Buku P6

DAFTAR ISI Daftar Isi Hal. i Kata Pengantar Hal. Iv BAB I . Hal. 1 MEMAHAMI MANAJEMEN PROYEK 1.1. Pendahuluan Hal. 1 1.2 Mengapa Mengguna kan Manajemen Proyek Portofolio? Hal. 1 1.3. Peran Anda di Enterprise. Hal. 1 1.4 Ikhtisar Proses Manajemen Proyek Hal. 4 1.5. Planning, Controlling, and Managing Projects Hal. 5 1.6. Konsep Earned Value Hal. 8 1.7. Penilaian Kinerja Proyek Dengan Konsep Earned Value Hal. 9 BAB II. MEMULAI PRIMAVERA ENTERPRISE Hal. 11 2.1. Memulai Primavera Enterprise Hal. 11 2.2. User Preferences Hal. 13 2.2.1 Formatting Time Units Hal. 14 2.2.2. Formatting Dates Hal. 14 Hal. 15 2.2.3. Setting View Currency a nd Symbols 2.2.4. Setting Calculation Options for Resource and Role Hal. 15 Assignments 2.3. Admin Preferences Hal. 15 2.4. Admin Categories Currencies Hal. 16 2.5. Currencies Hal. 17 2.6. Import & Export File Hal. 17 BAB III. MEMBUAT EPS DAN FOLDER PROJECT Hal. 21 3.1. Membuat EPS Hal. 21 3.2. Membuat Folder Project Hal. 23 3.3. Layout Project Windows Hal. 27 BAB IV. OBS 30 (ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE) Hal. 4.1. OBS Hal. 30 4.2. Membuat OBS Hal. 30 BAB V. WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) & CALENDAR 5.1. Membuat WBS Hal. 32 5.2. Memnuat Calendar Hal. 36 Hal. 36 5.2.1. Calendar Global 5.2.2. Calendars Resource Hal. 37 5.2.3. Calendars Project Hal. 39

Step by step Primavera Enterprise v.6

Page i

BAB VI. RESOURCES & ROLES 6.1. Resources 6.2. Roles 6.3. Memasukkan Role ke Resource BAB VII. CODES 7.1. Resource Codes 7.1.1. Memasukkan Resource Codes ke dalam Resources 7.2 Activity Codes BAB VIII. ACTIVITIES 8.1. Activity Detail 8.2. Activity Type 8.3. Duration 8.3.1. Duration Type 8.4. Memasukkan daftra Aktivitas (assign Activities ) 8.5. membuat Hubungan Antar Aktivitas (Relationships) 8.5.1. Tipe – tipe relationship 8.5.2. Predecessor & Successor 8.5.3. Lag time 8.5.4. Membuat relationship 8.6. Memasukkan Activity Codes 8.6.1. Mengelompokkan Aktivitas berdasarkan Activity Codes 8.6.2. Menyimpan Layout 8.7. Memasukkan Resources Ke Aktivitas 8.8. Expenses BAB IX. CURVA 9.1. Activity Usage Profil 9.2. Resources Usage Profile BAB X. BASELINES & TRACKING PROJECT 10.1. Membuat Baseline 10.1.1. Menampilkan Baseline Bar 10.1.2. Memodifikasi Kolom 10.1.3. Menyimpan Layout 10.2. Update Aktivitas

Hal. 42 Hal. 42 Hal. 45 Hal. 47

Hal. 48 Hal. 48 Hal. 51 Hal. 52

Hal. 54 Hal. 54 Hal. 55 Hal. 56 Hal. 56 Hal. 58 Hal. 61 Hal. 62 Hal. 62 Hal. 63 Hal. 63 Hal. 65 Hal. 66 Hal. 68 Hal. 69 Hal. 71

Hal. 72 Hal. 72 Hal. 74

Hal. 76 Hal. 77 Hal. 77 Hal. 79 Hal. 80 Hal. 81


Page ii

BAB XI. TAMPILAN & REPORT 11.1. Menyesuaikan Tampilan 11.1.1. Filter 11.1.2. Group & Sort 11.1.3. Timescale 11.2. Setup Halaman 11.3. Report

Hal. 84 Hal. 84 Hal. 84 Hal. 85 Hal. 86 Hal. 87 Hal. 90


Page iii

KATA PENGANTAR Terimakasih kepada rekan rekan yang telah memberikan inspirasinya kepada saya untuk membuat “buku” Primavera Enterprise step by step. Hanya sekedar untuk berbagi pengetahuan, saya memberanikan diri untuk membuat buku ini. Buku ini saya per sembahkan bagi anda yang masih awam terhadap primavera Enterprise dan disusun dengan contoh latihan yang sudah terintegrasi pada tiap babnya sehingga Anda bisa langsung mempraktekkannya. Semoga dengan buku ini Anda dapat mengoperasikan Primavera Enterprise dalam proyek yang akan anda kerjakan dan juga sebagai pengetahuan tambahan bagi mahasiswa/i. Jika anda mempunyai pertanyaan atau ada hal‐hal yang kurang jelas dalam buku ini, anda dapat mengirimkan komentar ataupun pertanyaan ke [email protected] Salam Dedy Trianda


Page iv

BAB I MEMAHAMI MANAJEMEN PROYEK 1.1. Pendahuluan Perangkat lunak Primavera dirancang untuk mendukung kebutuhan organisasi manajemen proyek untuk mengelola sejumlah proyek‐ proyek besar pada satu waktu. Aplikasi ini terintegrasi menggunakan manajemen proyek “ portofolio Portfolio Project Management” (PPM) untuk mendukung kebutuhan manajemen tim proyek di lokasi yang berbeda dan pada berbagai tingkat perusahaan. Bab ini memberikan ikhtisar PPM, per an ( Role ) yang digunakan dalam PPM, dan konsep‐ konsep dasar untuk merencanakan, mengelola, dan mengendalikan proyek Anda. 1.2 Mengapa Menggunakan Manajemen Proyek Portofolio? Bisnis besar biasanya memiliki ratusan‐bahkan ribuan‐ proyek berlangsung pada satu waktu untuk menciptakan produk dan layanan baru untuk membangun masa depan mereka. Proyek‐ proyek lintas hierarki bisnis, membuat proyek manajemen portofolio (PPM) merupakan tantangan bagi perusahaan‐besar. Tekanan untuk menyelesaikan proyek tepat waktu dan sesuai anggaran, dan mempertahankan keunggulan kompetitif, adalah dengan mengendalikan perusahaan untuk mengembangkan dan menerapkan proses PPM. Mereka menjauh dari struktur fungsional tradisional untuk sebuah organisasi multi‐proyek yang harus dicapai, tujuan yang mendesak, menggunakan batasan, sumber daya bersama, dan mereka membutuhkan payback bisnis yang cepat dari proyek‐proyek untuk mewujudkan potensi peningkatan pendapatan dan ekuitas pemegang saham. PPM menyediakan informasi yang komprehensif tentang semua proyek dalam suatu organisasi dari ringkasan tingkat eksekutif untuk rencana rinci oleh proyek . Individu disemua tingkat perusahaan dapat menganalisa, merekam, dan mengkomunikasikan informasi yang dapat dipercaya dan tepat waktu, informasi yang mendukung misi perusahaan mereka. Dengan meletakkan alat yang tepat di tangan yang tepat, PPM memungkinkan sebuah organisasi untuk: • Membuat keputusan strategis bisnis • Mengontrol detail berita yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek‐proyek • Memahami kebutuhan sumber daya, menetapkan prioritas, dan mengevaluasi kebutuhan staf jangka panjang. • Menggunakan kemampuan sumber daya secara efektif dan produktif • Mengorganisir ulang proyek agar sesuai dengan pergeseran prioritas tanpa mengorbankan kualitas 1.3. Peran anda di Enterprise . Menurut definisi, PPM harus memenuhi kebutuhan beberapa jenis pengguna. Bagian berikut ini menjelaskan peran perusahaan karena mereka biasanya digunakan pada aplikasi Primaver a. Peran mungkin berbeda atau tumpang tindih, tergantung pada organisasi.


Hal. 1

Network Administrator Network Administrator mengkonfigurasi network environment sebuah perusahaan untuk kinerja yang optimal dengan aplikasi Primavera. Mereka menginstal dan memelihara komponen server dan klien dari aplikasi. Selain itu, mereka mengelola akses ke data perusahaan dan mengembangkan dan memelihara keamanan yang komprehensif untuk memastikan bahwa data PPM dilindungi dari akses yang tidak sah, pencurian, atau kerusakan. Network Administrator memastikan bahwa perangkat keras dan perangkat lunak dapat mendukung fungsi aplikasi Primavera untuk: • Menyiapkan dan memelihara jaringan untuk memastikan koneksi handal dan tercepat yang memungkinkan transfer data • Membuat dan memelihara daftar jaringan sumber daya dan pengguna sehingga masing‐ masing memiliki identitas jaringan yang unik Database administrator Database administrator (DBAs) bertanggung jawab untuk membuat, mengelola, dan menetapkan hak akses untuk database Primavera. Mereka menetapkan dan mengawasi atur an yang mengatur penggunaan database perusahaan, menjaga integritas data, dan menetapkan standar interoperabilitas. Database administrator dapat diandalkan menjamin akses ke Primavera database untuk: • Instalasi, konfigurasi, dan upgrade software database server dan produk terkait sesuai kebutuhan. • Membuat dan mengimplementasikan database. • Mengimplementasikan dan memelihara keamanan database, termasuk menciptakan dan mempertahankan pengguna ( user), peran (role), dan previlage pada database. • Monitoring kinerja database dan tuning yang diperlukan. • Perencanaan untuk pertumbuhan dan perubahan dan membangun dan menjaga cadangan ( maintaning backup ) dan kebijakan pemulihan dan prosedur. Operations executives Operations executives ber tanggung jawab untuk perencanaan strategis dan analisis kinerja yang sedang berlangsung. Mereka menggunakan modul Manajemen Proyek dan Portofolio bagian dari P6 Web Access untuk menganalisa jadwal, sumber daya, dan data biaya pada proyek. eksekutif senior mungkin bertanggung jawab untuk: • Memprioritaskan proyek • Laba / rugi untuk sebuah entitas bisnis yang spesifik • Pendanaan dan keputusan berlanjut/tidak ber lanjut tentang proyek‐proyek • Perencanaan strategis di masa depan dari bisnis atau divisi. Project controls coordinators Proyek kontrol koordinator bertanggung jawab untuk memastikan bahwa aplikasi Primavera diterapkan dengan benar dan beroperasi dengan lancar. Mereka memainkan peran kunci selama pelaksanaan,yaitu: • Bekerja dengan Operation dan program eksekutif / manajer proyekuntuk mengatur metodologi dalam manajemen metodologi modul. • Bekerja dengan operation executive dan program manajer proyek, Organisation Breakdown Structure (OBS) , dan hierarki sumber daya, mengatur kalender dasar, Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 2

• •

dan menetapkan bidang‐bidang khusus perusahaan dan kode dalam modul Manajemen Proyek. Bekerja dengan administrator proyek untuk membuat akun pengguna dan kelompok pengguna untuk modul Manajemen Proyek. Menetapkan hak keamanan kepada pengguna dalam modul Manajemen Proyek

