LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

OLIMPIADE VII KELUARGA MAHASISWA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2013 “Unity. Glory. Honor. Integrity. Spirit”

Institut Teknologi Bandung 2013

I.

LATAR BELAKANG Sesuai dengan salah satu dari peran mahasiswa, yaitu agen perubahan

bagi bangsa, Mahasiswa ITB didorong untuk memberikan kontribusi yang nyata dalam memajukan Indonesia kearah yang lebih baik. Namun, tidak mungkin kontribusi tersebut akan memberikan dampak yang signifikan apabila tidak ada persatuan yang erat diantara seluruh elemen mahasiswa. Selain berprestasi dalam bidang akademis, Mahasiswa ITB juga memiliki potensi dalam bidang nonakademis, salah satunya dalam bidang olahraga. Selain adanya himpunan-himpuanan mahasiswa, ITB juga mewadahi bakatbakat mahasiswa dalam bidang olahraga dengan adanya berbagai macam unit olahraga. Selain menjadi wadah untuk menyalurkan bakat mahasiswa ITB dalam olahraga, unit-unit olahraga tersebut juga dapat menjadi salah satu media pemersatu berbagai elemen di ITB. Oleh karena itu, KM ITB sebagai wadah pemersatu mahasiswa ITB yang mempunyai visi “Satu Keluarga Mahasiswa ITB Merangkai Titik Temu Menuju Indonesia Cemerlang”, berkolaborasi dengan unit-unit olahraga ITB merancang suatu rangkaian acara bertajuk olahraga yang bernama “OLIMPIADE VII KM ITB 2013” untuk menjadi salah satu sarana persatuan diantara elemen-elemen di kampus ITB.

II.

MAKSUD DAN TUJUAN Tujuan dari acara ini adalah “Terlaksananya Olimpiade VII KM ITB 2013

sebagai ajang pemererat persatuan di kampus ITB dengan semangat yang kompetitif dan sportif” III.

SASARAN KEGIATAN Keseluruhan rangkaian kegiatan ini dihadiri oleh masyarakat kampus ITB

dan masyarakat umum yang berjumlah 8.000 orang. Peserta pertandingan merupakan mahasiswa ITB yang terdiri dari mahasiswa tingkat TPB dan mahasiswa tingkat 2, 3, dan 4 yang diwadahi dalam Himpunan-Himpunan Mahasiswa Departemen ITB. IV.

SUSUNAN KEPANITIAAN Penanggung jawab

: Dyah Nindita Sahdarani

KI’08

Steering Committee

: Pondra Buana

MG’08

Organizing Committe

V.

Ketua Panitia

: Feriz Kausar

EP’10

Wakil Ketua

: Antonius Prasetya

TK’10

Sekretaris I

: Alessandra Syukrika

SI’10

Sekretaris II

: Zahrina Hasmarani

MRI’10

Bendahara I

: Nadya Fitria Dewi

SBM’10

Bendahara II

: Amanda Rizki Maharani M. TI’10

Stategi Keuangan

: Joseph Aditya Susanto

SBM’10

Koordinator Divisi Dana Usaha

: Marsha Amanda Rizky

SF’10

Koordinator Divisi Keuangan Eksternal: Franky Subiana

SBM’10

Manajer SDM

: Sachira Ginandya Agussi

TI’10

Kepala Bidang Internal

: Randy Mario Sihombing

EP’10

Koordinator Divisi Logistik

: Rizki Riadi Perdana

TA’10

Koordinator Divisi Produksi

: Moco Naracone

PL’10

Koordinator Divisi Akomodasi

: Gilang Wirata P. Hadi

GD’10

Koordinator Divisi Dokumentasi

: Kevin Kristian Gomeri

KL’10

Kepala Bidang Eksternal

: Raja Gurning

EP’10

Koordinator Divisi Humas

: Andita Rahmi

EL’10

Koordinator Divisi Perizinan

: Agaz Mahendradhany

MG’10

Koordinator Divisi Publikasi

: Alexander C. Nugroho

FT’10

Kepala Bidang Acara

: Meily Priliani

TL’10

Koordinator Divisi Opening Closing

: Vanny W. Katili

PL’10

Koordinator Divisi Non-pertandingan : Bern Moses

TK’10

Koordinator Divisi Cerecoaching

: Evelyn Mirandha Sitorus

AR’10

Koordinator Divisi Suppoting Event

: Caroline Febriyani

GD’10

Kepala Bidang Lapangan

: Nanda Anugrah

FT’10

Koordinator Divisi Pertandingan

: Difra Andria

SI’10

Koordinator Divisi Data Pertandingan : Edwin Raissa Varian W.

EL’10

Koordinator Divisi Komisi Disiplin

: Stefanus Jagad G. P.

TA’10

Koordinator Divisi Keamanan

: Glory Harimas Sihombing

BI’10

Koordinator Divisi Medik

: Fauzan Maghdavi

MT’11

WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN 1. Pra-olimpiade Rangkaian acara ini diadakan untuk mempublikasikan dan mensuasanakan pesta olahraga Olimpiade VII KM ITB 2013 kepada

masyarakat dan seluruh elemen ITB pada umumnya serta seluruh mahasiswa ITB pada khususnya. Dengan adanya acara ini, diharapkan seluruh elemen kampus ITB merasa memiliki serta bersemangat untuk mengikuti olimpiade. Acara pra-olimpiade ini terdiri dari beberapa acara, antara lain : A. Publikasi dan Propaganda Olimpiade VII KM ITB 2013 melalui tahaptahapan yang berflow meningkat Kegiatan ini akan dimulai dengan penyebaran poster di kampus ITB mengenai acara olimpiade ke depannya, lalu dilanjutkan dengan adanya pembagian merchandise olimpiade kepada masa secara mendadak, lalu dilanjutkan dengan adanya properti-properti di himpunan-himpunan dan dilanjutkan dengan membawa properti tersebut ke zona-zona himpunan yang ada di ITB B. Jingle Competition Kegiatan ini merupakan salah satu kegiatan dari rangkaian acara pra-olimpiade yang bertujuan untuk menarik minat dan kreatifitas mahasiswa di bidang seni. Dengan adanya kegiatan ini, akan ada jingle yang nantinya akan digunakan sebagai alat atau sarana yang akan menemai keberjalanan dari rangkaian acara Olimpiade. Waktu

: September – Oktober 2012

C. Coaching Clinic Coaching clinic akan menjadi suatu sarana pelatihan untuk memperkenalkan cabang olahraga dan bagaimana cabang olahraga itu dilakukan diutamakan dari olahraga yang kurang diminati di ITB. Dengan mengundang atlet professional untuk memberikan materi dan praktek, diharapkan mampu menambah daya tarik dari acara Coaching Clinic. Waktu

: November 2012 – Januari 2013

Tempat : Kampus ITB dan sekitarnya D.

Launching Logo Olimpiade VII KM ITB 2013

Launching logo ini akan menjadi sarana mencipatakan semangat persatuan antara lembaga-lembaga di ITB yang mengikuti acara Olimpiade VII KM ITB 2013. Waktu

: 24 Oktober 2012

Tempat : Lapangan Basket CC barat 2. Pembukaan Olimpiade A. Relay Obor (Running Torch) Acara ini merupakan penanda dibukanya Olimpiade VII KM ITB 2013. Rangkaian acara pembukaan terdiri dari Pawai Obor civitas ITB mengililingi ITB, Performance Art, Pembukaan oleh Rektor ITB, Presiden KM ITB, dan Ketua Olimpiade secara resmi dan Penyalaan Obor. Waktu : Akhir November 2012 Tempat : Lapangan Basket CC barat B. Opening Ceremonial Acara ini adalah seremoni secara resmi olimpiade VII KM ITB 2013 telah dibuka, diisi dengan perform tari, flash mob, sambutan dari rektorat dll. Waktu : 21 Desember 2012 Tempat: Lapangan Basket CC Barat 3. Acara Olimpiade A. Pertandingan Acara ini terdiri dari 13 cabang olahraga yang melibatkan seluruh elemen kampus dengan unit olahraga yang ada di ITB. Ke-13 cabang olahraga tersebut akan dipertandingkan dalam kurun waktu ± 1 bulan di beberapa venue atau tempat. Waktu

: Desember 2012 – Februari 2013

Tempat

: 

Sasana Olahraga Ganesha



GOR PDAM



Lapangan CC Barat



Ruang 26 CC Barat



Queen Futsal



Planet Dago

Cabang

: 1. Basket 2. Sepakbola 3. Futsal 4. Bola Voli 5. Tenis 6. Tenis Meja 7. Bulutangkis 8. Atletik 9. Renang 10. Bridge 11. Catur 12. Billiard 13. Bowling

B. Non-pertandingan Merupakan sisi lain dari acara olimpiade yang mengutamakan rasa kekeluargaan seluruh civitas akademika ITB. Rangkaian acara nonpertandingan terdiri dari : 1. Pertandingan persahabatan antara Dosen, Karyawan, Alumni, kontingen himpunan-himpunan, dan TPB (Voli, tarik tambang, dan lain-lain) 2. Pertandingan antara TPB 3. Rally Photo 4. Best Supporter 5. Pertandingan All Star himpunan ITB VS TIM Universitas Indonesia Waktu

: Desember 2012 – Februari 2013

Tempat

: Area Kampus ITB

4. Penutupan Olimpiade A.

Closing Ceremonial Acara ini merupakan perayaan berakhirnya rangkaian acara

olimpiade. Acara ini berisi pesta seni, performance art, hiburan, penyerahan medali kepada para pemenang oleh atlet-atlet nasional, serta pemberian gelar juara umum pada kontingen pemenang olimpiade. Waktu

: 9 Februari 2013

Tempat B.

: Lapangan CC Barat ITB

Ceremonial Kegiatan ini berupa momen secara simbolik memberikan medali

kepada atlet-atlet yang telah memenangkan cabang olahraga yang dilombakan. Waktu : Januari - Febuari 2013 Tempat : Venue cabang olahraga VI.

LAPORAN KEGIATAN DAN EVALUASI

A. BIDANG MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA Manajer MSDM

: Sachira Ginandya Agussi

TI’10

Wakil Manajer MSDM : Amelia Deasy

TI’10

Database

: Seshana Aviananda

TL’11

Komunikasi

: Ravy Muhammad

BM’11

Kinerja

: Aninda Paramita

AE’10

Database, Komunikasi, dan Kinerja bukan merupakan divisi yang ada di MSDM namun merupakan unit kerja untuk bidang yang lebih spesifik. Setiap penanggung jawab unit kerja bertanggung jawab atas seluruh kegiatan yang dilakukan team MSDM untuk bidang kerja tersebut. Pembagian tanggung jawab ini dilakukan agar kinerja MSDM lebih terkontrol dan dapat lebih focus. Evaluasi dan rekomendasi sudah terangkum dalam evaluasi dan rekomendasi umum bidang. 1.

Evaluasi Umum Bidang 

Tidak jadi dibentuknya bagian Kekeluargaan di dalam MSDM



Kurangnya acara kekeluargaan di kepanitiaan Olimpiade VII KM ITB 2013



Kurang terangkulnya panitia OPREC (Open Recruitment), sehingga panitia OPREC yang benar-benar berdedikasi hanyalah orangorang yang berkomitmen tinggi



Kurangnya panitia saat hari H



Tidak dilakukannya shift libur panitia saat hari H dikarenakan jumlah panitia yang tidak banyak saat hari H



MSDM yang ditempatkan dalam setiap divisi tidak optimal karena MSDM tidak menyatu dengan divisi yang ditangani dan kadiv kurang memanfaatkan fungsi MSDM divisi sepenuhnya



Fungsi unit kerja Kinerja dalam MSDM kurang maksimal karena pendefinisian job description unit kerja ini dari awal kurang baik

2.

Rekomendasi Umum Bidang 

Sebaiknya kegiatan Olimpiade ITB dilakukan di hari kuliah, jangan di hari libur untuk mengurangi kekurangan SDM. Karena banyak sekali panitia yang baru menjalani satu semester (yang merupakan sebagian besar panitia OPREC) di ITB, pulang ke kampung halaman dan datang kembali saat perkuliahan semester genap dimulai. Tidak masalah bila kegiatan Olimpiade dilakukan dengan durasi sangat panjang dan pertandingan yang dilakukan sedikit demi sedikit, namun tidak kekurangan panitia untuk melakukan hal-hal operasional pertandingan



Dibentuk suatu team kekeluargaan dalam MSDM yang berfungsi sebagai penyatu panitia dan membuat panitia merasa betah dalam keluarga kepanitiaan Olimpiade. Team ini diperlukan bila Manajer MSDM bukan orang yang terlalu bisa dekat dan menghabiskan

banyak

waktu

dengan

panitia,

hanya

bisa

menjalankan operational MSDM saja. Sebaiknya bila akan dibentuk team ini, koordinatornya adalah orang yang mudah bergaul dan memiliki banyak waktu untuk dihabiskan bersama dengan panitia Olimpiade 

Wakil Manajer MSDM sebaiknya jangan dari jurusan yang sama dengan Manajer MSDM agar kesibukan akademiknya berbeda. Sehingga fungsi wakil, untuk menggantikan ketua dapat terlaksana dengan baik



Sebaiknya unit-unit yang diajak bekerja sama dalam kegiatan Olimpiade dikoordinasikan dengan baik dalam hal SDM. Jika memungkinkan, unit-unit menyediakan SDM untuk cabang yang diselenggarakannya. Jika, unit-unit dapat menyediakan SDM dari anggota unitnya sendiri, SDM akan lebih mudah dikontrol dari unitnya

sendiri

dan

relatif

pertandingan unitnya sendiri.

lebih

paham

akan

operasional

3.

Laporan Kerja Laporan Kerja

1

Nama

Stand Open Recruitment pada OHU

Kegiatan Penanggung

Sachira Ginandya Agussi

Jawab Deskripsi

Membuka stand pada OHU 2012 (Open House Unit). Dalam

Kegiatan

stand tersebut dapat dilakukan pendaftaran untuk menjadi panitia Olimpiade dan penjualan kaos Take Part untuk umum. Tanggung

jawab

pendaftaran

panitia

ada pada

MSDM

sedanggkan untuk penjualan kaos adalah tanggung jawab Dana Usaha. Alur pendaftaran adalah sebagai berikut : calon pendaftar mendatangi stand Olimpiade, panitia memberikan gambar struktur organisasi, jobdesc, memberitahu divisi mana yang dibuka untuk pendaftaran, serta menjelaskan hal-hal yang ditanya. Kemudian, bila calon pendaftar tertarik menjadi panitia Olimpiade, langsung mendaftar secara online yang bisa dilakukan dengan membuat link : bit.ly/oprecolim7kmitb2013. Dapat dibuka dari tab / hp pendaftar dan panitia juga menyediakan beberapa tablet untuk pendaftaran. Panitia juga keliling, tidak hanya diam di stand dan berada di sekitar unit-unit olahraga untuk menawari mahasiswa baru menjadi panitia Olimpiade. Waktu

Sabtu, 1 September 2012, pk. 08.00 - 17.00

Tempat

CC Barat

Tujuan

Mencari panitia Olimpiade VII KM ITB 2013

Parameter

Kebutuhan panitia setiap divisi terpenuhi

Keberhasilan

Pelaksanaan

Acara

berjalan

dengan

lancar

dan

pendaftar

saat

itu

mencapai 333 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang tidak serius). Stand Olimpiade tidak pernah sepi dikunjungi pengunjung yang mendaftar, bertanya, maupun memesan kaos Take Part. Panitia yang membantu jaga stand maupun berkeliling mencari calon panitia serta membagikan selebaran Olimpiade tidak kurang. Evaluasi

Perencanaan SDM harus lebih baik lagi karena acara yang dilakukan dalam satu hari sangat panjang

Rekomendasi

Media

untuk

pendaftaran

lebih

banyak

lagi

untuk

mempercepat proses pendaftaran agar stand tidak penuh sesak 2

Nama

Open Recruitment Online

Kegiatan Penanggung


Jawab Deskripsi

Pendaftaran panitia Olimpiade VII KM ITB 2013 secara online.

Kegiatan

Divisi

Publikasi

mempublikasikan

ajakan

untuk

bergabung

bersama keluarga panitia Olimpiade dengan mencantumkan link pendaftaran : bit.ly/oprecolim7kmitb2013. Waktu

2 - 9 September 2012

Tempat

-

Tujuan


Parameter


Keberhasilan Pelaksanaan

Pelaksanaan Oprec Online ini cukup baik, lancar, dan tidak ada kendala yang berarti. Dalam waktu 1 minggu, jumlah pendaftar online adalah sebanyak 323 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang tidak serius)

Evaluasi

-

Rekomendasi

Publikasi

lebih

gencar

lagi

dalam

pendaftaran 3

Nama

Stand Open Recruitment di Boulevard

mempublikasikan

link

Kegiatan Penanggung


Jawab Deskripsi

Membuka stand di Boulevard ITB selama dua hari berturut-turut

Kegiatan

Pembukaan stand di Boulevard ini bertujuan untuk mencari calon panitia. Lokasi di Boulevard ini dipilih karena strategis, banyak mahasiswa yang melewati tempat tersebut. Waktu

Senin - Selasa, 10 - 11 September 2012, pk. 08.00 - 17.00

Tempat

Boulevard ITB

Tujuan


Parameter



Pembukaan stand Olimpiade di Boulevard ini sangat efektif. Banyak mahasiswa yang mendatangi stand Olimpiade untuk bertanya maupun mendaftar. Selain itu, danus juga menjual kaos Take Part dengan sistem Pre Order. Tidak ada masalah yang begitu berarti dalam pelaksanaan pembukaan stand ini. Kendala yang cukup besar adalah bila hujan, stand pindah ke lorong ATM Center, namun hal ini bukan menjadi masalah. Shift SDM untuk penjagaan stand berjalan dengan baik. jumlah pendaftar online adalah sebanyak 273 orang pendaftar (termasuk yang mendaftar dua kali karena kesalahan teknis dan yang

tidak

serius).

Pada

tanggal

11

September

2013,

sebenarnya pendaftaran Oprec Olimpiade sudah ditutup, namun masih banyak pendaftar yang mendaftar menjadi panitia Evaluasi

Kurangnya media (video, audio, dll) di stand untuk menarik pengunjung

Rekomendasi

Penjaga stand yang di shift kan lebih banyak lagi agar lebih menarik mahasiswa yang lewat

4

Nama

Mendata Panitia Olimpiade VII KM ITB 2013 (untuk panitia

Kegiatan

Closrec)

Penanggung

Seshana Aviananda

Jawab Deskripsi

Mendata hal-hal yang diperlukan mengenai panitia untuk

Kegiatan

kemudahan komunikasi antar panitia. Proses ini tidak dilakukan secara sporadis melainkan berangsur-angsur dan melakukan update untuk data yang berubah atau bertambah

Tujuan

Waktu

-

Tempat

-

Mendapatkan

data-data

panitia

yang

diperlukan

untuk

kemudahan komunikasi Parameter

Seluruh panitia terdata


Pelaksanaan pendataan panitia sangat baik, tidak ada kendala yang berarti dalam proses pendataan panitia Closrec. Metode yang digunakan adalah secara online dengan mengisi google docs yang telah disediakan

Evaluasi

Pendataan memakan waktu yang lama

Rekomendasi

Pendataan

seharusnya

lebih

intensif

dengan

cara

mengingatkan terus menerus untuk setiap panitia yang belum mengisi form keperluan database 5

Nama

Jarkom Panitia Ring 1 dan Ring 2

Kegiatan Penanggung


Jawab Deskripsi

Menyebarkan informasi yang diminta untuk disebarluaskan oleh

Kegiatan

dan untuk sesama panitia melalui media digital. Informasi yang diberikan biasanya melalui SMS dan BBM. Bila ada informasi untuk diberitahukan (seperti rapat, pembayaran kaos, dll), informan

memberi

tahu

penjarkom

untuk

disebarluaskan

informasinya kepada panitia Ring 1 dan Ring 2

Tujuan

Waktu

-

Tempat

-

Menyebarkan informasi yang perlu diberitahukan kepada panitia Olimpiade Ring 1 dan Ring 2

Parameter

Informasi diterima oleh seluruh panitia Olimpiade


Kegiatan ini terlaksana dengan baik karena cukup mudah dilakukan dan bisa dilakukan dimana saja. Hanya dengan memastikan BBM tetap menyala dan terisi pulsa untuk SMS, kegiatan ini bisa terlaksana

Evaluasi

Pusat jarkom hanya ada di satu orang saja, sehingga bila HP penjarkom sedang mati, jarkom akan tertunda

Rekomendasi

Jarkom dibuat tidak sentralisasi, dicover dengan 1 orang lain agar

bila

HP

penjarkom

utama

mati,

informan

dapat

menghubungi penjarkom yang lain agar informasi tidak tertunda 6

Nama

Jarkom Panitia Open Recruitment

Kegiatan Penanggung

Ravy Muhammad

Jawab Deskripsi

Menyebarkan informasi yang diminta untuk disebarluaskan oleh

Kegiatan

dan untuk sesama panitia melalui media digital. Informasi yang diberikan dilakukan melalui SMS dan group Facebook. Bila ada informasi untuk diberitahukan (seperti rapat, pembayaran kaos, dll), informan memberi tahu penjarkom untuk disebarluaskan informasinya kepada panitia Oprec.

Tujuan

Waktu

-

Tempat

-

Menyebarkan informasi yang perlu diberitahukan kepada panitia Open Recruitment Olimpiade

Parameter

Informasi diterima oleh seluruh panitia Open Recruitment

Keberhasilan

Olimpiade

Pelaksanaan

Kegiatan ini terlaksana dengan baik karena cukup mudah dilakukan dan bisa dilakukan dimana saja. Hanya dengan memastikan BBM tetap menyala dan terisi pulsa untuk SMS, kegiatan ini bisa terlaksana. Pada awalnya jarkom untuk Oprec dilakukan dengan menggunakan SMS Gateway milik HMFT. Namun, dalam pelaksanaannya, terdapat undang-undang yang melarang sms dengan gateway sehingga tidak bisa digunakan lagi. Sebelum undang-undang tersebut keluar pun, sms gateway ini sangat tidak stabil sehingga tidak pernah 100% sms terkirim satu kali (terkadang double) dan terkadang tidak bisa digunakan tiba-tiba. Sehingga SMS jarkom untuk panita Oprec yang kira-kira berjumlah 800 orang ini dilakukan secara manual menggunakan HP

Evaluasi

Penggunaan HP yang kurang cepat dalam menjarkom untuk jumlah besar membuat informasi tidak langsung terkirim (delay)

Rekomendasi

Menggunakan sms dari modem untuk alasan praktis dalam mengirimkan jarkom. Namun, apabila ingin manual, disarankan untuk membagi objek jarkom ke beberapa orang (tetapi harus tetap bisa terkontrol dan tetap ada satu orang yang bisa menjarkom semuanya)

7

Nama

Kumpul Akbar 1

Kegiatan Penanggung


Jawab Deskripsi

Kumpul Akbar pertama dilakukan untuk mengumpulkan seluruh

Kegiatan

panitia Olimpiade kemudian diberikan penjelasan kegiatan serta timeline kegiatan Olimpiade dari awal hingga akhir. Selain itu, dijelaskan pula jobdesc dari setiap divisi dan hubungan kerja antar divisi. Setelah itu dilakukan kumpul per bidang, untuk menjelaskan pekerjaan lebih rinci lagi serta perkenalan anggota dalam satu bidang

Waktu

Jumat, 21 September 2012, pk. 18.30 - 20.30

Tempat

Basement CC Barat

Tujuan

Perkenalan

Panitia

Olimpiade

7

KM

ITB

2013,

motiviasi,

penjelasan jobdesc, penjelasan timeline kegiatan kepada Panitia Open Recruitment Parameter

100% panitia Oprec Olimpiade datang saat Rapat Akbar


Secara teknis, pelaksanaan Rapat Akbar cukup baik. Seluruh peralatan penunjang Rapat Akbar seperti sound system, proyektor, mic, dll tersedia. Materi untuk rapat akbar pun dipersiapkan dengan baik dan SDM untuk melaksanakan kegiatan ini semuanya terpenuhi. Namun, peserta rapat akbar yang tidak 100% merupakan kekurangan kegiatan ini. Hal ini dikarenakan kurangnya publikasi dan ajakan personal dari kadiv-kadiv yang bersangkutan.

Evaluasi

Penentuan rapat akbar dibuat agar tidak bentrok dengan banyak acara di kampus, publikasi rapat akbar lebih gencar lagi, dan ajakan personal lebih ditingkatkan

Rekomendasi

Setiap kadiv sebaiknya mengajak anggota Oprecnya secara lebih personal sehingga panitia Oprec merasa benar-benar diajak, tidak hanya mendaatkan jarkom saja

8

Nama

Kumpul Akbar 2

Kegiatan Penanggung

Amelia Deasy

Jawab Deskripsi

Kumpul Akbar kedua dilakukan untuk mengumpulkan seluruh

Kegiatan

panitia Olimpiade kemudian diberikan penjelasan keseluruhan progres kegiatan yang sudah dan akan dilakukan serta serta memberikan motivasi kepada panitia untuk meningkatkan semangat saat hari H. Setelah itu dilakukan kumpul setiap divisi untuk membahas progres dan rencana kegiatan divisi yang terkait

Waktu

Sabtu, 7 Desember 2012, pk. 18.30 - 20.30

Tempat

Basement CC Barat

Tujuan

Meberikan penjelasan keseluruhan progres kegiatan yang sudah dan akan dilakukan serta serta memberikan motivasi menjelang hari H kepada panitia Oprec Olimpiade

Parameter

100% panitia Oprec Olimpiade datang saat Rapat Akbar


Secara teknis, pelaksanaan Rapat Akbar cukup baik. Seluruh peralatan penunjang Rapat Akbar seperti sound system, proyektor, mic, dll tersedia. Materi untuk rapat akbar pun dipersiapkan dengan baik dan SDM untuk melaksanakan kegiatan ini semuanya terpenuhi. Namun, peserta rapat akbar yang tidak 100% merupakan kekurangan kegiatan ini. Hal ini dikarenakan kurangnya publikasi dan ajakan personal dari kadiv-kadiv yang bersangkutan. Selain itu, rapat akbar ini bertepatan dengan beberapa acara unit sehingga peserta yang datang tidak maksimal

Evaluasi

Publikasi rapat akbar lebih gencar lagi dan ajakan personal lebih ditingkatkan

Rekomendasi

Setiap kadiv sebaiknya mengajak anggota Oprecnya secara lebih personal sehingga panitia Oprec merasa benar-benar diajak, tidak hanya mendaatkan jarkom saja

9

Nama

Staff of the Month

Kegiatan Penanggung

Aninda Paramitha

Jawab Deskripsi

Memilih staff of the month dengan kategori staff, kasubdiv,

Kegiatan

kadiv, kabid terbaik

Tujuan

Waktu

-

Tempat

-

Mencari staff, kasubdiv, kadiv, dan kabid terbaik dengan maksud untuk meningkatkan kinerja karena termotivasi

Parameter Keberhasilan

-

Pelaksanaan

Pada awalnya staff of the month ini akan berjalan untuk setiap bulan, diperkirankan akan ada 4 kali pelaksanaan ini. Tapi pada pelaksanaannya, hanya dilakukan 2 kali saja. Program ini tidak terlaksana sepenuhnya karena kurangnya koordinasi dengan penanggung jawab kegiatan serta pengumpulan data untuk memilih staff of the month sangat lama sehingga sudah overlap dengan bulan berikutnya

Evaluasi

Pengumpulan data yang lama untuk memilih staff of the month dan kurangnya koordinasi dengan penanggung jawab kegiatan

Rekomendasi

Pengumpulan data dilakukan dengan cepat setiap bulan sehingga output staff of the month dapat diupdate setiap bulan dan melakukan koordinasi dan pengawasan yang baik dengan penanggung jawab kegiatan

10

Nama

Evaluasi Kinerja

Kegiatan Penanggung

Aninda Paramitha

Jawab Deskripsi

Melakukan survey secara acak terhadap setiap anggota divisi

Kegiatan

untuk mengetahui akar permasalahan SDM pada divisi tersebut. Survey

dilakukan

dengan

bertanya

langsung

beberapa

pertanyaan yang diharapkan dapat mencapai tujuan dari kegiatan ini melalui MSDM divisi

Waktu

-

Tempat

-

Tujuan

Mencari akar masalah MSDM setiap divisi

Parameter

-


Tidak

semua

divisi

lengkap

mengumpulkan

hasil

survey

dikarenakan lalainya MSDM setiap divisi dan kurangnya kontrol dari Manager SDM. Hal ini dikarenakan sulitnya mewawancara anggota divisi yang bersangkutan dan proses yang dilakukan sangat lama Evaluasi

Pengumpulan data yang lama dan kurangnya kontrol pada setiap MSDM divisi

Rekomendasi

Pengumpulan data dilakukan dengan cepat dan dilakukan kontrol yang baik terhadap setiap MSDM Divisi

B. KESEKERTARIATAN Sekretaris I : Alessandra Syukrika SI’10 Sekretaris II: Zahrina Hasmarani MRI’10 Deskripsi kerja sekretaris: 

Membuat dan mengontrol keberjalanan timeline



Bertanggung jawab atas kegiatan administrasi seperti surat menyurat, proposal, dan laporan pertanggung jawaban



Pusat data Olimpiade VII KM ITB 2013



Melakukan fungsi Badan Rumah Tangga Sekretariat Olimpiade VII KM ITB 2013 dalam menjaga kebersihan, inventaris, dan menjaga kegunaan fungsi sekretariat sebagaimana mestinya

Pembagian kerja kesekretariatan dibagi menjadi dua yaitu Sekretaris I untuk mengatur kesekertariatan bidang non-teknis (Bidang Keuangan, MSDM, Internal, dan Eksternal), sementara Sekretaris II untuk mengatur kesekretariatan bidang teknis (Bidang Acara, Lapangan, dan Kreatif). Setiap bidang yang ada memiliki seorang sekretaris untuk memudahkan sekretaris dalam mengatur kesekretariatan (data dan administrasi) dan sebagai reminder timeline. Ada pula sekretaris divisi sesuai dengan kebutuhan divisi masing-masing. 1.

Evaluasi Umum Berikut adalah evaluasi umum dari kegiatan kesekretariatan Olimpiade VII

KM ITB 2013: 

Surat masuk untuk Panitia kurang diarspikan dengan baik karena penerima surat biasanya dari orang yang berbeda-beda dan tidak disampaikan kepada sekretaris terlebih dahulu, namun kepada pihak panitia yang bersangkutan pada surat tersebut



Pembuatan proposal eksternal sempat terhambat karena content yang berubah-ubah dari pihak keuangan



Sistem pengarsipan dokumen melalui media Dropbox kurang berjalan dengan baik karena banyak bidang dan divisi yang tidak memasukkan dokumen-dokumennya ke Dropbox panitia



Permohonan pembuatan surat dari divisi-divisi yang berkepentingan terkadang terlalu mendadak sehingga terkadang membuat sekretaris kerepotan untuk memenuhi kebutuhan surat tersebut



Tidak ada jadwal piket yang dibuat oleh Sekretaris untuk menjaga kebersihan

Sekretariat

Olimpiade

sehingga

kegiatan

bersih-bersih

biasanya dilakukan oleh sekretaris sendiri bersama dengan panitia yang sedang ada di Sekretariat saja 

Kumpul Sekretaris Bidang dan Divisi hanya diadakan sekali saja sehingga membuat sekretraris bidang dan divisi kurang mengerti mengenai tugasnya dan kurang adanya control mengenai kerja sekretaris bidang dan divisi oleh Sekretaris Umum Olimpiade

2.

Rekomendasi Umum 

Harus dibuat SOP mengenai pengajuan pembuatan surat oleh sekretaris dari Panitia yang membutuhkan dan SOP tersebut harus dipatuhi oleh semua panitia



Notulensi hasil rapat jangan hanya diletakkan di satu media saja, usahakan semua pantiia mengetahui hasil rapat. Jadi harus diletakkan di banyak media (Facebook, dropbox, email ke masing-masing panitia inti) agar penyampaian informasi merata



Membuat system yang baik dalam penerimaan surat masuk untuk Panitia Olimpiade seperti membuat kotak surat yang diletakkan di sekretariat Olimpiade beserta lembar kendalinya agar surat masuk tidak tercecer dan dapat diarsipkan dengan baik.



Timeline harus diupdate dan dikontrol terus menerus ke semua divisi yang berkepentingan agar acara berjalan dengan lancar dan sesuai rencana. Sekretaris tidak boleh lelah dalam mengingatkan timeline kepada divisidivisi yang dibawahinya



Dalam pembuatan surat, terutama untuk surat yang ditujukan kepada pihak eksternal, harus dicek lagi mengenai penulisannya supaya tidak ada

kesalahpahaman

penulisan

penerima

surat

karena

adanya

kesalahan



Membuat kumpul sekretaris yang lebih sering lagi sehingga informasi dapat tersampaikan dengan baik dan control progress bidang dan divisi dapat berjalan dengan lancar



Harus ada program piket untuk menjaga kebersihan Sekretariat

C. BIDANG KEUANGAN Bendahara I

: Nadya Fitria Dewi

Bendahara II

: Amanda Rizki Maharani M. TI’10

Strategi Keuangan

: Joseph Aditya Susanto

1.

SBM’10 SBM’10

Evaluasi dan Rekomendasi Umum Bidang 

Lebih solid dalam menjalankan tugas sebagai team keuangan karena diharuskan untuk mencapai suatu visi dengan misi-misi yang sesuai



Harus lebih berusaha mencapai semua wishlist baik keuangan eksternal maupun dana usaha (misalnya lebih keras dalam mengjar dan mengapproach sponsor dan memproduksi semua barang yang bisa dijual untuk kebutuhan dana oleh tim dana usaha).



Memaksimalkan human resource yang ada dan berusaha dengan keras mempertahankan semangat mereka agar terus membantu olimpiade.



Memperbaiki alur komunikasi dan koordinasi antar divisi dan bidang.

Divisi Dana Usaha Koordinator Divisi Dana Usaha

: Marsha Amanda Rizky

Wakil Koordinator Divisi Dana Usaha : Muhammad Rahimsyah 1.

