INTERNAL CONTROL QUESTIONNARE PENDAPATAN DAN BEBAN A. Kelemahan-kelemahan 1 Dilihat dari jawaban atas pernyataan poin nomor 5, terdapat kelemahan yang terjadi dalam proses internal kontrol di bagian pembayaran upah atas dasar hasil kerja. Dari hasil kuesioner diperoleh pernyataan terdapatnya catatan hasil kerja karyawan dan diawasi, serta catatan hasil kerja karyawan dicocokan dengan hasil produksi sebenarnya sebelum upah dibayar tidak relevan. Catatan hasil kerja karyawan harus dibuat dan digunakan sebagai dasar perhitungan upah karyawan, jika tidak ada catatan maka tidak ada yang digunakan sebagai dasar pembayaran upah sehingga upah yang diterima karyawan tidak sesuai dengan hasil kerjanya. Catatan ini harus diawasi oleh karyawan di bidang personalia. Sebaiknya catatan hasil kerja karyawan dicocokan dengan hasil produksi sebenarnya untuk memastikan keakuratan pencatatan yang akan digunakan
2
sebagai dasar pehitungan besarnya upah karyawan. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.1, terdapat kelemahan yang terjadi dalam proses internal kontrol di bagian penerimaan kas/bank oleh PT. PETA. Dari hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa apabila semua atau sebagian pegawai dibayar dengan cek maka setiap cek ditandatangani oleh orang-orang yang tidak melakukan persiapan gaji/upah, menyiapkan cek dan membukukan gaji/upah tidak relevan. Akibat kurang kejelasan mengenai siapa yang seharusnya menandatangni cek pembayaran gaji/upah. Tindakan semacam ini akan menjadi kelemahan yang sangat berpotensi menimbulkan kecurangan-kecurangan yang sifatnya material. PT PETA perlu membuat prosedur mengenai penandatanganan cek untuk pembayaran gaji/upah pegawai. Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama untuk mencegah pembayaran berlebihan dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang pengendalian aktivitas penggajian kunci, seperti menambahkan dan menghapus karyawan. Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani. Fungsi keuangan bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang
tunai tersebut kemudian dimasukkan kedalam amplop gaji setiap karyawan, untuk 3
selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.2, terdapat kelemahan yang terjadi dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. PETA. Dari hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa cek yang batal dirusak atau tetap disimpan tidak relevan. Setelah cek gaji dicairkan oleh karyawan, cek yang dibatalkan lalu dikembalikan keperusahaan dari bank. Cek yang batal tidak boleh dibuang tetapi dituliskan tanda “batal’ agar dapat dipertanggungjawabkan pemakaiannya dan tidak
4
disalahgunakan. Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.3, terdapat kelemahan yang terjadi dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. PETA. Dari hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa buku cek hanya dipegang oleh petugas bagian keuangan yang menyiapkan cek tidak relevan. Fungsi keuangan bertangggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Buku cek yang digunakan harus disimpan dalam kotak besi dan dibawah pengawasan pejabat yang bukan menangani akuntansi.
5
Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.4, terdapat kelemahan yang terjadi dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. PETA. Dari hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa rekening bank untuk gaji direkonsiliasi setiap akhir bulan tidak relevan. Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas, termasuk penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Rekonsiliasi bank dilakukan untuk mengungkapkan setiap kesalahan dan ketidak wajaran yang ada pada catatan perusahaan di bank. Prosedur rekonsiliasi dilakukan untuk mencari sebab-sebab ketidakcocokan yang terjadi antara saldo menurut catatan bank dan catatan perusahaan. Pengendalian yang penting atas saldo akhir kas adalah rekonsiliasi bank secara bulanan. Rekonsiliasi laporan bank sebaiknya dibuat oleh staf yang tidak mempunyai kepentingan terhadap kas, maksudnya agar penyusunan rekonsiliasi bank ini dapat digunakan untuk mengecek catatan-catatan kas dan bank.
