CASO I – COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO (COSO) OBJETIVOS: Comprender, por medio de un caso práctico y discutiendo en un grupo de trabajo, en que consiste cada uno de los componentes del control interno que describe el Informe COSO ERM METODOLOGIA: En cada uno de los casos propuestos, relacionados con los componentes del control interno (COSO), el panel deberá discutir cual de las decisiones propuestas adoptaría, justificar el porqué, y establecer un orden de presentación (de mejor a peor decisión) entre las mismas. 1. AMBIENTE DE CONTROL CASO I Usted acaba de asumir como Gerente General de una Organización Financiera. Luego de una toma de conocimiento de la situación de la empresa, detecta la falta de una estructura organizacional definida, la inexistencia de manuales de procedimientos (existen solo procedimientos aislados que son incluso confusos y contradictorios), y no existe un plan de organización ni objetivos de largo plazo. Sin embargo, debido a una buena situación del mercado hace que la compañía lleve dos años consecutivos dando utilidades, y si bien hay una creencia generalizada en el Directorio de que todo “funciona como debiera”, usted esta convencido que las utilidades se convertirán en pérdidas tan pronto como se revierta la situación de mercado (corto plazo). Su incorporación como Gerente General se debió a la jubilación ordinaria de su antecesor y fue el resultado de una búsqueda en el mercado laboral de la que usted resultó seleccionado por sus antecedentes y trayectoria laboral. En su primera reunión de Directorio se le realiza el comentario “... ¿encontró las cosas bien, verdad? ¿Qué responde? 1) Por supuesto que si, se vienen realizando adecuadamente las cosas. Creo que este año volveremos a tener utilidades. 2) Las cosas son adecuadas, no obstante luego de analizar un poco más la situación presentaré un plan de acción. 3) Las utilidades de estos dos últimos años parecen demostrarlo. Igualmente entiendo que deberíamos planificar adecuadamente el mediano y largo plazo. 4) No quisiera anticipar una opinión por cuanto hace muy poco que me he hecho cargo del puesto. No obstante, me pondré a trabajar ya mismo en un plan de organización para los próximos años, por cuanto entiendo que la situación de mercado favorable es solo transitoria. RESPUESTA OPCION 4 No quisiera anticipar una opinión por cuanto hace muy poco que me he hecho cargo del puesto. No obstante, me pondré a trabajar ya mismo en un plan de organización para los próximos años, por cuanto entiendo que la situación de mercado favorable es solo transitoria.
ARGUMENTO Análisis del caso 1 del Ambiente de Control. Un sistema de Control Interno permite una seguridad razonable en el logro de los objetivos, ya que existen estándares impuestos externamente; el éxito dependerá de cómo se desempeñen las actividades dentro de los controles establecidos por la entidad. Un gerente que elige una meta equivocada es un gerente ineficaz, aun cuando produzca utilidades como en nuestro caso, ya que se debe anticipar a lo que pueda suceder en el futuro con la situación de la empresa. Si la gerencia demuestra interés a la hora de implantar el sistema de control interno, basado en el estudio de los diferentes componentes, si se preocupa por su funcionamiento implantando efectivos sistemas de monitoreo por ejemplo, estaría contribuyendo de esta forma con el ambiente de control. Esto es así porque como se verá es principalmente a través del ejemplo que la gerencia debe transmitir los valores de la organización. Si la gerencia quiere hacer las cosas bien, debe enseñar con el ejemplo, y en este caso estamos hablando de cómo el resto de los componentes están presentes dentro de la organización, si el personal percibe que existe preocupación por los controles, entonces repercutirá en su actuar diario, incidiendo así en el ambiente de control.
2. AMBIENTE DE CONTROL CASO II Usted acaba de ser nombrado Gerente Comercial de una Sucursal del Banco del Pichincha. Las causas que motivaron su incorporación tienen que ver con la necesidad de un incremento en las ventas, fundamentalmente en el otorgamiento de préstamos personales, convenios con empresas para el pago de remuneraciones y otros servicios, mediante captación de nuevos depósitos del público e instituciones. Luego de un primer análisis detecta que la cultura organizacional no es compatible con sus valores y tiene serias dudas respecto a la capacidad del actual grupo de jefes y personal para alcanzar los objetivos proyectados. El Gerente General le pregunta respecto a cuales son sus prioridades. ¿Qué le responde? 1) Alcanzar los objetivos propuestos y superarlos si fuera posible. 2) Le explica respecto a la necesidad de formar un grupo humano que comparta sus valores y objetivos a efectos de poder contar con un equipo que produzca un cambio cultural. Mientras esto ocurra procurará avanzar en la dirección trazada en cuanto a objetivos comerciales. 3) Alcanzar los objetivos propuestos, para lo cual resultará de importancia un cambio cultural en los jefes y el personal a su cargo. 4) Mi prioridad número uno será que los jefes y el personal a su cargo entienda cuales son mis valores y objetivos. RESPUESTA OPCION 2 ARGUMENTO
Análisis del caso 2 del Ambiente de Control. Como sabemos la cultura organizacional es uno de los pilares fundamentales para apoyar a todas aquellas organizaciones que quieren hacerse competitivas, para lograr sus metas propuestas. Es por ello, el punto central alrededor del cual gira el este análisis, debe ser en un cambio organizacional ya que el mismo es una piedra angular que va contribuir con el mejoramiento continuo de las organizaciones, es por ello que el Gerente deberá fomentar una cultura organizacional que determine valores y normas que son compartidos por personas y grupos de una organización y que controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la organización.
