Et Auditoria Final OHSAS 18001

Informe de Auditoria Auditorias en Sistemas de Gestión Certificable

CONTENIDO: Informe de Auditoría Interna. Sede

Plaza Norte Víctor Espinoza H.

Integrantes

Mónica San Martín. Fabiola Ibáñez Robinson Urrea

Sección

002 V

Fecha: 05/07/2017

ÍNDICE.

I N TR ODUC OD UCC C I ÓN. ________ ____________ _______ _______ ________ ________ _______ _______ ________ ________ ________ ________ _______ _____ __ 2 R E SUME SUM E N E J E CUTI CU TI V O. ____ _______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ ______ _____ _____ _____ _____ _____ _____ _____ ____ __ 2 I DE NTI NT I F I CACI CA CI ÓN DE L A E MPR MP R E SA. ____ ______ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ __ 3 1. PR E PAR PA R ACI AC I ÓN DE D E L A AU AUDI DI TORI TOR I A ____ ______ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ ____ __ 4 1.1

Propósito de la auditoria ___________________________________________ 4

1.2

Alcances de la auditoria (áreas que abarca, según el requisito a auditar) ___ 4

1.3

Equipo auditor y tareas asignadas a cada uno de los integrantes __________ 4

1.4

DOCUMENTOS DE TRABAJO ____________________________________ 7

2. PL A N DE D E A UD UDII TOR I A _______ ___________ ________ _______ _______ ________ ________ ________ ________ _______ _______ ______ __ 12 2.1 Objetivos de la auditoria Actividades a desarrollar. ______________________ 12 2.2

Definición de áreas a auditar ______________________________________ 13

2.3 Cronograma de actividades. ___________________________ _________________________________________ ______________ 14 2.4 Función y responsabilidades del equipo auditor _________________________ 14 2.5 Asignación de recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría ________ 19

3. E LA LABB ORACI ÓN DE L I NF ORME DE AUDI TORI A ___ ______ _______ ________ ________ ______ 24 3.1

I nfo nfor mació ci ón de de la A ud udii tor tor í a____________________________ __________________________________________ ______________ 24

3.2

Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos. ___________ 24

3.3

Matriz de actividades de la auditoria. _______________________________ 25

3.4

Resumen de no conformidades de la auditoria ________________________ 27

4. SE G UI MI E NTO NT O Y ME D I DA S DE CONTR CON TR OL ___ ______ _____ _____ ______ _____ _____ _____ _____ _____ ____ __ 27 4.1

Cronograma de actividades para subsanar Hallazgos. _________________ 27

4.2

Recolección de Evidencias de mejoramiento. _________________________ 30

4.3

Tiempos y plazos. ________________________________________________ 32

C ONC ON C L USI US I ÓN. ÓN . ________________ _______________________ _______________ ________________ _______________ _______________ ___________ ___ 33 B I B L I OGR OG R A F Í A . ________ ___________ _______ ________ ________ _______ _______ ________ ________ ________ ________ _______ _______ ______ __ 34

AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICABLE

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INTRODUCCIÓN. Dentro de este informe de auditoría se dará a conocer un estudio realizado dentro de la empresa de aseo, para saber en qué condiciones se encuentra, si cumple o no con la normativa vigente de acuerdo a la ISO 9001 además de saber el estado de los procesos. Se revisar si la empresa tiene observaciones y no conformidades de las cuales se deben realizar correcciones para la mejora continua del sistema. Se realizar una revisión revisión detallada detallada

de la misma, misma, además de especificar los procedimientos procedimientos y los

procesos de control para cada cada una de estas.

RESUMEN EJECUTIVO. En el siguiente informe se realizará la Auditoría interna a una empresa de aseo en busca de evaluar la eficacia del sistema de gestión de calidad implantado en esta que permitirá identificar los riesgos y determinar el cumplimiento de los requisitos (de cliente, legales relacionados con el producto/servicio, producto/servicio, etc.) Este será un proceso independiente documentado para obtener evidencias objetivas y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de Auditoría. Es por eso que la norma ISO 9001:2015 ubica la Auditoría Interna dentro del Capítulo 9: Evaluación del Desempeño, porque es una herramienta que nos permitirá evaluar el desempeño global de nuestro sistema de gestión de la calidad, al evaluar el grado de cumplimiento de los requisitos (grado de cumplimiento de la organización respecto a los requisitos de ISO 9001:2015 y los requisitos especificados).


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IDENTIFICACIÓN DE LA EMPRESA. La limpieza significa distintas cosas para diferentes personas y organizaciones. Común a todos, es la necesidad de un entorno interno limpio y acogedor que proporcione un ambiente de trabajo sano y efectivo. El enfoque de Súper Clear se basa en procesos, métodos y empleados calificados. Así es como nos aseguramos de que el cliente recibe un nivel de calidad detallado, profesional y consistente en los servicios prestados. En colaboración con el cliente, trabajamos de cerca para entender con precisión lo que se necesita y ofrecer una solución de limpieza profesional, transparente y a la medida. Al abarcar una amplia gama de soluciones de servicio, se permite al cliente escalar sus servicios para satisfacer sus necesidades en constante cambio. Nuestros servicios ofrecen una excelencia fundada en el conocimiento y la experiencia de especialistas, procesos documentados, así como la capacidad de establecer y compartir las mejores prácticas.


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1. PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA 1.1 Propósito de la auditoria Evaluar en los procesos de la empresa, el cumplimiento de requisitos del Sistema de Gestión desde la ISO 9001:2008, con el fin de establecer acciones de mejora que contribuyan con el fortalecimiento del sistema y con el proceso de migración a un nuevo sistema.

1.2 Alcances de la auditoria (áreas que abarca, según el requisito a auditar) Se aplica a todas las áreas de producción y en la zona de administración y que se incluyan en el alcance del sistema de Gestión de la Calidad; según el modelo normativo ISO 9001 y cuyos auditores se encuentren calificados como tal. El proceso de auditoría se basa en la Norma ISO 19011.

