HƯỚNG DẪN KIỂM KÊ HÀNG TỒN KHO Thời gian kiểm kê:
8:30 AM – 4:00 PM Ngày 31 tháng 12 năm 20XX
MỤC ĐÍCH KIỂM KÊ:
Kiểm tra thực tế nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, sản phẩm dở dang tồn kho hoặc trên dây truyền sản xuất tại thời điểm ngày kiểm kê. Thông qua việc kiểm kê, đánh giá tình hình quản lý nguyên vật liệu tại kho cũng như tình trạng thực tế của hàng tồn kho. ĐỐI TƯỢNG KIỂM KÊ:
-
Nguyên liệu tồn kho và sản phẩm dở dang trên dây chuyền sản xuất Thành phẩm tồn kho Bao bì đóng gói Các loại hàng tồn kho khác.
CÁC HOẠT ĐỘNG SAU ĐÂY SẼ BỊ HẠN CHẾ KHI KIỂM KÊ: Về nguyên tắc, trong khi tiến hành kiểm kê, việc nhập hàng từ ngoài vào hay các hoạt động có liên quan đến đối tượng kiểm kê đều bị cấm. Trong trường hợp việc nhập hàng vì lý do chính đáng và khẩn cấp sẽ chỉ được tiến hành ở nơi đã được chỉ định. Trong thời gian kiểm kê, nghiêm cấm việc di chuyển hoặc thay đổi vị trí của đối tượng kiểm kê. Nghiêm cấm việc đi lại trong khu vực kiểm kê trong giờ nghỉ giải lao hoặc đi lại trong khu vực đã kiểm kê xong. NHÓM KIỂM KÊ
Có quyết định bằng văn bản kèm theo Trưởng ban kiểm kê là Tổng Giám đốc/Giám đốc Nhóm trưởng chịu trách nhiệm phụ trách mỗi nhóm. Mỗi nhóm gồm một nhân viên kế toán Nhóm kiểm tra sẽ thực hiện việc kiểm tra thực hiện của từng nhóm
(Các kiểm toán viên sẽ quan sát quá trình thực hiện kiểm kê và tham gia kiểm tra chọn mẫu đối với một số loại vật tư). PHƯƠNG PHÁP KIỂM KÊ:
Phương pháp kiểm kê được áp dụng là phương pháp kiểm kê thực tế theo các cách: - Đếm - Cân - Đo
CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CHO CÔNG TÁC KIỂM KÊ:
-
Thành lập tổ kiểm kê: Tuỳ thuộc vào khối lượng hàng tồn kho cuối năm, công ty có thể tổ chức thành hai hoặc ba nhóm kiểm kê. Mỗi tổ kiểm kê ít nhất là 3 người bao gồm kế toán, thủ kho và nhân viên của bộ phận sản xuất hoặc Marketing.
-
Người phụ trách công tác kiểm kê tổ chức việc hướng dẫn công tác kiểm kê cho các thành viên tham dự kiểm kê.
-
Trưởng kho và những người có trách nhiệm tiến hành sắp xếp kho tàng theo từng chủng loại mặt hàng, theo quy cách để dễ nhìn, dễ đếm và dễ kiểm kê. Những lô hàng có số lượng nhiều phải được sắp xếp lại ngay ngắn trước khi đếm đồng thời phân loại các hàng chậm luân chuyển, hàng hỏng ra vị trí riêng (nếu có thể).
-
Nhập lại kho những nguyên liệu và thành phẩm còn tồn lại trong các phân xưởng sản xuất.
-
Tiến hành khoá thẻ kho tại cuối ngày 31/12/20XX
-
Tiến hành khoá sổ chi tiết hàng tồn kho bao gồm tên, danh mục, mã hàng, đơn vị tính và số lượng.
-
Phân loại và đánh mã hiệu cho các đối tượng kiểm kê theo từng mã hiệu hàng tồn kho.
-
Lập các Phiếu kiểm kê “Inventory Count Tag” (2 liên) được đánh số thứ tự trước, nguyên tắc nhận bao nhiêu thì nộp lại bấy nhiêu. Trường hợp phiếu viết sai thì phải gạch chéo và lưu lại. Các phiếu này không được tẩy xoá.
-
Tập hợp Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho sau cùng.
-
Lập Báo cáo hàng đang đi đường cho hàng mua và hàng xuất ra chi nhánh ở Thành phố Hà Nội.
-
Gửi thư xác nhận cho hàng của Công ty đang gửi đi bán ở các đại lý.