SF’10 MT’10

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Car Free Day

Penanggung

Marsha Amanda Rizky dan Muhammad Rahimsyah (secara

Jawab

bergiliran)

Deskripsi Kegiatan

Berjualan makanan dan minuman di Car Free Day Dago

Minggu, 29 September 2012 (06.30-10.30 WIB) Waktu

Minggu, 7 Oktober 2012 (06.30-10.00 WIB) Minggu, 21 Oktober 2012 (06.00-10.00 WIB)

Tempat Tujuan Parameter Keberhasilan

Tempat Parkir Factory Outlet Episode, Dago

Memperoleh fresh money sesuai target Mendapatkan pendapatan minimal 200 ribu/hari Penjualan di CFD Dago dilakukan sebanyak tiga kali. Rencana awal adalah melaksanakan penjualan ini selama tiga kali dan satu kali sebagai tambahan apabila masih belum mencukupi target. Namun karena telah mencapai target, tidak dilakukan penjualan yang keempat. Penjualan dilakukan di kawasan parkir factory outlet Episode Dago ketika Car Free Day dengan membayar sewa sebesar lima puluh ribu rupiah. Barang-barang yang dijual adalah es milo, es jeruk, pudding, jelly, sandwich, dan risoles isi. Namun hanya satu kali pertemuan makanan dijual karena dianggap kurang laku. Pada tiap penjualan CFD, divisi dana usaha selalu bekerja sama dengan divisi logistik. Divisi logistik menyediakan meja, papan,

Pelaksanaan

dan

peralatan

lainnya

untuk

mendukung

keberjalanan penjualan di CFD ini. Selain itu, divisi akomodasi juga membantu dengan cara menyediakan kendaraan (motor) untuk mengangkut beberapa barang. Diantara semua makanan dan minuman yang dijual, barang yang paling laku adalah es milo, kemudian es jeruk. Makanan yang dijual laku namun tidak lebih laku dari minuman karena pada tempat berjualan sudah banyak makanan yang dijual sehingga kurang menarik. Sebagian besar pembeli adalah golongan anak muda dan anak kecil. Pembagian tugas pada penjualan di CFD adalah ada yang bertugas untuk menjual dengan cara berkeliling sekitar CFD, membuat minuman, mencatat pengeluaran dan pemasukan uang, mencatat jumlah barang yang dibeli, dan menjaga barang-barang. Tugas ini dilakukan secara bergantian (dibagi menjadi dua shift) sehingga semua anggota divisi

dana usaha bekerja dan merasakan pekerjaan yang lain. Pendapatan untuk tiap penjualan di CFD berbeda-beda tiap harinya,

namun

ketiganya

mencapai

parameter

keberhasilan yang telah dibuat, yaitu diatas dua ratus ribu rupiah per hari. Perbedaan ini diakibatkan karena jumlah panitia

yang

membantu

sedikit

dan

keterlambatan

penyiapan barang-barang. 

Kurang publikasi sehingga hanya sedikit panitia yang membantu

Evaluasi



Lebih cepat menyiapkan barang-barang



Meja yang akan digunakan sudah harus disiapkan sebelumnya agar tidak terlambat memulai



Mendata

kehadiran

panitia

yang

akan

membantu

sehingga pembagian tugas lebih merata 

Akan

lebih

laku berjualan

minuman

apabila

akan

dilakukan penjualan di tempat yang sama (Lahan parker Episode Dago)  Rekomendasi

Pendapatan akan semakin besar apabila berjualan dari sekitar pukul 06.00 karena pada jam itu belum banyak tempat makanan dan minuman yang sudah buka/ berjualan



Mencari tempat jualan yang lebih strategis dan tidak perlu membayar uang sewa

2.

Nama Kegiatan

Penjualan Kaos Take Part

Penanggung

Marsha Amanda Rizky dan Muhammad Rahimsyah (secara

Jawab

bergiliran) Mendata, menjaga, dan mengurus pengambilan kaos Take Part Gelombang 1: tidak dilakukan oleh divisi dana

Deskripsi Kegiatan

usaha Waktu

Gelombang 2: 6-15 September 2012 Gelombang 3: 3-17 Oktober 2012 Gelombang 4: 1-24 November 2012

Tempat Tujuan

Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB

Memfasilitasi pendataan dan mendapatkan keuntungan dari

penjualan kaos Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Pemesan lebih dari 200 orang Pembuatan kaos Take Part dibuat dalam empat gelombang. Pada gelombang pertama, tanggung jawab dipegang oleh divisi produksi dan sekretaris olimpiade VII KM ITB. Kaos yang diproduksi untuk OHU (Open House Unit) terbatas hanya sampai ketua divisi. Penanggung jawab kaos take part gelombang kedua adalah

divisi

dana

usaha.

Pemesanan

kaos

dan

pendataannya dilakukan pada saat open recruitment yang diadakan di boulevard dengan cara mengisi di kertas yang telah disediakan. Pemesanan untuk kaos gelombang kedua berjumlah 44 buah. Pembayaran dilakukan di tempat. Kaos selesai dibuat kurang lebih dua minggu setelah hari terakhir pemesanan kaos. Diadakannya

kaos

gelombang

ketiga

adalah

karena

penyebaran informasi tentang kaos ini kurang sehingga peminat

sedikit.

Metode

untuk

menyebarkan

selebaran(pendataan) pemesanan kaos berbeda dengan gelombang

kedua,

yaitu

dengan

cara

menyebarkan

selebaran ke kelas-kelas (terutama TPB) dan himpunanhimpunan. Dengan bantuan panitia olim, khususnya anggota divisi danus, penyebaran dilakukan selama kurang lebih 1 minggu. Kaos yang dipesan berjumlah 156 buah dengan masa pembuatan kurang lebih 1 minggu. Uang pembayaran dikumpulkan ke penanggung jawab fakultas dan himpunan masing-masing.

Penanggung

jawab

tiap

fakultas

dan

himpunan adalah anggota divisi dana usaha. Pada awalnya, divisi dana usaha tidak berniat untuk membuat kaos take part gelombang keempat. Namun ternyata masih banyak panitia yang belum memiliki kaos padahal masih ada beberapa rangkaian kegiatan olimpiade VII KM ITB yang membutuhkan panitia untuk mengenakan kaos take part. Sehingga pada gelombang ini, pemesanan dikhususkan kepada panitia saja. Jumlah pemesan pada

gelombang ini adalah 61 orang. waktu pembuatan kaos kurang lebih 2 minggu dan waktu pengambilan kaos adalah 1 minggu setelah kaos jadi. Dalam kegiatan ini, divisi dana usaha bekerja sama dengan divisi produksi dalam pembuatan kaos. Divisi dana usaha melakukan

pendataan kaos yang

akan

dipesan

dan

kemudian datanya diberikan kepada divisi produksi untuk kemudian dibawa ke vendor. Setelah kaos selesai dibuat, divisi produksi menyerahkan kaos-kaos tersebut kepada divisi dana

usaha

untuk

kemudian

diberikan

kepada

para

pemesan. Evaluasi

- sebelum kaos dibuat, sebaiknya pemesan membayar kaos terlebih dahulu agar kaos yang telah jadi segera diambil dan tidak menumpuk di akhir - terdapat beberapa kaos yang tidak sesuai dengan pesanan (salah warna) sehingga sebaiknya setelah diambil dari vendor, divisi produksi mengecek kembali kaos sebelum diberikan kepada divisi dana usaha - kaos jangan dibuat dalam beberapa gelombang atau maksimal dua gelombang saja karena akan menyulitkan pendataan, pembayaran, dan pengambilan kaos tersebut. - harus memastikan kepada vendor kapan kaos tersebut akan jadi sehingga tidak menghambat keberjalanan acara olimpiade VII KM ITB -kurangnya orang untuk membantu menjaga pada saat pengambilan kaos

Rekomendasi

Keuntungan yang didapat dari penjualan kaos take part cukup besar sehingga patut untuk dilakukan kembali untuk olimpiade KM ITB selanjutnya. Selain itu, kaos ini juga dapat digunakan sebagai ajang promosi olimpiade KM ITB

3.

Nama Kegiatan Penanggung Jawab

Penjualan Kaos Panitia Marsha Amanda Rizky

Deskripsi Kegiatan

Mendata, menjaga, dan mengurus pengambilan kaos Panitia

Tujuan

Waktu

18 Desember 2012-7 Januari 2013

Tempat

Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB

Memfasilitasi pendataan dan mendapatkan keuntungan dari penjualan kaos

Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Total pemesan kaos diatas 300 orang. Pendataan pemesan dan ukuran kaos panitia dimulai pada tanggal 18 Desember 2012 dengan cara meminta kepada ketua divisi tiap bidang untuk mengumpulkan data ukuran kaos anggotanya masing-masing. Waktu pembayaran kaos panitia adalah dari tanggal 18 Desember sampai 25 Desember. Pembayaran dapat melalui transfer maupun secara tunai kepada divisi dana usaha. Jumlah yang memesan kaos adalah 385 orang. Pada awalnya, pemesan kaos yang belum membayar sampai tanggal 25 Desember tidak akan dibuatkan kaos. Namun, sampai pada tanggal yang ditentukan banyak yang belum membayar sehingga akhirnya diputuskan untuk tetap

dibuatkan

kaos

dengan

syarat

ketua

divisinya

menjamin seluruh anggota yang memesan akan membayar kaos tersebut. Pertimbangannya adalah karena panitia harus memiliki

kaos

panitia

untuk

keberlangsungan

acara

Olimpiade VII KM ITB. Kaos panitia selesai dibuat tanggal 7 Januari 2013, padahal acara pertandingan sudah dimulai pada tanggal 3 Januari sehingga panitia harus menggunakan kaos Take Part. Keterlambatan ini disebabkan karena waktu untuk membuat kaos tidak cukup dan dipotong oleh hari raya natal dan tahun

baru

sehingga

ngaret

dari

waktu

yang

telah

ditetapkan, yaitu tanggal 2 Januari 2013. Untungnya, meskipun kaos panitia belum dapat digunakan, terdapat identitas lain yang digunakan untuk mengidentifikasi panitia, yaitu dengan nametag.



Membuat timeline yang lebih baik sehingga apabila ada keterlambatan

tetap

sesuai

dengan

waktu

yang

diharapkan 

Bekerja sama dengan divisi lain agar logo sponsor dan desain kaos cepat selesai sehingga tidak mengundurkan waktu pembuatan kaos

Evaluasi



Kurangnya pemberitahuan kepada panitia sehingga banyak ketua divisi yang telat mengumpulkan data



Terlambat memasukkan data ke vendor sehingga waktu jadi tidak sesuai dengan yang diharapkan



Kurang tegas sehingga banyak divisi yang terlambat membayar dan mengambil kaos



Kurangnya orang untuk membantu menjaga kaos saat pengambilan kaos

 Rekomendasi

Keuntungan yang didapatkan dari kaos panitia sangat besar, sehingga sebaiknya kaos panitia tetap dijadikan wadah untuk mendapatkan keuntungan.

4.

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Kegiatan

Danus Makanan, minuman, dan deker (pelindung kaki) Muhammad Rahimsyah

Menjual

makanan

dan

minuman

di

kesekretariatan

olimpiade VII KM ITB dan menyewakan deker pada saat pertandingan futsal dan sepak bola Waktu Tempat Tujuan

8 Januari 2012-9 Februari 2013 Kesekretariatan Olimpiade VII KM ITB dan lokasi pertandingan sepakbola dan futsal

Memenuhi kebutuhan makanan dan minuman panitia Olimpiade VII KM ITB dan mendapatkan keuntungan dari penjualan dan penyewaan.

Parameter

Semua makanan dan minuman yang dijual habis

Keberhasilan

Balik modal pembelian deker

Pelaksanaan

Dari

awal

keberjalanan

pertandingan

sampai

closing

Olimpiade VII KM ITB, divisi dana usaha menyediakan makanan dan minuman di dalam sekre. Makanan dan minuman yang disediakan adalah air putih botol, pocari

sweat, beng-beng, tango, kopi, pop mie, susu, milo, wafer superstar, dan jeruk dalam sachet. Metode yang digunakan adalah “kantitn kejujuran” karena makanan dan minuman tersebut hanya diletakkan di dalam sekre dan disediakan kotak sebagai tempat menaruh uang untuk membayar makanan dan minuman tersebut. Panitia dapat meminta makanan dan minuman apa saja yang sebaiknya dijual oleh divisi dana usaha. Selain itu, hampir tiap harinya divisi ini menyediakan makan pagi berupa nasi bungkus dan makan siang. Menunya bermacam-macam tergantung pesanan dan keinginan orang yang membeli makanan. Penyewaan deker dilakukan apabila pada hari tersebut diadakan pertandingan yang membutuhkan deker, yaitu pertandingan sepak bola dan futsal. Namun karena pemain pada

umumnya

sudah

membawa

deker,

sehingga

penyewaan ini kurang berhasil. 

Karena merupakan kantin kejujuran, divisi dana usaha tidak

mengetahui

apakah

semua

orang

yang

mengambil makanan dan minuman tersebut sudah membayar atau belum Evaluasi



Kurangnya

orang

untuk

menjaga

sehingga

tidak

diketahui dengan pasti siapa saja yang mengambil dan apakah sudah membayar atau belum 

Deker kurang berhasil karena pemain sepak bola dan futsal rata-rata sudah membawa miliknya sendiri



Membuka “food corner” di sekre olim sangat membantu panitia apabila ada yang sedang kelaparan dan kehausan selain mendapat keuntungan yang cukup besar tiap harinya.

Rekomendasi



sebaiknya ada yang bertanggung jawab dengan cara mengawasi sehingga dapat diketahui dengan pasti orang yang mengambil makanan atau minuman sudah membayar atau belum.



Deker sebaiknya tetap disewakan namun pembeliannya tidak perlu banyak-banyak agar dapat balik modal (<5

buah)

2.

Evaluasi Umum Divisi 

kurang memaksimalkan anggota divisi dana usaha untuk membantu berjualan pada hari pertandingan olimpiade VII KM ITB



Tidak memproduksi dan menjual merchandise Olimpiade VII KM ITB



Tidak melaksanakan garage sale karena kesalahan komunikasi dengan beberapa pihak.

3.

Rekomendasi Umum Divisi 

Sebaiknya

dilakukan

garage

sale

karena

keuntungan

yang

didapatkan dari berjualan dengan metode ini sangat besar. Namun, persiapan harus matang terutama dalam mengumpulkan baju atau barang yang akan dijual karena apabila tidak dipersiapkan dari jauhjauh hari, barang yang akan dijual ditakutkan akan sedikit yang terkumpul.

Divisi Keuangan Eksternal Koordinator Divisi Keuangan Eksternal: Franky Subiana

SBM’10

Wakil Koor. Divisi Keuangan Eksternal : Riza Emir S.

SBM’10

1.

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Mencari sumber pendanaan (melalui sponsorship)

Penanggung

Franky Subiana (SBM 2010)

Jawab Landasan Kegiatan

-

Deskripsi Kegiatan

Waktu

November 2012 – Februari 2013

Tempat

-

Tujuan

Memenuhi kebutuhan dana

Parameter

Sesuai dengan budgeting yang dibuat

Keberhasilan

Pelaksanaan

Sebelum dan selama Olimpiade VII KM ITB berlangsung

Evaluasi

Keuangan eksternal memperoleh sponsor sebanyak: 

Bank BJB : Rp85.000.000,00 (diwajibkan untuk mencari 500 rekening baru)



PT Timah : Rp30.000.000,00



Astra Internasional : Rp10.000.000,00



PT Kilat Wahana Jenggala : Rp10.000.000,00



Bank BII : Rp5.000.000,00



Fitbar : produk makanan Fitbar (800 buah)

Keuangan eksternal memperoleh donasi sebanyak:

Rekomendasi





IOM ITB : Rp2.000.000,00



Persatuan Tenis Ganesha : Rp10.000.000,00

Acara sebaiknya diadakan di tengah tahun, karena pihak sponsor mayoritas tidak memiliki dana yang tersisa banyak pada akhir tahun sehingga kurang maksimal dalam pemberian dana.



Pada akhir tahun pula mayoritas perusahaan yang menjadi target sponsor sedang membuat laporan audit

keuangan

sehingga

agak

sulit

dalam

penurunan dana dengan cepat. 

Meng-approach

perusahaan

dimana

alumni

ITB

bekerja di sana sehingga proses sponsorship akan lebih mudah.

2.


Susahnya mengadakan pertemuan dengan anggota dikarenakan jadwal yang bentrok dan tugas yang menumpuk.



Acara Olimpiade harus dibuat jangan bentrok dengan acara KM ITB lain yang besar seperti IEC, AMI, dll. Permasalahannya adalah sponsor yang menjadi bentrok. Kalau bisa waktunya dibuat jangan bentrok.

3.

Rekomendasi Umum Divisi



Harus adanya jadwal yang pasti dan memberikan sistem reward and punishment

bagi

anggota

sehingga

anggota

dapat

lebih

bertanggung jawab.

D. BIDANG INTERNAL Kepala Bidang Internal : Randy Mario Sihombing 1.

Evaluasi Umum Bidang

2.

Rekomendasi Umum Bidang

EP’10

Divisi Logistik Koordinator Divisi Logistik : Rizki Riadi Perdana 1.

TA’10

Laporan Kerja Laporan Kerja Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Seremonial

Penanggung

Bramantyo Eko Kurnianto


Seremonial merupakan acara untuk mengapresiasi prestasi atlet

himpunan-himpunan

peserta

olimpiade.

Untuk

menunjang acara ini, dibutuhkan barang-barang logistik sehingga acara dapat berjalan dengan lancar. Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik seremonial yang terdiri dari: 

Podium



Tiang bendera dan tali



Sound system



Halogen



Nampan dan taplak

Waktu

9 Januari-9 Februari 2013

Tempat

Aula Timur, Lapangan CC Barat dan Kolam Renang Saraga

Tujuan

Memperlancar seremonial

Parameter

Logistik terpenuhi dan dapat dipergunakan dengan baik


Logistik terpenuhi

Evaluasi

Pada beberapa acara seremonial, logistik terlambat karena kurangnya koordinasi dengan divisi acara mengenai waktu seremonial. Acara seremonial beberapa kali berjalan saat hujan sehingga sempat ada barang yang konslet, namun hal ini bisa diatasi dan ditanggulangi kemudian hari.

Rekomendasi

Koordinasi dengan divisi lain sebaiknya dijaga agar tidak terjadi miskom. Waktu persiapan untuk divisi logistik sebaiknya diperhatikan dan diberikan slot waktu yang cukup agar semua keperluan seremonial dapat terpenuhi.

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Sepak Bola

Penanggung

Damon Prasetyo Arso


Pertandingan

sepak

bola

adalah

salah

satu

cabang

olahraga yang ada pada Olimpiade KM ITB 2013 dan memerlukan

barang-barang

untuk

menunjang

terselenggaranya pertandingan. Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan sepak bola meliputi: 

Bola sepak



Pompa



Kapur lapangan



Rompi

Waktu

3 Januari 2013 – 9 Februari 2013

Tempat

Lapangan Sagara

Tujuan

Keberlangsungan pertandingan sepak bola

Parameter



Logistik terpenuhi

Evaluasi

Pada saat keberjalanan pertandingan sepak bola, terdapat beberapa barang logistik yang hilang seperti bola sepak, rompi, dan pompa.

Rekomendasi

Pihak logistik sebaiknya berkoordinasi dengan pihak sepak bola untuk saling menjaga barang.

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Futsal

Penanggung

Faris Sulistiawan


Pertandingan futsal merupakan salah satu cabang olahraga pada

Olimpiade

pertandingan,

KM

ITB

dibutuhkan

2013

dan

untuk

kelancaran

barang-barang

penunjang

pertandingan sehingga memerlukan logistik. Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan futsal meliputi: 

Bola



Rompi



Sound system



Bench

Waktu

5 Januari 2013 - 2 Februari 2013

Tempat

Lapangan Futsal Queen

Tujuan

Keberjalanan pertandingan futsal

Parameter



Terdapat permintaan barang yang tidak terpenuhi yaitu bench untuk pemain cadangan. Kebutuhan barang yang lain dapat terpenuhi.

Evaluasi

Bench untuk pemain cadangan sebenarnya sudah dibuat, namun tidak ada transportasi untuk mengangkut barang ke tempat pertandingan. Logistik juga beberapa kali terlambat menyediakan barang karena terhalang oleh jarak tempat futsal yang cukup jauh dan kurangnya SDM untuk mengantar barang.

Rekomendasi

PJ harus dipastikan kehadirannya dan sebaiknya diberikan cadangan

orang

agar

ada

pengganti

ketika

PJ

berhalangan. Koordinasi antar divisi juga perlu diperhatikan agar dapat saling membantu ketika menghadapi kesulitan. Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Basket

Penanggung

Muhammad Faisal


Pertandingan basket adalah salah satu cabang olahraga yang dipertandingkan pada Olimpiade VII KM ITB 2013. Pertandingan ini membutuhkan barang-barang penunjang

pertandingan sehingga membutuhkan logistik.. Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan basket yang terdiri dari: 

Meja dan kursi



Score board



Pluit



Slubber

Waktu

3 Januari 2013 - 26 Januari 2013

Tempat

Lapangan Basket CC Barat

Tujuan

Keberlangsungan pertandingan basket

Parameter



Logistik terpenuhi

Evaluasi

Terdapat barang yang hilang yaitu slubber.

Rekomendasi

Pihak logistik sebaiknya berkoordinasi dengan pihak basket untuk saling menjaga barang.

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Voli

Penanggung

Rozzi


Pertandingan voli merupakan salah satu cabang olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 dan membutuhkan barangbarang penunjang sehingga memerlukan logistik.

Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan voli meliputi: 

Bola voli



Net voli dan rod voli



Score board



Meja dan kursi



Pluit



Slubber

Waktu

3 Januari 2013 - 7 Februari 2013

Tempat

Lapangan Voli CC Barat

Tujuan

Keberlangsungan pertandingan voli

Parameter



Logistik terpenuhi

Evaluasi

Terdapat beberapa barang yang hilang yaitu bola voli, pluit, dan slubber. Rod voli sobek karena dipakai berkali-kali dan diperbaiki dengan menggunakan lakban hitam.

Rekomendasi

Pihak logistik sebaiknya berkoordinasi dengan pihak voli untuk saling menjaga barang.

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Catur

Penanggung

Mustika Nurul Ulma


Pertandingan catur merupakan salah satu cabang olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 dan memerlukan barangbarang penunjang pertandingan sehingga membutuhkan logistik.

Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan catur meliputi: 

Jam catur



Sound system



Meja dan kursi



Printer

Waktu

14 – 18 Januari 2013

Tempat

Ruang 26 CC Barat

Tujuan

Keberjalanan pertandingan catur

Parameter



Logistik terpenuhi dan dipergunakan dengan baik

Evaluasi

-

Rekomendasi

-

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Bridge

Penanggung

Eufrasia Marlita


Pertandingan

bridge

merupakan

salah

satu

cabang

olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 yang memerlukan barang-barang

penunjang

pertandingan

sehingga

membutuhkan logistik. Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan bridge yang terdiri dari: 

Meja dan kursi



Layar dan proyektor



Sound system

Waktu

19 – 20 Januari 2013

Tempat

Ruang 26 CC Barat

Tujuan

Keberlangsungan pertandingan bridge

Parameter




Evaluasi

-

Rekomendasi

-

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Atletik

Penanggung

Muhammad Faisal


Pertandingan atletik merupakan salah satu cabang olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 yang memerlukan barangbarang penunjang pertandingan sehingga membutuhkan logistik.

Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik pertandingan atletik meliputi: 

Tongkat estafet 5 buah



Stopwatch 5 buah



Bendera atletik



Kapur lapangan



TOA



Cangkul



Meteran



Start block



Meja dan kursi

Waktu

17, 19 Januari 2013, 9 Februari 2013

Tempat

Lapangan Sagara

Tujuan

Keberlangsungan pertandingan atletik

Parameter




Evaluasi

-

Rekomendasi

-

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Renang

Penanggung

M. Farhan


Pertandingan

renang

merupakan

salah

satu

cabang

olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 yang memerlukan barang-barang

penunjang

pertandingan

sehingga


Pemenuhan logistik pertandingan renang meliputi: 

Line renang dan bendera



Tenda dan kursi



Pluit



Stopwatch 10 buah



Sound system



Kertas 1 rim



Meja



Printer

Waktu

19 Januari 2013

Tempat

Kolam Renang Sagara

Tujuan

Keberjalanan pertandingan renang

Parameter



Logistik terpenuhi

Evaluasi

Terdapat beberapa barang yang terlambat karena miskom antara pihak logistik dengan HS renang dan HS atletik.

Rekomendasi

Koordinasi dengan pihak HS sebaiknya dijaga dengan baik agar tidak terjadi miskom yang mengganggu keberjalanan pertandingan.

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Pertandingan Bulu Tangkis

Penanggung

Thomas


Pertandingan bulu tangkis merupakan salah satu cabang olahraga pada Olimpiade VII KM ITB 2013 yang memerlukan barang-barang

penunjang

pertandingan

sehingga


Pemenuhan logistik pertandingan bulu tangkis yang terdiri

dari: 

Shuttlecock



Score board



Sound system



Kartu pelanggaran

Waktu

14 – 27 Januari 2013

Tempat

Lapangan Bulu Tangkis PDAM

Tujuan

Keberlangsungan pertandingan bulu tangkis

Parameter



Logistik terpenuhi

Evaluasi

Barang tidak dijaga dengan baik sehingga terdapat barang yang rusak yaitu mic.

Rekomendasi

Barang yang telah disediakan oleh logistik seharusnya dijaga dengan baik sehingga tidak terjadi kerusakan atau hilangnya barang. Pihak logistik dan pihak bulu tangkis seharusnya bekerja sama untuk menjaga barang-barang.

Nama Kegiatan

Pemenuhan Logistik Closing

Penanggung

Bramantyo Eko Kurnianto


Closing merupakan acara penutupan Olimpiade VII KM ITB 2013.

Untuk

menunjang

keberlangsungan

acara

ini,

diperlukan logistik sehingga acara dapat berjalan dengan lancar. Deskripsi Kegiatan

Pemenuhan logistik closing meliputi: 

Panggung



Lighting



Layar dan infocus



Sound system



Convetty



Genset



Halogen



Alat band



Tenda



Kursi

Waktu

9 Februari 2013

Tempat

Lapangan CC Barat

Tujuan

Memperlancar closing

Parameter



Logistik terpenuhi

Evaluasi

Infocus sempat bermasalah karena hujan. Kabel infocus mengalami gangguan karena terkena air hujan. Terjadi

miskom

dengan

pihak

vendor

alat-alat

band

mengenai peminjaman alat sehingga gitar dan bass tidak ada karena dibawa oleh pihak vendor. Rekomendasi

Infocus dan perangkatnya sebaiknya dilindungi dari faktorfaktor

yang

dapat

mengakibatkan

kerusakan

atau

gangguan teknis seperti air. Koordinasi dengan pihak vendor harus dijaga dan diperjelas agar tidak terjadi miskom yang mengganggu kelancaran acara.

2.


Divisi logistik kekurangan SDM selama pelaksanaan olimpiade. Anggota divisi tidak semuanya datang dalam pelaksanaan olimpiade sehingga sering

kali

kesulitan

dalam

menentukan

penanggung

jawab

pertandingan dan pembagian tugas. 

Pembelian barang logistik sering terhambat karena dana yang belum turun.



Pengangkutan

barang

sering

kali

terhambat

oleh

keterbatasan

transportasi (pick up).

3.




Jumlah kebutuhan anggota divisi sebaiknya disesuaikan dengan kemampuan kadiv mengcover semua anggotanya agar efektif dan efisien dalam keberjalanan rangkaian acara.



Manajemen

sumber

daya

anggota

divisi

sebaiknya

lebih

dioptimalkan. Dalam satu divisi harus diusahakan dekat satu sama lain sehingga nyaman ketika bekeja. Lingkungan kerja yang

bersahabat akan membuat anggota divisi dapat dikontrol dengan baik. 

Perlu diberikan timeline kapan dana turun dan kapan divisi logistik harus membeli barang sehingga waktu pembelian barang dapat diatur dengan baik dan tidak terhambat. Divisi-divisi dalam kepanitiaan juga wajib membantu bagian keuangan ketika bagian keuangan menghadapi kesulitan agar penyediaan barang dan segala kebutuhan lainnya yang berhubungan dengan olimpiade dapat terpenuhi dengan baik dan tepat waktu.



Perlu

dilakukan

analisis

mendalam

mengenai

kondisi

saat

menghadapi cuaca yang tidak diinginkan. Analisis ini berguna untuk mencari jalan terbaik ketika menghadapi cuaca yang tidak diinginkan, baik dari rencana maupun kebutuhan logistik saat itu. 

Perlu ditekankan kepada semua pihak yang terkait untuk menjaga barang dengan sebaik-baiknya dan dibangun kepedulian akan barang yang ada.

Divisi Akomodasi Koordinator Divisi Akomodasi : Gilang Wirata P. Hadi 1.

GD’10

Laporan Kerja

Pada awal kumpul divisi akomodasi, hanya dilakukan rencana pembagian tugas. Pembagian tugas awal untuk survey pencarian lokasilokasi yang dapat berguna untuk kebutuhan akomodas (konsumsi dan transportasi) seperti tempat pemesanan makanan, tempat peminjaman mobil dll. Tugas diberikan sesuai sub-divisinya masing-masing. Sub-divisi transportasi juga mendata kendaraan milik panitia yang mungkin untuk dipinjam untuk rangkaian kegiatan Olimpiade. Berikutnya semua data ini di rangkum di “Buku Kitab Akom” beserta SOP dari teknis kerja divisi Akomodasi. Tempat-tempat yang dicari oleh konsumsi adalah tempat untuk pemesanan kue ataupun makanan berat. Dilakukan kegiatan ini untuk mempersiapkan

persiapan

lokasi-lokasi

yang

dapat

digunakan.

Diharapkan dengan adanya data ini agar dapat mempermudah pemesanan makanan yang dapat dipesan jarak jauh dan menyesuaikan segala orderan yang diinginkan. Transportasi juga mencari data dari setiap tempat peminjaman mobil yang ada. Dari peminjaman transport pickup dan mobil avanza/xenia. Nantinya data kendaraan tersebut dapat digunakan untuk orderan kebutuhan transportasi. Sub-divisi Akomodasi sempat menyediakan makanan berat dan ringsn untuk pengisi acara mulai dari coaching clinic (basket, bridge, atletik dan billiard), launching logo dan opening. Makanan berat pada akhirnya dibeli di Ampera dengan budget sekitar 28.000 rupiah per makanan, untuk makanan unit pengisi coaching clinic dibeli di Warteg Aero dengan budget 10.000 per makanan dan snack di La Belle dengan budget 5.000 rupiah per snack. Pada keberjalanan olim, kebutuhan konsumsi ada pada wasit pertandingan dan panitia pada saat tidak ada waktu istirahat (pertandingan full seharian). Makanan wasit di patok dengan harga 5.000-7.000 rupiah per porsi. Untuk makanan panitia, duit dikumpulkan oleh Koorlap Venue dan di data yang membutuhkan. Dipatok harga makanan per porsinya adalah 10.000 dan dipesan via telpon ke Warteg aero. Untuk kebutuhan air minum untuk wasit dan panitia, semua minuman akan ditaruh di secretariat olim dan nantinya dibawa ke venue sesuai kebutuhan. Dilakukan re-stocking minuman secara berkala dengan perhitungan asumsi minum yang habis dalam sehari. Untuk wasit selain bola,

mendapatkan

minuman

cup

sesuai

kebutuhan.

Biasanya

pemberian air minum cup dibagi 2 shift, pagi dan siang, dimana rata-rata perhitungan air minum yang diberikan adalah 5 gelas per pertandingan. Untuk air minum wasit bola dan futsal diberikan aqua kemasan yang juga dibawa dari secretariat dan makanannya dibeli di daerah sekitar venue (futsal di sekitar queen dan bola di sekitar saraga). Untuk terakhir, konsumsi kebutuhan closing semua distock di dalam secretariat olim. Kebutuhannya hanya snack dan minum saja yang dibeli di La Belle. Sub-divisi transportasi sudah mulai bekerja beberapa kali di saat dibutuhkan kendaraan dalam mempermudah keberjalanan olim. Divisi ini

bertindak sebagai pencari kendaraan yang mungkin untuk digunakan beserta dicari drivernya. Kebutuhan pertama kali disaat dibutuhkan pengangkutan property “take part” dari kosan ke kampus dengan dicari mobil dan driver dalam J-1 jam. Sempat juga dibutuhkan pengangkutan bamboo hulahup

dari tokonya di setiabudi

sampai ke kampus.

Kebutuhan untuk coaching clinic adalah penjemputan atlet basket dari Jakarta ke Kampus, driver oleh kadiv sendiri. Dipilih untuk penjemputan dari Bandung-Jakarta-Bandung karena lebih sedikit memakan budget daripada menyewa taksi., kepulangannya dengan pemesanan travel. Setelah itu panitia pernah membutuhkan kendaraan dari BandungJakarta untuk bertemu dengan Menpora. Untuk selama keberjalanan pertandingan olim, transportasi digunakan untuk pengadaan barang konsumsi dan pengantaran barang logistic ke venue pertandingan. Seluruh kendaraan yang digunakan adalah kendaraan pribadi milik panitia

dikarenakan

dibutuhkan

biaya

yang

cukup

besar

untuk

penyewaan kendaraan. Pada awal-awal cukup sulit mencari kendaraan yang akan d dipinjam karena jadwal pemilik kendaraan yang bentrok sehingga beberapa kali transportasi tak dapat memenuhi orderan. Selama keberjalanan pertandingan olim, banyak kendaraan pribadi panitia yang standby di dalam kampus sehingga lebih mudah dalam segala kebutuhan transportasi. Parameter keberhasilan : Dari semua kebutuhan Akomodasi selama keberjalanan ini dapat terpenuhi sebagian besarnya. Walaupun dengan berbagai kendala, semua bisa dihadapi dengan taktis sesuai perencanaan dalam setiap kebutuhannya. Pada umumnya keberjalanan divisi Akomodasi cukup terhambat

akibatnya

kurangnya

SDM.

Hampir

semua

kebutuhan

Kadivnya sendiri lah yang melaksanakannya. Beberapa anggota yang bisa sesekali membantu jadi hanya bisa diberikan tugas yang sifatnya operasional langsung tanpa mengetahui perencanaannya.

