Scurta descriere a sistemului informatic CLARVISION ERP dezvoltat de firma EBS ROMANIA
1
Prezentare succinta a sistemului Clarvision ............................................ ................................................................... .......................................3 ................3 Scurta descriere a functionalitatilor Clarvision ......................................... ............................................................... .......................................4 .................4 1. PLANIFICAREA PRODUCTIEI ....................................................................................... 4 2. PRODUCTIA DISCRETA ................................................................................................ ................................................................................................ 5 3. RAPORTARE MANOPERA CU CODURI DE BARE ....................................................... 8 4. MENTENANTA ..................................................................... ............................................................................................................... .......................................... 9 5. GESTIUNEA STOCURILOR ......................................................................................... ......................................................................................... 11 6. APROVIZIONARE......................................................................................................... ......................................................................................................... 13 7. DESFACERE ............................................................ ................................................................................................................ .................................................... 16 8. COMERTUL CU AMANUNTUL................................................................... ..................................................................................... .................. 19 9. DISTRIBUTIE................................................................................................................ ................................................................................................................ 20 10. INSTRUMENTE DE INCASARE SI PLATA................................................. PLATA................................................................... .................. 21 11. MULTICASH BANKING ................................................................... ................................................................................................ ............................. 22 12. CONTABILITATE FINANCIARA................................. FINANCIARA.................................................................................... ................................................... 23 13. CASH-FLOW................................................................................................................. ................................................................................................................. 26 14. ANALIZA FINANCIARA........................................................ ................................................................................................. ......................................... 28 15. IMOBILIZARI................................................................................................................. ................................................................................................................. 28 16. OBIECTE DE INVENTAR ............................................................................................. 29 17. CONTABILITATE DE GESTIUNE ................................................................................. ................................................................................. 30 18. SALARIZARE SI RESURSE UMANE ......................................................... ........................................................................... .................. 32 19. RECRUTARE SI SELECTIE PERSONAL ..................................................................... ..................................................................... 36 20. DEZVOLTAREA CARIEREI .......................................................................................... .......................................................................................... 37 21. TABLOU DE BORD.............................................................. ....................................................................................................... ......................................... 38 22. MANAGEMENTUL BUGETELOR ................................................................................. ................................................................................. 39 23. MODUL SERVICE.......................................... SERVICE......................................................................................................... ............................................................... 40 24. LOGISTICA DEPOZIT.......................................................... ................................................................................................... ......................................... 41 25. CLARVISION MOBILE .................................................................................................. .................................................................................................. 42 26. ISO DMS ................................................................................................................ ....................................................................................................................... ....... 43 27. DATE DE BAZA ............................................................................................................ ............................................................................................................ 44
‘
2
Prezentare succinta a sistemului Clarvision ............................................ ................................................................... .......................................3 ................3 Scurta descriere a functionalitatilor Clarvision ......................................... ............................................................... .......................................4 .................4 1. PLANIFICAREA PRODUCTIEI ....................................................................................... 4 2. PRODUCTIA DISCRETA ................................................................................................ ................................................................................................ 5 3. RAPORTARE MANOPERA CU CODURI DE BARE ....................................................... 8 4. MENTENANTA ..................................................................... ............................................................................................................... .......................................... 9 5. GESTIUNEA STOCURILOR ......................................................................................... ......................................................................................... 11 6. APROVIZIONARE......................................................................................................... ......................................................................................................... 13 7. DESFACERE ............................................................ ................................................................................................................ .................................................... 16 8. COMERTUL CU AMANUNTUL................................................................... ..................................................................................... .................. 19 9. DISTRIBUTIE................................................................................................................ ................................................................................................................ 20 10. INSTRUMENTE DE INCASARE SI PLATA................................................. PLATA................................................................... .................. 21 11. MULTICASH BANKING ................................................................... ................................................................................................ ............................. 22 12. CONTABILITATE FINANCIARA................................. FINANCIARA.................................................................................... ................................................... 23 13. CASH-FLOW................................................................................................................. ................................................................................................................. 26 14. ANALIZA FINANCIARA........................................................ ................................................................................................. ......................................... 28 15. IMOBILIZARI................................................................................................................. ................................................................................................................. 28 16. OBIECTE DE INVENTAR ............................................................................................. 29 17. CONTABILITATE DE GESTIUNE ................................................................................. ................................................................................. 30 18. SALARIZARE SI RESURSE UMANE ......................................................... ........................................................................... .................. 32 19. RECRUTARE SI SELECTIE PERSONAL ..................................................................... ..................................................................... 36 20. DEZVOLTAREA CARIEREI .......................................................................................... .......................................................................................... 37 21. TABLOU DE BORD.............................................................. ....................................................................................................... ......................................... 38 22. MANAGEMENTUL BUGETELOR ................................................................................. ................................................................................. 39 23. MODUL SERVICE.......................................... SERVICE......................................................................................................... ............................................................... 40 24. LOGISTICA DEPOZIT.......................................................... ................................................................................................... ......................................... 41 25. CLARVISION MOBILE .................................................................................................. .................................................................................................. 42 26. ISO DMS ................................................................................................................ ....................................................................................................................... ....... 43 27. DATE DE BAZA ............................................................................................................ ............................................................................................................ 44
‘
2
Prezentare succinta a sistemului Clarvision Cl arvision Sistemul Clarvision produs de compania romaneasca EBS Romania SRL este un sistem informatic integrat conceput pentru gestiunea firmelor cu activitati de productie de tip industrial cu un numar de angajati intre 50 si 1000. Sistemul este o solutie viabila pentru integrarea, automatizarea si optimizarea proceselor din intreprindere: intreprindere: Are o abordare bazata pe procese, modulele fiind concepute unitar; Este un sistem multicompanie (poate tine evidenta pentru un numar nelimitat de sucursale, filiale, puncte de lucru si firme); Este un sistem multilingv (permite configurarea limbii in care vor fi afisate toate meniurile in sistem, pe fiecare statie de lucru in parte); Permite lucrul cu mai multe valute, cu conversia automata a valorii dintr-o valuta in alta; Permite conversia automata in unitati de masura alternative; Este un sistem multi-utilizator , permitand adaugarea ulterioara de utilizatori suplimentari; suplimentari; Este conceput cu o ergonomie ridicata (sistem usor de configurat si parametrizat, posibilitatea memorarii setarilor fiecarui utilizator, precum si personalizarea personalizarea rapoartelor generate de sistem); Da dovada de usurinta in utilizare, fiind accesibil chiar si utilizatorilor cu cunostinte minime de operare pe calculator; meniurile si functionalitatile pot fi apelate cu ajutorul mouse-ului sau prin combinatii de taste; Este un sistem scalabil (se poate porni de la o configuratie configuratie minima, ulterior putandu-se adauga module suplimentare); Permite preluarea datelor din aplicatiile existente si exportul datelor in diferite formate (Excel, PDF, XML, text, etc.); Se adapteaza perfect necesitatilor de schimbare ale intreprinderii, impuse de dinamica mediului concurential in care evolueaza aceasta. Modificarile legislative survenite ulterior sunt usor de inglobat in sistem, precum si extinderea ulterioara a functionalitatilor la cererea expresa a utilizatorilor; utilizatorilor; Este bazat pe cele mai moderne principii arhitecturale: sistem deschis, arhitectura client-server pe trei nivele, avand la baza MS SQL Server 2000 ca si server de baze de date si utilizarea C#; tehnologiilor tehnologiilor de ultima ora .NET (ADO.NET, remoting, reflection) si a limbajului C#; 3
Sistemul dispune de un numar mare de rapoarte standard; de asemenea se pot modifica foarte usor rapoartele existente datorita unui instrument special conceput in acest scop, si anume editorul de rapoarte;
Scurta descriere a functionalitatilor Clarvision
1. PLANIFICAREA PRODUCTIEI Acest modul permite construirea unui numar nelimitat de scenarii de planificare a comenzilor de sectie inregistrate in modulul de productie, precum si obtinerea informatiilor informatiilor legate de planificarea acestora in timp si spatiu (pe locuri de munca), impreuna cu gradul de incarcare a locurilor de munca si a utilajelor acestora. 1.1. Planificarea productiei Planificarea productiei tine cont de capacitatea locurilor de munca (planificare cu supraincarcarea locurilor de munca) Planificarea comenzilor comenzilor se bazeaza pe cunoasterea cunoasterea datei de start Se ia in considerare numarul maxim de utilaje prevazut in fisa tehnologica pentru fiecare operatie, precum si raportul de deservire a locului de munca (numar de oameni/ numar de utilaje) pentru fiecare operatie din fisa tehnologica; se prelucreaza informatia referitoare la numarul de componente ce se pot prelucra simultan la o operatie si la nivel de loc de munca (utilaj) Operatia se planifica pe un interval compact (fara intreruperi datorate altor comenzi) Timpul de pregatire al unei operatii se adauga o singura data la inceputul ei pe toate utilajele disponibile si nu produce decalaje Se ia in calcul un tip de dependenta intre operatii - “StartToFinish”; intre operatiile de pe acelasi nivel ordinea de executie este data de numarul secvential, prima operatie de pe un nivel nu poate incepe mai devreme de terminarea tuturor subcomponentelor de pe acel nivel Se considera ca necesarul de materii prime si materiale este asigurat, astfel incat dependentele intre operatii si materii prime sunt satisfacute implicit si nu influenteaza planificarea 1.2. Scenarii de planificare In realizarea unui scenariu de planificare se porneste de la informatiile existente la nivelul urmatoarelor elemente: Calendarul de intreprindere Planul de lucru Locuri de munca, cu informatii legate de: numar de utilaje disponibile o o planul de lucru asociat echipa care deserveste locul de munca o numarul de oameni alocati din cadrul echipei si numarul de utilaje pe care o acestia pot lucra
