Laporan Residensi I : Unit IPSRS Hasanuddin University Hospital I.
INSTALASI PEMELIHARAAN SARANA RS UNHAS (IPSRS)
RS UNHAS merupakan rumah sakit tipe B. Menurut PERMENKES Nomor 340 Tahun 2010 tentang Klasifikasi Rumah Sakit, salah satu kriteria yang harus dimiliki oleh rumah sakit tipe B adalah memiliki Pelayanan Penunjang Non Klinik terdiri dari pelayanan Laundry pelayanan Laundry/Linen, /Linen, Jasa Boga/Dapur, Teknik dan Pemeliharaan Fasilitas (IPSRS), Pengelolaan Limbah, Gudang, Ambulance, Gudang, Ambulance, Komunikasi, Pemulasaraan Jenazah, Pemadam Kebakaran, Pengelolaan Gas Medik dan Penampungan Air Bersih. IPSRS adalah singkatan dari Instalasi Pemeliharaan Sarana Rumah Sakit. Disinilah kantornya para teknisi Rumah Sakit bekerja. IPSRS merupakan organisasi dalam Rumah Sakit yang bersifat teknis dan koordinatif yang pelaksanaannya meliputi perbaikan sarana dan peralatan yang ada di Rumah Sakit. Tujuannya adalah meningkatkan mutu pelayanan dan efisiensi RS. Sebagai salah satu unit yang berperan penting dalam kinerja Rumah Sakit, IPSRS sangat penting fungsi dan perannya dalam menunjang sarana dan prasarana yang ada di Rumah Sakit. Dengan kata lain, IPSRS adalah salah satu faktor syarat suatu RS bisa diakreditasi levelnya menjadi lebih tinggi. Perkembangan teknologi alat-alat kedokteran yang semakin hari semakin pesat menyebabkan pengelolaan IPSRS harus mendapatkan perhatian, karena betapapun canggihnya teknologi tersebut akan menjadi sia-sia tanpamaintenance tanpamaintenance dan dan operator utility yang utility yang benar. 3.1 Organisasi dan Manajemen Instalasi Pemeliharaan Sarana RS UNHAS 3.1.1 Visi IPSRS Visi instalasi masih mengikut pada visi rumah sakit secara umum, yaitu:
Me M enjad njadi pe pelop lopor te terper rper cay caya dalam lam memadukan ukan pendi ndi di kan, kan, penelitia nelitian, n, dan pemelihar lihar aan k esehat sehatan an yang yang ber tar tar af i nter nter nasio nasi onal.
3.1.2 Misi IPSRS Misi dari instalasi juga masih mengikut pada misi rumah sakit secara umu m, yaitu:
Menciptakan tenaga professional yang berstandar internasional dalam pendidikan, penelitian dan pemeliharaan kesehatan.
Menciptakan lingkungan akademik yang optimal untuk mendukung pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan
Mempelopori inovasi pemeliharaan kesehatan melalui penelitian yang unggul dan perbaikan mutu pelayanan berkesinambungan
Memberikan pemeliharaan kesehatan secara terpadu dengan pendidikan, penelitian yang berstandar internasional tanpa melupakan fungsi sosial.
Mengembangkan jejaring dengan institusi lain baik regional maupun internasional. 3.1.3 Falsafah IPSRS Falsafah instalasi masih mengikut pada falsafah rumah sakit secara umum, yaitu:
Menghargai hakekat manusia sebagai makhluk pari purna dengan totalitas dan nilai-nilai yang dianutnya. 3.1.4 Motto IPSRS Motto instalasi masih mengikut pada motto rumah sakit secara umum, yaitu: “Tulus melayani”
3.1.5 Tujuan IPSRS Tujuan instalasi masih mengikut pada tujuan rumah sakit secara umum, yaitu:
Terciptanya Sumber Daya Manusia handal yang tulus dalam mengintegrasikan pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan.
Terwujudnya upaya pemeliharaan kesehatan paripurna yang menyeluruh terintegrasi dan berkesinambungan.
Terciptanya suasana akademik yang mendukung pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan yang bermutu dan aman.