Program Manager Program manajer mengawasi beberapa manajer proyek; mereka bertanggung jawab atas beberapa proyek dan menggunakan Manajemen Proyek dan Manajemen Metodologi modul, bersama dengan P6 Web Access untuk: • Melakukan analisis lintas‐proyek • Mengelola proyek‐proyek untuk tepat waktu dan selesai on‐budget • Pr ioritaskan sumber daya di seluruh proyek • Rencana proyek sebelum mereka didanai Project Manager Proyek manajer mengelola beberapa atau satu proyek kecil, proyek besar ataupun sebuah proyek yang kompleks. Mereka bertanggungjawab atas penyelesaian on‐time/on‐ budget proyek dan menggunakan modul Manajemen Proyek dan Akses P6 ke Web. • Mengalokasikan nama sumber daya yang spesifik untuk sebuah proyek . • Mengkomunikasikan infor masi proyek baik ke atas dan ke bawah rantai komando • Mengelola sumber daya yang berkaitan dengan proyek Resource/Cost manager Resource/Cost manajer mengalokasikan sumber daya di seluruh proyek dan mendistribusikan beban ker ja mer eka. Mereka bertanggung jawab untuk perencanaan sumber daya, termasuk merekrut, mempekerjakan, dan sumber daya pelatihan, dan mereka dapat bertanggung jawab untuk pembebanan informasi sumber daya dalam modul Manajemen Proyek, Manajemen Metodologi modul, dan bagian Sumber Daya P6 Web Access. Cost manager melakukan analisis secara rinci keuangan pr oyek, menangani tagihan proyek, dan mengintegrasikan informasi keuangan dalam perusahaan. Program Manager Program manajer mengawasi beberapa manajer tingkat tinggi proyek; mereka bertanggung jawab atas beberapa proyek dan menggunakan Manajemen Proyek dan Manajemen Metodologi modul, bersama dengan P6 Web Access untuk: • Melakukan analisis lintas‐proyek • Mengelola proyek‐proyek untuk tepat waktu dan selesai on‐budget • Prioritaskan sumber daya di seluruh proyek • Rencana proyek sebelum mereka didanai Project Manager Proyek manajer mengelola beberapa atau satu proyek kecil, proyek besar ataupunsebuah proyek yang kompleks. Mereka bertanggung jawab atas penyelesaian on‐time/on‐budget proyek dan menggunakan modul Manajemen Proyek dan Akses P6 ke Web. • Mengalokasikan nama sumber daya yang spesifik untuk sebuah proyek . • Mengkomunikasikan infor masi proyek baik ke atas dan ke bawah rantai komando • Mengelola sumber daya yang berkaitan dengan proyek Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 3

Resource/Cost manager Resource/Cost manajer mengalokasikan sumber daya diseluruh proyek dan mendistribusikan beban kerja mereka. Mereka bertanggung jawab untuk perencanaan sumber daya, termasuk merekrut, mempekerjakan, dan sumber daya pelatihan, dan mereka dapat bertanggung jawab untuk pembebanan informasi sumber daya dalam modul Manajemen Proyek, Manajemen Metodologi modul, dan bagian Sumber Daya P6 Web Access. Cost manager melakukan analisis secara rinci keuangan proyek, menangani tagihan proyek, dan mengintegrasikan informasi keuangan dalam perusahaan. Team Leader Team Leader bekerja untuk mengelola sebagian dari proyek yang lebih besar. Mereka adalah manajer yang menghasilkan karya dan mengelola tim, dan mereka sering menggunakan Manajemen Proyek dan modul Timesheets, dan P6 Web Access, untuk memprioritaskan tugas‐tugas jangka pendek atau tujuan, biasanya pada saat jangka waktu kurang dari periode perencanaan proyek. Team members Anggota tim dilatih dalam sebuah keterampilan khusus yang diperlukan dalam sebuah proyek. Mereka bekerja dengan manajer mereka untuk mengembangkan aktivitas dalam jangka waktu untuk dipasang dalam jadwal. Setelah kegiatan ditambahkan ke jadwal, anggota tim pembaruan mereka menggunakan Timesheets modul untuk menunjukkan peker jaan yang mereka lakukan selama periode akuntansi yang ditunjuk. Anggota tim juga dapat menggunakan panel kontrol pr ibadi di P6 Web Access untuk mengakses proyek‐ proyek mereka, aktivitas, dokumen, dan banyak lagi. 1.4 Ikhtisar Proses Manajemen Proyek Ketika kontraktor mengembangkan rencana untuk membangun, salah satu langkah pertama adalah meletakkan pondasi. Hal ini juga berlaku untuk membangun proyek dengan menggunakan modul Manajemen Proyek. Penataan hirarki data berfungsi sebagai landasan sebelum penambahan data proyek sebenarnya. Berikut ini adalah urutan yang disarankan untuk menyiapkan struktur ini: • Mengatur Organization Br eakdown Structure (OBS), yang merupakan pengaturan hirarkis struktur manajemen perusahaan Anda, baik sebagai peran atau individu. • Mengatur struktur proyek perusahaan ( Enterprise Project Structure/EPS), yang merupakan struktur hirarkis yang mengidentifikasi proyek‐proyek perusahaan dan memungkinkan organisasi dalam pengelolaan proyek‐proyek dalam organisasi Anda. • Mengatur hirarki sumber daya yang mencerminkan struktur sumber daya organisasi Anda dan mendukung penugasan sumber daya untuk aktivitas. • Untuk setiap proyek, menyusun struktur rincian kerja (WBS), yang merupakan pengaturan hirarkis dar i produk dan jasa yang dihasilkan selama dan oleh suatu proyek. Project Control Coordinator , bekerja dengan para operation eksekutif dan program/manajer proyek, untuk menyiapkan struktur dan hierarki OBS & EPS. Menyiapkan OBS pertama memungkinkan para manajer yang bertanggung jawab dengan daerah mereka dari EPS, baik node atau proyek, ketika EPS terstruktur. Pengguna dan hak akses ke node dan proyek dalam hirarki EPS juga dilaksanakan melalui OBS, Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 4

sehingga profil keamanan yang memantau akses data dengan peserta proyek dapat dibuat pada awal proses. Setelah OBS dibuat, EPS dapat diatur. Sebuah EPS dapat terdiri dari beberapa node root, yang memungkinkan jenis proyek tertentu harus dikelompokkan bersama‐sama, seperti template proyek atau proyek‐proyek berisiko tinggi. Dalam setiap node root, Anda dapat lebih lanjut memecah sebuah node EPS menjadi beberapa node, seperti proyek Modal Peningkatan dan proyek Manufaktur, untuk mengkategorikan jenis template proyek. The WBS bertindak sebagai kelanjutan dari EPS untuk proyek‐proyek individu dalam perusahaan. Sebuah WBS menyediakan organisasi dan kontrol proyek dan kegiatan informasi melalui hierarki elemen WBS. Bila Anda membuat proyek, modul Manajemen Proyek secara otomatis membuat WBS elemen pada tingkat hirar ki yang sama dan dengan nama yang sama dengan proyek. Anda dapat mengatur tanggal diantisipasi pr oyek, anggaran, dan rencana pengeluaran untuk sebuah WBS pada tingkat tinggi untuk menunjukkan bila bekerja harus terjadi dan berapa banyak anggar an yang direncanakan dan pengeluaran bulanan akan sebelum proyek ditambahkan ke EPS. Selain itu, Anda dapat menggunakan anggaran sebelum ditetapkan jumlah dan pendanaan informasi yang Anda tetapkan untuk elemen WBS untuk proyek mereka dan mitra kegiatan. Contoh berikut menunjukkan bagaimana OBS, EPS, dan struktur WBS saling berhubungan dalam satu cabang dari EPS

Gambar 1.1. Hubungan OBS, EPS dan WBS

1.5. Planning, Controlling, and Managing Projects Sebelum menerapkan jadwal proyek dengan Primavera , anggota tim dan peser ta proyek lain harus memahami proses yang terlibat dalam manajemen proyek dan rekomendasi yang terkait yang membantu kelancaran pelaksanaan Primavera yang mendukung misi perusahaan Anda. Jika Anda berkendara ke tempat yang Anda belum pernah lihat, akankah Anda tetap akan melakukan perjalanan, sedangkan anda tidak mempunyai peta atau arah? Mungkin tidak. Kemungkinan besar Anda akan meluangkan waktu untuk merencanakan perjalanan Anda, Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 5

mempertimbangkan rute alternatif, dan memperkirakan waktu kedatangan. Perencanaan perjalanan sebelum Anda pergi akan membantu perjalanan Anda menjadi lebih sukses. Dan, di sepanjang jalan, seharusnya Anda temui hambatan atau keterlambatan lalu lintas, Anda pasti sudah diidentifikasikan cara alternatif untuk mencapai tujuan Anda. Manajemen proyek berikut metodologi yang sama untuk mencapai tujuan setiap proyek, Anda perlu perencanaan diawal. Manajemen proyek yang baik tidak lagi merupakan pilihan di dunia korporasi saat ini. Ini adalah alat penting untuk membantu perusahaan Anda tetap pada target dan mencapai tujuannya. Secara sederhana, manajemen proyek adalah proses pencapaian menetapkan tujuan dalam batasan waktu, anggaran, dan pembatasan staf. Hal ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang tersedia. Sumber daya termasuk: • Orang (People) • Bahan (Material) • Uang (Money) • Peralatan (Equipment) • Informasi (Information) • Fasilitas (Facilities) • Peran (Roles) Faktor Portofolio Project Management dalam semua variabel di beberapa proyek, memungkinkan manajer proyek dan eksekutif perusahaan untuk melihat gambaran yang akurat tentang bagaimana menggunakan sumber daya yang mempengaruhi setiap proyek proyek lainnya. Proses manajemen proyek dipandu oleh tiga prinsip utama: • Perencanaan ( Planning ) • Mengontrol ( Controlling ) • Mengelola ( Managing ) Perencanaan proyek Langkah pertama dalam manajemen proyek adalah untuk menentukan proyek Anda. 1. Ruang lingkup pekerjaan. Kegiatan apa yang membuat proyek dan apa hubungan mereka satu sama lain? Anda juga perlu mengidentifikasi tonggak utama (milestone) yang akan membantu Anda memantau kemajuan proyek. 2. Durasi proyek. tanggal berapa proyek akan dimulai dan berakhir? 3. Sumber Daya Untuk Proyek. Selain tenaga kerja, berpikir tentang semua jenis sumber daya yang Anda perlukan. 4. Siapa melakukan tugas‐tugas apa. Menentukan sumber daya tenaga kerja Anda dan workhours ketersediaan mereka adalah bagian penting dari membangun proyek yang sukses. Anda harus merencanakan downtime dan hari libur dan menentukan waktu kerja reguler untuk berbagai jenis kepegawaian. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 6

