Lampiran Perbup No. 71 Tahun 2017

LAMPIRAN

:

PERATURAN BUPATI TASIKMALAYA

NOMOR

:

71 TAHUN 2017

TENTANG

:

PEDOMAN TATA NASKAH DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

BAB I

JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS A. Naskah Dinas Arahan 1. Naskah Dinas Pengaturan a. Peraturan Daerah b. Peraturan Bupati c.

Peraturan Bersama Kepala Daerah

d. Instruksi Bupati e. Surat Edaran, dan f.

Standar Operasional Prosedur (SOP).

2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) 3. Naskah Dinas Penugasan a. Surat Perintah b. Surat Tugas, dan c.

Surat Perjalanan Dinas.

B. Naskah Dinas Korespondensi 1.

Naskah Dinas Korespondensi Intern a. Nota Dinas b. Memorandum, dan c. Lembar Disposisi.

2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern a. Surat Dinas 3. Surat Undangan 4. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas C. Naskah Dinas Khusus 1.

Surat Perjanjian

2.

Surat Kuasa

3.

Berita Acara

4.

Surat Keterangan

5. Surat ...

-25. Surat Pengantar, dan 6. Pengumuman. D. Naskah Dinas Lainnya 1. Notula 2. Daftar Hadir 3. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas 4. Surat Izin 5. Rekomendasi 6. Surat Panggilan 7. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) 8. Sertifikat 9. Piagam 10. Laporan 11. Telaahan 11. Telaahan Staf 12. Lembar Pengelolaan Naskah Dinas 13. Radiogram 14. Lembaran Daerah 15. Berita Daerah, dan 16. Naskah Dinas Elektronik.

A. Persyaratan Pembuatan B. Penomoran Naskah Dinas C. Penggunaan Kertas, Sampul, Map dan Tinta 1. Penggunaan Kertas 2. Sampul 3. Map 4. Cara melipat Kertas dan memasukan surat kedalam sampul 5. Warna Tinta D. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran huruf dan Kata Penyambung 1. Ketentuan Jarak Spasi 2. Jenis dan Ukuran Huruf 3. Kata Penyambung E. Penentuan Batas/Ruang Tepi F. Nomor Halaman G. Tembusan H. Lampiran

I. Penggunaan...

-3I.

Penggunaan Lambang Negara dan Lambang Daerah Kabupaten Tasikmalaya 1. Penggunaan Lambang Negara 2. Pengunaan Lambang Daerah Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya

J. Pengaturan Paraf Dinas dan Penggunaan Stempel K. Kop Naskah Dinas L. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas M. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat

A. Penandatanganan 1. Atas Nama ( a.n) 2. Untuk Beliau ( u.b) 3. Pelaksana Tugas (Plt) 4. Pelaksana Harian (Plh) 5. Penjabat (Pj) B. Kewenangan Penandatangan Naskah Dinas 1. Bupati 2. Wakil Bupati 3. Sekretaris Daerah 4. Asisten 5. Staf Ahli Bupati 6. Kepala Perangkat Daerah 7. Sekretaris DPRD 8. Sekretaris Perangkat Daerah 9. Camat 10. Kepala Bagian dan Kepala Bidang 11. Kepala Subbagian, Kepala Subbidang dan Kepala Seksi 12. Kepala UPT C. Legalisasi

A. Naskah Dinas Masuk B. Naskah Dinas Keluar C. Klasifikasi Keamanan dan Penggandaan D. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Tingkat Keamanan dan Akses

-4BAB I Jenis dan Format Naskah Dinas A. Naskah Dinas Arahan Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat kebijakan pokok

atau

kebijakan

pelaksanaan

yang

harus

dipedomani

dan

dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi pemerintah yang bersifat pengaturan, penetapan, dan penugasan. 1. Naskah Dinas Pengaturan Naskah Dinas Pengaturan adalah Naskah Dinas yang berlaku dan mengikat secara umum, bersifat mengatur dan memuat kebijakan pokok. Naskah Dinas Pengaturan terdiri dari: a. Peraturan Daerah Peraturan

Daerah

yang

selanjutnya

Peraturan

perundang-undangan

disebut

yang

Perda

dibentuk

oleh

adalah DPRD

dengan persetujuan bersama Bupati; 1) Susunan (a) Judul Judul Peraturan Daerah terdiri atas: (1) Judul memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun dan nama peraturan; (2) Nama Perda dibuat secara singkat dan mencerminkan isi peraturan; (3) Judul ditulis dengan huruf kapital, diletakkan ditengah margin tanpa diakhir tanda baca; (b) Pembukaan terdiri dari : (1) Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin. (2) Tulisan “BUPATI TASIKMALAYA” diletakkan ditengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) Konsiderans : a) Konsiderans diawali dengan kata menimbang. b) Konsiderans memuat uraian singkat mengenai pokok-

pokok

pikiran

yang

menjadi

latar

belakang dan alasan pembuatan peraturan.

c) Pokok- ...

-5c) Pokok-pokok pikiran pada konsiderans memuat unsur filosofis, yuridis, dan sosiologis yang menjadi latar belakang pembuatannya. d) Pokok-pokok pikiran yang hanya menyatakan bahwa peraturan dianggap perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena tidak mencerminkan tentang latar belakang dan alasan dibuatnya Peraturan Daerah. e) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. f) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. (4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan. b) Peraturanperundang-undangan yang digunakan sebagai dasar hukum hanya peraturan perundang- undangan yang tingkatannya sama atau lebih tinggi. c) Jika

jumlah

peraturan

yang dijadikan

perundang-undangan

dasarhukum

lebih

dari

satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata

urutan peraturan perundang-undangan

dan jika tingkatannya sama

disusun

secara

kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. d) Undang-Undang, dan Peraturan

Peraturan Presiden

Pemerintah,

perlu

dilengkapi

pencantuman Lembaran Negara dan Tambahan Lembaran Negara yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(5) Diktum ...

-6(5) Diktum terdiri dari: a) kata

Memutuskan,

yang

ditulis

seluruhnya

dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tangah margin. b) kata Menetapkan, yang dicantumkan sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(c) Batang Tubuh Bagian batang tubuh peraturan terdiri dari: (1) Semua substansi peraturan perundang-undangan yang dirumuskan dalam pasal-pasal. (2) Substansi peraturan perundang-undangan terdiri dari: a) Ketentuan Umum; b) Materi Pokok yang diatur; c) Ketentuan Sanksi (jika diperlukan); d) Ketentuan Peralihan (jika diperlukan); dan e) Ketentuan Penutup. (d) Kaki Bagian Kaki Peraturan Daerah ditempatkan disebelah kanan bawah, yang terdiri dari : (1) tempat (nama kota sesuai dengan alamat lembaga) dan tanggal penetapan peraturan; (2) nama

jabatan

pejabat

yang

menetapkan,

yang

ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan; dan (4) nama

lengkap

pejabat

yang

menandatangani

peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.

(e) Pengabsahan ...

-7(e) Pengabsahan (1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah diteliti sehingga

dapat

dicatat

dan

diumumkan oleh Bagian

Hukum. (2) Pengabsahan

dicantumkan

di

bawah

ruang

tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata “salinan sesuai dengan aslinya” serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perangkat daerah yang bersangkutan. (f) Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Daerah yang

dikeluarkan

oleh

pimpinan

daerah

harus

diundangkan dengan menempatkan dalam: 1) Lembaran Daerah; 2) Tambahan Lembaran Daerah; 3) Berita Daerah; dan 4) Tambahan Berita Daerah. (g) Distribusi Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian. (h) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan Peraturan Daerah yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.

Contoh ...

-8Contoh : Bentuk dan Susunan Peraturan Daerah Halaman pertama:

BUPATI TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NOMOR............. NOMOR............. TAHUN ..........

TENTANG ……………………………………………… DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TASIKMALAYA

Menimbang

:

a. bahwa ...................................................; b Bahwa ...................................................; c. bahwa ....................... dan seterusnya seterusnya

Mengingat

:

1 2

Undang-undang .......................................; .......................................;

3

Peraturan Presiden ......... dan seterusnya

Peraturan Pemerintah .............................;

DENGAN PERSETUJUAN BERSAMA DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DAN BUPATI TASIKMALAYA MEMUTUSKAN: Menetapkan

:

PERATURAN DAERAH TENTANG ..................

........................................................................ BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ...................................... ................................................................. ........................... (2). ......................................... ................................................................ ....................... BAB II (dan seterusnya) ........................................................................

Halaman ...

-9Halaman terakhir :

Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar

setiap

pengundangan

orang

mengetahui,

Peraturan

memerintahkan

Daerah

ini

dengan

penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Tasikmalaya. Tasikmalaya. Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………... BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA (Tanpa Gelar Akademis)

Diundangkan di Singaparna pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

Nama (Tanpa gelar akademis)

LEMBARAN DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA TAHUN.......... TAHUN.......... NOMOR.......... NOMOR..........

Contoh ...

- 10 Contoh Peraturan Daerah dalam bentuk salinan:

BUPATI TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

NOMOR............. TAHUN ...........

TENTANG ……………………………………………… DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TASIKMALAYA

Menimbang

:

a. bahwa ............................................................; b bahwa ............................................................; c. bahwa .................................... dan seterusnya

Mengingat

:

1 2

Undang-undang .............................................;

3

Peraturan Presiden ................ dan seterusnya

Peraturan Pemerintah ....................................;

DENGAN PERSETUJUAN BERSAMA DEWAN PERWAKILAN RAKYAT DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DAN BUPATI TASIKMALAYA MEMUTUSKAN: Menetapkan

:

PERATURAN DAERAH TENTANG ......................... .............................................................................. BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ......................................................................... (2). ......................................................................... BAB II (dan seterusnya) ...............................................................................

Halaman ...

- 11 Halaman terakhir

Peraturan Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Daerah ini dengan penempatannya dalam Lembaran Daerah Kabupaten Tasikmalaya. Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………... BUPATI TASIKMALAYA, ttd NAMA (Tanpa Gelar Akademis)

Diundangkan di Singaparna pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

ttd Nama (Tanpa gelar akademis)

Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM

NAMA NIP

b. Peraturan ...

- 12 b.

Peraturan Bupati Peraturan Bupati yang selanjutnya disebut Perbup adalah Produk Hukum Daerah yang ditetapkan oleh Bupati untuk melaksanakan amanat peraturan perundang-undangan yang lebih tinggi. 1) Susunan (a) Judul Judul Peraturan Bupati terdiri atas : (1) Judul memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan bupati; (2) Nama peraturan dibuat secara singkat dan mencerminkan isi; dan (3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. (b) Pembukaan Pembukaan terdiri dari : (1) Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin. (2) Tulisan

“BUPATI

TASIKMALAYA”

diletakkan

ditengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) Konsiderans : a) Konsiderans diawali dengan kata menimbang. b) Konsiderans mengenai menjadi

memuat

pokoklatar

uraian

pokok

singkat

pikiran

belakang

dan

yang alasan

pembuatan Peraturan Bupati. c)

Pokok-pokok memuat sosiologis

pikiran

unsur yang

pada

filosofis, menjadi

konsiderans yuridis,

latar

dan

belakang

pembuatannya.

d) Pokok- ...

- 13 d) Pokok-pokok

pikiran

menyatakan

bahwa

yang

hanya

peraturan

dianggap

perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena latar

tidak mencerminkan

belakang

dan

alasan

tentang

dibuatnya

peraturan. e) Jika satu

konsiderans

memuat

lebih

dari

pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran

dirumuskan dalam rangkaian merupakan

kalimat yang

kesatuan pengertian.

f) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. (4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan. b) Peraturan

perundang-undangan

digunakan

sebagai

dasar

peraturan

perundang-

yang

hukum

hanya

undangan

yang

tingkatannya sama atau lebih tinggi. c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dari satu,

dasar

hukum

urutan pencantuman

memperhatikan

tata

perlu

urutan peraturan

perundang-undangan tingkatannya

lebih

dan

sama

disusun

jika secara

kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya. d) Undang-Undang, dan Peraturan

Peraturan Pemerintah, Presiden

perlu

dilengkapi pencantuman Lembaran

Negara

dan

yang

Tambahan

Lembaran

Negara

diletakkan di antara tanda baca

kurung.

(5) Diktum ...

- 14 (5) Diktum terdiri dari: a) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tangah margin. b) kata

Menetapkan,

yang

dicantumkan

sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (c) Batang Tubuh Batang Tubuh Peraturan Bupati terdiri atas : 1)

Dirumuskan dalam bentuk pasal – pasal dan ayat – ayat; dan

2)

Apabila materinya sangat luas dibagi dalam babbab, Bagian-bagian dan paragraf.

(d) Kaki Bagian Kaki Peraturan Daerah ditempatkan disebelah kanan bawah, yang terdiri dari : (1) tempat (nama kota sesuai dengan nama tempat perangkat daerah) dan tanggal penetapan peraturan; (2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang

ditulis dengan

huruf

kapital,

dan

diakhiri

dengan tanda baca koma; (3) tanda

tangan

pejabat

yang

menetapkan

peraturan; dan (4) nama

lengkap

pejabat

yang

menandatangani

peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. (e) Pengabsahan 1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat dan

diteliti ...

- 15 diteliti sehingga dapat diumumkan oleh Bagian Hukum. 2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata “salinan sesuai dengan aslinya” serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perangkat daerah yang bersangkutan. (f) Pengundangan Agar setiap orang mengetahuinya, Peraturan Bupati yang

dikeluarkan

oleh

pimpinan

daerah

harus

diundangkan dengan menempatkan dalam: a) Lembaran Daerah; b) Tambahan Lembaran Daerah; c) Berita Daerah; dan d) Tambahan Berita Daerah. (g) Distribusi Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian. (h) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan Peraturan Bupati yang diparaf harus disimpan sebagai pertinggal.

Contoh ...

- 16 Contoh Peraturan Bupati

BUPATI TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN BUPATI TASIKMALAYA NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG ....................................................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI TASIKMALAYA

Menimbang

: a. b. c.

bahwa ...........................................................; bahwa ...........................................................; bahwa ...................................... dan seterusnya

Mengingat

: 1. 2. 3.

Undang-undang ............................................; Peraturan Pemerintah ...................................; Peraturan Presiden .................. dan seterusnya.

Menetapkan

MEMUTUSKAN: : PERATURAN BUPATI TASIKMALAYA TENTANG ............................................................................

BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ........................................................................ (2). ........................................................................ BAB II ........(dan seterusnya) .................................................................................

Halaman ...

- 17 Halaman Terakhir Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tasikmalaya. Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………... BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA (Tanpa Gelar Akademis)

Diundangkan di Singaparna pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TASIKMLAYA

Nama (Tanpa gelar akademis) BERITA DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA TAHUN.......... NOMOR..........


NAMA NIP

Contoh ...

- 18 Contoh Peraturan Bupati dalam bentuk salinan

BUPATI TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN BUPATI TASIKMALAYA NOMOR.............

TAHUN ...........

TENTANG ....................................................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

BUPATI TASIKMALAYA

Menimbang

:

a.

b. c. Mengingat

Menetapkan

:

:

1. 2. 3.

; ; bahwa ............................. dan seterusnya bahwa ...................................................... bahwa ......................................................

; ; Peraturan Presiden ......... dan seterusnya. Undang-undang ....................................... Peraturan Pemerintah ..............................

MEMUTUSKAN: PERATURAN BUPATI TASIKMALAYA TENTANG ............................................................................ BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). .................................................................. (2). ................................................................... BAB II ........(dan seterusnya) .................................................................................

Halaman ...

- 19 Halaman terakhir Peraturan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tasikmalaya. Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………... BUPATI TASIKMALAYA,

ttd NAMA (Tanpa Gelar Akademis)

Diundangkan di Singaparna pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA ttd Nama (Tanpa gelar akademis) BERITA DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA TAHUN.......... NOMOR..........


NAMA NIP

c. Peraturan ...

- 20 c. Peraturan Bersama Kepala Daerah Peraturan Bersama Kepala Daerah yang selanjutnya disebut PB Kepala Daerah adalah peraturan yang ditetapkan oleh dua atau lebih antar Bupati dan/atau dua atau lebih antar Bupati/Walikota. 1) Susunan (a) Judul Judul Peraturan Bersama terdiri atas : (1) Judul memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun penetapan, dan nama peraturan bersama kepala daerah; (2) Nama peraturan bersama kepala daerah dibuat secara singkat dan mencerminkan isi; dan (3) Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin, tanpa diakhiri tanda baca. (b) Pembukaan Pembukaan Peraturan Bersama terdiri atas : (1) Frase Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah margin. (2) Tulisan “BUPATI TASIKMALAYA” dan Tulisan “BUPATI/WALIKOTA .........” diletakkan ditengah margin dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) Konsiderans : a) Konsiderans diawali dengan kata menimbang. b) Konsiderans mengenai

memuat

pokok-

menjadi

latar

pembuatan

uraian

pokok

pikiran

belakang

Peraturan

singkat yang

dan

alasan

Bersama

Kepala

Daerah. c) Pokok-pokok memuat sosiologis

pikiran

unsur yang

pada

filosofis, menjadi

konsiderans yuridis,

latar

dan

belakang

pembuatannya.

d) Pokok- ...

- 21 d) Pokok-pokok

pikiran

menyatakan

bahwa

yang

hanya

peraturan

dianggap

perlu untuk dibuat adalah kurang tepat karena latar

tidak mencerminkan

belakang

dan

alasan

tentang

dibuatnya

peraturan. e) Jika satu

konsiderans

memuat

lebih

dari

pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran

dirumuskan dalam rangkaian merupakan

kalimat yang

kesatuan pengertian.

f) Tiap-tiap pokok pikiran diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tanda baca titik koma. (4) Dasar Hukum diawali dengan kata Mengingat. a) Dasar hukum memuat dasar kewenangan pembuatan peraturan. b) Peraturan

perundang-undangan

digunakan

sebagai

dasar

peraturan

perundang-

yang

hukum

hanya

undangan

yang

tingkatannya sama atau lebih tinggi. c) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantuman perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya sama

disusun

berdasarkan

saat

secara

kronologis

pengundangan

atau

penetapannya. d) Undang-Undang, Peraturan dan Peraturan Presiden perlu pencantuman

Lembaran

Pemerintah, dilengkapi Negara

dan

Tambahan Lembaran Negara yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(5) Diktum ...

- 22 (5) Diktum terdiri dari: a) kata Memutuskan, yang ditulis seluruhnya dengan huruf kapital tanpa spasi di antara suku kata dan diakhiri dengan tanda baca titik dua serta diletakkan di tangah margin. b) kata

Menetapkan,

yang

dicantumkan

sesudah kata Memutuskan, disejajarkan ke bawah dengan kata Menimbang dan Mengingat. Huruf awal kata Menetapkan ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik dua. (c) Batang Tubuh Batang Tubuh Peraturan Bupati terdiri atas : (1) Dirumuskan dalam bentuk pasal – pasal dan ayat – ayat; dan (2) Apabila materinya sangat luas dibagi dalam babbab, Bagian-bagian dan paragraf. (d) Kaki Bagian Kaki Peraturan Bersama ditempatkan disebelah kanan bawah, yang terdiri dari : (1) tempat (nama kota sesuai dengan nama tempat perangkat

daerah)

dan

tanggal

penetapan

peraturan; (2) nama

jabatan

pejabat

yang

menetapkan,

yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma; (3) tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan; dan (4) nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. (e) Pengabsahan (1) Pengabsahan

merupakan

suatu

pernyataan

bahwa sebelum digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu peraturan telah dicatat

dan

diteliti ...

- 23 diteliti sehingga dapat diumumkan oleh Bagian Hukum. (2) Pengabsahan

dicantumkan

di

bawah

ruang

tanda tangan sebelah kiri bawah, yang terdiri dari kata “salinan sesuai dengan aslinya” serta dibubuhi tanda tangan pejabat yang berwenang dan stempel perangkat daerah yang bersangkutan. (f) Pengundangan Agar

setiap

Bersama

orang

Kepala

pimpinan

mengetahuinya,

Daerah

tertinggi

yang

lembaga

Peraturan

dikeluarkan

harus

oleh

diundangkan

dengan menempatkan dalam: a) Lembaran Daerah; b) Tambahan Lembaran Daerah; c) Berita Daerah; dan d) Tambahan Berita Daerah. (g) Distribusi Peraturan yang telah ditetapkan disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. Pendistribusian peraturan diikuti dengan tindakan pengendalian. (h) Hal yang Perlu Diperhatikan Naskah asli dan salinan Peraturan Bersama Kepala Daerah

yang

diparaf

harus

disimpan

sebagai

pertinggal.

Contoh ...

- 24 Contoh Peraturan Bersama Kepala Daerah

BUPATI TASIKMALAYA BUPATI/WALIKOTA ……………………... PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN BERSAMA BUPATI TASIKMALAYA DAN BUPATI/WALIKOTA ........................ NOMOR ………. TAHUN ………… NOMOR ………. TAHUN ………… TENTANG

............................................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TASIKMALAYA DAN BUPATI/WALIKOTA ...................

