destinada a um cliente da Farmácia ou não), Tipo de Ordenação (por data, por Utente e por Nº de Venda), Situação da Venda (já regularizada ou não) ou Organismo (se foi associado um Plano de Comparticipação à venda suspensa). É, igualmente, possível pesquisar a existência de um dado produto numa venda suspensa (campo "Produtos"), bem como das vendas associadas a determinado Utente. O botão com o símbolo "..." permite aceder à lista completa dos produtos e dos Utentes da Farmácia.
Através da check-box "Imprimir detalhes de venda", é igualmente possível imprimir ou não os detalhes da venda. Os relatórios obtidos serão, assim, de dois tipos: - Relatório com detalhes de venda impressos
Utentes
- Relatório sem detalhes de venda impressos
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5.5
Manual de Utilização Sifarma2000
Cartão das Farmácias Portuguesas Para a gestão do Cartão das Farmácias Portuguesas temos um conjunto de funcionalidades no Sifarma 2000 que vamos passar a descrever.
5.5.1
Acesso ao Cartão das Farmácias Portuguesas Para aceder às opções que nos permitem executar as acções para uma correcta gestão do Cartão das Farmácias Portuguesas na Farmácia o Sifarma 2000 tem as seguintes opções: No Menu geral do Sifarma 2000 opção Utentes > Cartão Farmácias Portuguesas
5.5.2
Produtos Elegíveis · No dicionário do Sifarma 2000 existe a noção de produto elegível ou não elegível · Apenas os produtos elegíveis podem receber pontos locais da Farmácia · Só os produtos elegíveis atribuem pontos produto A definição de produto elegível ou não elegível é feita através das actualizações normais do dicionário. Caso a Farmácia pretenda atribuir pontos extra a um determinado produto, elegível, pode marcar esse produto com pontos suplementares da Farmácia. Produto Elegível
Utentes
Produto não Elegível
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5.5.3
Manual de Utilização Sifarma2000
Utente com Cartão das Farmácias Portuguesas No Sifarma 2000, podemos efectuar a associação de um Cartão das Farmácias a um Utente da Farmácia. Na ficha de Utente separador Dados Biográficos temos um botão "C.F.Port", carregando nesse botão o Sifarma 2000 vai pedir a leitura do código de barras do Cartão das Farmácias Portuguesas.
Tendo a acção descrita anteriormente terminado com sucesso a ficha do Utente passa a ter o logótipo das Farmácias Portuguesas no cabeçalho.
Utentes
5.5.4
196
Consulta Saldo Cartão Esta opção permite à Farmácia consultar o saldo de pontos de um Cartão das Farmácias Portuguesas. Para isso chamamos a opção Utentes > Cartão das Farmácias Portuguesas > Consulta saldo cartão
No campo "Nº Cartão FP" podemos digitar o código do cartão ou ler o código de barras do cartão. Em seguida o Sifarma 2000 faz a consulta ao sistema central e apresenta o Nome do Utente, data/hora da consulta, Pontos no Cartão e aviso de pontos a caducar. Os campos das mensagens para o Utente e para o Farmacêutico são preenchidos centralmente e servem de avisos.
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5.5.5
Manual de Utilização Sifarma2000
Consulta do Catálogo A Consulta do Catálogo é a opção que nos permite visualizar o Catálogo dos produtos disponíveis para rebate.
Utentes
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Com a finalidade da Farmácia ter o catálogo actualizado. Sempre que esta opção é efectuada o catálogo é reconstruído.
5.5.6
Rebate dos Pontos Nesta opção temos a possibilidade de rebater pontos do Cartão Farmácias Portuguesas. No campo "Nº. Cartão FP" podemos recolher o código de barras do Cartão do Utente é realizada a consulta de saldo e apresentado o ecrã de consulta de saldo devidamente filtrado para o saldo de pontos disponíveis no Cartão.
Em seguida o Sifarma 2000 executa uma consulta ao sistema central e apresenta o ecrã de consulta de Saldo do Cartão inserido, carregamos no botão "SAIR" ou na tecla "Esc", para o Sifarma 2000 apresentar o ecrã com o "Catálogo de Produtos para Rebate"
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Manual de Utilização Sifarma2000
Neste ecrã seleccionamos o(s) produto(s) a rebater com a tecla "Insert" se quisermos desmarcar o(s) produto(s) anteriormente seleccionado(s) utilizamos a tecla "Delete". Após a correcta selecção dos produtos a rebater o utilizador carrega no botão "Confirmar" ou tecla de função (F2-Confirmar). Este movimento tem obrigatoriamente de se efectuar com comunicação ao sistema central. Caso contrário, a operação não é efectuada. Chamamos a atenção que este movimento afecta o stock na Farmácia. Se pretender serão impressos dois Talões com o descritivo do movimento efectuado, com os pontos rebatidos e com a designação do produto um para o Utente e outro para a Farmácia e ser apresentado ao Utente para assinar. No rebate de pontos no Cartão das Farmácias Portuguesas em que o produto seleccionado é um Serviço - checksaude, o Sifarma 2000 não movimenta stock. Na lista gerada existe uma distinção entre os produtos com ficha aberta do Inventário da Farmácia e os outros. As diferenças são: · As linhas de produtos que já têm ficha criada, são apresentadas a negrito; · O campo de valor de stock não está activo, quando na localização presente não há registo de ficha de produto criada; · Caso se trate de um produto com ficha de produto criada, o fundo do campo de valor stock, passa a apresentar, a exemplo de outros ecrãs do Sifarma 2000, 3 cores distintas: verde, amarelo e vermelho. O Sifarma 2000 só nos mostra os produtos que os pontos do cartão dão para rebater, se tivermos produtos com mais pontos que o cartão esses produtos não são apresentados.
Utentes
200
Caso tenham sido anulado algum rebate podemos ter a listagem desses movimentos através da Listagem de Irregularidades no capitulo (Listar irregularidades entre datas)
5.5.7
Conta Corrente da Farmácia Nesta opção a Farmácia pode conferir os pontos Atribuídos e Rebatidos ao Cartão.
Neste ecrã temos disponíveis várias funcionalidades que passamos a descrever.
Critérios de Selecção - Aqui podemos executar o filtro da Consulta que pretendemos efectuar, entre datas, Tipos de pontos e Estado dos movimentos. Para refrescar o ecrã e tornar visíveis as selecções pretendidas temos que carregar no botão "Actualizar", sempre que se altere um dos critérios de selecção temos que efectuar a actualização, carregar no botão Actualizar.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Pontos Atribuídos ao Cartão - Nesta grelha podemos ver os pontos Atribuídos ao cartão em todas as vendas da Farmácia no espaço de tempo definido em "A". Foram implementadas as funcionalidades de ordenação, filtro e pesquisa nas grelhas de pontos atribuídos e rebates efectuados, da conta corrente da Farmácia.
Pontos Rebatidos do Cartão - Nesta grelha podemos ver os pontos Rebatidos ao cartão em todos os rebates efectuados pela Farmácia no espaço de tempo definido em "A". Nesta grelha também está implementada as funcionalidades de filtro e ordenação que funcionam da mesma forma descrita no ponto "B".
Critério de Pesquisa de Rebate - Aqui podemos executar a selecção dos rebates de um produto pretendido, por defeito o Sifarma 2000 apresenta-nos todos os Produtos.
Botões de Consulta - Os botões definidos neste ecrã permitem executar várias acções que são as seguintes: Imprimir - a listagem de Conta Corrente de Movimentos do PFFA, (esta acção permite que a
Utentes
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listagem seja com detalhe ou sem detalhe). Receber Extracto - A Farmácia recebe electronicamente o extracto de conta corrente emitido pelos serviços centrais do Cartão das Farmácias. Detalhe Movimento - mostra ao utilizador o pormenor do movimento seleccionado, tanto na grelha de pontos atribuídos ou rebatidos. Sair
Nesta área do ecrã podemos ver um resumo dos totais de pontos atribuídos e rebatidos e o saldo de pontos da Farmácia. 5.5.7.1
Abate de Rebates Neste capítulo vamos ver o Abate de Rebate. Após termos efectuado um Rebate detectamos a necessidade de abater esse mesmo Rebate. No ecrã de Conta Corrente do Cartão das Farmácias Portuguesas temos essa funcionalidade que passamos a descrever:
1. Seleccionar o movimento a abater, na grelha de "Pontos Rebatidos do Cartão". 2. Carregar no botão "Detalhe Movimento" ou executar a função "F5 - Detalhe do Movimento" . 3. O Sifarma 2000 vai mostrar um janela com o "Detalhe de Rebate de Pontos" nessa janela
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Manual de Utilização Sifarma2000
temos a indicação do Nº do Movimento - Data - Hora, o Nº do Cartão, o Estado (R=Rebate <=> Activo ou AR=Anulação de Rebate <=> Anulado) e a Descrição do Produto - Cod. do Produto, Designação do Produto e Pontos rebatidos. 4. Para se executar o abate temos que carregar na tecla de função "F2-Abater Rebate".
Após termos executado o Rebate a janela de Detalhe de Rebate de Pontos fica com a indicação de Rebate anulado conforme imagem em baixo.
No ecrã de Conta Corrente do Cartão das Farmácias Portuguesas passa a existir mais um movimento com sinal contrário na coluna dos pontos, conforme está assinalado na imagem seguinte.
Utentes
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O Sifarma 2000 permite-nos extrair uma listagem dos movimentos de Anulação de Rebate, através da opção Listagem de Irregularidades no tópico deste Manual - Listagem irregularidades entre datas.
5.5.8
Requisição de Formulários A opção de Pedido de Formulários via Sifarma 2000 Utentes > Cartão Farmácia Portuguesas > Requisição de Formulários, apresenta o seguinte ecrã:
A sua requisição é regulada centralmente. Assim, sempre que a Farmácia requisita uma determinada quantidade de formulários via Sifarma, os novos pedidos ficarão limitados durante o espaço de tempo definido pelos Serviços da ANF. Nesse período, sempre que tente requisitar novos Formulários, será apresentada a seguinte mensagem:
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5.5.9
Manual de Utilização Sifarma2000
Reconstrução do Catálogo Na opção de Reconstrução do Catálogo serve unicamente para actualizar o catálogo da Farmácia com o catálogo Central do Cartão das Farmácias Portuguesas.
5.5.10 Listagens e Mapas Com a finalidade de termos uma listagem legal das Ofertas ao Abrigo do Cartão Farmácias Portuguesas, foi criada a opção Listagens e Mapas > Listagem de Ofertas. Quando seleccionamos esta opção o Sifarma 2000 apresenta o ecrã que segue.
Neste ecrã para emitir a listagem temos que ter em atenção para os campos entre datas e hora a seleccionar e o valor das ofertas a considerar. O campo "Considerar ofertas de valor não superior a" pode ser alterado se o utilizador carregar no botão "Alterar valor limite a considerar" ou "F7" e em seguida inserir o valor pretendido. Podemos também seleccionar três tipos de listagem "Listagem Total", "Lista Apenas Resumo de Iva Mensal" e "Lista Detalhe Movimentos"
5.5.11 Atendimento com Cartão das Farmácias Neste capítulo vamos ver um atendimento na Farmácia com o Cartão das Farmácias Portuguesas. No ecrã de Atendimento a primeira acção a executar é a de seleccionar um componente e em seguida indicar ou ler o código do cartão no campo do Utente
Utentes
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Automaticamente o Sifarma 2000 executa a validação do Cartão com os Serviços Centrais e afixa no ecrã o saldo do cartão.
Na execução de uma dispensa para um utente com Cartão das Farmácias Portuguesas no ecrã de Envelope é apresentado o Saldo do cartão.
Quando terminamos o atendimento o Sifarma 2000 efectua automaticamente uma comunicação com o Sistema Central para registo dos pontos atribuídos no atendimento.
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Manual de Utilização Sifarma2000
5.5.11.1 Atendimento Opções Como já vimos anteriormente no ecrã de Atendimento existe um botão Opções [F10] que nos dá acesso a uma série de acções durante o atendimento sem perder o trabalho efectuado durante um atendimento que está a decorrer. Para o Cartão das Farmácias Portuguesas foi criada uma entrada com algumas tarefas relacionadas.
Recolher cartão Caso o utilizador não tenha indicado logo no inicio o código do Cartão e se já estiver com produtos recolhidos, o utilizador pode atribuir ao atendimento o código do Cartão das Farmácias, da seguinte forma: Seleccionar o botão Opções - F10 em seguida seleccionar a opção "Cartão Farmácias Portuguesas" e finalmente "Recolher cartão - Alt+W". Em seguida o Sifarma 2000 apresenta uma janela para o utilizador introduzir o código do Cartão das Farmácias e carregar na tecla de função F2-Confirmar.
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O botão Cliente da Farmácia - F4, mostra-nos a lista dos clientes da Farmácia para o utilizador seleccionar o cliente da Farmácia pretendido. O botão Retirar Cartão - F3, permite ao utilizador retirar o cartão anteriormente seleccionado no atendimento. Informação cartão Esta opção permite ao utilizador consultar o Nome do Utente como ter a informação dos pontos do Cartão das Farmácias Portuguesas e os pontos a caducar num determinado mês, como também receber mensagens dos serviços centrais do Cartão das Farmácias tanto para o Utente como para o Farmacêutico.
O botão Imp. Informação (F9) permite imprimir a informação visualizada. O botão Cria Ficha Utente (F5) permite criar um novo utente na Farmácia. Avaliar contra catálogo Esta opção permite ao Utilizador saber/informar quais os produtos do catálogo que com os pontos do cartão podem ser Rebatidos. Retirar cartão Esta opção permite ao Utilizador retirar o cartão anteriormente seleccionado no atendimento.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Configurar Alertas Esta opção permite ao Utilizador definir quais os alertas que o Sifarma 2000 vai dar, dos definidos centralmente, no atendimento, estes alertas são activados localmente e só para a nossa Farmácia.
Podemos também definir quais os Escalões para atribuição de pontos extra em atendimentos com um determinado valor. Para isso no separador Escalões temos que indicar, no campo "Valor inicial", o valor mínimo de um atendimento para atribuição de pontos extra que a Farmácia vai atribuir, no campo "Pontos do escalão" indicamos o numero de pontos a atribuir. Passamos a apresentar um exemplo:
Como devemos definir no ecrã do Sifarma 2000
Utentes
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O campo "Valor final" é preenchido automaticamente pelo Sifarma 2000.
5.6
Serviços Farmacêuticos O funcionamento deste módulo, Serviços Farmacêuticos, é explicado em detalhe no Manual Programa de Cuidados Farmacêuticos.
5.7
iSaúde Folheto iSaúde No sentido de disponibilizar no Sifarma2000 mais uma funcionalidade de apoio ao exercício profissional farmacêutico, com a versão actual passa a ser possível consultar, imprimir e enviar via email, os folhetos informativos iSaúde, já hoje disponíveis na Farmácia em formato papel.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Quando seleccionamos a opção iSaúde o Sifarma 2000 apresenta um outro menu que nos dá acesso a: · Visualização dos folhetos activos · A activar subtemas · Inactivar subtemas Na opção Folhetos podemos seleccionar, com a tecla de insert, um dos folhetos a visualizar em que de seguida podemos imprimir o folheto seleccionado.
Utentes
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Na opção de Activar subtemas podemos activar os folhetos referentes ao subtema seleccionado, que irão ser visíveis no ecrã de atendimento (botão ISAUDE shift+I). Para isso temos que seleccionar o subtema com a tecla de insert.
Na opção de Inactivar subtemas podemos tornar os subtemas seleccionados com a tecla de insert "invisíveis" no ecrã de atendimento (o botão ISAUDE shift+I, fica inibido). Para isso temos que seleccionar o subtema com a tecla de insert.
Capítulo
VI
Encomendas
6
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Encomendas No Menu Encomendas do Sifarma 2000, existem diversas funcionalidades interligadas. É assim possível, encontrar as seguintes opções: Gestão de Encomendas - Envolve a elaboração, edição e envio de uma encomenda. Recepção de Encomendas - Envolve a recepção de encomendas enviadas. Gestão de Devoluções - Módulo de envio de produtos a devolver ao Fornecedor. Regularização de Devoluções - Módulo de registo e regularização das respostas do Fornecedor a uma devolução. Ficha do Fornecedor - Reúne informação sobre o Fornecedor. Gestão de Conta Corrente - Registo da relação comercial entre a Farmácia e o Fornecedor. Impressão de Códigos de Barras - Impressão de etiquetas para os produtos de preço não marcado. Listagens - Impressão de Lista de Produtos em Encomenda e de Fornecedores.
6.1
Gestão de Encomendas/Requisições Neste capítulo serão abordadas as várias funcionalidades envolvidas no processo de gestão de stocks e ainda de elaboração, alteração e envio de encomendas. O acesso à Gestão de Encomendas pode ser feito através da barra de menus ou, em alternativa, através do botão de acesso rápido correspondente.
Figura - Barra de Menus (Encomendas).
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Botão de acesso rápido "Gestão de Encomendas". O Sifarma 2000 permite a gestão de stocks através de vários sistemas, como por exemplo: - Gestão por níveis de stock máximo e mínimo (Encomenda Diária) - Gestão por calendário (Encomenda Tipo) - Gestão por previsão do consumo esperado (Encomenda de Reforço de Stock) - Gestão por Fornecedor (Encomenda Directa) - Gestão manual (Encomenda Manual) Estes diferentes modelos de gestão resultam em variados tipos de encomenda. Importa chamar a atenção que os níveis de stock atribuídos a uma ficha devem estar ajustados à rotação do produto, caso contrário poderá interferir com o processo de encomenda, sendo esta sugerida quando não o deveria ser. Desta forma, o responsável pelas encomendas ganha um controlo mais apertado às flutuações do mercado e aumento da capacidade de resposta na validação de encomendas. O ecrã de "Gestão de Encomendas" permite consultar/filtrar os diferentes tipos de encomendas existentes no sistema, e/ou consultar/filtrar a situação das encomendas. São várias as situações que uma encomenda pode atravessar: (Proposta) - Neste caso a encomenda ainda não existe; "Suspensa" - Quando está registada, mas ainda não se encontra validada; "Aprovada" - Quando é validada pelo responsável; "Anulada" - Quando está registada no sistema, mas foi anulada ficando sem efeito; "Enviada" - Depois de ter sido enviada ao fornecedor; "Em Recepção" - Depois de lhe ter sido associada uma guia de remessa com pelo menos um produto "Fechada" - Quando a sua recepção estiver terminada (sem produtos em falta). As situações, "Anulada","Em Recepção" e "Fechada" não são visíveis.
Encomendas
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Figura - Gestão de Encomendas. Este ecrã permite igualmente realizar sobre as encomendas um conjunto de acções que posteriormente serão descritas (ver Acções sobre encomendas) É também aqui que encontramos os vários tipos de encomendas que o Sifarma 2000 permite elaborar. ( ver Criar Encomendas).
6.1.1
Criar Encomendas É na Gestão de Encomendas que encontramos os vários tipos de Encomenda que podem ser criados no Sifarma 2000, os quais permitem uma melhor e mais correcta gestão dos stocks do inventário da Farmácia. São eles: -
Encomenda Diária (F2) Encomenda-Tipo (F3) Encomenda de Reforço de Stock (F4) Encomenda Directa (F5) Encomenda de Esgotados (F6) Encomenda Manual (F7)
Figura - Geração de Encomendas.
217
Manual de Utilização Sifarma2000
Deste modo, o utilizador selecciona o tipo de encomenda que deseja criar, através dos botões correspondentes. Esta funcionalidade desenrola-se em ecrãs específicos descritos em seguida.
6.1.1.1
Encomendas Diárias A Encomenda Diária é um tipo de encomenda gerada com base em níveis de stock previamente definidos para cada produto. Quando o stock de um produto atinge o mínimo predefinido, esse produto irá para uma proposta destinada ao fornecedor indicado como preferencial, na Ficha do Produto. A quantidade proposta a encomendar é sempre calculada com base na seguinte fórmula: Quantidade a encomendar = (Stock máximo - Stock actual - Quantidade pendente noutra encomenda - Quantidade aprovada noutra encomenda) + Quantidade forçada NOTA: A Quantidade Forçada pode ser definida na Ficha de Produto (ver Ficha de Produto) Iremos encontrar tantas propostas, quantos os fornecedores indicados como preferenciais nas Fichas de Produto. O Sifarma 2000 apresenta um ecrã, "Lista de Fornecedores - Propostas" com todas as propostas geradas, quando o utilizador efectua a geração de Encomendas Diárias. Com a finalidade do utilizador seleccionar, de uma forma funcional, uma proposta que nesse momento mais lhe convém tratar com o botão "F2 - OK" ou com a tecla "Enter".
Ecrã "Lista de Fornecedores - Propostas" Uma vez que encontramos propostas e não encomendas definitivas, estas podem ser alteradas da forma que o utilizador considere ser mais vantajosa para a gestão do stock da sua Farmácia. O utilizador tem sempre a indicação das alterações que está a efectuar. Importa referir que sempre que se coloquem os níveis de stock máx/min = 0/0, aplica-se a regra de excepção que faz com que o produto não seja considerado para a encomenda. Mesmo se um produto apresentar, devido a qualquer erro operacional, um stock negativo, não será gerada uma encomenda se os valores de stock máximos e mínimos, definidos na Ficha de Produto, forem iguais a 0. De salientar, ainda, que um produto marcado como "Esgotado" não aparecerá na Encomenda Diária (ver Encomendas de Esgotados)
Encomendas
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Iremos de seguida analisar o ecrã de elaboração e edição de uma Encomenda Diária:
Figura - Encomenda diária (propostas). Ao analisarmos o exemplo da figura anterior, verificamos as seguintes indicações:
· Menu: Dá acesso ás teclas de função e mostra as teclas de atalhos para as mesmas; · Proposta de Encomenda X de Y: Quantas propostas de encomendas existem e em qual nos encontramos (relembrar, uma vez mais, que o n.º de propostas varia conforme o n.º de fornecedores indicados como preferenciais nas fichas dos produtos); · Fornecedor: O fornecedor para o qual está a ser feita esta proposta de encomenda; · Destino: O destino da encomenda (sempre a Farmácia); · Custo Total s/ Iva: Custo total da encomenda sem IVA, com base na indicação do preço de custo do produto · Tipo: Qual o tipo de encomenda (Normal; Bónus; Top); · Navegar entre propostas de encomendas:
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Manual de Utilização Sifarma2000
Como foi referido, os produtos em ruptura são encaminhados para os seus fornecedores preferenciais, pelo que, se justifica a existência de várias propostas (uma por cada fornecedor encontrado). Para navegar entre as diferentes propostas, o utilizador deverá utilizar, por intermédio do rato, os botões Seguinte e Anterior (representados na figura) ou, em alternativa, no teclado, as setas cima e baixo.
· Designação: Nome dos produtos que constituem a proposta. Para efectuar a sua ordenação, basta carregar, com o rato, no topo da coluna. · Média: Média de vendas dos últimos 3 meses (excluindo o mês corrente) · Mês: Quantidade acumulada no mês corrente. · Stock: Indicação da quantidade em stock na Farmácia no momento da encomenda (Passível de ordenação). Quantidade Enc: Indicação da quantidade que o Sifarma 2000 propõe que seja encomendada (Passível de ordenação). Porém, essa quantidade a encomendar pode ser sempre alterada pelo utilizador: · VERDE, quantidade que o Sifarma 2000 propõe, que somada ao stock actual, origina um valor de stock entre o máximo e mínimo pré-definido · AMARELO: o utilizador aumenta a quantidade proposta pelo Sifarma 2000 e a sua soma com o stock actual ultrapassa o stock máximo; · VERMELHO: o utilizador diminui a quantidade proposta pelo Sifarma 2000 e a sua soma com o stock actual fica abaixo do stock mínimo; · Preço: Preço de custo ou venda existente na Ficha do produto no momento em que foi recolhido 1. Assim, o mesmo será apresentado mediante as seguintes regras: 2. Se já houve encomendas recepcionadas desse produto para este fornecedor, o preço apresentado será o preço da última recepção. 3. Se não houve recepções, será afixado o preço de custo de Lote, presente na ficha de produto. 4. Se não existirem recepções, nem preço na ficha do produto, este valor será calculado com base no PVP. 5. Nas situações descritas nos pontos 2 e 3, o preço surge em Itálico. 6. Independentemente das regras criadas, o campo Preço é editável. 7. Assim passa a ser possível à Farmácia, identificar manualmente, eventuais preços de compra acordados com os Fornecedores. C/V: Origem do preço em que o Sifarma 2000 se baseia para calcular o valor da encomenda – C: preço de custo e V: preço de venda; · Situação: Esta função permite ao utilizador conhecer a situação de um dado produto noutras encomendas, ou seja, dá indicação se o produto já se encontra ou não noutras encomendas. A informação surge no campo de "Situação", com base num código alfabético:
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A: o produto já se encontra numa encomenda aprovada; S: o produto encontra-se numa encomenda suspensa; P: o produto encontra-se numa encomenda enviada não recepcionada; C: o produto tem condições especiais de compra (ex: bónus) L: existe stock noutras localizações da Farmácia; F: o produto foi objecto de encomenda forçada através da ficha do produto; I: o produto apesar de ter ficha criada não tem stock noutras localizações Sempre que o cursor do rato se posicionar sobre a coluna Situação dos diversos ecrãs, o rodapé do mesmo, apresentará o significado abreviado de cada uma das letras.
Esta informação pode ainda ser consultada através do botão "Ver Situação (F6)". Se o utilizador carregar nesta tecla com o foco num produto para o qual não haja qualquer indicação no campo "Situação", não será desencadeada qualquer acção. No entanto, se o produto com o foco apresentar alguma das situações descritas anteriormente, surgirá um ecrã semelhante ao seguinte:
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Manual de Utilização Sifarma2000
Neste exemplo, o produto em causa já se encontrava numa encomenda aprovada, pelo que essa indicação surge no campo "Encomendas" (assinalado, apenas para efeito deste manual, com a letra "A"). Aí, o utilizador pode obter algumas informações úteis sobre o número da encomenda aprovada onde o produto se encontra, a data e hora em que a mesma foi efectuada, o fornecedor a que se destina, a quantidade de produto pedida, etc... Caso a Encomenda Diária a elaborar contenha produtos que já se encontram em encomendas suspensas ou enviadas, essas indicações surgem, também, neste campo (assinalado com as letras "S" e "P"). Se a Encomenda Diária contiver produtos com condições especiais de compra (bónus, etc..), esta informação surge, neste ecrã, no campo "Condições" (assinalado com a letra "C"). O utilizador pode verificar qual o fornecedor que apresenta esses benefícios, bem como as datas nas quais estão em vigor. O botão Sair reporta o utilizador, de novo, para o ecrã de elaboração e edição de uma Encomenda Diária · Transferir: Uma proposta de Encomenda Diária destina-se, à partida, ao Fornecedor indicado como preferencial nas Fichas dos Produtos incluídos na mesma. É, no entanto, possível, transferir uma parte ou a totalidade dos mesmos para um Fornecedor diferente. No campo "Transf", é indicado o novo Fornecedor em cuja proposta o produto será incluído. Para transferir um produto, o utilizador deve colocar o foco neste campo, na linha do produto desejado, e carregar na tecla ENTER para aceder à lista de fornecedores da Farmácia.
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Figura - Lista de Fornecedores da Farmácia. Após a escolha do novo Fornecedor ter sido efectuada a quantidade total a encomendar é deslocada, apresentando a coluna "Transf.", essa indicação. A quantidade a encomendar passa automaticamente para zero (coluna "Qt." ). Se o utilizador optar por manter algumas unidades do produto na proposta original, deverá reduzir a quantidade a transferir no campo respectivo ("Qt a transf.")
Para cancelar um pedido de transferência de produto, o utilizador deve colocar a quantidade a transferir a zero (campo "Qt a transf."). Se o utilizador aumentar a quantidade a transferir relativamente à inicialmente apresentada, surge o seguinte alerta:
Se for indicada a opção Não, a quantidade a transferir retoma o seu valor original. Se for indicada a opção Sim, a nova proposta criada, apresentará este aumento na quantidade a encomendar.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Importa salientar, que é necessário o utilizador aprovar a encomenda (botão Aprovar), para que as alterações efectuadas sejam registadas e para que sejam apresentadas as novas propostas, para onde os produtos foram transferidos. · Quantidade a Transferir: Permite ao utilizador transferir a totalidade ou parte da quantidade proposta. · Pra: Indica ao utilizador qual a prateleira onde este produto está colocado na Farmácia.
· Código do Produto: Código do produto sobre o qual nos encontramos posicionados. · N.º de produtos a encomendar: Total de linhas de produtos que constituem a proposta de encomenda. · N.º de unidades a encomendar: Soma das quantidades de cada produto que constitui a proposta de encomenda. · Aprovar (F2): Permite aprovar uma encomenda, ficando esta disponível para o envio. O botão Aprovar permite, também, desencadear algumas acções que foram pedidas pelo utilizado (p. ex. transferir produtos) e ainda guardar qualquer alteração que seja efectuada na proposta. · Ficha do Produto (F4): Através desta tecla, é possível aceder à Ficha do Produto, que apresentar o foco. Importa referir que qualquer alteração que seja efectuada pelo utilizador na Ficha de Produto, só terá repercussões no ecrã de elaboração de uma Encomenda Diária, se o produto for removido e, de novo, recolhido. Ver Situação: Esta funcionalidade foi explicada anteriormente · Transferir Encomenda: Através deste botão, é possível transferir a totalidade dos produtos da encomenda para uma proposta de um novo Fornecedor. Para tal, o utilizador deve carregar em "Transf. Enc." acedendo à lista de Fornecedores da Farmácia:
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Após ser seleccionado um novo Fornecedor, surge essa indicação no campo "Transf.":
Para registar a transferência, o utilizador deve carregar no botão Aprovar, e após confirmação, é apresentada uma nova proposta para o Fornecedor seleccionado. Se existirem na proposta produtos que foram, previamente, transferidos para outro Fornecedor, o sistema apresenta a seguinte mensagem:
Se for seleccionada a opção Sim, todos os produtos serão transferidos, após aprovação da proposta, para o Fornecedor seleccionado através do botão "Transf. Enc.". Se for seleccionada a opção Não, serão criadas, e também só depois do utilizador carregar no botão Aprovar, duas propostas diferentes, uma para cada Fornecedor seleccionado. Importa salientar, que é necessário o utilizador aprovar a encomenda (botão Aprovar), para que as alterações efectuadas sejam registadas e para que sejam apresentadas as novas propostas, para onde os produtos foram transferidos.
