Excel Avanzado 2013

UNIVERSIDAD NACIONAL DE INGENIERIA PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE UNIDADES DE SERVICIOS

UNI - PAUS

MICROSOFT EXCEL 2013 AVANZADO Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres

Microsoft Excel 2013 - Avanzado

Contenido Presentación ................................................................................................................................. 3 Capítulo 1: Introducción a Excel 2013........................................................................................... 5 1.1 Historia Y Versiones .......................................................................................................... 6 1.2 Especificaciones, Límites y Problemas ............................................................................. 8 1.3 Las novedades de Excel 2013........................................................................................... 9 Inicio Rápido .......................................................................................................................... 9 Análisis de Datos Instantáneos ............................................................................................ 10 Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos ................................ 10 Crear un gráfico adecuado para los datos ........................................................................... 11 Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos ...................................................... 11 Un libro, una ventana ........................................................................................................... 11 Nuevas funciones de Excel .................................................................................................. 11 Capítulo 2: Segmentación de Datos y Filtros .............................................................................. 12 2.1 Segmentación de datos ..................................................................................................... 14 2.2 Filtros ................................................................................................................................. 16 Capítulo 3: Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones ......................................................... 24 3.1 Entorno y estructura de Ms Excel ...................................................................................... 24 3.2 Administrador de nombres ................................................................................................. 25 3.3 Generalidades de las funciones ........................................................................................ 30 3.4 Referencias........................................................................................................................ 31 Referencias relativas............................................................................................................ 31 Referencias absolutas.......................................................................................................... 32 Referencias mixtas............................................................................................................... 32 Referencias Externas ........................................................................................................... 33 Referencias en Macros ........................................................................................................ 34 3.5 Funciones .......................................................................................................................... 34

Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres

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Microsoft Excel 2013 - Avanzado Funciones Lógicas ............................................................................................................... 35 Funciones de Búsqueda y Referencia ................................................................................. 45 Combinación de Fórmulas y Funciones ............................................................................... 69 Funciones Matriciales .......................................................................................................... 74 3.6 Errores de Excel ................................................................................................................ 80 Capítulo 4: Restricción de Datos y Formatos condicionados ...................................................... 84 4.1 Formato Condicional.......................................................................................................... 84 Aplicar Formato a todas las celdas según sus valores: ....................................................... 85 Aplicar Formato únicamente a las celdas que contengan: .................................................. 88 Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior: ................................................ 88 Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: ............... 88 Aplicar Formato a los valores únicos o duplicados: ............................................................. 88 Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: .................................... 89 4.2 Validación de Datos ........................................................................................................... 94 Capítulo 5: Tablas Dinámicas ................................................................................................... 101 Capítulo 6: Importación de Datos .............................................................................................. 106 6.1 Importación desde Texto ................................................................................................. 107 6.2 Importación desde la Web ............................................................................................. 109 6.3 Importación desde Access............................................................................................. 111 6.4 Microsoft Query ............................................................................................................. 113 Capítulo 7: Macros .................................................................................................................... 126 7.1 Excel y Visual Basic para Aplicaciones ........................................................................... 126 7.2 Ventajas de VBA.............................................................................................................. 127 7.3 Desventajas de VBA ........................................................................................................ 128 7.4 La Grabadora de Macros ................................................................................................. 128


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Presentación El presente manual de Excel Avanzado ha sido diseñado para usarse en cursos de Microsoft Office Excel 2013 impartidos en el Programa de Administración de Unidades de Servicios de la Universidad Nacional de Ingeniería para usuarios con conocimientos previos de Excel. Microsoft® Excel® 2013 ofrece características enriquecidas, nuevas y mejoradas para el conjunto de aplicaciones de productividad más popular del mundo. Excel 2013 permite analizar, administrar y compartir información de más maneras que nunca y le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Con las herramientas de análisis y visualización de datos, junto con las tecnologías de inteligencia empresarial con características de autoservicio administradas, y las nuevas herramientas de trabajo skydrive para compartir información y guardar documentos en la red más grande del mundo, puede crear perspectivas de negocios e información eficaces que realizan un seguimiento de los datos importantes, resaltan las tendencias y comunican los resultados mediante gráficos de gran calidad. El texto empieza con una Introducción a Excel y sus versiones anteriores, además de hacer una comparación con sus antecesores y analizar las novedades principales de la versión 2013. Los acápites siguientes se enfocan en el uso de ciertos comandos considerados necesarios para el uso y la administración de datos en un libro de cálculo, reducción de errores, resaltar información en dependencia de los requerimientos del usuario, complementos de trabajo para inteligencia de negocios, importación de datos desde diferentes medio y automatización básica de procesos cotidianos a través de macros que contribuyan a la reducción de tiempo en procesos monótonos de trabajo. Aunque Excel fue diseñado como un programa para operaciones financieras y contables hoy por hoy este programa es usado además por Estadistas, Ingenieros, Administradores de proyectos, matemáticos, investigadores, médicos e incluso abogados e historiadores, puesto que por su gran gama de comandos y funciones de todo tipo ha sido de gran utilidad en el desarrollo de hojas de cálculo que contribuyen a


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reducir la carga de trabajo y aumentar la rapidez en el desarrollo de informes especializados. En el moderno mundo de hoy en día son muchas las empresas que adquieren un software especializado para la administración de información y la ejecución de procesos que facilitan en gran cantidad el trabajo diario, sin embargo muchos de estos están diseñados bajo un marco fijo de trabajo y no están abiertos a posibles cambios en los procesos, ya sea para mejorar o por factores externos (como los legales), es ahí donde nos vemos en la necesidad de hacer uso de aquellas herramientas que ya poseemos pero que no explotamos, y que podrán hasta cierto punto resolver muchas limitaciones que los software más caros no pueden. El curso y manual de Excel avanzado está estructurado para poder aprovechar al máximo las ventajas que ofrece una de las herramientas más poderosas en el mundo de las Tecnologías de Información, facilitando las operaciones a través de comandos y funciones poco conocidos y de gran utilidad.


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Capítulo 1: Introducción a Excel 2013 Microsoft Excel (Ms Excel) es un software diseñado para el manejo de hojas de cálculo, desarrollado y distribuido por Microsoft, y utilizado normalmente en tareas financieras y contables, aunque hoy por hoy las características que ofrece han superado estos límites y barreras. Ms Excel es una herramienta ofimática perteneciente al conjunto de programas denominados hoja de cálculo electrónica, en la cual se puede escribir, almacenar, manipular, calcular y organizar todo tipo de información numérico o de texto. Ms Excel se encuentra dentro del paquete de herramientas o programas ofimáticos llamados Office, el programa ofimático Excel es la hoja de cálculo electrónica más extendida y usada a nivel global, siendo en la actualidad la herramienta complementaria en las diferentes especialidades, ingeniería, finanzas, matemática, física o contabilidad. Una hoja de cálculo electrónica se define como un programa informático compuesto por columnas, filas y celdas, donde la intersección de las columnas y las filas son las celdas, en el interior de cada celda es el sitio donde podemos escribir cualquier tipo de información que posteriormente será tratada, siendo cada celda única en toda la hoja de cálculo. La principal ventaja del uso de las hojas de cálculo electrónicas reside en que es posible interconectar unas celdas con otras mediante el uso de funciones o reglas, de tal forma que si cambia el valor de una celda, automáticamente la hoja de cálculo electrónica recalculará y actualizará los valores de las otras celdas. Esta ventaja fue el origen y la base para impulsar el desarrollo de las hojas de cálculo electrónicas, debido a que antiguamente al no disponer de dicha herramienta informática, el trabajo de recalcular las diferentes hipótesis de un modelo matemático, físico o financiero representaba un tiempo y esfuerzo enorme, además del riesgo de caer en algún error durante el cálculo. Este problema fue solucionado mediante el desarrollo y uso de las


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hojas de cálculo electrónicas las cuales al cambiar cualquier dato del modelo en menos de 1 segundo y sin error recalcula todo el modelo aportando un resultado totalmente fiable. La principal ventaja del Ms Excel es la versatilidad y funcionalidad que presenta a la hora de realizar cualquier tipo de modelo, con Excel podemos generar hojas para el diseño y cálculo de estructuras civiles, gestión de riesgos, control contable de una empresa, gestión y control de los stocks de un almacén, diseños de modelos matemáticos, gestión de bases de datos, generación de presupuestos, planificación de proyectos, etc…. Un amplio abanico de posibilidades se puede cubrir con el uso del programa Ms Excel.

1.1 Historia Y Versiones Microsoft comercializó originalmente un programa de Hoja de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Posteriormente Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2.05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lent

| a al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a

Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC solidificándolo como un competidor válido y mostró su futuro como desarrollador de software GUI. Microsoft empujó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual es Excel 15.0, también denominada Microsoft Excel 2013. La lista de versiones de Excel que han sido lanzadas al mercado para Microsoft Windows es:


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Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo computación inteligente de datos, donde existen celdas dependientes de otras celdas se actualizan al instante (programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos cada cierto tiempo o esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia con Microsoft Word. Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo entorno de desarrollo integrado (IDE). La grabación de macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la automatización de simples tareas. (VBA) permite la creación de formularios y controles en la hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a objetos. La funcionalidad de la automatización proporcionada por (VBA) originó que Excel se convirtiera en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres

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mundo corporativo hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas tardíamente para prevenir el uso indebido de Excel mediante la adición de la capacidad para deshabilitar la ejecución automática de las macros al abrir un archivo.

1.2 Especificaciones, Límites y Problemas Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.

Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones más antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual. El 22 de septiembre del 2007 se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de números, para los que el producto sea 65535 (tales como 850 y 77.1), Excel muestra como resultado de la operación 100000. Esto ocurre con alrededor del 14.5% de tales pares. Además, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100001. No obstante, si se resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65534 (también si se multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131070 y 32767.5, respectivamente).


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Dada la importancia que posee el estudio de las finanzas en ámbito académico, toma especial interés el manejo de dichos conceptos de forma ágil, para conseguir rapidez y precisión en el análisis. La forma más rápida de conseguir dicho objetivo es a través de la aplicación de finanzas en una hoja de cálculo, para el caso, Excel. Las hojas de cálculo proporcionan una solución rápida y sencilla a las nuevas exigencias que se presentan en el mundo actual. Excel a través de un ambiente gráfico permite realizar operaciones matemáticas básicas y complejas y desarrollar diferentes funciones (financieras, lógicas, estadísticas, matemáticas, etc.). Microsoft Excel 2013 permite analizar, administrar y compartir información de más formas que nunca, lo que le ayuda a tomar decisiones mejores y más inteligentes. Las nuevas herramientas de análisis y visualización le ayudan a realizar un seguimiento y resaltar importantes tendencias de datos. Obtenga acceso fácilmente a datos importantes dondequiera que vaya desde prácticamente cualquier explorador web o Smartphone. Incluso puede cargar sus archivos en Internet y trabajar simultáneamente con otras personas en línea. Tanto como si produce informes financieros o administra sus gastos personales, Excel 2013 brinda más eficiencia y flexibilidad para lograr sus objetivos.

1.3 Las novedades de Excel 2013 Lo primero que verá cuando abra Excel es un aspecto totalmente nuevo. Es más limpio pero también está diseñado para ayudarle a lograr resultados profesionales con rapidez. Encontrará muchas características nuevas que le permiten olvidarse de barreras de números y dibujar imágenes más persuasivas de sus datos, guiándole hacia decisiones mejores y más fundamentadas. Inicio Rápido Las plantillas realizan la mayoría del trabajo de diseño y configuración por usted, por lo que se puede centrar en sus datos. Al abrir Excel 2013, verá plantillas para presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.


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Análisis de Datos Instantáneos La nueva herramienta Análisis rápido permite convertir los datos en un gráfico o tabla en dos pasos o menos. Obtenga una vista previa de los datos con formato condicional, minigráficos o gráficos, y haga que su elección se mantenga con solo un clic del ratón. Solía requerir algo de trabajo analizar sus datos pero ahora solo son necesarios unos pasos. Puede crear al instante diferentes tipos de gráficos, incluidos: gráficos de líneas y columnas, o agregar gráficos en miniatura (denominados minigráficos). También puede aplicar un estilo de tabla, crear tablas dinámicas, insertar totales con rapidez y aplicar formato condicional.

Rellenar una columna completa de datos en un abrir y cerrar de ojos Relleno rápido es como un asistente de datos que termina el trabajo por usted. Tan pronto como detecta lo que desea hacer, Relleno rápido introduce el resto de los datos de una sola vez, siguiendo el patrón que reconoce en los datos. Para ver cuándo esta característica resulta especialmente útil.


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Crear un gráfico adecuado para los datos Con las Recomendaciones de gráficos, Excel recomienda los gráficos más adecuados para los datos. Eche un vistazo rápido para ver el aspecto de los datos en los distintos gráficos y elija aquel en el que se muestren mejor las ideas que desea presentar.

Filtrar datos de tabla usando segmentaciones de datos Introducida por primera vez en Excel 2010 como una manera interactiva de filtrar datos de tabla dinámica, la segmentación de datos puede filtrar datos en tablas de Excel, tablas de consultas y otras tablas de datos. Más sencilla de configurar y de usar, la segmentación de datos muestra el filtro actual para que pueda saber exactamente qué datos está mirando. Un libro, una ventana En Excel 2013 cada libro tiene dentro su propia ventana, facilitando el trabajo en dos libros a la vez. Hace la vida más sencilla cuando trabaja en dos monitores. Nuevas funciones de Excel Encontrará varias funciones nuevas en las categorías de función de matemáticas, trigonometría, estadística, ingeniería, fecha y hora, búsqueda y referencia, lógica y texto. También son novedades algunas funciones de servicio web para hacer referencia a servicios web compatibles con la Transferencia de estado de representación (REST) existente.


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Capítulo 2: Segmentación de Datos y Filtros Como todos conoceremos, cuando un usuario de Excel utiliza la herramienta de Filtros, se colocan de forma automática los controles de filtrado en los encabezados de tabla, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

A manera de repaso, recordemos que: Para un filtrado rápido: 1. Haga clic en la flecha

del encabezado de tabla de

la columna que desea filtrar. 2. En la lista de texto o números, desactive la casilla (Seleccionar todo) de la parte superior de la lista y, a continuación, active las casillas de los elementos que desea mostrar en su tabla. Observación: Para ver más elementos en la lista, arrastre el controlador de la esquina inferior derecha de la galería de filtros para ampliarla. 3. Haga clic en Aceptar.


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La flecha de filtrado del encabezado de tabla cambia a este icono

para indicar que

hay un filtro aplicado. Haga clic en el filtro para cambiarlo o borrarlo.

Filtrar por texto o números específicos 1. Haga clic en la flecha

del encabezado de tabla de la columna que desea

filtrar. 2. Si la columna tiene números, haga clic en Filtros de número. Si la columna tiene entradas de texto, haga clic en Filtros de texto. 3. Elija la opción de filtrado que desee y, a continuación, introduzca sus condiciones de filtrado. Por ejemplo, para mostrar números por encima de una cantidad determinada, elija Mayor o igual que y, a continuación, introduzca el número que está pensando en el cuadro adyacente.


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Para filtrar por dos condiciones, introduzca las condiciones de filtrado en ambos conjuntos de cuadros y elija Y para que ambos sean verdadero y O para que cualquiera de las condiciones sea verdadera. Filtrar elementos por color Si ha aplicado diferentes colores de celda o de fuente o un formato condicional, puede filtrar por los colores o los iconos que se muestran en la tabla. 1. Haga clic en la flecha encabezado

de

tabla

del de

la

columna que tiene formato de color

o

formato

condicional

aplicado. 2. Haga clic en Filtrar por color y, a continuación, elija el color de celda, el color de fuente o el icono por el que desea filtrar. Los tipos de opciones de color que tendrá dependerán de los tipos de formato que haya aplicado.

2.1 Segmentación de datos Microsoft Excel 2010 incorporó segmentaciones de datos como una nueva manera de filtrar datos de tabla dinámica. En Excel 2013, también se puede crear segmentaciones de datos para filtrar sus datos de tabla. Una segmentación de datos es realmente útil, porque indica claramente qué datos se muestran en la tabla tras filtrar los datos.


