certificado en conciliación
norma efr । 1000-5 edición 1
modelo de gestión de la conciliación para microentidades especificaciones y directrices generales asociadas a la obtención del distintivo efr
efr 1000 – 5 ed. 1
DOCUMENTO NORMATIVO efr 1000-5 Edición 1 Octubre 2013
MODELO DE GESTIÓN PARA ENTIDADES FAMILIARMENTE RESPONSABLES (efr). Especificaciones y directrices generales asociadas a la obtención del distintivo efr microentidad.
El presente Documento Normativo ha sido aprobado por el Patronato y el Consejo Asesor (ver www.masfamilia.org www.masfamilia.org)) de la Fundación Másfamilia, entidad garante del Modelo de Certificación. El certificado efr y el correspondiente logotipo es una marca registrada por Fundación Másfamilia de acuerdo a la vigente Ley de Marcas (17/2001) con fecha 4 de octubre de 2004. ISBN: 978-84-611-5261-2 978-84-611-5261-2 Edita: Fundación Másfamilia Publica: Fundación Másfamilia Imprime: Fundación Másfamilia Todos los derechos reservados. Este documento no podrá ser reproducido, ni en su totalidad ni en parte, por ningún modo y en ninguna forma, incluyendo fotocopia y digitalización sin la autorización expresa de Fundación Másfamilia. Queda prohibida también su distribución, comunicación pública o transformación, en los términos de la normativa civil y penal vigente. Los permisos deben solicitarse por escrito a:
Fundación Másfamilia C/ Mesena, 79, 28033 Madrid, España Tlfno: +34 902 106 525
[email protected]
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DOCUMENTO NORMATIVO efr 1000-5 Edición 1 Octubre 2013
MODELO DE GESTIÓN PARA ENTIDADES FAMILIARMENTE RESPONSABLES (efr). Especificaciones y directrices generales asociadas a la obtención del distintivo efr microentidad.
El presente Documento Normativo ha sido aprobado por el Patronato y el Consejo Asesor (ver www.masfamilia.org www.masfamilia.org)) de la Fundación Másfamilia, entidad garante del Modelo de Certificación. El certificado efr y el correspondiente logotipo es una marca registrada por Fundación Másfamilia de acuerdo a la vigente Ley de Marcas (17/2001) con fecha 4 de octubre de 2004. ISBN: 978-84-611-5261-2 978-84-611-5261-2 Edita: Fundación Másfamilia Publica: Fundación Másfamilia Imprime: Fundación Másfamilia Todos los derechos reservados. Este documento no podrá ser reproducido, ni en su totalidad ni en parte, por ningún modo y en ninguna forma, incluyendo fotocopia y digitalización sin la autorización expresa de Fundación Másfamilia. Queda prohibida también su distribución, comunicación pública o transformación, en los términos de la normativa civil y penal vigente. Los permisos deben solicitarse por escrito a:
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El presente documento normativo es fruto del trabajo de más de 370 organizaciones que en la actualidad colaboran de una u otra forma en la iniciativa efr . Esta primera edición ve la luz en septiembre de 2013 y es fruto de una experiencia acumulada de más de un año y la verificación experimentada de 26 microentidades que permitieron mejorar el documento hasta esta primera edición. Es nuestra voluntad continuar mejorando y enriqueciendo este documento con las aportaciones de todas las partes de interés.
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ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 4 1.1
CONTEXTO FAMILIAR Y SOCIO -LABORAL ......................................................................................... 4
1.2
CONTEXTO DE RESPONSABILIDAD SOCIAL (RSE)
1.3
¿POR QUÉ UN MODELO DE CONCILIACIÓN ENTRE VIDA PERSONAL , FAMILIAR Y LABORAL ? .................................. 9
1.4
SITUACIÓN EN LAS MICROENTIDADES
1.5
FUNDACIÓN MÁSFAMILIA ...................................................................................................... 12
............................................................................... 7
.......................................................................................... 10
2. NORMAS Y OTROS DOCUMENTOS PARA CONSULTA ............................................................ .......... 13 3. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN ................................................................. ................................ 13 4. REQUISITOS PARA LA APLICACIÓN .................................................................................................. 15 5. EL PROCESO DE OBTENCIÓN Y MANTENIMIENTO DEL DISTINTIVO efr MICROEMPRESA .............. 16 5.1
COMPROMISO, AUTODIAGNÓSTICO Y CATÁLOGO DE MEDIDAS efr. ....................................................... 16
5.2
PROCESO DE VERIFICACIÓN efr EXTERNO ..................................................................................... 17
5.3
INFORME RESULTADO DE LA VERIFICACIÓN EXTERNA .......................................................................... 18
5.4
PROCESO DE MANTENIMIENTO DEL DISTINTIVO efr MICROEMPRESA ......................................................... 19
5.5
LA MEJORA CONTINUA EN EL DISTINTIVO MICROENTIDAD efr ................................................................ 20
6. CONCLUSIONES ................................................................................................................................. 21 ANEXO I. FICHA MICROENTIDAD efr ....................................................................................................... 22 ANEXO II. CARTA DE COMPROMISO Y AUTORIZACIÓN DE VERIFICACIÓN EXTERNA......................... 24 ANEXO III. DECLARACIÓN JURADA CUMPLIMIENTO LEGISLATIVO Y OBLIGACIONES FISCALES Y LABORALES............................................................. ................................................................ 25 ANEXO IV. LAS MEDIDAS efr .................................................................................................................... 26
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1. INTRODUCCIÓN 1.1 Contexto familiar y socio-laboral Para la inmensa mayoría de las personas, sin importar el lugar del mundo, la familia constituye el lugar central donde sentirse protegido y donde aprender valores, formarse y desarrollarse. En España, de acuerdo con el barómetro del CIS(1) de 2012 la familia es una preocupación muy importante para el 85,2% de los encuestados e importante para el 13,7%, es decir para el 98,9% de los españoles la familia es importante o muy importante. Además continúa siendo la institución social mejor valorada por los ciudadanos. La Declaración Universal de los Derechos Humanos de la O.N.U, surgida ante la necesidad de dotarnos de un marco universal de principios y valores mínimos y comunes para toda la Humanidad tras los horrores del nazismo que desembocó en la Segunda Guerra Mundial, recoge en su Artículo 16.3 “la familia es el elemento natural y fundamental de la sociedad y tiene derecho a la protección de la sociedad y del Estado”
Numerosas constituciones recogen en su seno menciones de apoyo y protección a la familia, concretamente la Constitución Española de 1978 recoge en su artículo 39. Desde el neolítico y hasta épocas recientes la familia no había experimentado grandes cambios. La primera transición demográfica, la provocada por la Revolución Industrial, provocó el descenso de las tasas de natalidad y la reducción de la mortalidad infantil, favorecida por el descenso de la natalidad, pero lo que no logró fue transformar el reparto de roles entre hombres y mujeres. Entre los años 50 y 60 del siglo pasado es cuando se produce un cambio que puede ser entendido como la segunda transición demográfica y que tuvo lugar con el fin de la segunda guerra mundial. El conflicto había acabado y el avance tecnológico y la prosperidad económica dieron lugar a una transformación social que parece no haber terminado en Europa y Norteamérica y a la que se han sumado los países latinoamericanos que se encuentran en sendas democráticas, de modernización y de prosperidad socio-económica. Durante los últimos cincuenta años el modelo de familia ha cambiado sustancialmente. Las rupturas matrimoniales han aumentado así como las monoparentales y las parejas sin hijos. Se ha incrementado el número de niños nacidos fuera del matrimonio y se ha retrasado la edad media de incorporación de los jóvenes al mundo del trabajo con las consiguientes consecuencias de retraso en la edad de emancipación, primer matrimonio y primera maternidad. Junto a ello se han incrementado, gracias a las comunicaciones, los movimientos migratorios y la ciudad acoge cada vez a más llegados del campo provocando una nueva distribución de las poblaciones. Con el nuevo siglo los cambios se han acentuado. En todos los países se incrementan las tasas de actividad femenina y muchas más mujeres buscan y encuentran trabajo. En España desde 1990 hasta el año 2010 se han incorporado al mercado laboral más de cinco millones de mujeres con un crecimiento de 12,5 puntos porcentuales en la tasa de actividad desde el año 2001 al año 2011y un crecimiento anual de más de 2 puntos en la tasa de empleo. En América Latina y Caribe la participación laboral femenina aumentó de 32% a 53% desde el año 1990 al 2008.
