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ESPECIALIDADES: PRODUCCIÓN ARTÍSTICA TEMA
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LA PRODUCCIÓN DE ESPECTÁCULOS
F RANCESC RANCESC CASADESÚS LICE ICENC NCIA IADO DO EN PSICOLOGÍA, ARTES ESC SCÉN ÉNIC ICAS AS Y MA MAST STER ER EN GE GEST STIÓN IÓN CU CULLTU TURA RALL . COL OLAB ABOR ORA A EN MÚ MÚLLTIP TIPLE LES S PR PRO ODUCCIONES (SÉMO ÉMOLA LA TE TEATR ATRO O , ZOTAL, EL MUS USICA ICALL MÉ MÉS S PE PETI TITT, GI GIRA RA CO CON N CIA. KRÀMPACK,...) Y EN LA AC ACTU TUAL ALID IDAD AD ES GE GERE RENT NTE E DE DELL INSTITUT MUNI UNICIP CIPAL AL D’ACCIÓ CUL ULTTUR URAL AL DE LA CI CIUD UDA AD DE VIC. PEPA PASAMÓN ICEN ENCI CIAD ADA A EN DERECHO , PO POST STGR GRAD ADUA UADA DA EN GESTIÓ IÓN N DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO , EN PROPIEDAD LIC NTEL ELEC ECTU TUAL AL Y MA MAST STER ER EN GESTIÓN CULTURAL . H A TRA RABA BAJJAD ADO O EN LA CIA. MALPELO , MER ERCA CATT DE MÚSICA VIV IVA A INT DE VIC Y EN LA APERT RTU URA DE DELL TEATRO DE GRANOLLERS, EN CA CALI LIDA DAD D DE TÉ TÉCN CNIC ICA A CU CULLTU TURA RALL .
© de esta edición: UB Virtual, 2003
ESPECIALIDADES: PRODUCCIÓN ARTÍSTICA T4 LA PRODUCCIÓN DE ESPECTÁCULOS
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ÍNDICE DEL TEMA
Ideas clave ...................... ............................................ ............................................ ........................................... .............................. ......... 3 Caso.......................................... Caso...................... ......................................... .......................................... ......................................... ...................... .. 4 Cuestiones Cuesti ones para reflexio reflexionar nar ....................... ............................................. ............................................ ........................... ..... 6 1.
.......................................... ............................................ ........................ Planificación de la las fa fases ....................
7 1.1. Preproduc reproducción ción ..................... ........................................... ........................................... .............................. ......... 7 1.2. Producc roducción ión ...................... ............................................ ............................................ .................................. ............ 8 1.3. Exp Explot lotaci ación ón ..................... ........................................... ............................................ .................................. ............ 8
2.
Presupuesto ...................... ............................................ ........................................... ......................................... ....................
3.
.......................................... ........................................... .............................. ......... Promoción y difusión ....................
9 2.1. Estima Estimación ción de los ingresos .................... .......................................... .................................. ............ 9 2.1.1. In Ingreso gresoss de explot explotación ación del espec espectáculo.................. táculo....................... ..... 9 2.1.2. Int Intercambios............................... ercambios................................................. ................................ .............. 11 2.1.3. Pa Patroc trocinios.......... inios................................ ............................................ .................................. ............ 12 2.1.4. Merchandising ................... ........................................ ......................................... .................... 12 2.1.5. Explo Explotació taciónn para medios de comuni comunicació caciónn ................... ..................... 12 2.1.6. Subvenciones ................. .................................. ................................. ........................... ........... 12 2.2. Estima Estimación ción de coste costes...................... s........................................... ......................................... .................... 14 2.2.1. Gastos de personal ................... ....................................... .................................. .............. 14 2.2.2. Gastos de produc producción................ ción................................... .................................. ............... 14 2.2.3. Gastos generales ................. ................................. ................................ ....................... ....... 15 2.2.4. Gasto Gastoss de marke marketing ting y promoción promoción .................... ................................ ............ 15 2.2.5. Gasto Gastoss de de explo explotació taciónn o gira........................ gira........................................ ................ 16 2.2.6. Gastos comunes en todas estas par partidas..... tidas..................... ................ 16 17 3.1. Publ Publicid icidad ad ................... ......................................... ............................................ ...................................... ................ 17 3.2. La venta personal personal.............. .............................. ................................ ................................ ...................... ...... 17 3.3. Las relaciones públicas ............. ............................ ............................. ............................ ................. ... 18
Síntesis ................. ..................................... ....................................... ....................................... ........................................ ......................... ..... 19 Bibliogr Bibl iografía....................... afía............................................. ............................................ ........................................... .............................. ......... 20
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IDEAS CLAVE
•
La producción en artes escénicas consiste en la secuencia de acciones coordinadas que deben realizarse para poner en escena un espectáculo contando con unos determinados medios.
•
En artes escénicas, trabajamos con procesos de producción artesanales, esto es, cada vez que llevamos la obra a escena deberemos movilizar un conjunto de recursos (escenografía, vestuario, actores...) que no podemos mecanizar ni reducir. Nuestro producto no puede almacenarse.
