Guía Práctica Para La Implementación Del SG-SST

Colmena Seguros Hace que su empresa logre el nivel más alto.

Guia práctica para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

Tabla de contenido

Pág INTRODUCCIÓN

5

OBJETIVO

6

1. PRIMER PASO: Reconocer las diferencias entre el programa de salud ocupacional y el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo

7

1.1. Diferencia entre programa y sistema

7

1.2 Diferencias que existen entre el programa de salud ocupacional y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo

8

1.3 Elementos novedosos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (Decreto 1443 de 2014)

9

2. SEGUNDO PASO: Reconocer la estructura del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG SST

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3. TERCER PASO: Planificar

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3.1 Ajustar o establecer la política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST

14

3.2 Realizar una evaluación inicial

15

3.3 Organizar el Sistema 3.4 Identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos

19 25

3.5 Establecer objetivos

27

3.6 Establecer indicadores

30

4. CUARTO PASO: Hacer

34

4.1 Gestión del cambio

34

4.2 Adquisiciones y contratación

36

“Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

Pág 5. QUINTO PASO: Verificar

39

5.1 Auditoría

39

5.2 Revisión por la alta dirección

42

5.3 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales

45

6. SEXTO PASO: Actuar 6.1 Acciones preventivas y correctivas 6.2 Mejora continua

47 47 50

7. Plan de acción para la implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG SST

52

Bibliografía

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TABLAS Tabla 1. Conceptos de Programa y Sistema

7

Tabla 2. Diferencias entre Programa de Salud Ocupacional y Sistema de Gestión SST

8

Tabla 3. Requisitos de la política en SST y cómo lograr conformidad

14

Tabla 4. Requisitos de la evaluación inicial y cómo lograr conformidad

16

Tabla 5. Requisitos de la organización del sistema y cómo lograr conformidad

19

Tabla 6. Características de los indicadores

31

Tabla 7. Requisitos de la gestión del cambio y cómo lograr conformidad

34

Tabla 8. Requisitos de adquisiciones y contratación y cómo lograr conformidad

36

Tabla 9. Requisitos de auditoría y cómo lograr conformidad

39

Tabla 10. Modelo de contenidos de formación para auditor interno

41

Tabla 11. Requisitos revisión por la dirección y cómo lograr conformidad

42

Tabla 12. Elementos clave en la investigación de eventos – Decreto 1443 de 2014

45

Tabla 13. Requisitos acciones preventivas y correctivas

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GRÁFICAS Pág Gráfica 1. SG SST Decreto 1443 de 2014 enmarcado en el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-Verificar- Actuar)

ANEXOS ANEXO 1. Definiciones Decreto 1443 de 2014 ANEXO 2. Modelo sugerido de política SG SST ANEXO 3. Modelo sugerido de plan de trabajo para la implementación del SG SST ANEXO 4. Listado sugerido de estándares mínimos contemplados en proyecto ANEXO 5. Modelo sugerido de reporte de condiciones de SST ANEXO 6. Modelo sugerido de asignación y documentación de responsabilidades / rendición de cuentas ANEXO 7. Modelo sugerido plan de trabajo anual ANEXO 8. Modelo sugerido alineación estratégica SST ANEXO 9. Modelo sugerido de ficha técnica de indicador ANEXO 10. Modelo sugerido de programa de auditoría ANEXO 11. Modelo sugerido de lista de verificación de auditoría ANEXO 12. Modelo sugerido de formato acciones preventivas / correctivas ANEXO 13. Modelo sugerido de plan de acción para la implementación del Sistema de Gestión de SST ANEXO 14. Matriz sugerida de requisitos legales, seguridad, salud en el trabajo y de otra índole ANEXO 15. Matriz sugerida de identificación de peligros ANEXO 16. Modelo sugerido programa de inducción y reinducción en seguridad y salud en el trabajo ANEXO 17. Modelo sugerido matriz de capacitación

13

ANEXO 18. Modelo sugerido programa de comunicación participación y consulta ANEXO 19. Modelo sugerido manual de sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo ANEXO 20. Modelo sugerido control de los documentos ANEXO 21. Modelo sugerido objetivos y metas seguridad y salud en el trabajo ANEXO 22. Modelo sugerido procedimiento de gestión del cambio ANEXO 23. Modelo sugerido informe de investigación de accidente o incidente ANEXO 24. Modelo sugerido listado maestro de documentos interno y externo

Introducción

A partir de la expedición de la Ley 1562 de 2012, el gobierno colombiano definió que en adelante el Programa de Salud ocupacional se entendería como el Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo y reglamentó esta disposición mediante el Decreto 1443 de 2014 donde se dictan las normas para su implementación y se fijan los periodos de transición a partir de su fecha de publicación (31/07/2014) de la siguiente forma: a) Dieciocho (18) meses para las empresas de menos de diez (10) trabajadores b) Veinticuatro (24) meses para las empresas con diez (10) a doscientos (200) trabajadores c) Treinta (30) meses para las empresas de doscientos uno (201) o más trabajadores De la misma forma, explícitamente define que las Administradoras de Riesgos Laborales deben brindar asesoría y asistencia técnica a las empresas para la implantación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para Colmena Seguros es una prioridad mantener informados a sus clientes; por ello, les entrega herramientas como la presente guía práctica, la cual busca orientar paso a paso a los actores del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo: directivos, responsables, trabajadores en general y sus representantes miembros del COPASST o Vigía.


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Objetivo

Orientar al usuario paso a paso en la estructuración y puesta en marcha del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), de conformidad con lo establecido en el Decreto 1443 del 31 de julio de 2014, emitido por el Ministerio de Trabajo.


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1. Primer paso:

Reconocer las diferencias entre el programa de salud ocupacional y el sistema de gestión en seguridad y salud en el trabajo

1.1. Diferencia entre programa y sistema La primera inquietud que puede surgir ante el cambio planteado de programa a sistema tiene que ver con las diferencias o semejanzas que pueden existir entre ellos. En este sentido, es importante clarificar el concepto asociado con cada uno (Tabla 1):

PROGRAMA

SISTEMA

Conjunto de actividades, eventos o medidas para cumplir con un objetivo

Proceso documentado y probado paso a paso, que apunta al logro de objetivos, a un funcionamiento consistente y de mejora continua Incorpora elementos más formales de evaluación y mejora continua Incluye preplaneación e interacciones para lograr los objetivos Incorpora el ciclo PHVA (Planificar-Hacer-VerificarActuar)

Tabla 1. Conceptos: programa y sistema

En conclusión, la diferencia significativa es la característica de “mejora continua” incorporada en los sistemas de gestión y respaldada por el ciclo de mejora: Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA), concebido por Deming en los cincuenta, para supervisar los resultados de las empresas de una maner a continua.


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De conformidad con lo establecido en las directrices de la Organización Internacional del Trabajo (OIT), el sistema permite establecer aquello por hacer y el mejor modo de hacerlo; supervisar los progresos realizados con respecto al logro de las metas establecidas; evaluar la eficacia de las medidas adoptadas e identificar ámbitos por mejorar.

1.2 Diferencias que existen entre el programa de salud ocupacional y el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo Dado que los empleadores están enfrentados a un cambio legal, es necesario establecer las diferencias entre PSO1 y SG SST2 en los términos contemplados por las normas que regulan la materia. En la Tabla 2 se resumen las principales diferencias.

PSO

SG SST

Alcance: Planear, organizar, ejecutar y evaluar actividades

Alcance: Proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua

Elementos: Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial

Elementos: Política, organización, planificación, aplicación, evaluación, la auditoría y las acciones de mejora

Objetivo: Preservar, mantener y mejorar la salud individual y colectiva de los trabajadores en sus ocupaciones

Objetivo: Anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan afectar la seguridad y la salud en el trabajo

Tabla 2. Diferencias entre Programa de Salud Ocupacional y Sistema de Gestión SST

Como puede notar, además de la denominación de los elementos que los componen, coinciden las diferencias con lo analizado previamente en la Tabla 1.

