LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN SIE ACARA, DOA DAN KESEKRETARIATAN PANITIA RAPAT KERJA PMK SEKOTA KUPANG TAHUN 2010 1. Menentukan tema kegiatan Raker tanggal 28 Juli - 2 Agustus
PERSIAPAN
Persiapan yang dilakukan sie dalam menentukan tema raker yaitu melakukan rapat seksi dan membuat daftar masalah-masalah umum yang dihadapi BP dari tiap PMK serta menghubungi k’Bea untuk mengkonsultasikan tema yang sudah dibuat.
PELAKSANAAN
Menentukan tema berdasarkan masalah-masalah yang sudah didaftarkan, menentukan tujuan tujuan dan bagian alkitab (eksposisi) (eksposisi) yang sesuai sesuai dengan dengan tema. Tema Raker 2010 yaitu “Ini Kami Tuhan, Kami Siap Membangun” (eksposisi Nehemia) dengan tiga tujuan yang ingin dicapai : BP menyad menyadari ari pelaya pelayanan nan datang datang dari dari Tuhan Tuhan dan selalu selalu bergan bergantun tung g serta serta
•
berserah kepada Tuhan melalui HPDT yang baik. BP memaha memahami mi dan menghi menghidup dupii visi visi pelaya pelayanan nan mahasi mahasiswa swa bukan bukan hanya hanya
•
sekedar jalankan program BP dapat menerapkan prinsip kerja sama (team work) dalam pelayanan.
•
EVALUASI •
Kendala
Penentuan tema tidak berjalan sesuai jadwal karena sie kurang memahami cara mene menent ntuk ukan an
tema tema
dan dan
terl terlam amba batt
dala dalam m
meng mengko kons nsul ulta tasi sika kan n
deng dengan an
pendamping. •
Solusi
Patut Patut diperh diperhatik atikan an dalam dalam penent penentuan uan format format paniti panitiaa raker raker beriku berikutny tnyaa agar agar dalam sie acara harus ada anggota yang memahami tentang acara (sie acara PMK) PMK) atau penent penentuan uan tema tema dilaku dilakukan kan secara secara bersam bersama-sa a-sama ma oleh oleh semua semua panitia.
1
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
2. Menentukan dan menghubungi Penatalayanan tanggal 28 Juli-2 Agustus •
PERSIAPAN
Seksi acara mendata setiap MC dan Gitaris dari tiap PMK, beserta nomor HP-nya masing – masing. MC dan gitaris yang didata adalah orang – orang yang sudah berpengalaman dalam melayani di PMK masing – masing. •
PELAKSANAAN
Setelah mendata, seksi acara mulai menghubungi para penatalayanan untuk diminta kesediaannya. •
EVALUASI
Kendala
Keterlambatan
dalam
penentuan
tema,
sehingga
terlambat
pula
untuk
menghubungi penatalayanan.
Solusi
seksi acara harus secepat mungkin menentukan tema kegiatan, sehingga penatalayanan dapat dihubungi tepat waktu 3. Membuat jadwal dan mendampingi latihan penatalayanan tanggal 1-29 Agustus •
PERSIAPAN
Persiapan yang dilakukan sie dalam mendampingi latihan penatalayanan yaitu menghubungi MC dan gitaris serta pendamping, menyiapakan konsumsi untuk latihan, buku lagu dan gitar •
PELAKSANAAN
Sie acara selalu mendampingi latihan penatalayanan. EVALUASI
Kendala
Latihan sering dimulai tidak tepat waktu karena keterlambatan penatalayanan, selain itu latihan juga tidak sesuai jadwal yang telah dibuat karena kesibukan penatalayan sehingga sering berubah-ubah hari latihannya. Ada penatalayanan yang tidak pernah latihan sama sekali dan ada penatalayanan yang diganti karena kesibukan kuliah. Ada juga penatalayanan yang tidak dapat hadir pada hari H sehingga diganti dengan penatalayanan lain pada hari tersebut.
2
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
Solusi
seksi acara harus secepat mungkin menentukan tema kegiatan, sehingga penatalayanan dapat dihubungi tepat waktu untuk kemudian, disusun jadwal latihannnya.