-
Để riêng biệt và không đếm hàng ký gửi của khách hàng.
-
Trong trường hợp có nhiều kho và nhiều chủng loại hàng hoá, nhóm kiểm kê có thể đếm trước ngày 31/12/20XX và trong báo cáo phải chỉ rõ sự biến động của từng loại hàng tồn kho tại thời điểm đếm cho đến ngày 31/12/20XX.
-
Lập bảng kiểm tra soát xét phiếu kiểm kê.
TIẾN HÀNH KIỂM KÊ:
-
Hàng tồn kho phải được đếm từ trong ra ngoài cửa kho để tránh bỏ sót. Các lô hàng đã đếm rồi phải được đánh dấu bằng Count tag hoặc bút dạ đỏ.
-
Mỗi nhân viên kiểm kho phải ký tên vào phiếu đăng ký xác nhận giờ bắt đầu và kế thúc kiểm kho của mình.
-
Mỗi thành viên tham gia kiểm kê được chỉ định và tuân thủ theo sự hướng dẫn của người phụ trách. Tuyệt đối chấp hành các nguyên tắc về an toàn lao động.
-
Mỗi nhóm hàng phải ít nhất hai người trong nhóm đếm. Từng người trong nhóm ghi kết quả lên phiếu kiểm kê thành hai liên và cả hai người cùng ký xác nhận lên phiếu kiểm kê. Trong trường hợp hai người đếm được hai kết quả khác nhau thì cả hai phải đếm lại lần thứ hai. Dán liên thứ nhất lên lô hàng đầu đã đếm, lưu lại liên thứ hai để nộp lại cho bộ phận tổng hợp sau khi hoàn tất công việc kiểm kê. Trưởng nhóm ghi kết quả kiểm kê vào bảng tổng hợp (Inventory Count Sheet).
-
Đếm khách quan, không phụ thuộc vào thẻ kho. Sau khi đếm mỗi lô hàng, vật liệu đối chiếu với thẻ kho để phát hiện chênh lệch giữa thẻ kho và thực đếm, với sự xác nhận của nhân viên kho. Trưởng nhóm có trách nhiệm tập hợp số liệu và lập “Stockcount report”.
-
Ghi nhận và đếm tách riêng các loại hàng hư hỏng, không sử dụng, hoặc không đạt phẩm chất.
-
Tên (Description) và mã hàng (Product Code) ghi trên phiếu đếm và bảng tổng hợp phải khớp hoàn toàn với bảng danh sách các loại hàng (List of Inventory items) được phát cho mỗi nhóm.
-
Bảo đảm tất cả các lô hàng trong khu vực được chỉ định đều được đếm đầy đủ. Việc ĐẾM ĐÚNG, ĐẾM ĐỦ, ĐẾM CHÍNH XÁC là bắt buộc.
-
Đối với những lô hàng cao, khó đếm, phải yêu cầu nhân viên nhà kho, xưởng sử dụng các phương tiện hỗ trợ.
-
Bất cứ vấn đề nào phát sinh mà nhóm không tự giải quyết được, phải báo về cho người chịu trách nhiệm kiểm kho biết.
CÁCH THỨC KIỂM KÊ: 1-2 người, người đo đếm và người ghi chép lập thành một nhóm. Người đo, đếm và người ghi chép của nhóm kiểm kê và nhóm giám sát phải khác nhau. Lưu ý: Người thực hiện kiểm kê (cả nhóm kiểm kê và giám sát) không được trái với chỉ thị của người chịu trách nhiệm trong quá trình kiểm kê.
