LAPORAN PELAKSANAAN KEGIATAN PRAKTEK KERJA INDUSTRI (PRAKERIN) PADA KANTOR UNIT PASAR WAGE PURWOKERTO JL. BRIGJEND KATAMSO NO. 1 PURWOKERTO
Disusun Oleh : 1. Dinar Leni Driani
( XI AK II )
2. Dwi Nur Cahyati
( XI AK I )
3. Leni Astuti
( XI AK I )
Program Studi : Akuntansi
SMK PURNAMA 2 BANYUMAS TAHUN PELAJARAN 2010/2011
PENGESAHAN TIM EVALUASI
Laporan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini telah diterima dan disahkan oleh panitia uji pada :
Hari
:
Tanggal :
TIM PENGUJI :
1.
________________________
2.
________________________
Mengetahui / Mengesahkan
Kepala Sekolah
Kepala Pasar Wage
SMK PURNAMA 2 BANYUMAS
Drs. YATNANTO
SUPARWOTO, S.Sos NIP. 1967261998121001
PENGESAHAN SEKOLAH
Laporan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini telah disahkan oleh Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Punama 2 Banyumas pada :
Hari
:
Tanggal
:
Mengetahui / Mengesahkan
Kepala Sekolah
Pembimbing
SMK PURNAMA 2 BANYUMAS
Drs. Yatnanto
Tabah Rineka Widi, S.E
PENGESAHAN TIM EVALUASI
Laporan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri (PRAKERIN) ini telah diterima dan disahkan oleh Panitia Pelaksanaan Ujian pada :
Hari
:
Tanggal
:
Mengetahui / Mengesahkan
Kepala Kantor Unit
Pembimbing Kantor
Pasar Wage
SUPARWOTO, S.Sos NIP. 1967261998121001
SRI HARTATI NIP. 196603122008012005
HALAMAN PEPRSEMBAHAN
Laporan ini dipersembahkan untuk : 1. Bapak dan Ibu yang telah memberi semangat serta dorongan baik materi maupun spiritual. 2. Bapak Drs. Yunanto, selaku Kepala Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) Purnama 2 Banyumas. 3. Bapak Suparwoto, S.Sos, selaku Kepala Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto. 4. Bapak Tabah Rineksa Widi S.E, selaku Pembimbing Prakerin dari SMK Purnama 2 Banyumas. 5. Ibu Sri Hartati, selaku Pembimbing Prakerin di Kanto r Unit Pasar Wage. 6. Bapak dan Ibu Guru serta Karyawan SMK Purnama 2 Banyumas. 7. Segenap Karyawan Pasar Wage Purwokerto yang telah membuat hari-hari kami selama Prakerin menjadi lebih bersemangat. 8. Adik-adik serta teman-teman yang telah membantu t erselenggaranya laporan ini. 9. Pembaca yang budiman serta semua pihak yang membantu dalam proses penyusunan laporan ini.
KATA PENGANTAR
Alhamdulillahirbbil¶alamin, puji syukur kami panjatkan kegadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan hidayahNya kepada kami sehingga penyusun dapat menyelesaikan tugas Praktek Kerja Industri yang diberikan oleh sekolah sebagai Pendidikan Sistem Ganda (PDSD) untuk memenuhi salah saru syarat mengikuti Ujian Akhir Sekolah (UAS) dan juga Ujian Akhir Nasional (UAN). Laporan Praktek Kerja Industri ini dsusun berdasarkan program keahlian yang kami
pilih
yaitu
Akuntansi.
Adapun
pelaksanaan
Praktek
Kerja
Industri
(PRAKERIN) dimulai pada tanggal 14 Maret sampai 14 Mei 2011. Maksud dan tujuan pembuatan laporan ini adalah sebagai bukti bahwa penyusun telah meyelesaikan Praktek Kerja Industri (Prakerin) maka melalui Prakerin ini kami mengucapkan terima kasih kepada : 1. Bapak Drs. Yunanto, selaku Kepala Sekolah SMK Purnama 2 Banyumas yang telah memberi izin untuk pelaksanaan Praktek Kerja Industri. 2. Bapak pimpinan dan seluruh staf karyawan Kantor Unir Pasar Wage Purwokerto Kabupaten Banyumas yang telah memberi izin tempat untuk melaksanakan Praktek Kerja Industri. 3. Bapak Tabah Rineksa Widi, S.E, selaku pembimbing dari sekolah. 4. Ibu Sri Hartati, selaku pembimbing dari instansi yang telah mengawasi, membimbing serta mengarahkan selama kami pelaksa nakan Prakerin. 5. Orang rua tercinta yang telah memberi semangat seta dorongan bagi kami. 6. Rekan-rekan seperjuangan dan semua pihak yang telah membantu dalam proses penyusunan laporan ini. Kami menyadari sepenuhnya, bahwa laporan ini masih banyak kekurangan dan juga masih sangat jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu dengan senang hati kami mengharap saran dan kritik yang sifatnya membangun.
Harapan kami semoga karya tulis yang masih sangat sederhana ini dapat bermanfaat bagi kami dan para pembaca umumny adik-adik kelas pada khususnya. Tak lupa penyusun mohon maaf yang sebesar-besarnya apabila terdapat kesalahan baik dalam susunan maupun ketatabahasaannya.
Banyumas,
Mei 2011
Penyusun
BAB I PENDAHULUAN
A. Tujuan Kegiatan Praktek Kerja Industri
Kegiatan pelaksanaan Praktek Kerja Industri di Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto mempunyai tujuan antara lain : 1. Melaksanakan salah satu progran kegiatan yang wajib diikuti oleh setiap siswa SMK Purnama 2 Banyumas 2. Memenuhi salah satu syarat untuk menikuti Ujian Akhir Nasional (UAN) maupun Ujian Akhir Sekolah (UAS) di SMK Purnama 2 Banyumas tahun 2010/2011 3. Mengarahkan, meningkatkan, memperluas dan memantapkan ketrampilan maupun sikap personil yang diperlukan siswa sebagai bekal untuk memasuki laporan pekerjaan yang sesuai dengan bidangnya 4. Meningkatkan pengenalan siswa pada aspek usaha profesional dalam lapangan kerja antara lain : Struktur Organisasi, Asosiasi Usaha, Jenjang Karir dan Manajemen Usaha 5. Memberikan kesempatan kepada siswa untuk memasyarakatkan diri pada suasana iklim kerja yang sebenarnya baik sebagai pekerja penerima upah (employee) maupun sebagai pekerja mandiri (interpreneur ) terutama yang berkenalan dengan disiplin kerja 6. Meningkatkan, memperluas dan memantapkan proses penyerapan teknologi baru dari lapangan kerja ke sekolah dan sebaliknya 7. Memperoleh
masukan
dan
umpan
mengembangkan pendidikan kejuruan.
balik
guna
memperbaiki
dan
B. Tujuan Penulisan Laporan Pelaksanaan Praktek Kerja Industri
Penulisan laporan pelaksanaan Praktek Kerja Industri mempunyai beberapa tujuan antara lain sebagai berikut : 1. Siswa mampu memahami, memantapkan dan mengembangkan pelajaran yang didapat di sekolah dan penerapannya di dunia usaha 2. Siswa mampu mencari alternatif pemecahan masalah kejuruan sesuai dengan program studi yang dipilihnya secara lebih luas dan pendalaman yang terungkap dari laporan yang disusunnya 3. Mengumpulkan dara untuk kepentingan sekolah dan dirinya 4. Menambah perbandaharaan perpustakaan sekolah dan menunjang peningkatan pengetahuan siswa angkatan selanjutnya 5. Sebagai laporan pertanggungjawaban atas tugas yang telah diberikan di sekolah untuk melaksanakan Pendidikan Sistem Ganda (PSG).
