EVENT ORGANIZER
Defnisi Event Organizer (EO) adalah penyedia jasa profesional penyelenggara acara dan bertugas melaksanakan keinginan klien untuk mengerjakan acaranya mulai dari konsep, persiapan, eksekusi dan evaluasi acara. Orang yang bekerja di Event Organizer harus siap berpikir kreatif dan dinamis.
Jenis EO berdasarkan berdasarkan bidang kerja kerja a. Brand ctivation ctivation adalah EO yang secara spesi!k membantu client"nya untuk mempromosikan produknya produknya untuk peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan produk ke konsumen dan dengan berinteraksi be rinteraksi langsung ke target marketnya#konsumen. b. MICE ($eeting, %ncentive, &onvention, E'hibition) adalah EO yang bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan seperti rapat, gathering dan outbound suatu perusahaan. c. Entertainment adalah EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama konser music baik artis local maupun internasional. d. rivate Organizer adalah EO yang bergerak menyelenggarakan acara yang bersifat pribadi atau tertutup untuk umum seperti " *edding Organizer (*O) adalah EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan. "
Birthday Organizer adalah EO yang ahli membuat pesta ulang tahun.
" rivate arty Organizer dalah EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
Syarat Strategis Event Organizer a.
Mengelola Dengan Baik Dan ro!esional
$engumpulkan beberapa orang yang akan mengerjakan tugas dengan bagian" bagian tersendiri. ilih orang yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka lo+ongan pekerjaan untuk bagian tertentu. erapkan erapkan metode -team+ork and leadership. Bekerja di dunia EO adalah - "ea#$ork , , tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamwork dan dan decision maker yang yang harus dibuat dalam +aktu singkat.
b.
Me#%&n'ai (%esifkasi
Banyak spesi!kasi event organizer seperti E'hibition Organizer, *edding Organizer, $arketing &ommunication ctivity Organizer, $%&E Organizer, arty Organizer dll. ilih salah salah satunya dan pelajari seluk beluknya. /okus /okus pada satu segmen. 0ika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada.
).
*e#a#%&an resen"asi Dan Bernegosiasi
1alah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan sebuah proposal menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek menjadikan keuntungan. 1angat penting dalam meyakinkan klien atau sponsor untuk mengerjakan acara mereka
d. ersia%an +ang Ma"ang 2eberhasilan 2eberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. ersiapan bisa dimulai dari membentuk team+ork dan pembagian tugas masing" masing personal, budgeting yang benar, perijinan venue dan keramaian dan mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. 3ang 3ang lebih penting lagi adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.
e. Me#%&n'ai Relasi (%onsor Dan Da"abase 1etiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. 4ntuk mencari klien baru dibutuhkan database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima kebagiannya. 1elain database sponsor juga perlu database vendor, pengisi acara, venue dll yang se+aktu +aktu pasti dibutuhkan.
,. -"a#akan *&ali"as 2lien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. 2ualitas yang dimaksud diantaranya kerapian pengerjaan produksi, rundo+n tepat +aktu, ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan kemampuan menghadapi kendala tehnis. 0ika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa EO akan digunakan lagi oleh klien.
Ta,a%an en'elenggaraan A)ara 5angkah umum dalam menyelenggarakan acara adalah sebagai berikut
b.
Me#%&n'ai (%esifkasi
Banyak spesi!kasi event organizer seperti E'hibition Organizer, *edding Organizer, $arketing &ommunication ctivity Organizer, $%&E Organizer, arty Organizer dll. ilih salah salah satunya dan pelajari seluk beluknya. /okus /okus pada satu segmen. 0ika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada.
).
*e#a#%&an resen"asi Dan Bernegosiasi
1alah satu kunci utama EO adalah memiliki kemampuan mempresentasikan sebuah proposal menjadi suatu proyek dan negosiasikan sebuah proyek menjadikan keuntungan. 1angat penting dalam meyakinkan klien atau sponsor untuk mengerjakan acara mereka
d. ersia%an +ang Ma"ang 2eberhasilan 2eberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan event tersebut. Bahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. ersiapan bisa dimulai dari membentuk team+ork dan pembagian tugas masing" masing personal, budgeting yang benar, perijinan venue dan keramaian dan mempunyai rencana antisipasi masalah non tehnis. 3ang 3ang lebih penting lagi adalah selalu kordinasi dengan tim maupun klien.
e. Me#%&n'ai Relasi (%onsor Dan Da"abase 1etiap EO biasanya memiliki sponsor atau klien sendiri. 4ntuk mencari klien baru dibutuhkan database dan relasi untuk mempermudah proposal diterima kebagiannya. 1elain database sponsor juga perlu database vendor, pengisi acara, venue dll yang se+aktu +aktu pasti dibutuhkan.
,. -"a#akan *&ali"as 2lien akan selalu menilai kualitas pengerjaan suatu acara. 2ualitas yang dimaksud diantaranya kerapian pengerjaan produksi, rundo+n tepat +aktu, ketertiban yang dijaga, tim yang solid dan kemampuan menghadapi kendala tehnis. 0ika semua bisa teratasi tidak menutup kemungkinan jasa EO akan digunakan lagi oleh klien.
Ta,a%an en'elenggaraan A)ara 5angkah umum dalam menyelenggarakan acara adalah sebagai berikut
a.
2onsep
b.
ersiapan
c.
Eksekusi
a. *onse% 6alam setiap pembuatan konsep event, kita harus melihat spesi!kasi produk dan sasaran konsumen. 2onsep 2onsep yang kreatif dan inovatif sangat mendukung m endukung terealisasinya sebuah acara. 1alah satu membuat konsep dengan melihat apa yang terjadi di sekitar kita k ita baik secara local maupun internasional. *aktu *aktu atau timing bisa timing bisa untuk pembuatan konsep. 2onsep terbagi menjadi tiga yaitu 7. 2onsep baku, yaitu yaitu konsep yang sudah ada dari klien dan EO tinggal mengerjakaan sesuai keinginan klien. 8. 2onsep Orisinil, yaitu konsep konsep yang dibikin EO sendiri dengan melihat potensi yang ada dimasyarakat. 9. 2onsep kombinasi, yaitu konsep dari klien yang dipadukan konsep dari EO atau sebaliknya.
ersia%an 7. embuatan embuatan time time schedule schedule event. $ulai $ulai dari pembuatan pembuatan proposal proposal,, eksekusi eksekusi dan 8. $enuangkan $enuangkan konsep konsep dalam dalam bentul bentul proposa proposal. l. 9. $embentuk $embentuk tim sesuai sesuai kebutu kebutuhan han event dan dan diberi diberi penjelasan penjelasan detail detail pekerjaan. :. $enghubungi $enghubungi perijina perijinan n tempat dan dan kepolisi kepolisian an dan pengisi pengisi acara. acara. ;. $enyebarka $enyebarkan n proposal proposal ke sponsor sponsor yang sesuai sesuai dengan dengan konsep konsep acara. <. $enghubungi $enghubungi seluruh seluruh supplier#ve supplier#vendor ndor.. =. $elakukan $elakukan kontrak kontrak kepada kepada semua semua pihak (sponsor (sponsor,, vendor dan pengisi pengisi acara) >. enye enyebar baran an publik publikasi asi.. ?. $elakukan $elakukan technic technical al meeting meeting dengan seluruh seluruh penduk pendukung ung acara. acara. 7@.$embuat checklist event secara detail dan memantau perkembangan pekerjaan vendor#supplier. vendor#supplier.
b. Eksek&si
7. $emposisika $emposisikan n orang berpotensi berpotensi dan dan sesuai dengan dengan bidangnya bidangnya misalnya misalnya stage manager, produksi dan general aAair. 8. $emantau $emantau ketat ketat pengerjaan pengerjaan vendor vendor di venue. 9. undo+n undo+n acar acara a yang yang tepat tepat +akt +aktu. u. :. 1elalu menjaga menjaga kualita kualitas s event dengan dengan konsep konsep harus harus sesuai sesuai dengan dengan apa yang telah dipresentasikan a+al kepada klien. ;. 1esering 1esering mungkin mungkin meng"announc meng"announce e produk produk klien kepada kepada audience audience,, atau ucapan terima kasih. <. $enjaga $enjaga keamanan keamanan dan ketertiba ketertiban n event event =. $endokumenta $endokumentasikan sikan setiap setiap akti!tas akti!tas event untuk untuk kebutuhan kebutuhan pembuatan pembuatan Event Report yang biasa digunakan untuk syarat pelunasan biaya sponsor.
0ika kita lihat, de+asa ini banyak banyak sekali acara"acara yang dilaksanakan untuk memasarkan atau memperkenalkan suatu produk, baik yang dilaksanakan di televisi (online) atau pun yang dilaksanakan di tempat secara oCine. cara"acara tersebut di selenggarakan oleh perusahaan yang bersangkutan, namun semua pelaksananya dilakukan oleh sebuah penyedia jasa acara yang sering disebut event organizer atau EO
$enurut pakar manajemen henald 2asali, bah+a Event Organizer adalah bisnis yang menerapkan konsep manajemen secara berkesinambungan dan konsisten dalam mengeksplorasi dunia entertainment sedalam"dalamnya. 3ang 3ang dibangun dari sebuah tim yang mencatat every single detail dari proses memilih acara, mengemas acara, memenuhi pembayaran, mengurus perizinan, meyakinkan keamanan pelaksanaan, merekam gejolak keinginan pasar, serta menyiapkan teknologi dan pemasarannya, sampai pada event e vent report (laporan pertanggung ja+aban) atau evaluasi. Banyak perusahaan eo yang ada, menurut jenis acara yang diadakan eo dapat dibagi menjadi D •
One 1top 1ervice gencyD gencyD E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
•
•
•
•
•
•
$%&E D 2ependekan dari $eeting, %ncentive, &onvention, E'hibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan. Brand ctivation adalah EO yang secara spesi!k membantu client"nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya. $usik dan iburanD E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik. enyelenggara ernikahanD E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan. enyelenggara 4lang ahunD E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak"anak. enyelenggara ribadiD E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
1ejarah Event Organizer
Sejarah Event Organizer
Di Indonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta-pesta adat dimana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas masing-masing untuk mendukung suksesnya suatu acara । Sedangkan definisi event organizer di Indonesia mulai populer sekitar tahun 1!an dan semakin populer lagi pada tahun 1" pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO । #asa Event Organizer sendiri adalah jasa penyelenggaraan sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan$ kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline$ target$ sceduling$ pressure dan team%ork solidity& Sedangkan peran Event Organizer adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional&
Syarat 'endirikan Event Organizer 'enurut Director () *rocom$ Sofian +amal ,asution$ yang diperlukan untuk mendirikan sebuah EO adalah$ motivasi$ database$ net%ork$ permodalan dana segar yang cukup$ SD' yang dinamis dan pekerja keras$ team%ork spirit$ creativity$ imagination dan konsep$ keahlian individu yang tepat guna$ nggak gaptek$ personal yang baik$ inisaitif yang tinggi$ jeli$ cermat dan peka terhadap perkembangan& Orang-orang di EO mesti menerapkan Do Innovated Or Die$ jadi di EO tersebut adalah kumpulan orang-orang kreatif yang penuh inovatif$ ujar .ang Sofian& Siapapun bisa membuat EO& /nak-anak sekolah misalnya$ kalo berminat juga dapat membuat EO$ bisa saja dimulai dari mengemas acara S%eet Seventeen sobat terdekat$ *entas Seni$ /cara *erpisahan dan *elombaan antar kelas atau antar sekolah& /palagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya menagdakan *rom ,ite$ dan biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita-kita juga& ,ggak masalah kalo kita baru pertama kali menangani event$ 0ang terpenting adalah ide kreatif yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep& Setelah konsep ada$ baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat dijalankan& Dan kalo kita berbicara mengenai dana$ pasti dong nyari sponsor& Di bagian ini yang paling penting adalah kepercayaan& +alo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh lebih ringan$ misalnya untuk penye%aan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah acara berlangsung$ atau setelah dananya ada& Ditambahkan bos *rocom salah satu EO terkenal di 'edan$ nggak perlu banyak orang yang terlibat dalam sebuah EO& Semua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar kecilnya event yang ditangani$ kata .ang Sofian& Sekarang ini$ anak-anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat sebuah acara& Di #akarta dan .andung tampaknya anak-anak sekolahan berlombalomba membuat pentas seni$ bazar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah digandrungi anak muda& Dalam pesta pernikahanpun event organizer di butuhkan untuk mengatur jalannya acara pernikahan atau yang lebih di kenal dengan %edding organize$ seperti %edding planner yang mengatur acara pernikahan agar lebih lancar dan berlangsung menarik& untuk hal seperti ini dibutuhkan biro jasa yang sudah berpengalaman mengatur pernikahan +alo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas$ sekarang saatnya kamu belajar untuk memenej diri sendiri dan orang lain । 0ang berji%a pemipin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia& 0ang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau marketing
yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara& 0ang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi& erus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung ja%ab saat acara berlangsung& erpenting di sini adalah kerjasama yang solid&
Een" Organi/er 2 3edding 2 .irthday 2 Event 'enyelenggarakan acara bisa menjadi tugas yang sangat menegangkan dan memakan %aktu& Sebuah event organizer profesional dapat membuat proses lebih mudah karena mereka dapat mengatur semuanya$ langsung dari makanan untuk dekorasi dan membuat acara /nda yang luar biasa& Informasi yang akan memandu /nda untuk mengorganisir pesta dan acara grand& Event Organizer /nalisis4 Sejumlah faktor yang harus dipertimbangkan ketika merencanakan dan mengembangkan strategi untuk acara seperti4 5 )isi dan tujuan penyelenggaraan acara 5 ujuan acara 5 Orang yang akan menghadiri acara tersebut 5 /nggaran acara 5 *encetakan 6ndangan 5 ema acara *ertimbangkan masing-masing faktor hati-hati untuk membuat acara anda sukses besar& /nda harus mengatur tenggat %aktu dan harus mulai merencanakan sekitar 7 bulan sebelum memegang acara& 8al ini juga penting untuk memiliki rapat perencanaan rutin untuk memastikan semuanya berlangsung dalam urutan yang benar& /nggaran acara4 Event organisasi tidak mungkin tanpa dana itu merumuskan rencana anggaran adalah hal pertama dan terutama& Dana untuk acara komersial dapat diatur dari host$ pendukung dan sponsor& *emilihan berbagai layanan seperti katering$ dekorasi$ publisitas$ tempat$ dan staf harus didasarkan pada tujuan acara serta anggaran&
