MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL CONTROL
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este Este cues cuesti tion onar ario io corre corresp spon onde de al Ambi Ambien ente te de Cont Control, rol, acord acorde e con con la defin definici ición ón del del prim primer er comp compon onen ente te de eval evalua uació ción n del del sist sistem ema a de cont control rol inte intern rno o bajo bajo el enfo enfoqu que e COSO. Existen una serie de factores claves que se reiteran a los largo de todos los aspectos que se tratan y que deben considerarse en la evaluación. Estos son: a) Que el procedimiento exista, b) Que haya sido apropiadamente notificado, c) Que sea conocido, d) Que sea adecuadamente adecuadamente comprendido, y e) Que exista evidencia explícita que se aplica. Concepto
1. INTEGRIDAD Y VALORES ÉTICOS Se transmite a todo el personal el compromiso hacia los controles internos y valores éticos? Existe un código de conducta por escrito y la documentación que acredite que los empleados lo han recibido y lo comprenden?
2. COMPETENCIA PROFESIONAL Se han definido los puestos necesarios para llevar adelante los objetivos esperados? Esta definición incluye todas las tareas que debe desarrollar el empleado y los requerimientos de supervisión necesarios? Se han definido las competencias/capacidades necesarias y perfiles requeridos? Se da cump cumpli limi mient ento o a los los proc proced edim imie iento ntoss previ previst stos os para para el recl recluta utami mient ento o del del pers person onal; al; esto esto es, en cuanto al proceso de selección del mismo y de comprobación de las habil habilid idade ades/ s/ca capac pacid idade adess (reque (requeri rimi mient ento o de títul títulos os,, cons constan tanci cias as de empl empleo eoss anter anterio iore res, s, corrob corrobora oració ción n de la in ormaci ormación ón ro orcion orcionada ada etc. entrevi entrevista stas? s? Existe en la Municipalidad un plan de carrera? Existe en la Municipalidad un plan de inducción? Exis Existe te en la Muni Munici cipa pali lida dad d un plan plan de capa capaccitac itació ión n de la orga organi niza zaci ció ón, que que fav favore orezca zca el mantenimiento y mejora de la competencia para cada uno de los puestos? Se realiza iza una evalu aluaci ación per periódi iódicca del des desempeñ ño o,, que que ident dentiifique que las necesidade ades organizacionales y personales de mayor capacitación o reestructuración? Se les comunica a cada uno de los empleados los resultados de su evaluación?
3. FILOSOFIA Y ESTILO DE LA DIRECCIÓN Se mani manifie fiest sta a el inte interé réss de la direc direcci ción ón de la Muni Munici cipa palid lidad ad con con el sist sistem ema a de contr control ol inter interno no a trav través és de reuni reunion ones es,, confe confere renci ncias as inter internas nas,, curs cursos os y otro otross medio medioss que perm permita ita perci percibir bir a toda la organización el compromiso de la alta dirección con el sistema de control interno? Se obse observ rva a en la dire direcc cció ión n supe superi rior or de la Muni Munici cipa pali lida dad d una una acti actitu tud d adec adecua uada da fren frente te a los los riesgos a asumir? Existe orientación hacia la administración por resultados? Exis Existe te una alta alta rotac rotació ión n de pers person onal al en funci funcion ones es clav claves es? ? (El (El térm términ ino o rota rotaci ción ón de pers person onal al está referido aquí a pérdidas o despidos de personal clave para la Municipalidad.) Se aplican políticas activas para la retención de personal clave? Se obse observ rva a una una acti actitu tud d pos positiv itiva a haci hacia a las las func funcio ione ness de rend rendic ició ión n de cuent uentas as,, audi audito torí ría a interna y externa y otros controles? (En función a los tiempos de respuesta). Se utiliza el presupuesto como herramienta de control? Se observa una actitud responsable ante la generación de información, tanto contable/financiera como de gestión? Se reali realizan zan comp compar arac acio ione ness mensu mensual ales es entre entre lo ejec ejecuta utado do y lo pres presup upues uestad tado o para para medi medirr el avance de las metas establecidas? Exis Existe te una acti actitu tud d posi positiv tiva a para para adopta adoptarr las las reco recome menda ndaci cione oness de audit auditor oría ía,, tanto tanto inter interna na como externa? (En función del seguimiento)
4. ATMOSFERA DE CONFIANZA MUTUA Se fome fomenta nta en la Muni Munici cipal palida idad d una acti actitud tud de confi confianz anza a entr entre e los los emple empleado ados, s, y entre entre ello elloss y los niveles directivos? Se cont contrar rarre rest stan an las las acti actitud tudes es divis divisio ionis nista tass y los los mono monopo poli lios os entr entre e las disti distinta ntass área áreass de la organización?