1 Programa de Salud Ocupacional 2 Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo

8

1.3 Elementos novedosos dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en el marco del Decreto 1443 de 2014 Es necesario puntualizar que el cambio de programa a sistema no desconoce la gestión que se ha adelantado hasta el momento en la empresa; en este sentido, algunos de los elementos del programa probablemente tengan tan solo un cambio en su denominación o en su forma, como sucede con los subprogramas de Medicina Preventiva, Medicina del Trabajo, Higiene Industrial y Seguridad Industrial. Si bien es cierto que no se mencionan de esta forma en el Decreto, las acciones contempladas en ellos se enmarcan en un alto porcentaje en el Capítulo V: Aplicación; en este sentido, puede mantenerse como referente la Resolución 1016 de 1989, que reglamenta “la organización, funcionamiento y forma de los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país.” Por otra parte, en lo que respecta al funcionamiento del Comité o Vigía de SST, deben seguirse acogiendo a la legislación aplicable: • Decreto 614 de 1984. Determina las bases para la organización y administración de Salud Ocupacional en el país. • Resolución 2013 de 1986. Reglamenta la organización y funcionamiento de los comités de Medicina, Higiene y Seguridad Industrial en los lugares de trabajo. • Decreto 1295 de 1994. Determina la organización y administración del Sistema General de Riesgos Profesionales. • Resolución 1401 de 2007.t Reglamenta la investigación de incidentes y accidentes de trabajo.

9

En adición a lo anterior, es indispensable identificar a nivel de detalle cómo se amplía el espectro de participación de este Comité o Vigía a través del decreto; algunos de estos elementos se describen a continuación: • El empleador debe comunicarle la política en SST. • El empleador debe destinar el tiempo y demás recursos necesarios para que el COPASST3 o Vigía SST puedan cumplir de manera satisfactoria con sus funciones. • Debe ser informado por el empleador sobre el desarrollo de todas las etapas del SG-SST e, igualmente, debe dar recomendaciones para el mejoramiento del SG-SST. • Participar en la revisión del programa de capacitación anual e identificar acciones de mejora. • Dar recomendaciones sobre los resultados de las evaluaciones de los ambientes de trabajo, a las cuales debe tener acceso. • Apoyar en los procesos de cambio realizando la identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse. • Participar en la planificación de las auditorías de cumplimiento. Finalmente, si se buscan las grandes diferencias entre programa y sistema, se pueden destacar las siguientes: • Asignación de responsabilidades a todo nivel en la empresa: en el programa se asignan responsabilidades al nivel directivo, al COPASST, a los trabajadores. 3 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

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• Rendición de cuentas: todos los responsables deben rendir cuentas sobre los temas de seguridad y salud en el trabajo. • Participación de los trabajadores: fortalecer este aspecto e incorporar en todos los procesos también a contratistas. • Integración: se requiere que el empleador involucre seguridad y salud en el trabajo en todos los procesos y procedimientos de la empresa. • Documentación: se amplía el detalle y extensión de los documentos y registros que deben mantenerse en la organización para lograr el cumplimiento de los estándares. • Comunicación: el empleador debe disponer de un mecanismo para comunicar a todos los involucrados sobre los temas de seguridad y salud en el trabajo. • Identificación de Peligros, Evaluación y Valoración de los Riesgos: es la nueva forma de nominar el panorama de riesgos, en armonía con el contexto internacional, incluye enfoque por procesos. • Evaluación inicial del sistema de gestión: se requiere que la empresa adelante este proceso en forma prioritaria, para lo cual Colmena Seguros ofrece una herramienta práctica de apoyo. • Objetivos: incluye elementos específicos para su establecimiento. • Indicadores: define los tipos de indicadores que deben incorporarse dentro del sistema, para ampliar el alcance de los contenidos en el programa.

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• Gestión del cambio: obliga a establecer un procedimiento que permita identificar y minimizar los impactos en SST, derivados de cambios en la organización por cualquier concepto. • Adquisiciones: obliga a establecer controles en materia de SST, para las compras o adquisiciones de productos o servicios. • Contratación: enfatiza en que el empleador debe garantizar el cumplimiento de las normas de SST por parte de proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas. • Auditoría y revisión de la alta dirección: indica la realización de un proceso formal sistemático de auditorías y revisiones de la alta dirección, el cual debe estar debidamente documentado. • Acciones preventivas y correctivas: garantizar su definición e implementación. • Mejora continua: garantizar la eficacia de las medidas implementadas para obtener los resultados esperados en materia de SST. En concordancia con lo anterior, se hace necesario profundizar en cada uno de estos elementos para identificar el camino por seguir para lograr conformidad con la norma. Para familiarizarse con el lenguaje de la norma, en el Anexo 1 se encuentran las definiciones y glosario de la misma. Descargar Anexo 1

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2. Segundo paso:

Reconocer la estructura del sistema de Gestión SST

Con el fin de dar mayor claridad a la implantación del sistema de gestión de SST, a continuación se describen las fases en el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar), las cuales, para efectos de la presente guía, corresponderán con la estructura del sistema de gestión (Ver Gráfica 1). En cada fase se listan los elementos que contiene y se sugiere de esta misma forma estructurar el sistema.

HACER

Establecer política

ACTUAR

Auditoría

Gestionar peligros y riesgos

Realizar evaluación inicial Organizar el sistema Identificar peligros y valorar riesgos

Revisión por la alta dirección

Establecer medidas de prevención y control

Acciones preventivas y correctivas Mejora continua

Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales

Adelantar acciones de prevención y preparación ante emergencias

Establecer objetivos Establecer indicadores Definir planes con asignación de recursos

Adelantar gestión del cambio Establecer medidas en adquisiciones y contrataciones

PLANIFICAR

VERIFICAR

Gráfica 1. SG SST Decreto 1443 de 2014 enmarcado en el ciclo PHVA “Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

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3. Tercer paso: Planificar

3.1 Ajustar o establecer la política de Seguridad y Salud en el trabajo SST Para ajustar o establecer la política de SST puede utilizar la lista de chequeo presentada en la Tabla 3. Descargar Tabla 3

ASPECTO A REVISAR

¿QUÉ HACER EN CASO DE NO TENERLO

¿SE TIENE?

Específica para la empresa y expresa el compromiso con la implementación del SST Alcance sobre todos sus centros de trabajo y todos sus trabajadores, independiente de su forma de contratación o vinculación incluyendo contratistas y subcontratistas

Debe reflejar las características propias de la organización y expresar el compromiso Decirlo expresamente

Concisa, clara, tiene fecha y está firmada por el representante legal de la empresa

Redactar breve y claramente incluir fecha y firma del representante legal

Difundida a todos los niveles de la organización. Es accesible a todos los trabajadores y demás partes interesadas

Difundirla a todos: escrito, magnético, página web, carteles

Revisada como mínimo una vez al año y actualizada cuando se requiera

Actualizarla

Incluye como objetivo identificar los peligros, evaluar y valorar los riesgos y establecer los respectivos controles

Incluirlo

Incluye como objetivo proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del SG SST

Incluirlo

Incluye como objetivo cumplir la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales

Incluirlo

Tabla 3. Requisitos de la política en SST y cómo lograr cumplimiento de la norma


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En el Anexo 2 encuentra un modelo de política que puede utilizar para estos efectos. Descargar Anexo 2

El siguiente paso es incorporar la comunicación de la política al COPASST4 o Vigía, la divulgación y la actualización según necesidad y la revisión anual. Puede ir incorporando estas tareas en un plan de acción, como el presentado en el Anexo 3. Descargar Anexo 3

3.2 Realizar una evaluación inicial Es necesario realizar esta evaluación con el fin de identificar las prioridades en seguridad y salud en el trabajo, así establecer el plan de trabajo anual o la actualización del existente. En el caso de que no exista un sistema de gestión de la SST, el examen inicial debería servir de base para establecerlo. De preferencia, debería ser realizado por personas competentes en consulta con los trabajadores y/o sus representantes (COPASST o Vigía). En la Tabla 4 se presenta cada uno de los requisitos incluidos en el marco del Decreto 1443 de 2014 junto con la forma de lograr conformidad con los estándares de la norma. Descargar Tabla 4

4 COPASST: Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo

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ASPECTO A REVISAR


¿SE TIENE?