*engorganisasian dan 'enemukan *rofesional4 event organizer *rofesional dapat membantu /nda mengatur acara dengan cara yang baik memerintahkan repot-bebas& *ilih event organizer profesional yang bisa mengambil seluruh beban /nda dari mengirim undangan kepada para tamu untuk mengatur dan mengorganisir seluruh acara& /nda dapat menemukan profesional event organizer di http499%%%&nancyorganizer&com& Setelah memilih profesional event organizer$ adalah perlu untuk mendelegasikan tanggung ja%ab untuk perencanaan yang lebih baik dan membuat seseorang di-charge untuk memeriksa pekerjaan dalam penyelesaian& 'empromosikan sebuah Event4 8al yang paling penting dalam membuat acara sukses adalah untuk mempromosikan dan mempublikasikan dengan baik terutama memetikan acara perusahaan$ fashion sho%$ pertemuan sosial$ seminar$ dll /nda dapat mempublikasikan oleh4 5 'endistribusikan brosur dan pamflet 5 *uting poster di tempat umum 5 *enerbitan iklan di surat kabar 5 'engumumkan di radio atau ) /lat-alat ini merupakan cara yang efektif untuk mencapai sejumlah besar orang dan akan membantu dalam promosi merek juga& :encana +eselamatan Event 8ari /khir4 +eselamatan dan keamanan orang yang berpartisipasi dalam acara tersebut adalah titik kritis dan tim event organizer keseluruhan bertanggung ja%ab untuk itu& 'ereka perlu untuk mengidentifikasi daerah ra%an kesalahan di mana berbagai bahaya dapat terjadi selama event& 6ntuk mencegah kecelakaan apapun tim harus memastikan bah%a4 5 *intu keluar tidak boleh terhalang 5 +eluar tanda-tanda harus terlihat dengan jelas 5 .ahan hiasan yang digunakan harus flame retardant 5 +amar harus memiliki pencahayaan yang cukup 5 #ika laser digunakan$ tanda-tanda harus ditempelkan& 5 anda-tanda bebas harus dipasang di daerah penting
Setelah Event 9 (lean up4 Setelah acara selesai$ perlu untuk membersihkan seluruh fasilitas& /nda juga dapat menye%a kru untuk membantu /nda dengan proses pembersihan& /nda tidak harus lupa untuk berterima kasih kepada event organizer$ speaker$ penyedia layanan untuk membuat acara anda sukses&
Penyelenggara acara adalah istilah untuk penyedia jasa profesional penyelenggara acara& 'eski bisa dialihbahasakan$ namun umumnya istilah aslinya tetap dipergunakan& /tau untuk mudahnya disebut EO *ada dasarnya$ tugas dari EO& adalah membantu kliennya ;client < untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan& .isa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya atau %aktu yang dimiliki klien$ namun penggunaan jasa EO& juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri&
'enurut buku$ EO$ = >angkah #itu 'embangun .isnis Event Organizer ditulis oleh professional Event Organizer$ 0udhi 'egananda$ EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut 4 6saha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya$ guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara$ mulai dari perencanaan$ persiapan$ eksekusi hingga evaluasi$ dalam rangka membantu me%ujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara&
Jenis0jenis EO Dilihat dari jenis acara yang diadakan$ E&O& dapat dikategorikan menjadi4 •
•
•
•
•
One 1top 1ervice gencyD E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun. $%&E D 2ependekan dari $eeting, %ncentive, &onvention, E'hibition). E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan. Brand ctivation adalah EO yang secara spesi!k membantu client"nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya. $usik dan iburanD E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik. enyelenggara ernikahanD E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
•
•
•
enyelenggara 4lang ahunD E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak"anak. enyelenggara ribadiD E.O. khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya. 2omunitas Event Organizer %ndonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.
Event organizer$ atau biasa disingkat EO adalah sebuah usaha berbisnis yang kini ramai ditekuni anak muda& Sesuai dengan namanya$ event organizer adalah sebuah usaha yang menyediakan jasa untuk membuat sebuah acara yang sesuai dengan permintaan para klien& *ada a%alnya$ event organizer dikenal untuk mengelola acara-acara besar saja$ seperti acara fashion$ seminar$ dan acara musik atau konser& ,amun seiring dengan semakin berkembangnya trend dan minat masyarakat muda terhadap EO$ acara yang dikelola para event organizer semakin meluas pula& .anyak permintaan yang terutama muncul dari masyarakat perkotaan$ kepada para EO untuk mengelola acara sederhana namun bermakna$ seperti pesta ulang tahun$ pernikahan$ dan lain-lain& .erikut adalah beberapa macam acara yang ditangani oleh para event organizer&
1. Meeting, incentive, convention, exhibition (MICE) *ada a%alnya$ EO dikenal untuk mengelola acara resmi seperti ini& 'ulai dari skala kecil hingga besar$ acara formal atau nonformal& Event organizer akan merancang keseluruhan acara pertemuan sesuai dengan apa yang diinginkan para klien& 'eeting misalnya$ biasanya klien akan mendiskusikan beberapa hal dengan EO$ mulai dari tanggal$ jumlah peserta$ tempat yang diinginkan$ dan lain-lain& EO akan memberikan beberapa masukan jika dibutuhkan$ lalu kemudian mulai merancang dan memesan tempat untuk pertemuan& Sedangkan acara besar seperti rapat atau pameran biasanya akan memakan %aktu yang agak lama untuk mempersiapkan segalanya$ bahkan turut serta dalam mencari sponsor&
2. Musik dan hiburan .erbagai acara hiburan dan musik de%asa ini amatlah populer di berbagai kalangan& /cara konser musik$ baik dengan artis lokal maupun mancanegara saat ini bukanlah hal yang asing lagi& Event organizer bahkan tak hanya merancang acara dan tempat$ tapi juga ikut andil dalam proses ?melamar@ sang artis untuk tampil pada acara konser tersebut& 'endiskusikan tempat$ tanggal$ desain panggung hingga kebutuhan sang artis adalah sebagian kecil gambaran daftar pekerjaan EO di bidang musik ini& idak hanya itu$ event organizer juga turut serta dalam mencari mitra$ sponsor$ dan media partner agar acaranya terkenal dan sukses&
. Pesta !ernikahan /cara *ernikahan adalah saat terpenting bagi tiap insan& 8ari dimana saat kedua insan mengikat janji setia selamanya tentunya harus dirayakan dengan spesial dan indah& Oleh
karenanya$ event organizer atau terkadang dalam hal ini kerap juga disebut dengan %edding organizer$ merancang segalanya dari ujung kepala hingga ujung kaki pengantin& /cara pernikahan sederhana maupun me%ah dapat di%ujudkan oleh para %edding organizer ini& Semakin terkenal dan profesional$ semakin mahal pula uang yang dikeluarkan$ namun itu rasanya tak sebanding dengan momen indah yang didapatkan bukan&
". Pesta ulang tahun 6lang tahun juga merupakan acara penting dan bahagia dalam hidup setiap insan$ terutama saat-saat usia istime%a$ seperti 1= tahun$ atau bahkan ulang tahun pertama si kecil& idak hanya itu$ perayaan ulang tahun pernikahan$ atau ulang tahun perusahaan tentulah harus dirayakan dengan meriah dan spesial& Oleh karenanya$ event organizer memegang peranan penting dalam keseluruhan acara& *esta ulang tahun dengan tema unik dan menarik menjadi sebuah keharusan atau daya tarik untuk menambah kemeriahan pesta tersebut&
#. $cara !erte%uan keluarga /cara dimana para anggota keluarga besar berkumpul bersama tentunya akan menjadi hari yang membahagiakan& idak hanya keluarga$ tetapi acara kumpul bersama anggota komunitas atau perusahaan juga dibutuhkan dalam rangka mempererat hubungan kekeluargaan para anggota dan karya%an& .ahkan tak jarang ada acara reuni yang turut mengundang keluarga para karya%an untuk ikut datang memeriahkan suasana kumpulkumpul bersama& Event organizer pun hadir untuk membantu mengatur acara mulai dari tempat$ kegiatan$ '($ dan sebagainya&
&. Peluncuran !roduk baru *eluncuran sebuah produk membutuhkan sebuah kepanitiaan untuk mempromosikan dan mengelola acara tersebut agar produk yang dikenalkan dapat disampaikan dengan tepat kepada masyarakat& EO harus dengan tepat menentukan tanggal$ dan lokasi agar acara tersebut ramai dan sukses& Strategi dan cara pemasaran pun turut dirancang agar produk yang dikenalkan mendapat banyak konsumen dan bahkan menjadi trend& /danya diskon dan replika maskot juga dapat dijadikan pertimbangan untuk menarik konsumen&
'. e%inar ke!e%i%!inan Event organizer juga kerap menyediakan jasa penyelenggaraan sebuah seminar$ atau pelatihan kepemimpinan yang banyak dibutuhkan perusahaan-perusahaan guna membekali karya%annya modal kepemimpinan yang baik& .iasanya$ EO sudah mempunyai daftar paket yang siap dita%arkan kepada para perusahaan yang ingin bekerja sama& 'ulai dari pembicara$ materi$ metode pelatihan semua ditangani oleh event organizer& Semakin terkenal pembicara pelatihan$ semakin mahal tarif pelatihannya&
. *our +isata
*enyelenggara tour %isata juga disebut sebagai event organizer karena mengatur keseluruhan acara %isata& Semua sudah direncanakan oleh EO$ mulai dari berangkat$ kendaraan yang digunakan$ tempat-tempat yang dituju$ penginapan$ hingga konsumsi& *aket yang dita%arkan pun bervariasi$ sesuai dengan tempat tujuan$ level pelayanan$ atau lama perjalanan& *aket tersebut juga disesuaikan dengan kuota yang disediakan dan promo yang berlangsung& Dengan adanya event organizer tour %isata ini$ memudahkan para pelanggan atau klien untuk menikmati liburan dengan santai&
. eni dan budaya /cara budaya dan Seni$ seperti festival kebudayaan atau pementasan seni saat ini berkembang pesat& Aestival kebudayaan menjadi hal yang sangat diminati oleh berbagai kalangan karena memberikan sesuatu yang berbeda dengan aktivitas sehari-hari& /cara seni seperti pertunjukan alat musik$ tarian$pameran lukisan$ atau pameran seni lainnya$ juga banyak diminati oleh pecinta seni& Dalam me%ujudkan acara tersebut$ tentu membutuhkan tim event organizer untuk membuat acara tersebut berjalan dengan sukses& Event organizer$ sesuai dengan arti namanya adalah pengelola atau pembuat acara& erkadang ada event organizer yang memfokuskan bidangnya untuk mengelola sebuah acara khusus seperti %edding organizer$ atau EO di bidang musik& .iasanya$ semakin terkenal EO tersebut$ semakin mahal tarif yang dikenakan untuk menye%a jasanya& ,amun itu sesuai untuk menghadirkan kepuasan dalam moment spesial bukan& Demikian artikel tentang macam-macam event organizer& Semoga bermanfaat bagi para pembaca khususnya bagi pembaca yang ingin mengadakan acara penting yang membutuhkan jasa EO& Sekian dan terimakasih&
Ta,a%an Dala# elaksanaan (eb&a, Een" Event Organizer (EO) adalah melulu tentang team+ork. idak ada ceritanya sebuah event bisa berjalan dengan satu orang individu. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki permasalahan kompleks dan membutuhkan penanganan cepat dalam +aktu bersamaan untuk tujuan yang sama. 3aitu keberhasilan sebuah event, tidak peduli apakah itu event skala besar atau kecil. 6alam menghadapi sebuah event, umumnya akan terbagi dalam tiga tahapan, yaitu D 7
ra rod&ksi 1lanning2
$erupakan bagian penentu kelancaran operasional saat produksi. ra produksi beres dan bagus, maka produksi akan semakin ringan. 0ika masih ada permasalahan yang belum beres akan mengganggu jalannya produksi. idak ada kesuksesan tanpa perencanaan dan persiapan. 2eberhasilan sebuah event sangat bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. Bahkan
kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. ersiapan bisa dimulai dari membentuk team+ork plus tugas masing"masing personal. ahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari D F $enerjemahkan ide menjadi sebuah konsep F embentukan tim dan pembagian kerja#tugas masing"masing F enyusunan konsep kreatif, budgeting, rundo+n, talent, artistik G desain F enentuan#survey#observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi, target pasar, audience dan lain"lain. F roduksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event F enyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing dan lain"lain F 6an lain"lain 8
rod&ksi 1 E3)e)&"ion2
6alam tahapan ini kinerja sebuah EO akan dilihat dan diamati oleh banyak pihak. 2oordinasi antar bagian harus benar"benar efektif dan e!sien, hal ini bisa didukung dengan persiapan pada ra roduksi yang matang. Hamun kadangkala apa yang direncanakan dalam ra produksi seringkali berbeda dengan apa yang dihadapi. 2arena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. 1ehingga membutuhkan kepekaan dalam improvisasi serta koordinasi lebih lagi. 1elesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut team+ork. api jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO kita, klien maupun audience). Bekerja di dunia EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase, tempat memajang barang dagangan (jasa) agar dilirik orang kemudian orang tersebut membeli. Banyak pemilik produk, calon"calon klien maupun sponsor, penonton dan bahkan EO lain yang notabene kompetitor kita sendiri yang melakukan penilaian terhadap EO kita. enilaian baik tidaknya sebuah EO bisa dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event atau dalam tahap eksekusi. 2etika terlihat EO bekerja rapi, event berjalan lancar dan sukses, kesempatan untuk mendapatkan proyek event lainnya akan datang dengan sendirinya. 2eberhasilan event ini bisa saja diukur dari D F 2esiapan semua talent dan pengisi acara F 2esiapan perlengkapan dan property penunjang F 2esiapan pengamanan dan keamanan
F 2esiapan semua kru, seperti D sho+ director, stage manager, stage cre+, runner, sound engineer, ligthingman dan bagian"bagian yang lain. F unning event digelar sesuai rundo+n F espon audience dan atau impact yang didapat F 1esuaikah dengan tujuan dan target yang telah ditetapkan F 6an lain"lain 9
as)a rod&ksi 1Re%or"ing2
ahap ini adalah tahap dimana EO mempertanggungja+abkan pekerjaannya secara tertulis. ekerjaan apa saja yang menjadi tanggung ja+ab EO dilapo rkan kepada klien#pemberi kerja atau pihak"pihak lain yang terkait disertai evaluasi dan dilengkapi dokumentasi, apapun dan bagaimanapun sebuah event itu berjalan, apakah sukses atau gagal tetap harus dipertanggungja+abkan. ktivitas dalam fase ini bisa saja meliputi D F Evaluasi event F enyusunan laporan F engajuan invoice
$engenal EO (event organizer) 6alam pengertian sederhana yang di sebut sebagai EO adalah pengelola suatu kegiatan (engorganisir cara). 1etiap kegiatan yang diselenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak, baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung. 2euntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material. Bentuk sebuah EO sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan, lingkungan pekerjaan, maupun dalam lingkungan pendidikan (in"house production). 6iantaranya kepanitian peringatan 4 % di lingkungan tempat tinggal kita, kepanitian Out Bond di lingkungan kerja, kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh O1%1, dan lain sebagainya.
