CONTOH EVENT ORGANIZER SENI

24

EVENT ORGANIZER SENI
Gebyar Budaya Nusantara

Nama Kelompok:
Brian Travolta 201410160311525
Ananda Akbar 201410160311527
Honis Ulventa 201410160311529
Nur Hidayatul I 201410160311531
Lavina Qoulan F 201410160311532
Affan Ghaffarufin 201410160311533

UNIVERSITAS MUHAMMADIYAH MALANG
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS JURUSAN MANAJEMEN
2014

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI i
PERENCANAAN 3
Latar Belakang 3
Susunan Kepanitiaan 4
Nama Proyek/ Kegiatan 4
Tujuan Perusahaan/ Organisasi 4
Sasaran Proyek/ Kegiatan 5
Program-Program Kegiatan 5
Jadwal Kegiatan 5
Start 5
Finish 5
Rincian Kegiatan 6
Anggaran Kegiatan 6
Sekretariatan 6
Promo 6
Perlengkapan 7
Konsumsi 7
Guest Star 7
Sponsorship 7
Prosedur Pelaksanaan Kegiatan 8
Sumberdaya yang Dibutuhkan 9
Kesimpulan 9
PENGORGANISASIAN 12
Pengidentifikasian Aktifitas 12
Pengelompokan Aktifitas 12
Penetapan Tugas dan Tanggung jawab 12
Hubungan dengan Struktur Organisasi 15
Kesimpulan 17
Gambar Struktur Organisasi 21

PENGARAHAN 22
Kualifikasi masing-masing Jabatan 22
Jenis Kepemimpinan yang Cocok beserta Ciri-cirinya 23
Motivasi yang Diberikan untuk Karyawan 24
PENGENDALIAN 25

GEBYAR BUDAYA NUSANTARA
PERENCANAAN

LATAR BELAKANG
Pada era modernisasi sekarang ini terlihat sekali bahwa kebudayaan dan kesenian Indonesia keberadaan dan eksistensinya mulai terancam. Padahal kebudayaan dan kesenian asli Indonesia merupakan salah satu yang paling bisa dibanggakan oleh dunia dan dikagumi hampir seluruh masyarakat dunia. Hal ini disebabkan kecenderungan generasi muda di Indonesia saat lebih 'menggandrungi' segala sesuatu yang beraromakan kebudayaan dan kesenian barat. Fenomena 'westernisasi' seakan dengan sempurna mengubah gaya hidup dan pola pikir mayoritas generasi muda di Indonesia sekarang ini. 'Westernisasi' secara instan langsung mengubah paradigma mayoritas anak muda di Indonesia yang menganggap bahwa segala macam bentuk kebudayaan dan kesenian barat itu lebih menarik dan 'uptodate' dibandingkan dengan kebudayaan dan kesenian asli Indonesia. Paradigma seperti inilah yang akhirnya memberikan efek buruk terhadap mental berbudaya dan berkesenian asli Indonesia dalam diri generasi muda Indonesia.
Kecintaan generasi muda kepada kebudayaan dan kesenian Indonesia mulai luntur, tingkat kepedulian mereka terhadap kelestarian kebudayaan dan kesenian Indonesia pun lama-kelamaan pun kian terkikis. Hal ini dibuktikan dengan makin sedikitnya antusiasme generasi muda untuk menyaksikan pagelaran kebudayaan dan kesenian Indonesia maupun dalam mempelajari dan mendalaminya. Apabila tidak ada usaha untuk memperbaiki kondisi seperti ini, bukan tidak mungkin kebudayaan dan kesenian Indonesia akan 'habis' seiring berjalannya waktu dan makin berkembangnya virus 'westerniasi' di Indonesia.
Menyadari kondisi tersebut, kami berdiri dan mendukung penuh segala macam bentuk upaya untuk 'melahirkan' kembali kecintaan dan kepedulian generasi muda Indonesia terhadap kebudayaan dan kesenian Indonesia serta menumbuhkan mental 'berjuang' dalam diri generasi muda Indonesia sebagai usaha dalam melestarikan kebudayaan dan kesenian tanah airnya sendiri. Sehingga mulai hari esok dan seterusnya kebudayaan dan kesenian Indonesia akan tetap hidup, tetap terjaga kelestariannya dan selalu ada di dalam diri bangsa dan hati masyarakat Indonesia.

