Dosen : Dr. Y. Harri Jalil Kelompok VII:
Latar Belakang •
•
•
Analisis Pekerjaan adalah suatu proses sistematis mengumpulkan, mengevaluasi serta mengorganiasasi mengorganiasasi informasi‐informasi tentang perancangan pekerjaan, pemahaman pekerjaan dan persyaratan‐persyaratan hubungan di antara pekerjaan. Desain Pekerjaan merupakan analisis fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional. Spesialisasi sumberdaya manusia menentukan desain pekerjaan. Pekerjaan merupakan jembatan atau penghubung antara karyawan dan organisasi atau perusahaan. Desain pekerjaan merupakan fungsi penetapan kegiatan‐kegiatan individu atau kelompok karyawan dalam wadah organisasi. Tujuan dari desain pekerjaan yaitu mengatur pekerjaan‐pekerjaan yang dibutuhkan organisasi, peralatan peralatan dan hubungan social serta perilaku. Bila dilihat menurut sudut pandang bagian sumberdaya manusia merupakan kepuasan individu di dalam memangku jabatan.
Faktor‐faktor yang mempengaruhi kepuasan atau ketidakpuasan kerja yaitu: •
jenis pekerjaan,
•
rekan kerja,
•
tunjangan,
•
perlakuan yang adil,
•
keamanan kerja,
•
peluang menyumbang gagasan,
•
gaji/upah,
•
pengakuan kinerja,
•
dan kesempatan bertumbuh.
Rumusan Masalah •
•
•
•
•
•
•
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka perumusan masalah dalam pembahasan ini sebagai berikut : Bagaimana cara menganalisa struktur organisasi dan proses aliran pekerjaan, mengidentifikasi output, aktivitas dan imput dalam produksi dari suatu barang atau jasa? Bagaimana cara memahami pentingnya analisa pekerjaan dalam strategi dan manajemen SDM ? Bagaimana cara memilih teknik analisa pekerjaan yang tepat untuk berbagai aktivitas SDM ? Bagaimana cara mengidentifikasi tugas-tugas yang dilaksanakan dan keterampilan yang disyaratkan dalam pekerjaan yang ada ? Bagaimana memahami pendekatan-pendekatan yang berbedabeda terhadap rancangan pekerjaan? Bagaimana memahami perbedaan diantara berbagai pendekatan terhadap analisa pekerjaan?
Tujuan 1. Menganalisa struktur organisasi dan proses aliran pekerjaan, mengidentifikasi output, aktivitas dan imput dalam produksi dari suatu barang atau jasa. 2. Memahami pentingnya analisa pekerjaan dalam strategi dan manajemen SDM. 3. Memilih teknik analisa pekerjaan yang tepat untuk berbagai aktivitas SDM 4. Mengidentifikasi tugas-tugas yang dilaksanakan dan keterampilan yang disyaratkan dalam pekerjaan yang ada. 5. Memahami pendekatan-pendekatan yang berbedabeda terhadap rancangan pekerjaan. 6. Memahami perbedaan diantara berbagai pendekatan terhadap analisa pekerjaan.
Manfaat Penulisan makalah ini diharapkan dapat memberikan kontribusi positif sehingg dapat digunakan sebagai bahasan atau referensi di bidang Manajemen Sumber Daya Manusia.
Analisis Aliran Kerja dan Struktur Organisasi •
•
•
Perancangan aliran kerja merupakan proses untuk menganalisis tugas-tugas yang diperlukan agar dapat menghasilkan produk atau jasa, sebelum mengalokasikan dan memberikan tugas -tugas tersebut kepada kategori pekerjaan atau orang tertentu. Struktur organisasi mengacu pada jaringan yang relatif stabil serta jaringan formal vertikal dan horizontal yang saling berkaitan antara pekerjaan-pekerjaan yang membentuk suatu organisasi. Perancangan aliran kerja dan struktur organisasi harus dipahami pada konteks cara suatu organisasi dalam memutuskan untuk bersaing. Baik perancangan aliran kerja maupun struktur organisasi dapat dimanfaatkan untuk mencapai keunggulan bersaing bagi perusahaan, tetapi satu hal ini bergantung pada strategi perusahaan dan lingkungan yang kompetitif.
