Francisco J. Toro López Ingeniero Químico de la Universidad Nacional de Colombia, participante del programa de Magíster en Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Colombia, y un título de Master in Business Administration de Administration de North Dakota State University . Obtuvo una beca de la Organización de Estados Americanos en Project Management Professional ) del PMI (Project ( Project Management Institute) Institute ) en el 2009. Es miembro activo de la Asociación olombiana de Ingenieros de Sistemas desde 1992. Su experiencia profesional actual la desarrolla como Consultor de la Cámara de Comercio de Bogotá y director de Programación de la Constructora Esmeralda. Fue consultor e instructor en asocio con Unisys de Colombia y High Computer en diversas empresas multinacionales y nacionales radicadas en Colombia, Puerto Rico y República Dominicana. También También trabajó como consultor en documentos multimedia de educación bilingüe para los estudiant igen latino para el HISD, uno de los distritos escolares más grandes de Houston, Texas. Fue fundador de MESY da., empresa dedicada a la consulto capacitación en sistemas de computación. Actualmente es es profesor de las universidades universidad es EAN, Autónoma de Colombia y La Gran Colombia en los programas de postgrado. Ha sido conferencista, conferenci sta, asesor y catedrático de las universidades, universidad es, Interamericana de Puerto Rico, del Rosario, Católica y del Instituto Tecnológico Tec nológico de Santo Domingo. Domingo.
Francisco J. Toro López Ingeniero Químico de la Universidad Nacional de Colombia, participante del programa de Magíster en Ingeniería de Sistemas de la Universidad Nacional de Colombia, y un título de Master in Business Administration de Administration de North Dakota State University . Obtuvo una beca de la Organización de Estados Americanos en Project Management Professional ) del PMI (Project ( Project Management Institute) Institute ) en el 2009. Es miembro activo de la Asociación olombiana de Ingenieros de Sistemas desde 1992. Su experiencia profesional actual la desarrolla como Consultor de la Cámara de Comercio de Bogotá y director de Programación de la Constructora Esmeralda. Fue consultor e instructor en asocio con Unisys de Colombia y High Computer en diversas empresas multinacionales y nacionales radicadas en Colombia, Puerto Rico y República Dominicana. También También trabajó como consultor en documentos multimedia de educación bilingüe para los estudiant igen latino para el HISD, uno de los distritos escolares más grandes de Houston, Texas. Fue fundador de MESY da., empresa dedicada a la consulto capacitación en sistemas de computación. Actualmente es es profesor de las universidades universidad es EAN, Autónoma de Colombia y La Gran Colombia en los programas de postgrado. Ha sido conferencista, conferenci sta, asesor y catedrático de las universidades, universidad es, Interamericana de Puerto Rico, del Rosario, Católica y del Instituto Tecnológico Tec nológico de Santo Domingo. Domingo.
Catalogación en la publicación – Biblioteca Nacional de Colombia
Toro López, Francisco J. Gestión de proyectos con enfoque PMI al usar project y excel / Francisco Toro López. -- 1ª. ed. -- Bogotá : Ecoe Ediciones, 2011. p. ; 24 cm. – (Ciencias administrativas. Administración) ISBN 978-958-648-701-6 1. Administración de proyectos - Programas para computador 2. Control de proyectos 3. Evaluación de proyectos 4. Project (Programa para computador) 5. Excel (Programa para computador) computador) I. Título II. I I. Serie CDD: 658.40 658.4044 ed. 20
Colección: Ciencias Administrativas Área: Adminisración Primera edición: Bogotá, D.C., 2011 ISBN: 978-958-648-701-6 © Francisco Franci sco J. Toro López E-mail:
[email protected] © Ecoe Ediciones E-mail:
[email protected] www.ecoeediciones.com Carrera 19 No. 63C-32, Pbx. 2481449, fax. 3461741 Coordinación editorial: Alexander Acosta Quintero Diseño y diagramación: Cristina Castañeda Pedraza Diseño de carátula: Edwin Nelson Penagos Corrección de estilo: Carlos Sánchez Lozano
CO-BoBN–– a7 CO-BoBN a746966 46966
A mis padres, padres , Darío Toro Ossa y Lucila López De D e Toro, por el incondicional apoyo en mi formación profesional y personal. Por su cariñosa y amable forma de ayudarme a descubrir lo que es fundamental en nuestras vidas, a mi hija, Viviana Alejandra, a mis sobrinos, Mauricio y Camila Toro, María Paula y Gaby Guzmán. Y en forma especial al ingeniero Fernando Salazar Delgado.
