La exposición clara y concisa de la teoría archivística que efectúa la autora convierte a este Manual en un instrumento eficaz para uso de los gestores del patrimonio documental. Los gestores de la Administración autonómica madrileña, los gestores de cualquier Administración, e incluso aquellos que gestionan instituciones privadas encontrarán en este Manual tanto lo que concierne a los documentos en las oficinas como un conjunto de directrices normalizadoras para usuarios de un Archivo Central, para que obtengan de este el más-rápido y eficaz servicio. El libro se ha dividido en dos partes: el texto, que desarrolla en cinco capítulos la teoría adaptada a la realidad, y un apéndice dividido en cuatro apartados que se plantea como un instrumento auxiliar de aplicación ... Numerosos ejemplos ilustran lo explicado, y se incluyen además los formatos normalizados que, siguiendo la teoría, han de emplearse, acompañados siempre de sus instrucciones de cumplimentación. El Manual resulta de rápida lectura y fácil utilización, tanto para quienes intervienen en las tareas más mecánicas como para aquellos que cumplen funciones organizativas. Es un texto dinámico que conecta con la realidad cambiante de la organización administrativa.
Diseño de la cubierta: Pedro Arjona
Humanidades/ Archivística
ANA DUPLÁ DEL MORAL
MANUAL DE ARCHIVOS DE OFICINA PARA GESTORES Comunidad de Madrid
Dirección General de Patrimonio Cultural CONSEJERIA DE EDUCACION Y CULTURA
Comunidad de Madrid MARCIAL PONS, EDICIONES JURÍDICAS Y SOCIALES, S. A. MADRID, 1997
Quedan rigurosamente prohibidas, sin la autorización escrita de los titulares del <
O Ana Duplá del Moral O Comunidad de Madrid. Consejería de Educación y Cultura
O MARCIALPONS EDICIONES JURÍDICAS Y SOCIALES, s. A. San Sotero, 6 - 28037 MADRID 'ZT (91) 304 33 03
ISBN: 84-7248-467-X Depósito legal: M. 3 1.074-1997 Fotocomposición: INFORTEX,S. L. Impresión: CLOSAS-ORCOYEN, S. L. Polígono Igarsa. Paracuellos de Jarama (Madrid) MADRID, 1997
ÍNDICE GENERAL
Pág.
.
PRESENTACI~NDEL EXCMO SR. CONSEJERO DE EDUCACI~N 13 Y CULTURA DE LA COMUNIDAD DE MADRID ................................
.
PRESENTACIÓN DEL ILMO SR.DIRECTOR GENERAL DE PATRIMONIO CULTURAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID..................
15
PRÓLOGO..........................................................................................................
19
1
.
INTRODUCCI~N ......................................................................................
21
2
.
NOCIONES GENERALES .......................................................................
43
2.1. LA COMUNIDAD DE MADRID ......................................................
43
2.1.1. Marco Normativo .................... .; ............................................ 2.1.2. Competencias, Instituciones, Organos y Funciones .........
43 44
- Competencias.................................................................... - Instituciones, Organos y Funciones ..................................
44 46
La Asamblea .................................................................. El Presidente y el Consejo de Gobierno .......................
46 47
El Presidente.................................................................. El Consejo de Gobierno................................................
47 48
- La Administración autonómica .........................................
48
Los Consejeros .............................................................. Los Secretarios Generales Técnicos .............................. Los Directores Generales ..............................................
49 50 50
2.1.3. Los Traspasos de Funciones de la Administración del
Estado a la Comunidad de Madrid .....................................
52
2.1.4. Los Fondos de Archivo producidos y recibidos por la
., autonómica ................................................. Administracion
53
- Traspaso de documentos de la Administración del Estado
a la Comunidad de Madrid ...............................................
53
ÍNDICE GENERAL
8
Pág . . Los
documentos heredados de la Diputación Provincial
de Madrid ..........................................................................
55
. Los
documentos producidos por las oficinas de la Administración autonómica .......................................................
56
2.2. LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL ..............
57
2.2.1. El documento de Archivo ..................................................... 2.2.2. Los Archivos ..........................................................................
57 58
Fondo de Archivo..............................................................
58 58
-
- Centro de Archivo .............................................................
El Patrimonio Documental de las Instituciones Autonómicas madrileñas ................................................................... 2.2.4. El ciclo vital de los documentos: Fases de Archivo ........... 2.2.5. El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid ....... 2.2.3.
59 60 63
- El Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos
de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración autonómica ....................................................... 3
.
63
EL ARCHIVO DE OFICINA ....................................................................
69
DEFINICI~N.....................................................................................
69
3.1.
3.2. LA FORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS.................................
3.2.1. La Formalización o Documentación de los Actos Juedicos Administrativos ........................................................... 3.2.2. Documentos que genera la Administración: las unidades documentales ......................................................................... Unidades documentales simples .......................................
69 69 70
- Unidades documentales compuestas ................................
70 71
Ordenación interna de cada expediente .......................
73
-
.
- Documento de ArchivoDocumentación de apoyo infor-
mativo ................................................................................
74
3.23. Los soportes de los documentos ..........................................
77
3.3. EL TRATAMIENTOARCHIVÍSTICO .............................................
77
3.3.1.
.. ......................................................................... Identificacion
78
órganos productores de documentos y sus competencias ................................................................................
78
Los órganos productores de documentos y unidades que se integran en ellos ................................................. La competencia..............................................................
78 82
. Los
ÍNDICEGENERAL
9
Pág.
......................................................................... ............................................................ .......................................................... .. 3.3.2. Clasificacion .......................................................................... .. ............................................................................ 3.3.3. Ordenacion . La función . El tipo documental . La serie documental
84 84 87 89 99
Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie documental ....................................................... 100 - Ordenación de las series documentales una vez clasificadas .................................................................................. 101 -
..
3.3.4. Descripcion............................................................................
102
Instrumentos y procedimientos de control .......................
102
-
Control de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada unidad administrativa.......................... Control de cada unidad documental ............................. Control del flujo de documentos de cada expediente .. ................................... ,............... durante su tramitacion Control de las unidades documentales por series documentales .........................................................................
102 105 106 106
Instrumentos de información............................................
107
3.3.5. Instalación .............................................................................
107
-
3.4. UNIDADES DE ARCHIVO DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES..................................................................................................
125
3.5. DETERMI.N ACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE ORGANOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPECTO DE LOS ARCHIVOS DE LAS OFICINAS Y DE LOS ARCHIVOS CENTRALES .................................................................
130
..................................................... ..................................................................... . Jefes de Servicio............................................................................. . Secretarías de los órganos y unidades administrativas .................. . Jefes de Sección y Jefes de Negociado .......................................... . Administrativos y Auxiliares Administrativos.................................
130 130 131 131 132 132
. Secretarios Generales Técnicos . Directores Generales
3.6. EL ACCESO Y LA ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS DE LAS OFICINAS ............................................................................
133
3.7. CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. EL EXPURGO: SELECCION Y ELIMINACION ................................
134
3.8. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LAS OFICINAS AL ARCHIVO CENTRAL ........................................................................
136
3.8.1. Definición ..............................................................................
136
ÍNDICEGENERAL
10
Pág.
3.8.2. 3.8.3, 3.8.4. 3.8.5.
Objeto de la transferencia .................................................... Utilidad de la transferencia.................................................. Calendario de la transferencia............................................. Procedimiento .......................................................................
137 137 138 138
- Suministro de material ...................................................... - Preparación de los documentos objeto de la transferencia. - La Relación de Entrega .....................................................
139 139 141
Modelo de Oficio de Remisión de Documentos al Archivo Central acompañados de su Relación de Entrega desde las unidades administrativas del Servicio 143 Modelo de Impreso de Relación de Entrega de Documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central ....... 145 Instrucciones de cumplimentación del impreso de Relación de Entrega ....................................................... 149
4
.
EL ARCHIVO CENTRAL .........................................................................
159
4.1. DEFINICION .....................................................................................
159
4.2. CENTROS DE ARCHIVO .................................................................
159
4.3. PERSONAL .........................................................................................
161
4.4. FUNCIONES ......................................................................................
161
4.5. COORDINACI~NY COOPERACI~NCON LOS ARCHIVOS 162 DE LAS OFICINAS ............................................................................ 4.6. RECEPCIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DESDE LAS OFICINAS ...........................................................
162
4.7. TRATAMIENTO ARCHMSTICO ...................................................
163
4.7.1. 4.7.2. 4.7.). Ordenacion ............................................................................ .. ............................................................................ 4.7.4. Descripcton
163 164 168 168
- Instrumentos de control ....................................................
Instrumentos de Información............................................
170 171
4.7.5. Instalacion ............................................................................. 4.7.6. Valoración de las Series Documentales ..............................
172 172
.. ......................................................................... Identificacton .. Clasificacion ..........................................................................
..
-
..
- Importancia de la Identificación y Valoración de las
Series Documentales .........................................................
176
- Modelo de Impreso de Análisis. Identificación y Valo-
ración de las Series Documentales .................................... Instrucciones de cumplimentación del Impreso de Análisis. Identificación y Valoración de las Series Documentales....................................................................................
179 187
ÍNDICEGENERAL
11
Pág.
4.8.
SERVICIOS DEL ARCHIVO CENTRAL .........................................
206
4.8.1. Acceso y accesibilidad .......................................................... 206 4.8.2. Servicio a la Administración Productora de documentos. 209 -
La Consulta .......................................................................
El Préstamo ....................................................................... - Modelo de ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administración Productora de documentos ....................................................................... - Instrucciones de cumplimentación de la ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administración Productora de documentos .............................. - Modelo de Oficio de Solicitud de copias de documentos por la Administración Productora de documentos ........... - Instrucciones de cumplimentación del Oficio de Solicitud de copias de documentos por la Administración Productora de documentos..................................................... - Modelo de Oficio de Solicitud de Préstamo de documentos por la Administración Productora de documentos - Instrucciones de cumplimentación del Oficio de Solicitud de Préstamo de Documentos por la Administración Productora de documentos ............................................... -
209 210 2 13 2 15 2 17
219 22 1 223
4.8.3. Servicio a los ciudadanos: ., para la defensa de sus intereses y para la investigacion........................................... ............... 225 Modelo de ficha de Solicitud de consulta directa en el Archivo Central por los ciudadanos .................................. Instrucciones de cumplimentación de la ficha de Solicitud de consulta directa en el Archivo Central por los ciudadanos......................................................................... Modelo de ficha de solicitud de copias de documentos por los ciudadanos............................................................. Instrucciones de cumplimentación de la ficha de solicitud de copias de documentos por los ciudadanos...................
227 229 23 1 233
4.9. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO REGIONAL, FASE DE ARCHIVO INTER234 MEDIO ................................................................................................ 5 . EL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE ?+IDRID:
CABEZA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS AUTONOMICOS. CENTRO DE ARCHIVO PARA LAS FASES DE ARCHIVO INTERMEDIO E HISTÓRICO. CENTRO DIRECTOR DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID ............................... 235 6. BIBLIOGRAFÍA Y DOCUMENTACIÓN UTILIZADAS .....................
239
ÍNDICE GENERAL
12
Pág.
.................................................................................................. 7.1. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL .........................................................
7. APÉNDICE 7.1.1. 7.1.2. 7.1.3. 7.1.4.
Relación de tipos documentales de carácter económico, formados a partir de la clasificación económica de los presupupuestos de gastos de 1997 ...................................... Relación de tipos documentales de carácter económico, formados a partir de la clasificación económica de los presupuestos de ingresos de 1997....................................... Relación de otros tipos documentales de carácter económico. Relación de tipos documentales de acuerdo con funciones de carácter no económico ..............................................
247 249
276 295 295 297
7.2. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN Y DESARROLLO DE ESTRUCTURAS ORGÁNICAS DE LA COMUNIDAD DE W R T D DESDE SU CREACIÓN HASTA 1996, POR CONSEJERIAS ................................................................................................. 345 7.3. TEXTOS LEGALES ........................................................................... 345 73.1.
Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid ..........................
7.4. ÍNDICES............................................................................................. 7.4.1. 7.4.2. 7.4.).
367
367 De Cuadros ............................................................................ 367 De Formatos y sus instrucciones de cumplimentación ..... 368 De Nombres Propios y de Conceptos ................................. 370
PRESENTACI~NDEL EXCMO. SR. CONSEJERO DE EDUCACIÓN Y CULTURA DE LA COMUNIDAD DE MADRID
LA Constitución Española señala los principios por los que debe regirse la Administración pública, que se caractenza no sólo por ser la propia de la democracia, sino también la preparada para responder a los retos del tercer milenio. De todos ellos es el de la eficacia el que abre la secuencia de los enu-. merados en el artículo 103 de la norma constitucional.
La eficacia administrativa comprende varios aspectos y elementos: muchos de ellos, y quizá los más espect;ficos,son los que hacen posible el ajuste dentro de la organización y losfines políticos atrithidos al Poder Ejecutivo. Sin embargo, no por inespect;/icoes menos trascendente el aspecto que con tanta lucidez proclama la Ley de Archivos de la Comunidad de Madrid cuando afirma que éstos (los archivos) se dirigenfundamentalmente a cumplir el fin de servir a los ciudadanos, entendiendo por servicio la creación de las condiciones necesariaspara el bienestar de tales ciudadanos. Resulta significativo que esta apreciación haya surgido de un área de acción administrativa, la de los Archivos y Patrimonio Documental, que en muy corto espacio de tiempo ha alcanzado, con la mira puesta en esta finalidad del servicio a los ciudadanos, unos resultados que superan ampliamente las más halagüeñas esperanzas que podrían haber hecho concebir los cortos recursos personales y materiales con los que, por la dificultad de los tiempos, han podido gozar. Una vez que la Ley de Archivos ha entrado en vigor, es propósito del actual Gobierno la solidz;fzación, culminación e institucionalización del Plan de Archivos Municipales, al que se quiere dotar de la importancia que se merece; la intensificación y culminación del pleno funcionamiento de nuestros dos centros de Archivo, que son modélicos, como atestiguan la multitud de peticiones de información y visita, y las manifestaciones sobre su factura, procedentes de todas las partes del mundo; se va a llevar a sus últimas consecuencias
14
PRESENTACI~N DEL EXCMO. SR. CONSEJERO
el ambicioso Plan de Organización de los Archivos del Gobierno y la Administración autonómica. Pareceriá que con ello se hubiera agotado el filón de las tareas de servicio de los Archivos a la Administración y a la Sociedad. No es así. He aqui otra prueba de ello: la aparición de este Manual de Archivos de Oficina para Gestores. Comunidad de Madrid. Pemítaseme referime al importante marco de significaciones en el que debemos considerar aparecida esta obra.
Nos encontramosfiente a un ejemplo de lo que sign$ca “sewicio” a Los ciudadanos, a que se han comprometido los Archivos públicos. La Unión Europea ha señalado, como una de las caracterilticas genéricas de este servicio, el esfuerzo de normalización y estandarización de los procedimientos. Pues bien, es éste un ejemplo acabado de cómo debe realizarse este esfuerzo. Estamos ante una obra que aborda esta tarea de un modo doble: el Manual no sólo explica cómo han de ordenarse los procedimientos, sino que, en una acabadísima “reduplicación”,enseña a ordenar cómo se ha de ordenar.
Es ésta la signt;ftcacióninstitucional del Manual, que contiene las prácticas de racionalización y normalización de obligado cumplimiento por la Administración. Constituye el más adecuado y preciso método de preparación hacia la Administración infomatizada, y por ello, doblemente eficaz. Así lo han entendido la Dirección General de Calidad de los Servicios y el Organismo Autónomo Informática y Comunicacionesde la Comunidad de Madrid (ICM), encargado de la organización informática autonómica, con su explícito apoyo y referencia de aplicación horizontal de lo contenido en este Manual. Por si esto fuera poco, el Manual se constituye a sí mismo en un instrumento que trasciende su propia tarea y finalidad. La publicación que estamos presentando podría haber suprimido las referencias concretas a la organización de la Comunidad de Madrid y asumir con todo rigor el carácter de Manual para uso de cualquier responsable de Oficina, cualquiera que fuera la Institución en la que se encuadrara. M i más cordialfelicitación a la autora, a los responsables de la publicación de esta obra y a mí mismo por haber tenido la fortuna de poder ofiecer, en el tiempo de mi mandato, este servicio polivalente de la Administración autonómica madrileña a la Sociedad a la que tiene que servir y que ha sido posible por la continuada, entusiasta e inapreciable entrega del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. Gustavo VILLAPALOS SALAS Consejero de Educación y Cultura de la Comunidad de Madrid
PRESENTACIÓN DEL ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL DE PATRIMONIO CULTURAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Una de las tentaciones más características que es necesario vencer al enfrentarse con los Archivos es vincularlos exclusivamente a ‘)asado” o “historia”. El carácter de “testimonio” que tienen los Archivos, y así lo contempla nuestra Ley de Archivos, debe hacer conectar también con el ‘)resente: “lo-que-está-en-curso”, la actualidad. Es necesario crear y reforzar el lazo conceptual, teórico y práctico entre “Archivo”y órganimción administrativa”. Cuando desde este Departamento nos hemos enfrentado con la Política de Archivos hemos tenido siempre presente esta vinculación. Sabemos que con los Archivos se hace Cultura, y por eso nos sentimosfirmemente comprometidos y vinculados con ellos. Pero cuando decimos Cultura en este contexto estamos dotando a este témino de una riqueza semántica que trasciende toda tentación de arqueologismo cultural.
La Cultura, tal como la entendemos, en ésta y en todas las demás ocasiones en que se despliega nuestra política, es vida, acción, actualidad y presencia. El pasado no tiene sentido ni interés cuando se trata exclusivamente de recrearlo: nuestra preocupación es hacerlo presente y actuante, y por ello nos acucia y nos exzie. El presente es la dimensión en la que procuramos realizar y hacer realidad nuestra Cultura, precisamente porque el horizonte de esa realidad, la dimensión que fecunda el presente, es el futuro. En esta clave, podemos decir que si hay una obra que puede responder de un modo completo, complejo y lleno de sugerencias es la que hoy presentamos. Es la obra que se enfrenta con los Archivos como realidad dinámica y problemática del presente que se proyecta hacia adelante.
La autora del Manual desarrolla, en el marco de nuestra Administración como Directora del Archivo Regional, las responsabilidades de los Archivos en la Comunidad de Madrid. Con ella, nuestros Archivos han asumido el reto al que se hacía referencia en las palabras anteriores.
16
PRESENTACION DEL ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL
La tarea que se delinea en nuestro horizonte se orienta hacia dos preocupaciones: la consolidación y desarrollo pleno de nuestros Centros de Archivo, y la instrucción, formación y mantenimiento de una red profesional de responsables de los Archivos. Ambas tareas exigen ser realizadas con un sentido de equzpo, de esfuerzo entusiasta y compartido. Hace falta, además, una cierta cristaliución más espiritual de todos esos esfuerzos, de estas tareas. ,Lacristalización en una obra que se proyecte hacia afuera y hacia el futuro. Este es el sentido del Manual que hoy presentamos. El contenido es denso, original y preñado de eficiencia. El modo expositivo, que descubre una amplia experiencia docente y formadora del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, es claro, imaginativo y enomemente atractivo. Tiene la extraña peculiaridad de las grandes obras pedagógicas. La claridad casi obvia de lo que, siendo complicado, se ha hecho, a base de esfuerzo e imaginación, casi transparente.
Los archiveros tienen, a veces, cierta tentación de hablarse entre ellos con una inevitable secuela de lenguaje jeroglij%o, lleno de sobreentendidos. La obra, que está presidida por la preocupación por el servicio público, se dirige a los responsables no expertos de los Archivos de Oficina. Es ésta una preocupación que deseamos que sea central en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid: su dedicación hacia los usuarios, venciendo una natural vinculación con los expertos. En el Manual que se ofiece, la Introducción tiene esa misión de un modo más acusado: establecer el marco de referencias para profesionales de los Archivos. Lo que no es obstáculo para hacer de ella una pieza pe8ectamente inteligible y muy recomendablepara integrar la acción que después se nomativiza.
La obra es esencialmente viva, y ello se manfiesta en dos aspectos: su constante referencia a ejemplos y realidades actualmente existentes y su esencial apertura, esto es, su capacidad de fácil adaptación a los cambios y experiencias enriquecedoras que el futuro nos depara. El Manual invita a la acción y a la colaboración de sus naturales destinatarios: lectores y usuarios. Para ellos vaya un último llamamiento: su compromiso con el futuro del Manual. Queremos hacer de él un elemento vivo y eficiente de nuestra Administración. La autora, por su parte, y este Departamento han hecho su trabajo; ahora queda que sus usuarios completen la capacidad de vida y eficiencia que encierra este trabajo.
A partir de este momento es esencial que nuestra Administración autonómica responda al reto que significa este esfuerzo con la asunción decidida y entusiasta de sus propuestas y sus métodos. No se trata de una asimilación
PRESENTACI~N DEL ILMO. SR. DIRECTOR GENERAL
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pasiva e inerte, sino del inicio de un denso, fmct$ero y prolongado diálogo que convierta en realidad dinámica el Manual que hoy presentamos. José Miguel RUEDA M u Ñ o z DE SANPEDRO Director General de Patrimonio Cultural de la Comunidad de Madrid
PRÓLOGO
Mi experiencia en aceptar retos me obliga a poner unas palabras al Manual de Archivos de Oficina, como Ana DUPLÁme ha solicitado, lo mismo que hice en su libro anterior, Plan Regional pava los Archivos Municzpales de la Comunidad de Madrid, hace ya diez años, para corresponder a una labor constante, cuidadosa y pensada sobre el objeto de su trabajo: los Archivos de la Comunidad de Madrid. En ambos casos, ante el resultado, no es fácil reducir a unas pocas líneas una tarea extensa, documentada y, sobre todo, que, fruto de una ya larga práctica, pretende plasmar en exposición clara y concisa la teoría archivística y la administrativa, productora de los documentos de archivo que constituyen el patrimonio documental de esta nueva Autonom’a madrileña desde el siglo xv hasta este momento: los documentos heredados y los que nosotros mismos estamos produciendo. Si el Plan significó la pauta para la Red de Archivos, este Manual se encamina a proporcionar el instrumento que ponga en contacto, con unas directrices nomalizadas según Derecho, la creación de 10s testimonios documentales desde Ias oficinas y su archivo a la actividad de organización, ordenación, transferencia y servicio de los distintos centros del Sistema de Archivos. Este trabajo y estas rutas, para que no se tuerzan, necesitan de una constante colaboración de los administradores y los archiveros que, en lo mediato, son los que los utilizan y, en lo lejano, los ciudadanos y Ia Historia que los buscan para sus fines propios. La autora ha revisado con cuidado, ayudada por unos y otros (como vemos en la seleccionada bibliografía), el Derecho Administrativo y la Archivística para redactar un manual claro, al que se añaden cuadros, ejemplos, formularios y legislación (ésta en pp. 297-366). Pone un interés especial en distinguir los testimonios de la información, los productos de la informática y sus derivados, que son sólo copias o documentación de apoyo, pero no material de archivo. Como la eficacia de este Manual va a depender de la atención que se preste a la vida de los documentos en sus distintas fases, hace resaltar
20
PRÓLOGO
que ninguno de los participantes en este camino es ajeno a la responsabilidad que le compete, del mayor al menor: Secreta,rio General Técnico, Director General, Jefes de Servicio, Secretarios de Organos y Unidades, Jefes de Sección y Jefes de Negociado, y Administrativos y Auxiliares Administrativos. Copiamos la completa lista porque ninguno es ajeno a lo que sucede con el patrimonio documental desde la redacción, trámite y custodia hasta la comunicación.
Los abundantes ejemplos muestran el mucho trabajo llevado a cabo en las listas de órganos productores, disposiciones legales, funciones y tipos documentales, sobre todo en este último apartado (pp. 249-296), tarea netamente archivística en la que se aplican los principios del análisis documental. Lo mismo podemos decir de las definiciones, formularios, gráficos que siguen otros trabajos anteriores aplicándolos al caso de Madrid. Especialmente útiles nos parecen los resúmenes en mayúsculas de las exposiciones puntuales, que a manera de recordatorio breve permitan memorizar mejor los textos. Por fin, y no es lo menor, éste es un Manual abierto a cambios, como toda obra que trata materias que no permanecen estáticas, como la Administración y los Archivos, bien sea por nueva legislación, mejora de métodos y variaciones aconsejadas por la experiencia propia y la ajena. El Manual permite familiarizarse con una nomenclatura distante, unas normas fáciles y unos resultados cuantificables. Vicenta CORTÉS''
* Vicenta CORTÉCes Archivera del Estado desde 1954. Jubilada en la actualidad, ha dirigido la Inspección Técnica de Archivos dei Ministerio de Cultura y ha sido Presidenta de la Asociación Española de Archiveros, Bibliotecarios, Arqueólogos y Documentalistas (ANABAD).
1. INTRODUCCI~N
Nace este Manual de la necesidad de adecuar la teoría archivística a las demandas de la Administración (en este caso concreto, a la autonómica madrileña) en lo concerniente a los documentos, para hacerla comprensible y utilizable por los gestores. Es éste un Manual de Archivos dirigido a los gestores, tanto en lo que concierne a los documentos en las oficinas como en la fase siguiente de Archivo Central. En este último caso, como usuarios del mismo. En principio, el Manual se dirige a gestores de la Administración autonómica madrileña, pero, indirectamente, es de utilidad para gestores de cualquier Administración, e incluso, en determinados aspectos, podría servir para gestores de instituciones privadas. Es un Manual de aplicación para la organización de los Archivos de las oficinas. Pero dentro de la organización administrativa da un paso más: pretende ser también un instrumento normalizador en la propia formación de los documentos hasta un determinado nivel. La organización de los documentos en las oficinas va a suponer una sustancial agilización de las tareas de gestión y un sustancioso ahorro de espacio en las mismas, al transferirse a los Archivos Centrales los documentos que, en líneas generales, hayan cumplido un año (puede pensarse que alrededor del 80 por 100 de los documentos generados). Con el servicio rápido y responsable de los documentos desde estos Archivos Centrales a las oficinas y a los ciudadanos y con el Análisis y Valoración de las Series Documentales que hará posible el adecuado expurgo de documentos, conservándose para la investigación no más de un 40 por 100 de los documentos producidos, la aplicación de lo expuesto en este Manual habrá sido de utilidad. Dedica también el libro una buena parte a orientar a los gestores en el uso del Archivo Central para que obtengan de éste el más rápido y eficaz servicio. Esto último, que fue, de inicio, uno de los motores de este libro, se debe a una idea derivada de una visita realizada en 1992 al Servei d’Arxius de la Generalidad de Cataluña, en concreto al Archivr
22
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Central de la Consejería de Interior de la citada Administración, en donde se conoció la existencia de un documento germina1 en ese sentido. Ya en sí mismo el hecho de dar un conjunto de directrices normalizadoras respecto del funcionamiento de un Archivo Central para su uso por los gestores resultaba una iniciativa relativamente nueva o, por lo menos, hasta ahora escasa en el panorama archivístico del país, que cuenta con un conjunto de manuales dirigidos a archiveros: en 1982, Vicenta CORTÉS publicó un Manual de Archivos Municzjdes. En 1985, Olga GALLEGO y Pedro LÓPEZ publican su Introducción a la Archivistica. En 1987, Antonia HEREDIA publica su Manual de Archivistica General. En 1992 se publicó un Manual de Archivos Administrativos por el Ministerio de Cultura. En 1993, Manuel ROMERO TALLAFIGO publica Archivistica y Archivos. En 1994, José Ramón CRUZMUNDET publica su Manual de Archivistica. Lo nuevo era dirigirse a los gestores como hacía Cataluña. Un paso más, creemos, supone dirigirse a los gestores para la organización de su archivo de oficina, es decir, de los documentos que están en tramitación o son de uso muy frecuente por su parte. Otros factores han impulsado la realización de este trabajo: el propio planteamiento de los archivos en la Comunidad de Madrid desde su creación; la Ley de Archivos y Patrimonio Documental madrileña, que recoge esta visión y que hace necesaria una explicación técnica de los contenidos de la misma; las continuas preguntas de los gestores acerca de las cuestiones de archivos conducen así a la necesidad de la elaboración de este Manual. A ello se suma la conveniencia de aclarar y hacer asequible a los mismos la teoría archivística cuando se plantea la implantación de los Archivos Centrales de las Consejerías, de acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Archivos y con lo contemplado en el Plan Sectorial para la organización de los Archivos autonómicos.
Es también la propia demanda de los gestores y de algunos notables administrativistas, y la convicción de que para que el flujo de los documentos en un sistema archivístico funcione ha de comenzarse por la propia formación de los mismos, la que anima a la realización de este Manual. Es bien conocida la creciente complejidad de la organización de las Administraciones desde comienzos del siglo pasado hasta hoy. La complicación burocrática producida por la transformación de las Administraciones en el siglo XIX hace que los funcionarios encargados de la formación y del archivo de los documentos -los escribanos y los secretarios y demás personal de las oficinas- se vean desbordados por el nuevo funcionamiento administrativo y no puedan atender debidamente a esta última tarea. La Administración y los ciudadanos empiezan a perder la conciencia
INTRODUCCI~N
23
de la necesidad y utilidad de un buen archivo de los documentos para
la gestión. En relación con elIo y en Io concerniente a los documentos inciden varios factores que hacen que la situación de los llamados “archivos administrativos” lleguen a alcanzar la caótica situación actual. Estos son, entre otros, la citada complejidad organizativa de la Administración, la consideración secundaria que los profesionaIes del Derecho administrativo parecen dar a esta cuestión y el abandono de los profesionales de archvo, desde el sido XIX hasta época reciente, de los documentos de la Administración para ocuparse de los Archivos para la investigación histórica.
A ello se puede añadir la aparición constante de nuevas tecnologías: microfilms, fotocopias, aplicaciones informáticas sorprenden a la Administración, perpleja y desprevenida ante la agresividad comercial de los vendedores de estos nuevos medios. El empleo de estas nuevas tecnologías aporta innumerables ventajas, reales unas, aparentes otras, al funcionamiento de la Administración: rapidez, ahorro de espacio (en ocasiones, aparente), modernización, actualidad, eficacia, seguridad, etc..., pero también, unido al desconocimiento de la elaboración de los procedimientos o, al menos, de su reflejo en documentos, acarrea numerosas complicaciones no sólo en cuanto a la organización y almacenamiento de los mismos, sino en cuanto a su propia formación. La multicopia de cada procedimiento, a veces por tres, cinco, diez o cuarenta hace que la masa documental sea inmanejable. Se mezclan partes originales de los procedimientos con otras en fotocopias, fraccionándose así los expedientes y perdiendo éstos su carácter secuencia1 hasta el fin de la tramitación. No se distingue entre un documento que soporta una actuación administrativa de la documentación acumulada con fines exclusivos de información. Qué decir de costosísimas microfilmaciones de documentos sin organizar y que, por tanto, no sirven absolutamente para nada. Por fin, la reciente, generalizada y oportuna utilización de la informática, que tantos beneficios trae y traerá (cuyas ventajas de rapidez, de ahorro de trabajo y de intercomunicación no se comentan por obvias), añaden otro sinnúmero de cuestiones a resolver, entre las que se encuentran la confusión, bastante extendida en los gestores, entre lo que suponen los bancos de datos para la información, Ia comunicación a través de ordenadores para obtener información y el documento informático como parte del trámite administrativo. Se dice que está naciendo “la oficina sin papel” y, sin embargo, y por ahora, las impresoras producen más papel que nunca. La facilidad para obtener copias (fotocopias o por impresora de ordenador) parece
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solucionar momentáneamente los problemas, aunque utilizado sin criterios adecuados, lo agravan en poco tiempo. Por otra parte, no parece atrevido pensar en una larga convivencia del papel con los soportes informáticos. La informática para la información es hoy ya insustituible, pero tiene poco que ver, como hemos dicho y aunque se parezca, un banco de datos, o una red de información con los documentos que han de dar testimonio de actuaciones de las instituciones, y en concreto de las Administraciones Públicas. El problema de este testimonio por vía informática está aún en vías de solución, al menos de un modo generalizado y claro. A ello se añade el problema de la durabilidad y legibilidad a medio y largo plazo de los soportes informáticos. Ante la situación de los documentos mencionada en los párrafos anteriores, que es generalizada y, por tanto, no achacable a nadie individualmente, sino, entre otras causas, a algunas de las que se acaban de mencionar, parece dibujarse una especie de territorio de nadie, ni de gestores ni de archiveros, del que es preciso ocuparse. La colaboración entre unos y otros se presenta como imprescindible. Es éste un reto que los archiveros de la Comunidad de Madrid han asumido y del que este Manual es testimonio. Es la entrada de los archiveros en el ámbito de los gestores concebida no como injerencia, sino como estrecha colaboración profesional. Todo ello se relaciona con una cuestión, importante siempre, pero imprescindible hoy si lo que se pretende es el funcionamiento eficaz de una Administración del siglo XXI que se acerque en rentabilidad de empleo de recursos y de obtención de resultados (económicos o no) a las más eficaces organizaciones privadas. Me refiero al esfuerzo normalizador que conduce a que cada empleado no tenga que discurrir qué método utiliza para la organización de determinados aspectos de su trabajo y que lleva a que una persona pueda ser fácilmente reemplazada por otra sin que esta otra haya de emplear gran parte de su tiempo en volver a diseñar esa organización. Es importante señalar la creciente preocupación de los gestores en ese sentido, manifestada, entre otros, por la aparición de manuales normalizados de procedimientos, como los de gestión de personal y de procedimientos de contratación. Este Manual pretende, desde la organización de aspectos archivísticos, dar un paso importante en esa dirección normalizadora (en este sentido también se enmarcan los planes de archivos de la Comunidad y los numerosos cursos, realizados desde la Administración autonómica, de Archivos de Oficina para gestores). Resulta importante también para abordar estrategias y planes informáticos en la Administración. Además, muchos o casi todos los procedimientos que en este Manual se tratan pueden y deben
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ser informatizados, pero para ello es necesaria previamente la actuación de racionalización y normalización que aquí se plantea. La normalización ha alcanzado tal importancia que su presencia en el sector de actividades o en una disciplina es signo de su madurez y sirve además para evaluar su grado de desarrollo y el nivel de cumplimiento de objetivos, como señala Louise GAGNON-ARGUIN, profesora de la Universidad de Montréal, en LA nonnalisation en archivistique: état de la question et problématique (Montréal, 1992), y añade que las necesidades de normalización se han incrementado con la llegada de la informática. El proceso de tratamiento mecánico de la información exige la presencia de datos uniformes y las telecomunicacioneshan acentuado esta necesidad. La archivística es una ciencia de análisis que respeta las características idiosincrásicas de las organizaciones, pero a la vez normalizadora, así que conecta muy bien con las necesidades planteadas hoy en ellas en un sentido o en otro, además de cooperar en la racionalización de su proceso de informatización.
La normalización opera en diferentes niveles que pueden observarse en este Manual: puede manifestarse por la uniformación de métodos de trabajo y también, en otros casos, se refleja en la utilización de códigos y formatos, y se vuelve prácticamente obligatoria.
El proceso de normalización implica la actuación de numerosos intervinientes, tanto del mismo medio como de dominios conexos, en este caso de gestores y archiveros, que aportarán experiencias vividas en la propia disciplina y reflexiones compartidas por todos ellos en lo concerniente a las directrices emanadas de este Manual normalizador y de los de procedimientos antes aludidos o de cualquier otra iniciativa normalizadora. Como se ha dicho, este Manual está dirigido a los gestores, entendiendo por gestores a todos y cada uno de los grupos, niveles y categorías de la Administración que tengan relación con los documentos, desde una concepción global del funcionamiento eficaz de una organización en la que son tan importantes las funciones y tareas realizadas por un Director General o un Jefe de Servicio, por ejemplo, como las de un Auxiliar Administrativo, ya que si no se realiza lo adecuado en cada nivel (en este caso con los documentos) por parte de unos, de nada o poco servirá lo que otros realicen. Por tanto, el Manual tiene varias lecturas: una más superficial para aquellos que se limiten a la realización de tareas, podríamos decir, más mecánicas, y otra para aquéllos que, con funciones organizativas, quieran conocer el por qué de las cosas; y aun otra para el que
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quiera reflexionar sobre el fin de lo aquí planteado e, incluso, quiera aportar nuevas metas en el camino iniciado. Es, además, un texto dinámico que conecta así con la realidad cambiante y continua evolución de la organización administrativa. El libro está lleno de ejemplos de ello. Tiene todavía el Manual otra lectura: es la que puede hacerse por
los profesionales de Archivos, a los que se dedica buena parte de esta introducción y a los que ofrece reflexiones varias, desde las definiciones hasta los formatos normalizados, de la aplicación de la teoría archivística en los Archivos de las oficinas a los enfoques nuevos de la misma todavía no totalmente fijados y en lógica y constante evolución de una ciencia que se aplica sobre una realidad cambiante, cuyo desarrollo se ha intensificado desde hace poco tiempo. Es, por tanto, como no podía ser de otro modo, un libro abierto. Es un libro, en muchas cuestiones, de propuesta inicial: tipología documental, peculiaridades organizativas, entre otros aspectos a señalar. La Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, y más en concreto su Título 11, es el punto de arranque y el marco en el que se mueve este Manual. Como dice en su Exposición de Motivos, «esta Ley no se concibe sólo para la conservación del Patrimonio Documental, sino que es también una Ley de los Archivos de la Comunidad de Madrid. Dentro de su Sistema Archivístico proporciona los criterios básicos para el funcionamiento de los Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración autonómica». Por lo que se refiere a la metodología utilizada, el libro se ha dividido en dos partes: el texto y un apéndice. El texto tiene cinco capítulos, la bibliografía y legislación utilizadas. Cada capítulo puede, de alguna manera, abordarse independientemente, y con ese fin se ha hecho, de modo que el libro pueda tener, como se ha dicho antes, diferentes niveles de lectura. Se han empleado párrafos cortos que resumen y ayudan a transmitir la teoría archivística a los gestores en los diferentes niveles. Al final de cada punto, unas frases en letra mayúscula resumen a su vez y resaltan lo expuesto.
El texto, en un esfuerzo clarificador y de adaptación de la teoría a la realidad, está lleno de ejemplos que ilustran lo explicado. Se incluyen, además, los formatos normalizados que, siguiendo la teoría, han de emplearse, acompañados siempre de sus instrucciones de cumplimentación. El apéndice, dividido en cuatro apartados, se plantea como instrumento auxiliar de aplicación. Con este planteamiento se intenta que el Manual sea de rápida lectura y fácil utilización.
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Antes de pasar a hacer un comentario de cada una de las partes y capítulos, un comentario general: al leer o utilizar este libro puede pensarse que lo aquí dicho es, en alguna medida, un conjunto de cosas obvias, ya sabidas. El esfuerzo mayor realizado para su elaboración ha sido precisamente ése, la observación de lo obvio y su ordenación sistematizada para su traducción en normas que regulen el funcionamiento de estos Archivos en las oficinas. Tiene cierta homología la archivística con las ciencias que, como la física, se dedican a la reflexión de lo obvio para su elevación a categorías que resuelvan los problemas que la realidad plantea con creciente complejidad. En este sentido dice José Ramón CRUZ MUNDET en Pasado y futuro de la profeszón de archivero (Barcelona, 1995), «las teorías más importantes son con frecuencia citando a F. Q. STIELOW: las más obvias. En efecto, la búsqueda de lo obvio domina la investigación actual en inteligencia artificial y en lingüística».
El texto se inicia con la descripción de la estructura de la Comunidad de Madrid y de los Archivos, para centrarse ya a continuación en el Archivo de Oficina. Más adelante se presenta el Archivo Central a los gestores, como usuarios que son del mismo. Al final una pequeña referencia a las dos últimas fases del ciclo de los documentos: Archivo Intermedio e Histórico, que en la Comunidad de Madrid están integradas de modo directo en el Archivo Regional. Una breve alusión también a éste como cabeza del Subsistema de Archivos autonómicos y como Centro Director del Sistema de Archivos madrileño. En el apéndice se incluye una propuesta inicial de tipología documental como ejemplo, la normativa que regula la estructura orgánica y funciones de la Comunidad de Madrid desde su creación (Decreto de estructura y Órdenes de desarrollo) hasta fin de 1996, y la reproducción de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, de constante aplicación, con finalidad pedagógica y de difusión y, por último, índices de nombres propios y de conceptos, de formatos y sus instrucciones de cumplimentación y de cuadros. Entrando ya en el comentario de capítulos, el primero presenta nociones generales sobre la Comunidad de Madrid y los Archivos y el Patrimonio Documental. Se hace referencia a las normas que la conforman, al marco normativo que va a configurar su organización, así como a las competencias, instituciones, órganos y funciones que la Comunidad de Madrid tiene y que van a incidir directamente tanto en la propia creación de los documentos como en los procesos y tratamiento archivístico que van a recibir. La base fundamental de este resumen es la Ley de Gobierno
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y Administración de la Comunidad de Madrid y el propio Estatuto de Autonomía.
Se hace aquí también una pequeña alusión a las transferencias del Estado a la Comunidad de Madrid en relación con los Fondos de Archivo producidos y recibidos por la Administración autonómica, cuyo resumen se ofrece como esquema de situación y cuyos datos se han obtenido de la realización del Censo de Producción de Documentos de la Administración autonómica, primera fase del Plan Sectorial que organiza sus Archivos. Éste, junto a algún otro aspecto del Manual, es lo que lo hace utilizable por la Comunidad de Madrid en concreto, que es su primer objetivo. No obstante, de esta alusión concreta puede hacerse abstracción, lo cual convierte a esta publicación en práctica y directamente aplicable a cualquier otra Administración, ajustándolo a sus propias características organizativas.
El punto segundo de este capítulo presenta las definiciones y nociones básicas y elementales sobre los Archivos y Patrimonio Documental sobre las que ha de moverse este Manual. Todas ellas están presentes en la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. A ésta en general y, en concreto, a las definiciones de Fondo y Centro de Archivo y a las Fases de Archivo ha dedicado el profesor Elio LODOLINI, Decano de la Facultad de Archivística de la Universidad de Roma, su artículo: Pnncipi e dzjhzioni di
archiuistica nella legislazione statale spagnola e in p e l l e della “Comunitá” di Madrid (Roma, 1994), y una mención en la quinta edición de su Manual de Archiuistica y en su edición española. En este punto merece la pena comentar varias cosas. La clara distinción entre Fondo de Archivo como conjunto orgánico de documentos que dan testimonio de actuaciones de las instituciones y de las personas..., y Centro de Archivo como lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos, con instalaciones adecuadas y personal suficiente, condiciones estas dos últimas imprescindibles y que distinguen un Centro de Archivo de un almacén. También es oportuno subrayar la existencia de las cuatro Fases de Archivo en lugar de las tres de la doctrina tradicional, que en la Comunidad de Madrid se consideran ya, desde 1985, en el Plan Regional para los Archivos Municipales, que se recogen en la Ley de Archivos autonómicos y que son las que, como se ha dicho, menciona Elio LODOLINI en su Manual de Archiuistica. La constatación de la existencia de esta cuarta
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fase de Archivo de Oficina y la compresión de que ésta debiera incluirse en la ciencia archivística y, por tanto, en el quehacer de los archveros, con las lógicas limitaciones de pertenecer a los gestores, es lo que ha dado origen al trabajo emprendido en la Comunidad de Madrid, que tiene como resultado, entre otras cosas, la redacción de este Manual. Pero aunque el libro trata fundamentalmente sobre esta fase, también dedica una parte importante al Archivo Central, puesto que como va dirigido a los gestores, éstos son, junto a los ciudadanos, sus principales usuarios.
Es importante señalar que las Fases de Archivo que sirven a la Administración, como es la fase de Archivo Central y desde luego los Archivos de las oficinas, forman parte de su propia organización y están a su servicio, lo cual .dicho, creo, aleja cualquier tentación de sustantivación de estas Fases de Archivo. El relieve que ahora se les da es el necesario para salir de la situación de abandono en que se encuentra ese aspecto de la organización de la Administración que es la custodia y tratamiento de los documentos. Pero aun dentro de la organización tienen su identidad y su importancia tal y como señalan algunos administrativistas que consideran a los Archivos administrativos como una de las bases de las Administraciones Públicas y, además, infraestructura determinante del procedimiento administrativo. No hay que darles ni más ni menos que la importancia que tienen, pero ésa hay que dársela. Del mismo modo que han de recibir el tratamiento técnico que precisan y para el que este Manual pretende ser una guía. Además, y al final del texto, se ha percibido la necesidad de hacer una pequeña mención de las otras dos fases del ciclo de los documentos: Archivo Intermedio e Histórico, que en la Comunidad se reúnen en el Archivo Regional como Centro, que es además cabeza del Subsistema Autonómico de Archivos. El funcionamiento de las dos primeras, Oficina y Central, opera en el de las otras dos de un modo decisivo, ya que si los documentos están correctamente creados, clasificados y ordenados, controlados y transferidos desde las oficinas, el trabajo de los archiveros en las restantes Fases de Archivo podrá dedicarse en un porcentaje mayor al Análisis y Valoración de las Series Documentales, a la evaluación de su uso, a la realización del expurgo, a la adecuada conservación del Patrimonio Documental, y a una descripción informativa más profunda e interconectada en relación con un mejor y más rentable servicio. Una breve alusión terminológica sobre el uso de los términos “vivo” y “muerto” en relación con los documentos, todavía frecuentes entre los gestores. Se propone desde aquí la utilización de documentos en trámite
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y documentos cuyo trámite ha finalizado, o documentos finalizados, en lugar de los términos anteriores, como reflejo del estado de los procedimientos, o documentos con efectos administrativos y sin efectos administrativos, pero no “vivo” y sobre todo “muerto”, ya que no hay ninguna fase de archivo en el que los documentos estén “muertos”. Todos ellos están vivos para la gestión, para el servicio a los ciudadanos o para la investigación -histórica o actual.
Los documentos que estén realmente “muertos”, es decir, que no sirvan para nada, han, desde luego, de destruirse. Por esta causa tampoco se comparte (y así se les ha hecho saber) la terminología empleada por los archiveros de Québec, que con tantas cosas importantes y acertadas han contribuido al desarrollo de la ciencia archivística, sin embargo. Los documentos no deben ser activos, semiactivos y, sobre todo, inactivos, por la misma razón que no se dividen en “vivos”y “muertos”. Hay otra precisión terminológica que importa comentar. Es la referida al empleo de “gestión de documentos”, venida de EE.UU. y Canadá específicamente, para la organización, tratamiento y servicio de los documentos de las oficinas. Tampoco se está de acuerdo con su empleo, ya que la gestión de documentos se realiza, y se viene realizando de siempre, en todas las Fases de Archivo; por tanto, parece más adecuado el empleo de las expresiones gestión de documentos o, mejor, organización de los documentos para todas y cada una de las Fases de Archivo. Respecto de la definición de Sistema de Archivos se ha elegido la integración dinámica de todos los elementos sobre el Patrimonio Documental sobre el que la Comunidad.de Madrid tiene competencias, es decir, sobre los que la Comunidad obligatoriamente ha de ocuparse, englobando así también los sistemas creados a partir del flujo archivístico de las fases y los que se crean por la integración de sistemas archivísticos de instituciones de carácter homogéneo. Esta concepción, además de seguir la orientación sistémica más acreditada, permite la planificación imprescindible hoy para el funcionamiento de las organizaciones y máximo aprovechamiento de los recursos. Así, en 1990 se inicia el Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, Consejo de Gobierno y de la Administración autonómica de aplicación directa sobre ésta y aplicable también a la Asamblea si así en ella se decide desde su completa autonomía. Su aplicación ha comenzado por la primera fase, el Censo de producción de documentos, esencial para la planificación y desarrollo de la segunda fase, de implantación por programas. En una institución tan joven como es la Comunidad de Madrid se ha comenzado por los de creación de infraestructuras y
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dotación de personal. A éstos han seguido el de Descripción y el de Informatización. De hecho, y dentro de este último, el borrador de este Manual ha sido la base del análisis funcional del Sistema Informático y de Control de Archivos de la Comunidad de Madrid, SLARC, realizado por el Organismo Autónomo Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid, ICM. Este Plan, en sus dos fases, se resume en este Manual.
El capítulo tercero es el núcleo del Manual. En él se trata todo lo concerniente a la organización de los Archivos de Oficina. En la definición de Archivo de Oficina, de acuerdo con la Ley de Archivos, se expresa un plazo de cinco años de permanencia de los documentos en ellos. Pero es importante señalar que se contempla como un plazo máximo, al igual que los de las otras fases, con un sentido didáctico. Es decir, que los documentos, salvo excepciones razonadas, permanecerán en las oficinas un máximo de cinco años, ya que su tiempo de permanencia es el de la tramitación sin incidencias ni recursos, y éste, por lo general, es de un año, que se corresponde con el ejercicio presupuestario. Así, los documentos, en un porcentaje elevado, permanecerán en las oficinas un plazo de un año más, el tiempo empleado en la realización de las transferencias al Archivo Central, de acuerdo al calendario que se establezca y el de algunas incidencias ligadas al propio trámite, como por ejemplo, el plazo de devolución de fianza en determinados expedientes. Otra afirmación contenida en la definición es el potencial valor histórico. Los documentos que se generan en las oficinas tienen indudablemente valor histórico, pero no todos. Lo que en este libro se plantea respecto al tratamiento y al Análisis y Valoración de las Series Documentales intenta contribuir a conjugar de un modo más realista las definiciones genéricas de las leyes de archivos y también de la madrileña e... documentos de cualquier época...>> a conservar y a constituirse en Patrimonio Documental, con una eficaz conservación y tratamiento de los documentos de cualquier época, pero que verdaderamente alcance la categoría de Patrimonio documental. Punto relevante nos parece el relativo a la formación de los documentos. En él se han tenido en cuenta tanto los criterios de acuerdo a lo expresado por Luciano PAREJO en El empleo de las nuevas temologi'as en los documentos administrativos:problemas y soluciones (El Escorial, 1995), deducidos de las normas de procedimiento, como la observación del funcionamiento de la Administración, que ajusta su comportamiento a esquemas que de ellas se desprenden. Se recogen una vez más las similitudes y diferencias entre los documentos de archivo y la documentación de apoyo informativo, y se insiste
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en la adopción de una y otra terminología para la mejor y más tajante distinción que ambas precisan. La documentación de apoyo informativo está presente en una determinada y, normalmente, pequeña proporción en cada oficina. Si se trata de una necesidad mayor y más general de información, esta documentación formará parte de un Centro de Documentación o Biblioteca especializada. Una resumida alusión a los soportes de los documentos incide en la atención que es necesario prestar a los mismos y reproduce lo que la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, dice en su artículo 45.5 respecto de las condiciones que han de reunirse para la utilización de cualquier soporte: garantías de autenticidad, de integridad y de conservación. .
Cada una de las operaciones y tareas del tratamiento archivístico merece algún comentario.
La identificación realizada por los gestores en esta fase de Archivo de Oficina es una de las aportaciones de este Manual. Otra, creemos, es la precisión de las definiciones y delimitaciones de los factores fundamentales en esta operación -instituciones y organismos, órganos y unidades productores, la competencia, la función, el tipo documental y la serie documental- y la relación entre ellos y su incidencia en las operaciones y tareas archivísticas en general, aplicadas a la fase de Archivo de Oficina. También nos parece relevante la alusión a la competencia y al papel que ésta juega en cuanto que introductora de elementos como las materias y los lugares, nunca como factores de clasificación sino de recuperación de información. Aunque puede parecer audaz rozar temas de organización administrativa que no pertenecen, podemos decir, todavía, a la formación del archivero, y aunque pudiera parecer que están tratados con cierta simplicidad, es, sin embargo, la visión que se observa desde fuera y la reflexión que se ha hecho para vertebrar el sistema y para aclarar el lenguaje, por su directa relación con la producción de documentos.
El intento de precisión en la denominación y delimitación de instituciones, organismos, órganos y unidades, así como el papel que juega la función y la competencia en lo que afecta a los documentos, ha sido uno de los grandes esfuerzos realizados para dar coherencia a la teoría archivística y realismo a su aplicación en las oficinas y, por extensión, a las demás Fases de Archivo.
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En textos legales y también en textos de Derecho administrativo se puede observar el uso indistinto de institución, organismo y órgano, o de órgano y unidad, o de función, competencia y atribución. Después de una seria reflexión y de la consulta de diccionarios y manuales específicamente cualificados se ha llegado a las definiciones aquí expresadas. Lo más cuestionable es la diferenciación entre Institución y Organismo. Así se establece que las competencias y las funciones que aparecen definidas en el texto son ambas atribuciones de los órganos de las instituciones y organismos, y que la diferencia que se puede establecer entre éstos y aquéllas es que las instituciones son organizaciones fundamentales de los Estados, Naciones o Sociedades, carácter que no tienen los organismos. En todo caso, y como se dice en el texto, se ha aplicado el concepto institución en un sentido más amplio y coincidente con el artículo 2 de la Ley de Archivos Autonómica, con la definición del Diccionario de la Real Academia de la Lengua y teniendo en cuenta la consideración política y no sólo administrativa de las Consejerías. La determinación de todos estos conceptos es fundamental para la delimitación y configuración de cada fondo de Archivo y de sus divisiones. La definición y concepto de tipo documental es, creemos, relevante. Además, y muy importante, ha sido contrastada con los propios gestores. Viene determinada por el ejercicio de las diferentes funciones, y éstas vienen a su vez clasificadas por los propios órganos de la Administración, como es el caso claro de la clasificación económica de gastos e ingresos. El trabajo de identificación de tipos documentales es un camino abierto desde este Manual para casos menos evidentes que la clasificación de gastos e ingresos citada, y, aun en este caso, sujeta a las modificaciones que se vayan produciendo. Sin embargo, ha sido ésta la que nos ha dado la clave para la configuración de la tipología documental, como puede verse en ejemplos y apéndice. Ha sido un arduo trabajo que ahora se muestra como obvio y evidente, pero que ha obligado a una constante reflexión y a un contraste continuo con los gestores, por un lado, para que los principios de la archivística se cumplieran, y por otro, para no violentar la concepción y las prácticas de los gestores que, sin duda, obedecían a algo, pero que ese algo no estaba aún formulado. El resultado de este trabajo ha sido muy satisfactorio al comprobar la confluencia de los principios archivísticos con las teorías de organización de la Administración y su reflejo en los documentos de las oficinas. Se ha trabajado mucho sobre la definición de tipo documental, definición que, de algún modo, resulta crítica para varias de las existentes y que se ofrece para ser aceptada o debatida, en este caso más concreto, a los archiveros.
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Un tipo documental es una expresión tipificada de unidades documentales de acuerdo a lo que en este Manual se explica. No es una unidad documental. La unidad documental es cada documento simple o compuesto (expediente). En la definición se ha empleado la expresión “unidades documentales con unas característica estructurales, en general homogéneas”,en lugar de con unos mismos caracteres internos ( o externos) que se emplean en otras definiciones de tipo documental, por entender que esta expresión es más ajustada y, desde luego, más comprensible para los gestores. Es más adecuada, ya que los caracteres internos (nombre del órgano y unidad productores del documento, destinatario, texto del documento, lugar, fecha, etc.) son los que identifican cada unidad documental, pero no cada tipo documental, en los que, precisamente, los caracteres internos varían. En cada tipo documental los caracteres externos (soporte, clase y formato) pueden también variar. Un mismo tipo documental puede tener unidades documentales en soporte papel o en soporte informático, por ejemplo. O si hablamos de formato, los Registros Generales han sido realizados en formato libro y ahora se realizan, en multitud de Administraciones, en formato de listados informáticos. Son homogéneas, en general, sin embargo, en cada tipo las características estructurales. Estas pueden ser similares, incluso, en varios tipos, por ejemplo: memorias justificativas del gasto que existen en varios tipos documentales, documentos contables en sus cuatro fases (A, D, O y K), agrupadas o no, etc. Sin embargo, no ocurre lo contrario, es decir, en cada tipo estas características estructurales no son esencialmente distintas, son en general homogéneas. Esto se debe a que la propia normativa que regula los procedimientos permite en unos casos simplificar, abreviar o unificar los trámites de los mismos. El contenido testimonial e informativo no es homogéneo, ni la clase ni el soporte tienen por qué serlo. La expresión de actuaciones únicas o secuenciales alude a las unidades documentales simples o compuestas, resultado de esas actuaciones. Se dice que están normalmente reguladas por una norma de procedimiento, porque a veces no lo están. Ejemplos de ello, además de en la propia Administración, pueden encontrarse en las instituciones de carácter privado. Derivadas del ejercicio de una misma función, desde luego, no de una competencia, puesto que la competencia es una atribución de potestad que se ejerce a través de las funciones, y la función es la capacidad de acción. No hay que confundir la clasificación por materias con la cla-
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sificación a partir del tipo documental generado por el ejercicio de una misma función, aunque la función en su subdivisión alcance a la materia. En este caso, la entrada a la clasificación es a través del ejercicio de la función que ha generado el tipo documental, no por la materia. Se puede observar la existencia de “macrofunciones”, podríamos decir, como gastar, ingresar, regular, etc. Pero es la propia institución, en este caso la Administración, la que subdivide estas macrofunciones hasta llegar a un punto de razonable ejercicio, y en relación con ello crea órganos y reparte estas funciones, y las actividades y tareas implícitas en ellas, convenientemente divididas. Del mismo modo y de ahí surgen los tipos documentales. No sería sensato establecerlos desde la primera clasificación de las “macrofunciones”, sino desde ese punto en que los propios gestores han dividido su ejercicio y que es coincidente con las actividades que dan lugar al tipo documental. Es, así, el ejercicio de una misma función el elemento más importante para la configuración de cada tipo documental. La suma de las unidades documentales que pertenecen a un mismo tipo documental y el órgano o unidad que ha producido los documentos que a él pertenecen es lo que conformará la serie documental en la Administración o en instituciones privadas de grandes dimensiones. En pequeñas instituciones o en archivos de particulares la serie se formará por la suma de las unidades pertenecientes al mismo tipo documental más la persona o función que le dio origen. Comentario aparte merece la aplicación de los principios archvísticos en las oficinas y la razón por la cual parece oportuno desglosar el principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos del principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos.
Ya se sabe, y lo explican muy bien Michel DUCHEIN en Le respect des fonds en arcbivistique:princees tbéoripes et problkmes pratiques (París, 1977) y Elio LODOLINI en su Manual de Arcbivtstica. Principios y problemas (Madrid, 1993), que el principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos, que nació para evitar la mezcla de unos Fondos de Archivo con otros, es decir, para respetar la estructura externa de ellos, se perfeccionó luego con la comprensión de la necesidad del Respeto a la Estructura interna de los mismos. Partiendo de ello, y como se contempla ya en la Ley de Archivos madrileña, se da un paso más en este Manual al aplicarlo en las oficinas, puesto que es en ellas (en las que existe, salvo rarísimas y eventuales ocasiones, un solo fondo y, por tanto, no puede mezclarse con otro) en
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donde primero ha de respetarse la estructura en que se generan los documentos, las divisiones de un Fondo de Archivo. En posteriores fases, el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos o a la Estructura interna de cada Fondo de Archivo va implícito en el principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos y en el de Respeto al Orden Original. El Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, aplicado en las oficinas, incluye tanto el Respeto a la Estructura orgánica y funcional como el Respeto a la Estructura procedimental, a la secuencia en que se producen los documentos, por parte de los gestores. Hay, si se quiere, otro principio más intrínsecamente unido o que trasciende, o mejor, previo a los universalmente consagrados ya principios de Respeto a la Estructura, Procedencia y Orden Original de los documentos, y que aparece como de vital importancia cuando se trabaja con los Archivos en las oficinas. Es el Respeto a la Propia Facultad de Organización de las Administraciones, de las instituciones. Porque es verdad que los archivos son radiografías del funcionamiento de las instituciones, del bueno y del malo, pero también lo es que los archiveros no hemos de decidir cómo se organizan y funcionan éstas, ni pretender encorsetar a las instituciones en un esquema preconcebido, sino extraer los datos de su organización que nos permitan, respetándola, obtener o dar las directrices que han de ser abiertas en consonancia con la propia Administración y para la organización a su vez de los archivos, en este caso de las oficinas. Todo ello constituye una realidad dinámica en la que lo que va a permanecer es el testimonio del funcionamiento de la institución. Lo determinado al hablar de la identificación y, en concreto, lo referente a instituciones y organismos, órganos y unidades va a tener aquí su reflejo en la configuración del fondo y de las divisiones del mismo. Adecuar la teoría a la realidad en la delimitación de cada fondo y de sus divisiones ha sido otra de las dificultades afrontadas a la hora de redactar este Manual. Los ejemplos y los cuadros completan todo lo aquí expuesto. La ordenación y la descripción se adecuan también a esta Fase de Archivo. La descripción se contempla como tarea. No es en sí misma una función, sino una tarea que se realiza para el ejercicio de las funciones de control de los documentos y de información sobre los mismos. Ésta es la razón por la que se defiende la denominación de los instrumentos - d e control y de información- a partir de esas funciones y no de la tarea que se realiza para ambas, como ya se publicó en la Ponencia <
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Regional de Archivos de la Comunidad de Madrid» (Madrid, 1992), recogida en las Actas de las Primeras Jornadas sobre Metodología para la Identificación y Valoración de Fondos Documentales de Las Administraciones PibLicas, Ministerio de Cultura, 1992. Es más, los instrumentos de control son documentos de archivo (ver trabajo citado de Luciano PAREJO en p. 31). Los instrumentos de información son documentación de apoyo informativo valiosísima, pero no son documentos de archivo. Las copias de los instrumentos de control, que ofrecen a su vez una rica información, pasan a ser documentación de apoyo informativo. La descripción en esta fase es fundamental para el control y seguimiento de los expedientes en su tramitación. En el punto que se refiere a la instalación se incluye un nuevo modelo de carpetaas, una para los documentos de archivo y otra, diferente, para la documentación de apoyo informativo. Cada una de ellas tiene normalizados los campos pertinentes. Ello, además de un diferente color (blanco para los documentos de archivo por ser inalterable al paso del tiempo, y cualquier otro que se decida para la documentación de apoyo informativo), contribuirá a una mejor organización y funcionamiento de las oficinas. Se ha tratado sobre la unidad de archivo de los documentos, que es aquella gestora o responsable de la tramitación, y no, aunque parezca obvio hay que señalarlo, alguna de las que recorre el documento en esa tramitación. La determinación de funciones y responsabilidades de órganos y unidades respecto de los archivos de las oficinas tiene un carácter orientativo y no pretende inmiscuirse en la capacidad de autoorganización de la Administración. Sin embargo, y parece importante ponerlo de relieve, no sólo como una orientación en este sentido que luego podrá asumirse si se estima conveniente, sino como la toma de conciencia de que cada órgano y cada unidad y determinados puestos de la Administración tienen algo que hacer respecto de los documentos, como base que son de su funcionamiento.
El punto de acceso recoge lo estipulado en la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Las nociones de conservación y expurgo de los documentos son importantes de introducir en la fase de Archivo de Oficina, aunque en esta fase no se realiza expurgo propiamente dicho, entendiendo como tal la selección y eliminación de originales, sino que lo que en esta fase se elimina
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son los documentos reprografiados o la documentación de apoyo informativo. Es importante comprender que hay que conservar los documentos en cualquier fase, pero también, y muy fundamentalmente, en ésta para que puedan dar el servicio pertinente en ella y en las demás Fases de Archivo. Finalizado lo concerniente a la formación y tratamiento de los documentos en los Archivos de las oficinas, se trata ahora de un proceso compartido por esta Fase de Archivo y la siguiente: la transferencia de los documentos a los Archivos Centrales. Se habla aquí de la definición, el objeto, el calendario y el procedimiento, pero también de la utilidad que las transferencias tienen para los gestores en la línea que se observa a lo largo de todo el Manual. Se incluye un modelo de Relación de Entrega con sus instrucciones de cumplimentación.
El capítulo cuarto se ocupa del Archivo Central. Pero, como se ha dicho, de las nociones de Archivo Central necesarias para los gestores que, junto con los ciudadanos, van a ser sus usuarios. De todos modos incluye también determinadas precisiones archivísticas que pueden interesar también a los archiveros. Arranca con la concepción que de esta fase de Archivo contempla la Ley autonómica y sigue con un resumen de lo que el Plan Sectorial para los Archivos autonómicos contempla respecto de los Centros de Archivos, del personal y de sus funciones, del tratamiento archivístico y del servicio de los documentos a los usuarios. De entre las funciones merece la pena destacar la coordinación y cooperación que este Plan, iniciado en 1990, prevé desde los Archivos Centrales para con las oficinas y que se contempla y establece por Ley en la de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (artículo 151. La recepción de las transferencias, así como el tratamiento archivístico, se explica aquí de un modo somero e informativo para los gestores, ya que es algo a realizar por los archiveros en esta fase. Se ordena este tratamiento archivístico, eso sí, en relación a lo contemplado en el Archivo de Oficina. Se complementa la explicación dada de los principios archivísticos de clasificación en el sentido de lo ya expuesto. Los instrumentos de control e información únicamente se relacionan con una mínima explicación. Mención más detallada merecen los puntos de Valoración de Series Documentales y el Servicio a los usuarios. Como se señala al hablar de la Valoración de las Series Documentales, la Ley de Archivos y Patrimonio
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Documental de la Comunidad de Madrid establece aquélla como obligación fundamental, junto a la identificación de las series. En las páginas siguientes se explica la importancia que dicha valoración tiene para el análisis de la clasificación, para la normalización de la descripción, como aportación para la Administración, como aportación para la investigación, para la determinación del Patrimonio Documental, para las transferencias y expurgo y para la racionalización de los recursos. De los datos extraídos de este Análisis y Valoración de las Series Documentales podrá deducirse qué volumen (puede estimarse, en una primera aproximación, en menos del 50 por 100) de los documentos de archivo producidos habrán de ser conservados permanentemente por su valor para la investigación. Sin la realización de este trabajo se conservará, y de hecho se conservan, documentos sin valor para la investigación, con lo que eso significa en cuanto a falta de eficacia y de economía de recursos, y se pueden estar destruyendo documentos de gran importancia para la investigación -histórica o actual- en todas sus facetas. Se señala la clasificación de los valores de los documentos y se recogen los diferentes tipos de valor de los mismos de acuerdo con las definiciones expresadas en el trabajo Sistema de Control de Archivos Administrativos (SCAA), llevado a cabo en 1981 por la Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura y facilitado por la actual Directora del Archivo General de la Administración del Estado (Alcalá de Henares), María Luisa Conde Villaverde, que siguen siendo para nosotros totalmente válidas.
A continuación se reproduce un modelo de impreso de Análisis, Identificación y Valoración de las Series Documentales, que basado en el del SCAA antes aludido, incorpora campos nuevos como el de trámite, frecuencia de uso de la Serie, tiempo de permanencia de la Serie Documental en Archivo de Oficina, Archivo Central, Archivo Intermedio y Archivo Histórico, número de ejemplares y lugares donde se conservan, Publicaciones que recogen la información de la Serie, Reproducciones de la Serie y uso de las Reproducciones, Crecimiento Anual en metros lineales, efecto o repercusión social de los expedientes integrantes de la Serie, relación de documentos y documentación de apoyo informativo que la unidad productora propone destruir en la Serie Documental, propuesta de conservación de la Serie Documental y propuesta de expurgo de la Serie Documental y estructura de modo diferente otro: como Tipo Documental, Institución, Órgano y Unidades Productores, Organos y Unidades Administrativas que participan en la tramitación del expediente además de los productores, Origen, Función, Documentos básicos que componen los expedientes integrantes de la Serie, Valoración, Accesibilidad, Orde-
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nación de los expedientes integrantes de la Serie y los Instrumentos de Control e Información donde consta la Serie Documental. Se acompaña de instrucciones de cumplimentación. Como último punto de este capítulo se tratan los servicios primordiales que los Archivos prestan a la propia Administración, a los ciudadanos para la gestión de sus intereses y a los ciudadanos para la investigación. También presta el Archivo servicio a otras Administraciones, pero no se ha tipificado por considerarse incluido en los otros tipos de servicios. La conservación de los documentos y su tratamiento y todo lo que lo rodea carece de sentido si no es por el servicio que han de prestar. En esta dirección, la Constitución Española de 1978 es contundente: eleva a los Archivos a la categoría de oficinas con identidad propia y los pone al servicio directo de los ciudadanos. La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, y la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, cuyos artículos en relación con el acceso se recogen en este punto, caminan en esa trayectoria. Los modos de consulta y préstamo de documentos a los diferentes tipos de usuarios, así como su procedimiento, formatos y normas de cumphentación de éstos se recogen en este punto.
El último capítulo del texto hace una pequeña alusión al Archivo Regional como cabeza del Subsistema Archivístico madrileño, como sede de las Fases de Archivo Intermedio e Histórico de la Autonomía y como centro director del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid. Cierra el texto la relación de bibiliografía y documentación utilizada. Se recogen aquí aquellas publicaciones que se han consultado para la redacción de este Manual. Todas ellas han sido de gran utilidad, en unos casos como aportación de datos; en otros, como contraste o confirmación de criterios; en otros, en fin, para rebatir o perfilar los conceptos. De singular relevancia se ha considerado lo citado directamente en el texto. También se han consultado textos de administrativistas, de los que es seguro que no están todos los que son, pero que los usados han sido de enorme utilidad.
La legislación que se cita se ha utilizado en la redacción del texto y está toda ella en relación con lo en él expuesto. El apéndice consta de cuatro apartados. Tienen estos apartados conexión directa con lo tratado en el texto y con los tres pilares sobre los que se asienta la actuación archivística: el órgano, la función y el tipo documental, que conforman la serie documental. El primer apartado es
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la relación de determinados tipos documentales a partir de las funciones que los originan. La relación de tipos documentales de carácter económico, de acuerdo con la clasificación, denominada económica, de los presupuestos de 1997, merece comentario especial. En esta relación se ve la conexión directa que la propia Administración hace de los gastos e ingresos con las funciones que desempeña. En esa clasificación se observa que las funciones son también objeto de subclasificaciones, de modo que las funciones generales, como pueden ser realizar gastos corrientes, realizar inversiones o realizar transferencias de capital se corresponden con los capítulos presupuestarios. Las siguientes divisiones de la clasificación van concretando y matizando más las funciones, dando lugar a los artículos, conceptos y subconceptos en los que se estructura el presupuesto. El esquema es claro; sin embargo, no lo es tanto a veces la expresión, puesto que en numerosos casos se ha hecho elipsis de la función apareciendo sólo mencionada la materia sobre la que se realiza. En este caso se ha añadido por nuestra parte la función entre corchetes, para dar coherencia estructural a la relación. En la clasificación económica aparecen las funciones en sustantivo, y, como se dice en nota, se ha respetado esa sustantivación en lugar del infinitivo verbal tanto en el texto como en el apéndice. Se han establecido los tipos documentales en general a partir de los conceptos, descendiéndose a veces a los subconceptos. La razón de ello ha sido, por un lado, la consulta a gestores respecto a lo usado por ellos, y por otro, la comprensión de todos -gestores y archveros- de que no es bueno hacer apartados clasificatorios excesivamente amplios, pero tampoco atomizarlos dando lugar a innumerables tipos documentales que harían, entre otras cosas, muy complicadas, física y descriptivamente, las transferencias y toda la organización posterior. Esto queda sujeto a la aplicación por parte de las oficinas y su posterior reajuste. Las otras dos relaciones de tipos documentales que se ofrecen se han obtenido de datos aportados por los gestores, a modo de ejemplo.
No se ha hecho una relación exhaustiva de tipos documentales cuyo momento de realización se establece a partir de la implantación de los Archivos Centrales, y desde ellos se estudiarán en las oficinas. La propia clasificación de gastos e ingresos es modificada cada año y ello repercutirá en la fijación de los tipos documentales. Es, pues, una relación abierta, inicial, punto de partida en la identificación de los tipos documentales de la Comunidad de Madrid, Pero es también modelo de análisis para esta y otras Administraciones. Ahí reside, creemos, su valor. Y se añadiría, su valor permanente, ya que aunque el haber incluido esta relación de tipos documentales podría hacer parecer que este Manual obsolesciera
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con rapidez, sin embargo, en futuras ediciones sin necesidad de actualización o con ella, puede afirmarse que va a permanecer mucho tiempo como esquema de actuación, al margen de su aplicación concreta y ceñida a los cambios que se puedan suceder.
El mismo o mayor riesgo de obsolescencia podría correr la relación de Decretos y Ordenes de aprobación y desarrollo de estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid desde su creación hasta 1996. Se ha preferido incluirla, aun así, porque ha parecido mayor su utilidad que el inconveniente de su necesidad constante de actualización: la razón fundamental de su inclusión se ckebe a que los órganos, es decir, la estructura orgánica, es, como se ha dicho, uno de los tres pilares, junto con la función y el tipo documental, sobre los que se soportan la creación y organización de los documentos. En cualquier caso, como constan las fechas extremas de las normas, queda como referente de un modo de trabajo. La información que se desprende de su publicación es aprovechable no sólo para gestores y archiveros en relación con los Archivos de Oficina, puesto que en estas normas se recogen los órganos, funciones y unidades administrativas y con las demás Fases de Archivo, sino para multitud de aspectos, unos previsibles y otros que prácticamente se nos escapan. Los dos últimos apartados son, por un lado, la reproducción del texto legal de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, de consulta obligada y continua para trabajar con los Archivos, en este caso, en fase de Oficina y Central y que sirve al tiempo como difusión de la misma, y por otro, unos índices de nombres propios y de conceptos, de formatos y sus instrucciones de cumplimentación y de cuadros. DEL Por último, además del especial recuerdo a Consuelo GUTIÉRREZ m i s maestras, mi agradecimiento a las personas con cuya colaboración he tenido la suerte de contar: a Teresa Janini, ex Secretaria General Técnica de la Consejería de Presidencia, y al personal del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, en concreto, a Milena Alsina, ayudante de Archivos, y a Santiago Villa, auxiliar administrativo, y, en especial, a Luis Menéndez, gestor, a María Jesús Rufo, archivera, y a Asunción Magaña, ayudante de Archivos.
ARROYO y a Vicenta CORTÉSque han sido y siguen siendo
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2.1. LA COMUNIDAD DE MADRID 2.1.1. Marco Normativo
La Comunidad de Madrid se configura a partir del artículo 144 de la Constitución española. Es una Comunidad Autónoma uniprovincial que se organiza a través de su Estatuto de Autonomía. En él se determina la condición de ciudadano en la Comunidad Autónoma, la organización territorial, sus símbolos, sus instituciones de autogobierno con sus funciones, sus Competencias, su régimen jurídico y su Administración Pública, la Administración de Justicia, el control que determinados órganos del Estado (Tribunal Constitucional, Tribunal de Cuentas, Cortes Generales y Jurisdicción Contencioso-Administrativa) podrán ejercer sobre ella, el régimen de su Econom’a y de su Hacienda y el procedimiento de reforma del Estatuto. En cuanto a su organización territorial, se contempla al municipio como unidad fundamental y se prevé la posibilidad de otras agrupaciones. Las instituciones de la Comunidad de Madrid son: la Asamblea, como órgano legislativo, y el Presidente y el Consejo de Gobierno, como órganos ejecutivos. En el Estatuto están las bases de la estructura orgánica de cada institución autonómica, de sus funciones y sus competencias, que después se desarrollan en su Ley de Gobierno y Administración, en el Reglamento de la Asamblea con valor de Ley y en las correspondientes Leyes específicas de cada materia competencia1y normas de desarrollo (Decretos, Ordenes). Este cuadro normativo se completa con los Reales Decretos que sancionan los Acuerdos de Traspasos en las diferentes materias desde el Estado.
