VIII Contenido INFORME ESPECIAL
Aspectos importantes al desarrollar los hallazgos de auditoría
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Aspectos importantes al desarrollar los hal h alllaz azg gos de au audi dittor oría ía Ficha Técnica Autor
:
C.P.C. Florencio Bernal Pisfil
Título
:
Aspectos importantes al desarrollar los hallazgos de auditoría
Fuente : Actualidad Empresarial, Nº 168 - Primera Quincena de Octubre 2008
1. Aspectos Generales En primer lugar se debe tener en cuenta la importancia del desarrollo de los hallazgos las condiciones y las circunstancias existentes al momento en que ocurrió el hecho o se efectúo la transacción bajo el examen, para actuar con justicia, obje tividad y realism realismoo debe evitarse juicios y conclusiones sobre el rendimiento, basándose en una percepción tardía. - Se debe tener en consideración la necesidad de someter el hallazgo a un análisis crítico para encontrar posibles fallas y un razonamiento lógico al relacionar hechos y situaciones o al evaluar sus efectos. - Deben observarse criterios de obje tividad; por lo lo tanto, tanto, el el auditor auditor debe estar prevenido contra la tendencia natural de racionalizar interpretaciones de los hechos y situaciones pertinentes y dejar de considerar la información contraria, también debe estar preparado contra la tendencia de evitar hallazgos que requieren una gran inversión de tiempo y esfuerzo al tratar de desarrollarlos adecuadamente. 2. ¿Cómo se desarrolla los hallazgos de auditoría? Sin lugar a duda, el proceso más importante de la labor de auditoría es el desarrollo de hallazgos, los cuales fundamentan las observaciones, conclusiones y recomendaciones. N° 168
Primera Quincena - Octubre 2008
La palabra “Hallazgo” tiene muchos significativos y connotaciones y transmite una idea diferente a distintas personas; sin embargo, en auditoría se le debe dar un sentido técnico de reparo, deficiencia, error o irregularidad encontrada, producp roduc to de la recopilación de la información especifica analizada sobre una operación, actividad, organización, condición condici ón u otro asunto que se haya examinado y evaluado, que se considere de interés. En el informe se incluyen los hallazgos en forma de observaciones dentro de los comentarios que el auditor redacta en forma narrativa sobre las deficiencias o irregularidades o aspectos sobresalientes encontrados durante el examen, debiendo contener en forma lógica y clara los asuntos de importancia y suficientemente comprensibles para el lector del informe. Por lo tanto, el desarrollo de los hallazgos de auditoría se efectúan durante la etapa de la ejecución de la auditoría al aplicar los procedimientos, técnicas y pruebas de auditoría y encontrar evidencias como resultados de la información analizada de la reunión lógica de datos de la presentación objetiva de los hechos y otra información pertinente. En consecuencia, debe obtenerse evidencia suficiente y adecuada, mediante la realización y evaluación de las pruebas de auditoría que se consideren necesarias, con el objetivo de obtener una base de juicio razonable sobre los datos datos contenicontenidos en los hallazgos.
3. ¿Cuales son los procedimientos para el desarrollo y evaluación de los hallazgos? Dentro de los principales tenemos: - Identifica ción de la condició n o aspectos deficientes, defectuosos o irregulares. - Identificación de las líneas autoridad
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y responsabilidad de la entidad con respecto a las operaciones implicadas de acuerdo al a l ROF, ROF, MOF y reglamento interno de trabajo. Verificación de las causas de la deficiencia y/o irregularidad. Identificación del criterio o asuntos legales. Obtención de comentarios de personas y áreas directamente interesados que puedan estar afectados en forma adversa por el hallazgo. Comunicación de los hallazgos de auditoría a los funcionarios y/o servidores activos y no activos que participaron en los hechos observados. Evaluación y opinión de los comen tarios y /o aclaraciones aclaracione s presentadas por los ex y actuales funcionarios y/o servidores, quienes se les comunico los hallazgos de auditoría y formulación de las observaciones. Determinación de las conclusiones de auditoría en base de la evidencia reunida y las observaciones formuladas.