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· Dados do Produto: Com o objectivo de facilitar o processo de gestão de compras da farmácia, o sistema passa a apresentar, directamente no ecrã de gestão de encomenda, um conjunto de informação pertinente, associada a cada produto em análise. · Assim, evitamos que, para visualizar informação importante para o acto de decisão de compra, seja necessário navegar directamente pela ficha do respectivo produto. · Passamos então a dispor de uma barra de conteúdos, activada pelo botão Alt+O.
ou pelo atalho,
Esta barra funciona em função do produto em foco, contendo a respectiva informação dividida em vários blocos: Condições de Compra (bloco da esquerda), identifica as condições de compra em vigor para o produto.
Gráfico de Histórico de Compras e Vendas (bloco central) Apresenta compras e vendas mensais do produto para os últimos 6 meses
Histórico de Compras (bloco da direita)
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Apresenta o Histórico de todas as encomendas do Produto finalizadas, com indicação da quantidade encomendada, quantidade recepcionada e o respectivo Preço de Factura do Produto.
Outra Informação (bloco inferior) Apresenta informação extra, nomeadamente, data de última venda, preço de factura da última recepção deste fornecedor, preço unitário do produto (calculado com base no preço de factura tendo em conta as bonificações e as condições de compra), margem actual do produto, taxa de iva, stock máximo e stock mínimo.
·
Sair: Permite regressar ao ecrã "Gestão de Encomendas/Requisições" sem, no entanto, gravar qualquer das alterações efectuadas.
TECLADO:
Nesta área do ecrã temos indicação das teclas de função correspondentes a acções a que se referem alguns dos botões que foram explicados anteriormente: F2-Aprovar: Permite aprovar a encomenda que estamos a visualizar F3-Enc.Tipo: Permite chamar o ecrã de "Encomendas Tipo" para adicionar os produtos da encomenda tipo seleccionada. F4-Ficha produto: Permite visualizar a ficha do produto onde está posicionado o foco. F6-Ver situação: Permite visualizar o estado do produto noutras encomendas F8-Transf.Enc.: Permite transferir o produto de uma encomenda para um fornecedor para outro. F9-Observações: Permite visualizar as observações criadas para o produto com foco, na Ficha de Produto do mesmo (ver Ficha de Produto) e, se desejado, editar essas mesmas observações. Para gravar qualquer alteração efectuada, o utilizador deve, quando localizado no ecrã "Observações da Encomenda", carregar na tecla F2 ou carregar no botão Gravar.
F10-Lista Prod.Esg.:
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Apresenta uma lista de produtos que aquando da sua recepção, se encontravam em falta, tendo sido marcados como "Esgotados" (ver Encomendas de Esgotados). Estes produtos destinamse, normalmente, a uma Encomenda de Esgotados, mas podem ser incluídos na Encomenda Diária por intermédio desta tecla. Para tal, o utilizador deverá marcar o produto seleccionado através da tecla INSERT, e, em seguida, carregar na tecla ENTER para confirmar a escolha.
Se um produto marcado como "Esgotado" for incluído numa Encomenda Diária aprovada, será automaticamente eliminado da proposta de Encomenda de Esgotados. Importa, contudo, referir que, se por alguma razão, a Encomenda Diária for anulada, o produto em questão não retorna à lista a incluir na Encomenda de Esgotados. F12-Lista Enc.: Permite visualizar o número de propostas existentes e os Fornecedores a que se destinam.
Esc-Sair: 6.1.1.1.1 Procedimento Sequencial Para Elaboração de uma Encomenda Diária
De forma a optimizar a criação de Encomendas Diárias, propõe-se a seguinte sequência de acções: 1 - Identificação e processamento de encomendas suspensas resultantes de transferências na recepção por falta de entrega: Aquando da recepção de uma encomenda, e na eventualidade de não terem sido entregues todos
Encomendas
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os produtos da mesma o utilizador tem a possibilidade de transferir os mesmos para um novo Fornecedor (ver Recepção de uma Encomenda). Se tal acontecer, no ecrã "Gestão de Encomendas\Requisições", aparecerá uma encomenda suspensa, contendo os produtos em falta e destinada ao fornecedor seleccionado durante a recepção (pode ser identificada pela ausência de Nº de encomenda). Esta deve ser processada em primeiro lugar, uma vez que, se tal não ocorrer, os produtos aí contidos serão incluídos na proposta de Encomenda Diária, o que pode originar uma duplicação de pedidos. 2 - Geração e aprovação das propostas diárias: Para auxílio do utilizador na análise da proposta de encomenda e consequente aprovação existe diversa informação estatística, nomeadamente: - Média venda dos últimos 3 meses. - Quantidade vendida acumulada para o mês actual. - Stock actual. - Acesso à Ficha do Produto, onde poderão ser consultados dados sobre a rotação do stock do produto. Relembra-se uma vez mais que quando o utilizador concluí a análise, deverá carregar no botão Aprovar para que sejam desencadeadas todas as operações por si efectuadas (por exemplo a transferência de produtos). De seguida serão, sucessivamente, apresentadas as propostas seguintes. 3 - Agrupamento de encomendas por Fornecedor: Esta acção, apesar de não obrigatória, torna mais fácil e funcional a recepção de encomendas. Ao serem enviadas várias encomendas simultâneas para um Fornecedor, estas, provavelmente, serão entregues na Farmácia ao mesmo tempo. O sistema, porém, apenas permite a recepção de uma encomenda individualmente, ou seja, seria necessário que a Farmácia separasse os produtos recebidos consoante a encomenda a que pertenciam. Para evitar esta tarefa, existe a possibilidade de agrupar várias encomendas destinadas a um Fornecedor. 4 - Envio da encomenda ao Fornecedor Esta funcionalidade será posteriormente descrita (ver Acções sobre encomendas / Enviar/Reenviar) 6.1.1.2
Encomendas Tipo O utilizador pode criar uma ou várias encomendas de determinados produtos, com data de geração pré-definida e com o objectivo de satisfazer diferentes tipos de necessidades. Para criar uma encomenda tipo o utilizador deverá inserir a designação da mesma, seguindo-se a sua calendarização (opcional) e preenchimento de detalhe (produtos e quantidades). Para registar esta informação no sistema, deve carregar no botão Gravar (F2).
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No ecrã de Encomendas Tipo podemos criar uma nova encomenda pelo botão "Criar Enc." e apagar uma encomenda anteriormente criada pelo botão "Apagar Enc." A edição de encomendas tipo já registadas também é possível, podendo o utilizador alterar o nome, as datas ou os produtos incluídos. Na data previamente programada, a entrada na opção "Gestão de Encomendas" despoleta a mensagem alertando para a existência de propostas de encomenda(s) tipo.
Esta mensagem indica a criação de uma nova encomenda, sem Fornecedor definido e com a situação suspensa. Por essa razão o utilizador deverá proceder à sua aprovação de forma a evitar a duplicação de quantidades pedidas. 6.1.1.3
Encomendas de Reforço A encomenda de reforço é gerada a pedido do utilizador. É o ele, quem determina quais os critérios que pretende utilizar para gerar a proposta deste tipo de encomenda, sendo necessário optar entre os produtos mais vendidos ou os de maior facturação, bem como definir qual o período no qual se vai basear a projecção. Como parâmetros de cálculo pode ser definido o n.º máximo de produtos a incluir na proposta, o valor máximo de cada produto e/ou nº de dias que os produtos seleccionados vão ter de satisfazer. Por último, é ainda possível determinar qual o universo desses produtos (só Especialidades Farmacêuticas, Outros ou Todos). A fórmula que determina a quantidade a encomendar neste tipo de encomenda é: (Quantidade vendida durante um período / Nº de dias do período) x Nº de dias a satisfazer
Encomendas
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Após definir os parâmetros da proposta, o utilizador deverá carregar no botão Gerar, para que o sistema proceda a geração da proposta. É possível gerar várias propostas simultaneamente. Após escolher a proposta desejada, o utilizador deve carregar no botão Criar, a qual permite visualizar e editar a proposta, à semelhança do que acontece para uma encomenda manual. Ao carregar nesta tecla é ainda pedido ao utilizador que seleccione um fornecedor. O botão Anular elimina a proposta gerada. 6.1.1.4
Encomendas Directas Este tipo de encomenda permite analisar a duração prevista para uma determinada quantidade de produtos, adquiridos a um Fornecedor. O utilizador deve escolher o Fornecedor desejado e em seguida, indicar quantas unidades, de produto associado a esse grossista, deseja adquirir. Essas unidades, serão distribuídas por todos os produtos pertencentes ao Fornecedor sendo apresentado o prazo previsto para o escoamento do produto em função dos dados de vendas existentes (no caso de produtos que façam parte do inventário da Farmácia, mas que nunca tenham sido vendidos, na coluna dos dias aparecerá "Cons=?").
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Apesar das quantidades a encomendar apresentadas, o utilizador poderá, sempre que considere necessário, proceder à alteração manual das mesmas. 6.1.1.5
Encomendas de Esgotados Este tipo de encomenda é em tudo semelhante à Encomenda Diária, distinguindo-se pelo facto de apenas incluir produtos esgotados. Estes, são produtos que, após a recepção de uma encomenda, se encontravam em falta, tendo sido marcados como esgotados. Como já foi referido, a proposta de Encomenda de Esgotados deve ser processada antes da Encomenda Diária, para que os produtos não sejam incluídos nesta última (ver Encomendas Diárias) A fórmula que determina a quantidade a ser encomendada numa Encomenda de Esgotados é igual à utilizada numa Encomenda Diária, ou seja: Quantidade a encomendar = (Stock máximo - Stock actual - Quantidade pendente noutra encomenda - Quantidade aprovada noutra encomenda) + Quantidade forçada Com base na fórmula anterior, importa salientar que o facto de um produto estar marcado como esgotado pode não ser suficiente para gerar uma encomenda deste tipo, se o stock actual do produto em causa for ainda superior ao stock definido como mínimo.
6.1.1.6
Encomendas Manuais As encomendas manuais dependem totalmente do utilizador, uma vez que é este quem vai determinar qual o Fornecedor, os produtos e as quantidades a encomendar. Os indicadores estatísticos continuam presentes como auxílio à decisão do utilizador.
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Figura - Edição/Visualização da Encomenda. As funcionalidades deste ecrã serão posteriormente descritas (ver Visualizar/Alterar). Sempre que o utilizador adicionar a uma Encomenda Manual, destinada a um dado fornecedor, um produto cujo grossista preferencial seja outro, surgirá a seguinte mensagem:
Caso um utilizador esteja a visualizar/alterar uma encomenda Manual e um outro utilizador queira executar alguma acção sobre a mesma encomenda, o Sifarma 2000 não nos deixa e dá uma mensagem de aviso.
6.1.2
Acções sobre encomendas Para uma mais fácil consulta deste ecrã foram criados vários "Tipos de Filtro" e "Filtros por Situação". Para seleccionar um destes tipos ou situações temos que marcar ou desmarcar a(s) check-box(s) pretendidas.
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Por defeito o Sifarma 2000 apresenta todos os filtros activos. Para facilitar a realização de algumas destas acções pode ser necessário efectuar a selecção múltipla de várias encomendas. Para esse efeito o utilizador deve usar a tecla INSERT, para marcar a encomenda com foco, e a tecla DELETE para desmarcar. A data e hora da encomenda é a da última acção realizada.
Figura - Gestão de Encomendas/Requisições (botões de acção). 6.1.2.1
Visualizar/Alterar Este botão permite a visualização/alteração da encomenda com foco desde que esta não tenha sido enviada (situação "Aprovada" ou "Suspensa").
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Figura - Edição/Visualização da Encomenda. As funcionalidades disponibilizadas neste ecrã são as seguintes: - Aprovar ou Suspender uma encomenda - Consultar a Ficha do Produto - Consultar a Situação do Produto - Transferir a Encomenda ou produtos da mesma para outro fornecedor - Alterar o fornecedor associado à encomenda - Recolher, alterar e remover um produto a encomendar. Estas funcionalidades serão descritas na secção Acções dentro da encomenda. De salientar que qualquer alteração deve ser registada através do botão Aprovar (fica simultaneamente validada para envio ao Fornecedor) ou Suspender (requer validação anterior ao envio ao Fornecedor). 6.1.2.2
Respostas Este botão permite a consulta de respostas associadas a encomendas já enviadas electronicamente ao fornecedor. O botão só se encontra activo em encomendas com foco que receberam uma resposta de correio electrónico do Fornecedor.
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Figura - Quadro de consulta de respostas associadas a encomendas já enviadas electronicamente ao fornecedor. 6.1.2.3
Enviar/Reenviar Permite o envio/reenvio da encomenda com foco, desde que já aprovada. Encomendas, cuja situação seja "Suspensa", deverão ser aprovadas antes de se tentar o envio. Importa referir que o facto de uma encomenda estar já aprovada, não significa que não se possam proceder a alterações à mesma. Se tal for pretendido, o utilizador terá de seleccionar essa mesma encomenda e aceder à opção "Visualizar/Alterar". Aqui, é possível efectuar todas as alterações necessárias, trabalhando esta encomenda como se de uma proposta inicial se tratasse. No final, o utilizador tem ainda a possibilidade de aprovar ou suspender esta encomenda. Se for tentado o envio de uma encomenda já enviada, surge uma janela para confirmação do reenvio.
Para efectuar o envio de uma encomenda, o utilizador deve escolher em primeiro lugar se pretende que este seja feito de modo electrónico ("Directamente ao Fornecedor") ou se pretende imprimir a Lista de Produtos Encomendados ("Papel"). O modo de envio ao Fornecedor está predefinido na ficha do mesmo (ver Ficha do Fornecedor).
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Mesmo enviando a encomenda por meio electrónico é sempre possível imprimir esta lista. (ver Imprimir).
Importa salientar que envio de encomendas, quer por meio electrónico, quer em papel, filtra todos os Produtos da Farmácia (todos estes produtos possuem um código que começa com o algarismo "1" ) existentes na encomenda, segregando-os no relatório produtos encomendados. Assim, o utilizador deve contactar o seu fornecedor e adicionar os produtos e quantidades incluídos no referido relatório.
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6.1.2.4
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Imprimir Este botão permite imprimir a encomenda com foco, independentemente do seu estado.
Uma vez mais, chama-se à atenção que os Produtos da Farmácia, cujo código é sempre iniciado pelo algarismo "1", não são incluídos na Lista de Produtos encomendados, sendo emitida uma lista à parte que contém somente estes produtos.
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6.1.2.5
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Agrupar Este botão permite agrupar duas ou mais encomendas (todas aquelas seleccionadas) desde que estejam dirigidas ao mesmo fornecedor e não tenham sido já enviadas.
Para seleccionar uma encomenda, o utilizador deve colocar o foco sobre a mesma e em seguida carregar na tecla INSERT. Esta operação incorpora as encomendas mais antigas nas mais recentes. A encomenda resultante apresenta a situação suspensa excepto quando todas as encomendas seleccionadas apresentavam a situação aprovada. 6.1.2.6
Anular Esta operação permite anular uma encomenda. Esta acção só será permitida em encomendas que se encontram suspensas, pelo que, em encomendas já aprovadas, é necessário alterar a situação da encomenda para que possa ser anulada.
6.1.3
Acções dentro da encomenda Quando o utilizador se encontra na fase de edição de uma encomenda, existem determinadas operações base que pode efectuar, independentemente do tipo de encomenda.
6.1.3.1
Recolha de produtos O utilizador pode recolher novos produtos que não tenham sido incluídos na proposta apresentada. Uma vez recolhido, o produto será automaticamente colocado por ordem alfabética de designação. A recolha de novos produtos é incremental e pode ser realizada no campo "Designação" e quantidade a encomendar "Qt.". Assim, o mesmo código de produto só poderá existir uma vez na proposta de encomenda. A recolha de produtos pode ser efectuada por um dos seguintes métodos: 1 - Leitura Óptica A leitura óptica pressupõe a utilização do scanner óptico para a leitura de códigos de barras, existentes nos medicamentos e outros produtos. O Sifarma 2000 encontra-se preparado para identificar diferentes tipos de códigos de barras, nomeadamente: · Código Nacional (Cedime) - código constituído por 7 algarismos, atribuído pela ANF a todos os produtos, após autorização pelo INFARMED;
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· Código EAN - código internacional normalmente existente em produtos não éticos, constituído por 13 algarismos; · Código Alternativo - código que pode ser definido pela Farmácia em situações que tal se justifique. 2 - Pesquisa Manual A selecção dos produtos a dispensar também poder ser feita manualmente, utilizando o teclado. A pesquisa pode então ser feita de diferentes maneiras, usando diferentes critérios. Ver Pesquisa de Produtos. Para remover produtos o utilizador pode colocar a quantidade a encomendar a zero ou utilizar a tecla DELETE.
O sistema efectua um controlo, pedindo a confirmação do abate do produto.
6.1.3.2
Observações do produto Esta funcionalidade, permite ao utilizador visualizar as observações criadas para o produto com foco, na Ficha de Produto do mesmo (ver Ficha de Produto) e, se desejado, editar essas mesmas observações. Para visualizar as observações criadas, o utilizador deve carregar na tecla F9. Para gravar qualquer alteração efectuada, o utilizador deve, quando localizado no ecrã "Observações da Encomenda", carregar na tecla F2.
Figura - Ecrã de Observações da Encomenda.
Encomendas
6.1.3.3
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Acesso à Ficha do Produto Se o utilizador necessitar de consultar/editar informação específica, durante a elaboração de uma encomenda, tem disponível um botão para aceder à respectiva ficha de produto
Importa referir que qualquer alteração efectuada na Ficha de Produto, para um determinado produto com o foco, só será visível no ecrã "Edição/Visualização de Encomenda" se o mesmo for eliminado (colocando a quantidade a encomendar a zero "0" ou carregando na tecla DELETE) e de novo recolhido. 6.1.3.4
Consulta da situação do produto Esta função permite ao utilizador conhecer a situação de um dado produto noutras encomendas, ou seja, dá indicação se o produto já se encontra ou não noutras encomendas. A informação surge no campo de "Situação", com base num código alfabético:
A: o produto já se encontra numa encomenda aprovada; S: o produto encontra-se numa encomenda suspensa; P: o produto encontra-se numa encomenda enviada não recepcionada; C: o produto tem condições especiais de compra (ex: bónus) L: existe stock noutras localizações da Farmácia; Esta informação pode ainda ser consultada através do botão "Ver Situação (F6)". Se o utilizador carregar nesta tecla com o foco num produto para o qual haja uma determinada indicação no campo "Situação", surgirá um ecrã semelhante ao representado mais abaixo, no entanto, se o produto com o foco não apresentar nenhuma das situações descritas anteriormente, o ecrã representado não irá aparecer.
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Neste exemplo, o produto em causa já se encontrava numa encomenda aprovada, pelo que essa indicação surge no campo "Encomendas" (assinalado, apenas para efeito deste manual, com a letra "A"). Aí, o utilizador pode obter algumas informações úteis sobre o número da encomenda aprovada onde o produto se encontra, a data e hora em que a mesma foi efectuada, o fornecedor a que se destina, a quantidade de produto pedida, etc... Caso a encomenda a elaborar contenha produtos que já se encontram em encomendas suspensas ou enviadas, essas indicações surgem, também, neste campo (assinalado com as letras "S" e "P", respectivamente). Se a encomenda contiver produtos com condições especiais de compra (bónus, etc..), esta informação surge, neste ecrã, no campo "Condições" (assinalado com a letra "C"). O utilizador pode verificar qual o fornecedor que apresenta esses benefícios, bem como as datas nas quais estão em vigor. O botão "Sair" reporta o utilizador, de novo, para o ecrã de edição/visualização de encomenda.
6.1.3.5
Transferir encomenda Uma proposta de encomenda destina-se, à partida, ao Fornecedor indicado como preferencial nas Fichas dos Produtos incluídos na mesma. É, no entanto, possível, transferir uma parte ou a totalidade dos mesmos para um Fornecedor diferente, acção que pode ser efectuada utilizando o botão "Transf. Enc." Ao carregar neste botão o utilizador acede à lista de Fornecedores da Farmácia:
Encomendas
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Após ser seleccionado um novo Fornecedor, surge essa indicação no campo "Transf.":
Para registar a transferência, o utilizador deve carregar no botão Aprovar, e após confirmação, é apresentado o ecrã "Gestão de Encomendas", onde a nova proposta aparece registada com a situação "Suspensa", destinando-se ao novo Fornecedor escolhido. Se os produtos forem transferidos para um Fornecedor para o qual já existam outras propostas de encomenda, estas são automaticamente agrupadas numa proposta única. Se existirem na proposta produtos que foram, previamente, transferidos para outro Fornecedor (ver Transferir produto), o sistema apresenta a seguinte mensagem:
Se for seleccionada a opção Sim, todos os produtos serão transferidos, após aprovação da proposta, para o Fornecedor seleccionado através do botão "Transf. Enc.". Se for seleccionada a opção Não, serão criadas, e também só depois do utilizador carregar no botão Aprovar, duas propostas diferentes, as quais serão visíveis no ecrã "Gestão de Encomendas" com a situação "Suspensa".
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Importa salientar, que a transferência de produtos só é efectivamente registada quando o utilizador carrega no botão Aprovar. 6.1.3.6
Transferir produto É igualmente possível transferir apenas um produto para uma nova proposta. Para tal, o utilizador deve colocar o foco neste campo, na linha do produto desejado, e carregar na tecla ENTER para aceder à lista de fornecedores da Farmácia.
Após a escolha do novo Fornecedor ter sido efectuada a quantidade total a encomendar é deslocada, apresentando a coluna "Transf.", essa indicação. A quantidade a encomendar passa automaticamente para zero (coluna "Qt." ). Se o utilizador optar por manter algumas unidades do produto na proposta original, deverá reduzir a quantidade a transferir no campo respectivo ("Qt a transf.")
Para cancelar um pedido de transferência de produto, o utilizador deve colocar a quantidade a transferir a zero (campo "Qt a transf."). Se o utilizador aumentar a quantidade a transferir relativamente à inicialmente apresentada, surge o seguinte alerta:
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Se for indicada a opção Não, a quantidade a transferir retoma o seu valor original. Se for indicada a opção Sim, a nova proposta criada, apresentará este aumento na quantidade a encomendar. Importa salientar, que é necessário o utilizador aprovar a encomenda (botão Aprovar), para que as alterações efectuadas sejam registadas e para que as novas propostas sejam apresentadas no ecrã "Gestão de Encomendas" (surgem com a situação "Suspensa") 6.1.3.7
Tipo de encomenda Por vezes o fornecedor estabelece determinados tipos de especiais de encomendas que apresentam condições comerciais específicas. Estes tipos de encomendas também podem ser enviados electronicamente, bastando para tal assinalar qual o tipo de encomenda desejado. Automaticamente, o Sifarma 2000 classifica a encomenda como "normal". Para criar tipos de encomendas, o utilizador deve consulta a Ficha do Fornecedor).
. Esta funcionalidade pressupõe um correcto preenchimento da Ficha de Fornecedor, sem o qual o sistema considerará sempre as encomenda como do tipo "Normal". 6.1.3.8
Aprovar ou Suspender a encomenda Após finalizar a análise da proposta de encomenda, o utilizador deve marca-la como "Aprovada", se esta estiver pronta a ser enviada ao Fornecedor, ou como "Suspensa", se desejar, mais tarde, proceder a alterações à proposta. As quantidades existentes em encomendas marcadas como "Aprovadas" são consideradas na gestão Min/Max, ou seja, são descontadas, aquando da elaboração de Encomendas Diárias, no cálculo para determinar a quantidade que deve ser encomendada. Pelo contrário, as quantidades marcadas como "Suspensas" apenas são assinaladas na gestão Min/Max, através de um aviso no campo "Situação do Produto" (ver Consulta da situação do produto), não interferindo com os cálculos de obtenção da quantidade a encomendar numa Encomenda Diária.
6.1.3.9
Sair O botão "Sair (Esc)", permite ao utilizador abandonara proposta seleccionada sem, contudo, registar qualquer das alterações que possam ter sido efectuadas.
245
6.2
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Recepção de Encomendas A opção "Recepção de Encomendas" pode ser acedida a partir da barra de menus, ou através do botão de acesso rápido correspondente
Após enviar uma encomenda ao fornecedor (electronicamente ou em papel), a encomenda fica disponível para recepção, apresentado, no campo "Situação", o estado "Enviada". De salientar que uma encomenda que apresente este estado é visível tanto no ecrã "Gestão de Encomendas" como no ecrã de "Recepção".
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O ecrã de Recepção de Encomendas apresenta todas as encomendas enviadas, que estão disponíveis para recepção, mas também todas aquelas cuja recepção já foi iniciada mas não concluída. Estas últimas aparecem referenciadas no campo "Situação" como "Em Recepção" e já não serão visíveis no ecrã "Gestão de Encomendas". Neste ecrã é possível efectuar um conjunto de acções que em seguida serão descritas.
6.2.1
Selecção da Encomenda a receber Esta operação é necessária para poder iniciar a recepção da encomenda desejada. Assim o utilizador deve posicionar o foco sobre a encomenda desejada e carregar no botão "Recepcionar (F2)" para aceder ao ecrã de recepção de encomendas.
247
6.2.2
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Consulta da Encomenda Através do botão "Consultar Encomenda" é apresentado um ecrã que permite visualizar o detalhe da encomenda.
Encomendas
6.2.3
248
Agrupar Encomendas para Recepção Na Recepção de Encomendas, passa a ser possível agrupar Encomendas, desde que, relativas ao mesmo Fornecedor e sempre que a sua recepção ainda não tenha sido iniciada. Para tal, seleccionam-se as linhas das Encomenda pretendidas (com a tecla "Insert") e clicando no Botão "Agrupar" ou nas teclas de atalho "Ctrl + A", o sistema gera uma nova Encomenda resultante do agrupamento das anteriores.
O operador é informado deste processo pela respectiva mensagem em ecrã.
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A Encomenda resultante deste processo aglutina os Produtos das Encomendas iniciais, passando a contar com a soma das quantidades pedidas em cada Encomenda inicial. Desta forma passa a ser possível fazer a Recepção de Encomendas de acordo com a Guia de Remessa ou Factura que recebe do Fornecedor, quando este agrupa os pedidos da Farmácia. O agrupamento também se reflecte na Gestão de Encomendas, onde as agrupadas são substituídas pela nova Encomenda daí resultante.
6.2.4
Recepção de encomendas Extra-Sistema Esta funcionalidade não se encontra, de momento, implementada
6.2.5
Respostas Esta função permite visualizar, caso exista, o correio electrónico recebido aquando do envio da encomenda.
Encomendas
6.2.6
250
Recepção de uma Encomenda Para iniciar o processo de recepção de uma encomenda, o utilizador deve carregar no botão correspondente, do ecrã de selecção. Surge, então o ecrã de Recepção de Encomendas que será, seguidamente, descrito:
Identificação da encomenda A secção inicial do ecrã de Recepção, apresenta alguns dados relativos à "Identificação da Encomenda" que está a ser recepcionada:
Número: Número da encomenda em recepção Data: Data de elaboração da encomenda Fornecedor: Fornecedor a que foi destinada Hora: Hora de elaboração da encomenda Destino: Local de entrega (sempre a Farmácia) Op: Operador que elaborou a encomenda Enc. e Tipo - Indicação do tipo de encomenda
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Identificação da Guia de remessa
Estes campos contém informação relativa à "Guia de Remessa" que acompanha a encomenda, e devem ser preenchidos pelo utilizador. A recolha desta informação permite à Farmácia manter um registo e controlo da origem dos produtos recebidos. - Este botão permite-nos retomar a recepção de uma encomenda suspensa anteriormente Identificação: Número da Guia de Remessa/Factura - Sem o preenchimento deste campo não é possível iniciar a recolha dos produtos a receber. Este número é validado pelo sistema, sendo impedida a sua repetição para o mesmo fornecedor. Sempre que o sistema sugerir um Número de Guia, significa que o utilizador estará a dar seguimento a uma recepção parcial, devendo anexar o documento comprovativo da recepção ao anteriormente emitido. Data da Guia de Remessa: Data da Guia de Remessa/Factura Hora da Guia: Hora da Guia de Remessa/Factura Produtos Recepcionados Neste quadro foram implementadas validações, para apoio ao utilizador, entre o P.Factura, PVP Praticado e o PVP Aprovado.
Produto: Designação do produto em recepção. Neste local é efectuada a recolha dos produtos entregues. Esta pode ser realizada de forma manual ou por leitura óptica, através dos campos designação e quantidade recebida. A recolha dos produtos é incremental. Para eliminar uma linha de um produto recolhido, o utilizador deve carregar na tecla DELETE, em contexto da linha a eliminar, ou, em alternativa, colocar "0" no campo "Quantidade recebida". A recolha dos produtos está sujeita a uma validação. Caso seja incluído na recepção um produto que não se encontrava na encomenda, surgirá a seguinte mensagem:
Falta: Quantidade em falta, relativamente à quantidade encomendada Qt: Quantidade recebida Stk: Stock existente na Farmácia Bon: Quantidade recebida como bónus - Quando para um determinado produto é indicada a recepção de um número de embalagens superior ao que foi encomendado, o Sifarma 2000 efectua a seguinte validação:
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Verifica a quantidade encomendada para esta encomenda e mostra uma mensagem ao utilizador, para confirmar a forma de recepção da quantidade excedente.