3. EVALUACION DE RIESGOS CASO I Usted es el Gerente de Sistemas del Banco Buenos Amigos S.A., entidad financiera destinada a financiar micro proyectos productivos de personas de condiciones económicas bajas. La Gerencia General le ha impuesto que reduzca su presupuesto anual en un 15%. Usted sabe que anualmente un costo muy importante de su área es la capacitación de su personal y que reduciendo la misma podría alcanzar fácilmente ese porcentaje. No obstante, sabe también que esto tendría graves consecuencias a largo plazo para la sociedad, por la desactualización tecnológica del personal. ¿Qué hace? 1) Sabe que reducir la capacitación esta bien visto por el Gerente General, dado que se trata de una persona idónea pero sin estudios universitarios. Decide entonces reducir la capacitación parcialmente y limitarla solamente al personal estratégico. 2) Busca capacitación económica – que sabe no será de utilidad – para cubrir las formas y reducir los costos. 3) Decide no reducir la capacitación y presenta a la Gerencia General y al Directorio propuestas alternativas de cancelación de proyectos previstos. 4) Eleva a la Gerencia General y al Directorio un proyecto por el cual demuestra que su área solo tiene costos asociados a proyectos y que por lo tanto solo pueden efectuarse reducciones presupuestarias en desmedro de los propios ingresos futuros de la sociedad. RESPUESTA OPCION 3 ARGUMENTO Análisis del caso 1 Evaluación de Riesgos. Para este análisis se deberá considerar proponer ciertas alternativas que ayuden a las dos partes a obtener beneficios siempre y cuando se consideren los riesgos que están expuestos estas organizaciones de esta manera se podría endurecer las políticas de crédito y para que la entidad no tenga riesgos elevados pero como los créditos se otorgan a personas de bajos recursos debe considerar la capacidad de endeudamiento de cada cliente. 4. EVALUACION DE RIESGOS
CASO II Usted es miembro de una organización financiera en la que integra un grupo de dirección estratégica, que esta encargado de definir los objetivos y metas para los próximos años. Tiene serias dudas respecto a la capacidad de acción y de cumplimiento por parte de las áreas de finanzas y de tecnología de la información. En particular cree que el grupo de profesionales que las integra no estará a la altura de las circunstancias y harán fracasar lo que se planifique. ¿Cuál seria su actitud? 1) Documentar adecuadamente sus objeciones en un documento a ser firmado por el grupo de trabajo, a efectos de deslindar responsabilidades. 2) Convencer al grupo de sus dudas y elevarlas al Director del área a efectos de lograr acciones para la consecución de objetivos. 3) Despreocuparse del tema, por cuanto el fracaso que usted intuye podrá ser atribuido más adelante a las áreas de finanzas y tecnología de la información. 4) Integrar al grupo a los responsables de finanzas y tecnología de la información a efectos de compenetrarlos con el proyecto y comunicar sus dudas respecto a su participación y compromiso. RESPUESTA OPCION 2 ARGUMENTO Análisis del caso 2 Evaluación de Riesgos. Debido a que las condiciones económicas, industriales, y operacionales se modifican de forma continua, se hacen necesarios mecanismos para identificar y minimizar los riesgos específicos asociados con el cambio, por lo que cada vez es mayor la necesidad de evaluar los riesgos previo al establecimiento de objetivos en cada nivel de la organización. Esta organización se deberá plantear estrategias que ayuden al mejoramiento de la producción, incentivar a la personal a cumplir con sus metas financieras de esta manera esta empresa podrá alcanzar el éxito, acciones que se podrán asociar como las siguientes:
1. Definir objetivos a corto y mediano plazo. 2. Incrementar la eficiencia en la gestión. 3. Motivar al personal. Estas acciones le permitirán a la empresa contribuir a que se cumplan las metas organizacionales generando un desarrollo económico y social de la empresa dinamizando su economía.