SUSUNAN KEPANITIAAN :
Penanggung jawab : Honis Ulventa
Ketua pelaksana : Affan Ghaffarudin
Wakil ketua : Brian Travolta
Sekretaris : Nur Hidayatul I.
Bendahara : Lavina Qoulan F

Seksi-seksi :
Marketing : Lavina Qoulan F
Humas : Affan Ghaffarudin
Pubdekdok : Honis Ulventa
Perlengkapan/ peralatan : Ananda Akbar
Konsumsi : Nur Hidayatul I.
Lomba : Brian Travolta
Acara : Ananda Akbar
Kemanan : Brian Travolta

NAMA PROYEK/ KEGIATAN :
Gebyar budaya nusantara

TUJUAN PERUSAHAAN/ ORGANISASI
Visi : Melahirkan kecintaan terhadap kebudayaan dan kesenian asli serta menciptakan kepedulian untuk melestarikannya.
Misi :
Menambah semangat masyarakat yang cinta akan kebudayaan dan kesenian Indonesia
Menumbuhkan kepedulain dalam diri masyarakat untuk melestarikan kebudayaan dan kesenian Indonesia
Meyelenggarakan kegiatan riil dan actual yang berdampak positif terhadap kelestarian kebudayaan dan kesenian Indonesia.
Dapat menumbuhkan hubungan silaturahmi antar sesama umat, golongan, serta meningkatkan jiwa social yang tinggi.
Menumbuhkan daya kreatif, inovatif, kompetitif pada jiwa masyarakat
Meningkatkan dan melestarikan seni budaya yang ada di Indonesia.

SASARAN PROYEK/ ORGANISASI
Masyarakat umum dan instansi pendidikan di kota Malang dan sekitarnya
Indoor : ± 500 orang
Outdoor : ± 5000 orang

PROGRAM-PROGRAM KEGIATAN
Upacara HUT Kota Malang dan pembukaan Gebyar Budaya Nusantara
Tari topeng Malang Kolosal
Pertunjukkan wayang kulit
Lomba musik dan tari tingkat SD, SMP, SMA
Bazar "Cintai Produk Indonesia"
Pameran "Ragam Indonesia"
Lomba "Ragam Indonesia"
Karnaval budaya nusantara
Gebyar pemuda
Pengumuman pemenang lomba Gebyar Budaya Nusantara

JADWAL KEGIATANNYA :
Start
Hari : Jum'at
Tanggal : 01 April 2016
Waktu : 08.00 - Selesai
Tempat : Depan Balaikota Malang
Finish
Hari : Minggu
Tanggal : 03 April 2016
Waktu : 08.00 - Selesai
Tempat : Depan Balaikota Malang

Rincian Kegiatan
Tanggal
Waktu
Jenis Kegiatan
Jum'at
01 April 2016
08.00 – Selesai

11.00 – Selesai

20.00 – Selesai
Sabtu
02 April 2016
09.00 – Selesai

10.00 – Selesai

14.00 – Selesai

18.00 - Selesai
Minggu
03 Areil 2016
08.00 – Selesai

14.00 – 18.00
Gebyar pemuda

19.00 - Selesai
Pengumuman pemenang lomba dan penutupan Gebyar Budaya Nusantara

ANGGARAN KEGIATANNYA :
Sekretariatan :
Proposal @Rp. 10.000,- x 50 = Rp. 500.000
Cocard panitia @Rp. 5.000,- x 13 = Rp. 65.000
Kaos panitia @Rp. 75.000,- x 13 = Rp. 975.000
Rp. 1.540.000