•
Existe la necesidad de efectuar grandes inversiones antes de llegar al estreno del espectáculo. Esto puede provocar problemas de liquidez hasta que entren ingresos de taquilla.
•
Muchas de estas acciones tienen lugar simultáneamente por lo que es esencial para el gestor la capacidad de planificación y la flexibilidad para la reconducción de los imprevistos.
•
Trabajar en procesos de creación y sobre todo con artistas hace que durante el desarrollo de la producción sea muy importante una gran habilidad en la gestión de los recursos humanos.
•
Es esencial planificar una buena campaña de promoción porque contrariamente a otros procesos de venta, el público ha de realizar una acción para acudir a la representación en unas fechas determinadas. Aún así, nadie garantiza el éxito (de público y/o de crítica).
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CASO
Definición de la actividad
Dentro de la campaña que organiza el ayuntamiento de una pequeña ciudad del norte de España para fomentar la natalidad, vamos a llevar a cabo la reposición de un espectáculo basado en una idea original. Estrenaremos el 25 de diciembre en el Teatro Municipal. Concepción del proyecto
Uno de los regidores del ayuntamiento propuso localizar a la directora Ruth Randall, que acababa de organizar en Basilea un espectáculo para celebrar el Día Internacional de la Infancia, evento que fue retransmitido por varias televisiones. Se le va a proponer a la artista que retome el espectáculo con un guión ya existente y que realice una nueva producción con artistas reconocidos de nuestra región. El ayuntamiento está dispuesto a invertir en el proyecto, pero antes necesita saber si éste es viable económicamente, además de informarse sobre cómo organizar la producción. Este es el correo electrónico que recibimos de la directora para ponernos a trabajar: RUTH RANDALL Reino Unido Correo electrónico: r
[email protected] Te mando mis primeras previsiones respecto a la idea que me has comentado sobre la intención de montar mi concierto teatralizado dentro del festival que organizáis en vuestra ciudad. Paso a comentarte algunas de mis ideas sobre las necesidades de producción, aunque evito contarte el guión puesto que ya viste el espectáculo. De todos modos, sí debes hablar con el músico en Hannover, ya que tiene los derechos de autor. Esto es fundamental antes de iniciar cualquier otra gestión. Con respecto al personal artístico de tu región, debes proponerme una orquesta, un coro y los cuatro cantantes principales. Además, necesitaremos un coro de niños, una actriz de mediana edad, un niño de seis años y un adolescente, un grupo de cuarenta figurantes y el cuerpo de baile, formado por dos solistas clásicos y diez bailarines de formación contemporánea. Organizaremos un casting en mi primer viaje, que tendrá lugar tres meses antes de empezar el proyecto. Para la escenografía, creo que pueden usarse los mismos elementos y el vestuario de Basilea. Debes ponerte en contacto con ellos para organizar el transporte y gestionar las condiciones de alquiler de ese material y del seguro. El montaje de la escenografía supone, más o menos, unos seis días de trabajo de cinco maquinistas, además del encargado del teatro. Es evidente que, si hay que montarla en una noche, el personal no puede ser el mismo. Seguramente convendrá conseguir el mayor número de personal posible por parte del ayuntamiento. Para las funciones y los ensayos generales, harían falta uno o dos tramoyistas (dado que me cuentas que actuaremos en un teatro que dispone de buenas condiciones técnicas). Es importante que el vestuario llegue con quince días de antelación y que se mantenga guardado en un local apropiado. Hay que crear una especie de sastrería (equiPÁGINA
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pada con un mínimo de dos máquinas y planchas) para adaptar el vestuario al nuevo elenco. Para tal fin, harán falta dos modistas. Durante los ensayos generales con vestuario y durante las funciones, necesitaremos la máxima cantidad de gente posible: mínimo cuatro, además de las dos modistas que se habían encargado de los arreglos. Cuanta más gente ayude, mejor. Hay mucha ropa, muchos cambios, mucha gente. Todos los cantantes deberán ir vestidos de negro: camisa negra de manga larga (si no tienen smoking ). Los niños usarán el vestuario ya diseñado para ellos, aunque habrá que adaptarlo. Te sugiero tratar directamente el tema de las luces con el diseñador con el que yo trabajo, ya que ellos conocen el material y personal que necesitan. Tendrías que poderlos informar previamente sobre las condiciones del escenario: cuánto tiempo disponible tendrán para el montaje y si hay que alquilar el material. Quizás el aspecto más complicado en cuanto a organización sea el tema de los ensayos. Cuento montar el espectáculo en treinta días. Para los ensayos parciales y generales, hará falta una sala de ensayos, posiblemente tan grande como la escenografía (12 x 12 m), sin columnas en medio. Para ensayar con ballet y figuración, basta con la grabación de la música. Para los ensayos de los cantantes, necesitaremos un piano con pianista. El ballet habrá de ensayar con el vestuario, conjuntamente con los elementos de utillaje que estén presentes. En cuanto a la previsión de la tablilla de ensayos, te invitaría a estudiarla con mi asistente, que siempre la resuelve. De cualquier modo, a la hora de organizar al equipo, opino que serían suficientes antes del estreno cuatro ensayos generales, uno general con orquesta, uno con luces y vestuario y, el general, sin público. Habla de la orquesta con el director musical. No sé si le harán falta músicos extra; gestiona el tema de las partituras y organiza sobre todo los ensayos conjuntos, para que no perdamos tiempo. Supongo que me vas a pedir ayuda para todo lo que se refiere a promoción y publicidad. Te mandaré fotos e información y me pongo a tu disposición para las ruedas de prensa. Asimismo, ten en cuenta todo lo relacionado con el catering , hoteles y pasajes, en principio para mí y mi asistente. Debes concretarme los nombres y las funciones de las personas del equipo de producción. Quedo a tu disposición para posibles consultas y dudas. RUTH RANDALL
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CUESTIONES PARA REFLEXIONAR
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•
A partir de estas primeras informaciones reflexione sobre el personal necesario para llevar a cabo la producción, y parar ello intente diferenciar entre el equipo artístico (directores y artistas) y el personal técnico.
