Manual SEIC Manual SEIC ProteccioÌn de Activos Febrero 2014 V 4.2..pdf ProteccioÌn de Activos Febrero 2014 V 4.2.

Walmart México y Centroamérica

Herramienta SEIC Sistema de Evaluación Integral Continua

Protección de Activos Versión 4.2 Febrero, 2014 Protección de Activos Retail Guía de Uso SEIC V 4.1 Walmart México y Centroamérica

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Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad ÍNDICE DE CONTENIDOS Introduc Introducción ción................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............ 2 Objetivo Objetivo ................................ ................................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................... 2 Alcance: Alcance:................................ ................................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................... 2 Aspectos Aspectos importan importantes tes del SEIC:................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................... ............... 2 Metodologí Metodologíaa de evaluaci evaluación: ón: ................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. .................... ... 2 Sección Sección de merma merma Administra Administrativa: tiva: ................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .......................... ......... 3 Resultados de Evaluaciones Mensuales.......................................................................................................................................................................................... 3 Generalid Generalidades ades de la Supervisi Supervisión: ón: ................................. .................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............ 4 Rangos de Notas y Escala Cromática del SEIC ....................................................................................................................................................................... 4 Guía de Parámetros de Revisión Mensual con APA ....................................................................................................................................................................... 5 SECCIÓN: ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ....................... ....... 6 1. PROCESOS DE CAJAS Y TESORERÍAS ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................... 6 2. PISO DE VENTAS ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 11 3. TRASTIENDA ................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................ ................ 16 4. ADMINISTRACIÓN .................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ........................ ....... 23 5. MERMA ADMINISTRATIVA ................................ ................................................ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 27 6. SEGURIDAD ALIMENTARIA ................................. .................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 33 7. SEGURIDAD HUMANA E I NFRAESTRUCTURA ................................. .................................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................... 36 8. SEGURIDAD AMBIENTAL .................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 40 9. SEGURIDAD ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................... 42 Guía de Parámetros de Revisión Mensual sin APA ............................................................................................................................................................... 46 SECCIÓN: ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ..................... ..... 47 1. PROCESOS DE CAJAS Y TESORERÍA ............................... ................................................ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. .................................. ............................. ............ 47 2. PISO DE VENTAS ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 50 3. TRASTIENDA ................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................ ................ 54 4. ADMINISTRACIÓN .................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ........................ ....... 60 5. MERMA ADMINISTRATIVA ................................ ................................................ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 63 6. SEGURIDAD ALIMENTARIA ................................. .................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 69 7. SEGURIDAD HUMANA E I NFRAESTRUCTURA ................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................... 72 8. SEGURIDAD AMBIENTAL.................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 76 9. SEGURIDAD ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................... 78 Anexos Anexos ................................ ................................................ ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................... 82 Anexo 1. Revisión Mensual en tiendas con APA................................................................................................................................................................... 83 Anexo 2. Revisión Mensual en tiendas sin APA. .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ... 84 Anexo 3. Formulario de Faltantes y Sobrantes. ..................................................................................................................................................................... 85 Anexo 4. Hoja de Servicio E xpress – Entrega Entrega a Domicilio Domicilio.. ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................ ................ 86 Anexo 5. Hoja de Comunicación básica para asociados y terceros Colaboradores. ............................................................................................................... 87 Anexo 6. Reporte de Averías CCTV - EAS. .......................................................................................................................................................................... 88 Anexo 7. Control Control de Activacion Activaciones. es. ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................... 89 Anexo 7.1 Control de Activaciones Electrónico. ................................................................................................................................................................... 90 Anexo 8. Cierre Diario de Recepción CODI.......................................................................................................................................................................... 91 Anexo 8.1. Ejemplo Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos. ......... .......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ..... 92 Anexo 9. Ejemplo Reporte Diario de Transmisiones. ............................................................................................................................................................ 93 Anexo 9.1. Ejemplo Reporte de transmisiones Envío MTR. ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ...... 94 Anexo 10. Tabla Militar. Militar. .................................. .................................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ................ 95 Anexo 11. Ejemplo Calendario proveedores Críticos. ........................................................................................................................................................... 96 Anexo 12. Formula Formula RCD.................................. ................................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ................ 97 Anexo 13. Diferencia Diferencia de Facturas....... Facturas........................ ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ............................. ............. 98 Anexo 14. Formula traslado entre departamentos. ................................................................................................................................................................. 99 Anexo 15. Destrucción de Mercadería en tiendas. ............................................................................................................................................................... 100 Anexo 16. Ejemplo Control de Merma Perecederos Tienda. ............................................................................................................................................... 103 Anexo 17. Control de llaves de Tienda. ............................................................................................................................................................................... 104 Anexo 18. Asignación de Lockers o Casilleros. .................................................................................................................................................................. 105 Anexo 19. Ejemplo Ejemplo Orden de Pedido. Pedido. ................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ........................... ........... 107 Anexo 20. Cuadre de cuenta 8XX tiendas un mes después de Inventarios. .......................................................................................................................... 108 Anexo 20.1. Tabla de departamentos de Tienda. ................................................................................................................................................................. 114 Anexo 21. Cuadre del Reporte Inventarios en Tienda........... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... .......... .. 115 Anexo 21.1 Reporte Integral de Inventarios. ....................................................................................................................................................................... 121 Anexo 22. Control Control de Claves. Claves................................. ................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ......................... ........ 122 Anexo 23. Proceso para Calibrar un termómetro. ................................................................................................................................................................ 123 Anexo 24. Control de Calibración del termómetro. ............................................................................................................................................................. 124 Anexo 25. Control del Registro de Temperaturas. ............................................................................................................................................................... 125 Anexo 26. Revisión de Vencimiento por Departamento. ..................................................................................................................................................... 126 Anexo 27. Tabla de Químicos Autorizados. ........................................................................................................................................................................ 127 Anexo 28. Control del PLP de la Tienda. ............................................................................................................................................................................ 128 Anexo 29. Proceso Bolsa Invertida...................................................................................................................................................................................... 129 Anexo 29.1. Matriz uso de Guantes y Cubre Bocas. ............................................................................................................................................................ 130 Anexo 30. Check List Manejo Integrado de Plagas. ............................................................................................................................................................ 131 Anexo 32. Plan de trabajo Anual EDP. ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ....... 135 Anexo 33. Manejo de Desechos Sólidos. ............................................................................................................................................................................. 139 Anexo 34. Control Tiempos Seguridad................................................................................................................................................................................ 140 Anexo 35. Lista Lista Trailer. Trailer. ............................... ................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................ 141 Bitácora de Cambios SEIC con APA. ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. .............................. .............. 142 Bitácora de Cambios SEIC sin APA. ................................ ................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. .............................. .............. 143

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Protección de Activos

Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad ÍNDICE DE CONTENIDOS Introduc Introducción ción................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............ 2 Objetivo Objetivo ................................ ................................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................... 2 Alcance: Alcance:................................ ................................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................... 2 Aspectos Aspectos importan importantes tes del SEIC:................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................... ............... 2 Metodologí Metodologíaa de evaluaci evaluación: ón: ................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. .................... ... 2 Sección Sección de merma merma Administra Administrativa: tiva: ................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .......................... ......... 3 Resultados de Evaluaciones Mensuales.......................................................................................................................................................................................... 3 Generalid Generalidades ades de la Supervisi Supervisión: ón: ................................. .................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............ 4 Rangos de Notas y Escala Cromática del SEIC ....................................................................................................................................................................... 4 Guía de Parámetros de Revisión Mensual con APA ....................................................................................................................................................................... 5 SECCIÓN: ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ....................... ....... 6 1. PROCESOS DE CAJAS Y TESORERÍAS ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................... 6 2. PISO DE VENTAS ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 11 3. TRASTIENDA ................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................ ................ 16 4. ADMINISTRACIÓN .................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ........................ ....... 23 5. MERMA ADMINISTRATIVA ................................ ................................................ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 27 6. SEGURIDAD ALIMENTARIA ................................. .................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 33 7. SEGURIDAD HUMANA E I NFRAESTRUCTURA ................................. .................................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................... 36 8. SEGURIDAD AMBIENTAL .................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 40 9. SEGURIDAD ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................... 42 Guía de Parámetros de Revisión Mensual sin APA ............................................................................................................................................................... 46 SECCIÓN: ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ..................... ..... 47 1. PROCESOS DE CAJAS Y TESORERÍA ............................... ................................................ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. .................................. ............................. ............ 47 2. PISO DE VENTAS ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 50 3. TRASTIENDA ................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................ ................ 54 4. ADMINISTRACIÓN .................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ........................ ....... 60 5. MERMA ADMINISTRATIVA ................................ ................................................ ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 63 6. SEGURIDAD ALIMENTARIA ................................. .................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ........................... .......... 69 7. SEGURIDAD HUMANA E I NFRAESTRUCTURA ................................ ................................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................... 72 8. SEGURIDAD AMBIENTAL.................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ............................. ............. 76 9. SEGURIDAD ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................... 78 Anexos Anexos ................................ ................................................ ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................... 82 Anexo 1. Revisión Mensual en tiendas con APA................................................................................................................................................................... 83 Anexo 2. Revisión Mensual en tiendas sin APA. .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ... 84 Anexo 3. Formulario de Faltantes y Sobrantes. ..................................................................................................................................................................... 85 Anexo 4. Hoja de Servicio E xpress – Entrega Entrega a Domicilio Domicilio.. ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................ ................ 86 Anexo 5. Hoja de Comunicación básica para asociados y terceros Colaboradores. ............................................................................................................... 87 Anexo 6. Reporte de Averías CCTV - EAS. .......................................................................................................................................................................... 88 Anexo 7. Control Control de Activacion Activaciones. es. ................................. ................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. .................... 89 Anexo 7.1 Control de Activaciones Electrónico. ................................................................................................................................................................... 90 Anexo 8. Cierre Diario de Recepción CODI.......................................................................................................................................................................... 91 Anexo 8.1. Ejemplo Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos. ......... .......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ..... 92 Anexo 9. Ejemplo Reporte Diario de Transmisiones. ............................................................................................................................................................ 93 Anexo 9.1. Ejemplo Reporte de transmisiones Envío MTR. ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ...... 94 Anexo 10. Tabla Militar. Militar. .................................. .................................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ................ 95 Anexo 11. Ejemplo Calendario proveedores Críticos. ........................................................................................................................................................... 96 Anexo 12. Formula Formula RCD.................................. ................................................. ................................. .................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................ ................ 97 Anexo 13. Diferencia Diferencia de Facturas....... Facturas........................ ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ............................. ............. 98 Anexo 14. Formula traslado entre departamentos. ................................................................................................................................................................. 99 Anexo 15. Destrucción de Mercadería en tiendas. ............................................................................................................................................................... 100 Anexo 16. Ejemplo Control de Merma Perecederos Tienda. ............................................................................................................................................... 103 Anexo 17. Control de llaves de Tienda. ............................................................................................................................................................................... 104 Anexo 18. Asignación de Lockers o Casilleros. .................................................................................................................................................................. 105 Anexo 19. Ejemplo Ejemplo Orden de Pedido. Pedido. ................................. .................................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ........................... ........... 107 Anexo 20. Cuadre de cuenta 8XX tiendas un mes después de Inventarios. .......................................................................................................................... 108 Anexo 20.1. Tabla de departamentos de Tienda. ................................................................................................................................................................. 114 Anexo 21. Cuadre del Reporte Inventarios en Tienda........... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... .......... .. 115 Anexo 21.1 Reporte Integral de Inventarios. ....................................................................................................................................................................... 121 Anexo 22. Control Control de Claves. Claves................................. ................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. ................................. ......................... ........ 122 Anexo 23. Proceso para Calibrar un termómetro. ................................................................................................................................................................ 123 Anexo 24. Control de Calibración del termómetro. ............................................................................................................................................................. 124 Anexo 25. Control del Registro de Temperaturas. ............................................................................................................................................................... 125 Anexo 26. Revisión de Vencimiento por Departamento. ..................................................................................................................................................... 126 Anexo 27. Tabla de Químicos Autorizados. ........................................................................................................................................................................ 127 Anexo 28. Control del PLP de la Tienda. ............................................................................................................................................................................ 128 Anexo 29. Proceso Bolsa Invertida...................................................................................................................................................................................... 129 Anexo 29.1. Matriz uso de Guantes y Cubre Bocas. ............................................................................................................................................................ 130 Anexo 30. Check List Manejo Integrado de Plagas. ............................................................................................................................................................ 131 Anexo 32. Plan de trabajo Anual EDP. ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... .......... ......... ......... .......... ......... ......... .......... ....... 135 Anexo 33. Manejo de Desechos Sólidos. ............................................................................................................................................................................. 139 Anexo 34. Control Tiempos Seguridad................................................................................................................................................................................ 140 Anexo 35. Lista Lista Trailer. Trailer. ............................... ................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. .................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................ 141 Bitácora de Cambios SEIC con APA. ............................... ................................................ .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. .............................. .............. 142 Bitácora de Cambios SEIC sin APA. ................................ ................................................. .................................. ................................. ................................. ................................. ................................. .................................. ................................. .............................. .............. 143

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Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad Introducción El Sistema de Evaluación Integral Continua (SEIC) es una herramienta aplicada por el Departamento de Protección de Activos, que permite a los operadores de tiendas monitorear las excepciones al excepciones al cumplimiento cumplimiento de procedimientos y prácticas prácticas operativas. El Sistema de Evaluación Integral Continua mediante conjunto de parámetros cuidadosamente cuidadosamente diseñados, evalúa los procesos en las tiendas de manera uniforme y objetiva. Objetivo “Generar un ambiente de control en la tienda que propicie la mejora operativos y financieros de la tienda”.

continua en la operación, impactando positivamente en los resultados

Alcance: Aplica para las tiendas de los formatos Walmart, Supermercados, Supermercados, Bodegas, Descuentos Descuentos y Club de Walmart Centroamérica. Aspectos importantes del SEIC: La herramienta SEIC integra el criterio de los asociados (as) de Protección de Activos, incluyendo Distritales, Coordinadores Coordinadores (as) y A uxiliares en un sistema que permite evaluar si los parámetros definidos están siendo siendo aplicados por una tienda de manera consistente. La herramienta cuenta con formularios y un listado de procesos detallado, los cuales guían a los Asociados (as) de Protección de Activos a la aplicación de criterios de manera estándar. SEIC se integran diferentes áreas que son de vital importancia para el funcionamiento óptimo de nuestras tiendas, como lo son: Dentro del SEIC se Procesos de Cajas. Procesos de Piso de ventas. Procesos de Trastienda. Procesos de Administración. Merma Administrativa. Seguridad Alimentaria. Seguridad Humana e Infraestructura. Infraestructura. Seguridad Ambiental. Seguridad.         

El SEIC es una herramienta basada en procedimientos establecidos establecidos y en prácticas normalmente aceptadas por Protección de Activos en tiendas de RETAIL o ventas al menudeo, por lo que ante la publicación de un procedimiento este prevalece sobre el parámetro, parámetro, lo que provocará la emisión de una nueva versión mediante un comunicado a los Distritales de Protección de Activos. Metodología de evaluación: El SEIC evaluará aspectos operativos en 9 diferentes áreas de la tienda, cada aspecto a evaluar está claramente definido, parametrizado y dependiendo dependiendo del impacto sobre los resultados del negocio, se le ha asignado una ponderación especifica (ver anexo 1 y 2). Las Listas de Chequeo del del SEIC será aplicada de la siguiente siguiente manera: 1. 2.

Listas de Chequeo de aplicación aplicación diaria, diaria, semanal, quincenal quincenal y mensual mensual con un único reporte reporte mensual, es es decir, los aspectos serán evaluadas según frecuencia definida por los asociados (as) de Protección de Activos de tiendas y el/la Distritales de Protección de Activos. Lista de Chequeo Mensual Mensual aplicada por los/las Distritales Distritales en tiendas donde donde no se cuenta con Asociados (as) de Protección Protección de Activos.

*La Sección de Seguridad no afecta el resultado en la calificación mensual del SEIC aplicado en los resultados obtenidos. Las listas de chequeo están compuestas por una serie de parámetros parámetros descritos en la Guía de Parámetros y Procedimientos Procedimientos de Revisión Diaria para Tiendas con PA, Guía de Parámetros y Evaluación para tiendas sin APA, contenidos en este documento.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad Sección de merma Administrativa: Esta sección será objeto de reportes exclusivos de Merma Administrativa mensualmente. Lineamientos a seguir en el envío y publicación de la sección 5. Merma Administrativa 1. 2. 3. 4. 5.

El distrital de Protección de Activos reporta los resultados obtenidos en la evaluación de la sección 5. Merma Administrativa de acuerdo a la siguiente distribución. La publicación debe hacerse el día de la evaluación, ante cualquier contratiempo la publicación debe realizarse a más tardar al día siguiente de la evaluación en las primeras dos horas. En caso de hacerse uso de las balas de plata, debe replicarse la nota del mes anterior tal y cómo se evaluó e ingresar los datos en la Evaluación SEIC correspondiente. Toda evaluación que se ubique en el rango de notas de 0 a 49 (crítico 2) debe solicitársele a la tienda un plan de acción y dar seguimiento el próximo mes, el plan debe ser copiado al Distrital de Protección de Activos y Seguridad y al Distrital de Operaciones. Distribución y publicación de informe. 

Evaluaciones en Verde y Amarillo , no serán publicadas por medio de correo con el afán de evitar el tráfico excesivo de información. Las mismas pueden visualizarse en el Portal de Protección de Activos en tiempo real en la siguiente ruta: Ingrese a Enlace / Página Principal / Protección de Activos / (Portal de Protección de activos – SEIC – Ver estadísticas y Resultados SEIC – tipo de consulta Respuesta – llenar los espacios de País / Formato / Con – Sin APA / Sección Escoger Procesos de Merma Administrativa /Mes de la revisión / Dar click sobre el nombre de la tienda / dar click sobre la fecha.

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Evaluaciones en Naranja y Rojo , se publicarán a: Protección de Activos: Gerente Regional de Protección de Activos; Gerente de Protección de Activos país; Subgerente de Protección de Activos país, Gerente Departamento de Análisis y P revención de Pérdidas, Coordinador (a) de procesos del área de Prevención de Pérdidas. Área de Operaciones: Gerente del Formato en país; Gerencia/Administración de la tienda; Distrital Operaciones.

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Calificación en Negro adicionar a: Protección de Activos: Director de Protección de Activos y Seguridad Área de Operaciones: Director de Operaciones del Formato.

Resultados de Evaluaciones Mensuales Los resultados de las evaluaciones se consolidarán en una nota mensual, que incluirá los incumplimientos detectados por los Asociados (as) de Protección de Activos de Tienda o en las visitas de los/las Distritales de Protección de Activos en el mes comprendido. Cada aspecto contenido en la lista de chequeo diaria será considerado como insatisfactorio al final del mes si en al menos uno de los días del período evaluado se calificó como i nsatisfactorio o según su tolerancia. Se debe tomar en cuenta que en cualquier visita del Distrital de Protección de Activos, puede hacer observaciones o emitir criterios que pueden afectar la calificación mensual de cualquier aspecto del SEIC de Protección de Activos, indiferentemente a que ya el Auxiliar lo haya evaluado. El corte mensual se realizará el último día de cada mes. La nota mensual será el acumulado de los puntos obtenidos contra los evaluados. Nota: Para los aspectos que no se evalúan, se debe colocar N/A cuando no aplica. El reporte se puede observar en el p ortal de Protección de Activos ubicado en Intranet de forma diaria por cualquier operador y/o asociados que desean conocer la calificación de su tienda o área, en la siguiente ruta. Enlace Protección de Activos Portal de Protección de Activos SEIC Ver Estadísticas y Resultados SEIC Escoja (País – Formato – Mes de la revisión) Pudiéndose observar la información de forma automática y en tiempo real.       

Nombre de la Tienda DESPENSA FAMILIAR SAN FRANCISCO DESPENSA FAMILIAR DANLI DESPENSA FAMILIAR RIVERA HERNÁNDEZ DESPENSA FAMILIAR PRIMERA CALLE ( TEG ) DESPENSA FAMILIAR HATO DE ENMEDIO DESPENSA FAMILIAR SEXTA AVENIDA COMAYAGUELA DESPENSA FAMILIAR CEIBA INDEPENDENCIA DESPENSA FAMILIAR LÓPEZ ARELLANO DESPENSA FAMILIAR COMAYAGUA DESPENSA FAMILIAR LA PAZ

Distrital

ACUMULADO 2010

OCTUBRE

NOVIEMBRE

DICIEMBRE

Calificación

Calificación

Calificación

Calificación

PA

OP

78.03% 79.88% 79.24% 82.76% 82.10% 85.92% 85.47% 76.03% 85.66% 86.50%

84.91% 84.91% 83.86% 91.17% 86.67% 90.11% 92.98% 90.88% 92.98% 95.44%

84.91% 89.05% 84.91% 74.20% 80.35% 83.04% 88.07% 84.21% 90.18% 82.46%

76.84% 77.89% 82.11% 82.33% 82.81% 83.75% 84.21% 84.91% 84.91% 85.26%

O. Lagos O. Lagos L. Espinal L. Matute O. Lagos L. Matute W. Mejia L. Espinal O. Lagos O. Lagos

E. Romero A. Alvarado A. Enamorado E. Romero R. Montalvo E. Romero A. Enamorado R. Mendoza E. Romero E. Romero

En el sitio podrá encontrar la información de los meses evaluados y el detalle de cada uno de los aspectos. De tener cualquier consulta dirigirse al Distrital de Protección de Activos de su tienda.

3


Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad Generalidades de la Supervisión: Los aspectos contenidos en la lista de Chequeo Diaria son revisados por el/la Auxiliar y/o el/la Distrital de Protección de Activos el cual al final de cada mes realizará un reporte que resume l os incumplimientos de ese período. Este reporte puede ser modificado por el criterio del Distrital de Protección de Activos durante sus visitas de rutina, en el caso de las tiendas sin Protección de Activos el Distrital podrá modificar cualquier aspecto en las visitas que realice. Ejemplo de la evaluación de un aspecto en el chequeo diario con reporte mensual se incluye la siguiente figura. En este caso al presentarse una calificación insatisfactoria la evaluación mensual será insatisfactoria. Estos aspectos serán revisados por los Auxiliares de Protección de Activos y sujetos a cambios en las visitas de los Distritales. e j a t n u P

Aspecto a Revisar Operatividad de Tiendas 1. Procesos de Cajas y Tesorería 1.1 Frecuencia de Retiros de Dinero

i o o o r t o e s s e s d o g s s l e r t e c o v e n a i n c t a c n a s f u a r e i e r b á o m i s f i L M i é J u V S D a t a t M S I n s

Código

3 PT-506-99-01-1.1

S

S

S

S

I

S

S

X

Rangos de Notas y Escala Cromática del SEIC: Los Rangos de referencia para representar el SEIC de forma cromática son los siguientes:

Rango de Referencia VERDE AMARILLO ANARANJADO ROJO NEGRO

Entre Entre Entre Entre Entre

100% 85% 75% 60% 49%

a a a a a

86% 76% 61% 50% 0%

Satisfactorio Mejorable Alerta Crítico 1 Crítico 2

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Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad

Guía de Parámetros de Revisión Mensual con APA

SEIC

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Sistema de Evaluación Integral Continua Protección de Activos y Seguridad

SECCIÓN:

1. PROCESOS DE CAJAS Y TESORERÍAS

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS

6


Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería 1.1

Seguimiento Faltantes Sobrantes.

a y

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se registren diariamente los faltantes y sobrantes en la fórmula (FR-CF-001 WMTCA). Debe estar completa a la fecha de revisión. Anexo # 3. b. Que se digita en el cuadro de excel diariamente el reporte de Faltantes y Sobrantes (máximo puede faltar el día anterior). Validar en el reporte (Ventas de Cajeros SMART) que los montos que superan lo indicado en la política estén registrados. c. Que se imprima los días 1 y 16 de cada mes el Formulario de Control de faltantes y sobrantes por Cajero, el cual debe estar impreso y contener la firma de cada asociado (a), validando el monto de faltante y/o sobrante. El/La Coordinador (a) de cajas (Otros Formatos) o el Administrador (a)/Encargado (a) caja general (formato Descuento) de la tienda, totalizan los faltantes o sobrantes. d. Que el/la Gerente de tienda firma el reporte de forma quincenal. e. Protección de Activos firma como evidencia de l a revisión. Que se cumpla con el proceso de seguimiento de faltantes y sobrantes a cajeros, solicitando las fó rmulas de “Alerta de Descuadre” y f. las medidas aplicadas según procedimiento vigente. (PROCEDIMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES EN TIENDAS DE WALMART “POR PAÍS”). WCAM-DESCBOD-02-01-01-PR-02 Procedimiento publicado para Costa Rica. g. Deben estar debidamente llenas y con las firmas soli citadas en formulario. h. Que se haya notificado a RH mediante correo, el cual no debe exceder de 3 días hábiles posteriores a la fecha de detectada la diferencia, en caso que el cajero se encuentre en la última fase de incumplimiento de la política de FyS (caso laboral). En ausencia de la respuesta de RH, el caso debe elevarse al Distrital de Operaciones por parte de la administración/gerencia. i. Verifique que no existan medidas disciplinarias que hayan caducado por f alta de seguimiento. j. Si requiere información de alguna medida aplicada puede hacer la consulta al Centro de S ervicio. Jessica Gutierrez (25157) CR Zurama Raxtun (37109) GT Rita Toledo (58186) HN María R. Bravo (49223) NI Alexander Castillo (36895) ES -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diario; con reporte mensual. Muestra: 100% del total de cajeros. Evaluar con mes anterior. En la visita mensual el Distrital revisa la aplicación de las alertas de descuadre a los cajeros más críticos, para el formato Descuento se realiza con base al archivo suministrado por el Centro de Servicio, generando el reporte de asesorías al 28 de cada mes partiendo del hecho de que la información suministrada cuenta con las firmas y los requisitos de la fórmula, de lo contrario son regresados al PDV por el Centro de servicio. Tolerancia: Firmas de cajeros (as) se permite un tiempo máximo de 5 días para recopilar todas las firmas de los cajeros y la Gerencia firma cuando estén firmados al 100%. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 – 1.5

1.2

Servicio de entrega de mercadería a Domicilio. (Express)

Nota: Si la tienda NO tiene Servicio express, debe colocar No aplica en la evaluación.

1.3

Conocimiento y Cumplimiento de Principios Rafa y María.

Aplica para los Formatos donde se tenga entrega de mercadería a domicilio: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Servicio Express no se utili ce para el traslado de personas particulares o asociados (as). b. Que la mercadería que sale sea la solicitada. Aplicar control cruzado, solicitar el tiquete de cajas al encargado de Servicio Express, realizar muestra de 10 productos (los de ma yor valor), si determina diferencias el aspecto es insatisfactorio. c. Verificar documentos de respaldo: Que los formularios, blocks o talonarios sean custodiados por el encargado del Servicio Express.  Que la numeración sea consecutiva (no falta ninguno).  Que tenga todos los requisitos solicitados en la fórmula. Anexo #4.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La acción se realiza una vez a la semana); con reporte mensual Tolerancia: Se permite un incumplimiento s emanal por falta de requisitos en una de las fórmulas revisadas, no así en demás criterios de evaluación. Muestra: 10 artículos. 1 Talonario. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los/las cajeros (as) conozcan los principios de RAFA y MARIA. Anote los nombres del 50% de los/las cajeros (as) de un turno.  Debe preguntar a los/las cajeros (as) seleccionados (as) los principios de R.A.F.A. y M.A.R.I.A., el cajero debe comprender los  mismos. RAFA: Revisa Abajo y el Fondo del Carrito de Autoservicio. (Alerta al cajero (a) ante un posible hurto de mercadería) MARIA: Mira Adentro Revisando el Interior de los Artículos. (Alerta al cajero (a) a revisar un artículo que pueda evadir el pago de otro). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual (La acción se realiza una vez al mes); con reporte mensual. Muestra: Revisión un 50% de los cajeros del turno. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Que los cajeros revisen el contenido de aquellos artículos que pueden evadir el pago de otros, algunos ejemplos (pastillas, cremas dentales, perfumes, colonias, vajillas, rollos de papel higiénico, basureros, recipientes con tapa, electrodomésticos, etc). Si la caja es sellada de Origen no requiere una revisión siempre que no presente indicios de haber sido abierta.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual . Muestra: Revisión un 50% de los cajeros del turno, el día asignado debe quedar indicado en el papel de trabajo. Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento por semana por cajero. Papel de Trabajo: P.T 1.3 


Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería

7

Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería 1.4

Verificación de Pruebas de Códigos (PLU) a Cajeros.

PLU: Código que se asigna a productos de departamentos frescos.

1.5

Oportunidad depósito.

del

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Pruebas PLU a. Solicitar al Coordinador de cajas/asistente de cajas/ administración las pruebas de códigos (PLU) aplicadas a los cajeros y verificar: Que se lleve el registro de las pruebas y se aplique una prueba mensual, para cajeros de Nuevo ingreso debe aplicárseles una  prueba semanal durante dos meses. Formato Súper aplica 1 prueba semanal de PLU conforme a Macro facilitada por operaciones para este fin (observando la  fotografía en la ficha técnica y documentando el PLU correcto). Walmart, Bodega, Descuento aplica pruebas o bien en caso de que no se aplique la prueba lo que se evalúa es que exista una  lista actualizada de PLU, (debe tener la fecha de actualización): Descuento, máximo una lista de caja por medio.  Otros formatos, una lista por caja.  Que exista una lista actualizada de códigos PLU en las cajas donde hayan cajeros laborando.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 10% del total de cajeros. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: I. Solicite diariamente a. La planilla de Conducción y la fórmula de envío de depósitos (Fórmula de Control Interno de Depósitos o 4 CH). b. Rpte Retiros/Deposito (SCO0008R) (SMART) copia tienda. c. Para el caso de Walmart Costa Rica solicite el Resumen diario del banco, los comprobantes de retiro de dinero y el comprobante de depósito adjunto a cada retiro. II. Verifique: 1. Que la fórmula de envío de depósitos (Fórmula de Control Interno de Depósitos ó 4 CH), Resumen diario del banco para el formato Walmart que cuentan con servicio dentro de la tienda) no tengan: Tachones, números repintados, alteraciones o uso de corrector, sin excepción, todos los datos deben ser claros y l egibles. 2. Que se guarda el consecutivo numérico de la Fórmula de Control Interno de Depósitos y planillas de conducción, en caso de fórmulas nulas se guardan las copias y las originales. Tome en cuenta que entre dos formularios, no necesariamente hay consecutivo numérico. 3. Valide contra el reporte, Retiros/Depósitos (SCO0008R) (SMART) que los depósitos concuerden con lo especificado en las Fórmulas de Control Interno de Valores, verifi que montos, número de consecutivos de depósitos. 4. Verifique que los depósitos contenidos en el Rpte Retiros/Deposito (SMART) se hayan envido al Banco a más tardar al día siguiente de realizadas las ventas. Valide el documento emitido por el banco (detalle de depósitos) contra el Rpte. Retiros/Depósitos que : Los depósitos concuerden con lo especificado en Montos, y número de documento. Tome el Rpte Retiros/Deposito y verifique en la columna D e p o s i t M o n t o y D e p o s i t H o j a que los datos registrados concuerdan con los anotados en el documento emitido por el banco , aplique la revisión entre la 1:00 y las 2:00 p.m. del día siguiente de realizadas las ventas.

De determinarse que falta un depósito (contenido en el reporte de Retiros/Deposito (SMART) y que no se anotó en el Control Interno de Depósitos) debe informar al distrital de Protección de Activos de inmediato. Para la cadena Walmart Costa Rica: Concilie el depósito que entrega el banco al punto de Venta contra el detalle de depósitos facilitado por el mismo. Concilie el detalle de depósitos facilitado por el Banco contra Rpte. Retiros/Deposito SCO0008R, que se imprime del sistema SMART.

Recuerde que: I. Debe conciliar al 100% los depósitos contenidos en el Rpte Retiros/Deposito (SMART) contra la fórmula de envío de depósitos al banco tomando en cuenta que habrán depósitos que fueron entregados el mismo día de ventas o hasta el día siguiente. II. Al conciliar que la numeración del depósito anotada en la Fórmula de Control Interno de Depósitos sea el mismo que se registró en el “Reporte retiro de depósitos”, encontrará que se antepone al número de depósito un 1 para moneda local o un 2 para dólares. III. Tiendas donde la trasportadora no recolecta valores diariamente, los depósitos se envían en la siguiente recolección de valores. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se reali za diariamente); con reporte mensual Muestra: Día anterior, en caso del día libre se acumulan dos días de revisión Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: PT 1.6 Control tesorería. 1.6

Arqueos de dinero. (Fondo Fijo).

