Kick Off - Modelo

KICK OFF Implantação de ERP ALCINEI OLIVEIRA, FEVEREIRO 2014

ÍNDICE 1. Exp Expect ectati ativa va do Pro Projet jetoo  O Projeto  O Desafio e Mudanças  Benefícios para a Empresa 1. Abor Abordage dagem m Meto Metodoló dológica gica  Conceito e etapas da metodologia  Escopo do Projeto e Ferramentas aplicadas 2. Estru Estrutura tura e Comp Compromis romisso so  Cronograma do Projeto  Equipe do projeto  Governança de Validação  Papéis e Responsabilidades  Comunicação do Projeto  Fatores Críticos 3. Gove Governan rnança ça de Ambie Ambientes ntes 4. Pró Próxim ximos os Pas Passos sos

ÍNDICE 1. Exp Expect ectati ativa va do Pro Projet jetoo  O Projeto  O Desafio e Mudanças  Benefícios para a Empresa 1. Abor Abordage dagem m Meto Metodoló dológica gica  Conceito e etapas da metodologia  Escopo do Projeto e Ferramentas aplicadas 2. Estru Estrutura tura e Comp Compromis romisso so  Cronograma do Projeto  Equipe do projeto  Governança de Validação  Papéis e Responsabilidades  Comunicação do Projeto  Fatores Críticos 3. Gove Governan rnança ça de Ambie Ambientes ntes 4. Pró Próxim ximos os Pas Passos sos

O PROJETO

O PROJETO

O princi principal pal objet objetivo ivo do projet projetoo é impla implantar ntar o ERP visan visando do amplia ampliarr os cont controles roles internos, melhorar a qualidade da informação e melhorar os processos de negócio da GJP. GJP. Um dos pilares fundamentais para o sucesso de um projeto de implantação de ERP é a reestruturação de processos, com foco nas melhores práticas de merc me rcad adoo e no co conh nhec ecim imen ento to in inte tern rno, o, ot otim imiza izand ndoo as at ativi ivida dade dess in inte tern rnas as,, respeitando a cultura da empresa. O projeto deve deve considerar um gerenciamento único único e integrado, integrado, diminuindo os seus riscos e aumentando as chances de sucesso. A implantação do ERP promove sinergia, reduz retrabalhos e aumenta a produtividade.

PRINCIPAIS DESAFIOS DESAFIOS 

Garantir maior eficiência através da automação das atividades operacionais, tornando o negócio altamente competitivo



Implementar processos adequados as melhores práticas de mercado reduzindo complexidade e retrabalhos

 Utilizar

ao máximo as funcionalidades padrões do sistema, garantindo assim um baixo índice de desenvolvimentos

 Estruturar

indicadores para a gestão dos processos, facilitando o monitoramento da performance das áreas

TEMPO DE MUDANÇAS MUDANÇAS 

Para atingir a Visão Futura serão necessárias mudanças nos processos de trabalho atuais e, principalmente, na forma como as pessoas devem encarar os novos desafios.



“Não é o mais forte da espécie que sobrevive, nem o mais inteligente, mas aquele que responde melhor às mudanças.” (Charles Darwin)

10% � AC��A� �� A�� 20% � AC��A� C�� C� �� C��C�� 40% � AC��A� C�� A�� C��C�� 30% � �� AC��A� �� A ��A��A �� B�� C��A

PRINCIPAIS BENEFÍCIOS PARA A EMPRESA BENEFÍCIOS

Produtividade e geração de valor  Otimização de custos  Sinergia entre os processos  Documentação dos processos 

Módulos integrados  Maior agilidade na busca por informações gerenciais  Processos alinhados ao sistema 

Indicadores de desempenho dos processos definidos  Gestão dos processos de forma eficaz  Maior apoio para tomada de decisão 

ABORDAGEM METODOLÓGICA

CONCEITO 

A MIT - Metodologia de Implantação TOTVS, foi desenvolvida para possibilitar a prestação de serviços uniformes e controlados por intermédio das melhores práticas utilizadas pelo mercado.