•
Elaborar también unos primeros apuntes con respecto a todo el material: que vamos a necesitar y las gestiones que puede generar conseguirlo. ¿Cómo gestionaremos todo ese trabajo? Plantear una sistema para ordenar esas gestiones en el tiempo.
•
Construir un primer esquema de presupuesto con todas las variables que pueda deducir del caso práctico sin entrar en el detalle de los costes. Respecto a los ingresos intente plantear una propuesta con todas las posibilidades que se le ocurran.
•
¿Cuáles cree que son los objetivos del espectáculo? ¿Cómo se ha de presentar al ayuntamiento para que lo considere viable y decida financiarlo?
•
¿Con qué soportes cree que deberíamos definir las líneas básicas de la campaña de promoción?
•
¿Qué problemas cree que podemos encontrar en esta producción?
•
¿Cuáles cree que son las funciones del gestor cultural que aparecen en este primer mensaje? ¿Qué otras funciones añadiría?
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1.
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PLANIFICACIÓN DE LAS FASES
El proceso de producción de una obra nace con la primera idea del montaje, la selección de un contenido o texto, la selección de artistas, la planificación de los ensayos, la construcción de los elementos necesarios para llevar a cabo el espectáculo (vestuario, escenografía, iluminación), hasta llegar a los preestrenos, al estreno y posiblemente a la gira del espectáculo. Los mecanismos de financiación de que podamos disponer nos condicionarán todo ese proceso que, de cualquier modo, queda dividido en tres fases esenciales: preproducción, producción o montaje y explotación.
1.1.
PREPRODUCCIÓN
Se trata de la etapa previa a la producción; es enormemente importante, ya que en ese momento se decide el proyecto artístico y si éste es viable y, por lo tanto, si se lleva a cabo. En el proceso de la elección del proyecto, entran en juego muchos factores: – – – – – –
Razones de oportunidad. Política cultural. Momento vital de los creadores. Modas. Situación económica del grupo. Etc.
Esta elección condicionará el tipo de obra, el tipo de público al que va dirigida o los espacios donde es posible representarla. En nuestro ejemplo ya ha sido elegido, y ahora debemos planificar el proceso. Intentaremos anticipar una serie de acciones y resultados. Es el momento en que se realizan previsiones y se marcan metas. En nuestro caso ya está elegido el proyecto, pero aún así hay todavía algunas acciones que el gestor cultural debe realizar en esta fase y que condicionarán que se lleve a cabo o no. Por ejemplo es importante gestionar los derechos de autor de la obra con el músico de Hannover. Es un capítulo esencial que puede hacer variar nuestro presupuesto, pero en el caso de obras de teatro la negativa de un autor a ceder los derechos puede provocar la cancelación de las representaciones, aún en el mismo día del estreno cuando ya todo está a punto. Simultáneamente al hecho de decidir los elementos esenciales que van a comportar gasto debemos trabajar para mostrar claramente su viabilidad, tanto hacia el Ayuntamiento para que puedan concederle subvenciones, como en la búsqueda de otros patrocinadores o fuentes de ingresos. No debemos olvidarnos de comprobar si existen en la región los recursos artísticos suficientes para realizar la producción que nos pide la directora (orquesta, coro, cantantes) y también los espacios que demanda (salas de ensayos, teatro disponible para las representaciones...) En caso contrario podría encarecerse demasiado la producción y hacerla inviable. Nuestro trabajo consiste en economizar al máximo los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
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1.2.
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PRODUCCIÓN
La producción es el periodo que va desde el primer día de ensayos hasta el día del estreno del espectáculo.