4. Menyiapkan slide pujian tanggal 25-30 Agustus ♣
PERSIAPAN
Persiapan dalam pembuatan slide pujian yaitu mendata lagu-lagu dari tiap penatalayan ♣
PELAKSANAAN
Pembuatan slide tidak berlangsung tepat waktu karena ada penatalayanan yang belum latihan dan tidak memasukan judul lagunya ♣
EVALUASI
Kendala
Ada beberapa lagu yang baru dibuat slidenya pada waktu kegiatan berlangsung khususnya untuk penatalayanan yang tidak latihan dan penatalayan pengganti saat hari H.
Solusi
a) Memastikan kembali kehadiran semua penatalayanan, sehingga bila ada yang berhalangan, maka dapat dengan cepat mencari penggantinya. b) Seksi acara harus lebih cepat membuat dan menyelesaikan slide – slide lagu sebelum waktu kegiatan. 5. Mendampingi gladi bersih tanggal 30 Agustus
Ѿ PERSIAPAN Menghubungi semua penatalayan dan pendamping untuk gladi besih. menyiapakan konsumsi untuk latihan, buku lagu dan gitar.
Ѿ PELAKSANAAN Gladi bersih berjalan sesuai jadwal, namun ada penatalayanan yang tidak datang karena kesibukan.
3
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
Ѿ EVALUASI
Kendala :
Gladi bersih tidak dilakukan secara bersama-sama pada suatu tempat karena ruangan untuk gladi dipakai ibadah, selain itu ada penatalayanan yang belum terlalu siap untuk gladi bersih (baru latihan satu kali dan belum latihan sama sekali), karena seksi terlambat menghubungi mereka untuk latihan.
Solusi :
Seksi acara harus secepat mungkin menentukan tema kegiatan, sehingga penatalayanan dapat dihubungi tepat waktu untuk kemudian, disusun jadwal latihannnya. 6. Membuat kalender rencana kerja seksi tanggal 26 Juli-2 Agustus •
PERSIAPAN
Sie acara melakukan rapat seksi dan mendaftarkan rincian kerja seksi. •
PELAKSANAAN
Seteah rincian kerja selesai dibuat, sie acara langsung membuat kalender kerja seksi. •
EVALUASI
Pembuatan kalender kerja berjalan sesuai rencana tanpa kendala yang berarti 7. Membuat rangcangan anggaran dan kebutuhan seksi tanggal 26 Juli-2 Agustus •
PERSIAPAN
Sie acara melakukan rapat dan kemudian mendaftar segala kebutuhan seksi beserta perkiraan dananya. •
PELAKSANAAN
Sie acara membuat rancangan anggaran dan kebutuhan seksi •
EVALUASI
Tidak ada kendala yang berarti sehingga kegiatan ini dapat selesai tepat pada waktunya. 8. Membuat jadwal acara tanggal 1-2 Agustus ⊕
PERSIAPAN
Menghubungi pendamping & TPPM untuk mendapatkan konsep kegiatan raker secara umum
4
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
⊕
PELAKSANAAN
Membuat jadwal acara sesuai dengan konsep acara secara umum yang diberikan TPPM ⊕
EVALUASI •
Kendala
Pembuatan jadwal acara tidak berjalan sesuai jadwal dan mengalami beberapa kali perubahan karena terlambat dalam mendapatkan konsep umum dari TPPM dan tempat kegiatan serta penatalayanan yang belum pasti •
Solusi
Tingkatkan kerjasama dan koordinasi diantara seksi acara, TPPM dan seksi akomodasi
9. Membuat detail acara secara keseluruhan tanggal 1 – 2 Agustus Φ
PERSIAPAN
Membuat detail acara seksi, menghubungi seksi lain untuk mendapatkan detail kerjanya masing-masing. Φ
PELAKSANAAN
Membuat detail acara secara keseluruhan Φ
EVALUASI
Kendala
Pembuatan detail acara secara keseluruhan tidak berjalan sesuai jadwal. Karena kurangnya informasi, maka tidak semua seksi membuat detail kerjanya sehingga seksi acara membuat sendiri kemudian seksi lain menyesuaikan dengan detail acara yang dibuat seksi.