EVENT ORGANIZER DA4AM D-NIA -(A5A erkembangan dunia usaha di %ndonesia, de+asa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan. erbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa, baik itu skala kecil maupun besar. 1alah satunya adalah Event Organizer. 6alam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi, yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal, yang di percaya untuk melakukan kegiatan. $isal peluncuran suatu produk baru, pesta, seminar, pagelaran musik, dan lain sebagainya, di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri.
6i sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian (in" house production) dan event organizer yang mengarah pada profesi, dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut. pabila dalam bentuk kepanitiaan, setelah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang"orang yang terlibat di dalam kepanitiaan. 1edangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi, meskipun kegiatan telah berakhir, akan tetapi kegiatan orang"orang di dalamnya akan tetap berlangsung.
TA5AAN MEN+E4ENGGARA*AN EVENT 4ntuk me+ujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah. 6i ba+ah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah eventD 7. 2onsep yang menarik dan kreatif 8. roses tahapan pembuatan event 9. Eksekusi event yang signi!cant
*onse% +ang Menarik Dan *rea"i! 6alam rencana pembuatan konsep event, kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita, baik lokal, nasional, maupun global (update). 1etelah tema tercipta, maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain. 2ita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda, bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang. 0elas itu sangat penting, karena itulah sebuah Event Organizer harus memiliki ide"ide kreatif. 2ita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. etapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. 6ari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat. roses Ta,a%an e#b&a"an Een" 7. $encari konsep yang kreatif. 8. $enuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis. 7
$embentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan.
8
$embicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (2erangka ikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
9
$enentukan pihak"pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal.
:
$enyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat.
;
$elakukan follo+ up terhadap proposal, dan memberikan batas +aktu kepada calon sponsor.
<
$enghubungi seluruh supplier, pengisi acara, recon!rm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. 1eperti, perijinan, keamanan dll.
=
$elakukan kontrak kepada semua pihak
>
$elakukan technical meeting dengan seluruh pengisi#pendukung acara
?
0ika diperlukan melakukan konferensi pers
7@ $elakukan publikasi 77 $erekruit sesuai dengan kebutuhan 78 1iap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksek&si Een" +ang (ignif)an" 7. emilihan orang"orang yang berpotensi dan sesuai dengan posisi yang akan dilakukan di event tersebut, misalnya stage manager, seksi perlengkapan, seksi dokumentasi, seksi konsumsi, dll. 8. emilihan supplier yang signi!cant dan berkualitas, baik dalam hal perlengkapan, konsumsi, dll. 9. $embuat rundo+n acara yang tidak boleh ada putusnya, tetap mengalir (padat).
B& epat %aktu& C& +onsep event harus sesuai dengan apa yang telah dipresentasikan a%al kepada klien& & Sesering mungkin meng-announce produk klien kepada audience$ atau ucapan terima kasih& =& 'enjaga keamanan dan ketertiban event sehingga tidak menelan korban ji%a atau sejenisnya& "& 8asil acara diliput di media cetak 9 elektronik Catatan *a%bahan dari -e!o%!ong Piar/ *enyelenggara /cara ;EO< dan *elaksana /cara ;team EO< *enyelenggara /cara ;EO< adalah jasa penyelenggara sebuah acara& 'isalnya seminar$ perka%inan$ ulang tahun$ rapat tahunan$ dsb& Setiap penyelenggara acara biasanya menunjuk team pelaksana acara& *enyelenggara /cara ditunjuk oleh klien untuk keperluan keseluruhan acara& *enyelenggara acara membentuk team kecil untuk kelancaran acara& ugas *enyelenggara acara adalah membantu kliennya ;client< untuk dapat menyelenggarakan acara yang diinginkan& .isa jadi hal ini karena keterbatasan sumber daya$ jarak klien dengan lokasi acara atau %aktu yang dimiliki klien$ namun penggunaan jasa EO& juga dimungkinkan dengan alasan agar penyelenggaraannya profesional sehingga hasilnya lebih bagus daripada bila dikerjakan sendiri& 'enurut buku$ ?EO$ = >angkah #itu 'embangun .isnis Event Organizer@ ditulis oleh
professional Event Organizer$ 0udhi 'egananda$ EO dalam konteks sebagai sebuah bisnis memiliki definisi sebagai berikut 4 6saha dalam bidang jasa yang secara sah ditunjuk oleh clientnya$ guna mengorganisasikan seluruh rangkaian acara$ mulai dari perencanaan$ persiapan$ eksekusi hingga evaluasi$ dalam rangka membantu me%ujudkan tujuan yang diharapkan client dengan membuat acara&@ .erhasil tidaknya sebuah Event Organizer ditentukan oleh adanya persiapan yang matang sebuah EO dengan teamnya& /cara yang memang sudah dipersiapkan sejak dini$ pertemuan penting dan rutin sebelum diadakannya acara pada hari 8 adalah %ujud professional kerja EO tentu memerlukan keseriusan yang matang& /gar acara yang dibuat dapat berjalan sesuai rencana$ maka %aktu persiapan juga sangat menentukan$ lama tidaknya %aktu persiapan juga ditentukan oleh besar kecilnya sebuah acara& 'elalui konsep yang baik tentunya turut merperlancar dan mensuksesan suatu acara& /da beberapa cara yang dapat dilakukan dalam pembuatan konsep suatu acara&
Dala# #e#b&a" konse% Een" Organi/er dibagi #enjadi "iga bagian6 7. 2onsep baku, di mana konsep ini sebelumnya telah dibuat oleh perusahaan yang bersangkutan, sehingga tinggal melaksanakan saja. Event Organizer 8. 2onsep baru, semua konsep acara dirancang sendiri kemudian dipresentasikan kepada klien (perusahaan), dan hasil kesepakatan akan menunjuk EO kapan mulai bergerak. 9. 2ombinasi. %ni berarti kita dengan pihak perusahaan mengadakan sharing bagaimana acara itu akan dibuat.Event Organizer erakhir dan yang paling urgent untuk mengadakan suatu event organizer adalah budget, karena besar kecilnya budget perusahaan sangat menentukan bagaimana acara itu akan berlangsung. 2alau budget perusahaan tersebut besar, tentunya acara bisa dibuat sebaik dan sebagus mungkin. jika dana terbatas tentunnya acara dibuat sehemat mungkin tanpa menghilangkan tujuan dari dibuatnya acara tersebut. 2eterbukaan dalam hal budget akan berpengaruh besar bagi suksesnya sebuah acara#event. rti event organizer kurang lebih mirip seperti arti seorang teman yaitu sebagai partner untuk mengerjakan berbagai pekerjaan. 0enis"jenis EO
Dili,a" dari jenis a)ara 'ang diadakan7 E.O. da%a" dika"egorikan #enjadi6 •
One ("o% (eri)e Agen)' o
•
E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
MICE ($eeting, %ncentive, &onvention, E'hibition)
o
•
Brand A)"ia"ion o
•
E.O. yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
en'elenggara ernika,an o
•
dalah EO yang secara spesi!k membantu client"nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
M&sik dan 5ib&ran o
•
E.O. yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
E.O. yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
en'elenggara -lang Ta,&n8Ra%a"8(e#inar o
E.O. yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak" anak#seminar dan penguasaan materi.
eam *elaksana ditunjuk oleh EO melihat dari kegesitan$ sistematis dan intensitas perkembangan dalam hal dengan tetap dalam koridor pembagian tugas ;penanggung ja%ab sub bidang tugas<$ antara lain4 •
'enentukan tempat9lokasi acara
•
'enentukan undangan langsung maupun tak langsung ;brosur<
•
ata ruang acara
•
*erlengkapan acara
•
*ersiapan materi acara
•
(atering
•
'erchandise
•
EO bertanggung ja%ab penuh atas keberhasilan9kegagalan sebuah acara&
•
EO harus mempersiapkan sedikitnya 7 team pelaksana untuk menghindari kegagalan acara&
+omunikasi yang baik$ jujur dan terbuka antara EO dan team pelaksana akan mendorong berhasil9tidaknya sebuah acara& Demikian$ semoga bermanfaat&
Event Organizer Suatu kelompok usaha dalam bidang jasa yang ditunjuk secara resmi oleh client untuk mengorganisasikan rangkaian acara, dimulai dari proses pembuatan konsep, perencanaan, persiapan, eksekusi hingga rangkaian acara selesai dalam rangka membantu client mewujudkan tujuan yang diharapkan melalui rangkaian acara yang diadakan.
Orang Even Organizer harus bernyali besar Menjalankan sebuah event tentu harus memiliki keberanian yang ekstra alias harus gede nyali. Seorang EO harus berani menanggung resiko apapun terhadap sebuah acara yang ditangani. Misalnya kita bertugas menyelenggarakan sebuah event wisuda jurusan, dari mulai dekorasi, konsumsi, dokumentasi, pengisi acara, dan prosesi acara kita adalah orang yang bertanggung jawab penuh dalam mengelolanya. Acara tersebut harus berjalan dengan sukses, semua wisudawan, orang tua atau pihak jurusan akan menaruh harapan besar terhadap acara kita. Bayangkan jika salah satu menjadi cacat, misalnya hasil dokumentasi jelek atau sound system yang banyak noisenya, apa yang akan kita lakukan apakah kita sebagai EO akan melemparkan kesalahan kepada tim atau setan bukankah !otogra!er dan soundmannya kita yang milih Bagaimana misalnya dengan event"event lain yang sampai mempertanggung jawabkan nyawa, misalnya dalam sebuah acara outbound atau konser musik #isanalah dituntut nyali yang gede, skill yang mumpuni disertai dengan rasa tanggung jawab yang besar sebagai seorang EO.
3E : Education, Entertainment & Exhibition Ada beberapa jenis event yang dikerjakan oleh sebuah EO, baik itu event musik, launching produk, seminar, pesta perkawinan, ulang tahun, pameran, pelantikan, event olah raga dan lain sebagainya. Semua event pada dasarnya mengacu pada kegiatan Education, Entertainment $ E%hibition. Sebuah event harus mampu menghibur, memamerkan dan memiliki unsur mendidik. Education, Entertainment $ E%hibition selain sebagai sisipan dalam sebuah event, juga bisa berdiri sendiri sebagai event.
Operasional Proses Pembuatan Event, terbagi tiga tahapan: &. 'ahap pra produksi (planning)
Menjabarkan ide kreati! dan menuangkannya ke konsep
*de kreati! atau gagasan awal sangat penting dari setiap anggota memberikan ide tersebut untuk di tuangkan dalam suatu konsep yang kreati! dan menarik.
Menuangkan konsep tersebut dalam rancangan tertulis Setelah ide kreati! dari masing + masing personal di tuangkan dalam sebuah konsep, konsep tersebut di buat pada suatu rancangan tertulis guna hasil dari ide kreati! atau gagasan yang tertuang lebih matang dan siap untuk di promosikan atau di perlihatkan pada stakholder.
embentukkan 'im serta -obdesc Setelah terbentuknya suatu konsep rancangan yang tertulis, proses berikutnya pembentukkan 'im serta pembagian -obdesc sangatlah penting, di sini kita dapat menentukan masing + masing anggota tim untuk bekerja sesuai kemampuannya atau kelebihannya, jangan sampai terjadi kesalahan penempatan -obdesc.
romosikan konsep -ika belum mempunyai stakholder, promosikan ide atau gagasan kreati! yang sudah terancang dalam sebuah konsep yang menarik, agar mendapatkan pemintat baik dari stakholder ataupun pihak sponsor yang tertarik dengan konsep yang sudah dituangkan pada rancangan tulisan.
Observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, konsumsi, transportasi, dokumentasi dll Setelah tim terbentuk dan masing + masing telah di berikan jobdesc, maka proses berikutnya observasi tempat, perlengkapan, akomodasi, transportasi, dan sebagainya. *ni sangat perlu di lakukan sebelum masuk pada tahap produksi, pihak event organier harus observasi terlebih dahulu guna mengetahui apa saja kendala atau pun yang harus di persiapkan nanti pada saat produksi berlangsung, biar konsep yang tertuang tadi terlihat menarik dan memuaskan stakholder.
Menentukan pihak + pihak yang terlibat (pengisi acara) ihak Event Organier berhak menentukan para pihak + pihak yang mengisi acara sesuai dengan konsep yang mereka buat, karena jika salah menetukan pengisi acara dalam suatu produksi sangat !atal akibatnya dan kemungkinan pihak stakholder akan kecewa karena tidak sesuai dengan konsep.
/on!irmasi pada pihak + pihak yang terlibat Sebelum masuk pada proses produksi, pihak Event Organier harus memastikan dan mengkon!irmasikan pada pihak + pihak yang terlibat dalam acara tersebut, ini di karenakan jika ada pembatalan kontrak kerja dengan pihak + pihak yang sebelumnya sudah di tentukan maka Event Organier dapat mencari penggantinya sebelum acara produksi berjalan.
enyelesaian administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, dll Setelah semuanya rampung, maka proses selanjutnya adalah perjanjian dari segi administrasi, kontrak, perijinan, tempat, ticketing, pengisi acara, keamanan, dll. erjanjian ini
di maksudkan agar kontrak kerja yang telah di sepakati di kedua belah pihak tidak ada pengingkaran kontrak atau penyelewengan kontrak kerja sama.
Membuat 0un #own Acara 1al ini wajib di lakukan, karena run down atau susunan acara harus di buat sesuai konsep yang sudah di rancang agar hasilnya memuaskan.
2. 'ahap roduksi
'eknikal Meeting dengan seluruh pengisi acara Sebelum memulai produksi, sebaiknya melakukan teknikal meeting terlebih dahulu, guna untuk lebih mempersiapkan segala sesuatunya pada saat produksi berlangsung.
'eknikal Meeting dengan seluruh kru yang bekerja Sebelum memulai produksi, sebaiknya teknikal meeting dahulu dengan seluruh kru untuk lebih mempersiapkan segala sesuatu dan berdo3a bersama demi kelancaran produksi nanti.
Mempertanyakan kesiapan pada pihak keamanan ihak event organier wajib menanyakan kesiapan pihak keamanan sebelum beberapa saat produksi akan di laksanakan, dan meminta pada pihak keamanan untuk lebih mengontrol keamanan agar produksi berjalan sukses sesuai rencana dan hasilnya memuaskan.
roses event digelar sesuai rundown roses event yang berlangsug sesuai dengan konsep dan run down yang di persiapkan secara matang.
4. 'ahap asca roduksi
Evaluasi Setelah produksi selesai sebaiknya tim melakukan evaluasi dari keseluruhan acara guna memperbaiki kinerja kerja tim pada saat kontrak atau produksi yang lainnya. 1al ini sebagai motivasi buat keseluruh tim guna meningkatkan ide yang lebih kreati! dan imajinati! dalam menghasilkan sebuah karya.
embuatan laporan embuatan laporan akhir ini guna mengetahui keseluruhan dari produksi yang telah berjalan, untuk di serahkan pada stakholder.
Keuntungan menggunakan Event Organizer
7. enyelenggara acara lebih santai, sehingga bisa !okus pada kegiatan utama.
8. anitia yang bekerja dan menyiapkan acara berasal dari kalangan pro!esional sehingga sudah terbiasa dan teliti. 9. Adanya kemudahan dalam sistem pertanggung jawaban dan koordinasi serta komunikasi dari masing"masing bagian. :. Setelah acara selesai, penyelenggara bisa langsung istirahat atau beraktivitas dan tidak perlu repot untuk membereskan berbagai perlengkapan acara. ;. Acara bisa dikondisikan menjadi lebih menarik, dengan berbagai !asilitas pendukung yang disediakan oleh EO, seperti hiburan, hiasan + hiasan, dekorasi dan sebagainya. Kekurangan menggunakan Event Organizer
7. Biaya lebih tinggi. 8. /emungkinan perbedaan ide acara antara penyelenggara acara dan EO. 1al ini terkait antara anggaran yang disediakan penyelenggara dan dana yang diminta EO. 9. 5emahnya kontrol dari penyelenggara acara, akibat terlalu percaya secara berlebihan kepada EO. :. /emungkinan putusnya kontrak secara sepihak mendekati hari 1 dengan berbagai alasan. Sehingga penyelenggara yang tidak siap untuk menyelenggarakan acara tanpa EO menjadi bingung. Meskipun kemungkinan seperti ini jarang terjadi, namun harus tetap diwaspadai, sehingga tidak merugikan bagi penyelenggara acara. ontoh Kegiatan: #alam rangka menyambut /emerdekaan 0epublik *ndonesia ke"67, 5ight 8ommunication Service Event Management $ Organier akan menyelenggarakan kegiatan promosi investasi dan perdagangan dengan thema !"ega #hopping$% #iharapkan melalui kegiatan ini dapat menambah wawasan masyarakat apua tentang teknologi $ in!ormasi, menumbuhkembangkan perekonomian di wilayah apua serta menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor dan juga temu usaha antara pemerintah, pelaku bisnis dan masyarakat.
"aksud & u'uan :
7. Memperkenalkan produk teknologi $ in!ormasi kepada masyarakat. 8. Menambah wawasan masyarakat apua tentang teknologi $ in!ormasi. 9. Membuka wawasan berpikir masyarakat apua, khususnya para pengusaha dan investor di berbagai sektor teknologi $ in!ormasi. :. Menumbuhkembangkan perekonomian para pengusaha dan pedagang di wilayah apua. ;. Menjadi ajang promosi yang berkelanjutan bagi para peserta maupun sponsor.
<. Mempertemukan produsen, pedagang, investor dan pembeli pada satu tempat dan waktu yang bersamaan dalam pameran ini. =. #iharapkan melalui pameran ini pemerintah menjadi lebih peduli dan mendukung serta memberikan !asilitas kepada para pengusaha, terutama putera daerah yang ada di apua, khususnya di -ayapura empat & (aktu Pelaksanaan : 'empat 9 :edung Olah 0aga 8enderawasih -ayapura 'anggal 9 & s.d. ; Agustus 2<<= >aktu
9 kl. <=.<< s.d. 22.<< >*'
Pro)il Pengun'ung :
7. ejabat emerintah 8. engusaha, ro!esional dan Eksekuti! 9. Masyarakat pengguna produk " produk teknologi dan komoditi unggulan daerah berorientasi ekspor :. Mahasiswa dan pelajar
A%a i"& EVENT ORGANIZER99 0EIII Dalam pengertian sederhana yang di sebut sebagai Event Organizer adalah pengelola suatu kegiatan ;*engorganisir /cara<& Setiap kegiatan yang di se lenggarakan bertujuan untuk memperoleh keuntungan di kedua belah pihak$ baik penyelenggara maupun yang hadir pada saat kegiatan berlangsung& +euntungan ini tidak harus bersifat material namun juga bisa bersifat non material&
.entuk sebuah Event Organizer sendiri sebenarnya telah di kenal di berbagai organisasi kemasyarakatan$ lingkungan pekerjaan$ maupun dalam lingkungan pendidikan ;in-house production<& Diantaranya kepanitian peringatan 86 :I di lingkungan tempat tinggal kita$ kepanitian Out .ond di lingkungan kerja$ kepanitian ulang tahun sekolah yang di selenggarakan oleh OSIS$ dan lain sebagainya& E3E* 456$I7E5 0$8$M 09I$ 9$:$ *erkembangan dunia usaha di Indonesia$ de%asa ini telah memperlihatkan ke arah yang menggembirakan& erbukti dengan semakin menjamurnya berbagai bentuk badan usaha yang bergerak dalam bidang barang maupun jasa$ baik itu skala kecil maupun besar& Salah satunya adalah Event Organizer&
Dalam pengertian ini yang di maksudkan dengan Event Organizer lebih mengarah pada profesi$ yaitu suatu lembaga baik formal maupun non formal$ yang di percaya untuk melakukan kegiatan& 'isal peluncuran suatu produk baru$ pesta$ seminar$ pagelaran musik$ dan lain sebagainya$ di sesuaikan dengan permintaan pengguna jasa atau inisiatif Event Organizer sendiri& Di sini yang membedakan sebuah event organizer dalam bentuk kepanitian ;in-house production< dan event organizer yang mengarah pada profesi$ dapat di lihat dari keberlangsungan event organizer tersebut& /pabila dalam bentuk kepanitiaan$ se telah kegiatan selesai dilaksanakan maka selesai pula tugas orang-orang yang terlibat di dalam kepanitiaan& Sedangkan dalam event organizer yang mengarah pada profesi$ meskipun kegiatan telah berakhir$ akan tetapi kegiatan orang-orang di dalamnya akan tetap berlangsung& *$:$P$ ME;E8E66$5$-$ E3E* 6ntuk me%ujudkan kesuksesan sebuah event merupakan sebuah kerja keras yang membutuhkan konsep yang jelas dan terarah& Di ba%ah ini beberapa tahapan strategis dalam menyelenggarakan sebuah event4 7. 2onsep yang menarik dan kreatif 8. roses tahapan pembuatan event 9. Eksekusi event yang signi!cant
-onse! ;ang Menarik 0an -reati< Dalam rencana pembuatan konsep event$ kita harus kritis dengan apa yang sedang marak di lingkungan kita$ baik lokal$ nasional$ maupun global ;update<& Setelah tema tercipta$ maka kita harus memberikan perbedaan dalam konsep tersebut dari event organizer yang lain& +ita harus berani melakukan eksperimen dalam pembuatan konsep yang berbeda$ bahkan jika perlu sesuatu yang belum pernah di bayangkan orang& ?#elas itu sangat penting$ karena itulah sebuah EO harus memiliki ide-ide kreatif& +ita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa& etapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri& Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat$@ ;3illiem 8asli$ Direktur /pple /dvertising F Event Organizer<& Proses *aha!an Pe%buatan Event 7. $encari konsep yang kreatif. 8. $enuangkan konsep dalam suatu rancangan tertulis. 9. $embentuk tim untuk event yang akan di selenggarakan. :. $embicarakan konsep dengan tim dan membuat skema aturan mainnya (2erangka ikiran), kemudian menyusunnya dalam bentuk proposal.
;. $enentukan pihak"pihak yang akan terlibat dalam event tersebut, dan membuat daftar tujuan proposal. <. $enyebarluaskan proposal, dengan cara yang tepat. =. $elakukan follo+ up terhadap proposal, dan memberikan batas +aktu kepada calon sponsor. >. $enghubungi seluruh supplier, pengisi acara, recon!rm venue dan seluruh atribut pendukung lainnya. 1eperti, perijinan, keamanan dll. ?. $elakukan kontrak kepada semua pihak 7@.$elakukan technical meeting dengan seluruh pengisi#pendukung acara 77.0ika diperlukan melakukan konferensi pers 78.$elakukan publikasi 79.$erekruit sesuai dengan kebutuhan 7:.1iap melakukan loading dan akhirnya eksekusi
Eksekusi Event ;ang igni
. asil acara diliput di media cetak # elektronik
(enin7 :; (e%"e#ber <::= $enjadi raining Event Organizer Event Organizer sudah berkembang pesat di negeri kita. Dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai edding pun tersedia. Di bidang training juga dikenal profesi ini, biasa di sebut !raining Event Organizer (!EO). "ah, tulisan ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan !raining Event Organizer di tanah air, kemampuan dasar apa agar sukses menjadi !EO, dan benefit apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi !EO ini. #elengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. $ungsi !EO ini dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan training berada di tengah. Dialah yang mengkoordinasi, melayani, men%support kepentingan para pihak. &isalnya !rainer, !rainee, 'endor !raining (venue, catering, transportasi dll), media massa, serta pihak%pihak terkait lainnya. erannya sangat penting. barat pembuluh darah di tubuh seperti itulah fungsi !EO. &elalui peran mereka, sebuah pr oses belajar%mengajar training*seminar akan meujud dengan lancar, menyenangkan dan sukses. +eberadaannya sama pentingnya dengan seorang !rainer, !rainee dan materi training itu sendiri. agaimana perkembangannya di ndonesia. elum banyak !EO yang cukup dikenal luas layaknya -ava &usikindo (pertunjukan musik), atau Dyandra (pameran komputer, mobil). +alau boleh menyebut nama, yang rutin menyelenggarakan event training yaitu lembaga nti esan. &ereka sering mengiklankan event training*seminarnya di harian +ompas dengan mengambil satu topik bahasan tertentu yang dikupas oleh %/ pembicara dalam satu hari. ertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi !EO ini0 1sut punya usut biasanya satu lembaga training atau seorang trainer independent kondang, sudah memiliki !EO sendiri. "ah, fungsi ini memang bisa dipercayakan kepada 2%/ orang saja dengan pembidangan tugas. "amun tak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan ini (multi tasking). -adi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tsb mensubkan lagi tugas ini ke !EO 3murni4. !api apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri0 "ah inilah peluang yang terbuka5
6a, event traning memang boleh dikatakan belum sekomplek pertunjukan musik atau pameran yang bisa menyedot puluhan ribu orang. Dengan memesan venue hotel atau ballroom yang representatif dan kredible, biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan maupun pelayanan sdm yang dibutuhkan. enarkah sesederhana itu0 !ernyata tidak. +arena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai !EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai (pemula). #eiring dengan makin luas ruang lingkup dan kompleksitas training yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan pun semakin berkembang, misalnya netorking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. 1ntuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar tersebut, dengan tujuan dapat menjadi fererensi pembelajaran bagi rekan%rekan yang mulai berminat untuk menggeluti profesi !raining Event Organizer, atau sebagai #taf !raining di sebuah perusahaan (pemula). eberapa kemampuan dasar tsb adalah, sbb7 +emampuan !untutan !ugas #ituasi yang dihadapi 8nalis &u mengidentifikasi persoalan, memilah%milah fakta*informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif%alternatif solusi !"8, Desain, #egmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi #istematis &u menyusun alur, jadal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training &endesain training, merencanakan jadal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam !"8*On%stage 9ustomer Oriented #ensitif terhadap situasi%situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap b ersikap ramah Di kelas7 89 kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja b erantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll Dinamis &emiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor &enjadi &9, ice breaker, energizer, pemimpin game, leadership situasional dll 1p%date +noledge*informasi !untutan untuk tahu dan memahami background !rainee dan perusahaannya, menghendaki !EO selalu harus meng%up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi) !"8, Desain, :eport, :ekomendasi 8dministratif ni sangat penting. +arena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini #urat%menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll +omunikatif &emiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan aktu untuk 3gaul4, mampu menuangkan ide p ikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience &enjadi &9 di kelas, memimpin dan melakukan meeting !"8, mengendus persoalan !rainee #atu lagi, bila 8nda tertarik juga untuk bekerja sebagai praktisi training di perusahaan (#taf sd &anajer !raining) fungsi kerja sebagai !EO ini terus melekat, sekalipun customer yang dihadapi adalah orang%orang internal perusahaan. -adi kompetensinya sama saja dengan !EO public, perbedaannya hanya di ruang lingkupnya saja, item pekerjaan hampir sama.
