1
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Puskesmas merupakan unit, mencegah dan menyembuhkan penyakit serta serta memuli memulihka hkan n keseha kesehatan tan perora peroranga ngan, n, keluar keluarga, ga, kelomp kelompok ok ataupun ataupun masyarakat. Syarat pokok pelayanan kesehatan antara lain adalah tersedia dan berkes berkesina inamb mbung ungan, an, dapat dapat terima terima dan wajar, wajar, mudah mudah dicapa dicapai, i, mudah mudah dijangkau dan bermutu. Sala Salah h satu satu prog progra ram m dasa dasarr dari dari pusk puskesm esmas as adal adalah ah peng pengob obata atan. n. Pengobatan yang bermutu dan berkualitas sesuai standart dapat berjalan dengan baik dan lancar jika ketersediaaan serta manajemen obat dan alat keseha kesehatan tan sesuai sesuai standar standar dan memenu memenuhi hi aturan aturan yang yang ada. ada. Pengel Pengelola olaan an (manaj (manajeme emen) n) obat obat merupa merupakan kan suatu suatu rangk rangkaian aian kegiat kegiatan an dari dari puskesm puskesmas as yang yang
meny menyan angk gkut ut
aspek aspek
peren perencan canaan aan,,
perm permin inta taan an,,
peny penyim impa pana nan, n,
pendistribusian, pengendalian penggunaan, dan pencatatan dan pelaporan obat yang dikelola secara optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alat kesehatan, dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia seperti tenaga, dana, sarana, dan perang perangkat kat lunak lunak (metod (metodaa dan tata tata laksan laksana) a) dalam dalam upaya upaya mencap mencapai ai tujuan yang ditetapkan diberbagai tingkat unit kerja Menurut Kebijakan Obat Nasional, Departemen Kesehatan RI, 2005 dikatakan bahwa obat merupakan sediaan atau paduan bahan-bahan yang siap siap untu untuk k digu diguna naka kan n untu untuk k memp mempen enga garu ruhi hi atau atau meny menyel elid idik ikii siste sistem m fisio fisiolo logi gi atau atau kead keadaa aan n pato patolo logi gi dala dalam m rangk rangkaa pene peneta tapa pan n diag diagno nosis sis,, pencegahan,
penyembuhan,
pemulihan,
peningkatan,
kesehatan
dan
kontrasepsi. Manajemen pengadaaan obat dan alat kesehatan adalah salah satu unit yang paling paling penting penting dalam sebuah sebuah institusi pelayanan pelayanan kesehatan. kesehatan. Jika tidak terdapat manajemen yang baik mengenai obat dan alat kesehatan maka seringn seringnya ya dokter dokter akan akan member memberikan ikan obat-ob obat-obatan atan yang yang terlalu terlalu banyak banyak,, menggunakan obat yang lebih mahal di mana seharusnya bisa digunakan obat yang lebih murah, mengobati pasiennya sebelum diagnosa ditegakkan,
2
dan dan bisa bisa saja saja mele melebi bihi hi dosi dosiss yang yang dian dianju jurk rkan an sert sertaa mung mungki kin n dapa dapatt menggunakan alat kesehatan yang tidak layak pakai. Obat Obat haru haruss digu diguna naka kan n oleh oleh oran orang g yang yang memp mempun unya yaii keah keahli lian an,, pengetahuan dan akurasi karena jika tidak, obat-obat tersebut menjadi sebuah bahan yang berbahaya berbahaya bagi konsumenn konsumennya. ya. Tujuan Tujuan dari manajemen obat obat adalah adalah agar agar obat obat dapat dapat diguna digunakan kan secara secara bijaksa bijaksana na dan menceg mencegah ah penggunaan yang berlebihan dari yang dibutuhkan oleh pasien. Di bawah ini adalah beberapa alasan mengapa diperlukan manajemen obat yang baik: a. Obat Obat meru merupa paka kan n bagi bagian an pent pentin ing g dari dari pela pelaya yana nan n keseh kesehat atan an terh terhad adap ap pasien. Konsekuensinya, ketersediaannya atau ketidakadaanya akan berkontribusi pada efek baik positif maupun negatif pada kesehatan. kesehatan. b. Pengaturan obat yang buruk, terlebih dalam lembaga pelayanan kesehatan masyarakat negara berkembang adalah masalah yang sangat penting.