Komponen-Komponen Analisa Pekerjaan •
•
•
Isi pekerjaan (Job content) mendeskripsikan kewajiban-kewajiban dan tanggung jawab dari pekerjaan dalam cara yang mempunyai ruang dari pernyataan global sampai deskripsi tugastugas secara rinci dan langkah-langkah prosedur. Persyaratan pekerjaan (job requirement) mengidentifikasikan kualifikasi formal, pengetahuan, keterampilan, kemampuan dan karakteristik-karakteristik personal yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan dalam situasi atau konteks tertentu. Konteks pekerjaan (job context) mengacu pada informasi situasional dan pendukung mengenai pekerjaan khusus.
Analisis aliran kerja Analisa aliran pekerjaan ini dibagi 3 yaitu: 1. Menganalisa Output Pekerjaan Output dalam hal ini dapat berupa produk dari unit pekerjaan atau dapat pula merupakan jasa. Dimana setiap unit kerja berusaha untuk menghasilkan output yang dapat berguna bagi pihak lainnya. 2. Menganalisa Proses Pekerjaan Proses pekerjaan merupakan aktivitas-aktivitas dimana para anggota dari suatu unit terlibat dalam produksi yang menghasilkan output . 3. Menganalisa Input Pekerjaan Tahap akhir dari analisa aliran pekerjaan adalah mengidentifikasi input-input yang digunakan dalam pengembangan hasil unit kerja. Input akhir dalam proses aliran pekerjaan adalah keterampilan individu dan usaha-usaha yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan.
Struktur Organisasi Sebaliknya, perancangan aliran kerja memberikan suatu ikhtisar membujur tentang dinamika hubungan di mana berbagai masukan diubah men jadi berbagai keluaran, struktur organisasi menyediakan ikhtisar lintas seksi tentang hubungan statis antara para individu dengan unit-unit yang menciptakan berbagai keluaran. Struktur organisasi biasanya ditampilkan melalui bagan organisasi yang menyampaikan berbagai hubungan pelaporan secara vertikal dan berbagai tanggung jawab fungsional secara horizontal. Dalam hal ini struktur organisasi dapat dilihat dalam pandangan sebagai berikut:
Berbagai Dimensi Struktur Organisasi Terdapat dua dimensi yang paling penting dari struktur organisasi yaitu sentralisasi dan departementalisasi. Sentralisasi berkaitan dengan tingkatan dimana otoritas pembuatan keputusan terletak pada bagan organisasi tingkat atas. Sedangkan departementalisasi mengacu pada tingkatan dimana unit-unit kerja dikelompokkan berdasarkan pada kesamaan fungsional atau kesamaan dari aliran pekerjaan
Bentuk Struktural Konfigurasi struktural dalam hal ini juga dibedakan atas dua jenis yaitu struktur fungsional dan struktur divisional. Struktur fungsional merupakan penugasan suatu skema departementalisasi fungsional dengan level sentralisasi yang tinggi secara relative. Sedangkan struktur divisional mengkombinasikan suatu skema departementalisasi divisional dengan level sentralisasi yang rendah secara relatif.
Struktur dan Sifat Pekerjaan Tipe Struktur organisasi juga memiliki implikasi bagi rancangan pekerjaan. Pekerjaan dalam struktur fungsional perlu untuk dipersempit dan terspesialisasi secara khusus, dan para individunya diarahkan untuk bekerja mandiri. Pekerjaan dalam struktur divisional perlu untuk lebih holistic, dengan individuindividu yang bekerja dalam tim yang diarahkan agar memiliki otoritas pembuatan keputusan yang lebih besar.
Analisa Jabatan Analisa pekerjaan mengacu pada proses memperoleh informasi secara rinci mengenai pekerjaan-pekerjaan. Socrates berpendapat bahwa terdapat perbedaan individual dalam ketangkasan bagi suatu pekerjaan, yang berarti setiap individu berbeda dalam kecakapan mereka; 2. perlu ada bakat-bakat unik bagi pekerjaan-pekerjaan yang berbeda; 3. untuk mencapai kinerja berkualitas tinggi, masyarakat harus berusaha menempatkan individu-individu dalam pekerjaan-pekerjaan yang layak sesuai dengan bakat mereka masing-masing. 1.
