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Microsoft Excel 2010 Avanzado Material de apoyo

Microsoft Excel 2010 Avanzado

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 Trabajo en equipo Promovemos y apoyamos a un equipo que siendo diverso, está siempre unido, trabajamos juntos para alcanzar nuestros objetivos comunes.  Respeto Respetamos los derechos y creencias de los demás; tratamos a nuestros clientes y compañeros de trabajo con el más alto grado de dignidad, igualdad y confianza.  Responsabilidad Aceptamos nuestras responsabilidades individuales y de equipo y cumplimos con nuestros compromisos; asumimos responsabilidad de nuestro desempeño en todas nuestras decisiones y acciones.  Integridad Empleamos los estándares éticos más altos, demostrando honestidad y justicia en cada acción que tomamos.  Innovación Somos creativos en dar valor a nuestros clientes, compañeros de trabajo, proveedores y comunidad; nos anticipamos al cambio y capitalizamos las múltiples oportunidades que surgen. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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TABLA DE CONTENIDO CAPITULO 1 ______________________________________________________________ 10 FUNCIONES AVANZADAS __________________________________________________ 10 1.1 Funciones Matemáticas__________________________________________________ 10 1.2 Funciones de estadística _________________________________________________ 13 1.3 Funciones de búsqueda __________________________________________________ 15 1.4 Funciones lógicas _______________________________________________________ 19 1.5 Solver ________________________________________________________________ 21 1.5.1 Restricciones _______________________________________________________________ 21

1.6 Resolver ______________________________________________________________ 22 1.6.1 Responder __________________________________________________________ 23 1.6.2 Confidencialidad ______________________________________________________ 23 1.6.3 Límites ____________________________________________________________________ 24 1.6.4 Opciones __________________________________________________________________ 24

1.7 Auditoria de fórmulas y corrección de errores________________________________ 26 1.8 Corregir problemas comunes en las fórmulas ________________________________ 28 1.9 Corregir errores comunes en las fórmulas de uno en uno _______________________ 31 1.10 Marcar errores comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente _____________________________________________________________ 32 1.11 Corregir un valor de error _______________________________________________ 33 1.12 Inspeccionar una fórmula y su resultado a través de la ventana Inspección _______ 34 1.13 Quitar celdas de la ventana Inspección ____________________________________ 36 1.14 Evaluar una fórmula anidada paso a paso __________________________________ 36 1.15 Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas _________________________ 37

CAPITULO 1 ______________________________________________________________ 40 TABLAS DINÁMICAS ______________________________________________________ 41 2.1 Tablas dinámicas _______________________________________________________ 41 2.2Diseñando una tabla dinámica_____________________________________________ 43 2.3 Personalizar los campos _________________________________________________ 44 2.4 Filtros ________________________________________________________________ 47 2.5 Creación de fórmulas____________________________________________________ 47

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2.6 Ordenar ______________________________________________________________ 50 2.7 Opciones de tabla dinámica ______________________________________________ 52 2.7.1 Grupo Acciones _____________________________________________________________ 52 2.7.2 Grupo Mostrar ______________________________________________________________ 53 2.7.3 Grupo Tabla dinámica ________________________________________________________ 53 2.7.4 Opciones __________________________________________________________________ 53 2.7.5 Separador totales y filtros _____________________________________________________ 55 2.7.6 Separador Mostrar___________________________________________________________ 55 2.7.7 Separador de impresión ______________________________________________________ 56 2.7.8 Separador Datos ____________________________________________________________ 56 2.7.9 Grupo Campo activo _________________________________________________________ 57

2.8 Estilo de tabla dinámica _________________________________________________ 57 2.8.1 Grupo Diseño _______________________________________________________________ 58 2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica ______________________________________ 58 2.8.3 Estilos de tabla dinámica ______________________________________________________ 58

2.9 Actualizando una tabla dinámica __________________________________________ 59 2.9.1 Actualizar __________________________________________________________________ 59 2.9.2 Cambiar origen de datos ______________________________________________________ 59

2.10 Segmentación de datos _________________________________________________ 59 2.11 Gráficas Dinámicas ____________________________________________________ 60 2.11.1 Herramientas del gráfico dinámico _____________________________________________ 61 2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de gráfico ___________________________________________ 61 2.11.3 Guardar como plantilla ______________________________________________________ 61 2.11.4 Grupo Diseños de grafico ____________________________________________________ 61 2.11.5 Estilos de diseño ___________________________________________________________ 62 2.11.6 Mover gráfico ______________________________________________________________ 62 2.11.7 Ficha Presentación __________________________________________________________ 62

2.12 Actualizando una gráfica dinámica ________________________________________ 64 2.12.1 Actualizar _________________________________________________________________ 64 2.12.2 Borrar ____________________________________________________________________ 64 2.12.3 El complemento PowerPivot __________________________________________________ 64

2.13 Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico _______ 67 2.14 Diferencias entre un gráfico dinámico y un gráfico estándar ___________________ 68

CAPITULO 3 ______________________________________________________________ 67 MANEJO DE DATOS _______________________________________________________ 68 3.1 Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo ___________ 69 3.2 Consolidar datos por posición _____________________________________________ 69 3.3 Consolidar datos por categoría ____________________________________________ 71


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3.4 Otras maneras de consolidar datos ________________________________________ 72 3.5 Análisis de hipótesis ____________________________________________________ 73 3.6 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes _______________ 74 3.7 Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado deseado _____ 75 3.8 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una fórmula ____ 77 3.9 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados ______________________ 78 3.10 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la hoja de cálculo ____________________________________________________________ 78 3.10.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo _________________ 78 3.10.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML ____________________________ 79

3.10.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) _______________ 79 3.10.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) ________ 80 3.11 Aplicar validación de datos a celdas _______________________________________ 80 3.12 ¿Cuándo es útil la validación de datos? ____________________________________ 82 3.13 Mensajes de validación de datos _________________________________________ 83 3.14 Manejar una alerta de validación de datos _________________________________ 85 3.15 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable _______________ 85 3.14.1 Mostrar un mensaje de entrada _______________________________________________ 86 3.14.2 Especificar una respuesta para los datos no válidos _______________________________ 87

3.16 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites ____________ 87 3.17 Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites ___________ 88 3.18 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo _______ 89 3.19 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo _______ 91 3.20 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica _______________ 92 3.21 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda _____________________ 93 3.22 Usar una fórmula para calcular qué se permite ______________________________ 94 3.23 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo _________________________ 96 3.24 Crear un esquema de filas _______________________________________________ 96 3.24.1 Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen _______________________________ 97

3.25 Aplicar un esquema a los datos automáticamente ___________________________ 97 3.26 Aplicar un esquema a los datos manualmente ______________________________ 97 3.27 Cómo aplicar un esquema al grupo externo_________________________________ 98


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3.23 Crear un esquema de columnas __________________________________________ 99 3.24 Mostrar u ocultar datos de esquemas ____________________________________ 101 3.25 Personalizar un esquema con estilos _____________________________________ 101 3.26 Copiar datos esquematizados ___________________________________________ 102 3.27 Ocultar o quitar un esquema ___________________________________________ 103 3.28 Quitar un esquema ___________________________________________________ 103 3.29 Crear un informe de resumen con un gráfico _______________________________ 104

CAPITULO 1 ____________________________________________________________ 104 OBTENER DATOS EXTERNOS _____________________________________________ 105 4.1 Importar datos ________________________________________________________ 105 4.2 Texto en columnas_____________________________________________________ 108 4.2 Funcionalidad de tablas ________________________________________________ 110 4.3 Creación de una tabla __________________________________________________ 111 4.4 Agregar fila de total en una tabla _________________________________________ 112 4.5 Convertir una tabla en rango ____________________________________________ 113 4.6 Subtotales ___________________________________________________________ 113

CAPITULO 5 ____________________________________________________________ 114 MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO _____________________________________ 115 5.1 Crear o eliminar una macro______________________________________________ 115 5.2 Grabar una macro _____________________________________________________ 115 5.3 Crear una macro mediante VBA __________________________________________ 116 5.4 Copiar parte de una macro para crear otra _________________________________ 117 5.5 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control ____________________________ 118 5.6

Eliminar una macro _________________________________________________ 118

5.7 Ejecutar una macro ____________________________________________________ 119 5.8 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL ___________________________________________________________________ 120 5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido __________________________________________________________________ 120 5.10 Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones ________________________________________________________________ 121 UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico ______________ 121 5.12 Configurar una macro para que se ejecute automáticamente al abrirse un libro __ 122 5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro ______________ 124 5.14 Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel ___________________ 125 5.15 Configuración de seguridad de macros y sus efectos_________________________ 125 5.16 Cambiar la configuración de seguridad de las macros ________________________ 126 5.17 Usar firmas digitales __________________________________________________ 126 5.18 Solucionar problemas _________________________________________________ 127 5.19 Introducción a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de cálculo _______________________________________________________________ 128 5.20 ¿Qué es un formulario? ________________________________________________ 128 5.21 Tipos de formularios de Excel ___________________________________________ 129 5.21.1 Formulario de datos _______________________________________________________ 129 5.21.2 Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario ____________________________ 130

5.22 Controles de formulario _______________________________________________ 130 5.23 Resumen de controles de formulario _____________________________________ 131 5.24 Controles ActiveX ____________________________________________________ 133 5.25 Bases de datos _______________________________________________________ 137 5.26 Filtros avanzados _____________________________________________________ 137 5.27 Objetos de herramientas de dibujo ______________________________________ 139 5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de cálculo _________ 139 5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de cálculo ________________________ 140 5.30 Formularios del usuario de VBA _________________________________________ 140

CAPITULO 6 ____________________________________________________________ 141 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD ______________________________________________ 142 6.1 Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro ______________ 142 6.2 Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro 142 6.3 Proteger elementos de la hoja de cálculo __________________________________ 143 6.4 Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos ___________ 143 6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro ____________________________ 144 6.5.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo________________________________________ 144


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6.6 Proteger elementos del libro ____________________________________________ 147 6.7 Proteger elementos de un libro compartido ________________________________ 148 6.8 Quitar la protección de una hoja de cálculo _________________________________ 149 6.9 Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida ________________ 150 6.10 Bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida ______ 150 6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de cálculo protegida _______________________________________________________________ 153 6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas, permisos y otras restricciones _____________________________________________________________ 156 6.13 Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 ___________________________________ 156 6.14 Descripción general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboración _______ 158 6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versión del libro ___________________________________________________________________ 158 6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos _______________________________________________________________________ 160 6.17 Guardar el libro en un servidor de administración de documentos _____________ 160 6.18 Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas___________ 161 6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel__ 162 6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel _____________________________ 163 6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o XPS ___________________________________________________________________________ 163 5.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo ___________________________________ 163

6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo _____________ 164 6.22 Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia _______________________________________________________________________ 165 6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de cálculo ______________ 166

CAPITULO 7 ____________________________________________________________ 167 OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES _____________________________________ 168 7.1 Tipos de propiedades de documentos _____________________________________ 168 7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo _______________ 170 7.3 Agregar o quitar complementos __________________________________________ 170 7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel _________________________________ 171 7.4.1 Agregar un complemento COM _______________________________________________ 173 UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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7.4.2 Quitar un complemento COM _________________________________________________ 173

7.6 Agregar o quitar un complemento de automatización ________________________ 174 7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus archivos ________ 174 7.8 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza _______________________ 174 7.9 Quitar una ubicación de confianza ________________________________________ 175 7.10 Modificar una ubicación de confianza ____________________________________ 175 7.11 ¿Cuándo debo utilizar una ubicación de confianza? _________________________ 175 7.12 ¿Qué ubicaciones de confianza son mejores? ______________________________ 176 7.13 Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza ________________ 176 7.14 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas _________________________ 177 7.15 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que éstos no se muestren _______________________________________________________________ 178 7.16 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al texto _____ 178 7.17 Mostrar un guión, #N/A o NOD en lugar del valor de error ___________________ 179 7.18 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinámica _________________ 180 7.19 Ocultar indicadores de error en las celdas _________________________________ 180

CAPITULO 8 ____________________________________________________________ 180 VISUALIZACIÓN DE LA HOJA _____________________________________________ 181 8.1 Vistas de la hoja _______________________________________________________ 181 8.2 Trabajar con varios libros _______________________________________________ 183 8.3 Dividir ventana _______________________________________________________ 184 8.4 Inmovilizar paneles ____________________________________________________ 184 8.5 Comparar libros en paralelo _____________________________________________ 185 8.6 Vistas Personalizadas __________________________________________________ 185 8.7 Uso compartido de archivos _____________________________________________ 186 8.8 Control de Cambios ____________________________________________________ 187 8.9 Aceptar o rechazar los cambios __________________________________________ 189 8.10 Combinar libros compartidos ___________________________________________ 190

EVALUACIÓN FINAL DEL CURSO __________________________________________ 192


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CAPITULO 1 FUNCIONES AVANZADAS

 El participante conocerá las funciones de: Sumar.Si, Sumar.Si.Conjunto, Contar.Si, Promedio.Si, ConsultaV, ConsultaH, SI anidada y SI compuesta  El participante comprenderá el funcionamiento de las funciones anteriores para identificar la diferencia entre ellas.

1.1 Funciones Matemáticas 

SUMAR.SI

sirve para sumar los valores en un rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números, desea sumar solo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula:

Sintaxis: SUMAR.SI(rango;criterios; [rango_suma]) La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes: 



rango Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta. criterios Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY(). Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son obligatorias.


10




rango_suma Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios).



No es necesario que rango_suma tenga el mismo tamaño y forma que el argumento rango. Las celdas reales que se deben sumar se determinan usando la celda superior del extremo izquierdo del argumento rango_suma como la celda inicial e incluye las celdas que corresponden con el tamaño y la forma del argumento rango Ejemplo:



Para alternar entre la visualización de los resultados y la visualización de las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º (ordinal masculino) o, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.

1

A Valor de propiedad

B Comisión

C Datos

2

100.000

7.000

250.000

3

200.000

14.000

4

300.000

21.000

400.000

28.000

Fórmula

Descripción

5 6

Resultado

=SUMAR.SI(A2:A5;">160000";B2:B5) Suma las comisiones de los valores de propiedad superiores a 160.000

7



63.000

SUMAR.SI.CONJUNTO Agrega las celdas de un rango que cumpla con varios criterios. Por ejemplo, si desea sumar los números del rango A1:A20 solo si los números de B1:B20 correspondientes son mayores que cero (0) y los números de C1:C20 correspondientes son menores que 10, puede usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A1:A20; B1:B20; ">0"; C1:C20; "<10") El

orden

de

los

argumentos

es

diferente

entre

las

funciones

SUMAR.SI.CONJUNTO y SUMAR.SI. Concretamente, el argumento rango_suma es el primer


11


argumento de SUMAR.SI.CONJUNTO, pero es el tercero de SUMAR.SI. Si está copiando o editando estas funciones similares, asegúrese de poner los argumentos en el orden correcto. Sintaxis: SUMAR.SI.CONJUNTO(rango_suma; rango_criterios1; criterios1; [rango_criterios2; criterios2]; ...) La sintaxis de la función SUMAR.SI.CONJUNTO tiene los siguientes argumentos: 

 



rango_suma Obligatorio. Una o más celdas para sumar, incluidos números o nombres, rangos o referencias de celda que contengan números. Se omiten los valores en blanco o de texto. rango_criterios1 Obligatorio. El primer rango en el que se evalúan los criterios asociados. criterios1 Obligatorio. Los criterios en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que define qué celdas del argumento rango_criterios1 se agregarán. Por ejemplo, los criterios se pueden expresar como 32, ">32", B4, "manzanas" o "32". rango_criterios2; criterios2; … Opcional. Rangos adicionales y sus criterios asociados. Se permiten hasta 127 pares de rangos/criterios. Ejemplo:

1

A Cantidad vendida

B Producto

C Vendedor

2

5

Manzanas

1

3

4

Manzanas

2

4

15

Alcachofas

1

5

3

Alcachofas

2

6

22

Bananas

1

7

12

Bananas

2

8

10

Zanahorias

1

9

33

Zanahorias

2

10

Fórmula

Descripción

Resultado

=SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; B2:B9; "=A*"; C2:C9; 1)

Agrega la cantidad total de 20 productos vendidos que comienzan con "A" y fueron vendidos por el vendedor 1. Agrega la cantidad total de productos (sin incluir bananas) vendidos por el vendedor 1.

11 =SUMAR.SI.CONJUNTO(A2:A9; B2:B9; "<>Bananas"; C2:C9; 1) 12


12


1.2 Funciones de estadística 

CONTAR.SI Cuenta las celdas, dentro del rango, que no están en blanco y que cumplen con el criterio especificado.

Sintaxis: CONTAR.SI(rango;criterio) Rango es el rango dentro del cual desea contar las celdas. Criterio es el criterio en forma de número, expresión, referencia a celda o texto, que determina las celdas que se van a contar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Ejemplo: El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. A

B

Datos

Datos

manzanas

32

naranjas

54

melocotones

75

manzanas

86

Fórmula

Descripción (resultado)

1 2 3 4 5

=CONTAR.SI(A2:A5;"manzanas") Número de celdas con manzanas en la primera columna anterior (2)



PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios determinados.

Sintaxis: PROMEDIO.SI(rango; criterios; [rango_promedio]) UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

13


La sintaxis de la función PROMEDIO.SI tiene los siguientes argumentos:  



Rango Obligatorio. Una o más celdas cuyo promedio se desea obtener que incluyan números, o nombres, matrices o referencias que contengan números. Criterio Obligatorio. Criterio en forma de número, expresión, referencia de celda o texto que determina las celdas cuyo promedio se va a obtener. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, "32", ">32", "manzanas" o B4. Rango_promedio Opcional. Conjunto real de celdas cuyo promedio se va a calcular. Si se omite, se utiliza un rango.

Ejemplo: SI RANGO ES A1:A5 A1:A5 A1:B4 A1:B4

Y RANGO_PROMEDIO ES B5:B15 B1:B3 C1:D4 C1:C2

LAS CELDAS REALES EVALUADAS SERÁN B5:B15 B5:B15 C1:D4 C1:D4

La función PROMEDIO.SI mide la tendencia central, que es la ubicación del centro de un grupo de números en una distribución estadística. Las tres medidas más comunes de tendencia central son las siguientes: 





Promedio Es la media aritmética y se calcula sumando un grupo de números y dividiendo a continuación por el recuento de dichos números. Por ejemplo, el promedio de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 30 dividido por 6, que es 5. Mediana Es el número intermedio de un grupo de números; es decir, la mitad de los números son superiores a la mediana y la mitad de los números tienen valores menores que la mediana. Por ejemplo, la mediana de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 4. Moda Es el número que aparece más frecuentemente en un grupo de números. Por ejemplo, la moda de 2, 3, 3, 5, 7 y 10 es 3. Para una distribución simétrica de un grupo de números, estas tres medidas de tendencia central son iguales. Para una distribución sesgada de un grupo de números, las medidas pueden ser distintas. Ejemplo:

1

A Valor de propiedad

B Comisión

2

100.000

7.000

3

200.000

14.000

4

300.000

21.000

5

400.000

28.000


14


6

Fórmula

Descripción (resultado)

=PROMEDIO.SI(B2:B5;"<23000")

Promedio de todas las comisiones menores de 23.000 (14.000) =PROMEDIO.SI(A2:A5;"<95000") Promedio de todos los valores de propiedad menores de 95.000 (#¡DIV/0!) =PROMEDIO.SI(A2:A5;">250000";B2:B5) Promedio de todas las comisiones con un valor de propiedad mayor que 250.000 (24.500)

7 8 9

1.3 Funciones de búsqueda 

CONSULTAV Anteriormente CONSULTAV permite buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la siguiente ilustración.

Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función CONSULTAV para devolver el departamento o el nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado número 38, puede usar la fórmula = CONSULTAV (38; A2:C10; 3; FALSO). Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y, a continuación, devuelve el valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el valor de búsqueda ("Juan Carlos Rivas"). La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar. Sintaxis: CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas; [ordenado])


15


La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes argumentos: 





valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado es inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de error #N/A. matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes. indicador_columnas Obligatorio. Un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si el argumento indicador_columnas es:  



Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #¡VALOR!. Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor de error #¡REF!.

ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada: Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si ordenado se omite o es VERDADERO, los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que CONSULTAV no devuelva el valor correcto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. 

Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV sólo buscará una coincidencia exacta. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_búsqueda, se usará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.


16


Ejemplo: En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades atmosféricas los valores correspondientes de las columnas Viscosidad y Temperatura (los valores se refieren a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmósfera).

1

A Densidad

B Viscosidad

C Temperatura

2

0,457

3,55

500

3

0,525

3,25

400

4

0,606

2,93

300

5

0,675

2,75

250

6

0,746

2,57

200

7

0,835

2,38

150

8

0,946

2,17

100

9

1,09

1,95

50

10

1,29

1,71

0

11

Fórmula

Descripción

Resultado

=CONSULTAV(1;A2:C10;2)

12

13

14

Usando una coincidencia 2,17 aproximada, busca el valor 1 en la columna A, busca el mayor de los valores que sea inferior o igual a 1 en la columna A, que es 0,946, y después devuelve el valor de la columna B en la misma fila. =CONSULTAV(1;A2:C10;3;VERDADERO) Usando una coincidencia 100 aproximada, busca el valor 1 en la columna A, busca el mayor de los valores que sea inferior o igual a 1 en la columna A, que es 0,946, y después devuelve el valor de la columna C en la misma fila. =CONSULTAV(0,7;A2:C10;3;FALSO) Usando una coincidencia #N/A exacta, busca el valor 0,7 en la columna A. Como en la columna A no hay ninguna coincidencia exacta, devuelve un error.


17




CONSULTAH Antes CONSULTAH permite busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use CONSULTAH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se halle dentro de un número especificado de filas. Use CONSULTAV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda de los datos que desee encontrar.

La H de CONSULTAH significa "Horizontal". Sintaxis: CONSULTAH(valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; [ordenado]) La sintaxis de la función CONSULTAH tiene los siguientes argumentos:  







Valor_buscado Obligatorio. El valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en Obligatorio. Una tabla de información en la que se buscan los datos. Use una referencia a un rango o el nombre de un rango. Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos. Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2, ..., A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, CONSULTAH puede devolver un valor incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en. El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente. Ordena los valores en orden ascendente, de izquierda a derecha. Para obtener más información, vea Ordenar datos en un rango o tabla. Indicador_filas Obligatorio. El número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #¡REF!. Ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor que sea inferior a valor_buscado. Si es FALSO, CONSULTAH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.

Si CONSULTAH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.


18


 

Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, CONSULTAH devuelve el valor de error #N/A. Si Ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres comodín de signo de interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter. Ejemplo: A B Ejes Cojinetes 4 4 5 7 6 8 Fórmula Descripción (resultado) =CONSULTAH("Ejes"; A1:C4; Busca Ejes en la fila 1 y devuelve el valor 2; VERDADERO) de la fila 2 que está en la misma columna (4) =CONSULTAH("Cojinetes"; Busca Cojinetes en la fila 1 y devuelve el A1:C4; 3; FALSO) valor de la fila 3 que está en la misma columna (7) =CONSULTAH("B"; A1:C4; 3; Busca B en la fila 1, y devuelve el valor de VERDADERO) la fila 3 que está en la misma columna. Debido a que B no es una coincidencia exacta, se utiliza el siguiente valor menor que B: Ejes. (5)

1 2 3 4 5

6

7

8

C Pernos 9 10 11

1.4 Funciones lógicas



Función SI() Anidada Es posible anidar hasta 64 funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Revise el siguiente ejemplo.

En el ejemplo anterior, la segunda instrucción SI representa también el argumento valor_si_falso de la primera instrucción SI. De manera similar, la tercera instrucción SI es el argumento valor_si_falso de la segunda instrucción SI.


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Por ejemplo, si el primer argumento prueba_lógica (Promedio>89) es VERDADERO, se devuelve el valor "A". Si el primer argumento prueba_lógica es FALSO, se evalúa la segunda instrucción SI y así sucesivamente. 

Función Si, compuesta Cuando se requiere evaluar más de una condición, será necesario auxiliarse de los operadores lógicos para completar la función.

Los operadores lógicos existentes son: “Y”, “O”. Cuando se genera una función con varias condiciones utilizando el operador lógico “Y” será Verdadera si y solo sí todos los criterios sean verdaderos; sin embargo cuando se hace uso del operador “O” con que al menos un criterio sea correcto toda la función llega a ser Verdadera. Sintaxis: =Si(Y(prueba_lógica1, prueba_lógica2, prueba_lógican),valor_si_verdadero,valor_si_falso) Ejemplo: Suponga que desea verificar que empleados son aptos para un ascenso en su empresa de acuerdo a los siguientes criterios: Puntualidad debe ser >=90% Productividad debe ser >= 90% Disponibilidad debe ser >=95% Aquellas personas que cumplan los 3 requisitos se les pondrá el Status “Apto” de lo contrario “No apto”. La fórmula entonces quedaría de la siguiente manera:

=SI(Y(A2>=90%,B2>=90%,C2>=95%),"Apto para ascenso","No apto") Y obtendríamos el siguiente resultado:


20


1.5 Solver La búsqueda de objetivos es limitada, es por esto que para realizar tareas más complejas se cuenta con la herramienta del Solver. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo. Para utilizar Solver seleccione la ficha Datos, en el grupo de Análisis encontrará el comando Solver, aparece la siguiente caja de diálogo: 1) Lo primero es definir la celda o celdas en la caja Establecer objetivo: cuyo valor se desea maximizar, minimizar o fijar en un valor determinado. Esta celda se puede seleccionar con un clic sobre la celda o escribiendo la referencia de la misma. Después se especifica si el Valor del objetivo va a ser Maximizado, Minimizado o Valor de un valor determinado. 2) En la caja Cambiando las celdas de variables se especifican las celdas cambiantes. Estas celdas cambian hasta que se satisfagan las restricciones del problema y el Objetivo sea alcanzado.

1.5.1 Restricciones Sujeto a las restricciones, enumera las restricciones activas del problema. Una restricción es una condición que la solución debe satisfacer, por ejemplo Ventas >= 0. Las restricciones están listadas como una celda o como un rango de celdas que normalmente contiene una fórmula UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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dependiente de una o más celdas cambiantes y cuyo valor debe caer dentro de ciertos límites, o satisfacer un objetivo. Inicialmente el problema no contiene restricciones. Se pueden agregar restricciones dando clic sobre el botón Agregar. Al hacerlo aparece la siguiente caja de diálogo:

En esta caja se determina la Referencia de celda que se quiere restringir, puede ser una sola celda o un rango. También la Restricción, que tiene dos partes, la lista de operadores que se pueden elegir: <=, =, >=, o “ent”. Si elige “ent” para indicar que la variable debe ser un número entero, la palabra “entero” aparece en el cuadro de la derecha. La segunda parte es la restricción en sí misma, que puede ser un número, una referencia de celda, una referencia de rango o una fórmula. Si especifica un rango de celdas, debe ser del mismo tamaño que el rango de celdas en el cuadro Referencia de la celda. Al presionar Agregar ya queda incluida la restricción para ser tomada en cuenta para la solución del problema. Para regresar a la caja de diálogo de Parámetros de Solver se debe presionar Cancelar. Las restricciones también se pueden Cambiar con la misma mecánica o en dado caso Eliminar. Con el botón Restablecer todo se borran las configuraciones actuales del problema de Solver y restablece todas las opciones a las configuraciones predeterminadas.

1.6 Resolver Al presionar Resolver se inicia el proceso de resolución del problema definido. Al terminar el Solver muestra la siguiente caja de diálogo:

Aquí se muestran los resultados del último cálculo utilizando los valores de las celdas cambiantes que más se aproximan a la solución deseada. Cuando Solver termina el proceso de resolución, muestra un mensaje de conclusión UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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en la parte superior del cuadro de diálogo Resultados de Solver, que puede ser “Solver ha hallado una solución. Se han satisfecho todas las restricciones y condiciones” o “Solver no ha encontrado una solución válida”. Conservar solución de Solver acepta la solución que el Solver halló y coloca estos valores en las celdas cambiantes. Restaurar valores originales restaura los valores originales en las celdas cambiantes. Guardar escenario permite guardar el problema para ser utilizado con el Administrador de Escenarios de Excel 2010. Informes crea el tipo de informe especificado. Cada informe se inserta en una hoja distinta del libro de trabajo.

1.6.1 Responder Muestra un informe de respuestas como se muestra en la siguiente imagen. Nótese que dicho informe arroja los resultados que la función Solver encontró si se cumplen las condiciones o no, así como el tiempo, iteraciones etc.