SI
NO
N/A
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AMBIENTE DE CONTROL
PT
Fecha:
Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este cuestionario corresponde al Ambiente de Control, acorde con la definición del primer componente de evaluación del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. Existen una serie de factores claves que se reiteran a los largo de todos los aspectos que se tratan y que deben considerarse en la evaluación. Estos son: a) Que el procedimiento exista, b) Que haya sido apropiadamente notificado, c) Que sea conocido, d) Que sea adecuadamente comprendido, y e) Que exista evidencia explícita que se aplica. Concepto
5. MISIÓN, OBJETIVOS Y POLÍTICAS Cuenta la organización con un Plan Estratégico de Municipalidad? Incluye el Plan Estratégico la Visión, Misión, principios o valores de la organización, objetivos y definición de procesos o actividades críticas? Es consistente el Plan Estratégico con la Misión y función definida en el instrumento de creación de la organización? Está el Plan Estratégico adecuadamente difundido a través de toda la organización?
6. ORGANIGRAMA Cuenta la entidad con una estructura organizativa que manifieste claramente las relaciones jerárquico-funcionales de la organización? Está difundido el organigrama a toda la organización? La estructura prevista es adecuada al tamaño y naturaleza de las operaciones vigentes al momento de la evaluación?
7. ASIGNACIÓN DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD Hay una clara definición de atribuciones y las mismas son adecuadamente conocidas por los responsables de los cargos críticos? La asignación de responsabilidad está en relación directa con el nivel de decisiones (asignación de autoridad) y de remuneraciones de cada uno de los integrantes de la or anización? Aquellas personas que detentan la responsabilidad de rendir informes, están informados apropiadamente por tal asignación, sea a través de un superior o de otras instancias? Están adecuadamente delimitadas las áreas de competencia de cada quien, dentro de la organización? Son comunicadas las asignaciones de autoridad y responsabilidad a cada integrante de la organización, de acuerdo al puesto que ocupa? Existe evidencia escrita que demuest re que tiene conocimiento de las asignaciones encomendadas? Son los cargos más altos de la organización cubiertos por personal con la competencia, capacidad, integridad y experiencia profesional?
8. POLÍTICAS Y PRÁCTICAS DE PERSONAL Existen procedimientos claros para la selección, promoción, capacitación, evaluación, compensaciones y sanciones al personal? Son adecuadamente conocidos los procedimientos por todo el personal? Los procesos de selección de personal están basados exclusivamente atendiendo a su capacidad, experiencia y desempeño? Los procesos de promoción del personal están basados en capacidad y desempeño? Se realizan pruebas tendientes a verificar las capacidades incluidas en los CV? Se verifican los datos proporcionados por los postulantes, previo a su contratación? Son conocidos por todos los integrantes de la organización los criterios de promoción, ascensos e incrementos salariales? Se evalúa periódicamente las necesidades organizacionales para mantener actualizada la estructura? Es adecuada la carga de trabajo para cada puesto, en especial para los niveles directivos gerenciales? Se observa mucho personal realizando trabajos fuera del horario de trabajo? Existen planes de capacitación que contemplen la orientación a los nuevos empleados y la actualización de los demás? Existe un grupo de alto nivel que revise periódicamente los procesos y actividades, con el objetivo de mantenerlos actualizados y corregir eventuales malas prácticas?
