MANUAL OPERATIVO
UNIDAD EJECUTORA 120 “Programa Nacional de Dotación de Materiales Educativos ”
ÍNDICE Pág.
1.
Introducción
02
2.1. Finalidad
02
2.2. Naturaleza
04
2.3. Alcance
05
3.
El Proceso de Gestión de Materiales y Recursos Educativos y la Unidad 06 Ejecutora 120
4.
Funciones Generales de las Unidad Ejecutora 120
14
5.1. División Orgánica
16
5.2. Funciones Específicas
17
6.
33
Cuadro de distribución de Personal
1. Introducción
El presente Manual Operativo1 es un documento normativo de gestión institucional, en el cual se determinan la naturaleza, finalidad, funciones y estructura orgánica de la Unidad Ejecutora N° 120, “Programa Nacional de Dotación de Materiales Educativos”.
Tiene como objetivo orientar sus
procesos de gestión y sus operaciones, en el marco de la normativa aplicable. La Unidad Ejecutora 120, en adelante la UE, es responsable de la elaboración, mantenimiento, modificación y difusión del presente Manual de Operaciones (MO). Las disposiciones contenidas en este MO, son de aplicación a todas las unidades orgánicas de la UE.
2. Finalidad, Naturaleza y Alcance
2.1. Finalidad La creación de la UE se formalizó mediante Resolución Ministerial N° 0491-2013-ED de fecha 1° de Octubre de 2013, como una Unidad Ejecutora del Pliego Presupuestal del Ministerio de Educación (MINEDU). De conformidad el Informe N° 396-2012-EF/50.06 396-2012-EF/50.06 emitido por la Dirección General de Presupuesto Público del Ministerio de Economía y Finanzas, mediante el cual se otorga al MINEDU opinión favorable para la creación y posterior formalización de la UE, queda establecido que ésta es la encargada de gestionar la adquisición de 1
Se denomina “Manual Operativo” y no “Manual de Operaciones” porque este último
corresponde a la denominación que se le otorga al instrumento de gestión de los Programas, Proyectos y Comisiones creados al amparo de la Ley N° 29158, Ley Orgánica del Poder Ejecutivo; de conformidad con el artículo 4° del Decreto Supremo N° 043-2006-PCM, norma que aprueba los lineamientos para la elaboración y aprobación del Reglamento de Organización y Funciones por parte de las entidades de la Administración Pública.
los materiales educativos y de garantizar su distribución hasta las escuelas. Para lograr dicho objetivo, la UE deberá contar con personal especializado en la adquisición de bienes y contratación de servicios, a fin de gestionar de manera satisfactoria la contratación de los requerimientos vinculados con el diseño, revisión, corrección, supervisión, producción, impresión, embalaje, modulado, distribución, entre otros, de los materiales educativos a nivel nacional. De esta manera, la UE creada para la consecución de esta finalidad, contribuirá a mejorar la calidad del servicio público de educación, sujetándose a los criterios de especialización funcional y cobertura
del servicio, establecidos en el artículo 58° de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto. De conformidad con el artículo 32° del Decreto Supremo N° 011-2012ED, Reglamento de la Ley N° 28044, Ley General de Educación, los materiales educativos son recursos de diversa naturaleza que se utilizan en los procesos pedagógicos con el fin de que los estudiantes desarrollen de manera autónoma, reflexiva e interactiva sus aprendizajes.
Los materiales incluyen los recursos digitales como
libros electrónicos, aplicaciones multimedias, entre otros. Asimismo, la mencionada disposición estipula que el MINEDU, los Gobiernos Regionales a través de sus Direcciones Regionales de Educación, en coordinación con las Unidades de Gestión Educativa Local o las entidades que hagan sus veces, son responsables de elaborar, producir y/o adquirir los materiales educativos para los
niveles y modalidades de la Educación Básica, garantizando que lleguen oportunamente a las instituciones educativas públicas y que se utilicen adecuadamente en los procesos pedagógicos. Como se conoce, los tres niveles de la Educación Básica son: Inicial,
Primaria y Secundaria. Asimismo, de acuerdo con el artículo 23° del citado Reglamento de la Ley General de Educación, las modalidades de la Educación Básica también son tres: Regular , Alternativa y
Especial
Por su parte, la Resolución Ministerial N° 543-2013-ED, que aprueba las normas y procedimientos para la gestión del proceso de distribución de materiales y recursos educativos para las instituciones y programas educativos públicos y centros de recursos educativos, señala en el numeral 5.1 que los materiales educativos son medios que facilitan el logro de los aprendizajes de los estudiantes, complementando la acción pedagógica del docente, incluyen materiales educativos impresos, digitales, concretos o manipulativos, así como recursos de tecnologías de la información y de las comunicaciones.
Su
disponibilidad y uso pedagógico en las instituciones educativas y programas resulta fundamental para el cumplimiento de las metas educativas a nivel nacional, por lo cual el MINEDU asegura su dotación gratuita a todas las instituciones y programas educativos del país. En función a las disposiciones comentadas, resulta evidente que los requerimientos
de
materiales
educativos
demandan
una
especialización e integralidad en cuanto a su gestión, que hace necesario que la UE se encuentre adscrita2 al Viceministerio de Gestión Pedagógica, órgano responsable de las políticas, objetivos, y
estrategias nacionales educativas de todas las etapas, niveles y modalidades del Sistema Educativo que se encuentra a cargo del MINEDU, de conformidad con lo estipulado en el artículo 8° del Decreto Supremo N° 006-2012-ED, Reglamento de Organización y Funciones del MINEDU.
