JOB DESCRIBTION Gambar Gambar diatas diatas adalah adalah bentuk bentuk umum umum struktu strukturr organi organisasi sasi hotel hotel bintan bintang g 5. Dalam Dalam struktur organisasi tersebut saya berperan sebagai General Manager. Tidaklah mudah menjadi seorang General Manager yang mempunyai banyak tanggung jawab untuk mengelola bisnis hotel yang saya rintis. Banyak dibutuhkan beberapa orang untuk membantu saya dalam menjalankan bisnis tersebut dan membagi tanggung jawab ke beberapa orang yang saya percaya. Dibawah ini adalah rincian dari penjelasan beserta tugas dari struktur organisasi yang saya buat.
Tugas General Manager Sebagai seorang General Manager tanggung jawab yang saya pikul tidaklah ringan. Diantaranya adalah mengelola hotel secara baik dan secara terkonsep. Menjalankan proses agar visi misi yang saya rencanakan dapat terwujud. Mempertahankan kelangsungan tujuan. Focus pada system tujuan yang sudah terkonsep. Mengatur langkah untuk menuju tujuan. Mempertimbangkan segala untung rugi dengan cermat. Dan mengawasi seluruh bawahan dengan baik, benar dan tegas.
Tugas Executive Asisten Manager Sebagai seorang General Manager saya membutuhkan seorang Executive Asisten Manager yang bertanggung jawab untuk merekrut, melatih, dan mengawasi anggota staf. Execut Executive ive Asisten Asisten Manage Managerr member memberika ikan n tugas tugas kepada kepada para para pekerja pekerja dan jadwal jadwal shift. shift. Executive Asisten Manager juga memecahkan keluhan pelanggan dan menjawab pertanyaan tentang bisnis yang kami rintis.
Tugas Room Division Rooms Rooms Divisio Division n sendir sendirii merupa merupakan kan sebaga sebagaii sebuah sebuah divisi divisi di hotel hotel yang yang terdir terdirii gabung gabungan an departe departemen men dan fungsi fungsi yang yang memili memiliki ki peran peran pentin penting g dan bertan bertanggu ggung ng jawab jawab terhadap penyediaan dan pemesanan kamar berikut memberikan pelayanan jasa kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar serta area-area umum di hotel, termasuk penyediaan pencucian pakaian tamu serta pencucian dan pemeliharaan linen yang digunakan oleh departemen lain. Dalam Room Division terdapat ruang lingkup yang sangat dibutuhkan. Diantaranya adalah :
A. Housekeeping Housekeeping
Tugas-tugas pokok housekeeping di antaranya adalah: ·
Menj Menjag agaa keb keber ersi siha han n selu seluru ruh h area area hote hotell
·
Mera Merawa watt dan dan meme memeli liha hara ra inve invent ntar aris is hote hotel. l.
·
Mengatur pered redaran ran linen. en.
·
Meme Memeli liha hara ra dan dan mer meraw awat at tama taman n dan dan tana tanama man. n.
·
Mela Melaks ksan anak akan an pela pelaya yana nan n di di kam kamar ar-k -kam amar ar..
·
Melaks Melaksana anakan kan pencuc pencucian ian linen, linen, unifor uniform m dan dan pencuc pencucian ian pakaian pakaian tamu. tamu.
House Keeping juga terdiri dari beberapa bagian beserta tugasnya yaitu: 1. Floor Floor Sect Section ion
Bagian ini bertanggung bertanggung jawab terhadap kebersihan, perawatan dan pemeliharaan kamar tamu juga kebersihan hotel tersebut. 2. Public Public Area Area
Bagi Bagian an ini ini mena menang ngan anii semua semua urus urusan an meng mengen enai ai kebe kebersi rsiha han, n, kerap kerapian ian,, kelengkapan, kenyamanan, semua area umum yang berpengaruh terhadap keter tarikan tamu untuk memakai jasa di dalam hotel. Tempat-tempat yang dijaga kebersihannya oleh seorang public area meliputi : toilet, lobby, basement, office, dan semua area yang menjadi perhatian penting untuk menarik tamu datang kedalam hotel. 3. Linen Linen Sect Section ion
Bagia agian n
ini ini
bert bertan ang ggung gung
jawa jawab b
terh terhad adap ap
penye enyed diaan iaan,,
pen penang anganan anan,,
penyimpanan dan pemeliharaan linen atau lena yang yang digunakan oleh departemen-deprtemen terkait,
B. Front Office
Dalam Front Office terdapat ruang lingkup yang dapat membantu berjalannya hotel saya dengan baik dan sempurna. Diantaranya adalah:
1. Reception Receptionist ist
Tuga Tugass dari dari seoran seorang g Rece Recept ptio ioni nist st di hotel hotel saya saya adal adalah ah untu untuk k mela melaku kuka kan n penyambutan pada tamu yang baru masuk hotel. Data dari tamu yang akan di sampbut di peroleh dari petugas reservasi. 2. Reservat Reservation ion
Tuga Tugass dari dari Rese Reserv rvat atio ion n adal adalah ah meng mengatu aturr jadw jadwal al tamu tamu yang yang melak melakuk ukan an resevasi yang akan menginap di hotel. Penting bagi hotel untuk mempunyai mempunyai petugas reservasi saat Tingkat hunian (Occupancy) hotel sudah sangat tinggi. Dengan adanya petugas resevasi ini, maka tingat hunian hotel akan bisa di jaga tetap tinggi. 3. Informat Information ion
Bertugas Bertugas sebagai sebagai pusat informasi para pengunjung pengunjung.. Yang menampung menampung segala saran, keluhan bagi para pengunjung. 4. Cashie Cashierr
Mencatat keluar masuknya keuangan yang berhubungan dengan pembayaran yang dilakukan tamu hotel.
