Manual P6 Rev02.pdf

Manual de Primavera Project Management v 6.0

Elaborado por:

Hildebrando Ramírez Ayllón

Revisado por:

Melquiades Damián Jara

Tabla de Contenidos PLANIFICACIÓN 1 Estructuración de portafolios y programas 1.1 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.3 1.4 1.5

Iniciando Sesión Iniciar un Proyecto OBS (Organization Breakdown Structure) Enterprise Project Structure Calendarios Iniciar un Proyecto Copiar un proyecto Abrir un proyecto

3 4 4 5 6 10 13 13

2 Estructuración del proyecto 2.1 Estableciendo la estructura del Proyecto 2.2 Creación del WBS 2.3 Creación de los Activity Codes

15 16 17

3 Desarrollo del cronograma 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5

Creación del Programa Ingresando actividades Asignar Relaciones Diagrama de Red Asignar Restricciones (Constraints)

21 22 24 26 30

3.6 WBSsobre y Activity Codes 3.7 Asignar Crear notas las actividades 3.8 Cálculo del cronograma (Schedule)

31 32 32

4 Layouts y filtros 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7

Generar Layouts Formato del Layout Ordenando las actividades Formato de tabla de actividades Formato de barras de actividades Formato de escala de tiempo Filtros

35 36 37 39 41 43 45

5 Cronogramas con recursos 5.1 Definición de Recursos 5.2 Asignar Recursos

49 51

5.3 5.4 5.5 5.6 5.7

52 53 54 55 56

Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts) Crear Roles Asignar roles Asignar recursos a roles Tablas y Gráficos de Uso de Recursos

6 Baselines 6.1 Crear y asignar un baseline

60

SEGUIMIENTO Y CONTROL 7 Actualización del avance 7.1 7.2 7.3 7.4

Actualización del Cronograma Actualización del Avance (Update) Configuración de Opciones de Recursos Efectos del tipo de actividades en el cálculo de recursos

64 64 68 69

8 Cambios al cronograma 8.1 Actualización del Programa (Schedule)

71

8.2 Almacenar la información del Periodo (Store Period Performance) 8.3 Actualización de la Línea Base

71 74

9 Emisión del Documento 9.1 Resumen de Cronograma 9.2 Imprimir

77 78

10 Utilitarios 10.1 Exportar Archivos 10.2 Importar Archivos

82 85

Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

1


ESTRUCTURACION DE PORTAFOLIOS Y PROGRAMAS 1.1.- Iniciando Sesión 1.2.- Iniciar un Proyecto 1.2.1.OBS (Organization Breakdown Structure) 1.2.2.- Enterprise Project Structure 1.2.3.- Calendarios 1.4.- Iniciar un Proyecto 1.5.- Copiar un proyecto 1.6.- Abrir un proyecto

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1.1.- Iniciando Sesión Al ingresar al programa, aparecerá la siguiente ventana de inicio de sesión:

Presione OK Por defecto, el password es admin

Aparecerá la ventana del Home Workspace

Barra de menús

Barra de navegación

Barra Directorio

Barra de estado


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1.2.- Iniciar un Proyecto Cambios en Primavera 6 Primavera 6 es un programa para manejo de portafolios empresariales que permite gestionar un amplio número de proyectos en una sola Base de Datos. Para ello ha introducido nuevas estructuras para organizar la información de los proyectos de la empresa y los recursos con los que cuenta. Debido a estas nuevas estructuras, existe información que debe ingresarse antes de comenzar el desarrollo del cronograma de un proyecto:

1.2.1.-OBS (Organization Breakdown Structure) El OBS es una estructura que representa la jerarquía de las gerencias de la organización. Cada nodo o proyecto del EPS está relacionado a un elemento del OBS que es responsable del mismo.

Para acceder a la ventana de OBS, hacer clic aquí

Se muestra la ventana del Organization Breakdown Structure:

Los procedimientos para realizar cambios al OBS son similares a los procedimientos para modificar el EPS

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1.2.2.- Enterprise Project Structure El Enterprise Project Structure (EPS) es la estructura que ordena los proyectos de la empresa; se subdivide en tantos niveles (también llamados nodos) como sea necesario para replicar la organización de las unidades de la empresa. Nodos en los niveles superiores pueden representar divisiones de la compañía, unidades de negocio o gerencias, mientras que el nivel más bajo siempre estará conformado por los proyectos. El EPS sirve entre otras cosas para manejar grupos de proyectos y administrar los privilegios de accesos de los usuarios. Nota: P6 incorpora una base de datos de ejemplo cuyo EPS se muestra por defecto Para poder añadir proyectos, primero debe crearse un nodo al cual asociarlo, para ello:

Para acceder a la ventana de EPS, hacer clic aquí

Para agregar nuevos nodos a la estructura del EPS, presionar el botón Add

Para ordenar los nodos del EPS, emplear las flechas para desplazar los nodos al nivel deseado


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1.2.3.-Calendarios Es recomendable definir primero los calendarios para iniciar la programación.

Para acceder a la ventana de Calendarios, hacer clic aquí Aparece la ventana de diálogo Calendars:

Seleccionar el tipo de calendario que se desea crear Hacer clic en el botón Add para agregar un calendario Hacer clic en el botón Modify para cambiar aspectos de algún calendario Marcar el calendario global que se usará por defecto para todos los proyectos. Nota: Existen 3 tipos de calendarios: Globales: Están disponibles para las actividades y recursos de todos los proyectos. Recurso: Que indican los periodos en que los recursos se encuentran disponibles, se aplican cuando una actividad es del tipo Resource Dependant (ver sección 4.1) Proyecto: Son calendarios que se ajustan a alguna particularidad del proyecto y sólo están disponibles para el proyecto en que se crean. 6


Cuando se crea un nuevo calendario, es necesario partir de uno existente: Seleccionar el calendario que se desea usar como la base del nuevo calendario

Una vez elegido el calendario, dar clic sobre el icono asignar

Para realizar los cambios que deseemos en el nuevo calendario, presionamos el botón Modify y nos lleva a la siguiente ventana:

Para convertir un día de laborable (work) a no laborable (nonwork), marcar una fecha o una columna y dar clic sobre el botón que corresponda

Al hacer clic en workweek podemos establecer las horas de trabajo que aplicaran para cada uno de los días de la semana

Una vez terminado, hacemos clic en OK


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P6 permite llevar el control a nivel de horas, lo que resulta útil durante actividades en una parada de planta: Elegir la vista detallada por horas Marcar el día que tendrá cambios.

Seleccionar las horas y marcarlas como laborables o no laborables según corresponda.

Para desplazarse más rápidamente por los calendarios, puede hacer clic en el encabezado y se mostrará el calendario anual. Para ver un mes simplemente dar clic sobre él en el calendario. En Primavera 6 las equivalencias entre días y horas pueden afectar de manera considerable la duración de las actividades, las fechas de inicio y fin y la distribución de recursos. Es conveniente establecer desde un inicio las equivalencias en el menú Admin / Admin Preferences / Time Periods

Marcar para permitir que cada usuario pueda usar equivalencias distintas El entorno multiusuario del Primavera 6 permite que los usuarios definan equivalencias que se impongan sobre aquellas indicadas en Admin Preferences. Esto debe tomarse muy en cuenta porque puede llevar a errores indeseados en el cronograma. Las equivalencias de usuario se establecen desde el menú Edit / User Preferences / Time Units 8


Para poder emplear efectivamente la programación por horas, debemos ajustar las preferencias para que el programa muestre las horas en toda la información de las actividades:

Para cambiar el formato ir al menú Edit / User Preferences / Dates

Marcar la casilla que corresponde al formato que se prefiera usar (12 o 24 horas) Una muestra del formato resultante se aprecia en la sección Sample