Identificación de la normatividad vigente en materia de riesgos incluyendo los estándares mínimos laborales del Sistema de Garantía de Calidad

Revisar la normatividad. Utilizar herramienta de Colmena

Verificación de la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos (anual)

Ejecutar o actualizar y definir prioridades de intervención

Identificación de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad asociados a potenciales emergencias (anual)

Ejecutar o actualizar y definir prioridades de intervención

Evaluación de la efectividad de las medidas implementadas, para controlar los peligros, riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores (anual)

Adelantar la evaluación de medidas tomadas e implementar el reporte por parte de trabajadores

Cumplimiento del programa de capacitación anual, incluyendo la inducción y reinducción para todo tipo de trabajadores y contratistas

Ejecutar y/o calcular el cumplimiento

Evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica

Ejecutar y evaluar el resultado

Descripción sociodemográfica de los trabajadores y la caracterización de sus condiciones de salud, así como la evaluación y análisis de las estadísticas sobre la enfermedad y la accidentalidad

Ejecutar, adelantar evaluación y análisis de las estadísticas

Registro y seguimiento a los resultados de los indicadores definidos en el SG SST de la empresa del año inmediatamente anterior

Definir, registrar y hacer seguimiento a indicadores

Tabla 4. Requisitos de la evaluación inicial y cómo lograr conformidad

Lo primero que puede hacer es una revisión global validando punto por punto los requisitos del Decreto 1443 de 20145 y los estándares mínimos para empresa6 (proyecto a la fecha de emisión de la presente guía, en el Anexo 4 se presenta el listado de los estándares contemplados) o utilizando la herramienta en Excel que Colmena Seguros sugiere para tales efectos, la cual arroja como resultados: Descargar Anexo 4

• Porcentajes de cumplimiento detallado por cada uno de los “debe” de la norma. 5 http://fondoriesgoslaborales.gov.co/documents/Normatividad/Decretos/Dcto_1443_2014.pdf 6http://ccs.org.co/salaprensa/images/Documentos/estandares_empresas

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• Gráfico con los porcentajes consolidados por cada elemento: política, organización, planificación, aplicación, auditoría y revisión por la alta dirección • Plan de acción que la empresa puede complementar a necesidad En segundo lugar, la identificación de los peligros, evaluación y valoración de los riesgos, así como de las amenazas y evaluación de la vulnerabilidad asociados a potenciales emergencias debe aportar a la evaluación inicial las prioridades de intervención por riesgo. Si requiere profundizar en este tema, se recomienda contemplar, entre otros: • ISO 31010 Técnicas y evaluación de riesgos. • GTC 45 Guía para la identificación de los peligros y la valoración de los riesgos en seguridad y salud ocupacional. En tercer lugar, debe contemplar la evaluación de la efectividad de las medidas implementadas para controlar los peligros, riesgos y amenazas, que incluya los reportes de los trabajadores. Para tales efectos, se plantea la siguiente metodología para calcular la disminución del nivel de riesgo: • Registre el Nivel de Riesgo (GTC 45) inicial del riesgo. • Registre el Nivel de Riesgo (GTC 45) final del riesgo. • Calcule el grado de reducción del Nivel de riesgo: Nivel de riesgo inicial - Nivel de riesgo final Nivel de riesgo inicial

x 100

Esta metodología permite evaluar proactivamente la efectividad de un posible control y facilitar la consecuente toma de decisiones. 17

Frente a los reportes de los trabajadores, en el Anexo 5 se presenta un modelo que puede utilizar para implementar el proceso en caso que no lo tenga. Este o cualquier otro formato empleado debe ser la fuente de información para incorporar nuevas condiciones no detectadas y definir acciones preventivas. Descargar Anexo 5 En cuarto lugar, solicite evaluación de los puestos de trabajo en el marco de los programas de vigilancia epidemiológica. Los programas implementados adecuadamente permitirán determinar proactivamente cuáles condiciones de trabajo podrían llegar a afectar a los trabajadores y, en forma reactiva, los grados de afectación de los trabajadores por peligro (a lo que no debería llegarse) y clasificarlos para definir la intervención. En quinto lugar, sitúe el análisis de accidentalidad, ausentismo y enfermedad; este análisis generalmente es el primero y único que se maneja para definir el curso de acción. Para realizar este análisis, Colmena Seguros pone a su disposición el modelo de intervención causal para prevención y control de la accidentalidad laboral real y potencial, ATENEA7. Finalmente, estos elementos le permitirán priorizar teniendo en cuenta: • Cumplimiento de estándares mínimos. • Elementos que ya tenga la organización y que requieren pequeños ajustes. • Organización del sistema, establece las bases del mismo. • Identificar procedimientos requeridos en el sistema. • Identificar procedimientos comunes con otros sistemas que ya tenga la organización. Y, finalmente, definir acciones, responsables y fechas. 7

ATENEA: Modelo de Intervención de la Accidentalidad Real y Potencial

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3.3 Organizar el sistema La organización busca establecer las bases sobre las cuales se sostendrá el sistema y, sin lugar a duda, puede determinar el éxito o el fracaso de este. Si bien es cierto la evaluación inicial debe arrojar el estado de organización del sistema, en la Tabla 5 se presentan los requisitos detallados y una orientación sobre cómo lograr conformidad a los estándares de la norma. Descargar Tabla 5 ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?


Asignación, documentación y comunicación de las responsabilidades específicas en SST a todos ltos niveles de la organización, incluida la alta dirección

Documentar en una matriz y dar a conocer a toda la organización Ver Anexo 6

Rendición de cuentas en SST de acuerdo con las responsabilidades a todo nivel (mínimo anual)

Definir a cada nivel e incluir en la documentación el medio de rendición (escrito, electrónico, entre otros) Ver Anexo 6

Definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para gestión de riesgos en el lugar de trabajo y para que los responsables de SST: el Comité Paritario o Vigía de SST puedan cumplir sus funciones

Realizar un presupuesto de acuerdo con sus necesidades y prioridades. Aprobar presupuesto

Cumplimiento de requisitos legales aplicables, incluyendo estándares mínimos

Revisar la legislación vigente, identificar vacíos y establecer un plan para el cumplimiento. Anexo 14: Modelo sugerido matriz requisitos legales

Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles

Implementar el proceso de gestión de riesgos: GTC 45, OHSAS 18002 y NTC ISO 31000. Anexo 15: Modelo sugerido matriz identificación de peligros y riesgos y determinación de controles

Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos

Establecer el plan de acuerdo con los objetivos. Ver Anexo 7

Aseguramiento de la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el Comité Paritario o Vigía de SST

Establecer mecanismos para la participación de los trabajadores

Garantía de la disponibilidad de personal responsable de SST, cuyo perfil deberá ser acorde con los requisitos legales

Buscar el entrenamiento necesario para el personal responsable

Involucrar los aspectos de SST, al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones de la empresa

Identificar mecanismos de integración de SST en la operación. Ver Anexo 8

Definición de requisitos de conocimiento y práctica en SST necesarios para sus trabajadores

Definir los requisitos y plasmarlos en una matriz

Existencia de un programa de inducción y capacitación que proporcione conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo

Establecer el programa de capacitación. Anexo 16: Programa sugerido de inducción y reinducción

Programa de capacitación documentado e impartido por personal idóneo de acuerdo con la legislación vigente

Documentar el programa y asegurar la idoneidad de los entrenadores. Anexo 17: Matriz sugerida de capacitación

Inclusión de trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados y los trabajadores en misión en el programa de capacitación

Incluirlos dentro del programa, alinear con empleadores, si aplica

Inclusión de todos los documentos requeridos en el Decreto 1443 de 2014

Documentarlos

Conservación de los documentos: controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles. Protegidos contra daño, deterioro o pérdida

Establecer y ejecutar un procedimiento que permita conservar de conformidad con la ley

Elaboración y cumplimiento con un sistema de archivo o retención documental

Establecer y ejecutar un procedimiento para el control de registros

Existencia de mecanismo para recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a SST

Establecer y ejecutar un procedimiento donde se incluya el mecanismo y canales de comunicación

Garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST Disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia para que sean consideradas y atendidas por los responsables en la empresa

Tabla 5. Requisitos de la organización del sistema y cómo lograr conformidad a la norma

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Como puede notarse, la organización del sistema contempla un extenso número de requerimientos que pueden resumirse de la siguiente forma: • RESPONSABILIDADES: Asignación, documentación y comunicación de las responsabilidades específicas en SST a todos los niveles de la organización, incluida la alta dirección. En el Anexo 6 se plantea un modelo para el establecimiento de responsabilidades. • RENDICIÓN DE CUENTAS: Rendición de cuentas en SST de acuerdo con las responsabilidades a todo nivel, mínimo anual (Ver Anexo 6) Descargar Anexo 6 • RECURSOS: Definición y asignación de los recursos financieros, técnicos y el personal necesario para gestión de riesgos en el lugar de trabajo y para que los responsables de SST, el Comité Paritario o Vigía de SST puedan cumplir sus funciones. • REQUISITOS LEGALES: Cumplimiento de requisitos legales aplicables, incluyendo estándares mínimos. (Ver Anexo 14) Descargar Anexo 14 • GESTIÓN DE RIESGOS: Adopción de disposiciones efectivas para desarrollar las medidas de identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos y establecimiento de controles. • PLAN DE TRABAJO: Diseño y desarrollo de un plan de trabajo anual para alcanzar cada uno de los objetivos propuestos. (Ver Anexo 7, donde se presenta un modelo para el establecimiento del plan de trabajo) Descargar Anexo 7 • PARTICIPACIÓN8: Aseguramiento de la participación de todos los trabajadores y sus representantes ante el COPASST o Vigía de SST.