http://www.cis.es/cis/opencms/ES/8_cis/
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Las consecuencias son, entre otras, el incremento en el número de parejas de doble ingreso y un descenso de la natalidad que conducen a cambios en las dinámicas familiares. Este hecho, apreciado primero en Norteamérica y luego en Europa, ya es claro también en las economías latinoamericanas emergentes. Cuando un país entra en la senda del progreso uno de los efectos es el incremento de la escolaridad de las mujeres y con ello su mayor acceso al mercado laboral y el consiguiente descenso del número de hijos por mujer. El aludido descenso de la natalidad que combinado con el aumento generalizado de la esperanza de vida contribuye al envejecimiento de las poblaciones, es un hecho especialmente grave en Europa donde el denominado “ageing” es reconocido como uno de los principales desafíos a los que se enfrente la Unión Europea en el siglo XXI. A lo anterior hay que añadir, que como consecuencia del incremento de la esperanza de vida crece el número de personas mayores e inevitablemente el número de familiares dependientes. En España las mujeres ya alcanzan los 85 años de esperanza de vida y los hombres los 79 (datos del INE de 2012). Actualmente, España y muchos de los países latinoamericanos comparten con el resto de occidente los mismos hechos sociales y los mismos perfiles de familia que los países de la Europa de los 27 y Norteamérica. En todos los lugares, con alguna diferencia cultural el núcleo familiar sigue siendo el lugar de seguridad y protección. La familia contribuye de forma notable al bienestar, al progreso y a la calidad de vida. En el entorno familiar se forjan las relaciones afectivas más básicas y necesarias y se desarrollan los valores que guían el comportamiento. La familia es el lugar de refugio ante la dificultad y en él tanto el niño, el adulto y el mayor esperan ser cuidados y atendidos. Entendiendo que el apoyo y el cuidado de forma continuada en el seno de un grupo con lazos afectivos definen una familia, las parejas de hecho, las familias monoparentales y otras formas de convivencia y apoyo afectivo son también familia. Incluso quienes deciden vivir solos, aunque no cumplen con la condición de una vida compartida con alguien bajo el mismo techo, si necesitan y son necesitados por otros, también son familia. Se define el “cuidado” como las políticas privadas y sociales dirigidas a garantizar la supervivencia básica de las
personas a lo largo de su vida. El papel del estado es importante y el progreso de las sociedades se nota cuando el estado y la sociedad procuran cuidados, facilita opciones de desarrollo y complementa el papel de la familia. Sin embargo, el estado no sustituye a la solidaridad familiar. Incluso en los países donde hay políticas estructuradas muy desarrolladas para el cuidado de los demás (países escandinavos), los vínculos entre las generaciones y el sentimiento de reciprocidad hacen que gran parte del cuidado se preste de forma no estructurada. Las maneras que adoptan las redes de atención social requieren que las formas estructuradas, es decir, el Estado, y las no estructuradas, es decir, la familia, sean complementarias, porque nunca el cuidado institucional sustituirá del todo al cuidado de la familia, aunque no sea profesional y sea poco formal. Cuantos más miembros tiene una familia, más posibilidades de cuidado tienen los mayores dependientes pero con tasas de fecundidad bajas, la atención al dependiente recaerá en las políticas estructuradas, lo que conllevará a un gasto social que puede poner en riesgo la solidaridad intergeneracional, la de las pensiones. Otro problema lo constituye el fracaso escolar. El fracaso escolar, entendido como el fallo en la consecución de objetivos educativos institucionales que hace que el alumno se retire de la educación obligatoria, es indicativo de la capacidad de una sociedad para preparar personas que se convertirán en la fuerza competitiva de un país y debe afrontarse como una pérdida de oportunidades de desarrollo individual con el consiguiente efecto discriminador. Ante el fracaso escolar, padres y madres pelean para que sus hijos tengan todas las opciones educativas para su éxito futuro
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pero la realidad no deja de ser preocupante. En España se aprecia que a los 10 años, en educación primaria, un 10% de los niños ya no acude al aula y la ESO abandonan un 28,4%. La conciliación de la vida personal y familiar puede contribuir de forma decidida a cambiar la tendencia. “La
verdadera riqueza de un país está en su gente”, como señala el Informe de Desarrollo Humano de 2010 de PNUD
(Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo) recordando que esa es la frase que inspiró la nueva forma de enfocar el desarrollo. Aunque la conciliación del trabajo y la vida familiar como la entendemos en Europa es más aplicable en economías desarrolladas, dicha cuestión es también esencial para mejorar las estrategias de protección y desarrollo social por su impacto en las economías informales, es decir, las domésticas por que donde el estado no llega, sí lo hace la familia. A este respecto, la iniciativa efr ha sido reconocida como una Buena Práctica frente a la oficina de familia de la Oficina de Naciones Unidas en New York(2)2 Estas profundas transformaciones, (la incorporación de la mujer al mercado de trabajo remunerado, la drástica disminución de la natalidad en el primer mundo y emergentes, el progresivo envejecimiento de muchos países, la mundialización de la economía asociada a un fenómeno de incremento de la competitividad y el cambio paulatino del modelo laboral con una evolución de las relaciones laborales de lo general y colectivo, a lo particular y a la persona asociada a su diversidad), han sido ya asumidos por las grandes compañías multinacionales desde hace años, y han penetrado muy poco o nada en las microentidades con el consiguiente riesgo a medio-largo plazo para su sostenibilidad. La conciliación de la vida personal, familiar y laboral lejos de ser un concepto paternalista y denostado, está resultando muy útil en las organizaciones modernas para implantar una nueva cultura de trabajo bajo el modelo win-win (yo gano, tú ganas) en el que tanto la empresa como el colaborador se benefician de las denominadas nuevas formas de trabajo. Permiten desarrollar y afianzar una nueva cultura laboral, que en el caso de las microentidades, resulta mucho más sencilla de llevar a efecto por lo directas que resultan las relaciones laborales. Las grandes compañías disponen de recursos para identificar, prevenir y adaptarse a estos grandes cambios que luego trasladan a través de la cadena de valor y suministro a las pymes y microentidades. Uno de los más significativos tiene que ver con la evolución de las formas de trabajo. La tendencia es clara y avanzamos hacia un modelo laboral cuyas características más sobresalientes son: -
Personalización de la relación laboral.
-
Eficiencia y productividad en lugar de presencia. Dirección por objetivos.
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Meritocracia- foco en los resultados.
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Flexibilización del modelo laboral.
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Fomento del trabajo a tiempo parcial y en general, el trabajo flexible.
http://www.certificadoefr.org/files/BestPracticeONU.pdf
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-
Foco en la empleabilidad y no tanto en la seguridad de la contratación.
-
Deslocalización espacio-temporal de la relación laboral.
Son muchos los ejemplos que la Fundación Másfamilia ha podido atesorar en estos años de existencia y no sería posible siquiera establecer una relación exhaustiva de ellos, si bien, nos parece interesante ilustrar con algunos cómo la conciliación permite construir negocios más eficientes a la vez que permite tener mejores personas-familias y por ende sociedades. Si una organización flexibiliza el período vacacional puede obtener beneficios sobre algún / algunos colaboradores ya que les permitirá conciliar con sus parejas y familiares pero también, puede atender o incluso descubrir un negocio a actividad hasta ahora no explorado. Es el caso de Decepal (+ info http://certificadoefr .org/empresas.php) con unos 40 empleados. Si una organización flexibiliza la opción de los festivos locales puede conseguir un doble objetivo. Por una parte permite que sus colaboradores tomen el festivo local de su sitio de residencia y no el del lugar de trabajo, pudiendo coincidir con el resto de la familia y realizando actividades conjuntas. Por otra parte, la organización puede disponer de una atención telefónica y presencial a proveedores y clientes un día en el que de otra forma no podría (o sí, pero incurriendo en sobrecoste). Es el caso de Fundación Másfamilia (+ info www.certificadoefr.org ) con unos 8 empleados.