1.6.2 Confidencialidad

Proporciona información sobre la sensibilidad de una solución a pequeños cambios en la fórmula del cuadro Celda objetivo y en las restricciones. Para los modelos no lineales, el informe proporciona valores dobles (gradientes reducidos y multiplicadores Lagrange). Para los modelos lineales, el informe incluye costos reducidos, precio sombra, coeficiente objetivo (con aumento o disminución permisible) y restricción lado derecho.


23


1.6.3 Límites

Indica la celda nombrada en el cuadro Celda objetivo y las celdas cambiantes con sus respectivos valores, límites máximos y mínimos y el valor objetivo. El límite mínimo es el valor mínimo que puede tolerar una celda cambiante manteniendo fijas todas las otras celdas cambiantes y sin dejar de satisfacer las restricciones. El límite máximo es el valor máximo. El resultado objetivo es el valor de la celda en el cuadro Celda objetivo cuando la celda cambiante alcanza su límite mínimo o máximo.

Solver incluye un nuevo EvolutionarySolver, basado en algoritmos genéticos, que controla los modelos con cualquier función de Excel, nuevas opciones de optimización global, una programación lineal y métodos de optimización no lineal mejorados. Además, el complemento Solver ahora está disponible en una versión de 64 bits.

1.6.4 Opciones Con el botón Opciones se muestra la siguiente caja de diálogo: Opciones, donde se pueden controlar las características avanzadas del proceso de resolución y cargar o guardar las especificaciones, tales como las selecciones y restricciones de celda, para un problema en particular en la hoja de cálculo. En esta caja de diálogo pueden definirse parámetros para problemas lineales y no lineales. Todas las opciones de este cuadro de diálogo tienen una configuración predeterminada que es adecuada para la mayoría de los problemas. Tiempo máximo (segundos) limita el tiempo que demora Solver en solucionar un problema. El valor debe ser un número entero, UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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el valor predeterminado de 100 (segundos) es adecuado para la mayoría de los problemas pequeños, pero se puede especificar un valor de hasta 32767. Iteraciones limita el número de iteraciones que usará el Solver en solucionar un problema restringiendo el número de cálculos internos. El valor debe ser un número entero, el valor predeterminado de 100 es adecuado para la mayoría de los problemas pequeños, pero se puede especificar un valor de hasta 32767. Se puede controlar la Precisión de restricciones de las respuestas que Solver encuentra. El número ingresado en el cuadro se utiliza para determinar si el valor de celda con restricción satisface un objetivo, o un límite mínimo o máximo especificado. Este valor debe ser una fracción entre (pero no incluyendo) 0 y 1, tiene un valor predeterminado de 0.000001 e indica menor precisión si se ingresa con menos lugares decimales, por ejemplo, 0.0001. Por lo general, cuanto mayor sea la precisión especificada (un número más pequeño), más tiempo tardará Solver en dar con las soluciones. Si especifica un valor tentativo que se aproxime a la solución, los métodos que el Solver utiliza pueden mejorar la precisión más rápidamente. Los problemas que involucran celdas cambiantes limitadas a valores de números enteros pueden tardar mucho tiempo en resolverse debido a que requieren la solución de muchos subproblemas, cada uno de los cuales es un problema sin restricciones de números enteros. Se puede ajustar la cifra en el cuadro Optimalidad de entero (%), que representa un porcentaje de error permitido en la solución óptima cuando una restricción de enteros se utiliza en algún elemento del problema. Un nivel de tolerancia alto (porcentaje de error permitido) tiende a acelerar el proceso de resolución. La configuración del cuadro Optimalidad de entero (%) no funciona cuando no existen restricciones de números enteros. Si el valor del cambio relativo en la celda objetivo es menor que el número introducido en el cuadro Convergencia para las últimas cinco iteraciones, Solver se detendrá. La Convergencia se aplica únicamente a los problemas no lineales (Evolutionary) y debe indicarse mediante una fracción entre 0 (cero) y 1. Cuantos más decimales tenga el número que se introduzca, menor será la Convergencia; por ejemplo, 0,0001 indica un cambio relativo menor que 0,01. Cuanto menor sea el valor de convergencia, más tiempo se tardará en encontrar una solución. Adoptar modelo lineal acelera el proceso de resolución, sólo se puede utilizar si todas las relaciones en el modelo son lineales (GRG Nonlinear). Mostrar resultados de iteraciones interrumpe Solver y muestra los resultados después de cada iteración. Usar escala automática activa el uso de ésta, que es útil cuando los valores de entrada (Cambiando la celda) y de salida (Celda objetivo y Restricciones) tienen gran diferencia de magnitud. Las opciones del cuadro Derivadas especifican diferenciaciones progresivas o centrales para las estimaciones de derivadas parciales de las funciones de objetivo y restricción. Las diferencias Centrales requieren la realización de más cálculos en la hoja pero pueden ser útiles para problemas en los cuales se obtiene un mensaje indicando que Solver no pudo mejorar la solución. Una diferencia entre estas dos opciones es el comportamiento frente a las


25


funciones cuyas representaciones gráficas no son uniformes y continuas. Con estas funciones se debe utilizar la opción Centrales. Las opciones del Solver, se pueden guardar con la opción Cargar/Guardar. Esta opción muestra la siguiente caja de diálogo:

En esta caja de diálogo se especifica la referencia donde se desea guardar el modelo. Elija esta opción sólo cuando desee guardar más de un modelo de Solver con la hoja de cálculo. El primer modelo de Solver se guarda automáticamente con la hoja de cálculo. Para utilizar un modelo está la opción Cargar modelo y de la misma forma que se guardó, se indica la referencia.

1.7 Auditoria de fórmulas y corrección de errores

En la tabla siguiente se resumen algunos de los errores más comunes que un usuario puede realizar al escribir una fórmula y se explica cómo corregir estos errores: ASEGÚRESE DE… MÁS INFORMACIÓN Iniciar cada función con Si omite el signo igual, lo que escriba puede mostrarse como texto el signo igual (=) o como una fecha. Por ejemplo, si escribe SUMA(A1:A10), Microsoft Excel mostrará la cadena de texto SUMA(A1:A10) y no calculará la fórmula. Si escribe 2/11, Excel muestra una fecha como 2-nov o 02/11/09, en lugar de dividir 2 entre 11. Hace coincidir todos los Asegúrese de que todos los pares de paréntesis coinciden en paréntesis de apertura y número. Cuando usa una función en una fórmula, es importante de cierre que cada paréntesis esté en su posición correcta para que la función funcione correctamente. Por ejemplo, la fórmula =SI(B5<0),"No válido",B5*1.05) no funcionará porque hay solo un paréntesis de apertura y dos de cierre. La fórmula correcta debe tener este aspecto: =SI(B5<0,"No válido",B5*1.05). Usar dos puntos para Cuando hace referencia a un rango de celdas, use un signo de dos UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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indicar un rango Escribir todos los argumentos necesarios

Escribir el tipo correcto de argumentos

Anidar como máximo 64 funciones

Escribir los nombres de otras hojas entre comillas simples

puntos (: ) para separar la referencia a la primera celda en el rango y la referencia a la última celda del rango. Por ejemplo, A1:A5. Algunas funciones de hoja de cálculo necesitan argumentos, mientras que otras (como PI) no los necesitan. De igual modo, asegúrese de no haber introducido demasiados argumentos. Por ejemplo, la función MAYUSC acepta solo una cadena de texto como argumento. Algunas funciones de la hoja de cálculo, como SUMA, requieren argumentos numéricos. Otras funciones, como REEMPLAZAR , requieren un valor de texto para, al menos, uno de sus argumentos. Si usa el tipo incorrecto de datos como un argumento, Excel puede devolver resultados inesperados o mostrar un error. Puede escribir o anidar no más de 64 niveles de funciones dentro de una función. Por ejemplo, la fórmula =SI(RCUAD(PI())<2,"Menos que dos!","Más que dos!") contiene tres funciones: la función PI está anidada dentro de la función RCUAD, que a su vez está anidada dentro de la función SI. Si la fórmula hace referencia a valores o celdas de otras hojas de cálculo o libros y el nombre de la otra hoja de cálculo o libro contiene un carácter que no corresponde al alfabeto, debe escribir su nombre entre comillas simples (' ). Por ejemplo, para obtener el valor de la celda D3 en una hoja de cálculo denominada Datos trimestrales en el mismo libro, use esta fórmula: ='Datos trimestrales'!D3.

Colocar un signo de exclamación (!) después de un nombre de hoja de cálculo al hacer referencia a él en una fórmula Incluir la ruta de acceso Asegúrese de que cada referencia externa contenga un nombre de a los libros externos libro y la ruta de acceso al libro. Una referencia a un libro incluye el nombre del libro y debe incluirse entre corchetes ([]). La referencia también debe contener el nombre de la hoja de cálculo del libro. Por ejemplo, para incluir una referencia a las celdas A1 a A8 de la hoja de cálculo denominada Ventas del libro Operaciones T2.xlsx (actualmente abierto en Excel), la fórmula debe tener este aspecto: =[Operaciones T2.xlsx]Ventas!A1:A8. Si el libro al que desea hacer referencia no está abierto en Excel, puede incluir una referencia a él en una fórmula igualmente. Debe proporcionar la ruta de acceso completa al archivo, como en el siguiente ejemplo: =FILAS('C:\Mis documentos\[Operaciones T2.xlsx]Ventas'!A1:A8). Esta fórmula devuelve el número de filas en el intervalo que incluye las celdas A1 a A8 en el otro libro (8). Nota Si la ruta de acceso completa contiene caracteres de espacio, como sucede en el ejemplo anterior, debe escribir la ruta de acceso entre comillas simples (al principio de la ruta de acceso y después del nombre de la hoja de cálculo, antes del signo de


27


exclamación). Escribir los números sin No dé formato a los números cuando los escriba en una fórmula. formato Por ejemplo, si el valor que desea especificar es 1,000 $, escriba 1000 en la fórmula. Si escribe una coma como parte de un número, Excel la interpreta como un carácter separador. Si desea ver los números con separadores de miles y millones, o con símbolo de moneda, aplique el formato a la celda, después de escribirlos. Por ejemplo, si desea sumar 3100 al valor de la celda A3 y escribe la fórmula =SUMA(3,100,A3), Excel suma los números 3 y 100 y, a continuación, suma ese total al valor de A3, en lugar de sumar 3100 a la celda A3. O bien, si escribe la fórmula =ABS(-2,134), Excel muestra un error porque la función ABS acepta un único argumento. Evitar dividir por cero Dividir una celda por otra celda que contiene cero o ningún valor puede generar un error # DIV/0!.

1.8 Corregir problemas comunes en las fórmulas Puede implementar ciertas reglas para comprobar si hay errores en fórmulas. Estas reglas actúan como un corrector ortográfico que comprueba si hay errores en los datos que escribe en las celdas. Estas reglas no garantizan que su hoja de cálculo no contenga errores, pero pueden facilitar la búsqueda de errores comunes. Puede activar o desactivar cualquiera de estas reglas por separado. Puede marcar y corregir los errores de dos maneras: de uno en uno (igual que un corrector ortográfico) o en el momento en que ocurre el error en la hoja de cálculo a medida que escribe los datos. De cualquier manera, aparecerá un triángulo en la esquina superior derecha de la celda cuando se detecta un error.

Celda con un error de fórmula Puede resolver un error mediante las opciones que Excel muestra, o puede pasar por alto el error haciendo clic en Omitir error. Si omite un error en una celda determinada, el error en esa celda no aparecerá en otras comprobaciones de errores. Sin embargo, puede restablecer todos los errores anteriormente omitidos de modo tal que vuelvan a aparecer.


28


ACTIVAR O DESACTIVAR REGLAS DE REVISIÓN DE ERRORES 1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categoría Fórmulas. 2. En Reglas de verificación de Excel, active o desactive las casillas de cualquiera de las siguientes reglas: 

Las celdas contienen fórmulas que producen un error La fórmula no usa la sintaxis, los argumentos o los tipos de datos esperados. Los valores de error son #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y #¡VALOR!. Cada uno de estos errores tienen causas diferentes y se resuelven de distinta manera. Si escribe un valor de error directamente en una celda, éste se almacena como valor de error pero no estará marcado como error. Sin embargo, si una fórmula de otra celda hace referencia a esa celda, la fórmula devolverá el valor de error de esa celda. 

Fórmula de columna calculada incoherente en las tablas Una columna calculada puede incluir fórmulas que son diferentes de la fórmula de columna que crea una excepción. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las acciones siguientes: Escribir datos que no son fórmulas en una celda de columna calculada. Escribir una fórmula en una celda de columna calculada y, a continuación, hacer clic en el botón Deshacer de la barra de herramientas de acceso rápido. Escribir una nueva fórmula en una columna calculada que ya contiene una o varias excepciones. Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la fórmula de columna calculada. Si los datos copiados contienen una fórmula, esta fórmula sobrescribe los datos en la columna calculada. 







Mover o eliminar una celda de otra área de hoja de cálculo a la que hace referencia una de las filas de una columna calculada.

Celdas que contienen años representados con 2 dígitos La celda contiene una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se usa en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser 1931 o 2031. Use esta regla para comprobar fechas de texto ambiguas. Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo La celda contiene números guardados como texto. Esto suele ocurrir cuando se importan datos de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden ocasionar resultados inesperados en la forma de ordenar; por ello es preferible convertirlos a números. Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región La fórmula no coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las fórmulas que son adyacentes a otras fórmulas difieren solo en las referencias que se usan. En el siguiente ejemplo de cuatro fórmulas adyacentes, Excel muestra un error junto a la fórmula =SUMA(A10:F10) debido a que las fórmulas adyacentes incrementan en una fila y la


29


fórmula =SUMA(A10:F10) incrementa en 8 filas. Excel espera la fórmula =SUMA(A3:F3).

1

A Fórmulas

2

=SUMA(A1:F1)

3

=SUMA(A2:F2)

4

=SUMA(A10:F10

5

=SUMA(A4:F4)  

Si las referencias que se usan en una fórmula no son coherentes con las de las fórmulas adyacentes, Excel muestra un error. Fórmulas que omiten celdas en una región Una fórmula puede no incluir automáticamente referencias a los datos insertados entre el rango original de datos y la celda que contiene la fórmula. Esta regla compara la referencia en una fórmula en el intervalo real de celdas que es adyacente a la celda que contiene la fórmula. Si las celdas adyacentes contienen valores adicionales y no están en blanco, Excel muestra un error junto a la fórmula. Por ejemplo, Excel inserta un error junto a la fórmula =SUMA(A2:A4) cuando se aplica esta regla, puesto que las celdas A5 A6 y A7 son adyacentes a las celdas a las que se hace referencia en la fórmula y a la celda que contiene la fórmula (A8), y dichas celdas contienen datos que deberían haber sido referidos en la fórmula.

1

A Factura

2

15.000

3

9.000

4

8.000

5

20.000

6

5.000

7

22.500

8

=SUMA(A2:A4) 

Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas La fórmula no está bloqueada para protección, por ello, la configuración de la celda está determinada sin protección. De manera predeterminada, las celdas están bloqueadas para protección. Cuando una fórmula está protegida, no se puede modificar sin antes desprotegerla. Asegúrese de que no desea que la celda esté protegida. La protección de las celdas que contienen fórmulas impide que se modifiquen y puede ayudar a evitar futuros errores.


30




Fórmulas que se refieren a celdas vacías La fórmula contiene una referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal como se muestra en el siguiente ejemplo. Suponga que desea calcular el promedio de los números de la siguiente columna de celdas. Si la tercera celda está en blanco, no se incluye en el cálculo y el resultado es 22,75. Si la tercera celda contiene 0, el resultado es 18,2.

1

A Datos

2

24

3

12

4 5

45

6

10

7

=PROMEDIO(A2:A6) 

Los datos incluidos en una tabla no son válidos Error de validación en una tabla. Compruebe la configuración de validación de la celda haciendo clic en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos de la pestaña Datos.

1.9 Corregir errores comunes en las fórmulas de uno en uno Si previamente ha revisado si la hoja de cálculo contiene errores, los errores omitidos no aparecerán hasta que se restablezcan los errores omitidos. 1. Seleccione la hoja de cálculo cuyos errores desea revisar. 2. Si la hoja de cálculo se calcula manualmente, presione F9 para actualizarla. 3. En el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en el botón de grupo Comprobación de errores.


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El cuadro de diálogo Comprobación de errores se muestra cuando se encuentran errores. 4. Si previamente ha omitido errores, puede comprobar los errores de nuevo haciendo lo siguiente: 1. Haga clic en Opciones. 2. En la sección Comprobación de errores, haga clic en Restablecer errores omitidos. 3. Haga clic en Aceptar. 4. Haga clic en Reanudar. Al restablecer los errores omitidos se restablecerán todos los errores en todas las hojas del libro activo. 5. Coloque el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra de fórmulas.

6. Haga clic en uno de los botones de acción en la parte derecha del cuadro de diálogo. Las acciones disponibles son diferentes para cada tipo de error. Si hace clic en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes. 7. Haga clic en Siguiente. 8. Continúe hasta finalizar la revisión de errores.

1.10 Marcar errores comunes de las fórmulas en la hoja de cálculo y corregirlos directamente 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Opciones y, a continuación, elija la categoría Fórmulas. 3. En Comprobación de errores, asegúrese de que la casilla Habilitar comprobación de errores en segundo plano está activada. 4. Para cambiar el color del triángulo que marca dónde se produce un error, en el cuadro Indicar errores con el color, seleccione el color que desea. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Excel. 5. Para corregir un error en una hoja de cálculo, seleccione una celda que tenga un triángulo en la esquina superior izquierda.


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6. Junto a la celda, haga clic en el botón Comprobación de errores que aparece y, a continuación, haga clic en la opción que desea. Los comandos disponibles varían para cada tipo de error y la primera entrada describe el error. Si hace clic en Omitir error, se marcará el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes. 7. Repita los dos pasos anteriores. 1.11 Corregir un valor de error Si una fórmula no puede evaluar correctamente un resultado, Excel muestra un valor de error, como #####, #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NÚM!, #¡REF! y #¡VALOR!. Cada tipo de error tiene diversas causas y soluciones diferentes. La siguiente tabla contiene vínculos a artículos que describen estos errores detalladamente, así como una breve descripción para ayudarlo a comenzar. VÍNCULO A DESCRIPCIÓN ARTÍCULO CON INFORMACIÓN DETALLADA Corregir un error Excel muestra este error cuando el ancho de una columna no es ##### suficiente para mostrar todos los caracteres de una celda o cuando una celda incluye valores negativos en la fecha o la hora. Por ejemplo, una fórmula que resta a una fecha del pasado una fecha del futuro, como =15/06/2008-01/07/2008. Esto genera un valor negativo en la fecha. Corregir un error Excel muestra este error cuando un número se divide por cero (0) o por #¡DIV/0! una celda que no contiene ningún valor. Corregir un error Excel muestra este error cuando un valor no está disponible para una #N/A función o una fórmula. Corregir un error Este error aparece cuando Excel no reconoce el texto de una fórmula. #¿NOMBRE? Por ejemplo, el nombre de un intervalo o de una función puede estar mal escrito. Corregir un error Excel muestra este error cuando se especifica una intersección de dos #¡NULO! áreas que no forman intersección (no se cruzan). El operador de intersección es un carácter de espacio que separa referencias en una fórmula. Por ejemplo, las áreas A1:A2 y C3:C5 no forman intersección, de modo que al escribir la fórmula =SUMA(A1:A2 C3:C5) se devuelve el error #¡NULO!.


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Corregir un error Excel muestra este error cuando una fórmula o función contiene valores #¡NÚM! numéricos no válidos. Corregir un error Excel muestra este error cuando una referencia de celda no es válida. #¡REF! Por ejemplo, cuando se eliminan celdas a las que otras fórmulas hacían referencia o se pegan celdas movidas sobre otras a las cuales se hacía referencia en otras fórmulas. Corregir un error Excel puede mostrar este error si la fórmula incluye celdas que contienen #¡VALOR! tipos de datos diferentes. Si se habilita la comprobación errores, la información en pantalla muestra el mensaje "Un valor utilizado en la fórmula es de un tipo de datos erróneo". Por lo general, para resolver este problema, se pueden realizar pequeñas modificaciones en la fórmula.

1.12 Inspeccionar una fórmula y su resultado a través de la ventana Inspección Cuando las celdas no están visibles en una hoja de cálculo, puede ver las celdas y sus fórmulas en la barra de herramientas ventana Inspección. La ventana Inspección es útil para revisar, controlar o confirmar el cálculo de fórmulas y los resultados en hojas de cálculo grandes. Con el uso de la ventana Inspección, no necesitará desplazarse repetidamente ni ir a las distintas partes de su hoja de cálculo. Esta barra de herramientas se puede mover o acoplar como cualquier otra barra de herramientas. Por ejemplo, puede acoplarla en la parte inferior de la ventana. La barra de herramientas realiza un seguimiento de las siguientes propiedades de una celda: libro, hoja, nombre, celda, valor y fórmula. Sólo puede inspeccionar las celdas una vez.


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AGREGAR CELDAS A LA VENTANA INSPECCIÓN 1. Seleccione las celdas que desee inspeccionar. Para seleccionar todas las celdas de una hoja de cálculo con fórmulas, en el grupo Edición de la pestaña Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar, en Ir a especial y, a continuación, en Fórmulas.

2. En el grupo Auditoría de fórmulas de la ficha Fórmulas, haga clic en Ventana Inspección.

3. Haga clic en Agregar inspección

.

4. Haga clic en Agregar. 5. Mueva la barra de herramientas Ventana Inspección a la parte superior, inferior, izquierda o derecha de la ventana. 6. Para cambiar el ancho de una columna, arrastre el borde derecho del encabezado de la columna. 7. Para mostrar la celda a la que hace referencia una entrada en la barra de herramientas Ventana Inspección, haga doble clic en la entrada. Las celdas que tienen referencias externas a otros libros solo se muestran en la barra de herramientas ventana Inspección cuando el otro libro está abierto.


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1.13 Quitar celdas de la ventana Inspección 1. Si la barra de herramientas Ventana Inspección no se muestra, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en Ventana Inspección. 2. Seleccione las celdas que desee quitar. Para seleccionar varias celdas, presione CTRL y haga clic en las celdas. 3. Haga clic en Eliminar inspección

.

1.14 Evaluar una fórmula anidada paso a paso A veces resulta difícil comprender cómo se calcula el resultado final de una fórmula anidada porque hay diversos cálculos intermedios y pruebas lógicas. Sin embargo, mediante el cuadro de diálogo Evaluar fórmula, puede ver las diferentes partes de una fórmula anidada evaluados en el orden en que la fórmula se calcula. Por ejemplo, la fórmula =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) es más fácil de comprender cuando puede ver los siguientes resultados intermedios: PASOS QUE SE MUESTRAN EN EL CUADRO DESCRIPCIÓN DE DIÁLOGO =SI(PROMEDIO(F2:F5)>50;SUMA(G2:G5);0) Se muestra inicialmente la fórmula anidada. La función PROMEDIO y la función SUMA están anidadas dentro de la función SI. =SI(40>50;SUMA(G2:G5);0) El rango de celdas F2:F5 contiene los valores 55, 35, 45 y 25 y, por lo tanto, el resultado de la función PROMEDIO(F2:F5) es 40. =SI(Falso;SUMA(G2:G5);0) Puesto que 40 no es mayor que 50, la expresión en el primer argumento de la función SI (el argumento de la prueba lógica) es Falso. 0 La función SI devuelve el valor del tercer argumento (el argumento falso de valor de SI). La función SUMA no se evalúa porque es el segundo argumento de la función SI (argumento verdadero de valor de SI) y se devuelve sólo cuando la expresión es Verdadera. 1. Seleccione la celda que desee evaluar. Sólo se puede evaluar una celda a la vez. 2. En el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la opción Evaluar fórmula.


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3. Haga clic en Evaluar para examinar el valor de la referencia subrayada. El resultado de la evaluación se muestra en cursiva. Si la parte subrayada de la fórmula es una referencia a otra fórmula, haga clic en Paso a paso para entrar para mostrar la otra fórmula en el cuadro Evaluación. Haga clic en Paso a paso para salir para volver a la celda y fórmula anteriores. El botón Paso a paso para entrar no está disponible para una referencia la segunda vez que ésta aparece en la fórmula, ni si la fórmula hace referencia a una celda de un libro distinto. 4. Continúe hasta que se hayan evaluado todas las partes de la fórmula. 5. Para ver de nuevo la evaluación, haga clic en Reiniciar. Para finalizar la evaluación, haga clic en Cerrar.

  

Algunas partes de fórmulas que usan las funciones SI y ELEGIR no se evalúan. En estos casos, se muestra #N/A en el cuadro Evaluación. Si una referencia está en blanco, aparece el valor cero (0) en el cuadro Evaluación. Las siguientes funciones se vuelven a calcular cada vez que se modifica la hoja de cálculo y puede provocar que el cuadro de diálogo Evaluar fórmula presente resultados distintos de los que aparecen en la celda: ALEATORIO, ÁREAS, ÍNDICE, DESPLAZAMIENTO, CELDA, INDIRECTO, FILAS, COLUMNAS, AHORA, HOY, ALEATORIO ENTRE.

1.15 Mostrar las relaciones entre las fórmulas y las celdas A veces, la comprobación de las fórmulas para la precisión o para encontrar el origen de un error puede dificultarse cuando la fórmula usa celdas precedentes o dependientes: 

Celdas precedentes Celdas a las que se hace referencia mediante una fórmula en otra celda. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula =B5, la celda B5 es la celda precedente a D10. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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

Celdas dependientes Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras celdas. Por ejemplo, si la celda D10 contiene la fórmula = B5, la celda D10 es dependiente de la celda B5. Para facilitar la comprobación de las fórmulas, puede usar los comandos Seguimiento de precedentes y Seguimiento de dependientes para mostrar de forma gráfica o seguir paso a paso las relaciones entre estas celdas y las fórmulas con flechas de seguimiento.

1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Opciones y, a continuación, elija la categoría Avanzadas. 3. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione el libro que desea y luego asegúrese de seleccionar Todos o Nada (ocultar objetos) en Para objetos, mostrar:. 4. Si las fórmulas hacen referencia a las celdas de otro libro, abra ese libro. Excel no puede ir a una celda de un libro que no está abierto. 5. Realice uno de los procedimientos siguientes: 

Para rastrear las celdas que proporcionan datos a una fórmula (celdas precedentes), realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda que contiene la fórmula para la que desea buscar celdas precedentes. 2. Para mostrar una flecha de seguimiento a cada celda que proporciona directamente datos a la celda activa, haga clic en Seguimiento de precedentes, en el grupo Auditoría de fórmula de la pestaña Fórmulas

.

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de cálculo o libro, una flecha negra señalará desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de cálculo . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. 3. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que proporcionan datos a la celda activa, vuelva a hacer clic en Rastrear precedentes

.

4. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda precedente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de precedentes . Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento, haga clic nuevamente en el botón. 

Para rastrear fórmulas que hacen referencia a una celda determinada (dependientes), realice lo siguiente: 1. Seleccione la celda para la que desea identificar las celdas dependientes.


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2. Para mostrar una flecha de seguimiento para cada celda que es dependiente de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en Seguimiento de dependientes

.

Las flechas azules muestran celdas sin errores. Las flechas rojas muestran celdas que causan errores. Si se hace referencia a la celda seleccionada desde una celda de otra hoja de cálculo o libro, una flecha negra señalará desde la celda seleccionada a un icono de una hoja de cálculo . El otro libro deberá estar abierto antes de que Excel pueda rastrear estas dependencias. 3. Para identificar el siguiente nivel de las celdas que dependen de la celda activa, haga clic nuevamente en Rastrear dependientes

.

4. Para quitar las flechas de seguimiento de un nivel cada vez, empezando por la celda dependiente más alejada de la celda activa, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Quitar flechas y luego en Quitar un nivel de dependientes . Para quitar otro nivel de flechas de seguimiento, haga clic nuevamente en el botón. 5. Para quitar todas las flechas de seguimiento en la hoja de cálculo, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en Quitar flechas 

.

Para ver todas las relaciones en una hoja de cálculo, realice lo siguiente: 1. En una celda vacía, escriba = (signo igual). 2. Haga clic en el botón Seleccionar todo.

3. Seleccione la celda y en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga doble clic en Seguimiento de precedentes 

.

