GLOSARIO DE TÉRMINOS Para Facilitar La Toma de Decisión •
Riesgo Estratégico
Se identifica como una característica, circunstancia de un proyecto o condición del ambiente en el que éste se desarrolla, en la que se reconoce que puede tener un potencial efecto negativo en el proyecto o en la calidad de los productos. Ejemplo: Ejemplo: Aumento en índice de desempleo y comercio informal. informal. Ejemplo: Aumento Aumento en la la ineficiencia para prestar servicios debido debido a los ncrementos ncrementos en las necesidades necesidades de servicios ante los procesos de cambio en los modelos de comercio internacional. •
ontingencia
!or contingencia se entiende toda posibilidad de que una cosa suceda o no, de que una determinada situación se puede dar o no. El concepto, en el "mbito organi#acional se refiere a todos aquellos sucesos que impactan en la actividad de la organi#ación $asta el punto de perjudicar su capacidad normal de operaciones. Ejemplos Ejemplos:: %ortes prolongados prolongados de corriente corriente,, agua incesante. •
inundacio inundaciones, nes, delitos delitos inform"ticos inform"ticos,, inseguridad inseguridad
O!"eti#o Glo!al$
Es la finalidad de alcance o desarrollo <imo o a m"s largo pla#o que los objetivos específicos o estratégicos contribuir"n contribuir"n a lograr. !or lo regular est" vinculado a la misión de la organi#ación. Ejemplo: !romover el derec$o de cada mujer, $ombre y ni'o a disfrutar de una vida sana, con igualdad de oportunidades para todos. •
O!"eti#o Estratégico$
Es el planteamiento de donde se quiere llegara largo pla#o. Es considerado para facilitar la toma de decisiones decisiones con efectos efectos duraderos duraderos y que tiene tiene impacto en toda la organi#ación. organi#ación. Son fijados fijados por la alta dirección. Ejemplo: (ortalecer la toma de decisiones en los mandos medios en los pró)imos doce meses. Ejemplo: *ejorar el clima organi#acional en los pró)imos + a'os. •
O!"eti#o T%ctico$
Se construyen en base al objetivo estratégico de la organi#ación. Son llamados objetivos t"cticos porque son los objetivos formales de la empresa y se fijan por "reas para ayudar a lograr su propósito. Ejemplo: Al finali#ar finali#ar el taller de idera#go idera#go los participantes estar"n en condiciones de asumir el papel de líder en diversas situaciones de su vida cotidiana y en los diversos "mbitos en los que se desenvuelven. Ejemplo: -ue los participantes adquieran los conocimientos necesarios sobre los modelos de lidera#go m"s efectivos en la organi#ación de alto desempe'o. •
Estrategia$
%onstituye la ruta a seguir por las grandes líneas de acción para alcan#ar los propósitos, objetivos y metas planteados.
Ejemplos: isciplina presupuestal para lograr la estabilidad económica de un país. /!rincipios y rutas fundamentales que orientar"n el proceso a dministrativo para alcan#ar los objetivos a los que se desea llegar. 0na estrategia muestra cómo una institución pretende llegar a esos objetivos. Se pueden distinguir 1 tipos de estrategias: corto, mediano y largo pla#o seg&n el $ori#onte temporal.