C. Sistem Perolehan Data
Adapun penulisan dalam menyusun laporan ini memperoleh data selama mengikuti kegiatan Praktek Kerja Industei melalui beberapa cara yaitu : 1. Metode Wawancara Dengan melakukan wawancara terlebih dahulu penyusun menyusun beberapa pertanyaan yang akan ditanyakan kepada karyawan maupun langsung kepada pimpinan instansi seta masyarakat diskitar yapng mengetahui sejarah instansi. 2. Metode Pengamatan ( Riset ) Selama mengikuti kegiatan Praktek Kerja Industri pada Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto, penyusun juga melakukan pengamatan langsung tentang kegiatan-kegiatan yang terdapat pada instansi tersebut.
BAB II URAIAN UMUM
A. Sejarah Berdirinya Pasar Wage Purwokerto
Pasar Wage Purwokerto dibangun kira-kira pada abad ke-19 di jaman penjajahan Belanda. Pasar Wage lama terletak di perempatan tengah-tengah kota di Jalan Jendral Soedirman. Pasar itu sendiri dibangun oleh Belanda bertujuan untuk memperlancar aktifitas perekonomian dan pemasaran Belanda yang saat itu masih menjajah Indonesia. Pada saat masih di Jalan jendral Soedirman, Pasar Wage lama berdekatan dengan kedemangan yang saat ini dibangun sebuah Kelnteng di utara pasar. Pasar Wage yang saat ini berdiri, dulunya hanyalah sebuah lapangan yang digunakan untuk kegiatan olahraga atapun yang lain. Pasar Wage lama terdapat sekotar 1600 pedagang yang berdagang dapat menampung kurang lebih 1200 los dan 61 kios. Nama ³WAGE´ dijadikan sebagai nama pasar karena pada saat Wage, pasar lebih ramai dikunjungi pembeli dari pada hari-hari biasa, seperti halnya pasar-pasar lain seperti pasar pon, pasar manis, pasar kliwon adalah nama-nama hari pasaran yang dijadikan nama pasar yang tentunya mempunyai sejarah yang sama dengan pasar Wage. Namun pada saat ini, hal tersebut tidak berpengaruh karena hampir setiap hari pasar Wage Purwokerto ramai dikunjungi para pembeli yang mencari barang kebutuhannya. Seiring berjalannya waktu serta penimbangan bangunan maka pasar Wage dipindah dari jalan Jendral Soedirman ke jalan Brigjend Katamso No. 1 pada tahun 2002. Adapun alasan yang pasar Wage dipindahkan maupun direnovasi, karena : 1. Meningkatkan jumlah pedagang yang mengakibatkan pasar tidak dapat menampung sehingga pedagang berjualan di jalan-jalan yang mengakibatkan ketertiban di jalan terganggu
2. Kondisi bangunan yang sudah tua perlu direnovasi dan dipinahkan ke tempat yang lebih luas agar dapat manampung banyaknya pedagang 3. Letaknya diperempatan jalan yang mengakubatkan ketertiban lalu luntas terganggu sehingga pasar Wage perlu dipindahkan ke tempat yang lebih baik namun tidak mempengaruhi letaknya yang setrategis 4. Pernah terjadi dua kali kebakaran yang mengakibatkan toko dan kios terbakar. Meskipun sudah dipindahkan ke lokasi yang baru namun kenyataannya tetap saja masih banyak pedagang yang berjaulan di jalan-jalan. Hal ini juga diperumit dengan pedagang yang menurut agar luas dan tempat jualnnya tetap tidak berubah serta tidak mau mengikuti aturan yang sudah ditetapkan oleh pemda. Misalnya, dengan mengurangi luas tempat jalan satu meter agar pedagang dapat tertampung, memisahkan jenis dagangan yang kering di lantai dua dan yang basah di lantai satu. Tetapi para pedagang berdalih bahwa peraturan itu dapat merugikan pedagang sehingga barang dagangannya itu tidak laku. Hal tersebut dibuktikan dengan banyaknya kios-kios di lantai dua yang kosong serta tatanannya tidak teratur dan tertib. Kebakaran yang pernah terjadi di Pasar Wage lama juga terulang di Pasar Wage saat ini, yaitu pada tahun 2004 yang melanda blok C dan pada tanggal 5 Juli 2008 yang mengakibatkan blok B dan los daging terbakar, hingga saat ini pun penyebabnya belum diketahui apakah karena kelalaian manusia, hubungan arus pendek ataukah sengaja dibakar.
B. Profile Pasar Wage Purwokerto PROFIL PASAR WAGE PURWOKERTO DINAS PERINDUSTRIAN, PERDAGANGAN DAN KOPERASI KABUPATEN BANYUMAS
1. Identitas Pasar
Nama
Alamat
Luas
: PASAR WAGE PURWOKERTO : Jl. Brigjen Katamso No. 1 Telp (0281) 636823 Kelurahan
: Purwokerto Wetan
Kecamatan
: Purwokerto Timur 2
: 10.305,44 m
C. Struktur Organisasi Kantor Unit Pasar Wage Purwokero
Jenis-jenis jabatan menurut pembagian tugas instansi : 1. Kepala Unit Pasar mempunyai tugas pokok mengelola penataan pedagang, pemelihara dan memungut pendapatan pasar di wilayah kerjanya sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
Uraian tugas Kepala Unit Pasar sebagai berikut : a. Membuat rencana progran dan jadwal kegiatan unit pasar di wilayah kerjanya sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menjabarkan dan membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawabnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. c. Embuat usulan yang berkaitan dengan pemeliharaan, pengembangan dan pengaturan pasar berdasarkan kondisi yang ada utuk lahan pembahasan tingkat selanjutnya.
d. Menyelenggarakan pelayanan permohonan yang dibutuhkan pasar bagi masyarakat yang membutuhkan berdasarkan ketentuan yang berlaku seta kondisi yang ada guna mewujudkan ketertiban dan keindahan di lingkungan pasar. e. Menyelenggarakan
penataan
perdagangan
pasar
guna
mewujudkan
ketertiban dan keindahan lingkungan pasar. f.
Menyelenggarakan pelaksanaan pengungutan pendapatan unit pasar melalui kunjungan pertemuan dan cara lain agar efektif dan efisien dalam pemungutan sarana dan prasarana pasar.
g. Membimbing, membina pedagang pasar dalam menggunakan sarana dan prasarana pasar melalui kunjungan, pertemuan atau cara lain agar efektif dan efisien dalam penggunaan sarana dan prasarana pasar. h. Mengawasi pelaksanaan usaha pedagang pasar agar mengetahui kesesuaian dengan izin penempatan perdaganan yang diberikan. i.
Memberikan informasi yang berkaitan kebijakan teknis pengelolaan pasar dalam wilayah kerjanya kepada pihak yang berkepentingan berdasarkan yang
berlaku
guna
meningkatkan
pemahaman
dalam
pelaksanaan
pengelolaan pasar. j.
Melaksanakan koordinasi dalam unit kerja, antara unit kerja dengan lembaga masyarakat terkait baik secara formal maupun informal guna memperoleh kesatuan pendapat.
k. Menyelenggarakan inventarisasi, pendapatan dan pemutakhiran dari unit pasar guna optimalisasi pelayanan informasi dan peru musan kebijakan. l.
Memberikan informasi kebijakan umum unit pasar guna meningkatkan pemahaman.
m. Melaksanakan koordinasi bidang pasar guna dalam unit kerja, antara unit kerja dengan lembaga masyarakat dan atau masyarakat terkait.