Si Excel emite un pitido cuando hace clic en Rastrear dependientes

o en Rastrear

precedentes , Excel ya ha realizado un seguimiento en todos los niveles de la fórmula o se está intentando realizar un seguimiento de un elemento que no se puede rastrear. Los siguientes elementos en las hojas de cálculo a los que se puede hacer referencia mediante fórmulas no se pueden rastrear con las herramientas de auditoría:


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   

 



Referencias a los cuadros de texto, gráficos incrustados o imágenes en las hojas de cálculo Informes de tabla dinámica Referencias a constantes con nombre Fórmulas ubicadas en otro libro que hacen referencia a la celda activa si el otro libro se cierra

Para ver las celdas precedentes codificadas con colores de los argumentos en una fórmula, seleccione una celda y presione F2. Para seleccionar la celda en el otro extremo de una flecha, haga doble clic en la flecha. Si la celda está en otra hoja de cálculo u otro libro, haga doble clic en la flecha negra para mostrar el cuadro de diálogo Ir a y luego haga doble clic en la referencia que desee en la lista Ir a. Todas las flechas de seguimiento desaparecen si cambia la fórmula a la que apuntan las flechas, inserta o elimina columnas o filas, o elimina o mueve celdas. Para restaurar las flechas de seguimiento después de realizar cualquiera de estos cambios, debe volver a usar los comandos de auditoría en la hoja de cálculo. Para realizar un seguimiento de las flechas de seguimiento originales, imprima la hoja de cálculo con las flechas de seguimiento visibles antes de aplicar los cambios.


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CAPITULO 2 TABLAS DINÁMICAS

 El participante conocerá qué es una tabla dinámica y su funcionamiento  El participante conocerá cómo crear una tabla dinámica  El participante conocerá qué es un gráfico dinámico

2.1 Tablas dinámicas Una tabla dinámica es una tabla interactiva creada a partir de un conjunto de datos de una hoja de cálculo en la mayoría de los casos, que tiene la capacidad de resumirlos utilizando un formato y un método de cálculo determinado. El potencial de las tablas dinámicas es muy grande y se puede utilizar de diferentes formas. Para la creación de las tablas dinámicas, seleccione la ficha de Insertar, en el grupo Tablas encontrará dos opciones Insertar tabla dinámica y Tablas dinámicas, donde podemos seleccionar entre crear una tabla dinámica o un gráfico dinámico Al utilizar el comando Insertar tabla dinámica, se desplegará la siguiente caja de dialogo:


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En esta caja de dialogo se determinan los datos a partir de los cuales se va a crear la tabla dinámica. Disponemos de dos opciones para seleccionar estos datos: Tabla o rango (cualquiera de estas opciones se emplea seleccionando el rango en la hoja de cálculo, del libro actual o cualquier otro libro) o bien utilizar una fuente de datos externa, es decir se puede crear usando datos creados en una aplicación, un sistema de base de datos o cualquier otra Fuente de datos externa a Excel. Esta opción inicia el MS Query para permitir consultar la fuente de datos. También se define dónde se desea colocar el informe de tabla dinámica, se dispone de dos opciones: Nueva hoja de cálculo o en una Hoja de cálculo existente (la cual puede ser de un libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la ubicación de la tabla dinámica, presione el botón Aceptar. En la hoja de cálculo se mostrará el diseño de la tabla dinámica. En la parte derecha de la pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, dentro de este panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos seleccionado previamente. También se define dónde se desea colocar el informe de tabla dinámica, se dispone de dos opciones: Nueva hoja de cálculo o en una Hoja de cálculo existente (la cual puede ser de un libro distinto al actual). Una vez que se han definido tanto los datos como la ubicación de la tabla dinámica, presione el botón Aceptar. En la hoja de cálculo se mostrará el diseño de la tabla dinámica. En la parte derecha de la pantalla se muestra panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, dentro de este panel se concentran enlistados los nombres de campos de los datos que hemos seleccionado previamente.


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2.2Diseñando una tabla dinámica

Para diseñar una tabla dinámica se emplea la parte inferior del panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, en ella se encuentran definidos distintos espacios: Como se indica, pude seleccionar el campo de la lista y arrastrarlo hasta el espacio donde se desea: Filtro de informe (Campos de página), Rótulos de columna (Campos de columna), Rótulos de fila (Campos de fila) y Valores (Datos). Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrástrelo a la nueva posición. Para eliminarlo arrástrelo fuera del área. Para cambiar de lugar un campo, simplemente arrástrelo a la nueva posición. Para eliminarlo arrástrelo fuera del área.

Si desea diseñar la tabla dinámica directamente en la hoja de cálculo realice lo siguiente:


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1) En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Opciones, grupo Tabla dinámica, seleccione el comando Opciones. 2) Dentro de la caja de dialogo Opciones de tabla dinámica, separador Mostrar, active la casilla de selección Diseño de tabla dinámica clásica (permite arrastrar los campos en la cuadrícula). 3) En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, seleccione el campo. Con un clic sostenido arrástrelo al área deseada (Campos de fila, Campos de columna, Campos de página, Datos). Debe de existir por lo menos un campo de datos. 4) El resultado obtenido será el mismo que en la forma anterior.

2.3 Personalizar los campos Todas las opciones de personalización de un campo de la tabla dinámica, se pueden modificar aun cuando la tabla ya haya sido creada o terminada. Para personalizar un campo, siga cualquiera de estas opciones: Haga clic con el botón derecho del mouse sobre el campo, del menú contextual seleccione la opción Configuración de campos… Seleccione el resumen, dentro de la tabla dinámica que desee personalizar. En la ficha Herramientas de tabla dinámica – Opciones, grupo Campo activo, seleccione el comando Configuración de campo. En el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica, haga clic en el campo, del menú seleccione la opción Configuración de campo de valor...


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Cualquiera de las acciones anteriores, abre la caja de diálogo configuración de campos de datos En esta caja de diálogo, dentro del separador Resumir valores por se definen las funciones de resumen usadas para calcular los valores en el campo de datos seleccionado. También puede crear un cálculo personalizado o cambiar el nombre del campo de datos (Nombre personalizado). En Nombre del origen se muestra el nombre del campo tal como aparece en los datos fuente. Nombre personalizado muestra el nombre del campo de datos tal como aparece en la tabla dinámica, para dar un nuevo nombre al campo, escriba sobre este. Resumir campo de valor por son las posibles funciones que Excel 2010 puede usar para resumir los valores en el campo de datos. Formato de Número asigna un formato a los valores en el campo de datos utilizando uno de los formatos numéricos incorporados o utiliza un formato personalizado que usted crea, el formato que se aplica se mantiene aun cuando se mueven los datos a la tabla dinámica. El separador de Mostrar valores como, crea un cálculo personalizado para el campo de datos. Los cálculos personalizados comparan, típicamente, un conjunto de datos con otro conjunto de datos relacionados en la tabla dinámica. El resultado puede expresarse como una diferencia, un porcentaje o algún otro tipo de función. Mostrar valores como contiene una lista de funciones disponibles para cálculos personalizados. Algunas de las funciones se muestran a continuación:


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Función

Resultado

Diferencia de

Muestra los datos como una diferencia entre un campo base y un elemento base especificado.

% de

Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje de un campo base y un elemento base especificado.

% de la Muestra los datos en el área de datos utilizando el mismo método de la Diferencia de función Diferencia de, pero muestra la diferencia como un porcentaje de los datos base. Total en

Muestra los datos de elementos sucesivos como un total actual. Debe seleccionar el campo cuyos elementos se mostrarán en un total actual.

% de la fila

Muestra los datos en cada fila como un porcentaje del total de la fila.

% de la col.

Muestra los datos de cada columna como un porcentaje del total de la columna.

% del total

Muestra los datos en el área de datos como un porcentaje del total general de todos los datos en la tabla dinámica.

Índice

Muestra los datos usando el siguiente algoritmo: ((valor en la celda) x (Total general)) / ((Total general de la fila) x (Total general de la columna))

Campo base muestra los campos que aparecen en la tabla dinámica. Después de seleccionar uno de los cálculos personalizados, seleccione un campo base que sirva como los datos base para el cálculo personalizado, si fuera necesario. De la misma forma el Elemento base muestra los elementos dentro del campo base seleccionado. Después de elegir un cálculo personalizado y un campo base, seleccione un elemento que sirva de elemento base del cálculo personalizado, también si fuera necesario. Cuando seleccione elementos para un campo base, pueden incluirse los elementos anteriores y siguientes. La opción (anterior) se utiliza cuando se desea que cada cálculo use el valor que precede el elemento actual en el campo base. La opción (siguiente) se utiliza cuando desea que cada cálculo use el valor que sigue del


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elemento actual en el campo base.

2.4 Filtros Los datos filtrados sólo muestran el subconjunto de datos que cumplen los criterios especificados y ocultan los datos que no se desea mostrar. En el informe de tabla o de gráfico dinámicos, haga clic en la flecha del área de columnas (campo de serie) o del área de filas (campo de categoría). En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar. Para quitar todos los filtros, en la ficha Opciones, en el grupo Acciones (informe de tabla dinámica), o en la ficha Analizar, en el grupo Datos (informe de gráfico dinámico), haga clic en Borrar y, a continuación, en Borrar filtros. Para quitar los filtros de un campo específico, haga clic en la flecha del rótulo de fila o de columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de .

2.5 Creación de fórmulas Si las funciones de resumen y los cálculos personalizados no proporcionan los resultados que desea, puede crear sus propias fórmulas en campos calculados y elementos calculados. Campo calculado. Utilice un campo calculado si piensa utilizar los datos de otro campo en la fórmula. En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, Elementos y Conjuntos y a


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continuación, haga clic en Campo calculado. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el campo. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el campo. Para utilizar los datos de otro campo en la fórmula, haga clic en el campo en el cuadro Campos y, a continuación, haga clic en Insertar campo. Finalmente de un clic en el botón de Aceptar. Elemento calculado. Utilice un elemento calculado si desea que fórmula emplee datos de uno o elementos específicos dentro de campo. Si los elementos del campo están agrupados, en la Herramientas de tabla dinámica - Opciones, en el grupo Agrupar, haga clic en Desagrupar. Haga clic en el campo donde desee agregar el elemento calculado.

la más un ficha

En la ficha Herramientas de tabla dinámica - Opciones, en el grupo Cálculos, haga clic en Campos, Elementos y Conjuntos y a continuación, haga clic en Elemento calculado. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para el elemento calculado. En el cuadro Fórmula, escriba la fórmula para el elemento. Para utilizar los datos de un elemento de la fórmula, haga clic en el elemento en la lista Elementos y a continuación, en Insertar elemento (el elemento debe ser del mismo campo que el elemento calculado). Orden de resolución. Presentará dentro de la caja de dialogo el orden en que se resuelven las distintas fórmulas de los campos y elementos calculados. Es posible cambiar el orden de resolución, empleando los botones de Subir y bajar, con la fórmula seleccionada. Otra opción es eliminar la fórmula que se tiene seleccionada.


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Crear lista de fórmulas. Al utilizar este comando Microsoft Excel inserta una hoja de cálculo más donde genera el resumen con las fórmulas que se han creado.

Agrupar Estas opciones se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Opciones, dentro del grupo Agrupar. Agrupar selección, es posible agrupar los elementos de un campo de forma personalizada con el fin de aislar el subconjunto de los datos que necesita para trabajar y que no puede agrupar de otro modo. Es posible agrupar elementos numéricos, de fecha y hora o elementos seleccionados. Agrupar elementos numéricos. Debe seleccionar el campo numérico de la tabla dinámica que desea agrupar. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar selección, mostrará la siguiente caja de dialogo donde se deberá de establecer en el cuadro Comenzar en, el primer elemento que desee agrupar. En el cuadro Terminar en, el último elemento que desee agrupar. En el cuadro Por, escriba un número que represente el intervalo incluido en cada grupo. Agrupar elementos de fecha y hora. Debe seleccionar el campo numérico de la tabla dinámica que desea agrupar. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar selección, mostrará la siguiente caja de dialogo donde se deberá de escribir la primera hora o fecha que desee agrupar en el cuadro Comenzar en y la última en el cuadro Terminar en. En el cuadro Por, haga clic en uno o más períodos de tiempo para los grupos. Para agrupar los elementos por semanas, haga clic en Días en el cuadro Por, asegúrese de que Días es el único período de tiempo seleccionado y, después, haga clic en 7 en el cuadro Número de días. A continuación, puede hacer clic en otros


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períodos de tiempo por los que desee agrupar, como Mes. Agrupar elementos seleccionados. Seleccione los elementos del informe de tabla dinámica que desea agrupar; haga clic en los elementos y arrástrelos o presione la tecla CTRL o MAYÚS mientras hace clic en los elementos. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica, utilice el comando Agrupar selección. En ese momento se creará la agrupación correspondiente.

Desagrupar elementos. Para desagrupar seleccione los elementos que desea desagrupar. En la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica, en el grupo Agrupar, haga clic en Desagrupar. En una selección de grupo, sólo se desagrupan los elementos seleccionados. En un campo numérico o de fecha u hora, se desagrupan todos los grupos del campo. Agrupar campos. Nos ayudará a crear las agrupaciones que requiramos en campos de tipo numérico o de fecha y hora como se ha explicado anteriormente. 2.6 Ordenar Estas opciones se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Opciones, dentro del grupo Ordenar y filtrar. Puede ordenar datos por texto (A a Z o Z a A), números (de menor a mayor o de mayor a menor) y fechas y horas (de más antiguos más recientes y de más recientes a más antiguos). Seleccione un campo de columna o de fila de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico o seleccione un rótulo de fila o columna de un informe de tabla dinámica.


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El comando ordena en forma ascendente: texto de la A a la Z, números de menor al mayor o fechas y horas de más antiguos a los más recientes. El comando ordena en forma descendente: texto de la Z a la Z, número del mayor al menor, fechas y horas de los más recientes a los más antiguos.

Si desea personalizar la operación de ordenación, en la ficha Opciones, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar. En el cuadro de diálogo Ordenar , seleccione el tipo de ordenación que desea siguiendo uno de estos procedimientos: Para devolver a los elementos su orden original, haga clic en Orden del origen de datos. Esta opción sólo está disponible para los datos de origen OLAP. Para arrastrar y arreglar elementos del modo que desee, haga clic en Manual. Para seleccionar un campo para ordenar en orden ascendente, seleccione Ascendente (A a Z) y, a continuación, seleccione el campo en la lista desplegable. Para seleccionar un campo para ordenar en orden descendente, seleccione Descendente (A a Z) y, a continuación, seleccione el campo en la lista desplegable. Para seguir personalizando la operación de ordenación, haga clic en Más opciones. En el cuadro de diálogo Más opciones de ordenación, siga uno o varios de estos procedimientos:  Para habilitar o deshabilitar la operación de ordenación cada vez que el informe de tabla dinámica se actualiza, dentro de la sección Autoordenar, active o desactive la casilla de verificación Ordenar automáticamente cada vez que se actualice el informe.  Para ordenar según un criterio de ordenación definido por el usuario mediante una lista personalizada, en la parte inferior de la sección Primer criterio de ordenación, seleccione la lista personalizada en la lista desplegable. Esta opción sólo está disponible si no se ha seleccionado la casilla de verificación de la parte inferior de la sección Autoordenar.


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Microsoft Office Excel ofrece listas personalizadas integradas de días de la semana y de meses del año, y puede además crear sus propias listas.

2.7 Opciones de tabla dinámica Las opciones de tabla dinámica, nos ofrecen diversos comandos para modificar, actualizar o cambiar la disposición de los datos y el formato de presentación de la misma. Todos los comandos que se revisaran a continuación se encuentran ubicados dentro de la ficha Herramientas de tabla dinámica – Opciones.

2.7.1 Grupo Acciones

Comando Borrar

Seleccionar

Mover tabla dinámica

Descripción Con este comando podemos borrar toda la tabla dinámica, de modo que podemos iniciar el diseño de una nueva tabla o gráfico con el mismo origen de datos. También nos da la posibilidad de borrar los filtros que se hubieran aplicado a la tabla o gráfico dinámico. Nos ofrece distintas opciones para seleccionar dentro de la tabla dinámica, como pueden ser los valores, etiquetas, rótulo o todo.

Abre la caja de dialogo siguiente, donde podemos cambiar la ubicación de la tabla dinámica actual.


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2.7.2 Grupo Mostrar Comando Lista de campo Botones +/-

Descripción Muestra u oculta el panel de tareas de Lista de campos de tabla dinámica. Muestra u oculta los botones para Expandir o Contraer el campo

Mostrar encabezados de campo

Muestra u oculta los encabezados de los campos de fila y columna de la tabla dinámica

2.7.3 Grupo Tabla dinámica Nombre de la tabla dinámica Microsoft Excel asigna a cada tabla dinámica un nombre, por definición es Tabla dinámica y un número consecutivo. Con este comando podemos cambiar este nombre y de esta manera identificar el informe de una manera precisa.

2.7.4 Opciones Este comando nos ayudará a cambiar distintas opciones de la tabla dinámica, en distintas maneras, aun cuando la tabla se encuentre concluida.


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Comando Combinar y centrar celdas con etiquetas. Sangría de etiquetas de filas en forma compacta. Mostrar campos en área de filtro de informe.

Para valores erróneos, mostrar. Para celdas vacías, mostrar. Autoajustar anchos de columnas al actualizar. Mantener el formato de la celda al actualizar.

Descripción Active esta casilla de verificación para combinar celdas de elementos de columna y fila externos de manera que pueda centrar los elementos horizontal y verticalmente. Para aplicar una sangría al área de rótulos de filas si el informe de tabla dinámica tiene un formato compacto, seleccione un nivel de sangría de 0 a 127. Seleccione Hacia abajo, luego horizontalmente para mostrar primero los campos del área del filtro del informe de arriba a abajo, según se agregan los campos, antes de mostrar otra columna. Seleccione Horizontalmente, luego hacia abajo para mostrar primero los campos en el área de filtro de informe de izquierda a derecha, según se agregan a él los campos, antes de continuar con otra fila. Active esta casilla de verificación y escriba el texto que desea que aparezca en la celda en lugar de un mensaje de error, como por ejemplo "No válido". Active esta casilla de verificación y a continuación, escriba un texto que desea que aparezca en la celda en lugar de la celda en blanco, como por ejemplo, "Vacía" Active esta casilla de verificación para ajustar las columnas de la tabla dinámica automáticamente al tamaño del texto o valor de número más extenso. Active esta casilla de verificación para guardar el formato y el diseño del informe de la tabla dinámica de manera que se utilice cada vez que realice una operación.


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2.7.5 Separador totales y filtros

Comando Mostrar totales generales de las filas Mostrar totales generales de las columnas Subtotales de elementos filtrados de página Permitir varios filtros por campo

Usar listas personalizadas al ordenar

Descripción Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la columna Total general situada junto a la última columna. Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar la fila Total general situada en la parte inferior del informe de la tabla dinámica. Active o desactive esta casilla de verificación para incluir o excluir elementos filtrados de informes en subtotales. Active esta casilla de verificación para insertar todos los valores, incluidos los que están ocultos por un filtro, cuando Microsoft Office Excel calcula los subtotales y el total general. Desactívela para incluir sólo los elementos mostrados cuando Excel calcula los subtotales y el total general. Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar el uso de listas personalizadas cuando Excel ordena listas. Si desactiva esta casilla de verificación mejorará el rendimiento al ordenar grandes cantidades de datos.

2.7.6 Separador Mostrar

En este separador podemos establecer qué es lo que se desea mostrar o no, de las distintas herramientas de la tabla dinámica, como pueden ser: Mostrar botones para expandir y contraer, Información contextual sobre herramientas, Títulos de campo y filtrar listas desplegables, Diseño de tabla dinámica clásica, Elementos sin datos en las filas y las columnas, Etiquetas de los elementos. Además de definir cómo se UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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desea establecer el orden, de A a Z ó según el origen de datos.

2.7.7 Separador de impresión

Comando Imprimir botones para expandir o contraer al mostrarlos en una tabla dinámica Repetir etiquetas de fila en cada página impresa Imprimir títulos

Descripción Active o desactive esta casilla de verificación para mostrar u ocultar los botones para expandir y contraer al imprimir un informe de tabla dinámica. Active o desactive esta casilla de verificación para repetir los rótulos del elemento actual del área de rótulos de fila en todas las páginas de un informe de tabla dinámica impreso. Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar o deshabilitar la repetición de encabezados de campos de filas y columnas y de rótulos de elementos de columna en todas las páginas impresas de un informe de tabla dinámica.

2.7.8 Separador Datos

Comando Guardar datos de

Descripción Active o desactive esta casilla de verificación para guardar los


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origen con el archivo Habilitar mostrar detalles Actualizar al abrir el archivo Número de elementos que se van a recuperar por campo

datos del origen de datos externo con el libro. Active o desactive esta casilla de verificación para habilitar la información detallada del origen de datos y a continuación, mostrar los datos en una nueva hoja de cálculo. Active o desactive esta casilla de verificación para actualizar los datos al abrir el libro de Excel que contiene este informe de tabla dinámica. Para especificar el número de elementos de cada campo que se almacenarán temporalmente con el libro en la caché, seleccione una de estas opciones:   

Automático. El número predeterminado de elementos únicos para cada campo. Ninguno. Ningún elemento único para cada campo. Máx. El número máximo de elementos únicos para cada campo. Puede especificar hasta un máximo de 1.048.576 elementos.

Esta configuración no está disponible para un origen de datos OLAP.

2.7.9 Grupo Campo activo En este grupo encontraremos opciones para expandir o contraer todo el campo, así como la Configuración del campo, tema que se explicó con anterioridad. Comando Gráfico dinámico Herramientas OLAP

Análisis de hipótesis

Descripción Inserta una gráfica dinámica basada en los datos de la tabla dinámica que se tiene seleccionada. En caso de haber una fuente de datos de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). Este origen de datos externos se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión y tener acceso al origen de datos externo. Mediante el uso de herramientas de análisis de hipótesis, puede probar con varios conjuntos de valores diferentes en una o más fórmulas y así explorar los diversos resultados. Estas herramientas de análisis se encontrarán disponibles, si el origen de datos de la tabla dinámica es de cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP)

2.8 Estilo de tabla dinámica


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El estilo de tabla dinámica incluye distintos elementos para la presentación del informe, entre otros: subtotales y totales generares, distintos diseños de informe y una amplia galería de estilos. Todos los comandos que se revisarán a continuación se encuentran en la ficha de Herramientas de tabla dinámica – Diseño.

2.8.1 Grupo Diseño

Comando Descripción Subtotales Nos ofrece tres maneras de presentar los subtotales: En la parte inferior del grupo. En la parte superior del grupo. No mostrar subtotales para los grupos. Totales Nos ofrece tres opciones para los totales generales de la tabla dinámica: generales Desactivados para filas y columnas. Activados para filas y columnas. Activado sólo para filas. Activado sólo para columnas. Diseño de Cambia la forma de presentar el informe de tabla dinámica de tres informe formas: Mostrar de forma compacta.- Se usa para evitar que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los campos del lado están en una columna y tienen aplicada sangría para mostrar la relación de la columna anidada. Mostrar en formulario esquemático.- Se usa para esquematizar los datos al estilo clásico de tabla dinámica.

Filas en blanco

Mostrar en formulario tabular.- Se usa para ver todos los datos en un formato de tabla tradicional y para copiar celdas en otra hoja de cálculo con facilidad. Podemos incluir o excluir dentro de la tabla dinámica, las filas en blanco que se encuentren en el origen de datos

2.8.2 Grupo Opciones de estilo de tabla dinámica En este grupo se definirán las opciones que servirán para el estilo de la tabla. Podemos definir si deseamos destacar los encabezados de fila o columna y si aplicar un tono distinto de color a las filas o a las columnas. 2.8.3 Estilos de tabla dinámica Nos ofrece la galería de estilos que podemos aplicar al informe de tabla UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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dinámica, basta con seleccionar cualquiera de ellos. Si deseamos cambiar el estilo, se selecciona cualquier otro. En esta opción también podremos borrar el estilo que se ha aplicado o guardar un estilo personalizado.

2.9 Actualizando una tabla dinámica Los comandos descritos a continuación se localizan dentro de la ficha Herramientas de tabla dinámica – Opciones, en el grupo Datos.

2.9.1 Actualizar Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un gráfico dinámico sufre alteraciones, bastará con utilizar el comando Actualizar para que la tabla o gráfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos.

2.9.2 Cambiar origen de datos Al utilizar este comando, podemos cambiar el origen de los datos en que se ha basado la tabla o gráfico dinámico. Abrirá una caja de dialogo similar a la empleada al momento de crear la tabla o gráfico, donde podemos seleccionar un rango o tabla distinto o cambiar la fuente de datos externa, según sea el caso.

2.10 Segmentación de datos Cuando se inserta una segmentación de datos, se usan botones para segmentar y filtrar rápidamente los datos para mostrar únicamente lo que se necesita. Además, cuando se aplica más de un filtro a la tabla dinámica, ya no es necesario abrir una lista para ver cuáles son los filtros que se aplican a los datos, se muestra justo en la pantalla. Es posible aplicar formato a la


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segmentación de datos para que coincida con el formato del libro y usarla de nuevo fácilmente en otras tablas dinámicas, gráficos dinámicos y funciones de cubo.

Para crear una segmentación de datos, realice lo siguiente: 1) Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos. 2) De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las fichas Opciones y Diseño.

3) En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos. 4) En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos. 5) Haga clic en Aceptar.

2.11 Gráficas Dinámicas


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Una vez terminada la Tabla Dinámica se puede dar paso a la realización del gráfico dinámico, esto se hace por medio del comando Gráfico dinámico del grupo Herramientas de la ficha Opciones de las Herramientas de tabla dinámica. Un gráfico dinámico también puede ser creado por medio del comando Gráfico dinámico, del grupo Tablas de la ficha Insertar, aun cuando se solicite la creación de un gráfico dinámica, se creará la tabla dinámica correspondiente.

2.11.1 Herramientas del gráfico dinámico Las herramientas de gráfica dinámica proporcionan los comandos necesarios para modificar y personalizar el gráfico que se tenga seleccionado en el momento. A continuación se revisan los comandos de la ficha Diseño.

2.11.2 Grupo Tipo - Cambiar tipo de gráfico Permite seleccionar otro tipo de gráfico distinto al establecido. También se dispone del comando

2.11.3 Guardar como plantilla Con el cual es posible guardar un estilo de gráfico de forma que pueda ser empleado en un gráfico nuevo.

2.11.4 Grupo Diseños de grafico Presenta la galería de diseños disponibles, que nos ayudaran a establecer el diseño que deseamos aplicar al gráfico, incluye mostrar ejes, líneas de división, posición de leyenda, títulos, tabla de valores, entre otros.


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2.11.5 Estilos de diseño Presenta la galería de estilos disponibles para aplicar al gráfico. Incluye distintas combinaciones de colores para las series, los ejes y los distintos elementos del gráfico.

2.11.6 Mover gráfico Este comando tiene la función de cambiar la ubicación del gráfico seleccionado, ya sea en cualquier hoja de cálculo, inclusive en un libro distinto o colocarlo en una hoja de gráfico nueva. La siguiente imagen muestra la caja de dialogo donde se establece la posición del gráfico.

2.11.7 Ficha Presentación En esta ficha se encuentran los comandos necesarios para personalizar los distintos elementos del gráfico. Selecciona el elemento del gráfico que desea personalizarse. Abre la caja de dialogo con las opciones correspondientes al elemento que se encuentra seleccionado. Eliminar el formato que se haya establecido al elemento seleccionado, para hacerlo coincidir con el estilo predeterminado.


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Permite insertar formas, cuadros de texto e imágenes.

Presenta tres formas distintas de mostrar el título del gráfico: Ninguno, Encima del gráfico o superpuesto.

Presenta distintas opciones para los rótulos de los distintos ejes, dependiendo del tipo de gráfico que se tenga seleccionado. Presenta distintas opciones para ubicar la leyenda Presenta distintas opciones para las etiquetas de datos, estas dependen del tipo de gráfico que se tenga seleccionado

Muestra u oculta las líneas de división, principales y secundarias. Muestra u oculta el cuadro del gráfico. Muestra u oculta el plano inferior del gráfico. Abre la caja de dialogo con las opciones de giro 3D.

El comando de análisis agrega líneas de tendencia, líneas, barras ascendentes o descendentes o barras de error. Muestra u oculta la tabla de datos dentro del mismo espacio del gráfico.

Presenta opciones para los distintos ejes, dependiendo del tipo de gráfico que se tenga Seleccionado. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Muestra el nombre del gráfico, donde es posible cambiarlo.

2.12 Actualizando una gráfica dinámica Los comandos descritos a continuación se localizan dentro de la ficha Herramientas del gráfico dinámico – Analizar, en el grupo Datos 2.12.1 Actualizar Si el origen de datos en la que se ha basado una tabla o un gráfico dinámico sufre alteraciones, bastará con utilizar el comando Actualizar para que la tabla o gráfico se modifiquen de acuerdo con los nuevos datos. 2.12.2 Borrar Puede emplearse de dos maneras distintas, para borrar la gráfica dinámica que se tenga seleccionada o para borrar los filtros aplicados al gráfico. 2.12.3 El complemento PowerPivot Si necesita analizar grandes cantidades de datos, puede descargar el complemento de Microsoft SQL Server PowerPivot para Excel y trabajar con datos dentro de los libros de Excel, donde puede explorar y realizar cálculos en los datos. Cuando se trabaja con datos, el tiempo de respuesta es ligeramente más rápido, tanto si trabaja con cientos de filas como con cientos de millones de filas.