Diperlukan
perbaikan
manajemen,
agar
institusi
dapat
meng menghe hema matt biay biayaa dan dan meni mening ngka katk tkan an akses akses masy masyara araka katt terh terhad adap ap pelayanan kesehatan. c. Permas Permasalah alahan an obat bukan bukan hanya hanya tanggung tanggung jawab jawab petugas petugas farmasi farmasi saja. Obat-obat tidak disimpan di lemari pendingin (refrigerator), sehingga banyak vaksin dan obat yang tidak efektif lagi. Oleh karena alasan-alasan tersebut diatas, maka seorang manajer harus mampu dalam manajemen obat di sebuah institusi. Manajemen obat ini ini sama sama sepe sepert rtii mana manajem jemen en yang yang lain lain yait yaitu u meli meliba batk tkan an peren perenca cana naan an ( planning planning ), ), pengor pengorgan ganisas isasian ian (organizing ), ) , pela pelaks ksan anaa aan n (actuating ) dan pengendalian (controlling (controlling ). ).
1.2
Tujuan
a) Menget Mengetahu ahuii struktur struktur organisas organisasii obat dan alkes, serta serta pembag pembagian ian tugas tugas tiap-tiap bagian di puskesmas Balowerti b) Mengetahui perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan di puskesmas Balowerti c) Menget Mengetahu ahuii tentang tentang pengad pengadaan aan obat dan alat alat kesehatan kesehatan di puskesma puskesmass Balowerti d) Mengetahui Mengetahui tentang tentang penyimp penyimpanan anan obat obat dan alat kesehata kesehatan n di puskesmas puskesmas Balowerti
3
e) Mengetahui tentang pemantauan obat dan alat kesehatan di puskesmas Balowerti f) Mengetahui tentang mekanisme pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan di puskesmas Balowerti g) Mengetahui tentang form-form yang dipergunakan di apotik puskesmas Balowerti.
1.3
Manfaat
a) Bagi Dokter Muda Memperluas wawasan Dokter Muda mengenai manajemen obat dan alat kesehatan dan mampu menjalankan pelayanan kesehatan untuk masyarakat dengan menggunakan sumberdaya yang tersedia dan mengikut sertakan peran serta masyarakat setempat. b) Bagi Puskesmas Balowerti •
Terbantu dalam pengadaan sumber daya manusia untuk pelayanan di Puskesmas Balowerti.
•
Terbantu dalam pengadaan data penelitian komunitas di sekitar wilayah kerja Puskesmas Balowerti.
4
BAB II MANAJEMEN OBAT DAN ALAT KESEHATAN
2.1
Struktur Organisasi Manajemen Obat dan Alat Kesehatan Serta Pembagian Tugas Tiap-Tiap Bagian
Pada puskesmas Balowerti, tidak terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat dan alat kesehatan yaitu tidak terbentuk tim pengadaan, tim pemeriksa, bendahara barang, dengan kepala puskesmas sebagai penanggungjawab. Dalam hal ini struktur organisasi dan pembagian tugas untuk tim obat dan alat kesehatan di puskesmas Balowerti masih kurang terstruktur dengan baik, karena dalam pelaksanaan tugas, manajemen obat tersebut dipegang oleh 1 orang.
Bagan 2.1. Struktur Organisasi Manajemen Obat di Puskesmas Balowerti Kepala Puskesmas
Apoteker Penanggung Jawab Gudang Farmasi Puskesmas
AA
AA
Apoteker
Rawat Inap
POSYANDU LANSIA
Penanggung Jawab Obat Pustu
Penanggung Jawab Obat Pustu
Penanggung Jawab Obat Pustu
Penanggung Jawab Obat Pustu
5
Pendistribusian obat adalah kegiatan pengeluaran dan penyerahan obat secara merata dan teratur dari gudang puskesmas untuk memenuhi kebutuhan sub unit di lingkungan puskesmas maupun unit pelayanan kesehatan lainnya antara lain sub unit pelayanan kesehatan di lingkungan Puskesmas (kamar obat, laboratorium), Puskesmas Pembantu, Puskesmas keliling, Posyandu dan Polindes. Tujuannya adalah untuk memenuhi kebutuhan sub unit di lingkungan maupun sub unit pelayanan kesehatan lainnya yang ada di wilayah kerja puskesmas dengan jenis, jumlah, dan waktu yang tepat. Berikut adalah alur distribusi obat dan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti.