Pentingnya Analisa Jabatan Analisis jabatan merupakan suatu aktivitas yang penting bagi para manajer SDM untuk membangun kesatuan dari segala sesuatu yang dilakukan oleh karyawan. Pernyataan ini mengacu pada fakta bahwa hampir setiap program MSDM membutuhkan beberapa jenis informasi yang diperoleh dari analisis jabatan yaitu : 1. Perancangan Ulang Pekerjaan 2. Perencanaan SDM 3. Seleksi 4. Pelatihan 5. Penilaian Kinerja 6. Perencanaan Karir 7. Evaluasi Pekerjaan
Perancangan Ulang Pekerjaan Analisis jabatan dan perancangan pekerjaan saling berkaitan. Sering kali perusahaan akan berusaha untuk merancang ulang pekerjaan agar dapat membuatnva lebih efisien atau efektif. Agar dapat merancang ulang pekerjaan, informasi tentang pekerjaanpekerjaan yang telah ada harus tersedia. Perancangan ulang pekerjaan akan menjadi serupa dengan menganalisis jabatan yang belum ada.
Perencanaan SDM Dalam perencanaan SDM, para perencana menganalisis kebutuhan dari SDM organisasi pada lingkungan yang dinamis dan mengembangkan berbagai aktivitas sehingga memungkinkan suatu perusahaan untuk beradaptasi terhadap perubahan. Proses perencanaan tersebut membutuhkan informasi akurat tentang tingkat-tingkat keterampilan yang diperlukan pada berbagai pekerjaan agar dapat memastikan bahwa tingkat keterampilan para individu cukup tersedia dalam organisasi untuk memenuhi berbagai kebutuhan SDM dari rencana strategis.
Seleksi Seleksi SDM mengidentifikasi para pelamar yang paling berkualitikasi untuk pekerjaan. Agar dapat mengidentitkasi para pelamar yang paling berkualifikasi, pertama-tama, kita perlu menentukan tugas -tugas yang akan dilakukan oleh individu yang dipekerjakan serta pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan individu yang harus dimiliki agar dapat melaksanakan pekerjaan secara efektif. Informasi tersebut diperoleh melalui analisis jabatan
Pelatihan Hampir setiap karyawan yang dipekerjakan oleh suatu organisasi akan membutuhkan pelatihan. Beberapa program pelatihan mungkin lebih luas daripada program yang lain, tetapi seluruhnya membutuhkan pelatih yang dapat mengidentifikasi tugas -tugas yang dilakukan dalam pekerjaan agar dapat memastikan bahwa pelatihan akan mempersiapkan para individu untuk menjalankan pekerjaannya secara efektif.
Penilaian Kinerja Penilaian kinerja berkaitan dengan mendapatkan informasi tentang seberapa baik kinerja setiap karyawan dalam rangka menghargai orang-orang yang efektif, memperbaiki kinerjanya yang tidak efektif, atau memberikan pembenaran tertulis tentang alasan pelaku yang lemah harus ditertibkan. Melalui analisis jabatan, organisasi dapat mengidentifikasi berbagai perilaku dan hasil yang membedakan kinerja efektif dari kinerja tidak efektif.
Perencanaan Karir Perencanaan karir membutuhkan penyesuaian antara berbagai keterampilan dan cita-cita individu dengan peluang-peluang yang mungkin akan tersedia pada organisasi. Proses penvesuaian ini rnensyaratkan bahwa orang-orang yang bertanggung jawab atas perencanaan karir harus mengetahui persyaratan-persyaratan keterampilan dari berbagai pekerjaan. Hal ini memungkinkan mereka untuk menuntun para individu ke dalam pekerjaan-pekerjaan di mana mereka akan berhasil dan merasa puas.