Contempla una serie de actividades que tendrán lugar simultáneamente y que deberemos de coordinar para que estén listas en el momento en que sean necesarias. Por una parte nos encargaremos de gestionar los recursos humanos (organizar un casting para la selección de actores, contratar a personas o empresas para el montaje, escenógrafos, diseñadores de iluminación, sonido, fotografía, contactar con todo el personal necesario, pactar los honorarios y gestionar la realización de los contratos, etc.). En cada producción estos tiempos variarán, de modo que estableceremos un esquema de prioridades. Interesará tener material de difusión desde un principio para iniciar en seguida la campaña de promoción, y también deberemos tener a punto la escenografía y vestuario un tiempo antes del estreno para efectuar los ensayos al completo. En cuanto al personal se puede ir incorporando a la producción de manera escalonada según las necesidades y la forma como se plantee el trabajo. También se ha de gestionar la consecución de todos los elementos materiales como transportes, seguros, hoteles, viajes, alquileres, espacios para ensayos, etc. y fijar calendarios que planifiquen y coordinen los ensayos, el montaje y todos los servicios asociados. Finalmente deberemos llevar un control de los gastos y ver como se van ajustando a las previsiones a partir de presupuestos por aproximaciones sucesivas.
1.3.
EXPLOTACIÓN
Empieza una vez estrenado el espectáculo, aunque hay que preverlo y organizarlo todo mucho antes.
Esta etapa engloba actuaciones, giras o presentaciones en ferias y festivales. El mundo de la distribución de espectáculos está muy relacionado con el entorno y demanda un buen conocimiento de los circuitos y las personas que programan espectáculos, bien sea desde las administraciones o desde la empresa privada. Esencialmente, utilizamos los conceptos de explotación en temporada o en gira. Si hablamos de “temporada” es porque hemos previsto rentabilizar la actuación con actuaciones por un período de tiempo en una sala teatral. Para la gira, deberemos movilizar todos los recursos cada vez que vayamos a montar la obra en distintos teatros. Una misma obra puede presentar una versión más completa para sala y otra para gira (una reducción de la escenografía, por ejemplo), lo cual puede hacerla más rentable. Son cuestiones que deben plantearse al iniciar la producción. Hemos previsto en nuestro ejemplo la posibilidad de realizar actuaciones en otros municipios que estén interesados en la campaña para fomentar la natalidad. Quizás el ministerio desee incluir este espectáculo en una campaña a nivel nacional, vamos a intentar gestionarlo. Para prever las actuaciones se han de conocer los compromisos de todo el personal artístico comprometido con la obra, sobre todo de los protagonistas, ya que no hay nada más terrible para un vendedor de espectáculos que consePÁGINA
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guir una actuación y no poder realizarla por problemas de disponibilidad de los artistas. Una de las motivaciones para la compra pueden ser precisamente los protagonistas, por lo que deberíamos especificar ya en los contratos que hagamos con ellos desde un principio, el período de representaciones. Es un problema habitual el hecho de que los compradores quieran ver el producto antes de programarlo y en este caso se crea un lapso de tiempo entre la primera representación y el período de actuaciones que obliga a reestructuraciones en el personal, puesto que es muy costoso mantener a todo el equipo artístico inactivo. Por eso se suele plantear la formula de explotación durante un tiempo en una sala antes de iniciar la gira o a la inversa, realizar actuaciones en gira para pulir el espectáculo y llegar rodado a la sala teatral. Nuestro ejemplo se plantea más como un evento especial del que pueden haber varias actuaciones enmarcadas dentro de una campaña, pero que no tiene un período de explotación muy largo. Algunas compañías mantienen obras en explotación hasta obtener recursos para la realización de un nuevo proyecto o incluso más allá, de manera que tienen aportaciones estables para el mantenimiento del grupo. Aún así el período de vida de una producción suele ser de una temporada a partir de la cual se inicia el declive.
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2.
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PRESUPUESTO
Es el instrumento que nos permite organizar y distribuir nuestros recursos y controlar el gasto hasta conseguir el objetivo, a saber, sacar adelante nuestro proyecto para poder estrenar en la fecha prevista. El presupuesto es fruto de una negociación entre artistas, suministradores de material y productor ejecutivo.
Una máxima a tener en cuenta es que el presupuesto es cambiante. Lo que intentaremos es no salirnos de los gastos presupuestados. En el caso que pueda economizar en una de las partidas, el sobrante irá a parar a otra más necesitada de recursos. Por lo tanto, además de la negociación previa, se da una continua durante todo el desarrollo del proceso; por eso es fundamental una buena comunicación.
2.1.
ESTIMACIÓN DE LOS INGRESOS
Es esencial saber si nuestro proyecto está concebido para ser autofinanciado (a través de los beneficios que origina) o si será viable a partir de la transferencia de rentas, ya sean públicas (subvenciones) o privadas (patrocinio, mecenazgo). De entrada debemos contar con un capital para lanzarnos a la producción, con unos recursos propios que nos aseguren que podemos hacer frente a los primeros pagos y cubrir algunos riesgos.
