MAKALAH MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR
Disusun Oleh Kelompok 2
Kelas : X AP 4 GURU MAPEL : SAHRUDIN
SEKOLAH MENENGAH KEJURUAN (SMK) AL-GINA
Jl. Raya KH. Sa’adullah Km. 5 Desa Pakualam Kec. Pakuhaji – Pakuhaji – Tangerang Tangerang Banten 15570 Telp. (021) 9517 3045 / (021) 9521 9392
1
KATA PENGANTAR
Dengan menyebut nama Allah SWT yang Maha Pengasih lagi Maha Panyayang, Kami panjatkan puja dan puji syukur atas kehadirat-Nya, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah, dan inayah Nya kepada kami, sehingga kami dapat menyelesaikan makalah Memilih Peralatan Dan MesinMesin Kantor. Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam d alam pembuatan makalah ini Terlepas dari semua itu, Kami menyadari sepenuhnya bahwa masih ada kekurangan baik dari segi susunan kalimat maupun tata bahasanya. Oleh karena itu dengan tangan terbuka kami menerima segala saran dan kritik dari pembaca agar kami dapat memperbaiki makalah ilmiah ini. Akhir kata kami berharap semoga makalah Memilih Peralatan Dan Mesin-Mesin Kantor. ini dapat memberikan manfaat Bagi Siswa-Siswi SMK AL-GINA Pakuhaji Pakuhaji maupun inpirasi terhadap pembaca.
Pakuhaji, November 2017
Penyusun
2
DAFTAR ISI
Kata pengantar ............................................. ................................................................... ............................................ ............................................ ........................... .....
i
Daftar isi................................................... isi......................................................................... ............................................ ............................................ ............................... .........
ii
BAB I PENDAHULUAN a. Latar belakang............................................. ................................................................... ............................................ ...................................... ................
1
b. Rumusan masalah .......................................... ................................................................. ............................................. .................................. ............
2
c. Tujuan .......................................... ................................................................ ............................................ ............................................ ............................... .........
2
d. Manfaat ............................................ .................................................................. ............................................ ............................................. ........................... ....
2
BAB II PEMBAHASAN a. Pentingnya peralatan dan mesin-mesin ........................................... .................................................................. .......................
3
b. Memilih peralatan dan mesin-mesin kantor ........................................... ........................................................... ................
3
c. Factor factor untuk memilih perlengkapan dan mesin-mesin kantor ..................... .....................
3
d. Perabot kantor ............................................. ................................................................... ............................................ ...................................... ................
3
e. Mesin-mesin kantor dan perencanaan .......................................... ................................................................. ........................... ....
4
f. Keuntungan dan kerugian mesin-mesin kantor........................................... kantor....................................................... ............
4
g. Cara memelihara peralatan kantor ........................................... .................................................................. ............................... ........
4
h. Jenis-jenis peralatan kantor ........................................... ................................................................. .......................................... ....................
5
1. Mesin tik ........................................... ................................................................. ............................................ .......................................... ....................
5
2. Faksimili ........................................... ................................................................. ............................................ .......................................... ....................
6
3. Mesin stensil ............................................ ................................................................... ............................................. .................................. ............
8
4. Scanner .......................................... ................................................................. ............................................. ............................................. .......................
9
5. Mesin penghancur dokumen ........................................... .................................................................. .................................. ...........
11
6. Mesin absensi ........................................... .................................................................. ............................................. .................................. ............
12
7. Printer ............................................ ................................................................... ............................................. ............................................. .......................
13
8. Computer...........................................................................................................
13
9. Over head projector........................... projector................................................. ............................................ .......................................... ....................
14
10. Mesin fotocopy ............................................ .................................................................. ............................................ ............................... .........