2.2. Naturaleza La naturaleza jurídica de esta clase de dependencia 3 se encuentra definida por los aspectos señalados en el artículo 6° de la Ley N° 2
De conformidad con la vigésima segunda edición actualizada del Diccionario de la Real Academia de la
Lengua, el término “adscribir”, del que deriva la palabra “adscrita”, significa “ Inscribir, contar entre lo que corresponde a alguien o algo”. 3
De conformidad con el Glosario de Términos del Sistema de Gestión Presupuestaria del Estado,
28112, Ley Marco de la Administración Financiera del Estado. En virtud de dicha disposición, la UE constituye un nivel operativo y
administrativamente desconcentrado del MINEDU con el cual se vinculan e interactúan los órganos rectores del Sistema de Administración
Financiera
del
Sector
Público.
Esta
desconcentración presupuestal, operativa y administrativa permite al MINEDU, en el marco de la gestión de los procesos de contratación relacionados con los materiales educativos, determinar ingresos, contraer compromisos, devengar gastos, ordenar pagos con arreglo a la legislación aplicable, registrar la información generada por las acciones y operaciones realizadas, informar sobre el avance y/o cumplimiento de metas, entre otras competencias inherentes a su finalidad. Para el cabal cumplimiento de ello, los tipos de autonomía4 que tiene la UE se derivan precisamente de la disposición citada precedentemente, así como de lo establecido en el artículo 58° de la Ley N° 28411, Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto, lo que implica que cuenta con autonomía administrativa, presupuestal y financiera.
2.3. Alcance La UE tiene su domicilio legal en la ciudad de Lima y puede desarrollar actividades en todo el territorio nacional.
órgano administrativo subordinado a un Titular de Pliego que cumple funciones claramente establecidas en los documentos de gestión institucional con que cuenta la Entidad, en calidad de órgano de apoyo, de asesoramiento, de línea o de otra naturaleza”. 4
El Tribunal Constitucional ha establecido que la “autonomía” es la capacidad de autogobierno para desenvolverse con libertad y discrecionalidad, pero sin dejar de pertenecer a una estructura general de la cual en todo momento se forma parte, y que está representada no sólo por el Estado sino por el ordenamiento jurídico que rige a éste. La autonomía supone que el organismo al que se la concede cumple con dos requisitos esenciales: el primero es que tiene objetivos propios, suyos, que debe cumplir; el segundo, que tiene una institucionalidad propia que le permite tomar y ejecutar sus decisiones. Así, finalidad y organización son esenciales en todo organismo con autonomía (ver Sentencia del Tribunal Constitucional emitida el 24 de abril de 1997 en el expediente 0012-96-I-TC sobre acción de inconstitucionalidad).
Dentro del marco de la finalidad establecida, la UE se encarga de gestionar los procesos de contratación de los requerimientos vinculados a materiales educativos de las diferentes áreas usuarias del MINEDU, para la cual pondrá en marcha los procedimientos presupuestales, financieros, legales, logísticos y administrativos en general que sean necesarios.
Como cualquier otra dependencia del MINEDU, tiene
relaciones y requerimientos de coordinación, colaboración, soporte o asistencia con las otras unidades orgánicas, dentro de las competencias y funciones establecidas en la normativa pertinente.
3. El Proceso Operativo de Gestión de Materiales y Recursos Educativos y la Unidad Ejecutora 120
La Oficina de Apoyo a la Administración de la Educación (OAAE) del MINEDU, responsable de proponer la política, estrategias y normas para preservar la unidad de la gestión del sistema educativo nacional; desarrollar
políticas
de
fortalecimiento
institucional
y
desarrollo
organizacional5, elaboró el “Mapa de Procesos ”, herramienta que tiene como objetivos: i) mostrar qué debe realizar el MINEDU para alcanzar los resultados planteados en el Plan Estratégico Sectorial Multianual (PESEM), ii) presentar las acciones a ser desarrolladas en marcha en un mediano plazo, iii) conocer y comprender las acciones del MINEDU más allá del rol institucional de cada unidad orgánica; iv) ordenar y racionalizar los esfuerzos del MINEDU para responder a las líneas estratégicas, v) hacer visible la secuencia de toma de decisiones entre el nivel estratégico y el operativo, y entre éstos y el nivel de soporte, y vi) generar la información y evidencias necesarias para el diseño o mejora continua de la estructura organizacional, a fin que ésta permita la ejecución de procesos orientados a resultados.
5
De acuerdo con el artículo 63° del Decreto Supremo N° 006-2012-ED, Reglamento de Organización y
De acuerdo con el indicado “Mapa de Procesos” del MINEDU, la UE tiene
un rol esencial en la ejecución del proceso operativo denominado “Gestión de Materiales y Recursos Educativos”.