8 Participación de los trabajadores en la seguridad y la salud en el trabajo. UNA GUÍA PRÁCTICA. (2012). EU-OSHA - Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo.

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Es preciso informar, instruir, entrenar y consultar a los trabajadores en los temas relativos a la seguridad y la salud. La plena participación va más allá de la consulta; los trabajadores y sus representantes deben participar también en la toma de decisiones. Anexo 18. Descargar Anexo 18 Existen múltiples alternativas para lograr la participación de los trabajadores, dentro de estas vale la pena resaltar: • Consulta y participación en el proceso de evaluación de los riesgos relacionados con su puesto de trabajo. • Incentivos para que propongan ideas sobre cómo mejorar los niveles de seguridad y salud. • Consulta y participación en la procedimientos, políticas, entre otros.

elaboración

de

instrucciones,

• Consulta y participación cuando se planifican los cambios, antes de adoptar las medidas definitivas. • Consulta y participación en la selección de herramientas, equipos de trabajo y equipos de protección individual, antes de adquirir estos artículos. • Intervención de los trabajadores en la «puesta a prueba» de las medidas preventivas definidas, con el fin de valorar dichas medidas antes de adoptarlas definitivamente. Por otra parte, el Comité o Vigía SST, participa de acuerdo con lo contemplado en el numeral 1.3. de este documento

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• RESPONSABLE DEL SG SST: Garantía de la disponibilidad de personal responsable de SST, cuyo perfil deberá ser acorde con los requisitos legales. A la fecha de diseño de esta guía aún no se ha reglamentado este punto; sin embargo, el Decreto 1443 de 2014 contempla capacitación de 50 horas para los responsables. • INTEGRACIÓN DEL SG SST: Involucramiento de los aspectos de Seguridad y Salud en el Trabajo al conjunto de sistemas de gestión, procesos, procedimientos y decisiones en la empresa. Un elemento fundamental es lograr alinear los objetivos en SST con los objetivos estratégicos de la organización. Esta tarea suele representar dificultad para los responsables; sin embargo, se recomienda utilizar como referencia el balanced scorecard. En el Descargar Anexo 8 Anexo 8 se presenta un ejemplo. • CONOCIMIENTOS EN SST: Definición de requisitos de conocimiento y práctica en seguridad y salud en el trabajo necesarios para sus trabajadores. • CAPACITACIÓN: Existencia de un programa de inducción y capacitación que proporcione conocimiento para identificar los peligros y controlar los riesgos relacionados con el trabajo. (Ver Anexo 16) Descargar Anexo 16 Programa de capacitación documentado e impartido por personal idóneo de acuerdo con legislación vigente. (Ver Anexo 17) Descargar Anexo 17 Inclusión de trabajadores dependientes, contratistas, trabajadores cooperados, los trabajadores en misión y en cualquier otra forma de contratación en el programa de capacitación. • DOCUMENTACIÓN: Inclusión de todos los documentos requeridos en el Decreto 1443 de 2014 (Ver Anexo 19): Descargar Anexo 19

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1. La política y los objetivos de la empresa en materia de SST, firmados por el empleador. 2. Las principales responsabilidades asignadas para el cumplimiento de la política de SST. 3. La identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos. 4. El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora. 5. El plan de trabajo anual en SST. 6. El programa de capacitación anual en SST. 7. Los procedimientos e instructivos internos de SST. 8. Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal. 9. Registro de entrega de los protocolos de seguridad de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de SST. 10. Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario o Vigía, las actas de sus reuniones /actuación. 11. Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales, así como los informes de evaluación de los simulacros para preparación ante emergencias. 12. La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.

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13. Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos. 14. Formatos de registros de las inspecciones ejecutadas. 15. La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riegos Laborales que le aplican al empleador. 16. Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios. Adicionalmente, es fundamental la conservación de los documentos controlada, garantizando que sean legibles, fácilmente identificables y accesibles, protegidos contra daño, deterioro o pérdidas; además, la elaboración y cumplimiento con un sistema de archivo o retención documental. (Ver Anexo 20 y Anexo 24) Descargar Anexo 20 Descargar Anexo 24

Debe prestar especial atención a los tiempos de conservación de documentos, algunos de los cuales demandan 20 años y son los siguientes: 1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores, en caso de que no cuente con los servicios de médico especialista. 2. Los resultados de exámenes de ingreso, periódicos y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios cuando se cuente con médico especialista. 3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo. 24

4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento. 5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.

• COMUNICACIÓN: Existencia de mecanismo para recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas relativas a SST, la garantía de dar a conocer el Sistema de Gestión de SST y el disponer de canales que permitan recolectar inquietudes, ideas y aportes de los trabajadores en materia, para que sean consideradas y atendidas por los responsables en la empresa. (Ver Anexo 18). Descargar Anexo 18

3.4 Identificar peligros, evaluar y valorar los riesgos Este elemento coincide con el anterior panorama de riesgos; en términos generales, se mantiene la esencia del panorama, con algunos cambios en denominaciones. Se plantea mantener como mecanismo de consulta la GTC-459. Por otra parte, los requisitos contemplados en el Decreto 1443 de 2014 corresponden con los planteados en la serie de OHSAS 18000 (Ver Anexo 15). Descargar Anexo 15

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación continua de peligros, evaluación de riesgos y la determinación de los controles necesarios. Para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos, el procedimiento o procedimientos deben tener en cuenta:

9 GTC-45 Guía Técnica Colombiana 45: Guía Técnica para la identificación de los Peligros y la Valoración de los Riesgos en Seguridad y Salud Ocupacional.

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• Las actividades rutinarias y no rutinarias. • Las actividades de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes) • El comportamiento humano, las capacidades y otros factores humanos. • Los peligros identificados originados fuera del lugar de trabajo, capaces de afectar adversamente la salud y seguridad de las personas bajo el control de la organización en el lugar de trabajo. • Los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo por actividades relacionadas con el trabajo bajo el control de la organización. Nota 1: Puede ser más apropiado que dichos peligros se evalúen como un aspecto ambiental. • La infraestructura, el equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo, tanto si son proporcionados por la organización como por otros. • Los cambios o propuestas de cambios en la organización, sus actividades o materiales. • Las modificaciones en el Sistema de Gestión de la SST, incluyendo los cambios temporales y su impacto en las operaciones, procesos y actividades. • Cualquier obligación legal aplicable relativa a la evaluación de riesgos y la implementación de los controles necesarios. • El diseño de las áreas de trabajo, los procesos, las instalaciones, la maquinaria/ equipamiento, los procedimientos operativos y la organización del trabajo, incluyendo su adaptación a las capacidades humanas.

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La metodología de la organización para la identificación de peligros y la evaluación de riesgos debe: • Estar definida con respecto a su alcance, naturaleza y momento en el tiempo, para asegurarse de que es más proactiva que reactiva. • Prever la identificación, priorización y documentación de los riesgos, y la aplicación de controles, según sea apropiado. Para la gestión de los cambios, la organización debe identificar los peligros y los riesgos para la SST asociados con los cambios en la organización, el Sistema de Gestión de la SST o sus actividades, antes de la incorporación de dichos cambios. La organización debe asegurarse de que se consideran los resultados de estas evaluaciones al determinar los controles, al establecer los controles o considerar cambios en los controles existentes. Debe considerar la reducción de los riesgos de acuerdo con la siguiente jerarquía: 1. Eliminación. 2. Sustitución. 3. Controles de ingeniería. 4. Señalización/advertencias y/o controles administrativos. 5. Equipos de protección personal.