2. Kepala Urusan Tata Usaha mempunyai tugas pokok mengelola urusan ketatausahaan guna menunjang kegiatan unit pasasr. Uraian tugas kepala urusan tata usaha sebagai berikut :
a. Membuat rencana program kerja dan jadwal kegiatan usaha tata usaha sebagai pedoman pelaksanaan tugas. b. Menjabarkan dan membagi tugaskepada bawahan sesuai dengan uraian tugas dan tanggung jawabnya untuk kelancaran pelaksanaan tugas. c. Membuat usaha pendapatan pasar berdasarkan kondisi yang ada dan ketentuan yang berlaku. d. Menyelenggarakan kegiatan administrasi surat menyurat, kearsipan,
perpustakaan,
perlengkapan
kehumasan, dan
kerumah
keprotokolan, tanggaan,
kepegawaian,
dokumen
keuangan,
perencanaan
dan
pelaksanaan kegiatan unit pasar. e. Memberikan bimbingan dan pembinaan administrasi kepegawaian mealui pembuatan daftar hadir, daftar nilai pelaksanaan pekerjaan dan daftar hadir. Daftar penilaian pelaksanaan pekerjaan dan daftar lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian guna meningkatkan disiplin pegawai. f.
Mengawasi penggunaan sarana dan prasarana unit pasar agar dipergunakan sesuai dengan kebutuhan unit pasar.
g. Memeriksa kondisi dan jumlah baran investasi unit pasar untuk mengetahui kesesuaian dengan daftar investasi pasar dan upaya tindak lanjut. h. Menyelenggarakan kegiatan investasi penapatan pemutahiran yang ada berkaitan dengan tata usaha sebagai bahan informasi dan analisis. i.
Memberikan koordinasi pada unit kerja, antara unit kerja dengan lembaga masyarakat atau masyarakat terkait baik secara formal dan maupun informal guna mencapai singkronisasi pelaksanaan tug as.
j.
Menyampaikan informasi kebijakan teknik unti pasar kepada pihak yang berkepentingan untuk mewujudkan informasi yang strategis.
k. Melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan program unit kerja untuk mengetahui kesesuaiannya dengan program kerja yang telah ditetapkannya. l.
Memeriksa hasil pelaskanaan tugas bawahan guna meningkatkan efetifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas.
m. Memberikan bimbingan dan penilaian kinerja bawahan guna meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan tugas. n. Melaporkan kegiatan tata usaha kepada urusan sebagai pertanggung jawaban kegiatan. o. Melaksanakan tugas lain sesuai bidang tugasnya dalam rangka pencapaian tujuan operasional. 3. Kelompok Jabatan Fungsional di Unit Pasar Wage Purwokerto
Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas pokok melaksanakan kegiatan yang menunjang pelaksanaan tugas unit pasar sesuai dengan keahlian bidang masing-masing berdasarkan ketentuan yang berlaku. Kelompok jabatan fungsional terdiri dari : a. P4 P4 adalah membantu penerimaan dan penyetoran pendapatan. Tugas P4 adalah mencatat atau pebukuan dan menyetorkan penerimaan retribusi pasar, abunemen dan distribusi sampah ke kas daerah. Buku yang dugunakan P4 dalam melaksanakan tugasnya antara lain : 1) Buku Pemungut Adalah buku yang setiap harinya di isi oleh pemungut setelah menarik retribusi pasar yang berisi buku karcis yang terjual setiap harinya dan jumlah nominal yang didapat.
2) Buku Retribusi Pasar dan Sampah (penerimaan/hari) Buku Retribsi Adalah buku rekap hasil retribusi bauk pasar maupun sampah yang berisi karcis yang terjual setuap harinya dan jumlah nominal yang didapat. 3) Buku Pembantu Kas Adalah buku rekap harian baik untuk retribusi sampah maupun pasar yang berisi pendapatan retribusi pasar yang disetorkan ke kas daerah. Buku tersebut terdapat karcis yang setiap harinya terjual dan stok karcis yang diterima. 4) Buku Kas Adalah buku yang mencatat karcis yang terjual dan pendapatan lain yang mencatat atau mengisi sisa kas yang terjual. 5) Buku Kas Umum Adalah buku yang berisi semua laporan keuangan atau buku untuk mencatat pendapatan retribusi pasar dan pendapatan retribusi sampah. b. P2BB Adalah pembantu pemegang benda berharga tugasnya adalah mencatat / membukukan jumlah penerimaan benda berharga dan jumlah penerimaan karcis (benda berharga) dan melaporkan secara periodik kepada kepala dinas perindustrian dan perdagangan Kabupaten Banyumas. Buku yang digunakan P2BB melaksanakan tugas dan hampir sama dengan P4 hanya membedakan P2BB memantau jumlah atau stok benda berharga yang tersedia dan melaporkan kepada kepala Disperindag dengan menyerahkan laporan persediaan penerimaan atau penjualan benda-benda berharga. Sedangkan P4 mencatat pembukuan dan menyetorkan penerimaan retribusi pasar ke kas daerah.
Adapun contoh benda berharga antara lain :
Karcis retribusi bea pasar - @ Rp. 500,-
- @ Rp. 200,-
Karcis pasar pelayanan sampah - @ Rp. 200,-
Kwitansi Kwitansi
Abunemen (bulanan)
Adalah kwitansi yang digunakan untuk penarikan retribusi abunemen untuk setiap bulan, ketentuan besarnya tarif abunemen ditentukan berdasarkan luas los kali biaya yang sudah ditentuakan oleh Pemda setiap meternya. Kwitansi
Umum (bulanan)
Adalah kwitansi yang digunakan untuk penarikan retribusi kios dan pendapatan lain-lain misalnya MCK. Adapupn buku-bukunya diantaranya : 1. Buku Himpunan Adalah buku untuk mencatat sisa karcis yang terjual baik retribusi sampah maupun pasar. 2. Buku Bon Karcis Adalah buku untuk mencatat karcis yang diambil oleh pemungut untukmenarik retribusi sampah maupun retribusi pasar. 3. Buku Stock Karcis Adalah buku untuk mencatat persediaan karcis yang telah diambil oleh pemungut untuk menarik retribusi.
4. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Karcis Adalah buku yang digunakan untuk mencatat penerimaan benda berharga dari Disperindagkop dan untuk mencatat jumlah karcis yang dikeluarkan pada bulan Juli. c. Pemungut Pemungut juga mempunyai peranan penting yaitu bertugas memungut retribusi pasar baik administrasi SIP, abunemen, retribusi kios, retribusi sampah dan lain-lain, serta mencatat hasil pemungutan ke dalam buku harian pemungut. Hasil pemungut disetorkan ke kasir. d. Kasir Kasir bertugas menghitung dan menerima pendapatan retribusi pasar serta mencatatnya ke dalam buku penerimaan. Kasir juga membantu P4 dalam mengelola pendapatan retribusi pasar hingga disetorkan ke kas daerah. e. Staff Administrasi Staff
Administrasi mempunyai peranan penting dalam mengelola
kearsiapan. Misalnya : Surat masuk, surat keluar, SIP Pedagang, suratsurat berharga. Staff
Administrasi bertugas membuat daftar hadir pegawai atau
karyawan. Melakukan
pembagian gaji kepada karyawan.
Mengkonsep
dan membuat surat untuk keperluan dinas yang ditugaskan
oleh pemimpin. f.
