SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DALAM SUMBER DAYA MANUSIA
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH Sistem Informasi Manajemen Yang dibina oleh Bapak Sarbini
Oleh Novita Nanda Marini
150412606966 150412606966
Nur Aini Syadiah
150412600803 150412600803
Nur Alfiatur Rohmah
150412600436 150412600436
Nur Anita Yusrina
150412602626 150412602626
Nur Fidia S. N.
150412600750 150412600750
Nur Rahmadaniar
150412603412 150412603412
Nuriva Alvianti
150412601818 150412601818
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN Maret 2017
I.
PENDAHULUAN
Sebuah sistem informasi manajemen atau SIM adalah sebuah sistem informasi yang selain melakukan semua pengolahan transaksi yang perlu untuk sebuah organisasi, juga memberi dukungan informasi dan pengolahan untuk fungsi manajemen dan pengambilan keputusan. Sistem informasi juga sangat berpengaruh kepada pemimpin karena pimpinan di hadapkan kepada perubahan-perubahan tertentu. SIM mencakup semua sistem manajemen yang ada di perusahaan, termasuk Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM). Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:[1] 1. Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi. 2.
Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi
secara kritis. 3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif. 4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi. 5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi. Lingkungan bisnis telah mengalami perubahan secara fundamental. Perubahan perubahan tersebut menuntut perubahan peran Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) yang lebih kompleks dan lebih baik dari sebelumnya Meningkatnya isu-isu bisnis yang terkait dengan SDM memiliki pengaruh kuat pada manajer sumber daya manusia. Pengelolaan SDM dituntut lebih proaktif dan responsif. Manajemen sumber daya manusia (MSDM) telah berubah dari fungsi spesialisasi yang berdiri sendiri menjadi fungsi yang terintegrasi dengan seluruh fungsi-fungsi lain dalam organisasi, untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan. Berubahnya fungsi dan pusat perhatian MSDM memerlukan perubahan kualifikasi pengelola MSDM agar dapat mengikuti perkembangan dan memberikan tanggapan yang sesuai. Oleh karena itu, sistem informasi manajemen sangat penting dibangun dalam aplikasi MSDM agar terintegrasi dengan manajemen lainnya. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia atau Human resourches Information System (SISDM/HRIS) merupakan sebuah bentuk interseksi atau pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. Sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan. Walaupun demikian,
belum semua perusahaan menerapkan sistem ini. Salah satu alasan mereka adalah kurangnya pengetahuan mereka mengenai pembangunan dan pengembangan sistem ini. Oleh karena itu, pembangunan dan pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia penting untuk dijelaskan. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan dalam makalah ini.
Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah ini, meliputi: 1. Apa yang dimaksud dengan sistem informasi manajemen? 2. Apa yang dimaksud dengan manajemen sumber daya manusia? 3. Apa fungsi-fungsi manajemen sumber daya manusia? 4. Apa yang dimaksud sistem informasi manajemen sumber daya manusia? 5. Bagaimana model pengembangan sistem informasi manajemen dalam sumber daya manusia?
III. A.
PEMBAHASAN
Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM)
1.
Pengertian Sistem Sistem, menurut sejarahnya berasal dari bahasa Yunani yaitu “ sistema” yang berarti
kesatuan,yakni keseluruhan dari bagian-bagian yang mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Kata “ sistema” tersebut pada akhirnya dikembangkan menjadi berbagai macam definisi yang bervariasi sesuai dengan bidang ilmu atau bidang kajian masing-masing, namun pada intinya masih tetap sama yaitu kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan dan bekerja sama. Beberapa pengertian atau definisi mengenai sistem yang diberikan oleh para ahli sebagai bahan perbandingan antara lain sebagai berikut: a.
Sistem menurut O’Brien dan Marakas adalah satu kesatuan komponen yang saling
terhubung dengan batasan yang jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. b.
Pengertian sistem menurut Kadir sistem adalah sekumpulan elemen yang saling terkait
atau terpadu yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan. c.
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia disebutkan bahwa sistem mempunyai dua
pengertian; (a) Seper-angkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas; dan (b) Susunan yang teratur dari pandangan, teori, asas, dan sebagainya.