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1.3.- Iniciar un Proyecto Entorno Proyectos P6 tiene la capacidad de manejar el portafolio de proyectos de la empresa, para ello existe un entorno donde se organizan los proyectos dentro del esquema creado en el EPS. Desde aquí se pueden crear y administrar proyectos, obtener información general y configurar aspectos por defecto de las actividades y recursos de los proyectos. Para ingresar al entorno Proyecto, hacer clic en el icono de la barra de directorio o desde el menú Enterprise - Projects

Operaciones con proyectos: Crear, copiar, mover y eliminar Proyectos

Listado de Proyectos Para crear el nuevo proyecto, ubicarse en el nivel de la estructura en que se desea agregar el proyecto y usar el botón o se presiona la tecla Insert

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Se ejecuta entonces el asistente o wizard y se definen entonces: 1. El nivel del EPS 2. El código y el nombre del proyecto 3. La fecha de inicio del proyecto 4. El Gerente del Proyecto

1

2

3

4

Para terminar, presionar el botón Finish El gerente responsable del proyecto es por defecto el responsable del nodo del EPS al que pertenece el proyecto, pero puede elegirse cualquiera disponible en el OBS de la empresa. Las pestañas en el entorno Projects que contienen datos que son necesarios ingresar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes: Pestaña General: Muestra información sobre el código y nombre del Proyecto, el responsable y el estado del proyecto


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Pestaña Dates: Finish: Muestra la fecha de fin del Proyecto

Planned Start: Se ingresa la Fecha de Inicio planeada del proyecto. Data Date: Muestra la última fecha de actualización de datos.

Actual Start y Actual Finish: Muestra las fechas reales de inicio y fin del Proyecto.

Pestaña Defaults: Aquí se establecen la mayoría de opciones por defecto del proyecto

Opciones de actividades Duration Type: Establece el método de cálculo de los recursos Percent complete type: Establece el método para que P6 calcule el avance Activity Type: Define el tipo predeterminado de actividad (tarea, hitos, WBS, etc..)

Cost Account: Establece la cuenta de costos por defecto para las actividades. Calendar: Establece el calendario por defecto para las actividades.

Opciones de numeración de actividades: Establece la codificación por defecto de las actividades y el incremento en la numeración cuando se agregan actividades dentro del proyecto. Nota: Las opciones mostradas se tratan con más detalle en el capitulo relacionado con actividades. 12


1.4.– Copiar un proyecto Para copiar un proyecto se debe estar en el módulo Projects:

Seleccionar el proyecto y dar clic sobre el botón de copiar Seleccionar el nodo del EPS y dar clic sobre el botón pegar, para generar la copia. El programa pide especificar que información del proyecto desea copiarse:

1.5.– Abrir un proyecto Para abrir un proyecto, usar el comando Open del menú File:

Al emplear el comando Open, se proyectos. abre una lista de todos los Seleccionar el proyecto que se desea abrir y luego dar clic en el botón Open.


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ESTRUCTURACIÓN DEL PROYECTO 2.1.- Estableciendo la estructura del Proyecto 2.2.- Creación del WBS 2.3.- Creación de los Activity Codes

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2.1.– Estableciendo la estructura del Proyecto Primavera 6 permite organizar las actividades conforme a una variedad de estructuras y códigos, que son el Work Breakdown Structure y los Activity Codes: Work Breakdown Structure: Un Work Breakdown Structure (WBS) es una descomposición jerárquica con orientación hacia el entregable relativa al trabajo que será ejecutado por el equiporequeridos. del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los entregables El resultado es un esquema que cubre el alcance del proyecto y permite generar una codificación para los entregables.: MOVIMIENTO DE TIERRAS (A001)

OBRAS PRELIMINARES (A001.1OP)

OBRAS HIDRAULICAS (A001.2OH)

CAMPAMENTO (A001.3CAM)

ESTACION DE BOMBEO (A001.4EB)

ALMACENAMIENTO DE AGUA (A001.5AA)

PLANTA DE TRAT. DE AGUAS SERVIDAS (A001.6PTA)

SUB ESTACION (A001.7SE)

Captación y Caida N°6 (A001.2OH.1CC)

Acceso Secundario Plataforma A (A001.3CAM.1APA)

Plataforma (A001.4EB.1PL)

Plataforma (A001.5AA.1PL)

Plataforma (A001.6PTA.1PL)

Plataforma (A001.7SE.1PL)

Obras de Derivación (A001.2OH.2OD)

Acceso Secundario Plataforma B (A001.3CAM.2APB)

Acceso Trocha Carrozable (A001.4EB.2ATC)

Acceso Trocha Carrozable (A001.5AA.2ATC)

Acceso Trocha Carrozable (A001.6PTA.2ATC)

Acceso Trocha Carrozable (A001.7SE.2ATC)

Obras de Encauzamiento (A001.2OH.3OE)

Baden en Carretera Existente (A001.3CAM.3BCE)

Protección de Obras Hidraulicas (A001.2OH.4POH)

Plataformas A (A001.3CAM.4PA)

Demolición de Captación Existente (A001.2OH.5DCE)

Plataformas B (A001.3CAM.5PB)

Todo WBS tiene las siguientes propiedades y deben tenerse en cuenta al crearse el documento: Organiza y define el alcance total del proyecto. También conocida como la regla del 100%, esta regla aplica a todos los niveles dentro del WBS: la suma de todos los niveles subordinados (hijos) deben representar el 100% del alcance del nivel padre. Esto implica que un mismo entregable no puede figurar en más de una rama del WBS. Cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del proyecto. El primer nivel de la jerarquía siempre es el proyecto y el último nivel son los paquetes de trabajo, aunque cada rama puede tener •

•

•

•

diferentes de descomposición. Incluye losniveles entregables internos y externos. Se debe considerar entregables como los campamentos, la procura de suministros y la gestión del proyecto. El WBS puede aumentar su nivel de detalle conforme el alcance se clarifique y sufra modificaciones. Así se puede mantener claramente todo el trabajo que es necesario para el proyecto y no avocar recursos a trabajos que no son parte del alcance.


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2.2.– Creación del WBS El Proyecto debe estar abierto para poder definir el WBS: Para ingresar al módulo WBS, usar el botón en la barra de directorio o ir a menú Project / WBS

Para agregar nuevos nodos al WBS, ubicarse en el nivel deseado y dar clic en el botón New o presionar la tecla Insert.

Los elementos del WBS pueden ordenarse usando las flechas

Cuando se crea un elemento, se le asigna un código y el nombre del elemento Primavera permite también mostrar el WBS del Proyecto en forma de un organigrama: Para mostrar la vista de organigrama, dar clic sobre el botón Chart View en la barra superior 16


La vista del WBS cambia a vista de organigrama:

La primera vez que se emplea esta vista se muestra todo el WBS del proyecto. Se puede ajustar con zoom las herramientas de zoom y reorganizar el arreglo de los elementos del WBS de manera vertical u horizontal. Por defecto los elementos del WBS vienen organizados en forma vertical. Para cambiar el arreglo marcar la rama que se desea cambiar.

Luego en la barra superior, dar clic sobre el titulo layout y en la opción Arrange Children, indicar un arreglo vertical u horizontal. El resultado será que todos los niveles inferiores de la rama tendrán el arreglo seleccionado

2.3.– Creación de los Activity Codes Los activity codes son conjuntos de códigos que se definen para ordenar, agrupar y filtrar las actividades de un proyecto


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El Proyecto debe encontrarse abierto, para poder definir Activity codes. Ingresar al formulario mediante el comando Activity codes del menú Enterprise.

Se pueden crear códigos que estén disponibles para todos los proyectos (Global), para el EPS o sólo para el proyecto.

Primero deben crearse los nombres de los grupos de activity codes:

Clic en Modify

Clic en Add para aumentar Activity codes. Clic en Delete, Shift up o Shift Down para administrar los grupos existentes

Asignar un nombre al grupo y establecer el número de caracteres para los códigos Luego se ingresan los activity codes para cada grupo creado.