Los procesos
operativos son los que impactan directamente sobre la satisfacción del ciudadano y cualquier otro aspecto de la misión de la Entidad. En su ejecución generalmente intervienen varias áreas funcionales que pueden conllevar
los
mayores
recursos.
Se
caracterizan
por
estar
interrelacionados en base a la secuencia insumo-producto que ellos generan; además reciben y entregan información a los procesos
estratégicos6, procesos de soporte7 y a otras Entidades vinculadas con el Sistema Educativo. El proceso operativo denominado “ Gestión de Materiales y Recursos
Educativos” está orientado a garantizar 1) la pertinencia, 2) la dotación oportuna y 3) el uso pedagógico, respecto de los materiales y recursos educativos, a fin de facilitar el logro de los aprendizajes de los estudiantes. Comprende las actividades relacionadas con la 1.1) formulación de criterios y orientaciones (propuesta pedagógica); 1.2) planificación (política pública, requerimientos, plan de contrataciones), 2.1) Obtención del material (abastecimiento); 2.2) Conducción y Monitoreo de la distribución (almacenaje, traslado), y 3.1) Promoción y evaluación del uso pedagógico. Lo señalado precedentemente puede visualizarse en el gráfico que a continuación se muestra, y que presenta de modo general el Mapa de Procesos del MINEDU, incluyendo los Procesos Estratégicos, los Procesos Operativos y los Procesos de Soporte:
6
Los “Procesos Estratégicos” son los que proporcionan directrices a los demás procesos, es decir,
indican cómo se deben realizar para que se orienten a la Misión y Visión del MINEDU. 7
Los “Procesos de Soporte” no están ligados directamente a la misión de la organización, pero resultan
8
En cuanto a la interrelación entre el Proceso Operativo denominado “Gestión de Materiales y Recursos Estratégicos” y otros procesos de ese
tipo, así como con los de Soporte, en función al Mapa de Procesos del MINEDU, debe tenerse en consideración lo siguiente: El Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos ” se relaciona directamente con el Proceso Operativo denominado “Gestión del Sistema Curricular”, entendido este último como el proceso mediante el
cual se definen los aprendizajes fundamentales, las competencias profesionales y las condiciones para su viabilidad, mediante la articulación ordenada y jerarquizada de los instrumentos curriculares y los lineamientos para su implementación, monitoreo y evaluación en los espacios institucionales, locales y regionales. En ese sentido, el Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos ” se nutre de los productos que se generan en el Proceso Operativo de “Gestión del Sistema Curricular ”, en especial para la consecución de los objetivos relacionados con las actividades 1.1, 1.2 y 3.1 indicadas anteriormente. Precisamente la transversalidad entre lo pedagógico y lo operativoadministrativo, que resulta esencial en la Gestión de Materiales y Recursos Educativos, hace necesaria la adscripción anteriormente señalada de la UE al Viceministerio de Gestión Pedagógica, instancia rectora de la política pública educativa que el MINEDU debe ejecutar. Del mismo modo, el Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos ” también se relaciona con los Procesos de Soporte denominados
“Administración
de
los
Recursos
Financieros”
y
“Administración del Sistema Logístico”. El primero de los mencionados se
define como el proceso conducente a proveer y ejecutar los recursos financieros necesarios para el adecuado funcionamiento del MINEDU, en el marco del cumplimiento de su finalidad institucional. En relación con el segundo proceso indicado, debe señalarse que dicho proceso es el que permite la disposición de los bienes y servicios necesarios para el adecuado funcionamiento institucional del MINEDU.
La interrelación con los dos Procesos de Soporte mencionados precedentemente, hace posible el logro de los objetivos vinculados con las actividades 2.1 y 2.2 del Proceso Operativo de “Gestión de Materiales y Recursos Educativos”, y constituye el ámbito central del accionar institucional de la UE. A continuación se presenta un gráfico que resulta útil para evidenciar de manera general las interrelaciones entre los diferentes procesos
mencionados anteriormente:
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A partir del gráfico anterior, se puede asimismo comprobar que es fundamental para la el rol que le compete a la UE, la relación existente entre las actividades de 2.1) Obtención del material (abastecimiento) y de 2.2) Conducción y Monitoreo de la distribución (almacenaje, traslado), y los Procesos de Soporte de “ Administración de Recursos Financieros” y de “ Administración del Sistema Logístico ”. Por ello, seguidamente se detallan
de forma genérica los sub-procesos comprendidos dentro de cada uno de dichos Procesos de Soporte:
Administración de los Recursos Financieros Cuenta con dos sub-procesos:
i) Programación y Ejecución del Gasto.- Comprende las actividades relacionadas a la previsión y asignación del gasto por genéricas de gasto en base al presupuesto otorgado.
ii) Administración de Ingresos y Egresos.- Comprende las actividades de captación y registro, fondos públicos (Recursos Ordinarios, Recursos Directamente Recaudados, Donaciones y Transferencias). Así como, las relacionadas a la atención de las obligaciones de pagos contraídas.
