28
Fotograe: Robn Kus
slimmer werken
patRicK pa tRicK macKaaij m acKaaij … is coördinator informatievoorziening. informatievoorziening. Hij is gespecialiseerd in technische vraagstukken en het optimaliseren van processen.
GeGevens expor exporteren teren uit topdesk topdesk (deel 2) In het vorige TOPdesk Magazine heb ik laten zien hoe u interessante gegevens uit TOPdesk eenvoudig kunt exporteren naar Excel om te verwerken in een ander systeem. In dit artikel vertel ik over de addon CSV Export Wizard. Interessante gegevens in TOPdesk als de apparatuur die u beheert in
Add-on CSV Export Wizard
Conguratiebeheer, de klantgegevens in Ondersteunende bestanden
Via de standaard-interface van TOPdesk exporteert u eenvoudig
en gegevens over de afhandeling in proceskaarten wilt u kunnen
gegevens die op de kaarten zelf te vinden zijn. Als u regelmatig
analyseren. Binnen TOPdesk analyseert u deze gegevens met
exporteert of méér gegevens wilt exporteren, dan is de gratis add-on
Rapporten vanaf de Dashboardpagina’s.
CSV Export Wizard interessant.
Als u liever werkt met Excel of een rapportagetool, dan kunt u met
CSV Export Wizard Wizard genereert in tegenstelling tot TOPdesk geen
TOPdesk eenvoudig gegevens exporteren naar het bestandsformaat
Excel-bestanden maar CSV-tekstbestanden. CSV staat voor
van Microsoft Excel. Geëxporteerde gegevens kunt u ofine
Comma Separated Values Values (kommagescheiden bestand). In een
raadplegen, of eventueel als bron gebruiken en vervolgens
CSV-tekstbestand CSV-tek stbestand is het einde van een kolom zichtbaar door een
importeren in een ander informatiesysteem. De mogelijkheden
afgesproken teken, bijvoorbeeld bijvoorbeeld een komma of puntkomma. Nieuwe
hiervan heb ik in het vorige TOPdesk Magazine beschreven.
rijen beginnen op een nieuwe regel. Veel programma’s, waaronder Microsoft Excel, kunnen goed met dit bestandsformaat overweg.
In dit artikel vertel ik over de add-on CSV Export Wizard. Deze add-on is handig als u op regelmatige basis dezelfde export
CSV Export Wizard kan dezelfde gegevens exporteren als TOPdesk.
uitvoert, gegevens van gekoppelde kaarten wilt exporteren of
Daarnaast exporteert u naar wens:
gegevens wilt gebruiken uit tabellen waar geen kaart van is.
1. Gegevens van gekoppelde kaarten, bijvoorbeeld extra gegevens van
Een concreet voorbeeld is een lijst met alle behandelaa behandelaars rs en
een object, aanmelder, behandelaar behandelaar of leverancier bij een melding.
hun behandelaarsgroepen. behandelaarsgroepen. Of een lijst met alle open meldingen gesorteerd op vestiging van de behandelaar.
2. Gegevens waar geen kaarten van zijn, zoals opzoeklijsten en categorisatie. 3. Verwijzigingen naar dezelfde tabel, zoals categorisatie of subvestigingen.
Tekst: Patric Macaaij
Afb. 1 - Stap 1 in de CSV Export Export Wizard
slimmer werken
29
Afb. 2 - Stap 2 in de CSV Export Export Wizard Wizard
Na installatie kan iedere behandelaar de CSV Export Wizard starten via
Via ‘Open ‘Open le at execution’ geeft geeft u aan of u het bestand direct wilt
http://[hostnaam TOPdesk-server]/ TOPdesk-server]/tas/secure/csv/ tas/secure/csv/.
openen om verder te bewerken of op een vaste locatie wilt opslaan. In het tweede geval geeft u aan wat er met een eventueel bestaand
CSV Export Wizard begint met het kiezen van een bron: een selectie
bestand moet gebeuren: overschrijven of uitbreiden.
die u eerder bewaarde in TOPdesk of een tabel uit de database (Afbeelding 1). 1 ).
TIP:
U kunt een standaardlocatie s tandaardlocatie voordrukken voordrukken in de CSV
Export Wizard. Wizard. Pas hiervoor in het bestand bespokeAls u het bestand wilt openen in Microsoft Excel dan is het
work-resources\csvexport.properties de
handig om als ‘Column delimiter’ te kiezen voor het teken dat is
parameter location.save aan. Let op de dubbele
ingesteld als lijstscheidingsteken (List Separator) van Microsoft
slashes en start TOPdesk opnieuw op om de wijziging door
Windows (Cofiguratiecherm > Lad e taal of Cotrol Pael >
te voeren.
Windows is het Regioal settig). In een Europese installatie van Windows lijstscheidingsteken standaard puntkomma, in Amerikaanse een
De bestandsnaam zelf bepaalt u met ‘Save result as’. Om datum en tijd
komma. Excel deelt de gegevens dan direct in kolommen in.
mee te nemen in de bestandsnaam vinkt u ‘Use a timestamp in the lename’ aan.