Evaluasi Pekerjaan Proses evaluasi pekerjaan melibatkan penilaian nilai dolar relatif dari setiap pekerjaan bagi organisasi agar dapat mengatur struktur gaji yang adil secara internal. lika struktur gaiinya tidak adil, para karyawan akan tidak puas dan berhenti, atau mereka tidak akan melihat manfaat dari berbagai perjuangan untuk promosi. Agar dapat meletakkan nilai-nilai dasar pada berbagai pekerjaan, kita perlu mendapatkan informasi tentang pekerjaan- pekerjaan yang berbeda untuk menentukan pekerjaan yang pantas dibavar lebih tinggi dari yang lain.
Pentingnya Analisis Jabatan Bagi Para Manajer Lini Analisis jabatan jelas penting pada berbagai aktivitas dari departemen SDM, tetapi alasan pentingnya analisis jabatan bagi para manajer lini mungkin tidak jelas. Ada banyak alasan. Pertama, para manajer harus memiliki informasi terperinci tentang seluruh pekerjaan pada kelompok kerjanya agar dapat memahami proses aliran kerja. Sebelumnya, pada bab ini, kami mencatat pentingnya memahami proses aliran kerja-secara khusus, yaitu untuk mengidentifikasi tugas -tugas yang dilakukan serta berbagai pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk menjalankannya. Di samping itu, pemahaman tentang proses aliran kerja itu penting jika seorang manajer memilih untuk merancang clang aspek-aspek tertentu untuk meningkatkan efisiensi atau efektivitas.
Informasi Analisa Pekerjaan
Sifat Informasi Dua jenis dari informasi yang paling berguna dalam analisa pekerjaan adalah: deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah daftar dari pekerjaan, tugas-tugas, dan tanggung jawab. Spesifikasi pekerjaan adalah daftar dari pengetahuan, keterampilan, dan karakteristikkarakteristik lainnya dimana individu harus memiliki untuk melakukan suatu pekerjaan Sumber-Sumber dari Informasi Analisa Pekerjaan Dalam melaksanakan analisa pekerjaan, satu pertanyaan yang sering muncul adalah siapa yang membuat kelompok bertanggung jawab untuk memberikan informasi analisa pekerjaan? Apapun metode analisa pekerjaan yang anda pilih, proses dari analisa pekerjaan perlu mendapatkan informasi dari individu-individu yang terbiasa dengan pekerjaan tersebut.
Metode Analisa Jabatan Ada berbagai metode untuk menganalisis jabatan, tetapi tidak ada "satu cara terbaik". Tiga pendekatan menyediakan beberapa jangkar untuk berpikir tentang berbagai pendekatan yang luas, pendekatan yang berfokus pada tugas, dan pendekatan yang berorientasi pada orang untuk melakukan analisis jabatan. 1. Kuesioner Analisis Posisi (Position Analysis Questionnaire-PAQ) 2. Sistem Analisis Jabatan Fleishman 3. Jaringan Informasi Jabatan (The Occupational Information Network)
Unsur-Unsur yang Dinamis dari Analisis Jabatan Pekerjaan cenderung berubah dan berkembang dari waktu ke waktu. Mereka yang menduduki atau mengelola pekerjaan sering kali melakukan penyesuaian yang kecil dan besar terhadap pekerjaan yang mencoba untuk menyesuaikan perubahan kondisi-kondisi lingkungan atau pilihan-pilihan pribadi tentang cara melakukan pekerjaan. Memang, meskipun ada banyak sumber kesalahan pada proses analisis jabatan, sumber yang paling tidak akurat mungkin dihasilkan dari sekadar uraian jabatan yang ketinggalan jaman. Untuk alasan tersebut, di samping mendefinisikan pekerjaan secara statis, proses analisis jabatan juga hares menemukan berbagai perubahan pada sifat pekerjaan.