,

Menimbang

: a. bahwa ....................................................... ; b. bahwa ....................................................... ; c. bahwa ........................... dan seterusnya

Mengingat

: 1. Undang-undang ....................................... ; 2. Peraturan Pemerintah ............................. ; 3. Peraturan Presiden .......... dan seterusnya. MEMUTUSKAN:

Menetapkan

:

PERATURAN BERSAMA BUPATI TASIKMALAYA DAN BUPATI/WALIKOTA .............................

BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ................................................................... (2). .................................................................. BAB II (dan seterusnya) .........................................................................

Halaman ...

- 25 Halaman terakhir Peraturan Bersama Bupati dan Bupati/Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Bersama Bupati ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tasikmalaya.

Ditetapkan ……................. pada tanggal ……….....….....

BUPATI/WALIKOTA...........,

NAMA

BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA (Tanpa gelar akademis)

Diundangkan di ....................... pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TASIKMLAYA

Nama (Tanpa gelar akademis)

BERITA DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA TAHUN.......... NOMOR..........

Contoh ...

- 26 Contoh Peraturan Bersama Kepala Daerah dalam bentuk salinan

BUPATI TASIKMALAYA BUPATI/WALIKOTA ……………………... PROVINSI JAWA BARAT PERATURAN BERSAMA BUPATI TASIKMALAYA DAN BUPATI/WALIKOTA ........................ NOMOR ………. TAHUN ………… NOMOR ………. TAHUN ………… TENTANG

............................................... DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA BUPATI TASIKMALAYA DAN BUPATI/WALIKOTA ................... , Menimbang

:

a. b. c.

bahwa ......................................................... ; bahwa ......................................................... ; bahwa ...................................... dan seterusnya

Mengingat

:

1. 2. 3.

Undang-undang .......................................... ; Peraturan Pemerintah ................................. ; Peraturan Presiden .................. dan seterusnya.

MEMUTUSKAN: Menetapkan

:

PERATURAN BERSAMA BUPATI TASIKMALAYA DAN BUPATI/WALIKOTA ..............................................

BAB I KETENTUAN UMUM PASAL 1 (1). ............................................................................ (2). ............................................................................ BAB II (dan seterusnya) .................................................................................

Halaman ...

- 27 Halaman terakhir Peraturan Bersama Kepala Daerah ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan Peraturan Bersama Kepala Daerah ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kabupaten Tasikmalaya. Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………... BUPATI TASIKMALAYA,

ttd NAMA (Tanpa Gelar Akademis)

Diundangkan di Singaparna pada tanggal SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA ttd Nama (Tanpa gelar akademis) BERITA DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA TAHUN.......... NOMOR..........


NAMA NIP

d. Instruksi ...

- 28 d. Instruksi Bupati Instruksi Bupati merupakan naskah dinas yang memuat perintah/arahan

tentang

pelaksanaan

kebijakan

suatu

peraturan perundang-undangan. Susunan Instruksi Bupati terdiri dari: 1) Kepala Bagian kepala instruksi terdiri dari: (a) kop Instruksi Bupati, menggunakan lambang negara kuning emas dengan perisai warna dan tulisan Bupati Tasikmalaya, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata INSTRUKSI dan BUPATI TASIKMALAYA, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) nomor instruksi, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (d) kata TENTANG, ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (e) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (f) Bupati Tasikmalaya, ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma. 2) Konsiderans Bagian konsiderans instruksi memuat latar belakang penetapan

instruksi

dan/atau

dasar

hukum

sebagai

landasan penetapan instruksi. 3) Batang Tubuh Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi instruksi. 4) Kaki Bagian kaki instruksi terdiri dari: (a) tempat dan tanggal penetapan instruksi (b) Kata Bupati Tasikmalaya, yang ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda koma (c) tanda tangan Bupati Tasikmalaya, dan

(d) nama ...

- 29 (d) nama lengkap Bupati Tasikmalaya, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar. 5) Distribusi dan Tembusan. Instruksi disampaikan kepada pihak yang berhak secara cepat dan tepat waktu, lengkap serta aman. 6) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (a) Instruksi Bupati merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-undangan. (b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.

Contoh ...

- 30 Contoh Instruksi Bupati

BUPATI TASIKMALAYA INSTRUKSI BUPATI TASIKMALAYA NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG ………………………………………………………….

BUPATI TASIKMALAYA, Dalam rangka …...………………….................................................................................. .............................................................................................................. dengan ini menginstruksikan:

Kepada

: 1. ............................................................... 2. ............................................................... 3. ............................................................... 4. ...............................................................

Untuk

:

KESATU

: ......................................................................................

KEDUA

: ......................................................................................

KETIGA

: dan seterusnya.

Instruksi Bupati ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………...... BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA

Jalan ........................ Nomor ....... Telepon. (......) .......... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ............... Singaparna – Kode Pos

(e) Surat ...

- 31 e. Surat Edaran Surat

Edaran

merupakan

pemberitahuan,

penjelasan

melaksanakan

hal

naskah

dinas

dan/atau

tertentu

yang

yang

berisi

petunjuk

cara

dianggap

penting

dan

mendesak dengan susunan: 1) Kepala Bagian kepala surat edaran terdiri dari: (a) Kop Surat Edaran, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), gambar lambang

daerah

dan

tulisan

Sekretariat

Daerah

(untuk Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati), yang ditulis dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris; (b) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah); (c) pihak yang dituju; (d) Diawali dengan basmalah dan salam pembuka dalam huruf arab dan diakhiri dengan salam penutup. (e) tulisan SURAT EDARAN, yang dicantumkan di bawah lambang negara (untuk Bupati/Wakil Bupati) dan lambang daerah (untuk Perangkat Daerah), ditulis dengan huruf kapital serta nomor surat edaran di bawahnya secara simetris; (f) kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah frasa Nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (g) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah kata TENTANG. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari: (a) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran; (b) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain

yang

menjadi

dasar

surat

edaran;

dan

(c) Pemberitahuan ...

- 32 (c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak. 3) Kaki Bagian kaki surat edaran terdiri dari: (a) Bupati Tasikmalaya atau Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati, ditulis dengan huruf kapital, diakhiri dengan tanda koma; (b) tanda tangan Bupati Tasikmalaya atau Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati; (c) nama lengkap Bupati Tasikmalaya atau Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati, ditulis dengan huruf kapital; dan (d) stempel jabatan/stempel dinas.

Contoh ...

- 33 Contoh Surat Edaran yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

................................................. Yth. .................................................

        

 









 

SURAT EDARAN NOMOR ………………………............... TENTANG ....................................................... ............................................................................................ ................................................................................................ ............................................................................................ ................................................................................................ ............................................................................................ ............................................................................................... ........................................ 

   









 

BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA

Tembusan : 1. 2.

......... ..........

Jalan .................................................................... Nomor................. Telepon. ( .......) .......... ............................................................................... Faksimile. ......................................................Website ....................................Email. ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 34 Contoh Surat Edaran Yang Ditandatangani Sekretaris Daerah Atas Nama Bupati

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH Jalan. .......... Nomor. ............... Telepon (0265) ............... Faksimile. .............. Website. ............... Email ...................... Singaparna – Kode Pos

Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

................................................. Yth. .................................................

        













 

SURAT EDARAN NOMOR………………………............... TENTANG

....................................................... ............................................................................................ ..................................................................................................... ............................................................................................ ..................................................................................................... ............................................................................................ .................................................................................................... ........................................ 

   









 

a.n. BUPATI TASIKMALAYA SEKRETARIS DAERAH,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP

Tembusan : 1. 2.

......... ..........

Contoh ...

- 35 Contoh Surat Edaran Yang Ditandatangani Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. .......... Nomor. ............... Telepon (0265) .............. . Faksimile. .............. Website. ............... Email ...................... Nama Tempat – Kode Pos


Yth.

................................................. .................................................

        













 

SURAT EDARAN NOMOR ……………………............... TENTANG

....................................................... ............................................................................................ ..................................................................................................... ............................................................................................ ..................................................................................................... ............................................................................................ ..................................................................................................... ..................................................................................................... 

   









 

KEPALA PERANGKAT DAERAH, NAMA DAN GELAR Pangkat NIP

Tembusan : 1. 2.

......... ..........

f. Standar ...

- 36 f.

Standar Operasional Prosedur (SOP) Standar Operasional Prosedur adalah serangkaian instruksi tertulis

yang

dibakukan

mengenai

berbagai

proses

penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan. Pengaturan lebih lanjut tentang Standar Operasional Prosedur (SOP) diatur dalam Peraturan tersendiri. 2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan) a. Naskah

dinas

Penetapan

merupakan

naskah

dinas

yang

memuat kebijakan yang bersifat menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan kegiatan dalam bentuk Keputusan Bupati, digunakan untuk: 1) menetapkan/mengubah status; 2) kepegawaian/personal/keanggotaan/material/peristiwa; 3) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/ tim; atau 4) menetapkan pelimpahan wewenang. b. Jenis naskah dinas penetapan terdiri dari : 1) Keputusan Bupati ; dan 2) Keputusan Kepala Perangkat Daerah. c. Naskah Dinas Penetapan ditandatangani oleh: 1) Bupati, apabila: (a) substansi bersifat strategis; dan (b) melibatkan semua Kepala Perangkat Daerah dan/atau Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya;

2) Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah, apabila: (a) substansi bersifat teknis; dan (b) melibatkan internal unit kerja Perangkat Daerah, atau seluruh/beberapa unit kerja Perangkat Daerah lain di Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya.

d. Susunan ...

- 37 d. Susunan 1) Kepala Kepala Keputusan Bupati terdiri atas : (a) Tulisan “ KEPUTUSAN BUPATI TASIKMALAYA” (b) NOMOR (c)

Nama Keputusan yang ditulis “ TENTANG ……………”

2) Pembukaan Pembukaan Keputusan Bupati terdiri atas : (a) Tulisan “ BUPATI TASIKMALAYA” (b) Konsiderans terdiri dari ; (i) Menimbang, memuat alasan-alasan atau latar belakang atau pokok-pokok pikiran secara singkat yang

menjadi

latar

belakang

diterbitkannya

Keputusan Bupati. (ii) Mengingat,

memuat

dasar

hukum

untuk

penetapan Peraturan Daerah mulai dari Undangundang,

Peraturan

peraturan

Pemerintah

perundang-perundang

dan

lain-lain

yang

menjadi

dasar hukum ditetapkannya Keputusan Bupati tersebut. (c) MEMUTUSKAN, (d) Menetapkan : 3) Batang Tubuh Bagian Batang Tubuh Keputusan Bupati terdiri atas : (a) PERTAMA ; (b) KEDUA, dan seterusnya 4) Kaki

(a) Nama tempat ditetapkan; (b) Tanggal, Bulan dan Tahun; (c) Nama Jabatan “BUPATI TASIKMALAYA” ; (d) Tanda tangan Bupati/pejabat; (e) Nama jelas ( tanpa gelar dan pangkat ); dan (f) Stempel Jabatan/perangkat daerah.

5. Penandatanganan ...

- 38 5) Penandatanganan (a) Keputusan Bupati yang ditandatangani oleh Bupati /Wakil Bupati dibuat diatas kertas ukuran folio, dengan menggunakan kop naskah dinas Bupati dengan lambang negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna ; (b) Keputusan Bupati yang ditandatangani oleh Pejabat lain

dibuat

diatas

formulir

ukuran

folio,

dengan

menggunakan kop naskah dinas Perangkat Daerah dengan lambang daerah warna hitam putih; (c) Salinan / Otentifikasi Keputusan Bupati dilakukan oleh Kepala Bagian Hukum pada Sekretariat Daerah Kabupaten Tasikmalaya ;

Contoh ...

- 39 Contoh Keputusan yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT KEPUTUSAN BUPATI TASIKMALAYA NOMOR.............

TAHUN ...........

TENTANG ................................................. BUPATI TASIKMALAYA, Menimbang

:

a. bahwa .......................................................... b. bahwa .......................................................... c. bahwa ..................................

dan seterusnya.

Mengingat

:

1. Undang-undang ........................................... 2. Peraturan Pemerintah .................................. 3. Peraturan Presiden ....... dan seterusnya.

Memperhatikan

:

1. .....................................................................; 2. .....................................................................; MEMUTUSKAN:

Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT KELIMA

: : : : : :

KEPUTUSAN BUPATI TASIKMALAYA TENTANG ....

....................................................................... ........................................................................ ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................

Keputusan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………..........

BUPATI TASIKMALAYA,

Jalan. .................... Nomor ......... Telepon. (......) ............. Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 40 Contoh Keputusan yang Ditandatangani Bupati dalam bentuk salinan

BUPATI TASIKMALAYA PROVINSI JAWA BARAT KEPUTUSAN BUPATI TASIKMALAYA NOMOR............. TAHUN ........... TENTANG ................................................. BUPATI TASIKMALAYA, Menimbang

: a. bahwa....................................................; b. bahwa....................................................; c. bahwa ............................... dan seterusnya.

Mengingat

:

Memperhatikan

: 1. ...............................................................; 2. ............................................................... ; MEMUTUSKAN:

1. Undang-undang .....................................; 2. Peraturan Pemerintah.............................; 3. Peraturan Presiden ............ dan seterusnya.

KEPUTUSAN BUPATI TASIKMALAYA TENTANG ....

Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT KELIMA

: ........................................................................ : : : :

........................................................................ ........................................................................ ........................................................................ ........................................................................

: Keputusan Bupati ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Singaparna pada tanggal ………….......... BUPATI TASIKMALAYA, TTD. NAMA (Tanpa gelar akademis) Salinan sesuai dengan aslinya KEPALA BAGIAN HUKUM, TTD. NAMA NIP

Contoh ...

- 41 Contoh Keputusan yang ditandatangani Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ............................. Faksimile.

.....................

Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Website .......................... Email. ...............

Nama Tempat – Kode Pos

KEPUTUSAN KEPALA PERANGKAT DAERAH NOMOR.............

TAHUN ...........

TENTANG ....................................................

NAMA KEPALA PERANGKAT DAERAH,

Menimbang

: a. bahwa ................................................................. ; b. bahwa ................................................................. ; c. dan seterusnya. bahwa .......................................

Mengingat

: 1. Undang-undang ....................................................... 2. Peraturan Pemerintah .......................................... 3. .................................. dan seterusnya.

Memperhatikan

: 1. ..........................................................................; 2. ..........................................................................; MEMUTUSKAN:

Menetapkan KESATU KEDUA KETIGA KEEMPAT

: KEPUTUSAN BUPATI TENTANG ................................ : ...................................................................................

: ...................................................................................

: ...................................................................................

: ...................................................................................

Ditetapkan di Singaparna pada tanggal …………........ KEPALA PERANGKAT DAERAH

NAMA

3. Naskah ...

- 42 3. Naskah Dinas Penugasan Naskah Dinas Penugasan terdiri dari: a. Surat Perintah (SP) Surat Perintah merupakan naskah dinas dari atasan yang ditujukan

kepada

melaksanakan

bawahan

pekerjaan

yang

tertentu

berisi

diluar

perintah

tugas

dan

untuk fungsi.

Susunan Surat Perintah : 1) Kepala Bagian kepala SP terdiri dari: (a) kop SP, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya tulisan

(untuk

Sekretariat

Bupati), Daerah

lambang Kabupaten

daerah

dan

Tasikmalaya

(untuk Sekretaris Daerah atas nama Bupati), lambang daerah

dan

tulisan

Pemerintah

Daerah

Kabupaten

Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris (b) kata SURAT PERINTAH, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris, dan (c) nomor, yang berada di bawah tulisan SP. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari: (a) SP memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan surat tugas, dan (b) Diktum dimulai dengan frasa MEMERINTAHKAN, yang ditulis

dengan

huruf

kapital

dicantumkan

secara

simetris, diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat perintah. Di bawah kata Kepada ditulis kata Untuk disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki SP terdiri dari: (a) tempat dan tanggal SP

(b) nama ...

- 43 (b) nama

jabatan

pejabat

yang

menandatangani,

yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma (c) tanda tangan Bupati atau pejabat selain Bupati yang menugaskan (d) penulisan nama Bupati/Wakil Bupati atau Sekretaris Daerah

pada

naskah

dinas

dan

susunan

surat

disesuaikan dengan kebutuhan, sedangkan penulisan nama

Kepala

Perangkat

Daerah

dan

Kepala

UPT

menggunakan pangkat dan Nomor Induk Pegawai (NIP) (e) nama lengkap pejabat yang menandatangani SP, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan (f) stempel jabatan/stempel dinas. 4) Distribusi dan Tembusan: (a) SP disampaikan kepada pihak yang mendapat perintah, dan (b) Tembusan SP disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (a) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari: kolom nomor urut, nama, pangkat, Nomor Induk Pegawai (NIP), jabatan, dan keterangan, dan (b) SP tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Contoh ...

- 44Contoh Surat Perintah Yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

SURAT PERINTAH NOMOR….......... ………….

Dasar

:

........................................................................... ........................................................................... MEMERINTAHKAN :

Kepada

: 1.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan

........................................... 2.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan Untuk

: 1. 2. 3.

..................................................................... ..................................................................... ..................................................................... Ditetapkan di Singaparna pada tanggal ……….......... BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA (dapat dengan gelar akademis)

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

Jalan ........................ Nomor. ........ Telepon. (......) .......... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 45 Contoh Surat Perintah Yang Ditandatangani Sekretaris Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH Jalan. ........................... .. Nomor. ................ ...... Telepon. (......) ...... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ...............

Singaparna – Kode Pos

SURAT PERINTAH NOMOR….......... …………. Dasar

:

........................................................................... ........................................................................... MEMERINTAHKAN :

Kepada

: 1.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan

........................................... 2.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan Untuk

: 1. 2. 3.

..................................................................... ..................................................................... .....................................................................

Ditetapkan di Singaparna pada tanggal ………........... Nama Jabatan,

NAMA

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

Contoh ...

- 46 Contoh Surat Perintah Yang Ditandatangani Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ............................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ...............


SURAT PERINTAH NOMOR….......... …………. Dasar

:

........................................................................... ........................................................................... MEMERINTAHKAN :

Kepada

: 1.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan

........................................... 2.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan Untuk

: 1. 2. 3.

..................................................................... ..................................................................... .....................................................................

Ditetapkan di ………............... pada tanggal ………............... Nama Jabatan,

NAMA

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

Contoh ...

- 47 Contoh Surat Perintah Yang Ditandatangani Kepala UPT PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH NAMA UPT Jalan. .......................... ... Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ...............


SURAT PERINTAH NOMOR… .......... …………. Dasar

: ....................................................................................... ...................................................................................... MEMERINTAHKAN :

Kepada

: 1.

Nama

: ...................................................

Pangkat/gol

: ...................................................

NIP

: ...................................................

Jabatan

2.

Nama

: ..................................................

Pangkat/gol

: ..................................................

NIP

: ..................................................

Jabatan Untuk

: 1. 2. 3.

: ...................................................

: ..................................................

.............................................................................. .............................................................................. .............................................................................. Ditetapkan di ………............... pada tanggal ………............... Nama Jabatan,

NAMA

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

b. Surat ...

- 48 b. Surat Tugas (ST) Surat Tugas merupakan naskah dinas dari atasan yang ditujukan kepada bawahan yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya. Susunan Surat Tugas: 1) Kepala Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari: (a) kop Surat Tugas, yang ditandatangani oleh Bupati menggunakan kop naskah dinas jabatan berisi gamabar lamabang negara dengan warna kuning emas dan perisai berwarna dan kop naskah dinas perangkat daerah untuk Surat Tugas yang ditandatangani oleh Sekretaris

Daerah

atas

nama

Bupati

dan

yang

ditandatangani oleh Kepala Perangkat Daerah, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata SURAT TUGAS, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (c) nomor, yang berada di bawah tulisan SURAT TUGAS. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari: (a) Bagian konsideran Surat Tugas memuat dasar hukum sebagai landasan penetapan surat tugas; dan (b) Diktum dimulai dengan frasa MEMERINTAHKAN, yang ditulis

dengan

huruf

kapital

dicantumkan

secara

simetris, diikuti kata Kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas. Di bawah kata Kepada ditulis kata Untuk disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan. 3) Kaki Bagian kaki Surat Tugas terdiri dari: (a) tempat dan tanggal Surat Tugas; (b) nama

jabatan

pejabat

yang

menandatangani,

yang

ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma;

(c) tanda ...

