NORMA TÉCNICA
NTC-ISO 14015 2002-04-03
GESTIÓN AMBIENTAL. EVALUACIÓN AMBIENTAL ORGANIZACIONES (EASO)
❖
E:
DE
ENVIRONMENTAL MANAGEMENT ASSESSMENT OF SITES AND AND ORGANIZATIONS ORGANIZATIONS
SITIOS
Y
ENVIRONMENTAL
CORRESPONDENCIA: CORRESPONDENCIA:
esta norma es equivalente (EQV) con la norma ISO 14015:2001
DESCRIPTORES:
gestión ambiental
ambiental,
evaluación
I.C.S.: 13.020.10 Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apar tad o 1 423 7 B ogo tá, D.C . - T el. 607 888 8 - F ax 222 143 5
Prohibida Prohibida su reproducci reproducci n
Editada Editada 2002-04-12 2002-04-12
P R L OG O
El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y exter no. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La norma NTC-ISO 14015 fue ratificada por el Consejo Directivo en 2002 -04-03. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación continua ción se relacionan las empresas que colaboraron colaborar on en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 000018 Herramientas para la administración del medio ambiente.
ASOCIACIÓN ASOCIAC IÓN NACIONAL INDUSTRIALES ANDI BARPEN INTERNATIONAL S.A. BAVARIA S.A. CARBOQUÍMICA ECOPETROL ECSI S.A. INALCEC ISAGEN S.A.
DE ISOTECH JAIRO RAÚL CHACÓN MINISTERIO DE MINAS Y ENERGÍA MINISTERIO DEL MEDIO AMBIENTE PRICE WATERHOUSE COOPERS SHELL COLOMBIA S.A. SIEMENS S.A. SIKA ANDINA S.A.
Además de las anteriores a nteriores,, en Cons ulta Pública Públi ca el Proyecto P royecto se puso a consideraci c onsideración ón de las siguientes siguie ntes empresas: ACEGRASAS ACERÍAS PAZ DEL RÍO ACOPI ALPINA S.A. S .A. AMBIENCOL INGENIEROS INGENIER OS CAR CARULLA CARVAJAL S.A. CECODES CEMENTOS BOYACÁ CERVECERÍA UNIÓN CINSET CONSORCIO CIUDAD LIMPIA CRYOGAS S.A. DAMA
ESCUELA COLOMBIANA DE IGENIERÍA ETERNIT COLOMBIA FRIGORÍFICO GUADALUPE INGENIO LA CABAÑA INGEOMINAS LUMINEX MERCK COLOMBIA NESTLÉ DE COLOMBIA PAVCO PETROQUÍMICA COLOMBIANA PROPAL PROQUINAL S.A. RESPONSABILIDAD INTEGRAL SCHERING COLOMBIANA SMURFIT CARTÓN DE COLOMBIA
STANDAR SERVICES SUIZO S.A. TECHINT INTERNATIONAL
UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD LIBRE
ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales.
DIRECCI N DE NORMALIZACI N
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015
CONTENIDO
PROLOGO INTRODUCCIÓN 1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
2.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
3.1
CLIENTE
3.2
REPRESENTANTE DEL EVALUADO
3.3
EVALUADOR
4.
PROCESO DE EVALUACIÓN
4.1
GENERALIDADES
4.2
PLANIFICACIÓN
4.3
RECOPILACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
4.4
EVALUACIÓN
5.
INFORMES
5.1
CONTENIDO DEL INFORME
5.2
FORMATO DEL INFORME
5.3
DISTRIBUCIÓN DEL INFORME BIBLIOGRAFÍA
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015
PR LOGO
La Organización Internacional de Normalización (ISO) es una federación mundial de organismos nacionales de normalización (organismos miembros de ISO). Los comités técnicos de ISO llevan a cabo el trabajo de elaboración de las Normas Internacionales. Todos los organismos miembros interesados en un tema para el cual se haya establecido un comité técnico, tienen el derecho de estar representados en dicho comité. Las organizaciones Internacionales, públicas y privadas, en coordinación con ISO, también participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisión Electrotécnica Internacional (IEC) en todas las materias de normalización electrotécnica. Las Normas Internacionales son editadas de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 3 de las Directivas ISO/IEC. La principal tarea de los comités técnicos es preparar las Normas Internacionales. Los Proyectos de Normas Internacionales (DIS) adoptados por los comités técnicos son enviados a los organismos miembros para votación. La publicación como Norma Internacional requiere la aprobación de al menos el 75 % de los organismos miembros requeridos a votar. Se llama la atención sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no se considera responsable de la identificación de ninguno de tales derechos. La Norma Internacional, ISO14015:2001, fue preparada por el Comité Técnico ISO/TC 207, Gestión Ambiental, Subcomité SC 2, Auditoría Ambiental e investigaciones ambientadas relacionadas.