15
BAB III PENUTUP A. Kesimpulan ............................................. ................................................................... ............................................ .......................................... .................... 3
17
DAFTAR PUSTAKA BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Perlengkapan & Peralatan kantor adalah aset penting yang harus dimiliki oleh sebuah instansi demi kelancaran operasionalnya. Pemenuhannya menjadi agenda belanja rutin yang disesuaikan dengan kebutuhan. Baik itu perusahaan berskala kecil, menengah maupun besar, ketiganya memerlukan barang-barang standar yang hampir sama. Perbedaannya adalah pada bagian kuantitas serta bidang usaha yang dijalankan. dijalan kan. Dengan pemilihan yang tepat, tentunya investasi yang dikeluarkan akan benar-benar bermanfaat untuk mendukung mekanisme dan efisiensi kantor.
Perusahaan-perusahaan berskala besar biasanya lebih memilih untuk mendapatkan Perlengkapan & Peralatan kantor dengan bekerja sama dengan satu distributor dalam perjanjian tender. Hal ini memudahkan instansi untuk melakukan pembelian secara berkelanjutan selama kedua belah pihak tidak ada yang dirugikan. Sedangkan untuk perusahaan berskala kecil dan menengah, pembelian barang-barang tersebut cenderung dilakukan secara langsung dari supplier manapun. Akan tetapi, pekerjaan menjadi lebih banyak karena selain selai n memilih distributor, perusahaan juga harus memperhatikan beberapa hal agar mendapatkan produk yang berkualitas. Pengadaan peralatan atau mesin-mesin kantor serta perlengkapannya menjadi tugas penting yang harus dijalankan demi kelancaran kinerja di dalam kantor yang bersangkutan. Namun, diperlukan pertimbangan beberapa hal dalam memilih Perlengkapan & Peralatan kantor, di antaranya:
Peralatan yang dipilih benar-benar dibutuhkan Jenisnya sebaiknya yang praktis Peralatan tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan kerja Mutunya harus benar-benar baik Pelatihan untuk pengoperasian dapat dilakukan dengan mudah Tersedia ruang kantor untuk meletakan peralatan Peralatan harus cocok dengan jenis pekerjaan
4
B. Rumusan Masalah
1. 2. 3. 4.
Apakah yang dimaksud dengan perlengkapan kantor? Apa saja jenis-jenis perlengkapan kantor? Apa keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor? Apa pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor?
C. Tujuan
1. 2. 3. 4.
Untuk mengetahui pengertian perlengkapan kantor Mengidentifikasi jenis-jenis perlengkapan kantor Mengidentifikasi keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor Untuk mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
D. Manfaat
1. 2. 3. 4.
Mengetahui pengertian perlengkapan kantor Mengetahuijenis-jenis perlengkapan kantor Mengetahui keunggulan dan kerugian akibat penggunaan perlengkapan kantor Mengetahui pengertian dan tujuan dari inventarisasi peralatan kantor.
5
BAB II PEMBAHASAN
A. PENTINGNYA PERALATAN DAN MESIN-MESIN Pada jaman sekarang ini, aktivitas di banyak instansi pemerintah maupun swasta semakin mengandalkan peralatan dan mesin-mesin kantor untuk meningkatkan produktivitas kerja, sehingga didapatlah hasil yang optimal. Perkembangan teknologi yang semakin pesat itu menuntut manusia untuk bertindak semakin cepat dengan memerhatikan efisiensi di segala bidang. Dan karena hal itu lah diperlukan kesiapan manusianya serta kelengkapan sarananya. Maka dari itu dibutuhkan pula pengetahuan dan kemampuan dalam memilih peralatan dan mesinmesin kantor. B.
MEMILIH PERALATAN DAN MESIN-MESIN KANTOR Menurut Drs. Moekijat, dalam bukunya tata laksana kantor, pemilihan mesin-mesin kantor perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut :
C.
FAKTOR-FAKTOR UNTUK MEMILIH PERLENGKAPAN DAN MESIN-MESIN KANTOR
D.