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Contempladas por el Estatuto están las normas básicas del Estado en aquellas materias que la Constitución señala. Ejemplos de éstas son la Ley de Contratos, Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. En determinadas ocasiones el Derecho estatal tiene, cuando la Comunidad Autónoma no ha desarrollado sus normas, carácter de supletorio. Todo ello va a determinar competencias y funciones atribuidas a órganos y unidades administrativas y que se ejercen con observancia de unos procedimientos que darán lugar a los tipos documentales. Unos y otros, como veremos más adelante, darán lugar a las series documentales.
2.1.2. Competencias, Instituciones, Órganos y Funciones Una vez visto el marco normativo vamos a examinar los órganos de Gobierno y Administración de la Comunidad, sus funciones, competencias y, en alguna medida, sus tipos documentales. Se dice en alguna medida porque no sería oportuno hacer relación exhaustiva de todos ellos, por un lado, y por otro, porque no conocemos más que parcialmente todavía las series documentales de la Administración autonómica, es decir, los tipos documentales en relación con las unidades administrativas. La identificación de estas series, como se verá al mencionar el Plan de Archivos autonómico, es tarea que se realizará en los Archivos Centrales, cuya creación se está iniciando ahora. Por tanto, citaremos sólo algunos tipos documentales en cada órgano.
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Competencias
Las competencias se han asumido por materias, a través del Estatuto de Autonomía. La asunción de competencias es un proceso abierto. El traspaso de funciones, bienes y servicios para poder ejercer aquéllas se ha realizado por medio de Reales Decretos, Todo ello en el marco de los artículos 148, 149 y 150 de la Constitución. Las competencias aparecen enumeradas en el Estatuto. Sin embargo, en los Decretos de establecimiento de las estructuras orgánicas de cada Consejería se encuentran ya en relación con los órganos y con las funciones que se ejercen sobre ellas. Estas competencias, enumeradas en el Estatuto, aparecen clasificadas en tres niveles:
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- Con plenitud de función legislativa (o en otros Estatutos, competencia exclusiva). - Con desarrollo legislativo y de ejecución en el marco de la legislación básica del Estado. - Con competencias de ejecución. La Comunidad de Madrid tiene competencia exclusiva sobre diversas materias, que podrían globalmente resumirse así:
- Organización institucional y territorial. - Obras públicas, obras hidráulicas, vivienda y urbanismo. - Comunicaciones y transportes. - Agricultura, ganadería, caza y pesca. - Fomento económico en general; así, por ejemplo, ferias interiores, exposiciones, artesanía y turismo. - Cultura y Patrimonio Cultural. - Deportes y asistencia social. Éstas se han ampliado a las de juegos, cooperativas, fundaciones y determinados aspectos de la industria y la energía, estadística, publicidad y espectáculos. La Comunidad madrileña tiene competencias de desarrollo legislativo y de ejecución de la legislación básica del Estado sobre diez materias, cuyo resumen es el siguiente:
- Cooperación con la Administración local, incluidas las policías locales. - Montes, bosques, minas y algunas funciones sobre el Medio Ambiente. - Cajas de Ahorro. - Investigación científica y técnica. - Sanidad e higiene. Previa transferencia estatal en 1992, en 1994 se han asumido competencias sobre Corporaciones de Derecho público, Educación, Consumidores y Usuarios y Medios de Comunicación. Tiene también la Comunidad competencias de ejecución de la legislación del Estado sobre:
- Protección del Medio Ambiente. - Gestión sobre determinados Museos, Archivos y Bibliotecas estatales. - Comercio interior y Cámaras de carácter económico.
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Éstas se han ampliado también a Asociaciones, Ferias Internacionales, Servicios Sociales del Sistema de la Seguridad Social, Pesas y Medidas, Reestructuración Económica, Productos Farmacéuticos, Propiedad Intelectual e Industrial y Trabajo. En fecha reciente se ha producido la peculiar cesión aún no completamente desarrollada de competencias incluso normativas de algunos tributos o segmentos de tributos. Por último, por la Disposición Transitoria Cuarta del Estatuto de Autonomía, la Diputación Provincial queda integrada en la Comunidad de Madrid: se disuelven sus órganos, cesa en sus funciones y la Comunidad asume todas sus competencias, medios y recursos. -
Instituciones, Organos y Funciones
De acuerdo con el artículo 8.1 del Estatuto de Autonomía son las siguientes:
La Asamblea Institución legislativa y representativa del pueblo de Madrid, ejerce
la potestad legislativa, aprueba y controla el presupuesto, impulsa, orienta Y controla la acción del Consejo de Gobierno, ejerce el control de los medios de comunicación social, la potestad de establecer y exigir tributos y las competencias que le atribuyen la Constitución, el Estatuto de Autonomía y el resto del ordenamiento jurídico.
La Asamblea está compuesta por el Presidente de la Asamblea, la Mesa y los Diputados, y funciona en Pleno y en Comisión. Estas Comisiones son Permanentes y No Permanentes. Además funcionan la Diputación Permanente y los Grupos parlamentarios, cuyos portavoces constituyen la Junta de Portavoces. El funcionamiento de todos estos órganos se determina en el Reglamento de la Asamblea, en el que se señalan también las funciones y miembros de todos ellos y se regulan los aspectos necesarios para su correcto funcionamiento. Algunos tipos de documentos generados en la Asamblea son los Expedientes de Aprobación de Leyes (en ejercicio de la potestad legislativa) y aquellos que se derivan del control de la actividad de Gobierno, como son las Comparecencias, Interpelaciones Parlamentarias, Mociones, Pre-
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guntas escritas u orales, en Pleno y en Comisión, y las Peticiones de información.
EL Presidente y el Consejo de Gobierno Ejercen el Poder ejecutivo. Tienen doble función: como órganos supremos del Gobierno y como autoridades superiores de la Administración autonómica. Los demás órganos de la Administración de la Comunidad se hallan bajo la dependencia del Presidente, del Consejo de Gobierno o del Consejero correspondiente. Todos estos órganos superiores, al igual que ocurre en la Asamblea, intervienen, con su autorización o sanción, en algún punto del trámite de numerosos procedimientos de la Administración autonómica. Sin embargo, trataremos de citar, al hablar de cada uno de ellos, algunos tipos documentales propios, que se tramitan en sus oficinas y se archivan, por tanto, en ellas.
EL Presidente
El Presidente de la Comunidad de Madrid ostenta la suprema representación de la Comunidad y la ordinaria del Estado en la misma. Tiene tres tipos de funciones: Como supremo representante de la Comunidad Autónoma ostenta la alta representación de ésta en las relaciones con las demás instituciones, firma determinados Convenios o Acuerdos y convoca elecciones (a la Asamblea) en la Comunidad de Madrid. - Como representante ordinario del Estado en la Comunidad le corresponde, entre otras funciones, promulgar en nombre del Rey las Leyes de la Asamblea y los Decretos Legislativos (ordenando su publicación en los respectivos Boletines Oficiales) y mantener las relaciones con la Delegación del Gobierno. - En su condición de Presidente del Consejo de Gobierno le corresponden, entre otras, las siguientes funciones: nombrar y separar de su cargo a los Consejeros, firmar los Decretos aprobados en Consejo de Gobierno, solicitar dictamen al Consejo de Estado en determinados supuestos, coordinar el programa legislativo del Consejo de Gobierno y la elaboración de normas y plantear ante la Asamblea la cuestión de confianza. -
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Como tipos documentales generados por el Presidente se pueden citar, además de la importante Correspondencia, los Decretos del Presidente.
El Consqo de Gobierno El Consejo de Gobierno es el órgano colegiado que dirige la política y la Administración de la Comunidad de Madrid, correspondiéndole las funciones ejecutivas y administrativas, así como el ejercicio de la potestad reglamentaria en materias no reservadas en el Estatuto de Autonomía a la Asamblea. De entre sus funciones se destacan las de aprobar los Proyectos de Ley, dictar Decretos Legislativos, aprobar el Proyecto de Presupuesto anual y ejecutarlo una vez aprobado por la Asamblea, acordar la interposición de recursos y planteamiento de conflictos ante el Tribunal Constitucional, autorizar determinados contratos, decidir el nombramiento y cese de los cargos de la Administración autonómica con categoría igual o superior a Director General y administrar, defender y conservar el Patrimonio de la Comunidad.
El Consejo de Gobierno está compuesto por el Presidente y los Consejeros, cuyo número no podrá exceder de diez. Son tipos documentales propios del Consejo de Gobierno los Expedientes de Reuniones del Consejo de Gobierno, que incluyen los diferentes Acuerdos o Decretos dependiendo del carácter de lo tratado. -
La Administración autonómica
La Administración de la Comunidad de Madrid, constituida por órganos jerárquicamente ordenados, actúa para el cumplimiento de sus fines con personalidad jurídica propia. Los órganos superiores de la Administración son el Presidente, el Consejo de Gobierno y los Consejeros. Éstos son también los del Gobierno autónomo. Cada Consejería cuenta con una Secretaría General Técnica para ejercer las competencias y desarrollar las gestiones de gobierno y administración de la Comunidad. Además, se estructura en Direcciones Generales por bloques de competencias de naturaleza homogénea. Son, junto a los anteriores, órganos de la Administración autonómica. Todos éstos son los titulares de los órganos de la Administración. Dependiendo de ellos están los Servicios, Secciones y demás unidades (Negociados u otros). Todos ellos son unidades administrativas.
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Sin embargo, aparece algo confuso, tanto en la legislación (Decretos de estructuras en los que se atribuyen competencias y funciones a estas unidades e incluso a alguna Sección) como en las apreciaciones de los tratadistas, si los Servicios son órganos o unidades administrativas. En este Manual, y a sus efectos, vamos a tratarlos como unidades administrativas, porque no concurren en ellos el conjunto de elementos que conforman al órgano. Además, se crean los Entes Institucionales. Éstos son los Organismos Autónomos, los Órganos de Gestión y las Empresas Públicas.
Los Consejeros En la Ley de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid del año 1983 se establecen inicialmente diez Consejerías. Tras las reformas de 1987, de 1991 y de 1995, correspondientes a nuevas legislaturas, las Consejerías son en la actualidad las siguientes: Presidencia; Hacienda; Economía y Empleo; Obras Públicas, Urbanismo y Transportes; Sanidad y Servicios Sociales; Educación y Cultura, y Medio Ambiente y Desarrollo Regional.
Al frente de cada Consejería está un Consejero. Los Consejeros tienen funciones de dos tipos: En cuanto miembros del Consejo de Gobierno, que participan en la dirección de la política de la Comunidad les corresponde: proponer y presentar al Consejo de Gobierno los Anteproyectos de Ley y Proyectos de Decreto relativos a su Consejería; proponer los nombramientos y ceses que deban ser aprobados por el mismo; elaborar y proponer al Consejo de Gobierno los programas de actuación anual del sector público económico de su Consejería y formular el anteproyecto del presupuesto anual de la misma. - En cuanto a órgano superior de su Departamento tienen, entre otras funciones, las siguientes: ejercer la representación, dirección, gestión e inspección de la Consejería en las competencias que le estén legalmente atribuidas; proponer al Consejo de Gobierno, para su aprobación, la estructura y organización de su Consejería; ejercer la potestad reglamentaria en la esfera de sus atribuciones, y, en determinados casos, resolver recursos, ordenar gastos, contratar obras, servicios y suministros y firmar escrituras públicas. -
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La Consejería de Presidencia tiene, además de las comunes a las otras Consejerías, funciones específicas en relación con la Asamblea, el Presidente y el Consejo de Gobierno. Algunos tipos documentales de los Consejeros son, además de la Correspondencia, Estudios, Informes, Memorias y Expedientes de Reuniones de Consejos de Administración.
Los secretarios Generales Técnicos Los Secretarios Generales Técnicos tienen funciones de asesoramiento, estudio y coordinación de todos los Servicios del Departamento, certifican todos los actos que sean atribución específica del Consejero y le prestan asistencia jurídica y técnica, y elaboran y proponen modificaciones de la normativa legal que afecte a la Consejería. Tienen, además, las atribuidas en los respectivos Decretos de competencia y estructura orgánica de cada Consejería. Las unidades administrativas que dependen del Secretario General Técnico han de realizar las siguientes funciones: de archivo, de registro, de información, de protocolo, de habilitación de material, de contratación, de régimen interior de personal, de patrimonio e inventario, de racionalización y automatización de las estructuras administrativas, de recursos administrativos, de tramitación de los expedientes de gastos de las Consejerías, de control de las partidas cuya disposición corresponde al Consejero y de confección del Proyecto de Presupuesto anual de la propia Consejería. Tipos documentales significativos de las Secretarías Generales Técnicas y de sus unidades administrativas son las Resoluciones, los Expedientes de Reparación y Conservación de Edificios y otras Construcciones, los Expedientes de Personal, Registros Generales y los Expedientes de Recursos, por citar algunos ejemplos.
Los Directores Generales Los Directores Generales son los Jefes del Centro Directivo que les está encomendado. Tienen las siguientes funciones: dirigir y gestionar los servicios y resolver los asuntos de la Consejería que sean de su incumbencia, vigilar y fiscalizar las dependencias a su cargo, ejercer la jefatura inmediata del personal adscrito a la Dirección y proponer su destino dentro de la misma, elevar al Consejero un informe crítico sobre la marcha, rendimiento y costes de los servicios a su cargo, proponiendo las modifi-
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caciones que se estimen necesarias, acordar o proponer al Consejero la resolución que estime conveniente en las materias de la competencia del Centro directivo y proponer el régimen de funcionamiento de las unidades adscritas a la Dirección. Tienen, además, las atribuidas en los respectivos Decretos de competencia y estructura orgánica de cada Consejería. Los tipos documentales más comunes a las diferentes unidades administrativas de las Direcciones Generales son Expedientes de Subvención, Convenios, Expedientes Sancionadores, Expedientes de Concesión de Licencias, Informes, Planes y Programas. Todas estas funciones que hemos visto son las generales adscritas a estos órganos superiores en la normativa de gobierno y administración. Sin embargo, en los Decretos de aprobación de estructuras orgánicas de cada Consejería es donde aparecen estas funciones generales aplicadas a las competencias en las materias atribuidas a cada Consejería y reguladas por la normativa específica. Esto lo podemos ver a través de algunos ejemplos de cuatro Direcciones Generales. Así, en la Consejería de Hacienda, la Dirección General de Presupuestos y Patrimonio tiene funciones de elaboración del Anteproyecto de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid; ordenación, análisis y seguimiento de las modificaciones presupuestarias y otras operaciones sobre los presupuestos; seguimiento y ordenación general del proceso de ejecución del presupuesto, entre otras. Tipos documentales generados por el ejercicio de estas funciones son los Anteproyectos de Presupuestos Generales de la Comunidad, Informes y Dictámenes, entre otros. En la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes, la Dirección General de Arquitectura y Vivienda tiene, entre otras funciones, las de redacción, tramitación y propuesta de aprobación de planes de vivienda y rehabilitación; su desarrollo, control y seguimiento, así como la evaluación de los resultados y la elaboración de la estadística del sector de vivienda de la Comunidad de Madrid. Tipos documentales procedentes de estas funciones son los Planes de Viviendas de la Comunidad de Madrid, los Expedientes de Rehabilitación de Viviendas y los Expedientes Sancionadores, por ejemplo. En la Consejería de Presidencia, la Dirección General de Cooperación con el Estado y Asuntos Europeos tiene funciones de seguimiento, coordinación e impulso de los Convenios con la Administración del Estado y con otras Comunidades Autónomas, así como análisis de los mismos previo a su formalización.
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En la Consejería de Educación y Cultura, como último ejemplo, a
la Dirección General de Patrimonio Cultural le corresponden funciones, entre otras, de creación del Registro de Bienes de Interés Cultural y del Inventario de Bienes Muebles de la Comunidad de Madrid; de defensa, conservación, acrecentamiento y difusión del Patrimonio Histórico Inmueble, Arqueológico, Paleontológico, Etnográfico, Documental y Bibliográfico de interés para la Comunidad de Madrid, así como la elaboración de cuantos planes regionales sean necesarios para alcanzar dichos fines. El Registro de Bienes de Interés Cultural, el Inventario de Bienes Muebles, los Planes Regionales de Archivos o de Bibliotecas son tipos documentales generados por el ejercicio de las funciones en esta Dirección General. 2.1.3.
Los Traspasos de Funciones de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid
Los traspasos desde la Administración del Estado a la Comunidad no se hicieron por bloques, con sus órganos que siguieran funcionando en las Comunidades Autónomas, sino que al estar definidas las competencias por materias y, en muchos casos, no por materias completas, sino por submaterias, los traspasos hubieron de ser complementados y perfilados en la normativa de desarrollo, con la mención de las funciones, bienes y servicios. En este panorama seguir el rastro de las competencias, funciones y fondos de archivo de las Delegaciones Ministeriales y Direcciones Provinciales traspasadas, al no transferirse como tales órganos, es tarea difícil por lo compleja. Las bases de los traspasos que ya se mencionan en los Estatutos de Autonomía se regulan en la Ley del Proceso Autonómico, que se desarrolla en el Real Decreto de 1959/1983, de 29 de junio, sobre normas de traspasos de Servicios del Estado y funcionamiento de la Comisión Mixta de transferencias, y se recogen, desarrollan y aplican en los Reales Decretos de Traspasos. Por ello tienen todos la siguiente estructura: Referencia a normas constitucionales, estatutarias y legales en las que se ampara la transferencia. - Funciones que asume la Comunidad de Madrid. - Competencias, servicios y funciones que se reserva la Administración del Estado. - Bienes, derechos y obligaciones del Estado que se traspasan. - Personal adscrito a los servicios e instituciones que se traspasan. - Puestos de trabajo vacantes que se traspasan. - Documentación y expedientes de los servicios que se traspasan. -
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- Valoración definitiva de las cargas financieras de los servicios traspasados. - Y unos Anexos, en los que constan diferentes relaciones: de Preceptos legales afectados, costes, inmuebles, etcétera. Los Reales Decretos de Traspasos en las diferentes materias de competencia de la Comunidad de Madrid, cuya síntesis es: Administración Local, Agricultura y Ganadería, Asesoría Jurídica, Defensa en Juicio e Intervención y Contabilidad, Colegios Oficiales y Profesionales y Cámaras Agrarias y de la Propiedad Urbana, Cultura, Deportes, Educación y Juventud, Espectáculos, Casinos, Juegos y Apuestas, Ferias Internacionales, Fundaciones y Asociaciones, Industria y Comercio, Instalaciones Radiactivas, Obras Públicas, Ordenación del Territorio, Urbanismo y Vivienda, Radiodifusión, Salud y Bienestar Social, Trabajo, Empleo, Cooperativas y Sociedades Anónimas Laborales, Transportes y Tributos cedidos.
2.1.4. Los Fondos de Archivo producidos y recibidos por la Administración autonómica
La Comunidad de Madrid ha generado y recibido hasta 1990 23.981,6 d. de documentos, desglosados de la siguiente forma: - Traspaso de documentos de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid Los fondos de Archivo de la Administración del Estado localizados en la Comunidad de Madrid al realizar el Censo de su producción documental como primera fase del Plan de Archivos autonómico, del que se hablará después, tienen un volumen total de 5.416,4 d. de documentos, o, lo que es lo mismo, no menos de 541.600 expedientes. Si tenemos en cuenta los recientes de Fundaciones y Asociaciones y de Tributos o los que se van a producir en Educación, esta cifra, al menos, se triplica. Sus límites cronológicos son de 1852-1986. Si comparamos este volumen con cualquiera de los Archivos Históricos Provinciales, referente a los documentos de la Administración Periférica del Estado, veremos que es enorme, Pertenecen a Delegaciones Provinciales, órganos periféricos de los Organismos Autónomos del Estado y, en menor grado, a órganos centrales de los Ministerios. Para hablar de los fondos de Archivo transferidos desde la Administración del Estado es necesario realizar una serie de consideraciones.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
54
Tanto la Ley del Proceso Autonómico como, más específicamente, el Decreto de normas de traspasos ordenan que los Acuerdos contengan Inventario de la documentación administrativa que corresponda, «entre la que podrá encontrarse también, para la mejor prestación del Servicio, la que se encuentre archivada» (sic), en original o copia, y la oportuna Acta de Entrega. Los Acuerdos de traspasos contienen este mandato, señalándose un mes como plazo de realización. Sin entrar ahora en el análisis de las causas, al menos en la Comunidad de Madrid, no han existido ni Actas de Entrega ni Inventarios. CUADRO RESUMEN DE LOS FONDOS DE ARCHIVODE LA ADMINISTRACI~N DEL ESTADO TRASPASADOS A LA COMUNIDAD DE MADRID FONDOS DE ARCHIVO
1
FECHAS EXTREMAS
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación
1
1929-1982
OOAA.instituto
Nacional de Investigación Agraria
(INIA) OOAA.Reforma y
Economía y Empleo
1
Desarrollo Agrario (~RYDA)
Delegación Provincial de Agricultura Ministerio de Comercio y Turismo
1929-1982 1943-1982
28
1958-1982
13
1965-1982
I
Ministerio de Sanidad y Consumo
Educación y Cultura
':ill VOLUMEN
1975-1983
25
1
25
Delegación Provincial de Industria
1939-1983
1.640
Ministerio de Cultura
1933-1985
31
1
Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. INAS/ 1931-1985
INSERSO
Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación. Medio Ambiente y Desarrollo Regional
1904-1983
OOAA ICONA
Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo. 1976-1982
COPLACO, IPPV
Ministerio de Obras Públicas y Urbanismo. COPLACO e P W Obras Públicas, Urbanismo y Transportes Ministerio de Transportes, Turismo y Comunicaciones
1
Ministerio de Justicia Sanidad y Servicios Sociales
Ministerio de Sanidad y Consumo.
1
1983-1985
3
0
1
185
1852-1985
OOAA.AISNA
Ministerio de Sanidad y Consumo. OOAA INCAM Ministerio de Trabajo y Seguridad Social (Centros)
TOTAL
1950-1983 1 1939-1985
861
1
0,4
1940-1986
947
1852-1986
5.416,4
1
En la actualidad, y con pvstetiotidad a la realización del censo, se han producido voluminosos traspasos de documentos a las Consejetias de Presidencia y Hacienda en matetia de asociaciones y fundaciones y ttibutos.
NOCIONES GENERALES
55
- Los documentos heredados de la Diputación Provincial de Madrid
Tienen un volumen de 3.056,2 d. de documentos, cuyos límites cronológicos abarcan de 1457 a 1983. Los documentos provenientes de la extinta Diputación Provincial de Madrid se recibieron de dos modos:
Los que formaban parte del Archivo General de la Diputación Provincial de Madrid y los que se quedaron en las Consejerías. Los primeros se custodian en la actualidad en el Archivo Regional y unos límites de la Comunidad de Madrid. Con un volumen de 1.342 d. cronológicos de 1457 a 1983. Su cuadro de clasificación es el que figura a continuación: CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOSHEREDADOS DE LA DIPUTACI~NPROVINCIAL DE MADRID QUE SE CUSTODIAN EN LA ACTUALIDAD EN EL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID ARCHIVO REGIONAL (DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE MADRID)
1
FECHAS EXTREMAS
1
VOLUMEN ENML
1
instituciones antecesoras (Real Junta de Hospitales, Juntas de Beneficen-
Hospital Provincial ................. ~~
TOTAL ...................................................................................................
1457-1983
1.342
Los segundos están pendientes de ingreso en el Archivo Regional, con un volumen de 1.714,2 d. y unos límites cronológicos de 1873 a 1982, y son los que figuran en el siguiente cuadro:
56
ANA DUPLÁ DEL MORAL
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOS HEREDADOS DE LA DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE MADRID QUE ESTÁN EN DIVERSAS DEPENDENCIAS DE LAS CONSEJERÍAS Y QUE INGRESARÁN EN EL ARCHIVO REGIONAL
1 1 1
FONDO DIPUTACIÓN PROVINCIALDE MADRID EN CONSEJEdS
1
FECHAS EXTREMAS
Economía y Empleo ..............................................................
1976-1982
Educación y Cultura ..............................................................
1873-1982
Hacienda ............................................................................... Medio Ambiente y Desarrollo Regional ................................
1 1
1946-1982 1940-1982
1
VOLUMEN TOTAL DOCUMENTOSWL)
072 125
1 1
531 85
Obras Públicas, Urbanismo y Transportes ...........................
1894-1982
3 49
Presidencia ............................................................................
1940-1982
52
1 Sanidad y Servicios Sociales .................................................. 1 1 TOTAL .......................................................................... 1
1 1873-1982 1 1889-1982
572 1.714,2
I I I I
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOS H E ~ D A D O DE S LA DIPUTACI~NPROVINCIAL DE MADRID, TANTO LOS QUE ESTAN EN DIVERSAS DEPENDENCIAS DE LAS CONSEJEIÚASCOMO LOS QUE INGRESARÁN EN SU DÍA EN EL ARCHIVO REGIONAL FONDO DIPUTACIÓN PROVINCIAL DE MADRID
FECHAS
VOLUMEN TOTAL
EXTREMAS
DOCUMENTOS (MJL)
Archivo Regional ...................................................................
1457-1983
1.342
Consejerías ............................................................................
1873.1982
1.714,2
TOTAL ..........................................................................
1
1457-1983
1
3.056,2
- Los documentos producidos por las oficinas de la Administración autonómica
Tienen un volumen de 16.851 m/l. de documentos, cuyos límites cronológicos abarcan de 1983 a 1990. Estos documentos son los producidos por los Servicios Centrales y Centros adscritos a la Administración autonómica y los adscritos a la Administración institucional, a excepción de las Empresas Públicas, que están todavía sin censar. El resumen de esta producción documental puede verse en el cuadro que figura a continuación:
NOCIONES GENERALES
57
CUADRO RESUMEN DE DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR LAS OFICINAS DE LA ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA CONSEJER~AS
1
1 Educación y Cultura .................................... 1 ...................................................... Hacienda 1 Medio Ambiente y Desarrollo Regional ...... 1 Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. 1 Presidencia ................................................... 1 Sanidad y Servicios Sociales ........................ 1 Economía y Empleo .....................................
TOTAL ................................................
1 1983-1990 1983-1990 1983-1990 1983-1990 1983-1990 1983-1990 1983-1990 1983-1990
1 1 1 1 1 1 1
VOLUMEN TOTAL DOCUMENTOS(Mn)
4.287 2.383 2.803 1.710 2.358 600 2.710 16.851
1
1 I I I 1 1 1
1 1.479 756 762 542 258 157 630
1 I I I 1 1 1
4.584
Todos estos datos se corresponden con el censo de producción de documentos realizado en 1990. Al volumen total de documentos producidos por las oficinas de la Administración autonómica cabe añadir al menos 28.264 m/i. de documentos producidos desde 1991 hasta 1996, calculados a partir del dato de crecimiento anual. 2.2. LOS ARCHIVOS Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL
2.2.1. El documento de Archivo De acuerdo con el artículo 1 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid: «Se entiende por Documento de Archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que, por su índole, forme parte del Patrimonio Bibliográfico.»
Por tanto, en el caso de la Administración autonómica lo que define
al documento es el que sea expresión testimonial de una determinada actividad, que la Administración realiza para cumplir unas competencias determinadas, recogidas en cualquier tipo de soporte material, siempre y cuando, según determina la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y de Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 45.5, quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
58
El documento será, por tanto: -
Prueba de que esa actividad se ha realizado. Testimonio de los derechos y obligaciones de la Administración y del ciudadano.
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SON LOS QUE SOPORTAN LAS ACTüACIONES ADMINISTRATIVAS. EN ELLOS HA DE QUEDAR GARANTIZADA su AUTENTICIDAD, su INTEGRIDAD Y su CONSERVACI~N.
2.2.2. Los Archivos La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, recoge en el artículo 2 el concepto de Archivo, distinguiendo entre Fondo y Centro de Archivo: d . 1 . Fondo de Archivo es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodia e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.» EL FONDO DE ARCHIVOES UN CONJUNTO ORGÁNICO DE DOCUMENTOS, N O UNA COLECCIÓN DE DOCUMENTOS.
d . 2 . Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención. En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de Fondos de Archivo, documentos, colecciones de documentos de Archivo o colecciones de documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio relevante.» EL CENTRO DE ARCHIVOSE DIFERENCIA DE UN ALMACÉN EN LA EXISTENCIA DE INSTALACIONES ESPECÍFICAS Y EN LA DOTACIÓN DE PERSONAL ESPECIALIZADO. I
I
Como se desprende de esta definición, la Ley de Archivos recoge el concepto de archivo desde varios ángulos:
NOCIONES GENERALES
59
- Como local donde se conservan los Fondos de Archivo. - Como conjunto orgánico de documentos, es decir, agrupaciones documentales que se van formando, en este caso, en una determinada oficina en virtud de unas funciones asignadas, por las que desarrolla unas actividades que se materializan en documentos que son testimonio de actuaciones administrativas.
LA FINALIDAD PRIMORDIAL DEL ARCHIVO ES EL SERVICIO A LA ADMINISTRACIÓN PRODUCTORA, AL CIUDADANO Y A LA INVESTIGACIÓN. I
I
2.2.3.
El Patrimonio Documental de las Instituciones .Autonómicas madrileiias
La Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, determina en sus artículos 4, 5 , 6 y 7 qué documentos son los que integran el Patrimonio Documental madrileño, público y privado. Por lo que respecta a las Instituciones Autonómicas, el artículo 4 de
la Ley dice: «Forman parte del Patrimonio Documental madrilefio todos los documentos de Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por: a)
La Asamblea de Madrid.
b) Todos los órganos de Gobierno y de la Administración General e institucional de la Comunidad de Madrid. c) Todas las entidades de la Administración Local madrileña. ú) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid, así como las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en la Comunidad de Madrid, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios. e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas en el desempeño de los cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.»
En esta definición no sólo se señala qué es Patrimonio Documental sino también, que los documentos forman parte de él desde el momento en que se generan en el Archivo de Oficina. LOS DOCUMENTOS PRODUCIDOS POR LA ADMINISTRACI~NAUTONÓMICA EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES FORMAN PARTE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL MADRILENO.
60
ANA DUPLÁ DEL MORAL
2.2.4. El ciclo vital de los documentos: Fases de Archivo Los documentos generados por una institución constituyen un bloque unitario desde que nacen en la oficina hasta que ingresan en el Archivo Histórico, si es que así se determina. Estos documentos atraviesan distintas fases dentro de un mismo proceso (proceso archivístico), según su edad, en las que varían sus valores, el tratamiento que reciben y el servicio que dan. Este flujo constituye un sistema archivístico o un subsistema (es decir, un sistema dentro de otro), según los casos. Las fases que atraviesan los documentos de los Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, según disposición recogida en el artículo 13 de la Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, y que constituyen el Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, son:
1. Archivos de Oficina: «Se custodiarán los documentos de Archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no será superior a CINCOAÑOS desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo.» 2. Archivos Centrales: recibirán de las oficinas, cumplido el plazo anterior: «La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos.» «Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.» «Los documentos de Archivo permanecerán en los Archivos Centrales hasta DIEZANOS a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante, cuando la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Secre-
NOCIONES GENERALES
61
tario General Técnico de la Consejería o responsable equivalente en la Asamblea o el organismo de la Administración Institucional correspondiente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente podrán ser enviadas al Archivo Regional antes de cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central, con aprobación del Secretario General Técnico o responsable equivalente en la Asamblea o en la Administración institucional correspondiente.» cumplirse el plazo señalado en el punto 3. Archivo Intermedio:
4. Archivo Histórico: «Transcurrido este plazo, los documentos que, salvo excepciones, tengan ya TREINTA AÑOS desde su génesis y que tengan valor histórico, recibirán en el Archivo Regional el tratamiento Correspondiente a tal valor.» LOS DOCUMENTOS ACTUALES EN FASE DE ARCHIVO DE OFICINA PUEDEN TENERVALOR HIST~RICO PARAEL FUTURO ESTUDIO DE LO SUCEDIDO EN EL MOMENTO PRESENTE. LOS PLAZOS RECOGIDOS SON PLAZOS MÁXMOS. ESTO QUIERE DECIR, POR EJEMPLO, QUE EN EL ARCHIVO DE OFICINA LOS DOCUMENTOS PODRÁN PASARA LA FASE DE ARCHIVO CENTRAL UNA VEZ CONCLUIDO SU TRÁMITE, ES DECIR, EN MUCHOS CASOS, AL AÑO O DOS AÑOS DE HABERSE INICIADO, PERO NO DEBERÁN PERMANECER MÁS DE CINCO AÑOS A N O SER QUE SE JUSTIFIQUE RAZONADAMENTE.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
62
FASES DEL TRATAMIENTO Y SERVICIOS
ARCHIVO DE OFICINA Está formado por los documentos en trámite o que, finalizado éste, son de consulta continua por parte del gestor, permaneciendo en la oficina un máximo de cinco años, salvo excepciones. Dan testimonio. ofrecen información y tienen potencialmente
ARCHIVO DE OFIClNA (5 MÁXIMo) INSTALACIONES cu La.
SERVICIOS TRATAMIENTO
ADMINISTRACI~N
INICIACI~NEN EL REGISTRO GENERAL FORMACIÓN DE EXPEDIENTES
CIUDADANOS
C O N ~ F J E R ~ A ~CLASIFICACIÓN RECUPERACIÓN T DE LA INFORMACIÓN
CONSULTA INDIRECTA
TRANSFERENCIA DE FONDOS DE ARCHIVO
valor histórico.
ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO CENTRAL ADMlNISTRATIVO Recibe los documentos tramitados (10 ANOS MAXIMO) TRATAMIENTO en las oficinas al cumplirse el plazo estipulado. Tienen vigencia jurídica y administrativa. Deben ser tratados EN ORDENACIÓN por el Archivero y son objeto de conC O N ~ E J E R ~ A ~ DESCRIPCIÓN, sulta frecuente directa por el gestor y directa o indirecta por el ciudadano. T RECUPERACION DE LA INFORMACIÓN COMUNICACIÓN TRANSFERENCIA DE FONDOS DE ARCHIVO
ARCHIVO INTERMEDIO ARCHIVO INTERMEDIO Está formado por los documentos que por el tiempo transcurrido tienen (15 ANOS MAXIMO) menos uso por parte de los gestores. INSTALACIONES san consultados por los ciudadanos, EN EL y cuando pierden su vigencia jurídica o administrativa, si no tienen valor ARCHIVO REGIONAL histórico. son objeto de expurgo.
.
SERVICIOS ADMINISTRACI~N CONSULTA DIRECTA CONSULTA INDIRECTA CIUDADANOS CONSULTA DIRECTA CONSULTA INDIRECTA
SERVICIOS TRATAMIENTO CONTROL DESCRIPCI~N REUJPERACIÓN DE LA INFORMACIÓN EXPURGO COMUNICACI~N TRANSFERENCIA DE FONDOS DE ARCHIVO
ARCHIVO HISTÓRICO ARCHIVO (oDEPÓSITO FINAL) HIST~RICO TRATAMIENTO ) Recibe los documentos cuya misión (MAS DE 30 CONTROL primordial es la de servir de fuente para la investigación, INSTALACIONES CLASIFICACIóN EN EL ARCHIVO ORDENACIÓN REGIONAL DESCRiPCIÓN RECUPERACIÓN DE LA INFORMACI~N COMUNICACI~N
ADMINISTRACIÓN CONSULTA DIRECTA CONSULTA INDIRECTA CIUDADANOS CONSULTA DIRECTA CONSULTA INDIRECTA INVESTIGACI~N
SERVICIOS ADMINISTRACIÓN ~
CONSULTA INDIRECTA CIUDADANOS INVESTIGACIÓN EDUCACI~N
NOCIONES GENERALES
2.2.5.
63
El Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid
La Ley 4/1993, de 21 de abnl, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en su artículo 10 determina lo siguiente: << 1. Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la Administración, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica. 2. Se determinará reglamentariamente la Consejena de la que dependa la unidad encargada de la dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la Administración relativa al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.»
En el artículo 11 de la misma Ley se establece: «l. En el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios Subsistemas que se conforman a partir del flujo archivístico entre las fases de los Fondos de Archivo generados por una institución o por el conjunto de Fondos de Archivo generados por instituciones de carácter homogéneo. 2. Entre los principales Subsistemas de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán figurar al menos los siguientes: a) El Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid. b) El Subsistema de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid. c) El Subsistema de Archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid. d) El Subsistema de Archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
3 . Los Subsistemas se ajustarán a planes sectoriales y programas generales o específicos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condición, que serán aprobados por el Consejo de Gobierno.»
-
El Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Rsamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración autonómica
En 1990 se inicia, por el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, un Plan Sectorial (llamado comúnmente Plan de Archivos autonómico), que organiza este Subsistema de Archivos autonómicos.
Objetivos del Plan Los objetivos de este Plan son el correcto funcionamiento de las cuatro fases de los Archivos autonómicos: Oficinas, Centrales, Intermedio e His-
ANA DUPLÁ DEL MORAL
64
tórico, mediante la racionalización de los recursos humanos, económicos y técnicos para lograr un mejor servicio a los usuarios en las diferentes Fases de los Archivos: a la Administración (contribuyendo a una mejora de la gestión y a una adecuada economía de los espacios), a los ciudadanos (con información y testimonio de sus derechos para la gestión de sus intereses) y a la investigación (con el adecuado tratamiento y difusión de las fuentes primarias).
Fases de aplicación del Plan
El Plan Sectorial tienen dos fases de aplicación paulatina: Primera fase: de estudio y planificación. - Segunda fase: de implantación por programas y por proyectos. -
Primera fase: Estudio y plan$cación
El elemento fundamental de la primera fase es la elaboración del Censo de producción de documentos en las Consejerías y Administración Institucional.
El fin primero de este Censo es poder establecer las dimensiones de las instalaciones de los Archivos Centrales y del Archivo Intermedio e Histórico; establecer el número, características y cualificación profesional del personal necesario en cada Archivo Central y en el Regional; poder realizar el estudio de costes y preparar las transferencias que ya directamente hayan de realizarse al Archivo Regional por haber superado los documentos la edad necesaria para permanecer en las dos fases anteriores. Este Censo se llevó a cabo en 1990-1992 en las Consejerías y sus respectivos Organismos Autónomos. Por Ley Orgánica 10/1994, de 24 de marzo, se modifica el Estatuto de Autonomía ampliándose las competencias de la Comunidad de Madrid, con las consiguientes aprobaciones de los Reales Decretos de Traspasos. Los datos referentes a estos últimos traspasos no están, por tanto, recogidos en este Censo. Serán, sin embargo, recogidos cuando se realice el próximo, a los diez años del anterior, si así se estima conveniente.
El Censo nos ha permitido conocer los datos mínimos necesarios para poder actuar racional y ordenadamente en el Subsistema. El resumen de estos datos globales por las siete Consejerías existentes y por la procedencia de los Fondos de Archivo es el siguiente:
NOCIONES GENERALES
65
CUADRO RESUMEN DEL CENSO. 1.' FASE DEL PLAN SECTORIAL QUE ORGANIZA EL SUBSISTEMA DE ARCHIVOS DE LA ASAMBLEA, DEL CONSEJO DE GOBIERNO Y DE LA ADMINISTRACIÓN AUTONÓMICA (datos adecuados a las Consejerías actuales) FECHAS EXTREMAS Y hVL POR FASES DE ARCHIVO CONSEJERh
A OFICINA
hos
1
m
A CENTRhL
A&os
1
hm
A INTERMEDIO
A&os
1
m
ANOS
1
1986.1990
Sanidad y SeMcios &¡ales .................................
1986.1990 2.503,7 1976.1985 2334,6 1961-1975 590,6 1852-1960 134,5
TOTAL.....................
71,41 1961.1975
3,29 19401960
1
m
Presidencia .......................
363,08 19761985
TOTAL FONDOS
A HIST6rUCO
MOS
0,4 1940-1990
CRECIMIl3'i"T ANUAL (m)
M/L
438.18
132
1852-1990 5.563,4
662
1986.1990 12.956,88 19761985 5.861,27 1%1-1975 2.503,93 1852-1960 1.083,62 1852.1990 23.981,6
4.584
CUADRO RESUMEN POR LA PROCEDENCIA DE LOS FONDOS DE ARCHIVO PROCEDENCIA DE LOS FONDOS DE ARCHIVO
1 Administración Autonómica ........................ 1 1 Administración Central ................................ I 1 Diputación Provincial .................................. 1 TOTAL ................................................
VOLUMEN TOTAL DOCUMENTOS (Mn)
16.85 1 5.416,4 1.714,2 23.981,6
FECHAS EXTREMAS
1 1 1
1983-1990 1852-1986 1873-1982 1852-1990
CRECIMIENTO
(Mn)
1 1 1
4.584
1 '1 I
4.584
En el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se encuentran los anteriores datos desglosados por Consejerías y por cada unidad administrativa dentro de las Consejerías. Todo ello va a permitir una adecuada planificación de la segunda fase.
Segunda fase: Implantación por programas y por proyectos Esta fase se desarrolla por programas de carácter horizontal y por proyectos específicos de actuación de cada Consejería. Cada uno con sus diferentes características y sus costes.
66
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Programa de Infraestructuras
Consiste en la construcción o adecuación de las instalaciones de los Archivos Centrales de las Consejerías y Entes Institucionales y en la construcción del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid en sus diferentes sedes, cada uno de ellos con sus condiciones técnicas adecuadas, y en relación con los documentos producidos que ya se conocen a través del Censo. Programa de Personal
Consiste en el establecimiento de las necesidades de personal para los Archivos Centrales de las Consejerías y Entes Institucionales y para el Archivo Regional y en la dotación de plantilla y adecuación de estructuras de acuerdo con estas necesidades. Programa de Análisis, Identificación y Valoración de las Series Documentales
Se realizará una vez implantados los Archivos Centrales de las Consejerías. De acuerdo con la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid es un punto clave de la concepción archivística de esta Comunidad. Consiste en conocer los elementos y características esenciales de los documentos de Archivo que permitirán actuar adecuadamente en cuanto a tratamiento, transferencias, expurgo, acceso, accesibilidad y servicios de los documentos. Programa de descripción de Fondos de Archivo
Abarca la redacción de normas y diseños de formatos normalizados para la elaboración de los instrumentos de control e información: inventarios, relaciones de entrega, censos, guías, índices, catálogos, etc...; dentro de él está el estudio para el perfeccionamiento de estos instrumentos. Otro objetivo primordial de este programa es la planificación de la descripción y la realización de proyectos de descripción de documentos «acumulados» y sin describir desde la creación de la Comunidad de Madrid, con expresión de tiempos y costes. Programa de Procesos Documentales
En estrecha relación con los programas anteriores, el programa de procesos documentales tiene como objetivo la redacción de normas, procedimientos, instrumentos y calendarios para la realización de las transferencias de los documentos de una fase a otra y para la realización
NOCIONES GENERALES
67
del expurgo: tanto de la selección como de la eliminación de los documentos. Programa de Conservación y Mantenimiento Consiste en llevar a cabo lo necesario en cuanto a conservación y mantenimiento en los Centros de Archivo creados. Programa de Servicios a Usuarios Contempla el servicio de los documentos a los usuarios (Administración para la gestión, ciudadanos para la defensa de sus derechos e intereses e investigación) en todas las fases de archivo. Programa de informatización Consiste en el establecimiento de un sistema informático de archivos que atenderá a los siguientes campos de actuación:
(SIARC)
Planificación. Control de procesos (transferencias y expurgo). Descripción. Control de gestión de usuarios. Reprografía (conservación y servicio de los documentos). La implantación de este Plan Sectorial, que contempla la creación de un Archivo Central en cada Consejería, supondrá una estrecha colaboración entre las unidades administrativas y el Responsable del Archivo Central, que asesorará permanentemente a las mismas en cuanto al buen funcionamiento de sus archivos. La puesta en marcha del Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, Consejo de Gobierno y Administración autonómica de la Comunidad de Madrid exige que éste sea aplicado desde la primera fase de Archivo: el Archivo de Oficina. El funcionamiento de este Sistema Archivístico además de contribuir a la racionalización del tratamiento de los documentos reportará una serie de ventajas a las Oficinas Productoras de los mismos.
68
ANA DUPLÁ DEL MORAL
VENTAJAS DE APLICACIÓN DEL PLAN PARA LAS OFICINAS: UN AHORRO DE ESPACIO, AL ESTABLECERSE EL PROCESO DE TRANSFERENCIAS PERI~DICASDE DOCUMENTOS DESDE LAS OFICINAS AL ARCHIVO CENTRAL, DONDE SEGUIRÁN CONSTANTEMENTE A DISPOSICIÓN DE LAS MISMAS. EL BUEN FUNCIONAMIENTO DE LA G E S T I ~ N PUES , LA CLASIFICACI~N REALIZADA SEGÚN LOS PRINCIPIOS DE LA ARCHMSTICA PRODUCE LA CORRECTA UBICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y FACILITA AL MÁXIMO LA LABOR DE BÚSQUEDA DE LOS MISMOS.
SE RECUPERA LA INFORMACI~NDE LOS DOCUMENTOS QUE YA HAYAN PASADO A OTRAS EDADES O FASES DE ARCHIVO. .
SE EVITA LA PROLIFERACIÓN INNECESARIA DE FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS, A LAS QUE MUCHAS VECES SE RECURRE POR TEMOR A QUE EL DOCUMENTO ORIGINAL NO SE ENCUENTRE POR LA MALA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO.
3. EL ARCHIVO DE OFICINA
3.1. DEFINICI~N Está formado por los documentos que están en trámite o son de uso muy frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica y administrativa. La permanencia en las diferentes unidades administrativas se reducirá al mínimo plazo y ésta no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Los documentos de esta fase dan testimonio, ofrecen información y tienen potencialmente valor histórico.
3.2. LA FORMACIÓN DE LOS DOCUMENTOS Los órganos y unidades de la Administración desarrollan determinadas actuaciones en virtud de las atribuciones que tienen asignadas. 3.2.1.
La Formalización o Documentación de los Actos Jurídicos Administrativos
Estas actuaciones, unilaterales o contractuales, están sujetas a un procedimiento regulado por norma. Estas actividades “procedimentalizadas” o formalizadas (L. PAREJO) se plasman en documentos. Por tanto, los documentos no nacen de manera arbitraria, sino que reflejan la materialización de esas actividades. De ahí la importancia que se ha de otorgar a la documentación de los actos.
Los procedimientos tienen cinco etapas básicas:
Iniciación (hay dos clases de iniciación: de oficio o a solicitud de persona interesada). Ordenación (impulso, celeridad, cumplimiento de los trámites, cuestiones incidentales). Instrucción (que se desarrolla necesariamente por alguno de estos actos: instrucción, alegaciones, prueba, informes y participación de los interesados).
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Finalización (que puede ser por resolución, por desistimiento, por renuncia y por caducidad). Ejecución Además los actos pueden ser revisados, suspendidos, revocados y recurridos.
Según Luciano PAREJO, los actos de la Administración con reflejo documental pueden clasificarse desde el punto de vista de la producción en: -
Actos administrativos principales (producidos en el contexto y con la lógica de un procedimiento), que se subdividen a su vez en: Actos de órganos colegiados. Actos de órganos unipersonales.
- Actos administrativos secundarios (actos registrales y con una finalidad de orden o control). - Actos de sujetos ordinarios o comunes (todos cuantos no sean entidades de Derecho Público que en su actuación merezcan la consideración de Administración Pública según el artículo 2 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común).
3.2.2. Documentos que genera la Administración: las unidades documentales En la Administración las actuaciones “proqedimentalizadas”o formalizadas son fundamentalmente secuenciales. Estas se realizan mediante un procedimiento cuyo recorrido se refleja en una unidad documental: el expediente. Menos frecuentemente se pueden desarrollar actuaciones únicas que se van a reflejar en un único documento y cuyo valor es tan importante como el expediente. De acuerdo con lo anterior, estas unidades documentales pueden ser: - Unidades documentales simples
Las unidades documentales simples están formadas por un solo documento o pieza documental. Algunos ejemplos de estas unidades documentales simples son los Registros, la Correspondencia, los Informes y las Memorias. Estos dos últimos pueden formar parte de un expediente o emitirse aisladamente. Los Registros son los instrumentos que controlan y establecen el flujo de los documentos. Ellos mismos tienen la condición de documento. Destaca el Registro General de entrada y salida de documentos. La
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Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en su artículo 38.1 recoge las características y el funcionamiento del Registro General: «Los órganos administrativos llevarán un registro general en el que se hará el correspondiente asiento de todo escrito o comunicación que sea presentado o que se reciba en cualquier unidad administrativa propia. También se anotarán en el mismo la salida de los escritos y comunicaciones oficiales dirigidas a otros órganos o particulares.»
El artículo 38.3 determina que: «Los registros generales, así como todos los registros que las Administraciones Públicas establezcan para la recepción de escritos y comunicaciones de los particulares o de órganos administrativos, deberán instalarse en soporte informático .>>
Asimismo, en este artículo se recogen todos los campos que deben aparecer en estos Registros.
El Registro General de entrada y salida de documentos puede sustituir al propio documento como prueba de su existencia. Otros Registros son el de Actas del Consejo de Gobierno, el de Contratos, el de Convenios, el de Personal o el de Licitadores, por poner un ejemplo. Es importante distinguir los Registros que se señalan en norma de los instrumentos de control y seguimiento de los documentos que pueden llevar los distintos órganos y unidades administrativas. Respecto de la Correspondencia (circulares, cartas, saludas, oficios, notas interiores...) hay que tener determinadas precauciones porque hay correspondencia que inicia o forma parte de un expediente y, por tanto, tiene que incluirse en él.
- Unidades documentales compuestas
Las unidades documentales compuestas son los expedientes: se puede definir el expediente como un conjunto ordenado de documentos o piezas documentales que materializan actuaciones secuenciales y procedimentales
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de la Administración encaminadas a la resolución de un asunto, que reflejan una situación continuada en el tiempo o que están dotadas de una cierta autonomía. Ejemplos de ello son: Expedientes encaminados a la resolución de un asunto: Expediente de Adquisición de Material de Oficina para el Centro “...” - Expediente Sancionador por infracción a la Empresa “...” - Expediente de Concesión de Licencia de Pesca a D. “ ...” -
Expedientes que reflejan una situación continuada en el tiempo (“Expedientesabiertos”): - Expediente Personal de D. “...” - Expediente de la Fundación “...” - Expediente de autorización de aparato elevador para el Centro <<
...
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Expedientes que están dotados de una cierta autonomía: - Expediente de Reunión del Consejo de Gobierno de fecha 22 de junio de 1995.
Así pues, un expediente no es una carpetilla llena de papeles que se refieren a un mismo asunto, sino una unidad documental que tiene su razón de ser y su ubicación lógica como resultado de un procedimiento.
Su iniciación se produce, según el artículo 68 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, de oficio por la propia Administración o a solicitud de persona interesada.
A partir de este momento se produce la incoación del expediente, y el órgano u órganos que intervienen en la tramitación y sus unidades administrativas desarrollarán una serie de actos en sentido propio que se van a materializar en sus documentos correspondientes y que son fundamentales para su resolución. A lo largo del procedimiento se llevarán a cabo también actuaciones, bien de la Administración, bien de los interesados, que asimismo se suelen reflejar en documentos. Esta tramitación, como ya se ha dicho, va a marcar la ubicación de cada documento. Así, el expediente tiene un orden preestablecido, orden que hay que respetar y del que se tratará en el punto siguiente. Los expedientes están compuestos fundamentalmente por las siguientes piezas documentales:
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Solicitudes. - Memorias. - Propuestas. - Oficios. - Notas Interiores. - Informes. - Certificados. - Notificaciones. - Documentos Contables. - Facturas. - Órdenes. - Resoluciones. -
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Ordenación interna de cada expediente
Desde el momento en que se recibe o produce el documento que va a incoar el expediente se abrirá una carpetilla para ese documento en la que se reseñarán en el exterior e interior de la misma u hoja aparte una serie de datos que se explican más adelante, en el apartado de descripción, al hablar del control de cada expediente.
A partir de ese momento, todo documento que se recibe o la copia del que se envíe referente a cada trámite se irá añadiendo a la misma carpetilla, reseñándose igualmente, en su interior o en hoja aparte, cada nueva agregación con su fecha. Por tanto, ésta será una ordenación cronológica. Pero no es una ordenación cronológica simple, sino cronológica lógica. Esto quiere decir que la ordenación debe responder no a la fecha de cada documento, sino a la de su incorporación al procedimiento. Por ejemplo, en un Expediente de Adquisición de Mobiliario, si la Escritura de constitución de la Sociedad a contratar tuviese fecha anterior a la iniciación del expediente no se pondrá esta Escritura en primer lugar, sino junto con los documentos exigidos a los licitadores en el procedimiento de adjudicación.
Hay que evitar la disgregación de documentos. Por ejemplo, un oficio de remisión deberá siempre ir unido al documento adjuntado.
El orden de los documentos en la carpetilla es preferible que sea de forma que al abrirla se vea en primer lugar el último documento, correspondiente al último trámite realizado, quedando al final el documento que originó el inicio del expediente, es decir, de abajo a arriba, pues de este modo al abrir la carpetilla se sabrá en qué momento del trámite se encuentra el expediente.
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Cabe incluir en cada expediente alguna documentación de apoyo o notas de control que se consideren necesarias para seguir la tramitación. Estas deberán colocarse en carpetilla aparte y deberán, asimismo, ser separadas del expediente en el momento de la finalización de la tramitación y destruidas, si así se estima conveniente, por el propio gestor.
LA ORDENACI~NINTERNA DEL EXPEDIENTE ES UNA ORDENACI~N PROCEDLMENTAL QUE VIENE DADA POR LA PROPIA ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO. N O ES UNA ORDENACIÓN CONVENCIONAL O CONVENIDA COMO LA ARCHMSTICA, SINO DE SECUENCIA DEL PROCEDIMIENTO.
-
Documento de ArchivoDocumentación de apoyo infomativo
Documento de Archivo La Ley 4/1993 recoge en su artículo 1 el concepto de documento de Archivo como testimonio de los actos de la Administración, excluyendo del mismo “la documentación múltiple de carácter únicamente informativo”. Esta última es la que constituirá la documentación de apoyo informativo. Por tanto, serán documentos de Archivo los que antes se han mencionado: Expedientes, Correspondencia, Memorias, Informes ...
Documentación de apoyo infomativo Es aquella que ayuda a la oficina a informarse para la instrucción o resolución de un expediente o para cualquier otro asunto relacionado con la gestión.
Ejemplos: - Boletines Oficiales. - Folletos de casas comerciales. - Revistas. - Catálogos de Librerías. - Fotocopias de documentos de archivo que sirven de información para otra actuación. - En general, toda aquella información impresa y publicada.
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Esta documentación de apoyo informativo, si por una cuestión práctica, se incluye en la carpetilla del expediente, una vez utilizada la información requerida, se sacará de ella. ESTE MANUAL ESTÁ, POR TANTO, DEDICADO EXCLUSIVAMENTE A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO. POR ELLO, DE AQUÍEN ADELANTE CUANDO APAREZCA LA PALABRA DOCUMENTO SERÁ EQUIVALENTEA DOCUMENTO DE ARCHIVO.
CUADRO COMPARATIVODE SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACI~NDE APOYO INFORMATIVO DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO
Son ejemplares únicos, testimonio de las actividades de las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones, y contienen derechos y obligaciones de la AdmiNstración y de los ciudadanos.
Está constituida por ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, etc.), de origen y características diversos, cuya utilidad en la Administración reside en la información que contienen, para ayudar a la gestión.
Deben recibir tratamientos adecuados, aunque diferentes, para asegurar la eficacia de la gestión administrativa y el servicio a la Administración Productora, al ciudadano y a la investigación. La confusión terminológica ha contribuido a la dificultad para discernir el documento de Archivo de la documentación de apoyo informativo, diferencia que hay que tener presente, pues a cada uno le corresponde un tratamiento y una ubicación distintos y dan diferentes servicios.
SIMILITUDES Igual denominación (equívoco): Ofrecen información:
Documentación, documentos. Documentos de Archivo: fuente primaria de información: ej.: un iibro de actas. Documentación de apoyo informativo: fuente secundaria de información, es decir, ya elaborada. Ej.: un boletín, una revista.
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DIFERENCIAS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO
Generados por una Institución en el ejercicio de sus funciones Gestión de una Institución: testimonio.
Recogida para informar sobre un asunto concreto.
Ej.:
Dictamen jurídico. * Expediente de Adquisición de Mobiliario y Enseres
remporal
Administrativo Fiscal Legal
Fijados los plazos por normativa legal
Informativo
Fijados los plazos por la utilidad de la información contenida
Valoi
'ermanente
1 Histórico
remporal
Administrativo Fiscal Legal
.
Valor Informativo
Permanente
Ejemplares únicos: reflejan una actuación o conjunto de actuaciones encaminadas a la resolución de un asunto. Por tanto, son originales,o en cualquier caso son tratados como tales. Ej.: Expedientes de Construcción de Carreteras. Son o pueden ser Patrimonio Documental. Es o puede ser fuente primaria para la historia. Son Conjuntos orgánicos: clasificación orgánico-funcional (respeto a la estructura en que se generan los documentos y a la procedencia de los fondos de Archivo), basada en el valor de testimonio de los documentos. Expedieme: conjunto ordenado de documentos que materializan actuaciones secuenciales y profedimentales de la Administración, encaminadas a la resolución de un asunto, que reüejjn una situación continuada en el tiempo, o que están dotados de una cierta autonomía. Se conservan: no pueden destruirse en función de sus valores de testimonio y de Patrimonio Documental. Pasan al Archivo Central. * Profesional de los Archivos: Archivero.
-
Apoyo a la gestión de una Institución: información exhaustiva. Ej.: Disposiciones que sirven de apoyo para la elaboración de un Dictamen Jurídico. Folletos de Casas Comerciales, listados de Proveedores
No tiene
Obsolece pronto. Fijados los plazos por la utilidad de la información contenida
I No tiene
Ejemplares múltiples: dan información, no son originaies: editados o reprografiados. Ej.: Folletos comerciales de materiales de construcción, revistas de Arquitectura, fotocopias de informes.
No es Parrimonio Documental. Es o puede ser fuente secundaria para la historia. Es un Conjunto facticio o artificial: clasificación temática, basada exclusivamente en el valor de información de la documentación. Dossier: conjunto de documentación ordenada, según el asunto de que se trate, cuyo fii único es proporcionar información sobre dicho asunto.
Se destruye: puede conservarse en algunos casos por su valor de Información. No pasa al Archivo Central. Profesional de la documentación de apoyo informativo: documentalista.
Instalación física diferente y separada.
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3.2.3. Los soportes de los documentos Los documentos se producen sobre diferentes soportes. En la antigüedad se utilizaron tablas de arcilla, papiro, metales, pergamino, etc. El uso del papel se generalizó a partir del siglo xv hasta hoy. En la actualidad la utilización del papel se compagina con otros soportes que día a día ganan terreno, tal como el microfilm y todos los derivados de las aplicaciones informáticas, como son: las cintas magnéticas, los discos, los disquetes, etc. Este uso no tiene problemas cuando se trata de documentación de apoyo informativo. Sin embargo, su utilización para documentos de archivo ha de tener una serie de requisitos, como se contempla en el artículo 45.5 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común: <
En cuanto a la utilización del papel, hay que decir que debe emplearse como soporte de documentos originales ( o de sus copias firmadas) aquel papel, reciclado o no, cuyas características de calidad garanticen su permanencia y conservación. El papel de baja calidad o desechable puede utilizarse, en cambio, para borradores, sobres o para documentación de apoyo informativo. Conviene prestar atención también al tipo, composición y fijación de las tintas, ya que se sabe que tanto las de algunas máquinas de escribir como las de impresoras matriciales y láser presentan serios problemas de manipulación y conservación.
3.3. EL TRATAMIENTO ARCHMSTICO Es el conjunto de operaciones y tareas que se aplican a los documentos en cada una de sus edades y que tiene como objetivo su conservación, su organización y hacerlos rápidamente accesibles, manejables y útiles en sus diversos fines.
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Dentro del tratamiento archivístico existen determinadas funciones. Éstas comprenden dos operaciones que se engloban dentro de la organización de los Fondos de Archivo, que son: Identificación. Clasificación.
Y tres tareas: Ordenación. Descripción. Instalación. Las operaciones de identificación y clasificación relacionan y adaptan intelectual y materialmente un Fondo de Archivo a la estructura orgánica y funcional que lo ha generado. 3.3.1.
Identificación
La identificación es una operación previa a la clasificación que conduce al conocimiento del órgano y de las unidades administrativas que producen los documentos y sus funciones a través, si es posible, de la normativa que los origina y también de los tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano en el ejercicio de sus funciones. Dentro de esta operación existen, pues, cuatro factores fundamentales para todo el tratamiento archivístico:
El órgano producto La competencia. La función. El tipo documental Tres de ellos: el órgano productor, la función y el tipo documental, determinan la formación de la serie documental. Las competencias, como se verá después, introducirán en los documentos las materias, los lugares y las personas, elementos esenciales para la información y que darán lugar a los índices de recuperación de la misma. -
Los órganos productores de documentos y sus competencias
Los órganos productores de documentos y unidades que se integran en ellos En la Administración autonómica existen órganos y unidades que pertenecen a las diversas instituciones y organismos que la componen. Se
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entiende aquí por institución, de acuerdo con el artículo 2 de nuestra vigente Ley de Archivos, coincidente con la definición del Diccionario de la Lengua Espafiola de la Real Academia, cada una de las organizaciones fundamentales de un Estado, Nación o Sociedad. De acuerdo con ello se consideran instituciones de la Administración autonómica las Consejerías, además de la Asamblea, el Consejo de Gobierno y el Presidente, que lo son de autogobierno de la Comunidad de Madrid. Se entienden como organismos las organizaciones que, sin ser fundamentales, se designan por el Gobierno para ocuparse de asuntos de interés general, más Así, serán organismos de acuerdo con la definición de María MOLINER. las Empresas Públicas y los Organismos Autónomos: La delimitación y creación de los órganos y unidades de las instituciones y organismos de la Administración autonómica están contempladas en las Leyes 1/1983, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, y en la 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. Aunque la delimitación y configuración de unos y otras no es a veces muy clara, como se ha dicho en el apartado de nociones generales, podemos señalar que son órganos superiores de la Administración autonómica (unipersonales y colegiados): -
El Presidente.
Consejo de Gobierno. Consejeros. Viceconsejeros. - Secretarios Generales Técnicos. - Directores Generales.
Todos estos órganos tienen delimitación de competencias y funciones atribuidas por norma jurídica o reglamentaria, determinación de su forma de integración en la Administración autonómica y de su gependencia jerárquica y dotación de los créditos necesarios para su puesta en marcha y funcionamiento, y en virtud de sus competencias y funciones dictan actos administrativos con autonomía y responsabilidad. Las Direcciones Generales y las Secretarías Generales Técnicas pueden organizarse a su vez en unidades administrativas, como son: -
Los Servicio$.
Las Seccione2. - Las Subseccions. - Los Negociados:
Las unidades superiores son los Servicios. Además, existen Secciones y otras unidades administrativas, como son las Subsecciones, Negociados,
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u otras, como Áreas. También se considera a los Servicios como órganos secundarios y las Secciones como unidades superiores. Hay normas que podrían generar alguna duda al respecto, como son los Decretos de Estructuras en los que a veces se adjudican funciones a algunas de estas unidades; sin embargo, y como se ha dicho, parece que a pesar de esto estas unidades no serían órganos porque sólo se daría en ellas, en este caso, una de las condiciones: la atribución de funciones que determinan al órgano. En cualquier caso, en este Manual, y a sus efectos, se han considerado del modo que se ha expuesto más arriba.
A las unidades administrativas se les denominará a lo largo del texto tanto de ese modo como unidades orgánicas, en cuanto que están recogidas en una estructura. Los órganos, con las unidades que se integran en ellos, se consideran productores de documentos cuando además de tener la competencia para emitir documentos para la tramítación administrativa, son responsables de la gestión y seguimiento de esta tramitación y del archivo de los documentos, por tanto, y en términos generales, se considera unidad productora al Servicio dentro del órgano productor que es la Dirección General o la Secretaría General Técnica, aunque hay que hacer las siguientes salvedades y matizaciones: - En el caso de los órganos y de los Jefes de Servicio la producción de documentos se canalizará a través de sus Secretarías. - No se considera que los órganos sean los productores de los documentos sobre los que han dictado actos administrativos, pero que forman parte de un procedimiento soportado en un expediente. Por ejemplo, un Consejero no es el órgano productor de la orden de concesión de una subvención. La unidad productora será un determinado Servicio responsable de esta tramitación. - Habrá que tener en cuenta a los efectos oportunos la delegación de competencias, la desconcentración, la avocación y la delegación de firma de los órganos. - También pueden ser unidades productoras las Secciones u otras unidades cuando dependen directamente del Director General. - Las Secciones y Negociados u otras unidades integradas en los Servicios son también responsables del trámite y encargadas del mismo, así como del archivo de los documentos, como se verá a continuación. Por ello forman parte de la unidad productora de documentos, que es el Servicio, y deberá mencionarse así, por ejemplo, en las Relaciones de Entrega de los documentos, al realizarse las transferencias de los mismos al Archivo Central. Así,
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las Secciones y Negociados formarán parte del enunciado del órgano o unidad productores del documento. - Los órganos productores de documentos y las unidades en que se dividen son los contemplados en las estructuras orgánicas actuales, pasadas o futuras. Todo lo antedicho es aplicable a la Asamblea y los Entes Institucionales de la Comunidad de Madrid, con sus propias salvedades. CUADRO DE LA ESTRUCTURA ORGÁNICA DE LAS INSTITUCIONES Y ORGANISMOS DEL GOBIERNO Y ADMINISTRACION DE LA COMUNIDAD DE MADRID
I
INSTITUCIONES Y ORGANISMOS (Art. 2 de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid)
Organismos Autónomos Empresas Públicas
~RGANOS
Consejeros Direcciones Generales Secretm’as Generales Técnicas 6rganos de Gestión
UNIDADES ADMINISTRATIVAS Secciones Negociados Otras
Divisiones de la Institución Organos Productores
Divisiones de las Unidades Productoras que pueden tener funciones para archivar documentos y que en ese sentido han de recogerse en los instrurnentos de control e información
PARA QUE EL ÓRGANO PUEDA DICTAR ACTOS ADMINISTRATIVOS CON VALIDEZ, COMO HEMOS VISTO, HA DE TENER DELIMITADAS COMPETENCIAS Y FUNCIONES QUE HAN DE SER ATRIBUIDAS POR NORMA.
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La competencia
La competencia es, citando a GARCÍA DE ENTERRÍA, «la medida cle potestad que corresponde a cada órgano, siendo siempre una determinación normativa». Según el citado autor, «la competencia se construye por razón de la materia (ratione materiae) (y dentro de ella según grados), por razón del lugar (ratione Zoci) y por razón del tiempo (ratione temporis). Por razón de la materia se define en favor de un órgano un tipo de asuntos caracterizados por su objeto y Contenido. Hay una materia generalmente atribuida a un ente descentralizado compuesto de órganos diversos o a un complejo de órganos jerárquicamente ligados entre sí en el seno de un mismo ente, precisándose luego para definir la competencia de cada uno de esa pluralidad de órganos una subdivisión de materias por su contenido o por su grado, incluso por su cuantía.
Por razón del lugar, los órganos tienen una competencia territorial determinada, que puede ser nacional [autonómica] o local, dentro de la cual únicamente pueden ejercer válidamente su competencia material. Finalmente, la competencia puede limitarse por razón del tiempo, bien en términos absolutos (ejerciciopresupuestario), bien en términos relativos (una suspensión de licencia de edificación por un determinado plazo). Según lo expuesto, en un órgano deben confluir todos los criterios de competencia (material, territorial, temporal) para que, en ejercicio de la misma, pueda dictar válidamente el acto administrativo que dicha competencia autorice».
Nos referimos aquí a la competencia por dos razones: Porque es un elemento esencial de la organización administrativa y de la configuración de los órganos y unidades. - Pero, además, porque es el elemento que introduce en los documentos las materias, los lugares, las personas (físicas o jurídicas) y la cronología. Todos ellos conceptos utilizados en archivística, pero que conviene colocarlos en su sitio, ya que hasta ahora han dado lugar a una enorme confusión. -
El ejercicio de la competencia sobre determinada materia, por ejemplo sobre cultura, dará lugar a la existencia de dos órganos dentro de la Consejería de Educación y Cultura: el Centro de Estudios y Actividades Culturales y la Dirección General de Patrimonio Cultural. Dentro de éstos
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las unidades asumirán las diferentes submaterias, como, por ejemplo, en esta última, los Servicios de Archivo Regional de la Comunidad de Madrid, Regional de Bibliotecas y del Libro y de Promoción del Patrimonio Histórico asumirán el ejercicio de cada una de esas submaterias. El ejemplo puede extenderse a cualquiera de los ámbitos de la Administración autonómica: Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes, Dirección General de Carreteras, Servicio de Planificación y Proyectos, Servicio de Construcción y Servicio de Explotación y Conservación, refleja una jerarquía de competencias sobre materias. En algunos casos, la organización y la estructura administrativa responde a materias y submaterias, como es el caso del primer ejemplo. En otros, los órganos superiores se configuran a partir de las materias de sus competencias, mientras que las unidades que dependen de ellos lo hacen a partir de las funciones, como es el caso del segundo ejemplo. Está claro que el ámbito de competencia territorial en este caso es el autonómico y que la delimitación de la competencia por razón del tiempo se da en órganos de la Administración autonómica tanto en términos absolutos como en relativos. Ahora conviene referirse o analizar la segunda razón, es decir, la competencia como elemento que introduce en los documentos las materias, los lugares, las personas y la cronología. Durante un tiempo, y por razones que no viene al caso exponer aquí, estos elementos tan importantes para la información de los asuntos se han utilizado como elementos clasificatorios. Esta utilización ha contribuido a desdibujar la secuencia del trámite de los procedimientos, a hacer ilocalizables los expedientes y a destruir el testimonio del funcionamiento de las instituciones. POR TANTO, LAS MATERIAS EN sí MISMAS (NO AS^ LOS ÓRGANOSCONFIGURADOS A PARTIR DE ELLAS), LOS LUGARES, LAS PERSONAS Y LA CRONOLOGÍA PUEDEN SER ELEMENTOS PARA LA ORDENACIÓN DE LAS SERIES DOCUMENTALES Y LO SON PARALA RECUPERACI~NDE LA INFORMACIÓN DE LOS ASUNTOS EN LOS PROCEDIMIENTOS, PERO NUNCA SERÁN ELEMENTOS PARALA CLASIFICACI~N.
Como veremos después, la clasificación se hará siempre a partir de los diferentes tipos de documentos que genere cada órgano productor. Sobre las materias (tanto las competenciales como cualesquiera otras), lugares y personas se harán índices o bancos de datos que ayuden a reunir información sobre ellos a partir de los diferentes procedmientos.
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- La función Es la capacidad de acción propia de los órganos, en este caso de la Administración, su capacidad de actuación a través de actividades y tareas. Esto es, se entiende por actuación el conjunto de actividades y tareas específicas o inespecíficas necesarias para cumplir una función. Cuando la función se ejerce lo hace a través de una o varias actividades. Las actividades, por tanto, están implícitas en la función. La Administración tiene multitud de funciones que vienen determinadas por norma: aprobar, autorizar, controlar, cooperar, coordinar, dirigir, fomentar, gastar, ingresar, inspeccionar, ordenar, planificar, sancionar, supervisar, regular, etc ... Todas ellas son funciones genéricas que van subdividiéndose en funciones más específicas hasta llegar a la materia sobre la que se ejerce la función, como, por ejemplo, gastar para reparar y conservar aparatos e instrumental médico. La función opera a través de las actividades en los lugares, sobre las personas y sobre las materias. En los expedientes derivados de la Clasificación Económica de los Presupuestos de Ingresos y Gastos la función, que dará lugar a la actividad que genera el tipo documental, se corresponde, en general, con el concepto o el subconcepto, según los casos, que se establece para la formulación y gestión presupuestaria. LA FUNCIÓNA mvÉs DE LAS ACTIVIDADES ES EL ELEMENTO QUE DA LUGAR AL ESTABLECIMIENTO DEL TIPO DOCUMENTAL.
-
El tipo documental
Es la expresión tipificada de unidades documentales con unas características estructurales, en general, homogéneas, de actuaciones únicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma función y realizadas por ún determinado órgano, unidad o persona con competencia para ello. Los órganos productores son decisivos para la formación de las series documentales en las que se basan los principios de clasificación. La función es también esencial, ya que determina las distintas actuaciones que dan lugar a los distintos tipos documentales. De este modo, el órgano directamente y la función en el ejercicio de sus propias actividades, a través del tipo documental, conforman las series. Sin embargo, la función no debe
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tomar el lugar del órgano para conformar las series, ya que la separación de series por funciones no daría testimonio estratigráfico del funcionamiento de la institución o al menos lo daría muy desdibujado, ya que la misma función es o puede ser ejercida por distintos órganos. Por ejemplo, el ejercicio de la función de retribuir al personal funcionario, que dará lugar al tipo documental Expedientes de Retribuciones Básicas a Funcionarios, se llevará a cabo tanto por la Secretaría General Técnica de la Consejería de Economía y Empleo como por la de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes, o el ejercicio de la función de arrendamiento de maquinaria, instalaciones y equipo, que dará lugar al tipo documental Expedientes de Arrendamiento de Maquinaria, Instalaciones y Equipo, se llevará a cabo tanto por la Dirección General de Patrimonio Cultural como por la de Industria. Así, y siguiendo con el ejemplo, las actividades derivadas del ejercicio de las funciones que se contemplan en la Clasificación Económica del Presupuesto y que se expresan a nivel de concepto o subconcepto darán lugar a los consiguientes tipos documentales: CONCEPTO/ SUBCONCEPTO
120 200
FUNCIÓN(actividades derivadas de su ejercicio)
Retribuciones Básicas a Funcionarios. Arrendamiento de Terrenos y Bienes Naturales.
203
Arrendamiento de Maquinaria, Instalaciones y Equipo.
2130
Reparación y Conservación de Maquinaria, Instalaciones y Equipo. Adquisición de Material de Oficina. Indemnización por Locomoción. Transferencias corrientes a Familias. Adquisición de Mobiliario y Enseres. Reposición de Mobiliario y Enseres. Transferencias de capital a Empresas Privadas.
