CAPITULO I EFECTIVO Y TITULOS VALORES NEGOCIABLES 1. AUDITORÍA DEL EFECTIVO Es la revisión, supervisión de todas aquellas cuentas con documentos o valores que se puedan convertir en dinero fácilmente así como los programas y controles internos que se lleven a cabo para el manejo del disponible. El efectivo también llamado el disponible es definido como el grupo que comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente económico y puede utilizar para fines gerenciales o específicos, dentro de los cuales podemos mencionar la caja, los depósitos en bancos y otras entidades financieras entre otras.
S E R O L A V S S E L O B L A U I T C I T O Y G E O N V I T C E F E
Efectivo: Dinero al contado al que se puede reducir todos los activos líquidos.
Valores Valores Negociables: Instrumentos del mercado de dinero a corto plazo, que ganan intereses y que la empresa utiliza para obtener rendimientos sobre fondos ociosos temporalmente. temporalmente.
Juntos, el efectivo y los valores negociables sirven como una reserva de fondos, que se utiliza para pagar cuentas conforme éstas se van venciendo y además para cubrir cualquier desembolso inesperado.
EFECTIVO Y TITULOS VALORES NOGOCIABLES
EFECTIVO Y EQUIVALENTE
TITULOS VALORES
DE EFECTIVO
NEGOCIABLES
FUENTE Y NATURALEZA DEL
OBJETIVOS DE LOS AUDITORES
EFECTIVO
AL EXAMINAR LOS TITULOSVALORES NEGOCIABLES
OBJETIVOS DE LOS AUDITORES EN LA CONTROL INTERNO SOBRE LOS
AUDITORIA DEL EFECTIVO
TITULOS-VALORES CONTROL INTERNO SOBRE
VENTAS EN EFECTIVO
NEGOCIABLES
VENTAS AL CREDITO
PROGRAMA DE AUDITORIA
LAS ENTRADAS DEL EFECTIVO
PARA LOS TITULOS-VALORES CONTROL INTERNO SOBRE EL DESEMBOLSO DEL EFECTIVO
PAPALES DE TRABAJO
NEGOCIABLES CHEQUES Y TRANSFERENCIA ELECTRONICA DE FONDOS
PLANILLA SUMARIA, CONTEOS DE EFECTIVO, CONCILIACIONES BANCARIAS, LISTA DE CHEQUES GIRADOS Y NOTAS RELACIONADAS AL EFECTIVO
CONSIDERE EL CONTROL INTERNO SOBRE PROGRAMA DE AUDITORIA DEL EFECTIVO
EL EFECTIVO REALICE PRUEBAS SUSTANTIVAS DE LAS TRANSACCIONES Y SALDOS DE EFECTIVO
2. FUENTE Y NATURALEZA DEL EFECTIVO
La generación de efectivo es uno de los principales objetivos de los negocios. La mayoría de sus actividades van encaminadas a provocar de una manera directa o indirecta, un flujo adecuado de dinero que permita, entre otras cosas, financiar la operación, invertir para sostener el crecimiento de la empresa, pagar, en su caso, los pasivos a su vencimiento, y en general, a retribuir a los dueños un rendimiento satisfactorio.
Incluye las cuentas bancarias de la compañía las cajas chicas, los fondos de operación, cuentas bancarias de la nomina, fondos restringidos para objetivos específicos, fondos de ahorro y de inversión.
Normalmente se presenta en el balance un concepto de Efectivo y sus Equivalentes, el cual incluye los fondos de mercado de dinero, certificado de depósito, certificados de ahorro y otros tipos de ahorro.
3. OBJETIVO DE LOS AUDITORES EN LA AUDITORIA DEL EFECTIVO Los objetivos de los auditores en la auditoria del efectivo son:
Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.
La medición del riesgo hecha por parte del auditor debe realizarse sobre las normas de auditoria de general aceptación, es por ello que se pretenden mostrar algunas de las pruebas que el profesional contable desarrolla en este sentido y las posibles salidas que tiene al encontrar fallas en el manejo del disponible.
Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.
La clasificación de riesgo inherente después de hacer el análisis puede clasificarse como: alto, medio o bajo, según el análisis el auditor tomará las medidas de control interno necesarias para ajustar los rubros del disponible a los objetivos propuestos en el programa de auditoria.
Verificar la existencia del efectivo registrado.
Las protecciones físicas del efectivo en caja es indispensable para un manejo adecuado se debe Incrementar las pruebas de saldos para verificar la integridad de los mismos.
Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registrado.
Este tiene validación de acuerdo a las políticas y fines establecidos en la entidad.
Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.
En búsqueda de mayor seguridad al manejo de efectivo en caja se aconseja determinar una suma máxima para pagos individuales y controlar quien y como se realizan los pagos hechos por la misma.
Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos.
Determinar claramente las funciones, responsabilidades y obligaciones del personal que tienen a su cargo la custodia del efectivo y la autorización de pagos previos y saldos compensadores o fondos para la amortización de obligaciones, de acuerdo a las políticas con las cuales se rija la entidad se decide si el disponible se podrá revelar o no.
Examinar los Riesgos Inherentes
El riesgo de control y el riesgo inherente es grande en esta área por que se tiene el manejo directo del disponible el cual es importante para la gestión que realiza el administrador financiero de las fuentes de financiación en el corto plazo.
Existe el riesgo de originar exageraciones en las cifras, lo mismo que subestimaciones. Como por ejemplo registrar un pago de proveedores a una cifra superior a la debida y luego el desembolso de diferencia se desvié a otra cuenta.
Los puntos fuertes y débiles del control interno suavizan o intensifican los efectos de estos riesgos de fraude. Dependiendo del nivel de control se verá si las personas que trabajan con el disponible realizan sus funciones de
acuerdo a los objetivos, procedimientos y programa establecidos por la entidad.
Fraudes normales en el efectivo:
Intercepción de los ingresos de efectivo antes de registrarlos se ve siempre cuando se realizan ingresos y egresos de fondos significativos, en este caso se debería de hacer un análisis detallado de la operaciones relevantes.
Pago de materiales no recibidos, efectuar desembolsos de supuestos recursos que son indispensables pero nunca llegan a su destino.
Duplicación y pago a trabajadores inexistentes es cuando se realiza pagos dobles sin justificación y cuando se cancela nomina a empleados no vigentes.
Pagos por gastos personales de funcionarios o partes relacionadas, por
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ejemplo
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Analizar los riesgos inherentes relacionados con el efectivo, entre ellos los de fraude.
Analizar el control interno sobre las transacciones en efectivo.
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Verificar la existencia del efectivo registrado.
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Determinar si el cliente tiene derecho sobre el efectivo registado.
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Comprobar la exactitud administrativa de los programas de efectivo.
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Determinar si son apropiadas la presentación y revelación del efectivo, entre otras cosas los fondos restringidos. Fraudes normales en el efectivo.
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4. CONTROL INTERNO SOBRE LAS TRANSACCIONES EN EFECTIVO
La responsabilidad del manejo de efectivo está bajo el control del departamento de finanzas, en la dirección de tesorería.
Cheques, control de fondos, pago planillas y proveedores, requerimientos de efectivo, requerimientos de financiación.
Las funciones de finanzas y contabilidad deben integrarse para controlar y brindar seguridad.
5. CONTROL INTERNO DE LOS INGRESOS EN EFECTIVO El auditor debe de chequear los cobros tales como: las ventas al contado, punto de venta, cobranzas, pagos, transferencias.
En el proceso de venta deben participar por lo menos dos personas en el proceso, una que vende y confecciona la factura y otra que cobra. (restaurantes, en los teatros un empleado vende el boleto y otros lo recoge).
En otros negocios tres: uno que factura, otro que cobra y otro que entrega la mercadería.
Sistemas Electrónicos en el Punto de Venta
Utilización en los cajeros de cajas registradoras o sistemas computadores.
El caso de las cajas registradoras ofrece:
Una presentación visual del monto a cobrar y en algunos casos el detalle de los artículos comprados.
Una factura que se les entrega junto con la mercancía detallando los artículos comprados y su precio.
Acumulación de un total encerrado de las ventas del día.
En caso de sistemas computarizados de control ofrecen:
El código del producto establece el precio a ingresar.
El empleado no tiene acceso a variarlo.
Descarga el tipo de inventario.
Verifica el límite crediticio.
Actualiza las cuentas a cobrar.
Lleva otros controles como, ventas por líneas de producto, por vendedor, por departamento y tipo de venta
Cobranzas de Clientes a Crédito
Pagos de los clientes por correo.
Bajo este sistema se favorece poco el desfalco, a menos que un empleado reciba los cheques, los deposite y lleve el control de los libros auxiliares de los clientes.
Pagos de Clientes por Correo
El recibidor de los cheques los endosas a la compañía para depositarlos exclusivamente y prepara una lista de control con número, cliente, nombre, facturas que cancela, fecha del cheque, fecha recibida, monto, banco del cheque.
Los cheques junto con la lista de control se envían al cajero.
El cajero hace depósitos diarios que son controlados por contabilidad.
Se utiliza una caja de seguridad para guardar los depósitos que se reciben durante el día.
Una copia junto con las hojas de remisión de los clientes se envía al encargado de las cuentas por cobrar.
