Laporan Perencanaan SDM Rumah Sakit

DAFTAR ISI DAFTAR ISI I. PENDAHULUAN...........................................................................................................2 A.

LATAR BELAKANG...........................................................................................2

B.

TUJUAN...............................................................................................................3

C.

WAKTU DAN JADWAL PELAKSANAAN.......................................................3

D.

METODE..............................................................................................................4

E.

PESERTA..............................................................................................................5

II. URAIAN TEORITIS.....................................................................................................5 A.

Aspek-aspek dalam perhitungan...........................................................................5

B.

Metoda..................................................................................................................8

C.

Prinsip Penyusunan Formasi.................................................................................8

D.

Hal-hal Yang Mempengaruhi................................................................................8

E.

Teknik Perhitungan...............................................................................................9

III. KONSEPTUALISASI PEMBELAJARAN................................................................21 IV. RENCANA TINDAK LANJUT..................................................................................25 V. KESIMPULAN DAN SARAN...................................................................................25

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli

I. PENDAHULUAN A. LATAR BELAKANG. Pada situasi ekonomi yang sangat kompetitif, kualitas produk yang sangat tinggi saja tidak cukup untuk memenangkan bisnis yang semakin ketat. Kunci untuk dapat merebut hati pelanggan dan membuat pelanggan loyal adalah menjual jasa kesehatan bermutu tinggi dengan kualiats pelayanan yang excellent. Untuk dapat menciptakan jasa kesehatan harus didukung oleh tenaga kerja professional dengan kinerja sesuai dengan dengan harapan masyarakat. Tanpa tersedianya tenaga kerja yang handal dalam jumlah yang memadai, institusi kesehatan akan sulit berkembang dan bersaing untuk memenuhi tuntutan masyarakat dan organisasinya sendiri. Untuk dapat bersaing, tidak ada opsi terbaik selain investasi bidang tenaga kerja menjadi perioritas utama kita. Pengembangan tenaga kerja merupakan kunci keberhasilan untuk dapat meningkatan kinerja perusahaan dan lembaga yang lebih besar dimasa depan. Perlunya perubahan paradigma bahwa pendidikan dan pelatihan karyawan bukanlah biaya tetapi investasi untuk meningkatkan stabiliats dan profibilitas perusahaan. Masalahnya pengembangan tenaga kerja bukanlah masalah yang sederhana dan membutuhkan waktu yang panjang dan terus menerus, sedangkan tuntutan masyarakat, terhadap jasa dan produk kita semakin kompleks dan sifatnya segera. Dalam rangka pengembangan tenaga kerja professional itulah, Institut Manajemen Rumah Sakit Perhimpunan Seluruh Indonesia (PERSI) bekerja sama dengan Pride Yasli Institute menyelenggarakan Lokakarya Konsep Baru Perencanaan tenaga kerja Rumah Sakit & Software (New Methode On Hospital Human Resources Planning & Workshop) Pelatihan dan Lokakarya ini dikemas dan disesuaikan dengan keutuhan tenaga kerja rumah sakit untuk dapat menjawab tantangan dan masalah jasa dan produk Rumah sakit dimasa depan mendatang. B. TUJUAN Lokakarya ini bertujuan

2

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli a. Memberikan pemahaman teori dan konsep tentang perencanaan tenaga kerja Rumah Sakit b. Memberikan ketrampilan tehnik menghitung kebutuhan Rumah Sakit c. Memberikan

pemahaman

dan

mempraktekkan

menggunakan

software

perhitungan kebutuhan tenaga kerja Rumah Sakit. C. WAKTU DAN JADWAL PELAKSANAAN Hari I : Rabu, 20 Juli 2011 WAKTU

ACARA

PEMBICARA

08.00 – 08.30

Registrasi Peserta

Panitia

08.30 – 09.00

Pembukaan

A Choliq Amin, SE. MBA

09.00 – 09.30

Manajemen Sumber Daya Manusia


09.30 – 10.00

Teori dan Konsep Perencanaan

DR.Drg Yaslis Ilyas, MPH.,AAK

10.00 – 10.15

10.15 – 11.15

11.15 – 12.00

Rehat Kopi Analisa Beban Kerja  Work Sampling  Time Motion Study  Daily Log  Formula Ilyas Kasus Hitung tenaga Based On Demand atau Beban Kerja di Unit Organisasi (Formula Ilyas)

12.30 – 13.00 13.00 – 14.00

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK

ISHOMA Kasus Hitung SDM Perawat RS (Formula Gillies, PPNI & Ilyas)

15.00 – 15.15 15.15 – 16.00



Rehat Kopi Dokumen Perencanaan SDM Rumah Sakit


Hari II : Kamis, 21 Juli 2011 WAKTU

ACARA

PEMBICARA

08.00 – 08.30

Registrasi Peserta

Panitia

08.30 – 09.00

Pembukaan


3


09.00 – 10.00

Pengenalan Penggunaan Sofware Perencanaan SDM (Ilyas) dan Install Program

10.00 – 10.15 10.15 – 11.00

11.00 – 12.00

Rehat Kopi Workshop Hitung Perawat dan Dokter berdasar Beban Kerja Metode (Gillies, PPNI &Ilyas) Workshop Hitung Tenaga Gizi, Farmasi, Hemodialisa, Dokter & Perawat ICU & IGD (Metode Ilyas) dengan Menggunakan Software