8tau kalau 8nda tertatik menggeluti profesi ini mulai sekarang, berita gembiranya, prospeknya sangat bagus dan menguntungkan. #elain belum banyak yang bermain di pasar ini, dengan 8nda memiliki netorking bagus dengan para !rainer dan erusahaan pengirim !rainee, 8nda akan sukses di jalur karir ini bila kekampuan%kemampuan tsb di atas sangat 8nda kuasai. !entu saja, mengenai profit, silahkan disepakati dengan !rainer rekanan 8nda. 8da yang menggunakan komposisi bagi hasil (pendapatan dikurangi cost terus dibagi), atau ada juga model paket, misalnya training / jam, 2 hari, hari, !rainer sudah menentukan ; rupiah, nah 8nda tinggal cari marginnya. 8tau yang lebih sip lagi, car i sponsor yang mau mengcover sejumlah biaya training tsb. >>? -ika 8nda tertarik menjadi !raining Event Organizer dan ingin belajar lebih lanjut, silahkan +@+ icon di baah ini &@# !:8""A4# E'E"! O:A8"BE: (!EOclub) ndonesia7 #elasa, CC &ei 2 &enekuni isnis EO eberapa tips ringkas sebelum terjun dalam bisnis EO berikut ini7 2. &iliki spesifikasi tertentu. -ika sudah ditetapkan pelajari seluk beluknya secara mendalam. Di jakarta sendiri kerap diadakan beberapa seminar tentang bagaimana mengelola sebuah EO. &isalnya event music management, dsb. #edangkan di #ingapura sudah ada sekolah khusus dengan pendidikan jurusan semacam ini. . +umpulkan beberapa orang untuk membuat !eam. &ereka inilah nantinya yang akan mengerjakan beberapa tugas dengan bagian%bagian tersendiri. +alau music management organizer pekerjaannya tentu tidak jauh dari musik, dst. /. 8tur acara dengan baik dan profesional. uat roundon acara sedetail mungkin dan coba untuk di visualisasikan dan lakukan gladiresik. &isalnya jika 8nda melakukan dengan management artist besar, butuh profesionalisme lebih tinggi. . erikan sesuatu yang berberda. -angan takut untuk membuat ide yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. #ebisa mungkin hindari penaaran ide yang monoton. F. !entukan segmen yang akan dibidik. 8pakah masyarakat umum, ataukah kelas tertentu seperti kalangan menengah ke atas. Dan yang paling penting visi dan misi dari acara tersebut harus jelas. G. &iliki jaringan * relasi. &isalnya saja dengan management artist, seperti music artist, music agency, dsb. !erkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor%sponsor tertentu. !api tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran
sponsor tambahan. -ika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri. H. &anajemen Emosi. +erja EO apalagi jika makin d ekat dengan hari I penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. 9ermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat%saat seperti ini. .2%monkeys.com !emukan informasi lainnya mengenai &anagement 8rtist % &usic &anagement 8rtist % &usic &anagement % &usic 8rtist % &usic 8gency % &anagement 8rtist 8gency % 8rtist 8gency % &anagement % 8rtist hanya di &anagement 8rtist7 &usic &anagement 8rtist J &anagement 8rtist 8gency -akarta !imur pada -umat, CC &ei +ategori nstrumen &arching nstrumen yang digunakan dalam penampilan marching band umumnya dapat dikelompokkan pada beberapa kategori menurut jenis dan cara memainkan alat marching band. engelompokkan alat marching ini secara tidak langsung pula mempengaruhi struktur organisasional kepelatihan yang umumnya dispesifikasikan menurut kategori% kategori alat drum band tersebut, masing%masing kategori alat band memiliki pelatih tersendiri. #elain kepelatihan, pengelompokkan alat drum ini umumnya berp engaruh pula pada perilaku sosial para pemain marching drum band yang terlibat dengan menciptakan kelas%kelas social drum band non%formal yang membentuk kebanggaan kelompok. nstrumen musik tiup ada mulanya ragam instrumen musik tiup yang digunakan dalam marching band identik dengan yang digunakan drum band. "amun pada perkembangannya, beberapa jenis instrumen musik tiup seperti cornet, clarinet, flugelhorn, saksofon (termasuk di dalamnya sofrano, alto, dan tenor), trombone, sousaphone, dan flute yang jamak digunakan alat drum band sudah ditinggalkan. 1mumnya instrumen musik tiup yang digunakan dalam permainan marching drum band menggunakan nada dasar ♭ atau $. -enis instrumen itu antara lain terompet, french horn, mellophone, tenor horn, b aritone, euphonium, contra bass * tuba. nstrumen musik perkusi nstrumen musik perkusi dalam kelompok ini merupakan jenis instrumen bergerak yang dibaa oleh pemain dan dimainkan dalam barisan seperti halnya instrumen musik tiup. #eksi yang memainkan instrumen musik perkusi sambil berjalan disebut juga sebagai drumline atau battery. :agam instrumen musik perkusi yang digunakan alat marching umumnya lebih sedikit dari yang digunakan pada permainan alat marching band. 9ontoh instrumen ini antara lain snare drum, drum tenor * Kuint, drum bass, simbal. nstrumen pit (statis) nstrumen pit pada dasarnya merupakan instrumen musik perkusi yang bernada. ada penampilan alat band umumnya jenis instrumen ini bersifat statis, pemainnya tidak ikut dalam barisan seperti kelompok instrumen lainnya melainkan memainkannya di bagian depan lapangan yang digunakan dalam penampilan. :agam jenis instrumen yang digunakan alat drum band umumnya lebih bervariatif dibandingkan drum band. eberapa grup marching band bahkan terkadang merakit sendiri instrumen pit untuk menghasilkan suara%
suara unik dalam musik yang dimainkan. -enis instrumen ini antara lain ;ylophone, vibraphone, marimba, simbal, gong 9ina, timpani, drum bass konser, tubular bell. http7**id.ikipedia.org* 1ntuk informasi lebih lanjut, silahkan lihat di &arching and Drum and &arching Drum and 8lat Drum and 8lat &arching and 8lat and 8lat Drum 8lat &arching dan Drum and 7 &arching Drum and J 8lat Drum and 6ogyakarta -aa !engah -umat, CC &ei Desain Arafis Dalam +omunikasi Design grafis adalah suatu bentuk komunikasi visual yang menggunakan teks dan atau gambar design collection untuk menyampaikan informasi atau pesan. #eni vector design mencakup kemampuan kognitif dan keterampilan termasuk tipografi, pengolahan gambar, dan page layout vector collection. Desainer design collection untuk art design collection menata tampilan huruf art design dan ruang komposisi art collection untuk menciptakan sebuah rancangan design promo yang efektif dan komunikatif. 'ector design grafis melingkupi segala bidang yang membutuhkan penerjemahan bahasa verbal menjadi perancangan secara visual terhadap teks dalam vector collection dan art design collection pada berbagai media publikasi guna menyampaikan pesan%pesan kepada komunikan seefektif mungkin. Design grafis diterapkan dalam desain komunikasi dan fine art design. #eperti jenis komunikasi lainnya, desain grafis dapat merujuk kepada proses pembuatan (mendesain) atau pun produk yang dihasilkan (desain*rancangan). Design promo grafis pada aalnya diterapkan untuk media%media statis, seperti buku, majalah, dan brosur. #ebagai tambahan, sejalan dengan perkembangan zaman, desain grafis juga diterapkan dalam media elektronik % yang sering kali disebut sebagai Ldesain interaktifL (interactive design), atau Ldesain multimediaL (multimedia designM) rinsip dan unsur desain 1nsur dalam desain grafis sama seperti unsur dasar dalam disiplin desain art collection lainnya. 1nsur%unsur tersebut (termasuk shape, bentuk (form), tekstur, garis, ruang, dan arna) membentuk prinsip%prinsip dasar desain visual. rinsip%prinsip tersebut, seperti keseimbangan (balance), ritme (rhythm), tekanan (emphasis), proporsi (LproportionL) dan kesatuan (unity), kemudian membentuk aspek struktural komposisi yang lebih luas. !ips -ika ngin !erjun Di idang EO 2. &engelola Dengan aik Dan rofesional &engumpulkan beberapa orang yang nantinya akan mengerjakan tugas dengan bagian% bagian tersendiri. -ika bisa pilihlah dari orang terdekat kita bisa sodara sendiri, teman yang kita sudah tahu kapasitasnya atau buka loongan pekerjaan untuk bagian tertentu. +emudian menerapkan Nteamork and leadership. ekerja di dunia EO adalah melulu tentang Nteamork, tidak ada sebuah event yang bisa dikerjakan sendiri, pasti kita akan butuh sebuah teamork. +elola dengan baik tim anda. agaimana kita akan mengelola*mengorganisir sebuah event jika mengelola perusahaan*tim sendiri saja tidak bisa. . &iliki #pesifikasi !ertentu. 8da banyak segmen dalam event ini. &isalnya E;hibition Organizer,
&arketing 9ommunication 8ctivity Organizer, &9E Organizer, arty Organizer dll. -ika sudah ditetapkan, pelajari seluk beluknya. -angan kemaruk. $okuslah pada satu segmen. -ika ingin terjun ke segmen lainnya bentuklah tim khusus untuk menanganinya tanpa melibatkan tim yang sudah ada. +arena jika sebuah organisasi sudah mulai tidak fokus dari sanalah aal dari ketidaksempurnaan eksekusi sebuah event. /. "egotiation 8nd @obbying 8nda harus punya kemampuan negosiasi dan melobi. -ika tidak bagaimana anda bisa meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. endekatannya pun bisa secara intitusional maupun personal. . resentation #kill 8nda harus punya kemampuan memaparkan sebuah project atau proposal. #etiap individu mempunyai skill dan style yang berbeda%beda. Aunakan kemampuan anda dalam presentasi itu untuk meyakinkan klien atau sponsor untuk menangani event mereka. F. de novatif -angan takut untuk meujudkan ide gila yang inovatif tapi bisa diterima masyarakat. #ebisa mungkin, hindari penaaran ide yang monoton. 1sahakan munculkan ide tema acara yang menarik dan berbeda G. &empersiapkan #egala #esuatunya !idak ada kesuksesan tanpa persiapan. +eberhasilan sebuah event sangant bergantung pada persiapan menghadapi event tersebut. ahkan kesuksesan sebuah event dapat diprediksi dari faktor kesiapan ini. ersiapan bisa dimulai dari membentuk teamork plus tugas masing%masing personal. !entunya setelah konsep J project udah matang juga. +emudian mempersiapkan budget yang telah ditetapkan. &empersiapkan hal%hal teknis dan non teknis tentunya tidak kalah penting. &engurus perijinan dengan pihak keamanan, pihak venue, vendor, dipenda jika menyangkut materi promosi out door dll. 6ang tetap penting adalah meeting, meeting dan meeting, koordinasi, koordinasi dan koordinasi. aik dengan teamork maupun dengan pihak klien dan pihak lain yang berhubungan dengan event tersebut. -angankan tanpa persiapan, dengan persiapan yang matang saja kadang masih ada kendala saat event berjalan. H. &iliki -aringan :elasi #ponsor. !erkadang pihak pemakai jasa EO juga telah memiliki sponsor%sponsor tertentu. !api tidak menutup kemungkinan, acara bisa makin sukses dengan kehadiran sponsor tambahan. -ika ini dimiliki, akan menjadi nilai plus bagi EO itu sendiri. P. &emiliki Database Dalam mengelola EO, memiliki database itu bisa berarti penting maknanya, misalkan database obyek, sponsor atau klien. Aunakan sumber yang ada semaksimal mungkin untuk mengumpulkan database ini. 8tau bentuk tim khusus yang menangani database ini jika perlu. !eknologi sekarang pun sudah memungkinkan untuk mengumpulkan database ini, internet misalnya. . &anejemen Emosi. +erja EO apalagi jika makin dekat dengan hari I penyelenggaraan acara, biasanya amat rentan bersinggungan emosi antara personel EO itu sendiri. 9ermati dan miliki kemampuan untuk memanajemen emosi di saat%saat seperti ini. +arena terkadang permasalahan muncul saat event sedang berjalan. #elesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan internal terlebih dahulu jika menyangkut teamork. !api jika menyangkut acara secara keseluruhan ajaklah pihak klien untuk memecahkan masalah secara bersama dan selesaikan dengan improvisasi yang cerdas dan aman untuk semuanya (untuk EO anda,
klien maupun audience). -angan sampai rugi ya... 2C. Quality Oriented. 1tamakan kualitas dan bukan profit. -ika klien sudah membuktikan kualitas dari kerja sebuah EO, maka di kesempatan lain, EO ini pun akan digunakan lagi jasanya. #elain itu, pihak lain yang telah mendengar kelebihan EO ini pun akan bisa berkemungkinan menjadi klien baru. 22. 9oba -uga !erjun +e +egiatan #osial #esekali (sering juga ga masalah sih) adakan kegiatan yang bersifat sosial. #elain untuk mengasah kepekaan sosial kita tentunya juga untuk beramal b ukan. agaimana &empromosikan EO 8nda 2. &embuat Data * 9ompany rofile entuk ini merupakan standar dengan mencantumkan secara lengkap ajar dari perusahaan yang bersangkutan mulai dari nama, filosofi, visiJmisi, moto, pelayanan, administrasi, struktur, portfolio, dan data apa yang dianggap perlu untuk diketahui oleh klien. . &enjalin :elationship Dengan #iapapun #etelah adanya 9ompany rofile apa yang harus kita lakukan0 !entu saja mendistribusikannya ke berbagai pihak yang kita rasa potensial untuk menerimanya.&isalnya ke erusahaan%perusahaan, nstitusi emerintah, 8gensi*EO lain, vendor%vendor. isa juga diberikan kepada orang yang punya pengaruh kuat. /. romosi Out Door romosi bentuk ini dengan menggunakan sarana seperti flyer, spanduk, billboard dan semacamnya. Dibuat se%efisien mungkin dengan menerakan nama%alamat serta misi serta motto secara jelas. . Event J Entertainment &enyelenggarkan event*kegiatan yang dapat mengundang banyak massa. +eberhasilan sebuah event akan merupakan kredit point dimata para calon klien kita. F. &enggunakan -aringan nternet