Dari definisi-definisi di atas, terlihat bahwa masing-masing menekankan bahwa sistem memakai pendekatan pada elemen atau komponen. Artinya, bahwa sistem ha-ruslah terdiri atas berbagai komponen/elemen yang saling berhubungan sehingga membentuk satu kesatuan yang utuh. 2.
Pengertian Informasi
Pengertian informasi menurut beberapa ahli diantaranya: a.
Azhar Susanto, informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan
manfaat. b.
Gordon B. Davis dan Margrethe H.Olson menjelaskan bahwa informasi adalah data yang
telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data-data yang diolah sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi pengguna. Data adalah representasi dari fakta atau gambaran mengenai suatu objek atau kejadian. Informasi merupakan sebuah komponen yang pokok dan sangat penting di dalam sebuah organisasi karena sebuah organisasi bisa menjadi maju jika mendapatkan informasi yang akurat bahkan sebaliknya organisasi bisa berantakan jika mendapat informasi yang kurang berkualitas, maka dari itu perlu dikelola dengan benar sebuah informasi untuk kejamuan organisasi. Adapun informasi yang berkualitas menurut Raymond Mc. Load harus akurasi (sesuai dengan prosedur), relevansi, ketepatan wkatu, dan kelengkapan. 3.
Definisi Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi merupakan penggabungan dari sistem dan informasi, sistem informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang slaing terintegrasi dan berkolaborasi untuk menyelesaikan masalah tertentu dengan cara mengolah data dengan alat yang namanya computer sehingga memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi penggunan. Jika dikaitkan dengan manajemen, Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam menyelesaikan masalah dan memberikan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan cara mengolah data dengan computer sehingga bernilai tambah atau bermanfaat bagi penggunaan. Dalam hal ini, untuk memahami SIM adalah informasi, teknologi informasi dan manusia. Informasi merupakan data-data yang diolah dan sudah memiliki nilai tambah bagi pengguna, teknologi informasi merupakan computer (hardware dan software) dan komunikasinya
sedangkan manusia merupakan orang-orang yang mengelola dan menggunakan informasi dan teknologi informasi tersebut. B. Manajemen Sumber Daya Insani dalam Perbankan
1.
Pengertian MSDM Perbankan
Sebelum membahas MSDM perbankan dirasa perlu mengetahui apa yang dimaksud dengan MSDM. Berikut pengertian MSDM menurut beberapa ahli: a.
Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan, MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan
dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan, dan masyarakat. b.
Menurut Dale Yoder, MSDM adalah penyedia kepemimpinan dan pengarahan para
karyawan dalam pekerjaan atau hubungan kerja. Salah satu pengelolaan paling penting dalam dunia perbankan di samping pemasaran bank adalah pengelolaan terhadap Sumber Daya Manusianya (SDM). Sumber daya manusia merupakan tulang punggung dalam menjalankan roda kegiatan operasional suatu bank. Untuk itu, penyediaan sumber daya manusia (banker) sebagai motorik penggerak operasional bank haruslah disiapkan sedini mungkin. Sumber daya yang dimiliki oleh bank haruslah memiliki kemampuan dalam menjalankan setiap transaksi perbankan, mengingat faktor pelayanan yang diberikan oleh para karyawan ini sangat menentukan sukses tidaknya bank ke depan. Sehingga kemampuan yang telah dimiliki harus diasah secara terus-menerus, baik melalui pengalaman kerja maupun pelatihan dan pengembangan. Bagi dunia perbankan yang memiliki kegiatan yang begitu padat dalam arti setiap transaksi harus selesai dalam waktu yang relative singkat, maka seorang karyawan yang dimiliki haruslah memiliki beberapa persyaratan yang khusus. Seorang karayawan bank harus memiliki ketrampilan dalam dunia perbankan agar dapat melayani setiap produk perbankan yang ditawarkan secara cepat, tepat, dan memuaskan. Dengan kata lain, karyawan bank haruslah memiliki kualitas yang benar-benar dapat diandalkan atau menjadi seorang banker professional, sehingga mampu menjual setiap produk yang dimiliki oleh bank. Karyawan bank juga diharuskan memiliki mental yang kuat dalam menghadapi setiap tantangan yang dihadapinya. Sifat pantang menyerah dan cepat berputus asa bukanlah mental karyawan suatu bank. Adapun langkah-langkah dalam pengelolaan SDM perbankan, meliputi: 1.