5. ACTIVIDADES DE CONTROL CASO I Usted es Director de Sistemas del Banco de Fomento SA. Actualmente se encuentran inmersos en un proceso de cambio de su sistema informático, que involucra todas las agencias del mismo y que asciende a varios miles de dólares. Administrativamente el proyecto responde a la normativa vigente, no obstante, desde el punto de vista de su puesta en marcha resulta estratégico para la continuidad operativa del banco. ¿Cuál seria su actitud respecto al seguimiento del proyecto?
1) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informará los problemas que pudieran surgir. 2) Le pide al Gerente de Sistemas un “Project” detallado del proyecto, con todas las tareas y el camino critico, a efectos de efectuar personalmente un seguimiento semanal de la ejecución del mismo. 3) Dado que se trata de un proyecto eminentemente técnico (hardware, software, comunicaciones e implementación), y confía en el Gerente de Sistemas, entiende que este le informará los problemas que pudieran surgir. No obstante, le solicita que le envié un informe mensual de estado de avance del proyecto. 4) Teniendo en cuenta la importancia del proyecto, decide llevar adelante la creación de una Comisión permanente , presidida por usted y con la participación de todas las áreas involucradas, a efectos de estar semanalmente al tanto de la evolución del mismo, pudiendo producir los cambios que sea necesario. RESPUESTA OPCION 2 ARGUMENTO Análisis del caso 1 Actividades de control. En este caso hemos considerado que la opción más factible seria la tres porque como sabemos cualquier cambio representa una cosa buena, es por ello que se debe de tener un programa en donde nos diga cuales son las áreas críticas que podrían tener este tipo de cambios y diseñar alternativas que le permitan anticiparse al futuro y ayudar a que la empresa pueda continuar desarrollando sus funiones. a efectos de tener total seguridad del cumplimiento de su labor.
RESPUESTA OPCION 4 Investigar al personal encargado de la entrega de las tarjetas a efectos de tener total seguridad del cumplimiento de su labor ARGUMENTO Como se indica es un problema que no se debe a la asignación y entrega de las tarjetas sino al registro de las mismas, por lo cual se debe indagar la eficacia y eficiencia del cumplimiento de labores de la persona encargada del registro, ya que sólo así se podrá conciliar los saldos de lo proyectado con lo vendido, y tomar las medidas correctivas como sanciones al encargado que permitan cumplir con las metas propuestas por la entidad.
7. INFORMACION Y COMUNICACIÓN CASO I La ciudad de Latacunga ha adquirido recientemente el 20% de participación en la línea de transporte público de pasajeros “Viaje tranquilo y seguro SA”, y lo ha designado Vicepresidente de la misma. La empresa tiene sus orígenes en la fusión de las empresas familiares de Pedro Tranquilo y Francisco Seguro, por tal motivo, tiene una fuerte concepción jerárquica, una gran concentración en las decisiones y un gran sentido de pertenencia. ¿Cuáles de las siguientes áreas serian prioritarias para su gestión? 1) Recursos Humanos. El personal es totalmente leal a las familias fundadoras y tienen un gran sentido de pertenencia. No ven con buenos ojos que “el estado” se inmiscuya en su empresa. 2) Servicios. Comprende la circulación de las unidades y el estado de las mismas, frecuencias, calidad de servicio al usuario, y gestión de reclamos. 3) Finanzas. Responsable de la recaudación, relación con proveedores y acreedores financieros y de la administración de los recursos monetarios. 4) Organización y métodos. Históricamente ha sido el área responsable de proveer la cultura organizacional por medio de normas, procedimientos, instrucciones y comunicaciones.
RESPUESTA OPCION 1 Recursos Humanos. El personal es totalmente leal a las familias fundadoras y tienen un gran sentido de pertenencia. No ven con buenos ojos que “el estado” se inmiscuya en su empresa. ARGUMENTO Debido que existe un gran sentido de pertenencia los empleados se reúsan al cambio de mando en la alta gerencia, debido a que siempre existirán seguidores que no se verán conformes con su nuevo líder, por lo cual se debe poner en manifiesto que son más importantes los interés grupales es decir los interés de la organización que los interés personales o individuales, que solo dificultaría el surgimiento económico y social de la empresa.