Tabla de contenido INTRODUCCIÓN
3
CAPÍTULO 1. 1. CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE PROYECT PROYECTOS OS Fundamentos de la administración de proyectos Fases de un proyecto Desarrollo y supervisión del proyecto Cierre y evaluación del proyecto Metodologías empleadas para administrar proyectos La asignación de recursos Los costos de un proyecto Herramientas de Microsoft empleadas en proyectos Elementos característicos de MS-Project Hoja de cálculo de Excel Elementos fundamentales de Excel Introducción a Project Objetivos Descripción de los principales elementos de MS-Project La barra de Herramientas La barra de Edición Los botones de esquema La barra de Estado Vista del Diagrama de red (Pert) Más sobre el empleo de Excel Glosario
4 7 11 12 13 15 18 20 22 25 25 31 31 31 33 34 35 36 38 39 46
CAPÍTULO 2. PLANEACIÓN DE D E PROYECTOS Registro de un proyecto y de sus tareas Vistas de información de un proyecto con MS-Project La ventana Diagrama de Gantt Formularios individuales de tareas y de recursos Consideraciones generales y supuestos de Project Los enlaces entre tareas Los diferentes vínculos entre tareas Asignación de relaciones Tiempos de antelación y retardo Creación y asignación de calendarios La asignación de recursos Visualizar información de tareas y recursos Cambios en las escalas de tiempo Vista Uso de recursos Vista Uso de tareas Cambios de columnas y renglones de las diferentes vistas y presentaciones Tiempo versus costos La optimización del Tiempo versus Costo usando Costo usando métodos de optimización
53 55 56 57 60 62 68 70 71 72 75 81 82 86 86 88 90 97
Cálculo de probabilidades de terminar un proyecto Glosario
101 105
CAPÍTULO 3. LA ADMINISTRACIÓN Y EL CONTROL DE PROYECTOS Evaluar y ajustar la programación de tareas y recursos El formato de diagramas de Gantt de Project Problemas en la asignación de recursos Uso de los recursos Resolución de sobreasignaciones de recursos Fondo de recursos disponibles El Plan Base ¿Qué es un plan base? Aprobación del plan base ¿Cómo se presenta y posteriormente se utiliza un plan base? Reportes de avance Reporte de avance en una tarea según el trabajo real de los recursos Actualizar todo el proyecto El seguimiento y el control del proyecto Revisión del estado general del proyecto Revisión del progreso de un proyecto Análisis de los rendimientos de un proyecto Varianzas Índices Ajustando reportes e informes Clases y estilos de informes Informes visuales Creación de campos Copiar una imagen de Microsoft Project en otro proyecto o en una página Web Otras alternativas de manejo de Project Inserción y supresión de tareas mientras trabaja con el diagrama de Red Crear o cambiar relaciones entre tareas mientras trabaja con el diagrama PERT Compartir información con otros ambientes de Windows Intercambio de información entre Microsoft Project y Microsoft Excel o Microsoft Access Formatos de archivo compatibles con Microsoft Project Inspeccionador de tareas Guardar el trabajo realizado La organización y el manejo de múltiples proyectos Integración de múltiples proyectos: conveniencia y necesidad en su manejo Inserción de proyectos Procedimientos para mostrar las relaciones con otros proyectos Insertar un proyecto en otro existente Tareas predecesoras y sucesoras externas Proyecto principal y subproyectos Compartir recursos entre proyectos Glosario
112 115 126 130 133 141 141 142 142 145 147 149 150 151 152 153 155 161 163 172 174 177 180 184 188 190 190 191 192 192 194 195 196 197 197 198 198 201 202 203 207
CAPÍTULO 4. Técnicas de intercambio de información y de colaboración Intercomunicar información de proyectos Requisitos para el administrador del grupo de trabajo Cambiar el sistema de mensajería del grupo de trabajo de uno de sus integrantes Personalizar los mensajes que van a ser publicados por parte del grupo de trabajo Integración de información a través de redes Internet/Intranet
215 216 221 222 227
Introducción