Perancangan Pekerjaan Perancangan pekerjaan merupakan proses pendefinisian cara bekerja yang dilakukan dan tugas-tugas yang dikehendaki dalam pekerjaan yang diberikan. Sedangkan rancangan ulang pekerjaan adalah proses dari perubahan tugas-tugas atau cara bekerja yang dilakukan dalam suatu pekerjaan yang ada. Perancangan pekerjaan (job design) merupakan proses untuk mendefinisikan cara pekerjaan akan dilakukan dan tugas-tugas yang akan dibutuhkan pada suatu pekerjaan. Perancangan ulang pekerjaan (job redesign) mengacu pada perubahan tugas-tugas atau cara melakukan pekerjaan pada pekerjaan yang ada. Agar dapat merancang pekerjaan secaraefektif, seseorang harus benarbenar memahami pekerjaan seperti pekerjaan yang telah ada (melalui analisis jabatan) dan menempatkannya pada proses aliran kerja dari unit pekerjaan yang lebih besar (analisis aliran kerja).
Pendekatan Mekanis Pendekatan mekanis bersumber dari teknik industri yang dikenal luas. Fokus dari pendekatan mekanis adalah mengidentifikasi cara yang paling sederhana untuk merancang pekerjaan yang dapat memaksimalkan efisiensi. Pendekatan tersebut paling sering membutuhkan pengurangan kerumitan pekerjaan agar dapat memberikan lebih hanyak efisiensi SDM-yang akan membuat pekerjaan begitu sederhana sehingga siapa pun dapat dilatih secara cepat dan mudah untuk melakukannya. Pendekatan tersebut berfokus untuk merancang pekerjaan di sekitar konsepkonsep pengkhususan tugas, penyederhanaan keterampilan, dan pengulangan
Pendekatan Motivasi Pendekatan motivasi untuk perancangan pekerjaan telah bersumber dari bacaan psikologi organisasi dan manajemen yang pada banyak hal muncul sebagai reaksi terhadap pendekatan-pendekatan mekanis terhadap perancangan pekerjaan. Ini berfokus pada karekteristik-karekteristik pekerjaan yang memengaruhi makna psikologis dan potensi motivasi, dan itu memandang variabel-variabel sikap (seperti variabel-variabel kepuasan, motivasi intrinsik, keterlibatan pekerjaan, serta perilaku seperti kehadiran dan kinerja) sebagai hasil terpenting dari perancangan pekerjaan. Berbagai rekomendasi pendekatan motivasi berfokus pada peningkatan kebermaknaan pekerjaan melalui perantaraan semacam itu, seperti perluasan pekerjaan, pengayaan pekerjaan, dan pembinaan pekerjaan di sekitar sistem sosioteknik.
Pendekatan Biologis •
•
Pendekatan biologis terhadap perancangan pekerjaan terutama berasal dari ilmu-ilmu biomekanik (yaitu kajian tentang gerakangerakan tubuh), fisiologi pekerjaan, dan pekerjaan kedokteran yang biasanya disebut ergonomi. Ergonomi (ergonomics) berkaitan dengan penelaahan antara berbagai karekteristik fisiologis para individu dengan lingkungan pekerjaan fisik. Sasaran dari pendekatan ini adalah mengurangi ketegangan fisik yang terjadi pada pekerja dengan menata lingkungan pekerjaan fisik disekitar cara kerja tubuh manusia. Ergonomi berfokus pada hasil-hasil, seperti kelelahan fisik, sakit dan nyeri, serta keluhan-keluhan kesehatan. Penelitian dengan tata cara seperti ini tampak sedikit lebih baik pada konteks tempat terjadinya daripada pekerjaan itu sendiri sehingga hat-hal seperti pencahayaan, ruang, dan jam-jam kerja menjadi lebih menonjol dari sudut pandang ini. Pendekatan biologis telah diterapkan pada perancangan peralatan yang digunakan dalam pekerjaan-pekerjaan yang menuntut fisik. Perancangan ulang tersebut seeing ditujukan untuk mengurangi berbagai tuntutan fisik dari pekerjaan-pekerjaan tertentu sehingga siapa pun dapat melakukannya.