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Meta$
%onstituye la e)presión cuantitativa de los objetivos o los resultados que se pretenden obtener. Es el nivel deseado de rendimiento. Se e)presa en cantidades referidas a un espacio y a un p eriodo determinado. Ejemplos: a2 0n nstituto de 3ivienda tiene entre sus metas entregar +,444 casas m"s en el +4456 b2 0n trabajador establece como su meta a$orrar el 789 de salario en el primer semestre del a'o. •
O!"eti#o$
Se determina el resultado al que se desea llegar. -ue sería ideal y que es posible lograr. El objetivo se debe e)presar en términos de resultados, que sea claro, prioritario, co$erente. -ue sea ambicioso pero alcan#able, que sea limitado en el tiempo, que incluya elementos necesarios como: cantidad, calidad. .Es un enunciado e)presado mediante un verbo de acción, que responde a las preguntas: -ué queremos lograr; %u"nto queremos lograr; En dónde se va a reali#ar; !ara cu"ndo se quiere lograr; Ejemplos: a2 El programa de austeridad de un país para el +474 contempla eficientar la productividad en un +9 y un a$orro del 896 b2 El irector de capacitación debe impartir en el +445, 749 m"s de cursos que en el a'o +44< con los mismos instructores y el mismo presupuesto. Elemento program"tico que identifica la finalidad $acia la cual deben dirigirse los recursos y esfuer#os para dar cumplimiento a la misión. •
FODA &Fortale'as( O)ort*nidades( De!ilidades( Amena'as+$
Es una $erramienta que permite conformar un cuadro de la situación actual de la empresa y organi#ación, permitiendo de esta manera obtener un diagnóstico preciso que permita en función de ello tomar decisiones acordes con los objetivos y políticas formulados. An"lisis (=A implica reali#ar un an"lisis del entorno de la entidad y clasificar la información para identificar alternativas de acción, dic$a clasificación esta basada en las fortale#as con que cuenta una organi#ación, son una defensa contra las posibles amena#as del entorno y las debilidades pueden tomarse como el desperdicio de oportunidades en el medio e)terno .as fortale#as y oportunidades refieren a condiciones >?E@>AS de la propia organi#ación, mientras que las debilidades y amena#as se refieren a condiciones E?E@>AS a la organi#ación y que le impactan. Ejemplo: as fortale#as son el trabajo en equipo y el lidera#go. as debilidades son la falta de motivación y el pesimismo. as oportunidades son el incrementar la productividad y la efectividad. a amena#a es la e)cesiva reglamentación del gobierno. Ejemplo: (ortale#as: todas aquellas actividades que reali#a con un alto grado de eficiencia. ebilidades: ?odas aquellas actividades que reali#a con bajo grado de eficiencia. Amena#as: todo aquello del medio ambiente e)terno que de presentarse, complicaría o evitaría el logro de los objetivos. =portunidades: todos aquellos eventos del medio ambiente e)terno que de presentarse, facilitarían el logro de los objetivos.
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Misión$
Especifica el rol funcional que la organi#ación va a desempe'ar en su entorno e indica con claridad el alcance y dirección de sus actividades. Es la ra#ón de ser de una organi#ación. Ejemplo: a SE! tiene como propósito esencial crear condiciones que permitan asegurar el acceso de todas las me)icanas y me)icanos a una educación de calidad, en el nivel y modalidad que la requieran y en el lugar donde la demanden. Ejemplo: a %omisión @eguladora de Energía: @egular de manera transparente, imparcial y eficiente las industrias del gas y de electricidad, con apoyo de personal especiali#ado y sistemas administrativos modernos, a fin de alentar la inversión productiva y garanti#ar un suministro confiable, seguro y a precios competitivos de energéticos, en beneficio de los usuarios. •
Prioridad$
Elemento cualitativo que determina la m")ima preferencia6 se utili#a en planeación o programación para se'alar lo que tiene mayor importancia y que por consiguiente requiere de mayor atención. Ejemplos: ogros de =bjetivos6 transparencia. •
Necesidad
El estado derivado de la falta o carencia de algo en un momento dado y bajo circunstancias determinadas. Ejemplo: 0n departamento de atención al p&blico que cuente con 8 empleados. %on el paso del tiempo el n&mero de clientes va aumentando, $asta que llega a un nivel en el que los 8 empleados no pueden atenderlos a todos y surge la necesidad de contratar a otro empleado. Ejemplo: as computadoras de una dependencia pueden ser &tiles con el paso del tiempo $asta que llega un momento en que ya no cumplen con los requerimientos mínimos y es necesario sustituirlas por otras m"s modernas. •
Plan Estratégico
Enfoque altamente especiali#ado de la planeación, con perspectiva global, integradora, innovadora y adaptativa, desarrollada por la Alta irección de la =rgani#ación, que mediante el an"lisis sistem"tico de factores e indicadores propios y e)ternos, actuales y futuros, que incidir"n en su evolución, proyectan la permanencia competitiva de la empresa en el escenario m"s lejano posible, acotando la incertidumbre del futuro y prepar"ndola desde $oy para redefinirla en la ma'ana.