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Seleccionar el grupo de activity code

Clic en Add para agregar activity codes al grupo.

Ingresar un valor de código y una descripción


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DESARROLLO DEL CRONOGRAMA

3.1.- Creación del Programa 3.2.- Ingresando actividades. 3.3.Asignar Relaciones 3.4.- Diagrama de Red 3.5.- Asignar Restricciones (Constraints) 3.6.- Asignar WBS y Activity Codes 3.7.- Crear notas sobre las actividades 3.8.- Cálculo del cronograma (Schedule)

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3.1.-Creación del Programa Entorno Activities

Es un espacio de trabajo donde se realiza la programación de las actividades del proyecto. Es aquí donde se definen y secuencian las actividades y se asignan los recursos. Barra de Opciones de Layout

Diagrama de Gantt

Tabla de Actividades

Barra de comandos

Panel de Detalle de Actividades


3.2.– Ingresando actividades. Para ingresar las actividades, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar la nueva actividad y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botón Add en la barra lateral derecha

Asignar un nombre a la actividad y cambiar el ID según se desea. Al igual que los otros entornos, se puede establecer información para las actividades en la sección Activity Details, ubicada en la parte inferior de la interfaz. Para mostrar y ocultar los Activity Details se emplea el botón Las pestañas en las que se necesita ingresar información durante el planeamiento del proyecto son las siguientes: Pestaña General: Muestra información sobre el código y descripción de la actividad, el tipo de actividad y el calendario asignado Activity ID y descripción de la actividad

Tipo de actividad: P6 reconoce los siguientes tipos de actividades: Task Dependent Start Milestone Finish Milestone Level of Effort WBS Summary Resource Dependent • • • • •

Calendario asignado a la actividad Tipo de porcentaje de avance: Indica si el % de avance se establecerá en base a la duración transcurrida (Duration), a los recursos empleados (Units) o según el avance físico (Physical).

•

22


Los tipos de Actividades se explican con más detalle en el siguiente cuadro: Tipo de Actividad

Descripción

Task Dependent

Calcula las fechas en base a la duración y al calendario asignado. Es el tipo de actividad mayormente utilizada.

Resource Dependent

Calcula la duración y las fechas en base a los recursos asignados y los calendarios de los recursos.

Level of Effort

La duración y las fechas se establecen con relaciones de predecesoras sucesoras conpuede otras asignar actividades. A este tipo de actividades porytanto no se les restricciones.

Start Milestone

Un Start Milestone (Hito de Inicio) tiene una fecha de inicio, pero no tiene fecha de fin, duración y no se le pueden asignar recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.

Finish Milestone

Un Finish Milestone (Hito de Término) tiene una fecha de fin, pero no tiene fecha de inicio, duración y no se le pueden asignar recursos. Se usa para marcar el inicio de un periodo.

WBS Summary

Resume la duración de todo el nivel del WBS al que pertenece y a diferencia de las tipo Level of Effort no necesitan predecesores ni sucesores para definir su duración. Se puede usar estas actividades para: Reportar de forma resumida (mediante un filtro que sólo muestre este tipo de actividades) Ingresar costos a niveles del WBS para producir un flujo de caja, mientras que las demás actividades sirven para calcular la duración realizar el seguimiento Registrar y los costos y horas a diario. nivel del WBS cuando no es practico llevar este control a niveles más detallados.

El tipo de porcentaje de avance debería entenderse como :

Tipo de porcentaje de avance

Descripción

Physical % Complete

En caso que el porcentaje de avance sea independiente de la duración de la tarea. Este es el caso de la mayoría de actividades en construcción.

Duration % Complete

El porcentaje de avance se calcula con la proporción entre la duración restante y la duración srcinal.

Units % Complete

El porcentaje de avance se calcula en base a los recursos empleados y los estimados para la actividad. Cuando se tenga más de un recurso asignado, las unidades empleadas de cada uno de ellos se ponderarán para establecer un avance.


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Pestaña Status: Muestra información sobre la duración, fechas y unidades de recursos asignadas a una actividad. Duración de la actividad: Muestra la duración srcinal estimada, días de ejecución transcurridos y faltantes y el total de días empleados

Fechas de Inicio y Fin: Muestra las fechas de inicio y fin de la actividad

Restricciones: Establece las restricciones para la actividad, tales como fechas de inicio o fin específicas

Avance: Muestra el avance acumulado de la actividad

Suspensión de Actividad: Establece un lapso en el que se suspenderá la ejecución de la actividad. Sólo se puede emplear en actividades iniciadas y se permite sólo una suspensión de la actividad

3.3.– Asignar Relaciones Asignar relaciones entre actividades es lo que permite asignar secuencias para su ejecución. Una vez que se asignan se puede calcular cuáles son las fechas del cronograma. RELACIONES LOGICAS ENTRE ACTIVIDADES (RELATIONSHIPS)

Finish-to-Start (Fin a inicio):

Finish-to-Finish (Fin a fin):

Start-to-Start (Inicio a inicio):

Start-to-Finish (Inicio a fin):

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Otros términos que debemos revisar son: Predecesores: Aquellas actividades que controlan el inicio o fin de una actividad subsiguiente. Sucesores: Aquella actividad cuyo inicio o fin depende del inicio o fin de otra actividad precedente. Las relaciones se asignan desde la pestaña Relationships Usar este lado para asignar sucesoras.

Emplear el botón asignar para agregar predecesoras

Seleccionar la actividad de la lista y confirmar con el botón asignar en la barra lateral.

Cuando se asignó un predecesor o sucesor, se puede cambiar el tipo de relación y el lag o retardo:

Tipo de relación

Tiempo de espera

Lag

(demora): Es una demora o un tiempo de espera entre una actividad y su sucesora. El retardo puede ser positivo o negativo. Este es medido en las mismas unidades de planificación definidas para el proyecto (días, horas, semanas, etc.) y utiliza el calendario de la actividad sucesora. FS +5

Ejemplo de un retraso de 5 días


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3.4.– Diagrama de Red La vista de diagrama de Red permite ver las actividades conectadas con sus relaciones lógicas y sirve principalmente para trazar la secuencia de ejecución del proyecto. Para cambiar a la vista de Diagrama de Red, dar clic sobre el botón Activity Network en la barra de botones superior. La vista cambiara a la siguiente:

Las actividades se representan como recuadros y cuyo contenido y diseño se pueden especificar. Las relaciones con las demás actividades se muestran por las flechas entrantes y salientes En esta vista se pueden agregar actividades al igual que se haría en la vista de Diagrama de Barras, así como asignarles propiedades y asignarles relaciones usando el método gráfico. Para ajustar el tamaño de la vista del Diagrama de Red, aparecen los botones zoom to fit todo el diagrama deque red muestra (y que aparece por defecto) y los botones aumentar y disminuir zoom

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Varias opciones de configuración están disponibles desde el menú View para la vista de Diagrama de Red, entre ellas cambiar el diseño de las cajas de actividades:

Para acceder a las opciones, ingresar al menú View-Activity Network– Activity Network Options

Al igual que se pueden tener varios layouts, se puede contar con varios diseños para los cuadros de actividades

Para modificar un diseño, dar clic en el botón Box Template

En la lista se agregan o cambian los campos de información que se mostrarán en el diseño Como ejemplo, si se quisiera mostrar el % de avance junto al nombre de la actividad, tendríamos el siguiente diseño


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Para entender mejor el concepto del diagrama de RED y de cómo son realizados los cálculos por el Primavera Project Planner, resolveremos el siguiente ejemplo: Crearemos el siguiente Cuadro de Actividad del Diagrama de Red:

ID DD ES

HL

EF

LS

Ht

LF

t

Nomenclatura: NOMENCLATURA GENERAL

NOMENCLATURA PRIMAVERA

ID :

Identificador o Código de la tarea

ACT: Activity ID

t:

Tiempo de Programación

OD: Original duration

DD :

Descripción de la Actividad

DES: Activity description

ES :

Early Start (Inicio Temprano)

ES: Early start

EF :

Early Finish (Final Temprano)

EF: Early finish

LS :

Late Start (Inicio Tardío)

LS: Late start

LF :

Late Finish (Final Tardío)

LF: Late finish

HL : Ht :

Holgura Libre Holgura Total

FFL: Free float TF: Total float

Tt :

Tiempo tecnológico

Lag

Si se desea entender mejor el concepto de programación, memorizar y/o practicar las siguientes formulas.