Alhasil

kekurangan SDM tersebut, beberapa kali divisi Akomodasi terpaksa tidak dapat

memenuhi

pesanan

kebutuhan

akomodasi,

terutama

di

kebutuhan transportasi. Sub-divisi Konsumsi masih dapat berjalan dengan lancar meskipun tidak setiap saat ada SDM yang cukup. Sub-divisi Transportasi masih dapat memenuhi permintaan meskipun kekurangan kemampuan SDM yang tersedia yang masih dapat di cover oleh Kadiv atau teman-teman dari divisi lain yang membantu. Pada akhirnya, segala kebutuhan tetap dapat dipenuhi dengan baik 2.

Evaluasi Umum Divisi



Beberapa hari selama hari pertandingan olimpiade, divisi ini kekurangan SDM, bahkan beberapa hari Kadiv tidak ada di tempat.



Survey lokasi

konsumsi

tidak menyesuaikan venue

yang

membutuhkan 

Banyaknya anggota yang sudah tidak terpegang oleh kadiv



Beberapa kebutuhan konsumsi pada pertandingan tidak terkontrol



Masih ada beberapa kebutuhan akomodasi yang ditolak akibat kekurangan SDM



Sudah tidak mematuhi SOP yang ditentukan dari awal



Banyak pekerjaan yang kurang terencana akibat kondisi lapangan yang tidak terprediksi sehingga anggota yang bisa hadir agak kebingungan dengan pekerjaannya

3.




Seharusnya diperbanyak anggota closerec yang sangat bisa dipercaya agar dapat lebih terpegang



Khusus kebutuhan transportasi, diusahakan anggota punya kemampuan menyetir kendaraan mobil dan motor



Survey kebutuhan akomodasi untuk membeli makanan wasit di sekitar venue agar penyediaan makanan bisa lebih cepat dan efektif



Divisi akomodasi selalu memiliki kendaraan, minimal mobil, yang bisa selalu standby selama keberjalanan olim agar siap di setiap waktu



Kadiv harus memiliki kemampuan menjaga kekeluargaan di dalam divisi ini karena kebanyakan jobdesc akomodasi banyak yang tidak harus dilakukan dengan jumlah yang colossal



Baca kitab akom yang telah dibuat dan pastikan semua anggota membaca



Anggota diberikan pekerjaan yang dapat membantu divisi lain, misal

membantu

danus

menyediakan

makanan

dan

pengangkutan barang logistic ke venue

Divisi Produksi Koordinator Divisi Produksi : Moco Naracone 1.

PL’10

Laporan Kerja

Evaluasi Divisi Produksi biasanya mirip di setiap acara, misalnya keterlambatan

selesainya

barang

prosuksi.

Maka

dalam

LPJ

ini

disampaikan evaluasi umum dan rekomendasi, tidak disampaikan per acara. 2.




Kegiatan produksi berhubungan dengan beberapa divisi lain, sedangkan selama keberjalanan koordinasi dengan divisi lain belum terlalu baik, sehingga menimbulkan beberapa miss produksi



Beberapa produksi barang terlambat selesai pengerjaan, hal ini disebabkan beberapa hal, yakni : Terlambatnya detail pesanan dari divisi yang memesan (misalnya: desain, detail mengenai barang yang ingin diproduksi) , kesalahan teknis dari vendor yang sebelumnya tidak diduga, dan adanya miss komunikasi antara divisi-divisi yang bersangkutan



Data vendor mengenai mekanisme pemesanan, detail pesanan, serta

harga

belum

terlalu

lengkap

sehingga

divisi

yang

membutuhkan barang yang diinginkan sulit menentukan pilihan 

Desain barang pesanan kadang tidak sesuai pesanan divisi yang bersangkutan, hal ini karena memang ada kesalahan desain dari bidang

kreatif,

namun

dari

divisi

produksi

sendiri

belum

mengkonfirmasi ulang kepada divisi yang bersangkutan

3.




Divisi produksi, sebagai divisi yang melayani pesanan dari divisi lain hendaknya terus memantau koordinasi antara divisi lain terkait dengan barang produksi, misalnya tentang desain. Hail ini diperlukan agar data pesanan produksi (desain, ukuran, bahan, atau info lainnya) tidak terlambat masuk ke divisi produksi, sehingga pengerjaan produksi tidak terlambat



Penting konfirmasi ulang terkait desain barang, detail data yang diperlukan, serta anggaran yang dibutuhkan kepada divisi-divisi terkait. Misalnya konfirmasi ulang terkait desain kepada bidang kreatif, mengenai anggaran ke bandahara, dan lain-lain. Hal ini agar miss produksi dapat diminimalisir.



Lakukan survey vendor sebanyak mungkin, sehingga divisi lain dapat

menentukan

pilihan

barang

produksi

dengan

mempertimbangkan banyak hal, seperti dana yamg tersedia 

Sering mengecek keberjalanan proses produksi di vendor

Divisi Dokumentasi Koordinator Divisi Dokumentasi : Kevin Kristian Gomeri 1.

Laporan Kerja

2.


3.


KL’10

E. BIDANG EKSTERNAL Kepala Bidang Eksternal

: Raja Gurning

EP’10

Sekretaris Bidang Eksternal

: Baninda Yurisulhikmah

MRI’11

1.

Evaluasi Umum Bidang

Bidang external terdiri dari ketua bidang, yaitu Raja Gurning (2010), yang bertugas untuk mengkoordinasikan divisi-divisi dalam bidang external, yaitu divisi humas, publikasi, dan perizinan. Divisi humas diketuai oleh Andita Rahmi (Dity, 2010), publikasi oleh Alexander Christian Nugroho (Cece, 2010), dan perizinan oleh Agaz Mahendradhany (Agaz, 2010). Kumpul perdana bidang eksternal dilaksanakan dalam rangka mengumpulkan anggota-anggota close recruitment dari tiap divisi untuk membahas garis besar acara olimpiade dan apa saja yang akan dilakukan kedepannya. Dikumpul perdana ini baru diangkatnya sekretaris bidang

eksternal

yaitu

Baninda

Yurisulhikmah

(Nda,

2011)

yang

sebelumnya merupakan anggota closerec dari divisi humas. Pada awalnya pekerjaan bidang external lebih kearah pembahasan konsep tiap pra acara hingga main event olimpiade yang dikoordinasikan dengan divisi-divisi lain. Selanjutnya dibuat timeline yang disesuaikan dengan acara tersebut. Hal yang terpenting dari keberjalanan bidang eksternal ini yaitu koordinasi, baik dari sesama bidang maupun lintas bidang. Pada awal keberjalanan kepanitiaan olimpiade ini, sempat terjadi koordinasi yang kurang baik karena adanya kesibukan diluar kepanitiaan olimpiade ini sendiri namun dapat teratasi seiring berjalannya waktu. Selain itu, masih belum jelas job desc yang sebenarnya untuk sekretaris bidang sehingga diawal kepanitiaan pekerjannya menunggu arahan dari ketua bidang. Ditengah perjalanan menuju pertandingan olimpiade ini kami mendapatkan kabar duka dari ketua bidang kami, sehingga setelah itu bidang eksternal ini menjadi tanggung jawab sekretaris bidang hingga berakhirnya kegiatan olimpiade. Sempat terasa kesulitan dari sekretaris bidang untuk mengontrol dengan cukup tegas dikarenakan keseganan

junior kepada senior. Namun bisa cukup teratasi karena ketua-ketua divisi yang dapat bekerja sama. Selama olimpiade ini jarang sekali diadakan rapat bidang, namun lebih sering koordinasi langsung dengan ketua divisi. Karena keberjalanan olimpiade ini sangat dinamis, dibutuhkan orang yang mudah dihubungi dan available, namun terkadang beberapa anggota bidang yang bersangkutan sulit dihubungi sehingga harus di-handle oleh orang lain. Hal ini juga berpengaruh pada beberapa pekerjaan yang terlambat maupun kurang maksimal dari bidang eksternal baik karena intern bidang (kurangnya follow up, sulit dihubungi, dll) atau karena adanya delay dari bidang yang lain, karena beberapa job pada bidang eksternal ini merupakan job lanjutan. Karena sebagian kegiatan olimpiade ini diadakan saat liburan, cukup sulit untuk mengumpulkan orang dan sempat juga terjadi koordinasi jarak jauh karena sekretaris bidang yang harus keluar kota namun dapat teratasi karena ketua divisi yang dapat diandalkan. Banyak juga kegiatan yang diambil alih langsung oleh ketua divisi, baik karena MSDM nya tidak ada atau pekerjaannya yang memang tidak dapat dikerjakan oleh sembarang orang. 2.

Rekomendasi Umum Bidang



Dibuat struktur yang jelas mengenai bagian-bagian yang dibutuhkan dalam bidang, sehingga perangkat yang ada di bidang tersebut mengikuti kepanitian sejak awal



Lebih peka dan cekatan dalam bertindak karena pada kenyataannya keberjalanan di lapangan itu sangat dinamis, terutama saat pelaksanaan pertandingan olimpiade



Semua anggota bidang harus memiliki tanggung jawab dan komitmen untuk menjalani olimpiade ini dengan baik



Tiap individu lebih profesional dalam menjalani kepanitiaan tanpa memandang angkatan, jabatan, dll



Meningkatkan interakti antar bidang lain agar lebih mudah dalam pertukaran informasi dan koordinasi sehingga dapat

meminilmalisir miss koordinasi dan keterlambatan pengerjaan job 

Diadakan rapat bidang dengan jumlah yang cukup agar lebih mudah dalam berkoordinasi, mengontrol tiap divisi, dan ketersampaian informasi



Dibuat lembar kendali agar lebih mudah dalam mengontrol tiap divisi



Ketua dan sekretaris bidang harus mengetahui dengan jelas pekerjaan tiap divisi agar dapat meng-handle dengan baik (selain anggota dari divisi itu sendiri)



Diadakan kegiatan bersama ,diluar kegiatan olimpiade, untuk mempererat ikatan antar anggota bidang sehingga bisa lebih dekat dan nyaman dalam berkegiatan di olimpiade

Divisi Humas Koordinator Divisi Humas: Andita Rahmi Faradina 1.

EL’10

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Liaison Officer Intrakampus

Penanggung

Andita Rahmi Faradina


Adanya kebutuhan atas media penghubung antara panitia dan pihak terkait di luar kepanitiaan. Tingginya kebutuhan ini bagi para peserta olimpiade (intrakampus) yang dapat dikatakan cukup tinggi, maka LO intrakampus dipisah dari LO extrakampus dan civitas.

Deskripsi Kegiatan

Menjadi penghubung antara panitia Olimpiade VII KM-ITB 213 dengan

manajer

kontingen

himpunan.

Informasi

yang

disampaikan dapat berupa surat, pesan singkat, surat elektronik, group facebook, maupun bertemu langsung (roadshow).

Waktu

Dari tahap persiapan (sosialisasi) hingga acara berakhir.

Tempat Tujuan

-

Menyampaikan

informasi

yang

perlu disampaikan

dari

panitia ke pihak terkait (intrakampus/kontingen). Parameter

Tersampainya semua informasi yang dibutuhkan kepada

Keberhasilan

pihak terkait (intrakampus/kontingen).

Pelaksanaan

Dari segi SDM dibutuhkan setidaknya 6 orang sebagai PJ Sektor dan 29 orang sebagai LO masing-masing himpunan. Pada kenyaataannya terdapat 7 PJ sektor dan 31 orang LO. Terdapat 2 orang PJ sektor yang berada di Timur Jauh dan 4 orang yang bekerja berdua sebagai LO menangani 1 himpunan. PJ sektor bertanggung jawab atas ketersampaian informasi di sektor

masing-masing

terhadap

kasubdiv

intrakampus.

Mendampingi LO datang ke himpunan apabila dibutuhkan. Mengcover fungsi LO apabila dibutuhkan, serta menjaga flow dan menjaga teman-teman LO agar tetap semangat. LO bertanggung jawab menyampaikan informasi yang perlu disampaikan

ke

himpunan

via

SMS,

surat,

roadshow.

Mengumpulkan aspirasi dari peserta himpunan (melalui roadshow). Perangkat lain yang juga diperlukan adalah lembar kendali ketersampaian

surat,

surat

elektronik

bersama,

group

facebook khusus humas dan manajer kontingen, Lembar

kendali

ketersampaian menjadi

amat

surat

bermanfaat

ke

acuan

untuk

masing-masing

apabila

mengontrol

himpunan

terdapat

dan

keluhan

ketidaktersampaian surat. Email dan group facebook bersama diatur langsung oleh supporting yang merupakan bagian dari LO intrakampus. Dua kegiatan ini akan dibahas lebih lanjut pada subtopik berikutnya. Evaluasi



SMS. Alur informasi dari Ketua Divisi – PJ Sektor – LO – Kontingen memang sesuai dengan SOP dan amat sesuai

jika ingin terdapat fungsi control yang baik. Namun, pada saat pertandingan berlangsung alur informasi seperti ini dirasa

cukup

lambat

dan

dapat

mempengaruhi

keberlangsungan acara.

Rekomendasi



Surat. Tidak ada hambatan berarti.



Roadshow. Tidak ada hambatan berarti.



SMS. Alur informasi seperti di atas masih aman apabila digunakan selama masa persiapan. Namun apabila sudah masuk ke dalam main event/pertandingan, alur informasi berupa SMS dapat dikirimkan langsung ke LO atau bahkan ke himpunan guna mempersingkat waktu dan menghindari miss koordinasi. Dengan catatan, pihak yang di lompat harus tetap diberitahu (SMS dapat dilakukan parallel ke PJ Sektro dan LO) agar fungsi control dapat tetap berjalan dengan baik.



Surat. Ingatkan kepada LO untuk tetap menjaga lembar kendali dengan baik.



Roadshow. Apabila diinginkan LO yang langsung turun ke kontingen/himpunan, diperlukan pencerdasan terlebih dahulu akan hal-hal yang ingin disampaikan kepada kontingen/himpunan. Untuk mempersingkat waktu dan memperkecil miss informasi, berikan handout yang dapat LO bawa saat datang ke himpunan. Kebutuhan akan roadshow umumnya tinggi saat persiapan. Pastikan untuk berkoordinasi

dengan

divisi

lain

agar

permintaan

roadshow tidak mendadak sehingga persiapan handout dapat dilakukan dengan baik. 2.

Nama Kegiatan

Supporting

Penanggung

Anggitaning Kinanti


Adanya kebutuhan akan penyampaian informasi yang bersifat masal dan tidak memerlukan banyak orang seperti group facebook dan surat email.

Deskripsi Kegiatan

Berjalan

beriringan

dengan

LO

Intrakampus

dalam

menangani penyebaran informasi ke himpunan dan civitas melalui email dan group FB

Waktu

Dari tahap persiapan (sosialisasi) hingga acara berakhir.

Tempat Tujuan

-

Menunjang kebutuhan LO Intrakampus dalam penyampaian informasi via email dan group FB.

Parameter

Tersampainya semua informasi yang dibutuhkan via email

Keberhasilan

dan/atau

facebook

kepada

pihak

terkait

(intrakampus/kontingen). Pelaksanaan

Informasi

yang

perlu

disampaikan

via

email

dan

FB

(umumnya berupa publikasi) dilakukan via SMS dan group FB serta email. Terdapat 3 orang yang masuk ke dalam subdivisi ini. Penyebaran info via group harus dilakukan dengan men-tag seluruh manajer kontingen. Surat email juga disebarkan dengan konten yang kurang lebih sama dengan konten yang dipost di group. Surat email juga disebarkan ke seluruh manajer kontingen. Evaluasi



Jumlah

SDM

terlalu

banyak

dibandingkan

dengan

kebutuhan SDM. Rekomendasi



Satu atau dua orang dirasa cukup dalam memenuhi kegiatan ini.



Pastikan di awal kepanitiaan data email dan facebook dari

manajer

kontingen

sudah

lengkap

sehingga

memudahkan dalam pelaksanaan kegiatan ini. 3.

Nama Kegiatan

Liaison Officer Civitas

Penanggung

Diar & Anggitaning Kinanti


Adanya konsep acara baru berupa pertandingan yang ditujukan kepada civitas baru seperti Dosen & Karyawan, petugas kantin, satuan pengaman, dan TPB.

Deskripsi Kegiatan

Hampir sama dengan intrakampus, namun lembaga terkait bukanlah himpunan melainkan civitas akademika lain, yakni LK,K3L, Sarpras, petugas kantin, dosen dan TPB. Waktu

Dari tahap persiapan (sosialisasi) hingga acara civitas (25 Januari 2013).

Tempat Tujuan

-

Menyampaikan

informasi

yang

perlu disampaikan

dari

panitia ke pihak terkait (civitas kampus). Parameter

Civitas mengetahui dan ikut serta dalam pertandingan civitas

Keberhasilan

25 Januari 2013.

Pelaksanaan

Dibutuhkan setidaknya 10 orang dalam menjalankan fungsi civitas. Pada kenyataannya terdapat 13 orang tergabung dalam subdivisi ini. Pembagian jumlah SDM dilakukan sesuai kebutuhan dan keinginan masing-masing anggota. Penyampaian informasi dari Humas ke civitas lancar. Humas juga membantu divisi acara dalam melakukan rekapitulasi kebersediaan civitas dalam mengikuti acara tersebut. Penyebaran informasi ke civitas selain TPB dilakukan dengan SMS dan kunjungan langsung guna menjalin kerjasama yang baik. Penyebaran informasi ke TPB dilakukan via SMS dan group FB khusus TPB.

Evaluasi



Informasi yang disampaikan ke PJ dari tiap lembaga seringkali tidak disebarluaskan meskipun follow up dari Humas sudah dilakukan.

Rekomendasi



Lakukan follow up yang lebih persuasive agar civitas lebih berminat

mengikuti

pertandingan

termasuk

dalam

penyebaran informasinya. 

Gunakan pula lembar kendali dalam membantu untuk konfirmasi kehadiran civitas dalam acara tersebut.

4.

Nama Kegiatan

Liaison Officer Extrakampus

Penanggung

Kun Gumilang Putri


Adanya konsep acara baru yakni seminar & charity, coaching clinic yang melibatkan bintang tamu luar kampus, serta pertandingan all star sepakbola melawan universitas luar.

Deskripsi Kegiatan

Menjadi penghubung antara panitia Olimpiade VII KM-ITB 213 dengan pihak terkait di luar kampus. Menyampaikan invitasi, melakukan pertemuan untuk persetujuan MoU, memastikan

terpenuhinya kebutuhan tamu saat hari H. Waktu

H-60

masing-masing

acara

hingga

acara

selesai. Tempat Tujuan

-

Mengundang serta menyampaikan sosialisasi pihak tertentu untuk mengisi acara.

Parameter

Dapat menghadirkan seluruh undangan.


Jumlah SDM minimal adalah setengah dari jumlah coaching clinic dan satu orang untuk tiap-tiap bintang tamu dalam seminar. Pada kenyataannya terdapat 15 orang yang tergabung dalam LO extrakampus sehingga terdapat 1 bintang tamu yang dipegang lebih dari 1 orang. Seminar dan charity. Acara batal karena keterbatasan dana. Di luar itu, Humas sudah mendapat konfirmasi kehadiran Agum Gumelar, moderator dari Metro TV, dan atlet basket nasional

bandung.

Andi

Malarangeng

tidak

berhasil

diundang dan sedang dalam pencarian alternatif lain. Coaching clinic. Basket. Berhasil mendatangkan 2 orang atlet professional. Dengan sebelumnya ke Jakarta untuk persetujuan MOU. Bridge. Atlet utama adalah Vera, namun ketika menjelang hari H digantikan oleh Pak Parpar karena Vera berhalangan. Peserta sebagian besar merupakan anggota unit bridge. Atletik. Bapak Gatot, pelatih atletik UI. Namun acaranya sendiri kurang mendapat perhatian dari massa kampus. Billiard. Mendatangkan 1 orang atlet nasional Irsal Nasution dengan satu kali pertemuan MoU di Bandung. All Star vs FEUI All star dihubungi oleh kasubdiv extrakampus dan kadiv humas langsung dengan list all star yang sebelumnya diberikan dari divisi data pertandingan. Universitas luar target utamanya adalah FTUI dan sudah dihubungi

sejak

bulan

Oktober.

Sudah

mendapatkan

konfirmasi kehadiran dan dibatalkan H-27 karena FTUI berhalangan hadir. Segera mencari dan menghubungi beberapa alternatif lain seperti Unpar, Unpad dan FEUI. FEUI menyanggupi hadir. Tidak diadakan pertemuan secara langsung. Persetujuan MoU dilakukan via email. Koordinasi

dengan

divisi

akomodasi

(transportasi

dan

konsumsi) dalam memenuhi kebutuhan para undangan dapat dikatakan baik. Evaluasi



Terdapat acara besar yang mengundang nama besar yang dibatalkan.



Pembayaran-pembayaran

sesuai

MoU

seringkali

mendapat keterlambatan. 

Terdapat pembatalan dari pihak terkait H-27.



Tidak ada arahan mengenai nama-nama yang ingin diundang sehingga cukup menyulitkan untuk mencari gambaran tamu seperti apa yang ingin diundang.



Jumlah coordinator yang mengawasi acara all star dari divisi acara sehingga amat memungkinkan adanya miss koordinasi.

Rekomendasi



Koordinasikan dengan divisi acara agar konsep acara perlu dipertimbangkan dengan matang agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang dapat memungkinkan pencemaran nama baik ITB.



Koordinasikan

dengan

divisi

acara

dan

keuangan.

Pastikan bahwa acara sudah melakukan koordinasi dengan keuangan dan dana siap turun saat coaching clinic berakhir sehingga biaya yang tertera pada MoU dapat segera dilunaskan. 

Meskipun sudah ada konfirmasi kehadiran, followup harus tetap dilakukan sehingga pembatalan dapat segera diketahui dan terdapat waktu untuk mencari alternatif lain.



Nama-nama

saran

dari

Humas

dikoordinasikan lagi dengan Divisi Acara.

tetap

harus



Pastikan sejak awal dengan siapa kita akan melakukan kontak secara langsung.

5.

Nama Kegiatan

Jadwal Pertandingan

Penanggung

Bellaria Putri


Menjawab

kebutuhan

kepanitiaan

sebelumnya

atas

koordinasi yang cukup tinggi antara humas dengan divisi pertandingan dalam menangani jadwal serta permintaan pengubahannya, maka dibuat subdivisi yang menangani kebutuhan ini. Deskripsi Kegiatan

Menangani

permintaan

mengoordinasikan kemudian

dengan

diberitahukan

Memberitahukan

info

pengubahan divisi

jadwal

pertandingan

kembali

perubahan

ke jadwal

dan untuk

kontingen. dari

divisi

pertandingan ke kontingen melalui LO.

Tujuan

Waktu

3 Januari 2013 – 9 Februari 2013

Tempat

-

Menghubungkan LO intrakampus dengan divisi pertandingan dalam koordinasi jadwal pertandingan.

Parameter

Seluruh

permintaan

Keberhasilan

dengan baik sesuai SOP.

Pelaksanaan

SOP

permintaan

pengubahan

pengubahan

jadwan

jadwal

terkoordinasi

dikoordinasikan

dengan divisi pertandingan. Permintaan pengubahan jadwal paling

lambat

menghubungi

LO

H-3

dari

jadwal

pertandingan yang ingin diubah. Permintaan pengubahan jadwal yang akan diproses hanya yang diakibatkan oleh kegiatan akademis (disertai surat keterangan dari TU Fakultas/Prodi) atau insidensial dari himpunan

(misalnya

himpunan

berkabung/dibekukan.

disertai surat keterangan dari Himpunan). Penyerahan surat juga paling lambat diserahkan H-3 dari jadwal pertandingan yang ingin diubah. Surat diserahkan via LO atau via email ke [email protected] dengan subject yang jelas. Pengajuan

permintaan

pengubahan

jadwal

harus

mencakup cabang apa yang ingin diubah, dari tanggal berapa, ke tanggal berapa (tanggal alternatif), dan telah disetujui oleh himpunan lawan. Persetujuan himpunan lawan akan pengubahan jadwal, termasuk persetujuan akan tanggal alternatifnya, merupakan tanggung jawab himpunan yang mengajukan permintaan pengubahan jadwal. Apabila

poin-poin

tersebut

telah

lengkap

terpenuhi,

permintaan pengubahan jadwal yang telah disampaikan akan diproses. Panitia tidak menjamin seluruh permintaan pengubahan jadwal akan dipenuhi/dikabulkan. Selanjutnya, pengubahan jadwal diumumkan selambat-lambatnya 1 hari setelah permintaan pengubahan jadwal diterima oleh Divisi Pertandingan.

Permintaan

pengubahan

jadwal

yang

dimaksud di poin ini adalah permintaan pengubahan jadwal yang telah memenuhi poin-poin di atas. Pada pelaksanaannya, informasi kembali ke himpunan dari divisi pertandingan diambil alih langsung oleh kadiv humas untuk disebar secara parallel ke LO dan himpunan guna mempersingkat waktu. Subdivisi jadwal pertandingan juga menangani publikasi massal di media internet menggunakan google docs. Evaluasi



Publikasi

jadwal

pertandingan

secara

masal

yang

seharusnya merupakan job desc dari divisi publikasi tidak dapat berjalan dengan lancar karena terdapat banyak perubahan baik dari request himpunan maupun dari panitia. 

Banyak dari manajer kontingen yang belum paham atas SOP permintaan pengubahan jadwal tersebut. Sehingga terdapat

beberapa

permintaan

yang

tidak

dapat

diproses. 

Poin ‘persetujuan himpunan lawan menjadi tanggung jawab

himpunan

pengubahan

yang

jadwal

mengajukan

seringkali

permintaan

menyebabkan

miss

koordinasi antar himpunan. Contoh : (misalkan himpunan

pengaju adalah A, dan himpunan lawan adalah B) Himpunan B merasa jadwal sudah berpindah ketika diminta persetujuannya oleh himpunan A menjadi suatu tanggal. Padahal, keputusan akhir masih berada di tangan panitia yang bisa jadi merupakan penolakan atas ajuan tanggal yang sudah disetujui oleh himpunan B. 

Pada awal pelaksanaan, alur koordinasi yang panjang menyebabkan aliran informasi memakan waktu yang cukup lama.



Terjadi beberapa miss komunikasi akan keputusan akhir perubahan jadwal di awal pertandingan.

Rekomendasi



Koordinasikan dengan divisi publikasi untuk mempublikasi jadwal di media yang mudah mengupdatenya. Jika sudah, humas, terutama subdivisi jadwal pertandingan harus tetap mengontrol guna menghindari kerancuan. Contoh media yang dapat digunakan adalah google docs.

Pastikan

tidak

terdapat

kesalahan

saat

memindahkan jadwal hasil TM ke google docs. 

Ditekankan

lagi

kepada

manajer

kontingen

untuk

memahami SOP permintaan pengubahan jadwal. 

SOP yang dibuat sebaiknya memudahkan segala pihak baik kontingen, divisi humas maupun divisi pertandingan.



Untuk

persetujuan

kedua

himpunan,

sebaiknya

dibicarakan secara langsung dengan seluruh pihak terkait yakni panitia, himpunan pengaju dan himpunan lawan. 

Tekankan LO agar request pengubahan jadwal yang sampai ke LO harap segera diteruskan kepada PJ perubahan jadwal pertandingan agar dapat segera dikoordinasikan dengan divisi lain. Ketika sudah ada keputusan, kabarkan langsung ke himpunan dan LO.



Berikan sms konfirmasi dari satu nomor tetap terkait keputusan

pengubahan

jadwal.

Konfirmasi

tetap

diberikan meskipun permintaan dikabulkan atau ditolak.

2.




Tidak

memiliki

sekretaris.

Padahal

dalam

keberjalanannya,

fungsi

sekretaris dirasa perlu dalam membantu kegiatan-kegiatan administrasi seperti penyimpanan lembar kendali, penyebaran hasil eval, dan dapat meminimalisir kebutuh subdivisi seperti subdiv supporting dibawah LO intrakampus. 

LO kurang tanggap dalam menyampaikan informasi.



Informasi sudah disampaikan, namun ada beberapa himpunan yang   mengaku belum mendapat informasi (terutama informasi mengenai perubahan jadwal pertandingan). Hal ini dapat terjadi akibat tidak adanya sistem konfirmasi yang baik.



Pertanyaan yang seringkali dilontarkan kepada Humas seringkali terlalu bersifat teknis.

3.


Tambahkan sekretaris ke dalam kebutuhan perangkat humas. Satu orang sekretaris dirasa cukup.



Ingatkan kepada LO untuk segera menyampaikan informasi apapun ke kontingen/himpunan.



Sebaiknya ada buku acuan dari divisi pertandingan maupun acara mengenai hal-hal teknis maupun peraturan pertandingan yang kiranya dapat dipertanyakan oleh himpunan. Jika tidak ada, biasakan untuk konfirmasi ke divisi terkait sebelum menjawab agar tidak terjadi kesalahan informasi.



Koordinasi dengan divisi pertandingan dan acara harus terjaga baik. Perbanyak pula komunikasi dengan kedua divisi tersebut.



Matangkan konsep dan system kerja di awal kepanitiaan. Lengkapi perangkat Humas sesuai kebutuhan. Segala kemungkinan yang terjadi harus memiliki antisipasi.



Setiap anggota harus memiliki tanggung jawab sejak awal kepanitiaan agar tetap terjaga komitmennya.



Pembagian jobdesc dalam pemenuhan kelengkapan Humas harus dimusyawarahkan agar tidak ada keterpaksaan dalam menjalankan tanggung jawab.

Divisi Perizinan Koordinator Divisi Perizinan: Agaz Mahendradhany MG’10 1.

Laporan Kerja Laporan Kerja

1.

Nama Kegiatan

Perizinan

venue pra-event,

sekretariat

dan

pendukung

olimpiade Penanggung

Hilmi (Wakadiv Perizinan)

Jawab Landasan Kegiatan Deskripsi Kegiatan

Menyediakan tempat untuk coaching clinic, sekretariat dan technical meeting Olimpiade 7 KM-ITB 2013 Waktu Tempat

Tempat

yang

disediakan

untuk

Technical

Meeting: -

R.26 CC Barat dan R.29B CC Barat

-

Basement CC Barat

Coaching Clinic: -

Saraga

-

Lapangan CC Barat

-

Venue luar

Sekretariat: Tujuan

R.29 CC Barat

Rangkaian acara pra-event dan technical meeting dalam menyambut dan memulai olimpiade 7 KM-ITB 2013

Parameter

Kegiatan terlaksana


Terlaksana

Evaluasi

Tanggal yang diberikan divisi terkait sering kali berubah – ubah

sehingga

menyulitkan

divisi

perizinan

dalam

mendapatkan tempat, walau pada akhirnya kegiatan tersebut dapat berjalan sempurna Rekomendasi

1. Timeline kegiatan dari divisi terkait harus sudah fix dan tidak berubah dari jauh – jauh hari 2. Walaupun ada perubahan, segera memberi tahu

divisi perizinan dalam 1 minggu sebelum kegiatan 2.

Nama Kegiatan

Seremonial

Penanggung

Agaz (Kadiv Perijinan), Pretty (Divisi Seremonial)


Menyediakan perizinan tempat dan keperluan perizinan logistik serta teknis untuk seremonial dan penyerahan medali Waktu

Setelah pertandingan selesai

Tempat

-

Lapangan CC Barat

-

Saraga

-

Venue luar

Tujuan

Mendapatkan perizinan sesuai yang diminta divisi seremonial

Parameter

Kegiatan terlaksana


Terlaksana

Evaluasi

Tanggal yang diberikan divisi terkait sering kali berubah – ubah. Divisi seremonial sering meminta izin secara mendadak (H-1 hari), walaupun hal tersebut mustahil (Birokrasi ITB minimal H-7), tapi karena kerjasama antara divisi, dan melalui proses lobbying, kegiatan ini dapat berjalan lancer.

Rekomendasi

1. Timeline kegiatan dari divisi terkait harus sudah fix dan tidak berubah dari jauh – jauh hari 2. Walaupun ada perubahan, segera memberi tahu divisi perizinan dalam 1 minggu sebelum kegiatan

3.

Nama Kegiatan

Perizinan Acara Utama Olimpiade

Penanggung

Agaz (Kadiv Perizinan)


Menyediakan perizinan tempat dan keperluan kegiatan olimpiade Waktu Tempat

-

Lapangan CC Barat (Voli & Basket)

-

R.26 CC Barat

-

Aula Timur

Tujuan

-

Berbagai Lapangan dan Kolam Saraga

-

Venue luar

Mendapatkan izin menggunakan tempat tersebut untuk acara dan kegiatan olimpiade

Parameter

Kegiatan terlaksana


Terlaksana

Evaluasi

Koordinasi dengan bidang lapangan berjalan dengan baik tanpa adanya masalah berarti

Rekomendasi

1. Timeline kegiatan dari divisi terkait harus sudah fix dan tidak berubah dari jauh – jauh hari 2. Walaupun ada perubahan, segera memberi tahu divisi perizinan dalam 1 minggu sebelum kegiatan 3. Menyiapkan dengan segera proposal kegiatan untuk perizinan aula barat / timur

4.

Nama Kegiatan

Opening dan Closing Olimpiade

Penanggung

Agaz (Kadiv Perizinan), Vanny & Gisel (Divisi Opening-Closing)


Menyediakan perizinan tempat dan keperluan perizinan logistik serta teknis untuk opening dan closing Waktu Tempat

Opening dan Closing: -

Lapangan CC Barat

Gladi Resik:

Tujuan

-

Lapangan CC Barat & Timur

-

Selasar Planologi

-

Selasar HME

Mendapatkan izin menggunakan tempat tersebut untuk acara opening dan closing

Parameter

Kegiatan terlaksana


Terlaksana

Evaluasi

Opening:

-

Terjadi miss komunikasi dan miss koordinasi dengan divisi logistic, dikarenakan izin listrik sudah ada dan sudah diijinkan, tetapi karena kurangnya koordinasi dengan divisi logistic, dan divisi terkait tidak mencoba test sound terlebih dahulu, ternyata listrik ITB tidak mencukupi daya (sedangkan teknisi listrik ITB sudah pulang), alhasil menggunakan lampu sorot dan lampu mobil, walau bergitu acara terlaksana secara teknis, tetapi secara moral dan tujuan tidak (massa kampus sudah banyak pulang)

Closing: -

Berjalan lancar dan tidak ada permasalahan yang terjadi, walaupun seringkali rincian kegiatan dari divisi Opclos sering berubah, tapi dapat segera dikerjakan karena mereka telah memberi tahu divisi perizinan jauh hari

-

Sempat terjadi masalah karena TPB Cup Basket dan MBWG telah memiliki ijin surat di Lapangan CC Barat ketika 9 Februari 2013 (Closing), tetapi dengan kesepakatan antara MBWG, TPB Cup dan Sarana Prasarana,

maka

menggunakannya, mengurus

tempat

olimpiade dengan mereka

yang

perizinan untuk

akan

olimpiade

latihan

dan

berkegiatan ditempat lain (Lap. CC Timur, dan Saraga) -

Divisi

opening-closing

membantu

dengan

baik

sebagai penghubung antara olimpiade dan TPBCup & MBWG Rekomendasi

1. Surat

harus

diberikan

dan

koordinasi

harus

dilakukan jauh hari sebelum kegiatan 2. Test sound sebelum acara (J-3 minimal/sebelum lewat pukul 17.00) harus dilakukan, agar apabila ada masalah bisa langsung diantisipasi 5.