SI
NO
N/A
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE RIESGOS
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
Revisad o:
Este cuestionario corresponde a la Evaluación de Riesgos, acorde con la definición del segundo componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. Existen una serie de factores claves que se reiteran a los largo de todos los aspectos que se tratan y que deben considerarse en la evaluación. Estos son: a) Que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos, b) Quelos mismos sean consistentescon los objetivos de la Municipalidad, c) Quehayan sido oportuna y debidamente comunicados, d) Que se hayan detectado y analizado adecuadamente los riesgos, y e) Que losriesgos se hayan clasificado de acuerdo a su relevancia y probabilidad de ocurrencia. Concepto
1. EVALUACIÓN DE RIESGOS Los problemas o necesidades que la Municipalidad tiende a resolver han sido claramente identificados? Se ha determinado a quienes afectan dichas necesidades (beneficiarios de las acciones)? Están cuantificadas las necesidades que se pretende satisfacer con la implementación del/los programas? Las experiencias adquiridas en situaciones anteriores han sido tomadas en cuenta? La entidad auditada ha establecido objetivos definiendo todos los estratos necesarios, esto es desde la misión de la misma hasta los objetivos operativos o actividades y la estrategia ara alcanzarlos? Existe un plan de acción/estrategia anual para alcanzar los objetivos? Los objetivos son adecuadamente comunicados a todos los niveles necesarios de la organización? Las estrategias definidas están en concordancia con los objetivos? Los objetivos operativos/actividades definidos están adecuadamente relacionados con los objetivos generales de la Municipalidad? Se han identificado y descrito los bienes y servicios que el proyecto genera? Existe un cronograma de cumplimient o de metas físicas? (cantidades de productos distribuidos en el tiempo) Están todas las actividades orientadas al logro y consecución de los objetivos de la Municipalidad y comprendidas en el plan estratégico diseñado? La definición de objetivos incluye la definición de las herramientas de medición (indicadores)? Y las metas de producción a alcanzar? Se han definido los recursos necesarios para alcanzar las metas establecidas de acuerdo al presupuesto vigente?
2. IDENTIFICACIÓN DE RIESGOS Tiene la Municipalidad un análisis de riesgo considerando los objetivos de la organización y las fuentes de probables riesgos (internos y externos)? Se tienen definidos los mecanismos para la identificación de riesgos internos? Funcionan adecuadamente? Se hace una revisión periódica de los mecanismos de identificación de riesgos, para anticipar el accionar ante los acont ecimient os que pueden influir en la obtención de resultados? Se asigna un porcentaje de probabilidad de ocurrencia a los diferentes riesgos detectados? Los mecanismos utilizados para identificar riesgos incluyen los siguientes factores? a)Futuros recortes, b) Cambios en los procedimientos utilizados, c) Problemas con el sistema de información (se realizan backups de la información principal), d) Excesiva centralización o descentralización de operaciones, e) Falta de competencia del personal y sus requerimientos de capacitación, f) Posibilidad de retiros masivos de personal clave/gerencial, g) Falta de financiamiento.
SI
NO
N/A
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EVALUACIÓN DE RIESGOS
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
Revisad o:
Este cuestionario corresponde a la Evaluación de Riesgos, acorde con la definición del segundo componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. Existen una serie de factores claves que se reiteran a los largo de todos los aspectos que se tratan y que deben considerarse en la evaluación. Estos son: a) Que los objetivos hayan sido apropiadamente definidos, b) Quelos mismos sean consistentescon los objetivos de la Municipalidad, c) Quehayan sido oportuna y debidamente comunicados, d) Que se hayan detectado y analizado adecuadamente los riesgos, y e) Que losriesgos se hayan clasificado de acuerdo a su relevancia y probabilidad de ocurrencia. Concepto
Los riesgos identificados por los mandos medios y demás personal, son considerados por la alta dirección para integrarlos al análisis de riesgo? Existen mecanismos adecuados para identificar riesgos externos, tales como: a) Avances tecnológicos? b) Necesidades o requerimientos de organismos externos? c) Modificaciones en la legislación o normativas? d) Cambios institucionales? e) Conflictos en la relación con los principales proveedores? Están identificados, aquellos riesgos que la alta dirección considera que no pueden o no resulta conveniente cubrir (riesgo residual)?
