LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
DEFINICIÓN.- Es un libro obligatorio y principal de foliación simple, en el cual se deben registrar todos los bienes y valores, deudas y obligaciones y, el patrimonio que posee una persona natural o jurídica; asimismo, se deberá anotar el balance general y el estado de ganancias y pérdidas una vez terminado el ejercicio económico. El libro de inventarios y balances, además de especificar la situación de la empresa, sirve de base y punto de partida de toda labor administrativa, ya que da a conocer pormenorizadamente lo que pertenece y/o adeuda la sociedad o comerciante, al mismo tiempo que determina la ganancia o pérdida sufrida en las operaciones mercantiles realizadas. ASPECTO LEGAL.- Este libro tiene su base legal primigenia en el Código de Comercio, el mismo que en uno de sus artículos expresa lo siguiente: Que el comerciante empezará por el inventario inicial sus operaciones y debe contener: a. Relación exacta del dinero, dinero, bienes y valores de toda clase, apreciados en su valor real y que constituyen el ACTIVO. b. Relación exacta de todas las deudas y toda clase de obligaciones, si las tuviera, que forma el PASIVO. c. Se fijará la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO que que constituirá el CAPITAL. En el mencionado libro, anualmente se asentará el BALANCE GENERAL con los pormenores expresados en el Art. 37° DEL Código de Comercio, en concordancia con los asientos de DIARIO, sin reserva ni omisión alguna, bajo la firma y responsabilidad del comerciante. De acuerdo al D. Leg. N° 774 del 31.12.1993, están obligados a llevar este libro las personas jurídicas y las perceptoras de rentas de tercera categoría. En todos los casos el libro materia de estudio será sujeto de legalización ante Notario Público o Juez de Paz Letrado, según corresponda, tal como se expone en el capítulo anterior. Para cumplir con la diligencia antes mencionada, el interesado o su representante se apersonarán ante el Notario Público o Juez de Paz Letrado acreditándose con carta simple y portando el R.U.C. En las sucesivas legalizaciones se seguirá el mismo procedimiento acreditando fehacientemente terminación o pérdida del libro anterior. RAYADO.- El rayado aceptado generalmente de este libro, es que se presenta a continuación: (1) (2) (3)
(4)
(5)
(6)
(7)
Para una mejor ilustración al estudiante, diremos que cada una de las partes o columnas numeradas entre paréntesis indican:
(1) El encabezamiento (2) Anotar el código de la cuneta a nivel de dos dígitos. (3) Anotar el código de la sub-cuenta o divisionaria (si se prescinde de las divisionarias, servirá para enumerar las unidades, cantidades de cosas o especies.) (4) Llamada también gran columna, sirve para colocar los títulos de las cuentas y sub-cuentas, así como detalles y otras explicaciones. (5) Columna falsa o accesoria, sirve para anotar los precios o valores unitarios. (6) Columna destinada al registro de importes parciales o para agrupar agrup ar cantidades de una misma cuenta. (7) Para el registro de cantidades totales. EL INVENTARIO.- Se llama inventario a la relación detallada y pormenorizada de los valores, bienes y derechos, así como las obligaciones o deudas que tiene una empresa al iniciar o finalizar sus operaciones en un periodo contable y que le permiten determinar con exactitud los rubros que componen su activo y pasivo, para determinar en un momento dado su situación patrimonial. El registro en el libro de inventarios y balances de todo lo mencionado en el párrafo anterior, sirve de base para efectuar el primer asiento en el libro diario, llamado de APERTURA, sea al iniciar la contabilidad de una empresa o reabrir los libros después del cierre de las operaciones de un ejercicio. Como regla fundamental para la apertura de libros se debe citar lo siguiente: Que todos los valores activos son deudores del CAPITAL o PATRIMONIO. Que todos los valores pasivos son acreedores del CAPITAL o PATRIMONIO. CLASES DE INVENTARIO.