MANUAL PENGGUNAAN WEB VENDIS
Delivered by: PT L7Systems Jl. Tulodong Atas No. 16, Kebayoran Baru Jakarta Selatan 12190 T:+62 21 5732125 F:+62 21 5213684 www.l7systems.net
Page 1
TABLE OF CONTENTS MANUAL PENGGUNAAN WEB VENDIS .......................................................................................................... 1 NABATI ............................................................................................................ Error! Bookmark not defined. 1.
HALAMAN HALAMA N LOGIN ................................. ................ .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ............................. ........... 4
2.
MENU UTAMA ................................... .................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ............................... ............. 5
3.
MAP ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ............................... .............. 7
3.1
Menu Map .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... .................................. ................ 8
3.2
Menu Map Track .................................... .................. ................................... .................................. ................................... ................................... ................................... ..................... ... 17
3.3
Menu Product Produc t Spelding.............. Speldin g............................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................ ............... 20
4.
TRACKING TRACK ING ................................. ................ ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ................................... .................... ... 24
4.1
Route ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 24
4.2
Visit Goal ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 35
4.3
Visit Time ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 36
4.4
Work Time .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 37
4.6
Territory Territ ory .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 38
4.7
Transaction Transac tion Log ................................... .................. .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ........................ ...... 39
4.8
Notes ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 42
5.
TARGET & KPI ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 43
5.1
Target ................................... .................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ................................... .................... ... 43
5.2
KPI .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... .......................... ......... 51
5.3
Effective Effect ive Call .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ............................. ........... 52
5.4
Schedule Schedul e Effecive Effeciv e ................................... ................. ................................... .................................. ................................... ................................... ................................... ..................... ... 53
5.5
Reasoning Reasoni ng ................................... .................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 54
6.
REPORT .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 55
6.1
Sales .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 55
6.2
Summary ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 56
7.
INVENTORY INVENTO RY ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 59
8.
LOGGER ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 65
9.
ADMINISTRATI ADMINI STRATION ON ................................... .................. .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ........................ ...... 67
9.1
Massege Panel ................................. ................ .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ........................... ......... 67
9.2
Customer Custom er ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 70
Page 2
TABLE OF CONTENTS MANUAL PENGGUNAAN WEB VENDIS .......................................................................................................... 1 NABATI ............................................................................................................ Error! Bookmark not defined. 1.
HALAMAN HALAMA N LOGIN ................................. ................ .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ............................. ........... 4
2.
MENU UTAMA ................................... .................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ............................... ............. 5
3.
MAP ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ............................... .............. 7
3.1
Menu Map .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... .................................. ................ 8
3.2
Menu Map Track .................................... .................. ................................... .................................. ................................... ................................... ................................... ..................... ... 17
3.3
Menu Product Produc t Spelding.............. Speldin g............................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................ ............... 20
4.
TRACKING TRACK ING ................................. ................ ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ................................... .................... ... 24
4.1
Route ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 24
4.2
Visit Goal ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 35
4.3
Visit Time ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 36
4.4
Work Time .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 37
4.6
Territory Territ ory .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 38
4.7
Transaction Transac tion Log ................................... .................. .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ........................ ...... 39
4.8
Notes ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 42
5.
TARGET & KPI ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 43
5.1
Target ................................... .................. ................................... ................................... .................................. ................................... .................................... ................................... .................... ... 43
5.2
KPI .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... .......................... ......... 51
5.3
Effective Effect ive Call .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ............................. ........... 52
5.4
Schedule Schedul e Effecive Effeciv e ................................... ................. ................................... .................................. ................................... ................................... ................................... ..................... ... 53
5.5
Reasoning Reasoni ng ................................... .................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................ .............. 54
6.
REPORT .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 55
6.1
Sales .................................. ................. ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 55
6.2
Summary ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 56
7.
INVENTORY INVENTO RY ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 59
8.
LOGGER ................................. ................ ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ....................... ...... 65
9.
ADMINISTRATI ADMINI STRATION ON ................................... .................. .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ........................ ...... 67
9.1
Massege Panel ................................. ................ .................................. ................................... ................................... .................................. ................................... ........................... ......... 67
9.2
Customer Custom er ................................. ................ .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ................................... ................. 70
Page 2
9.3
Master Data .................................. ................. .................................. ................................... ................................... ................................... .................................... ............................. ........... 71
10.
STANDART STANDAR T OPERATION OPERATI ON PROCEDURE PROCED URE (SOP) ................................... .................. ................................... ................................... ................................ ............... 73
Page 3
1. HALAMAN LOGIN Untuk mengakses website VENDIS buka browser internet, lalu masukkan alamatnya yaitu: http://salesforcei.i-perform.info/ . Browser yang kita sarankan adalah memakai Google Chrome atau Mozilla Firefox. Tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Alamat
Username Password
Masukkan “Username:” , dan “Password:” pada kotaknya masing-masing, dan pilih salah satu pada “Role” untuk masuk nya kedalam web sebagai “Web untuk Admin” atau “Preseller untuk salesman” lalu tekan “Sign-in” . Untuk dapat mengakses web VENDIS ini, user memerlukan koneksi internet.