Solusi
Maksimalkan lagi pendampingan ke semua seksi. Harus ada minimal satu pendamping untuk setiap seksi dalam kepanitiaan. 10. Merancang konsep acara refresing (kebersamaan) tanggal 3-9 Agustus •
PERSIAPAN
Persiapan dalam pembuatan konsep kegiatan refresing yaitu menghubungi k’Bea untuk mengkonsultasikan konsepnya, menyiapkan peralatan dan hadiah untuk acara kebersamaan
5
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
•
PELAKSANAAN
Membuat konsep refresing, membeli dan membuat perlengkapan games serta hadiah •
EVALUASI
Kendala
Pembuatan konsep refrehsing tidak berjalan sesuai dengan jadwal karena terlambat dalam mengkonsultasikan dengan k’Bea dan kurangnya koordinasi serta pemahaman sie tentang acara kebersamaan (refresing)
Solusi
Untuk penentuan format anggota kepanitian kedepan, paling tidak ada satu orang anggota yang benar – benar paham tentang apa – apa yang harus dilakukan sebagai seksi acara. Bila tidak ada, maka maksimalkan pendampingan ke sumua seksi ( minimal 1 pendamping untuk setiap seksi ) 11. Menyiapkan bahan SaTe 1-2 Agustus •
PERSIAPAN
Persiapan dalam pembuatan bahan SaTe yaitu menghubungi senior yang akan membantu pembuatan bahan SaTe. •
PELAKSANAAN
Menghubungi senior yang membuat bahan SaTe, memperbanyak bahan SaTe •
EVALUASI
Kendala
Pembuatan bahan SaTe tidak berjalan sesuai jadwal karena masih menunggu tema kegiatan yang terlambat dibuat.
Solusi
Tema kegiatan harus bisa didapatkan lebih awal. 12. Menyiapkan daftar absensi dan tata tertib tanggal 26 Juli-2 Agustus •
PERSIAPAN
Mendapatkan data nama-nama peserta raker dari sie pendaftaran, membuat format absen. •
PELAKSANAAN
Membuat absensi untuk setiap sesi dalam raker
6
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
•
EVALUASI
Kendala
Absen dibuat tidak sesuai jadwal karena terlambat dalam mendapatkan namanama peserta dari sie pendaftaran, ada absen yang hilang saat kegiatan berlangsung karena kurangnya koordinasi dari sie acara.
Solusi
Pada kegiatan raker selanjutnya agar disiapakan sebuah map khusus untuk menyimpan absen.
13. Menyiapkan pokok doa tanggal 26 Juli-30 Agustus (2-3 hari sebelum rapat) dan memimpin doa bersama tanggal 3, 10, 17, 24, 31 Agustus •
PERSIAPAN
Menghubungi seksi lain dan BPH untuk mendapatkan beban doa, membagikan kertas beban pada saat rapat kepada semua panitia. •
PELAKSANAAN
Memimpin doa bersama, membagikan kertas doa pribadi panitia kepada panitia lainnya •
EVALUASI
Seksi selalu memimpin doa bersama dan membagikan kertas doa kepada pribadi kepada panitia lainnya.
14. Menyiapkan dan mengingatkan panitia serta penatalayanan untuk doa puasa bersama 23- 31 Agustus •
PERSIAPAN
Mendata semua no. HP panitia dan penatalayanan, menentukan penatalayanan saat doa puasa bersama •
PELAKSANAAN
Menghubungi semua panitia untuk doa puasa bersama dan mengontrol jalannya buka puasa dan ibadah persiapan hati penatalayanan •
EVALUASI
Kendala
Buka puasa dan ibadah persiapan hati penatalayanan dimulai terlambat karena masih menunggu panitia dan penatalayan. Ada panitia dan penatalayan yang tidak hadir karena kesibukan masing-masing.