- Los inventarios son físicos y contables. Los primeros son el resultado de recuento de los bienes o valores objeto de inventario; los segundos, los que realmente vienen al caso, son los que se practican en libros con los datos recogidos del inventario físico. Según su naturaleza y/o fecha de preparación, pueden ser: a. Inventario inicial o de de apertura.- Es aquel, que prepara el comerciante o empresa al iniciar sus operaciones mercantiles, con la finalidad de conocer patrimonio con que cuenta al iniciar su primer periodo contable. Este inventario consta de cuatro partes: EL ACTIVO, que comprende todos los bienes que posee la empresa y los derechos a su favor: EL PASIVO comprende las deudas y obligaciones; EL RESUMEN, que es la diferencia del Activo menos el Pasivo, dando como resultado el patrimonio neto inicial y; de cuentas que aparecen en el activo y pasivo que se equilibran o balancean con las cuentas patrimoniales. Conviene en algunos casos – cuando se trata de sociedades por ejemplo – agrupar en uno solo el pasivo y el patrimonio, obedeciendo a la ecuación contable Activo = Pasivo + Patrimonio, como se podrá apreciar en los ejercicios desarrollados más adelante. b. Inventario de cierre.- Es el registro que se hace después de un periodo determinado de actividades – generalmente un año – para determinar el patrimonio con que cuenta el comerciante o empresa al finalizar el periodo contable y conocer la utilidad o pérdida obtenida.
En empresas unipersonales, éste inventario, además de las partes señaladas en el inventario inicial o de apertura, cuenta con otro grupo denominado COMPARACIÓN, que viene a ser la relación que se establece entre el patrimonio inicial y el de cierre, lo que determina por si el resultado del ejercicio. Habrá utilidad cuando el patrimonio de cierre es mayor que el inicial, caso contrario habrá pérdida. Al igual que el inventario inicial, en éste podemos agrupar en uno sólo las cunetas del pasivo y patrimonio, obedeciendo a la ecuación contable Activo = Pasivo + Patrimonio c. Inventario de situación.- Se efectúa en cualquier época del año, motivado por circunstancias especiales, tales como: fusión, transformación o liquidación de empresas. PROCEDIMIENTOS PARA REGISTRAR EL INVENTARIO.- El inventario se inicia anotando en la parte superior del folio que se utiliza, la clase de inventario que corresponda y la fecha de su realización; ejemplo, si el inventario es inicial, en el encabezamiento se atonará: INVENTARIO INICIAL Al…………… de……………………… de………………………….. ….. del 2005 2005
Seguidamente se registrará en forma detallada en la cuenta que corresponda, los bines y valores del activo de acuerdo al grado liquidez decreciente, precisando luego el total. A continuación se anotará cada una de las partidas del pasivo de acuerdo a su grado de exigibilidad decreciente, precisamente luego su total. Acto seguido, en el patrimonio, las partidas que lo conforman, empezando por el capital. En empresas unipersonales, si se tratara del inventario de cierre después del patrimonio, hay que registrar la comparación, que equivale a establecer la relación entre el patrimonio inicial y de cierre, hecho que va a representar la utilidad o pérdida del ejercicio. Culmina el registro del inventario señalando el lugar, fecha y estampado de sello y firma tanto del contador como del propietario o representante de la empresa. CASOS PARA CONFECCIONAR UN INVENTARIO.- Los casos más comunes son: a. Con una cuenta de activo sin pasivo. b. Con dos o más cuentas de activo y sin pasivo. c. Con una cuenta de activo y una o más de pasivo. d. Con varias cuentas de activo y varias cuentas de pasivo. BALANCE DE INVENTARIO.- Como el inventario general resulta amplio y especificado, se pierde el aspecto central de su contenido por cuya razón, se hace necesario resumirlo, a esta forma de presentar el inventario se le conoce con el nombre de BALANCE o BALANCE DE INVENTARIO. En éstos, se presentan únicamente los rubros o cuentas y sus cantidades en forma global, facilitando con ello la visión concreta y clara de las diferentes categorías de bienes, obligaciones y capital (o patrimonio) de la empresa.