II
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015
INTRODUCCI N
Las organizaciones tienen un creciente interés por entender los asuntos ambientales asociados a sus sitios y a sus actividades o aquellos de adquisiciones potenciales. Estos asuntos y sus consecuencias comerciales asociadas se pueden valorar por medio de una Evaluación Ambiental del Sitio y de la Organización (EASO). Esta evaluación se puede llevar a cabo durante las operaciones o en el momento de adquirir o expropiar bienes y se puede llevar a cabo como parte de un proceso general de evaluación comercial frecuentemente referido como "debido proceso”.
Esta Norma Internacional proporciona la guía para la realización de una EASO. Propo rciona la base para la armonización de la terminología usada y para un enfoque objetivo, transparente, estructurado y coherente, dirigido a la realización de tales evaluaciones ambientales. Esta norma se puede usar por todas las organizaciones, incluyendo pequeñas y medianas empresas, operando en cualquier parte del mundo. Esta Norma Internacional es flexible en su aplicación y se puede usar para autoevaluaciones y para evaluaciones externas, con necesidad o no de emplear terceras partes. Se espera que los usuarios de esta Norma Internacional sean la industria, usuarios pasados, presentes y posibles usuarios futuros de sitios particulares y organizaciones con interés financiero en la industria o en el sitio (por ejemplo: bancos, compañías aseguradoras, inversionistas y propietarios del sitio). Es probable que esta norma internacional se use en relación con la transferencia de responsabilidades y obligaciones. La información Usada durante una EASO se puede obtener de fuentes que incluyen auditorías de sistemas de gestión ambiental, evaluaciones de impacto ambiental, evaluaciones de desempeño ambiental, o investigaciones en el sitio. Algunas de estas evaluaciones o investigaciones se pueden realizar usando otras normas ISO pertinentes (por ej: ISO 14001, 14011, o ISO 14031). A través del proceso de evaluación tanto de la información existente como de la recién adquirida, una EASO busca extraer conclusiones que se relacionan con consecuencias comerciales asociadas con aspectos y asuntos ambientales. Las conclusiones en una EASO se deberían basar en información objetiva. En ausencia de información validada, se puede requerir que el evaluador de EASO aplique su criterio profesional, al evaluar la información ambiental disponible y obtener conclusiones. Esta norma internacional no brinda orientación sobre investigaciones o remediación en el sitio. Sin embargo, si lo solicita el cliente, se pueden realizar éstas de acuerdo con otras normas i procedimientos.
III
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015
GESTI N AMBIENTAL. EVALUACIÓN AMBIENTAL DE SITIOS Y ORGANIZACIONES (EASO)
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACI N
Esta Norma Internacional proporciona la guía para conducir EASO, mediante un proceso sistemático de identificación de los aspectos y asuntos ambientales y para determinar, si fuera conveniente, sus consecuencias comerciales. Esta Norma Internacional trata las funciones y responsabilidades de las personas que evalúan (el cliente, el evaluador y el representante del evaluado) y las etapas del proceso de evaluación (planificación, recopilación y validación de la información e informes). El proceso para conducir EASO se indica en la Figura 1. Esta Norma Internacional no proporciona orientación para conducir otras clases de evaluaciones ambientales, tales como:
a)
revisiones ambientales iniciales;
b)
auditorias ambientales (incluyendo las auditorias al sistema de gestión ambiental y auditorias del cumplimiento con las disposiciones legales);
c)
evaluaciones del impacto ambiental; o
d)
evaluaciones del desempeño ambiental.
Las investigaciones intrusivas y la remediación del sitio, así como la decisión de conducirlas, está fuera del alcance de esta Norma Internacional. No se debe usar esta Norma Internacional como una norma de especificaciones para fines de certificación o registro, o para establecer los requisitos del sistema de gestión ambiental. El uso de esta Norma Internacional no implica que se impongan otras normas o legislación al cliente o a la persona evaluada.
1
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 Inicio
Nota. Los números entre paréntesis se refieren a las subsecciones de esta Norma Internacional. Las líneas punteadas indican que el evaluado no está necesariamente involucrado en una EASO, como se describe en la Norma Internacional (véase la nota de la sección 3.2).
Figura 1. Proceso para conducir una Evaluación Ambiental de Sitios y Organizaciones
2.
TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para los propósitos de esta Norma Internacional, se aplican las siguientes definiciones: 2.1 Evaluado: sitio u organización que se 2.2 Evaluador: persona suficientemente en una evaluación dada.
evalúa competente, designada para conducir o participar
Nota. Un evaluador puede formar parte de la organización que se evalúa o ser externo. Es posible que se requiera más de un evaluador para asegurar el cubrimiento adecuado de todos los aspectos relevantes, por ejemplo; cuando se necesita un perito específico.