12.00 – 13.00 13.00 – 15.00 15.15 – 16.00

DR.Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK &Marwan Noer

Dr. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK &Marwan Noer Dr.Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK & Marwan Noer

ISHOMA Workshop Hitung SDM Unit Billing, Admission Office, unit Teknologi Informatika ( Metode Ilyas) dengan menggunakan Software Penutupan & Pemberitahuan Sertifikat

DR. Drg. Yaslis Ilyas, MPH., AAK & Marwan Noer

D. METODE Menggunakan strategi partisipasi dan keterlibatan aktif dari peserta, adanya kesempatan untuk mempraktekkan ketrampilan, situasi belajar yang realiatik serta umpan balik yang positif. Pendekatan ini lebih bersifat diskusi, telaah kasus dan seminar. Peserta juga dilatih untuk menggunakan software sehingga membantu menghitung kebutuhan tenaga rumah sakit. E. PESERTA Acara ini dikuti oleh berbagai kalangan seperti Direksi Rumah Sakit, Manajer SDM, Kepala Devisi, Bagian, Instalasi Ruang dan Unit Rumah Sakit. Peserta dari PT Perkebunan Nusantara IV (Persero) sebanyak 2 ( dua ) orang yaitu : NO

NAMA

GOL.

JABATAN

1

Dra. Elynar Lubis. Apt.M Kes

IV B/6

Kaur.Kesehatan SDM

2

M. Usman Nasutin, SH

IIIC/4

Pj. Kaur. Pengelolaan CBHRMS

4


II. URAIAN TEORITIS Perhitungan beban kerja adalah suatu teknik untuk menetapkan waktu bagi seorang tenaga kerja yang memenuhi persyaratan (qualified) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan tertentu dengan standar prestasi yang telah ditetapkan. Dengan melaksanakan perhitungan beban kerja, suatu unit organisasi dapat menghitung dan menentukan jumlah beban kerja yang seharusnya dan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan, sehingga organisasi dapat merencanakan kebutuhan tenaga kerja baru dan menempatkan tenaga kerja sesuai dengan persyaratan dan kebutuhan unit kerja. A. Aspek-aspek dalam perhitungan Dalam menghitung formasi tenaga kerja terdapat 3 (tiga) aspek pokok yang harus diperhatikan. Ketiga aspek tersebut adalah: 1. Beban kerja Beban kerja merupakan aspek pokok yang menjadi dasar untuk perhitungan. Beban kerja perlu ditetapkan melalui program-program unit kerja yang selanjutnya dijabarkan menjadi target pekerjaan untuk setiap jabatan. 2. Standar Kemampuan Rata-rata Standar kemampuan rata-rata dapat berupa standar kemampuan yang diukur dari satuan waktu yang digunakan atau satuan hasil. Standar kemampuan dari satuan waktu disebut dengan Norma Waktu. Sedangkan standar kemampuan dari satuan hasil disebut dengan Norma Hasil. Norma waktu adalah satu satuan waktu yang dipergunakan untuk mengukur berapa hasil yang dapat diperoleh. Rumusnya adalah: NORMA WAKTU

Orang x Waktu = Hasil

[

Contoh:

Pengetik dalam waktu 30 menit dapat menghasilkan berapa lembar ketikan (misalnya 2 lembar ketikan). NORMA WAKTU

1 Orang pengetik x 30 menit = 2 lembar ketikan

5

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang pengetik adalah 30 menit menghasilkan 2 lembar ketikan. Norma hasil adalah satu satuan hasil dapat diperoleh dalam waktu berapa lama. Rumusnya adalah: NORMA HASIL

Hasil = Orang x Waktu

Contoh: Analisis jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu berapa lama untuk menyelesaikannya (misalnya 90 menit). NORMA HASIL

1 Uraian jabatan = 1 Analis Jabatan x 90 menit

Dari contoh tersebut dapat ditetapkan bahwa rata-rata standar kemampuan seorang analis Jabatan untuk menghasilkan 1 uraian jabatan diperlukan waktu 90 menit. 3. Waktu kerja Waktu kerja yang dimaksud di sini adalah waktu kerja efektif, artinya waktu kerja yang secara efektif digunakan untuk bekerja. Waktu kerja Efektif terdiri atas HARI KERJA EFEKTIF dan JAM KERJA EFEKTIF. a. Hari kerja efektif adalah jumlah hari dalam kalender dikurangi hari libur dan cuti. Perhitungannya adalah sebagai berikut: Jml. Hari menurut kalender

…. Hari

Jml. Hari minggu dalam 1 tahun …. Hari Jml. Hari libur dalam 1 tahun …. Hari Jumlah cuti dalam 1 tahun …. Hari [

Hari libur dan cuti

…. Hari

Hari kerja Efektif

…. Hari

6

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Catatan: Hari libur dapat berupa hari libur nasional dan hari libur lainnya yang diberlakukan oleh organisasi perusahaan secara umum. b. Jam kerja efektif adalah jumlah jam kerja formal dikurangi dengan waktu kerja yang hilang karena tidak bekerja (allowance) seperti buang air, melepas lelah, istirahat makan, dan sebagainya. Allowance diperkirakan rata-rata sekitar 30 % dari jumlah jam kerja formal. Dalam menghitung jam kerja efektif sebaiknya digunakan ukuran 1 minggu. Contoh menghitung jam kerja efektif : Jumlah jam kerja formal 1 minggu Allowance 30% x 400 menit Jam kerja efektif 1 minggu