Administración del Sistema Logístico Tiene 6 sub-procesos:
i) Programación de las Contrataciones.- Comprende las actividades que permiten planificar, programar y registrar las contrataciones de bienes y servicios planificadas para un ejercicio presupuestal determinado.
ii) Administración de las Contrataciones.- Comprende las actividades relacionadas con el desarrollo integral de los procesos de contratación, desde los actos preparatorios de los requerimientos de bienes y servicios, la puesta en marcha de los procesos de selección y hasta la culminación de la ejecución contractual derivada de los contratos correspondientes.
También incluye el desarrollo de
contratos de ejecución presupuestal directa, los procesos de selección por encargo o las contrataciones bajo modalidades al amparo de normativa distinta a la de Contrataciones del Estado.
iii) Administración de la entrega de bienes y materiales.- Incluye las actividades
referidas
al
registro,
ingreso,
almacenamiento,
conservación, custodia, control, verificación, modulado y salida de los bienes y materiales adquiridos.
iv) Distribución de bienes y materiales.- Abarca las actividades de traslado y distribución de los bienes y materiales adquiridos, de conformidad con la planificación y os objetivos establecidos.
v) Administración de Servicios Generales.- Involucra a las actividades vinculadas a la planificación, programación, ejecución, control y supervisión de los servicios de apoyo o soporte destinados a garantizar el cumplimiento de los objetivos de las demás actividades mencionadas.
La red completa de las interrelaciones entre los diversos Procesos y Subprocesos referidos anteriormente, puede ser apreciada en el gráfico que se presenta seguidamente:
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4. Funciones Generales8 de la UE Son funciones generales de la UE las que a continuación se señalan:
4.1. Administrar y ejecutar los recursos presupuestales asignados, coordinando con las unidades o dependencias orgánicas del MINEDU, en lo que fuera pertinente, a fin de gestionar de manera satisfactoria los procesos de contratación vinculados a los materiales educativos.
4.2. Brindar asistencia, asesoría, capacitación, soporte o apoyo a las unidades o dependencias orgánicas del MINEDU vinculadas directa o indirectamente con la gestión de los procesos de contratación de los materiales educativos, en cuanto a i) la elaboración de documentos, ii) adopción de decisiones o iii) ejecución de actividades, sean de carácter técnico, administrativo, legal, económico, presupuestal, financiero o logístico, y siempre que sea necesario o pertinente para la gestión de dichos procesos.
4.3. Formular el Plan Anual de Contrataciones, Estados Financieros, informes y reportes periódicos de diverso tipo, evaluaciones de gestión y demás documentación relacionada con el estado de avance físico, presupuestal, financiero, contable o patrimonial requerido.
4.4. Gestionar de manera integral los procesos de contratación de los requerimientos vinculados a los materiales educativos que realicen las áreas usuarias del MINEDU, poniendo en marcha para dicho fin, los procedimientos, operaciones, actividades o tareas de carácter 8
De conformidad con el Glosario de Términos de la “Guía para la I mplementación del Sistema de Control Interno de las Entidades del Estado ”, aprobada por resolución de Contraloría N° 458 -2008-CG, se denomina “ Funciones Generales ” al conjunto de acciones que debe realizar la Entidad, conducente a alcanzar los objetivos y metas de su gestión administrativa. Estas provienen por lo general de las normas
administrativo,
presupuestal,
financiero,
legal
o
logístico
que
correspondan.
4.5. Planificar y gestionar la realización de las operaciones, actividades o tareas relacionadas con la distribución de los materiales educativos, de acuerdo con los requerimientos y necesidades de las áreas usuarias, así como con los objetivos y metas institucionales.
4.6. Monitorear y evaluar el cumplimiento de metas y objetivos institucionales asociados a la adquisición y distribución de materiales educativos.
4.7. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e instrumentos de gestión o administrativos que aseguren el seguimiento de la ejecución de los contratos, el pago de las obligaciones y el cumplimiento de las prestaciones.
4.8. Mantener actualizado y organizado el acervo documentario de los procesos procedimientos, con los niveles de seguridad necesarios.
4.9. Desarrollar, implementar y mantener sistemas, herramientas e instrumentos de gestión o administrativos que contribuyan al cumplimiento satisfactorio de las operaciones, actividades o tareas relacionadas con la gestión de los procesos de contratación de materiales educativos, así como con su almacenamiento y distribución.
4.10.Emitir la normativa interna que sea necesaria para el cumplimiento de su finalidad, dentro de las competencias asignadas.
4.11.Cualquier otra función que sea necesaria y corresponda de manera razonable a la finalidad, naturaleza y alcance de la UE.