2.3 Consecuencias comerciales: impacto real o potencial (financiero o de otra índole; positivo o negativo; cualitativo o cuantitativo) de los asuntos ambientales identificados y evaluados. 2.4
Cliente: la organización que solicita la evaluación 2
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 EJEMPLOS. El propietario del sitio, el evaluado o cualquier otra parte.
2.5 Medio ambiente: entorno en el que opera una organización, incluyendo el aire, el agua, el suelo, los recursos naturales, flora, fauna, los seres humanos y su interrelación.
Nota. En este contexto, el entorno se extiende desde el interior de la organización hacia todo el sistema.
[ISO 14001:1996]
2.6 Aspecto ambiental: elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente.
Nota. Un aspecto ambiental se puede relacionar con actividades pasa das, presentes y futuras y con productos y servicios.
2.7 Evaluación ambiental de sitios y organizaciones EASO: el proceso para identificar objetivamente los aspectos ambientales, identificar los asuntos ambientales y determinar las consecuencias comerciales de los sitios y organizaciones, como resultado de actividades pasadas, actuales y esperadas en el futuro.
Nota. La determinación de las consecuencias comerciales es opcional, a discreción del cliente.
2.8 Impacto ambiental: cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o benéfico, total o parcial como resultado de las actividades, sus productos o servicios de una organización. [ISO 14001:1996]
2.9 Asunto ambiental: un asunto para el cual la información validada sobre aspectos ambientales se desvía de los criterios seleccionados y puede ser la causa de responsabilidades o beneficios, efectos sobre la imagen pública del evaluado o del cliente, u otro s costos. 2.10 Sistema de gestión ambiental: parte del sistema de gestión total, el cual incluye la estructura organizacional, planificación de las actividades, responsabilidades, prácticas, procedimientos, procesos y recursos para desarrollar, implementar, alcanzar, revisar y mantener la política ambiental. [ISO 14001:1996]
2.11 Investigación intrusiva: muestreo y pruebas con el uso de instrumentos y/o que requiere interferencia física.
3
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 2.12 Organización: una compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte, o una combinación de ellas, bien sea incorporada o no, pública o privada, la cual tiene sus propias funciones y administración.
Nota. En las organizaciones con más de una unidad operativa, cada unidad operativa se puede definir como una organización.
2.13
Representante del evaluado: persona autorizada para representar al evaluado.
2.14 Sitio: localidad con límites geográficos definidos, en la cual se pueden llevar a cabo actividades controladas por una organización.
Nota. Los límites geográficos pueden estar en el suelo y en el agua e incluyen las estructuras en superficie o subterráneas, tanto naturales como hechas por el hombre
2.15 Validación: proceso mediante el cual el evaluador determina que la información recopilada es precisa, confiable, suficiente y adecuada para cumplir los objetivos de la evaluación.
3.
FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES
3.1
CLIENTE
Las funciones y actividades del cliente deberán incluir:
a)
determinar la necesidad de la evaluación;
b)
definir los objetivos de la evaluación;
c)
determinar el alcance y los criterios de evaluación, consultando con el evaluador, si fuera necesario;
d)
seleccionar al o los evaluadores;
e)
dar instrucciones al o los evaluadores;
f)
definir qué partes de la evaluación (planificación, recopilación y validación de la información e informes) serán conducidas por el evaluador y cuáles serán responsabilidad del cliente, esto puede requerir la identificación y coordinación con otros expertos;
g)
identificar y determinar las áreas prioritarias de la evaluación, si fuera necesario;
h)
contactar al representante del evaluado, si fuera necesario, para obtener su total colaboración y para iniciar el proceso;
i)
aprobar el plan de evaluación;
k)
otorgar la autoridad y los recursos necesario para conducir la evaluación; 4
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 l)
proporcionar al evaluador la información necesaria para conducir la evaluación; y
m)
recibir los resultados de la evaluación y determinar su distribución.
Antes de comentar los resultados de la evaluación a una tercero parte, el cliente deberá decidir si debe informar al representante del evaluado. Nota. El cliente, el evaluador y el representante del evaluado podrán ser la misma persona.
3.2
REPRESENTANTE DEL EVALUADO
Las funciones y responsabilidades del representante del evaluado deberán incluir:
a)
permitir el acceso a las respectivas áreas y a la información necesaria para alcanzar los objetivos de al evaluación;
b)
informar a los respectivos empleados y otras partes sobre el proceso de evaluación;
c)
proporcionar, o ayudar a que se proporcione, personal para las entrevistas;
d)
proporcionar personal para que colabore con el proceso de evaluación, si se le solicita; y
e)
proporcionar un ambiente de trabajo seguro para el evaluador.