2.400 menit 720 menit 1.680 menit

Jumlah jam kerja formal dalam 1 minggu dihitung 8 jam per hari kali 5 hari. B. Metoda Dalam menghitung formasi, banyak metoda yang dapat dipergunakan. Namun demikian, dalam pedoman ini disajikan metoda yang sederhana yang memungkinkan dapat memberi kemudahan bagi instasi menggunakannya. Metoda yang dipilih adalah metoda beban kerja yang diidentifikasi dari :  Hasil kerja  Objek kerja  Peralatan kerja  Tugas per tugas jabatan Penjelasan penggunaan metoda akan diuraikan lebih lanjut dalam uraian tentang Teknik Perhitungan. 7

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli C. Prinsip Penyusunan Formasi Dalam penyusunan formasi hendaknya diperhatikan prinsip-prinsip sebagai berikut: 1. setiap jenjang jabatan jumlah tenaga kerjanya sesuai dengan beban kerjanya. 2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong. 3. selama beban kerja organisasi tidak berubah, komposisi jumlah tenaga kerja tidak berubah. D. Hal-hal Yang Mempengaruhi Dalam menghitung formasi tenaga kerja, perlu mengidentifikasi hal-hal yang mempengaruhi terjadinya perubahan dalam organisasi. Beberapa hal tersebut adalah: 1. Perubahan target-target Setiap unit kerja dalam organisasi setiap kurun waktu tertentu menetapkan program-program yang didalamnya terkandung target yang akan menjadi beban pekerjaan. Target yang berubah akan mempengaruhi pula jumlah beban pekerjaan. Dengan demikian, beban kerja jabatan akan bergantung kepada ada tidaknya perubahan target dari program yang ditetapkan oleh unit kerjanya. 2. Perubahan fungsi-fungsi Fungsi yang dimaksud disini adalah fungsi unit kerja. Perubahan fungsi unit kerja memiliki kecenderungan mempengaruhi bentuk kelembagaan. Dengan adanya perubahan fungsi unit berarti juga mempengaruhi peta jabatan. 3. Perubahan komposisi tenaga kerja Komposisi tenaga kerja dapat digambarkan dalam penempatan tenaga kerja dalam jabatan mengikuti peta jabatan yang ada. Perubahan komposisi tenaga kerja berarti perubahan pula penempatannya, baik karena pensiun, promosi, mutasi, atau karena hal lain. Perubahan komposisi tenaga kerja merupakan perubahan jumlah tenaga kerja dalam formasi. 4. Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi Perubahan lain yang mempengaruhi organisasi dapat berupa perubahan kebijakan, misalnya pengalihan pencapaian program dari swakelola menjadi pelimpahan

8

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli pekerjaan kepada pihak ketiga. Hal ini pada akhirnya akan mempengaruhi pula kepada jumlah beban kerja. E. Teknik Perhitungan Menghitung formasi tenaga kerja dilakukan melalui beberapa tahapan. Tahapannya adalah analisis jabatan, memperkirakan persediaan tenaga kerja, menghitung kebutuhan tenaga kerja, dan terahir menghitung keseimbangan antara kebutuhan dan persediaan. Khusus pada perencanaan persediaan

dan kebutuhan tenaga kerja, hendaknya

diarahkan unutuk mencari keseimbangan antara sumber daya tenaga kerja yang akan didayagunakan dalam proses pekerjaan dengan hasil yang ingin dicapai atau misi yang harus dilakukan.l oleh karena itu, perencanaan persediaan dan kebutuhan tenaga kerja diselaraskan dengan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam organisasi. Dalam menghitung formasi tenaga kerja, hendaknya diperhatikan beberapa hal, yaitu: 1. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja menjadi tanggung jawab pimpinan unit kerja yang menangani ketenaga kerjaan, seperti Bagian SDM dan Umum, Kepala Tata Usaha, atau pejabat lain yang memiliki fungsi pengelolaan ketenaga kerjaan; 2. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja hendaknya dibantu dengan masukan para pemimpin unit teknis; 3. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja dimulai dengan penilaian programprogram yang berdampak pada pelaksanaan tugas-tugas; 4. perkiraan kebutuhan tenaga kerja dinyatakan dalam jabatan dan syarat-syaratnya. Syarat dimaksud dapat berupa syarat yang pokok, misalnya syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, atau keahlian dan keterampilan; 5. memperkirakan kebutuhan tenaga kerja diperlukan inventarisasi data ketenaga kerjaan minimal 3 (tiga) tahun yang lalu; 6. pencatatan data menjadi bagian dari dokumentasi data pada Sistem Informasi Manajemen Ketenaga-kerjaan (SIM-K). Dengan demikian, pencatatan data harus berkesinambungan.