Bagan 2.2. Alur Distribusi Obat di Puskesmas Balowerti Gudang Farmasi Kota
Gudang Farmasi Puskesmas
PUSTU
Dokter Keluarga Puskesmas
Rawat Inap
Apotek Puskesmas Induk
Polindes
Posyandu, Gigi, Laboratorium
Obat yang telah diterima dari DINKES (GFK) masuk ke gudang obat puskesmas induk. Setelah diperiksa oleh penanggungjawab obat Puskesmas lalu obat-obatan didistribusikan ke kamar obat, unit-unit seperti poli, UGD, KIA, laboratorium, kesehatan lingkungan dan pustu-pustu. Stok obat yang berada di UGD digunakan untuk pemberian yang bersifat segera misalkan pemberian obat emergensi, pemasangan infus, rawat luka, rawat jalan dan
6
lain-lain. Setelah itu, pasien atau keluarga pasien diberi resep untuk mengganti obat maupun alat kesehatan yang telah digunakan untuk ditebus ke kamar obat yang kemudian diserahkan kembali ke unit tersebut. Apabila stok obat dan alat kesehatan di unit-unit habis, maka unit-unit tersebut berhak mengadakan permintaan obat dan alat kesehatan ke gudang obat. Sedangkan di poli, pasien hanya di beri resep yang di tebus ke kamar obat. Untuk PUSTU obat-obat yang telah keluar direkap untuk laporan pengeluaran obat dan alat kesehatan. Bila stok obat habis, bagian tersebut berhak mengadakan permintaan obat dan alat kesehatan ke gudang obat.
2.2
Perencanaan Kebutuhan Obat dan Alat Kesehatan
Perencanaan obat di Puskesmas dimaksudkan agar ketersediaan obat di unit pelayanan dapat ditingkatkan dengan memanfaatkan dana yang tersedia secara efektif dan efisien, sehingga dapat dihindari tumpang tindih penggunaan anggaran perencanaan obat dan mengurangi kemungkinan menumpuknya suatu jenis obat tertentu. Perencanaan obat dilakukan dengan menghitung kebutuhan obat selama 1 tahun dengan buffer 18%, namun permintaan obat dilakukan setiap 1 bulan. Dasar yang digunakan untuk merencanakan pengadaan obat dan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti: •
Daftar penyakit terbanyak di Puskesmas Balowerti yang disusun setiap bulan.
•
Statistik jumlah pasien yang datang atau kontrol ke puskesmas untuk penyakit masing – masing.
•
Stok obat yang tersedia di puskesmas. Jika salah satu obat masih ada sisa bulan kemarin, maka pengadaan obat tersebut tetap direncanakan dengan jumlah obat yang disesuaikan.
2.3
Pengadaan Obat dan Alat Kesehatan
Pengadaan atau permintaan obat di Puskesmas Balowerti dilakukan untuk memperoleh jenis dan jumlah obat, obat dengan mutu yang tinggi, menjamin tersedianya obat dengan cepat dan tepat waktu. Oleh karena itu pengadaan
atau
permintaan
obat
harus
memperhatikan
dan
7
mempertimbangkan bahwa obat yang diminta atau diadakan sesuai dengan jenis dan jumlah obat yang telah direncanakan. Pengadaan atau permintaan obat di puskesmas, baik yang melalui Dinas Kesehatan Kabupaten / GFK maupun SWADANA dilakukan dengan mengajukan Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). LPLPO untuk obat DINKES ini dibuat tiap 1 bulan sekali atau bila ada KLB atau obat habis bisa meminta sewaktu-waktu ke GFK (DINKES). Obat dipesan melalui gudang obat farmasi. Pengadaan obat SWADANA dilakukan sewaktu-waktu jika suplay tidak memenuhi. Tidak ada tim pengadaan khusus dari staf farmasi yang ditunjuk. Pengadaan hanya dipegang oleh satu orang pengelola obat dengan persetujuan oleh kepala puskesmas dan mempertimbangkan urgensinya. Bagan 2.3. Alur Distribusi Pengadaan Obat Di Puskesmas Balowerti Gudang Farmasi Kota Penerimaan, Pencatatan, Penyimpanan
Pelaporan,Permintaan Gudang Farmasi Puskesmas Pelaporan,Permintaan
Penerimaan, Pencatatan, Penyimpanan
PUSTU
Rawat Inap
Apotek Puskesmas Induk
Polindes
Pelaporan,Permintaan POSYANDU
Pengadaan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti tidak rutin setiap bulannya. Pengadan alat kesehatan dilakukan apabila alat kesehatan di Puskesmas Balowerti sudah dirasakan perlu untuk ditambahkan. Biasanya pengadaan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti dilakukan setiap dua kali dalan setahun atau dilakukan sewaktu-waktu, sedangkan dari DINKES pengadaan dilakukan setiap tahun sekali. Bila ruangan-ruangan di Puskesmas Induk memerlukan alat kesehatan yang diperlukan, akan lapor ke