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Esta es la manera en que puede crear una para filtrar sus datos: 1. Haga clic en cualquier lugar de la tabla para mostrar Herramientas de tabla de la cinta de opciones.

2. Haga clic en Diseño > Insertar Segmentación de datos.

3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active las casillas para las que desea crear segmentaciones de datos. 4. Haga clic en Aceptar. Aparecerá una segmentación de datos para cada encabezado de tabla que ha activado en el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos.


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5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos que desea mostrar en su tabla. Para elegir más de un elemento, mantenga presionada la tecla Ctrl y, a continuación, elija los elementos que desea mostrar. Nota: Para cambiar el aspecto de las segmentaciones de datos, haga clic en la segmentación de datos para mostrar las Herramientas de segmentación de datos en la cinta de opciones y, a continuación, aplique un estilo de segmentación de datos o cambie la configuración de la pestaña Opciones.

2.2 Filtros Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en una tabla, seleccionar aquellos que correspondan con algún criterio determinado por el usuario. Excel ofrece dos formas de filtrar información: - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. Los filtros avanzados son útiles, en especial, cuando estamos trabajando con bases de datos en Excel; si bien conviene recordar que Excel es una Hoja de cálculo y no un gestor de Bases de datos, como lo es Ms Access. Podemos suponer que tenemos una Base de datos en una hoja de cálculo, y que pretendemos aplicar filtros avanzados, para encontrar algunos registros; ello en aquellas ocasiones en que los Autofiltros se quedan “cortos” en función de lo que se

pretende obtener; los Filtros Avanzados

desaparecen las restricciones o limitaciones que pudiese tener el Autofiltro. En primer lugar recordaremos desde donde activamos esta herramienta avanzada; si utilizamos Ms Excel 2003 navegaremos por el Menú Datos > Filtro > Filtro avanzado; si nos decidimos por versiones posteriores incluyendo la versión 2013 iremos al Menú Datos > Ordenar y Filtrar >Avanzadas.


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Para poder aplicar esta herramienta avanzada debemos saber que además de nuestra base de datos, necesitamos un rango de celdas a parte en donde indicar cuáles son los criterios de filtro, es decir, dos rangos: 1. Rango de la lista, y 2. Rango de criterios. En Excel puedes realizar un filtrado de datos totalmente personalizado proporcionando los criterios que deseas aplicar a la información, en la figura que se muestra a continuación se visualiza la ventana que se habilita para que el usuario determine las propiedades del filtro avanzado:

A continuación se muestra su uso, en el escenario de copiar los datos filtrados en otro lugar: Supongamos la siguiente tabla de datos.


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Los criterios por los cuales se realizará el filtrado deben especificarse dentro de celdas de la misma hoja. Supongamos que deseo filtrar los registros del departamento de Finanzas.

Para este ejemplo se colocaron los criterios por arriba de la tabla de datos aunque realmente su ubicación no es de suma importancia.


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Antes de aplicar el filtro avanzado se debe seleccionar la tabla de datos (A4:D13) y posteriormente ir a la ficha Datos y pulsar el botón Avanzadas que se encuentra en el grupo Ordenar y filtrar. Se mostrará el cuadro de diálogo Filtro avanzado.

Observa cómo en el cuadro de texto para Rango de criterios se ha seleccionado el rango que contiene las condiciones del filtro avanzado necesarias. Solamente resta pulsar el botón Aceptar para aplicar el filtro.

El resultado es precisamente lo que se requiere, así que el filtrado avanzado ha sido exitoso. Pero ahora ha lugar a un desafío mayor ¿Cómo podría hacer para


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especificar condiciones para una segunda columna? Supongamos que se requiere filtrar la información de las personas que tienen apellido Hernández y que además pertenecen al departamento de Finanzas. Para filtrar los datos por estos criterios se debe agregar dichas condiciones en otra celda.

Observa cómo el Rango de la lista es el mismo que en el caso anterior ya que son los mismos datos, pero el Rango de criterios ahora abarca también las celdas que contienen el criterio para el Apellido. Al aceptar los cambios Excel aplicará el filtro avanzado adecuadamente.


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De la misma manera puedes especificar un criterio para cada columna. Hasta ahora solamente se ha especificado una sola condición por columna, pero igual se puede agregar a los resultados del filtro la información del departamento de Informática. Para ello solamente se agregará una fila adicional al rango de criterios de la siguiente manera.

Al aceptar los cambios Excel filtrará la información de los empleados de Finanzas con apellido Hernández y además mostrará la información de los empleados del departamento de Informática sin importar el apellido que tengan.


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En la opción de filtros avanzados, el usuario siempre tiene dos opciones: 

Filtrar el rango de la lista ocultando las filas que no cumplen los criterios, para ello haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.



Filtrarlo copiando las filas que cumplen los criterios a otra área de la hoja de cálculo, haga clic en Copiar a otro lugar, después en la casilla Copiar a y, por último, en la esquina superior izquierda del área donde desea pegar las filas.

Observación: Al copiar filas filtradas en otra ubicación, se pueden especificar las columnas que se deben incluir en la operación de copia. Antes de filtrar, copie las etiquetas de columna de las columnas deseadas en la primera fila del área donde va a pegar las filas filtradas. Cuando filtre, escriba una referencia a las etiquetas de columna copiadas en el cuadro Copiar en. De este modo, las filas copiadas incluirán solo las columnas cuyas etiquetas se hayan copiado. Nota El comando Avanzadas funciona de forma diferente del comando Filtrar en varios aspectos importantes. - Muestra el cuadro de diálogo Filtro avanzado en vez del menú de filtro automático. - Los criterios avanzados se escriben en un rango de criterios independiente en la hoja de cálculo y sobre el rango de celdas o la tabla que desee filtrar. Microsoft Office Excel usa el rango de criterios independiente del cuadro de diálogo Filtro avanzado como el origen de los criterios avanzados.


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Considerar la distinción entre mayúsculas y minúsculas Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, puede usar una fórmula para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas. Utilizar nombres predefinidos Se puede asignar a un rango el nombre Criterios y la referencia del rango aparecerá automáticamente en el cuadro Rango de criterios. También se puede definir el nombre Base de datos para el rango de la lista que se debe filtrar y definir el nombre Extraer para el área donde desea pegar las filas, y estos rangos aparecerán automáticamente en los cuadros Rango de la lista y Copiar a, respectivamente.


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Capítulo 3: Estructura de Datos en Ms Excel y Funciones 3.1 Entorno y estructura de Ms Excel El entorno de trabajo básico de Microsoft Excel es un archivo de libro de trabajo que puede contener una o más hojas de cálculo. Una hoja de cálculo es similar a un libro de contabilidad, con números, texto y resultados de cálculos alineados en columnas y filas. Pero a diferencia de un libro de contabilidad, cuando introduce los números en Microsoft Excel, el programa es el que ejecuta los cálculos en su lugar y de forma electrónica. Con Microsoft Excel, es fácil la introducción de información dentro de una hoja de cálculo y el poder cambiar, suprimir o añadir datos a dicha información. No tiene que preocuparse si inicialmente sus datos no han quedado perfectamente introducidos o no lo han hecho de forma completa. Siempre podrá cambiarlos o terminar de introducirlos más tarde. Puede ordenar varias hojas dentro de un libro de trabajo (por ejemplo puede colocar en un libro todas las hojas que pertenezcan a un solo cliente o a un único proyecto) y a continuación póngales un nombre para poder localizar rápidamente la información que necesita. En esta lección, aprenderá cómo tiene que trabajar con las hojas y con los libros de trabajo; a trabajar de forma más eficaz si utiliza las prestaciones de AutoCompletar y AutoCorrección que le ayudarán a realizar parte de su trabajo y a introducir fórmulas complejas y formulas y funciones anidadas. Las fórmulas son ecuaciones que pueden realizar cálculos, devolver información, manipular el contenido de otras celdas, comprobar condiciones, etc. Una fórmula siempre comienza con el signo igual (=). A continuación, se ofrece una muestra de los tipos de fórmulas que se pueden escribir en una hoja de cálculo.  =5+2*3 Suma 5 al resultado de multiplicar 2 por 3.  =A1+A2+A3 Suma los valores de las celdas A1, A2 y A3.


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 =RAIZ (A1)

Usa la función RAIZ para devolver la raíz cuadrada del valor

contenido en A1.  =HOY () Devuelve la fecha actual.  =MAYUSC ("hola")

Convierte el texto "hola" en "HOLA" mediante la función de

hoja de cálculo MAYUSC.  =A1>0 Comprueba si la celda A1 contiene un valor mayor que 0. Una fórmula también puede contener funciones, referencias, operadores y constantes. Los operadores especifican el tipo de cálculo que desea ejecutar en los elementos de una fórmula. Existe un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos (que sigue las reglas matemáticas generales), pero puede cambiar este orden utilizando paréntesis.

3.2 Administrador de nombres Los rangos en Ms Excel se pueden definir mediante las referencias de su ubicación o mediante un nombre que se la asigna a un determinado rango. Por ejemplo, un rango pueden ser las celdas que se encuentran en la columna A desde la fila 1 hasta la fila 20. El rango sería A1:A20. O las celdas que están desde la columna A hasta la columna C y desde la fila 2 hasta a fila 80. El rango sería A2:C80. Pero tal rango también lo podríamos identificar con un nombre alusivo al tipo de datos que contiene. Tipos de nombres Existen los nombres definidos para celdas o rangos de celdas y que pueden contener tanto constantes como fórmulas. Es decir, una celda que contiene una constante puede tener asignado un nombre así como una celda que contenga una fórmula puede también tener asignado un nombre. El otro tipo de nombres que existen en Excel son los nombres de tablas. Cuando creamos una tabla Excel le asigna un nombre predeterminado como Tabla1, Tabla2,


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etc., pero podremos editarlo desde el administrador de nombres para que sea más descriptivo.

Por ejemplo, si la lista de empleados está en el rango A2:A10, podemos asignarle el nombre de “Empleados” a ese rango. Para ello en MS Excel 2013 seleccionamos el rango de datos y nos vamos a la opción de Fórmulas -> Nombres Definidos ->

Asignar nombre y tenemos el siguiente

cuadro:

Automáticamente se despliega el siguiente cuadro de diálogo:


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Como se puede apreciar en la figura anterior, no es condición requerida que antes de ir a la opción de Asignar nombre se haya elegido el rango, ya que en el cuadro de diálogo respectivo se pueden modificar los rangos conforme a los requerimientos dados. Un punto muy importante es que si hay diferentes hojas de trabajo se indique a qué hoja pertenece cada rango definido. Cuando se selecciona al rango de datos antes de crear el nombre de rango, Excel agrega automáticamente el nombre de la hoja a la que pertenece el rango. Asimismo, es importante aclarar que cuando se crea directamente el nombre del rango, hay que indicarle a Excel a qué hoja pertenece ese rango, ya que todas las hojas tienen los mismos rangos, refiérase a la misma nomenclatura de las filas y columnas. Administrar nombres Una vez que se han creado los nombres, ya sea de celdas o de tablas, podremos administrarlos con el Administrador de nombres que se encuentra dentro del grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas. Al pulsar el botón Administrador de nombres se mostrará un cuadro de diálogo:


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Este cuadro de diálogo mostrará la lista completa de nombres de nuestro libro y podremos también crear desde ahí nuevos nombres o editar los existentes. Asimismo el usuario podrá eliminar cualquier nombre que deseemos pulsando el botón Eliminar. El siguiente ejemplo se muestra un libro en donde hay 4 definiciones de nombres a objetos, como se podrá apreciar las opciones: “Nuevo”, “Editar”, “Eliminar”, se encuentran activas, dando al usuario la oportunidad de ejecutar cualquiera de las tres opciones.


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Eliminar uno o más nombres 1. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Administrador de nombres.

2. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, haga clic en el nombre que desee cambiar. 3. Seleccione uno o más nombres mediante uno de los siguientes procedimientos: 

Para seleccionar un nombre, haga clic en él.



Para seleccionar más de un nombre en un grupo contiguo, haga clic y arrastre los nombres, o bien presione Mayús y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.



Para seleccionar más de un nombre en un grupo no contiguo, presione CTRL y haga clic con el botón del mouse en cada nombre del grupo.

4. Haga clic en Eliminar. También puede presionar SUPR. 5. Haga clic en Aceptar para confirmar la eliminación. ¿Para qué sirve asignar un nombre a un conjunto de celdas? Una vez creado el nombre del rango, en lugar de escribir la referencia de celdas en las fórmulas se escribe el nombre del rango. Por ejemplo: En lugar de escribir =BUSCARV(D1;Hoja1!A2:A10;1;0) se escribe =BUSCARV(D1;Empleados;3;0)


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En este sentido, si el usuario utiliza nombres, sus fórmulas serán mucho más fáciles de entender y mantener. Puede definir un nombre para un rango de celdas, una función, una constante o una tabla. Una vez que haya adoptado la práctica de utilizar nombres en su libro, podrá actualizar, auditar y administrar esos nombres con facilidad. Auditar nombres Si llegas a tener una gran cantidad de nombres en tu libro de Excel y prefieres tener una lista de todos ellos será muy fácil generarla. En primer lugar debes posicionarte en la celda donde se insertará el listado y utilizar el comando Pegar nombres que se encuentra dentro del menú desplegable Utilizar en la fórmula que a su vez pertenece al grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas:

Al mostrarse el cuadro de diálogo Pegar nombre se deberá pulsar el botón Pegar lista y Excel insertará en la hoja los nombres de los rangos así como su definición:

3.3 Generalidades de las funciones Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos, en un determinado orden o estructura. Las funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.


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Cuando cree una fórmula que contenga una función, puede usar el cuadro de diálogo Insertar función como ayuda para especificar las funciones de la hoja de cálculo. A medida que se escriba una función en la fórmula, el cuadro de diálogo Insertar función irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula. Para facilitar la creación y edición de fórmulas, y minimizar los errores de escritura y sintaxis, utilice la característica Fórmula Autocompletar. Después de escribir un = (signo igual) y las letras iniciales o un desencadenador de visualización, Excel muestra debajo de la celda una lista desplegable dinámica de funciones, argumentos y nombres válidos que coinciden con las letras o con el desencadenador de visualización. A continuación, puede insertar un elemento de la lista desplegable en la fórmula. En algunos casos, puede que deba utilizar una función como uno de los argumentos (argumento: valores que utiliza una función para llevar a cabo operaciones o cálculos. El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Los argumentos más comunes que se utilizan en las funciones son números, texto, referencias de celda y nombres de otra función.

3.4 Referencias Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel dónde debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. Las referencias permiten utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y de otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos o referencias externas (referencia externa: referencia a una celda o a un rango en una hoja de otro libro de Excel o una referencia a un nombre definido en otro libro.) Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la


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posición de la celda que contiene la fórmula, cambia la referencia. Si se copia o se rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia o rellena una referencia relativa de la celda B2 en la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.

Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas, de modo que puede resultar necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 en la celda B3, permanece invariable en ambas celdas: =$A$1.

Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia o rellena la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia o rellena una referencia mixta de la celda A2 en B3, se ajusta de =A$1 a =B$1.