3.5 Establecer objetivos La serie OHSAS 18002, Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo – Directrices para la implementación de OHSAS 18001:2007, presenta una valiosa orientación en este tema:

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La organización debe establecer, implementar y mantener objetivos de SST documentados, en los niveles y funciones pertinentes dentro de la organización. Los objetivos deben ser medibles y coherentes con la política de SST, incluidos los compromisos de prevención de los daños y deterioro de la salud, de cumplimiento con los requisitos legales aplicables y otros requisitos que la organización suscriba, de mejora continua. Cuando una organización establece y revisa sus objetivos, debe tener en cuenta los requisitos legales, otros requisitos que la organización suscriba y, a su vez, los riesgos para la SST. Además, debe considerar sus opciones tecnológicas, sus requisitos financieros, operacionales y comerciales, además, las opiniones de las partes interesadas pertinentes. Los objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y delimitados en el tiempo pueden permitir progresar con respecto a la obtención de los objetivos que la organización ha de estar más dispuesta a medir (a veces se hace referencia a estos objetivos como objetivos “SMART”10) También, es aconsejable que la organización registre los antecedentes y razones para fijar los objetivos, a fin de facilitar su futura revisión. Ejemplos de tipos de objetivos: • Objetivos para aumentar o reducir algo especificado por una cifra numérica (por ejemplo, para reducir los incidentes de manipulación de cargas en un 20 por ciento) • Objetivos para introducir controles o eliminar peligros (por ejemplo, para reducir el ruido en un lugar de trabajo)

10 Siglas de: Specific, Measurable, Achievable, Relevant, and Timely.

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• Objetivos para introducir materiales menos peligrosos en determinados productos. • Objetivos para aumentar la satisfacción de los empleados con respecto a la SST (por ejemplo, para reducir el estrés en el lugar de trabajo). • Objetivos para reducir la exposición a sustancias, equipos o procesos peligrosos (por ejemplo, la introducción de controles de acceso o vigilancia). • Objetivos para incrementar la toma de conciencia o competencia al desempeñar las tareas laborales de manera segura. • Objetivos para cumplir requisitos legales inminentes previos a su promulgación. Existen algunos pasos básicos para escribir los objetivos: • Establecer la tarea: comience por preguntarse cada vez que empiece a escribir un objetivo ¿qué será capaz de hacer al final del periodo? Responder esta pregunta le ayudará a orientar sus esfuerzos. Discuta las opciones y organice los enunciados en una secuencia lógica (para el caso de que requiera más de un objetivo) • Escribir la acción: comience a escribir el objetivo utilizando un verbo en infinitivo (ar, er, ir) y un objeto al cual se dirija la acción. Por ejemplo: “disminuir la accidentalidad…”, “aumentar la productividad…” • Describir las condiciones: añada condiciones respondiendo preguntas como ¿se dispondrá de equipo especial?, ¿qué herramientas se utilizarán en las pruebas?, ¿qué recursos se usarán?, ¿cuál es el ambiente para realizar la tarea? • Establecer las normas: si es necesario para garantizar un adecuado resultado, debe incluir normas en los objetivos definiendo los niveles de ejecución mínimos aceptables y las condiciones en las cuales se llevará a cabo el 29

desempeño. Para definir los niveles de rendimiento, deberá hacer referencia a indicadores que establezcan: • Calidad (descripción de la calidad de un proceso o resultado) • Cantidad (indicadores deseados) • Tiempo (límites o momentos precisos) • Revisar la redacción: Revise la redacción, pida a otras personas que lean su objetivo y establezca si el mismo expresa con claridad la intención. No olvide: un objetivo debe ser comprendido por quienes lo usan. Si ese cometido no se logra, escríbalo de nuevo. La elaboración de objetivos requiere práctica y conocimiento de la materia que ha de enseñarse. (Ver Anexo 21) Descargar Anexo 21

3.6 Establecer indicadores11 Los indicadores buscan medir el desempeño de los planes, programas y proyectos; comparar los resultados obtenidos con criterios previamente establecidos y hacer un juicio de valor, de acuerdo con la magnitud y dirección de la diferencia encontrada entre lo previsto y lo obtenido, es decir: mejoró, siguió igual, empeoró (cuánto). El Decreto 1443 de 2014 contempla tres tipos de indicadores: 1. Indicadores que evalúan la estructura del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST) 2. Indicadores que evalúan el proceso del SG SST. 3. Indicadores que evalúan el resultado del SG SST. Las características de los mismos se presentan a continuación (Tabla 6): 11 Nieto Zapata, Óscar (2010). Desarrollo de indicadores para programas de seguridad, salud y ambiente.

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ESTRUCTURA Recursos para implementar lo necesario dentro del SG SST y la forma en que están organizados

Permiten saber si los recursos están disponibles y organizados, para la implementación del SG SST

PROCESO Conjunto de actividades entrelazadas que se llevan a cabo en la implementación del SG SST para el logro de los objetivos

Miden si todos los pasos de un proceso se hicieron correctamente

RESULTADO Efecto y consecuencia de la implementación del SG SST

Miden tanto los beneficios de la implementación del sistema como la identificación de brechas que permitieron la ocurrencia de eventos

Es la base y la parte más estable del sistema

Tabla 6. Características de los indicadores

Finalmente, el Decreto incluye el establecimiento de fichas técnicas por indicador con los siguientes componentes: • Definición del indicador. • Interpretación del indicador. • Límite para el indicador o valor a partir del cual se considera si cumple o no con el resultado esperado. • Método de cálculo. • Fuente de la información para el cálculo. • Periodicidad del reporte. • Personas que deben conocer el resultado.

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En el Anexo 9 se presenta un modelo para la elaboración de la ficha técnica y a continuación algunos ejemplos de indicadores: Descargar Anexo 9

• ESTRUCTURA: porcentaje (%) de cumplimiento de requisitos • PROCESO: % de ejecución de: • Plan de trabajo anual. • Plan de capacitación. • Cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados. • Acciones preventivas, correctivas y de mejora. • Plan para la prevención y atención de emergencias. • Programas de vigilancia epidemiológica. % de riesgos intervenidos % de cumplimiento de: • Evaluación de las condiciones de salud y laborales de los trabajadores de la empresa (realizada en el último año). • Procesos de reporte e investigación de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. • Registro estadístico de enfermedades laborales, incidentes, accidentes de trabajo y ausentismo laboral por enfermedad. • La estrategia de conservación de los documentos.

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• RESULTADO: % de cumplimiento de: • Requisitos normativos aplicables. • Objetivos en SST. • Plan de trabajo anual. • Programas de vigilancia epidemiológica. • Cronograma de las mediciones ambientales ocupacionales y sus resultados. % de no conformidades cerradas oportunamente % de acciones preventivas, correctivas y de mejora ejecutadas oportunamente % de cobertura en los programas de rehabilitación % de cumplimiento de objetivos del programa de rehabilitación Variación de indicadores de accidentalidad, enfermedad y ausentismo Grado de control del nivel de riesgo

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4. Cuarto paso: Hacer

La fase del hacer, como se mencionó, abarca los elementos planteados en los subprogramas, orientados a la identificación, evaluación y control de los peligros presentes en el lugar de trabajo; es aquí donde lleva a la práctica la identificación de peligros, valoración y evaluación de riesgos con los respectivos controles, incluyendo lo relacionado con análisis de vulnerabilidad y los correspondientes planes de preparación y respuesta a emergencias.

4.1 Gestión del cambio12 Cada vez que surja algo nuevo en el lugar de trabajo, ya sea un equipo, un proceso nuevo o un edificio totalmente nuevo, es posible que aparezcan nuevos peligros. Todo lugar de trabajo debe ser analizado a profundidad y con antelación; este análisis ayuda a neutralizar los problemas. Valide que se contemplen los elementos establecidos (Tabla 7) en el Decreto 1443 de 2014: Descargar Tabla 7 ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?