4
o o o
numarul de ore de functionare a unui utilaj in cadrul schimbului numarul maxim de oameni care se pot aloca locului de munca exceptii de la comportamentul normal (variaza numarul de oameni sau numarul de utilaje)
Operatii Fisa tehnologica, cu informatii legate de: modul de deservire a locului de munca aferent fiecarei operatii (cate utilaje o poate deservi simultan un om sau cati oameni lucreaza simultan la o operatie pe un utilaj) o faptul ca o operatie poate fi divizata pe unitatea de produs (planificarea respectivei operatii se poate face intercalata cu intreruperi) numarul maxim de utilaje care se pot aloca unei operatii in functie de echipamentele auxiliare pe care le pot achizitiona sau fabrica (SDV-uri), adica numarul de utilaje de pe locul de munca ce indeplinesc conditiile de executie a operatiei pentru produsul curent Odata creat un scenariu de planificare aferent comenzilor de sectie selectate, se poate interveni asupra planificarii si se pot analiza rezultatele obtinute prin modificarea urmatoarelor elemente: Locuri de munca Planul de lucru aferent locului de munca Gradul de deservire a locului de munca Numarul de componente ce se prelucreaza simultan Durata operatiilor Numarul maxim de utilaje care se pot aloca unei operatii Cantitatea de componente de realizat La consultarea scenariilor de planificare se pot face filtrari la nivel de comenzi de sectie, comenzi interne, ateliere, locuri de munca, operatii, datele putand fi detaliate la nivel de zi, saptamana, luna Rezultatele planificarii se pot vizualiza grafic sau sub forma de raport, cu posibilitatea de a fi exportate in fisiere Excel; se poate vedea desfasurarea in timp a operatiilor, pe comenzi de sectie sau locuri de munca cu posibilitatea de detaliere a reprezentarii pana la nivel de operatie
2. PRODUCTIA DISCRETA Modulul de productie este dedicat asistarii intregului ciclu de productie (avand ca date de intrare comenzile clientilor sau planificarile de productie pe stoc) si ofera multiple facilitati cu privire la fazele de pregatire, programare/ lansare si urmarire a productiei. Urmarirea productiei cu ajutorul acestui modul permite controlul si imbunatatirea calitatii produsului finit, contribuind la eliminarea timpilor morti si la reducerea rebuturilor. 2.1. Pregatirea fabricatiei Descrierea tehnologica a produselor finite, subansamblelor, reperelor, etc., sub forma unei structuri arborescente, pe nivele; Fiecarei componente procesate (reper, subansamblu, produs finit etc.) ii este asociata o Fisa tehnologica (pe baza cataloagelor predefinite de locuri de munca, operatii, categorii de tarife, caracteristici tehnologice, catalogul de materii prime, materiale, etc.) in care se precizeaza: 5
Nomenclatorul de produs = lista de materii prime, materiale, componente procesate (semifabricate/ repere/ subansamble), impreuna cu normele de consum si lista de componente alternative; Tehnologia de fabricatie = lista de operatii, in ordine tehnologica, pentru fiecare operatie precizandu-se: Normele de timp pe operatii (timpi de pregatire om respectiv masina si timpi executie om respectiv masina); Categoria de tarifare a operatiei respective, categorie care in Catalogul de de tarife pe categorii de operatii are prevazut un tarif pe unitatea de timp (minute, ore, etc.) in care se face normarea operatiilor; Locul de munca (utilaj, echipa, sectia, atelierul sau sectorul) Necesarul de SDV-uri; Setul de caracteristici tehnologice; Posibilitatea stabilirii unor derogari permanente sau temporare in ce priveste materialele sau normele de consum din fisa tehnologica a unui articol (componente echivalente). Aceste derogari pot fi stabilite la modul general sau restrictive pe o anumita comanda client sau pentru un anumit produs; Orice componenta (semifabricat/ reper/ produs finit) poate avea mai multe variante tehnologice sau constructive gestionate automat de sistem; Documentatia tehnologica contine o serie de rapoarte dintre care: Nomenclator produs Fisa tehnologica centralizatoare Lista SDV Extras de manopera Lista de materiale Grafic de prelucrari Fisa de urmarire Specificatie componente pe clasa operatii Specificatie componente pe clasa de locuri de munca
2.2. Programarea si lansarea productiei Instrumentul pentru programarea productiei (denumit Program comercial) permite planificarea/ lansarea in productie a fiecarei comenzi client sau a comenzilor pe stoc; Comenzile client pe un acelasi produs finit se pot cumula intr-o singura comanda daca nu intereseaza urmarirea in productie distinct pe fiecare comanda client in parte; La fiecare comanda din Programul comercial se poate asocia o sectie (atelier/ sector) raspunzatoare de predarea produsului finit (chiar daca produsul finit si componentele acestuia pe parcursul fluxului de fabricatie trec prin mai multe sectii, ateliere sau sectoare); comenzii i se mai ataseaza o data de start si o data de final, date ce sunt preluate din datele comenzii client si se pot ajusta si inaintea lansarii efective in productie (activarea comenzii de productie); Toate documentele din cadrul Documentatiei de lansare pot fi generate (in cazul cand in structura organizatorica avem definite sectii/ ateliere/ sectoare) la nivelul sectiilor (atelierelor/ sectoarelor) locurilor de munca (utilaje) pentru care au fost definite operatiile in fisa tehnologica; Se poate opta, in urma unor setari, pentru o urmarire pe flux atat la nivel de componente (semifabricate, repere, subansamble) prin evidentierea notelor de predare a componentelor pe 6
flux la trecerea de la un atelier/ sector la altul, cat si la nivel de produs finit, avand in acest caz nota de predare doar pentru produsul finit; Se poate opta pentru evidentierea stadiului productiei pe flux si prin raportarea realizarilor la nivelul operatiilor din cadrul fisei tehnologice, lucru care permite si transmiterea spre modulul de salarizare a realizarilor in cazul formatiilor de lucru in acord individual sau colectiv; Pentru a permite urmarirea (realizari, consumuri, manopera) si la nivel de componente (semifabricate/ repere) ale produsului finit, sistemul genereaza un set de subcomenzi (numite comenzi interne) pentru fiecare componenta, subcomenzi atasate de comanda de productie (numita comanda de sectie); Pe masura ce sunt incarcate comenzile de sectie se pot urmari o serie de indicatori ai programului de fabricatie din perioada curenta, cum sunt: valoarea productiei lansate, gradul de incarcare a capacitatilor de productie pe grupe de utilaje, indicatori care pot ajuta la stabilirea structurii programului de fabricatie (productie) din perioada curenta; Setul de rapoarte legat de comenzile din programul de fabricatie sunt: Program de pregatire Program de fabricatie Program de productie cantitativ/ valoric Productia contractata Centralizator timpi si manopera/ operatii Centralizator timpi si manopera/ comanda Centralizator manopera lansata/ clase de locuri de munca Centralizator manopera lansata/ ateliere Program de productie la nivel de sectie Raportare timpi si manopera la nivel de sectie In functie de specificul de productie se poate opta pentru setul de documente de lansare a productiei care se potrivesc cu acest specific, documentatia de lansare cuprinzand: Bon de consum Bonuri de consum generate din comenzile de sectie Fisa limita detaliata pe componente Fisa limita de consum centralizata pe produs Fisa limita de consum colectiva centralizata pe comenzi Bon de lucru Dispozitie de lucru Centralizator dispozitii lucru/ categorii tarife Necesar materii prime si materiale Necesar SDV-uri Necesar utilaje Necesar colaborari Fisa de insotire a productiei
2.3. Urmarirea productiei Pe masura inregistrarii productiei realizate, a consumurilor aferente si a realizarilor de manopera se poate urmari stadiul pe flux al productiei Se poate opta pentru o urmarire detaliata la nivel de repere/ subamsamble/ produs finit sau strict doar la nivel de produs finit;
7
Urmarirea detaliata poate fi realizata in doua moduri, fie prin operarea de documente de predare (nota de predare) a componentelor respective, fie prin operarea realizarilor pe operatiile din fluxul tehnologic la nivelul acestor componente; Pe parcursul procesului de productie se pot evidentia atat realizarile conforme cat si cele neconforme (cazul rebuturilor), putandu-se suplimenta comenzile din punctul in care a rezultat rebutul; Inregistrarea unui consum se poate face fie pe materia prima/ materialul specificat in fisa tehnologica, fie pe materialul specificat in derogarea aferenta materiei prime/ materialului prevazut in fisa tehnologica; In functie de setarile de aplicatie alese se poate controla operarea realizarilor si a consumurilor prin permiterea sa nu a depasirii la predare a cantitatilor lansate pe comanda, respectiv a cantitatilor de materii prime, materiale prevazute conform fisei tehnologice; Statusurile pe care o comanda le poate lua sunt: inactiva, activa, suspendata, anulata si terminata si pe masura ce se raporteaza realizarile, respectiv consumurile, o comanda ajunge in statusul terminata; Sistemul permite stabilirea la nivelul fisei tehnologice a restituirilor obligatorii de materii prime, materiale; prin stabilirea acestor restituiri sistemul nu permite trecerea in statusul terminat a comenzii pana ce aceste cantitati nu au fost restituite; Suportul pentru calculul costurilor directe la nivelul fiecarei comenzi interne de productie, defalcat pe elemente de cost configurabile de utilizator reprezinta un instrument oferit de sistem in scopul imbunatatirii performantelor economice; Rapoartele care permit urmarirea realizarii productiei sunt: Urmarire comenzi sectie Urmarire comenzi interne Consumuri efective pe comanda Realizari efective pe comanda Manopera pe comanda Productia marfa realizata Centralizator timpi si manopera/ operatii Centralizator timpi si manopera/ comanda Program de productie la nivel de sectie Raport timpi si manopera la nivel de secte Urmarire comenzi de prelucrare la terti Productia neterminata
3. RAPORTARE MANOPERA CU CODURI DE BARE 3.1. Raportarea manoperei cu coduri de bare In sistemul integrat Clarvision ERP exista 2 moduri de raportare a manoperei cu coduri de bare : mod de lucru 1 : raportare manopera pe comenzi (pentru cazul in care se cunoaste comanda
interna si operatia pentru care se face raportarea) mod de lucru 2 : raportare manopera pe repere (pentru cazul in care se cunoaste reperul si operatia pentru care se face raportarea) 8
Modul de lucru se stabileste printr-o setare la nivel de mandant. Indiferent de modul de lucru ales, se poate culege manopera cu coduri de bare in 2 feluri: precizand momentul de start si de sfarsit al operatiei (sistemul calculeaza timpul de executie al operatiei si cantitatea executata, conform normelor de timp de pregatire si executie precizate pe Fisa tehnologica ) precizand momentul de sfarsit al operatiei si durata operatiei (sistemul calculeaza momentul de start al operatiei si cantitatea executata, conform normelor de timp de pregatire si executie precizate pe Fisa tehnologica) Culegerea datelor la terminal se realizeaza prin scanarea automata a codului responsabilului, a echipei, a angajatului si a operatiei, iar in momentul in care toate aceste date sunt salvate se marcheaza momentul de start al procesului. Toate aceste informatii sunt importate ulterior automat in sistemul Clarvision ERP, precizandu-se inclusiv perioada calendaristica de executie a operatiei. Inregistrarile gasite pentru criteriile de filtrare aplicate in antet se incarca in detaliile ferestrei si se importa (se genereaza raportari de manopera) cele selectate. In urma actiunii de import, se vor genera in sistemul Clarvision ERP: pentru mod de lucru 1, raportari de manopera pe comanda (avand data inregistrarii egala cu data de sfarsit a actiunii de scanare); pentru mod de lucru 2, se aloca raportarile de manopera comenzilor conform metodei FIFO (in functie de intervalul de planificare a comenzilor), iar durata se repartizeaza pe raportari in functie de o setare la nivel de mandant. 3.2. Rapoarte Raport listare coduri de bare pentru echipe de lucru si angajati Rapoarte listare coduri de bare pentru culegere manopera pe operatii comenzi interne Fisa de insotire productie Dispozitie de lucru Bon de lucru Rapoarte listare coduri de bare pentru culegere manopera pe operatii repere Centralizator cantitativ pe repere
4. MENTENANTA 4.1. Mentenanta Mentenanta reprezinta totalitatea activitatilor depuse de compartimente specializate din cadrul unei organizatii pentru asigurarea functionarii sistemului la un grad cat mai ridicat. Prin activitati se pot intelege atat operatiile de intretinere a utilajelor sau SDV-urilor existente, cat si crearea de obiective, SDV-uri noi menite sa asigure functionarea normala sau dezvoltarea sistemului. Cea mai importanta sarcina a mentenantei este de a asigura disponibilitatea echipamentelor pe termen lung. Mentenanta preventiva este mentenanta ce are ca obiect de acti vitate reducerea probabilitatilor de defectare sau degradare a mijloacelor fixe". Tipurile de mentenanta preventiva sunt urmatoarele: Mentenanta sistematica, respectiv mentenanta realizata prin activitati de intretinere, reparatii curente, revizii si reparatii capitale, constituite in “planul de exploatare si reparatii ". (Sisteme de intretinere si reparatii preventive sub forma reparatiilor planificate de tipul revizii tehnice (RT), 9
reparatii curente de gradul 1 (RC1), gradul 2 (RC2), reparatii capitale (RK), preventive sub forma verificarilor periodice (Vp), reviziilor partiale (Rp) si a reviziilor generale (Rg), Sistemul de intretinere si reparatii preventive pe grupe de utilaje prin stabilirea frecventei interventiilor). Mentenanta predictiva, cu semnif icatia mentenantei realizate prin intermediul urmaririi parametrilor de uzura ai elementelor sau subansamblurilor –cheie ale mijloacelor fixe, folosind instrumente specifice (analizatoare de uzura, de vibratii, de ulei, etc.)", urmand ca interventiile de mentenanta sa fie realizate inainte de aparitia defectului. Mentenanta corectiva (curativa, paliativa) reprezinta ansamblul de activitati realizate dupa defectarea mijlocului fix sau dupa degradarea functiei sale in mod neprevazut. Aceste activitati constau in localizarea si diagnosticarea defectelor in interventii pentru restabilirea bunei functionari. In urma analizei informatiilor existente referitoare la activitatea practica de mentenanta si a cerintelor privind un modul care sa gestioneze activitatea de mentenanta s-a stabilit urmatoarea structura a modulului de mentenanta: Pregatirea activitatilor de mentenanta Definire catalog tipuri de interventii - desemneaza clasa tehnica a interventiei, gruparea se face pe cicluri de interventii care se asociaza echipamentelor. In general gruparea este data de tipul de succesiune a interventiilor (ciclu sau repetitive) Definire catalog echipamente - mijloace fixe pentru care se planifica, inregistreaza si urmareste activitatea de mentenanta Definire cataloage de contoare - anumite echipamente au contoare care permit masurarea si inregistrarea folosirii echipamentului. Adesea interventiile de intretinere depind de indicatiile contoarelor. Va exista un catalog general de contoare care se grupeaza in seturi de contoare, care se vor atasa echipamentelor. Valorea contoarelor, care se va folosi in planificarea activitatii de mentenanta va rezulta din evaluarea formulei de calcul atasata fiecarui set de contor, iar rezultatul acestui calcul va fi exprimat in unitatea de masura atasata acestei valori Normative lucrari de mentenanta - definire catalog cicluri de reparatii Fise tehnologice de reparatii - insiruirea operatiilor, materiilor prime si a pieselor de schimb care se folosesc curent intr-un tip de reparatie. O fisa tehnologica se defineste la nivel de interventie, si se preia cu posibilitatea de a fi modificata pe echipamente.