Se o utilizador optar por receber a quantidade extra como bónus (opção Sim), essa quantidade será indicada na coluna "Bónus" Val: Prazo de validade do produto - A recolha do prazo de validade é permitido para todos os produtos recepcionados, existindo para tal um campo específico no ecrã de Recepção de Encomendas
A recolha do prazo de validade é efectuada no formato MM-AAAA, não sendo permitida a introdução de datas anteriores à actual. Recomenda-se que esta informação seja recolhida quando o prazo de validade de um determinado produto a recepcionar for anterior ao gravado no sistema. De forma a alertar o operador para a necessidade suplementar de confirmar a data de validade do produto, foi criado um alerta, que coloca o referido campo a amarelo sempre que: · a validade presente no campo seja menor que a data actual · o stock do produto seja menor que zero P.Fact: Preço de Custo - O valor apresentado automaticamente neste campo, é o valor introduzido na última recepção do produto. Mar: Margem de comercialização Cond: Condições comerciais aplicadas pelo fornecedor PVP: Preço de Venda ao Publico do produto PMA: Valor Máximo autorizado pelo Estado de aquisição de um produto, cálculo: P.Fact = PMA - IVA (%) - Margem Legal (%) Sit: Situação do produto relativamente a outras encomendas Situação do produto em recepção
À semelhança do que acontece na gestão de encomendas, o ecrã de recepção disponibiliza
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uma barra de conteúdos, com um conjunto de informação pertinente, associada a cada produto em análise e dividida em vários blocos: Informação Geral do Produto
Código IVA Stock na localização Stock Máximo e Mínimo Origem do Preço de Factura E - Resulta do Preço registado na encomenda G - Resulta do valor do preço da última guia de remessa M - Introdução Manual P – Resulta dos PPV do último Lote Recepcionado U – Resulta dos Preços da última Guia de Remessa do Fornecedor em causa Informação da Encomenda
Quantidade Encomendada Quantidade já Recepcionada Preço de Encomenda (registado na geração da encomenda) Preço de Compra (resultante da diluição dos bónus e das condições de compra no preço de factura) Classificação do Produto
Categoria Gama Prateleira Sub-família Informação de Última Compra (Mesmo Fornecedor vs Qualquer Fornecedor)
Data da encomenda Preço de Factura Margem registada PVP Área de Notificação
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Junto à barra de detalhe do produto passou a existir uma barra vertical de informações adicionais, sob a forma de ícones. É nesta área de notificação que se passará a encontrar, por exemplo, o ícone de impressão de etiqueta de código de barras na entrada. Totalizadores da Encomenda Nesta área do ecrã podemos ver os totalizadores referentes á encomenda que estamos a recepcionar
Suspender Recepção de encomendas No sentido de permitir recepções de encomendas faseadas, a versão actual passa a permitir a sua suspensão temporária. Para tal, deverá guardar a recepção em curso em Menu>Recepção Suspensa>Gravar, mediante o atalho Alt+C ou ainda com o botão
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Sairá então da recepção da encomenda, deixando o posto disponível para a execução de qualquer outra tarefa. Para retomar a recepção, basta voltar à Recepção de Encomendas e entrar na encomenda em causa. O sistema apresentar-lhe-á imediatamente a indicação:
Deverá então, após indicação do número da guia de remessa, carregar a recepção guardada anteriormente em Menu>Recepção Suspensa>Carregar, mediante o atalho Alt+V ou ainda pelo botão De referir que, todas as operações são acompanhadas pelas respectivas mensagens de confirmação.
ou
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RECEPÇÕES SIMULTÂNEAS A Recepção de cada Encomenda, só pode ser efectuada num único Posto de trabalho. Caso se verifique uma tentativa de abrir a recepção num segundo posto, será apresentada uma mensagem com a respectiva indicação:
É no entanto possível, recepcionar várias encomendas simultaneamente, desde que não estejam em curso. DESCONTOS COMERCIAIS Em caso da existência de descontos comerciais na encomenda, o utilizador terá que dar entrada desses mesmos descontos em cada uma das linhas de produto (campo condições). Neste momento passa a existir a possibilidade de colocar esse desconto para a totalidade dos produtos, carregando no botão "Descontos" à esquerda do respectivo totalizador
PREÇO DE FACTURA No sentido de melhorar a sugestão de Preço de Factura na recepção de encomendas, facilitando o processo, até à data moroso, de validação de preços de compra, foram criados vários critérios, que, ao nível do Produto permitem a gerir esta sugestão de preço. Assim, passamos a ter, na ficha do produto, no separador "Informação da Farmácia", uma caixa de selecção que define a forma como o Preço de Factura será sugerido em todas as recepções de encomenda
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Temos assim as seguintes opções: Preço da Encomenda O preço proveniente da encomenda é apresentado como Preço de Factura. De referir que o preço de factura segue também uma nova lógica de sugestão, podendo mesmo ser editável pela Farmácia (por exemplo nos casos de acordo prévio de preço com o Fornecedor). Última Guia de Remessa Este é o valor "predefinido" na aplicação, apresentando o Preço de Factura na lógica que já tínhamos em funcionamento até aqui, ou seja, é apresentado o Preço de Factura registado na última recepção deste produto Última Guia de Remessa do Fornecedor À semelhança do critério anterior, apresenta o último preço de Factura registado, no entanto, em recepções exclusivas do Fornecedor em questão. Com este critério, a farmácia só terá necessidade de alterar os preços de Factura, nos casos em que se verifique uma alteração do preço praticado pelo Fornecedor. PVP Último Lote Recepcionado O Preço de Factura apresentado resulta do preço médio de custo de lote, presente na ficha do produto. Manual Neste caso, o Preço de Factura aparece em branco, não havendo qualquer tipo de sugestão. De referir que a lógica de construção de preços continua a funcionar da mesma forma, ou seja, a alteração do Preço de Factura promove alteração do PVP mantendo a margem anterior, continuando a alteração do PVP a promover a alteração da Margem mantendo o Preço de Factura. 6.2.6.1
Processo Sequencial de Recepção de Encomendas Em seguida, passaremos a descrever a sequência de passos que devem ser seguidos para uma correcta recepção de uma encomenda.
6.2.6.1.1 Identificação da Guia de Remessa
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Antes de iniciar a recolha dos produtos, o sistema pede ao utilizador que identifique, no campo específico, a Guia de Remessa associada à encomenda em recepção, indicando o seu número, data e hora. Tal como foi referido anteriormente, o registo desta informação permite à Farmácia manter um registo e controlo da origem dos produtos recebidos. Sem estes campos estarem devidamente preenchidos, não é possível iniciar a recolha dos produtos.
O número da Guia de Remessa é validado pelo sistema, que impede a sua repetição para o mesmo Fornecedor. Sempre que o sistema sugerir automaticamente o número de Guia, tal significa que o utilizador estará a continuar uma recepção parcial (encomenda "Em Recepção") devendo o documento comprovativo da recepção em curso ser anexado ao anteriormente emitido. 6.2.6.1.2 Recolha dos produtos encomendados
À semelhança do descrito em "Acções dentro da encomenda", a recolha dos produtos pode ser efectuada de forma manual ou por leitura óptica, através da utilização dos campos "Designação" e "Qt" (quantidade recebida). A recolha dos produtos na Recepção de uma Encomenda é feita, do memo modo, de forma incremental. Poderá, em alternativa, ser utilizado o botão "Recepção Automática" Esta funcionalidade permite recolher automaticamente os produtos encomendados, ou seja, as quantidades encomendadas aparecem na sua totalidade, tal como a encomenda foi efectuada devendo o utilizador efectuar as alterações necessárias manualmente. Esta função exige do utilizador uma particular atenção de forma a evitar a entrada de produtos em stock que não foram efectivamente entregues. Durante a recepção de uma encomenda, o utilizador será sempre alertado para qualquer produto ou quantidade superior que alterem o pedido de encomenda inicial. No caso de quantidades superiores existe a possibilidade, se se tratar de um produto bonificado, de recepcionar as mesmas como bónus ou, no caso de não se tratar de um produto bonificado, como quantidade adicional à proposta inicial.
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A remoção de um produto recolhido do ecrã de recepção pode ser feita através da colocação do algarismo "0" no campo "Quantidade Recebida", ou através da utilização da tecla DELETE. Neste último caso, o sistema efectua um controlo, pedindo a confirmação do abate do produto.
6.2.6.1.3 Marcação de preços
A marcação de preços de produtos é realizada através da introdução do preço de factura (sem IVA) afixado no documento que acompanha o produto. Automaticamente a aplicação actualiza o P.V.P. do produto, mantendo o valor da margem constante. Se o utilizador alterar o P.V.P., a margem é actualizada uma vez que o preço de factura permanece constante. Neste caso, o campo margem fica verde para indicar um aumento, e vermelho para indicar diminuição da margem face ao valor registado na última recepção do produto.
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Os campos aqui envolvidos apresentam valores introduzidos automaticamente e são eles: P.Fact - o preço de factura introduzida na última recepção do produto; Margem - a margem afixada; P.V.P. - o P.V.P. actual do lote recepcionado. Na recepção de encomendas temos disponíveis três dados para que seja definido o preço de venda a praticar pela Farmácia: · Histórico da última recepção desse produto desse fornecedor · Histórico da última recepção desse produto de qualquer outro fornecedor · Alerta se a margem agora é menor ou maior que a última praticada Para facilitar a gestão de preço do produto, o Sifarma 2000 permitir a definição da regra de cálculo de P.V.P. na recepção de encomenda. Esse cálculo é sempre realizado com base no Preço de Factura presente em ecrã, mas pode ser determinado pelo programa, no processo mantém a margem ou se mantém o P.V.P. fixo. A gestão desta parametrização, realiza-se ao nível do produto. Para facilitar esse trabalho o Utilizador tem acesso à edição do produto, neste ecrã pelo botão
ou tecla de função "F4-Ficha Prod.".
Esta capacidade acresce à outra capacidade de permitir definir como é que o preço de factura é sugerido pelo programa na recepção de uma encomenda. Nesta matéria apenas foi assegurado que caso opte por determinar o preço de factura com base no P.V.P. do produto, se continue a recalcular o preço de factura perante a modificação do P.V.P.. A alteração dos valores de P.V.P. ou do Preço de Factura, irá ter consequência no valor de Margem. Este campo apresentará uma cor verde caso a margem actual seja superior à registada na última
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recepção, e uma cor vermelha se o seu valor for inferior. Uma alteração no valor de Margem, irá reflectir-se numa alteração correspondente no valor de P.V.P. do produto Quando a Farmácia está a efectuar uma primeira recepção de um produto para um determinado fornecedor, no cálculo de preço o componente de margem deve estar a ser determinado pelo valor determinado pela Farmácia no campo de subfamília local, caso não exista essa percentagem o Sifarma 2000 efectua o cálculo de preço com a margem central. O valor da margem é mostrado no detalhe do produto, na caixa á direita, no campo "Margem". O fornecimento correcto da informação, bem como de eventuais condições de compra verificadas, é necessário para que a aplicação calcule correctamente o valor total da guia de remessa processada. 6.2.6.1.4 Verificação de Preços na Recepção de Encomendas
Com a não obrigatoriedade de marcação do PVP nas embalagens de medicamentos, foram inseridas validações de preços na recepção de encomendas que passamos a demonstrar. PVP Praticado (PVP) - Preço de Venda ao Público em prática na Farmácia. PVP Aprovado (PMA) - Preço de Venda ao Público Máximo Autorizado pelo Estado. P.Factura (P.Fact) - Preço de aquisição de um produto. P.Factura Aprovado (P.Fact.A) - Valor Máximo autorizado pelo Estado de aquisição de um produto, cálculo: P.Fact.A = PMA - IVA (%) - Margem Legal (%) No ecrã sde Recepção podemos ver na grelha uma nova coluna PMA. Validação PVP Praticado e PVP Aprovado Quando chamamos um produto para recepcionar, o Sifarma 2000 efectua uma validação entre os PVPs. A chamada de atenção ao utilizador é dada pela coloração da célula do PVP do produto, fica com a cor amarela, sempre que o Sifarma 2000 detecte uma diferença entre o PVP Praticado e o PVP Aprovado. Podemos ver a chamada de atenção no pormenor do ecrã de Recepção que reproduzimos a seguir:
Validação Preço Factura e Preço Factura Aprovado Verificação se o preço facturado corresponde ao valor aprovado (PFA). A chamada de atenção ao utilizador é dada com a coloração da célula do Preço de Factura, com os seguintes significados:
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· · · ·
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Branca - 1 – O Sifarma 2000 não efectua validação (PMA com valor não definido). Verde - 2 – O Preço de Factura, está correcto. Amarela - 3 – O Preço de Factura é menor que o Preço de Factura Aprovado. Vermelha – 4 – O Preço de Factura é maior que o Preço de Factura Aprovado.
O valor do Preço de Factura Aprovado é apresentado no rodapé do ecrã, quando o utilizador clica com o ponteiro do rato no campo P.Fact., conforme é apresentado na imagem seguinte.
6.2.6.1.5 Condições de compra
Quando o fornecedor aplica determinadas condições comerciais, o utilizador deverá registá-las no campo condições para que a parcela desconto seja calculada correctamente e o total da guia seja igualmente correcto. Este campo permite o registo de descontos sobrepostos a 3 níveis. Por exemplo, 5%+2%+1%.
O estabelecimento de condições financeiras justificarão o valor "Total de Descontos", tendo também impacto no preço de custo do lote.
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6.2.6.1.6 Verificação da Encomenda
Quando o utilizador termina o processo de recolha de produtos e seu processamento (marcação de validades e preços), deverá carregar no botão "Terminar (F2)", para aceder ao ecrã de verificação da encomenda. Este ecrã permite conferir a recepção da encomenda, apresentando na secção superior um conjunto de filtros que identificam as seguintes situações: Q. recebida > Q. encomendada Q. recebida < Q. encomendada Q. encomendada = 0 Q. recebida = Q. encomendada
- Produtos recebido em excesso - Produtos em falta - Produtos não encomendados - Produtos recebidos correctamente
Para simplificar a detecção de irregularidades, o campo "Em Falta" apresenta uma cor diferente consoante a irregularidade que foi registada, com base no código de cores descrito anteriormente. Perante a situação de faltas numa encomenda, cabe ao utilizador definir o que fazer com os produtos em falta antes de dar por finalizada a entrega da encomenda. As opções ao seu dispor são: 1 - Indicar ao sistema que os produtos em falta são para Retirar da encomenda e Terminar a recepção. 2 - Classificar os produtos como Esgotados, sendo estes incluídos numa proposta de encomenda de esgotados (ver "Encomenda Esgotados"), e Terminar a recepção. Um produto marcado como esgotado deixará de estar nesta condição se for recepcionado numa encomenda ou se for alterada a sua condição manualmente, na respectiva Ficha de Produto. 3 - Transferir os produtos para uma outra proposta de encomenda para outro fornecedor e Terminar a recepção. 4 - Terminar mantendo-se os produtos em falta na recepção de encomendas com a indicação de "Em Recepção", esperando uma resolução definitiva.
Para terminar a verificação da recepção o utilizador deverá carregar no botão Terminar para desencadear todos os carregamentos de stock e aceder ao relatório de produtos entregues.
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Se forem recebidos produtos que possuam a indicação de etiquetas na entrada, ao terminar o processo de recepção surge um ecrã que permite a sua emissão na impressora de etiquetas.
Caso opte por não imprimir as etiquetas nesta fase, os produtos associados às mesmas ficaram registados na funcionalidade "Impressão de Códigos de Barras" no Menu Encomendas.
6.2.6.1.7 Impressão do documento comprovante da recepção
Ao carregar no botão Terminar, o sistema irá automaticamente aceder ao Menu de impressão do Sifarma 2000, para que seja produzido o relatório de produtos entregues na encomenda.
6.2.6.2
Recepção de Produtos Inactivos Neste capítulo vamos ver o funcionamento da recepção de um produto que tem o estado "Inactivo".
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No ecrã de recepção de encomendas quando estamos a recolher os códigos dos produtos
O Sifarma 2000 apresenta-nos uma mensagem com três opções:
· Sim - Activa o produto e continua com a recepção da encomenda, altera a situação do produto. · Não - Não activa o produto e continua a recepção da encomenda, a situação do produto não é alterada. · Cancelar - Cancela a inserção do produto, e podemos continuar com a recepção de outros produtos.
6.3
Gestão de Devoluções Esta opção está situada no Menu Encomendas, na opção "Gestão de Devoluções". É aqui que se registam os produtos a devolver ao fornecedor. As quantidades indicadas dos produtos a devolver
Encomendas
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serão retirados do stock da Farmácia e a sua situação estará pendente até à regularização das devoluções.
6.3.1
Gestão de Devoluções Neste ecrã, o utilizador tem acesso a todas as devoluções que se encontram no momento no sistema, obtendo algumas informações úteis sobre as mesmas, como a data e hora em que foi efectuada, o Fornecedor a que se destina, a sua situação momentânea e o seu custo.
De referir que, por omissão, o sistema apresenta as devoluções que se encontram em situação "suspensa" (A Tratar). Para visualizar aquelas com Nota de Devolução já emitida (A Regularizar) ou mesmo aquelas que se encontram fechadas (Em Arquivo), o utilizador deverá seleccionar a checkbox respectiva. As funções Aprovar e Suspender uma devolução serão descritas posteriormente.
Iremos em seguida analisar algumas das funcionalidades deste ecrã.
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6.3.1.1
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Criar devoluções Para criar uma devolução, o utilizador deve carregar no botão "Criar/Alterar Dev.".
É, então, apresentado o ecrã "Edição de Devoluções", no qual iremos analisar o processo sequencial de criação de uma devolução:
Guia de Devolução Em primeiro lugar, o utilizador deve seleccionar, no campo específico, o fornecedor a quem se destina a devolução. Carregando no botão assinalado, é apresentada a lista de Fornecedores da Farmácia:
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O Sifarma 2000 preenche automaticamente a data e hora em que estamos a criar a devolução como também o campo Local Origem. O campo Custo total s/IVA é incrementado com o preço de custo de cada produto da devolução.
Produtos da Guia de Devolução De seguida, o utilizador deve iniciar a recolha dos produtos a devolver, por leitura óptica (opção recomendada), ou de modo manual. Após seleccionar um produto a devolver, o utilizador deve obrigatoriamente preencher os campos "Qt dev." e "Motivo Devolução", todos os outros campos são preenchidos automaticamente com os valores da ficha do produto. A valorização da Guia de Devolução e efectuada com os valores apresentados no ecrã de "Informação Lotes e Alterações" da ficha do produto (F8 - Inf. Lotes/Stk).
Colocando o cursor sobre o campo "Motivo Devolução" e carregando na tecla F12, é apresentada uma lista com possíveis motivos de devolução, dos quais deve ser escolhido um, através do botão OK ou da tecla ENTER.
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Para acrescentar um motivo de devolução que não esteja contido nesta lista, o utilizador deve aceder, no ecrã principal do Sifarma 2000, ao Menu Parâmetros e, seguidamente, à opção "Motivos de Devolução" Podemos também inserir o mesmo produto com o Preço de Custo, PVP e/ou Motivo Devolução diferentes, desde que não sejam inseridas as duas unidades imediatamente uma a seguir á outra. Juntamos um caso exemplificativo de seguida.
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Na "Nota de Devolução" os produtos são impressos agrupados por código de produto, mas em linhas separados conforme podemos ver na imagem seguinte.
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É também recomendável que seja preenchido o campo "Origem", com o número do documento que acompanhou a recepção do produto.
O ecrã apresenta igualmente alguns botões para auxiliar a tarefa do utilizador:
Produto: Através desta tecla, é possível visualizar a Ficha de Produto referente ao produto em foco. Outras Dev.: Permite verificar a situação do produto relativamente a outras devoluções. Esta informação pode ser consultada de modo rápido na coluna "Outras Dev.", com base no seguinte código alfabético: A: O produto já se encontra numa outra devolução com situação "Aprovada" S: O produto já se encontra numa outra devolução com situação "Suspensa"
Através do botão "Outras Dev." é apresentado um ecrã contendo informação mais pormenorizada relativa à situação do produto em foco, nomeadamente o Fornecedor a quem se destina a devolução já aprovada, a data e hora a que foi realizada, etc...
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Validades: Apresenta uma lista dos produtos que devem ser devolvidos devido à aproximação da sua data de validade.
Aprovar + Suspender: Finalizando estas operações, o utilizador deve aprovar a nota de devolução (botão Aprovar) e produzir a respectiva guia de transporte, ou optar por suspender a devolução (botão Suspender) para uma posterior edição e finalização da mesma, o Sifarma 2000 por segurança pede uma confirmação desta acção. Importa salientar que para terminar uma devolução e proceder ao seu envio, esta deverá ser sempre classificada como "Aprovada". Ao carregar no botão Aprovar, é automaticamente apresentado o ecrã de impressão da Nota de Devolução.
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Manual de Utilização Sifarma2000
O botão "Sair (Esc)" retorna ao ecrã "Gestão de Devoluções" sem, contudo, registar qualquer alteração que tenha sido operada.
6.3.1.2
Editar devoluções suspensas A partir do ecrã "Gestão de Devoluções" é igualmente possível proceder à edição de uma devolução suspensa. Para tal, o utilizador deve seleccionar a devolução pretendida e, de seguida, carregar no botão "Criar/alterar Dev."
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De notar que o Sifarma 2000 apenas permite a existência de uma devolução suspensa por fornecedor. Se o utilizador decidir criar uma nova devolução existindo uma suspensa, automaticamente, o Sifarma 2000 apresenta essa mesma devolução, surgindo a mensagem:
Se o utilizador pretender registar novos produtos numa devolução suspensa, poderá fazê-lo normalmente, sendo igualmente possível retirar ou modificar produtos previamente inseridos. Se o pretender efectuar uma nova devolução deve escolher um novo fornecedor no campo respectivo.
275
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Importa, mais uma vez, salientar que, para finalizar esta nota de devolução, será sempre necessário aprová-la previamente. 6.3.1.3
Imprimir devoluções Este botão permite a impressão da devolução aprovada que apresenta o foco.
É importante referir que esta funcionalidade apenas permite a reimpressão de uma nota de devolução emitida, ou seja, numa devolução com situação "Suspensa" este botão não desencadeia qualquer acção. Assim, para proceder à reimpressão de uma Nota de Devolução, o utilizador deverá, em primeiro lugar, seleccionar a check-box "A Regularizar".
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Após seleccionar a devolução cuja nota pretende reimprimir, o utilizador deve carregar no botão Imprimir, já assinalada. 6.3.1.4
Anular devoluções O botão Anular, permite eliminar uma devolução que se encontre em situação "Suspensa".
Após seleccionar a devolução a eliminar, o utilizador deve carregar no botão assinalado. O sistema apresenta, então, um ecrã de "Visualização de Guias de Devolução", para confirmação da acção:
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Carregando no botão Anular, o utilizador elimina a Guia seleccionada.
6.3.1.5
Visualizar Devoluções Através desta função é possível visualizar a devolução seleccionada, independentemente da sua situação. O ecrã de "Visualização de Guias de Devolução" é em tudo semelhante ao descrito para a função Anular, com a excepção de não apresentar o botão que permite desencadear a eliminação:
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Neste ecrã, o utilizador tem acesso aos dados sobre o Fornecedor a quem se destina a devolução, bem como ao detalhe dos produtos a devolver. De referir também a informação sobre a situação da devolução, localizada no canto superior direito do ecrã. As situações "Aprovada" e "Fechada" são assinaladas com a cor vermelha, enquanto que a situação "Suspensa" é assinalada com a cor verde.
6.4
Regularização de Devoluções Para proceder à regularização de uma devolução, o utilizador tem de aceder à respectiva opção, encontrada no Menu Encomendas.
6.4.1
Selecção da Devolução a Regularizar
279
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O primeiro passo para regularizar devoluções já registadas é indicar a ou as devoluções que se pretende regularizar. O utilizador pode procurar uma Guia de Devolução através do seu número, o qual deverá ser introduzido no campo "Localizar Guia de Devolução", carregando, de seguida no botão Localizar. A grelha de selecção de devoluções apresenta apenas devoluções aprovadas e parcialmente regularizadas, com ordenação predefinida por Fornecedor. À semelhança do que acontece noutras zonas da aplicação, pode-se ordenar esta grelha por "Nº de Guia", "Data e Hora", "Fornecedor" e "Situação", carregando com o rato no topo da coluna respectiva. Após marcar todas as devoluções desejadas, com a tecla INSERT, o utilizador deve carregar no botão "Seleccionar (F2)" para aceder ao ecrã de regularização da devolução. 6.4.1.1
Listas de Produtos Poderão ainda ser criadas e impressas Listas de Produtos Devolvidos, num determinado intervalo de tempo, e com base em critérios de selecção definidos pelo utilizador.
6.4.1.1.1 Lista de Produtos Devolvidos
No caso de ser pretendida uma Lista de Produtos Devolvidos, o utilizador tem de definir o intervalo de tempo no qual será executada a pesquisa. Pode ainda determinar os critérios de pesquisa, os quais se podem basear no Fornecedor(es) alvo Devolução, Nº da Guia de Devolução, Motivo da Devolução, Produto(s) Devolvido(s) e/ou Det.AIM Produto Devolvido. Podemos também determinar o Estado da linha impressa, produtos devolvidos (Aprovada, Parcialmente Regularizada e Regularizada).
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Podemos também seleccionar por Tipo de Regularizações, os produtos devolvidos (Produtos Não Aceites, Produtos Creditados e Produtos Substituídos). A secção Outros permite ao utilizador definir se quer ou não, emitir a listagem com a visualização só dos Totais da Devolução, Detalhe das linhas e/ou os critérios usados para produção da listagem. A secção Ordenação, permite ao utilizador definir o tipo de ordenação com que quer a listagem, por Nº de Devolução ou por Produto (ordem alfabética do produto).
O botão "Executar (F2)", permite a visualização do relatório obtido, o qual pode ser impresso.
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Listagem de Devoluções com o Detalhe das Guias de Devolução
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Listagem de Devoluções só com Totais das Guias de Devolução
Listagem de Devoluções com os "Critérios Considerados" para a produção da listagem, no fim da listagem
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6.4.2
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Regularização de Devoluções Neste ecrã são efectuadas as regularizações de devoluções, após resposta do fornecedor ao pedido da Farmácia. Os passos sequenciais que devem ser seguidos para realizar esta operação são os seguintes:
Ao ser seleccionada a guia de devolução que se pretende regularizar, o sistema indica no campo assinalado, informação relativa ao número de Guia, data de elaboração, fornecedor a que se destina, etc...
A primeira acção do utilizador deve ser o preenchimento do número do documento enviado pelo fornecedor. A ausência desta informação impossibilita a continuação do processo
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O utilizador deve, então, seleccionar o produto que se pretende regularizar e indicar as quantidades. A tecla INSERT incrementa a quantidade a regularizar no campo "Qt. Reg." e a tecla DELETE, diminuiu essa quantidade. O campo "Já Reg." indica a quantidade já regularizada numa outra fase (em devoluções parcialmente regularizadas). O Sifarma 2000 permite ao utilizador a ordenação dos dados nesta grelha, clicando com o botão do rato no cabeçalho da coluna com que quer a ordenação dos dados.
Após indicar as quantidades de cada produto que pretende regularizar, o utilizador deve indicar o tipo de regularização a efectuar, o qual depende da resposta dada pelo Fornecedor ao pedido de devolução da Farmácia. Assim, o tipo de regularização pode ser: - Não Aceite Se o pedido de devolução for recusado pelo fornecedor, o utilizador deverá registar o documento e a justificação para essa recusa (campo "Observações" e botão Gravar). Os produtos recusados, são novamente colocados em Stock, devendo a Farmácia efectuar a sua quebra.
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- Nota de Crédito O fornecedor aceita a devolução e emite uma nota de crédito, o utilizador deverá registá-la através deste ecrã para que a sua conta corrente fique correcta.
Neste ecrã o utilizador tem a possibilidade de alterar a data e hora de recepção da nota de crédito, bem como o seu valor. Para alterar o número do documento é necessário, em primeiro lugar, carregar no botão "Alterar Nº". Importa referir que quando é emitida uma nota de crédito, a aplicação não permite a repetição de números, pelo que é aconselhável proceder à regularização da devolução por inteiro.
- Substituição de Produtos O fornecedor aceita a devolução e efectua a troca por outra embalagem ou por outro produto diferente. O utilizador deve registar aqui a sua entrada, associando a recepção desses produtos à regularização dos devolvidos. O processo de recepção aqui efectuado é idêntico ao já descrito para as encomendas. Importa realçar que a recepção destes produtos irá alterar os seus valores de stock.
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O ecrã "Regularização por produtos" apresenta três secções distintas: Identificação da Guia de Devolução - contém algumas informações relativas à guia de devolução e o detalhe dos produtos que foram devolvidos e se pretende regularizar. Produtos da Guia de Remessa - local de recolha dos produtos de substituição enviados pelo fornecedor. A recolha é efectuada de modo idêntico a uma recepção de encomenda, por leitura óptica ou modo manual. Informação - Informações relativas à guia de remessa que acompanha os produtos de substituição. Estes dados são automaticamente alterados à medida que os produtos de substituição vão sendo recolhidos. Após a recolha dos produtos de substituição, o utilizador deve carregar no botão Gravar para registar os dados.
O botão Detalhe pode ser utilizado em casos de regularização parcial. Nestas situações, a regularização ficou, por qualquer razão, incompleta, ficando registada no sistema como "Parcialmente Regularizada" (ver Selecção da Devolução a Regularizar). Este botão permite ao utilizador aceder aos registos já efectuados.
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Manual de Utilização Sifarma2000
O botão Ver Produto dá-nos acesso á ficha do produto seleccionado. O botão Sair finaliza o processo de regularização com a emissão da respectiva Guia de Regularização de Devolução.
6.5
Ficha do Fornecedor Na Ficha do Fornecedor são registadas algumas informações relevantes sobre o mesmo. É possível encontrar este módulo no Menu Encomendas.
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Acedendo a esta opção, o utilizador tem acesso à Ficha do Fornecedor, cujas funcionalidades serão de seguida, apresentadas.
