Evaluación de los Sistemas y su representación
Los progresos realizados en un sistema deben ser medidos o evaluados para conocer las deficiencias y problemas que éste presenta. Aunque una evaluación cualitativa puede resultar útil en las etapas iniciales del desarrollo del sistema, medidas cuantitativas bajo unas mismas condiciones resultan de vital importancia para ver el progreso real del sistema y compararlo consigo mismo o con otros. Los números no aportan información si se desconoce de dónde proceden, es decir, que representan. La evaluación de cualquier tecnología debe ir acompañada de un conjunto de medidas estándar propuestas para tal fin. La disponibilidad de bases de datos y de protocolos o procedimientos para la evaluación de estos sistemas ha sido un componente muy importante, casi fundamental, en el progreso alcanzado en este campo y ha permitido compartir nuevas ideas, e incluso compararlas con otras ya consolidadas. Los progresos en la evaluación de sistemas de comprensión del lenguaje hablado están comenzando.
La elaboración de sistemas debe ser evaluada con mucho detalle, para lo cual se debe revisar si existen realmente sistemas entrelazados como un todo o bien si existen programas aislados. Otro de los factores a evaluar es si existe un plan estratégico para la elaboración de los sistemas o si se están elaborados sin el adecuado señalamiento de prioridades y de objetivos. El plan estratégico deberá establecer los servicios que se presentarán en un futuro contestando preguntas como las siguientes:
¿Cuáles servicios se implementarán?
¿Cuándo se pondrán a disposición de los usuarios?
¿Qué características tendrán?
¿Cuántos recursos se requerirán?
La estrategia de desarrollo deberá establecer las nuevas aplicaciones, recursos y la arquitectura en que estarán fundamentados:
¿Qué aplicaciones serán desarrolladas y cuándo?
¿Qué tipo de archivos se utilizarán y cuándo?
¿Qué bases de datos serán utilizarán y cuándo?
¿Qué lenguajes se utilizarán y en que software?
¿Qué tecnología será utilizada y cuando se implementará?
¿Cuántos recursos se requerirán aproximadamente?
¿Cuál es aproximadamente el monto de la inversión en hardware y software?
En lo referente a la consulta a los usuarios, el plan estratégico debe definir los requerimientos de información de la dependencia.
¿Qué estudios van a ser realizados al respecto?
¿Qué metodología se utilizará para dichos estudios?
¿Quién administrará y realizará dichos estudios?
En el área de auditoría interna debe evaluarse cuál ha sido la participación del auditor y los controles establecidos. Por último, el plan estratégico determina la planeación de los recursos.
¿Contempla el plan estratégico las ventajas de la nueva tecnología?
¿Cuál es la inversión requerida en servicios, desarrollo y consulta a los usuarios?
El proceso de planeación de sistemas deberá asegurarse de que todos los recursos requeridos estén claramente identificados en el plan de desarrollo de aplicaciones y datos. Estos recursos (hardware, software y comunicaciones) deberán ser compatibles con la arquitectura y la tecnología, conque se cuenta actualmente. Los sistemas deben evaluarse de acuerdo con el ciclo de vida que normalmente siguen: requerimientos del usuario, estudio de factibilidad, diseño general, análisis, diseño lógico, desarrollo físico, pruebas, implementación, evaluación, modificaciones, instalación, mejoras. Y se vuelve nuevamente al ciclo inicial, el cual a su vez debe comenzar con el de factibilidad. La primera etapa a evaluar del sistema es el estudio de factibilidad, el cual debe analizar si el sistema es factible de realizarse, cuál es su relación costo/beneficio y si es recomendable elaborarlo. Se deberá solicitar el estudio de factibilidad de los diferentes sistemas que se encuentren en operación, así como los que estén en la fase de análisis para evaluar si se considera la disponibilidad y características del equipo, los sistemas operativos y lenguajes disponibles, la necesidad de los usuarios, las formas de utilización de los sistemas, el costo y los beneficios que reportará el sistema, el efecto que producirá en quienes lo usarán y el efecto que éstos tendrán sobre el sistema y la congruencia de los diferentes sistemas.