3. DETECCIÓN DEL CAMBIO Están todas las áreas instruidas para transmitir a la alta dirección, cualquier variación que se produzca en lo institucional, operativo, tecnológico, normativo, presupuestario, regulatorio, que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos de la Municipalidad o del área en articular? Se han identificado aquellos cambios que pueden afectar más significativamente el cumplimiento de los objetivos de la organización? Se los ha ranqueado por probabilidad de ocurrencia? Se ha considerado especialmente: a) El riesgo para la organización que puede producir la incorporación masiva de personal de alta dirección? b) El cambio de un software informático? c) Drásticas reducciones presupuestarias? d) Incorporación de nueva tecnología informática? e) Crecimiento acelerado de la Municipalidad? e) Significativo aumento o reducción de clientes? f) Inversión en nuevas líneas de servicios? Se analizan y adoptan las recomendaciones realizadas por las auditorias, tanto interna como externa?
SI
NO
N/A
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
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Este cuestionario corresponde a la evaluación de las Actividades de Control , acorde con la definición del tercer componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. En este se incluyen los procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la dirección superior y mandos medios de la Municipalidad, mitigar los riesgos identificados durante el proceso de evaluación de los mismos. Concepto
1. ACTIVIDADES DE CONTROL Se han definido procedimientos de control para cada uno de los riesgos significativos identificados? Son aplicados los procedimientos de control apropiadamente? Son adecuadamente comprendidos los procedimientos de control, no sólo en cuanto a la actividad en si, sino en esencia por todo el personal? Se evalúan periódicamente los procedimientos de control para asegurarse que aún están operando adecuadamente para el propósito que fueron creados? Se realiza un c ontrol de la ejecución/desempeño contra lo presupuestado? Se realiza la comparación de lo ejecutado contra lo presupuestado a nivel de cada una de las áreas? Se involucra en tales evaluaciones a las direcciones y jefaturas? Se preparan los informes necesarios para establecer las desviaciones entre lo ejecutado contra lo presupuestado?
2. SEPARACIÓN DE TAREAS Y RESPONSBILIDADES Existen personas que tengan el control absoluto sobre todos los aspectos claves de una operación/transacción? La autorización, aprobación, procesamiento y registro; pagos o recepción de fondos; revisión y auditoria; custodia y manipuleo de fondos; valores o bienes producto de las o eraciones transacciones están asi nadas a di erentes ersonas? La asignac ión de t areas se realiza de manera que se asegure sistemátic amente el chequeo/verificación? En aquellos lugares en donde es posible , se impide que el manejo de dinero, v alores negociables u otros activos de alta realización, sean manejados por una sola persona? Las conciliaciones bancarias las realizan personas ajenas al manejo de dinero y cuentas bancarias? Tiene conocimiento la alta dirección que la colusión reduce o directamente aniquila la ef ect ividad de la segregac ión de f unciones, y por e nde, est á alerta para reducir las posibilidades de que ello ocurra?
3. DOCUMENTACIÓN Ex ist e doc umentac ión escrit a de la estruc tura del sistema de control y de todas las operaciones/transacciones significativas de la organización? La documentación está disponible y adecuadamente archivada para su examen? La documentación de la estructura de control interno incluye la identificación de las principales funciones de la Municipalidad y los objetivos relacionados a ellas y las actividades de control vinculadas? Están las mismas consideradas en todos los manuales de rocedimientos? También incluye los controles automáticos de los sistemas informáticos electrónicos y los datos que deben proveérseles? La documentación de las operaciones/transacciones es completa, oportuna y adecuada y facilita la revisión del proceso desarrollado desde su autorización e inicio hasta que la misma inaliza? La documentación tanto en papel como electrónica, es útil a la alta dirección, jefaturas y otras áreas de ev aluación? La Municipalidad cuenta con tarjetas de responsabilidad individual en donde se tengan registrados los bienes bajo la responsabilidad de cada empleado? Se cuenta con un libro de inventario en el que se registren los activos no corrientes de la Municipalidad? Se encuentra el libro de inventario operado al día?
4. NIVELES DEFINIDOS DE AUTORIZACIÓN Los controles aseguran que sólo son operaciones/transacciones válidas aquellas iniciadas y autorizadas por los niveles con competencia para ello? Los controles aseguran que todas las operaciones son ejecutadas/realizadas por el personal que tiene esta tarea asignada?