1.3 Equipo auditor y tareas asignadas a cada uno de los integrantes La confiabilidad del proceso de auditoría y la confianza en sí mismo dependen de la competencia de aquellos que llevan a Cabo la auditoria. Esta competencia se basa en la demostración de: 

Las cualidades personales



La aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades, adquiridos mediante la educación, la experiencia laboral, la formación como auditor y la experiencia en auditorias.

Competencias y habilidades de los auditores Los auditores deberían tener conocimientos y habilidades en las siguientes áreas; 1.- Principios, procedimientos y técnicas de auditoría, para permitir al Auditor aplicar aquellos que sean apropiados a las diferentes auditorias y para asegurarse de que las auditorias se llevan a cabo de manera coherente y sistemática. Un auditor ser capaz de: 

Aplicar principios, procedimientos y técnicas de auditoría;



Llevar a cabo la auditoria dentro del horario acordado;



Establecer prioridades y centrarse en los asuntos de importancia;



Recopilar información a través de entrevistas eficaces, escuchando, observando y revisando documentos, registros y datos; AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICABLE

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

Entender lo apropiado del uso de técnicas estadísticas de muestreo y sus consecuencias para la auditoria verificar la exactitud de la información recopilada;



Confirmar que la evidencia de la auditoria es suficiente y apropiada para sustentar los hallazgos y conclusiones de la auditoria;



Evaluar aquellos factores que pueden afectar a la confiabilidad de los hallazgos y conclusiones de la auditoria;



Utilizar los documentos de trabajo para registrar las actividades de la auditoria;



Preparar informes de auditoría;



Mantener confidencial y la seguridad de la información; y



Comunicarse eficazmente, ya sea con las habilidades lingüísticas personales o con el apoyo de un intérprete competente.

2.- Documentos del sistema de gestión y de referencia para permitir al auditor comprender el alcance de la auditoria y aplicar los criterios de auditoría. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: 

La aplicación de sistema de gestión a diferentes organizaciones



La interacción entre los componentes del sistema de gestión;



Las normas de sistemas de gestión de la calidad o ambiental, los procedimientos aplicables u otros documentos del sistema de gestión utilizados como criterios de auditoría;



Reconocer las diferencias y el orden de prioridad entre los documentos de referencia;



La aplicación de los documentos de referencia a las diferentes situaciones de auditorías; y



Los sistemas de información y tecnología para la gestión, autorización, distribución y control de documentos, datos y registros.

3.- Situaciones de la organización; para permitir al auditor entender el contexto de las operaciones de la organización. Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar: 

El tamaño, estructura, funciones y relaciones de la organización;


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

Los procesos generales de negocio y la terminología relacionada;



Las costumbres sociales y culturales del auditado.

4.- Leyes, reglamentos y otros requisitos aplicables pertinentes a la Disciplina – para permitir al auditor trabajar con ellos y ser Consciente de los requisitos aplicables a la organización que se está auditando. 

Los conocimientos y habilidades en esta área deberían contemplar:



Los códigos, leyes y reglamentos locales, regionales y nacionales;



Los contratos y acuerdos;



Los tratados y convenciones internacionales; y



Otros requisitos a los que se suscribe la organización.

1.1.-Conocimientos genéricos y habilidades de los líderes de los equipos de auditores Los líderes de los equipos auditores deberían tener conocimientos y habilidades adicionales en el liderazgo de la auditoria para facilitar la realización de la auditoria de manera eficiente y eficaz. Un líder del equipo auditor debería ser capaz de: 

Planificar la auditoria y hacer un uso eficaz de los recursos durante la auditoria;



Representar al equipo auditor en las comunicaciones con el cliente y el auditado;



Organizar y dirigir a los miembros del equipo auditor;



Proporcionar dirección y orientación a los auditores en formación;



Conducir el equipo auditor para llegar a las conclusiones de la auditoria;



Prevenir y resolver conflictos; y



Preparar y completar el informe de auditoría.

Equipo auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoria, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos, un auditor del equipo auditor designado auditor jefe del equipo. El equipo puede incluir auditores en formación.


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Competencia 

Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar



conocimientos y habilidades

Conducta ética, el fundamento de la profesionalidad la confianza, la integridad, la confidencia y la discreción son esenciales en la auditoria

Presentación imparcial, la obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoria reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoria. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoria y de las opiniones Divergentes entre el equipo auditor y el auditado.

Debido cuidado profesional, la aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores proceden con el debido cuidado, acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ellos por el cliente de la auditoria y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria.

1.4 DOCUMENTOS DE TRABAJO: Los documentos de trabajo, se refieren a toda aquella documentación que sirva para registrar adecuadamente los resultados de la auditoria. Por lo tanto, en este punto se deberán desarrollar los siguientes documentos:


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1.1 Documentos de trabajo y Listas de comprobación 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

CUMPLIMIENT O (Sí / No)

EVIDENCIAS Y OBSERVACIONES

CUMPLIMIENT O (Sí / No)


¿Existen indicadores adecuados para cada uno de los procesos del sistema de estión de la calidad? ¿Está definida la responsabilidad y la frecuencia para la realización del seguimiento de los indicadores? ¿Se emprenden acciones a partir del análisis de indicadores? 8.2.4 Seguimiento y medición del producto

¿Se encuentran definidas las pautas de inspección final del producto? ¿Existen registros de estas inspecciones finales? CUMPLIMIENTO (Sí / No)

8.3 Control del producto no conforme


¿Existe un procedimiento documentado para el control del producto no conforme y el tratamiento de las no conformidades? ¿Existen registros conformes a la metodología definida? ¿Se toman acciones para la solución de las no conformidades? ¿El producto no conforme es segregado o identificado para evitar su uso?