CLASES DE BALANCE DE INVENTARIO.- Al igual que el inventario, el balance puede ser inicial y de cierre, quedando representados por el resumen del inventario inicial y de cierre respectivamente. PARTES QUE COMPRENDEM EL BALANCE DE INVENTARIO.- Tanto el balance inicial como el de cierre agrupan cuentas de activo y pasivo cuyos totales deben estar siempre equilibrados – por alguna razón, el término “Balance” se deriva de “Balanza” -. Esta igualdad se consigue insertando al pasivo patrimonio inicial o de cierre según se trate de inventario inicial o de cierre. EL PATRIMONIO.- La empresa para desarrollar sus actividades, necesita tener un patrimonio propio; es decir, bienes y riquezas que administrar, cambiar o transformar, según sea su objetivo económico. El patrimonio de la empresa está constituido por un conjunto de propiedades, derechos, créditos y obligaciones que asisten a un individuo o persona jurídica. La persona jurídica siempre tiende a un objetivo determinado y realiza actos conducentes a mismo; por lo que en términos mercantiles se puede decir que: Empresa es la reunión de capital y energías con la finalidad de obtener lucro, a cambio de realizar o prestar un servicio económico. Siendo diferentes los objetivos que persiguen las empresas, sea cuantitativa o cualitativamente de acuerdo al índole y magnitud de los fines propuestos, puede establecerse una agrupación genérica de las diferentes riquezas y valores que componen el patrimonio. En primer término encontramos el ACTIVO que es la masa positiva en donde se consideran los bienes y derechos que posee la empresa. Por otro lado se encuentra el PASIVO, que es la parte negativa del activo patrimonial en donde se concentran las deudas y obligaciones a cargo del ente. El pasivo – considerado estrictamente – constituye la responsabilidad jurídica, suponga o no, una prestación económica del patrimonio frente a terceros. El valor neto o líquido de la APORTACIÓN de los propietarios de la empresa empres a se determinan por la diferencia que – en principio – tiene que existir entre las dos masas. Definiendo el valor de esta aportación como la diferencia del ACTIVO menos el PASIVO del negocio, el PATRIMONIO estará representado por la siguiente ecuación: ACTIVO – PASIVO = PATRIMONIO o también; ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PATRIMONIO También el activo, pasivo y el neto líquido (patrimonio) representan un conjunto homogéneo, únicamente en lo que se refiere al sentido positivo y negativo en que deben considerarse dentro del patrimonio; por ello, cabe realizar un análisis de los elementos componentes y agrupaciones con rasgos comunes. Inicialmente y sin perjuicio de ampliar y precisar mejor más adelante, vamos a señalar los siguientes grupos básicos:
Activo Cosas materiales.- Dinero, mercaderías, muebles, inmuebles, etc. Relaciones materializadas.- Créditos a favor de la empresa, efectos de comercio, etc.
Derechos.- Marcas de fábrica, patentes, llave del negocio, etc.