6
Dilihat dari jawaban atas pertanyaan nomor 7 poin b.5, terdapat kelemahan yang terjadi dalam proses internal kontrol di bagian pengeluaran kas/bank oleh PT. PETA. Dari hasil kuesioner diperoleh pernyataan bahwa rekonsiliasi dilakukan oleh orang lain yang tidak
menyiapkan dan membayar gaji/upah tidak relevan. Rekonsiliasi laporan bank sebaiknya dibuat oleh staf yang tidak mempunyai kepentingan terhadap kas atau orang yang
tidak
membayar
dan
menyiapkan
gaji/upah,
maksudnya
agar
penyusunan rekonsiliasi bank ini dapat digunakan untuk mengecek catatan-catatan kas dan bank. a) artinya rekening koran dikirimkan langsung kepada staf tersebut, b) sebaiknya cek yang dikembalikan dicocokan dengan jurnal penggajian menyangkut nama, jumlah, dan tanggal, c) tanda tangan pengambilan uang pada paid check diperhatikan sebagai bentuk dalam prosedur audit bahwa yang menandatangani memiliki wewenang di perusahaan, d) jika pembayaran dilakukan dengan pemindahbukuan ke rekening bank pegawai maka perintah pemindahpembukuan tersebut
ditantangani
oleh
orang
yang
terpisah.
Dimana
bagian
personalia
mempersiapkan daftar gaji/upah, bagian keuangan mempersiapkan cek gaji/upah dan bagian akuntansi yang melakukan pembukuan gaji/upah. B. Catatan Lain 1 Diperlukannya pembuatan catatan personalia (personel records) meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran, pengurangan yang 2
diotorisasi, evaluasi kinerja dan tanggal berhenti bekerja. Diperlukannya formulir pajak penggajian. sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor haru mereview penghasilan dari setidaknya salah saji stu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika klien
3
lalai menyiapkan formulir pajaksecara benar. Jika pembayaran dilakukan berdasarkan hasil kerja maka diperlukan catatan hasil kerja karyawan yang telah diawasi oleh karyawan di bidang personalia. Dan catatan hasil kerja karyawan sebaiknya dicocokan dengan hasil produksi sebenarnya sebelum gaji/upah dibayarkan kepada karyawan untuk memastikan keakuratan pencatatan yang digunakan sebagai dasar pehitungan besarnya upah karyawan dan untuk mengurangi terjadinya kesalahan dalam pencatatan hasil kerja karyawan sehingga mempengaruhi besarnya gaji/upah yang diterima.
4
Untuk perusahaan kecil yang tidak memiliki struktur organisasi pada bagian HRD, sebaiknya dijelaskan prosedur penerimaan pegawai, perubahan gaji, dan pemberhentian
5
pegawai pada pernyataan poin nomor 2. Pengujian atas karyawan yang tidak ada. Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan yang tidak ada ) seringkali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal pegawai sudah berhenti bekerja. Biasanya orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah klerk penggajian, mandor, rekan karyawan, atau mungkin mantan karyawan itu sendiri. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya ntuk mengetahui tanda tangan yang diotorisasi dan kelayakan odorsemen. Memeriksa cek yang telah dicatat sebagai tidak berlaku juga dapat dilakukan untuk memastikan bahwa cek tersebut tidak disalah gunakan. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah karyawan telah benar benar bekerja selama periode penggajian. Prosedur yang menguji apakah karyawan yang telah berhenti ditandatangani dengan layak adalah memilih beberapa file karyawan yang telah berhenti itu pada tahun berjalan dari catatan personalia untuk menentukan apakah masing masing menerima pesangon yang konsisten dengan
6
kebijakan perusahaan. Pengujian atas kecurangan waktu. Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu lebih banyak dari yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosdurnya adalah merekonsilisasi total jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatanjam kerja yang indepeden, seperti yang seringkali diselenggarakan oleh pengendalian produksi.
C. Kesimpulan Penilaian Kesimpulan penilaian atas ICQ – Pendapatan dan Beban PT. PETA adalah Sedang.
D. Revisi Kesimpulan Penilaian (Lampirkan Alasannya)
Kesimpulan penilaian atas kuesioner pengendalian internal yang telah dibuat atas pengendalian internal dan prosedur audit untuk pengujian kewajaran terhadap pengeluaran cek adalah sedang, karena masih ada beberapa kelemahan dan hal yang perlu diperbaiki.
