Manual de Excel Avanzado
GVA CONSULTORIA Y CAPACITACION, S.C. AV. JUAREZ N°100 PRIMER PISO COL. CENTRO DEL. CUAUHTEMOC, MEX. D.F. C.P. 06010 TEL. 4196!!"#!! $$$.%&'()*+'-./(.(
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CONTENIDO PAG. 1.T'-'2 +3 D'/2........................................................................................................ ........! 1.1Introducción.................................................................................................... .............3-4 1.2Crear una Tabla........................................................................................................... ....4 1.3Modificar los Datos de una Tabla........................................................................... ...5-6
1.4Modificar la Estructura de una Tabla............................................ ...........................6-7 1.5Estilo de una Tabla............................................................................... ..........................7 1.6rdenar una Tabla de Datos........................................................................ ..............7-! 1.7"iltrar una Tabla............................................................................... .........................!-1# 1.!"unciones de $ases de Datos.................................................. ...............................1#-14 1.%Crear un resu&en de Datos.................................................................................... 14-15 1.1#Criterios de "iltrado........................................................................ ......................15-16 ".T'-'2 D*5('2............................................................................ ..............................16 2.1Crear una tabla din'&ica.......................................................... .............................17-1! 2.2()licar "iltros a una tabla din'&ica................................................... ..................1!-1% 2.3btener *ro&edios de una tabla din'&ica........................................... ....................1% 2.4+raficos con tablas din'&icas.......................................................................... ......1%-2# !.C''372'2 '&'*8'+'2 +3 E3-................................................... ...... ...... ..... ...... ..."0 3.1"or&as de Ca&biar un "or&ato....................................................................... .....21-22 3.2Definir "or&atos *ersonali,ados................................................. .........................22-24 3.3"or&ato Condicional................................................................ ..............................24-27 3.4a alidación de Datos............................................................................... ............27-2! 3.5Enla,ar / Consolidar 0oas............................................................................... ......2!-3# 3.6Ecel e Internet........................................................................................................ .3#-31 4.M'/2............................................................................................... .........................!1!" 4.1Introducción........................................................................................... .......................32 4.2Crear una &acro auto&'tica&ente........................................................ ...............32-33 4.3Eecutar una &acro......................................................................................... .........33-34
4.4Crear una &acro &anual&ente......................................................... ....................34-35 4.5+uardar un arc0io con &acros....................................................... .....................35-36
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1.Tablas de Datos MANEJAR FILTROS EN EXCEL 2003 ES DIFERENTE A EXCEL 2007, LA SI!IENTE I MAEN M! ESTRA EL ACCESO EN LA A"LICACI#N DE ESTA $ERRAMIENTA DE EXTRACCION DE DATOS.
1.1I%t&od'(()*% Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la ue la !ri"era fila contiene las cabeceras de las colu"nas #los no"bres de los ca"!os$, % las de"&s filas contienen los datos al"acenados. Es co"o una tabla de base de datos, de 'ec'o ta"bi(n se deno"inan listas de base de datos. )ada fila es un registro de entrada, !or tanto !odre"os co"!oner co"o "&xi"o una lista con 2** ca"!os % 6**3* registros. +as tablas son "u% tiles !orue ade"&s de al"acenar infor"acin, inclu%en una serie de o!eraciones ue !er"iten analizar % ad"inistrar esos datos de for"a "u% c"oda. Entre las o!eraciones "&s interesantes ue !ode"os realizar con las listas tene"os - /rdenar la los registros. - 0iltrar el contenido de la tabla !or algn criterio. - Utilizar fr"ulas !ara la lista aadiendo algn ti!o de filtrado. - )rear un resu"en de los datos. - A!licar for"atos a todos los datos.
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+as tablas de datos, %a se usaban en ersiones anteriores de Excel, !ero bajo el t(r"ino +istas de datos. ncluso encontrar&s, ue en algunos cuadros de di&logo, se refire a las tablas co"o listas. A !artir de a'ora nos referire"os a este ti!o de tablas.
1.2C&ea& '%a tabla Para crear una lista tene"os ue seguir los siguientes !asos - 4eleccionar el rango de celdas #con datos o ac5as$ ue uere"os incluir en la lista.
- 4eleccionar del abla en la !estaa nsertar. A!arecer& a continuacin el cuadro de di&logo )rear tabla .
4i nos 'e"os saltado el !aso de seleccionar !reia"ente las celdas, lo !ode"os 'acer a'ora. - 4i en el rango seleccionado 'e"os incluido la fila de cabeceras #reco"endado$, actiare"os la casilla de erificacin +a lista tiene encabezados. - Al final 'acer clic en Ace!tar. Al cerrarse el cuadro de di&logo, !ode"os er ue en la banda de o!ciones a!arece la !estaa 7iseo, corres!ondiente a las 8erra"ientas de tabla
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: en la 'oja de c&lculo a!arece en rango seleccionado con el for"ato !ro!io de la tabla.
1.3Mod)+)(a& los datos de '%a tabla Para "odificar o introducir nueos datos en la tabla !ode"os teclear directa"ente los nueos alores sobre la ella, o bien !ode"os utilizar un for"ulario de datos. Esta segunda o!cin iene "u% bien sobre todo si la lista es "u% grande. ;ea"os un eje"!lo, tene"os la siguiente lista con infor"acin de nuestros a"ig
Para abrir el for"ulario de datos, tene"os ue !osicionarnos en la lista !ara ue est( actia, % !ulsar en el icono 0or"ulario . )o"o esta o!cin no est& directa"ente dis!onible en la )inta de o!ciones, !ode"os aadirla a la =arra de acceso r&!ido, de la for"a ue %a i"os. Pulsando el *-36
=otn /ffice > /!ciones de Excel > Personalizar, % Agregar el icono 0or"ulario..., en la seccin de )o"andos ue no est&n en la cinta de o!ciones.
Al crear el for"ulario, dis!one"os de siguientes botones ?ueo 4ire !ara introducir un nueo registro. Eli"inar Eli"inar el registro ue est& actio. @estaurar 7es'ace los ca"bios efectuados. =uscar anterior 4e des!laza al registro anterior. =uscar siguiente 4e des!laza al siguiente registro. )riterios 4ire !ara a!licar un filtro de bsueda. )errar )ierra el for"ulario. Para ca"biar los datos de un registro, !ri"ero nos !osiciona"os sobre el registro, luego rectifica"os los datos ue uera"os #!ara des!lazarnos !or los ca"!os !ode"os utilizar las teclas de tabulacin$, si nos 'e"os euiocado % no uere"os guardar los ca"bios 'ace"os clic en el botn @estaurar, si uere"os guardar los ca"bios !ulsa"os la tecla ntro. Para crear un nueo registro, 'ace"os clic en el botn ?ueo, Excel se !osicionar& en un registro ac5o, slo nos uedar& rellenarlo % !ulsar ntro o @estaurar !ara ace!tar o cancelar res!ectia"ente. 7es!u(s de ace!tar Excel se !osiciona en un nueo registro en blanco !or si uere"os insertar arios registros, una ez agregados los registros, 'acer clic en )errar. Para buscar un registro % !osicionarnos en (l !ode"os utilizar los botones =uscar anterior % =uscar siguiente o ir directa"ente a un registro concreto introduciendo un criterio de bsueda. Pulsa"os en el botn )riterios con lo cual !asa"os al for"ulario !ara introducir el criterio de bsueda, es si"ilar al for"ulario de datos !ero enci"a de la colu"na de botones a!arece la !alabra )riterios. Por eje"!lo, si busca"os un registro con el alor Ana en el ca"!o ?o"bre, escribi"os Ana en ?o"bre % !ulsa"os el botn =uscar 4iguiente, Excel uele al for"ulario de datos % nos !osiciona en el registro de no"bre Ana.