Promo :
Iklan radio @Rp. 75.000,- x 7 = Rp 525.000
Poster @Rp. 10.000,- x 300 = Rp. 3.000.000
Spanduk/ Banner @Rp. 10.000,- x 100 = Rp. 1.000.000
Brosur @Rp. 5.000,- x 1000 = Rp .5.000.000
Baliho @Rp. 500.000,- x 2 = Rp. 1.000.000
Undangan @Rp. 3.000,- x 100 = Rp. 300.000
Rp. 10.825.000
Perlengkapan :
Sound system @Rp.1.500.000,- x 3 = Rp. 4.500.000
Stand + panggung @Rp.4.000.000,- x 3 = Rp.12.000.000
Dekorasi @Rp.1.000.000,- x 3 = Rp. 3.000.000
Shooting @Rp.1.000.000,- x 3 = Rp. 3.000.000
Alat Musik @Rp.2.000.000,- x 2 = Rp. 4.000.000
Sewa gedung @Rp.1.500.000,- = Rp. 1.500.000
Stand @Rp.2.000.000,- = Rp. 2.000.000
Piala & Sertifikat @Rp. 100.000,- x 9 = Rp. 900.000
Hadiah Pemenang @Rp.2.250.000 x 3 = Rp. 6.750.000
Kostum Tari = Rp. 5.000.000
Wayang lengkap = Rp.15.000.000
Rp.57.650.000

Komsumsi :
Makan + Snack panitia @Rp.20.000,- x 13 x2 x 3 = Rp.1.560.000
Snack undangan @Rp.10.000,- x 100 = Rp.1.000.000
Makan + Snack juri @Rp.20.000,- x 3 x 2 = Rp. 120.000
Snack peserta @Rp.7.000,- x 400 = Rp.2.800.000
Snack peserta tari @Rp.7.000,- x 100 = Rp. 700.0000
Rp.6.180.000

Guest Star :
Transportasi
Pesawat @782.000 x 3 = Rp. 2.346.000
Sewa mobil @700.000 = Rp. 700.000
Guest star @Rp.50.000.000,- x 3 = Rp.150.000.000
Makan + Snack @Rp. 30.000,- x 3 = Rp. 90.000
Rp.153.136.000 Rp.229.331.000

Sponsorship
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan kota Malang =Rp. 5.000.000
Teh Javana =Rp. 10.000.000
Aqua =Rp. 10.000.000
IM3 =Rp. 8.000.000
Honda =Rp. 15.000.000
Indomie =Rp. 10.000.000
Viva Cosmetic =Rp. 8.000.000
(Rp. 66.000.000)
Rp.163.331.000
PROSEDUR PELAKSANAAN KEGIATAN
Jumat 1 april 2016
Peserta Upacara HUT Kota malang dan Pembukaan Gebyar Budaya Nusantara berpakaian hitam putih dan memakai sepatu
Peserta upacara diharapkan datang tepat waktu
Kostum peserta tari topeng malang kolosal disediakan oleh panitia

Sabtu 2 April 2016
Lomba musik diikuti oleh siswa-siswi tingkat SD,SMP,dan SMA
Peserta lomba wajib menyerahkan bukti pendaftaran untuk di tukarkan dengan nomer urutan tampil
Panitia hanya menyediakan alat musik dan kostum ditanggung oleh perserta
Peserta bazar "Cintai Produk Indonesia" menyediakan makanan khas daerah di Indonesia dan produk-produk dalam negeri di setiap stand
Stand bazar boleh di dekorasi sesuai dengan tema bazar
Pameran "Ragam Indonesia" di buka untuk umum
Peserta lomba "Ragam Indonesia" diberikan Kesempatan gladi resik satu hari sebelum acara diselenggarakan
Lomba "Ragam Indonesia"di Ikuti oleh masyarakat umum kota Malang dengan menampilkan berbagai macam kesenian Indonesia