8
bagian inventaris atau pemegang alat kesehatan, dan akan dilanjutkan ke kepala Puskesmas. Bagan 2.4. Alur Distribusi Pengadaan Alat Kesehatan Di Puskesmas Balowerti
PUSTU
Rawat Inap
Apotek Puskesmas Induk
POSYAND U
Polindes
Inventaris Alat Kesehatan
Kepala Puskesmas
DINKES
2.4
Penyimpanan Obat dan Alat Kesehatan
Penyimpanan
obat
merupakan
suatu
kegiatan
pengamanan
terhadap obat-obat yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. Penyimpanan obat ditujukan untuk memelihara mutu obat sedemikian rupa sehingga obat yang diberikan kepada pasien sesuai dengan yang diharapkan. Setelah obat diterima dari DINKES / GFK dengan jenis dan jumlah yang sesuai dengan dokumen pengiriman obat dari DINKES, maka setiap jenis obat harus segera dicatat dalam kartu persediaan obat di puskesmas (kartu stok). Selanjutnya
semua
obat tersebut dilakukan
kegiatan
penyimpanan obat yaitu disimpan di ruangan khusus (gudang obat), yang disusun di rak berdasarkan bentuk sediaan, dan kelas terapi dan disusun secara alfebatis Penyimpanan berbeda-beda, tergantung tempat. Obat di gudang obat disimpan di rak, obat bentuk sirup dalam botol diletakkan di lantai yang
9
beralaskan kayu. Obat di ruang perawatan disimpan di lemari kaca, sedangkan obat di apotik disimpan di rak atau lemari kayu. Obat-obatan psikotropika disimpan di lemari kayu yang terkunci. Gudang dan apotik selalu terkunci
Gambar 2.4.1 Gudang Penyimpanan Obat
Gambar 2.4.2 Lemari kaca tempat penyimpanan obat
10
Pada saat obat sampai digudang, obat dipisahkan dari semua obat yang berbahaya dari obat lainnya yang ada di dalam gudang dan disimpan di tempat khusus yang terkunci baik. Obat-obat tersebut di tempatkan di lemari atau rak yang mudah di jangkau dan beri tanda khusus, agar dapat dipantau keadaan
stoknya,
sehingga
menghindari
kemungkinan
terjadinya
kekosongan obat. Obat lainnya disusun di rak tersendiri, dan disusun berdasarkan tanggal kadaluwarsa. Obat yang disusun di dalam rak atau lemari dilakukan dengan sistem FEFO, dimana obat yang lebih awal kadaluwarsanya harus dikeluarkan lebih dahulu dari obat yang kadaluwarsanya kemudian. Untuk obat yang mempunyai batas kedaluwarsanya lebih dekat, diletakkan di depan, sedangkan yang kedaluwarsanya masih jauh diletakkan di belakang. Untuk penyusunan obat di Puskesmas Balowerti, masih terdapat beberapa kekurangan yaitu hanya menggunakan sistem FEFO, belum mengunakan sistem alfabet dan masih ada kekurangan dalam hal kerapian, sehingga kadang menyulitkan petugas dalam mencari obat yang dicari. Obat DINKES dan obat SWADANA yang terdapat di kamar obat/apotik disusun di almari kaca dan untuk membedakannya puskesmas menyediakan rak terpisah. Khusus untuk obat-obatan psikotropika disimpan di sebuah lemari kayu dengan kunci tersendiri, sedangkan obat lain yang perlu suhu dingin diletakkan dalam lemari pendingin. Untuk penyimpanan obat di Puskesmas Balowerti sudah sesuai standart, penataan sudah tertata rapi dan suhu lemari es diatur sesuai standart. Khusus untuk vaksin harus disimpan di lemari es. Vaksin disimpan di dalam lemari es untuk menjaga agar vaksin tetap efektif. Puskesmas Balowerti memiliki 1 lemari es.
11
Gambar 2.4.3 Lemari pendingin penyimpanan vaksin
Gambar 2.4.4 suhu lemari pendingin penyimpanan vaksin
Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyimpanan yang dapat mempengaruhi efektivitas obat:
Menutup obat dengan baik agar tidak terjadi kerusakan obat karena kelembapan.
Tidak terkena sinar matahari langsung, karena kebanyakan larutan injeksi mudah rusak jika terkena sinar matahari.
Disimpan dalam suhu kamar, obat-obat tertentu dapat rusak karena pengaruh panas. Misalnya : salep, supposutoria.
12
Obat tertentu yang membutuhkan suhu dingin diletakkan dalam lemari pendingin.