Figura - Ficha do Fornecedor
6.5.1
Criar Novo Fornecedor no Sifarma 2000 Se a Farmácia tiver necessidade de trabalhar com um fornecedor que não exista na Base de Dados do Sifarma 2000, temos que solicitar centralmente, a sua inclusão. No ecrã de activação de Fornecedores, permite á Farmácia, solicitar o pedido automático de criação de Fornecedores. Assim, na ficha de fornecedor ao carregar no botão "Novo Fornecedor" acede à lista de fornecedores
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Manual de Utilização Sifarma2000
já existentes na Base de Dados.
No caso em que o fornecedor não está criado, na Base de Dados do Sifarma 2000, o botão "F8" vai permitir a recolha e envio imediato dessa informação aos serviços centrais da ANF.
Neste ecrã por defeito está definida a Farmácia que solicita a inclusão do novo fornecedor e o endereço do serviço da ANF que vai criar o no fornecedor.
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A check-box Aviso de leitura se for marcada, vamos receber um mail na caixa de Email da Farmácia a confirmar a recepção do mail enviado. O botão Anexos podemos juntar algum documento que tenhamos previamente digitalizado, Ex.: Guia de Remessa/Carta do fornecedor. Na caixa em branco podemos preencher, com a identificação do fornecedor.
6.5.2
Criar Novo Fornecedor da Farmácia Para criar um registo de um novo Fornecedor da Farmácia, o utilizador deve, em primeiro lugar, carregar no botão "Novo Fornecedor"
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É apresentada a lista total dos Fornecedores registados no sistema, da qual o utilizador deve seleccionar o pretendido, pelo código ou pelo nome, carregando em seguida no botão OK (ou tecla ENTER).
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A Ficha relativa ao novo Fornecedor criada, deve ser preenchida pelo utilizador (operação descrita posteriormente). O preenchimento do campo "Data Criação da Ficha" é automático efectuado pelo Sifarma 2000. Importa referir que se a Farmácia pretender registar um Fornecedor não incluído na lista (Base de Dados) apresentada pelo sistema, deverá contactar solicitar a inclusão do fornecedor na Base de Dados (Criar Novo Fornecedor no Sifarma 2000).
6.5.3
Selecção de um Fornecedor O fornecedor que é automaticamente apresentado quando se acede ao Menu "Ficha de fornecedor", é o definido como preferencial. Para seleccionar um outro fornecedor já registado, o utilizador deve carregar no botão assinalado, no campo respectivo:
É apresentada a lista dos fornecedores da Farmácia, devendo o utilizador escolher, com o cursor do rato, o pretendido.
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6.5.4
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Definição do Fornecedor Preferencial da Farmácia Para alterar o Fornecedor Preferencial da Farmácia, o utilizador deve primeiramente, seleccionar a ficha do Fornecedor que pretende definir com preferencial, marcando em seguida a check-box correspondente. Esta escolha é de grande importância, uma vez que, todos os produtos que na sua Ficha de Produto não contenham indicação do fornecedor ao qual devem ser encomendados, serão incluídos em propostas de encomenda destinadas ao fornecedor preferencial.
Naturalmente, só pode haver um fornecedor nesta situação, pelo que o sistema efectua um controlo sempre que se verifica uma mudança.
Quando estamos a visualizar a Ficha do Fornecedor Preferencial da Farmácia, esse fornecedor não pode ser inactivado enquanto for o Fornecedor Preferencial.
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O Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso "ATENÇÃO: Não pode inactivar o Fornecedor Preferencial!!!".
6.5.5
Gestão do Fornecedor da Farmácia A Ficha do Fornecedor é constituída por quatro botões, que agrupam conjuntos de informação semelhante. Seguidamente, vamos analisar cada um deles separadamente. De salientar que qualquer alteração efectuada no respectivo ecrã, só será registada se o utilizador carregar no botão Gravar.
6.5.5.1
Identificação Este ecrã reúne todos os dados de identificação do fornecedor. A informação é recolhida e gerida a nível central, razão pela qual a Farmácia apenas a pode consultar.
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6.5.5.2
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Configuração Neste ecrã, vão ser configurados os dados envolvidos na comunicação entre a Farmácia e o Fornecedor, pelo que o seu correcto preenchimento é de extrema importância. Caso o fornecedor possua apenas envio por papel, é redundante o preenchimento dos restantes campos aqui existentes. No caso de o fornecedor apresentar envio electrónico de encomendas, o utilizador deverá consultar a documentação apropriada para proceder a uma correcta configuração. Os dados do fornecedor aqui a colocar são indicados pelo próprio. O modo de envio aqui registado, papel ou electrónico, será sempre utilizado quando se procede ao envio de uma encomenda para este mesmo grossista. De salientar a existência de um campo "Códigos para encomendas", onde é possível à Farmácia criar um código identificativo de encomendas Top ou Bónus. Este código deve ser fornecido ao Fornecedor quando se pretende enviar uma encomenda de produtos com condições especiais de compra, evitando à Farmácia a necessidade de criar produtos fictícios em inventário
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6.5.5.3
296
Condições Este ecrã reúne toda a informação relativa às condições comerciais do fornecedor, sendo possível consultar a lista de produtos bonificados e quais as condições financeiras em vigor. A lista de bónus é editável de forma a permitir à Farmácia a realização de pequenas correcções.
297
6.5.5.4
Manual de Utilização Sifarma2000
Avaliação Este separador permite à Farmácia registar os resultados de avaliações periódicas realizadas ao fornecedor. O tema será aprofundado no Módulo Externo sobre Qualidade.
Encomendas
6.6
298
Gestão de Conta Corrente de Fornecedores
Neste separador é efectuado o registo da relação comercial entre a Farmácia e o Fornecedor. É aqui que é recebida a informação recolhida aquando da recepção de uma encomenda ou regularização de uma devolução, sendo ainda permitido o registo de Facturas e o seu pagamento.
299
6.6.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Consulta de um movimento A conta corrente apresenta os movimentos agrupados em "A Facturar" ; "A Liquidar" ; "Liquidados", o que corresponde respectivamente a Guias de Remessa, Notas de Crédito e Facturas. Para consultar o determinado movimento o utilizador deverá carregar no botão "Ver Detalhe (F9)". Surge então o ecrã detalhe do movimento.
Encomendas
6.6.2
300
Registo de uma factura Se pretender registar uma factura, o utilizador deve, em primeiro lugar, seleccionar todos os movimentos que deseja incluir na nova factura. Para tal, deve utilizar a tecla INSERT, que marca os movimentos individualmente ou, em alternativa, o botão "Marca/Desmarca Todos (F5)", que selecciona todos os movimentos disponíveis. Para criar a factura o utilizador deve carregar no botão "Criar Factura (F6)". Surge o ecrã seguinte, onde o utilizador deve identificar a factura e determinar as condições para o seu pagamento.
6.6.3
Registo do pagamento de uma factura Para auxiliar o utilizador a gerir os seus pagamentos, os mesmos encontram-se por ordem crescente de data de vencimento. Para efectuar o registo de pagamento de uma factura, o utilizador deve seleccionar a factura que pretende pagar e carregar no botão "Regularizar" (F6)", sendo que o tipo de movimento seleccionado deverá ser, naturalmente, "A Liquidar". Acede, assim, ao seguinte ecrã:
301
Manual de Utilização Sifarma2000
Neste ecrã é necessário escolher qual o método de pagamento pretendido da lista que é automaticamente apresentada. Após confirmação, o registo do pagamento passa a ser visível no histórico do sistema (Tipo de Movimento "Liquidado")
6.7
Correio Electrónico de Fornecedores O Sifarma 2000 tem uma funcionalidade de gestão do correio electrónico entre a Farmácia e os Fornecedores, que passamos a descrever.
Encomendas
302
Fornecedores com correio/serviços: nesta caixa podemos ver, adicionar e remover os Fornecedores da Farmácia, com os quais a Farmácia tem comunicações e tem definido este serviço. Para Adicionar um Fornecedor a este serviço em primeiro lugar temos de o ter inscrito como Fornecedor da Farmácia e em segundo tem de ter as comunicações definidas. Quando carregamos no botão "Adicionar" (F2 - Adicionar Fornecedor) o Sifarma 2000 apresenta-nos uma janela com os fornecedores da Farmácia nessa janela temos que posicionar o foco no Fornecedor pretendido e carregar na tecla "ENTER". Para remover um Fornecedor deste serviço temos de colocar o foco no Fornecedor pretendido e carregar no botão "Remover" o Sifarma 2000 mostra-nos uma mensagem de aviso a pedir a confirmação, nessa mensagem temos que carregar nos botões "Sim" ou "Não", conforme o desejado pelo utilizador. No campo "Ponto de Acesso" indica qual o tipo de comunicações entre a Farmácia e o Fornecedor.
Nesta caixa o Sifarma 2000 mostra o cabeçalho das mensagens - Pendente - Recebido - Enviado Tudo, conforme o separador seleccionado.
Nesta caixa o Sifarma 2000 mostra o texto da mensagem seleccionada na caixa anteriormente descrita.
Aqui temos os botões definidos para executar as várias acções necessárias para a gestão das mensagens.
303
Manual de Utilização Sifarma2000
Nova (F5-Nova Mensagem): cria uma nova mensagem para o Fornecedor seleccionado na caixa Fornecedores/com correio/serviços. Enviar (F4-Enviar Mensagem): Envia a mensagem seleccionada. Reenviar (F9-Reenviar Mensagem): Envia novamente a mensagem já enviada anteriormente. Imprimir actual (F8-Imprimir): Imprime em papel a mensagem seleccionada. Marcar (INS-Marca): Assinala uma mensagem para ser executada uma acção posteriormente. Desmarcar (DEL-Desmarca): Remove a marcação anteriormente assinalada. Marcar Todos (CTRL+M-Marca todos): Assinala todas as mensagens visualizadas para ser executada uma acção posteriormente. Desmarca Todos (CTRL+D-Desmarca todos): Remove todas as marcações anteriormente assinaladas. Abater (CTRL+Del-Abater): Remove do sistema as mensagens anteriormente assinaladas. Sair: Abandona o ecrã de Correio Electrónico de Fornecedores Temos também uma check-box "Receber Respostas às Mensagens Enviadas", por defeito esta check-box está activa. Só recebemos mensagens do Fornecedor quando enviamos uma mensagem para esse Fornecedor.
6.8
Impressão de Códigos de Barras
Este ecrã apresenta todos os produtos que foram recebidos, mas para os quais não se pretendeu a impressão do código de barras no momento da recepção. Existe ainda, a possibilidade de imprimir códigos de barras para qualquer produto que se encontre na listagem. Para tal, o utilizador deve, em primeiro lugar, seleccionar com a tecla INSERT os produtos para os quais pretende imprimir um código de barras e, em seguida, carregar no botão "Imprimir Selecção (F5)". Se pretender imprimir todos os produtos da lista deve carregar no botão "Imprimir Todos (F3)". Sempre que for dada ordem de impressão de etiquetas, ao utilizador é colocada a hipótese de abate ou continuar com os produtos na listagem de impressão de códigos de barras.
Encomendas
304
Chamamos a atenção para a existência de vários modelos de etiquetas. Para a Farmácia seleccionar o modelo de etiqueta que mais lhe interessa no ecrã de "Eqtiquetas de Códigos de Barras" tem o campo "Mod. Etiq." onde tem de seleccionar o modelo pretendido.
6.9
Listagens No Menu Encomendas, é possível encontrar um submenu Listagens, no qual poderão ser impressas os seguintes tipos de listas.
305
6.9.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Lista de Produtos em Encomendas Neste Menu, o utilizador pode imprimir uma lista com todos os produtos que se encontrem, num dado momento, numa encomenda.
O utilizador pode seleccionar o fornecedor cujas encomendas pretende pesquisar, devendo, para tal, selecciona-lo a partir da lista de "Fornecedores da farmácia" e, em seguida, marcá-lo com a tecla INSERT. Poderá, igualmente, efectuar uma escolha com base na "Situação da encomenda", necessitando, neste caso, de marcar as caixas de verificação pretendidas. Por último, é ainda possível pesquisar a existência de determinados produtos em encomendas, introduzindo os mesmos no campo "Produtos a listar". O botão com o sinal assinalado apresenta no ecrã a lista de produtos em inventário, para auxilio na operação.
Encomendas
306
Uma vez definidos os parâmetros de elaboração da lista, procede-se à impressão da mesma através da tecla Imprimir.
Caso não sejam encontrados produtos que obedeçam aos pré-requisitos estabelecidos, aparecerá a seguinte indicação:
6.9.2
Lista de Fornecedores Através deste Menu, a Farmácia tem acesso a uma tabela, na qual constam todos os fornecedores da Farmácia e os seus dados. Pode ser obtida uma lista mais resumida (com nome, morada, telefone), ou mais completa (incluí também dados de comunicação). Para seleccionar os fornecedores pretendidos deve ser utilizada a tecla INSERT ou em alternativa, o botão "Marcar Todos".
307
Manual de Utilização Sifarma2000
O relatório pode ser visualizado (Ecrã) ou impresso (Impressora).
6.9.3
Lista de Movimentos 3º Protocolo Neste Menu, o utilizador pode imprimir uma lista com todos os produtos do 3º protocolo de Diabetes associados a um dos movimentos: Guias de Remessa e Devoluções.
Encomendas
308
O utilizador deverá seleccionar o intervalo de tempo para o qual pretende analisar os movimentos registados e de seguida carregar em "[F2] - Ecrã" de modo a visualizar a listagem pretendida. Poderá também por imprimir a mesma, através de "[F3] - Imprimir".
Capítulo
VII
Facturação
7
310
Facturação A Facturação às Entidades/Organismos, deve carecer por parte da Farmácia uma especial atenção, devendo ser executada ao longo do mês para que no final não seja uma tarefa mais demorada e pesada.
7.1
Organização da Informação A organização de toda a informação recolhida numa venda com receita e seu posterior processamento é um aspecto importante para o correcto funcionamento da Farmácia.
Assim, do processamento da receita resulta um talão de facturação que a deve acompanhar, apresentando a informação necessária para a sua localização. As receitas recolhidas para cada plano de comparticipação são automaticamente organizadas em lotes de trinta (30) receitas, identificadas pelo respectivo Verbete. O conjunto dos lotes de determinado plano, relativos ao mês de facturação, constitui uma série, e são identificados pela Relação Resumo de Lotes. As séries fechadas são facturadas à Entidade responsável pelo respectivo plano de comparticipação, sendo que para cada Entidade é enviada uma única Factura, com os valores associados ao conjunto dos todos os planos que ela engloba.
311
7.2
Manual de Utilização Sifarma2000
Origem das Entidades e Planos de Comparticipação As Entidades e os seus planos de comparticipação são geridos pela ANF, recebendo a Farmácia de forma automática essa informação, assim como possíveis alterações. À Farmácia cabe, no entanto, a tarefa de validar os dados de identificação disponibilizados centralmente.
7.3
Gestão de Lotes por Facturar A Gestão de Lotes por Facturar é das funcionalidades mais utilizadas do Menu Facturação. O seu acesso pode ser feito quer a partir da barra de menus quer através dos botões de acesso rápido.
É então apresentado o respectivo ecrã:
Facturação
312
A - Indica o Plano de Comparticipação que estamos a visualizar. B - Indica os lotes de receita que temos para o Plano de Receitas que estamos a visualizar e a sua série. C - Receitas do lote que estamos a visualizar. D - Produtos da receita que seleccionamos na caixa Receitas do lote. E - Botões de acção e respectivas teclas de função.
7.3.1
Selecção do plano A primeira acção que o utilizador deverá realizar ao entrar no ecrã Gestão de Lotes por Facturar é seleccionar o plano de comparticipação para o qual deseja visualizar a facturação, através da tecla F9 ou carregando em Planos no canto superior esquerdo. Para esse efeito, dispõe da mesma lista de planos de comparticipação do atendimento.
313
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Lista de Planos de Comparticipação
Ao escolher um plano, ocorre a actualização do ecrã que passa a apresentar a série em curso.
Facturação
314
Após escolher o plano, o utilizador deverá indicar a série desejada. Automaticamente a aplicação apresenta a série actual, ou seja, a que apresenta a "Facturação em curso", podendo passar à visualização da(s) série(s) já fechadas mas ainda não facturadas, "Facturação fechada", através das respectivas check-boxes:
De referir que a série aberta se caracteriza por receber novas receitas processadas no atendimento, enquanto nas séries fechadas isto já não se verifica.
O bloco "Lotes de receitas", mostra os vários lotes existentes para o respectivo plano. A Coluna Lote indica o número do lote, Imp. (não funcional) dá a indicação de Verbete impresso, enquanto a coluna T. Rec. indica o número total de receitas que constituem o lote. De referir, que a informação T. Rec. pode indicar a existência de "buracos" nos lotes de facturação, que não o último. É ainda indicado qual a série a que os lotes correspondem.
O bloco "Receitas do lote", permite a visualização de todas as receitas do lote, associadas a um conjunto de informação que a caracteriza. Deste modo podemos identificar: · · · · · ·
O número atribuído à receita (Rec.) no lote O operador que efectuou a venda (Op.) Se a receita foi anulada (Anu.) Se a receita foi alterada (Alt.) Se a receita resultou directamente de um atendimento (Aut.) O número de etiquetas na receita (Etiq.)
315
Manual de Utilização Sifarma2000
· O valor total do P.V.P. da receita (Total P.V.P.) · O valor total comparticipado pela Entidade primária (Total Comp.) · O valor total comparticipado pela Entidade secundária, no caso de comparticipação composta (Tot.Cpt.Out.) · O valor total pago pelo Utente (Tot.Pg.Ut.) · O número de Beneficiário, que pode ser obrigatório para algumas Entidades (Nº Benef.) · O número de Venda indica o número atribuído no atendimento (NºVenda) Chamamos a atenção para se visualizar a coluna Nº. Venda. Para visualizar a coluna, temos de deslocar o cursor na barra de deslocamento que está assinalada na imagem. No fim desta caixa são apresentados os totalizadores das receitas do lote que estamos a visualizar.
O bloco "Produtos da receita", discrimina por sua vez, toda a informação da receita seleccionada. Assim temos: Designação do produto Quantidade dispensada (Qt.) IVA a que o produto está sujeito (Iva) P.V.P. do produto (P.V.P.) Percentagem paga pela Entidade (%) Valor comparticipado pela Entidade primária (Val.Comp.) Valor comparticipado pela Entidade secundária, no caso de comparticipação composta (Val.Comp.Outros) · Valor pago pelo Utente (Val.Pg.Ut.) · Receita com Portaria, no caso de apresentar um * na coluna P (esta portaria pode ainda ser identificada no campo "Portaria"). · · · · · · ·
Nota: Na situação de uma portaria ter sido atribuida a um produto da receita e agora essa mesma portaria ter sido desactivada, o Sifarma 2000 apresenta a indicação de "Anulada". O campo "Situação do plano:" indica se este se encontra activo ou inactivo. No caso de um plano inactivo, toda a informação a ele associado se apresenta numa perspectiva de histórico.
No bloco dos Botões, temos definidos os botões que nos vão auxiliar em todas as nossas tarefas referentes com a facturação, e irão ser explicados nos próximos capítulos.
Facturação
316
É de assinalar que os botões de "Anular" e "FECHAR LOTES" mudam de estado e de acção respectivamente
7.3.2
Situação dos planos Esta grelha permite de forma rápida identificar a situação em que os planos de comparticipação se encontram.
Ao seleccionar esta função, o Sifarma 2000 apresentará um ecrã com três tipos de visualização:
- Todos os planos - Listagem completa de Entidades Em que são listados todos os planos existentes, quer apresentem ou não receitas para facturar.
317
Manual de Utilização Sifarma2000
- Todos os Planos com Movimento - Listagem de Entidades com receitas Onde são apresentadas apenas as Entidades com movimentos de facturação (nas séries actuais). Esta listagem apresenta os mesmos dados que a do ponto anterior, com a diferença de serem visualizados apenas os planos que possuem movimentos.
- Todos os planos com movimento e valorização - Listagem valorizada de Entidades
Facturação
318
Permite verificar apenas os planos com movimentos de facturação na série, e a valorização dos montantes envolvidos. A sua visualização surge com os planos agrupados por plano principal e subplano(s) a ele ligado. Ao ser seleccionado o plano principal, o sistema apresenta, em rodapé, o valor global do plano.
O botão Imprimir, presente em todas estas listagens permite passar a informação respectiva para formato papel.
7.3.3
Transferir receitas Quando existirem descontinuidades na estrutura da facturação (ex. anulação de uma venda comparticipada), entra em acção a funcionalidade "Transferir Receitas", que se encarregará de colocar a próxima receita recolhida do plano, na posição em aberto. Esta funcionalidade opera de forma automática dentro da série actual, para todas as receitas comparticipadas. No contexto de uma série já fechada, caso se verifique a existência de descontinuidades será necessário recorrer à funcionalidade transferir receita. Assim o utilizador, deverá carregar no botão Transf. e a aplicação deve detectar as descontinuidades existentes transferindo as últimas receitas desse lote para os preencher. São então emitidos os novos documentos de facturação.
Pode acontecer, que na facturação em curso, e na necessidade de impressão de Verbete, se proceda à funcionalidade "Transferir Receita" manualmente, através do botão Transf.
7.3.4
Criar receitas Esta opção permite ao utilizador inserir na Facturação receitas, cuja selecção de Plano no Atendimento não foi o correcto, ou receituário devolvido da Facturação de meses anteriores.
319
Manual de Utilização Sifarma2000
Neste caso, o utilizador deverá carregar no botão Criar, surgindo o ecrã onde a receita deverá ser registada.
Figura - Ecrã Criar Receita De notar que só será permitido criar uma receita, se forem apenas recolhidos produtos incluídos no acordo estabelecido, isto é, comparticipados. A recolha de produtos pode ser realizada por designação, por código ou por leitura óptica. O produto recolhido apresentará o P.V.P. actual do produto e qualquer alteração feita será válida apenas para essa receita, para a caso de ser necessário a consulta da ficha do produto o utilizador tem a opção de CTRL+P, para chamar a ficha do produto. A criação de uma receita entra no contexto de um plano e de uma série, assumindo a aplicação que a receita será recolhida com esses dados. O utilizador pode no entanto alterá-los. No ecrã de Criação de Receita podemos inserir o Nº de Receita (NºRec.) o Nº de Beneficiário (NºBen.) e a Data da Receita (Data Rec.). A recolha da Data poderá ser efectuada através do botão calendário ou pela introdução directa no campo. Ao criar uma Receita na Facturação, caso a Data seja anterior à actual, irá receber uma mensagem informativa no ecrã a alertar para esse facto. Quando estiver tudo terminado o utilizador deverá carregar no botão Gravar, sendo emitido o respectivo talão de facturação. NOTA: A criação de uma receita não provoca qualquer movimento de stock ou caixa. Assim, podem ser
Facturação
320
necessárias eventuais correcções a estes valores. 7.3.4.1
Alterar série A nova receita é criada para a série em ecrã, no entanto o utilizador pode alterar esta indicação, sendo que depois de gravar o ecrã passa a apresentar a série em que a receita foi recolhida.
7.3.4.2
Alterar plano de comparticipação
A alteração de plano de comparticipação da receita é possível através da lista de selecção de planos, carregando no botão "Planos (F9)". No entanto, importa referir que após o processo de gravação, é emitido o correspondente talão de facturação e o ecrã passa a apresentar a facturação para o organismo e série agora recolhidos. 7.3.4.3
Alterar comparticipação No caso do produto recolhido apresentar uma comparticipação diferente da desejada, o utilizador deverá carregar no botão Comp.(%).
De notar, que este botão funciona em contexto de um produto.
É permitido ao utilizador forçar uma nova comparticipação para a linha de receita seleccionada e alterar o preço de referência usado nos cálculos. Por outro lado, o ecrã é uma boa ajuda para perceber os cálculos efectuados ao abrigo do sistema de preços de referência. 7.3.4.4
Aplicar portaria
321
Manual de Utilização Sifarma2000
Para facilitar a recolha de portarias existe a mesma funcionalidade disponibilizada no atendimento.
7.3.4.5
Nº de Beneficiário Esta opção permite ao utilizador corrigir o número de beneficiário que tenha sido mal recolhido quando foi feito o atendimento ao Utente, ou, adicioná-lo no caso de inserção/recolha de uma receita no plano em que a recolha desse número seja obrigatória.
Para tal, basta o utilizador seleccionar o botão "Nº Benef." e recolher o número do cartão, no ecrã que surge para o efeito.
O Sifarma 2000 valida automaticamente a constituição do Nº de Beneficiário com alguns dos planos que exigem o Nº de Beneficiário.
Facturação
322
No ecrã de "Lotes para Facturação" podemos visualizar a validação do Nº de Beneficiário, naqueles planos que obrigam a recolha dos mesmos. Para isso temos que colocar o foco na receita que queremos visualizar e carregar nas teclas "(Ctrl+V) - Validações"
O Sifarma 2000 mostra-nos uma janela de informação com o resultado da validação efectuada no atendimento
7.3.4.6
Terminar a criação de Receitas Para Farmácias aderentes ao programa Exponet, ao "Gravar" as alterações, será mostrada a janela de Recolha de Dados Exponet para recolha ou edição dos mesmos.
323
7.3.5
Manual de Utilização Sifarma2000
Alterar receitas Uma receita já recolhida pode ser alterada independente da série em que se encontra, bastando que a mesma ainda não tenha sido Facturada. Assim, o utilizador coloca o foco sobre a receita desejada e carrega no botão Alterar.
Surge o ecrã de Alteração da Receita que é igual ao ecrã criar receita com a característica de não permitir alterar o plano de comparticipação e a série da receita. Neste ecrã podemos também alterar Número de Receita (NºRec.), o Número de Beneficiário do Utente da receita (NºBen.) e Data de recolha da receita (Data Rec.). A recolha da Data poderá ser efectuada através do botão calendário ou pela introdução directa no campo. Ao alterar a Data da Receita para uma Data anterior à da Venda, o operador receberá uma mensagem no ecrã a alertar para esse facto.
Automaticamente, aquando da gravação da alteração, a aplicação sugere o registo de "Não Conformidades", que também se encontra acessível através do botão "Não Conf.".
Facturação
324
Sobre a alteração de receitas automáticas (recolhidas pelo atendimento) é importante recordar que qualquer correcção aos produtos (alteração de Quantidade/P.V.P./Comparticipação, Adição/Remoção/Troca de produto) implica que a venda associada ficará incorrecta. Deverá então, ser adoptada uma das seguintes soluções: · Corrige-se a venda (anulando e repetindo); · Quebra-se a associação desta receita com a venda respectiva (alteração da receita na Facturação). Nesta solução é necessário verificar o stock dos produtos afectados e efectuar o respectivo acerto de caixa.
7.3.6
Anular receitas Quando existir justificação, o utilizador pode colocar o foco sobre a receita desejada e carregar no botão Anular.
Surge a janela de confirmação e imediatamente passa a existir uma falha na numeração.
Esta descontinuidade será preenchida automaticamente no caso de séries em curso e manualmente (botão Transf.) no caso de séries já fechadas (ver Transferir receita).
325
Manual de Utilização Sifarma2000
Ao anular receitas automáticas, ou seja, provenientes do atendimento, está-se a quebrar a ligação existente à venda de origem.
7.3.7
Fecho de lotes É através desta operação que se procede ao fecho da série em curso, inicializando automaticamente a próxima série para esse plano. Esta operação é realizada através da opção "Fechar Lotes".
Ao seleccionarmos esta opção, o sistema apresenta-nos uma lista com os planos que são facturados em conjunto com este. Nesta lista, o sistema apresenta predefinido, o plano escolhido, permitindo ainda a marcação dos outros planos da lista, para fecho em conjunto.
Nesta fase o utilizador deverá Confirmar o fecho dos lotes pretendidos. De seguida surge-nos a seguinte mensagem:
Facturação
326
No caso do utilizador optar por não marcar para fecho todas as Entidades, que são normalmente facturadas em conjunto, o sistema alerta para este facto:
Nota: Sempre que ao efectuar um fecho de lotes se detecte que o último fecho de qualquer das Entidades seleccionadas foi realizado há menos de 15 dias (situação pouco normal), o sistema alerta o utilizador para esse facto:
A confirmação deve ser feita por escrevendo por extenso e em "maiúsculas" a palavra "SIM" ou "NÃO". Em alternativa pode carregar em ESC para cancelar a operação.
7.3.8
Visualização de Receita Complementar No ecrã de gestão de "Lotes para Facturação", existe uma funcionalidade que informa sobre a existência ou não, de receitas complementares, através do fundo amarelo do campo do número da receita. Carregando da tecla ENTER é apresentada uma janela que informa sobre a receita que está ligada (complementar) a esta.
327
Manual de Utilização Sifarma2000
O botão "[F5] Posicionar" permite aceder e visualizar a receita complementar. No caso de uma receita complementar já tiver sido facturada no respectivo plano, o botão "[F5] Posicionar" activa um aviso, "Receita já facturada", de cor verde no canto superior direito da janela "Visualização de Receita Complementar", ficando o botão "[F5] Posicionar" desactivado.
7.3.9
Impressão de Documentos
7.3.9.1
Impressão do talão de Facturação Este documento acompanha a receita em todo o processo da Facturação. Este apresenta informação de identificação da receita (facilitando o processo de loteamento), informação acerca da comparticipação realizada e ainda um local onde o doente e o farmacêutico deverão assinar comprovando a dispensa dos medicamentos, nos casos aplicáveis.
Facturação
328
Esta opção permite ao utilizador reimprimir o documento de facturação de uma receita. Para tal, basta posicionar-se sobre a receita que pretende reimprimir e seleccionar o botão "Doc(s) Fac." De seguida surge uma janela de diálogo, colocando ao utilizador a possibilidade de imprimir, ou não, todos os documentos do lote. No caso de o utilizador pretender apenas a impressão de uma receita em particular, deverá seleccionar a opção Não.
7.3.9.2
Impressão de Verbetes Este documento apresenta a relação de todas as receitas que compõem o lote, sendo que a cada lote corresponde apenas um Verbete.
