BRENDA GABRIELA TERCERO ARRIAGA DERECHO NOTARIAL
ENMIENDA DEL PROTOCOLO NOTARIAL
El PROTOCOLO a) ETIMOLOGÍA:
El término protocolo tiene su origen en el latín, del vocablo protocollum, que a su vez proviene del griego protókollom , cuyo significado es la primera hoja pegada al princ principi ipio o de un manus manuscri crito to impor importa tante nte,, con con anota anotacio ciones nes refer referen entes tes a su contenido y que le dan autenticidad al mismo.
b) DEFINICION: En Guat Guatem emal ala, a, se cono conoce ce como como Prot Protoc ocol olo, o, al tomo tomo empa empast stad ado o de los los instrumentos autorizados durante un periodo de tiempo; también al papel sellado especial especial que se vende exclusivamente exclusivamente a los notarios para faccionar escrituras; escrituras; y al conjunto de escritura que se llevan faccionadas en el año que transcurre.
•
Para Para Enriq Enrique ue Gimén Giménez ez Arnau Arnau es la colec colecció ción n o conj conjunt unto o orde ordena nado do de documentos legales
•
El dicc diccio iona nari rio o de La Real Real Acad Academ emia ia De La Leng Lengua ua Espa Españo ñola la defi define ne prot protoc ocol olo o da la sigu siguie ient nte e form forma: a: "Las "Las escr escrit itur uras as y matr matric ices es y otro otros s documentos que un notario o escribano autoriza o custodia con ciertas forma formalid lidad ades es", ", "El "El acta acta o cuade cuaderno rno de acta actas s relat relativa ivas s a un acue acuerdo rdo,, confer conferenc encia ia yo congre congreso", so", "La regla regla ceremonia ceremoniall diplomá diplomática tica o palatina palatina establecida por decreto o por costumbre.”
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Según Juan Palomar de Miguel el protocolo es la serie ordenada de escrituras matrices y otros documentos que el notario autoriza y custodia con ciertas formalidades.
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La legislación guatemalteca en el Artículo 8 del Código de Notariado establece que el PROTOCOLO es la colección ordenada de las escrituras matrices, de las actas de protocolación, razones de legalización de firmas y documentos que el notario registra de conformidad con esa ley.
Aunado a ello en el mismo cuerpo legal se preceptúa que para la creación de un instrumento público debe de observarse ciertas formalidades como por ejemplo: deben llevar numeración cardinal, y escribirse uno a continuación del otro, por riguroso orden de fechas y dejando de instrumento a instrumento solo el espacio necesario para firmas así mismo no dejar espacios en blanco que permitan intercalaciones o llenar con una línea antes de que sea firmado el instrumento. Esto con la finalidad de llevar un adecuado registro de los instrumentos públicos y proteger la declaración de voluntad que se encuentra contenida en ellos así evitando que se incluyan en el mismo, aspectos distintos.
LA ENMIENDA
a) DEFINICION: •
Según el
diccionario de la Real Academia Española, enmienda es
“Corrección hecha en un escrito o documento, que se señala al final del mismo” •
La enmienda proviene del verbo enmendar que a su vez significa “corregir, quitar defectos, subsanar.
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Es de nuestro conocimiento que el ser humano no es perfecto, por lo tanto es susceptible de equivocarse y cometer errores, estos se pueden evitar pensando antes de cometerlos, pero cuando ya están hechos lo único que queda es aceptarlos y buscar la forma adecuada de repararlos en la medida de lo posible. Un sabio filosofo chino llamado Confucio decía el hombre que ha cometido un error y no lo corrige comete otro error mayor, por lo que los sabios legisladores han creado los mecanismos legales para enmendar dichos errores, ya sea mediante testados, entrerrenglonaduras o adiciones, las cuales deben salvarse al final del instrumento público y antes de que éste sea firmado, asimismo está regulado la ampliación o modificación de los instrumentos públicos con el hecho de enmendar errores subsanables. No obstante lo anterior y de conformidad con el
artículo 36 del Código de
Notariado, también se puede enmendar los errores, mediante realización de otro instrumento público, poniendo al margen de la escritura matriz la relación del otro instrumento que la adicione, aclare, modifique o rescinda; También puede ocurrir que el notario dentro del protocolo cometiere algún error de forma, como la alteración de la numeración cardinal de los instrumentos públicos, alteración en la numeración de la foliación, alteración del orden de la serie, que se haya dejado una página en blanco o que se tenga que inutilizar una hoja del protocolo. Estos errores no son posibles corregirlos mediante
testados, adiciones,
entrerrenglonaduras, adiciones, ampliaciones ni modificaciones, por lo cual el artículo 96 del Código de Notariado regula que: Cuando en el protocolo se incurriere en los errores siguientes de forma: •
Alterar la numeración cardinal de los instrumentos,
•
La de la foliación o el orden de la serie;
•
Dejar una página en blanco o
•
Inutilización de una hoja o pliegos del protocolo,
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El notario acudirá a un Juez de Primera Instancia del orden civil, el cual al constatar el error y en vista de las razones expuestas por el notario, podrá acordar la enmienda, levantándose al efecto un acta, certificación de la cual se agregará entre los comprobantes del protocolo es decir en los atestados.