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1.2 Formularios para recoger las observaciones de la auditoria DEPARTAMENTO, ÁREA, O PROCESO AUDITADO

ISO 9001:2008

Nº HOJA

1

ASPECTOS A VERIFICAR (NOTES INICIALES DEL AUDITOR)

Nº Auditoria: Fecha inicio:

Requisitos de la documentación y los registros: proceso de aprobación, controles documentales (edición, fecha, identificación, distribución…), protección (copias de seguridad digitales, privilegios de acceso…), tiempo de retención…

Hora inicio: Fecha final: Hora final: Auditor/es:

OBSERVACIONES / NOTES / COMENTARIOS DEL AUDITOR

NO CONFORMIDADES (INDICAR LAS EVIDENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO) CÓDIGO (número)

---

CALIFICACIÓN (1)

---

PUNTO NORMA

---

DESCRIPCIÓN NO CONFORMIDAD Y EVIDENCIAS

---

(1) Calificar N.C. según:

CALIFICACIÓN TOTAL N.C.

1. Desviación menor: afecta poco al resultado de los procesos. 2 Desviación moderada. En ciertas condiciones puede afectar a los procesos 3 Desviación importante. Puede provocar defectos o errores que afecten a la satisfacción del cliente.


(Auditor/es)

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1.3 Formularios para registrar las evidencias objetivas en que se basen las conclusiones que se vayan obteniendo


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2. PLAN DE AUDITORIA

2.1 Objetivos de la auditoria Actividades a desarrollar. 

Detectar las No Conformidades documentales del Sistema de gestión de la calidad en el centro de trabajo de la Empresa de Aseo usando y aplicando los Criterios de éste mismo documento.



Redactar un Informe de la auditoría en el que se cataloguen las No Conformidades como puntuales o sistemáticas, elaborando con ellas un conjunto de recomendaciones al auditado (Empresa de Aseo) para contribuir en la mejora del Sistema implantado.



Determinar el grado de implantación del Sistema de gestión de la calidad en el centro de trabajo de la Empresa de Aseo.



Formar al auditor.

Las siguientes actividades quedan condicionadas por los Objetivos, en cualquier caso, las actividades siempre se realizan en el orden aquí establecido sin saltarse ninguna etapa.

a. Planificación: El auditor prepara el Plan de auditoría partiendo de la documentación inicial de la Empresa de Aseo, poniendo especial interés en la creación de las Listas de control de No Conformidades.

b. Notificación: El auditor notifica la existencia del Plan de auditoría al auditado acordando una fecha para la reunión de apertura.

c. Reunión de apertura: El auditor expone los Objetivos y la Metodología al auditado, resolviendo toda duda que éste tenga. Se modifica el Plan de auditoría si concierne y todas las partes lo aprueban quedándose cada una un ejemplar, acordando a su vez el día para ejecutar la auditoría.

d. Realización de la auditoría: Etapa en la que se recopilan todas las evidencias documentales necesarias para llegar a los Objetivos establecidos, teniendo en cuenta los Criterios y el Alcance de la auditoría.

e. Realización del Informe: El auditor realiza un análisis de los hallazgos y prepara el Informe de la auditoría cumpliendo con los Objetivos establecidos. Notificación: El


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auditor notifica la existencia del Informe de la auditoría al auditado y acuerda una fecha para la reunión final.

f. Reunión final: El auditor expone los resultados y las recomendaciones finales del Informe de la auditoría para garantizar la mejora del Sistema, y todas las partes lo aprueban y verifican, quedándose cada una un ejemplar.

2.2 Definición de áreas a auditar Área Administrativa: 

Responsable: Carlos López Bujan



Rut responsable: 12345678-k



Asistente: Jordi Herrera Manriquez



Rut asistente: 16345678-5



Dirección centro: Av. Las Torres 1385 Huechuraba – Santiago.



Teléfono: 93 123 45 67



Correo: [email protected]

Área Servicios: 

Responsable: Carlos Gómez Pinilla



Rut responsable: 10345678-5



Asistente: Teresita Jiménez Aldana



Rut asistente: 14345678-8



Dirección centro: Av. Las Torres 1385 Huechuraba – Santiago.



Teléfono: 93 123 45 67



Correo: [email protected]


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2.3 Cronograma de actividades. CRONOGRAMA DE AUDITORIA MESES

ENERO

SEMANAS

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

ACTIVIDADES Reunión equipo auditor líder para dar a conocer Programa Anual Reunión equipo auditor para elaboración de Plan de Auditoría Reunión de inicio

RESPONSABLE

Auditor Líder

Auditor Líder

Realización de Auditoría

Auditor Líder Auditores Auditor supervisor

Reunión de cierre

Auditor Líder

2.4 Función y responsabilidades del equipo auditor 1 Generalidades Las funciones o tareas específicas de auditoría, asignadas al nivel directivo, al de supervisión y al personal operativo, con el propósito de comprometer sus esfuerzos para que las labores de control se realicen ciñéndose a la Ley y normativa vigente.

2 Funciones Del Auditor Líder del Equipo El Jefe de Equipo de auditoría, es el profesional responsable de administrar y dirigir a los miembros del grupo, además de cumplir con los criterios y estándares establecidos por el nivel directivo para la ejecución del trabajo. Las principales funciones del Jefe de Equipo de auditoría se detallan a continuación: a. Ejecutar de manera conjunta con el supervisor las funciones de responsabilidad compartida. b. Elaborar conjuntamente con el supervisor la planificación preliminar y definitiva. c. Comunicar y dejar constancia escrita de la iniciación de la auditoría o examen especial. d. Dirigir el equipo de auditoría de acuerdo con los criterios establecidos por el nivel directivo, tomando en cuenta para tales efectos el objetivo y alcance indicados en la orden de