5. División Orgánica y Funciones Específicas de la UE
5.1. División Orgánica Con el propósito de cumplir con la finalidad establecida y realizar las Funciones Generales que han sido señaladas anteriormente, la UE cuenta con una división orgánica compuesta de la siguiente manera:
Nivel
Dirección
Dependencia Jefatura de la Unidad Ejecutora 120
Oficina de Asesoría Legal
Asesoramiento Oficina de Desarrollo de Estrategias y Estrategias
Apoyo
Oficina de Administración Unidad de Administración Financiera Unidad de Planificación, Presupuesto y Control
Operativo Unidad de Contrataciones Unidad de Almacenamiento y Distribución
A continuación se muestra el organigrama de la UE con las distintas dependencias y su ubicación según el nivel que le corresponde, así como la adscripción al órgano respectivo:
DESPAHO MINISTERIAL VICEMINISTERIO DE GESTION PEDAGOGICA
JEFATURA OFICINA DE DESARROLLO DE PROYECTOS Y ESTRATEGIAS
OFICINA DE ASESORIA LEGAL
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN UNIDAD DE ADMINISTRA CIÓN FINANCIERA
UNIDAD DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO Y CONTROL
UNIDAD DE CONTRATACIONES
UNIDAD DE ALMACENAMIENTO Y DISTRIBUCIÓN
5.2. Funciones Específicas Las dependencias precedentemente indicadas, cuentan con las funciones específicas que a continuación se describen:
Del Nivel de Dirección I. Jefatura de la Unidad Ejecutora La Jefatura es la máxima autoridad de la UE, se encuentra bajo la responsabilidad de un funcionario designado como Jefe mediante
Resolución Ministerial, dentro de los alcances del inciso 2) del artículo 4° de la Ley N° 28175, Ley Marco del Empleo Público. El Jefe de la UE es el responsable de la dirección y de la administración general; le corresponde proponer y ejecutar las acciones necesarias para la realización de los objetivos. La Jefatura está a cargo de planificar, coordinar, supervisar y evaluar la gestión de los recursos y la ejecución de las actividades de la Unidad Ejecutora, siguiendo las políticas, lineamientos y directivas institucionales. Sus funciones específicas son:
1.1. Coordinar con las unidades orgánicas correspondientes del MINEDU y del nivel regional o local para la programación de los materiales y recursos educativos y la correspondiente formulación presupuestal.
1.2. Ejercer la titularidad presupuestal, técnica, administrativa y legal de la UE, cuando corresponda.
1.3. Planificar, organizar, dirigir, supervisar, monitorear, controlar y evaluar las actividades de la UE, así como la gestión de los recursos a su cargo, en coordinación con las unidades orgánicas correspondientes del MINEDU, a fin de lograr los objetivos y metas
propuestas,
pudiendo
realizar
las
observaciones,
recomendaciones, sugerencias y orientaciones sean pertinentes.
1.4. Emitir la normativa interna que corresponda, así como los lineamientos, protocolos, procedimientos, manuales, instrumentos de gestión y demás documentos de gestión o administración que sean necesarios para el logro de los objetivos de la UE.
1.5. Formular, aprobar y actualizar los planes y programas de la UE.
1.6. Dirigir la ejecución de los recursos de la UE, en coordinación y colaboración con las unidades orgánicas respectivas de la UE.
1.7. Dirigir los procesos de evaluación interna de la UE, adoptando las medidas de coordinación y apoyo necesarias para la realización de las evaluaciones externas programadas, así como conducir la implementación de las recomendaciones respectivas.
1.8. Implementar el Sistema de Control Interno requerido por la normativa del Sistema Nacional de Control.
1.9. Cautelar la seguridad y operatividad de los bienes y activo fijo de propiedad de la Unidad Ejecutora puestos a su disposición para el ejercicio de sus funciones.
Informar oportunamente sobre
cualquier acto o circunstancia que pudiera implicar riesgo de pérdida, daño o deterioro de los mismos.
1.10.Constituir
la
última
instancia
respecto
de
los
actos
administrativos emitidos por las unidades orgánicas competentes de la UE.
1.11.Mantener debidamente actualizado y organizado el acervo documentario del Programa, permanentemente disponible y que cuente con los niveles de seguridad para su revisión posterior por parte de los Auditores Internos y Externos.
1.12.Proponer el presupuesto de la UE y sus modificaciones, el Plan Operativo Anual, el Calendario de Compromisos mensualizado de
acuerdo a las metas previstas en el ejercicio fiscal, y cualquier otro
instrumento
presupuestal,
financiero,
operativo,
administrativo, de gestión o de administración necesario para el cabal funcionamiento de la UE o para el logro de su finalidad.
1.13.Proponer el Plan Anual de Contrataciones de la UE, así como sus modificatorias.
1.14.Designar y remover a los miembros titulares y suplentes integrantes de los Comités Especiales Permanentes y Ad Hoc que tendrán a su cargo la organización, conducción y ejecución de los procesos de selección que convoque la Unidad Ejecutora 120 “Programa Nacional de Dotación de Materiales Educativos”, así
como gestionar la modificación de los mismos, de ser el caso.
1.15.Proponer las autorizaciones o denegatorias de solicitudes de las ampliaciones de plazo solicitadas por los contratistas, en el marco de lo dispuesto por la normativa de contratación pública y de regímenes especiales de contratación estatal.
1.16.Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
Del Nivel de Apoyo II. Oficina de Administración La Oficina de Administración es la encargada de la ejecución eficiente de los recursos a cargo de la UE.
La Oficina de Administración está a cargo de un responsable que asume su Jefatura. Son funciones específicas de la Oficina de Administración:
2.1. Coordinar con la Jefatura de la UE todos los aspectos administrativos para la ejecución de las actividades y el cumplimiento de los objetivos de la UE.
2.2. Coordinar con las unidades orgánicas correspondientes de la UE o del MINEDU, la formulación o modificación de los Planes Operativos Anuales o de los objetivos institucionales de la UE.