En el caso de sistemas que estén funcionando, se deberá comprobar si existe el estudio de factibilidad con los puntos señalados y compararse con la realidad con lo especificado en el estudio de factibilidad Por ejemplo en un sistema que el estudio de factibilidad señaló determinado costo y una serie de beneficios de acuerdo con las necesidades del usuario, debemos comparar cual fue su costo real y evaluar si se satisficieron las necesidades indicadas como beneficios del sistema. Para investigar el costo de un sistema se debe considerar, con una exactitud razonable, el costo de los programas, el uso de los equipos (compilaciones, programas, pruebas, paralelos), tiempo, personal y operación, cosa que en la práctica son costos directos, indirectos y de operación. Los beneficios que justifiquen el desarrollo de un sistema pueden ser el ahorro en los costos de operación, la reducción del tiempo de proceso de un sistema. Mayor exactitud, mejor servicio, una mejoría en los procedimientos de control, mayor confiabilidad y seguridad.
EVALUACIÓN DEL ANÁLISIS En esta etapa se evaluarán las políticas, procedimientos y normas que se tienen para llevar a cabo el análisis. Se deberá evaluar la planeación de las aplicaciones que pueden provenir de tres fuentes principales:
La planeación estratégica: agrupadas las aplicaciones en conjuntos relacionados entre sí y no como programas aislados. Las aplicaciones deben comprender todos los sistemas que puedan ser desarrollados en la dependencia, independientemente de los recursos que impliquen su desarrollo y justificación en el momento de la planeación.
Los requerimientos de los usuarios.
El inventario de sistemas en proceso al recopilar la información de los cambios que han sido solicitados, sin importar si se efectuaron o se registraron.
La situación de una aplicación en dicho inventario puede ser alguna de las siguientes:
Planeada para ser desarrollada en el futuro.
En desarrollo.
En proceso, pero con modificaciones en desarrollo.
En proceso con problemas detectados.
En proceso sin problemas.
En proceso esporádicamente.
Nota: Se deberá documentar detalladamente la fuente que generó la necesidad de la aplicación. La primera parte será evaluar la forma en que se encuentran especificadas las políticas, los procedimientos y los estándares de análisis, si es que se cumplen y si son los adecuados para la dependencia. Es importante revisar la situación en que se encuentran los manuales de análisis y si están acordes con las necesidades de la dependencia. En algunas ocasiones se tiene una microcomputadora, con sistemas sumamente sencillos y se solicita que se lleve a cabo una serie de análisis que después hay que plasmar en documentos señalados en los estándares, lo cual hace que esta fase sea muy compleja y costosa. Los sistemas y su documentación deben estar acordes con las características y necesidades de una dependencia específica. Se debe evaluar la obtención de datos sobre la operación, flujo, nivel, jerarquía de la información que se tendrá a través del sistema. Se han de comparar los objetivos de los sistemas desarrollados con las operaciones actuales, para ver si el estudio de la ejecución deseada corresponde al actual. La auditoría en sistemas debe evaluar los documentos y registros usados en la elaboración del sistema, así como todas las salidas y reportes, la descripción de las actividades de flujo de la información y de procedimientos, los archivos almacenados, su uso y su relación con otros archivos y sistemas, su frecuencia de acceso, su conservación, su seguridad y control, la documentación propuesta, las entradas y salidas del sistema y los documentos fuentes a usarse. Con la información obtenida podemos contestar a las siguientes preguntas:
¿Se está ejecutando en forma correcta y eficiente el proceso de información?
¿Puede ser simplificado para mejorar su aprovechamiento?
¿Se debe tener una mayor interacción con otros sistemas?
¿Se tiene propuesto un adecuado control y seguridad sobre el sistema?
¿Está en el análisis la documentación adecuada?
EVALUACIÓN DEL DISEÑO LÓGICO DEL SISTEMA
En esta etapa se deberán analizar las especificaciones del sistema. ¿Qué deberá hacer?, ¿Cómo lo deberá hacer?, ¿Secuencia y ocurrencia de los datos, el proceso y salida de reportes? Una vez que hemos analizado estas partes, se deberá estudiar la participación que tuvo el usuario en la identificación del nuevo sistema, la participación de auditoría interna en el diseño de los controles y la determinación de los procedimientos de operación y decisión. Al tener el análisis del diseño lógico del sistema debemos compararlo con lo que realmente se está obteniendo en la cual debemos evaluar lo planeado, cómo fue planeado y lo que realmente se está obteniendo. Los puntos a evaluar son:
Entradas.