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar: a. Solicite el total de arqueos a la gerencia de la tienda. b. Valide que se realiza un arqueo de control semanal al fondo completo y caja Chica. Si existen dos o más encargados (as) de caja general se aplicará un arqueo de forma rotativa para garantizar el adecuado manejo de los valores por parte de todos los i nvolucrados. Se aplican en diferentes días de la semana. No se pierde sorpresividad por reincidir más de dos veces en un mes calendario los días de la semana en los que se aplicó el arqueo. c. Se aplicó el arqueo al 100% de los valores. Tome como referencia el Reporte Cierre de efectivo y valide en la línea Retiros Fondo Fijo el monto total por fondo fijo asignado a la tienda del reporte SCO0014R. d. Verifique que cada fórmula de arqueo se haya confeccionado con todos los requisitos solicitados: Requisitos solicitados por el formulario (Nombre Tienda – Fecha de aplicación – Tipo de arqueo (Rutina o traspaso) Nombre y firma del responsable del fondo – Nombre y firma de quién aplica el arqueo. (Nota: Para el formato Descuento quién debe realizar obligatoriamente el arqueo es el Administrador (a) de la tienda), detalle de requisitos solicitados por la fórmula. 



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Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería 

Dentro del arqueo no se deben contemplar faltantes de dinero aunque hayan sido declarados mediante correos (debe

Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería Dentro del arqueo no se deben contemplar faltantes de dinero aunque hayan sido declarados mediante correos (debe quedar reflejada la diferencia en el resultado y anotando la justificación en el espacio para observaciones). La fórmula no presenta manchones ni correcciones que atenten contra su veracidad. Se guarda el consecutivo de la fórmula establecida por procedimiento. Solicite a la Gerencia de tienda el control de los resultados obtenidos por los arqueos aplicados al dinero en la tesorería (faltantes o sobrantes), este debe incluir fecha, responsable del fondo, nombre de la persona que aplicó el arqueo, monto arqueado, monto en custodia, resultado, acción tomada, (la acción tomada es el número de CFT en el qu e se recuperó el faltante o 

 

e.

CFT en el que se depos itó el sobrante y la medida dis ciplinaria aplicada de acuerdo a la política WCAM-DESCBOD-02-01-01-PO-03 de Faltantes y Sob rantes de valo res en Tiendas de Walm art Centroam é rica vigen te de lo contrario informar al Distrital de Protección de

Activos, al igual si el monto supera los $100 o su equivalente en moneda local). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La acción se realiza todas l as semanas); con reporte mensual Muestra: Revise el día lunes de cada semana la aplicación del arqueo cumpliendo lo anteriormente descrito. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: PT 1.6 Control tesorería

1.7

Procesos de Retiro de Dinero.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se aplica el procedimiento de retir os de dinero vigente según el formato: Los retiros de dinero se realizan en los tiempos establecidos y se cumple los aspectos de franja roja según procedimiento vigente.  (ver tabla adjunta). Documente la frecuencia de los retiros, si existe alguna duda con las anotaciones en los controles de Retiro de Dinero, el Auxiliar de Protección de Activos debe solicitar a un asociado(a) de administración o coordinador (a) de tesorería el reporte de parciales del día para revisarlo y emitir la evaluación. Que en cada retiro de dinero se recolecte la cantidad de terminales o cajas que indica el procedimiento de retiros de dinero y  procedimiento de franja roja de cada país. Se realizan las parciales de acuerdo a la frecuencia de retiros de dinero en cajas, se puede considerar un lapso mayor de tiempo en  el primer retiro si la Gerencia/Administración lo puede justificar (tomando en cuenta días bajos en ventas). En el Formato Descuento la Administración realiza como mínimo 10 retiros al día (3 retiros, en la mañana antes del mediodía y después del medio día tiene que realizar 7 retiros, el domingo l a cantidad variará de acuerdo a la hora de cierre de la tienda). b. Se comunica a el/la Auxiliar de Protección de Activos para aplicar la revisión del entorno 5 minutos antes de ejecutar el retiro. El/La auxiliar PA hace la revisión Interna de la tienda, mientras que el oficial de Seguridad Externa debe hacer la revisión del  perímetro, de no haber oficial de Seguridad Externa el/la APA realiza la revisión en ambas áreas. c. Que se cumplan con la custodia durante el proceso de retiro: Que la administración solicite la custodia a el/la Auxiliar de Protección de Activos para realizar el retiro, en el caso de Descuento la  custodia la aplica un asociado de la tie nda. Se debe estar atento en todo momento al proceso y de requerirse se debe suspender el retiro ante cualquier situación que atente  contra la integridad. Que no se realizan otras labores que no son propias del proceso de retiro de dinero.  d. Los cierres de cajeros (99) no son considerados como un retiro. Nota aplica para Costa Rica: Los retiros de dinero se efectúan cada hora en jornada normal y lo establecido por el procedimiento de la franja roja a partir de las  5:00 p.m. y hasta el cierre de la tienda. Durante el periodo de franja roja, se debe ejecutar los retiros cada 45 minutos, este tiempo se debe tomar a partir de que el retiro  este depositado en el Rotary (No aplica en cadena Súper). Frecuencia Retiros de dinero en c ajas

Formato Walmart

Super

Bodegas

Descuentos

Costa Rica

Guatemala

Honduras

El Salvador

Nicaragua

Retiros constantes cada hora y despues de cada hora y despues de 3 retiros en la mañana y durante el día iniciando a las 17:00 cada 45 las 17:00 cada 45 N/A 7 en la tarde las 10 am. minutos minutos Cada dos horas y en horas cada hora y despues de cada hora y despues de 3 retiros en la mañana y de más movimiento y en cada 90 minutos las 17:00 cada 45 las 17:00 cada 45 temporada alta cada hora o 7 en la tarde minutos minutos como sea necesario Cada dos horas y en horas cada hora y despues de cada hora y despues de cada hora y despues de 3 retiros en la mañana y de más movimiento y en las 17:00 c ada 45 las 17:00 cada 45 las 17:00 cada 45 7 en la tarde temporada alta cada hora o minutos minutos minutos como sea necesario Cada dos horas y en horas cada hora y despues de cada hora y despues de 3 retiros en la mañana y 3 retiros en la mañana y de más movimiento y en las 17:00 cada 45 las 17:00 cada 45 7 en la tarde 7 en la tarde temporada alta cada hora o minutos minutos como sea necesario

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100%. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: P.T 1.4 - Control de Retiro de Dinero.

1.8

Verificación de Compras de asociados (as) Internos y Terceros Colaboradores.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que las liquidaciones se exhiben en el piso de ventas y no se aparten productos, en la bodega, lockers, casilleros u otros lugares para ser comprados posteriormente por algún asociado (a) ya sea interno o t erceros colaboradores. b. Que se firmen las compras realizadas por asociados (as) de la tienda realizada en línea de cajas, farmacia, cafetería, centro de tecnología, Come Rico. Supermercados – Bodegas – Club Co: a. Que los cajeros informen al Coordinador de Cajas o responsable en ese momento o Gerente/subgerente cuando se realizan

9


Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería compras de mercadería por un colaborador interno o externo (asociados (as) de la tienda, Display, demostradoras, personal de

Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y T esorería compras de mercadería por un colaborador interno o externo (asociados (as) de la tienda, Display, demostradoras, personal de oficinas centrales). b. Que se presente el Coordinador de Cajas o Gerente/administrador - Subgerente/sub administrador a supervisar la marca y firmar el tiquete de compra . Walmart: a. Que toda compra de mercadería realizada por un colaborador interno o externo (asociados (as) de la tienda, Display, demostradoras, personal de oficinas centrales), sea presentada a P.A. para su verificación y firma del tiquete de compra. b. Que se utilicen las cajas para la compra de asociados (as) asignadas por la Gerencia (deben de encontrarse cerca de la puerta 2 o puesto del APA que va a revisar las compras), el APA que revisa las marcas NO debe desplazarse para ir a verificar las marcas al área de cajas (no debe abandonar la Puerta o el puesto donde se encuentre), aquella compra de asociado (a) o tercero que no sea presentada a P.A. para revisión será tomado como un incumplimiento.

Descuento: a. Que el colaborador de Administración que supervisa la marca firme el tiquete de cajas. En caso de alguna eventualidad la verificación la podrá realizar el Auxiliar de Protección de Activos. b. Si la compra es realizada por un colaborador de la Administración, la marca sea supervisada por el Auxiliar de Protección de Activos cuando hay solo un asociado de administración en la tienda, el mismo debe firmar el ti quete de compra y viceversa. Nota: La supervisión de la marca por la compra aplica para asociados (as) que estén laborando en la t ienda y estén dentro de su jornada laboral, para lo cual debe informarse. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se r ealiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: Se permite un incumplimiento por primera vez para terceros colaboradores y asociados (a) que no son frecuentes en la tienda, debiéndoseles enviar a leer y firmar el documento de cumplimientos de actividades por todos los asociados (as) de Walmart y en caso de terceros colaboradores se anota el nombre por parte de PA . Anexo # 5 Papel de Trabajo: General P.T 1.0


10

SECCIÓN:

2. PISO DE VENTAS


Protección de Activos Retail Guía de Uso SEIC V 4.1 Walmart México y Centroamérica

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.1 Medidas de Seguridad Centro Tecnológico.

Walmart – Bodega – Club Co:

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Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.1 Medidas de Seguridad Centro Tecnológico. Incluye Celulares y el Centro tecnológico.

Walmart – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que la puerta de acceso al Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) se encuentra con llave cuando no haya nadie en el área. b. Que los estantes, áreas de bodega del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) se encuentren bajo llave, el llavín se encuentra en buen estado y cerrado cuando no haya una venta en proceso y los dispositivos de Seguridad de los artículos que están exhibidos están cerrados. c. Que las llaves sean custodiadas por el responsable del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) o persona autorizada en su ausencia. d. Que las llaves y mercadería del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares no se dejen sobre los estantes, caja registradora, exhibidores, o en algún otro lugar sin custodia. e. Se puede mostrar hasta un máximo de dos celulares o artículos de alto valor por cliente, con la salvedad de que avise al responsable del CCTV, para poder cubrir desde monitoreo la transacción (donde aplique). f. Que se informe a Protección de Activos en la recepción o traslado de los artículos de alto valor y alto riesgo que se manejan dentro del CT y el CC desde la trastienda/bodega hacia la planta o bodega de rie sgo. g. Las llaves del Centro Tecnológico y del Centro de Celulares son resguardadas diariamente al final de la jornada bajo llave (Aduana aplica para las tiendas del formato Walmart que tienen esta estructura, de lo contrario aplica cómo lo hacen los otros formatos: Tesorería, Bóveda general, Gerencia, según se haya establecido. h. Dentro del área se encuentran únicamente las personas autorizadas (Jefes o Asistentes del departamento/vendedor autorizado). i. Que el/la coordinador (a) de departamento lleva control o bitácora para dar seguimiento a los artículos que salen por reparación. El Auxiliar de Protección de Activos da seguimiento a: Que las reparaciones se realicen en un tiempo no mayor a 30 días.  Revisa bitácora de mercancías contra formulario donde se lleve el consecutivo de las boletas que salen a  reparación. Anota en bodega la salida y la entrada del artículo para un control cruzado.  Walmart: a. Aplica todo lo anterior. b. Debe permanecer un responsable de la tienda dentro del CT y CC. Nota: En el caso de contar con un vendedor de teléfonos puede estar dentro del CC como gestor de ventas, más NO debe manipular llaves, la venta de artículos debe ser siempre bajo supervisión del personal de la ti enda. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

2.2 Estrategia de Sensoreo de artículos de alto valor.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Sensoreo de artículos en tienda se aplica, por lo que para validarlo aplique un barrido de lunes a viernes después de la 1:00 p.m. de acuerdo a la lista de artículos a proteger en tiendas. b. De la lista de artículos a Sensorear revise el 100% de los artículos que están exhibidos en planta y validar que se cumpla con lo indicado en el Manual de etiquetado y Protección electrónica de artículos vigente, el cual aplicará de lunes a viernes. Lo podrá encontrar en la “Intranet – Portal de Protección de Activos – Biblioteca de documentos – Sección EAS”. Documente las líneas revisadas mediante una lista Tráiler.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual 100% de los artículos Muestra: Tolerancia: Se permite un 2% incumplimiento del total de las unidades que están exhibidas, se adjunta cuadro indicando las categorías con Tolerancia. Calcule el 2 % tomando el total de unidades r evisadas y divídalas entre el total de unidades sin sensor. Categorías SIN Tolerancia Licores Aceites de oliva Fórmulas infantiles, leches especiales y complementos alimenticios Cigarros Champú Tratamientos para el cabello Bronceadores Desodorantes Medicamentos Cremas faciales y corporales Afeitar Cosméticos Línea Blanca Accesorios TV y Video Electrónica Audio y Video Electro belleza

Categorías CON Tolerancia Tóxicos Aromatizantes Colonias y estuches Colonias de niño y bebés Artículos para cocina Deportes Automotriz Ferretería Juguetería Textiles Bebé

Papel de Trabajo: General P.T 1.0

12


Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.3 Revisión de EAS y CCTV.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co:

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.3 Revisión de EAS y CCTV. CCTV: Circuito Cerrado de televisión. EAS: Electrónic Article Surveillance (sistema electrónico de artículos)

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: EAS a. Que no se mantengan dispositivos en mal estado (llaves, paletas, desactivadores, antenas), debe informar y solicitar al Administrador/ Gerente la creación de una orden de t rabajo (OT), la cual deberá ser abierta en un máximo de 24 h naturales (dar seguimiento), de lo contrario el aspecto está insatisfactorio. Realizar la revisión de pruebas de los pedestales entre lunes y viernes, con base al manual de Sensoreo (Realice el reporte de  forma semanal). Refiérase al manual de etiquetado y Protección electrónica de artículos Sección 7.2 Pasos para realizar pruebas diarias a los pedestales. b. Que existan desactivadores en buen estado cada 2 cajas registradoras y llaves para abrir las alphas. c. Qué se mantenga un recipiente para el depósito de sensores en cada caja en uso. d. Se da seguimiento en un término de 24 horas zona urbana y 48 horas zona rural (interior de la república) para que el proveedor se haga presente. CCTV a. Que las cámaras y domos no estén obstaculizadas. b. Que no se mantengan (pantallas, grabadores, domos y cámaras, matriz, joystick, aire acondicionado) en mal estado, sí el/la Auxiliar de Protección de Activos determina algún dispositivo del CCTV que no funcionan, debe informar y solicitar al Administrador/ Gerente la creación de una orden de trabajo (OT), la cual deberá ser abierta en un máximo de 24 h naturales (dar seguimiento), de lo contrario el aspecto está insatisfactorio. Nota: El/La Auxiliar de Protección de Activos: Llena el Reporte de Averías facilitado en este mismo documento. Anexo # 6.  Envía el Reporte de Averías vía correo electrónico una vez a la semana (lunes de la semana siguiente ) a la Unidad de  Proyectos Especiales, con el fin de dar seguimiento al estado de los equipos y soluciones a los problemas presentados. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La acción se realiza una vez a l a semana); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 2.3 – 2.3.1 – 2.3.2

2.4 Medidas de Seguridad en Piso de venta.

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los vestidores de los clientes se encuentren sin mercadería y cerrados si no están siendo utilizados. b. Que los clientes sean acompañados por un colaborador de la tienda c uando hacen uso de los vestidores. c. Que la mercadería que está en el pórtico o Lobby este siempre custodiada al igual aquella mercadería que será surtida en el piso de ventas y es de alto ri esgo o alto valor, por alguna persona o un dispositivo de seguridad. d. La llave de la tienda (puerta principal) queda en custodia del Auxiliar de Protección de Activos, en un sobre sellado con la firma de Gerente o sub. Gerente en caso de realizarse tr abajos nocturnos. Descuento: a. La llave de la tienda (puerta principal) queda en custodia del Auxiliar de Protección de Activos, en un sobre sellado con la firma de Gerente o sub. Gerente en caso de reali zarse trabajos nocturnos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se realiza a diari o); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: Se permiten 2 incumplimientos semanales en el manejo de los vestidores. Papel de Trabajo: General 1.0

2.5 Chequeo de Cambios Precios Secos y Frescos. HHC: Equipo de radiofrecuencia. PLU: Código asignado a productos de departamentos frescos.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los precios exhibidos corresponden a los indicados en el sistema. Realizar la revisión entre los días lunes y viernes, informar a la administración/gerencia el inicio del recorrido.  Solicite un HHC e ingrese al módulo para la revisión de precios en la siguiente ruta:     



“Admin. de Precios”



“Consulta de Artcs”

De determinarse rótulos o habladores con diferencia de precio retírelos de la planta y comuníqueselo a la administración/gerencia o encargado del departamento, solicite el cambio del mismo. Anote los rótulos o habladores con diferencia en el papel de trabajo # 2.6 y solicite al Jefe del departamento el nombre y la firma. Conserve los rótulos o habladores con diferencia como respaldo de la revisión. Si son productos que se pesan en balanza, ingrese los siguientes datos en el HHC. Digite el número 26 (25 para El Salvador)  PLU (Código del producto) / Digite 6 veces el número “0” cero. 

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Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas Nota: Si en un tracto hay varias góndolas (paños) con el mismo producto, es válido que la tienda ubique un único rótulo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas Nota: Si en un tracto hay varias góndolas (paños) con el mismo producto, es válido que la tienda ubique un único rótulo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Formato De part ame nt o

Mercancías Abarrotes Textil Cuidado Personal Lácteos y Refrigerados Pescadería Verdulería Carnicería Aves Embutidos Panadería Come Rico Cafetería

De scue nt o

Club Co

Bode ga

Súpe r

W almart

10 100 5 50 50

50 100 50 50 50

100

100

-

-

50 100 50 50 50 10 50 40 20 40 20 10 10

50 100 50 50 50 10 50 40 20 40 20 10 10

150 150 110 110 110 10 50 40 20 40 20 10 10

Tolerancia: Se permite un margen de error del 2% de la muestra total. Papel de Trabajo: P.T 2.5 2.6 Cambios de precios pendientes.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se aplica lo establecido en la política WCAM-WALSUP-03-05-01-PO-03 POLÍTICA DE CAMBIOS DE PRECIO EN TIENDAS DE CENTROAMERICA Solicitar y verificar el reporte Manager Recap (#SMR0010R) en la sección CAMBIO PRECIOS que no existan cambios de precio pendientes mayores a 3 días (rango permitido de 0 a 3 días, no contar sábados ni D omingos). En caso de detectar inconsistencias, solicitar a la Gerencia de tienda el reporte de inconsistencias de cambios de precio enviada al área comercial por medio del CAM - Centro Soluciones Ítem File con copia a él/la Gerente Distrital de Operaciones de la tienda, en los casos en que la variación del precio sea mayor o igual al 20% (esto es conocido como inconsistencia) y que el producto se traslade de la planta a la trastienda. Nota: Para cambios de precio de productos con publicaciones existentes que presenten inconsistencias no sacar el producto de la planta y referirse a la Política de Eventos 5000 en Tiendas, POLÍTICA WCAM-WALSUP-03-05-01-PO-04. Validar Que se aplican conteos a la mercadería que tiene cambio de precio. Deben aparecer en el reporte prueba. Del reporte de Cambios de Existencia, tome una muestra de 3 artículos que tuvieron cambio en su inventario, revisar su finalización correcta. Verificar los que en la columna “Tipo” siglas PC “Cambio Preci” (tuvieron cambio de precio y se les aplicó un cambio de existencia). Para visualizar las siglas “ PC” la solicitud de conteo debió hacerse directamente en la pantalla de cambios de precios. De los 3 artículos identificados con las siglas “PC”, valide que se contó de forma exacta la mercadería tanto de piso de ventas (SF) cómo en Bodega (BR), razone el conteo físico contra lo indicado en el reporte (IP) y si determina diferencias mayores a $50 aplique el aspecto insatisfactorio. Verifique entradas y salidas. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual . Muestra: 100% Tolerancia: Presentación del correo y diferencias menores a $50. Papel de Trabajo: P.T 2.5 – 2.5.1 



2.7 Acción de Precio Temporal. (Evento 5000)

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Solicitar el reporte (RPTE RESUMEN GERENTE D/TNDA) SMR0010R y verifique en la sección Evento Rebaja Tienda la cantidad de artículos que se les aplicó un evento 5000: Valide la columna # ARTCS EN ACCION PRECIO TEM.  Que no hayan Acción de Precio Temporal (evento 5000) que requieran atención de parte de la gerencia, en la columna de la  derecha del reporte indica que Necesita Atención de la Gerencia, por lo tanto son artículos que el tiempo ha expirado. b. Que los eventos 5000 se crean bajo los siguientes criterios (POLÍTICA WCAM-WALSUP-03-05-01-PO-04 DE EVENTOS 5000 EN TIENDAS DE CENTROAMERICA). a. Eventos 5000 por cambios de precio por competitivi dad en Perecederos (Verduras-Carnes). b. Eventos 5000 por liquidaciones de artículos que salen de surtido en un solo formato. Eventos creados bajo los criterios “a” y “b” requieren de la aprobación previa del (la) Director(a) de Operaciones (Bodega, Descuentos, Walmart y Supermercados). c. Eventos 5000 por artículos obsoletos. (Productos borrados, No TRT). d. Eventos 5000 por competitividad al aplicar la investigación de precios en fin de semana. e. Eventos 5000 por errores en publicaciones. Eventos 5000 creado bajo el criterio “c”, “d” y “e” requiere la previa autorización del Gerente Distrital (Bodega, Descuentos y Supermercados) y Gerente de tienda (Walmart). c. Validar el correo de autorización contra el reporte acción de Precio temporal (REP ACION PRECIO TEMP) # SCM0038R - 1 y la fórmula, en caso de Descuento se autoriza la presentación del correo con el detalle de los artículos. d. La fórmula y el correo debe tener los siguientes requisitos: descripción del producto, precio de venta anterior, precio de venta actual, firma de gerente en turno, firma del jefe del departamento (donde aplique), Firma UPC (donde aplique) y fecha de vigencia. Deben archivarse, la fórmula, reporte del sist ema y el correo respectivo, los cua les la Gerencia de tienda es responsable de archivar los correos electrónicos con las aprobaciones de Eventos 5000 recibidas por un peri odo de un año natural. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

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Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.8 Control de Activaciones de productos cancelados.


Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.8 Control de Activaciones de productos cancelados.


Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los cajeros desactiven los productos que tienen sensor y que el Cliente ya canceló. Asociado (a) de PA lleva un control diario de los cajeros que no desactivan los productos cancelados. Anexo # 7 – 7.1.  Llevar una estadística mensual de este reporte y enviar al Gerente de tienda, Distrital de Protección de Activos.  b. Encargado (a) de cajas comunica al cajero el acumulado total de activaciones en el mes, el cual debe firmar cómo evidencia de la notificación. c. Se elaboró un plan de acción por parte de la Gerencia/Administración para minimizar las activaciones en los pedestales. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 2.5 – 2.5.1

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SECCIÓN:

3. TRASTIENDA


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Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda 3.1

Conciliación de Facturas Compra Directa (CODI



Conciliación de Facturas Compra Directa (CODI (VNDR)).

Solicite los siguientes documentos: Facturas CODI.  Rep. Registros abiertos y  Pagos. Rep. Receipts Finalized By  Day. Cierre diario. 

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que las facturas se encuentren registradas en el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos #SBP016B1-1 del día anterior. Que en la columna “Estatus fechareci” se indique la leyenda borrado o anulado, de lo contrario investigue sus causas (validar que las facturas que su estatus indica Final, se enviaron en la fecha donde aparecen en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1). Revise de acuerdo a la proyección de merma (última publicación) el departamento con el monto más alto en merma positiva y negativa. Identifique las facturas y verifique que se encuentren registradas en el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos #SBP016B1-1 del día, las facturas identificadas debe revisarlas contra el Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) para validar que se encuentren asentadas contablemente. 





b.

 



Que el encargado (a) de trastienda realice un cierre diario: Anexo # 8 – 8.1 Contra el reporte de Recibos abiertos y Pagos que se imprime automáticamente al día siguiente.  Llenar los datos indicados en el anexo #8.  Adjuntar ambos documentos.  Valide que el primer folio del día es consecutivo al folio del reporte del día anterior. Verificar en el reporte de Registro de Recibos y Pagos abiertos que las facturas anuladas mantengan en cero las columnas costo factura y venta recibida. Revise que de indicarse en el reporte de Registro Abiertos y Pagos en la columna factura con dos o más folio (02) (03), realmente exista las facturas indicadas. Comprobar la justificación y anotación de facturas anuladas al pie de cada división en el reporte. Para la cadena Walmart se permite llevar la justificación en una bitácora exclusiva para el control y no al pié del reporte.



Ruta para imprimir el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos en día diferente, ingrese a: Pantalla principal. Utilerías. Enter Opción 6 Digitar las siglas PAG Enter Imprimir segunda línea



Oprima F2 “reimprimir y escoger la impresora”



   



c.

Asignación de departamentos. Revise en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) que los departamentos estén cargados a la división que corresponden, de existir alguna inconsistencia valide si se corri gieron mediante la aplicación de un MTR. Cómo evidencia de la revisión el Auxiliar de Protección de Activos anota nombre y firma en el Reporte. Archivar el by Day con el reporte de Recibos y Pagos juntos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: Departamento con el monto más alto en merma positiva y negativa de acuerdo a la proyección de merma. Tolerancia: No permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: Reporte Abiertos y Pagos 3.1 



3.2

Salidas de Mercadería.

Notificaciones de reclamo CEDI - CODI. Transferencias entre tiendas Donaciones Salidas Posteriores Salidas a Reparaciones

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Notificaciones de reclamo CODI – CEDI: (devoluciones)

a. b.

Que la notificación de reclamo cuente con nombre del recepcionista. Que la notificación de reclamo cuente con nombre, cédula y placa del proveedor o transportista, en caso de utilizarse otro medio para el envío, (encomienda) debe indicarse el número de guía y la persona con la que se r ealizó el contacto. c. Que en el Reporte Diario de Transmisiones #SBP111B1-1, el estatus en la sección Tipo: Reclamo indique la leyenda Anotado. Anexo # 9 – 9.1. d. Que el/la Oficinista de trastienda o encargado de IP (Administrador – Sub Administrador en el caso de Descuento) informa a PA antes de eliminar un consecutivo en el sistema y documente: El consecutivo de la notificación.  Fecha.  Justificación.  Firma del asociado (a) recepcionista que solicita la anulación.  Firma de el/la Oficinista o encargado de IP validando la anulación en el sistema.  Firma de el/la asociado (a) de Protección de Activos (Auxiliar de Protección de Activos firma bitácora o control de los  consecutivos borrados y que fueron supervisados). e. Que no falte ningún consecutivo en la columna Referencia número del reporte resumen Diario de Transmisiones SBP111B11, de faltar un consecutivo el mismo debe estar justificado y respaldado, adicional a los supervisados al momento de eliminarlos. Que se informe a el/la Auxiliar de Protección de Activos sobre la salida de la mercadería. f. CEDI: APA revisa todas las notificaciones de reclamo, deben firmarse como evidencia de la revisión del 100% de la  mercadería. CODI: APA realiza una revisión aleatoria, considerando proveedores críticos, mercadería alto valor y de alto volumen (debe  firmar como evidencia de la revisión). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 3.2

Traslados entre tiendas Que los traslados enviados y recibidos se reflejan en el reporte diario de transmisiones, se ingresan al archivo en Excel a. (cuadre cuentas 8XX) y cumplen con los requisitos solicitados. Recordar que el monto total a incluir en el archivo contempla los traslados internos y entre tiendas. Que toda transferencia (MTR) tenga: correo de autorización o autorización de traslado cómo respaldo indicada en bitácora/ 

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Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda libro azul/ por parte del Distrital de Operaciones, Gerente de Operaciones, con la siguiente información; fecha, Nombre y número de determinante de ambas tiendas envía/recibe, artículos a trasladar (cantidad – código o ítem – descripción), nombre y firma del responsable de autorizar el traslado.

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda

  



b.

libro azul/ por parte del Distrital de Operaciones, Gerente de Operaciones, con la siguiente información; fecha, Nombre y número de determinante de ambas tiendas envía/recibe, artículos a trasladar (cantidad – código o ítem – descripción), nombre y firma del responsable de autorizar el traslado. Que no se traslada o recibe mercadería vencida o dañada. Que se indique la fecha efectiva en la que se aplicó el traslado. La solicitud de autorización vía correo debe realizarse previamente al envío de la mercadería al distrital de Operaciones, el cual debe haber confirmado en un Máximo de 3 días posterior al traslado, ambas tiendas deben contar con el correo de autorización. Que la mercadería enviada corresponda con lo capturado y detallado en el reporte de Transferencias entre Compañías SBP008B1-0, el/la auxiliar de Protección de Activos valida el traslado colocando nombre y firma en el reporte cómo evidencia de la revisión. Que el reporte de Transferencias de Mercancía entre Compañías cumpla con los siguientes requisitos:

Respaldo Tienda que envía: Sello de recepción de la tienda (Copia tienda que Envía – copia Tienda que Recibe), Nombre y firma del Coordinador de  trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administración de turno; Transportista (Nombre, número de cédula y número de placa del vehículo cuando la mercadería se envía por Centro de Distribución). Respaldo Tienda que recibe: Copia tienda que envió, Copia del reporte de Mercadería recibida, debe tener sello de la tienda cómo recibido Nombre y firma  del Coordinador de trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administración de turno. Nota: El/La auxiliar de Protección de Activos valida el traslado colocando nombre y firma en el reporte cómo evidencia de la revisión tanto en la salida cómo al ingreso de la mercadería. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Donaciones Que se ejecuten las donaciones; según PROCEDIMIENTOS DE WALMART PARA PROPORCIONAR, ADMINISTRAR Y SUPERVISAR DONACIONES MONETARIAS Y EN ESPECIE EN CENTROAMÉRICA. Encuéntrelo en: Enlace – Políticas y Procedimientos – Escoja Procedimientos – Comunicación y Relaciones Exteriores – Asuntos Corporativos – Regional – Procedimiento de Donaciones en Centroamérica).

Walmart – Supermercado – Bodega: Revisan Auxiliar de Protección de Activos y Gerente o Jefe de Bodega Descuento: Revisan Auxiliar de Protección de Activos y Administración.

a. b. 





c. d. 



Que se cuente con el procedimiento de donaciones vigente impreso. Validar si la tienda al aplicar la donación cumple con los requisitos. Que se confeccionó el recibo de la mercadería que se está entregando a las instituciones autorizadas. LA DONATARIA entregará a LA DONANTE el o los recibos correspondientes. Informe de ajuste de inventario elaborado por cada tienda, identificando la mercancía en particular que será donada y su peso total, deberá ser firmado por el Gerente y/o Administrador de la unidad de negocios y el representante de la ONG al momento de la entrega de la donación. Asociado (a) de PA firma cómo evidencia de la entrega y revisión. Que la mercadería seleccionada se aparta en un mueble o espacio asignado para mantener las donaciones. Se separa lo comestible de lo no comestible para evitar contaminación cruzada. Que al aplicar el control cruzado de todas las líneas contra los reportes no hay diferencias. Se levantó el reporte tráiler con las copias que solicita el procedimiento, se anotó el peso y la cantidad de Kilogramos entregados. Que los ajustes al inventario por departamento en la opción de “Reducción” (IR) y se efectúan antes de las 10:00 horas. El ingreso bajo el concepto de Cancelación de apartados se efectúa antes de las 12:00 m.d. y debe ser firmado por gerencia, jefatura de bodega, copia de cédula de quien recibe, firma, sello de la institución. Para El Salvador el registro en el sistema es el siguiente: Todos los productos deben ser facturados en Caja.  

La factura se debe hacer bajo opción “Factura Diplomático” e incluir el NIT (Número de Identificación

Tributaria) de la entidad, Fundación o Asociación sin fines de lucro beneficiaria de esta donación. La mercadería debe ser registrada a su valor de costo mediante precio forzado. El duplicado de la factura debe ser entregado al beneficiario, quien lo tomara como base para hacer el  recibo correspondiente por la donación recibida. ¿Qué se puede donar? 1. Mercancías de primera línea. 2. Bienes aptos para consumo (humano o animal) pero no para venta. Ingrese a Enlace – Políticas y Procedimientos – Comunicación y Relaciones Exteriores – Asuntos Corporativos – Regional – Anexos PR Donaciones CAM – Apéndice 7 (Listado de Mercancía Autorizada para D onación en Unidades Comerciales y CD´s). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se reali za cuando se genera la donación); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0 

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Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda 3.3 Control Cruzado Orbit u orden de pedido manual


Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda 3.3 Control Cruzado Orbit u orden de pedido manual versus Detalle de Recibos. Orbit: Sistema utilizado en la generación de órdenes de Compra.

3.4

3.5

Calendarización proveedores Críticos.

de

Procedimiento Recepción.

de

RCD: Recepción Compra Directa. Se eliminó según factura.

