ENTENDENDO O QUE É CONCILIAÇÃO CONTÁBIL Para ini Para inicia ciarmo rmoss o pro proces cesso so de en encer cerram rament ento o da mov movime imenta ntação ção con contáb tábilil do ano ano,, é necessário que os saldos de todas as Contas de nossa contabilidade estejam com os seus saldos corretos, ou seja, os saldos contábeis devem corresponder exatamente com os saldos reais existentes na data de 31.12.20XX. No de deco corr rrer er do te temp mpo o sã são o re real aliz izad ados os ce cent nten enas as ou at até é mi milh lhar ares es de la lanç nçam amen ento tos s contábeis. Tal magnitude de lançamentos propicia a ocorrência de eventuais erros que, se não corrigidos antes do encerramento do exercício, deixarão os saldos das contas irreais, trazendo reflexos nas Demonstrações Financeiras da empresa de modo que estas não espelharão corretamente sua situação financeira e patrimonial. Os erros mais comuns são: - Valores lançados a maior ou a menor; - Troca de contas; - Inversão de contas; - Lançamento em duplicidade; - Omissão de lançamento, entre outros. Os meios de correção mais utilizados são: - Estorno de lançamento; - Lançamento complementar; - Lançamento retificativo. Para se chegar aos erros é necessário fazer uma conciliação contábil de todas as contas utilizadas pela Contabilidade.
Observação Importante: As conciliações contábeis devem ser efetuadas mês a mês, pois se torna praticamente impossível elaborá-las se deixar para pa ra fa faze zerr is isso so so some ment nte e no fim do an ano o - fe fech cham amen ento to do Balanço Patrimonial. Não é difícil. Veja só Se a conta Caixa possuir em 31.12.20XX um saldo contábil de R$ 697,00, este valor deve coincidir com o saldo existente no controle extra-contábil do Caixa em 31.12.20XX. Melhor dizendo, o total de dinheiro que houver no cofre da empresa em 31.12.20XX deve ser exatamente o saldo da conta contábil Caixa. O saldo contábil da conta Bancos - Conta Movimento em 31.12.20XX deve coincidir com o sal saldo do co const nstant ante e no ext extrat rato o ban bancár cário io env enviad iado o men mensal salmen mente te pel pela a ins institu tituiçã ição o financeira.
Ex: Se em 31.12.20XX R$ 2.375,00 for o saldo da conta contábil Banco do Brasil, este mesmo saldo, nesta mesma data, deve ser o constante no extrato bancário da conta corrente que a empresa possui junto j unto a este banco. Caso os saldos não coincidam (ou, como se diz no jargão contábil, “se não bater") é porque há um ou mais lançamentos errados ou não efetuados. Neste caso, devemos conferir o extrato bancário com o razão analítico da conta contá contábil bil referente ao Banc Banco o do Brasil para encontrar a diferença e efetuar o(s) lançamento(s) de correção.