Trabajar con hipervínculos Ir a un archivo con hipervínculos Copiar, pegar y mover un hipervínculo Cambiar el destino de un hipervínculo Compartir datos de proyectos Guardar un proyecto en formato de base de datos Información de recursos disponibles para varios proyectos Guardar múltiples archivos en un área de trabajo Manejo de “objetos” entre diferentes aplicaciones de Windows Uso de Plantillas de Proyectos en Excel Analizar datos a escala temporal El soporte de Internet Características Internet/Intranet de Project Exportar datos de un proyecto a páginas de la Web Visualizar un proyecto como un documento XML Cambios y mejoras a un documento XML Trabajar con hipervínculos Para crear un hipervínculo a un proyecto Para crear un hipervínculo a una tarea, a un recurso o a una asignación de recurso Ir a un archivo que tiene hipervínculos Crear, copiar, pegar o mover un hipervínculo Uso de macros Glosario
230 231 231 232 232 234 237 238 238 246 249 253 253 254 255 256 258 258 259 260 260 261 263
CAPÍTULO 5. MICROSOFT PROJECT EN AMBIENTES CORPORATIVOS La integración de proyectos corporativos Microsoft Project Server Creación de proyectos a partir de plantillas Plantilla de proyectos Guardar un proyecto como plantilla Recursos empresariales Publicar un proyecto en Project Server Seguimiento de proyectos con Project Server Reporte del Trabajo Real a través de Project Web Access Creación de informes y vistas para estandarizar Conclusiones del ejercicio1 La administración de proyectos corporativos La integración y colaboración de recursos corporativos Glosario
271 271 272 277 278 281 282 282 282 282 295 307 314 317
APÉNDICE
319
ÍNDICE TEMÁTICO
325
BIBLIOGRAFÍA
329
IX
TABLAS Tabla 1.1 Proyecto de siete tareas Tabla 1.2 Tabla 1.3 Información parcial de recursos Tabla 1.4 Datos de recursos Tabla 1.5 Tabla 2.1 Tipos de relaciones entre tareas Tabla 2.2 Tipos de tarea en función de la cantidad de recursos o de trabajo Tabla 2.3 Los recursos a ser asignados a tareas Tabla 2.4 La programación de trabajo de los recursos Tabla 2.5 Costos de tareas críticas Tabla 2.6 Duraciones y costos normal y extremo de tareas críticas Tabla 2.7 Costos extremos e incrementales de las tareas críticas Tabla 2.8 El cálculo de la probabilidad de cumplir con un valor de la función objetivo Tabla 3.1 Indicadores usados en la fase de seguimiento y ajuste de un proyecto Tabla 3.2 Equivalencia de los indicadores Tabla 3.3 Fórmula costo tarea Tabla 4.1 Construyendo tablas en Excel para enviar datos a Project Tabla 4.2 Datos de Excel para crear un archivo en Project Tabla 4.3 Datos básicos de recursos
FIGURAS Figura 1.1 Las dimensiones básicas de un proyecto Figura 1.2 Procesos administrativos de un proyecto Figura 1.3 Fases de planeación, ejecución y control de un proyecto Figura 1.4 Figura 1.5 Figura 1.6 Figura 1.7 Cantidad de recursos vs. Duración de una tarea Figura 1.8 Tipos de costos dependiendo de su comportamiento Figura 1.9 Tablas de información de Project Figura 1.10 Ventana del menú principal de MS-Project Figura 1.11 Guía de procedimientos generales de MS-Project Figura 1.12 Ventana principal de MS-Excel Figura 1.13 Cargando el complemento Solver de Excel Figura 1.14 Ícono de Solver Figura 1.15 Problema de valor presente neto usando Excel Figura 1.16 Ventana principal de MS-Project Figura 1.17 Personalizando la barra de herramientas de MS-Project Figura 1.18 Carga de complementos de Project Figura 1.19 La barra de herramientas de MS-Project Figura 1.20 Íconos de la barra de herramientas de MS-Project Figura 1.21 Los botones de esquema de Project Figura 1.22 Ventana de Estilos de barra Figura 1.23 Vista general del diagrama de red (PERT) Figura 1.24 Vista general de MS-Excel Figura 1.25 Duración vs. Recursos asignados a una tarea Figura 2.1 Información general de un proyecto Figura 2.2 Opciones para personalizar el manejo de Project
36 43 70 78 78 79 95 96 99 102 156 159 169 240 241 244
5 9 12 16 18 23 24 24 27 28 28 30 31 32 33 33 34 35 37 38 40 44 54 54
Figura 2.3 Vista del diagrama de Gantt Figura 2.5 La ventana de información de una tarea Figura 2.6 El formulario de información de los recursos Figura 2.7 Ventana de opciones generales de MS-Project Figura 2.8 Información de tarea repetitiva Figura 2.9 Propiedades generales de un proyecto Figura 2.10 Información general de un proyecto Figura 2.11 Figura 2.12 Las dependencias entre tareas Figura 2.13 La ventana de creación de calendarios laborales Figura 2.14 La ventana de cambios a la semana laboral Figura 2.15 La asignación de recursos Figura 2.16 Diagrama de Gantt después de asignar recursos Figura 2.17 Diseño de las barras de Gantt Figura 2.18 Las escalas de tiempo o temporales Figura 2.19 Seleccionando diferentes tipos de tablas Figura 2.20 Uso de dos ventanas con diferentes tipos de