EF = ES + t -1 ( En la misma Tarea ) ES = EF (predecesora) + Tt +1 LS = LF - t +1 ( En la misma Tarea ) LF = LS (sucesora) - Tt -1 HL = ES (sucesora) - EF - Tt -1 Ht = LF - EF

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Ejemplo: realizar el cálculo de red.

4 D

5

Tt = 5d 7 GGGGG

4

5 EEEEE

4

8 HHHHH

3

6

3

9 IIIII

2

DDDD

2 3 BBBBB 1 A

5 AAAA 3

10

3

JJJJJ

4

CCCCC

F Tt = 3d

FFFF

ID t DD ES HL EF LS Ht LF

Cálculo hacia delante (Forward pass) Ejecutar un cálculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duración del proyecto. Cuando concurren más de una predecesora se toma el mayor valor ES Cálculo hacia atrás (Backward pass) Ejecutar un cálculo hacia atrás para determinar fechas tardías. En la última tarea LF = EF Cuando una actividad tiene más de una sucesora se toma el menor valor LF y HL

Ya definidos el cálculo hacia delante y hacia atrás, seguir los siguiente pasos: 1.- Ejecutar un cálculo hacia adelante para determinar fechas tempranas y duración del proyecto. 2.- Cuando concurren más de una predecesora se toma el mayor valor ES. 3.- Ejecutar un cálculo hacia atrás para determinar fechas tardías. 4.- En la última tarea LF = EF 5.- Cuando una actividad tiene más de una sucesora se toma el menor valor LF y HL.


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3.5.– Asignar Restricciones (Constraints) Las restricciones son imposiciones para condiciones que no se pueden obtener con las relaciones lógicas, como por ejemplo una fecha de llegada de un equipo comunicada por proveedor. Las restricciones se asignan en la pestaña Status de cada actividad: Se pueden asignar 2 restricciones por actividad

Para asignar Constraints elegir un tipo de la lista desplegable y luego asignar una fecha en el casillero date. Los tipos de restricciones disponibles en Primavera son:

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Tipo de Restricción

Descripción

Start On

Establece una fecha en la que debe comenzar la actividad. Esta actividad no tiene holgura.

Start On or Before

Establece una fecha después de la cual la actividad no puede comenzar

Start On or After

Establece una fecha a partir de la cual la actividad puede comenzar

Finish On

Establece una fecha en la que la actividad debe finalizar. Esta actividad no tiene holgura.

Finish On or Before

Establece una fecha después de la cual la actividad no debería terminar

Finish On or After

Establece una fecha a partir de la cual la actividad debería terminar.

As Late As Possible

La actividad comenzará lo más tarde posible, no tendrá holgura libre.

Mandatory Start

Esta restricción impide que la actividad tenga holgura y divide el cronograma en 2 partes.

Mandatory Finish

Esta restricción impide que la actividad tenga holgura y divide el cronograma en 2 partes.


3.6.– Asignar WBS y Activity Codes El nivel del WBS se asigna por defecto al ingresar una actividad. Para cambiarlo:

Para cambiar el nivel del WBS, dar clic para que aparezca el formulario.

Seleccionar el nuevo nivel del WBS de la lista y usar el botón asignar. Para que los Activity Codes sean útiles para ordenar y filtrar, las actividades deben tener asignados uno o más códigos según sea necesario:

En la pestaña Codes, dar clic en el botón Assign

Elegir el activity code y dar clic sobre el botón asignar.


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3.7.– Crear notas sobre las actividades Primavera permite mantener un registro de comentarios y notas sobre cada actividad, que se pueden clasificar según varios temas:

Escribir el contenido de la nota después de haber agregado un tema

Para añadir una entrada, dar clic sobre el botón Add y seleccionar un tema de la lista. Estas notas se pueden mostrar en el cronograma

3.8.– Cálculo del cronograma (Schedule) Una vez creadas las actividades y asignadas las relaciones y las restricciones, el programa debe calcular el cronograma. Para ello usamos el comando Schedule del menú Tools o el botón en la barra de herramientas. La tecla F9 ejecuta el comando Schedule de forma abreviada.

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Como consecuencia de haber realizado el cálculo del cronograma obtenemos la ruta crítica del proyecto y las fechas tempranas y tardías de las actividades. 

Ruta crítica: Es la cadena más larga (en tiempo) de actividades dependientes. La ruta crítica determina la duración del proyecto. Cualquier demora en la ruta crítica implica una demora en terminar el proyecto.  Early start - Inicio temprano en P3 (ES): Es el mínimo de los posibles momentos de inicio de una actividad. 

Early finish - Final temprano en P3 (EF): Es el mínimo de los posibles momentos de término de una actividad. Late start - Inicio tardío en P3 (LS): Es el máximo de los posibles momentos de termino de una actividad, con el que la duración de ruta crítica no varía.  Late finish - Final tardío en P3 (LF): Es el máximo de los posibles momentos de término de una actividad, con el que la duración de ruta crítica no varía.  Holgura libre en P3 (FF): Es el tiempo máximo en que se puede incrementar la duración de una actividad y/o demorar su inicio sin modificar los tiempos de inicio temprano de las actividades sucesoras.  Holgura total en P3 (TF): Es el tiempo máximo en que se puede incrementar la duración de una actividad y/o demorar su inicio sin incrementar la duración de la ruta crítica. Es igual a: LS – ES ó LF – EF. Si se incrementa la duración de una actividad en la magnitud de su holgura total, entonces aparecerá una nueva ruta crítica. 


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LAYOUTS Y FILTROS

4.1.- Generar Layouts 4.2.- Formato del Layout 4.3.4.4.4.5.4.6.4.7.-

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Ordenando actividades Formato de las tabla de actividades Formato de barras de actividades Formato de escala de tiempo Filtros


4.1.– Generar Layouts Layouts Los layouts son plantillas que se establecen para la combinación de formatos de los elementos que aparecen en pantalla, tales como las barras de actividades, columnas de información, combinaciones de colores, ordenamiento de actividades, etc. de manera que se puedan utilizar nuevamente.

Layout actual

Las operaciones de layouts tales como Guardar (Save) o Abrir (Open) están disponibles tanto desde el menú View como desde la ventana principal.

Para grabar un nuevo layout:

Dar un nombre al layout Indicar para que usuarios estará disponible el layout

Clic Save para terminar


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Para abrir un nuevo layout: Para cargar un layout, acceder a la opción Open en la barra de Layout

Elegir un layout de la lista y dar clic en Open para que el mismo se aplique al Proyecto Se pueden importar y exportar layouts desde otros proyectos o usuarios. Según sea el caso se pedirá crear o elegir un archivo de extensión plf.