É flexível ao perfil do cliente e ao tipo de projeto.



Reduz a subjetividade em benefício da objetividade, permitindo a percepção e o acompanhamento da evolução do progresso do projeto.



Possibilita maior eficiência e transparência nos controles.

CONHECENDO A METODOLOGIA ��

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ESCOPO DO PROJETO ESCOPO Compras

Estoque / Custos

Faturamento NF-e NFS-e

TOP - Obras e Projetos

Contábil SPED Contábil FCONT

Integrações TOTVS MICROS

Folha de Pagamento e Portal

Pagamentos Recebimentos

CDV - Viagens

Customizações

Tesouraria

Orçamento

Fiscal SPED Fiscal Contribuições

Ativo Fixo CPCs

ETAPAS DA METODOLOGIA

METODOLOGIA

Gestão da Fase de Implantação ��

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>> Foco em Implantação de Sistemas <<

ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS ��

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ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS �� CRIAÇÃO DOS AMBIENTES E PARAMETRIZAÇÃO DO SISTEMA

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ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS �� CAPACITAÇÃO DOS USUÁRIOS CHAVE

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CADASTROS E SEUS RELACIONAMENTOS

ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS �� TESTES INTEGRADOS E STATUS DIÁRIO DE ACOMPANHAMENTO

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ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS �� CRIAÇÃO DO AMBIENTE DE PRODUÇÃO E REPLICAÇÃO DAS PARAMETRIZAÇÕES

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ELABORAÇÃO, VALIDAÇÃO E EXECUÇÃO DO PLANO DE CUTOVER

ETAPA x FERRAMENTAS APLICADAS �� CONTROLE DAS PENDÊNCIAS PÓS GO LIVE

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�� CONTROLE DAS OCORRÊNCIAS REGISTRADAS    

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VISÃO GERAL PLANEJAMENTO – PARAMETRIZAÇÃO - CAPACITAÇÃO

Planejamento (Cronograma de Implantação)

Parametrização do Sistema

Capacitação e Cadastros

TESTES – GO LIVE – OPERAÇÃO ASSISTIDA

Testes Integrados

Preparação para Go Live

Go Live

Operação Assistida

GOVERNANÇA E VALIDAÇÃO

ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E VALIDAÇÃO PROPOMOS UMA ESTRUTURA DE GOVERNANÇA E VALIDAÇÃO QUE PROMOVA O ALINHAMENTO COM OS NÍVEIS GERENCIAIS DA EMPRESA.

Validação do Projeto Patrocinadores do Projeto: o o

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Validação Projeto

Validação das Entregas e Produtos

Validação Validação

Suprimentos Validação

Controladoria

RH Validação Construção

Compras Estoque/Custos Faturamento Obras e Projetos Viagens Financeiro Orçamento Fiscal Patrimônio Contábil Integrações Recursos Humanos Auditoria Augusto Chaves  Tecnologia  Mauricio Rodrigues

Construção e Pré-validação TOTVS  Consultores GJP  Líderes e Usuários

FLUXO DE MUDANÇA SOLICITANTE

GESTÃO DO PROJETO

COMITÊ DE GESTÃO

COMITÊ EXECUTIVO

início Solicitação da mudança

Gerar e analisar estimativas de prazo, custo e recursos SIM

Registro da Solicitação

Análise da Solicitação e verificação de impactos

NÃO

Aprovado ? NÃO

Informar requisitantes e documentar fim

Implementar, informar, armazenar

Aprovado ? SIM

ESTRUTURA E COMPROMISSO

CRONOGRAMA MACRO ��

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NA

Gestão do Projeto Modelagem de Dados Parametrização e Integrações/Desenv. Capacitação e Cadastros

ERP

Testes Unitários e Integrados Preparação para o GO LIVE & Operação Assistida

Modelagem de Dados Parametrização e Ficha financeira (carga) RH Portal

Capacitação e Testes Preparação para GO LIVE & Operação Assistida 1º Fechamento

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EQUIPE DO PROJETO Comitê de Gestão Valter Gonçalves Fernando VACCARI