5. Berapa banyak biaya proyek? Berapa biaya per sumber daya? Apakah ada biaya proyek tersembunyi? 6. Berapa anggaran diperkirakan? Menetapkan perkiraan anggaran proyek di muka membantu Anda memantau biaya proyek yang sedang berjalan. Jawaban untuk pertanyaan‐pertanyaan ini membentuk kerangka proyek Anda. Mengontrol proyek Setelah Anda membangun proyek dan memperkirakan kebutuhan anggaran, Anda menyimpan rencana awal sebagai baseline, atau target, untuk membantu Anda mengendalikan proyek. Baseline menyediakan titik referensi yang solid sebagai perubahan jadwal Anda dari waktu ke waktu. Hal ini memungkinkan Anda untuk membandingkan jadwal asli dengan yang sekarang dan mengidentifikasi perubahan yang signifikan dan mengembangkan rencana. Anda mengontrol sebuah proyek untuk tetap menuju ke arah yang benar. Anda akan ingin melacak kemajuan ker ja dan biaya, membandingkannya dengan baseline Anda, dan kemudian merekomendasikan tindakan apa yang harus diambil. Mengelola proyek Proses membimbing proyek dari awal sampai akhir adalah tanggung jawab seorang manajer proyek. Seorang manajer proyek yang baik bekerja pada berbagai waktu sebagai motivator, komunikator, koordinator, dan penasihat. Ketika Anda mengontrol kemajuan proyek, itu adalah tugas Anda untuk menjaga tim Anda menyadari perubahan jadwal dan konsekuensi yang mungkin terjadi. Dalam banyak hal, Anda adalah duta besar proyek, memastikan bahwa organisasi proyek Anda adalah melaksanakan tanggung jawabnya untuk hasil terbaik. Untuk menjadi seorang manajer proyek yang efektif juga membutuhkan konsistensi ketika Anda memperbarui proyek Anda. Pilih satu hari setiap minggu, atau dua kali seminggu, ketika Anda secara teratur akan memperbarui pr oyek. Pembaruan rutin ini akan mencakup kemajuan dalam nilai seperti: Tanggal kegiatan yang dimulai atau selesai • Tanggal ketika sumber daya yang dikonsumsi • Perubahan harga sumber daya Menentukan kebijakan standar untuk update dan prosedur penjadwalan, serta pelaporan kemajuan. Modul Manajemen Proyek menyediakan alat untuk membantu Anda dalam laporan kemajuan untuk kedua anggota tim dan manajemen senior. Gunakan opsi Situs Web Proyek untuk membuat lokasi pusat di mana anggota tim dapat melihat kemajuan proyek. Pertimbangkan banyak sistem laporan sebagai sarana untuk berkomunikasi berubah. Selain itu, manajemen senior dapat menggunakan bagian dari P6 Portofolio Web Access untuk meringkas data proyek dan mudah ambil snapshot tentang bagaimana proyek atau kelompok proyek berjalan.


Hal. 7

1.6. Konsep Earned Value Earned value merupakan salah satu metode atau alat yang digunakan dalam pengelolaan proyek yang mengintegrasikan biaya dan waktu. Konsep earned value menyajikan tiga dimensi yaitu penyelesaian fisik dari proyek (the percent complete) yang mencerminkan rencana penyerapan biaya (budgeted cost), biaya aktual yang sudah dikeluarkan atau yang disebut dengan actual cost serta apa yang yang didapatkan dari biaya yang sudah dikeluarkan atau yang disebut earned value. Dari ketiga dimensi tersebut, dengan konsep earned value, dapat dihubungkan antara kinerja biaya dengan waktu yang berasal dari perhitungan varian dari biaya dan waktu. Ada tiga elemen dasar yang menjadi acuan dalam menganalisa kinerja dari proyek berdasarkan konsep earned value, yaitu: • Budgeted Cost for Work Scheduled (BCWS) merupakan anggaran biaya yang dialokasikan berdasarkan rencana kerja yang telah disusun terhadap waktu. BCWS dihitung dari akumulasi anggaran biaya yang direncanakan untuk pekerjaan dalam periode waktu tertentu. BCWS pada akhir poyek (penyelesaian 100 %) disebut Budget at Completion (BAC). BCWS juga menjadi tolak ukur kinerja waktu dari pelaksanaan proyek. BCWS merefleksikan penyerapan biaya rencana secara kumulatif untuk setiap paket‐paket pekerjaan berdasarkan urutannya sesuai jadwal yang direncanakan. • Actual Cost for Work Performed (ACWP) adalah representasi dari keseluruhan pengeluaran yang dikeluarkan untuk menyelesaikan pekerjaan dalam periode tertentu. ACWP dapat berupa kumulatif hingga periode perhitungan kinerja atau jumlah biaya pengeluaran dalam periode waktu tertentu. • Budgeted Cost for Work Performed (BCWP) adalah nilai yang diterima dari penyelesaian pekerjaan selama periode waktu tertentu. BCWP inilah yang disebut earned value. BCWP ini dihitung berdasarkan akumulasi dari pekerjaan‐ pekerjaan yang telah diselesaikan.

Gambar 12.1. Proses Proyek Manajemen dengan Earned Value


Hal. 8

1.7. Penilaian Kinerja Proyek Dengan Konsep Earned Value

Cost Variance (CV) Cost variance merupakan selisih antara nilai yang diperoleh setelah menyelesaikan paket‐paket pekerjaan dengan biaya aktual yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Cost variance positif menunjukkan bahwa nilai paket‐paket pekerjaan yang diperoleh lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan untuk mengerjakan paket‐paket pekerjaan tersebut. sebaliknya nilai negatif menunjukkan bahwa nilai paket‐paket pekerjaan yang diselesaikan lebih rendah dibandingkan dengan biaya yang sudah dikeluarkan. CV= BCWP – ACWP ........................................................ (1) Schedule Variance (SV) Schedule variance digunakan untuk menghitung penyimpangan antara BCWS dengan BCWP. Nilai positif menunjukkan bahwa paket‐paket pekerjaan proyek yang terlaksana lebih banyak dibanding rencana. Sebaliknya nilai negatif menunjukkan kinerja pekerjaan yang buruk karena paket‐paket pekerjaan yang terlaksana lebih sedikit dari jadwal yang direncanakan. SV = BCWP ‐ BCWS........................ ....................... (2) Cost Performance Index (CPI) Faktor efisiensi biaya yang telah dikeluarkan dapat diperlihatkan dengan membandingkan nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (BCWP) dengan biaya yang telah dikeluarkan dalam periode yang sama (ACWP). CPI= BCWP/ACWP ................................................................. (3) Nilai CPI ini menunjukkan bobot nilai yang diperoleh (relatif terhadap nilai proyek keseluruhan) terhadap biaya yang dikeluarkan. CPI kurang dari 1 menunjukkan kinerja biaya yang buruk, karena biaya yang dikeluarkan (ACWP) lebih besar dibandingkan dengan nilai yang didapat (BCWP) atau dengan kata lain terjadi pemborosan. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 9

Schedule Performance Index (SPI) Faktor efisiensi kinerja dalam menyelesaikan pekerjaan dapat diperlihatkan oleh perbandingan antara nilai pekerjaan yang secara fisik telah diselesaikan (BCWP) dengan rencana pengeluaran biaya yang dikeluarkan berdasar rencana pekerjaan (BCWS). SPI= BCWP/BCWS ........................................................... (4) Nilai SPI menunjukkan seberapa besar pekerjaan yang mampu diselesaikan (relatif terhadap proyek keseluruhan) terhadap satuan pekerjaan yang direncanakan. Nilai SPI kurang dari 1 menunjukkan bahwa kinerja pekerjaan tidak sesuai dengan yang diharapkan karena tidak mampu mencapai target pekerjaan yang sudah direncanakan.


Hal. 10

BAB II MEMULAI PRIMAVERA ENTERPRISE 2.1. Memulai Primavera Enterprise Untuk memula i Primavera – klik start cari primavera dan pilih Project Management. lihat gambar dibawah ini:

Gambar II.1. menjalankan P6 enterprise Kemudian akan timbul layar seperti dibawah ini: Isikan password: admin Untuk Database diabaikan. Gambar II.2. login to primavera Catatan:

Setelah ada login dan telah masuk ke Primavera , Anda juga bisa merubah password melalui user preference, seperti langkah dibawah ini: Pada Menu Edit > User preferences > pilih Password


Hal. 11

Tampilan selanjutnya adalah seba gai berikut:

Gambar II.3. Tampila n Home Window dari P6 Pada Tampilan Home Window diatas, terbagi menjadi 2 bagian yaitu: Enterprise data dan Project Data. Enterprise Data adalah Data yang berapa pada level Enterprise, diantaranya: Project, Resources, Report dan tracking & Project Data. Project Data adalah Data yang berada pada level project, diantaranya: WBS, Activities dan Dokumen proyek. Namun demikian ada juga data yang merupakan enterprise data, dan juga merupakan project data, yaitu: calendars, reports dan activity codes Jika pada saat awal anda membuka P6 dan yang tampil adalah tampilan dibawah ini, maka anda bisa meng ‐ klik Home yang ada di Navigation Bar.


Hal. 12

Gambar II.4. Tampilan Project Window

Maka Tampilan Bisa anda lihat seperti gambar II.3. Jika anda ingin kembali ketampilan Project Window, maka anda bisa meng‐klik tombol Projet (lihat lingkaran diatas yang ada di Direktory Bar) atau pada menu Enterprise pilih Project seperti gambar dibawah ini. 2.2. User Preferences Anda dapat menyesuaikan opsi tertentu sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. Sebagai contoh, menunjukkan format untuk menampilkan unit waktu dan tanggal, tentukan mata uang yang digunakan untuk biaya melihat, dan mengeset preferensi tampilan startup. Anda juga dapat menunjukkan bagaimana Anda ingin mentransfer informasi ke dan dari e‐ mail instalasi dari modul tersebut dan menentukan apakah Anda ingin menggunakan ringkasan data terbaru atau data terkini dalam Activity/Resource Usage Spreadsheets and Profiles . Bab ini menjelaskan cara menetapkan pilihan ini.


Hal. 13

2.2.1. Formatting Time Units Pilih Edit – user preferences, kemudian klik Time Units tab.

Gambar II.5. Format Time Unit Catatan: Untuk Merubah Hours per time priod, Menu Admin > Admin Preferences > pilih Time Priod. 2.2.2. Formatting Dates Pilih Edit, User Preferences, kemudian klick Dates tab.

Gambar II.6. Format Dates Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 14

2.2.3. Setting View Currency and Symbols Pilih Edit, User Preferences, kemudian klick Currency tab

Gambar II.7. Setting View Currency & Symbols

2.2.4. Setting Calculation Options for Resource and Role Assignments Pilih Edit, User Preferences, kemudian klik Calculation tab untuk menentukan ber apa biaya dan unit yang dialokasikan bila Anda menambahkan atau menghapus beberapa sumber daya yang ditugaskan. Anda juga dapat memilih perilaku default saat mengganti sumber daya / peran pada tugas aktivitas yang ada dengan sumber daya yang berbeda/peran (resources/role). •

Preserve the units, duration, and units/time for existing assignments Ketika menambahkan atau menghapus tugas sumber daya beberapa kegiatan, pilih opsi ini untuk unit s, duration , dan unit/time untuk tetap konstan ketika sumber daya tambahan yang ditugaskan untuk aktivitas apapun. Terlepas dari jenis durasi aktivitas, persamaan ini selalu benar: Remaining Units = Remaining Duration x Remaining Units/Time

•

Recalculat e the units, duration, and units/time for existing assignments based on the activity duration type Ketika menambahkan atau menghapus tugas sumber daya beberapa kegiatan, pilih opsi ini untuk menghitung nilai tugas sumber daya yang tersisa berdasarkan type durasi aktifitas, ditetapkan dalam Activity Details General tab.