4.2.– Formato del Layout

Los aspectos que se pueden modificar están disponibles desde el menú desplegable Layout o desde la barra de herramientas

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4.3.– Ordenando las actividades Para ordenar y agrupar las actividades del proyecto se puede usar tanto el WBS como los Activity Codes, así como los campos de la tabla de actividades. Para ello usamos el comando Group and Sort del menú View o el botón en la barra de herramientas. Por defecto el programa agrupa las actividades por WBS

Marcar cuando se necesiten resúmenes en cada nivel del WBS

Marcar se quiera mostrarcuando solamente resúmenes a nivel de WBS

Para agrupar por Activity Codes: Reemplazar WBS en la lista Group By por los códigos en el orden que se desean agrupar


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Cuando se ha establecido como se han de agrupar las actividades, se puede especificar bajo que criterios se van a ordenar dentro de cada grupo creado:

Dar clic sobre el botón Sort para que aparezca el siguiente formulario

Para agregar más criterios a la lista, dar clic sobre Add

Para elegir que propiedad se usará para ordenar las actividades, elegir un campo de la lista desplegable

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4.4.– Formato de tabla de actividades Para modificar la combinación de colores de la tabla de actividades se ingresa al formulario Group and Sort

Para cambiar el formato de las bandas resumen en que se agrupan las actividades, dar doble clic sobre el nivel que se quiere modificar. Se abre el cuadro de modificación.

Para el tipo detabla letrade y el anchomodificar de las filas de la actividades, dar clic derecho sobre cualquier lugar de la tabla de actividades. Seleccionar la opción Table Font and Row del menú que aparece

Opciones de formato para el texto y color de fondo de las actividades

Para cambiar el alto de la fila se puede elegir ajuste automático (Optimize height) o un valor fijo. Para fijar la altura actual de las filas, marcar la casilla Keep Current Row Heights.


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Para cambiar las columnas de la tabla de actividades:

Los columnas se pueden modificar desde el menú desplegable Layout o desde la barra de herramientas

Lista de todos los campos disponibles para usar como columnas

Lista de las columnas de la tabla

Para cambiar las columnas de la tabla de actividades, usar los botones con las flechas para mover los campos de una lista a otra

Para cambiar el texto de la cabecera de la columna dar clic en el botón Edit Column

Usar las flechas para ordenar la lista

Cuando se edita una columna de la tabla:

Ingresar el nombre que se mostrará para la columna Indicar ancho de la columna y alineación

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4.5.– Formato de barras de actividades El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programación, como barras tempranas, barras tardías o barras del programa meta.

Usamos el comando Bars del menú desplegable o el botón en la barra de herramientas.

Aparece el formulario de formato de barras: Marcar las barras que serán visibles

Usar para agregar barras a la lista o realizar operaciones como eliminar o copiar

Lista de barras disponibles

Usar para cambiar el formato de las barras Si se tienen varias barras para una actividad (por ejemplo la baseline) se puede especificar el orden vertical que tendrán.

Bar Neck Settings En la pestaña Bar Settings, se pueden activar las casillas para mostrar los periodos no laborables como segmentos estrechos en las barras Calendar nonwork time mostrará cuellos para los días no laborables del calendario Activity nonwork intervals mostrará cuellos para los periodos en que una actividad se suspenda. •

•


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Las barras también pueden mostrar información de cualquier campo de la actividad, incluyendo anotaciones en el notebook:

Lista de información a mostrar de la barra

Clic en Add para agregar un campo

Indicar la ubicación del texto respecto a la barra

Seleccionar un campo de la lista. Se pueden ver las diversas categorías de anotaciones (notebooks) están disponibles en la lista

En el caso que se deseen hacer modificaciones de los textos de todas las barras, como podría ser mostrar las fechas de inicio y fin en lugar de la descripción de la actividad, se usa la barra Current Bar Labels.

Cuando se necesiten crear nuevas barras:

Aparece la nueva barra para ser configurada. Se le debe asignar un nombre. 42

Dar clic sobre el botón Add


Elegir el conjunto de fechas que se usarán para mostrar la actividad en el Diagrama Gantt

Establecer filtros que aplicarán

4.6.– Formato de escala de tiempo El formato de barras ayuda a visualizar los distintos escenarios de la programación, como barras tempranas, barras tardías o barras del programa meta.

Para ello usamos el comando Timescale del menú desplegable o el botón en la barra de herramientas.


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Establecer cuantos niveles tendrá la escala

Indicar la fecha de inicio de la escala Elegir una fuente y el color de la escala

En Date Interval, se indica las unidades de tiempo que se emplearán en la escala Seleccionar Show Ordinal Dates para mostrar una escala numérica correlativa.

Existen varias fechas predeterminadas disponibles, pero para elegir una fecha cualquiera se usa Custom Date

En el intervalo se indica si la escala será en días, semanas o meses.

Las fechas predeterminadas son: PS - Fecha de Inicio del Proyecto PF - Fecha de Fin del proyecto DD - Fecha de corte CD - Fecha actual CW - Semana Actual CM - Mes Actual Se puede indicar a partir de estas fechas un desfase, por ejemplo +2d o –2W La escala de tiempo se puede ajustar directamente en el área de las barras de Gantt: Ubicando el puntero en la parte superior de la escala y manteniendo presionado el botón derecho, se puede desplazar la escala hasta que muestre las fechas deseadas. Al hacerlo en la parte inferior se puede reajustar la escala de tiempo. El mouse cambia de forma a desplazar la escala y a reajustarla 44

para para


4.7.– Filtros Los filtros son funciones que permiten seleccionar actividades que cumplan con un criterio o una combinación de criterios. Como ejemplo, filtrar actividades para generar un programa de tres semanas.

Para ello usamos el comando Filters del menú desplegable o el botón en la barra de herramientas.

Marcar para desactivar todos los filtros y mostrar todas las actividades Elegir si deben cumplirse con los criterios de todos los filtros seleccionados (All filters) o que baste el criterio de un con soloque filtrocumplan (Any filter)

Marcar los filtros que se deseen aplicar

Para aplicar los filtros seleccionados, dar clic en Apply Para agregar filtros usar el botón New. Para eliminar o copiar filtros emplear los botones Delete, Copy y Paste.


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Cuando se crea un nuevo filtro o se modifica uno existente, aparece la ventana para indicar los criterios para filtrar: Nombre del filtro

Definir los parámetros del filtro

Para definir una proposición es necesario lo siguiente:

Par a agr ega r proposiciones dar clic sobre el botón Add.

es igual a es mayor que es mayor o igual que es menor que es menor o igual que no es igual a no se encuentra en el rango se encuentra en el rango

Usar parámetro para seleccionar uno de los campos disponibles

Indicar un valor para la proposición. Si la proposición menciona un rango, elegir un valor mínimo y máximo.

Seleccionar una proposición de la lista

Se pueden crear filtros con más de una proposición: La lista desplegable bajo Parameter tiene 2 opciones: All of the folllowing Any of the following 46


La opción All of the following indica que una actividad debe cumplir todas las proposiciones debajo de ella. La opción Any of the following se usa cuando una actividad debe cumplir cualquiera de las proposiciones incluidas en el filtro. Filtros Múltiples: Se refiere a la creación de filtros más complejos, para lo cuál se necesitaría agregar más niveles con más criterios.

Para aumentar un nivel al filtro, en la lista de parámetros disponibles seleccionar All of the following o Any of the following.


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CRONOGRAMAS CON RECURSOS

5.1.- Definición de Recursos 5.2.- Asignar Recursos 5.3.Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts) 5.4.- Crear Roles 5.5.- Asignar roles 5.6.- Asignar recursos a roles 5.7.- Tablas y Gráficos de Uso de Recursos

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5.1.– Definición de Recursos Entorno Recursos El entorno Recursos introduce el Resource Breakdown Structure (RBS), un esquema ordenado de todos los recursos materiales y el personal con el que dispone la compañía. Desde este entorno se puede controlar como están asignados los recursos en los diferentes proyectos. Para ingresar al entorno Recursos, clic en el icono de la barra de directorio o desde el menú Enterprise

Operaciones con recursos: Crear, copiar, mover y eliminar

Listado de Recursos

Para ingresar recursos, ubicarse en el nivel donde se desea ingresar el nuevo recurso y presionar la tecla Insert o dar clic sobre el botón Add en la barra lateral derecha.