Analisis Jabatan
2.
Perencanaan Tenaga Kerja
3.
Rekruitmen dan seleksi
4.
Pelatihan dan pengembangan
5.
Perencanaan Karier
6.
Penilaian prestasi kerja
7.
Pemberian kompensasi
8.
Integrasi dan pemeliharaan
9.
Pemutusan hubungan kerja
Dari langkah-langkah tersebut dapat disimpulkan bahawa manajemen sumber daya manusia perbankan adalah kegiatan pengelolaan sumber daya manusia yang ada di bank melalui kegiatan perancangan analisis jabatan, perencanaan tenaga kerja, rekruitmen dan seleksi, pelatihan dan pengembangan, perencanaan karier, penilaian prestasi kerja damapi dengan pemberian kompensasi yang transparan. Pengelolaan ini ti dak dapat dilakukan secara sendirisendiri, tetapi harus dilakukan secara bersamaan.
C. Fungsi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
Fungsi manajemen sumber daya manusia meliputi perencanaan, pengarahan,
pengendalian,
pengadaan,
pengembangan,
pengorganisasian,
kompensasi,
pengintegrasian,
pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian. 1. Perencanaan Perencanaan (human resources planning ) adalah merencanakan tenaga kerja secara efektif serta efisien agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan dalam membantu terwujudnya tujuan. Perencanaan dilakukan dengan menetapkan program kepegawaian. Program kepegawaian meliputi
pengorganisasian,
pengarahan,
pengendalian,
pengadaan,
pengembangan,
kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan, dan pemberhentian karyawan. Program kepegawaian yang baik akan membantu tercapainya tujuan perusahaan, karyawan, dan masayarakat. 2. Pengorganisasian Pengorganisasian
adalah
kegiatan
untuk
mengorganisasi
semua
karyawan
dengan
menetapkan pembagian kerja, hubungan kerja, delegasi, wewenang, integrasi, dan koordinasi dalam bagan organisasi. Organisasi hanya merupakan alat untuk mencapai tujuan. Dengan organisasi yang baik akan membantu terwujudnya tujuan yang efektif. 3. Pengarahan Pengarahan (directing ) adalah kegiatan mengarahkan semua karyawan, agar mau bekerja sama dan bekerja efektif secara efisien dalam membantu tercapainya tujuan perusahaan,
karyawan, dan masayarakat. Pengarahan dilakukan pemimpin dengan menugaskan bawahan agar mengerjakan semua tugasnya dengan baik. 4. Pengendalian Pengendalian (controlling ) adalah kegiatan mengendalikan semua karyawan agar mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan bekerja sesuai dengan rencana. Apabila terdapat penyimpangan dan kesalahan, diadakan tindakan perbaikan dan penyempurnaan rencna. Pengendalian karyawab meliputi kehadiran, kedisiplinan, perilaku, kerja sama, pelaksanaan pekerjaan, dan menjaga situasi lingkungan pekerjaan. 5. Pengadaan Pengadaan ( procurement ) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan oroentasi, dan induksi untuk mendapatkan karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Pengadaan yang baik akan membantu terwujudnya tujuan. 6. Pengembangan Pengembangan (development ) adalah proses peningkatan keterampilan teknis, teoritis, konseptual, dan moral karyawan melalui pendidikan dan pelatihan. Pendidikan dan pelatihan yang diberikan harus sesuai dengan kebutuhan pekerjaan masa kini maupun masa depan. 7. Kompensasi Kompensasi (compensation) adalah pemberian balas jasa langsung (direct ) dan tidak langsung (indirect ), uang atau barang kepada karyawan sebagai imbalan jasa yang diberikan kepada perusahaan. Prinsip kompensasi adalah adil dan layak. Adil diartikan sesuai dengan prestasi kerjanya, layak diartikan dapat memenuhi kebutuhan primernya serta berpedoman pada batas upah minimum pemerintah dan berdasarkan internal dan eksternal perusahaan. 8.
Pengintegrasian, adalah kegiatan untuk mempersatukan kepentingan perusahaan dan
kebutuhan karyawan, agar tercipta kerjasama yang serasi dan saling menguntungkan. Perusahaan memperoleh laba, karyawan dapat memenuhi kebutuhan dari hasil pekerjaannya. Pengintegrasian merupakan hal yang penting dan sulit dalam MSDM, karena mempersatukan dua kepentingan yang bertolak belakang. 9.