2.3. Supervisar la preparación y sustento de los planes, informes, reportes
o
documentación
requerida
para
demostrar
el
cumplimiento de los objetivos institucionales de la UE, así como la elaboración de los informes de situación sobre el grado de avance de las actividades a su cargo.
2.4. Organizar los sistemas administrativos de la UE, asegurando la implementación oportuna de los procesos y procedimientos presupuestarios, contables, financieros, logísticos, de tesorería y de patrimonio, de acuerdo con las políticas, lineamientos o normativa aplicable.
2.5. Administrar los recursos asignados, transferidos o a cargo de la UE, con la finalidad de asegurar que estén disponibles oportunamente para ejecutar sus actividades.
2.6. Aperturar y administrar las cuentas bancarias de la UE, así como efectuar conciliaciones y controlar sus movimientos y saldos.
2.7. Elaborar los Planes de Adquisiciones, Planes de Contrataciones, Planes Financieros, Pronósticos, Balance General, Estado de Gestión, Estado de Cambios en el Patrimonio Neto y Estado de Flujo de Efectivo, y los demás reportes administrativos mandatorios, según lo establecido en el marco normativo aplicable de los Sistemas Administrativos del Sector Público.
2.8. Verificar la elaboración por parte de las unidades orgánicas correspondientes de la UE, de los informes y reportes periódicos de seguimiento, monitoreo o supervisión que correspondiese.
2.9.Preparar la información y documentación requerida por las Entidades públicas o la Jefatura de la UE que sea necesaria, y gestionar su aprobación ante las instancias correspondientes.
2.10.Implementar las contrataciones de la adquisición de bienes o contratación de servicios, según los términos contractuales y de acuerdo a las normas y procedimientos administrativos aplicables en base a los Planes Operativos Anuales, Plan de Adquisiciones y Plan Anual de Contrataciones.
2.11.Implementar y hacer el seguimiento a los procesos de selección que lleven a cabo los Comités de Selección para la adquisición de bienes, contratación de obras u otros..
2.12.Revisar la conformidad de la entrega de bienes, prestación de servicios, obras o consultorías, en los aspectos contractuales que competan a la UE.
2.13.Realizar la contratación oportuna y la ejecución de las auditorías que se realicen anualmente a las actividades a cargo de la UE, en cumplimiento con lo dispuesto en los respectivos convenios sobre la materia.
2.14.Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
Del Nivel de Asesoramiento
III. Oficina Asesoría legal La Oficina de Asesoría Legal se encarga de prestar asesoría legal a la UE para lograr una adecuada interpretación y aplicación de las normatividad que regula el marco jurídico y la gestión administrativa, presupuestal, financiera y técnica necesaria para el funcionamiento y operatividad de la UE. Sus funciones se centran en supervisar la correcta aplicación de las normas derivadas de la legislación vigente y los contratos que se suscriban para la ejecución de las actividades.
La Oficina de Asesoría Legal está a cargo de un responsable que asume su Jefatura. Son funciones específicas de Oficina de Asesoría Legal:
3.1. Absolver las consultas de carácter legal que le sean formuladas por las diversas unidades orgánicas de la UE.
3.2. Elaborar, proponer y emitir opinión sobre las modificatorias, promulgación de nuevas normas y proyectos de normas que pudieran afectar o perfeccionar el marco jurídico o la gestión administrativa o institucional de la UE.
3.3. Elaborar los modelos de contratos para adquisición de bienes o contratación de servicios que se requieran, así como la elaboración de las adendas y demás documentos modificatorios que sean necesarios.
3.4. Apoyar en el análisis de la documentación de carácter legal presentada por los postores adjudicados para la suscripción de los contratos. Analizar, revisar, absolver consultas y visar los contratos o convenios que sean suscritos por el Área Responsable de la Unidad Ejecutora.
3.5. Brindar asesoramiento y apoyo legal en las negociaciones, procedimientos administrativos, legales, conciliatorios, arbitrales y judiciales de los que sea parte la UE, así como en el proceso de toma de decisiones y ejecución de acciones por parte de las unidades orgánicas de la UE.
3.6. Revisar y visar en señal de conformidad legal toda la documentación que se le remita para opinión, dentro del marco de sus funciones específicas.
3.7. Cautelar la seguridad y la conservación de la documentación que hubiera sido puesta su disposición. Informar oportunamente sobre cualquier acto, situación o circunstancia que pudiera implicar riesgo de pérdida, daño o deterioro de la misma.
3.8. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
IV.Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos Es la responsable del desarrollo de estrategias y proyectos de carácter técnico, legal, administrativo, presupuestal o financiero que contribuyan al logro efectivo y eficiente de los objetivos y finalidad de la UE. La Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos está a cargo de un responsable que asume su Jefatura. Son funciones específicas de la Oficina de Desarrollo de Estrategias y Proyectos:
4.1. Diseñar y desarrollar estrategias y proyectos que optimicen la gestión de los procesos de contratación pública a cargo de la UE,
en
aspectos
logísticos,
presupuestales,
legales
y
administrativos.
4.2. Implementar, en coordinación con las unidades orgánicas correspondientes y en el marco de las competencias y funciones de éstas, las estrategias y proyectos orientados a la optimización de la gestión de los procesos de contratación pública a cargo de la UE.