Asignar un ID, un nombre al recurso y un tipo de recurso: Labor, Non Labor o Material Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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Para establecer la información de los recursos, usamos las pestañas ubicadas en la parte inferior de la interfaz. Las pestañas que son necesarias revisar durante el planeamiento del proyecto son las siguientes: Pestaña General: Muestra información sobre el código y descripción de los recursos. Código y Nombre del Recurso

Información de contacto cuando el recurso son personas Pestaña Details: Registra el tipo de recurso, factores de sobre tiempo, calendario de recurso y disponibilidad de recurso. Tipo de Recurso: Los tipos de Recursos que se pueden asignar son: Labor: corresponde a recursos contabilizados en Calendario del recurso, usado Horas Hombre Non labor: para recursos contabilizados en Horas para indicar su disponibilidad Máquinas Material: para los materiales, se debe asignar una unidad (unit of measure) La cantidad por defecto de un recurso que se asigna a una actividad.

Para aquellos recursos que se considere sobrecosto por horas extras, marcar la casilla Overtime Allowed e indicar el factor de sobrecosto

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Para relacionar el % de avance y la cantidad de recursos empleados marcar la casilla Auto Compute Actuals


5.2.– Asignar Recursos Para agregar recursos a las actividades podemos hacerlo desde la pestaña resources de cada actividad o el botón en la barra de botones derecha

Al usar el botón Add Resource se abre el siguiente formulario:

El formulario contiene una lista de todos los recursos disponibles. Para asignar uno o mas recursos marcarlos en la lista y dar clic sobre el botón Assign Una vez asignados los recursos, se establecen algunos otros atributos de la actividad, como la cantidad de recursos asignados, si pertenecen a una cuenta de control, si usará alguna curva de distribución en el tiempo e información que se actualizará durante la etapa de seguimiento del proyecto: P6 distribuye los recursos de manera lineal en el tiempo. Para cambiar de distribución elegir de la lista disponible bajo el campo Curve

La cantidad del recurso prevista para una actividad se debe indicar en el campo Budgeted units.

Si se manejan cuentas de control separadas, por ejemplo para mano de obra y equipos, se indica a cuál pertenecerá el recurso asignado Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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5.3.– Agregar Cuentas de Costos (Cost Accounts) Las cuentas de costos se emplean para agrupar los costos y los recursos asignados a diversas actividades

Se pueden crear Cost Accounts desde el menú Enterprise, con el comando Cost Accounts Se abre el siguiente formulario:

Para agregar un Cost Account, ubicarse en un nivel del esquema de cuentas y dar clic sobre Add

Asignar un código y un nombre al Cost Account

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Se puede reubicar un Cost Account usando las flechas para desplazarlo a través del esquema


5.4.– Crear Roles Primavera 6 cuenta con una función que permite definir habilidades o descripciones laborales para asignarlas a las actividades hasta que se asigne un individuo específico que desempeñará ese rol. Se pueden crear los roles desde el menú Enterprise, con el comando Roles

Se abre el siguiente formulario:

Para agregar un Role, ubicarse en un nivel del esquema de cuentas y dar clic sobre Add. El nombre del rol y su código pueden modificarse desde el mismo árbol o desde la pestaña General

Se pueden asignar hasta 5 costos unitarios a un rol que pueden usarse para estimar y predecir el flujo de caja de un proyecto antes que el recurso final sea asignado a la actividad.


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Marcar para asegurar que los costos se recalculen cuando haya algún cambio en las cantidades asignadas Ingresar los precios unitarios que estarán disponibles para cada uno de los roles

5.5.– Asignar roles Los roles se asignan desde la pestaña Resources para cada una de las actividades

Dar clic sobre el botón Add Role, se abrirá un formulario donde puede elegir el rol a asignar

Dar clic sobre el botón Assign para terminar

Para que los roles se muestren en la tabla de recursos, se debe modificar la tabla para que aparezca el campo Role Name, para ello: Dar clic derecho sobre cualquier nombre de campo 54


Buscar en la lista de la izquierda el campo Role Name y agregarlo con la flecha a los campos de la tabla en la lista derecha. Presionar OK para terminar La asignación de cantidades por ejemplo HH se hace de la misma manera que los recursos

5.6.– Asignar recursos a roles Cuando se define el individuo que desempañará uno de los roles asignados a una actividad, se puede indicar esto asignándolo en P6. Primero, se debe definir que individuos o recursos pueden desempeñar un rol, a manera de biblioteca. Por ejemplo, para el puesto de Jefe de Oficina Técnica tener una lista de todos los ingenieros que pueden ocupar ese cargo.

Para crear la biblioteca de recursos de un rol, dar clic en el botón asignar y elegir en el formulario que aparece los recursos de la lista


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Luego se indica que recurso desempeñará el rol asignado: En la pestaña Resources de una actividad, dar clic sobre el botón Assign by Role y elegir el recurso de la lista que aparece con los recursos disponibles para ese rol

5.7.– Tablas y Gráficos de Uso de Recursos Con recursos asignados a las actividades existen varias vistas que permiten ver la distribución de los recursos en el tiempo.

Activity Usage Spreadsheet Muestra una tabla con la distribución de recursos de cada actividad.

Activity Usage Profile Muestra la distribución de los recursos asignados a una actividad en un histograma

Estas vistas se muestran en el área inferior, con la lista de actividades en la sección izquierda y la distribución de recursos en la derecha:

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La tabla muestra varios campos para cada una de las actividades.

Para cambiar la información mostrada de los recursos, dar un clic derecho y elegir la opción Spreadsheet Fields

La lista de campos disponibles (izquierda) puede mostrar los valores acumulados (Cumulative) o del periodo (Time Interval)

Seleccionar de la lista de campos disponibles (izquierda) los campos a mostrar en la tabla (derecha)

La vista Activity Usage Profile también muestra gráficamente el uso de recursos en un periodo (barras) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo (curva S)

Seleccionar mostrar los recursos del para proyecto o sólo las actividades seleccionadas.


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Para cambiar las gráficas mostradas, dar un clic derecho y elegir la opción Activity Usage Profile Options

Seleccionar si el valor a mostrar será costo o unidades de recurso

Elegir de queObra recursos sey/o mostrarán: Mano (labor) Horas máquina (non labor)

Se pueden mostrar el uso de recursos en un periodo (By date) y/o el uso acumulado de recursos para ese periodo (Cumulative)

Marcar para mostrar las curvas de Valor Planeado y Valor Ganado

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BASELINES

6.1.– Crear y asignar un baseline


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6.1.– Crear y asignar una línea base Una vez que se ha terminado la planificación del proyecto, es decir, se ha definido los periodos de duración, los recursos y las secuencias de las actividades, se crea un baseline que mantendrá esta información srcinal y servirá para comparar el avance del proyecto.

Para crear y administrar los baselines de un proyecto, ingresar a la función Maintain Baselines del menú Projects. Se abrirá un formulario que muestra los baselines disponibles para el proyecto

Para agregar baselines dar clic en el botón Add

Se puede crear un baseline usando el proyecto en su estado actual con la opción Save a copy of the current project Si otro proyecto o una copia previamente realizada se usará como baseline, seleccionar la segunda opción (Convert another Project to a new baseline), lo cual abrirá un formulario donde se podrá seleccionar tal proyecto

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Después de creadas los baselines, hay que asignar cuáles se emplearán en el proyecto.

Para asignar los baselines, acceder al menú Project y usar el comando Assign Baselines

Asignar los baselines de la lista desplegable. En la lista se mostrarán los baselines que se hubieran creado en el formulario Maintain Baselines

Por defecto, si no se asigna un Baseline al proyecto, el Project Baseline y el user Primary Baseline se igualan al cronograma y cambiará cada vez que se actualice el mismo. Para que se muestre en el área del diagrama de barras una vez asignado el baseline, se debe indicar como visible en el formulario Bars.