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O saldo contábil da conta de Clientes Diversos (Duplicatas a Receber) deve corresponder com a soma de todas as faturas / duplicatas em aberto que a empresa possuir até a data de fechamento do balanço (31.12.20XX). Para exemplificar:
Vamos supor que você contabilizou na conta Clientes uma Nota fiscal de R$ 10.000,00 que deverá ser paga em 5 parcelas de R$ 2.000,00. Vamos supor, ainda, que após dois meses você tenha contabilizado o recebimento da primeira no valor de R$ 2.000,00 e da segunda no valor de R$ 2.100,00 (pois o cliente pagou juros por atraso, por exemplo). O saldo desta conta será logicamente de R$ 5.900,00 R$ 10.0000,00 - (R$ 2.000,00 + R$ 2.100,00) = R$ 5.900,00
ou,
No entanto deveria ser de R$ 6.000,00, pois restam ainda 3 parcelas de R$ 2.000,00 a serem pagas e, quando o cliente quitar a última, o saldo desta conta estará negativo (credor). A conciliação permitirá você "descobrir" o erro que está no fato de ter baixado o valor da parcela acrescido do valor dos juros. A correção ficará por conta de apropriar também os juros recebidos, ou se preferir, reconhecer a parcela pela valor líquido e os juros recebidos em conta própria. Os saldos contábeis das contas Móveis e Utensílios, Equipamentos de Informática, Veículos, etc., devem corresponder aos saldos existentes no controle extra-contábil de bens do Ativo Permanente que a empresa deve ter, inclusive para facilitar os cálculos das depreciações e amortizações (quando aplicável). Os saldos contábeis das contas Vendas e Compras devem corresponder com os totais existentes nos Livros Fiscais exigidos pela Fiscalização Estadual (ICMS) - Livro de Entradas de Mercadorias e Livro de Saída de Mercadorias, entre outros. Os saldos contábeis da conta Fornecedores devem conferir com o total de faturas / duplicatas em aberto que a empresa tenha em seus registros até 31.12.20XX. Os saldos da conta Impostos e Contribuições a Pagar também devem corresponder exatamente com os impostos que a empresa esteja devendo até 31.12.20XX. Enfim, como já foi dito, é importante checarmos todas as contas utilizadas, inclusive as contas de resultados (Despesas e Receitas) de modo que tenhamos a certeza de que todos os saldos estejam corretos para aí sim partirmos para os demais procedimentos de encerramento. O bom contabilista tem por norma fazer a conciliação contábil mensalmente, o que é o mais correto, pois, desta forma, não se perpetua um eventual erro de um mês para outro e no final do ano não se perde tempo com a conciliação (quase impossível) de um período muito longo.
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Teimando-se em não fazer as conciliações mensais e deixando para tentar fazer tudo ao final do ano, provavelmente não haverá tempo hábil ou elas serão feitas na pressa, o que pode gerar erros na sua execução e conseqüente reflexo nas Demonstrações Financeiras. Em função dessa conciliação mensal, não sendo detectado nenhum erro contábil na escrituração da empresa em 31.12.20XX, ela estará pronta para os procedimentos de encerramento do período (seja do mês, seja do ano).
CONCILIAÇÃO CONTÁBIL – CONTABILIDADE SEM INCORREÇÕES PARA EVITAR FRAUDES Não basta que o Contador apenas evite os procedimentos viciosos para não se configurar fraude. Deverá, também, manter em ordem a Contabilidade da empresa e para isso deverá conciliar a Contabilidade com os documentos e os diversos relatórios dos demais setores que dão suporte aos lançamentos contábeis, bem assim elaborar planilhas, relatórios e composição dos saldos da contas contábeis, isto é, planilhas auxiliares que comprovem a correção dos saldos existentes na contabilidade. Exemplo: Planilha de empréstimos bancários com os respectivos juros e atualizações, os quais estão em conformidade com a Contabilidade. O objetivo é que as Demonstrações Contábeis espelhem a realidade da empresa dentro dos Princípios, Convenções e Postulados Contábeis (Resolução CFC nº 750 de 29 de dezembro de 1993). O Contabilista, por sua vez, deve ter ciência dos saldos existentes no Balancete ou no Balanço Patrimonial. Como vimos, a certeza de que os saldos contábeis estão corretos está na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatórios de cada setor com a Contabilidade, maior será a precisão das informações contidas no Balanço Contábil da empresa. Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha realidade da empresa desobrigando os sócios, os administradores e o próprio contador de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributários, civis, comerciais, penais e criminais, provando que os mesmos não agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros. Mais material de apoio em: http://www.portaldeauditoria.com.br/tematica/audger_conciliacaocontabil.htm http://www.valdecicontabilidade.cnt.br/index.htm? http://www.valdecicontabilidade.cnt.br/meus_servicos/contabilidade/conceitos.htm http://www.google.com.br/search?hl=pt-BR&source=hp&q=conciliação+contábil&meta=cr %3DcountryBR&aq=2&oq=conciliaç
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