- 49 (c) tanda tangan Bupati atau pejabat selain Bupati yang menugaskan; (d) penulisan nama Bupati/Wakil Bupati dapat memakai gelar dan Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah pada naskah dinas dan susunan surat disesuaikan dengan kebutuhan, sedangkan penulisan nama Kepala Perangkat Daerah dan Kepala UPT diikuti dengan pangkat dan Nomor Induk Pegawai (NIP); dan (e) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya; (f) stempel dinas. 4) Distribusi dan Tembusan (a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas; dan (b) Tembusan Surat Tugas disampaikan kepada pejabat/ instansi yang terkait. 5) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (a) Bagian konsideran memuat pertimbangan atau dasar. (b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari: kolom nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan. (c) Surat Tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai dilaksanakan.

Contoh ...

- 50 Contoh Surat Tugas Yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

SURAT TUGAS NOMOR…................

Dasar

:

………….

........................................................................... ........................................................................... MEMERINTAHKAN :

Kepada

: 1.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan

........................................... 2.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan Untuk

: 1. 2. 3.

..................................................................... ..................................................................... ..................................................................... Ditetapkan di ………............... pada tanggal ………............... BUPATI TASIKMALAYA

NAMA (dapat dengan gelar akademis)

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

Jalan. ......................... Faksimile

...................

Nomor ..........

Telepon. (......) ............ Email. ............... Website Singaparna – Kode Pos ....................

Contoh ...

- 51 Contoh Surat Tugas Yang Ditandatangani Sekretaris Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH Jalan. ........................... .. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ...............


SURAT TUGAS …………. NOMOR… ................ Dasar

: ...........................................................................

........................................................................... MEMERINTAHKAN : Kepada

: 1.

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Nama

:

...........................................

Pangkat/gol

:

...........................................

NIP

:

...........................................

:

...........................................

Jabatan

2.

Jabatan Untuk

: 1. 2. 3.

..................................................................... ..................................................................... ..................................................................... Ditetapkan di ………............... pada tanggal ………............... Nama Jabatan,

NAMA

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

Contoh ...

- 52 Contoh Surat Tugas Yang Ditandatangani Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ......................... .... Nomor .......... Telepon. (......) ............... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ...............


SURAT TUGAS NOMOR…................…………. Dasar

:

...........................................................................

........................................................................... MEMERINTAHKAN : Kepada

: 1.

Nama Pangkat/gol NIP Jabatan

: : : :

........................................... ........................................... ........................................... ...........................................

........................................... 2.

Untuk

Nama Pangkat/gol NIP Jabatan

: : : :

........................................... ........................................... ........................................... ...........................................

: 1.

.....................................................................

2.

.....................................................................

3.

..................................................................... Ditetapkan di ………............

pada tanggal ……….......... Nama Jabatan,

NAMA

Tembusan : 1. ......... 2. ..........

c. Surat ...

- 53 c.

Surat Perjalanan Dinas (SPD) Surat Perjalanan Dinas adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang

kepada

bawahan

atau

pejabat

tertentu

untuk

melaksanakan perjalanan dinas, dengan contoh format sebagai berikut :

Format ...

- 54 Format Surat Perjalanan Dinas

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. .......................... ... Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Email. ............... Faksimile. ..................... Website ..........................


Lembar ke Kode No Nomor

: : :

......................... ........................ ........................

SURAT PERJALANAN DINAS (SPD) 1.

Pejabat yang memberi perintah

2.

Nama pegawai yang diperintah

3.

a. Pangkat dan Golongan b. Jabatan/Instansi c. Tingkat menurut peraturan perjalanan

4.

Maksud Perjalanan Dinas

5.

Alat angkut yang dipergunakan

6.

a. Tempat berangkat b. Tempat tujuan

7.

a. Lamanya Perjalanan Dinas b. Tanggal berangkat c. Tanggal harus kembali

8.

Pengikut:

.................................................

1. 2. 3. 4. 5. 9.

Pembebanan Anggaran a. Instansi b. Mata Anggaran

10.

Keterangan lain-lain

Dikeluarkan di Pada tanggal

: :

........................... ...........................

SEKRETARIS DAERAH

NAMA PANGKAT NIP

SPD ...

- 55 SPD No. Berangkat dari (tempat kedudukan) Pada tanggal Ke (Pejabat Pelaksana

: :

....................... .......................

: ...................... : ...................... Teknis Kegiatan) )

( . . . . . . ..... . . .... .. . . . . .... .. . .... .. . . . . .... .. . .

NIP.

II.

III.

IV.

Tiba di

: ..................................

Berangkat dari

: ...............................

Pada tanggal

: ..................................

Ke

: ..............................

Kepala

: .................................

Pada tanggal

: ...............................

Tiba di

: ..................................

Berangkat dari

: ...............................

Pada tanggal

: ..................................

Ke

: ...............................

Kepala

: ..................................

Pada tanggal

: ...............................

Tiba di

: ..................................

Berangkat dari

: ...............................

Pada tanggal

: ..................................

Ke

: ...............................

Kepala

: ..................................

Pada tanggal

: ...............................

I. Tiba kembali di : Pada tanggal: Telah diperiksa, dengan keterangan bahwa perjalanan tersebut diatas benar dilakukan atas perintahnya dan sematamata untuk kepentingan jabatan dalam pukul yang sesingkat-singkatnya. SEKRETARIS DAERAH (Nama) NIP VII.

Catatan Lain-Lain

VIII

PERHATIAN : Pejabat yang berwenang menerbitkan SPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para Pejabat yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta bendahara bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan Keuangan Negara apabila Negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian, dan kealpaannya.

B. Naskah ...

- 56 B. Naskah Dinas Korespondensi 1. Naskah Dinas Korespondensi Intern : a. Nota Dinas Nota dinas merupakan naskah dinas internal berisi komunikasi kedinasan antar pejabat atau dari atasan kepada bawahan dan dari bawahan kepada atasan. Susunan Nota Dinas : 1) Kepala Bagian kepala nota dinas terdiri dari: (a) kop nota dinas, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) kata Nota Dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris tanpa garis bawah; (c) kata Kepada: Yth., yang ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti tanda baca titik dua ( : ) setelah kata Kepada dan titik setelah kata Yth; (d) kata Dari, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (e) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (f) kata Nomor, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (g) kata Sifat, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (h) kata Lampiran, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua, apabila tidak ada lampiran kata Lampiran ini tidak digunakan; dan (i) kata Hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua.

2) Batang ...

- 57 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari: (a) alinea pembuka (b) alinea isi, dan (c) alinea penutup. 3) Kaki Bagian kaki nota dinas terdiri dari : (a) nama jabatan penandatangan nota dinas, ditulis dengan huruf awal kapital dan diakhiri dengan tanda koma (b) tanda tangan, dan (c) nama lengkap penandatangan surat, ditulis dengan huruf awal kapital, tanpa diberi tanda baca apapun, dan dibawahnya ditulis pangkat/golongan berikut tulisan NIP tanpa tanda baca titik. 4) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (a) Nota dinas tidak dibubuhi stempel dinas (b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi (c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan: kode klasifikasi arsip/nomor urut surat (dalam satu tahun)/singkatan atau akronim Perangkat Daerah/unit kerja, contoh: 065/12/DISHUB/02.

Contoh ...

- 58 Contoh Nota Dinas yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

NOTA DINAS Kepada

: ………………………………………………………............

Dari

: ………………………………………………………….........

Tanggal

: ………………………………………………………….........

Nomor

: .…………………………………………………………........

Sifat

: ……..…………….…………………………………….........

Lampiran

: …………………………………………………………........

Hal

: ………………………………………………………….........

………………………..……………………….………………................... …………………………………………………………………………............... …………………………………………………………….............................. …………………………………………………………………................... ……………………………………………………………………………............. ……………………………………………………………............................... …………………………….……………………………………............... ……………………………………………………………………………............. ……………………………………………………………..............................

BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA Tembusan : 1. ......... 2. .......... Jalan ........................ Nomor. ........ Telepon. (......) .......... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 59 Contoh Nota Dinas yang ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Faksimile.

.................

Nomor. ... ................... Telepon. (......) ...... Website .............. Email. ........


NOTA DINAS Kepada

: ………………………………………………………….

Dari

: ………………………………………………………….

Tembusan

: ………………………………………………………….

Tanggal

: ………………………………………………………….

Nomor

: .…………………………………………………………

Sifat

: ……..…………….…………………………………….

Lampiran

: ………………………………………………………….

Hal

: ………………………………………………………….

………………………..……………………….………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………………………………………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... …………………………….……………………………………..... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………... SEKRETARIS DAERAH/ KEPALA PERANGKAT DAERAH,


Tembusan : 1. ......... 2. ..........

Contoh ...

- 60 Contoh Nota Dinas yang ditandatangani Kepala UPT PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH NAMA UPT Jalan. ................. Nomor. ............... ....... Telepon. (..... .) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


NOTA DINAS Kepada

: ………………………………………………………….

Dari

: ………………………………………………………….

Tembusan

: ………………………………………………………….

Tanggal

: ………………………………………………………….

Nomor

: .…………………………………………………………

Sifat

: ……..…………….…………………………………….

Lampiran

: ………………………………………………………….

Hal

: ………………………………………………………….

………………………..……………………….……………….......... ……………………………………………………………………………....... ……………………………………………………………......................... ………………………………………………………………….......... ……………………………………………………………………………... ……………………………………………………………................... …………………………….……………………………………........ ……………………………………………………………………………..... ……………………………………………………………...................... KEPALA UPT,


Tembusan : 1. ......... 2. ..........

b. Memorandum ...

- 61 b.

Memorandum Memorandum merupakan naskah dinas intern yang bersifat mengingatkan peringatan,

suatu saran,

masalah, dan

menyampaikan

pendapat

kedinasan.

arahan, Susunan

Memorandum: 1) Kepala Bagian kepala memorandum terdiri dari: (a) kop Memorandum, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan Bupati Tasikmalaya tulisan

(untuk

Pemerintah

Bupati), Daerah

lambang Kabupaten

daerah

dan

Tasikmalaya

serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan (b) kata MEMORANDUM, ditulis di tengah dengan huruf kapital secara simetris. 2) Batang Tubuh Batang tubuh memorandum terdiri dari: asal, tujuan dan isi memorandum. 3) Kaki Bagian kaki memorandum terdiri dari: tempat dan tanggal memorandum, nama jabatan, tanda tangan nama pejabat. 4) Hal Yang Perlu Diperhatikan: Memorandum tidak dibubuhi stempel dinas.

Contoh...

- 62 Contoh Memorandum

BUPATI TASIKMALAYA

MEMORANDUM Dari

: .......................................................................

Kepada

: .......................................................................

ISI

: ... .................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Bupati Tasikmalaya,

Nama


Contoh...

- 63 Contoh Memorandum Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Faksimile.

.................

Nomor. ..... ................. Telepon. (......) ...... Website .............. Email. ........


MEMORANDUM Dari

: .......................................................................

Kepada

: .......................................................................

ISI

: .......................................................................

....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... ....................................................................... .......................................................................

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Kepala Perangkat Daerah,

Nama

c. Lembar ...

- 64 c. Lembar disposisi 1) Lembar disposisi merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. 2) Susunan: (a) kop lembar disposisi, berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris. (b) kata LEMBAR DISPOSISI, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (c) Surat dari, nomor surat, tanggal surat (pada sisi sebelah kiri), tulisan diterima tanggal, pukul, nomor agenda dan sifat (pada sisi sebelah kanan) surat yang berada di bawah tulisan lembar disposisi. (d) Tulisan HAL, yang berisi Judul Surat Dinas; (i)

Catatan Sekretaris Daerah;

(ii)

arahan Bupati;

(iii) tempat dan tanggal ditetapkan lembar disposisi; dan (iv) nama

Bupati,

Sekretaris

Daerah

dan

Kepala

dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan diakhiri dengan tanda baca koma. (e) Diteruskan kepada : menunjukan pejabat yang ditunjuk. (f) Distribusi dan Tembusan. (g) Lembar disposisi disampaikan kepada yang mendapat tugas. (h) Hal Yang Perlu Diperhatikan: (i)

Disposisi ditulis pada lembar disposisi, terpisah dari naskah asli;

(ii)

Lembar

disposisi

merupakan

satu

kesatuan

dengan naskah dinas yang bersangkutan; dan

Contoh ...

- 65 Contoh Lembar Disposisi Bupati:

BUPATI TASIKMALAYA

LEMBAR DISPOSISI Surat dari

:

No. Surat

:

Tgl. Surat

:

Hal

:

Diterima tgl.

:

Pukul

:

No. Agenda

:

Sifat

:

Sangat Segera

Diteruskan kepada Sdr.:

Segera

Rahasia

Arahan Lanjut : Buat tanggapan dan Saran

............................................. ............................................. ............................................. .............................................

dan seterusnya ..............

Proses Lebih Lanjut Lapor / Menghadap Menteri ACC / Laksanakan Koordinasi / Konfirmasikan Koreksi / Sempurnakan Monitor / Cari Masukan UMP File / Simpan ............................................ ............................................

Catatan Sekda

Arahan Bupati

:

Contoh ...

- 66 Contoh Lembar Disposisi Sekretaris Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...... ................ Telepon. (......) ...... Website .............. Email. ........ Faksimile. .................


LEMBAR DISPOSISI

Surat dari

:

No. Surat

:

Tgl. Surat

:

Hal

:

Diteruskan kepada Sdr.: ............................................. ............................................. ............................................. .............................................

dan seterusnya

Catatan

Diterima tgl.

:

Pukul

:

No. Agenda

:

Sifat

:

Sangat Segera

Segera

Rahasia

Dengan hormat harap :

Tanggapan dan saran Proses lebih lanjut Koordinasikan/konfir masikan

:

Singaparna,………

Sekretaris Daerah

Contoh ...

- 67 Contoh Lembar Disposisi Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


LEMBAR DISPOSISI

Surat dari

:

No. Surat

:

Tgl. Surat

:

Hal

Diterima tgl. Pukul No. Agenda Sifat

: : : :

Sangat Segera

Segera

Rahasia

:

Diteruskan kepada Sdr.: ............................................. ............................................. ............................................. .............................................

dan seterusnya ..............

Catatan

Disposisi : Proses lebih lanjut Tanggapan dan saran Jadwalkan Wakili/Dampingi Siapkan Bahan/Pointers/Penjelasan Koordinasikan Monitor Kita bicarakan bersama File /Arsip

: Singaparna,……… Nama Jabatan

..............................

2. Naskah ...

- 68 2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern a. Surat Dinas Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu surat dinas. Surat Dinas adalah naskah dinas pelaksanaan

tugas

seorang

pejabat

dalam

menyampaikan

informasi kedinasan kepada di luar instansi/organisasi yang bersangkutan. Susunan Surat Dinas: 2) Kepala Kepala Surat Dinas terdiri atas : (a) Kop naskah dinas; (b) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah); (c) Kepada Pejabat / Alamat yang dituju ; dan (d) Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas; 3) Batang Tubuh Isi Surat Dinas dirumuskan dalam bentuk uraian dan diawali dengan basmalah dan salam pembuka dalam huruf arab dan diakhiri dengan salam penutup. 4) Kaki Bagian Kaki Surat Dinas terdiri atas : (a) Nama Jabatan ; (b) Tanda tangan Pejabat ; (c) Nama jelas ( selain Bupati dan Wakil Bupati ditambah Pangkat dan NIP bagi PNS ) ; (d) Stempel Jabatan/stempel perangkat daerah ; (e) Tembusan ( tanpa mencantumkan kata Arsip / Pertinggal). 5) Hal yang perlu diperhatikan (a) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama; (b) Jika surat dinas disertai lampiran, padakolom lampiran dicantumkan jumlahnya; dan (c) Hal berisi pokok surat dinas sesingkat mungkin yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap unsurnya tanpa diakhiri tanda baca.

Contoh ...

- 69 Contoh Surat Dinas yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

Kepada Yth. ................... ....................

: : : ..................... :

di -

Nomor Sifat Lampiran Hal

.................... ....................         

 









 

.............................................................................. ..................................................................................... .............................................................................. ........................................... .............................................................................. ..................................................................................... ............................................ 

   









 

BUPATI TASIKMALAYA, NAMA JELAS

(dapat dengan gelar akademis) Tembusan : 1. 2.

................. .................

Jalan ............... Nomor ........ Telepon : (........) ..................... Faksimile : (0265) ............... Website ....................... Email : ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 70 Contoh Surat Dinas yang ditandatangani Wakil Bupati

BUPATI TASIKMALAYA Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

Tempat,

Kepada Yth. .........................

.......................

di -

........................

: : : : .......................


.........................  

 









 











  



 

....................................................................................... .............................................................................................. .............................................................................................. ....................................................................................... .............................................................................................. .............................................................................................. ...................................................................................... ............................................................................................... .............................................................................................. 

   









 

a.n. BUPATI TASIKMALAYA WAKIL BUPATI, , NAMA JELAS (dapat dengan gelar akademis)

Tembusan : 1. 2.

..................... ......................

Jalan .........................................................Nomor. .......... Telepon : (0265) ..................... Faksimile : (0265) .............................................Website .............................Email : ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 71 Contoh Surat Dinas yang ditandangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH/NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........



Kepada Yth. ............................: Nomor ............................: Sifat : Lampiran ....................................di : Hal .................................... .............................         

 









 

................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... .................................................................................... ........................................................................................... .......................................................................................... ................................................................................... .......................................................................................... .......................................................................................... 

   









 

SEKRETARIS DAERAH/ KEPALA PERANGKAT DAERAH,

NAMA DENGAN GELAR Pangkat NIP Tembusan : 1. .......................

2. ........................

Contoh ...

- 72 Contoh Surat Dinas yang ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah Atas Nama Bupati PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH/NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

Kepada ..........................

Yth. ..........................

: : :

Nomor Sifat Lampiran

.......................... .......... di

: ....................................

Hal ...........................

        

 







 



.................................................................................... ............................................................................................ .................................................................... ...................................................................................... ............................................................................................ ............................................................................................. ...................................................................................... ............................................................................................. ............................................................... 

   









 

a.n. BUPATI TASIKMALAYA SEKRETARIS DAERAH/ KEPALA PERANGKAT DAERAH,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP Tembusan : 1. ......................

2. ......................

Contoh ...

- 73 Contoh Surat Dinas yang ditandatangani Kepala UPT

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH NAMA UPT Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

Tempat,

Kepada Yth. ........................ ........................

: : : ............................. :

di ..............................


.......................         

 









 

................................................................................. ........................................................................................ ....................................................................................... ................................................................................ ....................................................................................... ....................................................................................... ................................................................................ ....................................................................................... .......................................................................................



   









 

KEPALA UPT,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP Tembusan : 1. .................

2. .................

Contoh ...

- 74 Contoh Surat Dinas yang ditandatangani Kepala Sekolah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NAMA SEKOLAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........

Nama Tempat – Tempat – Kode Kode Pos

Tanggal, Bulan Bulan dan Tahun Tahun (Masehi) (Masehi) Tanggal, Bulan Bulan dan Tahun Tahun (Hijriyah) (Hijriyah)

Tempat,

Kepada Yth. ........................ ........................

: : : ............................. :

di ..............................


.......................         

 









 

.................................................................................. ......................................................................................... ......................................................................................... ................................................................................. ........................................................................................ ........................................................................................ ................................................................................. ........................................................................................ ........................................................................................



   









 

KEPALA SEKOLAH,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP Tembusan Tembusan : 1. ....................

2. ....................

3. Surat ...

- 75 3. Surat Undangan Surat undangan merupakan naskah dinas yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara kedinasan. Susunan Surat Undangan : (a) Kepala Bagian kepala surat undangan terdiri dari: 1) Kop naskah dinas; 2)

Nama tempat, tanggal, bulan dan tahun t ahun dalam penanggalan masehi dan hijriyah ditempatkan dikanan atas;

3) Alamat yang dituju; dan 4) Nomor, Sifat, Lampiran dan Hal diketik secara vertikal, ditempatkan disebelah kiri atas. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari:: 1) Basmalah dalam huruf arab; 2) Salam Pembuka; 3) Maksud dan Tujuan ; 4) Hari Penyelenggaraan ; 5) Tanggal, bulan dan tahun ; 6) Waktu (pukul) penyelenggaraan Undangan ; 7) Tempat penyelenggaraan ; 8) Acara yang akan diselenggarakan ; dan 9) Salam penutup. (c) Kaki 1) Nama Jabatan pengundang; 2) Tanda tangan pejabat pengundang; 3) Nama jelas pejabat, ( selain Bupati dan Wakil Bupati ditambah Pangkat dan NIP Pengundang ) ; 4) Stempel Jabatan/stempel Perangkat Daerah; dan 5) Tembusan.

Contoh ...

- 76 Contoh Surat Undangan yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA Tempat, Tanggal, Tanggal, Bulan Bulan dan Tahun (Masehi) (Masehi) Tanggal, Bulan Bulan dan Tahun Tahun ( Hijriyah) Hijriyah)

Kepada ................................ ................................

Yth.

: : : : Undangan

- di


.................................  

 







 















..................................................................... .................................................................... ...........................................

: Hari

...........................................

: Tanggal

...........................................