Tidak menumpuk dus obat terlalu tinggi dan tidak meletakkan dus berdekatan dengan benda-benda tajam karena dapat merusak fisik obat.
Menutup wadah obat dengan rapat karena apabila wadah terbuka, obat mudah tercemar oleh bakteri atau fungi. Sediaan yang terkontaminasi dapat menimbulkan kematian bagi yang menggunakannya.
Menjaga kebersihan ruangan karena ruangan yang kotor dapat mengundang tikus yang dapat merusak obat. Selain itu etiket menjadi kotor sehingga tidak bisa di baca. Di gudang obat dan apotek Puskesmas Balowerti, masih ada beberapa syarat penyimpanan obat yang belum terpenuhi diantaranya:
Menumpuk dus obat terlalu tinggi
Kurang menjaga kebersihan ruangan ditunjukkan dengan banyaknya kardus kosong/sampah bekas bungkus obat yang menumpuk di lantai. Penyimpanan alat kesehatan di Puskesms Balowerti diletakkan di gudang tersendiri. Alat kesehatan disimpan di Gudang yang berukuran 3x4 m, berlantai keramik, dan lumayan luas. Namun penataan alat kesehatan tersebut terlihat begitu tidak rapi. Oleh karena itu masih butuh pengelolaan lebih lanjut untuk memperbaiki penyimpanan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti.
2.4.5 Gudang Penyimpanan Alat Kesehatan
13
2.5
Pemantauan Obat dan Alat Kesehatan
Pemantauan obat meliputi pencatatan dan pelaporan data obat dan data kesakitan. Hal ini bertujuan agar menjamin tersedianya informasi untuk pengendalian persediaan, perencanaan, pengadaan, perencanaan distribusi baik di puskesmas maupun di DINKES/GFK, sehingga dapat dipenuhi jumlah, jenis dan ketepatan waktu penyediaan obat di Puskesmas serta unit pelayanan kesehatan lainnya untuk lebih meningkatkan mutu pelayanan kesehatan kepada masyarakat. Untuk melakukan pencatatan dan pelaporan data puskesmas menyediakan
buku khusus untuk mencatat keluar masuk obat dan alat
kesehatan. Untuk obat-obatan disimpan terlebih dahulu di gudang obat (kecuali obat untuk imunisasi disimpan di lemari pendingin di ruangan imunisasi), sedangkan untuk alat kesehatan disimpan sementara di puskesmas kemudian didistribusikan langsung pada tiap-tiap unit yang memerlukan. Mekanisme keluar masuknya obat berdasarkan prinsip ”Frist Expired-First Out yaitu berdasarkan tanggal kadaluwarsa. Obat yang baru datang, disimpan dalam gudang dan diletakkan berdasarkan tanggal kadaluwarsanya. Untuk mencocokkan dengan buku keluar masuk, maka masing-masing obat diberikan
kartu
data keluar-masuk (checklist).
Pencatatan obat pada kartu checklist dilakukan setiap kali ada obat yang masuk maupun keluar di gudang obat (tanpa jadwal yang tetap). Untuk obatobat yang telah kadaluwarsa dicatat dalam bentuk berita acara yang kemudian dikembalikan ke gudang farmasi untuk dilakukan pemusnahan. Di Puskesmas Balowerti, pemantauan obat dan alat kesehatan dilakukan oleh 1 orang yang sama dengan pengelola manajemen obat dan alat kesehatan. Pemantauan obat dilakukan sebulan sekali, sedangkan alat kesehatan
dilakukan
setahun sekali.
Pemantauan
(khususnya
obat)
mencakup laporan dari masing-masing unit kerja (polindes, pustu, apotik). Kemudian pada masing-masing periode pelaporan diserahkan kepada kepala puskesmas sebagai penanggung jawab untuk dipantau lebih lanjut.