Mediante PowerPivot para Excel, puede recopilar y combinar datos de varios orígenes con rapidez, incluidas bases de datos corporativas, hojas de cálculo, informes y fuentes de datos. Una vez que tiene los datos en Excel, puede explorarlos, calcularlos y resumirlos de manera interactiva mediante tablas dinámicas, segmentación de datos y otras características típicas de Excel.


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Realice los siguientes pasos para acceder a un origen de datos y visualizar las tablas dentro de la ventana de PowerPivot. Puede conectar a diferentes orígenes de datos: SQL Server,

Access, Analysis Services.

Otros tipos de orígenes de datos son: Oracle, Teradata, Sybase, Informix, IBM DB2, Archivos de texto, hojas de cálculo de Excel.

Seleccione el origen de datos del cual desea obtener las tablas. Dependiendo del origen de datos que haya seleccionado, la caja de dialogo UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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muestra distintas opciones. Presione el botón Siguiente para continuar con los siguientes pasos del Asistente para importación de tablas. Seleccionar en lista de tablas y vistas para elegir datos para importar.- Otra opción es emplear el modo gráfico de PowerPivot, mediante el cual seleccionaremos de una lista de tablas y consultas (en su caso), disponibles en el origen de datos. En este manual se revisará el modo gráfico de PowerPivot Escribir una consulta para especificar los datos que de importarán.- Las consultas para obtener las tablas que requiere, puede realizarlas por medio de una secuencia de comandos, el cuál contendrá las sentencias necesarias. Seleccione la opción que requiera y presione el botón Siguiente.

Seleccione las tablas y consultas que requiere para generar el resumen de tabla dinámica. Basta con activar la casilla de verificación que se localiza al lado izquierdo del nombre de cada tabla o consulta, puede seleccionar todas las tablas que requiera.

Una vez que ha seleccionado las tablas y consultas que desea importar, utilice el botón Vista previa y Filtrar para quitar los campos que no se requieran de cada tabla y si lo requiere filtrar los registros contenidos. Presione el botón Aceptar. Realice la misma operación para el resto de las tablas que desea importar. Presione el botón Finalizar en la caja del Asistente para la importación de tablas. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Si ya hemos filtrado las tablas y consultas seleccionadas, lo siguiente es esperar a que se realice el proceso de importación.

De ser necesario, establezca las relaciones entre las distintas tablas. Emplee el comando Crear relación, del grupo Relaciones, en la ficha Diseño, de la ventana de PowerPivot o visualice las relaciones ya creadas de origen, con el comando Administrar relaciones.

Finalmente, cree el informe de tabla dinámica, empleando cualquiera de las distintas opciones disponibles dentro del comando PivotTable, de la ficha Página principal de la ventana de PowerPivot.

2.13 Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico, es decir, la posición de sus campos, está determinada inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si se crea primero el informe de gráfico dinámico, se determina el diseño del gráfico arrastrando campos de la Lista de campos de tabla dinámica hasta áreas específicas de la hoja de gráfico. Los siguientes informes de ventas de tabla dinámica y gráfico dinámico muestran la relación entre los dos.


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Un rótulo de fila corresponde a una categoría Una etiqueta de columna corresponde a una serie de datos

2.14 Diferencias entre un gráfico dinámico y un gráfico estándar Orientación de fila y columna A diferencia de un gráfico estándar, no se puede modificar la orientación de filas y columnas de un informe de gráfico dinámico con el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Sin embargo, se pueden dinamizar las etiquetas Fila y Columna del informe de tabla dinámica asociado y lograr el mismo efecto. Tipos de gráfico Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por cualquier tipo de gráfico, salvo un gráfico xy (dispersión), de cotizaciones y de burbuja. Datos de origen Los gráficos normales están vinculados directamente a las celdas de la hoja de cálculo. Los informes de gráficos dinámicos se basan en el origen de datos del informe de tabla dinámica asociado. A diferencia de un gráfico estándar, no se puede modificar el rango de datos del gráfico en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos de un informe de gráfico dinámico. Formato La mayoría del formato, incluidos los elementos de gráfico que agregue, el diseño y el estilo, se guarda cuando se actualiza un informe de gráfico dinámico. Sin embargo, no se guardan las líneas de tendencia, las etiquetas de datos, las barras de error u otros cambios realizados en los conjuntos de datos. Los gráficos normales no pierden estos cambios de formato cuando se les aplican.

CAPITULO 3 MANEJO DE DATOS


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 El participante conocerá las herramientas de manejo de datos tales como: consolidar, administrar escenarios, buscar objetivo, validar  El participante aprenderá qué son los datos XML y cómo generarlos  El participante aprenderá a realizar resúmenes y esquema en un libro

3.1 Consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo Para resumir los resultados de datos en diferentes hojas de cálculo e informar de ellos, puede consolidar los datos de cada hoja de cálculo independiente en una hoja de cálculo (u hoja de cálculo maestra). Las hojas de cálculo que se consolidan pueden estar en el mismo libro como una hoja de cálculo maestra o en otros libros. Al consolidar datos en una hoja de cálculo, puede actualizarlos y agregarlos más fácilmente de forma regular o puntual. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos para cada una de las oficinas regionales, podría usar una consolidación para resumir estas cifras en una hoja de cálculo de gastos corporativa. Esta hoja de cálculo maestra podría contener los totales de ventas y promedios, los niveles de inventario actuales y los productos más vendidos de toda la organización. Hay dos formas principales de consolidar datos: 



Consolide por posición Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se organizan en el mismo orden y usan las mismas etiquetas de fila y columna (por ejemplo, cuando tiene una serie de hojas de de cálculo de gastos creadas a partir de la misma plantilla). Consolide por categorías Use este método cuando los datos de varias áreas de origen se organizan de forma diferente, pero se usan las mismas etiquetas de fila y columna. Por ejemplo, puede usar este método cuando tiene una serie de hojas de inventario de cada mes en las que se usa el mismo diseño, pero cada hoja de cálculo contiene distintos elementos o un número diferente de elementos. Puede consolidar datos mediante el comando Consolidar (pestaña Datos, grupo Herramientas de datos). También puede consolidar los datos con una fórmula o un informe de tabla dinámica.

3.2 Consolidar datos por posición 1. En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos del siguiente modo: 

Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.



Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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

Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados. 3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que use Microsoft Excel para consolidar los datos. 5. Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el libro y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. 6. Si la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar está en el libro actual, haga lo siguiente: 1. En el cuadro Referencia, haga clic en el botón Contraer diálogo para seleccionar los datos de la hoja de cálculo. 2. Haga clic en la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos y, a continuación, haga clic en el botón Expandir diálogo. 1. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para agregar todos los rangos que desea. 2. Indique cómo desea actualizar la consolidación mediante una de las siguientes acciones: 

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen en otro libro, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen. Active esta casilla de verificación únicamente si la hoja de cálculo que contiene los datos se encuentra en otro libro. Cuando active esta casilla de verificación, ya no podrá cambiar las celdas y los rangos que se van a incluir en la consolidación.



Para configurar la consolidación de modo que pueda actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla Crear vínculos con los datos de origen.


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3.3 Consolidar datos por categoría 1. En cada hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, prepare los datos del siguiente modo: 

Asegúrese de que cada rango de datos está en formato de lista: cada columna tiene una etiqueta en la primera fila, contiene hechos similares y no tiene filas o columnas en blanco.



Coloque cada rango en una hoja de cálculo diferente, pero no ponga ningún rango en la hoja de cálculo donde vaya a colocar la consolidación.



Asegúrese de que cada rango tiene el mismo diseño.

2. En la hoja de cálculo maestra, haga clic en la celda superior izquierda del área donde desea que aparezcan los datos consolidados. 3. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Consolidar.

4. En el cuadro Función, haga clic en la función de resumen que desea que use Excel para consolidar los datos. 5. Si la hoja de cálculo se encuentra en otro libro, haga clic en Examinar para buscar el archivo y, a continuación, haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Examinar. 6. Si la hoja de cálculo está en el libro actual, haga lo siguiente: 1. Haga clic en el botón de referencia a la derecha del cuadro de Referencia para abrir el cuadro de diálogo Consolidar - Referencia. 2. Abra la hoja de cálculo que contiene los datos que desea consolidar, seleccione los datos y haga clic en el botón a la derecha del cuadro. 1. En el cuadro de diálogo Consolidar, haga clic en Agregar y repita los pasos 6 y 7 para agregar todos los rangos que desea. 2. Decida cómo desea actualizar la consolidación. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para configurar la consolidación de manera que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, active la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.


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

Para configurar la consolidación de modo que puede actualizarla manualmente cambiando las celdas y los rangos incluidos, desactive la casilla de verificación Crear vínculos con los datos de origen.

3. Active las casillas de verificación de Usar rótulos en que indican donde se encuentran los rótulos en los rangos de origen, que puede ser: la Fila superior, la Columna izquierda o ambas.

3.4 Otras maneras de consolidar datos Además de consolidar datos por posición o por categoría, también puede hacerlo mediante fórmulas o informes de tabla dinámica.

USAR UNA FÓRMULA PARA CONSOLIDAR DATOS 1. En la hoja de cálculo maestra, copie o escriba los rótulos de columna o fila que desee para los datos de consolidación. 2. Haga clic en la celda en que desea incluir los datos de consolidación. 3. Escriba una fórmula que incluya una referencia de celda a las celdas de origen de cada hoja de cálculo o una referencia 3D que contenga los datos que desea consolidar. En cuanto a las referencias de celda, siga uno de los procedimientos siguientes: Si los datos que se van a consolidar están en celdas diferentes de otras hojas de cálculo 

Escriba una fórmula con referencias de celda a las otras hojas de cálculo, una por cada hoja de cálculo independiente. Por ejemplo, para consolidar datos de hojas de cálculo denominadas Ventas (en la celda B4), HR (en la celda F5) y Marketing (en la celda B9), en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra, tendría que escribir lo siguiente:

Si los datos que se van a consolidar están en las mismas celdas de otras hojas de cálculo 

Escriba una fórmula con una referencia 3D que use una referencia a un rango de nombres de hojas de cálculo. Por ejemplo, para consolidar los datos de las celdas A2 desde Ventas


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hasta Marketing (ambos incluidos), tendría que escribir lo siguiente en la celda A2 de la hoja de cálculo maestra:

Si el libro está configurado para calcular fórmulas automáticamente, una consolidación por fórmula siempre se actualiza automáticamente cuando cambian los datos de las hojas de cálculo independientes.

Usar un informe de tabla dinámica para consolidar datos Puede crear un informe de tabla dinámica para varios rangos de consolidación. Este método es similar a la consolidación por categoría, pero ofrece más flexibilidad para reorganizar las categorías.

3.5 Análisis de hipótesis Mediante el uso de herramientas de análisis de hipótesis en Microsoft Excel, puede probar con varios conjuntos de valores diferentes en una o más fórmulas y así explorar los diversos resultados. Por ejemplo, puede ejecutar análisis de hipótesis para crear dos presupuestos donde en cada uno de ellos se supone un cierto grado de ingresos. O bien, puede especificar un resultado que desea que genere una fórmula y luego determinar qué conjuntos de valores generarán dicho resultado. Excel proporciona varias herramientas diferentes para ayudar a realizar el tipo de análisis que se ajuste a sus necesidades. El análisis de hipótesis es el proceso que consiste en cambiar los valores de las celdas para ver cómo los cambios afectan al resultado de las fórmulas de la hoja de cálculo. En Excel se incluyen tres tipos de herramientas de análisis de hipótesis: escenarios, tablas de datos y búsqueda de objetivo. Los escenarios y las tablas de datos toman conjuntos de valores de entrada y determinan posibles resultados. Una tabla de datos funciona únicamente con una o dos variables, pero puede aceptar muchos valores diferentes para estas variables. Un escenario puede tener muchas variables, pero puede acomodar hasta 32 valores. La búsqueda


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de objetivo funciona de forma distinta a los escenarios y las tablas de datos ya que toma un resultado y determina los valores de entrada posibles que producen ese resultado. Además de estas tres herramientas, puede instalar complementos que le ayudarán a realizar análisis de hipótesis, como el complemento Solver. El complemento Solver es similar a la búsqueda de objetivo, pero puede adecuarse a más variables. También puede crear previsiones mediante varios comandos y el controlador de relleno que están integrados en Excel. Para modelos más avanzados, puede usar el complemento Herramientas para análisis.

3.6 Usar escenarios para tener en cuenta muchas variables diferentes Un escenario es un conjunto de valores que Excel guarda y puede reemplazar de forma automática en las celdas de una hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, luego, cambiarlos a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver los diferentes resultados. Por ejemplo, suponga que tiene dos escenarios del presupuesto: un caso bueno y otro malo. Puede usar la característica Administrador de escenarios para crear dos escenarios en la misma hoja de cálculo y luego cambiar entre ellos. Para cada escenario, debe especificar las celdas que cambian y los valores que va a usar para dicho escenario. Al cambiar entre los escenarios, la celda de resultado cambia para reflejar los diferentes valores de las celdas cambiantes. Escenario Peor opción

Celdas cambiantes Celda de resultado Escenario Mejor opción

Celdas cambiantes Celda de resultado

Si varias personas tienen información específica en libros independientes que desea usar en escenarios, puede recopilar los libros y combinar los escenarios.


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Después de crear o recopilar todos los escenarios que necesita, puede crear un informe resumen del escenario que incluya la información de estos escenarios. Un informe de escenario muestra toda la información del escenario en una tabla en una nueva hoja de cálculo. Informe Resumen de escenario

3.7 Usar la búsqueda objetivo para averiguar cómo obtener un resultado deseado Si sabe el resultado que desea de una fórmula, pero no está seguro de cuáles son los datos que requiere la fórmula para obtener dicho resultado, puede usar la función Búsqueda de objetivo. Por ejemplo, suponga que tiene que pedir prestado dinero. Conoce la cantidad de dinero que desea, el período en el cual devolverá el préstamo y cuánto puede pagar cada mes. Puede usar la Búsqueda de objetivo para determinar qué tipo de interés debe obtener para cumplir su objetivo de préstamo. PREPARAR LA HOJA DE CÁLCULO 1. Abra una nueva hoja de cálculo en blanco. 2. Primero agregue algunas etiquetas en la primera columna para que sea más fácil leer la hoja de cálculo. 1. En la celda A1, escriba Importe del préstamo. 2. En la celda A2, escriba Período en meses. 3. En la celda A3, escriba Tipo de interés. 4. En la celda A4, escriba Pago. 3. A continuación, agregue los valores que conoce. 1. En la celda B1, escriba 100.000. Éste es el importe del préstamo que desea.


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2. En la celda B2, escriba 180. Ésta es la cantidad de meses que desea para saldar el préstamo. Si bien sabe cuál es el importe del préstamo que desea, no lo especifica como un valor porque el importe del pago es un resultado de la fórmula. En su lugar, debe agregar la fórmula a la hoja de cálculo y especificar el valor del pago más adelante al usar Buscar objetivo. 1. A continuación, agregue la fórmula para la cual tiene un objetivo. Para este ejemplo, use la función PAGO: 

En la celda B4, escriba =PAGO(B3/12;B2;B1). Esta fórmula calcula el importe del pago. En este ejemplo desea pagar €900 cada mes. No especifica ese importe aquí ya que desea usar Buscar objetivo para determinar el tipo de interés y esta característica requiere que se empiece con una fórmula. La fórmula hace referencia a las celdas B1 y B2, que contienen los valores especificados en los pasos anteriores. La fórmula también hace referencia a la celda B3 que es el lugar que especificará para que Buscar objetivo coloque el tipo de interés. La fórmula divide el valor de B3 por 12 porque ha especificado un pago mensual y la función PAGO da por supuesto un tipo de interés anual. Como no hay ningún valor en la celda B3, Excel da por supuesto un tipo de interés del 0% y, con los valores del ejemplo, devuelve un pago de 555,56 €. Puede ignorar ese valor por ahora. Para obtener más información acerca de la función PAGO, vea la sección Vea también.

USAR BUSCAR OBJETIVO PARA DETERMINAR EL TIPO DE INTERÉS 1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Análisis de hipótesis y, a continuación, en Buscar objetivo. 2. En el cuadro Definir la celda, escriba la referencia de la celda que contiene la fórmula que desea resolver. En el ejemplo es la celda B4. 3. En el cuadro Con el valor, especifique el resultado de la fórmula que desee. En el ejemplo es -900. Observe que este número es negativo porque representa un pago. 1. En el cuadro Cambiando la celda, indique la referencia de la celda que contiene el valor que desea ajustar. En el ejemplo es la celda B3.

Haga clic en Aceptar. Buscar objetivo se ejecuta y produce un resultado como el que se muestra en la siguiente ilustración.


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Por último, dé formato a la celda objetivo (B3) de manera que muestre el resultado como un porcentaje. 1. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la opción Porcentaje. 2. Haga clic en Aumentar decimales o en Disminuir decimales para establecer la cantidad de posiciones decimales.

3.8 Usar tablas de datos para ver los efectos de una o dos variables en una fórmula Si tiene una fórmula que usa una o dos variables, o varias fórmulas que usan una variable común, puede usar una tabla de datos para ver todos los resultados en un solo lugar. Con el uso de las tablas de datos podrá examinar más fácilmente una variedad de posibilidades de un vistazo. Puesto que se centra en solo una o dos variables, los resultados son fáciles de leer y compartir en formato tabular. Si se habilita un nuevo cálculo automático para el libro, los datos de las tablas de datos se actualizarán inmediatamente; por ello, siempre tendrá datos nuevos.

Una tabla de datos de una variable Una tabla de datos no puede acomodar más de dos variables. Si desea analizar más de dos variables, puede usar los escenarios. Aunque su límite es de una o dos variables, una tabla de datos puede usar tantos valores de variables diferentes como desee. Un escenario puede tener un máximo de 32 valores diferentes, pero puede crear tantos escenarios como desee.


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3.9 Preparar previsiones y modelos empresariales avanzados Si desea preparar previsiones, puede usar Excel para generar automáticamente futuros valores que se basan en datos existentes, o para generar automáticamente valores extrapolados con tendencia lineal o con cálculos de tendencias de crecimiento. Puede completar una serie de valores que coinciden con una tendencia lineal simple o con una tendencia geométrica exponencial mediante el controlador de relleno o el comando Serie. Para ampliar los datos complejos y no lineales, puede usar las funciones de la hoja de cálculo o la herramienta de análisis de regresión en el complemento Herramientas para análisis. Para obtener más información, siga los vínculos de la sección Vea también. Aunque la Búsqueda de objetivo puede alojar solo una variable, puede proyectar hacia atrás para obtener más variables usando el complemento Solver. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo para la fórmula en una celda, llamada celda objetivo, en una hoja de cálculo. Solver trabaja con un grupo de celdas que están relacionadas con la fórmula en la celda objetivo. Solver ajusta los valores en las celdas cambiantes especificadas, denominadas celdas de variables, para obtener el resultado especificado en la fórmula de la celda de destino. Puede aplicar restricciones para limitar los valores que podrá usar Solver en el modelo; asimismo, las restricciones pueden estar referidas a otras celdas que modifican la fórmula de la celda objetivo.

3.10 Crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de datos de la hoja de cálculo Si desea crear un archivo de datos XML y un archivo de esquema XML a partir de un rango de celdas de una hoja de cálculo, puede usar la versión 1.1 del complemento de herramientas XML de Excel 2003 para mejorar las características XML existentes en Microsoft Excel 2010.

3.10.1 Paso 1: Descargar el complemento de herramientas XML y activarlo 1. Para descargar el complemento, haga clic en este vínculo, Complemento de herramientas XML de Excel 2003 y, a continuación, siga las instrucciones en la página de descarga. 2. Inicie Excel. 3. Haga clic en la pestaña Archivo. 4. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 5. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir.


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6. En el cuadro de diálogo Complementos, haga clic en Examinar, busque el archivo XmlTools.xla, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Aceptar. De forma predeterminada, este archivo se almacena en la siguiente carpeta del disco duro: \Office Samples\OfficeExcel2003XMLToolsAddin. 7. Compruebe que la casilla de verificación XmlTools esté seleccionada en la lista Complementos disponibles y, a continuación, haga clic en Aceptar para cargar el complemento. 8. Para comprobar que el complemento está activo, en la ficha Complementos, en la categoría Comandos del menú asegúrese de que aparezca el comando del menú XML Tools.

3.10.2 Paso 2: Convertir un rango de celdas en una tabla XML 1. Escriba los datos para los que desea crear el archivo de datos XML y el archivo de esquema XML. Los datos deben estar en un formato tabular de columnas y filas (denominados también datos sin formato). 2. En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú , haga clic en la flecha que aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic en Convert a Range to an XML List. 3. Indique el rango de celdas de los datos que desea convertir como una referencia absoluta en el cuadro de texto. 4. En Use first row as column names, seleccione No si la primera fila contiene datos o Yes si la primera fila contiene encabezados de columna y, a continuación, haga clic en Aceptar.

3.10.3 Paso 3: Exportar la tabla XML a un archivo de datos XML (.xml) 1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Opciones y luego haga clic en la categoría Personalizar cinta. 3. En Fichas principales, active la casilla de verificación Programador y luego haga clic en Aceptar. 2. En la ficha Programador, en el grupo XML, haga clic en Exportar.


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3. En el cuadro de diálogo grande Exportar XML, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo de datos XML. 4. Haga clic en Exportar.

3.10.4 Paso 4: Guardar el esquema XML en un archivo de esquema XML (.xsd) 1. Seleccione cualquier celda de una tabla de Excel asignada. 2. En la ficha Complementos, en el grupo Comandos del menú, haga clic en la flecha que aparece junto a XML Tools y, a continuación, haga clic en Create XSD files for the XML Schema at the active cell. Excel copia el esquema XML y lo pega en el Bloc de notas. 3. En el Bloc de Notas, haga clic en Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como. 4. Escriba un nombre de archivo y un tipo de archivo, por ejemplo ProdOrders.xsd y, a continuación, haga clic en Guardar. 3.11 Aplicar validación de datos a celdas La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos. En este artículo se describe el funcionamiento de la validación de datos en Excel y las diferentes técnicas de validación de datos existentes. No analiza la protección de celdas que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar ni sobrescribir. La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores. Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.


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En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente. Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.


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3.12 ¿Cuándo es útil la validación de datos? La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes. Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones: Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica. Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes. Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después. Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un


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campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres. Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

3.13 Mensajes de validación de datos Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error: Icono Tipo Detener

Se usa para Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar. Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla. Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios


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pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo. Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado. Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos: El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno. Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido. Una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) especifica datos no válidos en la celda. Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos. Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación. Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista. Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que: Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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controlador de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo. Para obtener más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo, vea Proteger los elementos de un libro u hoja de cálculo. La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático. Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error. Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

3.14 Manejar una alerta de validación de datos Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.), se muestra un mensaje de error de validación de datos. Este mensaje de error significa que el propietario del libro aplicó la validación de datos (validación de datos: función de Excel que se puede utilizar para definir restricciones sobre los datos que se pueden insertar en una celda, y para mostrar mensajes que insten a los usuarios a especificar entradas correctas y les notifiquen las entradas incorrectas.) a la celda para impedir que los usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error para indicarle que los datos que escribió no son válidos. Solo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada. Si desconoce la validez de los datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el propietario del libro. Si heredó el libro, puede modificar o quitar la validación de datos a menos que la hoja de cálculo esté protegida con una contraseña que no conoce. Si es posible, puede ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a desproteger la hoja de cálculo. También puede copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación, quitar la validación de datos.

3.15 Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista. Seleccione las celdas que desea validar.


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En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos en este momento. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para terminar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Lista. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada). Por ejemplo: Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No. Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta. También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del libro. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda. 3.14.1 Mostrar un mensaje de entrada Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.


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Rellene el título y el texto del mensaje. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

3.14.2 Especificar una respuesta para los datos no válidos Haga clic en la pestaña Mensaje de error y asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos esté activada. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo: Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información. Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia. Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres). Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente. Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

3.16 Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.


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Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

3.17 Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.


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Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que actualmente esté escribiendo datos. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo. Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y a continuación muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual

en el grupo Número de la ficha Inicio.

Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

3.18 Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.


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Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha. Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.


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3.19 Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Hora. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora. Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de abierto, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Hora de inicio y a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalización. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

3.20 Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número. Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.


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Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

3.21 Calcular qué se permite según el contenido de otra celda Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.


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Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente. Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

3.22 Usar una fórmula para calcular qué se permite Seleccione las celdas que desea validar. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible. Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint. No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Es posible que esté escribiendo datos actualmente. El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras se están escribiendo datos en una celda. Para dejar de escribir datos, presione ENTRAR o ESC. La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida. No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.


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En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo: Para asegurarse de que La celda para la cuenta del picnic (B1) solo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dólares asignados. La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto. Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dólares. La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo). Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos.

Escriba esta fórmula =Y(D1=0;D2<40000)

=ESTEXTO(B2)

=Y(E1<=800;E2<=97000)

=SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1 Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual. La celda que contiene un nombre =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9) de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos o muestre un mensaje de entrada como se indicó anteriormente.


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Para mostrar un mensaje de respuesta a los datos no válidos muestre un mensaje de error como se indicó anteriormente.

3.23 Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema, muestra datos de detalle del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.

Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema adecuados. El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle. El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región. Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles.

El nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo las filas de detalle 11 a 13 están actualmente visibles). Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema y .

3.24 Crear un esquema de filas Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.  Seleccione una celda del rango.


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Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.  Inserte las filas de resumen. Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:  Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal Use el comando Subtotal, que inserta la función SUBTOTAL inmediatamente debajo o encima de cada grupo de filas de detalle y crea automáticamente el esquema. Para obtener más información, vea el artículo sobre cómo insertar subtotales en una lista de datos de una hoja de cálculo.  Insertar sus propias filas de resumen Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle. Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de detalle. 3.24.1 Cómo especificar la ubicación de la fila de resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes: 3.25 Aplicar un esquema a los datos automáticamente En caso necesario, seleccione una celda del rango. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

3.26 Aplicar un esquema a los datos manualmente Importante Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente. Aplique un esquema al grupo externo.


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3.27 Cómo aplicar un esquema al grupo externo Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados. En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10. A 1 Región 2 Este 3 Este 4 Este 5 Este 6 Este 7 Este 8 Este 9 Este 10 Este 11 Total del este

B Mes Marzo Marzo Marzo Marzo Total de marzo Abril Abril Abril Total de abril

C Ventas 9.647 $ 4.101 $ 7.115 $ 2.957 $ 23.820 $ 4.257 $ 1.829 $ 6.550 $ 12.636 $ 36.456 $

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado. Cómo aplicar un esquema al grupo interno anidado Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen. En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9. A 1 Región 2 Este 3 Este 4 Este 5 Este 6 Este 7 Este 8 Este 9 Este 10 Este

B Mes Marzo Marzo Marzo Marzo Total de marzo Abril Abril Abril Total de abril

C Ventas 9.647 $ 4.101 $ 7.115 $ 2.957 $ 23.820 $ 4.257 $ 1.829 $ 6.550 $ 12.636 $


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11 Total del este 36.456 $ En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

3.23 Crear un esquema de columnas Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco. Seleccione una celda del rango. Ordene las filas que forman los grupos. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle. Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle. Cómo especificar la ubicación de la columna de resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Haga clic en Aceptar. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos: Aplicar un esquema a los datos automáticamente En caso necesario, seleccione una celda del rango. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema. Aplicar un esquema a los datos manualmente


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Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente. Aplique un esquema al grupo externo. Cómo aplicar un esquema al grupo externo Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados. En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione las columnas B a I. A B C D E F G H I 1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

J M1 2.823 2.077 2.471 2.276

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado. Cómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la fila de resumen. En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

1 2 3 4 5

A Regn Este Oeste Norte Sur

B C D E F G H I J ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276 No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo.

En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar. Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar. También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en o en del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar. Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas.

3.24 Mostrar u ocultar datos de esquemas Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en

del grupo. del grupo.

Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado En los símbolos de esquema , haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan. Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en . Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema . Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en . Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en

.

3.25 Personalizar un esquema con estilos En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes: Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema. Active la casilla de verificación Estilos automáticos. Haga clic en Aplicar estilos. Asimismo, puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos esquematizados.

3.26 Copiar datos esquematizados Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Utilice los símbolos de esquema copiar.