A discreción del cliente, el representante del evaluado puede participar en la determinación del alcance y del plan de evaluación y puede recibir los resultados de la misma. La función del representante del evaluado no rige si la evaluación se hace sin conocimiento del evaluado, o si el sitio y/o la organización es de tal índole que no se puede identificar una parte responsable. 3.3
EVALUADOR
Las funciones y responsabilidades de un evaluador son, en algunos aspectos, diferentes de las del auditor. Mientras el auditor confronta la información existente contra los c riterios establecidos, el evaluador recopila, además, nueva información y debe, con frecuencia, evaluar tal información para determinar las consecuencias comerciales. Al conducir una evaluación de sitios y organizaciones, el evaluador debe actuar con diligencia, tener los conocimientos, las habilidades y la capacidad de juzgar que se esperan de cualquier evaluador, en circunstancias similares. El evaluador debe actuar discretamente y mantener la confidencialidad, excepto si las leyes o regulaciones requieren otra cosa. La responsabilidad y las actividades del evaluador, o del jefe del equipo, cuando participa más de un evaluador, deberán incluir:
5
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 a)
colaborar con el cliente, cuando se le solicite, para determinar los objetivos, el alcance (incluyendo la identificación y determinación de las áreas prioritarias de la evaluación) y los criterios de evaluación;
b)
acordar con el cliente el método y el formato del informe;
c)
preparar el plan de evaluación, obtener la aprobación del cliente y, si es necesario, la del representante del evaluado.
d)
preparar y mantener los documentos de trabajo como listas de verificación y protocolos;
e)
asegurar que se disponga de las habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la evaluación y, si es necesario, formar un equipo evaluador;
f)
obtener la aprobación del cliente para el equipo
g)
obtener la información inicial;
h)
asignar a los miembros del equipo evaluador la conducción de las partes componentes de la evaluación;
i)
recopilar y validar información de acuerdo con el plan de evaluación;
j)
identificar y evaluar los asuntos ambientales;
k)
determinar las consecuencias comerciales, si el
cliente lo solicita; y
l)
preparar y entregar el informe al cliente, si éste
losolicita.
evaluador;
Esta Norma Internacional no proporciona orientaciones sobre la competencia y calificaciones del evaluador. Sin embargo, para llevar a cabo una evaluación ambiental se requiere suficiente:
-
educación;
-
entrenamiento; y
-
la respectiva experiencia laboral
así como el conocimiento y la competencia en: -
leyes y regulaciones relevantes y los documentos relacionados;
-
ciencia y tecnología ambiental;
-
economía y las respectivas áreas comerciales;
-
aspectos técnicos y ambientales de las operaciones (comerciales);
6
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 -
funcionamiento de las instalaciones; y
-
técnicas de evaluación.
4.
PROCESO DE EVALUACIÓN
4.1
GENERALIDADES
El proceso de evaluación implica planificar la evaluación, recopilar y validar información, evaluar la información e informar sobre la evaluación. El proceso puede incluir la identificación de las oportunidades de negocios, si el cliente lo solicita específicamente. 4.2
PLANIFICACIÓN
4.2.1
Generalidades
Cuando se ha llegado a un acuerdo para conducir la evaluación, se deberá planear. La planificación incluye definir y acordar los objetivos, el alcance y los criterios de la evaluación, así como desarrollar el plan de evaluación. 4.2.2
Objetivos de la evaluación
La evaluación debe estar dirigida a los objetivos definidos por el cliente. Los objetivos de una EASO pueden incluir:
4.2.3
-
identificación, recopilación y evaluación de la información de los aspectos ambientales y de los asuntos ambientales relacionados con el sitio y/o con la organización; y cuando se desee,
-
la determinación de las consecuencias comerciales de los asuntos ambientales del sitio y/o de la organización.
Alcance de la evaluación
El alcance establece los límites y el enfoque de la evaluación. A discreción del cliente, el alcance puede incluir o no la determinación de las consecuencias comerciales. Al desarrollar el alcance de la evaluación se debe tener en cuenta lo siguiente: -
categoría de los aspectos ambientales que se evaluarán;
-
cualquier impacto ambiental que otros sitios y organizaciones puedan tener sobre el evaluado;
-
límites físicos del evaluado;
7
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 sitios adyacentes y cercanos, como corresponda; límites organizacionales, incluyendo las relaciones o las actividades en las que participen contratistas, proveedores, organizaciones (Ej.: botadero de desperdicios fuera del sitio), personas, ocupantes previos; período de tiempo contemplado (Ej.: pasado, presente y/o futuro);
con respecto de las actividades de la evaluación y/o el cliente (Ej.: continuidad de las actuales operaciones, planes de cambio, expansión, demolición, cese de actividades, remodelación); con respecto del desarrollo de los criterios (ver la sección 4.2.4); y
umbral de costo de las consecuencias comerciales, si es necesario.