8. INFORMACION Y COMUNICACIÓN
CASO II Usted es el Director de Sistemas y Organización del Banco de la Comunidad Buenos vecinos S.A. Entre los proyectos que tienen en cartera se encuentra el cambio de su plataforma operativa actual, a una nueva versión que en origen involucraba también un aplicativo comercial y nuevas funcionalidades a ser contratadas con la firma proveedora por varios miles de dólares. Si bien se esta realizando un análisis técnico para definir si la propuesta es viable o no, usted ya sabe, por los datos que tiene, que no se podrá continuar con el mismo. ¿Que actitud asumiría? 1) Comunicar rápidamente a la empresa proveedora la decisión de no continuar con el proyecto a efectos de mantener un buen nivel de relación comercial, por cuanto la misma deberá continuar prestando mantenimiento. 2) Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada la decisión, comunicarlo a la empresa proveedora, aun cuando esto demore varias semanas. 3) Realizar una reunión conjunta con la empresa proveedora y el Directorio del Banco. 4) Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada la decisión, conversar con la empresa proveedora a efectos de acordar términos de continuidad del servicio de mantenimiento, aun cuando esto demore varias semanas.
RESPUESTA OPCION 4 Esperar a contar con el informe técnico final, comunicarlo al Directorio y una vez tomada la decisión, conversar con la empresa proveedora a efectos de acordar términos de continuidad del servicio de mantenimiento, aun cuando esto demore varias semanas.
ARGUMENTO Para tomar cualquier decisión es necesario basarnos en documentos de sustento que fundamenten que la plataforma operativa por contratarse no es viable para la empresa, porque si nos apresuramos a difundir la información sin informes técnicos solo se podría afectar las relaciones con la empresa proveedora, por ende es necesario esperar un tiempo prudente que verifique la información que ya se conocía con anterioridad por parte Director de Sistemas y Organización.
9. SUPERVISION CASO I
En un curso de perfeccionamiento profesional que se encuentra realizando, lo interrogan respecto al concepto de supervisión (monitoreo / seguimiento) tal como los define y aplica el Informe COSO, y mas precisamente con relación a quien debe aplicarlo en una organización. ¿Cuál le parece seria la respuesta mas acertada? 1) Todos los miembros de la organización, cada uno de acuerdo a sus funciones y responsabilidades, por cuanto el control interno es responsabilidad de todos. 2) Los gerentes, por cuanto cada uno en sus áreas son los máximos responsables de diseñar y controlar el funcionamiento de adecuados controles. 3) Los terceros relacionados con la institución, por cuanto el mejor control es el control por oposición de intereses. 4) El área de contabilidad dado que mantener adecuados registros de las operaciones es fundamental para poder lograr un buen sistema de control interno. 5) Auditoria Interna y Externa, cada uno en su ámbito de aplicación, serán responsables del sistema de control interno operativo y del control interno contable.
RESPUESTA OPCION 1 Todos los miembros de la organización, cada uno de acuerdo a sus funciones y responsabilidades, por cuanto el control interno es responsabilidad de todos.
ARGUMENTO Es necesario que se aplique a cada uno de los empleados y trabajadores de la organización puesto que todos forman parten de la misma, así se podrán establecer mejores mecanismos de control que permitan identificar los aspectos favorables y desfavorables que se están llevando a cabo en la entidad, y buscar mejoras de monitoreo y supervisión que permitan solucionar las falencias encontradas y así cumplir con los objetivos de la empresa.
10. SUPERVISION CASO II Usted es nombrado Gerente General de “Techos Perdurables SA”, empresa recientemente fundada, en la cual el Municipio de Latacunga participa con el 40 % del capital, y cuya finalidad es la construcción de viviendas económicas para habitantes de la ciudad. Tratándose de una empresa totalmente nueva, el Directorio ha decidido un fuerte compromiso con el control interno. ¿Cuáles controles de “supervisión” resultarían más adecuados?
1) Los denominados de “actividades continuas”, es decir aquellos que se ejecutan en tiempo real y quedan arraigados en las actividades, dado que la empresa es nueva y se pueden implantar desde su nacimiento. 2) La contratación de una buena Auditoria Interna, a efectos de relevar adecuadamente los controles implantados y poder proponer, desde el principio, soluciones de mejoras. 3) La implantación de determinadas evaluaciones puntuales distribuidas estratégicamente como controles de supervisión en los distintos procesos organizacionales.
RESPUESTA OPCION 1 Los denominados de “actividades continuas”, es decir aquellos que se ejecutan en tiempo real y quedan arraigados en las actividades, dado que la empresa es nueva y se pueden implantar desde su nacimiento.
ARGUMENTO Es necesario mantener un sistema de monitoreo permanente ya que son más efectivas a tiempo real, a mayor monitoreo permanente se realizan menores evaluaciones independientes, y como es una empresa nueva se requiere que los mecanismos de supervisión sean implantadas de una manera eficaz que permita cumplir los objetivos por los cuales fue creada la empresa. Además por ser una empresa con capital público y privado se necesita conocer los reglamentos y leyes que afecten al sector público como privado, así como incentivar a los empleados al nuevo cambio que se ha originad en la empresa ya que son el factor clave de la misma.