información Figura 2.22 Cambiando el contenido de una vista mediante la inserción de columnas Figura 2.23 Cambiando campos de una columna Figura 2.24 Costo vs. Tiempo de un proyecto Figura 2.25 Costos de una tarea en función del tiempo Figura 2.26 Seleccionando las tareas críticas de un proyecto Figura 2.27 Pegando funciones en excel Figura 2.28 Los parámetros del Solver de Excel Figura 2.29 El cálculo del valor de la función objetivo Figura 2.30 Cambiando el criterio de tarea crítica en función de la demora entre ellas Figura 2.32 Opciones del análisis PERT Figura 2.33 Las tres duraciones posibles del análisis PERT Figura 3.1 Información general de una tarea Figura 3.2 Prioridad de una tarea Figura 3.3 Cambiando el formato de los diagramas de Gantt Figura 3.4 Acceso a diferentes vistas y formularios de recursos Figura 3.5 Formulario de información del recurso Figura 3.6 Información de costos de un recurso Figura 3.7 Información de la asignación Figura 3.8 a una tarea en forma personalizada Figura 3.9 Información general de una tarea hito Figura 3.10 Prioridad de una tarea Figura 3.11 Filtrando información de recursos Figura 3.12 Vista uso de tareas Figura 3.13 La asignación de un recurso a una tarea en particular Figura 3.14 Uso de recursos Figura 3.15 Información de tarifas de un recurso Figura 3.17 La nivelación de un recurso Figura 3.18 Redistribuir recurso Figura 3.19 Redistribuir selección Figura 3.20 Opciones de redistribución de recursos Figura 3.21 Pantalla mostrando información de un recurso sobreasignado en tareas Figura 3.22 Resultado de un proyecto Figura 3.23 Guardando la línea de base Figura 3.24 La presentación del Gantt de seguimiento
55 58 59 61 64 65 65 72 73 74 76 80 81 83 84 85 88 89 90 92 94 97 101 101 104 104 105 113 114 116 117 119 122 123 123 124 125 127 128 129 130 131 134 136 136 137 138 140 143 144
Figura 3.25 Tipos de informes Figura 3.26 Información de la asignación de un recurso a una tarea Figura 3.27 Actualizar un proyecto a partir de cierta fecha Figura 3.28 La planeación vs. la ejecución de un proyecto Figura 3.29 Las líneas de progreso Figura 3.30 Líneas de progreso Figura 3.31 Figura 3.32 Valor en $ vs duración de tarea Figura 3.33 CPTP y CRTR vs duración de tarea Figura 3.34 CRTR pronosticada vs duración de tarea Figura 3.35 IRC vs. valores de los SPI Figura 3.36 Tabla de valores acumulados Figura 3.37 Formateando las barras del diagrama de Gantt Figura 3.38 El organizador de Project Figura 3.39 Filtro de tareas que usen un determinado recurso Figura 3.40 Figura 3.41 Figura 3.42 Personalizando un informe. Figura 3.43 Informes visuales Figura 3.44 Informe del trabajo presupuestado Figura 3.45 Nueva plantilla de informes visuales Figura 3.46 Seleccionando campos para un informe visual Figura 3.47 Creando un campo de variación presupuestal Figura 3.48 Cambiando el nombre de un nuevo campo Figura 3.49 Creando la fórmula de un campo Figura 3.50 Figura 3.51 Figura 3.52 Figura 3.53 Copiando una imagen en formato pantalla Figura 3.54 Informes personalizados Figura 3.55 Creando y cambiando el formato de un informe Figura 3.57 Cambiando el diseño de las cajas del diagrama PERT Figura 3.58 Las dependencias entre tareas Figura 3.60 Inspeccionador de tareas Figura 3.61 Analizando casos que afectan un cronograma de tareas Figura 3.62 Asignar nombre al archivo de un proyecto Figura 3.63 El contenido general visualizado de un proyecto Figura 3.64 Inserción de un proyecto en otro existente Figura 3.65 Proyectos vinculados entre sí Figura 3.66 Ventana de tareas predecesoras y sucesoras externas Figura 3.67 El fondo común de recursos Figura 3.68 Usando recursos de otro proyecto Figura 3.69 Seleccionando campos de una vista Figura 4.1 Información de un recurso Figura 4.2 El grupo de trabajo de un recurso Figura 4.3 Obteniendo acceso a direcciones Outlook Figura 4.4 Personalizando los campos de mensajes del grupo de trabajo Figura 4.5 Personalizando parámetros y reportes de los recursos Figura 4.6 Figura 4.7 Seleccionando destinatarios de listas de correo Figura 4.8 Figura 4.9 Ver un hipervínculo Figura 4.10 Copiando un hipervínculo Figura 4.11 Niveles de seguridad al pasar de versiones anteriores
146 149 150 152 154 154 161 162 165 166 168 170 171 171 175 178 178 179 180 181 181 182 185 186 187 189 190 194 195 195 196 200 201 202 203 205 206 221 222 222 223 224 228 231 232 235