SI
NO
N/A
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MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este cuestionario corresponde a la evaluación de las Actividades de Control , acorde con la definición del tercer componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. En este se incluyen los procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la dirección superior y mandos medios de la Municipalidad, mitigar los riesgos identificados durante el proceso de evaluación de los mismos. Concepto
Las facultades de autorización han sido adecuadamente notificadas a los responsables y tal comunicación incluyó las condiciones y términos bajo los cuales se asigna la misma? Re uisitos ue deben exi irse Se tienen políticas establecidas para la emisión de cheques? (ejemplo: es necesario que dos personas con firmas registradas suscriban los cheques de pago) Se tiene la política de no autorizar la emisión de cheques al portador y sin que se anote la frase de "No Negociable"? Los reintegros de fondos rotativos requieren de autorización previa a su reembolso?
5. REGISTRO OPORTUNO Y ADECUADO DE TRANSACCIONES Y HECHOS Las operaciones/transacciones son apropiadamente clasificados y oportunamente registrados? La clasificación y registro opera a todo lo largo de los ciclos de vida de las operaciones, esto es: autorización, inicio, proceso y clasificación en los registros consolidados/resúmenes? La clasificación apropiada incluye una adecuada organización y formato de la información original y registro sumario a partir del cual se preparan los estados e informes necesarios? Los registros de facturación se encuentran en línea con el módulo de ingresos del programa de c ontabilidad? La emisión de cheques se realiza directamente desde el modulo de bancos del programa de contabilidad? Se tienen operados al día los libros de compras y ventas? Se tienen operados al día todos los libros contables? Se han realizado oportunamente las declaraciones juradas de impuestos? ( IVA, ISR, ISO, etc.) Se mantiene un archivo adecuado de dichas declaraciones juradas? Se realizan oportunamente los pagos mensuales al IGSS? Se registran mensualmente en la contabilidad las provisiones por depreciación de activos, pago de prestaciones laborales e indemnizaciones? Se amortizan mensualmente los gastos de organización?
6. ACCESO RESTRINGIDO A LOS RECURSOS, ACTIVOS Y REGISTROS Existen restricciones para el acceso a los recursos y registros, sólo se le permite al personal especialmente autorizado? La responsabilidad de rendir cuentas sobre los recursos asignados y la custodia de los registros (cualquiera sea el soporte) está asignada a ciertas personas específicamente? Se revisan periódicamente los accesos asignados? Con qué periodicidad se comparan los recursos existentes contra los registros? Se consideraron f ac tores tales como el valor de los ac tivos, la portabilidad y la f ácil realización, cuando se determinó el grado de restricciones al acceso? Se han establecido políticas y procedimientos para la custodia física de los recursos, implementando y comunicando adecuadamente las mismas a todo el personal? Se tienen identificados los activos claves para la Municipalidad y se ha determinado para ellos medidas de seguridad especiales? Aquellos activos de alta susceptibilidad al robo o utilización no autorizada (dinero, valores, equipos y otros) tienen medidas de custodia y acceso restringido? El dinero y valores negociables se mantienen bajo llave o en caja de seguridad? Los formularios vacios como facturas, cheques voucher, recibos 63A, Form. 200A y otros prenumerados, están guardados adecuadamente y bajo la custodia y control de persona res onsable? Existen pólizas de seguro contra robo, incendio, accidentes, responsabilidad civil, etc. para proteger los activos, personas y otros, contra cualquier tipo de eventualidad o siniestro?
SI
NO
N/A
Observaciones
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO ACTIVIDADES DE CONTROL
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este cuestionario corresponde a la evaluación de las Actividades de Control , acorde con la definición del tercer componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. En este se incluyen los procedimientos, técnicas, prácticas y mecanismos que permiten a la dirección superior y mandos medios de la Municipalidad, mitigar los riesgos identificados durante el proceso de evaluación de los mismos. Concepto
Las existencias de equipo, papelería, útiles e insumos están adecuadamente almacenados, bajo la responsabilidad de personas específicas? Se llevan los registros de ingresos y salidas adecuados? Existen alarmas contra incendio?
7. ROTACIÓN DE PERSONAL EN PUESTOS SUCEPTIBLES A IRREGULARIDADES Se han identificado en la Municipalidad los puestos vulnerables, susceptibles de irregularidades, tales como fraudes o actos de corrupción? Se rota al personal a cargo de los puestos susceptibles a irregularidades?