Terbinanya
tim
kerjasama
professional
yang
solid
dengan
perbaikan
mutu
kinerja
berkesinambungan.
Terselenggaranya jejaring rumah sakit yang mengemban tugas pendidikan, penelitian, dan pemeliharaan kesehatan. Analisis: Dari keterangan di atas, dapat disimpulkan bahwa IPSRS belum mampu merumuskan visi, misi, tujuan, dan falsafah khusus untuk instalsi tersebut. Hal ini dapat berpengaruh terhadap kinerja para staf. Alasan belum adanya visi, misi, tujuan, dan falsafah tersendiri ini adalah karena RS UNHAS baru beroperasi sekitar 1 tahun, sehingga masih perlu pembenahan-pembenahan. Namun, jika tidak ada perumusan sesegera mungkin, maka para staf akan bekerja tanpa target yang jelas untuk instalasi pemeliharaan sarana rumah sakit secara khusus.
3.1.6 Struktur Organisai IPSRS
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi IPSRS RS. Unhas Tahun 2011 Analisis : Struktur organisasi instalasi ini menganut sistem organisasi garis. Di mana dalam bagan organisasinya terlihat adanya kesatuan komando karena kepemimpinan berada ditangan satu orang dan setiap bawahan hanya bertanggung jawab terhadap satu orang pemimpin saja. Struktur organsisasi ini sudah cocok untuk perusahaan ini, karena telah menggambarkan lima aspek struktur organisasi yang utama yaitu :
1. Menggambarkan pembagian kerja, dimana setiap kotak mewakili tanggung jawab seseorang atau sub bagian untuk bagian tertentu dari beban kerja unit. 2. Menunjukkan siapa atasan dan siapa bawahan sehingga jelas terlihat siapa melapor kepada siapa. 3. Keterangan kotak-kotak telah menunjukkan tugas-tugas kerja dan tanggung jawab yang berbeda untuk setiap peranan yang berbeda. 4. Keseluruhan bagan telah menunjukkan dasar pembagian aktivitas unit yang menurut penulis dibagi atas dasar fungsinya. 5. Semua bagian unit pada tingkatan yang sama melapor pada orang yang sama. Dari struktur di atas, dapat dilihat bahwa sistem kerja di IPSRS tersebar di empat bagian area kerja, yaitu bagian peralatan medik, bagian peralatan nonmedik, bagian bangunan, serta bagian administrasi dan logistik, yang bertanggungjawab kepada koordinator IPSRS. Kemudian koordinator tersebut bertanggungjawab kepada kepala bidang pelayanan penunjang dan sarana medik secara langsung. secara langsung. Pembagian wilayah kerja dan tanggung jawab yang jelas ini, dapat mengoptimalkan hasil dari pekerjaan itu sendiri. Namun, jumlah SDM yang menempati bagian-bagian tersebut masih kurang. Hal ini dikarenakan RS UNHAS masih baru dalam beroperasi, sehingga masih dalam tahap awal proses pembenahan-pembenahan. 3.1.7 Tupoksi Instalasi IPSRS
Rumah sakit harus menyelenggarakan IPSRS, karena tanpa IPSRS, seluruh kegiatan yang berhubungan dengan alat kesehatan maupun sarana-prasarana yang rusak akan terganggu dan tidak berjalan lancar. Instalasi kerja IPSRS mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagai berikut: 1. Melakukan rapat secara teratur 2. Membuat laporan dan melaporkannya kepada pimpinan rumah sakit tepat waktu 3. Melakukan rapat secara teratur dan menghadiri rapat tersebut. 4. Operator Utility, menjadi operator suatu alat medis atau mengadakan training kepada tenaga kesehatan yang lain untuk petunjuk pemakaian (SOP) alat medis yang benar. 5. Maintenance, perawatan rutin. 6. Perencanaan kegiatan pemeliharaan. 7. Pengukuran dan kalibrasi. 8. Manajemen informasi dan pemeliharaan. 9. Rujukan pemeliharaan. 10. Pengawasan pelaksanaan pengadaan barang, tenaga kerja, fasilitas dan K3. Dalam menjalankan tugasnya, kepala instalasi IPSRS wajib menerapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi, baik dalam lingkungan intern instalasi, maupun dengan instalasiinstalasi terkait, sesuai dengan tugasnya masing-masing. Analisis:
Dari hasil pengamatan selama melakukan residensi I, dapat disimpulkan bahwa apa yang dikerjakan oleh staf IPSRS RS UNHAS sebagian besar telah sesuai dengan standar tugas pokok dan fungsi di atas. Petugas di instalasi IPSRS dapat bekerja secara professional dan sesuai prosedur yang telah ditetapkan. Namun, untuk manajemen informasi peralatan masih banyak kekurangan. Untuk lingkungan kerjanya, sebagian besar stafnya adalah laki-laki, terutama di bagian ruang panel atau bengkel. Hal ini karena, beban kerja dan risiko pekerjaannya cukup tinggi terkait pemeliharaan dan perbaikan sarana dan prasarana. Sehingga, staf perempuan ditempatkan pada bagian Administrasiinistrasi instalasi ini dan tidak terjun langsung ke lapangan secara langsung. 3.1.8 Uraian Tugas
a. Logistik
Mengidentifikasi kebutuhan pendukung Mengurus pembelian peralatan Mengurus inventaris barang yang keluar dan masuk
Pengadaan barang dan peralatan b. Teknisi Memelihara alat-alat kesehatan Mengecek kerusakan alat-alat kesehatan Memperbaiki kerusakan alat-alat kesehatan Dan tugas yang diberikan atasan/pimpinan langsung c. Mekanikal Pengecekkan kebocoran Mengontrol pemakaian air, Listrik, AC, dan Lift Pengecekkan air bersih Memperbaiki WC Pengecekkan Pompa Air Dan tugas yang diberikan atasan/ pimpinan langsung d. Telekomunikasi Sharing Jaringan internet untuk kebutuhan Karyawan Rumah Sakit Pemasangan dan Instalasi Komputer di setiap meja Kerja Pemasangan Pesawat Telepon Pemasangan Line Internet Monitoring peralatan elektronik Dan tugas lain yang diberikan atasan/pimpinan langsung e. Elektrikal Mengecek lampu, AC, Pompa dan Tangki Air Mengecek saringan udara AC Pemasangan Instalasi Terminal Listrik Memperbaiki Saklar Dan Tugas Lain yang diberikan atasan/ pimpinan langsung f. Pemeliharaan Gedung Membersihkan dan mengatur ruangan yang akan digunakan dan telah digunakan Memperbaiki alat yang rusak (Handle pintu, kran air,wastafel, dll) Memonitoring kunci tiap ruangan Rumah Sakit Dan tugas lain yang diberikan atasan/ pimpinan langsung Analisis : Semua bagain di IPSRS telah tebagi pekerjaannya. Sehingga, para staf dapat bekerja sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditentukan sesuai job description yang telah ditetapkan. 3.1.9 Deskripsi Kegiatan
Berikut ini merupakan deskripsi kegiatan IPSRS RS UNHAS: o
Kegiatan Pemeliharaan / maintenance Pemeliharaan Kuratif : Tidak terjadwal, Break down unit
Penyetingan ulang bagian-bagian serta fungsinya
Penyetingan ulang parameter serta fungsinya
Penggantian spare part / bagian-bagian alat
Modifikasi spare part / bagian-bagian alat
Pengencangan serta pelumasan bagian-bagian alat o Pemeliharaan Preventif : Terjadwal, Life time spare part
Pemantauan bagian-bagian serta fungsinya
Pemantauan setting parameter serta fungsinya dan hasil outputnya
Pengencangan serta pelumasan bagian-bagian alat
Pembersihan / cleaning
Kegiatan perbaikan / repaire
Perencanaan pengadaan spare part / disposible acsessoris
Perencanaan kegiatan kalibrasi
Perencanaan kegiatan KSO dan kontrak servis Analisis: Kegiatan-kegiatan ini adalah kegiatan yang rutin dilakukan di IPSRS. Semuanya berjalan baik dan optimal. Namun, pada bagian penyimpanan data-data masih perlu mengalami pembenahan, karena belum lengkap data-data terkait IPSRS.