Mesin yang akan dipakai harus benar-benar diperlukan Jenis mesin hendaknya praktis Mesin tersebut dapat mengurangi biaya pelaksanaan pekerjaan Mesin dapat mempercepat selesainya pekerjaan Mutu baik Mesin dapat mengurangi kesulitan pekerjaan Mesin dapat dipergunakan untuk bermacam-macam pekerjaan Pemeliharaan dapat dilakukan dengan mudah Pelatihan untuk menggunakan mesin tersebut dapat dilaksanakan dengan mudah Mesin dapat disesuaikan dengan mutu pegawai Mesin harus sesuai dengan pekerjaan yang akan dilakukan Ketersediaan ruang kantor untuk mesin tersebut
1. Pekerjaan dan cara penyelesaiannya 2. Kebutuhan pegawai perseorangan 3. Penghematan jumlah dan nilai waktu secara keseluruhan 4. Fleksibilitas penggunaan 5. Harga dan penanaman modal 6. Kemampuan kesatuan 7. Nilai keindahan 8. Referensi pegawai 9. Pengaruh terhadap syarat-syarat pegawai 10. Ramalan mengenai mengenai beban pekerjaan 11. Kualitas pekerjaan pekerjaan tata usaha 12. Keperluan untuk untuk salinan-salinan data statistik
PERABOT KANTOR Faktor yang perlu diperhatikan bila membeli perabot kantor
6
E.
F.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Harus menghemat ruang lantai Tinggi meja dan kursi harus sepadan Tidak begitu berat Harus ada ruang yang cukup dibawah meja Fungsinya harus berhubungan dengan pekerjaan yang akan dilakukan Keawetan perabot dari logam relative lebih tinggi daripada perabot dari kayu Resiko kebakaran perabot dari kayu lebih besar daripada perabot dari logam
MESIN-MESIN KANTOR DAN PERENCANAAN Perencanaan manajemen kantor meliputi “apa, dimana, dan kapan mesin kantor digunakan untuk merumuskan pekerjaan yang akan dilakukan. Dalam tahap perencanaan ini diputuskan tentang mesin yang cocok untuk suatu tugas tertentu yang dinyatakan oleh pekerjaan perencanaan prosedur dan metode sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan pegawai. Prosedur serta metode perencanaan mempengaruhi mesin yang akan digunakan, dan pun sebaliknya mesin mempengaruhi prosedur dan metode yang akan diikuti. KEUNTUNGAN DAN KERUGIAN MESIN-MESIN KANTOR NOMOR KEUNTUNGAN
1 2 3 4 5 6 7
8
KERUGIAN
Menghemat tenaga kerja
Tidak dapat menyelesaikan pekerjaan yang memerlukan kecerdasan tingkat tinggi Menghemat waktu Tingkat penyusutan beberapa mesin menjadi tinggi Meningkatkan ketelitian dan Sulit mendapat operator mesin yang terlatih memperbaiki mutu pekerjaan serta butuh biaya untuk melatih Mengurangi rasa bosan jika Pengaruh mesin terhadap system-sistem dibandingkan dengan metode perkantoran tulis menulis Pekerjaan tampak lebih baik Fleksibilitas beberapa metode mesin menjadi kurang Mencegah adanya penggelapan Pegawai-pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian satu kebagian yang lain daripada beberapa mesin tertentu Mengurangi kelelahan pegawai Suara yang gaduh kecuali jika tempatnya kantor dipisahkan Memberikan informasi yang lebih Beberapa memiliki harga mahal, serta sulit banyak dan lebih cepat dari waktu memelihara dan terjadi kerusakan mesin yang sebelumnya kepada manajemen
E. Cara Memelihara Peralatan Kantor a. Cara pemeliharaan pemeliharaa n penjepret kertas · Agar tidak berkarat, bersihkan selalu dengan kain halus (parnel). · Hindari penyimpanan pada ruang yang lembab, simpanlah pada tempat yang kering. · Agar daya per tetap kuat jangan masukkan staples melebihi kapasitas. · Jika terjadi kemacetan pada bagian mulut,hindari memukul penjepret tetapi bukalah secara perlahan lahan. b. Cara pemeliharaan pelubang kertas 7
· Selalu membersihkan sisa kertas yang tertinggal pada tempatnya,setelah pelubang kertas itu di pergunakan. · Hindarilah pemukulan telapak tangan pada bagian penekan. · Tempatkan pada tempat yang kering,dan kering,dan hindari penyimpanan penyimpanan padan ruang yang udaranya udaranya lembab. · Agar tidak terkena karat, maka selalu di bersihkan seluruh permukaan nya dengan dengan menggunakan kain halus. c. Cara pemeliharaan mesin pemberi nomor · Bersihkan angka angka nya dengan minyak tanah. · Agar tidak berkarat bersihkan selalu dengan kain halus. · Jangan menggunakan menggunakan tinta cap , sebab dapat melengketkan melengketkan roda angka jika tinta tersebut kering. · Masukkan dalam laci atau kotak yang rapat dan kering. · Supaya roda angka tidak mudah aus jangan menggunakan stylus logam.