9

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Beberapa hal tersebut di atas hendaknya dipenuhi untuk menjamin kemudahan perhitungan dari tahun ke tahun. Selanjutnya, tahapan perhitungan formasi adalah seperti penjelasan di bawah ini. A. Analisis Jabatan Formasi tenaga kerja harus dapat ditunjukkan dengan jumlah tenaga kerja dalam jabatan. Maksudnya adalah agar setiap tenaga kerja yang menjadi bagian dalam formasi memiliki kedudukan dalam jabatan yang jelas. Dengan demikian, sebelum dilakukan perhitungan formasi terlebih dahulu harus tersedia peta jabatan dan uraian jabatan yang tertata rapi. Peta jabatan dan uraian jabatan diperoleh dengan melakukan analisis jabatan. Oleh karenanya, analisis jabatan merupakan tahap awal dalam pelaksanaan perhitungan formasi. B. Perkiraan Persediaan Tenaga kerja Persediaan tenaga kerja adalah jumlah tenaga kerja yang dimiliki oleh suatu unit kerja pada saat ini. Pencatatan data persediaan tenaga kerja menjadi bagian yang tak terpisahkan dari perencanaan ketenaga-kerjaan secara keseluruhan. Kemudian dalam kepentingannya dengan perhitungan formasi, persediaan tenaga kerja perlu disusun perkiraan untuk beberapa tahun yang akan datang. Perkiraan persediaan tenaga kerja tahun yang akan datang merupakan perkiraan yang terdiri atas jumlah tenaga kerja yang ada, dikurangi dengan jumlah pensiun dalam tahun yang bersangkutan. Pengurangan tenaga kerja diluar pensiun seperti mutasi dan promosi sulit diramalkan. Oleh karena itu, pengurangan tersebut tidak perlu masuk dalam perkiraan, kecuali sudah ada rencana yang pasti. Persediaan tenaga kerja hendaknya dinyatakan dalam inventarisasi yang terlihat kualifikasinya. Langkah-langkah menetapkan persediaan tenaga kerja adalah sebagai berikut: 1. menyusun daftar jabatan beserta uraian ringkasnya (ikhtisar) disertai dengan syarat pendidikan, pelatihan, pengalaman, dan syarat lain yang bukan menjadi syarat mental. Langkah ini dapat dinyatakan dalam tabel berikut: 10

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Tabel 1: DAFTAR JABATAN Unit kerja: …………………... No

Nama jabatan

Iktisar tugas

pendidikan

pelatihan

Syarat jabatan pengalaman

keahlian

keterampilan

Contoh: Tabel 1: DAFTAR JABATAN Unit Kerja : Bagian SDM No

Nama jabatan

Iktisar tugas

1

Kepala Urusan Personalia

- Mempersiapkan perencanaan, pengadaan, dan pengembangan tenaga kerja.

2

Ass. Urusan Personalia

pendidikan

pelatihan

Syarat jabatan pengalaman

keahlian

keterampilan

Perencana an SDM

Berkomunika si

- Dst……

- Dst……

- Dst……

- Dst…

- Dst…

- Dst…

- Dst…

- Dst……

- Dst……

- Dst……

- Dst…

- Dst……

- Dst…..

Dst…..

- Dst…..

- Dst…..

SMU

Kepersonali aan

- Memeroses pemutasian karyawan

- Dst……

- Dst……

- Dst……

- Dst…

- Dst…… - Dst……

Pernah duduki jabatan Ass. SDM & Umum

Dst…..

2. Menyusun daftar tenaga kerja menurut jabatan. Daftar tenaga kerja memuat nama jabatan, nama tenaga kerja, tahun pengangkatan, tahun pensiun, dan kualifikasi tenaga kerja yang bersangkutan. Daftar tenaga kerja dapat disusun dalam tabel berikut:

Tabel 2 : DAFTAR TENAGA KERJA MENURUT JABATAN Unit Kerja: ………… Jabatan No

Nama

Tenaga kerja Nama

Diangkat

Kualifikasi Pensiun

Pddk

Pelatih

Pengl

Keahl

Ketrm

Contoh : 11

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Tabel 2: DAFTAR TENAGA KERJA MENURUT JABATAN Unit kerja: Bagian Ketenaga kerjaan Jabatan No 1 2 3 4 5

Tenaga kerja

Nama Kabag CS Kepala Urusan… Kepala Urusan…. dst Kepala Urusan Personalia

Kualifikasi

Nama

Diangkat

Pensiun

Pddk

Pelatih

Keahl

Ketrm

KMP

Pengl Manajer Kebun

Drs. Budi

1980

2008

S1

-

-

Polan, SE

1974

2004

S1

Adum

kesekret

-

-

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

Mulad, BSc

DIII

dst

dst

dst

dst

dst

dst

Astuti

SMU

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

dst

3. membuat perkiraan perubahan komposisi tenaga kerja yang akan pensiun, dan rencana promosi serta mutasi untuk mengetahui kemungkinan perubahan posisi tenaga kerja dalam jabatan.

Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI TENAGA KERJA Tahun ……………… s.d. ………………. Unit kerja: ……………………… Jabatan No

Nama

tenaga kerja yg ada

pensiun …..

……

Promosi ……

……

……

Mutasi ……

……

…..

…..

Contoh:

12

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Tabel 3: PERKIRAAN PERUBAHAN KOMPOSISI TENAGA KERJA Tahun 2004 s.d. 2006 Unit kerja: Bagian ketenaga kerjaan Jabatan

tenaga kerja

pensiun

Promosi

Mutasi

No

Nama

yg ada

…..