El alcance puede definir o restringir cualquier sitio y organización relacionada para incluirla en la evaluación. A discreción del cliente, se podrá modificar el alcance después de iniciada la evaluación. Cualquier cambio deberá quedar registrado y se comunicará a las partes pertinentes. El cliente puede identificar elementos dentro del alcance definido, los cuales merezcan atención prioritaria durante la evaluación. Las prioridades se establecen típicamente de acuerdo con la información disponible durante la planificación de la evaluación. La identificación de las prioridades no exime al evaluador de su obligación de tener en cuenta el alcance total durante la evaluación. 4.2.4
Criterios de evaluación
Se deben identificar los criterios contra los cuales se evaluará la información. Los criterios pueden incluir pero no se limitan a:
requisitos legales vigentes y los que se puedan prever razonablemente (Ej.: consentimientos, permisos, leyes y regulaciones ambientales y políticas regulatorias); otros requisitos ambientales definidos por el cliente (Ej.: políticas y procedimientos de la organización, condiciones ambientales específicas, prácticas gerenciales, requisitos de los sistemas y de desempeño, códigos de práctica y conducta de profesionales y de la industria), requisitos, reclamos o reclamos potenciales de terceras partes interesadas (Ej.: compañías de seguros, organizaciones financieras); y consideraciones tecnológicas.
8
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 4.2.5
Plan de evaluación
El plan de evaluación deberá incluir lo siguiente, cuando sea aplicable: -
identificación del cliente, el representante del evaluado y el o los evaluadores;
-
objetivo y alcance de la evaluación;
-
criterios de evaluación:
-
áreas prioritarias de la evaluación;
-
funciones y responsabilidades;
-
idioma de trabajo de la evaluación y de los respectivos informes;
-
cronograma de la evaluación, incluyendo fechas y duración;
-
recursos necesarios (Ej.: humanos, financieros, tecnológicos);
-
descripción de los procedimientos de evaluación que se aplicarán: resumen de los documentos de referencia, listas de verificación u protocolos, así como otros documentos de trabajo a usar;
-
del informe; y
-
requisitos de confidencialidad.
En el plan de evaluación se pueden identificar varias posibles limitaciones que podrían influenciar la evaluación. Las posibles limitaciones incluyen:
-
el tiempo disponible para la evaluación;
-
los recursos disponibles para la evaluación;
-
el acceso a las áreas pertinentes;
-
la información disponible; y
-
las comunicaciones con el personal o el acceso a documentos relevantes.
El cliente deberá revisar y aprobar el plan de evaluación. Se deberá comunicar el plan de evaluación, si es conveniente, al representante del evaluado.
9
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 4.3
RECOPILACIÓN Y VALIDACIÓN DE LA INFORMACIÓN
4.3.1 Generalidades La evaluación se basa en información validada, recopilada sobre los aspectos ambientales mediante la revisión de documentos y registros (tanto antes como durante la visita al sitio), la observación de actividades y condiciones físicas y entrevistas. El proceso de recopilación de la información sobre aspectos ambientales debe ser consistente con los objetivos, el alcance y los planes de evaluación. Al recopilar la información, el evaluador deberá asegurar que sea suficiente, relevante y precisa para el propósito de la evaluación. La información recopilada puede estar vigente sólo al momento de recolectarla puesto que los cambios de las condiciones pueden alterar su validez. El evaluador deberá tratar de recopilar suficiente información para que se tengan en cuenta los hallazgos individuales y la consolidación de los hallazgos menos significativos, los cuales pueden afectar cualquier concusión. La ayuda práctica del cuadro No. 1 contiene ejemplos de las clases de información que puede ser necesaria para la evaluación.
Cuadro No. 1 A yuda Práctica E j e m p l o s d e i n f o r m a c i ó n q u e s e p u e d e t e n er e n c u e n t a p a r a E A S O
Localidad; características físicas (Ej.: hidrogeología); evaluado, sitios adyacentes y cercanos; -
uso del terreno; instalaciones, procesos sensibilidad del sitio;
y operaciones;
materias primas, subproductos y productos (incluyendo materiales peligrosos); almacenamiento y manejo de materiales, emisiones y descargas al aire, agua y suelo; almacenamiento, manejo y disposición de basuras; prevención y control de incendios, contención de derrames y otros planes de emergencia; aguas provenientes de tormentas e inundaciones; salud y seguridad ocupacional y pública; requisitos legales, administrativos y de otra índole, incumplimientos y no conformidades; relación con partes externas.
a
4.3.2
No se considerará toda la anterior información para todos los sitios u organizaciones, y se podrá requerir otra clase de información.
Examen de los documentos y registros disponibles
El evaluador deberá recopilar y revisar documentos y registros con el fin de obtener suficiente conocimiento del sitio y/o de la organización, sin duplicar innecesariamente sus esfuerzos investigativos previos. Los ejemplos de las clases de documentos y registros que se pueden considerar están relacionados en la ayuda práctica cuadro, No. 2.
