Manual de uso del sistema Contífico Online v12/2016 1
1 Introducción a Contífico Online…………………………...……………………...………………………………….. .4 2 Accediendo a su Cuenta……………………...………...……… .……………………………………………………… 5 2.1 Creando su cuenta o usuario Contífico....................................... Contífico............................................................……………………………...………5 3 Ingresando al Sistema Contífico Online…………………………...……………………………...………………….. .6 4 Mi Compañía…………………………………………………………………………………………………………… 7 4.1 Datos de la Empresa ……......................………………………....…………………………………………………… 7 4.2 Administración de Usuarios….............………………………....…………………………………………………… 8 4.3 Autorizaciones SRI (Servicio de Rentas Internas) …………....…………………………………………………… 8 ………………………………………...9 4.4 Facturación Electrónica……………………………………….…………….………………………………………. 4.5 Otras Configuraciones………………..……………………….………...…………………………………………… 9 5 Módulos de su Cuenta Contífico Online..……………………..……………………………………………………. .11 ………………………………………………...…… ……………………...………...……………………..... …...…………………….................................. ...............................11 6 Panel de Control………………………… 7 Contabilidad……………………………………………………..…………………………………………………… .12 7.1 Asientos………………………………………………………… .……...…………………………………………… 12 7.1.1 Registrar Asiento……………………………………………………..…………………………………………… 13 7.1.2 Libro Diario…………………………………………………...……...…………………………………………… 14 7.2 Ejercicio Contable……………………………………………….……...………………………………………….. .15 7.3 Plan de Cuentas ……………………...………………………….……...…………………………………………… 16 ……...……………………………………………..17 7.4 Centro de Costos……………………………………………… .……...…………………………………………… 8 Personas…………………………………………………...…… ...…………………………………………………… 18 8.1 Registrar Persona……………………………………………….……...…………………………………………… 18 8.2 Consultar Persona………………………………………….…………...………………………………………….. .24 9 Inventario……………………………………………………...…………...…………………………………………. .25 ……………………………………………. …………………….…………...………… …………...……………………….............. …………….............................. ..................26 9.1 Configuraciones……………………… 9.1.1 Unidades ………………………..…………………………………......…………………………………………… 26 9.1.2 Categorías………………………………………………...…………...………………………………………….. .26 9.1.3 Marcas………………………………………………………………..…………………………………………… .27 9.1.4 Bodegas………………………………………………………………..…………………………………………… 27 9.1.5 Importaciones……………………………………………...………...…………………………………………… .28 9.2 Productos ………………………………………………… .………….…………………………………………… .28 9.2.1 Registrar……………………………………………………………..……………………………………………. .29 9.2.2 Consultar……………………………………………………………..…………………………………………… .32 9.2.3 Modificar Todos……………………………………………………..…………………………………………… .32 9.3 Movimientos………………………………………………….………...…………………………………………… 33 9.3.1 Registrar……………………………………………………………...…………………………………………… .34 9.3.2 Consultar……………………………………………………………...…………………………………………… 35 9.4 Descargas …………………………………………………….……….…………………………………………… .36 9.5 Importaciones………………………………………………….……...………………………………….………… .37 9.5.1 Consultar Importaciones…………...………………………...………………………………………………….. .37 9.5.2 Liquidación de Importación………...………………………...…………………………………………………. .37 9.5.2.1 Registrar Liquidación………………………………………..…..…………………………………………….. .38 10 Transacciones…………………………………………………….…...…………………………………………….. .38 10.1 Proformas……………………………………………………….…..…………………………………………….. .39 10.1.1 Registrar Proformas…………………………………………..…..……………………………………………. .39 10.1.2 Consultar Proformas…………………………………………..…..…………………………………………… .40 10.2 Compra/Venta…………………………………………………….…...………………………………………….. .40 ……………………………………………..41 10.2.1 Registrar Documento Físico……………….……………………....…………………………………………… 10.2.2 Registrar DAU……………………………….………………….…...………………………………………….. .47 10.2.3 Documentos Recurrentes. …………………..……………………...…………………………………………… 48 10.2.4 Consultar documentos. ……………………..……………………..…………………………………………… .51 10.2.5 Anulaciones..………………………………..……………………...……………………………………………. .53 10.3 Cobros/Pagos………………………………….……………………...…………………………………………… .54 10.3.1 Registrar Cobro/Pago……………………..………………………...………………………………………….. .54 10.3.2 Registrar Pago Masivo…………………….……….…………………………………………………………… 58 10.3.3 Cruce de documentos……………………….……………………...…………………………………………… 60 10.3.4 Consultar documentos …………………………………..…………………..………………………………….. .62 10.4 Depósitos…………………………………………………………….…………………...………………………… 63 10.4.4 Registrar Depósitos ………………...……………………………..……………………………...……………… 63 10.4.5 Consultar Depósitos…………………..…………………………………………………………………….…... .64 10.5 Tarjeta de Crédito……………………….………………………………………………………………………... .64
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10.5.4 Configuraciones…...…………………..……………………………………………………………………… .....65 .....65 10.5.5 Registrar Liquidación…….....................……………………………………………………………………..… .65 10.5.6 Consultar Liquidación……………….....……………………………………………………………………... ...69 ...69 10.5.7 Consultar Lote…………….....................……………………………………………………………………...… 69 11 Bancos……………………………………..…………………………………………………………………………. .70 11.3.4 Mis Bancos…………………………….……………………………………………………...…………………. .70 11.3.5 Registrar……………………………….………………………………………………………………...………. .70 ……..72 11.3.6 Consultar (Mis Bancos) ……………….……………………………………………………………….… .…… 11.4 Movimientos……………………………….………………………………………………………………...…….. .72 11.4.4 Registrar Anticipo: …………………….…………………………...…………………………………………… 73 11.4.5 Registrar Otros………………………….……………………………………...……………………………….. .74 11.4.6 Consultar ………………………………….……………………………………………...……………………… .75 ……………..76 11.5 Cheques Protestados……………………………………………………………………………… ...…………….. 11.5.4 Registrar………………………………….…………………………………………………………...…………. .76 11.5.5 Consultar Cheque Protestado ………….…………………………………………………..…………………… 77 11.6 Conciliaciones…………………………………………………………………………………...………………… .78 11.6.4 Registrar Conciliaciones………………….………………………………………...…………………………… 78 11.6.5 Consultar Conciliaciones Bancarias………………….……………………………...………………………… .79 11.7 Estado de Cuenta ………………………………………………………………...………………………………… 80 12 Reportes…………………………………………………….…………………………...…………………………… 81 12.1 Panel de Control………………………...………………………………………………...………………………. .81 12.2 Reportes Financieros…………………...………………...………………………………………………………. .82 ………………...……………………...82 12.2.4 Ingresos/Egresos………………………………………….…………… ...………………...……………………. ………………...……………………..83 12.2.5 Estados de Resultados …………………………………….…………… ...………………...…………………… ………………………………………...84 12.2.6 Balance General……………………………………………………… ...………………………………………. 12.2.7 Balance de Comprobación. …………………………….…………… ...……………...………………………… 85 12.2.8 Flujo de Caja……………………...………………………………………………………...…………………… 85 12.3 Reportes de Ventas …………………...………………………………………………...…………………………. .86 12.5.1 Resumen Gerencial……………...………………….................………………………..………………………. .86 12.5.2 Ventas……………………………...………………………….…………………...…………………………….. .87 12.5.3 Ventas por Productos……………...………………………….……………………...…………………………. .89 12.5.4 Ventas por Vendedor……………...………………………….………………………...………………………. .90 12.5.5 Costo de Ventas …………………...………………………….………………………..………………………… 91 12.6 Reportes de Gestión…………………...……………………...…………………………...……………………… .91 12.6.1 Gastos No Deducibles…………...……………………………………………………...………………………. .92 12.6.2 Control de Cartera……………...………………………….……………………………...……………………. .92 12.6.3 Control de Anticipos…………...………………………….…………………………..………………………… 93 12.7 Inventario………………………...…………….…...............…………………………...………………………… 93 12.7.1 Saldos…………………………………………...................……………………...……………………………… 94 12.7.2 Kardex…………………………………………....................…………………………...………………………. .95 12.7.3 Reporte de Egresos x Centro de Costos …………………...……………...…………………………………… .95 12.7.4 Inventario vs. Asientos Contables. ………………………....………...………………………………………… 96 12.8 Consulta Cuentas/Mayor……………………………………...………………...………………………………… 96 12.9 Reportes SRI …………...………………………………………………………………………………………… ...97 12.9.1 Generar ATS……………………………….…………………………..…...…………………………………… .97 12.9.2 Formulario 103………………...…………..…………………………..…………...…………………………… .98 12.9.3 Formulario 104………………..………………………………… .…………………………...………………….99 12.9.4 Compras y Ventas ……………..………………………...……….……………………………………………… 99 ………………………………………………………...99 12.10 Reportes RRHH……………….……………...………...………………………………………………………. 12.11 Compras/Ventas (Personalizado) ………..…...………...………………………...…………………………… 100 12.12 Log de Actividades. …….…………………………… ..……………………………………...………………… 101
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1. Introducción a Contífico Online El sistema Contífico Online es el sistema más vendido en todo el Ecuador y el preferido por Empresarios y Contadores por su fácil implementación y manejo. Su uso amigable, bajos precios y actualizaciones continuas nos han convertido en la solución escogida por negocios pequeños, medianos e inclusive grandes cadenas.
Beneficios de Contífico Online.
No debe pagar Licencias ni comprar Hardware adicional Podrá acceder desde cualquier lugar del Mundo. Mejoras y actualizaciones permanentes y recurrentes Su Información respaldada siempre. Discreción y confidencialidad asegurada. Reportes del SRI siempre actualizados sin Costo. Múltiples usuarios con permisos individuales Amplia gama de Reportes exportables en Excel y PDF Soporte al Usuario a través de Plataforma Zendesk Call Center de Soporte al Usuario.
CONTIFICO ONLINE
Software as a Service SaaS El Software como un servicio es un modelo de distribución de soluciones en donde los datos y el mantenimiento es administrado por el proveedor del servicio y el cliente accede vía Internet desde cualquier sitio en el mundo. Esto se traduce en eficiencia y ahorro de dinero para el cliente. Entre sus ventajas están:
Siempre tendrá la última versión del Software No deberá adquirir hardware sofisticado Podrá reducir el personal IT de su empresa Pagará únicamente lo que consume
CONTROL REMOTO
¿Por qué nos prefieren en el Ecuador? Tal como lo avizoramos hace 6 años, Contífico se ha convertido en la primera opción para empresarios y contadores del país gracias a los siguientes factores claves:
Sistema Amigable, fácil de usar y siempre actualizado El mejor precio que el mercado puede ofrecer por un Software de Calidad Soporte al Usuario Personalizado y de Calidad.
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2. Accediendo a su Cuenta Para acceder a su cuenta usted deberá contar con una conexión a Internet segura. Usando el navegador de su preferencia ingrese la dirección WEB www.contifico.com y seleccione la opción ingresar que aparece al borde superior derecho de la pagina web Contifico. Esto lo llevara desde la pagina web hasta la pantalla de ingreso al sistema.
Una vez allí, deberá ingresar sus datos de usuario y contraseña y le aparecerá en la pantalla un combo de selección con todas las empresas asociadas a su usuario. Simplemente seleccione la empresa a la que desea ingresar y esto hará lo llevara a su cuenta.
2.1 Creando su cuenta o usuario Contífico. Si usted no posee un usuario Contífico usted deberá recibir una invitación por correo por parte de un usuario Administrador de una cuenta. Para saber cómo emitir una invitación a un nuevo usuario, por favor ver 3.2 Administración de Usuarios. Una vez que usted reciba su invitación por correo, usted deberá seleccionar el hipervínculo que lo llevara a la pantalla de registro. Alli completa todos los campos obligatorios y al guardar podra ingresar a esa cuenta en particular. Usted puede ser invitado a varias cuentas y mantener su mismo usuario para todas estas. Simplemente, al momento de recibir la invitación deberá seleccionar el checkbox de Usuario registrado e ingresar su usuario y clave.
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3. Ingresando al Sistema Contífico Online Mi Compañía
Al ingresar a su cuenta Contifico, será direccionado al Home o Panel de Control en donde usted podrá ver en una pantalla el estado actual de su empresa o negocio resumido en:
Gráfico de Ventas Mensuales Gráfico de Ingresos y Egresos Control de Cartera a 30, 60, 90, 120 días y superiores Detalle de Efectivo en Caja y Bancos
En la parte lateral izquierda de su pantalla usted tendrá acceso al menú desplegable del sistema. Los módulos del Menú de su cuenta podrán variar según lo que usted haya contratado. Entre los módulos básicos del sistema se encuentran:
Contabilidad Personas Inventario Recursos Humanos Transacciones 6
Bancos Reportes
En la parte superior derecha de su Sistema Contífico Online usted podrá acceder a las opciones de administración de su cuenta en la opción Mi Compañía. Allí usted podrá administrar entre otras cosas:
Usuarios y permisos Configuración de Facturación Electrónica Configuración personaliza de su cuenta Emails de notificación Datos del API
4. Mi Compañía Si usted es un usuario Administrador usted tendrá acceso al menú Mi Compañía. Al ingresar a su cuenta en el borde superior derecho encontrara un botón denominado Mi Compañía. El menú está compuesto por pestanas que permiten la personalización y administración de su cuenta:
Datos de la Empresa Administración de Usuario Autorizaciones SRI Facturación Electrónica Otras Configuraciones API
4.1 Datos de la Empresa Aquí usted podrá consultar los datos de su empresa ingresados al momento que registró su cuenta como numero de RUC, teléfono, dirección, el servicio contratado, entre otros. Adicionalmente, en Datos de la Empresa usted podrá subir archivos de la empresa como reglamentos, procesos o contratos y podrá registrar sus permisos de funcionamiento con sus fechas de expiración y alarmas con recordatorios que pueden ser enviados automáticamente a su correo electrónico. Debido a que ciertos archivos o registros podrían ser confidenciales (como la clave del SRI o IESS) Contífico OnlinePro le permite registrar cierta información como confidencial de manera que solo será visible para los usuarios Administradores. Entre las opciones principales de esta pestana están:
Registrar los Establecimientos activos (001,002,003): Estos campos son requeridos para poder generar el ATS sin problemas y son los códigos de establecimientos registrados en el SRI y que se encuentran emitiendo facturas. Ciudad: Este campo especifica la ciudad de operación de la empresa y puede ser utilizado para la configuración de facturas, como un campo adicional. Núm. Decimales: Aquí usted puede definir el número de decimales en precios de productos o sus fórmulas (Productos Compuestos y Producción). La contabilidad de Contífico maneja dos decimales por lo que al generar un asiento contable Contífico redondeará las cifras. Email Notificación: Este email será el email configurado para recibir las notificaciones generales de su Cuenta Contífico y también como email de pruebas para la configuración de envíos de facturación electrónica. 7
Logo de la Empresa: El logo debe tener una medida no mayor a 110x35. Este logo aparecerá en todos los comprobantes en PDF emitidos por su cuenta. Firma Proforma: Usted podrá subir una imagen de la firma autorizada a emitir Proformas y al generar un PDF, esta firma aparecerá en la misma. Garantías y Formas de Pago: se puede dejar como predeterminados estos campos para que el proceso de registro de proformas sea más ágil. Aunque también, podrán ser modificados al momento del registro.
4.2 Administración de Usuarios Esta pestaña permite invitar a nuevos usuarios a acceder a la cuenta. Solo deberá registrar una dirección email el usuario al que desea invitar, seleccionar los permisos que desea otorgar al nuevo usuario y este podrá registrase siguiendo los pasos del correo que le será enviado automáticamente por el sistema. (Ver 2. Accediendo a su Cuenta) El sistema Contífico Online cuenta con 5 usuarios gratuitos incluidos (esto está sujeto a cambio, ver Guía Comercial de Productos). Si usted desea activar más usuarios, lo puede hacer contactando a su ejecutivo de cuenta o escribiéndonos a
[email protected] Existen varios perfiles pre configurados que facilitan la selección de permisos de los nuevos usuarios a invitar. Contifico esta contantemente agregando nuevos permisos de usuarios que permitan al administrador de la cuenta un mayor control de todas sus actividades. Los permisos se agrupan por módulos y usted puede permitir al usuario Consultar, Agregar, Modificar y Eliminar, en caso que sea opción aplique. También, usted podrá configurar los permisos de bodega (Para las cuentas que manejen inventario) y configurar que usuario puede acceder a que bodegas.
4.3 Autorizaciones SRI (Servicio de Rentas Internas) En esta pestana podrá registrar todas las autorizaciones que recibe del SRI para impresión de facturas preimpresas. Usted puede solicitar a Contifico el servicio de configuración de sus formatos de facturas y 8
retenciones al momento de la contratación de su servicio o a través del botón de soporte que aparece al costado derecho del sistema. Para registrar las autorizaciones de facturas y retenciones, debe seleccionar el tipo de comprobante de venta autorizado que desea registrar (Factura o Retención) el rango (este campo no es obligatorio) y la fecha de vigencia. Una vez que la fecha de vigencia expire, Contifico no le permitirá guardar comprobantes de venta sin un nuevo código de autorización.
4.4 Facturación Electrónica El menú de facturación electrónica usted podrá visualizar el Cupo de documentos electrónicos. Además, cuenta con la opción para subir su firma y registrar su clave. Al registrar su clave usted podrá seleccionar la opción de firmado automático y el sistema no le pedirá registrar la clave de su firma con cada emisión de documento. Para la configuración de la cuenta de correo que enviará las facturas usted deberá considerar lo siguiente:
Servidor SMTP: este campo dependerá de su proveedor de correos electrónicos. Por ejemplo, el SMTP de Gmail es smtp.gmail.com TLS: Esta checkbox solo deberá ser considerado si su proveedor de email lo especifica. Gmail, te pide que el checkbox sea seleccionado. Puerto SMPT: Este campo será especificado por su proveedor de email. Para Gmail, el puerto SMTP es el 587. Usuario: El usuario de correo que enviara los comprobantes electrónicos a clientes y proveedores. Clave: La clave de su correo electrónico que enviara los comprobantes electrónicos a clientes y proveedores.
4.5 Otras Configuraciones En la pestaña Otras Configuraciones, Contifico le permite personalizar aún más su cuenta. Las opciones que aparezcan en esta pestaña dependerá de los módulos activos que tiene su cuenta. La pestaña Otras configuraciones cuenta con las siguientes opciones:
Campos Adicionales Cliente y Proveedor: Esta opción te permite agregar hasta 4 campos adicionales que usted desee almacenar en su base de información sobre sus clientes y proveedores. Por ejemplo: Nombre y Numero telefónico del responsable de la Cobranza. Crear Eventos por Persona: Te permite registrar fechas importantes en un calendario que luego puedes consultar en un calendario general en el menú de CRM en Reportes. (Ver Reportes, CRM) Registrar Persona – Ciudad: Esto habilitará los campos de ciudad y provincia al registrar una persona, lo cual le permitirá filtrar y organizar su información de documentos y cartera.
Opciones de Compra/Venta
Centro de Costos Obligatorio: Obliga a los usuarios a asociar una cuenta contable de Ingresos o Costos & Gastos a un centro de costos previamente registrado (Ver Centro de Costos) 9
Registrar Documento – Campos Adicionales: Estos campos aparecerán al momento del registro de una factura electrónica y serán considerados en el RIDE como campos adicionales. Registrar Cotización: Habilitara el menú de registro de cotizaciones y proformas en su cuenta. Permitir Numero de DNA Repetido: Al momento de registrar un documento tipo DNA, que implica que es un documento que no tiene sustento tributario (Ej.: vale de caja), usted igual puede llevar el control a través de un secuencial de este tipo de documentos. Activando esta opción el sistema permitirá que se pueda registrar un DNA de un mismo proveedor o cliente repetido. Asiento de Retención Independiente: Este campo se encuentra activo como opción predeterminada. Al momento de registrar una retención Contífico separara el asiento de retención en uno diferente con su propia numeración. Esto permite que el sistema no modifique asientos contables al momento de registrar una retención posterior al registro de un comprobante de Compra/Venta o factura. Permitir Reembolso de Gastos: Esta opción activara en registro de documentos de Compra/Venta la opción de registrar en comprobantes de proveedores Gastos de Empleados Cod.05 y Reembolso de Gastos por Intermediario Cod.08. Esto afectara sus reportes de Anexos Transaccionales o ATS Enviar IVA al Gasto: Esta opción activara en registro de documentos de Compra/Venta la opción de enviar el IVA al gasto. Si se selecciona el checkbox de Enviar IVA al gasto, al momento de registrar un ítem o cuenta contable en un comprobante el valor calculado del IVA será enviado a la misma cuenta de gasto o activo del producto o cuenta. Porcentaje de Servicio: Este campo deberá ser activado únicamente por negocios a los que aplica el cobro de un % por Servicios en el valor de su factura. El porcentaje es configurable ya que puede variar. Restringir Ventas sin Stock General: Al activar esta opción usted podrá bloquear la venta de un producto que no tenga Stock. Al ser General, el sistema considerara el stock final de la suma de todas las bodegas de la empresa. Al activar esta opción se desactivará la opción de control de Stock por Bodega. (Recomendado) Restringir Ventas sin Stock por Bodega: Al activar esta opción usted podrá bloquear la venta de un producto que no tenga Stock en una Bodega en Particular. Esto quiere decir que puede que, si tenga stock en una bodega, aunque la suma total de inventario sea 0 o negativo. Al activar esta opción se desactivará la opción de control de Stock General. Ordenar Ítems Documento: Permite configurar el orden en que se guardaran los ítems de una factura de compra o venta. Puede seleccionar la opción de orden alfabético o por orden de registro. Restringir Días de vencimiento: Esta opción bloquea la modificación de días de vencimiento de una factura de un cliente. Al momento de Registrar a una Persona – Cliente, usted podrá definir los días de vencimiento para que al momento de la emisión de una factura o proforma se autocomplete. Con esta opción ningún usuario podrá modificar esos días de crédito autocompletados.
