Mécanismes comptables. Chapitre 4 : L’0RGANISATION COMPTABLE
HASSAINATE med saber
Chapitre 4 : L’ORGANISATIO N COMPTABLE
1. Les règles fondamentales de l’organisation comptable 2. Les supports de l’enregistrement comptable 3. Le système classique
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Mécanismes comptables. Chapitre 4 : L’0RGANISATION COMPTABLE
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La comptabilité doit être absolument fiable, non seulement pour informer correctement le chef d’entreprise, mais aussi, et c’est primordial, parce qu’elle est toute sa force probante et sa valeur juridique vis à vis de tous les tiers avec qui l’entreprise est en relation. Elle est donc soumise à des obligations légales strictes, et elle doit être organisée de façon à faciliter le travail d’enregistrement, d’établissement des états annuels de synthèse et de contrôle. Il en résulte : • sur le plan juridique : l’obligation de tenir certains livres et d’appuyer
les
écritures
comptables
sur
des
pièces
justificatives • sur le plan organisationnel : de prévoir une organisation et des procédures permettant de respecter les règles juridiques.
1. Les règles fondamentales de l’organisation comptable Toute entreprise doit satisfaire aux conditions fondamentales suivantes de tenue de sa comptabilité: Tenir la comptabilité en monnaie nationale (Dirham); Employer la technique de la partie double garantissant l'égalité arithmétique des mouvements "débit" et des mouvements "crédit" des comptes et des équilibres qui en découlent; S'appuyer sur des pièces justificatives datées, conservées, classées dans un ordre défini, susceptibles de servir de moyen de preuve et portant les références de leur enregistrement en comptabilité; Respecter l'enregistrement chronologique des opérations;
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Tenir des livres et supports permettant de générer les états de synthèse prévus par le C.G.N.C.; Permettre un contrôle comptable fiable et préventif des erreurs et des fraudes afin de protéger le patrimoine; Contrôler par inventaire l'existence de la valeur des éléments actifs et passifs; Permette
pour
chaque
enregistrement
comptable
d'en
connaître l'origine, le contenu, l'imputation du mouvement, la qualification sommaire ainsi que les références de la pièce justificative qui l'appuie.
2. Les supports de l’enregistrement comptable Le système d’enregistrement de base de la comptabilité est constitué par : Un manuel d’organisation comptable décrivant les procédures et
l’organisation
compréhension
comptable
lorsqu’il
est
nécessaire
à
la
du système de traitement et à la réalisation des
contrôles. Ce document est conservé aussi longtemps qu’est exigée la présentation des documents comptables auxquels il se rapporte. A partir des objectifs assignés au MOC par la loi n°9-88, la structure de ce manuel peut se présenter de la manière suivante : La première partie portant sur l’établissement et mise à jour du MOC 1- Désignation des responsables de l’établissement du MOC 2- Date d’établissement 3- Mise à jour. La deuxième partie portant sur l’Organisation Comptable. 1- Service comptable. -
Organigramme du service ;
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Fiches des postes de travail.
2- Description de l’organisation comptable -
Plan de compte ;
-
Livres et autres supports comptables ;
-
Procédures d’enregistrement ;
-
Pièces justificatives (nature, classement et archivage) ;
-
Procédures de traitement ;
-
Réalisation du contrôle.
NB : Le manuel d’organisation comptable est obligatoire pour les entreprises dont le chiffre d’affaires annuel est supérieur à 7.500.000 DH. Le livre – journal qui est un registre côté et paraphé, par le greffier du tribunal de première instance, dans lequel les opérations effectuées par les entreprises sont enregistrées chronologiquement. Le grand-livre qui est constitué par l’ensemble des comptes individuels et collectifs. Chaque compte fait apparaître distinctement le solde au début de l’exercice, le cumul des mouvements « débits », celui des mouvements « crédits » depuis le début de l’exercice (non compris le solde initial) et le solde à la fin de période. La balance, état récapitulatif faisant apparaître pour chaque compte, le solde débiteur ou le solde créditeur au début de l’exercice, le cumul des mouvements débiteurs et le cumul des mouvements créditeurs depuis le début de l’exercice, le solde débiteur ou le solde créditeur calculés en fin de période. Elle constitue un instrument indispensable du contrôle comptable. Le livre d’inventaire
qui est un support dans lequel sont
transcrits le bilan et le compte des produits et charge de chaque exercice. Il est côté et paraphé par le greffier du tribunal de première instance.