Minggu 3 April 2016
Karnaval Budaya Nusantara di ikuti oleh Masyarakat umum kota Malang,pelajar dan mahasiswa
Gebyar Pemuda diikuti oleh seluruh pelajar dan mahasiswa dikota malang dengan menampilkan pemuda yang berbakat dan mencintai budaya Indonesia
Pengumuman pemenang lomba dilakukan disela-sela acara penutupan Gebyar Budaya Nusantara
Pemenang lomba mendapatkan piala,sertifikat dan hadiah
Penutupan Gebyar Budaya dibuka untuk umum

SUMBERDAYA YANG DIBUTUHKAN
Penanggung jawab : 1 orang
Ketua pelaksana : 1 orang
Wakil ketua : 1 orang
Sekretaris : 2 orang
Bendahara : 2 orang
Seksi-seksi :
Marketing : 7 orang
Humas : 5 orang
Pubdekdok : 5 orang
Perlengkapan/ peralatan : 5 orang
Konsumsi : 2 orang
Lomba : 5 orang
Acara : 5 orang
Keamanan : 6 orang

KESIMPULAN
Tanggal
Jenis Kegiatan
Waktu
Anggaran
Prosedur
Jum'at
01 April 2016
08.00 – Selesai
Sound system Rp.1.500.000
Stand + panggung Rp.4.000.000
Dekorasi Rp.1.000.000
Shooting Rp.1.000.000
Snack undangan Rp.1.000.000
Makan + Snack panitia Rp.480.000
Kostum Tari Rp. 5.000.000
Snack peserta tari Rp.700.0000
Snack undangan Rp.1.000.000
Rp.15.248.000
Peserta Upacara HUT Kota malang dan Pembukaan Gebyar Budaya Nusantara berpakaian hitam putih dan memakai sepatu

Peserta upacara diharapkan datang tepat waktu

Kostum peserta tari topeng malang kolosal disediakan oleh panitia

11.00 – Selesai

20.00 – Selesai

Sabtu
02 April 2016
09.00 – Selesai
Makan + Snack juri Rp.120.000
Alat music Rp.2.000.000
Snack peserta Rp.2.800.000
Stand Rp.2.000.000
Sewa gedung Rp.1.500.000
Rp.16.280.000
Lomba musik diikuti oleh siswa-siswi tingkat SD,SMP,dan SMA

Peserta lomba wajib menyerahkan bukti pendaftaran untuk di tukarkan dengan nomer urutan tampil

Panitia hanya menyediakan alat musik dan kostum ditanggung oleh perserta

Peserta bazar "Cintai Produk Indonesia" menyediakan makanan khas daerah di Indonesia dan produk-produk dalam negeri di setiap stand

Stand bazar boleh di dekorasi sesuai dengan tema bazar

Pameran "Ragam Indonesia" di buka untuk umum

Peserta lomba "Ragam Indonesia" diberikan Kesempatan gladi resik satu hari sebelum acara diselenggarakan

Lomba "Ragam Indonesia"di Ikuti oleh masyarakat umum kota Malang dengan menampilkan berbagai macam kesenian Indonesia

10.00 – Selesai

14.00 – Selesai

18.00 – Selesai

Minggu
03 April 2016
08.00 – Selesai
Alat music Rp.2.000.000
Piala & Sertifikat Rp. 1.000.000
Hadiah Pemenang Rp. 2.000.000
Transportasi Rp.600.000
Guest star Rp.150.000.000
Makan + Snack Guest Rp. 60.000
Snack undangan Rp.500.000
Rp.164680.000
Karnaval Budaya Nusantara di ikuti oleh Masyarakat umum kota Malang,pelajar dan mahasiswa

Gebyar Pemuda diikuti oleh seluruh pelajar dan mahasiswa dikota malang dengan menampilkan pemuda yang berbakat dan mencintai budaya Indonesia

Pengumuman pemenang lomba dilakukan disela-sela acara penutupan Gebyar Budaya Nusantara

Pemenang lomba mendapatkan piala,sertifikat dan hadiah

Penutupan Gebyar Budaya dibuka untuk umum

PENGORGANISASIAN

PENGIDENTIFIKASIAN AKTIVITAS
Merancang rencana kegiatan
Membuat rancangan jadwal kegiatan
Membuat proposal
Membuar perincian anggaran
Koordinasi kegiatan
Pengolahan dana