Việc kiểm kê sẽ được tiến hành bằng cách ghi chép và xác nhận vào các phiếu kiểm tra tương ứng với sơ đồ bố trí. Mã số của mỗi phiếu kiểm kê tương ứng với mã số của mỗi vị trí. Mỗi phiếukiểm kê sẽ được gắn vào vị trí kiểm kê. Các phiếu kiểm kê được phát cho người kiểm kê sẽ được ký nhận, ghi chép và quản lý theo bảng giao nhận. Phương pháp kiểm kê lần thứ nhất: a) Kiểm kê được tiến hành bằng cách bắt đầu tính toán đo lường trên giá (vị trí) từ bên trái sang bên phải, lần lượt từ trên xuống dưới. Khi người tính toán đo đếm số liệu thì người ghi chép phải quan sát thật kỹ việc đo đếm đó. Phải đếm thực tế các loại hàng hoặc chi tiết có trên giá và ghi số đếm được vào phiếu ghi. Sau khi đo đếm xong một mã hàng một chủng loại, người đo đếm đọc số liệu, người ghi chép ghi lại sau đó thông báo ngay cho người đo đếm là số liệu này đã được ghi trước khi chuyển sang đo đếm loại khác. Trường hợp nghi số liệu không chính xác thì việc đo đếm sẽ phải yêu cầu thực hiện lại. b) Phải luôn bàn bạc với nhau trong quá trình kiểm kê, đo đếm. c) Những hàng là đối tượng kiểm tra đã được đóng thùng, hoặc còn trong thùng thì kiểm kê theo xác suất để xác định số lượng bên trong chứ không kiểm tra tất cả. d) Trường hợp phiếu kiểm kê không có tên hàng, số của hàng thực có tại kho hàng và là đối tượng kiểm kê thì viết tay một dòng mới cho hàng đó. e) Kiểm tra xong một giá hàng hoặc một vị trí theo sơ đồ thì người đo đếm và người ghi chép phải ký tên, ghi rõ họ tên và đánh số thứ tự vào hộp đặt ở các nơi mình phụ trách. Lần kiểm kê thứ hai: a) Nhóm giám sát trong công ty lấy từ tờ kiểm kê trong hộp ra và tiến hành kiểm tra theo xác suất. Phuơng pháp kiểm kê trong hộp ra và tiến hành kiểm tra theo xác suất. Phuơng pháp kiểm kê và thực hiện tương tự như giải thích trong a,b,c,d ở trên. b) Trường hợp phát hiện ra số lượng đã kiểm kê sai thì người giám sát sẽ yêu cầu người kiểm kê lần thứ nhất phải kiểm kê lại. c) Để đính chính sai thì người kiểm kê phải xóa một dòng sai đó bằng hai gạch ngang bằng bút bi mày đỏ, ký tên vào vị trí của dòng bị sai đó và ghi lại một dòng đó. d) Sau khi kiểm tra xong thì nhóm giám sát trong công ty phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu kiểm kê. Dán giấy đánh dấu: a) Sau khi kiểm kê xong một loại hàng hoặc một mục trong phiếu kiểm kê trong lần kiểm kê lần thứ nhất, người kiểm kê phải dán một mảnh giấy nhỏ màu vàng vào một chi tiết đại diện cho mục đó. b) Sau khi kiểm kê xong một loại hàng thì người kiểm kê phải xác nhận lại xem còn có mục nào hoặc loại hàng nào sót không. c) Về phần người giám sát trong công ty thì sau khi kiểm tra xong một mục nào đó, người giám sát phải dán một mảnh giấy nhỏ màu xanh (hoặc 1 tờ giấy có ký hiệu đánh dấu riêng) vào một chi tiết đại diện cho mục đó.
d) Người giám sát trong công ty khi xác nhận đã kiểm tra xong một giá hàng, dán giấy xác nhận cho chữ FINISH vào đó coi như việc kiểm kê đã hoàn thành tại khu vục giá đó. e) Mảnh giấy nhỏ đi kèm hiện vật đó không được bóc ra cho đến khi có chỉ thị đã kiểm kê xong của trưởng ban kiểm kê. Phân loại, đo đếm, tính toán: a) Đối với hàng có số lượng nhiều trong kho, đơn giá rẻ thì có thể dùng phương pháp ước lượng để tính toán cho việc kiểm kê. Ví dụ đến 100 cái, cân lên rồ tiếp tục cân để tính toán số lượng... b) Trường hợp này phải ghi rõ vào cột ghi chú của phiếu kiểm kê. c) Để thực hiện được phương pháp tính toán như trên, phải có sự đồng ý xác nhận của người chịu trách nhiệm kiểm kê trước khi tiến hành. Đơn vị tính: Phải chú ý ghi và phân định rõ vào đơn vị tính là cái, thanh, kg... và ghi chép cẩn thận để tránh nhầm lẫn. Ghi vào phiếu kiểm kê: (a) Tiến hành lần lượt theo thứ tự từ điểm qui định ở nơi mình phụ trách và phải ghi cẩn thận, nắn nót những thông tin yêu cầu cần thiết băng bút bi vào phiếu kiểm kê theo từng dòng. Không chấp nhận việc ghi chép bằng bút mực, bút chì. (b) Trường hợp ghi nhầm vào phiếu kiểm kê thì xóa toàn bộ dòng bị nhầm bằng bút bi đỏ bằng hai gạch ngang vào giữa dòng và viết lại vào dòng tiếp theo. Không chấp nhận việc đính chính, sửa chữa. (c) Phiếu kiểm kê có đánh số để quản lý nên viết nhầm không được xé đi, cũng không được cho người khác sử dụng tờ phiếu đó. (d) Trường hợp phiếu kiểm kê được phát bị thiếu thì phải thông báo cho người chịu trách nhiệm tiến hành kiểm kê để nhận được phiếu mới. Tuyệt đối cấm việc cho và nhận phiếu kiểm kê giữa những người kiểm kê. (e) Phần trống trong phiếu kiểm kê (Những dòng chưa viết) thì người giám sát trong công ty vào thời điểm đo đếm xong sẽ đánh dấu X bằng bút bi đen đến hết trang giấy để không thể điền thêm vào được nữa. (f) Không được sửa chữa số thứ tự đã có sẵn trong phiếu kiểm kê. Không được ghi vào khu vực dành cho phòng kế tóan. Kiểm kê hàng đã được gửi đi (a) Công việc kiểm kê đối với loại hàng này sẽ được diễn ra tại địa điểm đang tập kết hàng đó nếu đó là địa điểm thích hợp có thể tổ chức việc kiểm kê, nhưng phải qua đại lý ủy quyền. Sau khi nhận được được giấy biên nhận và chứng từ sẽ kiểm kê dựa vào chứng từ đó.