32


Referencias Externas Una referencia externa (también denominada vínculo) es una referencia a una celda o a un rango de celdas de una hoja de cálculo de otro libro de Excel, o una referencia a un nombre definido en otro libro. Puede hacer referencia a rangos de celdas específicas, a un nombre específico de los rangos de celdas, o bien definir un nombre para la referencia externa. Si utiliza una referencia de celda para crear una referencia externa, también puede aplicar fórmulas a la información. Al cambiar entre los distintos tipos de referencias de celda, puede controlar además las celdas con las que se establecen vínculos si mueve la referencia externa. Por ejemplo, si utiliza una referencia relativa, al mover la referencia externa, la celda o celdas con las que se establece el vínculo cambian para reflejar su nueva posición en la hoja de cálculo. Cuando se crea una referencia externa de un libro a otro, debe utilizar un nombre para hacer referencia a las celdas con las que se establece el vínculo. Puede crear una referencia externa utilizando un nombre que ya se haya definido, o puede definir el nombre cuando cree la referencia externa. Este nombre permite recordar más fácilmente el contenido de las celdas con las que se establece el vínculo. Las referencias externas que utilizan nombres definidos no cambian cuando se mueven, ya que un nombre hace referencia a una celda o rango de celdas específico. Si desea utilizar una referencia externa con un nombre definido que cambie al moverse, puede cambiar el nombre que se utiliza en la referencia externa o puede cambiar las celdas a las que hace referencia el nombre. Las fórmulas con referencias externas a otros libros se muestran de dos maneras, en función de si el libro de origen, el que proporciona datos a la fórmula, se encuentra abierto o cerrado. Cuando el libro de origen está abierto, la referencia externa incluye el nombre del libro entre corchetes ([ ]), seguido del nombre de la hoja de cálculo, un signo de exclamación (!) y las celdas de las que depende la fórmula. Por ejemplo, la siguiente fórmula suma las celdas C10:C25 del libro Presupuesto.xls. =SUMA([Presupuesto.xlsx]Anual!C10:C25) Si el libro de origen está cerrado, la referencia externa incluye toda la ruta de acceso.


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Microsoft Excel 2013 - Avanzado =SUMA('C:\Informes\[Presupuesto.xlsx]Anual'!C10:C25)

Referencias en Macros También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia F1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo F1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "F" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. Referencia Significado F[-2]C

Referencia relativa a la celda situada dos filas por encima, en la misma columna.

F[2]C[2]

Referencia relativa a la celda situada dos filas hacia abajo y dos columnas hacia la derecha.

F2C2

Referencia absoluta a la celda de la segunda fila y la segunda columna.

F[-1]

Referencia relativa a toda la fila situada sobre la celda activa

F

Referencia absoluta a la fila actual

Al grabar una macro, Excel registra algunos comandos utilizando el estilo de referencia F1C1. Por ejemplo, si se registra un comando como hacer clic en el botón Autosuma para insertar una fórmula que suma un rango de celdas, Excel registra la fórmula utilizando referencias del estilo F1C1 y no del estilo A1.

3.5 Funciones 

Funciones de complementos y automatización



Funciones de cubo



Funciones de base de datos



Funciones de fecha y hora



Funciones de ingeniería


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

Funciones financieras



Funciones de información



Funciones lógicas



Funciones de búsqueda y referencia



Funciones matemáticas y trigonométricas



Funciones estadísticas



Funciones de texto



Funciones Definidas por el usuario

Funciones Lógicas Función Lógica Si La función Si es una de las más poderosas que tiene EXCEL, devuelve un valor si una condición especificada se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO. . La sintaxis de la función es: =SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso) En donde; Prueba_logica: Cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Valor_verdadero: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO. Valor_falso: El valor que desea que se devuelva si el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO.

Por ejemplo, la fórmula siguiente devuelve "Más de 10" si A1 es mayor que 10 y "10 o menos" si A1 es menor o igual que 10. =SI(A1>10,"Más de 10","10 o menos")

Cada función SI, deberá contener al menos un operador lógico dentro de su prueba lógica para poder retornar un valor verdadero o falso, según corresponda la


35


evaluación de la prueba. Por ejemplo, en una tienda de ropa se ha decidido dar el 15% de descuento a todos los clientes que paguen de contado. A

B

1

Forma de Pago

Contado

2

Venta

15’000

3

Precio unitario

C$ 15°°

4

Descuento

=SI (B1=“Contado”,15%*B2*B3,0)

5

Total

=(B2*B3) – (B2*B3*B4)

Es posible utilizar el resultado de otra función como la prueba lógica que necesita la función SI

siempre y cuando esa otra función regrese como resultado

VERDADERO o FALSO. Un ejemplo de este tipo de función es la función ESNUMERO la cual evalúa el contenido de una celda y devuelve el valor VERDADERO en caso de que sea un valor numérico. En este ejemplo quiero desplegar la leyenda “SI” en caso de que la celda de la columna A efectivamente tenga un número, de lo contrario se mostrará la leyenda “NO”. A 1

VALOR

2

Uno

3

2

4

3

5

cuatro


B ¿ES NÚMERO? =SI

C RESPUES TA NO

(ESNUMERO(A2),”SI”,”NO”) =SI

SI


SI


NO

(ESNUMERO(A5),”SI”,”NO”)

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Función Lógica Si Anidada El anidamiento está referido al uso de una función dentro de una fórmula, es decir escribir una función dentro de otra. Las funciones si anidadas aumentan la cantidad de resultados posibles, para lo que se debe reemplazar los argumentos VERDADERO o FALSO, en dependencia de la evaluación y las respuestas deseadas. A continuación se muestran la sintaxis para poder obtener más de dos respuestas diferentes con esta función. =SI

(prueba_logica,

valor_verdadero,

SI

(prueba_logica,

valor_verdadero,

valor_falso))

=SI (prueba_logica, SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso), valor_falso)

=SI (prueba_logica, valor_verdadero, valor_falso)

Por ejemplo, necesito conocer la comisión de un vendedor de acuerdo a las ventas realizadas, si son mayores a C$20’000 su comisión será de 5%, si es mayor a C$10’000 será de 3% si es menor a C$10’000 será de 1%: Vendedor

Ventas

Función

Carlos

C$

=SI(B2>=20000,5%,SI(B2>=10000,3%,1

Cárcamo

15’000

%))

Camilo

C$ 9’000

=SI(B3>=20000,5%,SI(B3>=10000,3%,1

Conrado

%))

Casilda

C$

=SI(B4>=20000,5%,SI(B4>=10000,3%,1

Castro

21’000

%))

Celia

C$ 5’000

=SI(B5>=20000,5%,SI(B5>=10000,3%,1

Castillo

%))

Celina

C$

=SI(B6>=20000,5%,SI(B6>=10000,3%,1

Conde

18’000

%))


Respuesta

3%

1%

5%

1%

3%

37


Aunque la función SI permite agregar gran cantidad de funciones anidadas, es recomendable no complicar demasiado la misma puesto que para ellos existen funciones adicionales que puedan ayudarle, tal es el caso de la función CONSULTAV o la función BUSCARV. Con el diseño de la función Si en Microsoft Excel, se han derivado muchas otras funciones que parten de esta, tal es el caso de: SUMAR.SI: Suma las celdas en el rango que coinciden con el argumento criterio. =SUMAR.SI (rango,criterio,rango_suma) En donde; Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.

Por ejemplo, de una lista de Ventas es deseable sumar únicamente aquellas que corresponden a la Sucursal Sur Oriente.


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Microsoft Excel 2013 - Avanzado Ventas Sucursal (A)

=SUMAR.SI(A2:A6,”SUR ORIENTE”,B2:B6)

(B) C$

NORTE

15’000 C$

NOR ESTE

19’000

SUR

C$

ORIENTE

14’000

SUR

C$

OCCIDENTE

25’000

SUR

C$

ORIENTE

8’000

SUMAR.SI.CONJUNTO: Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 sólo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores que 10. =SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma,rango_criterios1,criterios1,rango_criterios2,criterios2,...) En donde; RANGO_SUMA: Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto. RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2…

Rangos adicionales y sus criterios

asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios.


39


Por ejemplo, de una lista de Ventas se requiere conocer la cantidad de Manzanas vendidas por Abel.

Cantidad

Producto

Vendedor

5

Manzanas

ABEL

4

Manzanas

ALBERTO

15

Alcachofas

ABEL

3

Alcachofas

ALBERTO

22

Bananas

CARMEN

vendida

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2,A9;B2:B9,"Manzanas",C2:C9,"ABEL")

PROMEDIO.SI: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados. =PROMEDIO.SI (rango,criterio,rango_suma) En donde; Rango: Es el Rango de celdas que desea evaluar. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas". Rango_Suma: Son las celdas que se van a sumar.

Por ejemplo, se necesita conocer el promedio de las notas de una lista de estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60%.


40

Microsoft Excel 2013 - Avanzado ALUMNO

NOTA

ASISTENCIA

(A)

(B)

(C)

MARIO

20

20%

85

100%

15

40%

50

80%

MIRANDA NESTOR NUÑEZ =PROMEDIO.SI ODILIA

(C2:C6;">60%";B2:B6)

OBANDO PEDRO PEREZ

PROMEDIO.SI.CONJUNTO: Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios. =PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promedio,rango_criterio1,criterio1,rango_criteri o2,criterio2,..) En donde; RANGO_PROMEDIO: Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2…



Por ejemplo, de acuerdo a lista de estudiantes del ejemplo anterior se requiere obtener el promedio de las notas de aquellos estudiantes cuya asistencia al curso fue mayor a 60% y que pertenezcan al grupo A.


41

Microsoft Excel 2013 - Avanzado ALUMNO

GRUPO

NOTA

ASISTENCIA

MARIO

A

20

20%

A

85

100%

B

15

40%

A

50

80%

B

90

90%

MIRANDA NESTOR NUÑEZ ODILIA OBANDO PEDRO

=PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C 2:C6, B2:B6,"A", D2:D6,">60%")

PEREZ ROSA RAUDEZ

CONTAR.SI: La función CONTAR.SI cuenta el número de celdas dentro de un rango que cumplen un solo criterio especificado por el usuario. Por ejemplo, suponga que tiene una hoja de cálculo que contiene una lista de tareas en la columna A y el primer nombre de la persona asignada a cada tarea en la columna B. Puede usar la función CONTAR.SI para contar cuántas veces aparece el nombre de una persona en la columna B y, de esa forma, determinar cuántas tareas tiene asignadas. =CONTAR.SI(rango,criterios) En donde; Rango: Una o más celdas que se van a contar, incluidos números o nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. Criterio: es el criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32" ">32", "manzanas".

Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la sucursal GRANADA.


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Microsoft Excel 2013 - Avanzado SUCURSAL

PRODUCTO

SUCURSAL

(A)

(B)

(C)

GRANADA

A

GRANADA

RIVAS

B

RIVAS

DIRIAMBA

C

DIRIAMBA

GRANADA

D

GRANADA

GRANADA

E

GRANADA

=CONTAR.SI (A2:A6;"GRANADA")

CONTAR.SI.CONJUNTO: Aplica criterios a las celdas en varios rangos y cuenta cuántas veces se cumplen dichos criterios. =CONTAR.SI.CONJUNTO (rango_criterio1,criterio1,rango_criterio2,criterio2,...) En donde; RANGO_CRITERIOS1: El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. CRITERIOS1: Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. RANGO_CRITERIOS2, CRITERIOS2…



Por ejemplo, se desea contar la cantidad de Productos que se venden en la sucursal GRANADA.


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Microsoft Excel 2013 - Avanzado VENDEDOR

GABRIEL

CUOTA

CUOTA

CUOTA

ENERO

FEBRERO

MARZO

SUPERADA

SUPERADA

SUPERADA

SI

NO

SI

SI

SI

SI

GARCIA NOEL NAVARRO =CONTAR.SI.CONJUNTO (B2:D2,"SI”, B3:C3,”SI”)

SI.ERROR: Devuelve un valor que se especifica si una fórmula se evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la fórmula. Utilice la función SIERROR para interceptar y controlar errores en una fórmula. =SI.ERROR(valor, valor_si_error) En donde; Valor: El argumento en el que se busca un error. Valor_si_error: El valor que se devuelve si la fórmula se evalúa como un error. Se evalúan los tipos siguientes de error: #N/A, #¡VALOR!, #¡REF!, #¡DIV/0!, #¡NUM!, #¿NOMBRE? o #¡NULO! Por ejemplo, se estarán distribuyendo canastas alimenticias en diferentes ciudades, a través de una división simple se conocerá cuantas canastas deberán distribuirse por sector en cada ciudad.

SECTORES POR = SI.ERROR(A2/B2;"ERROR DE CALCULO")

CANASTAS

CIUDAD

210

35

= SI.ERROR(A3/B3;"No existen personas en el sector")

55

0

= SI.ERROR(A4/B4;"ERROR DE CALCULO")

0

23


44

Microsoft Excel 2013 - Avanzado =HOY() Funciones de Texto =LARGO(Texto) =Izquierda(texto, número de caracteres) =Derecha(texto, número de caracteres) =Extrae(texto, posición inicial, núm_caracteres)

Funciones de Búsqueda y Referencia Este tipo de funciones permiten al usuario encontrar valores dentro de nuestra hoja de acuerdo a los criterios establecidos en la búsqueda. También facilitan obtener información de referencia de las celdas. Y es que es importante tener presente que un libro de Excel puede llegar a ser inmenso. Sólo una hoja tiene en Excel-2007/10 más de 17 mil millones de celdas (1.048.576 filas x 16.384 columnas) y en Excel 2003 más de 16 millones de celdas (65.536 filas x 256 columnas) que tampoco son pocas sin olvidar, además, que un libro de Excel no está limitado en el número de hojas que puede contener, salvo el impuesto por la memoria del ordenador que estemos utilizando. La cantidad de datos (números, texto, fechas,…) que podemos llegar a tener en una sola hoja es tan grande que es necesario manejar con soltura algunas funciones de búsqueda y referencia, esto nos facilitará enormemente el trabajo, ya que buscar en una tabla es una de las tareas más habituales cuando gestionamos muchos datos para obtener información.


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FUNCIÓN

INGLÉS

DESCRIPCIÓN

ÁREAS

AREAS

Devuelve el número de áreas de una referencia. Un área es un rango de celdas contiguas o una única celda.

BUSCAR

LOOKUP

Busca valores de un rango de una columna o una fila o desde una matriz.

BUSCARH

HLOOKUP

Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada.

BUSCARV

VLOOKUP

Busca un valor en la primera columna de la izquierda de una tabla y luego devuelve un valor en la misma fila desde una columna especificada. De forma predeterminada, la tabla se ordena de forma ascendente.

COINCIDIR

MATCH

Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz, que coincide con un valor dado en un orden especificado.

COLUMNA

COLUMN

Devuelve el número de columna de una referencia.

COLUMNAS

COLUMNS

Devuelve el número de columnas en una matriz o referencia.

DESREF

OFFSET

Devuelve una referencia a un rango que es un número especificado de filas y columnas


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de una referencia dada. DIRECCIÓN

ADDRESS

Crea una referencia de celda en forma de texto una vez especificados los números de fila y columna.

ELEGIR

CHOOSE

Elige un valor o una acción de una lista de valores a partir de un número de índice.

FILA

ROW

Devuelve el número de fila de una referencia.

FILAS

ROWS

Devuelve el número de filas de una referencia o matriz.

HIPERVÍNCULO

HYPERLINK

Crea un acceso directo o salto que abre un documento guardado en el disco duro, en un servidor de red o en Internet.

IMPORTARDATOSDINAMICOS GETPIVOTDATA Extrae datos almacenados en una tabla dinámica. ÍNDICE

INDEX

Devuelve un valor o referencia de la celda en la intersección de una fila y columna en particular, en un rango especificado.

INDIRECTO

INDIRECT

Devuelve una referencia especificada por un valor de texto.

RDTR

RTD

Recupera datos en tiempo real de un programa compatible con automatizaciones COM.

TRANSPONER

TRANSPOSE

Devuelve un rango vertical de celdas como un rango horizontal, o viceversa.


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Con el desarrollo de las siguiente 6 funciones del grupo de fórmulas de búsqueda y referencia, un poco de creatividad y asignando "Nombres" para los rangos podemos lograr mucho. 

BUSCAR



BUSCARV (en Excel 2010 se llama CONSULTAV, 2003/2007 y 2013 BUSCARV)



COINCIDIR



INDICE



ELEGIR



DESREF

Así pues, en este aprendizaje nos centraremos en conocer más sobre estas funciones.

BUSCAR La función BUSCAR devuelve un valor de un rango de una fila o una columna o de una matriz. La función BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: la forma vectorial y la matricial. Sintaxis = BUSCAR(valor_buscado; vector_de_comparación; vector_resultado) La sintaxis de la forma vectorial de la función BUSCAR tiene los siguientes argumentos: Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la función BUSCAR en el primer vector. Valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor.