Opciones de Inventario
Registrar Productos – Código de Catalogo: Activar esta opción le permitirá asociar un código de catálogo al momento de registrar un producto nuevo o modificarlo. 10
Registrar Producto – Marca: Activar esta opción le permitirá asociar una marca al momento de registrar un producto nuevo o modificarlo. Registrar Producto – Conversión de Unidades: Activar esta opción le permitirá registrar hasta 4 conversiones por producto. Esto es útil cuando su empresa compra en paquetes o cajas y vende en unidades o para fórmulas de producción. Registrar Movimiento – Restringir Stock por Bodega: Esta opción no le permitirá realizar traslados o egresos de productos que no tenga en Stock. Para un mejor manejo de su inventario esta opción deberá estar siempre activada. Registrar Producto – Código de Barra: Activar esta opción le permitirá un código de barra asociado a un producto. Esto le permitirá usar una pistola o scanner es un sistema de punto de venta o nube.
5. Módulos de su Cuenta Contífico Online. En la barra lateral izquierda su cuenta presenta un menú desplegable con el acceso a todos los módulos contratados. Cada menú cuenta con opciones de Configuración, Registro o Consulta. El primer menú es el Home o Panel de control, que lo llevara a la pantalla de ingreso a su cuenta.
Panel de Control: Esta pantalla presenta reportes financieros de su cuenta que solo estarán activos para los usuarios que tengan esos permisos activos Contabilidad Personas Inventario Recursos Humanos Transacciones Bancos Reportes
6. Panel de Control
Al ingresar a su cuenta Contífico, será direccionado al Home o Panel de Control. Esta pantalla presenta reportes financieros de su cuenta que solo estarán activos para los usuarios que tengan esos permisos activos. Usted podrá ver en una pantalla el estado actual de su empresa o negocio resumido en: 11
Gráfico de Ventas Mensuales Gráfico de Ingresos y Egresos Control de Cartera a 30, 60, 90, 120 días y superiores Detalle de Efectivo en Caja y Bancos
7. Contabilidad El módulo de Contabilidad debe ser el primer módulo a configurar cuando active su cuenta. Este Menú le permitirá crear sus ejercicios o periodos contables, administrar y adaptar su plan de cuentas, así como configurar sus centros de costos en caso que desee utilizarlos. En el menú de Contabilidad encontrara las siguientes opciones:
Asientos Ejercicio Contable Plan de Cuentas Centro de Costos
7.1 Asientos En el menú Asientos se registran todos los asientos de ajustes, saldos iniciales y demás movimientos contables del negocio que no estén relacionados a la Provisión de un Documento, Pagos, Deposito o Movimiento Bancario. Además, en Libro diario, usted podrá consultar todos los asientos que se han generado manual o automáticamente desde todos los módulos del sistema.
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7.1.1 Registrar Asiento
En la pantalla de Registrar Asiento se deberá especificar la fecha, glosa y las cuentas contables que se verán afectadas en el asiento. También se podrá asociar un centro de costo o proyecto a una cuenta.
Detalle de la pantalla:
Fecha: Fecha de contabilización del asiento. La fecha deberá estar dentro de un periodo o ejercicio contable abierto. Este campo es obligatorio. Glosa: Es la glosa o descripción del asiento contable. Este campo es obligatorio. Gasto no deducible: Seleccionar este checkbox si el asiento afecta cuentas contables de costos o gastos que el sistema deberá considerar como un gasto no deducible. Esto podrá ser consultado en un Estado de Resultados desglosado. Cuenta: Se seleccionan todas las cuentas contables que se verán afectadas en el debe o haber del asiento contable. Un asiento debe contar por lo menos con 2 cuentas contables afectadas. Agregar Detalle: Esta opción permite incrementar el número de cuentas contables que afectaran al asiento. Se desea eliminar un campo, usted puede seleccionar el icono de tacho de basura en color rojo a un costado del asiento. Debe y Haber: Valor monetario que afectara al asiento contable. Estos valores deberán ser registrados en USD. Los valores totalizados del Debe y Haber deberán ser iguales o el sistema no guardara el asiento contable. Centro de Costos: Usted podrá asociar un centro de costos a cada cuenta contable asociada al asiento. Cada asiento puede soportar varios centros de costos, si esto es necesario. Proyectos: El Proyecto puede ser considerar un segundo centro de costo, pero está destinado principalmente a tareas con una fecha de inicio y fin de un cliente en particular. Usted podrá asociar un proyecto a cada cuenta contable asociada al asiento. Cada asiento puede soportar varios proyectos, si esto es necesario. Guardar: Esta opción permite guardar o modificar un asiento previamente guardado. 13
Consejo: En caso que desee agregar una cuenta del plan de cuentas que aún no ha sido creada usted podrá abrir la opción de Plan de Cuentas en una nueva pestaña del navegador sin cerrar la de registro de persona y crear la nueva cuenta requerida. (Ver Plan de Cuentas) 7.1.2 Libro Diario
En la pantalla de Libro diario podrá consultar todos los asientos generados en la contabilidad de su empresa desde la pantalla de Registro de Asiento hasta documentos por transacciones, movimientos bancarios, etc.
Detalle de la pantalla:
Cuenta: Le permite filtrar todos los asientos que contengan la cuenta contable seleccionada Centro de Costos: Le permite filtrar todos los asientos que contengan el centro de costos seleccionado. Filtro: Le permite filtrar todos los asientos que contengan en su glosa o descripcion los caracteres registrados en este campo. Desde – Hasta: Le permite filtrar los asientos que se hayan contabilizado dentro del rango seleccionado. Tipo: Le permite filtrar por tipo de asiento registrado o generado. El tipo denominado asiento filtrar únicamente los registrados manualmente desde la pantalla de registro de Asientos. Consultar: Ejecuta todas las opciones seleccionadas en los campos de filtro.
Las opciones para cada asiento se muestran en la parte superior derecha de cada registro y varían dependiendo del tipo de asiento; manuales o generados desde otros módulos.
Asientos Manuales
Modificar Asiento: Icono azul. Esta opción le permitirá regresar a la pantalla de registro de asientos y modificarlo. 14
Eliminar Asiento: Icono rojo. Esta opción le permitirá eliminar un asiento contable registrado manualmente. Exportar a PDF: Con esta opción usted podrá generar un PDF del registro de cada asiento contable.
Asientos Generados desde otros módulos.
Consultar: Icono azul. Esta opción en forma de lupa lo llevara a la pantalla desde donde se generó el asiento, ya sea una factura, un pago, un movimiento bancario, un movimiento de inventario, etc. Exportar a PDF: Con esta opción usted podrá generar un PDF del registro de cada asiento contable.
En la esquina superior derecha de la pantalla, por encima de los filtros usted cuenta con las siguientes opciones:
Nuevo asiento contable: Icono verde. Esta opción lo llevara a la pantalla de registro de asientos manuales. Exportar a Excel: Esta opción le permitirá exportar a Excel todos asientos consultados según los filtros aplicados.
7.2 Ejercicio Contable
Se necesita realizar la apertura de un periodo contable para poder registrar información que afecte la contabilidad de su cuenta, como registrar un comprobante de venta, realizar un pago, emitir un anticipo o simplemente un asiento de ajuste. Para agregar un nuevo ejercicio contable seleccionamos la opción agregar periodo y procedemos a registrar la fecha de inicio y fin del mismo. A menos que sea un caso exclusivo el periodo del ejercicio contable será desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del mismo año.
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Detalle de la pantalla:
Agregar Periodo Contable: icono verde. Esta opción le mostrara una nueva pantalla para Agregar un periodo contable: o
o
o
Fecha de inicio – fecha fecha de fin: A menos que sea un caso exclusivo el periodo del ejercicio contable será desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del mismo año. Cierre mensual: Seleccionar este checkbox le permitirá registrar una fecha de control que no permitirá a los demás usuarios (No administradores) a registrar ninguna transacción o asiento pasada la misma. Día cierre: se registra el día que el cierre mensual hará efecto.
Modificar: icono azul. Esta opción le permitirá modificar un asiento contable, su tiempo y control de cierre mensual. Cerrar Periodo: Esta opción le permitirá abrir y cerrar periodos. Al cerrar un periodo contable el sistema realizara el asiento de cierre automático en donde todas las cuentas de Ingresos y Egresos van a cero y se afecta la cuenta de Patrimonio de Resultados del Ejercicio Anterior.
7.3 Plan de Cuentas
Contífico cuenta con un plan de cuentas genérico el cual puede moldearse a las necesidades de cada empresa o negocio. Para registrar una nueva cuenta o modificar una existente simplemente posicionamos el mouse sobre el grupo en donde queremos agregar nuestra cuenta y al seleccionarla aparecerán las opciones Agregar Cuenta, Modificar y Eliminar. Es importante saber que una cuenta que tenga asientos asientos contables asociados asociados a ella no podrá ser eliminada del plan de cuentas, primero deberán eliminarse estos asientos. Al seleccionar las opciones agregar cuenta o modificar aparecerá una ventana en donde especificaremos el nombre de la cuenta, para luego la asociarla a uno de los tipos de cuenta predefinidos por el sistema. Los tipos de cuenta predefinidos tienen relación directa con los reportes financieros que la Superintendencia de Compañía exigen anualmente a las empresas del Ecuador . Se recomienda asesoría de un contador al momento de seleccionar un tipo de cuenta. Si no se asocia la cuenta a un tipo de cuenta el sistema no le permitirá grabarla. 16
Usted también podrá exportar el plan de cuentas a un archivo Excel en su ordenador en caso de ser necesario.
Detalle de la pantalla:
Agregar Cuenta: Esta opción permitirá agregar una nueva cuenta contable. Es importante verificar en qué nivel está agregando la cuenta y expandir al máximo las subcuentas para cerciorarse de que el registro sea el correcto. Modificar: Esta opción le permitirá modificar el nombre o tipo de cuenta de su plan de cuentas. Eliminar: Esta opción le permitirá eliminar una cuenta contable siempre y cuando esta cuenta o sus subcuentas no contengan movimientos asociados. Ir a Mayor: Esta opción lo llevara al reporte de Consulta de Cuentas/Mayor contable filtrado a la cuenta seleccionada. Ir a Libro Diario: Esta opción lo llevara al reporte de Libro diario filtrado a la cuenta seleccionada. seleccionada.
7.4 Centro de Costos
El modulo de Centro de Costos permite controlar la utilidad bruta de una línea particular de negocio, un local o agencia, o un producto. Esto dependerá de la necesidad del usuario y su negocio. Para Agregar un nuevo centro de costos, al igual que en la pantalla de Plan de Cuentas, posicionamos el mouse sobre el grupo en donde queremos agregar nuestro Centro de Costos y al seleccionarla aparecerán las opciones Agregar Cuenta, Modificar y Eliminar.
Detalle de la pantalla:
Agregar: Esta opción le permitirá agregar un nuevo centro de costos. Es importante verificar en qué nivel está agregando el centro de costos y expandir al máximo los subcentros para cerciorarse de que el registro sea el correcto. Editar: Le permite modificar el nombre del centro de costos 17
Eliminar: Le permitirá eliminar un centro de costos siempre y cuando este centro de costos no tenga transacciones o registros asociados.
8. Personas El modulo de Personas permite registrar y administrar a todos clientes, proveedores y empleados que tendrán relación directa con su negocio. Además, activando el módulo de Nomina se puede llevar un mejor control de su fuerza laboral. Con el módulo de Personas, usted puede llevar un control de documentos o comprobantes de venta y su estado, transacciones de cobro o pago, estados de cuenta, atenciones y eventos. También le permite obtener reportes de cartera, ventas y reportes exigidos por el SRI. Si su cuenta tiene activado el módulo de Nomina, usted podrá consultar roles, pagos y estado actual del empleado. En el menú de Personas encontrara las siguientes opciones:
Registrar Persona Consultar Persona
8.1 Registrar Persona
Para registrar una Persona, cliente o proveedor, necesitara los datos requeridos por el SRI para la emisión de un comprobante de venta y otros datos adicionales que le permita administrar mejor su cuenta Contífico:
Detalle de la pantalla: Datos de la persona
Estado: Esta opción le permite determinar si la persona se encuentra en estado activo o inactivo. Una persona en estado inactivo no podrá ser seleccionado para ninguna transacción del sistema. Tipo: Este campo define el tipo de persona que tendrá interacción con su cuenta: 18
o o o
o
Natural: Persona Natural como lo define el SRI que tiene como id su cedula o pasaporte. Jurídica: Persona Jurídica como lo define el SRI es una compañía, asociación o consorcio. Sin RUC/CI: Aplica para personas o negocios que no cuentan con un id. Estas personas pueden ser estudiantes o potenciales clientes de los que no se tienen todos los datos. A estas personas podemos agregarle una persona asociada que es la persona a las que se le generara una factura. Este puede ser el caso de un estudiante escolar asociado a un padre de familia Placa: Aplica para los negocios tipo gasolineras en donde no se registre una persona natural o jurídica sino la placa del vehículo al que se prestó el servicio. Esto será considerado al momento de generar el reporte de Anexos transaccionales o ATS.
Contribuyente especial: Este checkbox aplica cuando el cliente o proveedor, ya sea persona natural o jurídica, es considerado un contribuyente especial por el SRI. RUC: Registro Único de Contribuyente según el SRI. Aplica para personas Jurídicas y Naturales que hayan obtenido un RUC para ejercer una actividad comercial. Cedula: Aplica principalmente para Personas Naturales, principalmente Clientes.
Nombre o Razón Social: Nombre y apellido de la persona natural o razón social de la jurídica.
Nombre Comercial: La marca asociada a una persona natural o jurídica.
Teléfonos: Teléfono de la persona Natural o Jurídica
Dirección: Dirección de la persona natural o jurídica.
Email: Este campo es importante para el envío de facturas electrónicas, retenciones, notas de crédito o notificaciones de Roles, Avisos de pagos u otros. Extranjero: Este checkbox aplica cuando el cliente o proveedor es extranjero, lo que quitara las validaciones de Cedula y RUC además de agregarle esta característica al reporte de anexos transaccionales o ATS. Persona asociada: Se puede asociar una persona a otra y afectar los 2 estados de cuenta, aunque no se duplicara la contabilidad. En caso de que la persona registrada sea una persona sin RUC/CI las facturas se emitirán a las Persona Asociada. En caso de que la persona registrada sea una persona Natural o Jurídica, la factura se emitirá a esta persona y no la persona asociada. Descuento: Este es un campo de % de descuento tipo cliente a todas las facturas asociadas a esta persona. Datos del Cliente: Al seleccionar el rol de la persona tipo cliente, usted podrá agregar hasta 4 campos adicionales que podrán ser configurados en el Menú Mi Compañía. Datos del Proveedor: Al seleccionar el rol de la persona tipo Proveedor, usted podrá agregar hasta 4 campos adicionales que podrán ser configurados en el Menú Mi Compañía. Datos Bancarios: Estos campos aparecerán cuando su cuenta tenga activado el módulo de nómina y se seleccione el rol empleado.
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Rol de la persona
Cliente: Checkbox parar registrar a la persona como un cliente. o
o
o
o
o
o
o
Es Proveedor: Checkbox parar registrar a la persona como un proveedor. o
o
o
o
Para Exportación: Aplica para clientes extranjeros que no tienen una residencia en el país. Las facturas emitidas a este cliente no grabaran IVA Cuenta por Cobrar: Como cuenta predeterminada se autocompletará con la cuenta Clientes Comerciales. Esto no debería modificarse a menos que su contador lo recomiende. Saldo inicial del Cliente: Este campo no afecta la contabilidad, pero le permite llevar un mejor control de estado de cuenta ya que será considerado como un saldo inicial del mismo. Aplicar cupo de crédito: Al seleccionar esta opción usted podrá aplicar un cupo de crédito en USD o los días de crédito. Monto Cupo de Crédito: El valor máximo en USD que este cliente podrá adeudar a la empresa. Un valor mayor no podrá ser registrado en transacciones de Compra/Venta Días de crédito: Los días de crédito máximo que tendrá un cliente. Esto autocompletara los días de crédito al momento de registrar un comprobante de Compra/Venta. Esto podrá ser modificado en el documento si es que en el Menú Mi compañía, en la pestaña de Otras configuraciones, la validación de control de días de crédito no es activada. Vendedor: Usted podrá asociar a un vendedor o ejecutivo de cuenta al cliente. Para poder seleccionar a un vendedor usted deberá registrar a este Vendedor como una Persona y asociar su rol como empleado.
Es Artesano: Al registrar a una persona como Proveedor Artesano todas las facturas de compra asociadas no grabaran IVA. Compañía Relacionada: Este checkbox le permitirá llevar un control de los proveedores relacionados a su empresa. Cuenta por Pagar: Como cuenta predeterminada se autocompletará con la cuenta Proveedores Esto no debería modificarse a menos que su contador lo recomiende. Saldo Inicial del Proveedor: Este campo no afecta la contabilidad, pero le permite llevar un mejor control de estado de cuenta ya que será considerado como un saldo inicial del mismo.
Es empleado: Checkbox parar registrar a la persona como un empleado. Al seleccionar a una persona como empleado, y si su cuenta tiene el módulo de nómina activado, se habilitará la pestaña de Recursos Humanos RRHH para el registro de datos del empleado. Es vendedor: Checkbox parar registrar a la persona como un vendedor. Para poder registrar a una persona como vendedor debe estar seleccionado el checkbox de empleado.
Autorizaciones SRI En esta pestana podrá registrar todas las autorizaciones para Comprobantes de Venta y Retención de clientes y proveedores. Para registrar las autorizaciones de facturas y retenciones, debe seleccionar el tipo de comprobante de venta autorizado que desea registrar (Factura o Retención) el rango (este campo no es obligatorio) y la fecha de vigencia. Una vez que la fecha de vigencia expire. Este registro es opcional ya que el número de autorización podrá ser completado al momento del registro del comprobante de venta.
Detalle de la pantalla:
Eliminar: Icono rojo. Este icono le permitirá eliminar un registro previamente guardado.
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Autorización: Numero de la autorización de los comprobantes de venta o retención del cliente o proveedor. Tipo de Comprobante: Venta o Retención. Serie Inicio – Serie Fin: Estos campos no son obligatorios ya que el cliente puede ser un cliente o proveedor auto impresor. Estos campos controlaran el número de las facturas o retenciones asociadas a la persona. Fecha de Inicio – Fecha Fin: Estos campos controlaran que las facturas o retenciones asociadas a un numero de autorización especifico estén dentro de la fecha permitida.
RRHH En esta pestana podrá registrar todos los campos asociados a un empleado para poder generar su rol de pago mes a mes y provisionar sus sueldos y beneficios sociales.
Detalle de la pantalla: Datos para la empresa
Departamento: Se deberá asociar un departamento o área al trabajador. Los departamentos o áreas deberán ser configurados en la pantalla de Configuraciones del Módulo o Menú de Recursos Humanos. Cargo: Se deberá asociar un cargo al trabajador. Los cargos deberán ser configurados en la pantalla de Configuraciones del Módulo o Menú de Recursos Humanos. Tipo de Contrato: Se deberá configurar un tipo de contrato al trabajador. Estos pueden ser: o
o o
Anual: Ahora es considerado un contrato indefinido. Deberá seleccionarse esta opción para los tipos de contratos indefinidos. Temporal: Cuando el empleado tiene un contrato temporal Servicios Prestados: Este tipo de contrato es para trabajadores que no están afiliados al seguro social. Se comportan más como proveedores ya que deben emitir facturas por servicios prestados y se debe asociar una cuenta por pagar. Se lo ha considerado en el módulo de RRHH ya que este módulo permite provisionar los gastos asociados en el mes que corresponde sin la necesidad de recibir la factura para el pago. 21
o
o
Obra cierta: Cuando el empleado es contratado para una tarea u obra especifica por un valor fijo. Esto es muy utilizado en constructoras. Tarea Periodo: Cuando el empleado es contratado para una tarea u obra especifica.
Tipo de Pago: Se define una forma de pago de Cheque o Transferencia como predeterminada, aunque la misma puede modificarse al momento de generar el rol en el módulo de Nomina.
Discapacidad: Checkbox si el trabajador tiene una discapacidad aprobada.
Fecha de Nacimiento: La fecha de nacimiento del trabajador.
Fechas de Ingreso/Salidas: Se pueden registrar varias fechas de entrada o salidas de un trabajador.
Grupo de Pago: Usted podrá seleccionar hasta 4 grupos de cuentas contables asociadas al trabajador para la provisión de sueldos y beneficios sociales. Las cuentas deberán ser configuradas en la pantalla Configuraciones del Menú o Modulo de Nomina. Nota: Permite registrar alguna observación del trabajador al momento de su ingreso.