3.2 Spesifikasi SDM dan Jumlahnya 3.2.1 Jumlah Pegawai dan Peranannya
Keadaan sumber daya manusia, dalam hal ini staf, di IPSRS RS UNHAS dapat dilihat pada tabel berikut ini: Tabel 3.1 Staf Instalasi IPSRS berdasarkan Tugas atau Peranannya RS UNHAS Tahun 2011 No
Tugas dan Peranannnya
Status
Pendidikan
Jumlah
1
Koordinator IPSRS
CPNS
S1
1
1 Kontrak, 1 CPNS, 2 Magang
S1 (1)
2
3
4
Logistik
Teknisi Alkes Teknisi Telekomunikasi
4 D3 (3) S1 (1)
1 CPNS, 1 Kontrak
D3 (1)
Kontrak
D3
2
1
5
6
7
Mekanikal
Elektrikal
Pemelihara gedung
1 Kontrak, 5 Magang 1 CPNS, 3 Kontrak 1 CPNS, 1 Magang
S1 (1) 6 D3 (5) S1 (3) 4 D3 (1) S1 (1) 2 D3 (1)
Sumber: Data Sekunder RS. Unhas, 2011 Analisis: Dari tabel dapat dilihat bahwa latar belakang pendidikan D3 lebih banyak daripada yang latarbelaang S1. Menurut penulis, hal ini cukup baik, karena pada IPSRS lebih kepada permasalahan teknis, bukan konsep, sehingga yang lebih dibutuhkan adalah lulusan D3. Jumlah staf pada masing-masing bagian masih kurang. Namun, karena masih baru dalam beroperasi, maka kekurangan ini masih dapat dimaklumi. Selain itu, para staf juga belum terlalu terbebani dengan beban kerja yang tidak sesuai dengan jumlah SDM. 3.2.2 Waktu Kerja
Shift kerja di IPSRS terbagi dua, yaitu :
Pegawai : 08.00-16.00 Magang : 07.30-14.00, 14.00-21.00, 21.00-07.30 Dari segi kedisiplinan, semua para staf dan teknisi biasanya masuk tepat waktu sesuai jadwal shiftnya. 3.3. Kinerja Kegiatan 3.3.1 Indikator
Kinerja staf instalasi IPSRS dapat dilihat dari indikator berikut:
Kecepatan waktu menanggapi kerusakan alat (≤ 80%) Ketepatan waktu pemeliharaan alat (100%) Kedisiplinan (berdasarkan shift) 3.3.2 Hasil Observasi dan Analisis Dari hasil residensi I didapatkan bahwa kecepatan waktu teknisi menanggapi kerusakan alat adalah sekitar 10-15 menit. Sedangkan ketepatan waktu pemeliharaan alat tergantung pada jenis kerusakan dan alat apa yang diperlukan. Jika alat yang diperlukan tidak ada di Makassar, maka dibutuhkan waktu sampai berbulan-bulan. Selain itu, kemampuan dan pengalaman teknisi dalam menangani kerusakan alat juga berpengaruh pada ketepatan waktu pemeliharaan alat.
Penanganan kalibrasi alat kesehatan biasanya dilakukan dengan pengajuan proposal yang berisi tentang alat apa yang akan dikalibrasi dan berapa dana yang dibutuhkan. Untuk kedisiplinan, rata-rata semua staf datang dan pulang tep at waktu. 3.4 Deskripsi Fisik dan Bangunan IPSRS 3.4.1 Letak Instalasi IPSRS Lokasi ruangan IPSRS sangat berpengaruh terhadap keberlangsungan kegiatan pelayanan yang dilakukan oleh unit terkait lainnya. Ruangan IPSRS terbagi atas 3, yang terletak di lantai 1, lantai 2, dan lantai 3. Ruangan lantai 1 berfungsi sebagai ruang panel atau bengkel para teknisi memelihara dan memperbaiki peralatan yang ada di rumah sakit. Ruangan lantai 2 berfungsi sebagai ruang Administrasiinistrasi. Sedangkan di lantai 3 berfungsi sebagai tempat perencanaan. Analisis: Letak ruangan-ruangan IPSRS ini cukup strategis. Sehingga, memudahkan dan memperlancar proses pemeliharaan dan perbaikan alat kesehatan dan sarana prasarana rumah sakit.