1.Mod)+)(a& la est&'(t'&a de la tabla
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Pulsando en el icono )a"biar ta"ao de la tabla, !ode"os seleccionar un nueo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben !er"anecer en la "is"a !osicin, as5 ue slo !odre"os au"entar % dis"inuir filas. Pode"os "odificar directa"ente el rango de filas % colu"nas, estirando o encogiendo la tabla desde su esuina inferior derec'a. )uando necesite"os aadir una fila al final de la tabla !ara continuar introduciendo datos, slo tendre"os ue !ulsar la tecla TA- desde la lti"a celda % a!arecera una fila nuea. 4i necesita"os insertar filas % colu"nas entre las filas existentes de la tabla, nos !osicionare"os en la !ri"era celda ue uere"os des!lazar % elegire"os la o!cin corres!ondiente desde el "en nsertar, en la !estaa de nicio o en el "en contextual de la tabla. Para eli"inar filas o colu"nas, debere"os !osicionarnos sobre una celda, % elegire"os 0ilas o )olu"nas de la tabla en el "en Eli"inar, dis!onible en la !estaa de nicio % en el "en contextual de la tabla. 4eleccionando una celda, fila o colu"na, % !ulsando la tecla 4UP@, eli"ina"os los datos seleccionados, !ero no la estructura de la tabla. Para eli"inar la tabla co"!leta, selecciona"os toda la tabla % !ulsa"os S!"R. 4i desea"os eli"inar la estructura ela tabla, !ero conserar los datos en la 'oja, entonces !ulsa"os la !estaa ded7iseo de la tabla.
en
1.Est)lo de la Tabla Una for"a f&cil de dar una co"binacin de colores a la tabla ue resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos !redefinidos, dis!onibles en la !estaa 7iseo de la tabla. En /!ciones de estilo de la tabla, !ode"os "arcar o des"arcar otros as!ectos, co"o ue las colu"nas o filas a!arezcan re"arcadas con bandas, o se "uestre un resaltado es!ecial en la !ri"era o lti"a colu"na. +as bandas % resaltados de!ender&n del estilo de la tabla. Por lo de"&s, a cada celda se le !odr&n a!licar los colores de fuente % fondo, fondo condicional, etc. ue a cualuier celda de la 'oja de c&lculo.
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En est& tabla, se 'a ca"biado el estilo, % se 'an "arcado las o!ciones Pri"era % Blti"a colu"na.
1./O&de%a& '%a Tabla de Datos
A la 'ora de ordenar una tabla, Excel !uede 'acerlo de for"a si"!le, es decir, ordenar !or un nico ca"!o u ordenar la lista !or diferentes ca"!os a la ez. Para 'acer una ordenacin si"!le, !or eje"!lo ordenar la lista anterior !or el !ri"er a!ellido, debe"os !osicionarnos en la colu"na del !ri"er a!ellido, des!u(s !ode"os acceder a la !estaa 7atos % !ulsar sobre /rdenar... % escoger el criterio de ordenacin o bien !ulsar sobre uno de los botones de la seccin /rdenar % filtrar !ara ue la ordenacin sea ascendente o descendente res!ectia"ente. Estos botones ta"bi(n est&n dis!onibles al des!legar la lista ue a!arece !ulsando la !estaa junto al encabezado de la colu"na. Para ordenar la lista !or "&s de un criterio de ordenacin, !or eje"!lo ordenar la lista !or el !ri"er a!ellido "&s la fec'a de naci"iento, en la !estaa 7atos, !ulsa"os sobre /rdenar... nos a!arece el cuadro de di&logo /rdenar donde !ode"os seleccionar los ca"!os !or los ue uere"os ordenar #!ulsando Agregar ?iel !ara aadir un ca"!o$, si ordena"os segn el alor de la celda, o !or su color o icono #en /rdenar 4egn$, % el )riterio de ordenacin, donde elegi"os si el orden es alfab(tico #A a C o C a A$ o sigue el orden de una +ista !ersonalizada. Por eje"!lo, si en la colu"na de la tabla se guardan los no"bres de d5as de la se"ana o "eses, la ordenacin alfab(tica no ser5a correcta, % !ode"os escoger una lista donde se guarden los alores !osibles, ordenados de la for"a ue crea"os coneniente, % as5 el criterio de ordenacin seguir& el "is"o !atrn.
4eleccionando un niel, % !ulsando las flec'as 'acia arriba o 'acia abajo, au"enta"os o dis"inui"os la !rioridad de ordenacin de este niel. +os datos se ordenar&n, !ri"ero, !or el !ri"er niel de la lista, % sucesia"ente !or los de"&s nieles en orden descendente. D-36
En la !arte su!erior derec'a tene"os un botn /!ciones..., este botn sire !ara abrir el cuadro /!ciones de ordenacin dnde !odre"os es!ecificar "&s o!ciones en el criterio de la ordenacin.
1.7F)lt&a& '%a Tabla 0iltrar el contenido de la tabla 0iltrar una lista no es ni "&s ni "enos ue de todos los registros al"acenados en la tabla, seleccionar auellos ue se corres!ondan con algn criterio fijado !or nosotros. Excel nos ofrece dos for"as de filtrar una lista. - Utilizando el 0iltro #autofiltro$. - Utilizando filtros aanzados. Utilizar el 0iltro. Para utilizar el 0iltro nos seri"os de las listas des!legables asociadas a las cabeceras de ca"!os #!ode"os "ostrar u ocultar el autofiltro en la !estaa 7atos"arcando o des"arcando el botn 0iltro$. 4i !ulsa"os, !or eje"!lo, sobre la flec'a del ca"!o 1er A!ellido, nos a!arece un "en des!legable co"o este, donde nos ofrece una serie de o!ciones !ara realizar el filtro. Por eje"!lo, si slo "arca"os oreno, Excel filtrar& todos los registros ue tengan oreno en el 1er a!ellido % las de"&s filas Fdesa!arecer&nF de la lista. /tra o!cin, es usar los 0iltros de texto, donde se des!liegan una serie de o!ciones
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En cualuier o!cin, accede"os a una entana donde !ode"os elegir dos condiciones de filtro de texto, % exigir ue se cu"!la una condicin o las dos. Excel ealuar& la condicin elegida con el texto ue escriba"os, % si se cu"!le, "ostrar& la fila. Usare"os el car&cter H !ara deter"inar ue en esa !osicin 'abr& un car&cter, sea cual sea, % el asterisco I !ara indicar ue !uede 'aber o no un gru!o de caracteres.
