Gestion de Proyectos Con Enfoque PMI Vista Preliminar Del Libro

Tercera edición e dición

Gestión de Proy Proyec ectos tos con Enfoque PMI Uso de Project y Excel 2013

Francisco Toro Toro López

Francisco Toro López Ingeniero químico de la Universidad Nacional de Colombia y participante del programa de Maestría en Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Colombia. Obtuvo el título de Máster en Business Administration de North Dakota State University, con el respaldo de una beca de la Organización de Estados Americanos en 1983 y la certiﬁcación PMP (Project Management Professional) del PMI (Project Management Institute) en el 2009. Es miembro activo de la Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas desde 1992. Desarrolla su experiencia profesional actual como consultor de la Cámara de Comercio de Bogotá y director de programación de la Constructora Esmeralda. Fue consultor e instructor en asocio con Unisys de Colombia y High Computer en diversas empresas multinacionales y nacionales radicadas en Colombia, Puerto Rico y República Dominicana. También trabajó como consultor en documentos multimedia de educación bilingüe para los estudiantes de origen latino para el HISD, uno de los distritos escolares más grandes de Houston, Texas. Fue fundador de Mesys Ltda., empresa dedicada a la consultoría y capacitación en sistemas de computación. Actualmente es profesor de las universidades EAN, Autónoma de Colombia, Piloto y Universidad Virtual de Colombia en programas de posgrado. Ha sido conferencista, asesor y catedrático de las universidades Interamericana de Puerto Rico, del Rosario, Católica y del Instituto Tecnológico de Santo Domingo.

Gestión de proyectos con enfoque PMI Uso de Project y Excel 2013

Tercera edición

Francisco J. Toro López

Tabla de contenido Observaciones generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .XVII Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . XIX Capítulo 1. Consideraciones generales sobre proyectos ........................... 1

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Fundamentos de la administración de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 Fases de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Denición y creación del plan básico del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Desarrollo y supervisión del proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Cierre y evaluación del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Metodologías empleadas para administrar proyectos . . . . . . . . . . . . . . . 13 La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Los costos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Herramientas de Microsoft empleadas en proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Elementos característicos de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Hoja de cálculo Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Elementos fundamentales de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 Introducción a Project. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Objetivos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Descripción de los principales elementos de Project . . . . . . . . . . . . . 32 La barra de herramientas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 La edición de datos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

Capítulo 2. Planeación de proyectos ...................................................... 51

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 Registro de un proyecto y de sus tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Vistas de información de un proyecto con MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 La ventana Diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

Formularios individuales de tareas y de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59 Consideraciones generales y supuestos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Denición de indicadores de meta parcial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64 Los enlaces entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

Los diferentes vínculos entre tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

S E N O I C I D E E O C E

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Asignación de relaciones. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Holguras y tiempos de antelación y retardo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Creación y asignación de calendarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75 La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 Visualizar información de tareas y recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Cambios en las escalas de tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

GESTIÓN DE PROYECTOS CON ENFOQUE PMI Y USO DE PROJECT Y EXCEL 2013

FRANCISCO J. TORO LÓPEZ

Vista Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89 Cambios de columnas y renglones de las diferentes vistas y presentaciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

Programación exible o paulatina (Rolling wave) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 Tiempo versus costos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 La optimización del tiempo versus costo usando métodos de optimización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

Cálculo de probabilidades de terminar un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 105 Escenarios de duraciones de las tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108

Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

Capítulo 3. Evaluación y control de proyectos ..................................... 111

Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115 Hitos ..... . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117 Acceso a los recursos disponibles para una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Agrupando las tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 Formatos de diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Duraciones y costos de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121

Costos provenientes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Incrementos o decrementos en las tasas de un recurso . . . . . . . . . . 127 Cambiar el perl de trabajo de un recurso. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

Costo jo de tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Problemas en el cronograma y en costos de tareas . . . . . . . . . . . . . 131

Recursos insucientes. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

Problemas en la asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133 Uso de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Más sobre resolución de sobreasignaciones de recursos . . . . . . . . . 141 Fondo de recursos disponibles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149

El plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150

¿Qué es un plan base? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 Aprobación del plan base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 ¿Cómo se presenta y posteriormente se utiliza un plan base? . . . . . 154

Reportes de avance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156

Actualizar todo el proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Reporte de avance en una tarea según el trabajo real de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 160