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3. Le système classique Certes
ce
système,
traditionnel,
est,
par
maints
côtés,
archaïque car il repose sur une conception liée à l’état antérieur de l’avènement de la technologie. Malgré son caractère archaïque, le procédé est à connaître pour les raisons suivantes : -
Il met en évidence trois types de documents comptables différents et intéressants à savoir : le journal, le grand livre et la balance ;
-
Il est toujours à la base des « système » actuels, plus modernes et permet d’en comprendre les avantages et l’évolution ;
-
D’un point de vue pédagogique, son utilisation reste importante ;
La
comptabilité
manuelle
traditionnelle
ne
permet
pas
d’inscrire les mouvements directement dans les comptes car les risques d’erreur seraient considérables (multitudes de comptes) : elle utilise un relais qui est le journal. On enregistre d’abord les opérations, jour par jour, dans ce journal établi à partir des document de base (factures, pièces de caisse, bordereaux et avis bancaires,…). L’absence ou l’insuffisance de pièces justificatives peut faire mettre en doute la valeur probante de la comptabilité.
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Ensuite (chaque jour ou chaque semaine), les opérations sont reportés dans les comptes dont l’ensemble forme le grand livre. A partir de ce dernier sont établies, périodiquement (mois, trimestre, semestre,…), des balances qui ont surtout un rôle de contrôle et de vérification.
SCHEMA DU SYSTEME CLASSIQUE
Documents de base
Comptabilisation JOURNAL
GRAND LIVRE
BALANCE
Reports Travail comptable quotidien
Travail périodique
Les contrôles fournis par le système classique Totalisation du « journal » : l’analyse des opérations dans le journal comportant
tous les mouvements DÉBITS ET CRÉDITS, il est
facile de faire systématiquement le total des mouvements débits et crédits dans le journal et de s’assurer de leur égalité. TOTAL DEBITS = TOTAL CREDITS Comptes du Grand Livre : ces compte sont tenus en DÉBITS, CRÉDITS ET SOLDES.
Vu le nombre des opérations comptables, il n’est
pas facile de vérifier l’égalité des totaux des débits et des crédits, en revanche, cela est fait dans la balance générale.
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Balance générale : dés lors que tous les comptes ouverts dans l’entreprise y figurent. La vérification porte sur deux égalités (balance à 4 colonnes), ou sur trois égalités (balances à 6 colonnes). En outre la balance fournit un contrôle supplémentaire : le total des mouvements figurant dans la balance doit être égal à celui du journal (colonne des mouvements). TOTAUX MOUVEMENTS BALANCE = TOTAUX JOURNAL Documents de base (Facture, chèque, reçus,..)
JOURNAL D
GRAND LIVRE C Reports
Pièces justificatives BALANCE comptesDCDCDC-TOTAUX
EGALITE
1- LE LIVRE JOURNAL 1.1-Le livre journal : une obligation pour les entreprises Le livre journal est un document dont la tenue est obligatoire. La loi n°9-88 votée par a chambre des représentants, le 4 Août 92 stipule : Article 1 : « que toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant au sens du code de commerce est tenue de tenir une comptabilité…, elle doit procéder à l’enregistrement comptable des mouvements affectant les actifs et les passifs de son entreprise…. » Article 2 : les enregistrements visés à l’article premier sont portés sous forme d’écriture sur un registre dénommé « livre – journal ».