Page 4
2. MENU UTAMA Setelah user berhasil login, maka web VENDIS akan masuk ke menu utama. Tampilan menu utama tersebut dapat dilihat pada contoh gambar dibawah ini.
Tab Bar Navigation Bar
Sign Out About Us
Di menu utama ini dapat kita lihat bahwa terdapat beberapa tab dibagian atas yang merupakan feature VENDIS, lalu menu navigasi pada dibagian kiri. Dibagian atas kanan terdapat beberapa tombol, yaitu: 1. About us: Info tentang perusahaan. 2. Sign out: Tombol untuk keluar/sign out. 3. Last update: Tanggal & jam terakhir data masuk ke dalam sistem. Sedangkan dibagian kiri atas (sebelah atas menu navigasi), adalah nama user yang sign in. Lalu apabila user memilih salah satu item pada menu navigasi, akan tertampil juga apa yang user pilih tersebut pada daerah kiri atas ini. Apabila tombol menu navigasi dibagian kiri ditekan, maka menu navigasi akan melebar seperti gambar dibawah ini.
Page 5
Disini dapat kita lihat bahwa pada menu navigasi terdapat menu-menu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Location: Tree dari outlet berdasarkan wilayah (Provinsi, Kabupaten/Kotamadya, Kecamatan). Organization: Tree dari salesman. Product: Tree dari produk yang dipunya. Sales: Tree penjualan yang dilakukan berdasarkan Tanggal, Bulan, dan Tahun. Order: Tree pemesanan yang dilakukan berdasarkan Tanggal, Bulan, dan Tahun. Delivery: Tree pengiriman yang dilakukan berdasarkan Tanggal, Bulan, dan Tahun. Bonus: Tree bonus yang dilakukan berdasarkan Tanggal, Bulan, dan Tahun. Return: Tree pengembalian barang berdasarkan Tanggal, Bulan, dan Tahun.
Sedangkan pada menu tab terdapat menu-menu: 1. 2. 3. 4. 5.
Tracking Target & KPI Report Inventory Loggers
6. Administration 7. Maps
Page 6
3. MAP
Di menu “ Map” , seperti yang terlihat pada gambar diatas, terdapat beberapa sub menu, diantaranya:
Page 7
3.1 Menu Map Menu yang di gunakan untuk melihat suatu lokasi outlet, lokasi salesman dan posisi salesman.
1. Outlet
1 4 2
3
Page 8
5
Page 9
5.1
Page 10
Gambar diatas adalah cara bagaimana mencari Outlet suatu Salesman, langkah-langkah nya adalah sebagai berikut: 1. Pilih “Location” untuk outlet yang ingin dilihat. 2. Pilih Type “Outlet”. 3. Klik “Submit”. 4. Kemudian akan muncul posisi outlet di location yang di pilih pada Map. 5. Klik salah satu icon pada Map, lalu akan m uncul window baru dimana terdapat data-data o utlet beserta QRCode outlet & foto outlet.
2. Salesman History
Salesman History adalah posisi salesman pada saat melakukan transaksi atau kunjungan ke outlet. Contoh tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
Page 11
1 2 3
4.1
4
4.2
Page 12
5.1
6
5
Page 13
7 7.1
Page 14
7.2
Langkah-langkah yang dilakukan untuk melihat rute yang sudah di kunjungi setelah melakukan transaksi: 1. Pilih “Organization” atau “Salesman” yang ingin dilihat. 2. Pilih Type “Salesman History”. 3. Pilih range tanggal yang ingin di lihat. 4. Klik “Submit”, lalu akan muncul data -data transaksi pada Route History (Gbr no 4 .1) dan outlet yang terdapat pada Map (Gbr no 4.2). 5. Pilih salah satu data yang terdapat di route history, setelah itu muncul nama outlet lengkap dengan Long-Latnya seperti pada gbr 5.1. 6. Buka tombol Navigation pada tombol paling bawah di Map dimana isi nya keterangan-keterangan outlet. 7. Pilih tanda panah kebawah seperti gambar, maka akan muncul “Top Order By Salesman dalam bentuk Pie dan Top Order By Salesman Dalam bentuk Bar (Seperti gbr 7.1) juga “Top Product By Salesman dalam bentuk Pie dan Top Product By Salesman dalam bentuk Bar (Seperti gbr 7.2)” .
Page 15
3. Salesman Position
Salesman Position merupakan posisi salesman yang di kirim setiap interval waktu tertentu. Contoh tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
4.1
1 2
3
4
Langkah-langkah yang dilakukan untuk melihat rute yang sudah di kunjungi setelah melakukan transaksi: 1. Pilih Type “Salesman Position”. 2. Pilih range tanggal yang ingin di lihat. 3. Klik “Submit”, lalu akan muncul posisi salesman atau titik -titik dimana salesman berada. 4. Pilih salah satu data yang terdapat di “Position History” (pilih secara berurutan maka akan terlihat posisi-posisi salesman berada), setelah itu muncul tanda seperti pada gambar no 4.1.