3.4.2 Denah Ruangan Instalasi IPSRS
Ruangan pada instalasi pemeliharaan sarana Rumah sakit ini sudah memenuhi standar. 3.4.3 Kondisi Fisik dan Bangunan
Standar keadaan fisik dan lingkungan rumah sakit diatur dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004 tentang Persyaratan Kesehatan Lingkungan Rumah Sakit. A. Ruang Bangunan Berdasarkan ketetapan yang terdapat dalam Kepmenkes No. 1204 Tahun 2004, instalasi IPSRS termasuk zona dengan risiko rendah. Adapun standar bangunan ruangan yang sesuai adalah sebagai berikut:
1. Permukaan dinding harus rata dan berawarna terang 2. Lantai harus terbuat dari bahan yang kuat, mudah dibersihkan, kedap air, berwarna terang, dan pertemuan antara lantai dengan dinding harus berbentuk konus. 3. Langit-langit harus terbuat dari bahan multipleks atau bahan yang kuat, warna terang, mudah dibersihkan, kerangka harus kuat, dan tinggi minimal 2,70 meter dari lantai. 4. Lebar pintu minimal 1,20 meter dan tinggi minimal 2,10 meter, dan ambang bawah jendela minimal 1,00 meter dari lantai. 5. Ventilasi harus dapat menjamin aliran udara di dalam kamar/ruang dengan baik, bila ventilasi alamiah tidak menjamin adanya pergantian udara dengan baik, harus dilengkapi dengan penghawaan mekanis (exhauster). 6. Semua stop kontak dan saklar dipasang pada ketinggian minimal 1,40 meter dari lantai.
Analisis: Berdasarkan hasil observasi yang telah dilakukan, bahwa bangunan ruang IPSRS di RS UNHAS telah memenuhi semua standar yang telah ditetapkan untuk bangunan ruangan berisiko tinggi, mulai dari dinding, lantai, ventilasi, dan lain-lain. B. Kualitas Udara, Pencahayaan, Suhu, Kelembaban, Tekanan Udara, dan Kebisingan
Kualitas udara ruangan yang diharapkan sesuai Kepmenkes 1204 tahun 2004 adalah tidak berbau (terutana bebas dari H2S dan Amoniak, serta kadar debu (particulate matter) berdiameter kurang dari 10 micron dengan rata-rata pengukuran 8 jam atau 24 jam tidak melebihi 150 μg/m3, dan tidak mengandung debu asbes. Selain itu, konsentrasi maksimum indeks angka kumannya harus sekitar 200-500 Mikro-organisme per m2 Udara (CFU/m3). Indeks pencahayaan untuk instalasi IPSRS minimal 100 lux, dengan suhu 21-26 °C, tekanan udara seimbang dan toleransi kebisingan minimal 45 dBA dengan waktu pemaparan 8 jam. Analisis: Dari hasil observasi, didapatkan bahwa kondisi kualitas udara pencahayaan, suhu, tekanan udara, kelembaban, dan kebisingan telah sesuai dengan apa yang menjadi standar, sehingga berpengaruh positif pada kebetahan dan kenyamanan staf dalam menjalankan tugas dan fungsinya. 3.4.4 Sarana dan Prasarana Instalasi IPSRS
Di bawah ini merupakan daftar inventaris sarana dan prasarana IPSRS : Tabel 3.2 Inventaris Sarana Prasarana Instalasi IPSRS RS UNHAS Tahun 2011 KETERANGAN NO
NAMA BARANG JUMLAH
BAIK
1
Tool Cabinet
1 unit
2
Y- Type Audio Adapter
1 unit
3
Jet Pum Washing AC
1 unit
4
Regulator Manifold
1 unit
RUSAK
Outlet Stop kontak data Clipsal
Sesuai keb. Sesuai keb.
Sambungan T stop kontak
Sesuai keb.
7
Lasdop Kabel
Sesuai keb.
8
Klem Kabel
Sesuai keb.
Kabel UTP
Sesuai keb.
11
RJ 45
Sesuai keb.