Assim, ao accionar a função "Impressão de Lote(S)", o sistema apresenta um ecrã onde o utilizador pode escolher o(s) lote(s) a imprimir. Por defeito o plano da Entidade a listar é aquele que estamos a consultar no ecrã Lotes para Facturação, caso o utilizador queira listar mais que um plano da mesma Entidade ou de outra Entidade o utilizador pode carregar no botão "Entidades" e o Sifarma 2000 apresenta-nos a "Lista de Planos de Comparticipação" nessa lista o utilizador pode seleccionar os planos que pretende imprimir.
O operador deve indicar o intervalo de verbetes a imprimir, podendo assim imprimir um ou vários lotes. O sistema apresenta predefinido, o valor inferior 1 e o superior 99. Existe também a possibilidade de definir o número de cópias a imprimir de cada Verbete, no campo "Nº de Cópias".
329
Manual de Utilização Sifarma2000
Deve ter em atenção que para reimprimir os lotes já impressos, assim bem como o lote actual (completo ou não), o utilizador terá que seleccionar as check-box "Listar Lotes Emitidos" e "Emitir Lote Actual", respectivamente.
Figura - Verbete de Identificação de Lote De referir que o Verbete não deverá apresentar descontinuidades na numeração sequencial das receitas. 7.3.9.3
Impressão de Resumos de Lotes e Factura A Farmácia factura à Entidade responsável todas as receitas efectuadas ao abrigo dos diversos planos de comparticipação de que esta é detentora. Assim, no fim do período estipulado, a Farmácia acede ao organismo principal da Entidade (devendo assegurar que efectuou o seu fecho e o de todos os seus outros planos) e carrega no botão FACTURA.
O processo ocorre em cadeia, mediante confirmação do utilizador.
O Resumo de Lotes, será o primeiro documento a ser emitido, identificando e valorizando os lotes
Facturação
processados, plano a plano.
Figura - Relação Resumo de Lotes Segue-se depois, a emissão da respectiva Factura.
330
331
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Exemplo de Factura No caso excepcional de se tratar da Entidade Serviço Nacional de Saúde, serão adicionalmente produzidos a Relação Mensal de produtos do 2º Protocolo Diabetes Melitus e a Guia de Proveitos. Estes documentos, declaram os movimentos efectuados ao abrigo deste Protocolo.
7.3.10 Decreto Legislativo Regional 16/2010/M - Prescrição por DCI Dando seguimento ao Decreto Legislativo Regional nº 16/2010/M o Sifarma 2000 está de acordo com o disposto no referido Decreto. Criação de uma receita No ecrã de "Criação de Receita" depois de seleccionar o produto da receita, chamamos a janela "Alteração de comparticipação" botão "Comp.%" ou tecla de função "F4-Comparticipações" aí temos que verificar/alterar o tipo de comparticipação da receita com o definido na receita, na caixa "Resp. disp Marca Comercial(DLR 16/2010)".
Facturação
332
Alteração de uma receita No ecrã de "Alteração da receita" chamamos a janela "Alteração de comparticipação" com o botão "Comp.(%)" ou tecla da função "F4-Comparticipações" aí temos que verificar/alterar o tipo de comparticipação que está definido com o que está definido na receita, na caixa "Resp. disp Marca Comercial(DLR 16/2010)".
Notas Comuns à Criação e Alteração de receitas
333
Manual de Utilização Sifarma2000
Em ambas situações se o utilizador tiver a necessidade de alterar o Responsável da Dispensa de Marca Comercial, tem de carregar na tecla Alt + a tecla da letra que está sublinhada, (M, F e U), no descritivo dos rádio button.
7.4
Gestão de Lotes Facturados
Esta opção permite a consulta e repetição de documentos das diferentes facturações de uma Entidade (consulta de históricos).
Para esse efeito, o utilizador indica a Entidade desejada (F9) e a data (mês e ano) da Facturação que deseja visualizar, surgindo imediatamente a informação em ecrã. Se o utilizador inserir uma data, que não apresente informação, surgirá a seguinte mensagem:
O botão "Imp. Documentos" abre a janela de selecção de documentos, onde o utilizador indica o(s) documento(s) a repetir.
Facturação
334
A emissão de Guia de Proveitos e da Relação de Produtos Protocolo, é desactivada, caso o plano em causa não contemple a existência destes produtos do anterior protocolo de Diabetes. O botão "Doc(s). Fact." permite a reimpressão de um talão de facturação da receita com foco.
Também aqui, se verifica a possibilidade de imprimir todos os documentos do lote. Pesquisa de uma receita pelo Nº da Receita No ecrã de Lotes Facturados temos o campo "Nº Receita" que nos permite pesquisar uma receita que já tenha sido facturada. Para efectuarmos a pesquisa temos que seleccionar o Plano de Comparticipação o mês de facturação da receita e inserir o nº da receita de seguida carregamos em Enter. O Sifarma 2000 vai apresentar a receita assinalada no lote de receitas, conforme podemos ver na imagem seguinte
335
7.5
Manual de Utilização Sifarma2000
Gestão de Planos e Entidades
Este ecrã permite a consulta da ficha de determinada Entidade e por essa via, visualizar todos os planos a ela associados, bem como as percentagens atribuídas a cada Grupo de comparticipação.
Facturação
336
Caso a Farmácia tenha necessidade de alterar os dados locais da entidade, morada na factura e nº de cópias dos documentos a emitir, este ecrã está habilitado a efectuar essas alterações. Vamos de seguida ver como podemos efectuar essas alterações. No ecrã "Gestão de Entidades e Planos" temos um conjunto de botões de procura e navegação entre entidades, que nos dão acesso e permitem verificar as Entidades e Planos.
Quando queremos pesquisar uma determinada entidade temos o botão Entidades" que nos mostra uma janela com a lista de entidades. Nessa lista teremos que colocar o foco na Entidade e carregar em Enter.
ou a tecla "F9-
337
Manual de Utilização Sifarma2000
Caso se queira navegar entre as Entidades temos os botões entidades sequencialmente.
, são apresentadas as
Cada Entidade apresenta as respectivas informações, sendo que, existem alguns parâmetros que devem ser definidos pela Farmácia (dados locais). Para isso, há que carregar no botão registar e gravar os dados ou cancelar as alterações com os botões no separador Morada Fact.
,
, respectivamente,
Depois de definida a Entidade, podemos seleccionar os diversos planos e visualizar a informação correspondente. Lista de Planos associados à Entidade
Separador "Morada de Facturação" Neste separador indicamos a morada da entidade, morada a ser impressa na factura para a Entidade, e o nº de cópias do Resumo, Guia de Proveito e Factura a serem impressos. Chamamos a atenção para o preenchimento do código postal deve ser seleccionado através da lista que o Sifarma 2000 apresenta, quando carregamos no botão de chamada da lista geral.
Facturação
Separador "Dados Plano" Neste separador somos informados de algumas características do Plano.
Lista de "Grupos de Comparticipação" e percentagens correspondentes.
"Notas do Plano" e algumas informações operacionais.
338
339
7.5.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Dados Centrais Em relação às Entidades, em que a Farmácia inseriu Dados Locais e que são alterados os Dados Centrais, o Sifarma 2000 alerta o utilizador para a situação, quando está a emitir a factura no final do mês. Quando estamos a emitir a Factura à Entidade, o Sifarma 2000 apresenta a mensagem de aviso "ATENÇÂO - Diferença de Dados Centrais e Locais da Entidade" o utilizador terá que responder à mensagem, se aceita os novos dados ou não aceita os dados apresentados.
Se o utilizador tiver assumido as alterações sugeridas pelo Sifarma 2000 a factura é emitida com os novos Dados Centrais.
7.6
Listagens Nesta opção temos as opções de listagem de controlo e Documento para ANF
Facturação
7.6.1
340
Listagem Resumo de Facturas e Entidades Este relatório resume os valores facturados a Entidades entre determinado intervalo de tempo, sendo usado para fins contabilísticos.
341
7.6.2
Manual de Utilização Sifarma2000
Resumo para a ANF Esta listagem é um documento resumo que acompanha a facturação mensal entregue na ANF. Ao chamar esta opção, surge o ecrã que apresenta a facturação corrente, permitindo a selecção das facturas individuais a incluir, através da tecla INSERT ou carregando em "Marcar Todos (F5)" para seleccionar de forma automática todas as facturas existentes. Se o utilizador desejar, também é possível emitir este documento para uma data diferente da actual. Naturalmente, o documento só deverá ser produzido após conclusão do processo de facturação.
Facturação
7.7
342
Regularização de Facturas a Entidades Pela necessidade de regulamentar as Notas de Crédito e Débito solicitadas à Farmácia, foi necessário implementar uma opção no menu Facturação. Assim esta opção, "Regularização de Facturas", vai permitir inserir os valores dos referidos documentos. Depois de seleccionar a referida opção o Sifarma 2000 apresenta-nos o ecrã seguinte e que vamos explicar o seu funcionamento nos capítulos seguintes.
343
7.7.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Por Regularizar No separador "Por Regularizar", podemos visualizar as facturas emitidas pela Farmácia como também podemos ter Notas de Débito e Notas de Crédito.
Facturação
344
No cabeçalho deste ecrã vemos uma série de botões que nos vão permitir realizar as tarefas necessárias para uma correcta gestão. Passamos a descrever os referidos botões:
· Nota Cr./Déb. - O Sifarma 2000 permite ao utilizador qual o tipo de documento a criar. · Novo Doc. - O Sifarma 2000 permite ao utilizador seleccionar a entidade que quer visualizar. · Reg. Val. Pago - O Sifarma 2000 permite ao utilizador indicar o valor regularizado referente ao documento seleccionado. · Data de Reg. - O Sifarma 2000 permite ao utilizador indicar a data da regularização do documento, na totalidade. · Doc. Regs. - O Sifarma 2000 permite ao utilizador visualizar os documentos "Regularizados". · Entidade Filtrada - O Sifarma 2000 permite ao utilizador seleccionar uma só entidade a visualizar. · Imp. Lista - O Sifarma 2000 permite ao utilizador a impressão da listagem de todos os documentos de facturação por regularizar · Enviar Documento - O Sifarma 2000 permite ao utilizador enviar electronicamente o documento seleccionado. Para a Farmácia emitir uma Nota de Crédito ou Débito o utilizador tem de seleccionar a entidade para a qual quer emitir o documento desejado, carregando no botão "Entidade Filtrar" o Sifarma 2000 apresenta uma janela com a "Lista de Entidades" nessa janela seleccionamos a entidade.
Após a correcta selecção da entidade vamos seleccionar qual o tipo de documento que vamos emitir, carregando no botão "Nota Cr/Déb." o Sifarma 2000 apresenta uma janela para seleccionar o tipo de documento a emitir.
345
Manual de Utilização Sifarma2000
No seguimento do passo anterior o Sifarma 2000 apresenta o ecrã de recolha das rectificações e os valores da Nota de Crédito ou de Débito. Para inserir o detalhe do documento, basta recolher o número de código de barras existente no campo superior da receita, o que pode ser feito com o scanner da Farmácia. Poderão, também, ser inseridas linhas de "acertos"
Após correcta recolha dos valores a regularizar, gravamos o documento com o botão "Gravar Doc." ou [F2], permitindo inserir outras rectificações. O botão "Aprovar doc." ou [F9] grava definitivamente os dados introduzidos e permite a emissão do respectivo documento
Facturação
346
O exemplo que acabámos de descrever foi para a emissão de uma Nota de Crédito, para a emissão de uma Nota de Débito é em tudo idêntico, o utilizador só tem que seleccionar "Nota de Débito" no início do processo. Nesta opção e neste separador "Por Regularizar", o Sifarma 2000 permite ainda, a introdução manual de um Novo Documento pelo botão "Novo Doc.".
Novo Documento Com esta funcionalidade, o utilizador pode, manualmente, inserir um novo documento na facturação. Quando o utilizador carrega no botão "Novo Doc." o Sifarma 2000 mostra uma janela, com a lista de entidades a pedir que o utilizador seleccione o organismo pretendido.
7.7.2
Regularizados No separador "Regularizados", o Sifarma 2000, permite não só verificar todos os documentos Regularizados como a sua reimpressão e enviar o documento seleccionado.
347
Manual de Utilização Sifarma2000
Neste ecrã temos vários botões que passamos a descrever:
Docs por reg. - O Sifarma 2000 visualiza o separador "Por regularizar". Entidade Filtrar - O Sifarma 2000 permite ao utilizador seleccionar a entidade que quer visualizar. Reimp. Doc. - O Sifarma 2000 permite ao utilizador reimprimir de novo o documento seleccionado. Imp. Lista - O Sifarma 2000 permite ao utilizador a impressão da listagem de todos os documentos de facturação regularizados no intervalo de tempo indicado nos campos "Lista de documentos regularizados entre". · Enviar Documento - O Sifarma 2000 permite enviar electronicamente o documento seleccionado. · Lista de documentos regularizados entre - indicamos a data de inicio e de fim do período que o utilizador pretende consultar. · Actualizar - Refresca o ecrã com a nova selecção de datas indicadas · · · ·
7.8
Análise XPONENT Este Módulo só está acessível às Farmácias aderentes ao projecto XPONET. No ecrã "Análise de Estatísticas" temos indicação de nº de receitas, valor total de comparticipações e numero de etiquetas.
Capítulo
VIII
349
8
Manual de Utilização Sifarma2000
Inventários O Inventário é um módulo muito importante do Sifarma 2000 que engloba inúmeras funcionalidades. Este, não deve ser objecto de análise apenas no final de cada ano, mas sim alvo de um acompanhamento permanente ao longo do tempo.
8.1
Gestão de Produtos A Gestão de Produtos pode ser acedida através do menu Inventários -> Gestão de Produtos.
Ao ser seleccionada esta funcionalidade, será mostrado o ecrã de Produtos do INVENTÁRIO, ou seja, a lista de todos produtos com ficha aberta na Farmácia, independentemente do seu nível actual de stock. Contudo não serão visualizados os produtos que tenham na ficha de produto o seu estado definido como "Inactivo". Para visualizar esses, será necessário activar a check-box "Incluir produtos Inactivos".
Inventários
350
351
8.1.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Dicionário
O Sifarma 2000 possui uma base de dados permanentemente actualizada, de forma a reflectir todos os produtos autorizados pelo INFARMED e produtos que recebem um código de identificação único, atribuído pela ANF. Um produto, uma vez colocado nesse dicionário, apresenta-se em situação inicial. Naturalmente, a situação do produto vai evoluindo e quando este atinge o fim do seu ciclo de vida, permanece na base de dados com essa indicação (ex: produto inactivo). A introdução na base de dados, de novos produtos lançados no mercado bem como de todas as alterações realizadas à informação associada a produtos já existentes, ocorre através de um processo de distribuição automático entre o servidor da Farmácia e o Sistema Central de Distribuição de Informação. A actualização ocorre periodicamente, sendo um processo automático sem intervenção directa da Farmácia. A listagem de produtos do DICIONÁRIO inclui igualmente os produtos do INVENTÁRIO da Farmácia, ou seja os produtos com ficha já criada, sendo estes destacados dos produtos de dicionário sem ficha criada, com o efeito negrito e indicando o valor actual de stock, mesmo que seja nulo ou até negativo. Esta listagem mostra todos os produtos existentes, mesmo os que já se encontrem como inactivos. Se não quisermos visualizar estes, teremos que desmarcar a check-box "Incluir produtos Inactivos".
8.1.2
Activação de Produtos de Dicionário Para activar produtos de dicionário, basta seleccionar o produto pretendido através da respectiva lista e carregar na tecla ENTER. O utilizador, deve então confirmar carregando em Sim, a criação da ficha do produto.
Inventários
352
No caso de responder Não à proposta de criação de produto, o Sifarma 2000 apresenta-a, apenas para fim de visualização/consulta pelo utilizador.
8.1.3
Criar Novos Produtos da Farmácia Caso seja necessário, a Farmácia pode criar os seus próprios produtos, que têm necessariamente de apresentar código com seis (6) dígitos iniciado por 1. De referir que, a estes nunca estará associada qualquer comparticipação. Para esse efeito o utilizador deve carregar no botão Criar existente na lista de produtos ou na ficha de qualquer produto.
Surge então, o ecrã "Criação de produto da Farmácia", tendo como campos de preenchimento obrigatórios, o Código, Nome e IVA. O campo "Sub. Família estatística" também deve ser preenchido, para fins de gestão de margem do produto. Quantos mais campos forem preenchidos, melhor para a organização e gestão de produtos da Farmácia.
O campo código é preenchido de forma automática. Se o utilizador assim o entender poderá definir
353
Manual de Utilização Sifarma2000
um código personalizado, desde que o primeiro dos seis dígitos obrigatórios seja o número 1.
8.1.4
Inventário da Farmácia A partir do momento em que determinado produto do dicionário é activado, este passa a constar dos "Produtos do INVENTÁRIO", ou seja, passa a existir ficha desse produto na Farmácia.
Figura - Lista de produtos
8.1.5
Gerir Sugestões de Produtos Esta funcionalidade existe com o intuito de se poder automatizar o processo de sugestão de troca de um determinado produto por outro, ou mesmo por selecção de grupo homogéneo. Este processo revela-se particularmente útil para a Farmácia quando pretende "escoar" o stock de determinado produto em detrimento de outro produto. Para aceder a esta função deverá ir ao Menu Inventários e seleccionar a opção "Gerir Sugestões de Produtos".
Inventários
354
Figura - Ecrã de Sugestão de Produtos
As sugestões criadas agrupam-se em 4 categorias, a saber: - "Em Vigor" - engloba as sugestões criadas actualmente em "vigor", ou seja, as que estão
355
Manual de Utilização Sifarma2000
em uso actualmente no Atendimento; - "Futuras" - engloba as sugestões criadas, que entrarão em "vigor" numa data futura, definida pelo utilizador; - "Expiradas" - engloba as sugestões que entretanto deixaram de estar em "vigor". Poderão ser reactivadas pelo utilizador mediante a parametrização do prazo de validade; - "Todas" - como o nome indica, engloba todas as sugestões criadas, quer estejam ou não em "vigor". São mostradas as sugestões criadas, localizadas nas respectivas categorias acima mencionadas. Para criar uma nova sugestão de produto, o utilizador deverá carregar no botão "Inserir Novo" ou tecla INSERT. Aparecerá então uma janela com diversos campos a serem preenchidos/definidos tais como: - Grupo Homogéneo/Produto Original - É aqui que deverá ser indicado qual o produto (ou grupo homogéneo) a partir do qual queremos construir uma sugestão de produto. Para tal bastará carregar no botão "...(prd)" para seleccionar um produto do inventário da Farmácia, ou em "...(gh)" para seleccionar um determinado grupo homogéneo; - Produto Sugerido - É aqui que deverá ser indicado qual o produto para o qual queremos construir uma sugestão, quando é "chamado" no Atendimento determinado produto ou seleccionado um grupo homogéneo específico; - Validade - Define-se aqui a Data de Inicio e de Fim pretendidos, ou seja, o período em que a sugestão criada estará activa/em "vigor". Na opção "Data de Fim" existe uma check-box que se encontra marcada por omissão. Se a mesma for desmarcada, então a sugestão criada deixará de possuir data de expiração. - Tipo - Define-se aqui se o produto sugerido é para ser por Adição ou por Troca. - Notas - É neste campo que se podem introduzir algumas anotações referentes à sugestão em causa.
Figura - Ecrã de Nova Sugestão de Produtos É possível também, consultar a ficha de produto do Produto Original e Produto Sugerido, carregando nos respectivos botões "Ficha Prd Org (F5)" e "Ficha Sugerido (F6)". Após a parametrização da criação da sugestão estar concluída, bastará carregar em "Guardar (F4)" de modo a registá-la no sistema. Voltando ao ecrã principal da Sugestão de Produtos, podemos editar uma sugestão já criada, seleccionando a mesma e carregando no botão "Editar (F2)". A função "Localizar (F3)" permite identificar mediante a leitura do código de produto a sugestão a localizar.
Inventários
356
Para emitir uma listagem que resuma todas as sugestões de troca de produtos existentes, deverá carregar em "Listar Sugestões". Finalmente o botão "Guardar (F4)" permite registar as alterações efectuadas.
8.1.6
Ficha de Produto A ficha de um produto apresenta-se no ecrã, constituída por diversos campos e separadores, nos quais podemos encontrar toda a informação relativa ao produto. À Farmácia apenas é possível alterar a informação relativa aos produtos por ela "manualmente" criados.
A
Informação identificativa do produto: - Código
357
Manual de Utilização Sifarma2000
- Designação - Grupo Activo - Situação Actual - IVA (%) - Comercialização Autorizada (Ex: produtos retirados por questões de saúde pública não têm comercialização autorizada) - Registo, indica a ficha de produto que estamos a consultar de uma lista B
Separadores de Informação: Informação Sifarma
A "Informação Sifarma" apresenta toda a informação associada ao produto, que facilita a sua classificação e identificação. Classificação IMS Foi implementada nesta versão uma nova classificação de produtos, assente no sistema internacional IMS.
Informação da Farmácia
Inventários
358
A "Informação da Farmácia" apresenta um conjunto de elementos necessários à gestão diária do produto: - O campo "Fornecedor" preferencial do produto vai determinar a gestão de encomendas diárias e pode ser alterado pelo botão respectivo; - O campo "Qt. Pendente" apresenta o número total de unidades de produto a aguardar entrega em todas as recepções de encomendas pendentes; - O campo "Encomenda Forçada" permite acrescentar à encomenda diária subsequente, a quantidade escolhida. De referir que quando esta encomenda for aprovada, este valor passa novamente a zero (0); - O campo "Stocks" refere-se ao total de unidades existentes do produto no local; - O campo "Outras Local." refere-se ao total de unidades existentes do produto noutras localizações, Postos
359
Manual de Utilização Sifarma2000
Na informação do stock existente noutras localizações na ficha do produto, o Sifarma 2000 tem em conta a lógica do Preço Médio de Custo (PCM) do produto em causa, baseada nos valores das diversas recepções de encomendas feitas. - Os campos "Níveis de stock (Mínimo e Máximo)", são utilizados para a geração de encomendas diárias e são definidos pelo utilizador (ver encomenda diária); - O campo Prateleira permite a identificação da localização do produto na Farmácia. Para criar prateleiras através da ficha do produto necessita carregar no botão nome de prateleira desejado e carregar no botão Guardar.
, preencher o código e
Inventários
360
- O campo Gama, permite ter um elemento de caracterização do produto, de modo a facilitar o seguimento estatístico dos vários produtos pertencentes à mesma gama. - A check-box "Inactivo" indica que o produto foi retirado de comercialização. No caso de querermos marcar um produto como inactivo e exista stock desse produto na Farmácia, o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso e confirmação ao utilizador.
- A check-box "Etiqueta na Entrada" indica que deverá ser emitida uma etiqueta com código de barras para o produto, aquando da sua recepção em encomendas. - A check-box Esgotado funciona como marcador, diferenciando o encaminhamento do produto para encomendas de esgotados ou diária. Trata-se de informação recolhida na recepção de encomendas, sendo retirada automaticamente através da recepção do produto ou da alteração da ficha. - A check-box "Permite PVP=0" permite que o produto seja dispensado a 0€. - Possuindo o produto vários Lotes, cada um com o seu P.V.P. de referência, sendo através do campo "Origem P.V.P. referência" que se escolhe o método de valorização/actualização dos Preços do produto. - A definição do "Preço de Custo" permite escolher o método de valorização/actualização dos Preços do produto.
361
Manual de Utilização Sifarma2000
Origem do Preço na Recepção O campo "Preço de Factura" indica qual a origem do valor que será visível no campo "P.Fact" na recepção de encomendas, para este produto. Podemos ter parametrizados vários tipos (Preço da Encomenda, Últ. Guia de Remessa, Últ. Guia Rem. Forn., PVP Últ Lote Recepc. e Manual). O campo "Preço de Venda ao Publico" indica qual a origem do valor que será visível no campo "PVP Lote" na recepção de encomendas, para este produto. Podemos ter parametrizados vários tipos de origens de preço (Mantém Margem, Mantém PVP). - O campo "Preços de Referência" é actualizado centralmente, apresentando os preços em vigor, ao abrigo do sistema de Pr. Ref. PMA Esta funcionalidade denomina-se por Preço Máximo Autorizado.
Este campo PMA está de acordo com o Preço Máximo Autorizado definido pelo Infarmed para o respectivo produto. Através do botão "?", presente ao lado do campo PMA, o utilizador tem a possibilidade de verificar a evolução do PMA, através de um ecrã de Histórico de Preços.
Informação de Compras/Vendas
Inventários
362
A "Informação de Compras e Vendas" apresenta de forma gráfica e tabelar, informações relativas a compras e vendas mensais do produto, a vermelho e verde respectivamente, e uma linha com a posição de stock ao longo do tempo (os valores referentes à posição do stock serão lidos na margem direita do gráfico). - O gráfico apresenta a informação relativa aos meses indicados no campo, "Meses de Visualização:". - Os campos "Última Venda" e "Última Compra" dão informação relativa à data e à quantidade transaccionada no último movimento do produto. - Os botões "Histórico de Vendas" e "Histórico de Compras" dão acesso a uma consulta integral do histórico da base de dados, independentemente dos meses de visualização escolhidos. - Na consulta de "Histórico de Compras", ecrã, quando um produto não é encomendado e recepcionado numa encomenda, a linha correspondente a essa recepção é apresentada a vermelho. - A "Média de Vendas (3 meses)" e a Moda apresentam a relação dos conceitos estatísticos respectivos associados às vendas.
Observações
363
Manual de Utilização Sifarma2000
Neste separador Observações podemos visualizar qualquer mensagem associada ao produto, que será visível no atendimento e/ou na encomenda. Sempre que esteja associada uma observação a um determinado produto, este aparecerá sublinhado: O botão "Alterar" para edição de observações permite alterar as observações inseridas. A introdução de Observações na Ficha do Produto, passa a poder ser marcada como "Observação de visualização obrigatória" através das respectivas caixas de selecção. Assim, ao recolher um produto com esta indicação, no acto da venda, das Encomendas ou Recepções, surge automaticamente ao operador o respectivo ecrã com a informação recolhida.
Inventários
364
Informação de Preço Neste separador acedemos a um gráfico que mostra ao longo do tempo a alteração/evolução dos seguintes preços do produto (caso se aplique): PVP, PMA, PCM, PFACT e PCOMPRA. Assim tornase mais fácil analisar numa escala temporal, todas e quaisquer alterações a estes valores de referência dos produtos.
· · · · ·
PVP - Preço de Venda ao Publico PMA - Preço Máximo Autorizado PCM - Preço de Custo Médio PFACT - Preço de Factura PCOMP - Preço de Compra
365
Manual de Utilização Sifarma2000
Os valores aqui apresentados só se tornam significativos se procedermos correctamente na recepção das encomendas, procedendo á inserção do Preço de Factura, Margem e Preço de Venda ao Publico. Chamamos a atenção para a funcionalidade que o Sifarma 2000 tem, de permitir dar acesso ou não aos separadores da ficha de Produto, através da opção de "Gestão de Perfis" ver Gestão de Perfis de Acesso. C
Informação Científica
Esta opção, permite aceder a um ecrã, onde encontra a informação científica associada ao produto.
A Informação científica está agrupada em separadores. São eles: ðContra-Indicações ðInteracções ðComposição Qualitativa e Quantitativa ðPosologia e Doses ðPrecauções ðReacções Adversas ðInformação para o Farmacêutico ðIndicações Terapêuticas
Inventários
366
(Ver Manual Profissional)
Códigos Alternativos
A opção "Cód. Altern." permite ao utilizador associar diferentes códigos na mesma ficha de produto. Ex: Poderá associar várias EAN 13 (código de 13 dígitos) a um mesmo produto.
Para a criação de códigos alternativos recomendamos o preenchimento do código por leitura óptica. Para finalizar o processo, é necessário Guardar o novo código registado, podendo mais tarde, este ser apagado (Apagar). Obviamente que o sistema não permite a existência do mesmo código em produtos diferentes, nem a utilização de códigos alternativos iguais a códigos principais.
Bonificações
Esta opção, permite ao utilizador consultar todas as bonificações em vigor, disponibilizadas pelos fornecedores.
367
Manual de Utilização Sifarma2000
No caso de isso não se verificar, a aplicação emite a mensagem:
Informação de Lotes/Stock
O Sifarma 2000 faz a gestão de todos os produtos ao lote. Através desta opção o operador acede à informação relativa ao tratamento do produto.
Neste momento, apenas existe o chamado "LOTE ÚNICO", uma vez que não há forma expedita de conseguir a identificação do lote (a identificação do lote apesar de existir, não permite a automatização da leitura através da leitura óptica). Ao lote único está então associado a noção de stock, validade, preço de referência, margem e preço de custo. Através do campo VALIDADE, podemos alterar o prazo de validade associado ao produto.
Inventários
368
Caso o utilizador deseje remover a validade de um produto deverá colocar o foco no campo da data de validade e carregar na tecla "Barra de Espaços". Os campos P.V.P, Margem e P. Custo, permitem a alteração do preço associado ao produto. A alteração do P. Custo provoca alteração do P.V.P. A alteração da Margem provoca alteração do P.V.P. A alteração do P.V.P provoca alteração da Margem. O campo Qtd.Desejada Quantidade Desejada, serve para sugerir o número de unidades que se pretende que existam num determinado local. Através do botão "Altera Stock", podemos, mediante justificação obrigatória, alterar os níveis de stock do produto na Farmácia.
Qualquer alteração à informação de Lotes/Stock requer validação pelo operador através do botão "Gravar alt.". Caso queira sair sem alterar o valor, basta carregar no botão "Cancelar".
Ver situação em encomendas do produto A tecla F2 permite o acesso directo ao ecrã de análise do produto em encomendas. Neste ecrã é
369
Manual de Utilização Sifarma2000
indicado a possível existência ou não do produto em qualquer proposta de encomenda, aprovada, suspensa ou já enviada e ainda condições de bónus relativas ao produto. O botão Sair faz regressar à ficha do produto.
