KERANGKA MENYUSUN PROGRAM KERJA
A. KONSEP 1. PERENCANAAN
seorang pimpinan harus bisa memilih program kerja yang menjadi prioritas utama dalam sebuah organisasi, yang menguntungkan untuk organisasi, menentukan sebuah kepanitiaan dan menentukan bidang-bidang yang dibutuhkan, dibutuhkan, menentukan garis-garis besar dan tata cara pelaksanaan program kerja dari tiap-tiap bidang, mengalokasikan sumberdaya sumberdaya dan mengotrol jalannya pelaksanaan. Dalam perencanaan program kerja komponen-komponen yang harus ada adalah sebagai berikut: 1. pemilihan program kerja prioritas. 2. menganalisa system 3. menentukan tujuan program kerja. 4. menentukan cakupan program kerja. 5. menentukan garis besar waktu dan pelaksanaan. 2. PROGRAM KERJA PRIORITAS “nama program kerja” 3. TUJUAN : mengapa punya program kerja ? 1. mendidik / membangun sekelompok ……(siapa)…agar dapat membuat / mengembangkan …(apa)….dengan waktu ….(berapa lama) … dengan harapan terbentuk menjadi….(bagaimana)….dengan segala keterbatasan keterbatasan yang ada. 2. program kerja dapat mengurangi apa ? 3. apa hasilnya untuk organisasi ? 4. apa kelanjutan dari program kerja (terobosan) ? 4. analisis system. 1. kenapa program kerja ini sampai diajukan ? 2. kelemahan, kekuatan dari organisasi (dari dalam). 2. peluang, ancaman untuk organisasi (dari luar). 5. CAKUPAN : untuk siapa, dan area cakupan seberapa besar ? 1. diperuntukkan untuk siapa ? 2. seberapa besar daerah cakupannya ? 6. WAKTU 1. butuh berapa tahap ? 2. tiap tahap butuh berapa lama ?
7. RENCANA ANGGARAN
Rencana Anggaran agar terealisasinya program kerja di perhitungkan
Contoh konsep program kerja rs 1. Program Kerja pendidikan dan pelatihan komunikasi efektif 2. Tujuan : Membentuk semua karyawan di rs bisa melakukan komunikasi yang baik dan benar secara efektif dan efisien 3. Analysa system : masih banyaknya karyawan yang belum melakukan komunikasi secara baik dan benar termasuk dalam hal konsultasi ke dokter, menelpon, ataupun menerima telepon 4. Cakupan : Meliputi semua karyawan yang bekerja di RSU ALLAM MEDICA BUMIAYU 5. Waktu : waktu pelaksanaan di agendakan 6. Rencana Anggaran Contoh : No
Program kerja
B. Metode
Tujuan
Analysa system (ISU)
Cakupan
Waktu
Rencana Anggaran
POACE
1. PLANNING Perencanaan merupakan langkah awal dalam proses manajemen, karena dengan merencanakan aktivitas organisasi kedepan, maka segala sumber daya dalam organisasi difokuskan pada pencapaian tujuan organisasi. Dalam melaksanakan perencanaan ada kegiatan yang harus dilakukan, yaitu melakukan prakiraan (rencana) kegiatan organisasi dan penganggaran (budgeting ). Prakiraan berfungsi untuk menentukan rencana kegiatan yang akan dilaksanakan kedepan oleh organisasi sebagai upaya mencapai tujuan organisasi. Dalam melakukan prakiraan, haruslah selalu memperhatikan tujuan organisasi, sumber daya organisasi dan juga melakukan suatu analisis organisasi (bisa menggunakan SWOT) untuk mengetahui potensi internal dan eksternal. Langkah-langkah dalam membuat perencanaan :
1. Analisis situasi & identifikasi masalah Melakukan analisa dan identifikasi terhadap situasi organisasi dengan memperhatikan tujuan organisasi. 2. Menentukan skala prioritas Setelah dianalisa dan mengidentifikasi masalah, maka perlu dilakukan penentuan skala prioritas terhadap pelaksanaan kegiatan. Hal ini agar kebutuhan organisasi yang mendesak didahulukan untuk menjamin keberlangsungan organisasi 3. Menentukan tujuan program Agar pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi akan mengarah pada pencapaian tujuan organisasi, maka dibutuhkan penentuan tujuan program, sehingga nantinya pelaksanaan program dapat diukur capaiannya. 4. Menyusun rencana kerja operasional (termasuk didalamnya menyusun anggaran)