PENGELOMPOKKAN AKTIVITAS
Membuat rancangan kegiatan dan jadwal kegiatan
Membuat perincian anggaran dan pengelolaan dana
Membuat Proposal

PENETAPAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
Penanggung jawab
Bertanggung jawab secara umum pelaksanaan kegiatan.
Mengkoordinasikan dengan ketua pelaksana dalam menentukan aturan-aturan khusus pada kegiatan.
Menentukan kebijakan-kebijakan mengenai pelaksanaan kegiatan
Ketua pelaksana
Bertanggungjawab pada pelaksanaan kegiatan
Menyusun program kegiatan secara sistematis
Memantau jalannya kegiatan secara kontinyu
Mengatur dan menyusun pembagian tugas serta wewenang selama kegiatan berlangsung
Menerapkan dan memantau pelaksanaan kebijakan yg telah dikoordinasikan dengan penanggung jawab
Wakil ketua
Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan
Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan
Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.
Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut
Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.
Sekretaris
Membuat surat undangan rapat
Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
Mencatat hasil – hasil keputusan rapat termasuk semua usulan, kritik dan saran
Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi
Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan arsip surat masuk atau keluar
Bendahara
Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana
Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut
Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota
Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota
Marketing
Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak
Berkoordinasi dengan seksi-selsi lain berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.
Humas
Mendampingi pengisi acara/event
Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi pengisi acara
Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.
Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara
Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi pengisi acara
Publikasi dan dokumentasi
Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter)
Berkoordinasilah dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
Berkoordinasilah dengan bagian dekorasi mengenai peletakan media onsite
Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor
Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota)
Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.
Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi marketing dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
Memasang seluruh media publikasi
Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video
Perlengkapan/ peralatan
Berkoordianasi dengan bagian acara untuk jadwal acara dan peralatan yang dibutuhkan
Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan kontrak di area
Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.
Konsumsi
Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis
Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga
Menghandle segala macam urusan stand makanan dan minuman kalau hal itu diadakan.
Lomba
Mengatur segala yang diperlukan dalam lomba
Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya lomba
Acara
Membuat Konsep acara & rundown Acara
Mengatur Jadwal Pentas
Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
Menentukan job description seksi secara lebih rinci
Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.
Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/ artis
Keamanan
Menentukan area parkiran.
Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk membuat ijin parkir dan untuk menghadirkan

HUBUNGAN DENGAN STRUKTUR ORGANISASI
Garis instruksi, menunjukkan hubungan kerja dengan pola perintah atau instruksi yang di sampaikan dari pimpinan kepada bawahan dalam rangka pelaksanaan tugas dan wewenang sesuai mekanisme yang berlaku. Adapun penggunaan garis instruksi adalah sebagai berikut:
Garis instrusi terdapat pada struktur organisasi dimana terdapat tingkatan atau susunan yang di dalamnya terdapat hubungan pimpinan dan bawahan.
Manunjukkan mekanisme pertanggung jawaban dari bawahan kepada pimpinan
Ditandai dengan suatu garis lurus yang utuh
Garis koordinasi, sebagai hubungan kerjasama atau koordinasi antara bebrapa badan yang sama atau sejajar. Hubungan koordinasi dapat dilakukan antar lembaga atau badan pengurus dalam suatu struktur maupun antar astruktur organisasi pada semua tingkatan yang sifatnya otonom. Adapun penggunaan garis koodinasi adalah:
Garis koordinasi terdapat pada semua tingkatan organisasi yang di dalamnya terdapat hubunganfungsional yang kedudukannya sejajar atau antar tingkatan organisasi yang bersifat otonom, dimana hubungan Antara atasan dan bawahan yang bersifat yang bersifat instruksi berkaitan dengan program kerja.
Tidak terdapat mekanisme/ hubungan pertanggung jawaban yang ada hanyalah mekanisme komunikasi dua arah.
Di tandai dengan garis putus-putus yang dapat menghubungkan Antara fungsional dalam suatu tingkatan / antar tingkatan organisasi.