,

y

para ocultar los datos de detalle que no desee

Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas. Seleccione el rango de filas de resumen. En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a.


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Haga clic en Ir a Especial. Haga clic en Sólo celdas visibles. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.

3.27 Ocultar o quitar un esquema Si no ve los símbolos de esquema , y , haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema. Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema

.

Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y desactive la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

3.28 Quitar un esquema Haga clic en la hoja de cálculo. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a continuación, en Borrar esquema. Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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3.29 Crear un informe de resumen con un gráfico Aplicar un esquema a los datos. Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema , y para mostrar sólo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

Representar en un gráfico el informe de resumen Seleccione los datos de resumen que desea representar. Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior. Cree el gráfico. Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo.

Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.


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CAPITULO 4 OBTENER DATOS EXTERNOS

   

El participante al finalizar la sección importará datos de distintos orígenes. El participante colocará texto en columnas con ayuda de un Asistente. El participante conocerá y utilizará las herramientas de Creación de tablas. El participante conocerá las herramientas y funciones de Subtotales

4.1 Importar datos Microsoft Excel 2010 cuenta con una serie de herramientas que facilitan importar datos de diversas fuentes. Para importar datos basta con utilizar los comandos del grupo Obtener datos externos de la ficha Datos.

Excel 2010 cuenta con la facilidad de obtener datos externos de diferentes fuentes, ya sea importando datos, de consultas en el Web o consultando Bases de Datos. En lo referente a bases de datos las fuentes de las cuales podemos obtener información, pueden ser desde MS Access Database, web, hasta XML, entre otras.

Utilice este comando para importar datos de una base de datos de Microsoft Access. Al dar clic en el comando abrirá una caja de dialogo similar a Abrir, para poder seleccionar el archivo.


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Utilice este comando para importar datos desde una página WEB. Abrirá la caja de dialogo de Nueva consulta Web, donde deberá de escribir la dirección de la página web que desea importar.

Para importar la información se seleccionan las tablas dando clic sobre el icono. Al hacerlo cambia de color indicando que ha sido seleccionada esa tabla. Al dar clic sobre la información seleccionada se importa a la hoja de cálculo.


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Si desea importar datos desde un archivo de texto, este es el comando que debe de utilizar, al dar clic en él, mostrará la caja de dialogo similar a Abrir, para poder seleccionar el archivo desde el cual se desea realizar la importación de los datos. Una vez seleccionado el archivo, se mostrará la siguiente caja de dialogo, donde se muestran los datos contenidos en el archivo de texto.

La caja del Asistente para importar archivos de texto, tiene la opción Comenzar a importar en la fila que sólo va a tomar el archivo original a partir de la fila que se especifica. El rango que se ha de convertir puede tener cualquier cantidad de filas de alto, pero sólo una columna de ancho. Origen del archivo determina el tipo de archivo de texto del que se está importando. Los pasos subsecuentes se describen en el siguiente tema.

Microsoft Office facilita controladores que pueden utilizarse para recuperar datos de los siguientes orígenes de datos:  Microsoft SQL Server Analysis Services (proveedor OLAP)  Microsoft Office Excel  Oracle  SQL Server  Datos XML También pueden utilizarse controladores ODBC o controladores de origen de datos de otros fabricantes para recuperar información de orígenes de datos que no


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figuran en esta lista, incluidos otros tipos de bases de datos OLAP. Puede utilizar el Asistente para la conexión de datos para conectar con un origen de datos externos que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos, en la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos.

La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva. En la caja de dialogo de Conexiones existentes, se muestran las conexiones disponibles, nos es posible agregar más conexiones.

4.2 Texto en columnas Si en el Paso 1 se eligió De ancho fijo, la caja de diálogo muestra la colocación sugerida para las separaciones de las columnas. En esta muestra es posible volver a ajustarlas arrastrando con un clic sostenido las líneas de separación.

Si en el Paso 1 se elige Delimitado aparecerá la siguiente caja de diálogo:


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Con estas opciones se pueden cambiar los caracteres considerados como Separadores. Es posible seleccionar más de un separador (Tabulación, Punto y coma, Coma o Espacio) y/o escribir un separador personalizado en Otro. Con la opción Considerar separadores consecutivos como uno solo dos separadores sin contenido alguno entre ellos serán interpretados como una sola separación de columna. Por ejemplo, si esa opción es seleccionada y el separador especificado es una coma(,), "Jiménez,,Tomás" tendrá dos columnas, una con "Jiménez" y la otra con "Tomás". Si la misma opción es desactivada, significa que "Jiménez,,Tomás" tendrá tres columnas: "Jiménez", una columna en blanco y "Tomás." En algunos datos se utilizan comillas sencillas o dobles para indicar que todos los caracteres entre comillas deben ser tratados como texto, incluso los caracteres que normalmente serían tratados como separadores. Las comillas que se vayan a utilizar se determinan en Calificador de texto. Por ejemplo, si selecciona la coma como separador y las comillas dobles como calificadores de texto, el ejemplo siguiente tendrá dos columnas. Si selecciona "{ninguno}" como calificador de texto, los datos en el ejemplo siguiente tendrán tres columnas. Jiménez,"Gerente, Ventas" Jiménez Gerente, Ventas Jiménez

Gerente

Ventas

En el siguiente paso es posible cambiar la forma en que el Asistente interpreta los datos de cada columna. Para seleccionar una columna basta con dar un clic sobre la columna deseada para que se sombree. En Formato de los datos en columnas es posible seleccionar General, Texto o Fecha. La opción No importar columna (saltar) impide que los datos de la columna seleccionada sean incluidos en la hoja de cálculo. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Dando clic en el botón de Avanzadas nos aparece la siguiente pantalla. Es aquí donde podemos definir un formato para aquellas columnas que serán de tipo numéricos, tales como el Separador decimal y el Separador de miles; con el botón de Restablecer los separadores regresan a la configuración establecida en la Configuración Regional del Panel de Control. Los datos convertidos comienzan en la columna que está convirtiendo y luego llena las celdas ubicadas a la derecha. Si utiliza la opción Texto en columnas, es posible introducir una referencia en una parte diferente de la hoja, en el lugar donde desea colocar los datos convertidos. Si está importando un archivo Excel 2010 automáticamente nos crea un nuevo libro, de una sola hoja, que recibe el nombre del archivo que se está importando.

4.2 Funcionalidad de tablas Excel 2010 permite crear tablas en las hojas de cálculo para agrupar datos relacionados y actuar sobre ellos. Puede crear una tabla a partir de datos existentes o crear una tabla en un rango vacío. Al especificar un rango como una tabla, puede administrar y analizar fácilmente los datos, con independencia de los datos externos a la tabla. Además, puede compartir la información contenida en una tabla con otras personas mediante integración con Microsoft Windows SharePoint Services.


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Las tablas tienen las siguientes características:

A: Cada tabla de la columna tiene habilitado el Filtro de manera predeterminada en la fila de encabezado, lo que permite filtrar u ordenar rápidamente los datos. B: Puede agregar una fila Total a la tabla. Si hace clic en una celda de la fila Total podrá elegir una de las funciones agregadas de la tabla desplegable. C: Puede modificar el tamaño de la tabla arrastrando el controlador de tamaño de la esquina inferior derecha del borde de la tabla.

4.3 Creación de una tabla Para crear una tabla se siguen los pasos a continuación descritos: 1) Selecciones el rango de datos que desea convertir en una tabla. 2) En la ficha Insertar, grupo Tablas, elija el comando Tabla. También puede seleccionar el rango de celdas que desea especificar como una tabla en el cuadro de diálogo Crear tabla. Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de verificación La tabla tiene encabezados y haga clic en Aceptar. 3) Cuando la tabla es creada de adiciona una banda de opciones más Herramientas de tabla – Diseño con las funcionalidades más comunes para tablas.


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4.4 Agregar fila de total en una tabla En la ficha Herramientas de tabla – Diseño, grupo Opciones de estilo de tabla, seleccione la casilla de verificación Fila de totales. Esta fila siempre se insertará debajo de la última fila, por lo que al agregar más datos a la tabla los totales se actualizarán automáticamente. Otra forma de hacerlo es utilizando Fila de totales del comando Tabla del menú contextual.

Una vez que se ha agregado la fila total, es posible seleccionar el tipo de función que deseamos utilizar, la cual puede ser: Suma, Promedio, Cuenta, Max, Min, Desvest, Var., en cualquiera de las columnas integrantes de la tabla.


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4.5 Convertir una tabla en rango Puede quitar la funcionalidad de tablas a una tabla de la hoja de cálculo; para ello, convierta la tabla en un rango estándar de Excel. La manera de hacerlo es la siguiente: en el comando Convertir Herramientas de la ficha Herramientas de tabla – Diseño.

en rango

del

grupo

Excel confirmará esta acción por medio de un mensaje, en el cual se selecciona el botón de Si.

Si la tabla está vinculada a una tabla de SharePoint, se quitará el vínculo y no se reflejarán los cambios pendientes en la tabla de SharePoint.

4.6 Subtotales Este comando se utiliza cuando se trabaja con listas y sirve para realizar precisamente lo que su nombre indica: añadir líneas de subtotal a cada grupo de datos de acuerdo a una operación indicada, por ejemplo: generar la suma de todos los valores numéricos incluidos en cada grupo de filas de una lista. El comando Subtotales permite también generar otros cálculos complementarios a cada nivel del grupo. Por ejemplo: se puede usar el comando Subtotales para calcular el promedio de los valores de una columna para cada grupo de filas. El comando Subtotales también crea totales generales, es decir, aplica la función que se indique, al total de la lista, así como a


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subgrupos dentro de la lista. El primer paso para la creación de subtotales es la ordenación de la lista. Es necesario que se ordene una columna que muestre varias categorías diferentes de datos, para esto es necesario tener bien organizada la información de la lista y posteriormente realice los siguientes pasos: 1. Una vez ordenados los datos accese a la ficha ‘Datos’ y diríjase al grupo ‘Esquema’. De clic en el comando “Subtotal”. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: Para cada cambio en: muestra cada una de las columnas de la tabla disponibles. Se debe seleccionar aquella columna sobre la cual se desee conocer el subtotal. Entonces se aplicará un subtotal para cada cambio de datos en esa columna. Hay que tener cuidado al seleccionar la columna, ya que por ejemplo, si se selecciona la columna de fecha produciría demasiados subtotales. Se ofrecen 11 funciones que están diseñadas para trabajar con listas como Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto, Contar números, Desvestp, Var, Varp. El cuadro de lista Agregar subtotal a muestra todas las columnas de la lista en donde se puede aplicar la función seleccionada. Es importante verificar el tipo de datos que maneja la columna donde se va a agregar el subtotal. Se pueden agregar subtotales a varias columnas al mismo tiempo. Al activar la casilla Reemplazar subtotales actuales se borrarán los subtotales generados anteriores y se crearán nuevos subtotales. Si se selecciona Salto de página entre grupos se generan saltos de página que permiten imprimir los subtotales de cada categoría en hojas separadas. Resumen debajo de los datos muestra el total general debajo de la hoja. De otra forma si no se selecciona esta opción sale el total general al inicio de la hoja. Quitar todos: Borra todos los subtotales existentes en la lista si se hace clic en este botón. 2. Seleccione los datos requeridos y presione el botón


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CAPITULO 5 MACROS Y CONTROLES DE CONTENIDO

   

El participante conocerá qué es una macro y su funcionamiento El participante aprenderá a crear, editar, eliminar y ejecutar una macro El participante aprenderá qué son los controles de contenido y sus propiedades El participante aprenderá a crear un formulario con los controles de contenido necesarios  El participante aprenderá los filtros avanzados

5.1 Crear o eliminar una macro Para automatizar una tarea repetitiva, puede grabar rápidamente una macro en Microsoft Excel. También puede crear una macro mediante el Editor de Visual Basic en Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) para escribir sus propios scripts de macro o para copiar toda o parte de una macro en una nueva macro. Una vez creada una macro, puede asignarla a un objeto (como un botón de la barra de herramientas, un gráfico o un control) para que pueda ejecutarla haciendo clic en ese objeto. Si ya no usa una macro, puede eliminarla.

5.2 Grabar una macro Cuando graba una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos necesarios para completar las acciones que desea que realice la macro. En los pasos grabados no se incluye el desplazamiento por la cinta de opciones. 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de opciones. 3. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:


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1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 2. En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre para la macro. 3. Para asignar una combinación de tecla de método abreviado con CTRL para ejecutar la macro, en el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra en mayúsculas o minúsculas que desee usar. 4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro. Si desea que la macro esté disponible siempre que utilice Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb) en caso de no existir uno previamente, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, el libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. En Microsoft Windows XP, el libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros ubicados en la carpeta XLStart se abren automáticamente siempre que se ejecuta Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. 5. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción. 6. Haga clic en Aceptar para iniciar la grabación. 7. Realice las acciones que desee grabar. 8. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación

.

5.3 Crear una macro mediante VBA 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de opciones. 3. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.


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2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1. En el grupo Código de la ficha Programador, haga clic en Visual Basic. 2. De ser necesario, en el Editor de Visual Basic, en el menú Insertar, haga clic en Módulo. 3. En la ventana de código del módulo, escriba o copie el código de macro que desea utilizar. 4. Para ejecutar la macro desde la ventana del módulo, presione F5. 5. En el Editor de Visual Basic, en el menú Archivo, haga clic en Cerrar y volver a Microsoft Excel cuando termine de escribir la macro.

5.4 Copiar parte de una macro para crear otra 1. Si la ficha Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en Personalizar cinta de opciones. 3. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Fichas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.


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2. En Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1. Abra el libro que contiene la macro que desee copiar. 2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros. 3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee copiar. 4. Haga clic en Modificar. 5. En la ventana de código del Editor de Visual Basic, seleccione las líneas de la macro que desee copiar. 6. En el menú Edición, elija Copiar. 7. En el cuadro Procedimiento de la ventana de código, haga clic en el módulo en el que desea colocar el código. 8. En el menú Edición, elija Pegar.

5.5 Asignar una macro a un objeto, gráfico o control 1. En una hoja de cálculo, haga clic con el botón secundario en el objeto, gráfico o control al que desea asignar una macro existente y, a continuación, haga clic en Asignar macro. 2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea asignar.

5.6 Eliminar una macro 1. Abra el libro que contiene la macro que desee eliminar. 2. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

3. Seleccione el libro que contiene la macro que desea eliminar en la lista Macros en. Por

ejemplo, haga clic en Este libro. 4. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en el nombre de la macro que desee eliminar. 5. Haga clic en Eliminar.


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5.7 Ejecutar una macro Existen varias maneras de ejecutar una macro en Microsoft Excel. Una macro es una acción o un conjunto de acciones que permiten automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones. Para ejecutar una macro, se hace clic en el comando Macros de la cinta de opciones (ficha Programador, grupo Código). En función de cómo se haya asignado la ejecución de una macro, para ejecutar la macro también se podrá usar un método abreviado de combinación con la tecla CTRL, o se podrá hacer clic en la barra de herramientas de acceso rápido o en un grupo personalizado de la cinta de opciones, o en una área de un objeto, gráfico o control. Además, una macro se puede ejecutar automáticamente al abrirse un libro. 1. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, en Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1. Abra el libro que contiene la macro. 2. En

la

ficha

Programador,

en

el

grupo

Código,

haga

clic

en

Macros.

3. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro que desea ejecutar. 4. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para ejecutar una macro en un libro de Excel, haga clic en Ejecutar.



Para ejecutar una macro desde un módulo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA), haga clic en Editar y, en el menú Ejecutar, haga clic en Ejecutar Sub/UserForm , o presiones F5.


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5.8 Ejecutar una macro presionando una combinación de teclas de método abreviado con CTRL 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Macros.

2. En el cuadro Nombre de la macro, haga clic en la macro a la que desea asignar una combinación de teclas con CTRL. 3. Haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de la macro. 5. En el cuadro Tecla de método abreviado, escriba cualquier letra minúscula o mayúscula que desee usar. 6. Escriba una descripción de la macro en el cuadro Descripción. 7. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios y, a continuación, en Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo Macro.

5.9 Ejecutar una macro haciendo clic en un botón de la barra de herramientas de acceso rápido Para agregar un botón a la barra de herramientas de acceso rápido para que ejecute una macro, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y haga clic en Barra de herramientas de acceso rápido. 2. En la lista Comandos disponibles en, seleccione Macros. 3. En la lista, haga clic en la macro que creó y, a continuación, en Agregar. 4. Para cambiar la imagen del botón de la macro, seleccione la macro en el cuadro al que la agregó y haga clic en Modificar. 5. En Símbolo, haga clic en la imagen de botón que desea. 6. Para cambiar el nombre de la macro que aparece al posicionar el cursor sobre el botón, escriba el nombre que desea en el cuadro Nombre para mostrar. 7. Haga clic en Aceptar para agregar el botón de la macro a la barra de herramientas de acceso rápido. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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8. En la Barra de herramientas de acceso rápido, haga clic en el botón de la macro que acaba de agregar.

5.10 Ejecutar una macro mediante un botón de un grupo personalizado de la cinta de opciones Si aprovecha la capacidad de personalización de la cinta de opciones en Excel 2010, puede crear un grupo personalizado que aparezca en una ficha de la cinta de opciones y, a continuación, asignar una macro a un botón de ese grupo. Por ejemplo, puede agregar un grupo personalizado denominado "Mis macros" a la ficha Programador, y agregar una macro (que aparece como un botón) al nuevo grupo.

5.11 Ejecutar una macro haciendo clic en un área de un objeto gráfico Puede crear una zona activa en un gráfico donde los usuarios pueden hacer clic para ejecutar una macro. 1. En la hoja de cálculo, inserte un objeto gráfico, como una imagen, una imagen prediseñada, una forma o un gráfico SmartArt. 2. Para crear una zona activa en el objeto existente, en la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas, seleccione la forma que desea usar y, a continuación, dibuje dicha forma en el objeto existente.

3. Haga clic con el botón secundario en la zona activa que ha creado y, a continuación, elija Asignar Macro. 4. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para asignar una macro al botón u objeto gráfico, haga doble clic en la macro o escriba el nombre de la misma en el cuadro Nombre de la macro.



Para grabar una nueva macro y asignarla al objeto gráfico seleccionado, haga clic en Grabar, escriba un nombre para la macro en el cuadro de diálogo Grabar macro y haga clic en Aceptar para comenzar a grabar la macro. Cuando termine de grabarla, haga clic en Detener grabación

en la ficha Programador del grupo Código.


121




Para modificar una macro existente, haga clic en el nombre de la macro, en el cuadro Nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Modificar.

5. Haga clic en Aceptar. 6. En la hoja de cálculo, seleccione la zona activa. Se mostrarán las herramientas de Dibujo y se agregará una ficha Formato. 7. En el grupo Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la flecha junto a Relleno de forma y elija Sin relleno.

8. Haga clic en la flecha situada junto a Contorno de forma y, a continuación, haga clic en Sin contorno.

5.12 Configurar una macro para que se ejecute automáticamente al abrirse un libro Si graba una macro y la guarda con el nombre "Auto_abrir", la macro se ejecutará cada vez que se abra el libro que contiene la macro. Otra forma de ejecutar automáticamente una macro al abrir un libro es escribir un procedimiento de VBA en el evento Open del libro usando el Editor de Visual Basic. El evento Open es un evento de libro integrado que ejecuta su código de macro cada vez que se abre el libro. CREAR UNA MACRO AUTO_ABRIR 1. Si la pestaña Programador no está disponible, haga lo siguiente para mostrarla: 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones. 2. En la categoría Personalizar cinta, en la lista Pestañas principales, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar. 2. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente:


122


1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1. Si desea guardar la macro con un libro determinado, abra primero ese libro. 2. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Grabar macro. 3. En el cuadro Nombre de la macro, escriba Auto_abrir. 4. En la lista Guardar macro en, seleccione el libro donde desea almacenar la macro. Si desea que la macro esté disponible siempre que use Excel, seleccione Libro de macros personal. Cuando se selecciona Libro de macros personal, Excel crea un libro oculto de macros personal (Personal.xlsb), si aún no existe, y guarda la macro en este libro. En Windows Vista, este libro se guarda en la carpeta C:\Usuarios\nombre de usuario\AppData\Local\Microsoft\Excel\XLStart. Si no lo encuentra aquí, es posible que se haya guardado en la subcarpeta Roaming, en lugar de en Local. En Microsoft Windows XP, este libro se guarda en la carpeta C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Datos de programa\Microsoft\Excel\XLStart. Los libros almacenados en la carpeta XLStart se abren automáticamente al iniciar Excel. Si desea que se ejecute automáticamente una macro del libro de macros personal en otro libro, también debe guardar ese libro en la carpeta XLStart, de forma que ambos libros se abran cuando se inicie Excel. 5. Haga clic en Aceptar y realice las acciones que desea grabar. 6. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Detener grabación


.

123


5.13 Crear un procedimiento de VBA para el evento Open de un libro El ejemplo siguiente utiliza el evento Open para ejecutar una macro al abrir el libro. 1. Para establecer el nivel de seguridad de manera que estén habilitadas temporalmente todas las macros, haga lo siguiente: 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, bajo Configuración de macros, haga clic en Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código posiblemente peligroso) y, a continuación, haga clic en Aceptar. 1. Guarde y cierre todos los libros abiertos. 2. Abra el libro donde desea agregar la macro o cree un nuevo libro. 3. En la pestaña Programador, en el grupo Código, haga clic en Visual Basic. 4. En la ventana Explorador de proyectos, haga clic con el botón secundario en el objeto ThisWorkbook y, a continuación, haga clic en Ver código. 5. En la lista Objeto situada encima de la ventana Código, seleccione Libro. De esta manera se crea un procedimiento vacío para el evento Open, como el siguiente: Private Sub Workbook_Open() End Sub 6. Agregue al procedimiento las líneas de código siguientes: Private Sub Workbook_Open() MsgBox Date Worksheets("Hoja1").Range("A1").Value = Date End Sub 7. Cambie a Excel y guarde el libro como libro habilitado para macros (.xlsm). 8. Cierre y vuelva a abrir el libro. Al abrir de nuevo el libro, Excel ejecuta el procedimiento Private Sub Workbook_Open, que muestra la fecha actual en un cuadro de mensaje. 9. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje. Observe que la celda A1 de la Hoja1 también contiene la fecha, como resultado de ejecutar el procedimiento Private Sub Workbook_Open.


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5.14 Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel En Microsoft Excel, se puede cambiar la configuración de seguridad de las macros para especificar qué macros se ejecutarán, y en qué circunstancias, al abrir un libro. Por ejemplo, se puede permitir la ejecución de macros si están firmadas digitalmente por un desarrollador de confianza (una persona que escribe código de programación).

5.15 Configuración de seguridad de macros y sus efectos En la siguiente lista se resumen las distintas configuraciones de seguridad de las macros. En todas las configuraciones, si hay instalado un software antivirus que funciona con Microsoft Office 2010 y si el libro contiene macros, se examina el libro para detectar virus conocidos antes de abrirlo. 









Deshabilitar todas las macros sin notificación Haga clic en esta opción si no confía en las macros. Se deshabilitan todas las macros de los documentos y todas las alertas de seguridad relacionadas con las macros. Si hay documentos que contienen macros sin firmar que considera de confianza, puede colocar esos documentos en una ubicación de confianza. Los documentos que se encuentran en ubicaciones de confianza pueden ejecutarse sin que los compruebe el sistema de seguridad del Centro de confianza. Deshabilitar todas las macros con notificación Ésta es la configuración predeterminada. Haga clic en esta opción si desea deshabilitar las macros, pero desea recibir alertas de seguridad si hay macros presentes. De esta manera, puede elegir cuándo habilitar las macros en cada caso. Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente Esta configuración es la misma que la de la opción Deshabilitar todas las macros con notificación, con la excepción de que, si la macro está firmada digitalmente por un editor de confianza, podrá ejecutarse si ya confía en el editor. Si el editor no es de confianza, se le notificará al respecto para que pueda elegir si desea habilitar las macros firmadas o confiar en el editor. Todas las macros no firmadas digitalmente se deshabilitan sin ninguna notificación. Habilitar todas las macros (no recomendado; puede ejecutarse código potencialmente peligroso) Haga clic en esta opción para permitir la ejecución de todas las macros. No se recomienda usar esta opción, ya que con esta configuración el equipo es vulnerable a código posiblemente malintencionado. Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA Esta configuración es para los programadores y se usa para bloquear o permitir de forma deliberada el acceso mediante programación al modelo de objetos de VBA desde cualquier cliente de automatización. Es decir, ofrece una opción de seguridad para el código escrito para automatizar un programa de Office y manipular mediante programación el entorno y el modelo de objetos de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Se trata de una configuración por usuario y por aplicación que deniega el acceso de forma predeterminada. Esta opción de seguridad dificulta que los programas sin autorización generen código de "replicación automática" que pueda dañar los sistemas del usuario final. Para que cualquier cliente de automatización pueda tener acceso al modelo de objetos de VBA mediante


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programación, el usuario que ejecute el código debe conceder acceso explícitamente. Para habilitar el acceso, active la casilla.

5.16 Cambiar la configuración de seguridad de las macros La configuración de seguridad de macros se puede cambiar en el Centro de confianza a menos que un administrador del sistema de la organización haya cambiado la configuración predeterminada para impedir que se modifique la configuración. 1. En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

2. En la categoría Configuración de macros, en Configuración de macros, haga clic en la opción que desee. Para obtener información detallada acerca de esta configuración, vea la sección Configuración de seguridad de macros y sus efectos, incluida antes en este artículo. 3. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y, a continuación, en la categoría Centro de confianza. 4. Haga clic en Configuración del centro de confianza y después en la categoría Configuración de macros.

5.17 Usar firmas digitales Microsoft Office 2010 usa la tecnología Authenticode de Microsoft para permitir a los creadores de macros firmar digitalmente un archivo o un proyecto de macro. El certificado usado para crear esta firma confirma que la macro o el documento proceden del firmante y la firma certifica que la macro o el documento no se han alterado posteriormente. Después de instalar su certificado digital, puede firmar archivos y proyectos de macro. OBTENER UN CERTIFICADO DIGITAL PARA FIRMAR Puede obtener un certificado digital de una entidad emisora de certificados comercial o del administrador de seguridad o de un profesional de TI de su organización. CREAR SU PROPIO CERTIFICADO DIGITAL PARA REALIZAR FIRMAS PERSONALES UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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También puede crear su propio certificado para emitir firmas digitales usando la herramienta Selfcert.exe.

5.18 Solucionar problemas NO PUEDO CAMBIAR LA CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD DE MACROS Es posible que algunos usuarios no puedan cambiar la configuración del Centro de confianza debido a directivas de seguridad de grupo en sus organizaciones. En estos casos, deben ponerse en contacto con el administrador de TI de su organización. ¿QUÉ OCURRIÓ CON LA CONFIGURACIÓN DE SEGURIDAD MUY ALTO, ALTO, MEDIO Y BAJO? El modelo de seguridad de Microsoft Office ha sufrido cambios importantes en las últimas versiones. En la siguiente lista se compara la configuración de seguridad de macros de Excel 2003 con la configuración de seguridad de macros de Excel 2010: CONFIGURACIÓN DE EXCEL 2003 Muy alto

EQUIVALENTE EN EXCEL 2010 Deshabilitar todas las macros sin notificación

Alto

Deshabilitar todas las macros excepto las firmadas digitalmente

Medio

Deshabilitar todas las macros con

INFORMACIÓN ADICIONAL En Excel 2003, las macros de VBA solo se pueden ejecutar si se selecciona la opción Confiar en todas las plantillas y complementos instalados (en Excel 2003, la ficha Editores de confianza en el cuadro de diálogo Seguridad) y las macros (firmadas o no) se almacenan en una carpeta de confianza específica en el disco duro del usuario. Si no se cumplen todas estas condiciones, las macros de VBA no se pueden ejecutar con la configuración de seguridad Muy alto en Excel 2003. En Excel 2003, los archivos ejecutables (como .exe o .com) deben estar firmados por una fuente de confianza reconocida (es decir, deben tener un certificado de confianza) para poder ejecutarse. De lo contrario, todos los archivos ejecutables asociados a los documentos, o insertados en ellos, se deshabilitarán automáticamente al abrir dichos documentos, sin advertir al usuario. De forma predeterminada, todos los programas de Office 2003 se instalan con la configuración de seguridad de macros en la opción Alto. En Excel 2003, se pregunta a los usuarios si desean habilitar o deshabilitar archivos


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notificación

Bajo

Habilitar todas las macros (no se recomienda; puede ejecutarse código posiblemente peligroso)

ejecutables al abrir un documento. Este nivel requiere la aceptación de un certificado de confianza para cada archivo ejecutable, que se acepta agregando el certificado a un segmento del Registro de Windows del equipo. Las solicitudes posteriores para ejecutar una macro desde una fuente de confianza se aceptan automáticamente (el archivo ejecutable se ejecuta sin preguntar al usuario). En Excel 2003, todas las macros se ejecutan sin restricciones. Este nivel de seguridad no protege frente a programas malintencionados, no permite la aceptación de certificados de confianza y no se considera seguro en general. No se recomienda usar este nivel.