En el eje"!lo de la i"agen, solo se "ostrar&n los registros cu%o 1er A!ellido tenga una o en el segundo car&cter % no contenga la letra z. Para indicarnos ue 'a% un filtro actio, la flec'a de la lista des!legable ca"bia de icono. Para uitar el filtro, ole"os a des!legar la lista % elegi"os la o!cin #4eleccionar odo$, rea!arecer&n todos los registros de la lista. a"bi(n !ode"os uitar el filtro !ulsando en =orrar filtro en la !estaa 7atos. Utilizar 0iltros aanzados. 4i uere"os filtrar los registros de la lista !or una condicin "&s co"!leja, utilizare"os el cuadro de di&logo 0iltro aanzado. Preia"ente debere"os tener en la 'oja de c&lculo, unas filas donde indicare"os los criterios del filtrado. Para abrir el cuadro de di&logo 0iltro aanzado, !ulsare"os en en la seccin /rdenar % filtrar. @ango de la lista Au5 es!ecifica"os los registros de la lista a los ue uere"os a!licar el filtro. @ango de criterios Au5 selecciona"os la fila donde se encuentran los criterios de filtrado #la zona de criterios$. a"bi(n !ode"os o!tar !or guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la o!cin )o!iar a otrodel lugar, en este caso rellenare"os el ca"!o )o!iar a con el rango de celdas ue recibir&n el resultado filtrado. 4i "arca"os la casilla 4lo registros nicos, las re!eticiones de registros #filas con exacta"ente los "is"os alores$ desa!arecer&n. Para oler a isualizar todos los registros de la lista, acceder al "en 7atos - 0iltro - ostrar todo. 1J-36
1.F'%()o%es de base de datos En el te"a de funciones o"iti"os el a!artado de funciones dedicadas a bases de datos, !ero a'ora a"os a ex!licar cada una de esas funciones %a ue se a!lican a tablas de datos. Estas funciones se utilizan cuando uere"os realizar c&lculos sobre alguna colu"na !ero aadiendo una condicin de seleccin de las filas ue entrar&n en el c&lculo, es decir a!licando !reia"ente un filtro. Por eje"!lo si tene"os una colu"na con el beneficio obtenido !or nuestros auto"iles #er figura "&s abajo$ % uere"os saber cu&nto 'a sido el beneficio de los 0ord, no !ode"os utilizar la funcin su"a !orue su"ar5a todos los auto"iles, en este caso lo !odr5a"os conseguir con la funcin de base de datos =74UA inclu%e la condicin de filtrado auto"ilKL0ordL Para ex!licar las funciones de =ase de datos ue nos ofrece Excel, utilizare"os la 'oja
En esta 'oja tene"os una lista con los auto"iles de la e"!resa, con los datos de !lazas, aos, rentabilidad % beneficio obtenido. ?ota +as filas 1 a 9 se utilizan !ara definir los filtros. Estas son todas las funciones de base de datos ofrecidas !or Excel. odas ellas llean tres argu"entos el rango de datos ue define la tabla o base de datos, el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funcin, un rango de criterios !ara indicar la condicin ue deben cu"!lir las filas ue ser&n utilizadas en el c&lculo de la funcin #el filtro$. 0uncin =7)/?A@#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )uenta las celdas ue contienen un n"ero en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin.
&a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista donde se uiere contar. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene los alores a contar. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el recuento. E6e45lo -DCONTARAF189A:os98A2F2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 2 11-36
)"o se for"an las condicionesH Para for"ar las condiciones ue a%a"os a utilizar en el !ar&"etro rangoMcrit erios, debe"os reserar una zona en nuestra 'oja de c&lculo !ara dic'as condiciones #!referible"ente antes de la base de datos$. En esta zona tendre"os ue escribir en una fila los no"bres de los ca"!os de la 'oja de c&lculoPara realizar una o!eracin en toda una colu"na de la base de datos, introduzca una l5nea en blanco debajo de los no"bres de ca"!o en el rango de criterios 0uncin =7)/?A@A#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )uenta las celdas ue contienen un alor #ue no sea blanco$ en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista.
%o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funcin. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -DCONTARAF189A:os98A2F2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 2 En nuestro caso esta funcin tendr5a el "is"o resultado ue la anterior, !ues en la colu"na aos todos los registros tienen co"!letos sus datos. 0uncin =7AO#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ 7euele el alor "&xi"o encontrado en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene los alores a utilizar en el c&lculo. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -DMAXAF189-e%e+)()o98A1A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 123 0uncin =7?#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ 7euele el alor "5ni"o encontrado en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene los alores a utilizar en el c&lculo. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -DMINAF189-e%e+)()o98A1A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 10 0uncin =7P@/7U)/#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ 7euele el !roducto de los alores encontrados en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. 12-36
&a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene los alores a utilizar en el c&lculo. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -D"ROD!CTOAF189Re%tab)l)dad98A1A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 17200 0uncin =7P@/E7/#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ /btiene el !ro"edio de los alores encontrados en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin.de una colu"na o lista ue cu"!len los criterios establecidos. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista.
%o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funcin. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -D"ROMEDIOAF189-e%e+)()o98A1A2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 110,33 0uncin =74UA#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ /btiene la su"a de los alores encontrados en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funcin. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -DS!MAAF189-e%e+)()o98A1A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> // 0uncin =7EO@AE@#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ Extrae de la base de datos un nico alor contenido el ca"!o indicado % en la fila ue cu"!la la condicin establecida "ediante el rango de criterios. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene el alor a extraer. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue debe cu"!lir el registro buscado. 4i ningn registro coincide con los criterios, =7EO@AE@ deuele el alor de error Q;A+/@R. 4i "&s de un registro coincide con los criterios, =7EO@AE@ deuele el alor de error Q?UR. E6e45lo -DEXTRAERAF189A'to4o<)l98D1D; )o"o &es'ltado obtene"os --> Fo&d , el alor del ca"!o Auto"oil en la fila ue cu"!la la condicin incluida en el rango D1D #rentabilidadK$. ?ota este eje"!lo funciona !orue 'a% un slo registro ue cu"!le la condicin, 'a% un solo auto"oil con rentabilidad . 13-36
0uncin =7;A@#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la arianza bas&ndose en una "uestra de los alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin.
&a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funcin. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -D=ARAF189-e%e+)()o98A1A2; )o"o &es'ltado obtene"os --> 70,33 0uncin =7;A@P#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la arianza bas&ndose en todos los alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin.