Pemeliharaan, adalah kegiatan untuk memelihara atau meningkatkan kondisi fisik,
mental, dan loyalitas karyawan agar mereka mau
bekerja sama sampai pension.
Pemeliharaan yang baik dialakukan dengan program kesejahteraan yang berdasarkan kebutuhan sebagian besar karyawan serta berpedoman kepada internal dan eksternal konsistensi. 10. Kedisiplinan, merupakan fungsi MSDM yang terpenting dan kunci terwujudnya tujuan karena tapa disiplin yang baik sulit terwujud tujuan yang maksimal. Kedisiplinan adalah
keinginan dan kesadaran untuk mentaati peraturan-peraturan perusahaan dan norma-norma sosial. 11. Pemberhentian, adalah putusnya hubungan kerja seseorang dari suatu perusahaan. Pemberhentian ini disebabkan oleh keinginan karyawan, keinginan perusahaan, kontrak kerja berakhir, pension, dan sebab-sebab lainnya.
D.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Menurut James A O’Brien yang termasuk komponen di dalam sistem informasi adalah manusia, Hardware, software, data, dan jaringan. Namun dalam makalah ini hanya akan dijelaskan mencakup Manajemen Sumber Daya Insani. Manusia di dalam sistem informasi dibagi menjadi dua, yaitu pengguna dan pengembang. Komputer tidak dapat mengambil keputusan. Untuk itu perlu peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan dengan adanya bahasa computer yang disebut program. SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan sumber daya manusia. Komputer telah menyederhanakan pekerjaan menganalisis jumlah data yang luas, dan mereka dapat menjadi pertolongan yang snagat berguna dalam manajemen sumber daya manusia, dari proses pembayaran gaji sampai pencatatatan retensi tenaga kerja. Dengan perangkat keras dan lunak computer, database, suatu organisasi akan lebih mudah menyimpan data dan informasi dengan lebih baik, sama seperti kalau ingin memanggil lagi atau menggunakan data-data tersebut. Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Perencanaan SDM menurut Hasibun baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi berikut ini diperoleh: 1. Job analysis Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang digunakan. 2. Organisasi Organisasi memberikan informasi tentang, tujuan yang ingin dicapai, jenis organisasi, dasar dan struktur organisasi, rentang kendali setiap departemen, pola kepemimpinan, jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional, tingkat-tingkat posisi pejabat 3. Situasi persediaan tenaga kerja Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang:
a.
Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
b.
Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga
kerja c.
Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah
d. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM Informasi-informasi di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila tidak dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi secara manual dapat mengakibatkan beberapa kesalahan seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh karena itu, paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih terstruktur dan terorganisasi. Maka dari itu, muncullah konsep Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM). Tujuan SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM, pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam sistem, dan dimodifikasi sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SIMSDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja. Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan keputusan yang hanya berdasarkan intuisi saja. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah timely (tepat waktu), accurate (akurat), concise (ringkas), relevant (relevan), dan complete (lengkap) . Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), meliputi: 1.
Perencanaan dan analisis sumber daya manusia, meliputi; struktur organisasi proyeksi
tenaga kerja, persediaan keahlian, analisis keluar-masuk tenaga kerja, analisis ketidakhadiran, restrukturisasi biaya, penyesuaian kerja internal, dan mencatat deskripsi pekerjaan. 2.
Hubungan tenaga kerja dan buruh, meliputi; biaya negosiasi penggabungan,
penyimpanan data pemeriksaan, hasil penelitian tingkah laku, analisis wawncara keluar, dan sejarah pekerjaan tenaga kerja. 3.
Kesehatan, keselamatan dan keamanan, meliputi; pelatihan keselamatan, penyimpanan
data kecelakaan kerja, penyimpanan data material.
4.
Pekerjaan yang sama, meliputi; rencana tindakan afirmatis, mencapat calon tenaga kerja,
utilisasi tenaga kerja dan tersedianya analisis. 5.
Penyusunan tenaga kerja, meliputi; sumber perekrutan, mencatat calon tenaga kerja dan
analisis penolakan kerja yang ditawarkan. 6.