El seguimiento y el control del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 162 Revisión del estado general del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Revisión del progreso en el tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . 163 Análisis de rendimientos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166

Contenido

Capítulo 4. Técnicas para intercambiar y compartir información ...................................................... 233

Intercomunicar información de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 236 Requisitos para el administrador del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . 237 Cambiar el sistema de mensajería del grupo de trabajo de uno de sus integrantes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Personalizar los mensajes que van a ser publicados por parte del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244

Integración de información a través de redes internet/intranet . . . . . . . 249 Trabajar con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Ir a un archivo con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Copiar, pegar y mover un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 253 Cambiar el destino de un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254

Compartir datos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255

Guardar un proyecto en formato de base de datos . . . . . . . . . . . . . 257

Información de recursos disponibles para varios proyectos. . . . . . . . . . 260 Compartir información con otros integrantes del equipo . . . . . . . . . . . 261 Manejo de “objetos” entre diferentes aplicaciones de Windows . . . . . . 261 Los asistentes de intercambio de datos entre Project y Ofce . . . . . . . . 263 Reporte de avance en tareas a través de reportes desde Excel. . . . . . . . 270 Uso de plantillas de proyectos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Analizar datos a escala temporal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 276

El soporte de internet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281

Características internet/intranet de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 282 Exportar datos de un proyecto a páginas de la web . . . . . . . . . . . . . 282 Visualizar un proyecto como un documento XML . . . . . . . . . . . . . . 283 Cambios y mejoras a un documento XML . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 Trabajar con hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Crear un hipervínculo a un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 287 Crear un hipervínculo a una tarea, a un recurso o a una asignación de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 Ir a un archivo que tiene hipervínculos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 Crear, copiar, pegar o mover un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . 289 Uso de macros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290

Glosario ............................................................................................... 294

Capítulo 5. Microsoft Project en ambientes corporativos .................... 297 S E N O I C I D E E O C E

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La integración de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300 Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 301 Creación de proyectos a partir de plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 Plantillas de proyectos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Guardar un proyecto como plantilla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312 Recursos empresariales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 312



Publicar un proyecto en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 315 Seguimiento de proyectos con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . 316

Reporte del trabajo real a través de Project Web Access . . . . . . . . . . . . 316

Creación de informes y vistas para estandarizar . . . . . . . . . . . . . . . 317 Conclusiones del ejercicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331

La administración de proyectos corporativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 347 La integración y colaboración de recursos corporativos . . . . . . . . . . . . 354 Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 358 Apéndices . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359

A. Acerca de la conguración de las herramientas MS-Project/Ofce . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 359 B. Archivos de recursos compartidos entre proyectos . . . . . . . . . . . 359 C. Optimización de los proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 362

Índice temático. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 365 Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 369

Contenido

Listado de Figuras


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Figura 1.1 Las dimensiones básicas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Figura 1.2 Procesos administrativos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Figura 1.3 Fases de planeación, ejecución y control de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Figura 1.4 Desglose de un proyecto de construcción de un edicio . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 Figura 1.5 Diagrama de Gantt aplicado a la construcción de un edicio . . . . . . . . . . . . . 14 Figura 1.6 La ruta crítica en la construcción de un edicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 Figura 1.7 Cantidad de recursos vs. duración de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17 Figura 1.8 Tipos de costos dependiendo de su comportamiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Figura 1.9 Tablas de información de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Figura 1.10 Ventana del menú principal de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Figura 1.11 Guía de procedimientos generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Figura 1.12 Ventana principal de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Figura 1.13 Cargando el complemento Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Figura 1.14 Ícono de Solver . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 Figura 1.15 Empleo del valor presente neto con Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 Figura 1.16 Ventana principal de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Figura 1.17 Personalizando la barra de herramientas de MS-Project. . . . . . . . . . . . . . . . . 33 Figura 1.18 Carga de complementos de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Figura 1.19 La barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Figura 1.20 Íconos de la barra de herramientas de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Figura 1.21 Los botones de esquema de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Figura 1.22 Ventana de estilos de barra . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Figura 1.23 Vista general del diagrama de red (PERT) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 Figura 1.24 Vista general de MS-Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 Figura 1.25 Duración vs. recursos asignados a una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46 Figura 2.1 Información general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55 Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 56 Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 Figura 2.4 Dividiendo la ventana en dos: diagrama de Gantt e información de recursos . . 58 Figura 2.5 La ventana de información de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 Figura 2.6 El formulario de información de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61 Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 Figura 2.8 Información de tarea repetitiva . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Figura 2.10 Información general de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67 Figura 2.11 Especicando mostrar el número de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70 Figura 2.12 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 74 Figura 2.13 La ventana de creación de calendarios laborales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76 Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77 Figura 2.15 La asignación de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79 Figura 2.16 Diagrama de Gantt después de asignar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83 Figura 2.17 Diseño de las barras de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84 Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87