Datos del IESS
Fechas de Ingreso/Salidas: Registro de fecha de ingreso o salida del Seguro Social, IESS. Se pueden registrar varias fechas de entrada o salidas de un trabajador. Código IESS: Código asociado al trabajador por el Seguro Social, IESS. Registro de Vacaciones: Registro de fechas de vacaciones. Estos campos se autocompletarán cuando se registren vacaciones en la emisión del rol de pagos del módulo de nómina.
Datos Ministerio de Relaciones Laborales
Fechas de Ingreso/Salidas: Registro de fecha de ingreso o salida. Esta fecha debería ser la misma fecha del IESS, a menos que su contador sugiera lo contrario. Cargas personales: Personas dependientes del trabajar, menores de 18 años o según lo exige el ministerio de relaciones laborales.
Configuraciones Generales
Tipo de Rol: Dependiendo de las políticas de su empresa o exigencias del seguro social su negocio podrá cancelar sueldo de manera semanal o mensual y adicionalmente cancelar anticipos de quincena. Los tipos de rol podrán ser activados en la pantalla Configuraciones del Menú o Modulo de nómina. % de Pago de Quincena: Usted podrá configurar por trabajador cuanto le deseara cancelar como anticipo de quincena, si es que el trabajador está asociado a este tipo de rol. Si usted escoge un 50% en el pago de fin de mes le serán descontadas sus aportaciones por lo que el valor a recibir será menor. Fondos de Reserva: de acuerdo a las políticas del país el trabajador puede optar por recibir los fondos de reserva mensualmente o acumularlos. o
Pagar desde el año: Aplica para todos los trabajadores con contrato indefinido. 22
o
o
Pagar desde el inicio: Aplica para trabajadores de la construcción en donde las normas de nuestro país le permiten percibir su fondo de reserva desde el inicio de su actividad laboral con la empresa. Acumular: Aplica para los trabajadores con contrato indefinido que a partir del año deseen con cobrar sus fondos de reserva mensualmente, sino acumularlos.
Acumular décimo Tercera y Cuarta remuneración: Esta opción permitirá al trabajador acumular estas remuneraciones. Contífico no permite acumular una y recibir mensualmente la otra. Extensión conyugal: En caso de que el trabajador lo solicite se podrá activar su extensión conyugal, valor de aportación que será debitado de su sueldo y cancelado al IESS por la empresa. El valor por extensión conyugal puede ser modificado según las normas del país en la pantalla de Configuraciones del Menú o Modulo de nómina.
Archivos relacionados Usted podrá subir archivos asociados al trabajador como su contrato, Currículo, imagen de su cedula, record policial, entre otros.
Remuneración Se registrarán los ingresos fijos, no variables, con los que el trabajador fue contratado. Los ingresos variables dependerán de su rol y podrán ser actualizados en el mismo en el Modulo de nómina.
Ingresos Proyectados: Se registrarán los valores fijos del trabajador: o
o
o
o o
Centros de Costos: usted podrá asignar varios centros de costos a un trabajador distribuyendo el valor total de sus ingresos en porcentajes. o o
Tipo: Se selecciona el tipo de ingreso del trabajador, que pueden ser un ingreso de Sueldo, Transporte, Comisión, Alimentación, Hora extra fija, entre otros. Valor Mensual: Se registrará el valor mensual a recibir por ese tipo de ingreso. El sistema le calculara el ingreso diario de ese rubro. Nombre: Este campo se autocompletará con el tipo del tipo de Ingreso y no debería ser modificado a menos que sea sugerido por su contador. Deducible: Seleccionar si este valor será considerado para su aportación al IESS. Afecta Aportación: Deberá ser considerado si el valor afecta la aportación al IESS y supera el 20% de valor mensual del ingreso. Aplica normalmente a rubros de Alimentación y Transporte.
Centro de Costo: Se selecciona el centro de costo a verse afectado en las provisiones Porcentaje de Trabajo: El porcentaje con el que se verá afectado ese centro de costos. La suma total de los porcentajes deberá sumar siempre 100%
Contratos: Aplica para tipos de contratos temporales o de obra cierta. Usted podrá registrar la fecha del fin del contrato y cargarlo al sistema. Saldos Iniciales: Cuando usted contrate su cuenta Contífico, pero su empresa y ha tenido actividad comercial y trabajadores contratados. Usted podrá asociar los valores que adeuda a la fecha de inicio de actividades del sistema. Estos valores pueden ser valores pendientes por pagar, o por cobrar.
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8.2 Consultar Persona
En la pantalla de consultar persona usted podrá acceder a una persona en particular y modificar sus datos o consultar sus documentos, transacciones, estados de cuenta, atenciones y eventos.
Pantalla Consultar Personas Esta es la pantalla principal que aparece al seleccionar la opción de consultar personas. Aquí, usted podrá filtrar a las personas por su rol (Cliente, Proveedor o Empleado) y estado (Activo o Inactivo). También podrá exportar las personas a Excel con todos sus datos incluido el saldo del estado de cuenta. Si requiere realizar alguna modificación en los datos de una persona anteriormente registrada, en la pestaña Personas la buscamos por uno de los roles que posea y seleccionamos la opción de modificar que aparece junto a la opción de eliminar en el costado izquierdo de la pantalla. Procedemos a realizar los cambios que se requieran y se vuelven a grabar. No se podrán Eliminar Personas que tengan documentos o asientos asociadas a ellas.
Pantalla Consulta de Persona En esta pantalla se muestran en pestañas los Documentos, Transacciones, Anticipos, Atenciones, Eventos y Estado de Cuenta:
Pestaña de Documentos: Se muestran todos los comprobantes de Venta, DNA y Notas de Crédito asociados a la persona ya sean por su rol de Cliente o Proveedor. Se puede exportar a Excel este detalle. En la pestaña usted podrá ver: o o o o o o o o o
Fecha de emisión del documento Numero de documento, Descripción o glosa del documento. Checks de Firmado, envío al SRI, Autorizaciones, y envíos al cliente Valor neto Impuesto, Total del Documento Retención Saldo 24
Pestaña de Transacciones: Se muestran los pagos o cobros asociados a los documentos de la persona. Se puede exportar a Excel este detalle. En la pestaña usted podrá ver: o o o o o o
o
Anticipos: Se muestran todos los anticipos registrados en el módulo de bancos. Los anticipos se registrarán cuando un cliente le entrega anticipadamente un dinero sin que exista aun una factura de por medio, o cuando usted entrega dinero a un proveedor sin que este aun le haya emisión un documento. Los anticipos posteriormente serán cruzados con facturas emitidas en la pantalla de Cobros/Pagos. Se puede exportar a Excel este detalle. En la pestaña usted podrá ver: o o o o o o o o o
Fecha del cobro o pago Persona Tipo: Cobro o Pago Cuenta en donde se registró el cobro o pago. Numero de comprobante asociado al cobro o pago. Deposito: En caso de ser un cobro se podrá consultar si los valores cobrados ya fueron depositados Total, monto de la transacción del cobro o pago.
Fecha de emisión del anticipo Número del Anticipo Valor del anticipo Estado del Anticipo, si ya ha sido cruzado o se encuentra pendiente. Saldo pendiente por cruzar. Fecha de transacción Numero de Transacción Documento con el que fue cruzado el anticipo Valor que fue cruzado con el documento.
Atenciones: Puede registrar la historia de atenciones o interacción con la persona y tipificar el tipo de contacto. Además, se puede asociar a un responsable de los usuarios de su cuenta. Eventos: Puede registrar fechas importantes asociadas a la persona como Cumpleaños o vencimientos de contrato. Estado de Cuenta: Aparece un detalle de la emisión o recepción de comprobantes de ventas o DNA, así como cobros, pagos y retenciones controlando el saldo con cada transacción y el saldo final por cobrar o pagar. Se puede exportar a Excel este detalle.
9. Inventario El módulo de Inventario le permitirá crear y administrar los productos y servicios asociados a su negocio. Los productos o servicios podrán ser comprados y vendidos, así como trasladados de bodega a bodega y egresados de su inventario o contabilidad. Para el cálculo de los costos de productos Contífico utiliza el cálculo de costos de promedio ponderado, lo que significa que se obtendrá el costo promedio de todas las compras e ingresos al sistema. En el menú de Inventario encontrara las siguientes opciones:
Configuraciones Productos Movimientos 25
Descargas
9.1 Configuraciones En configuraciones se definirán todos los parámetros para el manejo de inventario. Configuraciones cuenta con un sub menú con las siguientes opciones:
Unidades Categorías Marcas Bodegas Importaciones
9.1.1 Unidades En la pantalla unidades usted podrá configurar todas las unidades que utilizará su empresa o negocio. En su módulo de inventario el sistema ya cuenta con todas las unidades de medida más utilizadas, pero usted podrá agregar todas las otras que no se encuentren registradas.
Agregar Unidad: Icono verde en la parte superior derecha que le permite agregar una nueva unidad. o Nombre de la Unidad o Abreviatura de la unidad Modificar Unidad: Icono Azul junto a cada unidad registrada que le permite modificar el nombre o abreviatura de la unidad. Eliminar Unidad: Icono Rojo que permite eliminar una unidad siempre y cuando no este asociado a ningún producto registrado.
9.1.2 Categorías
Todos los productos o servicios deberán estar asociados a una categoría. La categoría de productos y servicios permite agruparlos y totalizarlos en ciertos reportes permitiéndole poder acceder a información un poco más generalizada y fácil de analizar en su cuenta. Al agregar una categoría se deberá registrar la siguiente información: 26
Categoría: Se registra el nombre de la categoría de productos o servicios. Agrupar: Al seleccionar este checkbox todos los productos o servicios que se vendan a través de un comprobante de Compra/Venta no aparecerán con su nombre de producto, sino que serán agrupados y en el detalle del documento aparecerá el nombre de la Categoría. Tipo de Producto: Se seleccionará si es una categoría de Bienes/Productos o de servicios Es para la venta: al seleccionar esta opción, se activará el campo para registrar la cuenta contable de ingreso asociada. Seleccione la cuenta para la venta: Deberá registrar una cuenta de ingresos asociada a la categoría y a los productos. Es para la compra: Al seleccionar esta opción, se activará el campo para registrar la cuenta de costo asociado. Seleccione la cuenta de costo asociada: Deberá registrar una cuenta de costos asociada a la categoría y a los productos. Es inventariable: Al seleccionar esta opción, se activará el campo para registrar la cuenta de inventario asociada. Seleccione la cuenta de inventario asociada. Deberá registrar una cuenta de inventario asociada a la categoría y a los productos.
Usted podrá editar o eliminar una categoría siempre y cuando esta no tenga productos o asociados.
9.1.3 Marcas En esta pantalla usted podrá administrar todas las marcas asociados los productos a comercializar. Usted podrá registrar marcas de productos que posteriormente asociará en cada registro de producto.
9.1.4 Bodegas
En esta pantalla usted podrá administrar todas las bodegas de su empresa o negocio. El sistema no tiene límite al número de bodegas que usted pueda crear. 27
Al seleccionar el icono de agregar nueva bodega en la parte superior derecha de su pantalla usted será direccionado a la pantalla de registrar bodega. En esta pantalla usted podrá Registrar una bodega, asociarla a un centro de costos, asociarla a un Punto de venta o Pos y asignarle un propósito.
Detalle de la pantalla:
Código: El código de la bodega a registrar Nombre: El nombre de la bodega Centro de Costos: Usted podrá asociar una bodega a un centro de costos y todas las descargas que se realicen desde esta bodega afectaran al centro de costos asociado. Excluir de Excel de reporte de Saldos: Si usted cuenta con muchas bodegas puede seleccionar esta opción para excluir del reporte Excel de saldos de bodega. Para POS: Esta opción le generará un API de sincronización que será asociado al sistema de Escritorio de Punto de venta de su Plan.
Propósito de la Bodega
Venta: Seleccionar esta opción si usted desea que los usuarios puedan realizar ventas desde esta bodega. Compra: Seleccionar esta opción si usted desea que los usuarios puedan realizar compras desde esta bodega. Producción: Seleccionar esta opción si usted desea que los usuarios puedan realizarse producciones desde esta bodega.
9.1.5 Importaciones La pantalla de importaciones en Configuraciones le permitirá configurar:
La cuenta contable asociada a mercaderías en tránsito que tendrá como predeterminada la cuenta contable Mercadería en Transito La bodega asociada a mercaderías en tránsito que tendrá como predeterminada la bodega mercadería en tránsito. La persona asociada a la Corporación Aduanera Nacional que deberá ser registrada en el módulo de personas.
9.2 Productos En Productos se registrarán y administrarán todos los productos asociados a su cuenta. Productos cuenta con un sub menú con las siguientes opciones:
Registrar Consultar
28
9.2.1 Registrar
La pantalla de registrar producto le permitirá crear todos los productos y servicios asociados a su cuenta. En esta pantalla usted podrá definir todas las características esenciales de un producto.
Detalle de la pantalla:
Estado: El estado podrá ser activo o Inactivo. Un producto en estado inactivo no podrá ser seleccionado en transacciones o movimientos de inventario. Tampoco se podrá utilizar en el módulo de producción. Código: Es el código único de cada producto o servicio registrado. El código de producto tiene un registro manual. Categoría: Aquí usted deberá escoger la categoría a la cual el producto se verá asociado. Esto autocompletara las cuentas contables asociadas al producto, aunque estas pueden ser modificadas por producto. Nombre: Es el nombre del Producto que además aparcera en su factura de venta si el producto tiene ese propósito. Es recomendable registrar el nombre del Producto en mayúscula para que se pueda leer mejor en su comprobante de venta. Código Catalogo: Este campo sirve para registrar un código adicional de su proveedor en caso de que este no sea el mismo que usted utiliza. Campo no obligatorio. Registro Manual: La opción de registro manual le permitirá buscar su producto por el nombre asignado, pero usted podrá modificar el nombre del producto al momento de emitir una factura a un cliente. Descripción: Campo en donde se describe el detalle del producto. Campo no obligatorio. Tipo: Se define si es un Producto o un servicio el que se está registrando. Al escoger el tipo Producto usted deberá seleccionar el tipo de producto que desea registrar: o
Simple: Este es un producto que no posee formulas o es un combo, en donde se tiene varios productos asociados. 29
o
o
o
Combo: En la opción de combo se configurará un nuevo producto que contiene 2 o más productos simples y a los cuales se les puede modificar el precio de venta de cada ítem totalizando el precio del producto Combo. De Producción: Esta opción le permitirá registrar un producto de producción y asociar una fórmula de productos a descargar para la creación de este producto terminado o en proceso. Compuesto: Un producto compuesto es un producto, que como su nombre lo dice, se encuentra compuesto por otros productos que serán descargados al momento de su venta. A diferencia de un producto de producción, un producto compuesto no es inventariable. Ejemplo: Un sanduche de jamón y queso en un restaurante, que se prepara al instante.
Unidad de Medida: La unidad de medida principal de un producto. Esta será la unidad para la venta y el control de inventario. La unidad predeterminada es “Unidad”.
Conversiones: Contífico le permite registrar hasta 4 conversiones de unidades para su producto. Es decir que usted puede vender en unidades, pero comprar en cajas o paquetes. Para POS: Seleccionar esta opción si usted desea que este producto pueda ser escogido desde su sistema de Punto de Venta. El no seleccionar esta opción inhabilitará el producto para la venta desde un POS.
Pestaña de Datos Generales
Para la venta: Seleccionar esta opción habilitara este producto para la venta. Deberá asociar una cuenta contable de ingreso. Este campo se autocompletará si la categoría asociada al producto ha sido configurada para la venta. Para la compra: Seleccionar esta opción habilitara este producto para poder ser adquirido o ingresado afectando una cuenta de inventario (Si el producto es inventariable) o de costo (Si el producto no es inventariable) Este campo se autocompletará si la categoría asociada al producto ha sido configurada para la compra. Inventariable: Seleccionar esta opción habilitará este producto como inventariable y deberá asociar una cuenta de costo del producto. Este campo se autocompletará si la categoría asociada al producto ha sido configurada como inventariable.
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Seriado: Al activar esta opción todo producto que ingrese o egrese de sus bodegas deberán estar asociados a un número de serie. Esta opción es ideal para productos costosos que involucran garantías de venta. Mínimo de Inventario: Esta opción permite sincronizar un minino de inventario de tal manera que el sistema le pueda notificar cuando su stock de un producto en particular llegue a ese mínimo. Notificación: Seleccionando este check usted recibirá vía correo electrónico una notificación de que ese producto ha llegado a su mínimo en bodega. El correo al que será enviado debe ser configurado en Mi Compañía. Precios: El sistema le permite manejar hasta 4 precios por Producto. Es importante considerar que mientras más precios utilicemos la persona que registre una venta tendrá más opciones para escoger y esto no siempre es bueno. Tiene PVP Manual: Esta opción le permite registrar el precio del producto o servicio manualmente al momento de registrar una factura de Venta o DNA. Al seleccionar esta opción, usted deberá colocar de todas formas un precio base en PVP ($). Impuesto al Valor Agregado: Usted deberá seleccionar si el producto graba IVA 14%, IVA 0% o no es objeto a IVA. En la mayoría de los casos los productos que no graban IVA al 14% se deberá escoger la opción IVA 0%. Utilizar la opción de no objeto a IVA únicamente cuando su contador lo aconseje. Los Productos en tipos de documentos DNA o Facturas a Clientes para Exportación grabaran IVA 0% aunque su configuración inicial sea de IVA 14%. Impuesto a los Consumos Especiales ICE: Al seleccionar esta opción el sistema le solicitara que registre el % de ICE a cargar el producto. Antes de registrar el ICE por producto deberá consultarlo con su contador ya que no necesariamente todos los comercios deben cobrarlo.
Pestaña de Formulas La pestaña de Formula aparecerá únicamente cuando usted seleccione un producto tipo Producción o Compuesto. Un producto tipo Producción o Compuesto puede registrarse sin formula, pero primero deberá validad que no existe ningún campo de producto en la formula sin completar, caso contrario no podrá guardarlo.
Eliminar: Icono Rojo junto al nombre del Producto de la formula. Elimina el producto de la formula. Producto: Materia Prima o Producto que compone el nuevo producto que se está registrando. Cantidad: La cantidad a utilizar de ese producto de materia prima o producto que compone al nuevo producto que se está registrando. Unidad: La unidad de medida que se está utilizando para ese producto de materia prima o producto que compone al nuevo producto que se está registrando. Es aconsejable que la unidad de medida sea la misma que la unidad principal del producto de la formula y no una conversión, pero esto no siempre es el caso.
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9.2.2 Consultar En la pantalla de consultar Productos usted podrá consultar todos los productos registrados en su cuenta y filtrar su búsqueda por:
Filtro: Palabra o carácter asociado o que el producto contenga.
Estado: Filtra los activos o inactivos
Tipo: Producto o Servicio
Propósito: Para la venta o compra
Categoría: Filtra productos por categoría de producto.
IVA: filtra los productos que graban IVA 14%, 0% o no objeto.
Los productos se presentarán agrupados por categoría. Al seleccionar la categoría, esta se expandirá mostrando todos los productos contenidos.
Modificar: icono azul junto al código del producto o servicio. Esta opción lo llevara a la pantalla de registro de producto. No todos los campos van a poder modificarse una vez que el producto haya sido utilizado en una transacción, como es el caso de la unidad. Eliminar: icono rojo junto al código de producto o servicio. Un producto podar ser eliminado siempre y cuando no este asociado a transacciones o sea parte de una fórmula de producto de producción o compuesto. Código: Este es el código asignado al producto. Nombre: Nombre con el que se registró un producto. Unidad: Es la unidad principal con la que se registró un producto. Stock: Es el stock general del producto, la suma de stock de todas sus bodegas. En la parte posterior le notifica el mínimo configurado para ese producto.
PVP 1: Le muestra el precio de venta al público # 1 o principal.
IVA: Le muestra el valor de IVA configurado para ese producto.
Propósitos: Si el producto es para la venta, para la compra, o inventariable.
9.2.3 Modificar Todos En la parte superior derecha de su pantalla usted podrá exportar un detalle de todos sus productos a Excel y también cuenta con una opción te modificar masivamente sus productos con el icono de Modificar de color azul, junto al icono verde de agregar producto.
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La pantalla de modificar masivamente los productos le permitirá ajustar los precios, códigos y nombres de cada producto. El aumento puede ser uno a uno o puede aplicar un valor de incremento o porcentaje masivamente a todos por producto o categoría de productos.
Categorías: Al seleccionar todos se mostrarán todos los productos activos en el sistema. Se podrán seleccionar una o varias categorías para hacer una modificación más detallada. Mostrar: Esta opción le permitirá mostrar los precios de los productos con o sin el valor porcentual del IVA. Si usted vende sus productos o los presenta con el IVA incluido es mejor mostrarlos de esta manera para que sepa cuál será el valor real del producto. Para estos casos es importante considerar manejar más de 2 decimales, lo cual se puede configurar en el menú Mi compañía. Modificar: Usted podrá seleccionar que lista de precios desea modificar y aumentar masivamente En Base al Costo: Esta opción le permite incrementar los Precios de los productos en base a los costos asociados. Es importante que se registren correctamente las compras e ingresos de productos de tal manera que el costo del producto sea el correcto. Aumentar: Se define el valor a incrementar masivamente, ya sea un incremento en Dólares o un incremento de porcentaje sobre el valor registrado. Aceptar: esta opción calcula los nuevos precios. Adicionalmente si desea conservar estos nuevos precios deberá seleccionar la opción de guardar al final de la pantalla. Adicionalmente usted podrá modificar los precios de los productos uno por uno en el listado de productos que aparece en la parte inferior de la pantalla. Check de Selección: Junto a cada producto usted podrá seleccionar el checkbox para que en la modificación masiva solo se alteren los seleccionados.