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Ejemplo de un programa de =portunidades, contemplado en el !lan >acional de esarrollo. Su clasificación fue adaptada a la metodología que aquí se plantea, e)clusivamente a manera de ejemplo: /Enfoque que permite a las dependencias y entidades del Bobierno (ederal establecer su misión, definir sus propósitos y elegir las estrategias para la consecución de sus objetivos. *isión =rgani#acional: %oordinar acciones interinstitucionales para contribuir a la superación de la pobre#a, mediante el desarrollo de las capacidades personales y su acceso a mejores oportunidades de superación económica y social.
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Plan T%ctico
a planeación t"ctica es aquella que corresponde desarrollar a las "reas funcionales o departamentales de la organi#ación. a planeación t"ctica tiene como propósito la progresiva implantación o ejecución de lo estipulado en el plan estratégico.
a planeación t"ctica se lleva a cabo a partir del plan estratégico vigente y corresponde reali#arla a los directores funcionales o directivos intermedios. Ejemplo: *odificar los manuales de operación y procedimiento de la organi#ación. •
Plan O)erati#o
os planes operativos se desarrollan a partir de los planes t"cticos de cada "rea funcional o departamento y concretan en detalle los siguientes interrogantes: qué, cómo, quién, cu"ndo, dónde, con qué. ic$as interrogantes son acerca de las tareas, actividades y procesos a llevar a cabo, con $ori#ontes temporales que pueden ser anuales, trimestrales, mensuales, semanales o incluso diarios. os diagramas de flujo o de Bantt son de aplicación $abitual en la planeación operativa, puesto que es la que requiere mayor grado de detalle y concreción.
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Ejemplo:.
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!rograma de estudio y an"lisis de reformas administrativas.
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,*lnera!ilidad
Susceptibilidad de recibir un da'o, afectación o lesión ante determinadas circunstancias. Ejemplos: a2 El *unicipio ) del estado de Buarico, $a sufrido constantes pérdidas económicas debido a la sequía, esta situación se $a repetido en los <imos + a'os y es algo que debe ser tomado en cuenta para el presupuesto agrario
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Sincron-a
nteracción coordinada. e acuerdo a la teoría general de Sistemas, las interacciones entre las partes o componentes de un sistema generan un valor agregado mayor al que se lograría si cada componente funcionara por separado. Se refiere a la acción de una o m"s substancias que tienen efectos diferentes cuando se juntan, a los que pueden tener individualmente. Ejemplos a2: 0na línea de producción en una empresa manufacturera de labiales. %ada persona en la línea reali#a una acción definida para obtener el producto final Cmoldear la pasta para el labial, rellenar los moldes con la me#cla, enfriar las barras de labial, colocar las barras sobre la línea, entubar las barras, guardar las barras en cajas, etiquetar, empacar. b2: El equipo de estadística lleva a cabo una serie de acciones para la reali#ación de un estudio sobre escolaridad femenina. Este proyecto implica: Cdeterminación de la muestra, elaboración de reactivos, elección de entrevistadores, reali#ación de las encuestas, revisión y evaluación, elaboración del reporte. •
Facilitador$
*iembroDíder de un equipo cuya principal responsabilidad estriba en proporcionar los medios yo recursos necesarios para la simplificación de la tarea y logro de objetivos de un equipo. Ejemplos: El instructor que imparte cursos en las organi#aciones6 el jefe de oficina yo compa'ero de trabajo que comparte sus ideas y técnicas de trabajo. •
Interacti#idad$
Es el intercambio de información entre diversos entes o sistemas que genera efectos entre estos Cde acuerdo al paradigma de Sc$neiderman2a interactividad entre los miembros de un equipo es un elemento que depende del grado de integración que se $aya desarrollado entre ellos. Ejemplos: a2 %uando se trata de modificar actuali#ar o reformar las políticas empresariales de salarios o días de descanso, en un conte)to interactivo la dirección y los empleados aportar"n ideas y todas ser"n tomadas en cuenta a la $ora de llegar a una decisión final. b2 >o solo consiste en que todos los miembros del equipo $ablen entre sí. Esto es sólo una parte, cuando se $abla de interactividad se $abla de que todas las opiniones de los miembros de un equipo son escuc$adas, valoradas y aceptadas o rec$a#adas de acuerdo con el bienestar com&n.