Alterar Ficha Apenas alguns campos da ficha são passíveis de ser alterados directamente no ecrã ficha do produto. Qualquer alteração, para produzir efeito, necessita ser gravada (Gravar) antes de se sair do ecrã.
8.1.6.1
Criação de Ficha de Produto Aquando do processo de criação de uma ficha de produto, se criarmos uma ficha onde o PVP seja 0 ou 9999 o sistema dá uma mensagem de aviso de que o produto escolhido não apresenta informação de PVP actualizada, de modo a não advirem erros de preços aquando do processo de Inventários, tendo esse preço que ser corrigido manualmente na ficha do produto.
Inventários
8.1.6.2
370
Grupos de Farmácias Esta funcionalidade, permite ao utilizador saber o stock do produto que estamos a consultar nas outras Farmácias do seu grupo. Quando a Farmácia tiver configuradas as comunicações com as Farmácias do seu grupo, o utilizador carregar no botão "Outras Local."
o Sifarma 2000 abre uma janela
"Stock do Produto nas restantes localizações da Farmácia" e que nos mostra quais as Farmácias que estão com as comunicações configuradas
371
Manual de Utilização Sifarma2000
Para sabermos o stock do produto numa Farmácia o utilizador coloca o foco numa das Farmácias e de seguida carrega no botão "Stock Remoto". Caso as ou uma das Farmácias tenha um Posto o Sifarma 2000 apresenta-nos mais uma linha por cada Posto devidamente identificado.
8.1.7
Remover produtos do inventário da Farmácia
Uma vez que os produtos não podem ser eliminados da base de dados, resta ao utilizador esta opção para "inactivar" o produto em causa. De referir que os produtos deixam de ser listados neste caso, na lista de produtos, salvo se o utilizador escolher opção "Incluir produtos Inactivos" na respectiva checkbox:
8.1.8
Gravação de Selecções No ecrã de Gestão de Produtos podemos criar uma Lista e/ou uma Tabela de selecção de Produtos. A Criação e o Funcionamento dessas Listas e Tabelas está descrito nos capítulos Gravação de Listas e Gravação de Tabelas
Inventários
8.2
372
Edição de Produtos
O objectivo da Edição de Produtos, é proporcionar à Farmácia uma ferramenta que permita fazer alterações de elementos associados, em conjuntos de produtos e de forma automática. A função permite, por exemplo, que se altere de uma só vez o preço, o fornecedor preferencial ou o stock mínimo e máximo de um determinado grupo de produtos. É assim uma ferramenta bastante útil e poderosa, que deverá contudo ser utilizada com alguma precaução. Para isso, o operador deve definir o conjunto de produtos a tratar, através dos "Critérios de Selecção".
373
Manual de Utilização Sifarma2000
Depois de seleccionar o(s) critério(s) desejados e carregar no botão F2-Executar, surge o ecrã com a respectiva listagem:
Inventários
374
Aqui o operador deve: 1º- Marcar os produtos que vai alterar: - com a tecla INSERT para marcar um a um; - com a tecla F9 para marcar na totalidade; 2º- Posicionar o foco sobre a coluna cujo valor pretende tratar; 3º- Escolher o modo de alteração desejada: - registo a registo com a tecla F5; - alteração em bloco com a tecla F8; 4º - Alteração de valores. Nota - Se o utilizador quiser consultar o(s) produto(s) seleccionado(s), pode faze-lo carregando no botão "Ficha do Produto". Deve ter presente que nem todas as colunas são passíveis de alteração, só podem ser alteradas as colunas em que o conteúdo esteja a Negrito.
375
Manual de Utilização Sifarma2000
No ecrã apresentado, deve escolher uma das três operações: ðSubstituição - substitui o valor, ignorando o valor inicial ðAdição - adiciona um determinado valor ao valor inicial (existente) ðSubtracção - subtrai um determinado valor ao valor inicial (existente) A forma de aplicação deve ser: ðPor valor - O valor definido no campo "Novo Valor" é substituído, adicionado ou subtraído ao valor inicial. ðPor percentagem - O valor definido no campo "novo valor" é adicionado ou subtraído ao valor inicial como percentagem deste. No caso da data de validade é possível substituir por nova data ou retirar a data existente, ficando os produtos modificados sem controlo de validade. Depois de definido o novo valor o utilizador deve carregar no botão "F2- Aplicar".
Na sequência de alterações em bloco, o sistema alerta para a irreversibilidade das alterações efectuadas e propõe a impressão de uma listagem onde são documentadas as alterações efectuadas. Recomenda-se que em caso de dúvida, se emita e guarde/imprime a listagem com as diferenças por razões de segurança.
Inventários
376
FILTROS DE PESQUISA Passa a ser possível, utilizar a função de filtro de pesquisa de registos, através do botão F4 - Filtrar de modo a poder encontrar rapidamente um determinado código ou designação de produto.
Esta funcionalidade rege-se por uma lógica de pesquisa múltipla por intersecção de valores entre as diferentes colunas. É possível utilizar condições do tipo: · igual a: = · menor do que: < · maior do que: >
377
Manual de Utilização Sifarma2000
· menor ou igual a: <= · maior ou igual a: >= Estes critérios podem ser aplicados como filtros de registos numéricos, sendo particularmente úteis em determinados tipos de pesquisa mais concisa. Para activar a função de pesquisa por filtros, dever-se-á seleccionar a opção "F4 – Filtros". Exemplo de utilização da pesquisa com múltiplos critérios na Edição de Produtos:
TOTALIZADORES DE REGISTOS Para facilitar o processo de validação de número de registos seleccionados, foram acrescentados contadores de "Registos carregados", "Registos visualizados" e "Registos seleccionados".
8.3
Lista de Observação de Produtos
Esta funcionalidade permite ao utilizador verificar todas as observações associadas aos produtos, no Atendimento e/ou nas Encomendas.
Inventários
378
O ecrã, permite filtrar a gama de produtos que se pretende analisar, quer por nome, quer por código.
8.4
Gestão de Psicotrópicos A compra e venda de substâncias Psicotrópicas e/ou Estupefacientes, é por imposição legal alvo de um controlo bastante apertado, devendo o seu armazenamento satisfazer requisitos próprios. Cabe à Farmácia documentar a Entrada e a Saída de todos estes produtos. Face a isto, a aplicação dispõe desta funcionalidade, que permite ao utilizador a sua fácil e rápida gestão.
8.4.1
Tipo de registo O Sifarma 2000 efectua dois tipos de registo: - Registo de entrada de psicotrópicos (recepção de medicamentos); - Registos de saída de psicotrópicos (dispensa de medicamentos/venda); Ambos os tipos de registos são recolhidos automaticamente, pela aplicação.
379
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Registo de entrada de Psicotrópicos
Figura - Registo de saída de Psicotrópicos Os registos são identificados através de um número de identificação único e sequencial, e da respectiva data de criação. A informação recolhida pode depois ser visualizada no separador respectivo (Saída/Entradas), do ecrã "Gestão de Psicotrópicos e Estupefacientes".
Inventários
380
Figura - Ecrã Gestão de Psicotrópicos e Estupefacientes
8.4.2
Situação do registo
Cada registo apresenta um dos seguintes estados: - Por imprimir; - Impresso; - Enviado; - Anulado. O ecrã apresenta automaticamente os registos "Por Imprimir", podendo o utilizador alterar esse filtro através das check-box existentes.
Correlação entre as situações de Registo
381
8.4.3
Manual de Utilização Sifarma2000
Separador de Registo
Cada separador, apresenta a informação recolhida para o movimento de produto(s) psicotrópico(s) ou estupefaciente(s) respectivo.
Inventários
8.4.3.1
382
Navegar entre registos Para navegar entre os registos existentes, o utilizador pode utilizar as setas de navegação (anterior e próximo), verificando a posição em que se encontra através do indicador de posição (Registo x de x). No caso de o utilizador atingir o primeiro registo ou o ultimo registo o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso.
O utilizador não deve esquecer qual a "situação" que indicou no filtro de registos. Alternativamente, pode localizar determinado registo pelo seu número. Para tal, utilize o botão Localizar.
A informação relativa a esse número de registo aparece então no separador correspondente. 8.4.3.2
Alterar registo Para Alterar um registo o utilizador deve inicialmente localizá-lo, carregando depois no botão Alterar.
383
Manual de Utilização Sifarma2000
Os campos editáveis aparecerão imediatamente desbloqueados. Para registar as alterações inseridas o utilizador carrega no botão Guardar. Todo o registo alterado passa ao estado "Por Imprimir". No momento da alteração é emitido o novo talão de psicotrópicos ou estupefacientes. Os registos com situação Enviados e Anulados não podem ser alterados. 8.4.3.3
Anular registo Para anular um registo o utilizador deve, depois de o localizar, carregar no botão Anular, sendo esta uma operação que solicita confirmação e uma justificação, para histórico.
Com esta operação o registo não é eliminado da base de dados, continuando a existir em situação de "Anulado" (poderá ser consultado se for seleccionado o filtro correspondente - ver Situação do registo). Um registo marcado como "Anulado" não será incluído nas listagens de Entradas ou Saídas de Psicotrópicos emitidas. Esta operação não é permitida para registos já enviados.
8.4.4
Lista de entradas
Esta listagem dá a relação de todos os dados recolhidos em registos de entrada. O utilizador pode restringi-la, limitando determinados critérios.
Inventários
384
Figura - Filtro de listagem de Registos de Entrada Importa salientar, que a parametrização de critérios aquando da elaboração deste relatório, pode originar a criação de uma listagem incompleta, e, portanto, inapta para ser enviada ao INFARMED. De forma a evitar esta situação, o utilizador deve proceder à elaboração da listagem, sem limitação de critérios
Figura - Listagem de Registos de Entrada
385
8.4.5
Manual de Utilização Sifarma2000
Lista de saídas
Esta listagem dá a relação de todos os dados recolhidos em registos de saída entre um determinado intervalo de tempo e de acordo com o filtro da situação de registo.
8.4.6
Balanço de entradas/saídas
Esta listagem efectua o balanço de entradas e saídas de produtos psicotrópicos e estupefacientes durante determinado intervalo de tempo.
Inventários
386
De referir que, para todas as listagens, a aplicação determina automaticamente, como intervalo de tempo, o último trimestre, uma vez que é este o período considerado por lei para o envio da relação às Entidades competentes.
A listagem "Balanço de Entradas e Saídas de Estupefacientes e Psicotrópicos" está capacitada para a situação da Farmácia ter várias localizações. Os movimentos listados são os totais dos movimentos efectuados nas localizações da Farmácia.
8.5
Gestão de Benzodiazepinas No módulo de "Gestão de Benzodiazepinas" encontramos as funcionalidades necessárias para a correcta gestão das Benzodiazepinas. Todo o seu funcionamento é em tudo igual ao módulo "Gestão de Psicotrópicos" (ver Gestão de Psicotrópicos), excepto à gestão das saídas de Benzodiazepinas, que o Sifarma 2000 não nos dá acesso através deste módulo.
387
8.6
Manual de Utilização Sifarma2000
Lista de Movimentos de Stock
Esta opção, permite a análise de todos os movimentos de stock de um conjunto de produtos, para determinado intervalo de tempo. A selecção dos produtos depende dos critérios de selecção aplicados e do tipo de movimento associado (ENTRADAS e SAÍDAS).
O relatório produzido disponibiliza informação sobre: - Data e hora do movimento; - Tipo de movimento;
Inventários
388
- Valor de stock anterior ao movimento; - Valor de stock posterior à quantidade movimentada; - Operador responsável; - Número do movimento; - Documento que lhe ficou associado (nº da venda no caso de uma venda, etc). - ... Esta informação encontra-se agrupada para cada produto.
8.7
Lista de Histórico de Vendas
Esta opção, permite a visualização da informação relativa às vendas efectuadas para um conjunto de produtos, durante determinado espaço de tempo.
389
Manual de Utilização Sifarma2000
A aplicação, lista segundo os critérios estabelecidos, o P.V.P. do produto, os meses de histórico para um máximo de 15, o total de embalagens vendidas nos meses listados e o stock actual do produto. Importa referir, que dependendo da "Classe de valores" escolhida, a listagem apresenta diferentes valores de P.V.P. e Valor de Vendas. Assim, quando se escolhe a classe "Valores de Referência", a aplicação lista valores de acordo com o Preço Referência do produto. Por outro lado, quando se escolhe a classe "Valores de Lote", a aplicação lista valores de acordo com o Preço do Lote do Produto.
Figura - Listagem do Histórico de Vendas
Inventários
390
Quando o produto está assinalado pela Farmácia como inactivo surge um "*" antes do nome do produto na Listagem do Histórico de Vendas. A "Listagem do Histórico de Vendas" apresenta no fim o Total de Referências listadas e o Total do Stock listado.
8.8
Contagem Física A contagem física permite que sejam feitas contagens, totais ou parciais, das existências da Farmácia. Deste modo, o utilizador pode proceder a verificação do stock e efectuar eventuais correcções às suas existências.
O Sifarma 2000 possibilita três tipos de contagem física: - Contagem Física Manual - Contagem Física Automatizada com o auxílio de aparelhos específicos - Contagem Física do Robot
8.8.1
Contagem Física Manual .
8.8.1.1
Criar lista O processo de contagem física inicia-se pela produção da listagem de controlo através da opção "Listagem para Contagem Física". Surge então o ecrã de selecção de critérios:
391
Manual de Utilização Sifarma2000
Os critérios de pesquisa permitem determinar quais os produtos a incluir no processo. De referir que existem vários modelos de listagens, que vão ter impacto na forma de organização do relatório. A "Lista Normal" agrupa os produtos por prateleira, a "Lista por Taxa de IVA" agrupa os produtos com a a mesma taxa de IVA e a "Lista por Laboratório" agrupa os produtos segundo o detentor da AIM.
Inventários
392
A lista produzida para a contagem física contém uma relação total ou parcial (conforme definição dos limites feita pelo utilizador) dos produtos existentes na Farmácia. A seguir à identificação de cada produto existe um espaço em branco destinado a ser preenchido com o n.º de unidades do produto existentes na prateleira. Após impressão da referida listagem, o sistema questiona o utilizador sobre o registo da mesma. Esta deve ser aceite de modo a dar seguimento ao processo já iniciado, e possibilitar posteriormente, a chamada da lista.
Neste caso, será necessário introduzir a designação a atribuir à listagem produzida.
Farmácia com ROBOT A listagem para contagem física manual, nas Farmácias com Robot, inclui também os produtos da prateleira ROB. Sendo possível validar pelo Sifarma o stock que existe com prateleira ROB. De referir que para contagens físicas de produtos sem prateleira ROB, deverão ser produzidas duas listagens. · Uma da prateleira A até à prateleira ROB exclusive, outra da prateleira ROB exclusive à Z. 8.8.1.2
Recolher contagem Quando aceder à opção "Recolha de Existências" surge a relação de todas as listagens de contagem física em processo. Chama-se a atenção para a possibilidade da existência de várias listagens em processo, pelo que o utilizador necessitará indicar qual a listagem em que pretende efectuar a recolha de existências.
393
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Lista de Relatórios de Contagem Física A listagem seleccionada é apresentada em ecrã e incluirá todos os produtos pela ordem presente na listagem emitida.
Figura - Ecrã de recolha de existências Neste ecrã, o utilizador coloca a informação recolhida em papel na "lista para contagem física", transportando-a para o sistema com o objectivo de o actualizar. No caso de não existir stock em alguns dos produtos desta listagem, temos o botão "Coloca não contados a 0" que preenche o campo "Stk. Contado" a zero. O botão F2-Guardar permite efectuar o registo de todas as alterações efectuadas, sem no entanto significar correcção de stocks. Para isso, o utilizador tem de continuar o processo de contagem física. Se o utilizador escolher Sair depois de ter efectuado qualquer alteração, a aplicação questiona o utilizador sobre a gravação dessas alterações.
Inventários
394
· Se carregar em Não sairá do ecrã sem guardar as alterações feitas.
Neste ecrã temos o botão de recolha automática ou pela tecla de função "F3-Recolha Automática", esta funcionalidade funciona da mesma forma que a opção "Recolha Automática". No ecrã de "Lista de Relatórios de Contagens Físicas" temos o botão "Eliminar" que permite ao utilizador eliminar uma lista que esteja seleccionada. 8.8.1.3
Análise de diferenças A "Listagem das Diferenças", é usada para obter uma lista comparativa das quantidades recolhidas, com as quantidades do sistema, servindo esta para verificar eventuais diferenças nas existências. Devido ao facto de poderem existir várias listas de contagem física em processo, o utilizador deverá ter o cuidado de seleccionar aquela para a qual já tenha recolhido todas as existências registadas.
O operador poderá optar por qualquer uma das opções de listagem, devendo aceitar a opção Todos.
395
8.8.1.4
Manual de Utilização Sifarma2000
Actualização de stock O Processo de contagem física termina com a actualização dos stocks. Ao executarmos a "Correcção das existências" indicamos ao sistema para proceder à correcção de stocks dos produtos introduzidos pela recolha de existências. Presentemente, o processo ocorre por substituição da informação existente no sistema pela informação recolhida. Aos produtos não contados, o sistema não produz qualquer alteração de stock. Por se tratar de uma operação crítica no contexto da contagem física, é solicitada a respectiva confirmação.
A resposta Sim indica ao sistema para efectuar a alteração de stocks. Caso carregue em Não o processo é interrompido.
Após a actualização bem sucedida, é mostrada uma mensagem de confirmação. Carregar em Sair
Inventários
396
para prosseguir.
8.8.2
Contagem Física Automatizada Para uma correcta gestão de stocks na Farmácia, é necessário executar uma contagem física de stocks pelo menos uma vez por ano, para detectarmos alguma(s) diferença(s) que tenha sido geradas no dia a dia da Farmácia. Para isso o Sifarma 2000 está dotado da funcionalidade de Contagem Física de Stocks - Recolha Automática. Para se executar uma correcta contagem Física de Stocks da Farmácia é necessária a paragem das tarefas correntes do Sifarma 2000. Podemos considerar que a Contagem Física - Recolha Automática, consiste em duas fases. A primeira fase consiste na contagem das embalagens da Farmácia com os dispositivos de contagem óptica, Optícon's. A segunda fase consiste na preparação do Sifarma 2000 e na recolha/carregamento dos ficheiros de contagem.
8.8.3
Contagem Física de ROBOT A funcionalidade "Contagem Física de Robot", apresenta o interface da aplicação, com o Robot caso o mesmo esteja operacional (Ver Manual do Robot).
397
8.9
Manual de Utilização Sifarma2000
Quebras
Esta opção permite a realização da operação contabilística em que é realizado o abate de existências. Esta operação revestindo-se de características muito próprias, permite dar baixa dos produtos para a chamada "auto-destruição" e elaborar um documento, para ser processado pela contabilidade.
8.9.1
Gestão de Quebras Neste ecrã o utilizador efectua a recolha de todos os produtos a incluir na quebra, devendo verificar a quantidade, preços e justificações recolhidas.
Caso o produto apresente stock negativo, será solicitada a confirmação do utilizador, através da seguinte janela
Inventários
398
É importante referir, que o sistema inclui dois modelos de relatório, pelo que deverá indicar o desejado: - Relatório com Informação de Stock. - Relatório com informação de IVA.
No final do processo o utilizador deverá "Aprovar Quebra" através do botão respectivo, sendo emitida a respectiva listagem para impressão/arquivo.
8.9.2
Consulta de Quebras Aprovadas Esta opção permite a consulta ou reimpressão, de todas as quebras registadas na Base de Dados.
399
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Lista de Quebras Aprovadas A aplicação permite a consulta (F2) ou reimpressão (F3) de duas ou mais quebras registadas, agrupando-as numa mesma listagem. Para tal, basta seleccionar as quebras respectivas com a tecla INSERT e emitir a listagem.
Inventários
8.10
400
Produtos Sem Consumo
A listagem de produtos sem consumo, possibilita a identificação dos produtos que não tenham tido movimento (vendas) desde a data determinada pelo utilizador.
A aplicação lista os produtos seleccionados, com data de última venda anterior à data determinada pelo utilizador no campo "Última Venda", bem como os produtos seleccionados que não apresentam
401
Manual de Utilização Sifarma2000
esta data.
8.10.1 Tratamento de Produtos sem Consumo Os produtos identificados na listagem anterior, podem ser produtos que estão a "pesar" no inventário da Farmácia. Deve-se então: 1º - Tentar escoar o produto; 2º - Devolver ao Fornecedor; 3º - Proceder à sua Quebra. Complementarmente, a Farmácia deverá marcar o produto como retirado, por forma a evitar novas encomendas (automatizadas) do mesmo.
8.11
Inventários de Anos Anteriores Esta opção é obrigatória executar pelo menos uma vez no ano, o Sifarma 2000 irá avisar a Farmácia no inicio do ano, desde o dia 31 de Dezembro até ao dia 1 de Fevereiro de cada ano, para a necessidade de a executar. A Farmácia poderá executar esta opção sempre que necessitar ao longo do ano.
Inventários
402
A opção "Inventários de Anos Anteriores" permite efectuar uma cópia do inventário actual, ficando essa cópia associada a uma data, hora e designação, para posterior consulta.
403
Manual de Utilização Sifarma2000
8.11.1 Aviso de necessidade de fazer cópia do inventário Aquando do arranque da aplicação, entre as datas de 31 de Dezembro e 1 de Fevereiro, o sistema alerta automaticamente a Farmácia para a necessidade de fazer cópia do inventário.
Esta cópia é essencial para produzir inventários na opção "Inventários de Anos Anteriores" e dessa forma aconselhamos a que se faça esta cópia o mais breve possível. A partir do momento em que essa cópia é gerada, a mensagem de aviso deixará de aparecer.
8.11.2 Efectuar cópia
Para criar a cópia do inventário, o utilizador deverá carregar no botão "F3 - Copiar Inventário", respondendo Sim às questões colocadas pela aplicação.
Inventários
404
O utilizador deve então gravar a designação com que será posteriormente identificada a Cópia.
Desta forma é efectuado o congelamento integral do Inventário da Farmácia nesse instante.
8.11.3 Editar cópia O utilizador pode visualizar essa cópia em qualquer altura, através do botão "F2 - Editar Inventário".
405
Manual de Utilização Sifarma2000
É possível, a partir deste ecrã produzir a listagem de inventário, com base nos congelamentos efectuados (botão " F3 - Gerar Inventário"). O ecrã apresentado é em tudo semelhante ao ecrã Inventário.
Inventários
406
O botão F8 - Localizar, como o próprio nome indica, permite verificar se determinado(s) produto(s) está(ão) presente(s) no inventário, sendo esta pesquisa feita em contexto da coluna em foco.
No caso de existir mais do que um produto com o critério de procura especificado, o botão Seguinte fica activo, permitindo ao utilizador percorrer os vários produtos.
O botão Filtrar, funciona de maneira semelhante, no entanto a lista apresentada vai ser constituída apenas pelos produtos especificados na procura.
8.11.4 Abate de cópia do inventário Tendo em conta que a função de inventários de anos anteriores, permite a criação de cópias da posição de inventário, em qualquer altura e em qualquer número, o sistema permite a sua eliminação, de forma a não sobrecarregar o sistema sem qualquer proveito para a Farmácia. Assim, o operador deve seleccionar a cópia de inventário a eliminar, deslocando o cursor para a linha pretendida, e carregar no botão "DEL - Eliminar Inventário".
407
Manual de Utilização Sifarma2000
O sistema emite uma mensagem, alertando o utilizador para a operação que vai executar.
Aparece então um novo ecrã de confirmação do abate, onde poderá confirmar ou retroceder. Só após ter digitado a palavra "PROSSEGUIR" e carregar em Continuar é que o ficheiro será efectivamente abatido. Se o operador optar por cancelar a operação, a aplicação volta simplesmente ao ecrã anterior.
Inventários
8.12
408
Controlo de Validades
Esta opção, permite o controlo de produtos a terminar o prazo de validade para eventual devolução.
8.12.1 Criar listagem de controlo Nesta funcionalidade são avaliados todos os produtos com ficha aberta na Farmácia. O utilizador deve determinar os critérios desejados e carregar em F2-Ecrã para visualizar o resultado.
409
Manual de Utilização Sifarma2000
Caso não tenha definido os campos "data de validade anterior a:" e "data de validade posterior a:", serão também incluídos os produtos com esta data por preencher. Caso tenha definido os limites anteriormente referidos, só serão visualizados os produtos com validade entre o intervalo de tempo correspondente. Nota: De referir que, os produtos que não contêm qualquer prazo de validade atribuído, na listagem irão surgir com a data 12-1899, uma vez que esta é considerada nula para a aplicação.
Inventários
410
A listagem produzida necessita ser registada para permitir a recolha de validades, dando seguimento ao processo. Para esse efeito, após ordenar a impressão do relatório, o utilizador deverá responder afirmativamente à seguinte questão:
No caso de já existir uma lista de controlo de validades em processo, ao ser gerada nova lista o utilizador é confrontado com a seguinte questão:
Em seguida, o utilizador efectua a recolha para a listagem das datas de validade existentes nos produtos . Esta operação deve seguir o princípio FEFO (First Entry First Out).
8.12.2 Recolha e actualização de data de validade Através da funcionalidade "Correcção de Validades" é possível corrigir, de forma simples e rápida os prazos de validade dos produtos constantes da listagem. Para isso quando chamamos a opção, o Sifarma 2000 apresenta um ecrã com as listagens de controlo de validades existentes no Sifarma 2000, o utilizador tem que seleccionar a listagem que pretenda tratar. Para isso basta colocar o foco na listagem e carregar no botão "OK". No caso de pretender eliminar uma listagem basta colocar o foco nessa listagem e de seguida carregar no botão "Eliminar".
Após a selecção da listagem a tratar o Sifarma 2000 apresenta ao utilizador o ecrã "Recolha de Prazos de Validade".
411
Manual de Utilização Sifarma2000
Usando a lista de controlo em papel, o utilizador confronta as datas presentes no sistema e as que constam das embalagens dos produtos, transferindo-as para o campo "Valid. Real" do ecrã "Recolha de Prazos de Validade". Para facilitar o processo, este apresenta todos os produtos da listagem, exactamente pela mesma ordem. Mais uma vez, a actualização desta informação deve ser de acordo com o princípio FEFO (First Entry First Out). Para retirar o controlo de validades de um produto, o utilizador deve colocar o campo "Valid. Real" a vazio. É importante esclarecer que só existirá uma única listagem de controlo em processamento. Se for introduzido uma data de validade considerada inválida será apresentada a seguinte mensagem
O botão "Ficha de Produto" dá acesso à ficha respectiva para o produto em contexto. Relembramos, que a validade está registada ao lote. Ao abandonar este ecrã, deverá carregar em Guardar, para salvaguardar as alterações, produzindo efeito nas fichas dos produtos editados. Se ordenar o fecho do ecrã após inserir alguma informação sem a gravar previamente, o sistema emite o seguinte alerta:
Inventários
412
Poderá sempre voltar a esta funcionalidade para novas correcções ou para retomar o trabalho interrompido.
8.13
Inventário
8.13.1 Preparação do Inventário
É importante, antes de proceder a qualquer listagem de inventário, executar a sua preparação. Assim, é possível seleccionar, detectar e corrigir situações anómalas que podem alterar o correcto valor do inventário.
413
Manual de Utilização Sifarma2000
Ao entrar dentro da opção, são apresentados os seguintes botões de acção: F2-Ecrã ð iniciar a produção do relatório em ecrã. F3-Imprimir ð Iniciar a produção do relatório directamente para a impressora. ESC-Sair ð Desistir da opção, saindo para Menu geral. As situações que o sistema permite pesquisar são: a) Preços incorrectos b) Stocks incorrectos c) Diversos Existe igualmente a opção "EXCLUI PRODUTOS S/STOCK" que podemos seleccionar ou não, por omissão encontra-se activa.
Inventários
414
Será importante referir que a verificação efectuada ao inventário inclui a noção de lote do produto que está presente no Sifarma 2000. A informação obtida deve ser usada para correcção da situação dos erros reportados, produto a produto, para que produza efeitos antes de ser listado o Inventário, de preferência, antes de ser criada a cópia do inventário em "Inventários de anos anteriores".
8.13.2 Selecção de Inventário
415
Manual de Utilização Sifarma2000
Na opção "Inventários", encontramos a funcionalidade para a produção de uma listagem do Inventário. É importante referir ainda que esta funcionalidade inclui alguns modelos de relatório préestabelecidos e um conjunto de critérios de selecção que determinam quais os produtos a incluir na listagem.
Figura - ecrã de produção da listagem do inventário
O utilizador pode escolher qual o modelo do relatório que pretende produzir, tendo a aplicação préseleccionado o "Inventário por Taxas de IVA". Os diferentes tipos de relatórios vão condicionar o Layout do campo 5.
Inventários
416
Uma vez que o P.V.P. de referência do produto pode apresentar origem diversa, esta opção permitelhe escolher entre utilizar o valor que está na ficha do produto, ou aplicar-lhe transversalmente uma regra única. As regras disponíveis são iguais às existentes na ficha do produto.
O utilizador poderá escolher o universo de produtos a incluir na listagem a produzir. A aplicação tem pré-seleccionado "Todos os Produtos".
No campo "Localização" temos a possibilidade de executarmos a multi-selecção das localizações da Farmácia. O utilizador poderá escolher diversos critérios, determinantes para selecção dos produtos a incluir na listagem a produzir. No caso de deixar os campos em branco serão incluídos todos os produtos.
417
Manual de Utilização Sifarma2000
Este quadro, pretende antecipar o resultado da listagem escolhida, uma vez que apresenta os campos que a constituem, quais são os elementos de agrupamento (quebras) e quais os critérios de ordenação adoptados na listagem. (Ver campo 1)
O utilizador escolhe, se o relatório produzido inclui ou não, o detalhe (lista de todos os produtos) e o resumo (totais por taxas de IVA).