: Pukul

...........................................

: Tempat

...........................................

:

cara

..................................................................... .................................................................... 







 



 

BUPATI TASIKMALAYA, , NAMA JELAS (dapat dengan gelar akademis) Tembusan Tembusan : 1. ..................

2. .................

........ Telepon : ( ............... Nomor ..................... ..................... (....... Website ............... (........ ....................... Email : ............... Singaparna – Singaparna – Kode Kode Pos

Jalan Faksimile : (

Contoh ...

- 77 Contoh Surat Undangan yang Ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah Atas Nama Bupati PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ......... Nomor. ......... Telepon. (......) ...... Faksimile. ........ Website .............. Email. ................ Nama Tempat – Kode Pos


Kepada Yth. ............................: Nomor ............................: Sifat : Lampiran ....................................di : Hal .................................... ............................ 











 

















..................................................................... .................................................................... ...........................................

:

Hari

...........................................

: Tanggal

...........................................

:

...........................................

: Tempat

...........................................

:

Pukul

Acara

..................................................................... ....................................................................



   









 

a.n. BUPATI TASIKMALAYA SEKRETARIS DAERAH/ KEPALA PERANGKAT DAERAH,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP Tembusan : 1. ................ 2. ................

Contoh ...

- 78 Contoh Surat Undangan yang Ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........



Kepada Yth. ........................... ...........................

: : : : ....................................

di -


....................................

.......................... .

 









 















..................................................................... .................................................................... ...........................................

:

Hari

...........................................

:

...........................................

:

Pukul

...........................................

:

Tempat

...........................................

:

Acara

Tanggal

..................................................................... ....................................................................



   









 

SEKRETARIS DAERAH/ KEPALA PERANGKAT DAERAH,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP Tembusan : 1. ................... 2. ....................

Contoh ...

- 79 Contoh Surat Undangan yang Ditandatangani oleh Kepala Sekolah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NAMA SEKOLAH ...................... Telepon. (......) ...... ................. Nomor. .............. Email. ........ Website

Jalan. Faksimile.

.................


Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi)

Tempat,

Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah)

Kepada

: : : : ....................................

Yth. ........................... ........................... -

di


....................................

.......................... .

 







 

















..................................................................... .................................................................... ...........................................

:

Hari

...........................................

:

Tanggal

...........................................

:

Pukul

...........................................

:

Tempat

...........................................

:

Acara

..................................................................... ....................................................................



   









 

KEPALA SEKOLAH,

NAMA DAN GELAR Pangkat NIP Tembusan : 1. .................... 2. ...................

4. Nota...

- 80 4. Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas adalah naskah dinas sebagai pengantar

untuk

menyampaikan

konsep

naskah

dinas

kepada

atasan. Susunan Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas: 1) Kepala Bagian kepala nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri dari: (a) kop nota pengajuan konsep naskah dinas, yang berisi, lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta perangkat daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris (b) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah) (c) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti dengan tanda baca titik, dan (d) kata nomor (letak sisi sebelah kiri), ditulis dengan h uruf awal kapital. 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh nota pengajuan konsep terdiri atas: (a) kata NOTA PENGAJUAN KONSEP, ditulis dengan huruf kapital secara simetris (b) kalimat: Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas: …. (Diisi dengan bentuk naskah dinas yang akan disampaikan) Contoh : Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas: Undangan/ Nota Dinas/Surat/Draft Perbup (c) kata tentang, catatan, lampiran, untuk mohon, disposisi, dan tindak lanjut staf/pelaksana, ditulis dengan huruf awal kapital secara berurutan rata kiri. 3) Kaki Bagian kaki nota pengajuan konsep naskah dinas terdiri dari: nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat, pangkat yang ditulis dengan huruf awal kapital dan NIP dengan huruf kapital.

Contoh ...

- 81 Contoh Nota Pengajuan Konsep Naskah Dinas



Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah) Yth, Nomor

: ............................

.......................................

.......................................

NOTA PENGAJUAN KONSEP Disampaikan dengan hormat konsep naskah dinas : .......... Tentang

:

Catatan

:

Lampiran

:

Untuk Mohon

:

Disposisi

:

Tindak Lanjut Staf

:

Nama Jabatan,

Nama Pangkat NIP

C. Naskah ...

- 82 C. Naskah Dinas Khusus 1. Surat Perjanjian Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama tentang objek yang mengikat antar kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati bersama. Susunan Surat Perjanjian : (a) Kepala Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri dari: 1) Kop Surat Perjanjian yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), gambar lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) judul perjanjian; dan 3) nomor. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat materi perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk Pasal-Pasal. (c) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari: nama penandatanganan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi jika dipandang perlu, dibubuhi meterai sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Contoh ...

- 83 Contoh Surat Perjanjian yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

PERJANJIAN ................... NOMOR ………./………./……… TENTANG ................................................................................................... ................................................................................................... Pada hari ………………... Tanggal …… Bulan ….….. Tahun ...……..., bertempat di ………………….…, kami yang bertanda tangan dibawah ini:

1.

……..………….……………………………………………….......................

2.

PIHAK KE I …….………….……………………………………………………….……………

PIHAK KE II Pasal ……………………..………………………………………………………… …………………………………….…………………………………….………………… ………………………………………………….. (isi perjanjian) Pasal ……………………….………………………………………………………… …………………………………….…………………………………….………………… ………………………………………………….................................................... Penutup Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal tersebut. Pihak Ke II

Pihak Ke I

Bupati Tasikmalaya, MATERAI

Nama

Nama

Saksi-saksi: 1. 2. 3.

........................... (tandatangan) ........................... (tandatangan) dst

Jalan ............... Nomor ........ Telepon : (.......) ..... ................ Faksimile (........) ............... Website ....................... Email : ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 84 Contoh Surat Perjanjian yang ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


PERJANJIAN ................... NOMOR ………./………./……… TENTANG ..................................................................................... ....................................................................................... Pada hari ……. Tanggal ………….… Bulan ……..… Tahun ……...….., bertempat di ………………….…, kami yang bertanda tangan dibawah ini:

1.

……..………….……………………………………………………….…………... PIHAK KE I

2.

…….………….……………………………………………………….………………... PIHAK KE II

Pasal ……………………..…………………………………………………………………… …………………………………….…………………………………….…………………….. ………………………………………………….. (isi perjanjian) Pasal ……………………….……………………………………… …………………………………….…………………………………….………… ………………………………………………….. Penutup Surat perjanjian ini ditandatangani oleh kedua belah pihak, pada hari dan tanggal tersebut. Pihak Ke II

Pihak Ke I Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah, METERAI

Nama

Nama

Saksi-saksi: 1. 2. 3.

........................... (tandatangan) ........................... (tandatangan) dst.

2. Surat ...

- 85 2. Surat Kuasa Surat kuasa merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang kepada bawahan berisi pemberian wewenang dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu dalam rangka kedinasan. Susunan Surat Kuasa : (a) Kepala Bagian kepala surat kuasa terdiri dari: 1) Kop Surat Kuasa yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), gambar lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) judul Surat Kuasa; dan 3) nomor Surat Kuasa. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang dikuasakan. (c) Kaki Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, dan tahun serta nama dan tanda tangan para pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.

Contoh ...

- 86 Contoh Surat Kuasa yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA SURAT KUASA NOMOR …………………….. Yang bertandatangan dibawah ini : Nama Jabatan Berkedudukan

:

.............................................................

:

Bupati Tasikmalaya

:

............................................................. MEMBERI KUASA

Kepada : Nama Jabatan Berkedudukan

:

................................................................

:

................................................................

:

................................................................

Dst Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa selaku ................. dalam .............................................................

Untuk itu penerima kuasa baik bersama-sama atau sendirisendiri berhak dan melakukan tindakan-tindakan yang di pandang perlu untuk .................................... Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya.

Tempat, Tanggal Bulan Tahun

Penerima kuasa, Nama

Pemberi kuasa Bupati Tasikmalaya, MATERAI

Dst

Nama

Jalan ............... Nomor ........ Telepon : (.......) ..... ................ Faksimile (........) ............... Website ....................... Email : ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 87 Contoh Surat Kuasa yang ditandatangani Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH/NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


SURAT KUASA NOMOR …………………….. Yang bertandatangan dibawah ini : Nama Jabatan Berkedudukan

:

.........................................................................

: Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah :

......................................................................... MEMBERI KUASA

Kepada : Nama Jabatan Berkedudukan

:

.........................................................................

:

.........................................................................

:

.........................................................................

Dst Bertindak untuk dan atas nama pemberi kuasa selaku .............. dalam ............................. Untuk itu penerima kuasa baik bersama-sama atau sendirisendiri berhak dan melakukan tindakan-tindakan yang di pandang perlu untuk .................................... Demikian Surat Kuasa ini dibuat untuk dapat dipergunakan seperlunya.

Tempat, Tanggal Bulan Tahun

Penerima kuasa, Nama

Pemberi kuasa Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah, MATERAI

Dst

Nama

3. Berita ...

- 88 3. Berita Acara Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para pihak dan para saksi. Susunan Berita Acara : (a) Kepala Bagian kepala berita acara terdiri dari: 1) Kop berita acara, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai warna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) judul berita acara; dan 3) nomor berita acara. (b) Batang tubuh Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: 1) Tulisan

hari,

tanggal,

bulan,

dan

tahun,

tempat

pelaksanaan, nama lengkap, dan jabatan para pihak yang membuat berita acara; 2) Substansi berita acara; dan 3) Kalimat penutup. (c) Kaki Bagian

kaki

berita

acara

memuat

tempat

pelaksanaan

penandatanganan. Nama jabatan/pejabat, tanda tangan dan NIP para pihak dan para saksi apabila diperlukan.

Contoh ...

- 89 Contoh Berita Acara Yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA BERITA ACARA NOMOR : ……… Pada hari ini tanggal .....,bulan ..........,tahun...... kami masingmasing: 1.

a. Nama

:

b. Jabatan

:

c. Kedudukan: Yang selanjutnya disebut pihak Pertama 2.

a. Nama

:

b. Jabatan

:

c. Kedudukan : Yang selanjutnya disebut pihak Kedua

.......................................................................................... ..............................................................................................

Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di ..................

Pihak Kedua

Pihak Pertama Bupati Tasikmalaya,

Nama lengkap

Nama lengkap Mengetahui/ Mengesahkan ttd Nama

Jalan ........................ Nomor. ....... Telepon. (......) .......... Faksimile. ..................... Website .......................... Email. ............... Singaparna – Kode Pos

Contoh ...

- 90 Contoh Berita Acara yang ditandatangani Sekretaris Daerah /Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH/NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


BERITA ACARA NOMOR : ……… Pada hari ini tanggal.....,bulan..............,tahun.........kami masingmasing: 1.

a. Nama

:

b. Jabatan

:

c. Kedudukan: Yang selanjutnya disebut pihak Pertama 2.

a. Nama

:

b. Jabatan

:

c. Kedudukan : Yang selanjutnya disebut pihak Kedua

.................................................................................................... ..........................................................................................................

Berita Acara ini dibuat dengan sesungguhnya dan dipergunakan sebagaimana mestinya. Dibuat di ..................

Pihak Kedua

Pihak Pertama Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah,

Nama

Nama

Mengetahui/ Mengesahkan

Pangkat NIP

ttd Nama

4. Surat ...

- 91 4. Surat Keterangan Surat Keterangan merupakan naskah dinas yang berisi informasi mengenai

hal,

peristiwa

atau

seseorang

untuk

kepentingan

kedinasan. Susunan Surat Keterangan : (a) Kepala Bagian kepala surat keterangan terdiri dari: 1) kop surat keterangan, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya lambang

(untuk

daerah

Bupati/Wakil

dan

tulisan

Bupati),

gambar

Pemerintah

Daerah

Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) tulisan surat keterangan; dan 3) nomor surat keterangan. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan. (c) Kaki Bagian kaki surat keterangan terdiri dari:: 1) tempat, tanggal, bulan, tahun penandatanganan; 2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, ditulis dengan huruf awal kapital, dan diakhiri tanda baca koma; 3) tandatangan pejabat yang memberi keterangan; 4) nama lengkap pejabat yang menandatangani; dan 5) Stempel jabatan/perangkat daerah.

Contoh ...

- 92 Contoh Surat Keterangan

BUPATI TASIKMALAYA

SURAT KETERANGAN NOMOR ……………………..

Yang bertandatangan dibawah ini: a.

: Na

ma b. Jabatan

:

dengan ini menerangkan bahwa:

a.

: Na

ma b. Jabatan

:

Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan ......................... dengan harapan pihak yang berwenang dapat memberikan bantuan, apabila diperlukan dapat dipergunakan seperlunya. Tempat, Tanggal Bulan Tahun Bupati Tasikmalaya,

Nama


Contoh ...

- 93 Contoh Surat Keterangan yang ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH/NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


SURAT KETERANGAN NOMOR ……………………..

Yang bertandatangan dibawah ini: a. Nama

: ..................................................................

b. NIP

: ..................................................................

c. Jabatan

: ...................................................................

dengan ini menerangkan bahwa: a. Nama

: .................................................................................

b. NIP

: ..................................................................

c. Jabatan

: .................................................................................

Surat keterangan ini diberikan untuk keperluan........................... dengan harapan pihak yang berwenang dapat memberikan bantuan, apabila diperlukan dapat dipergunakan seperlunya. Tempat, Tanggal Bulan Tahun Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah,

Nama

5. Surat ...

- 94 5. Surat Pengantar Surat pengantar merupakan naskah dinas yang digunakan untuk mengantar/menyampaikan barang atau naskah. Susunan Surat Pengantar : (a)

Kepala Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: 1) kop Surat Pengantar, gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya (untuk Bupati), gambar lambang

daerah

dan

tulisan

Pemerintah

Daerah

Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah); 3) tanggal surat, diketik disebelah kanan atas; 4) nama jabatan/alamat yang dituju; 5) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris; dan 6) nomor surat pengantar. (b)

Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: 1) nomor urut; 2) jenis yang dikirim; 3) banyaknya naskah/barang; dan 4) keterangan.

(c)

Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari: (1) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi a) nama jabatan pembuat pengantar; b) tanda tangan; c) nama, pangkat dan NIP; dan d) Stempel instansi. (2) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi : a) tanggal penerimaan; b) nama jabatan penerima

c) tanda ....

- 95 c) tanda tangan; dan d) nama, pangkat dan NIP. (d)

Hal Yang Perlu Diperhatikan: Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

Contoh ...

- 96 Contoh Surat Pengantar PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA SEKRETARIAT DAERAH/NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. .................

Faksimile.

.................

...... ......Nomor.......................Telepon.() Website .............. . ........Email


Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah) Yth. ........................................

........................................ ........................................ SURAT PENGANTAR NOMOR : …………… No.

Jenis yang dikirim

Banyaknya

Keterangan

Diterima tanggal ………… Penerima Nama Jabatan

Nama Pangkat NIP

Pengirim, Nama Jabatan/Kepala Perangkat Daerah

Nama Pangkat NIP

6. Pengumuman...

- 97 6. Pengumuman Pengumuman merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi pemberitahuan tentang hal yang ditujukan kepada semua pegawai/pejabat perangkat daerah/perorangan yang bersifat umum. Susunan Pengumuman : (a)

Kepala

1) kop Pengumuman yang berisi gambar lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) tulisan PENGUMUMAN dicantumkan di bawah Kop, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 3) tulisan NOMOR dicantumkan di bawah PENGUMUMAN ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) kata TENTANG, yang dicantumkan di bawah nomor ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 5) rumusan judul pengumuman, ditulis dengan huruf kapital secara simetris di bawah tentang. (b)

Batang Tubuh Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat 1) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman; 2) peraturan yang menjadi dasar pengumuman: dan 3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.

(c)

Kaki Bagian kaki pengumuman terdiri dari: 1) tempat dan tanggal penetapan; 2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat yang menetapkan; 4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital; dan 5) Stempel dinas.

(d) hal ....

- 98 (d)

Hal Yang Perlu Diperhatikan: 1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan kepada kelompok/golongan tertentu; dan 2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.

Contoh ....

- 99 Contoh Pengumuman yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

PENGUMUMAN NOMOR : ……………

TENTANG .......................................................................... ..........................................................................

.......................................................................................... .............................................................................................. ............................................................. ........................................................................................... .............................................................................................. ............................................................. ............................................................................................ ............................................................................................ ............................................................. Ditetapkan di pada tanggal

………… ………...

Bupati Tasikmalaya,

Nama


Contoh ....

- 100 Contoh Pengumuman yang Ditandatangani Kepala Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........



TENTANG .......................................................................... ..........................................................................

.......................................................................................... .............................................................................................. ............................................................. ........................................................................................... .............................................................................................. ............................................................. ............................................................................................ ............................................................................................ ............................................................. Ditetapkan di

pada tanggal

………… ………...

Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah,

Nama Pangkat NIP

Contoh ....

- 101 -

Contoh Pengumuman yang Ditandatangani Kepala Sekolah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NAMA SEKOLAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........



TENTANG .......................................................................... ..........................................................................

.......................................................................................... .............................................................................................. ............................................................. ........................................................................................... .............................................................................................. ............................................................. ............................................................................................ ............................................................................................ ............................................................. Ditetapkan di ………… pada tanggal ………... Kepala Sekolah ,

Nama Pangkat NIP

D. Naskah ....

- 102 D. Naskah Dinas Lainnya 1. Notula Notula merupakan naskah dinas yang memuat catatan proses sidang atau rapat. Susunan Notula : (a) Kepala 1) Bagian kepala notula yang berisi, gambar lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 2) kata NOTULA, ditulis di tengah dengan huruf kapital. (b) Batang Tubuh Batang tubuh notula terdiri dari: nama kegiatan sidang/rapat, hari/tanggal, pimpinan

surat

undangan,

sidang/rapat

(ketua,

pukul

sidang/rapat,

sekretaris

pencatat,

acara, peserta

sidang/rapat dan kegiatan sidang/rapat). (c) Kaki Bagian kaki notula terdiri dari: nama jabatan, tanda tangan dan nama pejabat ditulis dengan huruf awal kapital. (d) Hal Yang Perlu Diperhatikan: 1) Notula tidak dibubuhi stempel dinas; dan 2) Pejabat yang menandatangani notula adalah pemimin rapat.

Contoh ....

- 103 Contoh Notula PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


NOTULA

Sidang/Rapat

:

...............................................................

Hari/Tanggal

:

...............................................................

Surat undangan

:

...............................................................

Pukul sidang/rapat

:

...............................................................

:

1. ..........................................................

cara

2. .......................................................... 3. ..........................................................

Pimpinan Sidang/Rapat Ketua Sekretaris Pencatat

: : :

.............................................................. .............................................................. ..............................................................

Peserta sidang/rapat

:

1.

.......................................................

2.

......................................................

Kegiatan Sidang/Rapat

:

(Disesuaikan dengan kondisi acara sidang/rapat) .............................................................. Nama Jabatan,

Nama Pangkat NIP

2. Daftar ....

- 104 2. Daftar Hadir Daftar hadir adalah naskah dinas dari pejabat berwenang yang berisi keterangan atas kehadiran seseorang. Susunan Daftar Hadir: (a) Kepala Bagian kepala daftar hadir terdiri dari: 1) kop daftar hadir yang memuat gambar lambang daerah dan nama Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya,dan nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) tulisan DAFTAR HADIR dicantumkan di bawah Kop, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 3) tulisan hari/tanggal dicantumkan di bawah tulisan daftar hadir ditulis dengan huruf awal kapital; (b) Batang Tubuh Batang tubuh daftar hadir berbentuk tabel yang berisi : 1) nomor; 2) nama dan NIP; 3) jabatan; 4) tanda tangan; dan 5) keterangan. (c) Kaki Bagian kaki daftar hadir terdiri dari: 1) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 2) tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan 3) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

Contoh ....

- 105 Contoh Daftar Hadir



DAFTAR HADIR

Hari/Tanggal Pukul Tempat Acara

NO.

:

.........................................................................

:

.........................................................................

:

.........................................................................

:

.........................................................................

NAMA, NIP

JABATAN

UNIT KERJA

TANDA TANGAN

KET

1. 2. 3.

dst.

Nama Jabatan,

Nama Pangkat NIP

3. Rekomendasi ....

- 106 3. Rekomendasi Rekomendasi merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan atau catatan tentang sesuatu hal yang dapat dijadikan bahan pertimbangan kedinasan. Susunan Rekomendasi : (a) Kepala Bagian kepala rekomendasi terdiri dari: 1) kop Rekomendasi, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), gambar lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah (untuk Kepala Perangkat Daerah) yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) tulisan rekomendasi dicantumkan di bawah tulisan Bupati Tasikmalaya atau Kop, yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan 3) tulisan nomor dicantumkan di bawah rekomendasi ditulis dengan huruf kapital secara simetris. (b) Batang Tubuh Batang tubuh rekomendasi memuat 1) Dasar hukum perlunya dibuat rekomendasi; 2) Pertimbangan rekomendasi: 3) Nama/objek; 4) Jabatan/Tempat/Identitas; dan 5) Peruntukan/isi rekomendasi. (c) Kaki Bagian kaki rekomendasi terdiri dari : 1) tempat dan tanggal penetapan; 2) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma; 3) tanda tangan pejabat yang menetapkan; dan 4) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital.