LA JURISDICCION.
a) DEFINICION: Jurisdicción proviene del vocablo latino “jurisdictione” que significa aplicar o declarar el derecho a los casos particulares.
Consiste en el poder o autoridad que tiene alguno para gobernar y poner en ejecución las leyes; y especialmente, la potestad que se hallan revestidos los jueces para administrar justicia.
•
El Diccionario de la Lengua Española define a la jurisdicción así: “Poder o
autoridad que tiene alguien para gobernar y poner en ejecución las leyes o para aplicarlas en juicio”. •
Jaime Guasp, por su parte, después de analizar la acepción muy general de
jurisdicción como el especial derecho y deber que en el Estado reside de administrar justicia , hace énfasis en buscar la congruencia que debe existir entre la
noción de jurisdicción con la de proceso, por lo que define la esencia de jurisdicción como “una función pública de examen y actuación de pretensiones”.
JURISDICCION VOLUNTARIA
a) DEFINICION:
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Según el tratadista Hernando Devis Echandía se entiende por jurisdicción
voluntaria “aquella ejercida a solicitud de una o más personas, interesado o peticionario, que necesitan darle legalidad a una actuación, precisión a un derecho, sin que exista desacuerdo al hacer tal solicitud”. •
El Diccionario de la Lengua Española define jurisdicción voluntaria como
“aquella en que, sin juicio contradictorio, el juez o tribunal da solemnidad a actos jurídicos o dicta ciertas resoluciones rectificables en materia civil o mercantil”.
b) PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DE LA JURISDICCION VOLUNTARIA: Nery Roberto Muñoz enumera y explica los principios propios del Derecho Notarial que se aplican a la Jurisdicción Voluntaria:
a)
De la Forma: Indica que el procedimiento cuando se está documentando, se
debe seguir en una forma determinada.
b)
De inmediación: El Notario debe estar en contacto directo con los
requirentes o solicitantes.
c)
De Rogación: Es esencial para que se inicie la actividad notarial. El notario
no puede actuar de oficio.
d)
De Consentimiento: El consentimiento también es esencial para este tipo de
actuaciones. Debe estar libre de vicios.
e)
De seguridad jurídica: Por la fe pública que tiene el Notario, los actos que
legaliza se tienen por ciertos. Produce certeza.
f)
De Autenticación: La intervención y autorización del Notario con su firma y
sello le da autenticación a los actos que documenta.
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g)
De Fe Pública: Es la presunción de veracidad en los actos autorizados por
un Notario.
h)
De Publicidad: Los actos que el notario autoriza son públicos.
c) CARACTERISTICAS DE LA JURISDICCION VOLUNTARIA: Las principales características de la jurisdicción voluntaria son:
a)
Consentimiento unánime de los interesados;
b)
Los interesados pueden acogerse al trámite notarial o judicial;
c)
Su trámite no es formalista;
d)
Las resoluciones afectan únicamente a los interesados;
e)
Las resoluciones son revocables, es decir, que no producen cosa juzgada.
En Guatemala solamente la Corte Suprema de Justicia y aquellos otros tribunales que legalmente lleguen a establecerse, son las autoridades dotadas de poder para administrar justicia, por lo que únicamente a ellos compete el aplicar y ejecutar las leyes que conforman el ordenamiento jurídico. Es así que la función jurisdiccional no puede ser ejercitada por alguien más, por lo que los notarios en ningún caso están facultados para ejercer funciones jurisdiccionales.
De ahí que la propia Constitución en ningún momento atribuye a los notarios facultades jurisdiccionales, si no que a través de una ley ordinaria se amplían las facultades notariales, concediendo a éstos, la potestad de conocer y resolver determinados asuntos que se caracterizan por la falta de contienda por lo que la jurisdicción voluntaria constituye una actividad administrativa y no se trata de una actividad jurisdiccional.
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El Código Procesal Civil y Mercantil, la Ley Reguladora de la Tramitación Notarial de Asuntos de Jurisdicción Voluntaria (Decreto Número 54-77 del Congreso de la República), regulan y establecen los casos y supuestos en que el notario puede conocer, tramitar y resolver asuntos de jurisdicción voluntaria.