Kebersihan Kebersihan bertugas membantu memelihara kebersihan pasar maupun fasilitas yang terdapat di pasar. Misal : MCK, Masjid, tempat park ir, dll.
g. Keamanan Keamanan bertugas untuk menjaga keamanan dan ketertiban pasar. Bagian keamanan ini juga mempunyai agenda keamanan yang berisi peristiwa yang terjadi di pasar. Misalnya : laporan kehilangan benda, pencurian dan sebagainya. Setiap regu diberi tugas di posnya masingmasing. Jadwal piket maupun libur bergilir dengan yang lain. Ketentuan sistem pembayaran gaji pegawai / karyawan Pasar Wage adalah sebagai berikut : a. Bagi pegawai yang bertstatus PNS gaji diambil dari APBD dan dibayarkan seriap tanggal satu dan pelaporannya juga tanggal itu juga. b. Pegawai yang masih berstatus CPNS gajinya 80% dari gaji pokok diambil dari APBD dibayar setiap tanggal satu. c. Pegawai yang berstatus PTT pembayaran gajunya sama dengan PNS hanya pelaporannya pada akhir bulan lalu. Musalnya gaji dibayarkan tanggal 1 Juli maka pelaporannya tangal 30 Juli, intinya gaji dibayarkan setelah pekerjaan selesai. d. Pegawai pocokan pempbayaran gajinya sama dengan pegawai lain tetapi gajinya diambil dari dinas yang telah ditentukan ileh penerima kas daerah. D. Tata Kerja Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto
Ketentuan umum mengenai Bupati tentang pembentukan susunan organisasi. Tugas pokok, uraian tugas dan tata kerja pasar Wage Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Banyumas terdapat pada No. 5 tahun 2003 pasal 1, sebagai berikut : 1. Daerah adalah daerah Kabupaten Banyumas 2. Pemerintah daerah adalah pemerintah Kabupaten Banyumas 3. Dinas Perindustrian dan Perdagangan adalah Dinas Perdagangan Kabupaten Banyumas
4. Kepala Dinas adalah Kepala Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Banyumas 5. Unit Pasar adalah unit pelaksanaan teknik pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan yang mempunyai wilayah kerja tertentu 6. Pasar adalah suatu tempat yang disediakan dan atau ditetapkan olah Bupati sebagai tempat jual beli umum secara langsung memperdagangkan barang dan jasa 7. Kepala unit pasar adalah kepala unit pasar pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Banyumas 8. Jabatan fungsional adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seseorang PNS dalam satuan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan pada keahlian dan ketrampilan tertentu serta bersertifikat mandiri 9. Jabatan fungsional umum adalah kedudukan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab, wewenang dan hak seorang Pegawai Negeri Sipil dalam saruan organisasi yang dalam pelaksanaan tugasnya didasarkan perintah, petunjuk dan bertanggung jawab pada atasan Dengan peraturan Bupati tetnatng pembentukan, susunan organisasi, tugas pokok, uraian tugas dan tata kerja unit pasar pada Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kabupaten Banyumas, maka dibentuk unit Pasar Wage, unit Pasar Ajibarang, unit Pasar Wangon, unit Pasar Sokaraja. Uit pasar dipimpin oleh seorang kepala unit yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada kepala dinas. Kepala Dinas dalam melaksanakan tugasnya berdasarkan kebijakan umum yang tepat ditetapkan oleh Bupati kepala daerah, didalam melaksankan tugasnya, kepala bagian tata usaha, kepala sub bagian, kepala seksi, kepala UPT dan jabatan fungsional wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan
simlifikasi secara vertikal dan horizontal baik dalam lingkungan kerja masingmasing maupun dengan unit keja lainnya sesuai dengan tugas pokoknya. Kepala dinas wajib memberikan pelaporan yang akurat tentang pelaksanaan tugasnya secara teratur jelas serta tepat waktu pada Bupati. Mengenai hal mewakili, apabila kepada dinas berhalangan maka diwakili oleh kepala tata usaha dan kepala seksi dengan memperhatikan senioritas kepangkatan dan atau tugasnya. Setiap pemimpin suatu organisasi pada kantor unit Pasar Wage wajib mengkoordinasi
bawahannya
dengan
memberikan
pedoman,
bimbingan,
pembinaan dan pengawasan bagi pelaskana tugasnya, selain itu wajib mentaati peraturan perundang-undangan yang berlaku dan tanggung jawab kepada atasan masing-masing serta menyampaikan laporan secara berkala pada waktunya. Kewajiban lainnya adalah menyelenggarakan tugas wajibnya dalam menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, sinkronisasi dan simplifikasi. Setiap laporan yang diterima pimpinan suatu organisasi dari bawahan wajib diolah dan dipergunakan sebagai bahan pertimbangan lebih lanjut serta untuk memberikan petunjuk pada bawahannya.
BAB III URAIAN KHUSUS
A. Proses Penyusunan Laporan Keuangan 1. Pembuatan Laporan Keuangan
Pada bab ini penyusun akan mencoba untuk menjelaskan tentang bagaimanan proses penyusunan laporan di kantor Unit Pasar Wage. Sistem pencatatan di kantor Unit Pasar Wage dalam proses penyusunan laporan keuangan yaitu menggunakan mesin tik (manual) dan komputer. Mesin tik digunakan untuk mengetik slip setoran dan surat tanda setoran, pendapatan pasar ke BPD, slip setoran bulanan pedagang dan lain-lain. Seiring dengan perkembangan teknologi sistem pencatatan di kantor Unit Pasar Wage menggunakan komputer yang dapat memudahkan proses pembuatan laporan. Adapun sistem penyusunan laporan keuangan di kantor unit Pasar Wage adalah sebagai berikut : a. Laporan Harian Laporan secara harian dibuat setelah pemungut menyetor hasil pendapatan retribusi baik retribusi sampah maupun retribusi pasar. Bukti transaksi / buku-buku yang digunakan dalam proses penyusunan laporan keuangan secara harian adalah sebagai berikut : 1) Buku harian pemungut Buku harian pemungut setiap harinya diisi oleh pemungut setelah menarik retribusi pasar maupun retribusi sampah. Pemungut mencatat karcis yang terjual, bon karcis, sisa karcis dan nominal uang yang di dapat dan kemudian disetor ke kasir.
2) Buku rekapitulasi harian Buku rekapitulasi harian adalah buku rekap yang berisi jumlah karcis yang terjual setelah pemungut menarik retrisbusi pasar maupun retribusi sampah serta jumlah uang dari pendapatan ret ribusi tersebut. 3) Buku himpunan karcis (retribusi pasar dan retribusi sampah) Buku himpunan karcis adalah buku yang digunakan untuk mencatat sisa karcis yang terjual. Dalam buku tersebut tidak hanya tercetak jumlah sisakarcis yang terjual tetapi juga sisa kwitansi umum yang terjual. 4) Buku stock dan bon karcis Buku stok dan bon karcis adalah buku untuk mencatat persediaan karcis yang telah diambil oleh pemungut dan persediaan karcis yang telah diambil dari Dinperindagkop. Bku bon karcis digunakan untuk mencatat karcis yang diambil oleh pemungutan untuk menarik retribusi apapila karcisyang berada di pemungut telah habis. 5) Buku pembantu kas Buku pembantu kas adalah buku rekap harian baik untuk retribusi sampah maupun pasar dan pendapatan lain-lain yang berisi pendatann retribusi pasar. Buku tersebut terdapat karcis yang setiap harinya terjual, sisa yang terjual dan stok karcis yang diterima. 6) Buku kas Buku kas adalah buku untuk mencatat karcis yang terjual dan pendapatan untuk mencatat atau mengisi sisa kas yang terjual.