&a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue se utiliza en la funcin. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -D=AR"AF189-e%e+)()o98A1A2; )o"o &es'ltado obtene"os --> /, 0uncin =77E4;E4#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la desiacin est&ndar bas&ndose en una "uestra de los alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene los alores a utilizar en el c&lculo. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -DDES=ESTAF189-e%e+)()o98A1A3; )o"o &es'ltado obtene"os --> ,10 0uncin =77E4;E4P#rangoMdatosNno"breMca"!oNrangoMcriterios$ )alcula la desiacin est&ndar bas&ndose en todos los alores contenidos en una deter"inada colu"na #ca"!o$, considerando unica"ente las filas ue cu"!lan una deter"inada condicin. &a%odatos es el rango de celdas ue co"!onen la base de datos o lista. %o4b&e(a45o indica el no"bre del ca"!o ue contiene los alores a utilizar en el c&lculo. &a%o(&)te&)os es el rango de celdas ue contienen la condicin ue deben cu"!lir los registros ue entran en el c&lculo. E6e45lo -DDES=EST"AF189-e%e+)()o98A1F3; )o"o &es'ltado obtene"os --> 7,1
1.>C&ea& '% &es'4e% de datos )uando 'abla"os de crear un resu"en de los datos de una tabla nos esta"os refiriendo a crear 19-36
subtotales agru!ando los registros !or alguno de los ca"!os de la lista. Por eje"!lo si tene"os una lista de nios con los ca"!os no"bre, direccin, localidad % edadN !ode"os obtener un resu"en de la edad "edia de los nios !or localidad. /tro eje"!lo, el ue te ensea"os abajo, dis!one"os de una lista de e'5culos clasificados !or "arca % "odeloN % uere"os aeriguar el coste total de cada "arca.
Para agregar los subtotales auto"&tica"ente debe"os situarnos sobre una celda cualuiera de la lista % "arcar la o!cin 0ila de totales en las /!ciones de estilo de tabla, en la !estaa 7iseo. Al seleccionar una celda de la fila de totales, a!arece una !estaa con una lista de las funciones ue !ode"os usar !ara calcular el total de esa colu"na.
1.10C&)te&)os de F)lt&ado Para for"ar las condiciones ue a%a"os a utilizar en el !ar&"etro rangoMcriterios, debe"os reserar una zona en nuestra 'oja de c&lculo !ara dic'as condiciones, zona ue lla"are"os zona de criterios. En esta zona tendre"os ue tener en una fila los encabezados de los ca"!os de la lista ue interienen en la condicin, #lo "ejor es co!iarlos de la lista$ % debajo indicare"os las condiciones. 4i conoces Access, es !arecido a indicar condiciones en la rejilla S=E de las consultas. Por eje"!lo, si uere"os filtrar los registros de no"bre @osa, en la zona de criterios debajo de la celda ?o"bre escribi"os @osa, esto euiale a definir la condicin ?o"breKL@osaL. )uando la condicin es una igualdad no es necesario !oner el signo K delante del alor, !one"os directa"ente el alor @osa, a'ora si uisi(ra"os los registros cu%o cdigo sea su!erior a 3 deber5a"os escribir en la celda inferior a la cabecera )/7G/, >3 !ara for"ar la condicin )odigo > 3. Para co"binar arias condiciones se e"!lean los o!eradores : % /. En un criterio de filtrado, si las condiciones est&n escritas en la "is"a fila, estar&n unidas !or el 1*-36
o!erador :, !ara ue el registro a!arezca se deben cu"!lir todas las condiciones. Por eje"!lo !recio > 1JJ % !recio T 12JJ, a!arecen los registros cu%o !recio est& co"!rendido entre 1J1 % 11. En un criterio de filtrado, si las condiciones est&n escritas en distintas filas, estar&n unidas !or el o!erador /, el registro a!arecer& en el resultado del filtrado si cu"!le al "enos una de las condiciones. Por eje"!lo, con la condicin no"breKL@osaL / no"breKLAnaL, a!arecen los registros cu%o no"bre es @osa o Ana, a!arecer&n todas las Ana % todas las @osa. Por eje"!lo si en la zona de criterios tene"os
4e filtrar&n los registros de no"bre @osa. 4i en la zona de criterios tene"os
4e filtrar&n los registros de no"bre @osa % ue ade"&s tengan un cdigo "a%or ue 3. 4i en la zona de criterios tene"os
4e filtrar&n los registros de no"bre @osa / cdigo "a%or ue 3, es decir los de no"bre Ana % los ue tengan un cdigo "a%or ue 3 aunue no se lla"en Ana. )on un !oco de !r&ctica !uedes llegar a for"ar condiciones real"ente co"!lejas
2.Tablas D)%?4)(as LAS TA-LAS DINAMICAS SON !NA $ERRAMIENTA @!E SIM"LIFICA EL SACAR RE"ORTES EN EXCEL, A CONTIN!ACION M!ESTRO LA IMAEN "ARA LA A"LICACI#N DE ESTA $ERRAMIENTA EN EXCEL 2003 DIFERENTE DE EXC EL 2007.
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2.1C&ea& '%a tabla d)%?4)(a Una tabla din&"ica consiste en el resu"en de un conjunto de datos, atendiendo a arios criterios de agru!acin, re!resentado co"o una tabla de doble entrada ue nos facilita la inter!retacin de dic'os datos. Es din&"ica !orue nos !er"ite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, ca"biando la !resentacin de los datos, isualizando o no los datos srcen, etc... Para auellos ue tengais conoci"ientos de Access es lo "&s !arecido a una consulta de referencias cruzadas, !ero con "&s interactiidad. ;ea"os c"o !ode"os crear una tabla din&"ica a !artir de unos datos ue %a tene"os. Para crear una tabla din&"ica, Excel nos !ro!orciona las tablas % gr&ficos din&"icos. 4u!onga"os ue tene"os una coleccin de datos de los art5culos del al"ac(n con el n"ero de referencia % el "es de co"!ra, ade"&s sabe"os la cantidad co"!rada % el i"!orte del "is"o. ;a"os a crear una tabla din&"ica a !artir de estos datos !ara !oder exa"inar "ejor las entas de cada art5culo en cada "es. Para ello a"os a la !estaa nsertar % 'ace"os clic en abla din&"ica #ta"bi(n !ode"os des!legar el "en 'aciendo clic en la flec'a al !ie del botn !ara crear un gr&fico din&"ico$.
A!arece el cuadro de di&logo de creacin de tablas din&"icas. 7esde au5 !odre"os indicar el lugar donde se encuentran los datos ue uere"os analizar % el lugar donde uere"os ubicarla.
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En nuestro caso indica"os ue a"os a seleccionar los datos de un rango de celdas % ue uere"os ubicarla en una 'oja de c&lculo nuea. Podr5a"os crear una conexin con otra a!licacin !ara obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la o!cin 4elecciona una tabla o rango debe"os seleccionar todas las celdas ue a%an a !artici!ar, inclu%endo las cabeceras. Pulsa"os Ace!tar !ara seguir.
2.2A5l)(a& +)lt&os a '%a tabla d)%?4)(a
/tra caracter5stica til de las tablas din&"icas es !er"itir filtrar los resultados % as5 isualizar nica"ente los ue nos interesen en un "o"ento deter"inado. Esto se e"!lea sobre todo cuando el olu"en de datos es i"!ortante. +os ca"!os !rinci!ales en el !anel % los rtulos en la tabla est&n aco"!aados, en su !arte derec'a, de una flec'a indicando una lista des!legable. Por eje"!lo, si !ulsa"os sobre la flec'a del rtulo @tulos de colu"na nos a!arece una lista co"o e"os en la i"agen con los distintos "eses dis!onibles en la tabla con una casilla de erificacin en cada uno de ellos !ara indicar si los uere"os er o no, "&s una o!cin !ara "arcar todas las o!ciones en este caso todos los "eses. 4i deja"os "arcados "o"ento los "eses !ode"os Enero % 0ebrero, los otros "eses adesa!arecer&n de la% tabla, !ero la no se !ierden, en cualuier isualizarlos oliendo des!legar la lista "arcando casilla #4eleccionar todo$. Para cerrar este cuadro debe"os !ulsar en Ace!tar o sobre )ancelar !ara cerrar % dejarlo co"o estaba. A!licando el filtro a arios ca"!os !ode"os for"ar condiciones de filtrado "&s co"!lejas, !or 1D-36
eje"!lo !ode"os seleccionar er los articulos con referencia 1236 de Abril.