Page 16
3.2 Menu Map Track Map Track adalah menu yang yang dipakai untuk melihat letak terakhir kali si sales berada dan akan update setiap 300 dtk (Default) dan bisa juga diset sesuai keinginan user.
4
1 2
3
Page 17
4.1
Page 18
4.2
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih salahsatu salesman atau search melalui kolom “Organization”. 2.
Rubah angka pada kolom “Reload Every” , jika ingin melihat perbahan posisi sales lebih cepat, nanti posisi sales akan berubah dengan automatis setelah kita klik “Submit” .
3. Pilih ”Submit” , maka posisi sales akan muncul. 4. Pilih tanda panah kebawah seperti gambar, maka akan muncul “Top Order /Sales Salesman dalam bentuk Bar dan Top 10 Products dalam bentuk Bar (Seperti gbr 4.1) juga “Top 10 Product dalam bentuk Pie (Seperti gbr 4.2)” .
Page 19
3.3 Menu Product Spreading
Page 20
Menu ini digunakan untuk melihat penyebaran produk yang sudah di order oleh outlet-outlet.
3
2.1
3.1
Page 21
6 1
4 2 3
5.1
5
Page 22
6.1
Langkah- langkah seperti gambar diatas adalah: 1. Pilih range tanggal yang ingin dilihat. 2. Pilih produk yang ingin dilihat, dengan cara pilih produknya dengan yang ada di dalam Menu Navigationnya atau Search produk (gbr 2.1) (Max 16 Produk). 3. Pilih “Submit” , setelah itu akan muncul penyebaran produk yang terjual sesuai dengan produk yang dipilih tadi (seperti gbr 3.1). 4. Centang “Dynamic Refresh” lalu “Submit” , maka setiap kali di zoom in atau di zoom out map nya akan merubah penyebaran produknya. 5. Pilih Icon “X” untuk menghapus data produk dari list produk spelding, dengan catatan pilih produknya lalu pilih “X” . 6. Pilih tanda panah kebawah seperti gambar, maka akan muncul “ Jumlah Product dalam bentuk Pie dan Bar) (seperti gbr 6.1).
Page 23
4. TRACKING Di menu “Tracking”, seperti yang terlihat pada gambar diatas, terdapat beberapa sub menu, diantaranya:
4.1 Route Menu Route merupakan sub-menu untuk membuat suatu outlet. Rute bisa di buat langsung untuk per -hari dan per-minggu. Di dalam sub-menu route terdapat beberapa menu, diantaranya: 1. Summary : Ringkasan rute untuk salesman yang juga dapat memasukkan rute yang sudah di susun sebelumnya pada Menu Templete. Tampilan untuk menu summary dapat dilihat pada gambar dibawah ini: 1 2
3
5
4
6
Page 24
6.1
Langkah-langkah untuk melihat rute seperti gambar diatas adalah: 1. Pilih “Menu Tracking” . 2. Plih “Sub-Menu Route” . 3. Buka menu Navigasi, lalu buka sub menu organisasi. Pilih salesman yang kita ingin lihat. 4. Klik “Summary” pada bagian kiri bawah. 5. Pilih “Week” yang ada pada windows “Summary”. 6. Pilih “Detail” pada bagian kanan bawah, maka akan muncul wndows baru yaitu terdapat daftar rute rute yang akan di kunjungi atau yang sudah di kunjungi (Gbr 6 .1) Dan untuk membuat rute per-hari untuk sales bisa dilakukan di menu ini juga, tetapi dengan catatan rute sudah di susun / dibuat di Sub-Menu Templete. Dan bisa dilihat dari gambar dibawah ini.