10
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 Se deben revisar múltiples fuentes de información para corroborar cualquier hallazgo específico. Se puede obtener la información del evaluado o de cualquier otra fuente. El evaluado no debe retener irrazonablemente la información solicitada. Si esto ocurriera, se indicará como una limitación de la revisión. Otras limitaciones y restricciones de esta revisión pueden incluir el tiempo, el costo y la confidencialidad. El evaluador deberá mantener los papeles de trabajo para respaldar el proceso de recopilación de información. Durante la recopilación y revisión de la información, es importante que el evaluador registre el tipo, la fuente, la calidad y la fiabilidad de la información. En esta forma se podrá evaluar más eficazmente la información, como se indica en la sección 4.3.5.
Cuadro No. 2. Ay uda Práctica Ejemplos de docum entos y fuentes que se pueden cons iderar para EASO
Documentos
Fuentes
Externas -
agencias gubernamentales (nacionales, locales, reguladoras, de planeación) archivos; servicios públicos; publicaciones comerciales; códigos de prácticas industriales; servicios de emergencia; compañías de seguros;
mapas, planos y fotografías; registros históricos; registros geológicos e hidrogeológicos; registros geotécnicos; registros de embarques y manejo; hojas de datos de seguridad (hojas de datos de seguridad del material) órdenes de trabajo; Internas procesos de seguimiento y resultados; documentos de proceso (Ej.: saldos de material); departamentos del medio ambiente, salud y registros de mantenimiento; seguridad inventarios; departamento de ingeniería; registros o registros oficiales (Ej.: rellenos sanitarios, departamento de producción; sitios contaminados); departamento de compras; planes de contingencia y otras respuestas; investigación y desarrollo; registros de entrenamiento en Salud, Seguridad y Medio gestión de activos; Amb ien te (HS E); gestión de las instalaciones; registros de accidentes; departamento de entrenamiento; permisos, licencias, notificaciones; departamento legal; organigramas (tareas y responsabilidades) departamento de finanzas y contabilidad; informes de auditoria y otros; departamento de relaciones públicas; registros de incumplimiento y no conformidades; departamento de recursos humanos; quejas; departamento médico; políticas, planes y sistemas administrativos seguros requeridos; contratos con proveedores y otros terceros; registros de entrenamiento. a No se considerará todo lo anterior para todos los sitios u organizaciones y se podrán necesitar otras cosas.
4.3.3
Actividades de observación y condiciones físicas
El evaluador deberá observar y registrar información relacionada con las condiciones físicas del sitio o de la organización, debidas a las actividades anteriores y a las operaciones actuales. Los elementos que se podrán observar en el sitio y fuera de él, se indican en la ayuda práctica, cuadro No. 3. Las observaciones pueden considerar información tomada de los documentos revisados, incluyendo información obtenida al revisar los registros históricos y archivos encontrados en el sitio y fuera de él. Se limitarán las observaciones a aquellas que se puedan detectar usando los sentidos naturales. El evaluador deberá, cuando sea práctico, respaldar sus observaciones con registros fotográficos y/o escritos, de acuerdo con el plan de evaluación.
11
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 El evaluador deberá confirmar los límites físicos del sitio y los límites de c ualquier operación relacionada, de acuerdo con el alcance y el plan de evaluación. Cuando el evaluador no pueda tener acceso a cualquier parte del sitio o de la organización que se evalúa, esta limitación deberá quedar registrada en el informe de evaluación. El evaluador deberá ceñirse a todos los requisitos de seguridad durante las visitas o inspecciones en el sitio.
Cuadro No. 3 A yud a Práctica Ejemplos de elementos que se pueden ob servar para EASO
-
manejo de desperdicios;
-
manejo de materiales y productos; operaciones del proceso; manejo de aguas negras; control de emisiones al aire; descargas de agua; uso de los sitios;
Actividades
Condiciones físicas -
plantas de tratamiento de aguas residuales y alcantarillado; sistemas de calentamiento y enfriamiento; tubería y ventilación; contención, drenajes y desagües; recipientes y tanques de almacenamiento; suministro de servicios públicos; ruido, luz, vibración o calor; olores, polvo, humo, partículas; aguas superficiales y paisaje del sitio; alrededores del sitio y sitios y organizaciones adyacentes; condiciones del suelo y del agua superficial; superficies manchadas o decoloradas; flora y fauna afectadas; rellenos; edificios, plantas y equipos; almacenamiento de materiales; materiales, productos y substancias peligrosas, - ______ equipos de control de incendios y de emergencia. ___________________________________ a No se considerará todo lo anterior para todos los sitios u organizaciones y se ___ ____ podr án nec esi tar otr as cos as. ______ ___ ____ ____ ___ ____ ____ ___ ____ ____ ___ ____ ____ __
4.3.4 Entrevistas 4.3.4.1 Objetivo. La entrevista es un medio para recolectar información para corroborar o aumentar la información derivada del examen de los documentos disponibles y registros y de la observación de las condiciones físicas y las actividades. 4.3.4.2 Entrevistados. Con aprobación del cliente y del representante del evaluado, se podrá entrevistar al personal evaluado responsable por o encargado de actividades o procesos que se evalúan. También se podrán entrevistar, si fuera conveniente, las personas o grupos dentro o f uera del sitio o de la organización, cuando la información pudiera ser valiosa para la evaluación. Los ejemplos de las distintas categorías de entrevistas se relacionan en la Ayuda Práctica, cuadro No. 4.