Pengembangan sumber daya manusia, meliputi; profil pelatihan tenaga kerja, penilaian
kebutuhan pelatihan, keberhasilan perencanaan dan ketertarikan karier dan pengalaman. 7.
Kompensasi dan manfaat, meliputi; struktur pembayaran upah, biaya upah atau gaji,
administrasi manfaat yang fleksibel, penggunaan liburan dan analisis penggunaan manfaat. E. Model Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dalam Sumber Daya Manusia
Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan” karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya. Tujuan pengembangan sumber daya manusia sebagai produktivitas kerja, efisiensi, kerusakan, kecelakaan, pelayanan, moral, karier, konseptual, kepemimpinan, balas jasa, dan konsumen. Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod menyatakan bahwa dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain : 1. Sistem informasi akuntansi Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan. 2. Subsistem penelitian sumber daya manusia Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.
3. Subsistem intelijen sumber daya manusia Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, mas yarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal. 4. Database SIM-SDM Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE. 5. Output SIM-SDM Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi. 6. Subsistem perencanaan angkatan kerja Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan kerja. 7. Subsistem perekrutan Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lin gkungan. 8. Subsistem manajemen angkatan kerja Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem ini cukup sulit diterapkan. 9. Subsistem kompensasi Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan oleh
perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran. 10. Subsistem benefit Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai enduser computing. 11. Subsistem pelaporan lingkungan Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen. Pembangunan dan atau pengembangan sistem informasi yang umum dilakukan adalah menggunakan System Development Life Cycle (SDLC). Langkah-langkah yang dilakukan dalam proses pembangunan atau pengembangan SIM-SDM (Marimin, Tanjung, dan Prabowo, 2006) sebagai berikut: 1. Investigasi sistem a.
Pengumpulan informasi
Informasi yang dibutuhkan berupa data primer dan data sekunder. Data-data yang telah diperoleh dikumpulkan sebagai suatu dokumentasi dari sistem informasi yang ada dan digunakan di bagian kepegawaian. Setelah itu, data-data tersebut dijadikan bahan pertimbangan perencangan SIM-SDM yang akan dikembangkan. b. Memahami dan mengevaluasi sistem yang ada Proses ini bertujuan untuk mengetahui kekurangan dan kelebihan dari sistem yang ada. Kelemahan dan kekurangan sistem yang ada perlu diperbaiki dan disempurnakan. Di sisi lain, kelebihan sistem yang ada perlu dipertahankan dan dimunculkan kembali dalam sistem baru. c.
Identifikasi kebutuhan pengguna
Pembangunan atau pengembangan solusi sebaiknya menggunakan pendekatan user centered. Tidak ada satu pun aplikasi atau user interface yang dapat cocok untuk seluruh pengguna. Oleh karena itu, tenaga teknologi informasi lokal memiliki kesempatan untuk berperan dalam menyediakan solusi bagi pengguna. a.
Studi kelayakan
Tujuan utama studi kelayakan adalah mengevaluasi solusi sistem alternatif dan mengusulkan aplikasi yang paling layak dan diinginkan dalam pengembangan. Studi kelayakan sistem dilakukan terhadap aspek organisasi (manajerial), aspek teknis, aspek operasional, dan aspek ekonomi. Keempat aspek tersebut saling berkaitan. 2. Analisis sistem Tahap ini memerlukan keterlibatan manajemen eksekutif, analis sistem, dan pengguna untuk menentukan sistem informasi yang diperlukan secara spesifik. Hal pertama yang dilakukan adalah menentukan jenis informasi yang dibutuhkan. Langkah selanjutnya adalah menentukan kebutuhan kapabilitas proses informasi untuk masing-masing aktivitas sistem. 3. Laporan hasil investigasi dan analisis Setelah melakukan investigasi dan analisis, maka diperoleh gambaran secara detail tentang sistem yang ada. Hasil dari investigasi dan analisis sistem tersebut dilaporkan kepada organisasi yang menginginkan perubahan sistem. Laporan tersebut berisi: a.
Uraian alasan dan scope (batasan) investigasi dan analisis
b. Deskripsi sistem yang ada dan operasinya c.
Uraian tujuan (obyektif) dan kendala sistem
d. Deskripsi tentang masalah-masalah yang belum etratasi dan potensi ma salah e.
Uraian tentang asumsi selama proses investigasi dan analisis
f.