2.3Obte%e& 5&o4ed)os e% '%a tabla d)%? 4)(a Por defecto, al crear una tabla din&"ica, Excel nos genera unos totales con su"atorio, !uede interesarnos "odificar esas fr"ulas !or otras co"o !ueden ser sacar el "&xi"o o el "5ni"o, el !ro"edio, etc. Para 'acer esto debe"os situarnos en cualuier celda de la zona ue uere"os rectificar % 'acer clic con el botn derec'o del ratn, nos a!arece uno!ciones, "en e"ergente diferentes debe"oscon escoger la o!cin )onfiguracin de ca"!o de alor... % nos a!arece un cuadro de di&logo co"o el ue e"os en la i"agen. En este cuadro de di&logo !ode"os escoger c"o uere"os 'acer el resu"en, "ediante 4u"a, )uenta, Pro"edio, etc. a"bi(n !ode"os abrir el cuadro de di&logo con el botn de la !estaa /!ciones.
2.&?+)(os (o% tablas d)%?4)(as Para crear una gr&fica de nuestra tabla din&"ica debere"os 'acer clic en el botn Gr&fico din&"ico de la !estaa /!ciones.
Para ca"biar el for"ato del gr&fico a otro ti!o de gr&fico ue nos agrade "&s o nos conenga "&s segn los datos ue tene"os. Al !ulsar este botn se abrir& el cuadro de di&logo de nsertar gr&fico, all5 debere"os escoger el gr&fico ue "&s nos conenga. +uego, la "ec&nica a seguir !ara trabajar con el gr&fico es la "is"a ue se i en el te"a de gr&ficos.
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3. Ca&a(te&st)(as A
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3.1Fo&4as de (a4b)a& '% +o&4ato En este te"a estudiare"os algunas caracter5sticas aanzadas de Excel ue nos !ueden ser de utilidad cuando uera"os realizar algn trabajo un !oco "&s !rofesional o ue se salga un !oco de lo corriente. 7iferentes for"as de ca"biar un for"ato Para "odificar el for"ato de una o arias celdas, !ode"os elegir entre las distintas for"as ue nos !ro!orciona Excel, es interesante conocerlas todas !ara luego elegir la ue nos resulte "&s c"oda. Estas son las diferentes for"as ue !ode"os utilizar Utilizando la !estaa nicio. :a 'e"os isto, en te"as anteriores, ue en la !estaa nicio, tene"os arios iconos !ara asignar de for"a r&!ida un deter"inado for"ato a los n"eros incluidos en las celdas.
+os for"atos incluidos en la barra son los "&s co"unes. Utilizando las teclas de acceso r&!ido a"bi(n !ode"os escoger un for"ato utilizando las teclas de acceso r&!ido ue ex!one"os en la siguiente tabla
Te(las de A((eso R?5)do E+e(to )@+A:B4V A!licar el for"ato oneda con dos deci"ales #los n"eros negatios a!arecen en rojo$. )@+A:B4W A!licar el for"ato Porcentaje sin deci"ales )@+A:B4X A!licar el for"ato nu"(rico Ex!onencial con dos deci"ales )@+A:B4 A!licar el for"ato 0ec'a con el d5a "es % ao )@+A:B4< A!licar el for"ato 8ora con la 'ora % "inutos e indicar a.". o !." )@+A:B4R A!licar el for"ato ?"ero con dos deci"ales se!arador de "iles % signo "enos #-$ !ara los alores negatios 21-36
Esta for"a "e !er"ite a!licar ta"bi(n en un slo !aso un for"ato, inclu%e for"atos ue no tene"os en la barra 0or"ato, !ero es tal ez "&s co"!licada de utilizar %a ue reuiere ue "e"orice"os las co"binaciones de teclas. Utilizando el cuadro de di&logo 0or"ato de celdas Esta lti"a for"a es "enos r&!ida %a ue reuiere de arios !asos #abrir el cuadro de di&logo, elegir la !estaa adecuada % luego el for"ato deseado$, !ero !er"ite utilizar "uc'os "&s for"atos % sobre todo nos !er"ite er todo el a"!lio abanico de for"atos ue nos ofrece Excel, ade"&s de !er"itir ue defina"os nuestro !ro!io for"ato !ersonalizado. Para abrir el cuadro de di&logo 0or"ato de celdas !ode"os elegir entre - 8acer clic en la flec'a ue a!arece al !ie de la seccin ?"ero #en la i"agen "&s arriba$. - 8acer clic con el botn derec'o sobre la celda % escogiendo del "en contextual la o!cin 0or"ato de celdas... - Presionar la co"binacin de teclas Ct&l 1. Al realizar cualuiera de estas o!eraciones nos a!arece el cuadro de di&logo co"o el ue e"os en la i"agen donde !ode"os escoger entre los diersos for"atos nu"(ricos.