Planificarea si urmarirea activitatilor de mentenanta Planuri de interventii – in baza unor criterii de selectie a echipamentelor si/ sau a interventiilor realizeaza planificarea acestora pe un interval dat Interventii neplanificate Comenzi de mentenanta - coduri unice de identificare a executiei unei activitati de mentenanta, la nivelul comenzii si pe baza fiselor tehnologice asociate. Se poate determina necesarul de materii prime si materiale, piese de schimb si costurile efective cu manopera Documentatie de lansare lucrari de reparatii Inregistrare raportari de manopera pe comenzi
4.2. Rapoarte Rapoarte de urmarire a interventiilor de mentenanta Planuri de reparatii Comenzi la terti Proces verbal de predare-primire
10
5. GESTIUNEA STOCURILOR Modulul “Gestiunea stocurilor” din cadrul sistemului integrat Clarvision este orientat pentru satisfacerea necesitatilor de urmarire si informare legate de fluxul fizic al bunurilor stocabile in cadrul unitatii. Astfel, sistemul vine in sprijinul utilizatorilor cu interfete dedicate generarii si urmaririi documentelor de gestiune, stocurilor curente/ pe depozite, gestionarii cataloagelor de articole, depozite, destinatii de consum, unitati de masura, precum si cu o serie de rapoarte partial configurabile de catre utilizator. Sistemul permite utilizarea urmatoarelor metode de gestiune: FIFO, LIFO, CMP (cost mediu ponderat dupa fiecare intrare), CMPP (cost mediu ponderat calculat la sfarsit de luna). 5.1. Cataloage Articole – permite definirea si caracterizarea articolelor pe urmatoarele grupe de informatii: Date de identificare (cod, denumire, index); Date legate de caracterizarea contabila (grupa articolului); Informatii de gestiune: o Pret de vanzare; Pret standard; o o Selectare articol stocabil; Depozit; o o Stoc minim/ stoc maxim; o Permite sau nu stoc negativ; Unitate de masura/ unitati de masura secundare; o o Caracteristici definibile de utilizator; Tipul articolului; o Informatii utilizate pentru calculatia costurilor; Caracteristici de tip multime Zi, luna, an expirare” care compun data expirarii articolelor Depozite – din acest punct de vedere sistemul permite: Definirea depozitelor proprii; Definirea depozitelor de tip magazin; Definirea depozitelor utilizate pentru custodii/ procese de prelucrare in lohn/ prelucrari la terti; Unitati de masura – se pot defini unitatile de masura utilizate in sistem grupate pe clase de unitati. In cadrul unitatilor din aceeasi clasa se pot defini echivalente; Destinatii de consum - reprezinta o facilitate introdusa pentru usurarea procesului de colectare in costuri a cheltuielilor in conditiile in care nu se cunoaste comanda/ nu se lucreaza cu comenzi de productie; Grupare depozite pentru calcul CMP – se utilizeaza in conditiile in care se doreste ca descarcarea de gestiune (stabilirea pretului de descarcare) sa se realizeze indiferent de depozit (sau pentru mai multe depozite);
5.2. Stocuri pe depozite/ stocuri curente Prin intermediul celor doua interfete sistemul permite: Vizualizarea stocurilor la data dorita de utilizator; 11
Surprinderea stocurilor negative si a celor care depasesc limitele “Stoc minim” si “Stoc maxim”; Filtrarea stocurilor in functie de diverse criterii (articol, depozit, tip articol, etc.); Recalcul stocuri si preturi pe documente; Actualizare preturi standard ; 5.3. Operatii de gestiune Nota de predare – permite predarea bunurilor obtinute in urma proceselor de prelucrare pe comanda interna/ destinatii de consum. Tipul de document permite: Preluarea automata a unei comenzi interne; Exprimarea cantitatilor pentru un articol si in alta unitate de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Reflectarea in gestiune a modificarilor si contarea documentului; Vizualizarea/ listarea documentului; Nota de restituire – document utilizat pentru returnarea la magazie a materiilor prime/ materialelor ridicate pe baza de bon de consum. Documentul permite: Preluarea automata a unei comenzi interne; Exprimarea cantitatilor pentru un articol si in alta unitate de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Reflectarea in gestiune a modificarilor si contarea documentului; Vizualizarea/ listarea documentului; Transferuri intre gestiuni – set de documente (interfete) utilizate pentru transferul materialelor dintr-o gestiune in alta; Bon de consum/ bon de consum –diverse – set de documente utilizate pentru inregistrarea consumurilor de bunuri stocabile. Prin intermediul lor sistemul permite: Preluarea automata a unei comenzi interne; Exprimarea cantitatilor pentru un articol si in alta unitate de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Reflectarea in gestiune a modificarilor si contarea documentului; Vizualizarea/ listarea bonului de consum; Bon de consum pentru operatiuni temporare – se utilizeaza in cazul operatiunilor de lohn; Protocol – se utilizeaza pentru inregistrarea cheltuielilor de protocol din materialele acordate in acest sens; Imputare – document utilizat pentru descarcarea de gestiune a materialelor imputate angajatilor; Casare – permite inregistrarea descarcarii de gestiune/ contarea articolelor casate; Transformari articole – permite transferul de valoare intre articole; Inventariere – set de documente prin care se permite inregistrarea, manual sau automat, a plusurilor/ minusurilor de inventar; Prelucrari la terti – prin intermediul interfetelor dedicate sistemul permite gestionarea proceselor de prelucrare la terti cu/ fara comanda interna (de productie); Reevaluare pret de stoc – tip de document care ofera posibilitatea inregistrarii diferentelor din reevaluarea stocurilor precum si evidentierea stocurilor in gestiune la noul pret; Regularizare descarcare de gestiune
5.4. Rapoarte Fisa de magazie; 12
Fisa cont analitic pentru valori materiale; Balanta analitica de materiale; Centralizator intrari/ iesiri materiale – reprezinta o centralizare pe conturi/ conturi corespondente a intrarilor/ iesirilor de materiale; Descarcare de gestiune - fereastra permite vizualizarea, listarea si transmiterea prin email a documentelor de iesire din perioada si pentru articolele selectate; Lista de inventariere; Urmarire stocuri – raportul permite surprinderea legaturilor intre intrarile si iesirile de bunuri; Evolutie stocuri – grafic ce prezinta evolutia stocurilor pentru articolele, perioada, depozitele selectate; Vechime stocuri – permite vizualizarea vechimii stocurilor; Documente de gestiune - permite vizualizarea, listarea si transmiterea prin email a documentelor de gestiune pe tipuri de documente, grupate/ filtrate in functie de o serie de criterii selectate de utilizator; Stocuri critice – scoate in evidenta articolele pentru care cantitatea existenta se afla sub cantitatea de siguranta stabilita de utilizator; Rapoarte stocuri/ vanzari – grupare de rapoarte care surprind legatura intre vanzare – stocuri – achizitii. Contine urmatoarele rapoarte: Stocuri / vanzari; Vechime stocuri/ vanzari; Vanzari/ stocuri provenite din avize nefacturate Raport pe stocuri cu evidentierea vechimii si a numarului de zile pana la expirarea produselor, grupat in functie de diverse criterii (depozite, grupe etc).