Event Organizer7 &empermudah #egala +egiatan 1ntuk menyiapkan sebuah acara (event), dibutuhkan serangkaian tahapan. &ulai dari perencanaan, persiapan, pendanaan, sampai prosedur teknis kegiatan itu sendiri dari aal sampai akhir. agi aam, ini adalah pekerjaan yang memusingkan dan menuntut kerjasama sebuah tim. #ebelum menggelar sebuah acara, untuk tingkat kelurahan saja misalnya, pastinya akan dibentuk semacam panitia. anitia ini adalah sebuah tim yang terd iri dari sekelompok orang dengan pembagian tugas masing%masing agar seluruh r angkaian acara atau kegiatan
itu bisa terselenggara. #ukses tidaknya acara itu, tergantung penuh pada kesiapan, koordinasi dan kinerja panitia. -ika tidak, pastilah acara akan berantakan. "ah, kebutuhan sebuah pengorganisasian yang matang dalam mempersiapkan dan menggelar sebuah acara ini menjadi peluang dalam bisnis jasa. ukanlah hal baru jika di banyak kota, khususnya kota besar, sudah muncul dan berkembang beberapa jasa LpanitiaL yang bisa mengorganisir berbagai macam acara dan kegiatan. erusahaan yang menaarkan jasa seperti ini dikenal sebagai Nevent organizer. Event organizer adalah jasa penyelenggara kegiatan, merupakan usaha yang dilakukan untuk mempermudah perujudan ide atau rencana menggelar sebuah event. Event ini meliputi kegiatan%kegiatan seperti penyelenggaraan pameran, pameran konvensi, pagelaran musik, pesta, seminar, peluncuran produk, konferensi pers dan kegiatan lainnya, bisa disesuaikan dengan permintaan dari pengguna jasa event organizer atau inisiatif event organizer sendiri. entuk pemanfaatan event organizer juga beragam, misalnya untuk memastikan terselenggaranya acara talk sho, penarikan undian, fashion sho, ajang lomba dan sejenisnya atau kegiatan%kegiatan yang mendukung terselenggaranya suatu kegiatan, baik sebelum, sesudah atau pada saat terselenggaranya kegiatan. &isalnya seperti pemesanan gedung, penyediaan ruangan, persiapan interior, penyediaan sound system, penyediaan penari latar dan sebagainya. erkembangan dunia usaha di ndonesia pasca badai krisis ekonomi yang melanda negara ini sekitar tahun 2P, lambat laun mulai menunjukkan ke arah yang menggembirakan. Ial ini dibuktikan dengan banyaknya bermunculan segala bentuk perusahaan, baik itu skala kecil maupun besar, mulai dari perusahaan makanan, tansportasi hingga perusahaan jasa, termasuk juga event organizer. Event organizer atau lebih dikenal dengan sebutan EO adalah sebuah lembaga penyelenggara kegiatan hiburan atau pameran, yang dalam pekerjaannya dibantu oleh stage manager (manajer panggung), koreografer, stage cre (kru panggung), teknisi dan unsur pendukung lainnya. anyaknya permintaan dari perusahaan untuk menangani kegiatan perhelatan mereka saat ini, mendorong munculnya beragam lembaga yang bergerak di bidang event organizer. +emudahan yang ditaarkan oleh bermacam EO pun kini berubah menjadi semacam kebutuhan. +apan saja sebuah lembaga, perusahaan atau person menginginkan terselenggaranya sebuah acara, maka EO menjadi solusi yang paling mudah. Dengan kata lain, EO memang bisa mempermudah segala kegiatan. +inerja EO yang profesional tentunya sangat membantu pengguna jasa untuk meujudkan ide%ide penyelenggaraan event secara kreatif. @alu muncul ungkapan, buat apa susah%susah memikirkan semua R;;;S bengek rumitnya acara, serahkan saja pada event organizerT #ukses 8cara +reativitas dan udget &eujudkan kesuksesan sebuah acara merupakan sebuah kerja keras d an dibutuhkan
konsep yang benar%benar matang. !anpa adanya konsep yang jelas dan terarah, tentu saja acara tidak bisa berlangsung dengan sukses. Oleh karena itulah EO harus mampu mengarahkan klien (pengguna jasa) agar acara yang direncanakan jelas arahnya. emaparan konsep harus diajukan sejelas mungkin. ahkan bila perlu, konsep tadi dilengkapi dengan gambar%gambar bergerak seperti animasi, bukan hanya sekadar tulisan. ni sangat membantu klien memp eroleh gambaran yang jelas dan lengkap. L-elas itu sangat penting, karena itulah sebuah EO harus memiliki ide%ide kreatif. +ita tidak ingin membuat suatu acara hanya sebatas acara biasa. !etapi alangkah baiknya jika acara tersebut dapat membuat kenangan tersendiri. Dari konsep inilah semua rancangan acara akan kita buat,L terang
disesuaikan dengan budget perusahaan,L tegasnya. $aktor yang membuat besarnya budget yang harus dikeluarkan oleh perusahaan dalam melakukan kegiatan di antaranya disebabkan oleh tempat di mana acara tersebut diadakan. Liasanya kalau masalah tempat, kita memberikan pilihan indoor atau outdoor. 6ang paling mahal tentu saja outdoor. #eperti yang pernah kita lakukan, ada klien yang pernikahannya minta tempatnya di lapangan golf. &aka kita harus menyea lapangan golf tersebut,L ungkap :udi +urnaan, &aster of 9eremony 8pple 8dvertising J Event Organizer. #elain itu, peralatan yang digunakan dalam acara tersebut juga perlu mendapat perhatian khusus. ahkan jika perlu, peralatan dan perlengkapan harus didatangkan dari luar kota atau luar negeri. L#elain tempat, yang membuat mahal adalah peralatan. &isalnya dalam pembuatan iklan televisi. +adang kita harus mendatangkan peralatan dari -akarta, karena di &edan masih kurang,L jelas -ohny # !yo. +edua faktor tersebut hanyalah beberapa dari banyak faktor yang menyebabkan perbedaan harga yang ditaarkan oleh EO kepada klien. Oleh karena itu, harga rata%rata yang ditaarkan beberapa EO di &edan bisa mencapai angka puluhan juta hingga ratusan juta. #inergi EO dan : esatnya perkembangan perekonomian saat ini meniupkan angin segar pada perkembangan bisnis. Ial ini juga mengimbas pada keberadaan bisnis jasa, termasuk event organizer (EO). ahkan EO seolah menjadi partner baru dalam sebuah perusahaan. #etidaknya EO bisa membantu peran public relation (:) dalam sebuah perusahaan. &elalui penggunaan jasa EO ini, : perusahaan tidak perlu repot lagi dalam menangani urusan seperti melakukan promosi produk misalnya. Iubungan sinergi antara event organizer dengan public relations (:) adalah suatu kegiatan untuk menanamkan pengertian guna memperoleh good ill, kerjasama dan kepercayaan. ada gilirannya akan mendapat dukungan dari pihak lain. : sebagai komunikator mempunyai fungsi ganda, yakni ke luar dengan memberikan informasi kepada khalayak dan ke dalam menyerap reaksi dari khalayak. Oleh sebab itu, : dalam setiap lembaga*instansi*perusahaan merupakan suatu keharusan fungsional dalam memperkenalkan kegiatan aktivitas kepada masyarakat (khalayak). : dituntut untuk dapat menjaga hubungan baik antara internal publik maupun eksternal publik. &engadakan pelatihan terhadap karyaan, seminar, publisitas serta advertising (periklanan) adalah sebagian dari sekian banyak tugas yang harus dilakukan oleh :. 1ntuk itu, : harus benar%benar dapat menguasai kondisi internal maupun eksternal perusahaan. Di sinilah peran dari EO dapat dimanfaatkan. Dengan adanya EO inilah, peran : sebagai pengonsep kegiatan dapat terbantu. L#epertinya tidak ada kesan tumpang tindih antara EO dengan :. ahkan dengan adanya
EO, maka : perusahaan lebih terbantu, karena mereka dapat lebih konsen terhadap tugas%tugas internal ataupun eksternal lain,L ungkap -ohny # !yo, Direktur emasaran E;pose !he ntegrated &arketing 9ommunication. !idak adanya tumpang tindih antara tugas : dan EO juga diakui oleh dr -ulijamnasi, Direktur &astermind Event Organizer. &enurut -uli, dengan adanya EO justru dapat membantu tugas dari :. Liasanya : itu mempromosikan. !api kalau EO, memadukan promosi dengan entertainment. -adi dengan begini tidak akan menambah beban maupun tugas dari :, karena semua kegiatan promosi sudah ditangani EO,L paparnya. +eberadaan EO memang telah membina sebuah hubungan yang menguntungkan dengan :. -ika dulu : dalam perusahaan masih sering merangkap menjadi EO, namun dengan adanya EO profesional, tentu membuat : lebih bisa menangani kondisi internal maupun eksternal dengan lebih intens. #ekilas !entang Event Organizer 8ug 22, MCP 27 8& for everyone Event Organizer sudah berkembang pesat di ndonesia khususnya -akarta dan kota%kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai edding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak%pihak yang berminat mengadakan event seperti launching pr oduct, company gathering, anniversary, e;hibitions, seminar, promosi, talksho dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di ndonesia khususunya -akarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. #elengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. $ungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event%event yang mengkoordinasi, melayani, men%support kepentingan para pihak. &isalnya !rainer, !rainee, 'endor !raining, transportasi dll, media massa, serta pihak%pihak terkait lainnya. erannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnya7 training, seminar, orkshop, raker*rakernas dll. ertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer ini0 #etelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. $ungsi EO memang bisa dipercayakan pada atau orang saja dengan pembidangan tugas masing%masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). -adi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiri0. &emang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan #D&, tapi benarkah sesederhana itu0 !ernyata tidak. +arena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan
yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya netorking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. 1ntuk sementara ini saya ingin mengupas dulu beberapa kemampuan dasar dengan tujuan dapat menjadi referensi pembelajaran bagi rekan%rekan yang mulai berminat untuk menekuni profesi Event Organizer. erikut beberapa kemampuan dasar sebagai Event Organizer7 +emampuan !untutan !ugas #ituasi yang dihadapi 8nalis &u mengidentifikasi persoalan memilah dan milah fakta*informasi, mengkaji, merumuskan dan mencari alternatif%alternatif solusi Desain, #egmentasi peserta, memilih pengajar, rekomendasi #istematis &u menyusun alur, jadal, serangkaian aktivitas yang dilakukan secara bersamaan untuk terselanggaranya sebuah event training &endesain training, merencanakan jadal pertemuan, menghitung mundur semua aktivitas untuk terselenggaranya training, menyampaikan gagasan dalam On%stage 9ustomer Oriented #ensitif terhadap situasi%situasi yang menuntut gerak cepat karena ada kebutuhan customer untuk segera dilayani dengan tetap b ersikap ramah Di kelas7 89 kurang dingin, minuman habis, situasi belajar membosankan, meja b erantakan, spidol habis, speaker berdesis, mic mati, kertas flipcard habis dll Dinamis &emiliki image penampilan, cara bertindak dan cara bicara yang bersemangat, cekatan, ekspresif, memiliki selera humor &enjadi &9, ice breaker, energizer, pemimpin game,leadership situasional dll 1p%date +noledge*informasi !untutan untuk tahu dan memahami background !rainee dan perusahaannya, menghendaki !EO selalu harus meng%up date pengetahuan dan informasi yang menunjang kesuksesan tugas, melalui berbagai referensi (buku, brosur, internet, diskusi) Desain, :eport, :ekomendasi 8dministratif ni sangat penting. +arena hampir semua aspek pekerjaan seorang EO training, selalu terkait dengan kemampuan yang satu ini #urat%menyurat, pendataan peserta, record training, perbanyakan materi, sertifikat, ijin kegiatan, peminjaman ruang dll +omunikatif &emiliki keterampilan public speaking, interpersonal communication yang supel, menyediakan aktu untuk 3gaul4, mampu menuangkan ide p ikiran dengan bahasa yang mudah dipahami audience &enjadi &9 di kelas, memimpin dan melakukan meeting !"8, mengendus persoalan !rainee #umber7 %.prp.co.id %krisnaan.ordpress.com #emua proses pemilihan pasti didasarkan pada suatu kriteria. #ebagai contoh, kriteria yang kita pakai dalam memilih baju adalah arna dan modelnya. #elain itu ada kriteria harga dan ukuran. @alu kriteria apa yang akan kita pakai dalam memilih jasa event organizer 0 -aaban atas pertanyaan ini bisa bermacam%macam menurut tiap%tiap orang. 8da yang menggunakan kriteria harga, ada juga yang menggunakan kriteria prestige, dan ada juga yang menggunakan kriteria sistem kerja. !etapi pada kenyataanya, kebanyakan orang memilih event organizer karena rekomendasi dari teman, saudara, klien, vendor atau siapapun yang bisa dipercaya. agaimana dengan anda 0 +riteria apa yang akan anda pakai 0 #aran kami, sebaiknya pemilihan event organizer berdasarkan kriteria produk yang dijual EO dan kebutuhan anda sebagai klien.
