Fotograe: Robn Kus
28 slimmer werken
patRicK macKaaij … is coördinator informatievoorziening. informatievoorziening. Hij is gespecialiseerd in technische vraagstukken en het optimaliseren van processen.
GeGevens exporteren exporteren uit topdesk topdesk Uw TOPdesk-database bevat veel interessante gegevens. Binnen TOPdesk TOPdesk analyseert u deze gegevens met de functionaliteit Rapporten. In dit artikel ar tikel leest u hoe u deze gegevens eenvoudig via TOPdesk kunt exporteren naar Excel om te verwerken in een ander systeem.
Interessante gegevens in TOPdesk zoals de apparatuur die u beheert in Conguratiebeheer, Conguratiebeheer, de klantgegevens in Ondersteunende bestanden en gegevens over de afhandeling in proceskaarten wilt u kunnen analyseren. Binnen TOPdesk analyseert u deze gegevens met de functionaliteiten Rapporten vanaf de Dashboardpagina’s. Als u liever werkt met Excel of een rapportagetool, dan kunt u met TOPdesk eenvoudig gegevens exporteren naar het bestandsformaat van Microsoft Excel. Geëxporteerde gegevens kunt u ofine raadplegen, of misschien als bron gebruiken en vervolgens te importeren in een ander informatiesysteem informatiesysteem..
Exporteren vanuit TOPdesk naar Excel
Afb. 1 - TOPdesk TOPdesk Meldingenoverzicht Meldingenoverzicht
Voordatt u exporteert kiest u welk overzicht de door u gewenste Voorda gegevens bevat; bedenk welke kaart de gegevens bevat die u wilt exporteren. Bijvoorbeeld de meldingkaart, de hardwarekaart of
Gegevens exporteren vanuit TOPdesk naar Excel is eenvoudig.
persoonskaart. Het merk van een object staat bijvoorbeeld op de
U kunt ieder overzicht exporteren. Overzichten (lijsten) vindt u op
hardwarekaart hardwarek aart en niet op de meldingkaart.
de modulepagina’s of op tabbladen van een kaart, zoals het tabblad Koppelingen. Afbeelding 1 laat een overzicht met meldingen zien.
Overzichten bevatten álle kaarten die in TOPdesk zijn aangemaakt. Binnen Meldingenbeheer zijn er overzichten met alle meldingen,
Tekst: prk mk
slimmer werken 29
eerstelijns meldingen, tweedelijns meldingen en deelmeldingen. Via het ltericoon (gele trechter in afbeelding 2) bovenaan zo’n lijst kunt u het aantal rijen beperken en bijvoorbeeld alleen niet-afgemelde meldingen laten zien of meldingen van de laatste x maanden.
Afb. 2 - TOPdesk TOPdesk-toolbar -toolbar
Als de mogelijkheden van het lter boven een overzicht te beperkt zijn, bedenk dan of het gewenste overzicht op het tabblad van een gerelateerde kaart kaart te vinden is. Op het tabblad Koppelingen op de Leverancierskaart Leveranciersk aart zijn bijvoorbeeld alle meldingen van die specieke leverancier te vinden. Als u vanuit de standaard overzichten de gewenste lijst niet kunt samenstellen, dan kunt u een selectie maken. Met een selectie kunt u de lijst lteren op extra gegevens en daarbij zelfs gebruikmaken gebruikmaken van gegevens van gekoppelde kaarten. Zo kunt u een selectie maken op meldingen die gaan over objecten die u heeft aangeschaft bij
Afb. 3 - Overzicht inrichten
een specieke leverancier. leverancier. Een nieuwe selectie maakt u vanaf de Modulepagina of via het Dashboard.
pop-up ‘Overzicht inrichten’ (afbeelding 3).
Als het overzicht de gewenste rijen weergeeft, dan bepaalt u de
Met een dubbelklik verplaatst u velden van ‘Zichtbaar’ ‘Zichtbaar’ naar
zichtbare en niet-zichtbare kolommen met de knop ‘Overzicht
‘Niet zichtbaar’ en vice versa. TOPdesk exporteert alleen de
inrichten’ (icoon (icoon rechts op afbeelding 2). TOPdesk TOPdesk opent dan de
zichtbare kolommen.