Page 25
1
2
3
Page 26
5 4
6.1
6
7
Page 27
8
Page 28
9
Page 29
9.1
10.1
10
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Buka menu Navigasi, lalu buka sub menu organisasi. Pilih salesman yang kita ingin lihat. 2. Pilih “Week” yang ada pada windows “Summary”. 3. Klik “Modify” pada bagian kanan bawah. Lalu akan muncul window baru, yaitu “Route Assignment”. 4. Pilih salah satu dari hari yang ada di sebalah kiri window. 5. Pilih “Outlet Route” . 6. Klik “Assign” , setelah itu akan muncul di hari yang dipilih seperti (Gbr 6.1) 7. Klik “Save”. 8. Klik “Ok” pada window yang terdapat “Update Successfully”. 9. Klik “Detail” pada bagian kanan bawah. Lalu akan muncul window baru yaitu terdapat daftar rute-rute yang akan di kunjungi atau yang sudah di kunjungi (Gbr 9.1). 10. Klik “Legend”, untuk melihat keterangan-keterangan icon/arti dari icon pada rute kunjungan (Gbr 10.1)
Page 30
2. Template: Membuat daftar outlet yang ditujukan kepada sales yang pilih atau juga membuat jadwal untuk menentukan rute kunjungan sales per-hari. Tampilan untuk menu summary dapat dilihat pada gambar dibawah ini:
2
1 3
Page 31
4
5
6
Page 32
7
Page 33
8
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Pilih “Menu Template” yang yang ada di dalam Menu Tracking >> Route 2. Buka menu Navigasi, lalu buka sub menu organisasi. Pilih salesman yang kita ingin lihat. 3. Klik “Add” . Lalu akan muncul windows baru. 4. Pindahkan nama-nama outlet yang ingin dimasukkan kehariannya si Sales dengan cari klik 1x lalu panah ke kanan atau klik 2x nama outletnya dari Available – Assigned. 5. Masukkan kata-kata/nama rute yang dinginkan pada kolom “Route Name” . 6. Klik “Save” . 7. Klik “Ok” pada window yang terdapat “Update Successfully”. 8. Akan muncul nama outlet yang di buat pada kolom “Select Route Template” .
Page 34
4.2 Visit Goal
4.1 1 2
3 5
6 4
Visit Goal adalah alasan-alasan berkunjung pada setiap atau tidak melakukan order atau transaksi. Seperti pada gambar diatas, dan langkah-langkahnya adalah: 1. Pastikan Type Chart pada kolom “Pie atau Bar” ditandai. 2. Pilih salesman atau group salesman yang ingin dilihat. 3. Pilih Range Tanggal yang ingin dilihat. 4. Lalu Klik “Create Chart”, maka c hart akan tertampil seperi pada gambar no 4.1. 5. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel. 6. Lalu Klik “Export Data”, maka file export akan t erdownload.
Page 35
4.3 Visit Time
1 4.1
2
3 5
6 4
Visit Time merupakan lamanya salesman berkunjung pada suatu outlet. Seperti gambar diatas dan langkahlangkahnya adalah: 1. Pastikan Type Chart pada kolom “Pie atau Bar” ditandai. 2. Pilih salesman atau group salesman yang ingin dilihat. 3. Pilih Range Tanggal yang ingin dilihat. 4. Lalu Klik “Create Chart”, maka c hart akan tertampil seperi pada gambar no 4.1. 5. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel. 6. Lalu Klik “Export Data”, maka file export akan t erdownload.
Page 36
4.4 Work Time
4.1 1 2 3 5
6 4
Work Time merupakan lamanya salesman bekerja setiap hari. Dan langkah-langkah untuk melihat Work Time pada salesman adalah: 1. Pastikan Type Chart pada kolom “Pie atau Bar” ditandai. 2. Pilih salesman atau group salesman y ang ingin dilihat. 3. Pilih Range Tanggal yang ingin di lihat. 4. Lalu pilih “Creat Chart”, maka Chart akan muncul se perti pada gambar ni 4.1. 5. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel. 6. Lalu Klik “Export Data”, maka file export akan terdownload.
Page 37
4.6 Territory
3.1 1
2
4 5 3
Territory merupakan banyaknya outlet yang dikunjungi sesuai dengan list rute yang ada pada masingmasing salesman setiap hari dan juga berapa banyak outlet yang dikunjungi yang tidak sesuai dengan list rutenya. 1. Pilih salesman atau group salesman yang ingin dilihat. 2. Pilih Range Tanggal yang ingin di lihat. 3. Lalu pilih “Creat Chart”, maka Chart akan muncul seperti pada gambar no 3.1. 4. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel. 5. Lalu Klik “Export Data”, maka file export akan t erdownload.
Page 38
4.7 Transaction Log Fungsi dari transaction log ini adalah untuk melihat data-data transaksi dari suatu salesman dalam jangka waktu tertentu. Contoh tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Page 39
2
4
1
3
4.1
Page 40
4.2
5
Untuk mencari transaksi dari suatu salesman, yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Buka menu navigasi, lalu buka sub menu organisasi. Pilih salesman yang kita ingin lihat. 2. Pilih range tanggal yang ingin kita lihat. Misalnya pada contoh gambar dibawah ini adalah untuk tanggal 1 Agustus 2012 – 12 Agustus 2012. 3. Klik “Generate Summary”. 4. Untuk melihat detil dari suatu transaksi itu adalah pilih salah satu transaksi yang ingin dilihat, lalu klik tombol “Show Details (Gbr no 4.1)”. Maka akan muncul detil transaksi itu (Gbr no 4.2).
5. Untuk mencetak Delivery Order atau Invoice, tekan tombol “Print preview” untuk melihat hasil cetakan, dan tekan tombol “Print” untuk mencetaknya.