TRÁMITE DE ENMIENDA DEL PROTOCOLO
Como lo mencionamos con anterioridad cuando el notario comete un error de los regulados en el artículo 96 del Código de Notariado, debe promover ante un Juez de Primera Instancia del ramo civil, las diligencias voluntarias de enmienda del protocolo, cuyo procedimiento es el siguiente: 1.
El notario debe presentar un memorial al Juez de Primera Instancia del Ramo Civil exponiendo el o los errores que se hubieren cometido y solicitando sea decretada la enmienda (este debe reunir los requisitos del articulo 61 del Código Procesal Civil y Mercantil).
2.
Dentro del memorial de solicitud el notario debe indicar claramente el o los errores que se hubieren cometido y acompañar el documento o documentos para acreditar tal extremo, (se deben de presentar fotocopias debido a que el protocolo no se puede adjuntar al memorial).
3. El juez señala audiencia a el notario a efecto de que se presente a el juzgado para establecer el extremo indicado en el memorial y presentar el protocolo respectivo. 4.
El juez con base a lo expuesto y los documentos acompañados, acuerda la enmienda, y para el efecto levanta un acta, cuya certificación el notario debe agregar a los atestados del protocolo, esta será a costas del notario.
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A manera de ejemplo y tratando de aplicar lo anteriormente mencionado se desarrollara el siguiente caso consistente en el procedimiento judicial que se efectuaría para realizar la enmienda del protocolo, cabe mencionar que este es un tramite que debe realizarse ante un juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil y se tramita en la vía voluntaria debido a la ausencia de Litis entre las partes.
PLANTEAMIENTO DEL CASO:
La notaria BRENDA GABRIELA TERCERO ARRIAGA lleva su protocolo del año dos mil doce llenando todos los requisitos legales; pero incurre en el error de que alteró la numeración cardinal de los instrumentos públicos así: el cinco de febrero autorizó la escritura número veintiséis ( 26) y la siguiente por lógica sería la número veintisiete (27); pero no se da cuenta y ese mismo día autoriza otra escritura y le pone el número veintiocho (28) y se dio cuenta hasta el día diecisiete de abril luego de haber faccionado la escritura Número setenta y cinco (75) por lo que debe corregir ese error.
El primer paso a seguir seria redactar el memorial con todas las formalidades del Código Procesal Civil y Mercantil, haciendo constar el error en el que se ha incurrido, adjuntando los medios de prueba idóneos para comprobar la veracidad del error en el que ha incurrido, este se debe presenta al juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil de su Cabecera departamental y si es en Guatemala al centro de servicios auxiliares en donde le asignaran un juzgado competente para conocer la diligencia voluntaria de enmienda de protocolo presentada.
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De la manera siguiente:
RESUMEN COMENTADO
Se puede concluir que el proceso de DILIGENCIAS VOLUNTARIAS DE ENMIENDA DE PROTOCOLO, es un tramite que únicamente le corresponde realizar al notario que incurrió en alguno de los errores del articulo 96 del código de notariado, en el presente trabajo nos enfocamos en desarrollar el error de alteración de la numeración cardinal de los Instrumentos , este puede iniciarse porque el notario se percate del error cometido o por que al ser objeto de una revisión del Archivo General de Protocolos se percaten del mismo.
Este caso es un error subsanables con intervención judicial, no todo esta perdido, pero si se necesita realizar un tramite ante un juzgado de Primera Instancia del Ramo Civil, para poder adquirir la certificación de la enmienda de protocolo y así poder agregarla a los atestados del protocolo y no tener problemas futuros ni ser objeto de una inhabilitación.
Es
un
requisito
indispensable
acompañar
los
medios
probatorios
consistentes en las fotocopias de los instrumentos Públicos realizados antes y después del Instrumento que se omitió, así como acudir al juzgado respectivo el
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día que fuese citado con el protocolo original para que pueda ser examinado por el juzgador y así autorizar la enmienda del Protocolo.
Cabe mencionar que el tema de la enmienda de protocolo, no es un material sencillo de encontrar doctrinariamente debido a que los autores que han desarrollado los temas de derecho de notarial, no han profundizado mas allá de lo establecido en el código de notariado guatemalteco por lo que es necesario hacer una integración de leyes para poder comprender de una mejor manera este tema que es de interés para todos aquellos que aspiramos a ser Notarios, ya que la falta de experiencia, la ausencia de concentración y el nerviosismo características de los Notarios recién juramentados puede hacernos incurrir en este tipo de errores.