220 23 1 483 605 615
773
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Retribuciones Básicas a Funcionarios. Expedientes de Arrendamiento de Terrenos y Bienes Naturales. Expedientes de Arrendamiento de Maquinaria, Instalaciones y Equipo. Expedientes de Reparación y Conservación de Maquinaria, Instalaciones y Equipo. Expedientes de Adquisición de Material de Oficina. Expedientes de Indemnización por Locomoción. Expedientes de Transferencias comentes a Familias. Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres. Expedientes de Reposición de Mobiliario y Enseres. Expedientes de Transferencias de Capital a Empresas Privadas.
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En el caso del ejercicio de funciones que no tengan carácter económico el supuesto es el mismo: FUNCIÓN(actividades derivadas de su ejercicio)
TIPO DOCUMENTAL
Protección del Patrimonio Histórico-Artís- Expedientes de Declaración de Bienes de Intico/Declaración de Bienes de Interés Culterés Cultural (BIC). tural. Expedientes de Acuerdos del Consejo de Realización de Acuerdos. Gobierno. Sanción en materia de Personal. Expedientes Sancionadores en materia de Personal. Autorización de Apertura de Agencias de Expedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasificación de Agencias de ViaViajes. jes.
LOS EXPEDIENTES QUE RESPONDEN A UN MISMO TIPO DOCUMENTAL TIENEN EN COMÚN EL EJERCICIO DE LA MISMA FUNCIÓNY, EN GENERAL, LAS CARACTERÍSTICAS ESTRUCTURALES,PERO VARÍAN EN EL CONTENIDO. ASÍ, DENTRO DE CADA TIPO DOCUMENTAL SE INCLUIRÁN TANTAS UNIDADES DOCUMENTALES COMO ESA OFICINA HAYA PRODUCIDO Y QUE PERTENEZCAN AL MISMO TIPO. LOS EXPEDIENTES QUE RESPONDEN A DIFERENTES TIPOS DOCUMENTALES PUEDEN TENER EN COMÚN LAS CARACTERÍSTICAS ESTRUCTURALES, PERO VAR A ÍN EN EL EJERCICIO DE LA FUNCIÓNY EN EL CONTENIDO.
Dentro del tipo documental Expedientes de Adquisición de Material de Oficina, se incluirán las unidades documentales siguientes, con distinto contenido: Expediente de Adquisición de Publicaciones Periódicas para la Residencia de Ancianos ..." de Madrid, 1987. Expediente de Adquisición de Material de Oficina ordinario para la Residencia de Ancianos "..." de Madrid, 1987. Expediente de Adquisición de Libros para la Residencia de Ancianos ..." de Fuenlabrada, 1991. "
"
En el apartado 7.1 del apéndice de este libro se han incluido relaciones de tipos documentales de carácter económico producidos por la Administración autonómica. No están todos y los que están pueden variar: son solamente relaciones indicativas. Para que se cuente con una relación
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completa y adecuada de tipos documentales será necesario que tanto los responsables de organización de la Administración autonómica normalicen los tipos documentales como que estén implantados los Archivos Centrales y desde el Archivo Regional crear un grupo de trabajo con los archiveros de estos Archivos que, entre otras tareas, complete esta relación de tipos documentales. Sin embargo, se han querido incluir estas relaciones a modo de ejemplo y como inicio de este trabajo. EL TIPO DOCUMENTAL, JUNTO CON EL ÓRGANO PRODUCTOR DE DOCUMENTOS, ES EL ELEMENTO ESENCIAL PARALA FORMACI~NDE LAS SERIES DOCUMENTALES.
-
LA serie documental
Si ponemos en relación las unidades documentales pertenecientes a un mismo tipo documental con el órgano productor y la función tendremos la SERIE DOCUMENTAL, entendida como el conjunto de documentos que responden a un mismo tipo documental producido por un mismo órgano, su antecedente y su consecuente (siempre y cuando no forme parte ya de otro fondo de Archivo), en el ejercicio de una función determinada dentro de una institución u organismo, en este caso de la Administración autonómica. (En el caso de instituciones privadas de pequeñas dimensiones el órgano puede ser sustituido por la persona o por las funciones.) En las series, pues, se encuentran los siguientes elementos: Órgano productor (incluidas sus unidades administrativas). Funciones del mismo. Tipo documental. Un órgano productor, en virtud de las competencias y funciones que tiene asignadas, de acuerdo con las normas de procedimiento, puede generar documentos pertenecientes a uno o varios tipos documentales. De ahí tendremos una o varias series documentales producidas por el mismo Órgano.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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Ejemplo: Órgano productor Consejería de Educación y Cultura Dirección General de Patrimonio Cultural Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro Sección Económico-Administrativa
+ Función (actividad derivada de su ejercicio) Adquisición de Material de Oficina
+
1
Tipo documental
Expedientes de Adquisición de Material de Oficina
1
Así tendremos una serie documental: Expedientes de Adquisición de Material de Oficina de la Sección Económico-Administrativa del Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro de la Dirección General de Patrimonio Cultural de la Consejería de Educación y Cultura. Además, esta Sección produce más documentos pertenecientes a otros tipos documentales.
Ejemplo: Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres. - Expedientes de Transferencias de Capital a Corporaciones Locales, etcétera ... Cada uno de estos tipos documentales más, en este caso, la citada Sección Económico-Administrativa del citado Servicio de la Dirección General darán lugar a series diferentes. -
La identificación normalizada de las series, así como su valoración, se realizará desde los Archivos Centrales cuando estén instituidos, se informará por la Comisión que a tal efecto se constituya en el Consejo de Archivos y se aprobará por el Consejo de Gobierno, de acuerdo a lo previsto en el artículo 16 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. LAS SERIES DOCUMENTALES SON EL ELEMENTO CLAVE PARA LA CLASIFICACI~N.
EL ARCHWO DE OFICINA
3.3.2.
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Clasificación
Efectuada la identificación de los documentos de acuerdo a órganos productores (incluidas sus unidades) en el ejercicio de sus competencias, a sus funciones y al tipo documental determinado por el ejercicio de una actividad derivada de éstas y regulado su trámite por las normas de procedimiento, se realiza la segunda operación a la que nos hemos referido: la clasificación. Ambas operaciones son de relativa facilidad en la fase de Archivo de Oficina, ya que identificar en esta fase el órgano en el que se trabaja, sus funciones y los documentos que se tramitan en él se produce de un modo natural. Una vez realizada correctamente esta identificación, la clasificación va a darse también de un modo natural.
La clasificación es la operación mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina.
Es decir, que los Conjuntos Orgánicos de Documentos no se forman caprichosamente, sino como resultado de las actuaciones que las oficinas realizan en virtud de las funciones que tienen asignadas. ASÍ, UN ARCHIVOES UN CONJUNTO ORGÁNICO DE DOCUMENTOS, TESTIMONIO DE LA ORGANIZACI~NY DEL FUNCIONAMIENTO DE LA ADMINISTRACI~N, Y NO UNA COLECCI~NDE DOCUMENTOS REUNIDOS DE FORMA SUBJETIVA, ÚTIL SOLAMENTE PARA LA PERSONA QUE LO HA ORGANIZADO.
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, determina en su artículo 15: «l. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales. 2. Los Archivos de Oficina se clasificarán de acuerdo con el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos.»
La existencia de tipos documentales hace que se respeten los diferentes procedimientos administrativos generados en el ejercicio de una función y no se hagan colecciones de documentos.
La existencia de la serie, es decir, el tipo documental más el órgano que lo produce, hace que se respete la estructura en que se generan los
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ANA DUPLÁ DEL MORAL
documentos, guardándose así testimonio de su funcionamiento. En caso contrario, si hipotéticamente reuniéramos todos los Expedientes de Subvenciones o los Expedientes de Adquisición de Material de Transporte sin saber qué Servicio, o qué Dirección General, o qué Consejería los ha producido, lograríamos, entre otras cosas, un auténtico caos administrativo. LAS SERIES DOCUMENTALES SON UN FACTOR FUNDAMENTAL PARA UNA CLASIFICACIÓN QUE SE RIJA POR EL PRINCIPIO DE RESPETO A LA ESTRUCTURA EN QUE SE GENERAN LOS DOCUMENTOS.
El Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, cuyo análisis e historia han sido muy adecuadamente estudiados en el Manual de Avchivistzca PrincZpios y problemas, del italiano Elio LODOLINI, y por el francés Michel DUCHEIN, fue enunciado en el siglo xm por los holandeses MULLER FEITHy FFXJIN. Fue bautizado como struktuqrinzip en Alemania como complemento natural del Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos y se aplica desde entonces en todos los archivos que funcionan adecuadamente. Se trata ahora de aplicarlo en las oficinas, donde va a ser realmente eficaz. Este Respeto a la Estructura en que se generan los documentos supone tanto el Respeto a la Estructura orgánica en que se han producido, como el Respeto a la Estructura de la actividad funcional del órgano, como el Respeto a la Estructura de cada procedimiento, que hace que los documentos se generen secuencialmente de acuerdo con las normas que los regulan y con las incidencias propias de cada procedimiento y que se coloquen por tanto, formando un expediente y se archiven, de este modo, dentro de cada órgano y unidad administrativa que los ha generado. Por ello, a la hora de clasificar hay que tener presente: Quién es el órgano o unidad productores. Cuáles son sus funciones y las actividades implícitas en su ejercicio. Qué actividades desarrolla el órgano productor para cumplir las funciones respecto de las competencias que tiene atribuidas. A qué tipo documental pertenece. Qué normas regulan el procedimiento.
EL ARCHIVO DE OFICINA
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EjempLo: Órgano o unidad productores:
Función (actividad derivada de su ejercicio):
Consejería de Educación y Cultura. Dirección General de Patrimonio Cultural. Servicio de Promoción del Patrimonio Histórico. Conservación de Edificios de Interés Arquitectónico y Cultural.
Normas que regulan elprocedimiento:Ley de Contratos del Estado. Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del P r o c e d i m i e n t o Administrativo Común. Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español.
Tipo documental:
Expedientes de Conservación de Edificios de Interés Arquitectónico y Cultural.
Unidades documentales:
Expediente de Conservación de la Iglesia Parroquia1 ..." 1992. Expediente de Conservación del Palacio "..." 1992. Expediente de Conservación del Monasterio ..." 1993. "
"
Nunca se podrá clasificar un Archivo por materias (ni por lugares, ni por personas, ni por cronología) porque:
Se pierde el valor del documento de archivo como materialización, prueba y testimonio de una actividad desarrollada por una oficina, al crearse colecciones facticias de documentos. Es imposible esta clasificación por materias, lugares, personas o cronologías porque un documento contiene a menudo varias, lo cual haría que la colección (que es en lo que se convertiría el archivo) quedase siempre fraccionada. Esta clasificación respondería siempre a un criterio subjetivo, lo que dificultaría la búsqueda de documentos a cualquier otra persona. Para seguir con el ejemplo anterior, en lo referente a la Iglesia Parroquial "..." 1992, si se clasificara por materias cabrían varias posibilidades para su archivo por:
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ANA DUPLÁ DEL MORAL
Obras. Materiales de construcción. Tipo de edificio (Iglesias...) . Gastos. Independientemente de que se adquiriera, se restaurara, hubiese una reunión en ella o se celebrasen bautizos, por poner algunos ejemplos. Para su correcta clasificación de acuerdo con el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, este documento pasará a formar parte de la serie “Expedientes de Conservación de Edificios de Interés Arquitectónico y Cultural” del Servicio de Promoción del Patrimonio Histórico. Sin embargo, conviene hacer una aclaración. Como hemos dicho al hablar de las funciones que determinan la creación de los tipos documentales, éstas van subdividiéndose hasta alcanzar la materia, pero esto no quiere decir que se clasifique por materias, sino que la clave de la clasificación, la entrada por la que comienza, es la función y no la materia. Veamos un ejemplo: existen al menos tres tipos documentales determinados por el ejercicio de tres funciones en relación con una materia: “transporte”. Éstos son Expedientes de Adquisición de Material de Transporte, Expedientes de Construcción de Infraestructura del Transporte, Expedientes de Reposición de Material de Transporte. Su formación está determinada por la función, ya que la materia es la misma y son las funciones las que determinan las diferentes actuaciones sobre la infraestructura del transporte, no la materia “transporte”. Si se archivara por la materia habría que reunir todos estos tipos documentales en transportes y además también el precio de los billetes de transporte, el transporte de mercancías y la calidad de los transportes, por ejemplo, o un incendio en un transporte, o ¿eso habría que archivarlo en incendios? Esto quedaría sujeto a la valoración subjetiva de cada unidad y de cada persona, de modo que si cambiase la persona utilizaría quizás otro criterio, lo cual imposibilitaría el establecimiento de una clasificación adecuada y eficaz.
Al clasificar los documentos siguiendo la secuencia y el procedimiento en que se generan, además de aplicar un método más sencillo se sigue un criterio objetivo. Las materias podrán ser recuperadas por medio de índices. Se trata, pues, de asignar cada documento a su expediente, de dividir los expedientes en tipos documentales y agruparlos dentro de ellos y de archivarlos en aquellas oficinas que los han producido y que son responsables de su archivo.
EL ARCHIVO DE OFICINA
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Por ejemplo, no hay que reunir los oficios con los oficios, los documentos contables con los documentos contables, ni tampoco agrupar por materias o asuntos todos los documentos que tengan que ver con el edificio de la Puerta del Sol, de Plaza de España o de una biblioteca, sino siguiendo el procedimiento señalado por el ejercicio de una función, y de acuerdo con lo expuesto al hablar de la formación documental, habrá que formar Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres (cada uno con sus oficios, sus documentos contables y sus otros documentos producto de su procedimiento e incidencias) o de Adquisición de Material de Transporte. En relación con la función ejercida, estos expedientes habrá que dividirlos por tipos documentales y archivarlos agrupándolos dentro de cada tipo, de modo que los Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres se coloquen con los Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres, o los de Indemnización por Dietas con los de Indemnización por Dietas, por seguir con el ejemplo. Pero esta agrupación tiene un límite: la unidad administrativa que los ha producido. Es decir, que los Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres o de Indemnización por Dietas, por ejemplo, de una Dirección General no se agruparán en ella, sino que se archivarán en el Servicio o Sección del Servicio de esa Dirección General en que se hayan producido. Del mismo modo, no se podrán archivar juntos estos tipos documentales producidos por una Dirección General y los producidos por una Secretaría General Técnica. Esto es, se clasificarán en series documentales siguiendo la estructura en que se generan los documentos. Volvamos al ejemplo de los expedientes derivados de la Clasificación Económica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos, puesto que éstos generan un alto porcentaje de los documentos de la Administración y además de un modo normalizado y común a todas las Consejerías.
La Clasificación Económica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos que se ha establecido para la formulación y gestión presupuestaria tiene una sensible correspondencia con lo que aquí se expone. Se ha tomado esta clasificación económica como base para la clasificación de los tipos documentales en lugar de la clasificación funcional del presupuesto, por ser ésta una clasificación más bien competencia1 y por estar las funciones de la clasificación económica en relación más directa con la producción de documentos. Así, los tipos documentales que se derivan de las funciones en ella contempladas quedarían recogidos a nivel de concepto, mientras que el nivel de subconcepto se utilizará sólo en aquellos casos en que sea estrictamente necesario, como es aquel en que a nivel de concepto figure el genérico “otros” o “gastos diversos”, o la acumulación
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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de varias funciones. (No se desciende, en general, a nivel de subconcepto para la determinación de los tipos documentales, porque supondría una atomización del tratamiento en que se formarían series muy poco voluminosas que supondría un inconveniente para la normalización del tratamiento físico y descriptivo que las series requieren). De este modo los expedientes derivados de la Clasificación Económica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos podrán denominarse y clasificarse de acuerdo con la relación de tipos documentales de carácter económico de las páginas 249 a 295, apéndices 7.1.1 y 7.1.2, y como puede verse en los siguientes ejemplos: Ejemplo Capítulo II CONCEPTO
200
202
FUNCIÓN(actividad implícita en su ejercicio) Arrendamientos de Terrenos y Bienes Naturales.
Arrendamientos de Edificios y otras Construcciones.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Arrendamientos de Terrenos y Bienes Naturales. Expedientes de Arrendamiento de Edificios y otras Construcciones.
Ejemplo Capítulo IV CONCEPTO
403 413
FUNCIÓN(actividad implícita en su ejercicio) Transferencias corrientes al Estado. Transferencias corrientes a Organismos Autónomos Administrativos.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Transferencias corrientes al Estado. Expedientes de Transferencias corrientes a Organismos Autónomos Administrativos.
Ejemplo Capítulo VI CONCEPTO
600 613
FUNCIÓN(actividad implícita en su ejercicio) Adquisición de Terrenos y Bienes Naturales. Reposición de Maquinaria, Instalaciones y Equipo.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Adquisición de Terrenos y Bienes Naturales. Expedientes de Reposición de Maquinaria, Instalaciones y Equipo.
Ejemplo Capítulo W CONCEPTO
703 713
FUNCIÓN (actividad implícita en su ejercicio) Transferencias de capital al Estado. Transferencias de capital a Organismos Autónomos Administrativos.
TIPO DOCUMENTAL
Expedientes de Transferencias de capital al Estado. Expedientes de Transferencias de capital a Organismos Autónomos Administrativos.
EL ARCHIVO DE OFICINA
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Se ha incluido con finalidad orientativa la Clasificación Económica de Gastos y de Ingresos en el apéndice de este Manual para la denominación de los tipos documentales, como cuadro general de clasificación de los mismos. Es ésta una propuesta muy abierta de determinación y denominación de los tipos documentales que se realiza desde aquí para el comienzo de su normalización. Las relaciones de tipos documentales que se han incluido en el apéndice de este Manual habrán de perfeccionarse y completarse cuando estén en funcionamiento los Archivos Centrales. Existen denominaciones poco adecuadas, pero muy extendidas, de tipos documentales y aun de las propias unidades documentales, por ejemplo, Expedientes de Contratación. El uso de contratación para denominar tanto los expedientes como los tipos sería errónea, ya que contratación es un procedimiento general que, por otro lado, forma parte o interviene en gran cantidad, por no decir mayoría, de los procedimientos de gastos.
No se debe, pues, clasificar -y, por tanto, usar- la citada denominación Expedientes de Contratación, puesto que si así se hiciese gran parte de los expedientes estarían incluidos bajo esta misma denominación, con lo cual la clasificación no tendría así mucho sentido. Hay que atenerse a la Clasificación Económica de Gastos, cuya aplicación a la tipología documental se encuentra en las páginas 249-276 del apéndice de este Manual. Para la denominación de los tipos documentales en los capítulos IV y w habrá que aplicar la denominación de transferencias o subvenciones de acuerdo con los supuestos que establece la Ley de Subvenciones de la Comunidad de Madrid. Los cambios que se vayan produciendo en la clasifiación Económica
de Gastos e Ingresos se tendrán en cuenta para la fijación de los tipos documentales. La actual se toma como modelo de referencia.
LA CORRECTA CLASIFICACIÓN EN LA FASE DE ARCHIVO DE OFICINA ES FUNDAMENTAL, YA QUE ES EN LA ÚNICA FASE EN LA QUE REALMENTE SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS.
La clasificación de los documentos en cada unidad administrativa se reflejará en un cuadro de clasificación cuyo modelo figura a continuación
ANA DUPLÁ DEL MORAL
96
y que servirá de orientación para todas las unidades en cuanto que recoge gráficamente el conjunto de las series documentales, de gran utilidad en los supuestos de cambio del personal de las mismas. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE SERIES DOCUMENTALES (EJEMPLO 1996)
202. Expedientes de arrendamiento de edificios y otras construcciones ....................
1
18 meses
1
213. Expedientes de reparación y conservación de maquinaria, instalaciones y equipo .................................
18 meses
Papel
214. Expedientes de reparación y conservación de material de transporte ................
18 meses
Papel
215. Expedientes de reparación y conservación de mobiliario y enseres ....................
18 meses
Papel
18 meses
Papel
220. Expedientes de adquisición de material de oficina .
24 meses
Papel
221. Expedientes de suministros .....................................
18 meses
Papel
222. Expedientes de servicios de comunicaciones .............
18 meses
Papel
223. Expedientes de servicios de transporte ......................
18 meses
Papel
225. Expedientes de pago de tributos ...............................
18 meses
Papel
2262. Expedientes de divulgación y publicaciones ...........
18 meses
Papel
216. Expediente de reparación y conservación de equipos para procesos informátiCOS
......................................
2268. Expedientes de promoción económica, cultural y educativa ............................ 2270. Expedientes de trabajos realizados por empresas de limpieza y aseo ...................
1
1
18 meses
18 meses
1
1
l
Papel
l
I I Papel
EL ARCHIVO DE OFICINA
CRECIMIENTO
ANUAL
VALOR ViGENCiA j
DE
",",",
2271. Expedientes de trabajos realizados por empresas de seguridad ............................
18 meses
Papel
2276. Expedientes de trabajos realizados por empresas de estudios y trabajos técnicos .
18 meses
Papel
...
18 meses
Papel
231. Expedientes de indemnización de locomoción ........
18 meses
Papel
240. Expedientes de servicios nuevos: gastos de funcionamiento ................................
18 meses
Papel
463. Expedientes de transferencias comentes a Corporaciones Locales ....................
18 meses
Papel
6020. Expedientes de adquisición de edificios y otras construcciones ....................
24 meses
Papel
6031. Expedientes de instalaciones de calefacción y climatización ..........................
24 meses
605. Expedientes de adquisición de mobiliario y enseres
24 meses
606. Expedientes de adquisición de equipos para procesos de información .............
24 meses
Papel
6081. Expedientes de adquisición de equipamiento cultural .......................................
24 meses
Papel
6121. Expedientes de conservación de edificios de interés arquitectónicoy cultural ....
24 meses
Papel
613. Expedientes de reposición de maquinaria, instalaciones y equipo ...................
24 meses
640. Expedientes de adquisición y servicios de inmovilizado inmaterial ...................
18 meses
763. Expedientes de transferencias de capital a Corporaciones Locales .................
18 meses
230. Expedientes de dietas
I
~
97
OBSERVACIONE!
+ Papel
Papel
ANA DUPLÁ DEL MORAL
98
ÓRGANO Y UNIDAD PRODUCTORES CONSE RÍA DE EDUCACIÓN Y CULTURA. DIRECCIÓN GENERAL DE PATRlMONlO CULTURAL. ARCHIVO REGIO& DE LA COMUNIDAD DE MADRID. SECCION ECONOMICO. ADMiNISTRATiVA. '<
VALOR
CRECMIvIí"~ ANUAL (Mn)
326. Expedientes de ingresos por serviciosprestados por la Consejena de Educación y Cultura ...............................
18 meses
Propuesta de anteproyecto de presupuestos anudes ..........
18 meses
VIGENCIA '
I
Correspondencia
....................
Estudios e informes ...............
1
CLASE
DE SOPORTE
OBSERVACIONES
I
18 meses
Papel
18 meses
Papel
' Si se cambiasela denomhación del Órgano o de la Unidad productoresde donimentos, se hará constu en nota. ' Expressrse en m e s a o años,+convenga. ' Esta valora&n se cumplimenrará una vez &ado el Análisis, Idenuficzión y Valoración de las %es Documentales previsto en este manual en las páginas
179-204.
En las demás fases de Archivo ya no se clasifican los documentos, sino los Fondos de Archivo, es decir, se ponen en relación los fondos. Así, en la fase de Archivo Central se van a poner en relación las distintas divisiones de un Fondo (Direcciones Generales, Secretarías Generales Técnicas) para formar el propio Fondo de Archivo de la Institución (Consejería), es decir, se va a establecer la jerarquía interna de la totalidad del Fondo. En las fases de Archivo Intermedio e Histórico se van a poner en relación los distintos Fondos (Consejerías) del Gobierno y Administración autonómica, en este caso de la Comunidad de Madrid, es decir, se va a establecer la jerarquía externa de los diversos Fondos a partir de sus instituciones y organismos. Esto es, en el Archivo Central se va a mantener la integridad interna del Fondo y en las otras dos fases se va a mantener la integridad externa de cada Fondo. En realidad, en estas tres últimas fases de Archivo se lleva a cabo un análisis de la clasificación de los documentos efectuada en la fase de Archivo de Oficina a partir del Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos.
Los otros dos principios - d e Respeto a la Procedencia de los Fondos y al Orden Original- que se aplican a partir de la fase de Archivo Central y en las otras dos fases de Archivo: Intermedio e Histórico, se refieren, pues, a la asignación y mantenimiento de la jerarquía interna y externa del fondo que le son propias y al mantenimiento de la estructura orgánica, funcional y procedimental en que los documentos se generan y al respeto de la clasificación dada en las oficinas y con la que ha llegado a la siguiente fase de Archivo.
EL ARCHIVO DE OFICINA
99
CUADRO DE PRINCIPIOS DE CLASIFICACI~NAPLICADOS A LOS FONDOS DE ARCHIVO GENERADOS POR EL GOBIERNO Y ADMINISTRACION DE LA COMUNIDAD DE MADRID
ARCHIVOS OFICINA
Jerarquía interna de la división de un fondo de Archivo generado por un órgano (basado en la estmctura del órgano)
4
{
Principio de respeto a la estructura en que se generan los documentos.
&anos
Dirección General Sesrefaría General Técnica @anos de Gestión
Tipos * documentales
Unidades
Series documentales
SeNiCiOS
Secciones o Negociados
Jerarquía interna de un fondo de Archivo generado por una institución o por un organismo
A R C W O CENTRAL CONSEJER~A Principio de respeto a la procedencia de los fondos de Archivo. Principio de respeto al d e n original.
ARCHIVO REGIONAL INTERMEDIO E HIST6RICO
Principio de respeto a la procedencia de los fondos de Archivo. Principio de respeto al orden original.
Consejeros Direcciones Generales Secretarías Generales Técnicas anos de Gestión
Ó@"os
Divisiones de un fondo de Archivo *
Jerarquía extema de varios fondos de Archivo de las diversas instituciones y organismos
Instituciones
Consejena Consejena Consejena
Organismos Autónomos Organismos
Empresa Pública Empresa Pública
Fondo de Archivo Fondo de Archivo Fondo de Archivo
Fondo de Archivo Fondo de Archivo Fondo de Archivo
* No confundir con fracciones de Fondo de Archivo, que son las porciones de fondo (coincidentes o no con las divisiones) de carácter físico o intelectual en que puede fraccionarse un fondo para su traslado, su descripción o su fumigación, por ejemplo.
3.3.3.
Ordenación
Hay que distinguir entre clasificación y ordenación.
La clasificación es, como hemos visto, una operación de tipo intelectual y material que supone dividir o separar los documentos en dases, agm-
ANA DUPLÁ DEL MORAL
100
pándolos en tipos documentales por su función, en series por el órgano o unidad que los produjo y en divisiones de fondos o en fondos por el organismo o institución a que pertenecen. Esta operación se puede materializar físicamente, como es el caso de la separación de los documentos por series en los archivos de las oficinas, o a nivel descriptivo en los instrumentos de control e información, como es el caso de los cuadros de clasificación o de los Inventarios.
La ordenación es una tarea que consiste en colocar los documentos dentro de sus series y de su fondo de acuerdo a un orden convenido según el criterio que resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, en sus archivadores, en sus estantes. La ordenación siempre se materializa físicamente. Los tipos de ordenación son: Cronológica. Alfabética. Numérica. Una vez clasificados los documentos, esta tarea de ordenación se realiza en dos niveles: Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie documental. Ordenación de las series documentales una vez clasificadas. - Ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie documental
Las unidades documentales dentro de cada serie podrán ordenarse del modo que sigue:
Orden cronológico: Por fecha de inicio: año, mes y día. Ejemplo: “Registro General de entrada y salida de Documentos”. Se ordenará por años. Una variable del orden cronológico es el ejemplo de la correspondencia, que se ordena cronológicamente por años y alfabéticamente por las Instituciones u Organismos con las que tiene relación. En la correspondencia siempre deben ir unidas la carta con su contestación, siendo la primera la que da la pauta cronológica.
EL ARCHIVO DE OFICINA
101
Ejemplo: Aíio 1993:
- Archivo Regional de la Comunidad de Madrid con el Ayuntamiento de Akalá de Henares. - Archivo Regional de la Comunidad de Madrid con el Ayuntamiento de Algete. - Archivo Regional de la Comunidad de Madrid con el Ayuntamiento de Getafe. Orden alfabético: Ordenación geográfica (lugares, municipios, calles...). Ejemplo: Los “Expedientes de Transferencias de Capital a Corporaciones Locales” se ordenarán alfabéticamente por los nombres de los pueblos.
Por nombres de personas físicas o jurídicas. Ejemplo: Los “Expedientes Personales” se ordenarán por la primera letra del primer apellido de las personas. Orden numérico:
Por número de control de entrada de expediente, normalmente dentro de cada año, si lo tiene asignado correlativamente. Ejemplo: - Expediente de Subvención a “...” para proyectos de inversión generadores de empleo 68/93. - Expediente de Subvención a “...’’ para proyectos de inversión generadores de empleo 69/93. LOS TIPOS DE ORDENACIÓN SON: CRONOLÓGICA, ALFABÉTICA Y NUMÉRICA. ANTES DE OPTAR POR UN TIPO U OTRO DE ORDENACIÓN HABRÁ QUE TENER EN CUENTA LA NATURALEZA DE LOS DOCUMENTOS PARA ELEGIR EL SISTEMA QUE RESULTE MÁS OPERATIVO.
- Ordenación de las series documentales una vez clasí$cadas
En este caso se trata de ordenar los grupos que la clasificación ha marcado, según el criterio que resulte más operativo dentro de los siguientes tipos de ordenación: cronológica, alfabética y numérica.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
102
Un primer criterio de ordenación es separar las series por ejercicios, sobre todo en el caso de los documentos de carácter económico.
El propio funcionamiento de la Oficina y la naturaleza de los documentos determinarán el tipo de ordenación más adecuado. Ejemplo: En los Servicios y Secciones Económico-Administrativas se puede seguir el orden numérico del artículo, concepto y subconcepto:
2030 Expedientes de Arrendamiento de Maquinaria, Instalaciones y Equipo. 2200 Expedientes de Adquisición de Material de Oficina. En otro tipo de Secciones el orden podrá ser alfabético, por ejemplo: Expedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasificación de Agencias de Viajes. Expedientes de Inscripción en el Registro de Actividades no Mercantiles.
.
3.3.4. Descripción Las dos operaciones citadas en el tratamiento archivístico: Identificación y Clasificación, y la tarea de Ordenación se acompañan de otra tarea fundamental: la Descripción. Con esta tarea se reflejan los resultados de estas operaciones en los instrumentos adecuados, bien sean de control o de información. -
Instrumentos y procedimientos de control
En esta fase de archivo el control se realiza mediante los siguientes instrumentos o procedimientos de control:
Control de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada unidad administrativa Con este instrumento se realiza el control o seguimiento de entrada, salida y estado de tramitación de los documentos en cada secretaría de cada órgano: Consejeros, Viceconsejeros, Secretarios Generales Técnicos, Directores Generales y unidad hasta Jefe de Servicio. Es un instrumento de control interno. No tiene atribuido el valor de los registros establecidos en norma. Un ejemplo de estos instrumentos puede verse en las páginas 103 y 104.
EL ARCHIVO DE OFICINA
CONTROL DE ENTRADA DE UNIDADES DOCUMENTALES ~
PECHA DE LLEGADA
NÚM. REMiTENTE
1
“E
103
1994). ARCHIVO REGIONAL
DOCUMENTO
1
ExiaACTO DE SU CONTENIDO
Madrid dencia, stir
Fondo Diputación Provincial.
M? Elena u...».
Consultar Fondos sobre obras hidráulicas y el regadío del no Tajo. Siglos XIV-XVI.
Imprenta.
1
Carta
I
Comunicando que no utilizan productos tóxicos.
Archivo Histórico de Loulé.
Carta
Envían libros d e l h h i v o y desean intercambio de publicaciones.
27
Telefónica.
Carta
Adjuntando original de facturas abonadas.
29
Ayuntamiento.
Carta
Relación de ingrews a la Seguridad social por trabajos contratados.
Ayuntamiento.
Carta
Conclusiones a las x Jornadas de Archiveros Municipales.
Ayuntamiento.
Carta
Solicitando Pliego de Condiciones Técnicas para estantería depúsito.
Carlos <<...».
Carta
Consultar Fondos Archivo Regionai sobre obras hidráulicas en el Taio.
(Portugal)
29
6
7Leganés
Telefónica.
1
Carta
gración Social,
7 283
1
Adjunta relación servicios facturados junio de 1994. u...»,
nacido el 15-1-60.
Solicitan expediente personal de c.», nacida el 18-8-64.
Consejeria de Integración Social, 5
1
IMAIN.
Falce (Navarra)
Gloria u...».
Carta
Consultar Fondos en el Archivo Regional de carteles de toros. Siglo m n .
7
7
284
Madrid
Seguridad.
Carta
Remitiendo Presupuesto para supervisión y control del Archivo Regional.
8
7
285
Madrid
Consejería de Economía, SGT.
Oficio
Solicitan asistencia técnica del Archivo del Colegio San Fernando.
8
7
286
Amedo (La Rioja)
Ayuntamiento.
Carta
Solicita información sobre publicaciones de Archivos.
8
7
287
Madrid
Mensajeros.
Carta
Adjuntando factura por importe de xxx pesetas.
12
7
288
Madrid
Seguridad.
Carta
Adjuntando factura por importe de xxx pesetas. A.R. S.” Vigilancia.
12
7
289
Madrid
Consejería de Presidencia, SGT.
Oficio
Solicitan informe tratamiento de Archivo en la Consejería.
12
7
290
Madrid
Telefónica.
Adjuntan presupuesto instalación teléfono Archivo Regional.
ANA DUPLÁ DEL MORAL,
104
CONTROL DE SALIDA DE DOCUMENTOS (AÑO 1994). ARCHIVO REGIONAL
DfFMl 1 T
DE ORDEN DEUDA
1 1
CLASE
LUGAR
DEL
DESnNATAIUO
FXTRACTO DE SU CONTENIDO
1
Madrid
I
TVE.
Madrid gración Social,
1 1; 1
Se remte un expediente solicita do al IMAIN. Consejena de Inte gración Social. Se envía fotocopia compulsada del expediente de u...».
I
15
15
4
4
Madrid
223
Madrid
224
: eS
de Perso-
Servicio de Perso-
15
4
225
Madrid
Serviciode Estudios e Informes.
18
4
226
Madrid
Telefónica.
21
4
227
ElEscorial
Ayuntamiento.
21
230 4
23 1
1
Se remite certificación de incorporación al Archivo Regional de u...».
interior
Se remiten partes de ILT número 6 de u...».
,NNa interior
Se solicita la instalación del programa U...». Se solicita alta e instalación línea teléfono Archivo Histórico de Protocolos.
I 1
21
interior
I
Cana
Se remiten publicaciones solicitadas.
Leganés
Ayuntamiento.
Carta
Se pide confirmación día y hora para supervisar Archivo Municipal.
Madrid
Servicio de Personal.
Nota interior
Se confirma asistencia al Curso de u...».
Madrid
Servicio de Personal.
Nota interior
Se confirma asistencia al Curso de u...».
Valencia
TVE.
Carta
Se remite un expediente solicitado al IMAIN. Consejeria de Integración Social. Se remite copia facturas recaudación fotocopias m p del mes de marzo.
Madrid
Se remite copia facturas recaudación fotocopias AHP del mes de marzo.
Madrid
Se remiten justificantes gastos de locomoción. Archivo Regional. interior
Adjunto remito instrucciones para adecuación del Archivo Municipal.
Ayuntamiento.
26
4
237
Aranjuez
26
4
238
Madrid
José Manuel u...».
Intervención Delegada.
Entrega Acta de entrega de planos donados por u...».
1
Carta
Se solicita envíen partes de control de la microfhaaón del Archivo.
Nota interior
Se remiten documentos justificativos subvención plurianual Ayuntamiento Villamantilla.
EL ARCHIVO DE OFICINA
105
Este control puede hacerse ya mecanizado mediante los programas de gestión de registros y Sistema de Información Económico-Financiera (SIEF), que tienen cada uno una función de seguimiento de documentos, o por otra aplicación informática específica que se plantee.
Control de cada unidad documental Es la descripción que se hace en el anverso y reverso de cada carpetilla. A ella se ha hecho referencia en el apartado de la Formación de los documentos, al hablar de la ordenación de las unidades documentales dentro de cada serie. Se realiza desde aquí una propuesta de carpetilla que contenga los campos que recogen lo explicado hasta aquí, cuyo modelo e instrucciones de cumplimentación se incluyen en las páginas 111 y 114. - En el anverso se anotarán los siguientes datos:
Número del Sistema Informático de Archivos SIARC. Es el número de identidad de cada Unidad Documental. Signatura. Número de expediente. Fecha de inicio y finalización del expediente: con expresión de año, mes y día. Serie Documental, que incluirá: Institución u Organismo, Órgano y Unidad Productores, Funcion y Tipo Documental. Unidad documental. Denominación de la misma.
- En hoja aparte que sustituye al reverso de la primera hoja de la carpetilla, y que acompañará al expediente, se hará constar lo siguiente: Fecha del documento (día, mes y año). Documentos que se incluyen en el expediente. Entrada desde, con expresión de fecha de entrada y unidad o entidad de la que procede. Salida hacia, con expresión de fecha y unidad hacia la que sale. Tiempo transcurrido en días naturales: tiempo utilizado en las fases de tramitación de un documento. Un ejemplo de cumplimentación de la carpetilla, así como sus instrucciones de cumplimentación, pueden verse en las páginas 113-116. Este control podría hacerse también, y sería aconsejable, por medio de un programa informático.
106
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Esta segunda parte del instrumento sirve para el control de los documentos que componen cada expediente. Se complementa con datos que forman el instrumento de control del flujo de documentos de cada expediente durante su tramitación, que se expone a continuación. Con fines informáticos se han recogido estos dos instrumentos en uno.
Control deLji’ujo de documentos de cada expediente durante su tramitación Este control se llevará a cabo mediante el seguimiento de tramitación de expedientes, y relación de documentos que los componen, que es el instrumento que permite controlar el flujo de cada expediente a través de los diferentes órganos y unidades administrativas que intervienen en su trámite.
El seguimiento de la tramitación de expedientes sirve para el control de la misma respecto de cada unidad documental, pero también, y a efectos que pueden trascender los de cada unidad administrativa, puede servir para el estudio de los procedimientos en cuanto a la eficacia de su recorrido, a su racionalización y normalización: suspensión de pasos, etc ... También puede ser útil para observar el funcionamiento de las oficinas (retrasos que se pueden producir pueden ser indicios de especial dificultad o de necesidad de reasignación de efectivos, por ejemplo).
A través de este instrumento podrán elaborarse cronogramas de tramitación de los expedientes. Este instrumento puede ser informatizado de modo normalizado para toda la Administración autonómica.
ControL de Las unidades documentaLes por series documentaLes Este control se realiza:
- Cuando se llevan a cabo las transferencias de los documentos de las oficinas al Archivo Central. El instrumento de control de estas transferencias es la Relación de Entrega (de la que se habla por extenso en el apartado de transferencias). LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL, EN CUANTO QUE SOPORTES DE ACTOS JURÍDICO-ADMINISTRATIVOS, TIENEN LA CONDICIÓN DE DOCUMENTOS (REGISTROS, RELACIONES DE ENTREGA, ETC.).
EL ARCHIVO DE OFICINA
-
107
Instmmentos de información
Son diversos y se realizan, si se estima conveniente, de modo manual o informático: Cuadro de clasificación de series documentales. Ficha de contenido de cada expediente. Relación de proveedores. - Relación de ayuntamientos. - Relación de actuaciones..., etcétera. -
3.3.5. Instalación La instalación es la tarea de colocar físicamente los documentos en el lugar donde han de conservarse. La instalación de los documentos en la fase de Archivo de Oficina se hacen en archivadores de carpetas suspendidas. En ellos se va a reflejar físicamente la organización de los documentos a que nos hemos referido.
Los archivadores u otros muebles que contengan documentos de archivo deben estar en lugar y modo en que se garanticen su custodia y confidencialidad. Es decir, no pueden estar en pasillos, sin llaves o sin cualquier condición no adecuada para estas garantías. Es conveniente, en general, separar los documentos por ejercicios, debido al propio funcionamiento de la Administración, sobre todo los documentos económicos, ya que el principio de anualidad presupuestaria obliga a finalizar el trámite de los expedientes con el cierre de ejercicio. Los expedientes plurianuales de gastos o aquellos que por su propia naturaleza abarquen más de un año, por ejemplo, los “Expedientes Personales”, “Expedientes de Depósito de Archivos Municipales”... pasarán a incluirse sucesivamente en el archivador que contiene los documentos del año en curso, hasta su resolución. Ventajas: Separar los documentos por años agiliza la gestión al evitar la acumulación, en un mismo archivador, de documentos que no atañen a la misma. Facilita el proceso de transferencia al Archivo Central.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
108
Por tanto: a ) Los archivadores reflejarán el esquema de clasificación por medio de visores que permitan identificar la serie documental.
Por ejemplo:
Expedientes sancionadores Expedientes de Protección a Familias Numerosas Expedientes Personales
O CAIÓN DE ARCHIVADOR
En el caso de los expedientes derivados de la Clasificación Económica de los Presupuestos de Gastos y de Ingresos podrá ponerse al lado el número de partida presupuestaria, como se ha visto al hablar de la ordenación.
6120 Expedientes de Conservación de Edificios 6050 Expedientes de. . Adquisición de Mobiliario Y Enseres
6030 Expedientes de Instalacionesde Seguridad
0 CAJÓN DE ARCHIVADOR
6) Las carpetas suspendidas, identificadas con un visor, son elementos de clasificación que recogen las series documentales. Cada carpeta con visor contendrá una serie documental, pudiéndose añadir las necesarias según el volumen de la serie.
EL ARCHIVO DE OFICINA
109
c) Las carpetillas son elementos que identifican cada documento. Cada carpetilla recogerá una unidad documental que compone esa serie.
Se utilizarán carpetillas blandas o duras, dependiendo del volumen del expediente. Si éste fuera voluminoso, se atará con cinta de balduque. No es recomendable el uso de gomas, porque éstas con el tiempo se rompen o, lo que es peor, se derriten, lo cual puede dañar a los documentos. En el exterior de estas carpetillas se recogerá, como ya se ha dicho en el punto de descripción y como puede verse en la página 115, el número del Sistema Informático de Archivos, SIARC, la signatura, el número de expediente, la fecha de inicio y de finalización del expediente, la denominación de Serie Documental que incluirá la Institución u Organismo, Órgano y Unidad Productores, Función y Tipo Documental y, por último, la denominación de unidad documental.
La carpetilla es también la más pequeña unidad de instalación, por ello admite dos excepciones a lo dicho en el párrafo anterior, es decir, a que cada carpetilla contenga una unidad documental: En el momento de la transferencia una carpetilla podrá reunir un conjunto de unidades documentales simples o compuestas de poco volumen. La razón es de ahorro de papel, de tiempo y de espacio. También una carpetilla tendrá que contener una fracción de unidad documental compuesta (o expediente) cuando su volumen o su continuidad en el tiempo (expedientes abiertos) así lo aconsejen.
EL ARCHNO DE OFICINA
111
MODELO DE PROPUESTA DE CARPETILLA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DE SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACI~NDEL EXPEDIENTE Y R E L A C I ~ NDE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
Dirección General de Patrimonio Cultural CONCEJERIA DE EDUCACION Y CULTURA
Comunidad de Madrid N."S.I.A.R.C.
Signatura
N."de expediente
ANO Fecha de Inicio Fecha de Finalización
SERIE DOCUMENTAL
Institución u Organismo
Órgano y Unidad Productores
Función
Tipo Documental
UNIDAD DOCUMENTAL
D MES
DIA
1
ANA DUPLÁ DEL MORAL
112
MODELO SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACION DEL EXPEDIENTE Y RELACIÓN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN Fecha Daaimentc
Denominación del Donunentn
Fnfrada desde Remitente
-
Salida hacia Fecha
Fecha
Tiempo .anscUITi en días
EL ARCHIVO DE OFICINA
113
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACI~NDEL MODELO DE PROPUESTA DE CARPETILLA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVOY DE SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACI~N DEL EXPEDIENTE Y RELACIÓN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN Número del Sistema Informático de Archivos: identifica a cada Unidad Documental. A rellenar en las oficinas automáticamente por el Sistema Informático de Archivos.
Signatura: este campo se rellenará por el Archivo Central. Número de Expediente (si lo hubiera): es un número correlativo que se va dando a los expedientes de cada serie documental, seguido del año. Cada año comenzaría por el número 1. Fecha de inicio y finalización del expediente: se anotará la fecha de incoación del expediente y la de su finalización, con expresión de año, mes y día.
SERIE DOCUMENTAL, que incluirá: La Institución u Organismo: (Consejería, Empresa Pública, Organismo Autónomo, al que están adscritos el órgano y la unidad productora).
Órgano y Unidad Productores: se reflejará toda la jerarquía hasta llegar a la unidad responsable del inicio, seguimiento y finalización de esta tramitación y del archivo del documento. Función: se recogerá la función. Ésta es la capacidad de acción propia de los órganos de la Administración, su capacidad de actuación. La Administración tiene multitud de funciones que vienen determinadas por norma: (retribución, adquisición, indemnización, transferencias, subvención, etc.). Es el elemento que da lugar al establecimiento del tipo documental a través de su ejercicio. Tipo Documental: se recogerá el tipo documental. Ésta es la expresión tipificada de unidades documentales con unas características estructurales homogéneas, de actuaciones únicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma función y realizadas por un determinado órgano, unidad o persona con competencia para ello. Si está en el apéndice, el que consta en él. Si no está se determinará entre la oficina y el Archivo Central o por el Archivo Regional.
114
ANA DUPLÁ DEL MORAL
UNIDAD DOCUMENTAL: se describirá el documento que contiene concretamente la carpetilla. SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACI~NDEL EXPEDIENTE Y RELACI~NDE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN: Fecha del documento (día, mes y año): Se anotará la fecha de cada documento al lado de cada uno de los relacionados que se mencionan a continuación. Denominación de los documentos que se incluyen en el expediente: Se relacionarán los documentos que van formando parte de la tramitación. Entrada desde: Este campo recogerá tanto la fecha de entrada del documento como la unidad administrativa, entidad o persona de la que proviene en función del recorrido de la tramitación del expediente. Salida hacia: En este campo se reseñará la fecha de salida del documento y la denominación de la unidad administrativa, entidad o persona destinataria dentro del recorrido de la tramitación del expediente. Tiempo transcurrido en días naturales: En este campo se anotarán los períodos de tiempo transcurrido entre dos actuaciones significativas dentro del procedimiento que impliquen entrada o salida de la unidad administrativa responsable de la tramitación. Este instrumento admitirá, mediante la aplicación informática pertinente, una mayor complejidad de combinaciones que permita realizar otros estudios en profundidad en cuanto a los tiempos de la tramitación y las posibles disfunciones que puedan producirse.
EL ARCHIVO DE OFICINA
115
EJEMPLO DE CARPETILLA CUMPLIMENTADA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y DE SEGUIMIENTO DE LA TRAMITACl6N DEL EXPEDIENTE Y RELACIÓN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN
Direccíón Generai de Patrimonio Cultural CONSEJERIA DE EDUCACION Y CULTURA
Comunidad de Madrid N." S.I.A.R.C.
Signatura
t-k;i:'j
N.O de expediente
AÑO
MES
DíA
Fecha de Inicio Fecha de Finalización SERIE DOCUMENTAL
Institución u Organismo
CONSFJERiA DE EDUCACIÓN Y CULTURA
Órgano y Unidad Productores
DIRECCI~NGENERAL DE PATRIMONIO CULTURAL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Función
A Corporaciones Locales [Transferencias de Capital]
Tipo Documental
Expedientes de Transferencias de Capital a Corporaciones Locales
UNIDAD DOCUMENTAL
EXPEDIENTE DE SUBVENCIÓN AL AYUNTAMIENTO DE «...» PARA ADECUACIÓN DEL LOCAL
DE
ARCHIVO
IMPORTE: «...» PTAS.
MUNICIPAL,
PARTIDA
7639
PROGRAMA
812.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
116 MODELO
3EGUIMIENTO DE LA TRAMITACIÓN DEL EXPEDIENTE DE SUBVENCIÓN AL AYUNTAMIENTO s...* PARA ADECUACIÓP DEL LOCAL DE ARCHIVO MUNICIPAL Y RELACIÓN DE DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN y
'
Fecha kumentc
Denominación del Documento
Flm
Remitente
kSde
Sal¡< lacia Fecha
Destinatario
Fecha
Tiempo ranscurrid en días
xlahrah 4-06-1993 4-06-1993 607-1993
6-07-1993 6-07-1993
7-08-1993
8-08-1993 4-08-1993 9-08-1993
9-09-1993
3-11-1993 3-11-1993
4-11-1993
4- 12-1993 4-12-1993
612-1993
Solicitud del Ayuntamiento de e...# AyunCamiento Certificacióndel Secretariodel Ayuntamiento Ayuntamiento en la que consta Acuerdo del pleno Ropuesta del Director General de Patrimonio Cultural de Concesiónde Subvencióny de aprobaciónde la disposicióndel gasto (fase I: al Excmo. Sr. Consejerode Educacióny Cultura DocumentoContable D Pmpuesto oficio de la Directora del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid a 18 Intervención Delegada remitiendo el expedientepara su fiscalización oficio de la IntervenciónDelegada a la Intervención Directora del Archivo Regional de la Comunidadde Madrid remitiendoel expedientecon el documentocontable D mtabililado Orden de Concesiónde Subvención Pmyecto de obra civil oficio del Director General de Patrimonio Cultural al Ayuntamiento remitiendo: - Orden de Concesiónde Subvención - Proyecto de obra civil Ayuntamiento oficio del Alcalde del Ayuntamiento al Director General de PaaimonioCultural remitiendo: - Copia del contrato para la ejecución de la obra civil y equipamienta del Archivo Certificaciónde obra del Arquitecto Certificacióndel Archivo Regional de la Comunidad de Madrid de que la adecuación se ajusta a las directrices marcadas oficio del Alcalde del Ayuntamiento a la Ayuntamiento Directora 41Archivo Regional de la Comunidad de Madrid remitiendo: - Copia del mandamiento de pago del Ayunmiento a la empresa adjudicaha y de la factura correspondiente Documentocontable OK propuesto oficio de la Directora del Archivo Regional d la Comunidad de Madrid a la Intervendn Delegada remitiendoel expediente para su tiscalizaeión oficio de ia,intervenciónDelegada a la Directora del Archivo Regional de la Comunidad de Madrid remitiendoel expedientecon el dacumentocontable OK contabilizado
Intervención
164b1993 16-06-1993
Intervención
27-07-1993
08-08-1993
41
12
Ayuntamiento
20-08-1993
12
22-09-1993
33
26-11-1993
65
Intervención
15-12-1993
TOTALTIEMPO TRANSCURRIDO EN MESES o FRACCIÓN HASTA FIN TRAMITACI~N
5- 12-1993
9
10
EL ARCHIVO DE OFICINA
117
Junto a este modelo de carpeda para los documentos de archivo, se hace una propuesta de carpeda distinta para la documentación de apoyo informativo, cuyo modelo e instrucciones de cumplimentación puede verse en hs páginas 119 a 121, con un color diferente y con las características siguientes: Código de clasificación. Fecha. Asunto. Contiene. Institución, Órgano y Unidad. Observaciones. Su modo de cumplimentación está descrito en la página 123.
1
*
Esta hoja se colocará dentro de la carpetilla del expediente, sobre el último documento incorporado al mismo, de forma que a l abrirla esta hoja de seguimiento se vea siempre en primer lugar. Aunque el Expediente de Subvenciones sería más amplio, incluyendo los documentos relativos a la Orden Reguladora, a la Orden de Convocatoria y a la Aprobación del Gasto (Fase A) y comprendería las actuaciones referentes a todos los solicitantes de subvención, todo esto se ha excluido del ejemplo con el fin de ofrecer con mayor claridad y síntesis cómo se debe realizar el seguimiento del Expediente.
EL ARCHIVO DE OFICINA MODELO DE PROPUESTA DE CARPETILLADE DOCUMENTACI~NDE APOYO INFORMATIVO
119
EL ARCHIVO DE OFICINA
121
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL MODELO DE PROPUESTA DE CARPETILLA DE DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO Código de clasificación: se recogerá la sigla (letras, números o combinación de ambos) correspondiente a la clasificación establecida. Este dato servirá para la ordenación y recuperación de las carpetillas. Este campo solamente podrá cumplimentarse si se ha establecido previamente una tabla de clasificación. Fecha: será la fecha o fechas extremas de la documentación que contiene la carpetilla.
DOCUMENTACI~N DE APOYO INFORMATIVO, que incluirá: Asunto: será una palabra o palabras clave sobre la materia a la que se refiere la documentación que contiene la carpetilla. Esta palabra o palabras podrían servir también como elemento clasificatorio.
Contiene: campo de contenido donde se describirá la documentación que contiene concretamente la carpetilla. Institución, Órgano y Unidad: Consejería, Empresa Pública u Organismo Autónomo que almacena la documentación. Se descenderá, si se estima conveniente, hasta la unidad que la recopila. Observaciones: se indicará lo que se considere conveniente para la mejor identificación del contenido de la carpetilla, por ejemplo si es una fotocopia de un expediente determinado o documentación complementaria de ciertos documentos de archivo, fotocopias de artículos, de revistas, etcétera.
EL ARCHNO DE OFICINA
123
EJEMPLO DE CARPETILU DE DOCUMENTACI~N DE APOYO INFORMATIVO CUMPLIMENTADA
EL ARCHIVO DE OFICINA
125
La existencia de un modelo diferente de carpetdla para los documentos de Archivo y para la documentación de apoyo informativo aporta las siguientes ventajas: Distinción a primera vista de unos y otra. Aporte de datos adecuados para una correcta clasificación y descripción. Distinción clara de lo que ha de pasar al Archivo Central y de lo que no ha de pasar. Facilitación de todas las operaciones a realizar con los documentos. Servicio más eficaz de los mismos.
3.4. UNIDADES DE ARCHIVO DE LAS UNIDADES DOCUMENTALES Mientras los documentos están en trámite o cuando éste ha finalizado, y antes de su transferencia al Archivo Central, es necesario determinar qué unidades documentales ha de archivar cada unidad administrativa o, mejor dicho, en cuál de las unidades administrativas que participan en la tramitación han de ser archivadas las unidades documentales originales. Todos los documentos que conforman un expediente recorren diversos órganos y unidades en su tramitación. Así, los Expedientes de Subvenciones a Corporaciones Locales para construcción de bibliotecas municipales, por ejemplo, se inician en el Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro y pasan por los siguientes órganos y unidades administrativas que intervienen en su trámite:
ANA DUPLÁ DEL MORAL
126
TRÁMITE DEL EXPEDIENTE DE SUBVENCIONES A CORPORACIONES LOCALES PARA CONSTRUCCI~N DE BIBLIOTECAS MUNICIPALES (1996)
Bibliotecas y del Libro Órganos y Unidades Administrativas que intervienen en el trámite del expediente
D.G. de Patrimonio
Justifica
Memoria justificativa Proyecto de Orden de Convocatoria
Documentos que se generan
Actividad
en el transcurso del trámite de un expediente
(derivada de la función)
Propone
Autoriza
Propuesta de Aprobación de la Orden de Convocatoria y Autorización del Gasto
-
Orden de Convocatoria Documento Contable A
I
intervención
Contabiliza
Documento Contable A
1
S.2 de Documentacióny
Publica
Registra
Registro de las Solicitudes de Subvención de los Ayuntamientos
S.* Regional de Bibliotecas
Propone
Comisión correspondiente del Consejo de Cultura
Dictamina
I
I
Orden de Convocatoria en el Boletín Oficial
I
Propuesta de Concesión de Subvención
Acta de la Reunión
-
EL ARCHIVO DE OFICINA órgano y Unidades Administrativas que intervienen en el trámite del expediente
S.? Regional de Bibliotecas y del Libro
Actividad (derivada de la función)
Justifica la disposición del gasto
127
üocumentos que se generan en el transcursodel trámite de un expediente
Proyecto de Orden de Concesión
Propuesta de Aprobación de las disposiciones del Gasto y Proyectos de Órdenes de Concesión I
Fiscaliza
Documentos Contables D órdenes de Contesión
Consejero
Témica
Notifica
Notificación de las 6rdenes de Concesión y Denegación
COOpel2
Convenio
1
Controla
I
I Propone
Autoriza
-
Justificantes de la aplicación de los fondos
Propuestas de Pago
I
ANA DUPLÁ DEL MORAL
128
órganosy Unidades Administrativas que intervienen en el trámite del expedwnte
I
Actividad (derivada de la función)
I Contabiliza
Órganos y Unidades Administrativasaue archivan
Daumentos que se generan en d transcurso d d trámite de un expediente
Actividad
Archiva
Documentos Contables OK
Unidad Daumental
Expedientede Subvencionesa Corporaciones Locales para conscnicción de Bibiioiecas
UNIDAD ADMINISTRATIVA GESTORA O PRODUCTORA DEL EXPEDIEN-
TE:SERVICIO REGIONAL DE BIBLIOTECAS Y DEL LIBRO. UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE ARCHIVA EL EXPEDIENTE: SERVICIO REGIONAL DE BIBLIOTECAS Y DEL LIBRO.
Sin embargo, los documentos han de ser archivados en las unidades gestoras o responsables de la tramitación. Es decir, en este caso habrán de archivarse en el Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro y no parte en este Servicio y parte en Intervención o parte en el Letrado, por ejemplo. Las actuaciones de las que el expediente es soporte se inician en un órgano o unidad productora, que habitualmente es el encargado bien de gestionar un programa económico o bien del desarrollo o ejercicio de determinadas competencias y funciones. Esta unidad suele ser un Servicio, que puede tener una o varias Secciones dependientes de él, encargadas de llevar los trámites pertinentes. Lo habitual es que el trámite finalice en la unidad responsable y, por tanto, se archive en ésta, bien sea en el propio Servicio o bien en alguna de las unidades que dependen de él.
Así, los expedientes derivados de la clasificación económica de los presupuestos de gastos y de ingresos (suministros, subvenciones, etc.) han de archivarse en los Servicios Económico-Administrativos o en las Secciones Económico-Administrativas de cada Servicio. Nunca han de archivarse en cualesquiera de las unidades que recorren los expedientes a lo largo de su tramitación, como es el caso de la Intervención o de la oficina del Letrado, por poner un ejemplo.
EL ARCHIVO DE OFICINA
129
A esto puede haber alguna excepción, como es el supuesto de los procedimientos en los que se realice contrato. En ellos, en determinadas Consejerías cuando la adjudicación sobrepasa determinada cuantía, la tramitación se realiza por el Servicio de Contratación de la Secretaría General Técnica. Aunque el inicio del expediente se realice por cada Servicio, el resto del trámite se efectúa por parte del Servicio de Contratación, y a él le corresponde el archivo de estos expedientes originales, si así se acuerda. Este es el mismo caso que el de determinados Servicios de gestión Económico-Administrativa centralizada para una misma Dirección General. No es el caso, sin embargo, de los expedientes de suministros cuya parte del trámite se efectúa a través de la Junta Central de Compras. En estos casos, aunque haya habido esta incidencia parcial del trámite, los expedientes se custodiarán y archivarán en cada unidad del Servicio gestor peticionario del suministro. Estas unidades (Secciones y Negociados) han de seguir el trámite de cada expediente y velar para que el expediente esté completo. Como criterio general, pues, se puede decir que los documentos se archivan en la unidad gestora o responsable de la tramitación del procedimiento. Si existen excepciones como alguna de las citadas u otras, es necesario convenirlo. En todo caso, es importante subrayar que sólo ha de existir una unidad de archivo para cada serie. Es decir, que no pueden archivarse, por ejemplo, fracciones de los expedientes de una serie documental en un Servicio de una Dirección General y otra fracción en la Secretaría General Técnica. Ni tampoco parte de una serie documental en un Servicio y parte en otro. ~
LOS EXPEDIENTES HAN DE CONSERVARSE ÍNTEGROS, NO PUEDEN FRACCIONARSE PARA SU ARCHIVO. LOS DOCUMENTOS ORIGINALES HABRÁN DE ENVIARSE A LAS UNIDADES QUE INTERVIENEN EN EL TRÁMITEY TENDRÁN QUE SER DEWELTOS POR ÉSTAS.
TANTO LA UNIDAD DE INICIO COMO LAS UNIDADES INTERVINIENTES PUEDEN HACER FOTOCOPIAS COMO CONTROL DEL EXPEDIENTE, PERO UNA VEZ FINALIZADO EL TRÁMITE Y, POR TANTO, ARCHIVADO, ESTAS FOTOCOPIAS PUEDEN SER DESTRUIDAS Y N O DEBEN TRANSFERTBE NUNCA AL ARCHIVO CENTRAL.
Las unidades de archivo de los órganos superiores y de las Jefaturas de Servicios son sus Secretarías. En ellas se archivarán los documentos
ANA DUPLÁ DEL MORAL
130
cuya tramitación se inicia y finaliza en estos órganos y unidades. Estos documentos son, en líneas generales, Correspondencia, Informes, Expedientes de Reuniones, entre otros.
3.5. DETERMINACIÓN DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DE ÓRGANOS Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS RESPECTO DE LOS ARCHIVOS DE LAS OFICINAS Y DE LOS ARCHIVOS CENTRALES
Cada órgano, cada unidad administrativa y cada puesto de trabajo tienen diferentes funciones y responsabilidades respecto de los Archivos de las Oficinas e incluso de los Archivos Centrales. - Secretarios Generales Técnicos Son directamente responsables de los Archivos de las Oficinas (Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid, artículo 46.4), de la certificación de actos que sean atribución específica del Consejero, y de la custodia genérica de los documentos. Son los responsables directos del Archivo de Oficina de su Secretaría.
El Secretario General Técnico es el responsable jerárquico del Archivo Central de su Consejería. La Secretaría General Técnica de las Consejerías o responsables equivalentes en la Asamblea o en los organismos de la Administración Institucional correspondiente velarán para que sean remitidos a los Archivos Centrales los documentos cuyo trámite haya fializado y su uso sea poco frecuente [Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, artículos 13.3 y 17.c)l.
Al ser responsable jerárquico del Archivo Central, lo será también de las transferencias que se realicen desde este Archivo al Archivo Regional. Por ello dará el visto bueno a estas transferencias. -
Directores Generales
Son los responsables en su Dirección General del buen funcionamiento de los Archivos de Oficina.
EL ARCHIVO DE OFICINA
13 1
Son los responsables directos del Archivo de Oficina de su Secretaría. Son los más altos responsables de las transferencias de los Archivos de Oficina al Archivo Central desde sus Direcciones Generales. Por ello darán el visto bueno a estas transferencias.
- J e f s de
Servicio
Son los responsables de la dirección técnica para el funcionamiento de las Unidades Administrativas que dependen de su Servicio y, por tanto, de velar porque el Archivo de Oficina de esas unidades esté correctamente atendido. Son los responsables directos del Archivo de Oficina de su Secretaría. Los Jefes de Servicio son los coordinadores de las transferencias de los documentos de las unidades de su Servicio al Archivo Central. Por ello darán el visto bueno a las Relaciones de Entrega que cumplimenten los Jefes de Sección o Negociado. Firmarán también el oficio de remisión de dichas Relaciones al Director General, y una vez dado el visto bueno por él, remitirán los documentos al Archivo acompañados de su Relación de Entrega. Ésta será el instrumento/documento de control del traspaso de la responsabilidad de la custodia de los documentos.
Son los responsables de que las transferencias se realicen en el calendario acordado y en la forma adecuada. Son también los responsables
de que se realicen las transferencias de todas las unidades de su Servicio.
- Secretarías de los órganos y unidades administrativas Al igual que los auxiliares administrativos en sus diferentes oficinas, son los encargados del Archivo de Oficina de la Secretaría en cuanto a organización y control del mismo (artículo 39 de la Ley de la Función Pública de la Comunidad de Madrid y artículo 22.2 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid). En el caso de las Secretarías de los Jefes de Servicio, además, y de acuerdo con lo dispuesto por los mismos, supervisarán las Relaciones de Entrega de todas las Unidades Administrativas del Servicio: Comprobando y relacionando el total de cajas y de hojas de Relación de Entrega.
132
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Jefes de Sección y Jefes de Negociado
Son los responsables de la ejecución del trámite de los documentos generados y recibidos en sus Unidades Administrativas y, por tanto, de la organización y control de la correcta formación de los documentos y de su Archivo de Oficina. Son los responsables de la preparación de las transferencias de los documentos de sus Secciones o Negociados en cuanto a: Preparación de los documentos. Encajado. Cumplimentación de la Relación de Entrega. Por ello habrán de firmar las Relaciones de Entrega de los documentos transferidos desde su oficina (Sección o Negociado), a las que dará el visto bueno el Jefe de Servicio. .
Son los responsables de la correcta descripción del contenido de las Relaciones de Entrega y de que éstas sean fiel reflejo de cada uno de los documentos a entregar, así como de que estén preparados y se entreguen todos los documentos que en las Relaciones de Entrega se describen y de que no se excluya ninguno de los que han de ser transferidos. Son los responsables del cotejo, junto con la Secretaría del Jefe del Servicio. Si los Archivos de Oficina de las Secciones están centralizados en el Servicio, será el Jefe del mismo quien firme las Relaciones de Entrega, asumiendo esta responsabilidad de traspaso de la custodia de los documentos. Si se trata de un Negociado, las Relaciones de Entrega serán remitidas a los Jefes de Sección, quienes las enviarán a los Jefes de Servicio correspondiente, que son los que coordinan las transferencias del Servicio.
- Administrativos y AmiZiares Administrativos
Son los encargados del Archivo de Oficina de sus unidades administrativas, como se establece en la Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid, artículo 39, y en la Ley 4/1993, artículo 22.2.
EL ARCHIVO DE OFICINA
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Por ello serán los encargados de la organización del Archivo de Oficina de su unidad administrativa y establecerán los sistemas de control necesarios para la custodia del mismo, de acuerdo con sus Jefes. También de acuerdo con sus Jefes llevarán el control de préstamo de documentos del Archivo de Oficina dentro del Servicio y en relación con otras unidades administrativas. Realizarán las tareas auxiliares para la transferencia de documentos de su oficina al Archivo Central. TODAS LAS PERSONAS QUE OCUPEN UN PUESTO DE TRABAJO DENTRO DE LA ADMINISTRACIÓN, AL ABANDONARLO, POR LA RAZÓN QUE SEA, DEBERÁN DEJAR RELACIÓN EXACTA DE LOS DOCUMENTOS QUE HAN DE ENTREGAR. TODAS LAS PERSONAS QUE TOMEN POSESIÓN DE ESTOS PUESTOS DEBERÁN PEDIR A SU ANTECESOR ESTA RELACIÓN Y COTEJAR LOS DOCUMENTOS QUE LES SEAN ENTREGADOS, PARA RECIBIR AS1 LA RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA DE SUS DOCUMENTOS. SI N O FUERA ASÍ, HABRÁ QUE HACERLO CONSTAR Y COMUNICAR A SU SUPERIOR DIRECTO.
3.6. EL ACCESO Y LA ACCESIBILIDAD A LOS DOCUMENTOS
DE LAS OFICINAS El derecho de acceso a los documentos es la facultad, concedida por la ley, que tienen los ciudadanos a la consulta de los mismos. La accesibilidad es la posibilidad de consulta de los documentos de archivo determinada por la normativa vigente reguladora de esta materia. La Constitución Española, en su artículo 105.6), dice: «La ley regulará (...) el acceso de los ciudadanos a los Archivos y Registros administrativos, salvo en lo que afecte a la seguridad y defensa del Estado, la averiguación de los delitos y la intimidad de las personas.»
En el caso de los Archivos de las oficinas la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, en el artículo 35a) establece que el ciudadano tiene derecho: a4 conocer en cualquier momento el estado de la tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados y obtener copias de los documentos contenidos en ellos.»
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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Por otro lado, el artículo 31 establece la condición de interesado de este modo: << 1.
Se consideran interesados en el procedimiento administrativo:
a) Quienes lo promuevan como titulares de derechos o intereses legítimos individuales o colectivos. 6) Los que, sin haber iniciado el procedimiento, tengan derechos que puedan resultar afectados por la decisión que en el mismo se adopte. c) Aquéllos cuyos intereses legítimos, individuales o colectivos puedan resultar afectados por la resolución y se personen en el procedimiento en tanto no haya recaído resolución definitiva.
2. Las asociaciones y organizaciones representativas de intereses económicos y sociales serán titulares de intereses legítimos colectivos en los términos que la Ley reconozca. 3 . Cuando la condición de interesado derivase de alguna relación jurídica transmisible, el derecho habiente sucederá en tal condición cualquiera que sea el estado del procedimiento.»
Asimismo, el artículo 37 señala: « i . Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los Archivos administrativos, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de solicitud.» ASÍPUES, EN LOS ARCHIVOSDE LAS OFICINAS LOS CIUDADANOS PUE-
DEN CONOCER EN CUALQUIER MOMENTO EL ESTADO DE LA TRAMITACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS EN LOS QUE TENGAN CONDICI~N DE INTERESADOS Y OBTENER COPIA DE LOS DOCUMENTOS CONTENIDOS EN ELLOS. EL ARTÍCULO 37 DE LA LEY 30/1992, DEL RÉGIMEN JURÍDICO DE LAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS Y DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO COMÚN ES DE APLICACI~NEN LOS ARCHIVOS CENTRALES, QUE ES DONDE SE CUSTODIAN, SALVO EXCEPCIONES, LOS EXPEDIENTES QUE CORRESPONDEN A PROCEDIMIENTOS TERMINADOS.
3.7. CONSERVACI~NDE LOS DOCUMENTOSDE ARCHIVO. EL EXPURGO: SELECCI~NY ELIMINACI~N La conservación es la actividad que comprende todas las actuaciones necesarias para que los documentos de archivo se conserven en tanto duren sus valores. Si estos valores son históricos, esta conservación será permanente. Estas actuaciones, sobre todo preventivas y también curativas,
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son de diversa índole: desde la debida calidad de soportes y tintas de los documentos, hasta las instalaciones adecuadas que han de tener en cada una de sus fases, pasando por los tratamientos físicos convenientes, correctas actuaciones reprográficas y cuidado en su utilización, entre otras.
El expurgo es el proceso que permite seleccionar y eliminar, previa autorización, aquellos documentos de archivo que habiendo perdido sus otros valores no tienen, ni se prevé que tengan, valor histórico. El expurgo entraña una operación, la selección, y una tarea, la eliminación. Como veremos más adelante, los documentos de Archivo tienen diferentes valores: administrativo, legal y fiscal. Además, estos documentos de Archivo, producidos en cualquier época, son constitutivos de Patrimonio Documental; por ello, los documentos de las oficinas lo son o lo pueden ser. Esto obliga a su conservación, en caso de que tengan vigencia temporal debida a valores temporales, durante el plazo señalado en esos valores, pero si además tienen valor histórico y, por tanto, constituyen Patrimonio Documental, su conservación ha de ser indefinida.
La selección es la operación intelectual y material de identificación, de evaluación y de localización de las series o fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los criterios y plazos que se establezcan a través de la valoración, que se tratará más adelante, y que se contempla en la sección cuarta de la Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, previo informe del Consejo de Archivos autonómico previsto también en el artículo 12 de la citada Ley.
La eliminación es la tarea de destrucción física de los documentos
de archivo que han perdido sus otros valores y tampoco tienen, ni se prevé que tengan, valor histórico, de acuerdo con el cuadro de valoración y selección. El artículo 18 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid dice: «Una vez valoradas las series documentales, y de acuerdo con el informe calificador preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el expurgo y eliminación de los documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus otros valores carezcan de valor histórico.»
El expurgo se ha de reflejar en un Acta de Expurgo que dé testimonio de las unidades documentales eliminadas. Además habrá de asegurarse que no es posible ni la lectura ni la reconstrucción de los documentos destruidos.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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El documento de archivo original ha de conservarse íntegro, al menos, en sus documentos principales. ~
~
EL EXPURGO DE DOCUMENTOS ORIGINALES NO SE REALIZA EN LAS OFICINAS, SINO EN FASES DE ARCHIVO POSTERIORES, POR TANTO, LAS OFICINAS HAN DE CONSERVAR TODOS LOS DOCUMENTOS ORIGINALES QUE GENERAN.
La disposición adicional cuarta de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid dice: «En tanto no se dicten normas para el expurgo y eliminación de los documentos de Archivo objeto de la presente Ley queda prohibida su destrucción.»
Sin embargo, en las oficinas sí pueden y deben destruirse las fotocopias de documentos sueltos o de expedientes, una vez asegurada la conservación del original, y en el mismo sentido todas aquellas fotocopias que se hayan realizado como control o para información. En ningún caso estas fotocopias han de pasar al Archivo Central. Esta destrucción, como en el caso del expurgo, deberá garantizar la imposibilidad de lectura o de reconstrucción de los documentos eliminados.
3.8. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE LAS OFICINAS AL ARCHIVO CENTRAL 3.8.1.
Definición
Es el proceso por el que las series o fracciones de series documentales son enviadas a la siguiente fase del ciclo vital de los documentos, de acuerdo con su edad y con las condiciones que se expresan en el artículo 13 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. La transferencia de los documentos supone tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra del proceso archivístico como el traspaso de las responsabilidades que les afecten según el artículo 17 de la citada Ley. Estas responsabilidades son básicamente:
- La responsabilidad de la custodia. - La responsabilidad de la conservación.
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- La responsabilidad del tratamiento adecuado. - La responsabilidad del servicio eficaz a los usuarios. - La responsabilidad de su transferencia a la fase siguiente.
Los documentos se transfieren: - Del Archivo de Oficina al Archivo Central. - Del Archivo Central al Archivo Intermedio. - Del Archivo Intermedio al Archivo Histórico, donde los documentos que llegan serán de conservación permanente.
3.8.2. Objeto de la transferencia
El objeto de la transferencia de la fase de Archivo de Oficina al Archivo Central es el conjunto de documentos cuyo trámite haya finalizado. La Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, señala en el artículo 13 puntos .1 y .2: << 1. En los Archivos de Oficina se custodiarán los documentos de archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso, la permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo. 2. L o s Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración Institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior: a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. 6) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros, cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.»
3.8.3. Utilidad de la transferencia Descongestiona las oficinas de documentos, con lo cual se agiliza la gestión y permite ganar espacio para los documentos que se van produciendo. Hace posible dar un tratamiento y servicio adecuado a los documentos en cada fase de Archivo, lo que redundará en un eficaz servicio a las unidades productoras.