Nama Kegiatan

Running Torch

Penanggung



Menyediakan perizinan tempat dan keperluan kegiatan olimpiade Waktu Tempat

-

Lapangan CC Barat dan Timur

Tujuan

Mendapatkan perizinan sesuai yang diminta divisi terkait

Parameter

Kegiatan terlaksana


Izin didapatkan, tetapi kegiatan tidak dilakukan karena hujan

Evaluasi

Sebelumnya acara ini adalah relay obor keliling kampus dan pawai, hanya saja dikarenakan perizinan relay obor gagal (Pak Harman sebagai ketua K3L tidak mengijinkan api dalam kampus, karena ketika OSKM 2012 lalu ada panggung yang terbakar saat closing OSKM) sehingga kegiatan tersebut berubah menjadi ini. Walau pada akhirnya tidak jadi dilakukan karena hujan

Rekomendasi

1. Timeline kegiatan dari divisi terkait harus sudah fix dan tidak berubah dari jauh – jauh hari 2. Walaupun ada perubahan, segera memberi tahu divisi perizinan dalam 1 minggu sebelum kegiatan

6.

Nama Kegiatan

Acara non-pertandingan

Penanggung



Menyediakan perizinan tempat dan keperluan perizinan logistik serta teknis untuk acara non pertandingan Waktu Tempat

-


Tujuan


Parameter

Kegiatan terlaksana


Terlaksana

Evaluasi

Sedikit terhambat karena ada surat yang hilang, tapi

sebelum acara berlangsung, hal ini tidak menjadi masalah lagi karena sudah di ACC oleh sarana prasarana Rekomendasi

1. Timeline kegiatan dari divisi terkait harus sudah fix dan tidak berubah dari jauh – jauh hari 2. Walaupun ada perubahan, segera memberi tahu divisi perizinan dalam 1 minggu sebelum kegiatan 3. Cek lagi surat-surat perizinan, siapa tau ada yang miss atau hilang atau belum diizinkan Sarana Prasarana

7.

Nama Kegiatan

Perizinan Spanduk, Instalasi Artistik dan Teknis lainnya

Penanggung

Agaz, Hilmi dan Divisi Terkait masing-masing


Menyediakan perizinan spanduk, instalasi dan hal teknis lainnya Waktu Tempat

-


Tujuan


Parameter

Kegiatan terlaksana


Terlaksana

Evaluasi

Untuk perizinan spanduk dan instalasi artistik, divisi terkait harus

segera

menjelaskannya

secara

detail:

ukuran,

bentuk/desain, tempat, waktu, dll. Untuk teknis, segera informasikan mekanisme teknis dan rundownnya jauh hari Rekomendasi

1. Koordinasi antar divisi sangat diperlukan 2. Fiksasi

teknis,

dan

detail

jauh

hari

sebelum

mengajukan permohonan perizinan

2.


Tanggal yang diberikan divisi – divisi terkait yang meminta perizinan sering kali berubah – ubah, menyulitkan perizinan dan pada akhirnya selalu melakukan teknik lobbying ke direktur lembaga terkait (LK/SP/K3L) yang menghabiskan waktu dan tenaga



Pembayaran venue selalu terlambat, menyebabkan divisi perizinan selalu kena imbas peringatan



Koordinasi dan persiapan teknis dari divisi terkait (logistic, opclos, dll.) sebaiknya dilakukan dengan cermat, sehingga meminimalisir kejadian tidak diinginkan saat acara

3.


Bergaulah dengan para satpam, dan bersahabat baik dengan para pejabat lembaga terkaitsemacam LK, K3L dan SP. Sehingga bila butuh bantuan perizinan kilat (1 hari selesai) yang seharusnya tidak mungkin karena peraturan izin minimal 7 hari, bisa jadi mungkin.



Cermati seluruh tanggal acara divisi lain, dan buat persiapan perizinan di hari lain apabila ada perubahan jadwal, dan segera dapatkan perizinannya sebelum diambil acara kampus lain.



Mengecek surat secara berkala, agar tidak ada yang miss.



Perkuat jalur koordinasi dengan divisi terkait lainnya.

Divisi Publikasi Koordinator Divisi Publikasi: Alexander C. Nugroho 1.

FT’10

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Website Olimpiade VII KM ITB 2013

Penanggung

Alexander Christian (FT '10), Vania Florensia (TI'10), Krisnina

Jawab

Anggraini (FT’10).

Landasan Kegiatan

Dibutuhkan sebuah media yang dapat menyampaikan berbagai informasi mengenai Olimpiade VII KM ITB 2013 kepada massa kampus dan masyarakat umum dengan efektif dan efisien

Deskripsi Kegiatan



Mendeskripsikan acara yang ada di dalam Olimpiade VII KM ITB 2013.



Mendeskripsikan cabang olahraga yang ada di Olimpiade VII KM ITB 2013.



Memberikan

informasi

mengenai

peraturan

dan

jadwal pertandingan. 

Tujuan

Meng-update hasil pertandingan setiap hari.

Waktu

September 2012 - Februari 2013

Tempat

-

Sebagai media informasi mengenai berbagai acara, hasil pertandingan, dan hal-hal lain mengenai Olimpiade VII KM ITB 2013

Parameter

Terbentuk website olimpiade km itb 2013


Pada awal keberjalanannya, website cukup update dengan konten yang masuk dari acara. Namun seiring dengan banyaknya konten yang berubah, website menjadi kurang update

sehingga

menyebabkan

miskomunikasi

dan

misinformasi kepada massa kampus yang melihat website sebagai acuan informasi. Pada saat pertandingan berlangsung, terkadang web tidak diupdate

secara

berkala

sehingga

seringkali

data

pertandingan yang di web tidak actual. Awalnya sudah ada SOP dengan dokumentasi perihal hasil dokumentasi yang ingin dimasukkan ke web, namun SOP tidak

berjalan

memberikan

semestinya

hasil

karena

dokumentasi

dokumentasi

perharinya

tidak

dikarenakan

keterbatasan hardisk dan kesulitan dalam menghubungi PJ dokumentasi. Jadwal pertandingan sudah dimasukkan ke dalam website. Namun karena saking banyaknya jadwal yang berubah pada hari H, jadwal yang dipasang di web tidak aktual, dan menyebabkan misinformasi kepada massa kampus yang menjadikan website sebagai acuan jadwal.

Evaluasi



Web sering tidak terurus dikarenakan kekurangan SDM untuk bertanggung jawab mengenai web.



Kurangnya koordinasi dgn acara perihal konten yg berubah.



Kurangnya koordinasi dgn dokumentasi perihal hasil dokum yg ingin dimasukkan ke web.



Data pertandingan tidak diupdate setiap hari.



Kurangnya koordinasi dengan LO perihal jadwal pertandingan yang berubah setiap harinya.

Rekomendasi



Perbanyak PJ yang bertanggung jawab dalam mengurus

website,

sehingga

banyak

yg

bisa

mengcover ketika salah satu PJ berhalangan. 

Perbaiki komunikasi dan persebaran informasi antar bidang.



Cari metode lebih baik untuk mengupdate jadwal pertandingan yang selalu berubah dan dinamis.

2.

Nama Kegiatan

Twitter Olimpiade VII KM ITB 2013

Penanggung

Alexander

Jawab

(FT’10),

Christian

Nugroho

(FT’10), Krisnina

Anggraini

Joshua Christian (EL’10), Vania Florensia ( TI’10),

Steven Widyatmadja (Ars ’11) Landasan Kegiatan

Dibutuhkan sebuah media untuk meng-update informasi mengenai pertandingan olimpiade secara langsung dan cepat.

Deskripsi Kegiatan



Mempropagandakan acara Olimpiade VII KM ITB 2013.



Memberikan

‘kultwit’

mengenai

cabang-cabang

olahraga yang ada di Olimpiade VII KM ITB 2013. 

Menginformasikan kegiatan dan hasil pertandingan secara langsung setiap hari.



Memberikan

informasi

mengenai

acara

selain

pertandingan di Olimpiade VII KM ITB 2013. 

Tujuan

Live tweet kegiatan Olimpiade VII KM ITB 2013.

Waktu

September 2012 – Februari 2013

Tempat

-

Sebagai media informasi yang up-to-date memberikan info

kegiatan dan hasil pertandingan yang sedang berlangsung dan memberikan info mengenai acara selain pertandingan. Parameter

Twitter terupdate setiap ada pertandingan atau acara

Keberhasilan

olimpiade.

Pelaksanaan

Pada saat hari H, sedikit anggota yang datang setiap harinya sehingga orang yang melakukan live tweet terbatas. Kondisi ini disiasati dengan dibuatnya sebuah conference pada BlackBerry Messenger antara divisi data pertandingan dengan divisi publikasi. Sistem kerjanya

cukup simpel,

anggota data pertandingan (yang bertugas untuk merekap skor

dan

hasil

setiap

pertandingan)

menuliskan

hasil

pertandingan yang telah selesai di conference BBM, yang kemudian akan ditweet oleh angggota publikasi yang berada di conference tsb. Hal ini berjalan cukup efektif dalam menyiasati kekurangan SDM, meskipun ada baiknya ada anggota divisi publikasi yang selalu standby di venue cabang olahraga untuk memberikan livetweet. Livetweet pertandingan mulai berjalan dengan lancar ketika cabang dan pertandingan yang tersisa semakin sedikit. Livetweet dirasa cukup berhasil dalam menarik massa kampus untuk ikut hadir dalam cabang olahraga yang sedang dilivetweet, contohnya seperti Basket, Voli, dan Sepakbola. Twitter kurang aktif dalam mempublikasikan acara non pertandingan. Evaluasi



Anggota publikasi sedikit yang datang saat ada pertandingan sehingga harus berkoordinasi dengan divisi data pertandingan untuk mendapatkan hasil pertandingan



Kurang

SDM

yang

bertanggungjawab

dalam

mengupdate twitter. Rekomendasi



Penarikan komitmen kepada anggota divisi publikasi untuk

melakukan

mengupdate twitter.

tanggungjawabnya

dalam



Perbanyak anggota divisi publikasi yang datang pada saat pertandingan berlangsung agar dapat memberikan live tweet pada setiap pertandingan (di setiap cabang pertandingan terdapat minimal 1 orang anggota publikasi).

3.

Nama Kegiatan

Propaganda Launching Jingle, Logo dan Maskot

Penanggung

Alexander Christian Nugroho (FT’10), Joshua Christian (EL’10),

Jawab

Steven Widyatmadja (Ars’11).

Landasan Kegiatan

Dibutuhkan propaganda sebelum acara olimpiade agar massa kampus mengetahui akan adanya acara ini.

Deskripsi Kegiatan



Menempelkan poster ‘coming soon’ dengan simbol lingkaran di berbagai tempat strategis di kampus, seperti kantin dan gedung-gedung kuliah.



Membagikan ring bambu yang merupakan simbol olimpiade ke seluruh himpunan.

Tujuan

Waktu

September 2012 – Oktober 2012

Tempat

ITB

Mempropagandakan acara Olimpiade VII KM ITB 2013 ke seluruh massa kampus.

Parameter

Massa kampus aware terhadap launching logo dan jingle

Keberhasilan

yang akan dilaksanakan.

Pelaksanaan

Terdapat 4 tahap dalam penyebaran poster, yaitu : 

poster dengan ring berwarnakan 5 warna olimpiade.



sama dengan tahap sebelumnya, ditambah tulisan nilai-nilai yang dibawa Olimpiade ( Unity, Glory, Honor, Integrity, Spirit).



sama dengan tahap sebelumnya, ditambah tanggal launching jingle logo dan maskot.



Poster

lengkap

dengan

informasi

mengenai

Launching Jingle, Logo, dan Maskot. Terdapat 3 tahap dalam penyebaran ring himpunan, yaitu : 

Ring bambu dengan lambang himpunan disebarkan ke 29 himpunan.



Kemudian, ring-ring tersebut disatukan sebanyak 5 buah ring per zona, dan diletakkan di tempat-tempat strategis di kampus (Selasar Plano, Depan GSG, Labtek Biru, Lapangan sipil).



Pada akhirnya, semua ring himpunan disatukan membentuk satu kesatuan, menyimbolkan persatuan antar himpunan didalam satu KM-ITB. Namun pada keberjalanannya, semua ring himpunan tidak jadi disatukan karena kurang koordinasi dengan divisi artistik serta kekurangan SDM.

Evaluasi



Terkadang kurang SDM untuk membantu menempel poster.



Pada tahap 2 penyebaran ring himpunan, rangkaian ring bambu di lapangan sipil sempat hilang, namun ditemukan kembali dalam keadaan rusak.



Koordinasi dengan divisi artistik dirasa masih kurang, sehingga tahap 3 ring himpunan tidak terlaksana.

Rekomendasi



Penarikan komitmen kepada anggota divisi publikasi untuk melakukan tanggungjawabnya.



Koordinasi

dengan

satpam ITB

perihal perizinan

instalasi properti serta keamanan properti publikasi. 

Perbaiki koordinasi dengan bidang lain sehingga program kerja dapat terlaksana dengan baik.

4.

Nama Kegiatan

Facebook Olimpiade VII KM ITB 2013

Penanggung

Alexander

Jawab

(FT’10), Vania Florensia (TI’10).

Landasan Kegiatan

Dibutuhkan sebuah media yang dapat menyampaikan

Christian

Nugroho

(FT’10), Krisnina

Anggraini

berbagai informasi mengenai Olimpiade VII KM ITB 2013 kepada massa kampus dan masyarakat umum dengan efektif dan efisien. Deskripsi Kegiatan



Memberikan link ke website Olimpiade VII KM ITB 2013 agar

massa

kampus

mendapatkan

informasi mengenai olimpiade. 

Meng-upload foto-foto pertandingan.

berbagai



Tujuan

Mempublikasikan poster digital.

Waktu

September 2012 – Februari 2013

Tempat

-

Sebagai media informasi mengenai berbagai acara, hasil pertandingan, dan hal-hal lain mengenai Olimpiade VII KM ITB 2013.

Parameter

Informasi mengenai Olimpiade VII KM-ITB 2013 tersampaikan.


Facebook hanya menjadi suatu media persebaran informasi untuk mengarahkan massa kampus menuju website resmi olim. Facebook juga digunakan untuk mempublikasikan hasil dokumentasi koordinasi

pertandingan, dengan

namun

dokumentasi,

karena hasil

kurangnya dokumentasi

pertandingan tidak terupdate dan terlambat Evaluasi



Facebook kurang efektif dalam persebaran informasi, dikarenakan jumlah orang yang tergabung dalam grup facebook hanya 1178 orang, masih jauh dari jumlah total mahasiswa di ITB.



Hasil dokumentasi yang dipublikasikan di FB sangat kurang.

Rekomendasi



Kemampuan FB dalam menyebarkan informasi masih dapat ditingkatkan, misalnya dengan menambah aktifitas dan informasi yang disebarkan melalui FB.

5.

Nama Kegiatan

Propaganda Opening

Penanggung


Jawab


Landasan Kegiatan

Dibutuhkan

propaganda

untuk

mensuasanakan

massa

kampus mengenai Opening Olimpiade VII KM ITB 2013 Deskripsi Kegiatan



Menempelkan poster Opening di mading-mading kampus



Menyebarkan poster digital di FB, website dan twitter



Menyebarkan poster ke himpunan-himpunan



Menaruh instalasi berupa segitiga bambu dengan maskot bertemakan cabang-cabang olahraga yang dipertandingkan.

Tujuan

Waktu

November 2012 – 21 Desember 2012

Tempat

ITB

Membuat massa kampus sadar dan ikut berpartisipasi dalam Opening Olimpiade VII KM ITB 2013 yang akan dilaksanakan


Poster fisik dan digital disebarkan melalui berbagai media yang

ada.

Penyebaran

poster

di

mading-mading

berlangsung dengan lancara karena SDM yang ada masih banyak. Instalasi terpasang di 13 tempat strategis di kampus, yaitu : 

DPR



Selasar Plano



Lapangan Sipil



Depan GSG



KBL



Kantin Bengkok



Depan gedung FTTM



Depan Perpustakaan



Di Antara Labtek V & VI



Di Antara Labtek VII & VIII



GKU Barat



GKU Timur



Labtek Biru

Pemasangan instalasi dibantu oleh divisi logistik. Satpam sempat menanyakan perizinan instalasi namun izin sudah ada dan tidak ada masalah. Perizinan instalasi harus diperpanjang secara berkala. Evaluasi



Pelaksanaan kegiatan berjalan dengan baik.

Rekomendasi



Media

digital

bisa

lebih

dimanfaatkan

untuk

menambah pensuasanaan dan informasi kepada massa kampus 

Koordinasi dengan divisi perizinan lebih dimantapkan agar tidak terjadi kendala dalam perizinan.

6.

Nama Kegiatan

Publikasi Acara - Acara Non Pertandingan

Penanggung

Alexander

Jawab

(FT’10),

Christian

Nugroho

(FT’10), Krisnina

Anggraini

Joshua Christian (EL’10), Vania Florensia ( TI’10),

Steven Widyatmadja (Ars ’11) Landasan Kegiatan

Dibutuhkan propaganda untuk menginformasikan massa kampus

mengenai

acara-acara

Nonpertandingan

di

Olimpiade VII KM ITB 2013 Deskripsi Kegiatan



Penyebaran poster non pertandingan di madingmading dan himpunan-himpunan



Tujuan

Penyebaran poster digital melalui web twitter fb

Waktu

Oktober 2012 – Februari 2013

Tempat

ITB

Memberikan informasi mengenai acara olimpiade non pertandingan kepada seluruh elemen kampus.


Acara –acara non pertandingan yang dipublikasikan antara lain : 

Lomba Jingle



Coaching Clinic Beladiri, Basket, dan Billiard.



Eksibisi Bridge dan Sofbol.



Running Torch



Audisi Band



Mobile Upload Competition



Pertandingan Civitas Academica ITB



Eksibisi ALLSTAR ITB vs. FEUI

Dalam keberjalanannya, rata-rata publikasi berjalan dengan baik. Terkadang kekurangan SDM dalam menempel poster maupun

memberikan

informasi

di

media

digital,

tapi

semuanya dapat dicover pada akhirnya. Publikasi terhambat dikarenakan produksi poster melenceng

jauh dari timeline. Hal ini disebabkan oleh konten acara yang lama fiksasinya, sehingga proses desain poster oleh bidang artistik menjadi lama, dan produksi poster terlambat. Hal ini dirasa fatal karena timeline awal yang dibuat oleh divisi publikasi menjadi terlambat semua dan berdampak ke kekurangan SDM serta sedikitnya waktu publikasi untuk acara-acara non pertandingan. Terkadang

ada

menyababkan

publikasi

yang

penyebarannya

medadak

terhambat.

sehingga

Penyebaran

yang terhambat ini dikarenakan oleh produksi poster yang terlambat karena publikasinya mendadak. Hal tersebut otomatis menjadi penghambat bagi divisi publikasi untuk menyebaran informasi. Media

digital

digunakan

untuk

memberikan

informasi

mengenai acara-acara non pertandingan. Live tweet juga dilaksanakan saat acara berlangsung. Evaluasi



Timeline

kerja

tidak

sesuai

dengan

yang

direncanakan, karena perancangan dan produksi poster

juga

melenceng

jauh

dari

waktu

yang

disepakati. 

Kurangnya koordinasi dengan divisi acara perihal konten acara yang ingin dipublikasikan



Kurangnya koordinasi dengan divisi artistik perihal desain poster



Kurangnya koordinasi dengan divisi produksi perihal waktu cetak poster.



Kurangnya koordinasi dengan divisi ceremony dan coaching.

Rekomendasi



Jalur koordinasi antar divisi harus diperbaiki, karena setiap

miskomunikasi

dan

misinformasi

akan

mengakibatkan mundurnya timeline 

Penarikan komitmen kepada anggota divisi publikasi untuk melakukan tanggungjawabnya

7.

Nama Kegiatan

Propaganda Closing

Penanggung


Jawab


Landasan Kegiatan

Dibutuhkan

propaganda

untuk

mensuasanakan

massa

kampus mengenai Closing Olimpiade VII KM ITB 2013. Deskripsi Kegiatan



Penempelan

poster

Closing

di

mading-mading

kampus 

Penyebaran poster Closing melalui media twitter, facebook, dan website



Penyebaran poster closing ke himpunan-himpunan



Memberikan informasi mengenai Closing di twitter



Memasang

spanduk

dan

umbul-umbul

tentang

Closing

Tujuan

Waktu

Februari 2013

Tempat

ITB

Membuat massa kampus sadar dan ikut berpartisipasi dalam Closing Olimpiade VII KM ITB 2013 yang akan dilaksanakan

Parameter

-


Seperti

sebelumnya,

penyebaran

poster

menghadapi

kendala di lamanya poster tersebut sampai di tangan divisi publikasi, sehingga publikasi Closing memiliki waktu yang terbatas. Penyebabnya juga sama dengan publikasi poster acara non pertandingan, yaitu konten acara yang fiksasinya lama, proses desain yang tidak bisa cepat, serta pencetakan poster yang terkadang memakan waktu lama. Poster

Closing

akhirnya

baru

ditempel

h-4.

Pada

pelaksanaannya, penempalan poster sedikit kekurangan SDM, sehingga harus dibantu oleh panitia lain. Jalur koordinasi yang kurang baik dan proses dari konten acara

hingga

menjadi

sebuah

media

publikasi

yang

memakan waktu yang lama menyebabkan beberapa media publikasi sangat terlambat, contohnya spanduk dan umbulumbul.

Pada awal pembuatan timeline kerja, Spanduk dan Umbulumbul

ditargetkan

untuk

dipasang

sebelum

OPENING,

dengan tujuan untuk menambah pensuasanaan dan media publikasi mengenai olimpiade itu sendiri. Akan tetapi, sponsor yang belum pasti menyebabkan desain spanduk dan umbulumbul menjadi terlambat. Pada bulan Januari ketika sponsor sudah fix, terjadi kesalahan dalam desain, dimana konten yang dimasukkan ke desain poster merupakan konten sebelum opening, sehingga konten harus diubah agar spanduk lebih informatif dan aktual. Pencetakan spanduk dan umbul-umbul akhirnya mundur lagi hingga h-7 Closing. Akan tetapi, terdapat miskomunikasi pada divisi desain sehingga desain spanduk yang seharusnya memanjang,

didesain

meninggi,

sehingga

perlu

diedit

kembali untuk menyesuaikan dengan spesifikasi spanduk yang sudah diberikan sebelumnya. Perihal

spanduk

dan

umbul-umbul,

pada

awalnya

ditargetkan mencakup seluruh kampus ITB, dengan total jumlah spanduk mencapai 5 buah, dan umbul-umbul 50 buah. Akan tetapi, karena terkendala masalah dana dan waktu, pada akhirnya hanya dicetak sebanyak 1 spanduk dan 2 umbul-umbul yang dipasang pada hari-H acara. Hal ini dikarenakan oleh kesulitan dana sehingga dana harus dialokasikan ke bidang laing yang lebih membutuhkan uang secepatnya. Evaluasi



Terdapat banyak masalah dalam publikasi dalam bentuk media cetak (spanduk, umbul-umbul, poster), dikarenakan koordinasi yang belum baik antara divisi publikasi, divisi produksi, dan bidang artistik.



Terdapat kekurangan SDM dalam menempel poster, sehingga perlu dibantu oleh panitia lain.

Rekomendasi



Perbaiki jalur koordinasi dan informasi antara divisidivisi

atau

bidang-bidang

yang

berhubungan

langsung dengan divisi publikasi. 

Divisi publikasi harus lebih tegas dalam mengejar timeline kerja yang telah dibuat. Hal ini cukup penting agar tidak terjadi keterlambatan dalam penyebaran propaganda

yang

menyebabkan

pensuasanaan

Olimpiade menjadi berkurang. 8.

Nama Kegiatan

Be A Real Supporter of Olimpiade VII KM ITB 2013! (Kerjasama dengan SocialMeter)

Penanggung

Alexander Christian Nugroho (FT’10)


Dibutuhkannya sebuah fasilitas bagi Massa kampus yang tidak bisa hadir untuk mendukung himpunan mereka dalam pertandingan-pertandingan Olimpiade VII KM ITB 2013.

Deskripsi Kegiatan



Membuat

sebuah

kampanye

untuk

mendukung

himpunan dalam Olimpiade VII KM ITB 2013 dalam media sosial 

Merancang

badge-badge

menarik

untuk

dikumpulkan massa kampus secara online dengan tujuan

untuk

menambah

minat

massa

kampus

terhadap kampanye ini Waktu

Januari 2013 – Februari 2013

Tempat Tujuan

Massa kampus dapat mendukung himpunan mereka masingmasing dimanapun mereka berada.

Parameter

-


Be A Real Supporter of Olimpiade VII KM ITB 2013 merupakan bentuk kerja sama divisi publikasi dengan media partner kami yaitu SocialMeter. Kampanye ini bertujuan untuk memfasilitasi massa kampus yang berhalangan hadir dalam rangkaian pertandingan

Olimpiade

untuk

mendukung

himpunan

mereka saat bertanding. Media yang digunakan dalam kampanye ini berupa media sosial, terutama twitter. Adapun cara kerja kampanye ini adalah :



massa kampus mendaftar di website SocialMeter untuk mendapatkan akun pribadi.



Setelah mendaftar, massa kampus menghubungkan Twitter pribadi mereka dengan website socialmeter untuk dapat dilihat keaktifannya dalam mendukung himpunan mereka di media sosial.



Massa kampus juga dapat mengumpulkan badgebadge untuk menambah poin keaktifan. Badgebadge ini didesain menarik sehingga massa kampus tertarik untuk mengumpulkannya.

Namun sayangnya, terdapat kendala di pendaftaran akun pribadi massa kampus, sehingga menyebabkan sistem website ini terhambat dan sangat sedikit massa kampus yang mendaftar. Pada

akhirnya,

pihak

SocialMeter

mengubah

metode

kampanye ini dengan mengganti format kampanye dari mendaftar di website menjadi cukup menuliskan nama Himpunan masing-masing di tweet mereka. Solusi ini berjalan cukup

baik

dan

menghasilkan

Suporter” dengan hasil akhir : 1. @HME_ITB, 2. @MTI_ITB 3. @nymphaea_itb 4. @HIMAFI_ITB 5. @HMP_ITB 6. @HMFT_ITB 7. @hmif_itb 8.

@immgitb

9. @suaraGEA 10. @AMISCA_ITB 11. @HMM_ITB 12. @HMS_ITB 13. @IMG_ITB 14. @HMTL_ITB 15. @MTM_ITB

klasemen

“Best

Online

16. @HIMATIKA_ITB 17. @hmmeitb 18. @terraitb 19. @HMT_ITB 20. @HMTM_PATRA 21. @KMKL_ITB 22. @HIMATEK_ITB 23. @hmotritonitb 24. @arspraeparandi 25. @KMPN_ITB 26. @IMAG_ITB 27. @KMSBM_ITB 28. @lapanganmerah 29. @Himastron_ITB Pada awalnya, pihak SocialMeter meminta beberapa design badge, yaitu badge himpunan, badge cabang olahraga, dan

badge

olimpiade

secara

umum.

Akan

tetapi

keterbatasan SDM bidang artistik hanya memungkinkan untuk mendesain badge himpunan dan badge cabang olahraga. Evaluasi



Kampanye ini dicetuskan oleh pihak SocialMeter, bukan panitia. Hal ini menyebabkan panitia tidak bisa memahami

kejaran

dan

tujuan

kampanye

ini

dilakukan. 

Tidak adanya PJ khusus yang menghandle hubungan dengan

pihak

SocialMeter,

sehingga

koordinasi

seringkali lamban dan via email saja. 

Kurangnya koordinasi dengan bidang artistik dalam hal desain badge, sehingga tidak semua badge dapat terealisasi.



Sistem yang dibuat kurang matang, sehingga banyak terjadi error dan kesulitan dalam mendaftar ke website sehingga membuat massa kampus malas untuk mendaftar.



Publikasi

mengenai

kampanye

terkesan

kurang,

sehingga

tidak

banyak

massa

kampus

yang

mengetahui kampanye ini. Rekomendasi



Dibutuhkan seorang PJ khusus untuk memperbaiki komunikasi antara panitia dengan pihak media partner



Perbaiki koordinasi dengan bidang artistik masalah desain-desain yang dibutuhkan



Konsep

kampanye

perlu

dimatangkan

kembali,

karena bila supporteran secara online dan supporter secara nyata berhasil digabungkan, pensuasanaan olimpiade akan jauh lebih ramai.

2.


Pada awalnya, jumlah OpRec divisi publikasi sebanyak 56 orang. Akan tetapi, pada akhirnya jumlah anggota yang aktif dalam menjalankan tugasnya hanya sekitar 10 orang. Hal ini terjadi karena divisi publikasi tidak memiliki timeline kerja yang jelas. Penyebab utamanya dikarenakan oleh jalur koordinasi antara bidang acara (selaku pemberi konten publikasi), bidang artistik (selaku pendesain media publikasi), bidang produksi (selaku pencetak media publikasi) dengan divisi publikasi sendiri belum baik.



Kurangnya koordinasi berbuntut pada keterlambatan penyebaran propaganda, seperti poster,

spanduk, umbul-umbul, dan instalasi-

instalasi. Keterlambatan ini membuat timeline kerja divisi publikasi menjadi mundur, sehingga rancangan propaganda acara kurang berhasil dan tidak sesuai rancangan awal. 

Komitmen anggota divisi publikasi masih sangat kurang. Hal ini juga disebabkan oleh timeline kerja yang tidak jelas dan terlambat, sehingga kebanyakan anggota merasa “tidak jelas” dan malas. Kekurangan

SDM

berdampak

pada

keberjalanan

penyebaran

propaganda, dimana beban kerja yang ditanggung oleh anggota yang masih aktif bertambah. 

Kekurangan SDM berdampak pada Sedikitnya PJ yang bertugas saat Olimpiade berlangsung, sehingga ketika PJ tersebut berhalangan, divisi publikasi mengalami kesulitan untuk menggantikan PJ tersebut.



Contohnya adalah pada saat livetweet. Anggota publikasi yang bekerja sedikit, sehingga ketika ada anggota yang harus pergi, livetweet cabang olahraga yang ditinggalkan harus diambil alih oleh anggota lain.

3.


Koordinasi dan persebaran informasi antar bidang harus jelas. Hal ini untuk mencegah adanya miskomunikasi dan misinformasi antar bidang

yang

dapat

menyebabkan

beberapa

program

kerja

terhambat maupun tidak terlaksana 

Ketua divisi harus bisa merangkul anggota-anggota divisinya secara lebih baik, agar sedikit anggota yang menghilang / mengundurkan diri pada keberjalanan acara. Hal ini berguna dalam mengumpulkan SDM dan menyebarkan semangat Olimpiade yang ingin dibawa, minimal kepada anggota divisinya.



Timeline kerja yang dibuat sebaiknya dirancang bersama-sama dengan divisi atau bidang yang berhubungan langsung dengan penyebaran propaganda. Hal ini bertujuan agar timeline yang telah dibuat bersama dipatuhi secara tegas agar tidak menghambat kerja divisi publikasi dalam menyebarkan propaganda.

F. BIDANG ACARA Kepala Bidang Acara

: Meily Priliani

TL’10

Wakil Kepala Bidang Acara

: Atila Gati R.

BE’11

Sekretaris Bidang Acara

: Ghina Kamilah

FI’10

Divisi Opening Closing Koordinator Divisi Opening Closing

: Vanny W. Katili

Wakil Koor. Divisi Opening Closing : Kineta Gisela D. 1. Laporan Kerja

Laporan Kerja

PL’10

PL’10

1.

Nama Kegiatan

Sayembara Jingle

Penanggung

Divo Afifartama

Jawab Landasan Kegiatan Deskripsi

Sayembara Jingle adalah sebuah sayembara untuk

Kegiatan

mendapatkan jingle dari Olimpiade 7 KM ITB 2013

Tujuan

Waktu

Sabtu, 9 Februari 2013

Tempat

LAPANGAN BASKET CC BARAT

Mendapatkan jingle Olimpiade 7 KM ITB 2013


Sayembara Jingle diberikan dalam bentuk CD dari tanggal 28 September – 18 Oktober 2012 yang dimasukkan kedalam kotak pengumpulan CD Demo Jingle di Sekretariat Olimpiade KM VII ITB 2013 yang berada di ruang 28 Gedung CC Barat. Peserta melampirkan fotokopi KTM serta biodata. Konten jingle diwajibkan mengadaptasi visi dari Olimpiade VII

KM ITB

2013

( persatuan, suportifitas

dan

kompetitif). Dan pemenang CD Jingle diberikan hadiah uang tunai dan diwajibkan untuk tampil live di Closing Ceremony Olimpiade VII KM ITB 2013. Didapatkan 10 CD Demo Jingle yang mendaftar sampai pengumpulan ditutup. Jingle: Satu Kesatuan Evaluasi

-

Kurangnya publikasi mengenai adanya sayembara jingle sehingga hanya sedikit yang mengirimkan karyanya

-

Waktu pengumpulan yang terlalu sedikit

-

Kurangnya bantuan dari panitia di luar divisi

Rekomendasi

-

Sebaiknya penjurian dilakukan oleh massa kampus dengan cara voting

-

Publikasi dilakukan jauh hari sebelum pengumpulan dimulai

-

Waktu pengumpulan CD sebaiknya lebih lama

-

Jika tidak ada

waktu, lebih

baik tidak perlu

mengadakan sayembara jingle, lebih baik meminta orang yang kompeten untuk membuat jingle, agar jingle lebih baik 2.