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Article 8 : le livre journal et le livre d’inventaire son côtés et paraphés, dans la forme ordinaire et sans frais, par le greffier du tribunal de première instance du siège de l’entreprise. Chaque livre reçoit un numéro répertorié par le greffier sur un registre spécial. Article 22 : les documents comptables sont établis en monnaie nationale. Les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant 10ans. Les documents comptables relatifs à l’enregistrement des opérations et à l’inventaire sont établis et tenus sans blanc ni altération d’aucune sorte. 1.2- Le livre-journal : une mémoire comptable pour les entreprises Le livre-journal constitue la mémoire comptable de l’entreprise. Il est riche en informations relatives à la vie de l’entreprise. Chaque article du journal inscrit les opérations effectuées et donne les indications suivantes : • La date de l’opération ; • Le numéro et le nom du compte débité ; • Le numéro et le nom du compte crédité ; • La référence aux documents de base (appelée libellé) ; • Le montant de l’opération ; • A la fin de chaque page, on additionne les montants débits et les montants crédits qui doivent être égaux. Les totaux obtenus sont reportés en haut de la page suivante.
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1.3- Présentation du journal Numéro de la page
Folio N°10 Montant cumulé de page précédente
N° et intitulé des comptes utilisés Date de l’opération
Report 5141
Banque
20/07 Clients
3421
10.000 1000
10.000 1000
Encaissement chèque n° X du client A
Libellé et renvoi au
Montant de l’opération
document justifiant
comptabilisé
l’opération Trait séparant chaque opération
2- LE GRAND LIVRE La loi n° 9-88 précise dans son article 2 que « les écritures du livre journal sont reportées sur un registre dénommé « grand livre » ayant pour objet de les enregistrer selon le plan de comptes du commerçant.
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Le plan de comptes doit comprendre les classes de comptes de situation, les classes de comptes de gestion et les classes de comptes spéciaux…. ». Le grand livre est, donc, un registre où sont enregistrées toutes les écritures du livre journal dans les comptes tels qu’ils sont définis par le plan de comptes. Les comptes du Grand livre portent des numéros et sont classés selon l’ordre du PCGE (comptes de la classe 1 ……….comptes de la classe 8). Le Grand livre peut se présenter sous forme : • De fiches cartonnées dans un bac ou dans un classeur. • De feuillets mobiles insérés dans une reliure : chaque compte est tenu sur un feuillet indépendant. • D’un registre : pour chaque compte sont réservés quelques feuillets. 2.1- Reports Chaque écriture au journal est reportée dans les comptes du GL de manière quotidienne si possible. Les mentions devant apparaître au GL sont les suivantes : • La date ; • Le folio du journal où figure l’écriture reportée; • Le nom du compte de contrepartie ou son numéro ; • Le libellé explicatif : • La somme. Aucune inscription ne doit être portée sur un compte au grand livre avant d’être enregistrée au livre journal. 2.2- Tracé des comptes
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La tenue des comptes dans le grand livre doit s’effectuer selon l’un des tracés présentés ci-après :
Compte à colonnes jumelées (ou mariées) : Dat
Folio
Contre
e
Libellé
Débit
Crédit
partie
Compte à colonnes jumelées avec soldes : Sommes Date Folio
Contre
Libellé
Débit
Soldes
Crédit Débit
Crédit
partie
3- LA BALANCE La balance des comptes constitue le prolongement du grand livre. Elle est en quelque sorte un résumé de ce dernier. Les informations du Grand livre sont reprises, selon un classement ordonné, en fonction de la numérotation du plan comptable, de tous les comptes qui figurent au Grand livre. Pour chaque compte sont repris les soldes de début de période, les mouvements de la période et le solde de fin de période. Le bilan, à la fin d’une période, est dressé en partant des soldes de fin de période des comptes de situation (classes de 1 à 5) de la balance établie à la fin de cette période. La balance comporte tous les comptes, y compris ceux qui sont soldés en fin de période. 3-1- Balance à 4 colonnes Balance au …. (fin de la période) comptes Totaux 11
Soldes
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N°
Intitulé
HASSAINATE med saber
Débiteur Créditeur Débiteur Créditeur
Totaux Td Tc Sd Sc Le total de la colonne solde débiteur est égal à celui de la colonne solde créditeur. L’alignement des soldes de chacun des comptes donne une vue synthétique de la vie de l’entreprise.