Planteamos las principales fuentes de ingresos posibles para una producción teatral: – – – – – –
Ingresos de explotación del espectáculo. Intercambios. Patrocinios. Merchandising . Explotación para medios de comunicación. Subvenciones.
2.1.1.
INGRESOS DE EXPLOTACIÓN DEL ESPECTÁCULO
Pueden conseguirse a través de la venta de entradas por un pacto con los gestores del espacio donde se representa la obra, o bien a través de un caché que recibimos por representación. Cabe recordar que se trata de ingresos que nos llegan a posteriori , cuando la producción ya se ha llevado a cabo –y dependen de su éxito y su posible explotación. Consecuentemente, realizaremos hipótesis moderadas con respecto a la ocupación prevista y el número de entradas vendidas. El precio de las entradas debe fijarse con relación a los precios habituales del mercado para espectáculos y/o salas similares. Además, se deben prever correctamente los gastos vinculados a los ingresos de taquilla: impuestos, derechos de autor, comisiones sobre las ventas (tarjetas, venta anticipada a través de bancos o cajas, descuentos a grupos, jóvenes...). En el caso de disponer de un acuerdo entre una compañía y la sala, se suele acordar una división de los costes de sala, montaje y desmonPÁGINA
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taje, costes de publicidad, etc. La proporción habitual es del 60% para la compañía y el 40% para la sala (tanto costes como reparto de ingresos netos). Cuando el espectáculo ya está acabado, se constituye como un producto que puede representar en distintos espacios escénicos a cambio de un importe o caché . Se calculará el valor a partir del cual podamos cubrir los gastos que genera la movilización de todos los elementos necesarios para llevar esa obra de nuevo a escena, teniendo en cuenta la amortización de la producción, es decir, aquello que ya hemos gastado o nos gustaría ganar. Algunos teatros o festivales pueden ser coproductores de nuestro espectáculo, con lo cual podríamos negociar representaciones a bajo coste. En estos casos también se puede pactar el pago anticipado de la actuación. Para la contratación de los actores y el mantenimiento de la compañía, es mejor acercar al máximo el ciclo de explotación y la gira. En el ejemplo es importante hacer una aproximación a los posibles ingresos calculando el aforo del teatro (número de butacas disponibles) por el precio que vamos a hacer pagar por cada una de ellas y el número de funciones. Se han de descontar todas las posibles comisiones y también pensar en el número de invitaciones a patrocinadores, prensa etc. Podemos utilizar un programa informático para hacer aproximaciones simples y calcular los posibles ingresos por venta de entradas hasta conseguir el beneficio que equilibre la producción. En cualquier caso los precios del entorno o de espectáculos similares acabarán influyendo en el precio final. A veces el hecho de tener un aforo reducido puede hacer que aún llenando el teatro realizar más funciones provoque un aumento de las pérdidas por el componente artesanal de las artes escénicas, que hace que se hayan de movilizar muchos recursos cada vez que tenga lugar un representación.
2.1.2.
INTERCAMBIOS
Los intercambios son un sistema habitual y factible para conseguir financiación indirecta ya que, más que de un ingreso, se trata de una reducción de costes y, por lo tanto, disminuye el riesgo del proyecto. Se utilizan sobre todo en casos de publicidad y promoción (funciones para prensa, radio, intercambio de entradas por publicidad...), a cambio de la inserción de logotipos en el material publicitario. No obstante, también puede ser una aportación de material necesario o incluso la participación de artistas en la producción. La aportaciones en especie suponen una reducción de costes y pueden ser de mucha utilidad, por ejemplo la cesión de una sala para ensayar, el uso de un taller de escenografía, la cesión de un piano. Algunos teatros ceden su espacio durante un tiempo en residencia para que las compañías acaben sus espectáculos, (habitualmente los diseños de luz y sonido) a cambio de una función de preestreno o de un caché más bajo. El hecho de que Ruth Randall sea una directora de mucho prestigio internacional y el tema del fomento a la natalidad puede hacer que algunos artistas de la región estén dispuestos a actuar por un coste menor que el habitual, aunque posiblemente cueste más motivarlos para realizar la gira. Quizás podamos ensayar con el coro en la escuela de música local y también realizar allí el casting , con lo que nos ahorraremos alquileres de salas y también alquiler de piano. Como el evento se realiza en unos días muy concretos hemos de provocar un gran impacto publicitario y por lo tanto será esencial aliarnos con el medio de comunicación que tenga más impacto en la región a base de intercambios, que pueden concretarse, por ejemplo, en un número determinado de entradas para la función del preestreno.
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2.1.3.
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PATROCINIOS
Aunque se habla mucho de ellos, son difíciles de obtener ya que el concepto supone que existe una aportación mayor a la contraprestación en especie, por lo que debe darse una coincidencia de intereses y circunstancias. Aunque posiblemente no acabe siendo un patrocinio sino un intercambio, se deben concentrar esfuerzos en algunas empresas que pueden aportar dinero para llevar a cabo algunas acciones de publicidad, como la edición de programas de mano o la publicidad de calle, aunque finalmente pidan la inserción de su logotipo publicitario. Vale la pena intentarlo.