Nama Kegiatan

Relay Obor

Penanggung

Heny Hanifah

Jawab Landasan

Obor

olimpiade

Kegiatan

olimpiade

yang

melambangkan dibawa

semangat

mengelilingi

ITB

oleh

himpunan sebagai peserta, TPB, dan civitas kampus yang terlibat dalam olimpiade dan juga sebagai pensuasanaan terhadap kemeriahan Olimpiade VII KM ITB 2013 Deskripsi

Dalam satu hari akan ada 4 obor yang dibawa

Kegiatan

secara

bergiliran

oleh

himpunan

yang

telah

ditentukan oleh panitia. Saat satu himpunan sampai ke himpunan lainnya, ia akan menyalakan obor himpunan lain dengan obor yang dibawanya. Selain itu tiap himpunan juga akan memberikan orasi dan salam himpunan.

Tujuan

-

Waktu

26 November 2012 – 7 Desember 2012

Tempat

Kampus ITB

Mempererat hubungan silaturahmi antar himpunan, himpunan dengan panitia, civitas kampus dan tpb.

-

Memanaskan peserta dan seluruh massa kampus bahwa pelaksanaan olimpiade sudah akan dimulai

-

Semangat persatuan peserta olimpiade VII KM ITB

2013 Parameter

Seluruh himpunan, perwakilan tpb, perwakilan civitas

Keberhasilan

akademika mengikuti acara Relay Obor Olimpiade VII KM ITB 2013

Pelaksanaan

Pelaksanaan relay obor tidak dapat dilaksanakan, karena perizinan mengenai api tidak diizinkan oleh pihak kampus. Acara relay obor digantikan oleh RUNNING TORCH saat hari terakhir slot waktu relay obor.

Evaluasi

-

dipastikan terlebih dahulu mengenai segala bentuk perizinan sebelum adanya publikasi

-

kurangnya koordinasi antara bidang acara dengan perizinan

Rekomendasi

-

dipikirkan beberapa plan bentuk acara yang tidak menggunakan api tapi tujuan nya sama dengan relay obor

3.

Nama Kegiatan

Running Torch

Penanggung

Heny Hanifah

Jawab Landasan

Sebagai pengganti kegiatan Relay Obor

Kegiatan Deskripsi

Running Torch merupakan sebuah kegiatan berupa

Kegiatan

permainan yang mengharuskan para pemainnya saling mengejar satu sama lain untuk mendapatkan ‘torch’ lawan. Kegiatan ini menyerupai running man yang sudah dikenal sebelumnya kegiatan ini juga didukung dan kerjasama dengan unit Ganesha Touchdown ITB.

Tujuan

Waktu

5 Desember 2012

Tempat

Lapangan Basket CC Barat

Membakar

semangat

massa

kampus

dalam

menyambut

Olimpiade

VII

KM

ITB

2013

dan

menumbuhkan semangat persatuan massa kampus Parameter

Setiap himpunan memberikan perwakilannya untuk

Keberhasilan

mengikuti kegiatan running torch

Pelaksanaan

Setiap tim terdiri dari 15 orang pemain (runner). Setiap runner dari masing-masing tim akan membawa sebuah obor (‘torch’) berbentuk 2D di punggungnya yang sekaligus merupakan skor dari permainan ini. Terdapat 14 silver-torch serta 1 golden-torch di setiap tim. Tim diharuskan mengambil torch lawan sebanyak-banyaknya dan menjaga torchnya sendiri, karena tim pemenang akan ditentukan dari skor obor yang tersisa di tiap tim. Runners dianggap mati bila torch yang dibawanya diambil/jatuh/hilang dari punggungnya dan harus keluar dari area permainan. Kegiatan ini dilaksanakan pada jam 4 sore, tetapi karena cuaca hujan lebat yang tidak memungkinkan untuk melanjutkan kegiatan. Dan karena slot waktu yang tidak ada lagi, kegiatan running torch dengan kesepakatan seluruh peserta tidak dapat dilaksanakan lagi pada hari lain,

Evaluasi

-

seharusnya ada plan tempat lain seperti lapangan futsal agar tetap bisa dilaksanakan kegiatannya

-

telat nya design poster dan dp bbm dari artistic sehingga publikasi terhambat

-

kurangnya antusiasme dari himpunan karena acara yang masih baru

-

kurangnya sdm dari panitia publikasi sehingga publikasi acara running torch berupa penempelan poster dilaksanakan sendiri oleh panitia opclos

Rekomendasi

-

Acara ini bila dilakukan sebagai kegiatan non pertandingan dirasa akan menyenangkan untuk

dilaksanakan 4.

Nama Kegiatan

Opening Ceremony

Penanggung

Chintya Fitrianingtyas

Jawab

Kineta Gisela Dionia

Landasan

Membuka seluruh rangkaian kegiatan Olimpiade VII

Kegiatan

KM ITB 2013 dan memberikan impresi pembukaan yang meriah

Deskripsi

Opening

Kegiatan

pertandingan pertama di Olimpiade VII KM ITB 2013 dan

ceremony

merupakan

diadakan

seremoni

sebelum

untuk

membakar

semangat para peserta.

Tujuan

-

Waktu

21 Desember 2012

Tempat

Lapangan CC Barat ITB

Membuka rangkaian acara Olimpiade VII KM ITB 2013

-

Memberikan impresi pembukaan yang baik

-

Salah satu bentuk perjanjian menjunjung tinggi supportivitas antar peserta.


Opening

wajib

dihadiri

oleh

semua

himpunan

dengan jumlah minimal 13 orang. 13 orang ini didapatkan

dari

jumlah

cabang

olahraga

di

Olimpiade VII KM ITB 2013. Perwakilan kontingen langsung

memasuki

lapangan

sesuai

dengan

tempat yang telah disediakan oleh panitia ditemani oleh

LO

masing-masinghimpunan.

Acara

baru

dilaksanakan jam 7.30 karena adanya kesalahan teknis dari pihak logistik yang menyebabkan lampu halogen yang telah disediakan tidak menyala. Dan beberapa kabel yang ikut konslet karena turunnya

hujan sebelum acara opening dimulai. Acara dimulai dengan penyambutan oleh MC seluruh himpunan yang menjadi peserta, dilanutkan dengan pembukaan acara oleh MC. Setelah itu ada sambutan dari ketua dan sambutan oleh mentri olahraga

KM

ITB.

Acara

dilanjutkan

oleh

pembacaan janji wasit dan setelah itu diputarkan lagu Indonesia Raya yang dinyanyikan besarma dengan seluruh massa kampus. Acara dilanjutkan lagi dengan pembacaan janji atlet Olimpiade VII KM ITB oleh perwakilan atlet Olimpiade VI KM ITB 2011 dan diucap ulang oleh seluruh

kontingen

penandatanganan

dan janji

dilanjutkan atlet

di

dengan

baligo

yang

disediakan panitia oleh perwakilan dari himpunan peserta olimpiade VII KM ITB 2013. Acara

selanjutnya

adalah

orasi

pembukaan

kegiatan Olimpiade VII KM ITB 2013 oleh Presiden KM ITB dan kegiatan acara ditutup oleh perform dari TPB Seni Rupa ITB. Evaluasi

-

kurangnya

persiapan

yang

matang

mengenai

logistik acara Opening Ceremony sehingga tidak bisa menyalakan lampu dan terjadinya konsleting listrik -

Terlambatnya

designposter

opening

sehigga

publikasi dirasa kurang. -

Tidak adanya briefing terpusatt karena didahulukan kepentingan briefing divisi

-

Kurang tepat nya waktu dan tempat pelaksanaan acara sehingga terhambat oleh panitia yang masih melaksanakan ujian dan tempat yang hujan lebat seharian.

-

Terlambatnya perizinan yang dikeluarkan oleh LK

sehingga pada saat hari pelaksanaan masih harus mengurusi perizinan -

Kurangnya koordinasi dengan panitia lain terhadap proses keberjalanan sebelum dan saat opening ceremony.

-

Kurang koordinasi antara LO dan MC sehingga ada himpunan

yang

tidak

terbacakan

pada

saat

penyambutan. -

Kurangnya

bantuan

vendor

dalam

membantu

logistic -

Penandatanganan janji atlet yang terlihat tidak jelas karena kurangnya cahaya lampu saat acara

Rekomendasi

-

pelaksanaan opening seharusnya dimulai pada awal januari saat pertandingan pertama dimulai, sehingga tidak ada slot waktu kosong terlalu lama dari opening ke pertandingan

-

Sebaiknya dilakukan koordinasi yang baik dengan vendor sehingga tidak terjadi kesalahan dalam logistic

-

Seluruh divisi yang ikut andil dalam opening harus ikut briefing

-

Sebaiknya ada penampilan lain selain performance art.

-

Sebaiknya gladi resik dilakukan oleh seluruh yang terlibat dalam acara

5.

Nama Kegiatan

Audisi Band

Penanggung

Andika Eka Satrya

Jawab Landasan

Dibutuhkan band sebagai pengisi acara closing

Kegiatan

ceremony

Deskripsi

Audisi band dilakukan dalam bentuk penjurian

Kegiatan

langsung yaitu audisi di dalam studio Waktu

9 Januari 2013

Tempat Tujuan

Groovie Studio

Menyeleksi band band yang akan tampil di closing ceremony

Parameter

Terpilih 3 Band untuk tampil di closing ceremony


Audisi band diikuti oleh 6 band. Sebelumnya dilakukan technical meeting untuk menjelaskan teknis audisi kepada para peserta. Band yang mengikuti

audisi

membawakan

1

lagu

bebas.

Penjurian dilakukan oleh perwakilan dari Apres! ITB dan Kadiv Opclos. Audisi dilakukan selama 2 jam, asumsi 1 band 15 menit. Keberjalanan lancar tanpa ada hambatan apapun, juri dan peserta datang tepat waktu. Pemenang Audisi Band:

Evaluasi

-

Musang

-

Three Wishes

-

Pharrmacoustic

-

Publikasi yang sangat kurang menyebabkan band yang mendaftar sangat sedikit

-

Pemilihan tanggal yang kurang tepat sehingga band yang ingin mendaftar membatalkan karena masalah tanggal audisi

Rekomendasi

-

Tidak usah menggunakan jasa juri artist, tapi lebih baik juri yang mengerti musik dan panitia opclos yang dapat mempertimbangkan cocok tidaknya band untuk main di lingkungan kampus ITB

6.

Nama Kegiatan

Closing - THE EDGE OF GLORY

Penanggung

Vanny Wulandary Katili

Jawab

Andika Eka Satrya

Landasan

Menutup keseluruhan rangkaian acara Olimpiade VII

Kegiatan

KM ITB 2013

Deskripsi

Closing diadakan setelah pertandingan terakhir di

Kegiatan

Olimpiade VII KM ITB 2013 dan sebagai momen kebersamaan, persatuan dan apresiasi di akhir olimpiade serta acara penutupan Olimpiade VII KM ITB 2013

Tujuan

Waktu

9 Februari 2013

Tempat

Lapangan CC Barat ITB

Sebagai

momen

kebersamaan, persatuan dan

apresiasi di akhir olimpiade serta acara penutupan Olimpiade VII KM ITB 2013 Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Closing dilaksanakan tepat jam 7.30 yang dibuka dengan penampilan dari band peserta audisi band dilanjutkan dengan infinity. Venue closing yang menghadap ke barat dimaksudkann agar massa kampus dapat menikmati acara dapat duduk di tribun CC. Yang membuat perbedaan pada closing ini yaitu adanya

penyerahan

penghargaan

kepada

himpunan dan unit lewat HS masing-masing cabang yang teah berkontribusi di olimpiade. Meskipun terjadi beberapa kesalahan teknis seperti proyektor mati karena kabel terkena air hujan, tetapi acara

berjalan

dengan

lancar.

Terjadi

sedikit

miskoordinasi antara panitia dengan vendor logistik, (seperti bass dan gitar yang sudah dipesan dibawa kembali) tetapi overall acara berjalan dengan cukup lancar. Evaluasi

-

Koordinasi dan jalur komando dalam keberjalanan acara masih kurang baik, masih ada misinterpretasi

antara kadiv opclos dan koorlap acara -

Kurangnya koordinasi dari bidang acara sehingga ada acara seremonial yang seharusnya tidak ada di hari closing menjadi ada

-

Ruang panitia yang tadinya dibagi dua untuk ruang artist dirasa tidak memenuhi, sehingga diminta izin untuk menggunakan ruangan lain sebagai ruangan artis

-

Pemerataan informasi saat ada perubahan jadwal masih dirasa kurang baik

-

Kurang publikasi dan pensuasanaan closing secara menyeluruh (di ITB)

Rekomendasi

-

Acara award kalo kepanjangan gak jelas

-

Pilih tanggal dan waktu yang paling memungkinkan untuk closing

-

Pensuasanaan acara harusnya lebih gencar lagi

-

Cari tahu acara apa saja yang ada di tanggal tersebut

agar

tidak

bentrok

dengan

kegiatan

lainnya. Dikordinasikan kepada KM -

Guest star cari yang bisa menarik massa

2. Teknis Lapangan Terlampir 3. Evaluasi Umum Divisi 

Banyaknya anggota yang hilang dari divisi opclos, namun dirasa anggota dengan jumlah yang tersisia masih dapat digunakan dengan baik



Banyak jobdesc divisi lain yang langsung dipegang sendiri oleh divisi opclos seperti: artistik, logistic, publikasi, konsumsi, perizinan.



Kurangnya koordinasi dari bidang acara sehingga konten kegiatan acara bisa berubah tanpa sepengetahuan kadiv opclos

 Kurangnya koordinasi dengan pihak artistik – produksi dan publikasi sehingga sering kali terhambat dalam masalah penyebaran publikasi

4. Rekomendasi Umum Divisi 

Tetap jaga komunkasi yang baik dengan seluruh bidang dan panitia Olimpiade



Buatlah rencana dengan berbagai plan tempat waktu dan konsep



Tidak saling ketergantungan yang buruk sesame panitia dan saling menyemangati antar panitia.

Divisi Nonpertandingan Koordinator Divisi Non-Pertandingan

: Bern Moses

TK’10

Wakil Koor. Divisi Non-Pertandingan

: Aghnia Yovitarisya TK’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

INTERNAL CUP COMPETITION

Penanggung

M. FAHRI RIADI

Jawab Landasan

Mewujudkan visi OLIMPIADE VII KM ITB 2013 dimulai dari

Kegiatan

panitia itu sendiri.

Deskripsi Kegiatan

Pertandingan futsal antar bidang untuk panitia pria, dilakukan selama 20 menit per pertandingan dan menggunakan sistem knock out. Pertandingan tarik tambang antar bidang untuk panitia wanita. Keduanya

menggunakan sistem undian untuk menentukan urutan pertandingan. Waktu

Jum’at, 2 November 2012, pukul 10.00 – 14.00

Tempat Tujuan

QUEEN FUTSAL

Untuk menumbuhkan rasa kepemilikan akan olimpiade antar panitia, fasilitas untuk berkenalan dengan panitia diluar

bidang

atau

divisinya,

dan

meningkatkan

kesportivitasan dimulai dari panitia. Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Pertandingan futsal dan tarik tambang berjalan lancar, tetapi tidak dilakukan pertandingan antar bidang karena kurangnya peserta untuk mewakili bidangnya. Jadi tidak ada pemenang dari bidang manapun.

Evaluasi



Semua kebutuhan internal cup terlengkapi dengan baik



Jumlah panitia yang mengikuti

internal cup sangat

sedikit yang berpartisipasi 

Kurang publikasi secara menyeluruh ke semua panitia

-

Penggunaan logistik dan tempat menjadi kurang maksimal.

Rekomendasi

-

Pilih tanggal dan waktu yang paling memungkinkan untuk dilakukan internal cup

-

Cari tahu acara apa saja yang ada di tanggal tersebut agar tidak bentrok dengan kegiatan lainnya.

2.

Nama Kegiatan

Best Supporter

Penanggung

Malikul Ikram


Penilaian best supporter yang berdasarkan data berita

acara dari salah satu perwakilan dari panitia non pertandingan di spot pertandingan tertentu.

Tujuan

Waktu

3/01/2013-9/02/2013

Tempat

Area pertandingan

Mengapresiasi himpunan dengan supporter terbaik sesuai dengan kriteria yang telah dibuat.


Acara berlangsung baik dari hari pertama sampai sebelum kuliah, menilai dari rata-rata tiap himpunan bertanding saat olimpiade, namun saat kuliah penilaian berhenti karena pertandingan berada di waktu kuliah, terdapat saran untuk hanya menilai 3 terbaik, namun penilaian tetap tidak berjalan.

Evaluasi

Rekomendasi



Penilaian ketika masuk perkuliahan sulit



Minim SDM



Sistem minus tidak dari awal



Kurang jelasnya kriteria diskualifikasi



Ada sistem minus dari awal



Ada kriteria yang jelas untuk diskualifikasi



Sistem

penilaian

untuk

lomba

minor

harus

dikembangkan 3.

Nama Kegiatan

CIVITAS AKADEMIK COMPETITION

Penanggung

Kevin Tigor


Pertandingan tarik tambang antar petugas kantin dan security, pertandingan tarik tambang dan bentengan untuk TPB, pertandingan adu panco untuk petugas kantin dan security, serta pertandingan voli untuk dosen

dan TPB.

Tujuan

Waktu

25 / 01/ 2013

Tempat

Lapangan basket

Memberikan akademika

kesempatan selain

masa

pada

seluruh

himpunan

di

civitas

ITB

untuk

berpartisipasi pada olimpiade Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

 FUN VOLLEYBALL CUP 

dibatalkan,

karena

cuaca

yang

tidak

memungkinkan. Pertandingan pengganti tidak dapat dilaksanakan karena jadwal Olimpiade ke depannya sudah penuh.  TPB TARIK TAMBANG  dibatalkan, karena kondisi tempat akibat hujan yang berbahaya bila pertandingan dijalankan.  TPB BENTENGAN  berjalan, dari 10 fakultas yang mengkonfirmasi keikutsertaan,

hanya

4

yang

datang,

sisanya

membatalkan karena alasan ada acara akademik (kelas

tambahan,

perwalian,

dll)

yang

katanya

mendadak.  KANTIN&SECURITY TARIK TAMBANG  berjalan, namun hanya peserta dari satu kantin saja yang akhirnya datang, sehingga diputuskan mereka menang WO.  KANTIN&SECURITY ADU PANCO  dibatalkan, pada hari H semua peserta yang telah mengkonfirmasi keikutsertaannya membatalkan karena ada alasan pekerjaan Evaluasi



Tujuan

dibentuknya

acara

(pertandingan

civitas

akademik), sudah cukup terpenuhi yaitu dengan ikut serta mengajak keterlibatan warga kampus selain

himpunan kemahasiswaan dalam OLIMPIADE 7 KM ITB 2013. 

Ketika pelaksanaannya, banyak peserta yang akhirnya tidak jadi

berpartisipasi

dalam acaranya, karena

beberapa alasan. 

Tidak mempersiapkan plan B apabila pertandingan tidak dapat terlaksana pada hari H.



Di awal-awal, internal panitianya agak terlambat bergeraknya, bagian closed-rec terlalu sering kerja sendiri membuat yang oprec jadi kurang dilibatkan, efeknya mendekati hari H banyak oprec yang masih belom mendapat spirit OLIM, atau bahkan ada yang malas juga sehingga akhirnya keluar kepanitiaan.



Di sisi lain, di awal-awal banyak oprec yang juga jarang datang rapat.



Jalur koordinasi otoritas dan pembagian tugas sudah bagus dan jelas.



Bisa bekerja dengan enak satu sama lain, komunikasi baik, tidak ada bentrok antar internal panitia.

Rekomendasi



Sangat perlu untuk meningkatkan kekeluargaan dan hubungan internal dalam satu divisi kepanitiaan di awal-awal, terutama untuk oprec nya. Jangan sampai hanya mencontact oprec saat ada pembagian tugas atau kerjaan.



Persiapkan PLAN B, atau sekalipun tidak mungkin dilakukan penggeseran acara, buat suatu kesepakatan resmi di awal. Perlu ada gladi bagi semua panitia lapangan, untuk mengantisipasi

adanya

pertandingan 4.

Nama Kegiatan

ALLSTAR ITB VS FE UI

Penanggung

M. Fahri Riadi

Jawab

kerancuan

peraturan

Landasan Kegiatan Deskripsi Kegiatan

Pertandingan persahabatan sepak bola antar all-star ITB dan FE UI, yang dibantu oleh pelatih dari bank BJB

Tujuan

Waktu

9 / 02 / 2013

Tempat

Lapangan bola Saraga

Menjalin hubungan baik dan menyebarkan semangat olimpiade dengan universitas lain melalui pertandingan persahabatan.

Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Rekomendasi

Pertandingan basket berjalan lancar dan cukup seru. 

Teknis dan logistik terpenuhi



penonton bisa dibilang tidak ada (sedikit sekali)



kurang mengajak massa himpunan untuk menonton



pelatih Bank BJB tidak hadir ( harusnya ada MOU-nya)



harus ada MOU untuk pelatih dari bank BJB



untuk baju all star harusnya lebih awal di bikinnya jd tim all star lebih semangat mengikuti acara dari awal

5.



RAB harus jelas dari awal.



Publikasi lebih

Nama Kegiatan

Photo Competition

Penanggung

Aryo Ceissapratama


Lomba foto untuk kalangan mahasiswa ITB selama kegiatan Olimpiade berlangsung

Waktu

21 Desember 2012 - 5 Februari 2013

Tempat

Arena Olimpiade

Tujuan

Memfasilitasi

mahasiswa ITB untuk berlomba dalam

bidang fotografi.


Pada awalnya photo competition berjalan dengan baik. Peserta yang mendaftar cukup banyak. Namun karena penanggung jawab tidak melaksanakan tugas dengan baik dan hilang dari kepanitiaan olimpiade, keberjalanan photo competition menjadi terbengkalai. Pada akhirnya photo competition tetap berjalan namun tidak sesuai dengan yang diharapkan.

Evaluasi



Penanggung jawab (kasubdiv) acara tiba-tiba hilang dari kepanitiaan



Peserta berkurang banyak. Dari 18 pendaftar hanya 3 yang mengumpulkan foto

Rekomendasi



Penanggung jawab acara haruslah orang yang benarbenar bertanggung jawab dan berkomitmen atas keberjalanan olimpiade



Peserta

harus

terus

menerus

dihubungi

sehingga

peserta tidak bingung apakah acara sudah,masih, ataukah belum berjalan. 2. Evaluasi Umum Divisi  Kurang banyak kumpul atau rapat yg bisa menjelaskan apa saja yg kurang.  Antar subdivisi dalam divisi seperti bekerja sendiri-sendiri, kurang bersinergi antar satu divisi.  Jalur koordinasi antar divisi kurang efisien, sehingga banyak pekerjaan yang dilakukan oleh antar divisi jadi terhambat.  Beberapa pekerjaan divisi disosialisasikan terlalu mepet deadline.  Koordinator divisi sudah menaungi dan mengcover anggotanya.  Bisa bekerja dengan enak satu sama lain, komunikasi baik, tidak ada bentrok antar internal panitia.  Minim SDM, padahal diawal cukup banyak  Terdapat Kasubdiv yang hilang

3. Rekomendasi Umum Divisi  Butuh acara untuk mengakrabkan divisi tersebut  Lebih banyak membantu terhadap anggota subdivisi lain Divisi Supporting Event Koordinator Divisi Supporting Event: Caroline Febriyani GD’10 1. Laporan Kerja Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Eksibisi Bridge

Penanggung

Vani Novita Alviani (Teknik Geologi 2010)


sebuah pelatihan bridge oleh atlet bridge kemudian dilakukan

pertandingan

sederhana

bridge

antar

peserta. Kegiatan ini atas kerjasama dengan UAB (Unit Aktivitas Bridge) ITB

Tujuan

Waktu

Kamis, 22 November 2013

Tempat

Ruang 29 CC Barat

memperkenalkan cabang olahraga bridge kepada massa kampus.


Acara

diisi

oleh

Parpar

Priatna

(Geologi

Bridge

Bandung), dilakukan dengan pembukaan pada pukul 17.00 WIB, selanjutnya dilakukan pelatihan singkat bermain mini bridge oleh Parpar Priatna. Penutupan sekitar 18.30 WIB disertai penyerahan plakat kepada Parpar Priatna dan UAB ITB. Tim logistik dan konsumsi sudah

mempersiapkan

kebutuhan

eksibisi

sesuai

dengan koordinasi. Perijinan tempat dan MoU dengan pengisi acara sudah dilakukan. Evaluasi

 Pra Acara a) Eksibisi

bridge

awalnya

dirangkai

sebagai

pertandingan bridge antar massa kampus serta mengundag atlet bridge nasional Vera Damayanti yang akan memberikan tips and tricks bermain bridge bridge. Peserta terpilih akan bertanding melawan Vera Damayanti. Vera Damayanti sudah bersedia untuk hadir namun pada waktu yang telah ditentukan berhalangan karena adanya acara di waktu yang sama. Dua alternative yang mucul : mengganti hari atau mengganti atlet, kemudian

diputuskan

untuk

mengganti

atlet

dikarenakan pertimbangan waktu yang sudah fix dan Vera menyetujui untuk mencarikan pengganti. Akhirnya diperolehlah pengganti Vera yaitu Parpar Supriatna. b) Terdapat beberapa kali miskomuninaksi dengan headsection bridge, oleh karena itu komunikasi tentang eksibisi bridge baru intensif menuju waktu pelaksanaan. Hal ini mempengaruhi format acara yang akan dilakukan. c)Kendala

teknis

kehilangan

terjadi alat

pada

kasubdiv

komunikasi

yaitu

sehingga

menyebabkan sulitnya menyampaikan informasi dan komunikasi ke dan dari Kadiv. d) Kesibukan

akademik dan

organisasi

sehingga

persiapan tidak matang, ide bermunculan secara mendadak. e)Publikasi acara kurang sekali, tidak ada koordinasi dengan pihak publikasi. Pendaftaran dilakukan

secara online menyebabkan tidak semua massa kampus mengetahui informasi kegiatan.  Acara a) Acara seharusnya dimulai pukul 15.00 menurut rundown namun telat hingga 45 menit. b) Persiapan

teknis

untuk

MC

dilakukan

sangat

mendadak, pemanggilan MC tepat beberapa jam sebelum acara dimulai. c)Tidak

ada

sebelumnya

dokumentasi telah

kegiatan,

meminta

padahal

bantuan

tim

dokumentasi. d) Peserta yang mengikuti acara tidak sesuai dengan target, hal ini salah satunya yang menimbulkan keterlambatan hingga 45 menit. Peserta terdaftar secara online sebanyak 30 orang namun yang hadir hanya belasan hingga pukul 15.00 akhirnya ditunda sampai 45 menit dan diperoleh 24 orang (sudah termasuk anggota UAB dan panitia). e)Koordinasi kacau, karena keterlambatan acara. Penyampaian materi oleh pengisi acara melebihi waktu rundown, akhirnya pertandingan bridge peserta dilakukan satu pool saja. Tidak ada pertandingan antara

peserta

dengan pengisi

acara. f) Kebanyakan

dari

peserta

yang

hadir

tidak

mempunyai basic bermain bridge sehingga materi yang diperkenalkan adalah mini bridge. Rekomendasi 2.

Nama Kegiatan

Eksibisi Adu Panco

Penanggung

Ressa (FTSL 2012)

Jawab Landasan

Kegiatan Deskripsi Kegiatan

Pertandingan adu panco antar massa kampus serta mengundang binaragawan Ade Rai untuk mengisi acara dan memberikan tips and trick mengenai pertandingan adu panco. Waktu

Jumat, 25 Januari 2013.pk. 08.00 WIB s.d selesai

Tempat

Ruang 29 CC Barat ITB

Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Pada

awalnya

eksibisi

ini

dilakukan

agar

bisa

memanfaatkan acara yang diselenggarakan oleh divisi non pertandingan menghadirkan binaragawan Ade Rai. Namun berbeda dari non pertandingan, eksibisi mengemas acara dengan mengundang Ade Rai untuk memberikan tips and trick mengenai pertandingan adu panco. Kendala yang terjadi pada saat mengundang atlet adalah cost yang dibutuhkan untuk

mengundang

atlet

sangat

mahal.

Oleh

karenanya diputuskan untuk memilih atlet lain, namun akhirnya eksibisi adu panco gagal diselenggarakan di olimpiade tahun ini. Rekomendasi 3.

Nama Kegiatan

Eksibisi Softball

Penanggung

Syarifa Aulia (Arsitektur 2011)

Jawab Landasan


Memperkenalkan beberapa cabang olahraga Softball ke

massa

kampus.

Pertandingan

softball

antar

mahasiswa ITB, peserta dibagi per fakultas Waktu

Jumat-Minggu, 21-23 Januari 2012 12.30 – 14.30 (120 menit)

Tempat Tujuan

Lapangan UPI

Mengenalkan mahasiswa ITB dengan olahraga softball


Eksibisi softball dilakukan berkerjasama antara panitia eksibisi

olimpiade

Kerjasama

yang

dengan dibangun

US

(Unit

sangat

Softball) baik,

ITB.

dalam

penetuan format kegiatan juga sangat disukung penuh oleh US ITB, mulai dari format pertandingan, teknis kegiatan

hingga

mendatangi

himpunan-himpunan

jurusan secara informal sebelum pelaksanaan. Hasilnya setiap himpunan mendukung dan merespon baik. Pembagian tim dilakukan melalui pembagian tim per fakultas. Sebelum pelaksanaan pertandingan softball antar mahasiswa ITB digelar dilakukan coaching clinic setiap minggu menjelang pelaksanaan. Coaching clinic bertempat di lapangan softball terdekat

(lapangan

UPI) setiap jam 13.00 dilakukan 4 kali di setiap hari Sabtu sebelum pelaksanaan eksibisi, dengan diikuti

3-4

fakultas per minggunya. Evaluasi

 Pra acara a) Kasubdiv tidak mengikuti keberjalanan pra acara eksibisi softball. b) Kegiatan coaching clinic sempat terkendala hujan dan peserta kegiatan sedikit.

c)Koordinasi PJ Eksibisi Softball dengan Kasubdiv Eksibisi kurang baik, karena kasubdiv kurang bisa mengkoordinasikan.  Acara a) Tidak

dihadiri

kasubdiv

karena

dalam

tanggungjawab LPJ di organisasi. b) Pengeluaran biaya ditanggung sepenuhnya oleh US, belum ada dari dana olimpiade. Rekomendasi 4.

Nama Kegiatan

Seremonial Tenis meja dan billiard

Penanggung Jawab Landasan Kegiatan Deskripsi Kegiatan

Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade tenis meja dan billiard Waktu

10 Januari 2013

Tempat

Aula Timur

Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan

Keseluruhan

kegiatan

lancar.

Sehari

sebelum

seremonial ada final billiard dan sudah dikasi tau ke pemenang

bahwa

seremonialnya

besok.

Sehari

sebelum acara juga dilakukan gladi bersih di tempat seremonial.

Tapi hari H ngaret satu jam karena

pertandingan belum selesai. Medali perunggu kurang untuk tenis meja nomor cabang ganda putra, ganda putri, beregu. sdm lengkap: penggerek 6 orang, operator 1 orang, pembawa baki 2 orang, 2 orang mc. Kira-kira satu jam sebelum dilaksanakannya acara,

dilakukan briefing sdm, atlet, dan pengalung medali. Keamanan sudah dibriefing individual sebelum acara. Loading

barang

cepat

karena

sudah

terpasang

sebelum pertandingan final. Namun ketika acara berlangsung, penggerek lupa untuk menyingkir dari area seremonial, ketika pengalungan medali billiard 8 ball pengalungan medali dilakukan sebelum penaikan bendera (seharusnya penaikan bendera dulu). Evaluasi



Bendera kurang, masing2 himpunan hanya ada 1 bendera, ternyata HME menang juara 2 dan 3 nomor

cabang

tennis

meja

tunggal

putri.

Untungnya dapat menghubungi produksi 4 jam sebelum acara, jadi ketika acara dimulai bendera sudah jadi. 

Peletakan bendera juara 3 yang satu lagi (juara 3 ada 2 untuk tenis meja). karena tempat untuk bendera juara 3 Cuma 1, akhirnya diletakkan dibawah bendera juara 1.



Medali kurang, karena baru dapat kabar kalau tidak ada perebutan juara 3 tenis meja semua nomor cabang 4 jam sebelum acara. Untungnya ada lebih medali perunggutunggal putra dan putri serta 1 beregu. Jadi pemenang beregu hanya dapat 2 masing2 juara (seharusnya 4).



Sdm baru komplit hari H. jadi banyak penggerek yang belum gladi bersih.



Penggerek

bajunya

tidak

medali

tidak

seragam.

Harusnya

disamakan 

Pengalung

ikut

dokumentasi,

seharusnya ikut.  Mentri olahraga tidak diundang untuk pengalungan medali Rekomendasi



Bendera masing-masing himpunan dicetak 2



Tiga

hari

sebelum

pertandingan (jumlah

acara

mengenai

pemenang

dipastikan

pertandingan

dan

jam

serta

ke final

tempat

pertandingan) 

Sdm sudah dipastikan ada h-1 biar bisa gladi bersih (gladi bersih diikuti oleh mc, penggerek, dan pengalung medali)

Mengundang

mentri

olahraga

3

hari

sebelum

seremonial 5.

Nama Kegiatan

Seremoni Renang


Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade renang Waktu

19 Januari 2013

Tempat

19 Januari 2013


Keseluruhan lancar. Tidak pakai penaikkan bendera. Tidak ada gladi. Medali sudah ada dari pagi sebelum pertandingan. Seremonial dilakukan tiap 3 nomor cabang seharusnya, namun pada seremonial pertama kelewatan jadi digabung 4 nomor cabang. Untuk beberapa nomor cabang berikutnya juga ada yg digabung

karena

HS

lupa

kasih

tau

wasit

jadi

pertandingan terus lanjut. Nomor cabang terterakhir ada jeda waktu lama jadinya seremonial 5 nomor cabang sebelumnya digabung. dan yang terakhir seremonial 1 nomor saja. Seremonial dari jam 9-4 sore.