……

……

……

……

……

……

1

kabag kepeg

1

_

_

_

_

_

_

_

2

kasubag mutasi

1

_

1

_

_

_

_

_

3

Dst

4

pemroses mutasi jabatan

3

_

_

1

_

_

_

_

5

penyusun formasi

2

_

_

_

_

_

_

_

6

Dst

7

Dst

….. _ _

….. 1 _

1 _

_ _

8

4. Membuat perkiraan persediaan tenaga kerja untuk waktu yang ditentukan dengan inventarisasi tenaga kerja yang sudah bersih. Inventarisasi tenaga kerja bersih dimaksudkan

sebagai

inventarisasi

yang

sudah

tidak

mencantumkan lagi tenaga kerja yang pensiun dalam waktu sampai perencanaan. Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA Tahun ……… s.d. ……….. Unit kerja: ………… No

Nama jabatan

Tenaga kerja yang ada

Persediaan Th…………

Th……….

Th……….

Contoh : Tabel 4: PERKIRAAN PERSEDIAAN TENAGA KERJA Tahun 2004 s.d. 2006 Unit kerja: Bagian ketenaga kerjaan No

Nama jabatan

Tenaga kerja

Persediaan

yang ada

2004

2005

2006

1

Kepala Bagian CS

1

1

1

0

2

KAUR Legal

1

1

0

0

3

Dst………

4

Dst……….

3

3

2

1

5

Dst………..

2

2

2

2

C. Perhitungan Kebutuhan Tenaga kerja

13


1. Perhitungan dengan Metoda Umum Perhitungan dengan metoda umum adalah perhitungan untuk jabatan fungsional umum dan jabatan fungsional tertentu yang belum ditetapkan standar kebutuhannya oleh instasi Pembina. Perhitungan kebutuhan tenaga kerja dalam jabatan tersebut menggunakan acuan dasar data tenaga kerja yang ada serta peta dan uraian jabatan. Oleh karena itu, alat pokok yang dipergunakan dalam menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah uraian jabatan yang tersusun rapi. Pendekatan yang dapat dilakukan untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja adalah mengidentifikasi beban kerja melalui: o Hasil kerja o Objek kerja o Peralatan kerja o Tugas per tugas jabatan a. Pendekatan Hasil Kerja Hasil kerja adalah produk atau output jabatan. Metoda dengan pendekatan hasil kerja adalah menghitung formasi dengan mengidentifikasi beban kerja dari hasil kerja jabatan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya fisik atau bersifat kebendaan, atau hasil kerja non fisik tetapi dapat dikuantifisir. Perlu diperhatikan, bahwa metoda ini efektif dan mudah digunakan untuk jabatan yang hasil kerjanya hanya satu jenis. Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:  wujud hasil kerja dan satuannya;  jumlah beban kerja yang tercemin dari target hasil kerja yang harus dicapai;  standar kemampuan rata-rata untuk memperoleh hasil kerja. Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: ∑ Beban kerja x 1 orang Standar kemampuan Rata-rata

14

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Contoh: Jabatan

: Kerani Pengentri Data

Hasil kerja

: Data entrain

Beban kerja/ Target Hasil

: 200 data entrain setiap hari

Standar kemampuan pengentrian

: 30 data per hari

Perhitungannya adalah: 200 data entrain x 1 orang = 6,67 orang’ 30 data entrain Dibulatkan menjadi 7 orang b. Pendekatan Objek Kerja Objek kerja yang dimaksud disini adalah objek yang dilayani dalam pelaksanaan pekerjaan. Metoda ini dipergunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung dari jumlah objek yang harus dilayani. Sebagai contoh, Dokter melayani pasien, maka objek kerja jabatan Dokter adalah pasien. Banyaknya volume pekerjaan Dokter tersebut dipengaruhi oleh banyaknya pasien. Metode ini memerlukan informasi: 

wujud objek kerja dan satuan;



jumlah beban kerja yang tercemin dari banyaknya objek yang harus dilayani;



standar kemampuan rata-rata untuk melayani objek kerja.

Rumus menghitung dengan pendekatan metoda ini adalah: Objek kerja x 1 orang Standar kemampuan Rata-rata

15

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Contoh: Jabatan

: Dokter

Objek kerja

: Pasien

Beban kerja

: 80 pasien per hari

Standar kemampuan pemeriksaan

: 25 pasien per hari

80 pasien x 1 Dokter = 3,2 orang Dokter 25 pasien dibulatkan menjadi 3 orang c. Pendekatan Peralatan Kerja peralatan kerja adalah peralatan yang digunakan dalam bekerja. Metoda ini digunakan untuk jabatan yang beban kerjanya bergantung pada peralatan kerjanya. Sebagai contoh, pengemudi beban kerjanya bergantung pada kebutuhan operasional kendaraan yang harus dikemudikan. Dalam menggunakan metoda ini, informasi yang diperlukan adalah:  satuan alat kerja  jabatan yang diperlukan untuk pengoperasian alat kerja;  jumlah alat kerja yang dioperasikan;  rasio jumlah tenaga kerja per jabatan per alat kerja (RPK); Rumus perhitungannya adalah: Peralatan kerja x 1 orang Rasio penggunaan alat kerja

Contoh: Bis angkutan tenaga kerja

16


Satuan alat kerja Jabatan yang diperlukan untuk Pengoperasian alat kerja Jumlah alat kerja yang dioperasikan Rasio pengoperasian alat kerja

:Bis : : : : : : :

> pengemudi bis > kernet bis > montir bis 20 bis > 1 pengemudi bis 1 bis > 1 kernet 1 bis > 1 montir 5 bis