2.1.4.
MERCHANDISING
En pequeña cantidad, estos productos pueden cubrir una parte de los gastos a partir del momento en que se consigue su amortización. Por ejemplo, podemos plantear la edición de un CD en el caso de un concierto o espectáculo musical, de un programa de mano, etc. En espectáculos donde se mueve un público muy numeroso siempre podemos observar los puestos de venta de gorras, camisetas y otros productos, dado que el coste es bajo comparado con el beneficio que puede aportar la oportunidad de tenerlo a la venta el día de la función. Sin abandonar esa idea se pueden calcular los costes de la edición del CD y su posible comercialización y decidir si incluir esa variable dentro de las fuentes de ingresos y de gastos.
2.1.5.
EXPLOTACIÓN PARA MEDIOS DE COMUNICACIÓN
Si el espectáculo es viable en estos medios, pueden suponer una aportación importante. Por ejemplo, la grabación para televisión puede ser un producto más de merchandising . En este caso, debe incluirse dicho aspecto en la negociación de los contratos con los artistas. No parece que pueda ser una fuente de ingresos en nuestro ejemplo puesto que las televisiones locales no disponen habitualmente de capital. Sin embargo pueden ayudarnos a la promoción. Si se consigue que el interés del espectáculo trascienda lo local iniciaremos gestiones con varias televisiones para la posible transmisión del evento y recibir ingresos por ello. Contamos con la ventaja que el evento fue transmitido por varias televisiones, como se explica en el enunciado del caso y puede despertar interés el hecho de que se lleve a cabo una nueva producción en España.
2.1.6.
SUBVENCIONES
Las subvenciones dependerán de la normativa y la disponibilidad de las instituciones, y debe estudiarse su viabilidad a fondo antes de empezar el proyecto si su concesión condiciona la financiación prevista. En un proyecto de este tipo, la dependencia de las subvenciones, aunque a veces es difícil de evitar (especialmente en proyectos de alto riesgo), provoca un efecto perverso porque no es un capital que debiera utilizarse para pagos a corto término. En el caso se ha conseguido ayuda del ayuntamiento y parece que también el ministerio es sensible a dar alguna aportación aunque no disponen de capital en este momento. No dejaremos de llamar a la puerta de todas las administraciones locales, regionales y nacionales aunque esos pagos lleguen después de la realización del proyecto y provoquen problemas de liquidez. Con el certificado de concesión de la subvención, aunque no es un sistema aconsejable, podemos conseguir que una entidad bancaria nos facilite un crédito para hacer frente a algunos pagos. En este caso se deben tener en cuenta los intereses que estos pagos generen. PÁGINA
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Se da frecuentemente el caso de festivales o teatros que participan como coproductores del espectáculo, es decir, dentro de su partida de programación tienen previsto aportar una cantidad para la producción de espectáculos. Suele ser el caso de los estrenos, que aumentan así el prestigio de la institución. Dependiendo de la cantidad aportada la clasificaremos como subvención (caso de un festival público), intercambio (estreno y aparición del logo en la publicidad) o patrocinio. Basándonos en todas las posibles fuentes de ingresos organizaremos un plan de financiación que servirá para establecer mecanismos de control y mejora del proceso, sobre todo a partir del momento en que vayan llegando las primeras facturas. ESTIMACIÓN DE INGRESOS PLAN DE FINANCIACIÓN
POSIBILIDADES DE INGRESO PARA LA OBRA DE TEATRO
FECHAS DE LA FINANCIACIÓN
Recursos propios
Aportaciones de capital inicial.
Dinero que apor ta la productora para hacer frente a los gastos y que intentará recuperar con la explotación.
Explotación en temporada
Número de funciones por precio medio de la entrada. Espectadores por función. Número previsto de espectadores. Porcentaje ingresos para la compañía.
Venta anticipada de localidades un mes antes del estreno. Ingresos a taquilla el día de la representación.
Explotación en gira
Número representaciones por caché Caché que se cobrará después de la (calculado a partir de los costes que representación. genera la función). Coproductor: posible avance del caché .
Intercambios
Prensa escrita. Radio. Televisión local.
Ahorro en los costes.
Patrocinios
Empresas.
Aportaciones en dinero o aceptación de facturas de algunos gastos de promoción.
Merchandising
Edición CD. Otros productos.
Ventas en el vestíbulo del teatro y en tiendas de la ciudad.
Subvenciones
Ayuntamiento. Otras administraciones.
Después de la representación y previa presentación de facturas justificando un importe superior al gasto que se subvenciona.
Explotación para medios de comunicación
Posibilidades de grabación de la función y su explotación para TV.
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2.2.