9.3 Movimientos En Movimientos se podrán registrar y consultar todos los movimientos de inventario de su cuenta. Los movimientos de inventario pueden ser registros manuales, como por ejemplo un traslado o automáticos, como por ejemplo la descarga de inventario con una venta. 33
Movimientos cuenta con un sub menú con las siguientes opciones:
Registrar Consultar
9.3.1 Registrar
La pantalla de registrar movimiento de inventario le permitirá ingresar, egresar, trasladar y ajustar los costos de su inventario en el sistema. Estos movimientos pueden o no generar un asiento contable, y este asiento puede tener asociado un centro de costos o proyecto.
Detalle de la pantalla:
Fecha: Fecha cuando se generará el movimiento de inventario y asiento contable, si aplica
Tipo: Tipo de movimiento que se está registrando: o
o
o
o
Ingreso: Se utiliza para ingresar inventario al sistema sin un comprobante de compra o factura. Aplica para registrar saldos iniciales o ajustes por inventario físico. Al ingresar inventario por esta vía el costo promedio de los productos se verán afectados por lo que es recomendable registrar un costo promedio. Egreso: Se utiliza para dar de baja a un producto sin un comprobante de venta. Se utiliza para ajustar el inventario cuando ha existido una pérdida o daño del inventario. Para llevar un correcto control de los saldos contables y físicos de inventario es recomendable siempre seleccionar la opción de generar asiento contable con este tipo de movimiento. No usar generar asiento contable es caso de que el saldo contable sea menor al saldo físico multiplicado por su costo promedio. Traslado: Se utiliza para mover inventario de una bodega a otra. Los traslados se pueden dar por requisición de productos o materiales o la entrega de productos a consignación. Ajuste de Costos: Sirve para ajustar los costos promedios a partir de una fecha determinada. Utilizar únicamente cuando esto sea aprobado por su contador.
Descripción: Es la glosa del asiento contable y descripción del movimiento de inventario. Bodegas: Dependiendo del tipo de movimiento será la bodega de destino, descarga o bodegas de traslado de los productos.
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Generar Asiento Contable: Este checkbox le permitirá generar un asiento contable asociado al movimiento de inventario. El asiento contable se generará con la cuenta contable de descarda de cada producto, pero Ud. podría modificar esta cuenta y asociar todos los movimientos de cada producto a una sola cuenta contable Cuenta Contable: La nueva cuenta contable con la que se descargara o cargara el movimiento de inventario. Se puede dejar en blanco y el sistema tomara las cuentas por determinado.
Centro de Costos: Centro de costos asociado al movimiento contable.
Proyecto: Proyecto asociado al movimiento contable.
Eliminar: Icono rojo junto a la cantidad del producto. Sirve para eliminar una línea del registro de movimientos.
Cantidad: Cantidad de productos a registrarse en el movimiento.
Unidad: Unidad de medida en la cual se realizará el movimiento.
Costo Unitario: Registrar el costo unitario de cada producto. Esto afectara al costo promedio, en caso de ser un ingreso. Agregar ítems movimiento: Usted podrá seleccionar un conjunto de productos asociados a un movimiento manual o automático previamente registrado.
9.3.2 Consultar
La pantalla de consulta Movimientos de Inventario le permite filtrar y buscar todos los movimientos de inventario que se hayan registrado manual o automáticamente en el sistema. Los filtros de búsqueda son los siguientes:
Producto: Filtrar todos los movimientos de inventario que contengan un producto en particular
Bodega: Filtrar todos los movimientos de inventario que hayan afectado una bodega en particular
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Código: Buscar un movimiento de inventario por el código del movimiento, que aparece en su comprobante. Tipo: Filtrar todos los movimientos de inventario por tipo de movimiento: Ingreso, egreso, traslado o ajuste de costo. Registro: Filtrar los movimientos por tipo de registro manual o generado de otro modulo del sistema como por ejemplo una Compra o Venta. Asiendo Generado: Filtrar los movimientos que generaron o no asientos contables. Desde – Hasta: Filtrar los movimientos de inventario que se hayan generado dentro de un tiempo determinado.
Documento: Filtrar un movimiento de inventario asociado a unos comprobantes de compra/venta.
Categoría: Filtrar todos los movimientos de inventario de una misma categoría de productos.
Se puede exportar un detalle de todos los movimientos en Excel o Excel Detallado en donde se mostrarán todos los productos asociados a un movimiento.
9.4 Descargas En descargas se acumularán todas las descargas de inventario que al momento de realizar una venta se generarían con costo cero. Este menú mantendrá estas descargas en estado pendiente hasta que se cuente con stock o costo mayor a cero. Entonces usted podrá generar la descarga de inventario y su asiento contable correspondiente.
Detalle de la pantalla:
Documentos: Le permitirá buscar un comprobante de venta o factura en particular. Producto: Le permite filtrar los comprobantes pendientes de descarga que contengan un producto en particular. Persona: Le permite filtrar los comprobantes pendientes de descarga asociados a una persona en particular. 36
Centro de Costos: Le permite filtrar los comprobantes pendientes de descarga asociados a un centro de costos o local. Vendedor: Le permite filtrar los comprobantes pendientes de descarga asociados a un vendedor en particular. Desde – Hasta: Le permite filtrar los comprobantes pendientes de descarga asociados a un plazo o rango de fechas. Tipo: Le permite filtrar los tipos de documentos emitidos y que se encuentran en estado pendiente de descarga.
Emisión: Fecha de emisión el comprobante de venta
Persona: Cliente que recibió la factura de venta
Bodega: La bodega de donde se debió generar la descarga.
Neto: El valor de la venta total sin impuestos.
Imp.: El valor del impuesto de la venta.
Total: El valor total del documento.
Costo: Esta calculadora le calcula al instante el valor con el que se realizaría la descarga si se la genera. En caso de que la descarga sea en 0, el sistema no generara ninguna descarga. Generar descarga: Icono verde junto a la calculadora de costos que genera la descarga de cada documento individualmente.
9.5 Importaciones En este menú se liquidarán todas las importaciones de productos calculando el costo final de importación. Para liquidar una importación previamente se debe haber registrado una compra al exterior, y un DAU además de cualquier otro gasto asociado.
9.5.1 Consultar Importaciones Al consultar las importaciones usted podrá ver todas las importaciones liquidadas y en estado pendiente. En esta pantalla se podrán consultar todas las importaciones por:
Fecha: Fecha en que se creó el código de importación.
Código: El código y el estado de la importación que puede ser pendiente o liquidado.
Descripción: Detalle o glosa registrado al momento de crear la importación.
9.5.2 Liquidación de Importación La liquidación de importaciones calcula el costo final de cada producto importado.
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9.5.2.1 Registrar Liquidación
Para registrar la liquidación de importaciones deberá llenar los siguientes datos:
Detalle de la pantalla:
Fecha: Se debe indicar la fecha en la que se registró la liquidación de la importación
Importación: Se debe escoger la importación a liquidar.
Bodega Destino: Se debe escoger la bodega a la que se cargara el inventario de la liquidación de la importación.
Posterior a haber indicado la información anterior, se debe seleccionar la opción “Ver Detalle”, posterior a esto podrá visualizar los ítems de la importación con los valores a cargarse y el costo de este considerando todos los valores de documentos y DAU.
10. Transacciones En Transacciones usted podrá registrar Proformas, Órdenes de Compra, Documentos de Compra/Venta, transacciones de cobro o pago, depósitos o liquidaciones de tarjetas de crédito. Transacciones cuenta con las siguientes opciones:
Proformas Compra/Venta Cobros/Pagos Depósitos Tarjetas de Crédito 38
10.1 Proformas En Proformas usted podrá registrar cotizaciones o prefacturas para clientes. A continuación, se explica a detalle cuales son las diferencias entre una Cotización y una Prefactura.
Cotización: Una cotización es un documento informativo de una negociación de venta que no genera asiento contable Prefactura: También puede ser considerado una precuenta. A diferencia de una cotización una prefactura está relacionada a la entrega o descarga de productos previo a la emisión de una factura. Genera una descarga de inventario con su asiento contable correspondiente.
10.1.1 Registrar Proformas Para registrar una cotización ya sea de compra o venta, deberá llenar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla: En información del documento usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al comprobante de venta emitido o recibido. Esta información es:
Fecha de emisión: La fecha cuando fue emitida la cotización Tipo de Documento: Aquí usted debe seleccionar si la cotización es para un cliente o de un proveedor. Número de Documento: En el caso de escoger que es una cotización de proveedor deberá indicar el número de la cotización que le han entregado. El campo es alfanumérico. Persona: En este campo se selecciona a la persona a la cual se emite o de quien se recibe el documento. Importación: Se deberá escoger la importación a la que pertenece o en el caso de que no se haya registrado aun, puede seleccionando la opción de búsqueda y deberá escoger la opción de “Nueva Importación” y podrá asignarle un código a esta importación, este campo puede ser alfanumérico
y agrupara todos los documentos correspondientes a la importación. (Este campo estará disponible solo para el módulo de Importaciones)
Proyecto: Esta opción me permite añadir un filtro de búsqueda adicional para los documentos de compra o venta. Le permite relacionar varios documentos de un mismo proyecto, para crear un nuevo proyecto se debe seleccionar la opción de búsqueda y en la ventana que se abre esta la opción de “Nuevo Proyecto” en la cual deberá indicar el nombre del proyecto a crear. Puede activar est a función en el módulo de “Mi compañía” en la pestaña de “Otras Configuraciones/Compra-venta”.
Referencia: Este campo permite registrar alguna referencia asociada a la cotización, por ejemplo, numero de contrato.
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Vendedor: Se puede asociar a un vendedor con el registro del documento de Venta lo que le permitirá obtener reportes de Ventas por Vendedor. Vencimiento: Usted podrá poner una fecha futura para el vencimiento de la cotización ingresando el número de días en que el documento cambiará su estado a vencido. También puede seleccionar la opción de notificar vía email y recibirá un email de notificación el día en que ese comprobante cambie su estado a vencido. La dirección de correo para notificaciones se configura en el módulo Mi Compañía. Anulado: En caso de que la cotización haya sido anulada usted deberá seleccionar esta opción. Si la anulación de la cotización se llegara a dar posterior al primer registro usted siempre podrá regresar al documento a través de la opción de consulta de Compra/Venta, seleccionar la opción modificar y anularlo.
10.1.2 Consultar Proformas En consultar proformas se podrán consultar todas las proformas generadas en el sistema y filtrarla por los siguientes campos:
Detalle de la pantalla:
Documento: se podrá consultar por un documento en particular
Persona: Se podrán filtrar todos los documentos asociados a una persona en particular.
Producto: Se podrán filtrar todos los documentos asociados a un producto en particular.
Centro de Costos: Se podrán filtrar todos los documentos asociados a un centro de costo en particular.
Tipo de Documento: Se podrán filtrar por tipo de documento Cotización o Prefactura.
Estado: Se podrán filtrar los documentos por el estado del mismo. Los estados pueden ser: o
o o
o
Pendiente: Se encuentra registrada una cotización, pero no ha sido transformada en una factura aun Generado: El documento fue transformado en una factura Aprobado: La cotización fue aprobada por un usuario con permiso de aprobación. Deberá activar la opción de aprobar cotización para poder visualizar este estado. Anulado: La cotización fue anulada.
Desde – Hasta: Se podrán filtrar las cotizaciones por un rango de fechas.
10.2 Compra/Venta En el Menú de Compra/Venta el usuario podrá registrar todos los comprobantes de venta de cliente o proveedor autorizados por el SRI. Además, se podrán registrar Documentos No Autorizados en caso de existir Vales u otros comprobantes que no cuenten con la debida autorización. (Estos se registrarán como documentos no deducibles o no gravables). Compra/Venta cuenta con las siguientes opciones:
Registrar Doc. Físico Registrar Doc. Electrónico. 40
Registrar DAU Documentos Recurrentes Consultar Documentos Anulaciones
10.2.1 Registrar Documento Físico
Esta opción le sirve para el registro de todos sus comprobantes de compra/venta generando de manera automática los asientos relacionados a estos registros y reportes tributarios. Al registrar las compras y ventas a través de esta opción, el sistema podrá generar para usted reportes tales como Control de Cartera, Control de Gastos No deducibles, Control de Documentos de Proveedores o Clientes y además usted podrá generar mensualmente Anexos transaccionales y Formularios de SRI.
Detalle de la pantalla: En información del documento usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al comprobante de venta emitido o recibido. Esta información es:
Fecha de emisión: La fecha cuando fue emitido el documento, acorde a la fecha del documento el sistema cargara el porcentaje de IVA correspondiente, si tiene fecha de emisión posterior a mayo 2016 el sistema calculará de manera automática el IVA 14%. Aplica IVA 12%: Esta opción le permite registrar un documento con el cálculo del IVA 12% a pesar de que su fecha de emisión sea posterior a mayo 2016, esta opción generalmente aplica a documentos que se recibieron con fecha de emisión Junio o Julio por servicios de meses anteriores al cambio del IVA. Anulado: En caso de que el comprobante de venta haya sido anulado usted deberá seleccionar esta opción. Si la anulación del documento se llegara a dar posterior al primero registro usted siempre podrá regresar al documento a través de la opción de consulta de Compra/Venta, seleccionar la opción modificar y anularlo. (Ver Consulta de Compra/Venta) Tipo de Documento: Aquí usted debe seleccionar el tipo de comprobante emitido o recibido que puede ser factura, nota de venta, liquidación de compras, entre otros. Además, debe seleccionar si el documento es de un cliente o un proveedor. En caso de que el documento emitido o recibido no 41
sea uno autorizado por el Servicio de Rentas Internas usted podrá seleccionar la opción Documento No Autorizado. Esto le permitirá llevar un control contable del movimiento, pero al mismo tiempo filtrará y no agregará el documento en reportes tales como Generación del ATS y Formularios.
Reembolso de Gastos: Esta opción se habilita en el módulo de Compañía/Otras Configuraciones/compra-venta/Permitir Reembolso de Gastos, le permite registrar un documento como sustento tributario 05. Liquidación de gastos de viajes, hospedaje y alimentación (a nombres de empleados y no de la empresa o con el sustento tributario 08. Valor pagado para solicitar Reembolso de gastos (Intermediario). Número de Documento: Número único y secuencial del comprobante de venta. Autorización: Es la autorización del SRI para la impresión del comprobante de venta. No aplica para Documentos No Autorizados. La autorización se autocompletará si esta fue registrada previamente en las pestañas de Autorización SRI de Personas o Mi Compañía. Persona: En este campo se selecciona a la persona a la cual se emite o de quien se recibe el documento. En caso que desee seleccionar a una persona que aún no ha sido creada usted podrá abrir la opción de Registrar Persona en una nueva pestaña del navegador sin tener que cerrar la de registro del documento y registrar a la nueva persona para posteriormente seguir registrando el documento. (Ver Registro de Personas) Importación: Se deberá escoger la importación a la que pertenece o en el caso de que no se haya registrado aun, puede seleccionando la opción de búsqueda y deberá escoger la opción de “Nueva Importación” y podrá asignarle un código a esta importación, este campo puede ser alfanumérico
y agrupara todos los documentos correspondientes a la importación. (Este campo estará disponible solo para el módulo de Importaciones)
Referencia: Este campo permite registrar alguna referencia asociada al comprobante de venta, por ejemplo, número de contrato. Vendedor: Se puede asociar a un vendedor con el registro del documento de Compra/Venta lo que le permitirá obtener reportes de Ventas por Vendedor. (Ver Reportes) Vencimiento: Usted podrá poner una fecha futura para el vencimiento del comprobante ingresando el número de días en que el documento cambiará su estado a vencido. También puede seleccionar la opción de notificar vía email y recibirá un email de notificación el día en que ese comprobante cambie su estado a vencido. La dirección de correo para notificaciones se configura en la Pestana General del menú Mi Compañía. Asumir IVA: Al cargar valores monetarios en la pestaña de productos o cuentas, se puede indicar si el IVA de esos ítems se asumirá como gasto o parte del activo o cuenta escogida. Esta opción se debe activar en el módulo Compañía/Otras Configuraciones/Compra-venta/Enviar IVA al gasto; esta opción también permitirá que en el ATS la compra se cargue al gasto. En la parte inferior del documento están los campos:
Descripción: Este campo completa la glosa del asiento contable. Si el usuario lo desea puede solicitar a Contífico que este campo también aparezca en la factura impresa.
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Campos Adicionales: En el módulo de Compañía/Otras Configuraciones/Compra-Venta/Campos Adicionales, se pueden activar hasta dos campos adicionales en los que se puede indicar información adicional para el documento, los mismo que pueden salir impresos en la factura. Adjuntos: Posterior al registro del documento, el sistema le permite adjuntar uno o varios archivos en formato jpeg, jpg o pdf, con el objetivo de guardar la factura o RIDE como un documento adjunto, los mismos que se podrán revisar o descargar en esta misma opción.
Selección de Productos/Servicios, Cuentas Contables, Proyectos, Retención, Formas de Pagos: Selección de Productos/Servicios (solo para cuentas con el módulo de Inventario o cuentas service)
Centro de costo (General): Situado en la parte superior derecha de la pestaña, le permite escoger un centro de costo por todos los ítems. Estos se ligarán automática al centro de costo designado, sin embargo, si a alguno se le quiere asignar otro centro de costo, solo se cambiará en el ítem seleccionado.
Bodega: Se deberá escoger la bodega de la cual se realiza el movimiento de inventario.
Cantidad: Se ingresa la cantidad de ítems o servicios.
Productos: Se selecciona el ítem que se compra o vende, el mismo que debió registrarse previamente en el módulo de Inventario. 10%: Este campo le indicara si el ítem se ha registrado para que en su venta se facture el 10% de servicio, esta opción se habilita en el módulo de Compañía/Otras Configuraciones/CompraVenta/Porcentaje de Servicio y se habilita por producto. Centro de costo (Por ítem): Se podrá ligar al producto a un centro de costo, de manera que a cada ítem se le podrá asignar un centro de costo diferente. Unidad: En el caso de las compras se podrá escoger la unidad del producto de poseer diferentes conversiones de medida. Valor Unitario: Se ingresa el valor unitario del ítem en el caso de las compras y en el caso de las ventas si ya se determinó los precios del ítem se visualizará una lista desplegable de precios. Ret. IR: Seleccione el código de Retención de Impuesto a la renta que afecta al Bien o Servicio. Esto afectara inmediatamente la pestaña de retenciones. Si no cuenta con la retención al momento de registrar el comprobante de venta puede dejar este espacio en blanco y posteriormente regresar al documento a través de la opción de consulta de Compra/Venta, seleccionar la opción modificar. Ret. IVA: Seleccione el código de Retención de Impuesto IVA afecta al Bien o Servicio. Esto afectara inmediatamente la pestaña de retenciones. Si no cuenta con la retención al momento de registrar el comprobante de venta puede dejar este espacio en blanco y posteriormente regresar al
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documento a través de la opción de consulta de Compra/Venta, seleccionar la opción modificar y anularlo.
% Desc: Registra el % de descuento por ítem o de manera general digitándola en la parte superior.
Desc: Muestra el valor descontado en moneda.
Subtotal: Muestra el valor subtotal calculado de la multiplicación de Cantidad por Valor Unitario menos el descuento.
Selección de Cuentas Contables En la segunda parte del formulario de Registro de Documento aparece la selección de las cuentas contables afectadas. Estas son:
Cantidad: se ingresa la cantidad de ítems o servicios afectando la cuenta contable. Cuentas: se selecciona la cuenta del bien o servicio afectado. Esta puede ser una cuenta de Ingresos, Gastos, Activos Fijos, Inventarios, entre otras Centro de Costos: Se puede asociar la cuenta a un centro de costos previamente registrado siempre y cuando la cuenta sea de Ingreso o Costos/Gastos, también se puede indicar el centro de costo en la parte superior de la opción de manera que todas las cuentas carguen al mismo centro de costo. Valor Unitario: Se ingresa el valor unitario del servicio o artículo que afecta la cuenta contable. IVA (Impuestos): Se selecciona el % de impuesto IVA que afecta al servicio o ítem registrado. Este puede ser: 14%, 0% o no Objeto a IVA. % ICE (Impuestos): Ingresa el % de Impuesto ICE asociado si aplica. Ret. IR: Seleccione el código de Retención de Impuesto a la renta que afecta al Bien o Servicio. Esto afectara inmediatamente la pestaña de retenciones. Si no cuenta con la retención al momento de registrar el comprobante de venta puede dejar este espacio en blanco y posteriormente regresar al documento a través de la opción de consulta de Compra/Venta, seleccionar la opción modificar y anularlo. (Ver Consulta de Compra/Venta) Ret. IVA: Seleccione el código de Retención de Impuesto IVA afecta al Bien o Servicio. Esto afectara inmediatamente la pestaña de retenciones. Si no cuenta con la retención al momento de registrar el comprobante de venta puede dejar este espacio en blanco y posteriormente regresar al documento a través de la opción de consulta de Compra/Venta, seleccionar la opción modificar y anularlo. (Ver Consulta de Compra/Venta)
% Desc: Registra el % de descuento por ítem o de manera general digitándola en la parte superior.
Descuento: Muestra el valor descontado en moneda.
Subtotal: Muestra el valor subtotal calculado de la multiplicación de Cantidad por Valor Unitario.