6. APROVIZIONARE Modulul “Aprovizionare” din cadrul sistemului integrat Clarvision este orientat catre satisfacerea necesitatilor de urmarire si informare legate de procesul de aprovizionare. Astfel, sistemul vine in sprijinul utilizatorilor cu interfete dedicate generarii si urmaririi contractelor furnizori, comenzilor ferme, cererilor de oferta si a ofertelor, gestionarii cataloagelor de furnizori, a documentelor de intrare (facturi, avize), precum si cu o serie de rapoarte partial definibile de catre utilizator. 6.1. Cataloage Furnizori – permite colectarea si urmarirea urmatoarelor tipuri de date pentru fiecare furnizor: Date de identificare: denumire, cod (intern), cod fiscal, capital social, nr. ORC; Adresa/ date contact; Date privind calitatea partenerului (furnizor/ client), precum si grupa din care face parte. In functie de grupa furnizorului se vor stabili si conturile utilizate in procesul de contare automata a documentelor; Date bancare; Camp pentru observatii; Alte date furnizor: o Platitor/ neplatitor de TVA; Conditii de plata; o o Conditii de livrare; o Discount – informativ;
13
Valoare maxima comanda – informativ; Numarul nostru client – informativ; o Alte functionalitati atasate catalogului de furnizori: Vizualizare caracterizare contabila; Vizualizare facturi cu sold; Rasfoire/ filtrare/ cautare; Conditii de plata – permite definirea termenelor de plata negociate cu partenerii urmand ca acestea sa se aplice pe factura (cu calculul automat al scadentei); o
6.2. Cerere de oferta/ oferta furnizor Sistemul permite conducerea evidentei: Cererilor de oferta transmise furnizorilor; Ofertelor primite de la furnizori in diverse monede; Functionalitati aferente: Rasfoirea/ fitrarea/ cautarea ofertelor furnizori in functie de datele introduse; Vizualizarea/ listarea cererii de oferta (format Word); Gruparea ofertelor pe tipuri (definibile de utilizator); Marcarea ofertelor solutionate; Evidentierea preturilor ofertate in functie de cantitatile comandate; Definirea termenelor de valabilitate aferente ofertelor; Specificarea conditiilor de livrare si de plata avute in vedere de catre furnizor la ofertare;
6.3. Contracte/ comenzi ferme furnizor: Sistemul permite inregistrarea si urmarirea: Comenzilor ferme transmise furnizorilor; Contractelor incheiate cu furnizorii; Comenzilor ferme generate pe baza esalonarilor de livrare aferente contractelor; Functionalitati aferente: Rasfoirea/ filtrarea/ cautarea contractelor furnizor in functie de datele introduse; Vizualizarea/ listarea contractelor furnizor (format Word); Gruparea contractelor pe tipuri de contracte; Exprimarea preturilor in moneda contractului; Specificarea conditiilor de livrare si de plata inscrise in contract; Gestionarea statusurilor (fazelor) prin care trece un contract; Posibilitatea esalonarii unui contract; Urmarirea grafica a achizitiilor prin raportul “Situatie achizitii”;
6.4. Operatii de aprovizionare Factura furnizor cu urmatoarele functionalitati: Preluarea facturilor de la furnizor in moneda mandantului (RON); Preluare comanda furnizor pe factura; Preluare aviz de intrare pe factura (inclusiv retur marfa furnizor/ consumuri lunare nefacturate); Generare Nota de intrare-receptie din factura;
14
Operarea facturilor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Permite dirijarea pe obiecte de cost a articolelor de cheltuieli; Aviz de intrare cu urmatoarele functionalitati: Preluarea avizelor de la furnizor in moneda mandantului (RON); Preluare comanda furnizor pe aviz; Generare Nota de intrare-receptie din aviz; Operarea facturilor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Aviz de intrare - diverse cu urmatoarele functionalitati: Preluarea avizelor de la furnizor in moneda mandantului (RON); Preluare comanda furnizor pe aviz; Generare Nota de intrare-receptie din aviz; Operarea avizelor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Permite definirea mai multor tipuri de operatii, fiecare dintre acestea fiind caracterizata contabil distinct (potrivit dorintei utilizatorului); Retur de marfa intern si import cu urmatoarele functionalitati: Operarea retururilor de marfa catre furnizor in moneda mandantului (RON) sau in moneda documentului (diferita de RON); Factura externa import cu urmatoarele functionalitati: Preluarea facturilor de la furnizori externi in moneda documentului (diferita RON); Preluare comanda furnizor pe factura; Operarea facturilor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Permite dirijarea pe obiecte de cost a articolelor de cheltuieli; Nota de intrare receptie cu urmatoarele functionalitati: Preluare date factura pe NIR si receptionarea acestora; Preluare date DVI pe NIR si receptionarea acestora; Listare NIR; Intocmirea de Note de intrare receptie partiale; Consumuri lunare nefacturate cu urmatoarele functionalitati: Permite inregistrarea consumurilor de utilitati (apa, energie) aferente lunii, dar pentru care facturile se primesc doar in perioada urmatoare;
6.5. Rapoarte Situatii achizitii; Liste contracte/ comenzi; Liste oferte; Statistici aprovizionare – grupare distincta a urmatoarelor rapoarte: Situatii cumparari; Situatii comparative cumparari; Situatii desfasurate cumparari; Situatii personalizate cumparari;
15
7. DESFACERE Modulul “Desfacere” din cadrul sistemului integrat Clarvision este orientat catre satisfacerea necesitatilor de urmarire si informare legate de procesul de vanzare. Astfel, sistemul vine in sprijinul utilizatorilor cu interfete dedicate generarii si urmaririi contractelor clienti, comenzilor ferme, cererilor de oferta si a ofertelor, gestionarii cataloagelor de clienti, a documentelor de iesire (facturi, avize), precum si cu o serie de rapoarte partial definibile de catre utilizator. 7.1. Cataloage Clienti – permite colectarea si urmarirea urmatoarelor tipuri de date pentru fiecare client: Date de identificare: denumire, cod (intern), cod fiscal, capital social, nr. ORC; Adresa/ date contact; Date privind calitatea partenerului (furnizor/ client), precum si grupa din care face parte. In functie de grupa clientului se vor stabili si conturile utilizate in procesul de contare automata a documentelor; Date bancare; Camp pentru observatii; Alte date client: o Conditii de plata; Conditii de livrare; o o Limita maxima de creditare; o Discount – informativ; o Valoare maxima comanda – informativ; o Numarul nostru client – informativ;
Alte functionalitati atasate catalogului de clienti: Vizualizare caracterizare contabila; Vizualizare facturi cu sold; Rasfoire/ filtrare/ cautare; Conditii de plata – permite definirea termenelor de plata negociate cu partenerii urmand ca acestea sa se aplice pe factura (cu calculul automat al scadentei); Elemente de calcul – permite definirea indicatorilor utilizati in antecalculatie; Definire banci implicite – liste de preturi – permite selectarea unei banci ca si banca de referinta in furnizarea cursurilor valutare utilizate de listele de preturi;
7.2. Cerere de oferta/ oferta client Sistemul permite conducerea evidentei: Cererilor de oferta primite de la clienti; Ofertelor transmise clientilor in diverse monede; Functionalitati aferente: Rasfoirea/ filtrarea/ cautarea ofertelor clienti in functie de datele introduse; Vizualizarea/ listarea cererii de oferta (format Word); Gruparea ofertelor pe tipuri (definibile de utilizator); Marcarea ofertelor solutionate;
16
Evidentierea preturilor ofertate in functie de cantitatile comandate; Preluarea rezultatului unei antecalculatii; Definirea termenelor de valabilitate aferente ofertelor; Specificarea conditiilor de livrare si de plata avute in vedere la ofertare;
7.3. Contracte/ comenzi ferme client: Sistemul permite inregistrarea si urmarirea: Comenzilor ferme primite de la clienti; Contractelor incheiate cu clientii; Comenzilor ferme generate pe baza esalonarilor de livrare aferente contractelor; Functionalitati aferente: Rasfoirea/ filtrarea/ cautarea contractelor client in functie de datele introduse; Vizualizarea/ listarea contractelor client (format Word); Vizualizarea/ listarea dispozitiei de livrare; Gruparea contractelor pe tipuri de contracte; Exprimarea preturilor in moneda contractului; Specificarea conditiilor de livrare si de plata inscrise in contract; Gestionarea statusurilor (fazelor) prin care trece un contract; Posibilitatea esalonarii unui contract; Posibilitatea generarii unei comenzi de sectie direct din esalonarile contractului/ pozitiile comenzii ferme;
7.4. Planificare livrari Sistemul permite planificarea livrarilor produselor aflate in stoc la o anumita data, precum si listarea dispozitiei de livrare; 7.5. Antecalculatie Sistemul permite: Calculul pretului antecalculat pentru un produs. In calcul se va lua in considerare: o Cantitatea si pretul materiilor prime/ materialelor consumate (prin preluare din fisa tehnologica); o Cantitatea si tariful pe operatiile necesare realizarii produsului (prin preluare din fisa tehnologica); Cantitatea si pretul semifabricatelor; o o Alte elemente de calcul definite de utilizator; Crearea mai multor variante de calcul pentru acelasi produs; Vizualizarea/ listarea antecalculatiei pentru un anumit produs; Calculul pretului se poate realiza atat in moneda mandantului, cat si intr-o alta moneda selectata de utilizator (preturile materiilor prime/ materialelor si tarifele pe operatii se vor exprima doar in moneda mandantului); Calculul se poate realiza pentru o cantitate de produse finite definita de utilizator;
7.6. Politici comerciale Sistemul permite definirea listelor de preturi si atasarea acestora clientilor carora li se aplica;
17
7.7. Operatii de desfacere Factura client cu urmatoarele functionalitati: Preluarea facturilor clienti in moneda mandantului (ROL/ RON de la 01.07.2005); Preluare comanda client pe factura; Preluare aviz de iesire pe factura (inclusiv retur marfa client); Generare aviz (in cazul in care nu s-a creat anterior); Selectarea depozitului din care se realizeaza vanzarea (la nivel de detaliu document); Operarea facturilor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Vizualizarea/ listarea facturilor client; Aviz de iesire la intern si export cu urmatoarele functionalitati: Preluarea avizelor de iesire in moneda mandantului (RON) sau in moneda docmentului (diferita de RON); Preluare comanda client pe aviz; Operarea avizelor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Aviz de iesire - diverse cu urmatoarele functionalitati: Preluarea avizelor de iesire in moneda mandantului (RON); Preluare comanda client pe aviz; Operarea avizelor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Permite definirea mai multor tipuri de operatii, fiecare dintre acestea fiind caracterizata contabil distinct (potrivit dorintei utilizatorului); Retur de marfa client interns si export cu urmatoarele functionalitati: Operarea retururilor de marfa ale clientilor in moneda mandantului (RON) sau in moneda documentului (diferita de RON); Factura externa export cu urmatoarele functionalitati: Operarea facturilor externe de export in moneda documentului (diferita RON); Preluare comanda client pe factura; Operarea facturilor si in alte unitati de masura decat unitatea de masura de baza a articolului; Vizualizarea/ listarea invoice-ului si a facturii fiscale;
Nota de consum cu urmatoarele functionalitati: Permite inregistrarea consumurilor de materii prime/ materiale aferente produselor exportate in cadrul proceselor de lohn; Sponsorizari/ Reclamatii: Permite inregistrarea iesirilor de produse finite sub forma sponsorizarilor sau pentru satisfacerea reclamatiilor clientilor;
7.8. Rapoarte Situatii livrari; Liste contracte/ comenzi; Liste oferte; Statistici desfacere – grupare distincta a urmatoarelor rapoarte: Situatii vanzari;
18
Situatii comparative vanzari; Situatii desfasurate vanzari; Situatii personalizate vanzari;
8. COMERTUL CU AMANUNTUL Modulul "Comertul cu amanuntul" este destinat evidentei si desfacerii marfurilor si produselor finite la pret cu amanuntul. 8.1. Date de baza Introducerea unitatilor de masura; Definirea depozitelor de tip magazin; Definirea caselor aferente depozitelor de tip magazin; Definirea si administrarea articolelor; Definirea caracterizarilor si formulelor contabile necesare pentru gestionarea articolelor la pret cu amanuntul; Definirea conditiilor de plata; Gestionarea furnizorilor si clientilor; 8.2. Procesul de aprovizionare in comertul cu amanuntul Aprovizionarea in comertul cu amanuntul pe baza de avize de intrare - facturi interne; Aprovizionarea in comertul cu amanuntul pe baza de facturi externe; Transfer-intrare in magazine din alte depozite; Retur catre furnizor din magazin; 8.3. Procesul de desfacere in comertul cu amanuntul Desfacere la intern in comertul cu amanuntul; Cu Raport Z, cu preluare fisier de la casa de marcat; Cu Borderou de vanzari zilnice, Cu Factura fiscala,
Transfer-retur din magazin catre depozitul de provenienta a marfii sau produsului finit; 8.4. Procese de gestiune in comertul cu amanuntul Majorare-diminuare de pret; Inventariere-plusuri si minusuri; Actualizare articole si actualizare case de marcat –crearea fisierelor de actualizare a articolelor care se trimit catre casa de marcat; 8.5. Rapoarte comertul cu amanuntul Lista preturi magazin; Raport gestiune magazin; Balanta analitica de materiale; Fisa de magazie; 19
Balanta analitica de materiale; Stocuri curente; Stocuri pe depozite;
9. DISTRIBUTIE Modulul “Distributie” cuprinde urmatoarele functionalitati: posbilitatea configurarii comisioanelor pe articole, tipuri de articole – in functie de valoarea vanzarilor, valoarea incasarilor sau volumul vanzarilor. Aceste comisioane vor putea fi atribuite agentilor de vanzari sau grupurilor de agenti de vanzari calculul comisioanelor pe agenti cu posibilitatea ajustarii lor de catre utilizator si salvarea informatiilor aprobate vizualizarea informatiilor in rapoarte precum si posibilitatea de export in excel a informatiilor rezultate pentru a putea fi organizate in functie de dorinta utilizatorilor (grafice, analize pivot table). 9.1. Functionalitati comisioane 9.1.1. Configurare comisioane Se pot configura comisioanele in functie de: Modul de calcul Volum vanzari Valoare vanzari Volum incasari Tipul de articol - se specifica un tip de articol, pentru care e definit un comision Articol – comisionul este definit doar pentru articolul selectat In cazul definirii unui tip de comisionare in functie de volumul incasarilor, mai trebuie precizat:
tipul de zile daca se calculeaza la Scadenta sau Emitere daca sunt luate in calcul zile calendaristice sau zile lucratoare procentul de acordare al comisionului
9.1.2. Definire comisioane pe agenti Aceasta functionalitate permite atasarea unuia sau mai multor agenti de vanzari a unuia sau mai multor comisoane. 9.1.3. Calcul comsioane pe agenti Aceasta functionalitate permite calculul efectiv al comisioanelor agentilor. Calculul (importul in functie de facturi si setarile facute la nivel de comision) se face pe un singur agent. 9.2. Politici comerciale Submeniul cuprinde urmatoarele functionalitati preluate din modulul “Desfacere”: 20
Lista de preturi - clienti Decizii de pret Discount-uri 9.3. Rapoarte agenti Centralizator comisioane pe agenti, cu s au fara bifa „detaliat‟ Desfasurator comisioane pe agenti Tipuri de comisioane pe agenti 9.4. Cataloage Submeniul cuprinde urmatoarele nomenclatoare din modulul “Desfacere”: Agenti vanzari Clienti Mijloace de transport
10.