4.3. Realizar el seguimiento, monitoreo y evaluación de la implementación de las estrategias y proyectos orientados a la optimización de la gestión de los procesos de contratación pública a cargo de la UE.
4.4. Documentar, relacionados
sistematizar con
el
y
diseño,
difundir desarrollo,
las
experiencias
implementación,
seguimiento, monitoreo y evaluación de las estrategias y proyectos puestos en marcha.
4.5. Capacitar respecto de las políticas públicas, normativa, procedimientos y lineamientos relativos a la contratación pública en general, así como a las estrategias y proyectos desarrollados en el marco de sus funciones.
4.6. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
Del Nivel Operativo V. Unidad de Administración Financiera Es responsable de coordinar, ejecutar y controlar las actividades presupuestales, financieras, de tesorería, contables, patrimoniales, de abastecimiento y logísticas vinculadas a los recursos asignados, transferidos o requeridos a la UE.
La Unidad de Administración Financiera está a cargo de un responsable que asume su Jefatura.
Son funciones específicas de la Unidad de Administración Financiera:
En el Área de Contabilidad
5.1. Ejecutar los procesos técnicos del Sistema Contable y Financiero.
5.2. Coordinar la formulación y presentación oportuna de los Estados Financieros y Presupuestales conforme a la normatividad vigente.
5.3. Verificar la conformidad de las garantías contractuales, previa a la ejecución de los pagos a que hubiere lugar; así como registrar, custodiar, mantener su vigencia y solicitar su ejecución cuando corresponda.
5.4. Implementar y controlar el cumplimiento de las normas tributarias; así como informar oportunamente a los consultores, proveedores y contratistas en general, respecto de las responsabilidades tributarias o fiscales a las que se encuentran sujetos.
5.5. Proponer, elaborar, coordinar, revisar o visar, en señal de conformidad, resoluciones, directivas, contratos, adendas, convenios o cualquier otra documentación necesaria para la correcta gestión de los asuntos contables, tributarios, financieros o presupuestarios de la UE.
5.6. Informar a la Jefatura de la UE respecto del avance de las actividades, gestiones y funciones a su cargo.
5.7. Elaborar y supervisar el registro, control contable, presupuestal y financiero de la ejecución de los recursos asignados, transferidos o requeridos a la UE, así como cualquier otro acto de administración vinculado a estas actividades.
5.8. Proponer, coordinar o mantener la implementación de sistemas computarizados, digitalizados o informáticos, destinados al funcionamiento
y
operatividad
óptima
de
del
Sistema
Administrativo, Contable, Presupuestal y Financiero de la UE.
5.9. Coordinar la operación del Sistema Integrado de Administración Financiera (SIAF) para la gestión de los materiales y recursos educativos.
5.10. Operar el Sistema Integrado de Administración Financiera del Sector Público (SIAF-SP) de la UE, en los módulos o interfaces de su competencia (contabilidad y finanzas).
5.11. Llevar registros de los desembolsos de la UE, en función del estado de gastos.
5.12. Clasificar, procesar y registrar las transacciones financieras, preparar y presentar los Informes Financieros de conformidad con la normativa aplicable.
5.13. Preparar, conservar, actualizar y supervisar los libros Diario, Mayor, Auxiliar Bancos (por cuenta), manejo de caja, efectivo recibido y procedimiento de pagos, y cualquier otro de naturaleza análoga que sea necesario.
5.14. Administrar los activos de la Unidad Ejecutora, manteniendo actualizados los inventarios y margesí de Bienes.
5.15. Velar por la seguridad y de la conservación del acervo documentario.
5.16.Participar en la preparación del presupuesto anual.
5.17.Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE. En el Área de Tesorería
5.18. Efectuar las fases del Girado y Pagado del SIAF. 5.19. Preparar los comprobantes de pago y los cheques o transferencias a las cuentas bancarias CCI para el pago de los compromisos efectuados.
5.20. Verificar la documentación para la programación de los fondos. 5.21.Elaboración de la Información de ingresos y gastos, debidamente conciliada con el Área de Contabilidad y Finanzas, para información y conciliación con el Pliego y la Dirección Nacional
de Tesoro Público del Ministerio de Economía y Finanzas (MEF), por toda fuente de Financiamiento.
5.22. Administrar, controlar y custodiar las cartas fianza y la emisión de reportes.
5.23. Administrar, controlar y custodiar los cheques y chequeras. 5.24. Controlar y custodiar de la documentación sustentatoria de los desembolsos por toda fuente de financiamiento.
5.25. Coordinar la derivación al archivo la documentación sustentatoria de desembolsos (justificaciones del gasto).
5.26. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
VI. Unidad de Planificación, Presupuesto y Control Se encarga de la formulación, control de la ejecución y evaluación presupuestaria de la UE, en coordinación con las unidades orgánicas correspondientes del MINEDU.
La Unidad de Planificación, Presupuesto y Control está a cargo de un responsable que asume su Jefatura.
Son funciones específicas de la Unidad de Planificación, Presupuesto y Control:
6.1. Preparar el Plan Operativo Anual de la UE, de acuerdo con las prioridades
establecidas
por
las
unidades
orgánicas
responsables de la conducción de la UE.