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trabajo, la planificación y la programación específica, las muestras seleccionadas y la estructura definida para el informe, entre otros. e. Incentivar la participación activa de los miembros del equipo para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. f. Preparar, suscribir y tramitar con el visto bueno del supervisor y en forma oportuna, todas las comunicaciones inherentes a su trabajo y más documentos que le asignen las normas e instrucciones relativas al proceso de la auditoría. g. Organizar conforme a lo establecido, el índice y contenido de los papeles de trabajo para documentar los procedimientos de auditoría aplicados y los resultados obtenidos, tomando en cuenta que constituyen la fuente primaria de información para estructurar y redactar el informe de auditoría. h. Distribuir el trabajo entre los miembros del equipo de auditoría y revisar la aplicación de los programas específicos para el cumplimiento de los objetivos de la auditoría. i. Comunicar, en forma oportuna de manera verbal y por escrito, a la administración de la entidad auditada los resultados obtenidos en la evaluación del control interno, previa revisión y aprobación del respectivo informe por parte del supervisor. j. Asegurar, mediante la revisión oportuna de la totalidad de los papeles de trabajo, que todos los resultados del estudio se encuentren debidamente respaldados con evidencia suficiente y competente y que dichos resultados hayan sido comentados previamente con los funcionarios responsables de las actividades relacionadas. k. Preparar, en coordinación con el supervisor, la estructura del borrador del informe final de la auditoría. l. Redactar el borrador del informe y memorando de antecedentes, de conformidad con la estructura establecida y de común acuerdo con el supervisor. m. Preparar y tramitar la convocatoria a la administración de la entidad para la reunión en que se presentarán los resultados finales del examen, exponer los resultados, documentar la reunión efectuada y registrar las fuentes adicionales de datos a que se haga referencia en dicha reunión. n. Entregar al Supervisor o a quien corresponda el borrador del informe, memorando de antecedentes y expediente de papeles de trabajo para el trámite de revisión y aprobación correspondiente, tomando en cuenta las opiniones y la documentación adicional obtenida en la presentación de los resultados.

Del Auditor Supervisor El Supervisor de auditoría cumple una importante función de coordinación permanente, entre los equipos de auditoría que supervisa y la respectiva dirección o jefatura. Sus funciones principales son: AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICABLE

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a. Preparar y aplicar los programas de supervisión, en las principales etapas del proceso de la auditoría. b. Desarrollar conjuntamente con el Jefe de equipo de auditoría, las funciones de responsabilidad compartida, especialmente las relacionadas con la planificación preliminar o específica. c. Familiarizarse con las actividades de la entidad a ser examinada, a fin de ejercer una supervisión adecuada de las labores del equipo. d. Supervisar periódicamente las actividades del equipo de auditoría, de acuerdo con la fase del proceso de la auditoría que se esté realizando, para orientar los procedimientos, evaluar el avance del trabajo, resolver las consultas realizadas, revisar los productos intermedios y finales del trabajo, informar a la jefatura sobre los asuntos importantes del examen, así como los de carácter administrativo. e. Informar mensualmente al jefe de la unidad operativa sobre el avance de cada trabajo supervisado, utilizando para ello el formulario diseñado para el efecto. f. Estudiar y decidir sobre las condiciones que se presenten en la ejecución del examen, como la falta de información o su desactualización, la ampliación o reducción de los procedimientos de auditoría y su alcance, asuntos delicados para discutir con la administración y en casos muy relevantes someterlos a consideración del jefe de la unidad operativa. g. Dirigir las reuniones programadas con los funcionarios de la administración, en las cuales se presenten los resultados parciales o finales del examen o se discutan otros asuntos importantes relacionados con la auditoría. h. Informar al jefe de la unidad operativa sobre los hallazgos significativos relacionados con el examen y los hechos que no han podido ser solucionados. i. Revisar el borrador del informe de auditoría, antes y después de la comunicación de los resultados a los funcionarios de la entidad auditada. j. Preparar y presentar al jefe de la unidad operativa el informe de supervisión. k. Presentar al jefe de la unidad operativa el informe final, memorando de antecedentes, síntesis y el expediente de papeles de trabajo de cada examen. l. Cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales, reglamentarias y la normatividad emitida por el Organismo Técnico Superior de Control y nivel jerárquico superior.

De los Auditores Los auditores integrantes de los equipos de auditoría, trabajan bajo la supervisión directa del jefe de equipo y sus principales funciones son las siguientes:


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a. Aplicar los programas de auditoría preparados para el desarrollo del trabajo, conforme a las instrucciones del jefe de equipo. b. Documentar la aplicación de los procedimientos de auditoría utilizando la estructura y orden definido para los papeles de trabajo. c. Cumplir con los criterios de ejecución establecidos para su trabajo, así como, los estándares profesionales (normas de auditoría) y de encontrar dificultades, comunicarlas de inmediato al auditor jefe de equipo de la auditoría. d. Mantener ordenados y completos los papeles de trabajo. e. Sugerir procedimientos alternativos o adicionales para promover la eficiencia en las actividades de auditoría realizadas. f. Colaborar continuamente para fomentar el logro de los objetivos incluidos en la planificación específica y contribuir para proyectar una imagen positiva de la auditoría. g. Obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente de los hallazgos de auditoría, desarrollar sus principales atributos y analizarlos con el jefe de equipo de la auditoría. h. Redactar, en la correspondiente cédula o papel de trabajo, los resultados del examen, (comentarios, conclusiones y recomendaciones) sobre cada componente o rubro desarrollado, guiándose con la estructura preestablecida para el informe final. i. Estructurar el expediente de papeles de trabajo y entregarlo al jefe de equipo para la integración completa de los resultados y su correspondiente archivo. j. Cumplir con las disposiciones legales, normatividad e instrucciones relacionadas con el ejercicio de la auditoría, así como observar el Código de Ética Profesional.