2. Laporan Bulanan
Laporan keuangan secara bulanan digunakan untuk melaporkan keseluruhan pendapatan pasar selam satu bulan. Adapun buku-buku atau bukti transaksi yang digunakan dalam penyusunan laporan keuangan secara bulanan antara lain : a. Buku Kas Umum Buku kas umum adalah buku yang berisi semua laporan keuangan atau buku untuk mencatat pendapatan retribusi pasar pendapatan retribusi. b. Kwitansi Kwitansi ada dua macam yaitu : - Kwitansi abunemen Kwitansi abunemen adalah kwitansi yang digunakan untuk penarikan retribusi los setiap bulannya, ketentuan besar tarif retribusi los atau abunemen ditentukan oleh perda. - Kwitansi umum Kwitansi umum adalah kwitansi yang diberikan untuk penarikan retribusi kios, administrasi SIP retribusi sampah bulanan serta pendapatan lainlain, misalnya : MCK. c. Daftar Target dan Realisasi Pendapatan Daftar terget dan realisasi pendapatan digunakan untuk mencatat atau melaporkan realisasi penyetoran pendapatan pasar. Laporan tersebut selain digunakan sebagai arsip pasar juga dilaporkan ke pemda / dinas. Adapun kolom-kolom yang terdapat dalam daftar target dan realisasi pendapatan yaitu sebagai berikut : 1) Nomor kolom ini diisi nomor urut biasa seperti 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan
2)
Ayat kolom ini disi penerimaan dari masing-masing jenis pungutan contoh ayat pasar
3)
Jenis pungutan kolom diisi dan dari jenis pungutan retribusi yang ada di pasar
4)
Target diisi beberapa target dari maing-masing pendapatan
5)
Sampai dengan bulan lalu : kolom ini diisi pendapatan pasar sampai dengan pendapatan bulan lalu
6)
Bulan ini diisi jumlah pendapatan pada bulan ini dari masing-masing pendapatan retribusi
7)
Jumlah diisi jumlah pendapatan dari kolom lima di tambah dengan kolom enam (jumlah realisasi penerimaan)
8)
Sampai dengan bulan lalu, kolom ini diisi jumlah realisasi penyetoran dari pasar sampai dengan bulan lalu pada tahun anggaran yang berjalan
9)
Bulan ini diisi realisasi penyetoran pada bulan lalu
10) Jumlah kolom ini diisi penyetoran penaptan bulan lalu dengan bulan ini (jumlah realisasi penyetoran) 11) Sisa kas berisi sisa kas pada bulan ini yaitu jumlah kolom tujuh dikurangi kolom sepuluh 12) Sisa target berisi sisa target tahun anggaran berjalan yaitu dengan cara pengurangan kolom empaat dikurangi kolom tujuh d. Daftar Perhitungan Penerimaan Penjualan Karcis / Benda Berharga Laporan Persediaan Penerimaan / Penjualan Benda Berharga Laporan tersebut dibuat untuk melaporkan perhitungan penerimaan dari penjualan karcis seperti : dari pejualan abunemen, karcis pasar, pendapatan lain-lain seperti : MCK, BBN, Bea harian kios/toko, daftar perhitungan ini dibuat rangkap tiga. Semua pendaptan pasar yang tercatat
dalam daftar tersebut semua dijumlahkan secara terperinci dan disetorkan ke dinas setelah dibubuhi tanda tangan dari kepala dinas. Daftar perhitungan penerimaan penjualan karcis/benda berharga meliputi : 1)
Keterangan Dalam kolom ini berisi sisa karcis bulan lalu, terima karcis baru, jumlah karcis pada bulan ini setelah dikurangi karcis yang terjual pada bulan ini.
2)
Karcis pasar Kolom ini berisi karcis dan benda berharga lainnya yang ada di pasar.
3)
Jumlah uang Kolom ini menerangkan sebagai berikut : Jumlah
penjualan karcis dan benda berharga lainnya
Pendapatan Sisa
bulan lalu
Jumlah Sisa
4)
lain-lain
yang disetorkan
kas
Perincian setoran Kolom ini memuat tanggal, nomor setoran dan jumlah uang yang disetor oleh pasar kepala BKP atau bank yang ditunjuk.
5)
Penjelasan tentang pendapatan lain-lain Kolom ini diisi untuk menerapkan pendapatan lain-lain yang ada di pasar seperti MCK, Abunemen, BBN, Bea harian kios/toko.
e. Laporan Persediaan Penerimaan / Penjualan Benda Berharga Laporan ini berisi tentang persediaan benda berharga meliputi : 1) Nomor : ini diisi seperti 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan
2) Jenis benda berharga : jenis benda berharga ini sesuai dengan benda berharga yang ada di pasar. 3) Nilainominal : sesuai dengan nominal dari masing-masing benda berharga yang ada di pasar. 4) Sisa bulan lalu meliputi : -
Blok : diisi beberapa blok sisa karcis pada bulan lalu
-
LBR : menerangkan beberapa LBR sisa karcis pada bulan lalu setelah dikurangi jumlah blok
-
Jumlah lembar : kolom ini menerangkan beberapa lembar sisa karcis pada bulan lalu
5) Terima baru meliputi -
Tanggal : diisi tanggal penerimaan karcis oleh pasar dari dinas esuai blanko permohonan permintaan kas
-
Blok : diisi beberapa blok karcis yang diterima dari dinas atau sesuai dengan permohonan
-
Jumlah lembar : diisi beberapa blok karcis yang diterima dari dinas
6) Terjual meliputi -
Blok : diisi beberapa blok karcis yang terjual pada bulan ini oleh pasar
-
LBR : diisi beberapa lembar karcis yang terjual oleh pasar
-
Jumlah lembar : diisi beberapa lembar jumlah karcis yang terjual pada bulan ini oleh pasar
-
Jumlah uang : kolom ini diisi beberapa jumlah uang penjualan karcis yang dilaksanakan oleh pasar
7) Sisa akhir bulan ini meliputi : -
Blok : kolom ini diisi oleh beberapa sisa karcis yang terjual
-
LBR : kolom ini diisi beberapa lembar sisa karcis yang terjual
-
Jumlah lembar : kolom ini diisi beberapa lembar karcis yang tersisa setelah dijual oleh pasar
8) Keterangan -
Kolom ini diisi apabila diperlukan laporan ini dibuat tiga rangkap
3. Laporan Tri Wulan
Laporan tri wulanan merupakan laporan yang berisi tentang seluruh pendapatan pasar selama tiga bulan. Laporan tir wulanan disajikan dalam berbagai bentuk antara lain : a. Register Penutupan Kas Register penutupan kas merupakan penutupan kas selama periode tiga bulan dengan ketentuan akhir ketiga bulan yang lalu dan akhir ketiga bulan sekarang. Contoh penutupan pada bulan lalu pada tanggal 31 Desember 2009 dan penutupan sekarang pada tanggal 31 Maret 2009. Register penutupan kas memuat laporan pendapatan retribusi bea pasar, retribusi sampah dan retribusi administrasi SIP. Laporan tersebut menjelaskan secara terinci tentang pendapatan pasar. Isi register penutupan kas antara lain: Tanggal Nama
penutupan kas
penutupan kas / pemegang kas
Tanggal
penutupan kas yang lalu
Jumlah
penerimaan retribusi pasar
Jumlah
pengeluaran retribusi pasar
Saldo
buku
Uraian
saldo kas terdiri dari beberapa jumlahang kertas dan l;ogam.