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ESTIMACIÓN DE COSTES
Vamos a aportar una lista de algunas variables que pueden aparecer en un proyecto teatral, aunque sin entrar el detalle de su descripción. En cualquier caso, cabe recordar que es importante definir partidas o conceptos que permitan trabajar cómodamente. También se verán afectados por el tipo de relación establecida con los integrantes del equipo, es decir, si es personal contratado o profesionales independientes. El presupuesto nos servirá para hacer un seguimiento de los gastos e ir acercando las previsiones a la realidad, controlando posibles desviaciones.
2.2.1. •
GASTOS DE PERSONAL
Salarios (relación laboral-nómina) Aquellos a los que decidimos contratar por conveniencias de la producción. Hay varias fórmulas de contratación que debemos estudiar con un asesor. Podemos establecer una contratación continua para los ensayos y la temporada y una discontinua para las actuaciones en gira. El régimen de artistas tiene un estatus específico dentro de la seguridad social, por lo que debemos asesorarnos correctamente. – – –
Personal artístico: actores, músicos.... Personal técnico: regidor, director técnico.... Personal administrativo: jefe de producción, secretaría, contabilidad...
No debemos olvidar los seguros sociales. •
Colaboraciones externas-diseños (factura) Podemos trabajar con algunos profesionales independientes que nos presentarán una factura al finalizar el trabajo. Tanto puede tratarse del mismo director como de los diseñadores de luces o sonido. En cualquier caso puede ser una formula conveniente si negociamos bien el precio del servicio, ya que ahorra las gestiones y los costos de la seguridad social. – – –
Otros artistas: composición musical y coreográfica. Diseño de escenografía, vestuario, luces. Otros, dependiendo del tipo de proyecto: ayudantes, especialistas...
2.2.2.
GASTOS DE PRODUCCIÓN
Dependen del proyecto específico, de las necesidades del propio espectáculo o de las ideas que aportan los creativos que intervienen en la producción. Se enumeran los que pueden ser más impor tantes: •
Casting y pruebas
– •
Alquiler de servicios y colaboraciones: local, cámara de vídeo, etc.
Autor – – –
Derechos de autor. Encargo de obras. Guiones, adaptaciones.
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•
Construcción y confección – – –
•
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Escenografía (maquinaria, decorados). Vestuario. Atrezzo, efectos especiales.
Otros – – – – – – – –
2.2.3.
Peluquería, maquillaje. Equipos técnicos: luces, sonido, motores, etc. Electricidad. Locales: ensayos, almacén para guardar escenografía y vestuario... Música: grabaciones, etc. Otras aportaciones creativas: foto, vídeo, cine... Transpor tes. Varios.
GASTOS GENERALES
Aquellos que comporta el mantenimiento de la compañía o de la empresa teatral y su propio funcionamiento, independientemente de la producción. Una buena parte del personal de la oficina dedicará buenas horas de su trabajo a la producción en curso. •
Administración – – – – – – – – – – –
•
Teléfono, fax. Correos, paquetería. Seguros. Papelería e imprenta. Licencias legales. Contabilidad y auditorías. Gastos de financiación. Consultas legales y profesionales. Compra de equipos. Formación y reciclaje. Otros.
Gastos generales y varios – – – –
2.2.4.
Alquileres. Agua, calefacción. Limpieza. Mantenimiento.
GASTOS DE MARKETING Y PROMOCIÓN
Dependerán de la campaña prevista y de los posibles acuerdos con algunos medios de comunicación. – – –
Promoción y relaciones públicas (dietas, viajes...). Diseño gráfico: carteles, invitaciones, programas, etc. Diseño de spot y anuncios. PÁGINA
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– – – – –
2.2.5.
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Anuncios prensa. Envíos y distribución. Reportaje fotográfico. Vídeo promoción. Promociones adicionales.
GASTOS DE EXPLOTACIÓN O GIRA
Al hacer el presupuesto debemos calcular lo que nos cuesta una actuación, desde los contratos de los artistas para la función hasta los traslados de la escenografía o alquileres de materiales. Esto nos servirá para calcular nuestro caché . Algunas variable propias de las funciones en gira serían: – – – – –
2.2.6.
Viajes: compañía, personal técnico... Transportes: billetes, alquileres camiones autobuses, etc. Viajes. Dietas: alojamiento, manutención... Personal adicional: carga, descarga, técnicos, etc.
GASTOS COMUNES EN TODAS ESTAS PARTIDAS
–
Obligaciones tributarias.
–
Imprevistos. Deberíamos utilizar un método que nos permita aproximaciones sucesivas a los costes de las variables implicadas en la producción, para conocer como se ajustan nuestras expectativas de gasto con la realidad en cada momento. La variación respecto al primer mes en algunos conceptos puede llegar a ser del 10% sobre el total, que debemos tener calculado dentro de los imprevistos. Ese control nos indicará si la producción nos provoca un déficit o un superávit y con ello podemos adoptar algunas medidas correctivas (aplazar pagos, tramitar créditos bancarios, alargar o reducir la gira, promociones especiales, más o menos promoción...)
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3.