3.2De+)%)& Fo&4atos "e&so%al)Bados Excel !roee una gran cantidad de for"atos nu"(ricos, !ero es !osible ue en algn "o"ento necesite"os algn for"ato ue no est( dis!onible en los est&ndares de Excel. Para subsanar esta carencia Excel dis!one de una 'erra"ienta !ara crear for"atos !ersonalizados. Por defecto todas las celdas de Excel tienen el for"ato de n"ero general. 4u funciona"iento se basa en ue lo ue escribi"os es lo ue tene"os, es decir se ada!ta a lo ue 'a%a"os escrito, %a sea texto, 22-36
n"eros con deci"ales, !orcentajes, etc. Para crear un nueo for"ato debe"os acceder al cuadro de di&logo 0or"ato de celdas, seleccionar la )ategor5a Personalizada % seguida"ente en el cuadro de texto i!o debe"os escribir el cdigo del for"ato ue desea"os crear. Para crear un for"ato de n"ero !ersonalizado, !ri"ero debe"os conocer las reglas de los cdigos !ara crear un for"ato. El for"ato se co"!one de cuatro secciones se!aradas !or N #!unto % co"a$. MMMMMMMMMMMM NMMMMMMMMMMMM N MMMMMMMMMMMM N MMMMMMMMMMMM +a !ri"era seccin define el for"ato ue tendr& el n"ero en la celda si es !ositioN la segunda, si el n"ero es negatio, la tercera, si el n"ero ale ceroN la cuarta si la celda contiene texto. J @esera un d5gito !ara un n"ero, si no se co"!leta el ta"ao definido !or el for"ato se co"!leta con ceros. @esera un d5gito !ara un n"ero, !ero si no se co"!leta el ta"ao definido !or el for"ato se deja en blanco. H @esera un d5gito. Aade es!acios en ceros insignificantes. . Punto deci"al. W 45"bolo !orcentual. , 4e!arador de "illares. E- E e- e ?otacin cient5fica. V - Y # $ uestra estos caracteres. ?o necesitan co"illas. Z uestra el siguiente car&cter en el for"ato. I @e!ite el siguiente car&cter 'asta co"!letar el anc'o de la celda. M 7eja un es!acio
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LtextoL uestra el texto escrito entre la co"illas dobles. < Es!acio reserado !ara texto. [color\ uestra el car&cter en el color es!ecificado. Puede ser ?egro, Azul, )ian, ;erde, agenta, ;erde, @ojo % A"arillo. [color n\ uestra el corres!ondiente color de la !aleta de colores, n !uede ser un n"ero entre J % *6. [alor condicin\ Per"ite escoger tu !ro!io criterio !ara cada seccin de un for"ato nu"(rico. " uestra el "es co"o n"ero sin ceros #1-12$. "" uestra el "es co"o n"ero con ceros #J1-12$. """ uestra el no"bre del "es co"o abreiacin #Ene, 0eb$. """" uestra el no"bre del "es !or co"!leto #Enero, 0ebrero$. """"" uestra la inicial del "es #E, 0$. d uestra el d5a co"o n"ero sin ceros #1-31$. dd uestra el d5a co"o n"ero con ceros #J1-31$. ddd uestra el no"bre del d5a co"o abreiacin #+un, ar$. dddd uestra el no"bre del d5a !or co"!leto #+unes, artes$. %% o %%%% uestra el ao en dos d5gitos #JJ-$ o cuatro #1JJ-$. ' o '' uestra la 'ora co"o n"eros sin ceros #J-23$ o co"o n"eros con ceros #JJ-23$. " o "" uestra los "intos co"o n"eros sin ceros #J-*$ o co"o n"eros con ceros #JJ-*$. s o ss uestra los segundos co"o n"eros sin ceros #J-*$ o co"o n"eros con ceros #JJ-*$. AYP uestra la 'ora en for"ato de 12 'oras, si no se indica esta o!cin se "uestra la 'ora en for"ato 29 'oras. Por eje"!lo, !uedes utilizar el siguiente for"ato !ersonalizado ],[;erde\N#J,JJ]$[@ojo\NL)eroLNLL Este for"ato contiene cuatro secciones se!aradas !or el signo de !unto % co"a % utiliza un for"ato diferente !ara cada seccin. )on este for"ato esta"os indicando ue los n"eros !ositios #1^seccin$ se escriben en erde, llean el signo del euro delante, no se "uestran los ceros no significatios % solo se "uestran 2 deci"ales #.$N los n"eros negatios se escriben en rojo, entre !ar(ntesis con el ] detr&s % con dos deci"ales sie"!reN los alores cero se sustitu%en !or la !alabra cero % los textos !or la cadena nula, es decir ue si en la celda 'a% texto, ese texto desa!arecer&.
3.3El Fo&4ato Co%d)()o%al LOS FORMATOS "ERSONALIADOS SON DE DEMASIADA !TILIDAD C!ANDO MANEJAMOS AL!NA CONDICION ARROJE EL RES!LTADO DE FORMA A!TOMATICA SIN RODEOS, EL ACCESO A ESTA A"LICACI#N EN EXCEL 2003 ES DISTINTA A EXCEL 2007, LO "RESENTAMOS EN LA SI!IENTE =ENTANA.
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1° Acceso a Formato Condicional
2° Formato Condicional
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El for"ato condicional sire !ara ue de!endiendo del alor de la celda, Excel a!liue un for"ato es!ecial o no sobre esa celda. El for"ato condicional suele utilizarse !ara resaltar errores, !ara alores ue cu"!lan una deter"inada condicin, !ara resaltar las celdas segn el alor contenido en ella, etc... )"o a!licar un for"ato condicional a una celda - 4elecciona"os la celda a la ue a"os a a!licar un for"ato condicional. - Accede"os al "en 0or"ato condicional de la !estaa nicio. Au5 tene"os arias o!ciones, co"o resaltar algunas celdas de!endiendo de su relacin con otras, o resaltar auellas celdas ue tengan un alor "a%or o "enor ue otro. Utiliza las o!ciones =arras de datos, Escalas de color % )onjunto de iconos !ara a!licar diersos efectos a deter"inadas celdas. ?osotros nos fijare"os en la o!cin ?uea regla ue !er"ite crear una regla !ersonalizada !ara a!licar un for"ato concreto a auellas celdas ue cu"!lan deter"inadas condiciones. ?os a!arece un cuadro de di&logo ?uea regla de for"ato co"o el ue e"os en la i"agen.
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En este cuadro seleccionare"os un ti!o de regla. ?or"al"ente uerre"os ue se a!liue el for"ato nica"ente a las celdas ue contengan un alor, aunue !uedes escoger otro diferente. En el "arco Editar una descri!cin de regla debere"os indicar las condiciones ue debe cu"!lir la celda % de u( for"a se "arcar&. 7e esta for"a si nos basa"os en el ;alor de la celda !ode"os escoger entre arias o!ciones co"o !ueden ser un alor entre un rango "5ni"o % "&xi"o, un alor "a%or ue, un alor "enor ue % condiciones de ese estilo. +os alores de las condiciones !ueden ser alores fijos o celdas ue contengan el alor a co"!arar. 4i !ulsa"os sobre el botn 0or"ato... entra"os en un cuadro de di&logo donde !ode"os escoger el for"ato con el ue se "ostrar& la celda cuando la condicin se cu"!la. El for"ato !uede "odificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc. Al !ulsar sobre Ace!tar se crear& la regla % cada celda ue cu"!la las condiciones se "arcar&. 4i el alor incluido en la celda no cu"!le ninguna de las condiciones, no se le a!licar& ningn for"ato es!ecial. 4i !ulsa"os sobre )ancelar, no se a!licar&n los ca"bios efectuados en el for"ato condicional. Para !racticar estas o!eraciones te aconseja"os realizar Ejercicio )rear un for"ato condicional.
3.La =al)da()*% de Datos +a alidacin de datos es "u% si"ilar al for"ato condicional, salo ue esta caracter5stica tiene una funcin "u% concreta % es alidar el contenido de una celdaN !udiendo incluso "ostrar un "ensaje de error o aiso si llegara el caso. Para a!licar una alidacin a una celda. - 4elecciona"os la celda ue uere"os alidar. - Accede"os a la !estaa 7atos % !ulsa"os ;alidacin de datos.