Pendekatan Penggerak Persepsi Pendekatan penggerak persepsi terhadap perancangan pekerjaan berasal dari bacaan tentang faktor-faktor manusia. Sebaliknya, pendekatan biologis berfokus pada berbagai kemampuan dan keterbatasan fisik, pendekatan penggerak persepsi berfokus pada berbagai kemampuan dan keterbatasan jiwa manusia. Sasarannya adalah merancang pekerjaan-pekerjaan dengan memastikan bahwa pekerjaan tersebut tidak melebihi berbagai kemampuan dan keterbatasan jiwa manusia. Pendekatan tersebut umumnya mencoba untuk meningkatkan keterandalan, keselamatan, dan tanggapantanggapan dari pengguna dengan merancang pekeriaan-pekerjaan untuk mengurangi berbagai persyaratan pemrosesan informasi. Dalam merancang pekerjaan-pekerjaan, seseorang setidaknya rnemandang pada pekerja yang terampil, kemudian menciptakan berbagai persyaratan pekerjaan di mana seorang individu dari tingkat kemampuan tersebut dapat memenuhinya. Serupa dengan pendekatan mekanis, pendekatan tersebut umumnya menurunkan berbagai tuntutan pengetahuan pekerjaan.
Pertukaran antara Berbagai Pendekatan yang Berbeda terhadap Perancangan Pekerjaan •
•
Akhir-akhir ini, alur penelitian- bertujuan memahami pertukaran dan dampak dari strategi-strategi perancangan pekerjaan yang berbeda. Banyak penulis diminta untuk merancang ulang berbagai pekerjaan sesuai dengan pendekatan motivasi sehingga pekerjaan menjadi lebih berrnakna secara psikologis. Namun, suatu kajian meneliti tentang cara berbagai pendekatan terhadap perancangan pekerjaan yang berkaitan dengan hasil-hasil kerja. Selain itu, nilai-nilai pekerjaan yang tinggi pada pendekatan biologis sendiri menyatakan berbagai persyaratan fisik yang lebih rendah dari para pemegang jabatan. Pada akhirnya, pendekatan motivasi dan mekanis saling berkaitan secara negatif yang meruinjukkan bahwa merancang berbagai pekerjaan agar dapat memaksimalkan efisiensi sangat mungkin menghasilkan unsur motivasi yang lebih rendah pada pekerjaan-pekerjaan.
Kesimpulan
Analisa pekerjaan adalah kegiatan MSDM yang mendasar Analisis Pekerjaan adalah suatu proses sistematis mengumpulkan, mengevaluasi serta mengorganiasasi informasi‐informasi tentang perancangan pekerjaan, pemahaman pekerjaan dan persyaratan‐persyaratan hubungan di antara pekerjaan. Produk dari analisa pekerjaan adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Desain Pekerjaan merupakan analisis fungsi penetapan kegiatan kerja seorang atau sekelompok karyawan secara organisasional. Rancangan pekerjaan mengidentifikasikan pekerjaan apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dimana harus dilakukan, dan siapa yang akan melakukannya. Program-program kualitas kehidupan kerja merepresentasikan usaha yang komprehensif untuk meningkatkan kualitas lingkungan kerja dengan mengintegrasikan kebutuhan dan kesejahteraan karyawan dengan kebutuhan organisasi untuk meningkatkan produktivitas.
Saran Dengan analisis pekerjaan dan perancangan dalam bekerja diaharapkan perusahaan dan karyawan mendapatkan kepuasaan dalam bekerja sehingga bisa memberikan dampak yang positif dalam hubungan yang bersifat intagratif dan perlu memperhatikan faktor sebagai berikut : 1. Lingkungan: Kekuatan lingkungan yang sangat berperan dalaam persaingan yang semakin meningkat, perubahan teknologi dan perubahan femografi tenaga kerja; 2. Sejarah dan kultur organisasi : Budaya organisasi yang berorientsi pada sumberdaya manusia yang kuat mampu mengembangkan hubungan alamiah antara kegiatansumber daya manusia dengan perencanaan strategis; 3. Strategis : Strategi pemusatan pada satu jenis bisnis inti dapat memacu potensi bagi terciptanya hubungan perencanaan strategis dengan sumber daya manusia yang semakin integratis karena memungkinkan dikembangkannya dan diterapkannya program dan sistem sumber daya manusia di seluruh perusahaan.