Hubungan antar sumberdaya manusia
Petanggung jawab dengan ketua pelaksana
Hubungan yang dilakukan menggunakan garis instruksi, sehingga hubungan yang terjadi adalah hubungan yang bersifat instruktif dari penanggung jawab terhadap ketua pelaksana.
Ketua pelaksana dengan wakil ketua
Hubungan yang dilakukan menggunakan garis instruksi, sehingga hubungan yang terjadi adalah hubungan yang bersifat instruktif dari ketua pelaksana terhadap wakil ketua.
Wakil ketua dengan sekretaris dan bendahara
Hubungan yang dilakukan menggunakan garis instruksi, sehingga hubungan yang terjadi adalah hubungan yang bersifat instruktif dari wakil ketua terhadap sekretaris dan bendahara.
Sekretaris dengan bendahara
Menggunakan garis koordinasi, yang mana tinngkatan antara sekretaris dengan bendahara sejajar/ sama sehingga hubungan koordinasi dapat dilakukan
Penanggung jawab dengan seksi-seksi
Menggunakan garis koordinasi, sehingga hubungan yang terjadi bersifat koordinatif
Sebelum mengambil keputusan, seksi-seksi bisa meminta saran kepada penanggung jawab.
Hubungan antar seksi
Menggunakan garis koordinasi, yang mana tingkatan antar seksi sama/ sejajar sehingga hubungan koordinasi dapat dilakukan.

KESIMPULAN
Nama Departemen
Tugas
Penanggung jawab
Bertanggung jawab secara umum pelaksanaan kegiatan.
Mengkoordinasikan dengan ketua pelaksana dalam menentukan aturan-aturan khusus pada kegiatan.
Menentukan kebijakan-kebijakan mengenai pelaksanaan kegiatan

Ketua pelaksana
Bertanggungjawab pada pelaksanaan kegiatan
Menyusun program kegiatan secara sistematis
Memantau jalannya kegiatan secara kontinyu
Mengatur dan menyusun pembagian tugas serta wewenang selama kegiatan berlangsung
Menerapkan dan memantau pelaksanaan kebijakan yg telah dikoordinasikan dengan penanggung jawab

Wakil ketua
Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan
Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan
Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.
Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut
Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.

Sekretaris
Membuat surat undangan rapat
Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)
Mencatat hasil – hasil keputusan rapat termasuk semua usulan, kritik dan saran
Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/ wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi
Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan arsip surat masuk atau keluar

Bendahara
Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan
Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana
Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut
Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana
Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota
Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

Marketing
Menguasai seluruh bagian proposal sponsor
Mencari sponsor dan mendapat kesepakatan
Memperhatikan setiap seluk beluk kesepakatan
Berkoordinasi dengan seksi publikasi masalah materi publikasi yang telah disepakati dengan pihak sponsor berkait, kontrak
Berkoordinasi dengan seksi-selsi lain berkait dengan mungkin adanya permintaan pihak sponsor untuk promosi di atas panggung, dll.

Humas
Mendampingi pengisi acara/event
Berkoordinasi dengan pihak keamanan terkait ijin kepolisian
Berkoordinasi dengan pihak acara berkait dengan transportasi pengisi acara
Berkoordinasi dengan pihak publikasi berkait ijin spanduk, pajak tiket, dll.
Meminta ijin pada masyarakat setempat berkait dengan adanya acara
Berkoordinasi dengan sekretaris berkait dengan surat menyurat izin
Berkoordinasi dengan konsumsi berkait masalah konsumsi pengisi acara

Pubdekdok
Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket, dll) termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter)
Berkoordinasilah dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
Berkoordinasilah dengan bagian dekorasi mengenai peletakan media onsite
Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor
Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk, pembagian ke Berapa titik di kota)
Berkoordinasilah dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk dan pajak tiket
Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site, terutama yang disediakan pihak sponsor.
Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya bersama seksi marketing dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
Memasang seluruh media publikasi

Mendokumentasikan seluruh rangkaian acara
Mendokumentasikan spot-spot kontraprestasi sponsor
Mengedit dan merealisasikan dokumentasi entah dalam bentuk foto, video

Berkoordianasi dengan bagian acara untuk jadwal acara dan peralatan yang dibutuhkan
Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
Berkoordinasi dengan seksi dekorasi untuk hal pemasangan Branding dan yang berhubungan dengan kontrak di area
Berkoordinasi dengan seksi lain seperti seksi publikasi untuk masalah keamanan materi publikasi.