Contoh ....

- 107 Contoh Rekomendasi yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA REKOMENDASI ............................... NOMOR ……………

a. Dasar

: .............................................................

b. Menimbang

: .............................................................

BUPATI TASIKMALAYA, memberikan rekomendasi kepada :

a. Nama/Obyek

b. Jabatan/Tempat/

: ..............................................................

: .........................................................

Identitas

Untuk : ............................................................... .......................... ............................................................... .......................... Demikian rekomendasi ini dibuat untuk dipergunakan seperlunya.

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Bupati Tasikmalaya,

Nama


Contoh ....

- 108 Contoh Rekomendasi yang ditandatangani oleh Sekretaris Daerah /Kepala Perangkat Daerah



REKOMENDASI ............................... NOMOR …………… a. Dasar b. Menimbang

: .................................................................

: .................................................................

SEKRETARIS DAERAH/KEPALA PERANGKAT DAERAH, memberikan rekomendasi kepada :

a. Nama/Obyek

: .................................................................

b. Jabatan/Tempat/

: .................................................................

Identitas

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah,

Nama

4. Surat ....

- 109 4. Surat Keterangan Melaksanakan Tugas Surat Keterangan Melaksanakan Tugas merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi keterangan bahwa seorang pegawai telah menjalankan tugas. Susunan Surat Keterangan Melaksanakan Tugas : (a)

Kepala Bagian kepala Surat Keterangan Melaksanakan Tugas terdiri dari: 1) kop surat keterangan melaksanakan tugas, yang berisi gambar lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) tulisan surat keterangan melaksanakan tugas, ditulis dibawah Kop dengan huruf kapital secara simetris; dan 3) nomor surat keterangan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

(b)

Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat keterangan melaksanakan tugas memuat

pejabat

yang

menerangkan

dan

pegawai

yang

diterangkan serta maksud dan tujuan diterbitkannya surat keterangan melaksanakan tugas. (c)

Kaki Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak pada bagian kanan bawah.

Contoh ....

- 110 Contoh Surat Keterangan Melaksanakan Tugas



SURAT KETERANGAN MELAKSANAKAN TUGAS NOMOR ………………………… Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama NIP

: .............................................................. : ..............................................................

Pangkat/Golongan

: ..............................................................

Jabatan

: ..............................................................

Dengan ini menerangkan dengan sesungguhnya bahwa : Nama NIP

: .............................................................. : ..............................................................

Pangkat/Golongan

: ..............................................................

Jabatan

: ..............................................................

Yang diangkat berdasarkan Peraturan ......................................... Nomor............................. terhitung............................................... telah nyata menjalankan tugas sebagai......................................... di – ............................................................................................... Demikian surat keterangan melaksanakan tugas ini saya buat dengan sesungguhnya dengan mengingat sumpah jabatan/pegawai negeri sipil dan apabila dikemudian hari isi surat keterangan ini ternyata tidak benar yang berakibat kerugian bagi negara, maka saya bersedia menanggung kerugian tersebut.

Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun Nama Pejabat,

Nama Pangkat NIP

5. Surat ....

- 111 5. Surat Izin Surat Izin merupakan naskah dinas yang berisi persetujuan terhadap suatu permohonan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang. Susunan Surat Izin : (a) Kepala Kepala Surat Izin terdiri atas : 1) Tulisan “ SURAT IZIN “yang ditempatkan ditengah lembar atas naskah dinas; 2) Nomor ; 3) Tulisan “TENTANG”; 4) Perihal surat izin ditempatkan di bawah tulisan tentang ( dengan huruf kapital ) ; dan 5) Dasar Surat Izin (b) Batang Tubuh Batang Tubuh Surat Izin terdiri atas : 1) Tulisan “MEMBERI IZIN” ditempatkan di tengah lembar naskah dinas; 2) Nama, Jabatan dan alamat yang diberi izin ; 3) Maksud izin. (c) Bagian Akhir Bagian Surat Izin terdiri atas : 1) Nama tempat ditetapkan surat izin ; 2) Tanggal, Bulan, dan Tahun ; 3) Nama Jabatan yang mengeluarkan surat izin ; 4) Tanda tangan; 5) Nama jelas ( selain Bupati dan Wakil Bupati ditambah Pangkat dan NIP bagi PNS ) ; 6) Stempel Jabatan/ Perangkat Daerah; 7) Tembusan.

Contoh ....

- 112 Contoh Surat Izin Yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

SURAT IZIN

NOMOR .....................................

TENTANG ........................................................................

Dasar

: a. ........................................................................... b. ...........................................................................

MEMBERI IZIN : Kepada

: ................................................................................

Nama

: ................................................................................

Jabatan

: .................................................................................

Instansi

: ................................................................................

Untuk

: ............................................................................... Ditetapkan di ........................... pada tanggal ............................ BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA

Jalan ............. Nomor ...... Telepon : (.......) ......... Faksimile : (.......) ............... Website ................ Email : ......... Singaparna – Kode Pos

Contoh ....

- 113 Contoh Surat Izin Kepala Perangkat Daerah Yang Ditandatangani Kepala Perangkat Daerah PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Faksimile.

.................

Nomor. .... .................. Telepon. (......) ...... Website .............. Email. ........


SURAT IZIN NOMOR .....................................

TENTANG ........................................................................

Dasar

: a. ................................................................................ b. ................................................................................


:

.....................................................................................

Nama

:

.....................................................................................

Jabatan

:

.....................................................................................

Instansi

:

.....................................................................................

Untuk

:

.....................................................................................

Ditetapkan di ........................... pada tanggal ............................

Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah

NAMA Pangkat NIP

Contoh ....

- 114 Contoh Surat Izin Kepala UPT PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH NAMA UPT Jalan. ................. Faksimile.

Nomor. .... .................. Telepon. (......) ...... Website .............. Email. ........

.................


SURAT IZIN NOMOR .....................................

TENTANG ........................................................................

Dasar

: a. .................................................................................... b. .....................................................................................


: ......................................................................................

Nama

:

.......................................................................................

Jabatan

:

........................................................................................

Instansi

:

........................................................................................

Untuk

:

........................................................................................

Ditetapkan di ........................... pada tanggal .......................... Kepala UPT

NAMA Pangkat NIP

6. Surat ....

- 115 6. Surat Panggilan Surat Panggilan merupakan berwenang

berisi

panggilan

naskah kepada

dinas

dari

seorang

pejabat

pegawai

yang untuk

menghadap. Susunan Surat Panggilan : (a)

Kepala Bagian kepala surat panggilan terdiri dari: 1) kop surat panggilan, yang berisi gambar lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati), gambar lambang daerah dan nama Perangkat Daerah (atas nama Bupati) atau Perangkat Daerahyang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 2) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah), ditulis dengan huruf awal kapital, diketik sebelah kanan atas; 3) Nomor, sifat lampiran dan hal, diketik di sebelah kiri atas; dan 4) kata Yth., ditulis di bawah tanggal surat, yang diikuti dengan nama jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).

(b)

Batang Tubuh Bagian batang tubuh surat panggilan memuat 1) alenia pembuka; 2) hari; 3) tanggal; 4) pukul; 5) menghadap kepada; 6) alamat; 7) untuk; dan 8) alenia penutup.

(c)

Kaki 1) Bagian kaki surat panggilan memuat nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat surat panggilan; dan 2) Tembusan pada bagian kiri bawah (bila diperlukan).

Contoh ....

- 116 Contoh Surat Penggilan yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah) Nomor : Sifat : Lampiran: Hal :

.................... Yth. ......................................... .............................................................. .................... Panggilan

Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor............................................................, pada:

Hari

: ............................................................

Tanggal

: ...........................................................

Pukul

: ...........................................................

Tempat

: ...........................................................

menghadap kepada

: ............................................................

Alamat

: ............................................................

Untuk

: ............................................................

.................................................................. Demikian untuk dilaksanakan dan menjadi perhatian Sepenuhnya.

Bupati Tasikmalaya,

Nama


Contoh ....

- 117 Contoh Surat Panggilan yang ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Website .............. Email. ........ Faksimile. .................


Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah) Nomor : Sifat : Lampiran: Hal :

......................... Yth. ....................................... ........................ ...................................... ......................... Panggilan

Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor.....................................................

hari

: ............................................................

tanggal

: ...........................................................

pukul

: ...........................................................

tempat

: ...........................................................

menghadap kepada

, pada :

: ............................................................

alamat

: ............................................................

untuk

: ............................................................


Sekretaris Daerah/ Kepala Perangkat Daerah,

Nama Pangkat NIP

Contoh ....

- 118 Contoh Surat Panggilan yang ditandatangani Kepala UPT

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH NAMA UPT Nomor. ...................... Telepon. (...... ) ...... Jalan. ................. Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah) Nomor : ......................... Yth. ......................................... Sifat : ......................... .......................................... Lampiran: ......................... Hal : Panggilan

Dengan ini diminta kedatangan Saudara di , pada:

Kantor............................................................

hari

: ............................................................

tanggal

: ...........................................................

pukul

: ...........................................................

tempat

: ...........................................................

menghadap kepada

: ............................................................

alamat

: ............................................................

untuk

: ............................................................


Kepala UPT ......

,

Nama Pangkat NIP

Contoh ....

- 119Contoh Surat Panggilan yang ditandatangani Kepala Sekolah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NAMA SEKOLAH Nomor. ....... ............... Telepon. (...... ) ...... Jalan. ................. Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun (Masehi) Tanggal, Bulan dan Tahun (Hijriyah) Nomor : ......................... Yth. ......................................... Sifat : ......................... .......................................... Lampiran: ......................... Hal : Panggilan

Dengan ini diminta kedatangan Saudara di Kantor............................................................

hari

: ............................................................

tanggal

: ...........................................................

pukul

: ...........................................................

tempat

: ...........................................................

menghadap kepada

, pada:

: ............................................................

alamat

: ............................................................

untuk

: ............................................................


Kepala Sekolah ...... ,

Nama Pangkat NIP

7. Surat ...

- 120 7. Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) STTPP merupakan naskah dinas sebagai tanda bukti seseorang telah lulus/mengikuti pendidikan dan pelatihan tertentu. Susunan Surat Tanda Tamat Pendidikan dan Pelatihan (STTPP) : (a)

Kepala Bagian kepala STTPP terdiri dari:: 1) Kop STTPP, yang berisi lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna ; 2) Kop STTPP, yang berisi lambang daerah (atas nama Bupati); 3) tulisan BUPATI TASIKMALAYA ditulis dengan huruf kapital secara simetris; 4) tulisan SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN; dan 5) nomor.

(b)

Batang Tubuh: Bagian batang tubuh STTPP memuat: 1) Pas foto (4x6); 2) Nama; 3) NIP; 4) Tempat/tanggal lahir; 5) Pangkat/Golongan Ruang; 6) Jabatan; 7) Instansi; 8) Tulisan Telah Mengikuti atau tulisan Lulus: a) Tulisan Telah Mengikuti apabila diklat tidak diakhiri dengan ujian/penilaian atau yang bersangkutan tidak mengikuti mata diklat secara lengkap. b) Tulisan Lulus apabila diklat tidak diakhiri dengan ujian/penilaian. 9) Tulisan Kualifikasi Tulisan kualifikasi dicantumkan apabila ada tulisan Lulus; dan 10) Keterangan alasan pemberian STTPP.

(c)

Bagian Belakang STTPP Tulisan Mata Pendidikan dan Pelatihan dan Jumlah Jam Pendidikan dan Pelatihan.

(d) kaki : ....

- 121 (d)

Kaki : 1) Bagian Depan memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun ditetapkan, nama jabatan Kepala Perangkat Daerah yang

membidangi

urusan

kepegawaian/instansi

yang

berwenang, tanda tangan, dan nama pejabat; dan 2) Bagian

belakang

memuat

keterangan

tempat,

tanggal,

bulan, tahun ditetapkan, Bidang Diklat, tanda tangan, dan nama pejabat. 3) Apabila menggunakan kop jabatan : a) Bagian depan memuat keterangan tempat,tanggal, bulan dan tahun ditetapkan, nama jabatan (Bupati atau atas nama Bupati, Wakil Bupati); dan b) Bagian belakang Kepala Perangkat Daerah. 4) Apabila menggunakan kop Perangkat Daerah : a) a.n Bupati Kepala Perangkat Daerah yang membidangi urusan Kepegawaian; dan b) Bagian belakang atas nama Kepala Perangkat Daerah Kepala Bidang yang membidangi urusan Pendidikan dan Pelatihan. (e)

Hal Yang Perlu Diperhatikan: 1) STTPP bagi diklat prajabatan, Diklat Kepemimpinan Tk. IV, Tk. III

dan Tk. II

serta diklat pembentukan jabatan

fungsional tertentu/angka kredit, bentuk dan format sesuai dengan yang ditetapkan oleh Instansi Pembina; dan 2) STTPP

bagi

peserta

diklat

teknis

umum

dan

teknis

substansi pemerintahan dalam negeri menggunakan kertas ukuran A4 dengan bentuk dan format terlampir.

Format ...

- 122 -

Format STTPP Bagian Depan yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN NOMOR : .............../.................../……….......

Bupati Tasikmalaya berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 dan ketentuan lainnya menyatakan bahwa : Pas Photo

4 x 6 Cm

Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi

: ...................................................................... : ...................................................................... : .............................../...................................... : ............................../....................................... : ....................................................................... : ........................................................................

TELAH MENGIKUTI/LULUS *) Kualifikasi : ........................................................................ Pada Pendidikan dan Pelatihan ………. yang diselenggarakan oleh ............................. dari tanggal ......... sampai den gan ........ yang meliputi........ jam pembelajaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun Bupati/Wakil Bupati Tasikmalaya

Nama

Bagian ....

- 123 Bagian Belakang STTPP yang ditandatangani Bupati DAFTAR MATA DIKLAT

NOMOR MATA DIKLAT 1. .....................................................................................................

JAM PEMBELAJARAN ..............................................

2.

......................................................................................................

..............................................

3.

......................................................................................................

..............................................

4.

......................................................................................................

..............................................

5.

.............................................. Dst

..............................................

Jumlah

..............................................

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Kepala Perangkat Daerah

Nama Pangkat NIP

Format ....

- 124 Format STTPP Bagian Depan yang ditandatangani Kepala Perangkat Daerah yang membidangj urusan Pendidikan dan Pelatihan

BUPATI TASIKMALAYA SURAT TANDA TAMAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN NOMOR :

Bupati Tasikmalaya berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000, dan Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor 38 Tahun 2002 dan ke tentuan lainnya menyatakan bahwa : Pas Photo 4 x 6 Cm

Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi

: ............................................................... : ............................................................... : .............................../.............................. : ............................../............................... : ............................................................... : ................................................................

TELAH MENGIKUTI/LULUS *) Kualifikasi : ........................................................................ Pada Pendidikan dan Pelatihan ………. yang diselenggarakan oleh ............................. dari tanggal ......... sampai dengan ........ yang meliputi........ jam pembelajaran Tempat, Tanggal Bulan Tahun a.n Bupati Tasikmalaya Kepala Perangkat Daerah

Nama Pangkat NIP

Bagian ....

- 125 Bagian Belakang STTPP yang ditandatangani Kepala Perangkat Daerah yang membidangj urusan Pendidikan dan Pelatihan DAFTAR MATA DIKLAT

NOMOR MATA DIKLAT 1. .............................................. 2. .............................................. 3. 4. 5.

.............................................. .............................................. ..............................................Dst Jumlah

JAM PEMBELAJARAN .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. .............................................. ..............................................

Tempat, Tanggal Bulan Tahun Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan

Nama Pangkat NIP

8. Sertifikat ....

- 126 8. Sertifikat Sertifikat merupakan naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti program /kegiatan tertentu, antara lain: penataran, kursus, orientasi, bimbingan teknis, workshop , seminar dan yang sejenis. Kertas yang digunakan adalah ukuran A4 dengan susunan: (a) Bagian kepala Sertifikat terdiri dari: 1) kop Sertifikat, yang berisi lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna (untuk Bupati); 2) Kop Serifikat, yang berisi lambang daerah (untuk Perangkat Daerah); 3) tulisan BUPATI TASIKMALAYA ditulis dengan huruf kapital secara simetris (untuk Bupati); 4) tulisan PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA (untuk Perangkat Daerah); 5) tulisan NAMA PERANGKAT DAERAH (Perangkat Daerah yang mengekuarkan Sertifikat); 6) tulisan SERTIFIKAT; dan 7) nomor. (b) Batang Tubuh: Bagian batang tubuh Sertifikat memuat: 1) Nama; 2) NIP; 3) Tempat/tanggal lahir; 4) Pangkat/Golongan Ruang; 5) Jabatan; dan 6) Instansi. (c) Kaki Bagian kaki serifikat memuat : Dibagian sebelah kanan 1) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ; 2) Nama Jabatan dan Instansi ; 3) Tanda tangan ; 4) Nama Jelas ; 5) NIP.

Format ....

- 127 Format Sertifikat yang ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

SERTIFIKAT Nomor

: .............................................

DIBERIKAN KEPADA Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi

: ........................................................ :......................................................... :............../......................................... :............./.......................................... :......................................................... :.........................................................

Sebagai ............................................................................................ atas partisipasinya dalam ................………….………………............... yang diselenggarakan oleh .................... ..............……………………… dari tanggal ..….... s.d ….…… ............. bertempat di …...................... …...................... Tempat, Tanggal, Bulan Bulan dan Tahun BUPATI TASIKMALAYA

NAMA

Format...

- 128 Format Sertifikat yang ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH SERTIFIKAT Nomor

: .............................................

DIBERIKAN KEPADA Nama NIP Tempat/Tanggal lahir Pangkat/Gol. Ruang Jabatan Instansi

: ........................................................ :......................................................... :............../......................................... :................./...................................... :......................................................... :.........................................................

Sebagai ............................................................................................ atas partisipasinya dalam ................………….………………............... yang diselenggarakan oleh oleh ..................................……………………… dari tanggal ..….... s.d ….…… ............. bertempat di …......................

Tempat, Tanggal, Bulan Bulan dan Tahun SEKRETARIS DAERAH/KEPALA PERANGKAT DAERAH

NAMA Pangkat NIP

9. Piagam ...

- 129 9. Piagam Piagam merupakan naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi penghargaan atas prestasi yang telah dicapai atau keteladanan yang telah diwujudkan oleh perorangan atau Perangkat Daerah/Unit Kerja. Kertas yang digunakan adalah ukuran A4, dengan susunan: (a) Kepala Bagian kepala piagam terdiri dari: 1) kop piagam, berisi lambang negara kuning emas dengan perisai Berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya, ditulis dengan huruf kapital secara simetris (untuk Bupati) 2) kop piagam, berisi lambang daerah untuk (Perangkat Daerah) 3) judul piagam, dan 4) nomor piagam. (b) Batang Tubuh Bagian batang tubuh piagam memuat 1) Nama/Instansi/Unit Kerja 2) Identitas bagi penerima piagam perorangan 3) Alamat bagi penerima piagam instansi/lembaga, dan 4) Keterangan tentang penghargaan yang diberikan. (c) Kaki Bagian kaki piagam memuat keterangan tempat, tanggal, bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang membuat piagam tersebut.

Format ...

- 130 Format Piagam Untuk Perseorangan

BUPATI TASIKMALAYA

PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR : BUPATI TASIKMALAYA dengan ini memberikan penghargaan kepada: Nama

: ………………………………………………………

Tempat/Tanggal lahir NIP

:

……………………………………………………….

:

…………………………………………………...….

Jabatan

: ……………………………………………….…….

Instansi

: …………………………………………………….

…………………………………………………………………….…………….……… ……………………………………………………………………….…………………… ……………………………………………………………………. Tempat, Tanggal Bulan Tahun BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA


Format ...

- 131 Format Piagam Untuk Kelompok

BUPATI TASIKMALAYA

PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR : BUPATI TASIKMALAYA dengan ini memberikan penghargaan kepada: Instansi/Lembaga

:

………………………………………………….

Alamat

:

………………………………………………….

…………………………………………………………………….………………… …………………………………………………………………….………………… ……………………………………………………………………….……………… ……………………………………………………………………….……………… ……………………………………………………………………. Tempat, Tanggal Bulan Tahun BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA


Format ...

- 132 Format Piagam Yang Ditandatangani Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

PIAGAM PENGHARGAAN NOMOR : Sekretaris Daerah/Kepala Perangkat Daerah dengan ini memberikan penghargaan kepada: Instansi/Lembaga

: ……………………………………………………….