3.6

Control Cruzado.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se reciba la mercadería contra orden de pedido Orbit u orden de pedido manual, la cual debe adjuntarse a la copia de la factura que queda en tienda: Realizar un conteo de las facturas recibidas del día.  Defina la muestra a revisar mediante el uso de la tabla militar. Anexo #10.  b. Que no se hayan recibido cantidades de más, respecto a l o indicado en el Orbit u orden de pedido manual. Coteje la información de la orden de pedido contra el reporte Detalles Recibidos, # SBP004B1-1.  En caso que hayan recibos de más en el reporte de Detalles de recibos, # SBP004B1-1, se debe contar con las firmas del  Coordinador de departamento, gerencia de turno - Administración (para el caso de Descuento), de lo contrario el aspecto es insatisfactorio. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: Lo establecido por la tabla militar. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el encargado de trastienda cuente con el calendario de proveedores críticos. Anexo #11. b. Solicite el reporte By Day diario y valide el rol de entrega del proveedor contra el calendario establecido, si se entrega en días diferentes, el aspecto está insatisfactorio. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: Lista de proveedores críticos definida por país definidos por PA. Tolerancia: Se permite un máximo de un 5% de que los proveedores no entreguen según calendario establecido. Papel de Trabajo: P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se reciba un proveedor (casa comercial) a la vez por recepcionista y que no permanezca más de un proveedor en el andén (que no esté realizando entrega). b. Que se abran todas las cajas y se cuente el 100% del producto, también debe revisar código de barras, estado físico de la mercadería, el etiquetado en español y la fecha de vencimiento en el 10% de los artículos de cada línea de mercadería recibida. La revisión del vencimiento debe aplicarse de forma aleatoria en cada línea tomando muestras de diferentes ubicaciones.  El proveedor no debe indicar a cuáles productos se les debe revisar la fecha de vencimiento.  c. Que el proveedor y receptor utilice los implementos necesarios (Redecilla y Guantes) en los casos de producto perecederos, también no empacados o a granel durante (que deba manipular la mercadería) y uso de mascarilla en los casos que se manipule producto no empacado y la persona tenga bigote. d. Que el recepcionista revise la temperatura de los productos frescos y perecederos y su vida útil, según el procedimiento de recepción indicado en la guía operativa de Seguridad Alimentaria. e. Que toda mercadería sea colocada en el andén para su revisión. (Una vez puesta la mercadería en ese lugar no se podrán colocar más productos que estén dentro de la factura y que no se bajaron). Nota: Una vez colocada la mercadería para la recepción y se detecte un faltante justificado, no aptos para la venta o dañado (menos de 3 unidades), deberá ser verificado en conjunto por PA con la gerencia, para mantener un mayor control y valorar la autorización de recepción. f. Que no se almacene la mercadería hasta finalizar la recepción (a excepción productos perecederos y proveedores con alto volumen de mercadería). En este tipo de proveedores el control se podrá aplicar de forma preventiva. g. Que durante la recepción la mercadería que va siendo recibida, se vaya ubicando en tarimas, coches, cajas u otros. h. Que se cierre la cortina del andén en todas la recepciones (aplica únicamente para Walmart) a excepción de proveedores de alto volumen y productos perecederos. Que la recepción se realice contra la factura original. Aplica para Descuento – Bodega – Club Co. i. Que se realice la recepción con la fórmula (RCD) Recepción Compra Directa, según procedimiento vigente (recepción a j. ciegas). Anexo # 12. Aplica para Walmart – Supermercado. k. Que cada recepcionista cuente con su código o usuario, y no sea manipulado por otro recepcionista, esto se valida una vez que se imprime el reporte final. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: Eventual (durante el día) Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 3.5 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Compras Centralizadas CEDI Control Cruzado Preventivo a.  

b. c.

Que se asegure el correcto ingreso de la mercadería del Centro de Distribución: Solicitar el Reporte Informe Detallado Recepción Bodega. Realizar un control cruzado aleatorio por semana al 100% de una de las siguientes categorías: Alto valor – alto riesgo (susceptible) o farmacia. Debe quedar evidencia del control cruzado (listado tráiler) en la tienda. Que el marchamo coincida con el formulario que trae el transportista (guía). Asociado (a) de la trastienda informa a Protección de Activos sobre la llegada del Centro de distribución, quién valida que el mar chamo corresponde según lo anotado. Encargado (a) de Bodega/Administración contará si la cantidad de tarimas físicas concuerdan con las que se indican en el documento que viene en el camión del CEDI (Boleta Control de Retornable), dejando evidencia con la firma en el reporte, el/la Auxiliar de Protección de Activos contará la cantidad de tarimas durante la recepción y validará contra documento enviado por el CEDI.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda d.

La mercadería de farmacia (revisión línea por línea) es realizada por Regente o Auxiliar de Farmacia, debe quedar evidencia de la revisión efectuada contra el Informe Detallado Recepcs Bodega RPTE # SBP025B1-1 o listado tráiler, auxiliar de Protección de Activos no debe manipular la mercadería.

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda d.

La mercadería de farmacia (revisión línea por línea) es realizada por Regente o Auxiliar de Farmacia, debe quedar evidencia de la revisión efectuada contra el Informe Detallado Recepcs Bodega RPTE # SBP025B1-1 o listado tráiler, auxiliar de Protección de Activos no debe manipular la mercadería.

Compra Directa El/La auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con:

a. 

b. c.

Controles Cruzados Sorpresivos (Revisión de la mercadería contra la factura después de haber recepcionado la mercadería). Que no hayan diferencias de lo recibido contra lo facturado. Solicitar factura y reporte detalles recibos # SBP004B1, si hay diferencias debe existir la fórmula o sello de Diferencia en Factura (debe contener todos los requisitos solicitados), de lo contrario investigue sus causa. Que no se reciba mercadería vencida o dañada. Que la mercadería de alto riesgo sea resguardada inmediatamente. Controles cruzados Preventivos (Revisión de la mercadería contra la copia de la factura cuando el proveedor está realizando la entrega).

a.

Que no existan diferencias de lo recibido contra lo facturado. Anexo # 13. Solicite la copia de la factura, a oficinista o jefe de trastienda y aplique el control cruzado preventivo. Que se confeccione la boleta o se llene el sello de diferencia en facturas, si al realizar controles preventivos del 100% de la  mercadería, se detectan diferencias. Que la mercadería de Alto valor sea resguardada inmediatamente.  Aplicar controles preventivos a los proveedores en lista de proveedores críticos.  Que no se reciba mercadería dañada o vencida.  Que se hayan abierto todas las cajas para contar el total de unidades recibidas de producto según factura.  Que no se recibe mercadería sin código de barras ni le falta el etiquetado en español de acuerdo al porcentaje revisado.  Que la mercadería esté en buen estado físico.  Que no se manipulen las facturas durante la recepción (recibo a ciegas) Aplica para Walmart – Supermercado, en el caso de  Descuento – Bodega – ClubCo la recepción se aplica contra la factura original. Solicite Formulario de Controles Cruzados P.A y verifique que cumplan con los controles diarios establecidos.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 

Cantidad de Controles Cruzados Sorpresivos Cantidad de Auxiliares Descuento 1 Auxiliar 2 2 Auxiliares 3 3 o más Auxiliares 4

Bodega 6

Súper 3

W almart 5

Cantidad de Controles Cruzados Preventivos Cantidad de Auxiliares Desc uento 1 Auxiliar 2 2 Auxiliares 3 3 o más Auxiliares 4

Bodega 6

Súper 2

Walmart 2

Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: 3.6 – 3.6.1 3.7

Transferencias Departamentos.

entre

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Solicite la fórmula de traslados entre departamentos Anexo # 14, el Reporte reducción al Inventario # SBP005B1, el Informe Resumen Diario de Transmisiones # SBP111B1, el Reporte Transferencias Mercancía entre Compañías # SBP008B1-0.Que los traslados entre departamentos se realicen con la f órmula o boleta establecida y que contengan todos los requisit os. b. Que se lleva un Block para todos los departamentos y que todas las fórmulas estén en custodia por el oficinista o encargado de trastienda y se resguarde su consecutivo. c. Que los artículos son identificados con un sello, firma o etiqueta que identifica al producto trasladado, realice una revisión en los diferentes departamentos. d. Que la cantidad y código de barras que indica la fórmula de traslados entre departamentos coincida con lo registrado en el Reporte reducción al Inventario perpetuo (IP), el Reporte Transferencias Mercancía entre Compañías # SBP008B1 y que los ajustes se realicen diariamente. e. Que el/la responsable de llevar el cuadre de las cuentas 8XX lleve el registro diario de las conciliaciones en el archivo de Excel semanal y mensual. f. Que NO se utiliza mercadería dañada o vencida para un traslado. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. 100% Muestra: Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento de requisitos en la semana. Papel de Trabajo: P.T 3.7

3.8

Confección y registro de la merma. (Desecho y Solo-PI).

Solo PI: Se llama merma solo PI todos aquellos productos que se encuentren consumidos (empaque cómo evidencia) en la tienda y al quedar dentro de este criterio se afecta el IP.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que la tienda realice el desecho diario de mercadería hurtada y dañada con base a los 5 pasos y en ningún caso sea reutilizada. Ver Anexo # 15. b. Que los departamentos frescos lleven control diario de los desechos (folder - bitácora o fórmula con fecha, descripción, cantidad, firma jefe del departamento, Gerente / Administrador), los mismos deben de concordar con el desecho físico, en cuanto a cantidad, descripción, fecha. Ver anexo # 16. c. Que el reporte departamental de rebajas tenga: nombre y firma del encargado de mermas y la del Administrador/ Gerente como controlador del proceso. d. Que al desechar la mercadería se mutila. El Auxiliar de Protección de Activos valida la ejecución del procedimiento, a través

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Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda 

del desecho de la basura comprueba y visualiza la mutilación de toda la mercadería. El/La auxiliar de PA anota una muestra de los artículos de alto valor y cantidades representativas que son desechados en bitácora o por medio de una lista tráiler y al siguiente día concilia contra el reporte departamental de rebajas # SMC081B1


e. f.

del desecho de la basura comprueba y visualiza la mutilación de toda la mercadería. El/La auxiliar de PA anota una muestra de los artículos de alto valor y cantidades representativas que son desechados en bitácora o por medio de una lista tráiler y al siguiente día concilia contra el reporte departamental de rebajas # SMC081B1, validando que sean las mismas cantidades. Que se utilizan abrelatas para mutilar latas, guante anti cortes y el cuchillo de uso exclusivo para el desecho y así evitar contaminación cruzada, de requerirse cinturón de soporte lumbar y anteojos de seguridad. Que se justifiquen diariamente por encargado de Mermas/ Administración/ Gerencia, aquellos montos por motivo DATADO que en un solo ítem o código de barras superan los siguientes montos: CR ¢25.000, GT Q400, NIC C$1000, HN L950 y ES $50.

Notas: Si es mercadería de Farmacia desechada por el regente y supera el monto establecido, deberá firmar el reporte departamental de rebajas y anotar una justificación. De no haber registro de MD-0, el asociado de Protección de Activos anota el motivo. De realizar el desecho de productos peligrosos aplicar el Procedimiento MANEJOS DE DESECHOS EN FARMACIA. Costa Rica realiza el desecho de electrónicos y eléctricos según procedimiento vigente, ingrese a: Enlace / Políticas y procedimientos / Procedimientos / Seguridad Producto Ambiental / Costa Rica. El asociado (a) de Protección de Activos firma el reporte cómo evidencia de su participación en el proceso del registro y el desecho de la merma. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento de requisitos en la semana. Papel de Trabajo: General 1.0. 

  



3.9

Medidas de Seguridad en Trastienda / Bodega.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los portones o persianas estén cerrados y con candado cuando no se esté recibiendo mercadería. b. Que el sello de recepción y las facturas estén bajo llaves y que los llavines se encuentren en buen estado. c. Que no hayan proveedores y terceros colaboradores en bodega sin gafete. d. Que no se deje al proveedor sólo en el andén y mercadería sin custodia. e. Que las bodegas de riesgo y el recinto de basura permanezcan cerradas y con candado. f. Que las bolsas para la basura sean transparentes. g. Que se informe a el/la Auxiliar de Protección de Activos al sacar la basura para que sea revisada. h. Que no existen productos de alto riesgo y farmacia expuestos o sin custodia en bodega, de acuerdo al listado de cada formato. Si no hay espacio en la jaula o bodega de artículos de ri esgo, se podrá ubicar en la bodega en cajas sell adas. i. Que toda caja vacía, mueble, recipiente que salga de la trastienda sean mostrado antes de salir al andén o área externa. En caso que PA no se pueda presentar y revisar, se puede utilizar el CCTV cómo contingencia en aquellas tiendas que tienen la herramienta. Llaves de Afiliadas a. Que se lleve el registro documentado de entrega, recibido y cantidad de llaves del Centro de Distribución (CEDI) y Desarrollo Agroindustrial (DA – en la apertura y cierre de la tienda.). Ver Anexo # 17. Si se extravía la llave, el asociado (a) de PA debe informar inmediatamente al Distrital de su zona, al Gerente/ Administrador  de la tienda para que haga el reporte al call Centro de Distribución o Desarrollo Agroindustrial. b. Que las llaves se encuentran en la caja de Seguridad y en las tiendas donde no se tenga este dispositivo, sean resguardadas en un gabinete, el cual debe estar en buen estado (sin llave pegada – vidrio quebrado). c. Las llaves son manipuladas solamente por Gerentes, sub. Gerentes, Coordinador de recepción, recepcionista, Administrador, sub. Administrador. d. Las llaves se resguardan después de ser utilizadas y no se prestan entre tiendas, se exceptúa en aquellos casos que exista un correo de autorización por parte del Gerente de distrito de operaciones a la tienda que presta la llave, provocado por una situación especial. Llaves generales Tienda Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: a. Que se lleve el registro documentado de las llaves de la trastienda (andenes – bodegas de riesgo – portones), Centro de Tecnología, y llaves generales de acceso a la tienda. b. Que las llaves sean de uso exclusivo de los responsables y no se presten a personas no autorizadas. c. Que las llaves de los servidores estén en custodia de la gerencia. Descuento a. Que las llaves de los servidores estén en custodia de la administración. b. Que el cajón de seguridad de las ll aves no tenga pegada la llave que permita el acceso. c. Que las llaves de administración sean custodiadas solamente por el personal administrativo (que no sean prestadas u olvidadas en algún lugar). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 3.9 - 3.9.1

3.10 Salidas Posteriores Mercadería.

de

Walmart – Bodega: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que haya un lugar asignado y rotulado para la mercadería que ya se vendió y no se ha entregado al cliente. b. Que al hacer el envío de la m ercadería se utiliza un solo a ndén. c. Que al realizar la entrega de mercadería los datos de la fórmula coincidan con el tiquete de cajas, el cual debe indicar la leyenda “reimprime”, de ser una copia debe venir firmado por la gerencia, las formulas confeccionadas deben ser custodiadas por el personal de la tienda. d. Que el asociado (a) de la tienda que separa el artículo anota en la fórmula nombre, número de cédula, dirección, teléfono y la firma del cliente. e. Protección de Activos en conjunto con la gerencia o persona que asignen llevarán un control cruzado de los talonarios en uso

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Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda y en blanco, donde se resguarde el consecutivo, en caso de extravío de un consecutivo, se indague su paradero. Nota:

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda y en blanco, donde se resguarde el consecutivo, en caso de extravío de un consecutivo, se indague su paradero. Nota: Protección de Activos llevará un registro de los consecutivos utilizados y los que se anulan. Protección de Activos Custodia los formularios en blanco y antes de entregarse deben ser revisados comprobando que están completos y firmarse de recibido conforme el control de consecutivos. Que los artículos a enviar están en buen estado. f. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General 1.0

3.11 Ingreso de Mercadería del Centro de Distribución y Desarrollo Agroindustrial.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que la apertura y cierre del candado y colocación del marchamo se realiza por un asociado de la tienda, el asociado (a) de PA corrobora el número de marchamo.

b.

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co, revisa Auxiliar de Protección de Activos junto a Gerencia o coordinador (a) de Bodega. Descuento, revisa Auxiliar de Protección de Activos junto a Administración.

Que se corrobore el número de marchamo con la documentación que envía el Centro de Distribución, si los números de marchamo no coinciden, marchamo o candado está dañado, la unidad viene abierta, el pedido no corresponde a la tienda, debe ser reportado al centro de Atención de Tiendas (CA T) y no recibirse la mercadería CEDI: debe llegar con Marchamo y candado multilock cerrado.  Industrias Cárnicas y Hortifruti con candado multilock cerrado y en buenas condiciones y marchamo donde aplique.  De no cumplir con lo anterior el/la Auxiliar de PA informa de inmediato al Distrital de Protección de Activos, para dar  seguimiento a la situación y lo evalúa cómo insatisfactorio si no se cumple. Auxiliar de PA anota en el control el ingreso de la Mercadería del Centro de Distribución y Desarrollo Agroindustrial -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. 100% Muestra: Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 3.11


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SECCIÓN:

4. ADMINISTRACIÓN


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Sistema de Evaluación Integral Continua Administración 4.1

Revisión de Bolsos del Personal Externo e



Revisión de Bolsos del Personal Externo e Interno y Revisión Sorpresiva de Lockers o casilleros.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Revisión de Bolsos a. Que todo personal interno y externo muestra los artículos personales antes de retirarse de la tienda aunque el bolso se encuentre en paquetería, auto paquetería, lockers, casilleros, oficina u otro lugar. La administración debe mostrarlo al Auxiliar de Protección de Activos antes de salir de la tienda y viceversa. Nota: Si los artículos no se visualizan solicite al colaborador ubicarlos en la mesa o lugar asignado. No meter las manos, tocar bolsos ni los artículos personales. b. Que los artículos estén identificados (Sello, firma entre otros) o se mantenga el tiquete de compra firmado por el coordinador de cajas/ Administración o por el Auxiliar de Protección de Activos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten Incumplimientos. Papel de Trabajo: General 1.0. Revisión Lockers o casilleros a. Que los artículos tengan el tiquete de compra firmado por el coordinador de cajas/ Administración e identificados por el Auxiliar de Protección de Activos (Sell o, firma entre otros, si se observa un deterioro del producto y/o se ha consumido más del 50 % no debe solicitarse el sello o la marca en el producto si se desprendió por uso). Aplica para aquellos productos que son de venta en la tienda. Anexo # 18 PR-500-01-002 (Asignación y revisión de locker o casillero). El/La APA aplica revisión de locker o casillero de forma sorpresiva una vez a la semana, garantizando que al final del mes  todos hayan sido revisados. b. Que todos los lockers o casilleros se encuentren con candados o marchamos en buenas condiciones, deben estar anclados o sujetos a la pared. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% del total de lockers o casilleros al mes Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 4.1

4.2

Documentación del Personal Externo.

Visado: Es un listado que emite Recursos Humanos o requerido por derecho del personal asegurado.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que todo colaborador externo que preste servicios en la tienda tenga lo siguiente: Hoja de Seguro Social (IGSS – ISSS – CCSS – IHSS – INSS) / Colilla del INS / Documento o carta o al día. Debe portar el Gafete o Carnet de la empresa donde labora visible. Si el colaborador presenta hoja de Seguro Social o Colilla del INS del mes anterior tiene validez los primeros ocho días del mes actual. (Aplica para El Salvador, Honduras y Costa Rica)   

b. Si el colaborador es de nuevo ingreso o temporal, debe portar lo siguiente: El Salvador – Honduras – Costa Rica: Hoja provisional del Seguro Social, carta del proveedor y el sello de la compañía. Nicaragua: Colilla del INSS, documento o carta vigente emitida, con el sello de la compañía. Guatemala: Visado Vigente con el sello de la compañía, Fotocopia del documento de identificación personal, fotocopia de la Tarjeta de Salud y Pulmones y Fotocopia de afiliación de IGSS o carta de responsabilidad de la empresa que provee el servicio, debe estar sellada y firmada por Seguridad o el encargado de hacer la negociación con el proveedor, dando fe que fue mostrada al momento de solicitar el visado. Fotocopia de la tarjeta de Manipulación de Alimentos para todos los terceros colaboradores que preparan alimentos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Una vez al mes se revisan todos l os terceros colaboradores fijos, al igual l os que trabajan de forma eventual. Tolerancia No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General 1.0

4.3

Reunión del Comité de Merma.

Nota: Debe documentarse una reunión quincenal y evaluarse una vez al mes.

4.4

Comunicación Semanal de la Administración con Protección de Activos.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Se confecciona una bitácora con la minuta de la reunión, pendientes, avances con nombre y firmas de los asistentes (Libro de actas o formato. b. Se aprovechan las reuniones para tratar temas exclusivos de prevención de merma t anto de frescos como de secos. c. Que se confeccionó el Acta de conformación del Comité, en caso de cambios en los integrantes del comité, debe actualizarse en la siguiente reunión. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Quincenal; (La acción se realiza de forma quincenal); con reporte Mensual. Muestra: Un mes cerrado. Tolerancia: Se permite la no reali zación de las reuniones en la semana previa y la misma semana de la semana Santa al i gual que en la segunda quincena del mes de Diciembre. Además si la tienda tiene IPA las reuniones que pide el manual de preparación, se consideran cómo parte de las reuniones del comité durante ese periodo. Papel de Trabajo: PT 4.3 – 4.3.1 o bitácora con l os requisitos solicitados para documentar la reunión. Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se esté dando seguimiento a Informes realizados por parte de Protección de activos. Que se realice de forma semanal la reunión con personal de administración.  La reunión se puede realizar entre lunes y domingo a excepción de la segunda quincena de Diciembre, Semana Santa e  inventario. Se deben considerar aspectos insatisfactorios y reincidentes del (SEIC), así como hurto, descargas, procesos, aspectos de  salud ocupacional, seguridad externa y oportunidades de mejora, aspectos pendientes de solución, soluciones propuestas, responsables y fechas de cumplimiento. b. Que el gerente de la tienda haya realizado un plan de acción de acuerdo a los aspectos críticos reportados en la última reunión.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Administración -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; con reporte Mensual. Muestra: Última Semana previa a evaluación.

Sistema de Evaluación Integral Continua Administración -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; con reporte Mensual. Muestra: Última Semana previa a evaluación. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: Bitácora de PA

4.5

Política de Regalías.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que no se realicen regalías a colaboradores. b. Que no se utilicen regalías para l a soda, cafetería o reuniones de asociados. Farmacia: a. Que las regalías realizadas a clientes se respalden por medio de un tiquete de cajas (reimprime) o copia del tiquete donde se efectúo la compra. “Regalos y entretenimiento Aceptar regalos y entretenimiento puede causar un conflicto de intereses, o la apariencia de un

conflicto entre los intereses personales y la responsabilidad profesional. La cultura de Walmart es nunca aceptar regalos o entretenimiento de ningún proveedor, posible proveedor, gobierno, o cualquier persona que el asociado pueda creer que posiblemente busque influenciar decisiones o transacciones comerciales. Los asociados tampoco deben aceptar regalos o propinas de clientes por trabajo realizado por el asociado en una tienda o club, a excepción de lo requerido por las normas locales o nacionales. “Página de Enlace – Código de Ética – Regalos y Entretenimiento” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 4.5

4.6

Reporte de Excepciones en línea.

Excepciones en línea: Artículos con existencia negativas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que no hayan productos sin trabajar en un rango superior a 1 día. Solicitar y revisar el reporte Resumen / Excepción .E / Line # SPI0250ER y verificar que hayan excepciones sólo en un rango de 0-1 día. b. Que se mantenga impreso el reporte para la revisión de negativas de forma diaria. Nota: En los departamentos perecederos, sólo debe trabajarse las excepciones en línea de los departamentos 97 (Embutido – Carne – Queso Empacado) y 81 (Pan Empacado). Se exceptúa el trabajar las negativas en el departamento 97 mientras existan problemas de carga del IP (facturación). No aplican las negativas correspondientes a los departamentos 3 (periódicos), 86 (servicios públicos)  Los negativos que requieren ser trabajados diariamente (pantalla de excepciones) son los negativos que tienen existencias de  -3, -4, -5, -6,..... ó más. Los artículos con existencias -1 ó -2 no necesitan ser trabajados. Después de 14 días sin ninguna actividad (venta, recibo, traslado, etc.) cualquier negativo automáticamente es reseteado a 0 aparece en el reporte de cambios de existencia como usuario “neg_reset”. Para el caso de Guatemala, en el departamento 87 (Wireless), validar que en los primeros diez días se realizan los cambios  de existencia según facturación del proveedor (“Recargas”). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento diario (un Ítem). Papel de Trabajo: General P.T 1.0 

4.7

Controles de Mantenimiento al Inventario Perpetuo. Cambios de Existencia.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se aprueben por la Gerencia o Administración de forma diaria a más tardar 30 minutos después los cambios de existencia sin excepción. Verifique la hora de impresión del reporte de prueba. b. Que el Gerente o Encargado de Administración haya realizado las finalizaciones del día anterior en el sistema de la mercadería que se encuentra con diferencias. Revisarlo en el reporte cambios de existencia # STP1800ER. c. Que el personal de la tienda realice los conteos de forma exacta contando las existencias tanto de Piso de Ventas como las de Bodega. d. Que se justifican y firman por la gerencia/administración aquellos ajustes atípicos de uno o más productos con mismo ítem o código de barras que superen los siguientes montos: CR ¢25.000, GT Q400, NIC C$1000, HN L950 y ES $50. e. Qué se cumpla con los lineamientos de autorización, según procedimiento vigente, respaldos. Valide los montos reflejados en el reporte de prueba contra el reporte de Cambios de existencia (Revisar montos y  cantidades). Protección de Activos firma cómo evidencia de la revisión.  f. Que se tengan a mano la siguiente documentación: El Reporte de Prueba (todos los cambios sometidos a conteo).  El Reporte de Cambios de Existencia (todos los cambios de existencia aceptados por la gerencia).  Inventario Negado o No Revisado (enlista las excepciones que fueron completadas y negadas por la Gerencia y las  excepciones que no fueron revisadas dentro de las 24 hrs). g. Que se les haya aplicado la c orrección “solicitud de conteo” a aquellas líneas que les aparezca la leyenda “count sht”. h. Que exista un comunicado oficial (Procedimiento de escaneo vigente) sobre los procesos de conteos que debe realizar cada tienda debidamente aprobado por el Gerente de Protección de Activ os y Gerente de Operaciones de cada formato. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte Mensual. Muestra: 100% Tolerancia No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

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Revisión de Apertura y Cierre de la Tienda.



Revisión de Apertura y Cierre de la Tienda.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que en la revisión aplicada en la apertura de la tienda, los candados internos, externos, puertas principales estén cerrados. b. Que la administración coloque y cierre l os candados al cerrar la tienda. c. Que la Administración/Gerencia sin excepción realice revisión en la apertura y cierre de la tienda en compañía de Protección de Activos: en caso que Protección de Activos, no esté presente, la revisión deberá realizarse con un asociado (a) de la tienda. Nota: Llevar control de aperturas y cierres en el formulario (Recorrido de apertura y Cierre de la tienda) papel de trabajo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 4.8


Sistema de Evaluación Integral Continua Administración

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Sistema de Evaluación Integral Continua Administración

SECCIÓN:

5. MERMA ADMINISTRATIVA

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Esta sección será evaluada una vez al mes por el Distrital de Protección de Activos.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa 5.1 Facturación y control cruzado con Orbit y/o orden de


Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa 5.1 Facturación y control cruzado con Orbit y/o orden de compra Manual.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que toda factura sea recibida contra orden de pedido automática o manual:  

Solicite las facturas del mes y valide que se adjunta la orden Orbit u orden manual a las facturas que quedan respaldadas en la tienda. En caso de que el proveedor no traiga orden de pedido debe cumplir con los siguientes requisitos si se decide recibir la mercadería por necesidad de la tienda. Enviar correo al CAM de Resurtido país y copia al CAT con los datos del proveedor la justificación que este indicó. Se envió el correo al área de resurtido comunicando la justificación del proveedor por la falta de la orden de pedido. Resurtido responderá en un máximo de 48 hrs. las inquietudes reportadas por la tienda en este sentido, para orientar como proceder con el proveedor en cuestión, se debe imprimir el correo con la respuesta facilitada por el área de Resurtido, se podrá recibir a pie de camión hasta recibir la respuesta de Resurtido por un periodo de quince días o hasta recibir respuesta. En caso de los pedidos de emergencia o adicionales se debe validar que exista la fórmula de pedido adicional y la autorización en la misma, esta debe indicar el motivo del pedido adicional: Anexo # 19 Otras cadenas Gerente (a) / Sub gerente (a) y coordinador de área. Descuento Administrador (a) / Subadministrador. 

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Para los casos de recepción mediante orden manual, deberá quedar registrada en el reporte Detalle de Recibo de la siguiente manera: FACTURA: Número de División – Número de Tienda – Folio (Número consecutivo que pueden usarse el número de factura – consecutivo asignado en tienda – consecutivo de orden manual). NOTA: Para las siglas OP deben ser aquellas recepciones que se ejecutaron mediante resurtido automático. La tienda define un cri terio de ingreso que será el utili zado.

Cómo diferenciar productos que se reciben a pie de camión.

Stat: NRPL (No Replenishment): Mercadería que sólo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda y su estatus es no resurtible. Stat: Administra/Proveedor (ADM PRV): Mercadería que administra directamente el proveedor. Stat: DSD (Direct Store Delivery): El sistema nunca resurtirá automáticamente esta mercadería. Stat: VEN (Supplier Managed Epos Replen): Mercadería que administra directamente el proveedor. Stat: GO (General Order) Mercadería que sólo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda. Stat: MAN (Manual): Proveedor Administra Pedido en la Tienda. Nota: En caso de Descuento la orden manual tiene que estar firmada por el asistente y VB del administrador cómo control cruzado a más tardar al día siguiente de recibido, si la factura es recibida por el administrador, debe estar la firma del asistente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual; (La acción se realiza una vez al mes); con reporte mensual . Muestra: Uso de tabla militar estricta para establecer los días a revisar, revise el 100%. En caso de Descuento tome una muestra de las facturas que ingresaron en el día o día anterior. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0 5.2 Revisión de pantallas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que no existen registros pendientes: Ingrese en una terminal fija del sistema SMART y revise las siguientes pantallas.

Finalización de Recibo de Centro de Distribución a. Pantalla Recibo de Centro de Distribución que todas las recepciones estén finalizadas una vez que ha ingresado la mercadería. Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta: Administración de mercancías. Administración del Inventario. Recibo del Centro de Distribución. Consulta de Facturas.    

Revisión de pantalla de Transmisiones de Tienda a. Verifique la pantalla de transmisiones de tienda y cerciórese que no existan registros (cualquier registro en esta pantalla es un error). Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta: Administración Mercancía Transmisiones de Tienda Corregir Transmisión de Tienda.   

Revisión de pantalla de Transferencia de Mercadería a. Verifique en la pantalla de Transferencias de mercadería las opciones “Consulta fina lización de envíos y Consulta finalización recibos de mercadería”, y cerciórese que todos los MTR estén en estado finalizado – Automach – Despejado. Ingrese en una terminal fija en l a siguiente ruta: Administración de Mercancías. Administración de Inventario. Transferencias de mercadería. Consulta/Finalización de envío - Consulta/Finalización recibos de mercadería (con F7 y F8 avance y retrocede en la pantalla.    

Revisión de pantalla Procesar Registro de Recibo a. Ingrese a la pantalla Procesar Registro de Recibo, automáticamente aparecerá la división 1. b. Avance a través de la pantalla para ver los registros sin despejar con F7 y F8 (podrán haber recibos sin despejar del día anterior y del día de la revisión).


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Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa c.

Con F11 elija otra división. En “Ingres División a Mostrar: “, coloque la división a revisar y vuelva a repetir el paso a.

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa c. d.   


Deberá revisar todas las divisiones. Ingrese en una terminal fija en l a siguiente ruta: Administración de Mercancías. Administración de Inventario. Procesar Registro de Recibo

Anexo # 21: Divisiones: 1 No Comidas 25 Verduras 8 Cafetería 26 Lácteos y Congelados 10 Farmacia 27 Panadería 11 Joyería 28 Abarrotes 15 Zapatería 31 Foto Revelado 24 Dpto. Frescos 45 Celulares En algunas tiendas no aplican todas las divisiones, puede validar con el gerente de la tienda cuales aplican. Además el sistema le indicará cuando alguna división no está abierta para la tienda. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: Finalización de Recibo de Centro de Distribución: No se permiten incumplimientos. Transmisiones: Únicamente pueden existir errores pendientes de corregir correspondientes al día de la revisión o de días anteriores si se tiene un caso abierto a Help Desk porque la solución no la puede aplicar la tienda (Tipo gasto no se consideran). Transferencias: Se permiten únicamente MTR en estado Investigado, que no tengan una fecha superior a dos días hábiles (contando la fecha del día de revisión). Procesar registro: Únicamente podrá haber recibos sin despejar del día de la revisión y del día anterior a esta. Para recibos sin despejar con fechas anteriores a las mencionadas, deberá existir un respaldo del caso abierto a Help Desk, solicitando el despeje. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 5.3 Revisión del Reporte Integral de Inventario (Purchase) Rebajas Compras.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se concilien:

Equivalencias Purchase Journal Cuenta 800

Reporte Integral de Inventarios Consul ta de tal lada de Cue ntas SAP 1351030

Tome el Reporte Integral de Inventarios y revise las cuentas de Rebajas y C ompras correspondientes al penúltimo mes liberado.