Responsabilidades 1 Responsabilidades Compartidas entre el Supervisor y el Auditor Líder del Equipo El ejercicio de la auditoría profesional requiere la participación activa de la supervisión técnica en la ejecución del trabajo, función que se integra en varias ocasiones con las responsabilidades del jefe de equipo, situación que originó la definición de los deberes de responsabilidad compartida. A continuación se detallan los principales deberes de responsabilidades compartidas a ser cumplidos conjuntamente por el supervisor y jefe de equipo de la auditoría: a. Participar en la planificación preliminar, incluida la entrevista inicial con los funcionarios de la entidad. b. Calificar los riesgos inherentes y de control al evaluar la estructura de control interno. c. Preparar la planificación específica de la auditoría con los procedimientos que van a ser aplicados durante el examen. AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICABLE

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d. Determinar las muestras de auditoría a ser examinadas para ejecutar el trabajo. e. Realizar reuniones técnicas periódicas con el equipo de trabajo a efecto de evaluar la labor de auditoría que se realiza. f. Preparar los informes correspondientes a cada una de las fases del proceso de auditoría. g. Preparar la estructura de informe de auditoría, antes de iniciar la redacción. h. Participar en la presentación de los resultados parciales y finales de la auditoría a la administración de la entidad auditada. i. Coadyuvar para que el informe final sea aprobado y tramitado oportunamente. 2 Designación y Responsabilidades del Equipo de Trabajo El nivel directivo (Director, subdirector o Jefe de Auditoría) designará por escrito a los auditores encargados de efectuar el examen a un ente o área, precisando los profesionales responsables de la supervisión técnica y de la jefatura de equipo. La designación del equipo constará en una orden de trabajo que contendrá los siguientes elementos: - Objetivo general de la auditoría. - Alcance del trabajo. - Presupuesto de recursos y tiempo. - Instrucciones específicas. a. Para cada auditoría se conformará un equipo de trabajo, en concordancia con la disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las actividades a ser examinadas. b. El equipo estará dirigido por un auditor experimentado al que se le designará como jefe de equipo y será supervisado técnicamente. En la conformación del equipo también se deberá considerar lo siguiente: - Rotación del personal para los diferentes equipos de auditoría. - Continuidad del personal hasta la finalización de la auditoría. - Independencia de criterio de los auditores. - Equilibrio en la carga de trabajo del personal. c. La organización e integración del equipo de auditoría es uno de los factores importantes para el éxito del trabajo, decisión en la cual debe participar el jefe de equipo y el supervisor para exponer sus criterios sobre el particular, pues ellos serán los responsables del desarrollo


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y cumplimiento de los estándares establecidos para la auditoría específica por la Dirección o Jefatura. d. Para cumplir los objetivos con mayor eficiencia es necesario que la auditoría esté adecuadamente planificada y organizada. Por consiguiente, durante la planificación de una auditoría se determinará quién realiza el trabajo y cuándo será ejecutada, además de establecer los controles para asegurar que se concluya según lo planificado. e. Los estimados de tiempo para cada auditoría, deben confirmarse durante la planificación y señalarlo para cada persona o por lo menos para cada componente de la auditoría, así como prever el tiempo para la supervisión. Las estimaciones de tiempo deben ser realistas y manejadas por el jefe de equipo de la auditoría con el detalle de las fechas planificadas para su terminación. f. La supervisión técnica siempre se realizará a tiempo parcial (1/2, 1/3, 1/4, o 1/5 del tiempo asignado a la auditoría) dependiendo igualmente de la naturaleza, alcance y complejidad del examen. g. El cumplimiento de las normas de auditoría, de las funciones e instrucciones impartidas en los diferentes niveles, así como una apropiada comunicación entre los miembros del equipo de auditoría contribuye al éxito del trabajo.

2.5 Asignación de recursos necesarios para el desarrollo de la auditoría El auditor debiera establecer una estrategia general de auditoría que establece el alcance, oportunidad y dirección de la auditoría y que guía el desarrollo del plan de auditoría. Al establecer la estrategia general de auditoría, el auditor debiera: Identificar las características del trabajo que definen su alcance; Determinar los objetivos del informe del trabajo, de manera de planificar la oportunidad en que se efectuará la auditoría y la naturaleza de las comunicaciones requeridas; considerar los factores que, a juicio profesional del auditor, son significativos en la dirección de los esfuerzos del equipo de trabajo; considerar los resultados de las actividades preliminares del trabajo y, cuando fuere aplicable, respecto a si el conocimiento obtenido en otros trabajos efectuados para la entidad por el socio a cargo del trabajo, es pertinente, y; establecer la naturaleza, oportunidad y alcance de los recursos necesarios para efectuar el trabajo. El proceso de establecer la estrategia general de auditoría ayuda al auditor a determinar, sujeto a completar los procedimientos de evaluación de riesgos del auditor, asuntos tales como los siguientes:  








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Los recursos a ser asignados a áreas de auditoría específicas, tales como el uso de miembros del equipo con apropiada experiencia para áreas de alto riesgo o la participación de expertos en asuntos complejos. La cantidad de recursos para asignar a áreas de auditoría específicas, tales como el número de miembros del equipo de auditoría asignados a observar el recuento de existencias en ubicaciones geográficas significativas, el alcance de la revisión del trabajo de auditores de componentes en el caso de auditorías de un grupo, o el presupuesto de auditoría (en horas) a ser asignado a áreas de alto riesgo; Cuándo estos recursos serán utilizados, por ejemplo en una etapa de auditoría intermedia o a fechas de corte claves; Cómo tales recursos son administrados, dirigidos y supervisados, tal como cuándo se espera que se celebren reuniones de planificación y de control de avance del equipo de auditoría, cómo se espera que tengan lugar las revisiones por parte del socio y del gerente a cargo del trabajo (por ejemplo, en terreno o fuera de éste) y respecto a si completar revisiones de control de calidad del trabajo. Consideraciones al establecer la estrategia general de auditoría. 