Alamat

: ……………………………………………………….

…………………………………………………………………….……………………… …………………………………………………………………….……………………… ……………………………………………………………………….…………………… ……………………………………………………………………….…………………… …………………………………………………………………….

Tempat, Tanggal Bulan Tahun SEKRETARIS DAERAH/ KEPALA PERANGKAT DAERAH,

NAMA PANGKAT NIP

10. Laporan ...

- 133 10. Laporan Laporan merupakan naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang berisi informasi dan pertanggungjawaban tentang pelaksanaan tugas kedinasan. Susunan Laporan: (a) Kepala kop laporan, berisi lambang negara kuning emas dengan perisai berwarna dan tulisan Bupati Tasikmalaya (untuk Bupati) atau lambang daerah dan tulisan Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya serta nama Perangkat Daerah, ditulis dengan huruf kapital secara simetris. (b) Tulisan LAPORAN (c) Judul (d) Pendahuluan, memuat penjelasan umum, landasan hukum, maksud dan tujuan; (e) Materi laporan, terdiri atas kegiatan yang dilaksanakan, faktor yang mempengaruhi, hasil yang dicapai, hambatan yang dihadapi, dan hal lain yang perlu dilaporkan; (f) Kesimpulan dan saran, sebagai bahan pertimbangan; dan (g) Penutup. (h) Kaki Bagian kaki laporan terdiri dari: 1) Nama jabatan pejabat pembuat laporan, ditulis dengan huruf awal kapital; 2) Tanda tangan; dan 3) Nama lengkap, ditulis dengan huruf awal kapital.

Contoh ...

- 134 Contoh Laporan Yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA LAPORAN TENTANG .................. I.

Pendahuluan. A. Umum/latar belakang B. Landasan Hukum C. Maksud dan Tujuan

II. Kegiatan yang dilaksanakan, III. Hasil yang dicapai,

IV.

Kesimpulan dan Saran,

V.

Penutup.

Dibuat di : pada tanggal : BUPATI TASIKMALAYA,

NAMA


Contoh ...

- 135 Contoh Laporan Yang Ditandatangani Kepala Perangkat Daerah



LAPORAN TENTANG .............

I.


II. Kegiatan yang dilaksanakan, III. Hasil yang dicapai, IV. Kesimpulan dan Saran, V.

Penutup.

Nama Jabatan,

Nama

Contoh ...

- 136 Contoh Laporan Yang Ditandatangani Kepala Sekolah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN NAMA SEKOLAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


LAPORAN TENTANG .............

I.


II. Kegiatan yang dilaksanakan, III. Hasil yang dicapai, IV. Kesimpulan dan Saran, V.

Penutup.

Kepala Sekolah,

Nama

11. Telaahan ...

- 137 11.

Telaahan Staf Telaahan Staf merupakan naskah dinas dari bawahan kepada atasan yang memuat berisi analisis pertimbangan, pendapat, saran-saran dan memberi jalan keluar secara sistematis. Susunan Telaahan Staf : (1) Kepala Kop

Telaahan

Pemerintah

Staf,

Daerah

berisi

lambang

Kabupaten

daerah

dengan

Tasikmalaya,

tulisan

serta

nama

Perangkat Daerah, ditulis dengan huruf kapital secara simetris. Bagian batang-tubuh telaahan staf terdiri dari: (a) Tulisan TELAAHAN STAF (b) Tulisan

Kepada: Yth., yang ditulis dengan huruf awal

kapital, diikuti tanda baca titik dua ( : ) setelah kata Kepada dan titik setelah kata Yth; (c) Tulisan Dari, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (d) Tulisan Tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (e) Tulisan Nomor, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (f)

Tulisan Lampiran, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua, apabila tidak ada lampiran kata Lampiran ini tidak digunakan;

(g) Tulisan Hal, ditulis dengan huruf awal kapital diikuti tanda baca titik dua; (1) Batang Tubuh. (a)

Persoalan, yang memuat pernyataan singkat dan jelas tentang persoalan yang akan dipecahkan;

(b)

Praanggapan,

yang

memuat

dugaan

yang

beralasan,

berdasarkan data yang ada, saling berhubungan sesuai dengan situasi yang dihadapi dan merupakan kemungkinan kejadian di masa yang akan datang; (c)

Fakta-fakta yang mempengaruhi, yang memuat fakta yang landasan analisis dan pemecahan persoalan;

(d)

Analisis

pengaruh

praanggapan

dan

fakta

terhadap

persoalan dan akibatnya, hambatan serta keuntungan dan

kerugiannya...

- 138 kerugiannya, pemecahan atau cara bertindak yang mungkin atau dapat dilakukan; (e)

Kesimpulan, yang memuat intisari hasil diskusi, yang merupakan pilihan cara bertindak atau jalan keluar; dan

(f)

Saran, yang memuat secara ringkas dan jelas saran atau usul tindakan untuk mengatasi persoalan yang dihadapi.

(2) Kaki Bagian kaki telaahan staf terdiri dari:: (a)

nama jabatan pembuat telaahan staf, yang ditulis dengan huruf awal kapital;

(b)

tanda tangan; dan

(c)

nama lengkap.

Contoh ...

- 139 Contoh Telaahan Staf


NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan. ................. Nomor. ...................... Telepon. (......) ...... Faksimile. ................. Website .............. Email. ........


TELAAHAN STAF

Kepada

:

...............................................................................

Dari

:

...............................................................................

Tanggal

:

...............................................................................

Nomor

:

...............................................................................

Lampiran

:

...............................................................................

Hal

:

...............................................................................

I. Persoalan II. Praanggapan

: ........................................... : ...........................................

III. Fakta-Fakta yang mempengaruhi : ........................................... IV. Analisis . Kesimpulan VI. Saran

: .......................................... : .......................................... : .........................................

Jabatan ....... ,

NAMA

12. Lembar ...

- 140 12. Lembar Pengelolaan Naskah Dinas Lembar pengelolaan naskah dinas merupakan naskah dinas yang berfungsi

sebagai

pengendali

dari

Perangkat

Daerah/Bagian

Pemrakarsa yang dalam proses penandatanganan oleh pimpinan. Susunan lembar pengelolaan naskah dinas : 1) Kepala Bagian kepala lembar pengelolaan naskah dinas terdiri dari: (a) kop lembar pengelolaan naskah dinas, yang berisi, lambang daerah

dan

tulisan

Pemerintah

Daerah

Kabupaten

Tasikmalaya serta nama perangkat daerah yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; (b) Tempat, Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah); (c) hari (letak sisi sebelah kiri), ditulis dengan huruf awal kapital; (d) Tanggal, Bulan dan Tahun ( Dalam penanggalan massehi dan Hijriyah) (letak sisi sebelah kiri),; dan (e) Hal (letak disebelah kiri). 2) Batang Tubuh Bagian batang tubuh lembar pengelolaan naskah dinas berupa tabel yang berisi : (a) Nomor, Nama, Jabatan dan tanda tangan; (b) Kolom nama berisi nama pengolah naskah dinas dari Perangkat Daerah/Bagian Pemrakarsa dengan berjenjang sesuai dengan format pemarafan hierarki/koordinasi. 3) Kaki Bagian kaki lembar pengelolaan naskah dinas terdiri dari catatan (apabila

ada)

dari

pimpinan

mengenai

koreksi/masukan

mengenai naskah dinas yang diajukan.

Contoh ...

- 141 Contoh lembar pengelolaan naskah dinas




Hari

: .................................

Tanggal Hal

: .................. (masehi) ................... (hijriyah) : .................................

NO. NAMA 1.

Nama Pengolah

2.

Kasubbag/Kasi

3.

Kabag/Kabid

4.

Asisten

5.

Sekda

6.

Wakil Bupati

JABATAN

TANDA TANGAN

Catatan :

13. Radiogram ...

- 142 13. Radiogram Radiogram adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi hal tertentu yang dikirim melalui telekomunikasi elektronik, dengan susunan : (a) Kepala 1) Pejabat yang mengirim berita berikut pangkat dan NIP; 2) Pejabat / alamat yang dituju; dan 3) Tembusan (b) Batang Tubuh : 1) Klasifikasi ; 2) Nomor ; 3) Uraian isi berita dirumuskan dalam kalimat singkat dan jelas; 4) Singkatan dan titel jabatan pengirim ; dan 5) Tanggal, bulan dan tahun (c) Kaki : 1) Nama jelas pengirim berita / pejabat pengirim berita; 2) Nama jabatan pengirim berita ; dan 3) Tandatangan pejabat pengirim berita ; (d) Penandatanganan. 1) Pejabat yang menandatangani Radiogram adalah Bupati, Wakil Bupati a.n Bupati dan Sekretaris Daerah a.n Bupati, atau Kepala Perangkat Daerah. 2) Naskah Berita Radiogram yang dikirim menggunakan formulir sesuai dengan ketentuan yang berlaku; 3) Keabsahan isi berita Radiogram yang dirumuskan dalam formulir

berita

dimaksud

pada

huruf

(1)

setelah

ditandatangani oleh pejabat dimaksud huruf (3); dan 4) Pengirim berita Radiogram dilakukan oleh Sub Bagian yang menyelenggarakan urusan Tata Usaha.

Contoh ...

- 143 Contoh Radiogram Yang Ditandatangani Bupati

BUPATI TASIKMALAYA

FORMULIR BERITA Register No PANGGILAN

JENIS

NOMOR

DARI

: BUPATI TASIKMALAYA

UNTUK

: . .... . . . ..... .. . . . ... . . . ...... . . . ... ... . . . .....

TEMBUSAN

: ..............

DERAJAT

: . .... . . . ..... .. . . . ... . . . ...... . . . ... ... . . . .....

KLASIFIKASI

: SEGERA

Nomor

: ………………………

KMA ....................

. ..... . . . ..... . . . ... .. . . . ..... . . . ..... . . . .... .

......................................................................................................... TTK DUA

......................

AAA TTK

....................................

. ..... . ...... . . . .. . . . . . . .. . . ...... .....

TTK KMA

...........................

BBB TTK

....................................

. ..... . ...... . . . .. . . . . . . .. . . ...... .....

TTK KMA

...........................

DAN SETERUSNYA TTK HBS

Tanggal waktu pembuatan

CCC TTK

..............................

No. Kode Pengirim Nama Jabatan Tanda tangan

Waktu Terima Kirim

Lalu Lintas

Paraf Operator

: : : :


Contoh ...

- 144 Contoh Radiogram Yang Ditandatangani Sekretaris Daerah



FORMULIR BERITA Register No PANGGILAN

JENIS

NOMOR

: ..............

DERAJAT

: SEKRETARIS DAERAH/KEPALA PERANGKAT DAERAH

DARI UNTUK

: . .... . . . ..... .. . . . ... . . . ...... . . . ... ... . . . .....

TEMBUSAN

: . .... . . . ..... .. . . . ... . . . ...... . . . ... ... . . . .....

KLASIFIKASI

: SEGERA

Nomor

: ……………………… KMA ....................

. ..... . . . ..... . . . ... .. . . . ..... . . . ..... . . . .... .

......................................................................................................... TTK DUA

......................

AAA TTK

....................................

. ..... . ...... . . . .. . . . . . . .. . . ...... .....

TTK KMA

...........................

BBB TTK

....................................

. ..... . ...... . . . .. . . . . . . .. . . ...... .....

TTK KMA

...........................

DAN SETERUSNYA TTK HBS CCC TTK

Tanggal waktu pembuatan ..............................

No. Kode Pengirim Nama Jabatan Tanda tangan

Waktu Terima Kirim

Lalu Lintas

Paraf Operator

: : : :

14. Lembaran ...

- 145 14. Lembaran Daerah Lembaran daerah merupakan naskah dinas untuk mengundangkan peraturan daerah; 15. Berita Daerah Berita Daerah merupakan naskah dinas untuk mengundangkan Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Kepala Daerah. 16. Naskah Dinas Elektronik Ketentuan lebih lanjut mengenai format dan proses penyelenggaraan Naskah Dinas Elektronik diatur dalam Peraturan tersendiri dengan berpedoman pada ketentuan peraturan perundang- undangan.

- 146 BAB II PEMBUATAN NASKAH DINAS A. Persyaratan Pembuatan Setiap naskah dinas harus merupakan intisari dari pemikiran yang ringkas dan jelas sesuai dengan maksud dan tujuan dibuatnya naskah dinas yang disusun secara sistematis. Dalam pembuatannya perlu memperhatikan syarat-syarat sebagai berikut: 1. Ketelitian Dalam membuat naskah dinas harus mencerminkan ketelitian dan kecermatan, baik dalam bentuk, susunan, pengetikan, isi, struktur, kaidah bahasa, dan penerapan kaidah ejaan di dalam pengetikan. 2. Kejelasan Naskah dinas harus memperlihatkan kejelasan maksud dari materi yang dimuat dalam naskah dinas. 3. Logis dan Singkat Naskah dinas harus menggunakan bahasa Indonesia yang formal, logis secara efektif, singkat, padat, dan lengkap sehingga mudah dipahami bagi pihak yang menerima naskah dinas. 4. Pembakuan Naskah dinas harus taat mengikuti aturan baku yang berlaku sehingga dapat menjamin terciptanya arsip yang autentik dan reliable . B. Penomoran Naskah Dinas Penomoran pada naskah dinas merupakan bagian penting dalam proses penciptaan arsip. Oleh karena itu, susunannya harus dapat memberikan kemudahan penyimpanan, pengamanan, temu balik, dan penilaian arsip. 1. Nomor Naskah Dinas Arahan a. Naskah Dinas Pengaturan Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Bupati, Instruksi Bupati dan Surat Edaran Bupati. Susunan

nomor

naskah

dinas

yang

bersifat

pengaturan

dan

penetapan terdiri dari tulisan Nomor, nomor naskah (nomor urut dalam satu tahun takwim), tulisan Tahun dengan huruf kapital, dan tahun terbit.

Contoh ...

- 147 Contoh Format Penomoran Pengaturan : PERATURAN BUPATI TASIKMALAYA NOMOR ... TAHUN ...

TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA

Contoh Format Penomoran Surat Edaran:

SURAT EDARAN NOMOR ... TAHUN ... TENTANG CUTI BERSAMA

NOMOR ... TAHUN ...

b. Naskah Dinas Penetapan Susunan penomoran penetapan(Keputusan) teknis adalah sebagai berikut: 1) Nomor kode klasifikasi; 2) tulisan KEP. diikuti nomor urut naskah dinas penetapan diikuti kode unit kerja pemrakrasa ; dan 3) Tahun terbit

Contoh ...

- 148 Contoh Format Penomoran Penetapan (Keputusan): KEPUTUSAN BUPATI TASIKMALAYA NOMOR .... /KEP. ......./......./ TAHUN ... TENTANG .................................. c. Surat Perintah Susunan penomoran surat perintah/surat tugas adalah sebagai berikut: 1) Kode klasifikasi 2) Nomor urut surat perintah/surat tugas; dan 3) Tahun terbit.

Contoh Format Surat Perintah: SURAT PERINTAH NOMOR KP.00.00/2350/2013 KP.00.00

: Kode Klasifikasi;

2350

: Nomor Urut Surat;

2013

: Tahun 2013

d. Surat Tugas Susunan penomoran surat tugas adalah sebagai berikut: 1) Kode klasifikasi 2) Nomor urut surat perintah/surat tugas; dan 3) Tahun terbit.

Contoh ...

- 149 Contoh Format Surat Perintah: SURAT TUGAS NOMOR KP.00.00/2350/2013 KP.00.00

: Kode Klasifikasi;

2350

: Nomor Urut Surat;

2013

: Tahun 2013

e. Nomor Surat Dinas Susunan nomor surat dinas meliputi: 1) kategori klasifikasi keamanan surat dinas; 2) klasifikasi (nomor urut dalam satu tahun takwim); 3) Nomor urut/bulan/tahun. Contoh Format Penomoran Surat Dinas/Surat Biasa:

3. Nomor Nota Dinas Nota dinas bersifat internal, dengan susunan penomoran sebagai berikut: a. klasifikasi (nomor urut dalam satu tahun takwim); b. nomor; c. bulan (ditulis dalam dua digit; dan d. tahun terbit.

Contoh ...

- 150 Contoh Format Penomoran Nota Dinas: Nota Dinas yang ditandatangani Deputi Bidang Konservasi Arsip Nomor 190/ KN.01/XI/2013 190

: Nomor urut Nota Dinas dalam satu tahun takwim/kalender

KN.01

: Kode Klasifikasi

XI

: Bulan Ke-11 (November)

2013

: Tahun 2013

C. Penggunaan Kertas, Sampul, Map Dan Tinta Kertas, sampul, map, dan tinta merupakan media/sarana surat-menyurat untuk merekam informasi dalam komunikasi kedinasan. 1. Penggunaan Kertas a) Kertas yang digunakan untuk kegiatan dinas adalah HVS minimal 70

gram,

antara

lain

untuk

kegiatan

surat-menyurat,

penggandaan, dan dokumen pelaporan. b) Pembuatan naskah dinas dari draf hingga nett yang dibubuhi paraf tidak boleh menggunakan kertas bekas karena naskah dinas dari draf sampai dengan ditandatangani merupakan satu berkas arsip.

c)

Naskah dinas yang bernilai guna sekunder atau permanen, harus menggunakan kertas dengan standar kertas permanen: (1) Gramatur minimal 70 gram/ m2; (2) Ketahanan sobek minimal 350 mN (3) Ketahanan lipat minimal 2,42 (metode schopper) atau 2,18 (metode MIT) (4) pH pada rentang 7,5-10 (5) Kandungan alkali kertas minimal 0,4 mol asam/kg (6) Daya tahan oksidasi mengandung bilangan kappa minimal 5

d) Kertas yang digunakan untuk naskah dinas ukurannya disesuaikan dengan jenis naskah yang terdiri dari: (1) Naskah dinas arahan menggunakan kertas F4 berukuran 210 x 330 mm; (2) Naskah dinas korespondensi menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci);

(3) Naskah ...

- 151 (3) Naskah dinas khusus menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); (4) Laporan menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci); dan (5) Telaahan staf menggunakan kertas A4 yang berukuran 297 x 210 mm ( 8¼ x 11¾ inci). e)

Untuk Naskah Dinas Arahan Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Kepala Daerah dan Naskah Dinas Penetapan menggunakan kertas khusus.

2. Sampul Sampul merupakan sarana kelengkapan penyampaian naskah dinas, terutama untuk naskah dinas yang ditujukan untuk instansi luar (ekstern). a) Ukuran Sampul yang digunakan dengan ukuran : (1) sampul kantong dengan ukuran panjang 41 cm dan lebar 30 cm; (2) sampul folio/map dengan ukuran panjang 35 cm dan lebar 25 cm; (3) sampul setengah folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 18 cm; dan (4) sampul seperempat folio dengan ukuran panjang 28 cm dan lebar 14 cm. b) Warna Sampul menggunakan kertas tahan lama, berbentuk empat segi panjang berwarna putih atau coklat muda dengan kualitas baik, sehingga

sesuai

dengan

ukuran

dan

berat

naskah

yang

dikirimkan. (1) Sampul naskah dinas jabatan menggunakan kertas berwarna putih. (2) Sampul naskah dinas perangkat daerah berwarna cokelat muda. c)

Penulisan Pengirim dan Tujuan Pada sampul harus dicantumkan alamat pengirim dan alamat tujuan. Alamat pengirim berupa lambang negara/lambang daerah, nama lembaga/jabatan, serta alamat Perangkat Daerah, sedangkan

alamat ...

- 152 alamat tujuan naskah dinas ditulis lengkap dengan nama jabatan/Perangkat Daerah dan alamat Perangkat Daerah. d) Sampul terdiri dari: (1) Sampul naskah dinas jabatan Bupati Sampul

naskah

dinas

jabatan

Bupati

mencantumkan

lambang Negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna bertuliskan “BUPATI TASIKMALAYA” pada bagian pertama

dan

“PEMERINTAH

DAERAH

KABUPATEN

TASIKMALAYA” pada bagian kedua, diletakan dibagian pojok kiri atas sampul.

Contoh:

BUPATI TASIKMALAYA PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA Kepada Yth. .............................

Nomor : 061/985/SJ

Jalan .....................

Stempel

........................

(2) Sampul Naskah Dinas Perangkat Daerah (a) Tulisan

“PEMERINTAH

DAERAH

KABUPATEN

TASIKMALAYA”, tulisan nama “PERANGKAT DAERAH” menggunakan huruf Tahoma dengan ukuran 14, alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan e-mail menggunakan

huruf

Tahoma

dengan

ukuran

10,

diletakkan pada bagian tengah atas sampul secara simetris. (b) Nomor surat dan stempel diletakkan pada sebelah kiri.

(c) Tujuan ...

- 153 (c) Tujuan dan alamat surat ditulis pada bagian sampul kanan bawah. Contoh

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan ………………. Nomor …………. Telepon : ………… Faksimil : ………… Website : …………… e-mail : …………… Nama tempat – Kode Pos

Nomor

: .................................