INSTRUMENTE DE INCASARE SI PLATA
Modulul „Instrumente incasare/plata‟ permite atat gestionarea instrumentelor de incasare primite/de plata emise (CEC, bilet la ordin, cambie), cat si inregistrarea diferitelor tipuri de decontari specifice operatiunilor cu tertii (trecerea facturilor pe clienti incerti, stingerea avansurilor primite sau platite, alte decontari directe intre facturi si conturi de terti. Integrat cu modulele Aprovizionare, Desfacere, Contabilitate financiara, modulul intregeste fluxurile de trezorerie existente si gestionate prin operatiunile Casa, Banca, Diverse. Pot fi inregistrate, in RON sau in valuta, atat fluxurile simple specifice instrumentelor de incasare/plata (emiterea, primirea, remiterea spre incasare a efectelor), cat si fluxuri complexe (remiterea spre scontare, girarea), sistemul calculand automat diferente de curs valutar si generand automat notele contabile aferente. Pe fiecare document inregistrat apare „starea‟/status -ul acestuia: contat, platit, spre decontare, incasat, scontat, girat, etc. 10.1. Instrumente de incasare Instrumente de primit de la clienti Optiunea permite inregistrarea instrumentelor de incasare primite de la clienti, cu referinta la facturile emise catre acestia, si neremise spre incasare (sistemul propune facturile care sunt in sold la data inregistrarii instrumentului pentru clientul si moneda selectate). Instrumente pot fi inregistrate in RON sau valuta ; pentru documentele in valuta, daca este cazul, se calculeaza automat si se evidentiaza pe conturi diferentele de curs valutar. Factura se va regasi in in raportul „ Situatie instrumente cu sold’ Bilete la ordin/CEC-uri de incasat
21
Permite inregistrarea atat a instrumentelor remise spre incasare, ce au fost evidentiate anterior ca efecte de primit cat si a instrumentelor de incasat ce se deconteaza direct cu referinta la facturile aferente. Inregistrarea operatiunilor de girare catre furnizori a efectelor de incasat primite de la clienti. In acest caz se poate stinge direct o factura furnizor cu o factura client sau cu un efect de primit de la client. Pentru cazul efectelor comerciale girate de catre clienti, s- a creat un catalog „Giranti‟. Scontari Optiunea permite inregistrarea instrumentelor de incasare remise spre scontare, cu evidentierera si contarea comisionului aferent.
10.2. Instrumente de plata
Optiunea permite inregistrarea instrumentelor de plata emise catre furnizori, cu referinta la facturile primite; aceste instrumente pot fi inregistrate in RON sau valuta; Factura platita se va regasi ulterior in raportul „ Situatie instrumente cu sold’
10.3. Rapoarte Evidenta instrumente - furnizeaza informatiile necesare despre instrumentele emise sau primite, in intervalul de timp si moneda selectate, detaliate pana la nivelul facturilor la care se refera: Situatie instrumente cu sold - furnizeaza informatii despre instrumentele in sold la o anumita data, grupate in functie de criteriile selectate si filtrele aplicate de utilizator.
11.
MULTICASH BANKING
Modulul Multicash Banking” isi propune sa fie un instrument care sa faciliteze operarea documentelor de banca in sistemul Clarvision ERP, astfel: prin operarea automata - ofera posibilitatea de a transmite (exporta) si de a importa pe cale electronica, informatii in corespondenta cu diferite banci prin operarea manuala - inregistrarile din extrasul de cont pot fi operate intr-o maniera mai ergonomica, iar pe baza lor pot fi apoi generate documentele in trezorerie: in aceeasi fereastra pot fi operate documente de incasare si plata cu diferite destinatii (furnizori, clienti, cont) 11.1. Propuneri de plati Propunerile de plati – ofera posibilitatea culegerii informatiilor necesare legate de platile prin banca. Aceste informatii se transmit bancii sub forma unui fisier text, in vederea operarii lor din contul societatii. Propunerile de plati se refera la facturi, instrumente emise in contul facturilor, cont (obligatii catre buget,etc.).
22
11.2. Extrase de cont Optiunea de “Extrase de cont” din cadrul modulului “Multicash banking” este destinata atat culegerii de documente de trezorerie-banca intr-o maniera mai ergonomica, cat si preluarii automate a fisierelor trimise de banca in urma unei “Propuneri de plati”. Datele care ajung in acesta fereastra (fie culese, fie importate) vor fi sursa de generare a unor documente de trezorerie. Extrasul de cont este unic la nivelul fiecarei zile. Pentru informatii care apar in plus pe parcursul zilei, se vor adauga / prelua linii suplimentare in acelasi document. Fereastra are 3 sectiuni: antet, unde se vor completa datele generale ale extrasului de cont al zilei respective (Banca, Data, Curs, Moneda) linii extras: se introduc informatii despre tipul si destinatia sumei; detalii linii extras: nr document, valoare, cont, articol / tert / angajat, elemente de cost, tip TVA, partener, valoare TVA.
12.
CONTABILITATE FINANCIARA
Acest modul este la zi cu modificarile legislative si respecta atat reglementarile romanesti de organizare si conducere a contabilitatii financiare a agentilor economici, cat si standardele internationale de contabilitate (IAS). Evidenta contabila se tine atat in moneda de baza (moneda casei) precum si in moneda paralela, moneda care se poate seta de catre utilizatori. 12.1. Configurari Configurarea planului de conturi si posibilitatea lucrului cu conturi analitice pe doua nivele; utilizare analitice detaliate de articol utilizare analitice detaliate de tert utilizare analitice detaliate de angajat utilizare analitice detaliate de trezorerie utilizare analitice detaliate de costuri Definirea monografiei contabile; Gestionarea cursurilor valutare; Gestionarea tipurilor de documente;
12.2. Contare automata Definirea caracterizarilor contabile utilizand sabloane de caracterizari: caracterizare standard articol caracterizare standard mijloc fix caracterizare standard personal caracterizare standard tert
23
caracterizare standard TVA cumparari caracterizare standard TVA vanzari Gestionarea metodelor de descarcare de gestiune folosite pentru fiecare grupa de articole stocabile; Gestionare caracterizari contabile articole, terti, angajati; Definirea regulilor de contare automata: formule contabile care folosesc linii din caracterizarile contabile definite si conturi din planul de conturi;
12.3. Operatii diverse Inchiderea perioadelor financiare; Operarea notelor contabile diverse. Posibilitatea de a crea sabloane de note contabile diverse pentru formulele care se repeta de la o perioada la alta; Inchiderea automata a conturilor de venituri si cheltuieli; Inchiderea automata a conturilor de TVA; Regularizarea facturilor parteneri existente in sold la un moment dat; Actualizare creante si datorii in valuta cu generare automata de note contabile diverse de diferente de curs valutar; 12.4. Centralizarea proceselor comerciale si de gestiune precum si a operatiunilor din salarizare si imobilizari din punct de vedere financiar-contabil Aprovizionare: Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul; Operarea Declaratiilor vamale de import; Operarea Declaratie vamale pentru operatiuni temporare; Evidenta instrumentelor de plata (extracontabil); Desfacere: Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul; Evidenta instrumentelor de incasare (extracontabil); Comert cu amanuntul: Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul; Gestiunea stocurilor: Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul; Majorare de valoare pentru articole stocabile; Salarizare:
24
Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul; Imobilizari: Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul;
12.5. Obiecte de inventar Consultarea operativa a documentelor primare si posibilitatea modificarii lor pana in momentul validarii (celelalte statusuri ale unui document sunt: operat, contat, stornat); stornarea se poate face dupa validarea documentului; Vizualizarea si listarea notelor contabile centralizat pe modul; 12.6. Trezoreria Definirea trezoreriilor: definire banci cu atasare conturi reprezentative si monede; definire case cu atasare conturi reprezentative si monede; definire diverse de trezorerie cu atasare conturi reprezentative si monede; Operatii de trezorerie: Introducerea si contarea automata a documentelor de casa/ banca; Operarea regularizarilor avansurilor de trezorerie; Operarea operatiunilor de compensare: cu circuite de compensare sau directe Evidenta separata a operatiunilor de creditare, acreditive, etc.; Calcularea si contarea automata a diferentelor de curs valutar; Consultarea operativa a componentei de sold client/ furnizor; 12.7. Somatii
Plaje de notificare definire categorii de plaje, in functie de numarul de zile de la depasirea scadentei de la care se aplica notificarea sau somatia Caracterizare firma se defineste legatura intre fiecare client din catalog si o categorie de plaja de notificare Urmarire creante previzualizare raport “Situatia creantelor scadente” si emitere notificari si somatii
12.8. Facilitati Ordonarea crescatoare/ descrescatoare a datelor din coloane, filtrarea datelor afisate in ferestre dupa diverse criterii precum si listarea acestora in functie de filtrele facute; Posibilitatea recontarii documentelor; Vizualizarea informatiilor contabile in rapoarte imediat dupa salvarea si contarea documentelor; Vizualizare si verificare note contabile generate de toate documnetele din sistem; Posibilitati multiple de selectie in cadrul rapoartelor; Facilitati in operarea facturilor cu tip de TVA taxare inversa; 25
Transmiterea automata in Contabilitatea de gestiune a notelor contabile care au fost contate pe conturi care au fost specificate ca se urmaresc in costuri; Inchiderea veniturilor si cheltuielilor de cate ori se doreste in cursul unei luni; 12.9. Rapoarte contabile Balanta de verificare sintetica si analitica; Balanta analitica de furnizori si clienti; Fisa de cont sintetica si analitica; Situatie facturi cu sold; Situatia platilor/incasarilor lunare; Situatia facturi parteneri; Situatia solduri parteneri; Fisa sah; Jurnal de cumparari/vanzari; Registru Jurnal; Situatia soldurilor; Nota centralizatoare 12.10.
Rapoarte de trezorerie
Registru de Casa/ Banca; Situatia datoriilor in functie de termenul de exigibilitate; Situatia creantelor in functie de termenul de lichidare; 12.11.
Rapoarte Directia Financiara
Decont de TVA; Declaratie de obligatii de plata la bugetul statului; Declaratie rectificativa; Declaratia informativa livrari/achizitii (Declaratia 394) Declaratia recapitulativa (Declaratia 390)
13.