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Vector_de_comparación (Obligatorio). Rango que sólo contiene una fila o una columna. Los valores del vector_de_comparación pueden ser texto, números o valores lógicos. Importante: Los valores del vector_de_comparación se deben colocar en orden ascendente: ...,-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Vector_resultado (Obligatorio). Rango que sólo incluye una fila o una columna. El

argumento

vector_resultado

debe

tener

el

mismo

tamaño

que

vector_de_comparación. Nota Si la función BUSCAR no puede encontrar el valor_buscado, la función muestra el valor más grande en vector_de_comparación que es menor o igual al valor_buscado. Si el valor_buscado es menor que el menor valor del vector_de_comparación, BUSCAR devuelve el valor de error #N/A. Uso de la formula BUSCARV de forma matricial La forma matricial de BUSCAR busca el valor especificado en la primera fila o columna de una matriz y devuelve un valor de la misma posición en la última fila o columna de la matriz. Use esta forma de BUSCAR cuando los valores que desea buscar están en la primera fila o columna de la matriz. Use la otra forma de BUSCAR cuando desea especificar la ubicación de la columna o fila. Nota En general, es mejor usar las funciones BUSCARH o BUSCARV en lugar de la forma matricial de BUSCAR. Esta forma de BUSCAR se proporciona por cuestiones de compatibilidad con otros programas de hojas de cálculo.


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Sintaxis = BUSCAR(valor_buscado; matriz) La sintaxis de la forma matricial de la función BUSCAR tiene estos argumentos: Valor_buscado (Obligatorio). Valor que busca la función BUSCAR en una matriz. El argumento valor_buscado puede ser un número, texto, un valor lógico o un nombre de referencia que se refiere a un valor. Si BUSCAR no puede encontrar el valor de valor_buscado, usa el mayor valor de la matriz que es menor o igual que el valor_buscado. Si el valor de valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila o columna (según las dimensiones de la matriz), BUSCAR devuelve el valor de error #N/A. Matriz (Obligatorio). Rango de celdas que contiene texto, números o valores lógicos que desea comparar con valor_buscado. La forma matricial de BUSCAR es muy similar a las funciones BUSCARH y BUSCARV. La diferencia es que BUSCARH busca el valor de valor_buscado en la primera fila, BUSCARV busca en la primera columna y BUSCAR realiza la búsqueda según las dimensiones de la matriz.  Si la matriz cubre un área que es más ancha que alta (más columnas que

filas), BUSCAR busca el valor de valor_buscado en la primera fila.  Si una matriz es cuadrada o más alta que ancha (tiene más filas que

columnas), BUSCAR busca en la primera columna.  Con las funciones BUSCARH y BUSCARV, puede especificar un índice en

vertical o en horizontal, pero BUSCAR siempre selecciona el último valor de la fila o columna.


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Nota: Los valores de la matriz se deben colocar en orden ascendente: ..., -2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCAR puede devolver un valor incorrecto. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. BUSCARV La función BUSCARV permite una búsqueda vertical en una tabla. Existe otra función denominada BUSCARH que permite una búsqueda horizontal en una tabla. BUSCARV permite búsquedas por intervalos o búsquedas exactas. 

La tabla que constituye la base de datos requiere que la primera columna sea sobre la que luego se buscará, y todas las demás columnas deben estar a su derecha.



En la búsqueda por intervalos la primera columna debe estar ordenada de menor a mayor. Admite tanto valores numéricos como texto, en este caso el orden de menor a mayor supone orden alfabético. En la búsqueda exacta no es necesario este tipo de ordenaciones.

Sintaxis =BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenad o) Valor_buscado

Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz

de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A. Matriz_buscar_en

Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un

rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes. Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres

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Indicador_columnas

Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual

debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:  Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!  Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV

devuelve el valor de error #REF! Ordenado

Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una

coincidencia exacta o aproximada:  Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o

aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto.  Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este

caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A. Nota - Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos de ésta no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o


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“), y de que no haya caracteres no imprimibles. En estos casos, BUSCARV puede devolver un valor inesperado o incorrecto. - Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no se almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, BUSCARV puede devolver un valor incorrecto o inesperado. - Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden utilizar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de cara de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter. COINCIDIR La función COINCIDIR busca un elemento especificado en un rango de celdas y, a continuación, devuelve la posición relativa de ese elemento en el rango. Por ejemplo, si el rango A1:A3 contiene los valores 5, 25 y 38, la fórmula =COINCIDIR(25;A1:A3;0) devuelve el número 2, porque 25 es el segundo elemento en el rango. Use COINCIDIR en lugar de una de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí. Por ejemplo, puede usar la función COINCIDIR para proporcionar un valor para el argumento fila de la función INDICE. Sintaxis =COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada; [tipo_de_coincidencia]) La sintaxis de la función COINCIDIR tiene los siguientes argumentos: Valor_buscado (Obligatorio). Valor que desea buscar en matriz_buscada. Por ejemplo, cuando busca un número en la guía telefónica, usa el nombre de la


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persona como valor de búsqueda, pero el valor que desea es el número de teléfono.El argumento valor_buscado puede ser un valor (número, texto o valor lógico) o una referencia de celda a un número, texto o valor lógico. Matriz_buscada (Obligatorio).

Rango de celdas en el que se realiza la

búsqueda. Tipo_de_coincidencia (Opcional). Puede ser el número -1, 0 o 1. El argumento tipo_de_coincidencia

especifica

cómo

Excel

hace

coincidir

el valor_buscado con los valores de matriz_buscada. El valor predeterminado de este argumento es 1. En la siguiente tabla se describe cómo la función busca valores según la configuración del argumento tipo_de_coincidencia. TIPO_DE_COINCIDENCIA

COMPORTAMIENTO

1 u omitido

COINCIDIR encuentra el mayor valor que es menor o igual que el valor_buscado. Los

valores

del

argumento matriz_buscada se

deben colocar en orden ascendente, por ejemplo: ...2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO. 0

COINCIDIR encuentra

el

primer

valor

que

es

exactamente igual que el valor_buscado. Los valores del argumento matriz_buscada pueden estar en cualquier orden. -1

COINCIDIR encuentra el menor valor que es mayor o igual que el valor_buscado. Los

valores

del

argumento matriz_buscada se

deben colocar en orden descendente, por ejemplo:


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VERDADERO, FALSO, Z-A, ...2, 1, 0, -1, -2, ..., etc. Notas COINCIDIR devuelve la posición del valor coincidente dentro de la matriz_buscada, no el valor en sí. Por ejemplo, COINCIDIR("b";{"a";"b";"c"};0) devuelve 2, la posición relativa de "b" dentro de la matriz {"a";"b";"c"}. COINCIDIR no distingue entre mayúsculas y minúsculas cuando busca valores de texto. Si COINCIDIR no puede encontrar una coincidencia, devuelve el valor de error #N/A. Si el tipo_de_coincidencia es 0 y el valor_buscado es una cadena de texto, puede usar los caracteres comodín: el signo de interrogación (?) y el asterisco (*), en el argumento valor_buscado. Un signo de interrogación coincide con cualquier carácter individual; un asterisco coincide con cualquier secuencia de caracteres. Si desea buscar un signo de interrogación o un asterisco real, escriba una tilde (~) antes del carácter. La función COINCIDIR presentada por sí sola quizás no llame mucho la atención, así que a continuación se presenta un pequeño ejemplo muy elemental en el que se puede apreciar parte de su utilidad de esta fórmula. Para ello combinaremos la función COINCIDIR con la función MAX (que busca el mayor valor de un rango). Se trata de averiguar en qué posición o puesto de la base de datos se encuentra el mayor valor de la misma. Supongamos una base de datos con los empleados y sus respectivos sueldos, y necesitamos saber en qué puesto o posición de la base de datos está el empleado con el sueldo más alto. Nuestra base de datos:


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F/C

A

B

1

Alberto

750,000

2

Alfonso

650,000

3

Timoteo

1,200,000

4

Humberto

900,000

5

Ernesto

900,000

6

Carlos

600,000

7

Clara

1,700,000

8

Erika

550,000

9

Tomas

10

Marta

1,000,000 600,000

El asunto consiste en averiguar en qué posición dentro de la base de datos está el sueldo más alto. La fórmula será: =COINCIDIR(MAX(B2:B11);B2:B11;0) Esta fórmula nos arrojará la posición 7, donde se encuentra el sueldo más alto que es 1.700.00 correspondiente a Clara. Le hemos dicho a Excel que identifique el mayor valor que hay en el rango B2:B11 y luego, con la función COINCIDIR, indique la posición en que se encuentra dentro del rango B2:B11. Esto es apenas una muestra de lo que se puede hacer con la combinación de diferentes funciones, que vistas individualmente no parecen tener gran utilidad. Luego iremos complicando más los ejemplos para dimensionar el potencial que tiene Ms Excel.


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Nota: Si se desea determinar la posición del menor valor, se debe cambiar la función MAX por MIN.

INDICE La función índice en Excel es muy poco conocida pero de mucha ayuda en algunos casos, aunque por sí sola no luzca muy útil, combinada con otras fórmulas permite automatizar un importante número de tareas en Excel. La función INDICE permite extraer un valor ubicado en una celda determinada de un rango de datos o base de datos. Para ello debemos indicarle a Excel el número de la columna y el número de la fila, y Excel traerá el valor que se encuentra en la intersección de las dos. La función INDICE presenta dos formas: matricial y de referencia.

Forma de matriz Sintaxis =INDICE(matriz, núm_fila, [núm_columna]) La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos: Matriz (Obligatorio). Es un rango de celdas o una constante de matriz. 

Si matriz contiene solo una fila o columna, el argumento núm_fila o núm_columna correspondiente es opcional.



Si matriz tiene varias filas y columnas, y solo usa núm_fila o núm_columna, INDICE devuelve una matriz de dicha fila o columna completa.

Núm_fila (Obligatorio). Selecciona la fila de la matriz desde la cual devolverá un valor. Si omite núm_fila, se necesita el argumento núm_columna.


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Núm_columna (Opcional). Selecciona la columna de la matriz desde la cual devolverá un valor. Si omite núm_columna, se necesita el argumento núm_fila. Nota Si usa los argumentos núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el valor de la celda donde se produce la intersección de los argumentos. Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la matriz de valores de toda la columna o fila, respectivamente. Para usar valores devueltos como una matriz, escriba la función INDICE como una fórmula de matriz en un rango horizontal de celdas para una fila y en un rango vertical de celdas para una columna. Para escribir una fórmula de matriz, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR. Los argumentos núm_fila y núm_columna deben indicar una celda incluida en matriz; de lo contrario, INDICE devuelve el valor de error #¡REF!.

Forma de referencia Sintaxis =INDICE(ref, núm_fila, [núm_columna], [núm_área]) La sintaxis de la función INDICE tiene los siguientes argumentos: Ref (Obligatorio). Es una referencia a uno o varios rangos de celdas. 

Si especifica un rango no adyacente como argumento ref, escríbalo entre paréntesis.



Si cada área del argumento ref contiene una sola fila o columna, los argumentos núm_fila o núm_columna serán opcionales respectivamente. Por ejemplo, use INDICE(ref,,núm_columna) para un argumento ref con una sola fila.

Núm_fila (Obligatorio). Es el número de la fila en el argumento ref desde la que se devolverá una referencia.


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Núm_columna

Opcional. Es el número de la columna en el argumento ref

desde la que se devolverá una referencia. Núm_área

Opcional. Selecciona un rango en el argumento ref desde el cual se

devolverá la intersección de núm_fila y núm_columna. La primera área seleccionada o especificada se numera con 1, la segunda con 2 y así sucesivamente. Si omite núm_área, INDICE usa el área 1. Por ejemplo, si ref describe las celdas (A1:B4;D1:E4;G1:H4), entonces núm_área 1 es el rango A1:B4, núm_área 2 es el rango D1:E4 y núm_área 3 es el rango G1:H4. Notas Después de que ref y núm_área hayan seleccionado un rango determinado, núm_fila y núm_columna seleccionan una celda específica: núm_fila 1 es la primera fila del rango, núm_columna 1 es la primera columna y así sucesivamente. La referencia devuelta por INDICE es la intersección entre núm_fila y núm_columna. Si define núm_fila o núm_columna como 0 (cero), INDICE devuelve la referencia de toda la fila o columna, según corresponda. Núm_fila, núm_columna y núm_área deben dirigirse a una celda en ref, de lo contrario la función INDICE devuelve el valor de error #¡REF!. Si omite núm_fila y núm_columna, INDICE devuelve el área del argumento ref definido por núm_área. El resultado de la función INDICE es una referencia y será interpretado como tal por otras fórmulas. El valor devuelto por la función INDICE se puede usar como una referencia o como un valor, dependiendo de la fórmula. Por ejemplo, la fórmula CELDA("ancho";INDICE(A1:B2,1,2)) es igual a CELDA("ancho",B1). La función CELDA usa el valor devuelto por INDICE como referencia a una celda. Por otra parte, una fórmula como 2*INDICE(A1:B2,1,2) traduce el valor devuelto por INDICE al número de la celda B1


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Ejemplos: Escriba los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco. Utilizará estos datos para la fórmula de ejemplo en este artículo. A

B

C

1 Nombre Depart. Edad 2 Henry

501

28

3 Stan

201

19

4 María

101

22

5 Larry

301

29

7 Harry

401

21

8 Joe

101

23

9 Lynn

301

30

6

Forma de referencia de índice 1. Escriba la siguiente fórmula en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco disponible):

=INDICE(A2:C5,A7:C9),2,3,2) (A2:C5, a7: C9) son los intervalos donde se encontrará el valor que desee.

2 es el número de fila en el intervalo donde está el valor.

3 es el número de columna de los rangos donde el valor es. Como hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C.

2 es el área, A2:C5 o a7: C9, donde el valor es. Porque hay dos áreas especificadas para el intervalo, el segundo rango es a7: C9. 2. Presione ENTRAR.


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En la fórmula del ejemplo, la función Índice devuelve un valor en la intersección de la segunda fila (2) y la tercera columna (C) del rango a7: C9. El valor de la celda C8 es 23. Por lo tanto, la fórmula =INDEX((A2:C5,A7:C9),2,3,2) devolverá el valor 23. Forma de referencia de índice 1. Escriba la siguiente fórmula en la celda E3 (o en cualquier celda en blanco disponible): =INDICE(A2:C5,2,3) A2:C5 es el rango donde se encontrará el valor que desee.

2 es el número de fila en el intervalo donde está el valor.

3 es el número de la columna del rango, en el cual se encuentra el valor Como hay tres columnas (comenzando por la columna A), la tercera columna es la columna C. 2. Presione CTRL + MAYÚS + ENTRAR para escribir la fórmula como una fórmula de matriz.

En la fórmula del ejemplo, la función Indice devuelve un valor en la intersección de la segunda fila (2) y la tercera columna (C).El valor en la celda C2 es 19. Por lo tanto, la fórmula: =INDICE(A2:C5,2,3) devolverá el valor 19. Supongamos la siguiente base de datos D

E

1

Nombre

Sueldo

2

Alfonso

F/C

1,500,000


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Microsoft Excel 2013 - Avanzado 3

Timoteo 1,200,000

4

Humberto 900,000

5

Ernesto 900,000

6

Carlos 600,000

7

Clara 700,000

8

Erika 550,000

9

Tomas 1,000,000

10

Marta 600,000

Otro ejemplo: Tenemos una base de datos entre los rangos D2 y E10 (D2:E10). Necesitamos ahora traer el valor que se encuentre entre la fila 7 y la columna 2 de la base de datos. La fórmula sería: =INDICE(D2:E10;7;2) El resultado debe ser 550.000 que corresponde a Erika, puesto que ese valor se encuentra en la intersección de la fila 7 de la base de datos con la columna 2 de la base de datos.