ANA DUPLA DEL MORAL
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Agiliza el servicio a las unidades productoras mediante la consulta o préstamo de los documentos. Facilita y garantiza la consulta de los documentos a los ciudadanos para la gestión de sus intereses. Garantiza la conservación de los documentos al situarlos en lugares adecuados y al estar controlados y tratados convenientemente por profesionales.
3.8.4. Calendario de la transferencia Las transferencias de documentos se realizarán una vez al año, en las fechas que previamente acuerden cada órgano y cada unidad remitentes con el Archivo Central. Tras un período de prueba de al menos dos años procurará fijarse el calendario para que sean realizadas las transferencias en fechas fijas, con el fin de poder actuar planificadamente, tanto en las oficinas como en el Archivo Central. Para elaborar el calendario y hacer las previsiones oportunas, el archivero pedirá información a las unidades remitentes sobre determinados aspectos, entre los que se encuentra el volumen (en metros lineales) de los documentos que se van a transferir, ya que recibe los documentos de todas las oficinas de la Consejería.
3.8.5. Procedimiento Una vez se lleven a cabo las tareas de preparación se cumplimentarán las Relaciones de Entrega y se procederá a la entrega física de los documentos y a la realización del acto de transferencia de la responsabilidad de la custodia, que tiene carácter jurídico-administrativo.
El Archivo Central no aceptará la transferencia ni de series sueltas de cada unidad ni de todas las series de una Sección o Negociado suelto que esté adscrito a un Servicio. No se aceptarán transferencias de documentos en el Archivo Central que sean enviadas por unidades administrativas de rango inferior al Servicio y que estén integradas en él.
EL ARCHIVO DE OFICINA
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- Suministro de material
El archivero del Archivo Central suministrará a todas las oficinas que van a transferir documentos, además de información permanente sobre cualquier duda que se plantee al respecto, lo siguiente: Impresos de Relación de Entrega. Cajas de cartón normalizadas (no se utilizarán en ningún caso cajas de plástico, que son nocivas para los documentos). -
Preparación de los documentos objeto de la transferencia
Las unidades administrativas deberán realizar una serie de operaciones previas: Comprobar que los documentos están ordenados y los expedientes completos. Restituir el orden secuencia1 si éste está alterado y reintegrar los documentos que se hayan sacado. Colocar cada unidad documental o cada grupo de unidades documentales en una carpetilla normalizada de acuerdo a lo expresado en el apartado de instalación, páginas 107-125, si antes no se hubiese utilizado ya para contener las unidades documentales. Destruir fotocopias, así como toda aquella documentación de apoyo que estuviera mezclada con los documentos de archivo. Quitar gomas y todos aquellos elementos que afecten a su conservación. Prescindir de carpetas de anillas, de plástico o suspendidas y de todo aquello que no sea carpetillas de cartulina y/o papel, que es donde deben estar metidos los documentos. Colocar los documentos en cajas de cartón. Si estuviesen en cajas de plástico se sustituirán por las de cartón. Para ello, previamente se asignará a las unidades documentales que vaya a contener cada caja un número correlativo, como quedará explicado más adelante al hablar de la Relación de Entrega. En el lomo de la caja se consignarán en cartelas normalizadas el órgano y unidad productores, el tipo documental y las fechas extremas de finalización del más antiguo y del más moderno de los expedientes que contenga la caja. Esta cartela se sustituirá en el Archivo Central, por razones de seguridad, por otra con el dato de identificación del Fondo, la signatura y el código color con un color diferente para cada Fondo de Archivo.
ANA DUPLÁ DEL MORAL.
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CARTELA NORMALIZADA A COLOCAR EN C M A S EN ARCHIVO DE OFICINA
N.* de orden 6RGANO Y UNIDAD PRODUCTORES
CARTELA NORMALIZADA A COLOCAR EN CAJAS EN ARCHIVO CENTRAL
' C~DIGO COLOR
'ONSWERÍA DE
L FECHAS EXTREMAS
IGNATLJRA
A cada caja se le dará un número de orden correlativo que la identificará, empezando desde el número 1, que se anotará también en el lomo y que coincidirá con el número de orden consignado en la Relación de Entrega. Se procurará que la cantidad de documentos contenidos en cada caja sea la justa, es decir, que no sobre ni falte, porque: Si la caja no está convenientemente llena se deterioran los documentos. Por el contrario, si la caja está llena en exceso puede abrirse y romperse. Si un expediente no cupiera en una caja, se señalará esta circunstancia tanto en las respectivas notas o relaciones de contenido que deberán acompañar a cada caja en la que se coloque la fracción del expediente como en las propias cajas que ocupe el expediente. N O SE MEZCLARÁN EN UNA MISMA CAJA DOCUMENTOS PERTENECIENTES A DISTINTAS SERIES DOCUMENTALES, SALVO EXCEPCIONES AUTORIZADAS POR EL ARCHIVERO.
I
EL ARCHIVO DE OFICINA
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- La Relación de Entrega
La Relación de Entrega es el impreso en el que se recogen los datos de los documentos que se transfieren, en este caso del Archivo de Oficina al Archivo Central, y que constituye un instrumento/documento de control de la transferencia. Se cumplimentará por duplicado, procediéndose a su envío al Archivo Central junto con los documentos mediante un oficio de remisión cuyo modelo normalizado para los Servicios figura en la página 143. En el caso de los órganos superiores de la Administración autonómica el modelo será el mismo, pero sin descender a unidades, a no ser que éstas dependan directamente de alguno de ellos y estén por debajo del nivel de Servicio, o también en el caso de puestos inorgánicos, en cuyo caso se remitirán también por el órgano superior del que dependan directamente. Esta Relación de Entrega será provisional hasta que se realice el cotejo en el Archivo Central. Una vez realizadas las operaciones pertinentes, entre las que se encuentra el cotejo en el Archivo Central, se devolverá un ejemplar de la Relación de Entrega a la oficina remitente. Si al realizar el cotejo en el Archivo Central se encontrasen errores en las Relaciones de Entrega o se comprobara que éstas no se corresponden con los documentos enviados, se devolverán a la oficina responsable de la transferencia para su corrección. Una vez realizadas las correcciones, si es que hubiera lugar, se procederá a la recepción definitiva de los documentos. Si al realizar el cotejo no hubiese errores en la relación de entrega, esta recepción se convertirá directamente en definitiva. Las transferencias se documentarán de modo fehaciente (artículo 17.2b) de la Ley 4/1993), lo que implica que estos impresos estén firmados por el remitente y por el archivero del Archivo Central. La firma se estampará en cada hoja de Relación de Entrega y en la hoja final.
Las Relaciones de Entrega, como ya se ha dicho al hablar de las diferentes responsabilidades del personal de la Administración autonómica respecto de sus documentos, se firmarán por los Jefes de Sección, o en su caso de Negociado, a las que dará el Visto Bueno el Jefe del Servicio, o directamente por el Jefe del Servicio si el Archvo de Oficina estuviese centralizado en la Secretaría del Servicio. A ellas se unirá un oficio de remisión firmado por el Jefe de Servicio y conformado por el Director General o Secretario General Técnico, en su caso. Oficios y Relaciones de Entrega acompañarán a los documentos en el acto de entrega. La
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ANA DUPLÁ DEL MORAL
Relación de Entrega se debe corresponder fielmente con los documentos que se entregan. En el caso de los documentos generados directamente por los Consejeros, Viceconsejeros, Directores Generales y Secretarios Generales Técnicos serán sus Secretarías las que cumplimenten y firmen la Relación de Entrega. De acuerdo con el artículo 17.2~)de la Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental: «Los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías o responsables equivalentes en la Asamblea o en el organismo de la Administración Institucional correspondiente velarán para que los documentos de las oficinas sean remitidos a los Archivos Centrales, de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley.»
El proceso de transferencias deberá ser informatizado una vez se pongan en marcha los Archivos Centrales y mediante una aplicación informática específica para los Archivos del Subsistema autonómico, de acuerdo a lo que se plantea en el Plan Sectorial que lo organiza. El responsable del Archivo de Oficina deberá conservar cada impreso de Relación de Entrega (formando un Registro de transferencias por órganos productores de documentos de todas ellas), con una triple finalidad: - Como testimonio del traspaso de responsabilidad de custodia de esa parte del Patrimonio Documental. Este documento tiene valor legal. - Es el instrumento de control de los documentos que se transfieren al Archivo Central. - Es un instrumento de información, por cuanto proporciona todos los datos para la identificación y localización de los documentos ya ingresados en el Archivo Central.
La solicitud de documentos por parte de las oficinas al Archivo Central de la que se habla en el apartado de Servicios del Archivo Central se hará por medio de oficios, cuyos modelos se incluyen en las páginas 213-224.
El modelo de Relación de Entrega y sus instrucciones de cumplimentación están en las páginas 145-157. LA TRANSFERENCIA QUEDARÁ MATERIALIZADA EN LA RELACIÓN DE ENTREGA.
EL ARCHIVO DE OFICINA
143
MODELO OFICIO DE R E M I S I ~ NDE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL ACOMPA&UIOSDE su RELACI~NDE ENTREGA DESDE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SERVICIO ........................................................... Adjunto remito ............. Cajas de documentos acompañados de la Relación de Entrega correspondiente a los documentos de las Unidades admi. . .................................................... nistrativas del Servicio. dependientes de la ., General....................................................... Direccion que se transfieren al Archivo Central de esta Consejería, con un número total de ............. hojas.
Jefe del Servicio......... N.O Hojas de Relación de Entrega del ......... al ....... N.O Cajas del ...................................... al ................ Sección ......................
N.O Hojas de Relación de Entrega del ......... al ....... N.O Cajas del ...................................... al ................
Sección ......................
N.O Hojas de Relación de Entrega del ......... al ....... N.O Cajas del ...................................... al ................ Madrid,
de
ELJEFE DE SERVICIO DE
Fdo. Madrid,
de
de
CONFORME: EL DIRECTOR GENERAL .......................
Fdo. DIRECTORDELARCHIVOCENTRAL.CONSEJER~A DE
Fdo. I
Número de cajas de documentos que se entregan
...........................
de
..............................
EL ARCHIVO DE OFICINA
145
MODELO DE IMPRESO RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL
Hoja N.9 (1) I N S T I T U C I ~ NY ÓRGANOREMITENTE (2)
Regktro de Entrada (3)
Fecha de i n m ( 5 )
R. órgm Productores
Mes
üía
SERIE DOCUMENTAL: (6) Institución u OrganismoProductor:
Función:
Órgano y Unidad Productores:
- Fechas ixamas (8)
Control CarpetJ (ojas (9)
Contenido (10)
Signatura ( 1 1)
Tipo Documental:
Accesibilidad
observaciwies (14)
ANA DUPLÁ DEL MORAL.
146 Registro de Entrada
,
. . . . .. . . . . . . . . . . . . . R. órganos Productores . . . . . . . . . . . . . . . .
N.9de hoja
. .. .....
-Fechas kmmas
Control Carpetl Hojas
Signaiura Contenido Remitente
kccesibilidad Reservado
Has@
Observaciones
Registro de Entrada
,
EL ARCHlVO DE OFICINA
147
. , . . . . . . . . . . . . . . . . . R.6rganos Productores . . . . .
N." de hoja . . . . . . . . . .
Cmtrol Carpe!./ Hojas
__
Contenido
de
Reservado Hasta
emitente
RECEPCIÓN PROVISIONAL (15) Madrid, a
Accesibilidad
signatura
de
Madrid, a
de
o de
RECIBf ELLA DIRECTOR DEL ARCHIVO CENTRAL
ENTREGUÉ ELLA JEFE
(Firma y sello)
( F m a y sello) V."B." EWLA JEFE Fdo.:
RECEPCI~NDEFINITIVA UNA VEZ COMPROBADO 0 POR EL COTEJO QUE LA TRANSFERENCIA ES CORRECTA (17) Madrid, a
de
de
CONFORME ELLA JEFE
(Firma y sello)
Madrid, a
de
de
RECIBÍ ELLA DIRECTOR DEL ARCHIVO CENTRAL (Firma y sello)
Observaciones
DILIGENCIA DE COTEJO (16)
a
EL ARCHIVO DE OFICINA
149
INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL IMPRESO DE RELACIÓN DE ENTREGA - La Relación de Entrega se cumplimentará por duplicado (original y copia). - Se rellenará un ejemplar de Relación de Entrega por cada serie
documental. - Los campos sombreados en el impreso de Relación de Entrega se cumplimentarán por el Archivo Central.
CAMPOS 1. ENCABEZAMIENTO
- Hoja N.O (1): se anotará el número correlativo de cada una de las hojas de la Relación de Entrega. -
Institución y Órgano remitente (2): se anotará el nombre de la Consejería desde la que se realice la transferencia, descendiendo hasta la unidad administrativa que remite los documentos. Si se trata de una transferencia de documentos de una Empresa Pública u Organismo Autónomo, se pondrá el nombre del mismo a continuación del de la Consejería a la que esté adscrito.
-
Registro de Entrada (3): a cumplimentar por el Archivo Central.
-
Registro Órganos Productores (4): a cumplimentar por el Archivo Central.
- Fecha de ingreso (5): a cumplimentar por el Archivo Central. - Serie Documental (6): compuesta por:
Institución u Organismo Productor: se anotará el nombre de la Institución u Organismo que produjo los documentos. Órgano y Unidad Productores: nombre del Órgano o Unidad adscrita a la Institución u Organismo anteriormente citado, que produjo los documentos que se transfieren. A veces es coincidente con los remitentes y alguna vez no lo es como, por ejemplo, en el caso de documentos traspasados desde la Administración del Estado.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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Función: se hará constar la función desempeñada por el Órgano Productor en virtud de las competencias que tenga atribuidas, cuya actividad quedará reflejada en el tipo documental de que se trate. Ejemplo:
- Autorización de apertura y clasificación de Agencias de Viajes. - Construcción de carreteras. - Registro de documentos. - Reparación y conservación de terrenos y bienes naturales.
Tipo Documental: se anotará cada tipo documental, que es la expresión tipificada de unidades documentales con unas características estructurales homogéneas, de actuaciones únicas o secuenciales, normalmente reguladas por una norma de procedimiento, derivadas del ejercicio de una misma función y realizadas por un determinado órgano, unidad o persona con competencia para ello. Ejemplo:
- Expedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasificación de Agencias de Viajes. - Expedientes de Construcción de Carreteras. - Registro General de entrada y salida de Documentos. - Expedientes de Reparación y Conservación de Terrenos y Bienes Naturales.
EL ARCHIVO DE OFICINA
151
Ejemplos: RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL Hoja N.9 (1)
10
Consejería de Economía y Empleo. DIRECCIÓN GENERAL DE
~NST~UC~ y &GANO ÓN (2) TURISMO. Servicio de Empresas y Actividades Turísticas. Sección de Agencias de Viajes y Profesiones Turísticas Registm de Entrada (3)
Fecha de inereso ( 5 )
R. órganos Productores (4)
Mes
Año
SERIE DOCUMENTAL (6) institución u Organismo Productor: MINISTERIO DE COMERCIO Y TURISMO
Función:
Órgano y Unidad Productores:
Apertura y
Tipo Documental: de Apertura y Clasficación de
Agencias de
Ejemplos: RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL Hoja N.2 (1)
40
Consejería de Presidencia. SECRETARíA GENERAL TÉCNICA. ~ N S T ~ ~ U yC &GANO ~ÓN R E M ~ E W E (2) Servicio de Personal y Régimen Interior. Subsección de Asuntos Generales. Negociado de Registro Registro de Entrada (3)
Fecha de ingresa (5)
R. órganos Productores (4)
Año
Mes
Dia
SERIE DOCUMENTAL (6) Institución u Organismo Productor: Consejería de Presidencia
órgano y Unidad Productores: SECRETARíA GENERAL TÉCNICA Serviciode Personal y Régimen Interior. Subsección de Asuntos Generales. Negociadode Registra
Función: Registra de documentos
Tipo Documental: y salida de documentas
2. DATOS DE IDENTIFICACI~N,CONTROL Y DESCRIPCI~N DE LOS DOCUMENTOS QUE SE TRANSFIEREN -
Número Orden (7): se anotará el número que las oficinas asignaron como control a cada una de las cajas que se van a transferir al Archivo Central.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
152
En la caja se pondrá el número que se corresponde con el de la Relación de Entrega. El número de orden será correlativo, empezando siempre por el 1 en cada envío.
- Fechas Extremas (8): años extremos de los documentos contenidos en cada caja. En los expedientes se tomará el de la fecha de finalización, porque este dato es el operativo para la realización de las transferencias, para lo que será necesario que la fecha de inicio y de finalización de cada expediente se ponga en el campo de contenido. -
Control Carpetillas/Hojas (9):este campo, que controla el orden de los documentos en cada caja, quedará reflejado en la Relación de Entrega con un número a modo de fracción:
El numerador indicará el orden de la carpetilla que contiene la unidad documental, simple o compuesta o la agrupación de unidades documentales o la fracción de expedientes voluminosos o abiertos de acuerdo a lo expuesto en página 109, dentro de
la caja mediante un número correlativo. Si en una caja hay diez expedientes, éstos irán individualizados en su carpetilla del número 1 al 10. Este número se anotará en el margen superior derecho de la carpetilla. Por ejemplo: 1/30. El denominador indicará el número total de hojas que contiene una unidad documental, ya que en cada expediente se numerarán cada una de las hojas constitutivas de dicha unidad en el margen superior derecho de cada una de las hojas. Por ejemplo, si el expediente número 1 contiene 30 hojas, en la carpetilla se pondrá 1/30. En esta casilla se recogerá el número SIARC por cada unidad documental. - Contenido (10): descripción concisa y clara de las unidades documentales asentadas, con expresión de nombres de personas, lugares y asuntos. Se evitarán descripciones como “documentos varios”, “diversos” ...
Figurará la fecha de cada expediente, esto es, la de inicio, para que pueda recuperarse por ésta en las oficinas, y también la de finalización. En esta casilla las oficinas recogerán, de forma opcional, los datos que consideren oportunos de las diferentes series por ellas generadas. Ejemplo:
- Expedientes personales: Nombre y apellidos. Destino. Vinculación.
EL ARCHIVO DE OFICINA
153
- Expedientes de Mod&cación Presupuestaria:
Programa. Partida. Fecha. - Expedientes de Transfeencias de capital a Empresas Priuadas:
Partida. Nombre de la empresa beneficiaria. Número de expediente. Lugar donde esté situada la empresa beneficiaria. Fecha de finalización. Si la descripción está bien hecha, cuando la oficina necesite un documento transferido dispondrá de todos los datos para solicitarlo. Esto incidirá positivamente en la agilización del servicio, puesto que permite la localización rápida del documento que interesa. - Signatura (11):
Signatura Archivo remitente: consignar este dato en el Archivo
de oficina si tal signatura existiese; también en el caso de microfilm. Si no, dejarlo en blanco. Signatura Archivo receptor: a cumplimentar por el Archivo Central. Signatura Microfilm: a cumplimentar por el Archivo Central. - Accesibilidad (12):
Reservado hasta: si la accesibilidad a la unidad documental es reservada, indicar el año a partir del cual dicha unidad puede ser consultada. - Baja (13): a cumplimentar por el Archivo Central. - Observaciones (14): se anotarán datos sobre los documentos cuyo soporte sea distinto al papel y formen parte del procedimiento de un expediente (fotos, diapositivas, etc.) y aquellos cuyo formato sea irregular (libros, planos, etc.). Se anotará, asimismo, cualquier otra observación que sea oportuno señalar.
Se rellenarán estos datos por la oficina en primera instancia, y una vez entregadas las relaciones en el Archivo Central, el personal del Archivo durante el cotejo hará las oportunas observaciones.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
154 Ejemplos:
R E L A C I ~ NDE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL Hoja N.? ( 1 )
10
INSTITUCIÓN Y ÓRGANO REMITENTE ( 2 ) Consejería de Economía y Empleo. DIRECCIÓN GENERAL DE
TURISMO. Servicio de Empresas y Actividades Turísticas. Sección de Agencias de Viajes y Profesiones Turísticas Fecha de ingresa ( 5 )
R.Órganos Prcductorcs(4)
Registro de Enirada (3)
Año
Mes
SERIE DOCUMENTAL: (6) Institución u Organismo Productor:MWSTERIO DE COMERCIO Y TURISMO
Órgano y Unidad Productores:
Función:
Delegación Provincial de Madrid
Autorización de Clasificación de Agencias de
Fechas ixtremas (8)
Control C.petJ rlojas (9)
~
~
981-1982
Contenido
1
Sigatura(ii)
Titm Documental: Expedientesde Autorización 'hrística de Apertura y Clasificación de Agencias de Viajes
iccesibilidad (12)
Reservado Hasta
IR0 Hojas
- Viajes Aloha. S. A.
2/30 Hojas
- Viajes Tberosol.S. L.
3/37 Hojas
-
Alcobendas. N.'Expte.3/81. 1981
Madrid N.cE~pte.20/81.1981 Viajes Meseta, S.A. AniniWZ.
Observacic 114)
I
EL ARCHIVO DE OFICINA
155
Ejemplos: RELACIÓN DE ENTREGA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE OFICINA AL ARCHIVO CENTRAL Hoja N.? (1) INSTITUCIÓN Y ÓRGANO REMITEATE (2)
4
Consejerfa de Presidencia. SECRETARiA GENERAL TÉCNICA
Servicio de Personal y Régimen Interior. Subsección de Asuntos Generales Negociado de Registro Registro de Entrada (3)
R. I
Fecha de ingrfsa ( 5 )
~ I ~ PO~ ~SU C I O I W (4)
SERIE DOCUMENTAL ( 6 ) Instituciónu Organismo Productor ConseJeríade Presidencia
Función: Servicio de Personal y Régimen Interior. Subsección de Asuntos Generales. Negociado de Registro
documentos
Tipo Documental:
y salida de documentos
kcesibilidad Contenido
(12)
(10)
Reservado Hasta
187-1989
1987 1988 1989
w90-1992
1990
1991
1992
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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3. VALIDACI~N
La hoja final GI la Relación de Entrega llevará a pie de página como validación lo siguiente por orden de cumplimentación: -
Recepción provisional (15): se cumplimentará esta primera recepción que acompaña a la entrega física de los documentos transferidos. Esta relación se considerará provisional en tanto se realice el cotejo de los mismos. Se entenderá que todavía no ha sido traspasada la responsabilidad de la custodia. Constará de los siguientes campos:
- Fecha: día, mes y año en que se entregan y se reciben provisionalmente los documentos.
- Entregué: firma del Jefe de Sección, o en su caso de Negociado y V" B" del Jefe de Servicio o, en su caso, del responsable de la transferencia. - Recibí: firma del Director del Archivo Central. - Sello: del Órgano o Unidad Administrativa. - Sello: Del Archivo Central. - Diligencia de cotejo (16): si al efectuarse el cotejo de los documentos transferidos se comprueba que éste es correcto, se hará constar en la Diligencia de Cotejo procediéndose en este caso a firmar la recepción definitiva.
Si, por el contrario, se.comprobase que existen errores en las Relaciones de Entrega o que ésta no se corresponde con los documentos enviados, se hará constar todo ello en la Diligencia de Cotejo para ser subsanado por los responsables de las transferencias. Si fuera necesario mayor espacio para la Diligencia de Cotejo, se hará en hoja aparte haciendo constar en el campo 16 la Diligencia de Cotejo, número de página y todos aquellos elementos que la controlan. - Recepción defmitiva una vez comprobado por el cotejo que la transferencia es correcta (17): la recepción de documentos transferidos se considerará definitiva cuando la Diligencia de Cotejo refleje que la transferencia es correcta, siendo aceptada, a partir de este momento la responsabilidad de la custodia de los mismos. Si la nueva relación de entrega tiene errores su cumplimentará otra y se procederá a un nuevo cotejo y a una nueva validación en caso de que ya sea correcto. Constará de los siguientes campos:
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- Fecha: día, mes y año en que se realiza el conforme, por parte del responsable de la transferencia y del recibí, que ya se considerará definitivo, por parte del Directoda del Archivo Central. - Conforme: firma del Jefe de Sección, o en su caso de Negociado dando conformidad definitiva a la transferencia. - Recibí: Firma del Director del Archivo Central considerando la transferencia como definitiva y aceptada la responsabilidad de la custodia. - Sello: del Órgano o Unidad Administrativa. - Sello: del Archivo Central. Además, la Relación de Entrega irá siempre acompañada del Oficio de Remisión de Documentos al Archivo Central, acompanados de su Relación de Entrega desde las Unidades Administrativas del Servicio, como testimonio indispensable de validación, ya que recoge el número de Relación de Entrega por series, el número de hojas y el número de cajas de documentos.
4.
EL ARCHIVO CENTRAL
4.1. DEFINICI~N
Es la fase de Archivo que recibe los documentos que han finalizado su trámite y cuyo uso no sea continuo en la oficina. Sus fondos estarán constituidos por las series o fracciones de series documentales transferidas desde los distintos Archivos de Oficina que integran la estructura de la institución u organismo de que se trate. Los documentos en esta fase tendrán vigencia jurídica y administrativa, además de la posibilidad de poseer otros valores. Estos documentos, según el artículo 13 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental madrileña, serán, como se ha dicho al hablar del objeto de las transferencias: cca) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos o intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado, así como informes, estudios y otros, cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.
3. Los documentos de archivo permanecerán en los Archivos Centrales hasta diez años a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante, cuando la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa, previa resolución del Secretario General Técnico de la Consejería o responsable equivalente en la Asamblea o en el organismo de la Administración Institucional correspondiente.»
4.2.
CENTROS DE ARCHIVO
En cada Consejería habrá uno o varios Centros de Archivo Central (matrices y delegados), dependiendo tanto de los edificios que ésta tenga como del nivel del órgano u órganos que los ocupen y del volumen de su producción documental. La existencia de estos Centros de Archivo está
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contemplada en el aaículo 14 de la citada Ley de Archvos autonómica. La proximidad de estos Centros de Archivo a las dependencias de los órganos que producen los documentos viene determinada por los valores de esos documentos que todavía causan efectos y son usados con frecuencia. Estos Centros de Archivo Central tienen dos zonas bien diferenciadas, una de depósito, con unas condiciones de construcción y equipamiento específicas que garanticen la adecuada conservación de los documentos (luz, humedad, temperatura, seguridad, etc.) y eliminen el riesgo que para las personas y para ellos mismos supone la alta combustibilidad del papel y otros soportes. La otra zona es la de trabajo de los archiveros y demás personal del Archivo, que tendrá un pequeño lugar para la consulta ciudadana e investigación, no muy intensa, depende de los casos, en esta fase de archivo.
La superficie de un Archivo Central está en relación directa con el volumen de documentos generados por los órganos y unidades de los que depende y del crecimiento anual de ese volumen de documentos multiplicado por los años de permanencia de esos documentos en esa fase de archivo y que como máximo son diez.
La Ley de Archivos, en su artículo 2.2, para diferenciar un Centro de Archivo de un almacén señala: «Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención.»
Cada Consejería tendrá un Archivo Central con la categoría orgánica que le corresponda, al frente del cual estará un Archivero Facultativo. Dependiendo de él estarán tantos Archivos Centrales delegados como edificios con necesidad de Archivo Central haya. En los Entes Institucionales deberá existir, asimismo, un Archivo Central. En los diferentes Centros de la Comunidad que no sean Entes Institucionales y que generen pocos documentos no será necesaria la implantación de Archivo Central, por lo cual los documentos se transferirán, transcurrido un máximo de quince años, directamente al Archivo Regional. LOS ARCHIVOS CENTRALES DEPENDERÁN DEL ARCHIVO REGIONAL Y SERÁN COORDINADOS DESDE AQUÉL EN TODAS SUS TAREAS TÉCNICAS. DEPENDERÁN, ASIMISMO, JERÁRQUICAMENTE DE LAS SECRETARíAs GENERALESTÉCNICAS.
EL ARCHIVO CENTRAL
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4.3. PERSONAL
El número y diferente cualificación del personal de cada Archivo Central está condicionado por el volumen y servicio de los documentos, como se señala en el Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración autonómica. En este Plan se determinan cuántos, cuáles y cuánto cuesta la dotación. Como se ha dicho, en cada Consejería, al frente de cada Archivo Central, estará un Archivero Facultativo con la categoría orgánica que le corresponda. De él dependerán los Ayudantes de Archivos y el personal Auxiliar (Administrativo y de Control) que el Plan Sectorial señala. Todos ellos pertenecerán a los diferentes cuerpos de la Administración autonómica (Cuerpo de Técnicos Superiores Facultativos. Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos. Especialidad Archivos; Cuerpo de Técnicos y Diplomados Especialistas. Escala de Archivos, Bibliotecas y Museos. Especialidad Archivos; Cuerpo de Auxiliares Administrativos) salvo los Auxliares de Control, que pertenecerán a su categoría laboral. Los archiveros, y en general todas las personas que están en contacto con los documentos, tienen la obligación de guardar secreto profesional de lo en ellos contenido.
El artículo 22.3 de la Ley de Archivos de la Comunidad de Madrid dice al respecto lo siguiente: «El personal de los Archivos y todo aquel que por razones de tratamiento, de conservación o reprografía, o cualquier otro, entren en contacto con los documentos vendrán obligados a guardar secreto profesional de su contenido de acuerdo con los criterios establecidos en el artículo 38 de dicha Ley.»
4.4. FUNCIONES Una vez asumidas las responsabilidades de la custodia y conservación de los documentos en el Archivo Central, y como señala la Ley 4/1993, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, en el artículo 15: u4. Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, controlados y descritos en los adecuados instrumentos de control e información, dispuestos para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciudadanos y al servicio de la investigación.
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5. Desde los Archivos Centrales se asesorará al personal responsable y encargado de los Archivos de Oficina y se coordinará su organización. 6. Asimismo, y en cooperación con este personal y con las unidades que tengan la competencia de Organización y Métodos, se procederá desde los Archivos Centrales al estudio e identificación de las series documentales con los fines a que se refiere la Sección 4."de esta Ley.»
Otras funciones del Archivo Central serán, asimismo, la transferencia de documentos de este Archivo al Intermedio una vez hayan cumplido, salvo excepciones, un máximo de diez años de permanencia en el mismo y el Servicio de los documentos. Todas estas funciones forman parte de la que se entiende por Función pública.
4.5. COORDINACI~NY COOPERACI~N CON LOS ARCHIVOS DE LAS OFICINAS De acuerdo con lo expresado en el citado artículo 15.5 de la Ley de Archivos, el Archivo Central tiene funciones de asesoramiento y coordinación de los Archivos de las Oficinas. Los archiveros de los Archivos Centrales estarán en contacto directo con el personal de las oficinas para asesorarles en lo concerniente a todas las operaciones y tareas de tratamiento archivístico: Identificación, Clasificación, Ordenación, Descripción e Instalación, y cualquier otra que en relación con la conservación, expurgo, acceso y accesibilidad u otros aspectos pudiera plantearse.
Los archiveros de los Archivos Centrales coordinarán el proceso de transferencia de los documentos desde las oficinas a los citados Archivos.
El correcto tratamiento archivístico de los documentos en las oficinas, además de atender al fin primordial de éstos en esa fase, que es la mejora de la gestión de la Administración autonómica y, por tanto, un mejor servicio a los ciudadanos, contribuirá además a un mejor funcionamiento de los Archivos Centrales. 4.6. RECEPCIÓN DE LAS TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DESDE LAS OFICINAS Una vez ingresados los documentos en las dependencias del Archivo se asentará el ingreso en el Registro de Entrada de Fondos de Archivo. Se asignará un número correlativo a cada ingreso y se efectuará el cotejo
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del número y contenido de las cajas o unidades de instalación con su correspondiente documento acreditativo, en este caso las Relaciones de Entrega. Si el resultado del cotejo es correcto se procederá a la validación de este instrumento. Si al realizar el cotejo se observaran errores se devolverán para su corrección por la oficina remitente. Una vez cotejados los documentos entregados con la Relación de Entrega se devolverá un ejemplar de la misma a cada unidad responsable. Asimismo, se procederá a instalar en el depósito las cajas o unidades de instalación, dándoles la correspondiente signatura.
4.7. TRATAMIENTO ARCHMSTICO En esta fase de Archivo existen asimismo dos operaciones correspondientes a la organización de los fondos de Archivo: Identificación. Clasificación (o análisis de la clasificación).
Y tres tareas: Ordenación. Descripción. Instalación.
A todo ello hay que añadir un procedimiento esencial a cualquier planteamiento archivístico actual: La Valoración de las Series Documentales. Todo el tratamiento archivístico planteado tiene como finalidad primordial el servicio a los usuarios, en este caso:
A la propia Administración gestora. A los ciudadanos para la gestión de sus intereses. A los ciudadanos para la investigación. Las operaciones de identificación y clasificación varían en esta fase con respecto a la anterior.
4.7.1. Identificación Si el tratamiento archivístico ha sido correcto en las oficinas, las series vienen ya identificadas básicamente en las Relaciones de Entrega, en las
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que constará el órgano productor, incluidas sus unidades, la función y el tipo documental. Sin embargo, esta identificación básica se completará con un estudio exhaustivo que se realizará unido al procedimiento esencial que se ha mencionado -la valoración de las series- y al que nos referiremos después detenidamente por la importancia que tiene. Mientras que la identificación en las oficinas tiene como marco las Direcciónes Generales y las Secretarías Generales Técnicas, las cuales delimitan la división de un fondo, la identificación en los Archivos Centrales situará a los tipos documentales y sus órganos productores en un contexto de estructura orgánica más amplia que el de cada Dirección General o Secretaría General Técnica. Se moverá en el ámbito estructural de cada Consejería con sus Direcciones Generales y Secretarías Generales Técnicas. Este ámbito es el que conformará el fondo de Archivo de cada Consejería. Si el tratamiento archivístico no hubiese funcionado correctamente en la fase anterior, se realizarán a la vez y desde el Archivo Central la identificación y la valoración de las series documentales y de acuerdo con lo expuesto al hablar de identificación en los Archivos de las Oficinas.
El esquema de la operación de identificación queda recogido en el impreso común para el Análisis, Identificación y Valoración de las Series Documentales, incluido en el punto de Valoración de las Series Documentales. 4.7.2.
Clasificación
Como se ha mencionado al hablar de clasificación en los Archivos de las Oficinas, el artículo 15.1 de la Ley de Archivos autonómica dice que los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales. Es, pues, en series documentales como han de recibirse las transferencias en el Archivo Central y en series se han de seguir tratando los documentos. En el mismo artículo 15.3 la Ley de Archivos dice: <
Pnnc@io de Respeto al Orden Original La aplicación del Principio de Respeto al Orden Original supone el respeto a la clasificación que se haya dado a los documentos en la fase
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de Archivo de Oficina. La correcta aplicación en éstos del Principio de Respeto a la Estructura (orgánica y funcional) en que se generan los documentos va a simplificar mucho la clasificación en esta fase, ya que esta operación, aplicada en el Archivo Central, supone respetar tanto la estructura orgánica como la tipológica y la procedimental existente en las oficinas. Si se ha clasificado bien en ellas, la clasificación mantenida en el Archivo Central reflejará el buen funcionamiento de la Administración gestora. Si, por el contrario, o no se ha funcionado bien en la Administración gestora o no se han clasificado los documentos correctamente de acuerdo al Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, así deberá quedar de manifiesto en la clasificación del Archivo Central, con las notas que se estimen oportunas y que adviertan de lo observado. Así pues, el Principio de Respeto al Orden Original supone el mantenimiento de la clasificación dada en las oficinas.
Princ@iode Respeto a la Procedencia de los Fondos de Archivo En la fase de Archivo Central es en la que este principio empieza a adquirir relieve. Supone el respeto de la jerarquía externa de los fondos, es decir, mantener y no mezclar los documentos producidos por una Institución u Organismo (Consejerías, Organismos Autónomos o Empresas Públicas) con los que proceden de otra Institución o de otro Organismo, aunque los tipos documentales sean semejantes. La aplicación de este principio en esta fase de Archivo Central (además de los casos en que haya que respetar la jerarquía externa de los fondos por proceder éstos de otras Consejerías, Organismos Autónomos, Empresas Públicas o Instituciones u Organismos suprimidos en los plazos que corresponden a esta fase) consiste también en el mantenimiento de las divisiones de un fondo correspondiente a su jerarquía interna, es decir, respetar las series producidas por las diferentes Direcciones Generales y la Secretaría General Técnica de una Consejería (no mezclar los documentos producidos por estos órganos y sus unidades) para formar el fondo de Archivo de esa institución que es la Consejería. De este modo, el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos va implícito en el Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos. Este principio ha sido explicado y desarrollado con enorme claridad por el americano SCHELLENBERG, por el francés DUCHEIN y por el italiano LODOLINI,que hace una exposición y un estudio de archivística comparada notable en su ya citado Manual de Archivktica, y en España, por Vicenta
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CORTÉS. Fue formulado recogiendo tradiciones anteriores (España, Italia, Alemania, Holanda) a mitad del siglo XIX; en Francia, por Natalis DE WAILLY, ante el peligro de desaparición del valor evidencial de los documentos (que es, según SCHELLENBERG, el testimonio que dan los documentos clasificados de acuerdo con este principio, del funcionamiento de la propia Institución). Este peligro de desaparición del valor evidencial se produjo por la mezcla de unos documentos con otros, independientemente de que procedieran de una institución u otra, y fue producto de la clasificación en colecciones a partir de la Ilustración y puesto de relieve en los Archivos Nacionales Franceses al tiempo de la Revolución Francesa. El Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos vino a defender una clasificación en la que se respeta la relación de los documentos con la institución que los ha generado. Así, el Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, que se aplica en las oficinas y se mantiene a través de las demás fases de Archivo, afecta a la estructura procedimental y jerarquía interna de un fondo (divisiones orgánicas de un fondo), que hará que no se mezclen los documentos producidos en virtud de un procedimiento con los producidos por otro procedimiento, ni los pertenecientes a un tipo documental con otros pertenecientes a otros tipos documentales, y los producidos por una unidad productora con los de otra, es decir, los de un Servicio con otro Servicio, o, dentro de un Servicio, los de unas Secciones con otras.
El Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos de Archivo afecta a la jerarquía externa de los fondos de Archivo (Fondos de diversas instituciones u organismos: Consejerías y Organismos Autónomos, por ejemplo, en el Archivo Regional) en el caso de que esa jerarquía exista, y hará que, como ya se ha dicho, no se mezclen los documentos producidos por una Dirección General con los de otra y los producidos por una Consejería con los de otra o con los de una Empresa Pública. También, y en el caso de la Comunidad de Madrid, hará distinguir entre los fondos producidos por los de la propia Comunidad o los recibidos de la Administración del Estado o de la Diputación, respetando su integridad.
La aplicación de estos dos Principios: de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos y de Respeto a la Procedencia de los Fondos de Archivo, tiene la complicación, sobre todo en el primero, de los diversos cambios de estructura, que pueden afectar sólo a la denominación de los órganos y unidades o también a la atribución de competencias y funciones. Si sólo afecta a la denominación, la serie continúa y únicamente es preciso tomar nota del cambio de denominación. Si el
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cambio de denominación implica también un cambio más profundo y varían las competencias y funciones de los órganos, o éstos se suprimen o se crean otros nuevos, la serie se interrumpe, aunque es necesario tomar nota de las conexiones entre las series afectadas. Los Principios de Respeto a la Procedencia de los Fondos de Archivo y al Orden Original tienen o deben tener un pequeño porcentaje de clasificación -ir configurando los fondos de fase en fase de acuerdo con sus estructuras- y fuerte porcentaje de análisis de la clasificación dada en las oficinas y de respeto a la misma.
La aplicación de los tres principios archivísticos expuestos en este Manual -Respeto a la Estructura en que se generan los documentos, en la fase de Archivo de Oficina, y de Respeto al Orden Original y la Procedencia de los Fondos, a partir de la fase de Archivo Central- aseguran el testimonio no sólo de lo que los documentos contienen, sino del funcionamiento de la institución que los generó. La aplicación de estos principios, como dice LODOLINI, tiene además un importante carácter objetivo, ya que en unas instituciones, como son las de la Administración, en las que continuamente cambia de destino el personal, quienquiera que los aplique -personal de las oficinas o archiveros- el resultado será el mismo y no estará sujeto a decisiones subjetivas. Compara LODOLINI este método de clasificación de los Archivos al método de Galileo GALILEI para las ciencias exactas, según el cual un experimento repetido numerosas veces da siempre el mismo resultado. En el caso de que no habiendo funcionado las transferencias en el Sistema de una fase a otra o en el caso de la adquisición de un Archivo los documentos que lo constituyen llegasen en profundo desorden, si se detecta que el desorden proviene de las oficinas de la institución en la propia formación de los documentos (caso de las colecciones de documentos contables, por ejemplo) o en el ejercicio de funciones, con el consiguiente reflejo en sus expedientes de un órgano en vez de otro, habrá que mantenerlo so pena de falsear o “inventarse” el funcionamiento de la misma. Si ésta funcionó mal eso forma parte de la historia. Sólo cabe una excepción a la aplicación de los principios archivísticos mencionados a partir de la fase de Archivo Central, y aun así, con multitud de matices. Sería el caso en que el desorden proviniese de manipulaciones posteriores a la formación de ese Archivo y ajenas a las oficinas que lo produjeron. En ese caso podría intentarse la reconstitución de ese Archivo sobre las normas que han regido a la institución de que se trate y el posible testimonio que los documentos ofrezcan sobre ello. Eso sí, siempre advirtiéndolo.
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Por último, respecto de los fondos recibidos en la Comunidad de
Madrid se aplicarán los siguientes criterios: - Los documentos generados por la Diputación Provincial hasta el año 1983, que incluyen también sus instituciones antecesoras, forman el Fondo Diputación Provincial de Madrid. - Los documentos generados por la administración interna de Inclusa pertenecen al Fondo Diputación Provincial de Madrid, pero como fondo con identidad propia. - Los documentos generados por la Diputación Provincial como Ente gestor preautonómico de la Comunidad de Madrid desde febrero de 1983 a junio del mismo año son de gran importancia y pertenecen al Fondo Diputación Provincial de Madrid, con mención de este hecho. - A partir de junio de 1983 los documentos generados pertenecen ya a los Fondos de las instituciones de la Comunidad de Madrid. - Los documentos generados y traspasados por la Administración Central a la Comunidad de Madrid de 1983 a 1985, según los casos, se integran en los Fondos de la Comunidad de Madrid. Los generados antes de esta fecha se considerarán como fondos con identidad propia de la institución que los generó en la Administración Central, mientras no aparezcan mezclados en gran proporción con los documentos generados por la Comunidad de Madrid.
Si se reciben nuevas transferencias habrá que tener en cuenta sus características y fechas.
4.7.3. Ordenación En esta fase de Archivo la ordenación viene dada por las oficinas. Si no fuera así, debe ordenarse en el Archivo. Tanto en el caso de las series como en el de los propios procedimientos. Si los documentos del fondo de Archivo estuviesen desordenados en sus series se dará el orden que se considere más adecuado del modo expuesto en el punto de ordenación de los Archivos de las Oficinas.
4.7.4. Descripción
La tarea de descripción en el Archivo Central se refleja a través de diversos instrumentos de control y de información.
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Existe una descripción para los instrumentos de control previa al ingreso de los Fondos de Archivo en la fase de Archivo Central: véase en las Relaciones de Entrega (o si éstas no se hicieron en su momento o no se hicieron correctamente, en los Inventarios), y también en los Registros, por ejemplo. Existe una descripción posterior al ingreso de los fondos, una vez éstos han sido descritos en los correspondientes instrumentos de control. Esta descripción, que puede servir para mejorar dichos instrumentos de control o crear otros, se realiza para profundizar en la información que ha de darse a los usuarios para el servicio de los documentos, caso de índices y bancos de datos, por poner un ejemplo básico. Así pues, la descripción no es en sí misma una función, sino una tarea que se realiza para el ejercicio de las funciones de control de los documentos y de información sobre los mismos. Ésta es la razón por la que se defiende la denominación de los instrumentos a partir de las funciones - d e control y de información- y no de la tarea -descripción- que se realiza para ambos, como se publicó en las Przmeras Jornadassobre Metodología para la Identficación y Valoración de Fondos Documentales de las Administraciones Públicas (Ministerio de Cultura, 1992).
El artículo 15.4 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid dice: «4. Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, controlados y descritos en los adecuados instrumentos de control e información, dispuestos para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciudadanos y al servicio de la investigación.»
El Archivo Central deberá contar, pues, con los instrumentos necesarios que le permitan, por una parte, controlar los documentos albergados en el Archivo, y por otra, recuperar la información contenida en los mismos de forma rápida y adecuada. La existencia de estos instrumentos: - Asegurará la custodia de los documentos. - Procurará calidad y rapidez en la obtención de la información, ya que a través de los instrumentos que se elaboren se podrá dar un servicio más eficaz sin necesidad de tener que consultar los documentos.
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- Instrumentos de control En la fase de Archivo Central son, al menos, los siguientes: Registro de Entrada de Fondos de Archivo: donde se asentarán todos los ingresos de documentos de las divisiones de Fondos de Archivo que reciba el Archivo Central, dando a cada uno de ellos un número correlativo. Cada año comenzará por el número 1. - Registro de transferencias por Órganos productores: formado a partir de las Relaciones de Entrega de cada Órgano productor de documentos. - Relación de Entrega: definida y explicada en el apartado de transferencias de los Archivos de Oficina. En la fase de Archivo de Oficina se cumplimenta por los gestores con el asesoramiento constante del archivero. En la fase de Archivo Central, para la transferencia al Archivo Intermedio se cumplimenta por los archiveros de estos Centros. En los ingresos extraordinarios la Relación de Entrega debe sustituirse por un Inventario realizado por el archivero. - Inventario General: es el instrumento que sirve para controlar los documentos por series documentales que ha producido cada Órgano o Unidad. En el Archivo Central éste se elaborará a partir de un ejemplar de la Relación de Entrega. - Inventario Topográfico: se cumplimentará una hoja por unidad de instalación que recogerá el contenido de las unidades documentales incluidas en dicha unidad de instalación. Estas hojas se numerarán y ordenarán correlativamente por la signatura. - Esquema de situación de los depósitos: que controla la localización de las cajas y el espacio libre del depósito para la previsión de ingresos. - Repertorio de Series Documentales: se cumplimentará una hoja u hojas por cada serie documental. Lo que permitirá controlar las series por separado y poder detectar los pasos cronológicos o movimientos de las fracciones en cada una de ellas, ya que el orden de los asientos es por años, y también su volumen, con fechas de entrada y salida y su ubicación en el depósito. Las hojas reflejarán la estructura orgánica de un organismo o institución. - Registro de Salida de Fondos de Archivo: donde se asentarán todas las salidas de documentos de las divisiones del Fondo de Archivo del Archivo Central a la siguiente fase. -
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- Registro de Préstamos: se cumplimentará un asiento por cada uno de los préstamos realizados, dejando constancia de cualquier incidencia que se produzca. - Fichas de solicitud de Consulta directa: en caso de consulta directa, es decir, en la propia sala del Archivo, el soljcitante cumplimentará una ficha por duplicado, de acuerdo con los modelos de las páginas 213 y 227. - Registro de Consultas: se Cumplimentará un asiento por consulta realizada, dejando constancia de cualquier incidencia que se produzca. LOS INSTRUMENTOS DE CONTROL OFRECEN TAMBIÉN INFORMACI~N.
TODOS ESTOS INSTRUMENTOS ESTAR& INCLUIDOS EN LA APLICACIÓN INFORMÁTICA DE LA QUE YA SE HA HABLADO EN LAS PÁGINAS 67, 105, 106, 107, 114 y 142.
-
Instrumentos de Información
Los instrumentos de mera información, puesto que no tienen como fin el control, en la fase de Archivo Central son: - Los cuadros de clasificación, en los que se reflejará la estructura del fondo de Archivo. - Para el conocimiento del fondo y para la organización archivística es necesario contar con los organigramas de la estructura presente y de las pasadas desde el nacimiento del fondo de Archivo, así como con las futuras. Por la misma razón es necesario también disponer, al menos, de cuatro relaciones: Relación de órganos productores. Relación de disposiciones legales. Relación he funciones. Relación de tipos documentales.
- Tabla de evaluación de uso de las series documentales, instrumento esencial para estudiar la relación/utilización/tratamiento/costes de conservación de las mismas. Todos estos instrumentos de información han de estar constantemente actualizados. -
Las Guías y los Catálogos son esenciales instrumentos de información. Las Guías ofrecen información general sobre la totalidad de
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un fondo de Archivo o de varios. Los Catálogos dan información exhaustiva de cada documento, seleccionándose los que el catálogo ha de incluir, de acuerdo a variados criterios. - Por último, los índices y bancos de datos, que ofrecen información exhaustiva y de rápida localización de los documentos de un fondo de Archivo.
4.7.5.
Instalación
Los documentos de esta fase, colocados en cajas de cartón, se instalarán en el depósito a que nos hemos referido al hablar de los Centros. En él las cajas no reflejan la clasificación dada a los documentos (ésta se expresa en los instrumentos de que hemos hablado antes), sino que guardan el orden de ingreso para aprovechar correctamente el espacio.
La colocación de las cajas en las estanterías se hará por cuerpos, denominación dada a cada uno de los bloques de estantería en que se divide el depósito, y dentro de ellos por módulos, entendiéndose como tal cada uno de los compartimentos que comprende cada cuerpo. Las cajas se irán colocando, por módulos, en las baldas de abajo a arriba y de izquierda a derecha. En las cajas figurará la signatura topográfica, es decir, el código que las identifica y que está recogido en los instrumentos de control. Cuantos menos datos consten, mejor, como medida de seguridad de los documentos.
El depósito tendrá las condiciones específicas adecuadas para la conservación de los documentos que someramente se han mencionado al hablar de los Centros. 4.7.6. Valoración de las Series Documentales Tanto la Identificación como la Valoración de las Series Documentales se establecen en el artículo 16 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid como obligaciones fundamentales. Este artículo dice lo siguiente: «1. Dentro de la organización de los fondos de Archivo en las diferentes fases o edades de sus documentos se establece para la Administración autonómica, como obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que se refiere el artículo 10.2, el análisis e identificación de las series documentales con el fin de que sean señalados sus diferentes valores y, en consecuencia,
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establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. 2. Todas las instancias de la Administración autonómica contribuirán al cumplimiento de esta obligación prestando su colaboración, y en especial con el cumplimiento de la exigencia de racionalización y normalización que prevé la Ley de Procedimiento Administrativo. 3. Una vez identificadas las series documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia se someterán a la aprobación del Consejero competente, de acuerdo con el artículo 10.2, previo informe del Consejo .de Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y servicios que se contemplan en esta Ley.»
La valoración de las series documentales, que va íntimamente unida a la operación de identificación de las mismas, consiste en establecer en cada una de ellas los valores que poseen sus documentos en función de los efectos que causan, de la información que contienen o de su importancia como fuente primaria para la historia o para la ciencia y en el establecimiento de la prescripción de sus valores. Antecedente de relevancia para esta cuestión ha sido el planteamiento de la misma por los Archivos Nacionales de Québec (Canadá). La fijación de los valores y de sus plazos de vigencia es de tal importancia que deberá ser realizada con la responsabilidad que eso entraña, y corroborada por una Comisión de gestores y archiveros que se cree al efecto, ya que de esa fijación dependerá la destrucción de los documentos que no tengan valor histórico en el plazo de prescripción de los demás valores. Estos valores son de dos tipos: -
Primanos
Regulados por norma, como son el administrativo, el legal y el fiscal, cuyo valor va unido a la finalidad para la que se genera el documento. -
Secundarios
Son aquellos que se derivan de un efecto indirecto a la finalidad para la que fueron generados los documentos. Estos pueden ser establecidos convencionalmente, como son el informativo y el histórico.
La definición de estos valores, de acuerdo con lo expresado en el trabajo “Sistema de Control de Archivos Administrativos’’ (SCAA), llevado a cabo en 1981 por la Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura, es la siguiente:
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Valor administrativo Los documentos se producen por la Administración como soporte de una determinada acción administrativa que, de acuerdo con las normas de procedimiento, deberá seguir un trámite para surtir unos efectos concretos. En función de lo antedicho los documentos poseen un valor administrativo que es el de testimonio de sus procedimientos o actividades, tanto de la Administración de origen como de aquella que le sucede. Este valor se mantendrá en los documentos, independientemente de que se le superpongan otros, desde su origen hasta el momento en que se considera concluida y sin efectos la acción administrativa de la que es soporte y testimonio.
El conocimiento del plazo de prescripción administrativa permitirá establecer normas concretas sobre las transferencias, pero nunca sobre el expurgo, pues como veremos a continuación, pueden aparecer posteriormente otro tipo de valores.
Valor legal Los documentos con valor legal son aquellos que contienen derechos de la Administración, o de los particulares, que pueden ser efectivos ante los tribunales. Este tipo de valor puede coincidir con el administrativo o bien continuar al finalizar éste.
Valorfiscal Este tipo de valor aparece en los documentos cuya función consiste en justificar el dinero que la Administración ha recaudado, distribuido, controlado o gastado. En líneas generales, la importancia de esta función de control determina una permanencia de valor muy superior al del período en el que se desarrolla la acción administrativa correspondiente, factor que debe tenerse en cuenta a la hora de su posible eliminación.
Valor informativo Puede definirse como la capacidad que el contenido de un documento posee para ayudar a reconstruir las actividades de un organismo o situación actual o pasada, de hecho o incluso jurídica.
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En algunos casos se da este valor informativo por el hecho de que el documento es “único”, es decir, que no existe ninguna fuente que contenga esa información, independientemente de que éste sea más o menos importante. Este valor puede coexistir con cualquier otro.
Valor histórico Es aquel valor que posee un documento como fuente primaria para la historia.
No tiene plazo de prescripción, y en consecuencia, ningún documento con valor histórico podrá ser destruido. LOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS SON EL ADMINISTRATIVO, EL LEGAL Y EL FISCAL, QUE CAUSAN EFECTOS; EL INFORMATIVO Y, POR ÚLTIMO, EL HISTÓRICO, QUE ES FUENTE PRIMARIA PARA LA HISTORIA. LOS DISTINTOS VALORES DE LOS DOCUMENTOS SE PUEDEN SUPERPONER ENTRE SÍ. EL VALOR HISTÓRICO SE PUEDE SUPERPONER A TODOS LOS DE&. DETERMINADAS SERIES DOCUMENTALES DE LAS OFICINAS TIENEN VALOR HIST~RICO:FORMANPARTE DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL.
Como resumen, se puede decir que los tres primeros valores y sus plazos de vigencia, que vienen determinados por las normas, son valores primarios de los documentos. Los dos últimos valores son convencionales, es decir, son valores secundarios que no obedecen a la finalidad con que se generó el documento. Los plazos de vigencia en el caso de los documentos con valor histórico son indefinidos o de conservación permanente, y en el caso de los documentos con valor informativo se convienen y, según los casos, pueden conservarse indefinidamente, o si han perdido su valor informativo podrán, con los debidos controles, destruirse. De acuerdo con todo ello se determinarán sus plazos de conservación o destrucción, su transferencia a otras fases, el tratamiento archivístico y los plazos de reserva que hay que establecer en cuanto a la consulta del contenido de los documentos, que vienen determinados por la legislación vigente. Para conocer los valores de los documentos de las oficinas de la Comunidad de Madrid se procederá a realizar paulatinamente, una vez implantados los Archivos Centrales de las Consejerías, el análisis de las series
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documentales a través de la colaboración de los gestores y de los archiveros de esta fase de Archivo, dirigidos y coordinados desde el Archivo Regional. Para ello se utilizará el WRESO DE ANÁLISIS, IDENTIFICACI~N Y VALORACI~N DE LAS SERIES DOCUMENTALES, que recogerá todos los datos relacionados con cada serie documental. - Importancia de la IdenttJficación y Valoración de las Series Documentales
Además, la Identificación y Valoración de las Series Documentales tendrá importancia para lo siguiente:
Importancia para el análisis de la ClastJficación
El análisis para la identificación y valoración de las series es necesario para realizar la clasificación de los fondos de Archivo o, mejor dicho, para el análisis de la clasificación, que es lo que los archiveros hacemos, a través del conocimiento de los elementos que componen las series, con sujeción a los principios archivísticos de respeto a la estructura orgánica y funcional, a la procedencia de los fondos y al orden original, y en caso extremo de fondos revueltos, su reconstitución a través también del conocimiento posible de estos elementos. Estos elementos que componen las series, como se ha dicho, son el órgano y el tipo documental. La función opera en ambos de distinta manera. Su importancia, o la que se le dé, junto a las competencias, definen el nivel de jerarquía del órgano. Su ejercicio determina la actividad que da lugar al tipo documental.
Importancia para la nomali’ción
de la descripción
Identificar y valorar las series es tarea esencial para la normalización de la descripción, ya que, como hemos dicho, la serie es la unidad de descripción de los instrumentos de control: Inventarios, Relaciones de Entrega... Aquí cabe precisar que en la Comunidad hablamos de instrumentos de control y de información.
Los de control (concebidos para tal fin), que también ofrecen información, son básicamente los Registros, que anotan los movimientos e incidencias de los fondos que deben constar permanentemente;los Inventarios
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y Relaciones de Entrega, que controlan su existencia en términos precisos, y los Censos, que la controlan en términos generales. Los de información son los instrumentos que ofrecen ésta, bien de modo más general o bien de modo más detallado, como son las Guías, los Catálogos, los índices, los bancos de datos... Los instrumentos de información podrían servir para ejercer un cierto control, pero no están concebidos para ello. Todos ellos se realizan mediante una tarea o función de descripción, que en el caso de los instrumentos de control debe ser señalada por una norma legal, además de las normas de carácter técnico, y en el caso de los de información, por normas de carácter técnico. Identificar la serie es, pues, necesario para la descripción de los instrumentos de control y para los de información.
Importancia para la separación de los documentos de archivo y la documentación de apoyo informativo
La identificación y valoración de las series es importante para la separación de los documentos de archivo de la documentación de apoyo informativo. Importancia como aportación para la Administración Los datos obtenidos en la recogida de información sobre la formación de los documentos, número de series que se generan en las oficinas y en general todo tipo de información es de gran riqueza para una buena política de organización, de racionalización y normalización del funcionamiento administrativo.
Importancia como aportación para la investigación
La identificación de las series constituye una aportación inestimable para la investigación en la historia respecto del valor evidencia1 al que se refiere SCHELLENBERG, es decir, el valor testimonial del funcionamiento de la institución que generó los documentos, no sólo de la información que contiene cada uno de ellos, partiendo de la serie considerada como se ha expuesto.
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Importancia para la determinación del Patrimonio Documental público La determinación del valor histórico de los documentos delimitará el Patrimonio Documental público que ahora se define como “todos los documentos producidos en cualquier época”. Esta definición hoy por hoy es necesaria por no haber sido establecidos aún los valores de las series documentales: más adelante quizá pueda ser matizada, y aunque es posible que haya que mantener todos de cualquier época, a lo mejor se le pueden añadir matices restrictivos y más realistas provenientes de un mejor conocimiento de la producción documental.
...
Importancia para las tranderencias y expurgos La identificación y valoración de las series documentales es imprescindible para un planteamiento correcto de las transferencias y los expurgos que a partir de un buen funcionamiento del proceso documental hagan eficaces el tratamiento y el acceso a los archivos.
Importancia para la racionalización de los recursos
El análisis y valoración de las series documentales permite o permitirá a partir de lo antedicho un diseño correcto y una racionalización de los recursos tanto en las dimensiones de las instalaciones de los Archivos (la rapidez, el desorden y la multiplicidad con que se producen los documentos hoy genera tal masa documental que, si no se toman medidas, no habría espacio en el mundo para albergarla), la cantidad y la cualidad del personal de los Archivos y, en consecuencia, el presupuesto para el mantenimiento de centros y programas. Este planteamiento económico hecho en términos razonables hará quizá que la Administración lo pueda asumir sin la dificultad que hasta ahora se viene produciendo al hablar de los Archivos en relación con los gastos. Un modelo de impreso de análisis, identificación y valoración de series documentales y sus instrucciones de cumplimentación puede verse en las páginas 179-204. Este impreso va a actuar como la ficha de identidad de cada serie documental y recogerá su historial con todas sus características y vicisitudes.
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MODELO IMPRESO DE ANÁLISIS, IDENTIFICACI~NY VALORACI~NDE LAS SERIES DOCUMENTALES (Este formato está basado, en su inicio, en el del Sistema de Control de Archivos Administrativos elaborado por el Ministerio de Cultura en 1981)
UNIDAD DESDE LA QUE SE REALIZA EL ANÁLISIS (1) Institución u Organismo: órgano: Unidad Administrativa: Unidad Administrativa: Unidad Administrativa: Unidad Administrativa: Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta el impreso:
INSTITUCI~N,ÓRGANOY UNIDADES PRODUCTORASDE LA SERIE DOCUMENTAL (2) Institución u Organismo órgano: Unidad productora: Unidad productora: Unidad productora: TIPO DOCUMENTAL (3) Denominación: Definición: Común o específico: ÓRGANOSY UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN LA TRAMITACI~N DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE, ADEMÁSDE LOS PRODUCTORES (4) Unidad Administrativa de inicio del expediente: Unidades Administrativas que intervienen en el tramite: Unidad Administrativa que resuelve el expediente: Unidad Administrativa de archivo del expediente:
ORIGEN (5) Legislación: Otros:
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TRÁMITE (6)
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FUNCIÓN (7)
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPONEN LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE (8)
VALORACI~N(9)
sí
NO
V. Administrativo
Plazos de vigencia
V. Legal
Plazos de vigencia
V. Fiscal
Plazos de vigencia
V. Informativo
Plazos de vigencia
V. Histórico FRECUENCIA DE USO DE LA SERIE DOCUMENTAL (10) Frecuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo de Oficina. Diana Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual
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Frencuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo Central (Documentos de 6 años).
Diaria Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual
Frencuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo Intermedio (Documentos de 7 a 30 años).
Diaria Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual
Frencuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo Histórico (Documentos de más de 30 años). Oficina
Diaria Semanal Mensual Trimestral Semestral Anual
EL ARCHIVO CENTRAL TIEMPO DE PERMANENCIA DE LA SERIE DOCUMENTALES EN: (11) PLAZOS PROVISIONALES
PLAZOS DEFINITIVOS
TIEMPO
TIEMPO
años
Archivo de Oficina Archivo Central
anos
nn E I I r I I
Archivo Intermedio Archivo Histórico
NÚMERO DE EJEMPLARES Y LUGARES DONDE SE CONSERVAN (12):
PUBLICACIONES QUE RECOGEN INFORMACIÓN DE LA SERIE TOTAL O PARCIALMENTE (13)
REPRODUCCIONES DE LA SERIE Y USO DE LAS REPRODUCCIONES (14)
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ACCESIBILIDAD (15)
Documentos Accesibles: Documentos Reservados dentro de la Serie: Plazo de Reserva (según la legislación vigente)
VOLUMEN DE LA SERIE Y CRECIMIENTO ANUAL EN ML. (16)
EFECTO o REPERCUSI~NSOCIAL DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE (17) N.* de ciudadanos afectados Tipo de efecto ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE (18)
INSTRUMENTOS DE CONTROL E INFORMACIÓN DONDE CONSTA LA SERIE DOCUMENTAL (19)
R E L A C I ~ NDE DOCUMENTOS Y DOCUMENTACI~NDE APOYO INFORMATIVO QUE LA UNIDAD PRODUCTORA PROPONE DESTRUIR EN LA SERIE DOCUMENTAL (20)
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_ _ _ ~
~~
~~
~~
~
PROPUESTA DE CONSERVACIÓN DE LA SERIE DOCUMENTAL (21)
TOTAL PARCIAL MÉTODO DE MUESTREO MOTIVOS TIPO DE SOPORTE
PROPUESTA DE EXPURGO DE LA SERIE DOCUMENTAL (22)
TOTAL PARCIAL MÉTODO DE MUESTREO MOTIVOS
OBSERVACIONES (23)
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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACI~NDEL IMPRESO DE ANÁLISIS, IDENTIFICACI~NY VALORACI~N DE LAS SERIES DOCUMENTALES Se cumplimentará un impreso por cada serie documental que recoja todos los procedimientos integrados en ella. Este documento se aplicará también a los documentos simples, adaptándolo a su caso y utilizando sólo aquellos campos que les conciernan.
CAMPOS UNIDAD DESDE LA QUE SE REALIZA EL ANÁLISIS (1) Se hará mención de toda la estructura jerárquica partiendo de la Consejería (o Presidencia de Gobierno), Organismo Autónomo o Empresa Pública, y descendiendo hasta la oficina en la que se lleva a cabo el análisis documental y cumplimentación del impreso. En Institución u Organismo: indicar el nombre de la Consejería (Asamblea), Organismo Autónomo o Empresa Pública. En el caso de Organismos Autónomos y Empresas Públicas a continuación de su denominación se indicará, en este mismo apartado, el nombre de la Consejería a la que están adscritos. En Órgano: indicar el nombre de la Dirección General u órgano de rango similar. En cada uno de los asientos de Unidad Administrativa se irá haciendo la gradación de la estructura jerárquica (con la denominación correspondiente de Servicio, Sección, Negociado, etc.). Se pondrá en negrita o subrayado el nombre de la oficina donde se realiza el análisis. En Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta el impreso se reflejará el nombre, los dos apellidos y el puesto de trabajo que ocupa la persona que lleva a cabo la cumplimentación del impreso.
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Ejemplo: UNIDAD DESDE LA QUE SE REALIZA EL ANÁLISIS Iptitución Consejería de Educación y Cultura. Organo: Secretaría General Técnica. Unidad Administrativa: Servicio de Asuntos Generales y Documentación. Unidad Administrativa: Sección de Régimen Interior. Unidad Administrativa: Unidad Administrativa: Nombre y puesto de trabajo de la persona que cumplimenta el impreso: "...",Jefe de la Sección de Régimen Interior.
INSTITUCIÓN, ÓRGANO Y UNIDADES PRODUCTORES DE LA SERIE DOCUMENTAL (2) Se hará mención de toda la estructura jerárquica, partiendo de la Consejería (o Presidencia de Gobierno), Organismo Autómono o Empresa Pública, descendiendo hasta la unidad administrativa que produce los documentos. Se puede dar el caso de que la unidad productora coincida con la unidad desde la que se realiza el análisis documental. En Institución u Organismo: indicar el nombre de la Consejería (Asamblea),Organismo Autónomo o Empresa Pública productoras de los documentos. En el caso de Organismos Autónomos y Empresas Públicas, a continuación de su denominación se indicará, en este mismo apartado, el nombre de la Consejería a la que están adscritos. En Órgano: indicar el nombre de la Dirección General u órgano de rango similar. En cada uno de los asientos de Unidad Productora se irá haciendo la gradación de la estructura jerárquica (con la denominación correspondiente de Servicio, Sección, Negociado, etc...>. Se pondrá en negrita o subrayado el nombre de la oficina productora del documento. Ejemplos: Institución u Organismo productores: Consejería de Educación y Cultura. Organo productor: Secretaría General Técnica. Unidad productora: Servicio de Asuntos Generales y Documentación. Unidad productora: Sección de Régimen Interior.
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TIPO DOCUMENTAL (3) Denominación: nombre completo del tipo documental que constituye la serie documental analizada. El tipo documental siempre va en plural, ya que representa la tipificación de la reunión de unidades documentales producidas por el ejercicio de una misma función. Ejemplo: - Expedientes de Suministros. - Informes Jurídicos.
Definición: describir en qué consiste la actuación que da lugar al tipo documental. Común o específico: Señalar si el tipo documental se produce en un órgano concreto o en varios. Ejemplo:
TIPO DOCUMENTAL Denominación: Expedientes de Suministros. Definición: gastos por las prestaciones de servicios o abastecimientos de energía eléctrica, agua, gas combustible, vestuario, productos alimenticios, productos farmacéuticos y sanitarios, materias primas y otro material de consumo y reposición. Común o específico: Común a la generalidad de los órganos.
ÓRGANO Y UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN LA TRAMITACI~N DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE, ADEMÁS DE LOS PRODUCTORES (4) En este campo se anotarán las unidades administrativas que intervienen en la tramitación de los expedientes, además de las productoras recogidas en el campo 2.
Unidad Administrativa de inicio del expediente: nombre de la oficina donde tiene lugar la incoación de los expedientes objeto del análisis.
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Unidades Administrativas que intervienen en el trámite: enumerar todas las oficinas que intervienen en la tramitación de los expedientes analizados. Unidad Administrativa que resuelve el expediente: indicar el nombre de la oficina donde tiene lugar la terminación de los expediente analizados. Unidad Administrativa de Archivo del Expediente: señalar el nombre de la oficina donde se archivan los expedientes o documentos que componen la serie documental analizada. Ejemplos: TIPO DOCUMENTAL: Expedientes de Suministros. ÓRGANOS Y U N I D F E S ADMINISTRATIVAS QUE PARTICIPAN EN LA TRAMITACION DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE, ADEMÁS DE LOS PRODUCTORES Unidad Administrativa de inicio del expediente: Servicio de Asuntos Generales y Documentación. Sección de Régimen Interior.
Unidades Administrativasque intervienen en el trámite: 1. Para contratos menores: -
Servicio de Asuntos Generales y Documentación. Secretario General Técnico. Intervención Delegada. Consejero de Educación y Cultura. '
2. Para contratos administrativospor el procedimiento negociado sin publicidad: -
Servicio de Asuntos Generales y Documentación. Secretario General Técnico. Letrado-Asesor. Servicio de Contratación. Intervención Delegada. Consejero de Educación y Cultura.
3. Para suministros de adquisición centralizada:
3.1. Pmductos Homologados: - Servicio de Asuntos Generales y Documentación. - Secretario General Técnico.
- Intervención Delegada. - Consejero de Educación y Cultura.
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la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica. - Organismo Homologador (Junta Central de Compras o Dirección General del Patrimonio del Estado).
- Servicio de Coordinación de
3.2. Productos no Homologados:
- Servicio de Asuntos Generales y Documentación. - Secretario General Técnico. - Intervención Delegada en la Consejería de Educación y Cultura. - Consejero de Educación y Cultura. - Junta Central de Compras. - Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la
Secretaría General Técnica.
- Letrado de la Consejería de Hacienda. - Intervención Delegada en la Consejería de Hacienda.
Órgano que resuelve el expediente: - Consejero de Educación y Cultura.
Unidad Administrativa de Archivo del expediente:
- Servicio de Asuntos Generales y Documentación. Sección de Régimen Interior.
ORIGEN ( 5 ) En este apartado se incluyen los datos correspondientes a la causa directa que origina los expedientes o documentos: disposiciones legales que regulan su tramitación (legislación) o, en su defecto, los motivos por los que se inician aquéllos (otros). Ejemplo:
ORIGEN Legislación que regula la Serie Documental “Expedientes de Suministros”: - Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la
Comunidad de Madrid. - Ley 9/1990, de 8 de noviembre, Reguladora de la Hacienda de la Comu-
nidad de Madrid. - Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Admi-
nistraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. - Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones
Públicas.
- Leyes anuales de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid.
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- Decreto 3410/1975, de 25 de noviembre, por el que se aprueba el Regla-
mento General de la Contratación del Estado. - Orden 1840/1994, de 18 de octubre, del Consejero de Hacienda, por la que se determinan los suministros de gestión centralizada y los procedimientos para su adquisición. - Resolución de 23 de febrero de 1995, del Presidente de la Junta Central de Compras, por la que se da publicidad a los procedimientos para la adquisición de suministros definidos como de gestión centralizada.
TRÁMITE ( 6 ) Exposición completa y somera de todo el trámite de los expedientes o documentos que atañen a la gestión de la oficina desde la que se realiza el análisis. Si se necesita, completar en hoja aparte. Ejemplo: Tomando como modelo el caso anterior de los “Expedientes de Suministros”, el trámite sería el siguiente:
TRÁMITE 1. Para contratos menores:
- Realización del servicio o suministro. - Recepción de la factura, elaboración de la Memoria Justificativa del Gasto
y del Documento Contable “ADOK (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “ADOK.
2. Para contratos administrativospor el procedimiento negociado sin pubücidad: - Propuesta de contratación (Secretario General Técnico).
- Acuerdo de la iniciación del expediente (Consejero). - Elaboración del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y del
Pliego de Prescripciones Técnicas (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Información Jurídica sobre el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (Letrado-Asesor). - Propuesta de Aprobación del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, del gasto y de apertura del procedimiento de adjudicación (Secretario General Técnico).
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- Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “ A . - Aprobación del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares, del gasto y de apertura del Procedimiento de Adjudicación (Consejero). - Consulta a empresas e informe técnico sobre las ofertas presentadas (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Remisión del Expediente al Servicio de Contratación para la celebración de la Mesa de Contratación (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Celebración de la reunión de la Mesa de Contratación. - Propuesta de disposición del gasto y de adjudicación del contrato (Secretario General Técnico). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “D”. - Adjudicación del contrato (Consejero) y notificación de la adjudicación al contratista. - Depósito de la garantía (contratista) y formalización del contrato (Consejero, contratista). - Realización del servicio o suministro y recepción de los trabajos. - Recepción de la factura y elaboración del Documento Contable “OK (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “OK”. - Concluido el plazo de garantía, propuesta de devolución de la garantía (Secretario General Técnico). - Información sobre la devolución de la garantía (Letrado-Asesor). - Devolución de la garantía (Consejero) y notificación al contratista y a la entidad (Tesorería o Caja General de Depósitos) donde se halle depositado.
3. Para suministros de adquisición centralizada: 3.1. Productos Homologados: - Elaboración de la Memoria-Propuestade adquisición de Productos Homologados y de aprobación de la Autorización-Disposicióndel gasto y cumplimentación del impreso de petición de Bienes de Adquisición Centralizada (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “AD”. - Remisión al Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica del impreso de petición de Bienes de Adquisición Centralizada (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Comunicación al Organismo Homologador de la petición (Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica).
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- Comprobación por el Organismo Homologador, Orden a la Empresa de que realice el suministro y notificación al Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica. - Notificación de la autorización del suministro al Servicio de Asuntos Generales y Documentación (Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la secretaría General Técnica). - Realización del suministro y recepción de los trabajos. - Recepción de la factura y elaboración del Documento Contable “OK (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “OK. - Comunicación de la recepción del suministro al Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica (Servicio de Asuntos Generales y Documentación), para su traslado al Organismo Homologador.
3.2. Productos no Homologados: - Elaboración de la Memoria explicativa de la necesidad de pro-
ductos no homologados y de la no existencia de productos homologados adecuados a la necesidad (Secretario General Técnico) y elaboración del Documento Contable “ A (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “ A . - Remisión al Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica, de la Memoria explicativa y del Documento Contable “ A (Servicio de Asuntos Generales y Documentación), para comprobación de la no existencia de productos homologados adecuados a la necesidad. - Acuerdo de la iniciación del expediente de contratación (Junta Central de Compras). - Elaboración del Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares y del Pliego de Prescripciones Técnicas (Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica). - Información jurídica sobre el Pliego de Cláusulas Administrativas Particulares (Letrado de la Consejería de Hacienda). - Aprobación del Pliego y autorización de apertura del Procedimiento de Licitación (Junta Central de Compras). - Convocatoria de la licitación, recepción de ofertas, celebración de la Mesa de Contratación y Propuesta del adjudicatario (Junta Central de Compras). - Fiscalización del expediente (Intervención Delegada en la Consejería de Hacienda), adjudicación del suministro y comunicación a las empresas interesadas y al Servicio de Asuntos Generales y Documentación (Junta Central de Compras).