Salidas.
Procesos.
Especificaciones de datos.
Especificaciones de proceso.
Métodos de acceso.
Operaciones.
Manipulación de datos (antes y después del proceso electrónico de datos).
Proceso lógico necesario para producir informes.
Identificación de archivos, tamaño de los campos y registros.
Proceso en línea o lote y su justificación.
Frecuencia y volúmenes de operación.
Sistemas de seguridad.
Sistemas de control.
Responsables.
Número de usuarios.
Dentro del estudio de los sistemas en uso se deberá solicitar:
Manual del usuario.
Descripción de flujo de información y/o procesos.
Descripción y distribución de información.
Manual de formas.
Manual de reportes.
Lista de archivos y especificaciones.
Lo que se debe determinar en el sistema: En el procedimiento:
¿Quién hace, cuándo y cómo?
¿Qué formas se utilizan en el sistema?
¿Son necesarias, se usan, están duplicadas?
¿El número de copias es el adecuado?
¿Existen puntos de control o faltan?
En la gráfica de flujo de información:
¿Es fácil de usar?
¿Es lógica?
¿Se encontraron lagunas?
¿Hay faltas de control?
En el diseño:
¿Cómo se usará la herramienta de diseño si existe?
¿Qué también se ajusta la herramienta al procedimiento?
EVALUACIÓN DEL DESARROLLO DEL SISTEMA En esta etapa del sistema se deberán auditar los programas, su diseño, el lenguaje utilizado, interconexión entre los programas y características del hardware empleado (total o parcial) para el desarrollo del sistema. Al evaluar un sistema de información se tendrá presente que todo sistema debe proporcionar información para planear, organizar y controlar de manera eficaz y oportuna, para reducir la duplicidad de datos y de reportes y obtener una mayor seguridad en la forma más económica posible. De ese modo contará con los mejores elementos
para una adecuada toma de decisiones. Al tener un proceso distribuido, es preciso considerar la seguridad del movimiento de la información entre nodos. El proceso de planeación de sistemas debe definir la red óptima de comunicaciones, los tipos de mensajes requeridos, el tráfico esperado en las líneas de comunicación y otros factores que afectan el diseño. Es importante considerar las variables que afectan a un sistema: ubicación en los niveles de la organización, el tamaño y los recursos que utiliza. Las características que deben evaluarse en los sistemas son:
Dinámicos (susceptibles de modificarse).
Estructurados (las interacciones de sus componentes o subsistemas deben actuar como un todo)
Integrados (un solo objetivo). En él habrá sistemas que puedan ser interrelacionados y no programas aislados.
Accesibles (que estén disponibles).
Necesarios (que se pruebe su utilización).
Comprensibles (que contengan todos los atributos).
Oportunos (que esté la información en el momento que se requiere).
Funcionales (que proporcionen la información adecuada a cada nivel).
Estándar (que la información tenga la misma interpretación en los distintos niveles).
Modulares (facilidad para ser expandidos o reducidos).
Jerárquicos (por niveles funcionales).
Seguros (que sólo las personas autorizadas tengan acceso).
Únicos (que no duplique información).
Conceptos Básicos de Sistemas. Se puede definir el concepto de "Sistema" de varias maneras: El concepto de sistema en general está sustentado sobre el hecho de que ningún sistema puede existir aislado completamente y siempre tendrá factores externos que lo rodean y pueden afectarlo, por lo tanto podemos referir a Muir citado en Puleo (1985) que dijo: "Cuando tratamos de tomar algo, siempre lo encontramos unido a algo más en el Universo".