Depois de definidos os parâmetros do relatório, há que desencadear a produção do mesmo, através dos botões "F2 - Ecrã" ou "F3 - Imprimir". De referir que, a impressão do inventário é sempre precedida pela sua preparação. O botão "ESC - Sair" fecha este ecrã, terminando o processo iniciado.
Inventários
Listagem de Inventário por Taxa de IVA
Listagem de Inventário por Taxa de Iva e com mais que uma localização
Nota: A valorização dos inventários inclui a existências de ofertas.
418
Capítulo
IX
Parâmetros - Gestão de Sistema
9
420
Parâmetros - Gestão de Sistema A Gestão do Sistema é uma área da aplicação com a qual não se trabalha diariamente, mas cuja correcta utilização é crucial para o bom funcionamento do Sistema, evitando contratempos no dia-adia da Farmácia. É ainda na Gestão do Sistema que se poderão fazer consultas importantes dos parâmetros prédefinidos no Sifarma 2000 por parte do utilizador, o qual é também gestor das funções de cada utilizador.
9.1
Parametrização do Sistema O Menu Parâmetros inclui um conjunto de campos onde o utilizador pode definir vários dados a utilizar pela aplicação.
Figura - Módulo Parâmetros
9.1.1
Margens de comercialização Neste ecrã, é possível ao utilizador registar as margens de comercialização praticadas pela Farmácia para as diferentes Famílias e Sub-Famílias de produtos. Centralmente estão pré-definidas as margens dos produtos de Alopatia, margem essa que é utilizada como referência no cálculo dos Preços de Custo, em caso de inexistência da respectiva margem local. É igualmente possível, definir uma margem de forma manual aos produtos que não possuam subfamília definida, através da opção "Margem a atribuir a produtos sem Sub-Família Estatística". A Margem Local para as restantes famílias é aquela que o utilizador pretende aplicar, dentro dos parâmetros estabelecidos.
421
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Margens de Comercialização Após alterar uma margem, o utilizador deverá carregar em Guardar para que se inicie o processo de actualização de preços (o P.V.P. permanece fixo e o Preço de Custo será recalculado). De salientar ainda que este cálculo será realizado apenas sobre os preços na ficha do produto, mantendo-se os preços dos lotes.
Figura - Confirmação do processo de actualização de margens
9.1.2
Motivos de devolução Sempre que se devolve um produto ao fornecedor é necessário indicar o motivo pelo qual se está a proceder à mesma. A justificação a apresentar pode ser pré-definida neste ecrã, usando para tal o botão Novo.
Parâmetros - Gestão de Sistema
422
Figura - Motivos de devolução Neste ecrã é importante distinguir: · Motivos de devolução centrais - não são susceptíveis de alteração e são pré-definidos. · Motivos locais - são definidos pela Farmácia e susceptíveis de alteração. Após realizar qualquer alteração, o utilizador deverá sempre guardar a informação introduzida (botão Guardar). O utilizador poderá igualmente eliminar entradas já feitas, seleccionando a linha e carregando em Eliminar.
9.1.3
Mensagens de planos de comparticipação Este ecrã permite ao utilizador definir o conteúdo da frase que é impressa nos documentos contabilísticos de vendas por protocolo (2º Protocolo Diabetes).
423
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Mensagens de Planos de Comparticipação No final de cada alteração, o utilizador deverá gravar as alterações feitas, usando para isso o botão Guardar.
9.1.4
Contadores de vendas / registos A opção "Contadores de Vendas / Registos" refere-se a um ecrã de consulta, onde o utilizador poderá obter informações sobre qual o "Número da Venda Actual" e o número de registos de Entrada e Saída de Psicotrópicos. Ao utilizador não é permitido fazer qualquer registo ou alteração aos valores indicados.
Figura - Contador de Registos
9.1.5
Dados para cabeçalhos e rodapés Neste ecrã, a informação a incluir nos cabeçalhos e rodapés dos diferentes documentos impressos pela Farmácia pode ser definida. No separador Cabeçalhos deverá ser preenchida a identificação da Farmácia nomeadamente: · · · · · · · ·
Nome da Farmácia Nome da Sociedade Nº de Registo Comercial Nº de Identificação Fiscal Capital Social Nº de Identificação Fiscal Morada Localidade
Parâmetros - Gestão de Sistema
· · · · · ·
424
Código Postal Freguesia Distrito Director Técnico Telefone ARS
Chamamos a máxima atenção para o preenchimento destes campos, pois os dados aqui inseridos vão servir para a obtenção de documentos legais, (Documentos Contabilísticos, SAF-T(PT) e Documentos para a ARS).
Figura - Dados para Cabeçalhos. No separador Rodapés o utilizador tem à sua disposição 5 linhas de preenchimento livre onde poderá colocar qualquer tipo de informação, num máximo de 28 caracteres por linha. É ainda aqui que o utilizador define o número de dias para a Validade das Vendas Suspensas.
425
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Dados para Rodapés. A semelhança de outros menus, qualquer alteração só se tornará permanente após a gravação dos dados no botão Gravar. O separador "Contadores" é só para consulta das séries de numerações. Onde o utilizador poderá saber qual o número do último documento emitido, dos vários tipos de documentos existentes.
Parâmetros - Gestão de Sistema
426
Figura - Informação dos Contadores No separador "Pesquisas" vamos definir o prefixo que o Sifarma 2000 vai assumir automaticamente quando queremos fazer uma pesquisa por Grupo Homogéneo ou Grupo Activo.
Figura - Definição de prefixo de pesquisa
427
Manual de Utilização Sifarma2000
Com o prefixo definido o utilizador não tem de digitar o "*" ou "+", para efectuar a pesquisa de um produto no Atendimento ou na Gestão de Produtos. A semelhança de outros menus, qualquer alteração só se tornará permanente após a gravação dos dados no botão Gravar. No separador "Diversos" podemos definir o valor máximo de PVP por produto na dispensa.
Figura - Definição de diversos parâmetros complementares A semelhança de outros menus, qualquer alteração só se tornará permanente após a gravação dos dados no botão Guardar.
9.1.6
Configuração do número de cópias No final de um atendimento são emitidos documentos de venda pelas dispensas realizadas. Esta funcionalidade permite ao utilizador fixar um número pré-definido de cópias a imprimir para cada documento em cada tipo de venda. Porém, o tipo de documento a emitir em cada tipo de venda está pré-definido no Sistema e não é passível de ser alterado pelo utilizador.
Parâmetros - Gestão de Sistema
428
Figura - Configuração do Nº de Cópias dos Documentos No final de cada alteração, deve-se proceder à gravação carregando no botão GUARDAR, para que as alterações efectuadas surtam efeito.
9.1.7
Serviços
9.1.7.1
Serviços de chamada O ecrã "Serviços de Chamadas" permite ao utilizador gerir as taxas de serviço a aplicar, valores esses que são sugeridos automaticamente no fim de cada atendimento, em períodos de Serviço Nocturno ou de Reforço. Desta forma, o utilizador pode programar a hora de início e de fim dos períodos em causa, podendo inclusive criar novas taxas a aplicar, usando para isso o botão Novo. As duas taxas pré-definidas no Sifarma 2000 não são alteráveis na medida em que correspondem aos valores legislados para os serviços nocturnos.
429
Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Serviços de Chamadas À semelhança de outras janelas, as alterações devem ser gravadas antes de abandonar a janela (botão Guardar). 9.1.7.2
Serviços domiciliários O Sifarma 2000 encontra-se também preparado para processar serviços de distribuição domiciliária. Assim, à semelhança do "Serviços de Chamadas", o utilizador também pode gerir as taxas a aplicar nos "Serviços Domiciliários", taxa que será aplicada no fim do atendimento.
Parâmetros - Gestão de Sistema
430
Figura - Parametrização de Serviços Domiciliários O utilizador tem sempre a possibilidade de criar taxas locais (alteráveis) usando o botão Novo, ou usar uma das taxas pré-definidas centralmente (não alteráveis). Após cada alteração deve-se proceder sempre à gravação dos dados inseridos (botão Guardar). 9.1.7.3
Outros serviços Esta funcionalidade tem por objectivo permitir ao utilizador a definição de outros Serviços a serem prestados pela Farmácia, como são o exemplo das determinações analíticas. Para cada campo pode ser definido qual a Taxa de IVA a aplicar, a Designação e o Preço. Podem ser criados/alterados Serviços com o preço a zero. A coluna "Grupo de Testes Analíticos" permite agrupar os vários serviços prestados em grupos.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Outros Serviços Os Serviços aqui incluídos, por não serem produtos quantificáveis, caracterizam-se por não possuírem stock. No fim de cada alteração deve-se proceder sempre à gravação, carregando em Guardar, antes de sair do Menu. Chamamos a atenção para a barra de deslocamento horizontal, para o utilizador visualizar os campos que não estão visíveis quando se chama este ecrã. O Sifarma 2000 permite a criação/alteração de Serviços com o "Preço" igual a zero. Para atribuirmos o preço zero a um Serviço, no ecrã "Outros Serviços", temos que ter reunidas três condições, (Parâmetros > Serviços > Outros Serviços), as colunas: "Preço" tem que estar a 0€, "Alterável" tem que estar igual a SIM, "PVP a Zero" tem que estar igual a S. Só com estas condições é que poderemos efectuar o componente de Serviços, no Atendimento, com o PVP a 0€.
Parâmetros - Gestão de Sistema
9.1.8
Gestão do Sistema
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433
9.1.8.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Gestão de Colaboradores O Sifarma 2000 apresenta entre as suas funcionalidades, um sistema de gestão dos empregados e colaboradores da Farmácia. Em primeiro lugar, o utilizador dispõe da possibilidade de criar fichas individuais para cada empregado, nas quais poderão ser recolhidas informações úteis acerca de cada um, desde dados pessoais até informações de carácter profissional. Existe ainda, uma função de extrema importância para a segurança da Farmácia, que possibilita ao utilizador a criação e definição de diferentes perfis de acesso às várias funcionalidades do Sifarma 2000, aos quais deverão ser alocados os colaboradores.
9.1.8.1.1 Gestão de Empregados
Neste ecrã o utilizador pode recolher um conjunto de informações relevantes sobre os seus colaboradores. Para criar uma nova ficha de empregado, o utilizador deve carregar no botão Novo. Quaisquer alterações efectuadas só serão efectivamente guardadas carregando no botão Gravar. O acesso às várias fichas criadas pode ser efectuado através dos botões Anterior e Próximo, ou através do botão , escolhendo o empregado que pretendemos consultar. Deverá ser atribuído a cada empregado, um número específico ("Nº") que não poderá ser utilizado para nenhum outro colaborador. O campo "Nome" deve ser preenchido com o nome completo do colaborador. Estas especificações não poderão, no futuro, ser eliminadas do registo da aplicação, podendo, no entanto ser inactivadas através da opção Inactivar. Estas fichas (se inactivas) podem posteriormente ser consultadas seleccionando a check-box "Empregados Inactivos". No primeiro separador, "Inf. Geral", deve ser estabelecido o tipo de colaborador e a sua função dentro da Farmácia. Podemos ainda introduzir informações relativas ao empregado em questão, como por exemplo a data de nascimento, contactos, nº segurança social, etc.
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Figura - Ficha de empregado (Informação geral). O separador "Inf. Específica", permite recolher informação sobre a carteira profissional, morada do colaborador e ainda datas relativas ao seu contrato de trabalho. O preenchimento do campo Freguesia é obrigatório.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Ficha de Empregado (Informação Específica). No separador "Operador" podemos encontrar alguns campos cujo preenchimento é importante. O campo "Utilizador" irá definir o nome pelo qual o empregado será identificado nas várias funcionalidades do Sifarma 2000 nomeadamente a nível do atendimento, gestão de caixa, relatórios, etc.... Por uma questão de funcionalidade, sugere-se que este seja um nome curto, que identifique concretamente um determinado empregado. Os campos "Identificação" e "Senha" vão permitir identificar o operador e definir a sua respectiva senha de acesso, os quais serão utilizadas para efectuar o login no sistema. Deverá igualmente ser atribuída ao operador um determinado perfil de acesso, no campo "Perfil" (ver Gestão de Perfis de Acesso).
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Figura - Ficha de Empregado (Operador). Por último, o separador "Formação" irá permitir o registo das acções de formação frequentadas pelos empregados. O botão Formação permite agendar acções de formação previstas.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Figura - Ficha de Empregado (Formação).
O botão Listar permite emitir uma listagem de empregados, segundo os critérios de selecção definidos.
Figura - Listagem de Empregados (quadro de definição de critérios de selecção).
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Figura - Lista de Empregados/Operadores Esta listagem reflecte em cada bloco a informação existente nos ecrãs respectivos da ficha de empregado.
9.1.8.1.2 Gestão de Perfis
Para termos acesso à opção de Gestão de Perfis, acedemos através da opção Parâmetros > Gestão de Sistema > Gestão de Perfis. Neste ecrã, o utilizador poderá criar ou alterar diferentes perfis de acesso, definindo deste modo as tarefas de cada colaborador na Farmácia. Podemos considerar um Perfil como sendo um conjunto de tarefas/acções do Sifarma 2000 comuns a utilizadores inscritos nesse mesmo Perfil.
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Manual de Utilização Sifarma2000
De um modo simples, é possível autorizar ou restringir o acesso de um utilizador a funções específicas dentro do Sifarma 2000. À partida existe o grupo MASTER (Grupo de utilizadores com acesso total), que permite como o nome indica, acesso total às funcionalidades do Sifarma 2000. Por esse motivo é necessário ter alguns cuidados na associação de utilizadores a este grupo.
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Se quisermos limitar algumas das funcionalidades e/ou ecrãs do Sifarma 2000 a determinado(s) utilizador(es), necessitamos em primeiro lugar, de criar um perfil que especifique quais as áreas a que os utilizadores do mesmo terão acesso. Para tal dever-se-á seleccionar a opção "Novo Grupo (INSERT)", e escrever qual o nome do grupo e a designação do mesmo.
Após confirmarmos a Criação de Grupo de Acesso o Sifarma 2000 apresenta-nos o ecrã "Gestão de Perfis" já com o novo perfil criado.
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Manual de Utilização Sifarma2000
Na coluna do lado direito do ecrã, "Áreas de Acesso" o utilizador define quais as áreas de acesso, bastando para tal, posicionar o foco sobre cada um dos tópicos e clicar com a tecla Barra de Espaços do seu teclado para retirar ou conceder acesso a esse tópico. O sinal colorido à esquerda do tópico, indica que o perfil tem acesso ao tópico quando tem a cor verde e vermelho quando não tem acesso. Sempre que antes da área de acesso se encontra o sinal "+", o utilizador deverá seleccioná-la de forma a expandi-la (carregando em cima do sinal "+") para ter acesso a todas as áreas por debaixo da categoria principal. Ao marcar com a tecla "Barra de Espaços" sobre a área de acesso principal, o utilizador está a conceder ou a retirar o acesso não só ao tópico principal, como às "sub-areas" dependentes, onde poderá igualmente limitar o acesso. O utilizador saberá facilmente identificar as áreas a que o grupo terá acesso, porque antes destas se encontra um círculo verde. As que se encontrarem com um círculo vermelho serão áreas às quais o grupo não terá acesso. No final, para que as definições fiquem registadas no Sistema, deverá seleccionar a opção "Gravar tecla F2".
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Figura - Gestão de Perfis. Registo de actividades Através do registo de actividades, é possível monitorizar a entrada e saída de determinado operador, nos diferentes ecrãs da aplicação. É igualmente possível para todas as "acções" disponíveis na aplicação fazer este registo. Para tal deverá, no ecrã de Gestão de Perfis em (Parâmetros > Gestão do Sistema > Gestão de Perfis), no grupo de acessos desejado, seleccionar a funcionalidade para a qual deseja monitorizar o acesso, e carregar na tecla "[F4] - Reg. Actividade". A mesma aparecerá então na árvore de gestão de perfis, identificada com a câmara de vídeo.
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Manual de Utilização Sifarma2000
A partir deste momento, cada vez que os operadores associados a este grupo de acessos, efectuarem a operação em causa, o sistema efectua o respectivo registo. É recomendável, definir os Grupos de Acesso antes de se criarem os utilizadores. Quando o utilizador quiser criar/copiar um Novo Grupo o Sifarma 2000 automaticamente copia o grupo onde temos o foco quando carregamos no botão "Novo Grupo". Essa informação estará então disponível (em Parâmetros > Gestão do Sistema > Registo de Actividades > Listagem).
Parâmetros - Gestão de Sistema
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É possível assim, nesta lista perceber qual o(s) operador(es) que acederam a determinados ecrãs ou acções, com o respectivo descritivo, data e hora de acesso, e valor (tipo de movimento). Pedido de Autorização Existe também uma opção de limitação de acesso, denominada "Pede Autorização (F6)", que permite apenas através da introdução de um código de autorização, aos utilizadores terem acesso a determinada função/ecrã. Para se definir o código de acesso, deveremos ir ao Menu "Parâmetros > Gestão do Sistema" e seleccionar a opção "Permissão ao Utente". Nessa altura deverá ser definido um código de acesso, que ficará associado à função aqui descrita.
445
Manual de Utilização Sifarma2000
Para criar e gerir novos utilizadores deverá aceder à "Ficha de Empregado". 9.1.8.1.3 Gestão de Empregados/Gavetas
Nesta opção "Gestão de Empregados/Gavetas" podemos definir o acesso dos utilizadores ás gavetas de dinheiro do balcão. Para aceder ao ecrã de parametrização das Restrições por Empregado ás Gavetas, seguimos o seguinte caminho, Parâmetros > Gestão de Sistema > Gestão de Empregados/Gavetas
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Vamos ver o funcionamento do ecrã de Restrições por Empregado ás Gavetas. Temos que ter em atenção que vamos definir as gavetas que o Empregado não tem autorização. Na caixa Registo de Empregado / Gavetas podemos ver que está dividida em outras duas caixas Seleccionar Empregado/Gaveta(s) e Restrições a Empregados vs Gavetas. Na caixa Seleccionar Empregado/Gaveta(s) temos a lista de Empregados da Farmácia e as Gavetas definidas na Farmácia. Na caixa Restrições a Empregados vs Gavetas é apresentada a lista das restrições definidas na Farmácia. Para definirmos a restrição de um Empregado temos que executar as seguintes acções: Carregar no botão "Adicionar Restrição" ou tecla "F2".
447
Manual de Utilização Sifarma2000
Activa a selecção de Empregados e Gavetas, agora temos que seleccionar o Empregado que vamos definir. Para exemplo vamos restringir ao Empregado CARLOS as gavetas 001 e 023. Com a tecla de Insert definimos o Empregado seguidamente carregamos na tecla ENTER, para passar o foco para a caixa Gavetas. Vamos definir a(s) gaveta(s) que o Empregado não tem acesso. Após a selecção das Gavetas, executamos a validação e gravação da definição com a tecla F5 Gravar /Sair Restrições.
Após Gravar/Sair Restrições a definição criada é visualizada na caixa Restrições a Empregados vs Gavetas.
Parâmetros - Gestão de Sistema
448
No caso de quereremos remover alguma restrição definida, podemos elimina-la, colocando o foco na linha das restrição e carregar no botão "Remover Restrição" ou tecla F9 - Remover Restrição. 9.1.8.2
Permissão ao Utente Uma das características mais importantes do Sifarma 2000 é a capacidade de permitir ao farmacêutico desenvolver um acompanhamento terapêutico aos utentes da Farmácia (ver Manual Profissional). Para aceder a esta função deverá ir ao Menu "Parâmetros » Gestão do Sistema » Permissão ao Utente" No entanto, para que a segurança dos dados recolhidos mediante autorização do Utente seja garantida, a aplicação permite definir ainda um código numérico ou alfanumérico que vai permitir ao(s) operador(es) aceder à Ficha dos Utentes com Acompanhamento. No caso de algum dos operadores, tentar aceder à ficha de um Utente com Acompanhamento e não tenha permissão para tal (acesso ao código), a única informação que poderá aceder será a contida nos separadores "Dados Biográficos", "Planos de Comparticipação" e "Conta Corrente". Este código apenas deverá ser facultado aos operadores com habilitação e permissão para fazer Acompanhamento Terapêutico.
Figura - Janela de definição do Código de Acesso para acesso aos dados do Utente Deve-se introduzir o Código de Acesso e carregar no botão Confirmar. Este código de Permissão ao Utente, também poderá ser utilizado no acesso a funções limitadas na gestão de perfis (ver Gestão de Perfis de Acesso) através da funcionalidade "Pede Autorização".
449
9.1.8.3
Manual de Utilização Sifarma2000
Configuração de Caixa Neste módulo definimos se a Farmácia vai trabalhar com Caixa Local ou Caixa Central. Na janela que o Sifarma 2000 nos apresenta temos duas check-boxes para definir com qual das caixas queremos trabalhar. Activar Caixa Local - a farmácia trabalha com a caixa em cada posto, no seguimento do atendimento o utilizador efectua o pagamento. Activar Caixa Central - a farmácia trabalha com um só posto destinado a efectuar o pagamento do atendimento. Nesta configuração podemos trabalhar com uma só caixa, um só posto ou com mais que uma caixa, em dois ou mais postos.
Janela de Configuração de Caixa Após a definição do modo de Caixa o utilizador tem de carregar no botão Gravar ou tecla F2 e carregar no botão Saída ou tecla Esc. Quando o utilizador sai da Configuração de Caixa o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso para todos os postos da Farmácia saírem do Sifarma 2000 e tornarem a entrar no Sifarma 2000, só assim a configuração da Caixa fica activa.
Mensagem de aviso para activar a Configuração da Caixa 9.1.8.4
Alteração de Localizações É possível que a Farmácia tenha uma ou mais localizações para além da principal. Pode-se tratar, por exemplo, de um posto de medicamentos. Assim, o Sifarma 2000 permite a total gestão destas localizações. Alteração da Localização Através da funcionalidade presente no Menu "Gestão do Sistema", na opção "Alteração da
Parâmetros - Gestão de Sistema
450
Localização", permite ao utilizador seleccionar qual a localização que quer tornar activa.
Acedendo a esta função, permite-nos de forma muito simples e rápida, alternar entre localizações existentes, ou criar novas (botão Criar). No descritivo "Actual:" permite saber qual a localização actualmente activa, tal como na barra superior do janela do Sifarma 2000.
Figura - Alteração da Localização
Gestão de Localizações de Stocks Existe uma funcionalidade que permite à Farmácia efectuar transferências entre diferentes localizações. Assim e sempre que haja necessidade de transporte de produtos, deverá aceder a esta
451
Manual de Utilização Sifarma2000
função através do Menu Inventários > Localizações e seleccionar a opção Transferência.
Assim, acede-se ao ecrã de "Transferência entre Localizações":
Figura - Transferência entre Localizações
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Para realizar uma transferência entre localizações, deverá carregar em "Criar Transferência [F2]". Para criar a transferência de stocks entre localizações da Farmácia temos que executar os seguintes passos:
- Definir a localização de Origem e de Destino, por defeito a localização de Origem é a localização onde estamos a trabalhar. - Seleccionar os produtos a transferir, podemos alterar a quantidade de stock a transferir. - O botão de "Ficha do Produto", dá acesso á ficha do produto na localização onde estamos. - O botão "Produtos em Falta" sugere a transferência de produtos com stock negativo na localização destino, mesmo que a sua quantidade desejada seja zero, o Sifarma 2000 faz as contas e sugere a transferência de produtos para repor o valor de stock zero. Exemplo O Produto referido apresenta stock -1 na Localização B, existindo 2 na Localização A. Ao efectuarmos a transferência de produtos em falta, a aplicação sugere a transferência de 1 embalagem de A para B, de para que o Stock naquela localização iguale a quantidade desejada (zero).
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Manual de Utilização Sifarma2000
Validades do Produto A transferência de produtos entre localizações funciona na lógica FEFO (First Expire First Out). Pela lógica FEFO a validade de destino só será actualizada caso o produto de origem tenha registada uma data de validade mais baixa. Ficha de produto - Stocks Na ficha do produto, existe na secção Stocks, a informação sobre o valor de stock do produto em causa nas localizações existentes. O campo "no Local" apresenta apenas as existências da Farmácia, não sendo contabilizadas as de outras localizações.
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Figura - Ficha de produto No campo "Outras Local.", apresenta o valor das existências na(s) outra(s) localização/ões existente(s). Ao se carregar no botão "lupa" localizações que o mesmo possa ter.
, é apresentado um ecrã de consulta das possíveis
Figura - Stock de produto nas restantes localizações da Farmácia
9.1.8.5
Exportação SAF-T Com a finalidade de satisfazer a obrigação fiscal do "SAF-T PT" foi criada a opção "Exportação SAFT" nos parâmetros. Parâmetros > Gestão do Sistema > Exportação de SAF-T
455
Manual de Utilização Sifarma2000
Para se executar criação/exportação do ficheiro "SAF-T", foi criado o ecrã "Exportador Sifarma 2000 - SAF-T(PT) [Versão 2.0]" No ecrã "Exportador Sifarma 2000 - SAF-T(PT) [Versão 2.0]" indicamos a "Data de Início do Exercício Fiscal" e o Fim do Exercício. Caso o período seleccionado seja muito grande podemos subdividir a extracção por períodos, para isso marcamos a respectiva check-box. Temos também a indicação da localização onde o ficheiro vai ser criado.
Os botões: Gerar Ficheiro XML (F2-Gerar) - Gera o ficheiro SAF-T na localização indicada Ver Estrutura (F3 - Estrutura ficheiro)- Apresenta a definição do ficheiro Verifica Dados (Verifica informação) - Apresenta ao utilizador os dados da Farmácia para a geração do SAF-T Validar SAF-T(PT) - Encaminha o utilizador para o Validador do SAF-T(PT) do Portal das Finanças. Sair (Esc - Sair) NOTA: No caso dos dados para a geração do SAF-T não estarem correctamente preenchidos, algum campo não estar preenchido com as regras legais, o Sifarma 2000 alerta o utilizador com o ecrã que se
Parâmetros - Gestão de Sistema
456
apresenta de seguida.
Antes de executar a extracção do SAF-T o utilizador deverá verificar a informação botão "Verifica Informação" . No caso da Farmácia/Sifarma 2000 detectar a necessidade de alterar alguma informação no ecrã de "Dados para a Geração do SAF-T PT", a Farmácia pode alterar esses dados no ecrã de dados de identificação da Farmácia, seguindo o caminho, no menu geral do Sifarma 2000 "Parâmetros > Dados para Cabeçalhos e Rodapés".
Após a correcta exportação e verificação dos dados, para criação do ficheiro de SAF-T(PT), a Farmácia terá que executar a cópia dos dados para um CD/DVD. Nesse CD/DVD terá que estar escrito na etiqueta os seguintes dados: · Nome e NIPC (número de identificação de pessoa colectiva) do Contribuinte. · NIF (número de identificação fiscal) e Rubrica do Seu Representante. · Data da Gravação NIF e Rubrica de que efectuou.
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9.1.8.6
Manual de Utilização Sifarma2000
Registo de Actividades Neste módulo podemos visualizar as actividades do Sifarma 2000 que a Farmácia utiliza. Podemos efectuar filtros por Data, Posto(s) e Empregado(s). Após definirmos um dos filtros temos que executar o refrescamento do ecrã, para isso temos o botão Refrescar ou a tecla F5.
Na "Lista de Actividades", podemos visualizar o "Nome" do Utilizador, "Descrição" opção do Sifarma 2000, "Data/Hora" da actividade, "Posto" endereço do posto onde o Utilizador esteve a trabalhar, "Valor" indica o tipo de acção efectuada (IN - entrada, OUT - saída). 9.1.8.7
Gestão de Gamas e Prateleiras É possível aceder aos ecrãs de "Gestão de Gamas" e "Gestão de Prateleiras" através do Menu Geral (Parâmetros > Gestão do Sistema > Gamas > Gestão de Gamas e Parâmetros e Gestão do Sistema > Prateleiras > Gestão de Prateleiras), à semelhança do que acontecia através da Ficha do produto.
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Figura - Gestão de Prateleiras e Gamas Em ambos os ecrãs existem os botões "Novo" e "Eliminar" para Criar e ou Eliminar Prateleiras ou Gamas, respectivamente. É possível emitir as listas de gamas e prateleiras disponíveis, a partir do Menu Geral (Parâmetros > Gestão do Sistema > Gamas > Listagem Parâmetros e Gestão do Sistema > Prateleiras > Listagem).
9.1.8.8
Timeout do Login O Sifarma 2000 permite-nos alterar o tempo de inactividade do utilizador. Para isso temos neste modulo a opção de "Timeout do Login". Na janela que nos aparece indicamos o valor de tempo máximo de inactividade do utilizador, em seguida gravamos a alteração com o botão "Gravar" ou tecla de função "[F2] - Gravar".
459
9.1.8.9
Manual de Utilização Sifarma2000
Poupança Genéricos Esta funcionalidade permite à Farmácia activar ou desactivar o aviso de poupança no atendimento ou/e impressão de mensagem de aviso de poupança de genéricos no talão.
9.1.8.10 Perfis Comerciais Neste módulo podemos definir vários grupos de Utentes da nossa Farmácia. Após a definição dos Perfis Comerciais podemos associar os Utentes da nossa Farmácia a cada uma dos Perfis. No ecrã de "Perfis Comerciais", podemos criar um "Novo" ou "Eliminar" um Perfil através dos botões. Novo Perfil Quando carregamos no botão "Novo" o Sifarma 2000 cria uma nova linha e aí introduzimos um novo código e Nome em seguida temos que gravar carregando no botão Guardar ou tecla [F2]. Eliminar Perfil Quando pretendemos eliminar um Perfil, colocamos o foco no perfil desejado e carregamos no botão "Eliminar" ou com a tecla [Delete], o Sifarma 2000 faz uma verificação se o Perfil em causa está a ser utilizado em algum Utente, caso isso aconteça o Sifarma 2000 dá um mensagem de aviso ao utilizador.