Bagan 2.5 Alur Pemantauan Obat di Puskesmas Balowerti
14
PUSTU
Rawat Inap
POSYANDU
Apotek Puskesmas Induk
Polindes
Gudang Farmasi Puskesmas
Kepala Puskesmas
DINKES
2.6
Mekanisme Pemeliharaan dan Perbaikan Alat Kesehatan
Tanggung jawab pemeliharaan alat kesehatan dilakukan oleh masing-masing ruangan (BP, KIA, rawat inap, laboratorium, poli gigi). Bila ada kerusakan pada alat kesehatan, laporan ditujukan pada kepala puskesmas, kemudian dilaporkan kepada inventaris alat kesehatan. Lalu, untuk perbaikannya tergantung dari tingkat kerusakan alat kesehatan tersebut. Bila ringan dan memungkinkan, alat kesehatan tersebut diperbaiki oleh petugas alat kesehatan, namun bila kerusakan cukup berat dan membutuhkan anggaran yang besar maka dilaporkan kepada kepala puskesmas. Sistem pemeliharaan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti bersifat aktif atau pasif. Aktif pada pemeliharaan oleh masing-masing unit kerja atau unit kesehatan lainnya di luar puskesmas (polindes, pustu), biasanya kerusakan bersifat ringan. Sedangkan pasif dilakukan pada saat terdapat pelaporan kerusakan dari masing-masing unit kerja dan unit kesehatan lainnya
(pustu,
polindes)
kepada
kepala
Puskesmas
dan
biasaya
kerusakannya berat. Pelaporan alat kesehatan diberikan kepada kepala puskesmas sebagai penanggungjawab alat kesehatan.
15
2.7
Form-Form yang Dipergunakan
Form yang digunakan di Puskesmas Balowerti terdiri dari : a) Kartu stok gudang obat puskesmas Kartu stok adalah kartu yang dipergunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan dan pengeluaran) dan harus berada di gudang obat puskesmas. Fungsinya dari kartu stok gudang puskesmas adalah : •
Untuk mencatat mutasi obat (penerimaan dan pengeluaran).
•
Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan pemakaian obat dengan format Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO/LB2) dan sebagai data pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat penyimpanan. Form ini mencatat tanggal transaksi, pihak pemberi (gudang farmasi obat) atau penerima obat (Polindes/Pustu/Apotik), jumlah obat yang diterima dari pihak pemberi dan jumlah obat yang dikeluarkan untuk pihak penerima obat, sisa stok obat pada gudang puskesmas, tanggal kadaluarsa. Informasi dan manfaat kartu stok :
o
Informasi
•
Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
•
Jumlah obat yang diterima selama 1 bulan/1 periode
•
Jumlah obat yang keluar selama 1 bulan/1 periode
•
Jangka waktu/lama kekosongan obat
•
Neraca pemasukan dan pengeluaran obat
o
Manfaat
•
Untuk pengisian LPLPO/LB2
•
Menentukan jenis dan jumlah permintaan obat
•
Mengawasi neraca pemasukan dan pengeluaran obat. Di Puskesmas Balowerti, Kartu Stok gudang obat puskesmas sudah
digunakan sesuai dengan fungsinya dan sudah dicatat dengan baik oleh petugas apotek.
16
Gambar 2.7.1 Kartu Stok Gudang Obat Puskesmas
b. Kartu Stelling Kartu ini digunakan hanya untuk mencatat tanggal dan jumlah obat yang keluar atau masuk serta sisa obat. Mengontrol penggunaan dan pendistribusian obat. Memantau keseimbangan antara stock obat yang tersisa dengan obat yang keluar Di Puskesmas Balowerti, Kartu stelling obat puskesmas sudah digunakan sesuai dengan fungsinya dan sudah dicatat dengan baik oleh petugas apotek.
Gambar 2.7.2 Kartu Stelling
17
c.
Laporan penggunaan psikotropika Digunakan khusus untuk mencatat pihak pemberi atau penerima obat golongan psikotopika, jumlah obat golongan psikotropika yang diterima dari pihak pemberi dan jumlah obat golongan psikotropika yang dikeluarkan untuk pihak penerima obat, serta stok awal dan akhir obat golongan psikotropika yang ada di gudang puskesmas. Pencatatan pada form ini dilakukan tiap bulan oleh kepala gudang obat.
d. Laporan penggunaan narkotika Digunakan khusus untuk mencatat pihak pemberi atau penerima obat golongan narkotika, jumlah obat golongan narkotika yang diterima dari pihak pemberi dan jumlah obat golongan narkotika yang dikeluarkan untuk pihak penerima obat, serta stok awal dan akhir obat golongan narkotika yang ada di gudang puskesmas. Pencatatan pada form ini dilakukan setiap bulan oleh kepala gudang obat. e. Laporan pemakaian dan lembar permintaan obat dinas kesehatan Digunakan untuk mencatat jumlah penerimaan, pemakaian, stok awal dan sisa stok obat dan alat kesehatan habis pakai yang ada di puskesmas, tujuan pemberian obat (PKD/ASKES/APBD/lain-lain). Pencatatannya dilakukan
setiap
bulan
oleh
kepala
gudang obat.
Mengetahui
penggunaan serta stock obat dan alat kesehatan. Sebagai sarana pengadaan obat. Mengusulkan permintaan obat ke gudang farmasi kabupaten.