Konsumsi
Berkoordinasi dengan sponsor makanan (jika ada) atau merencanakan konsumsi untuk panitia dan artis
Pikirkan pula konsumsi untuk crew, satpam, polisi, bahkan tukang parkir yang menjaga
Menghandle segala macam urusan stand makanan dan minuman kalau hal itu diadakan.

Lomba
Mengatur segala yang diperlukan dalam lomba
Bertanggung jawab penuh terhadap jalannya lomba

Acara
Membuat Konsep acara & rundown Acara
Mengatur Jadwal Pentas
Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi
Menentukan job description seksi secara lebih rinci
Memonitor job yang telah dilaksanakan tiap seksi.
Berkoordinasi dengan berbagai seksi menyangkut Bintang tamu/ artis

Keamanan
Menentukan area parkiran.
Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk membuat ijin parkir dan untuk menghadirkan pihak polisi

GAMBAR STRUKTUR ORGANISASI

MarketingHumasLombaAcaraKeamananDekorasiKonsumsiPerlengkapan/ peralatanPubekdokKetua PelaksanaWakil ketuaPenanggungg JawabSekretarisBendaharaMarketingHumasLombaAcaraKeamananDekorasiKonsumsiPerlengkapan/ peralatanPubekdokKetua PelaksanaWakil ketuaPenanggungg JawabSekretarisBendahara
Marketing
Humas
Lomba
Acara
Keamanan
Dekorasi
Konsumsi
Pubekdok
Ketua Pelaksana
Wakil ketua
Penanggungg Jawab
Sekretaris
Bendahara
Marketing
Humas
Lomba
Acara
Keamanan
Dekorasi
Konsumsi
Pubekdok
Ketua Pelaksana
Wakil ketua
Penanggungg Jawab
Sekretaris
Bendahara

PENGARAHAN

KUALIFIKASI MASING-MASING JABATAN
Penanggung jawab
Dapat bertanggung jawab
Mampu menentukan kebijakan-kebijakan mengenai pelaksanaan kegiatan
Ketua pelaksana
Memiliki kemampuan menentukan skala prioritas
Memiliki ketegasan
Memiliki keterampilan berkomunikasi secara baik dan efektif
Memiliki pengetahuan yang luas
Wakil ketua
Amanah
Jujur
Sekretaris
Ramah, sabar, dan pandai bergaul
Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia
Mampu menyusun laporan
Memiliki kemampuan dalm menyimpan arsip, menulis cepat, mengetik surat, serta berkomunikasi dengan baik
Bendahara
Mampu membuat laporan keuangan
Amanah
Memiliki pengalaman menjadi berdahara
Teliti dan ulet
Marketing
Memiliki kemampuan komunikasi yang baik
Mampu mencari sponsor
Dapat mempromosikan kegiatannya
Memiliki pengalaman dalam hal yang terkait dengan pemasaran
Humas
Memiliki hubungan yang baik dengan masyarakat
Bisa dipercaya
Publikasi dan dokumentasi
Memiliki kemampuan dalam mempublikasi dan membuat dokumentasi
Mampu berkoordinasi dengan pihak lain
Perlengkapan dan peralatan
Memiliki keampuan dalam hal perlengkapan dan peralatan
Memiliki pengalaman dalam sebuah acara
Konsumsi
Memiliki kemampuan sesuai bidangnya
Bisa mencari sponsor terkait makanan
Lomba
Mampu mengatur jalannya lomba
Acara
Memiliki pengalaman dalam sebuah acara
Mampu mengatur konsep acara serta jadwal pentas
Keamanan
Tegas
Dapat dipercaya
Mampu berkoordinasi
Dekorasi
Memiliki pengetahuan tentang dekorasi konsep acara
Kreatif