30 slimmer werken
Colofon TOPdesk neemt de sorteervolgorde van rijen en kolommen mee met exporteren. De volgorde van de zichtbare kolommen kunt u veranderen veranderen met de pijltjes omhoog en omlaag
Wilt u meepraten? Kijk op
aan de linkerkant. U kunt ook de kolomkoppen in de lijst zelf verslepen. Ten slotte sorteert
www.scribd.com/TOPdesk
u de lijst op de gewenste kolom door te klikken op de kolomkop. Nogmaals op de kolomkop klikken sorteert andersom. Vervolgens exporteert u met de knop ‘Exporteren’ (icoon met de
TOPdesk Magazine, hét
groene tabel op afbeelding 2) een overzicht met de gewenste rijen en tabellen met één druk
servicemanagement-platform van
op de knop naar Excel.
Nederland, behandelt onderwerpen die spelen in de wereld van professionele
In de pop-up ‘Overzicht inrichten’ kunt u met Shift+klik meerdere kolomnamen in één keer selecteren en vervolgens verplaatsen. Dat is vooral handig wanneer u een kolom ink wilt opschuiven. TIP:
servicedesken bij IT-, facilitaire en overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is bedoeld voor
managers, servicedeskmedewerkers,
U kunt twee sorteringen tegelijk gebruiken. Als u in het meldingenoverzicht eerst klikt op Afgemeld en dán op Categorie dan sorteert TOPdesk het overzicht op Categorie en vervolgens op Afgemeld. TIP:
facilitaire medewerkers, gemeenteloketmedewerkers en iedereen die in de dagelijkse praktijk te maken heeft met het ondersteunen van klanten. Daarbij gaat het zowel om de processen als de techniek
Wegens een limiet van Microsoft Excel op het aantal tekens vraagt TOPdesk in de pop-up
achter de dienstverlening.
hoe u memovelden zoals ‘Verzoek’ en ‘Actie’ wilt exporteren.
Rechtstreeks Rechtstreeks exporteren uit uw SQL-server of Oracle-database Oracle-database
TOPdesk Magazine is een uitgave van
TOPdesk
TOPdesk bewaart gegevens op een Microsoft SQL-server of Oracle-databaseserver. Oracle-databaseserver. Uw
Postbus 559, 2600 AN Delft,
databasebeheerder kan de gegevens rechtstreeks uit deze databaseservers exporteren.
+31 (0)15 270 09 00,
[email protected]
Hiervoor heeft uw databasebeheerder informatie informatie nodig over de opbouw van de TOPdeskTOPdeskdatabase. Om inzicht te krijgen in welke databasetabellen TOPdesk de (kaart)gegevens (kaart)gegevens
Hoofdrede: Nienke Deuss
bewaart en hun onderlinge relaties. De TOPdesk TOPdesk DataDict ( Hel > DD) geeft inzicht in
Redonele edewerkers: Nienke Deuss,
de relatie tussen wat u op het scherm ziet en de onderliggende databasetabellen.
Timme Hos, Stefanie Klaassen, Milou Snaterse
In geval van TOPdesk SaaS kunt u de wekelijkse back-up back-up van de database ‘s avonds
an d nuer werken ee: Erikjan
downloaden en via een lokale server ontsluiten. Wilt u rechtstreekse rechtstreekse toegang tot de
van Capelleveen, Elisette Daams, Pouyan
database om deze uit te lezen, neem dan contact op met uw TOPdesk-accountmanager TOPdesk-accountmanager..
Daddeh, Patrick Mackaaij, Jasmijn
Add-on CSV Export Wizard
Moerman, Lydje Snieders, Anne van der Veen Vorgevng: Else Kerner, Louise van
Volgende keer vertel ik over de add-on CSV Export Wiza Wizard. rd. Deze add-on is handig als u
der Laak
op regelmatige basis dezelfde export uitvoert, gegevens van gekoppelde kaarten wilt
Fotografie: Menno van der Bijl, Aad
exporteren of gegevens uit tabellen waar geen kaart van is.
Hoogendoorn, Robin Kuijs, Jonas Mertens, Myriam Roesink Endrede: Timme Hos, Milou Snaterse
Om in te spelen op vraagstukken bij meerdere klanten, stelt TOPdesk add-ons ter
advereren? In TOPdesk Magazine is
beschikking aan TOPdesk Enterprise-gebruikers. Enterprise-gebruikers. De installatie van add-ons gebeurt
ruimte voor advertenties en advertorials.
meestal in bijzijn van een TOPdesk-consultant TOPdesk-consultant die het maatwerk toelicht en zorgt
Meer informatie:
[email protected]
voor een initiële inrichting. De add-on ‘CSV Export Wizard’ Wizard’ kunt kunt u aanvragen via
Olge: 6.000 exemplaren
TOPdesk Extranet.
Vershnngsfrequene: 4 x per jaar tlen: Nederlands, Engels