Jumlah tenaga kerja yang diperlukan  pengemudi Bis: 20 bis x 1 bis

1 pengemudi = 20 pengemudi

 Kernet Bis: 20 bis x

1 kernet = 20 kernet bis

x

1 montir = 4 montir bis

1 bis  Montir Bis: 20 bis 5 bis d. Pendekatan Tugas per tugas jabatan Metoda ini adalah metoda untuk menghitung kebutuhan tenaga kerja pada jabatan yang hasil kerjanya abstrak atau beragam. Hasil beragam artinya hasil kerja dalam jabatan banyak jenisnya. Informasi yang diperlukan untuk dapat menghitung dengan metoda ini adalah: 

uraian tugas beserta jumlah beban untuk setiap tugas;



waktu penyelesaian tugas;



jumlah waktu kerja efektif per hari rata-rata.

Rumusnya adalah:

17


∑ Waktu penyelesaian tugas ∑ Waktu kerja efektif Waktu penyelesaian tugas disingkat WPT. Sedangkan waktu kerja Efektif disingkat WKE. Contoh: Jabatan NO. 1 1

: Pengadministrasi Umum

URAIAN TUGAS 2 mengetik surat

BEBAN TUGAS 3 70 lb/hari

WPT 5 (3x4) 840 menit

1 laporan/hari

SKR 4 12 menit/lb 6 menit/surat 5 menit/surat 6 menit/tamu 30 menit/lap

16 data/hari

90 menit/data

1.440 menit

→

→

2

mengagenda surat

24 surat/hari

3

mengarsip surat

24 surat/hari

4

melayani tamu

5

menyusun laporan daftar hadir mengadministrasi kepegawaian dan seterusnya

6 7

4 tamu/hari

∑ WPT

144 menit 120 menit 24 menit 30 menit

n menit 2.598 + n menit

Jumlah waktu kerja rata-rata per hari yang ditetapkan sebagai waktu efektif adalah 270 menit. Jadi jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan untuk jabatan pengadministrasi umum adalah: 2, 598 + n menit x 1 orang = ……. orang 270 menit 1. perhitungan kebutuhan tenaga kerja dalam jabatan dengan standar kebutuhan minimum Perhitungan menggunakan metoda ini adalah perhitungan bagi jabatan fungsional tertentu atau jabatan lain yang standar minimalnya telah ditetapkan. Jabatan yang telah ditetapkan standar kebutuhan minimalnya adalah jabatan yang berada dalam kelompok tenaga kesehatan.

18

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli a.Kebutuhan tenaga kerja sebagai Tenaga kesehatan Tenaga kesehatan terdiri dari sekelompok jabatan yang pembinaannya berada di bawah departemen kesehatan. Jabatan-jabatan tersebut telah diklasifikasikan sebagai berikut: 1). Tenaga medis • Dokter Spesialis • Dokter Umum • Dokter Gigi 2). Tenaga Keperawatan • Perawat • Bidan 3). Tenaga Kefarmasian • Apoteker • Analisis Farmasi • Asisten Apoteker 4). Tenaga Kesehatan Masyarakat • Epidemiologis kesehatan • Entamologis kesehatan • Mikrobiologis kesehatan • Penyuluh kesehatan • Pengadministrasi kesehatan • Sanitarian 5). Tenaga Gizi • Nutrisionis • Dietisien 6). Tenaga Keterapian Fisik • Fisioterapis • Okupasiterapis • Terapis Wicara 7). Tenaga Keteknisan Medis

19

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli • Radiografer • Radiografis • Teknisi Gigi • Teknisi Elektromedis • Analis Kesehatan • Refraksionis Optisien • Otorik Prostetik • Teknisi Transfusi • Perekam Medis Penetapan perhitungan standar kebutuhan minimal dapat dilihat dalam tabel berikut: Standar Kebutuhan Tenaga Rumah Sakit Umum (dalam jumlah orang) RS JENIS TENAGA Dokter Spesialis Dokter Umum Dokter Gigi Keperawatan Kefarmasian Kesehatan Masyarakat Gizi Keterapian Fisik Keteknisan Medis Non Tenaga Kesehatan

Kelas A 304 6 1,240 24 6 24 34 52 348

RS Kelas B (p) 102 11 3 464 12 3 12 15 23 282

RS Kelas B (NP) 36 11 3-Jan 200 12 3 12 15 23 282

RS

RS

Kelas C

Kelas D

7 11 2 80 3 2 3 5 7 87

3 1 16 1 1 1 1 2 28

20


III. KONSEPTUALISASI PEMBELAJARAN Menghitung beban kerja adalah merupakan hilir dari kegiatan analisis jabatan. Analisis jabatan adalah proses, metode, dan teknik untuk memperoleh data jabatan yang diolah menjadi informasi jabatan dan disajikan untuk kepentingan program kepegawaian serta memberikan umpan balik bagi perusahaan. Setiap karyawan selayaknya tahu apa yang harus dikerjakan selama berada dalam waktu dan tempat kerjanya. Dengan melaksanakan analisis ini akan terkumpul informasi jabatan yang berisi uraian jabatan yang harus dilaksanakan oleh masing-masing jabatan. Outcome dari analisis jabatan, uraian jabatan, dan perhitungan beban kerja ini, maka dapat dengan mudah menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada satu unit kerja, outputnya adalah efektifitas pelaksanaan kegiatan kerja serta efsiensi biaya tenaga kerja. Langkah-langkah dalam menghitung jumlah kebutuhan tenaga kerja: 1. Mengambil data/melakukan penelitian mengenai jumlah beban kerja perhari, misalnya dalam satu hari rata-rata dilakukan pelayanan terhadap 60 pasien, atau mungkin menyelesaikan 60 berkas. 2. Melakukan pengambilan data/atau penelitian mengenai pekerjaan-pekerjaan apa saja yang dilakukan tiap bagian. 3. Melakukan