Td = Tc & Sd = Sc 3-2- Balance à 6 colonnes Il est souvent intéressant, sous l’angle de la gestion de pouvoir comparer deux ou trois périodes identiques. Il est nécessaire de faire, pour chaque compte, un tri selon la date d’écriture ; c’est une des possibilités de la comptabilité informatisée. La balance est alors présentée en 6 colonnes, telle que présentée cidessous : Balance au …. (fin de la période) Soldes de Mouvements Soldes de fin de
comptes
début de la
de la période
période
période N°
Intitulé
Débiteur Créditeu
Débiteur
Créditeur
Débiteur Créditeu
r
Totaux
Total DD
Total
r DC
Total MD
Dans ce cas on doit vérifier 3 égalités :
Total MC Total FD
FC
TDD = TDC, TMD = TMC et TFD = TFC
IMPORATNT IL FAUT TOUJOURS S’ASSURER DE L’ÉGALITÉ SUIVANTE :
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Total
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Totaux du journal = totaux du grand livre = totaux des mouvements de la balance
Le principe de la partie double ressort au niveau des égalités suivantes : 1er contrôle : Total des soldes débiteurs de début de période = Total des soldes créditeurs de début de la période. 2ème contrôle :
Total des mouvements débits de la période = Total des mouvements crédits de la période
3ème contrôle :
Total des soldes débiteurs de fin de période = Total des soldes créditeurs de fin de la période. Une comptabilité tenue selon le système classique présente les caractéristiques suivantes : • Enregistrement chronologique des opérations dans le livre journal ; • Report quotidien des écritures du livre journal dans les comptes du grand livre ; • Etablissement périodique de la balance des comptes.
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APPLICATION Au 02/01/2003, le bilan de l’entreprise « ABC » se présente comme suit :
ACTIF
Montants
PASSIF
Nets
Montants Nets
IMMOBILISATIONS
FINANCEMENT PERMANANT
Immob. Incorporelles - Fonds commercial
13000
Capitaux Propres - Capital social
Immob. Corporelles - Constructions
30000
- Inst. Mat de bureau et outillage
10000
60000
Dettes de financement - Emprunt auprès des étab. Bancaires.
20000
ACTIF CIRCULANTS PASSIF CIRCULANTS
Stocks - Marchandises
18000
Créances de l’actif circulant Clients et comptes rattachés
7000
Dettes du passif circulant Fournisseurs et comptes rattachées
30000
TRESORERIE PASSIF
TRESORERIE ACTIF Banque
23000
Caisses
9000
TOTAL Au
cours
110 000 de
la
première
TOTAL
quinzaine
110 000 de
janvier
2003,
l’entreprise « ABC » a effectué les opérations décrites ciaprès :
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DATE 02/01/2003 -
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OPERATIONS Vente de marchandises à 12000dh, facture n° V-130, réglé en espèces ; Achat d’une voiture d’occasion à 25000dh, la moitié est réglée par
03/01/2003 chèque n° 125250 et la moitié en espèces ; -
Vente de marchandises à 6500dh, facture n° V-131 payable : 3000dh en
04/01/2003 espèces, le reste à crédit ; -
Règlement au fournisseur de marchandises d’une somme de 5000dh
par chèque bancaire n° 125251 ; -
Achat de marchandises à 4000dh, facture A-100 payée par chèque
06/01/2003 bancaire n° 125252 ; -
Vente de marchandise à 4200dh, facture n° V132 : 1000dh réglée en
07/01/2003 espèce et 3200dh à crédit ; 08/01/2003 -
Recouvrement d’une créance sur un client de 5100dh en espèces ; Règlement d’une dette au fournisseur de marchandise de 1000dh par
09/01/2003 chèque bancaire n° 125253 ; -
Vente de marchandises à 2200dh, facture n° V-133 réglée en espèces ;
10/01/2003 -
Versement de 18540dh d’espèces au compte bancaire de l’entreprise ;
12/01/2003 -
Vente de marchandises à 2200dh, facture n° V-134 : 1500dh réglée en
espèces, le reste à crédit ; 13/01/2003 -
Achat d’un micro-ordinateur à 6500dh réglé par chèque bancaire n°
125254 ; 14/01/2003 -
Vente de marchandises à 4100dh, facture n°V-135, 1100 dh réglée en
espèce et le reste à crédit ; 15/01/2003 -
Recouvrement de créances clients de 7500 dh en espèces.