Cuenta Compras Concilie contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna “Mes Actual Compras a precio de venta ”, fila “Resultado Año actual por división” Frescos – Secos contra el formulario de conciliación de tienda en Excel, que l os montos coincidan, de determinarse diferencias que sobrepasen los montos permitidos, valide la justi ficación o solicite el correo enviado a Contabilidad el cual debe contener departamento, fecha, monto, factura o envío en la que se dio la diferencia para su d ebida corrección. Se debe tener impreso el reporte Detalle de Cuentas Contables, la sección de las facturas del CEDI (FN307) y las compras de Frescos bajo la nomenclatura WCAINV con los siguientes datos: fecha de contabilización, número de referencia y evidencia de la concili ación contra el reporte compras ingresadas en excel. Anexo # 20 Reporte Integral de Inventarios (Cuenta Rebajas) Tome el Reporte Resumen de Rebajas Departamental SMC080B1- 1 y valide el monto indicado en la columna “Total WTD Neto”, fila “MTD XXX (mes respectivo)” y concílielo contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna “Mes Actual Rebajas ”, fila “ Año actual por división” que los montos coincidan.

De determinarse alguna diferencia en los montos superiores a los indicados en la tabla adjunta, debe verificarse en detalle el Reporte Resumen Rebajas Departamental SMC080B1-1, y solicite el correo enviado a Help Desk que contenga departamento, monto de la diferencia detectada para su debida corrección. Cadena

Costa Rica Nicaragua

Honduras El S alvador Guatemala

Descuento ¢ 20.000,00 C$ 860,00 L 755,00 Supermercado - Bodega ¢ 50.000,00 C$ 2.145,00 L 1.890,00 Walmart

$ 40,00

Q 315,00

$ 100,00

Q 790,00

La tienda tiene 3 días después de liberado para reali zar la conciliación respectiva. Las tiendas que han tenido inventario, valide un mes después que se hayan justificado y se encuentren impresos las diferencias por ajuste de inventarios. Anexo # 21. Contabilidad tiene hasta el día 7 de cada mes para la realización de los movimi entos contables respectivos, una vez comunicado por el área contable, se deben realizar las r espectivas conciliaciones. La tienda tiene 3 días después de liberado para r ealizar la conciliación respectiva. Valide que se hayan justificado y se encuentren impresos l as diferencias por ajuste de inventarios.

El proceso de revisión por parte del Distrital no sustituye la revisión realizada por la administración/gerencia a las cuentas contables Ventas – Rebajas y Compras del BI, debe quedar evidencia del seguimiento a la revisión aplicada por la gerencia cómo se ha aplicado desde que se cambió a los sistemas Walmart.


Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa

29


Valide que se guarde en una carpeta el Reporte I ntegral de Inventarios, junto con la conciliación realizada en el Formulario en Excel, ambos reportes deben estar impresos y firmados por la gerencia como evidencia de la revisión. Verificar que se archive y estén accesibles el Reporte Integral de Inventarios de Dic. año anterior y todos los del año en curso dentro de la carpeta correspondiente. Las diferencias detectadas en las cuentas deben estar justificadas si superan los montos permitidos en cuanto a diferencias que puede tener una tienda en el cuadre por departamento. 



Cadena

Costa Rica

Nicaragua

Descuento ¢ 20.000,00 C$ 860,00 Supermercado - Bodega ¢ 50. 000, 00 C $ 2. 145, 00 Walmart

Honduras

El Salvador Guatemala

L 755,00

$ 40,00

Q 315,00

L 1. 890, 00

$ 100, 00

Q 790, 00

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Conciliación Mensual el último mes cerrado al 100%. Realice una muestra aleatoria de los datos digit ados al archivo Conciliación mensual en Excel. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

5.4 Revisión del Reporte Resumen Departamental de Rebajas (Cambios de Precio):

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Tome el reporte Rebajas del mes finalizado (mensuales) y verifique que el mismo haya sido generado como asentado. # SMC080B1-1 b. Que se hayan investigado aquellas rebajas mayores a: Cadena

Costa Rica

Nicaragua

Honduras

El Salvador

Guatemala

Descuento ₡1.000.000,00 C$ 12.000,00 L. 40.000,00 $2.000,00 Q16.000,00 Supermercado ₡3.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 120.000,00 $6.000,00 Q48.000,00 Bodega ₡4.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 160.000,00 $8.000,00 Q64.000,00 Walmart L. 200.000,00 $10.000,00 Q80.000,00 ₡5.000.000,00

c. d. e.

Verifique para cada uno de los departamentos el motivo de cambios de precio e identifique aquellos departamentos con montos iguales o superiores a los parámetros definidos a continuación (columna Total WTD Net): No aplica para departamentos Perecederos. En caso de determinarse montos superiores a los anteriores, solicite la justificación en el reporte Manager Recap SMR0010R (apartado “Rebajas Diarias de más de ($50 - equivalente por país) ” y valide la razonabilidad del cambio de precio para descartar que sea un cambio de precio atípico “absurdo”) del día o los días del cambio de precio aplicado.

Si determinó en el muestreo cambios de precio que superen el 20%, debe existir como respaldo el reporte Resumen Detallado de Rebajas donde se corrigió y el correo de solicitud de corrección al departamento de Ítem File. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Reporte Mensual de Rebajas Asentado. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0

5.5 Validación de Procedimiento de Escaneo y conteo en Cambio de Precios.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se ejecute el conteo de SKUS definidos en procedimiento de escaneo para cada formato. En caso de que la cantidad de skus establecida en el procedimiento no sea cubierta, sustituya con conteos cíclicos de otras  categorías hasta completar la cantidad. Solicite el Reporte prueba y concilie contra el reporte de Cambios de Existencia. (Diario).  En caso de que hayan diferencias entre el reporte de Prueba de Conteo y Cambios de existencia, las mismas deben estar justificadas. En caso de haber conteos negados se debe tener el Rpte. Exist Aceptadas y Negadas (SPI0521R) impreso y trabajadas al día siguiente. La tienda podrá respaldar los escaneos en forma diaria o su equivalente en forma semanal.  Que se avance con categorías definidas en procedimiento.  No considere las negativas como parte de los escaneos realizados.  No considere conteos de Protección de Activos cómo parte de los conteos realizados.  Farmacia: Valide que se aplique el escaneo a toda la mercadería (solicite el reporte de avance de escaneo a 30 días y el reporte de  excepciones, los cuales deben reflejarse al 100% de la m ercadería. b. Cambios de precios. Valide: Aplicación correcta de cambios de precio, que se aplican conteos a la mercadería que tiene cambio de precio. Deben aparecer  en el reporte prueba. (revisión de exist encias y aplicación del cambio de precio a todos los artículos). Solicitar el reporte Cambios de existencia # SPI1800ER, el reporte prueba # SPI285OR.  Concilie que al 100% de cambios de precio del día se les haya realizado un conteo (Resumen de cambios de Precio Por  Departamento), validando contra el total indicado en el reporte Prueba en la parte inferior izquierda RESUMEN D/ REPORTE : Conteo de Artcs= *** Se archivan los reportes de prueba y cambio de precio pendientes aparte de los cíclicos que realiza la tienda.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Conciliar Reporte de Prueba de Conteo Contra Cambios de existencia. Mes cerrado, una semana. Categorías de Conteo, verificar 5 líneas de cada categoría y verifíquelo en el reporte de Prueba de Conteo. Mes cerrado.


Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa Cambios de precios, revisar una semana del periodo en revisión.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa Cambios de precios, revisar una semana del periodo en revisión. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0

5.6 Academia en línea.


“mes cerrado”

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con que: a. Que mensualmente se capacite a los asociados en academia en línea y compruebe que el personal capacitado haya ejecutado el 100% de los módulos correspondientes a su perfil. De forma mensual debe haber un avance del 17% de aplicación de asociados capacitados  

El proceso de capacitación debe realizarse en forma cíclica de manera que, semestralmente se capacitará el 100% del personal. Este ciclo se ejecutará 2 veces al año. Para asociados de Nuevo Ingreso de la Operación verifique que hayan ejecutado los CBL´s correspondientes a su puesto, solicite los nuevos ingresos del personal de tienda realizados del tercer mes finalizado antes de la revisión y valide que se hayan aplicado los módulos de acuerdo al puesto. Ejemplo, los asociados (as) que ingresaron en el mes de mayo inician el proceso de capacitación en CBL´s un mes después del ingreso, por lo tanto tiene el mes de julio para completar el 100% del módulo respecto a su puesto, por lo que para agosto se efectuaría la revisión. Para revisar este proceso ingresar a: Pantalla principal Academia Operaciones. Usuario: admin Contraseña: Xxxxx .xxxxxxx (entrar) Categorías (escoja el programa según puesto, formato y país – Click). Administración (escoja Calificaciones – Click). Aparece pantalla Calificador con el detalle de asociados que aplicaron los módulos.

Nota: Si no encuentra algún asociado (a), valide el ingreso en la o las máquinas que contengan los CBL´s, se debe recomendar a la gerencia de tienda que cada asociado (a) utilice una misma máquina para la aplicación al 100% de l os CBL´s. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: Control por asociado y Base de datos Ac ademia en línea. 5.7 Conciliación de Devoluciones del CEDI. (Journal Entries)


CEDI: Centro de Distribución. Claim: Devolución a Proveedor (Ajuste automático en unidades y contable).

Sin Claim: Devoluciones al Centro de Distribución( No realiza ajuste automático) 

La tienda realiza el ajuste en unidades.

El departamento de Contabilidad realiza el ajuste contable.

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se tenga impreso y se hayan validado (firma de revisado) por el encargado de UPC/Oficinista de Trastienda en los formatos Walmart – Supermercado y Bodega y en el caso del formato Descuento por la administración el reporte generado de BI) (De la cuenta 1351030 con los ajustes, correspondientes a su acreditación, con su respectiva referencia y número de documento. b. Que se aplique correctamente los ajustes de inventario correspondientes a las devoluciones del CEDI a nivel de IP conciliando la fórmula de Devoluciones al CEDI contra el reporte Ajustes de inventario. c. Que se anote el número de Documento VLM que aparece en el reporte BI a cada una de las notas de Devolución. Si se determinan diferencias en la conciliación verifique que el/la encargado (a) del PDV haya determinado las mismas y  realizado el debido reclamo. d. Si hay diferencias por rechazos del Centro de Distribución debe existir el ajuste al IP, la fórmula de Reporte de Inconsistencias o Rechazos de Mercadería del Centro de Distrib ución o correo reportando al CAT l a inconsistencia o rechazo. e. Que se apliquen ajustes de incremento o reducción en el momento que sale (Devolución CEDI) o ingresa mercadería (Rechazo CEDI). (Deben archivarse juntas Outlook o documento en Excel, con Ajuste de Inventario y/o rechazo CEDI). f. Que la fórmula de Atención de Reclamos y Aprobación utilizada y el Reporte Notificación de Reclamos tengan los siguientes requisitos: Sello de recepción de la tienda, transportista (nombre, número de cédula y número de placa del vehículo) firma y nombre Coordinador de trastienda. En Descuentos firma y nombre Administrador / sub. Administrador. g. Que en el reporte “Notificación de Reclamos Tienda” los departamentos correspondan a la división correcta. h. Que si existen notas de devolución con más de un mes y quince días sin acreditar, se hayan gestionado por parte del responsable. A partir del primer correo de no tener acreditación se debe dar un seguimiento semanal con correo de respaldo enviado al área respectiva. Nota: En las tiendas donde el CEDI ingresa en la noche el ajuste puede aplicarse al día siguiente. En el caso de reclamo por faltante detectado en la entrega del CEDI, se aplica la reducción el mismo día al IP con el fin de no afectar el resurtido automático de la tienda (debe aplicarse el respectivo reclamo al CEDI) si la solicitud es rechazada por el CAT, debe realizarse el incremento por Back Room a la misma cantidad antes rebajada y aplicarse un conteo cíclico al producto. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 1 mes y seguimiento a devoluciones sin acreditar de meses anteriores. Tolerancia: No se permiten incumplimientos sin justificar. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

5.8 Administración de usuarios en el Sistema y manejo de claves. (POS).

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con:

a. b.

Que ningún colaborador preste la llave para realizar nulos - devoluciones ni su clave de seguridad para realizar transacciones en el sistema y que se mantenga bajo custodia. Que se aplique en el sistema el cambio del código de seguridad en los primeros cinco días cada dos meses y se documente el cambio en hoja de control anotando los siguientes datos. Anexo #22. Fecha del cambio de la clave 


Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa 

Número de Operador

31

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa   

c.

d. e. f. g. h.

Número de Operador Nombre del asociado (a) y firma Adjuntar reporte Impreso en los primeros cinco días del mes (#Reporte: SAS66510R)

En el Reporte POS de cajeros, se establezca posición en el sistema. (CSM – CASHIER), en el caso de gerencia es el único que puede mantener habilitada la posición de Manager . Solicite que se imprima el reporte POS de Cajeros SAS6510R el día de la visita y valide que los usuarios existentes  están activos en la tienda. Que no exista personal con 2 códigos asignados. Que no existan códigos con nombres genéricos. Que no existan códigos asignados a colaboradores que no laboran en la t ienda. Que los usuarios que no trabajan en la tienda deben borrarse máximo al día siguiente (inclusive). Que los asociados que cuenten con usuarios con nivel CSM se encuentran en registro de firmas de la tienda. En el caso de asociados de Administración y tesorería que cubran un Distrito al ser variables deben mantenerse anotados en el registro de firmas de cada tienda.

Nota: Farmacia Si el/la Regente o auxiliar realiza labores de cobro de Artículos, no está autorizado para realizar sus propias anulaciones -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General 1.0



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SECCIÓN:

6. SEGURIDAD ALIMENTARIA

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Referencia en la academia de protección de Activos en la siguiente ruta: Intranet – Enlace - Protección de Activos - Portal de Protección de Activos Biblioteca de Documentos - Sección de Manuales (consultar) Manual SEIC - Anexos Seguridad Alimentaria SEIC.


Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria 6.1

Control de Temperaturas.


33

Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria 6.1


Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que en cada área de perecederos haya termómetro de (vástago) y este se encuentra bien calibrado antes de iniciar la operación diaria. Anexo #23. De contar con termómetros digitales se i ntroducen de igual forma en agua y hi elo, debe marcar cero. Si da un error, no tienen  forma de calibrarlo ni repararlo por lo que se debe cambiar. La calibración debe hacerse según el procedimiento de la guía operativa de Seguridad Alimentaria de la ti enda. Referencia (Guía de Procesos Operativos en tiendas ubicada en el Portal de Protección de Activos). b. Que el registro de Calibración de Termómetros se encuentre al día (debe haber un registro por cada termómetro). Anexo #24. Se lleva al día los registros de temperatura en Carnicería, aves, pescado, cafetería, panadería, embutidos, Come Rico, la c. frecuencia de llenado es a las 8 a.m., 12 m.d. 4 y 8 p.m. tolerancia de 30 minutos antes o después del tiempo descrito. Anexo #25. En caso que un equipo no mantenga el producto a temperaturas adecuadas, verifiq ue lista de Chequeo de temperatura al día y  valide si coinciden o se encuentran entre una variación de + /- 2°C entre el registro anotado y las pruebas realizadas. Si existe la orden de T rabajo en caso de equipos con mal funcionamiento para su mantenimiento, de lo contrario aplica como  insatisfactorio. d. Que los productos perecederos en urnas, islas y autoservicios, se encuentran exhibidos por debajo de la línea de carga (enfriamiento). Si la urna tiene termómetro verificar que este se encuentre en buen estado. e. Que se encuentran libres de condensación (goteo por acumulación de agua), todos los equipos de enfriamiento (cámaras, islas, urnas y autoservicios) donde se tenga el producto expuesto. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal. (La acción se realiza una vez a la semana); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

6.2

Productos Vencidos.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Perecederos a. Que NO exista producto vencido o sin fecha de vencimiento declarada y/o adulterada, ya sea almacenado (Cuartos fríos) o en exhibición. Realizar un recorrido por todas l as áreas de perecederos. Si se tiene producto vencido para merma o devolución debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que  no se genere contaminación al producto en buen estado, no se puede almacenar por peri odos desproporcionados ya que se presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el retiro de esos productos (15 días y si está en clara descomposición proceder con el desecho). En El Salvador hay una situación especial donde se pide que la autoridad debe estar presente para la destrucción, hay casos en que los periodos son más largos por esa situación. b. Que todos los productos tengan las etiquetas originales y que la fecha de vencimiento esté legible. a.  



Secos Que no detecten productos vencidos en el piso de ventas. Seleccione los departamentos para la revisión de vencimientos. Anexo # 26. Recorra la planta de ventas y verifique si existen productos vencidos. (Para efectos de evaluación se considera si ya el producto venció). El retiro de productos por p arte de la operación debe aplicarse tomando en cuenta lo que establece la tabla de vida útil Publicada Intranet – Calidad Corpo rativa – Seguridad A limentaria Tabla de vid a útil . Las tiendas deben cumplir con las fechas de retiro, un abarrote o consumible no debe estar exhibido hasta el día que vence (esto afectaría de forma directa al cliente). Realice el recorrido entre lunes y viernes e indique a la administración el inicio del recorrido.

Nota: Un producto que declara la fecha de vencimiento como día/mes/año está vencido un día después de la fecha declarada en la etiqueta. Las expresiones comúnmente utilizadas para declararla son: fecha de vencimiento, fecha de caducidad, fecha de expiración, vence, caduca, expira, consumir preferentemente antes del … un producto que declara solamente Mes/año de vencimiento se considera vencido el primer día del mes que aparece declarado exceptuando sí tiene la expresión al final de lo que indica que vence el últi mo día de este mes. Si encuentra productos vencidos deben entregarse de forma inmediata al Jefe del departamento e informar a la administración/gerencia para que el producto sea registrado como merma. (MD -0) o se realice el cambio si corresponde. Si se tiene producto vencido para merma o devolución debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que no se genere contaminación al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el retiro de esos productos. En El Salvador hay una situación especial donde se pide que la autoridad (Ministerio de Salud) debe estar presente para la destrucción, hay casos en que los periodos son más largos por esa si tuación. De no encontrar producto vencidos, anote en el papel de trabajo # 6.2 los departamentos verificados en la semana. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La acción se reali za una vez por semana) con reporte mensual. Tolerancia: Secos y Perecederos, un máximo de tres unidades del mismo o de diferente código de barras. Producto empacado por la tienda (ejemplo: P ollo Rostizado), con sólo un producto se considera i nsatisfactorio. Muestra: 15 productos en cada área de perecederos. 50 líneas por departamento, de forma aleatoria. Walmart: Seleccione 4 departamentos. Supermercado – Bodega – Club Co: Seleccione 3 departamentos Descuento: Seleccione 2 departamentos. Papel de Trabajo: General P.T 6.2 ó listado Tráiler (Anexo 36) 

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6.3

Buenas Prácticas de Higiene - Limpieza y desinfección de áreas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que en el área de frescos se da el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Higiene, revisando lo siguiente: Estaciones de Lavado (disponibilidad de jabón, agua, toallas de papel, t odo en buen estado y en cada departamento de 

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Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria PLP: Es un protocolo de limpieza profunda o Programa de limpieza profunda.



perecederos). Disponibilidad, uso correcto (que hayan existencia para la labor diaria) de guantes, cubre bocas (estos últimos según uso establecido por Matriz de Uso de Guantes y Cubre bocas) en todos los departamentos de perecederos. Anexo # 29.1.

Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria PLP: Es un protocolo de limpieza profunda o Programa de limpieza profunda.

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perecederos). Disponibilidad, uso correcto (que hayan existencia para la labor diaria) de guantes, cubre bocas (estos últimos según uso establecido por Matriz de Uso de Guantes y Cubre bocas) en todos los departamentos de perecederos. Anexo # 29.1. Disponibilidad (que hayan existencia para la labor diaria) de redecillas, y lineamientos de uso de Uniforme en todos los departamentos de perecederos. Los basureros que se encuentran en las áreas de perecederos (empaque, proceso y despacho) tienen tapa y en buen estado, no generan contaminación. Todos los productos perecederos en los cuartos fríos / trastienda / recepción / áreas de tránsito, tienen tarima o cajilla de arrastre que los separa del piso. Disponibilidad de los químicos autorizados y están en uso (que haya existencia de químicos aprobados y enlistados en la guía operativa de Seguridad Alimentaria para uso de la semana). Evidencia que está en uso, no almacenados. De no haber, la tienda incumple. Anexo # 27.

b.

Asociados (as) portan o mantiene en la tienda el carnet de manipulador de alimentos/Tarjeta de Salud/certificado de Salud según se define, son los únicos autorizados para manipular y vender de alimentos. Nota: para Costa Rica, se hace extensivo requisito carnet de manipuladores de alimentos a A dministradores o Gerentes de los puntos de venta que preparan comidas de consumo directo de personas. (Tiendas con cafetería, Maxirico y Comerico, rostizados, proceso de sushi, panadería). c. Los equipos y utensilios están limpios y libres de residuos sólidos, si no están en uso reciente (que no estén utili zándolo en ese momento). d. Estén limpias todas las áreas descritas en el PLP así como cuartos fríos y urnas de venta, que exista cuadro de PLP en la tienda y que se ejecuta los días indicados, de la forma, frecuencia y usando el químico listado en el cuadro. e. El cuadro de PLP se encuentra en la guía operativa de Seguridad Alimentaria. Revise que el registro de limpieza este lleno y al día. Anexo # 28. f. No se sustituye el uso de guantes por el método de la Bolsa plástica invertida, el guante debe usarse siempre y la bolsa es utilizada para no realizar el cambio constante de guantes según procedimiento indicado en la guía operativa de S eguridad Alimentaria. Anexo # 29 – 29.1. Refiérase a la Guía de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Protección de Activos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal (La acción se realiza una vez por semana) con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Matriz de uso de guantes y cubre bocas .

6.4

Manejo Integrado de Plagas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se tenga copia de informe de visita y hallazgos de proveedor de servicio de control de plagas. Revisar según Check list enviado, el servicio brindado por la compañía de control de plagas (según sea primer o segunda visita  del mes). b. Que la gerencia tenga el plan de acción para hallazgos reportados por el proveedor de servicio de control de plagas. c. Que se tenga el plano de ubicación de trampas y cebos. Refiérase a la Guía de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Protección de Activos. d. Por cada visita que realiza el proveedor de Control de Plaga, debe realizarse una revisión aleatoria de todo el sistema de tr ampas justo después de que llega la empresa, sin esta revisión el/la gerente/administrador (a) no podrá firmar ni sellar el comprobante de la visita. Por lo que el/la asociado (a) de Protección de Activos debe tomar el Check List que aplicó la Administración/Gerencia de la tienda y validar dos criterios (Cumple – No Cumple) y firmar el Check List cómo evidencia de la revisión junto a los dos aspecto revisados. Anexo # 30. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia:


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SECCIÓN:

7. SEGURIDAD HUMANA E INFRAESTRUCTURA

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Referencia en la academia de protección de Activos en la siguiente ruta: Intranet – Enlace - Protección de Activos - Portal de Protección de Activos Biblioteca de Documentos - Sección de Manuales (consultar) Manual SEIC - Anexos Seguridad Humana e Infraestructura SEIC.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura 7.1 Salidas de Emergencia.


Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura 7.1 Salidas de Emergencia.


Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que: 1. Las Puertas de Emergencia se encuentran sin candado, pasador, llavín, marchamo o cualquier otro tipo de cerradura, diferente a la barra anti-pánico; cuando hayan personas dentro de la tienda. 2. En el caso de Guatemala y tiendas que no cuenten con salidas de emergencia, las puertas habituales de la tienda deben estar libres de obstáculos y no hay coches, carretillas o carretas, así como con cadenas en los check outs. 3. Las puertas de emergencia están rotuladas. 4. Todas las puertas de emergencia están libres de obstáculos, como exhibiciones, carritos, mercadería, tarimas, pallets, etc. 5. Que la tienda cuente con lámparas de Emergencia. Realice un recorrido y verifique: a. Que no existan lámparas en mal estado y f uncionan adecuadamente. Desconecte las teclas o utilice el botón de “Test” por un minuto para probar las lámparas de emergencia. En caso de detectarse equipo que no cumple lo estipulado anteriormente, solicite el correo de respaldo (no aplica si fue enviado el mismo día de la revisión a no ser que ha ya evidencia que el daño se produjo ese mismo día. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Lámparas, frecuencia semanal, 10% de las lámparas existentes. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 1 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.  

7.2 Botiquín de Primeros Auxilios.



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que: 1. El botiquín de la tienda está accesible a los brigadistas, no tiene candado, llave u otro dispositivo que impide que se pueda utilizar. 2. Está completo o con al menos todos los productos de la lista oficial. Anexo # 31. 3. No existen productos vencidos. 4. Solo los brigadistas están autorizados a usar el botiquín. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 1 de la Guía Rápida de Seguridad Humana

7.3 Bloqueo de pasillos y Rutas de Evacuación.



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. No existen pasillos bloqueados por acomodos de mercadería, exhibiciones u otro tipo de obstáculo. 2. Mientras la tienda se encuentre abierta; la mercadería, coches o carretillas usadas para resurtir, escaleras, tarimas, carritos, carretillas hidráulicas, etc., no obstruyen más del 50% del pasillo, y se colocan del mismo lado todos los que estén en un mismo pasillo. 3. Alrededor de todas las islas o exhibiciones queda un pasillo de al menos 1 m de ancho (1,2 m en CR). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se realiza una vez por semana); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 8 de la Guía Rápida de Seguridad Humana

7.4 Equipo Contra Incendios.



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todos los extintores, mangueras contra incendio o hidrantes están libres de obstáculos y sin bloqueo por mercadería, exhibiciones o carretillas. 2. Todos los extintores y mangueras contra incendio estén ubicados en su lugar. 3. Todos los extintores y mangueras están rotulados en la pared. Área demarcada en piso 90 cm x 90 cm. Si esta área no está disponible, debe existir al menos un pasill o de 90 cm de acceso al equipo. 4. Todos los extintores están dentro de su período de recarga, y tienen su marchamo intacto. 5. Para Guatemala: debe realizarse una inspección mensual a todos los extintores, se considera que hay incumplimiento si esta no se ha realizado. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 1 y 2 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7. 5 Funcionamiento de la Brigada o EDP y Comité de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional.


EDP: Equipo Dinámico de Prevención. Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: La brigada se reúne una vez al mes. 1. Durante la reunión se completó la sesión correspondiente al Pl an de Trabajo Anual que se ubi ca en la 2. intranet.(http://enlace/practicas.asp?dirpath=/Plan Trabajo Anual Comisión - Brigadas 2011/Agenda Mensual de Trabajo). Anexo # 32. 3. Se cuenta con Bitácora, Libro o Portafolio con las Actas o Minutas de las reuniones del año, actualizada al último mes. Para Guatemala adicionalmente se llena el libro de actas y firman los presentes. 4. Existe copia de la inscripción del equipo ante las autoridades. En El Salvador: se tiene además copia física de la acreditación de los integrantes del Comité de Seguridad. 5. Existe copia de la investigación de los accidentes ocurridos en la tienda durante el presente año. En El Salvador el registro de accidentes debe tener firma y sello de recibido en el Ministerio de Trabajo. 6. Digite cuantos asociados de la tienda están certificados como brigadistas. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos.

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 3 de la Guía Rápida de Seguridad Humana 7.6 Disponibilidad de Personal entrenado de la Brigada o EDP y Comité de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional. EDP: Equipo Dinámico de Prevención. Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

7.7 Equipo de Protección Personal Asociados (as) WMT. EPP: Equipo de Prevención Personal. Esto no se evalúa a terceros colaboradores. Se comunica a la Gerencia.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Existe al menos una persona de la B rigada en el turno. 2. Si por rotación o traslado de tienda, el equipo pierde integrantes, no se debe sobrepasar más de dos meses sin que los brigadistas sean capacitados. 3. Se cuenta con la copia del certific ado de la capacitación de todos los int egrantes de la brigada. 4. El líder de la brigada es el gerente o uno de sus reportes directos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se realiza una vez por semana); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 3 de la Guía Rápida de Seguridad Humana Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Que no haga falta equipo de protección personal, de acuerdo a lo establecido en la sección de Uso y Cuidados del Equipo Protección Personal (EPP), del Manual de Lineamientos de Seguridad Humana. en: Perecederos: Perecederos: Bodega y trastienda. Trabajos con más de 2m de altura fuera de una escalera: Planta de ventas (todas las áreas) Departamento de Cocina Panadería Cafetería – Come Rico. Limpieza Serv. Sanitarios y basureros: 2. Los EPP dañados se reponen dentro del mismo mes, o existe solicitud de compra de los que falten o estén dañados. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 4, 16 y 17 de la Guía Rápida de Seguridad Humana. Sección de Uso y Cuidados del EPP         

7.8 Uso del Equipo de Protección Personal Asociados (as) WMT. EPP: Equipo de Prevención Personal. Esto no se evalúa a terceros colaboradores. Se comunica a la Gerencia.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Los asociados usan el EPP conforme a la labor que realizan. 2. El Supervisor suspende la labor hasta que el asociado este usando el EPP requerido. 3. Se usa el EPP en: Perecederos: Bodega y trastienda. Trabajos con más de 2m de altura fuera de una escalera: . Planta de ventas (todas las áreas) Departamento de Cocina Panadería Cafetería – Come Rico. Limpieza Serv. Sanitarios y basureros Nota: Es prohibido prestar equipo de protección personal a los proveedores. Reportar los casos donde esto esté pasando. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General 1.0 Referencia: Lineamiento 4, 16 y 17 de la Guía Rápida de Seguridad Humana. Sección de Uso y Cuidados del EPP        

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7.9 Prevención de Resbalones.



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Verifique que el personal que realiza limpieza use conos, rótulos o algún otro dispositivo para señalar las áreas de piso húmedo/mojado. 2. Verifique que los derrames de líquidos o granos, donde puedan producirse resbalones, o caídas; se identifican y demarcan con conos o rótulos de piso mojado y se limpian, en el momento en que se detectan. El/La asociado (a) que lo detecta permanece en el área hasta que el derrame se l impia. 3. No existen equipos que generen derrames de agua, aceite u otra fuente de potenciales caídas, si existen dichos derrames están señalizados y se tiene un proceso de constante limpieza. 4. No existen goteras en el techo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 5 y 8 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.10 Caídas a Diferente nivel.


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Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todas las escaleras están en buen estado, sin partes dañadas o faltantes.

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todas las escaleras están en buen estado, sin partes dañadas o faltantes. 2. Los/Las asociados (as) y personal de apoyo usan escaleras, nunca se usan cajillas, bancos u otros elementos para subir. 3. No se emplea el último peldaño de las escaleras. 4. Para trabajos a más de 2 metros de altura, donde la persona se ubica fuera de la escalera; se emplea arnés de seguridad y línea de vida. 5. El personal no sube a las góndolas. Si lo hace emplea arnés y línea de vida, sujetos a algún punto de la estructura. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 10 y 11 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.11. Condiciones Eléctricas



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe Verificar que: 1. No existen elementos eléctricos (tomacorrientes, apagadores, cajas), quebradas o en mal estado 2. Los asociados no mojan directamente con la manguera los tomacorrientes durante la limpieza. Los toma corrientes del área de carnicería tienen tapa. 3. Todos los paneles eléctricos están rotulados con la señal de precaución. 4. No hay equipos eléctricos haciendo corto o tierra (jalando o dando toques). 5. No existen cables calientes, sin aislamiento (pelados) o deteriorados. 6. No hay evidencia de toma corrientes donde estén ocurriendo cortos circuitos (quemados). 7. No se utilizan extensiones, regletas o flautas contrario a la política. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 14 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.12. Almacenamiento Seguro

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe Verificar: 1. Todas las bodegas están ordenadas, con pasillos transitables. 2. Las estibas están ordenadas y no tocan las lámparas u otros elementos eléctricos. 3. No se emplean los cuartos eléctricos y del generador de emergencias, para almacenar mercadería o cualquier otro material. 4. No se almacenan materiales o mercadería frente a los paneles eléctricos. 5. No hay mercadería almacenada sobre extensiones, toma corrientes u otra fuente de ignición. 6. No hay combustibles (gasolina, thinner, aguarrás, pinturas, diesel), almacenados dentro de la tienda. 7. El gas LPG se almacena en zonas ventiladas y en posición vertical. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 10 y 11 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.13. Control de Gas LPG

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe Verificar: 1. Todas las válvulas de gas están en buen estado y accesibles. 2. Los tanques o pipas de gas están en buen estado y cuentan con válvula de cierre. 3. No se emplean las áreas de los tanques o pipas, para almacenar mercadería o cualquier otro material. 4. Existe cerramiento o control de acceso a los tanques o pipas de gas. 5. Si la tienda cocina con gas en cilindro pequeño, este queda fuera de la tienda por las noches, o en un lugar ventilado. 6. Los pilotos, perillas o reguladores y demás elementos de las cocinas, hornos y rostizadores de gas funcionan adecuadamente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 13 de la Guía Rápida de S eguridad Humana.


Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Ambiental

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SECCIÓN:

8. SEGURIDAD AMBIENTAL

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Referencia en la academia de protección de Activos en la siguiente ruta: Intranet – Enlace - Protección de Activos - Portal de Protección de Activos Biblioteca de Documentos - Sección de Manuales (consultar) Manual SEIC - Anexos Seguridad Humana SEIC.

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Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Ambiental 8.1 Manejo de Desechos Sólidos.



Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Todos los recipientes para recoger desechos (basureros), cuenta con una bolsa plástica resistente y acorde a su tamaño. b. En el basurero general toda la basura esta en bolsa plástica transparente cerrada. No hay basura regada. c. No deben existir bolsas de basura fuera del basurero. d. Se separan los desechos peligrosos (explosivos, corrosivos, inflamables, reactivos y tóxicos), de los desechos ordinarios o comunes. Anexo # 33. e. Si existe farmacia, se tiene un servicio de recolección de desechos bio-infecciosos, o sea las jeringas, algodones y demás materiales de la sala de inyectables. f. Los desechos de cartón se almacenan y retornan a CD, al igual que los desechos de plástico en un saco recolector o bolsa. El área destinada para este fin se encuentra ordenada y no hay evidencia de que se envíen materiales reciclables en la basura ordinaria. g. El basurero está: a. Cerrado de forma que se controle el ingreso de plagas. b. El piso y paredes deben ser lisos, lavables y en buen estado. c. Contar con un drenaje con coladera, de forma que toda el agua del basurero se envía al alcantarillado o planta de tratamiento de agua; no se mezcla con el agua de lluvia. h. Si la tienda usa compactador de basura este no debe tener salidas de caldos o líquidos del mismo. No se debieran percibir olores a descomposición, putrefacción, fermentación a una distancia de 2 metros alrededor del i. basurero. No deben haber gusanos, moscas, cucarachas, roedores u otra plaga en el interior del basurero. j. k. No deben existir aguas estancadas o corriendo hacia afuera del basurero. El basurero debe quedar lavado, luego de que el recolector se lleve la basura. Debe existir un control por parte de la l. administración de la unidad de negocio de la activid ad de recolección y lavado del basurero (máximo una hora después). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Guía Rápida de Cumplimiento Ambiental Portal de Protección de Activos.



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SECCIÓN:

9. SEGURIDAD



Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad

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9.1 Proceso Retiro de Dinero.


Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial de Seguridad haga una revisión del entorno 5 minutos antes de ejecutar el retiro de dinero, verificando que en el perímetro no existan personas sospechosas recorriendo la parte externa de la ti enda. En caso que el oficial detecte algo sospechoso informará al APA o a la Administración/Gerencia. b. Que el oficial realiza recorridos observando que no existan vehículos (carros o motocicletas) que se encuentren en posición de salida y con el motor en marcha, de igual forma vehículos que no porten las placas o que se encuentren registrados en la base datos de vehículos sospechosos. c. El Oficial debe colocarse en la puerta de entrada de la tienda en posición de alerta y manteniendo contacto visual con la persona que cubre el retiro constantemente, en Costa Rica aplica sólo en situaciones de alto riesgo. Nota. Si la tienda solo cuenta con un oficial y este se encuentra en su tiempo de almuerzo o descanso el APA es quien debe revisar el perímetro externo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.

9.2 Puntualidad del oficial. Reporte ingreso y salida de la tienda. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial de Seguridad se reporte al ingreso y la salida a la tienda, anotará su hora de ingreso y hora de salida en el formulario diseñado para tal efecto, él oficial firma de conformidad diariamente. Anexo #34. b. Cuando el APA se encuentra en su día libre este control lo debe ejercer la administración de la tienda (aplica para Descuento y tiendas sin PA). c. El Auxiliar de Protección de Activos y/o el Administrador deben completar diariamente el formulario de ausencias, tardías y rotación de personal, así dar seguimiento al reporte de visitas del supervisor, el cual debe cumplir con 12 visitas mínimo al mes. Nota: El control de horario se debe adaptar al horario contratado (rol definido) por tienda y a cumplir por Oficial de seguridad. En GT, el formulario no lo deben manipular los agentes externos. No se debe permitir bajo ninguna circunstancia que los oficiales doblen jornadas de trabajo, excepto situaciones autorizadas por el Distrital de Protección de Activos y Seguridad correspondiente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega. 50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio y 100% en Tiendas sin parqueo propio. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.2 

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9.3 Documentación y equipo que debe portar el Agente de Seguridad. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Oficial de seguridad porte el cinturón de seguridad con: Radio de comunicación, black jack (bastón o vara policial telescópica, batón de madera o bien de caucho No es un equipo Bélico), esposas y arma de fuego. En Guatemala, Honduras y El Salvador, no se evalúa portar Esposas. b. El oficial de seguridad debe portar su gafete o carnet con fotografía de la empresa de seguridad. En Costa Rica, lo porta visiblemente, en los otros países lo portan pero no visible. c. Que el oficial de Seguridad porte el Carné de portación de armas vigente. En caso de estar vencido se considera insatisfactorio. d. Que el Agente de seguridad porte el documento oficial de Seguridad Social (orden patronal) al día, debe ser solicitado en el momento que ingrese a laborar. En caso de cualquier otra circunstancia, el Oficial de Seguridad deberá presentar la documentación de la gestión de dicho documento ante las Autoridades r espectivas. Nota: El arma de fuego o eléctrica NO debe manipularse para realizar la revisión. En GT y ES los agentes que tienen menos de dos meses de laborar en la empresa no portan el documento del Seguro Social, por estar en periodo de prueba según la ley. El carnet de portación de armas para HN, GT y ES, al ser un trámite lento se permite presentar por el oficial una constancia de ingreso de renovación de carnet de arma, la cual t ienen 45 días según la Ley para la renovación de la misma lo que es efectivo la presentación de este documento firmado y sellado como recibido. Los documentos mencionados deben ser revisados a todos los oficiales que llegan esporádicamente a la tienda, por ejemplo el que cubre los días libres. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega. 50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio 100% en Tiendas sin parqueo propio. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.  

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9.4 Portar botón de pánico.



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial tanto al ingreso como al cambio de turno solicite la entrega del botón de pánico. b. El control de entrega de este dispositivo debe quedar registrado en la bitácora de puesto del oficial. c. En los dos turnos (diurno – nocturno) los oficiales de seguridad deben portar uno permanentemente y reportarlo en l a revisión del SEIC al APA correspondiente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. 43 Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.


Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad 9.5 Trabajo en equipo. Apoyo al personal de PA o Administración


Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad 9.5 Trabajo en equipo. Apoyo al personal de PA o Administración para atender casos de grupos o bandas organizadas. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Oficial de Seguridad colabore para atender aquellos casos donde los miembros de bandas organizadas se encuentren en la tienda y actúen de forma violenta. De igual forma en casos donde sea por un cliente ebrio o violento que se encuentre realizando escándalos en la tienda. b. Se debe considerar incumplimiento si tenemos presencia de las situaciones antes mencionadas y al solicitar colaboración el oficial hace caso omiso o esquiva la responsabilidad. Nota. El oficial no debe por ninguna razón realizar labores de vigilancia en el piso de ventas de la tienda, excepción y coordinado con PA y Seguridad para que el agente cuide un área específica. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.

9.6 Proceso de cierre de tienda.



El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial se mantenga en el portón de acceso vehicular en caso que se cuente con estacionamiento y administrarlo conforme a salida de cliente o bien ante ausencia de estacionamiento permanecer en la puerta principal de la tienda en actitud vigilante y atento a lo que sucede a su alrededor. (Al cierre no debe permanecer en el interior de l a tienda). “Esto es una acción que se a plica donde hay parqueo, pero donde no tenemos parqueo propio el agente permanece dentro de la unidad de venta”.

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.

9.7 Vigilancia y recorridos del Oficial de Seguridad en el estacionamiento. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.


Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Auxiliar de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial de Seguridad realice constantes recorridos en las áreas de estacionamiento anotando el número de placa de los vehículos que ingresan así como cualquier daño visible que presenten los mismos, los vehículos no deben quedar con puertas abiertas, ventanas bajas, llaves colocadas en el arrancador, en estos casos el oficial le hará una boleta de parqueo (uso interno), para que se hagan llamados al cliente por los alta voces. Esto aplica para CR y NI. En GUA, SAL y HON, se lleva control de tablilla. b. El oficial debe reportar cualquier situación sospechosa, de igual forma no debe permitir el ingreso a la tienda de personas con casco cerrado para motocicleta. c. Que durante el cambio de turno entre Oficiales de Seguridad se haga una entrega del puesto detallando las situaciones que se han presentado durante su estadía, debe quedar registrada en la bitácora de puesto, en la cual el/la APA verificará el cumplimiento de este punto. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega. 50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio 100% en Tiendas sin parqueo propio. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.

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Guía de Parámetros de Revisión Mensual sin APA

SEIC


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SECCIÓN:

1. PROCESOS DE CAJAS Y TESORERÍA



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Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y Tesorería 1.1 Seguimiento Faltantes y Sobrantes.

a

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se esté utilizando la fórmula (FR-CF-001 WMTCA) con el registro diario de los faltantes y sobrantes completa a la fecha de revisión (máximo puede faltar el día anterior). Anexo # 3. Que se imprima los días 1 y 16 de cada mes el Formulario de Control de faltantes y sobrantes por Cajero, el cual debe estar  impreso y contener la firma de cada asociado (a), validando el monto de faltante y/o sobrante. El/La Coordinador (a) de cajas (Otros Formatos) o el Administrador (a)/Encargado (a) caj a general (formato Descuento) de la t ienda, totalizan los faltantes o sobrantes. Que el/la Gerente de tienda firma el reporte de forma quincenal.  Protección de Activos firma como evidencia de l a revisión . b. Que se cumpla con el proceso de seguimiento de faltantes y sobr antes a cajeros, solicitando las fórmulas de “Alerta de Descuadre” y las medidas aplicadas según procedimiento vigente. (PROCEDIMIENTO DE FALTANTES Y SOBRANTES EN TIENDAS DE WALMART “POR PAÍS”). Deben estar debidamente llenas y con las firmas solicitadas en formulario.  Que se haya notificado a RH mediante correo, el cual no debe exceder de 3 días hábiles posteriores a la fecha de detectada la  diferencia. En caso que el cajero se encuentre en la última fase de incumplimiento de la política de FyS (caso laboral). En ausencia de la respuesta de RH, el caso debe elevarse al Distrital de Operaciones por parte de la administración/gerencia.  Verifique no existan medidas disciplinarias que hayan caducado por falta de seguimiento.  Si requiere información de alguna medida aplicada puede hacer l a consulta al Centro de Servicio. Jessica Gutierrez (25157) CR Zurama Raxtun (37109) GT Rita Toledo (58186) HN María R. Bravo (49223) NI Alexander Castillo (36895) ES -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 50% del total de cajeros. Evaluar con mes anterior. En la visita mensual el Distrital revisa la aplicación de las alertas de descuadre a los cajeros más críticos, para el formato Descuento se realiza con base al archivo suministrado por el Centro de Servicio, generando el reporte de asesorías al 28 de cada mes partiendo del hecho de que la información suministrada cuenta con firmadas y los requisitos de la fórmula, de lo contrario se regresan al PDV para las firmas. Tolerancia: Firmas de cajeros (as) se permite un tiempo máximo de 5 días para recopilar todas las firmas de los cajeros y la Gerencia firma cuando estén firmados al 100%. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

1.2

Servicio Express o entrega de mercadería a Domicilio.

Nota: Si la tienda NO tiene Servicio express, debe colocar No aplica en la evaluación.

1.3

Conocimiento y Cumplimiento de Principios Rafa y María.

Aplica para los Formatos donde se tenga entrega de mercadería a domicilio: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Servicio Express no se utili ce para el traslado de personas particulares o asociados (as). b. Verificar documentos de respaldo: Que los formularios, blocks o talonarios sean custodiados por el encargado del Servicio Express.  Que la numeración sea consecutiva (no falta ninguno).  Que tenga todos los requisitos solicitados en la fórmula. Anexo #4.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: Se permite un incumplimiento semanal p or falta de requisitos en una de las fórmulas revisadas, no así en demás criterios de evaluación. Muestra: 1 talonario. Papel de Trabajo: General P.T 1.0. Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los/las cajeros (as) conozcan los principios de RAFA y MARIA  

Anote los nombres del 50% de los cajeros de un solo turno. Debe preguntar a los/las cajeros (as) seleccionados (as) los principios de R.A.F.A. y M.A.R.I.A., el cajero debe comprender los mismos.

RAFA: Revisa Abajo y el Fondo del Carrito de Autoservicio. (Alerta al cajero (a) ante un posible hurto de mercadería) MARIA: Mira Adentro Revisando el Interior de los Artículos. (Alerta al cajero (a) a revisar un artículo que pueda evadir el pago de otro). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Revisión un 50% de los cajeros del turno. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Que los cajeros revisen el contenido de aquellos artículos que pueden evadir el pago de otros, algunos ejemplos (pastillas, cremas dentales, perfumes, colonias, vajillas, rollos de papel higiénico, basureros, recipientes con tapa, electrodomésticos, etc). Si la caja es sellada de Origen no requiere una revisión siempre que no presente indicios de haber sido abierta.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Revisión un 50% de los cajeros del turno, el día asignado debe quedar indicado en el papel de trabajo. Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento durante la revisión. Papel de Trabajo: P.T 1.3 


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Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y Tesorería 1.4 Verificación de Pruebas de Códigos


Sistema de Evaluación Integral Continua Procesos de Cajas y Tesorería 1.4 Verificación de Pruebas de Códigos (PLU) a Cajeros. PLU: Código que se asigna a productos de departamentos frescos.

1.5 Oportunidad depósito.

del

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Pruebas PLU a. Solicitar al Coordinador de cajas/asistente de cajas/ administ ración las pruebas de códigos (PLU) aplicadas a l os cajeros y verificar: Que se lleve el registro de las pruebas y se aplique una prueba mensual, para cajeros de Nuevo ingreso debe aplicárseles una  prueba semanal durante dos meses. Formato Súper aplica 1 prueba semanal de PLU conforme a Macro facilitada por operaciones para este fin (observando la  fotografía en la ficha técnica y documentando el PLU correcto). Walmart, Bodega, Descuento aplica pruebas o bien en caso de que no se aplique la prueba lo que se evalúa es que exista  una lista actualizada de PLU, (debe tener la fecha de actualización): Descuento, máximo una lista de caja por medio.  Otros formatos, una lista por caja.  Que exista una lista actualizada de códigos PLU en las cajas donde hayan cajeros laborando.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 10% del total de cajeros. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: I. Solicite a. La planilla de Conducción y la fórmula de envío de depósitos (Fórmula de Control Interno de Depósitos o 4 CH). b. Rpte Retiros/Deposito (SCO0008R) (SMART) copia tienda. II. Verifique: 1. Que la fórmula de envío de depósitos (Fórmula de Control Interno de Depósitos ó 4 CH), no tengan: Tachones, números repintados, alteraciones o uso de corrector, sin excepción, todos los datos deben ser claros y legibles. 2. Que se guarda el consecutivo numérico de la Fórmula de Control Interno de Depósitos y planillas de conducción, en caso de fórmulas nulas se guardan las copias y las originales. Tome en cuenta que entre dos formularios, no necesariamente hay consecutivo numérico. 3. Valide contra el reporte, Retiros/Depósitos (SCO0008R) (SMART) que los depósitos concuerden con lo especificado en las Fórmulas de Control Interno de Valores, verif ique montos, número de consecutivos de depósitos. 4. Verifique que los depósitos contenidos en el Rpte Retiros/Deposito (SMART) se hayan envido al Banco a más tardar al día siguiente de realizadas las ventas. Recuerde que: I. Debe conciliar al 100% los depósitos contenidos en el Rpte Retiros/Deposito (SMART) contra la fórmula de envío de depósitos al banco tomando en cuenta que habrán depósitos que fueron entregados el mismo día de ventas o hasta el día siguiente. II. Al conciliar que la numeración del depósito anotada en la Fórmula de Control Interno de Depósitos sea el mismo que se registró en el “Reporte retiro de depósitos”, encontrará que se antepone al número de depósito un 1 para moneda local o un 2

para dólares. Tiendas donde la trasportadora no recolecta valores diariamente, los depósitos se envían en la siguiente recolección de valores. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Realice la conciliación de 3 días completos de forma aleatoria. Revise el consecutivo de los documentos en un periodo de 15 días. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: PT 1.6 Control tesorería. III.

1.6

Arqueos de dinero. (Fondo Fijo).

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Solicite el total de arqueos a la gerencia de la tienda. b. Valide que se realiza un arqueo de control semanal al fondo completo y caja Chica. Si existen dos o más encargados (as) de caja general se aplicará un arqueo de forma rotativa para garantizar el adecuado manejo de los valores por parte de todos los involucrados. Se aplican en diferentes días de la semana. No se pierde sorpresividad por reincidir más de dos veces en un mes calendario los días de la semana en los que se aplicó el arqueo. c. Se aplicó el arqueo al 100% de los valores. Tome como referencia el Reporte Cierre de efectivo y valide en la línea Retiros Fondo Fijo el monto total por fondo fijo asignado a la tienda del reporte SCO0014R. d. Verifique que cada fórmula de arqueo se haya confeccionado con todos los requisitos solicitados: Requisitos solicitados por el formulario (Nombre Tienda – Fecha de aplicación – Tipo de arqueo (Rutina o traspaso) Nombre y firma del responsable del fondo – Nombre y firma de quién aplica el arqueo. (Nota: Para el formato Descuento quién debe realizar obligatoriamente el arqueo es el Administrador (a) de la tienda), detalle de requisitos solicitados por la fórmula. Dentro del arqueo no se deben contemplar faltantes de dinero aunque hayan sido declarados mediante correos (debe quedar reflejada la diferencia en el resultado y anotando la justificación en el espacio para observaciones). La fórmula no presenta manchones ni correcciones que atenten contra su veracidad. Se guarda el consecutivo de la fórmula establecida por procedimiento. e. Solicite a la Gerencia de tienda el control de los resultados obtenidos por los arqueos aplicados al dinero en la tesorería (faltantes o sobrantes), este debe incluir fecha, responsable del fondo, nombre de la persona que aplicó el arqueo, monto arqueado, monto en custodia, resultado, acción tomada, (la acción tomada es el número de CFT en el que se recuperó el faltante o CFT en el que se 

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depositó el so brante y la medida d isciplinaria aplicada de acu erdo a la política WCAM-DESCB OD-02-01-01-PO-03 de Faltantes de lo contrario informar al Distrital de Protección de Activos). y Sobr antes de valo res en Tiendas d e Walmart Cen troam é rica vig ente

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Revise el mes cerrado la aplicación del arqueo cumpliendo lo anteriormente descrito. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: PT 1.6 Control tesorería


49

SECCIÓN:

2. PISO DE VENTAS



50

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.1

Medidas de Seguridad Centro

Supermercado – Bodega – Club Co:

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.1

Medidas de Seguridad Centro Tecnológico.

Incluye Celulares y el Centro tecnológico.

Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que la puerta de acceso al Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) se encuentra con llave cuando no haya nadie en el área. b. Que los estantes, áreas de bodega del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) se encuentren bajo llave, el llavín se encuentra en buen estado y cerrado cuando no haya una venta en proceso y los dispositivos de Seguridad de los artículos que están exhibidos están cerrados. c. Que las llaves sean custodiadas por el responsable del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) o persona autorizada en su ausencia. d. Que las llaves y mercadería del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) no se dejen sobre los estantes, caja registradora, exhibidores, o en algún otro lugar sin custodia. e. Se puede mostrar hasta un máximo de dos celulares o artículos de alto valor por cliente. f. Las llaves del Centro Tecnológico y el Centro de Celulares (CT y el CC) son resguardadas diariamente al final de la jornada bajo llave (Aduana aplica para las tiendas del formato Walmart que tienen esta estructura, de lo contrario aplica cómo lo hacen los otros formatos: Tesorería, Bóveda general, Gerencia, según se haya establecido. g. Dentro del área se encuentran únicamente las personas autorizadas (Jefes o Asistentes del departamento/vendedor autorizado). h. Si el encargado o jefe de departamento lleva control en bitácora y da seguimiento a los artículos que salen por reparación. i. Coordinador (a) da seguimiento que las reparaciones se realicen en un tiempo no mayor a 30 días. Walmart: Aplica todo lo anterior. Debe permanecer un responsable de la tienda dentro del CT y CC.

a. b.

Nota: En el caso de contar con un vendedor de teléfonos puede estar dentro del CC como gestor de ventas, más NO debe manipular llaves, la venta de artículos debe ser si empre bajo supervisión del personal de la tienda. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0. 2.2

Estrategia Sensoreo artículos de valor.

de de alto

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Sensoreo de artículos en tienda se apli ca. b. Revisar el 10% de las líneas de los artículos sensoreado. De la muestra considerada verificar que los artículos a Sensorear el 100% que están exhibidos en planta están sensoreados.  c. Refiérase al Manual de etiquetado y Protección electrónica de artículos vigente. Lo podrá encontrar en la “Intranet – Portal de Protección de Activos – Biblioteca de documentos – Sección EAS”. Documente las líneas revisadas mediante una lista Tráiler.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual 10% del total de los art ículos sensoreados Muestra: Tolerancia: Se permite un 2% incumplimiento del total de las unidades que están exhibidas, se adjunta cuadro indicando las categorías con Tolerancia. Calcule el 2 % tomando el total de unidades revisadas y div ídalas entre el total de unidades sin sensor. Categorías SIN Tolerancia Licores Aceites de oliva Fórmulas infantiles, leches especiales y complementos alimenticios Cigarros Champú Tratamientos para el cabello Bronceadores Desodorantes Medicamentos Cremas faciales y corporales Afeitar Cosméticos Línea Blanca Accesorios TV y Video Electrónica Audio y Video Electro belleza

Categorías CON Tolerancia Tóxicos Aromatizantes Colonias y estuches Colonias de niño y bebés Artículos para cocina Deportes Automotriz Ferretería Juguetería Textiles Bebé

Papel de Trabajo: General P.T 1.0


51

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.3 Revisión de EAS y Circuito Cerrado de

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co:

Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas 2.3 Revisión de EAS y Circuito Cerrado de Televisión (CCTV).

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: EAS

CCTV: Circuito Cerrado de televisión.

a. 

b. c. d.

Que no se mantengan dispositivos en mal estado (llaves, paletas, desactivadores, antenas), debe informar y solicitar al Administrador/ Gerente la creación de una orden de trabajo (OT), la cual deberá ser abierta en un máximo de 24 h naturales (dar seguimiento), de lo contrario el aspecto está insatisfactorio. Realizar la revisión de pruebas de los pedestales el día de la visita, con base al manual de Sensoreo. Refiérase al manual de etiquetado y Protección electrónica de artículos Sección 7.2 Pasos para realizar pruebas diarias a los pedestales. Que existan desactivadores en buen estado cada 2 cajas registradoras y llaves para abrir las alphas. Qué se mantenga un recipiente para el depósito de sensores en cada caja en uso. Se da seguimiento en un término de 24 horas zona urbana y 48 horas zona rural (interior de la república) para que el proveedor se haga presente.

CCTV a. Que las cámaras y domos no estén obstaculizadas. b. Que no se mantengan (pantallas, grabadores, domos y cámaras, matriz, joystick, aire acondicionado) en mal estado, sí el/la Distrital de Protección de Activos determina algún dispositivo del CCTV que no funcionan, debe informar y solicitar al Administrador/ Gerente la creación de una orden de trabajo (OT), la cual deberá ser abierta en un máximo de 24 h naturales (dar seguimiento), de lo contrario el aspecto está insatisfactorio. Nota: El/La Distrital de Protección de Activos: Llena el Reporte de Averías facilitado en este mismo documento. Anexo # 6.  Envía el Reporte de Averías vía correo electrónico una vez al mes a la Unidad de Proyectos Especiales, con el fin de dar  seguimiento al estado de los equipos y soluciones a l os problemas presentados -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: P.T 2.3 – 2.3.1 – 2.3.2 2.4 Medidas de Seguridad en Piso de venta.

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar: a. Que los vestidores de los clientes se encuentren sin mercadería y cerrados si no están siendo utilizados. b. Que los clientes sean acompañados por un colaborador de la tienda c uando hacen uso de los vestidores. c. Que la mercadería que está en el pórtico o Lobby este siempre custodiada al i gual aquella mercadería que será surtida en el piso de ventas y es de alto riesgo o alto valor, por alguna persona o un di spositivo de seguridad. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: Se permiten 2 incumplimientos en cuanto a los vestidores durante la visita. Papel de Trabajo: General 1.0

2.5 Chequeo de Cambios Precios Secos y Frescos. HHC: Equipo de radiofrecuencia. PLU: Código asignado a productos de departamentos frescos.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Que los precios exhibidos corresponden a los indicados en el sistema.  Solicite un HHC e ingrese al módulo para la revisión de precios en la siguiente ruta:  

“Admin. de Precios”



“Consulta de Artcs”

   

De determinarse rótulos o habladores con diferencia de precio retírelos de la planta y comuníqueselo a la administración/gerencia o encargado del departamento, solicite el cambio del mi smo. Anote los rótulos o habladores con diferencia en el papel de trabajo # 2.6 y solicite al Jefe del departamento el nombre y la firma. Conserve los rótulos o habladores con diferencia como respaldo de la revisión. Si son productos que se pesan en balanza, ingrese los siguientes datos en el HHC. Digite el número 26 (25 para El Salvador)  PLU (Código del producto) / Digite 6 veces el número “0” cero. 

Nota: Si en un tracto h ay varias góndolas (paños) con el mismo producto, es válido que la tienda ubique un único rótul o. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Formato Muestra: Departamento

Descuento

Club Co

Bodega

Súper

Walmart

Mercancías

5

20

20

20

75

Abarrotes Textil Cuidado Personal Lácteos y Refrigerados Pescadería Verdulería Carnicería Aves Embutidos Panadería Come Rico Cafetería

50 5 20 20

20 20 20 20

75

75

-

-

20 20 20 20 5 15 10 10 15 10 5 5

20 20 20 20 5 15 10 10 15 10 5 5

75 55 55 55 5 25 20 10 20 10 5 5

Tolerancia: Se permite un margen de error del 2% de la muestra total.


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Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas Papel de Trabajo: P.T 2.5 2.6 Cambios de precios


Sistema de Evaluación Integral Continua Piso de Ventas Papel de Trabajo: P.T 2.5 2.6 Cambios de precios pendientes.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se aplica lo establecido en la política WCAM-WALSUP-03-05-01-PO-03 POLÍTICA DE CAMBIOS DE PRECIO EN TIENDAS DE CENTROAMERICA. Solicitar y verificar el reporte Manager Recap (#SMR0010R) en la sección CAMBIO PRECIOS que no existan cambios de precio pendientes mayores a 3 días (rango permitido de 0 a 3 días, no contar sábados ni Domingos. b. Solicite el reporte Cambios de existencia # SPI1800ER, el reporte prueba # SPI285OR. En caso de detectar inconsistencias, solicitar a la Gerencia de tienda el reporte de inconsistencias de cambios de precio enviada al área comercial por medio del CAM - Centro Soluciones Ítem File con copia al (la) Gerente Di strital de Operaciones de la tienda, en los casos en que la variación del precio sea mayor o igual al 20% (esto es conocido como inconsistencia) y que el producto se traslade de la planta a la trastienda. Nota: Para cambios de precio de productos con publicaciones existentes que presenten inconsistencias no sacar el producto de la planta y referirse a la Política de Eventos 5000 en Tiendas, POLÍTICA WCAM-WALSUP-03-05-01-PO-04. Verifique: Que se aplican conteos a la mercadería que tiene cambio de precio. Deben aparecer en el reporte prueba. Generar reporte de los cambios de precio en Retail Link (en una columna los cambios de precio y otra columna la fecha de ajuste al inventario) y valide contra el reporte de Cambios de Existencia en la columna “Tipo” las siglas PC – Cambio Preci (son aquellos artículos que tuvieron cambio de precio y se les aplicó un cambio de existencia). Tome una muestra de 2 días. Para visualizar las siglas “PC” la solicitud de c onteo debió hacerse directamente en la pantalla de cambios de precios. Seleccione en el reporte Prueba el día de la visita, 3 artículos identificados con las siglas PC del reporte de Cambios de Existencia y valide que se contó de forma exacta la mercadería tanto de piso de ventas (SF) cómo en Bodega (BR). Razone el conteo físico contra lo indicado en el reporte (IP) y si determina diferencias mayores a $50 aplique el aspecto insatisfactorio. Verifique entradas y salidas. Concilie que al 100% de cambios de precio del día se les haya realizado un conteo (Resumen de cambios de Precio Por Departamento), validando contra el total indicado en el reporte Prueba en la parte inferior izquierda RESUMEN D/ REPORTE : Conteo de Artcs= *** Se archivan los reportes de prueba y cambio de precio pendientes aparte de los cíclicos que realiza la tienda. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual; con reporte mensual. Muestra: 2 días Tolerancia: Presentación del correo y diferencias menores a $50. Papel de Trabajo: P.T 2.5 – 2.5.1  

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2.7 Acción de Precio Temporal. (Evento 5000)


Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Solicitar el reporte (RPTE RESUMEN GERENTE D/TNDA) SMR0010R y verifique en la sección Evento Rebaja Tienda que: Valide la columna # ARTCS EN ACCION PRECIO TEM, la cantidad de artículos que se les aplicó un evento 5000.  Que no hayan Acción de Precio Temporal (evento 5000) que requieran atención de parte de la gerencia, en la columna de la  derecha del reporte indica que Necesita Atención de la Gerencia, por lo tanto son artículos que el tiempo ha expirado. b. Que los eventos 5000 se crean bajo los siguientes criterios (POL ÍTICA WCAM-WALSUP-03-05-01-PO-04 DE EVENTOS 5000 EN TIENDAS DE CENTROAMERICA). a. Eventos 5000 por cambios de precio por competitividad en Perecederos (Verduras-Carnes). b. Eventos 5000 por liquidaciones de artículos que salen de surtido en un solo formato. Eventos creados bajo los criterios “a” y “b” requieren de la aprobación previa del (la) Director(a) de Operaciones (Bodega, Descuentos, Walmart y Supermercados). c. Eventos 5000 por artículos obsoletos. (Productos borrados, No T RT) d. Eventos 5000 por competitividad al aplicar la investigación de precios en fin de semana. e. Eventos 5000 por errores en publicaciones. Eventos 5000 creado ba jo el criterio “c”, “d” y “e” requiere la previa autorización del Gerente Distrital (Bodega, Descuentos y Supermercados) y Gerente de tienda (Walmart). c. Validar el correo de autorización contra el reporte acción de Precio temporal (REP ACION PRECIO TEMP) # SCM0038R - 1 y la fórmula, en caso de Descuento se autoriza la presentación del c orreo con el detalle de los art ículos. d. La fórmula y el correo debe tener los siguientes requisitos: descripción del producto, precio de venta anterior, precio de venta actual, firma de gerente en turno, firma del jefe del departamento (donde aplique), Firma UPC (donde aplique) y fecha de vigencia. Deben archivarse, la fórmula, reporte del sist ema y el correo respectivo, los cuales l a Gerencia de tienda es responsable de archivar los correos electrónicos con las aprobaciones de Eventos 5000 recibidas por un periodo d e un año natural. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

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SECCIÓN:

3. TRASTIENDA



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Conciliación de Facturas Compra Directa (CODI



Conciliación de Facturas Compra Directa (CODI VNDR).

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que las facturas se encuentren registradas en el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos #SBP016B1-1 del día anterior. Que en la columna “ Estatus fechareci” se indique la leyenda borrado o anulado, de l o contrario investigue sus causas. (validar que las facturas que su estatus indica Final, se enviaron en la fecha donde aparecen en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1). Revise de acuerdo a la proyección de merma (última publicación) el departamento con el monto más alto en merma positiva y negativa. Utilizando la tabla militar (cantidad o lote), seleccionar la muestra de facturas a revisar. Identifique las facturas y verifique que se encuentren registradas en el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos #SBP016B1-1 del día anterior, las facturas identificadas debe revisarlas contra el Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) para validar que se encuentren asentadas contablemente.  

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 

b.   

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Que el encargado (a) de trastienda realice un cierre diario, imprimiendo el reporte de Recibos abiertos y Pagos, firmando el último folio de cada división. Anexo # 8 – 8.1. El reporte debe imprimirse una hora después cómo máximo de haber recibido el último proveedor. Valide que el primer folio del día es consecutivo al folio del reporte del día anterior. Verificar en el reporte de Registro de Recibos y Pagos abiertos que las facturas anuladas mantengan en cero las columnas costo factura y venta recibida. Revise que de indicarse en el reporte de Registro Abiertos y Pagos en la columna factura con dos o más folio (02) (03), realmente exista las facturas indicadas. Comprobar la justificación y anotación de facturas anuladas al pie de cada división en el reporte. Para la cadena Walmart se permite llevar la justificación en una bitácora exclusiva para el control y no al pié del reporte.

