Ejemplo de Procedimiento

EJEMPLO DE PROCEDIMIENTO  NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: PROCEDIMIENTO DE MATRICULA MATRICULA

1.OBJETIVO: Realizar la matrícula de los estudiantes antiguos y nuevos, registrar informes por periodos y anuales, entregar certificados

EL OBJETIVO TE INDICA PARA QUÉ SE ESTÁ HACIENDO ESTE PROCEDIMIENTO 

2.ALCANCE: Se aplica desde el inicio hasta finalizar el año escolar 

EL ALCANCE ACLARA DESDE DONDE HASTA DONDE SE VA A APLICAR ESTE  PROCEDIMIENTO 

3. DEFI DEFINI NICI CION ONES ES a. Paz y salvo: docume documento nto que certific certifica a que el estudiante estudiante se encuentr encuentra a al día en los compromis compromisos os académicos y económicos con el establecimiento d e procedencia. b. Hoja Hoja de vida: docume documento nto que muestra muestra los aspecto aspectoss académ académico icoss y de conviven convivencia cia positi positivos vos y negativos más destacados del estudiante. c. Califi Calificac cacion iones es en membre membrete: te: docume documento nto que contiene contiene en su encabez encabezado ado la legalidad legalidad de la institución, informa el resultado académico por periodo o definitivo del estudiante. Al pie cita las normas vigentes con las firmas del Rector R ector y Secretaria. d. Admisió Admisión: n: es el proces proceso o mediante mediante el cual un joven aspiran aspirante te desea desea ingresar ingresar a la instituc institución ión educativa e. Matric Matricula ula:: es un contra contrato to bilatera bilaterall entre entre la instit instituci ución ón educativ educativa, a, el estudi estudiant ante e y el padre de familia o acudiente. f. Plan Planililla las: s: list listad ado o de estu estudi dian ante tess en orde orden n alfa alfabé béti tico co por por apel apellilido doss que que se encu encuen entr tran an matriculados en un grado específico.

LAS DEFINICIONES HACEN CLARIDAD A ALGUNOS ALGUNOS TÉRMINOS 

4. DES DESARROLLO ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

1

Se elabora un proceso de inscripción

2

Insc Inscri ripc pció ión n

3

Se recibe la documentación del aspirante para inscripción Entrevista

La secretaría entrega documentos al Secretaría interesado quien los fotocopia. Los estudiantes antiguos reciben circular  informativa con los requisitos de la matrícula y la reserva de cupo Se revi revisa sa que que la info inform rmac ación ión del del form format ato o Secretaría de inscripción este completamente diligenciada. En caso que no esté completa se devuelve la inscripción al padre de familia. Se deja registro en el formato de recepción de documentos para inscripción y matricula y firmado por el acudiente Se cita a entrevista al acudiente con los Secretaría aspirantes de quienes cumplan con los requisitos

4 5

6

Análisis de entrevista y Selección de estudiantes Inducción a acudientes y a estudiantes

Se realiza la entrevista Se seleccionan los estudiantes de acuerdo al número de cupos disponibles en la institución y al orden de entrega de solicitudes Se cita a los acudientes y estudiantes admitidos a inducción

RESPONSABLE

REGISTRO Formato inscripción Instructivo de inscripción Circular de Matrícula Reserva de cupo Formato inscripción Recepción de documentos para inscripción y matricula

Recepción de documentos para inscripción y matricula

Equipo de coordinadores Equipo de coordinadores

Formato de entrevista Listado de admitidos

Equipo de coordinadores y aula de apoyo

Listado de asistencia

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admitidos 7

Recibir   documentación para la matrícula de estudiantes nuevos

8

Entrega del autorización de matrícula a estudiantes antiguos Renovar y firmar matricula

9

10

Realizar listado de estudiantes

Se revisa la documentación del admitido y en caso de que este completa podrá firmar la matrícula. En caso de que no esté completa se le devolverá la papelería y solo se podrá matricular  cuando presente la documentación completa teniendo en cuenta las fechas establecidas. Los estudiantes antiguos reciben ficho de matrícula posterior a la comisión de evaluación y promoción final donde figura si es promovido o no y las áreas que tiene pendientes Hacer efectiva la matrícula. El acudiente y el estudiante admitido o antiguo deben firmar la hoja de matrícula. A su vez, ellos reciben un documento donde consta su matricula. Se digita listado de estudiantes por  grado y grupo.

Secretaría

Recepción de documentos para inscripción y matricula

Dire Direct ctor ores es de de grup grupo o

Auto Autori riza zaci ción ón de de matrícula

Secretaría

Hoja de matrícula Constancia de Matrícula

Secretaría

Planillas por grupo

EL DESARROLLO CONSTA DE:  ACTIVIDAD: ES EL NOMBRE DE LA ACTIVIDAD A REALIZAR  DESCRIPCION: DESCRIBE EN FORMA BREVE DE QUE SE TRATA LA ACTIVIDAD A REALIZAR  RESPONSABLE: SE ESCRIBE EL CARGO DEL RESPONSABLE DE COORDINAR LA  ACTIVIDAD DESCRITA REGISTRO: SON LOS DOCUMENTOS D QUE SE GENERAN COMO CO MO EVIDENCIA DE QUE  SE REALIZÓ LA ACTIVIDAD ACTIVIDAD MENCIONADA PARA DISEÑAR ESTAS ACTIVIDADES, TENER EN CUENTA EL CICLO PHVA

5. Anexos

PLANEAR

P

H

HACER

AJUSTAR

A

V

VERIFICAR

ESTE ES EL LISTADO LISTADO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS GENERADOS EN EL PROCEDIMIENTO  Formato inscripción

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Constancia de Matrícula Planillas

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NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: _______________________________________________________  1. OBJETIVO:  _________________________________________________________________________________________   _________________________________________________________________________________________  2. ALCANCE:  _________________________________________________________________________________________   _________________________________________________________________________________________  3. DEFI DEFINC NCIIONES: NES:  _________________________________________________________________________________________   _________________________________________________________________________________________   _________________________________________________________________________________________   _________________________________________________________________________________________  DESARROLLO: ACTIVIDAD

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

REGISTRO

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