Figura 2.20 Uso de dos ventanas con diferentes tipos de información . . . . . . . . . . . . . . . 88 Figura 2.21 La programación de recursos por cada tarea empleando dos ventanas. . . . . . 89 Figura 2.22 Cambiando el contenido de una vista mediante la inserción de columnas . . . 91 Figura 2.23 Cambiando campos de una columna . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 Figura 2.24 Costo vs. tiempo de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94 Figura 2.25 Costos de una tarea en función del tiempo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 Figura 2.26 Seleccionando las tareas críticas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Figura 2.27 Pegando funciones en Excel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Figura 2.28 Los parámetros del Solver de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Figura 2.29 El cálculo del valor de la función objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Figura 2.30 Cambiando el criterio de tareas críticas en función de la demora entre ellas . 108 Figura 2.31 Opciones del análisis PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Figura 2.32 Tres duraciones factibles del análisis PERT. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109 Figura 3.1 Información general de una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118 Figura 3.2 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119 Figura 3.3 Cambiando el formato de los diagramas de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121 Figura 3.4 Acceso a diferentes vistas y formularios de recursos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 Figura 3.5 Formulario de información del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 Figura 3.6 Información de costos de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128 Figura 3.7 Información de la asignación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 Figura 3.8 Personalizando el perl de trabajo de un recurso asignado a una tarea . . . . . 130 Figura 3.9 Prioridad de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132 Figura 3.10 Filtrando información de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 Figura 3.11 Vista Uso de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135 Figura 3.12 La asignación de un recurso a una tarea en particular . . . . . . . . . . . . . . . . . 136 Figura 3.13 Uso de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 137 Figura 3.14 Información de tarifas de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138 Figura 3.15 La nivelación de los recursos del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 141 Figura 3.16 La nivelación de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143 Figura 3.17 Redistribuir un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144 Figura 3.18 Opciones de redistribución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 145 Figura 3.19 Pantalla mostrando información de un recurso sobreasignado en tareas . . . 147 Figura 3.20 Resultados de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 Figura 3.21 Guardando la línea base . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152 Figura 3.22 La presentación del Gantt de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 153 Figura 3.23 Tipos de informes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155 Figura 3.24 Actualizar un proyecto a partir de cierta fecha . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 159 Figura 3.25 Información de la asignación de un recurso a una tarea. . . . . . . . . . . . . . . . 160 Figura 3.26 La planeación vs. la ejecución de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 163 Figura 3.27 Las líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 Figura 3.28 Líneas de progreso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 165 Figura 3.29 Formato de la fecha de estado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 166 Figura 3.30 Expresión gráca de algunos indicadores de seguimiento y control . . . . . . . 169 Figura 3.31 Tabla de valores acumulados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 181 Figura 3.32 Formateando las barras del diagrama de Gantt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184 Figura 3.33 El organizador de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185 Figura 3.34 Filtro de tareas que usen un determinado recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186

Contenido

Figura 3.35 Denición de un ltro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 Figura 3.36 Congurando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188


