LABORATORIUM PEMROGRAMAN AKUNTANSI (MYOB V.19)
NAILIL MUNA
MYOB AKUNTANSI BAGIAN 1 : MEMBUAT DATA BARU PERUSAHAAN Sebelum kita dapat mengentri transaksi ke dalam MYOB, maka Anda harus membuat data baru perusahaan. Data-data perusahaan dapat dilihat dari informasi perusahaan yang ada di perusahaan atau dalam hal ini pada buku soal. Adapun langkah-langkah membuat data baru adalah sebagai berikut : 1. Buka program MYOB 2. Klik tombol Create new company file 3. Kemudian klik Next 4. Setelah itu, masukkan data-data perusahaan. Jika data perusahaan te lah diisi dengan benar, langkah selanjutnya adalah klik Next
Keterangan Pengisian : • Company name : diisi sesuai dengan nama perusahaan • Company Company no : diisi sesuai dengan NPWP perusahaan perusahaan • VAT no : diisi sesuai dengan NPPKP perusahaan • Address : alamat perusahaan • Phone number : nomer telepon • Fax number : nomer fax • Email Address : alamat email email perusahaan Jika ada isian ABN (Australian (Australian Business Number ) maka abaikan atau tidak perlu diisi. 5. Berikutnya adalah mengisi Accounting Information pada MYOB. Pengisian ini disesuaikan dengan sistem akuntansi yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Perhatikan gambar berikut.
Tampilan di atas menjelaskan bahwa data keuangan yang disusun adalah :
Current Financial Year : Tahun berapa laporan keuangan akan disusun, misalnya adalah tahun buku 2017 Last Mont of Financial Year : Tutup buku laporan keuangan perusahaan dilakukan biasanya setiap bulan Desember Conversion Month: Awal bulan dari tahun berjalan untuk melakukan penginputan setiap transaksi Number of Accounting Period: Periode akuntansi yang dilakukan adalah selama 12 bulan atau 1 tahun buku pembukuan
6. Kemudian klik Next, akan muncul gambar berikut. Ini adalah kolom konfirmasi yang disediakan oleh MYOB yang digunakan untuk memastikan sis tem akuntansi yang dipilih telah sesuai dengan sistem yang digunakan perusahaan atau belum
7. Klik Next. Kemudian pilih opsi yang kedua karena Anda akan mengimport data akun (Account List) dari Notepad atau dari Microsoft Excel yang telah dibuat sebelumnya
8. Klik Next. Berikut adalah menentukan nama dan lokasi penyimpanan file untuk data perusahaan yang dibuat. Caranya adalah dengan mengklik tombol Change, kemudian tentukan lokasi penyimpanan dan nama file yang diinginkan.
Misalnya anda akan menyimpan di drive C atau di drive D. 9. Kemudian klik Next dan tunggu proses pembuatan data baru selesai. 10. Pilih Command Center.
LANGKAH 2 MEMBUAT DAN IMPORT DATA AKUN Import akun merupakan metode yang digunakan agar pekerjaan membuat daftar akun menjadi lebih cepat dan lebih praktis, serta daftar akun yang telah dibuat dapat digunakan lagi untuk data perusahaan yang lain.
1. Membuat daftar akun di Microsoft Excel Sebelum melakukan proses import, maka Anda harus menyiapkan daftar akun terlebih dahulu yang dibuat pada Microsoft Excel. Adapun langkah-langkahnya adalah sebagai berikut : a. Setelah daftar akun diketik sesuai dengan urutan seperti gambar dibawah, klik File – Save As b. Tentukan nama dan lokasi penyimpanan file, kemudian klik Save
c. Setelah file tersimpan dalam format Excel (*.xls), langkah selanjutnya adalah menyimpan file data akun ke dalam format Text (Tab Delimited). Klik File – Save As. Ubah Save As Type menjadi Text (Tab Delimited) dengan cara mengklik tanda panah yang ada pada kolom tersebut. d. Kemudian klik Save e. Klik Ok – kemudian Yes f. Apabila file Akun tersebut sudah benar tersimpan dalam format Text, maka tulisan Sheet 1 pada worksheet akan berubah menjadi Nama File nya. Misalnya menjadi Akun Pohon Kurma MYOB
g. Agar daftar akun dapat diimport ke dalam MYOB, maka Microsoft Excel ini harus ditutup terlebih dahulu. Klik File – Exit, kemudian pilih No