Mc bergantian karena ada mc yg berhalangan pada waktu2 tertentu. Pengalung medali juga bergantian dengan alasan yang sama. Evaluasi



Sehari sebelum acara, logistik podium susah untuk dimasukkan ke kolam renang tapi akhirnya bisa masuk dari pitu masuk wanita.



Suara mc kurang terdengar karena di udara terbuka. terdengarnya hanya seputaran sound system.



Medali ada yg tertukar warna untuk 200 m bebas putri (perunggu nomor di medalinya II dan di perak nomor III), jadi pinjam medali bridge dulu ketika seremonial.



Pengalung medali kurang banyak. karena acara seharian jadi ada jam2 tertentu yg pengalung medali ada urusan jadi agak kesulitan mencari pengganti



2

nomor

cabang

renang

tidak

diumumkan

(diseremonialkan) hari itu juga karena ada kendala di pertandingan 

Seharusnya diadakan seremonial tenis tanggal tanggal 15 tapi h-1 logistik tidak bisa masuk dan akhirnya digabung dengan seremonial selanjutnya yg bukan renang. namun sudah mengabari massa himpunan, jadi ada sedikit protes2. Tapi ketika dicek tanggal 13 perizinan untuk memasukkan alat untuk seremonial tanggal 15 belum ada. jadi bikin perizinan mendadak. selain itu juga tgl 14 baru tahu kalau tidak ada perebutan juara 3 untuk cabang tenis ini.



Seharusnya pukul setengah 7 diadakan seremonial tenis dan bowling namun ternyata turun hujan dan seremonial dibatalkan (awalnya nunggu hujan

dulu sampe jam setengah 8 tapi hujan tidak berhenti-berhenti) Rekomendasi



Sound di posisikan di dekat daerah suporter dan atlet



Medali harus sudah siap 2 hari sebelum seremonial



Cari pengalung medali cadangan yang dihubungi sehari sebelum.



Untuk yang seremonialnya seharian, di plot2-in pengalung ini untuk jam berapa2 aja.



Untuk tenis yang tertunda, pengukuran untuk memasukkan logistik seremonial dilakukan 2 hari sebelum final agar bisa dipastikan akan berlanjut apa tidak acaranya.



Perizinan di cek seminggu sebelum.



Hubungi divisi pertandingan jauh-jauh hari (minimal 3 hari) untuk memastikan jadwal dan pemenang



Menyiapkan perizinan tempat di selasar cc barat untuk antisipasi jika terjadi hujan

6.

Nama Kegiatan

Seremoni Tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang


Penyerahan medali kepada pemenang pertandingan tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang Waktu

20 januari 2013

Tempat Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



(TANYA

RIFA

CATETANNYA

UNTUK DI

LEBIH

RIFA)Tidak

LENGKAPNYA,

berjalan

lancar.

Menggunakan 2 podium, jadi butuh 12 penggerek bendera. Penggerek bendera belum komplit detikdetik terakhir mau dimulai acara. Acara mulainya ngaret 1 jam. 

Sound sempat mati ketika lagu padamu negri berkumandang. jadi beberapa panitia ada yg melanjutkan dengan bernyanyi yg diikuti beberapa massa himpunan.

Evaluasi



Medali 100 m putra tertukar warnanya seperti renang 200 m putri.

Rekomendasi 7.

Nama Kegiatan

Seremoni Basket

Penanggung Jawab Landasan Kegiatan Deskripsi Kegiatan Waktu Tempat

Lapbas cc barat




Mulai agak ngaret karena nunggu atlet dulu. Keseluruhan lancar.



Tempat di belakang tiang bendera yang ada undakannya digunakan sebagai podium karena tidak

memungkinkan

menggunakan

podium

seremonial yang biasa karena jumlah atlet banyak. untuk basket putri, juara 3, 2 dan 1 dikalungkan bersamaan. sementara putra juara 3 dulu dipanggil, dinaikkan benderanya lalu di kalungkan medali,

turun podium lalu dilanjutkan juara 2 dan satu dengan urutan yang sama Evaluasi



Sound kecil, posisinya kurang menjangkau luas lapangan



Suara mc kekecilan



Perubahan rundown mendadak karena atlet putri yang datang ternyata sedikit



Tiang bendera jatuh ketika akan pengalungan medali putri



Karena kepanasan, medali agak meleh lallu nempel satu dengan yang lain dan akhirnya terkelupas sedikit2

Rekomendasi



Check sound sehari sebelum pad jam yang sama agar tau sejauh mana suaranya bisa terdengar.



Penggerek bendera di gladi sehari sebelum dengan lagu padamu negri biar pas selesai lagu.



Tiang bendera diberi pemberat



Medali jangan dibiarkan di jemur

2. Evaluasi Umum Divisi 

Jalur komunikasi antara bidang kreatif, acara, dan produksi sedikit kurang berjalan dengan baik (ada beberapa miskom)



Sulitnya menyocokkan jadwal kuliah tiap panitia (sehingga panitia yang mengikuti pawai sedikit)



Untuk rapat rutin bidang acara suda berjalan dengan baik

3. Rekomendas Umum Divisi 

Komunikasi antar tiap-tiap divisi dan bidang agar dapat berjalan lebih baik



Lebih mengajak anak-anak oprecnya agar lebih akrab dan turut ikut serta dalam setiap keberjalanan acara Olimpiade VII KM ITB

Divisi Cerecoaching Koordinator Divisi Cerecoaching: Evelyn Mirandha Sitorus

AR’10

1. Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Eksibisi Bridge

Penanggung

Vani Novita Alviani (Teknik Geologi 2010)


sebuah pelatihan bridge oleh atlet bridge kemudian dilakukan

pertandingan

sederhana

bridge

antar

peserta. Kegiatan ini atas kerjasama dengan UAB (Unit Aktivitas Bridge) ITB

Tujuan

Waktu

Kamis, 22 November 2013

Tempat

Ruang 29 CC Barat

memperkenalkan cabang olahraga bridge kepada massa kampus.


Acara

diisi

oleh

Parpar

Priatna

(Geologi

Bridge

Bandung), dilakukan dengan pembukaan pada pukul 17.00 WIB, selanjutnya dilakukan pelatihan singkat bermain mini bridge oleh Parpar Priatna. Penutupan sekitar 18.30 WIB disertai penyerahan plakat kepada Parpar Priatna dan UAB ITB. Tim logistik dan konsumsi sudah

mempersiapkan

kebutuhan

eksibisi

sesuai

dengan koordinasi. Perijinan tempat dan MoU dengan pengisi acara sudah dilakukan.

Evaluasi



Pra Acara

f) Eksibisi bridge awalnya dirangkai sebagai pertandingan bridge antar massa kampus serta mengundag atlet bridge

nasional

Vera

Damayanti

yang

akan

memberikan tips and tricks bermain bridge bridge. Peserta

terpilih

akan

bertanding

melawan

Vera

Damayanti. Vera Damayanti sudah bersedia untuk hadir namun pada waktu yang telah ditentukan berhalangan karena adanya acara di waktu yang sama. Dua alternative yang mucul : mengganti hari atau mengganti atlet, kemudian diputuskan untuk mengganti atlet dikarenakan pertimbangan waktu yang sudah fix dan Vera menyetujui untuk mencarikan pengganti. Akhirnya diperolehlah pengganti Vera yaitu Parpar Supriatna. g) Terdapat

beberapa

kali

miskomuninaksi

dengan

headsection bridge, oleh karena itu komunikasi tentang eksibisi bridge baru intensif menuju waktu pelaksanaan. Hal ini mempengaruhi format acara yang akan dilakukan. h) Kendala teknis terjadi pada kasubdiv yaitu kehilangan alat

komunikasi

sehingga

menyebabkan

sulitnya

menyampaikan informasi dan komunikasi ke dan dari Kadiv. i)

Kesibukan akademik dan organisasi sehingga persiapan tidak matang, ide bermunculan secara mendadak.

j)

Publikasi acara kurang sekali, tidak ada koordinasi dengan pihak publikasi. Pendaftaran dilakukan secara online menyebabkan tidak semua massa kampus mengetahui informasi kegiatan.



Acara

g) Acara seharusnya dimulai pukul 15.00 menurut rundown namun telat hingga 45 menit.

h) Persiapan teknis untuk MC dilakukan sangat mendadak, pemanggilan MC tepat beberapa jam sebelum acara dimulai. i)

Tidak ada dokumentasi kegiatan, padahal sebelumnya telah meminta bantuan tim dokumentasi.

j)

Peserta yang mengikuti acara tidak sesuai dengan target, hal ini salah satunya

yang menimbulkan

keterlambatan hingga 45 menit. Peserta terdaftar secara online sebanyak 30 orang namun yang hadir hanya belasan hingga pukul 15.00 akhirnya ditunda sampai 45 menit dan diperoleh 24 orang (sudah termasuk anggota UAB dan panitia). k) Koordinasi

kacau,

karena

keterlambatan

acara.

Penyampaian materi oleh pengisi acara melebihi waktu rundown,

akhirnya

pertandingan

bridge

peserta

dilakukan satu pool saja. Tidak ada pertandingan antara peserta dengan pengisi acara. l)

Kebanyakan dari peserta yang hadir tidak mempunyai basic

bermain

bridge

sehingga

materi

yang

diperkenalkan adalah mini bridge. Rekomendasi 2.

Nama Kegiatan

Eksibisi Adu Panco

Penanggung

Ressa (FTSL 2012)


Pertandingan adu panco antar massa kampus serta mengundang binaragawan Ade Rai untuk mengisi acara dan memberikan tips and trick mengenai pertandingan adu panco. Waktu

Jumat, 25 Januari 2013.pk. 08.00 WIB s.d selesai

Tempat

Ruang 29 CC Barat ITB

Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi

Pada

awalnya

eksibisi

ini

dilakukan

agar

bisa

memanfaatkan acara yang diselenggarakan oleh divisi non pertandingan menghadirkan binaragawan Ade Rai. Namun berbeda dari non pertandingan, eksibisi mengemas acara dengan mengundang Ade Rai untuk memberikan tips and trick mengenai adu

panco.

Kendala

yang

pertandingan

terjadi

pada

saat

mengundang atlet adalah cost yang dibutuhkan untuk mengundang atlet sangat mahal. Oleh karenanya diputuskan untuk memilih atlet lain, namun akhirnya eksibisi adu panco gagal diselenggarakan di olimpiade tahun ini. Rekomendasi

3

Nama Kegiatan

Eksibisi Softball

Penanggung

Syarifa Aulia (Arsitektur 2011)


Memperkenalkan beberapa cabang olahraga Softball ke

massa

kampus.

Pertandingan

softball

mahasiswa ITB, peserta dibagi per fakultas Waktu

Jumat-Minggu, 21-23 Januari 2012 12.30 – 14.30 (120 menit)

Tempat

Lapangan UPI

antar

Tujuan

Mengenalkan mahasiswa ITB dengan olahraga softball


Eksibisi softball dilakukan berkerjasama antara panitia eksibisi

olimpiade

Kerjasama

yang

dengan

US

dibangun

(Unit

sangat

Softball) baik,

ITB.

dalam

penetuan format kegiatan juga sangat disukung penuh oleh US ITB, mulai dari format pertandingan, teknis kegiatan

hingga

mendatangi

himpunan-himpunan

jurusan secara informal sebelum pelaksanaan. Hasilnya setiap himpunan mendukung dan merespon baik. Pembagian tim dilakukan melalui pembagian tim per fakultas. Sebelum pelaksanaan pertandingan softball antar mahasiswa ITB digelar dilakukan coaching clinic setiap minggu menjelang pelaksanaan. Coaching clinic bertempat di lapangan softball terdekat

(lapangan

UPI) setiap jam 13.00 dilakukan 4 kali di setiap hari Sabtu sebelum pelaksanaan eksibisi, dengan diikuti

3-4

fakultas per minggunya. Evaluasi



Pra acara

d) Kasubdiv tidak mengikuti keberjalanan pra acara eksibisi softball. e) Kegiatan coaching clinic sempat terkendala hujan dan peserta kegiatan sedikit. f) Koordinasi PJ Eksibisi Softball dengan Kasubdiv Eksibisi kurang

baik,

karena

kasubdiv

kurang

bisa

mengkoordinasikan. 

Acara

c) Tidak dihadiri kasubdiv karena dalam tanggungjawab LPJ di organisasi. d) Pengeluaran biaya ditanggung sepenuhnya oleh US, belum ada dari dana olimpiade.

Rekomendasi 4.

Nama Kegiatan

Seremonial Tenis meja dan billiard

Penanggung

Evelyn Mirandha


Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade tenis meja dan billiard Waktu

10 Januari 2013

Tempat

Aula Timur


Keseluruhan

kegiatan

lancar.

Sehari

sebelum

seremonial ada final billiard dan sudah dikasi tau ke pemenang

bahwa

seremonialnya

besok.

Sehari

sebelum acara juga dilakukan gladi bersih di tempat seremonial.

Tapi hari H ngaret satu jam karena

pertandingan belum selesai. Medali perunggu kurang untuk tenis meja nomor cabang ganda putra, ganda putri, beregu. sdm lengkap: penggerek 6 orang, operator 1 orang, pembawa baki 2 orang, 2 orang mc. Kira-kira satu jam sebelum dilaksanakannya acara, dilakukan briefing sdm, atlet, dan pengalung medali. Keamanan sudah dibriefing individual sebelum acara. Loading

barang

cepat

karena

sudah

terpasang

sebelum pertandingan final. Namun ketika acara berlangsung, penggerek lupa untuk menyingkir dari area seremonial, ketika pengalungan medali billiard 8 ball pengalungan medali dilakukan sebelum penaikan bendera (seharusnya penaikan bendera dulu).

Evaluasi



Bendera kurang, masing2 himpunan hanya ada 1 bendera, ternyata HME menang juara 2 dan 3 nomor cabang tennis meja tunggal putri. Untungnya dapat menghubungi produksi 4 jam sebelum acara, jadi ketika acara dimulai bendera sudah jadi.



Peletakan bendera juara 3 yang satu lagi (juara 3 ada 2 untuk tenis meja). karena tempat untuk bendera juara 3 Cuma 1, akhirnya diletakkan dibawah bendera juara 1.



Medali kurang, karena baru dapat kabar kalau tidak ada perebutan juara 3 tenis meja semua nomor cabang 4 jam sebelum acara. Untungnya ada lebih medali perunggutunggal putra dan putri serta 1 beregu. Jadi pemenang beregu hanya dapat 2 masing2 juara (seharusnya 4).



Sdm baru komplit hari H. jadi banyak penggerek yang belum gladi bersih.



Penggerek

bajunya

tidak

seragam.

Harusnya

disamakan 

Pengalung medali tidak ikut dokumentasi, seharusnya ikut.



Mentri olahraga tidak diundang untuk pengalungan medali

Rekomendasi



Bendera masing-masing himpunan dicetak 2



Tiga hari sebelum acara dipastikan ke pertandingan mengenai pertandingan final (jumlah pemenang dan jam serta tempat pertandingan)



Sdm sudah dipastikan ada h-1 biar bisa gladi bersih (gladi bersih diikuti oleh mc, penggerek, dan pengalung medali) Mengundang

mentri

seremonial 5.

Nama Kegiatan Penanggung

Seremoni Renang

olahraga

3

hari

sebelum


Penyerahan medali kepada pemenang olimpiade renang Waktu

19 Januari 2013

Tempat

19 Januari 2013


Keseluruhan lancar. Tidak pakai penaikkan bendera. Tidak ada gladi. Medali sudah ada dari pagi sebelum pertandingan. Seremonial dilakukan tiap 3 nomor cabang seharusnya, namun pada seremonial pertama kelewatan jadi digabung 4 nomor cabang. Untuk beberapa nomor cabang berikutnya juga ada yg digabung

karena

HS

lupa

kasih

tau

wasit

jadi

pertandingan terus lanjut. Nomor cabang terterakhir ada jeda waktu lama jadinya seremonial 5 nomor cabang sebelumnya digabung. dan yang terakhir seremonial 1 nomor saja. Seremonial dari jam 9-4 sore. Mc bergantian karena ada mc yg berhalangan pada waktu2 tertentu. Pengalung medali juga bergantian dengan alasan yang sama. Evaluasi



Sehari sebelum acara, logistik podium susah untuk dimasukkan ke kolam renang tapi akhirnya bisa masuk dari pitu masuk wanita.



Suara mc kurang terdengar karena di udara terbuka. terdengarnya hanya seputaran sound system.



Medali ada yg tertukar warna untuk 200 m bebas putri (perunggu nomor di medalinya II dan di perak nomor III), jadi pinjam medali bridge dulu ketika seremonial.



Pengalung medali kurang banyak. karena acara seharian jadi ada jam2 tertentu yg pengalung medali ada urusan jadi agak kesulitan mencari pengganti



2

nomor

cabang

renang

tidak

diumumkan

(diseremonialkan) hari itu juga karena ada kendala di pertandingan 

Seharusnya diadakan seremonial tenis tanggal tanggal 15 tapi h-1 logistik tidak bisa masuk dan akhirnya digabung dengan seremonial selanjutnya yg bukan renang. namun sudah mengabari massa himpunan, jadi ada sedikit protes2. Tapi ketika dicek tanggal 13 perizinan untuk memasukkan alat untuk seremonial tanggal 15 belum ada. jadi bikin perizinan mendadak. selain itu juga tgl 14 baru tahu kalau tidak ada perebutan juara 3 untuk cabang tenis ini.



Seharusnya pukul setengah 7 diadakan seremonial tenis dan

bowling

namun

ternyata

turun

hujan

dan

seremonial dibatalkan (awalnya nunggu hujan dulu sampe jam setengah 8 tapi hujan tidak berhentiberhenti) Rekomendasi



Sound di posisikan di dekat daerah suporter dan atlet



Medali harus sudah siap 2 hari sebelum seremonial



Cari pengalung medali cadangan yang dihubungi sehari sebelum.



Untuk

yang

seremonialnya

seharian,

di

plot2-in

pengalung ini untuk jam berapa2 aja. 

Untuk

tenis

memasukkan

yang logistik

tertunda, seremonial

pengukuran dilakukan

untuk 2

hari

sebelum final agar bisa dipastikan akan berlanjut apa tidak acaranya. 

Perizinan di cek seminggu sebelum.



Hubungi divisi pertandingan jauh-jauh hari (minimal 3 hari) untuk memastikan jadwal dan pemenang



Menyiapkan perizinan tempat di selasar cc barat untuk antisipasi jika terjadi hujan

6.

Nama Kegiatan

Seremoni Tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang


Penyerahan medali kepada pemenang pertandingan tenis, bowling, catur, bridge, atletik, renang Waktu

20 januari 2013

Tempat Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



(TANYA RIFA UNTUK LEBIH LENGKAPNYA, CATETANNYA DI RIFA)Tidak berjalan lancar. Menggunakan 2 podium, jadi butuh 12 penggerek bendera. Penggerek bendera belum komplit detik-detik terakhir mau dimulai acara. Acara mulainya ngaret 1 jam.



Sound

sempat

mati

ketika

lagu

berkumandang.

jadi

beberapa

padamu

panitia

negri

ada

yg

melanjutkan dengan bernyanyi yg diikuti beberapa massa himpunan.

Evaluasi



Medali 100 m putra tertukar warnanya seperti renang 200 m putri.

Rekomendasi 7.

Nama Kegiatan Penanggung Jawab Landasan Kegiatan

Seremoni Basket

Deskripsi Kegiatan Waktu Tempat

Lapbas cc barat




Mulai

agak

ngaret

karena

nunggu

atlet

dulu.

tiang

bendera

yang

ada

Keseluruhan lancar. 

Tempat

di

belakang

undakannya digunakan sebagai podium karena tidak memungkinkan

menggunakan

podium

seremonial

yang biasa karena jumlah atlet banyak. untuk basket putri, juara 3, 2 dan 1 dikalungkan bersamaan. sementara putra juara 3 dulu dipanggil, dinaikkan benderanya lalu di kalungkan medali, turun podium lalu dilanjutkan juara 2 dan satu dengan urutan yang sama Evaluasi



Sound

kecil,

posisinya

kurang

menjangkau

luas

lapangan 

Suara mc kekecilan



Perubahan rundown mendadak karena atlet putri yang datang ternyata sedikit



Tiang bendera jatuh ketika akan pengalungan medali putri



Karena kepanasan, medali agak meleh lallu nempel satu dengan yang lain dan akhirnya terkelupas sedikit2

Rekomendasi



Check sound sehari sebelum pad jam yang sama agar tau sejauh mana suaranya bisa terdengar.



Penggerek bendera di gladi sehari sebelum dengan lagu padamu negri biar pas selesai lagu.



Tiang bendera diberi pemberat



Medali jangan dibiarkan di jemur

2. Evaluasi Umum Divisi  Frekuensi kumpul divisi kurang  Banyak perubahan menjelang hari-H 3. Rekomendasi Umum Divisi  Harus lebih sering rakor dengan panitia inti terutama logistik

G. BIDANG LAPANGAN Kepala Bidang Lapangan: Nanda Anugrah

FT’10

Koordinator Lapangan: Bagas Irawandy Trihatmojo

TA’10

Farkhan Gunarwan

MRI’11

Afri Yudhawan

GD’11

Grendilaxrama Santanuaji

KL’11

Divisi Pertandingan Koordinator Divisi Pertandingan

: Difra Andria

Wakil Koor. Divisi Pertandingan

: Feruz Kausar

Sekretaris I Divisi Lapangan

: Ericka Rizky

Sekretaris II Divisi Lapangan 1.

SI’10 TM’10 SF’10

: Puti Bungo Rina

MRI’10

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Pertandingan

Penanggung

Difra Andria

Jawab Landasan

-

Kegiatan

Perlu

adanya

suatu

bentuk

kegiatan

untuk

memfasilitasi peminat olahraga voli di ITB -

Perlunya pengembangan prestasi di bidang lain, terutama olahraga, di samping prestasi akademis

-

Pentingnya sehingga

peningkatan dapat

prestasi

menunjang

olahraga

voli

perkembangan

perbolavolian di ITB -

Adanya

keinginan

untuk

mempererat

tali

persahabatan dan networking antar masyarakat kampus ITB -

Perlunya usaha membina individu-individu yang sehat, kuat, dan sportif sebagai modal membangun bangsa di masa mendatang

-

Perlunya

suatu

kegiatan

yang

bersifat

entertaint/refreshing untuk menghindari kejenuhan akibat tekanan akademik di kampus Deskripsi Kegiatan

Pertandingan olahraga antar 28 Himpunan Mahasiswa Jurusan di tiga belas cabang olahraga

Tujuan

Waktu

3 Januari 2013-9 Februari 2013

Tempat

-

Kampus Institut Teknologi Bandung

-

SARAGA

-

Queen Futsal

-

Planet Dago

-

Membangun semangat sportivitas dalam setiap pribadi mahasiswa untuk mencapai prestasi terbaik

-

Membina, memfasilitasi, dan meningkatkan bakat serta minat mahasiswa khususnya pada olahraga bola voli ke dalam sebuah kegiatan kompetisi untuk menunjang prestasi dan kualitas perbolavolian di ITB

-

Melatih softskill mahasiswa dalam mengorganisir suatu kegiatan

-

Mempererat tali persaudaraan antar himpunan dan antar mahasiswa di ITB

Parameter

-


Secara keseluruhan, pelaksanaan pertandingan cukup lancar baik yang dilaksanakan di dalam atau di luar ITB. Himpunan Mahasiswa Jurusan yang terdaftar mengikuti pertandingan dengan baik dan sportif.

Banyak

terdapat kendala selama proses pendaftaran dan penentuan jadwal pertandingan. Laporan Kerja per Cabang Pertandingan Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Pertandingan Atletik

Penanggung

Jaka Fernando

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan atletik antar 28 himpunan dengan enam nomor cabang yaitu Lari Sprint 100 m Putra, Lari Sprint 100 m Putri, Lompat Jauh Putra, Lompat Jauh Putri, Lari Estafet 4x100 m Putra dan Lari Estafet 4x100 m Putri. Waktu

Kamis-Sabtu, 17-19 Januari 2013

Tempat

Sarana Olahraga Ganesha

Parameter

Semua cabang (Lari Sprint Pa/Pi, Estafet Pa/Pi, serta

Keberhasilan

Lompat Jauh Pa/Pi) dapat terlaksana dengan baik dan sportif.

Pelaksanaan

Pertandingan dikarenakan

atletik hujan

mengalami sehingga

hambatan

keadaan

tidak

memungkinkan untuk melangsungkan pertandingan dan

waktu

pertandingan

diundur

hingga

hari

berikutnya. Evaluasi

-

Penggunaan logistik dan tempat menjadi kurang maksimal

-

Pengadaaan logistik yang terlambat, sehingga menghambat Unit untuk bergerak

-

Kurangnya komunikasi antar elemen panitia di lapangan

Rekomendasi

-

Percepat pengadaan logistik, paling tidak dua

minggu sebelum hari H sudah tersedia. Permudah birokrasi informasi di setiap elemen

-

panitia sehingga tidak menyulitkan panitia sendiri 2.

Nama Kegiatan

Pertandingan Basket

Penanggung

Restaditya Harris (15010015)

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan basket putra antar 29 himpunan dan pertandingan basket putri antar 26 himpunan yang menggunakan sistem gugur. Dari pertandingan basket ini akan terdapat juara 1, 2, dan 3 untuk putra dan putri, beserta gelar MVP (Most Valuable Player) dari tim juara 1. Waktu

Kamis, 3 Januari 2013 - Sabtu, 26 Januari 2013

Tempat

Lapangan

Basket

Sasana

Olahraga

Ganesha A dan C, Lapangan Basket Campus Centre Barat ITB, serta Lapangan Basket Stamford International School (SIS) Parameter

Seluruh pertandingan basket harus telah selesai




dilaksanakan pada hari Sabtu, 26 Januari 2013. Pertandingan basket putra dan putri berjumlah 55



pertandingan dan 1 pertandingan tambahan, dengan rincian: -

Sebanyak 29 pertandingan basket putra dan 26 pertandingan basket putri.

-

Sebanyak 48 pertandingan menggunakan wasit dari UBG dan 7 pertandingan menggunakan wasit dari PERBASI Kota Bandung.

-

Sebanyak 22

pertandingan dilaksanakan di

Lapangan Basket Sasana Olahraga Ganesha A dan

C,

33

pertandingan

dilaksanakan

di

Lapangan Basket Campus Centre Barat, serta 1

pertandingan tambahan di Lapangan Basket Stamford International School (SIS). Pihak penyelenggara yaitu UBG, bertindak sebagai



wasit, petugas statistik, dan peran lainnya yang dibutuhkan dalam pertandingan basket. Setiap pertandingan basket memiliki dokumen-



dokumen pertandingan sebagai berikut: -

Lembar Daftar Susunan Pemain (DSP), yang berisikan 12 nama pemain dari tim yang akan bertanding pada saat itu (1 lembar untuk setiap tim).

-

Lembar

Running

catatan

hasil

komprehensif

Score, 1

(1

yang

merupakan

pertandingan lembar

secara

untuk

setiap

pertandingan). -

Lembar

Statistik,

yang

berisikan

data-data

statistik dari setiap pemain dalam 1 tim selama pertandingan (1 lembar untuk setiap tim). 

Pelaksaaan

pertandingan

menghadapi

hambatan

basket

karena

sering

terjadi

hujan,

sehingga banyak pertandingan yang harus ditunda dan menyebabkan pergantian jadwal. 

Pergantian

jadwal

pertandingan

juga

sering

disebabkan oleh karena terdapat himpunan yang berhalangan diakibatkan

hadir oleh

pada

alasan

jadwal

akademik

semula, dan

non-

akademik. Evaluasi



Jadwal yang sering berubah akibat berbagai kendala sangat menyulitkan pihak penyelenggara pertandingan

(UBG)

karena

keterbatasan

sumberdaya manusia selama masa libur, sehingga memiliki

dampak

keterlambatan

lanjutan

waktu

seperti

terjadinya

pertandingan

akibat

ketidakhadiran

pihak

penyelenggara

pertandingan, khususnya di pagi hari. Perubahan jadwal yang diajukan oleh himpunan



sering tidak mengikuti peraturan pertandingan basket

yang

telah

disampaikan

technical

meeting

mengenai

pemberitahuan

pada

(umumnya

saat

pelanggaran

perubahan

jadwal

minimum H-3 sebelum pertandingan). Masih terdapat beberapa hal yang tidak diatur



atau

kurang

jelas

pertandingan

artinya

basket,

dalam

sehingga

peraturan

ketika

terjadi

sesuatu yang tidak terdapat atau kurang jelas dalam

peraturan

kebijaksanaan

tersebut,

keputusan

penyelenggara

dan

pertandingan

sangat dibutuhkan. Beberapa contoh hal yang belum diatur atau kurang jelas adalah: -

Keputusan W.O untuk suatu tim akibat jumlah anggota tim yang hadir kurang dari 5 orang ketika sedang terjadi hujan atau waktu mulai pertandingan ketika hujan telah selesai.

-

Batas

waktu

untuk

membatalkan

suatu

pertandingan ketika sedang terjadi hujan. -

Jenis sanksi bagi tim atau pihak yang melakukan keonaran

hingga

membuat

pihak

lainnya

cedera atau kejadian sejenisnya. -

Peraturan mengenai kostum tim putri yang anggotanya menggunakan jilbab. Berkaitan dengan logistik, terdapat beberapa hal



yang perlu perhatikan yaitu: -

Tanda pengenal atau identitas panitia sebaiknya diberikan basket

sebelum

(awal

dimulainya

Januari)

pertandingan

kepada

sekurang-kurangnya untuk 30 orang.

pihak

UBG

-

Perlengkapan pertandingan seperti bola basket, scoreboard, perlengkapan medik, slubber, dan lainnya masih banyak yang merupakan milik UBG sehingga

menimbulkan

kesulitan

untuk

mengidentifikasi kepemilikan dari perlengkapan tersebut setelah pertandingan basket berakhir. -

Ketersediaan perlengkapan medik masih terasa kurang, khususnya obat-obatan untuk pereda kram atau nyeri otot seperti Counterpain dan Ethyl Chloride.

Rekomendasi



Perubahan

jadwal

dipusatkan

pada

yang 1

terjadi

hari

sebaiknya

khusus,

sehingga

pertandingan basket tidak diselenggarakan hampir setiap hari dan mengurangi resiko kekurangan sumberdaya manusia dari pihak penyelenggara pertandingan basket. 

Mekanisme

perubahan

jadwal

pertandingan

karena alasan akademik dan non-akademik oleh himpunan perlu lebih diperketat, dan harus sesuai dengan

peraturan

pertandingan

basket

yang

berlaku. 

Untuk

Olimpiade

KM-ITB

pada

tahun-tahun

berikutnya, perlu dilakukan revisi dari isi peraturan pertandingan basket dengan mengacu kepada hasil-hasil evaluasi dan kekurangan yang telah diketahui dari Olimpiade VII KM-ITB ini. 

Kebutuhan akan perlengkapan dan logistik lainnya seperti tanda pengenal atau identitas panitia, dan obat-obatan sebaiknya disediakan oleh panitia Olimpiade

KM-ITB,

bukan

oleh

panitia

penyelenggara pertandingan basket (dalam hal ini adalah UBG). 3.

Nama Kegiatan

Pertandingan Billiard

Penanggung

Edwin Maesaro Rahman

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan billiard antar 28 himpunan dengan dua nomor cabang yaitu 8 ball dan 9 ball Waktu

Senin-Rabu, 7-9 Januari 2013

Tempat

The Shooters Pool and Lounge, Planet Dago

Parameter

-


Pada hari pelaksanaannya, terdapat permasalahan mengenai wasit. Pada beberapa pertandingan, wasit salah mengambil keputusan. Pada pertandingan hari pertama, masih banyak pemain yang tidak datang pada waktu pertandingan dan ada juga pemain yang salah venue, sehingga pertandingannya dinyatakan WO. Pada hari pertama juga, diadakan coaching clinic oleh Irsal Nasution. Dimana animo penonton tidak hanya dari mahasiswa ITB saja, namun juga dari pelanggan Shooters lainnya.

Evaluasi



Selama pertandingan berlangsung, masih banyak penonton

yang

memasuki

daerah

steril

pertandingan. 

Pada

beberapa

pertandingan,

tidak

adanya

anggota komisi disiplin yang berada di venue pertandingan. 

Pada hari kedua pertandingan, ada pemain yang tidak puas terhadap keputusan yang diberikan oleh wasit pada set satu yang kemudian meminta pertandingan

set

tersebut

diulang

dari

awal

dengan skor 0-0 disertai juga dengan penggantian wasit. Karena lawan dari pemain tersebut setujusetuju saja terhadap penawaran dari pemain, kemudian

head

section

billiard

dan

kabid

lapangan juga menyetujui, akhirnya pertandingan pun diulang dari awal dengan skor awal 0-0. 

Pada hari kedua pula, terdapat pemain yang tidak puas terhadap hasil akhir pertandingannya dan melakukan

protes

ditandatangani

setelah

kedua

form

belah

pertandingan

pihak,

sehingga

protes tersebut diabaikan. 

Pada

hari

pertama,

dokumentasi

terhadap

keberlangsungan pertandingan dirasa kurang. Rekomendasi



Sebaiknya di venue billiard ditempatkan beberapa anggota

keamanan

untuk

menjaga

daerah

pertandingan steril dari penonton. 

Diharapkan pula, selalu ada anggota komisi disiplin selama pertandingan berlangsung.



Untuk pembagian SDM dari hasil open recruitment, diharapkan sesuai dengan bidang yang dipilih, sehingga

anak

oprec

oprec

tersebut

lebih

mengetahui hal yang akan dia kerjakan dan juga memiliki ketertarikan yang tinggi terhadap cabang olahraga tersebut, yang dapat memperlancar keberjalanan olimpiade. 4.

Nama Kegiatan

Pertandingan Bowling

Penanggung

Nalla Krishna Tanaya

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan bowling antar 28 himpunan dengan tiga kali permainan untuk menentukan pemenang Waktu

15 Januari 2013

Tempat

Dago Bowling Planet Dago

Parameter

Peserta mengikuti permainan, kemudian didapatkan

Keberhasilan

pemenang pertama kedua dan ketiga

Pelaksanaan

Banyak mesin bowling yang rusak disana sehingga banyak complain dari para peserta yang mengikuti

acara tersebut. Anak oprec tidak ada yang dtg sehingga kegiatan berjalan sedikit tersendat Evaluasi

-

Mencari tempat yang lebih baik

-

Memastikan keinginan dari masing-masing anak oprec

Rekomendasi

Sebaiknya mengajak anak oprec yang benar-benar berminat dengan cabang olahraga tersebut, sehingga dapat bekerja maksimal

5.