Una vez que se ha establecido la estrategia general de auditoría, se puede desarrollar un plan de auditoría para tratar los distintos asuntos identificados en la estrategia general de auditoría, teniendo en cuenta la necesidad de lograr los objetivos de auditoría mediante el uso eficiente de los recursos del auditor. Establecer la estrategia general de auditoría y el plan detallado de auditoría no son necesariamente procesos separados o secuenciales sino que están estrechamente interrelacionados debido a que, en consecuencia, cambios en uno pueden resultar en cambios en el otro. En auditorías de entidades más pequeñas, la auditoría completa puede ser conducida por un equipo de auditoría muy pequeño. Muchas auditorías de entidades más pequeñas, involucran al socio a cargo del trabajo (que puede ser un único profesional) trabajando con un miembro del equipo de auditoría (o sin ningún miembro del equipo de trabajo). Con un equipo más pequeño, la coordinación y la comunicación entre miembros del equipo son más fáciles. Establecer la estrategia general de auditoría para la auditoría de una entidad más pequeña no necesita ser un ejercicio complejo o de mucho tiempo. Varía según el tamaño de la entidad, la complejidad de la entidad y la complejidad de la auditoría y el tamaño del equipo de trabajo. Por ejemplo, un breve memorándum preparado al completar la auditoría anterior, basado en una revisión de los papeles de trabajo y destacando los temas identificados en la auditoría recién terminada, actualizada en el período actual, basado en conversaciones con el dueño-gerente, puede servir como la estrategia de auditoría documentada para el trabajo de auditoría actual.


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Comunicaciones con los encargados del Gobierno Corporativo. La Comunicación del Auditor con los Encargados del Gobierno Corporativo, requiere que el auditor comunique a los encargados del Gobierno Corporativo una visión general del alcance planificado y la oportunidad de la auditoría. Consideraciones al establecer la estrategia general de auditoría Características del trabajo Los siguientes son algunos ejemplos de las características del trabajo: 





 















El marco de preparación y presentación de información financiera sobre el cual ha sido preparada la información a ser auditada, incluyendo la necesidad de conciliaciones con otro marco de preparación y presentación de información financiera. Requerimientos de preparar informes específicos para la industria, tales como los informes exigidos por organismos reguladores de la industria. La cobertura de auditoría esperada, incluyendo el número y la ubicación de los componentes a ser incluidos. La naturaleza de las relaciones de control entre la Matriz y sus componentes, que determina como será consolidado el grupo. La extensión en que los componentes son auditados por otros auditores. La naturaleza de las divisiones de negocios a ser auditadas, incluyendo la necesidad de conocimientos especializados. La moneda que será utilizada para informar, incluyendo cualquier necesidad de una traducción monetaria de la información financiera auditada. La necesidad de considerar requerimientos específicos para la auditoría establecidos en el marco normativo legal o regulatorios (por ejemplo, en el caso de entidades gubernamentales). La disponibilidad del trabajo de auditores internos y el grado del potencial uso de tal trabajo por el auditor. El uso por la entidad de organizaciones de servicios y cómo el auditor puede obtener evidencia respecto del diseño u operación de los controles realizados por éstas. El uso esperado de la evidencia de auditoría obtenida en auditorías anteriores, (por ejemplo, evidencia de auditoría relacionada con procedimientos de evaluación de riesgos y pruebas de controles). El efecto de TI sobre los procedimientos de auditoría, incluyendo la disponibilidad de información y el uso esperado de técnicas de auditoría asistidas computacionalmente. La coordinación de la cobertura esperada y la oportunidad del trabajo de auditoría con cualquier revisión de información financiera intermedia y el efecto en la auditoría de la información obtenida durante tales revisiones.


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

La disponibilidad de personal y de información del cliente.

Objetivos de los informes, la oportunidad de la auditoría y naturaleza de las comunicaciones: El calendario de informes de la entidad, incluyendo períodos intermedios. La organización de reuniones con la Administración y con los encargados del Gobierno Corporativo para analizar la naturaleza, alcance y fechas del trabajo de auditoría. Las reuniones con la Administración y con los encargados del Gobierno Corporativo para analizar el tipo y la oportunidad de los informes a ser emitidos y otras comunicaciones, escritas y verbales, incluyendo el informe del auditor, las representaciones de la Administración y las comunicaciones con los encargados del Gobierno Corporativo. Las reuniones para analizar con la Administración las comunicaciones esperadas sobre el progreso del trabajo de auditoría durante todo el trabajo. La comunicación con los auditores de los componentes respecto de los tipos y las fechas esperadas de informes a ser emitidos y otras comunicaciones en relación con la auditoría de los componentes. La naturaleza y fechas esperadas de comunicaciones entre los miembros del equipo de auditoría, incluyendo la naturaleza y fechas de reuniones del equipo y fechas de revisión del trabajo realizado. Si existen o no otras comunicaciones esperadas con terceros, incluyendo cualquier responsabilidad del marco normativo legal o contractual de informar que surgen de la auditoría. Factores significativos, actividades preliminares del trabajo y conocimientos obtenidos en otros trabajos: 

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Determinar la importancia relativa La Importancia Relativa al Planificar y Efectuar una Auditoría y, cuando fuere aplicable, lo siguiente: 

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Determinar la importancia relativa de los componentes y comunicación de ésta a los auditores de los componentes, Consideraciones Especiales Auditorías de Estados Financieros de un Grupo (Incluyendo el Trabajo de los Auditores de los Componentes). Identificar en forma preliminar los componentes significativos y clases de transacciones, saldos de cuentas y revelaciones. Identificar en forma preliminar las áreas en las cuales puede existir un más alto riesgo de representaciones incorrectas significativas. El efecto del riesgo evaluado de representaciones incorrectas significativas a nivel general de los estados financieros, sobre la dirección, supervisión y revisión. AUDITORIAS EN SISTEMAS DE GESTIÓN CERTIFICABLE