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- Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Interven-
ción), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención)del Documento Contable “D”. - Depósito de la garantía y formalización del contrato (contratista y Junta Central de Compras). - Realización del suministro y recepción de los trabajos. - Remisión del Acta de Recepción al Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa de la Secretaría General Técnica (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Recepción de la factura y elaboración del Documento Contable “OK (Servicio de Asuntos Generales y Documentación). - Propuesta (Secretario General Técnico), fiscalización (Intervención), aprobación (Consejero) y contabilización (Intervención) del Documento Contable “OK. - Devolución de la garantía depositada una vez concluido el plazo de la garantía (Junta Central de Compras).
FUNCIÓN (7) Es la capacidad de acción propia de los órganos de la Administración, su capacidad de actuación. La Administración tiene multitud de funciones que vienen determinadas por norma: aprobar, autorizar, conservar, controlar, coordinar, dirigir, gastar, ingresar, ordenar, planificar, reparar, sancionar, etc..., cuyo ejercicio genera actividades que dan lugar al tipo documental. En los expedientes de gastos e ingresos anotar la función que se refleja en el apéndice 7.1.1 y 7.1.2: Relación de tipos documentales de carácter económico, formados a partir de la clasificación económica de los presupuestos de gastos e ingresos, páginas 249-295. Ejemplos: Declarar Bienes de Interés Cultural de la Comunidad de Madrid. Inspeccionar trabajos de explotación minera. Subvencionar actividades culturales.
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPONEN LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE (8) Relacionar todos los documentos que necesariamente forman parte de los expedientes o documentos constitutivos de la serie documental analizada. Si se necesita, completar en hoja aparte.
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Ejemplo: En los “Expedientes de Suministros”, los documentos básicos serían:
DOCUMENTOS BÁSICOS QUE COMPONEN LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE 1. Para contratos menores:
- Factura.
- Memoria Justificativa del Gasto.
- Documento Contable “ADOK. 2. Para contratos administrativospor el procedimiento negociado sin pubíicidad: - Propuesta de contratación. - Orden acordando el inicio del expediente. - Pliego de Cláusulas Administrativas y Pliego de Prescripciones Técnicas. - Informe Jurídico. - Propuesta de aprobación. - Documento Contable “ A . - Orden aprobando el Pliego. - Informe Técnico. - Acta de la Mesa de Contratación. - Propuesta de Disposición del Gasto. - Documento Contable “D”. - Orden adjudicatoria del contrato. - Resguardo del depósito de la garantía. - Contrato. - Factura. - Documento Contable “OK”. - Propuesta de devolución de garantía. - Informe sobre la devolución de la garantía. - Orden de devolución de la garantía.
3. Para suministros de adquisición centralizada: 3.1. Productos Homologados. - Memoria Propuesta. - Documento Contable “AD”. - Petición de Bienes de Adquisición Centralizada. - Notificación de autorización del suministro. - Acta de Recepción. - Factura. - Documento Contable “OK”. 3.2. Productos no Homologados: - Memoria explicativa. - Documento Contable “ A .
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- Documento Contable “D”. - Acta de Recepción. - Factura. - Documento Contable “OK”.
Dentro de este campo se señalará asimismo: TIPO DE SOPORTE Y DE FORMATO
Indicar el tipo de soportels y de formato/s en que están elaborados los documentos que componen la serie documental analizada al lado de cada documento que compone cada unidad documental, que puede ser: - Papel. - Negativo de fotografía. - Cintas para grabaciones. - Magnéticos (cintas, discos magnéticos u ópticos). - Microfilm, microficha. - Ficha ventana. - Otros.
Téngase en cuenta que el microfilm en cualquiera de sus versiones (microficha, rollo, etc.) y los soportes magnéticos, hoy por hoy, en su mayoría son reproducciones, no documentos originales.
VALORACI~N (9) Especificar con una cruz (x) los distintos valores que la oficina señale respecto a la serie documental analizada, así como los plazos de vigencia de cada tipo de valor. Esta valoración y sus plazos de vigencia tendrán que ser corroborados por una Comisión de gestores y archiveros, dada su importancia. Ejemplo:
En los “Expedientes de Suministros” los valores y plazos de vigencia serían:
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VALORACI~N
si
NO
V. Administrativo
Plazos de vigencia*
v. Legal
Plazos de vigencia
V.Fiscal
Plazos de vigencia
V.Informativo
Plazos de vigencia
V.Histórico * Los plazos de vigencia están por establecer. Se expresarán en meses,años o poniendo indefinido. si éste e s el caso
FRECUENCIA DE USO DE LA SERIE DOCUMENTAL (10) Frecuencia de uso de la Serie en la Fase de archivo de Oficina.
Especificar con una cruz (x) el período de tiempo correspondiente a la frecuencia de uso de la Serie en la Fase de Archivo de Oficina. Frecuencia de uso de la Serie en las Fases de Archivo Central, Intermedio e Histórico.
Especificar con una cruz (x) el período de tiempo correspondiente a la frecuencia de uso de la Serie en las Fases de Archivo Central, Intermedio e Histórico por parte de la oficina, ciudadano o investigación.
TIEMPO DE PERMANENCIA DE LA SERIE DOCUMENTAL (11) Se reseñará, con los datos que aporte la oficina, los plazos de permanencia en cada Fase (al menos-Oficina y Central) de los documentos de cada serie desde su formación (plazos provisionales). Cuando se cierre el estudio de la serie se revisarán estos plazos, por parte de archiveros y gestores, y se determinarán definitivamente dichos plazos a todos los efectos (plazos definitivos).
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NÚMERO DE EJEMPLARES Y LUGARES DONDE SE CONSERVAN (12) Indicar si existen ejemplares múltiples, su número y, en su caso, la oficina u oficinas donde se encuentra multiplicada la serie documental analizada y si lo está total o parcialmente.
PUBLICACIONES QUE RECOGEN CADA EXPEDIENTE INTEGRANTE DE LA SERIE TOTAL O PARCIALMENTE (13) Determinar si la información contenida en la serie documental se ha recogido en alguna publicación total o parcialmente, indicándolo en su caso.
REPRODUCCIONES DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE Y USO DE LAS REPRODUCCIONES (14) Indicar, en su caso, si los expedientes integrantes de la serie están reproducidos (reprografiados) total o parcialmente y en qué tipo de soporte (microfilm, disco óptico, papel, etc.). Señalar también el uso que se da a estas reproducciones y frecuencia de consulta. Ejemplo: De los años 1983 a 1990 la serie está reproducida en microfilm. Generalmente se consultan sólo los originales. Generalmente se consultan sólo las copias.
Los datos consignados en estos tres últimos apartados son importantes a la hora de establecer el criterio para el expurgo.
ACCESIBILIDAD (15) Documentos AccesibIes: indicar si los documentos son accesibles a cualquier ciudadano.
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Documentos Reservados dentro de la Serie: indicar si la serie es reservada totalmente o si contiene documentos reservados o documentos para los que se necesita autorizar administrativamente su consulta y cuáles.
Plazo de reserva (según la legislación vigente): indicar el año a partir del cual se puede consultar el documento según la legislación vigente: - Ley 9/1968, de 5 de abril, Reguladora de Secretos Oficiales. - Decreto 242/1969, de 20 de febrero, Reglamento. - Ley 48/1978, de 7 de octubre, de modificación de la Ley Reguladora de Secretos Oficiales. - Ley Orgánica de 5 de mayo de 1982, sobre protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen. - Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. - Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal. - Ley 30/1992, de 26 de noviembre, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común. - Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. - Disposiciones que desarrollan las Leyes anteriores. - Otras disposiciones específicas que pueden afectar al contenido de la serie analizada.
VOLUMEN DE LA SERIE Y CRECIMIENTO ANUAL EN M/L. (METROS LINEALES) (16) Recoger el volumen y el crecimiento anual, computado en metros lineales, de la serie documental analizada. Si es posible se tomará el dato de volumen de la serie en todas las fases y además se tomará como referencia el crecimiento en el último año completo. Ejemplo: Fase Archivo oficina: 0,7 d. Fase Archivo central: 2 d. Fase Archivo intermedio: 20 d. Fase Archivo histórico: 35 d. Crecimiento anual último año: 0,) d.
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EFECTO O REPERCUSIÓN SOCIAL DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE (17) NÚMERO DE CIUDADANOS AFECTADOS:
Indicar, en su caso, si las actuaciones que dan lugar a los expedientes que forman la serie documental implica a uno o varios ciudadanos y qué tipo de efectos causa. Ejemplos:
- Un “Expediente de Suministros” afectaría a las Empresas que han representado las ofertas. Número de Empresas afectadas: 15. - Un “Expediente de Acceso a la Función Pública” afectaría a todos los opo-
sitores. Número de opositores: 500. - Un “Expediente de Declaración de BIC” afectaría a los interesados. - Un “Expediente de Ayuda a Proyectos Juveniles de Promoción y Desarrollo
Socioeconómico” afectaría a las pequeñas y medianas Empresas que reúnan los requisitos señalados y soliciten la ayuda. Número de Empresas afectadas: 50.
TIPO DE EFECTO: Efectos directos (valor primario) Señalar en qué sentido repercuten en los ciudadanos las actuaciones que se materializan en los documentos que constituyen la serie documental, siempre que ésta tenga una proyección al exterior. Ejemplo: - En un “Expediente de Suministros” el efecto sería servir el “bien mueble”
con unas características y en un plazo señalado a cambio de una contraprestación económica. - En un “Expediente de Acceso a la Función Pública” el efecto sería el acceso a un puesto de trabajo en la Administración autonómica. - En un “Expediente de Declaración de BIC” el efecto sería la especial protección del bien y la desgravación fiscal, en su caso. - En un “Expediente de Ayuda a Proyectos Juveniles de Promoción y Desarrollo Socioeconómico”el efecto sería la ayuda económica a pequeñas y medianas empresas con el fin de que éstas generen empleo juvenil.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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- En un “Expediente de Subvención a Archivos Municipales para Adecuación
de Locales de Archivo” el efecto sería una correcta instalación de los archivos de los municipios beneficiados, lo que redunda en la adecuada conservación y custodia del Patrimonio Documental y facilita la gestión. - En un “Expediente de Instalación de Ascensores” el efecto sería la seguridad de los ciudadanos afectados por la instalación y revisiones periódicas de los ascensores.
Efectos indirectos (valor secundario)
Se señalará también si existe algún tipo de efecto indirecto. Ejemplo:
B.I.C.” el efecto indirecto sería la repercusión de estas declaraciones en un conjunto urbano independientemente de las personas afectadas por estas declaraciones en cada uno de los expedientes.
- En un “Expediente de declaración de
ORDENACIÓN DE LOS EXPEDIENTES INTEGRANTES DE LA SERIE (18) Indicar el tipo de ordenación utilizado con los expedientes o documentos que componen la serie documental: cronológico, numérico, alfabético. Ejemplos: - Un “Expediente de Suministros” podría ordenarse por número de orden
de entrada (numérico) o por materia (alfabético). BIC” podría ordenarse por el nombre del solicitante (alfabético). - La “Correspondencia” podría ordenarse por el año (cronológico) y luego por los organismos con los que se tiene relación (alfabético).
- Un “Expediente de Declaración de
INSTRUMENTOSDE CONTROL E INFORMACI~N DONDE CONSTA LA SERIE DOCUMENTAL (19) En este campo se recogerán todos los instrumentos de control e información donde se haga referencia a la Serie Documental y si están automatizados o no.
EL ARCHIVO CENTRAL
203
Ejemplo de instrumentos de control:
- Control de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada Unidad Administrativa (manual). - Relación de Entrega (automatizado).
Ejemplo de instrumentos de información:
- Relación de proveedores (automatizado). de altos cargos (automatizado).
- Relación
RELACI~NDE DOCUMENTOS Y DOCUMENTACI~N DE APOYO INFORMATIVO QUE LA UNIDAD PRODUCTORA PROPONE DESTRUIR EN LA SERIE DOCUMENTAL (20) En este apartado se hará constar qué documentos, integrados en las unidades documentales, se propone destruir por parte de la Unidad Productora por considerar que, en su día, ejercieron una función de control o de información dentro de la unidad documental pero que éstas han desaparecido y no ejercen ninguna otra. Ejemplo: - Notas interiores de remisión.
Asimismo, se hará constar la documentación de apoyo informativo, que ha sido añadida a la unidad documental, pero que no forma parte del trámite administrativo y que se propone destruir. Ejemplo: - Fichas de segUimiento de expedientes. - Fotocopias de normativa legal. -
Folletos publicitarios.
PROPUESTA DE CONSERVACI~NDE LA SERIE DOCUMENTAL (21) Se marcará con una (x) la propuesta de conservación, parcial o total, que se estime para la Serie Documental, señalando los motivos por los que se ha determinado la propuesta elegida.
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ANA DUPLÁ DEL MORAL.
Si la conservación se considera que es parcial, habrá que cumplimentar el campo referente al método de muestreo seleccionado para dicha conservación. Asimismo se recogerá el tipo de soporte de la Serie Documental conservada.
PROPUESTA DE EXPURGO DE LA SERIE DOCUMENTAL (22) Se marcará con una (x) la propuesta de expurgo, parcial o total, que se estime para la Serie Documental, señalando los motivos por los que se ha determinado la propuesta elegida.
Si la propuesta de expurgo se considera que es parcial, habrá que cumplimentar el campo referente al método de muestreo seleccionado para dicho expurgo.
OBSERVACIONES (23) Recoger en este campo aquellas observaciones que se estimen oportunas y que no queden recogidas en ninguno de los apartados anteriores.
EL ARCHIVO CENTRAL
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CIRCUITO DE CIRCULACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL
ADMINISTRACIÓN
CENTRAL
u
-----------------
-
CIUDADANO
Transferencia:Ingreso de los dowmentos de las UnKlades Administraiivas al Archivo Central para su tratamiento y servicio.
Servicio: Salida de documentos del Archivo Central a las Unidades Administraiivas (copias simples o autenticadas y préstamo de documento original). Servicio: Salida de documentos del Archivo Central a los ciudadanos a través de la Administración (Copas simples o autenticadas). ---) Servicio: Salida de documentosdirectamente del Archivo central a los culdadanos (copias simples o autenticsdas).
,,,,,,
206
ANA DUPLÁ DEL MORAL
4.8. SERVICIOS DEL ARCHIVO CENTRAL La Constitución Española de 1978, en su artículo 105.b) eleva a los Archivos a la categoría de oficinas con identidad propia y los pone al servicio directo de los ciudadanos.
El título IV,artículos 37 a 42, de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid regula el acceso a sus archivos y el servicio que éstos han de prestar. La Ley afirma que el destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte de las instituciones que los producen y de todos los ciudadanos, recoge la demanda de la sociedad para agilizar el servicio de los documentos a los ciudadanos y pretende que el Patrimonio Documental y los Archivos de la Comunidad de Madrid sean accesibles a ellos para la mejora de su calidad de vida, como se dice en la Exposición de Motivos. Además, y de acuerdo con el artículo 3.2 de la Ley 30/1992, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, la Administración se rige en su actuación por los criterios de eficiencia y servicio a los ciudadanos. Para obedecer a estos principios la Administración autonómica deberá: - Tener los archivos organizados. - Tenerlos debidamente custodiados, ya que los documentos de archivo además de ser Patrimonio Documental son testimonio necesario para la gestión. - Elaborar los instrumentos de control e información necesarios.
El Archivo Central será accesible a los ciudadanos y prestará servicio tanto a la Administración productora como al ciudadano y al investigador.
4.8.1. Acceso y accesibilidad
La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, dice en su artículo 37.1: «i. El destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte de las instituciones que los producen y de todos los ciudadanos. Para ello la Administración autonómica asegurará el acceso a los documentos de Archivo procurando la disponibilidad de los mismos para su uso por medio de los instrumentos adecuados de control e información.»
La Administración autonómica, según lo dispuesto en su Ley de Archivos y Patrimonio Documental, garantizará el acceso libre y gratuito de
EL ARCHIVO CENTRAL
207
todos los ciudadanos a los Centros de Archivo de la Comunidad sin perjuicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos que se custodian en estos Centros. Estas restricciones vendrán impuestas por la normativa vigente, como es el caso de que la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad o propia imagen de las personas, a la seguridad del Estado o a la averiguación de los delitos. Los documentos públicos cuyo trámite haya finalizado y desde el momento en que su ingreso se haya registrado en el Archivo Central o en el Archivo Regional serán accesibles a cualquier interesado, incluidas las razones de investigación. En este último supuesto se podrá solicitar autorización administrativa para poder acceder a los documentos excluidos de la consulta pública. Este acceso público y consulta sólo podrá suspenderse por razones graves de conservación de los documentos o del servicio de los mismos, procurando siempre que esta suspensión sea lo más breve posible. La Ley de Archivos contempla que se restrinja lo más posible la consulta de originales, por razones obvias de conservación, y que se tienda a realizar las consultas a través de copias. Es intención de la Administración autonómica, y así lo expone su Ley de Archivos, mejorar el servicio de los documentos a los ciudadanos facilitando el acceso a cualquier documento independientemente del Archivo autonómico en el que se encuentre. Por otra parte, la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, establece en su artículo 37 lo siguiente: << 1. Los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud. 2. El acceso a los documentos que contengan datos referentes a la intimidad de las personas estará reservado a éstas, que, en el supuesto de observar que tales datos figuran incompletos o inexactos, podrán exigir que sean rectificados o completados, salvo que figuren en expedientes caducados por el transcurso del tiempo, conforme a los plazos máximos que determinen los diferentes procedimientos, de los que no pueda derivarse efecto sustantivo alguno. 3. El acceso a los documentos de carácter nominativo que sin incluir otros datos pertenecientes a la intimidad de las personas figuren en los procedimientos de aplicación del derecho, salvo los de carácter sancionador o disciplinario, y que, en consideración a su contenido, puedan hacerse valer
208
ANA DUPLÁ DEL MORAL
para el ejercicio de los derechos de los ciudadanos, podrá ser ejercido, además de por sus titulares, por terceros que acrediten un interés legítimo y directo. 4. El ejercicio de los derechos que establecen los apartados anteriores podrá ser denegado cuando prevalezcan razones de interés público, por intereses de terceros más dignos de protección o cuando así lo disponga una Ley, debiendo, en estos casos, el órgano competente dictar resolución motivada. 5. El derecho de acceso no podrá ser ejercido respecto a los siguientes expedientes: a ) Los que contengan información sobre las actuaciones del Gobierno del Estado o de las Comunidades Autónomas en el ejercicio de sus competencias constitucionales no sujetas a Derecho administrativo. b) Los que contengan información sobre la Defensa Nacional o la seguridad del Estado. c) Los tramitados para la investigación de los delitos cuando pudiera ponerse en peligro la protección de los derechos y libertades de terceros o las necesidades de las investigaciones que se estén realizando. d) Los relativos a las materias protegidas por el secreto comercial o industrial. e) Los relativos a actuaciones administrativas derivadas de la política monetaria.
6 . Se regirán por sus disposiciones específicas: a) El acceso a los archivos sometidos a la normativa sobre materias clasificadas. b) El acceso a documentos y expedientes que contengan datos sanitarios personales de los pacientes. c) Los archivos regulados por la legislación del régimen electoral. d) Los archivos que sirvan a fines exclusivamente estadísticos dentro del ámbito de la función estadística pública. e) El Registro Civil y el Registro Central de Penados y Rebeldes y los registros de carácter público cuyo uso esté regulado por una Ley. fl El acceso a los documentos obrantes en los archivos de las Administraciones Públicas por parte de las personas que ostenten la condición de Diputado de las Cortes Generales, Senador, miembro de una Asamblea legislativa de Comunidad Autónoma o de una Corporación Local. La consulta de fondos documentales existentes en los Archivos Históricos.
7. El derecho de acceso será ejercido por los particulares de forma que no se vea afectada la eficacia del funcionamiento de los servicios públicos, debiéndose, a tal fin, formular petición individualizada de los documentos que se deseen consultar, sin que quepa, salvo para su consideración con carácter potestativo, formular solicitud genérica sobre una materia o conjunto de materias. No obstante, cuando los solicitantes sean investigadores que acrediten un interés histórico, científico o cultural relevante, se podrá autorizar el acceso directo de aquéllos a la consulta de los expedientes, siempre que quede garantizada debidamente la intimidad de las personas. 8. El derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago, en su caso, de las exacciones que se hallen legalmente establecidas.
EL ARCHIVO CENTRAL
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9. Será objeto de periódica publicación la relación de los documentos obrantes en poder de las Administraciones Públicas sujetos a un régimen de especial publicidad por afectar a la colectividad en su conjunto y cuantos otros puedan ser objeto de consulta por los particulares. 10. Serán objeto de publicación regular las instrucciones y respuestas a consultas planteadas por los particulares u otros órganos administrativos que comporten una interpretación del derecho positivo o de los procedimientos vigentes a efectos de que puedan ser alegadas por los particulares en sus relaciones con la Administración.»
Asimismo, la Ley Orgánica de 5 de mayo de 1982, sobre Protección Civil del Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen, la Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del Tratamiento Automatizado de datos de carácter personal, así como sus disposiciones de desarrollo, además, en la Comunidad de Madrid la Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Regulación del Uso de la Informática en el Tratamiento de Datos Personales, afectan muy directamente a la accesibilidad de los documentos en esta fase de Archivo. La legislación de Secretos Oficiales afecta a los documentos concernientes a “materias clasificadas”. 4.8.2.
Servicio a la Administración productora de documentos
Las vías por las que el gestor puede acceder a los documentos del Archivo son la consulta y el préstamo. Tanto la consulta como el préstamo de documentos a la Administración en esta fase de archivo se hará por parte de la unidad que los ha producido. Si la consulta o el préstamo fuera necesaria en otra unidad distinta a la que ha producido los documentos, dicha consulta o préstamo se harán a través del órgano productor o, en caso contrario, habrá de hacerse con autorización del Director General o del Secretario General Técnico.
- La Consulta La consulta podrá ser directa o indirecta: Consulta directa: se realizará en las dependencias del propio Archivo sobre el original. En este caso se cumplimentará una ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administración productora de documentos por duplicado, cuyo modelo e instrucciones de cumplimentación se incluyen en las páginas 213-215. - Consulta indirecta: puede ser verbal o por escrito.
-
ANA DUPLA DEL MORAL
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Verbal: si solamente se requieren unos datos muy someros del documento se los podrá proporcionar el archivero en el propio Archivo Central o, en ocasiones, telefónicamente. Por escrito: si lo que se requiere es expedición de copias se solicitará por escrito. Las copias podrán ser simples o autenticadas, dependiendo de la necesidad del usuario.
El procedimiento para la expedición de copias se realizará cumplimentando la oficina solicitante un oficio de solicitud de las mismas, de acuerdo con el modelo y normas de cumplimentación que se incluyen en las páginas 217-220.
- El Préstamo Los documentos que se encuentran en los Centros de Archivos autonómicos, como dice la Ley de Archivos en su artículo 32, «... salvo para el Servicio a la Administración autonómica o por requerimiento de los tribunales y con los preceptivos controles, sólo podrán salir temporalmente de estos Centros por Orden de la Consejería competente, de acuerdo con el artículo 1 0 . 2 ~ .
El préstamo es la consulta o exposición de un original de un documento cuando éste sale del Archivo. Así pues, los documentos podrán salir, en este caso del Archivo Central, a los órganos y unidades de la Administración autonómica. Sin embargo, la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid dice también, en su artículo 41, que: e... la consulta de originales se hará sólo en caso necesario, tendiendo a realizarse la consulta a través de copias».
La razón es que los documentos son únicos y poseen un soporte extremadamente frágil y perecedero, por lo que conviene que su manipulación sea la mínima necesaria y reducir su salida en los mismos términos, por el riesgo de extravíos y de deterioro que puede comportar. Cuando sea imprescindible que el documento salga del Archivo será necesario establecer un sistema de control que permita tener localizado el documento, pedir responsabilidades en caso de deterioro o extravío y reclamarlo en su momento una vez superado el plazo de préstamo. Por otro lado, y como dice el citado artículo 41, las copias autenticadas tendrán el valor de originales.
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El procedimiento para establecer el sistema de control de préstamo será: Cumplimentación del Oficio de Solicitud de Préstamo de Documentos por la Administración productora por duplicado, cuyo modelo e instrucciones de cumplimentación se reproducen en las páginas 221-224. Este oficio será facilitado por el Archivo Central: Un ejemplar se lo llevará el solicitante junto con el documento. Al devolver el documento también deberá adjuntar este ejemplar. - El otro ejemplar se lo quedará el encargado del Archivo como control del préstamo realizado, para el Registro de Préstamos. - Un tercero, fotocopia del anterior, se colocará en el sitio que ocupaba el documento en la caja. -
LOS DOCUMENTOS SE PRESTARÁN POR UN PLAZO DETERMINADO QUE SE EXPRESARÁ EN LA SOLICITUD; PASADO ESTE PLAZO (SALVO SOLICITUD RAZONADA DE PRÓRROGA), SE EXIGIRÁ SU DEVOLUCIÓN.
EL ARCHIVO CENTRAL
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MODELO FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO CENTRAL POR LA ADMINISTRACI~NPRODUCTORADE DOCUMENTOS
DATOS DEL SOLICITANTE Nombre y Apellidos:
Unidad Administrativa (2):
DATOS DEL DOCUMENTO Signatura (3)
Fecha del documento (4)
UuIll
Órgano y Unidad productores (5):
Descripción del documento solicitado (6):
Motivo de la consulta:
Fecha: (Firma) Fdo.: EI/La (Cargo o puesto de trabajo)
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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DE LA FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO CENTRALPOR LA ADMINISTRACI~NPRODUCTORA DE DOCUMENTOS Esta ficha se cumplimentará por duplicado para cada documento que se solicite, cuando se realice la consulta de un documento original en el Archivo Central por parte de la Administración Productora. ENCABEZAMIENTO
Margen superior derecho Consulta N.O (1): número correlativo anual que se dará a cada una de las consultas que se hagan en el Archivo Central. A cumplimentar por el Archivo Central. Este número quedará asimismo reflejado en el Registro de Consultas. DATOS DEL SOLICITANTE
Unidad Administrativa (2) a la que pertenece el solicitante. Si éste perteneciese a una Unidad Administrativa diferente a la que ha generado el documento, deberá solicitar la consulta del documento a través del Órgano y Unidad productores del mismo, o en caso contrario, habrá de hacerse con la autorización del Director General o del Secretario General Técnico. DATOS DEL DOCUMENTO
Signatura (3): recoger aquí el código de control de la unidad de instalación del documento solicitado. Fecha del documento (4): cumplimentar el año, mes y día del documento cuando sea posible. Órgano y Unidad productores (5): nombre del Órgano y Unidad que produjeron el documento. Descripción del documento solicitado (6): denominación de la unidad documental, con expresión de su contenido, número de expediente si lo hubiere y fechas de inicio y finalización.
EL ARCHIVO CENTRAL
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MODELO OFICIO DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS
POR LA ADMINISTRACI~NPRODUCTORA DE DOCUMENTOS
Copias Simples (2) Consulta N.? (1) Copias Autenticadas (3)
0 0
n.g n.*
DATOS DEL SOLICITANTE Nombre y Apellidos: Unidad Administrativa (4): SOLICITA: DATOS DEL DOCUMENTOlS Descripcióndel documntols solicitadds
(5)
&gano y Unidad Productores 16)
Fecha de ingreso (7)
MOTIVO DE LA SOLICITUD
Fecha de solicitud (Firma)
Fdo.: Ei/La (Cargo o puesto de trabajo)
Fecha recepción copias: (Firma)
Fdo.: EI/La (Cargo o puesto de trabajo)
DIRECTOR O RESPONSABLE DEL ARCHIVO CENTRAL (10) DE LA CONSEJERfA DE
m [77
EL ARCHIVO CENTRAL
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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACIÓN DEL OFICIO DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS
POR LA ADMINISTRACIÓN PRODUCTORA DE DOCUMENTOS Este oficio recogerá la petición de consulta por medio de copias de documentos que efectúe la Administración autonómica al Archivo Central. Constará de los siguientes campos:
ENCABEZAMIENTO
Margen superior izquierdo: Consulta N.O (1): número correlativo anual que se dará a cada una de las consultas que se hagan en el Archivo Central. A cumplimentar por el Archivo Central. Este número quedará asimismo reflejado en el Registro de Consultas.
Margen superior derecho: Copias Simples (2): se marcará con una cruz (x) si la Administración Productora desea obtener copias simples del documento/s consultadoh y número de copias solicitadas. Copias Autenticadas (3): se marcará con una cruz (x) si la Administración Productora desea obtener copias autenticadas del documento/s consultado/s y número de copias solicitadas. DATOS DEL SOLICITANTE
Unidad Administrativa (4): a la que pertenece el solicitante. Si éste perteneciese a una Unidad Administrativa diferente a la que ha generado e! documento, deberá solicitar la consulta del documento a través del Organo o Unidad productora del mismo, o en caso contrario, habrá de hacerse con autorización del Director General o del Secretario General Técnico.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
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DATOS DEL DOCUMENTOB
Descripción del documento/s solicitado/s (5): denominación de la/s unidaaes documental/es, con expresión de su contenidoh, número de expediente si lo hubiere y fecha/s de inicio y de finalización. Órgano y Unidad Productores (6): nombre del Órgano y Unidad que produjeron el documento/s. Fecha de Ingreso (7): fecha en la que el documento fue transferido
al Archivo Central. Signatura (8): recoger aquí el código de control de la unidaaes de instalación del documento/s solicitado/s. Número Registro (9):número de registro dado a la fracción del fondo de Archivo al que pertenece el documento en el momento de su ingreso en el Archivo Central. Director o responsable del Archivo Central de la Consejería de (10): Hacer constar si es matriz o delegado y su identificación.
EL ARCHIVO CENTRAL
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MODELO OFICIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS
POR LA ADMINISTRACI~NPRODUCTORADE DOCUMENTOS
Fecha estipulada devolución (3)
Mstamo N.?(1)
N.?piezas de la Unidad Documental(2)
Fecha fin de prórroga (4)
DATOS DEL SOLICITANTE Nombre y Apellidos: Unidad Administrativa (5):
SOLICITA: DATOS DEL DOCUMENTO ~
~~
üescnpción del documento
solicitado (6)
órgano y Unidad pmductores
Signatura
MOTIVO DE LA SOLICITUD D U R A C I ~ NESTIMADA DEL PRÉSTAMO: Fecha de SOLICITUD: Entregué
Recibí
(Firma)
(Firma)
(Firma)
Fdo.: EI/La: (Cargo o puesto de trabajo)
Fdo.: DD.(
Fdo.: EI/La
MOTIVO DE LA PRÓRROGA(11): F e c h a d e DEVOLUCI~N: Entregué (Firma)
Fdo.:
DD.'
(Cargo o puesto de trabajo)
Recibí (Firma)
Fdo.: ElLa EILa Archiveda.
N.9 Reg. General
EL ARCHNO CENTRAL
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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACI~N DEL OFICIO DE SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS POR LA ADMINISTRACIÓN PRODUCTORA DE DOCUMENTOS Este oficio se cumplimentará por duplicado para cada documento que se solicite y recogerá la petición del préstamo de cada documento que efectúe la Administración al Archivo Central. Un tercer ejemplar fotocopiado se colocará en cada caja como testigo. Constará de los siguientes campos: ENCABEZAMIENTO
Margen superior izquierdo
Préstamo N.O (1): número correlativo que se dará a cada uno de los préstamos realizados a la Administración. A cumplimentar por el Archivo Central. Asimismo este número quedará reflejado en el Registro de Préstamos.
Número de piezas de la Unidad Documental (2): cuantificar el número de piezas documentales que contiene la Unidad Documental prestada.
Margen superior derecho
Fecha estipulada devolución (3): fecha establecida para el préstamo de los documentos. A cumplimentar por el Archivo Central. Fecha fin de prórroga (4): se cumplimentará siempre que sea necesario ampliar el período de préstamo por un motivo razonado. A cumplimentar por el Archivo Central. DATOS DEL SOLICITANTE
Unidad Administrativa (5): a la que pertenece el solicitante, ascendiendo hasta la Consejería. Si éste perteneciese a una Unidad Administrativa diferente a la que ha generado el documento, deberá pedir autorización a dicho Organo o Unidad Productora, o en caso contrario, habrá
224
ANA DUPLÁ DEL MORAL
de hacerse con autorización del Director General o del Secretario General Técnico, que deberá adjuntarse a la solicitud. DATOS DEL DOCUMENTO
Descripción del documento solicitado (6): denominación de la Unidad Documental, con expresión de su contenido, número de expediente si lo hubiere y fechas de inicio y de finalización. Órgano y Unidad Productores (7): nombre del Órgano y Unidad que produjeron el documento. Fecha de Ingreso (8): fecha en la que el documento fue transferido al Archivo Central. Signatura (9): recoger aquí el código de control de la unidad de instalación del documento solicitado. Número Registro (10): número de registro dado a la fracción de fondo de Archivo al que pertenece el documento en el momento de su ingreso en el Archivo Central. Motivo de la prórroga ( 11) : motivo por el que se solicita la prórroga del préstamo del documento. Director o responsable del Archivo Central de la Consejería de (12): Hacer constar si es matriz o delegado y su identificación.
EL ARCHIVO CENTRAL
4.8.3.
225
Servicio a los ciudadanos: Para la defensa de sus intereses y para la investigación
Como hemos visto al tratar el acceso, los ciudadanos pueden consultar los documentos del Archivo Central para la gestión de sus intereses y para realizar investigación, con los límites que establece la legislación vigente mencionada al hablar del acceso y la accesibilidad. Podrán hacer la consulta de los documentos:
- Directamente en el Archivo. - Mediante solicitud por escrito.
De acuerdo con el artículo 37.8 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, «el derecho de acceso conllevará el de obtener copias o certificados de los documentos cuyo examen sea autorizado por la Administración, previo pago en su caso de las exacciones que se hallen legalmente establecidas».
Procedimiento La realización de las consultas se solicitará por escrito. Si éstas se realizan en el Archivo y lo que desean es ver el original podrán hacerlo cumplimentando una ficha de solicitud de consulta directa por duplicado, cuyo modelo se reproduce en la página 227. Si lo que desean son copias de los documentos -simples o autenticadas-, podrá solicitarse con el formato normalizado que figura en la página 231. Los ciudadanos, si se trata de una investigación, habrán de expresar el tema de la misma, con fines estadísticos. LOS CIUDADANOS PODRÁN VER EL DOCUMENTO ORIGINAL Y SOLICITAR COPIAS SIMPLES O AUTENTICADAS SEGÚN SUS NECESIDADES. NUNCA PODRÁN LLEVARSE EL DOCUMENTO ORIGINAL.
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MODELO FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO CENTRAL POR LOS CIUDADANOS
Consulta N . O (1)
(*) DATOS DEL SOLICITANTE
Nombre y Apellidos: D.N.I. o C m e t de Investigador n.': Dirección Postal:
..............................................................................................
Teléfono: ...................................................................... Fax: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (*) Usted tiene derecho a acceder a la información que le concierne del fichero de usuarios de este Archivo, y cancelarla o rectificarla de ser errónea.
DATOS DEL DOCUMENTO Signatura (2)
Fecha del documento (3)
UInn
Órgano y Unidad Productores (4): ..................................................................................................................................
Descripción del documento solicitado (5):
..................................................
........................................................................................................................................
TEMA DE INVESTIGACIÓN (6): ..................................................................................
Fecha: (Firma) Fdo.: EI/La solicitante
EL ARCHIVO CENTRAL
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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACI~NDE LA FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA DIRECTA EN EL ARCHIVO CENTRAL POR LOS CIUDADANOS Esta ficha se cumplimentará por duplicado para cada documento que se solicite, cuando se realice la consulta de un documento original en el Archivo Central por parte del ciudadano. ENCABEZAMIENTO
Margen superior derecho Consulta N.O (1): número correlativo anual que se dará a cada una de las consultas que se hagan en el Archivo Central. A cumplimentar por el Archivo Central. DATOS DEL DOCUMENTO
Signatura (2): a cumplimentar por el Archivo Central. Fecha del documento (3): Cumplimentar el año, mes y día del documento cuando sea posible. Órgano y Unidad Productores (4): nombre del Órgano y Unidad que produjeron el documento. Descripción del documento solicitado (5): denominación del documento, con expresión de su contenido.
TEMA DE INVESTIGACI~N Tema de Investigación (6): a rellenar en caso de que la consulta sea con fines de investigación.
EL ARCHIVO CENTRAL
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MODELO FICHA DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS POR LOS CIUDADANOS Copias Simples (2) Consulta N.? (1)
o
Copias Autenticadas (3)
DATOS DEL SOLICITANTE Nombre y Apellidos:
D.N.I. o Carnet de Investigador n.2: Dirección Postal: Teléfono: Fax: Usted tiene derecho a acceder a la información que le concierne, recopilada en el fichero de usuarios de este Archivo y cancelarla o rectificarla de ser errónea.
DATOS DEL DOCUMENTO/S üescripci6n del documentols
órgano y Unidad
soliciladols
productores
Fecha del Documentols
(4)
(5)
(6)
TEMA DE INVESTIGACI~N(7):
Fecha de solicitud (Firma)
Fecha recepción copias: (Firma)
Fdo.: E I b Solicitante
Fdo.: EI/La Solicitante
EL ARCHNO CENTRAL
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INSTRUCCIONES DE CUMPLIMENTACI~N DE LA FICHA DE SOLICITUD DE COPIAS DE DOCUMENTOS POR LOS CIUDADANOS Este impreso recogerá la petición de copias de documentos que efectúen los ciudadanos al Archivo Central. Constará de los siguientes campos: ENCABEZAMIENTO
Margen superior izquierdo Consulta N.O (1): número correlativo que se dará a cada una de las consultas que se hagan en el Archivo Central. Este número quedará asimismo reflejado en el Registro de Consultas. Margen superior derecho Copias Simples (2): se marcará con una cruz (x) si el ciudadano desea solicitar copias simples del .documento/s consultadols y cuantificará el número de copias solicitadas. Copias Autenticadas (3): se marcará con una cruz (x) si el ciudadano desea solicitar copias autenticadas del documento/s consultado/s y cuantificará el número de copias solicitadas. DATOS DEL DOCUMENTOD
Descripción del documento/s solicitado/s (4): denominación de la unidad/es documental/es, con expresión de su contenido, número de expediente si lo hubiere y fecha de inicio y de finalización. Órgano y Unidad Productores (5): nombre del Órgano y Unidad que produjeron el documento/s. Fecha/s del documento/s (6): cumplimentar el año, mes y día, deVlos documento/s solicitado/s cuando sea posible. TEMA DE INVESTIGACIÓN
Tema de Investigación (7): a rellenar en caso de que la consulta sea con fines de investigación.
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4.9. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL AL ARCHIVO REGIONAL, FASE DE ARCHIVO INTERMEDIO Cuando los documentos hayan permanecido en el Archivo Central como máximo diez años desde su ingreso en él, a no ser que la índole de los documentos haga aconsejable su permanencia, pasarán a la siguiente fa% de Archivo: la fase de Archivo Intermedio. Las Series Documentales que tengan poco uso y se consulten raramente podrán pasar a la fase de Archivo Intermedio antes de cumplir el plazo de diez años. Tanto si los documentos tienen más de diez años y van a permanecer en el Archivo Central como si tienen menos y van a pasar al Archivo Intermedio necesitan resolución o aprobación expresa del Secretario General Técnico. Todo lo anterior se contempla en el artículo 13.3 de la Ley de Archivos madrileña. Se hace esta breve mención de estas transferencias por no ser objeto de este manual.
5. EL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID: CABEZA DEL SUBSISTEMA DE ARCHIVOSAUTON~MICOS. CENTRO DE ARCHIVO PARA LAS FASES DE ARCHIVO INTERMEDIO E HISTÓRICO. CENTRO DIRECTOR DEL SISTEMA DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID
Al igual que en el caso de las transferencias del Archivo Central a la fase de Archivo Intermedio, se hace una breve alusión al Archivo Regional, aunque no es materia directa de este Manual. El Archivo Regional tiene tres facetas de gran importancia: como cabeza del Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid, como sede de las fases de Archivo Intermedio e Histórico y como Centro Director del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid, de acuerdo a lo dispuesto en la Ley de Archivos y Patrimonio Documental madrileña. Como Centro Director del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se ocupará de la protección y fomento para la conservación y uso adecuado del Patrimonio Documental madrileño.
El Plan Sectorial que organiza el Subsistema contempla al Archivo Regional como cabeza del mismo, al ser este Subsistema un conjunto de fondos de Archivo dividido en las cuatro fases o edades a las que nos hemos referido. De este modo, del Archivo Regional dependerán orgánica y funcionalmente las tres últimas fases y jerárquicamente las dos últimas, mientras que los Archivos Centrales tendrán su dependencia jerárquica de las Secretarías Generales Técnicas, si así se determina. En cuanto a los Archivos de las Oficinas, dependerán en determinados aspectos funcionales del Archivo Regional a través de los Archivos Centrales. Todo ello se refleja en el esquema de la pág. 62. Parece ineludible decir que en la Comunidad de Madrid el Archivo Regional reúne estas fases de Archivo Intermedio e Histórico y lo que esto significa. El artí-
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culo 13 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid en sus puntos 4 y 5 dice: u4. Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos se trasladrán a las dependencias del Archivo Regional, donde durante un período máximo de quince años recibirán el tratamiento correspondiente a un Archivo Intermedio. 5. Transcurrido este plazo, los documentos que, salvo excepciones, tengan ya treinta años desde su génesis y que tengan valor histórico recibirán en el Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal valor.» El artículo 14 en sus puntos 1 y 2 dice: «i. Los Centros de Archivo de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley serán, por tanto, además de los Archivos de Oficina:
Los Archivos Centrales de las Consejerías. b) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. c) Los Archivos de los Entes Institucionales y Empresas públicas de la a)
Comunidad de Madrid. d) El Archivo de la Asamblea. 2. El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también los Fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad, así como los Fondos de Archivo, documentos o colecciones de instituciones o personas públicas o privadas que no pudiendo atender adecuadamente estos bienes ingresen en él mediante convenio de depósito, donación y otro régimen, si se considera oportuno.»
La fase de Archivo Intermedio es la que recoge los documentos procedentes de los diferentes Archivos Centrales de la Administración autonómica. Estas transferencias se harán por los Directores de los Archivos Centrales con el conforme de los Secretarios Generales Técnicos. En esta fase se estudiarán y establecerán los valores históricos e informativos que los documentos puedan tener, es decir, sus valores secundarios, para, de acuerdo con los plazos establecidos en la Ley de Archivos, recibir el tratamiento correspondiente a estos valores. Aquellos documentos que no tengan estos valores y hayan perdido sus valores primarios serán destruidos. Así pues, el Archivo Regional tendrá las funciones de depósito final o definitivo de los documentos de la Administración autonómica, que habrán ingresado mediante el proceso de transferencia. También, de acuerdo con el artículo 19 de la Ley de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, los documentos en fase
EL ARCHIVO REGIONAL DE LA COMUNIDAD DE MADRID
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de Archivo Intermedio e Histórico de la Administración Institucional autonómica serán transferidos al Archivo Regional de la Comunidad de Madrid o a otro Centro de Archivo de esta índole que, en función de las necesidades, se determine. Además el Archivo Regional ha recibido y recibirá documentos por donación, compra o depósito de fondos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño y de interés para Madrid. Cuando las deficiencias de instalación o la insuficiencia de medios personales pongan en peligro la conservación, seguridad o servicios de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental Madrileño custodiados en una institución y ésta no tuviera medios para subsanarlos, podrá la Comunidad de Madrid, según el artículo 28 de su Ley de Archivos, obligar a su depósito en el Archivo Regional, u otro que determine, hasta tanto desaparezcan las causas que motivaron el peligro. En este Archivo se aplicarán los principios clasificatorios de Respeto a la Procedencia de los Fondos y de Respeto al Orden Original. En la fase de Archivo Intermedio el Servicio a la Administración autonómica es menos frecuente, lo es más a los ciudadanos. El préstamo de documentos es excepcional y las solicitudes de copias de documentos se realizan directamente al Archivo por la Administración autonómica y por otras Administraciones (por ejemplo, la Judicial) y por los ciudadanos. Los documentos en fase de Archivo Histórico sirven fundamentalmente a la investigación histórico-científica. El préstamo de documentos originales en esta fase es también excepcional como en la fase anterior, y se realiza fundamentalmente para exposiciones.
La consulta de los documentos en esta fase es libre, salvo lo que disponga en contrario la legislación vigente.
6. BIBLIOGRAFÍA Y DOCUMENTACIÓN UTILIZADAS
BIBLIOGRAFÍA UTILIZADA ACTASde las Pri’meras lomadas sobre Metodología para la Identifcación y Valoración de Fondos Documentales de las Administraciones Públicas (Madrid, 20, 21 y 22 de marzo de 1991). Madrid, Ministerio de Cultura, 1992.
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tabilidad ( 1 Real Decreto). - En materia de Colegios Oficiales y Profesionales y Cámaras Agrarias y de
la Propiedad Urbana ( 3 Reales Decretos). - En materia de Cultura, Deportes, Educación y Juventud (14 Reales Decretos).
En materia de Espectáculos, Casinos, Juego y Apuestas (2 Reales Decretos). materia de Ferias Internacionales (1 Real Decreto). materia de Fundaciones y Asociaciones (2 Reales Decretos). materia de Industria y Comercio (7 Reales Decretos). materia de Instalaciones Radiactivas (1 Real Decreto). - En materia de Obras Públicas (2 Reales Decretos).
-
- En - En - En - En
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(5 Reales Decretos). - En materia de Radiodifusión ( 1 Real Decreto). - En materia de Salud y Bienestar Social (10 Reales Decretos). - En materia de Trabajo, Empleo, Cooperativas y Sociedades Anónimas Laborales (3 Reales Decretos). - En materia de Transportes (3 Reales Decretos). - En materia de Tributos cedidos (2 Reales Decretos). - En materia de Ordenación del Territorio, Urbanismo y Vivienda
Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso Autonómico (BOE 15 de octubre). Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid (BOCM 20 de diciembre). Reglamento de la Asamblea de Madrid, aprobado por el Pleno en su Sesión de 18 de enero de 1984 (BOCM 6 de abril). Ley 1/1984, de 19 de enero, reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid (BOCM 3 de febrero). Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid (BOCM 24 de abril). Ley 9/1990, de 8 de noviembre, reguladora de la Hacienda de la Comunidad de Madrid (BOCM 21 de noviembre). Leyes anuales de Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid. Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal (BOE 31 de diciembre). Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (BOE 27 de noviembre). Ley Orgánica 9/1992, de 23 de diciembre, de transferencias de competencias a Comunidades Autónomas que accedieron a la autonomía por la vía del art. 143 de la Constitución (BOE 24 de diciembre). Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid (BOCM 30 de abril). Ley 7/1993, de 22 de junio, de adecuación de la Ley Estatal 30/1992, de 26 de noviembre, de las normas reguladoras de los procedimientos propios de la Comunidad de Madrid y de modificación de la Ley de Gobierno y Administración y de la Ley Reguladora de la Administración Institucional de la Comunidad de Madrid (BOCM 25 de junio). Decreto 74/1993, de 26 de agosto, por el que se establecen medidas de adecuación de los procedimientos administrativos en materia de autorizaciones a lo establecido en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de RJAFJ-PAC(BOCM 27 de agosto). Decreto 75/1993, de 26 de agosto, por el que se adecuan determinados procedimientos a la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de RJAFJ-PAC(BOCM 27 de agosto). Decreto 76/1993, de 26 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento del Procedimiento para la concesión de ayudas y subvenciones públicas (BOCM 27 de agosto). Decreto 77/1993, de 26 de agosto, por el que se aprueba el Reglamento para el Ejercicio de la Potestad Sancionadora por la Administración Pública de la Comunidad de Madrid (BOCM 27 de agosto). Decreto 78/1993, de 26 de agosto, por el que se procede a la adaptación de los procedimientos en materia de gestión de personal a la Ley de RJAP-PAC (BOCM 27 de agosto). Ley Orgánica 10/1994, de 24 de marzo, de Reforma del Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid (BOE 25 de marzo).
BIBLIOGRAFÍA Y DOCUMENTACIÓN UTILIZADAS
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Ley 2/1995, de 8 de marzo, de subvencionesde la Comunidad de Madrid (BOCM 21 de marzo). Ley 13/1995, de 21 de abril, de Regulación del Uso de la Informática en el Tratamiento de Datos Personales por la Comunidad de Madrid (BOCM 18 de julio). Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas (BOE 19 de mayo). Ley 18/1995, de 1 de diciembre, de modificación parcial de la Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid (BOCM 11 de diciembre). Real Decreto 263/1996, de 16 de febrero, por el que se regula la utilización de técnicas electrónicas, informáticas y telemáticas por la Administración General del Estado (BOE 29 de febrero). Real Decreto 390/1996, de 1 de marzo, de Desarrollo Parcial de la Ley 13/1995, de 18 de mayo, de Contratos de las Administraciones Públicas (BOE 21 de marzo). Ley 14/1996, de 30 de diciembre, de Cesión de Tributos del Estado a las Comunidades Autónomas y de Medidas Fiscales Complementarias (BOE 3 1 de diciembre). Reglamento de la Asamblea de Madrid, aprobado por el pleno en su Sesión de 30 de enero de 1997 (BOCM 12 de febrero).
7. APÉNDICE
7.1.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
7.1.1. RELACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES DE CARÁCTER ECONOMICO, FORMADOS A PARTIR DE LA CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE LOS PRESUPUESTOS DE GASTOS DE 1997 OBSERVACIONES
- Esta relación no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La relación de Tipos Documentales se perfeccionará y completará cuando estén en funcionamiento los Archivos Centrales. Los cambios que se produzcan en esta clasificación económica se recogerán en la fijación de tipos documentales, cuando se considere oportuno. -
Las funciones se desprenden de la denominación del artículo,concepto y subconcepto. Estas funciones se suelen expresar en el tiempo verbal de infmitivo. Sin embargo, aquí y en la mayor parte de los ejemplos del texto, para una mayor claridad en relación con lo aquí expresado, se ha respetado el sustantivo con que las ha designado esta clasificación económica de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid, ya que lleva implícito el ejercicio de la actividad. Se ha incluido la función genérica de gastos en aquellos casos imprescindibles para identificar y dar sentido
a la denominación de Tipo Documental. En este caso la función se ha colocado entre corchetes. -
Los Tipos Documentales que
se derivan de las funciones se forman a pattir del nivel de concepto, en líneas generales. Sólo en aquellos c a m en que a nivel de concepto @re el genérico u o t r o s w o &astos Divemsr o la acumulación de varias funciones, se ha descendido a nivel de subconcepto para formar el Tipo Documental.
CAPhlJLO 1. GASTOS DE PERSONAL TIPODOCUMENIAL
WNCIÓN
ALTOS CARGOS. Rcnibuciones Bíricis y O m r RcmuncncionesAltos Cargos. Retribuciones Básicas Altos Cargos Otras RemuneracionesAltos Cargos.
Expedientes de Retribuciones Básicai y O m r Rcmuncncioms Altos Cai. (los.
incremento Retribuciones Altos Cargos.
PERSONAL EVENTUAL DE GABINETES.
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n m DOCUMENTAL Retribuciones Básicas y Otras Remuneraciones Personal Eventual de Gabinetes.
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-
Retribuciones Básicas Personal Eventual Expedientes de Retribuciones Básicai de Gabinetes. y O u n s Remuneraciones Personal E ventual de Gabinetes. Otras Remuneraciones Personal Eventual de Gabinetes.
1100
I
I I
1
1101
1109
1
Incremento Retribuciones Personal Eventual de Gabinetes. FUNCIONARIOS.
I
I
I I I I I
I
I
I
I
I
120
I 1 1 1 1 1
1203
1 Retribuciones Básicas Funcionarios. 1 SueldosGrupoA. 1 Sueldos Grupo B. 1 Sueldos Grupo C. 1 SueldosGmpoD
1204
1 SueldosGrumE.
1209
1 Incremento de Retribuciones.
1200 1201 1202
5
Expedientes de Retribuciones Básicas Funcionarios.
Otras Retribuciones Básicas.
I
1
I
Retribuciones Complementiriis FunCiOMriOS.
121
Complemento de Destino. Complemento Específico.
I
I
1
1213
1 Otros Complementos
I
I
1
1219
1 Incremento Retribuciones.
I
1
Expredientes de Retribuciones Com plementirias Funcionarios.
Retribuciones en Especie Funciona-
122
rios.
l
1
1220 1221
1 Casavivienda.
Expedientes de Retribuciones en Es. pecie Funcionarios.
Otras Retribuciones en Especie. Retribuciones Funcionarios en Prácii-
124
cas.
Expedientes de Retribuciones Funcio narios en Prácticas.
1240
Retribuciones Funcionarios en Prácticas.
1252
Fondo Cumplimiento Sentencias [Retri- Expedientes de Retribuciones del bución]. Fondo C u m p l i e n t o Sentencias.
1253
Homogeneización Sistema Retributivo Expedientes de Homogeneización Sis. [Retribución]. tema Retributivo.
125
1
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
25 1
LABORALES. Laboral Fijo IRetribuciónl. Retribuciones Básicas Laboral Fijo. Otras Remuneraciones Laboral Fijo. 1302
Fondo Cumplimiento Sentencias Laboral Fijo.
1303
Indemnizaciones por Despido Laboral Expedientes de Retribuciones Labo Fijo. ral Fijo. Salario Servicio Militar o Prestación Social Sustitutoria.
1304
~
1305
Homogeneización Retribuciones Personal Laboral Fijo.
1309
Incremento Retribuciones Personal Laboral Fijo.
Labore1 Eventual [Retribuciónl.
131
I
I
1
I I 1 1
1310
1 Retribuciones Básicas Laboral Eventual. ~~~
Otras Remuneraciones Laboral Eventual. 1312
1313 1319
Fondo Cumplimiento Sentencias Labo- Expedientes de Retribuciones Labo ral Eventual. ral Eventual. Indemnizaciones por Despido Laboral Eventual. Incremento Retribuciones Personal Laboral Eventual.
OTRO PERSONAL.
I
1411
Contratos Administrativos [Retribu- Expedientes de Retribuciones de Pec s o d con Contratos Administrati. ción]. vos. Médicos internos Residentes [Retribu- Expedientes de Retribuciones de Médicos internos Residentes. ciónl. Sustitución de Sanitarios Locales. [Retribución].
Expedientes de Retribuciones de Per. SOMI de Sustitución de Sanitarios
Locales.
1
15
I
r
1
I
I
T
150
l I l1 1
1419
incremento de Retribuciones de Otro Expedientes de Incremento de Retri, buciones de Otro Personal. Personal.
1 INCENTIVOS AL RENDIMIENTO. 1500
Complemento de Productividad Be- Expedientes de Retribuciones por tribuciónl. Complemento de Productividad. Complemento de Productividad. Gratificaciones IRetribuciónl.
1510
1 Gratificaciones.
Expedientes de Gratificaciones.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
252
V67 I
CUOTAS, PRESTACIONES Y GASTOS SOCIALES A CARGO DEL EMPLEADOR. Cuotas Sociales CCcOtiEaciónl.
160
l
1
Expedientes de Cotización de Cuotas Wiles.
1600
Cuotas Socides.
1608
Mejora incapacidad Laboral Transitoria.
1610
1 Pensiones.
I
Pensiones de Familiares. E+dientes 1615
Asistencia Médico-Farmacéutica Clases Pasivas.
1616
Avudas Dor Fallecimiento e invalidez.
de prrotaciones &iiles.
Gastos Soeiles del Personal. Formación y Perfeccionamientodel PerOtras Prestaciones al Personal: Abono Expedientes de Gastos Sodiles de
1
Cuidado Hijos. Otras Prestaciones al Personal: Ayuda Estudios, Disminuidos y Prestaciones Asistenciales.
~
Expedientes de Retribuciones por Complemento Familir.
Complemento Familiar Clases Pasivas. PREVISIÓN PARA AJUSTES TÉC-
NICOS Y
CRECIMIENTO
DE
PLANTILLA. Previsión p r a Ajustes Técnicos y Crecimiento de PlintilL.
180
1801
Expedientes de Previsión para Ajuiter Técnicos y Crecimientode P h tüh. Previsión para Crecimiento de Plantilla.
1809
Otros Créditos Centralizados.
Previsión para Ajustes TécNcos.
1800
r
F U N C I O N E S Y SERVICIOS TRANSFERIDOS. ~~~
~
Funciones y SeMciOr Transferidos [Gastosl.
I
I
1
1
1
1
1900 1901
1 Funciones y ServiciosTransferidos.
1
Previsión Ajustes Técnicos Servicios Transferidos. incremento Retribuciones: Funciones y ServiciosTransferidos.
I1 Expedientes de Gastos por Funciones y ServiciosTransferidos.
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
253
CAPÍTLJLO ii. GASTOS CORRIENTES EN BIENES Y SERVICIOS
I
20
I
I I
200
I I
1 ARRENDAMIENTOS. 1 Arrendamiento Terrenos
v
I Bienes 1
Naturales. Arrendamiento Terrenos y Bienes Naturaies.
Expedientes de Arrendamiento de Te. Y Bienes
I
Arrendamiento Edificios y Otras Construcciones. Expedientes de Arrendamiento de Ediicios y Ouns Construcciones. Arrendamiento Edificios y Otras Construcciones. Arrendamiento Maquinaria, Instalaciones y Equipo. Expedientes de Arrendamiento de Maquinaria, Instalaciones y Equipo. Arrendamiento Maquinaria, Instalacio-
203
2030
nes v Eauiw.
I
IZUI
t
I
I
I
2040
1
2050
1 Arrendamiento Mobiliarioy Enseres.
m5
Arrendamiento Mob¡U1¡0
1
2060
I
I
21
209
1
2090
y Enseres. Expedientes de Arrendamiento de
Mobüiirio y
Arrendamiento Equipos para ProceExpedientes de Arrendamientode so8 de Información. Equipos para Procesos de Informa. Arrendamiento Equipos para Procesos ción. de información.
206
II
Arrendamiento Material de TransporExpedientes de Arrendamientode te. __. Material de Transpone. Arrendamiento Material de Transporte.
1
Arrendamiento Otro Inmovilizada Material. Expedientes de Arrendamientode Otro Inmovilizado Material. Arrendamiento Otro InmovilizadoMate.
I Repsnción y Consemción Terrenoc Expedientes de Reparación y Consery Bienes Naturales. vación de Terrenos y Bienes Naturales. Bienes Naturales.
I
1
2120 213
2130
Reparación y Conservación Edificios y Otras Construcciones. ExDedientes de Returación v Conservación de Edificios y Otras ConsReparación y Conservación Edificios y trucciones. Otras Construcciones. Reparación y Conservación MaquinaExpedientes de Reparación y Conser. ria, Instalaciones y Equipo. vación de Maquinaria, Instihciones Reparación y Conservación Maquinaria, YEquip instalaciones v Euuiw. Reparación y Coneervación Material Expedientes de Reparación y Conser. Transporte.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
254
PUNCIÓN
Reparacióny Conservación Mobüirio y Enseres. Expedientes de Reparación y Conservación de Mobüirio y Enseres. Reparacion y Conservacion Mobdiano y Enseres Reparación y Conservación Equipos Expedientes de Reparación y Conserpara Procesos Informéticos. vación de Equipos para Pmcesos Reparacion y Conservacion Equipos para Informéticos. Procesos Informaticos
1
218
1
1
1 219
1 22
I
1
220
2190
I
1
T-
2180
1 1
1
1
1
Reparación y Conservación Bienes Expedientes de Reparación y ConserDestinados ni Uso General. vación de Bienes Destinados al Uso Reparacion y Conservacion Bienes DesGeneral. unados al Uso General
1
Reparación y Conservación Aparatos e Instrumental Médico. Expedientes de Reparación y Conservación de Aparatos e Instrumental Reparación y Conservación Aparatos e Médico. InstmmentalMédico.
1
Reparación y Conservación Otro Inmovilizado Material. Expedientes de Reparación y Conservación de Otm Inmovilizado MateReparación y Conservación Otro Inmo&l. viüzadoMateria1.
1
1
MATERIAL, SUMINISTROS Y
OTROS.
1 Material de Oficina [Adquisiciónl. 2200
Material de Oficina Ordinario.
2201
Mobiliario y Enseres.
2202
Prensa y Revistas.
2203
Libros y Otras Publicaciones.
2204
I MaterialInformático Suministros.
22 1
Energía eléctrica.
2210
I
1
2212
1 Gas.
I
1
2213
1 Combustible.
1
2214
1 Vestuario.
1 1 ;!;1 l
Expedientes de Adquisición de Material de Oficina.
PmiuctosALimenticios. Productos Farmacéuticos y Sanitarios. Materias Primas Funcionamiento Servicios.
2219
Otros Suministros.
Expedientes de Suministros.
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
luirfCVI.0 CONCEPTO
Comunicaciones [Serviciosl. 2220
Servicios Telefónicos.
2221
Servicios Postales y Telegráficos.
2222
I
Tmo DOCUMENTAL
FUNCi6N
222
I
255
1
2229
.
Expedientes de Servicios de Comunicaciones.
Télex.
1 Otras Comunicaciones.
I
Transporte [Serviciosl.
223 2230
Expedientes de Servicios de Transporte.
Transwrte.
Primas de Seguros [Gastosl.
224
2240
Primas de Seguros Edificios y Otras Construcciones.
2241
Primas de Seguros de Vehículos.
2242
Primas de Seguros Bienes Muebles.
2243
Fondo Autoseguro.
2249
Primas de Seguros Otros Riesgos.
Expedientes de Gastos de Primas de Seguros.
Triiutos [pago].
225
2250
Tributos Locales.
2260
Plan Saneamiento deuda HGUGM.
Expedientes de Pago de Tributos.
~
Gastos Diversos.
226
1
2262
1
2264
1
1 t
Atenciones Protocolarias y Representati- Expedientes de Atenciones F’rotocolaA s y Representativas. Divulgación y Publicaciones. y Contenciosos [Gastos].
1
Expedientes de Gastos del Plan Saneamiento de la Deuda del HGUGM.
Gastos Servicios Sanitarios.
I
I
Expedientes de Divulgación y Publicaciones. Expedientes de Gastos por Asuntos Jurídicos y Contenciosos. Expedientes de Gastos de Servicios Sanitarios. Expedentes de Gastos de Comunidad.
2265
Gastos de Comunidad.
2267
Promoción de las artes escénicas y de la Expedientesde Promoción de las artes escénicas y de la música. música.
2268
Promoción Económica, Cultural y Edu- Expedientes de Promoción Económicativa. ca, Cultural y Educativa.
2269
Otros Gastos ’.
’ En el caso del Subconcepto 2269, «Otros Gastos», no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podría integrarse cualquier tipo de gasto. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación 2269, «Expedientes de Otros Gastosu, en espera de mejor solución.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
256
Otros TrabajosRnliidor por Empre-
227
MI.
Trabajos Realizados por Empresas de Expcdintes de Trabajos Realidor Limpieza y Aseo [Serviciosl. por Empmas de Limpieza y Asco
2270 I
1 I
1
1
I
I
2271
1 1
I I 2273
l
-
1
-
Trabajos Realizados por Empresas de Expcdicntes de Trabajos Rcitizadoi por Empresas de Valoraciones J Valoracionesy Peritajes [Serviciosl. PdikS. de Tnb.hSR"'izador Trabajos Realizados por Empresas de E@ienta por Empresas de Procesos dc Proceso de Datos [Serviciosl. Datos.
2272
I
1
Trabajos Realizados por Empresas de Expediintes de T n b i j Reaiizador Seguridad [Serviciosl. por Empmas de Seguridid.
Gestión de Centros [Gastos].
Expedientes de Gastos por Gestión dc centros.
2274
Trabajos Realizados por Empresas de Jkpedientes de Trabajos Reiluadoc Estudios y Trabajos Téuiicos. por Empresas de Estudios y Traba [SeMCiosl. jos Técnicos.
q= 2276
Otros Trabajos con el Exterior *. Convenios [Gastos].
2281
I
1
I
I I
1
1 Convenios con Entidades ReLgiosas.
2284
1 Convenios con Universidades.
2285
Convenio Registradoresde la Propiedad.
2289
O v o s Convenios, Conciertos o Acuerdos.
2290
I
230
I
I I
1
2301
1 233
2310
I
Expcdintes de Dietas.
1 Dietas Personal. Expedientes de Indemnización por Locomoción.
1 Locomoción Y Traslado del Personal.
1h 2330
Expedienta de Gastos de ción de Convenios.
I
Dietas Miembros de la Asamblea.
Locomoción Dndemnizaciónl.
211
I
I
hprevktos e insuficiencias [Gastosl. EXpcdKntCorrientes Imprevistos e Insuficiencias. imorwistos e insuficiencias.
1m a s . 2300
I
Lucro.
2283
229
I
Convenios con CorporacionesLocales.
a Indemniuciones.
I
Asistencia a Consejos de Administración Expedientes de Indemnización poi [indemnización]. Asisten& 8 Consejos de Adminis. mción.
' En el caso del Subconcepto 2279 *Otros trabajos con el exteriom no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él pcdna integrarse cualquier tipo de trabajo con el exterior. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación 2279
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
257
n w DOCUMENTAL
I I
24
I
I
I I
I I
240
2331
2421
Servicios Nuevos: Salud Laboral. Programa Mejora del Rendmienta Escolar.
246
I I
Servicios Nuevos: Gastos de Funciona miento.
Expedientes de Servicios Nuevos: Gastos de Funcionamiento.
Servicios Nuevos: Salud Laboral.
242
I
Asistencia a Tribunales [Indemnización1 Expedientes de Indemnización po Asistencia a Tribunales.
1 SERVICIOS NUEVOS. 1 Servicios Nuevos. 2400
I
l
1
2460
1 Programa Mejora del Rendimiento Esco-
Expedientes de Servicios del Nuevos Salud hboral.
Expedientes de Gastos Comentes de Programa Mejora del Rendimienti Escolar.
ASISTENCIA SANITARIA Y SERVI. CIOS SOCIALES CON MEDIOS AJENOS.
25
Convenios y Conciertos de Sanidad [Gastosl.
25 1
2510
Con Corporaciones Locales.
251 1
Con Entidades Privadas.
2512
Con otras Instituciones.
Expedientes de Gastos de Estnbleci miento de Convenios y Concieno de Sanidad.
Convenios y Conciertos de Servicios Sociales [Gastosl.
254
I
I
1
2540
1
1
1
2541
I
I
1
2542
1 Con CorporacionesLocales. ConEntidadesPrivadas.
Expedientes de Gastos de Estnbleci miento de Convenios y Concierto! de Servicios Sociales.
1 Con otras Instituciones FORMACI~N. Formación [Gastosl.
otros.
2609
Otras Acciones en Materia de Formación.
Expedientes de Gastos Comentes di Formación.
’ En el caso del Subconcepto 2339, «Otras Indemnizacionesn, no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podria integrarse cualquier tipo de indemnización. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación 2339. <
ANA DUPLÁ DEL MORAL
258
1
1
ARTfCUM lCONCEFTOl
I
n m DOCUMENTAI
MATERIAL SANITARIO.
27
Material Sanitario [Adquisiciónl.
270
2701
I
NNCIÓN
I
1
Instrumental y pequeño utillaje sanitario no inventariable.
2702
Material laboratorio y reactivos.
2703
Material radiología.
2704
1 Material de curas, quirófano y fungible.
Expedientes de Adquisición de Mate. R d Sani~Ro.
Prótesis e imolantes. Material radiactivo. Oxígeno y gasas medicinales. Catéteres, sondas, drenajes y diálisis. CENTROS DOCENTES PÚBLICOS
NO UNIVERSITARIOS. Centros Docentes Públicos no UniverExpedientes de Gastos de Centros sitarios [Gastos]. Docentes Públicos no UniversitaCentros Docentes Públicos no UniverRos. sitarios.
+
CAPhULO iii. GASTOS FINANCIEROS
s:p$F
ARTfCULO CONCEPTO
NNCi6N
DE DEUDA PÚBLICA INTERIOR
I
n m DOCUMENTAL
l
1
Intereses de Obligaciones y Bonos Expedientes de Gastos de Intereses ds [Gastosl. Obligaciones y Bonos. Intereses de Obligaciones y Bonos. Gastos de Emisión, Modiicación y Eqedientes de Gastos de Emisión, Cancelación. Modificación y Cancelación de D e u Gastos de Emisión, Modiicación y Canda Pública Interior. celación. I
I I
302
I I
3020 I
31
I
I
Primas de Reembolso de Obligaciones y Bonos [Gastos]. Primas de Reembolso de Obligaciones y Bonos.
de Gastos de Primas d, Reembolso de Obligaciones y Bonos.
DE PRÉSTAMOS DEL INTERIOR.
Intereses de Préstamos y Anticipos de Organismos Autónomos AdministratiExpedientes de Gastos de Intereses dc Préstamos y Anticipos. Entes Territoriales.
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
FUNCI~N
I
259
TíPo DOCUMENTAL
Intereses de Préstamos v Anticir>os de Otros Entes Públicos. Intereses de Préstamos v Anticioos de Empresas Comerciales, Industriales o Financieras. Intereses de Préstamos y Anticipos de Familias o Instituciones sin Fines de Lucro. Gastos de Formaliación, ModificaExpedientes de Gastos de Formalización y Cmcelación de préstamos. ción. Modificación Y Cancelación d< Gastos de Formaliación, Modificación Préstamos. y Cancelación de Préstamos.
DE DEUDA PÚBLICA EXTERIOR. Intereses de Deuda Pública Exterior Expedientes de Gastos de Intereses de [Gastosl. Deuda Pública Exterior. Intereses de Deuda Pública Exterior. Gastos Emisión, Modificación y CanExpedientes de Gastos de Emisión, celación Deuda pública Exterior. Modificación y Cancelación de Deu Gastos Emisión, Modificación y Canceda p”blica Exterior. lación Deuda Pública Exterior. Diferencia de Cambio Deuda Pública Expedientes de Gastos por Diferencir Exterior [Gastosl. de Cambio en Deuda Pública Exte Exterior. DE PRÉSTAMOS DEL EXTERIOR.
I
1
~~
Intereses de Préstamos del Exterior Expedientes de Gastos por Interese1 [Gastosl. de Préstamos del Exterior. Intereses de Préstamos del Exterior. Gastos de Emisión, Modifiación y Cancelación Préstamos del Exte- Expedientes de Gastos de Emisión, rior. Modificación y Cancelación Présta mos del Exterior. Gastos de Emisión, Modificación y Cmcelación Préstamos del Exterior. del Exterior [Gastosl.
OTROS. Intereses de Depósitos [Gastosl. Intereses de Depósitos.
Expedientes de Gastos de Intereses dt Depósitos.
Intereses de Fianzas [Gastosl. Intereses de Fianzas.
Expedientes de Gastos de Intereses dc Fisnzas. Expedientes de Gastos de Intereses dc Demora.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
260
ARTÍCULO CONCEPTO
TWO DOCUMENTAL
FUNCIdN
Otros Gastos Fmncieros ',
349 3490
Otros Gastos Financieros.
CAPÍXWLO iV. TRANSFERENCIAS CORRIENTES ARTÍCULO CONCEPTO
'
~
~
~
PUNCIÓN
~
-
n w WCUMENTAL
AL ESTADO
40
Al Estado [Transferencias Corrien.
403
tesl. 4030
A la Administración del Estado.
4035
Al Consejo Superior de investigaciones
Expedientes de Transferencias Co. mentes al Estado.
Científicas. ~
A Universidades [Transferencias Co-
404
rrientes].
4040
~~
Expedientes de Transferencias Co rrientes a Universidades (Estado)
A la UNED. A ORGANISMOS AUTÓNOMOS ADMINISTRATIVOS.
41
A Organismos Autónomos Admimis-
413
trativos [Transferencias Corrientes]. 4131
Servicio Regional de Salud.
4132
Servicio Regional de Bienestar Social.
4133
IMAP.
Comunidad de Madrid.
Expedientes de Transferencias Corrientes a Organismos Autónomos Administrativos.
Agencia Antidroga de la Comunidad de Madrid. 4138
instituto Madrileño del Menor y la Familia.
4139
Otros Organismos Autónomos Administrativos.
414
A Otros Organismos Autónomos Administrativos [Transferencias Corrientes]. 4140
Agencia para el Desarrollo de Madrid. Expedientes de Transferencias Co. rrientes a la Agencia para el Desarrollo de Madrid.
' En el caso del Concepto 349,
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
FU N C16N
261
TIF'O DOCUMENTAL ~
~~~
Agencia para la Formación de Madrid. Expedientes de Transferencias Co rrientes a la Agencia para la Forma ción de Madrid. Agencia para el Empleo de Madrid
Expedientes de Transferencias Co rrientes a la Agencia para el Emple< de Madrid.
Agencia Financiera de Madrid
Expedientes de Transferencias Co mentes a la Agencia Financiera dc Madrid.
A LA ADMINISTRACIÓN E INSTITUCIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRiD. A Instituciones de La Comunidad de Expedientes de Transferencias C o Madrid. rrientes a Instituciones de la Comu nidad de Madrid. A la Asamblea de Madrid. A ORGANISMOS AUTÓNOMOS MERCANTILES.
A Organismos Autónomos Mercanti. les ITransferencias Corrientes]. instituto de la Vivienda de Madrid. imprenta de la Comunidad. Consorcio Regional de Transportes.
I
instituto Madrileño del Depone, el Esparcimiento y la Recreación.
I
4339
Expedientes de Transferencias C o mentes a Organismos Autónomos Mercantiles.
Otros Organismos Autónomos Mercantiles.
A EMPRESAS PÚBLICAS Y OTROS ENTES PÚBLICOS.
A las Universidades Públicas
IYrans-
ferencias Comentesl. A la Universidad Complutense de Madrid.
A la Universidad Autónoma de Madrid. A la Universidad Politécnica de Madrid. A la Universidad de Alcalá de Henares. A la Universidad Carlos iii. C. E. S. Ramón Carande. Extensión y Mejora de la Enseñanza en las Universidades Públicas. Compensación Universidades Familia Numerosa. Evaluación Docencia e investigación. Universidad Rey Juan Carlos.
A Universidades:
otras actuaciones [TransferenciasComentesl.
Expedientes de Transferencias Co. mentes a Universidades Públicas.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
262
$ :::'
ARTíCULO CONCEPTO
FUNCIÓN
A la Universidad Complutense de Madrid.
4420 4421
A la Universidad Autónoma de Madrid.