2. Setelah membuat daftar akun di Microsoft Excel, bukalah kembali program MYOB 19 yang Anda buat.
Klik menu OPEN
3. Kemudian Klik Menu File – Import Data – Accounts
4. Pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Records, setelah itu Klik Continue seperti gambar berikut :
5. Carilah file dalam format text (tab delimited.txt ) yang sebelumnya telah Anda buat, klik file tersebut lalu klik Open.
6. Klik satu persatu item yang akan diimpor. Jika telah sesuai dengan masing-masing nama, kemudian klik Import.
7. Setelah proses import data selesai, klik OK
Setelah Anda selesai mengimport data akun, periksa kembali a kun-akun Anda. Pastikan daftar akun sudah benar dan lengkap. Keterangan dari import accounts di atas :
Baris pertama merupakan akun yang berhasil diimpor tanpa kesalahan Baris kedua merupakan jumlah akun yang tidak dapat diimpor atau terlompati. Jika terdapat angka selain nol, berarti ada akun yang gagal diimpor
Baris ketiga merupakan jumlah akun yang berhasil diimpor dengan peringatan bahwa terdapat data yang diabaikan. Informasi akun yang berhasil diimpor tetapi dengan peringatan (with warning )bisa dilihat di myoblog.txt yang tersimpan di folder yang sama dengan file perusahaan yang telah dibuat misalnya seperti pada gambar berikut :
Untuk melakukan edit akun bisa misalnya dengan menambah atau mengurangi akun bisa dengan cara sebagai berikut : o
a. b. c. d.
Cara menambah akun Dengan cara klik Accounts – Accounts List Menambah akun, caranya klik New Kemudian pilih Account Type – isi nomer akun – nama akun, klik OK Mengedit akun, caranya klik akun yang akan diedit. Kemudian klik tanda panah pada akun tersebut. Edit akun, lalu klik OK
Cara mengurangi/ menghapus akun a. Klik nama akun yang akan dihapus b. Klik edit c. Klik delete account o
Perhatikan contoh daftar akun berikut ini :
Pada daftar akun tersebut terdapat akun yang seharusnya merupakan detail akun tetapi didata sebagai induk / header akun. Seperti terlihat pada gambar di ata s seharusnya dicetak tidak tebal karena merupakan detail akun. Dengan demikian perlu dilakuan pengeditan data dengan mengubah posisi header menjadi detail serta disesuaikan dengan tipe akun yaitu dengan klik edit akun lalu pilih detail akun dan tentukan tipe akun yang seusai.Perhatikan gambar di bawah ini :
LANGKAH 3 MERANCANG AKUN Merancang akun modul harta / Asset 1. Dari menu command centre klik tombol account, klik account list lalu klik modul harta / asset. Hapus akun yang tidak diperlukan antara lain : - Cheque account - Undeposited fund - Electronic clearing account - Trade debtor
Terdapat empat akun selain akun hasil import yang harus dihapus. Keempat akun tersebut merupakan account linked atau akun yang mempunyai link ( bertanda checklist) sehingga untuk menghapusnya terlebih dahulu harus dihapus linknya.
Misalnya kita akan menghapus cheque account maka kita harus melalui langkahlangkah sebagai berikut : 1. Klik anak panah putih yang terdapat di samping kiri akun lalu muncul dialog sebagai berikut :