Nama Kegiatan

Pertandingan Bridge

Penanggung

Muhammad ihsan

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan patkawan bridge (tim) yang diikuti 15 himpunan dengan system swiss pada penyisihan dan round robin pada partai final. Waktu

Sabtu-minggu, 19-20 Januari 2013

Tempat

Cc barat ruang 23

Parameter

Pertandingan berjalan lancar serta didapatkannya

Keberhasilan

peserta finalis 4 besar

Pelaksanaan

Pertandingan bridge berjalan sesuai teklap tanpa ada hambatan

6.

Evaluasi

-

Rekomendasi

-

Nama Kegiatan

Pertandingan Bulutangkis

Penanggung

Andi Hermansyah

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan bulutangkis antar 28 himpunan dengan 5 nomor perorangan, yaitu tunggal putra, tunggal putri, ganda putra, ganda putri, ganda campuran dan 1 cabang beregu himpunan. Waktu

Senin (14/1) 08.00-18.00 Rabu (16/1) 08.00-18.00 Kamis (17/1) 08.00-18.00

Jumat (25/1) 18.00-21.00 Sabtu (26/1) 15.00-21.30 Minggu (27/1) 12.00-23.30 Tempat

GOR PDAM

Parameter

Pertandingan berjalan lancar, Himpunan Mahasiswa

Keberhasilan

Jurusan

bertanding

dengan

sportif

serta

didapatkannya pemenang dari tiap nomor cabang Pelaksanaan

Peminjaman tempat mengalami kendala dari pihak pemilik GOR sehingga jadwal menjadi sering berubah. Pertandingan jadi mundur sangat jauh dari waktunya saat pertandingan final.

Evaluasi

-

Ada atlet yang salah lihat jadwal dikarenakan ada typo dalam penulisan jadwal

-

Ada miskomunikasi di tabel saat ada atlet yang tidak terdaftar sesuai cabangnya diizinkan untuk bermain dan diketahui terlambat

-

Saat technical meeting ada peraturan-peraturan yang masih belum jelas

-

Jadwal yang mundur menyebabkan pertandingan selesai sangat malam

Rekomendasi

-

Komunikasi antara HS dengan divisi pertandingan harusnya lebih ditingkatkan dari awal, agar tidak banyak miskomunikasi. HS tidak bekerja sendiri untuk mengurus cabangnya

-

Pengecekan yang lebih baik baik dari HS maupun divisi lainnya dalam penyampaian info jadwal sehingga kesalahan-kesalahan kecil yang dapat berakibat fatal tidak terjadi

-

Sosialisasi peraturan kepada seluruh divisi yang bertugas di lapangan dan di table saat hari-H

-

Peraturan harus dibuat jauh lebih rinci, sampai ke suporter dan seragam

-

Pengalokasian waktu pertandingan perlu untuk dikaji

ulang

saat

pertandingan

sudah

mulai

memasuki babak quarter-final 7.

Nama Kegiatan

Pertandingan Catur

Penanggung

Ahmad Muayyid

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan Catur antar 28 himpunan dengan tiga nomor cabang yaitu Tunggal Putra, Tunggal Putri, dan Beregu. Waktu

Senin-Kamis, 14-17 Januari 2013

Tempat

Ruangan 26 CC Barat

Parameter


Keberhasilan

Jurusan

bertanding

dengan

sportif

serta


Secara umum pertandingan setiap harinya berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Terdapat sedikit perubahan jadwal dari yang telah disepakati pada saat TM, akantetapi perubahan jadwal ini disepakati oleh semua pihak (tidak ada komplain).

Evaluasi

-

Untuk pertandingan yang dimulai pada jam 8 pagi dan jam 1 setelah istirahat siang kadang-kadang terlambat sampai 30 menit.

-

Keamanan disekitar tempat pelaksanaan kegiatan sangat minim. Sehingga banyak kejadian supporter yang berisik dan agak mengganggu jalannya pertandingan.

-

Komitmen pemain yang telah terdaftar kurang baik. Khususnya untuk tunggal putri, lebih dari setengah pemain yang terdaftar tidak hadir, sehingga banyak pertandingan yang berakhir dengan W.O.

Rekomendasi

Pertandingan diadakan selama masa perkuliahan aktif

tapi di hari libur (sabtu/minggu), sehingga komitmen pemain bisa lebih baik dan pertandingan bisa berjalan lancar dan menarik. 8.

Nama Kegiatan

Pertandingan Futsal

Penanggung

Muhamad Yoga Wisambudhi

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan futsal antar 28 himpunan dengan 2 nomor cabang yaitu futsal putra dan futsal putri

Parameter

Waktu

4 Januari-3 Februari 2013

Tempat

Queen Futsal

-


Secara

umum

terselesaikan

pertandingan

dengan

tepat

berjalan waktu.

baik Ada

dan sedikit

hambatan pada SDM di beberapa hari tertentu karena

sudah

mulai

masuk

kuliah.

Pengaturan

pemindahan jadwal yang sering bermasalah. Venue yang kurang mendukung ketika hujan turun. Koordinasi terhadap UKM pendukung (PS ITB) berjalan sangat baik. Evaluasi



Tiap divisi pendukung harap bertanggung jawab pada

jobdesc

masing-masing

tanpa

alasan

apapun. 

Peserta dan panitia harus konsisten pada peraturan yang telah disepakati.

Rekomendasi

Pengaturan jadwal direkomendasikan untuk tidak dipadatkan

seharian

penuh

namun

dapat

dilaksanakan seperti pada Olimpiade 2013 sehingga panitia

tidak

mengalami

kelelahan

dan

dapat

menghindari penumpukan penonton yang berpotensi memancing “gesekan” antar supporter. 9.

Nama Kegiatan

Pertandingan Renang

Penanggung

M. Reza Noviardi

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan renang antar 27 himpunan dengan 21 nomor cabang yaitu Gaya bebas 200m Putra, Gaya bebas 200m Putri, Gaya bebas 100m Putra, Gaya bebas 100m Putri, Gaya bebas 50m Putra , Gaya bebas 50m Putri, Gaya kupu 100m Putra, Gaya kupu 100m Putri, Gaya kupu 50m Putra, Gaya kupu 50m Putri, Gaya dada 100m Putra, Gaya dada 100m Putri, Gaya dada 50m Putra, Gaya dada 50m Putri, Gaya punggung 100m Putra, Gaya punggung 100m Putri, Gaya punggung 50m Putra, Gaya punggung 50m Putri, Gaya ganti perorangan 200m Putra, Estafet gaya bebas 4x50m campuran, Estafet gaya ganti 4x50m campuran Waktu

Sabtu, 19 Januari 2013

Tempat

Kolam

Renang

Sarana

Olahraga

Ganesha Parameter


Keberhasilan

Jurusan

bertanding

dengan

sportif

serta


Pertandingan renang sempat meleset dari perkiraan rundown yang sudah dibuat dan dilaksanakan lebih cepat daripada rundown serta ada nomor cabang yang dimajukan waktunya, sehingga pelaksanaannya selesai lebih cepat

Evaluasi

-

Sempat terjadi miskoordinasi dengan divisi logistik mengenai jumlah tali lintasan

-

Protes tidak dilakukan pada tempatnya. Banyak yang protes kepada panitia lapangan lain seperti kepada chief juri pembalikan, timer serta admin. Seharusnya segala protes diajukan kepada referee. Hal ini disebabkan karena kurang dijelaskannya

mekanisme protes pada saat Technical Meeting -

Sound system kurang menjangkau seluruh area kolam, sehingga ada beberapa himpunan yang tidak mendengar informasi

-

Terdapat perbedaan waktu istirahat antara yang diinformasikan saat technical meeting dengan yang

tercantum

di

buku

acara.

Pada

saat

technical meeting, disampaikan bahwa waktu istirahat dimulai jam 12. Sedangkan waktu istirahat yang tercantum pada buku acara adalah jam 11. Hal ini disebabkan karena kurang dicrosschecknya konten buku acara secara detail -

Pembagian

buku

acara

kepada

himpunan

dilakukan pada saat hari-h dikarenakan isi buku acara yang baru selesai pada saat malam sebelum hari-h -

Pada saat hari-h, banyak atlet himpunan yang tidak mengikuti alur dan jalur masuk untuk start di daerah pengaturan peserta.

-

Banyak atlet himpunan yang terlambat memasuki area pengaturan peserta. Seharusnya atlet harus sudah siap di area pengaturan peserta 3 seri sebelum seri saat atlet itu bertanding dilaksanakan.

-

Stopwatch baru dibagikan kepada timer pada saat acara akan dilaksanakan

-

Pada saat lomba berlangsung, ada atlet yang sedang berlomba yang menanyakan masalah diskualifikasi kepada juri pembalikan di tengah perlombaan dan juri pembalikan menjawabnya. Seharusnya atlet tidak boleh menanyakan hasil perlombaan maupun diskualifikasi kepada juri lain selain

referee,

memberitahukan

dan hasil

juri-juri

lain

perlombaan

dilarang dan

diskualifikasi kepada atlet. Masalah hasil dan diskualifikasi merupakan keputusan dari referee -

Ada nomor acara yang dimajukan waktunya menjadi sebelum istirahat. Namun ada himpunan yang tidak mendengar pengumuman perubahan waktu nomor acara tersebut

-

Jumlah serta ukuran tenda tidak memadai

-

Posisi admin berada di tempat penitipan barang sehingga

berada

di

satu

daerah

dengan

penonton, sehingga daerah admin menjadi berisik dan hal tersebut mengurangi fokus dan kinerja admin -

Loading barang logistik seperti tali lintasan, tenda dan sound system baru selesai jam 10 malam dan tidak berkoordinasi dengan pihak penjaga kolam, sehingga mengakibatkan para penjaga kolam harus bekerja di luar jam kerja mereka

Rekomendasi

-

Dipastikan dari jauh-jauh hari berapa jumlah tali lintasan yang seharusnya akan dipakai

-

Diperjelas lagi bagaimana mekanisme protes yang seharusnya pada saat Technical Meeting. Sediakan meja khusus untuk menampung protes bila perlu

-

Sound system seharusnya menjangkau hampir seluruh area kolam, dan minimal dipasang di 4 titik di bagian penjuru kolam

-

Perlu diadakan crosscheck secara detail mengenai konten buku acara. Sebenarnya perkiraan jadwal setiap nomor acara tidak perlu dicantumkan di buku acara, karena waktu lomba renang itu tentatif dan tidak pasti. Tujuannnya adalah untuk mengantisipasi dan menghindari adanya massa himpunan yang terlalu berpegang pada perkiraan jadwal tersebut

-

Seharusnya buku acara sudah dibagikan sebelum hari-h untuk memberikan bayangan kepada massa himpunan tentang urutan nomor acara dan seri lomba, serta untuk memberikan waktu pada timer untuk menuliskan nama atlet di form timer untuk efisiensi waktu

-

Pada saat Technical Meeting dipertegas lagi alur dan jalur masuk untuk start serta penjelasan mengenai tata letak denah kolam lebih diperjelas lagi. Kalau perlu, denah kolam serta alur dan jalur masuk start ditempel di kolam atau dicantumkan di buku acara

-

Perlu disediakan megafon atau pengeras suara sehingga

petugas

memanggil

atlet

pengatur agar

atlet

peserta

dapat

tersebut

segera

memasuki area pengaturan peserta -

Seharusnya barang-barang logistik yang penting dan vital seperti stopwatch, printer, form timer dan form diskualifikasi sudah ada di sekre sehari sebelum acara

-

Memperjelas

peraturan

bahwa

bertanya

dan

protes mengenai hasil perlombaan hanya kepada referee pada saat Technical Meeting. Selain itu, TFT serta

briefing

diperjelas,

panitia

terutama

lapangan masalah

juga

jobdesc

harus dan

peraturan. -

Sound system harus menjangkau seluruh area kolam.

Selain

perubahan

itu,

waktu

pengumuman nomor

acara

mengenai bisa

juga

diberitahukan lewat SMS atau telepon kepada official masing-masing himpunan lewat LO, dan pengumuman tersebut tidak boleh diberitahukan secara mendadak

-

Perlu diadakan survey kolam mengenai ukuran kolam

-

Seharusnya posisi admin berada di seberang posisi penonton sehingga tidak terganggu penonton

-

Perlu

diadakan

koordinasi

mengenai

loading

barang logistik berat dengan pihak penjaga kolam setidaknya seminggu sebelum acara. Selain itu, barang logistik seperti tenda dan tali lintasan sebaiknya sudah sampai di kolam dari sore harinya, sehingga loading barang tidak perlu berlangsung sampai larut malam 10.

Nama Kegiatan

Pertandingan Sepak Bola

Penanggung

Hafidz WIbisono

Jawab Deskripsi Kegiatan Pertandingan sepak bola antar himpunan dalam Institut teknologi Bandung. Pertandingan dilakukan dengan sistem gugur yang melibatkan 28 dari 29 himpunan di Institut Teknologi Bandung Waktu

Kamis, 3 Januari 2013 Senin, 7 Januari 2013 Rabu, 9 Januari 2013 Kamis, 10 Januari 2013 Senin, 14 Januari 2013 Rabu, 16 Januari 2013 Selasa, 28 Januari 2013 Senin, 5 Februari 2013 Sabtu, 9 Februari 2013

Tempat Tujuan

-

Sarana Olahraga Ganesha

Mempererat persaudaraan antar himpunan melalui media sepak bola

-

Memfasilitasi masa kampus untuk menyalurkan minat dalam olah raga khususnya sepak bola

Parameter

Semua pertandingan berjalan dengan baik


Pertandingan berjalan dengan lancar meskipun ada beberapa

kendala

mengganggu

kecil

jalannya

yang

acara.

tidak

terlalu

Walaupun

begitu

kendala tersebut harus dievaluasi Evaluasi

-

Kurangnya SDM saat pertandingan dan saat persiapan menjelang pertandingan

-

Kerap kali terjadi panitia yang lintas jobdesc dikarenakan kurangnya SDM

-

Kurangnya alat yang memadai dalam mengapuri lapangan sepak bola saraga

-

Kurangnya pengawasan dalam menjaga logistik pertandingan sepak bola yang menyebabkan bola hilang dua buah

-

Panitia yang berjaga di table kurang berkordinasi dengan wasit sehingga terjadi kesalahan mencatat kartu kuning

-

Penonton kerap kali terlalu dekat dengan garis lapangan

-

Logistik yang disediakan beberapa kali tidak bisa digunakan untuk menunjang pertandingan

-

Terjadi keterlambatan dalam pembayaran wasit sehingga

HS

yang

bersangkutan

harus

meminjamkan uangnya untuk membayar wasit -

Kerap kali medik kurang sigap dan kurang mengerti tentang cedera yang dialami pemain

Rekomendasi

-

Perlunya sistem oprec yang bersifat mengikat bagi para panitia

-

Perlu adanya penanggungj jawab logistik di tiap cabang yang bertugas mengawasi ketersediaan blogistik untuk pertandingan

-

Penanggung jawab logistik harus orang yang

mengerti tentang cabang yang ditangani agar tidak

salah

menyediakan

barang

sehingga

membuang percuma uang yang disediakan -

Keamanan harus lebih tegas terhadap penonton yang hadir di lapangan

-

Setiap selesai pertandingan panitia yang bertugas di table harus menyocokkan hasil pertandingan dengan wasit

-

Uang untuk pembayaran wasit atau biaya tak terduga lainnya harus selalu standby agar bisa digunakan untuk hal yang bersifat mendadak

-

Pelatihan medik seharusnya disesuaikan dengan cabang yang ditangani dengan memperkirakan kemungkinan-kemungkinan

cedera

yang

akan

terjadi pada pemain 11.

Nama Kegiatan

Pertandingan Tenis

Penanggung

Muhammad Shiddiq Sumitro

Jawab Deskripsi Kegiatan

Pertandingan tenis antar 28 himpunan dengan nomor cabang tunggal putra, tunggal putri, ganda putra, ganda putri dan ganda campuran. Waktu

Tempat Parameter



Kamis, 3 Januari 2013



Jumat, 4 Januari 2013



Senin, 7 Januari 2013



Rabu, 9 Januari 2013



Kamis, 10 Januari 2013



Senin, 14 Januari 2013



Selasa, 15 Januari 2013

Lapangan Tenis SARAGA

-


Pertandingan secara keseluruhan berjalan lancar.

Pertandingan tidak terganggu dengan adanya hujan atau pemunduran jadwal. Wasit, UT dan panitia dapat bekerja sama dengan cukup baik. Evaluasi



Logistik

sering

datang

terlambat

sehingga

menghambat jalannya pertandingan 

Adanya kesalahan pada saat screening sehingga dapat meloloskan pemain yang bermain lebih dari dua nomor cabang



Kurangnya jumlah SDM baik yang berasal dari oprec

panitia

ataupun

massa

UT,

sehingga

merekrut panitia dari divisi selain divisi pertandingan 

Beberapa

pertandingan

ada

yang

terlambat

dikarenakan peserta terlambat hadir Rekomendasi



Logistik datang lebih cepat dan standby maksimal 15 menit sebelum jalannya pertandingan



Panitia lebih teliti dalam melakukan screening dan saat meloloskan berkas pendaftaran dari himpunan sehingga

kesalahan dalam

keikutsertaan

atlet

dapat dihindari 

Panitia oprec harus lebih dirangkul agar merasa terikat dan bertanggung jawab untuk hadir saat hari H pertandingan



Panitia humas lebih sering mengingatkan peserta dari himpunan untuk hadir tepat waktu untuk melakukan screening dan panitia pertandingan harus lebih tegas dalam menetapkan waktu WO

12.

Nama Kegiatan

Pertandingan Tenis Meja

Penanggung

Hafid Sidqi Nur Muzwar


Pertandingan tenis meja antar 28 himpunan dengan nomor cabang pertandingan tunggal putra, tunggal putri dan beregu. Waktu

Selasa-Kamis, 8-10 Januari 2013

Tempat Parameter

Aula Timur ITB

-




Pada hari pertama (Selasa, 8-jan-2013) terjadi keterlambatan

dibukanya

venue

sehingga

persiapan tempat menjadi terlambat dan waktu mulainya pertandingan juga terlambat. Namun setelah waktu istirahat, pertandingan selanjutnya berjalan dengan lancar dan sesuai jadwal. 

Pada

hari

pertandingan

terakhir

terjadi

keterlambatan waktu dari jadwal, yang diakibatkan oleh pertandingan final beregu berlangsung diluar rencana yaitu selama 2 jam. Evaluasi



Medik kurang sigap dan siap



Pada pagi hari pertama belum terpenuhinya logistik pertandingan (net).



Dibutuhkannya komitmen untuk tepat waktu bagi setiap panitia.



Kesalahan pembacaan nama pemenang pada ceremony pemberian medali

Rekomendasi



Sebaiknya memastikan terlebih dahulu perwakilan dari tim atau pemenang yang akan naik ke podium sehingga tidak terjadi kesalahan pembacaan pada ceremony.



Venue agar dipastikan waktu bukanya tanpa keterlambatan dan sediakan waktu yang cukup untuk persiapan venue.

13. Nama Kegiatan Penanggung

Pertandingan Voli Thomas Dikas Wibiyanto, Abdul Ra’uf


Pertandingan Voli antar himpunan. 28 himpunan mengirimkan tim putra, dan 25 himpunan mengirimkan

tim putri

Parameter

Waktu

Tanggal 3 Januari – 9 Februari 2013

Tempat

Lapangan CC Barat, Kosambi

Adanya semangat sportivitas dalam setiap pribadi

-

Keberhasilan

mahasiswa untuk mencapai prestasi terbaik Semakin eratnya tali persaudaraan antar himpunan

-

dan antar mahasiswa di ITB Pelaksanaan

Pertandingan banyak yang

-

terhambat karena

hujan sehingga harus mencari jadwal pengganti. Jadwal Final diundur karena terhalang acara

-

himpunan Evaluasi

-

Kurangnya SDM

-

Sulit mencari tempat pengganti seandainya terjadi hujan

Rekomendasi

-

Sejak awal pertandingan dilaksanakan di Indoor

-

Semua pertandingan dilakukan di pagi hari apabila tidak bisa menyewa lapangan Indoor


Pendaftaran diundur dikarenakan belum adanya kesepakatan antara panitia dan Himpunan Mahasiswa Jurusan mengenai biaya pendaftaran. Sehingga hari pendaftaran diundur hingga satu minggu



Setengah dari jumlah total Himpunan Mahasiswa Jurusan terlambat

mengumpulkan

berkas

pendaftaran

melewati hari terakhir pendaftaran. Himpunan

Mahasiswa

Jurusan

yang

hingga

Serta terdapat tiga mendaftar

setelah

pendaftaran ditutup sehingga dibuat kesepakatan tambahan 

Tidak semua Himpunan Mahasiswa Jurusan mengikuti Technical Meeting

tiap

cabang

olahraga

pertandingan

sehingga

terdapat beberapa miskomunikasi saat hari H pertandingan 

Jumlah panitia dari divisi pertandingan sangat sedikit sehingga perlu meminta bantuan SDM dari divisi lain



Sulitnya mencari jadwal pengganti pertandingan karena sulit menemukan kesepakatan dan waktu kosong antar Himpunan Mahasiswa Jurusan

3. Rekomendasi Umum Divisi 

Tiap Himpunan Mahasiswa Jurusan diwajibkan untuk mengikuti Technical Meeting dan diberikan konsekuensi apabila tidak, untuk

mencegah

terjadinya

miskomunikasi

saat

hari

H

pertandingan 

Sering mengadakan kumpul bersama dan meminta jadwal liburan tiap anggota divisi pertandingan untuk menetapkan waktu kerja per orangnya agar dapat membagi tugas dan tidak kekurangan orang



Lebih ditekannya SOP Pergantian Jadwal kepada seluruh Himpunan Mahasiswa Jurusan agar tidak ada permintaan pergantian jadwal yang mendadak serta memberikan waktu lebih kepada panitia dan himpunan lawan untuk berunding menetapkan jadwal pengganti

Divisi Data Pertandingan Koordinator Divisi Data Pertandingan

: Edwin Raissa V.W. EL’10

Wakil Koor. Divisi Non-Pertandingan

:

Sekretaris 1.

:

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Cabang

Voli

Penanggung

Ibrahim Abdurrahman (Teknik Industri 2010)


-

Menyiapkan daftar atlet himpunan yang akan bertanding, form data pertandingan, dan form

daftar susunan pemain. -

Bekerjasama dengan Divisi Komdis dalam hal screening pemain.

-

Mengisi form data pertandingan.

-

Merekap hasil pertandingan voli setiap harinya.

Waktu

3 Januari 2013 – 13 Januari 2013

Tempat

Lapangan Voli CC Barat

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat

dipertanggungjawabkan hasilnya. -

Semua data pertandingan cabang voli dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan

Semua form data pertandingan terisi dan diarsipkan dengan baik.

Evaluasi

-

Kertas

posisi

tidak

tersedia

pada

awal

keberjalanan olimpiade karena head section cabang voli tidak meminta. -

Ada beberapa pemain yang tidak terdaftar dalam data atlet yang dipegang panitia sejak awal

sehingga

mengakibatkan

beberapa

himpunan WO. -

Pada awal pelaksanaan Olimpiade, tidak ada jadwal,

bagan,

pertandingan

voli

maupun yang

peraturan

tersedia

di

table

sehingga PIC (person in charge) table kesulitan menjawab pertanyaan-pertanyaan himpunan mengenai hal tersebut. -

Pada awal pelaksanaan Olimpiade, SDM dari Divisi

Komdis

sangat

mengakibatkan

sulitnya

kurang

yang

penindaklanjutan

mengenai pelanggaran pendaftaran peserta.

-

Pergantian

jadwal

memberatkan

di

Divisi

luar

kampus

Data

cukup

Pertandingan

dikarenakan kekurangan SDM untuk mengcover semua venue saat terdapat lebih dari 3 venue dalam satu hari. Rekomendasi

-

Koordinasi dengan HS voli perlu dilakukan jauhjauh hari sebelum pertandingan dimulai.

-

Paling tidak sejak awal sebelum pertandingan cabang voli dimulai, hal-hal seperti bagan, jadwal, dan peraturan voli telah dipersiapkan oleh Divisi Pertandingan sehingga saat hari H bisa digunakan sebagai acuan. Lebih baik lagi jika di venue cabang voli terdapat minimal satu anak

Divisi

Pertandingan

yang

mengerti

mengenai hal-hal tersebut di atas. -

Harus ada minimal satu orang dari Divisi Komdis untuk menangani pelanggaran dalam cabang petandingan voli.

-

Pergantian

jadwal

di

luar

kampus

harap

dikoordinasikan terlebih dahulu kepada Divisi Data Petandingan minimal satu hari sebelum jadwal pengganti. 2.

Nama Cabang

Sepak Bola

Penanggung

Fadiel Evan Marastio (Teknik Perminyakan 2010)


-

Menyiapkan daftar atlet himpunan yang akan bertanding, form data pertandingan, dan form daftar susunan pemain.

-


-

Mengisi form data pertandingan.

-


Waktu


Tempat

Lapangan Sepak Bola Saraga

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat


Semua data pertandingan cabang sepak bola dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan


Evaluasi

-

Kertas pergantian pemain tidak tersedia pada awal

keberjalanan olimpiade

karena

head

section cabang sepak bola tidak meminta. -

Ada beberapa pemain yang tidak terdaftar dalam data atlet yang dipegang panitia sejak awal sehingga mengakibatkan pemain yang bersangkutan dilarang main tetapi himpunan yang bersangkutan tetap bermain.

-


bagan,

maupun

peraturan

pertandingan sepak bola yang tersedia di table sehingga PIC (person in charge) table kesulitan menjawab pertanyaan-pertanyaan himpunan mengenai hal tersebut. -

Pada awal pelaksanaan Olimpiade, SDM dari Divisi

Komdis

sangat

mengakibatkan

sulitnya

kurang

yang

penindaklanjutan

mengenai pelanggaran pendaftaran peserta. -

Wasit terlalu terburu-buru memulai pertandingan sehingga

proses

screening

belum

selesai

dilakukan tetapi pertandingan sudah dimulai.

-

Terjadi kesalahan pengisian data pada form data

pertandingan

ditandatangani

namun

oleh

kapten

sudah tim

yang

bersangkutan. -

Tidak terdapat kejelasan penagihan denda akibat

kartu

sehingga

kuning

denda

maupun

tidak

kartu

ditagih

pada

merah awal

keberjalanan olimpiade. -

Terlalu banyak orang yang berkumpul di depan table

sehingga

menyulitkan

panitia

dalam

pendataan kartu-kartu maupun gol. Rekomendasi

-

Koordinasi

dengan

HS

sepak

bola

perlu

dilakukan jauh-jauh hari sebelum pertandingan dimulai. -

Paling tidak sejak awal sebelum pertandingan cabang sepak bola dimulai, hal-hal seperti bagan, jadwal, dan peraturan sepak bola telah dipersiapkan oleh Divisi Pertandingan sehingga saat hari H bisa digunakan sebagai acuan. Lebih baik lagi jika di venue cabang sepak bola terdapat minimal satu anak Divisi Pertandingan yang mengerti mengenai hal-hal tersebut di atas.

-

Harus ada minimal satu orang dari Divisi Komdis untuk menangani pelanggaran dalam cabang petandingan sepak bola sehingga peraturan dapat ditegakkan.

-

Unit

yang

bersangkutan

diharapkan

berkoordinasi dengan wasit mengenai jadwal mulai

pertandingan

sehingga

tidak

terjadi

kejadian “pertandingan mulai tetapi screening belum selesai”. -

PIC table harus memastikan setiap kapten tim

yang

bertanding

dan

wasit

pertandingan

memeriksa kembali berkas pertandingan yang telah terisi pada saat itu agar tidak terjadi kesalahan pendataan. -

Penagihan

denda

harap

dilakukan

sesaat

setelah pertandingan selesai oleh PIC table dengan catatan KTM tim yang terkena kartu dikembalikan setelah denda terbayar. -

Koorlap sebaiknya membantu mengondisikan area depan table sepak bola agar clear dari pihak-pihak yang tidak berkepentingan.

3.

Nama Cabang

Basket

Penanggung



-

Menyiapkan daftar atlet himpunan yang akan bertanding.

-


-

Merekap

hasil

pertandingan

basket

setiap

harinya. Waktu


Tempat

Lapangan Basket CC Barat dan Saraga

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat


Semua

data

pertandingan

cabang

basket

dapat terekap setiap harinya. Pelaksanaan

Semua form data pertandingan terisi dan diarsipkan

dengan baik. Evaluasi

-

Ada beberapa pemain yang tidak terdaftar dalam data atlet yang dipegang panitia sejak awal sehingga mengakibatkan pemain yang bersangkutan dilarang main tetapi himpunan yang bersangkutan tetap bermain.

-

Pergantian

jadwal

memberatkan dikarenakan

di

Divisi jadwal

luar

kampus

Data yang

cukup

Pertandingan dipilih

terbentur

kegiatan merekap semua pertandingan hari itu. Rekomendasi

-

Pergantian

jadwal

di

luar

kampus

harap

dikoordinasikan terlebih dahulu kepada Divisi Data Petandingan minimal satu hari sebelum jadwal pengganti. 4.

Nama Cabang

Tenis

Penanggung



-


-

Screening pemain yang akan bertanding.

-


Waktu


Tempat

Lapangan Tenis Saraga

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki yang

form

data dapat


Semua data pertandingan cabang tenis dapat

terekap setiap harinya. Pelaksanaan


Evaluasi

-

Terdapat miskomunikasi antara pihak LO dan himpunan yang bersangkutan mengenai jadwal pergantian pertandingan diakibatkan cuaca yang

tidak

bersahabat

mengakibatkan bersangkutan

protes kepada

sehingga

himpunan pihak

panitia

yang yang

berada di table. -

Terdapat miskomunikasi antara pihak panitia dan himpunan yang bersangkutan mengenai pendaftaran atlet sehingga ada atlet yang tidak terdaftar

dan

juga

ada

atlet

yang

pendaftarannya tidak sah tetapi baru diketahui setelah pertandingan berjalan beberapa waktu. -

HS

tenis

beberapa

keterlambatan

kali

sehingga

mengalami

jadwal

semula

mengalami kemunduran dan mengakibatkan banyak himpunan yang protes. -


bagan,

pertandingan

tenis

maupun yang

tersedia

peraturan di

table

sehingga PIC (person in charge) table kesulitan menjawab pertanyaan-pertanyaan himpunan mengenai hal tersebut. -

Pada awal pelaksanaan Olimpiade, SDM dari Divisi Komdis tidak ada yang mengakibatkan sulitnya

penindaklanjutan

mengenai

pelanggaran pendaftaran peserta. Rekomendasi

-

Pihak LO diharapkan lebih teliti dalam melihat jadwal, terutama dalam hal jadwal pergantian

agar tidak terjadi lagi kesalahan seperti di atas. -

Pihak Divisi Pertandingan diharapkan lebih teliti dalam hal pengecekan berkas atlet yang masuk sehingga tidak terjadi lagi kejadian ada atlet yang pendaftarannya tidak sah tetapi tetap bertanding.

-

HS seharusnya lebih disiplin lagi dalam hal ketepatan waktu sehingga

tidak ada pihak

yang dirugikan. -

Paling tidak sejak awal sebelum pertandingan cabang sepak bola dimulai, hal-hal seperti bagan,

jadwal,

dan

peraturan

tenis

telah

dipersiapkan oleh Divisi Pertandingan sehingga saat hari H bisa digunakan sebagai acuan. Lebih baik lagi jika di venue cabang tenis terdapat minimal satu anak Divisi Pertandingan yang mengerti mengenai hal-hal tersebut di atas. -

Harus ada minimal satu orang dari Divisi Komdis untuk menangani pelanggaran dalam cabang petandingan tenis sehingga peraturan dapat ditegakkan.

5.

Nama Cabang

Futsal

Penanggung



-


-


-

Merekap

hasil

pertandingan

futsal

setiap

harinya. Waktu


Tempat

Lapangan Futsal Queen

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat


Semua data pertandingan cabang futsal dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan


Evaluasi

-

Pada awal keberjalanan Olimpiade, terdapat ketidakcocokan form data pertandingan yang digunakan dengan form data pertandingan yang seharusnya.

Rekomendasi

-

Pencocokan form data pertandingan dengan HS cabang futsal sebaiknya dilakukan jauh-jauh hari sebelum pertandingan dimulai.

6.

Nama Cabang

Billiard

Penanggung



-

Menyiapkan daftar atlet himpunan yang akan bertanding dan form data pertandingan.

-


-

Tujuan


Waktu


Tempat

Shooter Planet Dago

Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat


Semua

data

pertandingan

cabang

billiard



Evaluasi

-

Terdapat miskomunikasi antara pihak LO dan himpunan

yang

bersangkutan

mengenai

tempat pertandingan sehingga mengakibatkan himpunan

yang

bersangkutan

mengalami

keterlambatan dan bahkan tidak datang pada saat pertandingan dan kemudian dianggap WO. Rekomendasi

-

Perbaiki

ketelitian

LO

himpunan

mengenai

jadwal dan tempat pertandingan agar tidak terjadi kesalahan yang sama. 7.

Nama Cabang

Tenis Meja

Penanggung



-

Menyiapkan daftar atlet himpunan yang akan bertanding dan form data pertandingan.

-

Bekerjasama dengan Divisi Komdis dan Divisi Humas dalam hal screening pemain.

-

Merekap hasil pertandingan tenis meja setiap harinya.

Tujuan

Waktu


Tempat

Aula Timur ITB

Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

memiliki

pertandingan

form

yang

data dapat


Semua data pertandingan cabang tenis meja dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan


Evaluasi

-

Jadwal sempat tidak teratur pada saat mulai pertandingan di hari pertama dikarenakan net yang tersedia tidak sesuai dengan jumlah meja yang akan digunakan.

-

Tidak ada jadwal maupun bagan yang ditempel sehingga pemain dan himpunan menanyakan seluruh jadwal pertandingan hari itu ke table.

-

Pembagian tugas PIC di table kurang jelas sehingga menyebabkan terjadi kesibukan di table.