Gestor de Portfólio Cristina Marques

Gerente de Projetos

Equipe AR

PMO

Augusto Chaves Mauricio Rodrigues

Guilherme Penedos

Gerente de Projetos Alcinei Oliveira

Líderes de Processo

Usuários Chave Usuários Finais

Equipe Técnica

Coord. Materiais

Coord. Controladoria

Coord. Técnico

Clério Bezerra

Ednei Mauritz

Claudinei Ferreira

Analista de Negócios

Analista de Negócios

Analista DBA

Analista FSW

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES

Comitê de Gestão Participar das reuniões de definição Validar a evolução do projeto Aprovar / Reprovar alterações de escopo Atestar o andamento do projeto através de reuniões periódicas Tomar decisões

Gerente de Projeto

Líder de Processo

Realizar reuniões de planejamento e acompanhamento

Validar modelo de negócio e desenvolver alternativa de solução

Definir a equipe de trabalho

Liderar e garantir o comprometimento da equipe do projeto

Garantir o comprometimento da equipe do projeto

Usuário Chave Participar das reuniões de definição e Implantação Identificar e apontar situações para uma melhor execução de atividades

alterações de escopo

Participar das reuniões de elaboração e definição dos processos

Completar os registros (Base de Dados) e replicar os treinamentos realizados.

Acompanhar indicadores e status do projeto

Validar regras e planos gerais

Realizar validações necessárias

Comunicar e divulgar informações do projeto

Acompanhar indicadores e objetivos do projeto

Ser multiplicador do conhecimento

Analisar e Estimar

Avaliar solicitações de mudanças

DINÂMICA DE COMUNICAÇÃO Responsável

Comunicação

Gerentes do Projeto TOTVS / GJP

Estruturação da Agenda de Reuniões

Gerente do Projeto GJP

Gerentes do Projeto TOTVS / GJP + Consultores Líderes de frente TOTVS

Disponibilização da Agenda

Objetivo

– Definição das reuniões e objetivos – Definição dos usuários-chave para as reuniões

– Envio da agenda para os usuários chave – Esclarecimento de dúvidas – Ajuste em possíveis alterações

– Alocação dos usuários adequados para a realização da atividade Acompanhamento das Reuniões

– Acompanhamento da realização das reuniões

ACOMPANHAMENTO DO PROJETO Responsável


Comunicação

Objetivo

– Acompanhamento do Cronograma Reunião de Status do Projeto

– Acompanhamento do Escopo / Entregas – Acompanhamento do Riscos do Projeto – Acompanhamento da Participação dos Usuários

Calendário (Primeiras reuniões) A Definir

– Acompanhamento da Estratégia do Projeto


Reunião de Comitê Executivo

– Acompanhamento do Cronograma – Acompanhamento dos Riscos do Projeto – Pontos de Atenção e Tomada de decisão

Calendário (Primeiras reuniões) A Definir

FATORES CRÍTICAS DE SUCESSO O SUCESSO DO PROJETO DEPENDE DE FATORES QUE ENVOLVEM FERRAMENTAS, PROCESSOS E PRINCIPALMENTE PESSOAS.



Forte compromisso da GJP e da TOTVS com o sucesso do Projeto.



Patrocínio dos Executivos da GJP



Conscientização das pessoas envolvidas no Projeto.

  



Alinhamento ao Negócio Comunicação Envolvimento de pessoas adequadamente capacitadas, com entendimento dos processos Cumprimento das agendas de reuniões do projeto

GOVERNANÇA DE AMBIENTES

OBJETIVOS  Assegurar

que os métodos e procedimentos padronizados sejam utilizados para aplicação eficiente e imediata de todas as alterações;



Rastrear toda as configurações e serviços afetados pelas alterações.;



Reduzir o risco de retrabalho;



Proporcionar canais de comunicação claros para equilibrar e priorizar as alterações;



Definir papéis e responsabilidades e identificar os contatos adequados;



Promover a comunicação de status.