CASH-FLOW
Modulul Cash-flow” permite obtinerea informatiilor cu privire la istoricul miscarilor de numerar si de echivalente de numerar specifice activitatii de exploatare, de investitii si de finantare ale unei intreprinderi. Aceste informatii sunt obtinute prin parcurgerea urmatorului flux: definirea indicatorilor specifici cash-flow-ului (indicatori primari si calculati – descendenti, pe baza conturilor sau totaluri) sau importul unei struncturi predefinite (modificabile) atribuirea de valori indicatorilor primari (in modulul Contabilitate financiara / Trezorerie / Plati si incasari) configurarea rapoartelor (stabilirea ordonarii indicatorilor ne-primari) vizualizarea raportului cu cash-flow-ul realizat 26
13.1. Structura modulului Cash-Flow Modulul de cash-flow are urmatoarea structura in meniul Clarvision: definire indicatori cash-flow rapoarte 13.2. Definire indicatori cash-flow Indicatorii cash-flow au o structura ierarhica care se defineste la nivelul unui an, o singura data. Pentru a optimiza utilizarea modulului, se propune pentru primul an de functionare o structura de cash-flow de tip sistem, pe care utilizatorul o va putea modifica ulterior dupa cum doreste. Tip indicator – sunt definite urmatoarele tipuri de indicatori: nedefinit: indicatorii de acest tip apar pe rapoarte doar cu numele, fara sa aiba sume pe ei; primar: indicatorii pe care se aloca valorile primare de pe documentele de trezorerie; calculat descendent: indicatorii calculati ca suma valorilor pe indicatori descendenti; calculat conturi: indicatorii calculati definiti ca formule de solduri si rulaje de conturi; calculat totaluri: indicatorii calculati definiti ca formule de alti indicatori; 13.3. Atribuire de valori pe indicatorii primari Valorile se repartizeaza pe indicatori de pe documentele de trezorerie. Prin butonul Cash-flow se acceseaza fereastra ce permite atribuirea valorilor (introduse pe documente de trezorerie) indicatorilor primari de tip cash-flow. 13.4. Rapoarte Cash-flow realizat in aceasta fereastra se poate defini un numar nelimitat de rapoarte raportul se poate previzualiza, imprima, exporta in excel, trimite spre executie la job server. Cash-flow previzionat Configurare rapoarte Fereastra permite definirea unui numar nelimitat de configuratii. O configuratie reprezinta o lista ordonata de indicatori neprimari pentru care in rapoarte se vor considera si descendentii lor daca acestia exista. Operatiile specifice: Adaugare Stergere Anulare modificari Salvare Actualizare inregistrari
27
14.
ANALIZA FINANCIARA
Situatii finale de sfarsit de an: Bilant; Cont de profit si pierdere; Situatia fluxurilor de trezorerie; Situatia modificarii capitalului propriu; Note explicative Active imobilizate; Provizioane pentru riscuri si cheltuieli; Repartizarea profitului; Analiza rezultatului de exploatare; Situatia creantelor si datoriilor; Principii, politici si metode contabile; Actiuni si obligatiuni; Informatii privind salariatii, administratorii si directorii; Principalii indicatori economico – financiari; Alte informatii; Situatii anuale Balanta anuala
15.
IMOBILIZARI
15.1. Configurari Definirea claselor de imobilizari; Definirea articolelor; Definirea locurilor de folosinta; Definirea partenerilor; Configurarea numerelor de inventar; 15.2. Receptia imobilizarilor Receptia imobilizarilor achizitionate cu titlu oneros; Receptia imobilizarilor intrate prin aport la capital; Receptia imobilizarilor intrate cu titlu gratuit; Receptia imobilizarilor constatate plus la inventar; Receptia imobilizarilor din productie proprie; Receptia imobilizarilor achizitionate prin leasing financiar; Receptia imobilizarilor in curs de executie; Receptia finala a imobilizarilor in curs de executie; 15.3. Planificarea amortizarilor Planificarea amortizarilor pentru imobilizarile cu valoare reziduala prin: Metoda liniara;
28
Metoda accelerata; Metoda degresiva; Formula de amortizare poate fi modificata chiar din luna in care au fost date in folosinta; Prin rectificare, exista posibilitatea introducerii unei formule noi de amortizare, in urma modificarilor legislative; Iesirea imobilizarilor; Fragmentarea imobilizarilor; Schimbarea locului de folosinta a imobilizarilor; Conservarea imobilizarilor Intrare in conservare; Iesire din conservare; Inregistrarea imobilizarilor de natura obiectelor de inventar; Reevaluarea imobilizarilor; Inregistrarea amortizarilor lunare; Corectii amortizare; Amortizare manuala; Majorare valoare de inventar; Inregistrarea amortizarilor de natura facilitatilor fiscale; Repartizarea rezervelor din reevaluare Repartizarea catre alte rezerve Repartizarea catre capital social
15.4. Rapoarte Lista de inventariere; Fisa Mijlocului Fix; Balanta imobilizarilor; Situatia valorica a imobilizarilor; Registrul numerelor de inventar; Situatia imobilizarilor intrate/ iesite; Situatia amortizarilor;
16.
OBIECTE DE INVENTAR
16.1. Cataloage Operatii Operatia determina tratamentul contabil pentru procesul de dare in folosinta a materialelor de natura obiectelor de inventar Tip obiecte de inventar Tipul este utilizat pentru clasificarea materialelor de natura obiectelor de inventar: o SDV o Echipamente de protectie, etc. 16.2. Operatii cu obiectele de inventar
Dare in folosinta Obiecte de Inventar 29
Documentul are rol multiplu: Realizeaza descarcarea de gestiune din depozit a materialelor de natura o obiectelor de inventar care se dau in folosinta o Realizeaza intrarea in evidenta pe angajati, departamente si locuri de munca a materialelor de natura obiectelor de inventar date in folosinta o Stabileste tipul uzurii, respectiv forma de esalonare - Uzura integrala sau esalonata - Esalonare dupa norma de timp dupa norma fizica Documentul se conteaza automat Uzura obiectelor de inventar Documentul are rolul de a inregistra lunar uzura esalonata In cazul obiectelor de inventar cu uzura esalonata dupa norma fizica, uzura poate fi inregistrata prin stabilirea numarului de operatii pe fiecare comanda de sectie Documentul se conteaza automat
16.3. Evidenta obiectelor de inventar Reprezinta o fereastra utila pentru consultarea operativa a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta modificarea angajatului, a locului de munca, a perioadelor sau numarului de operatii pentru esalonarea uzurii si a obiectelor de cost
16.4. Rapoarte Situatia obiectelor de inventar
17.
CONTABILITATE DE GESTIUNE
Acest modul va permite organizarea si conducerea contabilitatii manageriale (analitice) cu ajutorul conturilor din clasa 9 a Planului de conturi. Sistemul va lasa libertatea de a defini conturi si in afara acestui plan. 17.1. Cataloage Construirea si gestionarea ierarhiei de centre de cost (definite dupa criterii ca: locuri sau locatii fizice, domenii de activitate, familii sau grupe de produse, grupe de clienti, etc.), utila si necesara la repartizarea costurilor indirecte, decontarea prestatiilor interne si cumularea costurilor la nivele ierarhice superioare; Construirea si gestionarea ierarhiei de procese tehnico –economice, ceea ce ofera posibilitatea colectarii cheltuielilor pe proces, activitate sau faza din cadrul fluxului tehnologic, independent de centre sau purtatori de cost; Construirea si gestionarea purtatorilor de cost: Produse finite; Semifinite; Proiecte;
30
Toate aceste ierarhii se prezinta sub forma unor arborescente reale, existand posibilitatea definirii de arborescente paralele. Arborescenta reala defineste reprezentarea reala a structurii ierarhice de centre, purtatori de cost si procese tehnico-economice, pe cand arborescentele paralele sunt utilizate in scopul reprezentarii grafice a repartizarilor de costuri indirecte sau comune si in scopul analizelor de cost; Definirea tipurilor de cost pentru postcalcul, calculul costului real si analiza costurilor; Atribuirea automata (prin preluarea informatiilor din modulul Productie) sau manuala a obiectelor de cost; Configurarea planului de conturi; Configurarea inregistrarilor contabile financiare exceptate la postcalcul;
17.2. Reguli de contare Contarea automata a operatiilor de repartitie primara; Contarea automata a operatiilor de repartitie secundara; Contarea automata a operatiilor de inchidere de conturi; 17.3. Inregistrari in contabilitatea de gestiune Operatii de repartitie primara; Colectarea cheltuielilor in costuri Preluarea cheltuielilor din contabilitatea financiara cu contare automata; Preluarea cheltuielilor din contabilitatea financiara cu contare manuala; Operarea costurilor supletive
Operatii de repartitie secundara; Repartizare de costuri si contarea acestora Repartizarea cheltuielilor indirecte de sectie; Repartizarea cheltuielilor indirecte de intreprindere; Decontare de costuri si contarea acestora; Translocari de costuri si contarea acestora; Operatii de inchidere a conturilor;
17.4. Inchiderea perioadei de gestiune Construirea si salvarea Balantei de Verificare; Verificarea corelatiilor dintre Contabilitatea de Gestiune si Contabilitatea Financiara; 17.5. Indicatori Declararea indicatorilor generici Definirea indicatorilor pe obiecte de cost si editarea formulelor de calcul Operarea sau calculul automat a valorilor indicatorilor definiti Indicatorii sunt utilizati la automatizarea operatiunilor de repartizare a costurilor
31
17.6. Analiza costurilor Instrument flexibil care permite efectuarea de analize particularizate (prin intermediul functiunii Tabele pivotante (Pivot-Table) din Excel), utilizatorul putand selecta obiectele de cost (centru, purtator, proces, faza) pentru care doreste sa urmareasca marimea si evolutia costurilor; scoate in evidenta transparenta sistemului de calculatie a costurilor; Analiza costurilor bugetate in raport cu cele reale 17.7. Rapoarte Balanta de verificare; Fisa Cont Analitica; Jurnal de Inregistrare; Fisa de Postcalcul Fisa de postcalcul pe comenzi Fisa de postcalcul pe faze Analiza Costurilor;
18.