2.3. Admin Preferences Anda juga bisa menyesuaikan kebutuhan project melalui Admin Preferences. Pada Menu Admin > Admin Preferences. Lihat Gambar dibawah ini:


Hal. 15

Tab pada Admin Preferences, Anda bisa pilih Data yang ingin anda sesuaikan

II.8. Tampilan Admin Preferences

2.4. Admin Categories Sesuai dengan namanya, pada admin categories, berisi Kategori‐kategori yang dipakai oleh Primavera, namun kategori tersebut bisa saja kurang atau tidak lengkap dan oleh karena itu pengguna bisa membuat sendiri atau menambahkan kategori yang diinginkan. Pilih Kategori yang ingin anda sesuaikan, kemudian klik Add

Gambar II.9. Tampilan Admin Categories


Hal. 16

2.5. Currencies Fasilitas ini memungkinkan ada merubah nilai tukar mata uang ke mata uang lain dengan memasukkan nilai tukar mata uangnya. Admin > Currencies Lihat gambar dibawah ini:

Gambar II.10. Tampilan Currencies

2.6. Import & Export File Primavera tidak mempunyai tools save file seperti program aplikasi pada umumnya, sehingga proses perpindahan file atau juga sebagai backup file project, primavera menyediakan tools Import dan Export. 2.6.1. Import file Pada Menu File >Import Untuk memasukkan file dari luar Pilihan Format file yang diinginkan. Note: (.xer) file hanya bisa dibuka oleh primavera saja. Pilih Next

Type File yang dapat di Import adalah: file Primavera –(XER), Microsoft Project, Primavera Project Planner, Microsoft Excel, dan Primavera PM. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 17

Pilihan type data yang ingin di import Pilih Next

Cari lokasi file yang akan dimasukkan. Pilih Next

Klik dan pilih Lokasi tempat project nya di EPS. Pilih Next

Pilih Import Action: Pilih Create New Project

Add Into Existing Project Create New Project Ignore this project Replace Existing Project Update Existing Project

: untuk menambahkan project ke existing project : membuat Project Baru : mengabaikan project yang akan di import : mengganti existing project dengan yang baru : untuk meng‐update exisitng project


Hal. 18

Pilih Next

Klik FINISH

Gambar II.11. Import Project

2.6.2. Export file Pada Menu File >Export Untuk mengirim file Project ke tempat lain.

Klik Next

Catatan: Pastikan file yang akan di export sedang anda buka atau dalam keadaan open. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 19

Klik NEXT

Contreng file yang akan diexport Klik Next

Klik FINISH

Gambar II.12. Export Project Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 20

BAB III MEMBUAT EPS DAN FOLDER PROJECT 3.1. Membuat EPS Sebelum memulai sebuah proyek, Kita terlebih dahulu di sarankan untuk membuat sebuah struktur proyek pada level Enterprise atau didalam P6 disebut dengan EPS ( Enterprise Project Structure ) EPS adalah adalah hirarki atau tata tingkatan yang dibuat untuk membantu kita dalam meng‐ organize project‐project. Contoh sebuah EPS. Gambar III.1. Contoh EPS berdasarkan Region Gambar diatas adalah contoh EPS berdasarkan Region. EPS dengan kata lain adalah forder‐ folder untuk menyimpan file project. Semakin bagus susunan folder maka semakin mudah kita mengorganize file project. Cara membuat EPS: Pada Menu Enterprise pilih Enterprise Project Structure Kemudian akan tampil, seperti ta mpilan diba wah ini: Jika Pada Enterprise Project Structure Sudah ada, sebaiknya anda hapus, caranya: Pilih tingkatan tertinggi dari EPS kemudian Klik


Hal. 21

Gambar III.2. EPS window Silahkan Anda coba buat seperti contoh pada Gambar III.1 atau table . Contoh EPS berdasarkan Region. Klik Add untuk menambahkan dan Navigation atau Tongle Bar untuk mengarahkan posisi EPS ID yang kita add tadi. Gambar III.3. memasukkan EPS ID dan EPS name Pilih Add maka akan muncul EPS ID dengan Nama NEWEPS,Klik navigation ke arah kanan, maka NEWEPS akan bergeser ke kanan dibawah node JKT. Perhatikan Gambar dibawa h ini. Kemudian Ganti nama NEWEPS dengan JAK‐OG dan EPS Name (New EPS) dengan Oil and Gas Project. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 22

3.2. Membuat Folder Project Cara membuat Forder Project: Setelah anda membuat EPS maka lihat tampilan dibawah ini:

Gambar III.4. Project Window setelah EPS dibuat.

jika setelah anda membuat file EPS dan tidak timbul tampilan seperti diatas,maka yang anda harus lakukan adalah: Klik segi tiga kecil yang ditunjuk oleh tanda panah diatas, maka akan tampil pilihan Goup and Sort by – pilih EPS. Lihat gambar dibawah ini:

Gambar III.5. Menampilkan Layout EPS


Hal. 23

Langkah Pertama adalah: Pilih SUMUT‐OG – Oil and Gas Project seperti gambar dibawah ini. Kemudin pilih Add.

Gambar III.6.a. Membuat folder Project.

Kemudian akan tampil seperti gambar dibawah ini:

Gambar III.6.b. Membuat folder Project Anda bisa memilih next atau juga Finish. Dalam kesempatan ini saya akan mengarahkan ada untuk memilih finish. Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini:


Hal. 24

Gambar III.7.a. Membuat Folder Project

Maka akan menjadi seperti gambar dibawah ini:

Gambar III.7.b. Gambar setelah di‐rename. Untuk membuat Folder Project selanjutya Lihat table dibawah ini dengan cara sama seperti diatas. Silahkan mencoba. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 25

Berikut adalah tampilah setelah folder project selesai dibuat.

Gambar III.8. Gambar setelah membuat contoh folder proyek. . Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 26

Setelah kita membuat folder Project maka kita juga perlu mengenal Bagian bagian yang ada di Project Window. Berikut adalah Penjelasannya: 3.3. Layout Project Windows Setelah kita membuat folder Project maka kita juga perlu mengenal Bagian bagian yang ada di Project Window. Berikut adalah Penjelasannya

Gambar III. 9. Bagian Bagian Pada Project Window. Pada Bagian Bawah Project ada bagian yang disebut project detail. Untuk menampilkan dan menyembunyikannya : Menu View > sHow on bottom > project Detail (Alt + V + H + D ). Pada kesempanan ini kita akan membahas fungsi dari masing masing tab. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 27

Gambar III.10. Project Detail

General tab. Pada tab ini kita bisa melihat dan me‐modify informasi informasi yang bersifat general tentang suatu project. Kita dapat mengeset Project ID, Project name dan responsible manager waktu kita membuat folder project tersebut. Jika diperlukan, kita juga bias merubah nilai nilai tersebut dari tampilan ini. Fields yang lain sudah di set dengan defaults. Dates tab. Dari tab ini kita bisa meng‐edit informasi informasi mengenai tanggal untuk suatu project. Tanggal tanggal The Planned start dan Must finish by dapat diset ketika kita membuat suatu folder project. Jika diperlukan kita juga bias merubahnya dari tampilan ini. Notebook tab. Tab ini kalau dalam P3 adalah Log. Dalam tab ini kita bisa menulis note untuk project, menambah gambar, hyperlinks, dan lain lain. Codes tab. Pada tab ini nanti kita akan meng‐assign kode kode dari project tersebut, dengan value yang kita buat dalam project codes. Defaults tab. Pada tab ini kita bisa meng‐assign nilai nilai defaultspada suatu project. Kita bisa membuat default untuk Duration type, Activity type, Calendar, dan lain lain. Setting tab. Yang paling penting dari tab ini adalah setting untuk penentuan dari Critical Activities. Apakah berdasarkan Total float atau berdasarkan Longest path. Ini akan kita bahas lebih lanjut pada pokok bahasan monitor dan control. Calculations tab. Tab ini kita pakai untuk menentukan cara kita menghitung cost dan resources ketika kita meng‐ update activities. Tab pada project detail bisa disesuaikan dengan kebutuhan anda, oleh karena itu tab pada project detail bisa ditambah dan juga bisa disembunyikan. Perhatikan gambar dibawah ini.


Hal. 28

Gambar III.11. Customize Project Detail


Hal. 29

BAB IV OBS (ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE) 4.1. OBS (ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE) Adalah sebuah susunan hirarki dari suatu struktur manajemen proyek institusi atau perusahaan, secara umum OBS adalah daftar orang‐orang atau manager‐manager yang bertanggung jawab pada sebuah proyek maupun orang‐orang yang bertanggung jawab terhadap keseluruhan proyek. Contoh sebuah OBS:

Gambar IV.1. Contoh Bagan OBS

Jika Kita mempunyai struktur sebuah organisasi, maka langkah selanjutnya adalah memasukkan atau membuat struktur organisasi tersebut ke PE (Primavera Enterprise). 4.2. Membuat OBS Langkah langkah membuat OBS adalah sebagai berikut: Pada Menu Enterprise pilih OBS Anda bisa langsung me‐rename Innovative GC dengan PD MY COMP. Kemudian pilih Add lalu ketik RM SUMUT. Lakukan lagi untuk RM SUMSEL dan seterusnya. Jika masih ada OBS dari sample yang muncul, anda bisa menghapusnya dengan terlebih dahulu. Gunakan Navigation/tongle untuk mengatur posisi. Sehingga akan tampak seperti gambar dibawah ini:

Gambar IV.2 Gambar OBS setelah selesai. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 30

Langkah selanjunya adalah meng‐assign OBS yang telah kita buat ke Folder Project, perhatikan gambar adibawah ini:

Gambar IV.3. Cara Me‐assign Responsible Manager Ke Folder Project.

Maksuda dari langkah ini adalah untuk menginformasikan bahwa RM SUMUT adalah orang yang bertanggung jawab terhadap Project yang kita dipilih tadi. Coba lanjutkan langkah diatas untuk project yang lainnya sesuaikan dengan regionnya. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 31

BAB V WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) & CALENDAR 5.1. Membuat WBS Pilih Project yang akan di buat WBS nya, Klik Kanan – pilih Open Project. Sebagai contoh, pilih project SUMUT‐BLD‐001 ‐ OFFICE BUILDING PROJECT klik kanan kemudian pilih Open Project.

Jendela Aktivities Aktivities Detail

Gambar 5.1 Memulai membuat WBS

Sebelum memulai membuat WBS, perhatikan tampilan diatas. Dibawah tampilan terdapat Activities Detail, sama halnya dengan Project Detail, anda bisa menambah dan menyembunyikan tab dan tampilannya. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 32

Langkah Pertama dalam membuat WBS adalah anda harus membuat hirarki dari pekerjaan tersebut, pada prakteknya WBS dibuat berdasarkan gambar dan urutan – urutan pekerjaan yang Terdapat pada BoQ. berikut adalah contoh sederhana bagan sebuat WBS: Office Building Project Architect Work Civil Work Earth Work ME Work Acces Road Preparation HVAC Ceilling Foundation Painting Fire fighting Coloum & Furniture Cable Beam Installation Roof Lighting Bagan V.1. Bagan WBS untuk Office Building Project Bagan yang telah dibuat kemudian di aplikasikan ke primavera, beikut caranya: Pilih Menu Project > WBS atau bisa langsung Klik WBS yang ada pada Direktori.

Gambar 5.2 Menu WBS Tampilan selanjutnya adalah tampilan WBS, seperti gambar dibawah ini. Ikuti langkah‐langkah berikut dengan mengacu pada gambar atau bagan V.1. 1. Hilight Folder SUMUT‐BLD‐001 kemudian Klik Add. 2. Isikan WBS Code dan WBS Namenya. 3. Ulangi langkah 1 dan 2 untuk yang lainnya. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 33

1. Pilih SUMUT‐BLD‐001

2. Pilih Add untuk menambah

3. Gunakan Navigator untuk menentukan Posisi

Gambar 5.3 Tampilan WBS Gambar dibawah adalah hasil dari proses pembuatan data WBS seperti proses diatas.