Stempel

Kepada Yth. ..................................................... .................................................... di ............................. Kode Pos

(3) Sampul naskah dinas UPT terdiri dari: (a) Lambang Daerah Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya terletak pada sebelah kiri atas. (b) Tulisan

“PEMERINTAH

TASIKMALAYA”

pada

DAERAH

bagian

pertama,

KABUPATEN pada

bagian

kedua, menggunakan huruf Tahoma dengan ukuran 12, tulisan nama “ Perangkat Daerah” diikuti tulisan “ UPT” menggunakan huruf Tahoma dengan ukuran 14, alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, dan e-mail menggunakan

huruf

Tahoma

dengan

ukuran

10,

diletakkan pada bagian tengah atas sampul secara simetris. (c) Nomor surat dan stempel diletakkan pada sebelah kiri. (d) Tujuan dan alamat surat ditulis pada bagian sampul kanan bawah.

Contoh ...

- 154 Contoh :

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH

NAMA UPT Jalan ………………. Nomor …………. Telepon : ………… Faksimili : ………… Website : …………… e-mail : …………… Nama tempat – Kode Pos

Nomor

: .................................

Stempel

e)

Kepada Yth. ..................................................... .................................................... di ............................. Kode Pos

Stempel Pengaman Stempel Pengaman berbentuk empat persegi panjang. Ukuran Stempel Pengaman panjang stempel 5, ukuran lebar 1 cm. Berisi tulisan “Sangat Rahasia” dan “Rahasia”. Stempel Pengamanan digunakan sesuai dengan kebutuhan.

Contoh:

3. Map Map naskah dinas merupakan salah satu jenis alat tulis kantor yang dicetak dengan identitas dan logo instansi sebagai tempat penyimpanan file, dokumen ataupun sebagai sarana penyimpanan arsip. a) Jenis Map: (1) Map naskah dinas Bupati. (2) Map naskah dinas perangkat daerah b) Warna dan ukuran (1) Map naskah dinas Jabatan menggunakan jenis kertas BC, koonstrok dan buffalo. (2) Ukuran map, panjang 37 cm dan lebar 12 cm, menggunakan huruf Arial Narrow .

(3) Cara ...

- 155 (3) Cara Penulisan Map Naskah Dinas (a) Map naskah dinas bupati berisi: Lambang Negara kuning emas dengan perisai berwarna bertuliskan “BUPATI TASIKMALAYA” pada bagian pertama, menggunakan

huruf

Tahoma

dengan

ukuran

16,

ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris.

Contoh:

BUPATI TASIKMALAYA

‘

(b) Map ...

- 156 (b) Map Naskah Dinas Perangkat Daerah terdiri dari: Lambang Daerah dan bertuliskan “PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA” pada bagian pertama, pada bagian kedua menggunakan huruf Arial dengan ukuran 16, nama “PERANGKAT DAERAH”, dan alamat ditempatkan pada bagian tengah atas secara simetris. Contoh :


NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan ………………. Nomor …………. Telepon : ………… Faksimile : ………… Website : …………… e-mail : …………… Nama tempat – Kode pos

4. Tinta ...

- 157 4. Tinta Penggunaan warna tinta untuk naskah dinas sebagai berikut: (1) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan Bupati berwarna hijau; (2) Tinta yang digunakan untuk surat-menyurat berwarna hitam; (3) Tinta yang digunakan untuk penandatanganan dan paraf surat berwarna biru; (4) Tinta yang digunakan untuk stempel berwarna ungu; (5) Tinta yang digunakan untuk keperluan keamanan naskah dinas berwarna merah. D. Cara Melipat dan Memasukan Surat ke dalam Sampul Surat yang siap untuk dikirim dilipat sesuai ukuran sampul dengan mempertemukan sudut-sudutnya agar lipatannya kepala surat

menghadap ke

depan

lurus dan rapi dengan

ke arah penerima/pembaca surat.

Pada amplop yang mempunyai jendela kertas

kaca, kedudukan alama

tujuan pada kepala surat harus tepat pada jendela sampul. Contoh Format Melipat Kertas Surat

E. Ketentuan ...

- 158 E. Ketentuan Jarak Spasi, Jenis dan Ukuran Huruf, serta Kata Penyambung 1. Ketentuan Jarak Spasi Dalam

penentuan

keserasian,

jarak

estetika,

spasi,

hendaknya

banyaknya

isi

diperhatikan

naskah

dinas

aspek dengan

memperhatikan ketentuan sebagai berikut: a) Jarak antara judul dan isi adalah dua spasi. b) Jika judul lebih dari satu baris, jarak antara baris pertama dengan baris kedua adalah satu spasi. c) Jarak masing-masing baris disesuaikan dengan keperluan. 2. Jenis dan Ukuran Huruf a) Jenis huruf yang digunakan pada kop naskah dinas adalah tahoma 12. b) Jenis

huruf

yang

digunakan

untuk

naskah

dinas

arahan

Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Peraturan Bersama Kepala Daerah

dan

Naskah

Dinas

Penetapan

(Keputusan)

adalah

bookman old style 12. c) Jenis naskah dinas selain yang tersebut diatas menggunakan huruf arial 12. 3. Kata Penyambung a) Kata penyambung adalah kata yang digunakan sebagai tanda bahwa teks masih berlanjut pada halaman berikutnya (jika naskah lebih dari satu halaman). Kata penyambung ditulis pada akhir setiap halaman pada baris terakhir teks di sudut kanan bawah halaman dengan urutan kata penyambung dan tiga buah titik. Kata penyambung itu diambil persis sama dari kata pertama halaman berikutnya. Jika kata pertama dari halaman berikutnya menunjuk pasal atau diberi garis bawah atau dicetak miring, kata penyambung juga harus dituliskan sama. Kata penyambung tidak digunakan untuk pergantian bagian.

Contoh ...

- 159 Contoh Format Penulisan Kata Penyambung Pada Halaman 1 Baris Paling Bawah

adalah media…

Kata pertama pada halaman 2 baris paling atas kiri adalah media elektronik …dst.

F. Penentuan Batas / Ruang Tepi Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah dinas, diatur supaya tidak seluruh permukaan kertas digunakan secara penuh. Oleh karena itu, perlu ditetapkan batas antara tepi kertas dan naskah, baik pada tepi atas, kanan, bawah, maupun pada tepi kiri sehingga terdapat ruang yang dibiarkan kosong. Penentuan ruang tepi dilakukan berdasarkan ukuran yang terdapat pada peralatan yang digunakan untuk membuat naskah dinas, yaitu: 1. ruang tepi atas: apabila menggunakan kop naskah dinas, 2 spasi dibawah kop, dan apabila tanpa kop naskah dinas, sekurangkurangnya 2 cm dari tepi atas kertas 2. ruang tepi bawah: sekurang-kurangnya 2,5 cm dari tepi bawah kertas 3. ruang tepi kiri: sekurang-kurangnya 3 cm dari tepi kiri kertas, dan 4. ruang tepi kanan: sekurang-kurangnya 2 cm dari tepi kanan kertas. Catatan: Dalam pelaksanaannya, penentuan ruang tepi seperti tersebut di atas bersifat fleksibel, disesuaikan dengan banyak atau tidaknya isi suatu naskah dinas. Penentuan ruang tepi (termasuk juga jarak spasi dalam paragraf) hendaknya memperhatikan aspek keserasian dan estetika

G. Nomor ...

- 160 G. Nomor Halaman Nomor halaman naskah dinas ditulis dengan menggunakan nomor urut angka Arab dan dicantumkan secara simetris di tengah atas dengan membubuhkan tanda hubung (-) sebelum dan setelah nomor, kecuali halaman pertama naskah dinas yang menggunakan kop naskah dinas tidak perlu mencantumkan nomor halaman. H. Tembusan Tembusan surat menunjukan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut, tapi tidak semua penempatan tembusan disebelah kiri bawah atau atas kiri, tergantung jenis naskah dinas. I.

Lampiran Jika naskah memiliki beberapa lampiran, setiap lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Arab. Nomor halaman lampiran merupakan nomor lanjutan dari halaman sebelumnya.

J. Penggunaan Lambang Negara dan Lambang Daerah Kabupaten Tasikmalaya 1. Penggunaan Lambang Negara Ketentuan penggunaan Lambang Negara untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut: a)

Lambang Negara berbentuk garuda digunakan dalam Tata Naskah Dinas Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya sebagai tanda pengenal atau identifikasi yang bersifat tetap dan resmi;

b) Lambang Negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna digunakan pada naskah dinas yang ditandatangani oleh Bupati atau Wakil Bupati. c) Lambang Negara diletakkan di margin tengah atas kepala surat. 2. Penggunaan Lambang Daerah Kabupaten Tasikmalaya Ketentuan penggunaan Lambang Daerah untuk Tata Naskah Dinas adalah sebagai berikut: a) Penggunaan Tata naskah dinas persuratan menggunakan Lambang Daerah Kabupaten Tasikmalaya berwarna hitam. b) Lambang Daerah diletakkan di margin kiri atas kepala surat dan kepala amplop surat. K. Pengaturan Paraf Naskah Dinas Dan Penggunaan Stempel 1. Pengaturan Paraf Dinas a) Paraf

merupakan

tanda

tangan

singkat

sebagai

bentuk

pertanggungjawaban atas muatan materi, substansi, redaksi, dan pengetikan naskah dinas.

b) Naskah ...

- 161 b) Naskah

dinas

sebelum

ditandatangani

oleh

pejabat

yang

berwenang konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; c) Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf; dan d) Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; e) Paraf meliputi: (1) Paraf hierarkhis merupakan paraf pejabat sesuai jenjang jabatan yang dibubuhkan searah jarum jam atau berbentuk matriks.

Contoh Paraf hierarkis searah jarum jam :

(3) BUPATI TASIKMALAYA, (4)

(2) NAMA (1a) (1b)

Keterangan : 4.

Wakil Bupati

3. Sekretaris Daerah 2. Asisten/Kepala Perangkat Daerah 1b. Kepala Bagian Hukum / 1a. Pengolah

Contoh ...

- 162 Contoh Paraf dalam bentuk matriks:

PARAF HIERARKIS WAKIL BUPATI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN KADIS/KABAN KABAG

(2) paraf koordinasi merupakan paraf pejabat dalam naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja yang berbentuk matriks.

Contoh Paraf Koordinasi dalam bentuk sejajar : BUPATI

3,2,1.(Kabag)

,

2.(Ass),1.( Ka. SKPD)

NAMA

BUPATI,

NAMA

Contoh paraf koordinasi dalam bentuk matrik : PARAF KOORDINASI SEKRETARIS DAERAH ASISTEN I ASISTEN II Dst

2. Penggunaan Stempel a. Pengertian Stempel Stempel adalah alat untuk membuat rekaman tanda atau simbol suatu instansi. Stempel digunakan untuk pengabsahan naskah dinas. Pembubuhan stempel dilakukan pada bagian kiri

tanda ...

- 163 tanda

tangan

pejabat

yang

menandatangani

naskah dinas.

Stempel dinas dibagi menjadi dua, yaitu: 1) Stempel Jabatan Stempel jabatan adalah Stempel yang memuat nama jabatan yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas. Pejabat yang berhak menggunakan Stempel Jabatan adalah pejabat negara dalam hal ini adalah Bupati dan Wakil Bupati.

2) Stempel Instansi Stempel Instansi adalah Stempel yang memuat nama instansi yang digunakan sebagai tanda keabsahan naskah dinas, yang terdiri dari : (a) Stempel Perangkat Daerah; (b) Stempel UPT; (c) Stempel Satuan Pendidikan (d) Stempel Perangkat Daerah untuk keperluan tertentu. b. Bentuk Stempel 1) Stempel Jabatan Menggunakan tinta berwarna ungu dengan ukuran diameter sebagai berikut: a) Bentuk

dan

spesifikasi

Stempel

Jabatan

berbentuk

bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan ukuran sebagai berikut :

b) Berisi ...

- 164 b) Berisi tulisan BUPATI TASIKMALAYA dengan pembatas tanda bintang dan Lambang Daerah didalamnya dengan contoh sebagai berikut :

2) Stempel Instansi Bentuk dan spesifikasi Stempel Instansi adalah sebagai berikut: Bentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan jari-jari R1 = 18,5 mm, R2 = 17,5 mm, dan R3 = 13,5 mm. Tebal garis lingkaran R1 = + 0,8 mm dan R2 = R3 = + 0,2 mm.

a) Stempel Perangkat Daerah Stempel berisi nama Pemerintah Daerah Kabupaten Tasikmalaya

dan

nama

Perangkat

Daerah

dengan

pembatas tanda bintang.

Contoh :

d) Stempel ...

- 165 b) Stempel UPT (1) Stempel UPT berisi tulisan nama Perangkat Daerah Kabupaten Tasikmalaya dengan pembatas tanda bintang dan nama UPT didalamnya. Pejabat yang berwenang

menggunakan

Stempel

UPT

adalah

pejabat yang berwenang menandatangai naskah dinas.

c)

Stempel Satuan Pendidikan (1) Stempel

Setuan

Pedidikan

berisi

tulisan

nama

Perangkat Daerah dengan pembatas tanda bintang dan tulisan nama sekolah didalamnya (2) Untuk nama sekolah yang tidak ada duplikasi nama alamat sekolahnya dengan Kecamatannya ditulis sampai Kecamatan

(3)

Untuk nama sekolah dimana nama alamat sekolah sama dengan Kecamatannya ditulis sampai Kecamatan.

Contoh ...

- 166 Contoh : SD NEGERI 1 SINGAPARNA

d) Stempel Perangkat Daerah untuk keperluan tertentu. (1) Bentuk dan spesifikasi Stempel Perangkat Daerah untuk keperluan tertentu berbentuk bundar, terdiri dari tiga lingkaran dengan ukuran garis tengah lingkaran luar stempel 1,8 cm, ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel 1,7 cm, ukuran garis tengah

lingkaran

dalam

Stempel

1,2

cm,

dan

jarakantara dua garis 2 (dua) garis yang terdapat dalam lingkaran dalam 0,5 cm. (2) Stempel

Perangkat

Daerah

untuk

keperluan

tertentu digunakan untuk Kartu Tanda Penduduk, Kartu Pegawai, Tanda Pengenal, asuransi kesehatan dan sejenisnya.

Contoh Stempel Perangkat Daerah untuk keperluan tertentu dengan skala 4 : 1.

c. Penggunaan ...

- 167 c. Penggunaan Stempel untuk Naskah Dinas Sangat Rahasia Stempel yang digunakan untuk naskah dinas yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi (naskah dinas sangat rahasia) sebaiknya menggunakan stempel yang dicetak timbul (emboss) tanpa menggunakan tinta dengan maksud untuk menghindari penyalahgunaan pemakaian. d. Kewenangan Pemegang Stempel 1) Pejabat yang berhak menyimpan stempel jabatan yaitu unit kerja

yang

membidangi

urusan

ketatausahaan

pada

sekretariat daerah. 2) Pejabat yang berhak menyimpan stempel Perangkat Daerah yaitu pejabat yang membidangi urusan ketatausahaan pada Unit Kerja Perangkat Daerah. 3) Penunjukan pejabat pemegang dan penyimpan stempel ditetapkan dengan Keputusan Kepala Perangkat Daerah. L. KOP NASKAH DINAS 1. Kop Naskah Dinas Kop Naskah Dinas terdiri dari: a) Kop Naskah Dinas dengan Nama Jabatan Bupati terdiri atas lambang negara berwarna kuning emas dengan perisai berwarna dicetak

serta

pada

bagian

bawah

bertuliskan

“BUPATI

TASIKMALAYA” pada baris pertama dan “PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA” pada baris kedua diletakan pada bagian

tengah

secara

simetris,

menggunakan

huruf

Tahoma

berukuran 12. Digunakan untuk semua naskah dinas yang ditandatangani oleh Bupati.

Contoh Kop Naskah Dinas Jabatan

BUPATI TASIKMALAYA

b) Kop ...

- 168 b) Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah terdiri atas Lambang Daerah berwarna hitam diletakkan di kiri atas, dan tulisan “PEMERINTAH DAERAH Tahoma

KABUPATEN ukuran

16,

TASIKMALAYA” diikuti

dengan

menggunakan namaPerangkat

huruf Daerah

menggunakan huruf Tahoma ukuran 18 serta alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, e-mail dan nama tempat instansi beserta kode pos, menggunakan huruf Tahoma ukuran 10, diletakan pada bagian tengah secara simetris. Digunakan untuk kop naskah dinas selain Bupati, juga pada naskah dinas yang ditandatangani kepala perangkat daerah atas nama Bupati.

Contoh Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH Jalan ………………. Nomor …………. Telepon : ………… Faksimil : ………… Website : …………… e-mail : …………… Nama tempat – Kode pos

c)

Kop Naskah Dinas UPT Kop Naskah Dinas Perangkat Daerah terdiri atas Lambang Daerah berwarna hitam diletakkan di kiri atas, dan tulisan “PEMERINTAH DAERAH

KABUPATEN

TASIKMALAYA”

menggunakan

huruf

Tahoma ukuran 16, diikuti dengan nama Perangkat Daerah menggunakan huruf Tahoma ukuran 18, diikuti nama UPT serta alamat, kode pos, nomor telepon, faksmile, website, e-mail dan nama tempat instansi beserta kode pos, menggunakan huruf Tahoma ukuran 10, diletakan pada bagian tengah secara simetris.

Contoh ...

- 170 Contoh Kop Naskah Dinas UPT

PEMERINTAH DAERAH KABUPATEN TASIKMALAYA NAMA PERANGKAT DAERAH NAMA UPT Jalan ………………. Nomor …………. Telepon : ………… Faksimil : ………… Website : …………… e-mail : …………… Nama tempat – Kode pos

2.

Batang Tubuh Naskah Dinas a) Kepala Kepala adalah materi pokok yang dinyatakan dengan kelompok kata singkat tetapi jelas. Hal perlu dicantumkan dengan alasan berikut: (1) Menyampaikan penjelasan singkat tentang materi yang dikomunikasikan serta menjadi rujukan dalam komunikasi (2) Memudahkan identifikasi, dan (3) Memudahkan pemberkasan dan penyimpanan surat. b) Alamat Surat (1) Alamat pada sampul surat dicantumkan nama jabatan, Perangkat Daerah, dan alamat lengkap. Penulisan kata jalan pada alamat tidak disingkat, nama jalan dan nama kota ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, nama kota tidak diberi kata depan “di” dan tidak diberi garis bawah. Yth. Bupati Tasikmalaya Jalan ............................................ Singaparna .........

(2) Alamat pada surat dicantumkan nama jabatan, Perangkat Daerah, dan nama kota tanpa alamat lengkap. (3) Sebutan Ibu, Bapak, atau Saudara hanya digunakan apabila diikuti dengan nama orang.

- 170 M. Perubahan, Pencabutan, Pembatalan dan Ralat Naskah Dinas Perubahan, pencabutan, pembatalan, serta ralat naskah dinas dapat dilakukan dengan syarat harus jelas menunjukkan naskah dinas atau bagian mana dari naskah dinas tersebut yang diadakan perubahan, pencabutan, pembatalan, dan/atau ralat. 1. Pengertian a) Perubahan Perubahan adalah mengubah bagian tertentu dari naskah dinas yang dinyatakan dengan lembar perubahan. b) Pencabutan Pencabutan

adalah

mencabut

naskah

dinas

tertentu

karena

bertentangan atau tidak sesuai lagi dengan peraturan perundangundangan yang lebih tinggi, khusus, atau naskah dinas yang baru ditetapkan. c)

Pembatalan Pembatalan adalah menyatakan bahwa seluruh materi naskah dinas tidak diberlakukan lagi melalui suatu pernyataan pembatalan dalam naskah dinas yang baru.

d) Ralat Ralat adalah perbaikan yang dilakukan terhadap sebagian materi naskah dinas melalui pernyataan ralat dalam naskah dinas yang baru. N. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat 1. Naskah dinas yang bersifat mengatur, apabila diubah, dicabut, atau dibatalkan, harus diubah, dicabut, atau dibatalkan dengan naskah dinas yang setingkat atau lebih tinggi. 2. Pejabat

yang

pembatalan

berhak

adalah

menentukan

pejabat

yang

perubahan,

pencabutan,

menandatangani

naskah

dan dinas

tersebut atau oleh pejabat yang lebih tinggi kedudukannya. 3. Ralat yang bersifat kekeliruan kecil, seperti salah ketik, dilaksanakan oleh pejabat yang menandatangani naskah dinas.