Pasivo Deudas y cargas, gravando directamente a algún grupo del activo. Deudas sobre el conjunto de la empresa por razón de las operaciones del negocio. Obligaciones, de toda suerte que pueden ser valoradas y afecten o puedan afectar el conjunto patrimonial. Patrimonio neto (o líquido) Aportación inicial del propietario o propietarios. Modificaciones de aumento o disminución que las operaciones del negocio han producido. Producto de donaciones recibidas. Excedente de revaluación de activos fijos. Independientemente de la anterior clasificación, hemos de distinguir dentro del activo, dos conceptos de gran importancia contable: el capital inmovilizado y el capital circulante. El primero es un conjunto de valores permanentemente empleados por la empresa y constituyen la base inalienable del patrimonio, admitiendo esta inaliebilidad, no en términos absolutos para cada uno de los valores que la componen, sino sujeta a reposición; pues la enajenación pura y simple repercutirá en detrimento de la continuidad de la empresa. Dentro de este grupo se comprenden las inversiones en valores, bienes materiales duraderos (activos fijos) y derechos necesarios para la marcha y desarrollo de la empresa. El circulante, el verdadero motor del negocio, es aquella parte del activo que es objeto de cambio y tráfico, dando lugar a la especulación o servicio propio de la empresa, removiéndose y modificándose constantemente como consecuencia de las operaciones que se van realizando: Dinero, mercaderías, cuentas por cobrar, etc. CONSIDERACIONES JURÍDICAS DEL PATRIMONIO.- En la organización actual, la sociedad humana debe reunir ciertas condiciones jurídicas que la doten de personalidad, facultándole ser sujeto de derechos y obligaciones. La personalidad jurídica presupone el reconocimiento de la capacidad de ostentar derechos y obligaciones en la vida de relación y no sólo es privativa de al persona física; nuestra legislación reconoce personería jurídica también a las agrupaciones, sociedades o instituciones independientemente de las que pueden tener las personas que lo forman. NOTA.- Por razones netamente didácticas, las operaciones relativas al balance general y estado de ganancias y pérdidas que se registran en el libro de inventario y balances, se expondrá en la integración contable. EJERCICIOS DE APLICACIÓN APLICACIÓN DESARROLLA DES ARROLLADOS DOS EJERCICIO Nº 1 Datos del comerciante Inicio de actividades Aporte inicial
: Samuel de la Fuente M. : 16 de abril de 200X : S/. 4,000.00 en efectivo
EJERCICIO Nº 2 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales
EJERCICIO Nº 3 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales
: : :
: Pedro Mendiola Retamozo : 20 de setiembre del 2004 : Dinero en efectivo S/. Muebles y enseres: 2 andamios c/u 4 mostradores c/u 1 calculadora 1 máquina de escribir Rojas S.R.L. 2 de octubre de 200X Cta. Cte. Banco de Lima Para la venta: 20 pares de medias “Rey” 50 pantalones “Mister” 100 juegos de ropa interior “L”
Activos fijos: 2 escritorios de madera 2 sillones giratorios 1 mostrador de madera Debe lo siguiente: L/. 156 F. Santé V.8.12.200X L/. 130 F. Román V.9.12.200X F/. Nº 1166 Tienda Mister S.A.
EJERCICIO Nº 4 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales
: : :
2,000.00 1,000.00 1,500.00 800.00 1,200.00
S/.
1,500.00
c/p c/u c/u
2.50 85.00 8.00
c/u c/u
1,500.00 1,200.00 1,800.00 400.00 600.00 500.00
Samuel de la Fuente (final ejercicio Nº 1) 31 de diciembre de 200X Dinero en efectivo S/. Dinero en bancos Existencias: 200 tazas de loza c/u 100 platos de loza c/u 50 fuentes de loza c/u 12 docenas de cubiertos c/u 10 cocinas a gas “Triumph” c/u Por cobrar: L/. 330 A. Mey V.6.2.200X+1 L/. 188 A. Rojas V.2.3.200X+1 Mobiliario y equipo de oficina: 1 máquina de sumar “Olivetti” 1 máquina de escribir “Olivetti”
4 andamios de madera 4 mostradores de madera Dreprecoación acumulada
c/u c/u
1,100.00 1,900.00 6.00 6.00 50.00 18.00 200.00 200.00 400.00 900.00 1,000.00 1,400.00 800.00 (200.00)
Debe lo siguiente: L/. Import Hiraoka V.4.1.200X+1 Pagaré Bco. Lima V.5.2.200X+1
EJERCICIO Nº 5 Datos del comerciante Inicio de actividades Aportes iniciales
: : :
Juan José Tam Salmón 2 de julio de 200X En efectivo Vehículo Datsun, 4 puertas Nota:
200X (Año base o Primer año) 200X + 1 (Año siguiente)
El vehículo tiene 4 letras por pagar a Nissa Perù
300.00 500.00
S/.
4,000.00 16’000, 000 1’000,000
c/u