pengambilan

data/penelitian

untuk menghitung

waktu yang

dibutuhkan dalam menyelesaikan satu rangkain pekerjaan dalam satu bagian 4. Melakukan perhitungan dengan rumus. Faktor yang mempengaruhi Kebutuhan Tenaga Kerja 1. Jumlah hari dalam 1 tahun (a)=365 hari 2. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun(b)=303 hari (diperoleh dari jumlah hari dalam satu tahun dikurangi jumlah hari minggu dalam satu tahun dan hari libur nasional) 3. Jumlah jam kerja per hari=7 jam 4. Jumlah hari kerja efektif=279 hari 5. Jumlah hari kerja dikurangi cuti/ijin

21

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli 6. Jumlah Jam kerja efektif (e)=5,3 Jam (dari jml jam kerja efektif dikalikan dengan jam kerja per hari dibagi 365 hari) Contoh; KASUS I - di Bagian TPP Rawat Inap, Diketahui : Jumlah berkas pasien/kunjungan pasien di R.Inap 60. Bagaimanakah menghitung Kebutuhan kerja untuk Penerimaan pasien Rawat Inap: Jawab: 1. Lakukan pengambilan data dan semisal hasilnya sebagai berikut: 

Wawancara pasien butuh waktu = 3 menit



Pemesanan Kamar dan Cari kamar = 3 menit



Penjelasan Lembar informed consent = 1 menit



Entry data pasien = 1,5 menit



Pengambilan berkas RM = 1 menit



Penyerahan RM pasien ke petugas antar = 0,5 menit

Sehingga; total satu rangkaian pekerjaan adalah = 10 menit Selanjutnya hasil total diatas dikali beban kerja, dimana di soal diatas adalah 60. Sehingga hasil yang diperoleh adalah sebesar: 10 mnt x 60 = 600 mnt = 10 Jam Sehingga jumlah tenaga kerjanya adalah : (a x h)/ (bxe) = (365 x 10/303x5,3)= 2,3 dibulatkan menjadi= 2 orang -

a = jumlah hari dalam satu tahun

-

b = jumlah hari kerja dalam satu tahun

-

e = jumlah jam kerja efektif

-

h adalah waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas. h diperoleh dari hasil kali antara waktu yg dibutuhkan dalam menyelesaikan tugas untuk satu pasien dikali dengan jumlah beban kerja.

KASUS II - di bagian Assembling

22

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Diketahui: Jumlah berkas perhari sebagai beban kerja bagian assembling adalah 60 berkas. Bagimana kebutuhan tenaga kerjanya? Jawab: 

Menerima berkas RM dari petugas bangsal= 0,25 menit



Menata /Mengurutkan lembaran berkas RM =3 menit



Membuat kartu kendali dan menempel pada berkas =1 menit



Cek Kelengkapan RM=2 menit



Memisahkan berkas RM lengkap dan tidak lengkap=0,5 menit

Total perkejaan satu berkas=6,75 menit Total pekerjaan dengan beban 60 brks=6,75 x 60 = 405 menit dijadikan jam menjadi 6,75 jam Dihitung dengan rumus menjadi (a x h) / (b x e) =(365 x 6,75)/ (303 x 5,3)= 1,5 dibulatkan menjadi= 1 orang atau 2 tergantung kebijakan perusahaan. Berikut ini formula hitung sdm berdasarkan metoda yaslis ilyas Formula dapat bekerja dengan baik dengan syarat bila manajer dapat menentukan dengan akurat jenis, jumlah dan waktu transaksi bisnis dan tidak terjadi duplikasi kegiatan. Manajer dapat menghitung beban kerja setiap tenaga kerja perhari dalam satuan waktu menit atau jam per hari kerja. Dengan mengetahui komponen tersbut dapat dkembangkan formula menghitung tenaga kerja per hari sebagai berikut: Kebutuhan SDM/hari = {(B.K i-j = J T x W.T) :JKE }.  B.K i-j = Jenis Beban Kerja  J.T. = Jumlah Transaksi per hari  W.T.= Waktu yang dibutuhkan untuk setiap jenis Transaksi  J.K.E = Jam kerja efektif SDM per hari