La evolución de la transferencia electrónica de fondos (EFT) cambiará la manera en que se procesan las transacciones de efectivo. Una EFT utiliza los impulsos electrónicos computarizados para realizar transacciones de efectivo. Esto elimina la necesidad de cheques y de dinero físico. Las EFT tienen una presencia particularmente abundante en las ventas al por menor. Los clientes utilizan sistemas de punto de venta para pagar sus compras usando tarjetas de crédito, tarjetas de débito, y tarjetas bancarias. Las principales ventajas del sistema EFT son sus costes reducidos y una información más rápida y exacta.
Ventajas
Mejora sensiblemente el control
Reduce el papel.
Disminuyen los costos y retrasos del procesamiento.
6. CONTROL INTERNO DE LOS DESEMBOLSOS EN EFECTIVO Para presentar el problema en términos positivos, todos los pagos deberán hacerse por medio de cheques, excepto los pagos por partidas menores que se hacen con fondos de caja chica. Aun cuando la emisión de cheques es en cierto modo más costosa que el pago en efectivo, la ventaja que se tiene por el uso de cheques generalmente justifica el gasto implicado. La ventaja principal es obtener un recibo del beneficiario en la forma de un endoso en el cheque.
La centralización de la facultad de pagar en manos de pocos funcionarios designados, únicamente las personas autorizadas para firmar cheques.
Un registro permanente de desembolso.
Una reducción en la cantidad de dinero en efectivo en caja.
Se deben verificar los asientos en los registros iníciales de desembolsos comparando las cantidades y otros detalles pertinentes con los cheques pagados y comprobando si tales cheques presentan rasgos inusuales, como librados múltiples, alteraciones, firmas no autorizadas o endosados cuestionables (especialmente aquellos que no hayan sido endosados directamente para su depósito en un banco). Deben verificarse también los asientos en los registros iníciales de desembolsos mediante un examen de los documentos justificativos, a no ser que ya hayan sido examinados como parte de la auditoria de compras y cuentas a pagar. El examen de documentos justificativos debería comprobar la existencia de las pertinentes aprobaciones y de la propiedad de los pagos y distribuciones de cuentas. Ventajas de los Pagos en Cheque
Los cheques vienen pre numerados con control de la numeración y de los cheques anulados.
Los cheques anulados se perforan.
Los cheques se emiten por computadora con los montos del sistema o se les estampa el monto con máquinas protectoras. Las chequeras están registradas en el sistema.
Los cheques están custodiados por el departamento de Tesorería.
Los documentos que originaron el cheque, deben ser perforados como pagados, para evitar utilizaciones futuras.
Los documentos deben ser revisados y analizados por contabilidad, verificando las sumas aritméticas, los documentos que los originaron como orden de pago, orden de compra, pagos fijos, estos documentos deben ser originales y las facturas deben estar timbradas, y deben tener las firmas de los responsables del departamento que lo autorizaron.
Las conciliaciones bancarias son un control fundamental, no deben ser hechas por un solo empleado que autorice, registre las transacciones en efectivo y maneje el efectivo.
La conciliación debe ser revisada y firmada por un funcionario de nivel independiente.
Existe un sistema de comprobantes de pago, los cuales son prenumerados, trabajados en contabilidad, llevan documentos adjuntos para el pago una vez hechas las revisiones del caso, muestra quien los preparó, quien los reviso, y las cuentas contables en que se registraron.
Mensualmente se debe emitir un balance de comprobación de proveedores que se concilia con el saldo de la cuenta de control del mayor.
Los estados de cuenta que se reciben de los proveedores se concilian de inmediato y se informa de su situación a un funcionario de nivel, que delega en un empleado el análisis y arreglo de las diferencias.
CAPITULO II CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Y TRANSACCIONES DE VENTAS FUENTE Y NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
OBJETIVO DE LOS AUDITORES AL AUDITAR LAS CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR Y TRANSACCIONES DE VENTAS
CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES DE VENTA Y CUENTAS POR COBRAR PAPELES DE TRABAJO DE AUDITORIA PARA CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS PROGRAMA DE AUDITORIA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Para el desarrollo de los procedimientos básicos de la auditoria de las cuentas por cobrar, ventas y cobranzas deben ser realizadas como pruebas sustantivas o pruebas de cumplimiento, cuya extensión y alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Para la revisión y evaluación del control interno se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditoria aplicable y que deben llevarse a cabo según las circunstancias, tanto para las pruebas de cumplimiento como para las pruebas sustantivas. El programa de los procedimientos de auditoria aplicables, indica los pasos de las pruebas de cumplimiento y de las pruebas sustantivas, cuya extensión y alcance dependen, como ya se dijo de la confianza en el sistema de control interno, determinado con base en la utilización de cuestionarios para una revisión y evaluación.