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Figura 3.37 Personalizando un informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Figura 3.38 Informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191 Figura 3.39 Informe del trabajo presupuestado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192 Figura 3.40 Nueva plantilla de informes visuales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193 Figura 3.41 Seleccionando campos para un informe visual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194 Figura 3.42 Creando un campo de variación presupuestal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195 Figura 3.43 Cambiando el nombre de un nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Figura 3.44 Creando la fórmula de un campo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Figura 3.45 Asignando una fórmula para las tareas de resumen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Figura 3.46 Seleccionando indicadores grácos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Figura 3.47 Mostrando indicadores grácos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Figura 3.48 Gráca del CPI y SPI vs. fechas de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198 Figura 3.49 Cambiando el nombre al campo Fecha de corte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 200 Figura 3.50 Establece la fecha de corte como valor del nuevo campo . . . . . . . . . . . . . . 201 Figura 3.51 Establece un ltro por el nivel de esquema . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Figura 3.52 Creación de una tabla de seguimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Figura 3.53 Asignando variables y ltro a la tabla de indicadores . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Figura 3.54 Variables de seguimiento claves en la curva S . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204 Figura 3.55 Copiando una imagen en formato pantalla . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 206 Figura 3.56 El organizador de ltros, informes, tablas, etcétera. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207 Figura 3.57 Cambiando el diseño de las cajas del diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . 209 Figura 3.58 Las dependencias entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210 Figura 3.59 Relaciones entre tareas y el diagrama PERT . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211 Figura 3.60 Opción Inspeccionar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215 Figura 3.61 Analizando casos que afectan un cronograma de tareas . . . . . . . . . . . . . . . 215 Figura 3.62 Dar el nombre al archivo de un proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Figura 3.63 El contenido general visualizado de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 216 Figura 3.64 Insertando un proyecto en otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 219 Figura 3.65 Resultado de insertar un proyecto en otro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221 Figura 3.66 Proyectos vinculados entre sí . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 222 Figura 3.67 Ventana de tareas predecesoras y sucesoras externas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 223 Figura 3.68 El fondo común de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 224 Figura 3.69 Usando recursos de otro proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 226 Figura 3.70 Seleccionando campos de una vista. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Figura 4.1 Información de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 242 Figura 4.2 El grupo de trabajo de un recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 243 Figura 4.3 Obteniendo acceso a direcciones Outlook . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 244 Figura 4.4 Personalizando los campos de mensajes del grupo de trabajo . . . . . . . . . . . . 244 Figura 4.5 Personalizando parámetros y reportes de los recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Figura 4.6 Habilitando archivos en Microsoft Ofce Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 246 Figura 4.7 Seleccionando destinatarios de listas de correo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250 Figura 4.8 Especicando un hipervínculo. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 252 Figura 4.9 Ver un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Figura 4.10 Copiando un hipervínculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 254 Figura 4.11 Niveles de seguridad al pasar de versiones anteriores . . . . . . . . . . . . . . . . . 258



Figura 4.12 Guardando un archivo de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Figura 4.13 Deniendo tipos de datos y encabezados del formato de exportación . . . . . 259 Figura 4.14 Seleccionando los campos del nuevo archivo en formato CSV . . . . . . . . . . 259 Figura 4.15 Compartiendo recursos de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260 Figura 4.16 Notas de una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262 Figura 4.17 Formulario información del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Figura 4.18 El asistente de importación de Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265 Figura 4.19 Tareas como tipo de datos con inclusión de encabezados . . . . . . . . . . . . . . 266 Figura 4.20 La equivalencia de tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 267 Figura 4.21 Guardando nueva equivalencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Figura 4.22 Nuevo proyecto creado con datos en Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 268 Figura 4.23 Datos asumidos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269 Figura 4.24 Combinando datos de recursos creados desde Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270 Figura 4.25 Reportando el avance en porcentaje en tareas mediante Excel. . . . . . . . . . . 270 Figura 4.26 Archivo Excel para el reporte del trabajo realmente hecho por un recurso . . 271 Figura 4.27 La plantilla preformateada PROJPLAN de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 273 Figura 4.28 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Figura 4.29 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 274 Figura 4.30 Plantilla PROJPLAN de Excel para reportar asignaciones de recursos a tareas . . 274 Figura 4.31 Más plantillas de MS Ofce para proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Figura 4.32 Especicar plantilla de Excel del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Figura 4.33 Tipos de proyectos que pueden ser creados mediante plantillas. . . . . . . . . . 276 Figura 4.34 Seleccione la opción de PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 Figura 4.35 La barra Análisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 277 Figura 4.36 El primer paso en el análisis de Ofce de imágenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 278 Figura 4.37 Seleccionando opciones de la imagen que se va a exportar . . . . . . . . . . . . . 278 Figura 4.38 Especicando el manejador gráco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Figura 4.39 Campos que se van a incluir o excluir de la imagen . . . . . . . . . . . . . . . . . . 279 Figura 4.40 Fin del análisis de datos en forma gráca . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 280 Figura 4.41 Vista en PowerPoint de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 281 Figura 4.42 Guardando información de un proyecto en formato XML . . . . . . . . . . . . . . 283 Figura 4.43 Mostrando un proyecto como un documento web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 284 Figura 4.44 Guardando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Figura 4.45 Navegando un archivo XML de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 286 Figura 4.46 Insertando hipervínculos a datos de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 288 Figura 4.47 Pegando hipervínculos. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 290 Figura 4.48 Grabar macro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Figura 5.1 La comunicación e integración con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 303 Figura 5.2 La publicación de proyectos en Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 304 Figura 5.3 Los reportes de cambios y actualizaciones con Project Server . . . . . . . . . . . . 304 Figura 5.4 La revisión y aprobación de cambios con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . 305 Figura 5.5 Los ejecutivos vigilan el portafolio de proyectos con Project Server . . . . . . . . 305 Figura 5.6 Las entidades y su integración con Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 306 Figura 5.7 Plantillas de proyecto disponibles en Ofce. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 Figura 5.8 Guía de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308 Figura 5.9 Plantilla de nuevos productos comerciales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 309 Figura 5.10 Plantillas varias y utilizables desde Microsoft Ofce Online . . . . . . . . . . . . 310