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PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN
La promoción es un medio de comunicación y de cambio. Se determinará claramente desde la compañía y con ayuda de profesionales la imagen que se divulgará (carteles, programas de mano, anuncios en los medios de comunicación), además de cuáles son aquellos aspectos que pueden hacer que la oferta de nuestro espectáculo se diferencie de las demás existentes en el mercado y, por lo tanto, pueda facilitar nuestro éxito y despertar el interés del público. Se trabajará en dos líneas de actuación: por una parte, la difusión del estreno y, paralelamente, se informará a los programadores potenciales que puedan comprar el espectáculo. Éstos son los útiles de la variable promoción: – – –
Publicidad. La venta personal. Las relaciones públicas.
3.1.
PUBLICIDAD
Se trata del conjunto de medios no personalizados por los cuales la empresa tiene que pagar para poder comunicarse con su mercado (público potencial). Dado que el espectáculo es un evento especial durante unos días determinados y dentro de una campaña, interesa enmarcarlo dentro del impacto que tendrán todas las acciones realizadas para incentivar la natalidad. Utilizaremos la misma imagen pero procurando diferenciarnos a partir de la presencia en la calle. Trabajaremos con el diseñador en varias aplicaciones de póster en la que haya una imagen atractiva pero con clase.
3.2.
LA VENTA PERSONAL
Consiste en establecer y continuar en contacto con todos los programadores y/o coproductores con los que se ha tenido relación. Además, se intenta encontrar contactos nuevos para abrir nuevos mercados, con la finalidad de vender el espectáculo (bolos). Para la venta personal, se utilizan todos los instrumentos posibles: fax, teléfono, mailing , correo electrónico, venta directa, entrevista personal. Determinaremos nuestros clientes potenciales entre festivales o teatros a partir de bases de datos actualizadas, y deberíamos plantearnos el momento del estreno. El management (venta) puede llevarlo el equipo de gestión de la compañía, o bien se puede encargar a una empresa ajena (a cambio de un porcentaje sobre el caché , en torno al 15%). Es importante que los contactos se inicien antes de estrenar la producción, para así facilitar la continuidad entre el estreno y el inicio de la gira, cosa que permite sostener los pagos a la plantilla de actores o intérpretes.
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En nuestro caso, al elaborar la base de datos (clientes potenciales) hay un indicador importante: municipios que se encuentre en una situación semejante, es decir, que quieran potenciar la natalidad. Deberíamos estar totalmente informados sobre datos demográficos, censos, etc.
3.3.
LAS RELACIONES PÚBLICAS
Son los medios utilizados para promover un producto en los medios sin tener que pagar un anuncio, como por ejemplo los comunicados de prensa, las conferencias de prensa, el tiempo gratuito de antena por radio o televisión y la cobertura mediática. El hecho de que trabajemos con productos de tipo cultural puede hacer más fácil la repercusión dentro de los medios de comunicación, pero ello no significa que no deba cuidarse en especial todo lo relacionado con la prensa. Podemos buscar excusas para ser noticia: aniversario, comunicados de prensa, ruedas de prensa, etc. En definitiva, se trata de ocasiones que nos permitan seguir presentes en el mercado incluso después del estreno, aunque sin llegar a saturar a los medios. Es esencial cuidar al máximo las relaciones con la prensa; debemos facilitarles material informativo y gráfico para que cubran la noticia de nuestro estreno. Nuestro dossier de prensa incluirá información acerca del espectáculo, la compañía, los integrantes del proyecto y su trayectoria, además de toda aquella información de que se disponga en el momento (dibujos de la escenografía, etc. ). También es importante incluir artículos o críticas aparecidas en otros medios de comunicación, pero este no es nuestro caso ya que todavía no se habrá estrenado. Sin embargo tenemos el precedente de Basilea y sería interesante incluirlo en el dossier.
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SÍNTESIS
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El momento que va desde la primera idea del proyecto hasta decidir su viabilidad es la fase denominada preproducción, y todas las acciones que se realizan hasta llegar al estreno son las enmarcadas dentro del concepto de producción. A partir de ese momento y con el producto acabado empieza la explotación del espectáculo. La flexibilidad, adaptabilidad y capacidad de reacción resultan muy necesarias para trabajar en una producción, ya que pueden surgir mil imprevistos y sólo podremos reaccionar si existe un buen control de todos los factores que entran en juego. Debemos cuidar tanto los aspectos económicos como los que tienen que ver con las personas que intervienen en el proyecto (cabe recordar que trabajamos con artistas). El mejor modelo de producción en artes escénicas es aquél que tiende a una diversificación de las fuentes de ingresos y minimiza o controla los riesgos. Debemos recordar siempre dos características básicas que nos van a permitir llevar de una manera más racional los costes de una producción: coordinación, subdivisión de esfuerzos y colaboración. Para la venta de espectáculos, los contactos deben iniciarse antes de estrenar la producción, para así facilitar la continuidad entre el estreno y el inicio de la gira, cosa que permite la continuidad de la plantilla de actores o intérpretes.
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