contoh-contoh mesin kantor beserta definisi, gambar, fungsi, dan sistem kerja.
1)
M esin K eti k
Mesin ketik yaitu mesin tulis biasa yang dijumpai sehari-hari pada tiap kantor yang dapat dipergunakan untuk: a) Mengetik berbagai macam surat b) Mengetik naskah atau teks c) Mengetik tabel / daftar dan sheet stensil d) Mengetik pekerjaan-pekerjaan kecil seperti kuitansi, faktur, weselpos, kartupos dll. Adapun sistem kerja mesin ketik ada yang bersifat mekanik/ manual tanpa bantuan listrik, ada pula mesin ketik manual yang elektrik dengan menggunakan bantuan listrik.
Mesin Ketik Manual
8
Mesin Tik Elektronik
2. )
F aksimili ksimili
Faksimili atau biasa dikenal dengan faks adalah teknologi telekomunikasi yang digunakan untuk menyalin dan mengirimkan dokumen yang serupa dengan aslinya, menggunakan jaringan telepon ke mesin fax penerima yang kemudian bisa dicetak dikertas. Kata faksimile berasal dari bahasa latin yaitu ‘fac simile’ (make similar ), ), yang artinya membuat salinan yang sama dengan aslinya. Di berbagai tempat, mesin faks juga dikenal sebagai telecopier. Faksimili memiliki fungsi untuk pengiriman dan penerimaan data-data yang kita butuhkan yang dikirim dengan menggunakan mesin faksimili. Mesin ini dapat juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan. Bagi orang yang baru pertama kali menggunakan mesin fax/facsimile/faximili memang sangat membingungkan cara menggunakan mesin fax. Berikut ini akan dijelaskan cara menggunakan mesin fax.
a)
Menghidupkan/turn on mesin fax
9
o Mesin fax yang ada di Indonesia semua menggunakan menggunakan power konsumsi 220 V ac 50-60Hz sesuai dengan tegangan PLN. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel. o Pesan yang ada dilayar display OPEN COVER/OUT OF PAPER, PAPER, buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas. o PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja. o Mesin fax sudah stanby o langkah berikutnya berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan. digunakan. b)
Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax
Cara Pengiriman ada dua cara :
Manual siapkan dokumen yang akan dikirim masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone masukan nomor fax tujuan apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan display X DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen
Cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.
Otomatis siapkan dokument yang akan dikirim masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim masukan nomer tujuan dan tekan start mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim dan dan display DOCUMENT SENT X adalah banyaknya dokumen
X
Cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.