Asignación de Proyectos. En esta pestaña podrá asignar por cada ítem de productos o cuentas, un proyecto. Este módulo se activa con su contratación. 44
Proyecto (General): Situado en la parte superior izquierda de la pestaña, le permite escoger un proyecto por todos los ítems. Estos se ligarán automática al proyecto designado, sin embargo, si a alguno se le quiere asignar otro proyecto, solo se cambiará en el ítem seleccionado. Proyecto (Por ítem): Junto a cada ítem de inventario o cuenta contable, podrá asignar un proyecto diferente a cada uno.
Para crear un nuevo proyecto se debe dar clic en la opción de búsqueda de proyectos y en la ventana que se abre esta la opción de “Nuevo Proyecto” en la cual deberá indicar el nombre del proyecto a crear.
Datos de la retención. Al haber llenado los campos de Ret. IR o Ret. IVA en la pestaña de Productos/Servicios o en cuentas contables, se deberá llenar los datos de la retención:
Fecha de emisión: fecha de emisión de la retención. Número de Documento: Es el número único y secuencial del comprobante de retención. Autorización: Se deberá indicar el número de autorización. Al escoger el código de retención ya sea de IR o de IVA, la cuenta contable se asignará de manera automática, siempre y cuando no se hayan realizado modificaciones a las cuentas que el sistema tiene como predeterminadas. Gasto: Adicional a esto, al registrar retenciones aplicadas a facturas de proveedores se tiene la opción “Enviar al gasto” cuando se asumen las retenciones.
Formas de Pago. 45
Al registrar un documento de venta, el sistema da la opción a indicar la forma de pago, de manera que se pueda indicar en la factura pre impresa o RIDE la forma de pago, según la resolución del SRI. Este campo no es obligatorio de llenar y se pueden indicar varias formas de pago o plazos.
Forma de pago: Se indica la forma de pago que pagara el cliente.
Plazo: Cantidad de días o meses como plazo de pago.
Unid. de Tiempo: Se indicará si el plazo es en días o meses.
Valor: El monto por el cual el cliente realizara el pago.
Al guardar un comprobante de venta aparecerán las siguientes opciones:
Nuevo Documento: Permite refrescar la pantalla en blanco para el registro de un nuevo documento. Duplicar Documento: Esta opción le permite copiar los mismos datos del documento registrado, de manera que solo deba cambiar ciertos datos como fechas e indicar número de documento y autorizaciones. Eliminar: En el caso de que el documento no tenga transacciones relacionadas se puede realizar la eliminación del mismo desde esta opción. Exportar PDF: Con esta opción usted podrá imprimir en PDF la provisión del registro del documento y su contabilidad. Imprimir documento/retención: Con esta opción usted podrá imprimir sus documentos pre impresos. Para que esta opción está habilitada deberá haber contratado la configuración de Facturas y Retenciones con Contífico. Registrar Cobro-Pago: Esta opción lo envía directamente a la pantalla de cobros/pagos completando los campos asociados a la persona y el documento y ahorrara el tiempo de registro. Cruzar Documento: Esta opción lo envía directamente a la pantalla de Cruce de Documentos, una opción de cobro que sirve para cruzar los saldos de un documento con una cuenta contable, Ej.: Anticipos. (Ver Cruce de Documentos)
Registrar Documento Electrónico En este módulo usted podrá hacer el registro y emisión de sus documentos electrónicos. Para hacer uso de esta opción deberá primero realizar los ajustes necesarios comunicándose con Soporte de Contífico. Se podrán emitir Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito electrónicas. El registro de Documentos electrónicos cuenta con las mismas opciones que la pantalla de Registro de Documento Físico, con la diferencia de que ya no se necesita digitar el número del documento ni la autorización, pues esta se genera automáticamente.
Detalle de la pantalla: En información del documento usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al comprobante de venta emitido o recibido. Los campos que varían en relación al registro de documentos físicos es la siguiente:
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Establecimiento: En este casillero se enlistarán los diferentes puntos de emisión que usted haya registrado anteriormente en el módulo de Compañía/Datos de la empresa/Número de Establecimientos, así también deberán ser indicados en soporte para su configuración. P. Emisión: Se deberá indicar el punto de emisión desde el que se está facturando. # de Documento: En base al número de establecimiento y punto de emisión se generará la numeración del documento de manera automática.
Al guardar el documento se visualizarán las siguientes opciones en la parte superior:
Firmar y Enviar: Al dar clic sobre esta opción, el sistema le pedirá indicar la contraseña de su firma electrónica. Y a su vez realizara el proceso de solicitar la autorización del SRI y enviar el RIDE al cliente. Firmar: Al indicar la clave de la firma se aprueba el documento para que este pueda enviarse al SRI de manera que otro usuario pueda continuar con el proceso. RIDE: Una vez autorizado el documento por el SRI, en la parte superior derecha junto con las otras opciones se podrá visualizar y descargar el RIDE.
10.2.2 Registrar DAU El Registro del DAU como documento detallado estará disponible solo para aquellas cuentas que hayan contratado el módulo de Importaciones. El DAU deberá llenarse con la información del detalle de la declaración aduanera.
Detalle de la pantalla:
Fecha de emisión: Se deberá indicar la fecha en la que fue emitido el DAU. Número de Documento: Se deberá indicar el número de documento asignado. Importación: Se deberá escoger la importación a la que pertenece o en el caso de que no se haya registrado aun, puede hacerlo dando clic en la opción de búsqueda y deberá escoger la opción de “Nueva Importación” y podrá asignarle un código a esta importación, este campo puede ser alfanumérico y agrupara todos los documentos correspondientes a la importación. Referencia: Este campo permite registrar alguna referencia asociada al comprobante de venta, por ejemplo, numero de contrato.
Ítems:
Cantidad: Se debe indicar la cantidad de productos que se están importando por ese ítem. Productos: Se deberá escoger el ítem a importar, en esta opción solo se podrán visualizar aquellos productos que al ser creados fueron marcados para la importación.
FOB: Valor total, valor FOB por Ítems. (Campo abierto debido a que puede variar por centavos)
FOB x Prod: Valor FOB unitario por ítem. 47
Transporte: En este campo deberá indicarse el Valor de transporte por ítem, considerando que ya se ha realizado su registro en una factura o documento por este valor. Seguro: En este campo deberá indicarse el Valor de seguro por ítem, considerando que ya se ha realizado su registro en una factura o documento por este valor. VAD: Se deberá indicar el Valor VAD por ítems, este campo es la suma del FOB mas el transporte y seguro.
VAD x Prod: Valor VAD unitario por ítem.
Salvaguardia: Se debe indicar el valor de salvaguardia o salvaguardia especifica del ítem.
IVA: En este casillero se deberá indicar el valor total de IVA a pagar, ya descontado valores por liberación. Arancel: Se deberá indicar el valor total a cobrarse de arancel por producto. Es un campo abierto debido a que el arancel aplicado puede ser tanto porcentual como un valor fijo.
ICE: De poseer ICE se indicará por ítem este valor.
FOD: Se debe detallar el valor FOD Infa por ítem.
Agregar detalle: en el caso de que el DAU sea por varios ítems, mediante esta opción se puede abrir un campo nuevo para indicar la información de otro ítem. Descripción: En este campo se deberá detallar la descripción del documento.
Al completar todos los campos, los valores totales deberán coincidir con los valores de la liquidación aduanera y por ende con el monto a pagar.
10.2.3 Documentos Recurrentes. La generación de lotes de documentos recurrentes permite crear listados de los valores que se deberán generar como un documento ya sea factura o DNA a los diferentes clientes que posee la empresa, los cuales son por los mismos valores todos los meses. Este módulo es de gran ayuda a urbanizaciones, instituciones educativas y empresas de servicios que facturan una mensualidad fija. En esta opción podrá visualizar el listado de lotes de documentos recurrentes que ya ha creado, así mismo podrá filtrarlos por su nombre o modificarlos y eliminarlos. En la parte superior de la pantalla esta la opción de “Agregar”, al dar clic sobre ella, en la ventana a la que nos lleve deberemos ingresar los siguientes datos:
Detalle de la pantalla:
Nombre: Se deberá indicar el nombre del lote a crear. Tipo de Documento: Se deberá indicar el tipo de documento que se generaran a partir de documentos recurrentes, ya sean Facturas, Documentos No Autorizados, notas de Venta, etc. Descripción: Es la descripción con la que se generaran los documentos, es la glosa de los asientos.
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Posterior a indicar los datos deberá guardar la información y ahora podrá registrar la información de los documentos a generar de manera recurrente.
Agregar Documentos En la pestaña de Documentos a Generar deberá dar clic so bre la opción “Agregar Documento” y en la nueva pestaña tendrá que llenar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla: . Persona: En este campo se selecciona a la persona a la cual se emite o de quien se recibe el documento. Al seleccionar una persona que ha sido previamente registrada y asociada a una cuenta contable, el sistema afectara a la cuenta contable asociada automáticamente al guardar el documento.
Vendedor: Se puede asociar a un vendedor con el registro del documento de Venta lo que le permitirá obtener reportes de Ventas por Vendedor Vencimiento: Usted podrá poner una fecha futura para el vencimiento del comprobante ingresando el número de días en que el documento cambiará su estado a vencido. Activo: Esta opción le permitirá indicar si se deberá generar un documento por esta persona, al mantenerlo como inactivo se generan todos los documentos menos este.
En la parte inferior se deberá detallar el bien o servicio que se facturará al cliente, ya sea en la pestaña de Productos/Servicios o cuentas contables según sea su plan contratado. Esta información se llenará de manera similar que la pestaña de Registro de documentos físicos. Una vez que ya se hayan registrado el documento, en el lote que hemos creado tendremos las siguientes opciones:
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Agregar documentos: en el caso de que se requiera añadir un documento adicional, al dar clic sobre esta opción podrá seguir agregando más documentos. Guardar: Posterior a realizar cualquier cambio en el lote de Documentos recurrentes se deberán guardar los cambios que se realicen. Generar documentos Electrónicos: En el caso de emitir documentos electrónicos, solo indicando la firma el sistema procederá con la emisión de todas las facturas. Generar documentos: Una vez que se realizan los cambios sobre el lote de documentos como tal, al dar clic sobre esta opción deberá indicar:
Fecha de Emisión: Fecha con la cual se deberán generar los documentos. Numero de Documento Inicial: Se deberá indicar desde que numeración deberán generarse los documentos, es decir el secuencial. Autorización: En el caso de que el tipo de documento a generar sea Factura o Nota de venta se deberá indicar el número de autorización de estos comprobantes
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10.2.4 Consultar documentos.
Este módulo nos permitirá visualizar, hacer modificaciones, eliminar documentos así también como generar reportes para poderlos exportar a Excel. Para una mejor búsqueda de transacciones, el sistema cuenta con los siguientes filtros:
Detalle de la pantalla:
Documento: Puede realizar su búsqueda por el número de documento registrado, ya sea la numeración completa o parte de esta, filtrara todos los documentos que coincidan con la numeración indicada tanto en compras como en ventas. # Retención: Al igual que en filtrar por documentos, también se puede realizar la búsqueda por el número de retención. Persona: Puede filtrar todos los documentos registrados de una persona específica, este campo cuenta con la acción de autocompletar. Centro de costo: Esta opción le permite filtrar todos los documentos que estén asociados al centro de costo indicado. Producto: Este filtro es visible únicamente para las cuentas que tengan el módulo de inventario contratado, les permite filtrar a todos los documentos en que se haya registrado el producto indicado. Marca: De haber registrado sus productos con marcar, esta opción se le permitirá visualizar compras o ventas según las marcas de los productos. Proyecto: Mediante esta opción se pueden filtrar los documentos a los que se les ha especificado un proyecto, el cual es motivo de la búsqueda. Lote: Esta opción permite visualizar todos los documentos generados a partir de un lote de documentos recurrentes, es válido únicamente para cuentas que han contratado el servicio de documentos recurrentes. Importación: Opción que permite buscar todos los documentos asociados a un número de importación, opción valida solo para cuentas que han contratado el módulo de Importaciones. 51
Tipo de Documento: Se pueden filtrar todos los documentos según su tipo sea este (Factura, nota de venta, liquidación de compra, nota de débito, nota de crédito, pasajes de avión, documentos no autorizados, etc.) Código de Sustento: Le permite filtrar por el sustento 05 u 08 acorde se haya asignado en el documento. Vendedor: En el caso de haber asignado un vendedor al momento de registrar una venta, podrá visualizar todos los documentos asociados al vendedor. Estado: Puede realizar su consulta según el estado del Documento (Pendiente, cobrado, pagado, anulado, etc.) Desde – Hasta: Mediante este filtro puede consultar los documentos especificando un rango de fechas.
Tipo: Permite visualizar los documentos según su registro sea como Cliente, Proveedor o ambos.
Emisión: Podrán filtrarse aquellos documentos que fueron registrado como físicos o electrónicos.
Seleccionar Electrónicos: Esta opción filtra todos los documentos que se hayan registrado de manera electrónica, de manera que se puedan escoger y aplicar de manera masiva a todos los documentos seleccionados las opciones “Enviar SRI, cliente” y “Firmar”.
Pago Masivo: Esta opción es un acceso directo al módulo de Cobros-Pagos/Registrar Pagos Masivos, que permite de manera más sencilla escoger los documentos a pagar mediante este método. Al aplicar esta opción, el sistema filtrar todos los documentos pendientes, una vez escogidos los documentos en la parte inferior izquierda se encuent ra la opción “Pagar Documentos” que direccionara los documentos marcados a la pantalla de Pagos Masivos.
Para obtener una mejor búsqueda puede combinar los filtros de manera que pueda obtener un resultado más eficiente. También usted a través de esta pantalla podrá consultar el documento (en la misma pestaña del navegador o una nueva) para posteriormente realizar una modificación o el pago o cobro del mismo. Para aquellos clientes que posean Facturación Electrónica, el sistema les indica el “Estado” en que
se encuentra el documento electrónico. Estas opciones se muestran en la barra de información y son las siguientes: Firmado, Enviado SRI, Autorizado, Enviado Cliente. Si el proceso ya se ha realizado, se visualizará un tic en esta opción.
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Exportar consulta de documentos: Usted podrá exportar la consulta a Excel de manera general, por documento o detallada, por cada cuenta contable de un documento.
Modificar y eliminar documentos: En caso de que usted desee registrar varios pagos o cobros de diferentes documentos lo más aconsejable para una navegación del sistema más eficiente es realizar la consulta de documentos en la opción de Consultar Compra/Venta y abrir en una nueva pestaña (seleccionando el documento con el botón derecho del mouse) cada documento sobre el cual se vaya a realizar dicho cobro o pago (cerrando esa nueva pestaña cada vez que se registró el cobro, pago, o cruce del documento). En Consulta de documentos usted también podrá eliminar algún documento registrado ya sea por documento o varios documentos a la vez, marcando los documentos y escogiendo la opc ión de “eliminar” que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla. Es importante saber que un documento no podrá ser eliminado si tiene algún cobro o pago registrado.
10.2.5 Anulaciones. Este módulo le permitirá visualizar aquellos documentos que han sido anulados, así también como añadir documentos Anulados, solo se podrán registrar como anulados aquellos documentos que no han sido registrados anteriormente. En la parte superior derecha se encuentra la opción para “Agregar”
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documentos o “Exportarlos a Excel”. Para agregar un nuevo documento como anulado se deberán llenar
los siguientes campos.
Detalle de la pantalla:
Fecha de Anulación: Se deberá determinar la fecha en la que se anuló el o los documentos, esta información se declarara en ATS acorde a la fecha establecida. Tipo de Documento: Se podrán anular uno o varios documentos del mismo tipo, esta pestaña le indica los diferentes documentos a anular.
Documentos a Anular
Uno/Varios: En el caso de querer anular una sola numeración se escogerá “Uno”, la opción “Varios” le permite indicar varios documentos cuando estos son secuenciales.
Numero de Documento: En este casillero se debe indicar la numeración exacta del documento a anular, de haber escogido “Varios” se deberá indicar desde y hasta q ue numeración se deberá anular. Autorización: Se debe digitar la autorización del o los documentos que vamos a anular. Agregar detalle: En el caso de querer indicar más documentos, se procederá a agregar un nuevo campo.
10.3 Cobros/Pagos En el menú de Cobros/Pagos usted podrá registrar y consultar los cobros o pagos que se efectúen a los documentos que se hayan registrado previamente en el menú de Compra/Venta. Este menú cuenta con las siguientes opciones:
Registrar Registrar Pago Masivo Cruce de Documentos Consultar
10.3.1 Registrar Cobro/Pago
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Al igual que al registrar un documento podemos registrar documentos tanto de compra como de venta, en este módulo podemos registrar tanto cobros y pagos relacionados a documentos que ya han sido registrados con anterioridad. Entre los campos que debemos completar están por:
Detalle de la pantalla Selección del documento y valores
Detalle de la pantalla para Cobros: En información de la transacción usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al cobro de la transacción. Esta información es:
Tipo de Transacción: Aquí usted deberá seleccionar el tipo de transacción que puede ser cobro o pago. Forma de Cobro o Pago: Acorde al tipo de transacción se pueden escoger las diferentes formas: En el caso de escoger como tipo de transacción Cobro, deberá indicar si es: o o o
Caja para valores en efectivo o cheque Transferencia para valores que nos transfieren o depositan directamente en la cuenta Tarjeta de Crédito, esta opción solo aplica con su contratación.
Fecha de Emisión: Se debe registrar la fecha en la que se emitió el Cobro. Persona: Seleccionamos a la persona a la cual vamos a realizar el Cobro. Al seleccionar una persona el sistema filtrara todos los documentos de esa persona que se encuentran en estado pendiente. Cuenta de Pago/Cobro: Esta opción solo aparecerá al seleccionar como tipo de transacción Cobro las Forma de Pago Caja y Tarjeta de Crédito. Las cuentas contables que se pueden escoger se filtraran dependiendo del tipo de transacción seleccionado. Cuando el cobro es con las opciones Tarjeta de Crédito, debe registrarse una cuenta en el plan de cuenta con tipo de Cuenta “Cuenta Por Cobrar Tarjeta de Crédito”. Cuenta Bancaria: Esta opción se visualizará al indicar como forma de cobro la opción Transferencia. Para poder seleccionar una cuenta bancaria, esta debe haber sido registrada previamente en el Modulo Bancos. Numero de Comprobante: Este es un número referencial de la transacción registrada. En el caso de que el Cobro sea con Caja se podrá indicar un número de comprobante de ingreso, se podrá marcar si es EFECTIVO o indicar el número del cheque que se recibe. Si el cobro es con transferencia se debe indicar la numeración de la transferencia, si el cobro es con tarjeta de crédito esta puede ser el número de referencia del Boucher. Lote: Al indicar que el cobro es con Tarjeta de Crédito se deberá indicar el lote o # de voucher de la transacción. Corresponde al número de lote que genera la red de Cobro. En el caso de que el lote ya fue creado se lo escogerá o buscará. Se deberá crear los números de lote conforme se vayan generando, la creación de lote se puede realizar en esta misma opción, dando clic en la lupa de búsqueda y escogiendo la opción “Nuevo Lote”. Se deben llenar los siguie ntes campos; o o
# RECAP: Corresponde al número de lote que genero Datafast o Medianet. Red de Cobro: Se debe indicar la Red de cobro que previamente debió haber sido registrada en el módulo de Transacciones/Tarjeta de Crédito/Configuraciones. 55
o
Fecha de Inicio/Fin: Se deberá indicar la vigencia del lote, la cual generalmente es diaria.
Tipo de Tarjeta: Se deberá escoger la tarjeta con que realizan el pago. (Campo Opcional, cuando se cobra con tarjeta de crédito) IVA: Se deberá indicar el valor de IVA total de los documentos a cobrar en el caso de que lo tengan. (Campo Opcional, cuando se cobra con tarjeta de crédito) Servicio (Propinas): En el caso de que en la factura se cargue algún porcentaje adicional por servicio. (Campo Opcional, cuando se cobra con tarjeta de crédito) Descripción: Detalle adicional del cobro y a su vez corresponde a la glosa del asiento.
Selección del Documento y Valores.
Documento: Aparecerán los documentos asociados a una persona y que están en estado pendiente. La persona debe haber sido seleccionada previamente en el detalle del cobro. Agregar detalle: Puede agregar más documentos pendientes para realizar el cobro del mismo cliente. Fecha de Emisión: Es la fecha de emisión del documento. Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Tipo de Documento: Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Valor y Saldo: Son los valores y saldos pendientes de cada documento. Estos campos se completarán automáticamente al seleccionar el documento. Valor a Pagar/Cobrar: Aquí deberá registrar el valor a cobrar del documento el cual puede ser total o parcial.
Detalle de la pantalla para Pagos: En información de la transacción usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al pago de la transacción. Esta información es:
Tipo de Transacción: Aquí usted deberá seleccionar el tipo de transacción que puede ser cobro o pago. Forma de Cobro o Pago: Al seleccionar como tipo de transacción Pago, sobre la forma de pago aparecerá un submenú para especificar el origen de los fondos, información exigida por el SRI. Entre las formas de pago están: o o o o
Cheque, Caja Chica para valores pagados en efectivo, Transferencia, también aplica para débitos bancarios y Tarjeta de Crédito.