SALARIZARE SI RESURSE UMANE
Aceste module repezinta un instrument special conceput pentru rezolvarea tuturor problemelor de calcul salarial, conform legislatiei muncii in vigoare. Asigura monitorizarea costului fortei de munca cu respectarea standarelor internationale de calcul al salariilor. Integreaza o aplicatie de pontaj si control acces. 18.1. Configurari Configurarea grilelor de impozitare lunare si anuale Definirea modului de calcul al concediilor medicale pe tipuri de coduri de indemnizatii de asigurari sociale Configurarea constantelor lunare (ore/ luna lucrate in regie, ore/ luna lucrate in acord, procent intreruperi, procent somaj, procent contributii sanatate, CAS, somaj, fond de accidente de munca si boli profesionale, salariul mediu brut, salariul minim pe economie, samd.) Definirea indicatorilor de salarizare Gestionarea flexibila a indicatorilor, definiti pentru construirea formulelor de calcul al salariilor, cu istoric pe perioade, permitand adaugarea si modificarea acestora de catre utilizator Definirea nomenclatorului de functii, al caselor de sanatate, al casierilor si al bancilor Definirea tipurilor de avansuri (chenzinal, prime, de concediu de odihna, indemnizatii de conducere, samd.), retineri (imputatii, CAR, popriri, pensie alimentara, garantii materiale, samd.), sporuri (vechime, conditii nocive, fidelitate, samd.) Gestionarea persoanelor plecate din cadrul intreprinderii Definirea deducerilor de baza si a deducerilor suplimentare pentru calculul impozitului pe salariu si modificarea acestora in functie de schimbarile legislative Editor si generator de rapoarte, statistici privind personalul Configurarea structurii organizatorice a intreprinderii Configurarea datelor referitoare la angajati 32
18.2. Operatiuni de baza Operarea pontajului zilnic sau lunar, preluarea pontajului din fisiere Excel daca e cazul Colectarea informatiilor si monitorizarea eficienta a timpului efectiv de lucru, a intarzierilor, absentelor si orelor suplimentare Rapoarte si statistici cu privire la gestiunea resurselor de timp de catre angajati, ore suplimentare lucrate, pontajul lunar detaliat Posibilitatea importului datelor de pontaj din aplicatia existenta de pontaj automat sau din sistemul de control acces Preluarea automata a datelor legate de manopera din raportarile de productie Administrarea personalului (vechimea in munca, tipul de contract, zilele de concediu de odihna cuvenite si efectuate, data angajarii, locul de munca, conditiile de munca, carte de munca, salariu, persoane aflate in intretinere, banca, contul si numarul de card pentru plata salariilor, specificarea sporurilor cuvenite, planificarea concediului de odihna, sanctiuni, control medical periodic, etc.) Calculul sumelor cuvenite pentru efectuarea orelor suplimentare, de noapte, obligatii cetatenesti, intreruperi tehnologice, samd. Calculul avansului chenzinal in mod automat pentru toata unitatea sau doar pentru un departament, pornind de la procentul introdus de utilizator sau de la o suma fixa; cu posibilitatea rotunjirii sumei avansului si optiunea calcularii acestuia dintr-o baza de calcul prestabilita Calculul concediului de odihna pornind de la media zilnica din ultimele 3 luni, prin preluarea din pontaj a orelor aferente perioadei de concediu de odihna; se ofera posibilitatea modificarii ulterioare a datelor Calculul automat al indemnizatiilor pentru concediile medicale, cu defalcarea acestora si a zilelor de concediu medical pe angajator si asigurator (FNUASS sau FAAMBP) Calculul primelor de vacanta sau a altor tipuri de prime Calculul automat al salariului brut pornind de la salariul net in valuta sau lei Calculul automat al sporurilor prin preluarea orelor din pontajul lunar Gestionarea retinerilor pe categorii - CAR, garantii materiale, imputatii, popriri, etc. pe perioade de timp, prin definirea ratelor ca procent dintr-o baza de calcul sau ca suma lunara dintr-o suma totala precizata Simularea calculului salariilor Avertizare in cazul aparitiei unor diferente intre pontaje si zilele de concediu medical, zilele de concediu de odihna cuvenite si cele efectuate, venitul brut realizat si salariul minim brut pe economie Avertizare in cazul unui rest de plata negativ pe statul de plata Posibilitatea acordarii salariului - avans si rest de plata - prin casieria societatii si/ sau unul sau mai multe carduri (care apartin unor banci diferite) Posibilitatea introducerii si intretinerii flexibile a unor indicatori definiti suplimentar; acestia impreuna cu alti indicatori pot fi modificati in fereastra “Camp utilizator” Calculul unor diferente-salarii, tinand cont si de modificarile de curs valutar Posibilitatea calcularii si preluarii in salarii a unei sume suplimentare brute aferente sumei suplimentare nete negociate Gestionarea tichetelor de masa
33
Inchiderea perioadelor de salarizare, cu posibilitatea deschiderii unei luni anterioare inchise (fara pierderea datelor introduse pentru luna curenta), in vederea efectuarii unor corectii si transmiterea diferentelor de salar (sume de retinut/ de plata) in luna curenta de calcul Urmarirea cheltuielilor salariale pe centre de cost Indexare automata a salariilor, cu filtrarea angajatilor vizati dupa mai multe criterii Transferul automat al datelor in contabilitatea financiara Transferul automat al datelor in programele software autorizate ale institutiilor publice (generarea dischetei cu declaratia CAS, declaratia de somaj, declaratia de sanatate, declaratia concediilor medicale, fise fiscale, samd.) Gestionarea datelor pentru intocmirea Registrului general de evidenta a salariatilor si generarea fisierului ce urmeaza a fi transmis la ITM Generarea de adeverinte (pentru medicul de familie, pentru somaj – insoteste carnetul de munca la plecarea din unitate, etc.) si raportari obligatorii lunare si periodice catre Institutul National de Statistica Gestionarea ordinelor de plata cu care s-au achitat contributiile obligatorii Listarea pe formularul “certificat de concediu medical” a datelor ce trebuiesc completate de catre angajator: nume platitor, tip asigurat, media zilnica, cuantumul indemnizatiei de asigurari sociale 18.3. Managementul personalului Fisa angajatului (definirea angajatilor si a datelor personale, date de contact, date profesionale, persoane in intretinere, definirea tipului contractului de munca si a duratei acestuia, definirea datelor referitoare la salarii, sporuri, samd.) Gestionarea timpilor de lucru Planificarea orelor de program Adminstrarea orelor suplimentare, absente, delegatii, invoiri Urmarirea timpului de lucru zilnic al fiecarui angajat Calcularea orelor pontate si lucrate Statistici, evaluari diverse sub forma tabelara si grafica Registrul general de evidenta a salariatilor Adeverinte si decizii specifice
18.4. Declaratii si raportari Declaratie asigurari de sanatate Declaratie concedii medicale Declaratie asigurari sociale Declaratie somaj Fise fiscale Statul de plata catre Inspectoratul Teritorial de Munca Registrul general de evidenta a salariatilor 18.5. Rapoarte Resurse umane Centralizator salarii negociate Centralizator pe sexe 34
Centralizator pe studii Centralizator pe vechime Centralizator date angajati Centralizator salarii modificate Date personale angajati Contract de munca Centralizator functii Centralizator concedii medicale Persoane carora le expira contractul Istoric modificari Centralizator persoane in intretinere Centralizator situatie medicala Centralizator sanctiuni Planificare concedii Generator rapoarte Rapoarte personalizate Editare rapoarte personalizate
18.6. Statistici Resurse umane Grafice Miscare de personal Costul fortei de munca, cu optiuni pentru IND TS si S3 anual Locuri de munca, cu optiuni pentru LV (vacante) si Statistica pe varste Salarii pe ocupatii in octombrie Structura personalului pe studii si functii 18.7. Adeverinte Resurse umane Adeverinte contributii, cu optiuni pentru Somaj, CAS si Zile fara plata Adeverinte pentru medic Adeverinta salar Centralizator venituri angajat Decizii, cu optiuni pentru Acordul partilor, Pensionare si Demisie 18.8. Rapoarte Salarizare Rapoarte avans Stat de plata avansuri pe departamente Stat de plata avans pe casieri Stat de plata alte avansuri Fluturasi avans Centralizator avans Centralizator alte avansuri Rapoarte salarii Stat de plata pe departamente Stat de plata pe casieri Stat de plata pe tip de contracte
35
Fluturasi salarii Centralizator salarii Centralizator salarii pe departamente Rapoarte prezenta Centralizator prezenta personal Centralizator pontaj lunar Centralizator concedii de odihna Rapoarte retineri Centralizator retineri Centralizator retineri detaliate Statistica retineri Centralizator retineri pe angajat Rapoarte tichete Centralizator tichete de masa Centralizator tichete de masa returnate Centralizator carnete cu bonuri de masa Rapoarte contributii Centralizator contributii Centralizator contributii pe luni Rapoarte speciale Centralizator realizari acord Centralizator concedii medicale Centralizator sporuri acordate Centralizator manopera pe echipe Centralizator pe obiecte de costing Nota contabila Rapoarte personalizate Editare rapoarte personalizate
19.
RECRUTARE SI SELECTIE PERSONAL
Este un instrument de management in Resurse - umane privind gestionarea posturilor, a datelor (CVurilor) despre candidati si angajatii proprii, precum si a istoricului acestora. Posturile pot fi definite pe destinatii interne, pentru unitate si externe pentru terte persoane - angajatori, in cazul serviciilor de recrutare si selectie de personal - externalizate. 19.1. Configurari stabilirea criteriilor de selectie si recrutare de personal (ex: date personale, studii, experienta, limbi straine, etc) si a valorilor acestor criterii (ex: pentru experienta: firma, de la - pana la, responsabilitati, motivul schimbarii), cu posibilitatea adaugarii de noi categorii sau criterii definirea intervievatorilor care vor participa la procesul de selectie si recrutare de personal
36
19.2. Operatiuni de baza definirea posturilor pentru care se cauta personal si a destinatiei acestora, care presupune stabilirea exacta a criteriilor si subcriteriilor de selectie si recrutare, precum si a numarului de posturi disponibile si a celor ocupate gestionarea distincta a posturilor active si a celor inactive (pentru care s-a facut deja selectia sau s-a renuntat din diverse motive) pentru candidatii interni (angajatii proprii) exista posibilitatea: stocarii CV-urilor, prin incarcarea acestora din fisiere salvate local, sub forma unui link care poate fi oricand accesat pentru vizualizare sau listare culegerii de date pentru unele dintre categoriile si criteriile predefinte pentru selectia si recrutarea personalului pentru candidatii externi se culeg date despre: Datele de contact: adresa, telefon, carte de identitate Posturile pentru care candideaza, cu specificarea tipului de activitate cautata (ex: perioada determinata/nedeterminata si numarul de ore lucrate pe zi: 2, 4, 8), a detaliilor legate de sursa informarii (ex: ziar, tv, internet, etc), data interviului si intervievatorul CV-uri prin incarcarea acestora din fisiere salvate local, sub forma unui link care poate fi oricand accesat pentru vizualizare sau listare pentru unele dintre categoriile si criteriile predefinte pentru selectia si recrutarea personalului gestionarea fostilor candidati care fie au fost angajati, fie au renuntat posibilitatea angajarii automate a unui candidat, in situatia in care recrutarea si selectia au avut destinatie interna (prin transferul automat al datelor in modulul Resurse umane/Modul de baza/Date angajati)
19.3. Rapoarte CV-ul creat pe baza datelor culese la nivelul criteriilor de selectie, atat pentru angajatii proprii, cat si pentru candidatii externi Cautare candidati/angajati a caror caracteristici din curriculum vitae corespund cerintelor postului cautat Centralizator posturi definite Centralizator posturi angajat Statistici cu posturile active si inactive
20.
DEZVOLTAREA CARIEREI
Acest modul a fost dezvoltat pentru sustinerea initiativei angajatorilor in a urmari dezvoltarea si formarea profesionala a propriilor angajati prin organizarea sau finantarea pentru acestia a unor traininguri profesionale in sprijinul carierei lor si a cresterii valorii profesionale precum si ca bonus si motivatie suplimentara.
37
20.1. Configurari
definirea furnizorilor de cursuri definirea cursurilor la care urmeaza sa participe salariatii
20.2. Operatiuni de baza
gestionarea pe angajat a cursurilor la care a participat sau urmeaza sa participe, stadiul lor (ex: propus, programat la curs, absolvit), prioritatea si costurile acestora selectia angajatilor care vor participa la o anumita tematica din cadrul unui curs, intr-un interval de timp specificat, cu precizarea costurilor aferente pe un angajat participantii la un curs pot fi selectati dintr-o lista in functie de prioritate sau/si termen limita (al cursului); gestionarea optiunii de participare a angajatilor selectati pentru un curs (ex: accept, refuz, in asteptarea unui raspuns)
20.3. Rapoarte
21.