Puleo define sistema como " un conjunto de entidades caracterizadas por ciertos atributos, que tienen relaciones entre sí y están localizadas en un cierto ambiente, de acuerdo con un cierto objetivo". Conjunto de personas, datos y procedimientos que trabajan coordinadamente. Para alcanzar el objetivo de apoyar el funcionamiento de la organización. Haciendo posible que la empresa mantenga contacto con el medio ambiente que la rodea, es decir con: Clientes, Proveedores, Organizaciones Estatales de contralor y recaudación de impuestos y aportes, Funcionarios, Accionistas o propietarios. En informática existen gran cantidad de sistemas: Sistema operativo: Sistema tipo software que controla la computadora y administra los servicios y sus funciones así como también la ejecución de otros programas compatibles con éste. Ejemplos de familias de sistemas operativos: Windows, Unix, Linux, DOS, Mac OS, etc. Un sistema operativo permite interactuar con el hardware de computadoras, teléfonos celulares, PDAs, etc. y ejecutar programas compatibles en éstos. Permite controlar las asignaciones de memoria, ordenar las solicitudes al sistema, controlar los dispositivos de entrada y salida, facilitar la conexión a redes y el manejo de archivos. Sistema experto: Sistemas que emulan el comportamiento de un experto en un campo concreto, su objetivo es lograr mejor calidad y rapidez en las respuestas y mejorar la productividad de un experto. Forma parte de la Inteligencia Artificial. Suelen basarse en el conocimiento declarativo (hechos sobre objetos, situaciones) y el conocimiento de control (información sobre el seguimiento de una acción). Un Sistema Experto está conformado por:
Base de conocimientos (BC).
Base de hechos (memoria de trabajo).
Motor de inferencia: intentando modelar el proceso de razonamiento humano.
Módulos de justificación: muestra el razonamiento seguido para llegar a una conclusión determinada.
Interfaz de usuario.
Sistema informático: Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con un objetivo preciso. Sus partes son: hardware, software y las personas que lo usan. Por ejemplo, una computadora, sus dispositivos periféricos y la persona que la maneja, pueden constituir un sistema informático. Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada. Por ejemplo, el sistema de archivo de libros de una biblioteca y su actividad en general es un sistema de información. Si dentro del sistema de información hay computadoras que ayudan en la tarea de organizar la biblioteca, entonces ese es un sistema informático.
REQUISITOS FUNCIONALES DE UN MODELO: Un modelo funcional es un instrumento que sirve a su propósito en forma adecuada y que deja satisfecho al utilizador. Un buen modelo funcional toma en cuenta todos los factores esenciales e ignora por completo los detalles superfinos. Por eso, es de suma importancia disponer de un propósito muy claro y preciso antes de comenzar a elaborar el modelo. Los requisitos primordiales para construir cualquier modelo son:
Un propósito claramente definido. Identificar las consideraciones esenciales (incluir en el modelo). Desechar consideraciones superfluas (estas son fuente de confusión). El modelo debe representar la realidad en forma simplificada. Definen las funciones que el sistema Será capaz de realizar. Describen las transformaciones que el sistema realiza sobre las entradas para producir salidas. Definen el comportamiento interno del software: cálculos, detalles técnicos, … Los Requerimientos Funcionales deben llevar en sus nombres Verbos. La descripción de los Requerimientos Funcionales Se ve reflejada en los Flujos de eventos.
CLASIFICACIÓN DE LOS MODELOS
El modelo es una representación de un objeto, sistema o idea, de forma diferente al de la entidad misma la cual tiene como propósito explicar, entender o mejorar un sistema. Estos se pueden clasificar de la siguiente manera:
Modelos Icónicos: son los modelos físicos que se asemejan al sistema real, generalmente manejados en otra escala.
Modelos Análogos: son los modelos en los que una propiedad del sistema real se puede sustituir por una propiedad diferente que se comporta de manera similar.
Modelos Simbólicos: son aquellos en los que se utiliza un conjunto de símbolos en lugar de una entidad física para representar a la realidad. Estos se clasifican a su vez:
Modelos Determinísticos: los valores que se encuentran dentro de este modelo no se ven afectados por variaciones aleatorias y se conocen con exactitud
Modelo Estocástico o probabilístico: los valores de las variables dentro de este modelo sufren modificaciones aleatorias con respecto a un valor promedio; dichas variaciones pueden ser manejadas mediante distribuciones de probabilidad. Modelos Dinámicos: se caracterizan por el cambio que presentan las variables en función del tiempo. Modelos estáticos: se caracteriza por representar un sistema en un punto particular del tiempo. Modelos Continuos: son aquellos en los que las variables pueden tomar valores reales y manejarse mediante las técnicas de optimización clásica. Modelos Discretos: se caracteriza porque las variables del sistema toman valores solo en el rango de números enteros.
Modelos Estáticos: Utilizados para representar sistemas cuyo estado es invariable a través del tiempo
Modelos Matemáticos: Representan la realidad en forma abstracta de muy diversas maneras.