Fecha de Emisión: Se debe registrar la fecha en la que se emitió el Pago. Persona: Seleccionamos a la persona a la cual vamos a realizar el Pago. Al seleccionar una persona el sistema filtrara todos los documentos de esa persona que se encuentran en estado pendiente. 56
Cuenta de Pago/Cobro: Esta opción solo aparecerá al seleccionar como tipo de transacción pago la Forma de Pago Caja Chica y Tarjeta de Crédito. Las cuentas contables que se pueden escoger se filtraran dependiendo del tipo de transacción seleccionado. Cuando el pago es con las opciones Tarjeta de Crédito, debe registrarse una cuenta en el plan de cuenta con ti po de Cuenta “Cuenta Por Pagar Tarjeta de Crédito”. Cuenta Bancaria: Esta opción se visualizará al indicar como forma de pago la opción Cheque y Transferencia. Para poder seleccionar una cuenta bancaria, esta debe haber sido registrada previamente en el Modulo Bancos. Numero de Cheque: Este campo se autocompletará si una secuencia fue registrada en el Modulo Bancos. De todas maneras, usted puede cambiar el número de cheque manualmente y el cheque no utilizado volverá a aparecer en la siguiente transacción a menos que lo anule. Numero de Comprobante: Este es un número referencial de la transacción registrada. En el caso de que el Pago sea con transferencia se debe indicar la numeración de la transferencia, si el pago es con tarjeta de crédito esta puede ser el número de referencia del voucher. Descripción: Detalle adicional del cobro y a su vez corresponde a la glosa del asiento.
Selección del Documento y Valores.
Documento: Aparecerán los documentos asociados a una persona y que están en estado pendiente. La persona debe haber sido seleccionada previamente en el detalle del pago. Agregar detalle: Puede agregar más documentos pendientes para realizar el pago del mismo proveedor. Fecha de Emisión: Es la fecha de emisión del documento. Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Tipo de Documento: Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Valor y Saldo: Son los valores y saldos pendientes de cada documento. Estos campos se completarán automáticamente al seleccionar el documento. Valor a Pagar/Cobrar: Aquí deberá registrar el valor a pagar del documento el cual puede ser total o parcial.
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10.3.2 Registrar Pago Masivo
Mediante esta pantalla se podrá registrar el pago a varios documentos de diferentes proveedores, los documentes previamente debieron haber sido registrados. Esta opción comúnmente se la utiliza para la Reposición de Caja Chica, Reembolso de dinero y cuando se quiere generar el archivo de transferencias cuando es por el pago a varios proveedores. En este módulo se deberán llenar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla Selección del documento y valores
Detalle de la pantalla: En información de la transacción usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al cobro o pago de la transacción. Esta información es:
Tipo de Transacción: La opción ya estará establecida como tipo de transacción Pago. Forma de Cobro o Pago: Se deberá seleccionar la forma de Pago y sobre la forma de pago aparecerá un submenú para especificar el origen de los fondos, información exigida por el SRI. Entre las formas de pago están: o o o o
Cheque, Caja Chica para valores pagados en efectivo, Transferencia, también aplica para débitos bancarios y Tarjeta de Crédito.
Fecha de Emisión: Se debe registrar la fecha en la que se emitió el Pago. Páguese a la orden de: En el caso de escoger como forma de pago cheque, se deberá indicar a quien se girara el cheque, este campo se debe llenar en el momento de su registro; es decir la persona no deberá registrarse previamente. Cuenta de Pago/Cobro: Esta opción solo aparecerá al indicar que es un pago con Caja Chica o Tarjeta de Crédito. Las cuentas contables que se pueden escoger se filtraran dependiendo del tipo de transacción seleccionado. Cuando el pago es con la opción Tarjeta de Crédito, debe registrarse una cuenta en el plan de cuenta con tipo de Cuenta “Cuenta Por Pagar Tarjeta de Crédito”.
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Cuenta Bancaria: Esta opción se visualizará al indicar como formas de pago Cheque o Transferencia. Para poder seleccionar una cuenta bancaria, esta debe haber sido registrada previamente en el Modulo Bancos. Numero de Comprobante: Este es un número referencial de la transacción registrada. En el caso de que el pago sea mediante la opción Transferencia o Tarjeta de crédito, se deberá indicar el número de la transferencia o lote del Boucher. Numero de Cheque: Este campo se autocompletará si una secuencia fue registrada en el Modulo Bancos. De todas maneras, usted puede cambiar el número de cheque manualmente y el cheque no utilizado volverá a aparecer en la siguiente transacción a menos que lo anule. Fecha de cheque: En este campo se deberá indicar la fecha del cheque, esta opción le permitirá registrar cheques posfechados. Descripción: Glosa del asiento y descripción del pago.
Selección del Documento y Valores.
Persona: Se deberá escoger al proveedor al cual se realizará el pago. Documento: Aparecerán los documentos asociados a la persona escogida y que están en estado pendiente. Agregar detalle: Le permitirá seguir escogiendo más documentos, primero se deberá llenar el campo de persona. Fecha de Emisión: es la fecha de emisión del documento. Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Tipo de Documento: Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Valor y Saldo: Son los valores y saldos pendientes de cada documento. Estos campos se completarán automáticamente al seleccionar el documento. Valor a Pagar: Aquí deberá registrar el valor a pagar del documento el cual puede ser total o parcial. Al dar clic sobre la opción que le aparece del lado derecho en este campo, se completara con el saldo del documento.
Otra manera de registrar el pago masivo, es a través del acceso directo que se encuentra en el módulo Transacciones/Compras-Ventas/Consultar documentos, que permite de manera más sencilla escoger los documentos a pagar mediante este método. Al aplicar esta opción, el sistema filtrar todos los documentos pendientes, una vez escogidos los documentos en la parte inferior izquierda se encuentra la opción “Pagar Documentos” que direccionara los documentos marcados a la panta lla de Pagos Masivos.
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10.3.3. Cruce de documentos
Esta pantalla le permite dar de baja sus documentos mediante cruces. Los cruces pueden ser entre documentos, entre un documento y un anticipo, entre anticipos, entre un documento con una cuenta contable. Se pueden cruzar documentos tanto de tipo cliente como de proveedor. En este módulo se deberán llenar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla Selección del documento, Anticipo o Cuenta Contable.
Detalle de la pantalla: En información de la transacción usted deberá completar el formulario con toda la información relacionada al documento al cual se le va a aplicar el cruce. Esta información es:
Fecha de Emisión: se debe registrar la fecha en que se va a registrar el cruce de cuentas o documentos. Persona: Seleccionamos a la persona con la cual vamos a realizar el cruce. Al seleccionar una persona el sistema filtrara todos los documentos o anticipos de esa persona en estado pendiente. Documento: Al seleccionar la opción de búsqueda de documentos aparecerán todos los documentos o anticipo en estado pendiente de la persona con sus saldos. Saldo: En el saldo pendiente del documento seleccionado. Tipo de Transacción: Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Si usted selecciona un documento de un proveedor el campo se completará con Pago. Si usted selecciona un documento de un cliente el campo se completará con Cobro. A escoger un tipo de documento proveedor deberá también indicar la forma de pago que se quiere reportar por el documento en el ATS. Descripción: Se deberá indicar el detalle o razón del cruce, esta será glosa del asiento contable.
60
Selección del documento. En esta pestaña se pueden cruzar documentos que pueda tener asociados una misma persona; es decir en el caso de que una persona tenga documentos pendientes como proveedor y cliente, se pueden cruzar estos documentos entre sí. Así también, se puede utilizar esta pestaña para cruzar las facturas con las notas de crédito. Se deberán llenar los siguientes campos:
Documento: Al seleccionar la opción de búsqueda de documentos aparecerán todos los documentos en estado pendiente de la persona que podrían cruzarse con el documento principal seleccionado. Esta opción solo aplica cuando una persona es registrada como proveedor y cliente a la vez y tiene documentos de compra y venta que podrían cruzarse. Fecha de Emisión: es la fecha de emisión del documento. Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Tipo de Documento: Este campo se completará automáticamente al seleccionar el documento. Valor y Saldo: Son los valores y saldos pendientes de cada documento. Estos campos se completarán automáticamente al seleccionar el documento. Valor a Pagar: Aquí deberá registrar el valor a pagar del documento el cual puede ser total o parcial. Agregar detalle: Se pueden escoger varios documentos pendientes que permitan saldar el valor del documento seleccionado en la parte superior.
Selección del Anticipo. En esta pestaña se deben cruzar los documentos pendientes con los anticipos pendientes que pueda tener asociados una misma persona. Así también, se puede utilizar esta pestaña para cruzar anticipos entre sí, esto generalmente se realiza cuando se hace devolución de valores y se quiere dar de baja un anticipo pendiente que tenga la persona. Se deberán llenar los siguientes campos:
Anticipo: Al seleccionar la opción de búsqueda de anticipos aparecerán todos los anticipos que estén en estado pendiente de cruzar de la persona, que podrían cruzarse con el documento principal seleccionado. Fecha de Emisión: es la fecha de emisión del anticipo. Este campo se completará automáticamente al seleccionar el anticipo. Valor y Saldo: Son los valores y saldos pendientes de cada anticipo. Estos campos se completarán automáticamente al seleccionar el anticipo. Valor a Pagar: Aquí deberá registrar el valor a pagar del anticipo el cual puede ser total o parcial. Agregar detalle: Se pueden escoger varios anticipos pendientes que permitan saldar el valor del documento seleccionado en la parte superior.
Selección de Cuentas Contables. En esta pestaña se deben cruzar los documentos pendientes con cualquier cuenta contable. Se deberán llenar los siguientes campos: 61
Cuenta Contable: Para poder realizar el cruce usted podrá escoger cualquier cuenta contable, al dar clic sobre la opción de búsqueda se enlistarán las cuentas de su plan de cuentas. Persona: Usted podrá cruzar los valores de un documento con la cuenta por cobrar o pagar de otra persona. Este campo le permite escoger cualquier persona. Valor a Pagar: Aquí deberá registrar el valor a saldar del documento, el cual puede ser total o parcial. Agregar detalle: Se pueden escoger varios anticipos pendientes que permitan saldar el valor del documento seleccionado en la parte superior.
10.3.4 Consultar documentos La pantalla de Consultar Transacciones le permite consultar con la ayuda de filtros todos los Cobros, Pagos o cruces registrados mediante el módulo de Cobros/Pagos. Los filtros de la pantalla de Consulta de Transacciones son los siguientes:
Detalle de la pantalla:
# Documento: Permite consultar un cobro o pago por medio del número de factura o comprobante de venta asociado.
# Comprobante: Consultar por el número de comprobante de cobro/pago generado.
Cheque: Se puede hacer la búsqueda de un egreso por el número de cheque utilizado
Persona: Puede realizar la búsqueda mediante la persona asociada al cobo/pago.
Centro de Costos: En el caso de que un documento o factura haya tenido una cuenta de centro de costos asociada le permitirá utilizar este filtro de manera que pueda visualizar todas las transacciones realizadas a determinada centro de costo.
Desde – Hasta: Le permite realizar su búsqueda especificando un rango de fechas.
Tipo: Puede filtrar sus documentos según si es un cobro o pago.
También usted a través de esta pantalla podrá consultar el detalle de la transacción (en la misma pestaña del navegador o una nueva) para posteriormente realizar una modificación si así lo quisiese. Para una búsqueda eficiente se pueden combinar varios filtros.
Exportar consulta de transacciones: Este reporte puede ser exportado a Excel o PDF el cual le presentara los cobros/pagos realizados detallados por documento. Se puede exportar la búsqueda a Excel o Excel detallado, el Excel detallado le permitirá visualizar el cobro/pago por documento.
Modificar y eliminar transacciones: En Consultar transacciones usted también podrá eliminar algún cobro o pago registrado. Es importante saber que los cobros no podrán ser eliminados si ya se han realizado depósitos al banco del dinero cobrado. Los pagos no podrán ser eliminados si se ha conciliado el movimiento en las conciliaciones bancarias. 62
10.4
Depósitos
En el menú de Depósitos usted podrá registrar y consultar los depósitos que se efectúen a los cobros que se hayan registrado previamente en el menú de Cobros/Pagos. Este menú cuenta con las siguientes opciones:
Registrar Consultar
10.4.4 Registrar Depósitos
En este módulo podemos registrar los depósitos de los cobros efectuados con Caja. Entre los campos que debemos completar están:
Detalle de la pantalla:
Fecha de Corte: Acorde a la fecha de corte se filtrarán los cobros que están pendientes por depositar.
Fecha: Se debe registrar la fecha en que se hizo el depósito.
Cuenta de Banco: se debe seleccionar la cuenta banco del plan de cuentas de la empresa.
Número de Comprobante: este es el número de comprobante de la papeleta de depósito. Total: Este campo es automático y representa la suma de todos los valores seleccionados para depositarse. Descripción: Detalle que se desee indicar por el deposito, esta será la glosa del asiento. Transacciones: En transacciones aparecerán todos los valores cobrados por transacción registrada en la opción de registro de cobros. En caso de que todo el dinero de caja se haya depositado en una sola transacción Contífico le permite seleccionar todos los cobros a través de la opción seleccionar todos. Se visualizarán los siguientes campos:
63
o
o o o o
Transacción: Se visualiza el número de comprobante del cobro. Al dar clic sobre la transacción el sistema le direccionara al registro del cobro. Persona: Se visualiza el nombre del cliente a quien corresponde el cobro. Caja: Se visualiza de que caja fue registrado el cobro. Emisión: Fecha de emisión del cobro. Valor: este es el valor por el cual se efectuó el cobro.
Caja: Usted podrá filtrar los cobros según las cajas en donde se hayan realizado los cobros. Al registrar un depósito a través de la opción de registro de depósitos Contífico generará automáticamente el asiento contable relacionado a este depósito el cual podrá ser consultado en la opción de Libro Diario en el módulo de Registros/Asientos. Guardar: Se guardarán todos los cambios efectuados, registrando el depósito.
10.4.5 Consultar Depósitos En la pantalla de consultar depósitos podrá visualizar la lista de los depósitos registrados mediante la pestaña de depósitos, y a la vez realizar consultas de estos mediante los siguientes filtros:
Detalle de la pantalla:
# Comprobante: Puede realizar su búsqueda indicando el número de la papeleta de depósito. Cliente: Puede filtrar los depósitos en los que se haya registrado los cobros de determinado cliente.
Transacción: Le permite realizar su búsqueda indicando el número de cobro asociado.
Desde – Hasta: Puede indicar el rango de fecha de los depósitos a consultar.
También usted a través de esta pantalla podrá consultar el detalle del depósito, para posteriormente realizar una modificación si así lo quisiese.
Exportar consulta de depósitos: Este reporte puede ser exportado a Excel y PDF el cual le presentara los depósitos detallados por cobro.
Modificar y eliminar depósitos: En Consultar depósitos usted también podrá modificar y eliminar algún depósito registrado. Es importante saber que los depósitos no podrán ser eliminados si ya se han realizado conciliaciones bancarias.
10.5 Tarjeta de Crédito Este módulo le permitirá realizar las configuraciones iniciales para el registro de sus cobros con tarjeta de crédito, así como también las liquidaciones de tarjeta de crédito, además podrá consultar los lotes liquidados y poder hacer modificaciones en las liquidaciones. Este menú cuenta con las siguientes opciones:
Configuraciones 64
Registrar Liquidación Consultar Liquidación Consultar Lote
10.5.4 Configuraciones En esta pantalla podemos visualizar el listado de las redes de cobro que han sido creadas, así mismo en la parte superior derecha podrán visualizar la opción de “agregar” en la cual al dar clic sobre esta deberá llenar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla:
Red: Se deberá escoger la red de cobro que usted utilice ya sea esta Datafast, Medianet o una Red de Apoyo. Código: Usted deberá asignar un código a esta Red el cual puede ser Alfanumérico. Descripción: Se debe asignar un nombre a la red de Cobro, se lo puede indicar acorde a la ubicación del Punto de Venta. Activo: Al mantener la Red de Cobro como activa aparecerá disponible para realizar cobros utilizando esta.
Retención IR
Código: Se deberá indicar el código de retención de Impuesto a la Renta que el banco aplica para esta, así al realizar la liquidación de tarjeta de crédito esta se asigna de manera automática. Cuenta: Se deberá indicar la cuenta contable correspondiente al código de Impuesto a la renta que se ha escogido.
Retención IVA
Código: Se deberá indicar el código de retención de IVA que el banco aplica para esta, así al realizar la liquidación de tarjeta de crédito esta se asigna de manera automática. Cuenta: Se deberá indicar la cuenta contable correspondiente al código de IVA que se ha escogido.
10.5.5 Registrar Liquidación Actualmente existen tres tipos de documentos que emiten las diferentes Instituciones Financieras para indicar el detalle de los lotes que se están liquidando, estos son:
Liquidación por Factura: En este documento, las Instituciones Financieras indican tanto los datos de facturación, como los lotes que están liquidando; inclusive en la parte inferior también suelen estar indicados los datos de la retención que están aplicando. Un ejemplo de este tipo de documentos, son las facturas que emite el BANCO DE GUAYAQUIL. Liquidación por Nota de Crédito: En este caso, la institución financiera emite un documento en el que se detallan los lotes que se están liquidando, indicando el descuento que se realiza por 65
retenciones, comisiones y el valor de depósito que se carga a la cuenta bancaria. Este documento no tiene validez tributaria, ya que solo sirve para llevar un control de los valores que se liquidan constantemente. Este tipo de documentos los emite generalmente DINERS, sin embargo, las notas de crédito que suelen detallarse en el estado de cuenta de PACIFICARD, también deben registrarse en esta opción acorde a la fecha en que se realiza el depósito en el banco, para que coincida con la conciliación bancaria.
Factura de Comisión: En estas facturas, las Instituciones financieras solo detallan el valor total de comisión que se han ido descontando en las diferentes liquidaciones por Nota de Crédito; tal como lo hacen por ejemplo las instituciones DINERS y PACIFICARD.
Registro De La Liquidación Por Factura. Para el registro de la Liquidación por factura se deberá llenar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla:
Fecha: Fecha de emisión de la factura.
Tipo de documento: Se debe escoger la opción Liquidación por factura.
Proveedor: Institución Financiera que emite el documento.
Banco: Cuenta bancaria al que realizan el depósito.
# De Documento: Numero de la factura.
Autorización: Numero de autorización de la factura.
Cuenta Comisión: Cuenta contable a la que se carga los valores de gastos por comisiones bancarias. Valor No Deducible: Valores debitados de manera adicional, que no están detallados en la factura; como es el caso de Banco Guayaquil que cobra USD 0.25 por comisión fija.
Datos de la transacción. Los datos de la transacción deberán ser llenados de manera manual, de esta manera se evita que haya diferencias entre el documento que se registra y la liquidación.
Fecha: Fecha del RECAP.
# RECAP: Numero del lote que se está liquidando.
Cuenta: Cuenta contable a la que se están cargando los cobros (Cuentas por cobrar Datafast o Cuenta por cobrar Medianet).
Deposito: Monto por el cual se registra el cobro del lote.
Comisión: Valor de la comisión sin IVA.
IVA: Monto de IVA de la comisión. 66
Base Ret. IR: Base de retención Impuesto a la Renta.
Base Ret. IVA: Base de retención IVA.
Ret. IR.: Se escoge código de retención aplicado por Impuesto a la Renta.
Ret. IVA: Se escoge código de retención aplicado por IVA.
A pagar: Valor del depósito por lote.
Total: En la parte inferior de los valores a pagar de los lotes, se indicará el valor total a depositar, considerando el Valor no deducible.
Datos de las Retenciones. (Estos campos no son obligatorios)
Fecha Emisión: Fecha de emisión de la retención. Numero Retención: Numero de la retención que emite la institución bancaria Autorización: número de autorización de la retención
Registro De La Liquidación Por Nota De Crédito Y Factura Por Comisión. Como se indicó anteriormente tanto la liquidación por nota de crédito como la factura por comisión, son documentos complementarios; ya que, el primer documento sirve para llevar un detalle de los lotes que se liquidan y que se depositan; y en la factura, solo se detalla el valor de comisión e IVA.
Liquidación De Nota De Crédito. Primero se debe proceder a registrar la Liquidación por nota de crédito, llenando los siguientes campos:
Detalle de la pantalla:
Fecha: Fecha de emisión de la factura.
Tipo de documento: Se debe escoger la opción Liquidación por nota de crédito.
Proveedor: Institución Financiera que emite el documento.
Banco: Cuenta bancaria al que realizan el depósito.
# de Documento: Numero de la factura.
Comisión por liquidar: Debido a que los valores que nos debitan por comisión e IVA son por anticipado a la factura, en este casillero se debe crear y escoger una cuenta (en el plan de cuentas) que represente un anticipo a proveedores, ejemplo: Anticipo de liquidaciones DINERS
Datos de la transacción. Los datos de la transacción deberán ser llenados de manera manual, de esta manera se evita que haya diferencias entre el documento que se registra y la liquidación.
Fecha: Fecha del RECAP. 67
# RECAP: Numero del lote que se está liquidando. Cuenta: Cuenta contable a la que se están cargando los cobros (Cuentas por cobrar Datafast o Cuenta por cobrar Medianet).
Deposito: Monto por el cual se registra el cobro del lote.
Comisión: Valor de la comisión sin IVA.
IVA: Monto de IVA de la comisión.
Base Ret. IR: Base de retención Impuesto a la Renta.
Base Ret. IVA: Base de retención IVA.
Ret. IR.: Se escoge código de retención aplicado por Impuesto a la Renta.
Ret. IVA: Se escoge código de retención aplicado por IVA.
A pagar: Valor del depósito por lote.
Total: En la parte inferior de los valores a pagar de los lotes, se indicará el valor total a depositar, considerando el Valor no deducible.