7
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
Solusi
Seksi acara harus lebih tegas lagi dalam mengingatkan penatalayanan untuk hadir tepat waktu. 15. Menyiapkan pokok doa pada kegiatan raker tanggal 3-5 Agustus •
PERSIAPAN
Mendata pokok doa di setiap sesi pada acara raker. •
PELAKSANAAN
Membuat pokok doa dan mengkoordinir jalannya doa malam •
EVALUASI
Pembuatan pokok doa saat acara raker berjalan sesuai jadwal tanpa menemui kendala yang berarti. 16. Melakukan rapat seksi tanggal 26 Juli, 2, 9, 16, 23, 30 Agustus •
PERSIAPAN
Menentukan hari untuk rapat seksi, saling mengingatkan sesama anggota sie lainnya •
PELAKSANAAN
Mengevaluasi kerja seksi selama seminggu berjalan dan membuat perencanaan kerja seksi untuk minggu berikutnya. •
EVALUASI
Kendala
Tidak semua anggota sie hadir dalam rapat seksi karena kesibukan masingmasing.
Solusi
Anggota sie yang melakukan rapat seksi selalu menginformasikan hasil rapat kepada anggota sie lainnya yang tidak sempat hadir. 17. Mengevaluasi kerja seksi tanggal 6 September •
PERSIAPAN
Melakukan rapat seksi •
PELAKSANAAN
Sie tidak melakukan evaluasi kerja seksi karena kesibukan masing-masing anggota seksi
8
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
•
EVALUASI
Kendala
Kesibukan masing-masing anggota seksi.
Solusi
Sie acara untuk kegiatan raker selanjutnya diharapkan agar lebih dapat berkoordinasi khususnya setelah selesai kegiatan. 18. Membuat laporan pertanggungjawaban 7-11 September •
PERSIAPAN
Mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan. •
PELAKSANAAN
Membuat laporan pertanggungjwaban dan laporan keuangan sie. •
EVALUASI
Kendala
Laporan pertanggungjawaban dibuat tidak sesuai jadwal dan tidak dibuat secara bersama-sama karena kesibukan dari masing-masing anggota sie
Solusi
Sie acara untuk kegiatan raker selanjutnya diharapkan agar lebih dapat berkoordinasi khususnya setelah selesai kegiatan.
9
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
LAPORAN KEUANGAN Perencanaan penggunaan dana
1. Bensin 2 liter untuk genset @ Rp 5.000
Rp 10.000
2. Apresiasi pembicara
Rp 75.000
3. Konsumsi latihan penatalayanan a. Kue b. Flow 2 dos @ Rp 17.000
Rp 66.000 Rp 34.000
4. Kertas glosi untuk pembatas alkitab
Rp 25.000
5. Tinta print
Rp 50.000
6. Hadiah kebersamaan
Rp 150.000
Total
+
Rp 422.000
Terima dari Bendahara Rp 479.500
1. Foto copy bahan sate 208 lembar @ Rp 125
Rp 26.000
2. Apresiasi Pembicara 2 buah
Rp 45.000
3. Aqua untuk pembicara 4 buah @ Rp 2.500
Rp 10.000
4. Aqua untuk latihan penatalayan 1 dos Rp 15.000
Rp 15.000
5. Perbanyak data raker
Rp 50.000
6. Perlengkapan Games :
a. Print Warna 6 lembar @ Rp 3.000
Rp 18.000
b. Karton Manila 5 lembar @ Rp 1.500
Rp
c. Spidol Snowman kecil 10 buah @ Rp 1.000
Rp 10.000
d. Sedotan besar 10 pak @ Rp 1.500
Rp 15.000
e. Agar-agar 10 pak @ Rp 1.500
Rp 15.000
f.
Rp
Tali rafia 2 buah @ Rp 1.500
g. Hadiah Games
7.500
3.000
Rp 65.000
TOTAL
Rp 277.500
SISA
Rp 202.000
+
Penggunaan dana tidak sesuai dengan rancangan anggaran karena ada penghematan dan pemotongan pada beberapa kegiatan yang dirasa kurang penting.
10
Seksi Acara RAKER 2010 ( Willy, Yefta, Mea, Kostan & Yanto )