Page 41
4.8 Notes
1 4 2
3
5 6
5.1
Menu selajutnya adalah “Menu Notes” . Menu Notes merupakan menu yang menampilkan semua berita acara yang dikirim dari salesman melalui handheld untuk situasi apa saja yang ada pada outlet. Dan langkah-langkahnya adalah:
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Pilih “Sub-Menu Notes”. Plih salah satu pada kolom “Salesman” yang ingin dilihat. Pilih salah satu pada kolom “Outlet” yang ingin dilihat atau “biarkan saja kosong”. Pilih Range Tanggal yang ingin dilihat. Klik tombol ikon “Search”, lalu akan muncul seperti pada gbr no 5.1. Klik ikon “Clear” pada tombol di pojok atas paling kanan atas yang berguna untuk menghapus semua kata-kata yang ada pada kolom “Salesman, Outlet dan Tanggal.
Page 42
5. TARGET & KPI Menu Target dan KPI merupakan menu yang dapat digunakan untuk membuat target, melihat hasil penjualan, penjualan berdasrkan perorangan dan team. Di dalam menu target terdapat beberapa submenu dan diantaranya, yaitu:
5.1 Target
1
2
Page 43
4
3
5
Page 44
5.1
6
Page 45
8
7
9
Page 46
9.1
Page 47
10 10.1
11
Page 48
12
Page 49
12.1
Target merupakan sub-menu untuk membuat target suatu produk atau o utlet. Dan langkah-langkah nya adalah: 1. Buka menu navigasi, lalu buka sub menu organisasi. Pilih salesman yang kita ingin lihat. 2. Klik “Add Product Target ” pada bagian kanan bawah. Lalu akan muncul window baru untuk memasukkan apa saja target penjualan yang akan di update di Handheld. 3. Pilih produk-produk mana saja yang ingin kita buat target penjualan dengan cara diklik 2 x atau dengan memilih salah satu produk lalu gunakan tanda panah yang “kearah kanan” diantara kolom “Available dan Assigned” . 4. Pilih “Target By, Unit : Target Type, Jumlah Target, Expiration Date” . 5. Klik “Commit” , lalu akan muncul di window Target data-data yg tadi k ita buat (gbr no 5.1). 6. Klik “Add Outlet Target” pada bagian kanan bawah. Lalu akan muncul window baru untuk memasukkan apa saja target kunjungan outlet yang akan di update di Handheld. 7. Pilih “Target By, Target Type, Jumlah Target, Expiration Date” . 8. Pilih outlet / company mana saja yang ingin kita buat target dengan cara diklik 2x atau dengan memilih salah satu produk lalu gunakan tanda panah yang “kearah kanan” diantara kolom “Available dan Assigned” .
Page 50
9. Klik “Commit” , lalu akan muncul di window Target data-data yg tadi k ita buat (gbr no 9.1). 10. Setelah muncul data-data nya, Klik data-data tersebut maka akan muncul data-data nya pada kolomkolom “Target Details” dimana dapat dirubah atau di edit total targetnya (gbr no 10.1). 11. Klik “Update” . 12. Maka akan muncul window yang berisi keterangn “Target has been assigned” lalu klik “OK” , lalu jumlah produk akan berubah (gbr 12.1).
5.2 KPI
7.1
1 2 3 4
5 6 8 9
7
Untuk melihat KPI dari suatu salesman, dapat membuka menu “Key Performance Indicator” seperti pada
gambar diatas. Langkah-langkah yang dilakukan adalah: 1. Pilih Transaction Type “Order” . 2. Pilih Type Chart yang ingin ditampilkan, apakah “ Bar atau Radar ” . 3. Pilih Report By “Salesman atau Product” yang ingin dilihat. 4. Pilih Produk dalam satuan unit dan pilih salah satu produk nya jika jika ingin menampilkan per-produk 5. Pilih salesman dalam “Node”
Page 51
6. Pilih Range Tanggal yang ingin dilihat. 7. Lalu Klik “Create Chart” , maka chart akan tertampil. 8. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel . 9. Lalu Klik “Export Data” , maka file export akan terdownload.
5.3 Effective Call
4.1 1 2
3 5 6 4
Effctive Call adalah macam-macam kunjungan outlet yang dikunjungi salesman setiap harinya. Dan langkahlangkahnya adalah: 1. Pilih type chart yang ingin ditampilkan, apakah “Bar atau Radar ”. 2. Pilih Salesman yang ingin dilihat. 3. Pilih Range Tanggal yang ingin dilihat. 4. Lalu Klik “ Create Chart ”, maka chart akan tertampil (Gbr no 4.1). 5. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel . 6. Lalu Klik “ Export Data”, maka file export akan terdownload.