1.2 Contexto de Responsabilidad Social (RSE) En los últimos años venimos asistiendo a una revolución socio-empresarial sin precedente. Desde finales de los noventa una amplia gama de códigos de conducta, pactos, directrices y normas de carácter voluntario, y algunas de carácter obligatorio, están emanando de diferentes organismos públicos o privados, nacionales o internacionales. La corriente a favor de que la empresa como organización desempeña un papel clave en la sociedad, no solamente restringido a la creación de riqueza y empleo, es cada vez más aceptada y compartida. Evolucionamos hacia un papel cada vez más activo y complejo en el que ya no solo hay que satisfacer los intereses de nuestros propietarios o accionistas, si no los de un número por ciecto creciente, de puntos de interés o Skateholders en nuestras actividades profesionales. De forma más concreta, la norma ISO 26000 introduce a la conciliación como uno de los elementos y argumentos de la RSE. Lo mismo sucede con otros documentos normativos que, son incluso más explícitos, como las normas de gestión de la RSE RS103, y SGE214. Un reciente5 estudio sobre la Responsabilidad Social Empresarial en España realizado por una organización de consumidores y usuarios aporta algunos datos interesantes:
IQNet SR10 Sistemas de Gestión de la Responsabilidad Social
3
SGE 21: 2005 Sistema de la Gestión ética y Socialmente Responsable
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La opinión y valoración de los consumidores sobre la Responsabilidad Social de la Empresa en España. Confederación Española de Consumidores y Usuarios-CECU, Edición 3ª 2008.
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Los consumidores continúan demandando más información para poder dirigir sus compras. Siguen siendo pocos (15%) los que realizan una búsqueda activa, pero son muchos más (62%) los que dicen que si tuvieran una mayor información realizarían compras con criterios RSE llegando a admitir pagar incrementos de hasta un 10% adicional.
El ciudadano aboga por una mayor transparencia informativa, que debe traducirse en una mayor cantidad y, sobre todo, mayor fiabilidad de la información transmitida. El 83% desearía que existiera una obligación legal para que las empresas españolas informaran en materia de RSE.
Se valora muy positivamente el papel de las ONG como principales fuentes de información en la materia (5,3 sobre 10). No obstante se sigue considerando en primer lugar las fuentes personales (2,3 sobre 10). En último lugar continúan gobierno, sindicatos y empresas (4,1 – 3,9 sobre 10).
Se aboga por una mayor actuación de la Administración para la promoción de la RS E, fundamentalmente vía discriminación positiva de los comportamientos verdaderamente responsables (54% de los encuestados).
Por otra parte, tras más de 10 años de riqueza del concepto RSE continúa siendo desconocido para la mayor parte de la ciudadanía y para el segmento de las microentidades. En el año 2008, según el Informe al respecto elaborado por FORÉTICA el 78% desconoce el concepto. Analizando las razones por las que un fenómeno tan aparentemente importante e incluso trascendental no ha calado en la base de la sociedad ni en el tejido empresarial básico podríamos esgrimir que: -
Es un concepto abstracto, poliédrico… en el campo de los académicos e intelectuales. Se percibe como alejado de la realidad y de la problemática del día a día.
-
Se continúa relacionando con temas macro como la cooperación al desarrollo o la acción social. Se ve como algo relacionado con los grandes problemas mundiales, por tanto alejado de las decisiones y comportamientos de la base de la sociedad.
-
Las empresas más grandes lo han “descansado” sobre sus departamentos o áreas de comunicación, lo que
ha contribuido notablemente a difundir la idea de que la RSE es un tema de comunicación y publicidad. -
No se ha incluido, o por lo menos no suficientemente a los colaboradores en la RSE. Esto le ha dotado de falta de coherencia, convirtiendo en algunos casos a los empleados en activistas contrarios en lugar de embajadores de sus empresas.
Con todo ello y en base a nuestra experiencia, buena parte de la mejora de la RSE en pymes y microentidades debe venir de reconsiderar la actual postura. La conciliación brinda una gran oportunidad a estas organizaciones para construir una nueva RSE que no adolezca de los argumentos necesarios para el éxito ya que:
Le dota de coherencia. Ante todo tiene en cuenta a los colaboradores. Ellos son lo primero.
Le hace trabajar en entornos más cercanos, que son los que comprenden las microentidades. En lugar del tercer mundo se trabaja con los empleados y sus familias.
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Genera valor añadido. Se invierte en los colaboradores y esto genera un retorno más evidente y rápido. Mejora su compromiso, implicación e identificación con la empresa.
Implica inversiones nulas o muy pequeñas. La mayoría de acciones de conciliación son de creatividad.
1.3 ¿Por qué un modelo de conciliación entre vida personal, familiar y laboral? Actualmente existen numerosos ejemplos de que, en primer lugar, existe un conflicto entre trabajo y familia y en general con el proyecto de vida de las personas. En segundo lugar, este conflicto tiene consecuencias negativas para ambas partes. En el caso de la empresa se traducen entre otros, en estrés, ansiedad y en general riesgos psico-sociales, además de insatisfacción laboral, menor rendimiento y dedicación, y mayor rotación de personal. En el ámbito privado, se traducen en múltiples fenómenos con impacto social derivado como el propio descenso de natalidad, el deterioro en la educación de menores o en el cuidado de nuestros mayores y otros dependientes. Es razonable pensar que, a menos que se encuentren soluciones, las empresas se enfrentarán a costes crecientes con una productividad en descenso, una peor calidad de vida, y una pérdida de empleados que se vuelven más exigentes. A la vez, se comprueba que la remuneración no es ya la única gratificación, y que existe también un “salario emocional” definido en gran parte por la calidad de vida privada que tenga ese empleado. Según mayoría de
Estudios e Investigaciones realizadas en el contexto internacional, el salario no es la única ni siquiera la principal forma de compensación ni de atracción - retención de talento para las organizaciones. Este hecho es especialmente comprobable entre las generaciones de más reciente incorporación al mercado laboral como la Generación Y cuyo cambio de paradigma en la forma de entender y concebir la relación vida privada – vida profesional ha quedado evidenciada por la sociología. Así pues, esta tan necesaria pero a la vez frágil institución – la familia – empieza a ser de nuevo importante y a convertirse en un auténtico stakeholder de la empresa y, como tal, empieza a influir en las decisiones que ésta toma. Por tanto, las políticas de dirección de personas deben encaminarse hoy no sólo a retener talento a través de formación e incentivos económicos, sino más bien facilitando la vida privada y familiar del empleado mediante políticas de flexibilidad, ayudas y apoyos diversos a la maternidad y paternidad, y el amplio abanico que conforman los grupos de medidas efr que posteriormente se desarrollan. Asimismo, dichas políticas de dirección de personas deben implicar a la empresa en la plena integración de las personas con discapacidad, favoreciendo la creación de un mercado de trabajo inclusivo que dé cabida a dichas personas. Este grupo de iniciativas y acciones que la empresa tiene a su alcance, es lo que le permitirá ser “entidad familiarmente responsable” o efr acrónimo que también nos ayuda a reconocer otras características esenciales de estas organizaciones como son
equilibrio, flexibilidad y respeto o eficiencia, filantropía y reputación por citar algunas. A través del desarrollo de medidas efr y prácticas familiarmente responsables la organización será capaz de llevar adelante un cambio cultural, sobre la base de que la familia del empleado y el proyecto vital de cada persona es un público objetivo interesante para la empresa donde empleados motivados son empleados comprometidos. Además, a través de estas iniciativas se consigue mejorar la reputación, lo que se está convirtiendo en una ventaja competitiva en un mercado globalizado y altamente competitivo donde además el camino al pleno empleo añade nuevas dificultades en el camino a la excelencia empresarial.