22

La manera en que el auditor enfatiza a los miembros del equipo de trabajo la necesidad de mantener una actitud mental cuestionadora y ejercer escepticismo profesional al obtener y evaluar la evidencia de auditoría. Resultados de las auditorías anteriores que implicaron evaluar la efectividad operacional del control interno, incluyendo la naturaleza de las deficiencias identificadas y acciones tomadas para tratarlas. Analizar los asuntos que puedan afectar a la auditoría con personal de la firma responsable por efectuar otros servicios a la entidad. Evidencia del compromiso de la Administración con el diseño, implementación y mantención de un control interno sólido, incluyendo evidencia de documentación apropiada de tal control interno. Volumen de transacciones, lo cual puede determinar si es más eficiente que el auditor confíe en el control interno. Importancia asignada al control interno a través de toda la entidad a la operación exitosa del negocio. Desarrollos significativos de los negocios que afectan a la entidad, incluyendo cambios en la TI y en los procesos de negocios, cambios en el personal clave de la gerencia y adquisiciones, fusiones y enajenaciones. Desarrollos significativos en la industria, tales como cambios en las regulaciones de la industria y nuevos requerimientos relacionados con informes a preparar. Cambios significativos en el marco de preparación y presentación de información financiera, tales como cambios en las normas contables. Otros desarrollos significativos pertinentes, tales como cambios en el entorno legal que afecta a la entidad Naturaleza, oportunidad y alcance de recursos Los siguientes ejemplos ilustran la naturaleza, oportunidad y alcance de recursos: 

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La selección del equipo de trabajo, incluyendo, cuando fuere necesario al revisor de control de calidad del trabajo y la asignación de trabajo de auditoría a los miembros del equipo, Incluyendo la asignación de miembros del equipo con apropiada experiencia a las áreas en que puedan existir mayores riesgos de representaciones incorrectas significativas. Presupuestar el trabajo, incluyendo la consideración de asignar tiempo apropiado para las áreas en que puede existir mayores riesgos de representaciones incorrectas significativas

Recursos utilizados en reuniones


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Recursos

Costos $

Café

$2.500 c/u

Te

$2.000 c/u

Agua

$2.000 c/u

Comidas

$10.000 c/u

EPP (casco, chaqueta, zapatos de seguridad, etc.)

$15.000 c/u

Dispositivos de medición

$35.000 c/u

3. ELABORACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA 3.1 Información de la Auditoría La auditoría se llevó a cabo en la Oficina Central en las áreas Administrativas y de Servicios, su objetivo fue medir el grado de implementación del Sistema de Gestión de Calidad, y el cumplimiento de la norma ISO 9001:2015 en estos procesos. La reunión comenzó en la hora programada, y se entrevistaron según el Plan de Auditoría. El grupo auditor fue dividido en dos grupos según lo identificado en el plan, para auditar a las dos áreas antes mencionadas.

3.2 Resumen de evidencias que pueden determinar los hallazgos. Hallazgos a) Observaciones: Las observaciones no constituyen un incumplimiento evidente de algún requisito del Sistema de Gestión de Calidad, o no son representativas, sin embargo, los responsables deben analizar las causas y tomar las acciones correctivas o preventivas, según sea el caso: 

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Observación n°1 (Ref. Procedimiento Servicio al Cliente): El Sistema de la evaluación del trabajo que se realiza en cada empresa principal, no conversa con el sistema interno de la empresa. Observación n°2 (Ref. Procedimiento de Servicio Extraordinario): La Orden de Servicio Extraordinario no indica la fecha de inicio ni la fecha de término de los trabajos a realizar.


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Observación n°3 (Ref. Procedimiento de Contratación de Servicios): El Procedimiento establece 7 días para la primera visita, los entrevistados indicaron 4 días. Observación n°4 (Ref. Procedimiento de Remplazo de Maquinarias): El procedimiento establece 5 días para la solución de alguna falla de maquinarias y no se cumple (existen Orden de Cambio de Maquinaria con más de 5 días sin tener la Recepción de las Maquinas Reparadas). Observación n°5 (Ref. Procedimiento Operacional del Servicio): El Encargado de Servicio debe registrar en la Orden de trabajo las posibles causas de los problemas detectados y quedar registrado en el Sistema. Se observa que esto no se lleva a cabo. Observación n°6 (Ref. Procedimiento Operacional del Servicio): Se visualizan cambios importantes en los procesos y en el procedimiento operacional del servicio no están reflejados. Esta observación se encontraba levantada en la auditoria anterior. 3.3 Matriz de actividades de la auditoria.

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CRONOGRAMA DE AUDITORIA MESES

ENERO

SEMANAS

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

2 3 4 1 2 3 4 RESPONSABLE

ACTIVIDADES Elaboración del Programa de Auditoria Interna de Calidad

Auditor Líder

Reunión equipo auditor líder para dar a conocer Programa Anual

Auditor Líder

Reunión equipo auditor para elaboración de Plan de Auditoría

Auditor Líder

Envío de Plan a auditados y auditores

Auditor Líder

Enviar los tres formatos de evaluación a los auditores líderes

Auditor Líder

Readecuación de Plan , si corresponde

Auditor Líder

Reunión de inicio

Auditor Líder


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Realización de Auditoría

Auditores Auditor supervisor

Reunión de cierre

Auditor Líder

Elaborar y entregar el informe de Auditoría Interna de la Calidad a la Coordinación de la Calidad junto con listado de hallazgos y la evaluación al equipo auditor.

Auditor Líder

Distribuir Informe de Auditoría Interna de la Calidad a los Encargados de la Calidad y Encargado/as de Sistemas para su análisis y difusión a través de correo electrónico.

Auditor Líder Auditor Supervisor

Elaboración de hallazgos

Auditor Líder Auditor Supervisor

Distribución de hallazgos a áreas responsables

Auditor Líder

Tabulación de evaluaciones del equipo auditor

Auditor Líder

Registro matriz acciones preventivas y correctivas

Auditor Líder


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3.4 Resumen de no conformidades de la auditoria Norma ISO 9001

NO CONFORMIDAD

8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos

los registros de indicadores de medición no se encuentran actualizados (último registro dos años de antigüedad) No existe registro de inspección del servicio que se realiza al cliente

8.2.4 Seguimiento y medición del producto 8.3 Control del producto no conforme

El Procedimiento de no conformidades no se encuentra actualizado y existiendo duplicidad de información

4. SEGUIMIENTO Y MEDIDAS DE CONTROL 4.1 Cronograma de actividades para subsanar Hallazgos. Hallazgo Nº1 Implementación de un sistema en el cual la información de ambas parte sea accesible de manera online y en tiempo real, con la finalidad que si un trabajador o supervisor solicita información pueda tener un acceso rápido a esta.