JENIS KEPEMIMPINAN YANG COCOK BESERTA CIRI-CIRINYA
Kepemimpinan yang cocok untuk kegiatan ini adalah jenis kepemimpinan demokratis, yang mana memiliki ciri-ciri sebagai berikut:
Wewenang pimpinan mutlak
Pemimpin bersedia melimpahkan sebagian wewenang kepada bawahan
Kebijakan dibuat bersama antara pimpinan dan bawahan
Komunikasi berlangsung timbal-balik antar pimpinan dan bawahan
Pengawasan terhadap sikap, tingkah laku, perbuatan atau kegiatan bawahan dilakukan secara wajar
Prakarsa dapat datang dari pimpinan maupun bawahan
Banyak kesempatan bagi bawahan untuk menyampaikan sasaran, pertimbangan, atau pendapat
Tugas-tugas kepada bawahan diberikan dengan lebih bersifat permintaan daripada instruktif
Pujian dan kritikan seimbang
Pimpinan mendorong prestasi sempurna para bawahan dalam batas kemampuan masing-masing
Pimpinan meminta kesetiaan bawahan secara wajar
Pimpinan memperhatikan perasaan dalam bersikap dan bertindak
Terdapat suasana saling percaya, saling hormat-menghormati, dan saling harga-menghargai
Tanggung jawab keberhasilan organisasi dipikul bersama antar pimpinan dan bawahan.

MOTIVASI YANG DIBERIKAN UNTUK KARYAWAN
Melihat acara-acara seni yang diadakan di kota-kota lain untuk memberikan inspiransi atau gambaran acara yang baik dan cocok untuk kegiatan yang akan dilakukan nantinya
Mengadakan camp untuk memotivasi karyawan guna menciptakan karyawan yang mampu bekerjasama dengan pihak lain dengan baik.
Mengadakan outbond untuk memotivasi karyawan dalam kesigapan dan kerjasama team untuk mencapai tujuan tertentu.

PENGENDALIAN

Nama departemen
Kegiatan
Waktu pengerjaan
marketing
Pembuatan proposal
1 januari 2016 – 2 februari 2016

Pengajuan proposal
3 februari 2016 – 14 maret 2016
Pubekdok, Perlengkapan dan perlengkapan
Penyebaran brosur
1 maret 2016 – 31 maret 2016

Pemasangan atribut (Banner,spanduk,baliho,poster,dll)
1 maret 2016 – 3 april 2016
Pubekdok
Penyebaran undangan
25 maret 2016 – 27 maret 2016

Shooting
1 april 2016 – 6 april 2016
Perlengkapan dan perlengkapan
Pemasangan Stand dan panggung
30 maret 2016 – 31 maret 2016

Pemasangan Sound system
30 maret 2016 – 31 maret 2016

Penyewaan gedung
25 maret 2016

Pemesanan piala dan sertifikat
25 maret 2016 – 30 maret 2016

Penyewaan alat musik
31 maret 2016 – 3 april 2016
Dekorasi
Dekorasi
31 maret 2016 – 2 april 2016
konsumsi
Pemesanan konsumsi
3 maret 2016
lomba
Pendaftaran lomba
15 maret 2016 – 18 maret 2016

Persiapan lomba
1 april 2016 – 2 april 2016
Acara
31 maret 2016 – 1 april 2016

Tari topeng malang kolosal
31 maret 2016 – 1 april 2016

Pertunjukan wayang kulit
31 maret 2016 – 1 april 2016

Pendaftaran Bazar
23 maret 2016 – 25 maret 2016

Persiapan pameran
31 maret 2016 – 1 april 2016

Persiapan karnaval budaya nusantara
1 april 2016 – 2 april 2016
Keamanan
Penyewaan pihak keamanan
31 maret 2016 – 3 april 2016

CONTOH EVENT ORGANIZER SENI

Recommend Documents