12
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015
Ayu das Pr ácticas, Casilla No . 4 Ejemplos de entrevistados
a
-
gerente; especialistas ambientales; personal responsable de actividades; operarios; personal de mantenimiento; ex-empleados y jubilados; agencias reguladoras del medio ambiente; bomberos; servicios de emergencia; departamento de salud; autoridades municipales; vecinos del sitio; evaluadores legales; personal de seguridad y salud ocupacional de la compañía; contratistas; personal de compras; - ______ anteriores ocupantes; ___________________________________ a No se entrevistarán todas estas personas en todos los sitios u organizaciones y ___ ____ se pod rán agr ega r o tr as. ____ ___ ____ ____ ___ ____ ____ ____ __
4.3.4.3
Contenido
Entre otras, se podrán hacer las siguientes preguntas a los entrevistados, cuando sea relevante:
describan la naturaleza de su trabajo, la forma como se hace actualmente y cómo se hacía en el pasado; y den información sobre los usos, condiciones e historia del sitio, refiriéndose especialmente a los eventos que han tenido, tengan o puedan tener impacto sobre el medio ambiente.
4.3.4.4 Limitaciones. El entrevistado no tendrá ninguna obligación de responder y posiblemente no pueda dar las respuestas completas debido a su falta de conocimiento. Los evaluadores deberán calificar sus hallazgos en concordancia. El evaluador deberá verificar que la falta de información del entrevistado no se origine en la falta de comunicación, incluyendo el lenguaje o las habilidades idiomáticas. 4.3.4.5 Conclusiones. Se resumirán los resultados de cualquier entrevista. Se confirmará cualquier conclusión a la que se haya llegado, siempre que sea posible. 4.3.4.6 Validación de la información. A medida que se recopila información, se debe validar su exactitud, fiabilidad e idoneidad con el fin de alcanzar los objetivos de la ev aluación. Se deben determinar las consecuencias de la evaluación de cualquier información y se deben comunicar al cliente tan pronto como sea posible. Se deberá comunicar al cliente la información valiosa recopilada, la cual está fuera del de la evaluación pero puede contribuir a alcanzar los objetivos de la misma.
13
limitación
de la
alcance
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 A falta de información validada, es posible que un evaluador de EASO deba hacer uso de su juicio profesional para evaluar la información ambiental disponible y llegar a conclusiones. Sin embargo, siempre es preferible basar las conclusiones en la información validada. 4.4
EVALUACIÓN
4.4.1
Generalidades
La información validada, sobre aspectos ambientales, significa la iniciación del proceso de evaluación. El proceso tiene dos pasos: la identificación de los asuntos ambientales y la determinación de las consecuencias comerciales, como se indica en la Figura 2. A discreción del cliente, dos personas distintas pueden hacerse cargo de cada paso, especialmente cuando el cliente pueda requerir otros expertos (Ej.: técnicos, legales o financieros) para determinar las consecuencias comerciales.
¡ Consecuencias ¡ ¡comerciales (4.4.3) ¡
Nota. Los números entre paréntesis se refieren a las subsecciones de esta Norma Internacional. Las líneas punteadas indica que no es necesario determinar las consecuencias comerciales como parte de la EASO descrita en esta Norma Internacional.
Figura 2. Proceso de evaluación
14
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 4.4.2
Identificación de los asuntos ambientales
Para identificar los asuntos ambientales, se compara la información validada sobre aspectos ambientales con los criterios seleccionados. Se identifica un asunto ambiental cuando la información validada se desvía del criterio seleccionado y el resultado puede ser:
responsabilidades o beneficios para la organización; efectos de la imagen pública del evaluado o del cliente; u ot ros costos.