Laporan tersebut ditandatangani oleh pemegang kas dan pemeriksa.
b. Ikhtisar Pemeriksaan Pendapatan Penjualan Ikhtisar pendaptan penjualan hampir sama dengan laporan bulanan yang lain yaitu berisi pendapatan dari benda berharga seperti karcis yang di pasar, hanya yang membedakan laporan ini disajikan dalam bentuk yang lebih general dan memuat pendapatan selama tiga bulan. Adapun rincian dibuat dalam laporan ini antara lain : -
Tanggal pemeriksaan
-
Jenis karcis
-
Keadaan karcis saldo pemeriksaan baik itu sisa pada tartanggal maupun penerimaan saldo tanggal pemeriksaan
-
Jumlah
-
Sisa pada periode ini
-
Terjual
-
Jumlah uang
-
Penerimaan abonemen selama tiga bulan
-
Jumlah uang yang telah dilaporkan Laporan ini disetujui oleh P4 sebagai bendahara penerima dan
diperiksa oleh kepala pasar.
c. Berita Acara Pemeriksaan Kas Berita acara pemeriksaan kas merupakan laporan triwulan yang bertujuan untuk memeriksa kondisi kas selam 3 bulan secara nyata bukan hanya pembukuan atau laporan keuangan saja. Laporan ini diisi oleh P4 selaku bendahara penerimaan keseluruhan kas baik meliputi yang kertas maupun uang logam, saldo bank, materai, maupun surat berharga lainnya. Jika keadaan kas sesuai dengan pembukuan atau sebaliknya maka pada uraian positif / negatif saldo kas atau saldo buku tiga diisi. Berita acara
pemeriksaan kas itu sendiri tidak diisi dengan nominal kondisi kas yang ada karena laporan tersebut menunjukkan bahwa kondisi kas sesuai dengan pembukuan atau sebaliknya.
d. Rekaitulasi Penutupan Tri Wulan Laporan ini berisi seluruh rekapitulasi pedapatan pasar selama 3 bulan, dalam penyajiannya pun dibuat lebih simpel atau sederhana. Dajtar perhitunganrekapitulasi pendapatan tri wulanan meliputi : 1) Nomor Kolom ini diisi nomor urut biasa seperti 1, 2, 3 dan seterusnya sesuai dengan kebutuhan. 2) Ayat Kolom ini diisi ayat penerimaan dari masing-masing jenis pungutan misalnya ayat pasar : 4 ± 1 ± 2 ± 01 ± 06. 3) Jumlah pemungut Kolom ini diisi nama jenis pungutan retribusi yang ada di pasar. 4) Bulan Kolom ini diisi pendapatan pasar sampai dengan pendapatan bulan lalu pada tahun anggaran berjalan. 5) Jumlah Kolom in idiisi dengan jumlah realisasi penerimaan dan pnyetoran sisa tri wulanan. 6) Sisa Kolom ini diisi ralisasi sisa maupun selisih antara penerimaan dan penyetoran apabila sudah valid kolom ini dikosongkan.
B. Sistem Kearsipan di Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto
1. Pengertian Kearsipan a. Pengertian Arsip Secara etimologi arsip berasal dari bahasa Yunani ³Archea´ atau ³Archeaon´ yang artinya catatan atau dokumen mengenai masalah pemerintahan. Dari kata belum berasal dari bahasa latin yang artinya bandel atau kumpulan dari warkat atau dokumen. Menurut UU No. 7 Tahun 1971 tentang pokok kearsipan arsip adalah naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik dalam tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintahan. Dengan demikian kearsipan adalah kegiatan yang berkenaan dengan pengurus arsiparsip baik arsip dinamis maupun arsip statis. b. Administrasi Kearsipan Administrasi adalah penyelenggaraan administrasi / penatalaksanaan kearsipan yang memperlancat lalu lintas surat-menyurat baik keluar dan masuk. c. Filling Filling adalah suatu proses kegiatan pengetahuan arsip dengan mempergunakan sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditentukan kembali sewakti-waktu diperlukan. d. Manajemen Kearsipan Manajemen kearsipan adalah pekerjaan yang mengurusi arsip melalui dari pencatatan, pengendalian, penyimpanan, pemeliharaan, pemindahan dan pemusnahan.
2. Fungsi Kearsipan Dalam suatu kepegawaian atau perkantoran, arsip sangat beperan penting dalam menunjang / memperlancar pekerjaan. Fungsi arsip antara lain : a) Sebagai bahan informasi dan pusat ingatan. b) Sebagai bahan penelitian ilmiah. c) Sebagai alat pegawai. d) Sebagai bukti tentang adanya suatu peristiwa. 3. Alasan dan Tujuan Penyimpanan Arsip Adalah alasan mengapa perlu adanya penyimpanan arsip kehususnya di kantor unit Pasar Wage adalah sebagai berikut : a) Kegiatan perencanaan b) Penganalisaan c) Pengembangan d) Perumusan keputusan e) Pengambilan keputusan f) Pembuatan laporan g) Pertanggungjawaban h) Penilaian i) Pengendalian Tujuan kearsipan antara lain : 1) Menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban tentang perencanaan kehidupan berbangsa serta menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah. 2) Sebagai bahan acuan / sumber bagi pemimpin khususnya dalam pengambilan keputusan sehingga kebijakan tersebtu dapat diterima oleh bawahan.
3) Mempermudah dalam proses pembuatan laporan keuangan seperti bulanan, triwulan maupun tahunan yang diperlukan oleh pihak yang berwenang. 4) Mengembangkan sistem kearsipan maupun manajemen agar menjadi lebih maju, terutama dalam usaha mencapai target. Seperti halnya pasar Wage yang dituntut dalam memenuhi target pendapatan pasar setiap bulannya. 4. Jenis-jenis Kearsipan di Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto Dalam setiap manajemen khususnya seperti Kantor Unit Pasar wage Purwokerto sudah tentu kegiatan kearsipan sangat dibutuhkan untuk menunjang kelancaran kerja. Kearsipan di Pasar Wage tidak hanya surat yang masuk atau keluar saja tetapi juga bukti-bukti transaksi yang ada di Pasar Wage. Adapun jenis dokumen / data yang diarsipkan di Kantor Unit Pasar Wage antara lain : a. Arsip laporan keuangan / pendapatan b. Arsip data kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya : Daftar Surat
riwayat hidup pegawai
lamaran
Surat-surat Daftar
pengangkatan pegawai
hadir / absensi pegawai
Kartu
pegawai
Daftar
gaji, dll
c. Arsip data dagang d. Arsip SIP (surat ijin penempatan) pedagang e. Arsip surat masuk atau surat keluar f.