6.2. Formular el Presupuesto de la UE, en coordinación con las unidades orgánicas correspondientes de la UE, del MINEDU y del MEF; así como ejercer permanentemente el control y evaluación presupuestaria.
6.3. Procesar y preparar la información periódica referida a la ejecución y avance presupuestal y financiero de la UE.
6.4.
Tramitar la Programación del Compromiso Anual (PCA), así como sus incrementos y/o disminuciones, modificaciones internas y distribuciones cuando sean aplicables. Asimismo realizar las priorizaciones del PCA en las actividades, proyectos y compromisos anuales, en el marco de las actividades de la UE.
6.5. Emitir las certificaciones presupuestarias necesarias para los procesos de adquisición de bienes, servicios, consultorías y demás tipos de requerimientos.
6.6. Administrar y operar el módulo del Sistema de Administración Financiera (SIAF) de la Unidad Ejecutora.
6.7.
Desarrollar e implementar sistemas de control interno y contable efectivos para facilitar el monitoreo adecuado de las categorías de gasto.
6.8. Administrar el portal electrónico de libre acceso para informar y transparentar la información presupuestal, financiera y logística relacionada con la UE.
6.9. Realizar el seguimiento a las actividades de la UE y supervisar el cumplimiento de las metas físicas en coordinación con las unidades orgánicas correspondientes de la UE.
6.10.Identificar, registrar y sistematizar las buenas prácticas y lecciones aprendidas durante la ejecución de las actividades.
6.11. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
VII.Unidad de Contrataciones
Es la encargada de poner en marcha los procesos de contratación de bienes, servicios, consultorías u obras necesarias para la ejecución de actividades de la UE conforme a los Planes, Programas y Objetivos institucionales.
La Unidad de Contrataciones está a cargo de un responsable que asume su Jefatura.
Son funciones específicas de la Unidad de Contrataciones:
7.1. Brindar apoyo, asistencia técnica y soporte a todas las unidades orgánicas del MINEDU que lo requieran, respecto de la gestión de sus requerimientos, también respecto de las políticas de abastecimiento y de la normativa aplicable.
7.2. Efectuar el seguimiento y la supervisión de los procesos de contratación a su cargo, desde su requerimiento formal hasta la culminación de la ejecución contractual, con la finalidad de que cumplan los objetivos para los cuales fueron desarrollados.
7.3. Administrar los bienes y equipos adquiridos con los recursos de la Unidad Ejecutora, debiendo velar por su intangibilidad.
7.4. Elaborar los Términos de Referencia y/o Especificaciones Técnicas de las actividades o requerimientos a su cargo o necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.
7.5. Tramitar los pagos correspondientes de los contratos a su cargo, previo otorgamiento de la conformidad respectiva.
7.6. Velar por el cabal cumplimiento de los contratos celebrados, en cuanto a los términos pactados, y de conformidad con las normas y procedimientos administrativos aplicables.
7.7. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
VIII. Unidad de Almacenamiento y Distribución
Se encarga del almacenamiento y distribución física de los materiales y recursos educativos, así como a la cautela de los mismos durante su permanencia en los almacenes de uso de la UE. Asimismo, es responsable de la vigilancia y supervisión de las actividades vinculadas a las tareas de almacenamiento y distribución, a fin de que las mismas cumplan con los objetivos establecidos. La Unidad de Almacenamiento y Distribución está a cargo de un responsable, quien asume su Jefatura. Son sus funciones específicas de la Unidad de Almacenamiento y Distribución:
8.1. Recibir los materiales y recursos educativos, verificando que cumplan con la calidad y cantidad estipulada en los contratos respectivos, dando conformidad a su ingreso al almacén.
8.2. Almacenar los materiales y recursos educativos, así como controlar las existencias de los mismos.
8.3. Supervisar el almacenamiento o distribución de materiales y recursos educativos, realizado por terceros cuando corresponda.
8.4. Distribuir los bienes a su cargo, verificando que su traslado se realice en condiciones adecuadas para su conservación.
8.5. Evaluar y monitorear las existencias de materiales y recursos educativos a su cargo, e informar oportunamente sobre los actos de disposición de altas o bajas cuando correspondan.
8.6. Establecer e implementar las medidas de seguridad necesarias que permitan preservar la integridad y estado de conservación de los materiales y recursos educativos custodiados en el almacén.
8.7. Establecer protocolos para el almacenamiento, la distribución y la entrega de los materiales y recursos educativos, garantizando la entrega
oportuna
y
adecuada
a
las
necesidades
y
requerimientos de las áreas usuarias.
8.8. Realizar el Inventario de Existencias de Almacén por lo menos dos veces al año (Conciliación Físico – Contable).
8.9. Elaborar informes mensuales de ingreso y salida de materiales, recursos educativos y/o Bienes del Almacén.
8.10. Elaborar el informe anual de ingresos y salidas de materiales, recursos educativos y/o Bienes del Almacén.
8.11. Otras que correspondan a su ámbito de competencia, se encuentren dentro de la normativa aplicable o el marco jurídico pertinente, y contribuyan con el cumplimiento efectivo de la finalidad de la UE.