Nótese que no hablamos de la columna A, B, C, etc., sino del número de la columna que conforman la base de datos. En este ejemplo la base de datos está conformada por 2 columnas, y no importa en qué columnas de Excel se encuentre la base de datos. Igual sucede con las filas, pues no se cuentan las filas de la hoja de Excel, sino las filas que componen la base de datos. Obsérvese que aunque Erika se


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encuentra en la fila 8 de Excel, está realmente en la fila 7 de la base de datos como tal. Y aunque está en la columna E, dentro de la base de datos está en la columna 2. La primera parte de la fórmula indica el rango donde está la base de datos. El primer criterio corresponde al número de la fila y el segundo criterio corresponde al número de la columna.

ELEGIR La función elegir utiliza el argumento núm_índice para devolver un valor de una lista de argumentos de valores. El usuario podrá utilizar ELEGIR cuando requiera seleccionar uno de los 254 valores posibles a partir del rango del argumento índice. Por ejemplo, si valor 1 a valor 7 son los días de la semana, ELEGIR devuelve uno de los días cuando se utiliza un número entre 1 y 7 como argumento núm_índice. Sintaxis =ELEGIR(núm_índice;valor1;valor2;...) En dónde; Núm_índice (Obligatorio):

especifica el argumento de valor que se selecciona. El

argumento núm_índice debe ser un número entre 1 y 254, o bien, una fórmula o referencia a una celda que contenga un número entre 1 y 254. Valor1,valor2,... (Obligatorio): Son de 1 a 254 argumentos de valores entre los cuales la función ELEGIR selecciona un valor o acción que se ejecuta basándose en el argumento núm_índice. Los argumentos pueden ser números, referencias a celdas, nombres definidos, fórmulas, funciones o texto.

Notas


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- Si núm_índice es 1, ELEGIR devuelve valor1; si es 2, ELEGIR devuelve valor2 y así sucesivamente. - Si núm_índice es menor que 1 o mayor que el número del último valor de la lista, ELEGIR devuelve el valor de error #¡VALOR!. - Si núm_índice es una fracción, se trunca al entero inferior antes de ser utilizada. Observaciones 

Si núm_índice es una matriz, cada valor se evaluará cuando se evalúe ELEGIR.



Los argumentos de valor para ELEGIR pueden ser referencias de rango, así como valores individuales.

Por ejemplo, la fórmula: =SUMA(ELEGIR(2;A1:A10;B1:B10;C1:C10)) Evalúa: =SUMA(B1:B10) … después devuelve un valor basado en los valores del rango B1:B10. La función ELEGIR se evalúa primero, devolviendo la referencia B1:B10. La función SUMA se evalúa a continuación usando B1:B10, que es el resultado de la función ELEGIR, como su argumento. Ejemplo A continuación mostraré un ejemplo muy sencillo de la función ELEGIR. Como valores pasaré el nombre de los números 1, 2 y 3 para después indicar el número que deseo mostrar: =ELEGIR(1, “uno”, “dos”, “tres”)


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Como resultado de esta fórmula obtendremos el valor “uno” porque el primer argumento de la función indica que necesitamos la posición número 1. Ahora observa lo que sucede cuando hacemos que el primer argumento de la función ELEGIR sea una referencia a una celda:

Cada vez que cambie el valor de la celda B1 por alguno de los números válidos: 1, 2, o 3, la función ELEGIR mostrará el elemento correspondiente en la celda B2. Otro ejemplo de la función ELEGIR Ya vimos un ejemplo muy sencillo de la función ELEGIR colocando el primer argumento de la función como una referencia a otra celda. También podemos hacer que los valores proporcionados a la función provengan de otras celdas. En la siguiente imagen puedes observar una tabla de equivalencias de calificaciones y una segunda tabla con los nombres de estudiantes y su calificación.


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El primer argumento de la función ELEGIR es la calificación del estudiante que a su vez es la posición que deseo buscar dentro del listado de valores proporcionado a la función. DESREF La función DESREF devuelve una referencia a un rango que es un número de filas y de columnas de una celda o rango de celdas. La referencia devuelta puede ser una celda o un rango de celdas. Puede especificar el número de filas y el número de columnas a devolver Sintaxis =DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) En donde; Ref: es el punto de partida. Es la celda referencia desde donde empezamos el desplazamiento por filas y columnas según indiquemos en los otros argumentos de la función, es decir, es la referencia en la que se desea basar la desviación. Ref debe referirse a una celda o rango de celdas adyacentes; en caso contrario, DESREF devuelve el valor de error #¡VALOR! Filas: es el número de filas, hacia arriba o hacia abajo, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda. Si el argumento filas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco filas más abajo que la referencia. Filas puede ser positivo (lo que significa que está por debajo de la referencia de inicio) o negativo (por encima). Columnas: es el número de columnas, hacia la derecha o izquierda, al que se desea que haga referencia la celda superior izquierda del resultado. Si el argumento columnas es 5, la celda superior izquierda de la referencia pasa a estar cinco columnas hacia la derecha de la referencia. Columnas puede ser positivo (lo que significa a la derecha de la referencia de inicio) o negativo (a la izquierda).


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Alto: es el alto, en número de filas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El alto debe ser un número positivo. Ancho: es el ancho, en número de columnas, que se desea que tenga la referencia devuelta. El argumento ancho debe ser un número positivo. Observaciones 

Si los argumentos filas y columnas colocan la referencia más allá del borde de la hoja de cálculo, DESREF devuelve el valor de error #¡REF!



Si los argumentos alto o ancho se omiten, los valores predeterminados serán los del argumento ref.



DESREF en realidad no desplaza celdas ni modifica la selección, simplemente devuelve una referencia. Se puede utilizar la función DESREF con cualquier función que necesite una referencia como argumento. Por ejemplo, la fórmula SUMA(DESREF(C2;1;2;3;1)) calcula el valor total de un rango de tres filas por una columna que se encuentra por debajo una fila y dos columnas a la derecha de la celda C2.

A modo de ejemplo, introduzca los datos siguientes en una hoja de cálculo de Excel en blanco. Utilizará estos datos para todas las fórmulas de ejemplo de este artículo.

A1: Nombre B1: Dept. C1: Edad B2: 501

C2: 28

A3: Antonio B3: 201

C3: 19

A4: María

B4: 101

C4: 22

A5: Arturo

B5: 301

C5: 29

A2: Diego

Escriba las fórmulas siguientes en la celda E2 (o en cualquier celda en blanco disponible): =DESREF(C2,2,-1,1,1) Ing. Oscar Pérez/ Ing. Aracely Torres

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Microsoft Excel 2013 - Avanzado  C2: la celda a la que se hace referencia.  2: indica el número de filas que se va a mover. Los números positivos indican

movimiento hacia abajo y los números negativos movimiento hacia arriba.  -1: indica el número de columnas que se va a mover. Los números positivos

indican movimiento hacia la derecha y los números negativos movimiento hacia la izquierda.  1 (penúltimo valor): (opcional) Indica cuántas filas de datos hay que devolver.

Este número debe ser un número positivo.  1 (último valor): (opcional.) Indica cuántas columnas de datos hay que

devolver. Este número debe ser un número positivo. Cuando utiliza esta fórmula, la función DESREF devuelve el valor de la celda situada dos filas hacia abajo (2) y 1 fila a la izquierda (-1) de la celda C2 (que es la celda B4). El valor de la celda B4 es "101". Por tanto, la fórmula devuelve "101". La función DESREF en Excel, como tantas otras, luce bastante abstracta, difícil de comprender, pero de gran utilidad para gestionar base de datos e información de todo tipo. En su forma más elemental, DESREF se refiere o se puede referir a una celda o a un rango de celdas, según la descripción oficial de Microsoft, “devuelve el valor de una celda que está a un número especificado de filas y columnas de una celda o un rango de celdas al que hizo referencia en un rango adyacente”. Otro ejemplo: =DESREF(A1;3;2). Le estamos diciendo a Excel que tomando como base la celda A1 se desplace 3 filas abajo y dos columnas a la derecha:


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Como se observa, el resultado traído es el 15, que corresponde a la segunda columna a la derecha de la A1 y a la tercera fila por debajo de A1. A la anterior fórmula no le agregamos los dos últimos criterios (alto y ancho), ya que estos argumentos se utilizan generalmente cuando la función DESREF se utiliza en combinación con otras fórmulas. Vemos cómo queda combinada con la función suma:

Le hemos dicho a Excel que se ubique en la celda A1, desde allí avance 2 fila abajo y una columna a la derecha, posicionándose así en la celda B2, marcada en rojo en la imagen; luego, en alto y ancho (4;1), le decimos Excel que sume los valores que están dese B3 hasta 3 filas fila más abajo, avanzando 1 columna a la derecha desde A1, que no es otra cosa que indicarle a Excel que sume el rango B3:B6. Si le diéramos a la función un ancho de 2, nos sumaría el rango B3:C6. Combinación de Fórmulas y Funciones Combinar INDICE y COINCIDIR: Ventajas sobre BUSCARV


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A diferencia de la función BUSCARV, la fórmula con INDICE y COINCIDIR no nos obliga a realizar la búsqueda en la primera columna de un rango y para demostrarlo resolveremos el caso donde deseamos encontrar el nombre de una persona a partir de su apellido.

La diferencia entre esta fórmula y la del ejemplo anterior son los rangos de búsqueda. La función COINCIDIR hace la búsqueda sobre la columna Apellido y devuelve la posición correcta para que la función INDICE devuelva la misma posición pero bajo la columna Nombre. Este tipo de búsqueda no es posible de realizar con la función BUSCARV porque ya hemos visto que dicha función siempre hace la búsqueda sobre la primera columna del rango. La flexibilidad que nos ofrece la función INDICE nos permite utilizarla en otros escenarios para buscar un valor y regresar múltiples resultados. Así pues, la función COINCIDIR combinada con la función BUSCARV es una excelente alternativa cuando deseamos hacer una búsqueda sobre una tabla y elegir la columna que necesitamos como resultado a partir de una lista desplegable. Nota: Ahora ya conoces dos alternativas para crear una fórmula para buscar datos en Excel, ya sea utilizando la función BUSCARV o la combinación de las funciones INDICE y COINCIDIR. Experimenta con ambas opciones y elige la que mejor se adapte a tus necesidades de acuerdo a los beneficios que ofrece cada una de ellas.


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Combinar BUSCARV y COINCIDIR La función BUSCARV es de gran utilidad para buscar valores dentro de una tabla, a continuación se muestra cómo se puede mejorar la búsqueda utilizando la función COINCIDIR misma que permite asociar una lista de validación de datos a la función BUSCARV. Primeramente se define una tabla de datos que tendrá en la columna A, la lista de libros de Excel que están a la venta y los montos para cada mes en las columnas subsecuentes.

Para conocer las ventas del libro “Excel en 24 Horas” para el mes de Marzo se puede utilizar la siguiente fórmula: =BUSCARV("Excel en 24 horas", A5:F14, 4, FALSO) Al colocar esta fórmula en la celda E1 obtengo el resultado esperado:


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La fórmula da el resultado correcto, pero ¿Qué sucede si se necesita conocer las ventas del mes de Enero? ¿Y después las ventas del mes de Febrero? Para ello se puede optar por crear una lista de validación Para evitar la edición de la función BUSCARV cada vez que necesitamos un dato diferente se puede crear una lista de validación con las posibles opciones para los meses. Miremos como se visualizaría:


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Para este ejemplo se ha colocado la lista de validación en la celda B1. Para poder utilizar esta lista dentro de la función BUSCARV se debe utilizar la función COINCIDIR la cual buscará el valor seleccionado en la lista y lo comparará con la matriz A4:F4.

Se puede observar que se ha remplazado el tercer argumento de la función BUSCARV con la función COINCIDIR de la siguiente manera: COINCIDIR(B1, A4:F4, 0).


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El resultado de la función COINCIDIR dará el número de columna que corresponde al mes seleccionado en la lista de la celda B1. Adicional a lo antes expuesto, se puede hacer una pequeña mejora y es agregar otra lista de validación con los nombres de los libros y utilizar dicho valor en el primer argumento de la función BUSCARV. La fórmula final se visualizaría así:

Funciones Matriciales Una formula matricial en Excel es una fórmula que trabaja con matrices de datos. Las fórmulas matriciales no trabajan con un solo valor sino con una serie de datos. Una fórmula de matriz puede ejecutar varias operaciones y devolver un único resultado o varios resultados, estas actúan en dos o más conjuntos de valores denominados argumentos matriciales en donde cada argumento matricial debe tener el mismo número de filas y de columnas. Estas fórmulas se crean del mismo modo que las demás fórmulas, excepto que se debe presionar la combinación de teclas CTRL+SHIFT+ENTER. Algunas de las funciones integradas son fórmulas de matriz y se deben escribir como matrices para obtener los resultados correctos. Se pueden identificar dos tipos de fórmulas matriciales en Excel.


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El primer tipo son aquellas fórmulas que trabajan con una serie de datos, realizan una operación sobre ellos y como resultado se regresa un solo valor. Generalmente este tipo de fórmulas hace una suma, un promedio o una cuenta de los elementos de las serie de datos y arroja un único resultado en una sola celda. El segundo tipo de fórmulas matriciales de igual manera trabaja con series de datos pero el resultado es colocado en dos o más celdas. Las constantes matriciales se pueden utilizar en lugar de las referencias cuando no se desea especificar el valor de cada constante en una celda independiente de la hoja de cálculo. ¿Por qué utilizar fórmulas de matriz? Si tiene experiencia en el uso de fórmulas de Excel, sabrá que es posible realizar algunas operaciones bastante complejas. Por ejemplo, es posible calcular el costo total de un préstamo a lo largo de un número concreto de años. Sin embargo, si realmente desea dominar las fórmulas de Excel, tiene que aprender a utilizar fórmulas de matriz. Éstas se pueden emplear para realizar tareas complejas como:  Contar el número de caracteres incluidos en un rango de celdas.  Sumar únicamente aquellos números que cumplan ciertas condiciones, como los valores más bajos de un rango o los números comprendidos entre un límite superior e inferior.  Sumar cada º valor de un rango de valores. Las fórmulas de matriz también ofrecen estas ventajas:  Coherencia

Si hace clic en cualquiera de las celdas de la E2 hacia abajo verá

la misma fórmula. Esa coherencia garantiza una mayor precisión.  Seguridad

No es posible sobrescribir un componente de una fórmula de matriz

de varias celdas. Por ejemplo, haga clic en la celda E3 y presione SUPR. Tendrá que seleccionar todo el rango de celdas (de E2 a E11) y modificar la fórmula de la matriz completa o dejar la matriz como está. Como medida de seguridad


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adicional, tiene que presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para confirmar la modificación de la fórmula.  Tamaños de archivo más pequeños

A menudo puede usar una fórmula de

matriz sencilla en lugar de varias fórmulas intermedias. Por ejemplo, el libro que ha creado para este ejercicio emplea una fórmula de matriz para calcular los resultados de la columna E. Si hubiera utilizado fórmulas estándar (como =C2*D2), habría usado 11 fórmulas distintas para calcular los mismos resultados.

Reglas para especificar y modificar fórmulas de matriz La regla principal para crear una fórmula de matriz merece repetirse: presione CTRL+SHIFT+ENTER siempre que sea necesario para especificar o modificar una fórmula de matriz. Esa regla se aplica tanto a las fórmulas de una celda como de varias. Siempre que trabaje con fórmulas de varias celdas, también tendrá que seguir estas reglas:  Tiene que seleccionar el rango de celdas en el que va a incluir los resultados antes de especificar la fórmula.  No puede modificar el contenido de una celda individual de una fórmula de matriz.  Puede mover o eliminar una fórmula de matriz completa, pero no parte de la misma. En otras palabras, para reducir una fórmula de matriz, primero debe eliminar la fórmula existente y comenzar de nuevo.  No puede insertar celdas en blanco en una fórmula de matriz de varias celdas ni eliminar celdas de la misma. Las fórmulas de matriz pueden parecer mágicas, pero también tienen algunas desventajas:  A veces uno puede olvidarse de presionar CTRL+SHIFT+ENTER. Acuérdese de presionar esta combinación de teclas siempre que especifique o modifique una fórmula de matriz.