Hallazgo Nº2 Estandarizar la orden de trabajo a un solo formato ya sea a nivel de sistema online o en último caso de manera física, con el fin que todos vean la misma información y esta pueda ser llenada de manera fácil.

Hallazgo Nº3 Modificación del procedimiento de contratación de servicio de 7 a 3 días.

Hallazgo Nº4 Modificación en el procedimiento de mantenimientos de maquinarias, tener varias alternativas y mantener varios contactos con proveedores de repuestos y máquinas de reemplazo.


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Hallazgo Nº5 Modificación del proceso de registro del encargado de servicio, indicando que si este proceso no se cumplen se puede avanzar a la siguiente etapa del proceso. Hallazgo Nº6 Realizar una revisión de los procesos que quedaron inconclusos en la auditoria anterior, y verificar que los cambios que se establecieron estén registrado en el nuevo procedimiento. Observaciones

Medidas de control

Responsable

Plazo

El Sistema de la evaluación del trabajo que se realiza en cada empresa principal, no conversa con el sistema interno de la empresa

Implementación de un sistema en el cual la información de ambas parte sea accesible de manera online y en tiempo real, con la finalidad que si un trabajador o supervisor solicita información pueda tener un acceso rápido a esta.

Eduardo Frei

30 Días

2

Procedimiento de Servicio Extraordinario

La Orden de Servicio Extraordinario no indica la fecha de inicio ni la fecha de término de los trabajos a realizar.

Estandarizar la orden de trabajo a un solo formato ya sea a nivel de sistema online o en último caso de manera física, con el fin que todos vean la misma información y esta pueda ser llenada de manera fácil.

Andronico Luksic

5 Días

3

Procedimiento de Contratación de Servicios

El Procedimiento establece 7 días para la primera visita, los entrevistados indicaron 4 días.

Modificación del procedimiento de contratación de servicio de 7 a 3 días.

Sebastián Piñera

5 días

Nº

1

Hallazgo

Procedimiento Servicio al Cliente


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Procedimiento de Remplazo de Maquinarias

El procedimiento establece 5 días para la solución de alguna falla de maquinarias y no se cumple

Modificación en el procedimiento de mantenimientos de maquinarias, tener varias alternativas y mantener varios contactos con proveedores de repuestos y máquinas de reemplazo.

Michelle Bachelet

10 Días

5

Procedimiento Operacional del Servicio

El Encargado de Servicio Modificación del proceso debe registrar en la de registro del encargado Orden de trabajo las de servicio, indicando que posibles causas de los si este proceso no se problemas detectados y cumplen se puede avanzar quedar registrado en el a la siguiente etapa del Sistema. proceso.

Salvador Allende

15 Dias

6

Se visualizan cambios Realizar una revisión de importantes en los los procesos que procesos y en el quedaron inconclusos en Procedimiento procedimiento la auditoria anterior, y Operacional operacional del servicio verificar que los cambios del Servicio no están reflejados. Esta que se establecieron estén observación se registrado en el nuevo encontraba levantada en procedimiento. la auditoria anterior.

Salvador Allende

15 Dias

4

4.2 Recolección de Evidencias de mejoramiento. La recolección de videncias dentro de la empresa fue realizada mediante: Evidencia física: Entrevistas a trabajadores del área de servicio y administrativa, observaciones, recolección y análisis de muestra, descripciones escritas, lista de hojas de cálculo, procedimientos de trabajo, etc. Evidencia documental en base a cumplimiento de leyes que le aplican a la organización, reglamentos, manuales, informes de pagos, solicitudes, registros contables, expedientes y sistemas de mantenimiento de gestión.


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Evidencia testimonial: declaraciones escritas u orales en respuesta a las entrevistas realizadas. Evidencia analítica: se enfoca en comparar los resultados obtenidos con los que ya existen. Evidencia cualitativa y cuantitativa: se obtiene a través de la realización de mediciones realiza por instrumentos en el caso de la cuantitativa y a través personas, eventos, la cualitativa. Evidencia circunstancial: basada en un hecho en especifico que sirve para determinar un hecho principal importantes. Evidencia concluyente Evidencia electrónica. Se basa en la evidencia tecnológica por parte de la organización para ser presentada en la auditoria.


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4.3 Tiempos y plazos. HALLAZGO

FECHA DE VERIFICA CION

QUIEN

CUANDO

COMO

EVIDENCIA

CUMPLE/NO CUMPLE

Implementación de Sistema on line

Entrevistas

Si

Procedimient o Servicio al Cliente

15 días

Supervisor

Antes de realización del proceso

Procedimient o de Servicio Extraordinar io

20 días

Supervisor


Estandarizar Procedimiento de trabajo

procedimiento s

Si

Supervisor


Modificación de Procedimiento procedimiento s tiempos y (plazos) plazos

Si

Supervisor


Alternativas de proveedores para repuestos

Tecnológica

Si

trabajadores

Si

Procedimient o de Contratación de Servicios Procedimient o de Remplazo de Maquinarias

10 días

5 días

Procedimient o Operacional del Servicio

5 días

Supervisor

Si se detectan Antes de problemas en realización proceso no se del proceso puede continuar a la sgte etapa

Procedimient o Operacional del Servicio

5 dias

Supervisor


Verificación de Procedimiento cambios en s de trabajo procesos


Si

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CONCLUSIÓN. Con este informe se dio a conocer el estado de la empresa, además de conocer los procesos aplicados a cada una de las observaciones, además el estudio realizado al área nos mostró si cumplíamos con los procedimientos establecidos y con los estándares con los cuales se compararon los resultados de la empresa y que se ajustan a la normativa y los requisitos solicitados por ISO 9001.


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Et Auditoria Final OHSAS 18001

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