AMBIENTES TESTE

HOMOLOGAÇÃO

PRODUÇÃO

Parametrização do sistema padrão (de acordo com MIT043)

Replicação da parametrização do sistema padrão

Replicação da parametrização homologada

Capacitação Usuários

Replicação e homologação das customizações

Replicação das customizações homologadas

Testes Unitários (parametrizações)

Cadastros Cadastramento manual

Cadastros oficiais homologados

Cadastros Básicos

Execução das Migrações (cargas)

Migrações homologadas

��

Desenvolvimento das Customizações e Integrações

Homologação dos cadastros e migrações

Testes Integrados

FLUXO DE ATUALIZAÇÃO Entradas Necessidade de aplicação de Patch, Updates, Binário, Dicionário e RPO e fontes específicos

Consultor Funcional

Abrir solicitação de alteração de ambiente, com os respectivos arquivos

Gestor Ambiente

Produtos

Receber notificação de abertura

Solicitação Finalizada Analisar solicitação e planejar data para execução

Executar solicitação

Procedimento e detalhes da alteração (BOLETIM DE ATUALIZAÇÃO)

Detalhes e histórico da mudança solicitada (CONTROLE DE MANUTENÇÃO)

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES 

��

Atualização de Binário. Dicionário de Dados, RPO, Patch, Help de Campo e Menu de Módulo;  Aplicação de Patch via TDS e Update de Programa;  Configuração do dicionário de dados;  Desenvolvimento das customizações;


��

Atualização de Binário. Dicionário de Dados, RPO, Patch, Help de Campo e Menu de Módulo;  Aplicação de Patch via TDS e Update de Programa;  Administração de Perfil e Acessos (Fase Construção) ;  Configuração do dicionário de dados;  Criação das empresas e filiais.



Configuração do ambiente via configurador; Execução dos testes unitários (pré validação)  Validação de rotinas padrões e especificas com os usuários chave;  Abertura de Chamados;  Registro e documentação das mudanças no ambiente “Desenvolvimento” 

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

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Validar as funcionalidades conforme os processos desenhados e as regras de negócio  Executar os testes unitários com os consultores funcionais  Realizar o saneamento dos dados de acordo com o planejamento do projeto  Realizar os cadastros básicos elencados para o projeto


��

Atualização de Binário. Dicionário de Dados, RPO, Patch, Help de Campo e Menu de Módulo;  Aplicação de Patch via TDS e Update de Programa;  Aplicação dos boletins de atualização (manipulação do configurador e dicionário de dados);  Execução das cargas de migração.  

Acompanhamento das atualizações de ambientes, para passagem de conhecimento Administração dos Perfis de Acessos.

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

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Acompanhamento da homologação das customizações com os usuários chave;  Acompanhamento da homologação dos cadastros (manuais ou migrados);  Abertura de Chamados;  Registro e documentação das mudanças no ambiente “Desenvolvimento” (boletins de atualização) 

��

Validar as funcionalidades conforme os processos desenhados e as regras de negócio;  Homologar as customizações;  Executar os testes integrados com os consultores funcionais;  Validar os cadastros manuais e as migrações.

PAPÉIS E RESPONSABILIDADES



Aplicação dos boletins de atualização (manipulação do configurador e dicionário de dados);  Instalação das customizações;  Execução das cargas de migração. ��



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Administração dos Perfis de Acessos.

PRÓXIMOS PASSOS

PRÓXIMOS PASSOS ATIVIDADES CONCLUÍDAS

Reunião de alinhamento Inicial

Kick Off do Projeto

PRÓXIMAS ATIVIDADES

Realizar entrevistas para detalhamento técnico.

Elaboração da documentação de processo (MIT041) e parametrização (MIT043).

Início dos desenvolvimentos e personalizações.

Kick Off - Modelo

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