Marcar la casilla Display al costado de los baselines que se desea mostrar

La barra se muestra con el formato por defecto (barra amarilla inferior) pero se puede adecuar su formato:

En la pestaña Settings del entorno Projects se debe indicar cuál baseline se empleará para establecer el avance programado al usar la técnica del Valor Ganado Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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ACTUALIZACION DEL AVANCE

7.1.- Actualización del Cronograma 7.2.- Actualización del Avance (Update) 7.3.- Configuración de Opciones de Recursos 7.4.- Efectos del tipo de actividades en el cálculo de recursos


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7.1.– Actualización del Cronograma Para actualizar el cronograma de manera efectiva y mantener registro de los desempeños del proyecto, se recomienda seguir el siguiente ciclo de actividades :

7.2.– Actualización del Avance (Update) La actualización del avance implica ingresar el estado del proyecto a medida que se desarrolla y puede realizarse de forma manual o usando la función Update Progress que actualiza automáticamente cierta información de las actividades. El Data Date establece la fecha de la última actualización y es la principal herramienta para este paso. Por defecto, el data date inicial es la fecha de inicio del proyecto Para realizar una actualización, desplazar la línea del data date hasta la nueva fecha de corte. El periodo a actualizar se mostrará como resaltado de amarillo

Si empleamos Update Progress, Primavera considera que el programa se ha desarrollado tal como se había planificado, es decir, las fechas de inicio y fin de actividades se han cumplido y el avance obtenido ha sido el esperado. Debemos revisar y colocar la información real de las actividades cuando discrepe de lo colocado por el Update Progress.

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El comando Update progress se encuentra en el menú Tools

Dar clic en Apply para que los cambios sean efectuados

Se muestra la fecha de la última actualización y de la que será la nueva fecha de corte Si solamente se desea actualizar el progreso de algunas actividades, se puede seleccionar estas y marcar la opción Selected activities only En la actualización manual se revisan las actividades del periodo de actualización, ingresando la información a cada una de ellas para luego ejecutar el comando Schedule a la fecha de la actualización. Corresponde indicar la información real del estado del proyecto: En la pestaña Status: La casilla marcada indica que la actividad ha iniciado en la fecha indicada Si la actividad no ha iniciado, se desmarca la casilla. Lo mismo aplica para la casilla de la fecha de término

Para cambiar las fechas de inicio y fin, dar clic sobre el botón al lado de la fecha e indicar la fecha. Al cambiar la fecha de término se recalcula automáticamente la duración

Actualizar la cantidad de días faltantes (Remaining) para terminar la actividad. Al cambiar la duración se recalcula la fecha de término Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

Indicar el % avance alcanzado

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Cuando se tiene que paralizar actividades por un lapso: Para indicar el lapso en que se paralizarán las actividades, dar clic en el icono junto a las casilla Suspend (inicio de paralización) y Resume (final de la paralización) e indicar dichas fechas Cuando se controla el avance de actividades por hitos, P6 dispone de una medida equivalente llamada steps:

Para agregar hitos dar clic sobre el botón Add

Indicar el peso de cada uno de los hitos

Indicar el porcentaje completado de cada hito

Por ejemplo, para el montaje de bombas se tienen 3 hitos que corresponden 10% al transporte, 50% al montaje y 40% a las pruebas. Si en una actividad se deben transportar 2 bombas y se ha transportado 1, se colocará 50% en el hito Transporte. Se pueden crear y almacenar plantillas con steps para asignarlos luego:

Para asignar, dar clic en Add from template y elegir una plantilla de la lista

Se pueden crear plantillas de steps desde el menú Enterprise - Activity Steps Templates. Para que P6 reconozca los activity steps al momento de calcular el avance, marcar en la pestaña Calculactions del entorno Projects 66


En Primavera, la cantidad de recursos obedecen a la siguiente expresión: Actual Units + Estimate to complete (ETC) = At Completion Units Donde Actual Units son las unidades de recurso empleadas acumuladas hasta la actualización, Estimate to complete son las unidades que quedan por gastar y At Completion Units son el total de las unidades que se estima serán empleadas hasta el final de la actividad. El campo Budgeted Units son las unidades de recurso del presupuesto; el campo At Completion será igual a Budgeted Units al inicio de la actividad. El campo Actual this Period Units hace referencia a las unidades de recurso empleadas entre actualizaciones. La actualización del uso de recursos se realiza en la pestaña Resources:

Colocar la cantidad de recursos empleados en el periodo en el campo Actual This Period La cantidad de recursos acumulada se ingresa en el campo Actual Units Al actualizar uno de los campos Actual Units o Actual This Period Units, el otro se actualiza de forma automática.


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7.3.– Configuración de Opciones de Recursos P6 tiene varias opciones de configuración que afectan como maneja los cálculos de costos y recursos. Las principales se pueden establecer desde el entorno Projects y desde las preferencias de usuario en el menú Edit. Pestaña Calculation en el entorno Projects: Proyecciones de unidades y costos Add actual to remaining: Calcula el At Completion Units sumando las unidades reales (Actual Units) y la cantidad presupuestada que corresponde al % de avance restante de la actividad. Substract actual from at completion: Mantiene el At Completion Units y calcula las cantidades restantes por diferencia con la cantidad real (Actual Units)

Estima un valor real para las unidades y los costos cuando se actualiza el % de avance Relaciona las unidades reales para calcular los costos reales.

Iguala el estimado final al presupuesto para todas aquellas actividades que no hayan iniciado

User Preferences en el menú Edit

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Marcar para que al asignar recursos nuevos a una actividad en marcha, se conserven los registros hasta la fecha en vez de recalcular todo lo asignado anteriormente. Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

7.4.– Efectos del tipo de actividades en el cálculo de recursos El tipo de duración que se haya asignado a una actividad determina como cambian las variables cuando P6 hace los cálculos relacionados con recursos. Unidades de recurso = (Unidades / tiempo) x duración de actividad Units = (Units/time) x duration Para actividades en progreso, toma la forma: Unidades restantes = (Unidades / tiempo) x duración faltante La siguiente tabla resume los efectos en los cálculos de recursos:

Tipo de Duración Cambio de Units

Cambio en duración

Cambio en Units/ Time

Duration & Units constantes

Cambio en Units/ Cambio en Time Units/Time

Duration & Units/Time constantes

Cambio en Units/ Cambio en Units Cambio en Units Time

Units constantes

Cambio en duración

Cambio en Units/Time

Units/Time constantes

Cambio en duración

Cambio en Units Cambio en duración


Cambio en Units

Cambio en duración

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CAMBIOS AL CRONOGRAMA

8.1.- Actualización del Programa (Schedule) 8.2.la información del Periodo Almacenar (Store Period Performance) 8.3.- Actualización del Baseline

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8.1.– Actualización del Programa (Schedule) Con el estado del proyecto correctamente actualizado, se comienza a programar los cambios a la planificación. Esta etapa es similar a elaborar la planificación inicial e implica: Agregar y disgregar actividades. Cambiar fechas, duraciones y relaciones lógicas de actividades. Asignar nuevos recursos o modificar la cantidad de recursos asignadas a las actividades. Existe sin embargo un efecto que considerar cuando la sucesora de una actividad inicia antes de lo que determina la lógica del diagrama de redes: • • •

Por defecto se mantiene el final que resultaría de mantener la lógica de la red, esto genera vacios en las barras. Para anular este tipo de resultados, debemos cambiar las opciones del comando Schedule:

En la ventana del comando Schedule, dar clic sobre el botón Options

En el formulario Schedule Options, cambiar Retained Logic por Progress Override. El efecto al recalcular el cronograma es la eliminación de esos vacios generados en las barras

8.2.– Almacenar la información del Periodo (Store Period Performance) Para mantener un registro del avance ingresado en cada periodo de actualización el Primavera dispone del comando Store Period Performance. Cuando no se emplea Store Period Performance la cantidad de recursos empleada se distribuye uniformemente durante la duración de la actividad, en vez de registrar la cantidad empleada en cada periodo. Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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Para mantener registros de los periodos, debe crearse primero un equivalente financiero. Para ello ingresar al menú Admin y dar clic en Financial Periods

Dar clic en Add en el formulario que aparece y luego indicar las fechas del nuevo periodo. De preferencia el periodo debe coincidir con los periodos de actualización de avance

Una vez definidos los Financial Periods se puede almacenar el avance y los recursos usados hasta esa fecha de corte.