Parâmetros - Gestão de Sistema
9.1.9
460
Frases Justificativas No Sifarma 2000 em certas operações é pedido ao utilizador uma frase justificativa dessa operação, o Sifarma 2000 está habilitado a definirmos frases standard para a nossa Farmácia. As frases standard da Farmácia são definidas no módulo dos Parâmetros > Frases justificação.
Vamos apresentar a criação de uma frase justificativa. No ecrã "Frases de Justificação" no campo "Tipo de frase" seleccionamos o contexto da frase que vamos criar.
461
Manual de Utilização Sifarma2000
Depois de seleccionarmos o contexto da frase que queremos criar, o Sifarma 2000 apresenta as frases já criadas, no caso de existirem, para criar carregamos no botão "Novo" e inserimos o texto da mensagem de seguida carregamos no botão "Guardar" e Saímos do ecrã. A nova frase já foi criada. Como utilizamos as Frases Justificativas, vamos de seguida apresentar uma caso de alteração de preços. No ecrã "Informação Lotes e Alterações" quando alteramos um dos valores PVP, Marg. ou P.Custo o Sifarma 2000 apresenta uma janela "Alteração de preço" para o utilizador inserir uma justificação, nessa janela o utilizador carrega no botão que nos apresenta a lista de justificações existentes para este contexto, aí o utilizador tem de seleccionar a frase que mais se adequa para a situação presente,
Caso o utilizador não encontre uma frase correspondente ao motivo da alteração, a justificação pode ser inserida como texto livre pelo utilizador.
Parâmetros - Gestão de Sistema
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Na situação de se querer inibir esta função a um grupo de utilizadores, na Gestão de Perfis existe um separador "Justificações" que permite à Farmácia executar a gestão de acessos à inserção das mensagens.
Capítulo
X
Controlo de Gestão
10
Controlo de Gestão
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465
10.1
Manual de Utilização Sifarma2000
Gestão de Qualidade O módulo "Gestão da Qualidade" apresenta um conjunto de funcionalidades que respondem a necessidades específicas das Farmácias certificadas. É assim, um local onde encontra ferramentas para medir o desempenho da sua Farmácia. O módulo está estruturado da seguinte forma:
· · · · · · · ·
Encomendas Correcção de Receitas Ficha de Equipamentos Plano de Intervenções Programas e Projectos de Educação para a Saúde Registo de Reclamações Formação Inquéritos de Satisfação
Nestas ferramentas pode registar as acções referentes ás opções e imprimir as respectivas listagens.
10.1.1 Qualidade Registo de Não Conformidades detectadas nas Encomendas
Aqui o utilizador tem acesso a todas as não conformidades registadas aquando da recepção de uma encomenda. .
Controlo de Gestão
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A funcionalidade disponível permite: - Inserir não conformidades directamente; - Pesquisar não conformidades registadas; - Justificar as não conformidades registadas; - Listar as não conformidades registadas.
Registo de Não Conformidades detectadas na Facturação
Aqui o utilizador tem acesso às não conformidades registadas aquando da correcção de receituário no módulo de facturação a Entidades.
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Manual de Utilização Sifarma2000
A funcionalidade disponível permite: - Inserir não conformidades directamente; - Pesquisar não conformidades registadas; - Justificar as não conformidades registadas; - Listar as não conformidades registadas.
Controlo de Gestão
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10.1.2 Estatísticas Este módulo permite analisar informação de grande importância para a eficiente gestão da Farmácia. Podemos aceder a estas funcionalidades no Menu Controlo de Gestão > Estatísticas.
Taxa de Expansão
Figura - Taxa de Expansão Esta funcionalidade permite realizar a comparação entre dois anos distintos (seleccionável) e respectivos meses, tendo em conta a taxa de inflação. É possível fazer a quebra desta comparação por critérios como: a família e sub-família estatística, o distribuidor ou laboratório.
Estatísticas Acesso ao módulo externo de Estatísticas do Sifarma 2000. Consulte a secção: "Módulos Externos > Estatísticas" deste manual.
469
Manual de Utilização Sifarma2000
Análise de Vendas Esta função permite definir em determinado período para análise, dos valores de vendas de mercadoria (PVP x QT) por Empregado, Localização (caso exista mais que uma) ou Posto de Trabalho. Deverá ser definido um intervalo de datas a analisar e se necessário, poderá activar a check-box "Discrimina Ivas" para ter a quebra por taxa de IVA das vendas. Na última linha da grelha é apresentado o Total de cada coluna O botão Exportar ou tecla F3 permite exportar esta informação para Folha de Cálculo. O ficheiro gerado ficará localizado, na pasta C:\EXPORTADATA\Análise de Vendas do respectivo posto de trabalho, conforme indicado na mensagem de aviso.
Figura - Análise de Vendas
10.1.3 Gestão de Dicionários Esta função permite ao utilizador ter acesso à informação de versão instalada do Sifarma 2000 e do Dicionário.
Controlo de Gestão
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Actualização/Monitorização de Dicionários
Neste ecrã é possível verificar a frequência de actualização de dicionário do Sifarma 2000, que é transparente (sem intervenção) para o utilizador.
Datas de Actualização de Software
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Manual de Utilização Sifarma2000
Neste ecrã é possível visualizar o actual número de versão do Sifarma 2000 que se encontra instalado na Farmácia.
10.1.4 Mensagens Esta funcionalidade permite a visualização de mensagens recebidas electronicamente, quer por parte da GLINTT como da ANF, dos Armazenistas que aderiram à Plataforma B2B, Mensagens Internas, Tarefas e Mensagens Instantâneas.
Controlo de Gestão
Vamos passar a descrever em pormenor o ecrã de "Mensagens".
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473
Manual de Utilização Sifarma2000
A - Como podemos ver no ecrã "Mensagens" temos uma árvore com várias entradas do lado esquerdo do ecrã. Podemos considerar três entradas principais "Correio Externo", "Correio Interno" e "Tarefas". Na entrada "Correio Externo", o utilizador vai receber as mensagens de correio da ANF, da Glintt e dos Armazenistas associados ao projecto "B2B" no caso da Farmácia ter aderido ao mesmo. Na entrada "Correio Interno", o utilizador tem à disposição a funcionalidade de enviar e receber mensagens de correio de e para os utilizadores da Farmácia. Na entrada "Tarefas", o utilizador pode agendar qualquer trabalho que deva ser feito num determinado momento. Como podemos ver na árvore, a entrada que está a "bold" indica o tipo de mensagens que estamos a visualizar, ordenadas cronologicamente por ordem decrescente. B - Na parte superior do ecrã vemos seis botões com as seguintes funcionalidades: ·F2- Criar - criar uma nova mensagem, ·F3-Imprimir – permite a impressão da mensagem onde temos o foco, ·F5-Apagar – permite remover da nossa lista a mensagem onde temos o foco, ·F6-Mensagem Instantânea – permite enviar uma mensagem no momento para um determinado utilizador, ·F7-Criar Tarefa – Permite ao utilizador agendar qualquer trabalho que deva ser efectuado num determinado momento pelo próprio ou por um outro utilizador. ·Esc – Sair do ecrã de mensagens. C - Na grelha do ecrã de Mensagens podem ver as características das mensagens da entrada da árvore que seleccionamos. Descrição das colunas da grelha:
Controlo de Gestão
·
A – indica que a mensagem tem um ficheiro em anexo.
·
- mensagem com ficheiro em anexo. E – Indica que a mensagem já foi lida ou se está por ler
474
- mensagem por ler. ·
- mensagem já lida. Tipo – Se é uma mensagem de Leitura obrigatória ou não. - mensagem de leitura não obrigatória.
· · ·
- mensagem de leitura obrigatória Emissor – Utilizador que enviou a mensagem, só é visível na entrada Recebido Assunto – Titulo da mensagem atribuído pelo Emissor. Data – Data da criação da mensagem
D - O calendário que temos em presença no ecrã Mensagens apresenta o mês corrente. Este calendário permite ao utilizador filtrar por data as mensagens que queremos visualizar e a definição de datas das tarefas que queremos criar. E - Nesta caixa podemos visualizar o texto da mensagem que está marcada com o foco. F - Apresenta a lista dos utilizadores para onde a mensagem foi enviada se já foi lida pelo destinatário a data e a hora. G - Apresenta o anexo e permite ao utilizador a gravação do mesmo como também a sua visualização. 10.1.4.1 Envio de Mensagens Vamos ver como podemos enviar mensagens para os outros utilizadores da Farmácia.
No ecrã de "Mensagens" temos o botão "F2 - Criar Mensagens" que nos chama a janela de Recolha de Mensagens. No ecrã de Recolha de Mensagens vamos criar a nossa mensagem preenchendo os respectivos campos.
475
Manual de Utilização Sifarma2000
·
· ·
· · ·
Para – Destinatário(s) da mensagem, quando colocamos o cursor neste campo e clicamos no botão assinalado, o Sifarma 2000 apresenta a lista com os utilizadores da Farmácia, nessa lista seleccionamos o(s) utilizador(es) com a tecla de Insert, depois de seleccionar todos os utilizadores carregamos em Enter, podemos também enviar uma mensagem para o próprio utilizador. Assunto – Titulo da Mensagem, texto livre. Com Confirmação de Leitura – É uma check-box que marcada, automaticamente o Sifarma 2000 envia um comprovante de leitura para o utilizador emissor da mensagem informando-o que a mensagem foi lida. Leitura Obrigatória – É uma check-box que marcada o utilizador receptor da mensagem é obrigado a ler a mensagem quando entra no Sifarma 2000. Mensagem – É a caixa onde inserimos o texto da mensagem. Anexos – É a caixa onde se vê o endereço da localização do ficheiro que queremos associar à mensagem.
Botão Adicionar (F7) – permite-nos seleccionar um ficheiro que queremos associar à mensagem. Botão Remover (F8) – para retirar o ficheiro que temos associado e vemos na caixa Anexos. Seleccionamos o ficheiro com a tecla de Insert e de seguida carregamos o botão Remover. Para enviar a mensagem depois de termos os campos devidamente preenchidos, carregamos no botão "Enviar – F2", no caso de não termos algum dos campos obrigatórios preenchidos o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso. Para o caso de não querermos enviar a mensagem, sair do ecrã sem enviar a mensagem, carregamos no botão "Cancelar - Esc" o Sifarma 2000 apresenta uma mensagem de aviso que irá perder as alterações inseridas. Para contrariar o uso abusivo desta nova funcionalidade, cada utilizador tem um tamanho máximo de utilização de mensagens e anexos, quando o utilizador atinge o valor máximo estipulado, o Sifarma 2000 apresenta ao utilizador uma mensagem de aviso, "Elimine msg mais antigas/desnecessárias".
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10.1.4.2 Leitura de Mensagens Para o utilizador ler as mensagens que lhe são enviadas, temos de considerar que existem duas formas de envio de mensagens, com leitura obrigatória ou sem leitura obrigatória. Leitura obrigatória – quando o utilizador entra no Sifarma 2000 automaticamente o utilizador recebe a mensagem, sobreposta no ecrã geral do Sifarma 2000. Para deixar de ser visível como lida, o utilizador tem de carregar no botão "Lida", caso contrario a mensagem não deixa de estar no estado de não lida. A mensagem que o utilizador está a visualizar pode ser impressa carregando no botão "Imprimir". Quando estamos a ler uma mensagem e se a mensagem tiver o botão "Enviar Recibo" activo, o utilizador quando carrega nesse botão, o Sifarma 2000 envia o recibo como a mensagem foi lida para o utilizador emissor. Todas as mensagens que tiverem sido lidas passam da entrada "Por Ler" para a entrada "Lido", automaticamente. Leitura não obrigatória – Para o utilizador saber que lhe enviaram uma mensagem, no rodapé do lado direito do ecrã temos uma caixa que indica o nº de mensagens e o nº de tarefas para o utilizador.
Para o utilizador ver/ler as mensagens que lhe foram enviadas sem obrigatoriedade de leitura, o utilizador tem de ver no ecrã de Mensagens a entrada, Correio Interno > Recebido > Por ler. Para ler a mensagem pretendida, o utilizador coloca o foco na mensagem que quer ver e carrega na tecla "Enter". Quando o utilizador está a ver a mensagem, tem todas as opções/acções, disponíveis, como se tivesse a ver uma mensagem de leitura obrigatória. 10.1.4.3 Mensagem Instantânea A mensagem instantânea é uma funcionalidade que permite enviar uma mensagem no momento para um determinado utilizador que esteja a trabalhar, no Sifarma 2000. Chamamos a atenção para que este tipo de mensagens, não fica registada na base de dados. Para enviar uma mensagem instantânea a um outro utilizador no cabeçalho do ecrã "Mensagens" temos o botão "F6 – Mensagem Inst". Quando carregamos no botão "F6 – Mensagem Inst", vemos a janela "Mensagem Instantânea".
Na janela "Mensagem Instantânea" temos que preencher os dois campos "Para" e "Mensagem".
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No campo "Para" definimos o utilizador destinatário da mensagem, para nos auxiliar temos um botão de Pesquisa/Selecção dos utilizadores definidos no Sifarma 2000. O campo "Mensagem" é um campo de texto livre, em que vamos inserir a mensagem. Para enviar a mensagem temos o botão "F2 – Enviar", imediatamente a seguir a mensagem é sobreposta sobre qualquer ecrã do Sifarma 2000, para ser visualizada pelo utilizador destinatário.
10.1.4.4 Tarefas Nesta entrada vamos ver qualquer iniciativa que foi pedida ao utilizador ou que foi agendada pelo utilizador. Entradas Recebidas e Pedidas.
Para criar uma Tarefa, no ecrã de "Mensagens" temos o botão "F7 - Criar Tarefa" que nos chama a janela "Tarefa".
Para criar uma tarefa a um utilizador é como se tivesse a enviar uma mensagem para um utilizador.
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Temos que definir o(s) destinatário(s) no campo "Para", o "Assunto" e o texto da "Tarefa". Podemos também adicionar ficheiros à tarefa que estamos a definir carregando no botão "F7 - Adicionar", como também podemos remover o ficheiro anteriormente adicionado carregando no botão "F8 - Remover". Depois de termos definido a tarefa convenientemente carregamos no botão "F2 - Criar", a Tarefa vai ficar associada ao utilizador definido.
10.1.4.4.1 Tarefas Recebidas
Nesta entrada vemos as tarefas que são atribuídas ao utilizador. Quando o utilizador entra no Sifarma 2000, e tem uma tarefa por ler o utilizador recebe uma mensagem de aviso, conforme a imagem seguinte.
No ecrã de Mensagens entrada - Tarefas > Recebidas > Por Concluir - podemos acompanhar e definir o estado de execução da tarefa, para isso colocamos o foco na linha da tarefa e carregamos em Enter, o Sifarma 2000 vai apresentar a Tarefa seleccionada.
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Quando o utilizador está a visualizar uma Tarefa que lhe foi atribuída e que já está a executa-la, para informar a evolução da tarefa, o utilizador pode preencher os campos "% Realizada" e "Observação". Depois de preencher algum dos campos carrega no botão "Gravar" e "Esc-Fechar".
Para o utilizador dar por realizada a tarefa e passar para a entrada "Concluídas" o utilizador tem de carregar no botão "F2 - Concluir", a tarefa também passa para a entrada - Tarefas > Pedidas > Concluídas - no ecrã do utilizador Emissor da Tarefa.
10.1.4.4.2 Tarefas Pedidas
Na entrada - Tarefas > Pedidas - o utilizador faz o acompanhamento das tarefas que foram atribuídas a outros utilizadores. Na entrada Por Concluir, o utilizador vê a situação das Tarefas que estão a ser executadas pelos utilizadores pela coluna "%", conforme podemos ver na imagem seguinte temos uma das tarefas está 50% efectuada e tem uma observação, inserida pelo utilizador.
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Na entrada Concluídas, o utilizador vê as Tarefas que foram atribuídas a outros utilizadores e que já foram dadas por concluídas.
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10.1.5 Exportação de dados Neste Menu é possível escolher quais os tipos de dados a exportar.
Dados dos produtos
Figura - Exportação de Dados dos Produtos
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Figura - Estrutura do ficheiro de exportação de Dados dos Produtos Esta função, tal como é descrito, permite exportar os dados de todos os produtos da Farmácia para um ficheiro. Para ter uma ideia a estrutura do mesmo, deverá carregar em "Estrutura do Ficheiro (F5)". Para iniciar o processo de exportação deverá carregar em "Exportar (F2)".
Actualizar Etiquetas Electrónicas Esta funcionalidade, permite na existência deste tipo de dispositivos na Farmácia, proceder a uma actualização geral dos mesmos.
TOP's de Produtos
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Esta função permite analisar, tendo em conta um ficheiro previamente criado com uma lista de produtos seleccionada, verificar quais os produtos mais vendidos por Empregado.
Dados dos utentes Esta funcionalidade permite exportar os dados de todos os Utentes da Farmácia. Para ter uma ideia a estrutura do mesmo, deverá carregar em "Estrutura do Ficheiro (F5)". Para iniciar o processo de exportação deverá carregar em "Exportar (F2)".
Figura - Exportação de Dados dos Utentes
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Figura - Estrutura do ficheiro de exportação de Dados dos Utentes
10.1.6 ANF Online Esta função permite aceder dentro do ecrã do Sifarma 2000 ao sitio da ANF Online.
Figura - Ecrã ANF Online
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Neste ecrã o utilizador deverá identificar-se na respectiva janela de Login, com os seus dados pessoais.
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Capítulo
XI
Módulos Externos
11
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Módulos Externos O Sifarma 2000 para além de todos os módulos já descritos apresenta alguns módulos externos (aplicações independentes) que se encontram integrados na aplicação principal.
11.1
Multibanco Para facilitar o pagamento por cartão de débito (Multibanco), a GLINTT criou o terminal de pagamento automático - Glintt (TPA-CST). A integração deste módulo externo permite realizar pagamentos por multibanco, bastando seleccionar essa forma de pagamento no Sifarma 2000. Para mais informação solicite o manual específico.
11.2
FarmaTV No âmbito do projecto FarmaTV, a GLINTT criou um sistema de senhas de atendimento. A integração deste módulo externo, permite o avanço automático para o próximo número de senha ao iniciar um novo atendimento. Para mais informação solicite o manual específico.
11.3
ROWA A Robótica já chegou à Farmácia, nomeadamente como ferramenta de auxílio logístico. A integração deste módulo externo permite, que através da recolha da dispensa no Sifarma 2000 seja enviado electronicamente o pedido ao robot, o qual se encarrega de entregar os produtos requisitados na saída mais próxima do balcão. Para mais informação solicite o manual específico.
11.4
CONSIS A Robótica já chegou à Farmácia, nomeadamente como ferramenta de auxílio logístico. A integração deste módulo externo permite que através da recolha da dispensa no Sifarma 2000 seja enviado electrónicamente o pedido ao robot que se encarrega de entregar os produtos pedidos na saída mais próxima do balcão. Para mais informação solicite o manual específico.
11.5
Estatísticas Um dos módulos externos incluído no Sifarma 2000 é o Módulo de Estatísticas. Este módulo tem vindo a ser substancialmente melhorado, no sentido de proporcionar um conjunto de dados importantes para a gestão da Farmácia. Todas as opções têm associado um conjunto de gráficos, para uma apresentação esquemática dos elementos de gestão. No entanto, é importante salientar que todos os valores apresentados correspondem a P.V.P. com IVA, excepto os valores referentes a compras, onde os valores correspondem a P.C. (preço de custo) sem IVA, ou seja, o preço de factura.
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Figura - Ecrã Inicial do Módulo de Estatísticas No ecrã inicial deste módulo podemos, à semelhança do Ecrã Inicial do Sifarma 2000, ver um conjunto de menus e de botões de acção rápida. Assim, o módulo encontra-se dividido em: · Geral - inclui a opção de Saída do programa; · Venda - estatísticas de Vendas; · Compras - estatísticas de Compras; · Facturação - estatísticas de Facturação; · Empregados - estatísticas de Vendas por Empregado; · Parâmetros - definição de parâmetros do módulo; · Ver - definição da visualização de barras de utilidades; · Ajuda - indicação da versão actual do módulo.
11.5.1 Estatísticas de Vendas As estatísticas de vendas é o módulo que permite à Farmácia ter uma visão concreta do modo como decorre a venda dos seus produtos. Esta consulta pode ser feita de várias formas, podendo distinguir os diferentes produtos existentes na Farmácia. 11.5.1.1 Valores Totais Através da opção Valores Totais pode ser visualizado o movimento de vendas dos últimos anos. Intercalado, são reflectidos ainda os valores acumulados, para tornar mais fácil a comparação dos diferentes anos.
Figura - Estatísticas de Vendas de Totais por Ano Neste tipo de consulta é possível fazer a pesquisa usando como critério as taxas de IVA (todas ou
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cada uma em particular), ou ainda a análise por Famílias e Sub-famílias, através do botão correspondente.
Para tornar a comparação entre anos mais fácil e esclarecedora, existe sempre a possibilidade de criar gráficos simples e acumulados, assim como, imprimir os valores apresentados.
Figura - Exemplo do Ecrã de geração de gráficos 11.5.1.2 Variação Anual Para obter uma comparação mais concreta entre 2 anos, é possível analisar a variação de vendas mês a mês. O utilizador deve seleccionar primeiro os 2 anos de consulta, que podem ser sucessivos ou alternados, e de seguida carregar no botão Executar, obtendo assim os valores correspondentes.
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Figura - Comparação da variação de vendas anual De salientar que não é possível fazer a consulta com intervalos nem de anos idênticos. No gráfico desta função, é possível a consulta dos dois anos seleccionados:
Figura - Gráfico de comparação da variação de vendas anual 11.5.1.3 Valores por Família A função estatística de consulta de Valores por Família permite a visualização dos valores de vendas das duas grandes famílias, com médias mensais ou totais anuais.
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Figura - Estatística de Vendas por Família É também possível especificar a consulta de valores só para as Sub-familias, da Alopatia ou da Parafarmácia diferenciadas, ou todas em conjunto.
11.5.1.4 Resumo por Taxas de IVA Através desta função é possível verificar os valores brutos das vendas, nomeadamente para dias específicos ou para períodos de dias seleccionados, e para as diferentes taxas de IVA aplicadas:
Figura - Ecrã de Resumo dos Valores de IVA por período À semelhança de ecrãs anteriores, os resultados só serão apresentados depois do utilizador carregar em Executar. Ao accionar a função Resumo Anual através do botão correspondente, é ainda possível consultar os valores de dois anos consecutivos ou intercalares, não sendo possível a consulta de dois anos
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idênticos. Os valores apresentados podem então ser visualizados em gráficos para o Ano I ou o Ano II.
Figura - Apresentação do Resumo Anual de Vendas por Taxa de IVA 11.5.1.5 Frequência Diária da Farmácia Na opção Frequência Diária da Farmácia, o utilizador pode visualizar os dias de maior frequência da Farmácia, bem como a variação da frequência entre dois anos consecutivos e a sua correspondente percentagem de cumprimento. É também possível consultar valores médios de frequência.
Figura - Ecrã de Frequências Diárias da Farmácia
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Figura - Comparação anual das Frequências da Farmácia 11.5.1.6 Frequência Horária da Farmácia Nesta opção, o utilizador pode visualizar a frequência de vendas ao longo do dia da Farmácia, bem como a variação da frequência entre dois períodos consecutivos e a correspondente percentagem de cumprimento. Neste caso, também é possível consultar valores médios de frequência horária.
Figura - Ecrã de Frequências Horárias da Farmácia O intervalo mínimo definido é a hora, excepto no período entre as 0 e as 8 horas que corresponde a um período único. No caso dos valores médios os intervalos de cálculo podem ser definidos pelo utilizador no Menu Parâmetros.
Figura - Médias da Frequência Horária dos Utentes
11.5.2 Estatísticas de Compras Outra das opções de grande utilidade para a Farmácia é poder comparar as estatísticas de compras, particularizando para cada fornecedor o volume de movimentos.
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11.5.2.1 Totais por Fornecedores Na opção Totais por Fornecedores o utilizador tem a possibilidade de consultar os totais anuais de compras de todos os fornecedores, a preço de custo sem IVA, e de "Todos" os produtos recepcionados pela Farmácia.
Figura - Consulta de Totais de Compras por Fornecedor Nesta opção o utilizador tem ainda a possibilidade de seleccionar a Família e Sub-Familia, podendo fazer a consulta relativamente à Alopatia ou à Parafarmácia.
Figura - Selecção da Família e Sub-Família para consulta O utilizador pode ainda alternar a visualização dos dados em totais de euros (€) ou percentagem do total (%).
Figura - Visualização dos totais em % do total 11.5.2.1.1 Intervalos para a Média Frequência Horária
Esta função permite ao utilizador alterar a definição de períodos horários para o cálculo da frequência media da Farmácia. Nela poderá também assinalar os feriados oficiais ou municipais, para um cálculo mais correcto.
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Figura - Ecrã de definição de parâmetros 11.5.2.2 Comparação de Fornecedores A função Comparação de Fornecedores permite ao utilizador comparar as compras apenas entre dois fornecedores, para um determinado ano seleccionado.
Figura - Comparação de Compras para 2 Fornecedores, para o ano seleccionado
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11.5.2.3 Totais Anuais Através desta funcionalidade é possível verificar as Compras Totais dos últimos anos, e os valores acumulados de todos os fornecedores.
Figura - Comparação dos valores de compras ao longo dos anos Esta consulta pode ser particularizada para as Famílias ou Sub-Famílias das quais ainda é possível distinguir os valores da Alopatia ou Parafarmácia.
Figura - Comparação de Comprar por Família e Sub-Família
De salientar que, para qualquer das funções, existe sempre a possibilidade de seleccionar o valor da Taxa de IVA em análise, assim como, construir gráficos sobre os valores apresentados.
11.5.3 Estatísticas de Facturação De forma a ter uma maior noção da evolução e dos proveitos da Farmácia, o utilizador ter também a possibilidade de obter dados estatísticos sobre a facturação da Farmácia. Esta, por ser uma das
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fracções mais importantes do rendimento farmacêutico, é também um dos módulos com um maior número de opções de consulta. 11.5.3.1 Totais Facturados a Entidades A 1ª opção de consulta sobre a facturação corresponde à verificação dos Totais Facturados às Entidades. Nesta opção é possível consultar, para um ano específico, os valores facturados, sendo possível analisar em detalhe os valores das respectivas Entidades.
Figura - Estatísticas de Facturação às diferentes Entidades ao longo do ano seleccionado
Figura - Detalhe de Facturação para os diferentes organismos de cada Entidade 11.5.3.2 Variação Anual Na opção Variação Anual existe a possibilidade de comparar entre dois anos, consecutivos ou alternados, os valores globais facturados às diferentes Entidades.
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Figura - Comparação de valores facturados no Ano I e no Ano II Para a mesma função, o Sifarma 2000 possibilita ainda a consulta detalhada para todos os organismos.
Figura - Comparação dos valores facturados em 2 anos com detalhe para todos os organismos O utilizador tem assim a possibilidade de verificar a variação anual da sua facturação.
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11.5.3.3 Resumo por Período Embora seja das rubricas do Módulo de Estatísticas a mais complexa, é também a mais completa, pois permite um detalhe exaustivo de toda a facturação às Entidades. A consulta desta função é feita por omissão para o último ano, mas é possível alargar ou diminuir o período a considerar, bastando para isso alterar o período mês/ano.
Figura - Resumo das características do receituário para o período considerado No resumo por período, o utilizador pode ficar a saber: · média de P.V.P. por receita; · média do valor a facturar ao Utente; · média do valor a facturar à Entidade. As mesmas informações podem ser obtidas considerando valores médios por etiqueta. À semelhança das opções anteriores, para uma verificação mais completa é possível ainda verificar o "Detalhe" para todos os organismos de cada Entidade.
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Figura - Resumo das características do receituário considerando todos os organismos Ainda nesta funcionalidade podem ser verificados os valores percentuais detalhados de facturação ao longos dos meses do período escolhido, considerando com/sem detalhe.
Figura - Consulta dos valores de facturação percentual para as Entidades, sem detalhe
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Figura - Consulta dos valores de facturação percentual para as Entidades, com detalhe Os diversos gráficos que se podem obter nas várias opções desta funcionalidade, são deveras elucidativos, pois transmitem a noção perfeita da amplitude de diferenças de valores de Entidades, P.V.P., Utentes, Receitas, etc. Exemplos:
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Figura - Valores facturados aos organismos por receita
Figura - Valores facturados aos organismos por etiqueta
11.5.4 Estatísticas de Vendas por Empregado Outros dos parâmetros que pode ser estudado de forma a optimizar o rendimento da Farmácia, é a análise comparativa das vendas para cada empregado. 11.5.4.1 Totais Anuais Neste caso, a estatística de vendas é apresentada através dos valores totais de vendas por empregado, podendo ser analisada tendo em consideração os produtos das diferentes Famílias ou Sub-família.
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Figura - Estatísticas de vendas por empregado, particularizando para as diferentes Famílias ou Sub-famílias. 11.5.4.2 Vendas Comparativas Para uma melhor comparação do volume de vendas para cada empregado, é possível fazer um estudo mais específico, comparando entre 2 anos. Neste caso, também é permitido a selecção por família/sub-familia e dentro destas assinalar as pretendidas para verificação.
Figura - Comparação de vendas anuais por empregado 11.5.4.3 Vendas por Família Contrapondo a função anterior, neste caso a comparação é feita a partir das famílias/sub-familias, para as respectivas vendas de determinado empregado. É ainda possível consultar as médias mensais de cada uma das selecções efectuadas.
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Figura - Consulta de vendas por Família e por Empregado 11.5.4.4 Vendas por Período Se o utilizador pretender, este pode definir o período que no qual pretende fazer a consulta. Por omissão são fornecidos os valores do último ano, das vendas de todos os empregados. No entanto é também possível alterar o período de consulta, alterando, através da lista de meses, e seleccionando o mês e ano iniciais. Poderão ser ainda consultados os valores em totais ou percentagens totais.
Figura - Estatísticas de vendas por empregado para um período definido
11.5.5 Parâmetros No Menu Parâmetros, o utilizador pode definir regras que serão aplicadas nas diferentes opções.
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