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Ruta para imprimir el Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos en día diferente, ingrese a: Pantalla principal. Utilerías. Enter Opción 6 Digitar las siglas PAG Enter Imprimir segunda línea



Oprima F2 “reimprimir y escoger la impresora”



   



c.

Asignación de departamentos. Revise en el reporte Receipts Finalized By Day (FN 799201K1) que los departamentos estén cargados a la división que corresponden, de existir alguna inconsistencia valide si se corrigieron mediante la aplicación de un MTR. Cómo evidencia de la revisión anote nombre y firma en el Reporte. Archivar el by Day con el reporte de Recibos y Pagos juntos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Departamento con el monto más alto en merma positiva y negativa de acuerdo a l a proyección de merma. Tolerancia: No permiten incumplimientos. Únicamente pueden existir errores pendientes de corregir (errores de división o de departamento) que sean de los días 27-28-29-30 y 31 (estos son c orregidos por contabilidad). Papel de Trabajo: General 1.0 

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3.2

Salidas de Mercadería.

Notificaciones de reclamo CEDI - CODI. Transferencias entre tiendas Donaciones Salidas Posteriores Salidas a Reparaciones

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Notificaciones de reclamo CODI – CEDI: (devoluciones) a. Que la notificación de reclamo cuente con nombre del recepcionista. b. Que la notificación de reclamo cuente con nombre, cédula y placa del proveedor o transportista, en caso de utilizarse otro medio para el envío, (encomienda) debe indicarse el número de guí a y la persona con la que se reali zó el contacto. c. Que en el Reporte Diario de Transmisiones #SBP111B1-1, el estatus en la sección Tipo: Reclamo indique la leyenda Anotado. Anexo # 9 – 9.1. d. Que el/la Oficinista trastienda o encargado de IP (Administrador – Sub Administrador en el caso de Descuento) lleva el control de los folios a eliminar (Impreso y anotado) para guardar el consecutivo asignado por el sistema, debe abrir el folio y validar que no hay artículos registrados, debe quedar la justificación al final de la remisión. e. Que no falte ningún consecutivo en l a columna Referencia número del reporte Diario de Transmisiones SBP111B1-1, de faltar un consecutivo el mismo debe estar justificado y respaldado. Que se revisa toda salida de la mercadería. f. CEDI: Las notificaciones de reclamo, deben firmarse como evidencia de la revisión del 100% de la mercadería.  CODI: Administración/Gerencia aplica una revisión aleatoria, considerando proveedores críticos, mercadería alto valor y de alto volumen (debe firmar como evidencia de la revisión). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Lo indicado por la tabla militar. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Traslados entre tiendas Que los traslados enviados y recibidos se reflejan en el reporte diario de transmisiones, se ingresan al archivo en Excel (cuadre a. cuentas 8XX) y cumplen con los requisitos solicitados. Recordar que el monto total a incluir en el archivo contempla los traslados internos y entre tiendas. Anexo # 9.1. Que toda transferencia (MTR) tenga: correo de autorización o autorización de traslado cómo respaldo indicada en bitácora o  libro azul por parte del Distrital de Operaciones, Gerente de Operaciones, con la siguiente información; fecha, Nombre y número de determinante de ambas tiendas envía/recibe, artículos a trasladar (cantidad – código o ítem – descripción), nombre y firma del responsable de autorizar el t raslado. Ambas tiendas deben tener el correo de autori zación. Que se indique la fecha efectiva en la que se aplicó el traslado.  La solicitud de autorización vía correo debe realizarse previamente al envío de la mercadería al distrital de Operaciones, el cual  debe haber confirmado en un Máximo de 3 días posterior al traslado, ambas tiendas deben contar con el correo de


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autorización. Que la mercadería enviada corresponda con lo capturado y detallado en el reporte de Transferencias entre Compañías SBP008B1-0.

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda autorización. Que la mercadería enviada corresponda con lo capturado y detallado en el reporte de Transferencias entre Compañías SBP008B1-0. b. Que el reporte de Transferencias de Mercancía entre Compañías cumpla con los siguientes requisitos Respaldo Tienda que envía: Sello de recepción de la tienda (Copia tienda que Envía – copia Tienda que Recibe), Nombre y firma del Coordinador de  trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administración de turno; Transportista (Nombre, número de cédula y número de placa del vehículo cuando la mercadería se envía por Centro de Distribución). Respaldo Tienda que recibe: Copia tienda que envió, Copia del reporte de Mercadería recibida, debe tener sello de la tienda cómo recibido Nombre y firma  del Coordinador de trastienda, nombre y firma de la Gerencia/Administración de turno. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. 

Donaciones Que se ejecuten las donaciones; según PROCEDIMIENTOS DE WALMART PARA PROPORCIONAR, ADMINISTRAR Y SUPERVISAR DONACIONES MONETARIAS Y EN ESPECIE EN CENTROAMÉRICA. Encuéntrelo en: Enlace – Políticas y Procedimientos – Escoja Procedimientos – Comunicación y Relaciones Exteriores – Asuntos Corporativos – Regional – Procedimiento de Donaciones en Centroamérica). Walmart – Supermercado – Bodega: Revisan Auxiliar de Protección de Activos y Gerente o Jefe de Bodega Descuento: Administración.

a. b. 



c. d. 

e.

Que se cuente con el procedimiento de donaciones vigente impreso. Validar si la tienda al aplicar la donación cumple con los requisitos. Que se confeccionó el recibo de la mercadería que se está entregando a las instituciones autorizadas. LA DONATARIA entregará a LA DONANTE el o los recibos correspondientes. Informe de ajuste de inventario elaborado por cada tienda, identificando la mercancía en particular que será donada y su peso total, deberá ser firmado por el Gerente y/o Administrador de la unidad de negocios y el representante de la ONG al momento de la entrega de la donación. Que la mercadería seleccionada se aparta en un mueble o espacio asignado para mantener las donaciones. Se separa lo comestible de lo no comestible para evitar contaminación cruzada. Que al aplicar el control c ruzado de todas las líneas contra los reportes n o hay diferencias. Se levantó el reporte tráiler con las copias que solicita el procedimiento, se anotó el peso y la cantidad de Kilogramos entregados. Que los ajustes al inventario por departamento en la opción de “Reducción” (IR) y se efectúan antes de las 10:00 horas. El ingreso bajo el concepto de Cancelación de apartados se efectúa antes de las 12:00 m.d. y debe ser firmado por gerencia, jefatura de bodega, copia de cédula de quien recibe, firma, sello de la institución. Para El Salvador el registro en el sistema es el siguiente: Todos los productos deben ser facturados en Caja.  

 

La factura se debe hacer bajo opción “Factura Diplomático” e incluir el NIT (Número de Identificación

Tributaria) de la entidad, F undación o Asociación sin fines de lucro beneficiaria de esta donación. La mercadería debe ser registrada a su valor de c osto mediante precio forzado. El duplicado de la factura debe ser entregado al beneficiario, quien lo tomara como base para hacer el recibo correspondiente por la donación recibida.

¿Qué se puede donar? 1. Mercancías de primera línea. 2. Bienes aptos para consumo (humano o animal) pero no para venta. Ingrese a Enlace – Políticas y Procedimientos – Comunicación y Relaciones Exteriores – Asuntos Corporativos – Regional – Anexos PR Donaciones CAM – Apéndice 7 (Listado de Mercancía Autorizada para Donación en Unidades Comerciales y CD´s). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0

3.3

Control Cruzado Orbit u orden de pedido manual versus Detalle de Recibos.

Orbit: Sistema utilizado en la generación de órdenes de Compra.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se reciba la mercadería contra orden de pedido Orbit u orden de pedido manual, la cual debe adjuntarse a la copia de la factura que queda en la tienda: Realizar un conteo de las facturas recibidas del día.  Defina la muestra a revisar mediante el uso de la tabla militar. Anexo #10.  b. Que no se hayan recibido cantidades de más, respecto a lo indicado en el Orbit. Coteje la información de la orden de pedido contra el reporte Detalles Recibidos, # SBP004B1-1.  En caso que hayan recibos de más en el reporte de Detalles de recibos, # SBP004B1-1 , debe contar con las firmas del  Coordinador de departamento, gerencia de turno - Administración (para el caso de Descuento), de lo contrario el aspecto es insatisfactorio. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Lo establecido por la tabla militar. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0


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de




de

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el encargado de trastienda cuente con el calendario de proveedores críticos. Anexo # 11. b. Que se cumpla con el rol de entrega establecido para los proveedores críticos. Solicite el reporte By Day diario y valide que según el rol de entrega del proveedor contra el calendario establecido. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Lista de proveedores críticos definidos por el Distrital de PA. Tolerancia: Se permite un máximo de un 5% de que los proveedores no entreguen según calendario establecido. Papel de Trabajo: P.T 1.0 

3.5

Procedimiento Recepción.

de

RCD: Recepción Compra Directa.

3.6

Control Cruzado.



Control Cruzado Sorpresivo: Revisión de la mercadería contra la factura después de haber recepcionado la mercadería.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que la tienda haya aplicado la conciliación: a. Que se reciba un proveedor (casa comercial) a la vez por recepcionista y que no permanezca más de un proveedor en el andén (que no esté realizando entrega). b. Que se abran todas las cajas y se cuente el 100% del producto según factura, también debe revisar código de barras, estado físico de la mercadería, el etiquetado en español y la fecha de vencimiento en el 10% de los artículos de cada línea de mercadería recibida. La revisión del vencimiento debe aplicarse de forma aleatoria en cada línea tomando muestras de diferentes ubicaciones.  El proveedor no debe indicar a cuáles productos se les debe revisar la fecha de vencimiento.  c. Que el proveedor y receptor utilice los implementos necesarios (Redecilla y Guantes) en los casos de producto perecederos, también no empacados o a granel durante (que deba manipular la mercadería) y uso de mascarilla en los casos que se manipule producto no empacado y la persona tenga bigote . d. Que el recepcionista revise la temperatura de los productos frescos y perecederos y su vida útil, según el procedimiento de recepción indicado en la guía operativa de Seguridad Alimentaria. e. Que toda mercadería sea colocada en el andén para su revisión. (Una vez puesta la mercadería en ese lugar no se podrán colocar más productos que estén dentro de la factura y que no se bajaron). Nota: Una vez colocada la mercadería para la recepción y se detecte un faltante justificado, no aptos para la venta o dañado (menos de 3 unidades), deberá ser verificado por la gerencia, para mantener un mayor control y valorar la autorización de recepción. f. Que no se almacene la mercadería hasta finalizar la recepción (a excepción productos perecederos y proveedores con alto volumen de mercadería). En este tipo de proveedores el control se podrá aplicar de forma preventiva. g. Que durante la recepción la mercadería que va siendo reci bida, se vaya ubicando en tarimas, coches, cajas u otros. h. Que se cierre la cortina del andén en todas la recepciones (aplica únicamente para Walmart) a excepción de proveedores de alto volumen y productos perecederos. Que la recepción se realice contra la factura original. Aplica para Descuento – Bodega – Club Co. i. Que se realice la recepción con la fórmula (RCD) Recepción Compra Directa, según procedimiento vigente (recepción a j. ciegas). Anexo # 12. Aplica para Walmart – Supermercado. k. Que cada recepcionista cuente con su código o usuario, y no sea manipulado por otros recepcionista, esto se valida una vez que se imprime el reporte final. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Eventual (durante el día) Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Compras Centralizadas CEDI Control Cruzado Preventivo a.  



Control Preventivo: Revisión de la mercadería contra la copia de la factura cuando el proveedor está realizando la entrega.



b. c.

Que se asegure el correcto ingreso de la mercadería del Centro de Distribución: Solicitar el Reporte Informe Detallado Recepción Bodega. Realizar un control cruzado aleatorio por semana al 100% de una de las siguientes categorías: Alto valor – alto riesgo (susceptible) o farmacia. Debe quedar evidencia del control cruzado (listado tráiler) en la tienda El DPA debe solicitar el listado Tráiler y el Reporte Informe Detallado Recepción Bodega y validar que se apliquen los controles indicados. Encargado (a) de Bodega/Administración contará si la cantidad de tarimas físicas concuerdan con las que se indican en el documento que viene en el camión del CEDI (Boleta Control de Retornable), dejando evidencia con la firma en el reporte. La mercadería de farmacia (revisión línea por línea) es realizada por Regente o Auxiliar de Farmacia, debe quedar evidencia de la revisión efectuada contra el Informe Detallado Recepcs Bodega RPTE # SBP025B1-1.

Compra Directa El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con:

b. c.

Controles Cruzados Sorpresivos (Revisión de la mercadería contra la factura después de haber recepcionado la mercadería). Que no hayan diferencias de lo recibido contra lo facturado. Solicitar factura y reporte detalles recibos # SBP004B1, si hay diferencias debe existir la fórmula o sello de Diferencia en Factura (debe contener todos los requisitos solicitados), de lo contrario investigue sus causa y aplique el aspecto. Que no se reciba mercadería vencida o dañada. Que la mercadería de alto riesgo sea resguardada inmediatamente.

a.

Controles cruzados Preventivos (Revisión de la mercadería contra la copia de la factura cuando el proveedor está realizando la entrega). Que no existan diferencias de lo recibido contra lo facturado. Anexo # 13.

a. 


57

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda  

Solicitar la copia de la factura, a oficinista o jefe de trastienda. Que se confeccione la boleta o se llene el sello de diferencia en facturas, si al realizar controles preventivos del 100% de la mercadería, se detectan diferencias.

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda Solicitar la copia de la factura, a oficinista o jefe de trastienda. Que se confeccione la boleta o se llene el sello de diferencia en facturas, si al realizar controles preventivos del 100% de la mercadería, se detectan diferencias. Que la mercadería de Alto valor sea resguardada inmediatamente.  Aplicar controles preventivos a los proveedores en lista de proveedores críticos.  Que no se reciba mercadería dañada o vencida.  Que se hayan abierto todas las cajas para contar el total de unidades recibidas de producto según factura.  Que no se recibe mercadería sin código de barras ni le falta el etiquetado en español de acuerdo al porcentaje revisado.  Que la mercadería esté en buen estado físico.  Que no se manipulen las facturas durante la recepción (recibo a ciegas) Aplica para Walmart – Supermercado, en el caso de  Descuento – Bodega – ClubCo la recepción se aplica contra la factura original. Solicite Formulario de Controles Cruzados y verifique que cumplan con los controles diarios establecidos.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Mes cerrado.  

Cantidad de Controles Cruzados Mensuales Gerente / Administración Encargado de Trastienda / Recepción Coordinadores de área

Descuento

Bodega

Súper

Walmart

20 -

20 20 60

20 20 60

20 20 60

Los Controles deben distribuirse durante el mes. Los Controles deben aplicarse por proveedor y no por factura.

Tolerancia: No se periten incumplimientos. Papel de Trabajo: 3.6 – 3.6.1 3.7

Transferencias Departamentos.

entre

Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Solicite la fórmula de traslados entre departamentos Ver Anexo # 14, el Reporte reducción al Inventario # SBP005B1, el Informe Resumen Diario de Transmisiones # SBP111B1, el Reporte Transferencias Mercancía entre Compañías # SBP008B. Que los traslados entre departamentos se realicen con la fórmula o boleta establecida y que contengan todos los requisitos. b. Que se lleva un Block para todos los departamentos y que todas las fórmulas estén en custodia por el oficinista o encargado de trastienda y se resguarde su consecutivo. c. Realice una revisión en los diferentes departamentos y verifique que los artículos son identificados con un sello, firma o etiqueta que identifica al producto trasladado. d. Que la cantidad y código de barras que indica la fórmula de traslados entre departamentos coincida con lo registrado en el Reporte reducción al Inventario perpetuo (IP), el Reporte Transferencias Mercancía entre Compañías # SBP008B y que los ajustes se realicen diariamente. e. Que el/la responsable de llevar el cuadre de las cuentas 8XX lleve el registro diario de las conciliaciones en el archivo de Excel semanal y mensual. f. NO se utiliza mercadería dañada o vencida para un traslado o transferencia MTR. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. 100% Muestra: Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento de requisitos. Papel de Trabajo: P.T 3.7

3.8

Confección y registro de la merma. (Desecho y Solo-PI).

Solo Inventario Solo PI: Perpetuo. Dentro de este criterio se deben ingresar todos aquellos productos que se encuentren consumidos en la tienda.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que la tienda realice el desecho diario de mercadería hurtada y dañada con base a los 5 pasos y en ningún caso sea reutilizada. Ver Anexo # 15. b. Que los departamentos frescos lleven control diario de los desechos (folder - bitácora o fórmula con fecha, descripción, cantidad, firma jefe del departamento, Gerente / Administrador), los mismos deben de concordar con el desecho físico, en cuanto a cantidad, descripción, fecha. Ver anexo # 16. c. Que el reporte departamental de rebajas tenga: nombre y firma del encargado de mermas y la del Administrador/ Gerente como controlador del proceso. d. Que al desechar la mercadería se mutila. El Distrital de Protección de Activos valida la ejecución del procedimiento, a través del desecho de la basura comprueba y visualiza la m utilación de toda la mercadería. e. Que se utilizan abrelatas para mutilar latas, guante anti cortes y el cuchillo de uso exclusivo para el desecho y así evitar contaminación cruzada, de requerirse cinturón de soporte lumbar y anteojos de seguridad. Que se justifiquen diariamente por encargado de Mermas/ Administración/ Gerencia, aquellos montos por motivo DATADO que en un solo ítem o código de barras superan los siguientes montos: CR ¢25.000, GT Q400, NIC C$1000, HN L950 y ES $50. Notas: Si es mercadería de Farmacia desechada por el regente y supera el monto establecido, deberá firmar el reporte departamental de rebajas y anotar una justificación. De realizar el desecho de productos peligrosos aplicar el Procedimiento MANEJOS DE DESECHOS EN FARMACIA. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Dos semanas. Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento de requisitos en la semana. Papel de Trabajo: General 1.0. 





3.9

Medidas de Seguridad en Trastienda / Bodega.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los portones o persianas estén cerrados y con candado cuando no se esté recibiendo mercadería. b. Que el sello de recepción y las facturas estén bajo llaves y que los llavines se encuentren en buen estado. c. Que no hayan proveedores y terceros colaboradores en bodega sin gafete. d. Que no se deje al proveedor sólo en el andén y mercadería sin custodia.


58

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda e. f. g.

Que las bodegas de riesgo y el recinto de basura permanezcan cerradas y con candado. Que las bolsas para la basura sean transparentes. No existen productos de alto riesgo y farmacia expuestos o sin custodia en bodega, de acuerdo al listado de cada formato. Si

Sistema de Evaluación Integral Continua Trastienda e. f. g. h.

Que las bodegas de riesgo y el recinto de basura permanezcan cerradas y con candado. Que las bolsas para la basura sean transparentes. No existen productos de alto riesgo y farmacia expuestos o sin custodia en bodega, de acuerdo al listado de cada formato. Si no hay espacio en la jaula o bodega de artícul os de riesgo, se podrá ubicar en la bodega en cajas selladas. Que toda caja vacía, mueble, recipiente que salga de la trastienda sean mostrado antes de salir al andén o área externa. Para las tiendas donde no hay Protección de Activos esta actividad debe ser realizada por el Administrador o Sub Administrador o agente de seguridad.

Llaves de Afiliadas a. Que se lleve el registro documentado de entrega, recibido y cantidad de llaves del Centro de Distribución (CEDI) y Desarrollo Agroindustrial (DA – en la apertura y cierre de la tienda.). Ver Anexo # 17. Si se extravía la llave, encargado (a) gerencia/administración debe informar inmediatamente al Distrital de su zona y al Distrital  de Protección de Activos y el reporte al call Centro de Distribución o Desarrollo Agroindustrial. b. Que las llaves se encuentran en la caja de Seguridad y en las tiendas donde no se tenga este dispositivo, sean resguardadas en un gabinete, el cual debe estar en buen estado (sin llave pegada – vidrio quebrado). c. Las llaves son manipuladas solamente por Gerentes, sub. Gerentes, Coordinador de recepción, recepcionista, Administrador, sub. Administrador. d. Las llaves se resguardan después de ser utilizadas y no se prestan entre tiendas, se exceptúa en aquellos casos que exista un correo de autorización por parte del Gerente de distrito de operaciones a la tienda que presta la llave, provocado por una situación especial. Llaves generales Tienda Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: a. Que se lleve el registro documentado de las llaves de la trastienda (andenes – bodegas de riesgo – portones), Centro de Tecnología, y llaves generales de acceso a la ti enda. b. Que las llaves sean de uso exclusivo de los responsables y no se presten a personas no autorizadas. c. Que las llaves de los servidores estén en custodia de la gerencia. Descuento El/La Distrital de Protección de Activos debe: a. Que las llaves de los servidores estén en custodia de la administración. b. Que el cajón de seguridad de las ll aves no tenga pegada la llave que permita el acceso. c. Que las llaves de administración sean custodiadas solamente por el personal administrativo (que no sean prestadas u olvidadas en algún lugar). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 3.9 - 3.9.1



59


SECCIÓN:

4. ADMINISTRACIÓN



60

Sistema de Evaluación Integral Continua Administración 4.1 Revisión Sorpresiva de Lockers o casilleros.


Sistema de Evaluación Integral Continua Administración 4.1 Revisión Sorpresiva de Lockers o casilleros.


4.2


Documentación personal externo.

del

Visado: Es un listado que emite Recursos Humanos o requerido por derecho del personal asegurado.

4.3

Reunión del Comité de Merma.

Nota: Debe documentarse una reunión quincenal y evaluarse una vez al mes.

4.4

4.5

Comunicación Mensual y Seguimiento a Informes de Protección de Activos.

Política de Regalías.

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que los artículos tengan el tiquete de compra firmado por el coordinador de cajas/ Administración e identificados (Sello, firma entre otros, si se observa un deterioro del producto y/o se ha consumido más del 50 % no debe solicitarse el sello o l a marca en el producto si se desprendió por uso). Aplica para aquellos productos que son de venta en l a tienda. Anexo # 18 PR-50001-002 (Asignación y revisión de locker o casillero). b. Que todos los lockers o casilleros se encuentren con candados o marchamos en buenas condiciones, deben estar anclados o sujetos a la pared. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Descuento: 25% del total de lockers o casilleros. Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: 10% del total de lockers o casilleros. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 4.1

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que todo colaborador externo que preste servicios en la tienda t enga lo siguiente: Hoja de Seguro Social (IGSS – ISSS – CCSS – IHSS – INSS) / Colilla del INS / Documento o carta o al día. Debe portar el Gafete o Carnet de la empresa donde labora visible. Si el colaborador presenta hoja de Seguro Social o Colilla del INS del mes anterior tiene validez los primeros ocho días del mes actual. (Aplica para El Salvador, Honduras y Costa Rica) b. Si el colaborador es de nuevo ingreso o temporal, debe portar lo siguiente: El Salvador – Honduras – Costa Rica: Hoja provisional del Seguro Social, carta del proveedor y el sello de la compañía. Nicaragua: Colilla del INSS, documento o carta vigente emitida, con el sello de la compañía. Guatemala: Visado Vigente con el sello de la compañía, Fotocopia del documento de identificación personal, f otocopia de la Tarjeta de Salud y Pulmones y Fotocopia de afiliación de IGSS o carta de responsabilidad de la empresa que provee el servicio, debe estar sellada y firmada por Seguridad o el encargado de hacer la negociación con el proveedor, dando fe que fue mostrada al momento de solicitar el vis ado. Fotocopia de la tarjeta de Manipulación de Alimentos para todos los terceros colaboradores que preparan alimentos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Una vez al mes se revisan todos los terceros colaboradores fijos, al igual los que trabajan de forma eventual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar: a. Se confecciona una bitácora con la minuta de la reunión, pendientes, avances con nombre y firmas de los asistentes (Libro de actas o formato b. Se aprovechan las reuniones para tratar temas exclusivos de prevención de merma tanto de frescos como de secos c. Que se confeccionó el Acta de conformación del Comité, en caso de cambios en los integrantes del comité, debe actualizarse en la siguiente reunión. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Un mes cerrado. Tolerancia: Se permite la no reali zación de las reuniones en la semana previa y la misma semana de la semana Santa al i gual que en la segunda quincena del mes de Diciembre. A demás si la tienda tiene IPA las reuniones que pide el manual de preparación, s e consideran cómo parte de las reuniones del comité durante ese periodo. Papel de Trabajo: PT 4.6 – 4.6.1 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar: a. Que se esté dando seguimiento a Informes realizados por parte de Protección de activos: Que la tienda haya realizado un plan de acción de acuerdo a los aspectos críticos reportados en el último informe del Distrital  de Protección de Activos (aspectos insatisfactorios y reincidentes del (SEIC), así como hurto, descargas, procesos, aspectos de salud ocupacional, seguridad externa y oportunidades de mejora, aspectos pendientes de solución, soluciones propuestas, responsables y fechas de cumplimiento). En los aspectos reincidentes que la tienda haya realizado la gestión (esto en caso que la tienda dependa de la respuesta de  otras áreas). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Una Reunión al Mes. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar: a. Que no se realicen regalías a colaboradores. b. Que no se utilicen regalías para la soda, cafetería o reuniones de asociados. Farmacia: Verificar que las regalías reali zadas a clientes se respalden por medio de un tiquet e de cajas (reimprime) o copia del tiquete donde se efectúo la compra. “Regalos y entretenimi ento Aceptar regalos y entretenimiento puede causar un conflicto de intereses, o la apariencia de un conflicto entre los intereses personales y la responsabilidad profesional. La cultura de Walmart es nunca aceptar regalos o


61

Sistema de Evaluación Integral Continua Administración entretenimiento de ningún proveedor, posible proveedor, gobierno, o cualquier persona que el asociado pueda creer que posiblemente busque influenciar decisiones o transacciones comerciales. Los asociados tampoco deben aceptar regalos o propinas de clientes por trabajo realizado por el asociado en una tienda o club, a

Sistema de Evaluación Integral Continua Administración entretenimiento de ningún proveedor, posible proveedor, gobierno, o cualquier persona que el asociado pueda creer que posiblemente busque influenciar decisiones o transacciones comerciales. Los asociados tampoco deben aceptar regalos o propinas de clientes por trabajo realizado por el asociado en una tienda o club, a excepción de lo requerido por las normas locales o nacionales. “Página de Enlace – Código de Ética – Regalos y Entretenimiento” -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: El día de la visita Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 4.5

4.6

Reporte de Excepciones en línea.

Excepciones en línea: Artículos con existencia negativas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar: a. Que no hayan productos sin trabajar en un rango superior a 1 día. Solicitar y revisar el r eporte Resumen / Excepción .E / Line # SPI0250ER y verificar que hayan excepciones sólo en un rango de 0-1 día. b. Que se mantenga impreso el reporte para la revisión de negativas de forma diaria. Nota: En los departamentos perecederos, sólo debe trabajarse las excepciones en línea de los departamentos 97 (Embutido –  Carne – Queso Empacado) y 81 (Pan Em pacado). Se exceptúa el trabajar las negativas en el departamento 97 mie ntras existan problemas de carga del IP (facturación). No aplican las negativas correspondientes a los departamentos 3 (periódicos), 86 (servicios públicos)  Los negativos que requieren ser trabajados diariamente (pantalla de excepciones) son los negativos que tienen existencias de  3, -4, -5, -6,.... . ó más. Los artículos con existencias -1 ó -2 no necesitan ser trabajados. Después de 14 días sin ninguna actividad (venta, recibo, traslado, etc.) cualquier negativo automáticamente es reseteado a 0 aparece en el reporte de cambi os de existencia como usuario “neg_reset”. 

Para el caso de Guatemala, en el departamento 87 (Wireless), validar que en los primeros diez días se realizan los cambios de existencia según facturación del proveedor (“Recargas”).

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Última semana Tolerancia: Se permite máximo 1 incumplimiento diario (un Ítem). Papel de Trabajo: General P.T 1.0

4.7

Controles Mantenimiento Inventario Perpetuo.

Cambios de Existencia.

de al

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar: a. Que se aprueben por la Gerencia o Administración de forma diaria a más tardar 30 minutos después los cambios de existencia sin excepción. Verifique la hora de impresión del reporte de prueba. b. Que el Gerente o Encargado de Administración haya realizado las finalizaciones del día anterior en el sistema de la mercadería que se encuentra con diferencias. Revisarlo en el reporte cambios de existencia # STP1800ER. c. Que el personal de la tienda realice los conteos de forma exacta contando las existencias tanto de Piso de Ventas como las de Bodega. d. Que se justifican y firman por la gerencia/administración aquellos ajustes atípicos de uno o más productos con mismo ítem o código de barras que superen los siguientes montos: CR ¢25.000, GT Q400, NIC C$1000, HN L950 y ES $50. e. Qué se cumpla con los lineamientos de autorización, según procedimiento vigente, respaldos. Valide los montos reflejados en el reporte de prueba contra el reporte de Cambios de existencia (Revisar montos y cantidades).  Protección de Activos firma cómo evidencia de la revisión.  f. Que se tengan a mano la siguiente documentación: El Reporte de Prueba (todos los cambios sometidos a conteo).  El Reporte de Cambios de Existencia (todos los cambios de existencia aceptados por la gerencia).  Inventario Negado o No Revisado (enlista las excepciones que fueron completadas y negadas por la Gerencia y las  excepciones que no fueron revisadas dentro de las 24 hrs). g. Valide los montos reflejados con el reporte de prueba contra el reporte de Cambios de existencia 

Que se les haya aplicado la corrección “solicitud de conteo” a aquellas líneas que les aparezca la leyenda “count sht”.

Que exista un comunicado oficial (Procedimiento de escaneo vigente) sobre los procesos de conteos que debe realizar cada tienda debidamente aprobado por el Gerente de Protección de Acti vos y Gerente de Operaciones de cada formato. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Revisar dos semanas del mes en revisión. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 


62

SECCIÓN:

5. MERMA ADMINISTRATIVA

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Esta sección será evaluada una vez al mes por el Distrital de Protección de Activos.


63

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa 5.1 Facturación y control


Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa 5.1 Facturación y control cruzado con Orbit y/o orden de compra Manual.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que toda factura sea recibida contra orden de pedido automática o manual:  

Solicite las facturas del mes y valide que se adjunta la orden Orbit u orden manual a las facturas que quedan respaldadas en la tienda. En caso de que el proveedor no traiga orden de pedido debe cumplir con los siguientes requisitos si se decide recibir la mercadería por necesidad de la tienda. Enviar correo al CAM de Resurtido país y copia al CAT con los datos del proveedor la justificación que este indicó. Se envió el correo al área de resurtido comunicando la justificación del proveedor por la falta de la orden de pedido. Resurtido responderá en un máximo de 48 hrs. las inquietudes reportadas por la tienda en este sentido, para orientar como proceder con el proveedor en cuestión, se debe imprimir el correo con la respuesta facilitada por el área de Resurtido, se podrá recibir a pie de camión hasta recibir la respuesta de Resurtido por un periodo de quince días o hasta recibir respuesta. En caso de los pedidos de emergencia o adicionales se debe validar que exista la fórmula de pedido adicional y la autorización en la misma, esta debe in dicar el motivo del pedido adicional: Anexo # 19 Otras cadenas Gerente (a) / Sub gerente (a) y coordinador de área. Descuento Administrador (a) / Subadministrador. 



Para los casos de recepción mediante orden manual, deberá quedar registrada en el reporte Detalle de Recibo de la siguiente manera: FACTURA: Número de División – Número de Tienda – Folio (Número consecutivo que pueden usarse el número de factura – consecutivo asignado en tienda – consecutivo de orden manual). NOTA: Para las siglas OP deben ser aquellas recepciones que se ejecutaron mediante resurtido automático. La tienda define un crit erio de ingreso que será el utili zado.

Cómo diferenciar productos que se reciben a pie de camión.

Stat: NRPL (No Replenishment): Mercadería que sólo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda y su estatus es no resurtible. Stat: Administra/Proveedor (ADM PRV): Mercadería que administra directamente el proveedor. Stat: DSD (Direct Store Delivery): El sistema nunca resurtirá automáticamente esta mercadería. Stat: VEN (Supplier Managed Epos Replen): Mercadería que administra directamente el proveedor. Stat: GO (General Order) Mercadería que sólo el ADC puede enviar, no puede ser pedida por la tienda. Stat: MAN (Manual): Proveedor Administra Pedido en la Tienda. Nota: En caso de Descuento la orden manual tiene que estar firmada por el asistente y VB del administrador cómo control cruzado a más tardar al día siguiente de recibido, si la factura es recibida por el administrador, debe estar la firma del asistente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual; (La acción se realiza una vez al m es); con reporte mensual . Muestra: Uso de tabla militar estricta para establecer los días a revisar, revise el 100%. En caso de Descuento tome una muestra de las facturas que ingresaron en el día o día anterior. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: P.T 1.0 5.2 Revisión de pantallas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a.

Que no existen registros pendientes:

Ingrese en una terminal fija del sistema SMART y revise las siguientes pantallas.