4422
A la Universidad Politécnica de Madrid. A la Universidad de Alcalá de Henares. Expedientes de Transferencias Co mentes a Universidades: Otras actuaciones. C. E. S . Ramón Carande.
4423
A la Universidad Carlos Iii.
4424 4425
Extensión y Mejora de la Enseñanza en las Universidades Públicas.
4426
1
1
1
4427
TiPo DOCUMENTAL
1
Compensación Universidades Familia Numerosa. Subvención Univenidades: Actividades Culturales.
111
1 1
1 1
1 1
4433
4434
1 1
4439
, 444
A Empresas Públicas con Forma de Sociedad Anónima [Transhrencias Corrientesl. Deporte y Montaña de la Comunidad de Expedientes d e Transferencias Co Madrid,S.A. nientes a Empresas Públicas con Foc ma de Sociedad Anónima. Ciudad Deportiva de la Comunidad de Madrid,S.A. Otras Empresas Públicas con Forma de Sociedad Anónima. A
EE.PP.
con Forma de Ente Público
y demás Entidades de Derecho
Público Dransferencias Corrientes]. 4441
I
I
1
1
1
1
RM:
4447
1
instituto Madrileño para la Formación.
A Consorcios y Otros Entes [Transferencios Comentesl.
445
I
1
4450
Consorcio Población Marginada.
4451
Consorcio Casa de América.
4452
1 Consorcio Círculo de Bellas Artes Consorcios y otros Entes.
4459
I A COMUNIDADES AUTÓNOMAS.
I
1
I
Expedientes de Transferencias Co mentes a Consorcios y Otros En. tes.
Cámaras Agrarias.
4453
45
Expedientes de Transferencias Co. rrientes a EE.PP. con Forma de En. te Público y demás Entidades de D e Consejo de la Mujer de la Comunidad recho Público. deMadrid.
1 A la Agencia para la Tutela de Adultos.
4448
I
Contrato-Programa.
4446
453
1 1
1
4530
1
A Comunidades Autónomas DransfeExpedientes de Transferencias Co. rencinscorrientesl. mentes a Comunidades Autónomas. A Comunidades Autónomas
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
'E!:
RTÍCULO CONCEPTO
263
"0DOCUMENTAL
PUNCIÓN
A CORPORACIONES LOCALES.
46
Formación [Transferencias Comen- Expedientes de Transferencias cotesl. mentes a Corporaciones Locales pFormación Fondo Social Europeo y Gastos de Formación cohanciada con el FSE y Otros. Otros.
462
4620 463 4639
A Corporaciones Locales [TransferenExpedientes de Transferencias Cocias Corrientes]. mentes a Corporaciones Locales. A Comraciones Locales.
A EMPRESAS PRIVADAS.
47
Formación [Transferencias Corrien- Expedientes de Transferencias Cotesl. mentes a Empresas Privadas para Formación FSE y Otros. Gastos de Formación cofinanciada con el FSE y Otros. Formación no Cofmanciada.
472
4720 4729
A Empresas Privadas [Transferencias comentes]. Empresas Palabras y Papeles: Dicciona- Expedientes de Transferncias Comentes a Empresas Privadas. rio Geográfico Popular. Compañia de ballet Victor Ullate, S. L.
I
1
A Emoresas Privadas.
4739
I
A FAMILLAS E INSTITUCIONES SIN FINES LUCRO.
A Instituciones sin fines de lucro iTnnsferencias Corrientes]. 4800
Organizaciones de Consumidores.
4801
A la Asociación Orquesta y Coral de la Comunidad de Madrid.
4802
Federaciones madrileñas voluntariado cooperación al desarrollo y ONGS.
4803
A Asociaciones, colectivos y movimientos sociales. A los agentes sociales que participan en el CES.
4804 4806
Ateneo de Madrid.
4807
Arzobispado de Madrid.
4809
Otras instituciones sin fmes de lucro. Fundaciones [Transferencias Corrientesl.
481
1
4810
1
instituto laboral de la Comunidad de Madrid.
4811
Teatro Lírico.
4813
Creación y Formación escénica de la Comunidad de Madrid Tea& Abadía.
Expedientes de Transferencias Comentes a Instituciones sin Fines de Lucro.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
264
1
1
1
4814
Fundación Claudio Sánchez Albornoz.
4815
Centro español de Estudios de América Latina.
4816
Fundación Residencia Estudiantes.
4817
Patronatos de Navalcamero y Villarejo de Salvanés.
4818
1
Formación [Transferencias Comentesl. Emdientes de Transferencias Cm
482
I
I
49
1
I
Patronato Escuela de Tauromaquia de Madrid. Centro de Estudios Cervantinos.
4819
I
Expedientes de Transferencias Ca mentesa ~ ~ ~ d p ~ i
4820
Formación FSE y Otros.
4829
Formación no Cofinanciada.
4830
Pensiones ancianos y enfermos incapacitados.
4832
Becas Formación, investigación y Otras.
4833
Prestación periódica IMI.
4834
1 Plan Regional de investigación.
4835
Subvención arrendatarios.
4839
AFamilias.
I
1
Subvención Gastos Electorales.
1 AL EXTERIOR
Famüis e Instituciones sin Fines de Lucro. a
Expedientes de Transferencias Comentes a Famüis.
l
1
Expedientes de Subvención para Gastos Electorales.
I
Al Exterior [Transferencias Comentes]. Expedientes de Transferencias Comentes al Exterior. Cooperación para el Desarrollo.
I
1 6 0 1
1 INVERSIONES NUEVAS
600 6000
I
Terrenos y Bienes Naturales [AdquiExpedientes de Adquisición de Temsiciónl. nos y Bienes Naturales. Adquisición de Terrenos. Edificios y Otras Construcciones.
602
6020
Adquisición de Edificios y Otras Cons- Expedientes de Adquisición de Ed&. tmcciones. cios y Otras Construcciones.
I
~
~
~
.
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
265
TiPo DOCUMENTAL
FUNCdN
Construcción de Edificios.
Expedientes de Construcción de Edi. ficios.
Maquinaria, Instalaciones y Equipo. instalaciones de Seguridad.
Expedientes de Instalaciones de Segu. ridad.
-
instalaciones de Calefacción y C h a t i - Expedientes de Instalaciones de Cale. zación. íacción y Climatización. instalaciones Eléctricas.
Expedientes de Instalaciones Elécai.
incendios.
pamiento Contra Incendios.
t Otras instalaciones ’
--+----
Equipamento Médico y de Rehabilita- Expedientes de Adquisición de Equición [Adquisicionl pnmiento Médico y de Rehabilitación.
Maquinaria y Equipo Agropecuario [A& Expedientes d e Adquisición de quisiciónl. Maquinaria y Equipo Agropecuario. Maquinaria y Equipo Industrial [Adqui- Expedientes d e Adquisición de siciónl. Maquinaria y Equipo Industrial.
Otra Maquinaria y Equipo
’.
Material de Transporte [Adquisición].
Vehículos.
Equipamiento Automotriz Especializado. I
Mobiliario y Enseres [Adquisiciónl.
Expedientes de Adquisición de Material de Transporte.
l
Mobiliario.
Equipos de Oficina.
Expedientes de Adquisición de Mobiliario y Enseres.
Equipos de Impresión y Reproducción. Equipos para Procesos de Información [Adquisiciónl. Expedientes de Adquisición de Equipos para Procesos de Información. Equipos Informáticos.
’ En el caso del Subconcepto 6034, «Otras instalaciones», y del 6039, «Otra Maquinaia y Equipo#, no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podría integrarse cualquier tipo de instalación o adquisiciónde maquinaria. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en estos subconceptos bajo la denominación 6034, «Expedientes de Otras Instalaciones», y 6039,
ANA DUPLÁ DEL MORAL
266
I I l
6075
l
Protección y Mejora del Medio Ambien- Expedientes de Protección y Mejora del Medio Ambiente y Actuaciones te y Actuaciones en Parques Naturaen Parques Naturales. les.
Expedientes de Protección de Áreas Verdes y Parques Metropolitanos.
6076
Área, Verdes y Parquc.; Mrtropolitmos [ I'roteccion l.
6077
Repoblación y Mejora de Masas Fores. Expedientes de Repoblación y Mejora tales. de Masas Forestales.
6078
Construcción e Infraestructura de Ver- Expedientes de Construcción e tederos. Inftaestructura de Vertederos.
6079
Otras Actuaciones '.
I
Otro Inmovilizado Material.
608
6080 6081
Expedientes de Adquisición de Semovientes.
Semovientes [Adquisición]. Equipamiento Cultural [Adquisición].
Expedientes de Adquisición de Equipamiento Cultural. Expedientes de Señalización.
6082
Señalización.
6083
Otro Equipo de Transporte
6085
instrumentos Musicales [Adquisición].
6086
Otro Inmovilizado Material [Adquisi- Expedientes de Adquisición de Otto Inmovilizado Material. ciónl.
6087
Nuevas Tecnologías [Adquisición].
6090
Inversión Directa en Planes MuniciExpedientes de Inversión Directa en pales. Planes Municipales. Inversión Directa en Planes Municipales.
609
'. Expedientes de Adquisición de Instrumentos Musicales.
Expedientes de Adquisición de Nuevas Tecnologías.
INVERSIONES DE REPOSICI~N.
61 ~~
610
6100
Terrenos y Bienes Naturales [ReposiExpedientes de Reposición de Terreciónl. nos y Bienes Naturales. Conservación Terrenos.
' En el caso de los Subconceptos 6079, «Otras Actuaciones», y del 6083, «Otro Equipa de Transporte», no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podría integrarse cualquier tipo de actuaciones o de equipo de transporte. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en estos subconceptos bajo la denominación 6079, «Expedientes de Otras Actuaciones», y 6083, «Expedientes de Otro Equipo de Transporten, en espera de mejor solución.
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
FUNCION
267
TiPO DOCUMENTAL
Edificios y Otras Construcciones. Conservación de Edificios.
Expedientes de Conservación de Edificios.
Conservación de Edificios de Interés Expedientes de Conservción de EdiArquitectónico y Cultural. ficios de Interés Arquitectónico y Cultural. Maquinaria, Instalaciones y Equipo [Reposición]. Reposición y Mejora de Instalaciones,
Expedientes de Reposición de Maquinaria, Instalaciones y Equipo.
Reposición y Mejora de Maquinaria y Equipo. Material de Transporte [Reposición]. Reposición y Mejora Material de TransDorte. MObdkriO y Enseres [RepoSiCiÓnI. Reoosición v Meiora Mobiliario
Expediente de Reposición de Material de Transporte. Expedientes de l i r i o y Enseres.
Equipos para Procesos de InformaExpedientes de Reposición de Equipos para Procesos de Información. ticos. Bienes Destinados al Uso General.
1I
Conservación de Carreteras.
Expedientes de Conservación de Carreteras.
Conservación de Obras Hidráulicas.
Expedientes de Conservación de Obras Hidráulicas.
Conservación de Instalaciones Deporti- Expedientes de Conservación de Insvas. talaciones Deportivas. Acondicionamiento de Regadíos y Cana- Expedientes de Acondicionamiento de les. Regadíos y Canales.
Metropolitanos.
Otros Bienes. Bienes Muebles de Interés Histórico, nes Muebles de Interés Histórico, Artístico o Cultural. Otro Inmovilizado Material [Conser-
Expedientes de Conservación de Otro
ANA DUPLÁ DEL MORAL
268
'r$$
ARTfCULO CONCEPTO
I I
I I
TiPo DOCUMENTAL
INMOVILIZADOINMATERIAL.
64
I
FUNCi6N
I 1 1
I I
1 1
6400 6401 6402
6403
I 1 1
Inmovilizado Inmaterial CAdquisición ySeMcios1. Patentes y Marcas. Estudios de Nuevas Aplicaciones informáticas.
1 Información Estadística. 1 Estudios y Proyectos de investigación.
6404
Información Canográfica.
6405
Planeamiento Urbanístico.
6406
Estudios e instrumentos de Ordenación
6407
Estudios y Proyectos de Inversión.
6409
Otro Inmovilizado Inmaterial.
Expedientes de Adquisición y SeMcios de Inmovilizado Inmaterial.
Temtonal.
17 I
I
69
IMPREVISTOS E INSUFICIENCIAS PARA GASTOS DE CAPI-
680
I
I 1
6800
I
1 1
Jmptevistos e Insuficienciaspara Gastos de Capital [Gastosl. imprevistos e Insuficiencias para Gastos Expedientes de Gastos de Inversión: decapital. Imprevistos e Insuficiencias.
1 SERVICIOS NUEVOS. Servicios Nuevos.
690
Servicios Nuevos: Gastos de inversión. Expedientes de Servicios Nuevos: Gastos de Inversión.
6900
Comunidad de Madrid.
blea.
1
1
1
6960
1
Expedientes de Servicios Nuevos: Sede Gobierno Comunidad de Madrid. Expedientes de Servicios Nuevos: Nueva Sede Asamblea.
Programa Mejora del Rendimiento Expedientes de Gastos de Inversión Escolar. del Programa Mejora del RendiPrograma Mejora del Rendimiento Escomiento Escolar. lar.
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
269
CAPÍTULO W. TRANSFERENCIASDE CAPITAL
I
JITkUI.0 CONCEPTC
70
SUBCONCEPTO
1
F'UNCIdN
TIPO DOCUMENTAL
AL ESTADO. Al Estado [Transferencias de Caoitall. 7030
A la Administración del Estado.
7033 7035
Expedientes de Transferencias de Al Consejo Superior de Deportes. Capital al Estado. Al Consejo Superior de Investigaciones Científicas.
7039
Al Insalud A ORGANISMOS AUTÓNOMOS ADMINISTRATNOS.
l
A Orgnnismos Autónomos Adminis trativos Ernnsferencias de Capi. tall.
'13 7131
Servicio Regional de Salud.
7132
Servicio Regional de Bienestar Social.
7133
Instituto Madrileño de Administración Pública
7134
PAMAM
7135
Informática y Comunicaciones de la Comunidad de Madrid.
7137
Agencia Antidroga de la Comunidad de Madtid.
7138
Instituto Madrilefiodel Menor y la Familia.
7139
Otros Organismos Autónomos Administrativos.
I
I
Expedientes de Transferencias de Capital a Organismos Autónomos Administrativos.
A Otros Organismos Autónomos Administrativos [Transferencias de Capitall.
714
7140
Agencia para el Desarrollo de Madrid. Expedientes de Transferencias da Capital a la Agencia para e Desarrollo de Madrid.
7141
Agencia para la Formación de Madrid. Expedientes de Transferencias dc Capital a la Agencia para la Forma ción de Madrid.
7142
Agencia para el Empleo de Madrid.
Expedientes de Transferencias dt Capital a la Agencia para el Emplec de Madrid.
7143
Agencia Financiera de de Madrid.
Expedientes de Transferencias di Capital a la Agencia Financiera da Madrid.
A LA ADMINISTRACIÓN E INSTITUCIONES DE LA COMUNIDAD DE MADRID.
72
720
7200
A Instituciones de k Comunidad de Madrid [Transferencias de Capi- Expedientes de Transferencias de Capital a Instituciones de la Comu tal]. nidad de Madrid. A la Asamblea de Madrid.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
270
FUNCI6N
A ORGANISMOS AUT~NOMOS MERCANTILES.
73
A Organismos Autónomos Mercantiles lTransferencias de Capitall.
733
I
I I
I
I
1 1
I
1
7332 7333 7334
Consorcio Regional Transportes.
7335
Instituto Madrileño del Deporte, el Esparcimiento y la Recreación.
7337 7339
I
74
I
kpedientes de Transferencias de Capital a Organismos Autónomos Mercantiles.
1 MMA,Promotor Público Otros Organismos Autónomos Mercantiles.
A EMPRESAS P~BLICASY OTROS ENTES P~BLICOS. A las Universidades Públicas lTrans. ferencias de Capitall.
74 1
7410
A la Universidad Complutense de Madrid.
7411
A la Universidad Autónoma de Madrid.
7412
A la Universidad Politécnica de Madrid.
7413
A la Universidad de Alcalá de Henares.
7414
A la Universidad Carlos 111.
7416
Extensión y Mejora de la Enseñanza en Universidades Públicas.
7419
Universidad Rey Juan Carlos.
I
1
I
I
7420
A la Universidad Complutense de Madrid.
7421
A la Universidad Autónoma de Madrid.
7422
A la Universidad Politécnica de Madrid.
7423
A la Universidad de Alcalá de Henares.
7424
A la Universidad Carlos IIi.
7425
1 C. E. S. Ramón Carande Extensión y Mejora de la Enseñanza en Universidades Públicas. Universidad Rey Juan Carlos.
l l 743
lxpedientes de Transferencias de Capital a Universidades Públicas.
A las Universidades Públicas: O t r a s Actuaciones [Transferencias de Capitall.
742
I
1 Instituto de la Vivienda de Madrid. 1 Imprenta Comunidad.
A Empresas Públicas con Forma de Sociedad Anónima [Transferencias de Capitall. Informática Comunidad de Madrid S. A.
kpedientes de Transferencias de Capital a las Universidades Públicas: Otras Actuaciones.
APÉNDICE.
LRTfCULO CONCEPTO
I
I
sgr$t 7433
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
FUNCIÓN
27 1
TIPO DOCUMENTAL
Depone y Montaña de la Comunidad dc Madrid, S. A.
7434
Ciudad Deportiva de la Comunidad dc Madrid, S. A.
7435
Áreas de Promoción Empresarial, S. A
7439
Otras Empresas Públicas con Forma dc Sociedad Anónima.
Expedientes de Transferencias de Capital a Empresas Públicas con Forma de Sociedad Anónima.
~~
A
744
con Forma de Ente Públicc demás Entidades de Derechc Público [Transferencias de Capi. tall. EE.PP.
y
7440
Ente Público RTVM
7441
Instituto Madrileño de Desarrollo.
7445
Expedientes de Transferencias de Capital a EE.PP. con Forma de Ene Canal Isabel ii. Público y demás Entidades de Derecho Público. Consejo de la Mujer de la Comunidad de Madrid. instituto Madrileño para la Formación. Otros Entes Públicos. A Consorcios y Otros Entes Erans. ferencias de Cauitall.
7450
Consorcio Realojamiento Población Expedientes de Transferencias de Capital a Consorcios y Otros Entes Marginada.
7458
A Consorcios v Otros Entes.
A COMUNIDADES AUTÓNOMAS.
75
I I
753
I1
7530
A Comunidades Autónomas RransfeExpedientes de Transferencias de rencias de Capital]. Capital a Comunidades Autónomas A Comunidades Autónomas. A CORPORACIONES LOCALES.
I I
I
763
I 1
764
7639
I
A Corporaciones Locales RransferenExpedientes de Transferencias de cias de Capital]. Capital a Corporaciones Locales. A Corporaciones Locales A Consorcios con Corporaciones Expedientes de Transferencias de Locales [Transferencias de CapiCapital a Consorcios con Corpora tall. ciones Locales. A Entes y Empresas Públicas Erans- Expedientes de Transferencias de ferencias de Cauitall. Capital a Entes y Empresas Públi cas de Corporaciones Locales. A Entes y Empresas Públicas.
77
I
I
773
I
A EMPRESAS PRIVADAS.
I
A Empresas Privadas. Rransferencias de capital].
I l I
1 1 1
I
I
7730
Promoción Sistema Productivo.
7731
Innovación Tecnológica
7733
Desarrollo Ganadero.
7734
Comercializaciónde Productos
ANA DUPLÁ DEL MORAL
272
STkULO CONCEPTO
1
1
szg 7736 7737 7739
1
PUNCIÓN
mDocuMENTAL
Actuaciones Agrícolas. Promoción de la investigación y De- Expedientes de Transferencias de Capital a Empresas Privadas. snrroUo Tecnolóaico en PYMW. A Empresas Privadas. A FAMILIAS E INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO.
78 780
I1
A Instituciones sin Fines de Lucro nrnnsferencias de Capitall.
1I
7800 7807 7808 7809
1 Eauiaamiento Escolar. _ .
I
Arzobispado de Madrid: Obras de ter- Expedientes de 'hn&rencias de Capital a Instituciones sin Fines de -ación Catedral de la Lucro. Otros Promotores. Otras instituciones sin Fines de Lucro. A Famüiis ITransferencias de Capital].
783 7834
Plan Regional de Investigación.
7839
A Familias.
Expedientes de Transferencias de Capital a Familias.
AL EXTERIOR.
79
Al Exterior [Transferencias de Capi. 7930
Al Exterior.
793 1
Cooperación para el Desarrollo.
Expedientes de Transferencias de Capital al Exterior.
CAPÍTULO VID. ACTIVOS FINANCIEROS FUNCdN
I
TIPO DOCUMENTAL
I
ADQUISICIÓN DE DEUDA DEL SECTOR P~BLICO.
1
Adquisición de Deuda del Sector Expedientes de Adquisición de Deuda del Sector Público a Corto Plato. Público a Corto Plazo. Adquisición de Deuda del Sector Expedientes de Adquisición de Deuda del Sector Público a Largo Plazo. Público a Largo Plazo. ADQUISICIÓN DE OBLIGACIONES Y BONOS FUERA DEL SECTOR PUBLICO. Adquisición de Obligaciones Fuera Expedientes de Adquisición de Obligaciones Fuera del Sector Público del Sector Público a Corto Plazo. a Cono Plazo. Adquisición de Obligaciones Fuera Expedientes de Adquisición de Oblidel Sector Público a Largo Plazo. gaciones Fuera del Sector Público a Largo Plazo.
I
APÉNDICE.
+
SUBCONCEPTO
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
PUNCIÓN
273
TIW DOCUMENTN
CONCESIÓN DE PRÉSTAMOS AL SECTOR P~BLICO. ~~~
Préstamos a Corto Plazo. 8201
Préstamos a Corto Plazo a Organismos Autónomos Administrativos.
8203
Préstamos a Corto Plazo a Organismos Expedientes de Concesión de Présta Autónomos Mercantiles. mos al Sector Público a Corto Plazo. Préstamos a Corto Plazo a Empresas Públicas y Entes Públicos. ~
8204 8206
Préstamos a Corto Plazo a la Seguridad Social. Préstamos a Largo Plazo.
82 1 8211
Préstamos a Largo Plazo a Organismos Autónomos Administrativos.
8213
Préstamos a Largo Plazo a Organismos Autónomos Mercantiles.
8214
Préstamos a Largo Plazo a Empresas Expedientes de Concesión de Présta, Públicas y demás Entes Públicos. mos al Sector Público a Largo Plazo Préstamos a Largo Plazo a Ayuntamientos.
8215 8216
Caja Cooperación, Largo Plazo.
8217
Préstamos a Largo Plazo a Empresas y Entes Públicos.
C O N C E S I ~ N DE PRÉSTAMOS FUERA DEL SECTOR PUBLICO.
83
8307 8308
Préstamos Fuera del Sector Público a Corto Plazo. Expedientes de Concesión de Présta. mos Fuera del Sector Público a Con Préstamos a Corto Plazo a Funcionarios to Plazo. Préstamos a Corto Plazo a Personal Laboral. Préstamos Fuera del Sector Público a Largo Plazo. Préstamos a Largo Plazo a Funcionarios.
8317 ~
8318
Préstamos a Largo Plazo a Personal Laboral.
8319
A Familias e instituciones sin Fines de
Expedientes de Concesión de Présta mos Fuera del Sector Público a Lar go Plazo.
Lucro.
CONSTITUCI~N DE DEP~SITOS Y FIANZAS. Constitución de Depósitos. Depósito a Corto Plazo
8400
I 840 1
~
Depósitos a Largo Plazo.
Expedientes de Constitución de Depó sitos
ANA DUPLÁ DEL MORAL
274
1 1 1Fi;n;
Constitución de Fianzas.
84 1
85
FuN cIóN
850
8410
Fianzas a Corto Plazo.
8411
aLargoPlazo.
Expedientes de Constitución de Fian. zas.
A D Q U I S I C I ~ N DE ACCIONES DENTRO DEL SECTOR PÚBLI.
1
Adquisición de Acciones Dentro del Sector Público. Expedientes de Adquisición de Acciones Dentro del Sector Público. Adquisición de Acciones Dentro del Sector Público.
8501
ADQUISICIÓN DE ACCIONES FUERA DEL SECTOR PUBLICO. Adquisición de Acciones Fuera del Sector Público. Expedientes de Adquisición de Acciones Fuera del Sector Público. Adquisición de Acciones Fuera del Sector Público.
860 1
87
lI
PARTICIPACIÓN CONSORCIOS URBANÍSTICOS.
870
I 1
1 Participación Consorcios Urbanísticos. 8700
1 Participación Consorcios Urbanísticos.
I
PARTICIPACIÓN JUNTAS DE COMPENSACION. 880
Participación Juntas de Compensación. Participación Juntas de Compensación.
8800
90
Expedientes de Participación en Consorcios Urbanísticos.
Expedientes de Participación en Juntas de Compensación.
l 900
Amortización de Deuda Pública Inte- Expedientes de Amortización de Deu. da Pública Interior a Corto Plazo. rior a Corto Plazo.
901
Amortización de Deuda Pública InteExpedientes de Amortización de Deurior a Largo Plazo. da Pública Interior a Largo Plazo. Amortización de Obligaciones y Bonos.
Y010
AMORTIZACI~N DE PRÉSTAMOS DEL INTERIOR.
91
1
910
1
1
Amortización de Préstamos Plazo del SectorPúblico.
a
Corto
APÉNDICE.
JtTkULQ CONCEPTO
9100
Amortización de Préstamos del Estado.
9101
Amortización de Préstamos de Organismos Autónomos.
9102
Amortización de Préstamos de Empresas Públicas y Entes Públicos. Amortización de Préstamos Plazo del Sector Público.
9110
II 912
9122
913
9132
275
Tmo DOCUMENTAL
FUNCdN
911
:
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
a
Expedientes de Amortización de Prés. a corto Plazo del Sector Público.
Largo
Amortización de Préstamos del Estado. ~
m ~ ~de préstamos i ~ ~ de~ organis. i ó ~Expedientes de Amortización de Prés. tamos a Largo Plazo del Sector mos Autónomos. Público. Públicas y Entes Públicos.
Amortización de Préstamos a Corto Plazo Fuera del Sector Público. Expedientes de Amortización de prés. tamos a Corto Plazo Fuera del Sec. Amortización de Préstamos de Emprep”blico.
Amortización de Préstamos a Largo Plazo Fuera del Sector Público. Expedientes de Amortización de prés. tamos a Largo Plazo Fuera del Sector público. Amortización de Préstamos de Empresas.
A M O R T I Z A C I ~ NDE DEUDA PÚBLICA EXTERIOR.
92
Amortización de Deuda Pública Exterior a Cono Plazo. ~
m ~ ~de Deuda i ~ Pública ~ ~~i a Corto Plazo.
Expedientes de Amortización de Deua ~corto ~ Plazo ó ~ ~ dat Pública ~ Exterior n
Amortización de Deuda Pública Exte. riot a Largo Plazo.
921
9210
Amortizaciónde Deuda Pública Exterior
Expedientes de Amortización de Deuda Pública Exterior a Largo Plazo
I
93
AMORTIZACIÓN DE PRÉSTAMOS DEL EXTERIOR. Amortización de Préstamos del Exte. rior a Corto Plazo. Amortización de Préstamos del Exterior a Corto Plazo.
Expedientes de Amortización de Prés. tamos del Exterior a Corto Plazo
ANA DUPLÁ DEL MORAL
276
Amonización de Préstamos del Extenor a Largo Plazo.
93 1
1
1
1
Expedientes de Amortización de Prés a Largo Plazo.
DEVOLUCI~NDE DEP~SITOSY
94
FIANZAS. 940
Devolución de Depósitos. 9400
Devolución de Depósitos a Corto Plazo.
9401
Devolución de Depósitos a Largo Plazo.
Expedientes de Devolución de De+ sitos.
Devolución de Fianzas.
94 1
9410
Devolución de Fianzas a Corto Plazo.
9411
Devolución de Fianzas a Largo Plazo.
Expedientes de Devolución de Fianzas.
7.1.2. RELACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES DE CARÁCTER
ECONÓMICO, FORMADOS A PARTIR DE LA CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE LOS PRESUPUESTOS DE INGRESOS DE 1997 OBSERVACIONES
-
Esta relación no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La relación de Tipos Documentales se perfeccionará y completará cuando estén en funcionamiento los Archivos Centrales. Los cambios que se produzcan en esta clasificación económica se recogerán en la fijación de tipos documentales, cuando se considere oportuno.
-
Las funciones se desprenden de la denominación del ariículo, concepto y subconcepto. Estas funciones se suelen expresar en el tiempo verbal de infiiitivo. S i embargo, aquí y en la mayor parte de los ejemplos del texto, para una mayor claridad en relación con lo aquí expresado, se ha respetado el sustantivo con que las ha designado esta clasificación económica de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid. Se ha incluido la función genérica de gastos en aquellos casos imprescindibles para identificar y dar sentido a la denominación de Tipo Documental. En este caso la firnción se ha colocado entre corchetes.
- Los Tipos Documentales que se derivan de las funciones se forman a partir del nivel de concepto, en líneas generales. Sólo en aquellos casos en que a nivel de concepto figure el genérico «Otros» o «Gastos Diversos» o la acumulación de varias funciones se ha descendido a nivel de subconcepto para formar el Tipo Documental.
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
277
CAPíTlJLO 1. IMPUESTOS DIRECTOS
ientes de ingresos por Liquidación del Impuesto de Actividades
ntes de Ingresos por el Dona-
Sto sobre Sucesiones y
Impuestos Extinguidos Comunidad de Expedientes de Ingresos por los Impuestos Directos Extinguidos de la Comunidad de Madrid.
CAPÍTULO 11. IMPUESTOS INDIRECTOS TiPO DOCUMENTAL
1
2
0
I
/
I
*Oo
SOBRE TRANSMISIONES P A F M O N W E S Y ACTOS JURIDICOS DOCUMENTADOS.
I
I
Sobre Transmisiones h e r Vivos [In- Expedientes de Ingresos por el gresosl. Impuesto de Transmisiones Patri. moniales y Actos Jurídicos Docu Impuesto sobre Transmisiones Patrimomentados. niales Onerosas.
~~~
IMPOSICIÓN SOBRE EL JUEGO. 2500
Imposición sobre el Juego [Ingresosl. Expedientes de Ingresos por la Impo sición sobre el Juego. imposición sobre el Juego.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
278
CAPITULO iiI. TASAS Y OTROS INGRESOS
Expedientes de Ingresos por Tasas po Servicios de Publicación Oficial.
Expedientes de Ingresospor Tasas po Servicios Prestados en Materia di
Servicios en Materia de Ordenación Expedientes de Ingresos por Tasas po Servicios Prestados en Materia dt Ordenación Industrial.
3130
Tasa por Matrícula y Cotos de Caza.
3131
Tasa por Expedición de Permisos de Pesca.
I I 3132
Tasa por Prestación de Servicios para Expedientes de Ingresos por Tasas poi Servicios Forestales y de Caza : Aprovechamientos de Montes y Delimitación de Cotos. Pesca. Tasa por Expedición de Licencias de
3 134
Tasa por Prestación de Servicios en Vías Pecuarias.
3140
Tasa por Inspección y Control Sanitario de Carnes Frescas.
3150
Tasa por Derechos de Examen.
3151
Tasa por Emisión de Informes y Ejecución de inspecciones.
Control Sanitario [Ingresos].
314
Servicios Genéricos [Ingresosl.
315
1
I
1 1
1 .
Expedientes de Ingresos por Tasas poi Control Sanitario.
1
3152 3153
1
1
Tasa por Inscripción de Asociaciones y Expedientes de Ingresos por Tasas poi Emisión de Certificaciones. Servicios Genéricos.
1 Tasa por Ordenación de Espectáculos. 1
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
RfiCULO CONCEPTO
FUNCIÓN
+ 1
3 155
TEQ WCUMENTAL
Tasa por Apertura de Locales Farmacéuticos.
3154
I
279
1 Tasa por Ordenación del Juego.
1
PRECIOS POR PRESTACIÓN DE SERVICIOS. Servicios Consejería de Presidencia [Ingresosl . Expedientes de Ingresos por Servicioi Prestados por la Consejería de Pre Otros ingresos de la Consejena de Presidencie. sidencia.
3209
Servicios Consejería de Economía y Empleo lIngresos1. Dirección de Tratamiento Fitosanitarios. 3212
Sanidad Animal.
3213
Laboratorio Regional Agrario.
3214
Escuela de Capacitación Agraria.
3219
Otros ingresos de la Consejería de Economía y Empleo.
Expedientes de Ingresos por Servicioi Prestados por la Consejería de Eco nomía y Empleo.
Servicios Consejería de Hacienda [In- Expedientes de Ingresos por Servicio! gresosl. Prestados por la Consejería dt Hacienda. Senricios Departamento de Estadística.
322
j---qY 3220
Servicios Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes [Ingresosl. ____~
Senricios Consorcio Regional de Transportes.
Expedientes de Ingresos por Servicio! Prestados por la Consejería dt Obras Públicas, Urbanismo 1 Transportes.
Otros Ingresos de la Consejeria de Obras
3239
Públicas, Urbanismo y Transportes.
Servicios Consejería de Sanidad y Servicios Sociales [Ingresosl.
324 3240
I I
Servicios de Laboratorios de Salud Pública.
3241
Hospitalización.
3242
Asistencia Ambulatoria.
3243
Servicios y Técnicas Asistenciales Especiales.
3244
Hematología. Centro de Transfusiones.
3245
Asistencia Sanitaria IILUGM.
3246
I
Residencia Personas Mayores Concenadas.
Expedientes de Ingresos por Servicio! Prestados por la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
280
ARTÍCULO CONCEPTO
3247
Residencias Personas Mayores Propias.
3248
Residencias Propias y Concertadas: Minusválidos.
3249
Otros ingresos de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales. Servicios INSERSO [Ingresosl.
325 3250
I
l
TIPO DOCUMENTAL
PUNCIdN
1
3259
Residencias Personas Mayores:
~ x p e ddei I~~~~~~ ~ ~ ~ por ~ ~servicios
INSERSO.
1 Otros inmeSOS: INSERSO.
l
Servicios Consejería de Educación y
Expedientes de Ingresos por Servicios Prestados por la Consejería de Edu, cación y Cultura.
Expedientes de Ingresos por Servicios Prestados por la Consejería de Me. dio Ambiente y Desarrollo Regiod. 3279
Otros Servicios [Ingresosl.
329 3290
I I
I I
1 1 330
Otros Ingresos de la Consejeria de Medio'hbientey Desarrollo Regional.
3291 3299
Servicio de Conseivación y Administra- Expedientes de Ingresos por Servicios de Conservación y Administración ción del Patrimonio. del Patrimonio.
1 Cursos. 1 Expedientes de Ingresos por Cursos. 1 Otros Ingresos por Servicios Varios ' 1 Consejería de Presidencia [Ingresos]. Expedientes de Ingresos por Precios Públicos de la Consejería de Presi. dencia.
En el caso del Subconcepto 3299, «Otros Ingresos por Servicios Varios», no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría patecer que en él pcdria integrarse cualquier tipo de ingreso por servicios varios. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación 3299 «Expedientes de Otros ingresos por Servicios Varios», en espera de mejor solución.
APÉNDICE.
SUBCONCEpro
xricuul
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
miNCI6N
281
TIW DOCUMENTAL
Concejería de Economía y Empleo Dngresosl.
33 1 3310 3311
Utilización del Castillo de Manzanares Expedientes de Ingresos por Precia Públicos de la Consejería de Eco el Real. nomía y Empleo. Utilización y Aprovechamiento de Vhs Pecuarias. Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes [ingresos].
333
3330
Utilización y Aprovechamiento del Suelo, Subsuelo y Vuelo de zonas de Dominio Público de Carreteras.
Expedientes de ingresos por Precia Públicos de la Consejería de Obrai Públicas, Urbanismos y Transpones
Consejería de Sanidad y Servicios Expedientes de Ingresos por Precioi Sociales IIngresos3. Públicos de la Consejerh de Sini dad y Servicios Sociales.
334
336
Consejería de Educación l’ingresosl.
y
-
Cultura Expedientes de ingresos por Precia Públicos de la Consejerh de Edu cación y Cultura.
Consejería de Medio Ambiente y Expedientes de Ingresos por Precioi Desarrollo Regional [Ingresosl. Públicos de la Consejería de Medi< Ambiente y Desarrollo Regional.
337
VENTA DE BIENES.
34
Venta de Bienes Ilngresosl.
34 1 3410
Enseres y Material de Desecho.
3411
Venta de Cartografía, Fotografía Aérea y Documentación de Planeamiento.
3412
Productos Forestales.
3413
Productos Agropecuanos.
3414
produftos Veterinarios.
3415
Productos Sanitarios.
3416
SuscripcionesAnuales del BOCM.
3417
Venta de Ejemplares del BOCM.
3418
Venta de Subproductos.
Expedientes de ingresos por la Ventm de Bienes.
Venta de Publicaciones l’ingresosl.
342 3420
Venta de Publicaciones: Presidencia.
3421
Venta de Publicaciones: Econom’a y Empleo.
3422
Venta de Publicaciones: Hacienda.
3423
Venta de Publicaciones: Obras Públicas, Urbanismo y Transpones.
3424
Venta de Publicaciones: Sanidad y Ser- Expedientes de ingresos por la Vena vicios Sociales. de Publicaciones.
3426
Venta de Publicaciones: Educación y Cultura.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
282
WNCI6N
I
"0DOCUMENTAL
Venta de Publicaciones:Medio ambiente Venta de PublicacionesVanas. CONTRIBUCIONES ESPECIALES. Por la Ejecución de Obras [Ingresos]. Expedientes de Ingresos por Contri. buciones Especiales por la Ejecu, ción de Obras. Por Establecimiento, Ampliación o Expedientes de Ingresos por Contri Mejora de Servicios [Ingresosl. buciones Especiales por Estableci miento, Ampliación o Mejora de Servicio de Extinción de Incendios. Servicios. REINTEGROS POR OPERACIONES CORRIENTES.
lh
I Expedientes de Ingresos por Reinte gros de Pago de Ejercicios Certa
De Ejercicios Cerrados CIngresosl.
Reintegros de Elercicios Cerrados
dos.
gros de Pago de Presupuestc
Reintegros de Presupuesto Comente.
OTROS INGRESOS. Sanciones en Materia de Consumo. Sanciones en Materia de Urbanismo.
1 Expedientes de Ingresos por la Impo sición de Sanciones.
Sanciones en Materia de Vivienda. Sanciones en Materia de Sanidad. Sanciones en Materia de Servicios Socia-
Sanciones en Materia de Espectáculos. Sanciones en Materia de Juego y Espectáculos. Otras Sanciones.
I I
Recargos e Intereses de Demora [InExpedientes de Ingresos por Recargos e Intereses de Demora. Intereses de Demora. Otros Ingresos. Entidad Colaboradora. INSALUD.
Depuración de Cuentas Extrapresupuestarias.
I I
APÉNDICE.
I
I
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
283
Convenio Cinigia Hospital Cantoblanco-
3993
Expedientes de Otros 1 resos de la f Comunidad de Madrid .
Indemnizaciones de Compañías de Seguros. eorio Marañón.
I
1
3996
1 indemnizaciónpor Daños en Carreteras.
1
3997
1 Convenio: INSALUD-HospitalEl Escorial.
CAPhULO iV. TRANSFERENCIASCORRIENTES PUNCIÓN
ETfCULO CONCEPTO
40
I
TiPO DOCUMENTAL
DE LA ADMINISTRACI~N DEL
1 1 <1; 1 401
ESTADO. Participaciones CIngresosl.
4010
Participación en Tributos del Estado.
4011
Participación en Ingresos del Estado. Liquidación Participación en Tributos1 Expedientes de Participación e n ingresos del Estado. del Estado. Liquidación Participación en ingresos del Estado. Participación Cuota Líquida IRPF.
I
1
4015 4016
1 Participación Tarifa Autonómica IRPF. 1
1
Liquidación participación Autonómica iñPF.
Compensaciones [Ingresos1
402
4020 4021
Expedientes de Ingresos Procedentes del Estado en Concepto de ComCompensación Tributos Locales Telefópensaciones. nica de España.
Compensación NA soportado.
Subvencionespara Actividades Económicas. mentación. 403 1
Ministerio de Economía y Hacienda. ,
4032
Minisrerio de Industria y Energía.
4033
Ministerio de Economía y Hacienda, Contrato-Programa para el Transporte.
Expedientes de Subvenciones mentes del Estado para Actividades Económicas.
Se mantiene esta denominación del Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genérica, porque descender en este cam al subconcepto equivaldna a descender casi a la unidad documental.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
284
l
XTÍCULO CONCEPTO1
1 1 I
404
I
FUNCIÓN
4036
I 1
T1W DOCUMENTAL
Ministerio para las Administraciones Públicas. Otras Subvenciones de la Administra. ción del Estado.
4040
Ministerio de Educción y Cultura. Ministerio de Sanidad y Consumo. Ministerio de Trabajo y Asuntos Socia les.
I
1
4045
Expedientes de Subvenciones Corrientes del Estado para Actividades no Eeonómicas. Ministerio de Fomento: Telecomunica ciones. Ministerio del interior.
Ministerio de Justicia.
I
409
I
Otras Transferencias DE ORGANISMOS AUTÓNOMOS ADMINISTRATIVOS Subvenciones de Organismos Autónomos Administrativos. Consejo Superior de Deportes. instituto Nacional de Empleo.
42
I I
1 1
I
I
4133
instituto de la Cinematografía
4134
instituto Nacional de Consumo
Expedientes d e Subvenciones Corrientes de Organismos Autónomos Administrativos del Estado.
DE LA SEGURIDADSOCIAL. Otras Transferencias de la Seguridad Social. Otras Transferencias de la Seguridad Social.
Expedientes d e Transferencias Corrientes de Ln Seguridad Social.
Instituto Nacional de Senicios Sociales. DE ORGANISMOS AUTÓNOMOS COMERCIALES, INDUSTRIA. LES, FINANCIEROS. Otras Transferencias de Organismos Autónomos Comerciales, Industria- Expedientes d e Transferencias Comentes de Organismos Autónoles y Financieros. mos Comerciales, Industriales y ONLAE: Apuestas Mutuas Deportivo Fmncieros del Estado. Benéficas. instituto de la Juventud. DE EMPRESAS PÚBLICAS Y DEM h ENTES PÚBLICOS.
’ En el caso del Concepto 409, «Otras Transferencias»,no se ha creado el Tipo Documental por ramnes de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podría integrarse cualquier tipo de ingreso por transferencias. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este concepto bajo la denominación de 409, «Expedientes de Otras TransferenciasComentes del Estadon, en espera de mejor solución.
APÉNDICE. TIPOLOGÍADOCUMENTAL
111 1 ARTfCULO CONCEPTO
s:r$F
449
45
450
4499
PUNC16N
285
TIPO DOCUMENTAL
Otras Transferencias de Empresas Expedientes d e Transferenciai Públicas y Entes. Corrientes de Empresas Públicas J EmpsasPúblicas ydemásEntesPúblidemás Entes Públicos del Estado
1 1 1 :!1
DE COMUNIDADES AUTÓNO-
MAS
Transferencias Administración Comunidad de Madrid.
C o r ' e n a de Presidencia.
,
Consejena de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes.
Consejería de Sanidad y Servicios Socia-
t 1
1
I
1
4503
1 Consejerh de Economía y Empleo.
1
4504
1 Consejería de Educación y Cultura.
1
I
1
4505 4509
1
Expdien* de Transferencias Comen. tes de la Comunidad de Midrid a sus Organismos Autónomos.
Consejería de Medio Ambiente y DesarrolloRegional.
1 Consejena de Hacienda.
45 1
Transferencias de Organismos Autó- Expedientes d e Transferencias nomos Administrativos. Corrientes de Organismos Autónomos Administrativos de Comunida. des Autónomas.
452
Transferencias de Organismos Autó- Expedientes d e Transferencias nomos Mercantiles. Corrientes de Organismos Autónomos Mercantiles de Comunidades Autónomas.
459
Otras Transferencias de Comunidades Expedientes d e Transferencias Autónomas. Corrientes de otras Comunidades Autónomas. Otras Transferencias de Comunidades Autónomas.
4590 46
DE CORPORACIONES LOCALES. Transferencias de Corporaciones Locales. Expedientes d e Transferencias Corrientes de Corporaciones LocaTransferencias de Corporaciones Locales. les.
460 4600
DE EMPRESAS PRIVADAS.
47
I
I
1
1
471
I
1
1 Subvenciones de Empresas Privadas. 4710 4711
479 4799
1
Empresas Privadas para Actividades E x p e d i e n t e s d e S u b v e n c i o n e s Sanitarias. Corrientes de Empresas Privadas para Actividades Sanitarias o EduEmpresas Privadas para Actividades cativas. Educativas. Otras Transferencias de Empresas Privadas. Expedientes d e Transferencias Comentes de Empteus Privadas. Otras Transferencias de Empresas Privadas.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
286
~~
'E?;:
,RTíCULO CONCEFTO
FUNc1dN
TiPO DOCUMENTAL
DE FAMILIAS E INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO.
48
Subvenciones de Familis e Instituciones sin Fines de Lucro.
483
1
1
4830
Donaciones a Residencias Personas Mayores.
4831
Subvención Fundación Caja Madrid: Festivales de Madrid.
4832
Subvención Fundación Caja Madrid: IMI E x p e d i e n t e s d e Subvenciones y Obra Social. Corrientes de Familis e Institucie Subvención Fundación Caja Madrid: nes sin Fines de Lucro. Patrocinio ObrasCuiturales.
4833
1
4834
Subvención Fundación Caja Madrid: Patrocinio Orquesta Sinfónica de Estudiantes.
4839
Otras Subvenciones de Instituciones sin Fines de Lucro. DEL EXTERIOR.
49
SubvencionesUE.
490
1
4901
1
1
4902
1 FSE. Objetivo 5B.
4903
FSE. Objetivo 3.
4904
I:SE.
Iniciativa Comunitaria.
4905
SE.
Iniciativa A D M .
4909
Otras Subvenciones UE.
FSE.
Objetivo 2. E x p e d i e n t e s d e Subvenciones Corrientes de la Unión Europea.
CAPÍTULO V. INGRESOS PATRIMONIALES ARTíCULO CONCEPTO
'::"'
FUNCIÓN
TiPO DOCUMENTAL
INTERESES DE TíTULOS Y VALORES.
50 500
5000
Emitidos por Estado [lngresosl' Deudas del Estado.
5001
Intereses de Títulos v Valores.
Entes 6úblicos; 507
5070
I Expedientes de Ingresos por titereses de Títulos y Valores Emitidos por el Estado.
Públicos.
Emitidos por Empresas Privadas b-Expedientes de ingresos por Intereses gresosl. de Títulos y Valores Emitidos por Emitidos por Empresas Privadas. Empresas Privadas.
APÉNDICE. TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
=u= : 2 "
ARTíCULO CONCEPTO
52
I
I
I
I
FUNCIÓN
287
TIPO DOCUMENTAL
INTERESES DE ANTICIPOS Y PRESTAMOS CONCEDIDOS. Préstamos a Familios e Instituciones Expedientes de Ingresos por Intereses sin Fines de Lucro [Ingresosl. de Antieipos y Préstamos Concedi, Concedidos por el IVIMA. dos a Familis e Instituciones sin Concedidos Dor Medio Ambiente v Fines de Lucro. Desarrollo kgional. INTERESES DE DEPOSITOS Y CUENTAS BANCARIAS. Intereses de Cuentas Bancarias [InExpedientes de Ingresos por Intereses gresosl. de Cuentas Bancarias. Intereses de Cuentas Bancarias. Intereses de Depósitos CIngresosl. Intereses de Depósitos y Fianzas.
Expedientes de Ingresos por Intereses de Depósitos.
Otros Depósitos. DIVIDENDOS Y PARTICIPACIONES EN BENEFICIOS. Expedientes de Ingresos por Dividen, De Empresas Privadas [Ingresosl. dos y Participaciones en Beneficic De Empresas Privadas. de Empresas Privadas. RENTAS DE BIENES INMUEBLES. Alquileres y Productos de Inmuebles [Ingresosl. Casas de la Comunidad. Plaza de Toros. Arrendamiento de Terrenos de Vías Expedientes de Ingresos por Alquile. Pecuarias. res y Productos de inmuebles. Repercusión de Gastos de Vivienda del m. ~~
Huertos de Ocio. Recinto Fenal de Colmenar Viejo. Fincas Aranjuez. PRODUCTOS DE CONCESIONES Y APROVECHAMIENTOS ESPECIALES. Concesiones [Ingresosl. Concesiones Administrativas.
Expedientes de Ingresos por Conce siones.
Cesión de Derechos de Supeficie [InExpedientes de Ingresos por Cesión gresos]. de Derechos de Superficie. Cesión de Derechos de Superficie. RESULTADO DE OPERACIONES COMERCIALES. Resultado de Operaciones Comercioles [Ingresosl. ResuItado de Operaciones Comerciales IVIMA.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
288
111 580
58
Resultado de Operaciones Comerciales Expedientes de Ingresos por ResultaImprenta de la Comunidad. do de Operaciones Comerciales de los Organismos Autónomos MerResultado de Operaciones Comerciales cantiles. Consorcio Regional de Transportes.
5701 5702
Resultado de Operaciones Comerciales
5703
IMDCR.
; 5709 : s ; 1
Operaciones Comerciales Años Anteriores.
VARIACI N CAPITAL CIRCUVariación Capitd CircuLnte [Ingresos].
5800
Variación Capital circulante IVIMA.
5801
Variación Capital Circulante Imprenta Expedientes de Ingresos por Viripción de Capital Circulante. de la Comunidad.
5802
Variación Capital Circulante Consorcio Regional de Transportes.
5803
Variación Capital Circulante IMDER. OTROS INGRESOS PATRIMONIA-
59
LES. Cánones Dngresosl.
590
t
r
5900 599
1 1
599ú
1 1
I
1
1
1
Expedientes de Ingresos por Descnlificición de VPO.
Descalificación de w.
5991 I
Expedientes de ingresos por Cánones. Cánones. otros ingresos Patrimonides. Memorias y Rentas, Fundaciones y Tes- Expedientes de Ingresos por Memorias y Rentas, Fundaciones y Testamentos. tamentos.
5999
1 Otros ingresos Patrimoniales
lo.
'" En el caso del Subconcepto 5999, «Otros Ingresos Patrimoniales», no se ha creado el Tipo Documental por razones de carácter didáctico, ya que podría parecer que en él podría integrarse cualquier tipo de ingreso. Sin embargo, cada oficina archivará las unidades documentales producidas en este subconcepto bajo la denominación de 5999, «Expedientes de Otros ingresos Patrimoniales», en espera de mejor solución.
APÉNDICE.
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
289
CAPhULO VI. ENAJENACIÓN DE INVERSIONES REALES ~
~
I
6 0 1
~
DE TERRENOS. Enajenación de Terrenos [Ingresosl.
601 6010
I
611
~~
TiPO WCUMENTAL
FUNCdN
Expedientes de Ingresospor Enjena. ción de Terrenos.
Enajenación de Terrenos. DE OTRAS INVERSIONES REALES.
Enajenación de Otras Inversiones Expedientes de I~~~~~~~ por ~ ~ Reales [Lngresosl. ción de Bienes de Capital Excepto Enajenación de Otras Inversiones Reales. Terrenos* REINTEGROS POR OPERACIONES DE CAPITAL. ~
Expedientes de Ingresos por Reintegros por Operaciones de Capital, de Ejercicios Cerrados.
D e Ejercicios Cerrados [Ingresos].
Reintegros de Ejercicios Cerrados.
I
1
Expedientes de Ingresos por Reintegros por Operaciones de Capital, de Presupuesto Corriente.
6810
CAPÍTULO VII. TRANSFERENCIAS DE CAPITAL FUNCIÓN
l
npo DOCUMENTAL
DE LA ADMINISTRACI~N DEL ESTADO. Ministerio de Fomento [Subvenciones].
Ministerio de Fomento: Viviendas AfecExpedientes de Subvenciones de Capi tadas por la Aiuminosis. tal del Ministerio de Fomento Ministerio de Fomento: Ayudas Personales.
I
Ministerio de Fomento: Promotor Público. Ministerio de Fomento: Pagos Justiprecios. Ministerio de Fomento: Reposición de Viviendas. Ministerio de Fomento: Contrato Programa Consorcio Regional de Transportes. Ministerio de Fomento: Medio Ambiente.
I
~
j
~
ANA DUPLÁ DEL MORAL
290
TiPo DOCUMENTAL
PUNCidN
Ministerio de Fomento: Carreteras. Ministerio de Administraciones Públicas [Subvencionesl. MAP:
Programa de Acción Especial.
Planes Provinciales de Coopera- Expedientes de Subvenciones de Capi. ción. tal del Ministerio de Administracio nes Públicas. MAP: Otras Subvenciones. MAP:
I
1
7014
MAP:
Plan Red Viaria Local.
Ministerio de Medio Ambiente [Sub- Expedientes de Subvenciones de Cap¡, vencionesl. tal del Ministerio d e Medic Ambiente. Ministerio de Medio Ambiente. Subvenciones p r n Actividades Económicas. 1
I
I
1
7030
1
7031
Ministerio de Economía y Hacienda. Expedientes de Subvenciones de Capi tal del Estado p r n Actividades Eco Ministerio de Agricultura, Pesca y Alinómicas. mentación.
Ministerio de industria y Energía.
y ~~~
MEH: Convenio Infraestnictura Metro. o t n s Subvenciones de la Administra-
ción del Estado.
7043
Ministerio de Sanidad v Consumo.
Expedientes de Subvenciones de Cap¡ tal del Estado parn Actividades nc Económicas ".
Ministerio de Educación y Cultura. Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales. Ministerio de Fomento: Rehabilitación Tmtrni.
Otras Transferencias de la Adminis- Expedientes de Transferencias dr Capital del Estado. tración Estatal.
DE ORGANISMOS AUT~NOMOS ADMINISTRATIVOS.
1
Subvenciones de Organismos AutónoExpedientes de Subvenciones de Cap¡ mos Administrativos. tal de Organismos Autónomoi Consejo Superior de Deportes. Administrativos del Estado. instituto Nacional de Empleo. I DE LA SEGURIDADSOCIAL.
1
Otrns Transferencias de la Seguridad Expedientes de Transferencias dc Social. Capital de la Seguridad Social I'.
COMERCIALES, INDUSTRIALES, FINANCIEROS. I' Se mantiene esta denominación del Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genérica, porque descender en este caso al subconcepto equivaldría a descender casi a la unidad documental.
APÉNDICE.
I
730
I
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
291
1 Subvenciones de Organismos Autóno- 1 mos Comerciales, Industriales y FiExpedientes de Subvenciones de Cap¡ nancieros. tal de Organismos Autónomo! Confederación Hidrográfica del Segura. Comerciaes, Industriales y Finan cieros instituto Nacional para la Conservación de la Naturaleza.
7300 7301
DE EMPRESAS PÚBLICAS Y DEMÁS ENTES PÚBLICOS.
74
I
740
I
I
1
Otras Transferencias de Emnresas Públicas y Entes.
I
I
Empresas Públicas y demás Entes Públicos.
7400
Expedientes de Transferencias de Capital de Empresas Públicas ,I demás Entes Públicos del Estado
Universidad Carlos III.
7401
DE COMUNIDADES AUTÓNO-
75
MAS. Transferencias Administración Comunidad de Madrid.
750
I
1
1
1
7500 7501
1 Consejena de Presidencia.
1
I
Consejería de Obras Públicas, UrbanismoyTransportes.
7502
Consejería de Sanidad y SeMcios SociaExpedientes de Transferencias de les.
7503
Consejena de Economía y Empleo.
7505
Consejería d e Medio Ambiente Desarrollo Regional.
7507
Consejería de Obras Públicas, Urbanis mo y Transpones: Promotor Público
7509
a sus Organismos Autónomos.
j
Consejena de Hacienda.
751
Transferencia de Organismos Autóno. Expedientes de Transferencias de mos Administrativos. Capital de Organismos Autónomos Administrativos de Comunidades Autónomas.
752
Transferencias de Organismos Autó. Expedientes de Transferencias de nomos Mercantiles. Capital de Organismos Autónomos Mercantiles de Comunidades Autó. nomas. Otras Transferencias.
Expedientes de Transferencias de Capital de otras Comunidades Autónomas ".
DE CORPORACIONES LOCALES.
760 7600
Transferencias de Corporaciones Locales. Expedientes de Transferencias de Transferencias de Corporaciones Locade ColporecionesLoca1es. les.
'' Se mantiene esta denominación del Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genérica, porque descender en este caso al subconcepto equivaldría a descender casi a la unidad documental.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
292
TIPO DOCUMENTAL
1
771
l
1 1
1
DE EMPRESAS PRIVADAS.
1 1
Empresas Privadas para Actividades Expedientes de Subvencionesde Capital de Empresas Privadas parn Actisanitarias. vidades Sanitarias o Educativas. Empresas Privadas para Actividades Educativas.
1 Subvenciones de Empresas Privadas. 7710 7711
779
Otras Transferencias de Empresas Privadas. Expedientes de Transferencias de Capital de Empresas Privadas ". Otras Transferencias de Empresas Privadas.
7799
DE FAMILIAS E INSTITUCIONES SIN FINES DE LUCRO.
78 783
79
1
I
7839
I
1
1 DEL EXTERIOR. Subvenciones UE.
790
I
1
1
ARTÍCULO CONCEPTO
Subvencionesde Familias e InstitucioExpedientes de Subvencionesde Capínes sin Fines de Lucro. tal de Familias e Instituciones sin Otras Subvenciones de Instituciones sin Fines de Lucro. FinesdeLucro.
7900
FEDER.
Objetivo 2.
7901
PEDER.
Objetivo 5B.
7902
Ingresos FEocA-Orientación,
7904 7905
1 ingresos FEWA-Garanth.
1
Ingresos Instrumentos Financiación Ordenación de Pesca. Iniciativa Comunitaria.
7906
PEDER.
7907
PEOGA 5B.
7909
Otras Subvenciones UE.
'FCE"'
80
Expedientes de Subvencionesde Capital de la Unión Europea.
TIPO DOCUMENTAL
FUNCI~N
ENAJENACIÓN DE DEUDA DEL SECTOR PÚBLICO. 800
A Corto Plazo [Ingresosl.
Expedientes de Ingresos por Enajenación de Deuda Pública a Corto Pía-
801
A Largo Plazo Dngresosl.
Expedientes de Ingresos por Enajenación de Deuda Pública a Largo Pla-
20.
8010
A Largo Plazo.
20.
I' Se mantiene esta denominación de Tipo Documental a partir del concepto, a pesar de ser tan genérica, porque descender en este caso al subconcepto equivaldna a descender casi a la unidad documental.
APÉNDICE.
TLPOLOGÍA DOCUMENTAL
293
ENAJENACIÓN DE OBLIGACIONES Y BONOS DE FUERA DEL SECTOR PÚBLICO.
A Corto Plazo [Ingresos].
810
8100
A Corto Plazo.
8110
A Largo Plazo.
811
Expedientes de Ingresos por Enajena ción de Obligaciones y Bonos dc Fuera del Sector Público a Cortc Plazo.
A Largo Plazo [Ingresosl.
82
Expedientes de Ingresos por Enajena ción de Obligaciones y Bonos dc Fuera del Sector Público a Largo Plazo.
REINTEGRO PRÉSTAMOS CONCEDIDOS AL SECTOR PÚBLI-
co.
Préstamos a Corto Plazo [Ingresos].
820
8200
A Organismos Autónomos Administrati-
8201
A Organismos Autónomos Mercantiles.
8202
A Empresas y Entes Públicos.
8203
A la Seguridad Social.
8210
Préstamos a Corporaciones Locales.
- Expedientes de Ingresos por Reinte
vos.
Préstamos a Largo Plazo [Ingresosl. Expedientes de Ingresos por Reinte.
821
830
8300
1l
I
8301
Préstamos a Corto Plazo Personal Fun- Expedientes de Ingresos por Reintecionario. gro de Préstamos ConcedidosFuern
1I Préstamos a rai.
I
Corto Plazo Personal L a b o l
1 Préstamos a h r g o Plazo [Ingresos].
83 1
cionario.
84 840 841 85
de préstamos Concedidos Sector Público a Largo Plazo.
REINTEGRO PRESTAMOS CONCEDIDOS FUERA DEL SECTOR P~BLICO. Préstamos a Corto Plazo Dngresosl.
83
l
gm de Préstamos Concedidos al Sector Público a Corto Plazo.
I
Sector
a
'Orto
Expedientes de Ingresos por Reintegro de Préstamos ConcedidosFuera del Sector Público a Largo Plazo.
8311
Préstamos a Largo Plazo Personal Laborai.
8312
Préstamos a Largo Plazo Viviendas Rurales. DEVOLUCION DE DEPOSITOS Y FIANZAS CONSTITUIDOS. Devolución de Depósitos [Ingresos]. Expedientes de Ingresos por Devolución de Depósitos Constituidos. Devolución de Fianzas [Ingresosl. Expedientes de Ingresos por Devolución de Fianzas Constituidas. ENAJENACIÓN DE ACCIONES Expedientes de Ingresos por EnajenaDEL SECTOR PúBLICO IIngreción de Acciones del Sector Público.
sosl.
86
ENAJENACIÓN DE ACCIONES Expedientes de Ingresos por EnajenaDE FUERA DEL SECTOR PÚBLIción de Acciones de Fuera del SecCO Dngresosl. tor Público.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
294
:% ' $
ARTíCULO CONCEPTO
REMANENTE DE TESORERÍA.
87
Remanente de Tesorería [Ingresosl.
870
8700 8701 89
I
TIPO DOCUMENTAL
PUNCIÓN
I I
Expedientes de Ingresos por Rema. nente de Tesorería.
l
I
I
Reembolso de Aportaciones a ConsorExpedientes de Ingresos por Reembol. cios Urbanísticos [ingresos]. I so de Aportaciones a Consorcios Reembolso de Aportaciones a ConsorUrbanísticos. cios Urbanísticos.
1
I
Remanente de Tesorería. Remanente de Caja de la Asamblea. REEMBOLSO DE APORTACIONES A CONSORCIOS URBANIS-
mcns.
1
I 8900
I
1 1
CAPÍTULO IX. PASIVOS FINANCIEROS FUNCIÓN
ARfiCULO CONCEPTO
"Iw WCUMENTAL.
EMISIÓN DE DEUDA PÚBLICA Expedientes de Ingresos por Emisiói de Deuda Pública Interior. INTERIOR [Ingresosl.
90
PRÉSTAMOS RECIBIDOS DEL 1NTERIOR. Préstamos a Corto Plazo Recibidos de Entes del Sector Públieo [Ingresos]. 9100 9101 9102
Préstamos a Corto Plazo de la Comu- Expedientes de Ingresos por Préstanidad de Madrid. mos a Corto Plazo Recibidos de Entes del Sector Público. Préstamos a Corto Plazo de Organismos Autónomos. Préstamos a Corto Plazo de Empresas. Préstamos a Largo Plazo Recibidos de Entes del Sector Público CIngresosl.
911
9110 91 i i
Préstamos a Largo Plazo de la Comu- Expedientes de Ingresos por Préstanidad de Madrid. mos a Largo Plazo Recibidos de Entes del Sector Público. Préstamos a Largo Plazo de Organismos Autónomos.
9112
Préstamos a Largo Plazo de Empresas.
9120
Préstamos a Corto Plazo Recibidos de de Ingresos r PréstaEntes de Fuera del Sector Público Expedientes mos a Corto Plazo Recgdos de IJngresosl. Entes de Fuera del Sector Público Préstamos a Corto Plazo de Empresas.
9130
Préstamos a Largo Plazo Recibidos de de Ingresos r PréstaEntes de Fuera del Sector Público Expedientes mos a Largo Plazo Recfbsidosde [Ingresosl. Entes de Fuern del Sector Público Préstamos a Largo Plazo de Empresas.
912
913
APÉNDICE.
ARTíCULO lCONCEFTOl
"2:
1
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
FUNCIdN
295
TIPO DOCUMENTAL
EMISIÓN DE DEUDA PÚBLICA Expedientes de Ingresos por Emisión de Deuda Pública Exterior.
1
PRÉSTAMOS RECIBIDOS DEL Expedientes de Ingiesos por Préstamos Recibidos del Exterior.
I
DEPÓSITOS Y FIANZAS RECIBIDAS.
94 940
Depósitos [Ingresos].
941
Fianzas [Ingresosl. 9410
Convenios y Papel de Fianzas.
Expedientes de Ingresos por Depósitos Recibidos. Expedientes de Ingresos por Fianzas Recibidas.
7.1.). RELACIÓN DE OTROS,~POSDOCUMENTALES DE CARÁCTER ECONOMICO l4 Arqueos de Habilitación. Cuentas de Valores Independientes del Presupuesto. Estados de Ejecución del Presupuesto. Expedientes de Anteproyecto de Presupuestos. Expedientes de Generación de Crédito. Expedientes de Modificaciones Presupuestarias. Libros Diarios de Gastos. Libros Diarios de Ingresos. Libros Diarios de Intervención de Gastos. Libros Diarios de Valores Independientes del Presupuesto. Libros Mayores de Gastos. Mandamientos de Ingresos. Mandamientos de Pagos.
7.1.4. RELACIÓN DE TIPOS DOCUMENTALES DE ACUERDO CON FUNCIONES DE CARACTER NO ECONÓMICO - Certificados. - Comparecencias. - Correspondencia. - Expedientes de Acceso a la Función Pública. - Expedientes de Acuerdos del Consejo de Gobierno. - Expedientes de Admisión en Residencias de Ancianos. -
Expedientes de Aprobación de Leyes.
- Expedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasificación de Agencias
de Viajes. Esta relación no es en modo alguno exhaustiva. Se ha introducido en este Manual a modo de ejemplo. La relación de tipos documentales se perfeccionará y completará cuando estén en funcionamiento los Archivos Centrales.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
296
- Expedientes de Autorización Turística de Apertura y Clasificación de Estable-
cimientos Hosteleros.
- Expedientes de Campañas de Consumo. Expedientes de Concesión de Licencias. Expedientes de Concursos de Méritos. Expedientes de Concursos-Oposiciones. Expedientes de Control de la Actividad de Gobierno. Expedientes de Declaración de Bienes de Interés Cultural (BIC). Expedientes de Declaración de Centros de Interés Turístico. Expediente de Depósito de Archivos Municipales. Expedientes de Difusión. Expedientes Disciplinarios. Expedientes de Fundaciones. Expedientes de Inscripción en el Registro de Actividades no Mercantiles. Expedientes de Inscripción en el Registro de Empresas y Actividades Turísticas no reglamentadas. - Expedientes de Instalación de Aparatos Elevadores. - Expedientes de Instalación de Calefacción y Climatización. - Expedientes Personales. - Expedientes de Preguntas Parlamentarias. - Expedientes de Protección a Familias Numerosas. - Expedientes de Reclamación a Empresas y Actividades Turísticas. - Expedientes de Reclamaciones. - Expedientes de Recursos Contencioso-Administrativos. - Expedientes de Regulación de Horarios Comerciales. - Expedientes de Reuniones. - Expedientes Sancionadores. - Informes. - Interpelaciones Parlamentarias. - Inventario de Bienes Muebles. - Memorias. - Mociones. - Partes de Incidencias. - Partes de Vigilancia y Seguridad. - Peticiones de Información. - Planes. - Preguntas Escritas u Orales, en Pleno y en Comisión. - Programas. - Registro de Fundaciones. - Registro de Bienes de Interés Cultural. - Registro de Contratos. - Registro de Convenios. - Registro General de Entrada y Salida de Documentos. - Registro de Licitadores. - Registro de Ordenes. - Registro de Personal. - Relaciones de Entrega de Documentos.
-
7.2. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACI~N
Y DESARROLLODE ESTRUCTURAS ORGÁNICAS DE LA COMUNIDAD DE MADRID DESDE SU CREACIÓN HASTA 1996, POR CONSEJERÍAS Y EMPLEO CONSEJERÍADE ECONOMÍA Legislación que da origen a la estfvctura orgánica de la CONSEJERIA DE ECONOMIA Y EMPLEO - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 21/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Economía y Hacienda. junio de 1983.)
(BOCM
de 24 de
- Decreto 24/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura orgánica
de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Trabajo, Industria y Comercio. (BOCM de 24 de junio de 1983.) -
Decreto 52/1983, de 7 de julio, por el que se crean con carácter provisional los Servicios de Trabajo, Industria y Comercio y Consumo de la Consejería de Trabajo, Industria y Comercio. (BOCM de 11 de julio de 1983.)
- Decreto 86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Economía y Hacienda. (BOCM de 27 de septiembre de 1983.) - Decreto 89/1983, de 22 de septiembre, por el que se crea la estructura orgánica
de la Consejería de Trabajo, Industria y Comercio. de 1983.)
(BOCM
de 23 de septiembre
- Decreto 103/1983, de 20 de octubre, por el que se modifica en parte la estructura
orgánica provisional de la Consejería de Economía y Hacienda aprobada por Decreto 86/1983, de 22 de septiembre. (BOCM de 25 de octubre de 1983.) - Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad
de Madrid.
(BOCM
de 20 de diciembre de 1983.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
298
- Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, de 7 de junio
de 1984, por el que se crea la Comisión de Planificación Económica de la Comunidad de Madrid. (BOCMde 9 de julio de 1984.) - Orden 74/1985, de 6 de febrero, desarrollando normas de organización y funcionamiento del Registro de Contratos. (BOCM de 18 de febrero de 1985.) - Decreto 19/1985, de 21 de febrero, sobre régimen de dependencia orgánica y funcional de las Cajas de Ahorros de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 22
de febrero de 1985.) -
Orden de 21 de febrero de 1985, en desarrollo del Decreto 65/1984, de 28 de junio, por el que se regula el funcionamiento del Registro de Personal. (BOCM de 8 de marzo de 1985.)
- Decreto 39/1985, de 23 de mayo, por el que se establece la Intervención Delegada en la Consejería de Trabajo, Industria y Comercio. (BOCM de 4 de junio de 1985.) -
Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las denominaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14 de junio de 1985.)
- Decreto 115/1985, de 21 de noviembre, por el que se establece la Intervención Delegada en la Consejería de Economía y Hacienda. (BOCMde 19 de diciembre
de 1985.) -
Decreto 136/1985, de 5 de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería de Economía y Hacienda. (BOCM de 9 de enero de 1986.)
- Decreto 38/1987, de 23 de abril, por el que se crea el Registro de Organizaciones de Consumidores de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 21 de mayo de 1987.) - Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCMde 24 de julio de 1987.) -
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejenas. (BOCMde 31 de julio de 1987.)
- Decreto 177/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejena de Economía. (BOCM de 20 de octubre de 1987.) - Decreto 26/1988, de 24 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica de la Consejena de Econom’a. (BOCMde 30 de marzo de 1988.) -
Orden 10/1988, de 15 de junio, de la Consejería de Economía, por la que se desarrolla el Decreto 177/1987, de 15 de octubre, sobre estructura orgánica de dicha Consejena. (BOCMde 21 de junio de 1988.)
- Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de
1989.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE AF’ROBACIÓN
299
de febrero, de la Consejería de Econom’a, por la que se modifica la Orden 10/1988, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Decreto 177/1987, de 15 de octubre, de establecimiento de la estructura orgánica de la Consejería de Economía. (BOCM de 23 de febrero de 1990.)
- Orden 914/1990, de 2
- Decreto 13/1990, de 29 de marzo,‘por el que se modifica el Decreto 38/1987,
de 23 de abril, por el que se crea el Registro de Organización de Consumidores de la Comunidad de Madrid. (BOCMde 5 de abril de 1990.)
5 de abril, por el que se modifica el establecimiento de la Intervención Delegada en la Consejería de Econom’a. (BOCM de 27 de abril de 1990.)
- Decreto 24/1990, de
- Decreto 74/1990, de 26 de julio, por el que se modifica el Decreto 177/1987,
de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía. (BOCM de 1 de agosto de 1990.) -
Orden 1804/1990, de la Consejería de Economía, por la que se modifica la Orden 10/1988, de 15 de junio, por la que se desarrolla el Decreto 74/1990, de 26 de julio, de establecimiento de la estructura orgánica de la Consejería de Economía. (BOCMde 20 de septiembre de 1990.)
3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.)
- Orden 2138/1990, de
4 de abril, de creación del Consejo Económico y Social. (BOCM de 18 de abril de 1991.)
- Ley 6/1991, de
de Econom’a, por la que se crea el Registro General de Actividades y Empresarios Comerciales de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1991.)
- Orden 830/1991, de 25 de abril, de la Consejería
-
Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número y denominación de las Consejerías. (BOCMde 23 de julio de 1991.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCMde 26 de julio de 1991.) - Decreto 9/1992, de 13 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica de la Consejería de Economía. (BOCM de 16 de marzo de 1992.) -
Decreto 25/1992, de 14 de mayo, por el que se modifica el Decreto 127/1989, de creación de la Comisión Regional de Plaguicidas, para adaptarla a la nueva estructura orgánica de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 22 de mayo de 1992.)
de la Consejería de Economía de la Comunidad de Madrid, por la que se crea, para todo el ámbito territorial de la Comunidad de Madrid, la Junta Arbitral de Arrendamientos Rústicos. (BOCM de 23 de septiembre de 1992.)
- Orden 3308/1992, de 14 de septiembre,
- Resolución de 12 de noviembre de 1992, del Presidente del Consejo Económico
y Social, por la que se ordena la publicación del Reglamento de Organización y Funcionamiento. (BOCMde 16 de noviembre de 1992.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
300
de Economía, por la que se desarrolla la estructura de la Consejería de Economía establecida por el Decreto 9/1992, de 13 de marzo. (BOCM de 28 de diciembre de 1992.)
- Orden 4379/1992, de 11 de diciembre, del Consejero
- Decreto 55/1994, de 2 de junio, por el que se modifica el artículo 13 del Decre-
to 9/1992, de 13 de marzo, que establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía. (BOCM de 16 de junio de 1994.) -
Orden 1645/1994, de 3 de octubre, del Consejero de Economía, por la que se modifica parcialmente la estructura orgánica de dicha Consejería, aprobada por Orden 4379/1992, de 11 de diciembre. (BOCM de 6 de octubre de 1994.)
-
Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio de 1995.)
de i de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 84/1995,
- Decreto 194/1995, de 13 de julio, por el que se adecua la composición del Con-
sejo de Administración del Instituto Madrileño de Desarrollo al número y denominación de las Consejerías. (BOCM de 18 de julio de 1995.) - Decreto 200/1995, de 20 de julio, por el que se adecua la composición del Con-
sejo de Administración del Instituto Madrileño de Desarrollo al número y denominación de las Consejerías y se deroga el Decreto 194/1995, de 13 de julio. (BOCM de 24 de julio de 1995.) - Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las interven-
ciones delegadas de las Consejerías y organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.) -
-
-
Decreto 258/1995, de 5 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía y Empleo. (BOCM de 11 de octubre de 1995.) Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.) Decreto 21/1996, de 15 de febrero, por el que se modifica parcialmente el artículo 2.2 del Decreto 258/1995, de 5 de octubre, de estructura orgánica de Economía y Empleo. (BOCM de 28 de febrero de 1996.)
- Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.) - Decreto 119/1996, de 1 de agosto, por el que se modifica parcialmente el Decreto
258/1995, de 5 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía y Empleo. (BOCM de 22 de agosto de 1996.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENESDE APROBACI~N
301
- Orden 7083/1996, de 18 de diciembre, de la Consejería de Economía y Empleo,
por la que se desarrolla la estructura de la Consejería de Econom’a y Empleo establecida por el Decreto 258/1995, de 5 de octubre. (BOCM de 8 de enero de 1997.)
Legislación -específica que afecte al ORGANISMO AUT~NOMO INSTITUTO MADRILENO PARA LA FORikíACION (IMAF) - Decreto 294/1995, de 14 de diciembre, por el que se adscribe el Instituto Madri-
leño para la Formación (IMAF) a la Consejena de Economía y Empleo de 9 de febrero de 1996).
(BOCM
Legislación específica qu? afecta al ÓRGANO DE GESTIÓN INSTITUTO TECNOLOGICO DE DESARROLLO AGRARIO DE MADRID (ITDA) - Decreto 59/1983, de 14 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Con-
sejería de Agricultura y Ganadería. (BOCM de 16 de julio de 1983.) - Decreto 65/1986, de 19 de junio, sobre estructura y funciones del Órgano de
Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad.
(BOCM
de 4 de julio de 1986.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejenas. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 178/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.) - Orden 1625/1988, de 22 de junio, del Consejero de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrollan los Decretos 178/1987, de 15 de octubre, y 43/1988, de 21 de abril, sobre estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 28 de junio de 1988.) -
Decreto i19/1988, de 17 de noviembre, sobre estructura orgánica y funcional del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad. (BOCM de 16 de diciembre de 1988.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejenas. (BOCM de 26 de julio de 1991.) - Decreto 151/1991, de 21 de noviembre, por el que se define la estructura y
funciones del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad de Madrid y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 28 de noviembre de 1991.) - Orden 4380/1992, de 11 de diciembre, del Consejero de Economía, por la que
se desarrolla la estructura del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 23 de diciembre de 1992.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
3 02
- Orden 351/1993, de 3 de marzo, del Consejero de Economía, por la que se
aprueban las disposiciones necesarias para la adaptación de la composición del Consejo de Administración del Organo de Gestión de Fincas Agrarias a las modificaciones de estructura de la Consejería de Economía, en virtud del Decreto 151/1991, de 21 de noviembre. -
Decreto 258/1995, de 5 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Economía y Empleo. (BOCM de 11 de octubre de 1995.)
- Decreto 149/1996, de 31 de octubre, por el que se modifica el Órgano de Gestión
de Fincas Agrarias de la Comunidad de Madrid (OGFAMA), y se crea el Instituto Tecnológico de Desarrollo Agrario de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1996.)
CONSEJERÍA DE EDUCACI~NY CULTURA Legislación que da origen a la estructura orgánica de la CONSEJERLA DE EDUCACION Y CULTURA - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) -
Decreto 25/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Educación y Juventud. (BOCM de 24 de junio de 1983.)
- Decreto 26/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. 24 de junio de 1983.)
(BOCM
de
30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCM de 5 de julio de 1983.)
- Decreto 42/1983, de
- Decreto 79/1983, de 26 de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica
de la Consejería de Educación y Juventud.
(BOCM
de 30 de julio de 1983.)
- Decreto 20/1984, de 16 de febrero, de creación del Consejo Asesor de Teatro
de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de febrero de 1984.) - Decreto 24/1984, de 29 de febrero, por el que se modifica y desarrolla la estruc-
tura orgánica y funcional de la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCM de 16 de marzo de 1984.) - Decreto 51/1984, de 29 de febrero, por el que se modifica la estructura orgánica
provisional de la Consejería de Educación y Juventud, aprobada por Decreto 79/1983, de 26 de julio. (BOCM de 30 de mayo de 1984.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
303
- Decreto 40/1984, de 15 de marzo, por el que se crea el Consejo Asesor de
Artes Plásticas de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 4 de mayo de 1984.)
- Decreto 41/1984, de 15 de marzo, por el que se crea el Consejo Asesor de
Música de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 4 de mayo de 1984.)
- Decreto 80/1984, de 26 de julio, por el que se extingue la Junta Provincial de
Protección de Menores de Madrid. (BOCM de 16 de agosto de 1984.) - Orden de 5 de septiembre de 1984, por la que se adscriben a la Dirección
General de Educación las funciones y servicios adscritos a la Consejería de Educación y Juventud en materia de Protección de Menores. (BOCM de 12 de septiembre de 1984.)
la Intervención de 18 de diciembre
- Decreto 110/1984, de 5 de diciembre, por el que se establece
Delegada en la Consejería de Educación y Juventud. de 1984.)
(BOCM
- Decreto 19/1985, de 28 de marzo, por el que se establece la Intervención Dele-
gada en la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. de 1985.)
(BOCM
de 13 de abril
- Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las deno-
minaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. de junio de 1985.)
(BOCM
de 14
- Decreto 142/1985, de 12 de diciembre, sobre estructura de la Secretaría General
Técnica de la Consejería de Educación y Juventud. 1986.)
(BOCM
de 27 de enero de
- Decreto 139/1985, de 20 de diciembre, por el que se modifica la estructura
orgánica y funcional de la Consejería de Cultura y Deportes. enero de 1986.)
(BOCM
de 17 de
- Ley 2/1986, de 5 de junio, de la Cultura Física y Deportes de la Comunidad
de Madrid. (BOCM de 16 de junio de 1986.) -
Orden de 15 de julio de 1986, del Consejero de Educación y Juventud, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Juventud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 29 de julio de 1986.)
- Decreto 99/1986, por el que se crea el Consejo Superior de Educación Musical
de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 3 1 de octubre de 1986.) - Decreto 106/1986, de 20 de noviembre, por el que se crea la Red Única de
Centros de Menores Protegidos, dependiente de la Consejería de Educación y Juventud. (BOCM de 12 de diciembre de 1986.) - Ley 10/1986, de 4 de diciembre, del Consejo de la Juventud de
la Comunidad
de Madrid. (BOCM de 18 de diciembre de 1986.) - Decreto 108/1986, de 4 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica y funcional de la Consejería de Cultura y Deportes. (BOCM de 17 de diciembre de 1986.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
304
- Orden de 26 de enero de 1987, por la que se crea la Comisión Gestora y las
normas provisionales de funcionamiento del Consejo de la Juventud de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 11 de febrero de 1987.) -
Decreto 62/1987, de 23 de juiio, del Presidente de la Comunidad, por el que se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCM de 24 de julio de 1987.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 1 de julio de 1987.) - Decreto 66/1987, de 30 de julio, por el que se atribuyen al Consejero de Cultura
las funciones del Portavoz del Consejo de Gobierno. 1987.)
(BOCM
de 31 de julio de
- Decreto 161/1987, de 8 de octubre, por el que se modifica el Decreto 64/1987, de 30 de julio, que aprobó la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de i O de agosto de 1987.) -
Decreto 173/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Educación en sus Servicios Centrales. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
- Decreto 174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica
y funcional de la Consejería de Cultura. (BOCM de 19 de octubre de 1987.) - Orden 56/1988, de 20 de abril, por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Consejería de Educación. (BOCM de 25 de abril de 1988.) -
Orden de 20 de abril de 1988, por la que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y de la Oficina del Portavoz. (BOCM de 25 de abril de 1988.)
- Decreto 50/1988, de 12 de mayo, por el que se crea la Comisión Interdepar-
tamental de la Juventud.
(BOCM
de 23 de mayo de 1988.)
- Decreto 40/1989, de 15 de mayo, por el que se regula el Consejo Asesor de
Artes Plásticas de Madrid. (BOCM de 11 de abril de 1989.) - Decreto 68/1989, de 8 de junio, por el que se regula el Consejo Asesor de
Música. (BOCM de 28 de junio de 1989.) - Decreto 76/1989, de 29 de junio, por el que se crea el Consejo Asesor de Danza
de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14 de julio de 1989.) - Decreto 77/1989, de 29 de junio, por el que se regula el Consejo Asesor de
Teatro de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 14 de julio de 1989.)
- Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. 1989.)
(BOCM
de 1 de agosto de
- Decreto 90/1989, de 7 de septiembre, por el que se procede a la modificación
parcial del Decreto 173/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estruc-
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
305
tura orgánica de la Consejería de Educación en sus Servicios Centrales. de 18 de septiembre de 1989.)
(BOCM
- Decreto 11/1990, de 22 de marzo, por el que se modifica la dependencia orgánica
de la Intervención Delegada de la Consejería de Cultura. de 1990.)
(BOCM
de 5 de abril
5 de abril, por el que se modifica el Decreto 173/1987, que aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Educación. (BOCM de 20 de abril de 1990.)
- Decreto 20/1990, de
20 de junio, por el que se modifica el Decreto 174/1987, de 15 de octubre, que aprobaba la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Cultura. (BOCM de 27 de junio de 1990.)
- Decreto 61/1990, de
- Orden de 29 de junio de 1990, por la que se desarrolla el Decreto 61/1990,
que modifica la estructura orgánica de la Consejería de Cultura, modificando parcialmente la Orden de 20 de abril de 1988. (BOCM de 10 de julio de 1990.)
3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.)
- Orden 2138/1990, de
-
Decreto 82/1990, de 4 de octubre, por el que se modifica parcialmente la estructura orgánica de la Consejería de Educación. (BOCM de 11 de octubre de 1990.)
5 de octubre, del Consejero de Educación, de modificación parcial de la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM de 24 de octubre de 1990.)
- Orden 715/1990, de
- Decreto 28/1991, de 18 de abril, por el que se crea el Centro Regional de Infor-
mación y Documentación Juvenil.
(BOCM
de 22 de abril de 1991.)
- Decreto 33/1991, de 18 de abril, por el que se modifica el Decreto 174/1987,
de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Cultura. (BOCM de 21 de mayo de 1991.) - Decreto 55/1991, de 22 de julio, por el que se establece el número y deno-
minación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.) - Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.) - Decreto 149/1991, de 31 de octubre, por el que se establece la Intervención
Delegada en la Consejería de Educación y Cultura. de 1991.)
(BOCM
de 14 de noviembre
-
Orden 1235/1991, de 13 de noviembre, de creación y reconocimiento de la Red de Centros de Información Juvenil en la Comunidad de Madrid. (BOCM de 20 de noviembre de 1991.)
-
Decreto 4/1992, de 6 de febrero, por el que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura. (BOCM de 12 de febrero de 1992.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
306
la que se desarrollan las estructuras orgánicas de las Intervenciones Delegadas en las Consejerías de Transportes, Política Territorial y Educación y Cultura, y se modifica parcialmente la de la Consejería de Integración Social. (BOCM de 20 de marzo de 1992.)
- Orden 527/1992, de 3 de marzo, del Consejero de Hacienda, por
-
Orden 528/1992, de 14 de mayo, del Consejero de Educación y Cultura, por la que se desarrolla el Decreto 4/1992, de 6 de febrero, que establece la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM de 19 de mayo de 1992.)
- Ley 6/1992, de 15 de julio, de Creación del Consejo de Cultura de la Comunidad
de Madrid. -
(BOCM de
23 de julio de 1992.)
Acuerdo de 22 de octubre de 1992, del Consejo de Gobierno, por el que se crea la Comisión de Desarrollo del Plan para la Sierra de Guadarrama. (BOCM de 2 de noviembre de 1992.)
- Orden 83/1993, de 10 de febrero, del Consejero de Educación y Cultura, por
la que se aprueba el Reglamento de Régimen Interior del Consejo de Cultura de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 23 de febrero de 1993.) - Decreto 24/1994, de 3 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Educación y Cultura, se crea la Dirección General de Universidades e Investigación de la Comunidad de Madrid y se desarrolla su estructura provisional. (BOCM de 14 de marzo de 1994.) -
Decreto 48/1994, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modifican las estructuras de las Consejerías de Hacienda y de Educación y Cultura. (BOCM de 1 de junio de 1994.)
- Orden 857/1994, de 1 de agosto, del Consejero de Educación y Cultura, por
la que se desarrolla la Estructura Orgánica de la Dirección General de Universidades e Investigación, creada por Decreto 24/1994, de 3 de marzo. (BOCM de 8 de agosto de 1994.) -
Decreto 100/1994, de 13 de octubre, por el que se constituye la Oficina de Promoción del Cine de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de noviembre de 1994.)
-
Orden 1871/1994, de 16 de diciembre, de creación de la Escuela Joven de Iniciativas Empresariales de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 3 de enero de 1995.)
- Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. de 1995.)
(BOCM
de 1 de julio
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 155/1995, de 6 de julio, por el que se modifica el número 2.c) del
artículo 6 del Decreto 84/1995, de 1 de julio.
(BOCM
de 7 de julio de 1995.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
307
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.) -
Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
- Decreto 276/1995, de 2 de noviembre, por el que se crea el Consejo de Ciencia
y Tecnología de la Comunidad de Madrid.
(BOCM
de 22 de noviembre de 1995.)
- Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias
y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura. de diciembre de 1995.)
(BOCM
de 15
- Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.) Legislación específica que-afecta al ORGANISMO AUT~NOMO
INSTITUTO MADRILENO DEL DEPORTE, EL ESPARCIMIENTO Y LA RECREACIÓN (IMDER) -
-
Ley 2/1986, de 5 de junio, de la Cultura Física y el Deporte de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 16 de junio de 1986.) Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba
- Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias
y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura. de diciembre de 1995.)
(BOCM
de 15
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE GESTIÓN
CENTRO DE ESTUDIOS Y ACTMDADES CULTURALES (CEYAC) - Decreto 108/1986, de 4 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica y funcional de la Consejería de Cultura y Deportes. (BOCM de 17 de diciembre de 1986.) - Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica
y funcional de la Consejería de Cultura. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
308
los órganos del Centro de Estudios y Actividades Culturales (CEYAC) a la reestructuración de las Consejerías de la Comunidad y se aprueba la estructura orgánica del citado centro. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
- Decreto 175/1987, de 15 de octubre, por el que se adecuan
- Orden de 20 de abril de 1988, por la que se aprueba la estructura orgánica
de la Consejería de Cultura y de la Oficina del Portavoz. de 1988.)
(BOCM
de 25 de abril
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
la estructura orgánica de 12 de febrero de 1992.)
- Decreto 4/1992, de 6 de febrero, por el que se aprueba
de la Consejería de Educación y Cultura.
(BOCM
14 de mayo, del Consejero de Educación y Cultura, por la que se desarrolla el Decreto 4/1992, de 6 de febrero, que establece la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM de 19 de mayo de 1992.)
- Orden 528/1992, de
30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias y la estructura orgánica de la Consejena de Educación y Cultura. (BOCM de 15 de diciembre de 1995.)
- Decreto 288/1995, de
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE GESTIÓN
CENTRO DE ASUNTOS TAURINOS -
Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.)
-
Decreto 42/1983, de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCM de 5 de julio de 1983.)
-
Decreto 40/1986, de 20 de marzo, por el que se definen la estructura y las funciones del “Centro de Asuntos Taurinos de la Comunidad de Madrid” y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 24 de abril de 1986.)
-
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Cultura. (BOCM de 19 de octubre de 1987.) -
Orden de 20 de abril de 1988, por la que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y de la Oficina del Portavoz. (BOCM de 25 de abril de 1988.)
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
las
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
309
- Decreto 2/1992, de 23 de enero, por el que se establece la dependencia orgánica
y se definen la estructura y las funciones del Centro de Asuntos Taurinos de la Comunidad de Madrid y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 31 de enero de 1992.) - Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. de 1995.)
(EOCM
de i de julio
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 226/1995, de 17 de agosto, por el que se establece la dependencia orgá-
nica y se definen la estructura y las funciones del Centro de Asuntos Taurinos de la Comunidad de Madrid, y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 1 de septiembre de 1995.) -
Decreto 288/1995, de 30 de noviembre, por el que se aprueban las competencias y la estructura orgánica de la Consejería de Educación y Cultura. (BOCM de 15 de diciembre de 1995.)
CONSEJERÍADE HACIENDA Legislación que da origen a la estructura orgánica de la CONSEJEIUADE HACIENDA -
-
-
Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) Decreto 21/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Economía y Hacienda. (BOCM de 24 de junio de 1983.) Decreto 86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional de la Consejería de Economía y Hacienda. (EOCM de 27 de septiembre de 1983.)
- Decreto 103/1983, de 20 de octubre, por el que se modifica en parte la estructura
orgánica provisional de la Consejería de Economía y Hacienda aprobada por Decreto 86/1983, de 22 de septiembre. (EOCM de 25 de octubre de 1983.) - Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid. (EOCMde 20 de diciembre de 1983.)
7 de junio de 1984, por el que se crea la Comisión de Planificación Económica de la Comunidad de Madrid. (EOCM de 9 de junio de 1984.)
- Acuerdo del Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, de
ANA DUPLÁ DEL MORAL
310
- Orden 74/1985, de 6 de febrero, desarrollando normas de organización y funcionamiento del Registro de Contratos. (BOCM de 18 de febrero de 1985.) - Decreto 19/1985, de 21 de febrero, sobre régimen de dependencia orgánica y funcional de las Cajas de Ahorros de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 22
de febrero de 1985.) - Orden de 21 de febrero de 1985, en desarrollo del Decreto 65/1984, de 28 de junio, por el que se regula el funcionamiento del Registro de Personal. (BOCM
de 8 de marzo de 1985.) - Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las denominaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14
de junio de 1985.) - Decreto 115/1985, de 21 de noviembre, por el que se establece la Intervención Delegada en la Consejería de Economía y Hacienda. (BOCM de 19 de diciembre
de 1985.) - Decreto 136/1985, de 5 de diciembre, sobre estructura orgánica de de Economía y Hacienda. (BOCMde 9 de enero de 1986.)
la Consejería
- Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCM de 24 de julio de 1987.)
30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 64/1987, de
- Decreto 188/1987, de 5 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 13 de septiembre de 1987.)
15 de junio, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrolla el Decreto 188/1987, de 5 de noviembre, sobre estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCMde 21 de junio de 1988.)
- Orden 1345/1988, de
- Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de
1989.) - Decreto 101/1989, de 14 de septiembre, por el que se modifica el Decre-
to 188/1987, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 22 de septiembre de 1989.) -
Decreto 125/1989, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCMde 2 de enero de 1990.)
-
Decreto 32/1990, de 19 de abril, por el que se modifica el establecimiento de la Intervención Delegada en la Consejería de Hacienda. (BOCM de 3 de mayo de 1990.)
-
Decreto 64/1990, de 20 de junio, por el que se modifica parcialmente la estructura orgánicade la Consejería de Hacienda. (BOCM de 3 de julio de 1990.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACI~N -
311
Orden 2137/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrolla el Decreto 64/1990, de 20 de junio, de modificación parcial de la estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.)
- Orden 2138/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.) -
Decreto 55/1991, de 22 de julio, por el que se establece el número y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrolla el Decreto 101/1989, de 14 de septiembre, de modificación parcial de la estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 8 de octubre de 1991.)
- Orden 2745/1991, de
- Decreto 54/1993, de 27 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Hacienda.
(BOCM
de 3 de junio de 1993.)
- Orden 2053/1993, de 21 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrolla el Decreto 54/1993, de 27 de mayo, de modificación de la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 28 de septiembre de 1993.) - Decreto 45/1994, de 19 de mayo, por el que se atribuyen al Consejero de Hacien-
da las funciones de Portavoz del Consejo de Gobierno. de 1994.)
(BOCM
de 1 de junio
- Decreto 48/1994, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modi-
fican las estructuras de las Consejerías de Hacienda y de Educación y Cultura. (BOCM de 1 de junio de 1994.) -
Orden 950/1994, de 1 de junio, de la Consejería de Hacienda, por la que se adscriben a dicha Consejería los puestos de trabajo de la Dirección General de Medios de Comunicación y Oficina del Portavoz. (BOCM de 2 de junio de 1994.)
-
Decreto 129/1994, de 22 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 28 de diciembre de 1994.)
- Orden 480/1995, de 21 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrolla provisionalmente la Estructura Orgánica del Servicio de Ordenación y Normativa del Juego de la Secretaría General Técnica. (BOCM de 28 de marzo de 1995.)
30 de junio, del Presidente, por el que se establece el número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio de 1995.)
- Decreto 71/1995, de
-
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, por el que se aprueban las competencias
y Estructura Orgánica de la Consejería de Hacienda. de 1995.)
(BOCM
de 19 de septiembre
3 12
ANA DUPLÁ DEL MORAL
de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
- Decreto 240/1995, de 14
- Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.) - Decreto 28/1996, de 7 de marzo, por el que se modifica parcialmente el Decreto
239/1995, de 14 de septiembre, sobre competencias y estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 26 de marzo de 1996.) - Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.) -
Orden 771/1996, de 26 de abril, del Consejero de Hacienda por la que se desarrolla el Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, de modificación de la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 3 de mayo de 1996.)
-
Decreto 93/1996, de 13 de junio, por el que se aprueba el Reglamento Orgánico y Funcional de la Junta Central de Compras de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 26 de junio de 1996.)
- Decreto 135/1996, de 26 de septiembre, por el que se modifica parcialmente
el Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, de estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 2 de octubre de 1996.) - Orden 2671/1996, de 22 de noviembre, de la Consejería de Hacienda, por la
que se modifican parcialmente los artículos 5 y 6 de la Orden 771/1996, de 26 de abril, por la que se establecía la modificación de la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 29 de noviembre de 1996.) - Orden 3059/1996, de 10 de diciembre, de la Consejería de Hacienda, por la
que se modifica parcialmente la Orden de Desarrollo 771/1996, de 26 de abril, afectando la misma a las Direcciones Generales de Presupuestos y Patrimonio, de Tributos y de Función Pública de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 18 de diciembre de 1996.) Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUT~NOMO IMPRENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 19/1983, de 22 de junio, por el que se regula la Estructura Orgánica
de la Consejería de Presidencia de la Comunidad de Madrid. junio de 1983.)
(BOCM
de 24 de
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACI~N
313
- Ley 10/1985, de 12 de diciembre, por el que se crea el Organismo Autónomo
“Imprenta de la Comunidad de Madrid”.
(BOCM
de 19 de diciembre de 1985.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BocM de 3 1 de julio de 1987.) - Decreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.) - Decreto 84/1995, de i de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 239/1995, de 14 de septiembre, por el que se aprueban las competencias
y Estructura Orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUT~NOMO
SERVICIO REGIONAL DE COMPRAS - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Econom’a y Hacienda. (BOCM de 27 de septiembre de 1983.) - Decreto 8/1985, de 31 de enero, por el que se transforma la “Fundación Pro-
vincial para el abastecimiento de los Centros dependientes de la Comunidad de Madrid y Servicio de Economato para el personal de la misma”, en el Organismo Autónomo “Servicio Regional de Compras” y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 4 de febrero de 1985.) - Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
5 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 13 de noviembre de 1987.)
- Decreto 188/1987, de
la estructura orgánica del Servicio Regional de Compras. (BOCM de 12 de agosto de 1988.)
- Decreto 77/1988, de 29 de junio, por el que se establece
30 de abril, de Presupuestos Generales de la Comunidad. (BOCM de 8 de mayo de 1992.)
- Ley U1992, de
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE G E S T I ~ N
SERVICIO REGIONAL DE COMPRAS de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
- Decreto 14/1983,
ANA DUPLÁ DEL MORAL
3 14
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. 16 de junio de 1983.)
(BOCM
de
- Decreto 86/1983, de 22 de septiembre, sobre estructura orgánica provisional
de la Consejería de Economía y Hacienda. (BOCM de 27 de septiembre de 1983.) - Decreto 8/1985, de 31 de enero, por el que se transforma la “Fundación Pro-
vincial para el abastecimiento de los Centros dependientes de la Comunidad de Madrid y Servicio de Economato para el personal de la misma”, en el Organismo Autónomo “Servicio Regional de Compras” y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 4 de febrero de 1985.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
5 de noviembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 13 de noviembre de 1987.)
- Decreto 188/1987, de
- Decreto 77/1988, de 29 de junio, por el que se establece la estructura orgánica
del Servicio Regional de Compras. (BOCM de 12 de julio de 1988.) - Ley 2/1992, de 30 de abril, de Presupuestos Generales de la Comunidad. (BOCM
de 8 de mayo de 1992.) - Decreto 49/1992, de 2 de julio, por el que se crea el Servicio Regional de Compras
como Organo de Gestión sin personalidad jurídica y se aprueban sus normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 13 de julio de 1992.)
la estructura orgánica de la Consejería de Hacienda. (BOCM de 3 de junio de 1993.)
- Decreto 54/1993, de 27 de mayo, por el que se modifica
CONSEJERÍA DE MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO REGIONAL Legislación que da origen a la estructura orgánica de la CONSEJERlA DE MEDIO AMBIENTE Y DESARROLLO REGIONAL - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 20/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Gobernación. 1983.)
(BOCM
de 24 de junio de
- Decreto 27/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría
General Técnica de la Consejería de Agricultura y Ganadería. junio de 1983.)
(BOCM
de 24 de
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
315
7 de julio, por el que se regula la estructura orgánica provisional de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 11 de julio de 1983.)
- Decreto 51/1983, de
- Decreto 59/1983, de 14 de julio, sobre estructura orgánica provisional de
la Con-
sejería de Agricultura y Ganadería. (BOCM de 16 de julio de 1983.) - Decreto 85/1983, de 22 de septiembre, por el que se modifica y desarrolla, en
parte, la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 27 de septiembre de 1983.) - Decreto 106/1983, de 17 de noviembre, por el que se modifica la estructura
de la Dirección General de la Administración Local de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 25 de noviembre de 1983.) - Decreto 121/1983, de 15 de diciembre, que modifica en parte los Decre-
tos 51/1983, de 7 de julio, y 85/1983, de 22 de septiembre, que regulan la estructura orgánica y provisional de la Consejería de Gobernación, en lo que se refiere a atribuciones del Consejero, funciones y composición de la Comisión de Cooperación y competencias de la Dirección de los Servicios de Cooperación. (BOCM de 27 de diciembre de 1983.)
- Decreto 31/1984, de 27 de marzo, por el que se crea la Junta Asesora de Coordinación de las Policías Locales de la Comunidad de Madrid. abril de 1984.)
(BOCM
de 16 de
la estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Ganadería. (BOCM de 11 de julio 1984.)
- Decreto 68/1984, de 14 de junio, por el que se modifica
-
Decreto 94/1984, de 27 de octubre, por el que se crea la Mesa de Conservación de la Naturaleza. (BOCM de 7 de noviembre de 1984.)
- Decreto 107/1984, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 18 de diciembre de 1984.) - Ley 1/1985, de 23 de enero, del Parque Regional de la Cuenca Alta del Man-
zanares. (BOCM de 8 de febrero de 1985.) - Decreto 9/1985, de 14 de febrero, por el que se regula la Coordinación de Ser-
vicios y Recursos de la Comunidad de Madrid en materia de Protección Civil y se crea la Junta de Recursos de Protección Civil de la misma. (BOCM de 21 de febrero de 1985.)
da nueva denominación a algunos Servicios de la Consejería de Agricultura y Ganadería y se especifican las funciones de todos ellos dentro de la estructura orgánica de la misma. (BOCM de 19 de octubre de 1985.)
- Decreto 101/1985, de 11 de octubre, por el que se
- Orden de 17 de diciembre de 1985 por la que se desarrollan los Decretos de 14 de junio de 1984 y de 11 de octubre de 1985, de estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Ganadería. (BOCM de 7 de enero de 1986.) - Decreto 27/1986, de 27 de febrero, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Gobernación y se eleva a definitiva la misma. de marzo de 1986.)
(BOCM
de 12
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3 16
- Decreto 48/1986, de 8 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Gobernación. (BOCM de 17 de mayo de 1986.) - Orden 751/1986, de 12 de mayo, del Consejero de Gobernación, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería de Gobernación, definiendo las unidades con nivel orgánico de Sección y Negociado. (BOCM de 17 de mayo de 1986.) - Orden de 1 de abril de 1987, de la Consejería de Agricultura y Ganadería, por
la que se modifica la adscripción de determinadas Secciones de la Secretaría General Técnica en desarrollo del Decreto 11/1987, de 12 de marzo, sobre atribución de funciones. (BOCM de 9 de junio de 1987.) - Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCM de 24 de julio de 1987.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.) - Decreto 96/1987, de 6 de agosto, por el que se modifica la estructura provisional
de la Consejería de Agricultura y Cooperación.
(BOCM
de 7 de agosto de 1987.)
15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.)
- Decreto 178/1987, de
- Decreto 43/1988, de 21 de abril, por el que se modifica parcialmente la estructura
orgánica de la Consejería de Agricultura y Cooperación. de 1988.)
(BOCM
de 4 de mayo
- Orden 1625/1988, de 22 de junio, del Consejero de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrollan los Decretos 178/1987, de 15 de octubre, y 43/1988, de 21 de abril, sobre estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 28 de junio de 1988.) - Decreto 75/1988, de 29 de junio, por el que se aprueba la reestructuración peri-
férica de la Consejería de Agricultura y Cooperación, y se establecen las Delegaciones de la misma. (BOCM de 6 de julio de 1988.)
4 de mayo, por el que se crea la Comisión de Protección Civil de la Comunidad de Madrid, se establece su composición y se determinan sus funciones y su régimen de funcionamiento. (BOCM de 16 de mayo de 1989.)
- Decreto 61/1989, de
- Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de 1989.) - Decreto 127/1989, de 30 de noviembre, de creación de la Comisión Regional
de Plaguicidas. (BOCM de 4 de enero de 1990.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
317
abril, por el que se modifica el establecimiento de la Intervención Delegada en la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 27 de abril de 1990.)
- Decreto 23/1990, de 5 de
- Orden 2138/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.) - Decreto 104/1990, de 27 de diciembre, por el que se modifica parcialmente
la estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Cooperación. 18 de enero de 1991.)
(BOCM
de
- Orden 130/1991, de 11 de febrero, del Consejero de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrolla la estructura orgánica de dicha Consejería. 14 de febrero de 1991.)
(BOCM
de
- Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.) - Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.) - Decreto 123/1991, de 3 de octubre, por el que se establece la estructura de
la Dirección General de Protección Ciudadana de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 10 de octubre de 1991.) - Decreto 30/1992, de 14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 29 de mayo de 1992.) - Decreto 61/1992, de 17 de septiembre, por el que se crea el Centro Regional
de Coordinación e Información Municipal. (BOCM de 28 de septiembre de 1992.) - Decreto 63/1992, de 24 de septiembre, por el que se crea la Gerencia del Plan
Integral de Desarrollo Social de Madrid.
(BOCM
de 28 de septiembre de 1992.)
- Orden 1883/1992, de 7 de octubre, del Consejero de Cooperación, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Secretaría General Técnica y la Dirección General de Cooperación con la Administración Local, de dicha Consejería. (BOCM de 16 de octubre de 1992.) - Decreto 73/1992, de 4 de noviembre, por el que se crea la Oficina de Cooperación
para Actuaciones Preferentes, adscrita a la Consejería de Cooperación, y se dictan sus normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 26 de noviembre de 1992.) - Decreto 78/1992, de 4 de noviembre, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 10 de diciembre de 1992.) - Orden de 22 de diciembre de 1992, del Consejero de Cooperación, por la que
se extingue la Gerencia del Plan Integral de Desarrollo Social de Madrid. de 8 de enero de 1993.)
(BOCM
ANA DUPLÁ DEL MORAL
318
- Orden 931/1994, de 29 de junio, del Consejero de Cooperación, desarrollando
la estructura de la Subdirección General de Seguridad de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 5 de julio de 1994.)
la estructura orgánica de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 24 de enero de 1995.)
- Decreto 131/1994, de 22 de diciembre, por el que se modifica
30 de enero, del Consejero de Cooperación, por la que se modifica puntualmente la estructura orgánica de la Secretaría General Técnica de dicha Consejería. (BOCM de 7 de febrero de 1995.)
- Orden 122/1995, de
- Orden 417/1995, de 28 de febrero, del Consejero de Cooperación, por la que
se desarrolla provisionalmente la Estructura Orgánica del Servicio de Gestión del Juego y Espectáculos de la Dirección General de Protección Ciudadana. (BOCM de 9 de marzo de 1995.) -
Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio de 1995.)
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.) -
Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
- Decreto 33/1996, de 21 de marzo, por el que se suprime el Organismo Autónomo
Agencia de Medio Ambiente y se establece la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.) - Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.)
5 de diciembre, del Consejero de Medio Ambiente y Desarrollo Regional, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 17 de diciembre de 1996.)
- Orden 2705/1996, de
Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUT~NOMO AGENCIA DEL MEDIO AMBIENTE - Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
319
- Decreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
abril, por el que se modifica la estructura de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
- Decreto 30/1988, de 7 de
- Orden 363/1988, de 20 de abril, de la Consejería de Presidencia, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería. 1988.)
(BOCM
de 25 de abril de
- Ley 3/1988, de 13 de octubre, para la Gestión del Medio Ambiente de la Comu-
nidad de Madrid. (BOCM de 19 de octubre de 1988.) - Decreto 37/1989, de 6 de abril, por el que se aprueba
la estructura de la Agencia
de Medio Ambiente. (BOCM de 10 de abril de 1989.)
abril de 1989, de la Consejería de Presidencia, por la que se desarrolla la estructura del Organismo Autónomo de carácter administrativoAgencia del Medio Ambiente. (BOCM de 13 de abril de 1989.)
- Orden de 12 de
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.)
- Orden 1737/1993, de 30 de julio, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Intervención Delegada en la Agencia del Medio Ambiente. (BOCM de 11 de agosto de 1993.)
- Decreto 31/1994, de 14 de abril, por el que se modifica la estructura de la Agencia del Medio Ambiente. (BOCM de 21 de abril de 1994.) - Orden 1530/1994, de 21 de octubre, del Consejero de Cooperación, por
la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Agencia del Medio Ambiente. de 28 de octubre de 1994.)
(BOCM
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
- Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
- Decreto33/1996, de 21 de marzo, por el que se siiprime el Organismo Autónomo Agencia de Medio Ambiente y se establece la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.)
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Legislación específica que afecta al ORGANISMO ALJTÓNOM~
PATRONATO MADRILENO DE AREAS DE MONTANA (PAMAM) - Ley 9/1986, de 20 de noviembre, creadora del Organismo Autónomo Patronato Madrileño de Areas de Montaña. (BOCM de 29 de noviembre de 1986.)
30 de juiio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 64/1987, de
15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.)
- Decreto 178/1987, de
14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 29 de mayo de 1992.)
- Decreto 30/1992, de
- Decreto 101/1993, de 16 de septiembre, por el que se aprueba la estructura
del Patronato Madrileño de Areas de Montaña. (BOCM de 21 de octubre de 1993.) - Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. de 1995.)
(BOCM
de 1 de julio
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto33/1996, de 21 de marzo, por el que se suprime el Organismo Autónomo
Agencia de Medio Ambiente y se establece la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE G E S ~ Ó N ACADEMIA REGIONAL DE ESTUDIOS DE SEGURIDAD (ARES) - Decreto 97/1986, de 9 de octubre, por el que se crea la Academia Regional
de Estudios de Seguridad de la Comunidad de Madrid. de 1986.) -
(BOCM
de 31 de octubre
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de juiio de 1987.)
15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.)
- Decreto 178/1987, de
- Decreto 30/1992, de 14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 29 de mayo de 1992.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
321
Legislación específica que afecta al ÓRGANODE GEsn6N
CENTRO DE ASUNTOS TAURINOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.)
30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la Consejería de Cultura, Deportes y Turismo. (BOCMde 5 de julio de 1983.)
- Decreto 42/1983, de
- Decreto 40/1986, de 20 de marzo, por el que se define la estructura y las funciones
del “Centro de Asuntos Taurinos de la Comunidad de Madrid” y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 24 de junio de 1986.)
30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 64/1987, de
- Decreto 174/1987, de 15 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Cultura. (BOCMde 19 de octubre de 1987.) - Orden de 20 de abril de 1988, por la que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Cultura y de la Oficina del Portavoz. (BOCM de 25 de abril
de 1988.) - Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.) - Decreto 2/1992, de 23 de enero, por el que se establece la dependencia orgánica
y se definen la estructura y las funciones del Centro de Asuntos Taurinos de la Comunidad de Madrid y se aprueban las normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 31 de enero de 1992.) - Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio
de 1995.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE GESTIÓN INSTITUTO TECNOLOGICO DE DESARROLLO AGRARIO DE MADRID íImA) - Decreto 59/1983, de 14 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Consejería de Agricultura y Ganadería. (BOCM de 16 de julio de 1983.) - Decreto 65/1986, de 19 de junio, sobre estructura y funciones del Órgano de Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad. (BOCM de 4 de julio de 1986.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
322
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Decreto 178/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica
de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.) - Orden 1625/1988, de 22 de junio, del Consejo de Agricultura y Cooperación,
por la que se desarrollan los Decretos 178/1987, de 15 de octubre, y 43/1988, de 21 de abril, sobre estructura orgánica de dicha Consejería. (BOCM de 28 de junio de 1988.) -
Decreto 119/1988, de 17 de noviembre, sobre estructura orgánica y funcional del Organo de Gestión de Fincas Agrarias de la Comunidad. (BOCM de 16 de diciembre de 1988.)
-
Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANODE G E S T ZOFICINA ~N DE COOPERACION PARA ACTUACIONES PREFERENTES -
Decreto33/1996, de 21 de marzo, por el que se suprime el Organismo Autónomo Agencia de Medio Ambiente y se establece la estructura orgánica de la Consejería de Medio Ambiente y Desarrollo Regional. (BOCM de 29 de marzo de 1996.)
CONSEJERÍADE OBRAS P ~ B L I C A SURBANISMO , Y TRANSPORTES Legislación que da origen a,la estructura orgánica de la Consejería de OBRAS PUBLICAS, URBANISMO Y W S P O R T E S - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribuciones de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) -
Decreto 23/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 24 de junio de 1983.)
- Decreto 41/1983, de 30 de junio, por el se regula la estructura orgánica provisional
de la Consejería de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 17 de julio de 1983.)
la Consejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 27 de julio de 1983.)
- Decreto 67/1983, de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de
- Decreto 68/1983, de 30 de junio, por el que se crea la Comisión de Urbanismo
y Medio Ambiente de Madrid, y se aprueba su Reglamento de Organización y Funcionamiento. (BOCM de 27 de julio de 1983.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACI~N
323
la estructura orgánica provisional de la Consejería de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 16 de julio de 1983.)
- Decreto 58/1983, de 14 de julio, por el que se modifica
-
Orden de 14 de septiembre de 1983 por la que se desarrolla el Decreto 67/1983, de 30 de junio, sobre estructura orgánica provisional de la Consejena de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 20 de septiembre de 1983.)
- Decreto 115/1983 por el que se establece la Intervención Delegada en la Consejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 16
de diciembre de 1983.) -
Decreto 8/1984, de 2 de febrero, por el que se adscriben a la Consejería de Obras Públicas y Transportes las funciones, servicios, bienes, derechos, obligaciones, funcionarios y demás personal, créditos presupuestarios, documentación y expedientes que en materia de aprovechamientos hidráulicos y obras hidráulicas se transferían a la Comunidad Autónoma de Madrid. (BOCM de 9 de febrero de 1984.)
- Decreto 59/1984, de 17 de mayo, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 19 de junio de 1984.)
la Dirección General de Carreteras de la Consejena de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 9 de junio de 1984.)
- Decreto 55/1984, de 31 de mayo, por el que se modifica la estructura de
- Real Decreto 1873/1984, de 26 de septiembre, sobre traspaso de funciones y
servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de obras hidráulicas y aprovechamientos hidráulicos. (BOE de 24 de octubre de 1984.) - Ley 17/1984, de 20 de diciembre, reguladora del abastecimiento y saneamiento
de agua de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 31 de diciembre de 1990.) - Decreto 10/1985, de 14 de febrero, por el que se adscriben a la Consejería
de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda las competencias en materia de vivienda rural. (BOCM de 21 de febrero de 1985.) - Decreto 201/1985, de 1 de marzo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 9 de marzo de 1985.) - Decreto 113/1985, de 21 de noviembre, por el que se amplía
de la Comisión de Urbanismo y Medio Ambiente de Madrid. diciembre de 1985.)
la composición de 11 de
(BOCM
- Decreto 144/1985, de 12 de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería
de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 30 de enero de 1986.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL.
324
- Decreto 125/1985, de 20 de diciembre, sobre estructura orgánica de la Consejería de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 2 de enero de 1986.)
30 de enero, sobre creación y funciones de la Oficina de Planeamiento Territorial. (BOCM de 31 de enero de 1986.)
- Decreto 9/1986, de
- Orden de 31 de enero de 1986, que desarrolla el Decreto 144/1985, de 12 de diciembre, de estructura orgánica de la Consejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCMde 6 de febrero de 1986.)
la Comunidad, por el que se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCMde 24 de julio de 1987.)
- Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de Medio Ambiente, de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.) - Decreto 95/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de Arquitectura, de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 7 de agosto de
1987.) - Decreto 127/1987, de 17 de septiembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 19 de septiembre de
1987.) -
Decreto 141/1987, de 17 de septiembre, por el que se modifica la Oficina de Planeamiento Territorial. (BOCM de 24 de septiembre de 1987.)
- Orden de 20 de abril de 1988, por la que se desarrolla el Decreto 127/1987,
de 17 de septiembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCMde 25 de abril de 1988.) - Decreto 62/1989, de 11 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Política Territorial, establecida por Decreto 127/1987, de 17 de septiembre. (BOCMde 18 de mayo de 1989.) - Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas de las Consejerías en adaptación de la Ley 6/1989. (BOCM de 1 de agosto de
1989.)
la Consejería de Política Territorial, por la que se desarrolla el Decreto 62/1989, de 11 de mayo, y se modifica la Orden de 20 de abril de 1988 por la que se desarrolla el Decreto 127/1987, de 17 de septiembre, de establecimiento de la estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 4 de agosto de 1989.)
- Orden de 31 de julio de 1989, de
la estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial establecida por Decreto 127/1987, de 17 de septiembre. (BOCM de 7 de mayo de 1990.)
- Decreto 33/1990, de 26 de abril, por el que se modifica
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
325
- Orden de 16 de octubre de 1990 por la que se modifica la Orden de 20 de abril de 1988, de desarrollo de la estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 25 de octubre de 1990.)
- Decreto 14/1991, de 28 de febrero, por el que se modifican las estructuras orgánicas de la Consejería de Política Territorial y de la Oficina de Planeamiento Territorial. (BOCM de 22 de marzo de 1991.)
la Orden de 20 de abril de 1988, de desarrollo de la estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 4 de abril de 1991).
- Orden de 25 de marzo de 1991, por la que se modifica
- Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.) - Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
- Decreto 117/1991, de 3 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Transportes. (BOCM de 7 de octubre de 1991.)
- Decreto 130/1991, de 10 de octubre, por el que se establece la Intervención Delegada en la Consejería de Transportes, dependiente orgánica y funcionalmente de la Intervención General de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 22 de octubre de 1991.) - Decreto 148/1991, de 31 de octubre, por el que se modifica el establecimiento
de la Intervención Delegada en la Consejería de Política Territorial. 14 de noviembre de 1991.)
(BOCM
de
- Decreto 154/1991, de 28 de noviembre, por el que se declara extinguida la Oficina de Planeamiento Territorial. (BOCM de 3 de diciembre de 1991.)
- Decreto 155/1991, de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 3 de diciembre de 1991.)
- Orden de 26 de diciembre de 1991, por la que se desarrolla el Decreto 155/1991, de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 2 de enero de 1992.)
3 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrollan las estructuras orgánicas de las Intervenciones Delegadas en las Consejerías de Transportes, Política Territorial y Educación y Cultura y se modifica parcialmente la de la Consejería de Integración Social. (BOCM de 20 de marzo de 1992.)
- Orden 527/1992, de
- Orden de 22 de abril de 1992, de Desarrollo del Decreto 117/1991, de 3 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Transportes. (BOCM de 5 de mayo de 1992.) - Decreto 8/1993, de 21 de enero, por el que se modifica el Decreto 155/1991,
de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejería de Política Territorial. (BOCM de 10 de febrero de 1993.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
326
de 17 de febrero de 1993, por la que se modifica parcialmente la Orden de 22 de abril de 1992, de desarrollo del Decreto 117/1991, de estructura orgánica de la Consejería de Transportes. (BOCM de 22 de febrero de 1993.)
- Orden
de febrero de 1993, por la que se modifica la Orden de 26 de diciembre de 1991 de Desarrollo del Decreto 155/1991, de 28 de noviembre, de estructura orgánica de la Consejena de Política Territorial. (BOCM de 4 de marzo de 1993.)
- Orden de 25
- Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que
número, denominación y competencias de las Consejerías. de 1995.) -
se establece el de 1 de julio
(BOCM
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 178/1995, por el que se modifica parcialmente la estructura de la Con-
sejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. 1995.) -
(BOCM
de 14 de julio de
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
de la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
- Decreto 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica
- Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.) -
Decreto 299/1995, de 14 de diciembre, por el que se modifica el Decreto 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica de la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 21 de diciembre de 1995.)
- Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto
240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.) Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUTÓNOMO
CONSORCIO REGIONAL DE TRANSPORTES PUBLICOS REGULARES DE MADRID -
Ley 5/1985, de 16 de mayo, de creación del Consorcio Regional de Transportes Públicos Regulares de Madrid. Adscrito a la Consejería de Obras Públicas y Transportes. (BOCM de 27 de mayo de 1985.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
327
- Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) -
Decreto 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica de la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUTÓNOMO INSTITUTO DE LA VMENDA DE MADRID (IVIMA) -
Decreto 54/1984, de 17 de mayo, por el que se transforma la Fundación Provincial de la Vivienda en el Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid y se aprueban sus normas de organización y funcionamiento. Adscrito a la Consejería de Ordenación del Territorio, Medio Ambiente y Vivienda. (BOCM de 9 de junio de 1984.)
- Acuerdo de 29 de marzo de 1985, del Consejo de Administración del Instituto
de la Vivienda de Madrid, aprobando la estructura orgánica de dicho Organismo Autónomo. (BOCM de 16 de abril de 1985.) - Decreto 145/1985, de 12 de diciembre, que modifica el Decreto 54/1984, de
17 de mayo, sobre organización y funcionamiento del Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 30 de enero de 1986.) -
Acuerdo de 23 de diciembre de 1985, sobre estructura orgánica del Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 6 de febrero de 1986.)
- Resolución de 7 de mayo de 1986, del Director Gerente del Instituto de la
Vivienda de Madrid, por la que se hace pública la modificación de la estructura orgánica del Organismo. (BOCM de 8 de agosto de 1986.) -
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 142/1987, de 17 de septiembre, por el que se modifica el apartado 2
del artículo 8 del Decreto 54/1984, de 17 de mayo, por el que se transforma la Fundación Provincial de la Vivienda en el Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid y se aprueban sus normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 24 de septiembre de 1987.) - Decreto 76/1988, de 29 de junio, por el que se modifica la estructura orgánica
del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid. julio de 1988.)
(BOCM
de 6 de
14 de julio, por el que se establece la estructura orgánica del Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 3 de agosto de 1988.)
- Decreto 92/1988, de
- Resolución de 1 de agosto de 1988, del Director Gerente del Instituto de la
Vivienda de Madrid, por la que se hace público el desarrollo de la estructura orgánica del Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 9 de agosto de 1988.)
328
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Decreto 98/1990, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgánica
del Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 19 de diciembre de 1990.)
- Resolución de 20 de diciembre de 1990, del Director Gerente del Instituto de
la Vivienda de Madrid, por la que se modifica el desarrollo de la estructura orgánica del Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 27 de diciembre de 1990.) -
Ley 1/1993, de 14 de enero, de ordenación de funciones y organización del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 20 de enero de 1993.)
- Decreto 9/1993, de 21 de enero, de estructura orgánica del Organismo Autónomo
Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de i O de febrero de 1993.)
- Orden de 25 de febrero de 1993, de la Consejería de Política Territorial, por
la que se desarrolla el Decreto 9/1993, de 21 de enero, de estructura orgánica del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 4 de marzo de 1993.) - Orden de 5 de diciembre de 1994, de la Consejería de Política Territorial, por
la que se modifica parcialmente el artículo 2 de la Orden de 25 de febrero de 1993, que desarrolla la estructura orgánica del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 15 de diciembre de 1994.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.) -
Decreto 270/1995, de 19 de octubre, de estructura orgánica de la Consejería de Obras Públicas, Urbanismo y Transportes. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
- Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.) -
Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.)
- Decreto 122/1996, de 1 de agosto, de estructura orgánica del Organismo Autó-
nomo Instituto de la Vivienda de Madrid.
(BOCM
de 7 de agosto de 1996.)
- Orden de 25 de noviembre de 1996, de la Consejería de Obras Públicas, Urba-
nismo y Transportes, por la que se modifica parcialmente la Orden de 25 de febrero de 1993, de desarrollo de la Estructura Orgánica del Organismo Autónomo Instituto de la Vivienda de Madrid. (BOCM de 9 de diciembre de 1996.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACI~N
329
CONSEJERÍA DE PRESIDENCIA Legislación que da origen a la estructura orgánica de la CONSEJERLA DE PRESIDENCIA - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 19/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia de la Comunidad de Madrid. junio de 1983.) -
(BOCM
de 24 de
Decreto 119/1983, de 15 de diciembre, por el que se crea la Comisión Superior de Informática de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 27 de diciembre de 1983.)
- Decreto 120/1983, de 15 de diciembre, por el que se crea la Comisión Inter-
departamental de la Mujer. (BOCM de 27 de diciembre de 1983.)
5 de abril, por el que se modifica la Composición de la Comisión Superior de Informática de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 21 de abril de 1984.)
- Decreto 34/1984, de
-
Decreto 48/1984, de 17 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 30 de mayo de 1984.)
-
Decreto 50/1984, de 17 de mayo, por el que se definen la estructra y funciones de la Oficina de Información, Iniciativas y Reclamaciones de la Comunidad de Madrid, y se aprueban las normas de funcionamiento. (BOCM de 30 de mayo de 1984.)
-
Decreto 112/1984, de 19 de diciembre, por el que se modifica parcialmente la estructura de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 24 de diciembre de 1984.)
-
Decreto 48/1985, de 13 de junio, por el que se modifican parcialmente las denominaciones y estructuras orgánicas de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 14 de junio de 1985.)
- Decreto 99/1985, de 26 de septiembre, por el que se modifica la estructura
orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 1 de octubre de 1985.) - Decreto i 17/1985, de 5 de diciembre, por el que se modifica la estructura orgá-
nica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 18 de diciembre de 1985.) -
Decreto 118/1985, de 5 de diciembre, por el que se crea la Comisión de Asuntos Europeos. (BOCM de 18 de diciembre de 1985.)
- Decreto 86/1986, de 11 de septiembre, por el que se crea la Unidad de Coor-
dinación Informática dependiente de la Consejería de Presidencia. de septiembre de 1986.)
(BOCM
de 17
ANA DUPLÁ DEL MORAL.
330 -
Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, Por el que se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCM de 24 de julio de 1987.)
30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejenas. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Decreto 64/1987, de
- Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente, de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.) -
Decreto 161/1987, de 8 de octubre, por el que se modifica el Decreto 64/1987, de 30 de julio, que aprobó la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 10 de octubre de 1987.)
-
Decreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
-
Decreto 30/1988, de 7 de abril, por el que se modifica la estructura de la Consejena de Presidencia. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
- Orden 363/1988, de 20 de abril, de la Consejería de Presidencia, por la que
se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería. 1988.)
(BOCM
de 25 de abril de
- Decreto 59/1988, de 9 de junio, por el que se modifica el Decreto 50/1984,
de 17 de mayo, de estructura y funcionamiento de la Oficina de Información, Iniciativas y Reclamaciones. (BOCM de 15 de junio de 1988.) -
Decreto 3/1989, de 19 de enero, por el que se crea, dependiente de la Consejería de Presidencia, la Dirección General de la Mujer. (BOCM de 24 de enero de 1989.)
- Decreto 24/1989, de 23 de febrero, por el que se aprueba la estructura orgánica
de la Dirección General de la Mujer. (BOCM de 24 de febrero de 1989.) - Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de las Consejerías en adaptación a la Ley 6/1989.
(BOCM de
1 de agosto de 1989.)
- Decreto 19/1990, de 19 de abril, por el que se modifican los Decretos 171/1987,
de 15 de octubre, y 82/1989, de 20 de julio.
(BOCM
de 20 de abril de 1990.)
- Orden de 21 de junio de 1990, de la Consejería de Presidencia, por la que
se establece la composición y funciones de la Comisión de Seguimiento del Plan para la Igualdad de las Mujeres. (BOCM de 27 de junio de 1990.) - Decreto 31/1991, de 9 de mayo, por el que se modifica el Decreto 171/1987,
de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 10 de mayo de 1991.) - Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.) - Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
las
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
33 1
- Orden 472/1993, de 6 de mayo, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de mayo de 1993.) - Orden 969/1993, de 24 de mayo, por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Intervención Delegada en la Consejería de Presidencia. junio de 1993.)
(BOCM
de 1 de
- Decreto 65/1993, de 8 de julio, por el que se crean órganos regionales de aplicación del Pacto por la Industria y el Empleo.
(BOCM
de 19 de julio de 1993.)
- Orden 554/1995, de 28 de marzo, de modificación de estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 29 de marzo de 1995.) - Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio de 1995.)
de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 84/1995,
- Decreto 154/1995, de 6 de julio, por el que se modifican los números 1 y 2
del art. 1 del Decreto 84/1995, de 1 de julio.
(BOCM
de 7 de julio de 1995.)
- Decreto 177/1995, de 13 de julio, por el que se modifica el Decreto 171/1987, de 15 de octubre, que establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencía. (BOCMde 14 de julio de 1995.) - Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.) - Decreto 252/1995, de 28 de septiembre, por el que se establece la estructura
orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 9 de octubre de 1995.) - Decreto 275/1995, de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del
Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCMde 13 de noviembre de 1995.)
27 de diciembre, por el que se desarrolla la estructura orgánica de la Dirección General de Protección Ciudadana en relación con las funciones que tiene atribuidas en materia de prevención y extinción de incendios. (BOCM de 11 de enero de 1996.)
- Decreto 301/1995, de
- Decreto 44/1996, de 28 de marzo, por el que se modifica el Decreto 252/1995, de 28 de septiembre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 10 de abril de 1996.)
- Decreto 54/1996, de 18 de abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
332
- Orden 859/1996, de 24 de mayo, del Consejero de Presidencia, por la que se
desarrolla parcialmente la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de junio de 1996.) - Decreto 134/1996, de 26 de septiembre, por el que se modifica parcialmente
el Decreto 84/1995, de 1 de julio, de estructura de las Consejerías. 2 de octubre de 1996.)
(BOCM
de
la Consejería de Presidencia, sobre modificación puntual de la Orden 859/1996, de 24 de mayo, de dicha Consejería, por la que se desarrolla parcialmente la estructura de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de octubre de 1996.)
- Orden 1271/1996, de 3 de octubre, de
15 de octubre, de la Consejería de Presidencia, sobre modificación puntual de la Orden 859/1996, de 24 de mayo, de dicha Consejería, por la que se desarrolla parcialmente la estructura de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 18 de octubre de 1996.)
- Orden 1298/1996, de
Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUT~NOMO AGENCIA DE MEDIO AMBIENTE - Decreto 94/1987, de 6 de agosto, por el que se crea la Dirección General de
Medio Ambiente de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 7 de agosto de 1987.)
15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.)
- Decreto 171/1987, de
7 de abril, por el que se modifica la estructura de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
- Decreto 30/1988, de
-
Orden 363/1988, de 20 de abril, de la Consejería de Presidencia, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM de 11 de abril de 1988.)
- Ley 3/1988, de 13 de octubre, para la Gestión del Medio Ambiente de la Comu-
nidad de Madrid.
(BOCM
de 19 de octubre de 1988.)
- Decreto 37/1989, de 6 de abril, por el que se aprueba la estructura de la Agencia
de Medio Ambiente. (BOCM de 10 de abril de 1989.) - Orden de 12 de abril de 1989, de la Consejería de Presidencia, por la que se
desarrolla la estructura del Organismo Autónomo de carácter administrativoAgencia del Medio Ambiente. (BOCM de 13 de abril de 1989.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMO ALJT~NOMO IMFRENTA DE LA COMUNIDAD DE MADRID - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. 16 de junio de 1983.)
333 (BOCM
de
- Decreto 19/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura orgánica
de la Consejería de Presidencia de la Comunidad de Madrid. junio de 1983.)
(BOCM
de 24 de
- Ley 10/1985, de 12 de diciembre, por el que se crea el Organismo Autónomo
“Imprenta de la Comunidad de Madrid”.
(BOCM
de 19 de diciembre de 1985.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCMde 31 de julio de 1987.)
- Decreto 171/1987, de 15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejena de Presidencia. (BOCM de 19 de octubre de 1987.) - Decreto 84/1995, de i de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE GESTTÓN
ACADEMIA REGIONAL DE ESTUDIOS DE SEGURIDAD (ARES) - Decreto 97/1986, de 9 de octubre, por el que se crea la Academia Regional
de Estudios de Seguridad de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 31 de octubre de 1986.) - Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
15 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Agricultura y Cooperación. (BOCM de 20 de octubre de 1987.)
- Decreto 178/1987, de
14 de mayo, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Cooperación. (BOCM de 29 de mayo de 1992.)
- Decreto 30/1992, de
- Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio de 1995.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
la estructura orgánica de la Consejería de Presidencia. (BOCM de 9 de octubre de 1995.)
- Decreto 252/1995, de 28 de septiembre, por el que se establece
CONSEJERÍA DE SANIDAD Y SERVICIOS SOCIALES Legislación que da origen a la estructura orgánica de la CONSEJERIADE SANIDAD Y SERVICIOS SOCLALES - Decreto 14/1983, de 16 de junio, sobre atribución de competencias, servicios
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de
ANA DUPLÁ DEL MORAL
334
Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 22/1983, de 22 de junio, por el que se regula la estructura de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 24 de
junio de 1983.) - Decreto 61/1983, de 21 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Con-
sejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 23 de julio de 1983.) - Decreto 72/1984, de 12 de julio, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Salud y Bienestar Social.
(BOCM
de 31 de juiio de 1984.)
- Decreto 138/1985, de 27 de diciembre, por el que se modifica la estructura
orgánica de la Secretaría General Técnica de la Consejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 17 de enero de 1986.) - Orden de 16 de junio de 1986 por la que se desarrolla la estructura orgánica
de la Secretaría General Técnica en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 25 de junio de 1986.) - Decreto 62/1987, de 23 de julio, del Presidente de la Comunidad, por el que
se establece el número y la denominación de las Consejerías de la Comunidad. (BOCM de 24 de julio de 1987.) - Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.) -
Decreto 163/1987, de 8 de octubre, por el que se aprueba la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Integración Social. (BOCM de 10 de octubre de 1987.)
- Decreto 187/1987, de 22 de octubre, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Consejería de Salud. (BOCM de 6 de noviembre de 1987.) -
Decreto 44/1988, de 28 de abril, del Consejo de Gobierno por el que se crea el Centro de Transfusión de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1988.)
- Decreto 49/1988, de 5 de mayo, por el que se adscriben a la Consejería de
Integración Social las funciones que la Ley 21/1987, de 11 de noviembre, atribuye a la Comunidad de Madrid. (BOCM de 20 de mayo de 1988.) -
Decreto 56/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica parcialmente la estructura de la Consejería de Integración Social. (BOCM de 10 de junio de 1988.)
la que se desarrolla el Decreto 163/1987, de 8 de octubre, por el que se establece la estructura orgánica de la Consejería de Integración Social, y el Decreto 56/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica parcialmente la misma. (BOCM de 21 de junio de 1988.)
- Orden de 15 de junio de 1988, por
15 de junio de 1988, por la que se desarrolla la estructura de los Servicios Centrales de la Consejería de Salud. (BOCM de 21 de junio de 1988.)
- Orden de
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
335
5 de septiembre de 1988, por la que se organiza la Asesoría Científico-Técnica y Comunitaria en el campo de la Salud y los Servicios Sanitarios. (BOCM de 8 de septiembre de 1988.)
- Orden de
- Decreto 82/1989, de 20 de julio, por el que se modifican las estructuras orgánicas
de la Consejería en adaptación a la Ley 6/1989.
(BOCM
de 1 de agosto de 1989.)
- Decreto 83/1989, de 27 de julio, por el que se reestructuran los servicios far-
macéuticos dependientes de la Consejería de Salud. 1989.)
(BOCM
de 4 de agosto de
- Decreto 116/1989, de 26 de octubre, por el que se modifica el Decreto 188/1987,
de 5 de noviembre, y se establece la Intervención Delegada de la Consejería de Salud y Organismos dependientes. (BOCM de 23 de noviembre de 1989.) - Decreto 6/1990, de 26 de enero, por el que se crea el Registro de Entidades
que desarrollan actividades en el campo de la Acción Social y Servicios Sociales en la Comunidad de Madrid. (BOCM de 15 de febrero de 1990.) - Orden 598/1990, de 20 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se
desarrolla la estructura de la Intervención Delegada de la Consejería de Salud. (BOCM de 23 de marzo de 1990.) - Decreto 12/1990, de 22 de marzo, por el que se establece la dependencia y
estructura de la Intervención Delegada en la Consejería de Integración Social y Organismos dependientes. (BOCM de 5 de abril de 1990.) - Decreto 51/1990, de 14 de junio, por el que se modifica
y funcional de la Consejería de Integración Social. 1990.)
la estructura orgánica de 18 de junio de
(BOCM
- Orden 360/1990, de 20 de julio, por la que se complementa la estructura orgánica
de la Consejería de Integración Social, definiendo las unidades administrativas de nivel orgánico inferior a Servicio. (BOCM de 26 de julio de 1990.) - Orden 2138/1990, de 3 de septiembre, del Consejero de Hacienda, por la que
se desarrollan las estructuras orgánicas de varias Intervenciones Delegadas. (BOCM de 7 de septiembre de 1990.) - Orden 519/1990, de 6 de noviembre, del Consejero de Salud, por la que se
modifica parcialmente la Orden de 15 de junio de 1988, por la que se desarrolla la estructura de los Servicios Centrales de la Consejería de Salud. (BOCM de 13 de noviembre de 1990.) - Decreto 45/1991, de 27 de junio, por el que se modifica la estructura orgánica
de la Cosejería de Integración Social. (BOCM de 3 de julio de 1991.) - Decreto 55/1991, de 22 de julio, del Presidente, por el que se establece el número
y denominación de las Consejerías. (BOCM de 23 de julio de 1991.) - Decreto 58/1991, de 25 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 26 de julio de 1991.)
ANA DUPLÁ DEL MORAL
336
-
Decreto 113/1991, de 26 de septiembre, del Consejo de Gobierno, por el que se modifica la estructura orgánica de la Consejería de Salud. (BOCM de 1 de octubre de 1991.)
de 17 de octubre, del Consejero de Hacienda, por la que se adscriben a la Dirección General de Prevención y Promoción de la Salud, Consejería de Salud, Servicios, Unidades Orgánicas y puestos de trabajo dependientes de los mismos que están integrados en el Departamento de Salud Pública del Servicio Regional de Salud. (BOCM de 29 de octubre de 1991.)
- Decreto 2936/1991,
-
Orden 2791/1991, de 25 de octubre, de la Consejería de Presidencia, por la que se adscribe a la Consejería de Salud el Consejo de Salud Laboral de la Comunidad de Madrid y se aprueban sus normas provisionales de funcionamiento. (BOCM de 29 de octubre de 1991.)
- Orden de 13 de enero de 1992, por la que se crea la Comisión Asesora del
Programa Regional de Prevención y Control del Asma en la Comunidad de Madrid. (BOCM de 29 de enero de 1992.) -
Orden 527/1992, de 3 de marzo, del Consejero de Hacienda, por la que se desarrollan las estructuras orgánicas de las Intervenciones Delegadas en las Consejerías de Transportes, Política Territorial y Educación y Cultura y se modifica parcialmente la de la Consejería de Integración Social. (BOCM de 20 de marzo de 1992.)
- Decreto 22/1992, de 30 de abril, por el que se adscriben a la Consejería de
Integración Social funciones de protección de menores hasta ahora ejercidas por la Consejería de Educación y Cultura. (BOCM de 11 de mayo de 1992.) - Orden 516/1992, de 20 de julio, de creación y constitución de la Comisión Regio-
nal del Plan de Salud de la Comunidad de Madrid. de 1992.)
(BOCM
de 28 de septiembre
- Decreto 57/1992, de 23 de julio, por el que se crea la Oficina Regional de Coordinación Oncológica de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 7 de agosto de
1992.) -
Decreto 92/1992, de 25 de noviembre, de la Consejena de Integración Social, determinando la composición y régimen de funcionamiento de la Comisión de Tutela del Menor en desarrollo del Decreto 49/1988, de 5 de mayo, que la creó (BOCM de 30 de noviembre de 1992.)
- Orden 949/1992, de 15 de diciembre, por la que se crea la Oficina Regional
de Coordinación de Trasplantes de la Comunidad de Madrid. enero de 1993.)
(BOCM
de 14 de
- Decreto 4/1993, de 28 de enero, por el que se aprueba la modificación de la estructura orgánica y funcional de la Consejería de Integración Social. (BOCM
de 8 de febrero de 1993.) - Orden 1041/1993, de 7 de septiembre, por la que completa la estructura orgánica
de la Consejería de Integración Social, definiendo las Unidades Administrativas de nivel orgánico inferior a Servicio. (BOCM de 15 de septiembre de 1993.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
337
- Orden 736/1993, de 13 de septiembre, por la que se desarrolla parcialmente
la estructura de la Consejería de Salud.
(BOCM
de 28 de septiembre de 1993.)
- Real Decreto 2233/1993, de 17 de diciembre, sobre ampliación de medios ads-
critos a los servicios traspasados a la Comunidad de Madrid en materia de Protección de Menores. (BOE de 29 de diciembre de 1993.) - Orden 172/1994, de 11 de marzo, de la Consejería de Salud, por la que se
corrigen determinados extremos de la Orden 736/1993, de 13 de septiembre, de desarrollo parcial de la estructura orgánica de la Consejería de Salud, (BOCM de 3 de mayo de 1994.) - Decreto 37/1994, de 6 de abril, por el que se crea la Oficina Regional de Coor-
dinación de las acciones frente al VWSIDA, en la Comunidad de Madrid. de 9 de mayo de 1994.)
(BOCM
- Orden 378/1994, de 11 de mayo, por la que se crea la Comisión Regional de
Geriatría. (BOCM de 17 de mayo de 1994.) - Orden 833/1994, de 4 de octubre, de la Consejería de Salud, por la que se
modifica el artículo 2 de la Orden 736/1993, de 13 de septiembre, por la que se desarrolla parcialmente la estructura de dicha Consejería. (BOCM de 14 de octubre de 1994.) - Orden 1254/1994, de 27 de diciembre, por la que se regula la constitución y
funcionamiento de los Consejos de Salud de Zona en el ámbito de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 12 de enero de 1995.)
30 de junio, del Presidente, por el que se establece el número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de i de julio de 1995.)
- Decreto 71/1995, de
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Interven-
ciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 19 de septiembre de 1995.)
3 de la Orden 949/1992, de 15 de diciembre, por la que se crea la Oficina Regional de Coordinación de Trasplantes de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de octubre de 1995.)
- Orden 461/1995, de 18 de octubre, por la que se modifica el artículo
- Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales. (BOCM de 26 de octubre de 1995.)
de 2 de noviembre, por el que se modifica el artículo 4 del Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1995.)
- Decreto 275/1995,
ANA DUPLÁ DEL MORAL
338
abril, por el que se modifica parcialmente el Decreto 240/1995, de 14 de septiembre, por el que se establecen las Intervenciones Delegadas en las Consejerías y Organismos de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 6 de mayo de 1996.)
- Decreto 54/1996, de 18 de
- Orden 2400/1996, de 21 de octubre, de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales, por la que se desarrolla la estructura orgánica de la Consejería. (BOCM
de 30 de octubre de 1996.) Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUTÓNOMO
SERVICIO REGIONAL DE BIENESTAR SOCLAL - Ley 9/1984, de 30 de mayo, de creación de los Servicios Regionales de Salud
y Bienestar Social y del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social de la Comunidad de Madrid. (BOCMde 11 de junio de 1984.)
la estructura orgánica del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 3 1 de julio de 1984.)
- Decreto 74/1984, de 12 de julio, por el que se aprueba
- Decreto 98/1984, de 8 de noviembre, por el que se extingue la Junta Provincial del Patronato de Protección a la Mujer. (BOCM de 29 de noviembre de 1984.) - Decreto 5/1985, de 17 de enero, regulador del Consejo Asesor de Bienestar Social de la Comunidad de Madrid. (BOCMde 23 de enero de 1985.) - Decreto 34/1986, de 20 de marzo, por el que se modifican las Estructuras Orgá-
nicas del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social, el Servicio Regional de Bienestar Social y el Servicio Regional de Salud. (BOCM de 7 de abril de 1986.) - Orden de 18 de junio de 1986, por la que se desarrolla la estructura orgánica
del Servicio Regional de Bienestar Social en niveles inferiores de los Servicios. (BOCM de 10 de julio de 1986.) - Orden de 30 de junio de 1986, de la Consejería de Salud y Bienestar Social,
de la adscripción de las funciones y servicios transferidos en materia de salud y asistencia social entre los distintos Organismos de la referida Consejería. (BOCM de 24 de julio de 1986.)
4 de febrero de 1987, por la que se crea la Comisión Regional de Planificación de Laboratorios de Microbiología de Madrid. (BOCM de 20 de febrero de 1987.)
- Orden de
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejenas. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 57/1988, de 26 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 10 de junio de 1988.) - Orden de 15 de junio de 1988, por la que se desarrolla el Decreto 57/1988,
de 26 de mayo, por el que se modifica la estructura orgánica del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 21 de julio de 1988.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE AF'ROBACIÓN
339
la dependencia y estructura de la Intervención Delegada en la Consejería de Integración Social y Organismos dependientes. (BOCM de 5 de abril de 1990.)
- Decreto 12/1990, de 22 de marzo, por el que se establece
-
Decreto 52/1990, de 14 de junio, por el que se modifica la estructura orgánica del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 18 de junio de 1990.)
-
Orden 72/1991, de 4 de febrero, por la que se desarrolla el Decreto 52/1990, de 14 de junio, que modifica la estructura orgánica del Servicio Regional de Bienestar Social. (BOCM de 14 de febrero de 1991.)
- Decreto 5/1993, de 28 de enero, por el que se modifica la estructura orgánica
y funcional del Servicio Regional de Bienestar Social. de 1993.)
(BOCM
de 8 de febrero
- Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la Estructura Orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales. (BOCM de 26 de octubre de 1995.) Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUTÓNOMO
SERVICIO REGIONAL DE SALUD -
Ley 9/1984, de 30 de mayo, de creación de los Servicios Regionales de Salud y Bienestar Social y del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social de la Comunidad de Madrid, adscritos a la Consejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 11 de junio de 1984.)
la estructura orgánica del Servicio Regional de Salud. ( B K M de 31 de julio de 1984.)
- Decreto 73/1984, de 12 de julio, por el que se aprueba
-
Decreto 4/1985, de 17 de enero, regulador del Consejo Asesor de Salud de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 23 de enero de 1985.)
-
Orden de i de octubre de 1985, por la que se crea la Comisión Regional de Seguimiento del SIDA, dependiente del Servicio Regional de Salud. (BOCM de 24 de octubre de 1985.)
- Orden de 25 de noviembre de 1985, por la que se crea la Comisión de Tecnología
Sanitaria. (BOCM de 7 de diciembre de 1985.) - Decreto 34/1986, de 20 de marzo, por el que se modifican las estructuras orgá-
nicas del Instituto Regional de Estudios de la Salud y Bienestar Social, Servicio Regional de Bienestar Social y Servicio Regional de Salud. (BOCM de 7 de abril de 1986.) - Orden de 16 de junio de 1986, por la que se desarrolla la estructura orgánica
del Servicio Regional de Salud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 25 de junio de 1986.)
340
ANA DUPLÁ DEL MORAL
- Orden de 30 de junio de 1986, de la Consejería de Salud y Bienestar Social,
de la adscripción de las funciones y servicios transferidos en materia de salud y asistencia social entre los distintos Organismos de la referida Consejería. (BOCM de 24 de julio de 1986.) - Orden de 9 de julio de 1986, por la que se crea la Comisión Regional de Tuber-
culosis. (BOCM de 21 de julio de 1986.)
- Acuerdo del Consejo de Administración del Servicio Regional de Salud, de fecha 30 de marzo de 1987, por el que se cambia el nombre a diferentes centros hospitalarios dependientes del Servicio Regional de Salud. (BOCM de 11 de abril de 1987.) - Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 60/1988, de 26 de mayo, del Consejo de Gobierno, por el que se modifica
la estructura orgánica del Servicio Regional de Salud. 1988.)
(BOCM
de 15 de junio de
la estructura orgánica del Servicio Regional de Salud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 21 de junio de 1988.)
- Orden de 15 de junio de 1988, por la que se desarrolla
-
Decreto 88/1990, de 4 de octubre, por el que se aprueba la nueva estructura orgánica del Organismo Autónomo Servicio Regional de Salud. (BOCM de 26 de octubre de 1990.)
- Orden 519/1990, de 6 de noviembre, del Excmo. Sr. Consejero de Salud, por
la que se modifica parcialmente la Orden de 15 de junio de 1988 por la que se desarrolla la estructura de los Servicios Centrales de la Consejería de Salud. (BOCM de 13 de noviembre de 1990.) - Orden 536/1990, de 13 de noviembre, por la que se modifica la Orden de 15
de junio de 1988, que desarrolla la estructura orgánica del Servicio Regional de Salud en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 20 de noviembre de 1990.) - Decreto 114/1991, de 26 de septiembre, del Consejo de Gobierno, por el que
se reestructura el Organismo Autónomo Servicio Regional de Salud, de la Consejería de Salud. (BOCM de 1 de octubre de 1991.) - Decreto 133/1991, de 10 de octubre, de Consejo de Gobierno, sobre Traspasos
de Funciones y Servicios del Ayuntamiento de Leganés a la Comunidad de Madrid. (BOCM de 25 de octubre de 1991.) - Orden 2936/1991, de 17 de octubre, del Consejero de Hacienda, por la que
se adscriben a la Dirección General de Prevención y Promoción de la Salud, Consejería de Salud, Servicios, Unidades Orgánicas y puestos de trabajo dependientes de los mismos que están integrados en el Departamento de Salud Pública del Servicio Regional de Salud. (BOCM de 29 de octubre de 1991.)