Rekomendasi-rekomendasi sistem baru dan kebutuhannya untuk desain awal
g. Proyeksi kebutuhan sumber daya dan biaya 4. Desain sistem Desain sistem didefinisikan sebagai proses di mana kebutuhan-kebutuhan telah diuraikan pada tahap analisis, kemudian diterjemahkan ke dalam model presentasi perangkat lunak. Desain sistem terdiri dari tiga bagian, yaitu desain user interface, desain data, dan desain proses. Langkah-langkah dasar yang dilakukan dalam proses desain antara lain: a.
Mendefinisikan tujuan sistem
b. Membangun sebuah model konseptual c.
Menerapkan kendala-kendala organisasi
d. Mendefinisikan aktivitas pemrosesan data 5. Implementasi sistem Program komputerisasi yang tersusun perlu diuji coba dalam waktu yang memadai, sampai semua bagian di dalam organisasi tidak lagi menemukan kesalahan pada program tersebut. Tahapan ini dilanjutkan hingga sistem tersebut dapat berfungsi dengan baik sesuai dengan keinginan pengguna. Beberapa hal yang terdapat dalam tahap ini sebagai berikut:
a.
Akuisisi perangkat keras, perangkat lunak, dan layanan
b. Pembangunan atau modifikasi (pengembangan) perangkat lunak c.
Pelatihan bagi user
d. Dokumentasi sistem e.
Konversi sistem
6. Pemeliharaan dan evaluasi sistem Setelah sistem berjalan, selanjutnya sistem tersebut akan terus dimonitor untuebk terus mengetahui apakah sistem tersebut masih sesuai dengan kebutuhan pengguna atau organisasi. Dalam tahap ini dapat juga dilakukan evaluasi dan perbaikan atau modifikasi guna meningkatkan kemampuan (daya guna) sistem tersebut. Masalah-masalah yang ditemukan akan dicari solusinya secara bersama. Manajemen sumber daya manusia telah tumbuh dalam nilai strategis pada berbagai organisasi, saat ini telah terjadi peningkatan penekanan untuk mencapai dan menggunakan data SISDM sebagai rencana strategis dan ramalan sumber daya manusia, di mana pemusatan pada efektivitas sumber daya manusia yang lebih luas sepanjang waktu. Kini beberapa jenis teknologi informasi yang beragam telah diintegrasikan dan digunakan sehingga praktisi sumber daya manusia dapat mengakses data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dan meneruskannya pada manajer dan eksekutif yang lain.Beberapa cara untuk membangun SISDM, diantaranya: 1.
Memilih SISDM
Hal penting pada saat membangun SISDM adalah bahwa sistemnya dapat mendukung strategi sumber daya manusia organisasi tersebut. Ini membutuhkan analisis terhadap kegunaan informasi sumber daya manusia pada unit sumber daya manusia dan pada organisasi secara keseluruhan. 2. Merancang dan Menerapkan SISDM Untuk merancang SISDM yang efektif, para ahli menyarankan untuk menilainya dengan pertanyaan mengenai data yang diperlukan. Seperti: a.
Informasi apa yang tersedia, dan informasi apa yang dibutuhkan tentang orang-orang
dalam organisasi? b. Untuk tujuan apa informasi tersebut akan diberikan? c.
Pada format yang bagaimana seharusnya output untuk penyesuaian dengan data
perusahaan lain? d. Siapa yang membutuhkan informasi? e.
Kapan dan seberapa seringnya informasi dibutuhkan?
Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan diatas menolong menunjukkan keperluan akan perangkat keras dan lunak. Banyak jenis sistem perangkat lunak yang beragam telah ada untuk menyediakan informasi sumber daya manusia. Beberapa sistem perangkat lunak SISDM menggunakan rangka utama computer untuk mewakili biaya yang tinggi untuk membeli dan pemasangan sistem perangkat lunak yang lain dapat dijalankan dalam computer pribadi dan melalui area local atau area luas dalam organisasi. 3. Pengaksesan SISDM melalui intranet dan extranet Peningkatan penggunaan internet menimbulkan kemungkinan dan perhatian praktisi sumber daya manusia, khususnya pada saat membangun intranet dan extranet . Intranet merupakan jaringan organisasional yang beroperasi melalui internet. Sedangkan extranet adalah jaringan internet-linket yang memungkinkan para tenaga kerja mengakses pada informasi yang tersedia melalui external entities. Contohnya dengan extranet , tenaga kerja dapat mengakses informasi benefit yang disimpan oleh administrator pihak ketiga. Pada situasi yang lain, tenaga kerja dapat mengakses informasi tentang pembayaran upah mereka dari provider pelayanan pembayaran upah dan menyerahkan permintaan travel pada provider external travel survice. Penggunaan sistem informasi berbasis web telah memungkinkan unit SDM dalam perusahaan menjadi lebih efisien secara administrative dan mampu berhadapan dengan masalah rencana sumber daya manusia yang lebih strategis dan dalam jangka yang lebih panjang. Perusahaan perusahaan menentukan pilihan penggunan SISDM berbasis web dalam 4 cara utama: bulletin Board , data access, employee self – service, extended linkage. Sistem informasi manajemen sumber daya manusia berbasis kompetensi terintegrasi merupakan database berdasarkan fungsi dari sumber daya manusia, yang menghasilkan berbagai laporan dan informasi yang diperlukan manajemen dalam pengelolaan karyawan. Kompetensi yang dimiliki karyawan ini secara individual harus mampu mendukung pelaksanaan strategi organisasi dan mampu mendukung setiap perubahan yang dilakukan manajemen.
IV.
PENUTUP
A. KESIMPULAN
Dari pembahasan di atas dapat disimpulkan, bahwa: 1.
Sistem Informasi Manajemen dibangun untuk mendukung proses yang berjalan dalam
organisasi, dimana tercakup didalamnya antara lain : proses perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian. Secara akurat Sistem Informasi Manajemen harus dapat memberikan informasi mengenai kondisi riil organisasi. Salah satu bagian dari Sistem Informasi
Manajemen yang penting adalah Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), karena sumber daya manusia merupakan aset yang sangat berharga bagi organisasi. 2.
Manajemen Sumber Daya Manusia merupakan pilar fungsi utama organisasi dalam
mendukung pola penentuan strategi dan kebijakan secara terpadu. Keputusan-keputusan sumber daya manusia yang sehat harus didukung oleh informasi mengenai sumber daya manusia yang baik. SISDM merupakan prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mengambil dan memvalidasi data oleh organisasi mengenai sumber daya manusia, dan kegiatan-kegiatan personalia. B. SARAN
Demikian makalah ini disusun sebagai tugas ujian akhir semester mata kuliah sistem informasi manajemen tentag sistem informasi manajemen bidang sumber daya manusia. Karya ini merupakan hasil maksimal dari kami, dan kami menyadari bahwa makalah ini jauh dari harapan dan sempurna. Karena itu, saran dan masukan,dari pembaca sangat kami harapkan dalam penyempuranaan makalah ini.
DAFTAR PUSTAKA Sumber buku:
Ardana, I Komang, dkk. 2012. Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu, Hasibuan, Malayu S.P. 2009. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Bumi Aksara. Khasmir. 2012. Manajemen Perbankan. Jakarta: PT RajaGrafindo Persada. Mathis, Robert L. dan John H. Jackson. 2001. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Salemba empat. Moeheriono. 2012. Pengukuran Kinerja Berbasis Kompetensi(Edisi Revisi). Jakarta : PT Rajja Grafindo Prasada. Siagian, Sondang P. 1990. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan. Jakarta: CV Haji Masagung. Taufiq, Rohmat. 2013. Sistem Informasi Manajemen (Konsep Dasar, Analisis, dan Metode Pengembangan). Yogyakarta: Graha Ilmu. Sumber Internet atau jurnal:
Anggadini, Sri Dewi. Majalah Ilmiah UNIKOM (Analisis Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer dalam Proses Pengambilan Keputusan). Vol. 11 No. 2, hlm.
1http://organisasi.org/sistem-informasi-sumber-daya-manusia-sdm-hemmud-fachan-ibnuhasan, diakses pukul 10.00 WIB tanggal 9 Juni 2015. http://duniabaca.com/pengertian-dan-manfaat-sim-sistem-informasi-manajemen.html, diakses pukul 09.30 WIB tanggal 8 Juni 2015. Maylasari, Ika. 2011. Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia . Institut Pertanian Bogor