c)
Menerima Dokumen fax
10
Manual
o Cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fungsi fax dan telefon, untuk untuk langkah ini seseorang mensetting mensetti ng TEL untuk RECEIVE MODE. o Bila terdengar nada dering angkat angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak. o Untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
Otomatis
Cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on” atau pada posisi FAX ONLY. Gambar 3. Mesin Faksimili
3)
M esin Stens Stensilil
Mesin stensil adalah mesin penghasil dokumen berbentuk lembaran dalam jumlah banyak dengan menggunakan pembantu menggunakan pembantu “kertas master” yang disebut dengan stensil dengan stensil sheet atau sheet atau sheet stensil. Mesin stensil berfungsi untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Duplikator stensil mampu menghasilkan salinan hingga 4000 lembar. Stensil dapat disimpan dan digunakan kembali bila ditangani dengan baik. Ada 2 macam mesin stensil, yaitu : a)
Mesin Stensil Manual
Mesin stensil manual dapat digunakan untuk menggandakan warkat/surat dengan jenis kertas seperti HVS, duplicator, roneo dan sebagainya. Adapun ciri-ciri mesin stensil manual adalah:
b)
Tenaga pengerakknya menggunakan tenaga manusia Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Tinta yang digunakan adalah tinta stensil warna hitam sheet yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stensil cutter sebagai sheet master ukuran kertas maksimum adalah kertas folio (8,5 x 13 inci atau 21,5 x 33 cm) Mesin Stensil Spiritus
Mesin stensil spiritus termasuk jenis mesin pengganda proses langsung (direct proses) atau ada juga yang menyebutnya menyebutnya sebagai mesin pengganda cairan (liquide duplicator).
11
Ciri-ciri mesin stensil spiritus adalah: Tenaga penggerakknya menggunakan tenaga manusia (manual) Komponen dan cara kerja mesin bersifat mekanis Menggunakan master paper o Kertas biasa dengan dengan lapisan bahan pelicin o Master Sheet, kertas master dengan dengan transfer carbon o Master thermal, kertas master dengan dengan perekam menggunakan menggunakan thermocopier thermocopier Penggandaan menggunakan kertas folio Pencetakan menggunakan cairan pelarut alkohol.
4)
Scanner
Suatu alat elektronik yang fungsinya mirip dengan mesin fotokopi. Mesin fotocopy hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat diubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar. Scanner merupakan suatu alat yang digunakan untuk memindai suatu bentuk maupun sifat benda, seperti dokumen, foto, gelombang, suhu, digunakan untuk mengambil citra cetakan (gambar, foto, tulisan) untuk diolah atau ditampilkan melalui komputer. Hasil pemindaian itu pada umumnya akan ditransformasikan komputer sebagai data digital Data yang telah diambil dengan scanner itu, bisa dimasukkan secara langsung ke semua aplikasi computer computer yang mengenali teks ASCII. Perbedaan tiap scanner dari berbagai merk terletak pada pemakaian teknologi dan resolusinya. Pemakaian teknologi misalnya penggunaan tombol-tombol digital dan teknik pencahayaan. Fungsi Scanner adalah membaca, merekam dan mengambil informasi suatu benda baik 2D atau 3D dan menghimpunnya untuk anda dengan berbentuk gambar. Begitu juga dengan Fungsi Scanner Komputer. Berbeda dengan Printer, Scanner hanya bisa mengambil informasi gambar dan menampilkan pada Komputer dan bisa diambil dalam bentuk file data. Jadi jika anda memasukkan foto maka akan menghasilkan foto itu sendiri dalam bentuk digital (gambar dalam komputer), dan jika anda memasukkan benda maka akan menghasilkan gambar itu sendiri. Scanner adalah alat inputan komputer dengancara kerjanya yaitu membaca gambar menggunakan sinar kemudian hasilnyadimasukkan kedalam komputer berupa gambar. Scanner merupakan perangkat yang cara kerjanya sama dengan cara kerjanya mesin fotocopy.