Modelos Físicos: Son aquellos en que la realidad es representada por algo tangible, construido en escala o que por lo menos se comporta en forma análoga a esa realidad (maquetas, prototipos, modelos analógicos, etc.). Modelos Analíticos: La realidad se representa por fórmulas matemáticas y estudiar el sistema consiste en operar con esas fórmulas (resolución de ecuaciones). Modelos Numéricos: Tiene en cuenta el comportamiento numérico de las variables intervinientes. No se obtiene ninguna solución analítica.
Tipos de modelos de sistemas Modelo icónico Es una reproducción a escala del objeto real y sus propiedades relevantes. El modelo muestra la misma figura, proporciones y características que el objeto original
Modelos analógicos Es un modelo con apariencia física distinta al original, pero con comportamiento representativo. El modelo analógico no es una reproducción detallada de todas las cualidades del sistema real, sino que refleja solamente la estructura de relaciones y determinadas propiedades fundamentales de la realidad. Se establece una analogía entre el sistema real y el modelo, estudiándose el primero, utilizando como herramienta auxiliar el segundo. Modelos analíticos El modelo Analítico (también denominado por algunos autores, teórico) utiliza símbolos para designar las propiedades del sistema real que se desea estudiar. Tiene la capacidad de representar las características y relaciones fundamentales del fenómeno, proporcionar explicaciones y sirve como guía para generar hipótesis teóricas. Modelos Conceptuales Son modelos cualitativos y pueden ilustrarse tomando como referencia cuatro clases de uso: Como una ayuda para aclarar el pensamiento a cerca de un área de interés. Como una ilustración de un concepto.
Como una ayuda para definir la estructura y lógica. Como pre - requisito al diseño.
BIBLIOGRAFIA
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http://www.monografias.com/trabajos66/sistema-informacion/sistemainformacion2.shtml
http://www3.unileon.es/pecvnia/pecvnia02/02_129_158.pdf
INTRODUCCIÓN Cada sistema está formado por componentes, y estos a su vez pueden descomponerse en otros más pequeños. Si en un sistema determinado se establecen dos niveles jerárquicos, al inferior se le suele denominar "subsistema". Por ejemplo, en un sistema de transporte aéreo, los aviones, las terminales, el equipo de apoyo terrestre y los controles son subsistemas. Los equipos, las personas y la información son componentes. Por ello los métodos para designar sistemas, subsistemas y componentes son relativos, ya que un sistema situado en un nivel jerárquico puede ser el componente de otro de nivel superior. Así, para una situación determinada, es esencial definir el sistema considerado especificando claramente sus límites y fronteras. El proceso para obtener sistemas (y/o mejorar los existentes), con independencia del tipo de sistema, es el objetivo principal de este curso. A toda nueva y definida necesidad le sigue un "proceso". La forma más lógica de conseguir resultados satisfactorios es fijarse en la totalidad del sistema, considerar las relaciones funcionales de sus elementos e integrarlos como un todo. El proceso de desarrollar y producir sistemas artificiales de forma lógica y ordenada se realiza mejor a través de buena "ingeniería de sistemas".
Conclusión Las organizaciones que cuentan con un sistema abierto ofrecen al ambiente los productos que necesita y si es el caso, crea en él, la necesidad de dichos productos, pues únicamente así garantiza la absorción de los productos y la provisión de insumos, mientras que los sistemas cerrados no podrán sobrevivir debido a que no consigue responder de forma eficaz a los cambios continuos y rápidos del ambiente. Esta teoría presenta un modelo con alto grado de aplicación, basado en un sistema abierto capaz de recoger información del medio que lo rodea para poder tomar en cuenta las necesidades principales de la sociedad y con base a ello poder satisfacer las diversas demandas. En realidad lo que este modelo pretende es que los clientes sean partícipes de la formación y creación de las organizaciones recopilando los diferentes puntos de vista, para usarlos en la elaboración de productos que permitan a dicha organización competir dentro del terreno mercantil y fungir como una empresa calificada para prestar servicios de calidad.
Instituto Universitario Politécnico. Santiago Mariño. Escuela de Ing. De Sistema. Extension-Maturin.
TEORIA GENERAL DE LOS SISTEMAS
Profesor:
Bachilleres: Rainniero Mendoza
Sec: “G”
c.i 22.721.057
Maturín, Enero 2016