Datos de las Retenciones. (Estos campos no son obligatorios)
Fecha Emisión: Fecha de emisión de la retención. Numero Retención: Numero de la retención que emite la institución bancaria Autorización: número de autorización de la retención
Factura Por Comisión. Cuando nos llegue la factura correspondiente a las liquidaciones que ya se han registrado, se deberá llenar de la siguiente manera:
Detalle de la pantalla:
Fecha: Fecha de emisión de la factura.
Tipo de documento: Se debe escoger la opción Factura de comisión.
Proveedor: Institución Financiera que emite el documento.
# de Documento: Numero de la factura.
Autorización: Numero de autorización de la factura.
Cuenta Comisión: Cuenta contable a la que se carga los valores de gastos por comisiones bancarias. Comisión por liquidar: En este campo se deberá escoger la cuenta de anticipos que se asignó en el registro de la Liquidación por nota de crédito, ejemplo; Anticipo de liquidaciones DINERS. 68
Comisión 12%: Se indica el valor de Comisión que graba IVA 14%
Comisión 0%: De tener comisiones IVA 0%, se deberá indicar el valor.
Comisión No Objeto: De tener valores No Objeto, se llenará este campo.
IVA: Acorde a lo indicado en el casillero de Comisión 14%, este valor se calculará automáticamente.
10.5.6 Consultar Liquidación En esta pantalla usted podrá visualizar las diferentes liquidaciones de tarjeta de crédito que se han registrado, podrá modificar y eliminar las liquidaciones registradas. Así también este módulo le permitirá realizar una búsqueda especifica de un documento mediante os diferentes filtros que se pueden utilizar y a su vez generar un reporte exportando esta información a Excel. En esta pantalla se podrán utilizar los siguientes filtros:
Detalle de la pantalla:
# Documento: Se puede realizar la búsqueda de una liquidación ya sea por la numeración de la factura o por el número de liquidación por nota de crédito registrada. Proveedor: Podrá filtrar las liquidaciones por un proveedor específico, en este caso la institución financiera que emitió la liquidación. Banco: Se puede realizar la búsqueda por el banco que se escogió para cargar el valor del depósito.
Comercio: Podrá filtrar por las diferentes redes de cobro que se han registrado.
Desde/Hasta: Para una búsqueda especifica se puede determinar rangos de fecha.
10.5.7 Consultar Lote Este módulo le permite visualizar los diferentes lotes que han sido registrados en los cobros, así como también le permitirá verificar si estos ya han sido depositados mediante las liquidaciones de tarjeta de crédito registrada. Usted cuenta con los siguientes filtros para su reporte:
Detalle de la pantalla:
# RECAP: Es el número de lote, voucher o recap.
POS: Si el cobro fue efectuado desde un punto de venta, aquí se podrá filtrar por punto de venta.
Red: Se podrá elegir la red de cobro si es Datafast, Medianet o Red de Apoyo.
Desde/Hasta: Puede establecer un rango de fecha para mejorar la búsqueda.
Si se da una selección sobre un número de RECAP usted podrá revisar la siguiente información:
Total Cobrado: Se visualizará el total de los cobros cargados a ese número de lote. 69
Total Liquidado: Si el lote ya tiene Liquidaciones registradas, indicara el valor que ya se ha depositado por ese lote. Transacciones: En la pestaña de transacciones podrá visualizar los cobros asociados a ese número de lote. Liquidaciones: En la pestaña de Liquidaciones se podrá visualizar las liquidaciones registradas con ese número de lote.
11. Bancos En el menú Bancos se administrarán las cuentas bancarias y sus movimientos. Aquí usted podrá configurar sus cuentas bancarias y asociarlas a una cuenta contable para integrarla con la contabilidad de su negocio. Además, podrá realizar todos los movimientos bancarios que no estén asociados directamente con un pago o cobro de comprobantes de venta y roles de pago. En Bancos encontrara las siguientes opciones:
Mis Bancos Movimientos Cheques Protestados Conciliaciones Estado de Cuenta
11.3.4 Mis Bancos Esta opción le permite registrar y administrar todas sus cuentas bancarias. Cada cuenta bancaria deberá ser asociada a una cuenta contable que tenga tipo de cuenta Banco, de esta manera cada movimiento o transacción desde el módulo de Banco será provisionado en el módulo contable. El menú Mis Bancos encontrara las siguientes opciones:
Registrar Consultar
11.3.5 Registrar
70
Para registrar una nueva cuenta bancaria usted deberá contar con los datos de la cuenta y haber registrado previamente una cuenta contable a que será asociada esta cuenta. Al momento de realizar el registro de una cuenta puede que esa cuenta no sea nueva y ya haya tenido movimientos en el pasado. Para estos casos es importante que usted registre en su asiento de saldos iniciales el monto con el que contaba el banco al momento del arranque.
Detalle de la pantalla: Pestana de Datos Generales
Estado: Esto indica el estado de la cuenta. Una cuenta inactiva no podrá ser seleccionada para registrar movimientos o transacciones. Tipo: De esta manera usted podrá definir si la cuenta es de tipo Corriente o Ahorros.
Nombre: Es el nombre del Banco al que pertenece la cuenta
Numero: El número de la cuenta bancaria
Cuenta contable: La cuenta contable a la que será asociada la cuenta bancaria. Es necesario que al momento de registrar la cuenta contable se seleccione el tipo de cuenta Banco. Ciudad: La ciudad en donde apertura su cuenta bancaria. Este campo aparecerá en el cheque al momento de generar una impresión. Formato de Cheque: El formato con el que se generara la impresión del cheque. Existen diferentes formatos para cada banco por lo que le recomendamos que pruebe sus formatos imprimiendo en una hoja en blanco o cheque anulado. De esta manera usted podrá descubrir cuál es su formato y adicionalmente cuadrar su impresora matricial. Saldos Iniciales: Este valor es referencial únicamente, ya que el sistema considerara el saldo inicial registrado en su asiento contable de saldos iniciales. Fecha de Corte: Debe seleccionar la fecha desde la cual se empezarán a registrar movimientos bancarios.
Secuencia de Cheques
Secuencia de Inicio: Es el primer cheque disponible de su chequera. El sistema automáticamente mostrara este cheque para ser seleccionado en su siguiente transacción, aunque usted podrá modificar manualmente en caso de que un cheque sea reservado o separado. Secuencia Fin: Es el ultimo cheque disponible en su chequera. Estado: El estado le permitirá inactivará una determinada secuencia de cheques en caso de que se obtengan varias chequeras.
Anulación de Cheques En esta pestana usted podrá anular de manera masiva 2 o varios cheques a la vez. Esta opción es recomendable en caso de pérdida o daño de una chequera. Le recordamos que en caso de pérdida o daño de una chequera usted deberá notificar al banco lo antes posible. 71
11.3.6 Consultar (Mis Bancos)
La opción de consultar Mis Bancos le mostrara todas sus cuentas bancarias registradas, su número de cuenta, tipo, ciudad y cuenta contable asociada. Desde esta pantalla usted podrá acceder a modificar una cuenta bancaria ya registrada, eliminarla o crear una nueva.
Detalle de la pantalla:
Modificar: Icono Azul a la izquierda del nombre de la cuenta bancaria. Le permite modificar una cuenta bancaria previamente registrada. Eliminar: Icono rojo a la izquierda del nombre de la cuenta bancaria. Le permite eliminar una cuenta bancaria siempre y cuando esta no tenga movimientos asociados. Caso contrario usted deberá inactivar la cuenta en la pantalla de modificar cuenta bancaria. Cuenta Bancaria: Es el nombre de la cuenta bancaria que debería ser el Nombre del Banco y Tipo de cuenta. Numero: Es el número de la cuenta bancaria.
Tipo: Corriente o Ahorros
Ciudad: Ciudad en donde se emiten los cheques
Cuenta Contable: Es la cuenta contable asociada a la cuenta bancaria
11.4 Movimientos El menú de Registro de Movimientos permite registrar todos los movimientos bancarios que no se registraron a través del módulo de Transacciones o Nomina. Ejemplo: Anticipos o pagos al Seguro Social y SRI.
72
11.4.4 Registrar Anticipo:
En la pantalla registrar anticipo usted podrá registrar un ingreso o egreso de dinero por concepto de anticipos y generando automáticamente un tipo de documento Anticipo. Usted podrá controlar todos sus anticipos al consultar un cliente o proveedor en la pestaña de anticipos o desde el control de anticipos del menú de reporte. Los anticipos podrán ser cruzados con facturas, posteriormente.
Detalle de la pantalla:
Tipo de Anticipo: Aquí deberá seleccionar si es un anticipo emitido a un proveedor o recibido de un cliente. Además, deberá seleccionar si el anticipo de realiza mediante cheque o transferencia.
Fecha de Emisión: Es la fecha de emisión del anticipo.
Cuenta Bancaria: La cuenta que genera o recibe el anticipo.
Persona: Cliente o Proveedor que afecta el anticipo.
Páguese a la orden de: Usted podrá registrar el Nombre de la Persona a quien se va a emitir un cheque para su impresión. Numero de Cheque: Este campo se completará automáticamente, aunque puede ser modificado por el usuario.
Fecha del Cheque: Aplica cuando la fecha del cheque sea diferente a la fecha de emisión.
Descripción: Es la glosa del asiento contable.
Cuenta Contable: Se cargará automáticamente la cuenta de Anticipo a Proveedores, aunque esto puede ser modificado por el usuario. Monto: es el valor monetario del anticipo. Centro de Costos: Esto realmente es un centro de negocios. Y podrá asociar este movimiento bancario a uno. 73
11.4.5 Registrar Otros
En la pantalla de Registrar Otros, usted podrá registrar todos los movimientos bancarios que no están asociados a un comprobante de venta. Ejemplo: préstamo, notas de débito bancarias, pagos al seguro social, pago de decimos, transferencias al exterior, entre otros.
Detalle de la pantalla:
Tipo de Movimiento: Aquí deberá seleccionar si es un movimiento emitido a un proveedor o recibido de un cliente. Además, deberá seleccionar si el mismo se realiza mediante cheque o transferencia.
Fecha de Emisión: Es la fecha de emisión del movimiento.
Cuenta Bancaria: La cuenta que genera o recibe el movimiento.
Persona: Cliente o Proveedor que afecta el movimiento.
Páguese a la orden de: Usted podrá registrar el Nombre de la Persona a quien se va a emitir un cheque para su impresión. Numero de Cheque: Este campo se completará automáticamente, aunque puede ser modificado por el usuario.
Fecha del Cheque: Aplica cuando la fecha del cheque sea diferente a la fecha de emisión.
Descripción: Es la glosa del asiento contable.
Cuenta Contable: La cuenta que afectara el movimiento. Esta puede ser una cuenta de Activo, Pasivo o Gasto. Monto: es el valor monetario del movimiento. 74
Centro de Costos: Esto realmente es un centro de negocios. Y podrá asociar este movimiento bancario a uno.
Anulado: Seleccionar esta opción le permitirá anular el movimiento, eliminando el asiento contable.
11.4.6 Consultar
En la pantalla Consultar Movimientos bancarios usted podrá ver todos los movimientos generados y anulados de su cuenta. Aquí usted podrá filtrar y buscar un movimiento en particular utilizando estas diferentes opciones:
Detalle de la pantalla: Filtros
# de Comprobante: Buscar un movimiento por el número de comprobante asociado.
Persona: Filtrar los movimientos por la persona asociada
Cuenta Bancaria: Filtrar los movimientos por cuenta de banco asociada.
Centro de Costos: Filtrar todos los movimientos asociados a un centro de costos.
Tipo de Movimiento: Se pueden discriminar por movimientos en ingreso o egreso. Al seleccionar una de estas opciones se podrá filtrar por subtipo de movimiento como, por ejemplo, anticipos, y también consultar por cheque o transferencia.
# Cheque: Buscar un movimiento en particular por número de cheque asociado.
Anulados: Esta opción permite filtrar los movimientos anulados.
75
Detalle de Movimientos
Modificar: Icono Azul a la izquierda del número de comprobante. Esta opción permitirá modificar un movimiento siempre y cuando este no haya sido impreso. También sirve para anular un movimiento. Eliminar: Icono rojo a la izquierda del número de comprobante. Esta opción permitirá eliminar un movimiento bancario. Si un movimiento se origina desde otro modulo, este no podrá ser modificado o eliminado. Emisión: Es la fecha de emisión del movimiento bancario. # de Comprobante: Se detalla el número del comprobante y si el movimiento es un ingreso o un egreso.
Persona: La persona a la que se asocia el movimiento contable.
Transacción: Se detalla el tipo de movimiento y si es un cheque, el número y fecha del cheque.
Cuenta bancaria: La cuenta bancaria asociada al movimiento contable.
Total: El monto total del movimiento bancario.
Imprimir: Este icono le permite imprimir directamente un cheque desde la pantalla de consulta.
11.5 Cheques Protestados El menú de cheques protestados le permite registrar los cheques que sean rechazados por el banco y a su vez generar un nuevo documento de cobro no tributario con el valor adicional de la penalidad.
11.5.4 Registrar
Para registrar un cheque protestado usted deberá registrar los siguientes campos:
Detalle de la pantalla:
Fecha de emisión: Es la fecha en que el cheque fue protestado por el banco. 76
Persona: El cliente que emitió el cheque y fue protestado.
Cuenta Bancaria: Es la cuenta del banco que protesto el cheque.
Numero de Cheque: El número del cheque protestado. Fecha de Cheque: La fecha del cheque protestado. Valor de la multa: Es el valor adicional que el banco cobra por el protesto y que será cobrado al cliente en un nuevo comprobante DNA.
Comprobante de Debito: el número del comprobante de la nota de débito del banco.
Descripción: es la descripción de la glosa del asiento contable.
11.5.5 Consultar Cheque Protestado
En esta pantalla usted podrá consultar todos los cheques protestados que se han registrado en su cuenta.
Detalle de la pantalla: Filtro
Persona: Le permite filtrar los cheques protestados por cliente
Cuenta Bancaria: Le permite filtrar los cheques protestados por cuenta bancaria
Numero de Cheque: Le permite buscar un cheque protestado en particular. Desde – Hasta: Le permite filtrar los cheques protestados en un determinado rango de fechas.
Detalle de cheques protestados
Modificar: Icono Azul a la izquierda del cheque protestado. Esta opción permitirá modificar un movimiento y volver a generar el DNA de cobro siempre y cuando este no haya sido cobrado. 77
Eliminar: Icono rojo a la izquierda del número del cheque protestado. Esta opción permitirá eliminar el registro y el DNA asociado, siempre y cuando este no haya sido cobrado.
Emisión: Es la fecha de registro del cheque protestado.
Persona: El nombre del cliente que emitió el cheque protestado.
Cuenta Bancaria: La cuenta en la que se generó el protesto.
# Cheque: Es el número del cheque que protesto.
Valor Cheque: Es el valor del cheque protestado.
Valor multa: Valor de la multa por el protesto.
Total: Valor total a cobrar al cliente y que se generó en el DNA de cobro.
11.6
Conciliaciones
La pantalla de Conciliaciones bancarias le permite verificar sus registros de movimientos bancarios y comprarlos con el Estado de Cuenta de su Entidad Financiera o Banco. Las conciliaciones tienen 2 estados, Pendientes y Concluidas. Una conciliación pendiente es la cual al guardar el saldo de su cuenta en el sistema no es igual al saldo del Estado de Cuenta. Esto puede darse porque aún existen transacciones pendientes por registrar o no se ha registrado un correcto saldo inicial en la cuenta bancos.
11.6.4 Registrar Conciliaciones
Detalle de la pantalla:
Fecha de Corte: Deber seleccionar la misma fecha de corte del estado de cuenta bancario recibido. Si aún no recibe su estado de cuenta puede colocar como fecha el último día del mes.
78
Cuenta de Banco: Seleccione la cuenta bancaria de la que se vaya a realizar la conciliación bancaria.
Descripción: Aquí puede poner el mes de la conciliación que está realizando.
Saldo Estado de Cuenta: Registra el Saldo que aparece en el Estado de cuenta Bancario
Estado: El estado puede ser Pendiente o Generado. El saldo se actualiza solo ha generado cuando lo seleccionado del sistema cuadra con el Saldo de Estado de Cuenta registrado. Movimientos: Al seleccionar la fecha de corte aparecen todos los movimientos bancarios registrados en el sistema hasta la fecha seleccionada. Si un movimiento aparece en el sistema, pero no aparece en el estado de cuenta de su banco es probable que aun este trámite. Esos movimientos no deben ser seleccionados. En su reporte de conciliación aparecerán como Cheques no Cobrados, cheques no depositados, transferencias aun no efectivas, entre otras opciones. Guardar: Guarda la conciliación con el Estado que corresponda. Si se guarda en estado Pendiente el usuario podrá regresar a actualizar y terminar la conciliación en otro momento.
11.6.5 Consultar Conciliaciones Bancarias
Esta pantalla permite consultar todas sus conciliaciones bancarias. Si usted dejo una conciliación pendiente a través de esta pantalla puede consultarla y abrirla para seguir trabajando en ella.
Detalle de la pantalla: Filtro
Banco: Le permite filtrar las conciliaciones por cuenta bancaria
Desde – Hasta: Le permite filtrar las conciliaciones en un determinado rango de fechas.
Detalle
Modificar: Icono Azul a la izquierda de la cuenta bancaria. Esta opción permitirá modificar una conciliación en estado pendiente. 79
Eliminar: Icono rojo a la izquierda del número de la cuenta bancaria. Esta opción permitirá eliminar el registro y el DNA asociado, siempre y cuando este no haya sido cobrado.
Emisión: Es la fecha de corte de la conciliación bancaria.
Banco: Es la cuenta bancaria de la conciliación
Estado: Pendiente o Concluida
Saldo Final: Es el saldo final en su sistema. Si el saldo es el mismo al detallado en el estado de cuenta de su banco el estado de su conciliación será concluida.
11.7 Estado de Cuenta
El módulo de Estado de Cuenta permite consultar todos los movimientos de un determinado banco ya hayan sido registrados desde: Módulo de Transacciones Módulo de Nomina Módulo de Bancos Módulo Contable (Registro de Asientos de diario)
Este reporte puede ser exportado a Excel.
Detalle de la pantalla: Filtro
Banco: Deberá consultar el estado de cuenta por un banco en particular
Desde – Hasta: Le permite filtrar las conciliaciones en un determinado rango de fechas.
Detalle
Fecha: Es la fecha en que se contabilizo la transacción. 80
Detalle: Es la glosa o descripción del asiento contable.
Persona: Es la persona asociada al movimiento contable
Referencia: Es el número de comprobante
Tipo: Es el tipo de movimiento: Nota de débito N/D, Cheque CHE, Deposito DEP o nota de crédito N/C.
Monto: Es el monto total de la transacción.
Saldo: Es el saldo contabilidad al momento de la transacción en su cuenta bancaria.
12. Reportes
En el menú Reportes usted podrá acceder a los reportes de cada módulo del sistema siempre y cuando su usuario cuente con los permisos adecuados. El menú de reportes agrupa cada reporte en submenús según su tipo. Estos pueden ser:
Financieros Ventas Gestión Inventario Mayor Contable (Contabilidad) Reportes Servicios de Rentas Internar SRI RRHH Compras/Ventas (Personalizados) Log de Actividades
12.1 Panel de Control La primera opción del menú de Reportes es la opción Panel de Control o HOME. Como ya fue explicado al inicio de este manual Al ingresar a su cuenta Contífico, será direccionado al Home o Panel de Control. Esta pantalla le permitirá ver el estado actual de su empresa o negocio resumido en:
81
12.2
Gráfico de Ventas Mensuales Gráfico de Ingresos y Egresos Control de Cartera a 30, 60, 90, 120 días y superiores Detalle de Efectivo en Caja y Bancos
Reportes Financieros
Los reportes financieros son los principales reportes de su cuenta Contífico Online ya que en ellos usted podrá obtener un resumen general del estado actual de su empresa. Este submenú cuenta con las siguientes opciones:
Ingresos/Egresos Estado de Resultado Balance General Balance de Comprobación Flujo de Efectivo
12.2.4 Ingresos/Egresos
La Pantalla de Ingresos/Egresos le presenta en forma gráfica un resumen de los su Estado de Resultado o Pérdidas y Ganancias. En esta pantalla usted contara con 4 gráficos:
Pie de Ingresos: Este grafico le muestra en un PIE como estas distribuidos sus ingresos. Para obtener los datos el sistema considera las cuentas contables del grupo de cuentas 4 (Ingresos) de su plan de cuentas. Este reporte puede ser consultado por Año en Curso, Mes Actual, Mes Anterior o Año Pasado Pie de Egresos: Este grafico le muestra en un PIE como estas distribuidos sus costos y gastos. Para obtener los datos el sistema considera las cuentas contables del grupo de cuentas 5 (Costos y Gastos) de su plan de cuentas. Este reporte puede ser consultado por Año en Curso, Mes Actual, Mes Anterior o Año Pasado Barra Mensual de Ingresos: Este grafico le muestra un comparativo mes a mes del total de ingresos registrados. los datos el sistema considera las cuentas contables del grupo de cuentas 4 (Ingresos) de su plan de cuentas.
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Barra Mensual de Egresos: Este grafico le muestra un comparativo mes a mes del total de Egresos registrados. los datos el sistema considera las cuentas contables del grupo de cuentas 5 (Costos y Gastos) de su plan de cuentas.