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 Es posible que otros usuarios no entiendan las fórmulas. En la práctica, normalmente existe poca documentación sobre las fórmulas de matriz en una hoja de cálculo, así que si otros usuarios necesitan modificar los libros, debería evitarlas o asegurarse de que esos usuarios entiendan cómo modificarlas.  Según la velocidad de procesamiento y la memoria del equipo, las fórmulas de matriz de gran tamaño pueden ralentizar los cálculos. Utilizar una fórmula de matriz para calcular resultados únicos y múltiples Cuando se especifica una fórmula de matriz Excel inserta de forma automática la fórmula entre llaves {}. Calcular un solo resultado Este tipo de fórmula de matriz permite simplificar un modelo de hoja de cálculo remplazando varias fórmulas distintas por una sola fórmula de matriz. Por ejemplo, la siguiente calcula el valor total de una matriz de Ventas y precios de dos productos sin utilizar una fila de celdas para calcular y mostrar los valores individuales de cada acción. Producto A Producto B Ventas

500

300

Precios

10

15

Valor Total

{=suma(B2:C2*B3:C3)}

Cuando se escribe la fórmula {=SUMA (B2:D2*B3:D3)} como fórmula de matriz, multiplica el número de acciones y el precio correspondiente a cada acción, y luego suma los resultados de dichos cálculos. En general, las fórmulas de matriz usan sintaxis de fórmula estándar. Todas comienzan con un signo igual (=) y se pueden usar todas las funciones integradas de Excel en las fórmulas de matriz. La principal diferencia es que al utilizar una fórmula de matriz es necesario presionar CTRL+MAYÚS+ENTRAR para especificarla. Al hacer esto, Excel incluye la fórmula de matriz entre llaves; si escribe las llaves manualmente, la fórmula se convertirá en una cadena de texto y no funcionará.


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Lo siguiente que tiene que entender es que las funciones de matriz son una forma de método abreviado. La fórmula de una celda de la celda B4 condensa todas las operaciones de multiplicación, más la aritmética necesaria para agregar esos subtotales. Calcular varios resultados Algunas funciones de la hoja de cálculo devuelve matrices de valores o requieren una matriz de valores como argumento. Para calcular varios resultados con una fórmula de matriz, se deberá especificar la matriz en un rango de celdas que tenga el mismo número de filas y columnas que los argumentos matriciales. Por ejemplo, dada las ventas y precios de tres productos se calcula en tres celdas separadas el monto correspondiente a las ventas por producto con una sola formula. Producto A

Producto B

Producto C

Ventas

500

300

400

Precios

10

15

13

Total Ventas {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3} {=B2:C2*B3:C3}

Al especificar la fórmula como fórmula de matriz, generará tres resultados separados (5000, 4500 y 5200) basados en las tres cifras de ventas y en los tres Precios.

Utilizar constantes matriciales En una fórmula normal se puede escribir una referencia a una celda que contenga un valor o el valor propiamente dicho, también denominado constante. Igualmente, en una fórmula de matriz se puede escribir una referencia a una matriz o la propia matriz de valores contenidos en las celdas, lo que también se denomina constante matricial. Las fórmulas de matriz aceptan constantes del mismo modo que las fórmulas que no son de matriz, pero las constantes matriciales se deben especificar con un formato determinado. Las constantes matriciales pueden contener números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO o valores de error como #N/A. En la misma constante matricial


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puede

haber

distintos

tipos

de

valores, por

ejemplo,

{1;

3;

4\VERDADERO;FALSO;VERDADERO}. Los números de las constantes matriciales pueden tener formato entero, decimal o científico. El texto debe incluirse entre comillas, por ejemplo, "martes". Las constantes matriciales no pueden contener referencias a celdas, columnas ni filas de longitud desigual, fórmulas ni los caracteres especiales $ (símbolo de dólar), paréntesis o % (símbolo de porcentaje). Cuando dé formato a constantes matriciales, asegúrese de: Incluirlas entre llaves ( { } ). Separar los valores situados en columnas diferentes mediante punto y coma (;). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40, escriba {10;20;30;40}. Esta constante matricial se denomina matriz de 1 por 4, y equivale a una referencia a 1 fila por 4 columnas. Separar los valores situados en filas diferentes mediante barras inversas (\). Por ejemplo, para representar los valores 10, 20, 30 y 40 de una fila y los valores 50, 60, 70 y 80 de la inmediatamente inferior, se escribiría una constante matricial de 2 por 4: {10;20;30;40\50;60;70;80}. K.ESIMO.MAYOR & K.ESIMO.MENOR Dos de las funciones mas conocidas en Excel son aquellas que sirven para calcular el valor mas alto de una lista de números o para calcular el valor menor de un conjunto de valores, estas son las ya conocidas MAX y MIN. Sin embargo, estas funciones están limitadas a regresar un solo valor. En cambio con el uso de las funciones K.ESIMO.MAYOR y K.ESIMO.MENOR, es posible indicarle a Excel que retorne los 3 valores mas altos de una lista, el 5 valor menor o el 2°, el 5°, el 7° y el 10° menor. En cada función se utiliza una constante de matriz que garantiza la respuesta deseada, por lo cual debe recordar las reglas para especificar formulas matriciales. La sintaxis de ambas funciones es: =K.ESIMO.MAYOR (matriz, k)


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=K.ESIMO.MENOR (matriz, k) En dónde; Matriz: Es el rango de datos a evaluar. k: Constante matricial que indica los valores a retornar. 89

K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{1,2,3})

Retorna el valor más alto, el 2° mayor y el 3° mayor en 3 celdas horizontales

K.ESIMO.MAYOR(A1:A10,{3;2;1})

Retorna el 3° valor más alto, el 2° mayor y el mayor en 3 celdas verticales

37 76 83 Retorna el 2° valor menor, el 6° menor y el 9° menor en 3 celdas horizontales

70 49

K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{2,6,9}) Retorna el 8° valor menor y el 5° menor en 2 celdas verticales

96 100

K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{8;5})

44 43

También puede usar funciones adicionales con está fórmula, por ejemplo SUMA o PROMEDIO. Por ejemplo: =SUMA(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3})) =PROMEDIO(K.ESIMO.MENOR(A1:A10,{1;2;3}))

3.6 Errores de Excel Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores. Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores s:


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Microsoft Excel 2013 - Avanzado 

Cuadro de dialogo



Símbolo parte superior izquierda de la celda



Valor en la celda



Error al ejecutar una macro

Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos: Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta para corregir el error. Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido así como el modo a proceder para corregir dicho error. Valor en la celda – Es posible que nos equivoquemos al introducir los valores requeridos de una fórmula o función siendo imposible realizar el cálculo, ante estos casos Excel puede mostrar algunos de los siguientes valores en la celda: 

#¿NOMBRE?



#¡REF!



#¡VALOR!



#¡NULO!



#¡NUM!



#N/A



#¡DIV/0!



#####

El conocimiento de cada uno de estos errores nos permitirá conocer su origen y solucionarlo.


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#¿NOMBRE? – Este error se produce cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula introducida en la celda, bien sea porque no está bien escrita la fórmula o porque no existe. Ejemplo - si queremos calcular la potencia de 3,4 elevado a 15 deberemos introducir

la

siguiente

fórmula

o

función

en

la

celda

correspondiente

"=POTENCIA(3,4;15)" en el caso que escribiésemos "=POTEN(3,4;15)" Excel nos mostraría el error #¿NOMBRE?, dado a que no tiene registrado la función POTEN. #¡VALOR! – Este tipo de error se produce cuando Excel detecta que se está realizando cálculos con tipos de datos distintos entre sí, como datos numéricos, texto o fecha y hora. Ejemplo - La potencia de 4 elevado a una letra o texto "=POTENCIA(4;A)" dará como resultado el error #¡VALOR!, puesto que no es posible ni tiene sentido la realización de dicho cálculo. #¡NUM! – Este error se produce cuando Excel detecta cuando una fórmula o función requiere un dato numérico y se ha introducido un dato no numérico como una letra o una fecha. También puede ser que el resultado del cálculo resulta tan grande o pequeño que Excel no pueda mostrarlo. Ejemplo – El cálculo de la potencia de 1000 elevado a 103 da como resultado el error #¡NUM! dado a que Excel no puede mostrar el valor tan elevado de dicho cálculo. #¡DIV/0! – Este error se produce cuando Excel detecta que se ha realizado un cálculo de un número dividido por 0 o por una celda que no contiene ningún valor. Ejemplo – El cálculo de una celda que contenga la siguiente fórmula "=5/0" dará como resultado el error #¡DIV/0!


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#¡REF! – Este error se produce cuando Excel detecta el uso de una función o de un cálculo con referencias de celdas no válidas. Ejemplo – Este error se produce generalmente cuando se borran columnas o filas que contienen datos vinculados a unas fórmulas, al desaparecer dichos datos las fórmulas no pueden calcular y aparece el error #¡REF! #¡NULO! – Este error se genera cuando queremos relacionar mediante algún cálculo o función rangos de datos o celdas que no interseccionan. Ejemplo – La suma de 2 rangos de datos separados, tal y como muestra la imagen da como resultado el error #¡NULO! #N/A –Este error se genera en las hojas de cálculo de Excel cuando se utilizan funciones de búsqueda o coincidencia de datos los cuales no se existen en el rango de búsqueda especificado. Ejemplo – usar la función BuscarV para encontrar un valor que no existe en el rango de búsqueda especificado. ##### - Este error se muestra cuando: El valor introducido o calculado en la celda es más grande que el ancho de la columna Se ha calculado o introducido un valor negativo de una fecha. Ejemplo – multiplicar una fecha por el valor de -2.


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Capítulo 4: Restricción de Datos y Formatos condicionados 4.1 Formato Condicional Como su nombre lo indica el formato condicional permite poder establecer el formato (estilo, color, fondo, etc.) basado en una restricción o condición dada. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Microsoft Excel o a un informe de tabla dinámica. El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla. Razón para utilizar el formato condicional Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios. Agregar Formato Condicional 1. Seleccione las celdas alas que desea agregar el Formato. 2. En el menú Inicio seleccione la opción “Formato Condicional”. 3. En el menú desplegado, seleccione cualquiera de las reglas previamente definidas por Excel o puede seleccionar la opción “Nueva Regla…”, para poder personalizar sus propias restricciones:


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Aplicar Formato a todas las celdas según sus valores: Con el uso de escalas de colores, relleno de celdas e iconos, esta regla permite al usuario clasificar sus datos numéricos de acuerdo a valores mínimos y máximos. Estas escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos.

gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.


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Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores.

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y menores ventas de juguetes en un informe de ventas.


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Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.


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Aplicar Formato únicamente a las celdas que contengan: Con esta regla usted podrá encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas que contengan valores numéricos, texto, Fechas, Horas, errores, celdas en blanco, etc., basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario ordenada según categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo o bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de USD 100.000, y región igual a "Sudeste". Aplicar Formato a los valores con rango inferior o superior: Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento. Aplicar Formato a los valores que estén por encima o por debajo del promedio: Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad. Aplicar Formato a los valores únicos o duplicados: Esta regla le proporciona una manera fácil de resaltar valores (numéricos, texto, fechas u horas) únicos en un rango de datos seleccionado.


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Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato: Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede usar una fórmula lógica (debe contener operadores lógicos que garanticen una respuesta de Verdadero o Falso) para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado, que pueden estar en otra hoja de cálculo del mismo libro.

Ventajas del Formato Condicional Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como: 

¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?



¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?



¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?



¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?



¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?



¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria?


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El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de condiciones (o criterios). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

Buscar valores usando formato condicional Seguramente utilizas las hojas de Excel para almacenar grandes cantidades de datos, como el catálogo de clientes de la empresa, el registro de las ventas de productos, etc. Con esa gran cantidad de información es indispensable encontrar los datos precisos en todo momento. Buscar en Excel con formato condicional En esta ocasión te mostraré cómo utilizar el formato condicional para buscar dentro de una hoja de Excel y resaltar las celdas coincidentes. Observa la siguiente imagen:


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Para este ejemplo utilizaré los datos de la columna B y utilizaré la celda B2 como el cuadro de búsqueda, es decir, la celda donde colocaré el término/texto que deseo encontrar en los datos. Ahora debemos crear la regla que aplique el formato condicional y para eso se deben seleccionar las celdas con los datos e ir al comando Formato condicional y seleccionar la opción Nueva regla:


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Se mostrará el cuadro de diálogo Nueva regla de formato:

Fórmula para encontrar valores Selecciona la opción Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato. En la caja de texto coloca la siguiente fórmula, que explicaré en un instante: =Y($B$2<>"",ENCONTRAR(MINUSC($B$2), MINUSC(B4)))

También haz clic en el botón Formato… para seleccionar el formato que se aplicará a las celdas que cumplan la regla.


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La fórmula que acabas de escribir compara el texto de la celda de búsqueda ($B$2) con las celdas que contienen los datos. La comparación se hace a través de la función ENCONTRAR que compara ambos valores. Puedes observar también que para ambos valores utilicé la función MINUSC que los convierte en minúsculas antes de hacer la comparación de manera que la búsqueda no sea sensible a mayúsculas y minúsculas. Finalmente, la intención de la función Y es evitar que el formato se aplique a todas las celdas cuando la celda $B$2 esté vacía. Ahora haz clic en el botón Aceptar y podrás comenzar a encontrar los valores que introduzcas en la celda de búsqueda:


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4.2 Validación de Datos La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de estadísticas, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres, o para seleccionar entre Hombre y Mujer. En otras palabras, la Validación de Datos prepara su hoja de cálculo para condicionar el tipo de información que debe ingresarse en una celda determinada. Para efectuarla asegúrese de realizar los siguientes pasos: 1. Seleccionar la(s) celda(s) a las que aplicara la validación de Datos. Seleccione la opción “Validación de Datos” que se encuentra en el Menú Datos.

La Ventana de Validación de Datos está compuesta por 3 Pestañas:  Configuración.  Mensaje de Entrada.  Mensaje de Error. 2. En la Ventana “Configuración”, deberá seleccionar la Regla o restricción que limitara el ingreso de los Datos a través del Criterio de Validación.


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a. Cualquier Valor: No existen Limitaciones, el usuario de la hoja podrá escribir cualquier tipo de Dato.

b. Número Entero: Con este criterio

asegurara

personas ingresen

que

las

únicamente Números

Enteros

(Negativos, Positivos o Cero) en las celdas seleccionadas, sin embargo, usted deberá de seleccionar el rango posible para dichos números. Ejemplo: Edades, Cantidad de Libros vendidos, etc.

c. Decimal: Este criterio es similar al criterio de Números Enteros, a diferencia que con este criterio el usuarios podrá escribir números Decimales. Ejemplo: Salario, Distancias, Libras.

d. Lista: El criterio Lista guarda un conjunto de ítems, que son visibles a través del uso de una Lista Desplegable posicionada sobre la celda seleccionada. Usted deberá escribir cada uno de los elementos de la Lista separados por coma.

Ejemplo: Departamentos del País, Sexo, Escolaridad.

e. Fecha: Con este criterio asegurara que las personas únicamente ingresen Fechas específicas ubicadas en un determinado rango.


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f. Hora: Las personas únicamente pueden agregar Horas especificas ubicadas en un determinado rango.

g. Longitud de Texto: Este criterio de Validación determina la cantidad de caracteres que podrá escribir en la celda seleccionada, cabe señalar que usted podrá agregar cualquier tipo de carácter siempre y cuando cumpla con la longitud establecida.

h. Personalizada: Esta opción permite a usted, crear sus propias reglas de Validación a través del uso de una función o de una formula. 3. En la ventana “Mensaje de Entrada”, usted será libre de escribir un mensaje al usuario, apenas este toque la celda con el cursor y que servirá como aviso para notificar lo que se deberá escribir.