Page 52
5.4 Schedule Effecive
4.1 1 2 3
5 6 4
Schedule Effective merupakan jumlah outlet kunjungan hari ini dan jumlah outlet yang tidak dikujungi hari ini oleh salesman. Dan langkah-langkah untuk melihat schedule Effective, yaitu: 1. Pilih “Pie chart ” yang ingin ditampilkan. 2. Pilih Salesman yang ingin dilihat. 3. Pilih Range Tanggal yang ingin dilihat. 4. Lalu Klik “ Create Chart ”, maka chart akan tertampil (Gbr no 4.1). 5. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel . 6. Lalu Klik “ Export Data”, maka file export akan ter download.
Page 53
5.5 Reasoning
6.1 1
2 3 4
5 7 8
6
Reasoning merupakan alasan-alasan salesman tidak berkunjung atau tidak transaksi pada outlet. Dan langkah-langkah nya adalah: 1. Pilih type chartnya apakah “Pie atau Bar ”. 2. Pilih slah satu Report By “ No Visit atau No Transaction”. 3. Pilih Location atau Outlet yang ingin dilihat. 4. Pilih Salesman yang ingin dilihat. 5. Pilih Range tanggal yang ingin dilihat. 6. Lalu Klik “ Create Chart ”, maka chart akan tertampil (Gbr no 6.1). 7. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel . 8. Lalu Klik “ Export Data”, maka file export akan terdownload.
Page 54
6. REPORT Menu Report adalah menu untuk menampilkan semua laporan salesman. Didalam menu report terdapat sub-menu:
6.1 Sales
1 7.1
2 3
4
5 6 8 9 7
Sub-Menu Sales merupakan sub-Menu yang menampilkan laporan penjualan dan laporan pemesanan dalam bentuk unit (BOX, CARTOON, LITER, PACK, PALLETE, PC S, VALUE). Contoh tampilan untuk melihat laporan penjualan/pemesanan terdapat pada gambar diatas. Untuk me lihat laporan tersebut, ikuti langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pilih type chartnya apakah “Pie atau Bar ”. 2. Pilih type transaksinya, apakah “Sales (Penjualan) atau Order (Pemesanan)”. 3. Pilih “Realization” : untuk melihat jumlah barang yang di kirim ke outlet te rsebut. 4. Masukkan filter-filter yang ingin dicari: “Lokasi, Organisasi, Produk dan Produk Unit ”.
Page 55
5. Pilih report yang ditampilkan menurut item, salesman atau location. 6. Lalu masukkan Range Tanggal. 7. Klik tombol “Create Chart ”, maka chart akan tampil (7.1). 8. Untuk mengeksport laporan tersebut, pilih formatnya, apakah dalam CSV atau Excel . 9. Lalu klik tombol “Export Data”, dan file export akan terdownload secara otomatis.
6.2 Summary
1
Page 56
10
9 11
12 13
14
2
15 16
3
17
4 5 9.1
6 7 8
Page 57
11.1
Executive Summary adalah laporan yang terdiri dari: laporan sales, Kpi, Stock dan yang lain nya, dalam bentuk template. Sehingga user tidak perlu untuk memasukkan isi dari filter berulang kali. Cara membuat template laporan dalam executive summary tersebut adalah: 1. Klik “Add” , lalu pilih salahsatu “Kpi, Preseller, Reconciliation, Route Performance, Sales, Stock, Territory atau Visit Reason” , lalu akan muncul windows baru. 2. Masukkan kata-kata pada “Template Name” . 3. Pilih salah satu pada “Transaction Type” (Bonus, Delivery, Order, Return, Sales) . 4. Pilih type chartnya apakah “ Pie atau Bar ”. 5. Pilih salahsatu pada “Report By” , apakah “Salesman” atau “Product” . 6. Pilih salahsatu pada “Unit Type” (BOX, CARTOON, LTR, PACK, PALLETE, PCS, atau DO NOT CARE). 7. Pilih nama salesman yang ingin dilihat. 8. Klik “Save” , lalu akan muncul data yang kita buat pada kolom yang disediakan. 9. Setelah muncul data-data tersebut, klik data tersebut lalu akan akan terisi secara otomatis kolomkolom yang kosong (gbr no 9.1). 10. Pilih “ Range Tanggal ” yang ingin dilihat. 11. Lalu Klik “Create Chart” , maka chart akan tertampil (Gbr no 11.1).
Page 58
12. Untuk mengeksport data-data ini, pilih format yang diinginkan, apakah CSV atau Excel. 13. Lalu Klik “Export Data” , maka file export akan terdownload. 14. Beri tanda pada “Send this report by email” pada “Automatic Email” . 15. Masukkan “Email Address” yang ingin dikirim reportnya. 16. Pilih “Frequency” (Hourly, Daily, Monthly, atau Never).