Lista cursuri necesare candidati Lista participanti la cursuri Act aditional formare profesionala
TABLOU DE BORD
Acest modul reprezinta finalitatea, rezultatul procesului de implementare si operare a sistemului Clarvision deoarece ofera suportul decizional pentru conducerea unitatii. Tabloul de bord dezvoltat in cadrul sistemului ofera posibilitatea prezentarii situatiilor/ rapoartelor manageriale in doua formate: Grafic – acestea sunt grupate astfel: Desfacere: Graficul evolutiei vanzarilor; Graficul evolutiei exporturilor; Ponderea vanzarilor la export din total vanzari; Aprovizionare: Graficul evolutiei aprovizionarilor pe furnizori; Graficul evolutiei importurilor; Ponderea importurilor din total aprovizionari; Productie: Graficul evolutiei consumurilor pe comenzi; Graficul evolutiei consumurilor pe destinatii; Graficul evolutiei predarilor pe comenzi; Graficul evolutiei predarilor pe destinatii; Stocuri: Graficul evolutiei stocurilor pe grupe de articole; Graficul evolutiei stocurilor in magazine; Ponderea stocurilor in magazine din total stocuri; Financiar:
38
Graficul evolutiei creantelor; Graficul evolutiei datoriilor;
Contabilitate: Graficul evolutiei stocurilor pe grupe de conturi; Graficul evolutiei rulajelor pe grupe de conturi;
Tabele multidimensionale – acestea se prezinta dupa cum urmeaza: Desfacere: Evolutia vanzarilor pe depozite si clienti; Evolutia valorica a exporturilor; Aprovizionare: Evolutia aprovizionarilor cu materii prime/ materiale pe furnizori; Evolutia cantitativ-valorica a importurilor; Evolutia valorica a serviciilor facturate; Productie: Evolutia consumurilor pe comenzi; Evolutia consumurilor pe destinatii; Evolutia predarilor pe comenzi; Evolutia predarilor pe destinatii; Stocuri: Evolutia stocurilor cantitativ/ valorica pe grupe de articole; Evolutia stocurilor in magazine; Financiar: Evolutia cifrei de afaceri; Evolutia cheltuielilor/ veniturilor; Evolutia datoriilor; Evolutia creantelor; Solduri curente clienti; Solduri curente furnizori; Contabilitate: Evolutia soldurilor pe grupe de conturi; Evolutia rulajelor pe grupe de conturi;
Graficele si tabelele enumerate mai sus se pot combina in fereastra “Tablou de bord” astfel incat, intr -o singura fereastra (sau in cat mai putine ferestre in functie de cantitatea de rapoarte solicitata) conducerea unitatii sa dispuna de toate informatiile necesare formularii deciziilor.
22.
MANAGEMENTUL BUGETELOR
22.1. Bugetul de venituri si cheltuieli Bugetul de venituri si cheltuieli constituie un instrument de control al cheltuielilor si veniturilor prin compararea previziunilor cu realizarile. Bugetul de venituri si cheltuieli se poate face pe o perioada selectata (luni, trimestru, an), adica previzionarea veniturilor si cheltuielilor pe perioada dorita si compararea acestora cu veniturile si cheltuielile realizate din aceeasi perioada. 39
22.2. Definirea indicatorilor Sistemul propune un set de indicatori – grupati intr-o structura arborescenta pe trei nivele, cu posibilitatea ca utilizatorul sa- si defineasca componenta nivelului trei. Fiecarui nivel operational 3” i se pot atasa conturi operationale din planul de conturi astfel: Grupei de Venituri: conturile din planul de conturi care sunt in categoria cont Venituri” Grupei de Cheltuieli: conturile din planul de conturi care sunt in categoria cont Cheltuieli” Indicatorii care se pot defini sunt: primari - compusi dintr-un cont operational sau o insumare de conturi operationale calculati - care folosesc indicatorii primari definiti Se pot atasa mai multe conturi operationale unui singur indicator (o insumare de valori pe conturi). Un cont operational incadrat intr-un indicator nu se mai poate folosi in calculul altui indicator. Fiecarui indicator definit i se poate asigna un Responsabil (din lista angajatilor societatii). 22.3. Previzionarea bugetelor Se pot previziona bugete de venituri si cheltuieli aferente perioadei selectate. Se pot previziona mai multe variante de buget pentru aceeasi perioada, dar una singura va fi activa. Din varianta de previzionare activa se vor citi datele in rapoarte pentru comparatii cu valorile realizate. Previzionarea se poate face in moneda mandantului sau in valuta paralela. 22.4. Realizarea bugetelor Valorile realizate aferente perioadei selectate se vor importa automat din modulul de Contabilitate financiara sau se pot importa dintr-un fisier existent. 22.5. Analiza bugetelor Analiza se realizeaza utilizand urmatoarele categorii de rapoarte: Rapoarte previzionare Rapoarte comparative pentru analiza abaterilor
23.
MODUL SERVICE
Acest modul a fost conceput pentru monitorizarea activitatii de service auto. Modulul permite gestionarea cheltuielilor generate de parcul de masini, grupate pe societatile din cadrul grupului, departamente, centre de cost, locatii. Avertizeaza expirarea reviziilor, contractelor, asigurarilor, rovinietelor. Ofera o imagine clara, de ansamblu si in timp real asupra tuturor proceselor necesare derularii activitatii de transport. 23.1. Evidenta vehicule Se permite evidenta vehiculelor detinute tinand cont de: Tipurile si modelele de vehicule 40
Tipuri de carosari Parametrii tehnici receptie/predare vehicule – catalog cu parametrii urmariti la receptie si predare vehicul, parametrii care descriu starea autovehicului. Catalogul de vehicule – retine date generale despre vehiculele care au facut obiectul unei activitati de service sau de productie: Seria de sasiu – identifica unic vehiculul Numar de inmatriculare Tip vehicul Model vehicul Proprietar vehicul Asigurator vehicul Echipamente montate pe vehicul, inclusiv caroseria, pentru care sunt necesare revizii, cu informatii detaliate asupra planului de revizie.
23.2. Lansarea si urmarirea activitatii de service Inregistrare antecalcul comenzi de service Detalierea proceselor de inregistrare comanda, lansare si executie comenzi de service Creare comenzi de service prin copier e sau mutarea unor elemente Repartizare/ rezervare de stocuri Fluxuri de documente pe parcursul executiei comenzii de service Raportare manopera service cu definire norme de t impi si tarife care definesc tarifele raportate la o unitate de timp 23.3. Programare comenzi de service. Grad de incarcare locuri comenzi de service Exista 2 modalitati de programare Plecand de la o data estimata de incepere a lucrarii, se va determina data posibila de finalizare Plecand de la o data estimata pentru finalizare, se va determina data la care trebuie sa inceapa executia comezii
23.4. Rapoarte activitate de service Pentru monitorizarea activitatii de service exista urmatoarele rapoarte specifice: Rapoarte de urmarire stare / istoric vehicule Rapoarte de programare / incarcare locuri de munca Rapoarte de urmarire manopera lansata / realizata
24.
LOGISTICA DEPOZIT
Ofera posibilitatea identificarii si urmaririi mai precise a articolelor aflate in stoc intr-un depozit. Urmarirea este pur cantitativa, independent de metoda de descarcare de gestiune si de valoarea contabila a stocului. Locatia de gestiune se va putea selecta pe orice document din Clarvision cu miscare in stoc. Modulul de logistica depozit cuprinde: Depozite – cu posibiltatea de a asocia locatii de gestiune 41
Locatii de depozit (identifica pozitia exacta in depozit n-dimensional) Operatiuni de logistica depozit Miscari intre mai multe locatii de gestiune in acelasi depozit, pentru repozitionari pe rafturi/celule/vase Stocuri pe locatii de depozit Rapoarte cantitative pe locatii de gestiune: Stocuri pe subdiviziuni depozite Fisa de magazie pe subdiviziuni
25.
CLARVISION MOBILE
Clarvision Mobile este solutia de interactiune cu ERP-ul Clarvision utilizand dispozitive mobile. Solutia are la baza un server web si este compatibila cu dispozitivele dotate cu un browser de internet. Orice telefon mobil compatibil cu tehnologia Javascript si capabil sa navigheze pagini de internet va putea fi folosit ca terminal, modul de prezentare a informatiei fiind de asemenea optimizat pentru telefoanele mobile. In functie de capabilitatile telefonului pot fi prezentate diferite rapoarte sub forma unor pagini web complexe sau restranse, la obiect: Incasari zilnice pe banci Plati zilnice pe banci Solduri curente pe banci Vizualizare stocuri Vizualizare solduri conturi Vanzari periodice De asemenea se pot face editari sau introduceri de date. Exista doua modalitati de gazduire a acestui server: Sub forma unui website care poate fi accesat local (in reteaua proprie) sau expus in internet, astfel informatia putand fi accesata si din alte locatii cu acces la internet. Serverul pe care rulează acest website trebuie sa fie acelasi cu cel pe care ruleaza serviciul Clarvision, sau in aceeasi retea; Server web recomandat: IIS (necesita Windows XP Pro./Vista/7 sau Windows 2008 Server). Aceasta e modalitatea recomandata. Inglobat in serviciul Clarvision, caz in care accesul este limitat la reteaua locala si categoria de mobile se restrange la cele dotate cu tehnologii wireless sau care au un server dedicat in retea (gen Blackberry Enterprise Server). Telefoane recomandate: Blackberry, Iphone, HTC (Touch sau HD), Nokia (N95, N97, N900, E51, E52, E71, E75), Sony Ericcson (Satio, Vivaz, Xperia X1, Xperia 2), Samsung (Spica, S8000, I8000, Omnia II); modelele recomandate să poată realiza conexiuni wireless. Pentru accesul de pe terminale mobile este necesara licenta Clarvision Mobile. 42
26.
ISO DMS
Acesta modul permite gestionarea si urmarirea documentelor in format electronic prin incorporarea unor elemente de control al documentelor conform sistemelor de management al calitatii prevazute in normele ISO 9001.
26.1. Gestionarea dosarelor de documente Construirea si gestionarea dosarelor de documente pe o structura arborescenta si ierahizarea acestora in functie de optiunea utilizatorului Posibilitatea mutarii unui dosar intr-o alta locatie in cadrul structurii arborescente, a stergerii sau redenumirii acestuia Posibilitatea alocarii drepturilor de administrare, scriere, respectiv citire pentru dosarul selectat in structura arborescenta (se aloca in momentul definirii acesteia si se pot modifica oricand ulterior) Posibilitatea importului de documente (atat electronic, cat si prin scanare) in cadrul dosarului selectat 26.2. Gestionarea documentelor Importul si gestionarea documentelor in cadrul dosarelor existente in structura arborescenta: Import de documente in format electronic sau prin scanare Importul unei versiuni modificate a unui document in format electronic sau prin scanare Mutarea unui document intr-un alt dosar Consultarea unui document importat Descarcarea unui document importat pentru editare intr-o locatie specificata de utilizator si importarea versiunii modificate Alocarea drepturilor de administrare, scriere, respectiv citire pentru documentul selectat in structura arborescenta Alocarea si vizualizarea informatiilor de identificare a documentului structurate pe categorii si campuri
26.3. Cautarea unui document Cautarea documentelor importate in functie de informatiile de identificare a acestora (categorii, respectiv campuri), a denumirii documentului, a locatiei acestuia, a unui text continut, a datei crearii sau a marimii acestuia Cautarea se poate solicita pentru toate documentele, indiferent de statusul lor, pentru cele blocate (descarcate pentru editare), pentru cele libere sau a ultimelor versiuni 26.4. Administrarea drepturilor Alocarea drepturilor de administrare, scriere si citire, atat pentru dosare, cat si pentru documentele importate Alocarea drepturilor se poate realiza atat pentru unul sau mai multi utilizatori, cat si pentru unul sau mai multe grupuri de utilizatori
43