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?os a!arece un cuadro de di&logo ;alidacin de datos co"o el ue e"os en la i"agen donde !ode"os elegir entre arios ti!os de alidaciones. En la seccin )riterio de alidacin indica"os la condicin !ara ue el datos sea correcto. 7entro de Per"itir !ode"os encontrar )ualuier alor, ?"ero entero, 7eci"al, +ista, 0ec'a, 8ora, +ongitud de texto % !ersonalizada. Por eje"!lo si elegi"os ?"ero entero, Excel slo !er"itir& n"eros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un n"ero deci"al, se !roducir& un error. Pode"os restringir "&s los alores !er"itidos en la celda con la o!cin 7atos, donde, !or eje"!lo, !ode"os indicar ue los alores est(n entre 2 % D. 4i en la o!cin Per"itir elegi"os +ista, !odre"os escribir una lista de alores !ara ue el usuario !ueda escoger un alor de los dis!onibles en la lista. En el recuadro ue a!arecer&, /rigen !odre"os escribir los distintos alores se!arados !or N #!unto % co"a$ !ara ue a!arezcan en for"a de lista. En la !estaa ensaje de entrada !ode"os introducir un "ensaje ue se "uestre al acceder a la celda. Este "ensaje sire !ara infor"ar de u( ti!os de datos son considerados &lidos !ara esa celda. En la !estaa ensaje de error !ode"os escribir el "ensaje de error ue uere"os se le "uestre al usuario cuando introduzca en la celda un alor incorrecto.
3.E%laBa& G Co%sol)da& Ho6as Enlazar 'ojas de trabajo. El conce!to de enlazar en Excel es el 'ec'o de utilizar fr"ulas de arias 'ojas !ara co"binar datos. Al enlazar 'ojas de trabajo esta"os creando una de!endencia de una con res!ecto a la otra, a!areciendo as5 dos conce!tos - el l)b&o de t&aba6o de5e%d)e%te es el ue contiene las fr"ulas. - el l)b&o de t&aba6o +'e%te es el ue contiene los datos. +a cuestin ue debe"os !lantearnos antes de enlazar 'ojas de trabajo, es si real"ente nos 'ace falta co"!licarnos tanto o sencilla"ente !ode"os 'acerlo todo en una "is"a 'oja. ?o existe una res!uesta gen(rica, de!ender& de la energadura de los datos % de las fr"ulasN si las 'ojas las an a utilizar arias !ersonas, etc... Para crear un libro de trabajo de!endiente debe"os crear fr"ulas de referencias externas, es decir fr"ulas ue 'acen referencia a datos ue se encuentran en una 'oja externa a la ue est& la fr"ula. _)"o crear fr"ulas de referencias externasH Para crear fr"ulas de referencia externa debe"os seguir los siguientes !asos - Abrir el libro de trabajo fuente #el libro ue contiene los datos$. - Abrir el libro de trabajo de!endiente % seleccionar la celda donde uere"os incluir la fr"ula. - ntroducir la fr"ula de la for"a ue 'e"os 'ec'o sie"!re, cuando se llegue al !unto de escoger las celdas de datos, actiar el libro de trabajo fuente % seleccionar las celdas necesarias. 2D-36
- er"inar la fr"ula % !ulsar ntro. +as referencias al libro externo las gestiona auto"&tica"ente Excel, incluso si ca"bia"os el no"bre del arc'io donde est&n los datos desde Arc'io ` Guardar co"o... las referencias ta"bi(n se ca"biar5an. 4i en el libro de trabajo de!endiente uere"os er todos los 5nculos a las !&ginas fuente !ode"os 'acerlo accediendo a la !estaa 7atos % 'aciendo clic en el botn Editar 5nculos... ?os a!arece el cuadro de di&logo odificar 5nculos donde !ode"os 'acer "odificaciones sobre los 5nculos. Actualizar alores Actualiza la lista con los 5nculos. )a"biar srcen Pode"os "odificar el srcen del 5nculo seleccionado. Abrir srcen Abre el libro del 5nculo seleccionado. @o"!er 5nculo Suita los 5nculos de las fr"ulas externas. )o"!robar estado )o"!rueba el estado del srcen. Pregunta inicial Pode"os incluir una adertencia al abrir el libro de!endiente, indicando ue tene"os enlaces externos. )onsolidar 'ojas de trabajo. El conce!to de consolidar 'ojas de trabajo iene "u% ligado al conce!to de enlace ue acaba"os de er. )uando 'abla"os de consolidar 'ojas de trabajo esta"os entablando una relacin entre arias 'ojas de trabajo, !or tanto es "u% !osible ue existan enlaces entre esas 'ojas de trabajo. Un eje"!lo donde se !uede utilizar la consolidacin de 'ojas de trabajo !uede ser una co"!a5a ue dis!one de arios de!arta"entos, cada uno de ellos con un !resu!uesto, !ara conocer el !resu!uesto total de la e"!resa, crear5a"os una 'oja de!endiente % los libros fuentes ser5an los libros de los de!arta"entos con sus !re!uestos. 4i !ulsa"os sobre la !estaa 7atos % !ulsando el botn )onsolidar... nos a!arece el 2-36
cuadro de di&logo )onsolidar co"o e"os en la i"agen donde !ode"os escoger - la 0uncin a utilizar, - en @eferencia a"os seleccionando las celdas de uno de los libros fuentes, - !ulsa"os sobre Agregar !ara aadir las celdas seleccionadas a la lista de todas las referencias, - re!eti"os los dos lti"os !asos !ara seleccionar las celdas de los diferentes libros fuentes, - final"ente !ulsa"os en Ace!tar !ara finalizar la fr"ula. 4i "arca"os la casilla )rear 5nculos con los datos de srcen, los datos de los libros fuente se incluir&n en el libro consolidado a "odo de esue"a, % si ca"bia"os un alor en el srcen, ese ca"bio uedar& auto"&tica"ente reflejado en el libro consolidado.
3./E(el e I%te&%et Excel nos ofrece la !osibilidad de co"!artir nuestras 'ojas de trabajo en la eb % ta"bi(n recoger infor"acin de nternet. )onertir una 'oja en !&gina eb. Para !oder ex!oner #LcolgarL$ en nternet nuestro trabajo realizado en Excel, debe"os conertirlo a un for"ato reconocible !or los naegadores #'t"l o x"l$. Para 'acer esto debe"os seguir los siguientes !asos - Pulsar sobre el =otn /ffice. - 4eleccionar la o!cin Guardar co"o.
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- En el cuadro de di&logo Guardar co"o ti!o tendre"os ue seleccionar el ti!o P&gina eb en Guardar co"o ti!o . En esta !antalla dis!one"os de dos !osibles "odos de guardar la !&gina eb Una ez 'a%a"os elegido la o!cin ue "&s nos interesa segn nuestras necesidades !ode"os !ulsar sobre Guardar % tendre"os nuestra 'oja Excel guardada co"o una !&gina eb con la extensin .'t" en lugar del cl&sico .xls. Una ez tene"os nuestra 'oja conertida a for"ato 't"l tendre"os ue subirla a un seridor de nternet !ara ue !ueda ser ista !or los internautas.
. Ma(&os LAS MACROS EN EXCEL SON !NA $ERRAMIENTA @!E A!TOMATIA "ROCESOS, LA MANERA DE ACCESAR EN EXCEL 2003 ES COMO LO M!ESTRA LA SI! IENTE IMAEN A COM"ARACION ES DIFERENTE CON EXCEL 2007.
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En esta unidad estudiare"os u( son las acros, en u( nos !ueden a%udar % c"o crear "acros auto"&tica"ente. Esta unidad tratar& de "anera "u% sencilla el te"a de "acros sin entrar en !rofundidad con el lenguaje de !rogra"acin utilizado !or 4 Excel, el ;isual =asic A!!lication #;=A$, %a ue esto ocu!ar5a un curso entero % se sale del objetio del curso.