7. INVENTORY Menu yang di gunakan untuk melihat stock yang ada di gudang dan dapat memasukkan jumlah produk secara manual. Contoh tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini. 1 2
3
6.1
5
6
Page 59
4.2
4
4.1
Page 60
5.1
5
Page 61
6
6.2
6.1
Langkah-langkahnya adalah: 1. Pilih “Menu Tracking” . 2. Plih “Sub-Menu Route” . 3. Buka menu navigasi, lalu buka sub menu Inventory, pilih inventory gudang yang kita ingin lihat, maka akan muncul stock gudang pada kolom “Product Stock” . 4. Pilih salah satu produk lalu Tekan “Generate Chart” (gbr 4.1), maka akan muncul jumlah barang yang di order pada diagram/chart barang tersebut (gbr4.2). 5. Pilih “Assign” : untuk siapa saja salesman yang dapat melihat stock pada HH (Handheld) (gbr5.1). 6. Pilih “Detail” : untuk melihat lebih detail product yang keluar/terjual (-), dengan cara memilih salah satu produk lalu pilih Detail (6.1), maka pada kolom Detail Transaction akan muncul transaksitransaksi pada produk tersebut (gbr 6.2).
Page 62
1 2 3
4
Page 63
4.1
Page 64
5
5.1
Untuk memasukkan secara manual jumlah produk pada Menu Inventory, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut: 1. Cari produk yang ingin ditambahkan stocknya pada “Product ”. 2. Masukkan “satuan unit produk ” yang ingin di set. 3. Isi jumlah produk pada kolom “ Quantity ”. 4. Pilih “Save”, jika kolom yang tersedia sudah diisi, maka akan muncul window yang berisi keterangn “Update Success” kemudian klik “OK ” (gbr 4.1).
5. Tekan kolom “Search” , lalu masukkan kode produk yang tadi dimasukkan stocknya untuk memastikan bahwa jumlah stock barang tersebut sudah berubah (gbr 5.1).
8. LOGGER Menu selanjutnya adalah Menu Logger . Dimenu Logger ini terdapat Sub-Menu yaitu Activity Log. Fungsi Activity Log ini adalah untuk melihat apa saja yang dilakukan si salesman pada handsetnya untuk
Page 65
pemakaian systems VENDIS ini, dari mulai pertama kali login sampai logout . Contoh tampilan menu ini dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
2 3
1
4
5
Untuk melihat aktifitas salesman pada penggunaan handset pada web, dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Pilih salah satu pada “ViewBy (Handset Activity atau Web Activity)”. 2. Pilih salesman yang ingin di lihat, caranya klik kolom yang ada kat ket. Salesman. 3. Pilih range tanggal yang ingin dilihat. 4. Klik “Search” , maka akan muncul kalimat-kalimat untuk memberi keterangan apa saya yang dilakukan salesman dalam pemakain systems Vendis. 5. Klik “Export” dan file akan terdownload.
Page 66
9. ADMINISTRATION Menu Administration merupakan menu yang dapat mengelolah data-data yang terdapat pada Coustumer, Outlet, Produk, Bonus, Sales dan Pesan. Di dalam Menu Administration terdapat beberapa Sub-Menu diantaranya: 1. Attribute: Untuk merubah identitas data-data yang ada pada sales, outlet dan produk. 2. Bonus Produk Formula: Memberikan bonus berupa barang atau produk ke pada outlet yang memenuhi persyaratan dalam pembelian produk te rsebut. 3. Massege Panel : Memberikan pesan kepada salesman dari Web untuk Handset dimana dapat dilihat hanya bila membuka menu Vendis pada handset. 4. Customer : Dimana data-data outlet untuk melihat secara lengkap pada list outletnya dan juga dapat mengaktifkan dan menonaktifkan outlet tersebut. 5. Master Data: Melihat detil keterangan dan juga dapat mengedit detai pada Outlet,Produk dan Salesman.
9.1 Massege Panel
2 3 4 5
6
1
7
Page 67
6.1
Gambar diatas adalah menu untuk mengirimkan pesan. Untuk mengirimkan pesan, ikuti langkah-langkah dibawah ini: 1. Klik “ Add ” pada bagian kanan bawah. Lalu akan muncul window baru untuk memasukkan pesan yang akan kita kirim. 2. Pilih “Type” pesan ini, apakah akan dikirim sekali saja “ Once” atau berkali-kali “ Always”. 3. Masukkan pesan yang ingin user kirim. 4. Set kapan “Expiry Date” pengiriman pesan ini. 5. Pilih salesman-salesman mana yang ingin kita kirimkan pesan ini. 6. Klik “Save”, lalu akan muncul pada kolom “Massege” (Gbr no 6.1), maka akan langsung muncul pada Handset yang di pegang si salesman, tapi dengan catatan agar “ di Perbaharui / di Refresh ” pada
Handset. Seperti pada gambar di bawah ini:
Page 68
NB: Apabila sudah ada record pada daftar Message untuk merubahnya, klik line yang ingin dirubah, lalu klik tombol “Modify ”. Untuk menghapusnya klik tombol “Delete”.