Implementación y mantenimiento de un procedimiento para evaluar el impacto sobre la SST que puedan generar los cambios internos o externos

¿QUÉ HACER EN CASO DE NO TENERLO Establecer un procedimiento o incorporarlo en identificación de peligros y evaluación de riesgos

Identificación de peligros y la evaluación de riesgos que puedan derivarse de estos cambios, y adopción de las medidas de prevención y control antes de su implementación Actualizar el plan de trabajo anual de acuerdo con el impacto de los cambios

Actualizar el plan

Información y capacitación a los trabajadores relacionados con estas modificaciones antes de introducir los cambios

Incluir las acciones en el plan de capacitación

Tabla 7. Requisitos de la gestión del cambio y cómo lograr conformidad con la norma

12 Manuele, Fred A. (2012) Gestión de Cambio. Ejemplos prácticos. ASSE. “Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

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Al identificar las actividades que activarán el sistema, debe tener en cuenta la trascendencia de los peligros y riesgos para la organización, y el deseo de establecer un sistema manejo del cambio adecuado y, a la vez, sencillo. Las categorías de actividades pueden incluir las siguientes: • El trabajo no rutinario e inusual a realizar. • El trabajo que expone a los trabajadores a fuentes de gran energía. • Operaciones de mantenimiento para las cuales sería conveniente realizar una planificación previa, al igual que revisiones de seguridad debido a los peligros inherentes. • Trabajo sustancial de reemplazo de equipos. • Introducción de tecnología nueva o modificada incluyendo cambios en los controladores de lógica programables. • Modificaciones hechas a los equipos, instalaciones o procesos. • Prácticas laborales nuevas o actualizadas, o procedimientos que se introduzcan. • Especificaciones o normas de diseño que se cambien. • Diferentes materias primas que se utilicen. • Modificación de dispositivos o equipos de salud y seguridad. • La estructura organizacional del lugar de trabajo cambia significativamente. • Cambios en los niveles de personal que puedan afectar los riesgos operacionales. • Los cambios de personal requieren una revisión de los niveles de habilidades. • El sitio cambia la forma en que utiliza a sus contratistas (Ver Anexo 22) Descargar Anexo 22 35

4.2 Adquisiciones y contratación El Decreto 1443 de 2014 indica que empleador debe adoptar y mantener las disposiciones que garanticen el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo de su empresa para proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas, durante el desempeño de las actividades objeto del contrato. Aunque la norma no incluye la elaboración de un procedimiento, se recomienda incluirlo sencilla y claramente, bien sea en el documento general del Sistema de Gestión o en un documento aparte, en forma tal que permita a la organización seguir una directriz en este sentido y asegurar el proceso. En la Tabla 8 se incluyen los elementos que deberían considerarse y qué hacer para lograr el cumplimiento de la norma. Descargar Tabla 8 ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?


Garantizar que se identifiquen y evalúen las disposiciones relacionadas con el cumplimiento de SST en las especificaciones de compras o adquisiciones de productos y servicios

Establecer y mantener un procedimiento

Garantizar que proveedores, trabajadores dependientes, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas cumplan con las normas SST

Establecer y mantener un procedimiento

Incluir SST en la evaluación y selección de contratistas

Incluir en procedimiento

Establecer canales de comunicación

Incluir en procedimiento de comunicaciones

Verificar antes y periódicamente las operaciones de contratistas


Informar a contratistas sobre los peligros y riesgos desde el inicio del contrato


Incluye como objetivo proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del SG SST


Instruir a contratistas para aviso de ATEL


Tabla 8. Requisitos de adquisiciones y contratación y cómo lograr conformidad con la norma

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Dentro de los elementos que deben considerarse para incluir en estos controles se encuentran: • Establecimiento de los requisitos de SST para la compra de bienes, equipos y servicios. • Comunicación a los proveedores de los requisitos propios de SST de la organización. • Requisitos de aprobación previa para la compra o transporte/transferencia de sustancias químicas peligrosas, materiales y sustancias. • Precualificación y/o formación del personal o los contratistas para tareas peligrosas. • Uso de sistemas de permisos para realizar trabajos, aprobaciones previas o autorizaciones. • Procedimientos que controlen la entrada y salida del personal de zonas de trabajo peligrosas. • Controles para prevenir el deterioro de la salud.

El Decreto 1443 de 2014 define explícitamente: 1. Incluir los aspectos de SST en la evaluación y selección de proveedores y contratistas. 2. Procurar canales de comunicación para la gestión de SST con los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas.

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3. Verificar antes del inicio del trabajo y periódicamente el cumplimiento de la obligación de afiliación al Sistema General de Riesgos Laborales, considerando la rotación del personal por parte de los proveedores contratistas y subcontratistas, de conformidad con la normatividad vigente. 4. Previo al inicio del contrato, informar a los proveedores y contratistas, al igual que a los trabajadores, de los peligros y riesgos generales y específicos de su zona de trabajo, incluidas las actividades o tareas de alto riesgo, rutinarias y no rutinarias así como la forma de controlarlos y las medidas de prevención y atención de emergencias. Por ello, debe revisar periódicamente durante cada año, la rotación de personal y asegurar que el nuevo personal reciba la misma información. 5. Instruir a los proveedores, trabajadores cooperados, trabajadores en misión, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas sobre el deber de informarle de los presuntos accidentes de trabajo y enfermedades laborales ocurridos durante el periodo en vigencia del contrato para que el empleador o contratante ejerza las acciones de prevención y control que estén bajo su responsabilidad. 6. Verificar periódicamente, y durante el desarrollo de las actividades objeto del contrato en la empresa, el cumplimiento de la normatividad en SST por parte de los trabajadores cooperados, trabajadores en misión, proveedores, contratistas y sus trabajadores o subcontratistas. Como se mencionó anteriormente, es importante que este elemento se encuentre soportado en un procedimiento que detalle los controles, responsables y registros para garantizar su cumplimiento. (Anexo 24) Descargar Anexo 24

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5. Quinto paso: Verificar

5.1 Auditoría13 El Decreto 1443 de 2014 establece que el empleador debe realizar una auditoría anual de cumplimiento del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST). En la planeación, además, debe involucrar al COPASST o Vigía. En la Tabla 9 se presenta un resumen de los requisitos incluidos en la norma y cómo lograr conformidad con la misma. Descargar Tabla 9 ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?


Realización de auditoría interna anual con participación del COPASST o Vigía en la planeación

Ejecutar

Ejecución por parte de persona independiente al auditado

Establecer y desarrollar, si se necesita, las competencias requeridas por los auditores

Contar con un programa de auditoría que incluya: alcance, periodicidad, metodología e informes

Definir programa de auditoría. Se recomienda un procedimiento integral. Ref. NTC ISO 19001

Resultados de la auditoría comunicados a los responsables de adelantar las medidas preventivas, correctivas o de mejora en la empresa

Ejecutar

Tabla 9. Requisitos de auditoría y cómo lograr cumplimiento de la norma

13 Auditoría Interna de Gestión. ISO 19011. 2011 “Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

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Para realizar el proceso, es necesario contar con un programa de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión. Se recomienda revisar la norma NTC ISO 19011, en la cual se contemplan los detalles. El programa de auditoría debería incluir la información y recursos necesarios para organizar y conducir las auditorías de manera eficiente dentro de los tiempos especificados. También puede incluir: • Objetivos para el programa de auditoría y auditorías individuales • Alcance/número/tipos/duración/ubicación/cronograma de las auditorías • Procedimientos del programa de auditoría • Criterios de auditoría • Métodos de auditoría • Selección de equipos auditores • Recursos necesarios, incluyendo viajes y hospedaje • Procesos para manejo de confidencialidad, seguridad de la información, salud y seguridad y otros temas similares La implementación del programa de auditoría debería ser monitoreada y medida para asegurar que hayan alcanzado los objetivos trazados. El programa de auditoría debería ser revisado anualmente, por demás, para identificar posibles mejoras. En el Anexo 10 se presenta un modelo sugerido del programa de auditoría y en el Anexo 11, un modelo sugerido de lista de verificación de auditoría. Descargar Anexo 10