Gambar 5.4 WBS yang telah dibuat Setelah Selesai membuat WBS, Klik Activities pada direktori yang ada di sebelah kiri., maka tampilan selanjutnya adalah Tampilan Activities seperti gambar dibawah ini. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 34

1. 2. 3. 4.

Gambar 5.5 Menampilkan Layout WBS Berikut ini adalah tampilan dalam ClassicWBS Layout.

Gambar 5.6. Tampilan Classic WBS Layout


Klik segitiga kecil, Pilih layout Open Jika ada pertanyaan untuk menyimpan layout pilih No. 5. Pilih Classic WBS Layout 6. Open Layout

Hal. 35

5.2. Membuat Kalendar Kalendar dibagi menjadi 3 jenis berdasarkan tingkatannya. 1. GLOBAL CALENDAR, Calendar ini berlaku untuk seluruh Project 2. PROJECT CALENDAR, Calendar ini berlaku hanya untuk satu Project 3. RESOURCES CALENDAR, Calendar ini berlaku untuk resource Catatan: Dalam pembuatan calendar usahakan anda menyesuaikan dengan kondisi calendar yang sebenarnya seperti hari libur, jumlah hari kerja dalam satu minggu. Jika anda memasukkan resources ke dalam sebuah activitas, maka aktivitas tersebut akan menggunakan calendar resource, namun jika di activitas tidak ada resourcenya maka aktivitas akan menggunakan calendar Project. 5.2.1. Calendar Global Enterprise > Calendars…

1. Pilih Global

Gambar 5.7. GLOBAL CALENDARS Anda juga bisa membuat Calendar baru atau tambahan pada Global Calendar, namun pada buku ini cara membuat Calendar baru akan dibahas pada Resource Calaendar. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 36

5.2.2. Calendars Resource Calendar resourse bertujuan untuk memberikan jadwal kerja tiap‐tiap resources, hal ini dilakukan karena tiap resources belum tentu memiliki hari kerja yang sama satu dengan yang lainnya, sebagai contoh staff memiliki jadwal kerja 5 hari dalam satu minggu, dan pekerja ataupun field engineer mungkin memiliki jumlah hari kerja 6 hari dalam satu minggu. Membuat calendar resources 1. Pilih Resources 2. Klik Add

Gambar 5.8. Resources calendar

Pilih salah satu calendar dari global calendar, Contoh: pilih 7‐Day Workweek (seperti gambar diatas) Klik Tanda Pilih Modify

beri nama calendar dengan Nama : 4DAYSPERWEEK (lihat gambar dibawah)

Gambar 5.9. Memodifikasi Resources calendar Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 37

Pilih workweek untuk meng edit jumlah hari dan hari libur Gambar 5.10. Resources Calendar: 4dayperweek

Gambar 5.11.calendar weekly hours sesudah di edit

Maka akan tampil seperti gambar dibawah ini: Warna abu‐abu adalah hari libur. Untuk memilih hari libur secara manual anda bisa pilih tanggal yang diinginkan kemudian klik Nonwork dan sebaliknya pilih Work untuk membuat hari libur menjadi hari kerja. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 38

Coba Anda Buat Kalender Dengan Nama: 5‐DAYSWORKWEEK dan 6‐DAYSWORKWEEK, Selamat mencoba, Berikut adalah hasilnya:

Gambar 5.12.Tiga buah resources calendar yang direncanakan 5.2.3. Calendars Project Cara Membuat Calendar Project sama dengan resouses calendar. Coba anda buat Project Calendar dengan Nama: 6 d/w‐sumut‐bld‐001 Dan hari libur tanggal 17 Agustus 2010. Selamat mencoba. Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 39

Gambar 5.13. Project calendar dengan hari libur 17 agustus 2011

1.Pilih Project yang diinginkan

2.Pilih Default Tab 3.Pilih Calendar yang sudah dibuat tadi.

Gambar 5.14. Memasukkan project calendar ke Project


Hal. 40

Perhatikan segi tiga kecil seperti yang ditunjuk pada anak panah, apakah masih dalam Display Global Calendar atau tidak, jika masih dalah Global Calendar, klik segi tiga kemudian pilih Project Calendar. Maka calendar project yang ada sudah buat akan muncul seperti gambar dibawah ini, kemudian pilih dan klik

Gambar 5.15. Memasukkan Default project calendar ke Project


Hal. 41

BAB VI RESOURCES & ROLES 6.1. Resources Resources adalah sumber daya yang dibutuhkan pada suatu proyek untuk dapat tercapainya tujuan proyek tersebut. Pada Bab I dijelaskan bahwa resources dapat berupa: • Orang (People) • Bahan (Material) • Uang (Money) • Peralatan (Equipment) • Informasi (Information) • Fasilitas (Facilities) • Peran (Roles) Namun pada primavera, type dari resource di kategorikan menjadi 3, yaitu: • Labor : untu pekerja atau orang • Non Labor : untuk selain orang dan material, seperti: mesin, peralatan dll • Material : untuk material Berikut adalah contoh resources yang dibutuhkan dalam latihan ini: Resources ID Resources Name Price / unit Max unit / Calendar time ARE‐1 Architect Engineer 100.000/day 5 6 days per week CE‐1 Civil Engineer 100.000/day 5 6 days per week ME‐1 Menchanical engineer 100.000/day 5 6 days per week ELE‐1 Electrical engineer 100.000/day 5 6 days per week STAFF STAFF 70.000/day 3 6 days per week LABOR LABOR 60.000/day 20 6 days per week MATERIAL MATERIAL 50.000/day 8 6 days per week Table. 6.1. Daftar Resource Keterangan: 1. Resources ID 2. Resources Name 3. Price/Unit 4. Max unit/time

: ID dari resources : Nama dari resources atau keterangan dari resources ID : Harga satuan resources per unit. Unit bisa dalam hour, day, week, mouth and year. : adalah perkiraan jumlah unit resources perwaktu. Contoh: Max unit/time=5, artinya anda merencanakan jumlah civil engineer yang anda miliki adalah 5 day/day atau 5 orang/hari. Namun demikian ini hanyalah acuan bagi anda, karena primavera akan menghitungkan untuk anda dan menginformasikan jumlah yang 5 day/day untuk civil engineer cukup atau tidak.

Jika data resource sudah ada, maka langkah selanjutnya adalah membuat data base resource pada Primavera, berikut adalah langkahnya: Pada Menu Enterprise > Resources atau klik

pada Direktori.


Hal. 42

Setelah anda berada pada Tampilan resources, maka anda bisa membuat resource baru dengan meng klik Add. Maka akan timbul form wizard seperi dibawah ini: Kita tidak perlu menggunakan bantuan wizard untuk memasukkan resources, maka wizard bisa dinon active kan.

1.Contreng pada box do not show this wizard again

2.Klik Finish

Gambar 6.1. New resource wizard Selanjutnya Anda bisa langsung membuat resources tanpa wizard. Berikut adalah langkah – langkah pembuatannya: Klik Add, kemudian ikuti langkah2 seperti gambar dibawah ini mengacu pada table 6.1 daftar resources.


Hal. 43

1.Ketik resource ID 2.Ketik Resource Name

3.Pilih Resource Type: Labor

4.Pilih Units & Prices Tab 5.Isi: Max Unit/time: 5/d 6.Price/Unit: 100000/d

7.Pilih Detail Tab

8.Pilih Calendar yang digunakan, 9.Ganti display dari Global ke resource calendar: pilih 6 days per week

Gambar 6.2. Langkah – Langkah membuat resource data base


Hal. 44

Anda juga bisa menggunakan resources Navigator, untuk menentukan posisi penempatan resources. Jika Resource Navigator tidak muncul, anda bisa mengikuti langkah –langkah seperti gambar dibawah ini: Pilih Segi tiga atau pilih View > Group and Sort By> Default

Catatan: Perhatikan cara penulisan dalam Price/Unit: 100000/h : maksudnya adalah harga perjam 100000 10000/d : maksudnya adalah harga perhari 100000 10000/m : maksudnya adalah harga perbulan 100000. Effective Date : Jika efective date 1 Jan 2011: maksudnya adalah masa berlaku harga tersebut mulai tanggal 1 Januari 2011 sampai dengan akhir proyek. 6.2. Roles Role adalah keahlian atau kemampuan personil didalam project. Sebagai contoh: planned, quality assurance tester, engineer dan sebagainya. Anda bisa membuat sebuah standard role, sehingga anda dapat memasukkan role tersebut ke tiap – tiap resource yang ada. Role ID CV ME EL AR

Role Name

Responsibilities

Architect Engineer Tugas dan Tanggung Jawab Civil Engineer Tugas dan Tanggung Jawab Menchanical engineer Tugas dan Tanggung Jawab Electrical engineer Tugas dan Tanggung Jawab Table. 6.2. Daftar Roles

resources CE‐1 ME‐1 ELE‐1 ARE


Hal. 45

Berikut adalah langkah pembuatan Role data basenya. 1. Pilih menu Enterprise > Roles

1.Ketik role id dan Role name nya

2.Add

3.Pada General tab, tuliskan deskripsi dari tugas tersebut

Pada Resource tab, Pilih Assign dan tambahkan resource yang relevan dari role tersebut. Gambar 6.3. Langkah – Langkah membuat Roles data base Step by step Primavera Enterprise v.6

Hal. 46

Ulangi langkah diatas untuk membuat role selanjutnya. 6.3. Memasukkan role ke resources Setelah resources dan role dibuat, tahapan selanjutnya adalah memasukkan (assign)role ke resources. Berikut adalah langkahnya:

1.Pilih Roles Tab

2.Assign

3.Pilih Roles yg sesuai

4.Pilih assign

Gambar 6.4. Meng‐ assign Role ke resources


Hal. 47

BAB VII CODES Seringkali pada proyek proyek yang komplek, WBS saja tidaklah cukup untuk memonitor ataupun mengelola aktivitas‐aktivitas. Banyaknya pertanyaan‐pertanyaan yang sering muncul seringkali berbeda dengan pengelompokan WBS yang sudah anda buat, sebagai contoh: berapa biaya pada phase Konstruksi?, Pertanyaan ini akan sulit dijawab jika kita tidak mendeskripsikan atau tidak memberikan kode pada aktivitas – aktivitas. Code Pada Primavera Enterprise dibedakan menjadi 3 bagian: 1. Resource Codes 2. Project Codes 3. Activity Codes 7.1. Resource Codes Berikut adalah contoh Codes yang akan di buat: Resources Code Resources Code Name Max Length DISC DISCIPLINE 7 PROJECT PROJECT 15 Adapun value dari DISC adalah Resource Code Value CV ME EL PP MG AR

Code Description Civil Mechanical Electrical Piping Management Architect

Value dari Project Resource Code Value Code Description SUMUT‐OG‐001 LNG Project SUMUT‐OG‐002 Platform Pabrication SUMUT‐BLD‐001 Office Building Project SUMUT‐BLD‐002 Hospital Project Table 7.1. Resource Codes Langkah membuat resources code. Pada Menu Enterprise > Resource Codes (Alt + N + S)


Hal. 48

1.Pilih Modify

2.Klik Add

2.Tuliskan DISC untuk discipline 3.Isikan max length nya. 4.Ulangi langkah 2 & 3 untuk Project. 5.Close jika sudah selesai

Catatan:

Jika Resources Code sudah terisi, anda bisa menghapunya terlebih dahulu dengan mengklik , delete.