2. Klik details lalu lihat link nya pada panah bagian bawah
3. Klik anak panah putih untuk melihat dan mulai menghapus link nya.
Hilangkan link dengan scroll down list pada daftar kolom link, lalu ganti link trade debtor menjadi account receivable atau piutang usaha dan cheque account ubah menjadi Kas di tangan / petty cash. Sedangkan untuk link trade creditors ubahlah menjadi hutang usaha dan cheque account menjadi kas di bank ( cash in bank ) seperti tampak pada gambar di bawah ini :
Jikalau masih terdapat linked account maka lakukan hal yang sama, misalnya dalam hal ini masih terdapat linked account payroll account maka klik panah putih bawah tersebut hingga tampak dialog sebagai berikut :
Untuk linked account undeposited fund dengan cara yang sama ubahlah menjadi kas di tangan / petty cash seperti tampak pada gambar di atas. Setelah semua linked account dihapus maka akun yang tidak dibutuhkan dan sudah tidak mempunyai link bisa dihapus dengan cara klik edit lalu delete account.Setelah semua akun asset dirapikan maka akan tampak seperti di bawah ini :
Merancang Modul Akun Liability
Akun yang tidak digunakan adalah trade creditors dan payroll accruals payable. Untuk trade creditors dapat langsung dihapus dengan delete accounts karena tidak mempunyai linked accounts. Sedangkan payroll accruals payable tidak perlu dihapus hanya kita ganti nomer akunnya sehingga letaknya ada di urutan paling bawah dengan langkah edit akun lal u ganti nomer akunnya.
Kita juga bisa menonaktifkan akun yang tidak dipakai dengan cara klik kanan lalu klik mark inactive. Dan jika kita akan mengaktifkan lagi maka klik kanan lalu klik mark active seperti tampak di bawah ini :
Merancang Modul Equity Terdapat tiga akun yang harus diedit yaitu : Retained earnings Diubah menjadi Current year earnings Historical balancing
LANGKAH 4 SETUP KODE PAJAK / TAX CODE
Laba ditahan Laba rugi berjalan Historical balancing ( Hanya ubahlah nomer akunnya menjadi urutan paling bawah)
Hapuslah seluruh kode pajak kecuali GST dan N-T.Kemudian lakukan langkah berikut. Klik anak panah kode pajak GST untuk merancang kode pajak PPN sebagai berikut:
LANGKAH 5 MEMBUAT LINKS ACCOUNT Tujuan Linked Account adalah mengatur sistem kerja MYOB sehubungan dengan daftar akun (Account List) perusahaan yang baru saja diimpor. Ada 3 (tiga) jenis Link Account yang sering digunakan, yaitu : 1. Accounts & Banking Account
2. Sales Accounts,yaitu link akun yang berhubungan dengan penjualan 3. Purchases Accounts, yaitu link akun yang berhubungan dengan pembelian Akun-akun yang biasa digunakan pada link account dan harus disesuaikan dengan link standar yang diberikan MYOB : • Undeposited Funds diganti dengan Kas atau Bank • Trade Debtors diganti Piutang Usaha / Piutang Dagang • Cheque Account diganti Kas atau Bank • Trade Creditors diganti Utang Usaha / Utang dagang Langkah-langkah mengubah Link Account : 1. Klik menu Setup – Linked Accounts – Accounts & Banking Accounts 2. Klik tanda panah untuk mengganti akun, pilih Kas kemudian klik Use Account seperti contoh berikut : 3. Pilih Yes, kemudian klik Ok 4. Lanjutkan dengan link pada Sales Account dan Purchases Account, seperti gambar berikut :
Keterangan : Jika pada setup akun sudah tersetting maka tidak perlu kita lakukan lagi setup linked account. Seperti pada kasus ini bahwa linked account sudah selesai saat kita mengatur daftar akun pada proses sebelumnya.
LANGKAH 6 SETUP SALDO AWAL NERACA
Input saldo awal neraca seperti gambar di bawah ini :
Jika neraca saldo yang diinput merupakan neraca saldo yang belum tutup buku maka amount left to be allocated tidak bernilai nol. Atau dengan kata lain masih terdapat akun nominal atau saldo akun laba rugi. Jika saldo merupakan neraca saldo yang sudah tutup buku maka amount to be allocated harus bernilai nol. Cara memasukkan saldo tersebut di atas berarti kita
menggunakan cara memasukkan saldo akun real. Hasil penginputan saldo awal di atas dapat kita lihat dengan cara mengklik report , lalu index to report, lalu pilih standar balance sheet.Lalu bagian advanced filters tentukanlah periode yang digunakan lalu klik display.
Kemudian display hasil ini dapat dipindah ke dalam format text atau format lainnya dengan mengklik icon send to di kiri bawah.