Arsip yang berhubungan dengan pendirian pasar
5. Penanganan Terhadap Arsip a. Cara Menyimpan 1) Sarana yang lengkap seperti lemari khusus arsip 2) Map yang digunakan untuk menyimpan arsip-arsip 3) Disimpan menggunakan kode-kode tertentu seperti sesuai urut tanggal, dipisahkan sesuai nomor urut 4) Disusun berdasarkan nomot urut agar mudah dicari tentunya sesuai dengan umur arsip dari yang baru sampai yang lama kemudian dibendel. b. Pengelolaan Arsip 1) Sentralisasi Adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan pada pusat arsip (sentral arsip). Keuntungan dan kerugian sentralisasi antara lain : Menghemat Dapat
biaya dan peralatan
menkhususkan diri pada pekerjaan kearsipan karena apabila
dipusatkan mempunyai tenaga khusus untuk mengurusi arsip Kantor
hanya
menyimpan
aslinya
dan
duplikasinya
dapat
dimusnahkan tetapi hal ini berlaku untuk organisasi yang kecil Sistem
penyimpanan dari berbagai macam arsip, dapat diseragamkan
tetapi unit kerja yang memerlukan arsip akan memeakan waktu yang lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan 2) Desentralisasi Adalah sistem pengelolaan arsip yang berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing. Sistem penyimpanan / filling antara lain : Digunakan
sesuai ketentuan kantor yang bersangkutan
Digunakan
untuk jenis organisasi yang besar
Semua
kegiatan pengarsipan mulai dari pencatatan, pengendalian,
pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemindahan, hingga pemusnahan dilakukan oleh unit kerja masing-masing 3) Kombinasi Adalah unit kerja mengelola arsip masing-masing tetapi arsip yang digunakan dipisahkan dengan yang tidak digunakan sehari-hari lalu dikirim ke sentral arsip. c. Pemusnahan Arsip Mengapa arsip perlu ada pemusnahan? Hal ini dilakukan karena : 1) Menghemat ruang kantor 2) Menghemat peralatan dan perlengkapan kantor 3) Menghemat arsip longgar memudahkan pekerjaan arsip a. Kriterian menentukan arsip ada beberapa macam antara lain : 1) Arsip vital (90-100) Penting
bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bila
dimusnahkan Tidak
boleh dimusnahkan / pindahkan
Disimpan
abadi selamanya (akte pendirian)
2) Arsip penting (5-89) Melengkapi Dapat
pekerjaan rutin
diganti dengan biaya-biaya tinggi
Disimpan
di file aktif selama 5 tahun dan file inaktif selama 25 tahun
(arsip bukti keuangan) 3) Arsip berguna (10-89) Berguna
sementara dapat diganti dengan biaya rendah
Disimpan
di file aktif selama 2 tahun dan file inaktif selama 10 tahun,
misalnya arsip pasif / jarang digunakan
4) Arsip tidak berguna (0-9) Dapat
dimusnahkan setelah dipakai sementara
Disimpan
di file aktif
3 bulan misalnya undangan rapat
b. Pelaksanaan pemusnahan arsip 1) Pemusnahan yang dilaksanakan dalam suatu satuan kerja (unit pengolahan) dalam lingkungan suatu organisasi, menyangkut arsip-arsip yang tidak penting bagi kegunaan unit pengelola. 2) Khususnya yang menyangkut surat-surat rutin / biasa, seperti undangan dan sejenisnya 3) Meskipundemikian harus melaksanakan ketentuan sebagai berikut ini: Pemusnahan
dilaksanakan dengan membuat daftar arsip-arsip yang akan
dimusnahkan Diketahui
oleh pejabat-pejabat yang berwenang
Pemusnahan
dilakukan dengan berita acara pemusnahan
c. Pemusnahan arsip yang tidak bernilai permanen dilaksankan dengan ketentuan sebagai beikut : y
Mendaftarkan secara lengkap arsip-arsip yang dimusnahkan
y
Pemusnahan diselenggarakan dengan membuat berita acara pemusnahan
y
Diketahui oleh pejabat-pejabat yang berwenang
d. Pengelolaan arsip 1) Menurut subyek isinya a. Arsip keuangan adalah arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan, misalnya :
Laporan keuangan
Surat perintah membayar (SMP) tunai
SMP giral
Surat permntaan pembayaran
Daftar gaji
Surat pertanggungjawaban (SPJ)
b. Arsip kepegawaian adalah arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian, misalnya :
Daftar riwayat hidup pegawai
Surat lamaran
Surat-surat pengangkatan pegawai
Absensi pegawai
Kartu pegawai (karpeg)
2) Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya a. Surat Yaitu setiap lembar kertas yang berisi informasi / keterangan yang berguna bagi penyelenggara kehidupan organisasi antara lain :
Naskah perjanjian atau kontrak
Akta pendirian organisasi
Daftar hadir atau absensi
Naskah berita acara
Tabel-tabel, gambar / bagan
Grafik perkembangan pasar
b. Foto rekaman Berisi foto-foto keadaan pasar secata nyata yang disajikan dengan / berupa foto / rekaman. 3) Penggolongan arsip menurut sifat kepentingannya a. Arsip vital Adalah arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama-lamanya. Misalnya akta pendirian organisasi, buku induk pegawai, daftar ujian
dinas pegawai, daftar hasil ujian jabatan pegawai, dokuman-dokumen perdagangan, dll. b. Arsip penting Adalah arsip yang mempunyai hilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, sejarah dan sebagainya yang masih diperlukan dalam membantu kelancaran pekerjaan dan masih harus disimpan dalam bentuk yang cukup lama sesuai dengan nilai arsip tersebut, misalnya : - Surat keputusan (pengangkatan, pemindahan maupun pemberhentian) - Laporan keuangan - Buku kas umum - Buku kas harian - Daftar sensus pegawai - Daftar isian kegiatan, dsb. 4) Pengelolaan arsip menurut keasliannya a. Arsip asli Adalah bukan berupa tembusan, bukan berupa salinan, bukan berupa petikan, bukan berupa foto copy, bukan berupa rekaman / microfilm, lembar pertama / lembar paling atas yang lazim dikirim kepada pihak yang dituju. C. Penanganan Surat Menyurat
1. Pengertian Surat-menyurat Salam suatu organisasi kegiatan surat-menyurat tidak lepas dari pekerjaan sehari-hari baik itu membuat surat atau menerima surat dari pihak lain. Surat menyurat adalah suatu kegiatan untuk menyatakan hubungan secara terus menerus antara pihak yang satu dengan pihak lainnya dan dilaksanakan dengan berkirim surat. Sedangkan surat adalah sarana untuk menyampakan informasi secara tertulis dari pihak lain atas nama sendiri maupun jabatannya
dalam sebuah organisasi maupun instansi. Di kantor unit Pasar Wage Purwokerto surat-menyurat merupakan kegiatan sehari-hari baik yang dilakukan oleh pimpinan kepada bawahan atau sebalikny, maupun surat yang dikirim kepada dinas. Jenis-jenis surat yang beredar / digunakan dalam kegiatan suratmenyurat di kantor unit Pasar Wage antara lain : a. Surat edaran b. Surat perintah c. Nota dinas d. Surat biasa e. Surat pernyataan f.
Surat keterangan
g. Surat perjanjian h. Surat permohonan, dll 2. Penanganan Surat a. Penyortiran surat Tugas pertama yang harus dilakukan adalah mensortir surat-surat pimpinan berdasarkan surat-surat penting yang kebanyakan berupa suratsurat dinas perintah, surat-surat dinas dari perusahaan dan surat-surat dari perorangan, semua ini dipisahkan dari surat-surat yang kurang penting. Surat-surat yang pending dapat diketahui dengan cara meneliti asal (sumber) surat ini maupun meneliti cara pengiriman surat. b. Penelitian surat y
Diteliti apakah pada suratnya, alamat dalam sesuai dengan sampulnya
y
Setelah surat-surat diteliti selanjutnya dikelompokkan dalam buku agenda surat
c. Pembacaan surat 1) Bila surat masuk untuk pimpinan menyangkut surat yang terdahulu, maka dimusnahkan untuk menyertakan surat / berkas yang dimaksud atau yang berkaitan dengan surat tersebut untuk diajukan kepada pimpinan. 2) Surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan perlu / harus dilampiri dengan lembar disposisi (kosong) untuk pimpinan menulis instruksinya sehubungan dengan surat bersangkutan. d. Penyimpanan surat 1) Penyimpanan surat intern -
Surat dari pimpinan disampaikan kepada pejabat / unit yang dimaksud / ditunjuk dalam disposisi. Surat tersebut dilampiri dengan berkas terlebih dahulu. Penyampaiannya perlu dengan lembar pengantar terutama untuk mengendalikan berkas-berkas yang disertakan. Satu lembar disposisi ditinggal pada pimpinan dan staf administrasi sebagai file/arsip.