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Exemple : Livre journal de l’entreprise ABC : 2-janv.03
N° de compte
Fonds commercial Construction Matériel de bureau Marchandises Clients Banque Caisse
2230 2320 2352 3111 3421 5141 5161 1117
3421
5161 3421
2340 1486
1486
30 000 10 000 18 000 7 000 23 000 9 000
Fournisseurs de M/ses Réouverture des comptes du bilan 2-janv.03 Clients Vente de marchandise Facture N° V-130 2-janv.03 Caisse Clients . Facture N° V-130 réglée en espèces 3-janv.03 Matériel de Transport Frs d’immob. Voiture d’occasion, facture n°.. 3-janv.03 Frs d’immob.
5141
Banque
5161
Caisse
Chèque n° 125250
Crédit
13 000
Capital personnel Emprunt auprès des étab de crédit.
1481 4411
Débit
4-janv.03
16
60 000 20 000 30 000
12 000 12 000
12 000 12 000
25 000 25 000
25 000 12 500 12 500
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3421
Clients 7111
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6 500
Vente de marchandise Facture N° V-131, Client X
500
6
A reporter
190 500 190 500
A reporter
190500
190500
4-janv.03 5161
Caisses
Clients et comptes 3421 ratt. Facture N° V-131, Client X d° 4411 Fournisseurs de marchandises 5141
Chèque n° 125251
4411
4411 5141
3421
3 000
5 000
Banque
6-janv.03 Achat de marchandises
6111
3 000
Frs de marchandises Facture n°A 100, réglée par chq n° 125252 6-janv.03 Frs de marchandises Banque Facture n°A 100, réglée par chq n° 125252 7-janv.03 Clients
Vente de marchandise Facture N° V-132, Client Y 7-janv.03 5161 Caisses 3421 Clients Facture N° V-132, Client Y 8-janv.-
000
4 000
4 000
4 000 000
4 200
7111
17
5
4
4 200
1 000 1 000
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HASSAINATE med saber
03 5161
Caisses 3421
4411 5141
3421 7111
5 100
Clients Recouvrement créance, pièce de caisse n° 9-janv.03 Fournisseurs Banques Règlement par chèque n°125253 10-janv.03 Clients
5 100
1 000 000
1
3 250
Vente de marchandise Facture n° V-133 réglée en espèces
250
3
221 300 221 300
10-janv.03
5161
221 300 221 300
Caisses 3421
5141 5161
3421
Clients Facture n° V-133 réglée en espèces d° Banques Caisses Bordereau de versement à la Bque N° 12-janv.03 Clients
7111
18 540
18 540
2 200
Vente de marchandise
2 200
Facture N° V-134 12-janv.03 5161
Caisses 3421
1 500
Clients Facture N° V-134 13-janv.03 Matériel informatique
2355 1486
Frs d’immob 18
1 500
6 500
6 500
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Facture n°… 13-janv.03 1486
Frs d’immob 5141
3421 7111
6 500
Banque chèque n°125254 14-janv.-03 Clients
4 100
Vente de marchandise
Facture N° V135
6 500
100
4
14-janv.-03 5161
342 1
5161 3421
Caisse
1 100
Clients Facture N° V-135. Bon de caisse N°... 15-janv.03 Caisse