1.Klik segitiga kecil untuk memilih resources code yg dibuat tadi

2.Klik Add


Hal. 49

3.Ketik value dari DISC , mengacu pada table diatas 4.Klik add untuk menambah

Gambar 7.1. Membuat Resource Codes

Ulangi langkah diatas untuk Resource Codes Project.

Gambar 7.2. Resource Codes: Project


Hal. 50

7.1.1. Memasukkan Resource Codes ke dalam Resources Berikut adalah langkah meng assign resource codes ke resources.

1.Pilih resource yang diinginkan

2.Pilih Assign

3.Pilih Code yang sesuai

4.Klik Assign

5.Pilih Code yang sesuai dalam hal ini resources codes: project

6.Klik Assign Gambar 7.3. Langkah – Langkah memasukkan Resource Codes ke resources

Lanjutkan lagkah diatas untuk resources yang lainnya, mengacu pada table dibawah ini. Resources ID ARE‐1 CE‐1 ME‐1 ELE‐1 STAFF LABOR

Resources Name DISC PROJECT Architect Engineer AR SUMUT‐BLD‐001 Civil Engineer CV SUMUT‐BLD‐001 Menchanical engineer ME SUMUT‐BLD‐001 Electrical engineer EL SUMUT‐BLD‐001 STAFF SUMUT‐BLD‐001 LABOR SUMUT‐BLD‐001 Table 7.2. Distribusi Resource Code ke Resources


Hal. 51

7.2. Activity Codes Code yang diberikan kesetiap aktivitas bertujuan agar mudah dalam pengontrolan dan penyajian laporan. Berikut adalah contoh Activity Code yang akan dibuat. Activity Code Activity Code Name Max Length PHASE PHASE 2 Value dari PHASE Activity Code Code Description Value PR PREPARATION CN CONSTRUCTION FN FINISHING Maksud dari Activity codes diatas, bahwa activitas akan dikelompokkan dalam sebuat phase atau tahapan kegiatan yaitu tahapan persiapan, tahapan konstruksi dan tahapan akhir (Preparation, Construction & Finishing). Langkah pembuatan Activity Codes database Pada Menu Enterprice > Activity Codes Pilih Project Pilih Modify

Pilih Add Tuliskan PHASE dan pada Activity code Name nya dan pada Max Length isikan 2 (dua). Kemudian Close


Hal. 52

Langkah selanjutnya adalah:

1.PILIH ACTIVITY CODE: PHASE 2.ADD

3.Tuliskan seperti gambar ini.

Pilih Close jika sudah selesai. Untuk memasukkan acativity codes ke activity akan dibahas pada bab VIII selanjutnya.


Hal. 53

BAB VIII ACTIVITIES 8.1. Activity Detail Aktivity detail adalah serangkainan form yang berfungsi untuk memasukkan dan juga sebagai informasi yang terkait dengan sebuah aktivitas. Jumlah Form atau juga bisa disebut sebagai tab, pada activity detail dapat disesuaikan dengan kebutuhan dengan kata lain, tab – tab pada activity detail dapat di tampilkan maupun disembunyikan. Berikut cara menyembunyikan & menampilkan Activity Detail: • Menyembunyikan Aktivity Detail: Klik Kanan Pada area Activity Detail kemudian pilh Hide Detail window.

•

Menampilkan kembali Activity Detail Klik Pada Segitiga kecil > Show on Bottom > Activity Detail atau Menu View > Show on Bottom > Activity Detail


Hal. 54

Tab – tab pada activity detail juga dapat di tampilkan dan disembunyikan sesuai kebutuhan. Klik Kanan pada Activity Detail > Customize Activity Detail

8.2. Ativity type Ada 6 type aktivitas pada primavera enterprise v.6: 1. Start milestone 2. Finish milestone 3. Task dependent 4. Level of effort 5. Resources dependent 6. WBS summary Berikut adalah penjelasan singkat dari masing masing type aktivitas. • Task Dependent Untuk task dependent, Jadwal resources yang dimasukkan ke sebuah aktivitas akan mengacu pada jadwal atau calendar dari aktivitas bukan menurut jadwal dari resources yang ada diaktivitas tersebut. • Start milestone Start milestone digunakan sebagai tanda dari awal mulainya sebuah project. Karena start milestone tidak memiliki durasi, start milestone juga dapat disebut sebagai “zero duration activity.”atau aktivitas yang mempunyai durasi 0 (nol). • Finish milestone Finish milestone digunakan sebagai tanda dari akhir sebuah project atau akhir dari suatu rangkaian kegiatan dalam suatu project. Resources tidak dapat dimasukkan ke aktivitas type ini. Aktivitas ini juga mempunyai durasi 0 (nol).


Hal. 55

• Level of Effort Durasi aktivitas level of effort tergantung pada aktivitas pendahulu (predecessor) dan atau pengganti (successor). Aktivitas Level of effort activities tidak dapat di constraints. Level of effort tidak termasuk ketika leveling resources. Gunakan aktivitas level of effort untuk tugas yang sedang berjalan (on‐going task) yang tergantung pada aktivitas – aktivitas yang lain. Sebagai contoh: Anda dapat memasukkan level of effort untuk pekerjaan Clerical, seorang penjaga keamanan atau beberapa aspek dari project management. • Resources dependent Untuk Resources dependent, resources yang dimasukkan ke sebuah aktivitas, maka pekerjaan tersebut akan menggunakan jadwal dari resoureces kalender bukan mengacu pada jadwal atau calendar dari aktivitas tersebut. Gunakan resources dependent ketika banyak resources dimasukkan untuk aktivitas yang sama dapat bekerja secara mandiri. • WBS summary Gunakan WBS Summary untuk merangkum (summarize) sebuah level dari WBS. Anda dapat memasukkan batasan (constraints) pada aktivitas – aktivitas WBS summary. 8.3. Duration Durasi adalah banyaknya waktu yang dibutuhkan untuk dapat menyelesaikan sebuah aktivitas. Durasi pada Primavera bisa dalam jam, hari, minggu, bulan ataupun tahun. 8.3.1. Duration Type Ada 4 Duration type yang harus dipahami terlebih dahulu. 1. Fixed Duration & Unit 2. Fixed Duration & Unit/Time 3. Fixed Unit 4. Fixed Unit/Time Perhatikan gambar dibawah ini:

Gambar 8.2. Memilih Duration Type Adapun maksud dari Duration type tersebut adalah sebagai berikut:

1. Fixed Unit/Time. Duration type ini digunakan jika anda ingin resource unit per time tetap (constant) ketika durasi atau unit diganti. Type ini digunakan jika sebuah activitas mempunyai resources yang tetap dengan output produktivitas tetap per periode waktu (per timeperiod). Biasanya duration type ini digunakan ketika anda menggunakan resources dependent pada activity type.


Hal. 56

2. Fixed Duration & Units/Time Duration type ini digunakan jika anda ingin durasi activitas tetap (constant) dan unit yang berubah, atau gunakan type ini jika aktivitas akan selesai dengan periode waktu yang sudah ditetapkan tanpa memperhatikan resources yang ada. Anda akan lebih sering menggunkan type ini ketikan menggunkan task dependent. 3. Fixed Units Duration type ini digunakan jika anda ingin unit tetap ketika durasi atau resourcespertime (unit/time) dirubah. Type ini digunakan ketika jumlah volume atau quantity pekerjaan tetap dan menambah resources dapat mengurangi durasi. Anda akan lebih sering menggunakan type ini ketika anda menggunakan resources dependet. 4. Fixed Duration & Units Duration type ini digunakan jika anda ingin durasi tetap dan unit/time yang akan dirubah. Type ini digunakan ketika activitas akan diselesaikan dengan periode waktu dan jumlah volume pekerjaan tetap. Anda akan sering menggunakan type ini ketika menggunakan task dependent. Catatan: Field dari Duration type ini akan tidak aktif (disable) ketika Activity type menggunakan start milestone atau finish milestone.


Hal. 57

8.4. Memasukkan daftar Aktivitas Berikut adalah contoh daftar activitas, Activity ID

Activity Name

Original Duration 0

A1000

Start

E1001

Activity Type Start milestone

Activity 1

7

Task Dependent

E1002

Activity 2

15

Task Dependent

C1001

Activity 3

25

Task Dependent

C1002

Activity 4

30

C1003

Activity 5

C1004

Activity 6

20 15

C1005

Activity 7

15

Resources Dependent Resources Dependent Resources Dependent Task Dependent

C1006

Activity 8

20

Task Dependent

C1007

Activity 9

20

Task Dependent

ME1001

Activity 10

10

Task Dependent

ME1002

Activity 11

15

Task Dependent

ME1003

Activity 12

15

Task Dependent

ME1004

Activity 13

10

Task Dependent

ME1005

Activity 14

7

Task Dependent

ME1006

Activity 15

15

Task Dependent

AR1001

Activity 16

10

Task Dependent

AR1002

Activity 17

15

Task Dependent

AR1003

Activity 18

25

Task Dependent

AR1004

Activity 19

35

Task Dependent

A1001

Finish

Finish milestone

WBS

Successor

SUMUT‐BLD‐001 OFFICE BUILDING PROJECT SUMUT‐BLD‐001.1.1 Acces Road SUMUT‐BLD‐001.1.1 Acces Road SUMUT‐BLD‐001.2.1 Preparation SUMUT‐BLD‐001.2.2 Foundation SUMUT‐BLD‐001.2.2 Foundation SUMUT‐BLD‐001.2.3 Coloum and Beam SUMUT‐BLD‐001.2.3 Coloum and Beam SUMUT‐BLD‐001.2.4 Roof

E1001; C1001 E1002 C1003 C1002 C1003 C1004 C1005 C1006 C1007; ME1002 ME1004 ME1001

SUMUT‐BLD‐001.3.1 HVAC SUMUT‐BLD‐001.3.1 AR1001 HVAC SUMUT‐BLD‐001.3.2 Fire ME1003 Fighting SUMUT‐BLD‐001.3.2 Fire AR1001 Fighting SUMUT‐BLD‐001.3.3 ME1005 Cable Installation SUMUT‐BLD‐001.3.4 ME1006 Lighting SUMUT‐BLD‐001.3.4 AR1001 Lighting SUMUT‐BLD‐001.4.1 AR1002 Ceilling SUMUT‐BLD‐001.4.1 AR1003 Ceilling SUMUT‐BLD‐001.4.2 AR1004 Painting SUMUT‐BLD‐001.4.3 A1001 Furniture SUMUT‐BLD‐001.4.3 Furniture

Tabel 8.1. Daftar Activitas Perhatikan Langkah – langkah memasukkan activitas mengacu pada table 8.1 daftar activitas diatas.


Hal. 58

1.Pastikan layout dalam WBS layout

2.Pilih Office Building Project

3.Klik Add

Maka akan muncul New Activity form seperti gambar dibawah,

1.Contreng Do not show this wizard again 2.Klik Finish

1.Ganti Activity ID menjadi: A1000 2.Ganti New Activity menjadi: Start


Hal. 59

3.Pilih General tab.

Catatan: Anda bisa langsung mengedit Act ID, Name dan durasi di area ini.