5.19 Introducción a formularios, controles de formulario y controles ActiveX en una hoja de cálculo Sí, es verdad. Puede crear excelentes formularios con poco o ningún código de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones (VBA) o en Microsoft Excel. Mediante el uso de formularios y de los numerosos controles y objetos que es posible agregarles, puede mejorar de manera notable la entrada de datos en las hojas de cálculo y el modo en que dichas hojas se muestran.

5.20 ¿Qué es un formulario? Un formulario, ya sea impreso o en línea, es un documento diseñado con formato y estructura estándar que facilita la captura, la organización y la edición de la información. 

Los formularios impresos contienen instrucciones, formato, etiquetas y espacios en blanco para escribir datos. Puede usar Excel y plantillas de Excel para crear formularios impresos. Para obtener más información acerca de las plantillas de Excel, vea la sección Vea también.



Los formularios en línea tienen las mismas características que los formularios impresos. Además, contienen controles, que son objetos que muestran datos o hacen que sea más


128


fácil para los usuarios entrar o editar los datos, realizar una acción o seleccionar una opción. En general, los controles facilitan el uso de los formularios. Algunos ejemplos de controles comunes son los cuadros de lista, los botones de opción y los botones de comando. Los controles también pueden ejecutar macros asignadas y responder a eventos, tales como clics del mouse, mediante la ejecución de código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Puede usar Excel de diversas maneras para crear formularios impresos y en línea.

5.21 Tipos de formularios de Excel Existen diversos tipos de formularios que puede crear en Excel: formularios de datos, hojas de cálculo que contienen controles ActiveX y de formulario, y formularios del usuario de VBA. Puede usar cada tipo de formulario por separado o puede combinarlos de diferentes maneras para crear una solución que sea apropiada para su caso particular.

5.21.1 Formulario de datos Un formulario de datos brinda una forma conveniente de escribir o mostrar una fila completa de información en un intervalo o una tabla sin desplazarse horizontalmente. Verá que la entrada de datos será más sencilla con el uso de un formulario de datos, dado que no tendrá que desplazarse de columna en columna en caso de que tenga más columnas de datos que las que pueden verse en pantalla. Use un formulario de datos cuando sea suficiente un formulario simple de cuadros de texto que enumeren los encabezados de columna como etiquetas y no necesite características de formulario personalizadas ni sofisticadas, como un control de número o cuadro de lista. Excel puede generar automáticamente un formulario de datos integrado para el rango o la tabla. El formulario de datos muestra todos los encabezados de columna como etiquetas en un único cuadro de diálogo. Cada etiqueta tiene un cuadro de texto en blanco adyacente en el que el usuario puede escribir los datos para cada columna, hasta un máximo de 32 columnas. En un formulario de datos, puede agregar nuevas UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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filas, buscar nuevas filas mediante navegación o, según el contenido de la celda, actualizar o eliminar filas. Si una celda contiene una fórmula, su resultado se muestra en el formulario de datos, pero no puede cambiar la fórmula mediante dicho formulario. 5.21.2 Hoja de cálculo con controles ActiveX y de formulario Una hoja de cálculo es un tipo de formulario que permite que el usuario escriba datos y los vea en una cuadrícula; existen diversas características similares a los controles ya integradas en las hojas de cálculo de Excel, como validación de datos y comentarios. Las celdas se asemejan a cuadros de texto dado que el usuario puede escribir texto y aplicarles formato de diversas maneras. Las celdas con frecuencia se usan como etiquetas y, ajustando su alto y ancho, así como combinándolas, puede hacer que una hoja de cálculo se comporte como un simple formulario de entrada de datos. Otras características similares a los controles, como los comentarios de celda, los hipervínculos, las imágenes de fondo, la validación de datos, el formato condicional, los gráficos incrustados y el Filtro automático, pueden hacer que una hoja de cálculo se comporte como un formulario avanzado. Para incrementar la flexibilidad, puede agregar controles y otros objetos de dibujo al lienzo de dibujo de una hoja de cálculo, y combinarlos y coordinarlos con las celdas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, puede usar un control de cuadro de lista para facilitar la selección por parte del usuario de un elemento de una lista, o bien puede usar un control de control de número para facilitar la escritura de un número por parte de un usuario. Dado que los controles y objetos se almacenan en el lienzo de dibujo, puede mostrarlos o verlos a lo largo de texto asociado que es independiente de los límites de fila y columna sin cambiar el diseño de una cuadrícula o tabla de datos en la hoja de cálculo. La mayor parte del tiempo, muchos de estos controles también pueden vincularse con celdas de la hoja de cálculo y no requieren código de VBA para hacer que funcionen. Puede establecer propiedades que determinan si un control flota libremente o se mueve y cambia de tamaño junto con una celda. Por ejemplo, probablemente tenga una casilla de verificación que desee mover junto con su celda subyacente cuando se ordene el intervalo. No obstante, si tiene un cuadro de lista que desee mantener en una ubicación específica en todo momento, probablemente no desee que se mueva junto con dicha celda. Excel tiene dos tipos de controles: controles de formulario y controles ActiveX. Además de estos conjuntos de controles, también puede agregar objetos desde las Herramientas de dibujo, como autoformas, WordArt, elementos gráficos SmartArt o cuadros de texto.

5.22 Controles de formulario Los controles de formulario son controles originales que son compatibles con versiones anteriores de Excel, a partir de la versión 5.0 de Excel. Los controles de formulario también están diseñados para usarse en hojas de macros XLM.


130


Los controles de formulario se usan cuando se desea hacer referencia e interactuar fácilmente con datos de celda sin usar código de VBA y cuando se desea agregar controles a hojas de gráfico. Por ejemplo, después de agregar un control de cuadro de lista a una hoja de cálculo y vincularlo con una celda, puede devolver un valor numérico para la posición actual del elemento seleccionado en el control. Después, puede usar dicho valor numérico junto con la función INDICE para seleccionar elementos diferentes de la lista. También puede ejecutar macros usando los controles de formulario. Puede adjuntar una macro existente a un control, o bien escribir o grabar una nueva macro. Cuando un usuario del formulario hace clic en el control, éste ejecuta la macro. No obstante, estos controles no se pueden agregar a formularios del usuario, usarse para controlar eventos, ni modificarse para que ejecuten scripts web en páginas web. 5.23 Resumen de controles de formulario NOMBRE DEL BOTÓN

EJEMPLO

DESCRIPCIÓN

Etiqueta

Cuadro grupo

Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones. de

Botón

Casilla verificación

Agrupa controles relacionados en una unidad visual en un rectángulo con una etiqueta opcional. Generalmente, se agrupan botones de opción, casillas de verificación o contenido estrechamente relacionado. Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario hace clic en él. Los botones también se conocen como botones de comando.

de


Activa o desactiva un valor que representa una selección inequívoca entre opuestos. Puede seleccionar más de una casilla de verificación en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple).

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Botón de opción

Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se excluyen mutuamente; un botón de opción generalmente está contenido en un cuadro de grupo o un marco. Un botón de opción puede tener uno de tres estados: activado, desactivado y mixto, lo que significa una combinación de los estados activado y desactivado (como en una selección múltiple). Los botones de opción también se conocen como botones de radio. Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de opciones que varían en número o contenido. Existen tres tipos de cuadros de lista:

Cuadro de lista







Cuadro combinado


Un cuadro de lista de selección única permite solamente una elección. En este caso, un cuadro de lista se asemeja a un grupo de botones de opción, a excepción de que un cuadro de lista puede controlar un gran número de elementos de manera más eficiente. Un cuadro de lista de selección múltiple permite una elección o elecciones contiguas (adyacentes). Un cuadro de lista de selección extendida permite una elección, elecciones y no contiguas, o inconexas. Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista pero requiere que el usuario haga clic en la flecha abajo para mostrar una lista de elementos. Use un cuadro combinado para permitir que un usuario escriba una entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que dicho valor se haya proporcionado.

132


Barra de desplazamiento

Control número

de

Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores haciendo clic en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados. Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para disminuirlo, se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados.

NOMBRE DEL BOTÓN Campo de texto Cuadro combinado de lista - Editar Cuadro combinado desplegable - Editar Ejecutar cuadro de diálogo

5.24 Controles ActiveX Los controles ActiveX pueden usarse en formularios de hoja de cálculo, con o sin el uso de código VBA, y en formularios del usuario de VBA. En general, use controles ActiveX cuando necesite requisitos de diseño más flexibles que los proporcionados por los controles de formulario. Los controles ActiveX tienen amplias propiedades que puede usar para personalizar su apariencia, comportamiento, fuentes y demás características. También puede controlar los diversos eventos que se producen cuando se interactúa con un control ActiveX. Por ejemplo, puede realizar diferentes acciones, según qué opción seleccione el usuario en un control de cuadro de lista, o puede consultar una base de datos para rellenar un cuadro combinado con elementos cuando el usuario hace clic en un botón. También puede UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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escribir macros que respondan a eventos asociados con controles ActiveX. Cuando un usuario del formulario interactúa con el control, el código de VBA se ejecuta para procesar cualquier evento que se produzca para dicho control. El equipo también contiene muchos controles ActiveX instalados por Excel y otros programas, como el Control de calendario 12.0 y el Reproductor de Windows Media. No se pueden usar todos los controles ActiveX directamente en hojas de cálculo. Algunos solamente pueden usarse en formularios del usuario de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Si intenta agregar alguno de estos controles ActiveX en particular a una hoja de cálculo, Excel muestra el mensaje "No se puede insertar el objeto". No obstante, los controles ActiveX no se pueden agregar a hojas de gráfico desde la interfaz de usuario ni a hojas de macros XLM. Tampoco se puede asignar una macro para ejecutarla directamente desde un control ActiveX del mismo modo en que puede hacerlo desde un control de formulario. RESUMEN DE CONTROLES ACTIVEX NOMBRE EJEMPLO DESCRIPCIÓN DEL BOTÓN Casilla de verificación

Cuadro de texto

Botón comando

de


Activa o desactiva un valor que representa una selección inequívoca entre opuestos. Puede seleccionar más de una casilla de verificación a la vez en una hoja de cálculo o en un cuadro de grupo. Una casilla de verificación puede tener uno de tres estados: activada, desactivada y mixta, lo que significa una combinación de los estados activada y desactivada (como en una selección múltiple). Permite al usuario ver, escribir o editar texto o datos enlazados a una celda, en un cuadro rectangular. Un cuadro de texto también puede ser un campo de texto estático que presenta información de solo lectura. Ejecuta una macro que realiza una acción cuando un usuario hace clic en él.

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Botón opción

de

Permite una única elección dentro de un conjunto limitado de opciones que se excluyen mutuamente; generalmente está contenido en un marco o cuadro de grupo. Un botón de opción puede tener uno de tres estados: activado, desactivado y mixto, lo que significa una combinación de los estados activado y desactivado (como en una selección múltiple). Los botones de opción también se conocen como botones de radio. Muestra una lista de uno o más elementos de texto de entre los cuales puede elegir el usuario. Use un cuadro de lista para mostrar grandes cantidades de opciones que varían en número o contenido. Existen tres tipos de cuadros de lista:

Cuadro de lista







Cuadro combinado


Un cuadro de lista de selección única permite solamente una elección. En este caso, un cuadro de lista se asemeja a un grupo de botones de opción, a excepción de que un cuadro de lista puede controlar un gran número de elementos de manera más eficiente. Un cuadro de lista de selección múltiple permite una elección o elecciones contiguas (adyacentes). Un cuadro de lista de selección extendida permite una elección, elecciones y no contiguas, o inconexas. Combina un cuadro de texto con un cuadro de lista para crear un cuadro de lista desplegable. Un cuadro combinado es más compacto que un cuadro de lista pero requiere que el usuario haga clic en la flecha abajo para mostrar una lista de elementos. Úselo para permitir que un usuario escriba una entrada o elija solamente un elemento de la lista. El control muestra el valor actual en el cuadro de texto, sin importar el modo en que

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Botón alternancia

de

Control número

de

Barra de desplazamiento

Etiqueta

Imagen

Control marco

dicho valor se haya proporcionado. Indica un estado, como Sí/No, o un modo, como Activado/Desactivado. El botón alterna entre un estado habilitado o deshabilitado cuando se hace clic en él. Aumenta o disminuye un valor, como un incremento numérico, una hora o una fecha. Para incrementar el valor, es necesario hacer clic en la flecha arriba; para disminuirlo, se debe hacer clic en la flecha abajo. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto en un cuadro de texto o una celda asociados. Se desplaza por un intervalo de valores cuando el usuario hace clic en las flechas de desplazamiento o arrastra el cuadro de desplazamiento. Además, se puede mover por una página (en un intervalo preestablecido) de valores haciendo clic en el área entre el cuadro de desplazamiento y cualquiera de las flechas de desplazamiento. Generalmente, el usuario también puede escribir un valor de texto directamente en un cuadro de texto o una celda asociados. Identifica el propósito de una celda o un cuadro de texto, o muestra texto descriptivo (como títulos, leyendas, imágenes) o breves instrucciones.

Inserta una imagen, como mapa de bits, JPEG o GIF.

de


Un objeto rectangular con una etiqueta opcional que agrupa controles relacionados en una única unidad visual. Generalmente, se agrupan en un control de marco los botones de opción, las casillas de verificación o contenido estrechamente relacionado. 136


Más controles

NOTA El control de marco ActiveX no está disponible en la sección Controles ActiveX del comando Insertar. No obstante, puede agregarlo desde el cuadro de diálogo Más controles seleccionando Microsoft Forms 2.0 Frame. Muestra una lista de controles ActiveX adicionales disponibles en el equipo que puede agregar a un formulario personalizado, como el Control de calendario 12.0 y el Reproductor de Windows Media. También puede registrar un control personalizado en este cuadro de diálogo.

5.25 Bases de datos Una base de datos en Excel es un conjunto de filas y columnas organizadas para un propósito en particular. A partir de la versión 5 de Excel se le conoce como LISTA.

Una columna de una lista es un campo. Este tiene como objetivo agrupar información del mismo tipo; por ejemplo el nombre, los apellidos o el salario de un empleado. información que tiene que ver con un individuo, evento o cosa. Para trabajar de forma efectiva con una lista, ésta debe contener las siguientes características:    

Cada columna debe contener la misma clase de información. La primera o dos primeros filas de la lista deben ser rótulos, describiendo cada unos de ellos el contenido de la columna que hay por debajo del mismo. Debe evitarse la aparición de filas y columnas en blanco dentro de la lista. Sería ideal que una lista ocupara una hoja de un libro de trabajo solo para ella.

5.26 Filtros avanzados El proceso de filtrar una lista consiste en ocultar todas las filas, excepto aquellas que cumplan con ciertos criterios establecidos de forma específica. A diferencia de los filtros automáticos, los filtros avanzados permiten:


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  

Especificar criterios que involucren a dos o más columnas utilizando la conjunción “O”. Por ejemplo: se pueden filtrar de una lista a todos los empleados que son mayores de 50 años o que ganan más de 300 pesos. Especificar 3 o más criterios para una columna en particular donde está involucrada al menos una conjunción “O”. Especificar criterios calculados. Por ejemplo: se podría listar sólo aquellos empelados cuyos salarios están por encima del 25 por 100 del salario medio.

A diferencia del comando Autofiltro, el comando Filtro avanzado requiere que se le especifiquen los criterios de filtrado dentro de un rango de la hoja separado de la lista. Es conveniente que estos criterios se especifiquen por encima de la lista ya que en caso de que la lista crezca se evitará mover los criterios de filtrado especificados. Para aplicar un filtro avanzado realice los siguientes pasos: 1. Para introducir los criterios es importante dejar espacio para poderlos escribir y por lo menos debe existir una línea vacía entre la lista y los criterios.

2. Una vez establecidos los criterios, seleccione la información y accese a la ficha Datos y diríjase al grupo ‘Ordenar y Filtrar’. De clic sobre el comando “Avanzadas” 3. Se mostrará el siguiente cuadro de diálogo: 1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: Esta opción especifica que se desea el resultado del filtro en el mismo lugar en donde está la lista. 2. Copiar a otro lugar: Si se activa esta opción, será necesario indicar un lugar dentro de la hoja de trabajo para que Excel copie ahí las filas que cumplan con los criterios de filtrado. Es necesario tener


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una fila con los encabezados de columnas que se vayan a necesitar. Esta opción es muy útil dado que se puede seleccionar únicamente los campos que se vayan a necesitar. 4. Seleccione los rangos requeridos. Presione el botón

5.27 Objetos de herramientas de dibujo Probablemente también desee incluir elementos gráficos SmartArt, formas, WordArt y cuadros de texto en el formulario. Puede cambiar el tamaño, girar, voltear, colorear y combinar estos objetos para crear formas aún más complejas. Cuando escribe texto directamente en un objeto de cuadro de texto o una forma, el texto se convierte en parte del objeto, si gira o voltea el objeto, el texto gira o se voltea junto con él. A diferencia de los controles ActiveX, puede asignar diferentes atributos, como tamaño de fuente o estilo de fuente, a caracteres o palabras individuales en el objeto. También puede asignar macros y agregar hipervínculos a estos objetos. Incluso puede vincular texto en un objeto de cuadro de texto o una forma con una celda de una hoja de cálculo y mostrar dinámicamente valores actualizados en dichos objetos.

5.28 Trabajar con controles y objetos en el formulario de la hoja de cálculo Después de agregar controles ActiveX y de formulario a un formulario de una hoja de cálculo, generalmente el usuario desea ajustar y reorganizar los controles de diversas maneras para crear un formulario fácil de usar y correctamente diseñado. Las tareas comunes son, entre otras, las siguientes: 

  

Controlar la visualización de las líneas de la cuadrícula mientras se trabaja con los controles y decidir si se muestran las líneas de la cuadrícula a los usuarios en el formulario de la hoja de cálculo final. Seleccionar y anular la selección de los controles para que el usuario pueda especificar propiedades o realizar ajustes adicionales. Editar texto en un control, como la leyenda o la etiqueta. Agrupar, copiar, mover y alinear controles para organizar el diseño del formulario de la hoja de cálculo. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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    

Cambiar el tamaño y aplicar formato a los controles para obtener la apariencia que desea. Posicionar o cambiar el tamaño de un control con una celda. Proteger controles y celdas vinculadas de acuerdo con sus necesidades de protección de datos específicas. Habilitar o deshabilitar la impresión de controles cuando se imprime el formulario de la hoja de cálculo. Eliminar controles no usados. Puede diseñar un formulario de hoja de cálculo con o sin líneas de la cuadrícula de celda en el fondo. Por ejemplo, probablemente desee desactivar las líneas de la cuadrícula de celdas y luego aplicar formato a todas las celdas con el mismo color o trama, o incluso usar una imagen como fondo de una hoja. Para ocultar o mostrar las líneas de la cuadrícula, en la ficha Ver, en el grupo Mostrar u ocultar, active o desactive la casilla de verificación Líneas de la cuadrícula.

5.29 Determinar el tipo de control en una hoja de cálculo Debido a que hay tres tipos diferentes de controles y objetos que puede modificar de forma única, probablemente no tenga certeza de qué tipo de control es con tan solo mirarlo. Para determinar el tipo de control (formulario o ActiveX), seleccione el control, haga clic con el botón secundario en él y luego muestre el menú contextual:  



Si el menú contextual contiene el comando Propiedades, el control es un control ActiveX y se encuentra en el modo de diseño. Si el menú contextual contiene el comando Asignar macro, el control es un control de formulario. Si el menú contextual contiene el comando Editar texto, el objeto es un objeto de dibujo.

5.30 Formularios del usuario de VBA Para obtener una máxima flexibilidad, puede crear formularios del usuario, que son cuadros de diálogo personalizados que generalmente incluyen uno o más controles ActiveX. La disponibilidad de los formularios del usuario se establece mediante código de VBA creado en el Editor de Visual Basic. A continuación, se ofrece un esquema de los pasos para crear un formulario del usuario: 1. Inserte un formulario del usuario en el proyecto de VBA del libro. Para obtener acceso al proyecto de VBA de un libro, primero abra el Editor de Visual Basic (presione ALT+F11) y, a continuación, haga clic en Formulario del usuario en el menú Insertar del Editor de Visual Basic. 2. Escriba un procedimiento para mostrar el formulario del usuario. 3. Agregue controles ActiveX. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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4. Modifique las propiedades para los controles ActiveX. 5. Escriba procedimientos del controlador de eventos para los controles ActiveX. Mediante los formularios del usuario, también puede usar la funcionalidad de formularios avanzados. Por ejemplo, puede agregar mediante programación un botón de opción diferente para cada letra del alfabeto o puede agregar una casilla de verificación para cada elemento en una gran lista de fechas y números. Antes de crear un formulario del usuario, considere usar cuadros de diálogo integrados disponibles desde Excel que puedan adaptarse a sus necesidades. Estos cuadros de diálogo integrados incluyen las funciones de VBA CuadroEntr y CuadroMsj, el método de Excel InputBox, el método GetOpenFilename, el método GetSaveAsFilename y el objeto Dialogs del objeto Application, que contiene todos los cuadros de diálogo de Excel integrados.


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CAPITULO 6 SEGURIDAD Y PRIVACIDAD

 El participante conocerá las opciones de seguridad en Excel que puede aplicar a los archivos, hojas y libros  El participante aprenderá la forma para permitir que otros usuarios modifiquen el libro

6.1 Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo o del libro, con o sin una contraseña. Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario. La protección de elementos de una hoja de cálculo o un libro no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña en el nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una mayor seguridad, debería proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma, solo los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.

6.2 Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en elementos específicos de la hoja de cálculo o libro para evitar que sean modificados. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán ingresar para modificar elementos específicos de la hoja de cálculo o libro protegidos. Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.


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6.3 Proteger elementos de la hoja de cálculo De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo. Las características para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de cálculo no están diseñadas para ayudar a proteger la información confidencial incluida en un libro. Estas características solo ayudan a esconder datos o fórmulas que podrían confundir a otros usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos. Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que contienen esta información almacenándolos en ubicaciones que solo estén accesibles a usuarios autorizados. Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios específicos. Para obtener información sobre cómo desbloquear celdas y rangos en una hoja de cálculo protegida, vea el tema sobre cómo desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

6.4 Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos Cuando se protege un libro o una hoja de cálculo bloqueando sus elementos, no es obligatorio agregar una contraseña para editar los elementos que no están bloqueados. En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección mediante contraseña no garantiza que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una mayor seguridad, debería proteger el libro en sí con una contraseña para impedir los accesos no autorizados. Cuando proteja los elementos de la hoja de cálculo o del libro con una contraseña, es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Para obtener más información, vea el tema sobre cómo proteger la información personal con contraseñas seguras. Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

6.5 Proteger la estructura y las ventanas de un libro Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

6.5.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo 1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger. 2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: 1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, a continuación, en Formato de celdas. 3. En la pestaña Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar. 3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente: 1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas. 3. En la pestaña Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente: 1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear. Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo y se agregará la ficha Formato.


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En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el selector de cuadro de diálogo situado junto a Tamaño. 2. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, a continuación, haga clic en Aceptar. No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con las herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar. 5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

DESACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS CASILLA DE VERIFICACIÓN Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación bloqueadas Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas. Seleccionar celdas Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de desbloqueadas verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida. Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente. Aplicar formato a Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos columnas los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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(ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Aplicar formato a Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los filas que permiten cambiar el alto de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Insertar columnas Inserten columnas. Insertar filas Inserten filas. Insertar Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas. hipervínculos Eliminar columnas Eliminen columnas. Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está

Eliminar filas

Ordenar

Usar el automático

también protegida, un usuario podría insertar columnas que no pueda eliminar. Eliminen filas. Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no pueda eliminar. Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar). Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. filtro Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se hayan aplicado filtros automáticos. Los usuarios no pueden aplicar ni quitar filtros automáticos en una

hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Usar informes de Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen de algún tabla dinámica otro modo informes de tabla dinámica o creen nuevos informes. Modificar objetos Realicen alguno de estos procedimientos: 1. Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón. 2. Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen. 3. Agreguen o editen comentarios. Modificar escenarios

Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.


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7. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, ACTIVE ESTA CASILLA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS DE VERIFICACIÓN Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen. Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico. haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

6.6 Proteger elementos del libro 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

1. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos: 

Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.



Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas. ACTIVE ESTA CASILLA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS DE VERIFICACIÓN Estructura  Vean hojas de cálculo que haya ocultado.  Muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de las hojas de cálculo.  Inserten nuevas hojas de cálculo u hojas de gráfico. Nota Los usuarios podrán insertar un gráfico incrustado en una hoja de cálculo existente.  

 

Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro. En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes. En escenarios, creen un informe de resumen de escenario. En el complemento Herramientas para análisis, usen las


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herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo. Ventanas

 

Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre. Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas.

Nota Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas. 2. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

6.7 Proteger elementos de un libro compartido Si el libro ya está compartido y desea asignar una contraseña para protegerlo, primero debe dejar de compartir el libro mediante el procedimiento siguiente: 1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su trabajo. 2. Abra el libro. 3. Para conservar una copia de la información del historial de cambios que se pierde al dejar de compartir un libro, haga lo siguiente: 1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios.

2. En la lista Cuándo, seleccione Todo. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde. 3. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar. 4. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:  Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir

.

4. Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Pegar

en

la

ficha

Inicio,

en

el

grupo

Portapapeles.

En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro. 5. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro. 6. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros. Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger el libro antes de desactivar la casilla de verificación. Siga este procedimiento: 1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro. 2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido. 3. Si se le pide, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. 4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. 5. En la ficha Modificación, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí. Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar. Haga lo siguiente: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro. 2. Active la casilla de verificación Compartir con control de cambios. 3. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial de cambios o para anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla. Si se le solicita, guarde el libro.

6.8 Quitar la protección de una hoja de cálculo 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.


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La opción Proteger hoja cambia a Desproteger hoja cuando se protege una hoja de cálculo. 2. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

6.9 Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida Cuando se protege una hoja de cálculo, todas las celdas están bloqueadas de forma predeterminada, lo que significa que no se pueden editar. Para que se puedan editar algunas celdas mientras otras están bloqueadas, puede desbloquear todas las celdas y, después, bloquear únicamente celdas o rangos específicos antes de proteger la hoja de cálculo. Puede permitir también que determinados usuarios editen rangos específicos en una hoja de cálculo protegida.

6.10 Bloquear solo celdas y rangos específicos en una hoja de cálculo protegida 1. Si la hoja de cálculo está protegida, haga lo siguiente: 1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.

Cuando la hoja de cálculo está protegida, el comando Proteger hoja cambia a Desproteger hoja. 2. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo. 2. Seleccione toda la hoja de cálculo haciendo clic en el botón Seleccionar todo.

3. En la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo Formato de fuente de celda.


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4. En la pestaña Protección, desactive la casilla Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se desbloquearán todas las celdas de la hoja de cálculo cuando proteja la hoja. 5. En la hoja de cálculo, seleccione solo las celdas que desea bloquear. 6. En la pestaña Inicio en el grupo Fuente, haga clic en el iniciador de cuadro de diálogo Formato de fuente de celda.

7. En la pestaña Protección, active la casilla Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar. 8. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.

9. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que permite cambiar a los usuarios. DESACTIVE ESTA PARA IMPEDIR A LOS USUARIOS CASILLA DE VERIFICACIÓN Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, se permite a los usuarios seleccionar las celdas bloqueadas. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de no bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas no bloqueadas de una hoja de cálculo protegida. Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que satisface una condición diferente. Formato de Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos columnas los que cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Insertar columnas Insertar columnas. Insertar filas Insertar filas. Insertar Insertar nuevos hipervínculos incluso en celdas desbloqueadas. hipervínculos Eliminar columnas Eliminar columnas. Si Eliminar columnas está protegido e Insertar columnas no lo Eliminar filas

Ordenar

Utilizar Autofiltro

está, los usuarios pueden insertar columnas que no podrán eliminar. Eliminar filas. Si Eliminar filas está protegido e Insertar filas no lo está, los usuarios pueden insertar filas que no podrán eliminar. Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar). Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando se aplican autofiltros. Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja

de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Utilizar informes Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar informes de de tabla dinámica tabla dinámica o crear nuevos informes. Editar objetos Realizar cualquiera de las siguientes acciones: 10. Realizar cambios en objetos gráficos, como mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegió antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo contiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.