100
7 500
Clients Recouvrement créance, pièce de caisse n°
500
272 240
Total A reporter
1
7
272 240
Le Grand livre de l’entreprise ABC : COMPTE DE LA CLASSE 1 1117 Capital personnel Débit Crédit SC 60 000
60 000
1481 Emprunt auprès des Etab.crédit Débit Crédit 20 000
A nouveau
A nouveau
SC 20 000
03/01 14/01
1486 Frs d’immob 25000 25000 6500 6500 31 500 3 1500
COMPTE DE LA CLASSE 2 19
03/01 17/01
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2230 Fonds commercial Débit Crédit A nouveau
13 000
SD 13 000
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2321 Bâtiments Débit A nouveau
30 000
Crédit
SD 30 000
2340 Matériel de transport 2352 Matériel de bureau Débit Crédit Débit Crédit 03/01 25 000 A nouveau 10 000 SD 25 000 SD 10 000
2355 Matériel informatique Débit Crédit 13/01 6 500 SD 6 500
COMPTE DE LA CLASSE 3 3111 Marchandises 3421 Clients Débit Crédit Débit Crédit A nouveau 18 000 A nouveau 7 000 3 500 5 100 04/01 SD 18 000
07/01 12/01 14/01
3200 700 3000 17 400
COMPTE DE LA CLASSE 4 4411 FOURNISSEUR 20
7 500
08/01 15/01
12 600 4 800 SD
Mécanismes comptables. Chapitre 4 : L’0RGANISATION COMPTABLE
Débit
Crédit 30 000
5 000 09/01 1 000 6 000 SC 24 000
HASSAINATE med saber
A nouveau
04/01
30 000
COMPTES DE LA CLASSE 5 5141 BANQUES Débit Crédit A nouveau 23 000 10/01/03 18 540
12 500 5 000 4 000 1 000 6 500 29 000
41 540
12 540
5161 CAISSES Débit Crédit A nouveau 02/01 04/01 07/01 08/01 10/01
03/01 04/01 06/01 09/01 13/01
SD
9 12 3 1 5 3
12/01 14/01 15/01
COMPTES DE LA CLASSE 6
000 000 000 000 100 250
12 500 18 540
1 500 1 100 7 500 43 450
31 040 12 410
4200 4 000
SD
COMPTES DE LA CLASSE 7
7111 VENTES DE 6111 ACHATS DE MARCHANDISES MARCHANDISES Débit Crédit Débit Crédit 12 000 06/01/03 4 000 6 500 4 000
03/01 10/01
3 250 SD
2 200 4 100 SC
21
32 250
32 250
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Exemple : La balance de l’entreprise ABC : N° de compte s
1117 1481
1486 2230 2320 2340 2352 2355 3111 3421
Intitulés de Comptes
Emprunt auprès de la BCM Frs d’immob Fonds commercial Constructions Matériel de transport Matériel de bureau Matériel informatique Stocks de Marchandises Clients Fournisseurs
5141 5161
Banque Caisse Achats de Marchandises Ventes de Marchandises
7111
Débiteurs
Capital social
4411
6111
Soldes de début de la période
Totaux
Créditeurs
000
Mouvements de la période Débiteurs
Créditeurs
Solde de fin de période
Débiteu r
60
60 000
20
20 000
000 31 500
31 500
13 000
13 000
30 000
30 000 25 000
25 000
10 000
10 000 6 500
6 500
18 000
18 000
7 000
10 400 30 000
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Créditeur
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