Kabel NYW 3X1.5 mm
Sesuai keb.
12
Stop Orde OB Clipsal
Sesuai keb.
13
Dos OB clipsal
Sesuai keb.
Stoker urde utc
Sesuai keb.
Terminal Stop Kontak 6
Sesuai keb.
17
Terminal Stop Kontak 4
Sesuai keb.
18
OHM Sakar
1 buah
19
Working Table knock Down
1 buah
20
Digital Multimeter Auto Ringing
1 buah
21
Splitter
2 buah
5
Kabel NYY 3x 1.5 mm
6
9 10
14 15 16
22
Hammer stoning
1 buah
23
Screwdriver full set
1 buah
24
Electrical tape
5 buah
25
Wrench ballpoint
1 buah
26
Flash Light Led (Senter)
1 buah
27
Kanebo
1 buah
28
Changeover Switch
1 buah
Sumber: Data Sekunder, 2011 Analisis:
Sarana dan prasarana yang ada masih dalam kondisi baik dan dapat digunakan, sehingga dapat memperlancar kegiatan di instalasi pemeliharaan sarana RS UNHAS. 3.5 Kebijakan Instalasi IPSRS
Prosedur Maintance
Ka.IPSRS membuat program maintenance acuan dan dijadikan pedoman petunjuk teknis dalam penyusunan program kerja maintenance
Masing-masing Kordinator peralatan IPSRS membuat teknis pelaksanaan untuk program maintenance peralatan yang di bawahinya.
Teknisi pelaksana melakukan kegiatan maintenance sesuai jadwal yang telah dibuat untuk setiap jenis peralatan atau ruangan
Jika dalam pelaksanaan maintenance diperlukan perbaiakan maka dilakukan prosedur perbaikan, sedangkan jika tidak diperlukan perbaikan maka teknisi mengkonfirmasikan ke user/pemakai alat lalu teknisi mencatat dalam buku laporan.
Prosedur Perbaikan
Laporan dari user/ruangan masuk ke IPSRS melalui blangko laporan kerusakan atau via telepon ditembuskan ke Ka.IPSRS
Ka.IPSRS nenelaah dan memberikan mandat kepada Kordinator peralatan baik itu medik atau non-medik
Kordinator peralatan mengidentifikasi jenis kerusakan barang lalu memberi mandat kepada teknisi pelaksana untuk mengecek dan memperbaiki peralatan yang telah dilaporkan user
Jika peralatan yang dicek kerusakannya tidak membutuhkan spare part, maka alat langsung diperbaiki
Apabila membutuhkan spare part maka spare part di ambil di gudang logistik IPSRS lalu dipasang di alat.
Namun jika spare part yang dibutuhkan tidak ada maka kordinator administrasi dan logistik IPSRS membuat daftar permintaan spare part yang dibutuhkan, lalu Ka.IPSRS dan Kordinator peralatan menandatangani daftar kebutuhan tersebut.
Jika alat tersebut selesai diperbaiki dan baik, maka teknisi mengkonfirmasikan ke user dan dicatat dalam buku kegiatan
Sedangkan jika alat tersebut tidak dapat diperbaiki/tidak berfungsi dengan baik dikarenakan tingkat kesulitan yang tinggi dan membutuhkan spare part yang spesifik stau rusak berat,maka alat tersebut di rencanakan untuk dikerjakan pihak III atau dihapuskan.
Prosedur Penghapusan
Kordinator peralatan IPSRS menelaah tingkat kerusakan alat yang dikerjakan oleh teknisi pelaksana
Jika alat mengalami kerusakan berat maka Kordinator peralatan IPSRS memerintahkan Kordinator Administrasi dan Logistik untuk membuat laporan daftar barang yang mau di hapus.
Ka. IPSRS dan Kordinator peralatan IPSRS menandatangani laporan daftar barang yang mau dihapus tersebut Laporan daftar barang yang mau dihapus tersebut lalu diteruskan ke Direktorat Umum dan Operasional. Analisis: Untuk kebijakan-kebijakan ini masih dalam tahap perbaikan. Karena, saat ini RS UNHAS masih dalam tahap proses pembuatan kebijakan GCI secara keseluruhan.