.1I%t&od'(()*% )uando trabaja"os con un libro !ersonalizado, es decir, ue nos 'e"os definido con una serie de caracter5sticas es!ec5ficas co"o !uedan ser el ti!o de letra, el color de ciertas celdas, los for"atos de los c&lculos % caracter5sticas si"ilares, !erde"os "uc'o tie"!o en for"atear todo el libro si dis!one"os de "uc'as 'ojas. )on las "acros lo ue se !retende es auto"atizar arias tareas % fusionarlas en una sola, aadiendo !or eje"!lo un botn en nuestro libro ue al !ulsar sobre (l realice todas esas tareas.
.2C&ea& '%a 4a(&o a'to4?t)(a4e%te +a for"a "&s f&cil e intuitia de crear "acros es crearlas "ediante el grabador de "acros del ue dis!one Excel. Este grabador de "acros te !er"ite grabar las acciones deseadas ue !osterior"ente las traduce a instrucciones en ;=A, las cuales !ode"os "odificar !osterior"ente si tene"os conoci"ientos de !rogra"acin. Para grabar una "acro debe"os acceder a la !estaa ;ista % des!liega el sub"en acros % dentro de este sub"enu seleccionar la o!cin Grabar "acro... Ade"&s de esta o!cin en el "en !ode"os encontrar las siguientes o!ciones ;er acros... - 7onde accede"os a un listado de las "acros creadas en ese libro. 32-36
Usar referencias relatias - )on esta o!cin utilizare"os referencias relatias !ara ue las "acros se graben con acciones relatias a la celda inicial seleccionada. Al seleccionar la o!cin Grabar "acro..., lo !ri"ero ue e"os es el cuadro de di&logo Grabar "acro donde !ode"os dar un no"bre a la "acro #no est& !er"itido insertar es!acios en blanco en el no"bre de la "acro$. Pode"os asignarle un (todo abreiado "ediante la co"binacin de las tecla )@+ Luna tecla del tecladoL. El !roble"a est& en encontrar una co"binacin ue no utilice %a Excel. En Guardar "acro en !ode"os seleccionar guardar la "acro en el libro actio, en el libro de "acros !ersonal o en otro libro. En 7escri!cin !ode"os describir cu&l es el co"etido de la "acro o cualuier otro dato ue crea"os coneniente. Para co"enzar la grabacin de la "acro !ulsa"os el botn Ace!tar % a continuacin, si nos fija"os en la barra de estado, encontrare"os este botn en la barra de estado
donde tene"os la
o!cin de detener la grabacin. A !artir de entonces debe"os realizar las acciones ue uera"os grabar, es coneniente no seleccionar ninguna celda a !artir de la grabacin, %a ue si selecciona"os alguna celda !osterior"ente, cuando ejecute"os la "acro, la seleccin nos !uede ocasionar !roble"as de celdas fuera de rango. Una ez concluidas las acciones ue uere"os grabar, !resiona"os sobre el botn 7etener barra de estado, o accediendo al "en de acros % 'aciendo clic en .
de la
.3E6e('ta& '%a Ma(&o Una ez creada una "acro, la !odre"os ejecutar las eces ue uera"os. Antes de dar la orden de ejecucin de la "acro, de!endiendo del ti!o de "acro ue sea, ser& necesario seleccionar o no las celdas ue uera"os ueden afectadas !or las acciones de la "acro. Por eje"!lo si 'e"os creado una "acro ue auto"&tica"ente da for"ato a las celdas seleccionadas, tendre"os ue seleccionar las celdas !reia"ente antes de ejecutar la "acro. 33-36
Para ejecutar la "acro debe"os acceder al "en ;er acros..., ue se encuentra en el "en acros de la !estaa ;ista, % nos a!arece el cuadro de di&logo acro co"o el ue e"os en la i"agen donde tene"os una lista con las "acros creadas. 7ebe"os seleccionar la "acro deseada % !ulsar sobre el botn Ejecutar. 4e cerrar& el cuadro % se ejecutar& la "acro. En cuanto al resto de botones )ancelar - )ierra el cuadro de di&logo sin realizar ninguna accin. Paso a !aso - Ejecuta la "acro instruccin !or instruccin abriendo el editor de !rogra"acin de ;isual =asic. odificar - Abre el editor de !rogra"acin de ;isual =asic !ara "odificar el cdigo de la "acro. Estos dos lti"os botones son !ara los ue sa!an !rogra"ar. Eli"inar - =orra la "acro. /!ciones - Abre otro cuadro de di&logo donde !ode"os "odificar la tecla de "(todo abreiado #co"binacin de teclas ue !rooca la ejecucin de la "acro sin necesidad de utilizar el "en$ % la descri!cin de la "acro.
.C&ea& '%a Ma(&o Ma%'al4e%te Para crear una "acro de for"a "anual es necesario tener conoci"ientos de !rogra"acin en general % de ;isual =asic en !articular, %a ue es el lenguaje de !rogra"acin en el ue se basa el ;=A de Excel. 4i no tienes esta base !uedes saltarte este !unto del te"a. Pri"ero debe"os abrir el editor ;isual =asic !resionando la co"binacin de teclas Alt 011. Una ez abierto el editor de ;isual =asic debe"os insertar un "dulo de trabajo ue es donde se al"acena el cdigo de las funciones o !rocedi"ientos de las "acros. Para insertar un "dulo accede"os al "en nsertar ` dulo. A continuacin debe"os !lantearnos si lo ue a"os a crear es una funcin #en el caso ue deuela algn alor$, o si !or el contrario es un !rocedi"iento #si no deuele ningn alor$. Una ez concretado ue es lo ue a"os a crear, accede"os al "en nsertar ` Procedi"iento...
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?os a!arece un cuadro de di&logo co"o e"os en la i"agen donde le da"os el ?o"bre al !rocedi"ientoYfuncin sin insertar es!acios en su no"bre. a"bi(n escoge"os de u( i!o es, si es un Procedi"iento, 0uncin o es una Pro!iedad. Ade"&s !ode"os seleccionar el "bito de ejecucin. 4i lo !one"os co"o Pblico !odre"os utilizar el !rocedi"ientoYfuncin desde cualuier otro "dulo, !ero si lo crea"os co"o Priado solo !odre"os utilizarlo dentro de ese "dulo. Una ez seleccionado el ti!o de !rocedi"iento % el &"bito !resiona"os sobre Ace!tar % se abre el editor de ;isual =asic donde escribi"os las instrucciones necesarias !ara definir la "acro.
.'a&da& '% a&(H)
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7ale un no"bre % el arc'io se al"acenar&. )uando abri"os un arc'io ue tiene acros al"acenadas se nos "ostrar& este anuncio bajo la banda de o!ciones
Esto ocurre !orue /ffice no conoce la !rocedencia de las acros. )o"o est&n co"!uestas !or cdigo !odr5an realizar acciones ue fuesen !erjudiciales !ara nuestro eui!o. 4i conf5as en las !osibles acros ue contuiese el arc'io o las 'as creado t !ulsa el botn /!ciones !ara actiarlas. A!arecer& este cuadro de di&logo
4elecciona la o!cin 8abilitar este contenido % !ulsa Ace!tar.
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