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Por otra parte, el denominado acoso psicológico en el trabajo o mobbing constituye un problema relevante que lastra la eficacia de las organizaciones y produce un clima de miedo y de tensión que afecta a quienes lo sufren de forma repetida y a quienes lo presencian. El mobbing es un continuado y deliberado maltrato verbal o modal que expone al trabajador que lo sufre a un riesgo de degradación de su salud y de su entorno laboral y familiar. Los efectos del mobbing sobre la salud laboral y sobre las relaciones familiares justifican la lucha por erradicar todas las formas de acoso y de maltrato y hostigamiento desde las políticas de dirección de personas y desde la adopción de una óptica familiarmente responsable. Por último, en un estudio realizado por la O.I.T6 en el que se han analizado la aplicación de convenios y recomendaciones por parte de los Estados Miembros de la misma, se ha concluido, que existe una generalizada y cada vez creciente necesidad de flexibilizar los modos y tiempos de trabajo, huyendo de las rigideces innecesarias. Todo ello asociado a un fenómeno de aumento (o por lo menos no detrimento) de la productividad. El status quo actual no es ya tanto un debate acerca del número de horas anuales que se deben o no trabajar, sino acerca de su distribución y de las excepciones o nuevas modalidades de trabajo, lo cual debería hacernos reflexionar a todos y especialmente a los Gobiernos.
1.4 Situación en las microentidades Los profundos cambios a los que hacemos alusión en el apartado 1.1, impactan en las microentidades como organizaciones que forman parte importante del tejido social, que generan la mayor parte del empleo y la riqueza en los países desarrollados. Por otra parte, las microentidades se situan al final del proceso entre las grandes compañías y los consumidores o clientes finales. Habitualmente se les traslada aquellas tareas menos interesantes desde la perspectiva del negocio, con escaso margen o valor añadido, y en ocasiones sin margen de negociación. Lo mismo ocurre con la conciliación, en ocasiones porque por cada gran empresa que concilia y exhibe su marca de buen empleador, debe existir multitud de microentidades y trabajadores autónomos con escasas posibilidades de conciliar, pero que trabajan en equipo que lograr los resultados. Por otra parte, y generando un efecto sandwich, las exigencias normativas de carácter laboral y fiscal dan el mismo o incluso menor margen de maniobra a las microentidades generando un efecto ahogo en sus cuentas de resultados y en las estrategias. Es en esta encrucijada, donde las microentidades deben desarrollar negocios y actividades sostenibles, es preciso entender que la entidad necesita el compromiso e implicación de su fuerza laboral. Y ahora más que nunca. Si en una gran entidad o incluso en una pyme, la flexibilidad es un concepto necesario, en una microentidad es una cuestión de supervivencia. Flexibilidad y la conciliación están íntimamente relacionadas.
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Oficina Internacional del Trabajo. Informe III (Parte 1B) Estudio sobre horas de trabajo. “De lo fijo a lo flexible” Ginebra 2005.
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La Responsabilidad Social Empresarial puede influenciar positivamente en la competitividad de las Pymes de las siguientes formas:
Mejora de los productos y/o procesos de producción, lo que resulta en una mayor satisfacción y lealtad del cliente
Mayor motivación y fidelidad de los trabajadores, que aumenta su creatividad e innovación.
Mejora la productividad al aumentar la confianza, flexibilidad, co-responsabilidad, implicación y fidelidad de los empleados
Mejor imagen pública, debido a premios y/o a un mayor conocimiento de la entidad en la comunidad.
Mejor posición en el mercado laboral y mejor interrelación con otros socios empresariales y autoridades, mejor acceso a las ayudas públicas gracias a la mejor imagen de la empresa.
Ahorro en costes e incremento de la rentabilidad/productividad, debido a la mayor eficiencia en el uso de los recursos humanos y productivos
Incremento de la facturación/ventas como consecuencia de los elementos anteriormente citados.
Por otra parte, las grandes entidades han comenzado a trasladar requisitos de RSE a sus proveedores y por tanto a las microentidades. Este requisito por mera eficacia y comodidad se expresan en certificaciones (ISO 14001, OSHAS 18001, efr 1000, GRI, RS10, etc), ante la necesidad de justificar que ejerce una influencia para que toda la cadena de valor (y no sólo ellas) sean socialmente responsables. En este sentido la conciliación y su verificación han aparecido ya en escena. En el caso de las microentidades se identifica que el beneficio más inmediato se puede obtener por la implantación de prácticas responsables con sus empleados y entorno familiar de éstos. El enfoque de responsabilidad hacia los empleados incluye, por ejemplo7:
mejora de las condiciones laborales (incluida la seguridad y salud laboral) y de la satisfacción en el trabajo
7
conciliación de la vida laboral y familiar
igualdad de oportunidades y diversidad
formación y desarrollo de la plantilla (incluida la planificación de la carrera profesional)
comunicación/información a los empleados y participación en las decisiones de la empresa
CSR and Competitiveness European SMEs’ Good Practice (Comisión Europea, Dirección General de Empresa e Industria)
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remuneración justa y responsable, apoyo económico para los trabajadores (por ejemplo: sistemas de pensiones, préstamos sin interés)
optimización del salario dinerario al incluir salario emocional
Ahora bien, la microentidad tiene unos rasgos que la diferencia de la gran entidad y de los que se derivan ciertas ventajas e inconvenientes a la hora de abordar políticas sociales, como ya hemos dicho. Las microentidades operan en entornos de márgenes relativamente estrechos y disponen de menores recursos que las grandes entidades con las dificultades que ello conlleva a la hora de abordar estas políticas. Pero, al mismo tiempo, mantienen una gran presencia en las comunidades locales, constituyendo en sí mismas un factor clave para el desarrollo y bienestar social regional y local y, por tanto, situándose en primer plano de relevancia en términos de sociedad. Además, su mayor grado de arraigo en la comunidad local respecto a la gran entidad las sitúa en una posición privilegiada para mantener unas estrechas relaciones con los grupos de interés y un mayor conocimiento de los problemas locales, aspectos de vital importancia a la hora de abordar eficazmente una política de RSE8.
1.5 Fundación Másfamilia Fundación Másfamilia, constituida en abril de 2003, surge como iniciativa social y de carácter benéfico, para la protección y promoción de la familia9 en general, y en particular de aquéllas con dependencias en su seno (menores, mayores, personas con discapacidad, etc). Entre sus objetivos fundacionales, se persigue una mejora del equilibrio persona -familia – empresa, propiciando para ello un cambio en el paradigma del gobierno y dirección de las empresas, así como de la forma de entender este trasfondo por parte de la sociedad. Fundación Másfamilia desea ser reconocida como una entidad innovadora, pionera y altamente profesional, que se constituya en el referente en materia de equilibrio persona - familia – empresa – sociedad – persona. Es asimismo una vocación reconocida realizar este proceso de forma participativa, transparente, dinámica y fiable, involucrando a las principales partes interesadas en la materia en una estructura abierta y participativa tipo think tank, realizando un aprendizaje continuo.
Fundación Másfamilia viene liderando e impulsando desde el año 2005 la iniciativa efr con vocación de ser reconocida tanto en España como a nivel internacional como una iniciativa pionera y de referencia en el contexto mundial. La iniciativa efr descansa sobre la base de un modelo de gestión propio, efr, cuya principal estructura se compone de la familia de documentos normativos efr 1000 para empresas y organizaciones del tercer sector, efr 2000 para municipios y otras administraciones públicas y efr 3000 para el ámbito educativo.
8 Aplicación
de los principios de responsabilidad social en las empresas de participación de menos de diez empleados (Sonia BENITO HERNÁNDEZ y Pablo ESTEBAN SÁNCHEZ) 9 Para más información, diríjase a Fundación Másfamilia, www.masfamilia.org
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2. NORMAS Y OTROS DOCUMENTOS PARA CONSULTA El listado de Documentos Normativos efr: normas, anexos, suplementos y guías puede consultarse actualizado en la página web de Fundación Másfamilia a través del siguiente link http://certificadoefr.org.
3. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN La iniciativa descrita en este documento está dirigida a fomentar, reconocer y acompañar a las microentidades en la adopción de una cultura de responsabilidad hacia sus empleados a través del fomento de la conciliación de la vida
personal, familiar y laboral que aporte beneficios en forma de mayor competitividad, productividad y mejora en la reputación e imagen de marca. La microentidad, como organización inserta en la sociedad, tiene derechos y obligaciones que debe armonizar con su misión y objetivo de crear riqueza y valor duradero. Su responsabilidad social empieza por las partes de interés más cercanas: sus empleados y sus familias. Además, ofrece a las organizaciones la posibilidad de ajustarse del modo más rápido y eficaz a la nueva realidad socioeconómica, adaptando su cultura al nuevo escenario de l a “Agenda Dual”: propiciando un equilibrio entre la
vida laboral y personal / familiar de sus empleados, y la competitividad empresarial necesaria. Este documento está concebido principalmente para orientar y ayudar a todos aquellos directivos, gestores y en general profesionales, que deseen emprender este tipo de iniciativas en su organización. Contiene requisitos generales en orden a establecer un método o programa general de trabajo. Como su propio nombre indica, este documento normativo ha sido concebido y elaborado para dar respuesta a las necesidades y expectativas de microentidades, considerando en este grupo y de forma general a las entidades de hasta 15 colaboradores independientemente de su sector de actividad y de su carácter público o privado incluyendo a las organizaciones de la Economía Social o Tercer Sector. Como metodología general de trabajo se establece la denominada PDCA basada en el Círculo Deming de la mejora continua según se señala en la Figura 1. Liderazgo
Compromiso Compromiso
Diagnóstico Diagnóstic
Diseño y Planificación Evaluación Resultados
M E M D E L EF F R MO OD DE EL LO O E FR R
Desarrollo e Implantación
Medición de Resultados
Figura 1 . Proceso dinámico de mejora continua para el Modelo efr basado en los postulados de Edward Deming. (Ciclo PDCA)
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Para las microentidades el esfuerzo requerido se han proporcionado a su tamaño y recursos, de forma que, este documento y este método se centra fundamentalmente en los qués, dejando la evaluación del cuánto para el proceso de verificación externa, y por último los cómos o herramientas de gestión quedan limitados por las características propias de este tipo de organizaciones. Las microentidades que deseen obtener un distintivo efr microentidad deberán asumir como parte de su proceso de dirección y gestión de personas el modelo efr desarrollado en este documento normativo y en particular: 1.
Comprometerse formalmente con la conciliación como una herramienta en la dirección y gestión de personas y en el ejercicio de su Responsabilidad Social.
2.
Comprometerse con la mejora continua en esta área concreta de actuación. Mejorar no es siempre invertir más, sino ser más eficaz y eficiente.
3.
Realizar una autoevaluación que les posicione en la parrilla de salida, para poder liderar y gestionar el proceso, conociendo los puntos fuertes y área de mejora de su actual gestión así como los riesgos y oportunidades.
4.
Incorporar en la agenda directiva o gerencial este ámbito de actuación, introduciendo los elementos necesarios para conseguir los resultados como reuniones con el equipo de colaboradores, asistencia a reuniones, foros o cursos en la materia, realizar acciones de medición internas y externas (benchmarking), realizar acciones de comunicación internas y externas por ejemplo a través de un listado o catálogo de medidas público y accesible para sus empleados.
5.
Implantar y comunicar medidas de conciliación para el equipo de colaboradores en función de sus posibilidades económicas y de su actividad. Aunque no existe a priori un indicador o porcentaje de inversión idóneo, a modo de referencia podría utilizarse como óptimo: - Entre el 1- 5 % del total de la masa salarial siempre que esto no suponga un impacto superior al 10% del beneficio neto de la actividad. No obstante lo anterior, se puede avanzar en la gestión de la conciliación y alcanzar niveles de madurez y eficiencia, con inversiones inferiores al 1% del total de la masa salarial.
6.
Comprometerse y superar un proceso de verificación externa realizado por Fundación Másfamilia, se soportará principalmente sobre entrevistas personales con los colaboradores y la propia dirección / gerencia.
Todo ello con el objetivo final de asegurar, mediante elementos de gestión, que la conciliación produce efectos beneficiosos tanto en el negocio o actividad como en los colaboradores de manera que, esto refuerce el compromiso inicial y lo haga perdurable en el tiempo. Las microentidades que adopten esta dinámica de trabajo y superen los requisitos asociados a la misma a través de un proceso de verificación externa obtendrán el distintivo efr microentidad.
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Fundación Másfamilia realizará la comunicación y difusión de las microentidades que logren el distintivo efr correspondiente tanto a través de su web site (www.certificadoefr.org) así como en el resto de actuaciones que realice en cada país que opera. La información actualizada acerca del distintivo y su uso pueden encontrarla en el Web site www.certificadoefr.org, o bien solicitarlo por escrito a
[email protected] o por último llamando al teléfono +34 902 106 525.
4. REQUISITOS PARA LA APLICACIÓN La iniciativa efr microentidad está destinada a organizaciones que cumplan los siguientes requisitos: -
Tamaño: La entidad candidata debe contar entre 1 y 15 colaboradores por cuenta ajena, no autónomos. De forma excepcional, se tendrá en consideración a entidades del ámbito del tercer sector o la economía social con una plantilla superior a la especificada, siempre previa autorización de Fundación Másfamilia.
-
Compromiso con la conciliación y su mejora continua, suscrito por la dirección de la organización/propiedad/administración/patronato u órgano equivalente, dicho compromiso deberá comunicarse a la plantilla. La dirección deberá actualizar este compromiso, ante cualquier variación de la misma. Ver Anexo II
-
Legislación: La organización deberá firmar una declaración en la cual expresará que se encuentra al corriente de sus obligaciones en materia legal relacionada con la conciliación, precisando que carece de deudas contraídas con la Seguridad Social y Hacienda, y por último de la ausencia de sentencias judiciales en firme en materia de conciliación, siendo obligación de la dirección, el comunicar a Fundación Másfamilia cualquier variación al respecto, en el momento en el que se produzca. Ver Anexo III
-
Medidas: Es necesario identificar y redactar las medidas concretas de conciliación existentes en la microentidad, en base a tres grandes grupos de medidas más abajo mencionados. Es requisito para la obtención inicial del distintivo efr que la entidad tenga un mínimo de seis medidas en total implantadas y comunicadas de forma que exista al menos una en cada uno de estos tres grupos de medidas efr: -
Calidad en el Empleo
-
Apoyo a la Familia
-
Flexibilidad Temporal y Espacial
No obstante, Fundación Másfamilia podrá otorgar el distintivo efr en aquellos casos, en los que por características del sector de actividad o particulares de la propia organización, se demuestre motivada y objetivamente la imposibilidad de implantar inicialmente las
seis medidas de conciliación o su
implantación en los tres grupos de medidas señalados, reservándose la posibilidad de solicitar esfuerzos adicionales a la entidad.
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Para que una medida de conciliación sea considerada como tal deberán concurrir las siguientes características: o
Encontrarse por encima de lo exigido en l a legislación vigente y vinculante incluyendo como tal el convenio colectivo sectorial de aplicación.
o
Mejorar en un mínimo del 3% el nivel exigido en la legislación. Por ejemplo 1 día de vacaciones adicional sobre 22 de convenio supone un 4,5% de mejora y por tanto, sería admisible. El nivel de excelencia se alcanzará cuando la mejora suponga un incremento significativo sobre el mínimo legal (por ejemplo el 20%).
o
El catálogo de medidas efr vigente, debe ser comunicado a los colaboradores y encontrarse siempre a su disposición para consulta y solicitud.
Se deberá poner en conocimiento de Fundación Másfamilia el listado o catálogo de medidas, anualmente y de forma previa a la verificación externa. El mismo, deberá incrementarse en al menos 2 medidas cada 2 años, en el caso de que dicha solicitud no sea viable deberá motivarse la decisión, por ejemplo, si no se ha detectado ninguna necesidad para añadir más medidas al listado.