-
Surat-surat yang masuk ke pengelola disampaikan dengan kartu pengendali / lembar pengantar.
-
Bagi surat yang mempunyai alamat dalam amplop tidak disertakan dan dapat langsung disingkirkan. Untuk surat tanpa alamat dalam amplop dapat disetakan / disalin dengan secarik kertas dan dikaitkan pada surat bagian belakang.
2) Penyimpanan surat ekstern Dalam penyampaian surat secara ekstern baik kepada pejabat, kepala dinas maupun instansi terkait tentunya harus didasarkan aturan sistem pembuatan surat. Dalam hal ini pembuatan surat, di kantor unit Pasar Wage sendiri biasanya pimpinan menyerahkan tugas itu kepada staf
administrasi untuk mengkonsep surat setelah itu diajukan kepada pimpinan apakah sudah sesuai dengan kehendak pimpinan atau dapat juga pimpinan langsung mengkonsep surat. Surat yang disampaikan kepada pihak ekstern disertai tembusan kepada pihak terkait, hal itu menandakan bukti surat itu ditujukan untuk siapa saja. Misalnya tembusan kepada Kepala Disperindagkop, Ka Bag TU, maupun arsip, kemudian
setelah
menyampaikan
surat
pihak
penerima
surat
membubuhkan paraf / tanda tangan ke dalam ekspedisi sebagai bukti bahwa surat tersebut telah diterima maupun disetujui. Surat diterima maupun surat keluar harus dikelompokkan dan dimasukkan dalam agenda surat sebagai arsip karena sewaktu-waktu dapat dibutuhkan. Surat yang disimpan kepada pihak lain dibuat rangkap untuk dikirim kemudian salinannya d igunakan sebagai arsip Macam-macam kartu yang berkaitan dengan pengelolaan surat sebagai berikut : -
Kartu kendali Adalah isian / kartu untuk mencatat surat masuk dan keluar yang tergolong penting selain sebagai pencatat, kartu kendali digunakan sebagai alat penyampaian surat dan penemuan kembali arsip. Kartu kendali dibuat rangkap tiga antara lain : a) Warna putih, sebagai pengaruh surat atau alat kontrol atau agenda yang dipakai oleh pencatat b) Warna biru, untuk penata arsip pengganti selama surat masih berada di file pengolahan / berfungsi sebagai katalog (petunjuk). c) Warna merah untuk mengolah / berfungsi mengikuti surat sampai di map arsip, untuk warna maupun bentuk kartu kendali tidak sama, hal ini tergantung pada instansi yang bersangkutan.
-
Lembar disposisi Adalah lembar untuk menuliskan disposisi suatu surat baik diberikan oleh atasan kepada bawahan atau sebaliknya. Ada 2 jenis disposisi yang dipakai antara lain : a. Disposisi dep (dep interen) Adalah disposisi yang menghentikan proses surat b. Disposisi rep (reproduktif) Adalah disposisi yang melanjutkan proses surat Adapun syarat-syarat disposisi antara lain : y
Memiliki tujuan
y
Berisi instruksi / informasi
y
Paraf pembuat disposisi
y
Disertai tanggal kapan disposisi dibuat
Staf yang bertugas menggarap isi surat / unit pengelola terdiri dari : y
Pimpinan pengelola
y
Tata usaha pengelola
y
Pelaksana pengelola
y
Pengaruh surat adalah unit / staf yang bertugas menentukan kepada
pengelola
mana
surat
yang
bersangkutan
harus
disampaikan. Keterangan y
Indek Adalah
sarana
penentu
kembali
surat
dengan
cara
mengidentifikasi surat melalui petunjuk surat tanda pengenal surat yang dapat membedakan surat tersebut dengan lainnya.
y
Kode Adalah tanda yang terdiri dari gabungan huruf atau angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
BAB IV PENUTUP
Puja dan puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmat dan hidayahNya sehingga kami dapat menyelesaikan pelaksanaan Praktek Kerja Industri pada Unit Pasar Wage Purwokerto serta dapat menyelesaikan pembuatan Laporan Praktek Kerja Industri ini dengan baik. Dengan terselesaikannya penyusunan laporan ini kami dapat menarik kesimpulan dan saran sebagai berikut : A. Kesimpulan
Berdasarkan kurikulum SMK Purnama 2 Banyumas yang diwajibkan agar siswa-siswinya dapat melihat dan mengenal lebih dekat dunia usaha, dalam artian melaksanakan Praktek Kerja Industri, dari kami dapat menarik beberapa kesimpulan dari hasil pelaksanaan Praktek Kerja Industri di Kantor Unit Pasar Wage Purwokerto sebagai berikut : 1. Melaksanakan Praktek Kerja Industri dapat meningkatkan, memperluas dan memantapkan keterampilan siswa sebagai bekal untuk memasuki lapangan kerja di masa yang akan datang sesuai dengan program keahlian yang dimilikinya. 2. Penyusun dapat mengenal dan melihat langsung serta ikut aktif dalam kegiatan dunia usaha 3. Penyusun dapat menerapkan teori-teori yang dipelajari di sekolah pada dunia kerja 4. Tugas yang sudah didapat dari tempatlatihan kerja akan menambah pengalaman kerja, pengetahuan dan keahlian dalam bidangnya 5. Praktek Kerja Industri mendidik penyusun agar lebih disiplin menikmati setiap tugas yang diberikan dan lebih berdedikasi
6. Dengan pelaksanaan Praktek Kerja Industri kami dapat mempersiapkan diri untuk meraih masa depan.
B. Kesan Umum Terhadap Kantor Tempat Latihan
Pelaksanaan Praktek Kerja Industri yang dilaksanakan kurang lebih selama dua bulan banyak meningkatkan kesanyang tidak mudah dilupakan. Kesan yang didapat penyusun selama melaksanakan Praktek Kerja Industri di kantor unit Pasar Wage antara lain : 1. Adanya sistem kerja yang baik, semangat kerja dan dedikasi yang tinggi serta keramahan dan gotong royong 2. Pengarahan yang diberikan pembimbing dalam memberikan petunjuk, bantuan serta tugas sangat akrab dan mudah dimengerti 3. Adanya sikap ramah dan harmonis karyawan yang dapat menghilangkan rasa jenuh selama mengikuti Praktek Kerja Industri 4. Saran yang diberikan oleh pembimbing dapat memberikan tambahan ilmu dan bermanfaat bagi penyusun dalam menuju masa depan.
C. Saran
Setelah kami menyelesaikan pelaksanaan Praktek Kerja Industri maka kami ingin menyampaikan saran-saran kepada semua pihak mengenai pelaksanaan Praktek Kerja Industri. Adapun saran-saran kami adalah sebagai berikut : 1.
Penyusun berharap agar pemerintah ikut serta menyalurkan lulusan Sekolah Menengah Kejuruan sesuai dengan bidangnya dan keahlian masing-masing
2. Penyusun mengajak kepada para alumni SMK Purnama 2 Banyumas agar bekerja keras untuk mencapai cita-cita
3. Untuk memudahkan siswa dalam melaksanakan Praktek Kerja Industri hendaknya surat pengantar maupun surat izin Praktek Kerja Industri diserahkan langsung oleh pihak sekolah agar lebih jelas 4. Hendaknya para guru membekali siswa dengan pengetahuan-pengetahuan yang diperlukan sesuai dengan tempat melaksanakan Praktek Kerja Industri 5. Hendaknya
para
guru
membimbing
mengawasi
siswa
yang
sedang
melaksanakan Praktek Kerja Industri paling tidak satu minggu sekali, sehingga para siswa dapat terkontrol segala tindak tanduknya selama mengikuti Praktek Kerja Industri.