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In.l*encia Sit*acional$
?oda acción o ejemplo de conducta que propicien otras personas o grupo cambien de actitud y de conducta. Ejemplos: a2 %uando un colaborador acude con su jefe para despejar alguna duda o cuestionamiento sobre un proyecto determinado y no recibe retroalimentación o no logra despejar sus dudas, se rompe con la comunicación gener"ndose una influencia negativa sobre la situación. b2 %uando un ciudadano acude a una dependencia a reali#ar un tr"mite y no recibe atención con cortesía y prontitud quedar" invitado a no regresar y optar" por buscar otra dependencia o incluso, la instancia adecuada para presentar una queja. •
Ins*mo
os insumos son productos, servicios o información necesarios para reali#ar un proceso. os insumos son proporcionados por los proveedores del proceso, y para evitar la variabilidad en el proceso deben ser claramente especificados. Ejemplos: En la fabricación de #apatos los insumos principales son la piel, el pegamento, los accesorios y la energía utili#ada en la fabricación, que a fin de cuentas permiten construirlos y ofertarlos. %uando se trata de atención al p&blico o de ofrecer un servicio, el insumo ser" la propia atención por parte del empleado y los recursos o $abilidades que tenga para atender al cliente.
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Est%ndar$
Es la parte medible de las metas de trabajo: cantidad, tiempo y costo y puede clasificarse en tres tipos: a2 est"ndar de resultados de cantidad de una meta de trabajo6 b2 est"ndar de resultados de tiempo de una meta de trabajo y c2 est"ndar de resultados de costo de una meta de trabajo. Ejemplos: 0n n&mero mínimo de ventas conseguidas por los comerciales de una empresa6 un n&mero de pedidos procesados en determinado periodo... •
Indicador$
*edida e)plícita utili#ada para determinar el progreso de los objetivos y lo que realmente sucede en comparación con lo que se $a planificado en términos de calidad, cantidad y puntualidad. Ejemplos: a2 0n país subdesarrollado gasta en cada uno de sus estudiantes de primara un promedio anual de 7.18F dólares, la cuarta parte que la media de la =%E, y en los de educación superior G.1G7 dólares, la mitad que en la =%E6 b2 os indicadores pueden ser absolutos o relativos. !or ejemplo, el coste de calidad anual de una empresa es un valor absoluto6 por el contrario si se refiere a las ventas o al costo de la producción es un indicador relativo.
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alidad Total$
!roceso envolvente que involucra a todos los miembros de una organi#ación en la identificación y mejora continua de cada aspecto del servicio y la mejora continua de los sistemas y procesos de cada producto o servicio.HIacer las cosas bien y a la primeraH. Ejemplos: a atención en el servicio a usuarios, clientes y beneficiarios como ra#ón de ser de cualquier institución p&blica6 certificación S= 5444 y 5447. /%onjunto de condiciones que permiten asegurar la mejora continua de los procedimientos, procesos, actividades y manejo de recursos p&blicos por las dependencias y entidades del sector p&blico , con la finalidad de controlar, prevenir y eliminar cualquier tipo de deficiencia en la presentación o producción de los bienes y servicios que dan a sus clientes o usuarios, con el propósito de proporcionar la m")ima satisfacción con la mayor eficacia y eficiencia.
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Pres*)*esto$
%"lculo anticipado de un gasto o de un servicio en un documento contable que muestra la estimación anticipada desde los ingresos y gastos relativos a una determinada actividad u organismo por cierto periodo de tiempo. Ejemplo: El "rea de nvestigación Ambiental, cuenta con 84,444 mil pesos anuales para dic$a labor. e esos 84,444 mil pesos las partidas est"n divididas de la siguiente manera: +8,444 para pruebas físicas <, F44 para compra de equipo 1,844 para pago de encuestadores 74,844 para nómina +,144 imprevistos y gastos e)tras