5. EL PROCESO DE OBTENCIÓN Y MANTENIMIENTO DEL DISTINTIVO efr MICROEMPRESA A continuación se muestra el orden cronológico de actuación en el proceso de obtención del distintivo efr microentidad:
5.1 Compromiso, Autodiagnóstico y Catálogo de medidas efr. El proceso se inicia con la firma por parte de la dirección de la entidad de: a) Una carta de compromiso y de autorización de verificación externa, (Anexo II) en la que, además, se acusará recibo de la recepción y conformidad de con lo establecido en el Anexo efr 1000-16. b) Una declaración jurada de cumplimiento de la legislación vigente y vinculante relacionada con el ámbito
efr. (Anexo III). A continuación la dirección debe realizar un autodiagnóstico con el propósito de obtener una visión general acerca de la gestión de la conciliación existente en la empresa. El mismo podrá realizarse de las siguientes
maneras: c) Cumplimentando
un
autodiagnóstico
a
través
de
la
herramienta
Web
www.certificadoerf.org/autodiagnostico/index.php d) Cumplimentando un catálogo de medidas efr propio (Anexo IV) En el mismo se debe indicar mínimamente:
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o
La medida efr y una breve descripción de cómo se lleva a la práctica en la entidad.
o
El grupo de medidas al que corresponde cada medida efr. Para las microentidades son 3: Calidad en el Empleo, Apoyo a la Familia y Flexibilidad temporal y espacial. Un microentidad efr debe tener como mínimo 6 medidas efr implantadas, de las que al menos una medida efr debe pertenecer a cada grupo señalado.
o
Y el alcance de las mismas, es decir, a qué tipo de colaboradores aplica cada medida.
o
Este primer catálogo de medidas efr es elaborado por la dirección/gerencia en función de las expectativas y necesidades de los empleados, los condicionantes y características propias de la actividad y del sector. Si bien no resulta obligatorio consultar previamente a los empleados para conocer sus expectativas y necesidades será muy recomendable y valorado, teniendo además en cuenta que el tamaño de la microentidad permitirá seguramente entrevistas personales de la dirección/gerencia con sus colaboradores.
e) Por cualesquiera otros medios que establezca Fundación Másfamilia. Las entidades que hubieren obtenido el certificado efr pyme anteriormente deberán enviar a la Fundación el catálogo de medidas efr actualizado. Fundación Másfamilia se reserva la potestad de poder solicitar documentos adicionales para la correcta verificación. Por último las entidades deben enviar completada a Fundación Másfamilia la ficha de microentidad efr (Anexo I); podrá eximirse de este requisito en el caso de haber completado el autodiagnóstico a través de la herramienta web.
5.2 Proceso de verificación efr externo Para dotar al proceso de la credibilidad y rigor que Fundación Másfamilia establece como estándares mínimos se consolidará el mismo con verificación externa obligatoria como un proceso de segunda parte. Su principal objetivo es contrastar la información proporcionada por la dirección/gerencia a los empleados o colaboradores, asegurar su correcta implementación y trazabilidad, aportando la confianza necesaria. Fundación Másfamilia o la entidad que designe al efecto revisará: a)
el autodiagnóstico y/o el catálogo de medidas efr actualizado. Se comprobará que existe el número mínimo exigido de medidas de conciliación y en las condiciones expresadas en el apartado 3
b)
que existen evidencias suficientes del compromiso de la dirección con la conciliación y el proceso de verificación.
A continuación se procederá a contrastar dicha información con los colaboradores de la microentidad. Dicho proceso se realizará utilizando los medios tecnológicos o los más apropiados en cada caso concreto, como por ejemplo (llamadas telefónicas, correo electrónico, videollamadas, videochat, u otras aplicaciones disponibles para los objetivos perseguidos, etc) manteniendo siempre como objetivo la confidencialidad y anonimato de las
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respuestas. La información obtenida se tendrá en cuenta a efectos de la emisión del resultado de la verificación
efr. Las entrevistas con los empleados se realizaran con una muestra mínima de la plantilla, según la tabla 2:
Nº Colaboradores
Muestra mínimo
1-3
100%
4-7
80%
8-12
60%
13-15
50%
Tabla 2. Porcentaje mínimo de muestra de colaboradores que deben participar en el proceso de verificación externa. En el proceso de verificación externa se tendrá en cuenta también la voz de la dirección que se recogerá a través de herramientas similares con la persona/as que represente a la dirección de la entidad. A continuación, Fundación Másfamilia podrá realizar una ponderación de las medidas observadas respecto al sector/tipo de negocio vs el esfuerzo realizado por la empresa en su implantación. Dicha actividad se basará en el conocimiento y experiencia propia de la Fundación.
5.3
Informe resultado de la verificación externa
Una vez finalizados los procesos anteriores, se pondrá a disposición de la microentidad un informe que recogerá la recomendación o no para la obtención de distintivo efr, así como los elementos esenciales contrastados, puntos fuertes y oportunidades de mejora, todo ello con el objetivo de orientar en la mejora continua y posicionar a la entidad en cuatro niveles posibles según se indica a continuación: Por ello se realizaran entrevistas, tanto a los colaboradores como a la dirección/gerencia, de acuerdo a una serie de dimensiones, atributos y contando con una métrica que asigna datos a las diferentes respuestas que permitirán establecer una clasificación semicuantitativa del nivel de gestión y resultados alcanzados..
Nivel Escéptico (D): La entidad no responde a los requisitos mínimos solicitados para ser una microentidad efr (Compromiso de la dirección, legislación…). No tiene ninguna medida de conciliación o menos de 6 implantadas.
No hay inversión alguna en materia de conciliación. La entidad no podrá ostentar el distintivo microentidad efr.
Nivel Comprometido (C): La entidad responde a los requisitos mínimos solicitados para ser una entidad efr, está comprometida con la conciliación. Se han puesto en práctica entre 6 y 11 medidas, no obstante, aún existen mejoras con respecto a su comunicación, descripción, uso y satisfacción por parte de la plantilla. La dirección se ha comprometido pero la comunicación no es suficientemente clara. Se han asignado a personas responsables de impulsar el distintivo, El trabajo realizado está en la dirección adecuada pero todavía no es suficientemente
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valorado. La inversión que se realiza a través de las medidas de conciliación supone mínimamente el 0,5% de la masa salarial. Es una entidad efr y podrá ostentar el distintivo correspondiente.
Nivel Proactivo (B): La entidad cumple con los requisitos definidos y tiene entre 12 y 25 medidas implantadas con un amplio grado de aceptación. Son bien comprendidas e interiorizadas por la organización pero aún persisten algunas confusiones en cuanto a la disponibilidad de dichas iniciativas. Existe una evidente proactividad de la dirección que se hace responsable del tema con convicción y fomenta prácticas que permiten a los colaboradores equilibrar mejor sus responsabilidades. Se destina tiempo y dinero para futuras mejoras en este campo. Existe un responsable formal y un mayor grado de involucración en los colaboradores. La inversión que se realiza a través de las medidas de conciliación supone aproximadamente el 1% de la masa salarial. Podrá utilizar el distintivo efr microentidad haciendo además uso de su posicionamiento como nivel proactivo.
Nivel excelente (A): En cuanto a medidas efr, la entidad es diversa, creativa, innovadora. Tiene 26 o más medidas perfectamente implantadas, comprendidas y aceptadas por la plantilla. Son efectivamente comunicadas a toda la organización. Existen prácticas informales que ayudan de manera efectiva y real a los empleados a conciliar sus responsabilidades familiares y personales. Los directivos comprenden plenamente las necesidades cambiantes de sus empleados en todos los niveles con respecto al trabajo y la familia. Cuenta con una dotación económica anual destinada a medidas de conciliación y además introduce algún elemento de gestión modelo de certificación para pymes: por ejemplo el seguimiento y medición anual de las medidas efr, los objetivos de mejora continua anuales, etc. La inversión que se realiza a través de las medidas de conciliación supone del orden del 4% de la masa salarial. La entidad podrá utilizar el distintivo efr microentidad haciendo además uso de su posicionamiento como nivel excelente. El nivel de puntuación alcanzado se hará público al tercer año de vida en el modelo, una vez superada la tercera verificación como microentidad efr.
5.4
Proceso de Mantenimiento del distintivo efr microempresa
Las entidades que deseen mantener su distintivo efr, deberán demostrar, a partir de su adquisición, el compromiso con la conciliación y con la mejora continua. Para ello, la entidad deberá remitir anualmente a Fundación Másfamilia: a) Informe de las mejoras incorporadas en este ámbito de actuación desde la última verificación, a saber: Elaboración, revisión y/o actualización de un listado o catálogo de medidas efr, aprobado por la dirección y debidamente comunicado a los empleados. Dicha comunicación podrá realizarse por ejemplo en el Tablón de anuncios o enviándolo por correo electrónico… Las mejoras anuales en materia de conciliación deben dirigirse hacia el:
incremento y/o adaptación en el número de medidas efr, al menos 2 medidas efr cada 2 años, en función de las necesidades de conciliación detectadas en la plantilla y la evolución en el distintivo efr.
aumento en el grado de mejora sobre el nivel exigido por la legislación aportado por las medidas de conciliación.