Page 69
9.2 Customer
3
4 5
1 2
6
7
8
9
Untuk mengaktifkan atau menonaktifkan suatu outlet maka dapat melakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. Plih “Location” pada menu Navigation. 2. Pilih Company. 3. Pilih salah satu type search outlet berdasarkan Nama, Address dan sebagainya. 4. Masukkah nama outlet yang ingin di aktifakan atau di non aktifkan. 5. Pilih salah satu pada “Show Active” (ALL, ACTIVE, INACTIVE). 6. Klik icon Search. 7. Pilih outlet yang ingin di aktikan atau di non aktifkan 8. Klik “SetActive” bila outlet yang di pilih tadi belum diaktifkan. 9. Klik “SetDeactive” bila ingin menonaktifkan outlet.
Page 70
9.3 Master Data
3 1 2
4
5
6
Page 71
8 7
Gambar diatas adalah contoh untuk melihat detil dan mana saja yang bisa di edit apabila ada data customer yang belum lengkap atau ada yang salah. Dan langkah-langkahnya adalah: 1. Plih “Location” pada menu Navigation. 2. Pilih Company . 3. Pilih salah satu type search outlet berdasarkan Nama, ID, Address dan sebagainya. 4. Masukkah nama outlet yang ingin di lihat atau di edit. 5. Klik Icon “Search”. 6. Klik Icon “Clear ” di sebelah Icon “ Search” untuk menghapus semua kata-kata apabila salah dalam memasukkan data yang dibutuhan pada kolom yang di isi. 7. Setelah muncul nama outlet yang dipilih tadi, klik 2x pada baris outletnya. 8. Muncul window baru, yaitu Object Attributes: windows yang dapat memberikan keteranganketerangan yang ada pada outlet, QRCode, Picture Outlet, dan Last Transaction.
Page 72
10.
STANDART OPERATION PROCEDURE (SOP)
1. Preseller pada waktu pagi (sebelum dia melaksanakan rutenya), dia login pada applikasi VENDIS menggunakan accountnya (user & password). 2. Login pada handset dapat menggunakan network GSM ataupun wifi. Cara menghidupkan wifi adalah dengan menekan tombol wifi, apabila tombol menjadi hijau, maka wifi telah menyala. Untuk mematikannya, tekan kembali tombol wifi, apabila tombol menjadi hitam, maka wifi telah mati. Apabila ingin memakai network GSM, mohon untuk memperhatikan simbol sinyal EDGE (E) atau HSDPA (H). Apabila hanya ada simbol kekuatan sinyal, tetapi tidak ada simbol sinyal data (E atau H), maka handset harus dimatikan terlebih dahulu, lalu dinyalakan kembali. Setelah dinyalakan kembali, simbol sinyal data (E atau H), akan muncul kembali. 3. Setelah masuk ke applikasi VENDIS, preseller dapat melihat list customer untuk dikunjungi hari ini (dimenu “Rute Hari Ini” ) dan dapat melakukan transaksi taking order meskipun dijalan tidak mendapatkan sinyal data (E atau H). 4. Selama proses taking order, preseller jangan memilih menu “Perbaharui” (kecuali ada instruksi). 5. Pada waktu sore hari (setelah preseller telah selesai melakukan rutenya), preseller harus mengecek apakah ada data yang pending. Cara mengeceknya adalah melalui menu “ Riwayat Pengiriman” . Apabila ada data yang pending, maka preseller harus menekan tombol “Refresh” untuk mengirim data-data yang pending tadi. 6. Apabila data-data yang pending tadi tidak dapat terkirim dengan menggunakan network GSM, preseller bisa mengirim menggunakan wifi. Cara menghidupkan wifi adalah dengan menekan tombol wifi, apabila tombol menjadi hijau, maka wifi telah menyala. Untuk mematikannya, tekan kembali tombol wifi, apabila tombol menjadi hitam, maka wifi telah mati. 7. Setelah tidak ada data yang pending (semua status pengiriman “Done”), maka preseller dapat logout dari applikasi VENDIS. 8. Setelah digunakan, handset sebaiknya dicharge, supaya besok pagi pada waktu akan digunakan kembali, baterai handset sudah penuh. 9. Untuk menghemat penggunaan baterai handset, bisa menggunakan network 2G (EDGE atau GPRS) saja, tetapi network 2G lebih lambat daripada network 3 G (HSDPA). 10. Baterai cepat habis Lakukan langkah sebagai berikut :
Turunkan level “brightness” ke level rendah.
Pastikan baterai sudah terisi penuh pagi hari sebelum berangkat.
11. Tidak mendapatkan signal (blank spot) Vendis akan tetap bisa melakukan transaksi, data disimpan sementara dalam handset. Jika diketahui sudah ada signal/koneksi internet, data akan dikirimkan otomatis 12. Koneksi internet down Jika koneksi internet terputus, ditandai oleh :
Vendis melakukan retrying terus menerus (ada gambar berputar).
JIka dilihat pada menu Vendis ‘Riwayat pengiriman’ masih ada yang belum ‘Done’ setelah beberapa
lama.
Page 73