Descargar Anexo 11

En adición a lo anterior, uno de los elementos fundamentales para adelantar el proceso de auditoría es la competencia del auditor. La persona que audita debería tener el conocimiento y habilidades en las siguientes áreas: 40

• Principios, procedimientos y métodos de auditoría. • Normas de sistemas de gestión y documentos de referencia. • Actividades, productos y procesos del auditado. • Requisitos legales y de otra índole aplicable, relevantes a las actividades y productos del auditado. • Clientes, proveedores y otras partes interesadas del auditado, cuando sea aplicable. En la Tabla 10 se presenta un ejemplo de qué contenidos podría abarcar la formación de los auditores. Descargar Tabla 10 MÓDULOS

OBJETIVOS

Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Explicar los principios, estructura y requisitos del SG SST

Marco legal y regulatorio en Seguridad y Salud en el Trabajo

Explicar las exigencias legales en Colombia

Atributos y competencias personales del auditor

Aplicar criterios, métodos y pautas de desempeño individual y social en el rol de auditor

Auditorías internas y evaluación del cumplimiento legal del SG SST

Aplicar criterios y métodos para el desarrollo de las auditorías

Tabla 10. Modelo de contenidos de formación para auditor interno

Para auditorías internas, los auditores deberían ser independientes de los gerentes operativos de las funciones por auditar; los auditores deberían mantener una actitud objetiva a lo largo del proceso para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones estén basados solo en la evidencia de la auditoría. La evidencia de la auditoría debería ser verificable. En general, está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un periodo delimitado y con recursos finitos. Se debería aplicar un uso adecuado del muestreo, ya que este está estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría. 41

5.2 Revisión por la alta dirección “La alta dirección debe, a intervalos planificados, revisar el sistema de gestión, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad continuas. La revisión debe realizarse por lo menos una vez al año, e incluir la evaluación de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestión de la calidad, incluidos la política de la calidad y los objetivos de la calidad.” 14 Este enunciado es válido para todos los sistemas de gestión y de esta forma ha sido consignado en el Decreto 1443 de 2014. En la Tabla 11 se presentan los requisitos y cómo lograr conformidad con los estándares de la norma. Descargar Tabla 11

ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?


Revisión anual

Ejecutarlo

Revisión proactiva, donde se evalúe la estructura y el proceso de la gestión en SST

Ejecutarlo

Los resultados de la revisión de la alta dirección están documentados y son divulgados al COPASST o Vigía de SST

Documentar y divulgar los resultados de la revisión

Los resultados de la revisión de la alta dirección son divulgados al responsable del SG SST, quien deberá definir e implementar las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiere lugar El responsable del SG SST define e implementa las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiere lugar

Divulgar los resultados de la revisión

Implementa las acciones preventivas, correctivas y de mejora a que hubiere lugar

Tabla 11. Requisitos Revisión por la dirección y cómo lograr conformidad con la norma

De forma complementaria, el Decreto 1443 de 2014 define que la revisión de la alta dirección debe permitir:

14 NTCGP: 1000: 2009 – ISO 9000:2008, Numeral 5.6 42

• Revisar las estrategias implementadas y determinar si han sido eficaces para alcanzar los objetivos, metas y resultados esperados del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. • Revisar el cumplimiento del plan de trabajo anual en seguridad y salud en el trabajo y su cronograma. • Analizar la suficiencia de los recursos asignados para la implementación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y el cumplimiento de los resultados esperados. • Revisar la capacidad del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo para satisfacer las necesidades globales de la empresa en materia de seguridad y salud en el trabajo. • Analizar la necesidad de realizar cambios en el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, incluida la revisión de la política y sus objetivos. • Evaluar la eficacia de las medidas de seguimiento con base en las revisiones anteriores de la alta dirección y realizar los ajustes necesarios. • Analizar el resultado de los indicadores y de las auditorias anteriores del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo. • Aportar información sobre nuevas prioridades y objetivos estratégicos de la organización que puedan ser insumos para la planificación y la mejora continua. • Recolectar información para determinar si las medidas de prevención y control de peligros y riesgos se aplican y son eficaces. • Intercambiar información con los trabajadores sobre los resultados y su desempeño en seguridad y salud en el trabajo. • Servir de base para la adopción de decisiones que tengan por objeto mejorar la identificación de peligros y el control de los riesgos y, en general, mejorar la gestión en seguridad y salud en el trabajo de la empresa. • Determinar si promueve la participación de los trabajadores. 43

• Evidenciar que se cumpla con la normatividad nacional vigente aplicable en materia de riesgos laborales, es decir, se cumpla con los estándares mínimos del Sistema de Garantía de Calidad del Sistema General de Riesgos Laborales que le apliquen. • Establecer acciones que permitan la mejora continua en seguridad y salud en el trabajo. • Establecer el cumplimiento de planes específicos, de las metas establecidas y de los objetivos propuestos. • Inspeccionar sistemáticamente los puestos de trabajo, las máquinas y equipos y, en general, las instalaciones de la empresa. • Vigilar las condiciones en los ambientes de trabajo. • Vigilar las condiciones de salud de los trabajadores. • Mantener actualizada la identificación de peligros, la evaluación y valoración de los riesgos. • Identificar la notificación y la investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales. • Identificar ausentismo laboral por causas asociadas con seguridad y salud en el trabajo. • Identificar pérdidas: daños a la propiedad, máquinas y equipos, entre otros, relacionados con seguridad y salud en el trabajo. • Identificar deficiencias en la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. • Identificar la efectividad de los programas de rehabilitación de la salud de los trabajadores. 44

En resumen, como resultado de la revisión de la alta dirección, deben obtenerse: • La definición de cambios en el desempeño en SST. • La definición de cambios en la política de SST. • Aprobación de recursos para lograr las mejoras esperadas. • Cambios en otros elementos del sistema.

5.3 Investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales La investigación de incidentes es una herramienta importante para prevenir la repetición de incidentes y para identificar las oportunidades de mejora. También, puede utilizarse para aumentar la toma de conciencia global de SST en el lugar de trabajo. La Resolución 1401 de 2007 especifica con detalle las consideraciones que deben tenerse en cuenta en este proceso; por otro lado, en la Tabla 12 se describen los elementos clave requeridos por el Decreto 1443 de 2014. (Anexo 23) Descargar Tabla 12 Descargar Anexo 23 ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?


Se realizan las investigacines acorde con lo establecido en el Decreto 1530 de 1996 y la Resolución 1401 de 2007

Revisar la legislación y aplicar lo contemplado en esta

Se identifican deficiencias del SG SST

Es necesario fortalecer el proceso

Se establecen acciones preventivas, correctivas y de mejora necesarias para evitar la repetición tanto internas como las provenientes de entes de control

Establecer e implementar las medidas definidas (Ver numeral 6)

Se informa sobre el resultado de la investigación a los trabajadores directamente involucrados en las causas y en los controles

Informar a los trabajadores, incorporados en el procedimiento de investigación

Se informa a la alta dirección sobre la ocurrencia de eventos y la necesidad de acciones de mejora continua

Informar a la alta dirección

Tabla 12. Elementos clave en la investigación de eventos – Decreto 1443 de 2014

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El resultado de la verificación debe permitir: • Concluir si se ha cumplido lo definido en el Sistema. • Lograr que la alta gerencia tenga una visión integral de la Gestión. • Plantear opciones de mejora al Sistema. • Establecer las necesidades presupuestales para que el responsable del Sistema pueda actuar.

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6. Sexto paso: Actuar15

6.1 Acciones preventivas y correctivas El empleador debe garantizar que se definan e implementen las acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG SST), de las auditorías y de la revisión por la alta dirección. Se recomienda revisar la lista de chequeo incluida en la Tabla 13 donde se listan los requisitos establecidos por el Decreto 1443 de 2014. Descargar Tabla 13 ASPECTO A REVISAR

¿SE TIENE?