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b) La carta de compromiso y de Autorización de la verificación externa de la dirección firmada. (Anexo II) c) Declaración jurada de cumplimiento de la legislación vigente y vinculante relacionada con el ámbito efr. (Anexo III) d) La ficha microentidad actualizada. A continuación Fundación Másfamilia, o la entidad que designe, realizara la verificación externa con los colaboradores, elaborará el informe de resultados y emitirá el distintivo efr de renovación. En el primer trienio este proceso se realizará cada año y a partir del tercer año se realizará cada dos años. El proceso será el siguiente:
Fundación Másfamilia, en este contexto de la mejora continua, se compromete a acompañar y apoyar a las microentidades efr aportando herramientas que faciliten este proceso anualmente. Aquellas microentidades que en proceso lógico de desarrollo y crecimiento superan el tamaño indicado (15 colaboradores por cuenta ajena), deberán, en el plazo máximo de un año someterse a la certificación efr PYME de acuerdo a las normas efr 1000-2 y efr 1000-4 (www.certificadoefr.org).
5.5
La Mejora Continua en el distintivo microentidad efr
El Modelo efr está basado en la mejora continua y es por ello que el objetivo que se persigue es que una organización vaya avanzando paulatinamente de bloque en bloque hasta llegar al nivel A o de excelencia. Solo a través de un proceso de mejora podremos dar los pasos para alcanzar la excelencia. Con la mejora continua perseguimos realizar una actividad sostenible en el tiempo y regular, no como un ajuste frente a un problema puntual. Dado que el distintivo sólo contempla los niveles C, B y A debería existir una progresión razonable entre las microentidades. Fundación Másfamilia en función de su experiencia considera aconsejable que una organización avance del nivel C al B tras un período aproximado en el distintivo de 3 años y del nivel B al A en un máximo de otros 6 años. De esta forma, una organización que inicialmente consiga el distintivo y se ubique en el nivel C, debería pasar al B al cabo de 3 años, y al A, pasados 9 años desde su verificación inicial.
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Bajo este planteamiento de mejora continua toda organización certificada debería orientar sus objetivos en esta dirección. No obstante y dado que son muchos los factores internos y externos a una organización que pueden llegar a condicionar su avance, no se retirará el distintivo si no se consigue el paso de nivel en el período anteriormente comentado. No obstante, la organización afectada debe poner previamente en conocimiento de Fundación Másfamilia las dificultades y problemas que están haciendo más lenta la progresión y la mejora continua, quiénes a su vez podrán solicitar un programa o plan ad hoc para intentar el paso de nivel con la mayor brevedad posible. De la misma forma no se contempla la posibilidad de retroceder de nivel, salvo causas muy especiales y siempre de forma coyuntural. Cuando una organización alcance el nivel de excelencia (A) no se considerará necesario continuar mejorando a no ser que sea la propia empresa quien lo desee, pudiendo la misma someterse a la certificación efr Pyme de acuerdo a las normas 1000-2 y 1000-4.
6.
CONCLUSIONES
Las microentidades no pueden ni deben quedar ajenas a la incorporación dela conciliación de la vida personal, familiar y laboral como un nuevo factor de competitividad, de apuesta por el talento y las personas en la sociedad del conocimiento y de contribuir a la Responsabilidad Social. El presente documento presenta un método de trabajo que permite aproximar, diseñar e implantar una cultura y prácticas de conciliación que conduce a su vez a un proceso de mejora continua y a un reconocimiento externo, el distintivo efr. Este documento ha sido concebido de manera autoexplicativa y como guía de aplicación. No obstante cualquier microentidad podrá dirigirse para encontrar apoyo y orientación a Fundación Másfamilia (www.certificadoefr.org). El distintivo efr permitirá diferencia a las microentidades para realizar una discriminación positiva desde las administraciones públicas, sus clientes, expertos, medios de comunicación y ciudadanía en general.
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ANEXO I. FICHA MICROENTIDAD EFR DATOS A COMPLETAR POR LA MICROENTIDAD efr FECHA Nombre Fiscal (Para firma contrato efr)
Nombre Comercial (Para distintivo efr)
CIF Vía Domicilio Fiscal
Nº
CP
Provincia
Ciudad
País Responsable efr
Nombre
Apellidos
Cargo
Tel.
@mail
Móvil Otras figuras representativas del efr
Nombre
Apellidos
Cargo
Tel.
@mail
Móvil
Persona firmante del contrato efr (Rellenar solo si es distinto al Responsable efr) Nombre
Apellidos
Cargo
Tel.
@mail
Móvil Observaciones
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GUÍA PARA RELLENAR CORRECTAMENTE LA FICHA MICROENTIDAD efr
Procedimiento de presentación: Se adjuntará junto con el resto de documentos en formato Word. Se presentará esta ficha a las microentidades siempre en el momento de la Verificación inicial y posteriores.
DATOS A RELLENAR POR LA EMPRESA Fecha: día/mes/año en el que se rellena el formulario. Nombre Fiscal: *Para elaborar el contrato y emitir las facturas de la Fundación. Nombre Comercial: *Solo a rellenar en el caso de que el nombre que quieren que figure en el distintivo sea distinto al fiscal, es para incluirlo en su sello. CIF: para emitir facturas. Domicilio completo: para facturas y BBDD Dirección, localidad, provincia y CCAA. *Dirección dónde se hará llegar el contrato y distintivo. Datos del Responsable efr: Nombre completo, cargo, mail y teléfonos. Datos otras personas representativas del efr: Nombre completo, cargo, mail y teléfonos. Datos de la persona firmante del contrato efr: Nombre completo, cargo, mail y teléfonos
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ANEXO II. CARTA DE COMPROMISO Y AUTORIZACIÓN DE VERIFICACIÓN EXTERNA Yo,______________________________________________________________________
con
D.N.I
________________ en calidad de ________________________ de la entidad ____________________ , hago constar que he sido informado de los objetivos, alcance y principales características del distintivo
efr microentidad
, y deseo que la entidad ____________________ a la que represento
inicie el proceso con el fin de obtener dicho distintivo. Por otra parte, declaro haber recibido y estar conforme con todos los requisitos establecidos al efecto en el documento normativo
efr 1000-5
ed 1.
Para ello, me comprometo a poner los medios humanos y económicos necesarios para la buena marcha del proyecto y a facilitar los elementos necesarios para que se realice la verificación externa por parte de Fundación Másfamilia, o la entidad que designe al efecto, con todos los colaboradores de la entidad. Con tal fin a continuación detallo el nombre completo de todos los Colaboradores de la entidad que represento: NOMBRE
TELEFONO PROFESIONAL
CARGO
En
,
@ PROFESIONAL
de
de 2014
________________________ Firma
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ANEXO III. DECLARACIÓN JURADA CUMPLIMIENTO LEGISLATIVO Y OBLIGACIONES FISCALES Y LABORALES Yo, ______________________________________________________________________ con D.N.I ________________ en calidad de ________________________ de la entidad ____________________ , hago constar que la entidad que represento cumple, a fecha de la firma de este documento, con toda la legislación vigente y vinculante en el ámbito del obligaciones fiscales y laborales correspondientes.
______________________________________ Firma
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efr
y que está al corriente de las
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ANEXO IV. LAS MEDIDAS efr Las Medidas efr son las acciones concretas en materia de conciliación que las entidades efr ponen a disposición de sus empleados. Deben ser observables y verificables por otras partes. En el caso de las microentidades se contemplan tres grupos de medidas efr.
1. Medidas de Calidad en el Empleo Se incluyen en este apartado aquellas medidas que velen por la calidad en el empleo así como los beneficios sociales que puedan estar percibiendo los trabajadores. -
Beneficios sociales / planes de compensación flexible Medidas de apoyo que contribuyan a optimizar el salario del empleado aportando ventajas extrasalariales. Posibilidad de destinar parte del salario a productos con tratamiento fiscal beneficioso como vehículos, seguro médico, alimentación, guardería, transporte, alquiler, etc También se englobarían en este apartado aquellas prestaciones no dinerarias que se otorgarían al trabajador, por ejemplo posibilidad de llevar a casa y utilizar materiales del centro para uso particular, kit de desayuno en la oficina, cesta o regalo de Navidad, comidas/cenas de empresa, desayuno de bienvenida para nuevas incorporaciones, puesta a disposición del coche de empresa para uso de los trabajadores en ámbito personal.