APÉNDICE. DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
34 1
la que se adscriben al Servicio Regional de Salud las funciones y servicios del Ayuntamiento de Leganés en materia de salud mental transferidas a la Comunidad de Madrid. (BOCM de 13 de noviembre de 1991.)
- Orden 489/1991, de 5 de noviembre, del Consejero de Salud, por
- Decreto 57/1992, de 23 de julio, por el que se crea la Oficina Regional de Coor-
dinación Oncológica de la Comunidad de Madrid. (BOCM de 7 de juiio de 1992.) - Decreto 71/1995, de 30 de junio, del Presidente, por el que se establece el
número, denominación y competencias de las Consejerías. (BOCM de 1 de julio de 1995.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
- Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la Estructura Orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales. (BOCM de 26 de octubre de 1995.)
Legislación específica que afecta al ORGANISMO AUT~NOMO
INSTITUTO REGIONAL DE ESTUDIOS DE SALUD Y BIENESTAR SOCIAL
- Ley 9/1984, de 30 de mayo, de creación de los Servicios Regionales de Salud y Bienestar Social y del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social de la Comunidad de Madrid, adscritos a la Consejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 11 de junio de 1984.) - Decreto 75/1984, de 12 de julio, por el que se aprueba la estructura orgánica
del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 31 de julio de 1984.) - Orden de 6 de septiembre de 1985, por la que se crea la Comisión Regional
de Hemoterapia, dependiente del Instituto Regional de Estudios de la Consejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 30 de octubre de 1985.) - Orden de 9 de septiembre de 1985, por la que se crea la Comisión Regional
de Cardiología, dependiente del Instituto Regional de Estudios de la Consejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 30 de octubre de 1985.) - Orden de 25 de noviembre de 1985, por la que se crea la Comisión de Tecnología Sanitaria. (BOCM de 7 de diciembre de 1985.) - Decreto 34/1986, de 20 de marzo, por el que se modifican las estructuras orgá-
nicas del Instituto Regional de Estudios de la Salud y Bienestar Social, Servicio Regional de Bienestar Social y Servicio Regional de Salud. (BOCM de 7 de abril de 1986.) -
Orden de 16 de junio de 1986, por la que se desarrolla la estructura orgánica del Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social en niveles inferiores a los de Servicio. (BOCM de 25 de junio de 1986.)
342 -
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Orden de 30 de junio de 1986, de la Consejería de Salud y Bienestar Social, de la adscripción de las funciones y servicios transferidos en materia de salud y asistencia social entre los distintos Organismos de la referida Consejería. (BOCM de 24 de julio de 1986.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 1 de julio de 1987.) - Ley de Presupuestos de la Comunidad de Madrid para 1988. En su Disposición
Adicional sexta se suprime el Instituto Regional de Estudios de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 30 de diciembre de 1988.) Legislación específica que-afecta al ORGANZSMO AUT~NOMO INSTTTUTO MADRILENO DEL MENOR Y LA FAMILLA - Decreto 37/1992, de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño
de Atención a la Infancia. (BOCM de 2 de junio de 1992.)
la estructura orgánica y funcionamiento del Organo de Gestión sin personalidad jurídica Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 8 de febrero de 1993.)
- Decreto 611993, de 2,8 de enero, por el que se establece
- Decreto 125/1993, de 16 de diciembre, por el que se modifica el Decreto 3711992,
de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 18 de enero de 1994.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) -
Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales. (BOCM de 26 de octubre de 1995.)
- Decreto 26411995, de 19 de octubre, por el que se adecua la composición del
Consejo de Administración del Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.) - Ley 2/1996, de 24 de junio, de creación del Organismo Autónomo Instituto
Madrileño del Menor y la Familia. (BOCM de 2 de julio de 1996.) Legislación específica que afecta ai ÓRGANO DE GESTIÓN
<
y medios materiales de la Diputación Provincial de Madrid a la Comunidad de Madrid y organización provisional de la administración comunitaria. (BOCM de 16 de junio de 1983.) - Decreto 61/1983, de 21 de julio, sobre estructura orgánica provisional de la Con-
sejería de Salud y Bienestar Social. (BOCM de 23 de julio de 1983.)
APÉNDICE.
DECRETOS Y ÓRDENES DE APROBACIÓN
343
la reestructuración del Instituto Provincial de Pediatría y Puericultura del Hospital Provincial y consiguiente modificación de los arts. 45.7, 46.4 y organigrama de la Dirección Médica de su Reglamento. (BOCM de 16 de febrero de 1984.)
- Decreto 18/1984, de 2 de febrero, por el que se aprueba
la estructura orgánica de 31 de julio de 1984.)
- Decreto 72/1984, de 12 de julio, por el que se modifica
de la Consejería de Salud y Bienestar Social.
(BOCM
- Decreto 116/1985, de 21 de noviembre, aprobando el Reglamento del Hospital
Provincial de Madrid. (BOCM de 19 de diciembre de 1985.) - Acuerdo de 26 de marzo de 1987, del Consejo de Gobierno, por el que se
cambia la actual denominación del Hospital Provincial de Madrid por el de Hospital «Gregario Marañón». (BOCM de 8 de abril de 1987.) -
Decreto 14/1987, de 2 de abril, por el que se modifican distintos artículos del Reglamento del Hospital Provincial de Madrid como consecuencia de la reorganización de la Enfermería. (BOCM de 7 de abril de 1987.)
- Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las
estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.) - Decreto 116/1989, de 26 de octubre, por el que se modifica el Decreto 188/1987,
de 5 de noviembre, y se establece la Intervención Delegada de la Consejería de Salud y Organismos dependientes. (BOCM de 23 de noviembre de 1989.) -
Decreto 84/1995, de i de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE G E S ~ Ó N
<
«Instituto de Salud Mental de Madrid» en el Organo de Gestión sin personalidad «Hospital Psiquiátrico de Madrid» y se aprueban sus normas de organización y funcionamiento. (BOCM de 4 de agosto de 1984.) - Decreto 11/1985, de 14 de febrero, por el que se deroga la Disposición Transitoria
del Decreto 77/1984. -
(BOCM
de 21 de febrero de 1985.)
Decreto 64/1987, de 30 de julio, por el que se aprueba la modificación de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 31 de julio de 1987.)
- Orden 276/1992, de 12 de mayo, del Consejero de Salud, por la que se adscribe
al Organo de Gestión «Hospital Psiquiátrico de Madrid» las competencias, funciones y servicios de Hospital de Cantoblanco. (BOCM de 19 de junio de 1992.) -
Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.)
344
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Legislación específica que afecta al ÓRGANO DE G ~ T I Ó N
DEL INSTITUTO MADRILENO DE ATENCION A LA INFWCLA - Decreto 37/1992, de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 2 de junio de 1992.) - Decreto 6/1993, de 28 de enero, por el que se establece la estructura orgánica
y funcionamiento del Organo de Gestión sin personalidad jurídica Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 8 de febrero de 1993.) - Decreto 125/1993, de 16 de diciembre, por el que se modifica el Decreto 37/1992,
de 22 de mayo, por el que se crea el Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 18 de enero de 1994.) - Decreto 84/1995, de 1 de julio, por el que se aprueba la modificación parcial
de las estructuras de las Consejerías. (BOCM de 3 de julio de 1995.) - Decreto 262/1995, de 19 de octubre, del Consejo de Gobierno, por el que se
aprueba la estructura orgánica de la Consejería de Sanidad y Servicios Sociales. (BOCM de 26 de octubre de 1995.) - Decreto 264/1995, de 19 de octubre, por el que se adecua la composición del
Consejo de Administración del Instituto Madrileño de Atención a la Infancia. (BOCM de 2 de noviembre de 1995.)
7.3. TEXTOS LEGALES 7.3.1. Ley 411993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid
1. COMUNIDAD DE MADRID
A) Disposiciones Generales Presidencia de la Comunidad 596. LEY 411993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid. El Presidente de la Comunidad de Madrid. Hago saber que la Asamblea de Madrid ha aprobado la siguiente Ley, que yo, en nombre del Rey, promulgo. EXPOSICIÓN DE MOTIVOS El Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid ordena en sus arts. 26.13 y 15 y 28.2, de acuerdo con el mandato constitucional, la plenitud de la función legislativa en materia de Archivos de interés para la Comunidad de Madrid que no sean de titularidad estatal, y en materia de fomento de la cultura y de la investigación, y, por fin, la función ejecutiva en la gestión de los Archivos de titularidad estatal de interés para la Comunidad de Madrid en el marco de los convenios que, en su caso, puedan celebrarse con el Estado. Asimismo, en su disposición transitoria cuarta dispone la asunción de todas las competencias, medios y recursos que según la Ley correspondieran a la Diputación Provincial de Madrid. El Real Decreto 680/1985, de 19 de abril, sobre traspaso de funciones y servicios de la Administración del Estado a la Comunidad de Madrid en materia de Cultura regula las transferencias de todas las funciones que en materia de los Archivo radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid venía realizando el Estado, salvo para los Archivos de titularidad estatal y con la excepción de la gestión antes citada. Del mismo modo, todos los acuerdos de traspaso del Estado en las diferentes materias transferidas a la Comunidad Autónoma tratan sobre la transferencia ordenada de documentos a la misma.
ANA DUPLÁ DEL MORAL
346
El conjunto de estos mandatos hace ya necesaria la promulgación de una Ley que fije los criterios básicos para garantizar la conservación y difusión del Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid y de toda clase de documentos que se encuentran en los Archivos y que constituyen un elemento fundamental en cuanto a su custodia se refiere por parte de las Administraciones Públicas y en cumplimiento de lo dispuesto en el Estatuto de Autonomía de la referida Comunidad. La Ley se divide en 5 títulos. En el primero se define el ámbito de la Ley. En el título II se plantean los principios básicos para el tratamiento de los archivos. Se divide en 6 capítulos. En el primero se diseña el Sistema de Archivos madrileño a partir del ámbito competencia1 de la Comunidad de Madrid y, por tanto, su marco de actuación con sus principales Subsistemas. En el segundo se crea el Consejo de Archivos como órgano asesor. El tercer capítulo se divide en cuatro secciones a través de las cuales se establecen los criterios básicos de organización y tratamiento de los Archivos que le son propios. El capítulo cuarto determina los medios a los que se alude al hablar del Sistema de Archivos.
El capítulo quinto trata de los Archivos municipales como Archivos de titularidad pública que son, y el sexto, de la red de Archivos.
El título
ILI regula
el régimen jurídico y las medidas de protección y fomento.
En el título IV se formulan tanto los criterios de acceso a los documentos como la naturaleza del servicio de los mismos. La tipificación de infracciones y sus respectivas sanciones se tratan por fin en el título v que contribuirá, en el caso en que las medidas positivas no lo hayan conseguido, a conservar el Patrimonio Documental madrileño y a facilitar su servicio a los ciudadanos. La Ley parte de la importancia del documento como testimonio de un elevado porcentaje de las actuaciones del hombre y de las instituciones. Dentro de la nueva configuración del Estado, delimita también el Patrimonio Documental madrileño, que debe ser conservado, tratado y servido adecuadamente como fuente primaria que garantiza la fiabilidad de la investigación histórica y científica. Pero esta Ley no se concibe sólo para la conservación del Patrimonio Documental, sino que es también una Ley de los Archivos de la Comunidad de Madrid. Dentro de su Sistema archivístico proporciona los criterios básicos para el funcionamiento de los Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración autonómicos. La regulación que se contempla en esta Ley constituye una estructura trabada de modo que cada una de las disposiciones que contiene no se entiende sino en relación con las demás, coordinando técnicamente los fines de los Archivos con los medios que de modo racionalizado han de emplearse y que han de suponer una economía de los recursos para dar un eficaz servicio. La aplicación de esta norma busca el restablecimiento de la conexión de los Archivos con la Sociedad a la que siempre sirvieron y de cuyo servicio los ciudadanos
APÉNDICE.
TEXTOS LEGALES
347
fueron dejando de ser conscientes, salvo en algunos períodos, desde el siglo XIX. Para ello regula la cohesión entre las diferentes fases que según su edad atraviesan los documentos de Archivo que tienen como fin devolver la importancia que la Sociedad dio a cada una de ellas, como testimonio de sus derechos e intereses, ayuda a la gestión de las instituciones y fomento de la investigación que, en el caso de los Archivos, es mediadora para el progreso y para la promoción de la cultura. En este espíritu la Ley excluye la conservación indiscriminada de documentos. La masa documental que hoy producen las instituciones precisa de un esfuerzo valorador que haga conservar de modo adecuado los documentos que hay que preservar y destruir el resto, para el eficaz empleo de los recursos. Para ello es necesaria también la cooperación entre los productores de los documentos y aquellos que han de archivarlos y servirlos a la que no es ajena la coordinación entre toda la normativa que afecte a los documentos desde su producción hasta su archivo. La Ley recoge la demanda de la sociedad para agilizar también el servicio de los documentos a los ciudadanos y propicia, de acuerdo con las instituciones de la enseñanza y la investigación, el incremento de la utilización de los Archivos para este fin en campos cada vez más amplios.
Con el cumplimiento de las medidas dictadas para sí mismas y con el espíritu de colaboración y las medidas de fomento que se plantean para con otras instituciones públicas y privadas en el ámbito de su competencia pretende esta Ley, por último, que el Patrimonio Documental y los Archivos de la Comunidad de Madrid sean adecuadamente accesibles a los ciudadanos para la mejora de su calidad de vida. TÍTULO 1
De los Archivos y el Patrimonio Documental madrileño Artículo 1
A los efectos de esta Ley se entiende por Documento de Archivo toda expresión testimonial de las actividades del hombre y de los grupos humanos en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de soporte material. Se excluye la documentación múltiple de carácter únicamente informativo y la que por su índole forme parte del Patrimonio Bibliográfico. Articulo 2 Se entiende por Archivo, también a los fines de esta Ley, el Fondo de Archivo y el Centro de Archivo. 1. Fondo de Archivo es el conjunto orgánico de documentos generados por cualquier institución pública o privada, persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones, que son testimonio de las actividades que realizan, y que han de dar servicio a los ciudadanos por medio de la custodi2 e información de sus derechos e intereses, la buena gestión de las instituciones y el fomento de la investigación que ayude al progreso y promueva la cultura.
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348
2. Centro de Archivo es el lugar donde se custodian, organizan y sirven los documentos de los diferentes Fondos de Archivo de una o diversas procedencias para los fines mencionados en el párrafo anterior, dotado de instalaciones adecuadas y personal suficiente para su atención. En los Centros de Archivo podrán ingresar, además de Fondos de Archivo, documentos, colecciones de documentos de Archivo o colecciones de documentación de valor informativo que con el paso del tiempo hubiesen adquirido la condición de testimonio relevante.
Artículo 3 Se entiende por colección de documentos de Archivo la reunión de documentos del mismo o diferente origen que han perdido por diversas causas su carácter orgánico.
Artículo 4 Foman parte del Patrimonio Documental madrileño todos los documentos de Archivo, recogidos o no en Centros de Archivo, generados en cualquier época, producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por: a)
La Asamblea de Madrid.
b) Todos los órganos de Gobierno y de la Administración general e institucional de la Comunidad de Madrid. c) Todas las entidades de la Administración Local madrileña. d ) Las personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente la Comunidad de Madrid así como las personas privadas, físicas o jurídicas gestoras de servicios públicos en la Comunidad de Madrid, en cuanto a los documentos generados en la gestión de dichos servicios. e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas en el desempeño de los cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores.
Artículo 5 Forman parte, además, del Patrimonio Documental madrileño, sin perjuicio de la legislación del Estado que les afecte, los documentos de cualquier época producidos, conservados o reunidos por: a) Los órganos de la Administración periférica del Estado en la Comunidad de Madrid. b) Los órganos de la Administración de Justicia de ámbito madrileño. c) Las universidades y demás centros públicos de enseñanza radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid. d) Las notarías y los registros públicos del territorio de la Comunidad de Madrid. e) Las academias científicas y culturales, los colegios profesionales y las cámaras de ámbito madrileño.
APÉNDICE.
mos
LEGALES
349
fl Cualquier otro organismo o entidad de titularidad estatal que, radicado en el territorio madrileño, sea de interés para la Comunidad de Madrid. Artículo 6 Forman también parte del Patrimonio Documental madrileño los documentos reunidos o no en Centros de Archivo con una antigüedad superior a los cuarenta años producidos en el ejercicio de sus funciones por: a) Las entidades eclesiásticas de carácter diocesano a salvo de lo previsto en los Convenios entre la Santa Sede y el Estado español y las entidades religiosas de diferentes concesiones radicadas en el territorio de la Comunidad de Madrid. 6) Las entidades y asociaciones de carácter político, sindical o empresarial de ámbito madrileño. c) Las fundaciones y asociaciones culturales, científicas y educativas de carácter privado establecidas en la Comunidad de Madrid. d) Las empresas privadas establecidas en la Comunidad de Madrid. e) Cualquier otro tipo de asociaciones y sociedades radicadas en la Comunidad de Madrid.
Artículo 7 Forman parte igualmente del Patrimonio Documental madrileño los documentos con una antigüedad superior a cien años radicados en el territorio de la Comunidad de Madrid producidos, reunidos o conservados por cualesquiera otras entidades particulares o personas físicas.
Artículo 8
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid podrá ordenar, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, la inclusión en el Patrimonio Documental madrileño de aquellos documentos, fondos de archivo o colecciones que sin alcanzar la antigüedad indicada en los artículos 6 y 7 merezcan dicha inclusión.
Artículo 9
El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid fomentará la conservación de los documentos que por no haber alcanzado la antigüedad señalada en los artículos 6 y 7 no estén incluidos en el Patrimonio Documental madrileño.
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350
m V L 0 11 Del Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid CApíTuLO 1
Disposiciones Generales Artículo 10 1. Se entiende por Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid el conjunto ordenado de normas, medios y procedimientos con que se protegen y se hacen funcionar los Archivos sobre los que la Comunidad Autónoma tiene competencias, al servicio de la Administración, de los derechos e intereses de los ciudadanos y de la investigación histórico-científica. 2. Se determinará reglamentariamente la Consejena de la que dependa la unidad encargada de la dirección y coordinación del ejercicio de las competencias de la Administración relativas al Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid.
Artículo 11 1. En el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid se integran varios Subsistemas que se conforman a partir del flujo archivístico entre las fases de los Fondos de Archivo generados por una institución o por el conjunto de Fondos de Archivos generados por instituciones de carácter homogéneo. 2. Entre los principales Subsistemas de Archivos de la Comunidad de Madrid deberán figurar al menos los siguientes: a) El Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid. b) El Subsistema de Archivos Municipales de la Comunidad de Madrid. c) El Subsistema de Archivos de la Iglesia de la Comunidad de Madrid. d) El Subsistema de Archivos de Empresa de la Comunidad de Madrid.
3. Los Subsistemas se ajustarán a planes sectoriales y programas generales o específicos que puedan formularse de acuerdo con su diferente condición, que serán aprobados por el Consejo de Gobierno. CAPrnLO 11
Del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid l
Artículo 12 1. Dentro del Sistema archivístico madrileño se crea el Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid como órgano consultivo y asesor en materia de Archivos para la Comunidad Autónoma.
APÉNDICE. TEXTOS LEGALES
351
2. Las principales funciones del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid serán las de:
a ) Proponer actuaciones e iniciativas dentro del marco de esta Ley. b) Canalizar informaciones sobre archivos. c) Emitir informes sobre cualquier asunto que la Asamblea, el Consejo de Gobierno o la Administración Autonómica sometan a la consideración del Consejo de Archivos, así como en los supuestos previstos en esta Ley y en los casos de adquisiciones a título oneroso o gratuito. d) Informar las propuestas de valoración de los documentos y los plazos de conservación y acceso de los mismos, previos estudios y propuestas que les sean presentados. e) Informar las propuestas de las series documentales que deberán ser destruidas. fl Informar los reglamentos de los Archivos de competencia autonómica.
3. El Consejo Asesor estará formado por el Presidente, el Vicepresidente y los Vocales.
4. Ejercerán la Presidencia y la Vicepresidencia del Consejo, respectivamente, el Consejero y el Director General a quienes esté atribuida la competencia de Archivos. 5. Los Vocales serán nombrados por el Consejero a propuesta del Director General, entre representantes de los municipios de la región; representantes de Archivos de titularidad privada; archiveros de cada uno de los sectores que integran cada Subsistema, y personalidades de especial relieve científico o cultural. 6 . Reglamentariamente se desarrollarán las normas sobre composición, organización y funcionamiento del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. CAPÍTULO III
De los Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid Sección 1." De las Fases o edades de los Fondos de Archivo
Artículo 13 Los Archivos de la Asamblea, el Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid, incluida la institucional, se organizan teniendo en cuenta las cuatro fases que según su edad, atraviesan los documentos, del modo siguiente: 1. En los Archivos de Oficina se custodiarán los documentos de Archivo generados por las diferentes unidades administrativas en tanto dure su trámite o su uso sea muy frecuente. En todo caso la permanencia en ellos no será superior a cinco años desde el fin de su tramitación, salvo excepciones razonadas. Se excluye la documentación de apoyo informativo.
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2. Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración institucional recibirán de sus oficinas, cumplido el plazo anterior: a) La totalidad de los expedientes en que se hayan dictado actos administrativos de resolución que afecten de algún modo a derechos e intereses de la Comunidad de Madrid o de los ciudadanos, cuando dichos actos hayan devenido firmes y se hayan practicado por la Administración las actuaciones conducentes a la total ejecución de sus pronunciamientos. b) Los expedientes o documentos en que no proceda dictar actos administrativos de resolución del carácter expresado así como informes, estudios y otros cuando hayan producido la totalidad de sus efectos.
3. Los documentos de Archivo permanecerán en los Archivos Centrales hasta diez años a partir de la fecha de su ingreso en ellos. No obstante, cuando la índole de los documentos así lo aconseje, podrán conservarse en la respectiva dependencia administrativa previa resolución del Secretario General Técnico de la Consejería o responsable equivalente en la Asamblea o en el organismo de la Administración institucional correspondiente. Asimismo, aquellas series documentales que tengan poco uso y se consulten raramente, podrán ser enviadas al Archivo Regional antes de cumplir el indicado plazo a propuesta del Archivo Central con aprobación del Secretario General Técnico o responsable equivalente en la Asamblea o en la Administración institucional correspondiente. 4. Al cumplirse el plazo señalado en el punto anterior los documentos se trasladarán a las dependencias del Archivo Regional donde durante un período máximo de quince años recibirán el tratamiento correspondiente a un Archivo Intermedio.
5. Transcurrido este plazo, los documentos que, salvo excepciones, tengan ya treinta años desde su génesis y que tengan valor histórico recibirán en el Archivo Regional el tratamiento correspondiente a tal valor. Sección 2." De los Centros de Archivo Artículo 14 1. Los Centros de Archivo de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid que se crean en esta Ley serán por tanto, además de los Archivos de Oficina:
Los Archivos Centrales de las Consejerías. b) El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid. a)
c) Los Archivos de los Entes Institucionales y Empresas públicas de la Comunidad de Madrid. d) El Archivo de la Asamblea.
2. El Archivo Regional de la Comunidad de Madrid albergará también los Fondos de Archivo de las instituciones antecesoras de la Comunidad así como los Fondos de Archivo, documentos o colecciones de instituciones o personas públicas o privadas
APÉNDICE. TEXTOS LEGALES
353
que no pudiendo atender adecuadamente estos bienes ingresen en él mediante convenio de depósito, donación u otro régimen, si se considera oportuno.
3 . El Consejo de Gobierno, emitido informe preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, podrá designar otros Archivos de la Comunidad Autónoma para que cumplan esta misión de acogida.
4. Los Archivos de titularidad estatal de gestión transferida se integrarán en el Subsistema de Archivos de la Asamblea y del Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid sin perjuicio de la normativa estatal que les afecte. Sección 3."
Organización de los Fondos de Archivo Artículo 15 1. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales. 2. Los Archivos de Oficina se clasificarán de acuerdo con el principio de Respeto a la Estructura en la que se generan los documentos.
3. Los Archivos Centrales de la Asamblea, de las Consejerías y de la Administración institucional y el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid se clasificarán siguiendo los principios de Respeto a la Procedencia de los Fondos y al Orden Original.
4. Todos los documentos estarán convenientemente ordenados, controlados y descritos en los adecuados instrumentos de control e información, dispuestos para su inmediata consulta por parte de la Administración, los ciudadanos y al servicio de la investigación. 5. Desde los Archivos Centrales se asesorará al personal responsable y encargado de los Archivos de Oficina, y se coordinará su organización. 6. Asimismo y en cooperación con este personal y con las unidades que tengan la competencia de Organización y Métodos se procederá desde los Archivos Centrales al estudio e identificación de las series documentales con los fines a que se refiere la Sección 4." de esta Ley. Sección 4."
Del análisis y valoración de las series documentales Artículo 16
1. Dentro de la organización de los fondos de Archivo en las diferentes fases o edades de sus documentos se establece para la Administración autonómica, como
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obligación fundamental a ejecutar por la unidad a la que se refiere el artículo 10.2, el análisis e identificación de las series documentales con el fin de que sean señalados sus diferentes valores y en consecuencia establecidos los distintos plazos de vigencia, acceso y conservación de los documentos. 2. Todas las instancias de la Administración autonómica contribuirán al cumplimiento de esta obligación prestando su colaboración y en especial con el cumplimiento de la exigencia de racionalización y normalización que prevé la Ley de Procedimiento Administrativo. 3. Una vez identificadas las series documentales, señalados los valores y establecidos los plazos de vigencia se someterán a la aprobación del Consejero competente, de acuerdo con el artículo 10.2, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, dando lugar dicha aprobación a las actuaciones e instrumentos oportunos en cuanto a transferencias, expurgos y eliminaciones, acceso y servicios que se contemplan en esta Ley.
Articulo 17 1. Las transferencias de los documentos suponen tanto la entrega ordenada de los mismos de una fase a otra como el traspaso de las responsabilidades que les afecten.
2. Las transferencias de los documentos de una fase a otra se ajustarán a los siguientes criterios: a)
Se tendrán en cuenta los plazos previstos en los artículos 13 y 16 de esta
Ley. Las transferencias se documentarán de modo fehaciente. Los Secretarios Generales Técnicos de las Consejerías o responsables equivalentes en la Asamblea o en el organismo de la Administración institucional conespondiente velarán para que los documentos de las oficinas sean remitidos a los Archivos Centrales, de acuerdo con lo dispuesto en esta Ley.
6)
c)
Artículo 18 Una vez valoradas las series documentales, y de acuerdo con el informe calificador preceptivo del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid, se regulará el expurgo y eliminación de los documentos de Archivo que habiendo perdido ya sus otros valores carezcan de valor histórico.
Artículo 19 Los Archivos de la Asamblea y de la Administración institucional autonómica se organizarán en sus dos primeras fases de acuerdo con lo establecido en esta Ley para los Archivos del Consejo de Gobierno y de la Administración Autonómica. Los documentos de la tercera y cuarta fase serán transferidos al Archivo Regional de
APÉNDICE. TEXTOS LEGALES
355
la Comunidad de Madrid, o a otro Centro de Archivo de esta índole que en función de las necesidades se determine.
Artículo 20 Reglamentariamente se desarrollarán las normas de organización y funcionamiento de los Archivos en los casos precisos, de acuerdo con los criterios contenidos en este capítulo.
CAPiTULO Iv
De la Infiaestmctura, Personal y Medios Económicos Articulo 21 1. La Comunidad de Madrid dentro de su Sistema de Archivos podrá crear cuantos Centros de Archivo considere oportunos cuando las necesidades organizativas y de servicio así lo requieran. 2. La Comunidad de Madrid procurará para el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración la existencia de instalaciones adecuadas para los Centros de Archivo tanto respecto a su ubicación como a las condiciones técnicas específicas necesarias para la conservación, tratamiento y consulta de los documentos custodiados en cada una de las fases de Archivo.
3 . Asimismo, la Comunidad de Madrid proporcionará para todos los Centros de Archivo incluidos en su Sistema el asesoramiento técnico necesario y fomentará el cumplimiento de las condiciones contempladas en el punto anterior.
Artículo 22 1. Los Centros de Archivo estarán dotados del pesonal suficiente y con la cualificación profesional adecuada. 2. En las condiciones que reglamentariamente se determinen, los Archivos de uso público estarán atendidos en todas sus fases por personal especializado con la titulación adecuada, con el apoyo del personal auxiliar y subalterno necesarios, excepto en la fase de Archivo de Oficina que lo estarán por personal administrativo y auxiliar.
3 . El personal de los Archivos y todo aquel que por razones de tratamiento de conservación o reprografía o cualquier otro entren en contacto con los documentos vendrán obligados a guardar secreto profesional de su contenido de acuerdo con los criterios establecidos en el artículo 38 de esta Ley.
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Artículo 23
La Administración autonómica procurará proporcionar los medios necesarios, tanto para la creación y mantenimiento de sus Centros de Archivo como para la realización de las actividades encaminadas al cumplimiento de esta Ley.
WÍTULO
v
De los Archivos Municipales Artículo 24 1. Los Archivos Municipales tienen como misión la conservación, organización y servicio de los documentos producidos y recibidos por sus respectivos Ayuntamientos en el ejercicio de sus funciones. 2. Los municipios del territorio de la Comunidad de Madrid tendrán personal especializado suficiente en las condiciones a que se refiere el artículo 22.2, así como instalaciones adecuadas para atender los documentos en sus Centros de Archivo.
3. Los municipios que carezcan de medios para los fines contemplados en los dos puntos anteriores, tanto para atender la fase de Archivo Histórico como para habilitar las instalaciones adecuadas o para algún otro fin, podrán acordar con la Comunidad de Madrid las soluciones que ésta dentro de sus límites presupuestarios pueda ofrecerles, de acuerdo con lo expuesto en el artículo 36. 4. Los Centros de Archivo municipales que cuenten con las condiciones expresadas en el punto 2 de este artículo podrán también custodiar, tratar y servir a instancia de la Comunidad de Madrid, del propio Ayuntamiento o de la institución interesada, otros Fondos de Archivo de instituciones privadas enclavadas en su territorio y de interés para el municipio.
CAPÍTULO VI
De la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid Artículo 25
1. Todos los Centros de Archivo de titularidad pública o privada de competencia autonómica cuya consulta sea de interés para los ciudadanos podrán integrarse en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid. 2. Reglamentariamente se establecerán las condiciones de adscripción a la Red, las normas homogéneas de infraestructura, personal, funcionamiento y servicios así como las ayudas de carácter técnico y económico que puedan recibir de la Comunidad de Madrid.
APÉNDICE. TEXTOS LEGALES
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TÍTULO m De la protección del Patrimonio Documental maddeño Articulo 26
Los titulares de los Fondos y Centros de Archivo y de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño están obligados a su custodia, conservación, organización, control, recuperación y servicio, y al cumplimiento de cualesquiera otros deberes y cargas en relación con los mismos, impuestos por la normativa vigente. Articulo 27
El Consejo de Gobierno y la Administración de la Comunidad de Madrid están obligados a: a) Exigir la entrega de los documentos de Archivo generados, recibidos o reunidos por quienes desempeñan cargos o puestos públicos en el ejercicio de los mismos al que les sustituya o remitirlo al Archivo que corresponda, al cesar en sus funciones. b) Velar para que los propietarios, conservadores y usuarios de los Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño cumplan las obligaciones definidas por la Ley y soporten las consecuencias de su incumplimiento.
Artículo 28
Cuando las deficiencias de instalación o la insuficiencia de medios personales pongan en peligro la conservación, seguridad o servicio de los documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño custodiados en una institución y ésta no tuviera medios para subsanarlo, podrá la Comunidad de Madrid obligar a su depósito en el Archivo Regional, u otro que determine, hasta tanto desaparezcan las causas que motivaron el peligro. Articulo 29
1. Cuando se produzcan las deficiencias señaladas en el artículo anterior y no se arbitren los medios necesarios para subsanarlas y tampoco se convenga el depósito voluntario, y se haya desatendido el requerimiento de la Administración autonómica, podrá ser causa de interés social para la expropiación forzosa de los bienes o derechos afectados. 2 . A los efectos de la legislación de expropiación forzosa, se entiende podrá ser declarada la utilidad pública de los bienes que integran el Patrimonio Documental madrileño.
3 . Los edificios en que están instalados los Centros de Archivo de titularidad autonómica así como los edificios o terrenos donde vayan a instalarse, podrán ser
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asimismo declarados de utilidad pública a los fines de expropiación. Esta declaración podrá extenderse a los edificios o terrenos contiguos cuando así lo requieran razones de seguridad para la adecuada conservación de los inmuebles o de los bienes que contengan.
Artículo 30 1. El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid procederá a la confección del Censo de Fondos de Archivo, Centros de Archivo, colecciones y documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño. 2. Todas las personas públicas o privadas, físicas o jurídicas que sean propietarios o poseedores de Archivos y documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño están obligados a colaborar con los órganos y servicios competentes en la confección del censo referido en el apartado anterior.
3 . Asimismo, los obligados a la conservación de los bienes constitutivos del Patrimonio Documental madrileño deben facilitar la inspección por parte de los organismos competentes para comprobar la situación o estado de los mismos.
Artículo 31 1. Los documentos incluidos en los artículos 4 y 5 de la presente Ley son inalienables, imprescriptibles e inembargables, siendo de obligado reintegro por su poseedor a la institución pública que los generó, recibió o reunió en el ejercicio de sus funciones. 2. Los documentos que se señalan en los artículos 6, 7 y 8 serán de libre enajenación, cesión o traslado, dentro del territorio nacional, pero sus propietarios o poseedores habrán de comunicar previamente tales actos al Gobierno de la Comunidad de Madrid que ostentará en todo caso los derechos de tanteo y retracto. Sin perjuicio de lo establecido en la legislación estatal, la salida del territorio nacional de los documentos a que se refiere el párrafo anterior deberá ser igualmente comunicada, con carácter previo, al Gobierno de la Comunidad de Madrid. 3 . Las personas que se dediquen al comercio de los documentos y Archivos de carácter histórico deberán enviar trimestralmente al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid, además de los Catálogos de las subastas, una relación detallada de los que tienen a la venta, así como los que adquieran y efectivamente vendan.
Artículo 32 1. Los documentos que se encuentran en los Centros de Archivos autonómicos, salvo para el servicio a la Administración autonómica o por requerimiento de los tribunales y con los preceptivos controles, sólo podrán salir temporalmente de estos Centros por Orden de la Consejería competente de acuerdo con el artículo 10.2.
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TEXTOS LEGALES
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2. En el caso de Archivos en depósito en los Centros de Archivo autonómicos, será necesaria además la autorización del depositante o de su representante legal.
3 . La salida temporal de su sede de documentos de titularidad estatal cuya gestión se haya transferido a la Comunidad de Madrid se gestionará por ésta.
Artículo 33 1. El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid promoverá el acrecentamiento y recuperación de su Patrimonio Documental madrileño mediante la adquisición de documentos.
2. De acuerdo con lo dispuesto en la Ley de Patrimonio de la Comunidad de Madrid, el Consejo de Gobierno podrá aceptar disposiciones a título gratuito de documentos, previos los informes que se estimen pertinentes. En todo caso, existirá un informe técnico emitido por conducto de la unidad a que se refiere el artículo 10.2. 3 . El Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid procurará la reagrupación del Patrimonio Documental madrileño de las instituciones de su ámbito de competencias con el empleo del medio de reproducción adecuado.
Artículo 34 Los documentos constitutivos de Patrimonio Documental no podrán ser destruidos salvo en los supuestos y mediante los procedimientos que reglamentariamente se dispongan y siempre teniendo en cuenta los diferentes valores de estos documentos y sus distintos plazos de vigencia.
Articulo 35 1. La Comunidad Autónoma promoverá la integración de los Centros de Archivo públicos y privados radicados en su territorio en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid por medio de ayudas técnicas y medios económicos que se regularán mediante los instrumentos jurídicos oportunos. 2. Cualquier otra ayuda técnica o económica que la Comunidad de Madrid pueda prestar para la conservación y uso adecuado de los Fondos de Archivo tendrá una contraprestación equilibrada por parte de la institución que la reciba en orden a la conservación, organización y puesta en servicio público de los documentos constitutivos de estos fondos.
Artículo 36
La Comunidad de Madrid promoverá acciones y acuerdos con los Ayuntamientos de su territorio para las siguientes actuaciones entre otras:
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a) La Comunidad de Madrid colaborará en la adecuación de las instalaciones de Archivo en los municipios de más de 10.000 habitantes siempre que exista en ellos personal archivero o ayudante con carácter permanente, y en los municipios de menos de 10.000 habitantes, siempre que la Secretaría atienda a las fases de Archivo de Oficina, Central e Intermedio. b) La Comunidad de Madrid facilitará a los municipios de menos de 10.000 habitantes el depósito en el Archivo Regional de la fase de Archivo Histórico, garantizando el respeto a la propiedad de los Ayuntamientos sobre sus documentos.
TÍTULO Iv
Del acceso a los documentos y su servicio Artículo 37 1. El destino primordial de los documentos de Archivo es su consulta por parte de las instituciones que los producen y de todos los ciudadanos. Para ello la Administración autonómica asegurará el acceso a los documentos de Archivo procurando la disponibilidad de los mismos para su uso por medio de los instrumentos adecuados de descripción e información. 2. La Administración autonómica garantizará el acceso libre y gratuito de todos los ciudadanos a los Centros de Archivo de la Comunidad de Madrid sin perjuicio de las restricciones de reserva que afecten a los documentos en ellos custodiados de acuerdo con la normativa vigente, o de aquellas que por razón de conservación de los documentos o de la función de la propia institución puedan establecerse.
3. Los propietarios y poseedores de documentos privados constitutivos de Patrimonio Documental madrileño habrán de permitir el estudio por los investigadores, previa solicitud razonada de éstos. Cuando los documentos o Fondos de Archivo privados no se hallen depositados en un Centro de Archivo el poseedor deberá establecer las medidas necesarias para asegurar la conservación de aquéllos incluso durante su consulta.
Artículo 38 El acceso público a los documentos constitutivos de Patrimonio Documental madrileño se regulará reglamentariamente conforme a los siguientes criterios: 1. Los documentos públicos cuyo trámite haya finalizado y desde el momento en que su ingreso se haya registrado en los Archivos Centrales o directamente en Archivo de fase posterior serán accesibles a cualquier interesado, incluidas las razones de investigación histórico-científica, de acuerdo con la Constitución y con la legislación vigente.
No obstante lo dispuesto en el párrafo anterior, cabrá solicitar autorización administrativa para tener acceso a los documentos excluidos de consulta pública.
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El ejercicio de este derecho se ajustará a los requisitos que normativamente se puedan establecer. 2. Los documentos referidos en los artículos 6, 7 y 8 de la presente Ley podrán ser consultados, una vez integrado el Centro de Archivo que los custodia en la Red de Archivos de Uso Público de la Comunidad de Madrid, desde la fecha en la que pasen a formar parte del Patrimonio Documental madrileño, sin perjuicio de las limitaciones que sus instituciones productoras razonadamente establezcan.
3 . Todos los documentos constitutivos del Patrimonio Documental madrileño de antigüedad superior a cien años a partir de la fecha final de los documentos podrán ser consultados a salvo de norma de rango igual o superior que les afecte.
4. Cuando la información contenida en los documentos afecte a la seguridad, honor, intimidad, propia imagen o a cualesquiera otros datos cuya reserva tutelan las leyes no podrán ser consultados salvo que medie consentimiento expreso de los afectados o en los casos y condiciones señalados por la legislación reguladora de esta materia. Articulo 39
La consulta y el acceso público a los Archivos contemplados en el artículo 5 se someterán a la legislación que les sea aplicable. Artículo 40 La unidad a que se refiere el artículo 10.2 o la Consejería de que dependa podrán suspender motivadamente la consulta de los documentos temporalmente por cuestiones graves de conservación y servicio de los mismos procurando que esta suspensión sea lo más breve posible.
Articulo 41 1. La consulta de originales se hará sólo en caso necesario tendiendo a realizarse la consulta a través de copias. 2. Si las copias han de ser autenticadas, los archiveros de la Comunidad de Madrid que custodian los documentos podrán realizar dicha autenticación, salvo en los casos de documentos que se rijan por normas especiales. Dichas copias tendrán el valor de originales.
Articulo 42 La Administración autonómica promoverá: a) La mejora del servicio de los documentos a los ciudadanos facilitando el acceso a cualquier documento independientemente del Archivo autonómico en el que se encuentre.
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b) La difusión en los ámbitos de la cultura e investigación de lo contenido en los Archivos. c) La cooperación con las universidades madrileñas y otros centros de investigación. d) La coordinación de los Centros de Archivo autonómicos con bibliotecas y centros de documentación que faciliten y completen la información para la investigación histórica o científica. TÍTULO v De las infracciones y sanciones Artículo 43 Se consideran infracciones administrativas al Patrimonio Documental y Archivos de la Comunidad de Madrid las acciones u omisiones típicas y culpables que, no siendo delitos o faltas, infrinjan lo dispuesto en esta u otras leyes concernientes a los mismos.
Artículo 44 Las citadas infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves. Constituyen infracciones administrativas a efectos de la presente Ley: 1. Infracciones leves: a) El incumplimiento de las obligaciones establecidas con carácter general en los artículos 13, 15.4, 16, 17, 19 y 22.1 y 2. b) El incumplimiento de las obligaciones impuestas en el artículo 26 siempre que no se ponga en grave peligro la integridad del bien o su servicio. c) El incumplimiento de las obligaciones de entrega de los documentos comprendidos en el artículo 27.a). d) El incumplimiento de la obligación de colaborar en la elaboración del Censo a que se refiere el artículo 30.2. e) La negativa y obstrucción al ejercicio de las funciones de vigilancia e inspección a que se refiere el artículo 30.3. fl El incumplimiento de lo dispuesto en el artículo 31.1 sobre reintegro de los documentos públicos a la institución que los generó. g) La omisión de la comunicación previa a que se refiere el artículo 3 1.2 cuando el valor de los documentos no supere en conjunto 1.000.000 de pesetas. h) La omisión por parte de las personas o entidades que ejerzan el comercio de documentos privados de carácter histórico del envío que se establece en el artículo 3 1.3. i) La salida de documentos de su sede en contravención con lo dispuesto en el artículo 32 o el incumplimiento de lo estipulado por la Consejería cuando se conceda la autorización de salida. j ) El incumplimiento de las condiciones fijadas en los diferentes acuerdos o instrumentos jurídicos entre la Comunidad de Madrid y cualesquiera instituciones o personas previstos en esta Ley.
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k) La contravención de lo establecido en los artículos 37 y 38, que regulan el acceso a los documentos. 2. Infracciones graves:
El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 22.3. b) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 26 cuando a)
se ponga en peligro grave pero no inmediato la integridad del bien o su servicio. c) La realización de actos contrarios a lo dispuesto en el artículo 3 1.1 sobre inalienabilidad, imprescriptibilidad e inembargabilidad de los documentos públicos. d) La omisión de la comunicación previa a que se refiere el artículo 3 1.2 cuando el valor de los documentos en su conjunto esté comprendido entre 1.000.000 y 5.000.000 de pesetas. e) La omisión reiterada de un mismo tipo de infracción leve. 3. Infracciones muy graves: a) La destrucción total o parcial de bienes integrantes del Patrimonio Documental madrileño fuera de los casos autorizados por esta Ley o por su normativa de desarrollo. 6) El incumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 26 cuando se ponga en peligro grave e inmediato la integridad del bien o su servicio. c) La contravención de lo establecido en el artículo 31.2 cuando el valor de los documentos supere en su conjunto los 5.000.000 de pesetas. d) La omisión reiterada de un mismo tipo de infracción grave.
Artículo 45 1. Cuando la lesión al Patrimonio Documental madrileño ocasionado por las infracciones a que se refiere el artículo anterior sea valorable económicamente la infracción será sancionada con multa del tanto al cuádruplo del valor del daño causado. 2. En los demás casos se impondrán las siguientes sanciones: a)
De apercibimiento hasta multa de 500.000 pesetas para las infracciones leves.
b) Multa de 500.000 pesetas hasta 5.000.000 de pesetas para las infracciones graves. c) Multa de 5.000.000 de pesetas hasta 25.000.000 de pesetas para las infracciones muy graves.
3. La aplicación de estas sanciones será compatible con otras medidas que aseguren el Patrimonio Documental madrileño como son las de reintegro, depósito obligatorio, expropiación forzosa o incautación.
4. El procedimiento sancionador será el previsto en la legislación general, graduándose la sanción a imponer en función de la gravedad de los hechos, de las circunstancias del contraventor así como del interés y valor del documento y de la lesión o perjuicio causados directa o indirectamente al Patrimonio Documental madrileño.
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5. Las tasaciones y valoraciones a que se refiere este y los anteriores artículos se llevarán a cabo por la unidad a que se refiere el artículo 10.2, quien podrá requerir la colaboración de las entidades y personas que considere oportunas. Estas tasaciones y valoraciones gozarán de la presunción de veracidad salvo prueba en contrario.
Artículo 46
1. Las autoridades competentes para resolver los expedientes sancionadores serán las siguientes: a) La Consejería competente, de acuerdo con el artículo 10.2, para las infracciones sancionadas con multas de hasta 5.000.000 de pesetas. b) El Consejo de Gobierno para las infracciones sancionadas con multas superiores a 5.000.000 de pesetas.
2. Las infracciones a que se refiere este título prescribirán: a) Las muy graves y graves a los cinco años. b) Las leves a los seis meses.
3 . El plazo de prescripción se comenzará a computar desde el día en que se hubiere cometido efectivamente la infracción o, en su caso, desde aquel en que la Administración de la Comunidad de Madrid hubiera podido tener conocimiento de la infracción.
DISPOSICIÓN ADICIONAL
única Las donaciones, herencias o legados de documentos constitutivos de Patrimonio Documental en favor de la Comunidad de Madrid, sea quien sea el señalado como beneficiario, ingresarán en el Archivo Regional de la misma entendiéndose aceptada la herencia a beneficio de inventario. Se ingresarán también en dicho Archivo Regional los adquiridos a título oneroso.
DISPOSICIONES TRANSITORIAS
Primera Los documentos o Fondos de Archivo de titularidad autonómica que en cumplimiento de esta Ley deban ingresar en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid lo harán formalizadas las oportunas relaciones de entrega, en el plazo de un año, a partir de la publicación de la normativa correspondiente.
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Segunda Los comerciantes o instituciones o personas privadas que poseyesen o tuviesen documentos públicos de instituciones públicas, autonómicas o locales tendrán un plazo de un año desde la publicación de esta Ley para reintegrarlos a sus titulares, durante el cual estarán exentos de las responsabilidades en las que hubieran podido incurrir.
Tercera Las personas a que se refiere el artículo 31.3 tendrán el plazo máximo de seis meses, desde la entrada en vigor de esta Ley para realizar la primera de las comunicaciones establecidas en dicho artículo.
Cuarta En tanto no se dicten normas para el expurgo y eliminación de los documentos de Archivo objeto de la presente Ley, queda prohibida su destrucción.
Quinta En tanto no esté en funcionamiento el Consejo de Archivos creado por el artículo 12 de esta Ley, serán de aplicación las siguientes normas transitorias: 1." Queda en suspenso lo dispuesto en los artículos 12.2 y 16.3. 2." Los informes señalados en los artículos 8 y 14.3 y la disposición final segunda podrán ser emitidos por la unidad a que se refiere el artículo 10.2. 3." Reglamentariamente podrán dictarse las normas de expurgo y eliminación de los documentos de Archivo a que se refiere el artículo 18, con audiencia de los sectores a los que representarán los vocales a que se refiere el artículo 12.5. DISPOSICIÓN DEROGATORIA
única Quedan derogadas todas las normas de igual o inferior rango que se opongan a lo establecido en la presente Ley. DISPOSICIONES FINALES
Primera Se autoriza al Consejo de Gobierno de la Comunidad de Madrid para dictar las disposiciones reglamentarias necesarias para el desarrollo de la presente Ley.
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Segunda Los titulares de los Archivos de interés público podrán establecer normas internas para el funcionamiento de los mismos, que serán sometidas para su aprobación a la Consejería competente de acuerdo con el artículo 10.2, previo informe del Consejo de Archivos de la Comunidad de Madrid. En todo caso se ajustarán a lo dispuesto en la presente ley y en sus normas reglamentarias.
Tercera Se autoriza al Consejo de Gobierno para que en el marco de los Presupuestos Generales de la Comunidad de Madrid desarrolle la presente Ley y cree los órganos y la plantilla necesarios y asegure los medios materiales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones que esta Ley impone.
Cuarta
El Consejo de Gobierno queda autorizado para proceder por vía reglamentaria a la actualización de la cuantía de las multas que se fijan en el artículo 45 de la presente Ley, sin que los porcentajes puedan ser superiores en ningún caso, al índice general de los precios de consumo. Por tanto, ordeno a todos los ciudadanos a los que sea de aplicación esta Ley, que la cumplan y a los Tribunales y Autoridades que corresponda la guarden y la hagan guardar. Madrid, 21 de abril de 1993.
7.4. 7.4.1.
ÍNDICES Índices de Cuadros Págs.
Cuadro de clasificación de series documentales (ejemplo) .................................
96
Cuadro comparativo de similitudes y diferencias entre documentos de archivo y documentación de apoyo informativo ........................................................
75
Cuadro de la Estructura Orgánica de las instituciones y organismos del Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid .......................................
81
Cuadro de Principios de Clasificación aplicados a los Fondos de Archivo generados por el Gobierno y Administración de la Comunidad de Madrid ........
99
Cuadro Resumen del Censo. 1." fase del Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración autonómica ...........................................................................
65
Cuadro Resumen de documentos heredados de la Diputación Provincial de Madrid que se custodian en la actualidad en el Archivo Regional de la Comunidad de Madrid ..................................................................................
55
Cuadro Resumen de documentos heredados de la Diputación Provincial de Madrid, tanto los que están en diversas dependencias de las Consejerías como los que ingresarán en su día en el Archivo Regional ...........................
56
Cuadro Resumen de documentos heredados de la Diputación Provincial de Madrid que están en diversas dependencias de las Consejerías y que ingresarán en el Archivo Regional .........................................................................
56
Cuadro Resumen de documentos producidos por las oficinas de la Administración autonómica ........................................................................................
57
Cuadro Resumen de los Fondos de Archivo de la Administración del Estado traspasados a la Comunidad de Madrid .......................................................
54
Cuadro Resumen por la procedencia de los Fondos de Archivo ........................
65
7.4.2. Índices de Formatos y sus instrucciones de cumplimentación Págs.
Carpetilla de documentos de Archivo y de seguimiento de la tramitación del expediente y relación de documentos que lo componen (modelo de propuesta).
111
Instrucciones de cumplimentación de la carpetilla de documentos de Archivo y de seguimiento de la tramitación del expediente y relación de documentos que lo componen ...........................................................
113
Ejemplo cumplimentado de la carpetilla de documentos de Archivo y de seguimiento de la tramitación del expediente y relación de documentos que lo componen .....................................................................................
115
Carpetilla de documentación de apoyo informativo (modelo de propuesta) ..... 119 Instrucciones de cumplimentación de la carpetilla de documentación de apoyo informativo ...................................................................................
121
Ejemplo de carpetilla de documentación de apoyo informativo cumplimentada .......................................................................................................... 123 Cartela normalizada a colocar en cajas en Archivo de Oficina ...........................
140
Cartela normalizada a colocar en cajas en Archivo Central ................................
140
Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administración productora de documentos (modelo) ............................................... 213 Instrucciones de cumplimentación de Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por la Administración productora de documentos ........................................................................................................... 2 15 Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por los ciudadanos (modelo) ........................................................................................................ 227 Instrucciones de cumplimentación de Ficha de solicitud de consulta directa en el Archivo Central por los ciudadanos ...............................................
229
Ficha de solicitud de copias de documentos por los ciudadanos (modelo) ........ 23 1 Instrucciones de cumplimentación de la Ficha de solicitud de copias de documentos por los ciudadanos ..............................................................
233
Impreso de Análisis, Identificación y Valoración de las Series Documentales (modelo) ........................................................................................................
179
Instrucciones de cumplimentación del Impreso de Análisis, Identificación y Vajoración de las Series Documentales ................................................ 187
APÉNDICE.
ÍNDICES
369 Págs.
Impreso de Relación de Entrega de documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central (modelo) ..............................................................................
145
Instrucciones de cumplimentación de impreso de Relación de Entrega de documentos del Archivo de Oficina al Archivo Central .........................
149
Oficio de remisión de documentos al Archivo Central acompafiados de su Relación de Entrega desde las unidades administrativas del Servicio (mo-
delo) ...............................................................................................................
143
Oficio de solicitud de copias de documentos por la Administración productora de documentos (modelo) ..............................................................................
217
Instrucciones de cumplimentación del oficio de solicitud de copias de documentos por la Administración productora de documentos .................... 2 19 Oficio de solicitud de préstamo de documentos por la Administración productora de documentos (modelo) .................................................................
221
Instrucciones de cumplimentación del oficio de solicitud de préstamo de documentos por la Administración productora de documentos ............ 223
7.4.3. Índices de Nombres Propios y de Conceptos Accesibilidad: 66, 133, 145, 146, 147, 153, 154, 155, 162, 184, 199, 206, 209, 225. - Acceso: 66, 133, 162, 173, 178,201,206,207,208,225. Administración: 48, 57, 58, 60, 62, 63, 64, 69, 70, 72, 74, 75, 76, 84, 89, 93, 107, 113, 133, 137, 159, 161, 163, 165, 167, 168, 169, 174, 177, 178, 195, 205, 206, 208, 209, 223, 225. Administración Autonómica: 44, 47, 48, 53, 56, 57, 59, 60, 63, 65, 67, 78, 79, 81, 83, 86, 87, 98, 99, 106, 141, 161, 162, 172, 173, 201, 206, 207, 210, 219, 235, 236, 237. Administración de la Comunidad de Madrid. (VéaseAdministración Autonómica.) Administración del Estado: 51, 52,53,54, 149, 166. Administración Local: 45,53, 59. Administración Institucional: 49, 56, 59, 60, 61, 64, 66, 81, 130, 137, 142, 159, 160, 164, 236, 237. Administración Prod,uctora: 59, 75, 206, 209, 211, 213, 215, 217, 219, 221, 223. (Véase también Organo Productor.) Administraciones Públicas: 43, 70, 71, 77, 208,209. Administrativos y Auxiliares: 131, 132, 161. Archivística: 66, 68, 74, 82, 90, 165, 171. Archivo: 50, 57, 58, 59, 63, 67, 68, 76, 80, 87, 89, 90, 91, 92, 125, 129, 133, 142, 153, 160, 161, 162, 167, 168, 171, 178, 202, 206, 207, 208, 209, 210, 211, 225, 227, 231, 237. - Centro de Archivo: 58, 59, 67, 159, 160,207, 210,235,236,237. - Fases de Archivo: 60, 64, 65, 67, 68, 98, 102, 136, 137, 159, 160, 163, 166, 168, 169, 176,209, 234, 235. Oficina: 59, 60, 61, 62, 63, 67, 69, 89, 95, 98, 99, 100, 107, 130, 131, 132, 133, 134, 137, 141, 142, 145, 151, 153, 154, 155, 159, 162, 164, 167, 168, 170, 181, 183, 198, 200, 235, 236. Centrales: 44, 60, 61, 62, 63, 64, 66, 67, 68, 76, 80, 87, 88, 95, 98, 99, 106, 107, 113, 125, 129, 130, 131, 133, 134, 136, 137, 138, 139, 141, 142, 143, 145, 147, 149, 151, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 160, 161, 162, 164, 165, 167, 168, 169, 170, 171, 175, 182, 183, 198, 200, 205, 206, 207, 209, 210, 211, 213, 215, 217, 219, 221, 223, 224, 225, 227, 229, 233, 234, 235, 236. Intermedio: 61, 62, 63, 64, 98, 99, 137, 162, 170, 182, 183, 198, 200, 234,235,236, 237. Histórico: 60, 61, 62, 63, 64, 98, 99, 137, 182, 183, 198, 200, 208, 235, 237. - Fondo de Archivo: 52, 53, 54, 58, 59, 62, 63, 64, 65, 66, 76, 78, 87, 98, 99, 139, 160, 162, 163, 164, 165, 166, 168, 169, 170, 171, 172, 176, 220, 224, 235, 236. - Fondos Documentales. (Véase Fondo de Archivo.)
APÉNDICE.
ÍNDICES
371
Archivos Históricos Provinciales: 53. Archivos Nacionales de Québec: 173. Archivos Nacionales Franceses: 166. Archivo Regional de la Comunidad de Madrid: 55, 56, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 83, 87, 96, 97, 98, 99, 101, 103, 104, 113, 115, 116, 130, 160, 166, 176, 207, 234, 235,236,237. Asamblea: 43, 46, 47, 48, 50, 59, 60, 61, 79, 81, 130, 137, 142, 159, 164, 187, 188, 208, 235, 236. Censo de Producción de Documentos: 53,57, 64,65,66. Ciudadano: 43, 58, 59, 60, 62, 63, 64, 67, 75, 133, 134, 137, 138, 159, 161, 162, 163, 169, 182, 184, 198, 199, 201, 202, 205, 206, 207, 208, 225, 227, 229, 231, 233, 237. Clasificación de Documentos: 62, 68, 78, 83, 84, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 95, 98, 99, 101, 102, 108, 117, 121, 125, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 172, 176. - Clasificación Económica: 84, 85, 93, 94, 95, 108, 128, 195. - Clasificación Orgánico funcional: 76, 93. - Clasificación Sistemática: 76. - Cuadros de clasificación: 55, 96, 99, 100, 107, 171. Comisión Mixta de Transferencias: 52. Competencias: 43, 44, 45, 46, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 57, 63, 64, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 87, 89, 90, 113, 128, 150, 162, 166, 167, 176, 208. Comunidad Autónoma. (Véase Comunidad de Madrid. 1 Comunidad de Madrid: 43, 45, 46, 47, 48, 51, 52, 53, 54, 59, 60, 63, 64, 66, 79, 81, 95, 98, 99, 111, 115, 119, 123, 137, 159, 166, 168, 175, 195, 206, 209, 235,236,237. Consejerías: 49, 54, 55, 56, 57, 62, 64, 65, 66, 79, 81, 93, 98, 129, 130, 137, 142, 164, 165, 166, 175, 236. Consejeros: 47, 48, 49,50, 79, 81, 99, 102, 126, 127, 142. Consejo de Archivos: 88, 135, 173. Consejo de Estado: 47. Consejo de Gobierno: 43, 46, 47, 48, 49, 50, 63, 71, 79, 86, 88, 236. Conservación de Documentos: 67, 134, 135, 136, 137, 138, 160, 161, 171, 172, 173, 175, 185,202,203,204,207,235. Constitución Española: 43, 44, 46, 133, 206. Consulta de Documentos: 62, 133, 138, 160, 161, 169, 171, 175, 199, 200, 206, 207, 208, 209, 210, 213, 215, 217, 219, 225, 227, 229, 231, 233, 237. Cotejo: 132, 141, 147, 153, 156, 162, 163. Cortés, Vicenta: 165. Crecimiento Anual: 57, 65, 96, 97, 98, 160, 184, 200. Custodia de Documentos: 55, 58, 60, 107, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 136, 137, 138, 142, 156, 157, 160, 161, 169, 206, 207, 237. Depósito. (Véase Centro de Archivo. ) Descripción de Fondo de Archivo: 62, 66, 67, 73, 78, 99, 102, 105, 125, 151, 152, 153, 162, 163, 168, 169, 176. Diputación Provincial de Madrid: 46,55,56, 65, 103, 166, 168. Direcciones Generales: 48, 50, 51, 79, 80, 81, 90, 93, 98, 99, 102, 129, 130, 131, 141, 142, 143, 164, 165, 166, 187, 188, 209, 215, 219, 224.
372
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Director General. (Véase Direcciones Generales.) Documentación de Apoyo Informativo: 60, 74, 75, 76, 77, 117, 119, 121, 123, 125,
137, 139, 177, 184,203. Documentos de Archivo: 53, 54, 55,’56, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 64, 65, 66, 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 80, 81, 82, 83, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 95, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 109, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 121, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 136, 137, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 145, 149, 150, 151, 152, 153, 154, 155, 156, 157, 159, 160, 161, 162, 163, 164, 165, 166, 167, 168, 169, 170, 172, 173, 174, 175, 177, 178, 181, 182, 184, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 197, 198, 199, 200, 201, 202, 203, 205, 206, 207, 208, 209, 210, 211, 213, 215, 217, 219, 220, 221, 223, 224, 225, 227, 229, 231, 233, 234, 236, 237. - Original: 54, 68, 76, 77, 103, 125, 129, 136, 149, 197, 199, 205, 207, 209, 210,215,225, 229, 237. - Copia: 54, 73, 77, 104, 133, 134, 205, 208, 210, 217, 219, 225, 231, 233, 237. Duchein, Michel: 90, 165. Empresas Públicas: 49, 56, 79, 81, 99, 113, 121, 149, 165, 166, 187, 188, 236. Entes Institucionales. (Véase Administración Institucional.) Estructuras Orgánicas: 43, 44,50,51, 78, 81, 90, 98, 164, 165, 170, 176. Expurgo: 62, 66, 67, 134, 135, 136, 162, 173, 174, 178, 185, 199, 204. - Selección: 67, 134, 135. - Eliminación: 67, 134, 135, 136, 174.
Función: 43, 44, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 58, 59, 75, 76, 78, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 100, 105, 109, 111, 113, 115, 126, 127, 128, 130, 145, 150, 151, 154, 155, 161, 162, 163, 166, 167, 169, 171, 174, 176, 177, 181, 189, 195, 203, 236. Galilei, Galileo: 167.
Identificación: 44, 66, 78, 88, 89, 98, 102, 121, 135, 139, 142, 151, 162, 163, 164, 172, 173, 176, 177, 178. Informática: 77, 105, 114, 142, 171. Instalación: 58, 62, 64, 66, 76, 78, 107, 109, 135, 139, 160, 162, 163, 170, 172, 178, 202, 215, 220,224, 237. Instituciones: 43, 44, 46, 47, 52, 55, 58, 59, 60, 63, 76, 78, 79, 81, 83, 85, 87, 98, 99, 100, 105, 111, 113, 115, 117, 119, 121, 123, 145, 149, 151, 154, 155, 159, 165, 166, 167, 168, 170, 177, 179, 187, 188, 206, 236,237. Instrumentos: 66, 70, 102, 106, 114, 131, 141, 163, 169, 170, 171, 172, 173, 177. - De Control: 66, 71, 81, 100, 102, 106, 142, 161, 168, 169, 170, 171, 172, 176, 177, 184,202,203, 206. Censos: 66, 177. Control de entrada y salida de cada uno de los documentos en cada unidad administrativa: 102, 103, 104. Control de cada unidad documental: 105.
APÉNDICE. ÍNDICES
373
Control de flujo de documentos de cada expediente durante su tramitación: 106. Control de unidades documentales por series documentales: 106. Esquema de situación de los depósitos: 170. Ficha de solicitud de consulta directa: 171, 209, 213, 215, 225, 227, 229. Ficha de solicitud de copias: 231, 233. Inventanos: 54, 66, 100, 169, 170,176. Registro de Consultas: 171, 215, 219. Registro de Entrada de Fondos de Archivo: 145, 146, 147, 149, 151, 154, 155, 162, 170. Registro de Préstamos: 171, 211, 223. Registro de Salida de Fondos de Archivo: 170. Registro de transferencias por órganos productores: 142, 170. Registro General de Entrada y Salida de documentos: 50, 62, 70, 71, 100, 126, 150. Relaciones de entrega: 66, 80, 106, 131, 132, 138, 139, 140, 141, 142, 143, 145, 149, 151, 152, 154, 155, 156, 157, 162, 163, 169, 170, 176, 177,203. Repertorio de series documentales: 170. Seguimiento de la tramitación del expediente y relación de documentos que lo componen: 106, 111, 112, 113, 114, 115, 116. - De información: 66, 81, 100, 107, 142, 161, 168, 169, 171, 176, 177, 184, 202,203,206. Bancos de datos: 83, 169, 172, 177. Catálogos: 66, 171, 172, 177. Cuadros de clasificación de series documentales: (Véase Clasificación de documentos. Ficha de contenido de cada expediente: 107. Guías: 66, 171, 177. Indices: 66, 78, 83, 92, 169, 172, 177. Organigramas de estructuras: 171. Relación de actuaciones: 107. Relación de ayuntamientos: 107. Relación de disposiciones legales: 171. Relación de funciones: 171. Relación de órganos productores: 171. Relación de proveedores: 107,203. Relación de tipos documentales: 87, 94, 171, 195. Tablas de evaluación de uso de las series documentales: 171. Investigación: 45, 58, 59, 62, 63, 64, 67, 75, 160, 161, 163, 169, 177, 182, 198, 206,207,208,225,227,229,231,233,237. Investigador. (Véase Investigación.) Jefes del Servicio: 80, 102, 131, 132, 141, 143, 156. Leyes: 43,46,47,77, 191,200. - Ley Orgánica 1/1982, de 5 de mayo, de Derecho al Honor, a la Intimidad Personal y Familiar y a la Propia Imagen: 200,209. - Ley Orgánica 3/1983, de 25 de febrero, de Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid: 43, 44, 46, 48,52, 64.
3 74
ANA DUPLÁ DEL MORAL - Ley de Contratos del Estado: 44, 91. - Ley 12/1983, de 14 de octubre, del Proceso Autonómico: 52,54. - Ley 1/1983, de 13 de diciembre, de Gobierno y Administración de
la Comunidad de Madrid: 43,44, 49, 79, 130. - Ley 1/1986, de 10 de abril, de la Función Pública de la Comunidad de Madrid: 131, 162. - Ley Orgánica 5/1992, de 29 de octubre, de Regulación del tratamiento automatizado de datos de carácter personal: 200,209. - Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común: 43, 44, 57, 70, 71, 72, 77, 79, 91, 133, 200,206, 207, 225. - Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid: 57, 58, 59, 60, 63, 66, 81, 88, 89, 130, 131, 135, 136, 137, 142, 159, 161, 169, 172, 200, 206, 210, 235, 236. - Ley Orgánica 10/1994, de 24 de marzo, de reforma del Estatuto de Autonomía de la Comunidad de Madrid: 64. Lodolini, Elio: 90, 165, 167. Materias: 43, 44, 45, 48, 51, 52, 53, 54, 78, 82, 83, 84, 86, 91, 92, 93, 121, 208, 209. Mesa de la Asamblea: 46. Moliner, María: 79. Negociados: 48, 79, 80, 81, 99, 129, 132. Oficina Productora: 67, 188. Ordenación: 62, 69, 73, 74, 78, 83, 99, 100, 101, 102, 105, 108, 121, 162, 163, 168, 184, 202. - Alfabética: 100, 101,202. - Cronológica: 73, 100, 101,202. - Numérica: 100, 101,202. Organismo: 61, 78, 79, 81, 87, 98, 99, 100, 105, 111, 113, 115, 130, 142, 145, 149, 151, 154, 155, 159, 165, 166, 170, 174, 179, 187, 188,202. - Autónomos: 49, 53, 64, 79, 81, 94, 99, 113, 121, 149, 165, 166, 187, 188. Órganos: 43, 44, 46, 47, 48, 49, 51, 52, 53, 59, 69, 70, 71, 72, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 87, 89, 90, 99, 100, 102, 106, 113, 117, 119, 121, 123, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 138, 141, 145, 149, 150, 151, 154, 155, 156, 157, 159, 160, 165, 166, 167, 170, 176, 179, 187, 188, 189, 190, 191, 195, 208, 209, 210, 215, 220,224,229,233. Órgano Productor: 78, 80, 81, 83, 84, 87, 88, 89, 90, 91, 96, 97, 98, 105, 109, 111, 113, 115, 128, 139, 142, 145, 146, 147, 149, 150, 151, 154, 155, 163, 164, 170, 171, 188, 209, 213, 215, 217, 219, 220, 221, 223, 224, 227, 229, 231, 233. Patrimonio Documental: 57, 59, 76, 135, 142, 178, 202, 206, 235, 237. Plan de Archivos Autonómico: 44,53,63, 65, 67, 142, 161,235. - Fases del Plan: 64, 65. - Subsistema de Archivos: 60, 63, 64, 65, 67, 142, 161, 235. Plan Sectorial que organiza el Subsistema de Archivos de la Asamblea, del Consejo de Gobierno y de la Administración autonómica. (Véase Plan de Archivos Autonómico.)
APÉNDICE.
ÍNDICES
375
Presidente de la Comunidad: 43, 47, 48,50, 79. Presidente de la Asamblea: 46. Préstamo de Documentos: 133, 138, 171, 205, 209, 210, 211, 221, 223, 224, 237. Principio de Respeto a la Estructura en que se generan los documentos: 89, 90, 92, 98, 99, 165, 166. Principio de Respeto al Orden Original: 99, 164, 165. Principio de Respeto a la Procedencia de los Fondos: 90,99, 164, 165, 166. Proyectos de Ley: 48.
Reales Decretos: 43, 44, 52,53, 64. Reglamento de la Asamblea: 43, 46. Schellenberg,Theodore: 165, 166, 177. Secciones: 48, 49, 79, 80, 81, 88, 93, 99, 102, 128, 129, 132, 138, 143, 166, 187, 188. SecretaEía General Técnica: 48, 50, 79, 80, 81, 85, 93, 98, 99, 123, 129, 130, 155, 164, 165,235. Series Documentales: 44, 61, 66, 78, 84, 87, 88, 89, 93, 96, 98, 100, 101, 105, 106, 107, 108, 111, 113, 115, 129, 135, 136, 145, 149, 151, 154, 155, 159, 162, 163, 164, 170, 171, 172, 173, 175, 176, 178, 179, 181, 183, 184, 185, 187, 188, 189, 190, 191, 195, 197, 198, 199, 200, 201, 202, 203, 204, 234. Servicio: 59, 62, 64, 66, 67, 75, 125, 137, 138, 142, 153, 161, 162, 163, 169, 173, 205, 206, 207, 237. - Administración: 59, 62, 63, 75, 161, 169, 205, 206, 209, 210. - Ciudadanos: 58, 59, 62,63, 75, 161, 162, 169,205, 206, 225. - Investigación: 59, 62, 63, 75, 161, 169, 206, 225. Servicios: 48, 49, 56, 79, 80, 81, 90, 93, 99, 128, 129, 131, 132, 133, 138, 141, 166, 187, 188. - Servicio de Asuntos Generales y Documentación: 188, 189, 190, 191, 192, 193, 194, 195. - Servicio de Construcción: 83 - Servicio de Contratación: 129, 190, 193. - Servicio de Coordinación de la Contratación Administrativa: 190, 191, 193, 194. - Servicio de Empresas y Actividades Turísticas: 151, 154. - Servicio de Explotación y Conservación: 83. - Servicio de Personal: 104. - Servicio de Personal y Régimen Interior: 151, 155. - Servicio de Planificación y Proyectos: 83. - Servicio de Promoción del Patrimonio Histórico: 83, 91, 92. - Servicio Regional de Bibliotecas y del Libro: 83, 88, 125, 126, 127, 128. Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid: 60,63,67, 167,235. - Subsistema de Archivos de la Asamblea del Consejo de Gobierno y de la Administración de la Comunidad de Madrid: (Véase Subsistema de Archivos.) Subdirección General de Archivos del Ministerio de Cultura: 173.
Tipos Documentales: 44, 46, 47, 48, 50, 51, 52, 78, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 100, 105, 109, 111, 113, 115, 139, 145, 150, 151, 154, 155, 160, 161, 162, 163, 166, 167, 176, 179, 189, 190, 191, 195.
376
ANA DUPLÁ DEL MORAL
Transferencias de Documentos: 62, 64, 66, 67, 68, 80, 106, 107, 109, 125, 130, 131, 132, 133, 136, 137, 138, 139, 141, 142, 147, 149, 152, 156, 157, 159, 162, 164, 167, 168, 170, 173, 174, 175, 178,205, 234,235,236. Traspasos: 43,52, 53, 54, 64, 131, 132, 136, 142. - Documentos: 53,54. - Estado: 52. - Funciones: 44,52. Tratamiento Archivístico: 60, 61, 62, 64, 66, 67, 75, 77, 78, 94, 102, 103, 135, 137, 161, 162, 163, 164, 171, 175, 178, 205, 236. Tribunal Constitucional: 43, 48, Unidades Administrativas: 44, 48, 49, 50, 51, 60, 65, 67, 69, 71, 72, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 87, 89, 90, 93, 95, 96, 99, 102, 105, 106, 113, 114, 117, 121, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 137, 138, 139, 141, 143, 149, 150, 153, 156, 157, 160, 162, 163, 165, 166, 170, 179, 187, 188, 189, 190, 191,203, 205,209, 210,213,215,217,219,221, 223. Unidades de Archivo: 125, 129, Unidades Documentales: 70, 71, 72, 84, 86, 87, 91, 95, 100, 103, 105, 106, 109, 111, 113, 114, 115, 125, 128, 135, 139, 150, 152, 153, 170, 189, 195, 197, 203, 215, 220, 221,223,224,233. Unidades de Instalación: 109, 162, 163, 170, 215, 224. Unidad Productora: 80, 81, 90, 91, 96, 97, 98, 105, 111, 113, 115, 128, 137, 138, 139, 145, 149, 151, 154, 155, 166, 179, 184, 188, 189, 203, 213, 215, 217, 219, 220, 221, 223, 224, 227, 229, 231, 233. Validación: 156, 157, 163. Viceconsejeros: 79, 102, 142. Wailly, Natalis de: 166.
Ana DUPLÁDEL MORALdirige los archivos de la Comunidad de Madrid desde su creación, en 1983. Ha publicado: Plan Regional para los Archivos municipales de la Comunidad de Madrid, Madrid, Consejería de Cultura, Deportes y Turismo, 1985, así como numerosos artículos en revistas especializadas en esta materia. Además ha dirigido: Guía del Archivo Histórico Municipal de Alcalá de Henares, Madrid, Consejería de Cultura y Deportes, 1987, y Madrid en el Archivo Histórico de Protocolos, Madrid, Cqnsejería de Cultura, 1990, y ha colaborado en: Cuadro de organización de Fondos de Archivos municipales. Ayuntamientos con Secretarías de primera categoría, Madrid, Consejería de Cultura, 1988, 2.a ed.; Cuadro de organización de Fondos de Archivos municipales. Ayuntamientos con Secretarías de segunda categoría, Madrid, Consejería de Cultura y Deportes, 1985; Cuadro de organización de Fondos de Archivos municipales. Ayuntamientos con Secretarías de tercera categoría, Madrid, Consejería de Cultura y Deportes, 1985; Manual de Tipología Documental de los municipios, Madrid, Consejería de Cultura, 1988; Los Fondos Documentales de las Administraciones Públicas de competencia autonómica para la historia de de la Historia Madrid, en <