18
Gambar 2.7.3 Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat
f. Laporan inventaris peralatan kesehatan puskesmas Digunakan untuk mencatat jumlah alat kesehatan pada masing-masing unit (ruangan-ruangan di puskesmas, pustu, polindes), keadaan alat kesehatan, kebutuhan, pengadaan sendiri, permintaan serta penerimaan alkes. Pencatatan pada form ini dilakukan setiap tahun.
19
BAB III PEMBAHASAN
Pada puskesmas Balowerti, pembagian tugas untuk tim obat dan alat kesehatan di puskesmas Balowerti masih kurang terstruktur dengan baik. Hal ini dikarenakan dalam pelaksanaan tugas, manajemen obat serta manajemen alat kesehatan tersebut masing-masing dipegang oleh 1 orang. Tidak terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat dan alat kesehatan yaitu tidak terbentuk tim pengadaan, tim pemeriksa, bendahara barang, dengan kepala puskesmas sebagai penanggungjawab. Pengadaan obat di Puskesmas Balowerti berasal dari 2 macam yaitu obat yang berasal dari pemerintah (DINKES) dan obat yang diadakan sendiri oleh Puskesmas (SWADANA). Pendistribusian obat ke kamar obat dan unit-unit puskesmas sudah terstruktur dengan baik. Manajemen obat di puskesmas Balowerti telah menerapkan manajemen Preventif, yaitu: 1.
Planning •
Perencanaan obat selalu didasarkan pada penyakit terbanyak yang disusun setiap bulan. Sehingga dapat meminimalkan jumlah obatobatan yang tidak terpakai (kadaluarsa). Untuk penyakit-penyakit yang jarang
dijumpai,
perencanaan
obat
tetap
dilakukan
dengan
pertimbangan angka kejadian tiap bulannya. •
Perencanaan juga mempertimbangkan sisa obat bulan lalu. Hal ini juga untuk mencegah jumlah obat yang berlebihan.
•
Setiap pemesanan obat selalu dilebihkan 10% dari kebutuhan. Hal ini bertujuan menghindari kehabisan obat di tengah bulan, padahal obat tersebut masih dibutuhkan.
•
Untuk mencegah obat habis di tengah bulan, maka penanggung jawab obat wajib melapor ke penanggung jawab gudang bila persediaan obat hanya tinggal 10% dari jumlah awal.
•
Dalam hal terjadinya KLB atau wabah, pengadaan obat dilaksanakan dengan mekanisme tertentu. Penanggung jawab dalam hal ini adalah penanggung jawab obat dan alat habis pakai. Surat permintaan obat
20
dikirimkan ke dinkes kabupaten bersamaan dengan laporan terjadinya KLB. 2.
Organizing •
Permintaan obat diajukan oleh kepala puskesmas kepada kepala dinas kesehatan kabupaten dengan menggunakan format LPLPO, dipesan tiap 1 bulan, sedangkan permintaan dari subunit ke kepala puskesmas (gudang obat puskesmas) dilakukan secara periodik yaitu dipesan tiap 1 bulan menggunakan LPLPO Sub unit (kamar obat, UGD/rawat inap, KIA/Kaber/KB, BP, poli gigi, dan pustu/polindes serta posyandu. Alur pemesanan yang sistematis ini mempermudah pekerjaan mendaftar kebutuhan obat, sehingga ketersediaan obat lebih dapat dijamin.
•
Sistem pelaporan pemakaian obat dilakukan setiap bulan dari sub unit kepada puskesmas dan dari puskesmas kepada dinas kesehatan kabupaten sehingga pemanfaatan obat-obatan tersebut dapat selalu dipantau.
•
Obat-obatan dan alat kesehatan yang tidak tersedia di gudang obat kabupaten diusahakan oleh Puskesmas sendiri dengan tujuan subsidi silang. Hal ini sangat bermanfaat untuk meningkatkan pelayanan pada pasien sebaik-baiknya.
3.
Actuating •
Pendistribusian obat dan alkes kepada subunit pelayanan disesuaikan dengan jumlah permintaan atau stok di Gudang Obat Puskesmas.
•
Masalah yang mungkin ditemukan pada pelaksanaan yaitu mungkin kurangnya tenaga pekerja di farmasi sehingga dalam pelaksanaan sehari-hari sering kewalahan mengingat besarnya volume pelayanan di puskesmas Balowerti.