Ir al menu Tools y dar clic sobre Store Period Performance

Indicar a que periodo corresponde la información que se almacenará

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Almacenar con Store Now


La información almacenada esta disponible en las vistas Activity Usage Spreasheet y Activity Usage Profile pero no es empleada por defecto. Para configurar la vista Activity Usage Spreasheet:

Al seleccionar campos para la tabla, emplear aquellos de la lista Financial Period Value. Para configurar la vista Activity Usage Profile:

Marcar la casilla para usar la información almacenada en los periodos financieros.

El efecto en la curva S es claro:


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8.3.– Actualización del Baseline Cuando se hayan producido cambios en la programación, se crea un nuevo baseline de la misma manera que se creó el baseline srcinal. Pero si se desean hacer sólo algunos cambios a un baseline existente, empleamos la opción Update.

Para ingresar al formulario de actualización de baselines ir al menú Project - Maintain Baselines

Como un proyecto puede tener varios baselines, seleccionar de la lista aquel que se actualizará

Por defecto se actualizan todas las actividades, pero se puede aplicar un filtro para seleccionar actividades según un criterio

Con un baseline seleccionado, dar clic en el botón Update

Para incluir actividades nuevas y eliminar aquellas eliminadas, marcar estas checkboxes

Para actualizar aquellas actividades que ya existían en el baseline, marcar este checkbox. El botón update options abre un nuevo formulario 74


Marcar los checkboxes con la información que se desea actualizar en el baseline para actividades existentes


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EMISION DEL CRONOGRAMA

9.1.- Resumen de Cronograma 9.2.- Imprimir

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9.1.– Resumen de Cronograma Con frecuencia es necesario mostrar el Cronograma de manera resumida, podemos lograrlo activando la opción desde el comando Group and Sort: Asegurarse que la casilla de Show Summaries Only esté marcada. El resultado se muestra líneas abajo

Otra manera de obtener cronogramas resumidos es seleccionar un nivel específico al cual se quiere el resumen:

En el menú View, clic en el comando Collapse to. En el formulario que aparece, indicar a que nivel se quiere resumir el cronograma Usando los botones de colapsar y expandir se puede resumir niveles específicos Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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9.2.– Imprimir Para establecer la presentación de una impresión de un cronograma de P6 se usan las opciones disponibles desde la vista de Presentación Preliminar:

Para ingresar a la vista de Presentación Preliminar, ir al menú File - Print Preview o con el botón de la barra de herramientas

Las opciones de impresión están disponibles desde los botones de la barra de herramientas, principalmente en la opción Page Setup: En la pestaña Page se define: La orientación La escala, que puede ser un porcentaje (Adjust to % normal size), ajustar a un número de páginas horizontales y verticales (Fit to x pages Wide by Y pages tall) o ajustar la escala de tiempo a un número de páginas horizontales (Fit timescale to X pages Wide) El tamaño del papel •

•

•

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En la pestaña Margins se establecen los márgenes:

En la pestaña Header se define el diseño para el encabezado: Indicar el número de secciones para el encabezado

Indicar en cuales páginas se mostrará el encabezado

Agregar la información que se mostrará en cada sección. Se pueden insertar campos predeterminados (nombre del proyecto por ejemplo) desde la lista en la parte inferior del formulario


Indicar el tipo de contenido para las secciones. Puede ser una leyenda, una imagen, texto o una caja de revisiones 79


En la pestaña Footer se define el diseño para el recuadro al pie de página. Para crear el diseño se procede de la misma manera que para el encabezado:

En la pestaña Options se establece que información del cronograma se mostrará: Indicar en el inicio y fin del periodo que se mostrará en la sección del Diagrama de Barras

Marcar el contenido que se desea aparezca en la impresión. Se puede elegir que no se muestre la sección del Diagrama de Barras o que no se muestre la tabla con los detalles de las actividades

Finalmente, para imprimir el cronograma ir al menú File - Print

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UTILITARIOS

10.1.– Exportar archivos 10.2.- Exportar archivos


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10.1.– Exportar Archivos Al igual que en versiones anteriores, P6 permite migrar la información del proyecto hacia otros formatos: Mantiene compatibilidad con P3 al permitir exportar hacia esta versión. Se puede exportar a una Hoja de Cálculo de Excel, aunque se ha perdido la compatibilidad con archivos WK1. Si se tiene MS Project instalado, permite exportar archivos a formato MPP Adicionalmente se puede exportar un proyecto completo como un solo archivo de extensión XER. • •

• •

Antes de iniciar el proceso de exportación se debe tener el proyecto abierto

Para exportar un proyecto, ir al menú File y dar clic sobre Export. Se abre el formulario para exportar los archivos

Elegir en que tipo de archivo se exportará el proyecto y dar clic sobre Next

Dependiendo del tipo de archivo las opciones pueden variar un poco Para archivos tipo XER:

Seleccionar si se importará el proyecto completo o sólo los recursos o roles

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Marcar el proyecto a exportar de entre los proyectos abiertos

Designar una ruta y un nombre para el archivo a exportar. Para terminar dar clic sobre Finish

Para archivos tipo XLS:

Marcar el tipo de información que se exportará. Para cada casilla marcada se creará una hoja distinta en el libro de Excel al que se exporte

Seleccionar el proyecto a exportar

Seleccionar plantilla parauna el archivo de Excel

Para agregar o modificar una plantilla usar los botones inferiores del cuadro Propiedad Intelectual de Cosapi S.A.

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Cuando se modifica o se agrega una plantilla, es necesario indicar que columnas aparecerán en las hoja del Libro de Excel Para cada tipo de información que se haya elegido exportar, se puede crear Asignar nombre a la plantilla un juego diferente de campos a mostrar

Añadir de la lista de campos disponibles (izquierda) aquellos que se mostraran a la lista de campos seleccionados (derecha)

Designar una ruta y un nombre para el archivo a exportar Para terminar dar clic sobre Finish

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10.2.– Importar Archivos Para importar archivos hacia el P6, se repite un proceso similar al de exportación

Acceder al menú File y dar clic sobre Import. Se abre el formulario donde se indica el tipo de archivo a importar Al igual que las exportaciones, la secuencia dependerá del tipo de archivo. Para archivos tipo XER: Nuevamente, se indica primero que tipo de información se importará Luego se especifica cuál archivo XER se importará

En la ventana de Opciones de importación, se debe elegir que acción se realizará con el archivo a importar


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Estas acciones pueden ser principalmente: Crear un nuevo proyecto con el archivo Actualizar un proyecto existente (en este caso se indica que proyecto se actualizará en el campo Import to) •

•

Para archivos tipo XLS:

Primero se indica cuál archivo XLS se importará Luego se especifica que tipo de información se importará.

En la ventana de Opciones se indica que archivo se actualizará, dado que es la única opción disponible para archivos XLS

Se recomienda hacer pruebas importando y exportando proyectos de ensayo con pocas actividades y recursos.

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Manual P6 Rev02.pdf

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