12
Ketika kamu menekan tombol mouse untuk memulai Scanning, yang terjadi adalah: üPenekanan tombol mouse dari komputer menggerakkan pengendali kecepatan pada mesin scanner. Mesin yang terletak dalam scanner tersebut mengendalikan proses pengiriman ke unit scanning. üKemudian unit scanning menempatkan proses pengiriman ke tempat atau jalur yang sesuai untuk langsung memulai scanning. üNyala lampu yang terlihat pada Scanner menandakan bahwa kegiatan scanning sudah mulai dilakukan. üSetelah nyala lampu sudah tidak ada, berarti proses scan sudah selesai dan hasilnya dapat dilihat pada layar monitor. üApabila hasil atau tampilan teks / gambar ingin dirubah, kita dapat merubahnya dengan menggunakan software-software aplikasi yang ada. Misalnya dengan photoshop, Adobe dan lain- lain. pot scanned. Mesin scanner, sebelum dapat digunakan maka harus diinstal terlebih dahulu agar terhubung dengan sistem komputer untuk membaca data yang akan di-scan. a)
Cara menginstal scanner dari menu run diantaranya:
Masukan CD drive, klik menu start, klik menu run, setelah dilayar muncul tampilannya. Pada kotak baris lok in klik tanda panah bawah, setelah dilayar muncul tampilannya. Klik pada pilihan CANOSCAN [F:] setelah dilayar muncul tampilannya, klik pada pilihan setup, klik tombol Open, setelah muncul tampilannya, klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan english, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Install the Software, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Start Instalation, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya. Pilih bahasa yang diinginkan, lalu klik tombol OK, setelah muncul tampilannya, klik tombol Yes, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya Klik tombol Next lagi, setelah itu Klik tombol Finish. b) Cara menginstal scanner melalui control panel diantaranya: Masukan CD drive klik tombol Start, klik pada pilihan Control Panel, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Caere Scan Manager 5.2, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Add Scanner, setelah muncul tampilannya, klik pada pilihan Canon, klik pada pilihan CanoScan D64GU, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, klik tombol Next, setelah muncul tampilannya, dan klik tombol Finish. Adapun cara menyimpan data/ image hasil proses scanning diantaranya: klik menu File, klik pada pilihan save as, setelah muncul tampilannya. Pada kotak baris isian save in, tentukan folder tempat file tersebut akan disimpan. Pada kotak isian File name, ketik nama file. Pada kotak isian save as type pilih jpeg file (JPG/JPEG), (J PG/JPEG), untuk menentukan jenis file yang berakhiran JPG dan klik tombol save.
5)
M esin Pe Pengha nghanc ncur ur Dokum Dokume en (Shre (S hred dder)
13
Dilihat dari bentuk dokumen yang dihancurkan penghancur dokumen dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1. Penghancur kertas (Paper shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumenberupa kertas, seperti surat, arsip, laporan dan lain-lain. 2. Penghancur microfilm (Microfilm shredder), digunakan untuk menghancurkan dokumen dalam bentuk microfilm. Mesin pernghancur kertas berfungsi sebagai sarana untuk memanfaatkan sisa kertas yang tidak terpakai agar dapat dibuang secara lebih mudah dan ramah lingkungan karena sudah dipotong potong menjadi lembaran-lembaran kecil. kecil . Potongan-potongan kertas tadi selanjutnya dapat didaur ulang, dibuang, ataupun dijual kepada perusahaan kertas bekas. Mesin pemotong kertas dan mobile file kini telah menjadi standar baru kepedulian suatu kantor dalam membantu mewujudkan sustainable environment, salah satunya melalui pengelolaan limbah kertas yang efisien. Cara pengoperasian mesin ini adalah:
6)
Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.
M esin si n A bsensi sensi
14
Mesin absensi digunakan untuk menangani data absebsi dan timesheet untuk melakukan pencatatan kehadiran karyawan (waktu masuk dan waktu waktu keluar). Ada 3 macam mesin absensi dengan masing-masing sistem kerjanya, yaitu sebagai berikut: a) Mesin absensi dengan menggunakan menggunakan ID card atau kartu tanda pengenal pengenal
Mesin dengan sebuah jam digital yang terdapat didepan mesin yang menunjukkan waktu pada saat itu dan tempat menggesek kartu tanda pengenalmagnetik (terdapat disamping atau atas mesin). Pengoperasiannya masing – masing pegawai dan karyawan menggesek ID Card lalu secara otomatis data akan terkirim kekomputer. b)
Mesin dengan menggunakan menggunakan pengenalan sidik jari (Finger Scan)
Mesin ini dilengkapi dengan report daily attendance dan periodic attendance. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi history kehadiran karyawan, jam kerja karyawan, dan menjadi dasar perhitungan gaji dan lembur karyawan. Untuk mengoperasikan mesin ini masing – masing pegawai men scan s can sidik jarinnya kemudian menekan nomor pegawai yang mana secara otomatis data dan waktu kehadiran dan pulang akan terkirim ke computer untuk diproses.