4.Ganti Original Duration menjadi: 0 atau ganti activity type menjadi: start milestone

5.Pastikan calendar sudah sesuai dengan calendar yang direncanakan.

6.Pastikan juga WBS nya sudah sesuai dengan rencana. Gambar 8.1 Langkah – langkah memasukkan activitas


Hal. 60

Ulangi langkah diatas untuk Aktivitas ‐ aktivitas selanjutnya, berikut adalah hasilnya.

Gambar 8.2. Memilih Duration Type

8.5. Membuat Hubungan Antar Aktivitas (Relationship) Suatu hubungan (relationship) mendefinisikan bagaimana suatu kegiatan berkaitan dengan awal atau akhir dari aktivitas atau tugas lain. Tambahkan hubungan antara aktivitas untuk membuat jalur melalui jadwal Anda dari aktivitas pertama sampai aktivitas terakhir. Hubungan ini, yang merupakan logika jaringan proyek, digunakan bersama‐sama dengan jangka waktu aktivitas untuk menentukan tanggal jadwal. Suatu aktivitas yang dapat memiliki banyak hubungan yang diperlukan untuk model pekerjaan yang harus dilakukan. Anda juga dapat mengidentifikasi hubungan antara aktivitas yang ada dalam proyek yang berbeda, ini jenis hubungan yang disebut sebagai hubungan eksternal (external relationship).


Hal. 61

8.5.1. Type – type relationship: Ada 4 type relationship:

ACT A

ACT A ACT B

Gambar 8.2.a. Finish to start

ACT B

Gambar 8.2.b. Finish to Finish

ACT A

ACT A

ACT B

ACT B

Gambar 8.2.c. Start to start

Gambar 8.2.d. Start to Finish

8.5.2. Pedecessor & Successor 1. Predecessor (pendahulu) Gunakan cara ini jika anda igin menghubungkan aktivitas ke aktivitas sebelumnya atau pendahulunya. 2. Successor (pengganti) Gunakan cara ini jika anda igin menghubungkan aktivitas ke aktivitas yang berikutnya atau penggantinya. Perhatikan gambar dibawah ini (acivity detail):

1.Predecessor

2.Successors

Gambar 8.3. Predessessor dan Successor di Activity Detail


Hal. 62

8.5.3. Lag Time Anda dapat memasukkan jumlah lag time dengan nilai negative ataupun positif. Berikut contoh lag time. ACT A ACT A Sebelum

ACT B

Sesudah

ACT B

Gambar 8.4.a. Contoh Lag time negative ACT A

ACT A Sebelum

ACT B

Sesudah

ACT B

Gambar 8.4.b. Contoh Lag time Positif 8.5.4. Membuat Relationship Berikut adalah sket relationship dari project yang akan dibuat:

Act 1

Act 2

Act 3

Act 4

Start Act 5

Act 6

Act 7

Act 9

Act 10

Act 11

Act 12

Act 13

Act 14

Act 8

Act 16

Act 17

Act 19

Act 18

Finish

Act 15

Gambar 8.5. Sket relationship


Hal. 63

Langkah langkah membuat relationship berdasarkan gambar 8.5 ataupun table 8.1. Ikuti nomor sebagai urutan langkah‐langkahnya. 1.Select A1000‐Start

5.Klik ADD

4.Pilih E1001‐Act‐1

2.Pilih Successors

6.Pilih C1001‐Act‐3 7.Klik Add

3.Klik Assign

8.Pastikan terdapat dua aktivitas sebagai successors dari Start sesuai sket yang dibuat.

Kemudian untuk Aktivitas selanjutnya: 1.Select E1001 (Act‐1)

3.Klik Add

2.Pilih E1002 (Act‐2)

4.Maka akan muncul E1002 (Act‐2)

Gambar 8.6. Langkah – Langkah Membuat Relationship Lanjutkan langkah‐langkah diatas untuk aktivitas selanjutnya. Catatan:

•

Gunakan

jika anda ingin menghapus relationship.

•

Gunakan

jika ingin melompat ke aktivitas yang dipilih.


Hal. 64

8.6. Memasukkan Kode (Assign Codes) Pada Bab 7 sudah dibahas cara membuat Activity codes, namun activity codes tersebut belum dimasukkan ke Aktivitas. Berikut adalah tabel Activity Codes. Activity ID A1000 E1001 E1002 C1001 C1002 C1003 C1004 C1005

Activity Name Start Activity 1 Activity 2 Activity 3 Activity 4 Activity 5 Activity 6 Activity 7

Activity Codes PR PR PR PR CN CN CN CN

C1006 C1007 ME1001

Activity 8 Activity 9 Activity 10

CN CN CN

ME1002 ME1003

Activity 11 Activity 12

CN CN

ME1004 ME1005 ME1006 AR1001 AR1002 AR1003 AR1004 A1001

Activity 13 Activity 14 Activity 15 Activity 16 Activity 17 Activity 18 Activity 19 Finish

CN CN CN FN FN FN FN FN

Tabel 8.2. Activity Codes Berikut langkah – langkah memasukkan acktivity codes ke aktivitas. 1.Pilih A1000 4.Pilih Project

2.Pilih A1000 (start) 5.Pilih PR (preparation)

3.Klik Assign

6.Klik Add

7.Pastikan Activity Codes sudah terinput

Gambar 8.7.a. Langkah – Langkah memasukkan Activity Codes


Hal. 65

Untuk aktivitas selanjutnya: 1.Pilih E1001 (Act‐1)

3.Klik Add

2.Pilih PR (preparation) atua codes yang sesuai

4.Pastikan Activity Codes sudah terinput

Gambar 8.7.b. Langkah – Langkah memasukkan Activity Codes aktivitas ke 2 Lanjutkan langkah diatas untuk aktivitas ke ‐3 sampai selesai. Klik jika sudah selesai

8.6.1. Menampilkan Aktivitas berdasarkan Activity Codes Setelah seselai memasukkan Activity codes, anda dapat menampilkan aktivitas berdasarkan activity codesnya. Pada menu View > Group & sort

Maka akan muncul tampilan dibawah ini:


Hal. 66

2.Klik Apply, untuk melihat. Jika sudah sesuai klik OK Catatan: Pada Cell pertama anda bisa masukkan Project dan Phase pada cell ke 2, atau posisi 1 adalah kelompok terbesar selanjutnya adalah kelompok yang lebih kecil.

1.Klik cell, kemudian cari PHASE atau activity codes yang sudah anda buat.

Catatan: •

Jika setelah anda pilih PHASE tidak muncul pengelompokan seperti yang anda harapkan, kemungkinan nama dari pengelompokan ini (PHASE) sudah digunakan. untuk mengatasi ini ada 2 cara: 1. Rubah nama PHASE, misal: PHASE‐1 2. Hapus Phase sebelumnya yang berada pada Activity Codes Global. Pada menu Enterprise > Activity Codes

1.Pilih global 2.Klik Modify

5.Klik Close

3.Pilih phase 4.Klik Delete

Gambar 8.8. Langkah – Langkah mengelompokkan Aktivitas.


Hal. 67

Berikut adalah hasil dari pengelompokan tersebut:

Gambar 8.9. Tampilan berdasarkan pengelompokan Project dan PHASE. Anda dapat juga menyimpan tampilan diatas, adapun caranya adalah sebagai berikut: 8.6.2. Menyimpan Layout Pada menu View > Layout > Save As Ganti nama pada layout name menjadi PHASE Layout, kemudian Save

Untuk mengembalikan ke tampilah sebelumnya. Pada menu View > Layout > Open Cari layout yang diinginkan, misal: classic WBS layout

Catatan: Usahakan setiap kali anda merubah layout gunakan save as untuk menyimpan.


Hal. 68

8.7. Memasukkan Sumber Daya (Assign Resources) Activity ID

Activity Name

A1000 E1001

Start Activity 1

E1002

Activity 2

C1001

Activity 3

C1002

Activity 4

C1003

Activity 5

C1004

Activity 6

C1005

Activity 7

C1006

Activity 8

C1007

Activity 9

ME1001

Activity 10

ME1002

Activity 11

ME1003

Activity 12

ME1004

Activity 13

ME1005

Activity 14

ME1006

Activity 15

AR1001

Activity 16

AR1002

Activity 17

AR1003

Activity 18

AR1004

Activity 19

A1001

Finish

Resources

LABOR Civil Engineer LABOR Civil Engineer LABOR Civil Engineer LABOR Civil Engineer LABOR Civil Engineer MATERIAL LABOR Civil Engineer MATERIAL LABOR Civil Engineer MATERIAL LABOR Civil Engineer LABOR Civil Engineer LABOR Civil Engineer LABOR Menchanical engineer LABOR Menchanical engineer LABOR Electrical engineer LABOR Electrical engineer LABOR Electrical engineer LABOR Architect Engineer LABOR Architect Engineer LABOR Architect Engineer LABOR Architect Engineer

Budgeted Unit 60 20

60 20 50 20 75 20 100 20 300 100 20 250 90 20 250 90 20 100 20 50 20 50 20 50 20 50 20 50 20 50 20 45 20 45 20 45 20 45 20

Tabel 8.3. Distribusi Resources


Hal. 69

Memasukkan resources pada aktivitas E1001 (Activity ‐1) 1.pilih E1001 (Act‐1) 4.Pilih CE‐1, kemudian klik Assign

Assign 2.pilih resources tab 5.Pilih LABOR, kemudian klik Assign 3.Add Resource 6.Ketik Budgeted unit: CE‐1 = 20 LABOR = 60 (tabel 8.3.distribusi resources)

Memasukkan resources pada aktivitas E1002 (Activity ‐2) 1.Pilih E1002 (Act‐2)

2.Pilih CE‐1, kemudian klik Assign atau double klik

3.Pilih LABOR, kemudian klik Assign atau double klik

4.Ketik Budgeted unit: CE‐1 = 20

LABOR = 60 (tabel 8.3.distribusi resources)

Gambar 8.10. Langkah – langkah memasukkan resources. Lakukan cara diatas untuk aktivitas selanjutnya dengan mengacu pada tabel 8.3. distribusi resources.


Hal. 70

8.8. Expenses Jika anda tidak ingin memasukkan resources dan hanya ingin memasukkan biaya (cost) nya saja. Anda dapat menggunakan fasilitas expenses yang ada pada Activity Detail. Expenses umumnya digunakan untuk biaya biaya tetap yang tidak terpengaruh oleh durasi pekerjaan, seperti harga material Berikut contoh menambahkan nilai Expenses: 1.pilih aktivitas yang akan ditambahkan expensesnya. Misal: E1002 (Act‐2)

2.pilih tab expenses

4.beri nama expensesnya Misal: Aspal

5.Masukkan cost nya, Misal: 25.000.000,‐

3.Klik Add Pada Expenses terdapat pilihan Accual Type: Uniform over Activity, end of Activity dan start of Activity. Yang dimaksud dengan Accual type adalah bagaimana biaya didistribusikan: pada awal aktivitas (Front loaded), akhir aktivitas (back loaded) atau terbagi rata (linear).