2. ORGANIZING (PENGORGANISASIAN) Pengorganisasian diartikan sebagai kegiatan pembagian tugas-tugas pada orang yang terlibat dalam aktivitas organisasi, sesuai dengan kompetensi SDM yang dimiliki. Langkah-langkah Pengorganisasian :
Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf. (Menjelaskan keseluruh staff tentang tujuan organisasi yang harus dicapai) Mendistribusi pekerjaan ke staff secara jelas. (Mendudukan orang-orang yang berkompetensi pada posisi tepat. Dan jangan sampai ada posisi strategis yang kosong, karena akan berpengaruh pada keseluruan pencapaian organisasi) Menentukan prosedural staf. (Menentukan cara kerja dan evaluasi para staff, serta punishment dan reward yang diterima. Selain itu juga menjelaskan tentang garis koordinasi dan sinergitas dalam organisasi, sehingga seluruh posisi dipadukan untuk menuju tujuan organisasi) Mendelegasikan wewenang. (Berani untuk mendelegasikan wewenang sesuai dengan tugas dan fungsi tiap-tiap staff)
3. ACTUATING (PENGGERAKAN) Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja organisasi yang bertanggung jawab. Untuk itu maka semua Sumber Daya Manusia (SDM) yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. 4. CONTROLLING (PENGENDALIAN/ PENGAWASAN) Controlling bukanlah hanya sekedar mengendalikan pelaksanaan program dan aktivitas organisasi, namun juga mengawasi sehingga bila perlu dapat mengadakan koreksi. Proses controlling meliputi : 1. Menentukan standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian,
2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang sudah dicapai dengan melaksanakan evaluasi terhadap kinerja serta kompetensi SDM yang dimiliki, 3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standar. Kembali membandingkan hasil pelaksanaan kegiatan dengan tujuan awal (rencana) kegiatan tersebut dilaksanakan, dan mengukur capaian keberhasilannya, 4. Melakukan tindakan perbaikan. Jika ada kesalahan atau penyimpangan, segera melakukan perbaikan, 5. Meninjau dan menganalisis ulang rencana. Kembali membuat rencana baru jika terjadi penyimpangan. Namun jika hasilnya sesuai dengan tujuan program, maka perlu dibuatkan rencana lanjutan untuk melanjutkan program yang berhasil tersebut, sehingga tujuan organisasi semakin dekat untuk dicapai. 5. Pengawasan dibedakan menurut sifat dan waktunya : 1. Preventive control Pengawasan yang dilakukan sebelum kegiatan dilaksanakan. Pemimpin mengawasi perencanaan kegiatan yang akan dilaksanakan hingga persiapan yang dilakukan, termasuk rekruitmen anggota 2. Repressive control Pengawasan yang dilakukan setelah kegiatan berlangsung, dengan mengawasi hasil yang dari pelaksanaan kegiatan, serta evaluasi dan laporan yang didapatkan (melakukan pengukuran capaian hasil) 3. Pengawasan saat proses dilakukan Pengawasan yang dilakukan bersamaan dengan proses, se hingga langsung mengikuti proses dan mengadakan koreksi jika ada penyimpangan 4. Pengawasan berkala Pengawasan yang dilakukan dalam kurun waktu tertentu berdasar kan kesepakatan (bisa 1 bulan sekali, 2 atau 3 bulan) 5. Pengawasan mendadak (sidak) Pengawasan yang dilaksanakan mendadak untuk melihat kinerja staff sehari-hari dan menghindari terjadinya penyimpangan 6. Pengawasan Melekat (waskat) Pengawasan yang dilakukan secara dekat terhadap staff, hal ini seri ng dilakukan untuk tujuan-tujuan yang spesifik dan bersifat khusus, sehingga menghindarkan sekecil-kecilnya terjadi penyimpangan atau kesalahan 6. Evaluating (Evaluasi) Melakukan evaluasi terhadap hasil yang telah diperoleh / didapat dari pere ncanaan program kerja
No
Perencanaan
Organizing
Actuating
Controlling
Evaluating