7)
Printer 15
Printer atau pencetak adalah alat yang menampilkan interpretation dalam bentuk cetakan, baik berupa teks t eks maupun gambar/grafik, di atas kertas. Printer biasanya terbagi atas beberapa bagian, yaitu picker sebagai alat mengambil kertas dari tray. Tray ialah tempat menaruh kertas. Tinta atau toner adalah alat pencetak sesungguhnya, karena ada sesuatu yang disebut tinta atau toner yang digunakan untuk menulis/ mencetak pada kertas. Perbedaan toner dan tinta ialah perbedaan sistem; toner atau laser butuh pemanasan, sedangkan tinta atau inkjet tak butuh pemanasan, hanya pembersihan atau cleaning pada print-head printer tersebut. Fungsi printer komputer adalah salah satu hardware (perangkat keras) yang terhubung dengan komputer dan mempunyai fungsi untuk mencetak tulisan, gambar dan tampilan lainnya dari komputer ke media kertas atau sejenis. Istilah yang dikenal pada resolusi printer disebut dpi (dot per inch). Maksudnya adalah banyaknya jumlah titik dalam luas area 1 inci. Semakin tinggi resolusinya maka akan semakin bagus cetakan yang dihasilkan. Sebaliknya, jika resolusinya rendah maka hasil cetakan akan buruk / tidak bagus.
8)
K ompute omputer r
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, komputer adalah alat elektronik otomatis yang dapat menghitung dan mengolah data secara cermat menurut yang diinstruksikan, dan memberikan hasil pengolahan, serta dapat menjalankan sistem multimedia.
16
Komputer juga dapat diartikan sebagai suatu peralatan elektronik yang dapat menerima input, mengolahnya menggunakan sistem yang tersimpan dalam memori komputer, dan mengeluarkan hasilnya menjadi informasi serta dapat menyimpan program dan hasil pengolahannya ke dalam sebuah penyimpanan yang disebut juga file. Sistem kerja komputer melibatkan 3 hal utama, yakni:
Hardware (perangkat keras) Software (perangkat lunak) Brainware atau user (manusia)
Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi komputer, yaitu:
Komputer sebagai ingatan (memori) Komputer sebagai pemroses Komputer sebagai informasi eksternal
Menurut Simon (1970):
9)
Komputer akan meningkatkan efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan. Menyatakan indeks pasif (proses pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi). Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat keputusan.