- 171 BAB III PENANDATANGANAN NASKAH DINAS A. Penandatanganan Penandatanganan surat dinas yang menggunakan garis kewenangan dapat dilaksanakan dengan menggunakan 5 (lima) cara. 1. Atas Nama (a.n.) Atas nama yang disingkat (a.n.) digunakan jika pejabat yang menandatangani surat dinas telah diberi kuasa oleh pejabat yang bertanggung jawab, berdasarkan bidang tugas dan tanggung jawab pejabat yang bersangkutan. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan

wewenang

harus

mempertanggungjawabkan

kepada

pejabat yang melimpahkan wewenang. Susunan penandatanganan atas nama (a.n.) pejabat lain yaitu nama jabatan pejabat yang berwenang ditulis lengkap dengan huruf kapital pada setiap awal kata, didahului dengan singkatan a.n. Contoh format yang ditandatangani atas nama:

a.n. Bupati Tasikmalaya Sekretaris Daerah,

Tanda Tangan

2. Untuk Beliau (u.b.) Untuk beliau yang disingkat (u.b.) digunakan jika yang diberikan kuasa memberikan kuasa lagi kepada pejabat satu tingkat di bawahnya, sehingga untuk beliau (u.b.) digunakan setelah atas nama (a.n.). Pelimpahan wewenang ini mengikuti urutan sampai dua tingkat struktural di bawahnya. Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang dan pejabat yang menerima pelimpahan

wewenang

harus

mempertanggungjawabkan

kepada

pejabat yang melimpahkan wewenang.

Contoh ...

- 172 Contoh format yang ditandatangani Ub :

a.n. Sekretaris Daerah u.b. Asisten Pemerintahan,

....................................... NIP

3. Pelaksana Tugas (Plt.) Ketentuan penandatanganan pelaksana tugas, yang disingkat (Plt.), adalah sebagai berikut: a. Pelaksana

tugas

(Plt.)

digunakan

apabila

pejabat

yang

berwenang menandatangani naskah dinas belum ditetapkan karena menunggu ketentuan bidang kepegawaian lebih lanjut. b. Jangka waktu penggunaan plt. berlaku paling lama 1 (satu) tahun. c. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif ditetapkan. d. Plt

bertanggung

jawab

atas

naskah

dinas

yang

ditandatanganinya. Contoh Format Pelaksana Tugas:

Contoh format yang ditandatangani Pelaksana tugas :

Plt. Kepala Bagian Umum (tanda tangan)

....................................... NIP

4. Pelaksana ...

- 173 4. Pelaksana Harian (Plh.) Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut: a. Pelaksana

harian

(Plh.)

digunakan

apabila

pejabat

yang berwenang menandatangani naskah dinas tidak berada di tempat sehingga untuk kelancaran pelaksanaan pekerjaan sehari-hari

perlu

ada

pejabat

sementara

yang

menggantikannya. b. Jangka waktu penggunaan Plh. Berlaku paling lama 3 (tiga) bulan. c. Pelimpahan wewenang bersifat sementara, sampai dengan pejabat yang definitif kembali di tempat. d. Plh mempertanggungjawabkan naskah dinas yang ditandatanganinya kepada pejabat definitif. Contoh format yang ditandatangani Pelaksana Harian:

Plh. Kepala Bagian Umum

(tanda tangan)

....................................... NIP 5. Penjabat Ketentuan penandatanganan pelaksana harian, yang disingkat (Plh.), adalah sebagai berikut: a. Penjabat disingkat Pj. merupakan pejabat sementara untuk jabatan Bupati. b. Pj.

melaksanakan

dilantiknya

pejabat

tugas

pemerintahan

definitif,

sesuai

sampai

ketentuan

dengan

peraturan

perundang-undangan.

Contoh ...

- 174 Contoh format yang ditandatangani Penjabat :

Pj. Bupati Tasikmalaya

(tanda tangan)

Nama

B. Kewenangan Penandatanganan Naskah Dinas Kewenangan Penandatangan oleh : 1. Bupati a. Bupati menandatangani naskah dinas, antara lain (1) Naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) peraturan Daerah (b) Peraturan Bupati (c) Peraturan Bersama Kepala Daerah (d) Keputusan (e) Instruksi (f) surat tugas (g) surat edaran (h) Surat Perintah, dan (i) Surat Tugas. (2)

naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) lembar disposisi (c) memorandum (d) surat undangan, dan (e) surat dinas.

(3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat perjanjian (b) surat kuasa (c) berita acara (d) surat keterangan (e) Surat Pengantar, dan (f)

pengumuman; (4) naskah ...

- 175 (4) naskah dinas lainnya dalam bentuk dan susunan surat, terdiri atas: (a) surat izin (b) surat keterangan melaksanakan tugas (c) surat panggilan (d) laporan (e) rekomendasi (f) piagam (g) telaahan staf (h) sertifikat, dan (i) STTPP. 2.

Wakil Bupati a. Wakil Bupati atas nama Bupati Wakil Bupati atas nama Bupati menandatangani naskah dinas, antara lain : (1) naskah dinas arahan, meliputi: (a) Keputusan (b) surat edaran (c) surat perintah, dan (d) surat tugas (2) naskah dinas korespondensi, meliputi: (a) nota dinas (b) lembar disposisi, dan (c) surat Dinas (3) naskah dinas khusus, terdiri atas : (a) surat keterangan (b) berita acara, dan (c) pengumuman. (4) naskah dinas lainnya : (a) surat izin (b) surat keterangan melaksanakan tugas (c) piagam (d) sertifikat, dan (e) STTPP. b. Wakil Bupati menandatangani naskah dinas, terdiri atas : (1) Naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat dinas

(b) surat ...

- 176 (b) surat perintah, dan (c) surat tugas. (2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) lembar disposisi (c) memo (d) surat keterangan (3) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) surat izin (b) surat keterangan melaksanakan tugas (c) telaahan staf; (d) laporan, dan (e) rekomendasi. 3.

Sekretaris Daerah a. Sekretaris Daerah atas nama Bupati Sekretaris Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas, antara lain : (1) naskah dinas arahan, meliputi: (a) keputusan Bupati (b) surat perintah (c) surat tugas, dan (d) surat edaran (2) dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) surat undangan, dan (c) surat biasa/surat dinas (3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat perjanjian (b) berita acara (c) pengumuman (d) surat keterangan (4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) surat izin (b) surat keterangan melaksanakan tugas (c) surat panggilan (d) radiogram (e) piagam, dan

(f) sertifikat ...

- 177 (f) sertifikat. b. Sekretaris daerah menandatangani naskah dinas, terdiri atas: (1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah (b) surat tugas, dan (c) surat perjalanan dinas. (2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas (b) nota pengajuan konsep naskah dinas (c) nota dinas (d) lembar disposisi, dan (e) surat undangan. (3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat perjanjian (b) pengumuman (c) surat keterangan (d) berita acara, dan (e) surat pengantar. (4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) surat izin (b) surat kuasa (c) surat keterangan melaksanakan tugas (d) surat panggilan (e) telaahan staf (f) laporan (g) rekomendasi (h) lembaran daerah, dan (i) berita daerah. 4.

Asisten a. Asisten atas nama Sekretaris Daerah Asisten atas nama Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas, terdiri atas : (1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah (b) surat tugas, dan (c) surat perjalanan dinas

(2) naskah ...

- 178 (2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) surat dinas (c) surat undangan, dan (d) nota pengajuan konsep naskah dinas. (3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan, dan (b) surat pengantar. (4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) surat panggilan (b) laporan, dan (c) daftar hadir. (5) Asisten

atas

nama

Sekretaris

Daerah

menandatangani

naskah dinas dalam bentuk Surat Tugas/Surat Perintah, untuk

Kepala

Perangkat

Daerah

yang

melaksanakan

perjalanan dinas sesuai dengan hubungan kerja masingmasing Asisten. b. Asisten menandatangani naskah dinas, terdiri atas: (1) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) memorandum (c) nota pengajuan konsep naskah dinas, dan (d) lembar disposisi. (2) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat pengantar (3) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) telaahan staf (b) laporan, dan (c) notula. 5.

Staf Ahli Staf Ahli menandatangani naskah dinas, terdiri atas : a. naskah dinas korespondensi : (1) nota pengajuan konsep naskah dinas. b. naskah dinas lainnya, terdiri atas: (1) telaahan staf, dan (2) Laporan.

(6) Kepala ...

- 179 6. Kepala Perangkat Daerah a. Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas,terdiri dari : (1) Naskah dinas arahan, meliputi: (a) Keputusan, dan (b) surat perintah. (2) naskah dinas korespondensi, meliputi: (a) surat biasa, dan (b) surat undangan. (3) naskah dinas khusus, meliputi: (a) surat keterangan. (4) naskah dinas lainnya, meliputi: (a) sertifikat. (5) Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas Keputusan berdasarkan pendelegasian wewenang dari Bupati dan/atau

berdasarkan

ketentuan

peraturan

perundang-

undangan. b. Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas, terdiri atas: (1) Naskah dinas arahan, meliputi : (a) surat perintah (b) surat tugas (c) surat edaran (d) SOP (e) Keputusan, dan (f) surat perjalanan dinas. (2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas (b) surat undangan (c) nota dinas (d) memo (e) nota pengajuan konsep naskah dinas, dan (f) lembar disposisi. (3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan (b) surat perjanjian

(c) surat ...

- 180 (c) surat kuasa (d) pengumuman (e) berita acara, dan (f) surat pengantar. (4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) surat izin (b) surat keterangan melaksanakan tugas (c) surat panggilan (d) telaahan staf (e) laporan (f) radiogram (g) rekomendasi (h) daftar hadir, dan (i) sertifikat. (5) Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan penunjang bidang pendidikan dan pelatihan selaku Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas korespondensi bentuk dan susunan surat, terdiri atas: (a) surat dinas, dan (b) surat undangan. (6) Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan penunjang bidang pendidikan dan pelatihan selaku Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) Pengumuman. (7) Perangkat Daerah yang menyelenggarakan urusan penunjang bidang pendidikan dan pelatihan selaku Kepala Perangkat Daerah atas nama Bupati menandatangani naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) piagam (b) laporan (c) sertifikat, dan (d) STTPP. 7. Sekretaris DPRD a. Sekretaris DPRD atas nama Bupati menandatangani naskah dinas, terdiri atas: 1) naskah dinas arahan, terdiri atas :

(a) surat ...

- 181 (a) surat perintah. 2) naskah dinas korespondensi meliputi: (a) surat biasa. 3) dinas khusus meliputi: (a) surat keterangan. b. Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas, terdiri atas: 1) arahan, terdiri atas: (a) surat perintah (b) surat tugas, dan (c) surat perjalanan dinas. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) nota pengajuan konsep naskah dinas (c) memo (d) surat dinas (e) lembar disposisi, dan (f) surat undangan. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat perjanjian (b) berita acara (c) Surat pengantar (d) surat keterangan (e) pengumuman, dan (f) surat kuasa. 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) surat izin (b) surat keterangan melaksanakan tugas (c) surat panggilan (d) telaahan staf (e) laporan (f) rekomendasi, dan (g) daftar hadir. 8. Sekretaris Perangkat Daerah a. Sekretaris atas nama Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah

2) naskah ...

- 182 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas (b) surat undangan, dan (c) nota dinas. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan. 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) laporan, dan (b) daftar hadir. b. Sekretaris menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas (b) nota dinas (c) memo (d) lembar disposisi, dan (e) surat undangan. 2) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan, dan (b) surat kuasa. 3) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) telaahan staf (b) laporan, dan (c) daftar hadir. 9. Camat a. Camat atas nama Bupati menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah, dan (b) keputusan. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat undangan, dan (b) surat biasa. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan; b. Camat menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah, dan

(b) surat ...

- 183 (b) surat perjalanan dinas. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) nota pengajuan konsep naskah dinas (c) lembar disposisi (d) memo (e) surat undangan, dan (f) surat dinas. 3) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) daftar hadir. 10. Kepala Bagian dan Kepala Bidang a. Kepala bagian, kepala bidang menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas arahan dalam, terdiri atas: (a) surat perintah, dan (b) surat tugas. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas (b) nota pengajuan konsep naskah dinas, dan (c) lembar disposisi; 3) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) telaahan staf (b) laporan, dan (c) daftar hadir. b. Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah Kepala Bagian pada Sekretariat Daerah Untuk Beliau Sekretaris Daerah menandatangani naskah dinas, antara lain : 1) naskah dinas arahan, terdiri atas: surat perintah; (a) surat tugas. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas, dan (b) nota dinas. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan, dan (b) surat pengantar 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) daftar hadir.

c. Kepala ...

- 184 c. Kepala Bagian pada Sekretariat DPRD atas nama Sekretaris DPRD menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas, dan (b) nota dinas. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan; 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) daftar hadir. d. Kepala bidang atas nama Sekretaris Perangkat Daerah Kepala bidang atas nama Sekretaris Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) surat dinas, dan (b) nota dinas. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan; 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) daftar hadir. 11. Kepala Subbagian, Kepala Subbidang, dan Kepala Seksi a. Kepala Subbagian, Kepala Subbidang, dan Kepala Seksi atas nama

Sekretaris,

Kepala

Bagian

dan

Kepala

Bidang

menandatangani naskah dinas, terdiri atas: 1) naskah dinas arahan, terdiri atas : (a) surat perintah. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas. 3) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) daftar hadir. b. Kepala Subbagian, Kepala Subbidang, dan Kepala Seksi menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas, dan

(b) nota ...

- 185 (b) nota pengajuan konsep naskah dinas. 2) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) telaahan staf, dan (b) laporan. 12. Kepala UPT a. Kepala UPT atas nama Kepala Perangkat Daerah menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) Naskah dinas arahan, terdiri atas: (a) surat perintah. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas: (a) nota dinas, dan (b) surat dinas. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas: (a) surat keterangan, dan (b) surat pengantar. 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas: (a) daftar hadir. b.

Kepala UPT menandatangani naskah dinas, terdiri atas : 1) Naskah dinas arahan, terdiri atas:

(a) surat perintah (b) surat perintah tugas, dan (c) surat perjalanan dinas. 2) naskah dinas korespondensi, terdiri atas:

(a) surat dinas (b) surat undangan (c) nota dinas (d) nota pengajuan konsep naskah dinas (e) lembar disposisi, dan (f) memorandum. 3) naskah dinas khusus, terdiri atas:

(a) surat perjanjian (b) surat kuasa (c) pengumuman, dan (d) berita acara. 4) naskah dinas lainnya, terdiri atas:

(a) surat keterangan melaksanakan tugas (b) surat panggilan

(c) telaahan ...

- 186 (c) telaahan staf (d) laporan (e) rekomendasi, dan (f) daftar hadir. C. Legalisasi Legalisasi adalah pengesahan tanda tangan pejabat atau otoritas yang berwenang yang tertera pada suatu dokumen. Legalisasi Naskah dinas dilakukan oleh bagian yang membidangi tata usaha/kearsipan di unit kerja yang mengeluarkan naskah dinas.

- 187 BAB IV PENGELOLAAN NASKAH DINAS Pengaturan tentang pengelolaan surat merupakan tahapan lanjutan dari penciptaan naskah dinas. Pengelolaan surat harus diikuti dengan tindakan yang meliputi tahapan sebagai berikut: A. Naskah Dinas Masuk 1. Pengertian Naskah dinas masuk adalah semua naskah dinas yang diterima dari orang/instansi lain. Prinsip penanganan naskah dinas masuk: a. Penerimaan naskah dinas masuk dipusatkan di unit kerja pengelola ketatausahaan atau unit lain yang menyelenggarakan fungsi kesekretariatan. b. Penerimaan naskah dinas dianggap sah apabila diterima oleh petugas atau pihak yang berhak menerima di unit kerja pengelola ketatausahaan. c. Naskah dinas masuk yang disampaikan langsung kepada pejabat atau staf unit pengolah harus diregistrasikan di unit kerja pengelola ketatausahaan. 2. Pengelolaan Pengelolaan naskah dinas masuk dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: a. Pengelolaan surat masuk adalah sebagai berikut: 1) Perangkat Daerah penerima menindaklanjuti surat yang diterima melalui tahapan: a) diagenda dan diklasifikasi sesuai sifat surat serta didistribusikan kepada unit pengelola; b) unit pengelola menindaklanjuti sesuai dengan klasifikasi surat dan arahan pimpinan; dan c) surat masuk diarsipkan pada unit tata usaha. 2) copy surat jawaban yang mempunyai tembusan disampaikan kepada instansi terkait; dan 3) alur surat-menyurat diselenggarakan melalui mekanisme dari tingkat terendah

pimpinan yang

tertinggi

berwenang,

hingga sesuai

ke

pejabat

struktural

ketentuan

peraturan

perundang-undangan.

B. Naskah...

- 188 B. Naskah Dinas Keluar Naskah dinas keluar adalah semua naskah dinas yang dikirim ke orang/unit kerja lain. Prinsip pengenlolaan naskah dinas keluar: 1. konsep surat keluar diparaf secara berjenjang dan terkoordinasi sesuai tugas dan kewenangan serta diagendakan oleh masing-masing unit tata usaha dalam rangka pengendalian; 2. surat keluar yang telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang diberi nomor, tanggal, dan stempel oleh unit tata usaha pada masingmasing perangkat daerah; 3. surat keluar sebagaimana dimaksud pada huruf b wajib segera dikirim; dan 4. surat keluar diarsipkan pada unit tata usaha. C. Klasifikasi Keamanan dan Penggandaan 1. Klasifikasi Keamanan Klasifikasi Keamanan naskah dinas dilakukan dengan mencantumkan kode pada sampul naskah dinas, dengan ketentuan sebagai berikut: a. surat sangat rahasia disingkat SR, merupakan surat yang materi dan

sifatnya

memiliki

tingkat

keamanan

yang

tinggi,

erat

hubungannya dengan rahasia negara, keamanan, dan keselamatan negara; b. surat rahasia disingkat R, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan tinggi dan berdampak pada kerugian negara serta disintegrasi bangsa; c. surat penting disingkat P, merupakan surat yang tingkat keamanan isi surat perlu mendapat perhatian penerima surat; d. surat konfidensial disingkat K, merupakan surat yang materi dan sifatnya memiliki tingkat keamanan sedang yang berdampak pada terhambatnya jalannya pemerintahan dan pembangunan; dan e. surat biasa disingkat B, merupakan surat yang materi dan sifatnya biasa namun tidak dapat disampaikan kepada yang tidak berhak. Penentuan kelima tingkat klasifikasi keamanan tersebut disesuaikan dengan kepentingan dan substansi naskah dinas. Di suatu unit kerja, dimungkinkan

untuk

membuat

sekurang-kurangnya

2

(dua)

tingkat/derajat klasifikasi naskah dinas.

2. Penggandaan ...

- 189 2. Penggandaan Penggandaan naskah dinas adalah kegiatan memperbanyak naskah dinas

dengan

sarana

reproduksi

yang

tersedia

sesuai

dengan

kebutuhan. a. Penggandaan naskah dinas dilakukan setelah naskah dinas keluar ditandatangani oleh pejabat yang berhak. b. Penggandaan

naskah

dinas

keluar

yang

kategori

klasifikasi

keamanannya sangat rahasia, rahasia, dan terbatas harus diawasi secara ketat. D. Perlakuan Terhadap Naskah Dinas Berdasarkan Klasifikasi Keamanan dan Akses 1. Pemberian Kode Derajat Klasifikasi Keamanan dan Akses Perlakuan naskah dinas berdasarkan klasifikasi keamanan dan akses, diberikan kode derajat pengamanan di amplop dan di sebelah kiri atas naskah dinas serta penggunaan amplop rangkap dua untuk naskah dinas yang sangat rahasia dan rahasia. Untuk kode derajat klasifikasi:

a. Naskah

dinas

Sangat

Rahasia

diberikan

kode

‘SR’

dengan menggunakan tinta warna merah; b. Naskah dinas Rahasia diberikan kode ‘R’ dengan menggunakan tinta warna merah; c. Naskah dinas Terbatas diberikan kode ‘T’ dengan menggunakan tinta hitam; dan d. Naskah

dinas

Biasa/Terbuka

diberikan

kode

‘B’

dengan menggunakan tinta hitam. Surat yang mengandung materi dengan tingkat keamanan tertentu (Sangat Rahasia dan Rahasia) harus dijaga keamanannya dalam rangka keamanan dan keselamatan Negara. Tanda tingkat keamanan ditulis dengan Stempel (tidak diketik) berwarna merah. Jika Surat dinas tersebut disalin, Stempel tingkat keamanan pada salinan harus dengan warna yang sama dengan warna stempel pada surat asli. Hak akses naskah dinas: a. Naskah dinas berklasifikasi sangat rahasia, rahasia, dan terbatas hak akses diberikan kepada pimpinan tertinggi dan yang setingkat dibawahnya apabila sudah diberikan izin, pengawas internal/eksternal dan penegak hukum; dan b. Naskah dinas berklasifikasi biasa/terbuka, hak akses diberikan kepada semua tingkat pejabat dan staf yang berkepentingan.

2. Kecepatan ...

Lampiran Perbup No. 71 Tahun 2017

Recommend Documents