Finalización de Recibo de Centro de Distribución a. Pantalla Recibo de Centro de Distribución que todas las recepciones estén finalizadas una vez que ha ingresado la mercadería. Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta: Administración de mercancías. Administración del Inventario. Recibo del Centro de Distribución. Consulta de Facturas.    

Revisión de pantalla de Transmisiones de Tienda a. Verifique la pantalla de transmisiones de tienda y cerciórese que no existan registros (cualquier registro en esta pantalla es un error). Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta: Administración Mercancía Transmisiones de Tienda Corregir Transmisión de Tienda.   

Revisión de pantalla de Transferencia de Mercadería a. Verifique en la pantalla de Transferencias de mercadería las opciones “Consulta finalización de envíos y Consulta finalizació n recibos de mercadería”, y cerciórese que todos los MTR estén en estado finalizado – Automach – Despejado. Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta: Administración de Mercancías. Administración de Inventario. Transferencias de mercadería. Consulta/Finalización de envío - Consulta/Finalización recibos de mercadería (con F7 y F8 avance y retrocede en la pantalla.    

Revisión de pantalla Procesar Registro de Recibo


64

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa a.

Ingrese a la pantalla Procesar Registro de Recibo, automáticamente aparecerá la división 1.

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa a. b.

Ingrese a la pantalla Procesar Registro de Recibo, automáticamente aparecerá la división 1. Avance a través de la pantalla para ver los registros sin despejar con F7 y F8 (podrán haber recibos sin despejar del día anterior y del día de la revisión).

c. d.


  

Deberá revisar todas las divisiones. Ingrese en una terminal fija en la siguiente ruta: Administración de Mercancías. Administración de Inventario. Procesar Registro de Recibo

Anexo # 21: Divisiones: 1 No Comidas 25 Verduras 8 Cafetería 26 Lácteos y Congelados 10 Farmacia 27 Panadería 11 Joyería 28 Abarrotes 15 Zapatería 31 Foto Revelado 24 Dpto. Frescos 45 Celulares En algunas tiendas no aplican todas las divisiones, puede validar con el gerente de la tienda cuales aplican. Además el sistema le indicará cuando alguna división no está abierta para la tienda. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: Finalización de Recibo de Centro de Distribución: No se permiten incumplimientos. Transmisiones: Únicamente pueden existir errores pendientes de corregir correspondientes al día de la revisión o de días anteriores si se tiene un caso abierto a Help Desk respaldado con el correo de respuesta enviado a la tienda porque la solución no la puede aplicar la tienda (Tipo gasto no se consideran). Transferencias: Se permiten únicamente MTR en estado Investigado, que no tengan una fecha superior a dos días hábiles (contando la fecha del día de revisión). Procesar registro: Únicamente podrá haber recibos sin despejar del día de la revisión y del día anterior a esta. Para recibos sin despejar con fechas anteriores a las mencionadas, deberá existir un respaldo con el correo de respuesta enviado a la tienda del caso abierto a Help Desk, solicitando el despeje. . Papel de Trabajo: General P.T 1.0 5.3 Revisión del Reporte Integral de Inventario (Purchase) Rebajas Compras.


a.

Que se concilien:

Equivalencias Purchase Journal Cuenta 800

Reporte Integral de Inventarios Consul ta de tal lada de Cue ntas SAP 1351030

Tome el Reporte Integral de Inventarios y revise las cuentas de Rebajas y Compras correspondientes al penúltimo mes liberado.

Cuenta Compras Concilie contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna “Mes Actual Compras a precio de venta ”, fila “Resultado Año actual por división ” Frescos – Secos contra el formulario de conciliación de tienda en Excel, que l os montos coincidan, de determinarse diferencias que sobrepasen los montos permitidos, valide la j ustificación o solicite el correo enviado a Contabilidad el cual debe contener departamento, fecha, monto, factura o envío en la que se dio la diferencia para su debida corrección. Se debe tener impreso el reporte Detalle de Cuentas Contables, la sección de las facturas del CEDI (FN307) y las compras de Frescos bajo la nomenclatura WCAINV con los siguientes datos: fecha de contabilización, número de referencia y evidencia de la concili ación contra el reporte compras ingresadas en excel. Anexo # 20 Reporte Integral de Inventarios (Cuenta Rebajas) Tome el Reporte Resumen de Rebajas Departamental S MC080B1- 1 y valide el monto indicado en la columna “Total WTD Neto”, fila “MTD XXX (mes respectivo)” y concílielo contra el Reporte Integral de Inventarios en la columna “Mes Actual Rebajas ”, fila “ Año actual por división ” que los montos coincidan.

De determinarse alguna diferencia en los montos superiores a l os indicados en la tabla adjunta, debe verificarse en detalle el Reporte Resumen Rebajas Departamental SMC080B1-1, y solicite el correo enviado a Help Desk que contenga departamento, monto de l a diferencia detectada para su debida corrección. Cadena

Costa Rica Nicaragua

Honduras El S alvador Guatemala

Descuento ¢ 20.000,00 C$ 860,00 L 755,00 Supermercado - Bodega ¢ 50.000,00 C$ 2.145,00 L 1.890,00 Walmart

$ 40,00

Q 315,00

$ 100,00

Q 790,00

La tienda tiene 3 días después de liberado para reali zar la conciliación respectiva. Las tiendas que han tenido inventario, valide un mes después que se hayan justificado y se encuentren impresos las diferencias por ajuste de inventarios. Anexo # 21. Contabilidad tiene hasta el día 7 de cada mes para la realización de los movim ientos contables respectivos, una vez comunicado por el área contable, se deben realizar las r espectivas conciliaciones. La tienda tiene 3 días después de liberado para r ealizar la


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Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa conciliación respectiva.

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa conciliación respectiva. Valide que se hayan justificado y se encuentren impresos l as diferencias por ajuste de inventarios.

El proceso de revisión por parte del Distrital no sustituye la revisión realizada por la administración/gerencia a las cuentas contables Ventas – Rebajas y Compras del BI, debe quedar evidencia del seguimiento a la revisión aplicada por la gerencia cómo se ha aplicado desde que se cambió a los sistemas Walmart. Valide que se guarde en una carpeta el Reporte Integral de Inventarios, junto con la conciliaci ón realizada en el Formulario en Excel, ambos reportes deben estar impresos y firmados por la gerencia como evidencia de la revisión. Verificar que se archive y estén accesibles el Reporte Integral de Inventarios de Dic. año anterior y todos los del año en curso dentro de la carpeta correspondiente. Las diferencias detectadas en las cuentas deben estar justificadas si superan los montos permitidos en cuanto a diferencias que puede tener una tienda en el cuadre por departamento. 



Cadena

Costa Rica

Nicaragua

Descuento ¢ 20.000,00 C$ 860,00 Supermercado - Bodega ¢ 50. 000, 00 C $ 2. 145, 00 Walmart

Honduras


L 755,00

$ 40,00

Q 315,00

L 1. 890, 00

$ 100, 00

Q 790, 00

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: Conciliación Mensual el último mes cerrado al 100%. Realice una muestra aleatoria de los datos digit ados al archivo Conciliación mensual en Excel. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

5.4 Revisión del Reporte Resumen Departamental de Rebajas (Cambios de Precio):

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. b.

Tome el reporte Rebajas del mes finalizado (mensuales) y verifique que el mismo haya sido generado como asentado. # SMC080B1-1 Que se hayan investigado aquellas rebajas mayores a: Cadena

Costa Rica

Nicaragua

Honduras


Descuento ₡1.000.000,00 C$ 12.000,00 L. 40.000,00 $2.000,00 Q16.000,00 Supermercado ₡3.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 120.000,00 $6.000,00 Q48.000,00 Bodega ₡4.000.000,00 C$ 48.000,00 L. 160.000,00 $8.000,00 Q64.000,00 Walmart L. 200.000,00 $10.000,00 Q80.000,00 ₡5.000.000,00

c. d. e.

Verifique para cada uno de los departamentos el motivo de cambios de precio e identifique aquellos departamentos con montos iguales o superiores a los parámetros definidos a continuación (columna Total WTD Net): No aplica para departamentos Perecederos. En caso de determinarse montos superiores a los anteriores, solicite la justificación en el reporte Manager Recap SMR0010R (apartado “Rebajas Diarias de más de ($50 - equivalente por país) ” y valide la razonabilidad del cambio de precio para descartar que sea un cambio de precio atípico “absurdo”) del día o los días del cambio de precio aplicado.

Si determinó en el muestreo cambios de precio que superen el 20%, debe existir como respaldo el reporte Resumen Detallado de Rebajas donde se corrigió y el correo de solicitud de corrección al departamento de Ítem File. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Reporte Mensual de Rebajas Asentado. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0

5.5 Validación del Procedimiento de Escaneo y conteo en Cambio de Precios.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se ejecute el conteo de SKUS definidos en procedimiento de escaneo para cada formato. En caso de que la cantidad de skus establecida en el procedimiento no sea cubierta, sustituya con conteos cíclicos de otras  categorías hasta completar la cantidad. Solicite el Reporte prueba y concilie contra el reporte de Cambios de Existencia. (Diario).  En caso de que hayan diferencias entre el reporte de Prueba de Conteo y Cambios de existencia, las mismas deben estar justificadas. En caso de haber conteos negados se debe tener el Rpte. Exist Aceptadas y Negadas (SPI0521R) impreso y trabajadas al día siguiente. La tienda podrá respaldar los escaneos en forma diaria o su equivalente en forma semanal.  Que se avance con categorías definidas en procedimiento.  No considere las negativas como parte de los escaneos realizados.  No considere conteos de Protección de Activos cómo parte de los conteos realizados.  Farmacia: Valide que se aplique el escaneo a toda la mercadería (solicite el reporte de avance de escaneo a 30 días y el reporte de  excepciones, los cuales deben reflejarse al 100% de la mercadería. b. Cambios de precios. Valide: Aplicación correcta de cambios de precio, que se aplican conteos a la mercadería que tiene cambio de precio. Deben aparecer  en el reporte prueba. (revisión de existencias y aplicación del cambio de precio a todos l os artículos).


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Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa 

Solicitar el reporte Cambios de existencia # SPI1800ER, el reporte prueba # SPI285OR.

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa Solicitar el reporte Cambios de existencia # SPI1800ER, el reporte prueba # SPI285OR. Concilie que al 100% de cambios de precio del día se les haya realizado un conteo (Resumen de cambios de Precio Por Departamento), validando contra el total indicado en el reporte Prueba en la parte inferior izquierda RESUMEN D/ REPORTE : Conteo de Artcs= *** Se archivan los reportes de prueba y cambio de precio pendientes aparte de los cíclicos que realiza la tienda.  -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: Conciliar Reporte de Prueba de Conteo Contra Cambios de existencia. Mes cerrado, una semana. Categorías de Conteo, verificar 5 líneas de cada categoría y verifíquelo en el reporte de Prueba de Conteo. Mes cerrado. Cambios de precios, revisar una semana del periodo en revisión. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0  

5.6 Academia en línea.


“mes cerrado”

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con que: a.

Que mensualmente se capacite a los asociados en academia en línea y compruebe que el personal capacitado haya ejecutado el 100% de los módulos correspondientes a su perfil. De forma mensual debe haber un avance del 17% de aplicación de asociados capacitados

 

El proceso de capacitación debe realizarse en forma cíclica de manera que, semestralmente se capacitará el 100% del personal. Este ciclo se ejecutará 2 veces al año. Para asociados de Nuevo Ingreso de la Operación verifique que hayan ejecutado los CBL´s correspondientes a su puesto, solicite los nuevos ingresos del personal de tienda realizados del tercer mes finalizado antes de la revisión y valide que se hayan aplicado los módulos de acuerdo al puesto. Ejemplo, los asociados (as) que ingresaron en el mes de mayo inician el proceso de capacitación en CBL´s un mes después del ingreso, por lo tanto tiene el mes de julio para completar el 100% del módulo respecto a su puesto, por lo que para agosto se efectuaría la revisión. Para revisar este proceso ingresar a: Pantalla principal Academia Operaciones. Usuario: admin Contraseña: Xxxxx .xxxxxxx (entrar) Categorías (escoja el programa según puesto, formato y país – Click). Administración (escoja Calificaciones – Click). Aparece pantalla Calificador con el detalle de asociados que aplicaron los módulos.

Nota: Si no encuentra algún asociado (a), valide el ingreso en la o las máquinas que contengan los CBL´s, se debe recomendar a la gerencia de tienda que cada asociado (a) utilice una mi sma máquina para la aplicación al 100% de l os CBL´s. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: Control por asociado y Base de datos Ac ademia en línea 5.7 Conciliación de Devoluciones del CEDI. (Journal Entries)


CEDI: Centro de Distribución.

a.

Claim: Devolución a Proveedor (Ajuste automático en unidades y contable).

b.

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con:

c. 

Sin Claim: Devoluciones al Centro de Distribución( No realiza ajuste automático)

d.

La tienda realiza el ajuste en unidades.

f.



El departamento de Contabilidad realiza el ajuste contable.

e.

g. h.

Que se tenga impreso y se hayan validado (firma de revisado) por el encargado de UPC/Oficinista de Trastienda en los formatos Walmart – Supermercado y Bodega y en el caso del formato Descuento por la administración el reporte generado de BI) (De la cuenta 1351030 con los ajustes, correspondientes a su acreditación, con su respectiva referencia y número de documento. Que se aplique correctamente los ajustes de inventario correspondientes a las devoluciones del CEDI a nivel de IP conciliando la fórmula de Devoluciones al CEDI contra el reporte Ajustes de inventario. Que se anote el número de Documento VLM que aparece en el reporte BI a cada una de las notas de Devolución. Si se determinan diferencias en la conciliación verifique que el/la encargado (a) del PDV haya determinado las mismas y realizado el debido reclamo. Si hay diferencias por rechazos del Centro de Distribución debe existir el ajuste al IP, la fórmula de Reporte de Inconsistencias o Rechazos de Mercadería del Centro de Distribución o correo reportando al CAT la inconsistencia o rechazo. Que se apliquen ajustes de incremento o reducción en el momento que sale (Devolución CEDI) o ingresa mercadería (Rechazo CEDI). (Deben archivarse juntas Outlook o documento en Excel, con Ajuste de Inventario y/o rechazo CEDI). Que la fórmula de Atención de Reclamos y Aprobación utilizada y el Reporte Notificación de Reclamos tengan los siguientes requisitos: Sello de recepción de la tienda, transportista (nombre, número de cédula y número de placa del vehículo) firma y nombre Coordinador de trastienda. En Descuentos firma y nombre Administrador / sub. Administrador. Que en el reporte “Notificación de Reclamos Tienda” los departamentos correspondan a la división correcta.

Que si existen notas de devolución con más de un mes y quince días sin acreditar, se hayan gestionado por parte del responsable. A partir del primer correo de no tener acreditación se debe dar un seguimiento semanal con correo de respaldo enviado al área respectiva.

Nota: En las tiendas donde el CEDI i ngresa en la noche el ajuste puede aplicarse al día siguiente. En el caso de reclamo por faltante detectado en la entrega del CEDI, se aplica la reducción el mismo día al IP con el fin de no afectar el resurtido automático de la tienda (debe aplicarse el respectivo reclamo al CEDI) si la solicitud es rechazada por el CAT, debe realizarse el incremento por Back Room a la misma cantidad antes rebajada y aplicarse un conteo cíclico al producto. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


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Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa Frecuencia: Mensual

Sistema de Evaluación Integral Continua Merma Administrativa Frecuencia: Mensual Muestra: 1 mes y seguimiento a devoluciones sin acreditar de meses anteriores. Tolerancia: No se permiten incumplimientos sin justificar. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 5.8 Administración de usuarios en el Sistema y manejo de claves. (POS).

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que ningún colaborador preste la llave para realizar nulos - devoluciones ni su clave de seguridad para realizar transacciones en el sistema y que se mantenga bajo custodia. b. Que se aplique en el sistema el cambio del código de seguridad en los primeros cinco días cada dos meses y se documente el cambio en hoja de control anotando los siguientes datos. Anexo #22. Fecha del cambio de la clave  Número de Operador  Nombre del asociado (a) y firma  Adjuntar reporte Impreso en los primeros cinco días del mes (#Reporte: SAS66510R) 

c.

d. e. f. g. h.

En el Reporte POS de cajeros, se establezca posición en el sistema. (CSM – CASHIER), en el caso de gerencia es el único que puede mantener habilitada la posición de Manager . Solicite que se imprima el reporte POS de Cajeros SAS6510R el día de la visita y valide que los usuarios existentes  están activos en la tienda. Que no exista personal con 2 códigos asignados. Que no existan códigos con nombres genéricos. Que no existan códigos asignados a colaboradores que no laboran en la tienda. Que los usuarios que no trabajan en la ti enda deben borrarse máximo al día siguiente (inclusive). Que los asociados que cuenten con usuarios con nivel CSM se encuentran en registro de firmas de la tienda. En el caso de asociados de Administración y tesorería que cubran un Distrito al ser variables deben mantenerse anotados en el registro de firmas de cada tienda.

Nota: Farmacia Si el/la Regente o auxiliar realiza labores de cobro de Artículos, no está autorizado para realizar sus propias anulaciones -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General 1.0


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SECCIÓN:

6. SEGURIDAD ALIMENTARIA

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Ver anexos en la academia de protección de Activos en la siguiente ruta: Intranet – Enlace - Protección de Activos - Portal de Protección de Activos Biblioteca de Documentos - Sección de Manuales (consultar) Manual SEIC - Anexos Seguridad Alimentaria SEIC.


Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria

69

Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria

6.1


Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que en cada área de perecederos haya termómetro de (vástago) y este se encuentra bien calibrado antes de iniciar la operación diaria. Anexo #23. De contar con termómetros digitales se i ntroducen de igual forma en agua y hielo, debe marcar cero. Si da un error, no tienen  forma de calibrarlo ni repararlo por l o que se debe cambiar. La calibración debe hacerse según el procedimiento de la guía operativa de S eguridad Alimentaria de la tienda. Referencia (Guía de Procesos Operativos en tiendas ubicada en el Portal de Protección de Activos). b. Que el registro de Calibración de Termómetros se encuentre al día (debe haber un registro por cada termómetro). Anexo #24. Se lleva al DIA los registros de temperatura en Carnicería, aves, pescado, c afetería, panadería, embutidos, Come Rico, la c. frecuencia de llenado es a las 8 a.m., 12 m.d. 4 y 8 p.m. tolerancia de 30 minutos antes o después del ti empo descrito. Anexo #25. En caso que un equipo no mantenga el producto a temperaturas adecuadas, verifique lista de Chequeo de temperatura al día y  valide si coinciden o se encuentran entre una variación de + /- 2°C entre el registro anotado y las pruebas realizadas. Si existe la orden de Trabajo en caso de equipos con mal funcionamiento para su mantenimiento, de lo contrario aplica como  insatisfactorio. d. Que los productos perecederos en urnas, islas y autoservicios, se encuentran exhibidos por debajo de la línea de carga (enfriamiento). Si la urna tiene termómetro verificar que este se encuentre en buen estado. e. Que se encuentran libres de condensación (goteo por acumulación de agua), todos los equipos de enfriamiento (cámaras, islas, urnas y autoservicios) donde se tenga el producto expuesto. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0

6.2

Productos Vencidos.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: Perecederos a. Que NO exista producto vencido o sin fecha de vencimiento declarada y/o adulterada, ya sea almacenado (Cuartos fríos) o en exhibición. Realizar un recorrido por todas l as áreas de perecederos. Si se tiene producto vencido para merma o devolución debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que  no se genere contaminación al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el retiro de esos productos productos (15 días y si está en clara descomposición proceder con el desecho). En El Salvador hay una situación especial donde se pide que la autoridad debe estar presente para la destrucción, hay casos en que los periodos son más largos por esa situación. b. Que todos los productos tengan las etiquetas originales y que la fecha de vencimiento esté legible. a.  



Secos Que no detecten productos vencidos en el piso de ventas. Seleccione los departamentos para la revisión de vencimientos. Anexo # 26. Recorra la planta de ventas y verifique si existen productos vencidos. (Para efectos de evaluación se considera si ya el producto venció). El retiro de productos por parte de la operación debe aplicarse tomando en cuenta lo que establece la tabla de vida útil Publicada en Intranet – Calidad Corpo rativa – Seguridad A limentaria Tabla de vid a útil . Las tiendas deben cumplir con las fechas de retiro, un abarrote o consumible no debe estar exhibido hasta el día que vence (esto afectaría de forma directa al cliente). Realice el recorrido entre lunes y viernes e indique a la administración el inicio del recorrido.

Nota: 

Un producto que declara la fecha de vencimiento como día/mes/año está vencido un día después de la f echa declarada en la etiqueta. Las expresiones comúnmente utilizadas para declararla son: fecha de vencimiento, fecha de caducidad, fecha de expiración, vence, caduca, expira, consumir preferentemente antes del… un producto que declara solamente

Mes/año de vencimiento se considera vencido el primer día del mes que aparece declarado exceptuando sí tiene la expresión al final de lo que indica que vence el últi mo día de este mes. Si encuentra productos vencidos deben entregarse de forma inmediata al Jefe del departamento e informar a la administración/gerencia para que el producto sea registrado como merma. (MD-0) o se realice el cambio si corresponde. Si se tiene producto vencido para merma o devolución debe estar claramente identificado, separado y almacenado de forma que no se genere contaminación al producto en buen estado, no se puede almacenar por periodos desproporcionados ya que se presta para sanciones por parte de la autoridad o malos manejos, validar la siguiente fecha de entrega del proveedor para el retiro de esos productos. En El Salvador hay una situación especial donde se pide que la autoridad (Ministerio de Salud) debe estar presente para la destrucción, hay casos en que los periodos son más largos por esa si tuación. De no encontrar producto vencidos, anote en el papel de trabajo # 6.2 los departamentos verificados en la semana. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: Secos y Perecederos, un máximo de tres unidades del mi smo o de diferente código de barras. Producto empacado por la tienda (ejemplo: P ollo Rostizado), con sólo un producto se considera insatisfactorio. Muestra: 15 productos en cada área de perecederos. 50 líneas por departamento de forma aleatoria Walmart: Seleccione 4 departamentos. Supermercado – Bodega – Club Co: Seleccione 3 departamentos Descuento: Seleccione 2 departamentos. Papel de Trabajo: General P.T 6.2 ó listado Tráiler (Anexo #36) 







 

6.3

Buenas Prácticas de Higiene - Limpieza y desinfección de áreas.



70

Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria a. Protocolo de limpieza

Que en el área de frescos se da el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Higiene, revisando lo siguiente: Estaciones de Lavado (disponibilidad de jabón, agua, toallas de papel, t odo en buen estado y en cada departamento de perecederos). 

Sistema de Evaluación Integral Continua Inocuidad Alimentaria a.

Que en el área de frescos se da el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Higiene, revisando lo siguiente: Estaciones de Lavado (disponibilidad de jabón, agua, toallas de papel, t odo en buen estado y en cada departamento de perecederos). Disponibilidad, uso correcto (que hayan existencia para la labor diaria) de guantes, cubre bocas (estos últimos según uso establecido por Matriz de Uso de Guantes y Cubre bocas) en todos los departamentos de perecederos. Anexo # 29.1. Disponibilidad (que hayan existencia para la labor diaria) de redecillas, y lineamientos de uso de U niforme en todos los departamentos de perecederos. Los basureros que se encuentran en las áreas de perecederos (empaque, proceso y despacho) tienen tapa y en buen estado, no generan contaminación. Todos los productos perecederos en los cuartos fríos / t rastienda / recepción / áreas de tránsit o, tienen tarima o cajilla de arrastre que los separa del piso. Disponibilidad de los químicos autorizados y están en uso (que haya existencia de químicos aprobados y enlistados en la guía operativa de Seguridad Alimentaria para uso de la semana). Evidencia que está en uso, no almacenados. De no haber, la tienda incumple. Anexo # 27. 

Protocolo de limpieza profunda.



PLP: Programa de limpieza profunda.









b.

Asociados (as) portan o mantiene en la tienda el carnet de manipulador de alimentos/Tarjeta de Salud/certificado de Salud según se define, son los únicos autorizados para manipular y v ender de alimentos. Nota: para Costa Rica, se hace extensivo r equisito carnet de manipuladores de alimentos a Administradores o Gerentes de los puntos de venta que preparan comidas de consumo directo de personas. (Tiendas con c afetería, Maxirico y Comerico, rostizados, proceso de sushi, panadería). c. Los equipos y utensilios están limpios y l ibres de residuos sólidos, si no están en uso reciente (que no estén utilizándolo en ese momento). d. Estén limpias todas las áreas descritas en el PLP así como cuartos frí os y urnas de venta, que exista cuadro de PLP en la tienda y que se ejecuta los días indicados, de l a forma, frecuencia y usando el químico li stado en el cuadro. e. El cuadro de PLP se encuentra en la guía operativa de Seguridad Alimentaria. Revise que el registro de limpieza este lleno y al día. Anexo # 28. No se sustituye el uso de guantes por el método de la Bolsa plástica i nvertida, el guante debe usarse siempre y la bolsa es f. utilizada para no realizar el cambio constante de guantes según procedimiento indicado en la guía operativa de S eguridad Alimentaria. Anexo # 29- 29.1. Refiérase a la Guía de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Protección de Activos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Matriz de uso de guantes y cubre bocas .

6.4

Manejo Integrado de Plagas.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que se tenga copia de informe de visita y hallazgos de proveedor de servicio de control de plagas. Revisar según Check list enviado el servicio brindado por la compañía de control de plagas (según sea primer o segunda visita  del mes). Anexo # 30. b. Que la gerencia tenga el plan de acción para hallazgos reportados por el proveedor de servicio de control de plagas. c. Que se tenga el plano de ubicación de trampas y cebos. Refiérase a la Guía de Procesos Operativos en tiendas en Portal de Protección de Activos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia:


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SECCIÓN:

7. SEGURIDAD HUMANA E INFRAESTRUCTURA



Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura

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Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura

7.1 Salidas de Emergencia.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Las Puertas de Emergencia se encuentran sin candado, pasador, llavín, marchamo o cualquier otro tipo de cerradura, diferente a la barra anti-pánico; cuando hayan personas dentro de la tienda. 2. En el caso de Guatemala y tiendas que no cuenten con salidas de emergencia, las puertas habituales de la tienda deben estar libres de obstáculos y no hay coches, carretillas o carretas, así como con cadenas en los check outs. 3. Las puertas de emergencia están rotuladas. 4. Todas las puertas de emergencia están libres de obstáculos, como exhibiciones, carritos, mercadería, tarimas, pallets, etc. 5. Que la tienda cuente con lámparas de Emergencia. Realice un recorrido y verifique: b. Que no existan lámparas en mal estado y f uncionan adecuadamente. Desconecte las teclas o utilice el botón d e “Test” por un minuto para probar las lámparas de emergencia. En caso de detectarse equipo que no cumple lo estipulado anteriormente, solicite el correo de respaldo (no aplica si fue enviado el mismo día de la revisión a no ser que ha ya evidencia que el daño se produjo ese mismo día. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Lámparas, frecuencia semanal, 10% de las lámparas existentes. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 1 de la Guía Rápida de Seguridad Humna  

7.2 Botiquín de Primeros Auxilios.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. El botiquín de la tienda está accesible a los brigadistas, no tiene candado, llave u otro dispositivo que impide que se pueda utilizar. 2. Está completo o con al menos todos los productos de la lista oficial. Anexo # 31. 3. No existen productos vencidos. 4. Solo los brigadistas están autorizados a usar el botiquín. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 1 de la Guía Rápida de Seguridad Humana

7.3 Bloqueo de pasillos y Rutas de Evacuación.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. No existen pasillos bloqueados por acomodos de mercadería, exhibiciones u otro tipo de obstáculo. 2. Mientras la tienda se encuentre abierta; la mercadería, coches o carretillas usadas para resurtir, escaleras, tarimas, carritos, carretillas hidráulicas, etc., no obstruyen más del 50% del pasillo, y se colocan del mismo lado todos los que estén en un mismo pasillo. 3. Alrededor de todas las islas o exhibiciones queda un pasillo de al menos 1 m de ancho (1,2 m en CR). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se realiza una vez por semana); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 8 de la Guía Rápida de Seguridad Humana

7.4 Equipo Contra Incendios.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todos los extintores, mangueras contra incendio o hidrantes están libres de obstáculos y sin bloqueo por mercadería, exhibiciones o carretillas. 2. Todos los extintores y mangueras contra incendio estén ubicados en su lugar. 3. Todos los extintores y mangueras están rotulados en la pared. Área demarcada en piso 90 cm x 90 cm. Si esta área no está disponible, debe existir al menos un pasillo de 90 cm de acceso al e quipo. 4. Todos los extintores están dentro de su período de recarga, y tienen su marchamo intacto. 5. Para Guatemala: debe realizarse una inspección mensual a todos los extintores, se considera que hay incumplimiento si esta no se ha realizado. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 1 y 2 de la Guía Rápida de Seguridad Humana

7. 5 Funcionamiento de la Brigada o EDP y Comité de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional.


EDP: Equipo Dinámico de Prevención. Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: La brigada se reúne una vez al mes. 1. Durante la reunión se completó la sesión correspondiente al Plan de Trabajo Anual que se ubica en la 2. intranet.(http://enlace/practicas.asp?dirpath=/Plan Trabajo Anual Comisión - Brigadas 2011/Agenda Mensual de Trabajo). Anexo # 32. 3. Se cuenta con Bitácora, Libro o Portafolio con las Actas o Minutas de las reuniones del año, actualizada al último mes. Para Guatemala adicionalmente se llena el libro de actas y firman los presentes. 4. Existe copia de la inscripción del equipo ante las autoridades. En El Salvador: se tiene además copia física de la acreditación de los integrantes del Comité de Seguridad. 5. Existe copia de la investigación de los accidentes ocurridos en la tienda durante el presente año. En El Salvador el registro de accidentes debe tener firma y sello de recibido en el Ministerio de Trabajo. 6. Digite cuantos asociados de la tienda están certificados como brigadistas.


73

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100%

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 3 de la Guía Rápida de Seguridad Humana

7.6 Disponibilidad de Personal entrenado de la Brigada o EDP y Comité de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional. EDP: Equipo Dinámico de Prevención. Aspecto de Cumplimiento Legal, debe ser siempre evaluado.

7.7 Equipo de Protección Personal Asociados (as) WMT. EPP: Equipo de Prevención Personal. Esto no se evalúa a terceros colaboradores. Se comunica a la Gerencia.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Existe al menos una persona de la Bri gada en el turno. 2. Si por rotación o traslado de tienda, el equipo pierde integrantes, no se debe sobrepasar más de dos meses sin que los brigadistas sean capacitados. 3. Se cuenta con la copia del certific ado de la capacitación de todos los integrantes de la brigada. 4. El líder de la brigada es el gerente o uno de sus reportes directos. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; (La acción se realiza una vez por semana); con reporte mensual. Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 3 de la Guía Rápida de Seguridad Humana Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Que no haga falta equipo de protección personal, de acuerdo a lo establecido en la sección de Uso y Cuidados del Equipo Protección Personal (EPP), del Manual de Lineamientos de Seguridad Humana. en: Perecederos: Perecederos: Bodega y trastienda. Trabajos con más de 2m de altura fuera de una escalera: Planta de ventas (todas las áreas) Departamento de Cocina Panadería Cafetería – Come Rico. Limpieza Serv. Sanitarios y basureros: 2. Los EPP dañados se reponen dentro del mismo mes, o existe solicitud de compra de los que falten o estén dañados. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 4, 16 y 17 de la Guía Rápida de Seguridad Humana. Sección de Uso y Cuidados del EPP         

7.8 Uso del Equipo de Protección Personal Asociados (as) WMT. EPP: Equipo de Prevención Personal. Esto no se evalúa a terceros colaboradores. Se comunica a la Gerencia.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Los asociados usan el EPP conforme a la labor que realizan. 2. El Supervisor suspende la labor hasta que el asociado este usando el EPP requerido. 3. Se usa el EPP en: Perecederos: Bodega y trastienda. Trabajos con más de 2m de altura fuera de una escalera: . Planta de ventas (todas las áreas) Departamento de Cocina Panadería Cafetería – Come Rico. Limpieza Serv. Sanitarios y basureros Nota: Es prohibido prestar equipo de protección personal a los proveedores. Reportar los casos donde esto esté pasando. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General 1.0 Referencia: Lineamiento 4, 16 y 17 de la Guía Rápida de Seguridad Humana. Sección de Uso y Cuidados del EPP        



7.9 Prevención de Resbalones.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Verifique que el personal que realiza limpieza use conos, rótulos o algún otro dispositivo para señalar las áreas de piso húmedo/mojado. 2. Verifique que los derrames de líquidos o granos, donde puedan producirse resbalones, o caídas; se identifican y demarcan con conos o rótulos de piso mojado y se limpian, en el momento en que se detectan. El/La asociado (a) que lo detecta permanece en el área hasta que el derrame se li mpia. 3. No existen equipos que generen derrames de agua, aceite u otra fuente de potenciales caídas, si existen dichos derrames están señalizados y se tiene un proceso de constante limpieza. 4. No existen goteras en el techo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos


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Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 5 y 8 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Humana e Infraestructura Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 5 y 8 de la Guía Rápida de Seguridad Humana. 7.10 Caídas a Diferente nivel.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todas las escaleras están en buen estado, sin partes dañadas o faltantes. 2. Los/Las asociados (as) y personal de apoyo usan escaleras, nunca se usan cajillas, bancos u otros elementos para subir. 3. No se emplea el último peldaño de las escaleras. 4. Para trabajos a más de 2 metros de altura, donde la persona se ubica fuera de la escalera; se emplea arnés de seguridad y línea de vida. 5. El personal no sube a las góndolas. Si lo hace emplea arnés y línea de vida, sujetos a algún punto de la estructura. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 10 y 11 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.11. Condiciones Eléctricas



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que: 1. No existen elementos eléctricos (tomacorrientes, apagadores, cajas), quebradas o en mal estado 2. Los asociados no mojan directamente con la manguera los tomacorrientes durante la limpieza. Los toma corrientes del área de carnicería tienen tapa. 3. Todos los paneles eléctricos están rotulados con la señal de precaución. 4. No hay equipos eléctricos haciendo corto o tierra (jalando o dando toques). 5. No existen cables calientes, sin aislamiento (pelados) o deteriorados. 6. No hay evidencia de toma corrientes donde estén ocurriendo cortos circuitos (quemados). 7. No se utilizan extensiones, regletas o flautas contrario a la política. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 14 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.12. Almacenamiento Seguro

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todas las bodegas están ordenadas, con pasillos transitables. 2. Las estibas están ordenadas y no tocan las lámparas u otros elementos eléctricos. 3. No se emplean los cuartos eléctricos y del generador de emergencias, para almacenar mercadería o cualquier otro material. 4. No se almacenan materiales o mercadería frente a los paneles eléctricos. 5. No hay mercadería almacenada sobre extensiones, toma corrientes u otra fuente de ignición. 6. No hay combustibles (gasolina, thinner, aguarrás, pinturas, diesel), almacenados dentro de la tienda. 7. El gas LPG se almacena en zonas ventiladas y en posición vertical. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 10 y 11 de la Guía Rápida de Seguridad Humana.