8. CONTROL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN Está apropiadamente controlado el acceso a los sistemas de información, esto a la carga de datos, modificación de archivos, alteraciones en los programas (software) en uso? Se tienen establecidos controles físicos y lógicos que permitan detectar accesos no autorizados al sistema de información? Se realizan periódicamente chequeos de la información incorporada a los registros, con la documentación de soporte u otro elemento válido de verificación? Los registros contables se realizan en orden correlativo y cronológico? Cuando se realizan ajustes contables, son identificados como tales y hacen referencia a la operación que modifican? Son autorizados adecuadamente? Los programas de contabilidad son cerrados y no permiten hacer correcciones en meses anteriores que alteren la información financiera del mes actual?
9. INDICADORES DE DESEMPEÑO Se tienen establecidos indicadores y criterios para la medición de la gestión? Se revisa periódicamente la validez y lo apropiado de los indicadores municipales y específicos de gestión? Son los indicadores de gestión consistentes con las especificaciones de la norma de creación de la Municipalidad, misión y objetivos? Se analizan periódicamente los resultados alcanzados (por aplicación de estos indicadores) contra lo planificado, analizándose las desviaciones? Se toman medidas correctivas oportunas en los casos cuando ocurren desviaciones significativas a las normas? Se relacionan y consideran varios indicadores con el objetivo de tener un panorama permanente de la evolución de la gestión? Se desarrolla un t ablero de c ontrol (c onjunto de indicadores) o equiv ale nte para el seguimiento de la gestión a través del monitoreo de la información e indicadores clave? Se realizan las evaluaciones con la periodicidad adecuada?
10. AUDITORIA INTERNA O UNIDAD DE CONTR OL DE GESTIÓN Depende del máximo nivel de la organización? Cuenta con un plan de auditoria y cronograma aprobados? Se practican regularmente auditorias por parte de dicha unidad? Se toman en cuenta las recomendaciones y hallazgos de las auditorias practicadas? Se da seguimiento a aquellas actividades que generaron hallazgos de auditoria?
SI
NO
N/A
Observaciones
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PT
Fecha:
Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este cuestionario corresponde a la evaluación del Sistema de Información y Comunicación, acorde con la definición del cuarto componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. Este componente se implementa tanto para los hechos y transacciones internas como externas de relevancia para la organización. Concepto
1. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN La información interna y externa generada por la organización es remitida previamente a los niveles correspondientes para su conocimiento y aprobación? Se tienen establecidos los informes periódicos que deben remitirse a los distintos niveles internos para la toma de decisiones? La información que se genera periódicamente es apropiada para los niveles de responsabilidad y autoridad asignados? Está accesible la información para quienes deben disponer de ella?
2. CALIDAD DE LA INFORMACIÓN Los responsables de las diversas funciones o actividades revisan los informes sobre los resultados alcanzados? El contenido de la información es apropiada? Esta estructurada la información con distintos niveles de detalle según sea el nivel al que está dirigida? La información que se genera es confiable? La información que se genera es oportuna? Todas las transacciones se registran inmediatamente y por sus importes correctos, en las cuentas y en el periodo correspondiente? Se verifica que la Municipalidad perciba todos los ingresos que le corresponden? Se verifica que todas las transacciones que se realizan estén debidamente autorizadas por personal competente? Se supervisa que todos los activos estén debidamente registrados y protegidos, controlando periódicamente su existencia física? Se verifica que todos los pasivos estén debidamente registrados en los registros contables y se efectúen las provisiones para pago correspondientes? Las transacciones significativas, poco usuales y no recurrentes se identifican y revelan en los estados financieros, informando a la gerencia? Los errores e irregularidades cometidos al procesar la información son detectados y corregidos oportunamente? Se protegen los archivos, registros contables y documentación de respaldo de operaciones contra destrucción, daño, uso indebido o robo?
3. EL SISTEMA DE INFORMACIÓN El sistema de información es adecuado a las necesidades de la organización? (Considerar usuarios internos y externos) Cuenta la organización con un sistema contable apropiado? Todos los usuarios del sistema contable han recibido capacitación sobre su uso para operar adecuadamente las transacciones de la Municipalidad? El sistema contable está vinculado a los programas de facturación/ventas, cheques/bancos, nóminas, cuentas por cobrar y por pagar, producción, así como a sistemas de información gerencial?