-
Salud y Bienestar Medidas relacionadas con la contribución por parte de la entidad a la mejora de la salud y bienestar del colaborador tanto en el plano físico como en el psicológico y emocional. Por ejemplo, algunas medidas concretas serian: Ayuda económica para actividades deportivas, botiquín ampliado, seguros médicos, walking meetings, formación y programas de gestión del estrés, etc.
-
Gratificaciones, premios y reconocimientos Medidas relacionadas con proporcionar reconocimientos dinerarios o no de méritos por el trabajo desarrollado. Por ejemplo, algunas medidas concretas serían: tarde libre por cumpleaños de empleado con alto desempeño, compensación por captar clientes, gratificación por no absentismo, premio o reconocimiento por mejor compañero o empleado; premio, reconocimiento o incentivo por la mejor idea que reduzca gastos y/o genere ingresos.
-
Estabilidad laboral. Medidas relacionadas con el mantenimiento y potenciación de contratos indefinidos, reducción de la temporalidad, fomento del empleo a tiempo parcial y/o flexible, etc. Serían por ejemplo, tener en cuenta la antigüedad en aquellos contratos temporales que pasen a indefinidos, adaptación del puesto de trabajo en caso de pérdida del permiso de conducir, contratación de apoyo en periodos de gran carga de trabajo.
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Flexiseguridad Serían todas aquellas medidas que generen contratos de trabajo a tiempo parcial pero con estabilidad laboral. Serían por ejemplo, flexibilidad en la franja de realización de la jornada diaria a tiempo parcial, flexibilidad en la realización del cómputo de horas anuales del personal a tiempo parcial.
-
Descuentos y ventajas Medidas destinadas a la obtención de productos y servicios de la propia organización o de otros productos en condiciones ventajosas. Algunas medidas concretas serían: Adquisición de vehículos de la empresa, adquisición de equipos informáticos de la empresa, agencia de viajes con descuento y condiciones ventajosas en la adquisición de productos y servicios de la entidad.
-
Cultura y ocio Medidas que apoyen y fomenten todas aquellas actividades relacionadas con la cultura como por ejemplo, biblioteca en la empresa, bolsa de dinero para team building, concursos promovidos por y para empleados (pintura, fotografía, etc.)
-
Préstamos o créditos Medidas de apoyo al empleado que sirvan para disponer y reponer de forma sencilla los adelantos de nómina sin intereses o la ayuda para compras de bienes y servicios. Por ejemplo, algunas medidas serían: anticipos en concepto de adelanto de nóminas, crédito hipotecario con condiciones más beneficiosas para el empleado, préstamo hipotecario con condiciones más beneficiosas para el empleado, préstamo personal con condiciones más beneficiosas para el empleado o también Aval para la adquisición de vivienda.
2. Medidas de Apoyo a la Familia Se incluye en este apartado aquellos principios que apoyen y favorezcan el equilibrio entre la vida personal y laboral del colaborador facilitando el apoyo a su familia. -
Maternidad/Paternidad y Parentalidad positiva Medidas que superen los permisos reglamentarios de maternidad y paternidad y faciliten los métodos para acceder a las prestaciones concretas. Algunos ejemplos de medidas efr podrían ser: Acumulación de baja maternal/paternidad y período de lactancia con las vacaciones, preferencia de aparcamiento para embarazadas,
no desplazamiento para la mujer embarazada
en el último trimestre y lactancia,
excedencia para viajes o realización de trámites de acogimiento o adopción nacional o internacional y trabajo a distancia durante el último trimestre de embarazo, regalo por nacimiento de hijo.
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Hijos Medidas para favorecer la compatibilidad laboral con el cuidado y atención de hijos incluyendo adopción, acogimiento, guarda legal, etc, (ajuste de horarios, jornadas, apoyo materiales educativos, culturales o de ocio, etc.) Algunas medidas concretas serian: acompañar al hijo menor de 12 años el primer día de colegio, permiso para asistencia a tutorías o representaciones escolares, día de la familia en la oficina, ampliación del periodo de excedencia para el cuidado de hijo, biblioteca para los hijos de los empleados y colaboración en proyectos solidarios o de voluntariado con los hijos.
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Mayores y otros dependientes Medidas para favorecer la compatibilidad laboral con el cuidado de familiares de los colaboradores/as especialmente cuando existen discapacidades. Por ejemplo adaptación del horario de trabajo por cuidado de mayores dependientes, ayuda económica para trabajadores con mayores dependientes, permisos retribuidos por atención urgente de mayor dependiente o discapacitado y preferencia para asignación de trabajo a distancia de forma habitual a trabajador con mayores dependientes.
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Ausencias justificadas Medidas que favorezcan la ausencia del puesto de trabajo en circunstancias extraordinarias, derivadas del cuidado y atención de familiares Por ejemplo: ausentarse del puesto de trabajo por la hospitalización de un amigo
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Excedencias. Medidas que excedan del mínimo normativo tanto en excedencia por cuidado de hijos o familiares, como por excedencias voluntarias. . Por ejemplo: Excedencia para el cuidado de personas a cargo por tiempo superior o inferior a lo establecido por normativa, y excedencia sin necesidad de llevar un año en la empresa y reincorporación progresiva tras excedencia.
3. Medidas de Flexibilidad temporal y/o espacial Se incluyen en este apartado aquellas medidas que soporten la adaptación del tiempo de trabajo a las necesidades familiares o personales de los colaboradores. -
Flexibilidad Horaria y de la jornada laboral. Medidas dirigidas a adaptar el horario de entrada/salida y la jornada laboral en sus diversos formatos (diaria, semanal, mensual, anual, etc.) a las necesidades personales de los colaboradores. Algunas medidas concretas de aplicación serían: Horario flexible de entrada y salida, eliminación de la jornada partida, bancos de tiempo: intercambio de horas de trabajo por horas de descanso, autonomía en la organización de viajes y desplazamientos y adaptación de la jornada laboral para compatibilización del horario de comida.
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Eficiencia en el trabajo Medidas que favorezcan programas de cultura empresarial dedicadas a optimizar el tiempo de trabajo. Por ejemplo medidas relacionadas con el apagado de luces en las instalaciones de la empresa a partir de cierta hora, desayunos de trabajo en lugar de comidas de trabajo y equipamiento tecnológico para la realización del trabajo a distancia entre otras.
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Permisos retribuidos Medidas dirigidas a conceder permisos que no formen parte de lo establecido en la ley o normativa de referencia. Algunas medidas efr pueden ser ampliación de los permisos retribuidos, ampliación del periodo de disfrute de las vacaciones fuera del año natural, permiso por tramitar y / o renovar documentos personales
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Bancos de horas o similares Medidas destinadas a compensar horas de trabajo por encima de la jornada laboral, por tiempo libre. Por ejemplo intercambio de horas de trabajo por horas de descanso
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Uso de tecnologías (teletrabajo, videochats, etc) Medidas dirigidas a potenciar la aplicación de nuevas tecnologías, con el objetivo de evitar desplazamientos al lugar de trabajo. Por ejemplo equipamiento tecnológico para realización de videoconferencias y/o videochats para evitar viajes y/o desplazamientos, realizar reuniones virtuales de trabajo y formación en el uso de las nuevas tecnologías para el facilitar el trabajo a distancia.
Las anteriores políticas de conciliación deben estar sustentadas a su vez sobre unos principios de actuación que dotan de coherencia y sentido a la organización: -
Desarrollo de un liderazgo y estilo directivo basado en el respeto a la persona y sus entornos esenciales como la familia, el equilibrio físico-psíquico y emocional, que fomente logros primero y el esfuerzo después por encima de la presencia, que busque la participación y el consenso por encima de las imposiciones.
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Igualdad de oportunidades independientemente del sexo, nacionalidad, edad, responsabilidad familiar, capacidades físicas y psíquicas.
El catálogo de medidas propio que las entidades aspirantes deben presentar a Fundación Másfamilia tiene que contener, como mínimo, la siguiente información:
Grupo de Medida efr
Medidas efr
Alcance*
*A qué colectivo o colectivos afecta esta medida
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Descripción de la Media