-

Terjadi kesalahan pengisian data pada form data pertandingan oleh wasit sehingga hampir terjadi

kesalahan

dalam

memutuskan

pemenang. Rekomendasi

-

Harusnya

pihak

unit

atau

pihak

yang

bertanggung jawab atas net lebih siap karena net itu hal yang krusial. -

Sehari sebelum pertandingan diharapkan ada salah

satu

divisi

yang

mencetak

bagan

pertandingan tenis meja. -

Perbaiki koordinasi dengan pihak unit dalam hal pembagian

tugas

mengetahui

hal-hal

sehingga apa

saja

panitia

telah

yang

harus

dilakukan di table. -

Pihak panitia melakukan pengecekan ulang

terhadap hasil pertandingan sebelum merekap dan mempublikasikan hasil pertandingan hari itu. 8.

Nama Cabang

Bulutangkis

Penanggung



-


-


-

Merekap hasil pertandingan bulutangkis setiap harinya.

Waktu

14 Januari 2013

Tempat

Lapangan PDAM

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki yang

form

data dapat


Semua data pertandingan cabang bulutangkis dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan


Evaluasi

-

Ada pemain yang membawa kartu identitas berupa fotocopy-an saat daftar ulang di table sehingga sedikit dipermasalahkan oleh pihak panitia yang bertugas di table.

-

Ada miskomunikasi antara pihak himpunan dengan LO mengenai jadwal pertandingan yang diundur.

-

Ada miskomunikasi antara pihak panitia yang

bertugas

di

pergantian

table

dengan

jadwal

LO

mengenai

pertandingan

sehingga

menyebabkan adanya dua himpunan yang terkena WO. Rekomendasi

-

Diingatkan

kembali

himpunan

untuk

kepada

mengabari

semua

LO

masing-masing

himpunan agar membawa kartu identitas asli untuk

registrasi

ulang

dalam

cabang

bulutangkis. -

Baik Divisi Pertandingan, LO, maupun panitia yang

bertugas

di

memeberitahukan

table

satu

sama

agar lain

saling apabila

terdapat perubahan jadwal sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. 9.

Nama Cabang

Catur

Penanggung



-


-


-

Merekap

hasil

pertandingan

catur

setiap

harinya. Waktu

14 Januari 2013

Tempat

CC Barat Ruang 26

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki yang

form

data dapat


Semua data pertandingan cabang catur dapat

terekap setiap harinya. Pelaksanaan


Evaluasi

-

Banyak

himpunan

mendaftar

ulang

yang

tidak

terlebih

tau

dahulu

untuk

sebelum

bertanding. -

Ada himpunan yang sudah terdaftar sebagai peserta tetapi panitia tidak memiliki berkasnya. Contoh

kasus

untuk

himpunan

HMFT

dan

HIMATEK. Rekomendasi

-

Panitia membuat penanda untuk tempat daftar ulang cabang catur sehingga tidak ada lagi massa himpunan yang kebingungan.

-

Panitia lebih teliti lagi dalam pengecekan berkas.

Sebaiknya

pengecekan

berkas

dilakukan minimal H-1 pertandingan. 10. Nama Cabang Penanggung

Bowling Fadiel Evan Marastio (Teknik Perminyakan 2010)


-


-


-

Merekap hasil pertandingan bowling setiap harinya.

Waktu

15 Januari 2013

Tempat

Planet Dago

Tujuan Parameter Keberhasilan

-

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki yang

form

data dapat


Semua data pertandingan cabang bowling dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan


Evaluasi

Pertandingan berjalan dengan lancar.

Rekomendasi

Tidak Ada

11. Nama Cabang Penanggung

Atletik Ibrahim Abdurrahman (Teknik Industri 2010)


-


-


-

Merekap

hasil

pertandingan

atletik

setiap

harinya. Waktu

17 Januari , 18 Januari, dan 9 Februari 2013

Tempat

Saraga

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat


Semua

data

pertandingan

cabang

atletik



Evaluasi

-

Adanya

sedikit

miskoordinasi

dalam

intern

panitia terkait pemindahan jadwal sehingga menyebabkan ketidakhadiran anggota divisi

saat pertandingan. Rekomendasi

-

Tingkatkan koordinasi antar panitia agar tidak terulang kejadian yang sama.

12. Nama Cabang Penanggung

Bridge Ibrahim Abdurrahman (Teknik Industri 2010)


-


-


-

Merekap

hasil

pertandingan

bridge

setiap

harinya. Waktu


Tempat

CC Barat Ruang 26

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki

form

yang

data dapat


Semua

data

pertandingan

cabang

bridge



Evaluasi

-

Tidak ada keterangan yang jelas mengenai himpunan yang tidak datang pada jadwal yang telah ditentukan.

Rekomendasi

-

Divisi

LO

diharap

menghubungi

mengenai kejelasan kehadiran. 13. Nama Cabang

Renang

himpunan

Penanggung



-


-

Merekap

hasil

pertandingan

renang

setiap

harinya. Waktu

19 Januari 2013

Tempat

Kolam Renang Saraga

Tujuan Parameter

-

Keberhasilan

Setiap

pertandingan

pertandingan

memiliki yang

form

data dapat


Semua data pertandingan cabang renang dapat terekap setiap harinya.

Pelaksanaan


Evaluasi

-

Ada pemindahan jadwal mendadak sehingga terdapat himpunan yang tidak mengetahui hal tersebut. Hal ini menyebabkan dilakukannya pertandingan susulan secara mandiri meskipun belum ada persetujuan dari himpunan lain yang bertanding pada nomor itu.

Rekomendasi

-

Sebaiknya pemindahan jadwal diberitahukan tidak mendadak kepada seluruh himpunan yang bertanding agar tidak ada lagi himpunan yang merasa dirugikan seperti ini.

2.




SDM yang ada tergolong cukup setiap harinya karena pembagian tugas baru dilakukan setiap pagi pada saat briefing berlangsung.



SDM yang ada cukup fleksibel dan gigih juga menghibur dalam setiap kesempatan yang ada.



Mereka

semua

meluangkan

patut

segala

mendapat daya

apresiasi

upaya

karena

telah

ada

demi

yang

keberlangsungan Olimpiade VII KM ITB 2013. 3.


Perjelas jobdesc yang berhubungan dengan divisi lain di bawah bidang lapangan.



Pertahankan semangat dan prestasi yang telah diukir dalam divisi ini.

Divisi Komisi Disiplin Koordinator Divisi Komisi Disiplin: Stefanus Jagad G.P. TA’10 1.

Laporan Kerja

Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Pembuatan Peraturan

Penanggung

Muhammad Ikhwanto

Jawab Landasan

-


menggunakan input-input dari berbagai pihak untuk diproses

menjadi

Peraturan

Umum

dan

mensosialisasikannya ke kontingen-kontingen Waktu Tempat Tujuan



Kondisional

Membuat Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB



Mensosialisasikan Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB

kepada

setiap

kontingen

(Manajer

Kontingen) Parameter

1. Dibuatnya Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB

Keberhasilan

2. Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB diketahui Manajer Kontingen

Pelaksanaan

1. Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB telah dibuat (100%) 2. Manajer Kontingen mengetahui Peraturan Umum Olimpiade VII KM-ITB (100%)

Evaluasi



Forsil / technical meeting tidak dihadiri semua perwakilan himpunan



Diadakan

sosialisasi

peraturan

ke

manajer

kontingen di setiap himpunan, namun ternyata tidak semua manajer kontingen menyampaikan peraturan tersebut secara utuh ke himpunannya 

Sebagian anggota Komisi Disiplin datang tidak di setiap pertemuan untuk membuat peraturan sehingga pengetahuan tidak menyeluruh



Pemilihan

/

perekrutan

anggota

dilakukan

secara close recruitment, di mana Ketua Divisi mengenal Anggota

baik

anggota

adalah

yang

orang-orang

dipilihnya. berkualitas,

namun memegang peran di himpunan masingmasing sehingga justru dalam keberjalanan olimpiade sering tidak bisa hadir karena ada urusan di himpunan. Rekomendasi



Anggota termuda adalah angkatan 2011.



Sosialisasi ke tiap himpunan tetap dijalankan, namun disarankan lebih ditekankan lagi ke setiap manajer kontingen untuk menyampaikan

peraturan ke himpunannya secara menyeluruh. 

Perlu diadakan review kepada seluruh anggota Komisi Disiplin setelah peraturan selesai dibuat sehingga pengetahuan anggota lebih merata.



Perekrutan disarankan tetap close recruitment ditambah

dengan

open

recruitment.

Yang

diutamakan adalah komitmen anggota. 

Diharapkan sistem kaderisasi untuk olimpiade selanjutnya

bisa

dijalankan

oleh

anggota

termuda. 2.

Nama Kegiatan

Penegakan Peraturan

Penanggung

Stefanus Jagad Gineung Pratidina

Jawab Landasan

-


memastikan terlaksananya Peraturan Umum Olimpiade VI oleh semua kontingen Waktu Tempat

Venue-venue

yang

digunakan

di

Olimpiade VII KM-ITB: Saraga, Lapangan CC, Planet Dago, Queen Futsal, GSG PDAM Tujuan

1. Peraturan Umum Olimpiade dipahami panitia, terutama bidang lapangan. 2. Peraturan Umum Olimpiade dilaksanakan oleh kontingen-kontingen.

Parameter Keberhasilan

1. Bidang lapangan, terutama posisi penting / pengambil

keputusan

memahami

Peraturan

Umum Olimpiade. 2. Kontingen – kontingen melaksanakan Peraturan Umum Olimpiade. Pelaksanaan

1. Posisi-posisi penting bidang lapangan secara

umum memahami Peraturan Umum, namun tidak

semua

panitia

anggota

divisi

memahaminya. 2. Kontingen

–

kontingen,

meskipun

dengan

adanya konflik dan protes, yang dalam hal ini masih dalam batasan wajar, melaksanakan Peraturan Umum. Evaluasi



SDM Komisi Disiplin melebihi jumlah ideal per harinya. Hal ini mulai tidak terjadi pada saat waktu kuliah dimulai karena sering berbenturan dengan acara himpunan atau akademik.



Anggota

Komisi

Disiplin

tegas

dalam

menjalankan peraturan umum. 

Akibat panitia dari divisi lain kekurangan SDM, anggota

Komisi

Disiplin

sering

ditarik

untuk

membantu jobdesc lain seperti menjadi ballboy, wasit garis, ataupun scoreboard. 

Ketidakjelasan

jobdesc

dan

kurangnya

koordinasi dengan divisi lain mengakibatkan banyak masalah yang terjadi selama olimpiade berlangsung. Rekomendasi



Komitmen

anggota

Komisi

Disiplin

lebih

ditekankan lagi. Pembagian tugas per venue dan per harinya lebih dikoordinasi. 

Ketegasan

anggota

dalam

menegakkan

peraturan dipertahankan dan ditingkatkan lagi. 

Jobdesc Divisi Komisi Disiplin diperjelas.



Koordinasi dengan divisi lain lebih ditingkatkan lagi.



Diadakan sosialisasi peraturan umum kepada keseluruhan panitia olimpiade

2.


Permasalahan SDM harus diperhatikan, yaitu mengenai kualitas dan komitmen tiap anggota.



Komisi Disiplin kurang membantu Divisi Pertandingan dalam mekanisme pendaftaran awal.



Sosialisasi peraturan sudah dilakukan, Ketua Himpunan sudah menyetujui sebelum fiksasi peraturan dilakukan, namun pada keberjalanan olimpiade tetap saja banyak keluhan himpunan tidak mengetahui peraturan.



Melihat kondisi olimpiade kali ini, banyak permasalahan pertandingan yang dikerjakan oleh Komisi Disiplin.

3.


SDM harus benar-benar dipertimbangkan dengan matang. Penekanan komitmen tiap anggota sebaiknya dilakukan.



Disarankan Komisi Disiplin membantu Divisi Pertandingan dalam mekanisme pendaftaran awal sehingga mengurangi resiko kesalahan panitia meloloskan pemain yang tidak sah.



Sosialisasi peraturan kepada tiap himpunan harus tetap dilakukan. Sebelum fiksasi harus benar-benar ditekankan kepada setiap Ketua Himpunan bahwa bila peraturan sudah disahkan maka tandanya himpunan sudah mengerti dan bersedia menjalankan setiap peraturan yang ada. Alasan himpunan tidak mengetahui peraturan setelah fiksasi tidak bisa diterima.



Dipertimbangkan lagi mengenai kebutuhan adanya divisi khusus untuk Komisi Disiplin. Disarankan lebih baik Pertandingan dan Komisi Disiplin bukanlah menjadi divisi yang terpisah. Bila digabungkan, bisa saja Komisi Disiplin menjadi sub divisi Pertandingan, di mana kasus yang ditangani adalah kasus perkelahian dan kasus non-pertandingan lain agar peraturan yang dibuat Komisi Disiplin tidak berbenturan dengan peraturan pertandingan.

Divisi Medik Koordinator Divisi Medik

: Fauzan Maghdavi MT’11

Wakil Koor. Divisi Medik

: Ismadina

FT’11

1. Laporan Kerja Laporan Kerja 1.

Nama Kegiatan

Diklat Medik Olimpiade KM 2013

Penanggung

Ismadina




Memberikan pelatihan tentang prinsip dan sikap dasar seorang medik.



Memberikan

pelatihan

tentang

pertolongan

pertama dan evakuasi. 

Memberi pengetahuan tentang penggunaan obat-obatan.



Membekali kekuatan fisik dan mental.



Diklat

dilakukan

satu

kali

seminggu

dan

disesuaikan dengan jadwal ujian sehingga tidak menggangu kegiatan akademik.

Tujuan

Waktu

September 2012 – November 2012

Tempat

Selasar GKU Barat

Membekali ilmu medik agar dapat melaksanakan tugas dengan baik dan mempererat antar anggota medik olimpiade 2013

Parameter

Tidak melakukan lagi kesalahan yang terdapat pada

Keberhasilan

evaluasi sebelumnya

Pelaksanaan



Pada awal pelaksanaan diklat banyak anggota medik yang datang yaitu sekitar 72 peserta sehingga materi dapat tersampaikan dengan

baik. Tetapi semakin mendekati ujian, anggota medik semakin berkurang dan materi tidak dapat tersampaikan dengan baik. 

Pada setiap pertemuan disampaikan materi mengenai ilmu dasar medik, dan jika diperlukan praktek maka akan dilakukan setelah pemberian materi.



Pada

materi

pertama,

tertentu

seperti

penyakit

pertolongan

dan

obat-obatan,

didatangkan pemateri yang lebih menguasai dalam bidang tersebut 

Terdapat beberapa pelaksanaan diklat yang tidak sesuai dengan timeline sebelumnya, hal ini dikarenakan cuaca yang kurang mendukung, sehingga hanya sedikit peserta yang datang dan terpaksa panitia mengganti jadwal diklat dengan harapan lebih banyak peserta yang datang

dan

lebih

banyak

materi

yang

tersampaikan. 

Diklat

dengan

mendatangkan

KSR

sebagai

pemateri tidak terlaksana karena jadwal diklat yang

berubah

dan

sulit

mencari

jadwal

pengganti Evaluasi



Sulit

mencari

pendiklat

karena

bertepatan

dengan pelaksanaan Ospek jurusan. 

Kurang

tepat

dalam

penentuan

flow

di

beberapa pertemuan 

Analisis kondisi peserta kurang diperhatikan



Metode

pemberian

materi

kurang

menarik

sehingga menyebabkan berkurangnya anggota Rekomendasi



Jadwal diklat harus disesuaikan antara jadwal pendiklat dan peserta diklat sehingga tidak terjadi kekurangan pendiklat maupun peserta

diklat. 

Membuat metode diklat yang lebih menarik agar dapat mempertahankan jumlah peserta.



Sejak awal diklat sudah mulai diadakan acara makan bersama.



2.

Diklat dengan KSR diusahakan ada

Nama Kegiatan

Persiapan Obat-Obatan dan Perlengkapan

Penanggung

Fauzan Maghdavi




Membeli

dan

meminjam

obat-obatan

dan

perlengkapan

Tujuan

Waktu

Desember 2012

Tempat

Kampus ITB dan Apotik

Melengkapi kebutuhan obat-obatan dan peralatan yang dibutuhkan oleh medik untuk turun lapangan dan melakukan pertolongan pertama maupun evakuasi

Parameter

Tersedia semua obat maupun

Keberhasilan

dibutuhkan.

Pelaksanaan



perlengkapan yang

Semua obat tersedia cukup lengkap walaupun untuk pembeliannya tidak langsung banyak di awal, melainkan obat dibeli setiap diperkirakan akan dibutuhkannya obat tersebut atau obat tersebut

sudah

mau

habis

agar

mengeluarkan uang yang cukup banyak 

Meminjam tandu ke himpunan dan salman

tidak

Evaluasi



Banyak obat yang tidak terpakai



Tandu dicek setiap hari.



Dikarenakan insidental,

obat

sehingga

kadang

dibeli

secara

pernah

memperlambat

penanganan Rekomendasi



Pencarian tandu dilakukan jauh hari atau jika memungkinkan dapat membuat tandu sendiri.



Pada

setiap

venue

disediakan

kotak obat

lengkap sehingga anggota medik yang datang cepat menangani korban. Nama Kegiatan

Medik untuk pertandingan Olimpiade VII KM ITB

Penanggung

Fauzan Maghdavi




Memberi pertolongan pertama kepada peserta maupun panitia yang membutuhkan.

Tujuan

Waktu

Selama pertandingan Olimpiade VII KM ITB

Tempat

Venue pertandingan

Menjaga kesehatan peserta maupun panitia




Pada

minggu

penyesuaian.

pertama

adalah

minggu

Jumlah medik yang datang

mencukupi tetapi perbandingan antara medik laki-laki dan perempuan tidak sesuai sehingga mengalami kesusahan ketika pembagian pervenue. Pada minggu awal ini seluruh penyakit dapat di tangani tetapi staff medik masih terlihat bingung dalam menangani korban. Penyakit parah yang terjadi adalah tulang yang bergeser

pada saat pertandingan sepak bola. 

Pada minggu kedua jumlah medik laki-laki yang hadir kurang terutama pada saat pertandingan bola dan futsal sehingga diperlukan meminta bantuan medik kepanitiaan lain. Penyakit yang terjadi adalah cidera pada venue sepak bola karena hujan. Terjadi cidera pada venue futsal sehingga mengakibatkan pembuluh darah pada hidung

pecah

dan

dilakukan

evakuasi

ke

borromeus. 

Minggu ketiga adalah masa penyesuaian bagi staf medik yang baru mendapat giliran untuk menjaga. Tetapi penyesuaian ini tidak sesulit ketika minggu pertama karena staff medik yang bertugas pada minggu pertama masih ikut bertugas dan membatu staf medik yang lain. Pada saat pertandingan basket, terjadi cidera yang cukup banyak dan staf medik yang bertugas tidak membawa peralatan obat yang lengkap, sehingga pertolongan terhambat.



Minggu keempat dan kelima staff medik yang tersedia banyak, namun jadwal pertandingan selalu bertepatan

dengan jadwal perkuliahan

sehingga sulit untuk mengontrol jadwal bertugas di setiap vanue . Evaluasi



Persentase medik laki-laki dan perempuan tidak seimbang



Spek obat staf medik tidak lengkap pada saat hari- H



Kualitas staf medik masih kurang siap dan kurang sigap di minggu pertama hari-H



Kurangnya kontrol kehadiran staf medik

terutama

ketika

perkuliahan

sudah

dimulai. Rekomendasi



Apabila kuantitas medik kurang bisa meminta bantuan dari anggota medik kepanitiaan lain.



Saat Open Recruitment jumlah medik laki-laki dan perempuan lebih diperhatikan kembali.



Di setiap venue disediakan spek obat lengkap sehingga tidak terjadi kekurangan obat ketika pertandingan berlangsung.



Untuk staf medik yang bertugas selalu diingatkan untuk melengkapi spek



Kehadiran setiap staf medik harus dikontrol terutama ketika perkuliahan sudah di mulai.



Sering

mengadakan

acara

yang

dapat

mempererat kekeluargaan antar staf medik contohnya

seperti

makan

bersama

sebaiknya hal ini di lakukan semenjak diklat.


Jumlah staf medik laki-laki sangat sedikit.



Metode pemberian materi dan pembgaian tugas harus

lebih diperbaiki. 

Kekeluargaan antar staf medik lebih dipererat.

3. Rekomendasi umum Divisi 

Acara kekeluargaan harus sudah silakukan sejak awal diklat agar antar staf medik lebih akrab dan lebih nyaman saat bertugas di hari-H



Pembuatan metode pemberian materi dan pembagian tugas yang lebih menarik dan flow yang terjaga, sehingga dapat mempertahankan jumlah staf medik.

dan

4. Laporan Keuangan Medik Terlampir

Divisi Keamanan Koordinator Divisi Keamanan

: Glory Harimas Sihombing BI’10

Wakil Koor. Divisi Keamanan

:

1.

Laporan Kerja

2.


H. BIDANG KREATIF Kepala Bidang Kreatif

: Feysa A. Maharamis Poetry DI’10

Keterangan keterlibatan:    

Bidang kreatif (seluruhan divisi) Divisi Grafis Divisi Artistik Divisi Performance

Laporan Kerja 1

Nama

Propaganda OHU – Take Part

Kegiatan Penanggung

Feysa Poetry

Jawab Landasan

Kebutuhan propanda pada masa open

Kegiatan

recruitment untuk branding acara

Deskripsi

Menciptakan tagline, logo (tipografi), dan

Kegiatan

aplikasinya

Tujuan

Branding acara untuk menarik partisipan dalam kepanitiaan

Parameter

Masyarakat kampus familiar dengan kata “Take

Keberhasilan

Part” dan dapat merelasikan dengan acara

olimpiade, serta terajak untuk menjadi bagian dari kepanitiaan. Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Feysa Poetry; Hamzah AlAsadulloh

2

Evaluasi

Terlaksana dengan baik

Rekomendasi

-

Nama

Pembuatan kaos, x-banner, poster, flyer, dan video

Kegiatan

Take Part

Penanggung

Muhammad Nurrahmat


 Kebutuhan bidang MSDM dan divisi publikasi untuk menginformasikan masa open recruitment  Kebutuhan divisi dana usaha untuk menjual merchandise (dalam hal ini berupa kaos)

Deskripsi

Mendesain kaos, x-banner, poster, flyer, dan video

Kegiatan

untuk dibagikan/dipertunjukkan/dijual pada masa open recruitment

Tujuan

 Menginformasikan masa open recruitment  Mengajak masyarakat kampus untuk menjadi bagian dari panitia  Branding acara (dan kepanitiaan) olimpiade  Menarik keuntungan

Parameter

Informasi tersampaikan dengan efektif dan indah.

Keberhasilan

Publik yang telah mendaftarkan diri tertarik untuk memberi merchandise berupa kaos.

Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Muhammad Nurrahmat Melinda Wardiman Muhammad Hanafi Ryana Cyndar Torik Danumaya Feysa Poetry

Evaluasi

Biaya yang dikeluarkan cenderung terlalu banyak untuk permulaan.

Rekomendasi

Membuat skala prioritas atas dasar besarnya kepemilikan biaya.

3

Nama

Pembuatan instalasi tipografi Take Part

Kegiatan Penanggung

Fadhil Isdianto

Jawab Landasan

Branding acara untuk menarik partisipan dalam

Kegiatan

kepanitiaan

Deskripsi

Membuat instalasi berupa tipografi Take Part untuk

Kegiatan

didisplay selama masa open recruitement

Tujuan

 Membuat masyarakat kampus familiar dengan frase Take Part  Mengingatkan masyarakat kampus akan acara olimpiade, agar kemudian tertarik untuk bergabung dalam kepanitiaan  Menjadi objek yang menarik

Parameter

Masyarakat kampus aware akan keberadaan

Keberhasilan

instalasi dan relevansinya terhadap acara olimpiade

Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Fadhil Isdianto Nathania Purba Hamzah Al-Asadulloh Feysa Poetry

Evaluasi

 Eksekusi terlambat dan kurangnya SDM. Instalasi selesai tepat di hari-H OHU (siang hari).  Terdapat kesulitan dalam berkoordinasi dengan divisi logistik (pembelian cat dan hal-hal lain dengan spesifikasi tertentu).  Material yang dipakai murah, namun tidak

durable. Rekomendasi

 Pembuatan instalasi di awal (sebelum adanya SDM dan uang tambahan) sebaiknya memiliki desain yang mudah dieksekusi dan biayanya terjangkau.  Pembelian hal-hal dengan spesifikasi yang tidak mudah dimengerti awam (cat, kertas, kuas, dll) sebaiknya ditangani sendiri.

4

Nama

Pembuatan konsep visual, tagline acara, dan TOR

Kegiatan

logo & maskot

Penanggung

Feysa Poetry

Jawab Landasan

Keperluan identitas acara

Kegiatan Deskripsi

Membuat tagline yang sejalan dengan visi-misi

Kegiatan

acara serta program dan konsep yang ingin diaplikasikan pada logo

Tujuan

 Mengkomunikasikan semangat olimpiade lewat tagline  Membuat sketsa besar untuk kemudian merancang logo yang baik dan efektif dan tidak melenceng dari konsep visual

Parameter

Tersampaikannya visi-misi olimpiade secara tersirat


Desainer yang terlibat: Feysa Poetry Hamzah Al-Asadulloh

5

Evaluasi

-

Rekomendasi

-

Nama

Pembuatan logo & mascot

Kegiatan Penanggung

Muhammad Nurrahmat

Jawab Landasan

Keperluan identitas acara

Kegiatan Deskripsi

Membuat logo dan maskot yang sejalan dengan

Kegiatan

visi-misi yang kemudian menjadi ikon representasi acara

Tujuan

 Mengkomunikasikan visi-misi olimpiade lewat logo  Mengkomunikasikan semangat olimpiade lewat mascot  Keduanya menjadi identitas acara

Parameter

Masyarakat kampus familiar dengan logo &

Keberhasilan

maskot olimpiade

Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Muhammad Nurrahmat Adryana Putri Talisha Alvini Ryana Cyndar Muhammad Hanafi Alif Jannata

Evaluasi

Proses brainstorming memakan waktu yang cukup lama, sehingga proses pengerjaan terburu-buru.

6

Rekomendasi

 Dilakukan di awal acara

Nama

Publikasi ring #1-4

Kegiatan Penanggung

Feysa Poetry

Jawab Landasan

Keperluan publikasi acara saat kekosongan

Kegiatan

setelah masa open recruitment

Deskripsi

Menyebarkan publikasi dalam bentuk media cetak

Kegiatan

dan merchandise dalam 4 tahapan dengan detil sebagai berikut:

#1 – poster berbentuk ring dalam 5 warna #2 – merchandise berbentuk ring dalam 5 warna berisikan 5 tagline poster berbentuk ring dalam 5 warna berisikan 5 tagline #3 – properti himpunan berbentuk ring dalam 5 warna berisikan tagline dan logo masing-masing himpunan #4 – penggabungan seluruh properti #3 menjadi instalasi poster acara launching logo Tujuan

 Membuat masyarakat kampus familiar dengan bentuk ring olimpiade, kelima warnanya, dan semangat yang dibawa setiap warna  Sosialisasi tagline  Sebagai simbolisasi bersatunya seluruh himpunan mahasiswa ITB  Publikasi yang memuncak tepat sebelum acara launching logo

Parameter

Masyarakat kampus mengenali olimpiade lewat

Keberhasilan

lima ring dan tagline

Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Feysa Poetry Hamzah Al-Asadulloh Fadhil Isdianto Muhammad Nurrahmat

Evaluasi

 Penyebaran poster massal dan efektif. Selama satu minggu lebih, banyak ring-ring dengan taglinenya masing-masing ditemukan di seluruh kampus. Masyarakat kampus merasakan euforia dari bertanya-tanya hingga akhirnya menyadari sendiri keterkaitan poster dengan acara olimpiade.

 Merchandise berhasil dibuat massal dan murah dengan material daur ulang. Selesai terlambat dikarenakan kurangnya SDM. Penyebaran tidak efektif karena tidak adanya supervisi berkelanjutan dari divisi supporting event.  Properti himpunan selesai terlambat akibat kurangnya SDM. Animo himpunan-himpunan cenderung tinggi. Himpunan Himastron memperbaharui logo yang dipakai. Himpunan GEA mengembalikan properti dalam keadaan rusak dengan alasan pemakaian logo yang salah dan tanpa izini. Properti kemudian diperbaiki dan dikembalikan kepada GEA.  Penyatuan properti himpunan menjadi instalasi tidak terlaksana karena kurangnya koordinasi dengan divisi publikasi dan perizinan. Rekomendasi

 Persiapan yang matang oleh seluruh divisi yang terlibat.  Desain properti dan merchandise yang mudah diproduksi massal, namun tetap murah.  Memanfaatkan SDM dari oprec, meskipun sulit.

7

Nama

Propaganda Pendaftaran – Game On

Kegiatan Penanggung

Feysa Poetry

Jawab Landasan

Kebutuhan propanda pada masa pendaftaran

Kegiatan

untuk branding acara

Deskripsi

Menciptakan tagline, logo (tipografi), dan

Kegiatan

aplikasinya

Tujuan

Branding acara untuk menarik partisipan dalam pendaftaran pertandingan

Parameter

Masyarakat kampus familiar dengan kata “Game

Keberhasilan

On” dan dapat merelasikan dengan acara olimpiade dan propaganda terdahulu (Take Part), serta terajak untuk berpartisipasi dalam pertandingan

Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Feysa Poetry; Hamzah AlAsadulloh

8

Evaluasi


Rekomendasi

-

Nama

Pembuatan poster Game On

Kegiatan Penanggung

Feysa Poetry

Jawab Landasan

Kebutuhan bidang pertandingan dan divisi

Kegiatan

publikasi untuk menginformasikan masa pendaftaran.

Deskripsi

Mendesain poster untuk menginformasikan masa

Kegiatan

pendaftaran.

Tujuan

 Menginformasikan masa pendaftaran.  Mengajak masyarakat kampus untuk berpartisipasi di pertandingan.  Branding acara olimpiade.

Parameter

Informasi tersampaikan dengan efektif dan indah.


Desainer yang terlibat: Muhammad Nurrahmat Muhammad Hanafi Feysa Poetry

9

Evaluasi


Rekomendasi

-

Nama

Pembuatan obor

Kegiatan Penanggung

Fadhil Isdianto

Jawab Landasan

Kebutuhan bidang acara untuk acara relay obor.

Kegiatan Deskripsi

Mendesain dan membuat obor untuk diestafet dari

Kegiatan

himpunan-ke-himpunan.

Tujuan

 Menyebarkan semangat persatuan dengan tradisi.

Parameter

Obor dengan desain dan eksekusi yang baik

Keberhasilan

dapat dipakai dengan aman.

Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Fadhil Isdianto Bhaskara Adivisnu Muhammad Fauzi

Evaluasi

Obor tidak terpakai karena tidak tersedianya izin untuk menyalakan api.

Rekomendasi

Tidak memproduksi sebelum adanya kepastian perizinian, mengingat biaya produksi obor tidak murah.

10

Nama

Pembuatan instalasi sign system dan properti

Kegiatan

maskot

Penanggung

Fadhil Isdianto; Emmanuel Viyantara; Dhientia

Jawab

Andani

Landasan

Kebutuhan publikasi

Kegiatan Deskripsi

 Mendesain dan membuat instalasi yang juga

Kegiatan

adalah sign system cabang olahraga yang dipertandingkan.  Membuat perwujudan maskot sebagai ikon acara.

Tujuan

Menjadi publikasi pertandingan olimpiade

Parameter

Masyarakat kampus menyadari kehadiran instalasi-

Keberhasilan

instalasi juga properti maskot di penjuru kampus

dan dapat merelasikannya dengan acara olimpiade. Pelaksanaan

Desainer yang terlibat: Fadhil Isdianto Emmanuel Viyantara Dhientia Andani Eksekusi dilakukan oleh TPB FSRD 2012 atas kesepakatan masyarakat FSRD untuk membantu olimpiade.

Evaluasi

 Tidak adanya supervisi langsung dari pihak panitia dalam pembuatan.  Tidak adanya batasan-batasan kebijakan dan tanggung jawab panitia – masyarakat FSRD dalam kerja sama ini. Sehingga perbatasan kebijakan dan tanggung jawab menjadi rancu saat terdapat masalah/kasus yang melibatkan pihak ketiga (di luar FSRD dan panitia olimpiade) saat pembuatan oleh TPB FSRD 2012.  Kurangnya dana menghambat eksekusi, sehingga TPB FSRD yang terlibat harus menanggulangi dana terlebih dahulu hingga jangka waktu yang belum pasti.

Rekomendasi

 Membuat SOP sebelum bekerja sama dengan masyarakat FSRD  Ketersediaan dana harus dipastikan terlebih dahulu agar tidak memberatkan pihak lain, terlebih di luar panitia.

11

Nama

Performance art opening

Kegiatan Penanggung

Happy Mayorita

Jawab Landasan

Penutup acara opening

Kegiatan Deskripsi

Mengonsep, berlatih rutin, dan membuat kostum

Kegiatan

untuk performance art.

Tujuan

Menjadi penutup acara opening olimpiade.

Parameter

Opening olimpiade termeriahkan.


Desainer yang terlibat: Happy Mayorita Raymond Suryajaya Summit Fajar Muhammad Abi Eksekusi dilakukan oleh TPB FSRD 2012 atas kesepakatan masyarakat FSRD untuk membantu olimpiade.

Evaluasi

 Tidak adanya supervisi langsung dari panitia saat latihan.  Tidak terpenuhinya kebutuhan logistik saat gladi bersih dan hari-H.  TPB FSRD yang terlibat harus menanggulangi dana terlebih dahulu hingga jangka waktu yang belum pasti.

Rekomendasi

 Diadakan minimal dua buah gladi sebelum hariH, terutama untuk performers.  Kesigapan logistik di lapangan sangat berpengaruh besar dengan briefing yang efektif dan jelas dari bidang acara.

12

Nama

Pembuatan badge Social Meter

Kegiatan Penanggung

Muhammad Nurrahmat

Jawab Landasan

Kerjasama divisi publikasi dengan media partner

Kegiatan

Social Meter

Deskripsi

Membuat visual stock berupa badge virtual

Kegiatan

dengan kriteria desain dari Social Meter.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN

Recommend Documents