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4. ¿Cómo se realiza la Comunicación de Hallazgos? La comunicación de hallazgos es el proceso mediante el cual una vez evidenciados las presuntas deficiencias o irregularidades se comunican a las personas involucradas en los hallazgos de auditoría. La NAGU 3.60. “Comunicación de Hallazgos” señala que durante la ejecución de la acción de control o examen de auditoría, la comisión de auditoría debe comunicar oportunamente oportunamente los hallazgos a las personas comprendidas en los mismos a fin que, en un plazo fi jado, presenten presenten sus aclaraciones o comentarios sustentados documentadamente para su debida evaluación y consideración pertinente en el informe correspondiente. Actualidad Empresarial
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Informe Especial
planificación, obtendremos la con- comprendidas en los hallazgos serán no5. ¿Cómo se realiza la Evaluaclusión que los resultados de nuestros tificados en el Diario oficial El Peruano u ción de Hallazgos? procedimientos de auditoría. otro de mayor circulación de la localidad La evaluación es el proceso de apreciamediante la publicación por una sola vez ción y valoración de los hallazgos de b) Impacto en la evidencia sustantiva y serán citados para recabarlos en un Las implicancias de las distintas des- plazo de dos (2) días hábiles. auditoría, con la finalidad de verificar el viaciones identificadas dependen de sustento y validez de las evidencias que la naturaleza y causa de la desviación Los hallazgos podrán ser recabados persustentan las observaciones realizadas, la del tipo y alcance de los procedimien- sonalmente o a través de representante evidencia obtenida debe ser importante debidamente acreditado mediante carta tos involucrados. y confiable. Por lo tanto, se deberá analizar las poder con firma legalizada, vencido el Al efectuar la evaluación de los hallazgos, posibles inconsistencias en la evi- plazo otorgado para recabar los hallazgos, el auditor debe considerar varios factores dencia de auditoría obtenida o en se tendrá por agotado el procedimiento relacionados con la entidad tales como: las conclusiones obtenidas por cada de comunicación de los mismos. su tamaño, complejidad, diversidad de partida o componente. actividades, estructura orgánica y otras 8. Conocimiento de la entidad características. sobre los hallazgos La comunicación de hallazgos no sola- 6. Comunicación de Hallazgos mente consiste en determinar observa- Es el proceso mediante el cual, una vez El proceso de comunicación de hallazgos ciones que contengan fraude u error, sino evidenciado las presuntas deficiencias o será puesto oportunamente en conoci también observaciones de tipo operativa irregularidades, se cumple con hacerlas miento del titular de la entidad auditada, gerencial, así como las debilidades de de conocimiento de las personas com- con el propósito que este disponga que control interno los mismos que deben ser prendidas en los mismos, estén o no las áreas correspondientes que presten comunicados a la entidad. El propósito de prestando servicios en la entidad exami- facilidades del caso que pudieran reevaluar los hallazgos de auditoría tiene la nada, con el objeto de brindarles la opor- querir las personas involucradas en las tunidad de presentar sus aclaraciones o observaciones, para fines de la presenfinalidad de considerar si los resultados de todos los propósitos de auditoría han comentarios debidamente sustentados y tación de sus aclaraciones o comentarios facilitar el caso, la adopción oportuna de documentados. cumplido su objetivo. las acciones correctivas. ¿Qué son desviaciones de Auditoría? Los hallazgos, al ser comunicados, revela- 9. Comunicación de Hallazgos Constituyen situaciones en las que la rán necesariamente la situación o hecho de Personas Comprendidas y evidencia de auditoría contradice las detectado (condición), norma, disposiNo ubicadas (ex servidores o afirmaciones contenidas en los estados ción o parámetro de medición transgredifuncionarios) financieros. Estas desviaciones se fundado (criterio); el resultado adverso o riesgo mentan: potencial identificado (efecto) así como Cuando el equipo de auditoría haya agotado todos los medios a su alcance - Errores (no intencionales o involun- la razón que motivo el hecho o incumpli- para ubicar a las personas que deben miento establecido (causa), cuando esta tarios.) última haya podido ser determinada a la recibir la comunicación, se procederá a citarlos mediante aviso publicados en - Irregularidades (distorsiones intencio- fecha de la comunicación. el diario oficial El Peruano, mediante nales de los estados financieros.) Para efectos de la comunicación de los aviso publicado de conformidad con lo - Acciones cuestionables o ilegales hallazgos, se considerará su materialidad (transgreden las leyes, reglamentos y/ o importancia relativa, su vinculación a dispuesto en la NAGU 3.60. El aviso debe ser publicado por una sola vez cuando instructivos.) la participación y competencia personal se evidencia que la persona debe recibir El análisis de las desviaciones deben rea- del destinatario, así como en su redac- una comunicación. Si se encuentre en lizarse tomando tanto individualmente ción, la utilización de un lenguaje sencillo el extranjero, se procederá a efectuar la como a nivel de conjunto, tratando de y fácilmente entendible que refiera su citación a través del Ministerio de Relacomprender la naturaleza, causas e im- contenido en forma objetiva. ciones Exteriores. plicancias subyacentes que puedan existir para que hayan tenido lugar . 7. Requisitos que debe contener la 10. Excepción de la ComunicaImpacto en la Evidencia de control ción de Hallazgos comunicación de hallazgos Las desviaciones identificadas como con- Deben contener lo siguiente como: Únicamente bajo responsabilidad de la secuencia de la obtención de evidencias Comisión de Auditoría y previa autori- Reserva. de control pueden ser de dos clases: zación del nivel gerencial competente Materialidad. podrá exceptuarse la comunicación de a). Impacto en la aplicación de un con- Hallazgos vinculados a la participa- hallazgos, en los casos de comisión de trol ción o competencia personal de su delito, podrá existir absoluta certeza en Un error material en una transacción cuanto a su comisión, tipicidad, sustento destinatario. como parte de un procedimiento de cumplimiento puede influenciar en - Recepción acreditada o publicación de los presuntos responsables también serán exceptuados. en el diario de mayor circulación. la opinión del auditor. La evaluación del porcentaje real La comunicación de hallazgos de aude desviaciones derivado de la apli- ditoría se efectúa por escrito en forma 11. Atributos en la Comunicación de Hallazgos cación de una muestra (prueba de reservada y directa debiendo acreditarse cumplimiento), es en realidad una su recepción. La comunicación de hallazgos a las per tarea de criterio profesional, si la sonas comprendidas en las observaciones muestra es representativa de universo De no encontrarse la persona motivo deben comunicarse obligatoriamente bajo control, se puede asumir el error de la observación, se dejará una notifi- considerando solo tres atributos; la Concación para que se apersone a recabar mas probable. los hallazgos en un plazo de dos (2) días dición, criterio y causa, mas no se incluye Si el porcentaje de desviación pro- hábiles, de no ser ubicadas las personas el efecto, por cuanto este se incluye en el informe final. bables es inferior al previsto en la VIII-2
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N° 168
Primera Quincena - Octubre 2008