Over Over H ead P r oj ecto ctor ( OH P )
OHP adalah salah satu alat yang digunakan untuk memproduksi atau memproyeksikan gambar atau visual menggunakan transparansi di atas permukaan kaca yang apabila lampu OHP dinyalakan maka transparansi tersebut akan terproyeksikan. Kemampuan lensa yang ada didalam OHP memungkinkan pantulan gambar atau tulisan menjadi lebih besar dari aslinya dan tampil dengan cahaya yang cemerlang. 17
Cara pengoperasian OHP adalah sebagai berikut: üPeriksa Tegangan listrik dan sesuaikan tegangan pada peralatan üHubungkan OHP dengan sumber listrik üTekan tobol ON/ OFF ke posisi ON üLetakkan transparansi pada posisi yang benar üAturlah posisi lens head assembly dan posisi OHP itu sendiri untuk menghindarkan energi keystone effect. aturlah tombol pengatur fokus sehingga di dapat hasil gambar proyeksi yang jelas dan tajam. üOver Head Projector/ biasanya terdiri dari sebuah kotak besar berisi lampu yang sangat terang dan kipas untuk mendinginkannya. Di atas kotak besar lensa Fresnel bahwa collimates cahaya. Di atas kotak, biasanya di lengan panjang, adalah cermin dan lensa yang memfokuskan dan meneruskan cahaya ke depan bukan ke atas. Transparansi ditempatkan di atas lensa untuk ditampilkan. Cahaya dari lampu bergerak melalui transparansi dan ke dalam cermin di mana ia bersinar maju ke sebuah layar untuk ditampilkan. Cermin memungkinkan baik presenter presente r dan para penonton untuk melihat gambar pada saat yang sama, presenter memandang transparansi transpar ansi seolaholah menulis, para penonton melihat ke depan di layar. Tinggi cermin dapat disesuaikan, untuk kedua fokus gambar dan membuat gambar lebih besar atau lebih kecil tergantung pada seberapa dekat proyektor adalah layar. Fungsi Over Head Proyektor secara umum digunakan untuk: 1. Pengganti papan tulis dengan menggunakan pen khusus yang dituliskan pada lembar transparansi/ gulungan transparansi. 2. Tempat memproyeksikan transparan yang telah disiapkan. 3. Tempat menunjukkan bayangan (silhoutte) suatu benda. 4. Tempat menunjukkan model-model kecil baik dalam bentuk gerak atau diam. 5. Untuk mendemonsrasikan suatu percobaan, contoh: bagaimana cara magnet bekerja terhadap serbuk besi. 6. Untuk menunjukkan diagram aliran suatu sistem tertentu, contoh: dengan filter khuus dapat ditunjukkan diagram suatu aliran. 7. Untuk memperlihatkan suatu sistem tertentu, contoh: kecepatan membukanya rana pada alat photo/ tustel model S.L.R (Single Lens Reflect)
10) M esin si n F otok tok opi
18
Mesin fotokopi adalah alat untuk menggandakan dokumen dengan memperbesar atau memperkecil dari ukuran aslinya. Mesin fotokopi merupakan alat pengganda yang praktis, karena siap setiap saat diperlukan. Fotokopi berarti suatu proses penyalinan warkat atau dokumen dengan sistem pemotretan. Naskah asli yang akan digandakan dengan mesin fotokopi akan menghasilkan rekaman yang baik kualitasnya dan mirip atau hampir serupa dengan aslinya.
Fungsi mesin fotokopi sebagai penggandaan dokumen adalah sebagai berikut: Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk pimpinan demi kelancaran tugas r utin Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari dokumen, sesuai keinginan pimpinan Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal Cara Pengoperasian Mesin Foto Copy: üHidupkan mesin dengan menekan tombol ON üLetakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah üDengan menekan tombol pengatur hasil copy üTekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki üTekan tombol cetak (start) üJika sudah selesai tekan tombol OFF
BAB III 19
PENUTUP
A. Kesimpulan Berdasarkan pembahasan diatas dapat disimpilkan bahwa perlengkapan sangat mendukung dalam berjalannya suatu organisasi atau perusahan, karena bisa membantu meringankan beban pekerjaan pegawai dan mempermudah dalam mengerjakan suatu urusan kantor. Sedangkan inventarisasi perlengkapan kantor sangat diperlukan supaya perlengkapan kantor perlu ditambah atau tidak, perlu diprbaiki atau tidak, dan perlu diganti atu tidak. Dengan adanya keterkaitan dan pengetahuan antara perlengkapan kantor dan inventarisasi perlengkapan kantor akan memudahkan pekerjaan kantor berjalan dengan efektif dan efesien.
DAFTAR PUSTAKA
20
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. 1978. Pengetahuan 1978. Pengetahuan Mesin-Mesin Kantor :Jakarta. :Jakarta. Saiman. 2002.
Manajemen Sekretaris. Jakarta: Ghalia Indonesia.
21