23

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli Kebutuhan Total SDM/tahun akan dihitung dengan memperhatikan hari kerja efektif pertahun dan diperlukannnya tenaga cadangan pada pola kerja yang menggunakan tiga shift kelompok kerja seperti Satpam, Perawat dan Kasir Rumah sakit. Contoh perhitungan tenaga perawat: (Contoh: 2 kegiatan) Σ B.K i-j = T. T x V.T. Ket: B.K i-j = Beban Kerja memandikan pasien & penyuluhan pasien  T.T. i-j = memandikan pasien = 20’ & penyuluhan pasien = 15’  V.T. i-j = Volume Transaction = 10 pasien  B.K i-j = (20’ x2x 10)+(15 x 10) = 550 menit Tenaga Perawat Yang Dibutuhkan Σ Tenaga/hr = Beban kerja : Wkt kerja/hr Σ Tenaga/hr = 3500 menit : 420‘/hari = 8,3 Σ Tenaga (hr kerja efektif 273)= (8,3)+(92/273×8,3)= 11 + 4 (cadangan)= 15 orang Σ Tenaga (hr kerja efektif 255)= (8,3)+(110/255×8,3)= 12+4 (cadangan)= 16 orang Dengan demikian, kunci utama menghitung tenaga adalah kemampuan identifikasi jenisjenis, jumlah transaksi bisnis, waktu transaksi dan jam kerja produktif tenaga kerja.

IV. RENCANA TINDAK LANJUT Dengan telah diperolehnya pengetahuan tentang penghitungan beban kerja ini, maka kami berencana, al; 1. Melakukan analisa jabatan 2. Menghitung beban kerja 3. Menetapkan jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan pada masing-masing rumah sakit perusahaan. Tidakan ini dilakukan dengan cara sampling di salah satu rumah sakit perusahaan dengan tujuan untuk meningkatkan efektifitas pelayanan rumah sakit perusahaan serta efisiensi biaya tenaga kerja dengan cara pemberdayaan tenaga kerja yang berlebih pada unit-unit kerja lain yang memerlukannya.

24


V. KESIMPULAN DAN SARAN A.

Kesimpulan Hasil perhitungan kebutuhan formasi tenaga kerja ini dapat diimplementasikan secara efektif apabila: 1. Organisasi yang disusun benar-benar diarahkan untuk melaksanakan misinya secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan visi yang ditetapkan. 1. setiap unit organisasi, tersusun dari jabatan–jabatan yang dibutuhkan oleh organisasi induknya dengan tugas-tugasnya yang jelas serta beban kerjanya terukur. 2. setiap jabatan mempunyai standar kompetensi yang jelas bagi tenaga kerja yang akan mendudukinya. 3. setiap jabatan mempunyai standar kinerja. Dengan

demikian,

agar

dapat

menghitung

formasi

yang

dapat

dipertanggungjawabkan, maka perusahaan harus memiliki data kepegawaian yang terurai untuk berbagai kepentingan keputusan kepegawaian. Salah satunya adalah dimilikinya system informasi manajemen ketenaga-kerjaan (SIM-K) yang memuat daftar jabatan beserta uraiannya yang disertai dengan data tenaga kerja yang ada menurut jabatannya. Pedoman ini hanyalah merupakan salah satu instrument pendayagunaan tenaga kerja. Selanjutnya, agar instrument ini dapat dipergunakan untuk penataan ketenaga-kerjaan, maka harus didukung oleh kesepakatan dan komitmen yang kuat di semua jajaran manajemen untuk melaksanakannya secara konsisten. Perhitungan baban kerja ini akan sangat bermanfaat untuk perencanaan kebutuhan tenaga kerja di rumah sakit guna menata kembali jumlah kebutuhan tenaga yang riel, sehingga bila didapati adanya kelebihan tenaga, dapat diberdayakan dengan menempatkannya pada unit-unit kerja lain yang membutuhkan. Untuk melakukan penghitungan kebutuhan tenaga kerja dimaksud, dibutuhkan data : 1. bed occupation rate (BOR) atau tingkat hunian tempat tidur di rumah sakit. 2. transaksi kerja di masing masing unit kerja

25

WORKSHOP “Metode Baru Perencanaan SDM Rumah Sakit“ Jakarta, 20 – 21 Juli 3. waktu yang dibutuhkan untuk tiap transaksi kerja 4. volume masing masing transaksi kerja 5. setelah data tersebut lengkap kemudian dimasukkan kerumus Yaslis yang telah diinstal kekomputer maka akan dapat hasil kebutuhan tenaga yang dimaksud. 6. Rumus yang dimaksud adalah

 SDM /hari =  ( B.K i-j = J T x W.T ) : JKE  . Dibutuhkan untuk setiap jenis transaksi J.K.E = Jam kerja efektipSDM per hari B.K i-j = Beban Kerja ( menit atau jam/hari) J.T. = Jumlah Transaksi per hari W.T. = Waktu ( menit atau jam ) Jumlah hari kerja per tahun = (255 hari/tahun atau 273 hari/tahun atau 289 hari/tahun atau 237 hari/tahun) Keterangan : Jumlah Hari Kerja Efektip/ tahun 

365 – (12 hari libur nas – 12 hari cuti/th) x 3/4 = 255 hari



365 – (12 hari libur nas – 12 hari cuti/th) x 4/5 = 273 hari



365 – (52 hari minggu + 12 hari libur nas + 12 hari cuti/th) = 289 hari



365 – (104 Sabtu & Minggu + 12 hari libur nas + 12 hari cuti/th) = 237 hari

A. Saran Program penghitungan kebutuhan tenaga menurut Yaslis dapat dipergunakan baik untuk perencanaan tenga di Rumah Sakit maupun tenaga dibidang lain di PTP N IV. Sehingga kebutuhan tenaga dapat lebih rasional.

26

Laporan Perencanaan SDM Rumah Sakit

Recommend Documents