#emua orang tahu kalau tugas % tugas EO adalah menkonsepkan suatu acara, mengatur, dan melaksanakannya. 8pakah ini yang dimaksud dengan produk event organizer 0 etul, dan hal ini dalam pengertian sebuah EO adalah sistem kerja. +riteria pertama yang harus anda gunakan apabila menggunakan jasa EO. agaimana sistem kerjanya dalam merencanakan event anda. +riteria kedua, menggunakan jasa EO berarti anda menyea orang untuk bekerja kepada anda. ertanyaan yang seharusnya anda tanyakan kepada EO adalah apa latar belakangnya dan event apa saja yang telah dikerjakan event organizer itu. !erakhir, apa kebutuhan anda 0 &odel event seperti apa yang anda inginkan 0 #iapakah market target atau audience anda0 erapa budget yang anda sediakan0 8pa yang diinginkan oleh perusahaan atau intitusi anda di event nantinya dan target seperti apa yang anda inginkan0 #ebagai kesimpulan kami, memang tidak mudah untuk memilih sebuah event organizer yang tepat untuk kebutuhan anda. !etapi beberapa kriteria di atas telah terbukti membantu banyak calon klien kami untuk memilih event organizer yang tepatT Diadaptasi dari thesainteo EO7 de +reatif Dan novasi <8#8D8 Online L8caranya bagus, bintang tamunya oke, panggungnya keren,L ujian seperti itu kerap kali muncul setelah kita menyaksikan sebuah pertunjukan. anyak yang nggak tahu, suksesnya sebuah pertunjukan atau acara nggak lepas dari kerja keras beberapa orang kreatif yang tergabung pada sebuah tim. &ereka lebih dikenal dengan sebutan EO LEvent OrganizerL. Aampang%gampang susah, kata yang pantas kalo kita berbicara tentang aktifitas EO. isa mengemas acara yang menarik, sehingga semua tamu atau orang yang datang untuk menyaksikan acara tersebut dapat terpuaskan, bukan hal yang gampang. +ita membutuhkan ide%ide kreatif sehingga acara yang dibuat tidak membosankan. !api, EO juga tidak bisa dikendalikan satu orang saja, dibutuhkan banyak orang yang satu tujuan dan mau saling bekerjasama. +alo ketemu sama tim yang solid, semuanya jadi terasa lebih gampang. Dalam satu tim, bukan orang yang otaknya jago saja yang diandalkan, tapi lebih kepada kebersamaannya. Dalam EO kita butuh sama orang yang mau bekerja keras, tidak kenal aktu, pintar berkomunikasi, cekatan dan peka. ekerja keras, karena dalam membuat sebuah acara sifatnya hanya sesaat dengan kata lain, untuk membuat sebuah acara satu hari penuh, kita butuh aktu persiapan tiga bulan, sebulan, dua minggu atau seminggu. Dalam aktu itu, kita dituntut untuk bekerja keras melakukan persiapan sehingga ketika hari LIL semua berjalan lancar. intar berkomunikasi, mulai dari persiapan acara hingga saat acara berlangsung orang EO memang paling nggak bisa diam. &elakukan lobby adalah kunci utama, karena dalam membuat acara kita butuh dana, dan untuk mendapatkan dana tersebut, kita mesti cari sponsor. anyak yang mengakui mereka yang biasa bergerak di bidang EO kendala pertama muncul pada sponsor. 8palagi kalo ini kali pertama kita bikin EO. +unci utama disini adalah komunikasi yang bagus dan kepercayaan. +alo kita bisa berkomunikasi maka akan tercipta sebuah kerja sama dan akhirnya tumbuh rasa saling percaya. agaimana caranya kita mampu membuat sponsor yakin kalo dia baka l untung banget mau bekerjasama dengan kita. @eat proposal yang oke kita gaet sponsor dan berusaha untuk dapat memuaskan mereka. &embuat acara yang bagus, menarik dan berkualitas, dalam aku yang relatif pendek,
pasti dong kita nggak bisa main%main dan lambat. #emua harus cekatan ngurusin banyak hal, muali dari pembuatan proposal, mencari sponsor, menghubungi pengisi acara, promosi, membuat rundon (skenario) acara, konsumsi, p eralatan dan masih banyak lagi yang lainnya. #ejarah Event Organizer Di ndonesia pola kerja EO sudah lama ada dimulai dari pesta%pesta adat d imana panitia pesta tersebut mulai membagi tugas masing%masing untuk mendukung suksesnya suatu acara. #edangkan istilah EO di ndonesia mulai populer sekitar tahun 2Can dan semakin populer lagi pada tahun 2P pacsa era krisis dimana begitu banyak tenaga kerja yang keluar dari perusahaan tempatnya bekerja dengan berbagai alasan dan mulailah mencari alternatif sumber penghasilan yang lain seperti EO. EO sendiri adalah penyelenggara sebuah acara atau kegiatan yang terdiri dari serangkaian mekanisme yang sistematis dan memerlukan ketekunan, kesungguhan serta kekompakan kerja tim dimana acara tersebut dipadati dengan deadline, target, sceduling, pressure dan teamork solidity. #edangkan peran EO adalah melaksanakan penyelenggaraan sebuah event berdasarkan pedoman kerja dan konsep event tersebut dan mengelolanya secara profesional. 6ang &esti 8da Di EO &enurut Director 9' rocom, #ofian +amal "asution, yang diperlukan untuk mendirikan sebuah EO adalah, motivasi, database, netork, permodalan dana segar yang cukup, #D& yang dinamis dan pekerja keras, teamork spirit, creativity, imagination dan konsep, keahlian individu yang tepat guna, nggak gaptek, personal yang baik, inisaitif yang tinggi, jeli, cermat dan peka terhadap perkembangan. LOrang%orang di EO mesti menerapkan Do nnovated Or Die, jadi di EO tersebut adalah kumpulan orang%orang kreatif yang penuh inovatif,L ujar ang #ofian. #iapapun bisa membuat EO. 8nak%anak sekolah misalnya, kalo berminat juga d apat membuat EO, bisa saja dimulai dari mengemas acara #eet #eventeen sobat terdekat, entas #eni, 8cara erpisahan dan elombaan antar kelas atau antar sekolah. 8palagi yang sebentar lagi akan tamat sekolah biasanya mengadakan rom "ite, dan biasanya yang mengadakan atau yang menjadi panitia pun adalah kita%kita juga. "ggak masalah kalo kita baru pertama kali menangani event, 6ang terpenting adalah ide kreatif yang muncul di otak yang kemudian kita kembangkan menjadi sebuah konsep. #etelah konsep ada, baru deh kita memikirkan bagaimana bisa mengumpulkan dana agar acara tersebut dapat dijalankan. Dan kalo kita berbicara mengenai dana, pasti dong nyari sponsor. Di bagian ini yang paling penting adalah kepercayaan. +alo pihak terkait udah percaya sama kita semuanya akan jauh lebih ringan, misalnya untuk penyeaan sound kita bisa tangguhkan pembayarannya setelah acara berlangsung, atau setelah dananya ada. Ditambahkan bos rocom salah satu EO terkenal di &edan, nggak perlu banyak orang yang terlibat dalam sebuah EO. L#emua tergantung dari besar kecilnya EO tersebut dan besar kecilnya event yang ditangani,L kata ang #ofian. #ekarang ini, anak%anak muda juga telah banyak menunjukkan kreatifitas mereka dalam membuat sebuah acara. Di -akarta dan andung tampaknya anak%anak sekolahan berlomba%lomba membuat pentas seni, b azar bahkan mereka sanggup menampilkan konser grup band yang tengah digandrungi anak muda. +alo memang kamu tertarik untuk menampilkan kreativitas, sekarang saatnya kamu belajar untuk memenej diri sendri dan orang lain. 6ang berjia pemimpin mungkin bisa ditunjuk sebagai ketua panitia. 6ang jago ngomong dan ngerayu bisa di jadiin humas atau
marketing yang fungsinya mencari sponsor dan mempromosikan acara. 6ang jago ngedesign bisa dijadiian tim kreatif buat proposal dan media promosi. !erus tinggal cari yang gaul dan lincah buat dikasih tanggung jaab saat acara berlangsung. !erpenting di sini adalah kerjasama yang solid &embuat roposal yang O+T y apy U $ebruary P, CC &embuat proposal sebuah event adalah membuat penaaran ide dan gagasan yang terkonsep atau gambaran rinci tentang sebuah event yang akan diselenggarakan secara tertulis. Disinilah kita harus bisa menjual gagasan semenarik mungkin karena p roposal adalah ujung tombak yang digunakan untuk presentasi dengan klien. sebelum menyusun propsal alangkah baiknya kita membuat kerangka proposal event yang akan kita selenggarakan. embuatan kerangka proposal akan mempermudah penyusunan, baik redaksional maupun tatannanya, selain itu juga akan meminimalisir kesalahan atau kekurangan penginputan data yang diperlukan untuk dicantumkan dalam proposal kita. 8gar dapat menyediakan informasi yang memadai sesuai kebutuhan calon sponsor, sebuah proposal harus mengandung bagian%bagian beriku ini 7 Aambaran 1mum Aambaran umum memberi gambaran mengenai organisasi kita dan manfaat yang dapat kita taarkan kepada sponsor :incian event @embar informasi yang berisi daftar tanggal, jam, lokasi, proyeksi jumlah dan profil pengunjung, harga tiket, jumlah keanggotaan, dan sebagainya. #emuanya berkaitan dengan data kuantitatif, informasi yang disediakan disini bervariasi, tergantung pada jenis acara yang diselenggarakan. 8nggaran ada saat menyususn anggaran, buatlah serealistis mungkin. hindari kesan &ark 1p yang berlebihan karena akan mencerminkan pribadi yang rakus. lebih baik realistis tapi manis, bukan0 :encana emasaran :encana pemasaran untuk event yang telah kita susun dicantumkan pada bagian ini. :encana tersebut menjelaskan bagaimana kita akan memasarkan event kita, nilai dari semua komponen pemasaran, media yang akan kita gunakan dan rencana publikasi Desire roposal selayaknya bisa mengugah calon sponsor untuk segera memanggil kita dan membicarakan gagasan kita. uat gagasan tersebut menjadi sebuah gagasan yang langka, baru dan unik. !ekankan pula baha gagasan tersebut harus segera diujudkan, jika tidak gagasan tersebut akan diujudkan oleh produk kompetitornya, dan akan rugi kalau tidak segera merealisasikannya. :iset asar 1ntuk mendapatkan sponsor, kita harus memiliki informasi menyeluruh mengenai pasar sasaran kita, paling tidak profilnya siapa mereka, tingkat pendidikan dan pendapatan mereka, dimana mereka tinggal dan sebagainya. !entu ini diperoleh dari riset, jangan menggunakan istilah yang umum dalam menggambarkan pasar kita. ni menunjukan baha kita tidak tahu siapa pasar kita yang sesungguhnya. 9ontoh istilah umum yang digunakan untuk menggambarkan pasar sasaran adalah seperti Npencinta seni, Npengunjung mall atau masyarakat umum dan sebagainya. aket &anfaat
!ampilkan semua manfaat yang ditaarkan kepada calon sponsor dengan mengambil daftar inventaris manfaat. &anfaat yang dicantumkan dalam daftar harus merupakan paket lengkap yang sesuai untuk suatu calon sponsor tertentu, tetapi jangan mencantumkan semua manfaat yang ada dalam daftar inventaris. &engemas manfaat menjadi suatu paket yang customized untuk calon sponsor tertentu sangatlah penting. Aunakan tanda untuk masing%masing manfaat, untuk mempermudah pemahaman calon sponsor, kita juga dapat mengelompokan manfaat tersebut kedalam kategori yang telah ditetapkan dalam daftar inventaris manfaat. nvestasi dalam bagian ini, kita harus merinci semua bentuk investasi yang dapat di kontribusikan oleh sponsor. nvestasi tersebut dapat berbentuk uang tunai, jasa atau barang, dukungan promosi yang secara langsung menguntungkan EO kita. Dalam bagian ini kita harus memasukan batas tanggal pelunasan pembayaran berikut insentif yang kita taarkan #etelah calon sponsor yakin dengan gagasn kita, kita tinggal menunggu tindakan mereka. iasa jadi dalam satu minggu kita diminta datang untuk melakukan brainstorming. !etapi jika ternyata belum ada jaaban, tidak ada salahnya kita yang action terlebih dahulu menanyakan kepastian pada mereka. 8da siasat jitu agar p roposal yang disampaikan dapat segera dibaca, antara lain dengan teknik pengiriman yang tepat, misalnya melalui email atau facsimile, ada kecenderungan baha surat yang dikirim melalui facsimile dianggap sangat penting dan mendesak. bisa juga dilakukan berupa paket yang bikin heboh0 #emua memang mesti dicoba.