Los asuntos que, desde una perspectiva comercial, pueden ser menos relevantes pueden ser relevantes ambientalmente y viceversa. Los resultados de este paso son los asuntos ambientales identificados que son relevantes para el cliente. 4.4.3
Determinación de las consecuencias comerciales
Sólo se determinan las consecuencias comerciales si están incluidas en los objetivos y en el alcance de la evaluación. Las consecuencias comerciales son los impactos reales o potenciales (financieros o de otra índole; positivos o negativos; cualitativos o cuantitativos) de los asuntos ambientales identificados y evaluados. Típicamente, esta evaluación implica juzgar las consecuencias de los aspectos ambientales con respecto de los objetivos de EASO, En este paso, se estiman los costos relacionados con la consideración de los aspectos ambientales y se identifican y se evalúan los efectos para el evaluado y/o la imagen pública del cliente. Al juzgar, es necesario tener en cuenta lo siguiente:
los resultados reales o potenciales de las medidas de mitigación, o de las acciones para corregir, evitar o prevenir;
daño ambiental; las responsabilidades reales y potenciales futuras (públicas y privadas) Ej.: como resultado del incumplimiento de cambios reales o previsibles de la legislación y otros requisitos pertinentes; los perjuicios para la imagen pública el evaluado y/o cliente; o el incumplimiento de las políticas del cliente o del evaluado, u otros requisitos definidos por el cliente;
los costos estimados de tales medidas o acciones; 15
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los desarrollos tecnológicos; y
-
el período durante el cual se deben sufragar tales gastos (Ej.: con respecto de posibilidad de que se hagan cumplir las actividades o se apruebe nueva legislación).
la
Cuando las conclusiones están restringidas debido a la falta de información, se debe declarar este punto y se debe calificar cualquier opinión en concordancia. El resultado de esta parte de este proceso de evaluación incluye una lista de las consecuencias comerciales, cuantificadas cuando sea apropiado. 5.
INFORMES
5.1
CONTENIDO DEL INFORME
El evaluador es responsable del contenido del informe y debe presentar la información en una forma diseñada para ayudar al cliente a entender la importancia de los hallazgos. Para hacerlo, el evaluador debe distinguir los hechos de las opiniones, identificar claramente las bases de los hallazgos e indicar la relativa incertidumbre relacionada con cualquier hallazgo. La siguiente información se debe reportar al cliente:
-
identificación de los sitios y/o organizaciones evaluadas;
-
nombre(s) del o los evaluadores y del autor del informe;
-
objetivos de la evaluación, alcance y criterio;
-
fechas y duración de la evaluación; cualquier limitación de la información disponible evaluación;
-
y sus consecuencias y desviaciones del
para la
-
cualquier limitación, exclusión, modificaciones acordado para la evaluación; y
alcance
-
un resumen de la información recopilada durante la evaluación y los resultados de la misma.
Sujeto a un acuerdo entre el cliente y el evaluador, también se puede reportar la siguiente información:
-
nombre del cliente;
-
nombre del representante del evaluado;
-
identificación de los miembros del equipo evaluador;
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cronograma de la evaluación;
16
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 resumen de los procedimientos de evaluación utilizados; resumen de los documentos de referencia, listas de verificación y protocolos, así como otros documentos de trabajo utilizados; métodos utilizados para la evaluación, y las bases para la misma; resultados de la evaluación, si fue conducida por un evaluador; recomendaciones relacionadas con los posibles pasos a seguir; requisitos de confidencialidad; y conclusiones.
La ayudas prácticas, cuadro No. 5 contiene una tabla con ejemplos del contenido. Si está definido en el alcance, el informe deberá anexar suficiente documentación, incluyendo referencias e información clave, con el fin de respaldar los hallazgos contenidos en el informe y permitir la reevaluación de la evaluación, bien sea en fecha posterior o por otra persona. El evaluador deberá calificar cualquier opinión para la cual no se contó con suficiente información; Ej.: debido a información insuficiente. 5.2
FORMATO DEL INFORME
Las prioridades del cliente u otros protocolos pueden exigir la presentación de un informe verbal, únicamente. De otra forma, el informe deberá ser por escrito.
Cuadro No. 5 Ay udas Prácticas, Ejemplos del contenido de un informe EASO
a) b)
resumen ejecutivo; introducción: nombre del cliente; sitios u organizaciones evaluadas; nombre del representante del evaluado; nombre del o los evaluadores; tiempo y duración de la evaluación; c) objetivos y alcance: instrucciones del cliente; límites del sitio y de la organización; d) criterios de evaluación; e) proceso de la evaluación; f) información fuentes; limitaciones y posibles consecuencias; resumen; g) conclusiones; asuntos ambientales; consecuencias comerciales; Apén dic es. _ ____ ____ ____ ___ ____ ____ ___ ____ ___ ____ ____ ___
17
NORMA T CNICA COLOMBIANA NTC-ISO 14015 5.3
DISTRIBUCI N DEL INFORME
Los informes son propiedad exclusiva del cliente. Por l o tanto, se debe respetar la confidencialidad y deben ser debidamente salvaguardados por el o los evaluadores y por quienes reciban el informe. El informe se distribuye a discreción del cliente, lo cual puede incluir la entrega de una copia del informe a la persona evaluada.
DOCUMENTO DE REFERENCIA INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION, Environmental Management Environmental Assessment of Sites and Organizations (EASO). Geneve, 19 p. (ISO 14015:2001).
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ISO
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[7] management - Vocabulary
ISO
19
14050,
Environmental