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ACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS CASILLA Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen. Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico. 11. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un gráfico incrustado. El gráfico se continúa actualizando cuando se cambian sus datos de origen. 12. Agregar o editar comentarios. Editar escenarios

Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los que ha impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores en las celdas que cambian, si no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

10. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

6.11 Permitir que determinados usuarios modifiquen rangos en una hoja de cálculo protegida 1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger. 2. En la pestaña Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Permitir que los usuarios modifiquen rangos.

Este comando solamente está disponible cuando la hoja de cálculo no está protegida. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: 

Para agregar un nuevo rango editable, haga clic en Nuevo.


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

Para modificar un rango existente editable, selecciónelo en el cuadro Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a continuación, haga clic en Modificar.



Para eliminar un rango editable, selecciónelo en el cuadro Rangos desbloqueados mediante contraseña cuando la hoja está protegida y, a continuación, haga clic en Eliminar.

4. En el cuadro Título, escriba el nombre del rango que desea desbloquear. 5. En el cuadro Correspondiente a las celdas escriba el signo de igual (=) y, a continuación, escriba la referencia del rango que desea desbloquear. También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo, seleccionar el rango de la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic de nuevo en el botón Contraer diálogo para volver al cuadro de diálogo. 6. Para el acceso con contraseña, en el cuadro Contraseña del rango escriba una contraseña que permita tener acceso al rango. 7. Para permisos de acceso, haga clic en Permisos y, a continuación, en Agregar. 8. En el cuadro Escriba los nombres de objeto que desea seleccionar (ejemplos), escriba los nombres de los usuarios a los que permite editar los rangos. 9. Haga clic en Aceptar. 10. Para especificar el tipo de permiso para el usuario que ha seleccionado, en el cuadro Permisos, active o desactive las casillas Permitir o Denegar y, a continuación, haga clic en Aplicar. 11. Haga clic dos veces en Aceptar. Si se le pide una contraseña, escriba la contraseña que ha especificado. 12. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, haga clic en Proteger hoja. 13. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que permite cambiar a los usuarios.

DESACTIVE ESTA PARA IMPEDIR A LOS USUARIOS CASILLA DE VERIFICACIÓN Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, se permite a los usuarios seleccionar las celdas bloqueadas. Seleccionar celdas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de no bloqueadas verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas no bloqueadas de una hoja de cálculo UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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protegida. Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que satisface una condición diferente. Formato de Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos columnas los que cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato). Insertar columnas Insertar columnas. Insertar filas Insertar filas. Insertar Insertar nuevos hipervínculos incluso en celdas desbloqueadas. hipervínculos Eliminar columnas Eliminar columnas. Si Eliminar columnas está protegido e Insertar columnas no lo Formato de celdas

está, los usuarios pueden insertar columnas que no podrán eliminar. Eliminar filas. Si Eliminar filas está protegido e Insertar filas no lo está, los

Eliminar filas

usuarios pueden insertar filas que no podrán eliminar. Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar). Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas

Ordenar

Utilizar Autofiltro

Utilizar informes de tabla dinámica Editar objetos 13.

bloqueadas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando se aplican autofiltros. Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración. Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar informes de tabla dinámica o crear nuevos informes. Realizar cualquiera de las siguientes acciones: Realizar cambios en objetos gráficos, como mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegió antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo contiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.

14. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un gráfico incrustado. El gráfico se continúa actualizando cuando se cambian sus datos de origen. 15. Agregar o editar comentarios.


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Editar escenarios

Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los que ha impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores en las celdas que cambian, si no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

ACTIVE ESTA PARA IMPEDIR QUE LOS USUARIOS CASILLA Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen. Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico. 14. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

6.12 Proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas, permisos y otras restricciones En Microsoft Office 2010, puede usar contraseñas para impedir que otras personas abran o modifiquen los documentos, libros y presentaciones. Es importante saber que si no recuerda su contraseña Microsoft no puede recuperar sus contraseñas olvidadas.

6.13 Proteger hojas de cálculo de Excel 2010 Para proteger las hojas de cálculo de Excel 2010, use las siguientes opciones. 1. En una hoja de cálculo abierta, haga clic en la pestaña Archivo. Se abrirá la vista Backstage. 2. En la vista Backstage, haga clic en Información. 3. En Permisos, haga clic en Proteger libro. Aparecen las siguientes opciones: La imagen siguiente es un ejemplo de las opciones de Proteger libro.


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

Marcar como final Haga que el documento sea de solo lectura. Cuando una hoja de cálculo está marcada como final, los comandos de edición y escritura y las marcas de revisión están deshabilitados o desactivados, y la hoja de cálculo es de solo lectura. El comando Marcar comentario como final ayuda a transmitir que está compartiendo una versión finalizada de una hoja de cálculo. También impide que los lectores o revisores modifiquen la hoja de cálculo sin darse cuenta.



Cifrar con contraseña Establezca una contraseña para el documento. Cuando seleccione Cifrar con contraseña, aparece el cuadro diálogo Cifrar documento. En el cuadro Contraseña, escriba una contraseña. Importante: Microsoft no puede recuperar contraseñas olvidadas o perdidas, así que mantenga una lista de las contraseñas y nombres de archivo correspondientes en un lugar seguro.



Proteger hoja actual Proteja la hoja de cálculo y las celdas bloqueadas. Mediante la característica Proteger hoja actual, puede seleccionar la protección con contraseña y permitir o impedir que otros usuarios seleccionen, apliquen formato, inserten, eliminen, ordenen o modifiquen áreas de la hoja de cálculo.



Proteger estructura del libro Proteja la estructura de la hoja de cálculo. Mediante la característica Proteger la estructura del libro, puede seleccionar protección con contraseña y seleccionar opciones para impedir que los usuarios puedan cambiar, mover o eliminar datos importantes.


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

Restringir permisos por personas Instale Windows Rights Management para restringir permisos. Use una cuenta de Windows Live ID o una cuenta de Microsoft Windows para restringir los permisos. Puede aplicar permisos a través de una plantilla que usa su organización, o puede agregar permisos haciendo clic en Restringir acceso. Para obtener más información sobre Information Rights Management, vea el tema sobre Information Rights Management en Office 2010.



Agregar una firma digital Agregue una firma digital invisible o visible. Las firmas digitales autentican información digital, como documentos, mensajes de correo electrónico y macros usando criptografía informática. Las firmas digitales se crean escribiendo una firma o mediante una imagen de una firma para establecer la autenticidad, integridad y ausencia de renuncia. Consulte el vínculo al final de este tema para obtener más información acerca de las firmas digitales.

6.14 Descripción general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboración

Existen muchas maneras de compartir, analizar y comunicar la información y los datos empresariales en Microsoft Excel. El modo en que decida compartir los datos dependerá de muchos factores, como la forma en que desee que otros usuarios vean los datos o trabajen con ellos. Por ejemplo, ¿desea impedir que se modifique la información confidencial o importante o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los datos? Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Excel o que tienen diferentes versiones de Excel en sus equipos. Quizás solo desee compartir una versión fija de un libro que se pueda enviar por correo electrónico e imprimir fácilmente.

6.15 Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versión del libro Si tiene acceso a una instalación de SharePoint Services que puede ejecutar Excel Calculation Services (también se hace referencia a un servidor como éste como servidor con Servicios de Excel habilitados), puede guardar un libro en ese servidor para que los demás usuarios puedan obtener acceso a todo el libro o a algunas de sus partes desde un explorador web.


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En un explorador web, los usuarios pueden ver los libros en una cuadrícula e interactuar con ellos, y además calcular, crear instantáneas, actualizar datos y extraer valores de los libros. Los libros también se pueden usar en informes de paneles. (De forma similar a un panel de automóvil, un informe de panel presenta visualmente datos críticos en forma resumida para que los usuarios puedan obtener la información que necesitan de un vistazo). Además, para que los usuarios puedan ver datos de libros en el explorador, no es necesario que tengan instalado Excel en sus equipos locales. En la siguiente ilustración se muestra el uso de datos de un libro publicado en un informe de panel.

Cuando se publica un libro, se guarda todo el libro en el servidor aunque es posible especificar solo las partes del libro (por ejemplo, hojas de cálculo, rangos con nombre o gráficos individuales) que desea mostrar en el explorador web. También puede establecer parámetros para permitir la interacción mediante la especificación de las únicas celdas que se puedan modificar en la hoja de cálculo que se puede ver en el explorador. Por ejemplo, puede especificar las celdas en las cuales los usuarios pueden introducir valores usados por fórmulas en otras celdas y, a continuación, los usuarios pueden ver los resultados calculados. Comparta datos al publicar un libro en un sitio de SharePoint cuando: 

 





Su organización tiene habilitados los Servicios de Excel, es decir, un servidor de SharePoint que es capaz de ejecutar Excel Calculation Services. Excel Calculation Services es el mismo "motor" que usa el programa de escritorio Excel para calcular datos, crear y mostrar gráficos, y realizar muchas otras acciones. Desea mantener solamente una copia de un libro u hoja de cálculo en una ubicación central y segura. Los usuarios necesitan analizar, representar en forma de gráfico, cambiar e interactuar con los datos mediante un explorador. No es necesario que Excel esté instalado en los equipos de los usuarios. Desea ayudar a proteger los modelos de hoja de cálculo y los datos que componen los modelos. Puede otorgar a los usuarios permisos de solo lectura para que puedan ver la hoja de cálculo en el explorador, pero sin tener acceso directamente a la hoja mediante Excel u otro programa cliente (de escritorio). Asimismo, puede controlar las partes de la hoja de cálculo que los usuarios pueden ver en el explorador. Desea usar un libro en un informe de panel en una página web para poder ver y analizar rápidamente la información importante del proyecto. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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

Desea usar características de generación de informes para avisar a los usuarios de que existen informes actualizados.

6.16 Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos Cuando desee que uno o varios libros estén disponibles para colaboración en una ubicación central, puede guardar estos libros en un servidor de administración de documentos. Un servidor de administración de documentos permite utilizar características de administración de documentos, como flujos de trabajo automatizados y bibliotecas de documentos compartidos, para proteger y desproteger documentos. Asimismo, si cuenta con SharePoint Services, puede guardar el documento en un área de trabajo compartida para que sea aún más fácil para los usuarios colaborar en el documento y mantener la copia local del libro sincronizada con los cambios desde el servidor.

6.17 Guardar el libro en un servidor de administración de documentos Puede guardar los libros en un servidor de administración de documentos, como SharePoint Services, para proporcionar a los usuarios una ubicación central donde puedan colaborar en los documentos y aprovechar las numerosas características de administración de documentos que ofrecen los sistemas de servidor de administración de documentos. Colabore en los documentos a través de un servidor de administración de documentos si:  

Tiene acceso a un servidor de administración de documentos. Los usuarios tienen Excel instalado en sus equipos para abrir y usar los libros desde el servidor de administración de documentos.



Desea aprovechar las características del servidor de administración de documentos, como: Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento sean informados y sepan en qué fase del trabajo participan (revisión, comentarios, aprobación, etc.), y para que puedan proporcionar información y aportar conocimientos según sea necesario. Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros. Protección, desprotección y control de versiones de los libros. Características de administración y generación de informes. Características de colaboración, como sitios de áreas de documentos. Para publicar un libro que se encuentra en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint, asegúrese de que el sitio esté disponible y haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Guardar en SharePoint. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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2. En el cuadro de diálogo Guardar como, elija una ubicación de servidor y el nombre del libro; a continuación, haga clic en Guardar. Antes de hacer clic en Guardar, puede hacer clic en Opciones de publicación para elegir hojas de cálculo individuales o elementos del libro (como rangos con nombre, gráficos o tablas dinámicas) para publicar, y también puede crear parámetros. Independientemente de que elija hojas de cálculo, elementos o crear parámetros, siempre se guarda el libro completo en la biblioteca de documentos. No obstante, las opciones de publicación que elija pueden afectar a lo que se muestra o no a los usuarios en la vista de explorador.

6.18 Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas Probablemente, los métodos más comunes de compartir datos de Excel sean enviar los libros por correo electrónico o fax, e imprimir y distribuir copias impresas de los libros. Use el correo electrónico, el fax o las copias impresas para distribuir libros si:   

Tiene un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook. Tiene una máquina o un software de fax y una conexión a Internet. Tiene una impresora y desea utilizar o distribuir copias impresas de los datos como referencia. ENVIAR LIBROS POR CORREO ELECTRÓNICO Puede enviar un libro desde Excel o desde su programa de correo electrónico. Para enviar un libro desde Excel, abra el libro que desea enviar, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Enviar mediante correo electrónico. ENVIAR LIBROS POR FAX Puede enviar un libro por fax desde Excel si se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax o si dispone de un software de fax y una conexión a Internet o un fax módem. También puede imprimir el libro y enviarlo por fax a través de una máquina de fax. Para enviar un libro por fax desde Excel, asegúrese de que tiene una conexión a Internet y de que se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax. Abra el libro que contiene la información que desea enviar por fax, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Enviar como fax de Internet.

IMPRIMIR LIBROS


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Puede imprimir fácilmente un libro desde Excel. Antes de imprimir un libro que contiene una gran cantidad de datos o gráficos, puede ajustarlo rápidamente en la vista Diseño de página para obtener como resultado una apariencia profesional. En esta vista, puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal solo que además puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes de impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas. Para obtener más información sobre cómo imprimir desde Excel, vea el tema sobre cómo imprimir una hoja de cálculo o un libro. 6.19 Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones anteriores de Excel, puede guardar el libro en el formato de Excel 97-2003 (.xls) en lugar de hacerlo en el formato XML o binario (.xlsx o .xlsb) y trabajar en el documento en el modo de compatibilidad. Este modo se habilita automáticamente al abrir un libro de Excel 97-2003. La referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de título del programa cuando trabaja con un formato de archivo de una versión anterior. El modo de compatibilidad exige la compatibilidad entre libros de Excel 2010 y de Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 y Excel 2007 suprimiendo características de Excel 2010 que podrían agregar contenido incompatible con las versiones anteriores de Office. Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta automáticamente el Comprobador de compatibilidad para identificar los posibles problemas de compatibilidad. Si no está usando este modo, igualmente puede usar el Comprobador de compatibilidad para que le sirva de ayuda al guardar un libro que está en formato de archivo .xlsx o .xlsb, en un formato de archivo de una versión anterior de Excel ; por ejemplo, al convertir .xlsx (formato XML de Excel) a .xls (libro de Excel 97–2003). El Comprobador de compatibilidad le advierte sobre cualquier contenido que pueda ser incompatible con versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar afectado por la conversión de un formato de archivo. Use el modo de compatibilidad si:   

Desea distribuir copias del libro a otros usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel. Prevé que otros usuarios van a desear cambiar o manipular los datos que les distribuya. Desea que los destinatarios del libro sean capaces de usar las características familiares de Excel para trabajar con los datos.


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6.20 Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel Servicios de Excel es una excelente manera de permitir que los usuarios que no tienen Excel puedan ver e interactuar con datos de Excel. Sin embargo, si no tiene acceso a Servicios de Excel, puede instalar un complemento para guardar un libro en formato PDF o XPS o bien puede guardar un libro en otros formatos de archivo y enviarlo a continuación a sus destinatarios mediante correo electrónico o fax, o puede guardarlo en un recurso compartido de red o de web al cual los usuarios tengan acceso.

6.20.1 Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o XPS Puede guardar los datos de Excel en formato PDF (formato de documento portátil) o XPS (especificación de documentos XML) para imprimirlos, publicarlos y distribuirlos por correo electrónico. El almacenamiento de una hoja de cálculo en un archivo PDF o XPS permite capturar la información en un formato de fácil distribución que conserva todas las características de formato, pero no requiere que los usuarios tengan Excel para poder revisar o imprimir el archivo. Guarde la hoja de cálculo en formato PDF o XPS si:     

Desea distribuir versiones fijas de los archivos por correo electrónico o en una red o servidor web. Existe la posibilidad de que los destinatarios del archivo no tengan instalado Excel. Desea que los usuarios puedan imprimir fácilmente la información. No desea que ninguna persona modifique los datos de origen. No prevé actualizaciones frecuentes de los datos. 5.20.2 Distribuir libros en otros formatos de archivo Puede guardar los libros de Excel en diferentes formatos de archivo para que aquéllos que no dispongan de Excel puedan abrirlos en otros programas o sistemas de datos. Puede guardar archivos de Excel como archivos XML, archivos de texto o páginas web (archivos HTML), entre otros. Para ver una lista de formatos que puede usar para guardar archivos, vea el tema sobre formatos de archivo que admite Excel. Al guardar un libro en otros formatos de archivo, no todas las características de Excel se conservan. Normalmente, el formato no se conserva y a veces las fórmulas tampoco se conservan, según el formato de archivo. Además, en algunos formatos, solo se guarda la hoja activa. Por lo tanto, si un libro contiene varias hojas de cálculo y desea guardar todas las hojas en un formato específico, tendrá que guardarlas por separado. Guarde los libros en otros formatos de archivo si:


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   

Desea compartir los datos pero no necesariamente el formato o las características específicas de Excel. Tiene un sistema basado en XML y desea transferir datos mediante XML. Necesita archivos de texto simples que se puedan usar en otros sistemas. Desea publicar información en Web, así como guardar los datos de Excel como una página web para integrarla en un sitio web. Para guardar en otro formato de archivo, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como. Haga clic en la flecha situada junto a la lista Guardar como tipo y, después, en un tipo de archivo de la lista.

6.21 Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a disposición de esos usuarios en un recurso compartido de red (no en un servidor web).

Use la característica Compartir libro si: 



Desea que varios usuarios puedan modificar los datos de un libro al mismo tiempo y no le importa que los datos originales del libro se modifiquen, incluyendo ediciones, eliminaciones o incorporaciones de nuevos datos. Tiene un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios tienen acceso. No es posible que varios usuarios realicen cambios en un libro compartido almacenado en un sitio de SharePoint Services al mismo tiempo. Si desea guardar el libro en un sitio de SharePoint Services, debe hacerlo una vez que hayan finalizado las tareas de colaboración mediante el uso compartido.

 

Desea conservar un registro de los cambios efectuados en el libro. No prevé que se vayan a modificar las siguientes características, que no se pueden cambiar después de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios, UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y de hojas de cálculo, y macros. Al guardar un libro compartido de Excel en un formato de archivo de una versión anterior, se desactiva el uso compartido del libro y se pierde el historial de revisiones que documenta los conflictos y las soluciones. Si necesita guardar el libro en un formato de una versión anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia del historial de revisiones. Como autor original del libro, puede prepararlo para compartir escribiendo los datos que deben estar presentes y aplicándoles formato. Cuando termine, haga clic en Compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar, seleccione las opciones que desee y, a continuación, guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor web) que esté disponible para los usuarios a quienes va dirigido. También puede hacer clic en Proteger y compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar para impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios en el libro.

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisará de los cambios realizados por los demás usuarios desde la última vez que lo guardó. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no. Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que esté modificando el libro haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarán en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de resolución de conflictos, en el que podrá elegir qué cambios desea conservar.

6.22 Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia DISTRIBUIR LIBROS Y COMBINAR LOS CAMBIOS DE CADA COPIA Para distribuir copias de un libro y luego combinar los cambios de varias de las copias, debe configurar un libro como un libro compartido. La diferencia reside en que en lugar de almacenar el libro en una ubicación para que puedan modificarlo varios usuarios, puede distribuir copias del libro, y permitir que los usuarios UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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realicen cambios y le vuelvan a enviar los libros modificados. Debe almacenar los libros en una sola ubicación y después hacer clic en Compartir y combinar libros. Puede revisar los cambios y aceptar aquéllos que desee conservar y utilizar en un solo libro maestro. Para agregar el comando Comparar y combinar libros a la barra de herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente: 1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione la categoría Barra de herramientas de acceso rápido. 2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos. 3. Seleccione Comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y luego haga clic en Aceptar. Use la característica Compartir y combinar si:    

Desea recopilar información de varios usuarios clave, pero desea tener mayor control sobre los cambios efectuados y aceptados en la versión original. En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico). Desea conservar registros de los cambios aceptados. Puede aceptar las limitaciones de los libros compartidos (vea la sección Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo).

6.23 Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de cálculo Si configura las hojas de cálculo para que tengan un diseño similar o idéntico y envía copias de esas hojas a otros usuarios para que trabajen en ellas, puede crear un resumen e informar los resultados de todos los usuarios en una hoja de cálculo maestra. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos en libros para cada una de las oficinas regionales, puede resumir esas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos.

Use la consolidación de datos si:  Desea recopilar información de varios usuarios

clave y resumirla en una sola hoja de cálculo maestra.  En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico).  Tiene o está dispuesto a crear hojas de cálculo similares o idénticas cuyos datos desea


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consolidar. Para consolidar los datos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar y, a continuación, escriba o seleccione las referencias a los datos que desea consolidar. Hay varias opciones para consolidar los datos. Puede consolidarlos por: Ubicación Elija esta opción cuando los datos de todas las hojas de cálculo tengan el mismo orden y la misma ubicación. Categoría Elija esta opción cuando cada hoja de cálculo organice los datos de un modo diferente pero tenga las mismas etiquetas de filas y columnas que puede usar para hacer coincidir los datos. Fórmulas 3D Elija esta opción cuando las hojas de cálculo no tengan el mismo patrón. Puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.


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CAPITULO 7 OPCIONES DE EXCEL Y PROPIEDADES

 El participante conocerá las opciones predeterminadas de Excel 2010  El participante aprenderá a modificar algunas opciones de Excel de acuerdo a sus necesidades  El participante aprenderá qué es una propiedad y cómo visualizarlas

Las propiedades del documento, conocidas también como metadatos, son detalles acerca de un archivo que lo describen o identifican. Las propiedades del documento incluyen información detallada como título, nombre del autor, asunto y palabras clave que identifican el tema o el contenido del documento. Si se incluyen las propiedades del documento para los archivos, más adelante se podrán organizar e identificar con facilidad. Además se podrán realizar búsquedas de documentos en función de sus propiedades.

7.1 Tipos de propiedades de documentos Existen cuatro tipos de propiedades de documentos: 



Propiedades estándar De forma predeterminada, los documentos de Microsoft Office están asociados con un conjunto de propiedades estándar, tales como el autor, el título y el asunto. Puede especificar valores de texto propios para estas propiedades con el fin de facilitar la organización e identificación de los documentos. Por ejemplo, en Word, puede usar la propiedad Palabras clave para agregar la palabra clave clientes a los archivos de ventas. Después podrá buscar todos los archivos de ventas con esa palabra clave. Propiedades de actualización automática Estas propiedades incluyen tanto propiedades del sistema de archivos (por ejemplo, el tamaño de archivo o las fechas cuando se creó o se modificó por última vez) como estadísticas que los programas de Office mantienen para usted (por ejemplo, el número de palabras o de caracteres de un documento). No es posible especificar ni modificar las propiedades de actualización automática.


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Puede utilizar las propiedades de actualización automática para identificar o buscar documentos. Por ejemplo, puede buscar todos los archivos creados después del 3 de agosto de 2005 o todos los archivos que se modificaron ayer por última vez. 





Propiedades personalizadas Puede definir propiedades personalizadas adicionales para los documentos de Office. Puede asignar un textos, horas o valores numéricos a las propiedades personalizadas y también asignarles los valores sí o no. Puede elegir en una lista de nombres sugeridos o definir los suyos propios. Propiedades para la organización Si la organización personalizó el Panel de información del documento, las propiedades del documento asociadas al documento pueden ser específicas de la organización. Propiedades de biblioteca de documentos Se trata de las propiedades asociadas con los documentos de una biblioteca de documentos de un sitio web o de una carpeta pública. Cuando cree una nueva biblioteca de documentos, puede definir una o varias propiedades de la biblioteca de documentos y establecer reglas para sus valores. Cuando agregue documentos a la biblioteca de documentos, se le pedirá que incluya los valores para cualquier propiedad requerida o para actualizar cualquier propiedad que sea incorrecta. Por ejemplo, en una biblioteca de documentos que recopila ideas sobre productos se pueden solicitar al usuario propiedades como Enviado por, Fecha, Categoría y Descripción. Cuando abra un documento de una biblioteca de documentos en Office Word 2007, Office Excel 2007 o Office PowerPoint 2007, puede editar y actualizar estas propiedades de la biblioteca de documentos en el panel de información del documento.

1. Haga clic en la pestaña Archivo. 2. Haga clic en Información para ver las propiedades del libro. 3. Para agregar o cambiar las propiedades, coloque el puntero sobre la propiedad que desea actualizar y escriba la información. 4. Haga clic en la pestaña Archivo nuevamente para volver al libro. Los cambios realizados se guardarán automáticamente.

  



Para ver más propiedades, haga clic en Mostrar todas las propiedades. Para ver menos propiedades, haga clic en Mostrar menos propiedades. Para ver las propiedades de un panel dentro de un libro, haga clic en Propiedades y seleccione Mostrar el panel de documentos. Para ver propiedades personalizadas, haga clic en Propiedades y seleccione Propiedades avanzadas. Para obtener más información sobre las propiedades avanzadas, vea el tema sobre cómo ver o crear propiedades personalizadas para un archivo. Si la organización personalizó el panel de información del documento o si el documento cuyas propiedades desea ver está guardado en una biblioteca de documentos o en un servidor de administración de documentos, es posible que haya disponibles vistas adicionales de las propiedades del documento.


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7.2 Ver las propiedades del documento al abrir o guardar un archivo Puede ver las propiedades de documento de un archivo en el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como. 1. En el cuadro de diálogo Abrir o en el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione el documento cuyas propiedades desee ver. 2. Haga clic en la flecha junto a Vistas y, a continuación, siga el procedimiento siguiente: 

Para ver propiedades tales como el tamaño del archivo y la fecha de la última modificación, haga clic en Detalles.



Para ver todas las propiedades del documento, haga clic en Propiedades.

7.3 Agregar o quitar complementos Los complementos proporcionan comandos y funciones opcionales de Microsoft Excel. De forma predeterminada, los complementos no están inmediatamente disponibles en Excel, por lo que primero es necesario instalar y, en algunos casos, activar estos complementos para poder usarlos. Algunos complementos están integrados a Excel, como por ejemplo Solver y Herramientas para análisis. Sin embargo, otros están disponibles en el Centro de descarga de Office.com, y primero debe descargarlos e instalarlos. También existen complementos creados por terceros, como por ejemplo, un programador de la organización o un proveedor de soluciones de software. Puede tratarse de complementos Modelo de objetos componentes (COM), complementos Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y complementos DLL, y también deben instalarse para poder usarlos. La mayoría de los complementos se pueden clasificar en tres tipos: 





Complementos de Excel Estos suelen incluir archivos de complemento de Excel (.xlam), de complemento de Excel 97-2003 (.xla) o de complemento de DLL (.xll), o bien son complementos de automatización. Es posible que algunos complementos de Excel, como Solver y Herramientas para análisis, estén disponibles después de instalar Excel o Microsoft Office. Normalmente, para usar estos complementos sólo será necesario activarlos. Complementos que se pueden descargar Es posible descargar e instalar complementos adicionales para Excel desde Descargas en Office.com. Por ejemplo, se puede descargar e instalar la ficha Introducción para Excel. Esta ficha contiene vínculos para enseñanza, demostraciones y otro contenido para comenzar a usar Excel. Después de instalar este complemento y reiniciar Excel, la ficha estará disponible en la cinta de opciones. Para quitar esta ficha y sus comandos de la cinta de opciones de Excel, debe desinstalar el programa mediante el Panel de control. Complementos personalizados Los programadores y los proveedores de soluciones generalmente diseñan complementos COM (Modelo de objetos componentes, de


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automatización, VBA y XLL personalizados. Es necesario instalar estos componentes para poder usarlos. Después de instalar o activar un complemento, es posible que éste y sus comandos estén disponibles en una de las siguientes ubicaciones: 

Pestaña Datos. Después de instalar y activar los complementos Herramientas para análisis y Solver, los comandos de Análisis de datos y Solver estarán disponibles en el grupo Análisis.



Pestaña Fórmulas. Después instalar y activar las herramientas para el euro, los comandos Conversión para euro y Formato para el euro se muestran en el grupo Soluciones.



Ficha Complementos. Es posible agregar otros complementos a la ficha Complementos. Esta ficha se agrega a la cinta de opciones cuando se instala y activa el primer complemento que se muestra en la ficha Complementos. Si no puede ver la ficha Complementos, salga de Excel y reinicie el programa. Otros complementos, como la ficha Introducción, se encuentran disponibles en otras ubicaciones de Excel, como una ficha en la cinta de opciones, o a través de macros o menús personalizados.

7.4 Agregar o quitar un complemento de Excel Para activar un complemento de Excel 1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos. 3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto al complemento que desea activar y luego haga clic en Aceptar.