4. Los mensajes de Error, surgen cuando un usuario a ingresado información “NO VALIDA” o “NO PERMITIDA”

a la celda seleccionada; es decir, no está

cumpliendo el criterio de Validación escrito en “Configuración”. Existen 3 tipos de mensa de Error:


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Icono Tipo Detener

Se Usa Para Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar

Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo

6. Clic en Aceptar. Si todo ha ido bien, en las celdas previamente seleccionadas podrá únicamente ingresar los datos que apliquen el criterio de validación definido en la pestaña Configuración.


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¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: 

Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista. Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI.

 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico. Por ejemplo, puede especificar un salario mínimo para el cálculo de deducciones de un empleado de su empresa.  Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.  Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico. Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.  Limitar la cantidad de caracteres de texto. Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos.  Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas. Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación. Sugerencias para trabajar con la validación de datos En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.  Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda


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validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.

 Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.  Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante,

Excel

no

le

notificará

automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo.  Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.  Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación. Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes


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y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.


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Capítulo 5: Tablas Dinámicas Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Con un informe de tabla dinámica puede resumir, analizar, explorar y presentar un resumen de los datos de la hoja de cálculo o un origen de datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, , SQL Server o en un servidor Web.). Un informe de tabla dinámica es especialmente útil cuando tiene una larga lista de cifras para sumar y los datos agregados o subtotales podrían servir para mirar los datos desde perspectivas diferentes y comparar las cifras de datos similares. El diseño de una Tabla Dinámica radica en conocer su estructura e identificar como queremos mostrar la información de interés, para lo cual podemos hacer uso de 3 preguntas clave ¿Qué queremos ver?, ¿Cómo lo queremos ver?, ¿Cuáles queremos ver?. Las Tablas Dinámicas se conforman de 3 partes:  Filtros: Como todo Filtro, se encarga de Restringir la información, de mostrar solamente los datos de interés. Fácilmente podemos identificar si necesitamos un Filtro a través de la pregunta ¿Cuáles queremos ver?  Encabezados de Fila/ Columna: Conforman el marco bajo el cual se creara la Tabla Dinámica, separan la información de acuerdo a ¿Cómo queremos visualizarla?


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 Valores: Es la información de interés que será colocada en las celdas centrales de la Tabla Dinámica; es decir los datos numéricos que realizan el resumen de nuestra Tabla de Datos y que conforman nuestro reporte. FILTRO

¿Cuáles…?

ENCABEZADO DE FILA ¿Como…?

ENCABEZADO DE COLUMNA ¿Como…?

VALORES ¿Qué…?

Insertar una Tabla Dinámica 1. Seleccione las celdas que desea Resumir con Tabla Dinámica; estas celdas deben contener información y todos sus encabezados. 2. En el menú Insertar seleccione la opción Tabla Dinámica. 3. En la ventana que aparece, servirá para: a. Confirmar que las celdas seleccionadas son las que desea convertir en Tabla o utilizar una fuente de datos diferente a la hoja de cálculo actual. b. Indicar a Excel donde deberá aparecer el resumen de la Tabla Dinámica, en una Hoja de cálculo nueva o en un lugar especifica que usted seleccionara con la ayuda del botón. Clic en Aceptar.


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4. En el lado derecho de la Hoja de Cálculo se mostrara 1 panel que contiene todos los encabezados de su Tabla de información, y en la parte inferior identificara 4 paneles rotuladas con las diferentes partes que conforman la Tabla Dinámica: Filtros, Encabezado de Columna, encabezado de Fila y Valores. 5. Arrastre a cada uno de los paneles inferiores, los encabezados de su Tabla de Información y lograra ver como se forma la Tabla Dinámica.

Una vez que la Tabla Dinámica ha sido creada, usted podrá fácilmente ver un resumen de los datos de interés intercambiando la forma de esta, de manera rápida y sencilla. Ubicándose en cualquiera de las celdas de una Tabla Dinámica, observara el despliegue de 2 nuevas pestañas en el menú: Opciones y Diseño. A través del menú de Opciones, la Tabla Dinámica podrá cambiar los valores presentados en función de operaciones matemáticas mostradas, calcular campos que no existen en la tabla original, insertar Gráficos, etc. En el menú Diseño, fácilmente podrá cambiar el formato de la Tabla, así como los campos de Totales y subtotales de la misma.


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Configuración de Campo La configuración de Campo de Valor, disponible dentro del menú Opciones de una Tabla Dinámica, le permite cambiar el tipo de operación matemática a realizar en el campo de Valores de su Tabla Resumen: Además de esto, existe la posibilidad de Mostrar los Valores como Porcentaje, tomando de Referencia uno de los valores existentes en su Tabla de Datos Original o en relación a un valor especifico de Filas o Columnas de la Tabla Pivote.

Campos Calculados Los Campos Calculados permiten crear campos adicionales a los existentes a la Tabla de Datos original, a partir de operaciones matemáticas o funciones creadas a partir de los valores existentes en el origen de la información.


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El Diseño de una Tabla Dinámica Conforme se agregan encabezados de Filas o Encabezados de Columna en su Tabla de Resumen, encontrara que cada vez podrá hacerse más complicada la presentación de los datos, sin embargo Excel le permite poder cambiar el estilo de Diseño de los encabezados de Columnas agregando subtotales, totales, esquematizando los campos, compactando la información e incluso con la inserción de bandas de colores que permiten separar los datos.


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Capítulo 6: Importación de Datos En el mundo empresarial existen muchas herramientas informáticas corporativas que son vendidas a granel o incluso existen herramientas de software diseñadas al gusto y medida de las necesidades. Sin embargo, muchas de estas herramientas están enmarcadas en un conjunto de datos ya establecidos o una serie de reportes fijos, que un usuario del sistema no podría cambiar con facilidad y para lo cual es necesaria la ayuda de un programador. En este aspecto Microsoft Excel ha desarrollado u conjunto de herramientas y técnicas que permiten conectarse con bases de datos empresariales que han sido diseñadas en otros sistemas de información y que exitosamente pueden ser llevadas a Excel. En esencia para importar datos externos a Excel disponemos básicamente de dos opciones:  Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel.  Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa, puesto que en ocasiones pueden existir conflictos con los formatos y signos decimales. El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls o .xlsx no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc.


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NOTA

Al importar datos de una aplicación es posible que algunas de las

fórmulas no se ajusten correctamente, que el formato no se ajuste al original o incluso que fórmulas y funciones que no entiende no las copie. Pese a todos estos contratiempos, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente.

6.1 Importación desde Texto Hay dos formas de importar datos de un archivo de texto con Microsoft Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel o puede importarlo como un rango de datos externos. Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente: 1. Archivos de texto delimitado (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto. 2. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) separa normalmente cada campo de texto. Puede cambiar el carácter separador que se utiliza tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada Un archivo de texto creado con otro programa se puede abrir como un libro de Excel con el comando Abrir. Al abrir un archivo de texto en Excel, no cambia su formato: puede verlo en la barra de título de Excel, donde el nombre del archivo conserva la extensión del nombre del archivo de texto (por ejemplo, .txt o .csv). I.

Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Aparece el cuadro de diálogo Abrir.

II.

En la lista, seleccione Archivos de texto.

III.

Busque el archivo de texto que desee abrir y haga doble clic en él.

Importar un archivo de texto conectándose a él Puede importar datos de un archivo de texto en una hoja de cálculo existente como un rango de datos externos.


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A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos del archivo de texto.

B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto.

C. Busque el archivo de texto que desee importar y haga doble clic en él.

D. Elija el tipo de archivo que describa los datos con mayor precisión:

a. Delimitados: Le indica que los datos de cada columna están siendo separados por un carácter especial (coma, punto y coma, tabulación, etc.) b. De ancho fijo: No existen separadores entre una columna y otra, simplemente cada columna mide un valor determinado y cada valor de la columna no es más grande que el anterior.

E. Establezca los separadores de columnas:


108


Delimitado

De ancho fijo

F. Establecer el formato de los datos.

G. Clic en Finalizar.

6.2 Importación desde la Web En el amplio mundo del internet existen una serie de páginas o sitios web que han sido diseñadas para poder visualizar información desde cualquier lugar bajo un esquema de diseñado que se ha basado en Tablas; es decir que todo el contenido de un sitio web está hecho con Tablas.


109


Microsoft Excel cuenta con una herramienta especial para poder traer datos directamente desde internet, a través de un navegador especial que forma parte de las herramientas del mismo; este navegador web tiene la particularidad de visualizar todas las tablas existentes en un sitio web a partir de “check boxes” que determinan el inicio de una tabla en el sitio web. Importar datos desde un sitio web Puede importar datos desde internet en una hoja de cálculo siguiendo los pasos que a continuación se detallan: A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos.

B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Web.

C. Automáticamente se abrirá el navegador de Microsoft Excel, en donde en la parte superior deberá colocar la dirección del sitio desde el cual extraerá la información.


110


NOTA La importación desde web únicamente trabaja con páginas web, usted no podrá extraer información con archivos .pdf, aunque estos estén alojados en un sitio web.

D. Una vez que el sitio ha sido cargado completamente (el sitio se ha cargado completamente cuando logra observar flechas como esta “

”) debe seleccionar

la información que es de su interés a través de la selección de las tablas correspondientes (la información estará seleccionada correctamente cuando observe que la flecha ha cambiado por un símbolo similar a este “

”)

E. Clic en el botón Importar.

6.3 Importación desde Access Microsoft Access es parte de la suite de herramientas de Office en la administración de datos, diseñado para la administración de bases de datos empresariales o personales. Al ser parte de las herramientas de Office, es normal suponer que Excel cuente con un enlace directo para extraer datos desde una base de datos de Access.


111


NOTA Una Base de Datos esta compuesta por varias tablas. Con la importación de datos desde Access usted podrá extraer únicamente los datos de una tabla y forzosamente tendrá que visualizar todos los registros de la misma. Importar datos desde una base de datos de Access A. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos.

B. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access.

C. Busque la base de datos que desea que desee importar y haga doble clic en él.

D. Seleccione la Tabla de registros con la que desee trabajar y clic en Aceptar.

E. En la ventana que aparece seleccione ¿Cómo desea ver los datos? Y el lugar donde los desea ubicar. Posteriormente clic en Aceptar.


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NOTA

El botón de Propiedades, establece características avanzadas para la

Conexión de la Base de datos en cuanto a su Uso y Definición. El uso está orientado a establecer el control de actualizaciones, idiomas, etc. En la definición usted podrá ver el código fuente generado automáticamente para establecer la conexión entre Excel y la base de datos.

6.4 6.5 Microsoft Query Microsoft Query es un programa que permite incorporar datos de orígenes externos a otros programas de Microsoft Office, especialmente a Microsoft Excel. Si utiliza Query para recuperar datos de las bases de datos de los archivos corporativos, no es necesario que vuelva a escribir en Excel los datos que desee analizar. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Una vez establecido un origen de datos para una base de datos determinada, lo podrá utilizar siempre que desee crear una consulta para seleccionar y


113


recuperar los datos de esa base de datos, sin tener que volver a escribir toda la información de conexión. Query utiliza el origen de datos para conectarse con la base de datos externa y mostrar los datos que están disponibles. Después de crear la consulta y devolver los datos a Excel, Query recupera los datos y proporciona al libro de Excel la información de la consulta y de los datos de modo que pueda volverse a conectar con la base de datos cuando desee actualizar los datos. La Base de Datos Una Base de Datos es una herramienta que almacena información o datos, permitiéndole crear, leer, editar y borrar información de alguna manera. Todo Software o programa utilizado a nivel empresarial para la manipulación de datos (elaboración de facturas, inventarios, administración de recursos humanos, etc.) únicamente manipula información que se encuentra almacenada en una base de datos; es decir, el sistema se alimenta de la base de datos para poder mostrar la información de manera ordenada al usuario, en ningún momento el sistema guarda información si no existe una base de datos. Para poder importar datos a Microsoft Excel desde una Base de Datos, es necesario primeramente tener una Base de datos desde donde se puedan extraer los datos. Estas pueden encontrarse en diferentes formatos y en diferentes softwares administradores de BD:  Microsoft Access.  Sql Server.  MySql.  Oracle.  Microsoft Excel (En Excel también pueden almacenarse datos).  Archivos de texto plano (CSV o diseñados en bloc de notas que han sido delimitados).  Otros. La incorporación de datos a Excel a partir de otros programas es posible siempre y cuando los datos estén almacenados en Tablas, lo que hace fácil poder extraer


114


información desde una Base de Datos, ya que estas se componen de una o más Tablas que contienen información relacionada entre sí. NOTA

A diferencia de la Importación de datos desde Access, en donde

solamente incorporábamos datos de una Tabla y todos los datos de la misma, con Microsoft Query es posible combinar varias tablas para almacenar información más completa, además de permitir filtrar la información que contendrá. Microsoft Query trabaja las diferentes de la combinación de diferentes Tablas. Una combinación es una conexión entre dos tablas o mas donde estas se combinan según un campo que tienen en común, creando una nueva tabla virtual (que se puede guardar como una tabla real). Por Ejemplo: Tabla de Nombres Nombre

Edad

Cod. Departamento

Adán Acuña

28 años

2

Bertha Báez

35 años

3

Camilo Castro

18 años

1

Danilo Duarte

16 años

5

Tabla de Departamentos Cod.

Departamento

Departamento


1

Managua

2

Estelí

3

Madriz

4

Nueva Segovia

115


Tabla Combinada Nombre

Edad

Cod.

Departamento

Departamento Adán Acuña

28 años

2

Estelí

Bertha Báez

35 años

3

Madriz

Camilo Castro

18 años

1

Managua

El Archivo de Origen de Datos El origen de datos externos (en este caso la Base de Datos) se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión, crear una consulta y tener acceso al origen de datos externo. Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última actualización; en otras palabras, el archivo de conexión de datos permite mantener un enlace entre Excel y la Base de Datos externa permitiendo actualizar los datos en Excel una vez que cambien los datos en la Base de Datos original. NOTA

A través de un archivo de conexión de datos el usuario evita la

importación continua de los datos a Excel cada vez que la base de datos es actualizada, puesto que los datos en Excel son actualizados con la Base de Datos, sin embargo si usted realiza cambios en los datos de la Hoja de Excel, esto no afectara los registros de su Base de Datos original.

Para lograr la Importación de Datos con Microsoft Query es necesario contar con un archivo de conexión de datos lo cual realizara con los pasos siguientes:


116


1. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos.

2. En la ficha Datos, en el grupo

Obtener

datos

externos, haga clic en De otras fuentes. De la Lista de opciones que se

ha

desplegado,

seleccione la opción denominada “Desde Microsoft Query”. 3. Elija el origen de Datos para establecer la conexión, seleccionando la opción y clic en Aceptar.

4. Escribir un nombre para el origen de Datos, el cual puede ser cualquiera de su elección y que le ayude a identificar que datos son los que extrae de a BD.


117


5. En dependencia del tipo de Base de Datos con la que se desea conectar usted deberá seleccionar el controlador o extensión de la Base de Datos.

6. Seleccione el botón Conectar, en donde deberá seleccionar la ubicación de la Base de Datos con la que se desea conectar. Aparecerá una ventana que cambiara en dependencia del tipo de controlador que ha elegido. La imagen situada a su izquierda corresponde a la ventana para una Base de Datos de Access y a la derecha una ventana para una Base de Datos de Sql Server.


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En cualquier ventana que aparezca debe seleccionar la ubicación de la Base de Datos correspondiente del lugar correspondiente. 7. Clic en Aceptar.

Podrá Observar que su nuevo archivo de conexión de datos ha sido creado, puesto que será visible en la ventana de Elección del Origen de Datos.

Microsoft Query Para poder entrar a Microsoft Query debe cerciorarse en deshabilitar la opción de “Usar el Asistente para consultas para crear o modificar consultas”, de la ventana de Elección del Origen de Datos. Una vez deshabilitada seleccione el origen de Datos y clic en Aceptar. Una vez en Microsoft Query usted deberá cumplir con 4 pasos fundamentales para poder extraer los datos de manera exitosa:


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I.

Insertar Tablas de la Base de Datos.

II.

Combinar Tablas.

III.