(b) Việc thực thi kiểm kê qua đại lý ủy quyền của loại hàng này sẽ tiến hành bằng cách ủy quyền, bổ nhiệm cho người có trách nhiệm thực thi việc kiểm kê đã được quyết định. (c) Chứng từ tiến hành kiểm kê phải được lưu lại đính kèm với phiếu kiểm kê. Những phương pháp kiểm kê khác phải đối chiếu vói phương pháp kiểm kê tại kho. Thu hồi phiếu kiểm kê (a) Các nhóm (người tiến hành kiểm kê), sau khi kiểm kê xong thì phải phân phiếu kiểm kê ra thành phiếu đã dùng, phiếu chưa dùng, phiếu ghi nhầm, xếp theo thứ tự, ghi số tờ của từng loại trên vào bảng tổng kết, ký tên và nộp phiếu kiểm kê cùng bảng tổng kết cho người chịu trách nhiệm tiến hàh kiểm tra. (b) Ngưòi chịu trách nhiệm tại các khu vực kiểm tra sau khi nhận được phiếu kiểm kê từ những người kiểm kê thì tập hợp lại, kiểm tra số, phương pháp ghi, kiểm tra xem có thiếu chữ ký hay thông tin nào không rồi nộp tất cả cho người chịu trách nhiệm tại phòng điều phối. Một số ký hiệu dùng để ghi trong phiếu kiểm kê 1. 2. 3. 4.
Hàng tốt Hàng bị lỗi Hàng tồn kho dài kỳ Hàng sản xuất thử
KẾT THÚC KIỂM KÊ:
-
Tiến hành việc tổng kết số liệu trên sổ sách kế toán theo dõi, đối chiếu số liệu tồn kho và phân tích nguyên nhân chênh lệch (nếu có).
-
Hoàn tất bảng kiểm tra phiếu kiểm kho.
-
Lập Stockcount Report đính kèm Count sheet và Count tag.
-
Viết Báo cáo kết quả kiểm kê trong đó gồm những nội dung chính:
Thành phẩm tham dự kiểm kê Phương pháp kiểm kê Kết quả kiểm kê 1. Số lượng chênh lệch, nguyên nhân (nếu có) 2. Tình trạng hàng tồn kho 3. Điều kiện kho tàng cho mục đích bảo vệ kho.
ABC CO., LTD No........
STOCKCOUNT REPORT PLANT/WAREHOUSE: LOCATION: DATE: COUNT PERFORMED BY: STOCK CATEGORY: # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Product code
Description
Locations
Countshee t
Count unit
Actual count
Accounting book
Difference
Remarks
ABC CO., LTD PLANT/WAREHOUSE: LOCATION: DATE: COUNT PERFORMED BY: STOCK CATEGORY:
No........
COUNT SHEET # 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Product Code
Description
Locations
Count tag
Count unit
Actual count
Remarks
ABC CO., LTD PLANT/WAREHOUSE: LOCATION: DATE: COUNT PERFORMED BY: STOCK CATEGORY:
No......
COUNT TAG Original/Duplicate
Product code
....................................................................................................
Description
....................................................................................................
Location
....................................................................................................
1st count .............. 2nd count .............. 3rd count .............. First counter
Second counter