•
Dalam hal distribusi pelayanan perorangan sering terjadi masalah pada pembagian obat dikarenakan pasien yang kurang patuh terhadap nomer urut yaitu walaupun sudah dibagi berdasarkan urutan sewaktu dipanggil pasien asal maju sehingga bisa terjadi salah pemberian obat.
4.
Controlling •
Setiap penerimaan, pemakaian dan persediaan obat maupun alkes dicatat dan dilaporkan dalam buku khusus di tiap sub unit pelayanan
21
yang selanjutnya setiap bulan diserahkan petugas gudang obat. Dengan demikian arus barang obat dan alkes dapat terpantau dengan baik. •
Adanya perhatian khusus untuk obat-obat psikotropika, pemakaiannya dicatat secara khusus dalam laporan penggunaan psikotropika. Hal ini berguna untuk mencegah penyalahgunaan obat-obatan psikotropika.
Sistem pemeliharaan alat kesehatan di Puskesmas Balowerti bersifat aktif atau pasif. Aktif pada pemeliharaan oleh masing-masing unit kerja atau unit kesehatan lainnya di luar puskesmas (polindes, pustu), biasanya kerusakan bersifat ringan. Sedangkan pasif dilakukan pada saat terdapat pelaporan kerusakan dari masing-masing unit kerja dan unit kesehatan lainnya (pustu, polindes) kepada kepala Puskesmas dan biasaya kerusakannya berat. Sistem manajemen obat yang dilaksanakan di puskesmas Balowerti cukup dapat menjamin kualitas dan keamanan obat serta kesediaan obat. Rak-rak obat diletakkan di tempat yang terhindar dari sinar matahari langsung. Penyimpanan berbeda-beda, tergantung tempat. Obat di gudang obat disimpan di rak, obat bentuk sirup dalam botol diletakkan di lantai yang beralaskan kayu. Obat di ruang perawatan disimpan di lemari kaca, sedangkan obat di apotik disimpan di rak atau lemari kayu. Obat-obatan psikotropika dan narkotika disimpan di lemari kayu yang terkunci. Keluar masuknya obat juga dicatat pada kartu stelling dan buku pencatatan khusus yang dilakukan oleh petugas khusus. Keamanan obat dikontrol seorang penanggung jawab dalam ruangan. Gudang dan apotik di luar jam kerja akan dikunci..
22
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1
Kesimpulan
a) Pengadaan obat di Puskesmas Balowerti berasal dari 2 macam yaitu obat yang berasal dari pemerintah (DINKES) dan obat yang diadakan sendiri oleh Puskesmas (SWADANA). b) Penyimpanan obat di Puskesmas Balowerti tidak sesuai dengan syarat penyimpanan yang sesuai standart antara lain : penyusunan obat tidak berdasarkan alfabet, menumpuk dus obat terlalu tinggi, kurang menjaga kebersihan ruangan ditunjukkan dengan banyaknya kardus kosong atau sampah bekas bungkus obat yang menumpuk di lantai. Begitu pula penyimpanan alat kesehatan yang tidak tersusun rapi. c) Di Puskesmas Balowerti, tidak terdapat tim khusus yang menangani manajemen obat dan alat kesehatan yaitu tim pengadaan, tim pemeriksa, bendahara barang, dengan kepala puskesmas sebagai penanggung jawab. Namun tim pemeriksa, tim pengadaan, dan bendahara barang serta pemantauan, pelaporan obat dan alkes berpusat menjadi satu di gudang obat, sehingga gudang obat mempunyai fungsi yang kompleks. Hal tersebut menyebabkan kurang akurat efektifnya informasi dan pendataan obat.
4.2
Saran
a) Hal-hal yang kurang memenuhi syarat dalam proses penyimpanan obat sebaiknya segera diperbaiki, antara lain : •
Mengatur jarak lemari dengan lantai setinggi 10-15 cm dari lantai sebelum meletakkan obat
•
Tidak menumpuk kardus obat
•
Tidak menaruh secara langsung kardus obat menempel lantai
•
Menyediakan ruangan yang lebih besar untuk gudang obat karena banyaknya jumlah obat
•
Selalu menjaga kebersihan ruangan obat.
•
Gudang alat kesehatan juga sebaiknya disusun secara rapi agar alat kesehatan tidak mudah rusak.
23
b) Memisahkan dan membagi tugas manajemen obat dalam hal pengadaan, pemeriksaan, bendahara, perencanaan, pelaporan, dan pemantauan secara terorganisasi baik. c) Sebaiknya diadakan penambahan petugas pelaporan
menjadi
penyalahgunaan.
informatif,
à
sehingga pendataan dan
terpercaya,
dan
menghindari