Kies de ‘Row delimiter’ die past bij het besturingssysteem waarin u het exportbestand opent. Met de optie ‘Include column names’
In het volgende scherm (Afbeelding ( Afbeelding 2) 2 ) vinkt u de databasevelden aan
exporteert TOPdesk als eerste rij de betrokken databaseveldnamen databaseveldnamen als
die u wilt exporteren. CSV Export Wizard laat de veldnaam uit de kaart
kopje boven de kolommen. Sommige programma’s vereisen dubbele
in TOPdesk zien, plus de veldnaam in de database. Als het veld een
aanhalingstekens om de inhoud van een veld, vink hiervoor ‘Use
relatie heeft met een andere kaart, dan ziet u in de kolom ‘Linked ‘Linked table’
quotes’ aan.
de naam van de betrokken tabel. Met het plusje opent u de veldkiezer
30
slimmer werken
van die tabel. Gegevens die naar zichzelf linken zoals categorie/subcategorie categorie/subcategorie kunt u één
Colofon
niveau diep exporteren. Wilt u meepraten? Kijk op De naam van een tabel kunt u in TOPdesk achterhalen via Help > DataDict. Hier ziet u
www.scribd.com/TOPdesk
bijvoorbeeld dat Categorie en Subcategorie gekoppeld zijn aan de tabel Classicatie. Neem indien nodig contact op met uw TOPdesk-applicatiebeheerder TOPdesk-applicatiebeheerder als u deze menuoptie
TOPdesk Magazine, hét
niet heeft.
servicemanagement-platform van Nederland, behandelt onderwerpen die
Met de knop ‘Save Export’ kunt u instellingen voor exports bewaren. Zo schakelt u snel
spelen in de wereld van professionele
tussen exportbestanden van verschillende opbouw en hoeft u niet steeds de te exporteren
servicedesken bij IT-, facilitaire, HR- en
kolommen van het overzicht opnieuw in te stellen.
overige dienstverlenende organisaties. TOPdesk Magazine is bedoeld voor
TOPdesk bewaart de instellingen van de opgeslagen exports op de TOPdesk-server TOPdesk-server.. De
managers, servicedeskmedewerkers,
standaardlocatie hiervoor is web\secure\csv\properties. Bij het verwijderen van
facilitaire medewerkers, gemeenteloket-
CSV Export Wizard, bijvoorbeeld om na een update een nieuwe versie te installeren, maakt
medewerkers en iedereen die in de
TOPdesk deze map leeg. Maak daarom voor het updaten een kopie van deze map. Of pas
dagelijkse praktijk te maken heeft met het
de standaardlocatie aan in het bestand bespoke-work-resources\csvexport.
ondersteunen van klanten. Daarbij gaat
opnieuw. properties via de parameter location.properties en start TOPdesk opnieuw.
het zowel om de processen als de techniek achter de dienstverlening.
Opgeslagen rapporten opent u vanaf het eerste scherm in de CSV Export Wizard Wizard met de knop ‘Saved Exports’. Vanaf Vanaf daar kunt u een gedenieerde export bewerken, uitvoeren
TOPdesk Magazine is een uitgave van
of verwijderen.
TOPdesk Postbus 559, 2600 AN Delft,
Als u de CSV Export Wizard, Wizard, het overzicht van opgeslagen exports of een specieke export vaak gebruikt, maak er dan een snelkoppeling naar op uw Snelstartbalk. TIP:
+31 (0)15 270 09 00,
[email protected] Hoofdredactie: Milou Snaterse Redactioele medewerer: Nienke Deuss,
Automatisch Automati sch exporteren
Timme Hos, Stefanie Klaassen, Milou Snaterse
TOPdesk kan een opgeslagen export uitvoeren bij het aanroepen van een URL.
Aa dit ummer werte werte mee: mee: Colin
Kijk voor Windows Windows Server naar Geplande taken (Scheduled tasks) en de tool cU RL
Bassant, Judith Disberg, Patrick Mackaaij
(http://curl.haxx.e/ ). Via een URL geeft u inloggegevens van een Behandelaar mee met
Jasmijn Moerman, Jordi Recasens, Marieke
de parameters j_username en j_password. Hiervoor moet de TOPdesk TOPdesk-instelling -instelling
Spapens, Robbert Petterson, Bram Verheij
Itellige > Techiche Techiche itellige > Behadelaargedeelte > Parameter i de URL
Vormgevig: Elise Kerner
toetaa zijn aangevinkt.
Fotografie: Menno van der Bijl, Aad
Hoogendoorn, Robin Kuijs Eidredactie: Timme Hos, Milou Snaterse Advertere? In TOPdesk Magazine is
ruimte voor advertenties en advertorials. Meer informatie:
[email protected] Oplage: 7.500 exemplaren Verchijigfrequetie:4 x per jaar
ADD-Ons VOOR TOPDEsk
Om in te spelen op vraagstukken bij meerdere klanten, stelt TOPdesk add-ons ter beschikking aan TOPdesk Enterprise-gebruikers. Enterprise-gebruikers. De installatie van add-ons gebeurt meestal in bijzijn van een TOPdesk-consultant TOPdesk-consultant die het maatwerk toelicht en zorgt voor een initiële inrichting. De add-on ‘CSV Export Wizard’ Wizard’ kunt kunt u aanvragen via TOPdesk Extranet.
Tale: Nederlands, Engels