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Si no puede encontrar el complemento que desea activar en el cuadro Complementos disponibles, es posible que deba instalarlo. Para instalar un complemento de Excel 







Para instalar un complemento que normalmente se instala con Excel, como por ejemplo Solver o Herramientas para análisis, ejecute el programa de instalación de Excel o Microsoft Office y elija la opción "Cambiar" para instalar el complemento. Después de reiniciar Excel, el complemento deberá aparecer en el cuadro Complementos disponibles. Algunos complementos de Excel se ubican en el equipo y se pueden instalar o activar si se hace clic en Examinar (en el cuadro de diálogo Complementos) para ubicar el complemento, y luego en Aceptar. Algunos complementos de Excel requieren ejecutar un paquete de instalación. Deberá descargar o copiar el paquete de instalación en el equipo (normalmente, un paquete de instalación es un archivo con extensión de nombre .msi) y, a continuación, ejecutarlo. Otros complementos que no están disponibles en el equipo pueden descargarse e instalarse a través de un explorador web desde Descargas en Office.com, desde otros sitios de Internet o desde un servidor de su organización. Siga las instrucciones de instalación de la descarga según sea necesario. Para desactivar un complemento de Excel

1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir. 3. En el cuadro Complementos disponibles, desactive la casilla de verificación situada junto al complemento que desee desactivar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Para quitar un complemento de Excel Si instaló el complemento de Excel inicialmente desde un servidor de archivos de red o una carpeta compartida, es posible que deba quitarlo desde esa ubicación. Si lo instaló desde un CD-ROM y después de hacerlo asignó a la unidad de CD-ROM una nueva letra de unidad, tendrá que volver a instalar el complemento desde el CD-ROM. Si está ejecutando algún complemento de Excel desde el CD-ROM, deberá desinstalar el complemento e instalarlo de nuevo desde el CD-ROM. 1. Salga de Excel. Para ello, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Salir. 2. En Windows Vista, haga clic en el botón Inicio , haga clic en Panel de control, haga clic en Programas y, a continuación, en Programas y características. En Microsoft Windows XP, haga clic en el botón Inicio, haga clic en Panel de control y, a continuación, haga doble clic en Agregar o quitar programas. 3. Siga uno de los procedimientos siguientes: UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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

Si instaló Excel como parte de Microsoft Office, haga clic en Microsoft Office en la lista de programas instalados y, a continuación, haga clic en el botón Cambiar.



Si instaló Excel de forma individual, haga clic en el nombre del programa en la lista de programas instalados y, a continuación, haga clic en el botón Cambiar.



Si instaló el complemento desde el Centro de descarga de Office.com, haga clic en el nombre del programa en la lista de programas instalados y, a continuación, haga clic en el botón Desinstalar.

4. Siga las instrucciones del programa de instalación.

7.4.1 Agregar un complemento COM 1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM y, a continuación, en Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos COM. 3. En el cuadro Complementos disponibles, active la casilla de verificación situada junto al complemento que desea instalar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Si el complemento que desea utilizar no aparece en la lista del cuadro Complementos disponibles, haga clic en Agregar y, a continuación, busque el complemento.

7.4.2 Quitar un complemento COM 1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos COM y, a continuación, en Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos COM. 3. En el cuadro Complementos disponibles, desactive la casilla de verificación situada junto al complemento que desee quitar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Se quitará el complemento de la memoria, pero su nombre seguirá apareciendo en la lista de complementos disponibles. No se eliminará el complemento del equipo. 4. Para quitar un complemento COM de la lista de complementos disponibles y eliminarlo del equipo, haga clic en su nombre en el cuadro Complementos disponibles y, a continuación, en Quitar.


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7.6 Agregar o quitar un complemento de automatización 1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Opciones y, a continuación, haga clic en la categoría Complementos. 2. En el cuadro Administrar, haga clic en Complementos de Excel y, a continuación, en Ir. Aparecerá el cuadro de diálogo Complementos. 3. Para instalar un complemento de automatización, en el cuadro Servidores de automatización disponibles, elija Automatización, y haga clic en el complemento que desee. Si el complemento que desea no figura en la lista, haga clic en Examinar, búsquelo y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. Para quitar un complemento de automatización, debe quitarlo del Registro. Póngase en contacto con el administrador del sistema para obtener más información.

7.7 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza para sus archivos Una ubicación de confianza es una carpeta del disco duro o una carpeta de red. Cualquier archivo que coloque en una ubicación de confianza puede abrirse sin que el Centro de confianza lo compruebe ni lo abra en la Vista protegida. En este artículo, obtendrá más información acerca de las ubicaciones de confianza y cómo y dónde se pueden crear. También se detallan las precauciones que se deben adoptar antes de usar una ubicación de confianza.

7.8 Agregar, quitar o modificar una ubicación de confianza 1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage de Microsoft Office. 2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. 3. Haga clic en Centro de confianza. 4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza. 5.

En el Centro

de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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6. Haga clic en el botón Agregar nueva ubicación. Aparecerá el cuadro de diálogo Ubicaciones de confianza. 7. Haga clic en Examinar para encontrar la carpeta; seleccione una carpeta y, a continuación, haga clic en Aceptar. La imagen siguiente es el área Ubicaciones de confianza del Centro de confianza:

7.9 Quitar una ubicación de confianza 1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage de Microsoft Office. 2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. 3. Haga clic en Centro de confianza. 4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza. 5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza. 6. Seleccione la ubicación que desea quitar y, a continuación, haga clic en Quitar. 7. Haga clic en Aceptar.

7.10 Modificar una ubicación de confianza Use las siguientes instrucciones para modificar una ubicación de confianza. 1. Haga clic en la pestaña Archivo. Aparecerá la vista Backstage de Microsoft Office. 2. En Ayuda, haga clic en Opciones. Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones. 3. Haga clic en Centro de confianza. 4. Haga clic en Configuración del Centro de confianza. 5. En el Centro de confianza, haga clic en Ubicaciones de confianza. 6. En la lista Ubicaciones de confianza, seleccione una ubicación y, luego, haga clic en Modificar. 7. Realice las modificaciones que desee. 8. Haga clic en Aceptar.

7.11 ¿Cuándo debo utilizar una ubicación de confianza? Debe utilizar una ubicación de confianza para almacenar un archivo cuando no desee que ese archivo sea comprobado por el Centro de confianza, o si no desea abrirlo en la Vista protegida. Esto se aplica especialmente a los archivos con contenido activo, como macros, conexiones de datos, controles ActiveX, etc. Si piensa que la macro en un archivo procede de un origen confiable, es mejor mover el documento a una ubicación de confianza, en lugar de cambiar la UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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configuración predeterminada del Centro de confianza a configuración de seguridad de macros menos segura.

7.12 ¿Qué ubicaciones de confianza son mejores? Si trabaja en una organización, es posible que el administrador del sistema haya creado ubicaciones de confianza. Para obtener más información, consulte al administrador del sistema, si lo hubiera. Para una mayor seguridad, le recomendamos usar una subcarpeta en la carpeta Documentos en Windows Vista, o la carpeta Mis documentos en Windows XP, si usa una contraseña de inicio de sesión para Microsoft Windows para proteger su equipo. Una contraseña segura tiene al menos 14 caracteres y debe incluir al menos tres de las siguientes:     

Letras mayúsculas (A-Z) Letras minúsculas (a-z) Números (0-9) Caracteres no alfabéticos (como # $ % @ +, etc.) No debe incluir su nombre de usuario Se recomienda no designar la carpeta Documentos o Mis documentos completa como ubicación de confianza. Si lo hace, se crea un objetivo que los hackers pueden aprovechar y aumentan los riesgos de seguridad.

7.13 Ver mis opciones y mi configuración en el Centro de confianza El Centro de confianza es donde puede encontrar la configuración de seguridad y privacidad de los programas de Microsoft Office 2010. Dado que la apariencia de la cinta de opciones es la misma en todos programas de Office, los pasos para buscar el Centro de confianza son también los mismos. 1. En un programa de Office, haga clic en la pestaña Archivo. Aparece la vista


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Backstage de Microsoft Office. 2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones. Aparece el cuadro de diálogo Opciones. 3. Haga clic en Centro de confianza y, a continuación, en Configuración del Centro de confianza. 4. Aparece la siguiente lista de opciones (algunas opciones pueden variar): 

Editores de confianza Cree una lista de editores de proyectos de código de confianza.



Ubicaciones de confianza Designe las carpetas del equipo en las cuales colocar los archivos de confianza provenientes de orígenes confiables. Los archivos de una carpeta de ubicación de confianza no pasan por la validación de archivos.



Documentos confiable Administre cómo interactúan los programas de Office con contenido activo.



Complementos Seleccione si los complementos requieren firmas digitales, o si los complementos se deshabilitan.



Configuración de ActiveX Administre mensajes de seguridad para los controles ActiveX en programas de Office.



Configuración de macro Habilite o deshabilite macros en programas de Office.



Barra de mensajes Muestre u oculte la barra de mensajes.



Configuración de bloqueo de archivos Determine si se abrirán versiones anteriores de archivos de programas de Office.



Opciones de privacidad Realice las selecciones que determinan su nivel de privacidad con programas de Office.

5. Haga clic en el área que desee y realice las selecciones que necesite. Cambiar la configuración del Centro de confianza puede reducir o aumentar enormemente la seguridad de su equipo, sus datos, datos en la red de su organización y otros equipos de esa red. Se recomienda que consulte con el administrador del sistema o, considere cuidadosamente los riesgos, antes de realizar cambios en la configuración del Centro de confianza. 7.14 Ocultar valores e indicadores de error en las celdas Supongamos que las fórmulas de su hoja de cálculo tienen errores que puede prever pero que no necesitan corregirse, aunque le gustaría mejorar la presentación de los resultados. Existen diversas maneras de ocultar valores de error e indicadores de error en las celdas. Hay muchas razones por las que las fórmulas pueden devolver errores. Por ejemplo, la división por 0 no está permitida y, si escribe la fórmula =1/0, Excel devolverá #¡DIV/0! Los valores de error son #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y #¡VALOR!


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7.15 Dar formato al texto de las celdas que contienen errores para que éstos no se muestren El siguiente procedimiento muestra cómo convertir valores de error en un número, por ejemplo, 0, y cómo aplicar a continuación un formato condicional que oculte el valor. Para realizar el procedimiento siguiente, debe “anidar” la fórmula de una celda en la función SI.ERROR para que devuelva un valor cero (0) y, a continuación, aplicar un formato de número personalizado que impida mostrar números en la celda. Por ejemplo, si la celda A1 contiene la fórmula =B1/C1 y el valor de C1 es 0, la fórmula de A1 devuelve el error #¡DIV/0!. 1. Escriba 0 en la celda C1, 3 en Aparecerá el error #¡DIV/0! en la celda A1.

B1

y

la

fórmula

=B1/C1

en

A1.

2. Seleccione A1 y presione F2 para editar la fórmula. 3. Después del signo igual (=), escriba SI.ERROR seguido por un paréntesis de apertura. SI.ERROR( 4. Mueva el cursor hasta el final de la fórmula. 5. Escriba ,0), es decir, una coma seguida por un cero y un paréntesis de cierre. La fórmula =B1/C1 se vuelve =SI.ERROR(B1/C1,0). 6. Presione ENTRAR para completar la El contenido de la celda debería mostrar ahora un 0 en vez del error #¡DIV!

fórmula.

7. Seleccione la celda que contiene el error y haga clic en Formato condicional en la cinta de opciones (ficha Inicio, grupo Estilos). 8. Haga clic en Nueva regla. 9. En el cuadro de diálogo Nueva regla de formato, haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. 10. En Dar formato únicamente a las celdas con, seleccione Valor de la celda en el primer cuadro de lista, igual a en el segundo cuadro de lista y, a continuación, escriba 0 en el cuadro de texto a la derecha. 11. Haga clic en el botón Formato. 12. Haga clic en la pestaña Número y, a continuación, en Categoría, haga clic en Personalizado. 13. En el cuadro Tipo, escriba ;;; (tres puntos y coma) y, a continuación, haga clic en Aceptar. Haga clic en Aceptar otra vez. El 0 de la celda desaparece. Esto se debe a que el formato personalizado ;;; hace que no se muestren los números en la celda. No obstante, el valor (0) permanece en la celda. 7.16 Dar formato a valores de error aplicando un color de fuente blanco al texto Siga este procedimiento para dar formato a las celdas que contienen errores para que el texto de dichas celdas se muestre con una fuente de color blanco. Esto hace que el texto de error de dichas celdas sea prácticamente invisible.


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1. Seleccione el rango de celdas que contenga el valor de error. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Administrar reglas. Aparece el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales. 3. Haga clic en Aparece el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

Nueva

regla.

4. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan. 5. En Editar una descripción de regla, en la lista Dar formato únicamente a las celdas con, seleccione Errores. 6. Haga clic en Formato y, a continuación, en la pestaña Fuente. 7. En el cuadro Color, en Colores del tema, active la casilla de verificación que contiene el color blanco.

7.17 Mostrar un guión, #N/A o NOD en lugar del valor de error En algunos casos, es posible que prefiera que los valores de error no aparezcan en las celdas y que aparezca una cadena de texto como “#N/A”, un guión o la cadena “NOD”. Para ello, puede usar las funciones SI.ERROR y NOD, como se muestra en el siguiente ejemplo. Ejemplo: Puede resultar más sencillo comprender el ejemplo si se copia en una hoja de cálculo en blanco. En el siguiente ejemplo, seleccione la celda que contiene el texto “Datos” y, a continuación, arrastre el cursor para seleccionar hasta la última celda de la columna “Descripción (resultado)”. Después, copie la selección y péguela en una nueva hoja de cálculo, comenzando por la celda A1.

1

A Datos

2

10

3

0 Fórmula =A2/A3 =SI.ERROR(A2/A3,"NOD") =SI.ERROR(A2/A3,"-") =SI.ERROR(A2/A3,NOD())

Descripción (resultado) Da un error (#¡DIV/0!). Devuelve NOD cuando el valor es un error. Devuelve un guión cuando el valor es un error. Devuelve #N/A cuando el valor es un error.


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DETALLES DE LA FUNCIÓN SI.ERROR Use esta función para determinar si una celda contiene un error o si los resultados de una fórmula devolverán un error. NOD Use esta función para devolver la cadena #N/A en una celda. El nombre de la función va seguido por un par de paréntesis vacíos, de esta forma: =NOD().

7.18 Ocultar los valores de error en un informe de tabla dinámica 1. Haga clic en el informe de tabla dinámica. Aparece Herramientas de tabla dinámica. 1. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en la flecha situada junto a Opciones y, a continuación, en Opciones. 2. Haga clic en la pestaña Diseño y formato y siga uno o varios de los procedimientos siguientes: 

Cambiar el modo en que se muestran errores Active la casilla de verificación Para valores erróneos, mostrar de Formato. En el cuadro, escriba el valor que desee mostrar en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas en blanco, elimine los caracteres del cuadro.



Cambiar el modo en que se muestran celdas vacías Active la casilla de verificación Para celdas vacías, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desee mostrar en las celdas vacías. Para mostrar celdas en blanco, elimine todos los caracteres del cuadro. Para mostrar ceros, desactive la casilla de verificación.

7.19 Ocultar indicadores de error en las celdas Si una celda contiene una fórmula que da como resultado un error, aparecerá un triángulo (indicador de error) en la esquina superior izquierda de la celda. Para evitar que aparezcan estos indicadores, siga el procedimiento indicado a continuación.

1. Haga clic en la pestaña Archivo, seleccione Opciones y luego haga clic en la categoría Fórmulas. 2. En Comprobación de errores, desactive la casilla de verificación Habilitar comprobación de errores en segundo plano.


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CAPITULO 8 VISUALIZACIÓN DE LA HOJA

 El participante conocerá las distintas opciones para la visualización de la hoja.  El participante mediante las Vistas Personalizadas, creará Vistas de su hoja  El participante utilizará el Control de Cambios para revisar su Libro de Excel

8.1 Vistas de la hoja Dentro de la ficha Vista están los comandos de visualización de la hoja. Grupo Vistas del libro

El comando de Vista normal, presenta la hoja de cálculo en forma tradicional, igual que en versiones anteriores de Microsoft Excel.

Antes de imprimir una hoja de cálculo de Excel que contenga una gran cantidad de datos y gráficos, puede ajustarla rápidamente en la nueva vista Diseño de página. Puede utilizar también reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

El comando Ver salt. Pág., presenta únicamente el espacio que ha sido utilizado dentro de la hoja de cálculo, el resto de la hoja se encuentra en color gris, con la posibilidad de ser utilizada. En esta vista es UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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posible cambiar los saltos de página, ancho de columnas y alto de filas de manera que se pueda ajustar las páginas para su impresión. El comando de Pantalla completa oculta la barra de herramientas de acceso rápido, las fichas y cinta de opción, la barra de estado, barra de fórmulas entre otros, a fin de brindarnos un mayor espacio para los datos dentro de la hoja de cálculo. El grupo Mostrar u ocultar, presenta las opciones correspondientes para mostrar u ocultar distintos elementos de la pantalla, como son: Líneas de cuadrícula, Barra de fórmulas, Barra de mensajes, títulos, en caso de utilizar la Vista de diseño, la Regla.

Grupo Zoom

Abre la caja de dialogo siguiente, en ella es posible cambiar el porcentaje del zoom, para un mayor acercamiento o en su caso, alejar la vista actual.

Sin importar el porcentaje de zoom en que se encuentre la vista, este comando los establecerá a 100%, que puede considerarse el tamaño más apropiado para la visualización de los datos.

Dependiendo del rango de celdas que se tenga seleccionado, el porcentaje de zoom UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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aumentará al máximo posible, siendo el porcentaje más alto 400%.

8.2 Trabajar con varios libros Visualizar diversas hojas.- En ocasiones es necesario trabajar con varios libros a la vez o con distintas hojas del mismo libro. Para facilitarnos este tipo de trabajo, Excel nos permite visualizar varias hojas de cálculo al mismo tiempo, a continuación se describe la manera de realizarlo. 1) Para ver múltiples hojas dentro del mismo libro, es necesario crear las ventanas donde se mostrarán las distintas hojas de cálculo. a) Haga clic en el comando Nueva ventana del grupo Ventana de la ficha Vista b) Cambie a la nueva ventana c) A continuación, haga clic en la hoja que desee ver. d) Repita este procedimiento para cada hoja que desee ver. 2) Utilice el comando Organizar todo del grupo Ventana de la ficha Vista. a) En la caja de dialogo Organizar ventanas, seleccione la forma que desee para organizar. b) Para ver las hojas sólo en el libro activo, active la casilla de verificación Ventanas del libro activo.

Si lo que se desea es organizar las ventanas de distintos libros: 1) Abra los libros que desee ver. UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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2) En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en Organizar todo. 3) Bajo Organizar, haga clic en la opción que desee.

8.3 Dividir ventana En la parte superior de la barra de desplazamiento vertical o en el extremo derecho de la barra horizontal, sitúe el puntero sobre el cuadro de división. Cuando el puntero adopte la forma de puntero de división ÷, arrastre el cuadro de división hacia abajo o hacia la izquierda, hasta la posición elegida. También es posible dividir la ventana utilizando el comando Dividir, del grupo Ventana de la ficha Vista. 8.4 Inmovilizar paneles La inmovilización de paneles permite seleccionar los datos que permanecen visibles al desplazarse en una hoja. Por ejemplo, permite mantener visibles los rótulos de las filas y las columnas mientras se desplaza. Para inmovilizar un panel, siga uno de estos procedimientos:  Panel horizontal superior: Seleccione la fila situada debajo de donde desee que parezca la división.  Panel vertical izquierdo: Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la división.  Paneles superior e izquierdo: Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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donde desee que aparezca la división.  En el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Inmovilizar paneles. Presentará tres opciones a escoger:

8.5 Comparar libros en paralelo Utilizar un libro para ver los cambios realizados por varios usuarios puede resultar difícil, pero ahora hay un enfoque nuevo para comparar libros: Comparar libros en paralelo. La comparación de libros en paralelo permite ver de forma más clara las diferencias entre dos libros, sin tener que combinar todos los cambios en un libro. Puede desplazarse por los dos libros a la vez para identificar las diferencias entre ellos. Abra los libros que desee comparar en paralelo, en el grupo Ventana de la ficha Vista, haga clic en el comando Ver en paralelo.  Si desea desplazarse por los libros al mismo tiempo, haga clic en Desplazamiento sincrónico.  Si desea restablecer las ventanas de los libros a sus posiciones iniciales antes de la comparación, haga clic en Restablecer posición de la ventana.  Haga clic en Ver en paralelo para detener la comparación de libros.

8.6 Vistas Personalizadas Una vista provee una manera fácil de ver los datos con diferentes opciones de presentación. Puede presentar, imprimir y almacenar diferentes vistas sin guardarlas como hojas separadas. Al crear una vista, se le da un nombre y puede guardar las configuraciones de impresión actuales con la vista. También puede guardar filas y columnas ocultas con la misma. El comando que se utiliza es Vistas Personalizadas del grupo Vistas de libro de la ficha Vista


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La vista que se crea siempre incluye tamaño y posición de la ventana, secciones o títulos inmovilizados, esquemas, porcentaje de ampliación o reducción, celda activa, área de impresión entre otras. Al seleccionar el comando Vistas Personalizadas aparece la siguiente caja de diálogo: En el área Vistas: se presenta una lista de todas las vistas definidas para el libro de trabajo activo.

Con el botón Mostrar se muestra la vista seleccionada. Agregar presenta la siguiente caja de diálogo: En esta se especifica un Nombre único para crear una nueva vista. En el área Incluir en la vista se especifican las opciones que se desean guardar como parte de la vista, se pueden incluir la Configuración de impresora y las Configuración de Filas, columnas y filtros ocultos. Cualquier área de impresión definida previamente siempre se guarda con la vista. Si no define ninguna área de impresión, se imprimirá toda la hoja de cálculo.

8.7 Uso compartido de archivos MS Excel 2010 permite que varios usuarios trabajen en un mismo libro siempre y cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red o multiusuario. Para activar esta función seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el comando Compartir libro. Al hacerlo aparece la siguiente caja de Compartir libro diálogo: En el primer separador muestra a los usuarios que se encuentran utilizando el libro junto con UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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su hora y fecha de apertura. Para eliminar un usuario, selecciónelo y presione Quitar usuario. Si deseamos que otros usuarios puedan modificar el libro, seleccionamos Permitir la modificación por varios usuarios a la vez.

Para controlar la forma en la que los usuarios podrán hacer modificaciones seleccionamos el separador Uso avanzado que muestra la siguiente caja de diálogo: En este separador es donde se activa la opción de Control de cambios. Al seleccionar que guarde el historial de cambios, podemos indicar cuantos Días deberá hacerlo. Los cambios podrán actualizarse Al guardar el archivo o Automáticamente cada x minutos. Podremos definir que nos muestre Solo los cambios de otros usuarios o mis cambios y los de otros usuarios. También se puede activar la búsqueda de conflictos, indicando que debe Preguntar cuáles prevalecen o que Prevalecen los cambios guardados. La vista personal nos permite almacenar en nuestra copia del libro compartido, la Configuración de impresora y la Configuración de filtro. Al

de lo compartirla para su revisión.

compartir libros, algunas funciones de MS Excel 2010 no están disponibles. Entre las no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas de cálculo, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida posible la hoja de cálculo y entonces

Al compartir libros, algunas funciones de MS Excel 2010 no están disponibles. Entre las no disponibles se encuentran: formatos condicionales, validación de datos, eliminar hojas de cálculo, insertar, etc. Por esto, es recomendable completar en la medida de lo posible la hoja de cálculo y entonces compartirla para su revisión. 8.8 Control de Cambios Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizado en el mismo. Para poder llevar control de los cambios es UPDATING PEOPLE Derechos Reservados Entrenamiento Informático Avanzado S.A. de C.V.

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necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del grupo Cambios de la ficha Revisar, el comando Control de Cambios. Al hacerlo aparecen dos opciones donde podremos seleccionar Resaltar cambios o Aceptar o Rechazar cambios. Antes de poder aceptar o rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra la caja de diálogo. En esta caja indicamos los cambios que deseamos ver: Comando Descripción Cuándo: Podemos ver Todos, Desde la fecha, Desde la última vez que se guardó o los cambios Sin revisar. Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios específicos. Dónde: En qué lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta opción tenemos el icono , que permite reducir la caja de diálogo para que aparezca de la siguiente forma:

Pudiendo señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar a la caja de diálogo completa damos un clic sobre el icono

.

Una vez definidos el cuándo quién y dónde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva. Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las celdas modificadas tomará el siguiente aspecto: Para poder ver el cambio, cuándo y quién lo realizó, basta con acercar el cursor a la celda. Al hacerlo aparece un globo con la información, como se muestra a continuación:


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Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:

En esta hoja que se llama Historial, muestra por columnas la información referente a los cambios y la fecha a la que está actualizado. Los cambios en cualquiera de los dos casos serán impresos cuando imprimamos la hoja de cálculo.

8.9 Aceptar o rechazar los cambios Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para realizar estas operaciones seleccione del grupo Cambios de la ficha Revisar el comando Control de cambios, de las opciones que aparecen seleccione Aceptar o rechazar cambios. Esta opción muestra la siguiente caja de diálogo:

Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al dar clic en Aceptar aparecerá la siguiente caja de diálogo:


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Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado de cambios. Podemos Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los cambios podemos Cerrar la caja de diálogo.

8.10 Combinar libros compartidos Es común que las correcciones a las hojas se realicen en diferentes copias del mismo archivo. Excel 2010 tiene la capacidad de combinar estos libros y obtener uno consolidado con todos los cambios. Para utilizar está característica es necesario que los archivos sean previamente preparados con los siguientes pasos: 1) En el archivo origen, comparta el libro y asigne Control de cambios. 2) Genere copias del archivo, con diferentes nombres. Después de que los revisores hayan hechos los cambios es posible llevar a cabo la combinación de libros. El comando Compara y combinar libros, no se encuentra disponible en ninguna de las cintas, por lo que se tiene que incluir el comando dentro de la barra de herramientas de acceso rápido o algún grupo personalizado dentro de las fichas, para poder utilizarlo. 3) Abra el archivo original y haga clic en el comando

Comparar y combinar libros.

4) Se muestra la caja de diálogo de Abrir, donde seleccionamos el archivo a combinar. 5) Al presionar Aceptar, Excel 2010 combinará los libros. La hoja de cálculo resultante contendrá celdas marcadas con cambios. 6) Estos cambios podrán ser aceptados o rechazados.


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EVALUACIÓN FINAL DEL CURSO 1. 2.

Abra el archivo “Examen Excel_av”. Para el campo ‘Denominación’ evaluar “Número de préstamos” con la función SI y asignar los siguientes valores: a) Si tiene 60 préstamos o más = "Muy aceptable", b) De 30 - 59 = "Aceptable", c) 29 o menos = "No aceptable"

3.

Para el campo Precio ajustado evaluar el “Año de edición” e incrementar los siguientes porcentajes al campo Precio de Unidad: a) Si el año de edición es anterior a 1960 – aumentar 30% b) De 1960-1990 – aumentar 35% c) De 1991-2010 – aumentar 40%

4.

Para el campo Precio préstamo evaluar el “País” y “Categoría” e incrementar los siguientes porcentajes al campo Precio de Unidad: a) Si el año de edición es anterior a 1960 – aumentar 30% b) De 1960-1990 – aumentar 35% c) De 1991-2010 – aumentar 40%

5.

Validar las columnas de Categoría de libro para que acepte como máximo 20 caracteres y existencia acepte valores entre 1 y 10 Grabar cada cálculo en una macro diferente y colocar los botones abajo de la lista, excepto sumas condicionales Una vez hechos todos los cálculos copiar la información a hoja 2 y hoja 3 para filtrar los datos y mostrar los libros de Computación muy aceptables y los editados en 1980 del país México. Copiar los datos filtrados abajo de la lista de datos Sumar las existencias de libros de 1990 y posteriores de Historia y México Sumar los precios ajustados de los libros de Literatura y no aceptables Indicar cuántos libros son de 1960 o anteriores Sumar números de préstamo muy aceptables Indicar cuántos precios de préstamo son superiores a $1,000.00 Crear la tabla dinámica para visualizar los libros por categoría, nombre y autor y totalizar sus precios de préstamo" Guarde el archivo con formato PDF en la carpeta de “Mis Documentos” con el nombre “Biblioteca.PDF”.

6. 7.

8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.


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Av. 31 oriente 618 2do piso Col. Ladrillera de Benítez Puebla Pue. C.P. 72530 Tel: (222) 237 94 92


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excel 2010 avanzado.pdf

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