1. FUENTES Y NATURALEZA DE LAS CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar incluyen no solamente el reclamo de derechos frente a clientes, que surgen de la venta de bienes y servicios, sino también una diversidad de derechos como préstamo a altos funcionarios o empleados.
2. OBJETIVOS DE LOS AUDITORES AL AUDITAR LAS CUENTAS POR COBRAR Y VENTAS
El auditor en el área de clientes y cuentas a cobrar debe obtener información suficiente para poder expresar su opinión en los siguientes aspectos: 1. Si los saldos de las cuentas a cobrar existen realmente y representan deudas legítimas de la empresa. 2. Que las cuentas a cobrar, incluyendo los intereses devengados, están debidamente registradas y clasificadas según lo establecido en el PGC. 3. Estudio de cobrabilidad de estas cuentas. 4. Efectuar un análisis de la antigüedad de los saldos. 5. Si los efectos descontados pendientes de vencimiento están recogidos en su cuenta correspondiente. 6. Los criterios adoptados por la empresa para la valoración de estas cuentas son aplicados de forma uniforme (si se cambia el criterio, debe informarse en la memoria y el auditor debe dar su opinión sobre este cambio). 7. Verificar si las cuentas a cobrar han sido pignoradas o hipotecadas en garantía de alguna contraprestación, debiendo hacer mención en su caso en la memoria. 8. Comprobar que los sistemas de control interno utilizados, son eficaces. 9. Que las cuentas de provisiones por insolvencias son adecuadas y están recogidas según establece el PGC.
3. CONTROL INTERNO DE LAS TRANSACCIONES DE VENTAS Y DE LAS CUENTAS POR COBRAR
El auditor debe conocer los circuitos establecidos por la empresa para los documentos relativos a las cuentas a cobrar (flujograma); de tal forma que le permitan establecer la fiabilidad de los mismos y en función de aquellos realizar las pruebas sustantivas suficientes para obtener conclusiones sobre este área. Como más importantes, debe considerar los siguientes: 1. Adecuada segregación de funciones, con personas independientes que supervisen cada uno de los departamentos en los que intervienen: cuentas a cobrar y su contabilización, devoluciones y descuentos, realización de pedidos y créditos, facturación y control de tesorería.
2. Listado de clientes con el límite de crédito. 3. Conciliaciones periódicas entre las cuentas a cobrar y el mayor al final de mes. 4. Envío periódico de conciliaciones a clientes, realizado por personas independientes aclarando las diferencias existentes. 5. Existencia de un control para la entrega de mercancías, para que no pueda salir la misma sin la correspondiente autorización “orden de venta” y sin el correspondiente albarán. 6. Control sobre las mercancías facturadas. Debe existir una numeración correlativa en los albaranes y que éstos acompañen siempre a la mercancía. 7. Comprobación periódica de las facturas pendientes de cobro.
8. Conciliación periódica de los saldos de efectos a cobrar descontados en el banco y su registro en el mayor.
4. CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR La característica básica del control interno consiste en la subdivisión o segregación de las funciones. Al aplicarlo a los documentos por cobrar.
La personas que custodia los documentos por cobrar no tenga acceso al efectivo y a los registro de la contabilidad general.
Castigo y renovación de los documentos que sea autorizado por escrito por un alto ejecutivo.
Castigo a los documentos no pagados sea aprobado por escrito por altos funcionarios autorizados como responsables.
FLUJOGRAMA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
CONTROL DE LOS PEDIDOS DE LOS CLIENTES
APROBACION DE CREDITOS
ENTREGA DE LA MERCADERIA
FACTURACIO N
COBRO DE LAS CUENTAS POR COBRAR AJUSTES A VENTAS Y A LAS CUENTAS POR COBRAR AUDITORIA INTERNA DE LAS CUENTAS POR COBRAR
5. PROGRAMA DE AUDITORIA PARA EFECTOS POR COBRAR Y TRANSACCIONES DE VENTA a. Considerar el control interno sobre las cuentas por cobrar y las ventas
Obtener un conocimiento del control interno sobre los efectos de las cuentas por cobrar y las ventas.
Evaluar el riesgo de control y diseñar pruebas de controles adicionales para las cuentas por cobrar y las ventas.
Realizar pruebas adicionales de controles examinar, comparar, revisar y conciliar las cuenta por cobrar y las ventas.
Revaluar el riesgo de control y modificar pruebas sustantivas para las
cuentas por cobrar y las ventas.
b. Realizar pruebas sustantivas de cuentas por cobrar y transacciones de ventas.
Obtener un balance de prueba de la cartera por edades o las cuentas por cobrar comerciales y análisis de otras cuentas por cobrar.
Obtener análisis de documentos por cobrar e interés respectivo.
Inspeccionar documentos disponibles y confirmar aquellos que no están disponibles para los tenedores.
Confirmar las cuentas por cobrar con deudores.