Contenido

Figura 5.11 Especicar un recurso como genérico . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 313


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Figura 5.12 Observando recursos genéricos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 314 Figura 5.13 Vista principal de Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 318 Figura 5.14 Vista seleccionada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . 319 Figura 5.15 Vista ampliada de un proyecto desde Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . 320 Figura 5.16 Filtro de información para mostrar proyectos activos, publicados y con un propietario denido . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 321 Figura 5.17 Seleccionando tipos de proyectos por ciertas propiedades. . . . . . . . . . . . . . 322 Figura 5.18 Impresión de un informe personalizado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . 323 Figura 5.19 Exportando una cuadrícula desde Project Web Access a Excel . . . . . . . . . . 324 Figura 5.20 Ventana de Excel abierta mediante Project Web Access . . . . . . . . . . . . . . . 324 Figura 5.21 Abriendo archivos de Project desde Microsoft Project Server . . . . . . . . . . . . 326 Figura 5.22 Agregar la barra de herramientas Análisis desde la ventana principal. . . . . . 326 Figura 5.23 Seleccionar la ventana del proyecto completo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 327 Figura 5.24 Copiando la imagen con el asistente de imagen en Ofce . . . . . . . . . . . . . . 328 Figura 5.25 Determinando la sección de la escala temporal y el tamaño de la imagen . . 329 Figura 5.26 Acabar copiando la imagen con el asistente de Ofce . . . . . . . . . . . . . . . . . 329 Figura 5.27 Muestra de un proyecto con PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 330 Figura 5.28 Asistente de Visio para crear diagramas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 331 Figura 5.29 Las ayudas de Project Server . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 333 Figura 5.30 Vericando períodos laborables a partir de plantillas de proyectos . . . . . . . 334 Figura 5.31 Paso nal para vericar períodos laborables guardados en plantillas . . . . . . 335 Figura 5.32 Seleccionando una plantilla de proyectos de una empresa . . . . . . . . . . . . . 336 Figura 5.33 La guía de proyectos usada para generar un nuevo proyecto . . . . . . . . . . . . 336 Figura 5.34 Asignando fecha de inicio y cantidad de usuarios de un nuevo proyecto . . . 338 Figura 5.35 Conrmando la duración y fecha de terminación de un proyecto . . . . . . . . 339 Figura 5.36 Asignando un jefe de proyecto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 340 Figura 5.37 Asignar un jefe de proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 341 Figura 5.38 Designar un jefe de proyecto insustituible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 342 Figura 5.39 Guardando un proyecto en una localización especíca. . . . . . . . . . . . . . . . 343 Figura 5.40 El asistente de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 344 Figura 5.41 Asignando recursos a un proyecto de una localidad especíca . . . . . . . . . . 345 Figura 5.42 Paso nal del asistente de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Figura 5.43 Resultados de un proceso de sustitución de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . 346 Figura 5.44 Vista general del estado de varios proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 348 Figura 5.45 Vista de resúmenes ejecutivos de proyectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 349 Figura 5.46 Vista detallada de tareas de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 350 Figura 5.47 Analizando las razones de atraso en una tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 351 Figura 5.48 Vista tridimensional de los recursos asignados a una tarea. . . . . . . . . . . . . . 352 Figura 5.49 Analizando la cantidad de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . 353 Figura 5.50 Diagrama de la carga de trabajo de un recurso en varios proyectos . . . . . . . 353 Figura 5.51 Seleccionando un proyecto y una vista de análisis de un proyecto . . . . . . . 355 Figura 5.52 Investigando y reportando problemas en un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . 356 Figura 5.53 Reportar un nuevo problema de un proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 357