SI
NO
N/A
Observaciones
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SISTEMAS DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
PT
Fecha:
Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este cuestionario corresponde a la evaluación del Sistema de Información y Comunicación, acorde con la definición del cuarto componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. Este componente se implementa tanto para los hechos y transacciones internas como externas de relevancia para la organización. Concepto
4. FLEXIBILIDAD AL CAMBIO Se da seguimiento a los avances tecnológicos, a efecto de determinar si resulta conveniente la incorporación de nuevas tecnologías a los sistemas de información utilizados por la Municipalidad actualmente? El sistema de información implementado en la Municipalidad admite actualizaciones?
5. COMUNICACIÓN Existe un mensaje claro por parte de la alta dirección sobre la importancia del sistema de control interno y la responsabilidad de su aplicación por parte de todos los integrantes de la organización? Se comunican las excepciones a las reglas a los niveles superiores a aquel en donde se descubre la misma? Están los mecanismos establecidos para garantizar la comunicación formal en todos los sentidos? (vertical y horizontal) La dirección se asegura que los empleados de menor nivel puedan proponer cambios a las rutinas de trabajo que tiendan a mejorar el desempeño? La dirección permite a los empleados de menor jerarquía para que puedan poner de manifiesto algo, generalmente negativo, que pudiera afectar los intereses de la or anización? Se mantienen canales de comunicación adecuados con personas que directa o indirectamente esten interesados o se relacionen con la organización? (Usuarios/beneficiarios, accionistas, proveedores, inversionistas, comunidad, prensa, auditores ubernamentales etc. Con relación a la comunicación con terceros, se difunde el código de ética de los empleados y código de conducta?
SI
NO
N/A
Observaciones
MUNICIPALIDAD DE SANTA CRUZ BALANYA, CHIMALTENANGO CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SUPERVISIÓN O MONITOREO
PT
Fecha: Hecho:
21/08/2015
Revisa do:
Este cuestionario corresponde a la evaluación del proceso de Supervisión o Monitoreo , acorde con la definición del quinto componente del sistema de control interno bajo el enfoque COSO. La Supervisión en sentido amplio del monitoreo de la gestión que debe ser practicada por los responsables de esta tarea dentro de la organización, en la ejecución de sus actividades habituales. También comprende las evaluaciones posteriores que se realicen a la ejecución de las actividades.
Concepto
1. SUPERVISIÓN O MONITOREO Dentro de la propia gestión existe una rutina permanente de seguimiento y evaluación del desempeño del control interno para determinar las mejoras y ajustes requeridos? Se enfatiza en la responsabilidad de los gerentes y otros, con actividades de supervisión al funcionamiento del sistema de control interno? En el desarrollo de sus tareas, se compara habitualmente el desempeño con lo planificado y se evalúan las causas de las deviaciones? Se realizan cruces y comparaciones de la información operativa producida contra lo real y contra la información contable asentada en libros? Se tienen en cuenta las comunicaciones de confirmación de terceros, para corroborar la información generada internamente? (Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, acreedores, etc.) Se realiza habitualmente control de las existencias de inventarios físicos contra los registros contables? Están definidas las herramientas de evaluación del desempeño? (Sea por sistema de checklist, cuestionarios o cualquier otro). Se utilizan indicadores para detectar ineficiencias, abusos y despilfarros? Se realiza una validación periódica de los supuestos que sustentan los objetivos de la organización? (Por ejemplo: necesidades de la población objetivo) Las deficiencias detectadas durante el proceso de evaluación son comunicadas a los niveles correspondientes? Cuenta la Municipalidad con planes de contingencia para detectar errores e irregularidades en el caso se presenten transacciones no rutinarias? Se revisa mensualmente la información contable/financiera, realizando conciliaciones de las cuentas de activo, pasivo y capital? Se realiza análisis de la información de la Municipalidad, tomando en consideración índices financieros? (De liquidez, de Actividad, de Rentabilidad, de Endeudamiento). Se verifica que los pagos a proveedores por adquisición de bienes y servicios, efectivamente hayan sido recibido o utilizados por la Municipalidad?
SI
NO
N/A
Observaciones