C. F&B Division Dala Dalam m hote hotell saya saya juga juga terd terdap apat at struk struktu turr orga organi nisas sasii Food Food & Beve Bevera rage ge.D .Dal alam am operasional harian hotel Food & Beverage Department Department ( department makanan & minuman ) di bagi menjadi 2 bagian yaitu Food Bevrage Service (Tata Hidang / full service Food Beve Beverag rage) e) di Resta Restaur uran antt Serv Servic icee dan dan Food Food Beve Bevera rage ge Prod Produc uctt (Pro (Produ duks ksii / peng pengelo elola la / pembuat / penyedia makanan & minuman ) di Kitchen / dapur utama antara keduanya saling ketergantungan. 1. Food productio production n
Food production merupakan bagian dari F & B Department yang bertanggung jawab penuh atas pembuatan makanan dan minuman di hotel. F & B Production ini saya menempatkan seorang chef yang ahli dalam bidang makanan dan chef yang professional pula. 2. F&B Ser Servic vicee
F& B service merupakan bagian dari F& B Department yang menyediakan fasilitas fasilitas yang berhubungan berhubungan dengan ketersediaann ketersediaannya ya makanan makanan dan minuman untuk untuk para pengunjung. F&B service ini terdiri dari beberapa fasilitas diantaranya: 3. Bar
Temp Tempat at yang yang saya saya sedi sediak akan an untu untuk k bers bersan anta tain inya ya para para tamu tamu.. Bar Bar ini ini menyediakan berbagai jenis minuman beralkohol maupun non alcohol. 4. Restau Restaura rant nt
Tempat yang saya sediakan untuk makan para tamu. 5. Room Service Service
Bertugas mengambil pesanan (taking the order), menyiapkan menyajikan di kamar dan mengambil kembali peralatan yang telah digunakan dari kamar. 6. Banque Banquett
Banquet bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang membuat pesanan ke hotel.
D. Personnel/Kepegawaian Dalam urutan struktur organisasi hotel ini, tentu saja saya membutuhkan seorang pegawai. Yang bertugas sebagai Administrasi, perencanaanbisnis, prosedur kedisiplinan bagi para
bawahannya, pembuatansertifikat bagi
daya daya manu manusia sia,m ,mem embu buat at
para karyawan, membuat
renc rencan anaa hubu hubung ngan an tena tenaga ga
kinerja, asuransi, gaji, bonus, tunjangan.
laporan sumber
kerj kerjaa , pemr pemros osesa esan n cuti cuti,, peni penilai laian an
E. Accounting Tugas Tugas dari dari seoran seorang g account accounting ing adalah adalah menjur menjurnal nal,, membua membuatt lapora laporan n keuang keuangan, an, menganalisa, menganalisa, membuat perusahan perusahan bisa lebih produktif, produktif, "memberdaya "memberdayakan" kan" semua sources perusahaan hingga maksimal, meningkatkan value added, mengefisienkan operasional perusahaan.
F. Engineeri Engineering ng Tugas dari Engineering di hotel saya adalah sebagai berikut: •
Preventive maintenance supaya peralatan-peralatan hotel dapat dipergunakan dengan normal normal,, tidak tidak terjadi terjadi ganggu gangguanan-gan ganggu gguan an yang yang fatal fatal dan punya punya jangka jangka waktu waktu operational yang lebih lama.
•
Pelayanan terhadap tamu dengan cara melayani komplain dan menyediakan alat-alat pada event-event di Banquet.
•
Perbaikan/r Perbaikan/renova enovasi si agar peralatan peralatan dan fasilitas-fasili fasilitas-fasilitas tas selalu tampak bagus bagus dan sesuai dengan perkembangan waktu.
•
Efisiensi dengan cara melakukan maintenance yang murah dan efektif ,penghematan pada penggunaan energy listrik, air, solar tanpa mengurangi mengurangi kepuasan tamu.
G. Marketing Pemasaran jasa Pemasaran jasa hotel itu selalu terdiri dari beberapa aktivitas yang bertujuan untuk menarik calon pelanggan dengan memberi motivasi agar tertarik untuk membeli membeli produk dan jasa pelayanan hotel. Pada bagian marketing terdiri dari dua ruang lingkup yaitu Reservation dan Convention.
H. Reservation
Bertugas : •
Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
•
Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
•
Memper Mempertah tahank ankan an penget pengetahu ahuan an tentan tentang g produk produk dan pelaya pelayanan nan yang yang ada di hotel hotel seperti harga & fasilitas promosi, harga khusus dll
I. Conve Conventi ntion on
J. Purchasi Purchasing ng Purcha Purchasin sing g bertug bertugas as untuk untuk melaku melakukan kan pengad pengadaan aan dan pembel pembelian ian barang barang yang yang dibutuhkan oleh Hotel, baik secara langsung (direct purchase ) atau secara tidak langsung ( indirect purchase )
Tugas
Manajement SDM
Disusun oleh,
Syahrul Fajri 1102310
Manajemen Perhotelan (D4) Fakultas Teknik
Universitas Negeri Padang 2013