12.2.5 Estados de Resultados
En el reporte de Estado de Resultados (También conocido como Pérdidas y Ganancias) usted podrá visualizar la Utilidad o Perdida generada por su empresa en un periodo determinado, según sea el filtro de búsqueda que aplique. Para realizar una búsqueda más eficiente de la información que requiere visualizar en su Estado de Resultados, el sistema cuenta con las siguientes opciones que le permitirán realizar su búsqueda:
Detalle de la pantalla:
Filtro: Puede escoger ver la información generada del Año en curso, Año pasado, Mes actual, Mes pasado o por rangos de fecha. Vista: Esta opción le permite visualizar el reporte ya sea de manera General(Anual), Semestral, Trimestral y Mensual (Para visualizar el reporte de manera mensual el mismo debe ser exportado a Excel) Centro de Costos: Usted podrá filtrar su Estado de Resultados por Centro de Costos, según haya registrado la información. Nivel: Usted podrá consultar su Estado de Resultados por Nivel de Cuenta del Plan de Cuentas. Tipo: Podrá visualizar su información de manera General (sin filtros), Gravables/Deducibles (solo ingresos y gastos deducibles), No gravables/Deducibles (solo ingresos y gastos no deducibles) y General Segmentado (Se presenta la información clasificando valores deducibles y no deducibles por cuentas) Excel o PDF: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel o PDF, en la parte superior derecha de la pantalla encontraremos dos iconos. Al exportar en Excel, usted podrá seleccionar la opción adicional de exportarlo por centro de costos y así tener un reporte más detallado por cada centro de costos configurado en su cuenta.
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12.2.6 Balance General
En el reporte de Balance General (o Estado de Situación Patrimonial) usted podrá visualizar el resumen de Activos, Pasivos y Patrimonio generado por su empresa en un periodo determinado de manera acumulativa, según sea el filtro de búsqueda que aplique. Para realizar una búsqueda más eficiente de la información que requiere visualizar en su Balance General, el sistema cuenta con las siguientes opciones que le permitirán realizar su búsqueda.
Detalle de la pantalla:
Filtro: Puede escoger ver la información generada del Año en curso, Año pasado, Mes pasado o por rangos de fecha. Vista: Esta opción le permite visualizar el reporte ya sea de manera General(Anual), Semestral, Trimestral y Mensual (Para verlo mensual el reporte debe exportarse a Excel) Nivel: Usted podrá consultar su Balance General por el Nivel de Cuenta del Plan de Cuentas. Excel o PDF: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel o PDF
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12.2.7 Balance de Comprobación
El Balance de Comprobación es un reporte financiero que enlista los movimientos y saldos de todas y cada una de las cuentas del mayor y que se utiliza con el objetivo de comparar o verificar si todos los cargos de los asientos de diario han sido registrados en las cuentas de mayor ma yor respetando la partida doble.
Detalle de la pantalla:
Cuenta: Le permite seleccionar un grupo determinado de cuentas de Mayor M ayor para generar el reporte. Ejemplo: Filtrar únicamente por cuentas de Activo.
Desde – Hasta: Hasta: Le permite generar el reporte por un rango r ango de fechas determinado.
Excel o PDF: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel o PDF
12.2.8 Flujo de Caja
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Indirecto) usted podrá visualizarlas las entradas y En el reporte de Flujo de Caja (O Flujo de Efectivo – Indirecto) salidas de efectivo por actividades de operación, inversión y financiamiento, generada por su empresa en un periodo determinado, determinado, según sea el filtro de búsqueda búsqueda que aplique. Lo que servirá a la gerencia de las empresas para la toma de decisiones. Detalle de la Pantalla:
Año: Se registra el año a considerar en el reporte
Mes: Si se selecciona el período mensual se deberá escoger el mes a considerar en el reporte.
12.3
Periodo: Puede escoger ver la información generada del Mensual, Anual o por rango de fecha.
Vista: Esta opción le permite visualizar el reporte ya sea de manera Normal (Se muestra solo el flujo de Caja) o Extendida (En la parte superior se muestra el Estado de Resultados) Centro de Costos: Se podrá consultar este reporte por un centro de costos o negocios determinado. Excel o PDF: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel o PDF
Reportes de Ventas
El menú de reportes de venta en Contífico le ofrece ofr ece una gama de reportes relacionados a las ventas de su negocio. Esto le permitirá entender mejor el compartimiento de ventas ya sea para saber cuáles son sus productos más vendidos, el local local que más vende vende o su vendedor vendedor más eficiente.
12.5.1 Resumen Gerencial
El resumen gerencial de ventas le permitirá ver de manera gráfica el comportamiento de sus ventas de manera trimestral, mensual y diaria. Este reporte puede ser filtrado de diversas maneras.
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Detalle de la Pantalla:
Vista: Le permite filtrar el reporte por año en curso, mes en curso, año pasado o por un rango de fechas determinado.
Formato: Le permite visualizar los reportes por Moneda (USD) o Unidades vendidas.
Categoría: Le permite filtrar el reporte por una categoría de productos determinada.
Producto: Le permite filtrar el reporte por un producto determinada.
Centro de Costos: Le permite consultar este reporte por un centro de costos o negocios determinado.
Cuenta: Le permite filtrar el reporte por una cuenta contable de ingreso determinada.
Cliente: Le permite filtrar el reporte por un cliente en particular.
Proyecto: Le permite filtrar sus ventas por un proyecto determinado (Deberá tener activado el módulo de proyectos.)
12.5.2 Ventas
El reporte general de ventas es el mejor reporte, a la fecha, para controlar sus ventas y cierres de caja. Con este reporte usted podrá estar al tanto de las ventas y cobros de un determinado día, un periodo o un cierre de caja en particular (Para poder consultar sus ventas por cierre de caja deberá contar con un sistema de Punto de Venta ya sea de escritorio o App de Tablet o Celular)
Detalle de la pantalla:
Tipo: Este campo le permitirá consultar su reporte por un rango de fechas determinado o un cierre de caja en particular (Para consultar por cierre de caja el cliente deberá contar con un plan de punto de venta venta en PC o Tablet).
87
Desde – Hasta: Le permite generar el reporte por un rango de fechas determinado. Aplica cuando selecciona tipo Fecha Caja: Le permite seleccionar una caja de un local o sucursal en particular. Aplica cuando selecciona tipo Caja.
Categoría de Producto: Le permite filtrar el reporte por una categoría de producto en particular.
Producto: Le permite filtrar el reporte por un producto en particular.
Centro de Costos: Le permite filtrar el reporte por centro de costos o local
Cliente: Le permite filtrar su reporte por un cliente en particular.
Excel o PDF: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel o PDF. Al exportar a Excel usted podrá obtener dos reportes: o o
Detalle de Productos Vendidos Detalle de Facturas Emitidas y Cobradas por Tipo y rango de fecha seleccionado.
Datos Resumen General
Subtotal 0: Valores de venta que graban 0% de IVA
Subtotal 12/14%: Valores de venta que graban 12/14% de IVA
IVA: Valor de IVA facturado
Servicio: Valor facturado por 10% de Servicio
Descuento: Total descontado en ventas
Notas de Crédito: Total monto en notas de crédito generadas.
Datos Resumen de Cobros
Efectivo/Cheque: Valor total recaudado en efectivo o cheque en una caja o periodo, indiferente de la fecha que se emitió la factura de venta. Tarjeta de Crédito: Valor total recaudado en tarjetas de crédito en una caja o periodo, indiferente de la fecha que se emitió la factura de venta. Otras formas de cobro: Esta opción se da por cruces de documentos, notas de crédito o cruces con anticipos previamente recibidos. Notas de Crédito: Valor total cruzado con notas de crédito Pendiente de Cobro (Caja/Fecha): Este campo le permitirá ver lo que quedo pendiente de cobro de las facturas emitidas en esa caja o periodo.
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Cobrado (Caja/Fecha): Este campo le permitirá ver lo que se cobró de las facturas emitidas en esa caja o periodo.
Datos de Cantidad de Documentos
Cobrados: Es el total de los documentos emitidos en esa caja o periodo que fueron cobrados. Pendientes: Es el total de documentos emitidos en esa caja o periodo que quedaron pendientes de cobro.
Anulados: Es el total de documentos emitidos y anulados en esa caja o periodo.
Total: Es la suma de todos los documentos cobrados, pendientes y anulados de esa caja o periodo.
Promedio x Documento Emitido: Es el promedio de facturación por cada factura generada incluido IVA
12.5.3 Ventas por Productos
El reporte de Ventas por Productos/Servicios le permitirá obtener un detalle de los productos o servicios más vendidos en su empresa o negocio. La información podrá ser visualizada por cantidad unitaria o moneda. Además, podrá ser exportada a Excel.
Detalle de la pantalla:
Vista de Grafico: Este campo le permitirá consultar su reporte por año en curso, mes en curso, semana en curso o un rango de fechas determinado. Formato: Le permite filtrar su reporte por moneda o cantidad. Agrupación: Esta es la agrupación para la visualización del reporte. Esta puede ser trimestral, mensual o diaria. Categoría de Producto: Le permite filtrar el reporte por una categoría de producto en particular. 89
Producto: Le permite filtrar el reporte por un producto en particular.
Centro de Costos: Le permite filtrar el reporte por centro de costos o local
Cliente: Le permite filtrar su reporte por un cliente en particular.
Proyecto: Le permite filtrar el reporte por Proyecto (Modulo necesario)
Excel: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel.
12.5.4 Ventas por Vendedor
El reporte de ventas por vendedor le permitirá visualizar las ventas de cada vendedor registrado dentro de un periodo anual. El reporte también le mostrará el comportamiento de cada vendedor en un gráfico en el cual cada vendedor registrado tendrá un color asignado.
Detalle de la pantalla:
Año: Este campo le permitirá registrar el año de consulta.
Excel o PDF: Se podrá exportar la información del Reporte tanto a un archivo Excel o PDF.
90
12.5.5 Costo de Ventas
Este reporte le permite visualizar las ventas por producto, en donde puede comparar el precio de venta promedio con su costo promedio de manera que se puede determinar el margen de utilidad y el porcentaje del costo en relación al precio de venta promedio del producto. Este reporte se debería revisar constantemente, a fin de evitar pérdidas o errores en los registros.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Mes: Se debe indicar el mes a consultar.
Año: Se debe indicar el año en el cual se desea visualizar.
Bodega: Se puede escoger la bodega de la cual se requiere realizar el análisis.
12.6
Categoría de Producto: En el caso de que se requiera visualizar las ventas de una categoría de producto o servicios, se puede escoger la categoría. Producto: Se puede escoger un producto para visualizar las ventas de ese único producto. Exportar a Excel: En base a los parámetros de búsqueda, usted podrá exportar esta información a Excel.
Reportes de Gestión
El menú de Reportes de gestión, agrupa principalmente los reportes de cartera de la empresa, así como un control de los anticipos emitidos y recibidos de clientes. Los reportes de este menú son:
Gastos No Deducibles Control de Cartera 91
Control de Anticipos
12.6.1 Gastos No Deducibles Este reporte le permite visualizar a modo de grafico los valores que han sido registrados como gastos no deducibles. Este reporte toma en consideración a aquellas cuentas que tengan como tipo de cuenta “Gastos no Deducibles”, así también el registro de Documentos no Autorizados y asientos manuales
marcados como gastos no deducibles. En ambos gráficos se pueden visualizar los valores mensuales que se han registrados como gastos no deducibles.
12.6.2 Control de Cartera
Este reporte le permite visualizar a modo de gráfico y como datos, los valores que aún se encuentran pendientes de cobro y pago. Estos valores se reflejan no en base asientos, sino en documentos que aún se encuentran pendientes a la fecha de corte en la que se realiza la búsqueda. La cartera se agrupará en tiempos de vencimiento de 30, 60, 90, 120 y Mayor a 120 días. También puede ser consultada en tiempo de 30 días.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Vista: Usted puede elegir entre ver su reporte de manera general o de manera mensual. Fecha de Corte: Al indicar una fecha de corte, se podrán visualizar los valores que se tenían como pendientes a la fecha de corte determinada. Exportar a Excel/Excel Detallado: Tanto el Reporte de Cartera por Cobrar como por Pagar, se puede visualizar de manera general o de manera detalla. El Excel detallado le permite visualizar el reporte de cartera por documento.
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12.6.3 Control de Anticipos
Este reporte le permite visualizar a modo de gráfico y como datos, los anticipos que aún se encuentran pendientes de cruzar. Estos valores se reflejan no en base asientos, sino en documentos de anticipos que aún se encuentran pendientes a la fecha de corte en la que se realiza la búsqueda.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Fecha de Corte: Al indicar una fecha de corte, se podrán visualizar los valores que se tenían como pendientes a la fecha de corte determinada. Exportar a Excel/Excel Detallado: Tanto el Reporte de Cartera por Cobrar como por Pagar, se puede visualizar de manera general o de manera detalla. El Excel detallado le permite visualizar el reporte de cartera por documento.
12.7 Inventario El menú de Inventario está activado únicamente para cuentas Inventory y Retail y le permitirá controlar el estado general de su Inventario a través de los siguientes reportes:
Saldos Kardex Egresos por Centro de Costo Movimientos vs. Asientos
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12.7.1 Saldos
Este reporte le permite visualizar el stock que posee de sus diferentes productos en base a los filtros de búsqueda que usted indique. Este módulo le permite visualizar el código de producto, nombre, stock, lote stock mínimo, costo promedio y costo total.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Categoría de Producto: Se puede realizar la búsqueda de una categoría de productos específica.
Producto: Se puede visualizar el stock de un producto en específico.
Bodega: Se puede visualizar el stock de una sola bodega.
Marca: Se podrán visualizar todos los productos de la marca seleccionada.
Fecha de Corte: Se puede efectuar la búsqueda indicando una fecha de corte específica para visualizar los saldos a esa fecha de corte. Mostrar stock 0: Se puede marcar el checkbox en el caso de que se deseen visualizar todos los ítems, inclusive aquellos que no tienen stock.
Mostrar Series: En el caso de manejar productos seriados, se detallará por serie.
Mostrar Lote: En el caso de manejar productos con lotes, se detallará por lote.
Exportar a Excel/Excel por Bodegas: La búsqueda que usted realice la puede exportar a Excel o a Excel pro bodega para poder visualizar el stock en cada bodega.
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12.7.2 Kardex
Este reporte le permite visualizar los movimientos de un producto en específico. En este reporte usted podrá visualizar la fecha del movimiento, el número de movimiento, las entradas y salidas, y los valores unitarios, cotos promedio, y stock que va quedando con cada movimiento.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Producto: Se debe escoger el producto a revisar.
Bodega: Se puede visualizar los movimientos generados en una sola bodega.
Código movimiento: Se puede hacer la búsqueda de un movimiento específico.
Marca: Se podrá filtrar por marca de producto
Desde – Hasta: Se debe indicar el rango de fechas a consultar el kardex.
Tipo: Se puede escoger un tipo de movimiento específico: Ingresos, egresos, traslados o ajustes de costos. Exportar a Excel: La búsqueda que usted realice la puede exportar a Excel para visualizar información más detallada.
12.7.3 Reporte de Egresos x Centro de Costos Este reporte le permite revisar los egresos de inventario generados por cada centro de costos de la cuenta. Este reporte debe exportarse a Excel, y en este se visualizará por producto las cantidades y el costo total de los ítems a los que se ha egresado.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros: 95
Exportar a Excel: En este archivo cada hoja de Excel representa un centro de costo, y los egresos del producto se visualizan por día. Exportar a Excel Consolidado: En este archivo se visualizan los valores totales y no por día.
12.7.4 Inventario vs. Asientos Contables. Este reporte le permite visualizar los movimientos de inventarios que no están asociados a asientos contables y viceversa, de manera que se puedan determinar errores en contabilidad.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted debe llenar siguientes Filtros:
Categoría: Se debe escoger la categoría de productos a revisar.
Cuenta: Se debe indicar la cuenta contable de activos a la que está asociada el producto.
Año: se debe indicar el año en que se realiza la búsqueda.
Mes: Se debe escoger el mes a analizar, ya que el análisis es mensual.
Tipo Movimiento: Se debe indicar que tipos de movimientos se buscan, ingresos, egresos o ambos. Origen Asiento: el origen de asiento puede ser manual o generado. Exportar a Excel: En este archivo Excel, la información se presenta en tres hojas, los movimientos sin asientos contables, los asientos contables que no están atados a movimientos de inventario y los movimientos de inventario que si tienen asientos contables.
12.8 Consulta Cuentas/Mayor
El libro Mayor le permite visualizar todos los movimientos de una cuenta contable. En este reporte se podrá visualizar la fecha del movimiento, la descripción del asiento contable, los valores Debe, haber y 96
Saldo. Así también, al dar clic sobre la descripción de un asiento, el sistema le llevara al módulo en el que se generó ese movimiento.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted debe llenar siguientes Filtros:
Cuenta: Se puede hacer la búsqueda del libro mayor de una cuenta contable específica o de un grupo de cuentas. Centro de Costo: En el caso de que desee filtrar las cuentas de ingresos o egresos por centro de costo.
Desde – Hasta: Se debe determinar el rango de fechas a consultar, este no puede exceder un año.
Exportar a Excel: Para un análisis más detallado se puede filtrar la información a Excel.
12.9 Reportes SRI En base a la información registrada en cada documento, el sistema genera los siguientes reportes:
ATS Formulario 103 Formulario 104 Compras y Ventas
12.9.1 Generar ATS
Este módulo le permite generar su ATS tanto en un formato Excel de manera que usted pueda revisar la información que está generando y en archivo XML para que pueda validarlo en el DIMM. Para generar el ATS, solo deberá indicar el Mes y año a generar e indicar en que formato desea su anexo. En el caso de querer realizar alguna modificación en los datos del ATS deberá realizarlos directamente en los documentos, para que se reflejen en su anexo.
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12.9.2 Formulario 103
El sistema le genera los valores que usted debe llenar en el Formulario 103 en base a los códigos de retención indicados en sus documentos. De manera que el contador solo deba revisar y verificar los datos que se están generando.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Año: Se puede hacer la búsqueda de un formulario indicando el año del mismo.
Mes: Se indica el mes del formulario a buscar.
Tipo de Declaración: Se escoge el tipo de declaración; si es original o sustitutiva.
Agregar Formulario: En la parte superior derecha de la pantalla, se encuentra la opción que le permite generar nuevo formulario. Para generar un nuevo formulario, se deberá indicar el año, mes y tipo de declaración a generar. Generar: Al dar clic en generar se visualizarán los datos conforme la fecha y tipo de declaración que se ha escogido. Deberá revisar que los valores sean los correctos y después podrá guardar el formulario de manera que lo pueda imprimir y con esos datos llenar la información que le pide la página del SRI.
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12.9.3 Formulario 104
El sistema le genera el archivo xml del Formulario 104 en base a los datos indicados en sus documentos. De manera que el contador solo deba revisar y verificar los datos que se están generando.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Año: Se puede hacer la búsqueda de un formulario indicando el año del mismo.
Mes: Se indica el mes del formulario a buscar.
Tipo de Declaración: Se escoge el tipo de declaración; si es original o sustitutiva.
Agregar Formulario: En la parte superior derecha de la pantalla, se encuentra la opción que le permite generar nuevo formulario. Para generar un nuevo formulario, se deberá indicar el año, mes y tipo de declaración a generar. Generar: Al dar clic en generar se visualizarán los datos conforme la fecha y tipo de declaración que se ha escogido. Deberá revisar que los valores sean los correctos y después podrá generar el xml que podrá validar en el DIMM.
12.9.4 Compras y Ventas El sistema le ayuda con dos archivos en Excel con información tanto de compras como de ventas que se utiliza para verificar que la información en los formularios 103 y 104 sea la correcta. El archivo de Exportar a Excel detallado le brinda información por cuenta o producto se haya indicado en un documento. Estos archivos contienen los valores de IVA y retenciones Fuente e IVA, aplicadas a cada documento.
12.10 Reportes RRHH En el módulo Cobros/Pagos que general el módulo de Reportes RRHH, usted podrá visualizar los valores por ingresos, provisiones, egresos y prestamos que el empleado tenga acumulado a la Fecha de Corte que usted indique. Esta información también se puede exportar a Excel.
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12.11 Compras/Ventas (Personalizado)
Este módulo le permitirá crear sus propios reportes en base a las compras y ventas registradas en base a los parámetros que usted indique. Usted podrá definir como quiere agrupar su reporte y que columnas quiere que aparezcan en el mismo.
Detalle de la pantalla: Para la elaboración de un reporte optimo, usted cuenta con los siguientes Filtros:
Filtro: Se puede hacer la búsqueda de reporte en base al nombre del mismo. Agregar: En la parte superior derecha se encuentra la opción que le permite crear un nuevo reporte. Nombre: Se le debe dar un nombre a cada reporte que se cree. Agrupado por: Se debe escoger una opción por la cual se requiere agrupar el reporte; ya sea esta la persona, vendedor, centro de costo, entre otras.
Tipo: Se debe escoger si se desean visualizar solo compras, ventas o ambas.
Totalizado: Se puede indicar si se desean ver valores totalizados.
Desde – Hasta: Se indica el rango de fechas a consultar.
Columnas: Usted elige las columnas que desea visualizar en su reporte.
Exportar a Excel/PDF: Una vez indicado los parámetros de su reporte, usted puede exportar esta información a Excel o PDF. Le recomendamos guardar su reporte de manera que lo pueda volver a generar sin necesidad de volverlo a crear.
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