Listado de tablas Tabla 1.1 Proyecto de siete tareas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Tabla 1.2 Ejemplo de funciones nancieras de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 Tabla 1.3 Información parcial de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44 Tabla 1.4 Datos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Tabla 1.5 Calculando eciencias de recursos en tres escenarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Tabla 2.1 Tipos de relaciones entre tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Tabla 2.2 Tipos de tarea en función de la cantidad de recursos o de trabajo . . . . . . . . . . 81 Tabla 2.3 Los recursos que serán asignados a tareas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 Tabla 2.4 Costos de tareas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 Tabla 2.5 Duraciones y costos normal y extremo de tareas críticas. . . . . . . . . . . . . . . . . 100 Tabla 2.6 Costos extremos e incrementales de las tareas críticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103 Tabla 2.7 El cálculo de la probabilidad de cumplir con un valor de la función objetivo 106 Tabla 3.1 Indicadores usados en la fase de seguimiento y ajuste de un proyecto . . . . . . 168 Tabla 3.2 Indicadores, fórmulas y procesos de cálculo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 180 Tabla 3.3 Fórmulas con base en una tarifa de la tarea . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Tabla 4.1 Construyendo tablas en Excel para enviar datos a Project . . . . . . . . . . . . . . . . 263 Tabla 4.2 Datos de Excel para crear un archivo en Project . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 264 Tabla 4.3 Datos básicos de recursos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 269

Introducción Este libro está dirigido principalmente a administradores, coordinadores o asistentes de proyectos que requieren planear, programar y manejar variada información de una manera funcional y eciente. A su vez, el texto tiene como

objetivo principal y general desarrollar en el responsable de un proyecto las habilidades necesarias para aplicar las herramientas de Microsoft™, Project

y Ofce en su versión 2013, a la administración de proyectos de una manera

general.

De lo anterior se deduce que el responsable de un proyecto está familiarizado con los conceptos generales del sistema operativo Microsoft Windows. Al nalizar la lectura del presente libro, el responsable de un proyecto será

capaz de: •

Diseñar un proyecto usando herramientas computarizadas.

•

Programar las tareas y los recursos asociados a ellas.

•

Realizar un esquema de la organización de un proyecto.

•

Utilizar toda la información asociada al proyecto de diversas maneras.

•

Usar y ajustar los calendarios de trabajo.

•

•


©

•

Analizar y ajustar asignaciones de recursos y costos, de acuerdo con el avance del proyecto. Producir e imprimir reportes con información resumida o detallada del proyecto. Manejar y analizar varios proyectos que, por compartir recursos o actividades, ameritan ser manejados como un proyecto global.


•


Reconocer y emplear de modo eciente herramientas computarizadas

de proyectos para administrar la información de uno o varios proyectos, de acuerdo con las necesidades que se presenten.

La explicación de estos temas supone un conocimiento básico, por parte del lector, de los conceptos de planeación y control de proyectos que se administran mediante una segmentación y secuencia lógica de sus tareas; también supone un conocimiento general y funcional de las herramientas de Microsoft™, especícamente las de Ofce™ en su versión 2013, y un claro interés en armonizar la responsabilidad en la administración de proyectos con el uso de herramientas computarizadas orientadas al usuario nal.

El capítulo 5 está dirigido a personas interesadas en planear y controlar los tiempos, costos y cantidad de trabajo de una empresa corporativa que desarrolla proyectos combinando recursos y actividades de diferentes departamentos y complementando variadas funciones de la empresa. El propósito es desarrollar en los responsables de un sistema integrado de proyectos las habilidades necesarias para aplicar mecanismos de planeación y control de proyectos corporativos y los benecios derivados de la administración de esta clase de

proyectos. Este ejercicio se hace de una manera práctica y enfocada hacia los diferentes objetivos que se deseen alcanzar, contando también con el soporte de herramientas computarizadas. Se hace una breve introducción a la herramienta Project Server porque aparece en los catálogos de Microsoft™ como la apropiada para el manejo de proyectos corporativos, pero no es la intención de este autor profundizar en su estudio.