agaimana &embuat roposal 6ang aik &ei , CCH eluang usaha yang ada saat ini sangat luas bila kita dapat melihatnya secara jeli. 8da pepetah yang mengatakan jika peluang atau kesempatan itu tidak datang dua kali, oleh sebab itu kita harus dapat memanfaatkan peluang tersebut secara bijaksana. #alah satu cara untuk mengambil peluang usaha yang ada tersebut adalah dengan membuat perancanaan bisnis. erencanaan bisnis dibuat agar kita dapat melihat peluang yang ada tersebut dapat menghasilkan keuntungan atau tidak. erencanaan bisnis biasanya dituangkan dalam bentuk proposal bisnis. roposal bisnis ini dapat berfungsi sebagai alat dalam mencari rekan bisnis seperti investor, sponsor, atau pun sebagai sarana untuk meyakinkan pihak klien terhadap jasa atau produk yang di taarkan. &embuat proposal bisnis yang sukses harus memiliki keterampilan yang khusus, tidak semua orang dapat membuat proposal bisnis dengan baik dan benar serta menarik. roposal bisnis yang kurang menarik biasanya kurang mendapat r espon yang baik dari investor ataupun pelanggan. Dengan menyusun proposal bisnis dengan baik dan benar maka kita telah melakukan perencanaan terhadap peluang bisnis akan kita jalani. 8da prolog dari David -. #chartz yang mengatakan -ika 8nda &erencanakan +egagalan, tu erarti 8nda &erencanakan 1ntuk Aagal !ugas roposal Event Organizer 8 2 E"D8I1@18" 2.2 @atar elakang Event Organizer stilah ini sekarang memang sangat popular, karena dunia EO di
berbagai tempat semakin berkembang. ahkan, beberapa pihak telah menjadikannya sebagai profesi. Organizer tidak jauh beda pengertiaannya dengan sebuah kepanitiaan. &ulai dari level rendah sampai pada level tinggi. !anpa sentuhan tangan EO, acara tersebut tidak dapat terujud. agi penulis hal ini belum begitu mengetahui isi dalammya, mungkin saja terdapat unsur yang lain seperti prospek masa depan EO, bagaimana menghadapi risiko kerugian dan kegagalan suatu event separti kenyataan yang ada kejadian di 8sia 8frika 9ulture 9enter (8899) andung. 6ang mangadakan konser 2C pengunjung teas karena kelalaian panitia (EO). egitu luas lingkup kerja EO yang dapat menampung banyak tenaga kerja untuk menyusun program sebuah event, mancari sponsor dan tentukan sendiri berapa penghasilan. ni adalah kerja besar yang sangat beresiko. -ika meleset kerugian siap menimpa dan rencana harus benar%benar matang. 2. erumusan &asalah 2. 8pakah manfaat adanya Event Organizer 0 . 8pakah perlu bimbingan dengan orang yang sudah berpengalaman tentang EO 0 /. agaimana mencapai sukses dalam EO 0 2./ !ujuan enelitian 2. #angat bermanfaat sekali, karena siap menanti keuntungan yang tinggi di depan mata. . &engetahui pentingnya bimbingan orang yang sudah berp engalaman di dunia EO. /. +eberanian untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk meraih masa depan sebagai EO. 8 . +erangka !eoritik .2 rospek &asa Depan EO &enurut seorang pakar dalam Event Organizer 8drie #ubono, sedikit dari promotor papan atas dinegeri ini tentang masa depan EO. &elihat dari data yang ada, EO atau pr omotor besar di ndonesia sangatlah sedikit. adahal kalau kita lihat secar riil, hampir setiap hari kita selalu mendengar atau terlibat dalam sebuah acara. erbagai macam acara atau event selalu kita dengar setiap hari. #emua acara itu adalah peluang bagi kita untuk mencoba manggarapnya. eluang pasar masih sangat terbuka. +eberanian kita untuk mencoba dengan semangat tinggi adalah kunci pertama untuk meraih masa depan sebagai EO. . +erangka emikiran &enjadi promotor yang baik dan untuk mencapai kunci kesuksesan adalah mempunyai jia semangat dan keberanian untuk mencoba menggarapnya. 8al kepanitian dibuat oleh keluarga dahulu, tetangga, sahabat, sekolah dan kampus yang ada disekitar kita dapat dijadikan uji nyali untuk mengemas dan meujudkan kepuasan semua pihak. 1ntuk mencapai sebuah kesuksesan suatu acara yang kita gelar, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana acara itu tersusun. ./ Iipotesa 1ntuk mencapai kesuksesan suatu acara, salah satu faktor terpenting adalah bagaimana acara itu tersusun. #ebuah acara pada umumnya memerlukan apa yang biasa disebut Nuncak acara atau klimaks. !anpa yang satu itu, acara bisa menjadi monoton, hambar atau tidak ada kesan apa pun bagi penonton. !rik menyusun acara memang tidak ada acuannya secara baku, kepiaaian menyusun acara dapat diperoleh melalui proses praktik langsung atau mengamati dengan seksama berbagai acara yang ada dan melakukan
berbagai analisis. &enyususn sebuah acara adalah langkah akhir sebuah perjalanan panjang menggelar suatu event.
8 / /.2 &etode 8nalisis Data ada penulis proposal ini penulis menggunakan analisis data yaitu penelitian perpustakaan untuk memperoleh pengetahuan konsepsi dalam melihat permasalahan teori dan alamiah bacaan literature dalam bentuk teks book, artikel serta bacaan lainnya yang berhubungan dengan permasalahan yang dibahas. /. !eknik enarikan #ample !erdapat di koran
6iposkan oleh ardian di 7>.7< idak ada komentarD
Rab&7 :< (e%"e#ber <::= 1E2%51 EHHI EJEH OIH%KE
Event Organizer sudah berkembang pesat di %ndonesia khususnya 0akarta dan kota"kota besar lainnya, dari yang bergerak di bidang pertunjukan musik, pameran produk (mobil, komputer, handycraft), sampai +edding pun tersedia. Event Organizer sangat membantu pihak"pihak yang berminat mengadakan event seperti launching product, company gathering, anniversary, e'hibitions, seminar, promosi, talksho+ dan sebagainya, dari tahap persiapan sampai dengan event berjalan lancar dengan baik, artikel ini bertujuan memberikan sharing sejauh mana perkembangan Event Organizer di %ndonesia khususunya 0akarta dan kota besar lainnya, kemampuan dasar apa supaya sukses menjadi EO dan memuaskan para kliennya dan apa saja yang kita akan dapatkan dengan menggeluti profesi EO. 1elengkapnya paparan singkatnya sebagai berikut. /ungsi EO dalam mekanisme sebuah penyelenggaraan event"event yang mengkoordinasi, melayani, men"support kepentingan para pihak. $isalnya rainer, rainee, Jendor raining, transportasi dll, media massa, serta pihak"pihak terkait lainnya. erannya sangat penting melalui peran Event Organizer, anda tidak perlu pusing untuk sebuah event karena anda harus fokus dalam melaksanakan tugas pokok anda misalnyaD training, seminar, +orkshop, raker#rakernas dll. ertanyaannya, mengapa belum banyak yang bergelut di profesi Event Organizer iniL 1etelah ditelusuri ternyata biasanya suatu lembaga atau perusahaan bahkan seorang trainer independent kondang, sudah memiliki EO sendiri. /ungsi EO memang bisa dipercayakan pada 8 atau : orang saja dengan pembidangan tugas masing"masing, tidak jarang banyak pula hanya memiliki satu orang untuk menangani semua aspek pekerjaan (multi tasking). 0adi sangat jarang lembaga atau trainer kondang tersebut mensubkan lagi tugas ini ke EO, tetapi apakah era ke depan semua bisa ditangani sendiriL. $emang biasanya pihak hotel sudah siap dengan segala perlengkapan yang dibutuhkan atau pelayanan 16$, tapi benarkah sesederhana ituL ernyata tidak. 2arena bagaimanapun untuk memiliki nilai lebih bagi customer, seorang yang berprofesi sebagai EO ada prasyarat basic kemampuan yang harus dikuasai, dengan makin luasnya ruang lingkup dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani maka kemampuan yang dibutuhkan juga semakin berkembang, misalnya net+orking, lobbying, negosiasi, presentasi, leadership dll. 1eputar Event Organizer Bersamaan dengan maraknya Event Organizer (EO) di berbagai daerah, secara alamiah terjadi segmentasi EO. da EO yang mengkhususkan diri pada acara anak"anak, ada pula yang menjadi spesialis dalam acara pernikahan atau kegiatan korporasi.
api sebenarnya apa sih Event Organizer atau yang sering disebut EO ituL Event Organizer (EO) adalah sebuah jasa yang bertujuan untuk mempermudah or ang menyelenggarakan sebuah acara agar ter"organize dengan baik dan lancar. api nyatanya banyak yang hanya ikut"ikutan karena usaha tersebut pada saat ini
memberikan keuntungan yang besar.
M D Bagaimana melihat kemampuan sebuah Event Organizer L
D 1alah satu yang bisa dilihat adalah kemampuan Event Organizer mengantisipasi hal"hal yang sulit yang kadang tak terduga. $isalnya urusan transportasi, hotel peserta bahkan kekurangan makan yang mungkin sebelumnya tidak terpikirkan.
M D pakah segmentasi dibutuhkan dalam sebuah Event Organizer L
D 1ebenarnya segmentasi itu tidak ada gunanya kalau Event Organizer tidak dikelola dengan benar. Butuh kesungguhan dan proses +aktu terlebih dahulu. pabila akhirnya memiliki sebuah NnamaN di pasaran, segmentasi pun dapat dilakukan. Berarti tidak ada masalah kalau kita kemudian ingin m emasuki event " event lain ketika kita sudah punya nama karena yang dilihat nanti adalah dampak dari upayanya. 6i dalam konteks bisnis yang cukup kompleks seperti sekarang ini, orang dianjurkan untuk ter"spesialisasi mungkin, se"mahir mungkin dan se"setia mungkin di bidang itu. 2arena bisnis itu membutuhkan orang yang melayani dengan sungguh"sungguh di satu bidang yang sangat dikuasainya.
M D 5alu bagaimana sebuah Event Organizer memiliki nama L
D $emasarkan nama (branding) merupakan suatu hasil dari proses alamiah. 6alam bisnis Event Organizer yang terpenting adalah bukti akan kemampuan melayani orang lain daripada nama yang dibangun melalui biaya iklan. 6engan demikian berarti harus melalui proses bertahap. 2onsistensi G persistent adalah kata yang tepat dalam memasarkan sebuah Event Organizer.
M D Bagaimana meningkatkan brand sebuah Event Organizer dengan lebih cepatL
D da dua cara. ertama, menunggu order untuk menyelenggarakan event yang dilaksanakan oleh kontraktornya. 2edua, menciptakan event sendiri. gar sebuah brand Event Organizer cepat terangkat (meskipun tidak dijamin 7@@) , menciptakan sebuah event sendiri akan jauh lebih cepat meningkatkan brand sebuah Event Organizer dibandingkan hanya menunggu bola (kecuali sebuah
Event Organizer memang telah memiliki net+ork yang luas). 1eperti halnya avioli Event Organizer. ada a+alnya kami mengadakan event dengan scope lebih kecil, seperti seminar, private party , dan sebagainya.
M D pa syarat"syarat sebuah Event Organizer boleh dikatakan sebagai bisnis yang profesional L
D Event Organizer yang mendatangkan hasil bagi orang yang membutuhkan pengelolaan acara. Bisa mendatangkan keuntungan atau setidaknya menciptakan citra yang baik. ada prinsipnya Event Organizer berfungsi mempermudah konsumen me+ujudkan acara sesuai ide atau kebutuhannya.
M D pa yang perlu dicermati dalam memilih sebuah Event OrganizerL
D 6alam memilih sebuah Event Organizer ada beberapa hal yang perlu diperhatikan. ertama, pastikan dulu kemampuan Event Organizer tersebut , seperti apakah Event Organizer tersebut mengenal sekali cara"cara m embuat orang L terkenal, memiliki akses"akses ke tempat"tempat promosi atau kapasitas"kapasitas promosi perusahaan yang baik. pakah punya akses ke radio, J atau koran dengan baik. 2emudian apakah mereka punya akses yang baik ke hotel"hotel atau tempat"tempat penyelenggaraan acara lainnya. pakah mereka punya orang"orang yang ber+enang dalam bidang perijinan. 2edua, lihatlah cara pendekatannya, taste # seleranya, apakah mereka bisa me+akili citra bisnis yang baik, apakah mereka berada pada level propinsi atau nasional. Banyak hal yang perlu diperhatikan karena pemilihan suatu Event Organizer mempengaruhi citra perusahaan yang memakai jasanya. 4ntuk membangun citra , selain profesionalisme dan integritas ,adalah kredibilitas , kualitas yang terbuktikan karena pemakaian berulang"ulang .
MATERI TRAINING EVENT ORGANIZER 1& Introduction to event organizer management •
$engenal berbagai jenis event yang ada dalam perusahaan
•
Bagaimana style management event organizer
G& 'erancang sebuah event