Agregar Registros.

IV.

Establecer los criterios.

A continuación se detallan los procesos de cada uno de los anteriores: I.

Insertar las Tablas:

Una vez seleccionado el origen de datos, aparecerá una ventana que contendrá las diferentes Tablas existentes en la Base de Datos. Seleccione las Tablas a partir de las cuales desea incorporar los datos presionando doble clic sobre cada una de ellas o posicionando el cursor sobre la Tabla de Interés y presionando el botón Agregar. Cada una de las tablas que seleccione contiene información en particular de su interés, no es necesario agregar tablas que no contienen información relevante para usted, esto hace que la información

contenida

en

su

consulta

sea

exclusiva para el trabajo que la necesite. Una vez que agrego todas las Tablas de interés seleccione el botón cerrar. Podrá observar como cada una de las Tablas se han agregado al entorno de Microsoft Query una a una.

En caso de haber incluido una Tabla no deseada podrá eliminarla seleccionando la misma y dando en clic en el menú Tabla --Quitar Tabla. Así

mismo

si

ha

olvidado

alguna

Tabla

seleccione el menú Tabla --- Agregar Tablas..., esto desplegara nuevamente la ventana para


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Agregar Tablas.

II.

Combinar Tablas:

Como se mencionó anteriormente, la combinación de Tablas es la creación de una nueva Tabla virtual a través de la combinación de dos o más Tablas reales que tienen campos en común. En el ejemplo de la imagen anterior se observa que al incorporar las tablas Productos y Grupos, automáticamente existe una línea que une a ambas.

Esto es posible cuando la Microsoft Query identifica que amabas tablas tienen campos que se llaman de la misma manera y que contienen el mismo tipo de información. NOTA: El que dos tablas posean campos con el mismo nombre, no implica que sean campos en común. Por Ejemplo:

Tabla de Empleados Cod Empleado FI1495

Nombre Marcela Mora

Cargo Gerente Financiero

CO3256

Casimiro Colon

Contador

VT8965

Rubén Raudez

Vendedor

VT3625

Zaida Zeledón

Vendedor


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Tabla de Ventas Factura

Monto C$

Vendedor

15689

4’500ºº

VT8965

15690

8’900ºº

VT3625

15691

1’500ºº

VT0645

15692

12’400ºº

VT8965

Las Tablas anteriores forman parte de una Base de Datos corporativa, la primera es utilizada por el departamento de Recursos Humanos y en la cual se registran todos los empleados de la corporación. La segunda es usada por el área de Ventas y en donde se registra cada venta realizada. Note que en la segunda tabla existe un campo llamado Vendedor que registra el código del vendedor que realiza la venta, en esta tabla no es necesario escribir el nombre del empleado puesto que este ya existe en la Tabla de Empleados. Para lograr unir dos tablas basta con arrastrar los campos en común de una tabla a la otra o bien auxiliarse con el menú Tablas --- Uniones, en donde podrá observar 3 diferentes tipos de uniones: i.

Incluir solo los registros de las tablas en donde los campos en común sean iguales.

ii.

Factura

Monto C$

Vendedor

Nombre

Cargo

15689

4’500ºº

VT8965

Rubén Raudez

Vendedor

15690

8’900ºº

VT3625

Zaida Zeledón

Vendedor

15692

12’400ºº

VT8965

Rubén Raudez

Vendedor

Incluir todos los registros de la primera Tabla y solo los registros de la segunda tabla en donde los campos en común sean iguales.


122


Factura

Monto C$

Vendedor

Nombre

Cargo

15689

4’500ºº

VT8965

Rubén Raudez

Vendedor

15690

8’900ºº

VT3625

Zaida Zeledón

Vendedor

15692

12’400ºº

VT8965

Rubén Raudez

Vendedor

-

-

FI1495

Marcela Mora

Gerente Financiero

-

-

iii.

CO3256

Casimiro Colon Contador

Incluir todos los registros de la segunda Tabla y solo los registros de la primera tabla en donde los campos en común sean iguales. Factura

Monto C$

Vendedor

Nombre

15689

4’500ºº

VT8965

Rubén Raudez

Vendedor

15690

8’900ºº

VT3625

Zaida Zeledón

Vendedor

15691

1’500ºº

VT0645

-

15692

12’400ºº

VT8965

Rubén Raudez

III. Las

Cargo

Vendedor

Insertar las Tablas: Tablas

unidas

ayudaran

a

conformar lo registros de la nueva tabla virtual que será utilizada en los reportes de interés. En el menú Registros

---

Agregar

Columnas,

seleccione todos los campos que poseerá su nueva Tabla. Cada

vez

que

Micosoft

Query

accede a un campo de una Tabla determinada, este coloca primeramente el nombre de la Tabla, seguido por el nombre del campo (por ejemplo Empleados.Nombre, indica que se trabajara con la columna Nombre de la Tabla Empleados). En caso de seleccionar *


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antecedido por el nombre de una Tabla, indica que se agregaran todas las columnas de dicha Tabla. El campo Titulo de la columna, hace referencia a un alias o apodo que podrá colocar al encabezado de la tabla, en caso que el nombre inicia de la columna contenido en la tabla no refleje el contenido de la información bajo la misma (por ejemplo si el campo es llamado Grupo.NombreGrupo, un buen Titulo de columna seria Categoría). Igualmente es posible agregar campos que contengan operaciones matemáticas que consoliden información de un registro. IV.

Insertar Criterios:

A través los criterios es posible establecer restricciones a los registros que deseamos enviar a Excel, los cuales están basados en la información de las tablas que han sido incorporadas en la creación de su nueva tabla. Por ejemplo usted desea ver únicamente las facturas de un mes o un año determinado. Los criterios son establecidos con ayuda del

menú

criterios --- Agregar Criterios, en la ventana

que

aparece se ingresara el nombre del campo

que

servirá como restricción, un operador lógico

que

establezca la comparación con el valor deseado (igual, menor, mayor, diferente,

etc.) y

el valor que debe cumplir el campo de interés. Cuando agrega el primer criterio, Microsoft Query deshabilita los botones de opción Y & O que se encuentran en la parte superior izquierda, sin embargo después de haber completado el primer criterio, estos botones estarán habilitados para su selección en donde el botón Y exigirá que todos los criterio sean cumplidos, y la opción O solamente indicara que se cumpla uno de todos los criterios. El botón de Valores facilitara el trabajo al momento de establecer el valor de restricción, puesto que con él se visualizaran los diferentes valores del campo establecido, reduciendo los errores de digitación. Una vez que se han agregado todos los criterios finalice Cierre la ventana de Criterios.


124


Regresar los Datos a Excel Uno de los principales objetivos de Microsoft Query es realizar consultas a una base de datos corporativa permitiendo llevar los resultados de la misma a Excel, en donde se realizaran os análisis correspondientes de la información recopilada a través de comandos, funciones y herramientas de Excel. Para devolver los datos a Excel seleccione la opción “Devolver datos a Microsoft Excel” del menú Archivo. En el libro de Excel aparece el cuadro de dialogo de importación de datos en donde seleccionara la forma y el lugar en donde se colocaran los datos extraídos desde Microsoft Query.


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Capítulo 7: Macros 7.1 Excel y Visual Basic para Aplicaciones VBA, siglas de Visual Basic para Aplicaciones, es un lenguaje de programación desarrollado por Microsoft. Excel, junto con los demás miembros de Microsoft Office, incluye el lenguaje VBA (sin cargo extra). En pocas palabras, VBA es la herramienta que la gente utiliza para desarrollar programas de control de Excel. Imagínese un robot inteligente que sabe todo acerca de Excel. Este robot puede leer las instrucciones, y también puede operar Excel muy rápido y con precisión. Si desea que el robot haga algo en Excel, usted escribe un conjunto de instrucciones de robots mediante códigos especiales. Inserción de texto Si a menudo tiene que introducir su nombre de compañía, dirección y número de teléfono en las hojas de cálculo, puede crear una macro que haga la escritura para usted. La automatización de una tarea que realiza con frecuencia Suponga que usted es un gerente de ventas y necesita preparar un informe de ventas de fin de mes. Si la tarea es muy sencilla, se puede desarrollar un programa de VBA que lo haga por usted. Automatizar operaciones repetitivas Si tiene que realizar la misma acción en, por ejemplo, 12 diferentes libros de Excel, puede grabar una macro mientras realiza la tarea en el primer libro y luego dejar que la macro repite su acción en los otros libros. Creación de un comando personalizado ¿A menudo se emite la misma secuencia de comandos de menú de Excel? Si es así, ahorrarse unos segundos mediante el desarrollo de una macro que combina estos


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comandos en un solo comando personalizado, que se puede ejecutar con una sola tecla o clic de botón. Probablemente no va a ahorrar mucho tiempo, pero es probable que sea más precisa. El desarrollo de nuevas funciones de hoja Aunque Excel incluye numerosas funciones incorporadas (como SUMA y PROMEDIO), puede crear funciones en hojas que pueden simplificar en gran medida sus fórmulas. Creación de aplicaciones completas, macro impulsadas Igualmente puede utilizar VBA para crear aplicaciones a gran escala con una ficha de la cinta de menu, cuadros de diálogo, ayuda en pantalla, y muchos otros pertrechos. Crear complementos personalizados para Excel Probablemente usted está familiarizado con algunos de los complementos que se incluyen con Excel. Por ejemplo, las Herramientas para análisis es un popular complemento. Puede utilizar VBA para desarrollar su propio propósito especial complementos.

7.2 Ventajas de VBA Usted puede automatizar casi cualquier cosa que hagas en Excel. Para ello, escriba las instrucciones que Excel realizara. La automatización de una tarea utilizando VBA ofrece varias ventajas:  Excel siempre ejecuta la tarea exactamente de la misma manera. (En la mayoría de los casos, la consistencia es una buena).  Excel realiza la tarea mucho más rápido de lo que puede hacerlo de forma manual.  Si eres un buen programador de macro, Excel siempre realiza la tarea sin errores.  Si configura las cosas de manera adecuada, alguien que no sabe nada acerca de Excel puede realizar la tarea.


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7.3 Desventajas de VBA  Usted tiene que saber cómo escribir programas en VBA, sin embargo no es tan difícil como se podría esperar.  A veces, las cosas van mal. En otras palabras, no se puede asumir ciegamente que su programa VBA siempre funciona correctamente en todas las circunstancias.  VBA es un blanco móvil. Como ustedes saben, Microsoft está continuamente actualizando Excel. A pesar de que Microsoft pone gran esfuerzo en la compatibilidad entre versiones, es posible que descubra que el código VBA que has escrito no funciona correctamente con versiones anteriores o con una futura versión de Excel.

7.4 La Grabadora de Macros La grabadora de macros almacena cada acción que se realiza en Excel, similar a una grabadora de videos, por eso es conveniente planear con antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones innecesarias mientras se realiza la grabación. Antes de iniciar en el desarrollo de aplicaciones será necesario agregar la pestaña programador al Menú de Excel. Al hacer clic en la ficha Programador, la cinta muestra la información que es de interés para los programadores. La figura muestra el aspecto de la cinta de opciones cuando se selecciona la ficha Programador.

La ficha Programador no está visible en las opciones por defecto de Excel, por lo cual deberá habilitarse; esta acción se realiza una sola vez: Haga clic en cualquier parte del menú de la cinta de opciones y seleccione Personalizar la cinta.


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En la pestaña Personalizar cinta de opciones del cuadro de diálogo Opciones de Excel, busque Programador en la segunda columna. Ponga una marca de verificación junto a Programador. Haga clic en Aceptar, y ya está de nuevo a Excel con un nuevo tab: Programador. A continuación realizaremos una macro con la ayuda de la grabadora, para adentrarnos al código agregado en VBA (efectivamente, la grabadora de macros nos ayuda a crear el código sin necesidad de escribir una sola línea del mismo). La macro que está a punto de crear escribira su nombre en una celda, introducira la fecha y la hora actuales en la celda de abajo, dara formato a ambas celdas para mostrarlas en negrita y cambiara el tamaño de fuente de las céldas, a 16 puntos. 1. Seleccione una celda. 2. Elija Programador ➪ Macro ➪ Grabar macro, o haga clic en la grabación macro botón en la barra de estado. 3. Aparecerá el cuadro de diálogo Grabar macro, como se muestra en la Figura 2. 4. Introduzca un nombre para la macro. 5. Excel proporciona un nombre predeterminado, pero es mejor usar un nombre más descriptivo, sin espacios. 6. Haga clic en el cuadro Tecla de método abreviado, especificación de una tecla de acceso directo es opcional 7. Asegúrese de que el lugar de almacenamiento de la Macro en este Libro. 8. Puede introducir un texto en el cuadro Descripción, sin embargo esto es opcional. 9. Haga clic en Aceptar. 10. El cuadro de diálogo se cierra y grabadora de macros de Excel está encendido. Desde este punto, Excel graba todo lo que haces y lo convierte en código VBA. 11. Escriba su nombre en una celda. 12. Mueva el puntero de celda a la celda de abajo e introduzca la siguiente fórmula: = NOW () (la fórmula muestra la fecha y la hora actuales).


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13. Seleccione la celda de la fórmula y pulse Ctrl + C para copiar esa celda al Portapapeles. 14. Seleccione Inicio ➪ Pegar ➪ Valores. Este comando convierte la fórmula en su valor. 15. Con la celda seleccionado, pulse Shift + flecha hacia arriba para seleccionar la celda actual y la de arriba (la que incluye su nombre). 16. Cambie el formato de las celdas. 17. Detenga la macro.

Aunque esto es una gran ventaja sobre cualquier otro programa diseñador de aplicaciones, solo se puede grabar las cosas que se pueden hacer directamente en Excel, algunas tareas como el mostrar un cuadro de mensaje o diseñar un formulario son cosas meramente de VBA, y no podrán realizarse en Excel (entiéndase sin la ayuda de código VBA). De forma predeterminada, excel coloca la macro grabada en un módulo en el libro activo. Si lo prefiere, puede grabar en un nuevo libro (excel abre un libro en blanco) o en el libro de macros personal. Su libro de macros personal es un libro oculto que se abre automáticamente cuando se inicia excel. Este es un buen lugar para almacenar macros que se va a utilizar con varios libros. Este archivo no existe hasta que se especifica como la ubicación de una macro grabada. Si ha realizado cambios en el archivo, excel le pide que guarde al salir. La macro grabada ha sido guardada en este libro y lo que se ha realizado es crear código de vba de una manera sencilla, pero es necesario para activar el editor de visual basic para ver dicho código: 1. Elija Programador ➪ Visual Basic (o presione Alt + F11). Aparecerá la ventana del programa Visual Basic Editor, como se muestra en la Figura. Esta ventana es muy personalizable, por lo que la ventana VBE puede parecer un poco diferente.


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2. En la ventana de VBE, busque la ventana llamada Proyecto. La ventana de proyecto (también conocido como la ventana Explorador de proyectos) contiene una lista de todos los libros y los complementos que están actualmente abiertos. Cada proyecto está organizado como un árbol y se puede ampliar (para mostrar más información). 3. Seleccione el proyecto que corresponde al libro en el que se grabó la macro. Si no ha guardado el libro, el proyecto probablemente se llama VBAProject (Libro1). 4. Haga clic en el signo más (+) a la izquierda de la carpeta llamada módulos. El árbol se expande para mostrar el módulo 1, que es el único módulo en el proyecto. 5. Haga doble clic en Module1.

Ventana de Proyectos

Barra de Menú

Barra de Herramientas Ventana de Código

Ventana de Propiedades


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La grabadora de macros es la más adecuada para, macros sencillas y directas. La grabadora de macros no puede generar código para cualquiera de las siguientes tareas (las cuales se describen más adelante):  La realización de cualquier tipo de bucle repetitivo  La realización de cualquier tipo de acciones condicionales (utilizando una instrucción if-then)  Asignación de valores a las variables  Especificación de tipos de datos  Visualización de mensajes pop-up La Capacidad limitada del grabador de macros sin duda no disminuye su importancia.


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Excel Avanzado 2013

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