Hal. 71

BAB IX CURVE Setelah anda memasukkan resource dan memberikan nilai budgeted unit‐nya, maka secara otomatis curva sudah terbentuk dengan sendirinya. Pada bab ini akan dibahas cara menampilkan grafik dan curva. 9.1. Activity usage Profile Activity usage profil berisi informasi dalam bentuk kurva maupun bar mengenai aktivitas dalam bentuk quantity (unit) ataupun biaya (cost)

1.Klik Activity usage profil

2.klik Display: pilih Activity usage profile Option

2.Pilih resources category‐nya: Misal : Labor

1.Pilih informasi yang akan ditampilakan: Cost atau Unit Misal : unit

4.informasi dalam betuk Curve Misal: contreng

3.informasi dalam betuk grafik /bar

Budgeted nya

Gambar 9.1. Activity usage profile option


Hal. 72

Berikut hasilnya:

S‐curve berdasarkan budgeted

Double klik pada bar, untuk mengetahui nilai nya.

Pilihan untuk menampilkan informasi untuk semua aktivitas atau aktivitas yang dipilih saja.

Gambar 9.2. Informasi Activity usage profile


Hal. 73

9.2. Resource usage Profile Resource usage profil berisi informasi dalam bentuk kurva maupun bar mengenai distribusi resource. resource usage profile

Klik Display, 1.hilangkan contreng pada Show All Project 2. Klik Display, Pilih Resources usage profile option

1.Pilih informasi yang akan ditampilakan: Cost atau Unit Misal : unit 3.informasi dalam betuk Curve Misal: contreng

2.informasi dalam betuk grafik /bar

Budgeted nya Gambar 9.2. Informasi Activity usage profile


Hal. 74

Berikut adalah informasi mengenai LABOR.

Gambar 9.3. Activity usage profile


Hal. 75

BAB X. BASELINES & TRACKING PROJECT Sebelum anda meng update sebuah schedule untuk pertama kalinya, anda harus membuat baseline. Baseline adalah duplikat atau copy dari sebuah project plan, dan anda bisa membandingkan antara baseline dan current schedule sebagai “alat bantu” dalam mengevaluasi progress. Anda juga dapat menampilkan data baseline dalam bentuk grafik dan dalam format kolom untuk melakukan analysis biaya dan jadwal. Dalam membuat baseline, anda akan mendapatkan 2 pilihan, yaitu save a copy of the current project as new baseline dan convert another project to a new baseline of current project. Save a copy of the current project as new baseline digunakan jika anda ingin membuat baseline dengan cara mengcopy project yang sudah anda rencanakan. convert another project to a new baseline of current project digunakan jika anda ingin menginput project lain yang ada menjadi sebuah baseline. Sebelum membuat baseline, periksa kembali project plan, seperti resources, tanggal mulai project dsb. Untuk mengganti tanggal mulai project. 1.Klik Project

2.Pilih Project yang diinginkan

3.Pada Dates Tab:. Klik kotak kecil, pilih tanggal yang diinginkan

4.Pilih Activity untuk kembali ketampilan Window Activity Gambar 10.1. Merubah tanggal Project Start


Hal. 76

10.1. Membuat Baseline Pada Menu Project > Maintain Baseline..

1.Add

2.Pilih Save a copy of the current project as a new baseline

3.Klik OK Maka akan muncul baseline data seperti gambar dibawah ini:

4.Pilih Close

Gambar 10.2. Maintain baseline 1. Pada Menu Project > Maintain Baseline…

1.pada primary baseline: pilih baseline yg sudah dibuat tadi. Misal: Office Building Project‐B1

Gambar 10.3. Memasukkan baseline (assign baseline) 10.1.1. Menampilkan Baseline Bar Setelah anda membuat baseline, langkah selanjutnya adalah menampilkannya dalam bentuk bar.


Hal. 77

1.Contreng Primary Baseline

2.pilih ukuran bar yg anda inginkan 3.pastikan Row pada angka 2, artinya bar berada pada urutan ke‐2. 4.Klik OK

Gambar 10.4. Format Bars Berikut tampilannya:

Bar pertama adalah current bar, dan Bar ke 2 adalah baseline bar

Gambar 10.5. Tampilan setelah baseline ditampilkan


Hal. 78

10.1.2. Memodifikasi Kolom Jika Informasi yang ada pada tampilan diatas tidak mewakili kebutuhan anda, maka anda dapat menambahkan dan juga dapat menyembunyikan kolom yang diinginkan, Klik Icon Kolom atau pada menu Views > Coloums

1.Klik + untuk melihat

3.Klik untuk menambah/menampilkan kolom

detailnya. 2.pilih kolom yang diinginkan 4.Navigator

4.pilih salah satu yg ingin di hide 5.Klik Untuk menyembunyikan Gambar 10.6. Menambahkan dan menyembunyikan kolom Berikut adalah contoh kolom yang akan ditampilakan:

Gambar 10.7. Kolom yang akan ditampilkan


Hal. 79

Gambar 10.8. Tampilan setelah kolom dimodifikasi. 10.1.3 Menyimpan Layout Mada menu View > Layout > Save As Beri nama: Tracking Layout, kemudian klik Save

Gambar 10.9. Menyimpan layout dengan nama berbeda.


Hal. 80

10.2. Update Aktivitas Tahap selanjutnya setelah anda membuat baseline adalah mengupdate setiap aktivitas satu persatu sesuai dengan keadaan sebenarnya (actual). Anda akan memasukkan tanggal aktual, aktual unit dan bisa juga mengupdate biaya aktual (actual cost). Berikut langkah – langkahnya: 1. Tampilan dalam Activity Detail, kemudian Klik Status Tab Perhatikan langkah – langkah dibawah ini:

1.pilih aktivitas yang pertama kali mulai.

2.Pilih Status Tab 3.Contreng Kotak 4.Isi tanggal Aktualnya

Catatan: Karena Aktivitas diatas A1000 (start) adalah aktivitas dengan Activity type Start milestone, maka Kotak Finished dan Duration % secara otomatis akan terisi.


Hal. 81

Selanjutnya pilih aktivitas berikutnya yang sudah mempunyai progress, contoh: E1001 (Activity 1). 1.pilih aktivitas E1001.

2.Pada Status Tab, Contreng Kotak Started

3.Isi tanggal Aktualnya, abaikan jika sudah sesuai

4.Isi Duration %, Contoh: 50%

5.Pilih Resources Tab

6.Isi Actual Units. Contoh: CE‐1 = 15 Labor = 35

Setelah Setiap kali anda selesai meng update aktivitas, lakukan schedule

atau tekan F9.

Isi tanggal sesuai tanggal anda update, contoh: 21/05/2011. Kemudian Klik Schedule


Hal. 82

Perhatikan hasilnya:

Aktivitas yang sudah selesai berwarna biru

Garis Biru atau data date line, bergeser ke tangga 21/05/11 Ulangi langkah diatas untuk aktivitas yang lainnya.


Hal. 83

BAB XI. TAMPILAN & REPORT 11.1. Menyesuaikan Tampilan Kelebihan dari Primavera adalah tampilannya yang bisa di ubah‐ubah sesuai kebutuhan penggunanya. 11.1.1. Filter Anda dapat menyaring aktivitas berdasarkan kelompok Aktivitas yang mempunyai kriteria tertentu yang sama. Contoh: Filter Aktivitas berdasarkan Phase Konstruksi. Berikut Langkahnya: Klik Icon

atau menu View > Filter.

1.New

2.ganti nama, contoh: Construction

3.Cari PHASE

4.Isi :equals 5.Masukkan CN untuk Construction 6. Klik OK

7.Pilih Any selected filter 8.Klik OK

Gambar 11.1. Langkah – langkah menyaring aktivitas


Hal. 84

Maka akan seperti gambar dibawah ini:

Gambar 11.2. Tampilan setelah di filter berdasarkan Phase Construction Untuk menyaring semua aktivitas, View > Filter Contreng All Activity, kemudian Klik OK

Gambar 11.3. Menyaring semua aktivitas

11.1.2. Group & Sort Pada menu View > Group and Sort. Berikut adalah contoh jika anda ingin mengelompokkan aktivitas kerdasarkan project dan WBS nya. 1.Double Klik Kemudian cari Project 3.Klik OK Contreng Jika ingin menampilk an Grand Total 2.Double Klik Kemudian cari WBS

Gambar 11.4. Pengelompokan Aktivitas


Hal. 85

Gambar 11.5. Pengelompokan Aktivitas berdasarkan Project dan WBS 11.1.3. Timescale

Timescale: Two Lines

Gunakan Zoom

Menu View > Timescale

Dekatkan cursor kearah timescale sampai muncul gambar tanggan atau gambar Zoom, Klik kemudian tahan lalu geser kekanan atau kekiri.

Pilihan Untuk 2 baris atau 3 baris timescale, DD‐2W, maksudnya adalah: Tampilan akan dimulai ‐2Week dari earlies Data Date Gambar 11.6. Format timescale


Hal. 86

11.2. Setup Halaman Menu File > Print Preview

Gambar 11.7. Print Preview berikut tools pada Tampilan Print Preview

Print setup

Page setup

Print


Close Print Preview

Hal. 87

1. Page Setup

Gambar 11.8.a. Page Setup ‐ Page

Gambar 11.8.b. Page Setup ‐ Margin

Gambar 11.8.c. Page Setup ‐ Header


Hal. 88

Gambar 11.8.d. Page Setup ‐ Footer Anda bisa menambahkan nilai negative pada Timescale Start, contoh: PS‐1W

Dan anda juga bisa menambahkan nilai positive pada Timescale Finish, contoh: PF‐2W Pilihan Profile akan Disable, jika resources atau activity usage profile tidak ditampilkan. Gambar 11.8.e. Page Setup ‐ Option Catatan: Adapun maksud dari PS‐1W adalah Timescale akan dimulai minus 1 minggu (‐1W) dari awal project (PS – earlies project start), dan timescale akan berakhir pada plus 2 minggu (+2W) dari tanggal akhir project (Latest project finish).


Hal. 89

11.3. Report Ada 2 macam type laporan pada primavera, yaitu: On screen report dan tabular report 1. On Screen report adalah laporan yang ada pada layar, dan bisa berupa Tampilan Curva, Bar chart dan juga Gantt Chart. 2. Tabular report, adalah laporan dalam bentuk tabel, berikut adalah cara membuat Tabular report

Klik tool Reports yang ada di direktory bar

1.Pilih report yang anda inginkan, contoh: RC‐01

1.Klik Run

Gambar 11.9. Form Report Report dikelompokkan seperti gambar dibawah ini:

Gambar 11.10. Kelompok Laporan (Report Group)


Hal. 90

Gambar 11.10. Contoh Report RC‐01


Hal. 91

Primavera P6 Project Management adalah aplikasi yang berguna dalam mengelola proyek – proyek beskala besar dan kompleks. Setiap disiplin ilmu khususnya teknik dapat menggunakan aplikasi ini untuk membantu dalam melaksanakan pekerjaannya yang berkaitan dengan proyek tersebut, sehingga Primavera dapat menjadi aplikasi atau software “wajib” didunia teknik. Materi dari buku ini sudah termasuk contoh latihan dalam membuat Jadwal, memasukkan sumber daya, update project serta membuat laporan dan menyesuaikan tampilan dan Anda dapat langsung mempraktekkannya. Buku ini berisi: MEMAHAMI MANAJEMEN PROYEK MEMULAI PRIMAVERA ENTERPRISE MEMBUAT EPS DAN FOLDER PROJECT OBS (ORGANIZATIONAL BREAKDOWN STRUCTURE) WBS (WORK BREAKDOWN STRUCTURE) & CALENDAR RESOURCES & ROLES CODES ACTIVITIES CURVA BASELINES & TRACKING PROJECT TAMPILAN & REPORT

Buku P6

Recommend Documents