Para los interesados en el manejo de herramientas distintas a las de Microsoft™ existe software libre muy bueno como el GanttProject y Planner, pero se recomienda especialmente OpenWorkbench y OpenProj. Estas herramientas pueden ser descargadas de http://openproj.org/ . Son muy similares al MSProject y pueden importar y exportar archivos con formato de este aplicativo. Por el momento, y tal como se ha comprobado, no funciona muy bien bajo el sistema Windows Vista™. También puede ensayar con este sitio: http://www.openworkbench.org/, que está muy orientado a la planicación por recursos. Es un producto derivado

de NikuWorkBench de Computer Associates™, el cual lo integra en Clarity.

Capítulo 1

Consideraciones generales sobre proyectos

1. Consideraciones generales sobre proyectos

Introducción En este capítulo se revisan, de manera práctica, los principios de la teoría de la administración de proyectos. Se hace una descripción de las metodologías más comunes y de las características generales de dos herramientas de Microsoft™: Project y Excel, con énfasis en la manera como se debe preparar y presentar la información mediante la referencia permanente al empleo de diversas alternativas, menús y vistas más importantes de este par de herramientas. Este capítulo consta de las siguientes secciones: •

Fundamentos de la administración de proyectos.

•

Metodologías empleadas para administrar proyectos.

•

Herramientas de Microsoft para administrar proyectos.

•

Elementos característicos de MS-Project.

•

Hoja de cálculo de Excel.

•

Elementos fundamentales de Excel.

•

Introducción a Project.

•

Más sobre el empleo de Excel.

La primera parte, que se reere a la administración de proyectos, cubre los

aspectos de creación de las fases en la administración de un proyecto, la

denición y creación del plan de un proyecto, los mecanismos de seguimiento

y el cierre de un proyecto, las metodologías e instrumentos empleados en

la identicación de las tareas y la conversión en módulos del proyecto. Igualmente, se verán, en la segunda parte, los diferentes métodos grácos para el manejo de proyectos, tales como las grácas de Gantt, el llamado CPM (Critical Path Method) y el PERT (Program Evaluation Review Technique) , y

nalmente se analizarán las formas de afrontar los problemas de limitaciones

en la asignación de recursos. S E N O I C I D E E O C E

©

Se recomienda empezar planes de capacitación a las personas que administran proyectos, de manera que vean que el plan del proyecto se vive de principio a n y no es simplemente una foto. Los siguientes numerales tratan especícamente sobre el uso de estas herramientas de computación

para manejo de proyectos.

Otros títulos de interés

Administración de proyectos en informática Francisco Toro López

Gerencia de proyectos aplicaciones en salud Francisco Toro López

Evaluación ﬁnanciera de proyectos Jhonny de Jesús Meza

Proyectos: enfoque gerencial Jorge Eliécer Prieto

Gerencia de proyectos con proyect José Miguel Hernández

Proyectos de inversión para las PyME Juan Antonio Flórez

Gestión de Proyectos con Enfoque PMI El libro describe los procesos y pasos de integración y planeación de proyectos, desde su concepción preliminar hasta el establecimiento de los mecanismos de control y cierre, haciendo énfasis en la importancia de cumplir con los objetivos pactados, el balance entre los presupuestos disponibles y necesarios, el cumplimiento de los requisitos de calidad del producto o servicio a ser entregado, el tiempo y el seguimiento de las expectativas propias de los interesados en diversos tipos de proyectos. En forma metódica se explican los principios, valores y métodos recomendados por el Project Management Institute (PMI) para la gestión de proyectos, acudiendo a ejemplos que reúnen características muy semejantes a las reales, y que sirve para explicar el rol y las responsabilidades del equipo a quien se le encarga el desarrollo de este proyecto ejemplo. A lo largo del libro se refuerza el uso de principios prácticos y recomendaciones para guiar al interesado en cómo desarrollar este trabajo en forma profesional, con el objetivo de que las utilicen en su futuro desempeño laboral. Es claro en el libro el cómo se debe trabajar metódicamente para lograr el éxito en un proyecto.

Colección: Ciencias administrativas Área: Administración ISBN

978-958-771-047-2

9 789587 710472 e-ISBN 978-958-771-048-9

Gestion de Proyectos Con Enfoque PMI Vista Preliminar Del Libro

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