7.13. Control de Gas LPG

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: 1. Todas las válvulas de gas están en buen estado y accesibles. 2. Los tanques o pipas de gas están en buen estado y cuentan con válvula de cierre. 3. No se emplean las áreas de los tanques o pipas, para almacenar mercadería o cualquier otro material. 4. Existe cerramiento o control de acceso a los tanques o pipas de gas. 5. Si la tienda cocina con gas en cilindro pequeño, este queda fuera de la tienda por las noches, o en un lugar ventilado. 6. Los pilotos, perillas o reguladores y demás elementos de las cocinas, hornos y rostizadores de gas funcionan adecuadamente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria; (La acción se realiza a diario); con reporte mensual. Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Lineamiento 13 de la Guía Rápida de S eguridad Humana.



75


SECCIÓN:

8. SEGURIDAD AMBIENTAL

PARÁMETROS Y PROCEDIMIENTOS Referencia en la academia de protección de Activos en la siguiente ruta: Intranet – Enlace - Protección de Activos - Portal de Protección de Activos Biblioteca de Documentos - Sección de Manuales (consultar) Manual SEIC - Anexos Seguridad Humana SEIC.


76




Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Todos los recipientes para recoger desechos (basureros), cuenta con una bolsa plástica resistente y acorde a su tamaño. b. En el basurero general toda la basura esta en bolsa plástica transparente cerrada. No hay basura regada. c. No deben existir bolsas de basura fuera del basurero. d. Se separan los desechos peligrosos (explosivos, corrosivos, inflamables, reactivos y tóxicos), de los desechos ordinarios o comunes. Anexo # 33. e. Si existe farmacia, se tie ne un servicio de recolección de desechos bio-infecciosos, o sea las j eringas, algodones y demás materiales de la sala de inyectables. Los desechos de cartón se almacenan y retornan a CD, al igual que los desechos de plástico en un saco recolector o bolsa. f. El área destinada para este fin se encuentra ordenada y no hay evidencia de que se envíen materiales reciclables en la basura ordinaria. g. El basurero está: a. Cerrado de forma que se controle el ingreso de plagas. b. El piso y paredes deben ser lisos, lavables y en buen estado. c. Contar con un drenaje con coladera, de forma que toda el agua del basurero se envía al alcantarillado o planta de tratamiento de agua; no se mezcla con el agua de lluvia. h. Si la tienda usa compactador de basura este no debe tener salidas de caldos o l íquidos del mismo. No se debieran percibir olores a descomposición, putrefacción, fermentación a una distancia de 2 metros alrededor del i. basurero. No deben haber gusanos, moscas, cucarachas, roedores u otra plaga en el interior del basurero. j. k. No deben existir aguas estancadas o corriendo hacia afuera del basurero. l. El basurero debe quedar lavado, luego de que el recolector se lleve la basura. Debe existir un control por parte de la administración de la unidad de negocio de la actividad de recolección y lavado del basurero (máximo una hora después). -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos Papel de Trabajo: General P.T 1.0 Referencia: Guía Rápida de Cumplimiento Ambiental (Anexo Portal de Protección de Activos).



77


SECCIÓN:

9. SEGURIDAD



78

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad 9.1 Proceso Retiro de Dinero y brindar soporte en todos los


Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad 9.1 Proceso Retiro de Dinero y brindar soporte en todos los procesos que impliquen traslados de dinero. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial de Seguridad haga una revisión del entorno 5 minutos antes de ejecutar el retiro de dinero. b. El oficial de Seguridad Externa debe hacer la revisión del perímetro verificando que no existan personas sospechosas recorriendo la parte externa de la tienda. c. El oficial debe realizar recorridos observando que no existan vehículos (carros o motocicletas) que se encuentren en posición de salida y con el motor en m archa, de igual forma vehículos que no porten l as placas o que se encuentren registrados en la base datos de vehículos sospechosos. d. Comunicación del resultado de la revisión. En caso que el oficial detecte algo sospechoso informará a la Administración. e. El Oficial debe colocarse en la puerta de entrada de la tienda en posición de alerta y manteniendo contacto visual con la persona que cubre el retiro constantemente. f. Cuando se presente a la tienda el camión remesero el oficial debe brindar la colaboración para que el camión se estaciones en la zona más segura, además de informar al gerente o administración de la tienda. Nota. Si la tienda solo cuenta con un oficial y este se encuentra en su tiempo de almuerzo o descanso la administración es quien debe revisar el perímetro externo. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.

9.2 Puntualidad del oficial. Reporte ingreso y salida de la tienda. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial de Seguridad se reporte al ingreso y la salida a la tienda, anotará su hora de ingreso y hora de salida en el formulario diseñado a tal efecto. Anexo #34. b. Este control lo debe ejercer la administración de la tienda. Aplica para Descuento. c. El encargado (a) Gerencia/Administración deben completar diariamente el formulario de ausencias, tardías y rotación de personal, así dar seguimiento al reporte de visit as del supervisor, el cual debe cumplir con 12 visitas mínimo al mes. Nota: El control de horario se debe validar con la hoja de horario del Oficial de seguridad que se encuentra en la bitácora de seguridad externa. En GT, el formulario no lo deben accesar los agentes externos. No se debe permitir bajo ninguna circunstancia que los oficiales doblen jornadas de trabajo, excepto situaciones autorizadas por el Distrital de Protección de Activos y Seguridad correspondiente. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Diaria (La acción se realiza a diario); con reporte mensual Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega. 50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio y 100% en Tiendas sin parqueo propio. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1. 



9.3 Documentación y equipo que debe portar el Agente de Seguridad. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Oficial de seguridad porte el cinturón de seguridad con: Radio de comunicación, black jack (bastón o vara policial telescópica, batón de madera o bien de caucho No es un equipo Bélico), esposas y arma de fuego. En Guatemala, Honduras y El Salvador, no se evalúa portar Esposas. b. El oficial de seguridad debe portar su gafete o carnet con fotografía de la empresa de seguridad. En Costa Rica, lo porta visiblemente, en los otros países lo portan pero no visible. c. Que el oficial de Seguridad porte el Carné de portación de armas vigente. En caso de estar vencido se considera insatisfactorio. d. Que el Agente de seguridad porte el documento oficial de Seguridad Social (orden patronal) al día. El/La Distrital de Protección de Activos solicitará dicho documento al Oficial. En caso de cualquier otra circunstancia, el Oficial de Seguridad deberá de presentar la documentación de gestión ante las Autoridades de S eguridad Social de dicho documento. Nota: El arma de fuego o eléctrica NO debe manipularse para realizar la revisión. En GT y ES los agentes que tienen menos de dos meses de laborar en la empresa no portan el documento del Seguro Social, por estar en periodo de prueba según la ley. El carnet de portación de armas para HN, GT y ES, al ser un trámite lento se permite presentar por el oficial una constancia de ingreso de renovación de carnet de arma, la cual t ienen 45 días según la Ley para la renovación de la misma lo que es efectivo la presentación de este documento firmado y sellado como recibido. Los documentos mencionados deben ser revisados a todos los oficiales que llegan esporádicamente a la tienda, por ejemplo el que cubre los días libres. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Semanal; con reporte mensual Muestra: 100% para formatos Descuentos, Supermercado y Bodega. 50% para Walmart en Tiendas con parqueo propio 50% en Tiendas sin parqueo propio. Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.  





9.4 Portar botón de pánico.



El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el oficial tanto al ingreso como al cambio de turno solicite la entrega del botón de pánico. b. El control de entrega de este dispositivo debe quedar registrado en la bitácora de puesto del oficial. c. En los dos turnos (diurno – nocturno) los oficiales de seguridad deben portar uno permanentemente y reportarlo en la revisión del SEIC al Distrital de PA correspondiente. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


79

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Frecuencia Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos.

Sistema de Evaluación Integral Continua Seguridad Frecuencia Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1. 9.5 Trabajo en equipo. Apoyo al personal de PA o Administración para atender casos de grupos o bandas organizadas. Nota: Si la tienda NO tiene Seguridad externa, todos los aspectos deben indicar No aplica.

Descuento – Walmart – Supermercado – Bodega – Club Co: El/La Distrital de Protección de Activos debe verificar que se cumpla con: a. Que el Oficial de Seguridad colabore para atender aquellos casos donde los miembros de bandas organizadas se encuentren en la tienda y actúen de forma vi olenta. De igual forma en casos donde sea por un cliente ebrio o vi olento que se encuentre realizando escándalos en la tienda. b. Se debe considerar incumplimiento si tenemos presencia de las situaciones antes mencionadas y al solicitar colaboración el oficial hace caso omiso o esquiva la r esponsabilidad. Nota. El oficial no debe por ninguna razón realizar labores de vigilancia en el piso de ventas de la tienda, excepción y coordinado con PA y Seguridad para que el agente cuide un área específica. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Frecuencia: Mensual Muestra: 100% Tolerancia: No se permiten incumplimientos. Papeles de Trabajo: Tabla de evaluación diaria 9.1.



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81

Anexos Anexo 1. Revisión Mensual en tiendas con APA. Anexo 2. Revisión Mensual en tiendas sin APA. Anexo 3. Formulario de Faltantes y Sobrantes. Anexo 4. Hoja de Servicio Express – Entrega a Domicilio. Anexo 5. Hoja de Comunicación básica para asociados y terceros Colaboradores. Anexo 6. Reporte de Averías CCTV - EAS. Anexo 7. Control de Activaciones. Anexo 7.1 Control de Activaciones Electrónico. Anexo 8. Cierre Diario de Recepción CODI. Anexo 8.1. Ejemplo Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos. Anexo 9. Ejemplo Reporte Diario de Transmisiones. Anexo 9.1. Ejemplo Reporte de transmisiones Envío MTR. Anexo 10. Tabla Militar. Anexo 11. Ejemplo Calendario proveedores Críticos. Anexo 12. Formula RCD. Anexo 13. Diferencia de Facturas. ¡Error! Marcador no Anexo 14. Formula traslado entre departamentos. definido. Anexo 15. Destrucción de Mercadería en tiendas. Anexo 16. Ejemplo Control de Merma Perecederos Tienda. Anexo 17. Control de llaves de Tienda. Anexo 18. Asignación de Lockers o Casilleros. Anexo 19. Ejemplo Orden de Pedido. Anexo 20. Cuadre de cuenta 8XX tiendas un mes después de Inventarios. Anexo 20.1. Tabla de departamentos de Tienda. Anexo 21. Cuadre del Reporte Inventarios en Tienda. Anexo 21.1 Reporte Integral de Inventarios. Anexo 22. Control de Claves. Anexo 23. Proceso para Calibrar un termómetro. Anexo 24. Control de Calibración del termómetro. Anexo 25. Control del Registro de Temperaturas. Anexo 26. Revisión de Vencimiento por Departamento. Anexo 27. Tabla de Químicos Autorizados. Anexo 28. Control del PLP de la Tienda. Anexo 29. Proceso Bolsa Invertida. Anexo 29.1. Matriz uso de Guantes y Cubre Bocas. Anexo 30. Check List Manejo Integrado de Plagas. Anexo 32. Plan de trabajo Anual EDP. Anexo 33. Manejo de Desechos Sólidos. Anexo 34. Control Tiempos Seguridad. Anexo 35. Lista Tráiler. Anexo 36. Tabla Vida útil de productos en tiendas.


82

Anexo 1. Revisión Mensual en tiendas con APA. Revisión Mens ual en tiendas con APA PDV: ________________________________________ Me s: ____________/__________________ Versión 4.2 Febrero 2014

Aspecto a Revisar

%

Fr ecue ncia

Re por te

M

1. Procesos de Cajas y Tesorería 1.1 Seguimiento a Faltantes y Sobrantes.

10

D

1.2 Servicio Express o entrega de mercadería a domicilio.

2

S

M

1.3 Conocimiento y Cumplimiento de Princ ipios Raf a y María.

5

D- M

M

1.4 Aplicación de Pruebas de PLU Cajeros.

5

M

M

10

D

M

1.6 Arqueos de dinero.

2

S

M

1.5 Proces os de Retiro de Dinero.

5

D

M

1.6 Verif icación de Compras a Empleados Internos y Terceros Colaboradores.

5

D

M

2. Procesos de Piso de Ventas 2.1 Medidas de Seguridad Centro Tecnológico.

% 10

D

M

2.2 Estrategia de Sensoreo de Articulos de alto valor.

10

S

M

2.3 Revisión de EAS y Circuito Cerrado de Televisión (CCTV).

10

S

M

2.4 Medidas de Seguridad en Piso de Ventas .

5

S

M

2.5 Chequeo de Cambios Precios Secos y Fresc os.

5

M

M

10 10 5

D D D

M M M

1.5 Oportunidad del depósito.

2.6 Control de Cambio de Precios Pendientes 2.7 Acción de precio Temporal (evento 5000) 2.8 Control de Ac tivaciones de productos cancelados. 3. Procesos de Trastienda /IP

%

3.1 Conciliación de Factur as Compra Directa ( CODI).

10

D

M

3.2 Salidas de Mercadería. 3.3 Control Cruzado Orbit versus Detalle de Recibos.

10 10

D-S D

M M

5

D

M

3.5 Procedimiento de Recepción

10

D

M

3.6 Control Cruzado.

10

D

M

2

D

M

3.8 Confecc ión y registr o de la merma.

10

D

M

3.9 Medidas de Seguridad en Trastienda. 3.10 Salidas Posteriores de Mercadería. 3.11 Ingreso de Mercadería del Centro de Distribución y Desarrollo Agroindustrial.

5 5 10

D D D

M M M

4. Procesos de Administración 4.1 Revisión de Bolsos del Personal Externo e Interno y Revisión Sorpresiv a de Lockers o casilleros. 4.2 Documentación del Personal Externo.

%

4.3 Reunión del Comité de Merma.

3.4 Calendarización de proveedores Críticos.

3.7 Transf erencias entre Departamentos.

5

D

M

2

M

M

5

Q

M

10

S

M

3

D

M

4.6 Reporte de Excepciones en línea.

10

D

M

4.7 Controles de Mantenimiento al Inventar io Perpetuo. 4.8 Revisión de Apertura y Cierre de la Tienda.

10 2

D D

M M

5. Procesos de Merma Administrativa 5.1 Facturación y control cruzado con Orbit y/o orden de compra Manual..

% 10

M

M

5.2 Revisión de pantallas.

10

M

M

5.3 Revisión del purchase Cuenta 630 - 800.

10

M

M

5.4 Revisión del Reporte Departamental de Rebajas (Cambios de Precio): 5.5 Validación del Procedimiento de Escaneo.

10 10

M M

M M

5.6 Academia en línea. “mes cerrado”.

10

M

M

5.7 Conciliación de Devoluciones del CEDI. 5.8 Administración de usuarios en el Sistema y manejo de claves.

10 10

M M

M M

6. Inocuidad Alimentaria 6.1 Control de Temperaturas. 6.2 Productos Vencidos. 6.3 Buenas Práctic as de Higiene - Limpieza y desinf ección de áreas. 6.4 Manejo Integrado de Plagas.

% 5 10 3 5

S S S M

M M M M

7. Seguridad Humana e Infraes tructura 7.1 Salidas de Emergencia. 7.2 Botiquín de Primeros Auxilios. 7.3 Bloqueo de pasillos y Rutas de Evacuac ión. 7.4 Equipo Contra Incendios. 7.5 Func ionamiento de la Br igada o EDP y Comité de Segur idad, Higiene y Salud Ocupacional. 7 .6 Dis po nib ilida d d e Pe rs ona l e nt re na do d e la Br ig ad a o EDP y Co mit é d e S eg ur id ad , Higiene y Salud Ocupacional. 7.7 Equipo de Protección Personal Asociados (as) WMT. 7.8 Uso del Equipo de Protec ción Personal Asoc iados (as) WMT. 7.9 Prevención de Resbalones. 7.10 Caídas a Difer ente nivel. 7.11 Condiciones Eléctricas . 7.12 Almacenamiento Seguro. 7.13 Control de Gas LPG.

% 10 3 3 10

D M S M

M M M M

10

M

M

5

S

M

10 10 5 10 10 5 10

M D D D M D D

M M M M M M M

8. Seguridad Ambiental 8.1 Manejo de Desechos Sólidos.

% 10

D

M

9. Seguridad Comer cial 9.1 Proceso Retiro de Dinero. 9.2 Puntualidad del ofic ial - Reporte ingreso y salida de la tienda. 9.3 Documentación y equipo que debe portar el Agente de Seguridad. 9.4 Portar botón de pánico. 9.5 Trabajo en equipo. Apoyo al personal de PA o Administración para atender casos de grupos o bandas organizadas. 9.6Proceso de cierre de tienda.

% 10 5 10 10

D D M D

M M M M

5

D

M

10

D

M

9.7 Vigilancia y r ecorr idos del Oficial de Seguridad en el estacionamiento.

10

D

M

4.4 Comunicación Semanal de la Administración con Protección de Activos, Seguimiento a Informes. 4.5 Política de Regalías.


83

Anexo 2. Revisión Mensual en tiendas sin APA. Revisión Me nsual en tiendas s in APA PDV: ________________________________________ Me s: ____________/__________________ Versión 4.2 Febrero 2014

Aspecto a Revisar

%

Acción o Frecuencia

Reporte

1. Procesos de Cajas y Tesorería 1.1 Seguimiento a Faltantes y Sobrantes.

10

M

M

1.2 Servicio Express o entrega de mercadería a domicilio.

2

M

M

1.3 Conocimiento y Cumplimiento de Princ ipios Raf a y María.

5

M

M

1.4 A plicación de Pruebas de PLU Cajeros.

5

M

M

10

M

M

2

M

M

2. Procesos de Piso de Ventas 2.1 Medidas de Seguridad Centro Tecnológico.

% 10

M

M

2.2 Estr ategia de Sensoreo de A rticulos de alto valor.

10

M

M

2.3 Revisión de EAS y Circ uito Cerrado de Televisión ( CCTV).

10

M

M

5

M

M

1.5 Oportunidad del depósito. 1.6 Arqueos de dinero.

2.4 Medidas de Seguridad en Piso de Ventas . 2.5 Chequeo de Cambios Prec ios Secos y Fres cos .

5

M

M

2.6 Control de Cambio de Precios Pendientes

10

M

M

2.7 Acción de precio Temporal (evento 5000)

10

M

M

3. Procesos de Trastienda /IP

%

3.1 Conciliación de Facturas Compra Directa (CODI).

10

M

M

3.2 Salidas de Mercadería. 3.3 Control Cruzado Orbit versus Detalle de Recibos.

10 10

M M

M M

3.4 Calendarización de proveedores Críticos. 3.5 Procedimiento de Recepción 3.6 Control Cruzado 3.7 Transf erencias entr e Departamentos. 3.8 Confec ción y registr o de la merma. 3.9 Medidas de Seguridad en Trastienda / Bodega.

5

M

M

10 10

M M

M M

2

M

M

10

M

M

5

M

M

% 5 2 5

M M M

M M M

10

M

M

3 10 10

M M M

M M M

5. Procesos de M erm a Administrativa 5.1 Facturación y control cruzado con Orbit y/o orden de compra Manual..

% 10

M

M

5.2 Revisión de pantallas.

10

M

M

5.3 Revisión del purchase Cuenta 630 - 800. 5.4 Revisió n del Report e Depart amental de Rebajas (Cambios de Prec io): 5.5 V alidación del Procedimiento de Escaneo. 5.7 Conciliac ión de Devoluc iones de l CEDI. 5.8 Administr ación de usuarios en el Sistema y manejo de clav es.

10 10 10 10 10 10

M M M M M M

M M M M M

6. Inocuidad Alime ntaria 6.1 Control de Temperaturas . 6.2 Productos V encidos. 6.3 Buenas Prác ticas de Higiene - Limpieza y desinf ecc ión de áreas. 6.4 Manejo Integrado de Plagas.

% 5 10 3 5

M M M M

M M M M

7. Segur idad Humana e Infraes tructura 7.1 Salidas de Emergencia. 7.2 Botiquín de Primeros Aux ilios. 7.3 Bloqueo de pasillos y Rutas de Evacuación. 7.4 Equipo Contra Incendios. 7.5 Funcionamiento de la Brigada o EDP y Comité de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional. 7 .6 Dis po nib ilid ad d e Per s on al e nt re na do d e la Br ig ad a o EDP y Co mit é de Seguridad, Higiene y Salud Ocupacional. 7.7 Equipo de Protec ción Personal As ociados ( as) WMT. 7.8 Uso del Equipo de Protec ción Personal A soc iados (as ) WMT. 7.9 Prevenc ión de Resbalones. 7.10 Caídas a Difer ente nivel. 7.11 Condiciones Eléctricas . 7.12 Almacenamiento Seguro. 7.13 Control de Gas LPG.

% 10 3 3 10

M M M M

M M M M

10

M

M

5

M

M

10 10 5 10 10 5 10

M M M M M M M

M M M M M M M

8. Seguridad Ambiental 8.1 Manejo de Desec hos Sólidos.

% 10

M

M

9. Seguridad Comer cial 9.1 Proceso Retiro de Dinero. 9.2 Puntualidad del oficial - Reporte ingres o y salida de la tienda. 9.3 Documentación y equipo que debe portar el Agente de Seguridad. 9.4 Portar botón de pánico. 9.5 Tr abajo en equipo. A poy o al per sonal de PA o A dminis tr ac ión par a atender casos de grupos o bandas organizadas.

% 10 5 10 5

M M M M

M M M M

10

M

M

4. Proces os de Adm inistración 4.1 Revisión Sorpresiva de Lockers o casilleros. 4.2 Documentación del Personal Externo. 4.3 Reunión del Comité de Merma. 4 .4 Comun ic ac ión Me su al y s eg uimie nt o a a In f or me s d e Pr ot ec c ión d e Ac tivos. 4.5 Política de Regalías. 4.6 Reporte de Excepciones en línea. 4.7 Controles de Mantenimiento al Inventario Perpetuo.

5.6 A cademia en línea. “mes cerrado”.


84

Anexo 3. Formulario de Faltantes y Sobrantes.

FORMULARIO DE CONTROL DE FALTANTES A CAJEROS (AS) Y TESOREROS (AS) FR-CF-001 WMTCA TIENDA MES

Control de Sobrantes y Faltantes



Mayo Numero y Nombre de Operador

N° Colaborador

1 Mayo Sobrante

02 Mayo Faltantes

Sobrante

03 Mayo

Faltantes

Sobrante

Faltantes

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

Total de Faltantes x día

Diferencia x dia Neteo


0

0

0 0

0

0

0

0

0

0

85

Anexo 4. Hoja de Servicio Express – Entrega a Domicilio.


86

Anexo 5. Hoja de Comunicación básica para asociados y terceros Colaboradores. Se permite un incumplimiento por primera vez para terc eros c olaboradores y asoc iados que no son fr ecuentes en la tienda, debiéndoseles env iar a leer y f irmar el Documento de cumplimientos de act ividades por los asoc iados de nuevo ingres o. De haber leído y f irmado las indicaciones para laborar dentro de la tienda el aspecto se aplica.

Ingreso de productos. Todo producto que es de venta en la tienda debe ser marcado (identificado) antes de ingresar. Uso del gafete. Todo asociado debe portar su gafete de forma visible a la altura del pecho, mientras esté dentro de las instalaciones (Perecederos portan gafete sin provocar contaminación). Compra de as ociado. Las compras realizadas dentro de la tienda deben ser marcadas en las cajas establecidas por la gerencia. Las compras deben ser superviadas por el Coordinador de Cajas al ser marcadas. * Jefe de cajas (Supermercado - Bodega) * Administración / Tesorero (Descuento) * Protecci ón de Activos (Walmart) Sensoreo de Artículos. Manejo y Custodia de Usuarios del sistema. Los usuarios de ingreso al sistema son de uso exclusivo para asociados de Walmart, por lo que no se pueden prestar entre asociados ni terceros colaboradores. Mostar bolso al salir - revisión de Lockers. Todo asociado (a) y/o terceros colaboradores deben mostrar el bolso antes de salir de la tienda. Política de Regalías. Aceptar regalos y entretenimiento puede causar un conflicto de intereses, o la apariencia de un conflic to entre los intereses. Los asociados tampoco deben aceptar regalos o propinas de clientes por trabajo realizado por el asociado en una tienda o club , a excepción de lo requerido por las normas locales o nacionales.

____/____/____

Leyó Comprendió

Sí Sí

No No

Firma:________________________ Nombre:_______________________

Fecha ____/____/____

Leyó Comprendió

Sí Sí

No No

Firma:________________________ Nombre:_______________________

Leyó

Sí

No

Firma:________________________

____/____/____

Fecha

Comprendió

Sí

No

Nombre:_______________________

Fecha ____/____/____

Leyó Comprendió

Sí Sí

No No

Firma:________________________ Nombre:_______________________

Leyó

Sí

No

Firma:________________________

____/____/____

Fecha

Comprendió

Sí

No

Nombre:_______________________

Fecha ____/____/____

Leyó Comprendió

Sí Sí

No No

Firma:________________________ Nombre:_______________________

Fecha ____/____/____

Leyó Comprendió

Sí Sí

No No

Firma:________________________ Nombre:_______________________

Fecha ____/____/____

Leyó

Sí

No

Firma:________________________

Comprendió

Sí

No

Nombre:_______________________


87

Anexo 6. Reporte de Averías CCTV - EAS.

Reporte de averías CCTV y EAS Nombre de Tienda Dispositivo con avería # orden Trabajo Fecha de apertura de orden Descripción de la avería


88

Anexo 7. Control de Activaciones.


89

Anexo 7.1 Control de Activaciones Electrónico.


90

Anexo 8. Cierre Diario de Recepción CODI. TIENDA # :

Nombre:

DIA: DIVISIÓN INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCION #

1 01-09120353 01-09120405

DIVISIÓN INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCIÓN #

DIVISIÓN

DIVISIÓN INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCION #

8

DIVISIÓN

NR NR

10

DIVISIÓN

11

DIVISIÓN

28

INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCIÓN # 15

DIVISIÓN

INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCIÓN # DIVISIÓN

27

INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCIÓN #


26



25

31

INICIA RECEPCIÓN # FINALIZA RECEPCIÓN # 24

DIVISIÓN


45


OBSERVACIONES: "NR=no recibo en división

PREPARADO POR: Aquí va el nombre de la encargada IP


Hora:

Firma:

91

Anexo 8.1. Ejemplo Reporte Registro Recibos Abiertos y Pagos.

Fact. CEDI

Fecha Recibo

De artamento

División

Fact. CODI

Usuario


92

Anexo 9. Ejemplo Reporte Diario de Transmisiones. División

De artamento

N° Consecutivo por División y Departamento

Estado Anotado


93

Anexo 9.1. Ejemplo Reporte de transmisiones Envío MTR. División

Departamento

Estado Anotado


94

Anexo 10. Tabla Militar. Método estadístico de muestreo. Se utiliza una t abla para Supermercado, Walmart y Bodega, y otra para Descuentos.

Formato Descuento TABLA MILITAR para definir TRACTOS Tamaño de Lote 2 9 16 26 51 91 151 281 501 1.201 3.201 10.001 35.001 150.001 500.001

8 15 25 50 90 150 280 500 1.200 3.200 10.000 35.000 150.000 500.000 y mas

Nivel de Inspección A A B C C D E F G H J K L M N

Tamaño Niveles de de MUESTRA ACEPTAC ION A B C D E F G H J K L M N P Q R S

2 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 800 1250 2000 3150

0-1 0-1 0-1 0-1 1-2 1-2 2-3 3-4 5-6 7-8 10-11 14-15 21-22 21-22 21-22 21-22 N/A

Formato Walmart/Supermercado/Bodega/Club TABLA MILITAR para definir MUESTREO DE ARTICULOS Tamaño de Lote 2 9 16 26 51 91 151 281 501 1.201 3.201 10.001 35.001 150.001 500.001

8 15 25 50 90 150 280 500 1.200 3.200 10.000 35.000 150.000 500.000 y mas


Nivel de Inspección A B C D E F G H J K L M N P Q

Tama o Niveles de de MUESTRA ACEPTACION A B C D E F G H J K L M N P Q R S

2 3 5 8 13 20 32 50 80 125 200 315 500 800 1250 2000 3150

0-1 0-1 0-1 0-1 1-2 1-2 2-3 3-4 5-6 7-8 10-11 14-15 21-22 21-22 21-22 21-22 N/A

95

Anexo 11. Ejemplo Calendario proveedores Críticos. Control de Conteos Costa Rica Proveedores Departamento Cervecería Abarrotes Pampa Licores Dos Pinos Lacteos Coca Cola Abarrotes Holterman y CIA Licores CEFA Cosmeticos Comtel Telefonos Centenario Licores Kosmetics Cosmeticos Mercorrica Cosmeticos MG Equitrom Incomex Computadoras Electronics Center Computadoras Computadoras Multiacces Gas Abarrotes Industrias Oliag Aceites Dist. Vinos y aceites Vinos Isleña Abarrotes Dipo Abarrotes Abarrotes, Cuidado Personal Unilever Bimbo Pan Ambos Proveedores Cigarros Chiclets Adams Coronado Lacteos Proveedores por Semana


L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D L K M J V S D

4

6

5

6

96

Anexo 12. Formula RCD.


97

Anexo 13. Diferencia de Facturas.


98

Anexo 14. Formula traslado entre departamentos.


99

Anexo 15. Destrucción de Mercadería en tiendas. Seguridad de producto y ambiente Ambiente T +502.24855500 ext. 36707 IP Prefijo de su país.37076 Guatemala, Guatemala

Destrucción de Medicamentos Comercializados en Farmacias de Walmart Imagen

Detalle

Observaciones

Paso 1

• Detectar medicamentos NAV sin

Se detectan medicamentos NAV (No Apto para la Venta)

Paso 2 Se devuelven los medicamentos NAV al CD

Paso 3 El CD recepciona, cuantifica y almacena los medicamentos NAV

Paso 4 El CD contacta a proveedor tercero que realizará la destrucción

Paso 5 Se realiza la destrucción en las instalaciones del proveedor de servicios de destrucción, llenando el protocolo establecido 18

cambio del proveedor • Se coordina con el ADC local de

farmacia el trámite de devolución de los medicamentos NAV hacia el CD • Obtener autorización para devolver medicamentos NAV al CD • Está totalmente prohibido

destruir medicamentos en la tienda • Los medicamentos devueltos al CD deberán quedar registrados utilizando los procedimientos establecidos por Protección de Activos (PA)

• El CD recepcionará

medicamentos NAV, y llevará un estricto control de la mercadería mientras se encuentre en sus instalaciones • Se realizarán 3 procesos de destrucción al año, en los meses de abril, agosto y diciembre

• El CD utilizará los servicios de

empresas terceras que llenen los requisitos legales de cada país, para la destrucción de medicamentos

• Los medicamentos NAV que

salgan del CD, deberán estar debidamente registrados de acuerdo a PA • La salida de la mercadería NAV deberá tener el aval de los departamentos involucrados

Destrucción de Medicamentos, Junio 2010


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