Definición e implementación de las acciones preventivas y correctivas necesarias, con base en los resultados de la supervisión y medición de la eficacia del SG SST

Establecer un formato para el reporte, análisis y seguimiento y ejecutarlas (Ver Anexo 11)

Identificación y análisis de las causas fundamentales de las no conformidades

Definir el método de análisis de causas e implementarlo

Adopción, planificación, aplicación, comprobación de la eficacia y documentación de las medidas preventivas y correctivas

Ejecutar, evaluar y documentar

Evaluación y jerarquización prioritaria de medidas de prevención inadecuadas o que dejan de ser eficaces

Evaluar y priorizar

Tabla 13. Requisitos acciones preventivas y correctivas

15 OHSAS 18002:2008 Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo. Directrices para la implementación de OHSAS 18001. 2007


47

Se recomienda establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para tratar las no conformidades reales o potenciales y para tomar acciones correctivas y acciones preventivas. Los procedimientos deben definir requisitos para: • La identificación y corrección de las no conformidades y la toma de acciones para mitigar sus consecuencias para la SST. • La investigación de las no conformidades, determinando sus causas y tomando las acciones con el fin de prevenir que vuelvan a ocurrir. • La evaluación de la necesidad de acciones para prevenir las no conformidades y la implementación de las acciones apropiadas definidas para prevenir su ocurrencia. • El registro y la comunicación de los resultados de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas. • La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y acciones correctivas tomadas. Cuando una acción correctiva y una acción preventiva identifiquen peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles nuevos o modificados, el procedimiento debe requerir que se tomen esas acciones propuestas tras una evaluación de riesgos previa a la implementación, en concordancia con la gestión de cambios. Cualquier acción correctiva o acción preventiva tomada para eliminar las causas de una no conformidad real o potencial debe ser adecuada a la magnitud de los problemas y acorde con los riesgos encontrados para la SST. La organización debe asegurarse de que cualquier cambio necesario que surja de una acción preventiva y una acción correctiva se incorpore a la documentación del Sistema de Gestión de la SST. 48

La no conformidad es el incumplimiento de un requisito. Un requisito se puede establecer en relación con el Sistema de Gestión del Decreto 1443 de 2014 o en términos del desempeño de SST. Ejemplos de temas que pueden hacer surgir no conformidades incluyen: a) Para el desempeño del Sistema de Gestión de la SST: • Fallo de la alta dirección al demostrar su compromiso. • Fallo al establecer los objetivos de SST. • Fallo al definir las responsabilidades que requiere el sistema de gestión de la SST, como las responsabilidades de lograr objetivos. • Fallo al evaluar periódicamente el cumplimiento de los requisitos legales. • Fallo en el cumplimiento las necesidades de formación. • Documentación no actualizada o inapropiada. • Fallo al llevar a cabo las comunicaciones. b) Para el desempeño de la SST: • Fallo al implementar el programa planificado para lograr los objetivos de mejora. • Fallo constante en el logro de los objetivos de mejora del desempeño. • Fallo en el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos. • Fallo al registrar los incidentes. • Fallo en la implementación adecuada de las acciones correctivas. • Altas tasas constantes de enfermedad o daños que no son tratadas. • Desviaciones de los procedimientos de SST. • Introducción de nuevos materiales o procesos sin realizar una evaluación de riesgos apropiada.

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Los elementos de entrada para las acciones correctivas y acciones preventivas pueden determinarse a partir de los resultados de: • Pruebas periódicas de los procedimientos de emergencia. • Investigación de incidentes. • Auditorías internas o externas. • Evaluaciones periódicas del cumplimiento. • Seguimiento del desempeño. • Actividades de mantenimiento. • Esquemas de sugerencias de los empleados y retroalimentación de las encuestas de opinión/satisfacción a los empleados. • Evaluaciones de la exposición. Cuando se identifica un problema potencial, pero no existe una no conformidad real, deberían tomarse acciones preventivas usando un enfoque similar al de las acciones correctivas. Los problemas potenciales pueden identificarse usando métodos como la extrapolación de acciones correctivas de no conformidades reales a otras áreas aplicables donde se realizan actividades similares, o como el análisis de peligros.

6.2 Mejora continua El empleador debe garantizar un proceso que permita la mejora continua de la eficacia de todas sus actividades y el cumplimiento de sus propósitos, incluyendo como fuentes primarias de información las siguientes: • Cumplimiento de los objetivos del SG SST. • Resultados de la intervención en los peligros y los riesgos priorizados. • Resultados de la auditoría y revisión del SG SST. • Recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASST o Vigía de SST.

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• Resultados de los programas de promoción y prevención. • Resultado de la supervisión realizado por la alta dirección. • Cambios en legislación que apliquen a la organización. Para el registro y seguimiento de las opciones de mejora puede utilizarse el mismo formato del Anexo 12. Descargar Anexo 12

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7. Plan de acción

para la implementación del SG SST

Un elemento clave dentro del proceso de implementación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo es el plan de acción. Una estrategia de implementación es tratarlo como un proyecto, un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para obtener un resultado único: implementar el SG SST. El plazo de finalización podría plantearse hasta un mes antes de que se venza el término establecido por el Ministerio de Trabajo. Para lograrlo, se sugieren los siguientes pasos: • Identificar las premisas del proyecto: ¿cuáles son las suposiciones de partida? Ejemplo, el Decreto 1443 de 2014 aplica a todas las organizaciones, en él existe un plazo para el desarrollo del mismo, la línea base reflejará que se tiene un nivel de avance sobre el cual se trabajará, etc. • Identificar las restricciones del proyecto: ¿qué nos limita?, ¿los horarios, la estructura, el presupuesto, la disponibilidad de un experto? • Cuál es la situación actual: tomar como base la evaluación inicial. • Documentar y comunicar el plan del proyecto: documentar el plan integrado y las bases de su creación, el presupuesto requerido, los participantes y responsabilidades. • Realizar reportes y seguimiento sobre los progresos; llevar una bitácora del proyecto, las lecciones aprendidas y comunicar el plan a las partes interesadas. “Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

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De estos pasos, tiene especial importancia el plan que se trace para el proyecto; según la experiencia, existen elementos fundamentales para lograr los resultados deseados de acuerdo con los tiempos previstos: 1. Análisis de la situación actual. 2. Establecimiento o ajuste de la política. 3. Establecimiento de objetivos e indicadores. 4. Elaboración o ajuste de un documento marco del sistema. 5. Elaboración o ajuste de procedimientos e instrucciones. 6. Capacitación – cambio. 7. Implementación. 8. Primera auditoría interna. 9. Primera revisión por la dirección. 10. Análisis de medidas preventivas y correctivas. 11. Procesos de análisis y mejora. El plan establece quiénes serán los responsables de su cumplimiento en tiempo y forma. Por lo general, también incluye algún mecanismo o método de seguimiento y control, para que estos responsables puedan analizar si las acciones siguen el camino correcto. Es posible que, para alcanzar unos resultados concretos, sea necesario no solo organizar un plan de acción general, sino otros más específicos que se establezcan por proceso, departamento o área. El control del plan de acción tiene que realizarse durante su desarrollo y al final. Al realizar un control en medio del plan, el responsable tiene la oportunidad de corregir las cuestiones que no están saliendo de acuerdo con 53

lo esperado. En cuanto al control tras su finalización, el objetivo es establecer un balance y confirmar si los objetivos planeados han sido cumplidos. En el Anexo 13 se incluye un modelo para el establecimiento del plan de acción para la implementación del SG SST. Descargar Anexo 13

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Bibliografía

Decreto 1443. Ministerio del Trabajo. 2014 Building an Effective Health and Safety Management System. Alberta Employment and Immigration. 2010 Participación de los trabajadores en la seguridad y la salud en el trabajo - Una guía práctica. EU-OSHA — Agencia Europea para la Seguridad y la Salud en el Trabajo. 2012 Gestión de la seguridad y Salud laboral en las PYMES. Junta de Andalucía, OISS. 2010 Directrices relativas a los sistemas de gestión de la seguridad y la salud en el trabajo. ILO-OSH. 2001 Managing for health and safety. Health and Safety Executive. 2013 Sistemas de gestión de la calidad. Guía para la implantación de sistemas de indicadores. UNE 66175. Aenor. 2003 Curso: Técnicas de auditoría para un sistema de Gestión HSEQ integrado. ICONTEC. 2012 SERIE NTC-OHSAS 18000. Sistemas de gestión en Seguridad y Salud Ocupacional. “Este documento es una guía general de carácter ilustrativo y no obligatorio; no exime ni reemplaza las responsabilidades del empleador frente al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST. Cada empresa deberá definir su elaboración e implementación.”

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www.colmenaseguros.com

Guía Práctica Para La Implementación Del SG-SST

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